Anleitung Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung (RK-Abrechnung) besteht aus insgesamt 3 Blttern: 1. Deckblatt

2. Chronologie (in der Reisekostenabrechnung im Tabellenblatt zu finden)

3. Reisekostenabrechnung Autobelegung

Das Deckblatt soll immer ausgefllt werden. Die Chronologie nur dann, wenn man zur Inventur mit dem Privatwagen gefahren ist. Zudem muss dann auch das Formular Reisekostenabrechnung Autobelegung ausgefllt werden. Hier werden die Mitarbeiter eingetragen, die zur Inventur mitgenommen worden sind. Achtung: Die Kosten werden nur dann erstattet, wenn das Auto mit mind. 3 Personen besetzt wurde (incl. Fahrer). Sollte das nicht der Fall sein, dann bitte den zustndigen Teammanager darauf hinweisen.

Vorgehensweise
Entstandene Kosten durch Quittungen
Im Grunde knnten euch folgende Kosten entstehen: -

Ihr fahrt mit einem Auto zur Inventur und msst in einem Parkhaus parken Parkquittung Ihr fahrt mit einem Mietwagen zur Inventur und msst den Wagen tanken Tankquittung Ihr msst, nach Anweisung des Teammanagers, Unterlagen versenden Portoquittung

All diese Quittungen knnt ihr ber die RK-Abrechnung geltend machen. Vorgehensweise: Alle Quittungen werden sortiert, nach Parkquittungen, Tankquittungen und Portoquittungen. Dann werden alle Quittungen (bitte ein Blatt fr Parkquittungen, ein Blatt fr Tankquittungen usw. verwenden. NICHT alle auf ein Blatt kleben) auf ein DINA4 Papier geklebt (bitte die Rckseite nicht benutzen, nur die Vorderseite). Wichtig ist, dass die Quittungen mit einem Kleber (z. B. Pritt oder UHU) geklebt werden, bitte NICHT tackern!!!! Jede Quittung muss leserlich beschriftet werden, auch wenn es sich um Cent Betrge handelt. In Zukunft werden nicht beschriftete Quittungen nicht mehr abgerechnet. Auch nicht geklebte Quittungen werden nicht mehr abgerechnet.

Die Quittungen bitte folgendermaen beschriften: Parkquittungen: Tag der Inventur 11.06.2012 welche Inventur hat stattgefunden Inventur Gerry Weber Ort der Inventur Speyer also: 11.06.2012 Inventur Gerry Weber Speyer

Tankquittungen:

Tag der Inventur 12.06.2012 welches Auto wurde betankt Tank Mietwagen HH-GO 257 Bei welcher Inventur Inventur Gerry Weber Ort der Inventur Speyer also: 12.06.2012 Tank Mietwagen HH-GO 257 Inventur Gerry Weber Speyer Versanddatum 05.06.2012 Was wurde versendet Porto Versand System also: 05.06.2012 Porto Versand System

Portoquittungen:

Beispiel:

Denkt bitte daran: Egal welche Kosten euch entstehen, msst ihr uns eine original-Quittung (keine Kopie) zukommen lassen. Wenn ihr uns keine Quittung zuschickt, dann knnen wir leider die Kosten nicht abrechnen. Ein Kundenbeleg (s. Bild) ist keine Quittung. Diese ist fr die Steuer nicht verwendbar!

Die jeweiligen Summen werden dann nur noch Addiert und auf das Deckblatt eingetragen.

Tankquittungen und Parkquittungen:

Porto:

Entstandene Kosten durch Fahrten mit dem Privatwagen Nutzt bitte dafr die Chronologie in der Reisekostenabrechnung. Ihr sucht in der Spalte TAG, den Tag raus, an dem die Inventur stattgefunden hat. Dann tragt ihr bitte in der Zeile folgendes ein:
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Spalte Antritt: die Uhrzeit, wann ihr von zu Hause losgefahren seit Spalte Ende: die Uhrzeit, wann ihr wieder zu Hause wart Spalte von-nach-zurck: bitte nur die Orte eintragen, von wo aus ihr mit dem Team losgefahren seid, dann den Ort, wo die Inventur stattgefunden hat, und dann den Ort zu dem ihr wieder zurck gefahren seid. zum Beispiel: Kln-Leverkusen-Kln Bitte keine Straennamen eintragen. Spalte km: hier werden die gefahrenen km eingetragen. Hier richten wir uns nach www.google.maps.de. Kosten werden von Ortsmitte bis Ortsmitte erstattet (in google.maps. Ort ohne Straennamen eingeben). Sobald ihr die km eingetragen habt, rechnet EXEL automatisch die Pauschale aus und bertrgt die Summe auf das Deckblatt in die Spalte Pauschale lt. Chronologie. Chronologie:

Deckblatt:

Wichtig: wenn ihr die km-Pauschale abrechnet, dann msst ihr noch das Formular Reisekostenabrechnung Autobelegung mit einreichen. Bitte so ausfllen, wie es im Muster vorgegeben ist. Euch selber msst ihr nicht eintragen, denn es ist ja klar, dass ihr mit im Auto wart. NEU: Bankverbindung auf dem Deckblatt bitte nicht vergessen.

WICHTIGE TERMINE:
-

Die kompletten Unterlagen fr die RK-Abrechnung mssen bis zum 05ten des nchsten Monats bei uns vorliegen. Alles was spter ankommt, kann erst im Folgemonat bercksichtig werden. RK-Abrechnungen die lter als 2 Monate sind, knnen nicht mehr abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt am 20ten des Monats. (der Zahlungseingang auf eurem Konto kann 3 - 5 Tage abweichen) Es gilt: pro Monat eine RK-Abrechnung und die Quittungen mssen mit dem Monat bereinstimmen!!!

Fr die Abrechnung ist zustndig: Julia Kremer 0173 3629016 j.kremer@inventory-service.de Reisekostenabrechnung und Quittungen bitte an die folgende Adresse senden:
Inventory Service GmbH & Co. KG z. Hd. Julia Kremer Godesberger Allee 189 c/o Dreizehnmorgenweg 54 / Euromaster 53175 Bonn

Ich wnsche euch ein gutes Gelingen!!!!