eDOSSIER

23.2014
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Task Management
für Kreative
Von der To-Do-Liste bis zur
Terminplanung

Tipps für den kreativen Arbeitsalltag

Das PAGE eDossier 21.2014 enthält einen Beitrag aus PAGE 08.2014 (EVT Juli 2014) im Originallayout.
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Auf Falko Ohlmers
Schreibtisch
sieht es oft recht
wild aus. Bei
seinem Kollegen
Felix Groß geht
es dagegen sehr
aufgeräumt zu
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BRANCHE

Wie schafft
ihr das?
Kreative sind Chaoten, die mittags ins Büro gehen
und bis tief in die Nacht arbeiten? Weit gefehlt!
Denn letzt­lich ist auch Gestalten vor allem eines: Arbeit. Und die
funktioniert am besten, wenn sie gut organisiert ist

● Einen ganzen Tag ungestört an einem
Projekt arbeiten: Für die meisten Gestalter
ist das ein unerreichbares Ideal. Ob fest
an­gestellt oder frei – ständig gibt es Ab­
len­kun­gen und Unterbrechungen, die mal
1 Zeitfenster für die Bearbeitung von
mehr, mal weniger wichtig sind. In der
E-Mails und für Social Media festlegen
Agen­tur landen plötzlich neue Projekte
und Aufga­ben auf dem Tisch, Kollegen
kom­men zum Plaudern vorbei, und Mee­
tings rauben wert­volle Zeit. Im Homeof­
fice verlangen Haushalt oder Haustiere
Aufmerksamkeit, ganz zu schweigen von
E-Mail-Korrespondenz, Buchhaltung und
Telefonaten mit Kun­den. Dazu locken
Fa­cebook, Twitter, Instagram und Co. Um
produktiv und vor allem kreativ arbeiten
zu können, braucht es gute Organisation
und eine Menge Selbst­disziplin.
Die To-do-Liste
To-do-Listen schreiben wir wohl alle – al­
lerdings nicht immer erfolgreich. Die ers­te
Regel lautet, sie nicht mit unrealisti­schen
Top 10 der Task-
Management-Tipps
2 Produktivste Zeit bewusst für
kreative Arbeit nutzen
3 Routinen entwickeln
4 To-do-Listen schreiben
5 Große Projekte in kleine
Aufgaben runterbrechen
6 Prioritäten setzen
7 Pausen machen
8 Multitasking vermeiden
9 Persönliche Deadlines setzen
10 Schreibtisch aufräumen –
analog und digital
Zielen und Aufgaben zu überladen. Das
frustriert nur. Zudem sollte die Lis­te über
den Tag hinweg nicht anwachsen. Am bes­
ten führt man nebenbei eine Extra­liste mit
Aufgaben, die zusätzlich anfallen und die
man auf die nächs­ten Tage verteilen kann.
Die große Herausforderung ist die Prio­
risierung. Welche Aufgaben sind am wich­
tigsten, welche am dringlichsten? Das so­
ge­nannte Eisenhower-Prinzip besagt: Ist
etwas wichtig und dringend, erledigt man
es sofort. Ist es wichtig, aber nicht drin­
gend, erledigt man es später. Ist eine Ar­
beit dringend, aber nicht wichtig, dele­
giert man sie – wenn möglich. Und ist sie
weder das eine noch das andere, vergisst
man sie am besten ganz.
Das mag eine stark vereinfachende Me­
thode sein, aber eine Aufgabe, die wich­
tiger und drängender als andere ist, gibt
es eigentlich immer. Damit ein Ziel zu be­
wältigen ist, muss man es, wenn nötig, in
kleinere Schritte unterteilen. »Projekt X
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„Mein Schreibtisch
sieht meist
sehr wild aus“
Falko Ohlmer, Geschäftsführender
Partner von Arndt Benedikt in Frankfurt am Main
↗www.arndt-benedikt.de
Hast du einen festen Tagesablauf oder bestimmte
Routinen?
Falko Ohlmer: Mein Tag startet immer sehr routiniert: Tasse Kaf­
fee und dazu werden die wichtigen Punkte für den Tag festgelegt.
Manchmal mache ich das sogar schon am Abend vorher – aller­
dings dann ohne Kaffee.
Wie vermeidest du Nachtschichten?
Ein genauer Plan, was zu tun ist, und ein gesundes Zeitmanage­
ment helfen dabei, Projekte im geplanten Zeitraum umzusetzen.
Wir achten sehr drauf, dass wir keine Nachtschichten machen müs­
sen. Es gibt immer mal wieder Zeiten, die hektischer sind, aber
grundsätzlich kann man sagen: Wer seine Arbeit nicht in acht Stun­
den schafft, ist schlecht organisiert.
Arbeitest du mit To-do-Listen – analog oder digital?
Abgesehen von meiner morgendlichen Liste (siehe oben) sprechen
wir uns im Team intern über laufende Projekte ab, machen dazu
feste Termine oder tauschen uns kurzfristig über ein Projekt aus,
wenn es gerade erforderlich scheint.
Wie organisierst du deinen Schreibtisch – analog und
digital?
Mein Schreibtisch sieht meist sehr wild aus: Skizzen, Zeichnun­
gen . . . Ich bringe einfach alles zu Papier. Das hilft dabei, die Ge­
danken zu strukturieren und Ideen festzuhalten. Um es kurz zu
fassen: Mein Schreibtisch sieht aus, als würde dort auch tatsäch­
lich gearbeitet ;-).
fertig­stellen« klingt wesentlich furchteinflößender als
»Bild­recherche, erste Skizzen, Ideen mit XY besprechen«.
Auf diese Weise lassen sich mehr Punkte abhaken – das
macht Fortschritte sichtbar und motiviert.
Ob man seine To-do-Liste lieber von Hand auf Papier
schreibt oder in ein Textdokument tippt, ist jedem selbst
überlassen. Die meisten Gestalter setzen jedoch auf ana­
loge Listen, da sie sich besser einprägen und zudem im­
mer im Blickfeld sind (etwa als Post-it am Bildschirm).
Fokuszeiten nutzen
Jeder hat eine Zeit, in der er am produktivsten ist. Bei den
meisten Menschen ist das vormittags. Diese Fokuszei­
ten sollte man bewusst für kreative Aufgaben nutzen, die
am meisten mentale Energie benötigen. Andere Tätig­
keiten, wie Mails checken oder Schreibtisch aufräumen,
erledigt man besser am Nachmittag, wenn die Kon­zen­
tration nachlässt. Arbeitet man mit anderen zusam­men,
blockt man seine Fokuszeiten am besten fest im Kalen­
der, um nicht gestört zu werden. Diese Phasen soll­ten
mindestens 90 Minuten dauern, auch Chat-Program­me
und E-Mail-Nachrichten sind dann tabu.
Wer nicht in den Tag starten will, ohne seine E-Mails
oder Facebook zu checken, steckt feste Zeitfenster dafür
ab – etwa morgens, mittags und abends jeweils 30 Minu­
ten. Unbedingt vermeiden sollte man Multitas­king. Wer
zu viel auf einmal macht, macht nichts davon richtig. Nur
Arbeiten, die komplett unterschiedliche Be­reiche betref­
fen, lassen sich kombinieren – etwa Schreib­tisch aufräu­
men und dabei einer Keynote im Live-Stream lauschen.
Ebenfalls unverzichtbar für die Tagesplanung sind
Pausen. Die Erfahrung, dass es nichts bringt, zwölf Stun­
den am Stück am Schreibtisch zu hocken, haben die
meis­ten gemacht. Besser ist es, die Fokuszeiten aktiv zu
nutzen und dazwischen bewusst abzuschalten, durch­zu­
atmen und die Reserven aufzuladen. Denn nur mit vol­
lem Energietank lässt sich konzentriert und zielführend
arbeiten. Den Wiedereinstieg nach einer Pause kann man
erleichtern, indem man sich Post-its mit dem Stand und
den nächsten Schritten schreibt. Auszeiten sind zudem
wichtig, um unserem Gehirn die Möglichkeit zu geben,
unterbewusst an der Problemlösung zu feilen. Nur so
wird die berühmte »Idee unter der Dusche« erst möglich.
Der Feind: Prokrastination
Eine wichtige Aufgabe lauert ganz oben auf der To-do-
Liste, die Deadline drängt – und wir surfen in aller Ruhe
im Netz und gucken Katzenvideos an. Diese Aus­flüch­te
kennen wir alle. Es gibt aber Tricks, mit denen sich die
Prokrastinationsneigung (manchmal) überwin­den lässt.
Das größte Problem ist meist der Anfang. Indem man
jeden Tag mindestens fünf Minuten an dem ungelieb­
ten Projekt arbeitet, sinkt diese Hemmschwelle. Das hat
auch den Vorteil, dass wir uns mit dem Thema bereits
ausein­andersetzen und nicht auf den letzten Drücker
komplett neue Ideen produzieren müssen. Im Idealfall
werden aus den fünf Minuten zwei Stunden und das
Projekt verschwin­det ganz von der To-do-Liste.
Klappt es mal gar nicht mit der Selbstmotivation, sollte
man dennoch den Verlockungen des Internets oder
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„Ich bin gerne sehr früh im Büro“

Lars Harmsen, Geschäftsführer von Magma Brand Design in Karlsruhe
↗www.magmabranddesign.de

Hast du einen festen Tagesablauf oder bestimmte

Routinen?
Lars Harmsen: Ich bin gerne sehr früh im Büro. Dann habe ich
meine Ruhe, bevor der Wahnsinn losgeht. Ich organisiere meinen
Tag, vermeide es Mails zu schreiben und versuche, den Tag mit
Grafik und Spaß zu beginnen. Wenn ich im Zug auf dem Weg nach
Dortmund zu meiner dortigen Professur sitze, bevorzuge ich
Schreibarbeit, also Konzepte und Mails.
Wie vermeidest du Nachtschichten?
Der Tag ist lang genug, um alles zu erledigen. Oder es bleibt liegen
für den nächsten Tag. Nachtschichten interessieren mich nicht.
Dazu habe ich überhaupt keine Lust. Ich brauche die Zeit für mich,
für meine Familie und Freunde. Ebenso am Weekend.
Arbeitest du mit To-do-Listen – analog oder digital?
Auf meiner To-do-Liste (.txt) stehen in Bold »Magma«, »Melvil­le«,
»FH Dortmund«, »Slanted« und »Friends & Family«. Darunter
ein­geordnet sind in Rot die Dinge, die ich direkt erledigen muss, Wie organisierst du deinen Schreibtisch –
in Schwarz alles, was noch Zeit hat. Ist etwas erledigt, wird es von analog und digital?
der Liste gelöscht. In meinem Notizbuch führe ich total chaoti­ Der Schreibtisch ist wie ein Strand mit Gezeiten. Der Wust baut
sche Listen, kann meine eigene Handschrift kaum mehr entzif­ sich langsam auf, bis nur noch eine Insel stehen bleibt. Dann muss
fern, mache es aber trotzdem, weil diese Bücher für mich wie ein ich alles aufräumen und warten, bis die nächste Sturmflut anrollt.
Tagebuch sind, voller Erinnerungen. Jetzt auf dem Foto ist er nicht Fisch, nicht Fleisch.
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„Niemals am
Arbeitsplatz essen“
Bettina Schröder, freie Grafikdesignerin
in Hamburg, unter anderem für die Veranstaltungs-App
Ask Helmut (siehe PAGE 07.14, Seite 16)
↗http://schroeder-design.net
Hast du einen festen Tagesab-
lauf oder bestimmte Routinen?
Bettina Schröder: Früh aufstehen,
lau­fen gehen, spätestens um 8 Uhr
am Rechner sitzen und erstmal ei­
nen Blick in die Kommunika­tions­
ka­nä­le werfen. Dann Plan machen
un­ter Einsatz der ersten To-do-Lis­
te, und zwar analog, weil sie sich
so besser in mein Gedächtnis gräbt
und das Streichen bereits bewältigter Aufgaben großartig ist. Um
11 Uhr ist meistens Teambesprechung und Zeit für den neuen Ta­
gesplan. Meine einzige wirklich eiserne Regel: Niemals am Ar­
beitsplatz essen. Im Zweifelsfall lieber von Freunden in eine Pause
kidnappen lassen.
Wie vermeidest du Nachtschichten?
Früh aufstehen. Termine für alle Beteiligten mit Vorlauf ansetzen
und kommunizieren und – was ich am anspruchsvollsten finde und
ständig übe – priorisieren. Abendschichten können allerdings sehr
angenehm sein, weil die Kommunikation dann ruhiger wird.
Arbeitest du mit To-do-Lists – analog oder digital?
Ich nutze für mich analoge To-do-Listen. Die Prozesse und Aufga­
ben für Ask Helmut haben wir in Trello organisiert. So kann jeder
im Team verfolgen, auf welchem Stand die einzelnen Projekte sind,
was geplant ist und woran die anderen gerade arbeiten.
Wie organisierst du deinen Schreibtisch – analog und digital?
Meine beiden Schreibtische sind ähnlich organisiert. Die Daten
und Materialien sind nach Projekten geordnet. Den Ordner mit
denjenigen, an denen ich arbeite, habe ich griffbereit, alles andere
wird außer Sichtweite geräumt. Die Kommunikationskanäle sind
fast immer offen, aber oft ausgeblendet.
anderer Ablenkungen widerstehen und zumindest
weitere Aufgaben auf der Liste abhaken. So ist man im­
merhin ein bisschen produktiv. Mitunter wird das auf­
geschobene Projekt sogar attraktiver, sobald es nicht
mehr ganz oben auf der Prioritätenliste steht.
Deadlines sind in der Kreativbranche allgegenwärtig
und notwendig. Die Kunst ist, sie nicht als bedrohlich
wahrzunehmen, sondern ihnen womöglich sogar etwas
Positives abzugewinnen – und sei es nur: Jedes noch so
nervige Projekt hat ein Ende. Sie sollten allerdings realis­
tisch gesetzt sein, und das gilt es auch mit dem Auftrag­
geber oder Chef abzustimmen. Am besten baut man
Puffer ein, indem man sich persönliche Terminziele vor
der finalen Abgabe setzt. Das nimmt den Druck raus und
vermindert Stress. Hat man sich in ein Projekt verrannt,
hilft Pragmatik: Manchmal ist fertig besser als perfekt.
Routinen helfen
Jeden Morgen um acht aufstehen, denselben Weg zur
Arbeit radeln, denselben Coffeeshop aufsuchen . . . Rou­
tinen klingen unsexy, aber sie sind unerlässlich. Denn
sie ersparen uns Entscheidungen und setzen damit ko­
gnitive Ressourcen frei, auf die wir bei der kreativen Ar­
beit zurückgreifen können. Man muss nicht jeden Tag
einen schwarzen Rollkragenpulli tragen, um sich die Fra­
ge »Was anziehen?« zu sparen, aber einige Routinen tun
jedem gut. Die oft lästige Überlegung, was man mittags
essen soll, lässt sich mit Automatismen lösen, wie ei­nem
Pizza-Tag, einem Sandwich-Tag et cetera – »The Big
Bang Theory«-Charakter Sheldon Cooper lässt grüßen.
Zu den persönlichen Routinen sollte das regelmäßi­ge
Aufräumen des Schreibtischs gehören – sowohl analog
als auch digital. Denn die Suche nach Materialien oder
Informationen ist ein unnötiger Zeitfresser. Zudem hat
das Ordnungschaffen nach einem fertigen Pro­jekt auch
etwas Befreiendes. Den digitalen Desktop hält man über­
sichtlich, indem man Dateien klar benennt und in Ord­
ner sortiert – egal, wie wenig Zeit gerade ist. Nur so las­sen
sie sich schnell wiederfinden. Klingt selbstver­ständ­lich,
aber manchmal muss man sich daran aktiv erinnern.
Alles eine Sache des Typs
Natürlich helfen nicht alle Tricks jedem. Manche Leute
brauchen den Druck der Deadline im Nacken, um ihr Bes­
tes zu geben. Andere arbeiten lieber abends oder nachts,
weil sie dann ungestört sind. Und wer partout nicht da­
mit leben kann, ungelesene Mails im Postfach zu haben,
soll sie eben sofort lesen. Jeder muss den für sich richti­
gen Weg finden, entsprechend seinem Charakter und
Biorhythmus. Denn am allerwichtigsten ist: Das Task
Management darf selbst nicht stressen, sondern soll ei­
nen darin unterstützen, kreativ und bei sich zu sein. nik
Nina Kirst, bekennender
Fan von To-do-Listen,
hat bei der Recherche für
diesen Artikel noch einiges
dazu­gelernt. Den Text-
schluss hat sie allerdings
trotzdem (knapp) verpasst.
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„Größere Aufgaben breche

ich in kleinere Arbeitsschritte runter“
Chris Campe, freie Illustratorin und Grafikdesignerin in Hamburg
↗ www.chriscampe.com  

Hast du einen festen Tagesablauf oder bestimmte

Routinen?
Chris Campe: Meine Tagesplanung fängt am Abend vorher damit
an, dass ich meinen Schreibtisch und meinen Zeichentisch auf­
räume und eine To-do-Liste schreibe für den nächsten Tag, manch­
mal sogar für die nächsten Tage. Ab und zu notiere ich mir Zeit­
fenster für die einzelnen Aufgaben, aber das ist mir meist zu rigide.
Irgendwo habe ich gelesen, dass es psychologisch schlecht sein soll,
wenn man Dinge durchstreicht, die man erfolgreich geschafft hat,
also markiere ich sie mit einem Highlighter. Größere Aufgaben
breche ich in kleinere Arbeitsschritte runter, weil ich dann öfter
mal was als erledigt markieren kann. Manchmal schreibe ich sogar
Dinge erst auf, wenn ich sie gerade getan habe – nur um sie dann
als erledigt zu highlighten.
Wie vermeidest du Nachtschichten?
Ich mache fast nie Nachtschichten, weil ich mit zu wenig oder ganz
ohne Schlaf gar nicht arbeiten kann. Wenn es mal doch zu wenig Bei mir wechseln sich Phasen des Auftürmens mit denen des Auf­
Schlaf war (also ständig), helfen mir Powernaps durch den Tag. räumens ab, sowohl auf dem analogen als auf dem digitalen Schreib­
Außerdem kommuniziere ich rechtzeitig, wenn ich eine Deadline ­tisch. Digital schmeiße ich fast nichts weg und behalte unzählige
nicht halten kann. Meiner Erfahrung nach sind Deadlines selten Ver­sionen von Entwürfen, jeweils mit dem Datum im Dateinamen:
absolute Deadlines.   140522_TaskManagement. Analog bin ich froh, wenn ich etwas
Wie organisierst du deinen Schreibtisch – weg­­­­werfen oder wegräumen kann. Das hat auch mit meinem klei­
analog und digital? nen Ar­beitsraum zu tun – liegt nicht alles am Platz, herrscht Chaos.
Inspiration pur!

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