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Anleitung zur Erstellung PDF/A-Dateien / Universittsbibliothek der TU Berlin, Abt.

Universittsverlag/Hochschulschriften
(Stand: 03.02.2017)

Anleitung zur Erstellung PDF/A-Dateien


zur Verffentlichung auf dem Digitalen Repositorium der TU Berlin

Um die Lesbarkeit der Dokumente ber mehrere Jahrzehnte auf jedem Rechner zu gewhrleisten,
werden mglichst nur PDF-Dateien zur Verffentlichung angenommen, die konform sind mit einem
der beiden folgenden Archivformate:

PDF/A-1b:2005(RGB) oder PDF/A-2b:2005(RGB) (fr die Online-Publikation optimiertes PDF)


PDF/X-3:2002 (fr die Druckproduktion optimiertes PDF)

Seit 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard fr die Langzeitarchivierung.
Ein PDF/A- oder PDF/X-konformes Dokument kann den Inhalt auf verschiedenen Computern mit
unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen visuell gleich
reproduzieren. Es bettet z. B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument ein.

Fr die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung von PDF/A- und PDF/X-konformen Dateien sind
freie und proprietre Werkzeuge erhltlich. Sie lassen sich z. B. mit Adobe Acrobat Professional oder
dem kostenlosen PDF-T-Maker/Ghostscript/PDF24 erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme
bereits einen direkten Export in diese Formate an, so z.B. OpenOffice, Adobe InDesign, Office 2010
oder neuer oder das AddIn fr Office 2007.

Hier kurze Anleitungen fr die Erstellung der PDF-Dateien mit einigen ausgewhlten Werkzeugen:

MS Word 2010 und neuer

MS Word 2007

Adobe Acrobat Distiller

Open Office / Libre Office

LaTeX

Programmunabhngig PDF/A speichern

Prfen der Konformitt mit PDF/A

Datei ggf. nachtrglich nach PDF/A konvertieren

Achtung:

Bitte beachten Sie, dass jede Konvertierung Fehler erzeugen kann. berprfen Sie daher Ihr
nach PDF/A konvertiertes Dokument noch einmal sehr sorgfltig, insbesondere die
Abbildungen, Formeln und Schriften.
Bitte prfen Sie die erfolgreiche Konvertierung auch noch einmal, indem Sie mit Copy und
Paste Textteile in eine Word-Datei kopieren. Das sollte fehlerfrei mglich sein.

Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz.
1. MS Word 2010 und neuer
1.1 Als PDF speichern
Word 2010 bentigt keine Installation externer Programme zur Speicherung im PDF/A-1-Format.
Allerdings muss beim Speichern (Datei -> Speichern -> als Dateiformat PDF whlen) unter
Optionen das Hkchen fr ISO 19005-1 (PDF/A) gesetzt werden:
1.2 PDF Maker
Wenn bei Ihnen sowohl MS Word als auch Acrobat installiert sind, nutzen Sie unter dem Reiter
Acrobat den PDF Maker und nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Bitte umstellen von Standard auf


PDF/A-1b:2005 (RGB) oder
PDF/A-2b:2005 (RGB) (fr Onlinepublikation
optimiertes PDF) oder
PDF/X-3:2002 (fr Druck optimiertes PDF)

Hinweis Lesezeichen:

Wenn Sie im MS Word korrekt mit einer Formatvorlage fr berschriften gearbeitet haben, whlen
Sie bitte bei der PDF-Erstellung immer auch die Option Lesezeichen erstellen. So werden die
formatierten berschriften in die Lesezeichenleiste der PDF-Datei bernommen.
Bevor Sie nun Ihre Datei als PDF/A-Datei abspeichern, knnen Sie unter Optionen noch einmal die
korrekten Einstellungen berprfen:

Hinweis Lesezeichen:

Wenn Sie im MS Word korrekt mit einer Formatvorlage fr berschriften gearbeitet haben, whlen
Sie bitte bei der PDF-Erstellung hier die Option Word-berschriften in Lesezeichen konvertieren. So
werden die formatierten berschriften in die Lesezeichenleiste der PDF-Datei bernommen.
Sollten Sie Ihre Datei auf einem anderen Weg erstellen, achten Sie bitte darauf, in den jeweiligen
Konvertierungseinstellungen das Profil PDF/A bzw. PDF/A-1a:2005(RGB) oder PDF/A-
1a:2005(RGB) einzustellen:

1.2. ber das Men Drucken

2. Adobe Acrobat Distiller


Bearbeiten -> Grundeinstellungen -> Kategorie: in PDF konvertieren -> Button Einstellungen
bearbeiten: Adobe PDF-Einstellungen: PDF/A-1b:2005 (RGB) oder PDF/A-2b:2005 (RGB)

3. MS Word 2007
Mit MS Word ab Version 2007 haben Sie die Mglichkeit, Worddokumente als PDFs mit PDF/A-
Einstellungen zu exportieren. Dazu ist die Installation von Servicepack 2 oder des Add-Ins Speichern
unter PDF oder XPS erforderlich, erhltlich u. a. unter:
http://www.chip.de/downloads/Add-in-fuer-Office-2007-Speichern-unter-PDF-oder-
XPS_23066541.html

In der Schaltflche Office (links oben) Speichern unter whlen -> Als XPS oder PDF
verffentlichen -> Optionen: bei PDF-Optionen ISO-19005-1-kompatibel (PDF/A) auswhlen

4. Open Office / Libre Office


Open Office und Libre Office untersttzen ab Version 3.0 nativ das Exportieren als PDF/A-Datei. Sie
bieten sich daher auch an, um Word-Dateien als PDF zu speichern, wenn keine 2010er-Version oder
neuer installiert ist. Open Office und Libre Office ffnen .doc-Dateien problemlos und knnen diese
als PDF/A-Speichern, wenn beim Exportieren als PDF das Hkchen bei PDF/A gesetzt wird.

Datei -> Exportieren als PDF... -> unter Allgemein: PDF/A-1 ankreuzen (Graphikoptionen:
optimiert fr JPEG-Komprimierung, Qualitt: min. 90 %, Auflsung nicht unter 300 dpi)

5. LaTeX
Die native Erzeugung eines vollstndig PDF/A-1b-konformen Dokumentes aus LaTeX ist nicht in allen
Fllen mglich. Bitte achten Sie bei der Konvertierung von LaTeX-Dateien ins PDF-Format aber
darauf, dass alle Schriften und Farbinformationen eingebettet sind und dass keine
Gerteabhngigkeiten bestehen. Updaten Sie stets auf die aktuelle TeX-Distribution. Nicht-aktuelle
Programme sind eine der hufigsten Fehlerquellen.

Erzeugen Sie nummerierte Lesezeichen mithilfe des Paketes hyperref und der Option
bookmarksnumbered=true (\usepackage[bookmarksnumbered=true]{hyperref}). Sie werden so in
die Lesezeichenleiste des PDF-Dokumentes bernommen. Stellen Sie die korrekten Seitenrnder im
Paket geometry ein.

5.1 pdfx
Nutzen Sie das Paket pdfx mit der Option a-1b (\usepackage[a-1b]{pdfx}), um ein PDF-Dokument
zu erzeugen, welches mglichst wenig nachbearbeitet werden muss. Informationen zu diesem Paket
finden Sie unter anderem hier: http://tug.ctan.org/tex-archive/macros/latex/contrib/pdfx

Im Rahmen der Verwendung von pdfx bentigen Sie eine ICC-Profil-Datei, die Sie von
http://www.color.org/srgbprofiles.xalter (beispielsweise sRGB_IEC61966-2-1_black_scaled.icc)
herunterladen knnen. Diese Datei muss sich im selben Verzeichnis wie die LaTeX-Datei befinden
und zu sRGBIEC1966-2.1.icm umbenannt werden.

5.2 pdfTeX
Eine weitere Mglichkeit, aus LaTeX-Quellen PDF/A-konforme PDF-Dokumente zu erstellen, bietet
das Paket pdfTeX, welches in den aktuellen Distributionen von MikTeX und TeXLive enthalten ist.

Nhere Informationen finden Sie unter:


http://support.river-
valley.com/wiki/index.php?title=Generating_PDF/A_compliant_PDFs_from_pdftex
ftp://ftp.fu-berlin.de/tex/CTAN/macros/latex/contrib/pdfx/pdfx.pdf
Dieser Punkt 5 orientiert sich mit freundlicher Genehmigung an der Anleitung fr die Erstellung von
PDF-Dokumenten fr den edoc-Server der Humboldt-Universitt zu Berlin (Autorin:
Dr. S. Henneberger): http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/download/Anleitung-PDF.pdf. Weitere
Hinweise zur PDF/A-Erstellung hat zudem Roman Alexander (TU Berlin, Institut fr Mathematik)
geliefert.

6. Programmunabhngig PDF/A speichern


Eine gngige Methode, PDF/A zu speichern, ist die Installation eines Programmes, das einen
virtuellen PDF-Drucker auf dem System einrichtet, sodass unabhngig von der Software, mit dem das
Dokument erstellt wurde, in PDF gedruckt werden kann. Eine Auswahl an Programmen:

Adobe Acrobat (nicht Adobe Reader!) von http://www.adobe.com


PDF24 von http://de.pdf24.org
FreePDF + GhostScript von http://freepdfxp.de/

Die Funktionsweise der meisten Programme ist weitestgehend gleich. Bei PDF24 muss beispielsweise
ber den Drucken-Dialog PDF24 ausgewhlt und mit OK besttigt werden. Daraufhin ffnet sich ein
Fenster, bei dem sich unter dem Dialog Speichern als links PDF/A auswhlen lsst.

7. Prfen der Konformitt mit PDF/A


7.1 Mit Adobe Acrobat
Mittels Adobe Acrobat lassen sich Dokumente auf das Erfllen der PDF/A-Kriterien berprfen.
ffnen Sie dazu die PDF-Datei in Acrobat und whlen Sie rechts den Punkt Werkzeuge >
Druckproduktion -> Preflight

Es ffnet sich nun die Registerkarte Profile -> Hier bitte Konformitt mit PDF/A-1b prfen oder
Konformitt mit PDF/A-2b prfen whlen.
Preflight in Ordung

Preflight ok:
Die geprfte Datei ist eine
langzeitarchivierbare PDF/A-Datei,
zustzlich bitte Kopierbarkeit von
Textteilen z. B. nach Word prfen.
Preflight nicht in Ordnung

Hier sind Schriften nicht oder nicht vollstndig


eingebettet und gerteabhngige Farben
verwendet worden
Neukonvertierung ntig: Profil
PDF/A-1b:2005(RGB) oder PDF/A-1b:2005(RGB)
verwenden

Bitte prfen Sie nach der Konvertierung, ob es


ohne Probleme mglich ist, Textteile mit Copy &
Paste z. B. nach Word zu kopieren. Ggf. muss
die Datei noch einmal konvertiert werden.
7.2 Mit 3-Heights PDF Validator
Zur berprfung Ihrer Dateien knnen Sie den 3-HeightsTM PDF Validator nutzen. Dies ist ein frei im
Internet verfgbares Angebot zur Prfung von PDF Dateien auf den PDF/A-Standard.

Der PDF Validator bietet Ihnen einen Hinweis dahingehend, ob Ihr Dokument dem PDF/A-Standard
entspricht. Die endgltige Prfung Ihres Dokuments wird von unseren Mitarbeiterinnen der
Universittsbibliothek vor Ort durchgefhrt.

8. Datei ggf. nachtrglich nach PDF/A konvertieren


Vorzuziehen ist immer eine Neukonvertierung der Originaldatei mit dem Profil PDF/A-1b:2005 (RGB)
oder PDF/A-2b:2005 (RGB). Bei der in der unten stehenden Abbildung beschriebenen nachtrglichen
Konvertierung der PDF-Datei kann es ggf. zu Informationsverlusten bzw. Fehlern kommen.
berprfen Sie daher Ihr nach PDF/A konvertiertes Dokument noch einmal sehr sorgfltig,
insbesondere die Abbildungen, Formeln und Schriften.