07 - Trends Und Zusammenfassung

Vorlesung Geschäftsprozessmanagement DHBW Mannheim, 2022
Vorlesung Geschäftsprozessmanagement –
7. Themenblock – Trends und Zusammenfassung
—
Dipl.-Inform. Christoph Altenhofen / Christoph.Altenhofen@iao.fraunhofer.de
DHBW Mannheim, 2022
Gliederung
Aktuelle Trends im GPM/DMS-Umfeld
Zusammenfassung der Vorlesung
Fragen/Diskussion
Seite 6 © Fraunhofer IAO - offen -
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7. Thema – Trends und Zusammenfassung
Gliederung
▪ Adaptives GPM / Case Management

▪ RPA – Robotic Process Automation
▪ Posteingangslösungen / Input Management
Fragen/Diskussion
Grundsätzliche Arbeitsformen im Unternehmen

Routine- vs. Wissensarbeit
Routinearbeit Wissensarbeit
Für jede Tätigkeit gibt es einen besten Weg, um diese auszuführen. Geringe Strukturiertheit: Hierarchische Gliederung in detaillierte
Arbeitspakete ist für Wissensarbeit oft nur bis zu einem gewissen
Dieser beste Weg wird von Spezialisten im Management ermittelt Detailgrad möglich
und definiert.
Expertise fordert Autonomie: Der Wissensarbeiter selbst weiß am
Dem Mitarbeiter werden präzise Anleitungen zur Verfügung gestellt, besten, wie er seine Aufgabe am effizientesten erledigen kann
anhand deren er seine Arbeit zu erledigen hat.
»Commitment« ist erfolgskritisch: Die Leistungsfähigkeit des
Die Kosten dieser vorgelagerten Definitionsarbeiten werden durch Wissensarbeiters korreliert sehr stark mit seinem persönlichen
Effizienzgewinne in der Ausführung amortisiert. »Commitment«…
Quelle: Adaptive Case Management – Leitfaden und Nachschlagewerk, BITKOM 2013
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Wissensintensive Geschäftsprozesse
Wesentliche Merkmale
Prozessbezogene Merkmale Personelle Merkmale Daher:
Geringer Grad an Strukturiertheit / hohe Viele unterschiedliche Professionen benötigt, Ansatz des klassischen GPM für
Variabilität / hohe Komplexität somit auch viele Prozessbeteiligte wissensintensive Prozesse nicht tragfähig
Starke Interprozessverflechtung Hohe Kompetenz erforderlich Adaptives GPM (oder »Adaptive BPM« oder
»Case Management«) als (neuer) Ansatz der
Wissensintensives Prozessobjekt Viel Entscheidungsspielraum für die einzelnen Prozessmodellierung
Beteiligten
Schwierige Beurteilung des Prozesses
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Abbildung wissensintensiver Prozesse im GPM

Motivation für »Adaptives GPM«
Beim traditionellen GPM steht der Gedanke eines möglichst hohen Automatisierungsgrades im Vordergrund
▪ Analyse, Modellierung und Optimierung betrieblicher Prozesse
▪ Fokus auf eher starren/vordefinierten Prozessen
▪ Mensch steht im Hintergrund, soll lediglich den Prozess so abarbeiten wie vorgesehen
Problem:
▪ Nicht alle Prozesse lassen sich bis ins Detail definieren
▪ Entscheidungs- und wissensintensive Prozesse sind nicht (oder nur schwer) abbildbar
Daher:
▪ Adaptives GPM (oder »Adaptive BPM« oder »Case Management«) als (neuer) Ansatz der Prozessmodellierung
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3
Case Management Model and Notation (CMMN)

Standard zur Beschreibung von Cases
CMMN Version 1.0 wurde im Mai 2014 von der OMG freigegeben
▪ Aktuelle Version 1.1 vom Dez. 2018 (https://www.omg.org/spec/CMMN/1.1/PDF)
In CMMN gibt es (ähnlich wie in BPMN) grafische Prozessmodelle, die aber einige grundlegende Unterschiede
aufweisen
▪ Zusätzlich zur Modellierung (Design-Time) gibt es eine Planungsphase zur Laufzeit der einzelnen Instanz, d.h. jeder einzelne Fall
entwickelt während seiner Laufzeit seinen eigenen »Plan« weiter
Warum eine eigene Notation für das Case Management?

▪ Aus Sicht des Prozessmanagements besteht ein wichtiges Ziel darin, alle wichtigen Prozesse in den GPM-Zyklus einzubinden.
Um den Ablauf Modellierung – Implementierung – Ausführung – Überwachung auch für flexible Abläufe zu realisieren, sind
geeignete Modelle eine wesentliche Voraussetzung.
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Beispiel eines adaptiven Geschäftsprozesses

Prüfung eines komplexen Versicherungsantrags
Der komplette Prozess der Bearbeitung eines Antrags kann im Durchlauf als vordefinierter Prozess (bspw. in BPMN) abgebildet
werden.
ABER:
Die eigentliche Freigabe des Antrags inkl. Prüfung ist nur schwer in ein festes Schema zu pressen…
Idee: Diese Sub-Aktivität wird als adaptiver Prozess (bspw. in CMMN) modelliert
Quelle: https://www.heise.de/developer/artikel/Case-Management-und-CMMN-fuer-Entwickler-2569883.html
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4
Adaptives GPM
Aspekte der Umsetzung
Anwender bekommen keinen fertigen Prozess, sondern »nur« den Rahmen zur Aufgabenerledigung
▪ Kontext: möglichst viele Informationen zum aktuellen Fall, um Entscheidungen treffen zu können
▪ Aktivitätsübersicht: Herzstück von CMMN (bspw. Human Tasks oder Process Tasks); sind entweder aktiv (»active«, also
gerade laufend) oder verfügbar (»enabled«)
▪ Formular für Aufgaben: Wird typischerweise zur Abarbeitung einer Aufgabe (»Human Task«) definiert
Bedingungen zwischen Aktivitäten können definiert werden (bspw. Abhängigkeiten)
Bearbeitung der Cases orientiert sich an dem jeweils gesetzten Rahmen (bspw. bzgl. Pflichtaktivitäten)
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Beispiel eines adaptiven Geschäftsprozesses

Prüfung und Freigabe des Versicherungsantrags in CMMN
CasePlanModel
Milestone
Task
Connector
Quelle: https://www.heise.de/developer/artikel/Case-Management-und-CMMN-fuer-Entwickler-2569883.html
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Adaptives GPM
Wesentliche Vorteile des adaptiven Ansatzes
Möglichkeit zur Nutzung von Prozessmanagement-Techniken und -Werkzeugen für wissensbasierte Prozesse
Nutzung des adaptiven Ansatzes als Alternative zur »klassischen« Prozessmodellierung

▪ Initiale Zeitersparnis durch den geringeren Aufwand bei der vorangehenden Modellierung
▪ Schnellere Adaption im laufenden Prozess, da die Beteiligten nicht an eine statische Prozesslogik gebunden sind
Möglichkeit der Dokumentation von Best Practices ohne eingehende Prozessanalyse auf Basis der vorangegangenen
Fälle
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Adaptives GPM
Abgrenzung
Normatives GPM Adaptives GPM
»Klassische« Prozessmodellierung (bspw. mittels BPMN) Adaptive Prozessausführung

▪ Prozess im Mittelpunkt ▪ Fokus auf Fallinformationen (sog. »case information«) sowie zu
▪ Daten, Rollen und Kommunikation werden um diesen Prozess herum erreichendem Ziel
organisiert ▪ Alles Weitere wird um diese Fallinformationen herum ausgestaltet
Modellierung der Abläufe inkl. aller Verzweigungen und Prozesse werden bei der jeweiligen Ausführung von den
Entscheidungen vor der erstmaligen Ausführung Verantwortlichen auf Basis des gegebenen Rahmens sowie
vorhergegangener Prozesse entwickelt
Nahezu kein Ausbrechen aus dem vordefinierten Ablauf möglich
Quelle: Adaptive Case Management –

Leitfaden und Nachschlagewerk, BITKOM 2013
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Wesentliche Unterschiede zwischen adaptivem und klassischem GPM

Fazit
Im klassischen GPM wird ein Prozess zunächst modelliert und später ausgeführt.
Im adaptiven GPM wird der Prozess während der Ausführung geplant.
Im klassischen GPM sind die Prozess-Designer und die Ausführenden typischerweise zwei unterschiedliche Personen(-gruppen).
Im adaptiven GPM erarbeitet der Ausführende (quasi als Prozess-Designer) den Prozess selbst.
Im klassischen GPM wird zunächst der allgemeine Prozess entworfen bevor die erste Instanz ausgeführt wird.
Im adaptiven GPM wird der allgemeine Prozess nach der Ausführung vieler Case Instanzen kompiliert.
Im klassischen GPM wird ein übergeordnetes Topdown-Projekt mit beträchtlichen Investitionen benötigt, bevor der ROI geerntet
werden kann.
Im adaptiven GPM kann bereits ein Wissensarbeiter sofort mit der effektiven, gewinnbringenden Arbeit beginnen.
Quelle: Adaptive Case Management – Leitfaden und Nachschlagewerk, BITKOM 2013
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Gliederung

Fragen/Diskussion
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Robotic Process Automation

Was ist das?
Robotic Process Automation (RPA) ist die automatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse durch digitale
Software-Roboter
Diese bleiben an der Oberfläche und simulieren menschliche Dateneingaben in Masken und Frontends von
Anwendungssoftware
▪ Die »Programmierung« erfolgt durch Erfassung der Anwenderinteraktionen
Ziele von RPA

▪ Prozesse zu automatisieren ohne bestehende Anwendungen verändern zu müssen
▪ Keine Programmierung/Anbindungen von Schnittstellen zwischen Systemen
Daher ist RPA einfacher umzusetzen als eine echte system-technische Integration
Einsatzgebiet
▪ Strukturierte Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen
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Robotic Process Automation

Funktionale Anwendungsgebiete
Ausfüllen von Formularen
Kopieren, Einfügen und Verschieben von Dateien
Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten
Durchführen von Berechnungen
Ausführen von wenn-dann-Befehlen
Zugreifen auf Web-Seiten
Verarbeiten von Daten aus dem Internet
Zugreifen auf Soziale Medien
Öffnen von E-Mails und Verarbeitung von Anhängen
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RPA vs. BPM

Eine Gegenüberstellung
RPA kann strukturierte Aufgaben automatisieren, die nur eine begrenzte Komplexität (und keine Entscheidungen!)
aufweisen.
BPM steht für einen ganzheitlichen Ansatz der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
RPA optimiert nur die (standardisierten) Dateneingaben – nicht aber den Prozess an sich.
»Ein schlechter Ablauf bleibt auch mit RPA ein schlechter Ablauf.«
(Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group)
Fokus von RPA ist somit die optimierte Umsetzung in einem Task eines Prozesses, während der Fokus von BPM die
Optimierung des gesamten Prozesses ist
▪ Daher wäre die Bezeichnung »Robotic Task Automation« eigentlich treffender (klingt aber nicht so sexy ;-)
»Wenn man so will, ist RPA der Maschinist und BPM der Ingenieur.«
(Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group)
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Gliederung

Fragen/Diskussion
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Rechnungsworkflow
Ein Spezialfall einer Posteingangslösung
Klassischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung (schematisch)
Rechnung Rechnung Rechnung

erfassen prüfen verbuchen
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Rechnungsworkflow
Automatisierte Rechnungserfassung bietet deutliche Vorteile
Schematischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung mit automatischer Erkennung
Rechnung
Erkennung Rechnung Rechnung
erfassen/
validieren prüfen verbuchen
erkennen
DMS/
ERP
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10
Rechnungsworkflow
Automatisierte Rechnungserfassung bietet deutliche Vorteile
Schematischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung mit Blindverbuchung
Rechnung
Erkennung Rechnung Rechnung
erfassen/
validieren prüfen verbuchen
erkennen
DMS/
ERP
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Nutzenpotenziale automatisierter Rechnungserfassung

Deutliche Geschwindigkeits- und Qualitätsvorteile
Fehlerärmere Bearbeitung Unterstützung dezentraler Organisationen

▪ Weniger manuelle Datenerfassung ▪ Digitaler Dokumentenversand statt »Dokumentenkoffer«
▪ Reduzierte Wahrscheinlichkeit des Verlierens von Dokumenten
▪ Möglichkeit software-gestützter Plausibilitätsprüfungen Effizienzsteigerung durch Automatisierung
▪ Schnellere Bearbeitung
Bessere Ablaufkontrolle durch digitale Workflows ▪ Mehr Zeit für qualitative Arbeit
▪ Wiedervorlage
▪ Werkzeuggestützte Nachverfolgung von Fristen
▪ Möglichkeit statistischer Auswertungen
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Input Management von Dokumenten

Aktueller Stand der Technik
Erkennung der Dokumentenklasse in der Regel problemlos
Erkennung der Kopfdaten (Absender, Bestellnummer etc.) liefert oftmals gute Ergebnisse
Erkennung von Positionsdaten schwieriger
Insbesondere komplexe Aspekte der Rechnungsbearbeitung eher problematisch, wie
▪ Teillieferungen
▪ Sammelrechnungen
▪ Aufteilung von Positionen auf mehrere Seiten
▪ Unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze je Position
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Voraussetzungen für eine automatisierte Rechnungserfassung

Die konkrete Anwendungssituation ist entscheidend!
Gute physische Qualität des Ausgangsmaterials
Wenig handschriftliche Rechnungen
Überwiegend homogenes Ausgangsmaterial (inhaltlich)
Möglichkeit der Implementierung von Plausibilitätsprüfungen

▪ Setzt Wissen darüber voraus, welche Stammdaten in den Dokumenten enthalten sind
▪ Rechnungen mit Bestellbezug zu bevorzugen
Und schließlich:
▪ Die zu erkennenden Informationen müssen auch wirklich in den Dokumenten enthalten sein!
42
12
Fazit
Die Digitalisierung der Papierrechnungen und das Auslesen der Daten bringt in vielen Fällen große Kosten- und
Nutzenvorteile
Wenn die Abläufe und Stammdaten zur Rechnungsbearbeitung im Unternehmen klar definiert sind, dann kann auch
die Prüfung und Buchung ggf. automatisiert werden (»Dunkelverarbeitung«)
Das (zu erwartende) zunehmende Aufkommen digitaler Rechnungen erleichtert die Umsetzung eines effizienten
Invoice Processings, setzt aber hinter heutige Investitionen ein großes »Fragezeichen«
▪ Digitale Rechnungen erleichtern insbesondere die Inhaltserkennung drastisch – solange keine »dummen« Formate verwendet
werden
▪ Eine Normierung des Austauschformats ist nahezu zwingend
▪ Ein hybrider Ansatz, der sowohl maschinen- wie auch menschenlesbar ist, erscheint vielversprechend
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist oftmals der Einstieg in eine umfangreichere
Posteingangsverarbeitung
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Gliederung
Fragen/Diskussion
46
13
Grundsätzliche Aussagen zur nachfolgenden Zusammenfassung
Es werden die wichtigsten Aspekte der Vorlesung nochmals kurz als Diskussionsgrundlage zusammengefasst
Die Zusammenfassung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit hinsichtlich der Klausur
Es können selbstverständlich auch Fragen gestellt werden, die in den nachfolgenden Folien nicht angeführt sind
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Wichtige Fragestellungen
1. Themenblock: Einführung ins Thema
Klassifikation von Geschäftsprozessen
Abgrenzung DMS (i.e.S.) und el. Archiv
Grundlegende Architektur eines DMS
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2. Themenblock: Technische Aspekte von Dokumentenmanagement
Allgemeine Darstellung der Schritte der Verarbeitung (Erstellung → Erfassung → Erschließung → …)
Erfassung
▪ Frühes vs. Spätes Scannen
Erschließung
▪ Manuelle vs. automatische Attributierung
▪ Verfahren zur Qualitätssteigerung manueller Attributierung
▪ Thesaurus
Recherche
▪ Grundsätzliche Recherchemethoden
▪ Volltextrecherche
▪ Kenngrößen zur Bewertung des Suchwerkzeugs
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3. Themenblock: Geschäftsprozessmanagement I
Lebenszyklus von Geschäftsprozessen
Themenbereiche im Geschäftsprozessmanagement
Basisbausteine der Geschäftsprozessmodellierung
Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung
Grundlegende Bausteine der ereignisgesteuerten Prozessketten (ePK)
Grundlegende Objekttypen der BPMN
50
15
5. Themenblock: Geschäftsprozessmanagement II
Ansätze zur Geschäftsprozessoptimierung
Technische Umsetzung – warum überhaupt?
Rolle der Workflow-Engine
Wesentliche Bausteine einer Workflow-Definition
Klassifikation von Workflow-Systemen
Abgrenzung Workflow-Management vs. Geschäftsprozess-Management
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6. Themenblock: Organisatorische Aspekte, Einführungsstrategie und rechtliche Aspekte
Besonderheiten eines GPM-Projekts
Grundsätzliche Vorgehensweise zur Einführung eines DMS

▪ Bereiche der Ist-Analyse
Rechtliche Aspekte
▪ Betriebsvereinbarung
▪ Verfahrensdokumentation
▪ Sicherheitsaspekte, Verschlüsselung und dig. Signatur
▪ Arten elektronischer Signaturen
▪ Digitale Urkunde
▪ Grundsätzliche Aspekte
▪ Schematischer Ablauf zur Erzeugung und Prüfung einer digitalen Urkunde
52
16
7. Themenblock: Trends und Zusammenfassung
Motivation für den zusätzlichen Ansatz im GPM
Abgrenzung »klassisches« vs. »adaptives« GPM
Charakteristika von RPA
53
Gliederung
Fragen/Diskussion
54
17
Offene Fragen / Diskussion
55
18

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Vorlesung Geschäftsprozessmanagement DHBW Mannheim, 2022

Aktuelle Trends im GPM/DMS-Umfeld

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Aktuelle Trends im GPM/DMS-Umfeld

▪ Adaptives GPM / Case Management

Zusammenfassung der Vorlesung

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Grundsätzliche Arbeitsformen im Unternehmen

Quelle: Adaptive Case Management – Leitfaden und Nachschlagewerk, BITKOM 2013

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Prozessbezogene Merkmale Personelle Merkmale Daher:

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Abbildung wissensintensiver Prozesse im GPM

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Case Management Model and Notation (CMMN)

Warum eine eigene Notation für das Case Management?

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Beispiel eines adaptiven Geschäftsprozesses

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Bedingungen zwischen Aktivitäten können definiert werden (bspw. Abhängigkeiten)

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Beispiel eines adaptiven Geschäftsprozesses

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Nutzung des adaptiven Ansatzes als Alternative zur »klassischen« Prozessmodellierung

Seite 23 © Fraunhofer IAO - offen -

Normatives GPM Adaptives GPM

»Klassische« Prozessmodellierung (bspw. mittels BPMN) Adaptive Prozessausführung

Quelle: Adaptive Case Management –

Seite 24 © Fraunhofer IAO - offen -

Wesentliche Unterschiede zwischen adaptivem und klassischem GPM

Quelle: Adaptive Case Management – Leitfaden und Nachschlagewerk, BITKOM 2013

Seite 25 © Fraunhofer IAO - offen -

Aktuelle Trends im GPM/DMS-Umfeld

▪ Adaptives GPM / Case Management

Zusammenfassung der Vorlesung

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Robotic Process Automation

Ziele von RPA

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Robotic Process Automation

Ausfüllen von Formularen

Kopieren, Einfügen und Verschieben von Dateien

Durchführen von Berechnungen

Ausführen von wenn-dann-Befehlen

Zugreifen auf Web-Seiten

Verarbeiten von Daten aus dem Internet

Zugreifen auf Soziale Medien

Öffnen von E-Mails und Verarbeitung von Anhängen

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RPA vs. BPM

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Aktuelle Trends im GPM/DMS-Umfeld

▪ Adaptives GPM / Case Management

Zusammenfassung der Vorlesung

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Klassischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung (schematisch)

Rechnung Rechnung Rechnung

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Schematischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung mit automatischer Erkennung

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Schematischer Ablauf der Rechnungsbearbeitung mit Blindverbuchung

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