Konzept für die Einführung

eines CAFM-Systems im
Perthes-Werk
Gliederung

1 Allgemeines zum
Perthes-Werk
2 Allgemeines zu CAFM-
Systemen
3 Anwendung beim
Perthes-Werk
4 Fahrplan

Einführung eines CAFM-Systems 2

Grobstruktur
Allgemeines zum
Perthes-Werk

Einführung eines CAFM-Systems 3

Grobstruktur
Kerngeschäft Ev. Perthes-Werk

• Altenhilfe
- Stationäre Altenhilfeeinrichtungen
- Tagespflege
- Kurzzeitpflege
- Diakoniestationen
• Hilfe für Menschen mit Behinderungen
- Werkstätten
- Wohnstätten
- Außenwohngruppen
- Ambulantbetreutes Wohnen
• Insgesamt: 5.633 Plätze

Einführung eines CAFM-Systems 4

Grobstruktur
Evangelisches Perthes-Werk
Übersichtskarte Westfalen

Gronau Rheine

Dülmen ●

Einführung eines CAFM-Systems 5

Grobstruktur
Abt. Technik und Investitionen
Tätigkeitsfelder

Konzeptionen Bauausschuss

Inventarisierung Bauherrenfunktion

Neubauvorhaben
Versicherung mit externen Planern
Öffentl. Finanzierung

Gewährleistung Planung, AVA

Abnahme Bauleistung Baustellenkontrolle

Einführung eines CAFM-Systems 6

Grobstruktur
 Abt. Technik und Investitionen
Tätigkeitsfelder

Wartungsverträge

An- Verkauf Immobilien TPrüfVO, BGV A3, MPG

I-Planung ASI, Umweltschutz

Wohnungsverwaltung Unterhaltung Fortbildung HT, SB

477 AW, 29 DW laufender Betrieb der Einrichtung

CAD, Datenpflege
Energiemanagement
FW-Pläne

Fuhrpark Umbauten/Sanierung
Telekommunikation
Festnetz, Mobilnetz

Einführung eines CAFM-Systems 7

Grobstruktur
Ziele der Abteilung

• konsequentere Nutzung der Gebäude

• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden
• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht
• strategisches Gebäudemanagement
• Automatisierung Unternehmens- übergreifender
Geschäftsprozesse

Einführung eines CAFM-Systems 8

Grobstruktur
 Allgemeines zu
CAFM - Systemen

Einführung eines CAFM-Systems 9

Grobstruktur
CAFM - allgemeine Eigenschaften
• CAFM unterstützt die Durchführung der Bewirtschaftungsprozesse
durch Prozessorientierung
• Durchgängiges Informationsmanagement
• Redundanzfreie Datenhaltung
• Bidirektionale Bearbeitung in den
2 Hauptkomponenten CAD und Datenbank
• Ein CAFM-System besteht aus den Datenketten:
– Objektdaten (z.B. Größe und Qualität der Reinigungsflächen)
– Leistungsdaten (z.B. Wie wird gereinigt?)
– Kostendaten (z.B. Reinigungskosten/m²/Jahr)

Einführung eines CAFM-Systems 10

Grobstruktur
CAFM - allgemeine Funktionen
• Verwaltungsorientierte Anwendungen
> Instrumente zur Organisation, Verwaltung und Bereitstellung
von Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte
(z.B. Raum-, Flächen-, Inventars, Vertrags-,
Dokumentenverwaltung)
• Planungsorientierte Anwendungen
> Berechnung und Bewertung von Planungsalternativen unter
Einbeziehung von Planungsmodellen
(z.B. Raum-, Umzugs-, Budgetplanung)
• Ablauforientierte Anwendungen
> Darstellung und Durchführung von Prozessen
(z.B. Instandhaltung, Konferenzraumverwaltung,
Gewährleistungsmanagement, Parkplatzverwaltung, Service-
und Helpdesk)
• Auswertungs- und Analyseanwendungen
> Schnittstellen: Informationen filtern, aufbereiten und
visualisieren
(z.B. Berichte, Pläne, Kennzahlen, Analysen)

Einführung eines CAFM-Systems 11

Grobstruktur
Allgemeine Anforderungen
Muss-Kriterien CAFM-Infrastruktur
• leistungsfähige Teilsysteme
– Schnelle Antwortzeiten auch bei Grafiken
– Verwaltung mehrerer Planungsalternativen
– Integrierter einfacher Grafikeditor
– Objektorientierte Datenhaltung

• modulare Strukturen
– Sukzessiver Aufbau des Systems muss möglich sein
– Module, die auch zukünftigen Ansprüchen genügen

• Offenheit und Kommunikationsfähigkeit

– Einfache Integration
– Passende Schnittstellen (SQL / DWG)
– Lebenszyklusübergreifender Datenaustausch
Einführung eines CAFM-Systems 12
Grobstruktur
Allgemeine Anforderungen
Muss-Kriterien CAFM-Infrastruktur
• benutzerfreundlich und komfortabel
– Einheitliche Benutzeroberfläche im Windows-Standard
– Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit > Akzeptanz

• mehrplatz- und internetfähig

– Arbeitsplätze (Funktionen: anzeigen, eingeben, ändern)
– Benutzerberechtigungskonzept (Mandantenfähigkeit)

• Anpassung durch Customizing

– an organisatorische Begebenheiten
– Selbstständige Durchführung durch eigene MA
>Unabhängigkeit vom Systemanbieter
– Verwendung von Standard
Einführung eines CAFM-Systems 13
Grobstruktur
Kritische Punkte bei der Einführung
• Gefahren / Fehlerquellen
– „Eierlegende Wollmilchsau“ wird erwartet
– mangelnde Zeit für Implementierung
– falsche Projektorganisation
– unzureichende Projektkommunikation

• Einführung ist Führungsaufgabe

> Unternehmensführung einbinden !
• abteilungsübergreifende Einführung
• Orientierung an den Prozessen des Unternehmens
• Pilotprojekt empfehlenswert

„ think big, start small “ !

Einführung eines CAFM-Systems 14

Grobstruktur
Kosten

Verteilung der Einführungskosten

Beratung /
Projektmanage
ment / sonstige Hardware
Schulung 10,0% 6,5%
6,5% Softwarelizenz
20,0%

Datenbeschaffu Realisierung
ng 17,0%
39%

Einführung eines CAFM-Systems 15

Grobstruktur
Anwendung beim
Perthes-Werk

Einführung eines CAFM-Systems 16

Grobstruktur
Vorgehensweise

Sollkonzept IST-Analyse

Ziele definieren

Einführung eines CAFM-Systems 17

Grobstruktur
IST-Analyse
• Objekte (66 Objekte mit einer Gesamtfläche von ca. 220.000
qm)
• Prozesse
- die wichtigsten Prozesse sind im Rahmen von QM bereits
beschrieben
- Investitionsplanung erfolgt mit Hilfe von Excel-Tabellen ohne
zentrale Datenbank

• IT-Werkzeuge (Office, SAP, CAD, AVA)

- Office
 Mix an unterschiedlichen Versionen
- SAP
 bisher keine Nutzung in der Gebäudebewirtschaftung

Einführung eines CAFM-Systems 18

Grobstruktur
IST-Analyse
- CAD
 Software: Mega CAD LT 3.0
 Erstellung von prt-Dateien
 Export von dwg-/dxf-Dateien möglich
- AVA
 Software: California Classic V. 9.0
 Export von GAEP-Dateien

• Daten
- CAD-Pläne
 nicht aktuell, müssten größtenteils überarbeitet werden
 Einpflegen von Raumpolygonen nötig
- Raumbuch
 bisher nicht vorhanden

Einführung eines CAFM-Systems 19

Grobstruktur
IST-Analyse
- AVA-Daten
- Zentrale Gebäudedaten (Stammdaten)
- Reinigungsflächen / Ausschreibungsunterlagen
- Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen
- TGA
 Wartungsverträge, -pläne, -dokumentation
 Technische Datenblätter (Bedienungsanleitungen /
Ersatzteillisten etc.)
- Wirtschafts- und Instandhaltungspläne
- Verbrauchsdaten (Energie-, Wasserverbrauch, etc.)
- Außenanlagen (Pflege)
- Fuhrparkverwaltung (geleaste / eigene Fahrzeuge)

Einführung eines CAFM-Systems 20

Grobstruktur
FM- / CAFM-Ziele

• konsequentere Nutzung der Gebäude

• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden
• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht
• strategisches Gebäudemanagement
• Automatisierung Unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse

• Zentrale Datenverwaltung in digitaler Form

• Schnellere Arbeitsprozesse / Standardisierung /
Redundanzvermeidung
• Bessere Kommunikation zw. den Einrichtungen
• Beseitigung von Informationsdefiziten

Einführung eines CAFM-Systems 21

Grobstruktur
Soll-Konzept
• Systemkriterien
- Gebäudeplanung
- Flächenmanagement
- Kaufmännisches Gebäudemanagement
- Technisches Gebäudemanagement
- Infrastrukturelles Gebäudemanagement
- Immobilienmanagement
- Querschnittsfunktionen
- IT-Funktionen.xls
• IT-Infrastruktur
- Schnittstellen (Office, SAP, CAD, AVA)
- Benötigte Hardware

Einführung eines CAFM-Systems 22

Grobstruktur
Soll-Konzept
- Web- und Windowsbasierend
- Vergabe von Lizenzen:
• 1 Lizenz pro Gebäude
• 7 MA der Bau-Abteilung (höchstens aber 2-3 Windows-
Lizenzen)
• Mandantenfähigkeit
• PDA-Verknüpfung, Laptops
• Daten
- Siehe oben
- + zusätzlich zu ermittelnde Daten

Einführung eines CAFM-Systems 23

Grobstruktur
 Fahrplan

Einführung eines CAFM-Systems 24

Grobstruktur
Fahrplan

Weitere Schritte der Konzeptionsphase

• Pflichtenheft
• Marktanalyse
• Systemvorauswahl (3 Systeme)
• Systempräsentationen
• Testaufgabe / Systemtest
• Kostenprognose
• Entscheidung

Einführung eines CAFM-Systems 25

Grobstruktur
Fahrplan

Implementierungsphase
• Projektvorbereitung
• Realisierungskonzept
• Realisierung
• Betriebsvorbereitung
• Inbetriebnahme

Einführung eines CAFM-Systems 26

Grobstruktur
Fahrplan

Betriebsphase
• CAFM-Betrieb
• Systembetrieb
• Support
• Weiterentwicklung / Ausbau

Einführung eines CAFM-Systems 27

Grobstruktur