Kosten sparen mit

Dokumenten-Management

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Kosten
sparen mit
Dokumenten-
Management

Ratgeber für den Mittelstand

Auch wenn es vielen mittelständischen Unternehmern nicht bewusst ist: Alle praktizieren in
ihren Firmen Dokumenten-Management. Die Art und Weise ist jedoch sehr unterschiedlich –
und allzu oft spielt dabei das Papier noch eine wichtige Rolle. Die Frage ist also nicht, ob ein
Unternehmen Dokumenten-Management braucht, sondern wie es mit Dokumenten-Manage-
ment seine Geschäftsprozesse bremst oder beschleunigt.

Ein DMS – auch System für das Enterprise Content

Management (ECM) genannt – ist spätestens dann
gefragt, wenn ein Unternehmen die Flut an Informationen
und Dokumenten anders nicht mehr kanalisieren und
verarbeiten kann. Vor der Einführung eines DMS können
sich die Mitarbeiter eines Unternehmens jedoch oft die
Vorteile im Arbeitsalltag nicht ausmalen. Sechs Monate
nach der DMS-Einführung können sie sich dann gar nicht
mehr vorstellen, wie sie ihre Arbeit vorher überhaupt
bewältigt haben.
Weil sie die Vorteile unterschätzen, tendieren Unterneh-
mer bei der Anschaffung der ersten DMS-Module dazu,
die Kosten ihres bisherigen, in der Regel papierbasierten
Dokumenten-Managements mit denen des neuen Sys-
tems zu vergleichen; insbesondere Mittelständler sind auf
die Anschaffungs- und Betriebskosten fokussiert. Dadurch
übersehen sie Nutzenpotentiale der DMS-Investition, so
dass manche Chance für das Unternehmenswachstum
vertan wird.
Noch verzichtet die Mehrheit der Mittelständler auf ECM;
nur gut jeder dritte mittelständische Betrieb quer durch
alle Branchen nutzt bereits ECM – das hat eine Studie
Der DMS-Mehrwert
Der größte Mehrwert digitaler Dokumentenmanage-
ment-Systeme sind die Einsparungen indirekter
und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität,
Effizienz und Produktivität.
(ECM im Mittelstand, Status Quo und Perspektiven für
den Einsatz von Enterprise Content Management in
Deutschland, Frühjahr 2015) im Auftrag des Bitkom erge-
ben; insgesamt 805 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitar-
beitern wurden befragt.
Auch wenn ein DMS an vielen Stellen im Unternehmen
die direkten Kosten senkt, spiegeln diese Einsparungen
den Gesamtvorteil für das Unternehmen nur unvollstän-
dig wider. Genauso wichtig wie die Kostenperspektive ist
daher der Blick auf den Mehrwert, den das System liefert
– etwa durch die Neugestaltung von Geschäftsprozessen
oder den Gewinn an Zeit und Qualität beim Dokumenten-
Management.

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Die reine Kostenbetrachtung
führt in die Irre
Typische Mittelständler können mit einer DMS-Einführung
viele laufende Kosten vermindern oder ganz vermeiden,
die mit der Erzeugung, Verarbeitung und Aufbewah-
rung von Geschäftsdokumenten verbunden sind. Die
Wirtschaftlichkeit der neuen ECM-Lösung hängt dabei
natürlich auch von den Kosten ab, die bisher beim Doku-
menten-Management auf Papier anfallen. Die wichtigsten
Einflussfaktoren auf diese laufenden Kosten sind die:
• Ablage der Dokumente: Ausgaben für Archiv-
und Lagerplatz, Aktenschränke und Regale,
Ordner und Mappen sowie andere erforderliche
Hardware.
• Erzeugung der Dokumente: Ausgaben für Papier
und Toner, Drucker, Porto sowie Versandmaterial/
Umschläge.
• Verarbeitung der Dokumente: Manuelle
Weiterleitung der Papierdokumente im
Unternehmen durch Hauspost oder Kurierdienste,
Verwaltung der Dokumente und Vernichtung
veralteter Informationen.
• Arbeitszeit: Der Produktivitätsverlust für die
Mitarbeiter, die immer wieder auf zeitraubende
Weise wichtige Dokumente ablegen und
wiederfinden müssen – insbesondere dann, wenn
diese Dokumente nicht vor Ort in ihrem Büro sind.
Demgegenüber steht auf der anderen Seite der
Kosten-Nutzen-Rechnung der Anschaffungs- und
Betriebsaufwand für die neue Software.
• Implementierung: Bei der Startinvestition ist die
Anschaffung der Software-Lizenzen sowie neuer
Hardware, etwa Scanner oder Bildschirme, zu
berücksichtigen. Dazu kommen weitere Kosten
für die Änderung von Geschäftsprozessen und
für die Integration des DMS in die vorhandene IT-
Infrastruktur.
• Nutzung: Schulung von Anwendern und
Administratoren.
• Wartung: Daten-Backups, Updates und Patches
der Software sowie regelmäßige Hardware-
Maintenance.
Für eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der
DMS-Investition ist es wichtig, diese aktuellen – und
möglichen – Kosten zu ermitteln und zu bewerten..
Kosten sparen mit Dokumenten-Management
M.O.L. Gummiverarbeitung
GmbH & Co. KG
Die M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG
hatte zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei
der Ablage und Suche nach Dokumenten – im-
merhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit
verloren. Um nicht unter Druck zu geraten, fiel
frühzeitig die Entscheidung für ein Dokumenten-
management-System. Damit sollte eine zentrale
Ablage geschaffen werden, die die langwierige
Suche nach Dokumenten überflüssig macht.
Von der Entscheidung bis zum praktischem Ein-
satz des DMS vergingen bei der M.O.L. lediglich
fünf Wochen – ein Eingriff in die Organisation des
Unternehmens war nicht notwendig. Eingesetzt
wird DocuWare zunächst in Finanzbuchhaltung
und Einkauf, weitere Abteilungen werden folgen.
Problemlos konnte die Software in das ERP-Sys-
tem Sage New Classic integriert werden. Mit
nur einem Knopfdruck werden direkt aus der
Anwendung heraus alle kaufmännischen Belege
im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Die Um-
stellung für die Mitarbeiter war dadurch nur gering
und schnell erkannten sie, wieviel Zeit sie sowohl
bei der Ablage als auch bei der Recherche nach
Dokumenten einsparen konnten.
Für eine sichere und schnelle Prüfung der monat-
lich rund 700 Eingangsrechnungen wurde der Frei-
gabeprozess durch den elektronischen Workflow
standardisiert. Dieser wurde an die bestehenden
Arbeitsläufe angepasst und funktionierte vom
ersten Tag an nahezu reibungslos. Schnell wusste
man die einheitliche Bearbeitung und Transparenz
im Prozess zu schätzen. IT-Leiter Hendrik Grieshop
ist begeistert von DocuWare: „Obwohl gerade im
Bereich der Finanzbuchhaltung sehr viele kritische
Aspekte zu beachten sind, hat das System schon
nach knapp drei Wochen zuverlässig funktioniert.“
Allerdings sind das nicht die einzigen Faktoren, die
dabei zu berücksichtigen sind. Denn sonst würde die
Einsparung nur bei maximal etwa 500 Euro pro Monat
liegen, was die DMS-Investition nicht rechtfertigt – außer,
das Unternehmen arbeitet extrem papierbasiert in seinen
Geschäftsprozessen.
3
Den größten Nutzen stiftet digitales Dokumenten- beim Umgang mit Dokumenten zurück. Auch hier sei das
Management durch qualitative Verbesserungen und nicht Problembewusstsein im Mittelstand noch unterentwickelt.
durch quantitativ messbare Kosteneinsparungen. Die er-
Im Mittelstand reicht aber eine formlosere Kosten-Nut-
reichbaren Effizienz- und Produktivitätsgewinne werden bei
zen-Analyse im Vorfeld eines ECM-Projekts normaler-
der einseitigen Kostenbetrachtung oft übersehen, stärken
weise aus. Voraussetzung ist, dass diese sich nicht nur
aber gerade im Mittelstand die Wettbewerbsfähigkeit deut-
auf die direkten Kosten beschränkt, sondern auch die
lich. Deshalb sollten die Unternehmer vor einem DMS-Pro-
qualitativen Vorteile in die ROI-Betrachtung aufnimmt, die
jekt eine ganzheitliche Kosten-Nutzen-Analyse vornehmen
den ECM-Einsatz so wertvoll machen.
und dabei auch den langfristigen ROI ermitteln.
Die Bitkom-Studie fasst die qualitativen Vorteile und Ein-
Um die Wirtschaftlichkeit der Investition im Vorfeld genau
sparungen in der ECM-Praxis zusammen und vermittelt
abzuschätzen, ist daher auch der Wert effizienterer
einen Überblick über die Motive der ECM-Einführung so-
Geschäftsprozesse sowie schnellerer Verfügbarkeit von
wie das konzeptionelle Verständnis der ECM-Technologie
Information zu ermitteln und in die ROI-Berechnung ein-
und den Umfang ihres Einsatzes im Mittelstand. Dem-
zubeziehen. Das heißt: Den Vorteilen wie beispielsweise
nach sind die fünf wichtigsten Argumente für die Auswahl
eingesparte Zeiten, besser informierte Mitarbeiter oder
eines ECM-Systems:
fundierter vorbereitete Entscheidungen, die ein DMS-Ein-
satz bringt, wird ein konkreter Geldwert zugeordnet, der 1. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist für 70 Prozent
dann in die ROI-Berechnung einfließt. der Unternehmen das mit Abstand wichtigste
Auswahlkriterium; sie haben sich deswegen
Beispielsweise wächst dank DMS die Kundenzufrieden-
für das ECM-System mit dem besten ROI
heit durch die schnellere und genauere Information bei
entschieden.
Anfragen oder Reklamationen. Das ist zwar eine gute
Sache, aber kein Investitionsziel. Ein solches Ziel wäre 2. Die Bedienbarkeit des ECM-Systems stand bei
zum Beispiel, dass zufriedenere Kunden mehr kaufen. 65 Prozent der Studienteilnehmer auf der Liste der
Doch lässt sich die größere Kundenzufriedenheit in einen Auswahlkriterien.
Geldwert umrechnen? Was bedeutet die wachsende Kun-
3. Die Total Cost of Ownership (TCO)
denbindung letztlich für die Bilanz? Würde der bessere
berücksichtigten 64 Prozent; für sie waren auch
Kundendienst den Umsatz um fünf oder zehn Prozent
die laufenden Kosten – inklusive der Wartung –
steigern, brächte der DMS-Einsatz dem Unternehmen
mitentscheidend.
monatlich zigtausend Euro statt nur einige hundert.
4. Die Flexibilität der Software war für 61 Prozent
ein Faktor bei der ECM-Auswahl. Dazu zählt
Wie Mittelständler
vor allem das mehr oder weniger nahtlose
ECM-Systeme auswählen Zusammenspiel des ECM-Systems mit der
vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens,
In Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeiter entscheidet
etwa dem ERP- und CRM-System sowie
typischerweise der Eigentümer über den ECM-Einsatz.
branchenspezifischen Fachanwendungen. Ein
Anders als in Großunternehmen oder Behörden sind
anderes wichtiges Flexibilitätsmerkmal des
hier bei solchen IT-Investitionen formale Prozesse für die
ECM-Systems ist seine Erweiterbarkeit in jeder
ROI-Berechnung eher selten. Deshalb wissen Großun-
Beziehung. Mehr Anwender, mehr Dokumente und
ternehmen auch um den Wert von ECM-Systemen – und
mehr Standorte – das sind typische Anforderungen
nutzen diese viel häufiger und intensiver als der Mittel-
im dynamischen Mittelstand. Der sucht ECM-
stand.
Systeme, die mit dem Unternehmen mitwachsen.
Das haben die Marktforscher des Branchenverbandes
5. Die spezifische Funktionalität eines ECM-
Bitkom in der bereits erwähnten Studie bei über 800
Produkts ist nur für gut die Hälfte der Befragten
mittelständischen Unternehmen ermittelt. Sie führen
(52 Prozent) ein wichtiges Kriterium bei der
diesen Umstand aber auch auf die Economies of Scale
Software-Auswahl.
beim ECM-Einsatz in großen Organisationen sowie deren
höhere Ansprüche an Datensicherheit und Compliance

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30 bis 60 Minuten am Tag
einsparen
Wenn das digitale Dokumenten-Management den
Mitarbeitern jeweils 30 bis 60 Minuten manueller
Arbeiten am Tag erspart, kann diese Arbeitszeit
sinnvoll genutzt werden – etwa zur Anbahnung
neuer Geschäfte oder zur Verbesserung der Ser-
vicequalität.
Diese fünf Kriterien bilden eine vernünftige Ausgangs-
basis bei der Entscheidung für ein ECM-System, das zu
den Anforderungen des Unternehmens passt. Bei dieser
eher formlosen Auswahlmethode hängt der Projekterfolg
aber sehr davon ab, ob eine Zusammenarbeit mit einem
vertrauenswürdigen ECM-Hersteller aufgebaut werden
kann. Der sollte zudem gute Referenzen mit ähnlichen
Anwendungsfällen vorweisen können und sowohl die
Stärken des Unternehmens im Wettbewerb als auch das
Tagesgeschäft verstehen.
Damit die ECM-Einführung eine gute Investition wird,
sollte der Hersteller aber auch den Nutzen des digitalen
Dokumenten-Managements detailliert aufzeigen können.
Außerdem sollte es vom Hersteller vorab einen vernünf-
tigen Zeitrahmen für die Implementierung und konkrete
Zusicherungen geben, wann sich die ECM-Investition
amortisiert.
Fünf geldwerte DMS-Vorteile
Befragt man Mittelständler vor dem Start und nach Ab-
schluss eines ECM-Projekts nach den Vorteilen des digi-
talen Dokumenten-Managements, werden die meisten in
der Praxis mehr erreicht haben als ursprünglich erwartet.
Hauptsächlich sind hier laut Bitkom-Studie in der Praxis
genannt:
1 Schnellerer, mobiler Informationszugriff
(90 Prozent der Befragten)
Der Zugriff auf die geschäftlichen Dokumente an jedem
Ort und zu jeder Zeit mit beliebigen Endgeräten macht die
Mitarbeiter nicht nur viel produktiver, sondern verbessert
zudem die Qualität der Entscheidungsprozesse nachhal-
tig. Wer diese mobilen Optionen bisher im Unternehmen
nicht nutzt, wird den erreichbaren Produktivitätsschub
kaum abschätzen können. Um diese zusätzliche Produk-
Kosten sparen mit Dokumenten-Management
tivität in ROI umzumünzen, muss im Zuge des ECM-Pro-
jekts geplant werden, wo und wie die gesparte Zeit
investiert wird. Das kann beispielsweise die Stärkung der
Kundenbindung sein oder das Neukundengeschäft.
Wird mit einer klaren Strategie die dank ECM frei ge-
wordene Zeit für Aktivitäten genutzt, die zusätzlichen
Umsatz generieren oder auch Risiken vermeiden, leistet
die ECM-Investition nachweislich einen Beitrag zum
Unternehmenserfolg. Wer jedoch nicht weiß, was mit der
gesparten Zeit geschieht, wird nur schwer den ROI der
ECM-Investition ermitteln können.
2 Schutz vor Informationsverlust
(75 Prozent)
Kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern für die Arbeit
notwendige Informationen nicht schnell und sicher zur
Verfügung stellen, riskiert es im Wettbewerb einige Nach-
teile und Probleme. Die Verbesserung von Dokumenten-
ablage, -zugriff und -sicherheit durch ein ECM-System
vermindert diese Risiken im Mittelstand deutlich.
3 Weniger Kosten beim Dokumentenhandling
(60 Prozent)
Ist das Unternehmen bei Prozessen wie dem Rechnungs-
eingang noch auf Papier angewiesen, geht viel Arbeitszeit
verloren. Ein gut implementiertes ECM-System automa-
tisiert hier viele der mühsamen Routineaufgaben, senkt
die Kosten für die Bearbeitung der Dokumente und spart
Arbeitszeit.
4 Weniger Aufwand für die Compliance
(52 Prozent)
Papier im Büro erschwert es, die branchenspezifischen
und gesetzlichen Vorschriften nachweislich einzuhalten.
Auch die Vorbereitungen auf Audits gestalten sich lang-
wierig und arbeitsaufwändig. Dabei sind im Mittelstand
E-Mails und Dateien die größten Hürden auf dem Weg
zur Compliance. Ein Dokument bei Bedarf schnell zu fin-
den ist nur dann möglich, wenn es zuvor korrekt abgelegt
worden ist. Daher sollte es für die Mitarbeiter unkompli-
ziert sein, E-Mails und Dateien am richtigen Platz und
im richtigen Format abzuspeichern. Ist das umständlich,
werden die Mitarbeiter dabei Fehler machen, so dass
diese Informationen später nur schwer auffindbar sind.
E-Mails machen dabei die meisten Probleme, weil sogar
sehr wichtige Dokumente im E-Mail-System bleiben,
5
 Erwartungen übertroffen
Die meisten Mittelständler berichten nach der
ECM-Einführung davon, dass der Mehrwert des
Systems größer ist als vor Projektbeginn erwartet
worden war.
anstatt korrekt archiviert zu werden. Verschickt beispiels-
weise ein Verkäufer Angebote oder Kaufverträge per elek-
tronischer Post, behält er zwar diese E-Mails, archiviert
die Dokumente aber nicht. Verlässt diese Person das
Unternehmen oder ist sie nicht verfügbar, weil krank oder
im Urlaub, sind diese Dokumente oft kaum zu finden.
Das E-Mail-System ist kein guter Ort für die Archivie-
rung wichtiger Vertragsunterlagen. Dennoch gibt es in
vielen Unternehmen weder Richtlinien für den korrekten
Umgang mit E-Mails noch einfache Verfahren für ihre
Archivierung. Das führt zwangsläufig zu Compliance-Pro-
blemen, genauso wie die weit verbreitete Praxis, dass die
Mitarbeiter ihre Dateien auf dem Desktop-PC speichern –
und nicht auf dem Server. Das birgt nicht nur das Risiko,
dass diese Dateien bei der regelmäßigen Datensicherung
nicht berücksichtigt werden, sondern kompliziert das
Versions- und Änderungsmanagement. Digitale Doku-
mentenmanagement-Systeme sparen hier viel Zeit. Nicht
nur bei der täglichen Arbeit mit den Dokumenten, sondern
auch bei der Vorbereitung von Audits, beispielsweise für
Controlling, Revision oder Qualitätsmanagement, oder
auch bei Betriebsprüfungen. Die vom Auditor gewünsch-
ten Unterlagen lassen sich rasch finden und dann gezielt
aufbereiten. Das Risiko einer Strafe wegen Complian-
ce-Verstößen sinkt deutlich, weil alle vorgeschriebenen
Dokumente archiviert und einfach zu finden sind.
5 Effizientere Prozesse, geringere
Controlling-Kosten (47 Prozent)
Die mit der Weiterleitung von Papierdokumenten im
Unternehmen verschwendete Zeit verursacht immer noch
einen Großteil der Prozesskosten. Nach dem Eingang
einer Rechnung in der Buchhaltung kann es zwei bis
drei Wochen dauern, bis diese geprüft und genehmigt
ist. Erst dann darf die Zahlung angewiesen werden, so
dass Skonti verloren gehen und im schlimmsten Fall
sogar Mahngebühren anfallen. Fakten zur elektronischen
Rechnungsabwicklung und Archivierung aus der Unter-
nehmenspraxis hat das Wirtschaftsministerium in einer
Studie zusammengestellt.
Kosten sparen mit Dokumenten-Management
10 Merksätze für elektronische
Rechnungen (Quelle: Bitkom)
1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
2. Elektronische Rechnungen sind
technologieneutral
3. Authentizität und Integrität sind zu
gewährleisten
4. Signatur und EDI sind weiterhin möglich
5. Jede Rechnung muss lesbar sein
6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben
enthalten
7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
9. Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein
(Dokumentation)
10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem
Recht auf Datenzugriff
Der papierbasierte Rechnungseingang dauert vor allem
wegen der Transport- und Wartezeiten einige Tage. Zu-
nächst wird der Rechnungsbrief in der Poststelle geöffnet,
dann an die Buchhaltung weitergeleitet und von dort den
zuständigen Sachbearbeitern, Abteilungsleitern und – je
nach Höhe – auch einem Prokuristen oder der Geschäfts-
führung zur Prüfung vorgelegt. Irgendwann liegen alle
erforderlichen Genehmigungen in der Buchhaltung vor, so
dass die Rechnung endlich bezahlt werden kann. Skon-
tofristen sind in der Regel verstrichen.
Sind jedoch mit Hilfe eines DMS digitale Workflows imple-
mentiert, dürfte dieser Vorgang nur noch zwei oder drei
Tage dauern. Der Genehmigungsprozess wird nachweis-
lich eingehalten, bei Krankheit oder Urlaub automatisch
der Stellvertreter eingeschaltet – und auf Dienstreisen ist
ein mobiler Zugriff auf die Dokumente und eine Genehmi-
gung von unterwegs möglich. All das spart Zeit und schal-
tet Fehlerquellen aus, die durch aufgestaute Vorgänge
und unnötige Hektik entstehen. In zehn Merksätzen hat
der Bitkom definiert, worauf hier vor allem zu achten ist.
Diese Prozesseffizienz nutzt dem Unternehmen auf
vielfältige Art und Weise, nicht zuletzt durch eine höhere
Kundenzufriedenheit. Neben qualitativen Vorteilen bringt
die Prozesseffizienz auch ganz direkte Einsparungen,
etwa durch den beschleunigten Cashflow oder die
bessere Ausnutzung von Skonti. Dieser Zeitgewinn bei
6
 problemlos ausgebaut werden kann. Außerdem werden
die Fachleute das DMS so konzipieren, dass die Einfüh-
Das Risiko abwägen
rung ohne Probleme gelingt und sich das DMS-Projekt
Auch wenn es bei der DMS-Auswahl immer das schnell amortisiert.
Risiko der Entscheidung für ein falsches Produkt
gibt – das Risiko des Verzichts auf ein DMS ist für Gewinner oder Verlierer im
den Mittelstand auf jeden Fall größer. Wettbewerb?
Wie bei jeder Investition in innovative Technologien be-
der Rechnungsverarbeitung fließt in die Ermittlung des ginnt auch die DMS-Auswahl mit der sorgfältigen Ist- und
ROI mit ein und trägt dazu bei, die ECM-Investition zu Soll-Analyse des Dokumenten-Managements im Unter-
begründen. nehmen. Ob das Projekt erfolgreich wird, hängt sehr stark
auch von der Entscheidung für ein Produkt ab. Es muss
Diese fünf DMS-Vorteile bringen typischerweise den
die ermittelten Anforderungen erfüllen und außerdem in
größten Mehrwert für das Unternehmen. Sie verdeutli-
der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens
chen außerdem jedem Projektbeteiligten die Einspar-
zu skalieren. Allerdings ist das Risiko einer Fehlentschei-
potenziale. Daher sollten sie auch die Basis für die
dung bei der Produktauswahl für Mittelständler viel kleiner
Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vorfeld des DMS-Projekts
als das des Abwartens.
bilden.
Viele Unternehmer erkennen das intuitiv und entschei-
Die Herausforderung für Mittelständler bei der Wirtschaft-
den sich für eine DMS-Einführung und die effizientere
lichkeitsanalyse liegt darin, dass diese fünf DMS-Vorteile
Gestaltung der Geschäftsprozesse. Andere beharren
eher qualitativer Natur und für die Berechnung des ROI in
noch auf der Arbeit mit Papier, die sich ja immerhin
quantitativ messbare Geldwerte umzurechnen sind. Das
Hunderte von Jahren bewährt hat. Bei der Entscheidung
kann vor allem für DMS-Einsteiger kompliziert sein, die
zwischen diesen beiden Alternativen scheuen manche
noch über keinerlei Praxiserfahrung mit digitalem Doku-
Mittelständler solange vor der Umstellung auf digitales
menten-Management verfügen, also auch dessen Vorteile
Dokumenten-Management zurück, bis sie erkennen, dass
nur schwer abschätzen können.
die Arbeit mit Papier zu echten Problemen führt.
Deshalb ist es für Mittelständler sehr wichtig, schon bei
Investiert ein Unternehmer allerdings in ECM, kann er
der DMS-Auswahl mit vertrauenswürdigen Herstellern
sich Vorteile im Wettbewerb verschaffen. Wer abwartet
und/oder Beratern zusammenzuarbeiten. Nur so lässt
riskiert dagegen seine Marktposition, falls seine Konkur-
sich eine DMS-Lösung auswählen, die den spezifischen
renz durch den DMS-Einsatz effizienter wird oder neue
Anforderungen des Unternehmens genügt und bei Bedarf
Services anbietet.

Kosten sparen mit Dokumenten-Management 7

Auch hier zahlt sich die Zusammenarbeit mit vertrauens-
würdigen Herstellern und Beratern aus, die den wahren Sechs Schritte auf der ECM-
Wert des DMS-Einsatzes für das Unternehmen verstehen
Roadmap
und auch die Probleme kennen, die ein Mittelständler da-
mit vermeiden kann. Diese Zusammenarbeit hilft bei der 1. Lenkungsausschuss etablieren
Vorbereitung der DMS-Einführung, dem Customizing und
2. Aufmerksamkeit erzeugen
der Planung von Implementierung und Rollout.
3. Geschäftsprozesse analysieren
So kann der Mittelständler die DMS-Vorteile schnell in der
4. Design der ECM-Konfiguration
Praxis ausschöpfen. Gerade mittelständische Unterneh-
men werden mit dieser Technologie nachhaltig Kosten 5. Betrieb der ECM-Lösung
sparen, sich Chancen für weiteres Umsatzwachstum erar- 6. Dokumentation des papierlosen Büros
beiten und den Einstieg in neue Geschäftsfelder schaffen.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in Richtung „Papierloses Büro“?
Dann ist eine maßgeschneiderte Roadmap entscheidend für den
maximalen ROI.

DocuWare hat mit der Dokumenten-Management-Roadmap einen sehr effizienten Einführungsprozess entwickelt.
Dieser Leitfaden beschreibt alle notwendigen Schritte für das elektronische Dokumenten- und Workflow-Manage-
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Über DocuWare

DocuWare gehört zu den international führenden Anbietern von Software

für das Dokumenten-Management. Das Unternehmen (gegründet 1988)
agiert weltweit aus Germering/München und New Windsor/New York
sowie Wallingford/Connecticut und unterhält Tochtergesellschaften in
Großbritannien, Spanien und Frankreich.

Die ECM-Lösungen des Softwarehauses sind in über 70 Ländern und in 16

Sprachen erhältlich. Die Zahl der Installationen beträgt mehr als 14.000 –
weit über 125.000 Anwender arbeiten täglich mit DocuWare.

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