Sie sind auf Seite 1von 36

Deutsch Pro

Hflichkeit
1 Wenn ich jemanden zum ersten Mal treffe
Knnen Sie mir sagen, wie ich jemanden hflich begre, wenn ich ihn zum ersten
Mal treffe?
Die Standardbegrung auf Deutsch, wenn man jemanden zum ersten Mal trifft, ist: Es
freut mich, Sie kennen zu lernen. Oder: Guten Tag, Herr Schulz. Freut mich! Man kann
auch einfach sagen: Schn, Sie kennen zu lernen.
Was sage ich, wenn ich mich von jemandem verabschiede?
Es war schn, Sie zu sehen oder Es hat mich gefreut, Sie kennen gelernt zu haben.
Es hat mich gefreut, mit Ihnen Geschfte zu machen.
Oder, nicht ganz so formal: Wir bleiben in Verbindung, ja!
Oder: Lassen Sie uns in Kontakt bleiben.
Oder: Ich mchte mich verabschieden. Oder ganz einfach: Auf Wiedersehen!
2 Vornamen
Wie spreche ich eine Person an, die ich gerade kennen gelernt habe; sind Vornamen
zu informell?
Die Grundregel lautet, dass in deutschsprachigen Lndern die andere Person IMMER
gesiezt werden muss. Sie mssen auch immer den Nachnamen benutzen, also Herr
Meier oder Frau Mller. Frulein sagt man heute nicht mehr, das mgen die jungen
Frauen nicht gerne hren. Es gibt Berufsfelder und Gegenden in Deutschland, da
benutzen die Deutschen heutzutage auch oft den Vornamen und das Du. Aber lassen Sie
dabei den Deutschen oder die Deutsche den Anfang machen. Wenn er oder sie Sie duzt,
dann drfen Sie auch zurckduzen.
3 Titel
Wie ist es mit Titeln und Namen? Sollte man eine Person, die einen Titel trgt,
immer mit diesem anreden?
In akademischen Kreisen benutzt man hufig den Titel und sagt zum Beispiel Herr
Professor Meier. Hren Sie genau hin, wie die andere Person sich vorstellt, oder schauen
Sie, wie sie ihren Brief unterschreibt. Wenn der Herr Professor sagt: Guten Tag, ich bin
Professor Meier, dann benutzen Sie den Titel. Aber wenn er sagt: Guten Tag, Markus
Meier, dann wissen Sie, dass der Titel nicht wichtig ist. Im Brief ist es besser, den Titel zu
benutzen. In der Geschftswelt ist der Titel nicht mehr so wichtig. Richten Sie sich danach,
wie die Person es selber wnscht.
4 Krpersprache und Augenkontakt
Kann Krpersprache hflich oder unhflich sein? Fallen Ihnen Beispiele ein?
Viele Menschen empfinden es als unhflich, wenn Sie die Arme vor der Brust
verschrnken. Es sieht sehr defensiv aus. Auch Hnde in der Hosentasche ist unhflich.
Sie sollten auch nicht in der Nase bohren oder an den Fingerngel kauen. Wenn Sie zur
Begrung nicht die Hand geben, sondern einfach nur Hallo sagen, wird das als
unhflich gewertet. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie Ihre Hnde bei einem Vortrag oder

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

einer Sitzung lassen sollen, dann nehmen Sie einen Stift oder das Papier zur Hand. Aber
auch dann drfen Sie nicht nervs das Papier zerknittern oder mit dem Stift spielen.
Wie wichtig sind Augenkontakt und Lcheln?
Augenkontakt ist in Mitteleuropa uerst wichtig. Sie sollten die Person, mit der Sie
sprechen, immer anschauen, vor allem, wenn sie gerade spricht. Auch ein Lcheln oder
ein freundlicher Gesichtsausdruck ist wichtig. Aber denken Sie daran: ein aufgesetztes,
unechtes Lcheln erkennt man sofort.
5 Bitten und ablehnen
Wie kann ich jemanden hflich bitten, etwas zu tun? Was sollte ich nicht sagen?
Benutzen Sie immer Fragen und den Konjunktiv, wenn Sie jemanden um etwas bitten.
Zum Beispiel: Knnten Sie bitte ...? oder Wrden Sie bitte ...? oder Ist es mglich,
dass ...? Oder: Wrde es Ihnen etwas ausmachen, ... zu...?
Sie sollten niemals jemanden direkt im Imperativ anreden: Schreiben Sie den Brief noch
mal! Nein, sagen Sie lieber: Knnten Sie bitte den Brief noch einmal schreiben?
Vor allem die kleinen Wrter bitte und danke sind im Deutschen sehr, sehr wichtig.
Wie wrden Sie hflich, sagen wir, eine Einladung ablehnen? Fallen Ihnen ntzliche
und hfliche Antworten ein?
Ich beginne meine Ablehnung immer mit Es tut mir Leid oder Leider. Sie knnten zum
Beispiel sagen: Es tut mir Leid, aber da habe ich schon etwas vor. Oder Leider kann ich
nicht kommen. Ich habe gleichzeitig schon eine andere Verabredung, aber trotzdem vielen
Dank fr die Einladung.
6 Negatives mitteilen, unterbrechen und nachfragen
Welche Ausdrcke kann ich benutzen, um eine negative Aussage abzumildern?
Wie gesagt, benutzen Sie Es tut mir leid oder Leider. Zum Beispiel: Leider muss ich
Ihnen mitteilen, dass sich unsere Lieferung verspten wird.
Oder: Vielen Dank fr Ihr Angebot, das Sie uns geschickt haben. Zur Zeit sehen wir
keinen Bedarf an Ihrem Produkt. Sollten wir zu einem spteren Zeitpunkt zu einem
anderen Schluss kommen, werden wir uns gerne an Sie wenden.
Wie unterbreche ich jemanden hflich?
Sagen Sie Ihrem Gesprchspartner einfach, dass Sie Ihn unterbrechen mchten: Kann
ich Sie ganz kurz unterbrechen. Ich bin der Meinung, dass .... Leuten macht es meistens
nichts aus, in einem Gesprch unterbrochen zu werden. Das gehrt zu einem aktiven
Gesprch dazu. Dennoch mssen Sie darauf achten, dass Sie nicht die ganze Zeit ohne
Unterbrechung reden oder dem anderen das Wort abschneiden. Vor allem, wenn Sie mit
einer etwas ruhigen oder schchternen Person sprechen. Zum Beispiel ist es in Finnland
unhflich, jemanden zu unterbrechen.
Wie kann ich hflich sagen, dass ich nichts von dem verstanden habe, was der
andere gerade gesagt hat?
Entschuldigen Sie, aber jetzt habe ich nicht alles verstanden. Oder Knnen Sie das bitte
noch einmal wiederholen?

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

7 Kann man auch berhflich sein?


Kann es auch passieren, dass man berhflich ist? Fllt Ihnen ein Beispiel ein?
Ich glaube, es ist leichter, unhflich als berhflich zu sein. Natrlich wirkt zu viel Lob oft
unseris. Ehrliche und hfliche Anmerkungen jedenfalls sind immer angebracht und tragen
zur Verbesserung der Geschftsbeziehung erheblich bei.
8 Krperkontakt
Welche Art von Krperkontakt ist in Mitteleuropa angebracht, wenn ich einen
Geschftspartner zum ersten Mal treffe?
Wenn Sie mit einem Menschen zusammentreffen, dann geben Sie ihm zur Begrung
immer die Hand. Es gibt Arbeitspltze, da gibt der Chef den Mitarbeitern jeden Morgen die
Hand. Kollegen begren sich aber untereinander meist mit einem Guten Morgen oder
Hallo, wie gehts heute?. Treffen Sie einen netten Geschftspartner oder eine nette
Geschftspartnerin schon zum wiederholten Mal, dann kann es sein, dass Sie sich auch
mit einem Wangenkuss oder einer kleinen Umarmung begren. Da muss aber dann
schon die Chemie stimmen und eine freundschaftliche Basis vorhanden sein.
Beim Handgeben ist die Regel folgende: Derjenige, der in den Raum tritt, reicht seine
Hand. Ansonsten ist es der ltere, der dem Jngeren seine Hand zum Gru reicht, oder
der Ranghhere dem Rangniedrigeren.
Tritt ein Geschftspartner in Ihr Bro ein, stehen Sie natrlich von Ihrem Platz auf, gehen
um den Schreibtisch auf die andere Person zu und begren Sie. Es ist unhflich hinter
dem Schreibtisch versteckt sitzen zu bleiben.
Hinsetzen sollten Sie sich erst, wenn man Ihnen einen Stuhl angeboten hat.
9 Begren fremder Personen
Sollte ich im Aufzug, in der Kantine oder auf der Arbeit fremde Personen gren?
Ja, das sollten Sie! Im eigenen Wohnhaus oder auf der Arbeit begren sich die
Deutschen, auch wenn Sie den oder die anderen nicht kennen. In der Kantine wnscht
man fremden Tischnachbarn Guten Appetit und sagt Guten Tag.
10 Wer stellt wen vor?
Wer stellt auf der Arbeit oder auf einem Empfang wen wem vor?
Auf einem Empfang stellt der Gastgeber die Gste untereinander vor. Wenn der
Gastgeber viel zu tun hat, kann man aber auch selber die Initiative ergreifen und sich
selber vorstellen. Dabei sollte man, vor allem in einer kleinen Runde, allen die Hand
geben.
Auf der Arbeit wird der Neuling den Kollegen vom Chef vorgestellt. Bekommen Sie auf der
Arbeit Besuch, werden Mitarbeiter des Unternehmens zuerst dem Kunden vorgestellt. Der
Herr wird immer der Dame vorgestellt. Nur wenn die Dame viel jnger ist als der Herr, wird
die Dame zuerst dem Herrn vorgestellt. Rangniedrigere mssen Sie stets dem

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

Ranghheren vorstellen. Wenn Sie Gleichrangige miteinander bekannt machen, dann


stellen Sie den Jngeren dem lteren vor.
11 Telefonieren mit dem Mobiltelefon immer und berall?
Darf ich mit meinem Mobiltelefon immer und berall telefonieren?
Nein! Das wird als sehr unhflich gewertet. Natrlich sieht man auch in deutschsprachigen
Lndern Menschen, die im Bus, in der Bahn, im Restaurant, bei Meetings laut und frhlich
in ihr Mobiltelefon reden. Dies ist aber eine sehr schlechte Art. Bei Meetings und
Geschftsessen sollten Sie Ihr Mobiltelefon immer ausschalten. Telefonieren Sie diskret
und dort, wo Sie niemanden stren. Umgangssprachlich nennen die Deutschen das
Mobiltelefon immer: Handy.

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

Kurze E-Mails
1 Welche Sprache ist in E-Mails angebracht?
Welche Sprache ist in offiziellen, aber doch kurzen E-Mails tabu?
In privaten E-Mails benutzen Leute sehr hufig verschiedene Abkrzungen (zum Beispiel
LG fr Liebe Gre). Das ist in offiziellen E-Mails nicht akzeptabel. Auch wenn E-MailNachrichten kurz sind, sollten Sie genauso hflich sein wie in einem Brief. Denken Sie
daran, dass die E-Mail im Beruf ein Geschftsbrief ist, der sich an formale Regeln halten
muss.
Fallen Ihnen Beispiele fr Fehler ein, die ein Auslnder machen knnte, wenn es um
Namen und Titel geht? Gibt es Richtlinien?
Wenn Sie die Person, der Sie schreiben, nicht persnlich kennen, ist es immer sicherer,
sie mit Herr oder Frau anzuschreiben. Der Gebrauch des Vornamens ist im Deutschen
meist zu vertraulich. Wenn Sie berhaupt keinen Namen haben, dann schreiben Sie doch
Sehr geehrte Damen und Herren oder An die zustndige Abteilung.
Benutzen Sie den Titel des Empfngers, wenn Sie wissen, welche Titel er oder sie trgt.
Zum Beispiel Sehr geehrter Herr Professor Schulze. Oder Sehr geehrte Frau Dr.
Klausner.
2 Wie formuliere ich eine negative Antwort?
Knnen Sie einige hfliche Wendungen auflisten, die eine negative Antwort
abmildern?
Benutzen Sie immer Wendungen wie Es tut mir Leid oder Leider, um Ihre negative
Antwort oder Nachricht einzuleiten. So knnte man sagen: Es tut mir Leid, aber die von
Ihnen bestellten Teile sind momentan leider ausverkauft. Sie sollten jedoch immer eine
Lsung anbieten: Wir werden innerhalb der nchsten zwei Wochen eine neue Lieferung
erhalten. Dann werde ich Sie umgehend benachrichtigen und Ihnen die Teile zukommen
lassen.
Was soll ich sagen, wenn ein Kunde sich nach einer abwesenden Person erkundigt?
Leider ist Herr Kobald erst wieder am 17. Mai im Haus. Kann ich Ihnen vielleicht helfen?
oder Herr Kobald kommt erst am 17. Mai wieder zurck. Worum geht es in Ihrer Anfrage
denn? Ich helfe Ihnen gerne weiter.
3 Krze andeuten
Wie kann ich hflich andeuten, dass meine E-Mail sehr kurz sein wird?
Ganz kurz mchte ich nachfragen, ob ...
Ich melde mich kurz, um Ihnen mitzuteilen, dass ...
Wie wrden Sie in einer kurzen E-Mail ein Meeting und einen Termin dafr
vorschlagen?
Wie wre es hiermit: Es lohnt sich bestimmt, dass wir uns zusammensetzen und die
Dinge besprechen. Haben Sie vielleicht nchste Woche Mittwoch gegen 10 Uhr Zeit?
Oder: Vielleicht sollten wir dies in einem Meeting genauer besprechen. Wann passt es

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

Ihnen denn? Ich habe die ganze nchste Woche Zeit. Oder: Passt Ihnen der 3. Mrz?
Ich kann ein Besprechungszimmer hier im Haus reservieren.
4 Eine E-Mail zur Information
Was wrden Sie in einer kurzen E-Mail sagen, wenn Sie Ihre Kollegen darber
informieren mchten, dass Sie die Firma verlassen werden?
Wahrscheinlich so etwas wie: Bedauerlicherweise muss ich Ihnen mitteilen, dass ich die
Firma zum Ende dieses Monats verlassen werde, um bei der Meyer AG meinen
beruflichen Werdegang fortzusetzen. Die Zusammenarbeit mit Ihnen allen hat mir viel
Freude gemacht, und das gute Arbeitsklima in dieser Firma werde ich sehr vermissen. Ich
hoffe, wir bleiben in Kontakt.
Was schreibt man einem Kollegen, der die Firma verlsst, in einer kurzen E-Mail ?
Zu meinem Bedauern habe ich erfahren, dass Sie unsere Firma verlassen werden. Die
Zusammenarbeit mit Ihnen in all den Jahren hat mir viel Freude gemacht. Ich wnsche
Ihnen alles Gute in Ihrer neuen Stelle. Ich hoffe, wir bleiben in Verbindung.
5 Wie formuliert man eine Gratulation oder Einladung per E-Mail?
Wie drcken Sie sich in einer kurzen E-Mail aus, wenn Sie jemandem zur
Befrderung gratulieren mchten?
Gratulieren kann man so: Herzlichen Glckwunsch zu Ihrer Befrderung. Ich habe gerade
davon gehrt. Es freut mich, dass man Ihre Leistungen auf diese Weise honoriert. Rufen
Sie mich doch an, wenn Sie Zeit haben, und erzhlen Sie mir Nheres.
Jemand hat Sie zu seiner Party eingeladen. Wie wrden Sie in einer kurzen E-Mail
sagen, dass Sie nicht sicher sind, ob Sie es schaffen, aber doch Ihr Bestes tun
werden?
Sagen Sie zum Beispiel so: Vielen Dank fr die Einladung. Sehr gerne wrde ich
kommen, aber ich habe gleichzeitig eine andere Verabredung. Wenn ich sie verschieben
kann, dann komme ich ganz bestimmt. Ich werde in den nchsten Tagen genauer
Bescheid geben.
6 Jemanden an etwas erinnern und bitten etwas zu tun
Der Vice President/Generaldirektor besucht Ihr Unternehmen nchsten Dienstag.
Wie wrden Sie Ihre Mitarbeiter in einer kurzen E-Mail daran erinnern?
Eine kurze Erinnerung an alle Mitarbeiter: Der Vice President/Generaldirektor wird unsere
Niederlassung/unser Bro nchsten Dienstag besuchen.
Die Feier zum fnfjhrigen Bestehen Ihrer Firma steht an. Wie wrden Sie einer
Mitarbeiterin schreiben, wenn Sie sie bitten wollen, sich um die Bewirtung zu
kmmern?
So wrde ich schreiben: Wie Sie sicher wissen, feiern wir in zwei Monaten unser
fnfjhriges Jubilum. Ich wrde mich freuen, wenn Sie die Catering-Planung bernehmen
knnten. Es werden 45 Personen anwesend sein, und ich denke an kalte Hppchen und
dazu Sekt, Wein und Bier. Wir arbeiten normalerweise mit dem Partyservice Schmalbach,
Tel.nr.: 030-456 789. Vielen Dank fr Ihre Untersttzung.

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

7 Habe ich alles richtig verstanden?


Wie drcken Sie sich aus, wenn Sie mit einer kurzen E-Mail nachfragen mchten, ob
Sie alles richtig verstanden haben?
Ich melde mich noch einmal kurz, um den Termin zu berprfen. Wir hatten darber
gesprochen, uns am Freitag zu treffen. Mir ist unklar geblieben, ob wir uns auf diesen oder
auf nchsten Freitag geeinigt haben. Komme ich zu Ihnen ins Bro? Knnen Sie mir bitte
Bescheid geben, wann und wo wir uns treffen? Vielen Dank!
8 Wie schreibe ich hfliche E-Mails?
Wie wrden Sie hflich eine E-Mail beginnen, wenn Sie sich kurz
bedanken mchten (z.B. fr eine erhaltene E-Mail)?
Vielen Dank fr Ihre Nachricht vom 17. Juni.
Vielen Dank fr Ihre schnelle Antwort.
In Bezug auf Ihre Nachricht vom 17. Juni ...

fr etwas

Wie erinnere ich jemanden per E-Mail hflich an eine Sache (z.B. an eine Brofeier)?
Also ich wrde wohl sagen: Ich mchte Sie kurz daran erinnern, dass unsere Brofeier
am 20. Januar um 16 Uhr beginnt. Bitte um Rck-Email bis zum 17.1.
Wie wrden Sie eine kurze, aber hfliche E-Mail beginnen, um jemanden ber etwas
zu informieren (z.B. ber eine neue Handynummer)?
Schreiben Sie doch: Zu Ihrer Information: Ich habe eine neue Handynummer: 0160-123
456 7. Das Wort Handy ist brigens umgangssprachlich. Offiziell nennt man es
Mobiltelefon.
9 Einladungen
Wie kann ich jemanden hflich zu meinem Stand auf einer Messe einladen?
Sehr geehrte Frau Klee, ich mchte Sie gerne zu einem Meeting auf der Frankfurter
Buchmesse im Oktober einladen. Darf ich Ihnen einen Termin vorschlagen: Donnerstag,
den 15.10. um 13 Uhr; in der Halle 8, Stand 45. Ich freue mich auf eine Besttigung des
Meetings. Falls Ihnen der Termin nicht passen sollte, dann geben Sie mir Bescheid oder
schlagen Sie einen Zeitpunkt vor, der Ihnen gnstiger erscheint. Mit freundlichen Gren,
Sibylle Mntz.
10 Anfragen
Wie erfrage ich hflich und kurz den Preis eines Produktes?
Sie knnten so fragen: Ich bin sehr an Ihrem neuesten Modell interessiert. Was kostet es,
und ist der Versand im Preis inbegriffen? Bekomme ich bei einer Bestellung von 5
Druckern einen Rabatt? Ich freue mich auf eine baldige Antwort.
Wie erbitte ich kurz, aber hflich ein Angebot?
Erfragen Sie ein Angebot z.B. so: Ich htte gerne ein Angebot ber sechs
Broschreibtische und sieben Regale. Bitte senden Sie das Angebot zu meinen Hnden
an folgende Adresse: ... Vielen Dank.
Wie antworte ich kurz, aber hflich auf eine Preisanfrage?

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

Ihre Antwort kann z.B. lauten: Vielen Dank fr Ihr Interesse an unseren Produkten. Der
Preis fr Modell 1 ist 250 . Modell 2 kostet 225 . Die Preise sind exklusiv
Mehrwertsteuer. Bei einer Mindestbestellung von je 5 Stck eines Modells knnen wir
Ihnen einen Rabatt von 20 Prozent einrumen. Bei greren Bestellungen holen Sie sich
bitte ein individuelles Angebot ein.
11 Bestellungen
Wie schreibe ich kurz und hflich eine Bestellung?
Hiermit bestelle ich folgende Broartikel. Rechnungs- und Lieferanschrift sind identisch.
Wir erbitten die Lieferung fr sptestens Woche 23. Und dann mssen Sie die Liste der
zu bestellenden Artikel anhngen. Denken Sie daran, die Artikelnummer, die Menge, den
Artikelnamen und den Preis zu notieren, damit es nicht zu Missverstndnissen kommt.
Wie antworte ich hflich auf eine Bestellung, um den Kunden wissen zu lassen,
dass ich die Bestellung erhalten habe?
Schreiben Sie einfach: Vielen Dank fr Ihre Bestellung. Ich werde Ihren Auftrag so schnell
wie mglich bearbeiten. Die Ware ist im Lager und wird sptestens morgen in den
Versand gehen. Oder Vielen Dank fr Ihre Bestellung. Die bestellten Produkte werden im
Laufe der nchsten Woche geliefert. Die Lieferung wird von der Spedition telefonisch
avisiert.
12 Nachfragen und erkundigen (1)
Wie erkundige ich mich, ob das Paket, das ich letzte Woche geschickt habe,
angekommen ist?
Sehr geehrte Frau Lehmann, ich mchte mich kurz erkundigen, ob das Paket mit unseren
Modellen angekommen ist? Haben Sie die Zeit gehabt, die Modelle untereinander zu
vergleichen? Haben Sie sich schon fr eines entschieden? Mit freundlichen Gren, Katja
Schulze.
Wie frage ich nach, warum der Kunde die Rechnung noch nicht gezahlt hat?
Sehr geehrter Herr Bode, Ihre Zahlung der Rechnung vom 5.12. (Rechnungsnummer
123) ist nach Angaben unserer Buchhaltung bis zum heutigen Tag (15.1.) noch nicht
eingegangen. Darf ich Sie freundlich daran erinnern, dass Sie die Zahlungsfrist schon um
2 Wochen berschritten haben. Ich bitte Sie, die Rechnung so schnell wie mglich zu
begleichen.
Oder Sehr geehrter Herr Bode, leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang fr die
Rechnung vom 5.11. (Rg.nr. 1234) feststellen. Wir bitten Sie, die Zahlung so schnell wie
mglich vorzunehmen.
13 Nachfragen und erkundigen (2)
Ich habe einem Kunden ein Angebot geschickt. Wie erkundige ich mich bei ihm, ob
er das Angebot annimmt?
Wir haben Ihnen vor 2 Wochen ein Angebot fr die Ausstattung von 5 Brorumen
zugeschickt. Haben Sie schon eine Entscheidung getroffen, ob Sie unser Angebot
annehmen?

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

Oder Wir haben Ihnen vor einiger Zeit Musterstcke zur Ansicht geschickt. Haben Sie
sich fr die Anschaffung eines der Produkte entscheiden knnen? Gerne lasse ich Ihnen
ein konkretes Angebot fr ein Produkt zukommen.
Wie frage ich nach, wann die versprochene Lieferung oder das versprochene
Angebot kommt?
Sie hatten mir letzte Woche am Telefon zugesagt, dass die Sthle innerhalb von fnf
Werktagen geliefert werden. Sie sind bisher nicht angekommen. Wann knnen wir mit der
Lieferung rechnen?
Oder Ich hatte Sie um ein Angebot gebeten, das ich aber bisher nicht erhalten habe. Ich
mchte Sie bitten, das Angebot mir zu Hnden zu schicken.
Wie fange ich hflich eine kurze E-Mail an, um etwas zu berprfen?
So knnten Sie schreiben: Guten Morgen Herr Mller, wrden Sie mir folgende
Information bitte kurz besttigen: ...
14 Gute und schlechte Neuigkeiten
Wie beginne ich hflich eine kurze E-Mail, in der ich etwas Gutes zu berichten habe?
Liebe Kollegen, eine kurze, aber freudige Mitteilung. Unsere Firmenleitung hat
zugestimmt, dass wir in vier Wochen einen Betriebsausflug machen. Ich bitte um
verbindliche Anmeldungen bis zum 6. Mai.
Wie beginne ich hflich eine kurze E-Mail, in der es um eine schlechte Nachricht
geht (z.B. jemand ist ernsthaft erkrankt)?
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass Herr Mller bei unserem morgigen Mittagessen
nicht vortragen kann, da er erkrankt ist.
15 Frohe und traurige Anlsse
Wie wrden Sie eine hfliche, aber kurze E-Mail beginnen, in der Sie jemandem zu
etwas Positivem gratulieren mchten (zum Beispiel zu einer gut gehaltenen
Prsentation)?
Ich mchte Ihnen ganz herzlich zu Ihrer hervorragenden Prsentation gestern gratulieren.
Sie war uerst informativ und interessant.
Wie wrden Sie eine kurze und hfliche E-Mail schreiben, in der Sie Ihr Beileid
ausdrcken?
Dies wre wohl eine angebrachte Art und Weise: Mit Bedauern habe ich gehrt, dass Ihre
Schwester vergangene Woche verstorben ist. Ich mchte Ihnen mein herzliches und
aufrichtiges Beileid aussprechen.
Was soll ich in einer kurzen, aber doch hflichen E-Mail sagen, in der ich jemandem
gute Besserung wnsche?
Ich wnsche Ihnen gute Besserung. Oder Ich hoffe, es geht dir bald wieder besser.

Copyright 2007 Lingonet Oy

Deutsch Pro

16 Wie reserviere ich hflich ein Hotelzimmer?


Wie reserviere ich hflich ein Hotelzimmer?
In einer ersten E-Mail erkundige ich mich zunchst, ob das Hotel zu einem bestimmten
Zeitpunkt noch Zimmer frei hat, und ich erfrage den Zimmerpreis:
Sehr geehrte Damen und Herren, ich bentige von Montag, dem 15.10. (Anreise gegen
Abend) bis Donnerstag, dem 18.10.2008 (Abreise am Morgen) ein Einzelzimmer. Bitte
teilen Sie mir mit, ob Sie zu diesem Zeitpunkt ber freie Zimmer verfgen und nennen Sie
mir bitte Ihren Zimmerpreis.
Sicherlich haben Sie sich mehrere Angebote eingeholt. Wenn Sie sich fr eins
entschieden haben, antworten Sie einfach:
Vielen Dank fr Ihre Antwort. Gem Ihres Angebots reserviere ich ein Einzelzimmer zu
43 Euro pro Tag vom 15. bis zum 18.10.2008. Ich mchte am 15.10. ab 17.00 Uhr ber
das Zimmer verfgen knnen. Meine Abreise erfolgt am 18.10. nach dem Frhstck.
Meine Visa-Daten erhalten Sie parallel zu dieser Mail per Fax.
Bleibt bei einem Angebot etwas unklar, fragen Sie sofort nach. Danke fr Ihre Antwort,
aber aus Ihrem Angebot geht nicht hervor, ob der Zimmerpreis inklusive Frhstck ist.
Manchmal sind auch Verkehrsverbindungen recht wichtig, da Ihre Firma ungern
Taxikosten erstattet. Fragen Sie daher: Bestehen von Ihrem Hotel Verkehrsverbindungen
zum Messegelnde? Wie lange dauert eine Fahrt dorthin?

Copyright 2007 Lingonet Oy

10

Deutsch Pro

Geschftsbriefe
1 In welchem Stil schreibt man Geschftsbriefe?
Welcher Schreibstil wird heutzutage in Geschftsbriefen bevorzugt?
Ihren Stil sollten Sie immer von dem Empfnger abhngig machen. Aber generell ist der
Ton in einem Geschftsbrief immer freundlich, nicht zu trocken und formell, aber doch
professionell. Der Stil hat sich in den vergangenen Jahrzehnten deutlich verndert.
Persnliche, warmherzige und positive Briefe werden viel lieber gelesen als brokratische,
unpersnliche, formelle und mit Fremdwrtern besetzte. Natrlich gibt es trotzdem
bestimmte Hflichkeitsformen, die man gebrauchen sollte, z.B. (zum Beispiel) am Anfang
des Briefes.
Vier Grundpfeiler gibt es, die Sie beachten sollten: Einfachheit, Krze, Gliederung und
interessante Zustze. Die Aussage muss klar und prgnant ausgedrckt werden.
Geschftsleute haben es immer eilig, sie haben keine Zeit, unbekannte Wrter
nachzuschlagen oder den Brief dreimal zu lesen.
2 Wie schreibe ich gute Stze und mache sinnvolle Abstze?
Wie lang drfen Stze sein?
Die Stze sollten nicht zu lang sein. Auch zu strenge und formelle Formulierungen sowie
zu viele Fremdwrter sollten Sie vermeiden. Schreiben Sie die Hauptsachen in den
Hauptsatz, nicht in den Nebensatz. Verstecken Sie wichtige Sachen nicht mitten in einem
langen Satz. Der Empfnger liest normalerweise nur den Anfang und das Ende eines
Satzes genau.
Benutzen Sie lieber Verben als Substantive. In der deutschen Sprache gibt es eine Vielfalt
an Verben. Und benutzen Sie so wenige Adjektive wie mglich, berlegen Sie immer, ob
das Adjektiv notwendig ist. berlegen Sie sich bei jedem Wort, das Sie schreiben, ob es
notwendig ist. Denken Sie auch daran, Dinge im Aktiv auszudrcken, nicht nur im Passiv.
So erreichen Sie einen klaren und eindeutigen Stil.
Wie lang drfen Abstze sein?
Teilen Sie Ihren Brief in sinnvolle Abstze. Ansonsten liest sich der Brief nicht gut. Ein
idealer Absatz hat rund drei Stze. Machen Sie an der Stelle einen Absatz, wo eindeutig
ein neues Thema beginnt. Die Stze eines Absatzes sollten sich immer aufeinander
beziehen.
3 Wie schreibt man das Datum richtig?
Wie schreibe ich das Datum richtig?
Meistens benutzen die Deutschen noch die traditionelle Form: 22. September 2008 oder
22.9.08. Sie knnen die Monate auch abkrzen, z.B. September mit Sept. Gesprochen
wird
das
Datum:
ZWEIUNDZWANZIGSTER
SEPTEMBER
oder
ZWEIUNDZWANZIGSTER NEUNTER.
Denken Sie daran, dass Sie das Datum deklinieren mssen, wenn Sie es im Satz laut
aussprechen: Ich fliege AM ZWEIUNDZWANZIGSTEN NEUNTEN nach Kln. Heute ist
DER ZWEIUNDZWANZIGSTE NEUNTE 2008.

Copyright 2007 Lingonet Oy

11

Deutsch Pro

Wohin kommt im Brief das Datum?


Im Brief kommt das Datum nach oben, entweder parallel zum Ort des Absenders oder,
wenn der Absender nicht im Briefkopf steht, parallel zum Ort des Empfngers. Hufig ist in
Geschftsbriefen die Adresse des Absenders schon auf dem Briefbogen in der Kopf- oder
Fuzeile vorgedruckt, dann braucht man sie nicht noch einmal zu schreiben.
4 Wie rede ich den Empfnger in einem Brief an?
Wie rede ich den Empfnger an? Gibt es einen Unterschied, ob ich den Empfnger
kenne oder nicht?
In der Anschrift schreiben Sie immer Herrn Martin Schulz oder Frau Katja Maier. Trgt
der Empfnger Titel, dann schreiben Sie: Herrn Dr. Martin Schulz oder Frau Prof. Dr.
Katja Maier.
In der Anrede schreiben Sie den Empfnger mit Sehr geehrter Herr Schulz oder Sehr
geehrte Frau Maier an. Der akademische Titel kommt vor den Namen, also Sehr geehrte
Frau Professor(in) Dr. Maier. Professor schreibt man immer aus, den Doktor darf man
mit Dr. abkrzen.
Den Diplomtitel erwhnt man in der Anschrift. In der Anrede lsst man ihn aber weg. In der
Anschrift steht also Herrn Dipl.-Ing. (Diplom-Ingenieur) Martin Maier, aber in der Anrede
schreiben Sie: Sehr geehrter Herr Maier.
Wenn Sie einen Brief schreiben und den Empfnger nicht kennen, dann schreiben Sie in
der Anrede Sehr geehrte Damen und Herren.
5 Wie persnlich darf eine Anrede sein?
Wie persnlich darf ich im Brief den Empfnger anreden?
Wenn Sie einem Geschftspartner hufig schreiben, knnen Sie bestimmt auch zur
Auflockerung Guten Tag, Frau Maier oder Liebe Frau Maier oder gar Guten Tag, sehr
geehrter Herr Schulz schreiben. Da muss aber schon ein Vertrauensverhltnis bestehen.
Auch Sehr verehrte Frau Maier sieht man noch manchmal. Im Brief die Form Hallo Frau
Maier zu benutzen, ist heute vielleicht in traditionellen Berufen noch etwas zu informell,
aber zum Beispiel im Bereich der neuen Medien keine Seltenheit mehr. Reagieren Sie am
besten so, wie Ihr deutschsprachiger Partner Sie anschreibt.
Darf ich meinen Geschftspartner mit Du anreden?
Den Vornamen benutzt man im Deutschen selten. Lassen Sie lieber immer den
deutschsprachigen Partner den Vorschlag zum Vornamen oder Du machen, dann
machen Sie auf keinen Fall etwas falsch.
6 Gehrt in einen Brief ein kurzer Einleitungssatz?
Sollte ich meinen Brief mit einem kurzen Einleitungssatz beginnen oder direkt zur
Sache kommen?

Copyright 2007 Lingonet Oy

12

Deutsch Pro

In einem Geschftsbrief gibt es normalerweise immer eine Betreffzeile ber der Anrede.
Schreiben Sie einfach Betreff: und dann den Grund Ihres Briefes, z.B. Angebot zur
Sommersaison.
Ein kurzer Einleitungssatz ist hufig angebracht, aber es ist nicht falsch, auch direkt zur
Sache zu kommen. Ihren Brief knnen Sie zum Beispiel so einleiten: Sehr geehrter Herr
Schulz, ich danke Ihnen fr Ihr Interesse an unserem Produkt. Ich kann Ihnen folgendes
Angebot machen: ....
Oder: Sehr geehrte Frau Maier, ich danke Ihnen fr Ihren Anruf. Ich mache Ihnen
folgendes Angebot: .... Oder: Sehr geehrte Frau Maier, vielen Dank fr Ihre Anfrage.
Wie telefonisch angekndigt, erhalten Sie heute unser Angebot fr: ....
7 Wie persnlich darf ich einen Brief schreiben?
Wie kann ich meinen Brief persnlich gestalten? Was ist zu persnlich?
Ihre Wortwahl und ihr Tonfall spiegeln Ihre Einstellung zum Empfnger wieder. Sie sind
Ihre Krpersprache der geschriebenen Kommunikation. Aber auch, wenn Sie einen
herzlichen und freundlichen Ton in Ihrem Brief anschlagen, sollten Sie dennoch einen
bestimmten Professionalismus bewahren. Vermeiden Sie es, persnliche Fragen zu
stellen, wenn diese nichts mit der Arbeit zu tun haben. Nur wenn Sie schon vorher ber
etwas Persnliches gesprochen haben, drfen Sie gerne nachfragen, Hatten Sie ein
schnes Segelwochenende?. Zweideutige Witze und religise oder politische
Anmerkungen gehren in keinen Geschftsbrief.
8 Wie beende ich einen Brief?
Wie beendet man einen Brief? Gibt es feste Wendungen, die man benutzt?
Der abschlieende Absatz sollte so kurz wie mglich sein. Fassen Sie die Aussage Ihres
Briefes noch einmal kurz zusammen oder schlagen Sie weitergehende Schritte vor. Zum
Beispiel Falls Sie noch weitere Fragen haben, dann melden Sie sich bitte. oder Ich
werde Sie kommende Woche anrufen.
Der Gru am Ende des Briefes darf individuell sein. Eine Standardformulierung ist Mit
freundlichen Gren, aber Sie drfen Ihren Brief auch Mit besten oder Mit herzlichen
Gren unterschreiben. Individuell wre z.B. ein aktueller Bezug wie Mit sommerlichen
oder Mit vorweihnachtlichen Gren. Auch das kleine Wort mit kann man weglassen
und einfach sagen Herzliche/ Freundliche/ Beste/ Sommerliche Gre.
Wenn Sie die Person, der Sie schreiben, noch nicht kennen, dann ist es besser, einen
frmlichen und allgemeinen Gru zu schreiben. Haben Sie schon des fteren mit dem
Empfnger in einem freundlichen Ton korrespondiert, dann drfen Sie auch individueller
werden.
9 Wie beziehe ich mich auf eine Werbeanzeige?
Was wrden Sie schreiben, wenn Sie sich auf eine Werbeanzeige beziehen, die Sie
in einer Zeitung gelesen haben?
Sehr geehrte Damen und Herren, mit Interesse habe ich Ihre Anzeige fr
Sicherheitsdienste im Hamburger Abendblatt vom 12.6.05 gelesen. Dazu habe ich zwei

Copyright 2007 Lingonet Oy

13

Deutsch Pro

Fragen: 1. Bieten Sie einen 24-Stunden-Service an? 2. Knnen wir einen Rabatt
aushandeln, da wir bereits ber eine umfangreiche Sicherheitsausstattung verfgen?
10 Wie erwhne ich eine Anlage?
Was wrden Sie schreiben, wenn Sie dem Brief ein Formular oder einen erbetenen
Bericht beilegen?
Anbei / als Anlage erhalten Sie den erbetenen Bericht. Alle wichtigen Details des Projekts
sind daraus ersichtlich. Bei weiteren Fragen nehmen Sie bitte mit mir Kontakt auf.
Man muss die Anlagen im Brief selbst nicht unbedingt erwhnen. Sie knnen diese auch
unter Ihrer Unterschrift auflisten.
11 Wie schreibe ich eine Bewerbung?
Wie wrden Sie eine Bewerbung auf eine freie Stelle schreiben?
Sehr geehrter Herr Schulze, in Ihrer Stellenanzeige in der Frankfurter Zeitung vom 18.
Mai 2007 suchen Sie einen Verkaufsleiter fr Ihre Exportabteilung. Ich bewerbe mich um
diese Stelle. Ihre Anzeige beschreibt genau die Position, die ich als konsequente
Fortsetzung meines bisherigen Ausbildungs- und Berufsweges suche. Ich bin mir sicher,
dass ich als Verkaufsleiter Ihrem Unternehmen viel zu bieten habe.
Nach dieser Einleitung beschreibe ich kurz meine Ausbildung oder mein Studium. Die
Vorstellung meiner Berufserfahrung ist natrlich uerst wichtig. Sehr deutlich muss ich
vorbringen, warum gerade ich fr den Job geeignet bin. Ich gehe also genau auf die
Anforderungen ein, die in der Anzeige gestellt werden.
Aus welchen Teilen setzt sich eine Bewerbung zusammen?
In ein Bewerbungsschreiben gehrt immer die volle Adresse des Absenders und des
Empfngers, eine Betreffzeile (ohne das Wort Betreff, jedoch in Fettdruck z.B.:
Bewerbung als Verkaufsleiter Export), das Datum, die Anrede (am besten persnlich),
das Anschreiben an sich (genau auf die Stelle zugeschnitten) und ein Schlusssatz mit
Gru und Unterschrift. Der Schlusssatz knnte so lauten: Ich freue mich auf eine
Einladung zu einem persnlichen Gesprch. Unter Ihre Unterschrift schreiben Sie
Anlagen: und listen dann die Anlagen auf: Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse.
Oft wird in Deutschland noch das Foto dazugelegt. Schaden kann es nicht!
12 Wie schreibe ich eine Intiativbewerbung?
Was wrden Sie schreiben, wenn Sie eine Initiativbewerbung verschicken mchten?
Eine Initiativbewerbung muss kurz und aussagekrftig sein. Richten Sie Ihre Bewerbung
an einen namentlichen Empfnger, unpersnliche Briefe werden nicht so gerne gelesen.
Als Anlage reicht der Lebenslauf mit Foto. Schreiben knnen Sie zum Beispiel: Sehr
geehrter Herr Klausner, Ihr Unternehmen verfgt ber Arbeitspltze als
Exportsachbearbeiter. Ich arbeite schon seit fnf Jahren in einer Hamburger Firma in der
Exportabteilung als Broangestellte. Diese Ttigkeit fllt mich aber nicht mehr aus, da sie
meinen beruflichen Fhigkeiten und Interessen nicht entspricht. Mein Lebenslauf, den ich
diesem Schreiben beifge, vermittelt Ihnen einen genauen Eindruck von meiner
Ausbildung und meiner Berufserfahrung. Darf ich Sie zu einem persnlichen Gesprch
aufsuchen? ber Ihre Einladung freue ich mich.

Copyright 2007 Lingonet Oy

14

Deutsch Pro

13 Wie schreibe ich eine Einladung? Wie antworte ich auf sie?
Was schreibe ich, wenn ich jemanden in mein Unternehmen einladen mchte?
Ich lade Sie herzlich zu einer Werksbesichtigung ein, um Ihnen einen Einblick in unsere
Produktion zu geben. Passt Ihnen der 18. August um 10.00 Uhr? Nach der Tour mchten
wir Sie zum Mittagessen in unsere Kantine einladen. Danach knnen wir den
Vertragsentwurf durchschauen. Ich bitte um Antwort bis zum 15. August.
Wie drcke ich mich aus, wenn ich auf eine Einladung antworte?
Vielen Dank fr die Einladung zur Werksbesichtigung am 18. August. Ich komme sehr
gern Ihrer Einladung nach. Sie schicken mir doch bitte vorher noch die Kopie des
Vertragsentwurfes zu?
14 Wie schreibe ich eine kurze Mitteilung oder Bestellung?
Was wrden Sie in einer kurzen Mitteilung schreiben?
Ich knnte zum Beispiel folgendermaen schreiben: Es hat mich gefreut, Sie auf der
Hannover Messe kennen zu lernen. Anbei erhalten Sie die gewnschten Broschren. Die
Preise sind gltig bis zum Ende des Jahres. Nehmen Sie bitte umgehend Kontakt auf,
wenn Sie Fragen zu unseren Produkten oder unserem Service haben.
Wie wrden Sie eine schriftliche Bestellung formulieren?
Wenn Sie einen Geschftsbrief nach Deutschland senden, geben Sie eine erste knappe
Information ber den Briefinhalt in der Betreffzeile. Zum Beispiel: Auftrag ber 30
Packungen Whiteboardstifte. In die nchste Betreffzeile schreiben Sie: Ihr Angebot mit
Preisliste vom 16.3..
Nach der Anrede schreiben Sie dann: Vielen Dank fr Ihren Besuch und Ihr
Angebotsmaterial. Gem oben genannter Listen bestelle ich 30 Packungen
Whiteboardstifte fr unsere Schule. Liefer- und Rechnungsanschrift sind identisch. Wenn
in Ihrem Falle Rechnungs- und Lieferanschrift verschieden sind, mssen Sie das deutlich
machen: Rechnung an: und Lieferung an..
Geben Sie die genaue Warenbezeichnung, wozu auer dem Warennamen unter anderem
auch Artikel- bzw. Bestellnummer gehren knnen, die Menge und den Preis an.
15 Wie schreibe ich eine Reklamation?
Was schreibe ich, wenn ich beschdigte Ware reklamieren mchte?
Eine Reklamation schreiben Sie, wenn Sie mit einer Leistung oder Lieferung nicht
zufrieden sind. Eine schriftliche Reklamation ist empfehlenswert, da Sie so bei einem
mglichen Rechtsstreit aussagefhige Unterlagen in der Hand haben.
Reklamieren Sie hflich, aber bestimmt: Wir haben heute die bei Ihnen bestellten Drucker
erhalten. Leider wurden diese whrend des Transports beschdigt. Daher muss ich Ihre
Lieferung reklamieren. Da wir die Drucker so schnell wie mglich bentigen, bitte ich Sie
mich umgehend zu benachrichtigen, wie Sie in dieser Sache weiter verfahren wollen.
Unser Vorschlag: Wir senden Ihnen die beschdigten Drucker zu Ihren Kosten zurck und
Sie liefern uns in einer Frist von 14 Tagen neue Drucker.

Copyright 2007 Lingonet Oy

15

Deutsch Pro

Nennen Sie in Ihrer Reklamation immer die Art des Mangels, z.B.:
- die Menge: es wurde zu viel oder zu wenig geliefert
- die Art: es wurde falsche Ware geliefert oder eine falsche Dienstleistung erbracht
- die Gte: die Qualitt weicht von der versprochenen Qualitt ab
- der Zustand: die Ware ist in einem nicht gebrauchsfhigen Zustand, z.B. wird
beschdigt geliefert.
Folgende Ansprche knnen Sie geltend machen oder den Hersteller bzw. Dienstleister
um Vorschlge bitten:
- Sie treten vom Kaufvertrag zurck
- Sie fordern um Preisnachlass
- Sie tauschen die beanstandete Ware gegen einwandfreie Ware um.
Zum Schluss bitten Sie um sofortige Erledigung der Angelegenheit.
16 Wie beantworte ich eine Reklamation?
Wie wrden Sie hflich eine Reklamation beantworten?
Seien Sie in Ihrer Antwort immer hflich. Zeigen Sie dem Kunden, dass Sie ihn ernst
nehmen. Sie mssen Verstndnis fr seine Situation signalisieren und Verrgerung oder
Ironie vermeiden.
Betonen Sie, dass dies ein Einzelfall ist und gehen Sie auf seine vorgetragenen
Reklamationspunkte genau ein. Fragen Sie sich, wie Sie selber auf Ihren Brief reagieren
wrden und was Ihnen wichtiger ist: Recht haben oder den Kunden behalten?
Eine mgliche Antwort wre: Sehr geehrte Frau Maibach, Ihre Verrgerung ber die
beschdigten Drucker verstehen wir gut. Wir werden Ihnen natrlich sofort neue Drucker
schicken. Gerne nehmen wir die beschdigten Produkte zu unseren Kosten zurck.
Wenn Sie fr den Mangel nicht verantwortlich sind, knnen Sie sagen: Wir haben heute
Ihre angekndigte Rcksendung erhalten. Wir haben die von Ihnen benannten Mngel
genauestens geprft. Danach mssen wir die Verantwortung fr die genannten Mngel
zurckweisen. Erklren Sie, warum Sie nicht verantwortlich sind bzw. die Mngel nicht
anerkennen knnen und schlieen den Brief hflich.
17 Wie stelle ich einem mglichen Vertriebspartner meine Leistungen vor?
Fr meine Produkte oder Dienstleistungen suche ich einen Vertriebspartner. Was
sollte in einem ersten Brief stehen, mit dem ich den Kontakt aufbauen mchte?
Sie haben sich in der Wahl Ihres Vertriebspartners weitestgehend entschieden. Dazu
haben Sie die notwendigen Informationen ber diese Firma eingeholt und
selbstverstndlich wissen Sie auch, wer dort Ihr Ansprechpartner ist.
Die Betreffzeile fasst zusammen, warum Sie diesen Brief schreiben. Betreff: Suche eines
Vertriebspartners in Deutschland.

Copyright 2007 Lingonet Oy

16

Deutsch Pro

Ihre Briefeinleitung macht deutlich, dass Sie sich bewusst und gut informiert fr diese
Firma entschieden haben. Sehr geehrter Herr Winkler, Ihre Firma hat die Vertriebsrechte
ausgewhlter norwegischer und schwedischer Fischkonserven. In meiner Firma
verarbeiten wir Fische aus den finnischen Binnenseen, unter anderem stellen wir auch
Fischkonserven her. Ich kann mir gut vorstellen, dass diese Konserven Ihre Produktpalette
bemerkenswert vergrern knnen.
Sie geben einen knappen Einblick in Ihr Unternehmen: Gre, Alter, Produkte usw. (und
so weiter). Was in Ihrer Branche wichtig ist, wissen Sie selbst am besten. In unserem
Beispiel, der Lebensmittelbranche, sind besonders die hervorragenden hygienischen
Verarbeitungsbedingungen zu betonen. Konzentrieren Sie sich bei der Produktvorstellung
auf die Waren, die Ihr mglicher Partner vertreiben soll.
Natrlich interessieren auch Ihre Kapazitten, vor allem aber Ihre Konditionen wie
Lieferbedingungen und Preisvorstellungen. Damit aber Zurckhaltung, denn die
Partnerschaft bahnt sich ja erst an und Sie wnschen Verhandlungsspielraum.
Behalten Sie die Initiative in der Hand und schlieen Sie den Brief: Fr eine faire Prfung
meines Angebotes danke ich Ihnen. Ich werde Sie am Freitag der kommenden Woche
anrufen, um mich zu erkundigen, zu welchem Ergebnis Sie gekommen sind. Bis dahin
verbleibe ich, mit freundlichen Gren,
Listen Sie die Anlagen unter Ihrer Unterschrift auf, z.B. Anlagen: Firmenprospekt,
Artikelliste, Preisliste fr den finnischen Binnenmarkt. In Ihren Brieftext selbst schreiben
Sie keine berflssigen Stze wie: Ich lege einen Firmenprospekt bei oder Mit diesem
Brief erhalten Sie einen Firmenprospekt. Der Empfnger sieht den Prospekt.

Copyright 2007 Lingonet Oy

17

Deutsch Pro

Am Telefon
1 Wie beginne ich ein Telefongesprch?
Wie wrden Sie ein Telefongesprch beginnen?
Ihr gewnschter Gesprchspartner ist selbst am Apparat. Je besser Sie ihn kennen, desto
formloser knnen Sie sich vorstellen. blich ist je nach Tageszeit Guten Morgen oder
Guten Tag, hier spricht Katja Mller von der Firma Lingonet. Eine Alternative ist: Guten
Morgen, Herr Meier. Katja Mller von der Firma Lingonet am Apparat.
Deutsche freuen sich immer, wenn Sie mit dem Namen angesprochen werden. Haben Sie
schon fters mit Herrn oder Frau Mller gesprochen, sollten Sie als Anrede das formlose
Wrtchen Hallo whlen. Hallo Frau Mller, Katja Meier von Lingonet am Telefon. Wie
geht es Ihnen?
Nennen Sie immer Ihren Vor- und Nachnamen, das ist nicht nur persnlicher, sondern
blich. Ein deutscher Anrufer meldet sich berlicherweise nicht nur mit dem Nachnamen.
Und Guten Tag, hier spricht Herr Meier ist im Deutschen nicht angebracht.
Was wrden Sie sagen, wenn Sie jemanden anrufen, der um Rckruf gebeten hat?
Wenn ich eine Nachricht auf der Mailbox oder dem Anrufbeantworter erhalten habe, oder
auch eine schriftliche Nachricht, wrde ich die Person zurckrufen und sagen Guten Tag,
Katja Mller hier. Sie haben eine Nachricht hinterlassen und um Rckruf gebeten.
2 Was sage ich einer Telefonzentrale?
Was sagen Sie, wenn eine Telefonzentrale antwortet?
Ich wrde sagen Guten Tag, hier Katja Mller. Kann ich bitte mit Herrn Meier sprechen?
oder Guten Tag, ist Herr Meier erreichbar? oder Guten Tag, Katja Mller von der Firma
Lingonet hier. Ist Herr Meier zu sprechen?
Knnen Sie mich bitte mit Ihrer Verkaufsabteilung verbinden?
Oder Knnen Sie mich mit jemandem verbinden, der fr Reklamationen zustndig ist?
Oder Ich wrde gerne mit jemandem von der Auftragsannahme sprechen.
In Deutschland ist es hflich, auch schon der Telefonzentrale den eigenen Namen und
den Firmennamen zu sagen.
3 Wie spreche ich auf einen Anrufbeantworter oder auf die Mailbox?
Wie hinterlassen Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter oder auf der
Mailbox?
Hallo! Hier ist Katja Mller von Lingonet. Diese Nachricht ist fr Richard Meier. Ich rufe
an, um mich nach der Lieferung zu erkundigen, die nicht angekommen ist. Es handelt sich
um die Auftragsnummer 12345. Rufen Sie mich doch bitte zurck unter 040-23 45 55 6.
Ich bin bis 16 Uhr im Bro. Vielen Dank und auf Wiederhren.

Copyright 2007 Lingonet Oy

18

Deutsch Pro

Dies ist eine sehr typische Nachrichtenform: Sie sollten sich mit Ihrem ganzen Namen
vorstellen, welche Firma oder Organisation sie vertreten und wen sie zu erreichen
wnschen. Erklren Sie kurz, warum Sie anrufen und wie und wann Sie zu erreichen sind.
4 Was mache ich, wenn mir jemand anderes als die gewnschte Person antwortet?
Was wrden Sie sagen, wenn jemand anderes als die Person, die Sie zu erreichen
versuchen, am Telefon antwortet?
Handelt es sich um einen geschftlichen Anruf, wrde ich meinen Namen nennen und
nach der gewnschten Person fragen. Zum Beispiel Guten Tag. Hier ist Katja Mller. Ich
versuche, Herrn Meier zu erreichen. Ist er zu sprechen?
Sollte ich den Grund meines Anrufes der antwortenden Person nennen? Wie viel
soll ich ihr erzhlen?
Es ist sinnvoll, den Grund des Anrufes kurz zu erlutern. Vor allem, wenn Sie das erste
Mal anrufen und nicht sicher sind, ob die Person, die Sie versuchen zu erreichen, fr Ihr
Anliegen zustndig ist. Sie knnten sagen Ich versuche, Herrn Meier zu erreichen. Ich
mchte mich bei ihm nach den Garantiebestimmungen fr Ihre Produkte erkundigen.
5 Wie ist mein Ton in einem geschftlichen Telefonat?
Wie frmlich muss ich sein, wenn ich geschftlich telefoniere?
Das ist von vielen Faktoren abhngig. Aber generell sollten Sie hflich und freundlich sein
und nicht zu persnlich. Passen Sie sich dem Stil Ihres Gesprchspartners an, wenn Sie
unsicher sind.
Was ist zu locker und informell?
Wenn Sie persnliche Fragen stellen, obwohl der Gesprchspartner Ihnen keinen Wink
gibt, dass dies erlaubt wre, - das ist zu locker und persnlich. Der Gebrauch des
Vornamens ist in deutschsprachigen Lndern meistens zu informell. Sie sollten Ihren
Gesprchspartner immer siezen und den Nachnamen benutzen. Jngere Leute nehmen
es mit dem Vornamen und Siezen etwas lockerer, aber am Telefon kann man nie wissen,
wie alt der Gesprchspartner oder die Gesprchspartnerin ist. In Deutschland braucht man
fr das Duzen den direkten persnlichen Kontakt. Auch muss der andere ganz klar die
Erlaubnis geben, dass man ihn duzen und beim Vornamen nennen darf.
Wie viel Smalltalk ist notwendig?
Smalltalk ist bei vollkommen unbekannten Gesprchspartnern nicht notwendig. Wenn ich
den anderen Gesprchspartner schon kenne, kann ein bisschen Smalltalk natrlich nicht
schaden. Am Telefon sollte er aber sehr minimal gehalten werden. Wie geht es Ihnen?
Gut, danke. Das reicht meistens schon. Auch hier lohnt es sich, auf die Stimmung und
die verbalen Zeichen, die vom Gesprchspartner kommen, einzugehen.
6 Braucht ein Telefonat ins Ausland besondere Vorbereitung?
Knnen Sie mir raten, wie ich am Telefon am besten Informationen vermittle?
Das Vermitteln von Informationen am Telefon ist oft schwierig, vor allem in einer
Fremdsprache, weil Sie die andere Person nicht sehen knnen. Zahlen und Buchstaben
sind auch schwierig in einer anderen Sprache. Diese knnten Sie vor dem Telefonat
einben. Kurze Notizen ber das, was Sie sagen wollen, haben sich bewhrt.

Copyright 2007 Lingonet Oy

19

Deutsch Pro

Wie knnen Sie sich hflich vergewissern, dass die andere Person alles Notwendige
verstanden hat?
In der Regel kann man den Gesprchspartner bitten, wichtige Informationen, die man ihm
gerade gesagt hat, noch einmal zu wiederholen. Er wird sich aber freuen, wenn Sie ihm
anbieten, dass Sie die Information per E-Mail oder Fax besttigen. Sagen Sie einfach:
Ich werde Ihnen die Preise und Lieferdaten auch per E-Mail zuschicken. Ist das Ihnen
recht?
Was sage ich, wenn ich Verstndnisprobleme habe?
Wenn ich wirkliche Probleme habe, meinen Gesprchspartner zu verstehen, bitte ich ihn,
mir die wichtigsten Gesprchsinhalte per E-Mail oder Fax zusammenzufassen. Ich kann
auch zum Beispiel einfach sagen: Ich mchte gerne sicher sein, dass ich die Information
korrekt notiert habe. Knnten Sie mir daher bitte die Information per E-Mail besttigen?
7 Wie melde ich mich am Telefon? (1)
Wie melden Sie sich am Telefon? Knnen Sie bitte einige Beispiele geben?
Antworten Sie auf dem Mobiltelefon anders als z.B. auf dem Geschftstelefon?
Wenn ich auf meinem privaten Telefon zu Hause oder auf dem Mobiltelefon antworte,
sage ich nur meinen Namen: Mller oder Katja Mller. Bei der Arbeit antworte ich auf
meiner eigenen Nummer mit meinem Namen Katja Mller oder Katja Mller, guten
Morgen. Ich kann auch sagen: Lingonet. Katja Mller, guten Morgen. Wenn ich fr die
ganze Abteilung antworte, sage ich zum Beispiel: Verkaufsabteilung, guten Morgen. Sie
sprechen mit Katja Mller. Wenn ich an der Rezeption oder in der Zentrale fr das ganze
Unternehmen antworte, muss ich natrlich den Firmennamen sagen: Lingonet, guten
Morgen. Sie sprechen mit Katja Mller.
In deutschsprachigen Lndern ist die Begrung sehr wichtig. Sagen Sie immer guten
Morgen oder guten Tag, wenn Sie sich am Telefon melden. Auch das Nennen von Vorund Nachnamen ist hflich, sogar an der Rezeption.
Wie wrden Sie reagieren, wenn die anrufende Person einen fremden oder
schwierigen Namen hat und Sie ihn nicht verstanden haben?
Ich wrde sagen: Entschuldigung, ich habe Ihren Namen nicht mitbekommen. Knnen Sie
ihn bitte wiederholen. Wenn ich den Namen immer noch nicht verstanden habe, frage ich:
Knnen Sie Ihren Namen bitte buchstabieren?
8 Wie melde ich mich am Telefon? (2)
Was wrden Sie sagen, wenn Sie die Person sind, die der Anrufer versucht zu
erreichen?
Die Standardantwort ist: Am Apparat, wenn Sie die Person sind, nach der der Anrufer
gefragt hat. Oder Sie knnen auch sagen: Ja, das bin ich.
Was wrden Sie sagen, wenn der Anrufer versucht, jemand anderen zu erreichen, aber
diese Person ist nicht erreichbar oder mit etwas anderem beschftigt?
Wenn jemand nicht im Haus ist, ist es blich zu sagen: Sie ist im Moment leider nicht
erreichbar. Kann ich Ihnen helfen? oder Er kommt erst Montag wieder. Er ist im Urlaub.

Copyright 2007 Lingonet Oy

20

Deutsch Pro

Und dann sollten Sie jemanden finden, der dem Anrufer weiterhelfen kann oder eine
genaue Nachricht aufnehmen.
Wenn jemand gerade beschftigt ist, sage ich oft: Er ist gerade in einer Besprechung
oder Es tut mir Leid, aber sie kann im Moment nicht ans Telefon kommen. oder Leider
spricht sie gerade. Es ist sehr wichtig, dass der Anrufer das Gefhl hat, dass Sie sich um
seinen Anruf und seine Angelegenheit kmmern, auch wenn der gewnschte
Gesprchspartner nicht erreichbar ist.
9 Was tun, wenn ich zurckrufen oder etwas nachfragen mchte?
Was wrden Sie sagen, wenn Sie gerade sehr beschftigt oder mitten in einem
Gesprch sind und lieber spter zurckrufen mchten?
Ich wrde ganz einfach so sagen: Es tut mir Leid, aber ich bin gerade mitten in einem
wichtigen Gesprch; darf ich Sie in einer halben Stunde zurckrufen?
Wie kann ich den Anrufer bitten zu sagen, warum er anruft?
Sie knnen ihn einfach fragen: Worum geht es in Ihrem Anruf? oder Was ist der Grund
Ihres Anrufes? oder Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
Was wrden Sie sagen, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie zum Beispiel das Datum
oder die Telefonnummer korrekt verstanden haben?
Ich wrde dem Anrufer vorlesen, was ich gehrt und mir notiert habe: Entschuldigen Sie,
haben Sie 30. Juni gesagt? Oder 13.? Damit die Situation fr den Gesprchspartner nicht
unangenehm wird, ist es besser, die Telefonverbindung verantwortlich zu machen als die
Ausdrucksweise des anderen: Verzeihen Sie, aber die Verbindung ist schlecht. Haben
Sie 13. oder 30. gesagt?
10 Was tun, wenn der Gesprchspartner zu viel redet?
Was kann ich tun, wenn der Anrufer viel redet und ich Probleme habe, die wichtigen
Informationen herauszuhren?
Sie mssen lernen, spezifische Fragen zu stellen. Zum Beispiel: Sind Sie der Meinung,
dass wir uns vor Ende des Monats treffen sollten, um die Sache zu besprechen? oder
Die genaue Zahl Ihrer Bestellung war 8 oder 10 Stck?
Wie wrden Sie einen Anrufer hflich unterbrechen?
Vielen Menschen macht es nichts aus, unterbrochen zu werden, vor allem nicht in
deutschsprachigen Lndern. In Mitteleuropa ist es mglich, dass man im Gesprch seinen
Partner hflich unterbricht. Es ist ein Zeichen dafr, dass Sie aktiv am Gesprch
teilnehmen. Natrlich knnen Sie nicht einfach darauf losreden, sondern Sie leiten Ihre
Unterbrechung hflich ein mit Ja, ich ... oder Da haben Sie Recht oder Genau, finde
ich auch .... So zeigen Sie an, dass Sie da ansetzen, wo der andere aufhrt.
Wie kann ich ein Telefonat beenden, wenn die Person, mit der ich spreche, keine
Eile hat es zu beenden?
Sagen Sie zum Beispiel so etwas wie: Vielen Dank fr die Informationen. Ich werde mich
melden, wenn ich noch weitere Fragen habe.
Oder: Es hat mich gefreut, mit Ihnen zu sprechen. Rufen Sie mich bitte an, wenn ich
Ihnen noch weiter behilflich sein kann.

Copyright 2007 Lingonet Oy

21

Deutsch Pro

11 Stille und Schweigen


Wie viel Stille und Schweigen am Telefon ist in Ordnung? Wie kann ich ein aktiver
Zuhrer sein?
Am Telefon ist Schweigen nie in Ordnung. Die meisten Leute glauben, dass sie
abgeschnitten worden sind, wenn sie am anderen Ende der Leitung nichts mehr hren.
Wenn Sie einen Gesprchspartner am Telefon kurz parken, also das Gesprch halten
mchten, ohne dass der andere Sie hrt, dann bitten Sie um seine Erlaubnis. Kann ich
Sie eine Weile in die Warteposition schalten, whrend ich nachschaue?
Wenn Sie etwas suchen und in der Leitung bleiben, dann unterhalten Sie sich mit dem
Anrufer. Ich suche gerade nach der Datei. Es dauert nur noch ein bisschen. Der
Computer ist heute so langsam, aber gleich msste sich die Seite ffnen. Oder wenn Sie
Papiere durchsuchen, dann halten Sie die Konversation ebenso aufrecht: So, hier habe
ich Ihre Kundenkartei. Hier sind die Vorgnge von Januar, Februar, Mrz, April; ja, hier
sind die Vorgnge vom Mai. Und jetzt die letzte Rechnung, nach der Sie gefragt haben.
Moment, ja, hier. Dieser kleine Trick, laut Denken, ist sinnvoll, denn so bleibt der Anrufer
aufmerksam und beschftigt.
12 Wie reagiere ich auf eine Beschwerde?
Wenn der Anrufer sich ber etwas beschweren mchte, z.B. ber eine versptete
Lieferung, wie antwortet man ihm korrekt?
Seien Sie immer hflich und nicht defensiv. Denken Sie daran, dass Sie den Kunden nicht
verlieren wollen! Klren Sie immer genau, woran das Problem liegt. Klren Sie das
Problem und rufen Sie dann den Kunden zurck. Es ist besser, sich erst einmal zu
entschuldigen: Entschuldigen Sie die Versptung. Ich werde gleich nachschauen, woran
es liegt. Darf ich Sie zurckrufen? Geben Sie mir bitte noch Ihre Telefonnummer und die
Bestellnummer oder Kundennummer.
Wenn Sie meinen, dass jemand anderes dem Anrufer besser helfen kann, wie leiten
Sie den Anrufer hflich weiter?
Verzeihen Sie, aber Herr Meier von der Buchhaltung kann Ihnen viel besser helfen als
ich. Warten Sie bitte kurz, ich stelle Sie durch. Stellen Sie Ihren Kunden aber nicht
unntig durch. Wenn Sie nicht wissen, wer ihm weiterhelfen kann, dann nehmen Sie bitte
die Telefonnummer und Kundennummer auf und rufen zurck. Es macht einen schlechten
Eindruck, wenn jemand von Person zu Person durchgestellt wird und niemand kann
helfen. Suchen Sie in Ihrer Firma erst denjenigen, der helfen kann. Er oder sie kann dann
den Kunden mit den gewnschten Informationen zurckrufen.
13 Wie beende ich ein Telefonat?
Wie kann ich ein Gesprch hflich beenden? Gibt es feste Wendungen, die ich
benutzen kann? Wie danke ich dem Anrufer fr seinen Anruf?
Es hat mich gefreut, mit Ihnen zu sprechen.
Kann ich Ihnen noch irgendwie behilflich sein?
Rufen Sie mich bitte an, wenn ich Ihnen noch behilflich sein kann.
Vielen Dank fr Ihren Anruf!
Vielen Dank fr Ihren Auftrag/ Ihre Hilfe!

Copyright 2007 Lingonet Oy

22

Deutsch Pro

Auf Wiederhren und einen schnen Tag wnsche ich.


Ich gebe den Auftrag noch heute in den Versand. Vielen Dank! Auf Wiederhren!
Auch bei der Verabschiedung freut sich der Gesprchspartner, wenn Sie seinen Namen
nennen: Also, Frau Schulz, ich wnsche Ihnen noch einen schnen Tag. Tschs.
14 Verstehen Sie deutsche Gre?
Haben Sie manchmal Schwierigkeiten, deutsche Gre zu verstehen?
Wundern Sie sich nicht, dass die Deutschen auf verschiedene Art Guten Tag und Auf
Wiedersehen sagen. Deutschland ist ein groes Land; im Norden sagt man formlos
Tschs am Gesprchsende, in Sddeutschland eher Servus. Kein Sddeutscher wird
Sie mit Guten Tag, sondern mit einem frhlichen Gr Gott begren.
Behalten Sie aber Ihre gelernten Gre bei, denn wenn ein Nichteinheimischer sich der
Dialekte bedient, klingt es komisch.

Copyright 2007 Lingonet Oy

23

Deutsch Pro

Prsentationen
1 Die Nervositt
Die meisten Menschen sind vor Beginn Ihrer Prsentation nervs. Macht es etwas
aus, wenn man jemandem die Nervositt anmerkt?
Es ist vollkommen normal, nervs zu sein. Fragen Sie jeden Schauspieler oder
renommierten Referenten. Die meisten werden Ihnen besttigen, dass auch sie vor Ihren
Auftritten nervs sind. Nervositt bedeutet, dass Sie Ihre Sache ernst nehmen. Ja, es gibt
durchaus Menschen, die einfach Naturtalente sind, wenn es um ffentliche Auftritte,
Vorlesungen oder Vortrge geht. Das heit aber nicht, dass nicht auch jeder andere an
der Verbesserung seiner Prsentationsfhigkeiten arbeiten kann.
Wie sollte man vor die Zuhrer treten, auch wenn man nervs ist?
Treten Sie ruhig und selbstbewusst vor die Menschen, zgern Sie nicht, wenn das
Publikum seine Augen auf Sie richtet. Sprechen Sie mit lauter und deutlicher Stimme, so
erregen Sie Aufmerksamkeit. Mit einem gut vorbereiteten Vortrag erhalten Sie das
Interesse aufrecht. Am besten kommt Ihre Prsentation dann beim Publikum an, wenn Sie
selber an Ihre Aussagen glauben. Das Publikum erkennt schnell, ob Sie hinter Ihren
Worten stehen.
2 Die Krpersprache
Wie wichtig ist die Krpersprache in Prsentationen? Was sollte der Vortagende tun
oder lassen? Wie wichtig ist das uere Erscheinungsbild des Vortragenden?
Die Krpersprache des Vortragenden ist in Prsentationen sehr wichtig. Sie haben etwas
sehr Wichtiges und Interessantes zu sagen, das Publikum wird aber von strenden
Angewohnheiten oder unangenehmer, ja vielleicht sogar feindlicher Krpersprache
abgelenkt, - wie zum Beispiel mit ber der Brust verschrnkten Armen vortragen -, dann
wird Ihre Aussage das Publikum nicht erreichen. Kollegen, Freunde oder Ihre Familie
knnen Sie auf Ihre mglicherweise strenden Eigenarten hinweisen. Oder zeichnen Sie,
falls mglich, Ihren Vortrag zur bung auf Video auf und schauen Sie sich das Video, am
besten mit einem Coaching-Partner, genau an, um Ihre strenden Eigenarten
herauszufinden.
3 Die Reaktion des Publikums
Wieviel Aufmerksamkeit sollte der Vortragende der Reaktion seines Publikums
schenken?
Einerseits mchten Sie natrlich, dass das Publikum an Ihrem Vortrag interessiert bleibt.
Aber andererseits sollten Sie nicht versuchen, Ihr Publikum zu sehr zu analysieren. Im
interkulturellen Kontext kann es sein, dass Sie das Publikum falsch auslegen. Es kann z.
B. unbeteiligt auf Sie wirken, aber dennoch interessiert zuhren.

Wenn Sie Ihr Publikum einbeziehen mchten, dann mssen Sie ihm Zeit geben, Fragen
zu stellen oder etwas zu kommentieren; nicht nur 2 Minuten am Ende der Prsentation,
sondern auch Zeit zum berlegen, damit die Leute das Gesagte verinnerlichen knnen.
Wenn Sie Fragen stellen, dann bitte solche, bei denen sich das Publikum nicht

Copyright 2007 Lingonet Oy

24

Deutsch Pro

unbehaglich oder in die Ecke gedrngt fhlt. Seien Sie immer hflich und respektieren Sie
Ihr Publikum. Sprechen Sie immer dabei das Publikum als Ganzes an, niemals einzelne
Personen.
4 Der Beginn einer Prsentation (1)
Wie beginnt man eine Prsentation?
Beginnen sollten Sie so, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhrer auf sich lenken.
Stellen Sie sich immer selber vor. Sehr geehrte Damen und Herren, das klingt vielleicht
etwas frmlich, wird aber allgemein genutzt. Fangen Sie immer erst dann inhaltlich mit
Ihrem Vortrag an, wenn sich die Zuhrer beruhigt haben. Wenn Sie von Anfang an in eine
unruhige Menge hinein sprechen, wird sich das whrend der ganzen Prsentation nicht
zum Besseren verndern.
Muss man irgendwelche Gste besonders bercksichtigen?
Wohnen Ihrem Vortrag besondere Gste oder Wrdentrger bei, denken Sie daran, diese
mit ihrem korrekten Titel vorzustellen. Es gibt Wrterbcher und Etikettenregeln, denen
man entnehmen kann, wie man verschiedene Positionen, Titel und Dienstgrade vorstellt.
5 Der Beginn einer Prsentation (2)
Wie kann man in den eigentlichen Inhalt einleiten?
Dann wollen wir mal beginnen oder nun mchte ich in das Thema einsteigen, so
knnten Sie nach der Vorstellung weitermachen. Dies ist eine ziemlich informelle, aber
doch ntzliche Wendung. Sie zeigt dem Publikum, dass es nun wirklich losgeht. Nun sollte
auch der Letzte aufhren zu stren, indem er redet oder sich laut anderen Dingen widmet.
Sollte man sich selber vorstellen?
Wenn Sie sonst niemand, zum Beispiel der Gastgeber der Veranstaltung, vorgestellt hat,
dann stellen Sie sich bitte selber vor; ganz schlicht Mein Name ist ... oder Ich mchte
mich kurz vorstellen. Mein Name ist Sabine Wolfen und ich komme aus Bayreuth von der
Firma ... Die Vorstellung kommt gleich nach der Begrung der Zuhrer. Dann knnen
Sie den Titel Ihres Vortrages nennen und in die Gliederung weiterleiten. Auch knnen Sie
das Publikum daran erinnern, seine Mobiltelefone aus- bzw. leise zu stellen, soweit das
noch nicht passiert ist.
6 Das Ziel der Prsentation
Wie stelle ich das Ziel meiner Prsentation vor?
Zu Beginn stelle ich immer mein Hauptthema vor, auf das ich in meinem Vortrag
hinarbeiten werde. Die Vorstellung des Hauptthemas muss sehr deutlich signalisiert
werden, denn so wird die Basis fr den ganzen Vortrag geschaffen. Wenn zum Beispiel
das Thema meines Vortrags das Anwachsen der Arbeitslosigkeit im kommenden Jahr ist,
dann muss ich das auch so deutlich ausdrcken. Folgende Stze kann man in einer
Einleitung benutzen:
Heute werde ich Ihnen etwas ber die wirtschaftspolitische Entwicklung in Osteuropa
erzhlen. Dabei gehe ich davon aus ...
Mein Ziel heute ist darber nachzudenken, ob ...
Ich mchte Ihnen heute Denkanstze zur Globalisierung bieten, wobei ich mich auf
folgende Theorien sttze: ...

Copyright 2007 Lingonet Oy

25

Deutsch Pro

Mein Hauptziel im heutigen Vortrag ist, einen berblick ber unsere Strategie zu geben.
Heute soll der Versuch gemacht werden, unsere Position auf dem deutschen Markt zu
analysieren.
7 Die Gliederung der Prsentation
Wie stelle ich die Gliederung meines Vortrages vor?
Nach der Einleitung muss ich eine grobe Gliederung meiner Prsentation vorstellen, die
Struktur meiner Aussagen. Manche Zuhrer mgen es, wenn die Gliederung auf dem
Overheadprojektor oder in einer PowerPoint-Prsentation zu sehen ist. So wei das
Publikum, worum es gerade geht. Aber die Information auf der Leinwand sollte so minimal
wie mglich sein, sodass die Zuhrer nicht von Ihren Worten abgelenkt werden. Die
Gliederung sollte auch nicht von Anfang an sichtbar sein, sondern erst nach der Einleitung
aufgelegt werden.
Die Gliederung knnte ich so vortragen: Ich habe den Vortrag in drei Teile gegliedert. Teil
1 befasst sich mit den Finanzdaten unseres Unternehmens. Danach werde ich darauf
eingehen, wie man die finanzielle Situation verbessern knnte. Als drittes und letztes
werde ich auf unsere langfristige Strategie eingehen.
8 Der Ubergang zum nchsten Schritt
Wie gehe ich von der Gliederung zu dem eigentlichen Inhalt meiner Prsentation
ber?
Zu Beginn des Hauptteils Ihrer Prsentation knnten Sie einige Zahlen, Grafiken,
Statistiken oder hnliches vorstellen; entweder per PowerPoint oder auf dem
Overheadprojektor. Benutzen Sie folgende Wendungen, um Ihre Prsentation zu
beginnen:
Zu Beginn mchte ich Ihre Aufmerksamkeit auf Folgendes lenken: ...
Wenn Sie keine visuellen Hilfsmittel haben, dann stellen sie einige Fragen (auch
rhetorische) oder veranschaulichen die Situation mit einer Fallstudie: Zuerst mchte ich,
dass Sie darber nachdenken, wie ...
Wie sage ich dem Publikum, dass ich jetzt zum nchsten Punkt komme?
Bauen Sie Brcken zwischen den verschiedenen Teilen Ihres Vortrags. Es ist wichtig zu
zeigen, dass ein neues Thema beginnt, so bleibt der Vortrag kohrent.
So, dies ist fr den Augenblick alles zu diesem Aspekt. Lassen Sie uns weitergehen. ...
Ich werde nun berleiten zu ...
Ich komme nun zum Ende dieses Themas und setze fort mit ...
Dieses und jenes habe ich hierzu gesagt. Ich mchte nun zusammenfassend
feststellen, dass ...
Wie wir erkannt haben , aber kommen wir nun zum nchsten Punkt .
Ob Sie die Ich- oder Wir-Form, die Sie- oder eine unpersnliche Form verwenden, hngt
mit Ihrer Vortragsweise und dem Thema zusammen.

Copyright 2007 Lingonet Oy

26

Deutsch Pro

9 Aussagen miteinander verbinden


Gibt es bestimmte Wendungen, mit denen man verschiedene Themen miteinander
verbinden kann?
Manchmal mssen Sie sich auf etwas beziehen, was Sie vorher schon gesagt haben; oder
auf etwas, was Sie erst spter genauer erklren werden. Es gibt viele Mglichkeiten, was
man in diesen Fllen sagen knnte:
Wie ich schon vorher erwhnt habe ...
Schon vorhin habe ich darauf hingewiesen, dass ...
Ich komme spter hierauf zurck.
Ich werde diesen Punkt spter in meinem Vortrag noch genauer erlutern.
Man kann dieses Thema aber auch aus einer anderen Sicht betrachten, wenn man
nmlich ...
Dieses Argument / meine Aussage kann man auch mit der Tatsache untermauern, dass
...
Ein weiteres Argument dafr ist ...
Gibt es gute Wendungen, mit denen man auf allgemein Bekanntes verweisen kann?
Es kann sein, dass Sie in Ihrem Vortrag auf allgemein gltiges Wissen verweisen, das
dem Publikum vielleicht bekannt oder auch nicht bekannt ist. In letzerem Fall ist es gut,
dem Zuhrer das Gefhl zu geben, dass er keine Wissenslcke hat. Daher sollten Sie die
Sache feinfhlig wiederholen, damit jeder wei, worum es geht:
Wie Sie alle wissen, ist ...
Sie sind sich zweifellos bewusst, dass ...
Ich bin mir sicher, dass alle sich daran erinnern, dass ...
10 Die Zusammenfassung
Wie wichtig ist die Zusammenfassung? Wann soll ich zusammenfassen?
Es ist uerst wichtig, dass Sie am Ende Ihrer Prsentation zusammenfassen, was Sie
gesagt haben, und dass Sie die wichtigsten Punkte noch einmal hervorheben, aber auch
die weniger wichtigen Punkte. Die Zusammenfassung darf keine Wiederholung Ihrer
Einleitung sein. Das Publikum wei jetzt viel mehr ber das Thema, daher sollten Ihre
Ausfhrungen mehr Tiefe haben.
Wie wrden Sie Ihre Zusammenfassung ankndigen?
Gegen Ende Ihrer Prsentation sollten Sie darauf hinweisen, dass Sie mit einer
Zusammenfassung
Ihrer
Prsentation
zum
Schluss
kommen
werden.
Die
Zusammenfassung knnen Sie so einleiten:
Um nun die Kernpunkte zusammenzufassen ...
Ich mchte noch kurz zusammenfassen ...
Kurz zusammengefasst komme ich also zu dem Ergebnis, dass...
Kurz und gut, ich fasse zusammen, dass ...
11 Unterbrechungen
Wenn Sie jemand unterbricht, wie knnen Sie hflich sagen, dass Sie zuerst zu
Ende sprechen mchten?
Zu Beginn Ihrer Prsentation knnen Sie gerne erwhnen, dass Sie alle Fragen zum
Schluss beantworten. Daher knnen Sie, wenn jemand Sie unterbricht, darauf verweisen

Copyright 2007 Lingonet Oy

27

Deutsch Pro

und sagen: Wie ich schon am Anfang sagte, werde ich alle Fragen zum Schluss
beantworten. Oder: Ich komme auf Ihre Frage zurck, wenn ich meinen Vortrag beendet
habe. Oder: Vielleicht sollte ich erst diesen Punkt zu Ende bringen. Falls Ihre Frage dann
noch nicht beantwortet ist, fragen Sie bitte noch einmal nach.
Wie wrden Sie reagieren, wenn Sie von jemandem unterbrochen werden, der Ihnen
etwas vorschlagen mchte?
Ich antworte natrlich immer hflich, auch wenn ich der Meinung bin, dass der Standpunkt
dieser Person nicht relevant oder aufschlussreich ist. Da ich keinen Zuhrer im Publikum
verletzen mchte, lautet eine diplomatische
Standardantwort: Das ist ein sehr
interessanter Standpunkt. Kann ich spter darauf zurckkommen? So ist etwas
Zurckhaltung daher manchmal besser als direkte Offenheit. Sie kann einen Zuhrer nur
in Verlegenheit bringen oder fhrt zu einer mentalen Blockade meiner Prsentation.
12 Das Beenden einer Prsentation
Gibt es irgendwelche Wendungen oder Ausdrcke, die ich benutzen kann, wenn ich
meine Prsentation beende?
Alle abschlieenden Kommentare und Zukunftsaussichten knnen am Ende vorgestellt
werden: Ich mchte nun zum Ende kommen und Sie daran erinnern, dass ...
Denken Sie darber nach, welch ein Zeichen Sie setzen mchten. Wenn Sie wollen, dass
das Publikum das Gefhl hat, dass alles gut gehen wird, dann sagen Sie: Abschlieend
mchte ich feststellen, dass die Aussichten positiv sind.
Wenn Sie aber die Ernsthaftigkeit der Situation hervorheben mchten, dann sagen Sie:
Zusammenfassend muss ich Sie daran erinnern, dass die Situation sehr ernst ist und wir
viel Arbeit vor uns haben.
13 Wie rume ich dem Publikum Fragemglichkeiten ein und wie bedanke ich mich
am Ende?
Was sage ich, wenn ich die Erlaubnis geben mchte zum Fragen stellen?
Und schlielich mssen Sie Ihrem Publikum auch die Mglichkeit und Zeit fr Fragen
geben. Sie knnen ganz allgemein bekannt geben: Ich freue mich jetzt, alle offenen
Fragen zu beantworten. Oder: Wenn Sie Fragen haben, dann mchte ich diese jetzt
gerne beantworten.
Wenn Sie wollen, dass nur zu einem speziellen Thema Fragen gestellt werden, dann
sagen Sie doch: Jetzt kann ich versuchen, alle Fragen, die Sie zu den heute vorgestellten
Statistiken haben, zu beantworten. Oder: Da mein Spezialgebiet Sicherheit ist,
beantworte ich Ihnen gerne alle Fragen, die Sie zur aktuellen globalen Situation haben.
Wie bedanke ich mich bei meinen Zuhrern?
Denken Sie daran, sich bei Ihrem Publikum zu bedanken, ein simples Vielen Dank fr
Ihre Aufmerksamkeit reicht vllig aus.
Oder Sie knnen sagen: Meine Damen und Herren, ich danke Ihnen fr Ihr Kommen. Ich
hoffe, die Prsentation hat Ihre Fragen beantwortet.

Copyright 2007 Lingonet Oy

28

Deutsch Pro

Meetings
1 Persnliche Sitzungen und Besprechungen
Warum ist eine persnliche Besprechung notwendig, wenn man doch auch einfach
eine E-Mail schreiben oder telefonieren kann?
Obwohl man mit E-Mails, Telefonieren und Videokonferenzen natrlich Zeit und Geld
sparen kann, ersetzt doch nichts das persnliche Gesprch. Das Beisammensein in einem
Raum schafft ein wichtiges Zusammengehrigkeitsgefhl. Whrend des face-to-face
Meetings kann die Gruppe oder das Team sich definieren und als Einheit betrachten. Die
Gruppendynamik wird ausgebaut, die gemeinsamen Ziele und der Beitrag jedes Einzelnen
werden festgelegt.
Auch ersetzt eine Kommunikation ber Distanz nie das Zusammentreffen von
Geschftspartnern. Der persnliche Kontakt und der persnliche Eindruck vertiefen die
Zusammenarbeit zwischen einzelnen Reprsentanten verschiedener Unternehmen.
2 Verschiedene Arten von Meetings
Welche Arten von Meetings lassen sich unterscheiden?
Meetings variieren in Lnge, Teilnehmerzahl und Formalitt. Manchmal bezeichnet man
eine kurze Rcksprache unter Kollegen als Meeting, ein anderes Mal handelt es sich um
eine richtige Sitzung mit Tagesordnung und strengem Protokoll. Generell werden Meetings
inhaltlich in drei verschiedene Kategorien eingeteilt: Sie dienen der Information,
Konsultation oder Entscheidungsfindung. Oft hat ein Meeting Elemente aus allen drei
Bereichen.
Was ist der Unterschied zwischen diesen verschiedenen Arten von Meetings?
Der Zweck eines informativen Meetings ist, der Name sagt es schon, den Teilnehmern die
neuesten Informationen mitzuteilen. Sie knnen Bericht erstatten und diskutieren sowie
den Fortschritt in der diskutierten Sache berprfen.
Konsultierende, also beratende, Meetings sind dazu da, um mgliche Lsungen fr ein
Problem zu finden und andere Standpunkte sowie Meinungen zu hren.
In einem Meeting, in dem es um Entscheidungsfindung geht, soll fr ein bestimmtes
Problem oder eine bestimmte Situation eine Strategie geplant und erarbeitet werden.
3 Wie erffne ich ein informatives Meeting?
Was wrden Sie sagen, wenn Sie ein informatives Meeting erffnen, in dem ber
strukturelle Vernderungen im Unternehmen informiert wird (z.B. die Erffnung von
neuen Niederlassungen in verschiedenen EU-Lndern)?
Guten Morgen, meine Damen und Herren. Zunchst einmal mchte ich Sie zu unserer
heutigen Mitarbeitersitzung herzlich willkommen heien. Da offensichtlich fast alle
anwesend sind, werde ich jetzt ohne Umschweife zum Thema kommen. Ich werde Ihnen
einige strukturelle Vernderungen vorstellen, die in unserem Unternehmen in Krze
anstehen. Es wird gengend Zeit fr Fragen und Kommentare geben, daher stellen Sie
bitte Ihre Fragen erst hinterher, wenn ich fertig bin. Wie Sie wissen, expandiert unser

Copyright 2007 Lingonet Oy

29

Deutsch Pro

Unternehmen sehr stark, und wir werden mehrere neue Niederlassungen in ganz Europa
erffnen.
4 Wie erffne ich ein Brainstorming-Meeting?
Was sagen Sie, wenn Sie ein Brainstorming-Meeting erffnen, in dem es um
Manahmen gegen sinkende Kundenzahlen geht?
Ich wrde wahrscheinlich sagen: Guten Tag, vielen Dank Ihnen allen, dass Sie so
kurzfristig zusammengekommen sind. Wie Sie wissen, haben wir in letzter Zeit ziemlich
viele Kunden verloren, und der Umsatz ist drastisch gesunken. Darum geht es in der
heutigen Sitzung um allgemeines Brainstorming. Wir mssen so viele Ideen wie mglich
finden alte und neue und sie hier und jetzt an die Tafel bringen. Keine Idee wird
zensiert; je mehr Ideen wir haben, desto besser. Aber seien Sie kurz und przise, damit
alle dran kommen. Ja, und wer mchte beginnen?
5 Wie erffne ich ein Management-Meeting?
Was sage ich, wenn ich ein Management-Meeting erffne, in dem ber die Zukunft
eines Mitarbeiters gesprochen wird (der seine Zielvorgaben in letzter Zeit nicht
erreicht hat)?
Guten Morgen, meine Damen und Herren. Vielen Dank, dass Sie alle gekommen sind.
Wir haben heute leider ein eher unangenehmes Thema auf der Tagesordnung. Es geht
um die Zukunft von Felix Martens aus der Marketingabteilung. Leider hat er in den letzten
drei Monaten seine Zielvorgaben nicht erreicht. Wir mssen uns nun berlegen, wie wir
mit dem Problem umgehen. Als erstes bitte ich Frau Schulze als seine direkte
Vorgesetzte, uns Genaueres ber Herrn Martens Arbeit zu berichten und auch eine
persnliche Einschtzung zu geben, was jetzt passieren soll.
6 Kulturelle Unterschiede in der Verstndigung
Verstehen verschiedene Kulturen Meetings auf verschiedene Weise? Kann das zu
Problemen fhren?
Angehrige
verschiedener
Kulturen
haben
verschiedene
Erwartungen,
wie
Entscheidungen getroffen, wie Probleme gelst und besprochen werden oder wie der
Vorsitzende einer Sitzung sich zu verhalten hat. Manche Leute erwarten, dass wichtige
Entscheidungen auf dem Flur oder bei einem Kaffee, also auerhalb des eigentlichen
Meetings, getroffen werden. Andere wollen wieder alles whrend des Meetings klren. Die
einen erwarten eine dominante Rolle des Vorsitzenden, die anderen finden dies wieder
strend. Der Vorsitzende einer Besprechung oder eines Meetings sollte sich der
Kulturunterschiede bewusst sein, damit er wei, was die Teilnehmer von ihm erwarten.
7 Wie beraume ich ein Meeting an?
Wie beraumen Sie ein Meeting an? Gibt es dafr feste Ausdrcke?
Das hngt wirklich von der Art des Meetings ab. Handelt es sich um eine formelle Sitzung,
mssen Sie eine Tagesordnung erstellen und diese rechtzeitig versenden. Achten Sie
darauf, dass alle Teilnehmer die notwendigen Unterlagen haben.
Bei einem informellen Meeting rufen Sie einfach die betreffenden Personen an und
arrangieren das Treffen schnell. Sie knnen auch eine E-Mail mit folgendem Inhalt

Copyright 2007 Lingonet Oy

30

Deutsch Pro

senden: Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir morgen (Mittwoch) um 15:15 Uhr im
Konferenzraum 1 eine kurze Mitarbeiterbesprechung haben, um den Zeitplan der
Computerschulung festzulegen. Wenn Sie nicht teilnehmen knnen, lassen Sie mich bitte
umgehend wissen, welche Termine fr Sie bzgl. (bezglich) der Schulung in Frage
kommen.
8 Ein Meeting telefonisch anberaumen
Was wrden Sie sagen, wenn Sie einige Kollegen anrufen, um sie zu einem
informellen Meeting zu neuen Marketingstrategien einzuladen?
Ich knnte beispielsweise sagen: Hallo, Sabine hier. Ich telefoniere gerade herum, um
euch, Klaus, Felix, Katja und Michaela zu fragen, ob wir uns z.B. bermorgen zum
Mittagessen treffen knnten, um ber die neuen Marketingstrategien und deren
Umsetzung in die Praxis zu sprechen. Habt ihr Zeit?
Wie drcken Sie sich aus, wenn Sie Ihrem Verkaufsteam eine E-Mail schreiben, in
der Sie alle zu einer offiziellen Sitzung zu den neuen Marketingstrategien einladen
(jemand aus der Fhrungsetage wird auch teilnehmen)?
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir am 12. Mai 2005 um 14 Uhr eine Sitzung in
unserer Hauptgeschftsstelle haben, auf der wir die neuen Marketingstrategien, die Ihnen
krzlich vorgestellt worden sind, diskutieren werden. Herr Peters, der stellvertretende
Direktor Vertrieb Inland, wird auch teilnehmen. Um Zusage per E-Mail, Fax oder SMS wird
bis zum 5. Mai gebeten.
9 Wie besttige ich meine Teilnahme an einem Meeting?
Fllt Ihnen eine gute Wendung ein, mit der Sie Ihre Teilnahme an einer Besprechung
besttigen knnen?
Zum Beispiel so: Ich mchte kurz besttigen, dass ich an der morgigen
Mitarbeiterbesprechung teilnehmen werde.
Oder frmlicher: Hiermit mchte ich meine Teilnahme an der Mitarbeiterbesprechung
besttigen.
Am Telefon wrde ich sagen: Ich wollte kurz Bescheid sagen, dass ich am Donnerstag zu
der Sitzung kommen werde. Bis dann.
10 Was ist eine optimale Teilnehmeranzahl bei einem Meeting?
Hat die Anzahl der Teilnehmer auf die Natur, Inhalte oder Ergebnisse des Meetings
Einfluss?
Groe Gruppen haben meist Probleme, effektiv Entscheidungen zu treffen. Einige
Manager sind der Meinung, dass acht die maximale und optimale Zahl von Teilnehmern
bei jeder Art von Besprechungen sei. Wenn die Gruppe grer ist, muss der Vorsitzende
Ordnung halten. Er muss darauf achten, dass alle relevanten Meinungen gehrt werden.
Er muss gleichzeitig das Abrutschen in irrelevante Themen verhindern. Wichtig ist auch,
dass die richtigen Leute anwesend sind. Es ist reine Zeitverschwendung, wenn eine
Entscheidung nicht gefllt werden kann, weil eine wichtige Person mit mglicherweise
entscheidenden Informationen abwesend ist.

Copyright 2007 Lingonet Oy

31

Deutsch Pro

11 Wie bereite ich mich auf eine Sitzung oder Besprechung vor?
Ist es erforderlich, sich auf eine Sitzung vorzubereiten oder eine Besprechung zu
planen? Was muss man bei der Vorbereitung und Planung bedenken?
Meetings jeder Art mssen sorfltig geplant werden, damit sie effektiv sind. Das bringt
Vorbereitungen mit sich. Zum Beispiel muss der Inhalt feststehen, mssen alle Unterlagen
vorab an die Teilnehmer verschickt und der Besprechungort muss hergerichtet werden.
Auf einer offiziellen Sitzung, z.B einer Jahreshauptversammlung, muss man die
Tagesordnung und die rechtlichen Bestimmungen einhalten. Dazu gibt es genaue Regeln.
12 Wie genau plane ich ein inoffizielles Meeting?
Sollten auch inoffizielle und kurzfristige Meetings genau geplant sein?
Wenn das Meeting inoffiziell, beziehungsweise kurzfristig anberaumt worden ist, dann
muss wenigstens der Vorsitzende des Meetings genau wissen, worum es geht. Dazu
sollte er eine Tagesordnung verfassen, die er am Anfang des Meetings verteilt. Dann
knnte er vielleicht so einleiten: Wie wir alle wissen, sind wir hier, um unsere neuen
Verkaufsstrategien zu diskutieren. Das Ziel ist, bei drei offenen Fragen einen Konsens zu
finden. Die Fragen und Vorschlge knnen Sie aus der eben verteilten Tagesordnung
ersehen. Und dann wrde ich die offenen Fragen Punkt fr Punkt durchgehen.
Sie mssen die Ziele sehr deutlich vortragen, damit alle wissen, worauf Sie hinaus wollen.
Trotzdem muss man den Teilnehmern Freiraum geben, um Gedanken spielen zu lassen.
Oft ermglicht eine dynamische Gruppensituation einen Schub an Kreativitt und neue
Ideen werden geboren.
13 Wie informiere ich ber ein Meeting?
Wie kann ich den anderen Teilnehmern sagen, dass ich mchte, dass sie gut
vorbereitet sind und mit neuen Ideen zu dem Meeting kommen?
Lesen Sie bitte die Tagesordnung sorgfltig durch, bevor Sie zum Meeting kommen und
notieren Sie sich alle Kommentare und Fragen, die Ihnen zu den Themen einfallen.
Bereiten Sie sich auch darauf vor, die spezifischen Themen, die mit Ihrer eigenen Arbeit
zu tun haben, zu kommentieren.
Was sagen Sie dann, wenn Sie wollen, dass die Leute unvorbereitet zu dem
Meeting kommen, also zu einem gemeinsamen Brainstorming?
Unsere nchste Abteilungssitzung am 4. April soll eine Brainstormingsitzung sein. Dafr
brauchen Sie sich nicht weiter vorzubereiten. Aber stellen Sie sich bitte auf kreatives
Denken zusammen mit Ihren Kollegen ein.
14 Was steht in einer Tagesordnung?
Was ist eine Tagesordnung und welche Informationen enthlt sie?
Die Tagesordnung ist sehr wichtig, damit alle Teilnehmer gut vorbereitet zur Sitzung
kommen. Fr die Tagesordnung einer offiziellen Sitzung gelten in der Regel rechtliche
Bestimmungen, die man kennen muss. Allgemein sollten Datum, Uhrzeit und Sitzungort
ersichtlich sein, aber auch eine Empfngerliste und mitzubringende Unterlagen oder
Materialien. Die Tagesordnung ist rechtzeitig an alle Teilnehmer zu verschicken. Sie muss
den Zweck der Sitzung anzeigen und den Teilnehmern die Mglichkeit geben, ber die zu

Copyright 2007 Lingonet Oy

32

Deutsch Pro

diskutierenden Themen nachzudenken. Die angestrebten Ziele der Sitzung mssen auch
deutlich hervorgehoben werden.
15 ber eine Tagesordnung informieren
Wie kann ich ber eine Tagesordnung per E-Mail informieren? Wie sollte ich
mgliche Vernderungen in der Tagesordnung hervorheben?
Schreiben Sie doch zum Beispiel so: Als Anlage sende ich Ihnen die Tagesordnung der
bevorstehenden Sitzung der Geschftsleitung zu. Wenn Sie etwas hinzufgen oder
ndern mchten, bitte ich um Information bis Donnerstagnachmittag.
Oder: Wie Sie wissen, findet unsere Quartalssitzung am 14. diesen Monats statt. Senden
Sie mir bitte bis sptestens Donnerstag, 15 Uhr, alle Themen zu, die Sie auf der Sitzung
besprechen mchten. Ich werde die Tagesordnung am Freitagvormittag aussenden, daher
kann ich nderungswnsche, die nach 15 Uhr eingehen, nicht mehr bercksichtigen.
16 Gibt es auf einer Sitzung Regeln?
Fallen Ihnen allgemeine Regeln ein, die man auf einer Sitzung beachten sollte?
Die
meisten
Organisationen
und
Unternehmen
haben
unausgesprochene
Verhaltensregeln, die auf ihren Sitzungen gelten und die stark von der Arbeitskultur in der
jeweiligen Organisation abhngen. Aber im Allgemeinen sollten Meetings pnktlich
beginnen und ohne Pausen nicht lnger als 90 Minuten dauern. Es sollte auch Zeit fr
Sonstiges eingerechnet werden. So haben die Teilnehmer die Mglichkeit, Themen
anzusprechen, die ihnen wichtig sind.
Darf jeder zu jeder Zeit sprechen, gibt es einen Leiter bei einer Sitzung?
Es sollte immer jemand dem Meeting vorsitzen und es leiten. Das ist dann der oder die
Vorsitzende. Die Rolle des Vorsitzenden ist sehr komplex und beinhaltet folgende
Aufgaben: Anleitungen geben, Fragen stellen und Aufgaben definieren; Entscheidungen
herbeifhren, zu lange Diskussionsbeitrge unterbrechen, den Zeitrahmen einhalten sowie
regelmig fr den Protokollfhrer die Inhalte zusammenfassen. Der Vorsitzende muss
die Teilnehmer daran erinnern, dass die Sitzung ein Prozess ist und dieser Prozess
zielfhrend sein muss.
17 Ein Meeting unter Leuten, die sich kennen
Hat es einen Einfluss auf die Situation, wenn die Person, die das Meeting
anberaumt, die Teilnehmer gut kennt?
Wenn ich die Teilnehmer wirklich gut kenne, wrde ich einfach anrufen und sagen: Wir
wollen uns am Mittwochmorgen zusammensetzen und das Problem besprechen. ...
Susanne, Felix, Kai und einige aus der Verkaufsabteilung kommen. ... Ich werde noch eine
Rundmail schreiben und die wichtigsten Punkte auflisten. ... Die Themen sind erstens ...,
zweitens ... und drittens ... . Wie sieht es bei dir aus? Kannst du kommen? ... Ja? Sehr
schn. ... Wenn es doch nicht klappen sollte, dann sag mir bitte Bescheid, dann machen
wir einen anderen Termin aus. So knnte eine informelle Einladung am Telefon
strukturiert sein.
Wenn es sich um ein formales Meeting handelt, auch unter Bekannten, dann msste der
Termin schon rechtzeitig vereinbart, die Tagesordnung geschrieben und verteilt werden.

Copyright 2007 Lingonet Oy

33

Deutsch Pro

18 Wie erffne ich ein formelles Meeting?


Wie kann man eine formelle Sitzung einleiten? Knnen Sie mir Beispiele geben, was
ich in einem solchen Fall sagen knnte?
Als Vorsitzender begren Sie zuerst die Teilnehmer. Guten Tag, meine sehr geehrten
Damen und Herren. Herzlich willkommen zu unserer heutigen Sitzung. ... Dann erklren
Sie den Sitzungsverlauf und die Ziele. Unser Ziel ist, eine Lsung fr das Problem zu
finden. Definieren Sie das Ziel etwas genauer. Erlutern Sie am Anfang auch die Regeln
der Sitzung und Ihre eigene Rolle: Darf ich Sie daran erinnern, dass Sie Ihre
Mobiltelefone ausschalten. Alle Wortmeldungen werden von mir registriert. Ich werde
Ihnen zur passenden Gelegenheit das Wort erteilen. Stellen Sie Ihre Fragen bitte immer
zum Abschluss eines Tagesordnungspunktes. Ich bitte Sie, die Beitrge Ihrer Kollegen
nicht zu unterbrechen. Die Diskussion luft heute unter meiner Leitung. Beziehen Sie
auch schchterne oder zurckhaltende Teilnehmer ein, wenn Sie wissen, dass diese
wichtige Inhalte zur Diskussion beitragen knnen.
19 Wie erffne ich ein informelles Meeting?
Wie kann ich eine informelle Sitzung einleiten?
Auf einem informellen Meeting begren Sie einfach kurz alle. Danach kann frei diskutiert
werden. So zum Beispiel: Guten Morgen alle zusammen. Schn, dass Sie gekommen
sind. Alle sind anwesend? Ja?! Dann knnen wir anfangen. Kaffee und Tee stehen bereit.
Bedienen Sie sich bitte. Herr Maier, Frau Martens und Frau Schulze wollen uns heute
jeweils ber ihre eigenen Zustndigkeitsbereiche informieren. Anschlieend wollen wir frei
diskutieren. Ich bitte um rege Teilnahme. Ich denke, wir schaffen es ohne
Diskussionsleitung, oder? Also bitte, Frau Martens. Wie sehen denn die Verkaufszahlen
fr Sd- und Mitteleuropa im letzten Quartal aus?
20 Wie kann ich Vorschlge machen?
Wie kann ich whrend eines Meetings Vorschlge machen?
Bringen Sie Ihre eigenen Vorschlge nicht zu absolut vor, sondern nur als eine
Mglichkeit. Sagen Sie: Vielleicht knnten wir ja auch etwas anderes versuchen? oder
Wie findet ihr es, wenn wir etwas anderes probieren? oder Ich bin mir nicht sicher, aber
wir knnten auch etwas anderes probieren oder Wre es vielleicht mglich, dies auch
etwas anders zu machen? oder Ich habe mir berlegt, dass wir eventuell etwas anderes
probieren knnen. Ich wrde meine Vorschlge immer so einleiten, dass ich mir nicht
hundertprozentig sicher bin. Durch Wrter wie vielleicht, eventuell, mglicherweise
und den Konjuntiv klingt der Vorschlag diplomatischer.
21 Wie drcke ich meinen Standpunkt aus?
Wie formulieren Sie Ihren Standpunkt, damit er berzeugender wirkt?
Wenn Sie die anderen Teilnehmer von Ihrem Vorschlag berzeugen mchten, ist es
wichtig, sie nicht in die Ecke bzw. in die Defensive zu drngen. Schlagen Sie immer Ihre
Ideen als Alternativen vor. Machen Sie die Ideen anderer nicht schlecht. Sie knnten zum
Beispiel sagen: Ich verstehe Ihren Standpunkt, aber ich habe auch darber nachgedacht,
ob es vielleicht auch so ginge, dass... Oder: Ihre Idee klingt sehr gut, aber sollten wir
vielleicht auch noch dieses und jenes bercksichtigen?

Copyright 2007 Lingonet Oy

34

Deutsch Pro

22 Wie kann ich einer Sache etwas entgegensetzen?


Was kann man sagen, wenn man einer Sache, die jemand anderes vorgeschlagen
hat, etwas entgegensetzen mchte?
Das Thema Zustimmung und anderer Meinung sein ist teilweise eine Frage der
Diplomatie und der Direktheit. Manche Kulturen wrden direkt sagen Da bin ich
vollkommen anderer Meinung. Andere wrden dies diplomatischer ausdrcken: Leider
bin ich mit Ihnen in dieser Sache nicht ganz einer Meinung. Oder Es tut mir Leid, aber ich
kann mich dieser Meinung jetzt nicht anschlieen. Es geht nicht darum zu zeigen, wie
stark Sie sind. Man kann willensstark und dennoch diplomatisch sein.
Deutsche stehen oft sehr selbstsicher hinter ihrem eigenen Standpunkt, bringen ihn aber
normalerweise sehr hflich hervor. Auch als auslndische Partei sollte man in einer
deutschen Verhandlung selbstsicher und mit guten Argumenten ausgerstet auftreten. So
wird man mit seinen Vorschlgen nicht bergangen.
Vergessen Sie in Diskussionen und Verhandlungen nicht, dass man nicht Menschen,
sondern Meinungen herausfordert. Jedem muss die Mglichkeit gelassen werden, sein
Gesicht zu wahren. Niemand darf vorgefhrt und mit negativen Fragen bombardiert
werden, wie z. B. Sind Sie damit nicht sicher?, Ist es nicht so, dass Sie vergessen
haben ...? oder Es stimmt doch, dass Sie eigentlich dies und das htten tun sollen?
23 Smalltalk
Gibt es auf Sitzungen so etwas wie Smalltalk?
Es ist wichtig, dass der Smalltalk nicht zu lange dauert. Aber trotzdem ist es viel leichter
mit jemandem zu diskutieren oder zu verhandeln, wenn man eine gemeinsame Basis
gefunden hat. Wenn Sie die anderen Teilnehmer kennen, dann knnen Sie sich nach
Neuigkeiten oder der Familie erkundigen und Gre ausrichten usw. Dass man sich
bereits kennt, ist hier wichtig. Es gibt Kulturen, in denen es nicht angebracht ist, ber die
Familie oder persnliche Angelegenheiten zu sprechen. Das Wetter ist ein einfaches und
gemeinsames Thema, wozu jeder etwas sagen kann.
24 Humor
Gibt es auf Meetings so etwas wie Humor?
Humor ist ein sehr heikles Thema. Zunchst einmal haben verschiedene Kulturen
verschiedene Arten von Humor: Dinge, die Deutsche amsant finden, wirken auf andere
vielleicht gar nicht lustig und umgekehrt. Auch ist das Erzhlen von Witzen in einer
Fremdsprache nicht leicht. Es mssen auch kulturelle Unterschiede beachtet werden.
Manche versuchen, eine angespannte Situation durch Humor aufzulockern. Andere
meinen, dass es hier jetzt absolut nichts zu lachen gibt. Das ist eine ernste
Angelegenheit. Also, seien Sie entspannt und Sie selbst. Versuchen Sie nicht anderen
Humor aufzudrngen, denn es knnte sich als groer Fehler erweisen.
Man kann bei einem Meeting oder in einer Prsentation Beispiele aus dem wahren Leben
erzhlen, um ein theoretisches Thema nahe zu bringen. Praktische Beispiele machen ein
Thema gleich viel interessanter.

Copyright 2007 Lingonet Oy

35

Deutsch Pro

25 Wie beende ich ein Meeting


Wie kann ich eine Sitzung beenden? Haben Sie gute Beispiele?
Als Vorsitzende oder Vorsitzender einer Sitzung knnen Sie sagen: Haben Sie noch
etwas hinzuzufgen, sonst schliee ich jetzt die Sitzung. Meine Damen und Herren, sind
wir alle der Meinung, dass wir zu diesen und jenen Ergebnissen gekommen sind? Ich
mchte kurz zusammenfassen: ... Am Ende lohnt es sich, kurz zusammenzufassen, was
besprochen und entschieden worden ist. Erlutern Sie die nchsten Schritte. Jeder muss
wissen, was er zu tun hat. Dann bedanken Sie sich bei den Anwesenden: Ich danke
Ihnen fr die konstruktive Zusammenarbeit. Oder: Herzlichen Dank fr Ihre Mitarbeit.
26 Notizen machen
In welchem Umfang mache ich mir Notizen?
Normalerweise wird auf einer formellen Sitzung ein/e Protokollant/in benannt (besonders
in Gesellschaften und Verbnden). Diese Person schreibt ein Protokoll, das alle
Entscheidungen beinhaltet und festhlt, wer was zu erledigen hat. Fr gewhnlich sind alle
besprochenen Punkte festzuhalten. Das Protokoll muss an alle Teilnehmer verteilt werden.
Jeder Teilnehmer notiert sich, was er oder sie fr wichtig hlt. Zum Beispiel, wenn er oder
sie auf der Sitzung versprochen hat etwas zu tun.
27 Das Protokoll und Antrge
Welche Rolle haben Protokoll und Antrag auf einem Meeting?
In einem Protokoll steht, was gesagt und entschieden wurde. Das Protokoll muss przise
und objektiv den Inhalt des Meetings wiedergeben. Es wird an alle Sitzungsteilnehmer zur
Kenntnisnahme weitergeleitet. Es informiert auch diejenigen, die abwesend waren. Es gibt
immer viele rechtliche Aspekte in einem Protokoll, daher muss es meistens von
bestimmten Teilnehmern durch Unterschrift genehmigt werden.
Je formeller ein Meeting ist, desto eher werden Entscheidungen in Form von Antrgen
getroffen. Das Protokoll hlt fest, dass ein Antrag gestellt und wie ber ihn entschieden
wurde. Zum Beispiel: Ein Antrag auf Erneuerung der Brombel ist gestellt worden. Der
Antrag wurde befrwortet und einstimmig angenommen. Manchmal werden auch Themen
vorgebracht, die in keiner Abstimmung enden, aber dennoch festgehalten werden mssen.
Zum Beispiel: Das Thema Sicherheit wurde angeschnitten, aber in diesem
Zusammenhang als nicht relevant angesehen.

Copyright 2007 Lingonet Oy

36