12 wichtige Grundregeln für erfolgreiche geschäftliche Telefonate

1. Klare Ziele setzen beim Telefongespräch

Es mag auf den ersten Blick banal erscheinen, doch jeder hat bereits geschäftliche Telefonate geführt,
bei denen das Gegenüber diesen Schritt versäumt hat. Geht es um ein Verkaufsgespräch, ein Briefing,
oder um die Nachbesprechung eines Meetings? Dann gilt Folgendes zu beachten um Struktur in das
Telefongespräch zu bringen:
 Das Ziel Ihres Gesprächs sollte immer klar sein, und die Planung natürlich darauf aufbauen.
 Wenn ein persönliches Teambriefing nachbesprochen werden soll, dann sollte Wert darauf gelegt
werden, bei diesem Thema zu bleiben und nicht plötzlich in andere Themen abzuschweifen.
 Drängen sich weiterer Gesprächsthemen auf, ist es ratsam, dafür ein eigenes Telefongespräch zu
planen und dem Gesprächspartner rechtzeitig Bescheid zu geben.

2. Einen Plan für das Telefonat erstellen

Ein paar Minuten Zeit reichen in der Regel aus, um eine Liste mit Stichworten zusammenzustellen, die
dann das Grundgerüst Ihres Telefonats bilden. Als Beispiel für ein Telefongespräch könnte folgendes
enthalten sein:
 Schlüsselfragen, die Sie stellen möchten,
 wichtige Termine für das Organisieren von Events oder Nachbesprechungen,
 offene Fragen aus dem vorherigen Gespräch.
Ein solches Grundgerüst bietet Sicherheit, hilft dabei, keinen Ihrer wichtigen Punkte zu vergessen und
kann einem die Peinlichkeiten eines nachträglichen Rückrufs ersparen.

3. Die Hausaufgaben machen, um richtig zu telefonieren

Informieren Sie sich rechtzeitig über die Personen und Unternehmen, die Sie anrufen. Wie oft ist es bereits
vorgekommen, dass Sie einen telefonischen Follow-up zu einer E-Mail machen, und die Person am

begrüßt?
Das wirkt unprofessionell und einige wenige Minuten Recherche können Abhilfe schaffen. Ein kurzer Blick
auf die Firmenwebseite, ein wenig Stöbern auf dem LinkedIn-Profil, und schon ist klar erkennbar, dass
Sie Interesse zeigen und sorgfältig arbeiten. Es empfiehlt sich zumindest also folgendes zu wissen, um
ein erfolgreiches Telefongespräch zu führen:
 in welchem Bereich ein Unternehmen aktiv ist,
 welche Rolle oder Position der Gesprächspartner innehat.

4. Die richtige Atmosphäre im Telefonat schaffen

Zeigen Sie Wertschätzung für das Telefonat, indem Sie für diesen Zweck einen Besprechungsraum
buchen. So schaffen Sie die Voraussetzung für eine angenehme, ruhige und störungsfreie
Gesprächsatmosphäre.
Sollte das nicht machbar sein, dann versuchen Sie, ein ruhiges Plätzchen im Büro zu finden und geben
Sie Kollegen und Kolleginnen Bescheid, damit diese eventuelle Hintergrundgeräusche auf ein Minimum
reduzieren können.
5. Aussagen kurz und bündig halten
Zu gelungener Kommunikation gehört das Sprechen gleichermaßen wie das Zuhören. Hierzu gehören
folgende drei Punkte für ein erfolgreiches geschäftliches Telefongespräch einzuhalten:
 Halten Sie eigenen Aussagen kurz und prägnant, um dem Gegenüber das Zuhören leichter zu
machen.
 Denken Sie noch vor Gesprächsbeginn über das Ziel Ihres Anrufs nach.
 Richten Sie die Kommunikation auf das Erreichen dieses Ziels aus.
Es mag trivial klingen, aber wenn es Ihnen nicht gelingt, die eigene Aussage auf den Punkt zu bringen,
dann laufen Sie Gefahr, die Aufnahmefähigkeit des Gegenübers zu überlasten es kommt zu einer
psychologischen Stressreaktion, die den Gesprächsfluss zusammenbrechen lassen kann.
Schlimmstenfalls wird das Gegenüber das Telefonat als absolute Zeitverschwendung empfinden.

6. Freundlich und direkt auftreten

Fallen Sie nicht einfach mit der Tür ins Haus, aber vermeiden Sie gleichzeitig übermäßige Zurückhaltung.
Es gibt einen guten Grund für Ihren Anruf davon sollte Ihr Gegenüber zumindest ausgehen. Ein klein

Interesse ohne Gefahr zu laufen, sich in persönlichen Anekdoten zu verrennen.

Der eigentliche Grund für den Anruf ist aber geschäftlicher Natur. Was gilt es also nun zu beachten, um
diesen eher schmalen Grad zwischen Freundlichkeit und Direktheit zu treffen? Diese zwei elementaren
Aspekte sind zu beachten:
 Sie sollten nach spätestens einer Minute auf den eigentlichen Grund Ihres Anrufs zu sprechen
kommen.

Sie den Eindruck erwecken als gäbe es keinen wirklich wichtigen Grund für Ihren Anruf. Sollte Ihr
Gesprächspartner momentan tatsächlich keine Zeit haben, dann wird er oder sie Ihnen das
vermutlich ohnehin mitteilen oder das Gespräch erst gar nicht annehmen.

7. Sicherstellen, dass die Botschaft im Telefongespräch angekommen ist

Geschäftliche Telefonate zu führen, ist zwar keine hohe Wissenschaft, es ist aber dennoch ratsam zu
überprüfen, ob die Informationsübertragung einwandfrei funktioniert. Ermutigen Sie Ihr Gegenüber,
Fragen zum Gesprächsinhalt zu stellen. Werden keine Fragen gestellt, so ist der Gesprächspartner
vielleicht gerade dabei, die aufgenommenen Informationen zu verarbeiten und in eigene Worte zu
bringen die perfekte Möglichkeit zu prüfen, ob die Botschaft am anderen Ende der Leitung
angekommen ist.
Feedback dieser Art ist ungemein wichtig, da Telefongespräche weit mehr sind als das tatsächlich
Gesagte. Sogar das, was wir nicht sagen und was wir zwischen den Zeilen mitteilen, ist wichtiger
Bestandteil unserer Kommunikation. Durch Nachfragen, Klarstellungen und Wiederholungen lassen sich
diese Kommunikationslücken elegant überbrücken und somit ergibt sich auch für beide Seiten eine
erfolgreiches Telefonat.
8. Mut zur Stille im Telefonat
Gespräche ohne Punkt und Komma sind nicht nur anstrengend und ermüdend, sondern missen auch ein
oft unterschätztes kommunikatives Stilmittel: Stille. Einerseits kann der Kontext eines Gesprächs zu
emotional und aufwühlend sein, dass ein Moment der Stille wichtig sein kann, um sich wieder zu sammeln
und die eigenen Gedanken zu ordnen. Andererseits gilt Stille als eine der am meisten unterschätzen
Verhandlungstaktiken überhaupt.
Neben den von uns gewählten Worten, unserer Stimmlage und unserem Sprachstil stellt Stille einen
wichtigen Aspekt jeglicher Telefongespräche dar. Stille in einem geschäftlichen Telefongespräch kann
jedoch verschiedene Bedeutungen haben:
 Stille lässt sich beispielsweise in Verhandlungen bewusst nutzen, wenn Ihr Gesprächspartner dazu
neigt, Stille mit Worten zu füllen und dadurch vielleicht mehr preisgibt als geplant.
 Stille kann aber auch ein Signal des aktiven Zuhörens sein, sie symbolisiert Ihre Wertschätzung für
die Botschaft des Gegenübers.
 Stille kann auch ein Zeichen für Ihre Reflektion gegenüber dem Gesagten darstellen.

9. Deutliches Sprechen im Gespräch

Nuscheln ist zwar menschlich, aber undeutliches Sprechen bringt Ihre Gesprächspartner in eine
unangenehme Situation, denn sie müssen Sie darum bitten, sich zu wiederholen. Geschäftliche
Telefonate funktionieren anders als die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, und es ist schwerer,
das Gesagte zu verstehen, wenn man keine Hinweise aus Körpersprache, Mimik, oder Gestik herauslesen
kann. Es ist also an Ihnen, so klar und deutlich wie möglich zu sprechen.
Ein einfacher Tipp um sich deutlich auszudrücken, ist beim Sprechen zu lächeln das klingt vielleicht
eigenartig, aber es bringt Sie dazu, natürlicher und dadurch verständlicher zu sprechen; und das gilt
besonders, wenn Sie vor geschäftlichen Telefongesprächen leicht nervös werden.

10. Gesprächspartner nicht ohne Vorwarnung weiterverbinden oder in die

Warteschlange schalten
Sie sollten niemals davon ausgehen, dass Ihr Gegenüber genug Zeit mitbringt, um in einer Warteschlange
zu verharren. Seien Sie respektvoll und fragen vorher nach, ob der Gesprächspartner einverstanden ist,
für ein paar Sekunden zu warten.
Gleiches gilt für das Weiterverbinden von Gesprächspartner zu anderen Personen oder Abteilungen. Die
Person zuvor um ihr Einverständnis zu bitten und ihr alle notwendigen Informationen mit auf den Weg zu
geben, macht den Prozess einfacher und unkomplizierter. Sie sollten Ihrem Gesprächspartner zumindest
diese zwei Punkte mitteilen:
 den Grund, warum Sie das Gespräch weiterleiten,
 ein paar Worte über die Person, an die Sie Ihren Gesprächspartner verbinden.
Machen Sie sich also wenn solche Fälle auch mit Ihre Telekommunikationsanlage vertraut, um diese
einach und ohne Komplikationen bedienen zu können. Auch Telefongespräche aufzeichnen bzw.
Sprachaufzeichnungen können eine hilfreiche Funktionalität einer Telekommunikationsanlage sein.

11. Keine Antwort im Telefonat parat? Kein Problem!

Sie können nicht alles wissen. Wenn Sie auf eine Frage keine zufriedenstellende Antwort geben können,
dann teilen das Sie Ihrem Gegenüber höflich mit. Das ist immer noch besser, als möglicherweise falsche
Informationen weiterzugeben. Versicheren Sie Ihrem Gesprächspartner jedenfalls, dass Sie die
Angelegenheit baldmöglichst klären und dann zurückrufen werden. Das wirkt nicht nur kompetent,
sondern gibt Ihrem Gegenüber auch ein sicheres und zuverlässiges Gefühl mit Ihnen zu arbeiten.
12. Zu guter Letzt: Spaß beim Telefonieren
Sorgfältige Vorbereitung führt zu erfolgreicheren Geschäftstelefonaten ein Gesprächsplan und ein
wenig Recherche vorab geben Ihnen die nötige Sicherheit, um bessere geschäftliche Telefonate zu
führen. Ihrem Gesprächspartner wissen zu lassen, dass Sie das Gespräch genossen hast, trägt zum Ausbau
der persönlichen Beziehung bei.

Sprache bleibt wichtig und sollte im Bereich der digitalen Kommunikation stets beachtet werden. Mit
diesen einfachen Tipps führen Sie jedes Telefonat zum Erfolg. Diese Tipps können Sie als Checkliste
verwenden, um richtig zu telefonieren und in der Zukunft selbstbewusster in geschäftliche
Telefongespräche reingehen. Handeln Sie stets vorbereitet, zielgerichtet und höflich, und Sie werden:
 schneller Deals abschließen,
 Nachbesprechungen persönlicher gestalten,
 Ihren Workflow beschleunigen.