02 - Technische Aspekte DMS

Vorlesung Geschäftsprozessmanagement DHBW Mannheim 2022
Vorlesung Geschäftsprozessmanagement –
2. Themenblock – Technische Aspekte von
Dokumentenmanagement-Systemen
—
Dipl.-Inform. Christoph Altenhofen / Christoph.Altenhofen@iao.fraunhofer.de
DHBW Mannheim, 2022
Das Modell der AIIM

Einordnung der verschiedenen Dokumenten-Technologien
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Komponenten.jpg
Seite 6 © Fraunhofer IAO - offen -
2. Themenblock - Technische Aspekte von

Dokumentenmanagement 1
Gliederung
Dokumenten- Dokumenten- Ablage/

Dokumenten-Erstellung
Erfassung Erschließung Archivierung
Gliederung


Dokumenten-Erstellung/Modifikation
Unterstützung durch ein DMS
Grundsätzliche Funktionen eines DMS

▪ Versionierung
▪ Check-In/Check-Out-Mechanismen
▪ Vorlagenkonzept
Weitergehende Unterstützungsmöglichkeiten
▪ Abbildung von Freigabeworkflows
Gliederung

11

Erfassung elektronischer Dokumente

Direkte Übernahme aus der Anwendung möglich
Aus vielen Werkzeugen direkte Übernahme möglich

▪ Office-Anwendungen
▪ Mail-Werkzeuge
▪ CAD-Anwendungen
▪ …
Dateiformat sollte dem System bekannt sein
Erfassung und Erschließung für den Anwender oftmals in einem Arbeitsgang (bspw. »drag & drop« einer Datei ins
DMS)
13
Mögliche Erfassungsverfahren für Papierdokumente

Verschiedene Technologien im Einsatz
Verfahren: Bewertung:
Manuelle Erfassung (z.B. Eintippen von Überweisungsaufträgen, Manuelle Erfassung

Krankenscheinen, Arztabrechnungen usw.) ▪ Nur bei kleinen Mengen bzw. problematischen Vorlagen sinnvoll
Erfassung mittels Scanner Scanner

▪ Technik vergleichbar mit Kopierern ▪ Als Standard etabliert
▪ Von kleinen bis großen Volumina im Einsatz
▪ Robust und relativ schnell
Erfassung über Kameras Kameras

▪ Dokument wird mittels Digitalkamera fotografiert ▪ Bei Notwendigkeit extrem schneller Erfassung bzw. bei Erfassung
empfindlicher Vorlagen
▪ Zusätzlich heute Fotografieren von Belegen mittels Smartphone
14

Erfassung von Papierdokumenten

Einflussfaktoren für den Erfassungsaufwand
▪ Notwendige Vorlagenaufbereitung (Klammern entfernen, glätten, aus Folienhüllen entnehmen, sortieren, kopieren ...)
▪ Qualität der Vorlagen (Kontrast, Format, Papierqualität ...)
▪ Art der benötigten Information (Farbe, S/W, Graustufen ...)
▪ Qualitätsanforderungen an die Scans (Auflösung, Weiterverarbeitung ...)
▪ Benötigte Nachbearbeitung (Filtern, Bereinigen, Transformieren ...)
▪ Erforderliche Dokumentationspflichten
▪ Zu erfassende Datenmengen
Wichtiger Grundsatz:
Nicht jedes Dokument muss auch auf der höchsten Qualitätsstufe digitalisiert werden
→ Schutzbedarfsanalyse
16
Erfassungsvarianten bei Papierdokumenten

Die grundlegenden Alternativen im »Wer?« und »Wann?«
Alternativen bzgl. Personal Alternativen bzgl. Arbeitsablauf
Erfassung durch einen externen Dienstleister Frühes Scannen:

▪ Für alle Dokumente ▪ Scannen vor der Bearbeitung und Verteilung der elektronischen
▪ Nur für den Altbestand Dokumente
▪ Nur für bestimmte Formate oder Dokumente ▪ → Digitaler Workflow
Erfassung durch eigene Mitarbeiter Spätes Scannen:

▪ Ggf. temporär durch Externe verstärkt ▪ Verteilung der Papierdokumente und Erfassung erst nach Abschluss
der Bearbeitung
▪ → Langzeitablage
17

Frühes vs. Spätes Scannen

Was bedeutet das?
Frühes Scannen Spätes Scannen
Vorteile: Vorteile:
▪ Verteilung elektronischer Dokumente ▪ Geringerer Umstellungsaufwand für die Sachbearbeiter
→ Einsparung von Postverteilzeiten ▪ Nur relevante Dokumente werden im System aufgenommen
▪ Dokument unmittelbar nach Eingang elektronisch abgelegt
→ Sicherheit, Zugriffsmöglichkeit, Nutzung im HomeOffice Nachteile:
▪ Keine Beschleunigung der Postverteilzeiten
Nachteile: ▪ Gefahr des »Verlierens« von Dokumenten vor der Archivierung
▪ Auch unwichtige Dokumente landen im System ▪ Dokumente stehen im HomeOffice nur analog (= als Papier) zur
▪ Nacherfassungsprozess (für nicht zu erfassende Dokumente) Verfügung
umzusetzen ▪ Dokumente erst nach der abgeschlossenen Bearbeitung für Andere
▪ Zeitliche Rahmenbedingungen beachten im System recherchierbar
▪ Größerer Umstellungsaufwand für die Sachbearbeiter
Das Dokument sollte bei der Sachbearbeitung bereits im

System erschlossen werden!
18
»Frühes Scannen«
Beispielhafter Ablauf der Erfassung am Posteingang
Posteingang und Scannen und

Vorbereitung der Basis-Erschließung Sachbearbeitung
Qualitätskontrolle
Dokumente
19

Platzierung der Scanstelle

Viele Alternativen denkbar
Bei interner Erfassung Bei Outsourcing der Erfassung Grundsätze
▪ Direkt am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung ▪ Beim Dienstleister vor Ort Position abhängig vom
▪ An zentraler Stelle in der Abteilung (bspw. ▪ Inhouse mit Maschinen und Arbeitskräften Erfassungsprozess!
Sekretariat) des Dienstleisters
▪ An allen Orten im Unternehmen, an denen Viele Alternativen und Kombinationen
Papierdokumente entgegengenommen denkbar
werden (z.B. Warenannahme, Außenstelle,
Poststelle) Geeignete Alternative (oder Kombination
▪ An einer zentralen Stelle des von Alternativen) ist individuell zu
Unternehmens bestimmen
(z.B. neue Stelle, Archiv, Poststelle)
20
Gliederung

25

Erschließungs- vs. Suchaufwand

Zwei Seiten der gleichen Medaille
Erschließung Wiederauffindung
Hoch
Suchaufwand
Niedrig Erschließungsaufwand Hoch
26
Manuelle Attributierung
Der Standardfall zur Dokumentenerschließung
Die Erschließung erfolgt durch den Bearbeiter
Vergabe der Attributwerte auch für unstrukturierte Dokumente möglich
Abstraktion des Attributwerts vom Inhalt möglich
2 grundsätzliche Probleme:
▪ Tippfehler des Benutzers
▪ Differierende Begriffswelten
(z.B. Unfallbericht, Unglücksfall, Beschreibung Unfallhergang, Schilderung Autounfall mit Personenschaden)
Möglichkeit zur Lösung der Probleme: Normierung der erlaubten Werte

▪ Validierung der Einträge (z.B. Abgleich mit Kunden-DB, Prüfziffern)
▪ Schlagwortlisten
▪ Thesaurus
27

Die Entwicklung vom Freitext zu Thesaurus

Bei großen Begriffsräumen unerlässlich
Alle Wörter als Stichwörter
Synonymproblem
Relevanzproblem
Mehrdeutigkeit
selektive eingeschränktes
Vergabe Vokabular
restriktiv
unstrukturiert Schlagwortliste
strukturieren
ergänzen vergrößern
zunehmend
unzuv erläs s ig
freie
Verschlagwortung
uns trukturiert
Thesaurus
29
Domänenspezifischer Thesaurus
Zwei Beispiele (www.openthesaurus.de)
30

Erschließung gescannter Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR)

Voraussetzung zur digitalen Weiterverarbeitung von Papierdokumenten
Papier- Digitalisieren /
dokument(e) Einscannen
Texterkennung
Bitmap-Abbild
durch OCR
abcdefg
hijklmnop Text in Weiterverarbeitung
qrstuvw
xyz ASCII-Code des Dokuments
31
Abgrenzung OCR vs. ICR

Vom einzelnen Zeichen zum Layout
OCR: ICR (Intelligent Character Recognition):
Suche nach Suche nach

▪ Einzelzeichen ▪ Layout (Strukturerkennung)
▪ Worten
Automatische Erkennung von Formularen
Teilweise mit Unterstützung von Wortlisten und Thesauri
Automatische Erkennung der Dokumentklassifikation
Probleme
▪ Bspw. Erkennung von Ziffern
(statt der Ziffer 8 erkennt die OCR die Ziffer 6)
▪ Erkennung von Handschriften
32

OCR / ICR-Einsatz
Belegqualität und Weiterverarbeitung entscheidend
Erkennungsrate der Texterkennung bei 99,8%

▪ Stark abhängig von der Qualität der Vorlage
Schriftarterkennung
▪ Alle gängigen Maschinenschriften
▪ Handschrifterkennung noch im Stadium der Entwicklung (Ausnahme: Massenbelege)
Vereinfachung der Erkennung über die Definition von Ausschnitten und Informationsart
→ automatisch identifizierbares Formular
33
Generelle Herausforderung der Text-Erkennung

Es wird exakt das gelesen, was auch da steht
Software ist der menschlichen »Brainware« unterlegen

▪ »DIE S0FTW4RE SI3HT NUR D4S, W4S 4UCH D4 ST3HT«
▪ Abstiarkton vom Ilnaht siwoe Koktrerur von Sciherebehlfrn nur begnrezt mciöglh
Einsatz von Wörterbüchern zur Validierung der Erkennung kann Ergebnisse verbessern
▪ Bei »normierter« oder normaler Sprache gute Ergebnisse
▪ Bei Fachsprache ggf. problematisch (außer Kontext ist bekannt)
Sichere Erkennung von Ziffern/Zahlen setzt Validierung voraus

▪ Interne Validierung/Plausibilitätsprüfung (bspw. Prüfziffer oder »Bruttopreis = Nettopreis + Steuer«)
▪ Validierung mittels (externer) Datenbanken (Kunden-ID, BIC, …)
34

Mögliche Dokumentenstrukturen bei der automatischen Attributierung

Unstrukturierte Dokumente nach wie vor problematisch
Definierte, feste Struktur

▪ Formularauslese-Funktionalität
▪ Automatische Felderkennung
▪ Validierung der erkannten Inhalte möglich
Unstrukturierte, dynamische Dokumentenstruktur

▪ Sehr komplexe Funktionalität notwendig
▪ Bisher nur in ersten Ansätzen realisiert und auf dem Markt erhältlich
▪ Aktuelles Ziel: Erkennung des Dokumenttyps und einzelner herausragender Attribute
35
Gliederung

Dokumenten-Erstellung Input-Management
42

Aktueller Trend im DMS-Markt

Automatisierte Posteingangslösungen
Sollen Posteingang automatisieren
Oftmals Kombination verschiedener Software-Komponenten

▪ Scannsoftware inkl. OCR-Komponente
▪ Formularerkennung und/oder Freiform-Verarbeitung
▪ Datenextraktion und –validierung
▪ Datenübergabeschnittstelle in kaufm. Software (bspw. SAP)
Ziel:
▪ Möglichst Blindverarbeitung der eingehenden Dokumente
Bewertung
▪ Systeme funktionieren bei homogenem Ausgangsmaterial relativ gut
▪ Automatisierungsrate extrem von Qualität des Ausgangsmaterials abhängig
▪ Komplexe Buchungen (bspw. mehrere Bestellungen auf einer Rechnung oder Teillieferungen) problematisch
43
Gliederung

45

Suche nach Dokumenten/Informationen

Grundlegende Recherchemethoden
hierarchisch direkt Navigation
Ordner wählen Stichwörter Index Einstieg
Inhaltsverzeichnis Boolesche Verknüpfung

Links
gewünschte Dokumente
46
Direktes Retrieval
Das Standardverfahren im DMS
Abgleich von
▪ Benutzerfrage und
▪ Datenbankinhalt
Formulierung der Suchanfrage mittels

▪ Schlüsselwörtern
▪ Verknüpfung durch Boolesche Operatoren
▪ Thesaurus
▪ Fragekatalog
▪ Relevance Feedback
47

Prinzip des direkten Information-Retrieval
Informationsbedarf Dokumenten-
sammlung
Feedback stellt
Attributierung
Anfrage
Vergleich der
Anfrage mit dem
Dokumenten-
bestand
relevant/
nicht relevant Ergebnisliste
(Dokumente, die auf
die Anfrage passen)
48
Fakten-Retrieval
Die einfachste Variante der Informationssuche
Keine aufwändige Suche sondern quasi »holen statt suchen«

▪ Versicherungsakte L2030571120/03P
▪ Auftragsnummer 950715128-14
▪ Aktenzeichen MIP/TS/DNP 96041
49

Die zwei Welten der Informationssuche

Fakten- oder Dokumenten-Retrieval
exakte Frage unscharfes

Informationsdefizit
Information Retrieval-
Datenbank-Systeme System/DMS für
für Faktenwissen Dokumente
50
Grundsätzliche Ebenen der Recherche

Suche über und in Dokumenten
Auf den Meta-Attributen

▪ Beschreiben den Inhalt
▪ Werden individuell (je Dokument-Typ) vergeben
▪ Beispiele:
▪ Abgabe-Datum
▪ Titel der Studienarbeit
▪ Matrikel-Nummer des Studierenden
▪ Stichworte
In dem eigentlichen Dokumentinhalt

▪ Alle im Dokument vorkommenden Worte stehen zur Recherche zur Verfügung
→ Volltextrecherche
51

Volltextrecherche
Grundlegendes Konzept der Umsetzung
Verschlagwortung erfolgt unmittelbar bei der Übernahme des Dokuments ins System
▪ Unmittelbar nach dem Einstellen im System wird das Dokument verarbeitet und der Volltextindex des Dokuments erstellt
▪ Verarbeitung kann (je nach Größe und Leistungsfähigkeit der Software) wenige Minuten dauern
▪ Teilweise Verarbeitung auf separater Hardware/CPU
Unmittelbare Aktualisierung bei Änderung oder Löschen des Dokuments erforderlich
Index legt Möglichkeiten bei der Recherche fest

▪ Gehen Suchoptionen wie »ähnlich wie«, »nahe bei« oder »innerhalb eines Absatzes« ?
Auch bei großem Dokumentenbestand relativ schnelle Suche, da die Suche auf dem Volltextindex (d.h. auf einer
Datenbank) ausgeführt wird
52
Volltextrecherche
Linguistische Rechercheunterstützung
Standardfunktionalität Ausgefeiltere Konzepte
Varianten Synonymliste
▪ Calcium, Kalzium ▪ Vorgangsbearbeitung  Workflow
▪ Prozess, Prozeß ▪ DMS  ECM
▪ Dokumenten-Management, Dokumentenmanagement ▪ File  Datei
▪ e-business, E-Business, e-Business, E-business
Mehrsprachige Suche
Morphologie
▪ Folien, Folie Thesaurus
▪ Dokument, Dokumentes, Dokuments ▪ Oberbegriff/ Unterbegriff
▪ verwandter Begriff
53

Repräsentation des Resultats der Suche

Unterstützung des Anwenders ist entscheidend
Liste von Dokumenten (Hit-Liste)

▪ Titel
▪ Autor
▪ Relevante Attribute
▪ Zusammenfassung (Abstract)
▪ Thumbnails
▪ Gesamtes Dokument
▪ …
Sortiert nach
▪ Wichtigkeit / Relevanz
▪ Datum (chronologisch)
▪ Dokumentenname (alphabetisch)
▪ Attributgruppierung
▪ …
54
Qualität des Suchergebnisses

Evaluation des Suchergebnisses
Effizienz
▪ Benötigte Prozessorleistung
▪ Notwendiger Energieeinsatz
▪ Benötigter Speicherplatz
Effektivität gefunden relevant

▪ Relevanz
𝑟𝑒𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡 ∩ 𝑔𝑒𝑓𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
▪ Recall:
𝑟𝑒𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡
𝑟𝑒𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡 ∩ 𝑔𝑒𝑓𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
Daten-Basis
▪ Precision:
𝑔𝑒𝑓𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
56

Gliederung

61
COLD
Was ist das?
COLD = Computer-Output on Laserdisk

▪ Begriff bezeichnete ursprünglich Verfahren, um Großrechnerausgaben mittels digitaler Archivmedien dauerhaft zu archivieren
▪ Große Anzahl von Dokumenten »in einem Rutsch« verarbeitet (z.B. 1000 Lieferscheine in einem File)
Heute:
▪ Synonym für die Schnittstelle zur automatischen Übergabe von Dokumenten aus Vorsystemen (insbes. ERP-Systemen) in ein
ECM-System (bspw. Archiv)
Für beide gilt:

Automatische Übernahme und Verschlagwortung ist im allgemeinen relativ problemlos
62

Gliederung

66
Begriffsbestimmung
Was ist Ablage/ Archivierung?
Übernahme und Verwaltung von Dokumenten

▪ Auch Verwaltung der Attributdaten
▪ Ggf. Speicherung der Dokumente in verschiedenen Formaten (Primär- und Langzeitformat)
Ablage der Dokumente auf geeigneten Medien

▪ Optische Medien oder spezielle Festplatten-Speicher bei revisionssicherer Archivierung
▪ RAID- oder Caching-Systeme bei schnellem Datenzugriff
Bereitstellung von Mechanismen zur effizienten Verwaltung der Medien

▪ Umsetzung entsprechender Backup- und Spiegelungskonzepte
Bereitstellung von Mechanismen zur Umsetzung gesetzlicher Anforderungen

▪ Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
▪ Unterstützung bei Löschfristen
67


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Manuelle Erfassung (z.B. Eintippen von Überweisungsaufträgen, Manuelle Erfassung

Erfassung mittels Scanner Scanner

Erfassung über Kameras Kameras

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Erfassung von Papierdokumenten

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Erfassungsvarianten bei Papierdokumenten

Alternativen bzgl. Personal Alternativen bzgl. Arbeitsablauf

Erfassung durch einen externen Dienstleister Frühes Scannen:

Erfassung durch eigene Mitarbeiter Spätes Scannen:

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Frühes vs. Spätes Scannen

Frühes Scannen Spätes Scannen

Das Dokument sollte bei der Sachbearbeitung bereits im

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Posteingang und Scannen und

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Platzierung der Scanstelle

Bei interner Erfassung Bei Outsourcing der Erfassung Grundsätze

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Erschließungs- vs. Suchaufwand

Niedrig Erschließungsaufwand Hoch

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Die Erschließung erfolgt durch den Bearbeiter

Vergabe der Attributwerte auch für unstrukturierte Dokumente möglich

Abstraktion des Attributwerts vom Inhalt möglich

Möglichkeit zur Lösung der Probleme: Normierung der erlaubten Werte

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Abgrenzung OCR vs. ICR

OCR: ICR (Intelligent Character Recognition):

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