Business Titelgeschichte

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Agilitt ist ein Enabler effektiver

IT-Beschaffung
Mirko Kleiner ist Mitbegrnder von Flowdays. Er begleitet Unternehmen bei der Transformation zu agileren Organisationen.
Mit dem agilen Vorgehen Lean-Agile Procurement will er eine Alternative zum heutigen Beschaffungswesen aufzeigen. Er
erklrt im Interview, wie Auftraggeber und Dienstleister von agileren Beschaffungen profitieren knnen. Interview: Christoph Grau
Was strt Sie am bisherigen Beschaffungssystem?
Mirko Kleiner: Meiner Ansicht nach ist das Beschaffen von
IT-Lsungen momentan fr beide Seiten eine Lose-LoseSituation. Die Prozesse sind viel zu langwierig, unflexibel
und fokussieren vor allem auf die Lsung. Dem gegenber
steht die rasante Entwicklung am Markt. Das aktuelle Vorgehen stammt noch aus einer Zeit, wo es darum ging, berschaubare und auch komplizierte Dinge wie etwa Ersatzteile zu beschaffen. Dies passt im komplexen Umfeld der IT
nur bedingt. Ausschreibungen dauern heute von der Idee
ber die Ausarbeitung des Lasten- und Pflichtenhefts bis
zum Zuschlag schnell drei bis zwlf Monate oder lnger.
Eine Ewigkeit in der Branche. So lange kann weder der Auftraggeber noch der potenzielle Partner warten.
Wie wollen Sie mit Lean-Agile Procurement gegensteuern?
Unser Ziel ist es, dass wir nur so viel Zeit wie ntig, aber so
wenig Zeit wie mglich in die Beschaffung investieren, um
dann gleich aktiv loslegen zu knnen. Agil und lean eben.
Bei der Entwicklung des Vorgehens stellen wir uns zwei zentrale Fragen. Erstens: Welche Bedingungen mssen erfllt
sein, um eine Beschaffung in nur einem Tag durchzufhren? Und zweitens: Kann dies auf einer Seite zusammengefasst werden? Beide Fragen
konnten wir mit Ja beantworten.
Wie soll das agile Beschaffen funktionieren?
Damit eine Beschaffung in nur einem Tag
mglich wird, legen wir zuerst den Fokus auf
die fr die Entscheidungsfindung ntigen
Aspekte einer jeden Beschaffung. Das Resultat daraus ist ein strukturiertes Blatt, neudeutsch Lean Procurement Canvas genannt.
Dieses unterteilt sich in drei Elemente. Auf der
rechten Seite befinden sich die Angaben des
Auftraggebers ber die Ausgangslage
mit einem starken Welches Problem soll gelst werdenFokus. Auf der linken
Seite, der Anbieterseite, stehen Lsungsvorschlge

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zu den einzelnen Problemfeldern. In der Mitte wird die strategische Ausrichtung beider Unternehmen beziehungsweise die strategische Relevanz dieser Partnerschaft aufgezeigt.
Wie wird dieses Blatt genau ausgefllt?
Das Blatt wird an dem einen Tag gemeinsam mit dem potenziellen Partner ausgefllt. Wir nennen dies Big Room
Evaluation Day. Vor dem Meeting ist natrlich eine entsprechende Vorbereitung notwendig. Die Idee ist, dass alle
ntigen Stakeholder zusammenkommen. Idealerweise
sind das das zuknfigte Projektteam, Vertreter des Einkaufs, der Rechtsabteilung und auch die spteren Nutzer
selbst. Mittels Breakout-Sessions wird das Canvas gemeinsam vervollstndigt. Man kann sich dies wie ein SpeedDating vorstellen, wo Auftragnehmer und Auftraggeber
anhand erster konkreter Fragestellungen zusammenarbeiten und gleich feststellen, ob es passt.

Lean-Agile Procurement
wird die IT-Beschaffung
nachhaltig im Bereich der Effektivitt und Effizienz beeinflussen, eine Win-win-Situa
tion fr Beschaffer, Auftraggeber und Dienstleister.
Mirko Kleiner, Mitgrnder von Flowdays

Erproben Sie Ihr Konzept auch schon in der Praxis?

Lean-Agile Procurement ist noch ziemlich neu und fand
bereits in der agilen Community weltweiten Zuspruch.
Erste namhafte Unternehmen wie auch Hochschulen machen erste Erfahrungen mit dem
agilen Vorgehen. Deren Ausschreibungen
umfassen Volumen von zum Teil mehreren Millionen Franken. Die bisherigen
Erfahrungen sind durchwegs positiv, sowohl von Auftraggeber- wie auch Anbieterseite. Case Studies aus echten Anwendungen werden in den nchsten Monaten
folgen.
Eignet sich das Verfahren auch fr die
ffentliche Hand?
Auch Unternehmen der ffentlichen Hand
haben ihr Interesse an Lean-Agile Procurement bekundet. Das Dialogverfahren bietet
die rechtliche Grundlage, WTO-Anforderungen gerecht zu werden. Momentan befinden wir uns aber noch auf der Ebene
der freihndigen Verfahren und sehen
dies als weiteren Ausbauschritt.

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15/2016