01 - Einfuehrung Ins Thema

Vorlesung Geschäftsprozessmanagement DHBW Mannheim, 2022
Vorlesung Geschäftsprozessmanagement –
1. Themenblock – Einführung ins Thema
—
Dipl.-Inform. Christoph Altenhofen / Christoph.Altenhofen@iao.fraunhofer.de
DHBW Mannheim, 2022
Gliederung
Motivation …
… für Geschäftsprozessmanagement
… für Dokumentenmanagement
… für Workflowmanagement
Definitionen und Abgrenzung verschiedener Komponenten und Technologien
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 1

Heutige Anforderungen an Unternehmen

Flexibilität und Schnelligkeit sind entscheidend
Internationalisierung
Kürzere Produktlebenszyklen
Preisverfall
Steigende Ansprüche der Kunden
Gesättigte Käufermärkte
Beispielhafte Gründe für Geschäftsprozessmanagement
Transparenz über Abläufe
Nachvollziehbarkeit von Abläufen/Entscheidungen
Einfachere Abbildung organisatorischer Veränderungen
Reduzierung von Zeit- / Kostenprobleme
Standardisierung der Abläufe
Beseitigung von Ineffizienzen

Zielstellungen der Modellierung von Geschäftsprozessen
Logische und zeitliche Abhängigkeiten einzelner Arbeitsschritte erkennen
Verantwortlichkeiten festlegen
▪ Funktionale Verantwortung
▪ Prozessverantwortung
(Interne) Prozessvereinbarungen festlegen
Richtlinien / Verfahrensanweisungen erstellen
Was ist Digitalisierung? Sie bestehe, so Petry, erstens aus der Digitalisierung
der Geschäftsprozesse, zweitens aus digitalen Kunden-Angeboten wie
Software etwa in den Hilti-Bohrhämmern, die die analogen Geräte mit
Smartphones verbinden und Software, die Statik-Berechnungen durchführt.
Drittens geht es um die digitale Kundenschnittstelle wie etwa Social-Media-
Angebote. ‚Alle drei Elemente sind zu bearbeiten. Wenn Sie den ersten Teil
nicht umsetzen, ist es kein Sustainable Model‘, sagte Petry. Die Integration
der Geschäftsprozesse sei die Voraussetzung für alles Weitere.«
Johannes Klostermeier über einen Vortrag von Martin Petry
CIO der Hilti Befestigungstechnik AG auf den IT-Strategietagen 2016
http://www.cio.de/a/das-wunder-der-digitalisierung-von-cio-martin-petry-entmystifiziert,3254004,2

Gliederung
Motivation …
Nutzenaspekte
10
Fachliche Sicht auf die Informationsversorgung im Unternehmen
Reklamationsabt.
Konstruktion
Vertrieb
Systemtest / QS
Dokumente
Kunden-Service
Fertigung
Instandhaltung
…
Unternehmensleitung
11

»Klassische« Problemzone papierbasierter Organisationen

Wo ist das Dokument?
Ablageort des Papierdokuments: eigene Ablage im Hängeregister/ Schreibtisch/ Büroschrank vs.

Abteilungsablage vs. Zentrales Archiv
12
Problem »moderner« Organisationen

In welchem System liegt die Information?
Medien- und Werkzeugmix:

▪ Papierdokumente vs. Elektronische Dokumente (E-Mail, Office, etc.) vs. SocialMedia vs. Daten (ERP, CRM,...) vs. Filesystem vs.
…
Ergebnis:
Insbesondere für einen Außenstehenden ist es nahezu unmöglich, eine benötigte Information in einer angemessenen
Zeit zu finden!!
14

Papierbasierte Organisation vs. »Moderne« Arbeitsplatzgestaltung
Maßgebliche Bausteine eines papierarmen Büros

▪ IT-gestützte Dokumentenbearbeitung und -verwaltung
▪ Weitestgehend einheitliche Ablage und Verwaltung aller relevanten Dokumente
▪ Möglichst weitgehende Ablösung des Papiers in den täglichen Arbeitsprozessen
▪ So weit wie möglich digitale Ein- und Ausgangskanäle (bspw. digitale Formulare)
▪ Ausdrucken nach wie vor erlaubt/geduldet, aber »gültiges« Dokument ist die digitale Version
Die Einführung eines papierarmen Büros ist weniger eine technische,

als vielmehr eine organisatorische Aufgabe!
16
Gliederung
Motivation …
Nutzenaspekte
17

Ausgangslage
Motivation für Workflowmanagement
Sequentielle Prozesse Posteingang

▪ Hohe Durchlaufzeit
Parallele Prozesse
Arbeitsverteilung
▪ Ungeregelte Zusammenführung
der Ergebnisse
Sachbearbeitung Sachbearbeitung
Fehleranfällig
Keine Statusüberwachung
Entscheiden
Ergebnis
Postausgang
Zentralarchiv
18
Ist-Situation aus organisatorischer Sicht
Keine Datensicherheit
Keine Transparenz
Viele nicht aufeinander abgestimmte Prozesse
Mehrarbeit durch mehrfache Datenhaltung / Systembrüche innerhalb der Bearbeitung
Unübersichtliche Strukturen und Datenablage
Inkonsistente Daten
Bei papierbasierten Abläufen zusätzlich
▪ Lange Transportzeiten
▪ Medienbrüche
▪ Kein standortunabhängiger Prozessablauf (bspw. mit Mitarbeitenden im Homeoffice)
19

Zielstellungen des Workflow-Managements
Beschleunigung der Abläufe

▪ Höhere Produktivität
Erhöhte Auskunftsfähigkeit
▪ Aktueller Bearbeitungsstand eines Vorgangs
Qualitätssicherung
▪ Verarbeitung anhand vordefinierter Prozesse
▪ Überwachung der Ausführung von Aktivitäten
Statistische Auswertungen
▪ Protokolldateien, Historie
Nachweisbarkeit
▪ Dokumentation von Abläufen durch das System (entsprechend behördlicher Vorschriften)
Einfaches Umsetzen organisatorischer Veränderungen
▪ Deshalb keine feste, anwenderspezifische Implementierung
20
Gliederung
Motivation
… im Umfeld des Geschäftsprozess- und Workflowmanagements
… im Umfeld des Dokumentenmanagements
Nutzenaspekte
25

Definitionen im Geschäftsprozessmanagement
Als Prozess wird eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten verstanden, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um
ein oder mehrere Ziele zur erreichen. Prozesse werden von spezifischen Ereignissen ausgelöst (Input) und haben ein oder mehrere
Ergebnisse (Output), die entweder zum Abschluss des Prozesses führen oder in einen weiteren Prozess münden.
(Quelle: BPM Common Body of Knowledge – BPM CBOK®)
Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Kette von Aktivitäten, die inhaltlich abgeschlossen sind und unter Zuhilfenahme von
Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt
werden.
(Quelle: Gaitanides 1994)
Geschäftsprozessmanagement ist ein Rahmenkonzept zur Gestaltung, Erfassung, Optimierung, Verwaltung, Steuerung,
Umsetzung und Kontrolle von betrieblichen Abläufen unter Verwendung geeigneter Methoden und Werkzeuge.
(Quelle: Maurer, Schwickert 1998)
26
Klassifikation typischer Unternehmensprozesse

Häufigkeit und Strukturiertheit entscheidend
zyklisch azyklisch einmalig

Buchungen
Wochenbericht
Wareneingang
Jahresabschluss- Börseneinführung
Inventarliste
strukturiert bericht
aktualisieren
Verbalteil Neustrukturierung
Auftragsbearbeitung
teil- Monatsabschluss- des Bereichs
Projektbearbeitung
strukturiert bericht Marketing
Analyse und
Forschungs- und
Analyse Lösung eines
un- Entwicklungs-
Inventurdifferenzen bisher unbekannten
strukturiert analyse
Problems
28

Klassifikation typischer Unternehmensprozesse

Jede Werkzeugkategorie hat ihre Domäne
zyklisch azyklisch einmalig

Buchungen
Anwendungsspezifische
Wochenbericht
Wareneingang
Jahresabschluss-
IT-SystemeInventarliste Projekt-
Börseneinführung
strukturiert bericht management-
aktualisieren
Workflow-Systeme Systeme
Verbalteil Neustrukturierung
Auftragsbearbeitung
teil- Monatsabschluss- des Bereichs
Groupware-Systeme /
Projektbearbeitung
strukturiert bericht Marketing
Kollaborations-Tools
Analyse und
Forschungs- und
Analyse Lösung eines
un- Inventurdifferenzen
Office-Anwendungen
Entwicklungs-
bisher unbekannten
strukturiert analyse
Problems
29
Definitionen im Kontext Workflowmanagement und Groupware
Groupware ist Mehrbenutzer-Software, die zur Unterstützung von kooperativer Arbeit entworfen und genutzt wird und die es
erlaubt, Informationen und (sonstige) Materialien auf elektronischem Wege zwischen den Mitgliedern einer Gruppe koordiniert
auszutauschen oder gemeinsame Materialien in gemeinsamen Speichern koordiniert zu bearbeiten.
(Quelle: Oberquelle 1991)
Ein Workflow ist ein automatisierter Geschäftsprozess, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen
verschiedenen Teilnehmern entsprechend einer Menge von Ausführungsregeln übertragen werden.
(Quelle: WfMC)
Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der
Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.
(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow-Management)
Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Sie befassen sich mit der
Definition, Erzeugung und Verwaltung von Workflows.
30

Workflow-Management-Systeme
Fokus auf der Steuerung der Unternehmensabläufe
Aufgaben eines Workflow-Management-Systems
▪ Gehen über die reine Mechanisierung von informationsverarbeitenden Tätigkeiten hinaus

▪ Sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluss zwischen Teilnehmern anhand eines vordefinierten Ablaufs steuern
▪ Bieten eine Unterstützung des Dokumentenflusses im Rahmen von (Unternehmens-) Prozessen
Zentrale Aspekte von Workflow-Management-Systemen
▪ Organisatorisches Hintergrundwissen
▪ Vorgangsdefinition
▪ Vorgangsverwaltung
▪ Informations- und Dokumentenverwaltung B D E
A
C
31
Module von Groupware / Kollaborations-Tools

Bausteine zur unstrukturierten Kooperation
Gruppenkalender
Wiedervorlagen
Workflow
E-Mail Routing
Ad-Hoc
gemeinsame
Datenbestände
und Chat
Gruppeneditoren Informationen Videokonferenzen
Application sharing Desktopkonferenzen
32

Gliederung
Motivation
… im Umfeld des Geschäftsprozess- und Workflowmanagements
… im Umfeld des Dokumentenmanagements
Nutzenaspekte
36
Grundlegende Funktionalität
Papierbasierter Ablauf
37

Elektronisches Archiv
Archiv
38
DMS (i.e.S.) & Elektronisches Archiv
DMS Archiv
(i.e.S)
39

Dokumenten-Management
Definitionen
Dokument
Ein Dokument im Sinne des DMS ist eine Einheit von Informationen, die in einem IT-System als einzelne Datei
oder als Sammlung von Dateien vorliegt.
Dokumenten-Management-System (i.w.S)
Ein Dokumenten-Management-System im weiteren Sinne (i.w.S.) muss alle Phasen des gesamten
Dokumentenlebenszyklus unterstützen.
Dieser Zyklus beginnt mit der Erstellung oder dem Eingang eines Dokuments und schließt entweder mit seiner
dauerhaften Ablage oder mit seiner definierten Vernichtung.
Zwischen diesen Enden liegt die Erschließung des Dokumenteninhalts, die vorübergehende Speicherung,
die Langzeitarchivierung, die Suche, die Bearbeitung, der Ausdruck und die Übermittlung des Dokuments
an andere Stellen.
42
Architektur eines Dokumenten-Management-Systems (i.w.S.)

Den Kern bildet eine Datenbank
Drucker
Dokumenten-
Verwaltungs-
Scanner
software
Mobile Client
Datenbank
Storage-System
Archiv-Server
Terminal /
Client
Langzeitarchiv
45

Das ECM-Modell der AIIM

Einordnung der verschiedenen Dokumenten-Technologien
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Komponenten.jpg
46
Benutzungsoberfläche eines DMS

Aus Sicht der Benutzer
Die Benutzungsoberfläche eines DMS …

▪ … sollte in die tägliche Arbeitsumgebung eingebunden sein
▪ … lässt sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen
▪ Speichern von Suchen
▪ Individuelle Sortierung der Dokumente bzw. der Ordnerhierarchie
▪ … bietet den Zugriff über verschiedene Ordnungskriterien
▪ … sollte den unmittelbaren Zugriff auf alle häufig benötigten Funktionalitäten bieten
▪ …muss den Anwender in seiner täglichen Arbeit effizient unterstützen
▪ Wiedervorlagen
▪ Dynamische Ordner
▪ …
52

Weitere aktuelle Themenbereiche/Akronyme
Input Management Records Management
▪ Erfassung und möglichst automatische Verarbeitung eingehender ▪ Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und
Informationen und Dokumente -ergebnissen
▪ Aktenführung und Records Management werden in der ISO 15489
Output Management (legt Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung)
als Synonym verwendet
▪ Bereitstellung von Informationen und Übergabe an andere Personen
oder Systeme Stammdatenmanagement / Master Data Management
▪ Beinhaltet (MDM)
▪ Eingabe der Informationen in Systeme (z.B. Informationsübergabe
auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) ▪ Grundlage für viele Unternehmensanwendungen
▪ Aufbereitung der Informationen (z.B. Konvertierung oder ▪ Stammdaten: (relativ) statische Daten, die mehrfach verwendet
Kompression) werden, z.B. Personen, Kunden, Lieferanten, Artikel
53
Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
54

Vorteile der Umsetzung von Geschäftsprozessmanagement
Klare Definition der Abläufe
▪ Einfacheres Onboarding neuer Mitarbeiter

▪ Klare Festlegung der Verantwortlichkeiten
▪ Organisationsänderungen einfacher umzusetzen
Einheitlichkeit der Abläufe über Standorte hinweg
Höhere Rechtssicherheit
Definierte Prozesse als unabdingbare Grundlage für deren Optimierung
55
Vorteile von Workflow-Management-Systemen
Umfassende Unterstützung der Sachbearbeitung bei Ablage, Beschaffung, Verarbeitung und

Weitergabe von Informationen
Strukturierte Arbeitsabläufe und klare Zuständigkeiten
Einhaltung juristischer Vorgaben
Vollständige Informationen
Erhöhung von Produktivität des Personals
57

Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
Früher im Fokus
▪ Kürzere Such- und Beschaffungszeiten
▪ Erhöhung von Produktivität und Motivation des Personals
▪ Umfassende Unterstützung von Sachbearbeitern bei Ablage und
Beschaffung von Informationen
▪ Qualitätsverbesserung der Information
▪ Einsparung von Archivraum
▪ Einsparung von Material (Durchschlag, Ordner, Kopierer)
Heute insbesondere wichtig

▪ Standortunabhängiges Arbeiten (bspw. im HomeOffice)
▪ Digitale Dokumente als unabdingbare Basis digitaler Geschäftsprozesse
58
Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems

Chancen und Risiken
Chancen Risiken
▪ Optimierung der internen Abläufe ▪ Akzeptanzprobleme bei den Anwendern

▪ Schnellerer Informationszugriff ▪ Aufwand für die Umstellung
▪ Fehlerärmere Sachbearbeitung ▪ Fehlender Wille zur Standardisierung
▪ Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
▪ Höhere Rechtssicherheit
▪ »Moderne« Arbeitsumgebung inkl. standortunabhängigem
Arbeitsplatz
▪ Basis für Digitalisierung der Geschäftsprozesse
59

Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
60
Literaturhinweise
Geschäftsprozess- und Workflowmanagement

▪ Gaitanides, Michael (2012):
Prozessorganisation. Entwicklung, Ansätze und Programme des Managements von Geschäftsprozessen
3. Aufl. München: Vahlen, Franz (Vahlens Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften)
▪ Gadatsch, Andreas (2020):
Grundkurs Geschäftsprozess-Management. Analyse, Modellierung, Optimierung und Controlling von Prozessen
9. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg
▪ Schmelzer, Hermann J.; Sesselmann, Wolfgang (2020):
Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen - Produktivität steigern - Wert erhöhen
9., vollständig überarbeitete Auflage. München: Hanser
▪ Zur Mühlen, Michael; Hansmann, Holger (2012):
Workflowmanagement.
In: Jörg Becker, Martin Kugler und Michael Rosemann (Hg.): Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten
Organisationsgestaltung
7., korr. und erw. Aufl. Berlin [u.a.]: Springer Gabler, S. 367–400
61

Literaturhinweise
BPMN
▪ Allweyer, Thomas (2020)
BPMN 2.0 - Business Process Model and Notation: Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung
4. Auflage., BoD - Books on Demand
Dokumentenmanagement
▪ Riggert, Wolfgang (2019):
ECM - Enterprise Content Management. Konzepte und Techniken rund um Dokumente
2. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg
▪ Götzer, Klaus; Maier, Berthold ; Schmale, Ralf; Rehbock, Klaus; Komke, Torsten (2013):
Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen
5., vollst. überarb. Aufl., Heidelberg: dpunkt-Verlag
▪ Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard (2005):
Dokumenten-Management-Systeme. Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte
Hg. v. Professur BWL - Wirtschaftsinformatik. Justus-Liebig-Universität Gießen (Arbeitspapiere WI, 7/2005)
62

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Definitionen und Abgrenzung verschiedener Komponenten und Technologien

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 1

Heutige Anforderungen an Unternehmen

Steigende Ansprüche der Kunden

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Beispielhafte Gründe für Geschäftsprozessmanagement

Transparenz über Abläufe

Nachvollziehbarkeit von Abläufen/Entscheidungen

Einfachere Abbildung organisatorischer Veränderungen

Reduzierung von Zeit- / Kostenprobleme

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 2

Zielstellungen der Modellierung von Geschäftsprozessen

Logische und zeitliche Abhängigkeiten einzelner Arbeitsschritte erkennen

(Interne) Prozessvereinbarungen festlegen

Richtlinien / Verfahrensanweisungen erstellen

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 3

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 4

»Klassische« Problemzone papierbasierter Organisationen

Ablageort des Papierdokuments: eigene Ablage im Hängeregister/ Schreibtisch/ Büroschrank vs.

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Problem »moderner« Organisationen

Medien- und Werkzeugmix:

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 5

Papierbasierte Organisation vs. »Moderne« Arbeitsplatzgestaltung

Maßgebliche Bausteine eines papierarmen Büros

Die Einführung eines papierarmen Büros ist weniger eine technische,

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 6

Sequentielle Prozesse Posteingang

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Ist-Situation aus organisatorischer Sicht

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 7

Zielstellungen des Workflow-Managements

Beschleunigung der Abläufe

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… im Umfeld des Geschäftsprozess- und Workflowmanagements

… im Umfeld des Dokumentenmanagements

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Klassifikation typischer Unternehmensprozesse

zyklisch azyklisch einmalig

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1. Themenblock - Einführung in das Themengebiet 9

Klassifikation typischer Unternehmensprozesse

zyklisch azyklisch einmalig

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Definitionen im Kontext Workflowmanagement und Groupware