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Sven Kieker
Sven.Kieker@detecon.com
Richtung wechseln:
IT-Controlling am Business-
Service orientieren
Sie industrialisieren Ihre Rechenzentrums-Strukturen? Damit steigt der
Anteil sprungfixer Gemeinkosten der Leistungserstellung und es sinkt der
Anteil direkt auf Verursacher zurechenbarer variabler Einzelkosten. Die Fach-
abteilungen fordern aber gleichzeitig eine Verrechnung der Leistungen, die
es ihnen erlaubt, ihre IT-Kosten zu steuern? Damit stecken Sie in einem
Dilemma.
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Richtung wechseln
> Detecon Executive Briefing
Technisch hat die IT auf diese veränderte Nachfrage unter anderem mit Standardisierung,
Modularisierung und Automatisierung in der Produktion von IT-Services geantwortet.
Besonders augenfällig ist dies am Beispiel der Service-orientierten Architekturen. Kurz, die
Industrialisierung hält Einzug in die IT.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Kosten von IT-Leistungen zunehmend
durch sprungfixe Gemeinkosten bestimmt sind.
Die Herausforderung für das IT-Controlling in diesem geänderten Umfeld ist, das
Management des Unternehmens in Planung, Monitoring und Informationsversorgung
weiterhin effizient zu unterstützten.
Die Antwort auf diese Herausforderung ist eine Ausrichtung des IT-Controlling-Systems an
den Business Services zur Geschäftssteuerung im industrialisierten Rechenzentrum.
Durch Zusammenarbeit von IT-Anbietern und IT-Nachfragern sind Kostenreduktionen
möglich. Es gilt:
If you can measure it, but don‘t, you could manage it, but won‘t!
Ausgangspunkt unseres neuen Ansatzes sind die Business Services: Diese werden in
Service Centern produziert und dazu werden dedizierte Potenzialfaktoren verwendet.
Verrechnungen entlang der Wertschöpfungskette sind Service-orientiert.
Service 1 Technik
Gemeinkosten
Zusatz- bestimmt
Service 2 Struktur
kosten
Damit ein solcher Ansatz operational wird, muss die Produktion der Services gemessen
werden. Das aus traditionellen Branchen bekannte Instrument dafür ist die
Betriebsdatenerfassung. Diese kann im Rechenzentrum automatisiert erfolgen.
Voraussetzung ist, dass bei der Erbringung eines Services ein Zählvorgang ausgelöst wird.
Dies ist bei der Entwicklung der Software zu berücksichtigen. Zu erfassen sind insbesondere
der Service, der Zeitpunkt und das nachfragende Center.
Zusätzlich zur reinen Zählung muss in geeigneten Abständen die Belastung der
Potenzialfaktoren durch die einzelnen Services ermittelt werden. Dazu sind Lastmessungen
per Stichprobe durchzuführen. Die Ergebnisse führen zu Gewichtungsfaktoren, mit denen
die Services vergleichbar gemacht werden.
Kalkulation
Das Kalkulationsschema ist durch zwei Merkmale gekennzeichnet. Zum einen werden
sprungfixe Gemeinkosten nur den Services zugerechnet, die das entsprechende
Kapazitätsniveau erforderlich gemacht haben. Zum anderen orientieren sich die
Verrechnungspreise an der Ist-Kapazitätsauslastung und sind nicht wie z. T. üblich durch
die Budgetierung fixiert.
Das folgende Schaubild stellt im Überblick dar, wie die Kalkulation für Services abläuft.
1 Stark vereinfachte
Mengen je Service [Sx] und Prinzipdarstellung
KN Zurechnungsperiode [ZP]
KN2
2 Kosten [Ko] der
Ko Kapazitätsniveaus [KN] S1 S2
KN1
S1
ZP
ZP1 ZP2
4
Aufteilung der Kosten auf Services
KN Service S1 S2
Menge, abs 30 10
3 Aufteilung der Kosten der Ko
Menge, rel 75% 25%
Kapazitätsniveaus auf
Zurechnungsperioden mit Kosten, abs 220 80
Nutzung Kosten, rel 73% 27%
ZP
S1 S2
Ein Beispiel: Zwischen 12:00 und 13:00 Uhr lag die Lastspitze im Kapazitätsniveau 2, in der
übrigen Zeit wurde mit dem Kapazitätsniveau 1 produziert. Nur dieser Zurechnungsperiode
werden die sprungfixen Kosten des Kapazitätsniveaus 2 zugerechnet.
Basierend auf einer Vielzahl von Projekten zur Einführung von internen
Leistungsverrechnungen hat Detecon ein Kalkulationsmodell entwickelt. Mit diesem
können Simulationen für unterschiedliche Angebots- und Nachfrageszenarien von IT-
Services erfolgen. Darin wird auch die erhöhte Wirksamkeit gegenüber einer Technik-
orientierten Verrechnung aufgezeigt.
Kann diese Hürde noch genommen werden, erweisen sich häufig die fixen Verrechnungs-
preise als Problem. Die Steuerung ist nicht systematisch knappheitsorientiert. Dies
führt z. B. dazu, dass ein Fachbereich auf (an sich sinnvolle) Reports verzichtet (und sich
stattdessen eine Excel-Lösung baut). Werden diese Reports jedoch nicht in der
Zurechnungsperiode mit dem höchsten Kapazitätsniveau erzeugt, ändert sich an den
Kapazitätskosten nichts. Das Unternehmen spart kein Geld; der ausweichende Fachbereich
bekommt zwar geringere Kosten in Rechnung gestellt, aber bei der IT kommt es zu einer
Unterdeckung: In der nächsten Budgetrunde wird dann ein höherer Verrechnungspreis
festgelegt, der alle Fachbereiche trifft. Hinzu kommen die Kosten des Ausweichverhaltens, z.
B. der Erstellung der Excel-Lösung.
Liegen aus der Betriebsdatenerfassung detaillierte Informationen über die IT-Nachfrage vor,
kann das Angebot optimiert werden. Für Spitzenlasten lässt sich gezielt Kapazität
zukaufen. Möglichkeiten sind hier temporäre CPU-Freischaltung, Adaptive und Cloud
Computing, Virtualisierung oder Lastverbünde.
Detecon verfügt über Erfahrungen in der Gestaltung der Liefer- und Leistungs-
beziehungen. Interessant ist hier insbesondere die integrative Verknüpfung von Nachfrage
und Angebot mit ‚Capacity on Demand’.
Wenn Sie diese Fragen mit ‚Ja’ beantworten, sollten Sie prüfen, ob unser Ansatz für Sie eine
geeignete Lösung ist.
Q Er adressiert das Problem steigender sprungfixer Gemeinkosten und zeigt auf, wie Sie
diese knappheitsorientiert schlüsseln können.
Q Er basiert auf Verrechnungsgrößen, die Ihr Fachbereich nicht nur bestens kennt, weil sie
seiner Geschäftstätigkeit entsprechen, sondern die er auch unmittelbar steuert.
Sollten Sie auf Grund dieser Kriterien unseren Ansatz für geeignet halten, empfiehlt es sich:
Gemeinkosten sind Gemeinkosten und bleiben Gemeinkosten; daran ändert auch der
vorgestellte Ansatz nichts. Auch diese Gemeinkostenzuordnung basiert auf
Schlüsseln, aber sie ist zielorientiert und transparent.
Machen Sie damit Ihren internen Kunden zu Ihrem Verbündeten. Gemeinsam können
Sie IT-Kosten senken.