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Vorwort
Hinweis: Die Schreiben in der vorliegenden Broschre und im Internet stellen Musteranschreiben dar. Sie knnen insofern keine auf jeden Einzelfall bezogene verbindliche juristische Argumentation beinhalten. Sie knnen keine individuelle Beratung bei einem Rechtsanwalt ersetzen. Die Deutsche Post bernimmt fr den Inhalt keinerlei Gewhr in rechtlicher Hinsicht.
Inhalt
Inhalt im berblick
6 Norm und Form fr professionelle Briefe 8 DIN und Gestaltungstipps 10 Neue Rechtschreibregeln 14 Setzen Sie sich und Ihr Anliegen ins rechte Licht 16 Anfragen: Informiert durchs Leben 18 Entschuldigung / Krankmeldung / Beurlaubung: Ein Brief wird erwartet 20 Kndigung: Vertrge fristgerecht beenden 22 Bewerbung: Das Aushngeschild 26 Leserbrief: Offen die Meinung uern 28 Umzugsmitteilung: Damit die Post ankommt 30 Zu- oder Absage: Eine Frage der Hflichkeit 32 Verschaffen Sie sich Ihr Recht 34 Beschwerde: Nicht einfach alles hinnehmen 36 Einspruch / Widerspruch: Bares Geld wert 38 Mahnung: Wegen Mngeln und Zahlungspflicht 40 Mietminderung: Bei Schimmel und Zugluft 42 Reklamation: Lassen Sie sich nichts gefallen 44 Nehmen Sie sich Zeit fr andere 46 Dankschreiben: Einfach nett 48 Einladung: Macht Spa 50 Genesungswnsche: Tun gut 52 Glckwnsche: Aber gern! 54 Kondolenzschreiben: Was schreibe ich blo? 56 Trauerdrucksache / Traueranzeige: Freunde und Bekannte benachrichtigen 58 Ntzliche Tipps 60 Porto und Versand 62 Literatur und Adressen
rgert es Sie, wenn Sie einen Brief erhalten und diesen mehrfach kreuz und quer lesen mssen, um zu erfassen, was der Absender Ihnen mitteilen mchte oder was Sie tun sollen? Meist kommt es dazu, wenn das Papier der Schriftfarbe sehr hnelt, die Schriftgre zu klein gewhlt wurde oder wenn der Brief inhaltlich und gestalterisch nicht klar gegliedert ist. Ein schlecht gestalteter Brief ist jedoch nicht nur schwer zu verstehen, der Unmut des Empfngers darber erschwert auch die Durchsetzung Ihrer Interessen und das Bild Ihres Briefes wird direkt auf Sie bertragen. Um einen solchen Eindruck zu vermeiden, sollten Sie Ihre Schriftstcke stets leserfreundlich, zweckmig und bersichtlich gestalten.
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Bei der zweckmigen Gliederung Ihres Briefes helfen Ihnen die DIN 5008 und 676. Einen bersichtlichen Aufbau erreichen Sie durch Abstze, Aufzhlungszeichen und fett gedruckte Wrter. Wenn Sie den Brief per Computer schreiben, nutzen Sie eine mglichst deutliche Schriftart wie Arial oder Times. Die optimale Schriftgre betrgt 10 bis 12 Punkt. Der Zeilenabstand betrgt eine Zeile. Professionell und seris wirken Sie, wenn Sie fr offizielle Schreiben weies Briefpapier und einen neutralen Briefumschlag whlen. Bei eher persnlichen Anlssen wie Danksagung, Glckwunsch oder Kondolenz verwenden Sie am besten Briefkarten.
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1,69 cm 10,16 cm
2,41 cm
Briefkopf mit Absenderadresse mit Name, Anschrift, Telefon-, evtl. Fax-, Mobilnummer, E-Mail
8,5 cm
Das Anschriftfeld mit 3 Zeilen fr postalische Vermerke (Schriftgrad 68) und 6 Zeilen fr die Empfngeradresse (Schriftgrad 1012)
Datum
5,08 cm
Unternehmen GmbH & Co. Herrn / Frau Ansprechpartner Strae oder Postfach PLZ Ort
4 cm
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Anrede des Ansprechpartners, wer auf die uere Form achtet, macht schon auf den ersten Blick einen professionellen Eindruck und wird ernst genommen. Durch den einheitlichen Aufbau erkennt der Empfnger auerdem gleich, worum es geht, und Ihr Anliegen kann schnell bearbeitet werden. Der Brieftext ist in eine Einleitung (ein bis drei verbindliche oder erklrende Zeilen), den Hauptteil (die klare Beschreibung des eigentlichen Anliegens) und den Schluss (Hinweis auf Vorgehen, Erwartungen und Forderungen) gegliedert. Zur Strukturierung des Textes folgt nach jedem Absatz eine Leerzeile. Die Gruformel am Textende kann je nach Bekanntheitsgrad auch persnlicher formuliert werden als in diesem Briefbeispiel. Mit freundlichen Gren
Name des Unterschreibenden (Enthlt der Briefkopf den Namen, kann diese Zeile entfallen.) PS: Das Postskriptum sollte kurz geschrieben werden und die Lnge von zwei Zeilen mglichst nicht berschreiten. evtl. Anlagen
Den Briefkopf knnen Sie individuell gestalten. Sie sollten aber daran denken, dass er ins Gesamtbild passt und leserlich ist. Das Datum steht in der ersten Briefzeile 10,16 cm vom linken Textrand entfernt. Fr die Schreibung gibt es folgende Mglichkeiten: 4. Jan. 2008 oder 4. Januar 2008 04.01.08 oder 04.01.2008 08-01-04 oder 2008-01-04 Das Anschriftfeld umfasst drei Zeilen fr postalische Vermerke (z. B. Einschreiben, Nicht nachsenden!) und sechs Zeilen fr die Anschrift. Soll der Brief den Empfnger ungeffnet erreichen, muss dessen Name ber dem Firmennamen an erster Stelle stehen. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und -land in Grobuchstaben geschrieben. Vorlagen fr Anschriftformate befinden sich im Briefassistenten unter www.briefeschreiben.de Im Betreff informieren Sie den Empfnger in Kurzform ber Ihr Anliegen. Hier sollten Sie immer falls vorhanden Aktenzeichen, Referenz- oder Rechnungsnummer angeben.
Die bliche Anrede ist Sehr geehrter Herr X / Sehr geehrte Frau Y, ggf. mit akademischem Grad (Dr.) und Titel (Graf von). Wer den Empfnger kennt, kann ruhig auch persnlicher werden und mit Liebe Frau Z einsteigen. Im Brieftext beschreiben Sie Ihr Anliegen so genau wie mglich. Gruformel und Unterschrift: Klassische Abschlsse sind Mit freundlichem Gru oder Freundliche Gre. Kennt man sein Gegenber, sind Herzliche / Viele Gre persnlicher. Unter der Unterschrift kann der Name noch einmal abgedruckt werden. Anlage(n) und PS: Im Postskriptum (Nachsatz) machen Sie Anmerkungen, die ber den Inhalt des Briefes hinausgehen bzw. einen wichtigen Punkt betonen. Wenn Sie dem Brief etwas beilegen, weisen Sie mit dem Wort Anlage darauf hin. Sie mssen diese aber nicht aufzhlen. Achtung: Sicherheitshalber keine Originale, sondern nur Kopien als Anlage mitschicken.
Regel 1 Nach einem kurzen Vokal (Selbstlaut) schreibt man immer Doppel-s. traditionelle Schreibung Ku bichen (er / sie) it reformierte Schreibung Kuss bisschen (er / sie) isst
Regel 2 Folgt auf einen kurzen Vokal (Selbstlaut) ein einzelner Konsonant (Mitlaut), so wird dieser in der Regel doppelt wiedergegeben. traditionelle Schreibung numerieren Tip Friteuse reformierte Schreibung nummerieren Tipp Fritteuse
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Regel 3 Beim Zusammentreffen von drei gleichen Konsonanten (Mitlauten) bleiben alle Buchstaben erhalten. traditionelle Schreibung Schiffahrt Stilleben Sperriegel reformierte Schreibung Schifffahrt Stillleben Sperrriegel
Regel 4 Verbindungen von einem Verb (Zeitwort) im Infinitiv (in der Grundform) mit einem zweiten Verb (Zeitwort) werden in der Regel getrennt geschrieben. traditionelle Schreibung fltengehen (= verloren gehen) spazierenfahren reformierte Schreibung flten gehen spazieren fahren
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Regel 5 In Zusammensetzungen mit Ziffern setzt man einen Bindestrich. traditionelle Schreibung 6jhrig 100prozentig 3tonner reformierte Schreibung 6-jhrig 100-prozentig 3-Tonner
Regel 6 Tageszeiten nach den Wrtern heute, gestern, vorgestern, morgen und bermorgen werden grogeschrieben. traditionelle Schreibung heute abend gestern mittag morgen vormittag reformierte Schreibung heute Abend gestern Mittag morgen Vormittag
Regel 7 Adjektive (Eigenschaftswrter) in festen Verbindungen mit einem Substantiv (Hauptwort) werden im Normalfall kleingeschrieben. Bei bestimmten festen Verbindungen mit neuer Gesamtbedeutung ist auch die Groschreibung des Adjektivs blich. traditionelle Schreibung das Schwarze Brett das Groe Los das Zweite Gesicht reformierte Schreibung das schwarze Brett / das Schwarze Brett das groe Los das zweite Gesicht / das Zweite Gesicht
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Regel 8 Die Buchstabenfolge st wird jetzt getrennt. Die Buchstabenfolge ck kommt bei der Trennung auf die neue Zeile. traditionelle Schreibung Fen-ster / We-ste Bk-ker / Zuk-ker reformierte Schreibung Fens-ter / Wes-te B-cker / Zu-cker
Regel 9 Wrter mit lassen sich meistens von einem Stammwort mit a ableiten. traditionelle Schreibung behende Gemse aber weiterhin: Eltern reformierte Schreibung behnde Gmse Eltern
Literaturhinweis: Christian Stang, Duden, Deutsche Rechtschreibung kurz gefasst, Dudenverlag 2006, ISBN 978-3-411-04573-0
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Kleider machen Leute, sagt das Sprichwort. Es knnte aber auch lauten: Briefe machen Eindruck. Denn genau wie Kleidung sind auch Briefe Ausdruck der Persnlichkeit. Egal, ob es sich um eine Anfrage, eine Bewerbung oder einen Leserbrief handelt: Mit einem flssig geschriebenen sowie korrekt und individuell gestalteten Brief zeigen Sie Kompetenz, Stil und Selbstbewusstsein. Sie prsentieren sich im besten Licht und verschaffen Ihrem Anliegen die gewnschte Beachtung.
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Ihr Anliegen
Mit einem Brief hat der Empfnger, ob nun Privatperson oder Institution, alle Daten und Unterlagen vor sich liegen, so dass Missverstndnisse durch falsch verstandene Informationen nicht so leicht auftreten. Formal reichen die Briefanlsse dieses Kapitels von der legeren Umzugsmitteilung an Freunde ber die informelle Kndigung bis hin zur hochformellen Bewerbung. Die Beispiele und Tipps helfen Ihnen, sich bei allen Anlssen per Brief erfolgreich in Szene zu setzen.
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Beispiele fr Anfragen
Anfrage zu Weiterbildungsangeboten
Sehr geehrter Herr Mller, wie ich in einem Artikel im Hamburger Abendblatt gelesen habe, bietet die Arbeitsagentur Eimsbttel viele Umschulungs- und Weiterbildungsmglichkeiten an. Ich interessiere mich sehr fr diese Angebote und bitte um Zusendung nherer Informationen an die o. g. Adresse. Mit freundlichen Gren
Ihr Anliegen
Beispiel nach
Konkreten Dienstleistungen und Produkten Katalogen, Prospekten, Preislisten Geschftsberichten Informationsmaterial ber Hotels, Vereine oder Einrichtungen Studien-, Schulungsunterlagen Formularen (Schadensmeldung, Einkommensteuererklrung usw.) Vorformulierten Antrgen (Freistellungsantrag, Antrag auf Arbeitslosengeld etc.)
Nennen Sie die genaue Produktbezeichnung oder Dienstleistung, ber die Sie sich informieren wollen Teilen Sie ggf. die geplante Verwendung oder das Ziel der Dienstleistung mit Was wollen Sie wissen? Listen Sie die Punkte auf mit Aufzhlungszeichen erreichen Sie bersichtlichkeit Nennen Sie gewnschte Liefermenge, Ort und Termin In welcher Form erwarten Sie das Angebot? Schriftlich oder telefonisch? Stichtag fr die Angebotsunterbreitung Geben Sie Ihre vollstndige Adresse mit Telefonnummer und / oder E-MailAdresse an, damit Sie erreichbar sind
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Entschuldigung
Sehr geehrte Frau Sommer, bitte entschuldigen Sie das Fehlen meiner Tochter Andrea. Sie ist krank und muss fr die Dauer von mindestens einer Woche dem Unterricht fernbleiben. Ein Attest liegt bei. Vielen Dank fr Ihr Verstndnis. Mit freundlichen Gren
Beurlaubung
Sehr geehrte Frau Caspers, am 2. September feiern wir im groen Familienkreis den 80. Geburtstag meiner Mutter. Die Feier beginnt um 11 Uhr morgens in Kln. Ich bitte Sie, meinen Sohn Dirk an diesem Tag vom Unterricht zu beurlauben. Vielen Dank fr Ihr Verstndnis. Mit freundlichen Gren
*Die Regelungen der Schulbehrden der Lnder besagen, dass die Vorlage eines rztlichen Attestes erst ab dem 10. Krankheits(unterrichts)tag erforderlich ist. Allerdings kann die Schulleitung das Attest auch schon frher verlangen, wenn begrndete Zweifel am Grund des Fernbleibens vom Unterricht vorliegen (z. B. bei hufigem Fehlen). Auf Grund dieses Sachverhalts empfiehlt sich die Vorlage eines Attests schon nach drei Fehltagen.
Ihr Anliegen
sollte enthalten
Name des Kindes Grund der Abwesenheit Voraussichtliche Dauer der Abwesenheit, ggf. mit rztlichem Attest* Unterschrift des Erziehungsberechtigten
Trauerfall in der Familie Teilnahme an Wettkmpfen oder Wettbewerben Runder Geburtstag der Groeltern Silberne Hochzeit der Eltern oder Groeltern
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Beispiele fr Kndigungen
Liebe Frau Sebastian, da ich aus beruflichen Grnden zum Jahresende nach Stuttgart ziehe, kndige ich hiermit fristgerecht meine Mitgliedschaft im Tennisclub zum 31. Dezember 20.. Ich habe mich im Club immer sehr wohl gefhlt und dort viele schne Stunden verbracht. Dafr mchte ich mich bei allen herzlich bedanken. Viele Gre
Ihr Anliegen
Kndigungsfristen
Werden Vertrge beendet, sind festgelegte Fristen einzuhalten. Dabei gelten soweit nicht anders vereinbart die gesetzlichen Kndigungsfristen. Arbeitsverhltnisse knnen seitens des Arbeitnehmers mit einer gesetzlichen Frist von vier Wochen zum Fnfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekndigt werden (BGB 622). Mietvertrge ber Wohnraum und Dienstleistungsvertrge (z. B. Sportstudios, Versicherungen, Telefon) mssen sptestens drei Monate vor Ablauf gekndigt werden, sonst verlngert sich die Vertragslaufzeit automatisch um ein weiteres Jahr. Ausnahmen und Sonderregelungen, wie z. B. die fristlose Kndigung, sollten Sie immer mit einem Rechtsanwalt besprechen.
Ihr Kndigungsschreiben sollte
enthalten
Datum des Vertragsabschlusses Ggf. Mitglieds-, Vertragsnummer Vertragsgegenstand und Kndigungstermin Alle im Vertrag genannten Parteien Evtl. Grund und Anlagen Ihre Unterschrift (!)
Tipp: ber Kndigung oder Widerrufe von Verbrauchervertrgen beraten Sie die Verbraucherzentralen des jeweiligen Bundeslands. Adressen finden Sie im Branchenbuch oder im Internet unter www.verbraucherzentrale.de
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NELE NACHTMANN
Neuengammer Hauptdeich 189 21039 Hamburg Telefon: 040 567890 E-Mail: Nele@dodo.de
Sehr geehrte Frau Christiansen, Ihre Anzeige im Hamburger Abendblatt vom 12. Mai 20.. hat mich sehr angesprochen. Sie suchen eine Assistentin der Geschftsfhrung, die selbststndig arbeitet, Organisationstalent besitzt und gerne reist. Damit beschreiben Sie genau die Position, die ich mir als nchsten Schritt in meiner beruichen Karriereplanung wnsche. Kurz ein paar Worte zu mir: Meine Ausbildung als Brokauffrau habe ich vor zweieinhalb Jahren erfolgreich abgeschlossen. Seitdem arbeite ich als Teamassistentin in einer PR-Agentur. Fr unsere siebenkpge Mannschaft koordiniere ich Termine, organisiere Geschftsreisen und erledige die Korrespondenz. Neben der Textverarbeitung am PC und am Mac beherrsche ich auch Tabellenkalkulationsprogramme und erstelle Prsentationen in PowerPoint. Auerdem spreche und schreibe ich ieend Englisch. Obwohl mir meine Arbeit in der Agentur sehr viel Spa macht, mchte ich mich nun beruich weiterentwickeln und mich neuen Herausforderungen stellen. Meine Gehaltsvorstellung liegt bei 31.000 EUR im Jahr. Eine neue Stelle knnte ich frhestens am 1. August 20.. antreten. Wenn Sie sich vorstellen knnen, dass ich zu Ihrem Unternehmen passe, freue ich mich ber die Einladung zu einem persnlichen Gesprch. Mit freundlichen Gren
Ihr Anliegen
Selbstbewusster Betreff
Unternehmen schalten oft mehrere Stellengesuche gleichzeitig. Machen Sie es dem Empfnger leicht, zu erfassen, auf welche Anzeige Sie sich melden. Vermeiden Sie dabei aber trockene Aussagen wie Ihr Stellengesuch im Abendblatt vom 13.05.20... Pfiffige Mediengestalterin gesucht? hrt sich netter und selbstbewusster an.
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NELE NACHTMANN
Neuengammer Hauptdeich 189 21039 Hamburg Telefon 040 567890 E-Mail: Nele@dodo.de
Lebenslauf
Berufsausbildung 09/199609/1998 Lehre Brokauffrau H&H, Krefeld Note der Abschlussprfung: gut
Schulausbildung 19901996 Realschule Horkesgath, Krefeld Abschluss: mittlere Reife mit der Note gut Pestalozzi-Grundschule, Krefeld
19861990
Praktika 1996 1995 zweiwchiges Schulpraktikum PR-Agentur Sommer, Krefeld zweiwchiges Schulpraktikum Kaufhaus Plum, Krefeld
Weitere Qualikationen Sprachkenntnisse: PC-Kenntnisse: Englisch gut, Franzsisch Grundkenntnisse Microsoft Ofce (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Nele Nachtmann
Ihr Anliegen
Der Lebenslauf
Personalchefs haben viele Bewerbungen vor sich liegen. Die Lebenslufe der Kandidaten helfen dabei, den berblick zu behalten und vor allem einen ersten Eindruck von den Bewerbern zu bekommen. Dabei wird auch zwischen den Zeilen gelesen: Abgeknickte Ecken oder Flecken zeigen die lockere Einstellung zur Ordnung. Lcken im Lebenslauf werfen Fragen auf und wecken Zweifel. Praktika zeigen Engagement. Sogar Hobbys knnen angefhrt werden, wenn diese fr die ausgeschriebene Stelle wichtig sind. Eine angehende Erzieherin sollte beispielsweise die jahrelange Jugendgruppenbetreuung erwhnen.
Die Form
Heute ist es blich, den Lebenslauf in tabellarischer Form zu schreiben, wobei jeder Abschnitt mit den neuesten Informationen beginnt. Handschriftliche, ausfhrliche Lebenslufe sind unblich und sollten nur abgegeben werden, wenn es in der Stellenanzeige ausdrcklich verlangt wird. Gleiches gilt fr die Angabe der Namen und Berufe der Eltern. Die bislang blichen persnlichen Angaben (z. B. Geburtsdatum, Nationalitt) sowie das Bewerbungsfoto drfen Unternehmen laut aktualisiertem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) nicht mehr anfordern und bercksichtigen. Bewerber entscheiden nun selbst, ob sie diese Informationen mitteilen mchten oder nicht.
Der Lebenslauf sollte folgende
Punkte enthalten
Kompletter Name und Anschrift mit Telefonnummer Schul- und Berufsausbildung: Neueinsteiger fhren alle Zeitrume auf; nach der ersten Anstellung werden nur noch die Abschlsse genannt Fortbildung, Seminare, Schulungen Persnliche und fachliche Qualifikationen wie Computer- und Sprachkenntnisse Evtl. Auslandsaufenthalte, Praktika und Hobbys
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.tm
Hamburger Abendblatt Redaktion Leserbrief Axel-Springer-Platz 1 20350 Hamburg 27. Juni 20..
Artikel ber Schottland-Reisen in der Ausgabe vom 1. Juni 20.. Sehr geehrte Damen und Herren, ein wunderbarer Artikel! Er wird diesem faszinierenden Stckchen Erde Schottland absolut gerecht. Der Zauber der Landschaft, die Herzenswrme der Menschen genau wie Herr Rotluff es in seinem Reisebericht beschreibt, habe ich es bei meinem letzten Schottland-Urlaub vorgefunden. Treffender htte er Land und Leute nicht charakterisieren knnen. Ich freue mich schon auf den nchsten Reisebericht von Herrn Rotluff. Mit freundlichen Gren
Tanja Maunz
Ihr Anliegen
Reaktion auf einen Artikel Lob / Kritik an ffentlichen Aktionen Hinweis auf soziales Engagement Meinung zu (kommunal)politischen Ereignissen Meinung zu einem Thema von allgemeinem Interesse
Leserbriefe werden fast immer gekrzt. Formulieren Sie Ihr Thema deshalb przise. Das Wichtigste kommt zuerst Bleiben Sie sachlich, argumentieren Sie mit Fakten Nennen Sie Ihren vollstndigen Namen anonyme Leserbriefe drfen nicht verffentlicht werden Ggf. knnen Sie Beruf und Alter angeben Mit der Verffentlichung Ihrer Meinung bieten Sie gleichzeitig Angriffsflche fr Kritik Wer Unwahrheiten ber Dritte (Personen, Unternehmen, Institutionen) verbreitet, kann wegen Rufschdigung verklagt werden
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Adressnderung
Sehr geehrte Damen und Herren, ich ziehe um! Ab dem 1. Oktober 20.. erreichen Sie mich unter folgender Adresse: Sonja Prei Bundesstrae 31 88697 Bermatingen Mit freundlichen Gren
Sonja Prei
Ihr Anliegen
mitteilen
enthalten
Arbeitgebern Banken, Kreditinstituten, Versicherungen Evtl. Finanzamt Freunden, Verwandten, Bekannten Geschften, in denen Sie eine Kundenkarte besitzen GEZ Kindergarten, Schule Telefongesellschaften, Mobilfunkanbietern Vereinen, Verbnden Verlagen (bei Abonnements)
Ihre alte Adresse Ihre neue Adresse Datum des Umzugs Ggf. Mitglieds- oder Kundennummer
Tipp: Im Ratgeber Umziehen leicht gemacht finden Sie weitere Tipps, Checklisten und Benachrichtigungskarten rund um das Thema Umzug. Den kostenlosen Ratgeber erhalten Sie in den Filialen der Deutschen Post. Alle Informationen finden Sie auch im Internet unter www.deutschepost.de
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Ihr Anliegen
Keine Diskussion
Ein Kostenvoranschlag ist fr den Empfnger vllig unverbindlich und kann selbstverstndlich abgelehnt werden. Wenn Sie dies schriftlich tun, betonen Sie damit die Endgltigkeit Ihrer Entscheidung und ersparen sich unangenehme Diskussionen. Das Gleiche gilt fr ein Jobangebot, das Ihnen nicht zusagt.
Sie eine Einladung nicht annehmen knnen Sie einen Termin verschieben mssen Sie ein Angebot, z. B. Versicherung, Job, Handwerksleistungen, nicht annehmen wollen
Dank fr die Einladung, das Angebot uerung des Bedauerns Grund der Absage Eventuell Glck- oder Zukunftswnsche
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Mit einer geschriebenen Beschwerde wird man ohne nervenaufreibende Diskussion rger los. Eine Mahnung hat schwarz auf wei mehr Gewicht als eine per Telefon. Die schriftliche Reklamation gilt im Zweifel vor Gericht als Beweis. Solche Briefe zu schreiben, bereitet meist ziemliche Bauchschmerzen, aber wer wei, wie es geht, kann viel fr sich erreichen und verschafft seinem Anliegen die gewnschte Beachtung. So rgerlich die Situation auch ist, eine schnelle und gtliche Klrung erreichen Sie am ehesten, wenn Sie Ihre Emotionen zurckstecken, sich an die Fakten halten und Ihren Brief freundlich, aber bestimmt formulieren. Denn besonders hier gilt: Der Ton macht die Musik!
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Ihr Recht
Bevor Sie den Brief schreiben, berlegen Sie zunchst in Ruhe, was Sie erreichen wollen. Gibt es zu Ihrem Brief eine Vorgeschichte, z. B. andere Briefe oder Telefonate? Wie heit Ihr Ansprechpartner? Gehen Sie in Ihrem Schreiben gegebenenfalls auf diese Vorgeschichte ein. Wenn Sie sich in Ihrem Brief auf eine Rechnung oder vorhergehende Reklamation beziehen, legen Sie Ihrem Brief auch Kopien dieser Unterlagen bei. Prfen Sie abschlieend, ob Sie Ihr Anliegen klar und verstndlich formuliert haben. Kopieren Sie Ihr Schreiben fr die eigenen Unterlagen. Und dann ab zum Briefkasten!
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Beispiele fr Beschwerden
Ihr Recht
enthalten
Mangelhafte Qualitt Leistungen, die nicht den Erwartungen entsprechen Schlechten Service Lrmbelstigung Unfreundliche Bedienung Zu lange Wartezeiten (z. B. in Restaurants)
Grund der Beschwerde Beschreibung des Vorfalls Datum des Vorfalls Persnliche Meinung Evtl. Verbesserungsvorschlag Ausdruck der Hoffnung, dass es nicht noch einmal vorkommt
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Anja Ahlsen
Einschreiben Rckschein
Sehr geehrte Damen und Herren, die von mir bei den Werbungskosten geltend gemachte Abschreibung fr den im vergangenen Jahr angeschafften Fotokopierer wurde von Ihnen nicht bercksichtigt. Der Fotokopierer steht in meinem Bro und wird von mir ausschlielich zu beruichen Zwecken verwendet. Ich lege deshalb Einspruch gegen den oben genannten Einkommensteuerbescheid ein und bitte Sie, die Abschreibung anzuerkennen. Anbei erhalten Sie eine Kopie der Rechnung des Gertes. Mit freundlichen Gren
Ihr Recht
Vollstreckungsbescheide oder Versumnisurteile Fehlerhafte Renten-, Steuer- oder Bugeldbescheide Strafbefehle Wohnungskndigung wegen Eigenbedarf Bauvorhaben oder Flchennutzungsplne Versicherungssummen oder Entschdigungen, mit denen Sie nicht einverstanden sind Falsche Einstufungen durch die Versicherung (z. B. Pflegeversicherung)
Es muss eindeutig sein, wer Einspruch einlegt Der Begriff Einspruch bzw. Widerspruch muss enthalten sein Nennen Sie den Bescheid, gegen den Sie Einspruch einlegen (mit Betreff, Datum, Aktenzeichen) Begrnden Sie Ihren Einspruch / Widerspruch Legen Sie Rechnungen, Fotos, Beglaubigungen etc. bei Bitten Sie um Prfung des Vorgangs und Benachrichtigung
Tipp: Verschicken Sie Ihren Einspruch / Widerspruch per Einschreiben mit Rckschein, damit Sie die fristgerechte Einreichung nachweisen knnen.
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Beispiele fr Mahnungen
Reklamation
Sehr geehrter Herr Schmidt, am 11. Juli 20.. reklamierte ich den bei Ihnen gekauften Haartrockner der Marke Turbodry und schickte Ihnen das defekte Gert zurck. Bis heute haben Sie auf meine Bitte um Umtausch oder Rckerstattung des Kaufpreises von 39,95 EUR nicht reagiert. Ich bitte Sie noch einmal nachdrcklich, mir umgehend entweder ein neues Gert zu schicken oder das Geld auf mein Konto Nr. 2121... bei der ... Bank, BLZ 200..., zu berweisen. Anliegend finden Sie eine Kopie der Rechnung und des Lieferscheins. Mit freundlichen Gren
*Minderung ist ein Gewhrleistungsanspruch, der beim Kauf ( 462 BGB), beim Werkvertrag ( 634 BGB) und beim Reisevertrag ( 651d BGB) im Falle einer mangelhaften Leistung gegeben ist. Dabei wird der Kaufpreis, der Werklohn bzw. der Reisepreis herabgesetzt.
Ihr Recht
Hinweis auf die vorangegangene Reklamation, Zahlungserinnerung Datum der Reklamation, Zahlungserinnerung Grund der Reklamation, Zahlungserinnerung Frist zur Mngelbehebung, zum Ausgleich der Auenstnde Konsequenzen Kopien vorangegangener Schreiben
Umtausch oder Geld zurck Minderung* Kostenlose Nachbesserung, Reparatur Zahlung des ausstehenden Betrages
Tipp: Mahnungen sollten immer per Einschreiben / Rckschein verschickt werden. Nur so haben Sie einen Beleg fr Ihre Forderungen und dafr, dass die Mahnung den Adressaten erreicht hat.
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oliver drr
Rilkeweg 1 88677 Markdorf Tel.: 07544 50689
22.11.20..
Sehr geehrter Herr Meier, in meinem Schreiben vom 25.10.20.. schilderte ich Ihnen den Zustand meiner Wohnung feuchte Wohnzimmerwand mit Schimmelflecken und bat Sie, die Mngel zu beheben. Da Sie bis heute noch nicht auf mein Schreiben reagiert haben und sich der Zustand der betroffenen Wand noch weiter verschlechtert hat, mindere ich meine monatlich zu zahlende Miete um 20 %, beginnend mit der nchsten Zahlung. Bitte veranlassen Sie, dass die Mngel umgehend (sptestens bis zum 28.11.20..) behoben werden. Rufen Sie mich bitte an, damit wir das weitere Vorgehen besprechen knnen. Mit freundlichen Gren
Ihr Recht
Anschrift, ggf. Etage und Mieternummer Mngel Bitte um Behebung der Mngel Frist zur Behebung der Mngel
Hinweis auf das erste Schreiben Alle Informationen aus dem ersten Schreiben Grund der Mietminderung Hhe der Mietminderung Dauer der Mietminderung (vom Zeitpunkt des Schreibens bis zur Mngelbehebung) Evtl. Fotos vom Mangel
Tipp: Als Mitglied bei Mieterschutzbund oder -vereinen bekommen Sie hilfreiche Tipps und rechtliche Rckendeckung. Adressen und Telefonnummern finden Sie im Telefonbuch, im Internet oder im Vereinsregister Ihrer Stadt. In komplizierten Fllen wenden Sie sich am besten an einen auf Mietrecht spezialisierten Anwalt.
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K AT R I N H E I N E M A N N
Elektro Schmitz GmbH Frau Monika Markgraf Mainfeld 100 60529 Frankfurt
25.10.20..
Sehr geehrte Frau Markgraf, seit einiger Zeit schleudert unsere Waschmaschine nicht mehr richtig. Das Problem ist vor zwei Wochen das erste Mal aufgetreten. Wir haben das Gert am 04.07.20.. gekauft und es befindet sich damit noch innerhalb der gesetzlichen Garantiefrist von einem halben Jahr. Eine Fotokopie der Rechnung liegt bei. Als fnfkpfige Familie sind wir auf unsere Waschmaschine angewiesen. Bitte veranlassen Sie bis zum 01.11.20.. eine Reparatur oder einen Umtausch des Gerts. Mit freundlichen Gren
Ihr Recht
reklamieren
enthalten
Fehlerhafte Ware Unvollstndige Lieferung Nicht eingehaltene Konditionen (z. B. Lieferverzgerung, Preisnderungen)
Das knnen Sie erreichen
Produkt oder Dienstleistung Kundennummer, Auftragsdatum, -nummer Rechnungsnummer Kaufdatum, Mengenangaben Evtl. Liefertermin und -nummer Art und Umfang der Beschdigung Ihren Vorschlag / Ihre Forderung Frist fr Antwort, Reparatur oder Umtausch
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Freuen Sie sich ber persnliche Glckwunschpost zum Geburtstag oder zur bestandenen Prfung? Sind Sie angenehm berrascht, wenn Ihnen jemand mit einem netten Brief fr Ihre Hilfe dankt oder in schweren Zeiten an Sie denkt und Ihnen schreibt: Ich bin fr dich da!? Ihre Freunde, Bekannten und Verwandten auch und Anlsse dafr bietet der Alltag reichlich. Briefanlsse wie Einladungen, Dankschreiben oder Genesungswnsche zeigen dem Empfnger, dass Sie sich Zeit fr ihn nehmen. Deswegen kommen diese Briefe sowohl im offiziellen als auch im Privatbereich einfach gut an. Bei diesen Briefanlssen knnen Sie zwar auf den formellen Aufbau mit Briefkopf, Empfngeradresse und Betreff verzichten, aber auch hier gibt es Regeln und Empfehlungen, die Ihnen helfen, noch besser anzukommen:
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Zeit fr andere
Tipp: Viele Gestaltungsvorschlge fr Karten und Briefe finden Sie unter www.briefeschreiben.de ganz individuell oder einfach zum Ausdrucken.
Den persnlichen Charakter Ihres Briefes unterstreichen Sie, indem Sie diesen handschriftlich verfassen sowie durch die individuelle Gestaltung des Briefpapiers bzw. der Karte. Richtet sich Ihr Dank oder Glckwunsch an einen Empfnger, der Ihnen persnlich weniger nahesteht, helfen vorgedruckte Karten, den Einstieg zu finden. Bei Briefkarten, die sich an einen groen Empfngerkreis richten, ist es durchaus blich, diese drucken zu lassen. Druckereien in Ihrer Nhe finden Sie im Branchenbuch.
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Beispiele fr Dankschreiben
Liebe Frau Schmidt, das war wirklich ein schner Abend. Vielen Dank noch einmal fr die Einladung! Mein Mann und ich waren uns auf dem Nachhauseweg einig: So gelacht haben wir schon lange nicht mehr. Auch Ihr wunderbares Essen war ausgesprochen lecker. Herzliche Gre
Zeit fr andere
Fr eine Einladung Nach einer Party, einem Essen, Weihnachtsfeiern Fr Blumen oder Geschenke Fr Glck- und Genesungswnsche Fr Kondolenzbriefe
Welchen Anlass hat Ihr Dankeschn? Worber haben Sie sich genau gefreut (Essen, Blumen )? Was werden Sie mit dem Geschenk machen?
Dankschreiben denken?
Schreiben Sie den Text auf, bevor Sie die Druckerei ansprechen Fragen Sie, welche Gestaltungsvarianten die Druckerei anbietet Lassen Sie sich ein Kostenangebot erstellen Fragen Sie rechtzeitig nach den Produktionszeiten
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Beispiele fr Einladungen
Wir bitten um eure Anmeldung bis zum 01.05.20.. Wir freuen uns auf euch!
Zeit fr andere
je nach Anlass
stehen
Mit Konfetti zur Faschingsfete Mit der Speisenfolge bei Einladungen zum Essen Pasta satt, geschrieben mit Buchstabennudeln Legen Sie der Hochzeitseinladung kleine Herzen bei Ein Foto der letzten Feier zeigt: Hier wird es lustig! Edles Briefpapier betont den Stil der Veranstaltung Ihrer Kreativitt sind keine Grenzen gesetzt!
Wer ldt ein? Was ist der Anlass fr die Feier? Wann ist die Feier? Wo findet sie statt? Welche Kleidung ist erwnscht? Sind Begleitpersonen eingeladen? Gibt es etwas zu essen? Sollen die Gste etwas mitbringen? Bis wann wird eine Zusage erwartet? Anfahrtsskizze, Parkplatz- und bernachtungsmglichkeiten
Tipp: Zu offiziellen Anlssen und groen Festen lohnt es sich, Einladungskarten drucken zu lassen.
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Zeit fr andere
Hilfe anbieten
Lebensmittel, Zeitschrift, Shampoo braucht der Kranke vielleicht etwas? Wer holt ihn aus dem Krankenhaus ab? Indem Sie mitdenken und helfen, entlasten Sie den Betroffenen.
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Beispiele fr Glckwnsche
Liebe Silke, lieber Frank, whrend ihr im siebten Himmel schwebt, sind wir als uns die glckliche Nachricht erreichte aus allen Wolken gefallen. Heute ist es ja nicht mehr unbedingt Brauch zu heiraten. Umso schner, dass ihr euch freinander entschieden habt. Wir wnschen euch, dass ihr das gemeinsame Leben weiterhin gut meistert. Behaltet das innige Vertrauen zueinander. Achtung und Liebe sollen euch immer begleiten. Alles Liebe
Zeit fr andere
stehen
(Firmen-)Jubilum Geburtstag, Jahrestag Hochzeit, Geburt, Taufe Firmung, Konfirmation Fhrerschein, Abitur, Diplom Erster Job Erste eigene Wohnung Preisverleihung
Anlass, zu dem gratuliert wird Wnsche fr die Zukunft Freude, Stolz ber die bestandene Prfung Erinnerungen an ein gemeinsames Erlebnis oder die eigene Prfung
Tipp: Sie kennen die Person, der Sie gratulieren, nicht besonders gut? Zu vielen Anlssen gibt es vorgedruckte Karten, denen Sie noch persnliche Worte hinzufgen knnen. Damit machen Sie sich das Formulieren leichter.
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Beispiele fr Kondolenzschreiben
Lieber Karl, obwohl Elke nun schon lange krank war, knnen wir es gar nicht fassen, dass sie gestorben ist. Sie war immer so warmherzig und hat an alle gedacht. Weit du noch, wie sie unsere trnenberstrmte Caroline eingesammelt hat? Die Kleine hatte eine Fnf geschrieben und war so unglcklich. Mit einem Kakao in der Kche hat Elke die Kindertrnen getrocknet. Auch damals war sie schon vom Krebs gezeichnet. Aber an sich selbst hat sie nie gedacht. Wir werden sie so vermissen! Wenn wir dir helfen knnen, sind wir Tag und Nacht fr dich da. Unsere Gedanken sind bei dir.
Zeit fr andere
enthalten
Erzhlen Sie, dass Sie vom Tod erfahren haben Berichten Sie, wie Sie die Nachricht aufgenommen haben Wrdigen Sie die Person und ihre Leistungen oder erinnern Sie an gemeinsame Erlebnisse Bekunden Sie Ihr Mitgefhl und Ihre Anteilnahme Finden Sie trstende Worte Bieten Sie Hilfe an
Tipp: Vorgedruckte Beileidskarten helfen, wenn Ihnen der Einstieg schwerfllt. Aber besonders fr den Kondolenzbrief gilt: Verzichten Sie nie auf persnliche, handschriftliche Worte des Trostes.
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Beispiele fr Trauerdrucksachen
Holger
* 13. Mai 19.. 20. April 20..
Frank Hippe
* 12.07.19.. 15.04.20..
Gott der Herr nahm heute nach schwerer Krankheit unseren lieben Sohn und Bruder zu sich. Wir werden ihn immer als frhlichen Menschen in Erinnerung behalten. Die Familie
In Liebe und tiefer Dankbarkeit nehmen wir Abschied von unserem frhlichen Vater, Opa und Uropa. Er hatte ein langes und glckliches Leben. Dafr sind wir dankbar. Wir werden ihn nicht vergessen. Maria und Rainer Hippe Klara und Christian Freiheit Irma, Sebastian und Felix
Die Trauerfeier findet am 20.04.20.. um 14.00 Uhr in der Friedhofskapelle Nord statt.
Am 20.04.20.. starb unser Sohn, Bruder und Freund Michael Maier nach einem tragischen Unfall. Er war erst 30 Jahre alt und hatte noch so viel vor.
In stiller Trauer: Christiane und Hans Maier Alexandra, Petra und Karin
Zeit fr andere
sollte enthalten
vorgehen
Name, ggf. Geburtsname des Verstorbenen Geburts- und Sterbetag Tag, Zeit und Ort der Trauerfeier Soll die Trauerfeier nicht ffentlich sein, schreiben Sie, dass die Beerdigung im engsten Familienkreis stattfinden wird oder schon stattgefunden hat Namen der Hinterbliebenen in verwandtschaftlicher Reihenfolge Evtl. ein Zitat des Verstorbenen Evtl. Verse aus der Bibel Evtl. persnliche Worte ber den Verstorbenen
Bestattungsinstitute nehmen Ihnen in der Regel die organisatorischen Vorgnge ab und beraten Sie Adressen von Druckereien finden Sie auch im regionalen Branchenbuch berlegen Sie sich einen kurzen Text, bevor Sie die Druckerei ansprechen Lassen Sie sich beraten, welche Mglichkeiten die Druckerei zur Gestaltung anbietet Fragen Sie nach den Kosten, die auf Sie zukommen
Tipp: Die Verbraucherzentralen bieten mit ihrer Broschre Was tun, wenn jemand stirbt Untersttzung bei den Problemen, die beim Tod eines Angehrigen kurzfristig bewltigt werden mssen. Die Broschre kann bei allen Verbraucherzentralen und im Internet unter www.verbraucherzentrale.de bestellt werden.
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Sie haben Ihre Bewerbung, den Genesungswunsch oder eine Anfrage geschrieben und genau auf Rechtschreibung, Verstndlichkeit sowie Richtigkeit aller Angaben geprft? Dann knnen Sie Ihren Brief nun auf den Weg bringen. Ganz egal, ob Ihr Brief nun einen offiziellen oder eher privaten Charakter hat, das uere Erscheinungsbild sowie die passende Versandart unterstreichen die gute Form Ihres Briefes und sind somit Ihre Visitenkarte. Bei formellen Briefen wie Anfragen oder Reklamationen entsprechen neutrale Umschlge im Format DIN lang, DIN C5 oder DIN C4 dem sachlichen Charakter des Briefes und bezeugen Respekt gegenber dem Empfnger. Fr persnlichere Briefe wie Glckwnsche oder Dankschreiben eignen sich auch entsprechend gestaltete Umschlge. Aber Vorsicht, zu viele Verzierungen wirken schnell berladen und kitschig.
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Ntzliche Tipps
Die korrekte Frankierung Ihrer Post erspart Ihnen viel Zeit und rger. Briefe, die nicht ausreichend freigemacht sind, werden an den Absender zurckgeschickt oder mssen vom Empfnger bezahlt werden. Unternehmen reagieren darauf oft sehr sensibel und bei Bewerbungen stellen Sie sich damit selbst ins Abseits. Wem immer wieder die passenden Briefmarken fehlen, der kann alternativ zum PLUSBRIEF greifen das sind Briefumschlge mit vorgedruckter Briefmarke, die es in den Filialen der Deutschen Post zu kaufen gibt. Ganz bequem knnen Sie Umschlge, Briefmarken und Plusbriefe auch per Mausklick in der eFiliale bestellen die elektronische Postfiliale im Internet unter www.efiliale.de
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Die angegebenen Preise entsprechen dem Stand vom 01.01.2008. Alle aktuellen Preise erhalten Sie im Internet unter www.deutschepost.de und in Ihrer Filiale.
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Ntzliche Tipps
des Empfngers
Beim Einschreiben erhalten Sie neben einem Nachweis ber die Einlieferung auch die Sicherheit, dass die Auslieferung nur gegen Unterschrift an den Empfnger oder einen Empfangsberechtigten erfolgt.
Einschreiben Einwurf: die dokumen-
Mit der Zusatzleistung Eigenhndig stellen Sie sicher, dass die Sendung nur dem Empfnger persnlich oder einem zum Empfang besonders Bevollmchtigten bergeben wird.
Rckschein: der Auslieferungs-
tierte Zustellung
Auch beim Einschreiben Einwurf erhalten Sie einen Einlieferungsnachweis. Zustzlich wird der Einwurf der Sendung in den Briefkasten, das Postfach oder eine andere Empfangsvorrichtung des Empfngers durch die Unterschrift des Zustellers besttigt.
Beim Rckschein erfolgt die Empfangsbesttigung fr ein Einschreiben auf einem separaten Bogen, den wir umgehend an Sie zurcksenden.
Preise fr Zusatzleistungen National zzgl. zum Befrderungsentgelt fr die Sendung, Stand 01.01.2008.
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Gabriele Reinert-Schneider und Sylvia Winnewisser, Sdwest Verlag, August 2004 ISBN 3-517-06763-6
Der Geschftsbrief
z. B. zu Bauen und Mieten, Gesundheit und Pflege, Telekommunikations- und Energieabrechnungen, Trauerfeier und Bestattungen
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Knapp 100 Briefbeispiele zu 21 Briefanlssen, die helfen, die passenden Worte zu finden und die richtige Form zu whlen. Die Musterbriefe knnen nach individuellen Anforderungen angepasst werden.
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Durch die bereits aufgedruckte Sondermarke ist der PLUSBRIEF direkt versandfertig und sieht auch noch gut aus! Den PLUSBRIEF erhalten Sie in den Filialen der Deutschen Post. www.plusbrief-individuell.de www.plusbrief.de
Jetzt wird es ganz einfach, im Alltag offizielle und private Briefe zu schreiben. Ob Anfrage, Beschwerde oder Dankschreiben, beim Formulieren und Gliedern hilft Ihnen der Ratgeber mit:
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Deutsche Post AG Zentrale Marketing / Vertriebsmanagement Privatkunden 53250 Bonn www.briefeschreiben.de Stand: 02/2008 Mat.-Nr. 675-700-002