ANTWORT AUF BESCHWERDEN: 3 MUSTERVORLAGEN

Beispiel 1: Entschuldigung für falsche Lieferung

Geschäftsführer an Kunden: Klassisch und gut

Betreff: Ihr Schlauchboot

Sehr geehrter Herr Müller,

am 23. Januar 20.. hatten Sie bei uns ein blaues Schlauchboot der Marke „Aqua-Jim“ bestellt. Wie Sie
mir in Ihrem Schreiben vom 3. Februar 20.. mitgeteilt haben, ist das Boot nun leider nicht in Blau,
sondern in Rot bei Ihnen eingetroffen. Da ist uns bei der Auslieferung ein Fehler unterlaufen, für den
wir uns ganz herzlich bei Ihnen entschuldigen.

Am 7. Februar 20.. wird gegen 11:30 Uhr ein Mitarbeiter meines Betriebs mit dem bestellten blauen
Schlauchboot zu Ihnen kommen und das rote Boot wieder mitnehmen. Sollte Ihnen dieser Termin
zeitlich nicht passen, melden Sie sich einfach bei mir und wir vereinbaren einen anderen Termin. Sie
erreichen mich täglich unter der Durchwahl -12 von 9 bis 16 Uhr. Darüber hinaus schreibe ich Ihnen
einen Betrag von 10 € für Ihre nächste Bestellung bei mir gut.

Ich wünsche Ihnen noch viel Spaß mit dem neuen blauen Schlauchboot!

Mit freundlichen Grüßen

Schmidt & Schmidt KG

Wilfried Senger Geschäftsführer

Beispiel 2: Entschuldigung für schlechten Service mit kreativem Betreff

Inhaber an Kunden: Klassisch und gut

Entschuldigen Sie, dass wir Sie nicht prompt bedienen konnten, sehr geehrter Herr Brockschneider.

Am letzten Donnerstag, den 22. Januar 20.., kamen Sie zu uns in die Reinigung, um mal eben eine
Hose abzugeben. Dies ist normalerweise nur eine kurze Angelegenheit, die für Sie als Kunde nicht viel
Zeit in Anspruch nehmen sollte. An diesem Tag herrschte bei uns sehr großer Andrang. Zudem war
wegen personeller Engpässe und Krankheitsfällen nur eine Mitarbeiterin im Geschäft.

Dies darf selbstverständlich nicht zu einem Problem für unsere Kunden werden. Ihre Zeit ist
schließlich kostbar und wir versuchen Ihren Besuch bei uns so angenehm und kurz wie möglich zu
gestalten, denn es liegt uns am Herzen, Ihre Zeit nicht länger als unbedingt notwendig zu
beanspruchen. Ich entschuldige mich nochmals ganz herzlich bei Ihnen für diesen Vorfall und sichere
Ihnen für die Zukunft eine rasche Abwicklung und freundliche Bedienung zu.

Mit freundlichen Grüßen

Astmann GmbH

Claus Wilhelm Inhaber

Antwort auf Beschwerden – 3 Mustervorlagen | 1

Beispiel 3: Entschuldigung für falsche Rechnung
Chef an Kunden: Kreativ und pfiffig

Entschuldigen Sie die nicht korrekte Rechnung, sehr geehrter Herr Köhne!

Sie können zu Recht erwarten, dass Sie von mir korrekte Rechnungen erhalten. Entschuldigen Sie
bitte das Versehen. Ich kann es auch nicht auf einen Mitarbeiter, den PC oder das schlechte Wetter
schieben – ich habe ganz einfach nicht aufgepasst. Es tut mir sehr leid, dass mir dieser Fehler
unterlaufen ist.

Vielen Dank, dass Sie mich darauf aufmerksam gemacht haben! Eine korrekte Rechnung habe ich
Ihnen eben per Fax zugeschickt. Eine kleine Wiedergutmachung wird in den nächsten Tagen bei
Ihnen per Post eintreffen. Ich hoffe, Sie verzeihen mir das Versehen.

Es grüßt Sie freundlich aus Frankfurt

Tischlerei Henninger & Söhne

Holger Henninger jun.

Antwort auf Beschwerden – 3 Mustervorlagen | 2