TUW Praesentation Manual

Manual
zur PowerPoint-Vorlage
Stand: September 2021
www.tuwien.at
Vorwort 1/3
Sehr geehrte Kolleg_innen,
damit Dokumente der TU Wien nicht nur optisch eine Einheit bilden,
sondern auch von allen Menschen gelesen werden können, möchten wir
Ihnen erläutern, warum es wesentlich ist, dass diese auch für alle
zugänglich sind.
Wenn Sie Ihre Dokumente barrierefrei gestalten, sorgen Sie dafür, dass
jede Person diese unabhängig von einer Behinderung lesen kann und Sie
schließen somit niemanden bewusst aus.
Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 2

Vorwort 2/3
Je nach Form der Behinderungen haben Leser_innen unterschiedliche

Bedürfnisse, um ein Dokument lesen zu können:
■ Für blinde und sehbehinderte Menschen ist es Voraussetzung, ein
barrierefrei gestaltetes Dokument vor sich zu haben. Erst dann können
sie Inhalte mit einem Screenreader lesen, sich vorlesen oder vergrößern
lassen.
■ Für Menschen mit Hörbehinderungen ist es notwendig, dass es eine
Textversion zu im Dokument eingebetteten Audios und Videos gibt.
Im Web-Zugänglichkeitsgesetz ist die verpflichtende Barrierefreiheit von
Dokumenten gesetzlich geregelt. Sie entspricht internationalem Standard
und ist daher für die TU Wien ein wesentlicher Bestandteil ihres Selbst-
verständnisses.

Vorwort 3/3
Barrierefreiheit und Usability sind für uns alle hilfreich.

Barrierefrei gestaltete Dokumente können Sie auch dann lesen, wenn Sie
beispielsweise Ihre Lesebrille nicht bei der Hand haben oder Inhalte von
Audios oder Videos in lauter Umgebung verstehen möchten.
Mit barrierefrei gestalteten Dokumenten schließen wir niemanden aus,
leben Inklusion getreu dem Mission Statement der TU Wien:
„Technik für Menschen“

Inhalt
■ Grundlagen zur Anwendung der Vorlage
■ Tipps zur Präsentationsgestaltung
■ Farben
■ Gestaltungselemente
■ Weitere Tipps

Grundlegendes zur Anwendung der Vorlage

Informationen zur Musterdatei / Vorlage
■ Diese Anleitungsdatei bietet Informationen zur Nutzung der Vorlagen

(auf Basis von Microsoft Office 365 – in anderen Office-Versionen
ähnlich).
■ Bitte orientieren Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Präsentationen an
dieser Datei sowie an der Musterpräsentation (zu finden unter
www.tuwien.at/vorlagen), die eine Darstellung aller Folienlayouts
beinhaltet:
■ Sie können diese auch als Ausgangspunkt für Ihre Präsentationen
nutzen. Dazu löschen Sie bitte nicht benötigte Folien bzw. Inhalte und
befüllen diese mit eigenen.

Nutzung der Platzhalter (1 von 2)
■ Diese Datei beinhaltet Folienlayouts (mehr dazu ab Seite 10) mit
Platzhaltern, die für die Eingabe von Text oder anderen Elementen den
Platz vorgeben.
■ Ein Großteil der Folienlayouts bietet Inhaltsplatzhalter (für verschie-
dene Inhalte wie Texte, Diagramme, Tabellen, Grafiken), das Folien-
layout „Bild groß“ beinhaltet einen Bildplatzhalter.
■ Die Platzhalter sind in Hinblick auf Farben und Schriften für barrierefreie
Gestaltung optimiert.

Nutzung der Platzhalter (2 von 2)
■ Um Elemente (wie Bilder oder Diagramme) in einen Platzhalter ein-
zufügen, klicken Sie auf das Symbol in der Mitte des Platzhalters. Haben
Sie bereits ein Element kopiert und möchten es einfügen, klicken Sie in
den gewünschten Platzhalter und fügen das Element ein. Dann wird das
Element optimal im Rahmen platziert.
■ Falls Sie bestimmte Platzhalter (zum Beispiel den Copyright-Platzhalter)
nicht benötigen, können Sie diese leer lassen. Diese werden weder
gedruckt noch bei der Präsentation angezeigt. Bitte fügen Sie nur im
Ausnahmefall eigene Elemente (wie Textfelder) hinzu.

Verfügbare Folienlayouts

Verwendung der Folien-
Layouts für neue Folien
Sie können einerseits bei der Erstellung einer neuen
Folie entscheiden, welches Layout Sie wünschen:
■ Klicken Sie dazu im Register Start auf Neue Folie.
■ Dann werden Ihnen die Folienlayouts angezeigt.
■ Bitte wählen Sie das gewünschte Layout.

Änderung der Folien-Layouts
bei bestehenden Folien 1
■ Layout (1) (Register Start / Folien) wählen und dort das

gewünschte Layout anklicken.
■ In manchen Fällen kann es notwendig sein, nach dem
Zuweisen eines Layouts das Layout zurückzusetzen
(2), um eine optimale Darstellung zu gewährleisten.
Damit werden manuelle Formatierungen entfernt.
2

Gestaltung der Präsentation

Folien barrierefrei gestalten
■ Für barrierefreie Gestaltung sind Faktoren wie ein Schriftgrad von 18 pt

oder größer und serifenlose Schriften optimal. Dies ist in den Vorlagen
der TU Wien bereits vorgegeben. Daher versuchen Sie bitte nicht,
möglichst viel Text auf einer Folie unterzubringen, sondern teilen Sie
bitte längere Inhalte auf mehrere Folien auf.
■ Bitte verwenden Sie die vorgesehenen Platzhalter zur Eingabe von Text
und beim Einfügen von kopiertem Text auch die Einfügeoptionen (bitte
im Regelfall Zieldesign übernehmen).
■ Beachten Sie dabei bitte auch ausreichend Leerraum zwischen
Sätzen/Absätzen.
QUELLE: ERSTELLEN BARRIEREFREIER POWERPOINT-PRÄSENTATIONEN

Titelgestaltung
■ Um Präsentationen barrierefrei zu gestalten, bitte auf jeder
Folie einen eindeutigen Titel eingeben.
■ Soll der Titel im Ausnahmefall nicht angezeigt werden,
können Sie diesen über den Auswahlbereich (Start /
Bearbeiten / Markieren) ausblenden. Dazu rechts neben
dem Titel das Auge-Symbol deaktivieren.

Barrierefreiheitsprüfung
■ Müssen Sie Folien durch zusätzliche Elemente wie weitere

Textfelder ergänzen, beachten Sie bitte auch, dass im Sinne
der Barrierefreiheit die Lesereihenfolge korrekt sein muss.
■ Daher ist nach Fertigstellung der Präsentation die Barriere-
freiheitsprüfung (über Register Überprüfen) zu empfehlen.
■ Sollte diese Prüfung Fehler in der Lesereihenfolge fest-
stellen, werden Sie darauf hingewiesen und können über
Empfohlenen Aktionen die Objektreihenfolge prüfen und
Adaptieren.
■ Weitere Informationen dazu finden Sie in der
Hilfe von Microsoft.

Textgestaltung (1 von 2)
■ Durch die Nutzung der Aufzählungszeichen (1) oder

des Einzuges (2) in der Registerkarte Start / Absatz
1 2
haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Texte nach
Wunsch darzustellen.
■ Sollten Sie keine Aufzählungszeichen benötigen, können Sie diese auch
über die Schaltfläche für die Aufzählungszeichen (2) ausblenden.
■ Bitte beachten Sie auch, dass es einen Unterschied macht, ob Sie am
Zeilenende
■ ENTER oder
■ STRG + ENTER
betätigen. Im letzteren Fall entsteht ein manueller Zeilenumbruch, wodurch
auch der Abstand oberhalb verringert wird.

Textgestaltung (2 von 2)
■ Ebenso können Sie Text in den Platzhaltern zur Hervorhebung fett

gestalten oder kursiv. Bitte Unterstreichungen vermeiden, da diese im
Regelfall Verlinkungen kennzeichnen.
■ Bitte beachten Sie, dass PowerPoint keine Silbentrennung bietet. Daher
muss im Bedarfsfall manuell getrennt werden.
■ Die Platzhalter sind so eingestellt, dass sich die Schriftgröße nicht
automatisch verkleinert. Bitte wählen Sie – falls Sie mehr Text auf
einer Folie unterbringen wollen – ein Folienlayout mit kleinem Logo
(wie auf dieser Seite).

Verwendung eines Sublogos (1 von 2)
■ Es gibt auch spezielle Folienlayouts, die die Platzierung
eines Sublogos ermöglichen. Sie finden diese bei der
Auswahl der Folienlayouts (siehe auch Seite 10f).
■ Wenn Sie ein Sublogo verwenden, beachten Sie bitte,
dass dieses den Logo-Platzhalter komplett füllen sollte
(ohne weißen Rand innerhalb des Platzhalters) – siehe
auch Beispiele in der Musterpräsentation (zu finden unter
www.tuwien.at/vorlagen).
■ Das empfohlene Dateiformat für Logos ist png.

Verwendung eines Sublogos (2 von 2)
■ Sollte dies nicht gleich wie gewünscht funktionieren, können Sie das
Logo entweder gesamt skalieren und an den Führungslinien ausrichten
(bitte dabei aber auf Beibehaltung der Proportionen und die korrekte
Position achten) oder die Grafik innerhalb des Rahmens mit dem Befehl
Zuschneiden anpassen.
■ Zusätzlich zum Sublogo können Sie auf Titelfolien den Link zur
Bereichs-Website entsprechend einfügen.

Nutzung von Führungslinien
Zur einfacheren Platzierung von Elementen
enthält die Vorlage Führungslinien, die Sie über
die Registerkarte Ansicht / Anzeigen / Führungs-
linien einblenden können.
Damit sehen Sie den Seitenraster und die
relevanten Ränder, die eingehalten werden sollten.
Die Führungslinien erleichtern auch die optimale Platzierung von
Elementen. Ist das nicht gewünscht, bitte beim Verschieben von
Elementen die ALT-Taste betätigen.

Farben

Barrierefreie Nutzung der Farben
■ Bei der Anwendung von Farben muss darauf geachtet werden, dass die
Anforderungen der Barrierefreiheit erfüllt werden. Dies ist auch bei der
Gestaltung von eigenen Grafiken zu berücksichtigen.
■ Die Platzhalter der Folienlayouts der Vorlagen sind bereits mit barriere-
freien Farben gestaltet, die die Lesbarkeit von Texten erhöhen.

In den Vorlagen Akzent 1 Akzent 2 Akzent 3 Akzent 4 Akzent 5 Akzent 6
eingebettetes Farbschema
1) Text- und Hintergrundfarben 1 2
2) Akzentfarben: sollten bevorzugt verwenden

werden. Sie bestimmen, wie Elemente 3
(Grafiken, Tabellen, …) automatisch eingefärbt
werden.
3) Abstufungen der Akzentfarben: werden 4
automatisch von PowerPoint generiert.
4) Benutzerdefinierte Farben
5
5) Standardfarben sollten nicht verwendet
werden.

TUW-Designfarben
■ Folgende Farb-Designs stehen zur Verfügung und beinhalten über die

Benutzerdefinierten Farben jeweils alle Sekundärfarben.
■ Das Standardfarbschema ist Blau. Eine Umschaltung der Farben ist in
Word, Excel und PowerPoint möglich, wenn jeweils die Akzentfarben
(oder Schattierungen) verwendet wurden. Wurden Elemente manuell in
einer Farbe eingefärbt, funktioniert die Umschaltung für diese Elemente
nicht.
TU (Standard) TU Grün TU Magenta

Umschaltung der Designfarben (Farbschema)
■ Das Farbeschema kann über die
Registerkarte Entwurf geändert
werden. Dort finden Sie in 1
PowerPoint – etwas versteckt –
bei den Varianten die Farben.
■ In Word oder Excel kann das
2
Farbschema über die Register-
3
karte Entwurf geändert werden.

Barrierefreie Farbkombinationen – Grundlagen
Um eine barrierefreie Erfassung von Inhalten zu gewährleisten, müssen

Texte einen bestimmten Kontrastwert aufweisen:
■ normale Texte (kleiner als 14 Punkt, regular) / Kontrastwert von 4,5:1,
■ große Texte (ab 14 Punkt, fett oder ab 18 Punkt, regular) /
Kontrastwert von 3:1 aufweisen.
Ebenso ist ein Kontrastwert von 3:1 für grafische Elemente wie beispiels-
weise Linien oder Icons erforderlich.
Beachten Sie bitte auch, dass Farben nicht als einzige Möglichkeit zur
Vermittlung von Informationen genutzt werden sollten (zum Beispiel bei
Darstellung eines Ampelsystems/negativer Werte).
QUELLE: WEB CONTENT ACCESSIBILITY GUIDELINES (WCAG) 2.0

Barrierefreie Farbkombinationen Standardfarbschema
■ Weiß auf TU-Blau (Akzentfarbe 2) sowie

ABC
invertiert: Kontrast 6,25:1
ABC normale und große Texte, grafische Elemente
■ Weiß auf Grau (Akzentfarbe 5) sowie invertiert:

ABC
Kontrast 5,99:1
große Texte, grafische Elemente
ABC
■ Weiß auf Blaugrau (Akzentfarbe 6) sowie

ABC invertiert: Kontrast 3,95:1
große Texte (ab 18 pt), grafische Elemente
ABC

Barrierefreie Farbkombinationen für benutzerdefinierte
Farben
■ Weiß auf Grün 1 sowie invertiert:
ABC
Kontrast 4,97:1
ABC normale und große Texte, grafische Elemente
■ Weiß auf Magenta 1 sowie invertiert:

ABC
Kontrast 4,9:1
große Texte, grafische Elemente
ABC
■ Bitte beachten Sie, dass alle anderen Farbkombinationen keinen barriere-

freien Kontrast aufweisen.
■ Online-Tools zur Prüfung des Farbkontrastes:
Leserlich-Kontrastrechner oder Siteimprove.com

Gestaltungselemente
Bilder, Tabellen, Diagramme, etc.

Tipp zum Einfügen von Bildern (1 von 2)
Um ein Bild in einen Platzhalter einzufügen, bitte entweder das Bildplatzhalter

1
Symbol für Bild einfügen wählen oder den Platzhalterrand an-
klicken und mittels Einfügens (oder STRG+v) ein zuvor kopiertes
Bild einfügen.
■ Einfügen in einen Bildplatzhalter (1): Das Bild wird automatisch
Inhaltsplatzhalter
zugeschnitten, und der gesamte Platzhalter ausgefüllt. Gegebe- 2
nenfalls werden Teile des Bildes abgeschnitten. Ist das nicht
gewünscht, das Bild auswählen und einpassen (3) (Register
Bildtools / Format / Größe / Zuschneiden).
■ Einfügen in einen Inhaltsplatzhalter (2): Das Bild wird einge-
passt, d.h. so skaliert, dass das gesamte Bild im Platzhalter
sichtbar ist. Soll das Bild aber zugeschnitten werden, verwenden 3
Sie Füllbereich (4) (im Register Bildtools / Format / Größe / 4
Zuschneiden).

Tipp zum Einfügen von Bildern (2 von 2)
2
■ Austausch eines bestehenden Bildes: das zu 1

ändernde Bild anklicken und wählen in den Bild-
tools oder in Bildformat / Anpassen Bild ändern (1).
■ PowerPoint-Dateien können Sie durch das 3
Komprimieren (2) von Bildern (in Bildtools / Format /
Anpassen) verkleinern. Sie können in Folge wählen,
ob Sie die Änderungen auf alle Bilder oder nur das
ausgewählte anwenden wollen und wie stark die
Komprimierung sein soll.
■ Weitere Tipps zum Einfügen und zum Bearbeiten von Bildern sind in der
Hilfe von Microsoft zu finden.
■ Bitte Copyright-Richtlinien bei der Verwendung von Bildern beachten!

Alternativtexte hinzufügen (1 von 2)
■ Um Bilder barrierefrei darzustellen, fügen Sie bitte zu jedem Bild/Grafik-

element prägnante Alternativtexte (abgekürzt auch Alt-Texte) hinzu.
Es besteht zwar auch die Möglichkeit, Bilder als dekorative Elemente/
Artefakte zu kennzeichnen, dies ist aber nur dann sinnvoll, wenn ein
Bild keinen Informationscharakter hat.
■ Alt-Texte für Bilder, ClipArt, Formen oder SmartArt-Grafiken
vergeben:
■ Rechter Mausklick auf das Bild/Element und Alternativtext bearbeiten wählen.
■ Sollte der Befehl nicht sichtbar sein, kann er auch über Bild/Objekt forma-
tieren aufgerufen werden oder über die Barrierefreiheitsprüfung.
■ Werden Elemente gruppiert, sollte sowohl die Gruppe als auch die einzelnen
Elemente Alternativtexte haben (mit Ausnahme der Formen).

Alternativtexte hinzufügen (2 von 2)
■ Alt-Texte für Diagramme vergeben

■ mit der rechten Maustaste auf ein Diagramm klicken und Alternativtext
bearbeiten auswählen.
■ Bitte vergeben Sie bei Diagrammen Alt-Texte, die ein Nachvollziehen der
Informationen ermöglichen, so beispielsweise die Kategorien und Werte oder
deren Entwicklung.
■ Alt-Texte für Tabellen vergeben
■ rechten Mausklick auf Tabelle und Alternativtext bearbeiten wählen.
■ Alternativtexte für Tabellen können eine kurze Beschreibung und einen
Überblick der Tabelle geben.
■ Tipps zum Schreiben effektiver Alternativtexte in der Hilfe von Microsoft

Tabellen in PowerPoint
■ Da in PowerPoint die Definition von Tabellenvorlagen nicht möglich ist,
verwenden Sie bitte entweder Tabellen, die Sie in der TUW-Excel- oder
Word-Vorlage erstellt haben, oder passen Sie eine der folgenden
Tabellen nach Bedarf an.
■ Tipps dazu:
■ Tabellen weiterverwenden, ändern oder eigene Tabellen erstellen
■ Tabellen formatieren
■ Nutzung der Tabellenformatoptionen

Tabellen barrierefrei gestalten
■ Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur, d.h.

■ keine geteilten Zellen oder zusammengeführten Zellen,
■ verschachtelten Tabellen oder
■ völlig leere Zeilen oder Spalten.
■ Vergeben Sie Spaltenbeschriftungen.
■ Nutzen Sie dazu die Überschrift-Funktion der Tabelle (in Tabellenentwurf /
Tabellenformatoptionen) aus. Im Gegensatz zu Word ist es aber in
PowerPoint nicht möglich, Tabellen mit Kopfzeile zu versehen, die auch von
Screenreadern interpretiert werden können. Daher sollte man Tabellen
gegebenenfalls als separate Dateien in Word erstellen und bereitstellen.
■ Vergeben Sie den Alt-Text / rechter Mausklick auf die Tabelle und
Alternativtext bearbeiten.

Mustertabelle Variante 1
Betrag in Mio. EUR 2012 2013 2014 2015 2016
Kategorie 1 4.500 4.100 5.300 3.400 3.200
Kategorie 2 4.200 4.300 5.100 7.000 3.900
Kategorie 3 1.200 3.300 2.600 7.100 3.500
Kategorie 4 5.000 4.000 3.000 4.400 4.700
Kategorie 5 4.900 4.800 3.600 5.200 5.600
Ergebnis 29.600 28.200 24.800 37.300 28.400
© COPYRIGHT- ODER QUELLENHINWEIS, ….

Mustertabelle Variante 2
2012 2013 2014 2015 2016
Kategorie 1 4.500 4.100 5.300 3.400 3.200
Kategorie 2 4.200 4.300 5.100 7.000 3.900
Kategorie 3 1.200 3.300 2.600 7.100 3.500
Kategorie 4 5.000 4.000 3.000 4.400 4.700
Kategorie 5 4.900 4.800 3.600 5.200 5.600
Ergebnis 29.600 28.200 24.800 37.300 28.400
© COPYRIGHT- ODER QUELLENHINWEIS, ...

Tipps zur Diagrammgestaltung (1 von 2)
■ Es wird empfohlen, Diagramme in Excel zu gestalten und in Power-

Point einzufügen, da es bei Diagrammen, die in PowerPoint erstellt
werden, oftmals Probleme bei der nachträglichen Bearbeitung gibt.
■ Werden Diagramme von einer bestehenden Excel-Datei in die neue
PowerPoint-Vorlage kopiert, kann man das Farbschema automatisch
anpassen lassen.
■ Dazu bitte beim Einfügen eines Diagramms bei
den Einfügeoptionen eine Variante mit Zieldesign
verwenden wählen.

Tipps zur Diagrammgestaltung (2 von 2)
■ Bitte orientieren Sie sich bei der Gestaltung Ihrer

Diagramme an nachfolgenden Beispielen (siehe Folge-
seiten).
■ Um eine gute Erfassbarkeit von Diagrammen zu gewähr-
leisten, bitte beachten, dass verlaufende Farbabstufungen
mit einer Grundfarbe weniger günstig sind als das in Excel als „Bunt“
bezeichnetes Farbschema (unter Diagrammentwurf).
■ Vor allem bei komplexen Diagrammen ist zu empfehlen, zusätzlich
Werte durch Datenbeschriftungen entsprechend zu kennzeichnen oder
im Alt-Text Details zu beschreiben (siehe dazu auch Seite 33).
■ Bitte achten Sie stets auf ausreichenden Kontrast zwischen Schrift- und
Hintergrundfarben und passen diesen bei Bedarf entsprechend an.

Beispieldiagramme (1 von 4)
Kreisdiagramm Ringdiagramm
Kategorie
1
17%
Kategorie
6 17%
29%
29%
Kategorie 15%
2
15%
5%
15%
Kategorie 19%
3
Kategorie
5%
5
15%
Kategorie 4 Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3
19%
Kategorie 4 Kategorie 5 Kategorie 6

Säulendiagramm Säulendiagramm gestapelt

8.0 35.0
7.0 7.0 7.0
7.0
30.0 7.0
6.0
5.5 25.0
5.0 7.8 5.0
5.0 2.4
4.5
20.0 4.0
4.0 4.0
4.0 3.6 5.5
Achsentitel
Achsentitel
3.5
3.3 15.0
3.0 3.0
7.0
3.0 4.5
2.4 2.6
10.0
2.0 3.5
5.0
7.0
5.0 4.0
1.0
5.5
3.3 3.0
0.0 0.0
2019 2020 2018 2019 2020
Achsentitel Achsentitel
Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Kategorie 4 Kategorie 5
Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Kategorie 4 Kategorie 5 Kategorie 6
Kategorie 6

Balkendiagramm Liniendiagramm
9.0
5.5
5.0
2.6 8.0
2018
3.0
3.6 7.0
7.8
6.0
3.3
7.0
7.0 5.0
Achsentitel
Achsentitel
2019
4.0
5.0 4.0
7.0
3.0
3.0
4.0
2.0
3.5
2020
4.5
5.5 1.0
2.4
0.0
0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 2018 2019 2020
Achsentitel Achsentitel
Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Kategorie 4
Kategorie 5 Kategorie 6

Diagrammtitel
35.0
30.0
25.0
20.0
Achsentitel
15.0
10.0
5.0
0.0
2018 2019 2020
Achsentitel

Links und Quickinfo verwenden (1 von 2)
Sie können Elementen mit Links weitere Informationen hinzufügen:
■ Markieren Sie den Text, zu dem Sie den Link hinzufügen möchten.
■ Dann rechter Mausklick auf den Text und den Befehl Link wählen oder alternativ
Tastenkombination STRG + k betätigen.
■ Der markierte Text wird im geöffneten Dialogfenster
im Feld Anzuzeigender Text
angezeigt und kann bei Bedarf geändert werden.
■ Geben Sie im Feld Adresse die Zieladresse für den
Link ein.

Links und Quickinfo verwenden (2 von 2)
■ Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
QuickInfo und geben Sie im Feld
QuickInfo-Text weitere Information
zum Link ein.
■ Link mit Quickinfo (Beispiel)
■ Bitte beachten Sie, dass bei der
PDF-Konvertierung die QuickInfo
nicht übernommen wird.

Barrierefreier Zugriff auf Videos für
Benutzer_innen mit Seh- oder Hörbehinderung
■ Werden Videos in Präsentationen eingesetzt, sollten die wichtigsten
visuellen Elemente des Videos per Sprachausgabe oder Untertitel inkl.
Audiohinweisen beschrieben werden.
■ PowerPoint unterstützt die Wiedergabe von Untertiteln, allerdings
müssen diese vor der Einbindung des Videos in PowerPoint separat
integriert werden.
■ Details zur Adaptierung von Videos in der Hilfe von Microsoft

Weitere Tipps

Zusammenfassung: Maßnahmen zur
barrierefreien Gestaltung von Präsentationen
1. Folien barrierefrei gestalten (Texte, Farben, …)
2. Links & Quickinfos verwenden
3. Alternativtext für Elemente wie Bilder, Grafiken, Tabellen, Diagramme
nutzen
4. Beschriftungen, Untertitel & alternativen Audiospuren in Videos nutzen
5. Vor der Fertigstellung: Prüfung der Dateieigenschaften und
Barrierefreiheitsprüfung
6. Gegebenenfalls Konvertierung in das PDF-Format

Prüfung auf Barrierefreiheit
■ Vor der Fertigstellung einer Präsentation wird die
Nutzung der Barrierefreiheitsprüfung in PowerPoint
empfohlen.
■ Ab der Version 2016 wird diese Funktion auf der Register-
karte Überprüfen zur Verfügung gestellt, in früheren
Versionen können Sie diese Funktion auch über das Datei /
Information / Auf Probleme überprüfen aufrufen.
■ Weitere Informationen finden Sie
in der Hilfe von Microsoft zum Thema Barrierefreiheit.

Ergänzen der Dateieigenschaften
Um vor allem Screenreadern

Informationen zur Datei bereit-
zustellen, ergänzen Sie bitte im
Register Datei unter Informationen
die Dokumenteneigenschaften
hinsichtlich Informationen zu Titel,
Autor_in wie gewünscht.

Konvertierung in das PDF-Format
■ Zur Konvertierung in das PDF-Format verwen-

den Sie in PowerPoint am besten den Befehl
Speichern unter … und wählen Sie als 1
2
Dateityp PDF (1).
■ Bevor Sie die Datei veröffentlichen, sollten Sie
noch folgende Optionen (2) anpassen:
■ aktivieren Sie Dokumenteigenschaften sowie
Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit (3)
und
■ deaktivieren Sie Text als Bitmap speichern, wenn
Schriften nicht eingebettet werden können (4). 3

Vorlage als „eigene Vorlage“ speichern
■ Sie können PowerPoint-Dateien auch als eigene Vorlagen speichern:

■ Gehen Sie dazu auf Datei / Speichern unter …
■ Wählen Sie dort beim Format PowerPoint-Vorlage (*.potx) aus
■ Damit wird der Speicherort automatisch auf die Benutzerdefinierten
Office-Vorlagen geändert. Wenn Sie dies übernehmen, können Sie in
Folge über Datei / Neu direkt auf Ihre gespeicherten Vorlagen zugreifen.
■ Bitte beachten: wenn Sie auf eine Vorlagendatei doppelt klicken, wird
nicht – wie üblich – die Vorlage selbst geöffnet, sondern eine neue Datei
auf Basis der Vorlage erstellt. Um die Vorlage zu editieren, bitte die
Vorlage entweder aus PowerPoint heraus öffnen (Datei / Öffnen) oder
rechten Mausklick auf der Datei ausführen und Öffnen wählen.

Anpassung der Fußzeile
■ Um die Fußzeile in Präsentati-

onen anzupassen, wählen Sie
bitte Einfügen / Kopf- und Fuß-
zeile.
■ Im folgenden Dialogfenster adap-
tieren Sie bitte die Daten im Feld
Fußzeile und klicken dann auf
Für alle übernehmen.
■ Ändern Sie auf keinen Fall die
Fußzeile über den Folienmaster –
das kann zu Problemen führen!

Ausdruck in Graustufen
■ In den Druckeinstellungen (über Register
Datei) wählen, dass die Folien auf das
Seitenformat skaliert (1) werden.
■ Zum toner- und tintensparenden Ausdruck
im Druckdialog Graustufen (3), wählen
(wird bei Schwarz-Weiß-Druckern 1
automatisch ausgewählt).
2

Für offene Fragen …
… wenden Sie sich bitte an publishing@tuwien.ac.at
Weiterführende Informationen zur Gestaltung barrierefreier PowerPoint-

Präsentationen sind auch in der Hilfe von Microsoft zu finden.

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■ Layout (1) (Register Start / Folien) wählen und dort das

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Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 13

■ Für barrierefreie Gestaltung sind Faktoren wie ein Schriftgrad von 18 pt

QUELLE: ERSTELLEN BARRIEREFREIER POWERPOINT-PRÄSENTATIONEN

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QUELLE: ERSTELLEN BARRIEREFREIER POWERPOINT-PRÄSENTATIONEN

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■ Müssen Sie Folien durch zusätzliche Elemente wie weitere

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■ Durch die Nutzung der Aufzählungszeichen (1) oder

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■ Ebenso können Sie Text in den Platzhaltern zur Hervorhebung fett

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2) Akzentfarben: sollten bevorzugt verwenden

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■ Folgende Farb-Designs stehen zur Verfügung und beinhalten über die

TU (Standard) TU Grün TU Magenta

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Um eine barrierefreie Erfassung von Inhalten zu gewährleisten, müssen

QUELLE: WEB CONTENT ACCESSIBILITY GUIDELINES (WCAG) 2.0

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■ Weiß auf TU-Blau (Akzentfarbe 2) sowie

■ Weiß auf Grau (Akzentfarbe 5) sowie invertiert:

■ Weiß auf Blaugrau (Akzentfarbe 6) sowie

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■ Weiß auf Magenta 1 sowie invertiert:

■ Bitte beachten Sie, dass alle anderen Farbkombinationen keinen barriere-

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Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 30

Um ein Bild in einen Platzhalter einzufügen, bitte entweder das Bildplatzhalter

Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 31

■ Austausch eines bestehenden Bildes: das zu 1

Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 32

■ Um Bilder barrierefrei darzustellen, fügen Sie bitte zu jedem Bild/Grafik-

QUELLE: ERSTELLEN BARRIEREFREIER POWERPOINT-PRÄSENTATIONEN

Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 33

■ Alt-Texte für Diagramme vergeben

QUELLE: ERSTELLEN BARRIEREFREIER POWERPOINT-PRÄSENTATIONEN

Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 34

Anleitung zur PowerPoint-Vorlage | September 2021 35

■ Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur, d.h.