Heimschule Lender Schulmanager Online 5.

September 2023

Betreff: Einführung der Stundenplan- und Kommunika onsso ware Schulmanager Online

Liebe Erziehungsberech gte, liebe Schülerinnen, liebe Schüler,

herzlich willkommen im Schuljahr 2023/2024!

Bereits vor dem ersten Schultag hat sich einiges an unserer Schule getan.
Beispielsweise werden wir ab sofort den Stunden- und Vertretungsplan mit dem Schulmanager Online
abbilden. Mit dieser So ware möchten wir auch weiterhin daran arbeiten, Kommunika onswege zu
vereinfachen und einheitlicher abzuwickeln und zusätzlich Ressourcen zu sparen.

Dieses Schreiben informiert Sie über die Bedeutung und die Nutzung des Schulmanagers. Des Weiteren
werden einige Hinweise zur Bedienung und der Verwaltung der individuellen Einstellungen
nachfolgend dargestellt. So viel sei jetzt schon gesagt: Die So ware lässt sich einfach und intui v
sowohl im App-Format als auch über einen Internetbrowser bedienen.

Bi e lesen Sie die folgenden Seiten einmalig aufmerksam durch und führen Sie die Schri e aus.

Bei Anmerkungen oder Unklarheiten zum Schulmanager Online wenden Sie sich bi e per Mail an
tobias.grossmann@heimschule-lender.de und vermerken Sie im Betreff den Begriff „Schulmanager“.
Ich werde Ihnen dann zeitnahe per Mail antworten.

Herzliche Grüße

Tobias Großmann

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Inhaltsverzeichnis
1. Zugang, Registrierung und Anmeldung ........................................................................................... 3
Zugang der Eltern via Elternbrief per Mail .......................................................................................... 3
Registrierung ....................................................................................................................................... 3
Anmeldung (Erziehungsberech gte) ................................................................................................... 4
Einstellungen verwalten ...................................................................................................................... 4
Anmeldung (Schülerinnen/ Schüler) ................................................................................................... 5
2. Module ............................................................................................................................................ 6
Stundenplan ........................................................................................................................................ 6
Kalender .............................................................................................................................................. 6
Klassenarbeiten ................................................................................................................................... 6
Krankmeldungen ................................................................................................................................. 6
Elternbriefe .......................................................................................................................................... 7
3. Berichte ........................................................................................................................................... 7
4. Weitere Hinweise ............................................................................................................................ 8
Volljährige Schüler*innen .................................................................................................................... 8
Mehrere Erziehungsberech gte .......................................................................................................... 8
Weitere Informa onen ........................................................................................................................ 8
5. Datenschutz ..................................................................................................................................... 9

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1. Zugang, Registrierung und Anmeldung

Zugang der Eltern via Elternbrief per Mail

Hinweis:
Folgende Schri e sind nur einmal erforderlich. Sollten Sie weitere Kinder an unserer Schule haben oder
weitere Kinder an anderen Schulen, die auch den Schulmanager Online verwenden, so können Sie
einfach Ergänzung in Ihrem Benutzerkonto vornehmen.

Sie benö gen nun zur Registrierung (Eltern):

a. Den Brief mit dem Zugangscode der Schule. Pro Kind wurde/wird ein Zugangscode per Mail
versendet/ausgegeben.
b. Internetzugriff mit einem Browser Ihrer Wahl oder über die Schulmanager Online App.

Die Anmeldedaten ging/gehen Ihnen als Eltern per Mail oder in Papierform zu.

Beispiel:

PzzAstOL

Registrierung
Tragen Sie den Zugangscode aus dem Elternbrief ein und bestä gen Sie diesen mit einem Klick auf
„Anmelden“.

Nun können Sie weitere Kinder an der Schule bzw. deren Codes eingeben.
Fahren Sie fort (Name [nicht der Name Ihres Kindes], E-Mail-Adresse, Passwort) bis Sie „Herzlich
willkommen“ geheißen werden und folgende Übersicht erscheint:
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Hinweise:
(1) Falls Sie mehrere Kinder an unserer Schule haben und nur einen Zugang erhalten, melden Sie sich
bi e bei tobias.grossmann@heimschule-lender.de.
(2) Nur Sie können diese Informa onen, die Ihr Kind betreffen, sehen.

Anmeldung (Erziehungsberech gte)

Ab jetzt können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden.

Einstellungen verwalten
Mit einem Klick auf das Symbol und der Auswahl „Mein Account“ kommen Sie zu den Einstellungen,
um diese zu verwalten.

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Anmeldung (Schülerinnen/ Schüler)

Alle Schülerinnen und Schüler können sich mit ihrem internen Zugang zum Schulnetz beim
Schulmanager anmelden. Zum Schuljahresbeginn 2023/2024 erhalten Sie einen neuen Zugang mit
zufällig generiertem Passwort über die Klassenlehrkra .

Bevor Sie sich beim Schulmanager anmelden, sollten Sie nun unbedingt Ihr Passwort ändern (Anleitung
siehe beigefügte Handreichung aus dem IT-Bereich: neue Schulnetzpasswörter/Passwortänderung).
Funk oniert ein Zugang einmal nicht, so kann das verschiedene Gründe haben. Melden Sie dies bi e
umgehend zurück. Beachten Sie dabei, falls möglich, folgende Zuständigkeiten:
Schulmanager: tobias.grossmann@heimschule-lender.de
Interner Bereich: cket@heimschule-lender.de

Hinweis:
Die Anmeldung beim Schulmanager für Schülerinnen und Schüler erfolgt über einen Umweg – nicht
direkt durch die Eingabe der Zugangsdaten beim Login!

Rufen Sie zunächst die Homepage h ps://www.schulmanager-online.de/ auf oder installieren Sie die
App auf Ihrem mobilen Endgerät.
Führen Sie anschließend folgende Schri e durch (die Abbildungen sind beispielha für die Benutzung
der App. Im Browser funk oniert dies völlig analog):

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2. Module

Aktuell nutzen wir hauptsächlich die Module („Stundenplan“, „Krankmeldung“, „Elternbrief“,

„Kalender“). Gegebenenfalls werden im Laufe des Schuljahres weitere Module freigeschaltet und
hinzugefügt. Hier erhalten Sie unter Umständen zusätzliche Infos zu gegebener Zeit.

Die Naviga on erfolgt über den Bu on Module.

Zur Startseite gelangen Sie, indem die auf das Schulmanager-Logo klicken.

Stundenplan
Hier sehen Sie den Stundenplan (Ihres Kindes) in der Vergangenheit und in der Zukun (teilweise mit
Einschränkungen).

Kalender
Über den Kalender erhalten Sie schnell einen Überblick über anstehende Termine.

Klassenarbeiten
Eingetragene Klassenarbeiten/Klausuren können Sie in diesem Modul einsehen. Noten werden hier
nicht eingetragen.

Krankmeldungen
Wir bi en Sie dringend, Ihr Kind vor der ersten Stunde eines Tages im Modul „Krankmeldung“
krankzumelden. Hiermit kann dem Sekretariat enormer Mehraufwand abgenommen werden und
zudem werden alle Lehrkrä e, die Ihr Kind an dem Tag/an diesen Tagen unterrichten, im Voraus über
das Fehlen informiert. Weitere Informa onen (beispielsweise zur Art der Krankheit) sollten aus
Datenschutzgründen nicht vermerkt werden.
Weiterhin ist eine telefonische Krankmeldung möglich.

Sie können Krankmeldungen folgendermaßen einreichen und erhalten einen Überblick.

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Hinweis:
Bi e beachten Sie, dass die Krankmeldung noch keine Entschuldigung für das Fehlen Ihres Kindes ist.
Eine schri liche – von Ihnen unterschriebene – Entschuldigung, z.B. auf den letzten Seiten des
Schulplaners, ist spätestens eine Woche nach Rückkehr der Klassenlehrkra vorzulegen. Bei
Langzeiterkrankungen melden Sie sich bi e im Sekretariat. Sobald diese die Entschuldigung im digitalen
Klassenbuch eingetragen hat, verschwindet der Hinweis auf Ihrer Startseite.

Elternbriefe
Für eine umwel reundliche und zuverlässige Kommunika on mit Ihnen als Eltern und Schüler werden
wir zukün ig einen großen Teil der Informa onen nicht mehr in Papierform, sondern über den
Schulmanager (bzw. per Mail) zukommen lassen.
Elternbriefe werden Ihnen direkt auf der Startseite angezeigt – und per Mail übermi elt.

Sobald Sie auf „Lesen“ geklickt haben bzw. den Bestä gungslink in der Mail angeklickt haben, wird dies
dem Absender angezeigt. Teilweise werden Sie zudem gebeten, an Abs mmungen teilzunehmen.
Somit en ällt in weiten Teilen die umständliche Organisa on der tradi onellen Rücklaufze el.

Bi e beachten Sie die Informa onen unter „Weitere Hinweise“.

3. Berichte

Berichte über Ihr Kind können Sie aktuell (noch) nicht einsehen. Denkbar sind hier beispielsweise
Zusammenfassungen über Fehlzeiten.

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4. Weitere Hinweise

Volljährige Schüler*innen
Volljährige Schülerinnen haben das Recht, sich selbst krankzumelden und abzulehnen, dass Ihre Eltern
Informa onen über Sie (z.B. Fehlzeiten, Klausurentermine etc.) erhalten.
Aus organisatorischen Gründen bi en wir alle volljährigen Schüler*innen, diesen möglichen Wunsch
den Administratoren zukommen zu lassen, um die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.
Darüber hinaus ist es möglich, dass sich Volljährige selbst krankmelden, Informa onen aber weiterhin
auch bei den Erziehungsberech gten ankommen.

Mehrere Erziehungsberech gte

Mehrer Erziehungsberech gte können sich auf unterschiedlichen Endgeräten gleichzei g mit
demselben Account anmelden. Elternbriefe werden jedoch nur an die eine hinterlegte E-Mail-Adresse
gesendet.

Ein zweiter Eltern-Account wir nur zur Verfügung gestellt, wenn die Erziehungsberech gten nicht in
einem gemeinsamen Haushalt leben. Bi e melden Sie dies an.

Weitere Informa onen

Auf der Homepage des Schulmanagers Online h ps://www.schulmanager-online.de/ sowie unter
folgendem Link h ps://schulmanager.zammad.com/help/de-de finden Sie weitere Informa on – auch
zum Datenschutz – und eine Vielzahl an Antworten auf häufig gestellte Fragen.

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5. Datenschutz

Informa onspflicht gemäß § 15 KDG.

Datenschutz
Im Folgenden möchten wir Sie über Datenverarbeitung im Schulmanager Online informieren.

Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Heimschule Lender.
Den Datenschutzbeau ragten erreichen Sie unter: datenschutz-schulen@ordinariat-freiburg.de

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist zum einen die Führung des Klassenbuches in digitaler Form. Wie Ihnen
bekannt ist, war das bislang bereits der Fall. Zum Schuljahr 2023/24 wird hier ein neuer Dienstleister
für die Verarbeitung der Daten beau ragt.
Zweck der Verarbeitung ist zum anderen weiterhin die Vereinfachung organisatorischer Abläufe
zwischen Schule und Elternhaus.

Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für den Verarbeitungszweck „Führung des Klassenbuches in digitaler Form“ ist das
berech gte Interesse gem. § 6 Abs. 1 lit. g) KDG. Die Eintragungen verpflichtender Angaben (z.B.
Fehlzeiten) erfolgen auf gesetzlicher Grundlage.
Rechtsgrundlage für die digitale Elterninforma on sowie die Nutzung der zugehörigen Funk onen
(beispielsweise der digitalen Krankmeldung) des Schulmanager Online ist Ihre Einwilligung gem. § 6
Abs. 1 lit. b) KDG. Hierzu wird ergänzend auf die Informa onen im Abschni „Einwilligung zur
Verarbeitung von Daten für die Elterninforma on“ in diesem Merkbla hingewiesen.

Art und Quelle der Daten

Neben den Daten, die Sie über sich bzw. Ihr Kind bereits an die Schule übermi elt haben, fallen kaum
weitere Daten an. In erster Linie sind das folgende Daten, welche Sie größtenteils selbst angeben:
Kontakt-Mail-Adresse, Zeitpunkte der Lesebestä gung von Elternbriefen, Krankmeldungen (bzw.
Befreiungen), Termine oder auch den Zeitpunkt der Abgabe einer schri lichen Entschuldigung.
Wir möchten darauf hinweisen, dass fehlerha e Daten nach Anforderung korrigiert werden ($ 18 KDG).
Sie haben das Recht auf Auskun über die zu Ihrem Kind/Ihrer Person gespeicherten Daten (§ 17 KDG).
Weitere Betroffenenrechte sind das Recht auf Löschung der Daten (§ 19 KDG), das Recht auf
Einschränkung der Verarbeitung (§20 KDG), das Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG), das
Widerspruchsrecht (§ 23 KDG).
Sie haben das Recht, sich beim Katholischen Datenschutzzentrum Frankfurt (KdÖR), info@kdsz-ffm.de,
zu beschweren.

Sicherheit der Daten und Zugriff auf die Daten

Diese Daten werden technisch auf der Pla orm „Schulmanager Online“ gespeichert.
Auf alle Daten können neben der Schulleitung und dem Sekretariat nur der/die Systembetreuer*in der
Schule und unter Umständen der/die Klassenlehrer*in zugreifen.
Sowohl die Speicherung als auch die Übertragung der Daten erfolgen verschlüsselt. Der Server, auf dem
das System läu , steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Diese Informa onen können Sie
ausführlicher unter h ps://www.schulmanager-online.de/ nachlesen.

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Weitergabe und Löschung der Daten

Die Daten werden nicht weitergegeben. Sie können jederzeit eine Löschung Ihrer Daten/der Daten
Ihres Kindes verlangen. Im Allgemeinen geschieht dies automa sch am Ende des nachfolgenden
Schuljahres.

Einwilligung zur Verarbeitung der Daten

Indem Sie sich auf der Pla orm registrieren, erklären Sie sich mit der Verarbeitung der Daten der
Elterninforma onen sowie digitaler Krankmeldung einverstanden. Die Einwilligung ist freiwillig und
jederzeit widerru ar. Wenn Sie nicht einwilligen, bzw. nach dem Zeitpunkt des Widerrufes wird ein
anderer Weg der Kommunika on im Einzelfall gefunden werden.

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