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Kurzanleitung
Impressum
A-Z Technology AG
Hinterm Esel 8
67346 Speyer
http://www.a-z-technology.de
info@a-z-technology.de
Dieses Werk ist urheberrechtlich geschtzt. Die dadurch begrndeten Rechte, insbesondere die der
bersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der
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Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung,
vorbehalten. Eine Vervielfltigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im
Einzelfall, nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der
Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulssig. Sie
ist grundstzlich vergtungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbedingungen des
Urheberrechtsgesetzes.
Copyright
A-Z Technology AG
Warenzeichen
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung...........................................................................................................................................4
1.1 Herzlich Willkommen................................................................................................................4
1.2 Formate und E-Mail Systeme.................................................................................................... 4
1.3 Die A-Z Finder Produktfamilie..................................................................................................5
2 Schnelleinstieg...................................................................................................................................6
2.1 Allgemein...................................................................................................................................6
2.2 Index 'Eigene Dateien'................................................................................................................6
2.3 Die Anzeige des Suchergebnisses..............................................................................................7
2.4 Die Suche................................................................................................................................... 8
2.4.1 Suche ber die Wortliste.................................................................................................... 8
2.4.2 Suche nach hnlichen Worten in der Wortliste..................................................................9
2.4.3 Nachbarschaftssuche / Mehrwortsuche.............................................................................. 9
2.4.4 Dateiliste............................................................................................................................ 9
2.5 Anzeige der Dokumente und Bilder ......................................................................................... 9
2.6 Bearbeiten und Filtern der Tabellen.........................................................................................11
2.7 Multimedia...............................................................................................................................11
3 Die A-Z Finder Produkte im Vergleich........................................................................................... 13
1 Einleitung
1.1 Herzlich Willkommen
Der A-Z Finder ist ein wichtiges Werkzeug fr alle, die mehr als ein paar Daten auf ihrem PC verwalten oder viel per E-Mail kommunizieren.
Wer kennt sie nicht, diese oder immer wieder gleich gestellten Fragen:
An wen hatte ich nur ein hnliches Angebot geschrieben? War das in einer E-Mail oder in
einem Brief?
Wo finde ich nur in meinen Office Dokumenten die Abbildung oder das Bild zum Thema
XYZ?
Sptestens nachdem man das 10. Dokument geffnet hat und die Information immer noch nicht gefunden ist, neigt sich die Geduld dem Ende zu.
Mit dem A-Z Finder haben Sie jetzt ein Werkzeug zur Hand, das solche Fragen in Sekundenschnelle fr Sie beantwortet. Der A-Z Finder ist die Suchmaschine fr Ihre elektronischen Daten. Er findet
die Textstellen in den Informationen, die Sie oder Ihre Kollegen auf dem PC oder im Netzwerk abgelegt haben, inklusive in E-Mails oder in Anhngen derselben. Und der A-Z Finder findet diese
Stellen, auch wenn Sie die Schreibweise der gesuchten Begriffe nicht genau kennen. Er arbeitet assoziativ und fehlertolerant, hnlich dem menschlichen Gehirn, und ist daher ideal fr Aufgaben geeignet, die ber den Umfang herkmmlicher Suchprogramme hinaus gehen.
Suchmaschinen sind vor allem durch ihren Einsatz im Internet bekannt. Sie stellen dort die einzig
sinnvolle Mglichkeit dar, um Zugriff auf neue unbekannte Informationen zu erhalten, die sich irgendwo im riesigen globalen Datenpool befinden. Ohne Suchmaschinen wre das Internet ein gigantischer, unbrauchbarer Datenhaufen.
Dieses Problem ist jedoch nicht auf das Internet beschrnkt. Moderne Festplatten sind auf dem besten Weg, die Terabyte-Grenze zu erreichen. Mit zunehmender Plattenkapazitt wird es somit auch
auf dem PC immer schwieriger, 'verlorene' Daten wieder zu finden. Dies gilt insbesondere dann,
wenn man die gesuchten Dateien nicht allein am Dateinamen erkennen kann, sondern den Inhalt als
Kriterium heranziehen muss. Der A-Z Finder hilft Ihnen, die Daten anhand des Inhalts blitzschnell
wieder zu finden. Dabei werden die Datenbestnde nicht bei jedem Suchvorgang erneut gelesen und
durchsucht (wie es im Windows Datei-Explorer stattfindet), und die Suche ist nicht auf ein einziges
Textelement beschrnkt.
Der A-Z Finder ist aber weit mehr als ein Suchprogramm. Er ist ein globales Stichwortverzeichnis
fr alle Ihre Dateien. So wie jedes Sachbuch im Anhang ber ein Stichwortverzeichnis, auch Index
betitelt, verfgt, steht Ihnen ein solcher Index ber alle Ihre Daten bereit. Sie mssen nicht wie bei
den Internetsuchmaschinen berlegen, unter welchen Stichwrtern die gesuchten Informationen abgelegt sein knnen. Sie sehen im A-Z Finder in der Wortliste alle vorkommende Wrter mit der Anzahl ihrer Fundstellen, und mit einem Mausklick haben sie die Textstelle direkt zur Ansicht.
In den E-Mail Systemen wie z.B. Outlook oder Lotus Notes sind die Informationen wie Briefe, Termine, Kontakte usw. mit ihren dazugehrenden Anhngen in Datenbanken abgelegt. Auch diese
mssen von den jeweiligen E-Mail-Treibern gelesen und interpretiert werden.
ber welche Formattreiber Ihr A-Z Finder verfgt, ist abhngig von der eingesetzten A-Z Finder
Version.
2 Schnelleinstieg
2.1 Allgemein
Mit Hilfe des A-Z Finders knnen Sie sowohl nach Inhalten (Wrter , Textpassagen) wie auch nach
allgemeinen Informationen zu Ihren Daten suchen. Mit Release 1.08 beinhaltet der A-Z Finder eine
Ausweitung der Suchfunktionen auf Bilder und Multimedia-Daten sowie weitgehende Sortier- und
Filterfunktionen zur besseren bersichtlichkeit des Datenbestandes.
Dateien aus Office-Anwendungen enthalten immer mehr multimediale Inhalte, auf die man keinen
direkten Zugriff mehr hat, wenn man nicht jede einzelne dieser Dateien mit dem zugehrigen
Programm ffnet. Der A-Z Finder analysiert gngige Datei-Formate und kann darin eingebettete
Bilder, Audios und Videos erkennen und dem Benutzer darstellen. Damit hat der Benutzer wieder
den berblick
Abbildung 3
Mit den Cursorsteuerungstasten kann jetzt durch die Tabelleneintrge geblttert werden.
Mit diesen Tasten springen Sie zu den Treffern im nchsten Dokument oder auf den
letzten Treffer des vorherigen Dokuments zurck.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag ffnet das Dokument mit der im System vorgesehenen
Anwendung.
Sie knnen jederzeit
einen erneuten
Suchvorgang auslsen. Geben Sie Ihre neue Suchabfrage in das Eingabefeld ein und whlen Sie den
Index aus, in dem die neue Suche gestartet werden soll. Fr eine Kurzhilfe ber die
Eingabemglichkeiten bei der Suche drcken Sie
ber die Wortliste knnen Sie bequem nach einzelnen Wrtern suchen. Die Wortliste enthlt alle
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im Datenbestand vorkommenden Wrter, sofern diese nicht ber die Stoppwortliste ausgeschlossen
sind. Klicken Sie auf den Spaltenkopf Wort und die Liste wird alphabetisch sortiert. Schreiben Sie
einen einzelnen Buchstaben oder den Wortanfang in das Sucheingabefeld und die Wortliste
positioniert sich nach Ihrer Eingabe. Den von Ihnen gesuchten Begriff nun in der Wortliste einfach
markieren und der A-Z Finder zeigt automatisch alle Fundstellen an.
2.4.2 Suche nach hnlichen Worten in der Wortliste
Oft ist es sinnvoll, mehrere Suchbegriffe miteinander zu verknpfen, um schnell aus der Masse von
Dokumenten die relevanten herauszufiltern. Zwei Beispiele sollen dies deutlich machen:
a. Die Firma X hat ihre Angebote unter den Kundennamen abgelegt. Ein Mitarbeiter sucht fr ein
neues Angebot nach frheren Angeboten, die das Produkt ABC mit einem Wartungsvertrag
verknpfen. Als Sucheingabe gibt der Mitarbeiter die beiden Suchbegriffe, ABC und
Wartungsvertrag, ein und bekommt als Ergebnis eine Trefferliste aller Dokumente und deren
Fundstellen, in denen beide Begriffe in einem vorgegebenen maximalen Abstand im Dokument
vorkommen.
b. Stellen Sie einem oder mehreren Ihrer Suchbegriffe das Ungefhrzeichen (die Tilde) ~ voran,
dann bercksichtigt die Mehrwortsuche auch hnliche Worte. So findet die Suche ~mller
reklamation auch alle Textpassagen in denen die hnlichen Wrter Mueller, Muller, oder
Mller gemeinsam mit dem Wort Reklamation vorkommen.
Die Ergebnisse Ihrer Mehrwortsuche finden Sie tabellarisch unter dem Karteireiter Suchergebnis im
rechten oberen Fenster aufgelistet. Die Ergebnisliste ist nach der Distanz, in der sich die gesuchten
Begriffe zueinander befinden, sortiert. Pro gefundener Textstellen gibt es einen Eintrag.
2.4.4 Dateiliste
Unter dem Karteireiter Dateiliste finden Sie alle Dateien des Indexverzeichnisses als Tabelle
aufgelistet. Nach einer Mehrwortsuche ist diese Tabelle automatisch nach den vorhandenen Treffern
sortiert. Das heit, die Datei mit den meisten gefundenen Textpassagen steht am Anfang der Liste,
die mit den zweitmeisten als nchstes und sofort.
Abbildung 5
Mit dem Karteireiter Hierarchie im linken Teilfenster des Anzeigendialogs sehen Sie als Baum die
Ordnerstruktur Ihres ausgewhlten Indexverzeichnisses.
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Zum Bearbeiten der Tabelle klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte der jeweiligen
Tabelle. Ein Kontextmen (siehe Abbildung) erscheint, mit dessen Hilfe Sie die jeweilige Tabelle
nach unterschiedlichen Kriterien bearbeiten knnen.
Sie knnen zur besseren bersichtlichkeit auch die Tabellen filtern. Dazu stehen Ihnen in
Abhngigkeit zur jeweiligen Tabelle unterschiedliche Filtereinstellungen zur Verfgung. So knnen
Sie z.B. die Wortliste nach allen Internetadressen filtern, die in Ihrem Index vorkommen. Dazu
knnen Sie auch eigene Filter definieren und hinterlegen.
2.7 Multimedia
Dateien aus Officeanwendungen enthalten immer mehr multimediale Inhalte, auf die man keinen
direkten Zugriff mehr hat, wenn man nicht jede einzelne dieser Dateien mit dem zugehrigen
Programm ffnet. Der A-Z Finder analysiert die gngigen Datei-Formate (in der Betaversion
Dateien aus OpenOffice/StarOffice) und kann darin eingebettete Bilder, Audios und Videos
erkennen und dem Benutzer darstellen.
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Abbildung 7 Multimediaplayer
Die Videodaten werden in einem eigenen Fenster dargestellt Die Fenstergre passt sich
automatisch dem Video an. Mittels des Mediaplayers wird sowohl die Audio- wie auch die
Videoausgabe gesteuert.
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Kostenpflichtig
Kostenpflichtig
Nicht Kostenpflichtig
Kostenpflichtig
Firmen; Netzwerk
Firmen; Einzelplatz
Verschiedene Formate9
Text
Office
Allgemeine
Formate
Austausch
Formate
PDF4
Spezielle
Formate/
Auswertungen
Archive
arj; bz2; cap; cpio; deb; gz; JAR; rar; rpm; split; tar; taz; tgz; WAR; z; ZIP; 7z; [ace; lha; lzh; zoo]7
Outlook2, maildir,
E-Mail inklu- Lotus Notes1, Outlook1, Outlook2, maildir, mbox, Outlook2, maildir,
mbox, Outlook Express mbox, Outlook Express
sive Anhnge maildir, mbox, Outlook Outlook Express
Express
Grafik (Anzeige)8
Multimedia
AIF, AVI, CDA, MID, MPEG, MP3, WAV, und weitere Formate
Anzeigen (abspielen)
und speichern eingebetteter Bilder, Audios und
Videos
Suchen nach Einzelwort, Nachbarschaftssuche, Wildcards, hnlichkeiten, Zahlen (>,<,=), Duplikate, Kategorien
( Web- und Emailadressen, Datum, Uhrzeit, Whrungen, usw.), ...
Inhalten
Suchen nach
Metainformationen
Dateiname, Pfad, Gre, Emails (Betreff, Absender, Empfnger), Extention, Format, Kategorien (Bilder, Dokumente, usw.), ...
Operatoren
Einzelworte: UND, ODER, NICHT auch mit Wildcards kombinierbar; Textpassagen: UND Verknpfung (ODER, NICHT in Vorbereitung)
Analyse
Suchergebnisse
13
Standardkategorien
Sortierung
Wechseldatentrger
Indizes knnen mit den Daten auch auf Wechseldatentrger wie CD, DVD mit abgespeichert werden
Netzwerkun- Ja
tersttzung
Nein
Ja
Zeitgesteuer- Ja 3
te Indexerstellung
Nein
Nein
Ja 3
Anmerkungen:
1
Lotus Notes mit Domino-Server, Outlook mit Exchange-Server
2
Outlook ohne Exchange-Server
3
sobald verfgbar
4
unverschlsselt
5
Analysiert die Registry-Eintrge des PC's
6
nicht fr den gewerblichen Einsatz bestimmt, sondern ausschlielich Lehre und Forschung
vorbehalten.
7
Jeweiliger Entpacker auf dem Rechner erforderlich
8
Mit Zusatzsoftware Nconvert Anzeige von ber 400 Grafikformaten
9
nachfolgende Textformate werden analysiert:
Formatanzeige
Text (ASCII)
Text (ASCII)+binr
Text (ASCII+)
Text (ASCII+)+binr
Text (ISO)
Text (ISO)+binr
Text (Linux)
Text (Linux)+binr
Text (WIN)
Text (WIN)+binr
Text (DOS)
Text (DOS)+binr
Text (OS/2)
Text (OS/2)+binr
Text (UTF-8)
Text (UTF-8)+binr
Text (UTF-16LE)
Text (UTF-16BE)
Text (UTF-32LE)
Text (UTF-32BE)
Text (HTML)
Text (HTML)(UTF-8)
Text (XML)
Text (XML)(UTF-8)
Text (?)+binr
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Systemvoraussetzungen:
Windows 98, 2000, NT oder XP
mind. 128 MB Hauptspeicher (besser 256 MB)
Bildschirmauflsung 800 x 600 oder besser
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