Forum

FORUM und PflegeOrganizer
Copyright: Gebrder Jung Informationssysteme GmbH

Handbuch fr die Software
der Gebr. Jung Informationssysteme GmbH
FORUM ist die richtungsweisende Inhouse-Lsung zur

Verwaltung von Altenheimen und stationren Einrichtungen.
Der PflegeOrganizer ist das perfek te Werk zeug fr die

einfache, schnelle und k omfortable Pflegeplanung und
Pflegedok umentation.
Das Handbuch beschreibt beide Programme.
Copyright: Gebr. Jung Informationssysteme GmbH

Informationen zu Copyright, Marken und Gewhrleistung entnehmen Sie den entsprechenden Kapiteln des
Handbuchs.
Druck: im Mai 2010 in Landau/Pf.
Special thanks to:

PRODUKTFAMILIE:
Dank e an alle Mitarbeiter der Gebr. Jung, die durch Ihren Einsatz
und Ihre Ideen FORUM und PflegeOrganizer zu einer grandiosen
FORUM Service Software gemacht haben. Dank e an unsere Kunden, die in vielen
Serviceprogramm Gesprchen Anregungen zu Ergnzungen und Vernderungen
gegeben und damit die Software so praxisorientiert wie k eine andere
FORUM ASP gemacht haben. Dank e an Svetlov, Tihomir, Galina und alle
anderen, die jede noch so "crazy german idea" in funk tionierende
FORUM Internetversion
Programme umsetzen. Dank e an die Brder Grass, die die ersten
Releases des PflegeOrganizers ertragen haben. Dank e an Laura,
PflegeOrganizer Web
die das Handbuch k orrigiert hat. Dank e an die Gaststtte "Zum
PflegeOrganizer Internetversion Lamm", das uns mit feinsten Mens genussvoll berraschte und
strk te. Dank e an die Firma VNS, die unsere EDV auf Zack hlt.
FORUM Monitor Dank e an die Firmen Geocon und Indisoftware, mit denen wir gerne
und erfolgreich k ooperieren.
FORUM ASP Job Monitoring
FORUM Integrator
Barbetrags-Importierer
4 FORUM und PflegeOrganizer
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Teil I Willkommen 2
Teil II Einfhrung 5
1 Warum
...................................................................................................................................
FORUM? 6
2 Warum
...................................................................................................................................
PflegeOrganizer? 7
3 Anmeldung
................................................................................................................................... 8
4 Menue
................................................................................................................................... 10
5 Programmleiste
................................................................................................................................... 11
Teil III Von der Aufnahme zur Faktura in

2 Schritten 15
Teil IV Von der Aufnahme zur Pflege in 5

Schritten 18
Teil V Verwaltung 25
1 Funktionsleiste
................................................................................................................................... 25
2 Baumstruktur
................................................................................................................................... 26
3 Zuordnungen
................................................................................................................................... 27
Assistentenleiste
......................................................................................................................................................... 31
Aufnahmeassistent
.................................................................................................................................................. 32
Entlassungsassistent
.................................................................................................................................................. 37
Meldungsassistent
.................................................................................................................................................. 39
Leistungsmusterassistent
.................................................................................................................................................. 45
Angebotsassistent
.................................................................................................................................................. 46
Interessenten .................................................................................................................................................. 47
DTA-Assistent .................................................................................................................................................. 48
Gratifikationsassistent
.................................................................................................................................................. 54
Chronik ......................................................................................................................................................... 55
Pflegestufe ......................................................................................................................................................... 56
Belegung ......................................................................................................................................................... 57
Versorgungsfreie
.........................................................................................................................................................
Zeiten 58
Freiheitseinschrnkende
.........................................................................................................................................................
Manahm en 60
Debitoren......................................................................................................................................................... 61
Auftrge ......................................................................................................................................................... 63
Statistische.........................................................................................................................................................
Leistungen 67
Extras ......................................................................................................................................................... 67
Barbetrge ......................................................................................................................................................... 70
rzte ......................................................................................................................................................... 72
Betreuer ......................................................................................................................................................... 73
Kontakte ......................................................................................................................................................... 75
Dokum ente ......................................................................................................................................................... 76
Abw eichende.........................................................................................................................................................
Preise 77

Inhalt 5
Zustndigkeiten
......................................................................................................................................................... 79
Beliebig ......................................................................................................................................................... 80
Wohnbereich
......................................................................................................................................................... 81
Pflegeklassen
......................................................................................................................................................... 81
Entgeltvorauszahlungen
......................................................................................................................................................... 82
4 Suchen
................................................................................................................................... 84
Teil VI PflegeOrganizer 87
1 Prozess
................................................................................................................................... 88
Pflegeprozess
......................................................................................................................................................... 88
2 Zu...................................................................................................................................
erledigen 89
Problem . Vitalzeichen
......................................................................................................................................................... 90
Offene Solldaten
......................................................................................................................................................... 91
Nachrichten
......................................................................................................................................................... 93
Nchstes Evaluationsdatum
......................................................................................................................................................... 96
Erinnerungen
......................................................................................................................................................... 97
Unerledigt......................................................................................................................................................... 99
Geburtstage
......................................................................................................................................................... 101
3 Info-Sammlung
...................................................................................................................................
1 101
Anam nese......................................................................................................................................................... 102
Dokum ente
......................................................................................................................................................... 105
Vitalzeichen
......................................................................................................................................................... 108
Diagnosen......................................................................................................................................................... 111
Medikation
......................................................................................................................................................... 113
Wunden ......................................................................................................................................................... 116
Chron. Wunden
......................................................................................................................................................... 120
4 Info-Sammlung
...................................................................................................................................
2 122
Risiko - Dekubitus
.........................................................................................................................................................
(Braden) 123
Risiko - Dekubitus
.........................................................................................................................................................
(Norton) 126
Risiko - Inkontinenz
......................................................................................................................................................... 129
Risiko - Sturz
......................................................................................................................................................... 132
Risiko - Schm
.........................................................................................................................................................
erz 134
Risiko - Ernhrung
......................................................................................................................................................... 137
Risiko - Flssigkeit
......................................................................................................................................................... 140
Risiko - Kontraktur
......................................................................................................................................................... 143
Risiko - Alltagskom
.........................................................................................................................................................
petenz 145
Veraltet: .........................................................................................................................................................
Risiko - Ernhrung 148
Veraltet: .........................................................................................................................................................
Risiko - Sturz 150
Veraltet: .........................................................................................................................................................
Risiko - Schm erz 153
5 Planung
................................................................................................................................... 155
Pflegeplan
......................................................................................................................................................... 156
Wunden ......................................................................................................................................................... 162
Chron. Wunden
......................................................................................................................................................... 162
6 Manahmen
................................................................................................................................... 162
Ausfhrung
......................................................................................................................................................... 163
Leistungsexplorer
......................................................................................................................................................... 167
Pflegebericht
......................................................................................................................................................... 173
Generiere
.........................................................................................................................................................
Kalender 176
Kalender......................................................................................................................................................... 178
Bestellung
......................................................................................................................................................... 179
Med.vorbereitung
......................................................................................................................................................... 184

7 Beurteilung
................................................................................................................................... 186
Visiten ......................................................................................................................................................... 187
Nchstes.........................................................................................................................................................
Evaluationsdatum 189
Pflegebericht
......................................................................................................................................................... 189
8 Sonstiges
................................................................................................................................... 189
Stam m blatt
......................................................................................................................................................... 190
Sozialdienst
......................................................................................................................................................... 190
Hotel ......................................................................................................................................................... 192
Standard.........................................................................................................................................................
Manager 195
9 MDK
................................................................................................................................... 198
Veraltet: .........................................................................................................................................................
MDK 199
MDK Qualittsprfung
......................................................................................................................................................... 200
Teil VII Dateiverwaltung 205

1 Klienten
................................................................................................................................... 206
2 Debitoren
................................................................................................................................... 211
3 rzte
................................................................................................................................... 217
4 Betreuer
................................................................................................................................... 219
5 Krankenhaus
................................................................................................................................... 221
6 Apotheke
................................................................................................................................... 223
7 Leistungen
................................................................................................................................... 225
8 Zimmer
................................................................................................................................... 239
9 Beliebig
................................................................................................................................... 241
10 Adressen
................................................................................................................................... 243
Teil VIII Ansicht 248

1 Pflege
................................................................................................................................... 248
2 Verwaltung
................................................................................................................................... 249
3 Einzelleistungserfassung
................................................................................................................................... 249
4 Faktura
................................................................................................................................... 249
DTA (Banken)
......................................................................................................................................................... 257
DTA (Kranken-/Pflegekassen)
......................................................................................................................................................... 259
DTA (FiBu)
......................................................................................................................................................... 263
Zahlungen
......................................................................................................................................................... 267
5 Erinnerungen
................................................................................................................................... 280
6 Nachrichten
................................................................................................................................... 280
7 Abfragen
................................................................................................................................... 280
8 Dateiverwaltung
................................................................................................................................... 286
Teil IX Manager 288

1 Versorgungsfreie
...................................................................................................................................
Zeiten Manager 288
2 Extras-Manager
................................................................................................................................... 291
3 Barbetrags-Manager
................................................................................................................................... 294
4 Entgeltvorauszahlungs-Manager
................................................................................................................................... 302

Inhalt 7
5 Verordnungs-Manager
................................................................................................................................... 305
6 DTA(Kassen)-Manager
................................................................................................................................... 310
7 Belegungs-Manager
................................................................................................................................... 317
8 Dokumenten-Manager
................................................................................................................................... 318
Teil X Hilfe 324

1 bersicht
................................................................................................................................... 324
2 Hilfedatei
................................................................................................................................... 325
3 Info
................................................................................................................................... 325
4 Fernwartung
................................................................................................................................... 325
5 Meldungen
................................................................................................................................... 326
6 Meldungsversand
................................................................................................................................... 326
Teil XI Konfiguration 328

1 Definitionen
................................................................................................................................... 328
Abw esenheit
.........................................................................................................................................................
Klient 329
Bankleitzahlen
......................................................................................................................................................... 330
Postleitzahlen
......................................................................................................................................................... 331
Institutionskennzeichen
......................................................................................................................................................... 331
Debitorentypen
......................................................................................................................................................... 333
Textbausteine
......................................................................................................................................................... 336
Textbausteine
.........................................................................................................................................................
(Anam nese) 339
Diagnosen .........................................................................................................................................................
(Definitionen) 341
Medikam.........................................................................................................................................................
ente (Definitionen) 341
Visiten (Definitionen)
......................................................................................................................................................... 342
Dokum entationsunterbrechung
......................................................................................................................................................... 343
2 Einstellungen
................................................................................................................................... 344
Benutzerverw
.........................................................................................................................................................
altung 345
Profilverw
.........................................................................................................................................................
altung 346
Sicherheitsverw
.........................................................................................................................................................
altung 353
Mandant ......................................................................................................................................................... 353
System einstellungen
......................................................................................................................................................... 353
Seitentabellen
......................................................................................................................................................... 353
Finanzbuchhaltung
......................................................................................................................................................... 361
Datenaustausch
......................................................................................................................................................... 368
Leistungsm
.........................................................................................................................................................
uster 368
Funktionsautom
.........................................................................................................................................................
at 369
3 Mandant
................................................................................................................................... 376
Generelle.........................................................................................................................................................
Einstellungen 377
Einstellungen
.........................................................................................................................................................
FORUM 382
Einstellungen
.........................................................................................................................................................
PflegeOrganizer 393
Teil XII FORUM und FORUM ASP 399
Teil XIII Wie geht das? 402

1 Klienten
...................................................................................................................................
anmelden 402
2 Klienten
...................................................................................................................................
abmelden 402

3 Leistungen
...................................................................................................................................
eingeben 403
Erhhter .........................................................................................................................................................
Betreuungsaufw and 87b SGB XI 408
Einzelleistungen
......................................................................................................................................................... 415
4 Einzelleistungen
...................................................................................................................................
erfassen 418
5 Barbetrge
...................................................................................................................................
importieren 419
6 Daten
...................................................................................................................................
fr die Krankenkasse erstellen 419
7 Daten
...................................................................................................................................
fr die Bank erstellen 421
8 Daten
...................................................................................................................................
fr die Finanzbuchhaltung erstellen 421
9 Benutzerrechte
...................................................................................................................................
verwalten 423
10 Maximale
...................................................................................................................................
Jahresabwesenheitstage eingeben 423
11 Zuzahlungen
...................................................................................................................................
verwalten 425
12 Verschiedene
...................................................................................................................................
Arten der Debitorenkonten 425
13 Sachkonten
...................................................................................................................................
und Sachkontenmatrix 426
14 Rechnungen
...................................................................................................................................
in verschiedenen Arten erstellen 427
15 Unterschiedliche
...................................................................................................................................
und uneinheitliche Preise abrechnen 430
16 Todesanzeige
................................................................................................................................... 431
17 Eine
...................................................................................................................................
WORD Vorlage benutzen 435
18 Serienbriefe
...................................................................................................................................
erstellen 437
19 Inspektoren
...................................................................................................................................
optimal nutzen 437
20 Erheblich
...................................................................................................................................
eingeschrnkte Alltagskompetenz 439
21 Anpassung
...................................................................................................................................
des PflegeOrganizer an die Einrichtung 445
22 Institutionskennzeichen
...................................................................................................................................
ermitteln 446
23 Den
...................................................................................................................................
richtigen Leistungstyp auswhlen 448
24 Jahresabgrenzung
................................................................................................................................... 450
25 Wie
...................................................................................................................................
offene Posten gebucht werden 452
26 Barbetragsabgleich
...................................................................................................................................
konfigurieren 462
27 Barbetragsausgleich
...................................................................................................................................
konfigurieren 463
28 So
...................................................................................................................................
bekommt man eine IK fr die Einrichtung 463
29 Vergleichsmitteilungen
...................................................................................................................................
erstellen 463
30 Marketing
...................................................................................................................................
betreiben 475
31 Automatisches
...................................................................................................................................
Kuvertieren 477
32 Lizenzen
................................................................................................................................... 479
33 BMI
...................................................................................................................................
Rechner 479
Teil XIV Probleme und Lsungen 482

1 Abfragen
...................................................................................................................................
zeigen nicht das erwartete Ergebnis 482
2 SQL
...................................................................................................................................
Server: Fehler bei der Anmeldung 482
3 Zuordnungen:
...................................................................................................................................
Fehlende Zuordnungsmglichkeit 483
4 Auswahl-Popup:
...................................................................................................................................
es fehlt eine bentigte Auswahl 483
Teil XV Rechtliches 486

Inhalt 9
Teil XVI
Hardware-/Softwarevoraussetzun
gen 488
Index 490

Vorwort
"Was du mir sagst, das vergesse

ich. Was du mir zeigst, daran
erinnere ich mich. Was du mich
tun lsst, das verstehe ich."
Konfuzius

Teil
I
1 Willkommen
Herzlich Willkommen!
FORUM ist die richtungsweisende Inhouse-Lsung
zur Verwaltung von Altenheimen und stationren
Einrichtungen.
Der PflegeOrganizer ist das perfekte Werkzeug fr
die einfache, schnelle und komfortable Pflegeplanung
und Pflegedokumentation.
Das Handbuch beschreibt beide Programme. Es ist
sowohl fr den Einsteiger, als auch fr den
professionellen Benutzer gleichermaen geeignet.
Die Konfiguration der Software und Schulung des
Benutzers durch die Mitarbeiter der Gebr. Jung
ersetzt es nicht. Kenntnisse in der Bedienung des
Windows-Betriebssystems, in der Verwaltung einer
stationren Enrichtung (FORUM) und in der Pflege (
PflegeOrganizer) werden vorausgesetzt.
Der Einstieg - neue Benutzer

Vor dem Einstieg wird die Software durch einen autorisierten Mitarbeiter der Gebr.
Jung auf die besonderen Gegebenheiten Ihres Hauses eingerichtet.
Grundkenntnisse des Betriebssystems Windows sowie die Qualifikation als
Verwaltungskraft (fr FORUM) bzw. als Pflegekraft (fr den PflegeOrganizer)
werden vorausgesetzt.
Als Verwaltungskraft: melden Sie sich an 8 und gehen Sie in 2 Schritten von der
Aufnahme bis zur Faktura 15 .
Als Pflegekraft: melden Sie sich an 8 und gehen Sie in 5 Schritten von der
Aufnahme zur Pflege 18 .
Hilfe erhalten Sie jederzeit, indem Sie die F1-Taste drcken oder im Menue 10 die
Option Hilfe whlen.
Der Einstieg - erfahrene Benutzer

Nehmen Sie sich auch als erfahrener Benutzer die Zeit und blttern Sie durch die
vielen Kapitel dieses Handbuchs. Sicher finden Sie die eine oder andere Anregung,
die Ihnen Arbeit ersparen knnte.
Spezielle Fragen zur Vorgehensweise? "Wie geht das? 402 " sind explizitere
Beschreibungen einzelner Vorgnge.

Willkommen 3
Schulung
FORUM und PflegeOrganizer sind komplexe Programme. Die Gebr. Jung bieten
Schulungen an (http://www.gebr-jung.de/leistungen/schulungen.php), die genau auf
die Bedrfnisse Ihrer Einrichtung abgestimmt sind. Machen Sie Gebrauch von
diesem Angebot, da Sie durch gezielte Fehlervermeidung Zeit und Geld sparen.
Bitte haben Sie Verstndnis, dass unser Telefonsupport im Interesse aller anderen Anfragenden
keine Schulung ersetzen kann
Ihre Hilfe
FORUM und der PflegeOrganizer leben von dem Einfallsreichtum der Benutzer.
In gleicher Weise braucht dieses Handbuch Ihre Mithilfe. Fehlen Begrifflichkeiten?
Ist eine Beschreibung unzureichend? Melden Sie sich mit Anregung, Lob und Kritik
unter handbuch@gebr-jung.de.
Danksagung
Danke an alle Mitarbeiter der Gebr. Jung, die durch Ihren Einsatz und Ihre Ideen
FORUM und PflegeOrganizer zu einer grandiosen Software gemacht haben.
Danke an unsere Kunden, die in vielen Gesprchen Anregungen zu Ergnzungen
und Vernderungen gegeben und damit die Software so praxisorientiert wie keine
andere gemacht haben. Danke an Svetlov, Tihomir, Galina und alle anderen, die
jede noch so "crazy german idea" in funktionierende Programme umsetzen. Danke
an die Brder Grass, die die ersten Releases des PflegeOrganizers ertragen
haben. Danke an Laura, die das Handbuch korrigiert hat. Danke an die Gaststtte
"Zum Lamm", das uns mit feinsten Mens genussvoll berraschte und strkte.
Danke an die Firma VNS, die unsere EDV auf Zack hlt. Danke an die Firmen
Geocon und Indisoftware, mit denen wir gerne und erfolgreich kooperieren.
Siehe auch:
Copyright 486
Marken 486
Gewhrleistung 486

Teil
II
Einfhrung 5
2 Einfhrung
In dieser Einfhrung erhalten Sie Basisinformationen ber FORUM und den
PflegeOrganizer.
Wie man einsteigt

Lesen Sie Warum 6 FORUM 6 ? 6 fr einen
berblick des Funktionsumfangs von FORUM.
Lesen Sie Warum 7 PflegeOrganizer 7 ? 7
um mehr ber die Vorteile dieser Software zu
erfahren.
Machen Sie sich mit den grundlegenden
Eingabebereichen Menue 10 , Programmleiste 11
, Verwaltung 25 und PflegeOrganizer 87 vertraut.
Melden Sie sich an 8 und erstellen Sie als
Verwaltungskraft eine Faktura in 2 Schritten 15 .
Melden Sie sich an 8 und erstellen Sie als
Pflegekraft eine Pflege in 5 Schritten 18 .
Ihre Optionen als Verwaltungskraft

Lernen Sie mehr ber die Funktionalitt der
Verwaltung 25 .
Prfen Sie, wo Sie die zahlreichen Assistenten
31 und Manager 288 in der tglichen Arbeit
einsetzen knnen.
Werfen Sie einen Blick in die zahlreichen
Hinweise bei Wie geht das? 402 .
Ihre Optionen als Pflegekraft

Lernen Sie mehr ber die Funktionalitt der
Verwaltung 25 und besonders des
PflegeOrganizers 87 .
Werfen Sie einen Blick in die zahlreichen
Hinweise bei Wie geht das? 402 .
FORUM ohne PflegeOrganizer?

PflegeOrganizer ohne FORUM?
FORUM luft auch ohne erworbenen

PflegeOrganizer und umgekehrt. Die volle Strke

knnen beide Programme allerdings nur dann
ausspielen, wenn sie auch ihre gemeinsame
Datenplattform optimal nutzen knnen. Dann
profitiert der PflegeOrganizer von den
Dateneingaben in FORUM und umgekehrt.
2.1 Warum FORUM?

Erstellen Sie mit FORUM eine Faktura ausgehend von der ersten Anmeldung in nur 2
Schritten. Verschaffen Sie sich mit der Verwaltung einen schnellen berblick ber alle
den Klienten betreffenden Informationen. Benutzen Sie Assistenten, Manager und weitere
Werkzeuge, um von der Bewerberverwaltung bis zur Zuzahlungsbefreiung alles im Griff
zu haben. Geben Sie Ihre Daten weiter an die Krankenkassen, an die Banken, an die
Finanzbuchhaltung.
Zeit sparen
Die schnellen Eingabemglichkeiten fr alle in stationren Einrichtungen
notwendigen Bereichen mithilfe der Assistenten und Managern sparen Zeit.
Geld sparen
Automatische Berechnungen von Anteilen und Kostentrgern sowie die
automatische Berechnung rckwirkender Korrekturen ermglichen es, die
Faktura so zeitnah wie mglich zu erstellen und damit Geld zu sparen.
Arbeit erleichtern
Pflegestufenwechsel? Kein Problem! Geben Sie einfach nur die neue
Pflegestufe ein, auch wenn sie in der Vergangenheit liegen sollte. FORUM
kmmert sich bei der nchsten Faktura selbst um die Korrektur - das erspart
Ihnen eine Menge Arbeit. Das gleiche gilt fr Debitorenwechsel, fr
Preisnderungen, fr Leistungswechsel und, und, und...
Fragen beantworten
80 Abfragen sowie vielfltige Suchoptionen in der Software erlauben eine
schnelle Antwort auf berraschend gestellte Fragen in der tglichen Arbeit. Eine
besondere Abfrage nur fr Ihre Einrichtung? Die Gebr. Jung erstellen auf
Kundenwunsch angepasste Abfragen.
Frei whlen
FORUM arbeitet in weiten Teilen komponentenbasiert. Was heit das?
Beispielsweise entscheiden Sie, welche berprfungen die Software
durchfhren soll. Damit unterliegen Sie nicht den Vorgaben des
Softwareherstellers, sondern legen selbst Ihre Prioritten fest. Auf
Kundenwunsch erstellen die Gebr. Jung Komponenten nur fr Ihre Einrichtung.
Frei erweitern

Einfhrung 7
Zustzliche Software untersttzt FORUM in seinen Funktionalitten. So gibt es

z.B. den FORUM Integrator, der Barbetragslisten beliebigen Formats in die
Barbetragsverwaltung integriert. Das ist sinnvoll, wenn man z.B. die
Apothekenabrechnung automatisiert ber die Barbetragsverwaltung abwickeln
will: mit einmaligem Einlesen sind alle Buchungen des Monats erledigt.
Im Internet surfen
Viele reden davon, wir praktizieren es bereits seit 2004: mit FORUM ASP haben
Sie eine waschechte Web-Applikation, die den gesicherten Datenzugriff ber
das Internet erlaubt - von Zuhause oder von weiteren Einrichtungen nach
Mandanten getrennt. Dabei legen Sie ber FORUM fest, was in FORUM ASP
eingegeben werden darf. So einfach ist es, selbst Internet-Provider zu werden.
2.2 Warum PflegeOrganizer?

Erstellen Sie mit dem PflegeOrganizer eine dokumentierte Pflege in nur 5 Schritten.
Entlasten Sie sich, indem Sie den PflegeOrganizer wichtige Bereiche berwachen
lassen: er prft, meldet im Bedarfsfall und lt Ihnen die freie Entscheidung - er wrdigt
damit die hohe Qualifikation des Benutzers als Pflegefachkraft.
Qualitt steigern
Qualittssteigerung dank prziser Darstellung des Pflegeprozesses und
individueller Pflegeplanung. Qualitt sichern mit der Funktion MDK
Qualittsprfung 200 als optimale Vorbereitung auf die MDK Prfung.
Zeit sparen
Zeitersparnis dank vordefinierter aber individuell nderbarer Textbausteine in der
Pflegeplanung einfach, schnell und sauber.
Situation berblicken
Jederzeit bestmglicher berblick und volle Kontrolle ber alle Vorgnge,
notwendige Manahmen und relevanten Daten.
Arbeit erleichtern
Hohe Automatisierung durch Generierung von Lsungs- und
Manahmenvorschlgen sowie "To-Do-Listen".
bersichtlich und offen kommunizieren

Transparenz dank Bndigung und sinnvoller Strukturierung des
Kommunikationsflusses nach definierten Regeln.
Zeitnah vergten
Durchsetzung leistungsgerechter Vergtungen dank zeitnaher Erfassung jeder
pflegerischen Ttigkeit mit preiswerten, handelsblichen PDAs, Netbooks,
Touchscreenmonitore und anderen browserfhigen Gerten.

Sicher erfassen
Da die Informationen nicht im Erfassungsgert gespeichert sind, sondern
zentral online zur Verfgung stehen, knnen sie an ausgewhlte Personen
automatisch bermittelt werden.
Zeitnah dokumentieren
Konkurrenzlos zeitnahe, automatische Dokumentation, mit der Sie immer up to
date sind.
Vielfltig erweitern
Optionale Dokumentation des Schwesternrufsystems und automatische
Benachrichtigung der zustndigen Pflegekrfte (Piepser-Funktion).
2.3 Anmeldung
Bei der Anmeldung werden 3 Funktionen ausgefhrt:
Anmeldung in der Datenbank. Diese Anmeldung erscheint nur, wenn mehr als eine
Datenbank konfiguriert ist.
Anmeldung am SQL Server. Diese Anmeldung wird nur durchgefhrt, wenn als
Datenbank der Microsoft SQL Server konfiguriert ist.
Anmeldung des Benutzers mit Benutzername und Passwort.
Anmeldung in der Datenbank

Whlen Sie die gewnschte Datenbank mit einem Doppelklick oder mit einem Klick
auf Weiter aus.
Mit Programmende brechen Sie die Anmeldung ab.

Einfhrung 9
Anmeldung am SQL Server

Wenn die Software durch die Gebr. Jung installiert wurde, ist sie bereits
vorkonfiguriert und wird die SQL Server Anmeldung automatisch ausfhren.
Siehe auch:
SQL Server Fehler bei der Anmeldung 482
Anmeldung des Benutzers

Melden Sie sich mit Name und Kennwort an. Achten Sie auf Gro- und
Kleinschreibung.
Klicken Sie auf Abbrechen, um den Anmeldevorgang abzubrechen.
Ein Klick auf OK startet das Programm, wenn Benutzername und Passwort als
korrekt erkannt wurden.
Klicken Sie auf Passwort verndern, wenn Sie Ihr Passwort ndern wollen.
Auswahl des Mandanten

Wenn mehrere Mandanten mit der Software verwaltet werden, knnen Sie den
gewnschten Mandanten mit einem Doppelklick der Maus auswhlen.
Knnte die Sortierung der Mandanten besser sein? Kein Problem: erledigen Sie das in den
Einstellungen 381 .
Mitteilung an alle Benutzer

Muss das System gewartet werden? Gibt es eine
wichtige Information an alle Benutzer? Erstellen Sie
in den Einstellungen 392 eine Meldung, die bei der
Anmeldung automatisch angezeigt wird.
Erinnerungen beim Mandantenwechsel

Lassen Sie sich Erinnerungen gleich beim

Mandantenwechsel anzeigen - oder deaktivieren Sie

diese Funktion in den Einstellungen 392 , wenn Sie
es nicht wnschen.
Siehe auch:
Benutzerrechte verwalten 423
Profilverwaltung 346
Benutzerverwaltung 345
SQL Server Fehler bei der Anmeldung 482
Mandanten: Generelle Einstellungen 381
2.4 Menue
FORUM und der PflegeOrganizer benutzen zur Navigation ein permanentes Menue am
oberen Rand der Maske. Darber sind alle Programme erreichbar.
Das Menue setzt sich aus den Optionen Datei, Bearbeiten, Ansicht, Extras, Satz und
Hilfe zusammen. Jedes einzelne Menue lsst sich auswhlen, indem Sie es mit der
Maus anklicken. Allerdings sind nicht alle Menues zu jedem Zeitpunkt aktiviert. Welche
Menues aktiviert werden, ist abhngig von
- dem Programmpunkt in dem Sie sich befinden
- den von Ihnen erworbenen Modulen
- den Ihnen von Ihrem Systemadministrator zugeteilten Rechten.
Sie erreichen die Menueleiste auch ber die Tastatur, indem Sie die Funktionstaste F10
drcken. Mit Hilfe der Pfeiltasten knnen Sie nun das gewnschte Menue anwhlen und
mit der Eingabentaste besttigen.
Alternativ knnen Sie jeden gewnschten Menuepunkt durch so genannte Shortcuts
whlen. Shortcuts sind Tastenkombinationen, bei denen man 2 Tasten gleichzeitig drckt.
Im Anschluss finden Sie zu allen Menuepunkten die entsprechenden Shortcuts:
Menue-Eintrag Shortcut

Einfhrung 11
Datei F10
Anmelden ALT+0
Mandant whlen ALT+1
Datenbank whlen ALT+2
Neu STRG+N
Schlieen STRG+F4
Speichern STRG+S
Wiederherstellen STRG+Y
Lschen STRG+L
Bericht drucken STRG+P
Druckereinrichtung STRG+D
Beenden ALT+F4
Bearbeiten
Ausschneiden STRG+X
Kopieren STRG+C
Einfgen STRG+V
Suchen STRG+F
Ansicht
Verwaltung ALT+V
Faktura ALT+F
Abfragen ATL+A
Dateiverwaltung ALT+D
Satz
Erster STRG+Pos1
Vorheriger STRG+Bild-ab
Nchster STRG+Bild-auf
Letzter STRG+Ende
Hilfe
Hilfe Inhalt F1
Weitere Navigationshilfen sind die Programmleisten 11 in FORUM und PflegeOrganizer

.
2.5 Programmleiste
Gemeinsame Programmleiste (FORUM und PflegeOrganizer)
Direkt unterhalb des Menues am oberen Rand der Maske befindet sich die
Programmleiste. Mit ihr knnen bestimmte oftmals ausgefhrte Programme direkt
gestartet werden. Die Funktionen innerhalb der Programmleiste knnen konfiguriert 351
werden.

Die Icons aus der Programmleiste haben folgende Bedeutung:

Verwaltung 25
Pflegedokumentation
87
Faktura 291
Einzelleistung 415
Abfragen 280
Manager 288
Dateiverwaltung 205
Einstellungen 376
Mandantenwechsel 8
Datenbankwechsel 8
Anmeldung 8
Hilfe 324
Evakuierungsliste 280
berleitungsbogen 280
(nur PflegeOrganizer)
Der Aufbau der Programmleiste hngt von den erteilten Rechten ab und ist in der
Profilverwaltung 351 einstellbar.
Bewegen Sie den Mauszeiger direkt ber eines der Icons ohne zu klicken, dann wird der
Name des Icons angezeigt.

Einfhrung 13
Tipp
Strt Sie die FORUM Programmleiste whrend der
Bearbeitung? Dann packen Sie sie mit der Maus und
ziehen Sie sie mit gedrckter linker Maustaste an
eine andere Stelle oder docken Sie die FORUM
Programmleiste links oder rechts an.
Wichtiger Tipp fr die Verwaltung:
Klicken Sie im Brandfall in der Programmleiste auf den Button . Es wird dann eine
Evakuierungsliste erstellt. Die Inhalte der Evakuierungsliste legen Sie in der Klientenverwaltung
208 bzw. der Anamnese 102 fest.
Die PflegeOrganizer Programmleiste
Im PflegeOrganizer gibt es darber hinaus die PflegeOrganizer-

Programmleiste am linken Rand. Von dort aus knnen alle fr die Pflege relevanten
Programme einfach gestartet werden. Die Pflegeprogramme sind in einzelne
Themenbereiche gruppiert, die man mit einem Klick ffnet.

Teil
III
Von der Aufnahme zur Faktura in 2 Schritten 15
3 Von der Aufnahme zur Faktura in 2 Schritten

Lernen Sie hier wie einfach es mit FORUM ist, Klienten aufzunehmen und Rechnungen
zu erstellen.
Schritt 1: Aufnahmeassistent aufrufen
Rufen Sie Ansicht > Verwaltung auf und klicken Sie in der
Assistentenleiste auf den Aufnahmeassistenten.
Gehen Sie durch die Seiten des Assistenten und befolgen Sie dessen Anweisungen.
Tipp
Ist diese Eingabe in der Verwaltung erledigt, profitiert
auch die Pflege davon: Die Anmeldungsdaten
mssen dann dort nicht mehr eingegeben werden
und sind schon vorhanden - ein Eingabeschritt
gespart fr die Pflege!

Siehe auch:
Aufnahmeassistent 32
Schritt 2: Faktura aufrufen
Rufen Sie Ansicht > Faktura auf und klicken Sie auf Proberechnung
erstellen.
Siehe auch:
Faktura 249
Fertig

Teil
IV
4 Von der Aufnahme zur Pflege in 5 Schritten

Mit dem PflegeOrganizer knnen Sie nach der Aufnahme des Klienten in nur 5 Schritten
mit der Pflegedokumentation beginnen.
Schritt 1: Aufnahmeassistent aufrufen
Rufen Sie Ansicht > Verwaltung auf und klicken Sie in der
Assistentenleiste auf den Aufnahmeassistenten.
Bearbeiten Sie die Seiten des Assistenten und befolgen Sie dessen Anweisungen.
Zusammenspiel von Pflege und

Verwaltung
Dieser Schritt entfllt fr die Pflege, wenn die
Aufnahme generell in der Verwaltung durchgefhrt
wird. Bei einer Wochenendaufnahme aber kann es
mglich sein, dass stattdessen die Pflege einspringt

Von der Aufnahme zur Pflege in 5 Schritten 19
und diesen Schritt erledigt - dann erbrigt er sich in

der Verwaltung.
Notaufnahme in der Pflege

Bei einer Notaufnahme bleibt mglicherweise keine
Zeit fr den Aufnahmeassistenten. Geben Sie dann
einfach den Klientennamen und das
Geburtsdatum in der Klientenverwaltung 206 und
die Chronik 55 in der Verwaltung ein - den Rest
kann dann die Verwaltung erledigen.
Siehe auch:
Schritt 2: Anamnese erstellen
Rufen Sie Ansicht > PflegeOrganizer auf.

Klicken Sie in der PflegeOrganizer Programmleiste auf Info-Sammlung 1 >
Anamnese.
Whlen Sie den neu aufgenommenen Klienten aus (wenn die Klientenauswahl nicht
automatisch angezeigt wird ber die Klientenauswahl rechts oben)
Klicken Sie auf Neu , um eine neue Pflegeanamnese einzugeben und

beantworten Sie jede Seite der Pflegeanamnese. Wenn die Pflegeanamnese
endgltig fertiggestellt ist, speichern Sie, bzw. schlieen Sie sie ab.
Tipp

Klicken Sie nach der Fertigstellung der Anamnese

auf Pflegeplan auf der rechten Seite.
Sie haben dann die Mglichkeit, Ihre
Anamnesedaten schon als fertigen Text in die
Pflegeplanung zu bertragen. Das spart eine Menge
Schreibarbeit im nchsten Schritt.
Siehe auch:
Anamnese 102
Schritt 3: Pflegeplanung durchfhren
Tipp
Klicken Sie schon im vorhergehenden Schritt nach
der Fertigstellung der Anamnese auf Pflegeplan
auf der rechten Seite der Anamnese -
dann wird der Pflegeplan gestartet und die Werte
aus der Anamnese befinden sich als fertiger Text in
einem neuen Pflegeplan.
Wenn Sie nicht schon dem Tipp gefolgt sind: Klicken Sie in der PflegeOrganizer
Programmleiste auf Planung > Pflegeplan und ffnen Sie einen neuen Pflegeplan.
Geben Sie Verhaltensanweisungen ein und speichern Sie jene.
Wenn nicht schon ausgefllt: Geben Sie neue Pflegeplandetails ein, indem Sie
die AEDLs festlegen. Speichern Sie danach Ihre Eingaben.

Definieren Sie die Leistungen innerhalb oder auerhalb des Pflegeplans.
Siehe auch:
Pflegeplan 156
Schritt 4: Solldaten erstellen
Klicken Sie in der PflegeOrganizer Programmleiste auf Manahmen >

Generiere Kalender.
Generieren Sie den Kalender, damit die Solldaten fr die Pflegeplanung erstellt
werden.

Siehe auch:
Generiere Kalender 176
Schritt 5: Pflegedaten erfassen
Klicken Sie in der PflegeOrganizer Programmleiste auf Manahmen >

Ausfhrung.
Whlen Sie den neu angemeldeten Klienten im Filter aus und klicken Sie auf
Filtern.
Besttigen Sie die Soll-Daten des Klienten, wenn die Pflegettigkeit erledigt ist.

Alternativ knnen die unerledigten Solldaten ber PflegeOrganizer Web mit PDA,
Touchscreen oder sonstigen Internetexplorer-fhigen Erfassungsgerten vom Pflegepersonal
besttigt werden.
Siehe auch:
Ausfhrung 163
Fertig
Tipp
Mit diesen 5 Schritten ist die Pflegedokumentation fr
die ersten Aufenthaltstage des Klienten gesichert.
Natrlich mssen noch Risiken, Aufnahmevisite,
Medikamente usw. expliziter und - je nach
Dringlichkeit - mglicherweise sofort erfasst werden.
Der PflegeOrganizer lsst es aber mit diesen 5
Schritten zu, eine schnelle vorlufige Pflegeplanung
zu erstellen.

Teil
V
Verwaltung 25
5 Verwaltung
Ansicht > Verwaltung oder Programmleiste .

Nutzen Sie die Verwaltung als das wichtigste Arbeitsinstrument in FORUM.
Was kann ich hier lernen?

Machen Sie sich mit dem Aufbau der Verwaltung
vertraut, indem Sie die Funktionsleiste 25 , die
Baumstruktur 26 , die Zuordnungen 27 und die
Assistentenleiste 31 kennen lernen.
Benutzen Sie die groe Auswahl an Assistenten
31 , um programmgeleitet Ihr Ziel zu erreichen.
5.1 Funktionsleiste
Ansicht > Verwaltung
Die Funktionsleiste finden Sie oben links im Verwaltungsfenster oberhalb der

Baumstruktur 26 .
Die Bestandteile der Funktionsleiste
Neue Zuordnung
Chronik, Pflegestufe, Betreuer, Debitoren usw. knnen einem Klienten
zugeordnet werden. Positionieren Sie sich auf dem entsprechenden Ast der
Baumstruktur 26 und klicken Sie den Neu Button, um eine neue Zuordnung zu
erstellen.
Daten aktualisieren
Die Baumstruktur 26 wird neu geladen und angezeigt.

Expandieren
Die Baumstruktur 26 des ausgewhlten Klienten wird expandiert. Damit erhalten
Sie einen kompletten berblick ber die dem Klienten zugeordneten
Informationen.
Minimieren
Die Baumstruktur 26 des ausgewhlten Klienten wird auf einen Eintrag
minimiert.
Zeitachsen-Inspektor
FORUM fhrt eine bei der Installation mit Ihnen vereinbarte Prfung der Daten
durch. Sie ist identisch mit der Prfung direkt vor der Faktura 249 . Fehler in der
Inspektion werden durch gelbe Ausrufezeichen in der Baumstruktur 26 markiert.
Bei der Inspektion des Mandanten und eines Klienten wurden Fehler gefunden.
Die Fehlerursache kann durch einen Blick ins Fehlerprotokoll ermittelt werden.
Dazu einfach auf das gelbe Ausrufezeichen rechts-klicken.
Auto-Expandieren
Ein Klick auf den Klienteneintrag kann alle Zuordnungen automatisch
expandieren. Wer mchte, kann die Auto-Expandieren Checkbox aktivieren.
Wer das Expandieren lieber selbst mit einem Klick auf den Expandieren Button
veranlasst, der deaktiviert diese Checkbox.
Nur aktuell
Schon seit Monaten oder Jahren abgemeldete Klienten mssen nur noch sehr
selten bearbeitet werden. Deshalb kann man einen Klienten als aktuell oder nicht
aktuell definieren. Eine aktivierte nur aktuell Checkbox zeigt nur alle aktuellen
Klienten 206 in der Baumstruktur, eine deaktivierte Checkbox zeigt alle jemals
erfassten Klienten 206 .
5.2 Baumstruktur
Die Informationen ber die Klienten werden hnlich der ste eines Baumes angezeigt,
was Ihnen einen schnellen berblick ermglicht. Die Bedienung entspricht der Vorlage
aus dem Microsoft Datei-Explorer.
Die FORUM Baumstruktur unterscheidet 3 Spalten:
1. Die Mandantenspalte enthlt die Information des Mandanten (also der Einrichtung),
in der sich der Klient befindet.
2. Die Klientenspalte zeigt die jeweiligen Klienten mit Name und Geburtsdatum an.

Verwaltung 27
3. Die Zuordnungsspalte listet die Eigenschaften auf, die dem Klienten zugeordnet
sind.
Der Aufbau der Zuordnungsspalte ist abhngig von der Konfiguration 352 des Benutzers und
seiner Rechte.
Mit der Funktionsleiste 25 kann man einen Klienteneintrag minimieren bzw.

expandieren . In expandiertem Zustand ist die Zuordnungsspalte komplett geffnet, in
minimiertem Zustand ist sie geschlossen.
5.3 Zuordnungen
Geben Sie alle den Klienten betreffende Eigenschaften im Zuordnungsbereich

bersichtlich ein. Lernen Sie, wie Sie den Zuordnungsbereich benutzen und wie Sie
Zuordnungen verwalten knnen.
Die einzelnen Zuordnungsmglichkeiten entnehmen Sie bitte den Unterkapiteln.
Was sehe ich im Zuordnungsbereich?

Im Zuordnungsbereich der Verwaltung knnen alle Zuordnungen des Klienten verwaltet
werden.

Die Zuordnung wird in der Baumstruktur 26 dargestellt. Deshalb befinden sich auf der rechten
Seite die genauen Angaben zu dieser Zuordnung. Dort kann man sie weiter bearbeiten.
Tipp
Knnen Sie keine Zuordnung treffen, weil das
System die Daten noch nicht kennt? Klicken Sie
dann in der Baumstruktur 26 nicht auf die
Zuordnung, sondern auf die Bezeichnung. Meist
ffnet sich dann die dazu gehrende allgemeine
Verwaltung.
Ist keine Zuordnung in der Baumstruktur 26 ausgewhlt, sondern eine Bezeichnung, dann
ffnet sich auf der rechten Seite meist deren allgemeine Verwaltung. Wenn man
beispielsweise einen Debitor zuordnen will, der dem System noch nicht bekannt ist, dann
kann man ihn eingeben, indem man auf die Zuordnungsbezeichnung klickt: es ffnet sich
die Debitorenverwaltung 211 .

Verwaltung 29
Es ist keine Zuordnung, sondern nur eine Bezeichnung in der Baumstruktur 26 ausgewhlt.
Deshalb wird rechts die allgemeine Debitorenverwaltung 211 angezeigt. Gleiches gilt fr Klient 206
, Auftrge 225 , Betreuer 219 usw.
Siehe auch:
Dateiverwaltung 286
Wie verwalte ich Zuordnungen?

Sie verwalten Zuordnungen ganz einfach:
Neue Zuordnungen erstellen Sie, indem Sie sich in der Baumstruktur 26 auf die
Zuordnungs-bezeichnung oder auf eine schon vorhandene Zuordnung des
gewnschten Typs positionieren und in der Funktionsleiste 25 auf Neu klicken,
die Daten eingeben und anschlieend speichern .
Ansonsten knnen Sie schon vorhandene Zuordnungen mit der Masken-
Kontrollleiste 205 der entsprechenden Zuordnung verwalten

Tipp
Eine Zuordnung kann natrlich nur gelscht werden,
wenn sie nicht gerade "in Betrieb" ist: Wurde z.B. ein
Auftrag schon abgerechnet, ist er nicht mehr
lschbar.
Was kann ich zuordnen?

Nachfolgend eine bersicht, was alles dem Klienten zugeordnet werden kann:
Standard Beschreibung
Zuordnungen
Chronik 55 Verwalten Sie An- und Abmeldungen in Ihrer

Einrichtung
Pflegestufen 56 Geben Sie die Pflegestufen des Klienten ein
Belegung 57 Hier knnen Sie die Zimmerbelegung zuordnen
Versorgungsfreie Die Eingabemglichkeit fr Abwesenheiten,

Zeiten 58 Krankenhausaufenthalte usw.
Ordnen Sie freiheitseinschrnkende Manahmen zu

Freiheitseinschrnku
ng 60
Debitoren 61 Wer bezahlt die Rechnungen?
Auftrge 63 Auflistung der kostenpflichtigen permanenten

Leistungen
stat. Leistungen Auflistung der kostenlosen permanenten

67 Leistungen
Extras 67 Auflistung von kostenpflichtigen

Einzelleistungen
Barbetrge 70 Eingabemglichkeit fr eine Barbetragsbuchung
rzte 72 Von welchem Arzt wird der Klient betreut?
Betreuer 73 Hat der Klient einen Betreuer?
Kontakte 75 Zuordnungsmglichkeit weiterer beliebiger

Verwaltung 31
Standard Beschreibung
Zuordnungen
Kontakte des Klienten
Weitere
Zuordnungen
Dokumente 76 Verwaltungsmglichkeit fr dem Klienten

zugeordnete Dokumente
Abweichende Wurde fr eine Leistung nur ein abweichender

Preise 77 Preis akzeptiert?
Zustndigkeiten Wechselt fr eine Leistung dauernd die

79 Kostentrgerschaft?
Beliebig 80 Eingabemglichkeit fr Ihre beliebigen und

freien Ideen
Wohnbereich 81 Wohnbereichszuordnung in Kinderheimen
Geplante (werden bei Bedarf in zuknftigen Versionen realisiert)

Zuordnungen
Pflegeklassen 81 Noch vor wenigen Jahren ein Topthema, heute

nicht mehr wichtig
Verwaltung von Einlagen

Entgeltvorauszahlung
82
Siehe auch:
Fehlende Zuordnungsmglichkeit 483
Packen Sie die Verwaltungsmaske in der Ecke rechts unten mit der Maus und halten Sie die
linke Maustaste gedrckt, um die Gre der gesamten Maske zu verndern.
Siehe auch:
5.3.1 Assistentenleiste

Lernen Sie, wie man die Assistenten von FORUM optimal einsetzt.
Nehmen Sie einen Klienten assistentengefhrt in die Einrichtung auf.
Entlassungsassistent 37
Sammlung aller Informationen, die man fr die Abmeldung eines Klienten
bentigt.
Meldungsassistent 39
Das schnelle Erstellen von Meldungen an Behrden und Privatpersonen.
Leistungsmusterassistent 45
Schnelle Zuordnung von "Leistungspaketen" Ihrer Einrichtung.
Angebotsassistent 46
(diese Funktionalitt steht noch nicht bereit)
Interessenten 47
berblick ber die Warteliste mit Marketing-Lsungen.
DTA-Assistent 48
Der Helfer im Dickicht des Datentrgeraustausches mit den Kassen.
Gratifikationsassistent 54
Schnelle Zusammenstellung der Belege zum Erhalt von Gratifikationszahlungen
bei Pflegestufenverbesserung.
5.3.1.1 Aufnahmeassistent
Der Aufnahmeassistent untersttzt Sie bei der Aufnahme eines Klienten in die
Einrichtung.

Verwaltung 33
Aufnahmeassistent
Warum Aufnahmeassistent?
Alle Eintrge des Assistenten knnten auch alternativ
an den verschiedensten Stellen von FORUM
eingegeben werden. Der Assistent aber fasst alle
Eingabestellen zu einer kompakten
Eingabemglichkeit zusammen. Die verschiedenen
Eingabestellen finden Sie in den Siehe auch
Bereichen der nachfolgenden Anleitungen.
Bearbeiten Sie Schritt fr Schritt die einzelnen Seiten des Assistenten.
Klient eingeben: so erfassen Sie die Klientendaten

Wenn es sich um eine Erstaufnahme handelt, dann klicken Sie auf den Button
Klient neu erfassen. Sie gelangen dann in die Klientenverwaltung und knnen dort
den Klienten neu eingeben (siehe Klientenverwaltung 206 ).
Wenn es sich um eine wiederholte Aufnahme handelt, dann sind die Klientendaten
schon vorhanden. Whlen Sie dann den Klienten aus der Liste aus.

Legen Sie fest, ob fr den Klienten Barbetrge 294 verwaltet werden sollen - dann
wird ein Barbetragskonto eingerichtet.
Geben Sie die Angaben zur Krankenversicherung bzw. Pflegeversicherung ein.
Mit Weiter gelangen Sie zur nchsten Seite des Assistenten.
Siehe auch:
Klientenverwaltung 206
Chronik eingeben: seit wann lebt der Klient in der Einrichtung?

Geben Sie Eintritts- und Entlassdatum ein (falls bekannt), und die Grnde 483 dafr.
Mglicherweise sind die Chronik-Daten schon vorhanden. Wenn das der Fall ist,
aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox.
Siehe auch:
Chronik in der Verwaltung 55
Pflegestufe eingeben: welche Pflegestufe hat der Klient?

Geben Sie die Pflegestufe 483 des Klienten mit Datum ein. Weiter Informationen zur
Pflegestufe halten Sie in der Notiz fest.
Fr die verschiedenen Pflegearten gelten bestimmte Pauschalen, die hier
eingetragen werden mssen. Die Vorschlagswerte der Hchstgrenzen definieren
Sie in Extras > Einstellungen > Seitentabellen > Stufen 353 .
Mglicherweise sind die Pflegestufen-Daten schon vorhanden. Wenn das der Fall
ist, aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox.
Pflegepauschale
Normalerweise gelten die vorgeschlagenen
Pauschalwerte. Eine Ausnahme gibt es, wenn die
Kasse auf einer Teilung der Pauschale im Monat
des Einzugs mit gleichzeitigem Wechsel von einem
anderen Pflegeheim besteht. Dann mssen nur fr
diesen Monat die gekrzten Pauschalen eingetragen
werden. Vergessen Sie dann nicht, nach der
Aufnahme in der Verwaltung eine zweite Zuordnung
56 mit den "normalen" Pauschalen und gleicher
Pflegestufe anzulegen, beginnend mit dem nchsten
Monat.

Verwaltung 35
Siehe auch:
Pflegestufe in der Verwaltung 56
Belegung eingeben: in welchem Zimmer lebt der Klient?

Tragen Sie ein, wann der Klient welches Zimmer 483 benutzt.
Siehe auch:
Zimmer in der Verwaltung 57
Selbstzahler eingeben: wer zahlt die Rechnungen fr den Klienten?

Hier muss der Selbstzahler definiert werden. Entscheiden Sie anhand der Optionen
und klicken Sie - auer bei der Option ist schon erfasst - auf den Button
Selbstzahler neu erfassen.
Sie wechseln in die Debitorenverwaltung, wo anhand der von Ihnen angegebenen

Option die Daten schon vorgefllt sind, und wo Sie den Debitor neu eingeben
knnen (siehe Debitorenverwaltung 211 ).
Siehe auch:
Debitoren in der Verwaltung 61
Sonstige Kostentrger eingeben: Welche Kostentrger gibt es sonst

noch?
Bei der Installation der Software wurden verschiedene Debitorentypen festgelegt,
die fr Ihre Abrechnung bentigt werden. Legen Sie nun fest, welche Debitoren
Rechnungen bezahlen.
Klicken Sie zu diesem Zweck zuerst in die Auswahl und whlen Sie z.B. den Typ
Pflegekasse aus. Geben Sie danach in den Optionen an, ob Sie
- aus schon vorhandenen Kostentrgern auswhlen (Sie erhalten eine Auswahl
vorhandener Debitoren),
- einen neuen Kostentrger eingeben (Sie werden in die Debitorenverwaltung 211
weitergeleitet) oder
- keinen Kostentrger zuordnen wollen.
Geben Sie bei entsprechender Konfiguration auch das Debitorenkonto fr die
Finanzbuchhaltung auf gleiche Weise ein.<<<<

Verfahren Sie auf diese Weise mit allen Debitoren. Lassen Sie die
Debitorenangaben einfach leer, wenn bei einem Klient ein bestimmter Debitorentyp
nicht angesprochen ist (= Option keinen Kostentrger zuordnen).
Der Selbstzahler ist bereits aus den Eingaben der vorhergehenden Seite gefllt.
Siehe auch:
Debitoren in der Verwaltung 61
Leistungen eingeben: welche Leistungen erhlt der Klient?

Jetzt knnen Leistungen zugeordnet werden. Die eleganteste Methode ist das
Leistungsmuster 368 . Dort sind alle wesentlichen Leistungen des Hauses
komfortabel in Gruppen hinterlegt und knnen mit einem Klick komplett zugeordnet
werden.
Alternativ kann jede bentigte Leistung einzeln zugeordnet werden - bei Leistungen
mit besonderen Preisen (z.B. Rente) auch mit dem jeweiligen Preis.
Klicken Sie zum Bearbeiten der Eintrge immer die entsprechende Zeile in der Liste
an, und whlen Sie dann die Option, mit der Sie diese Zeile bearbeiten mchten.
Siehe auch:
Auftrge in der Verwaltung 63
Beenden: das Ziel ist erreicht!

Mit Fertigstellen beenden Sie den Assistenten und kehren in die Verwaltung 25
zurck. Dort befinden sich dann Ihre Eintrge. Sie knnen bei Bedarf weiter
bearbeitet werden.

Sie sind verpflichtet, innerhalb von 3 Tagen nach dem Tod des Klienten eine Todesanzeige an
die zustndige Meldbehrde zu richten (30 Abs. 1 i.V.m. 20 PStG). Lassen Sie sich deshalb
gleich bei der Aufnahme alle Urkunden (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde etc) in beglaubigter
Form aushndigen.

Verwaltung 37
5.3.1.2 Entlassungsassistent
Der Entlassungsassistent untersttzt Sie bei der Entlassung eines Klienten aus der
Einrichtung.
Entlassung
Warum Entlassungsassistent?
Alle Eintrge des Assistenten knnten auch alternativ
an den verschiedensten Stellen von FORUM
eingegeben werden. Der Assistent aber fasst alle
Eingabestellen zu einer kompakten
Eingabemglichkeit zusammen. Die verschiedenen
Eingabestellen finden Sie in den Siehe auch
Bereichen der nachfolgenden Beschreibungen.
Klient eingeben: so whlen Sie den Klienten aus

Whlen Sie den Klienten, der entlassen werden soll, aus der Auswahlliste aus.

Wenn der Klient nicht mehr in Auswahllisten und Reports erscheinen soll, knnen
Sie das Aktuell Kennzeichen des Klienten bei der Entlassung ausschalten.
Siehe auch:
Klientenverwaltung 206
Entlassungsdatum eingeben: so beenden Sie die laufenden

Zuordnungen
FORUM listet alle Zuordnungen des Klienten auf.
Sie knnen jede einzelne Zuordnung zu einem bestimmten Datum beenden. Dazu
klicken Sie auf die Zuordnung, dann aktivieren Sie die Beenden Checkbox, geben
das Endedatum ein und besttigen mit Eingabe in die Liste eintragen.
Leistungszuordnungen, die nicht monatlich abgerechnet werden, sollten Sie auf
monatlich umstellen. Auf diese Weise ist garantiert, dass sie auch beim nchsten
Rechnungslauf erscheinen, und nicht z.B. erst zum nchsten Quartal oder Halbjahr.
Wenn alle Zuordnungen zum gleichen Termin beendet werden sollen, aktivieren Sie
die Beenden Checkbox. Dann geben Sie das Endedatum ein und abschlieend
besttigen Sie mit Alle Zuordnungen mit o.g. Datum beenden.
Natrlich gibt es Probleme, wenn der Klient schon lnger im Haus war und
Leistungszuordnungen existieren, die schon beendet waren. Sie erhalten dann die
nachfolgende Meldung, die Sie durchlesen und korrekt beantworten mssen:
Meldung
Der Entlassungsassistent als

Fehlerkorrigierer
Sie haben ein falsches Entlassungsdatum
eingegeben? Kein Problem! Da der
Entlassungsassistent alle Zuordnungen auflistet,
knnen Sie mit ihm ein falsch eingegebenes
Endedatum komfortabel korrigieren. Also: Mit dem
Entlassungsassistent knnen Sie auch einen

Verwaltung 39
bereits entlassenen Klienten zur Fehlerkorrektur

wieder aufrufen.
Siehe auch:
Auftrge in der Verwaltung 63
Zimmer in der Verwaltung 57
Freiheitseinschrnkung in der Verwaltung 60
Versorgungsfreie Zeiten in der Verwaltung 58

zurck. Dort befinden sich dann Ihre Eintragungen. Diese knnen bei Bedarf weiter
bearbeitet werden.
5.3.1.3 Meldungsassistent
Der Meldeassistent erlaubt es Ihnen, einfach und komfortabel Meldungen z.B. an

Behrden, Kostentrger und Betreuer zu versenden. Zu diesem Zweck erstellt FORUM
eine Microsoft WORD Datei und fllt die Felder automatisch aus. Sie knnen dann bei
Bedarf noch beliebig erweitern - und die Meldung ist versandfertig.
Der Meldungsassistent erstellt eine Meldung fr den Klienten, der in der Verwaltung
gerade ausgewhlt ist und bergibt Daten
des Klienten
seines Debitors
seiner Chronik
seiner Pflegestufe
seiner versorgungsfreien Zeit
seinen Leistungen
seines Zimmers.
Weitere Informationen zu den bergebenen Daten erhalten Sie in Welche Informationen
werden denn bergeben?

Meldungsassistent
Wie man mit dem

Meldungsassistenten spielt
Der Meldungsassistent ist komplex, weil er mit
Microsoft WORD zusammenarbeitet. Aber keine
Sorge: der Meldungsassistent verndert keine
Daten. Sie knnen also mit dem
Meldungsassistenten spielen, sooft und solange Sie
es wnschen - es besteht keine Gefahr. Danach
werden Sie erkennen, wie vielfltig dieser Assistent
einsetzbar ist, und wie wichtig die Erstellung von
guten Vorlagen ist.
Adresse whlen: So whlen Sie den Meldungsempfnger aus

Whlen Sie den Ansprechpartner aus den dem Klienten zugeordneten Debitoren
oder aus allen verfgbaren Ansprechpartnern aus.

Verwaltung 41
Legen Sie - insbesondere bei den Debitoren - fest, ob die normale oder die
Rechnungsadresse benutzt werden soll.
Zeitraum whlen: So geben Sie die Datumsangabe z.B. fr die Abgangs-

Meldung ein
Whlen Sie einen Zeitraum aus der Chronik des Klienten oder geben Sie einen frei
definierbaren Zeitraum ein.
Siehe auch:
(Pflege)Stufe whlen: So geben Sie die Pflegestufe z.B. fr die

Pflegestufenwechsel-Meldung ein
Whlen Sie die Pflegestufe des Klienten oder geben Sie eine frei definierbare
Pflegestufe ein.
Siehe auch:
Versorgungsfreie Zeiten whlen: So geben Sie die VFZ z.B. fr die VFZ-
Meldung ein
Whlen Sie eine versorgungsfreie Zeit des Klienten oder geben Sie eine frei
definierbare VFZ ein.
Siehe auch:
Versorgungsfreie Zeiten in der Verwaltung 58

Dokument in Dokumentenverwaltung: Wie man die Meldung als

Dokument verwalten kann
Hauptdokument erstellen: Jetzt geht's los
Brief bzw. Serienbrief erstellen: So bearbeiten Sie das Ergebnis
So bearbeite ich die Meldung in WORD

zurck.
Welche Informationen werden denn bergeben?

Nachfolgend sehen Sie die Liste der Felder, die bergeben werden und aus denen
Sie im Serienbrief auswhlen knnen.
KLIENTENDATEN
Adresse Teil1
Adresse Teil2
Anrede
Name1
Name2
Strasse
PLZ
Ort
Briefanrede
Nummer
Versicherungsnummer
Versicherungsstatus
Aktenz. rtliches Sozialamt
Aktenz. berrtl. Sozialamt
Aktenz. rtliches Jugendamt
Aktenz. berrtl. Jugendamt
Aktenz. Amtsgericht
Geburtsname
Geburtsdatum
Geburtsort
Frei whlbares Datum1

Verwaltung 43

Bezirk
Konfession
Familienstand
Nationalitt
Kost
Herkunft
Schulbildung
Frei whlbare Tabelle1
DEBITORENDATEN
Adresse Teil 1
Adresse Teil 2
Anrede
Ansprechpartner
Name1
Name2
Strasse
PLZ
Ort
Briefanrede
Telefonart 1
Telefon 1
Telefonart 2
Telefon 2
Telefonart 3
Telefon 3
Fax
CHRONIKDATEN
Von Datum
Von Grund
Bis Datum
Bis Grund
(PFLEGE)STUFENDATEN
StStufe
StVon
VFZ-DATEN
Abwesenheitsgrund
Abwesenheitsziel
Von Datum Uhrzeit

Bis Datum Uhrzeit

Von Datum
Bis Datum
LEISTUNGS-DATEN
Pflegeleistung1
Preis Pflegeleistung1
Pflegeleistung2
Pflegeleistung3
Pflegeleistung4
Pflegeleistung5
Pflegeleistung6
Preis Gesamt
ZIMMER-DATEN
Zimmernummer
Anzahl Betten
Zimmergre
Meldungsassistent und Heimvertrag

Die bergebenen Informationen im
Meldungsassistenten sind so vielfltig, dass man
eigentlich auch die Erstellung der Heimvertrge auf
diese Weise automatisieren kann. In manchen
Fllen gelingt dies auch. In der Regel aber sind die
Heimvertrge so individuell, dass doch die eine oder
andere Information fehlt.
Deshalb werden wir hufig beauftragt, die
Automatisierung der Heimvertrge individuell zu
programmieren - fragen Sie bei Interesse unseren
Vertrieb.
Meldungsassistent und Vorlagen

Der Meldungsassistent ist nur so gut wie Ihre
Vorlagen sind: Je besser die Vorlagen, desto
optimaler kann der Meldungsassistent eingesetzt
werden.
Der Meldungsassistent kann nur eine bestimmte Auswahl an Informationen bieten, die fr
den Allgemeingebrauch ausreichend sind. Um Meldungen mit Informationen speziell fr
Ihre Einrichtung erstellen zu knnen, wenden Sie sich bitte gerne an unseren Vertrieb.

Verwaltung 45
5.3.1.4 Leistungsmusterassistent
Mit dem Leistungsmusterassistenten knnen vorher definierte Gruppen von Leistungen

(Leistungsmuster) einfach und komfortabel einem Klienten zugeordnet werden.
Leistungsmusterassistent
Warum Leistungsmusterassistent?
In der Verwaltung kann man dem Klienten Leistung
fr Leistung zuordnen. Mit dem
Leistungsmusterassistent kann man diese
Zuordnung vereinfachen, indem man auf Anhieb eine
ganze Gruppe von Leistungen zuordnet.

Klient eingeben: so whlen Sie den Klienten aus

Whlen Sie den Klienten, dem ein Leistungsmuster 368 zugeordnet werden soll, aus
der Auswahlliste aus.
Siehe auch:
Leistungsmuster 368
Leistungen eingeben: so ordnen Sie dem Klienten Leistungen zu

Jetzt knnen Leistungen zugeordnet werden. Die eleganteste Methode ist das
Leistungsmuster 368 . Dort sind alle wesentlichen Leistungen des Hauses
bersichtlich in Gruppen hinterlegt und knnen mit einem Klick komplett zugeordnet
werden.
Alternativ kann jede bentigte Leistung einzelne zugeordnet werden - bei Leistungen
mit besonderen Preisen (z.B. Rente) auch mit dem jeweiligen Preis.
Klicken Sie zum Bearbeiten der Eintrge immer die entsprechende Zeile in der Liste
an, und whlen Sie dann die Option, mit der Sie diese Zeile bearbeiten mchten.
Siehe auch:
Leistungsmuster 368

zurck.
Leistungsmusterassistent und
Leistungsmuster 368
Der Leistungsmusterassistent spielt seine ganze
Strke aus, wenn die Leistungen zu sinnvollen
Leistungsmustern zusammengefasst sind.
5.3.1.5 Angebotsassistent
Der Angebotsassistent steht wegen zu geringer Kundennachfrage nicht zur

Verfgung. Er wird bei Bedarf erstellt.
Verwenden Sie alternativ den Meldungsassistenten 39 : auch er enthlt Angaben zu

zugeordneten Leistungen.

Verwaltung 47
5.3.1.6 Interessenten
Der Interessenten-Assistent gibt einen berblick ber die Warteliste der Einrichtung.
Interessenten
Warum Interessenten-Assistent?
In Verbindung mit den verschiedenen Abfragen ist
der Interessenten-Assistent eine gute Mglichkeit,
Anfragen an die Einrichtung kontrolliert und
zeitsparend zu berwachen.
Geben Sie die Adressdaten des Interessenten ein.

Geben Sie sonstige Daten des Interessenten wie Geburtsdatum, Pflegestufe,
Name des Anmelders usw. ein.
Geben Sie marketing-relevante Daten auf der Seite Marketing ein, beispielsweise
Angaben ber das nchste Akquise-Datum, wer der Vermittler war, ob der
Interessent ab- oder zugesagt hat. Absagegrund 358 , Zusagegrund 358 ,
Akquiseart 358 und Werbung 358 sind in den Seitentabellen bei Bedarf erweiterbar.
Lassen Sie sich an das nchste Akquise-Datum erinnern 381 .
Definieren Sie eine Rangliste der Interessenten.

So erhalten Sie einen schnellen berblick ber die Interessenten

Wenn Sie schnelle Informationen ber Ihre Interessenten wollen, bedienen Sie sich
der Sortiermglichkeiten der Interessentenliste auf der linken Seite.
Klicken Sie auf Sortierung, wenn Sie eine Prferenzliste haben wollen.
Klicken Sie auf Akquisedatum, wenn Sie wissen wollen, mit wem Sie als
nchstes einen Kontakt vereinbart oder geplant haben.
Klicken Sie auf Anmeldedatum, wenn Sie wissen wollen, wer am lngsten in der
Warteliste steht.
So werten Sie die Interessentenliste aus

Starten Sie die Abfrage 280 Akquise. Es handelt sich dabei um eine Liste der
Interessenten aus der Interessentenliste, die akquiriert werden sollen. Sie dient als
Basis fr die weiterfhrende Akquise der Interessenten und untersttzt Sie bei der
Akquise von neuen Klienten.
Starten Sie die Abfrage 280 Marketing. Dies ist eine Liste der Ergebnisse aus den
Marketingeingaben bei den Interessenten. Es werden Werbungserfolg, Vermittlung,
Zusagen und Absagen der Interessenten analysiert. Die Ergebnisse erlauben
Aussagen ber die Positionierung der Einrichtung im Markt.
Betreiben Sie aktives Marketing

Sie haben mit der Interessentenverwaltung die
Mglichkeit, mit geringem Aufwand aktives Marketing
zu betreiben. Informieren Sie sich dazu im Kapitel
Marketing betreiben 475 .
Siehe auch:
Abfragen 280
Seitentabellen 358
Mandanten: generelle Einstellungen 381
5.3.1.7 DTA-Assistent
Mit dem DTA Assistent knnen Sie den Datentrgeraustausch mit einem Kassentyp
einrichten. Sollte also z.B. die AOK ein Aufforderungsschreiben zum DTA an Sie richten,
dann bietet der DTA-Assistent komfortable Untersttzung bei der DTA-Initialisierung.
Starten Sie den DTA Assistenten fr jeden neuen Kassentyp erneut.

Verwaltung 49
DTA-Assistent
Warum DTA-Assistent?
Das Verfahren zum DTA mit den Kassen ist sehr
komplex. Sie mssten an vielen Stellen in FORUM
Angaben ergnzen. Der Assistent hilft Ihnen, indem
er alle notwendigen Informationen an einer Stelle
zusammenfasst.
Hinweise: Was man alles wissen muss

Nehmen Sie sich die Zeit und lesen Sie zumindest alle Hinweise des DTA-
Assistenten durch, am besten mit einem zustzlichen Klick auf die Info Buttons -
die Hinweise helfen Ihnen, den DTA zu verstehen.
Besttigen Sie das Lesen der Hinweise und die Erstellung einer Datensicherung mit
dem Aktivieren der Checkbox.

Bundesland: Aktivieren Sie Ihr Tarifkennzeichen

Whlen Sie das Bundesland aus, in dem sich Ihre Einrichtung befindet.
Andere Lnder, andere Sitten

Leider ist das DTA Verfahren nicht
bundeseinheitlich. FORUM arbeitet sich deshalb von
Bundesland zu Bundesland. Bitte melden Sie sich
beim Support, falls Ihr Bundesland in der
Auswahlliste fehlen sollte und Sie von einer Kasse
aufgefordert werden, die Daten per DTA zu erstellen -
wir passen den DTA Assistent dann kurzfristig fr Sie
an.
Leistungserbringer: Definieren Sie Ihre Einrichtung

Fllen Sie alle Felder dieser Seite aus. I.d.R. ist Ihre Einrichtung steuerbefreit -
deshalb vergessen Sie bitte nicht die Angaben zur Steuerbefreiung.
Informationen zum Abrechnungscode erhalten Sie ber den Info Button.
DTA Beginn: Wann soll es losgehen?

Tragen Sie den Beginn des DTA ein und definieren Sie, mit wem der DTA
stattfinden soll.
Bereits erstellte Rechnungen knnen nicht mehr in den DTA flieen. Legen Sie deshalb
den Beginn des DTAs in die Zukunft.
Leistungen: Was genau soll abgerechnet werden?

Definieren Sie die Leistung, die mit dem DTA Verfahren abgerechnet werden soll,
indem Sie rechts neben die entsprechende Leistung in das leere Feld klicken.

Verwaltung 51
Leistungsspezifikation: mit welchem DTA Verfahren soll abgerechnet

werden?
Spezifizieren Sie fr jede der ausgewhlten Leistungen, ob Sie gegen die Kranken-
oder gegen die Pflegekasse abrechnen.
Datenannahmestelle: Wohin sollen die Daten?

Geben Sie die Annahmestelle ein, an die die Daten geschickt werden sollen.
Informieren Sie sich mit dem Info Button, wenn Sie Fragen zur Annahmestelle
haben.
Die Annahmestellen knnen stndig wechseln. Informieren Sie uns, wenn die geforderte
Annahmestelle nicht in der Auswahlliste vorhanden sein sollte.
Geben Sie eine zweite Annahmestelle ein, wenn das Aufforderungsschreiben dies
erwhnt. Informieren Sie sich mit dem Info Button, wenn Sie Fragen zur zweiten
Annahmestelle haben.
Da die AOK keine bundeseinheitliche Annahmestelle hat, kann es passieren, dass ein
einziger Klient mit einer anderen Annahmestelle abgerechnet werden muss, weil er aus
einem anderen Bundesland kommt. Ignorieren Sie dann vorerst diesen einen Klienten
beim generellen Einrichten des DTAs und schlieen Sie ihn zunchst aus der
nachfolgenden Klientenauswahl aus. Nach dem generellen Einrichten des DTA starten Sie
den DTA-Assistenten erneut, und zwar nur fr diesen einen Klienten. Als Alternative:
Vergleichen Sie Ihren Aufwand mit der angedrohten Rechnungsreduzierung und schicken
Sie ggf. in diesem Einzelfall einfach nur die Rechnung ohne DTA.
Siehe auch:
IK verwalten 331
Debitoren: So definieren Sie die DTA Kostentrger

Whlen Sie die Debitoren aus, die an diesem DTA teilnehmen. Achten Sie darauf,
dass Sie nur Debitoren des gleichen Kassentyps (z.B. AOK) auswhlen.
Informieren Sie sich mit dem Info Button bei Fragen zur Debitorenauswahl.

Debitorenspezifikation: Geben Sie die IK des Kostentrgers ein

Geben Sie fr jeden Debitor die entsprechende IK ein. Wenn Ihnen die IK des
Kostentrgers unbekannt sein sollte, rufen Sie ihn an und erkundigen Sie sich
danach.
Fehlt eine IK in der Auswahlliste? Kein Problem! Klicken Sie auf den Button IKs
verwalten 331 .
Siehe auch:
IK verwalten 331
Papierannahmestelle: Wohin mit den Papierrechnungen?

Whlen Sie die Adresse aus, an die die Papierrechnungen geschickt werden sollen.
Wir empfehlen eine Adresse aus der 2. Option zu whlen, damit alle ausgewhlten
Debitoren dieses DTAs garantiert die gleiche Papierannahmestelle haben.
Definition der Klienten: Wer nimmt am DTA teil?

Anhand der Debitoren- und Leistungsangabe konnte FORUM ermitteln, welche
Klienten wahrscheinlich am DTA teilnehmen. Bitte berprfen Sie trotzdem diese
Vorschlagsliste kritisch und deaktivieren Sie Klienten, die nicht am DTA
teilnehmmen sollen.
Klientenspezifikation: Auch hier wird eine IK bentigt

Fr jeden der ausgewhlten Klienten wird jetzt die IK der Versichertenkarte, die
Versichertennummer und der Versichertenstatus bentigt. Bitte achten Sie auf
korrekte Eingabe: Eine falsche Eingabe fhrt dazu, dass der gesamte DTA
abgelehnt wird.
Klienten mit fehlenden oder falschen Angaben sind rot markiert. Klicken Sie dann in
diese Zeile und fhren Sie die Korrektur durch.

Verwaltung 53
Verordnungsspezifikation: Alle Leistungen mssen verordnet sein

Vervollstndigen Sie die Angaben zur Verordnung, indem Sie bei Bedarf in die
entsprechende Zeile klicken und korrigieren.
Achten Sie auf die Erstverordnung. Es gab Flle einer Ablehnung des DTAs, nur weil das
Erstverordnungskennzeichen nicht gesetzt war.
Bei fehlender Vertragsarzt-Nummer zeigen sich die Kassen oft kulant: wird die Nummer
999 999 999 eingetragen, wird selten moniert.
Siehe auch:
Verordnungs-Manager 305
DTA initialisieren: die Frchte der Arbeit

Klicken Sie auf den Button Initialisieren.
FORUM initialisiert alle Daten fr den DTA des ausgewhlten Kassentyps.
Fertigstellen: was man noch tun sollte ...

Aktivieren Sie die Inspektor 26 Checkbox, damit Ihre Daten berprft werden.
Aktivieren Sie die DTA(Kassen)-Manager 310 Checkbox, damit Sie den DTA
(Kassen)-Manager kennenlernen.
Inspektor und DTA(Kassen)-Manager

Sie haben den DTA aktiviert? Jetzt sollten Sie auch
die Instrumente zu dessen Verwaltung
kennenlernen. Wir empfehlen Einsteigern dringend,
in beide Funktionalitten einen Blick zu werfen.
Mit Fertigstellen schlieen Sie den Assistenten und kehren in die Verwaltung
zurck.
Was der DTA Assistent NICHT erledigt

Oft muss die Leistung fr den DTA mit bestimmten
Angaben konfiguriert werden. Starten Sie deshalb
Ansicht > Dateiverwaltung > Leistungen 225 >
erweiterte Einstellungen > SoLe (bei
Krankenkassenleistungen) bzw. PfVe (bei
Pflegekassenleistungen) und ergnzen Sie dort die
Angaben. Gerne untersttzt Sie der Support bei der
Konfiguration.

Siehe auch:
Inspektor 26
DTA(Kassen)-Manager 310
Mandanten: Einstellungen 390
5.3.1.8 Gratifikationsassistent
Ihre Pflege war so gut, dass sich die Pflegestufe verbessert hat? Dann haben Sie
Anrecht auf eine Gratifikation durch die Pflegekasse. Allerdings wird dafr ein Nachweis
verlangt. Der Gratifikationsassistent erzeugt diesen Nachweis auf schnellstem Weg,
indem er die pflegerischen Manahmen auflistet, die zur Verbesserung fhrten.
Gratifikationsassistent
Der Assistent ist selbsterklrend. Fllen Sie systematisch Seite fr Seite aus und
erzeugen Sie abschlieend die gedruckten Nachweise. Erstellen Sie dann eine Extra-
Rechnung 291 als Sonderleistung, die Sie gegen die Pflegekasse fakturieren, und schicken
Sie alles zusammen an die Pflegekasse.
Verschiedene Anforderungen der
Pflegekassen
Von unseren Kunden erfahren wir, dass es keine
einheitliche Handhabung der
Gratifikationsbearbeitung bei den Pflegekassen gibt.
Informieren Sie uns, wenn der

Verwaltung 55
Gratifikationsassistent fr Ihre Abrechnung nicht

ausreichend war.
5.3.2 Chronik
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Chronik}
Die Chronik dokumentiert die Aufenthalte der Klienten in Ihrer Einrichtung. Benutzen
Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Chronik
Geben Sie den Zeitraum mit der Begrndung 483 fr Anmeldung 355
(Aufnahmegrund) und Abmeldung 357 (Entlassungsgrund) ein.
Markieren Sie, ob ggf. Soll-Daten aus der Pflegeplanung, die auerhalb des
Zeitraums liegen, gelscht werden sollen.
Meldung
Erstellen Sie bei der An- oder Abmeldung gleich eine
Meldung an den Kostentrger, indem Sie auf den
Meldungsassistenten 39 -Button klicken.
Todesanzeige
Erstellen Sie - falls der Abmeldegrund der Tod des
Klienten sein sollte - die Todesanzeige an das
Standesamt. Sie mssen die Todesanzeige gem.
30 Abs. 1 i.V.m. 20 PStG 3 Tage nach dem
Todesfall melden.
Hausjubilum
Lassen Sie sich durch FORUM an ein
Jubilumsdatum als Bewohner/in erinnern 381 - Ihr
Bewohner wird sich ber eine kleine Feier freuen.

5.3.3 Pflegestufe
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Pflegestufe}
Die Angabe der Pflegestufe ist u.a. wichtig fr die korrekte Abrechnung. Benutzen Sie
die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Pflegestufe
Geben Sie das Datum ein, ab wann die Pflegestufe gltig ist, und geben Sie die
Pflegestufe 483 ein.
Fr die verschiedenen Pflegearten gelten bestimmte Pauschalen, die hier

eingetragen werden mssen. Die Vorschlagswerte der Hchstgrenzen definieren
Sie in Extras > Einstellungen > Seitentabellen > Stufen 360 .
Genauere Angaben zur Einstufung knnen in den Notizen hinterlegt werden.
Wie erfasse ich den Antrag einer Neueinstufung?
Eine Neueinstufung wird i.d.R. zuerst einmal beantragt. Dazu benutzen Sie die schon
vorhandene Pflegestufe und aktivieren die entsprechende Checkbox. Dann knnen Sie
alle zur Neueinstufung notwendigen Daten eintragen, u.a. auch das Datum, an dem Sie
an die Neueinstufung erinnert 381 werden wollen - denn oft braucht der MDK mehr Zeit zur
Beurteilung als die gesetzlich erlaubten 5 Wochen.

Verwaltung 57
Ist dann die Neueinstufung erfolgt, werden die o.g. Angaben zur Neueinstufung
abgeschaltet und eine neue Pflegestufe in der Verwaltung zugeordnet.
Versptete Neueinstufung
Wird die Neueinstufung versptet eingegeben? Kein
Problem! FORUM erkennt die Versptung und
korrigiert automatisch falsch erstellte Rechnungen.
Pflegepauschale
Normalerweise gelten die vorgeschlagenen
Pauschalwerte. Eine Ausnahme gibt es, wenn die
Kasse auf einer Teilung der Pauschale im Monat
des Ein- oder Auszugs mit gleichzeitigem Wechsel
von oder in ein anderes Pflegeheim besteht. Dann
mssen nur fr diesen Monat die gekrzten
Pauschalen eingetragen werden. Legen Sie fr die
"normalen" Monate eine zweite Zuordnung mit den
"normalen" Pauschalen und gleicher Pflegestufe an.
Siehe auch:
Wie steuere ich FORUM ASP mit FORUM? 399
5.3.4 Belegung
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Belegung}
Die Belegung zeigt, welche(s) Zimmer der Klient belegt. Benutzen Sie die
Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Belegung
Geben Sie Zimmer und Zeitraum der Zimmerbelegung ein.

Markieren Sie, ob das Zimmer nur reserviert werden soll.

Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Belegung aus der aktuellen
Ansicht der Verwaltung verschwinden und nicht mehr zur Auswahl stehen soll.
Welches Zimmer teile ich am besten zu?
FORUM bietet Ihnen mehrere Mglichkeiten, sich einen berblick ber die
Zimmerbelegungen zu verschaffen.
Wechseln Sie in den Belegungs-Manager 317 aus der Verwaltung heraus
und suchen Sie nach freien Betten.

oder verschaffen Sie sich einen schnellen berblick mit der Freie Betten Liste
in den Abfragen 280 .
Siehe auch:
Zimmer 239
5.3.5 Versorgungsfreie Zeiten
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung versorgungsfreie Zeit}
Krankenhausaufenthalte und sonstige Abwesenheiten knnen ber die

versorgungsfreie Zeit (VFZ) erfasst werden. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur
Bearbeitung.

Verwaltung 59
Versorgungsfreie Zeiten
Geben Sie den Zeitraum der VFZ, den Grund 329 und den Ort 221 an. Wenn zum
Zeitpunkt des Eintrags noch unklar ist, wann der Klient zurckkehrt, lassen Sie das
Bis-Datum offen und setzen es erst bei seiner Rckkehr.
Sie knnen markieren, ob der Arztbericht ber die VFZ vorliegt (und sich daran
erinnern 395 lassen) und ob die Angehrigen ber den Beginn und das Ende der
VFZ informiert sind.
Wenn es in Ihrem Bundesland Regelungen ber maximale
Jahresabwesenheitstage gibt knnen hier Abweichungen von der normalen
Regelung eingetragen werden. Weitere Informationen zu den maximalen
Jahresabwesenheitstagen erhalten Sie im Kapitel Wie geht das? 424 .
Nur fr Nutzer des PflegeOrganizers: natrlich sollen keine Solldaten in der
Pflegeplanung fr die Zeit der Abwesenheit des Klienten existieren. Aus diesem
Grund kann man existierende Solldaten in der Pflegeplanung lschen.
Wechseln Sie in den VFZ-Manager 288 , um Gruppen-

VFZ (etwa bei Busreisen) einzugeben oder einen berblick ber die letzten VFZ zu
erhalten.
Meldung
Erstellen Sie nach dem Eintrag der
Versorgungsfreien Zeit gleich eine Meldung an den
Kostentrger, indem Sie auf den
Meldungsassistenten 39 -Button klicken.

Verspteter Eintrag der VFZ

Wurde der Beginn der VFZ oder die Rckkehr
versptet eingegeben? Kein Problem! FORUM
erkennt die Versptung und korrigiert automatisch
falsch erstellte Rechnungen.
Siehe auch:
Maximale Jahrsabwesenheitstage eingeben 423
Abwesenheit Klient 329
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Arztbericht 395
5.3.6 Freiheitseinschrnkende Manahmen
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung freiheitseinschrnkende

Manahme}
Alle Angaben, die fr freiheitseinschrnkende Manahmen notwendig sind, knnen mit

dieser Zuordnung eingegeben werden. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur
Bearbeitung.
Freiheitseinschrnkende Manahmen
Geben Sie die freiheitseinschrnkende Manahme 357 und den Zeitraum der
Manahme ein. Wenn zum Zeitpunkt des Eintrags noch unklar ist, wann die
Manahme endet, lassen Sie das Bis-Datum offen und setzen es erst bei Ende der
Manahme.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Manahme aus der aktuellen
Wie gebe ich freiwillige bzw. gesetzliche Manahmen ein?

Verwaltung 61
Freiheitseinschrnkende Manahmen stellen einen erheblichen Eingriff in die Grundrechte

des Menschen dar. Deshalb hat der Gesetzgeber festgelegt, dass eine solche
Entscheidung nur vom Klient selbst oder in einem gerichtlichen Beschluss getroffen
werden darf.
Bei einer freiwilligen Manahme aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und
tragen Sie die Grundlage dafr (z.B. "Einwilligungschreiben des Klienten vom
10.10.2010") im Klartext in die Notiz.
Bei gerichtlichem Beschluss fllen Sie die Felder zum Urteil aus.
Sowohl bei freiwilligen als auch bei gerichtlich angeordneten Manahmen muss kritisch
und regelmig die Wirkung, Verhltnismigkeit und Notwendigkeit berprft
werden. Daher kann ein Erinnerungsdatum381 eingegeben werden.
Siehe auch:
Seitentabellen 357
5.3.7 Debitoren
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Debitoren}
Geben Sie hier die Kostentrger des Klienten ein, die die anfallenden Rechnungen
begleichen werden. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Debitorenzuordnung

Tragen Sie den Debitor ein, der die Kosten des Aufenthalts begleichen soll, ggf. mit
genaueren Informationen ber die Kostenzusage.
Ist der Debitor nicht in der Auswahl vorhanden? Dann fehlt er in der Liste aller
Debitoren. Starten Sie deshalb Ansicht > Dateiverwaltung > Debitoren 211 und
geben Sie den fehlenden Debitor neu ein. Vielleicht ist der Debitor versehentlich
nicht aktuell. Dann aktivieren Sie an gleicher Stelle die Aktuell 213 Checkbox.
Handelt es sich bei dem Debitor um eine Krankenkasse oder Pflegekasse, dann
geben Sie bitte die IK der Versichertenkarte und die Versichertennummer mit
Status ein. Tragen Sie auch eine besondere Versorgungsform 356 ein (z.B.
Hausarztmodell), wenn die Kasse dies untersttzt. Die Daten werden fr den
Datentrgeraustausch mit den Kassen bentigt.
Nur wenn Sie es bentigen: Die Debitoren-Nummer 211 knnen Sie sich im
Zuordnungstext 381 anzeigen lassen.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Debitorenzuordnung veraltet ist
und nicht mehr in der Auswahl und der aktuellen Verwaltung erscheinen soll.
Was man noch alles einstellen kann...
Ein Klick auf die Erweiterten Einstellungen erlaubt, die Debitorenzuordnung

genauer zu spezifizieren.
Es kann ein Personenkonto 362 definiert werden, wenn das Debitorenkonto als
"zuordnungsorientiert" definiert wurde. Weitere Informationen zu den
Debitorenkonten finden Sie im Kapitel "Wie geht das? 425 ".
Die Anzahl der ausgedruckten Rechnungen kann verndert werden.
Es kann festgelegt werden, ob die Rechnung als Einzelrechnung oder als
Sammelrechnung ausgedruckt werden soll, und auf welchem
Rechnungsformular sie erscheinen soll. Weitere Informationen zu den
verschiedenen Rechnungsarten finden Sie im Kapitel "Wie geht das? 427 ".
Die Option Rechnungsdruck nur bei nderung des Rechnungsbetrages ist
nur bei Installation entsprechender Fakturakomponenten mglich und wird wegen
zu geringer Nachfrage nicht untersttzt.
Schlielich kann noch festgelegt werden, ob die Rechnung an eine abweichende
Rechnungsanschrift geschickt werden soll.
Die erweiterten Eigenschaften sind normalerweise schon mit korrekten Werten
gefllt. Die Vorschlagswerte kann man bei den Debitorentypen 333 und in der
Debitorenverwaltung 211 definieren. Sie geben aber die Mglichkeit, abweichend von den
"normalen" Vorschlagswerten Ausnahmen zu definieren. Als Tipp aus der Praxis: Halten
Sie die Ausnahmen so gering wie mglich.

Verwaltung 63
Rechnungen ohne Rechnungsdruck

Wenn berhaupt kein Ausdruck erwnscht ist, kann
in "Anzahl Rechnungen" 0 eingetragen werden. In
diesem Fall erscheinen die Rechnungsdaten
lediglich in der Proberechnung und wandern in die
Finanzbuchhaltung, erscheinen aber nicht auf einer
Echtrechnung.
Siehe auch:
Debitoren 211
Institutionskennzeichen 331
5.3.8 Auftrge
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Leistungen}
Tragen Sie hier alle kostenpflichtigen, dauerhaften Leistungen ein, die der Klient erhlt.
FORUM wird dann auf der Basis dieser Informationen (je nach Einstellung) Monat fr
Monat automatisch die Rechnung ausstellen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur
Bearbeitung.
Leistungszuordnung
Tragen Sie die Leistung ein, die der Klient erhalten soll. Legen Sie den Debitor
fest, der diese bezahlen soll, und definieren Sie den Zeitraum, wie lange die
Leistung gltig sein soll. Zu Beginn einer Leistungszuordnung ist meist nicht
bekannt, wann die Leistung enden wird - deshalb geben Sie im Bis-Datum kein
Datum ein, sondern belassen es auf "-fortl.-".
Ist der Debitor nicht in der Auswahl? Dann ist er noch nicht zugeordnet. Holen Sie
dies bitte in der Debitorenzuordnung 61 nach. Oder die Debitorenzuordnung ist
versehentlich nicht aktuell. Dann aktivieren Sie an gleicher Stelle die Aktuell 62

Checkbox.
Ist die Leistung nicht in der Auswahl vorhanden? Dann fehlt sie in der Liste aller
Leistungen. Starten Sie deshalb Ansicht > Dateiverwaltung > Leistungen 225
und geben Sie die fehlende Leistung ein. Oder die Leistung ist versehentlich nicht
aktuell. Dann aktivieren Sie an gleicher Stelle die Aktuell 227 Checkbox.
Alternativ knnen Sie zuerst nach einer Leistungsgruppe 230 filtern, bevor Sie aus dem
Leistungskatalog auswhlen.
Handelt es sich um eine Verordnung? Dann geben Sie bitte die entsprechende
Verordnung fr diese Leistung ein. Diese Eingabe bentigen Sie nur, wenn Sie am
Datentrgeraustausch mit den Kassen teilnehmen.
Der Auftrag ist eine Verordnung, aber sie fehlt in der Auswahl?
startet den Verordnungs-Manager 305 , in dem man die

Verordnung eingeben kann.
Klicken Sie auf um eine bersicht ber die Preisdefinition der Leistung
zu erhalten. Der Button ist nicht sichtbar, wenn es sich um eine Leistung mit
unterschiedlichem und uneinheitlichem Preis handelt - dort stehen die
Preisangaben in den Erweiterten Einstellungen.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn der Auftrag aus der aktuellen Ansicht
der Verwaltung verschwinden und nicht mehr zur Auswahl und in der aktuellen
Verwaltung erscheinen soll.
Zusatztext
Angenommen, das Sozialamt hat festgelegt, dass
sich der Betrag der Kleiderpauschale verndert hat.
Diese Information knnen Sie in der Rechnung an
den Kostentrger weitergeben, indem Sie einen
Zusatztext in der Rechnung eintragen. Dieser Text
wird normalerweise bei der nchsten
Rechnungslegung einmal eingesetzt - eben als Text
fr eine unvorhergesehene Ausnahme. Soll er
dauerhaft erscheinen, markieren Sie die Textbox
"Text beibehalten" - wozu wir nur in wenigen
Ausnahmesituationen raten: fr dauerhafte Texte ist
der Leistungsname der richtige Ort.
Einmalige Abrechnungen
Fr einmalige und nicht dauerhafte Abrechnungen
benutzen Sie die Extras 67 .

Verwaltung 65
Ein Klick auf die Erweiterten Einstellungen erlaubt, den Auftrag genauer zu
spezifizieren.
Die Seite "Faktura"

Definieren Sie auf der Seite Faktura die Anzahl der Leistungen, die
Abrechnungsperiode und die Rechnungsart (Sondereinzelrechnung oder
Sondersammlerechnung). Informationen zu den Rechnungsarten finden Sie im
Kapitel "Wie geht das? 427 ".
Legen Sie fest, ob es bei dieser Leistungszuordnung zu einem stndigen
unvorhersehbaren Wechsel von Debitoren kommen kann (variabler Debitor).
Dies ist in Bundeslndern der Fall, in denen das Wohngeld dafr sorgt, dass der
Klient in einem Monat ber dem Sozialhilfesatz und im nchsten Monat darunter
liegt. Glcklicherweise haben die Behrden gelernt - diese Situation tritt kaum mehr
auf.
Legen Sie fest, ob diese Leistung ber Bankeinzugsverfahren/
Lastschriftverfahren automatisch vom Bankkonto des Klienten eingezogen
werden soll (Diskettenclearing 257 ).
Legen Sie fest, ob diese Leistung am Datentrgeraustausch mit den
Krankenkassen bzw. Pflegekassen teilnehmen soll (DTA 259 ). Dies ist in einigen
Bundeslndern, wie z.B. bei der Inkontinenzpauschale, der Fall.
Leistungen knnen im Nachhinein oder im Voraus verlangt werden.
Mit einer entsprechenden Faktura-Komponente kann man den Rechnungsbetrag
dieser Leistung automatisch in die FORUM Barbetragsverwaltung 294 flieen
lassen.
Mit einem entsprechenden Rechnungsformular kann man Leistungen aus der
Einzelleistungserfassung 249 in den Rechnungen in einem Ttigkeitsraster
ausdrucken lassen. Auf diese Weise kann der Rechnungsempfnger auf einem
kleinen Monatsraster sehen, an welchem Tag im Monat die Leistung erbracht wurde
- z.B. bei Serviceleistungen Ihrer Einrichtung sinnvoll.
Die Seite "FiBu"

Geben Sie ein, auf welches Sachkonto 361 diese Leistung gebucht werden soll.
Alternativ kann auch die Sachkontenmatrix 361 benutzt werden. Der schon
vorhandene Wert wurde aus dem Sachkonto der Leistung vererbt. Zustzliche
Informationen finden Sie im Kapitel Wie geht das? 426 .

Gleiches gilt fr Kostenstelle 358 und Kostentrger 358 .

Die erweiterten Eigenschaften sind normalerweise schon mit korrekten Werten gefllt -
die Vorschlagswerte kann man in der Leistungsverwaltung 225 definieren. Sie geben aber
die Mglichkeit, abweichend von den "normalen" Vorschlagswerten Ausnahmen zu
definieren. Als Tipp aus der Praxis: Halten Sie die Ausnahmen trotzdem so gering wie
mglich.
Die Seite "LEB"

Der Leistungserfassungsbogen wird derzeit aufgrund geringer Nachfrage nicht
untersttzt.
Die Seiten "Preis" und "Preisart"

Ist die Leistung mit einem unterschiedlichen und uneinheitlichen Preis definiert,
dann sind die Seiten Preis und Preisart aktiviert. Geben Sie dann den individuellen
Preis fr diesen Auftrag ein - das ist z.B. bei Barbetrgen von den Sozialbehrden
der Fall. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Wie geht das? 430 "
definieren. Als Tipp aus der Praxis: halten Sie die Ausnahmen trotzdem so gering wie
mglich.
Wann muss ich stornieren?
Stornieren Sie nur, wenn es keine andere Alternative mehr gibt.

Versuchen Sie zuerst, den Auftrag zu korrigieren, indem Sie einfach den falschen
Eintrag ersetzen. Wenn z.B. der Debitor falsch war, tragen Sie einfach den
richtigen Debitor ein. Sollten schon Rechnungen auf Basis der Falscheingaben
erstellt worden sein: FORUM kmmert sich automatisch um alle
Korrekturechnungen. Dasselbe gilt auch beim Datum und sogar bei der Leistung
selbst: einfach korrigieren, fertig.
Versuchen Sie dann, die Leistung zu lschen . Wenn sie noch nicht
abgerechnet ist, funktioniert das.
Erst dann sollten Sie stornieren, indem Sie die Storno-Checkbox aktivieren und
speichern. FORUM erstellt dann automatisch alle Korrekturrechnungen, wenn
zwischenzeitlich Rechnungen erstellt worden sein sollten.
Siehe auch:
Leistungen 225

Verwaltung 67
Debitoren 211
5.3.9 Statistische Leistungen
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung statistische Leistungen}
Wenn der Klient kostenfreie permanente Leistungen erhlt, dann werden diese hier
eingetragen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Statistische Leistungen
Tragen Sie die Leistungen, die keinen Preis haben, an dieser Stelle zusammen
mit dem Zeitraum ein, der die Gltigkeit dieser Leistungszuordnung festlegt.
und geben Sie die fehlende Leistung neu ein. Oder die Leistung ist versehentlich
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die statistische Leistung aus der
aktuellen Ansicht der Verwaltung verschwinden und nicht mehr zur Auswahl stehen
soll.
Die Eingaben der statistischen Leistungen

haben rein informatorischen Charakter - es
sei denn, die Leistungen werden fr die
Pflegeplanung benutzt.
Siehe auch:
Leistungen 225
5.3.10 Extras
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Extras}
Einmalige Rechnungspositionen werden hier erfasst, z.B. Kleidergeld. FORUM wird

dann diese Eintrge einmalig abrechnen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur
Bearbeitung.
Extras
Tragen Sie die Leistung ein, die der Klient einmalig erhalten soll. Legen Sie dann
den Debitor fest, der sie bezahlen soll, und definieren Sie den Zeitraum fr die
Gltigkeit der Leistung.
dies in der Debitorenzuordnung 61 nach. Oder die Debitorenzuordnung ist
Checkbox.
und geben Sie die fehlende Leistung neu ein. Oder die Leistung ist versehentlich
Handelt es sich um eine Verordnung? Dann geben Sie die entsprechende
Verordnung fr diese Leistung ein.
Tragen Sie Gltigkeit und Preis ein. Tragen Sie einen Sonderpreis ein, wenn der
Preis nicht dem Listenpreis aus der Leistungsdefinition entspricht.
Extras knnen auch ber den Extras-Manager 291 verwaltet werden: Klicken Sie auf
, und Sie erhalten einen berblick ber alle eingegebenen Extras und
knnen Extras fr Gruppen von Klienten eingeben.
Klicken Sie auf um eine bersicht ber die Standard-Preisdefinition der
Leistung zu erhalten. Sie haben durch die Extras die Mglichkeit, den Standard-
Preis mit einem Sonderpreis zu berschreiben.

Verwaltung 69
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Extraleistung aus der aktuellen
Zusatztext
Fr einmalige, diese Rechnungsposition betreffende
Informationen knnen Sie den Zusatztext benutzen.
Das erspart unntiges Briefeschreiben.
Dauerhafte Leistungen
Fr permanente, sich wiederholende Leistungen, z.
B. Pflegestze, benutzen Sie die Auftrge 63 .
Ein Klick auf die Erweiterten Einstellungen erlaubt, die Extras genauer zu
spezifizieren.
Die Seite "Faktura"

Definieren Sie auf der Seite Faktura die Rechnungsart (Sondereinzelrechnung
oder Sondersammlerechnung). Informationen zu den Rechnungsarten finden Sie
im Kapitel "Wie geht das? 427 ".
Legen Sie fest, ob diese Leistung ber Bankeinzugsverfahren/
Lastschriftverfahren automatisch vom Bankkonto des Klienten eingezogen
werden soll (Diskettenclearing 257 ).
Legen Sie fest, ob diese Leistung am Datentrgeraustausch mit den
Krankenkassen bzw. Pflegekassen teilnehmen soll (DTA 259 ). Dies ist in einigen
Bundeslndern - z.B. bei der Inkontinenzpauschale - der Fall.
Mit einer entsprechenden Faktura-Komponente kann man den Rechnungsbetrag
dieser Leistung automatisch in die FORUM Barbetragsverwaltung 294 flieen
lassen.
Mit einem entsprechenden Rechnungsformular kann man Leistungen aus der
Einzelleistungserfassung 249 in den Rechnungen in einem Ttigkeitsraster
ausdrucken lassen. Auf diese Weise kann der Rechnungsempfnger durch ein
kleines Monatsraster sehen, an welchem Tag im Monat die Leistung erbracht wurde
- z.B. bei Serviceleistungen Ihrer Einrichtung beweist sich dies als praktisch.
Die Seite "FiBu"

Geben Sie ein, auf welches Sachkonto 361 dieses Extra gebucht werden soll.

Alternativ kann auch die Sachkontenmatrix 361 benutzt werden. Weiterfhrende

Informationen finden Sie im Kapitel "Wie geht das? 426 ".
Gleiches gilt fr Kostenstelle 358 und Kostentrger 358 .
definieren. Als Tipp aus der Praxis: halten Sie die Ausnahmen trotzdem so gering wie
mglich.
Wann muss ich stornieren?
Stornieren Sie nur, wenn es keine andere Alternative mehr gibt.

Versuchen Sie zuerst, die Extras zu korrigieren, indem Sie einfach den falschen
Eintrag ersetzen. Wenn z.B. der Debitor falsch war, tragen Sie den richtigen
Debitor ein. Sollten schon Rechnungen auf Basis der Falscheingaben erstellt
worden sein: FORUM kmmert sich automatisch um alle Korrekturechnungen.
Das Gleiche gilt auch beim Datum und sogar bei der Leistung selbst: einfach
korrigieren, fertig.
Versuchen Sie dann, die Extraleistung zu lschen . Wenn sie noch nicht
abgerechnet ist, funktioniert das.
Erst dann sollten Sie stornieren, indem Sie die Storno-Checkbox aktivieren und
speichern. FORUM erstellt dann automatisch alle Korrekturrechnungen, wenn
zwischenzeitlich Rechnungen erstellt sein sollten.
Siehe auch:
Leistungen 225
Debitoren 211
5.3.11 Barbetrge
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Barbetrge}
Geben Sie Einzelbuchungen der Barbetragsverwaltung ein. Benutzen Sie die


Verwaltung 71
Barbetrge
Geben Sie Buchungs- und Belegdatum, den Buchungsgrund, eine

Buchungskategorie 483 und den Barbetrag als Einnahme oder Ausgabe ein.
Klicken Sie auf , wenn sofort eine Quittung ber die Buchung erstellt
werden soll.
Mit einem Klick auf knnen Sie in den Barbetrags-Manager 294

wechseln, der eine Flle von Mglichkeiten zur Barbetragsverwaltung bietet. Jede
Buchung aus der Verwaltung erscheint in gleicher Form auch im Barbetrags-
Manager.
Barbetragssaldo
Der Barbetrags-Eintrag in der Baumstruktur zeigt auf
einen Blick den Kontostand der Barbetrge des
Klienten.
Siehe auch:
Barbetrags-Manager 294
Mandanten-Einstellungen 380

5.3.12 rzte
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung rzte}
Die den Klienten behandelnden rzte finden Sie hier. Benutzen Sie die Funktionsleiste
25 zur Bearbeitung.
rzte
Tragen Sie den Arzt ein, der den Klienten behandelt, und legen Sie fest, ob es sich
dabei um den Hausarzt handelt.
Ist der Arzt nicht in der Auswahl vorhanden? Dann fehlt er in der Liste aller rzte.
Starten Sie deshalb Ansicht > Dateiverwaltung > rzte 217 und geben Sie den
fehlenden Arzt ein - oder aktivieren Sie die Aktuell 219 Checkbox, wenn Sie diese
versehentlich ausgeschaltet haben. Dort knnen Sie auch Angaben zur Sprechzeit
editieren.
Ist der Arzt eingetragen steht aber trotzdem nicht in der Auswahl zur Verfgung?
Dann fehlt beim Arzt unter Sonstiges die Facharztbezeichnung.
Mit einem Klick auf knnen Sie die Adresse 243 bearbeiten.
Bei jedem Kontakt kann festgelegt werden, in welcher Beziehung 355 die jeweilige
Person zum Klienten steht, und ob dieser Kontakt der Hauptkontakt ist.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Arztzuordnung aus der aktuellen
Siehe auch:
rzte 217

Verwaltung 73
5.3.13 Betreuer
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Betreuer}
Die Betreuer des Klienten - gleich ob gerichtlich bestellt oder freiwillig - werden an
dieser Stelle eingetragen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Betreuer
Tragen Sie den Betreuer des Klienten ein mit Angabe des Geburtsdatums
(wegen der Todesanzeige 431 ), dem Zeitraum der Betreuung, der Betreuungsart
355 und wenn notwendig einer Notiz zur Betreuung.
Ist der Betreuer nicht in der Auswahl vorhanden? Dann fehlt er in der Liste aller
Betreuer. Starten Sie deshalb Ansicht > Dateiverwaltung > Betreuer 219 und
geben Sie den fehlenden Betreuer ein. Oder der Betreuer wurde versehentlich als
nicht mehr aktuell markiert - aktivieren Sie dann an gleicher Stelle die Aktuell 221
Checkbox.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Betreuerzuordnung aus der
soll.

Freiwillige oder gerichtlich angeordnete Betreuung?
Eine Betreuung kann freiwillig (z.B. durch eine Vorsorgevollmacht) oder gerichtlich
angeordnet sein.
Freiwillige Betreuung
Bei der freiwilligen Betreuung sind keine besonderen Eingaben mehr notwendig. Sie
sollten nur zur eigenen Absicherung dafr sorgen, dass Ihnen die notwendigen
privaten Betreuungsvertrge vorliegen (Vorsorgevollmacht).
Gerichtlich angeordnete Betreuung

Ist die Betreuung gerichtlich angeordnet, dann mssen alle Angaben zum
Gerichtsbeschluss ausgefllt werden. Auch hier sollte zu Ihrer Absicherung eine
Kopie des Gerichtsbeschlusses vorliegen.
Gerichtliche Beschlsse mssen innerhalb eines festgelegten Zeitraums berprft

werden. Deshalb sollten Sie den nchsten Gerichtstermin 357 unbedingt vormerken, damit
Sie automatisch daran erinnert 381 werden. Theoretisch ist es nmlich mglich, dass Sie
eine Person als Betreuer behandeln, dessen Bestellung schon lngst abgelaufen ist.
Betreuungsart
Die Betreuungsart kann man zwar aus einer Liste
von Betreuungsarten 483 auswhlen, trotzdem ist der
ausgewhlte Eintrag editierbar, weil es keine fest
definierten Betreuungsarten gibt. Das Gericht kann
fr alle erdenklichen Bereiche des tglichen Lebens
eine eigene Betreuung beschlieen - deshalb kann
auch die exotischste Betreuungsart hier einfach
eingetragen werden.
Siehe auch:
Betreuer 219
Seitentabelle 357

Verwaltung 75
5.3.14 Kontakte
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Kontakte}
rzte und Betreuer sind nicht die einzigen Kontakte, die der Klient hat. Deshalb knnen
hier beliebige weitere Kontakte eingetragen werden. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25
zur Bearbeitung.
Kontakte
Tragen Sie den Kontakt des Klienten ein mit Angabe der Kontaktart 355 , des
Geburtsdatums (wegen der Todesanzeige 431 ) und bei Bedarf einer Notiz.
Ist die Adresse nicht in der Auswahl vorhanden? Dann fehlt sie in der Liste aller
Adressen. Starten Sie deshalb Ansicht > Dateiverwaltung > Adressen 243 und
geben Sie die fehlende Adresse ein. Oder die Adresse ist versehentlich nicht
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn der Kontakt aus der aktuellen Ansicht
der Verwaltung verschwinden und nicht mehr zur Auswahl stehen soll.
Kontaktart
rzte und Betreuer sind feste Kontakte. Warum gibt
es in FORUM nicht weitere feste Kontakte, z.B.
Seelsorger oder Bestatter? Weil jede Einrichtung

andere Schwerpunkte setzt. Deshalb knnen unsere

Kunden die notwendigen Kontaktarten selbst
definieren - in Extras > Einstellungen >
Seitentabellen 353 > Adresse.
Siehe auch:
Adresse 243
5.3.15 Dokumente
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Dokumente}
Verwalten Sie die fr den Klienten erstellten Briefe, Protokolle usw. Benutzen Sie die
Dokumente
Den Klienten betreffende Dokumente knnen mit einem Thema, dem Adressat
und einem Dokumententyp 483 versehen werden.
Legen Sie fest, in welchen Programmen das Dokument sichtbar sein soll: z.B.
sollte der Heimvertrag nur in FORUM und die Biografie nur im PflegeOrganizer
sichtbar sein.
Sie bearbeiten die Dokumente mit dem Standard-Office Programm Microsoft
WORD.
Vorhandene Dokumente knnen mit Dokument bearbeiten aufgerufen und
bearbeitet werden. Neue Dokumente knnen - hnlich Microsoft WORD - aus
einem existierenden Dokument, als vllig neues Dokument oder aus einer
Vorlage 435 erzeugt werden. Insbesondere bei Formularen empfehlen wir die
Erstellung einer Vorlage.

Verwaltung 77
Mit einem Klick auf wechseln Sie in den Dokumenten-Manager 318 .

Dort haben Sie einen besseren berblick ber alle gespeicherten Dokumente und
knnen gezielt nach bestimmten Dokumenten suchen.
Dokumente-Sammlung
Nutzen Sie die Mglichkeit, Dokumente wie in einem
Aktenschrank aufzubewahren: Alle den Klienten
betreffende Dokumente knnen Sie auf diese Weise
bersichtlich verwalten und zu jeder Gelegenheit
ganz einfach aufrufen.
Wichtiger Tipp fr den/die PDL:

Hufig wird zur Erstellung von Formularen ein vorhandenes Dokument kopiert und umformuliert.
Die bessere Methode ist die WORD Vorlage 435 : Erstellen Sie fr jeden Dokumententyp eine
spezielle WORD Vorlage, die Sie dann stndig benutzen - sehen Sie sich dazu die mitgelieferten
Vorlagen als Beispiel an.
Siehe auch:
Dokumenten-Manager 318
Vorlage 435
5.3.16 Abweichende Preise
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Abweichende Preise}
Wurde eine Rechnung von einem Kostentrger anders bezahlt als ausgewiesen? Kein
Problem: tragen Sie die Abweichung hier ein, wenn sie voraussichtlich nur fr diese
Rechnung relevant ist. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.

Abweichende Preise
Whlen Sie die Rechnungsposition aus, deren Bezahlung abweichend war.

Geben Sie in der Spalte neuer Wert den vom Kostentrger bezahlten,
abweichenden Betrag ein.
Geben Sie noch weitere Informationen ein, mit denen Sie den Grund fr die
abweichende Bezahlung auch nach Monaten nachvollziehen knnen - z.B. im Fall
einer Prfung.
FORUM erzeugt dann automatisch bei der nchsten Faktura eine
Korrekturrechnung. Sie muss i.d.R. nicht mehr verschickt werden - der
Kostentrger hat ja (abweichend) bezahlt. Aber die korrigierte Rechnung muss
erstellt werden, damit der abweichende Betrag korrekt an die Finanzbuchhaltung
bertragen und gebucht werden kann.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn der abweichende Preis aus der
soll.
Wann benutze ich abweichende

Preise?
Die abweichenden Preise eignen sich besonders
gut fr die Abrechnung mit Kassen. Dort kommt es
immer wieder vor, dass die verschiedenen Kassen
unterschiedlich runden. So wird z.B. monatelang
korrekt abgerechnet und nur bei der letzten
Rechnung kommt es wegen taggenauer Abrechnung
zu Rundungsfehlern von wenigen Cent. Hier lohnt es
nicht, neue Zuordnungen mit eigenen Preisen
anzulegen. Ein Eintrag in den abweichenden Preisen

Verwaltung 79
ist vollkommen ausreichend.
5.3.17 Zustndigkeiten
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Zustndigkeit}
Wechselt die Zustndigkeit von Sozialhilfetrger und Selbstzahler stndig? Ein Grund
knnte sein, dass der Klient z.B. wegen wechselnder Belastungen in einem Monat ber
der Regelsatzgrenze, im nchsten Monat dann darunter liegt. In einem solchen Fall
knnen Sie den Debitorenwechsel hier eintragen, ohne die Leistungszuordnungen stndig
ndern zu mssen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
wechselnde Zustndigkeit
Tragen Sie den Monat ein, in dem der Selbstzahler statt dem Sozialhilfetrger die
Kosten bernimmt. Geben Sie dann die Informationen fr den Wechsel der
Trgerschaft als Erinnerung ein und definieren Sie den Selbstzahler.
FORUM wird automatisch bercksichtigen, dass in diesem - und nur in diesem -
Monat die Rechnung an den Selbstzahler statt an den Sozialhilfetrger gerichtet
wird - auch rckwirkend.
Gibt es wechselnde Zustndigkeiten

berhaupt?
Die von dieser Gesetzgebung betroffenenen
Landesregierungen haben glcklicherweise selbst
bemerkt, dass diese Regelung etwas umstndlich
ist. Wechselnde Zustndigkeiten von
Sozialhilfetrger zu Selbstzahler gibt es deshalb
nicht mehr. Zur Abwrtskompatibilitt ist diese
Funktionalitt aber noch vorhanden.

5.3.18 Beliebig
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Beliebig}
Noch mehr Ideen? Dann knnen Sie hier beliebige oder hausspezifische Zuordnungen
treffen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Beliebige Zuordnungen
Treffen Sie Ihre Auswahl der von Ihnen definierten freien Zuordnungen, und tragen
Sie weitere beschreibende Texte bei Bedarf in Text1 und Text2 ein.
Befinden sich keine oder nicht der von Ihnen bentigte Wert in der Auswahl? Dann
starten Sie Ansicht > Dateiverwaltung > Beliebig 241 und geben Sie die
fehlenden Werte ein. Oder der beliebige Eintrag ist versehentlich nicht aktuell. Dann
aktivieren Sie an gleicher Stelle die Aktuell 242 Checkbox.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Beliebig-Zuordnung aus der
soll.
Wozu brauche ich die beliebigen

Zuordnungen eigentlich?
Das wissen wir selbst nicht so genau. Denn wir
gehen davon aus, dass FORUM alle fr eine
Altenheimverwaltung notwendigen Zuordnungen
untersttzt. Fr den unwahrscheinlichen Fall aber,
dass Ihnen ein Bereich fehlt, knnen Sie sich selbst
Zuordnungen definieren. Im obigen Beispiel sind
das Hilfsmittel. Sie knnten also in Beliebig alle
Hilfsmittel eingeben und sie zuordnen. (Wir raten
alternativ zur Eingabe der Hilfsmittel in den
PflegeOrganizer, denn dort gehren sie hin).
Siehe auch:
Beliebig 241

Verwaltung 81
5.3.19 Wohnbereich
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Wohnbereich}
Wird mit FORUM ein Kinderheim oder ein Kindergarten verwaltet, dann gibt es
natrlich keine Zimmerzuordnungen - hier werden Wohnbereichszuordnungen
vorgenommen. Benutzen Sie die Funktionsleiste 25 zur Bearbeitung.
Wohnbereich
Ordnen Sie den Wohnbereich 483 zu und legen Sie das Datum fest, an dem sich
der Klient in diesem Wohnbereich aufhielt.
Wie bei den Zimmerzuordnungen kann man auch in den Wohnbereichen einen
Platz reservieren.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Wohnbereichs-Zuordung aus der
soll.
Wann setze ich Wohnbereiche ein?

In Altenheimen ist die Wohnbereichszuordnung nicht
sinnvoll. Setzen Sie die Wohnbereichszuordnung
dort ein, wo FORUM auerhalb der
Altenheimverwaltung benutzt wird und die Klienten in
Wohnbereichen leben.
5.3.20 Pflegeklassen
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Pflegeklasse}
Vor einiger Zeit waren die Pflegeklassen Dauerbrenner. Heute sind sie kein Thema
mehr. Sollten sie morgen wieder eines werden, so ist FORUM vorbereitet.

Pflegeklasse
Geben Sie die von der Pflegestufe 56 abweichende Pflegeklasse 483 ein, nach der
der Selbstzahler abgerechnet werden soll, das Datum, ab dem die Pflegeklasse
gltig ist und bei Bedarf eine Notiz, die die Pflegeklasse rechtfertigt.
Diese Funktionalitt ist zwar vorbereitet, wird aber in der Abrechnung nicht mehr
untersttzt, da kein Bedarf besteht. Wenden Sie sich an die Gebr. Jung, wenn Sie die
begrndete Notwendigkeit eines erneuten Einsatzes sehen.
5.3.21 Entgeltvorauszahlungen
Ansicht > Verwaltung > {Zuordnung Entgeltvorauszahlung}
Fr spezielle Entgeltvorauszahlungen auerhalb der blichen Vorauszahlungen -

einschlielich Verzinsung - ist FORUM hervorragend ausgestattet.

Verwaltung 83
Entgeltvorauszahlungen
Geben Sie die spezielle Kautionsleistung, den Kostentrger (i.d.R. der

Selbstzahler) und die Gltigkeit der Leistung 225 ein. Bei Bedarf kann ein
zustzlicher, erklrender Text zur Entgeltvorauszahlung eingegeben werden.
und geben Sie die fehlende Leistung ein. Oder die Leistung ist versehentlich nicht
dies in der Debitorenzuordnung 61 nach. Oder die Debitorenzuordnung ist
Checkbox.
Im unteren Teil der Maske kann die Verzinsung der Entgeltvorauszahlung verwaltet
werden. Es kann festgelegt werden, ob die Zinsen ausgezahlt werden oder
thesaurieren sollen.
Mit einem Klick auf den entsprechenden Button kann man in den
Entgeltvorauszahlungs-Manager 302 wechseln.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die Entgeltvorauszahlung aus der
soll.
Warum Entgeltvorauszahlungen

auerhalb normaler Vorauszahlungen?

Im gehobenen Segment kann der Betreiber der
Einrichtung eine Einlage verlangen, die dem
zuknftigen Altersheimbewohner den Platz reserviert
und ber die Zeit des Wohnens im Altersheim
bestehen bleibt. Allerdings wird dieses Verfahren
momentan kaum mehr praktiziert.
untersttzt, weil kein Bedarf dafr besteht. Wenden Sie sich an die Gebr. Jung, wenn Sie
die begrndete Notwendigkeit eines erneuten Einsatzes sehen.
Siehe auch:
Leistungen 225
Debitoren 211
Entgeltvorauszahlungs-Manager 302
5.4 Suchen
Die Verwaltung bietet die besten Mglichkeiten, um nach Klienten-Informationen zu

suchen. Sie knnen mit 3 verschiedenen Verfahren in der Verwaltung suchen.
Suche nach Klienten (Alternative A)

Klicken Sie irgendwo in die Baumstruktur 26 und tippen Sie die Anfangsbuchstaben des
gesuchten Klienten ein - ungeachtet der Gro- und Kleinschreibung. Es wird automatisch
eine Suchen-Maske geffnet, die in der Auswahl alle Klientennamen
mandantenbergreifend auflistet, in denen die bisher eingetippten Buchstaben enthalten
sind.
Doppel-klicken Sie auf den gewnschten Eintrag, und Sie werden in der Verwaltung auf
den gesuchten Klienten im gesuchten Mandanten positioniert.
Suche nach Klienten (Alternative B)

Klicken Sie unterhalb der Baumstruktur auf das Icon . Geben Sie die

Verwaltung 85
Anfangsbuchstaben des gesuchten Klienten ein - ungeachtet der Gro- und

Kleinschreibung. Fahren Sie fort wie unter Alternative A beschrieben.
Generelle Suche nach Namen

Die allgemeine Namenssuche sucht im ausgewhlten Mandanten. Klicken Sie
unterhalb der Baumstruktur auf das Icon . Geben Sie die Anfangsbuchstaben eines
Namens ein, den Sie suchen. Auch hier wird eine Auswahl an Namen angezeigt, in denen
die eingetippten Buchstaben enthalten sind.
Allgemeine Namensuche optimal

genutzt
Angenommen, am Telefon meldet sich eine Person,
deren Namen man nicht mehr zuordnen kann. Um
sich keine Ble zu geben, klickt man auf den
Button und gibt die Anfangsbuchstaben des Namens
ein. FORUM durchsucht alle Verwaltungseintrge
nach dem Auftauchen dieser Buchstaben und zeigt
sie an. Auf diese Weise ist schnell ermittelt, zu
welchem Klienten der Gesprchspartner am Telefon
gehrt.
Als Hintergrundinformation: FORUM sammelt einfach die Baumstruktur-Informationen

und listet sie fr die schnelle Suche auf. Deshalb kommt es vor, dass man z.B. beim
Eintippen des Begriffs "Betreuer" alle Eintrge mit dem Begriff "Betreuer" erhlt - so steht
es eben in der Baumstruktur, und deshalb wird es auch angezeigt. Auf diese Weise ist es
mglich, komfortabel nach allen Betreuern, rzten etc. zu suchen.
Es handelt sich hier um eine Suche ber alle Verwaltungseintrge folglich finden Sie
natrlich auch Eintrge, wenn Sie z.B. Ansprechpartner eingeben. Mit diesem Tool
wollen wir lediglich ein Instrument zur Verfgung stellen, schnell alle Verwaltungseintrge
fr einen optimalen Informationsgewinn zu durchsuchen.

Teil
VI
PflegeOrganizer 87
6 PflegeOrganizer
Ansicht > Pflege
Starten Sie den PflegeOrganizer mit Ansicht > Pflege oder ber die Programmleiste
. Die Programmleiste auf der linken Seite kann in 2 Ansichten gestartet werden, um
den Antagonisten Pflegepraxis und Pflegetheorie Ausdruck zu verleihen:
Wenn Sie links oben auf die berschrift Praxis klicken, erscheint die Programmleiste in
einer Reihenfolge, die an den Arbeitsablufen orientiert ist.
Klicken Sie alternativ auf die berschrift Theorie, und die Programmleiste des
PflegeOrganizers bildet den Pflegeprozess ab.
V Fiechter , M Meier : Pflegeplanung. Eine Anleitung fr die Praxis. Basel, Recom. 1981 2.A;
1985, 4. A. ISBN
Ergnzt wird der Pflegeprozess durch die noch zu erledigenden Arbeiten am Anfang,
und durch sonstige Informationen und MDK-Informationen am Ende.
Die nachfolgende Beschreibung ist nach der Pflegeprozess-Ansicht sortiert.

Erkennen Sie, wie schnell Sie sich mit dem

PflegeOrganizer einen berblick ber den

Pflegeprozess sowie darber, was noch zu
erledigen 89 ist, verschaffen knnen.
Vervollstndigen Sie Schritt fr Schritt den
Pflegeprozess in den Bereichen Info-Sammlung
1 101 (mit Anamnese, Biografie als Dokument
usw.), Info-Sammlung 2 122 (mit den
Risikoerfassungen), Planung 155 (mit Festlegung
der Probleme, Resourcen und Pflegeziele),
Manahmen 162 und Beurteilung 186 .
Bearbeiten Sie die Sozialdienste usw. im
Bereich Sonstiges 189 .
Bereiten Sie sich und Ihre Einrichtung auf die
MDK 198 Qualittsprfung vor.
Siehe auch:
Mandanten Einstellungen: Auswahlleiste 394
6.1 Prozess
Ansicht > Pflege > Theorie > Prozess
Lassen Sie sich mit einem Klick auf das Icon Pflegeprozess in der Programmleiste
durch den Pflegeprozess fhren.
6.1.1 Pflegeprozess
Ansicht > Pflege > Theorie > Prozess > Pflegeprozess
Der Pflegeprozess wird visualisiert. Mit einem Klick auf die einzelnen Prozessstufen
erhalten Sie einen berblick ber die PflegeOrganizer Programme, die diesen Prozess
realisieren.
Bedenken Sie bitte, dass es nicht nur den hier dargestellten bergeordneten
Pflegeprozess gibt: DNQP-abgeleitete Pflegebereiche haben ihre eigenen Prozesse, die
Sie den dortigen Seiten Prozess entnehmen.
Die Visualisierung des Pflegeprozesses steht nur zur Verfgung, wenn die
PflegeOrganizer Programmleistenansicht 11 Theorie gewhlt ist.

PflegeOrganizer 89
Pflegeprozess
Siehe auch:
Chronische Wunden DNQP 122
Risiko Dekubitus Braden DNQP 125
Risiko Dekubitus Norton DNQP 128
Risiko Sturz DNQP 132
Risiko Inkontinenz DNQP 131
Risiko Flssigkeit DNQP 142
Risiko Ernhrung DNQP 140
Risiko Schmerz DNQP 137
6.2 Zu erledigen
Ansicht > Pflege > Theorie > Zu erledigen
Die Praxis hat gezeigt, dass zu Beginn der Arbeit nicht der Pflegeprozess, sondern die
noch zu erledigenden Dinge von grerer Bedeutung ist. Einfacher ausgedrckt: Zuerst
muss die Pflege erledigt sein, bevor ich mir Gedanken darber machen kann, wie ich sie
besser gestalten kann.
Tipp
Kaum Eintrge in "Zu erledigen" = gute
Pflegedokumentation.

Die Bestandteile von "Zu erledigen"
Problematische Vitalzeichen 90
Reagieren Sie zuerst auf problematische Vitalzeichen der Klienten.
Offene Solldaten 91
berprfen Sie auf einen Blick, ob alle pflegerischen Arbeiten erledigt sind.
Nachrichten 93
Informieren Sie sich ber die neuesten Nachrichten aus der Einrichtung.
Nchstes Evaluationsdatum 96
Hier sieht man auf einen Blick, ob z.B. die Anamnese von Frau Mayer berprft
werden muss.
Erinnerungen 97
Lassen Sie sich vom PflegeOrganizer an wichtige Termine erinnern.
Unerledigt 99
Der PflegeOrganizer berwacht, ob z.B. eine Pflegeplanung zwar begonnen,

aber noch nicht abgeschlossen wurde.
Geburtstage 101
Und zum Schlu das Allerwichtigste: Wer hat Geburtstag?

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, zu Arbeitsbeginn systematisch alle Bereiche von "Zu
erledigen" durchzusehen und das Abarbeiten sofort zu veranlassen. Arbeiten Sie darauf hin,
dass es am Schichtende nichts mehr zu erledigen gibt - dann sind Sie mit Ihrer
Pflegedokumentation up to date.
6.2.1 Problem. Vitalzeichen
Besondere Aufmerksamkeit sollten die problematischen Vitalzeichen erhalten. Aus

diesem Grund befinden sie sich an erster Stelle des PflegeOrganizers.

PflegeOrganizer 91
Problematische Vitalzeichen
Die Liste gibt einen berblick ber die vorliegenden problematischen Vitalzeichen.
Filtern Sie die Anzeige auf der rechten Seite, wenn Sie nach bestimmten Eintrgen
suchen wollen.
Wechseln Sie in Ausfhren mit einem Klick auf den Link rechts oben, um
genauere Angaben zu erhalten.
Aktualisieren Sie die Ansicht bei Bedarf.
Wie kommen die Vitalzeichen hier

rein?
Sie knnen und sollten bei jedem Klienten Ober- und
Untergrenzen fr die Vitalzeichen 108 definieren.
Werden diese Werte ber- oder unterschritten, dann
werden sie hier angezeigt.

Sobald die Werte wieder im Normbereich sind, verschwinden sie aus den Erinnerungen.
Siehe auch:
Vitalzeichen 108
6.2.2 Offene Solldaten
Hier sieht man auf einen Blick, welche Arbeiten nicht erledigt wurden.

Offene Solldaten
Die Liste gibt einen berblick ber alle Manahmen, die noch nicht geleistet
wurden.
Filtern Sie die Anzeige auf der rechten Seite, wenn Sie nach bestimmten Eintrgen
suchen wollen.
Wechseln Sie in Ausfhren mit einem Klick auf den Link rechts oben, um die
fehlenden Solldaten zu bearbeiten.
Auf den Link klicken, die fehlenden Solldaten bearbeiten, und fertig. Einfacher kann eine
Problemlsung nicht funktionieren.
Aktualisieren Sie die Ansicht bei Bedarf.
Wie kommen die Offenen Solldaten

hier rein?
Bei jeder Manahme wird definiert, wann sie
erbracht werden soll. Wurden die Leistungen nicht
erbracht bzw. nicht dokumentiert, dann erscheinen
sie hier in den offenen Solldaten.
Definieren Sie in den Einstellungen 395 , unter
welchen Bedingungen genau die Solldaten hier
erscheinen sollen.

Bei Schichtende muss diese Liste leer sein. Denn dann hat Ihre Schicht erwiesenermaen alle
geplanten Leistungen erbracht.
Siehe auch:
Pflegeplanung 156
Ausfhrung 163
Mandanten Einstellungen: PflegeOrganizer 395

PflegeOrganizer 93
6.2.3 Nachrichten
Benutzen Sie dieses offene Nachrichtensystem, um pflegerelevante Informationen

schnell und umfassend auszutauschen, und zwar im PflegeOrganizer, im
PflegeOrganizer Web und in FORUM. In FORUM erreichen Sie die Nachrichten ber
Ansicht > Nachrichten.
Nachrichten
Die Filter Empfnger, Erstellt, Wichtig und Betreuungsgruppe werden am
hufigsten benutzt.
Die Nachrichten werden hufig als Grundlage fr die bergabe und fr Mitteilungen an die
Verwaltung eingesetzt.
Wie komme ich an die mich interessierenden Nachrichten?

Der schnellste Weg: Sortieren Sie die Nachrichten mit einem Klick auf die
berschrift der Spalte. Klicken Sie z.B. auf die berschrift der 2. Spalte von links,
dann sortieren Sie nach Wichtig/Normal.
Der genaue Weg: Benutzen Sie die Filter-Funktionen auf der rechten Seite. Wenn
Sie z.B. nur Nachrichten einen Klienten betreffend sehen wollen, dann filtern Sie
nach Name = <Name-des-Klienten>. Wollen Sie nur Nachrichten sehen, die an Sie
gerichtet sind? Dann geben Sie Empfnger = <Ihr-Name> ein.
Nachrichten zeichnet man ab, indem man sie mit einem Hkchen versieht. Auch
bereits abgezeichnete Nachrichten kann man jederzeit wieder mit alle
Nachrichten anzeigen aufrufen.
Warum soll ich dieses Nachrichtensystem benutzen und nicht Outlook?

Mit Outlook knnen Sie nur Nachrichten an definierte Personen versenden. Mit dem
PflegeOrganizer schicken Sie Nachrichten an die nchste Schicht, die Verwaltung
usw. - und das ist in der Pflege wichtig.
Aus einem Pflegebericht 173 heraus kann sofort eine Nachricht mit gleichem Text
erstellt werden - in Outlook ein Ding der Unmglichkeit.
Outlook ist geheim - jeder kann nur seine Nachrichten einsehen. Der

PflegeOrganizer ist offen - jeder kann in jede Nachricht sehen, und das ist bei
einer klaren und offenen Pflege richtig, denn da gibt es keine Geheimnisse.
Outlook ist Kommunikation - die Emails wandern meistens mehrmals hin und her.
Das ist im PflegeOrganizer nicht beabsichtigt: Hier geht es um einmalige
Weitergabe von Informationen. Wenn ich mich unterhalten will, gehe ich direkt zum
Kollegen und benutze nicht das Nachrichtensystem.
Im PflegeOrganizer sind Nachrichten wiederaufrufbar - nichts kann gelscht
werden.
Wie kann ich selbst eine Nachricht verschicken?
Klicken Sie auf den Nachrichten Button links oben. Dann knnen Sie selbst eine
Nachricht 280 verschicken.
Nachricht erstellen
Whlen Sie den Bezugsklienten aus, aktivieren Sie die Checkboxen neben den

PflegeOrganizer 95
Namen, an die Sie die Nachricht schicken wollen, geben Sie den Nachrichtentext
ein und speichern Sie.
Gibt es fr eine Empfngergruppe mehrere Adressen, dann werden sie im Bereich
Liste auf der rechten Seite aufgelistet. Sie knnen bei Bedarf einzeln aktiviert werden.
Die Liste der PDLs leitet sich von der PDL-Markierung in der Benutzerverwaltung 345 ab.
Soll eine Nachricht nicht sofort nach dem Lesen, sondern erst nach einigen Tagen
verschwinden, werden sie mit der Angabe der Tage in Lschbar nach (Tagen)
versehen.
Verwenden Sie diese Funktion nicht inflationr, sondern nur bei wirklich dafr notwendigen
Nachrichten.
... und wenn ich nur FORUM, aber keinen PflegeOrganizer besitze?
Optimal sind die Nachrichten im Verbund beider Programme einsetzbar. In
FORUM allein knnen die Nachrichten sinnvoll nur benutzt werden, wenn man fr
sich selbst bzw. dem/r Verwaltungskollegen/in Nachrichten im Sinne von
Erinnerungen oder einer ToDo-Liste erstellt: Man listet seine Aufgaben auf und hakt
alle Nachrichten als gelesen ab, die erledigt sind.
Nachrichten optimal genutzt: Beispiel

1
Ein wichtiger Punkt fr die bergabe, der nicht
vergessen werden darf? Einfach die Info per
Nachricht an die nchste Schicht, und bei der
bergabe einfach nach dieser Schicht filtern: Schon
sind alle Infos fr die bergabe beisammen.
Nachrichten optimal genutzt: Beispiel

2
Ein wichtiger Punkt fr den Arzt, der nicht vergessen
werden darf, wenn er das nchste Mal aufkreuzt?
Einfach die Info per Nachricht an den Arzt senden.
Sieht man ihn das nchste Mal auf dem Flur:
Nachrichten nach dem Arzt filtern, und schon sind
alle Informationen der gesamten Einrichtung
beisammen.

Die Nachrichten sind ein mchtiges Instrument. Legen Sie selbst Regeln fr Ihre Einrichtung fest,
welche Nachrichten wie an wen verschickt werden sollen, damit keine Informationen verloren
gehen. Beispielweise knnte eine Regel (als Dienstanweisung formuliert) wie folgt lauten:
"Informationen fr die bergabe werden als Nachricht an die nachfolgende Schicht geschickt und
als fr einen Tag nicht lschbar markiert."

Auf diese Weise ist gewhrleistet

- dass die bergabe einfach und schnell organisiert ist, indem man zu Schichtbeginn Nachricht
fr Nachricht abarbeitet und
- dass diese Nachricht noch einen Tag lang fr Zwecke der Nachprfbarkeit fr alle Mitarbeiter
erhalten bleibt.
Siehe auch:
Nachrichten 280
6.2.4 Nchstes Evaluationsdatum
berprfen Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit kompetent und schnell.
Nchstes Evaluationsdatum
Evaluation leicht gemacht: Keine berprfung wird vergessen

Die Evaluation ist eine wichtige Komponente des Pflegeprozesses und garantiert
die stndige berprfung und damit Verbesserung der Pflege.
Der PflegeOrganizer erinnert stets daran, welche Evaluation als Nchstes
ansteht. Man klickt einfach auf den Gehe zu Link rechts oben und befindet sich
direkt an der zu berprfenden Stelle - schnell, direkt, einfach.
Filter rechts auen ermglichen es, nach bestimmten Evaluationen gezielt zu
suchen.
Nach getaner Arbeit knnen Sie die Ansicht aktualisieren.
Wie setze ich die Evaluationstermine?

Evaluationstermine werden automatisch bei der
Neuanlage der nachfolgend genannten

PflegeOrganizer 97
Pflegebereiche gesetzt, bzw. sie knnen dort per

Hand definiert werden. Ist ein Evaluationstermin
verstrichen, erscheint er in dieser Erinnerung.
Was kann man alles evaluieren?

Es gibt keinen pflegerelevanten Bereich im PflegeOrganizer, der nicht evaluiert wird:
Anamnese 102 Risiko - Dekubitus Risiko - Flssigkeit Vitalzeichen 108
123 140
Pflegeplan 156 Risiko - Schmerz 134 Risiko - Ernhrung Diagnosen 111
137
Wunden 116 Risiko - Inkontinenz Risiko - Kontraktur Visiten 187
129 143
Chronische WundenRisiko - Sturz 132 Risiko -
120 Alltagskompetenz
145

Achten Sie darauf, dass diese Liste sptestens in einem 14-tgigen Rhythmus komplett
abgearbeitet wird - Sie erhalten dann eine Pflege, die vollstndig den Anforderungen des
Pflegeprozesses entspricht.
Siehe auch:
Anamnese 102
Vitalzeichen 108
Diagnosen 111
Wunden 116
Chron. Wunden 120
Risiko - Dekubitus (Braden) 123
Risiko - Dekubitus (Norton) 126
Risiko - Inkontinenz 129
Risiko - Sturz 132
Risiko - Schmerz 134
Risiko - Flssigkeit 140
Risiko - Kontraktur 143
Risiko - Alltagskompetenz 145
Pflegeplan 156
Visiten 187
6.2.5 Erinnerungen
Der PflegeOrganizer ermglicht Ihnen auch mit den Erinnerungen einen klaren

Blick durch den Pflegedschungel, wenn Sie Zu Erledigen > Erinnerungen aufrufen. In
FORUM werden Sie an die wichtigsten Termin ber Ansicht > Erinnerungen erinnert.
Erinnerungen (PflegeOrganizer)
Warum unterschiedliche Inhalte in den

Erinnerungen?
Die Erinnerungen stehen in FORUM und im
PflegeOrganizer zur Verfgung. Da die Verwaltung
wenig mit z.B. der fehlenden Evaluation der
Sturzgefahr zu tun hat, werden in FORUM andere
Inhalte als im PflegeOrganizer angezeigt. Die
Bedienung ndert sich aber nicht.
Termine an Outlook bertragen

In FORUM gibt es bei den Erinnerungen zustzlich
die Mglichkeit, die Termine nach Outlook zu
bertragen.
Alle in den Einstellungen 382 zur Outlook-

bertragung vorgesehenen Felder werden dann
bertragen.
Nichts wird vergessen

Der PflegeOrganizer prft nicht nur die Evaluation. Er berwacht auch, ob z.B.
Wunden nicht verheilt sind, ob Solldaten fehlen, ob die Erfassung des Sturzrisikos
fehlt. In FORUM werden z.B. Geburtstage und Jublien angezeigt.
Man klickt wie gewohnt einfach auf den Gehe zu Link rechts oben und befindet sich
direkt an der zu bearbeitenden Stelle im Programm - schnell, direkt, einfach.
Filter rechts auen ermglichen es, nach bestimmten Erinnerungen gezielt zu
suchen.

PflegeOrganizer 99
Woran wird erinnert?

Hier finden Sie Bereiche aufgelistet, an die der PflegeOrganizer automatisch
erinnert:
Pflegebericht 173 fehlend (Stufe 0) Risiko - Dekubitus 123 fehlend
Kalender erstellen 178 Risiko - Sturz 132 fehlend
Mahlzeitenabstand Risiko - Ernhrung 137 fehlend
Wunden 116 (nicht geheilt 361 ) Risiko - Schmerz 134 fehlend
Medikamente 113 (fehlend) Risiko - Kontraktur 143 fehlend
Nicht bestelltes Medikament 179 Risiko - Flssigkeit 140 fehlend
Erinnerung VFZ 58 Risiko - Inkontinenz 129 fehlend
Erinnerung falsche Pflegestufe 360 Risiko - Alltagskompetenz 145 fehlend
Visite 187 fehlend
Pflegeplan 156 fehlend
Anamnese 102 fehlend
Eingewhnungsphase 342 -Visite fehlend
FORUM erinnert an folgende Bereiche:
Klient: Geburtstag 209 Klient Betreuung: nchster Gerichtstermin 74
Chronik 55 : Jubilum Zugehrigkeit Beliebig: freies Datumsfeld 241 1 bis 2
Interessenten: Termin Akquise 47 Klient: freies Datumsfeld 208 1 bis 9
Pflegestufe: 5-Wochen-Frist 56 fr MDK
abgelaufen
Termin fr freiheitsentziehende
Manahme 61
Verlngerung der Zuzahlungsbefreiung
208 fllig
Verlngerung der Verordnung 306 fllig

Setzen Sie wann immer es geht die Erinnerungen in FORUM als Instrument ein, wichtige
Termine nicht zu vergessen. Belegen Sie die freien Felder 381 des Klienten mit eigenen
wichtigen Terminen und lassen Sie sich daran erinnern.
Siehe auch:
Mandanten-Einstellungen: Erinnerungen 395
6.2.6 Unerledigt
Wie oft wird man aus der Arbeit herausgerissen und kann sie nicht zu Ende fhren.

Dank dem PflegeOrganizer bleiben solche Baustellen nicht versehentlich offen.
Setzen Sie "Unerledigt" optimal ein

Benutzen Sie diesen Bereich als Erinnerungshilfe:
schreiben Sie keine Pinzettel mehr "Anamnese fr
Frau Mller fertigstellen", wenn Sie unterbrochen
werden oder Informationen fehlen, sondern hren
Sie einfach mit der Anamnese auf. Der
PflegeOrganizer zeigt Ihnen auch Tage spter in
"Unerledigt", dass Sie weitermachen sollten.
Unerledigt
Wie kommen die Eintrge in diese Liste?

Der PflegeOrganizer prft, ob ein Pflegebereich zwar begonnen, aber aus
irgendwelchen Grnden nicht abgeschlossen wurde. Solche Bereiche, die "in
Arbeit" sind, werden hier zur Erinnerung aufgefhrt.
Man klickt wie gewohnt einfach auf den Gehe zu Link rechts oben und befindet sich
direkt an der zu bearbeitenden Stelle im Programm - schnell, direkt, einfach.
Filter rechts auen ermglichen es, nach bestimmten unerledigten Bereichen
gezielt zu suchen.
Woran wird erinnert?

Es werden einfach an alle pflegerelevanten Bereiche erinnert, die man nach Ende
aller Eingaben abschlieen kann, die aber noch offen sind.

Achten Sie darauf, diese Liste mglichst schnell zu leeren - Sie knnen dann sicher sein, dass es
in Ihrer Dokumentation keine "offenen Baustellen" mehr gibt.

PflegeOrganizer 101

Sie knnen Unerledigt zur effizienten Arbeitsteilung nutzen: Wenn Ihre Pflegekrfte bespielsweise
Diagnosen 111 eingeben wollen, dann sollen sie das tun - aber nur bis zum Speichern, nicht bis
zum Abschlieen. Diese neu erstellen Diagnosen erscheinen dann in Unerledigt, es ist also fr
Sie die Liste aller Neueingaben, die Sie nochmals durchsehen knnen. Wenn Sie geprft haben,
schlieen Sie die Neueingaben einfach ab, dann verschwinden die von Ihnen geprften
Neueingaben aus Unerledigt.
6.2.7 Geburtstage
Der PflegeOrganizer erinnert an die Geburtstage der Klienten.
Geburtstagsliste
Filter rechts auen ermglichen es, nach bestimmten Namen zu suchen.
Siehe auch:
Mandanten-Einstellungen: Geburtstag 381
6.3 Info-Sammlung 1
Ansicht > Pflege > Theorie > Info-Sammlung 1
Die Informationssammlung ist der erste und wichtige Schritt des Pflegeprozesses. Der
PflegeOrganizer bietet Ihnen alle Werkzeuge, um zu einer umfassenden Information
bezgliches des Klienten zu gelangen.
Tipp
Bei der Ersterfassung ist es sinnvoll, einfach die
Info-Sammlungen 1 und 2 von oben bis unten
abzuarbeiten - dann kann man sicher sein, alles
beachtet zu haben.

Die Bestandteile von "Info-Sammlung 1"
Anamnese 102
Dokumentieren Sie die Anamnese des Klienten.
Dokumente 105
Hinterlegen Sie verschiedene Dokumente zum Klient, z.B. Biografie.
Vitalzeichen 108
Definieren Sie die Vitalzeichenerfassung des Klienten.
Diagnosen 111
Erfassen Sie die Krankheiten des Klienten.
Medikation 113
Dokumentieren Sie die Medikamente, die der Klient erhlt.
Wunden 116
Beschreiben Sie Wunden des Klienten.
Chronische Wunden 120

Erfassen Sie chronische Wunden des Klienten.
Einige Programme bentigen die vorherige Angabe des Klienten. Whlen Sie dann zuerst
den Wohnbereich und anschlieend den gewnschten Klienten aus. Wenn Sie in der
laufenden Bearbeitung den Klienten wechseln wollen, klicken Sie bitte auf den Button
rechts in der oberen Zeile des PflegeOrganizers.

Legen Sie schon bei der Ersterfassung fest, wann der Bereich erneut evaluiert werden soll.
Der PflegeOrganizer wird Sie dann daran erinnern.
6.3.1 Anamnese
Die Anamnese ist die Basis der Informationssammlung ber den Klienten. Lernen
Sie, wie schnell und trotzdem umfassend Sie diese Informationen mit dem
PflegeOrganizer zusammenstellen knnen.
(AEDLs nach Monika Krohwinkel)

PflegeOrganizer 103
Anamnese
Wie man die Anamnese erstellt
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und legen Sie rechts oben fest, wer
whrend der Anamnese alles anwesend ist: Klient und/oder Bezugsperson und/
oder Pflegekraft.
Nur die allererste Anamnese des Klienten bedeutet viel Arbeit. Jede folgende,
fortlaufende Anamnese des Klienten kann als Kopie aus der vorhergegangenen erstellt
werden - dann mssen Sie nur noch die Vernderungen eintragen.
Arbeiten Sie sich Schritt fr Schritt durch die AEDLs, indem Sie die rechte Seite
ausfllen, in die nchste Kategorie auf der linken Seite wechseln und wieder die
rechte Seite ausfllen - solange, bis alle Kategorien abgearbeitet sind.
Einige Fragen knnen durch Anklicken einer Antwort-Option beantwortet werden,
andere bentigen einen Text, den man im unteren Bereich eintippt (maximal 50
Zeichen). Er wird dann spter rechts neben der Anamnese-Frage angezeigt.
Speichern Sie zwischendurch immer mal wieder Ihre Eingaben.

Sie knnen die Arbeit auch unterbrechen - der PflegeOrganizer wird Sie daran
erinnern 99 , dass diese Anamnese zu Ende gefhrt werden muss.
Wenn alle Seiten ausgefllt sind, schlieen Sie das offene Dokument ab -
es ist dann nicht mehr vernderbar und gilt als aktuelle Basis fr Ihre Pflege.
Ein Pflegeplan mit einem Klick

Aus der abgeschlossenen Anamnese knnen Sie

mit einem Klick einen Entwurf eines Pflegeplanes
156 auf den Angaben Ihrer Anamnese erstellen.
Klicken Sie dazu auf den Button
. Es wird
automatisch ein Pflegeplan aus Textbausteinen 336
erstellt, die Sie selbst editieren und der Anamnese
zuordnen 339 knnen.
Was Sie noch alles erledigen knnen
Klicken Sie auf den Nachrichten Button um aus der Anamnese heraus eine
Nachricht 93 zu erstellen.
Holen Sie sich bei Bedarf Informationen aus der Verwaltung 25 oder wechseln
Sie den Klienten .
Legen Sie das nchste Evaluationsdatum fest , beenden Sie die Evaluation
(nicht empfohlen, da Sie dann nicht mehr an die Evaluation erinnert werden), oder
schreiben Sie eine Evaluation . Man kann nur evaluieren, wenn die
Anamnese abgeschlossen und aktuell ist.
bergeben Sie Informationen zur Evakuierung im Brandfall und zur dementiellen
Erkrankung an die Verwaltung (vom PflegeOrganizer zu FORUM). Diese beiden
Felder sind nicht Bestandteil der Pflegedokumentation und nur fr
Verwaltungszwecke erstellt. Sie werden in jedem Fall an FORUM bergeben -
gleich, ob gespeichert wird oder nicht.
bergeben Sie Informationen zum Eigentum an FORUM, indem Sie auf den
Button klicken, die Eigentums-Daten editieren und ggf. mit Hilfsmitteln
aus der Anamnese ergnzen.
In Vitale Funktionen kann der BMI 479 eingegeben werden.
Verschaffen Sie sich einen berblick ber die erfassten Vitalzeichen mit dem
Quicklink .
Und wenn ich alte Anamnesen nachsehen will?

Klicken Sie auf die Seite Liste rechts oben. Alle vorhergegangenen Anamnesen
sind hier in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Einfach auf die gewnschte
alte Anamnese klicken. Dann erscheinen auf der Seite Anamnese die alten Daten.
Fehlen die alten Anamnesen? Dann werden nur die aktuellen Anamnesen angezeigt.
Aktivieren Sie einfach Alle rechts oben.

PflegeOrganizer 105
Legen Sie automatisch die nchste

Evaluation fest.
Lassen Sie den PflegeOrganizer die nchste
Evaluation berwachen und lassen Sie sich daran
erinnern 396 .

Optimieren Sie die Textbausteine, die automatisch den Pflegeplan erstellen. Je genauer Sie diese
Textbausteine festlegen, desto weniger Arbeit haben Sie mit der Erstellung des Pflegeplans - die
hier investierte Zeit zahlt sich spter zig-fach aus.

Die Erstanamnese sollte innerhalb der ersten 24 Stunden begonnen werden.
Siehe auch:
Textbausteine 336
Textbausteine (Anamnese) 339
Pflegeplan 156
Mandanten Einstellungen: Evaluation 396
6.3.2 Dokumente
Als Dokument werden alle Formulare hinterlegt, die die Einrichtung fr bestimmte
Situationen bereit hlt. Diese Formulare knnen als Standard WORD Dokumente
hinterlegt und mit diesem Programm verwaltet werden. Beispiele fr solche Formulare
sind z.B. Biografie oder Sturzprotokoll.
Diese Vorgehensweise ermglicht es dem Pflegepersonal, indivuelle und an die
Einrichtung angepasste Formulare zu entwerfen, ohne auf Programmvernderungen
warten zu mssen. Selbstverstndlich hlt der PflegeOrganizer auch fr dieses
Programm WORD Vorlagen bereit, die bei Bedarf beliebig verndert werden knnen.
Dokumente

Wie man ein Dokument erstellt
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und definieren Sie Thema, Adressat
(also den Klienten) und den Dokumententyp 357 .
Das Dokument bearbeiten Sie, wie Sie es aus der Textverarbeitung WORD
kennen:
- Ein Dokument kann als Kopie aus einem existierenden Dokument erstellt
werden (nicht empfohlen). Whlen Sie dann das gewnschte Dokument aus:
Existierendes Dokument auswhlen
- Ein Dokument kann als vllig neues Dokument ohne Inhalt erstellt werden (nicht
empfohlen). Geben Sie dann dessen Dateinamen ein:
Neues Dokument

PflegeOrganizer 107
- Ein Dokument kann aus einer WORD Vorlage 435 heraus erstellt werden
(empfohlen). Geben Sie den Dateinamen an und whlen Sie dann die Vorlage aus:
Vorlage auswhlen
Bearbeiten Sie das Dokument in der Textverarbeitung WORD. Speichern Sie es

keinesfalls unter einem anderen Namen. Beenden Sie WORD.
Speichern Sie die Daten, wenn Sie in den PflegeOrganizer zurckgekehrt

sind.
Wenn das Dokument fertig gestellt ist, schlieen Sie das offene Dokument
ab - es ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit
Bestandteil der Pflegedokumentation.
Ein Pflegeplan mit einem Klick

Aus der abgeschlossenen Anamnese knnen Sie
mit einem Klick einen Entwurf eines Pflegeplanes
156 auf den Angaben Ihrer Anamnese erstellen.
Klicken Sie dazu auf den Button
. Es wird
automatisch ein Pflegeplan aus Textbausteinen 336
erstellt, die Sie selbst editieren und der Anamnese
zuordnen 339 knnen.
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus den Dokumenten heraus eine
Sie den Klienten .

Die bessere Methode ist die WORD Vorlage 435 : Erstellen Sie fr jeden Dokumententyp eine
spezielle WORD Vorlage, die Sie dann stets benutzen - sehen Sie sich dazu die mitgelieferten

Siehe auch:
Vorlage 435
6.3.3 Vitalzeichen
Mit dem PflegeOrganizer knnen Sie die Vitalwerte des Klienten berwachen.
Diese Funktion ist zum Beispiel bei Klienten mit stark erhhtem Ernhrungsrisiko von
groem Wert.
Vitalzeichen
Wie man die Grenzwerte der Vitalzeichen erstellt
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und definieren Sie, welchen
Vitalzeichen Typ Sie fr den Klienten festlegen wollen.
Abhngig vom gewnschten Vitalzeichen knnen Sie Minimalwert, Normwert

und Maximalwert des Vitalzeichens fr diesen Klienten eingeben.
Sollten Sie den BMI neu erfassen, lassen Sie sich den BMI 479 Wert mit einem Klick
auf errechnen.
Speichern Sie die Daten, nachdem Sie die Grenzwerte festgelegt haben.
Wenn die Eingabe vollendet ist, schlieen Sie das offene Vitalzeichen ab -
es ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit Bestandteil
der Pflegedokumentation.
Vernderte Grenzwerte
Haben sich die Grenzwerte verndert? Einfach
dieses Vitalzeichen neu erstellen. Dann wird der
neue Eintrag aktuell.
Wie die Vitalzeichen in "Zu erledigen" gelangen

Das Vitalzeichen wird vom PflegeOrganizer berwacht. Es erscheint dann in in
den problematischen Vitalzeichen 90 , wenn es gleich bzw. oberhalb des
Maximalwertes oder gleich bzw. unterhalb des Minimalwertes liegt. Sie knnen

PflegeOrganizer 109
die Erinnerung deaktivieren (nicht empfohlen).

Die groe Frage aber ist: Woher kennt der PflegeOrganizer den tatschlichen
Vitalwert des Klienten? Richtig: Natrlich mssen in der Pflegeplanung 156 ein oder
mehrere Leistungen zugeordnet sein, mit denen man die Vitalzeichen erfasst.
Fehlen diese Ttigkeiten, kann der PflegeOrganizer natrlich nicht rechnen.
Mgliche fr die Vitalzeichen relevante Leistungen entnehmen Sie der Definition der
Leistungstypen 449 .
Wie man's richtig macht.

Es ist nicht sinnvoll, fr jeden Klienten generell alle
Vitalzeichen berwachen zu lassen. Machen Sie es
umgekehrt: Erstellen Sie zuerst den Pflegeplan 156
und verordnen Sie die Manahmen wie z.B.
Blutzucker messen. Danach knnen Sie klar
erkennen, ob und wenn ja welche Vitalzeichen
berprft werden mssen. Diese legen Sie dann in
den Vitalzeichen mit Minimal- und Maximalwerten
und mit der Erinnerungsoption an.
Wie man Flssigkeit (Ein- und Ausfuhr) berwacht

Legen Sie zuerst fest, was genau Sie berwachen wollen:
- die Einzelgabe oder
- die Tagessumme oder
- beides
Bei der berwachung der Einzelgabe prfen Sie zuerst, welches Vitalzeichen das
geeignete ist. So knnen Sie z.B. die Flssigkeitseinfuhr bei Sondenernhrung
berwachen, indem Sie das Vitalzeichen: Sondenernhrung Input anlegen und
dort die Minimal-/Norm-/Maximalwerte fr ml festlegen. Aktivieren Sie die
Erinnerung nur, wenn Sie berwachen wollen, dass bei jeder einzelnen Gabe
diese Grenzwerte nicht ber- bzw. unterschritten werden sollen.
Bei der berwachung der Tagessumme entscheiden Sie zuerst, welche
Tagessummen der Flssigkeiten Sie berwachen wollen:
- Flssigkeit Einfuhr oder
- Flssigkeit Ausfuhr (Miktion) oder
- Flssigkeit Einfuhr-Ausfuhr (Bilanz)
Abhngig von Ihrer Entscheidung legen Sie dann fr den Klienten
- Vitalzeichen: Tagessumme ml (fr die Einfuhr) oder
- Vitalzeichen: Tagessumme Miktion (fr die Ausfuhr) oder
- Vitalzeichen: Tagessumme Bilanz (fr Einfuhr-Ausfuhr)
an und aktivieren die Erinnerung . Jedes Besttigen 163 von Solldaten der
Leistungen in der Pflegeplanung 160 mit der Eingabe von ml fliet nun in die
Berechnung der Tagessumme. Die Vitalzeichen: Tagessumme bilden also
Leistungstyp-bergreifende Summen.


Verschaffen Sie sich einen berblick ber die erfassten Vitalzeichen mit einem
Klick auf .
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus den Vitalzeichen heraus eine
Ein kleiner Tipp fr die Nachricht

Sie evaluieren gerade das ausgewhlte Vitalzeichen,
knnen aber keine Entscheidung treffen, weil Sie
zuerst die Einschtzung des Arztes brauchen? Dann
schnell eine Nachricht an den Arzt richten, in der Sie
ihn danach fragen - beim nchsten Besuch des
Arztes liegt Ihnen dann diese Information vor, wenn
Sie nach den Nachrichten fr den Arzt filtern
(zusammen mit vielleicht vielen anderen Fragen, die
Sie auf gleiche Weise gesammelt haben).
Sie den Klienten .
schreiben Sie eine Evaluation . Man kann nur evaluieren, wenn das
Vitalzeichen abgeschlossen und aktuell ist.
Lassen Sie sich die letzten Ergebnisse der Vitalwerte anzeigen, indem Sie auf
Bisher klicken
Erstellen Sie ein Diagramm von den bisherigen Vitalwerten. Geben Sie den
Zeitrahmen vor und wechseln Sie ggf. den Klienten oder den Vitalzeichentyp.
Whlen Sie aus, ob Sie nur das Diagramm, nur die Tabelle oder beides
gemeinsam ausdrucken lassen wollen. Mit dem Button Bisher sehen Sie die letzten
Messungen. Mit dem Scrollfeld Anzahl knnen Sie bestimmen, wie viele
Messungen Sie sehen mchten. Im Text erscheint die Tagessumme. Der Smiley
symbolisiert, ob sich der Wert in den Richtwerten befindet.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Wie man die Kalorienaufnahme

automatisch berprfen lt.

PflegeOrganizer 111
Wenn der Kalorien-Input berwacht wird, dann wird

das Vitalzeichen: Ernhrung Input kcal
angelegt. Sollen zustzlich noch die Tagessummen
berwacht werden, legt man auch das
Vitalzeichen: Tagessumme kcal an und aktiviert
dort die Erinnerungsfunktion .

In den Vitalzeichen ist die Evaluation sehr wichtig: berprfen Sie immer wieder in festgelegten
Perioden und in Absprache mit dem Arzt, ob die Minimal- und Maximalwerte wirklich noch in
Ordnung sind - der PflegeOrganizer erinnert Sie an die nchste notwendige Evaluation.
Siehe auch:
Problematische Vitalzeichen 90
Leistungstypen 449
6.3.4 Diagnosen
Erfassen Sie die Krankheiten des Klienten mit dem PflegeOrganizer.
Diagnosen
An die Diagnose wird erinnert
Nicht beendete Krankheiten erscheinen automatisch
in der Erinnerung, es sei denn, es handelt sich um
eine Dauerdiagnose.
Lassen Sie sich an den

Mahlzeitenabstand erinnern
Der PflegeOrganizer erinnert bei Risikoklienten (z.B.
Diabetes) an die Einhaltung des Mahlzeitenabstands
396 , wenn Sie dies wnschen.
So erfassen Sie eine Diagnose
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und geben Sie die Diagnose, ggf.

eine Pflegeanweisung und die Gltigkeit der Diagnose ein. Der MDK wnscht zu
bestimmten Diagnosen eine genaue Auswertung, deshalb mssen Sie ggf. auch
die MDK Diagnose eingeben. Ergnzend knnen auch ICD Codes eingegeben
werden.
Legen Sie fest, ob es sich um eine Dauerdiagnose handelt.
Speichern Sie die Daten, nachdem Sie sie vollstndig eingegeben haben.
Wenn die Eingabe fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene Diagnose ab
- diese ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus den Diagnosen heraus eine
Ein kleiner Tipp fr die Nachricht

Sie evaluieren gerade die ausgewhlte Diagnose,
knnen aber keine Entscheidung treffen, weil Sie
zuerst die Einschtzung des Arztes brauchen? Dann
schnell eine Nachricht an den Arzt richten, in der Sie
ihn danach fragen - beim nchsten Besuch des
Arztes liegt Ihnen dann diese Information vor, wenn
Sie nach den Nachrichten fr den Arzt filtern
(zusammen mit vielleicht vielen anderen Fragen, die
Sie auf gleiche Weise gesammelt haben).
Erstellen Sie eine die Diagnose betreffende Pflegeanweisung des Arztes .

Holen Sie sich bei Bedarf Informationen aus der Verwaltung 25 und aus dem
Leistungsexplorer 167 , oder wechseln Sie den Klienten .
(nicht empfohlen, weil Sie dann nicht mehr an die Evaluation erinnert werden), oder
schreiben Sie eine Evaluation . Man kann nur evaluieren, wenn das
Vitalzeichen abgeschlossen und aktuell ist.
Schalten Sie eine aktuelle Diagnose auf nicht aktuell, wenn die Krankheit vorber
ist.

Evaluation fest
erinnern 396 .

PflegeOrganizer 113
Siehe auch:
Pflegeplan 156
Leistungsexplorer 167
Ausfhrung 163
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Mahlzeitabstand 396
6.3.5 Medikation
Dokumentieren Sie die Medikation des Klienten mit diesem Programm des
PflegeOrganizers.
Medikation
So erfasse ich die Medikamente des Klienten
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und geben Sie den Namen des
Medikaments aus einer Auswahlliste 341 , den Medikationstyp, bei Injektionen die
Anwendung, den Leistungstyp und den verordnenden Arzt 217 ein.
Definieren Sie fr die Medikamentenvorbereitung 184 , ob gemrsert werden muss,

und fr das Schmerz 134 -Assessment, ob es sich um ein Schmerzmittel handelt.

Legen Sie die Darreichungsanweisung fest, indem Sie fr Morgens, Mittags usw.
festlegen, welche Mengen gegeben werden sollen. Mit einem Klick auf den
Button erscheint die Darreichungsform als Text, den Sie beliebig editieren knnen.
Hier kann man mit beispielsweise "30 Min. vor Mahlzeiten einnehmen" gezielt ergnzen.
Wenn die Eingabe fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene Medikation ab
- sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit
Bestandteil der Pflegedokumentation. Erst dann kann das Medikament bestellt
werden und erst dann erscheint es in der Medikamentenvorbereitung.
Gleich nach der Neueingabe sollten Sie das Medikament bestellen: Sie haben im unteren
Bereich der Eingabemaske die Mglichkeit dazu (siehe auch nachfolgend im
"Medikamenten-Nachschub").
Alles Wichtige zur Medikation auf einen Klick
Geben Sie mit einem Klick eine Pflegeanweisung zur Medikation ein.
Verndern Sie bei einer bestehenden Medikation die

Darreichungsform, speichern Sie die nderung bzw. sehen Sie sich
die bisherigen Darreichungsformen an.
Damit ist es nicht ntig, bei einer Vernderung der Darreichungsform die gesamte
Medikation neu einzugeben. Einfach hier die neue Darreichungsform eintragen, fertig.
Erstellen Sie mit einem Klick eine Verordnungsliste fr alle

verordnenden rzte oder nach rzten getrennt.
Nach jeder Neueingabe eines Medikamentes: Verordnungsliste ausdrucken und dem Arzt
zur eigenen Absicherung zur Unterschrift vorlegen!
Whlen Sie zwischen 2 Druckformularen 394 aus: mit oder ohne Handzeichen.
Setzen Sie das Medikament ab und begrnden Sie

gleichzeitig die Absetzung.
Werfen Sie einen Blick in den Leistungsexplorer, um die Medikamentengabe zu
berprfen.
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus der Medikation heraus eine

PflegeOrganizer 115
Wie sieht's mit dem Medikamenten-Nachschub aus?

Im Bereich Bestellung bekommen Sie einen schnellen berblick ber den
derzeitigen Bestellstatus und ber vergangene Bestellungen. Insbesondere
erkennen Sie daraus, was von Ihnen bestellt wurde und was dann tatschlich bei
Ihnen ankam.
Beim PflegeOrganizer gibt's kein Pillenzhlen: Whrend der
Medikamentenvorbereitung 184 wird normalerweise festgestellt, dass ein
Medikament zur Neige geht. Deshalb wird dort bestellt. Sie knnen dies aber auch
z.B. bei der Neueingabe des Medikaments hier in der Medikation erledigen: Im
Bereich Bestellung auf Neu klicken und das zu bestellende Medikament
eingeben, speichern , fertig.
Mit einem Klick sind Sie in der Bestellverwaltung 179 , wo Sie die
Medikamente ordern knnen.
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus der Bestellung heraus eine
Wie Sie die Medikamentengabe erfassen

Die Leistungserfassung fr die Medikamentengabe ist im PflegeOrganizer sehr
einfach geregelt und an der Praxis orientiert. Es ist nur eine einzige
Leistungszuordnung notwendig, die Medikamentengabe. Die Pflegekraft verabreicht
die aus der Medikamentenvorbereitung vorliegenden Medikamente und kann sich
bei Bedarf im PDA bzw. ber den Touchscreen von der derzeitigen Medikation
berzeugen und absichern.
Wir empfehlen, dass Sie die Medikamentengabe wie gewohnt im Pflegeplan als
Leistungszuordnung 160 eingeben.
Ein Medikament fehlt in der Auswahl?

Geben Sie mglicherweise fehlende Medikamente in
der Medikamentenverwaltung 341 ein.

Sofort nach Erstellung oder nderung einer Medikation sollten sich Verordnung, Darreichungs-
und ggf. Pflegeanweisung vom verordnenden Arzt unterzeichnen lassen. Drucken Sie dazu die
Verordnungsliste aus. Die unterzeichnete Liste gehrt dann in einen eigenen Aktenordner.
Siehe auch:
Bestellung 179
Medikamente-Definition 341

Medikamentenvorbereitung 184
6.3.6 Wunden
Beschreiben Sie Wunden des Klienten mit der Wunddokumentation des

PflegeOrganizers von der Entstehung bis zur Heilung.
Wunden
Die Wunderfassung
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und geben Sie die Lokalisierung der
Wunde, den Typ/Ursache und das Datum der Entstehung der Wunde ein. Der
MDK verlangt zur Wunde die Information, ob es sich um gebrochene Gliedmaen
oder Dekubitus handelt - legen Sie das bitte im Bereich MDK fest.
Verschieben Sie einen Zeiger an die Stelle des Krpers, an der sich die Wunde
befindet. Sie knnen bis zu 3 dieser Zeiger einsetzen, um die Wunde eindeutig zu
lokalisieren. Wenn Sie einen Zeiger nicht mehr brauchen, packen Sie ihn mit der
Maus und werfen Sie ihn in den Mlleimer .

PflegeOrganizer 117
Wenn die generelle Angabe zur Wunde fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene
Wunddokumentation ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr
vernderbar, und wird damit Bestandteil der Pflegedokumentation. Erst dann
knnen weitere Eingaben zur Wunde gemacht werden.
Der Wundverlauf
Klicken Sie auf die Seite Wundverlauf. Jede Wunde kann mehrere Angaben zum
Wundverlauf haben - die Verlufe sind chronologisch aufgelistet, der letzte
Wundverlauf zuerst. Klicken Sie auf den Neu Button des Wundverlauf, um einen
neuen Verlauf einzugeben.
Wundverlauf
Einen Wundverlauf knnen Sie erst eingeben, nachdem Sie die generelle Wunddefinition
auf der ersten Seite Wunde gespeichert haben.
Legen Sie die Heilungsphase 361 fest und arbeiten Sie sich systematisch von der
Seite Problemstellung ber Informationssammlung, Zielvorgabe und
Planung und fllen Sie alle notwendigen Eingabefelder aus.

Speichern Sie die Daten, nachdem Sie den Verlauf vollstndig eingegeben
haben.
Wenn die Verlaufsbeschreibung fertig gestellt ist, schlieen Sie den offenen
Wundverlauf ab - er ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und
wird damit Bestandteil der Pflegedokumentation.
Bei einem neuen Wundverlauf der gleichen Wunde kopiert der PflegeOrganizer
den Inhalt des vorhergehenden Wundverlaufs, damit nur noch die Unterschiede
eingetragen werden mssen.
Wundbilder, Wundfotos
Sie knnen Grafiken in der Wunddokumentation erst einfgen, nachdem Sie die
generelle Wundendefinition auf der Seite Wunde gespeichert haben und nachdem
Sie mindestens einen Wundverlauf auf der zweiten Seite eingegeben und
gespeichert haben.
Wundbilder knnen nur eingefgt werden, solange der Wundverlauf offen und nicht
abgeschlossen ist.
Klicken Sie auf den Neu Button auf der Seite Wundverlauf im Bereich Bilder
Vorschau auf der rechten Seite.
Es ffnet sich das Standard-Wundgrafik-Dateiverzeichnis des PflegeOrganizers

in der Auswahlmaske mit dem Titel Grafik ffnen. Der PflegeOrganizer legt alle
Wundgrafiken des Klienten in diesem Verzeichnis ab. Sie knnen die gewnschte
Grafik mit einem Doppelklick aus diesem Verzeichnis auswhlen, wenn es sich
darin befindet.
Wenn sich die Grafik nicht im Standard-Wundgrafik-Dateiverzeichnis sondern in
einem anderen Verzeichnis befindet, dann suchen Sie nach der Grafik in der
gleichen Auswahlmaske, indem Sie das Dateiverzeichnis mit Suchen in wechseln
und nach der gewnschten Datei suchen. Wenn Sie sie gefunden haben, whlen
Sie sie ebenfalls mit einem Doppelklick aus. Der PflegeOrganizer kopiert diese
Datei dann automatisch in das Standard-Wundgrafik-Dateiverzeichnis und
informiert Sie darber mit einer Meldung.
Die Dateisuche gehrt zur Basiskenntnis der Bedienung eines PCs. Wenn diese
Kenntnisse fehlen, sollten Sie eine Einfhrungsschulung in die Bedienung eines PCs
dringend in Erwgung ziehen. Zu unserer eigenen Absicherung mssen wir ergnzen: Auch
unser Telefonsupport kann keine Schulung ersetzen und muss Sie in Ihrem eigenen
Interesse im Bedarfsfall darauf hinweisen.
Zurckgekehrt im PflegeOrganizer erscheint das eingefgte Bild dann dunkel

hinterlegt. Speichern Sie mit dem Button aus dem Bereich Bilder Vorschau
auf der rechten Seite. Das Bild ist jetzt in Ihre Wunddokumentation eingefgt.
Bilddateien knnen Sie mit einem Doppelklick oder mit einem Klick auf den Button

PflegeOrganizer 119
vergrern.
Pflegeanweisung, Evaluation, Zu Erledigen, Nachrichten
Erstellen Sie eine die Wunde betreffende Pflegeanweisung des Arztes .

Holen Sie sich bei Bedarf Informationen aus der Verwaltung 25 und aus dem
Leistungsexplorer 167 , oder wechseln Sie den Klienten .
schreiben Sie eine Evaluation . Man kann nur evaluieren, wenn die Wunde
abgeschlossen und aktuell ist.
Die Wunde wird vom PflegeOrganizer berwacht. Sie erscheint dann in in den
Erinnerungen 97 , solange die Wunde nicht geheilt ist. Sie knnen die Erinnerung
deaktivieren (nicht empfohlen).
Klicken Sie auf den Nachrichten Button um aus der Bestellung heraus eine
Nachricht 93 zu erstellen
Alte Wunddaten nachsehen

Klicken Sie auf die Seite Liste, um eine Liste alter Wunden des Klienten zu
erhalten. Wenn Sie auf einen alten Eintrag klicken, werden die Seiten Wunde und
Wundverlauf mit den alten Wunddaten gefllt.
Wenn die Wunde geheilt ist

Ist die Wunde geheilt, dann beenden Sie die
Wunddokumentation, indem Sie im Wundverlauf in
der Heilungsphase "Geheilt" eintragen. Dann
verschwindet die Wunde auch aus den Erinnerungen
395 .

Evaluation fest
erinnern 396 .


Legen Sie sich die Wunden immer wieder auf die Evaluation, damit Sie daran erinnert werden,
den Wundverlauf stndig zu dokumentieren.

Dokumentieren Sie grundstzlich jeden Dekubitus zeitnah und mglichst mit Fotos, da viele
Krankenkassen dazu bergegangen sind, bei einer mglichen Einweisung ins Krankenhaus Ihre
Einrichtung unter Generalregress zu nehmen. In diesem Fall braucht nicht die Krankenkasse Ihre
Schuld nachzuweisen, sondern Sie sind umgekehrt verpflichtet, Ihre Unschuld am Dekubitus zu
beweisen.
Siehe auch:
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Wunden 395
6.3.7 Chron. Wunden
Gehen Sie bei der Dokumentation chronischer Wunden in hnlicher Weise wie bei
der "normalen" Wunddokumentation vor.
(Expertenstandard Pflege von Menschen mit chronischen Wunden, Deutsches Netzwerk
fr Qualitt in der Pflege, Osnabrck, Mrz 2008)

PflegeOrganizer 121
Chronische Wunden
Chronische Wunden und "normale"

Wunden
Die Kenntnis der "normalen" Wunddokumentation
116 wird hier vorausgesetzt - es wird in diesem
Kapitel nur auf die Unterschiede eingegangen.
Chronische Wunden und "normale" Wunden: der Unterschied

Geben Sie bei der generellen Wunddefinition auf der Seite Wunde im Feld MDK an,
um welchen Typ der chronischen Wunde es sich handelt. Abhngig von diesem
Wert werden unterschiedliche Eingaben im Wundverlauf verlangt.
Der Wundverlauf enthlt zustzlich verschiedene Klassifikationen, abhngig
vom Feld MDK auf der Seite Wunde. Die Klassifikation ist auf den Wundtyp der
chronischen Wunde abgestimmt. Zustzlich werden Wundgeruch und
Beeintrchtigung der Lebensqualitt erfasst. Arbeiten Sie auf jeden Fall alle
Seiten des Wundverlaufs durch, bevor Sie die Angaben speichern
Im Wundverlauf haben Sie Gelegenheit, sich mit einem Klick Informationen ber
die Anamnese 102 , Visiten 187 , Risiko Sturz 132 , Risiko Ernhrung 137 , Risiko
Schmerz 134 , Medikation 113 und den Leistungsexplorer 167 zu verschaffen.
Alle weiteren Informationen sind Ihnen bereits aus den Wunden 116 bekannt.

Was man sonst noch erledigen kann
Wechseln Sie mit dem Quicklink rechts unten in mit dem

Thema verwandte PflegeOrganizer Programme. Das spart den etwas
aufwendigeren Aufruf ber die PflegeOrganizer Programmleiste 11 .
Wechseln Sie auf die Seite Prozess, um sich einen berblick ber die
Anforderungen im Rahmen des Pflegeprozesses zu verschaffen: In der
Baumstruktur finden Sie die einzelnen Schritte des Pflegeprozesses mit den Links
zu den weiteren Eingabemglichkeiten des PflegeOrganizers, um den
Qualittsanforderungen gerecht zu werden.
Geben Sie dort auch ein, ob das Risiko pflegerelevant ist, ggf. mit einer
begrndenden Notiz. Die Pflegerelevanz ist der Auslser fr Erinnerungen 395 .
Rechts auen finden Sie die Anleitungen des DNQP auf der Prozess- und Ergebnis
ebene fr jeden Pflegeschritt. Nehmen Sie diesen Text zum Anlass, die eigene Ttigkeit kritisch
zu berprfen.
Die Strukturebene im Pflegeprozess ist nicht abgebildet - sie kann nicht Bestandteil der
Pflegedokumentation sein, weil sie bergeordnet ist. Achten Sie auch darauf, die Strukturebene
zu erfllen. Weitere Angaben dazu finden Sie im entsprechenden Qualittsstandard DNQP.
Wrzburger Wundscore
Ergnzend steht in der Visite 187 der Wrzburger
Wundscore zur Verfgung.
6.4 Info-Sammlung 2
Setzen Sie die Informationssammlung aus Teil 1 im Teil 2 fort. Sie enthlt alle relevanten
Risikoerfassungen.
Tipp
Bei der Ersterfassung ist es sinnvoll, einfach die
Info-Sammlungen 1 und 2 von oben bis unten
abzuarbeiten - so knnen Sie sicher sein, alles
beachtet zu haben.
Die Bestandteile von "Info-Sammlung 2"
Risiko-Dekubitus 123

PflegeOrganizer 123
Prfen Sie das Dekubitus-Risiko.
Risiko-Inkontinenz 129
Prfen Sie das Inkontinenz-Risiko.
Risiko-Sturz 132
In unserer Branche fast immer: das Sturz-Risiko.
Risiko-Schmerz 134
Erkennen Sie das Schmerz-Risiko.
Risiko-Ernhrung 137
Schtzen Sie den Klienten vor Mangelernhrung.
Risiko-Flssigkeit 140
Besteht die Gefahr fr zu geringe Flssigkeitsaufnahme?
Risiko-Kontraktur 143
Definieren Sie das Kontrakturrisiko.
Risiko-Alltagskompetenz 145
Fhren Sie ein Assessment zur Alltagskompetenz durch.

Legen Sie schon bei der Ersterfassung des Risikos fest, wann der Bereich erneut evaluiert
werden soll. Der PflegeOrganizer wird Sie dann daran erinnern.
6.4.1 Risiko - Dekubitus (Braden)
Legen Sie fest, inwieweit ein Dekubitus-Risiko besteht.

(Deutsches Netzwerk fr Qualittsentwicklung in der Pflege (Hrsg):
Expertenstandard Dekubitusprophylaxe, Osnabrck 2002)
(Dekubitus Risiko nach Braden (modifiziert), Barbara Braden, Nancy Berstrom, 1987)

Risiko - Dekubitus (Braden)
Die Risikoerfassung
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und definieren Sie zuerst, ob dieses
Risiko pflegerelevant ist oder nicht. Geben Sie wenn notwendig einen
begrndenden Text ein, indem Sie mitten in den Text rechts neben Notiz klicken.
Arbeiten Sie die Liste von oben nach unten durch, indem Sie die zutreffenden
Optionen aktivieren - bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts um in den
unteren Bereich der Liste zu kommen. Lesen Sie dazu rechts den beschreibenden
Text fr jede auswhlbare Option, wenn Sie unsicher sind.
In der Skala im unteren Bereich der Maske ist das Risiko grafisch dargestellt.
Wenn die generelle Angabe zum Dekubitus-Risiko fertig gestellt ist, schlieen Sie
die offene Risikodokumentation ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht
mehr vernderbar, und wird damit Bestandteil der Pflegedokumentation.

PflegeOrganizer 125
Die Evaluation, die Historie
Risikoerfassung abgeschlossen und aktuell ist.
Gehen Sie gleich bei der Neuerfassung einer wichtigen Forderung des MDKs nach und
geben Sie ein individuelles Evaluationsdatum ein - der PflegeOrganizer erinnert Sie dann
daran, wann Sie das Risiko neu bewerten sollten.
Wechseln Sie auf die Seite Liste, um einen berblick ber alle bisher erstellen
Dekubitus-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf
eine gewnschte Erfassung. Zurckgekehrt auf die erste Seite Details ist dann die
ausgewhlte Erfassung zu sehen.
Achten Sie bei der Anzeige "alter" Daten darauf, dass Sie nicht nur aktuelle Daten sehen.
Aktivieren Sie dazu einfach Alle rechts oben.
Klicken Sie auf den Nachrichten Button um eine Nachricht 93 zu erstellen.

Informieren Sie sich ber die in der Anamnese 102 eingetragenen Hilfsmittel und
ber in der Klientenverwaltung 206 dokumentiertes Eigentum des Klienten und
bertragen Sie bei Bedarf Hilfsmittel in das Eigentum .
Sie den Klienten .

zu berprfen.
Pflegedokumentation sein, weil sie bergeordnet ist. Achten Sie auch darauf die Strukturebene

berwachung der Prophylaxen

Lassen Sie Prophylaxe 232 dieses Risikos durch die
Erinnerungen berwachen 395 . Dadurch gehen Sie
sicher, dass tatschlich Prophylaxen durchgefhrt
wurden.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Prophylaxen 395
Mandanten Einstellungen: Umstellung Risikoerfassung 397
6.4.2 Risiko - Dekubitus (Norton)
Legen Sie fest, inwieweit ein Dekubitus-Risiko besteht.

Expertenstandard Dekubitusprophylaxe, Osnabrck 2002)
(Dekubitus Risiko nach Norton (modifiziert), Doreen Norton, 1962)

PflegeOrganizer 127
Risiko - Dekubitus (Norton)
Die Risikoerfassung
Optionen aktivieren - bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts, um in den
unteren Bereich der Liste zu kommen.
Wenn die generelle Angabe zum Dekubitus-Risiko fertig gestellt ist, schlieen Sie

Dekubitus-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um eine Nachricht 93 zu erstellen.

Sie den Klienten .

Anforderungen im Rahmen des Pflegeprozesses zu verschaffen: in der
zu berprfen.

PflegeOrganizer 129

Lassen Sie Prophylaxe 232 des Risikos durch die
wurden.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.3 Risiko - Inkontinenz
Dokumentieren Sie das Inkontinenzrisiko des Klienten mit diesem Programm des
PflegeOrganizers.
Expertenstandard Frderung der Harnkontinenz in der Pflege, Osnabrck 2006)

Risiko Inkontinenz
Die Risikoerfassung
Legen Sie das Profil des Klienten fest. Je nach Auswahl werden die zum Profil
gehrenden Merkmale, Beobachtungen und Fragestellungen markiert. Die
dortigen Werte sind deshalb nicht editierbar - sie hngen von der Auswahl des
Profils ab.
Wenn die Eingabe fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene
Inkontinenzdokumentation ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr
vernderbar, und wird damit Bestandteil der Pflegedokumentation.

PflegeOrganizer 131
Inkontinenz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf
eine gewnschte Erfassung. Auf der ersten Seite Details ist dann die ausgewhlte
Erfassung zu sehen.

Sie den Klienten .

zu berprfen.


Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.4 Risiko - Sturz
Legen Sie das Sturzrisiko des Klienten mithilfe des PflegeOrganizers fest.
Expertenstandard Sturzprophylaxe in der Pflege, Osnabrck 2006)
Risiko - Sturz
Warum ist der Fragebogen so

umfangreich?
Wir empfinden den Bogen auch als recht aufgeblht.
Aber Sie beantworten darin Fragen, die das DNQP
entwickelt hat. Wenn Sie die Qualittsstandards
einhalten wollen, mssen Sie also diese Arbeit auf
sich nehmen.

PflegeOrganizer 133
Die Risikoerfassung
Optionen aktivieren - bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts, um in den
Risikodokumentation ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr
Sturz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf eine
gewnschte Erfassung. Zurckgekehrt auf die erste Seite Details ist dann die


Sie den Klienten .

zu berprfen.

Lassen Sie Prophylaxe 232 dieses Risikos durch die
wurden.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.5 Risiko - Schmerz
Das Schmerzrisiko des Klienten erfassen Sie mit diesem Programm des
PflegeOrganizers.
Expertenstandard Schmerzmanagement in der Pflege, Osnabrck 2004)

PflegeOrganizer 135
Risiko - Schmerz
Mehrere Schmerzstellen bedeuten

mehrere Schmerzerfassungen
Bedenken Sie, dass Sie fr jede einzelne
Schmerzlokalisation des Klienten eine eigene
Risikoerfassung eingeben mssen.
Die Risikoerfassung
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und legen Sie auf der Seite
Lokalisation fest, wo sich der Schmerz befindet. Klicken Sie zu diesem Zweck auf
den Button. Sie wechseln in ein Fenster, in dem Sie die

Schmerzpunkte festlegen knnen. Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf einen
der Zeiger und danach links in der Grafik an die Stelle, an der es den Klienten
schmerzt. Danach Sie die Eingabe.

Verschieben oder entfernen Sie markierte Stellen, indem Sie mit auf die Markierung
rechtsklicken und entsprechend auswhlen.
Anschlieend legen Sie den Schmerzgrad in der untersten Zeile der Seite
Lokalisation fest, indem Sie einfach auf die entsprechende Nummer klicken.
Entscheiden Sie auf der zweiten Seite Details, ob dieses Risiko pflegerelevant
ist oder nicht. Geben Sie wenn notwendig einen begrndenden Text ein, indem Sie
mitten in den Text rechts neben Notiz klicken.

Beantworten Sie anschlieend den Fragebogen des DNQP vollstndig - bedienen

Sie sich des Schiebereglers rechts um in den unteren Bereich der Liste zu
kommen.
Schmerz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf

Sie den Klienten


PflegeOrganizer 137
zu berprfen.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.6 Risiko - Ernhrung
Das Ernhrungsrisiko des Klienten erfassen Sie mit diesem Programm des
PflegeOrganizers.
abgeleitet von: Pflegerische Erfassung von Mangelernhrung und deren Ursachen
(PEMU), Projekt QN II, Universitten Witten/Herdeck
Deutsches Netzwerk fr Qualittssicherung in der Pflege (Hrsg): Expertenstandard
Ernhrungsmanagement zur Sicherstellung und Frderung der oralen Ernhrung in der
Pflege, Osnabrck 2009)

Risiko - Ernhrung (PEMU)
Zuerst Screening, dann Assessment

Diese Risikobewertung hat 2 Teile: Stellen Sie zuerst
im Screening fest, ob berhaupt ein Risiko besteht.
Erst dann und nur im positiven Fall mssen Sie sich
den Einzelfragen im Assessment widmen.
Die Risikoerfassung
Klicken Sie auf den Neu Button links oben und und definieren Sie zuerst, ob
dieses Risiko pflegerelevant ist oder nicht. Geben Sie wenn notwendig einen
Ermitteln Sie auf der Seite Details im Bereich Screening, ob berhaupt ein Risiko
besteht. Wenn ja, mssen Sie auch das Assessment durchfhren, andernfalls
nicht. Bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts, um in den unteren Bereich der
Liste zu kommen.
Aktivieren Sie die Checkbox Assessment immer anzeigen, wenn Sie das
Assessment durchfhren wollen, obwohl Sie es nicht mssen.
Ermitteln Sie den Kalorienbedarf auf der Seite Kalorienbedarf und senden Sie das
Ergebnis als Nachricht an die Kche oder drucken
Sie das Ergebnis aus. Ermitteln Sie dort auch den BMI

PflegeOrganizer 139
oder lassen Sie sich die erfassten BMI Werte anzeigen

.
Nur Vernderungen eingeben

Sptestens bei der zweiten Erfassung befinden sich
Vorschlagswerte aus den letzten Erfassungen auf
der linken Seite und in den Eingabefeldern - Sie
brauchen also nur die Vernderungen einzugeben.
Klicken Sie auf Ballaststoffe/Vitamine, um eine ausfhrliche Information aus der

Grundsatzstellungsnahme MDS zu erhalten.
Speichern Sie die Daten, nachdem Sie sie vollstndig eingegeben haben
berwachen Sie das BMI Risiko auf der Seite BMI Risiko.
Wechseln Sie auf die Seite Liste, um einen berblick ber alle bisher erstellten
Ernhrungs-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf
Erfassung zu sehen.


Sie den Klienten

zu berprfen.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.7 Risiko - Flssigkeit
Das Ernhrungsrisiko des Klienten erfassen Sie mit diesem Programm des
PflegeOrganizers.
abgeleitet von: Pflegerische Erfassung von Mangelernhrung und deren Ursachen
(PEMU), Projekt QN II, Universitten Witten/Herdeck
Deutsches Netzwerk fr Qualittssicherung in der Pflege (Hrsg): Expertenstandard
Ernhrungsmanagement zur Sicherstellung und Frderung der oralen Ernhrung in der
Pflege, Osnabrck 2009)

PflegeOrganizer 141
Risiko - Flssigkeit

Die Risikoerfassung
Ermitteln Sie auf der Seite Details im Bereich Screening, ob berhaupt ein Risiko
besteht. Wenn ja, mssen Sie auch das Assessment durchfhren, andernfalls
nicht. Bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts, um in den unteren Bereich der
Liste zu kommen.
Aktivieren Sie die Checkbox Assessment immer anzeigen, wenn Sie das
Assessment durchfhren wollen, obwohl Sie es nicht mssen.
Prfen Sie auf der Seite Rechner die bisherige Flssigkeitserfassung der letzten 3
Monate. Mit einem Klick auf kann die Liste aktualisiert werden, mit kann

bei Bedarf ber mehr als 3 Monate ermittelt werden, und mit werden die
Werte in Diagrammform angezeigt.
Flssigkeits-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf

Sie den Klient


PflegeOrganizer 143
zu berprfen.

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.8 Risiko - Kontraktur
Ermitteln Sie, ob mglicherweise ein Kontrakturrisiko beim Klienten besteht.

(Eigener Entwurf)

Risiko Kontraktur
Die Risikoerfassung
In der Skala im unteren Bereich der Maske ist das Risiko grafisch dargestellt. Ein
hohes Risiko besteht bereits nach 8 Punkten - also beispielsweise, wenn schon
eine Kontraktur bestand.
Wenn die generelle Angabe zum Kontraktur-Risiko fertig gestellt ist, schlieen Sie

PflegeOrganizer 145
Kontraktur-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf

Sie den Klienten .

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
6.4.9 Risiko - Alltagskompetenz
Ermitteln Sie die Alltagskompetenz des Klienten.

(Spitzenverbnde der Pflegekassen: Richtlinie zur Feststellung von Personen mit

erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz und zur Bewertung des Hilfebedarfs,

Stand: 10.06.2008, Zustimmung des BMG, Az: 233-43371/3)
Risiko Alltagskompetenz
87b SGB XI
Mit dieser Erfassung belegen Sie einen erhhten
Betreuungsaufwand bei Menschen mit erheblich
eingeschrnkter Alltagskompetenz gem 87b
SGB XI. Dadurch rechtfertigt sich ein entsprechender
Vergtungszuschlag in der Faktura.

Die Risikoerfassung

PflegeOrganizer 147

Die Erfassung ist unterteilt in Screening (Grobeinschtzung) und Assessement
(Feineinschtzung).
Ist mindestens ein unter dem Screening genannter Punkt als auffllig markiert,
dann mssen Sie entscheiden, ob Sie das Assessment durchfhren.
Wenn Sie das Assessment nicht durchfhren, mssen Sie diese Entscheidung
mit einem Text begrnden, den Sie in das Textfeld auf der rechten Seite eintragen
(es erscheint, wenn die Option gewhlt ist). Wenn Sie aber das Assessment
durchfhren, gehen Sie die im Assessment genannten Punkte von oben nach
unten durch. Erluterungen zu den einzelnen Punkten finden Sie auf der rechten
Seite.
Wenn die generelle Angabe zum Alltagskompetenz-Risiko fertig gestellt ist,
schlieen Sie die offene Risikodokumentation ab - sie ist dann zwar
aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit Bestandteil der
Pflegedokumentation.
Alltagskompetenz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei
Bedarf auf eine gewnschte Erfassung. Zurckgekehrt auf die erste Seite Details
ist dann die ausgewhlte Erfassung zu sehen.



Sie den Klienten .

Evaluation fest
erinnern 396 .
Siehe auch:
Erheblich eingeschrnkte Alltagskompetenz 439
6.4.10 Veraltet: Risiko - Ernhrung
Legen Sie das Ernhrungsrisiko des Klienten mithilfe des PflegeOrganizers und
dem NRA Fragekatalog fest.
(Pfrimmer Nutricia GmbH, Erlangen: Risikobestimmung einer Mangelernhrung bei
Senioren, Stand: November 2004)
Risiko - Ernhrung

PflegeOrganizer 149
Warum ist diese Risikoerfassung

veraltet?
Das Deutsche Netzwerk fr Qualitt in der Pflege
benutzt den von PEMU 137 entwickelten
Fragekatalog.
Die Risikoerfassung
Beantworten Sie alle Optionen der Erfassung auf der Seite Details von oben nach
unten - bedienen Sie sich des Schiebereglers rechts um in den unteren Bereich der
Liste zu kommen. Alle wichtigen Angaben zu den einzelnen Fragen knnen Sie den
Angaben auf der rechten Seite entnehmen, wenn Sie die entsprechende Antwort
anklicken.
Ernhrungsrisiko-Erfassung ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr
Ernhrungs-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf


Holen Sie sich bei Bedarf Informationen aus der Verwaltung 25 oder wechseln Sie
den Klienten .

Benutzen Sie diese Methode der Risikoerfassung nicht mehr, sondern schwenken Sie auf die
aktuellere Sturzrisiko-Erfassung des DNQP um.
Siehe auch:
6.4.11 Veraltet: Risiko - Sturz
Legen Sie das Sturzrisiko des Klienten mithilfe des PflegeOrganizers fest.
(Abington Memorial Hospital Department of Nursing, Pensylvania, USA, 1998)

PflegeOrganizer 151
Risiko Sturz

veraltet?
Das Deutsche Netzwerk fr Qualitt in der Pflege hat
festgestellt, dass dieses Instrument zu ungenau ist:
Das Risiko wird nicht exakt ermittelt.
Umgestellt auf eine neue Version kann man die alte

Risikoerfassung jederzeit durch die
Mandanteneinstellung wieder einsehen.
Die Risikoerfassung
Beantworten Sie alle Optionen der Erfassung von oben nach unten - bedienen Sie
sich des Schiebereglers rechts um in den unteren Bereich der Liste zu kommen.
Wenn die Eingabe fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene Sturzrisiko-
Erfassung ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und

Sturz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf eine
gewnschte Erfassung. Zurckgekehrt auf die erste Seite Details ist dann die

den Klienten .

aktuellere Sturzrisiko-Erfassung des DNQP um.
Siehe auch:

PflegeOrganizer 153
6.4.12 Veraltet: Risiko - Schmerz
Definieren Sie das Schmerzrisiko des Klienten mit dem PflegeOrganizer.

(Abington Memorial Hospital Department of Nursing, Pensylvania, USA, 1998)
Risiko Schmerz

veraltet?
Das Deutsche Netzwerk fr Qualitt in der Pflege hat
festgestellt, dass dieses Instrument den
nonverbalen Bereich vernachlssigt: Die
Schmerzermittlung ist ungenau.
Umgestellt auf eine neue Version kann man die alte

Risikoerfassung jederzeit durch die
Mandanteneinstellung wieder einsehen.
Die Risikoerfassung
Klicken Sie auf den Neu Button links oben.

Definieren Sie zuerst, ob dieses Risiko pflegerelevant ist oder nicht. Geben Sie
wenn notwendig einen begrndenden Text ein, indem Sie mitten in den Text rechts

neben Notiz klicken.
Verschieben Sie einen Zeiger an die schmerzende Stelle des Krpers. Sie
knnen bis zu 9 dieser Zeiger einsetzen, um den Schmerz eindeutig zu lokalisieren.
Wenn Sie einen Zeiger nicht mehr brauchen, packen Sie ihn mit der Maus und
werfen Sie ihn in den Mlleimer . Legen Sie fr jeden Zeiger den
Schmerzgrad, Schmerz mehrfach per und Meistens fest.
Fllen Sie die restlichen Felder aus.

Geben Sie insbesondere die Information ein, woher Sie die Schmerzeinschtzung ableiten,
wenn Sie nicht mit dem Klienten kommunizieren knnen.
Wenn die Eingabe fertig gestellt ist, schlieen Sie die offene Schmerzrisiko-
Erfassung ab - sie ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und
Die Evaluation, die Schmerzmedikation, die Historie
Definieren Sie die verwendeten Schmerzmittel mit einem Klick auf

.
Schmerz-Risikoerfassungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf
Erfassung zu sehen.

PflegeOrganizer 155

den Klienten .

aktuellere Schmerzrisiko-Erfassung des DNQP um.
Siehe auch:
6.5 Planung
Ansicht > Pflege > Theorie > Planung
Nach der umfassenden Informationssammlung knnen Sie Ressourcen und Probleme

festlegen, die Ziele definieren und Manahmen planen.
Die Bestandteile von "Planung"
Pflegeplan 102
Erstellen Sie eine umfassende Pflegeplanung aus der Informationssammlung.
Dazu wurden Ihnen die Anamnese-Daten automatisch bertragen.
Wunden 116
Beschreiben Sie in der Wunddokumentation, welche Strategie Sie bei der
Wundbehandlung anwenden und an welche Pflegeanweisungen Sie sich halten
mssen.
Chronische Wunden 120

Definieren Sie in der Wunddokumentation fr chronische Wunden, wie Sie die
Wunde in Zusammenarbeit mit dem Arzt behandeln.


Legen Sie schon bei der Ersterfassung fest, wann der Bereich erneut evaluiert werden soll.
Der PflegeOrganizer wird Sie dann daran erinnern.
6.5.1 Pflegeplan
Erstellen Sie eine umfassende Pflegeplanung aus der Informationssammlung.

Nutzen Sie dazu ca. 1.600 voreingestellte und beliebig viele eigene Textbausteine.
(Monika Krohwinkel: AEDL Strukturmodell, 1993)
Pflegeplan
So erstellen Sie den ersten Pflegeplan fr den Klienten

Handelt es sich um den allerersten Pflegeplan berhaupt? Dann werfen Sie vielleicht zuerst
einen Blick in das Kapitel "Anpassung des PflegeOrganizers an die Einrichtung 445 ".
Sie werden staunen: Den ersten Pflegeplan fr den Klienten erstellen Sie nicht aus
dem Pflegeplan heraus, sondern aus der Anamnese 102 . Pflegeplne knnen
generell erst aus einer abgeschlossenen Anamnese erstellt werden. Dazu klickt

PflegeOrganizer 157
man auf den Button auf der rechten Seite der

Anamnese. Es wird automatisch ein Pflegeplan aus Textbausteinen 336 erstellt, die
Sie selbst editieren und den Anamneseeingaben 339 zuordnen knnen.
Zurckgekehrt im Pflegeplan speichern Sie die Daten, nachdem Sie sie

vervollstndigt haben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie nachfolgend in "So
geben Sie AEDLs ein".
Wenn der Pflegeplan fertig gestellt ist, schlieen Sie den offenen Pflegeplan
ab - er ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit
So erstellen Sie die nchsten Pflegeplne fr den Klienten

Sie haben 2 Varianten, um den zweiten und alle nachfolgenden Pflegeplne des
Klienten zu erstellen. Variante A: Sie knnen den neuen Pflegeplan wieder aus der
Anamnese erstellen, wie Sie es schon mit dem ersten Pflegeplan getan haben.
Variante B: Sie kopieren den alten Pflegeplan aus dem vorhergegangenen
Pflegeplan und tragen nur die Vernderungen ein. Klicken Sie dazu einfach auf den
Neu Button. Der PflegeOrganizer wird Sie dann fragen, ob Sie die Erstellung
einer Kopie wnschen.
Wir empfehlen aus der praktischen Erfahrung heraus die Variante B, also die Erstellung einer
Kopie eines Pflegeplans aus dem vorhergegangenen Pflegeplan.
Vervollstndigen Sie den Pflegeplan. Weitere Informationen dazu erhalten Sie

nachfolgend in "So geben Sie AEDLs ein". Danach speichern Sie die Daten.
Wenn der Pflegeplan fertig gestellt ist, schlieen Sie den offenen Pflegeplan
ab - er ist dann zwar aufrufbar, aber nicht mehr vernderbar, und wird damit
Pflegeplan beliebig kopieren

Sie knnen nicht nur den vorhergegangenen,
sondern bei Bedarf jeden beliebigen vorher
eingegebenen Pflegeplan des Klienten kopieren.
Beim Neuerstellen eines Pflegeplans werden Sie
danach gefragt.
So geben Sie AEDLs ein

Vorausgesetzt ist, Sie haben einen neuen Pflegeplan aus der Anamnese 102 oder
als Kopie eines vorhergehenden Pflegeplans erstellt, und - am allerwichtigsten - der
Pflegeplan ist noch offen .

Sie befinden sich in der obersten Ebene der Eingabe - der Pflegeplan-Ebene.
Zuerst sollten Sie eingeben, wie man sich gegenber dem Klienten verhalten sollte
. Dieser Text erscheint auch bei der Leistungserfassung an
erster Stelle zur allgemeinen Information des/der Pflegenden. Formulieren Sie
diesen Text frei und ohne Textbausteine. Speichern Sie die Daten mit dem
Button ganz oben links.
Bearbeiten Sie jetzt die nchste Ebene der Eingabe - die Pflegeplandetails
. Eine Liste gibt Ihnen einen groben berblick ber bereits
eingegebene Texte innerhalb der AEDL Kategorien. Klren Sie jetzt, ob Sie Texte
einer vorhandenen Kategorie bearbeiten wollen (Sie wollen editieren), oder ob Sie
eine AEDL Kategorie neu eingeben wollen (Sie wollen neu eingeben).
Wenn Sie editieren wollen, klicken Sie einfach in die betreffende Zeile der Liste. Im
unteren Bereich knnen Sie dann die Texte bearbeiten. Auch wenn sie bereits
gespeichert sind, knnen die Textbausteine im bersichtsfeld beliebig verndert
und erweitert werden.
Wenn Sie neu eingeben wollen, klicken Sie auf den Neu Button der
Pflegeplandetails, legen Sie Kategorie und Intensitt fest, und speichern Sie
mit dem Button der Pflegeplandetails. Danach steht auch diese AEDL Kategorie in
der Liste und kann zur Eingabe der Texte mit einem Klick ausgewhlt werden.
Nachdem die AEDL Kategorie gewhlt ist, klicken Sie auf den Button
. Danach werden in einer eigenen Maske alle benutzten
Textbausteine innerhalb dieser Kategorie angezeigt - wenn noch kein Text existiert,
ist der Baum leer. Klicken Sie auf den Button , um

neue Textbausteine 336 hinzuzufgen.
In einer dritten Maske finden Sie nun alle Textbausteine aufgelistet, die zu der AEDL
Kategorie gehren. Bereits benutzte Textbausteine sind mit einer aktivierten
Checkbox gekennzeichnet. Aktivieren Sie jetzt die Checkbox jedes Textbausteins,
den Sie bentigen. bernehmen Sie die Auswahl, indem Sie auf den Button
Speichern links oben klicken.

PflegeOrganizer 159
Diese Maske eignet sich nicht nur zum Hinzufgen. Deaktivieren Sie einfach die Checkbox,
wenn Sie einen Textbaustein wieder aus dem Pflegeplan entfernen wollen.
Bedenken Sie immer: Die Textbausteine 336 werden nicht einfach nur angezeigt - dafr wren
es viel zu viele. Es werden nur zu dem aktuellen Kontext passende Textbausteine angezeigt.
So werden z.B. nur "Sich ankleiden"-Probleme angezeigt, wenn Sie gerade die AEDL Kategorie
"Sich ankleiden" bearbeiten. Wenn Sie alle Problem-Textbausteine sehen wollen, mssen Sie die
Checkbox nur passende Textbausteine deaktivieren.
Textbaustein-Ketten als Vorlage

merken
Sie haben eine besonders gute und wahrscheinlich
hufiger benutzbare Zusammenstellung aus
Textbausteinen (also eine Textbaustein-Kette)
erstellt? Klicken Sie auf den Button
. Damit wird diese

Textbausteinkette in die Textbaustein 337 -Hierarchie
eingetragen.
Zurckgekehrt im Pflegeplan befinden sich die ausgewhlten Textbausteine auf der

entsprechenden Seite Probleme, Ressourcen, Ziele oder Bemerkung. Diese
(Vorschlags-)Texte knnen beliebig an die individuelle Situation des Klienten
angepasst werden. Speichern Sie Ihre Eingaben in den Pflegeplandetails, wenn
Sie alle Textbausteine ausgewhlt und alle notwendigen Texte eingegeben haben.

Es ist empfehlenswert, dass Sie nach jeder vollendeten AEDL Kategorie die
notwendigen zu erbringenden Leistungen ebenfalls planen - die Beschreibung
erhalten Sie in "So geben Sie die passenden Leistungen ein".
Textbausteine optimieren!
Hat die Erstellung des Pflegeplans zu lange
gedauert, weil Sie zu oft Text nicht aus den
Textbausteinen, sondern per Hand eintippen
mussten oder die Textbausteine nicht gleich
gefunden wurden? Dann sollten Sie sich die
Textbausteine genauer ansehen und sie verbessern.
Je besser der Aufbau der Textbausteine, desto
schneller die Erstellung des Pflegeplans, denn alle
Texte liegen dann vor und brauchen nicht getippt
oder lange gesucht zu werden.
So geben Sie die passenden Leistungen ein

Vorausgesetzt ist, Sie haben einen neuen Pflegeplan aus der Anamnese 102 oder
als Kopie eines vorhergehenden Pflegeplans erstellt, mindestens eine AEDL
Kategorie ist in den Pflegedetails komplett eingegeben und - am allerwichtigsten -
der Pflegeplan ist noch offen . Positionieren Sie sich in der Liste mit einem
Mausklick auf die AEDL Kategorie, fr die Sie konkrete Pflegeleistungen planen.
Klicken Sie auf den Button , um die notwendigen

Pflegeleistungen 225 hinzuzufgen. Es erscheint eine Auswahl, deren Prinzip Sie
schon aus der Auswahl der Textbausteine in "So geben Sie AEDLs ein" kennen:
Gehen Sie in gleicher Weise wie bei den Textbausteinen 158 vor, um Leistungen
auszuwhlen, nach Leistungen zu suchen, alle oder nur zur AEDL Kategorie
passende Leistungen anzuzeigen usw. Klicken Sie auf Speichern um Ihre Auswahl
in den Pflegeplan zu bernehmen.
Abschlieend geht es nur noch darum festzulegen, wann genau die Leistungen
erbracht werden sollen. Klicken Sie dazu auf den Link . Weitere
Informationen ber die Zeitregeln erhalten Sie bei der Beschreibung des
Leistungsexplorers 167 .
Leistungen optimieren
Fehlen Pflegeleistungen, die Sie zwar erbringen,
aber nicht in der Auswahl vorhanden sind? Dann
sollten Sie den Leistungskatalog verbessern, indem
Sie fehlende Leistungen hinzufgen bzw.
existierende Leistungen den passenden Kategorien
zuordnen. Im Leistungskatalog 225 sollten
ausnahmslos alle in Ihrem Haus erbrachten
Leistungen enthalten sein.

PflegeOrganizer 161
Pflegeplanung abgeschlossen und aktuell ist.
daran, wann Sie eine neue Pflegeplanung erstellen sollten.
Pflegeplanungen des Klienten zu erhalten. Klicken Sie bei Bedarf auf eine
gewnschte Planung. Zurckgekehrt auf die erste Seite Pflegeplan ist dann die
ausgewhlte Planung zu sehen.

bertragen Sie bei Bedarf Hilfsmittel in das Eigentum
Quicklink .
Sie den Klienten .

Evaluation fest
erinnern 396 .

Erstellen Sie Pflegeplne entweder aus der Anamnese oder als Kopie vorhergehender
Pflegeplne. Erstellen Sie nie einen vllig neuen Pflegeplan, es braucht einfach zu viel Zeit und
Sie nutzen nicht die praktischen Automatismen des PflegeOrganizers.


Sehen Sie den Pflegeplan als die zentrale "Steuerstelle" des PflegeOrganizers an. Sie knnen
zwar einzelne Leistungen auch im Leistungsexplorer ohne Pflegeplan erzeugen, der MDK wird
aber fr jede Leistung eine Begrndung erwarten - und die knnen Sie am besten ber den
Pflegeplan geben.
Siehe auch:
Textbausteine 336
Leistungen 225
Mandanten Einstellungen: Pflegeplan Farben 397
6.5.2 Wunden
Siehe Info-Sammlung 1: Wunden 116 .
6.5.3 Chron. Wunden
Siehe Info-Sammlung 1: Chron. Wunden 120 .
6.6 Manahmen
Ansicht > Pflege > Theorie > Manahmen
Erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie die Durchfhrung der geplanten Manahmen im
PflegeOrganizer schnell und umfassend dokumentieren knnen.
Die Bestandteile von "Manahmen"
Ausfhrung 163
Dokumentieren Sie Ihre pflegerische Arbeit schnell und effizient.
Verwalten Sie die Arbeiten, die erledigt werden mssen.

PflegeOrganizer 163
Pflegebericht 173
Formulieren Sie Pflegeberichte.

Generieren Sie die zu erledigende Arbeit.
Kalender 178
Sie erhalten einen berblick ber die Arbeiten des Tages.
Bestellung 179
Bestellen Sie die Medikamente.
Bereiten Sie die Medikamente der Klienten vor.
6.6.1 Ausfhrung
Dokumentieren Sie Ihre pflegerische Arbeit schnell und effizient.

Ausfhrung
Warum Sie dieses Programm nicht

benutzen sollten
Die Ausfhrung ist konzipiert als bersichts- und
Korrektur-Instrument fr den/die PDL. Es ist nicht
konzipiert als Erfassungs-Instrument. Dafr gibt es
PDAs, Touchscreens (oder was immer Sie als
Internet-fhiges Eingabegert wnschen) auf Basis
des PflegeOrganizers Web. Auf diese Weise stehen
nicht alle um einen PC, sondern die
Pflegeleistungen werden komfortabel dort erfasst,
wo sie anfallen - ohne Lauferei zum Stationszimmer.
Wie man geplante Leistungen besttigt

Wo keine Leistungen geplant sind, kann man auch keine Leistungen ausfhren.
Vorausgesetzt ist deshalb, dass berhaupt Pflegeleistungen definiert und Solldaten
in Generiere Kalender 176 erzeugt wurden.
Alle Solldaten anzuzeigen wrde jeden Rahmen sprengen. Deshalb filtern Sie zu
Beginn der Ausfhrungen, welche Daten Sie berhaupt sehen wollen.
Setzen Sie das Filter-Instrument so effizient wie mglich ein: Je gezielter Sie filtern, um so
genauer ist Ihre Auswahl, und um so schneller knnen Sie besttigen.
Werfen Sie auch ab und zu einen Blick in den Status:

Solldaten = zu erbringende, offene Leistungen
Ist = erbrachte Leistungen

PflegeOrganizer 165
Ist (spontan) = erbrachte Leistungen "bei Bedarf"

Soll (storniert) = verworfene Solldaten.
Rufen Sie den Filter bei Bedarf beliebig oft mit einem Klick auf in der Ausfhrungs-
Maske rechts unten.
Leistungsnachweis
Die Ausfhrungen sind ein wichtiges Instrument fr
den Leistungsnachweis. Benutzen Sie den Filter
Prophylaxe, um z.B. die Sturzprophylaxe
nachzuweisen. Benutzen Sie den Filter Typ, um z.B.
Leistungen fr die Krperpflege nachzuweisen.
Nach dem Filtern werden alle Daten in einer Liste angezeigt. Ein Klick auf einen
Listeneintrag und Sie sehen dessen ausfhrliche Informationen im unteren Bereich
der Maske. Zeigt der Status an, dass es sich um Solldaten handelt, dann klicken Sie
auf den Button . Abhngig davon, ob fr die ausgewhlte Leistung
weitere Informationen notwendig sind, wird die Leistung entweder sofort besttigt
(Fall A: es sind keine weiteren Informationen notwendig) oder es wird eine Maske
zur Eingabe der fehlenden Angaben geffnet (Fall B: es sind weitere Informationen
notwendig). Alternativ kann man auf den Button klicken zum Editieren
der weiteren Informationen.
Fr den Fall B sei am Beispiel der Flssigkeitseinfuhr die Eingabe in der neuen
Maske erlutert:
Im oberen Bereich sind MDK-Hilfegrad, Anzahl und Dauer in Minuten eingetragen
- Standardwerte, die bereits bei der Leistungsplanung eingegeben wurden. Werden
sie verndert, muss das in den Bemerkungen begrndet werden.
Beim Erstellen der Istdaten wird nicht das Plandatum aus den Solldaten, sondern
ein anderes, in den Mandanteneinstellungen definiertes Datum automatisch
eingetragen, i.d.R. das tatschliche Erfassungsdatum. Wird der Eintrag eines
anderen Datums gewnscht (nicht empfohlen), knnen Sie die Checkbox anderes
Datum benutzen deaktivieren und ein beliebiges Datum eintragen. Bedenken Sie,
dass der MDK eine zeitnahe Erfassung wnscht.
Im mittleren Bereich kann eine Bemerkung zur Ttigkeit eingegeben werden (z.B.
"Klient hat sich gewehrt."). Wenn diese Meldung fr den Pflegebericht 173
interessant ist, aktivieren Sie die Checkbox .
Im unteren Bereich schlielich tragen Sie die Erfassungswerte ein, in diesem Fall
die Flssigkeitsmenge. Hier werden gleichzeitig Minimal-, Normal-, Maximal- und
die bisherige Tagesmenge in Milliliter zur Information angezeigt.
Danach speichern Sie die Daten.
Je nach Leistungstyp 227 erfassen Sie natrlich unterschiedliche Werte. So ist es z.B. bei
der BMI Erfassung mglich, den BMI 479 Rechner zu starten.

Bei unterschiedlichen Leistungen mssen auch unterschiedliche Werte erfasst werden (z.B.
Trinkmenge bei Flssigkeitserfassung, kcal u.a. bei Nahrungserfassung). Deshalb verndern sich
die Eingabefelder dieser Maske abhngig vom jeweiligen Leistungstyp 227 . Variable
Eingabemglichkeiten knnen Sie in den Seitentabellen 353 verwalten:
Leistungstyp Geschmacksanregung: Geschmack 358

Leistungstyp Sozialdienstangebot: Bring-und-Hol-Dienst 355

Leistungstyp VO: Injektion/Infusion: Injektionsort 358
Leistungstyp Ernhrung: Mahlzeiten 359
Leistungstyp Lagerung: Rotation 360
Leistungstyp Vitalzeichen: Stuhl Output: Gewicht 360
Leistungstyp Vitalzeichen: Stuhl Output: Konsistenz 360
Leistungstyp Transfer: Transferart 360
Leistungstyp Transfer: Transferort 360
Leistungstyp Freiheitseinschr. Manahmen: Massnahme 357
Damit haben Sie Solldaten zu Istdaten verwandelt und damit haben Sie eine
geplante Leistung als erbracht besttigt.
Brauchen Sie noch Informationen aus den vorher erbrachten Istdaten dieser Leistung? Sie
wollen z.B. wissen, wieviel der Klient vorher getrunken hat? Klicken Sie auf den Button
oder lassen Sie sich gleich eine Auswertung anzeigen.
Wie man wichtige Infos weiterleitet

Den bei der Besttigung eingegebenen Text in der Bemerkung knnen Sie bei
Bedarf mit einem Klick weiterleiten.
Wichtige Erkenntnisse aus der Ausfhrung fr andere Bereiche der
Pflegedokumentation knnen Sie sofort dokumentieren. Benutzen Sie dazu die
Links unterhalb von , z.B. .
Wie man geplante Leistungen storniert
Klicken Sie auf den Button . Das Verwerfen einer geplanten

Leistung muss immer in der Bemerkung begrndet werden.

Unerledigte Solldaten erscheinen in den Erinnerungen. Schalten Sie die Erinnerung
ein bzw. aus (nicht empfohlen), indem Sie auf den Button klicken.
Quicklink .
Erinnerung an offene Solldaten

Lassen Sie sich durch den PflegeOrganizer an nicht
erledigte Solldaten erinnern 395 , wenn Sie dies
wnschen.

PflegeOrganizer 167

Nutzen Sie die Ausfhrungen nicht hautschlich als Erfassungs-Instrument- verwenden Sie dazu
besser PDAs oder Touchscreens. Nutzen Sie die Ausfhrungen vielmehr zum
Leistungsnachweis. Beispielsweise knnen Sie mit geschicktem Filtern nach noch nicht
erbrachten Leistungen suchen oder nach bestimmten Prophylaxen.
Siehe auch:
Leistungen 225
Mandanten Einstellungen: Blutzuckermessung 394
Mandanten Einstellungen: Hintergrundfarbe 394
Mandanten Einstellungen: vorzeitige Solldatenbesttigung 395
Mandanten Einstellungen: Erinnerung offene Solldaten 395
6.6.2 Leistungsexplorer
Verwalten Sie die Arbeiten, die erledigt werden mssen.
Leistungsexplorer
Der Leistungsexplorer listet bersichtlich die komplexen Informationen zur

Leistungsplanung auf: Sie erfahren, welche Leistungen 225 einem Klienten 206 zugeordnet
sind, wann sie erbracht werden sollen, ob sie auf einem Leistungserfassungsbogen 233
erscheinen sollen und wie sie aus der Pflegeplanung 156 heraus begrndet sind.

So bedienen Sie den Leistungsexplorer

Vorausgesetzt ist, dass ein Pflegeplan 156 mit den AEDL-Kategorien 158
zugeordneten Leistungen fr den Klienten existiert. Diese Leistungen erscheinen
dann auf der linken Seite des Leistungsexplorers in einer Baumstruktur, darunter
befinden sich die Zeitregeln dieser Leistung.
Suchen Sie in der Baumstruktur nach Leistungen im Bereich im Kopf der
Baumstruktur. Im Suchfeld knnen Sie in der Ebene fr Leistungen oder Terminserien suchen.
Mit dem Textfeld knnen Sie sich die Suche nach einer Leistung erleichtern, indem Sie einen
Teil des Leistungsnamens eingeben - das Programm sucht Ihnen diese Leistung dann heraus.
Filtern Sie die Baumstruktur nach gestarteten und nach gestoppten
Zeitregeln, oder heben Sie den Filter wieder auf .
Kontrollieren Sie die Zeitregeln des Klienten mit dem Pflegeinspektor .
Klicken Sie auf eine Leistung in der Baumstruktur. Auf der rechten Seite erhalten
Sie dann Informationen ber die hinterlegten MDK-Minutenwerte, den Pflegeplan
und ggf. zugeordnete Leistungserfassungsbgen.
Brauchen Sie schnell ein paar Infos aus dem Pflegeplan 156 ? Klicken Sie auf , um
in den Pflegeplan zu gelangen, den Sie in der Pflegeplanliste auf der rechten Seite ausgewhlt
haben. Oder klicken Sie einfach auf , um im aktuellen Pflegeplan des Klienten
z.B. eine fehlende Leistung hinzuzufgen.
Klicken Sie in der Baumstruktur auf die Zeitregeln unterhalb der Leistungen. Auf der
rechten Seite erscheinen dann Informationen zur Gltigkeit, zur Terminserie,
zum MDK-Hilfegrad und zu den genaueren Details der Zeitregel.
Klicken Sie auf den Button , um aus der Zeitregel der Leistung
einzelne Solldaten zu erstellen, die dann beim Klienten erbracht und vom/von der Pfleger/in
besttigt werden mssen. Benutzen Sie diese Option aber so sparsam wie mglich. Lesen Sie
dazu auch "Solldaten richtig generiert 172 " am Ende dieses Kapitels.
So planen Sie eine Leistung mit Terminserie und Zeitregel

Vorausgesetzt ist, dass sich zumindest eine Leistung in der Baumstruktur auf der
linken Seite befindet.
Zuerst zur Theorie: Es gibt leider unendlich viele Varianten, in welchen Perioden
man Leistungen planen kann. Um die Planungen zu strukturieren, stellt der
PflegeOrganizer Methoden zur Verfgung, wie Sie sie im Wesentlichen auch in
Outlook vorfinden. Das Prinzip ist:
- Sie ordnen jeder Leistung Zeitregeln 235 zu. Jede eingegebene Zeitregel finden Sie
in der Baumstruktur auf der linken Seite unterhalb der Leistung.

PflegeOrganizer 169
- Sie knnen beliebig viele Zeitregeln innerhalb einer Leistung mixen.

- Die verschiedenen Formen einer Zeitregel wird ber die Terminserie definiert.
Die verschiedenen Terminserien

Die Terminserien unterscheiden sich in
statische, zyklische und sonstige.
Statisch heit: Es wird der
Leistungserbringungs-Tag genau (statisch)
eingegeben.
Die hufigste Terminserienplanung ist die statisch-

wchentliche. Durch Auswahl der Wochentage und
Eingabe verschiedener Uhrzeiten knnen Sie die
tgliche Leistungserstellung vorgeben.
Bei statischmonatlich bestimmen Sie ber einen

Monatskalender die Kalendertage, an denen die
Leistung erbracht werden soll. Sinnvoll bei Leistungen
wie Katheterwechsel die nur einmal monatlich an
einem bestimmten Tag erbracht werden.
Zyklisch heit: Der Leistungserbringungstag

wiederholt sich zyklisch, z.B. tglich. Ein Zyklus
hat immer einen Beginn und ein Ende.
Bei zyklisch-Tag bestimmen Sie den tglichen

Zeitabstand in dem eine Leistung in einem bestimmten
Zyklus erbracht wird. Sinnvoll wenn z.B. jeden dritten
Tag der Blutdruck gemessen werden soll. Aber Vorsicht
- hier muss immer ein Zeitrahmen gesetzt werden.
Wenn Sie nicht vorgeben wie oft die Leistung erbracht
werden soll wird Sie nur einmal geplant.
Bei zyklisch-Woche bestimmen Sie den wchentlichen

Zeitabstand, in dem eine Leistung in einem
bestimmten Zyklus erbracht wird. Sinnvoll wenn z.B.
jede zweite Woche eine berprfung des Blutzuckers
stattfinden soll. Aber Vorsicht - hier muss immer ein
Zeitrahmen gesetzt werden. Wenn Sie nicht vorgeben
wie oft die Leistung erbracht werden soll wird Sie nur
einmal geplant.
Bei zyklisch-Monat bestimmen Sie den monatlichen

Zeitabstand, in dem eine Leistung in einem
bestimmten Zyklus erbracht wird. Sinnvoll wenn z.B.
jeden zweiten Monat eine berprfung der Augen
stattfinden soll. Aber Vorsicht - hier muss immer ein
Zeitrahmen gesetzt werden. Wenn Sie nicht vorgeben

wie oft die Leistung erbracht werden soll wird Sie nur
einmal geplant.
Sonstige Terminserien sind "bei Bedarf" oder

"einmalig".
Bei sonst.-bei Bedarf planen Sie Leistungen, die in

keine Zeitregel passen, z. B. Stuhlgangmessung.
Bei sonst.-festes Datum knnen Weihnachtsfeiern oder

Geburtstagsfeiern geplant werden.
Spielen Sie beim ersten Anlegen einer Zeitregel mit den

Terminserien, um sie kennenzulernen: Sie knnen ja eine
Test-Terminserie, die nicht gestartet wurde, wieder
lschen.
Um eine neue Zeitregel zu erstellen, klicken Sie einfach auf den Neu Button im
Bereich. Geben Sie die gewnschte Terminserie und den
erwarteten MDK-Hilfegrad ein. Speichern Sie das neue Terminserie-Element.
Nach dem Speichern knnen Sie die Zeitregel genau festlegen. Klicken Sie dazu
auf den Neu Button im Bereich. Abhngig von der ausgewhlten
Terminserie knnen Sie beispielweise Tag, Uhrzeit und geplante Anzahl (in der
Regel 1) eingeben und speichern . Klicken Sie danach sooft auf Neu (im
Bereich) und speichern Sie nach der Dateneingabe, bis die Zeitregel
genau Ihren Vorstellungen entspricht.
Bei der Terminserie "bei Bedarf" gibt es natrlich keine Zeitregel.
Klicken Sie auf den Button , um aus den Zeitregeln einzelne

Solldaten zu erstellen, die dann beim Klienten erbracht und vom Pfleger/in besttigt werden
mssen. Die Zeitregel wird dann auch automatisch gestartet. Benutzen Sie diese Option aber
so sparsam wie mglich. Lesen Sie dazu auch "Solldaten richtig generiert 172 " am Ende dieses
Kapitels.
Einmal gestartete Zeitregeln knnen nicht mehr gelscht werden - sie knnen nur noch
gestoppt werden.
Wie man's einfacher macht

Verlieren Sie zu viel Zeit bei der Eingabe von
Zeitregeln? Dann sollten Sie Ihren Leistungskatalog
235 optimieren. Denn dort sind Standard-Zeitregeln
bei jeder Leistung hinterlegt. Ordnen Sie eine dieser

PflegeOrganizer 171
Leistungen im Pflegeplan 156 einem Klienten zu,

dann vererben sich diese Standardwerte in die
Zuordnung: Die Zeitregeln liegen dann schon vor
und brauchen von Ihnen nur noch an die speziellen
Bedrfnisse des Klienten angepasst zu werden.
So konfigurieren Sie die Leistungserfassungsbgen

Vorausgesetzt ist, dass sich zumindest eine Leistung in der Baumstruktur auf der
linken Seite befindet und dass diese Leistung auf zumindest einem
Leistungserfassungsbogen 233 ausgegeben werden soll.
Klicken Sie in der Baumstruktur an der linken Seite auf eine Leistung, die auf einem
Leistungserfassungsbogen ausgegeben werden soll. Auf der rechten Seite knnen
Sie im Bereich erkennen, welcher Erfassungsbogen
ausgedruckt werden soll. Bei Bedarf spezifizieren Sie, ob die Anzahl der Bgen
verndert werden soll oder ob der Bogen mit oder ohne Unterschriftsbereich
ausgegeben werden soll. In der Regel sollten hier aber keine nderungen ntig sein,
da Sie die Gestaltung des Leistungserfassungsbogens bereits bei der
Leistungsdefinition im Leistungskatalog 233 festgelegt haben.
Warum Erfassungsbogen?
Richtig! PDA oder Touchscreen sind die schnellsten
Erfassungsgerte. Eigentlich bruchte man die
Erfassungsbgen deshalb gar nicht. Der
PflegeOrganizer untersttzt aber auch
berlegungen, dass man z.B. fr
Betreuungsassistenten (87b SGB XI) noch das
gute, alte, schriftliche Verfahren benutzt, um
Leistungen abzuzeichnen. In solchen Bereichen -
und nur in solchen Bereichen - sollten noch
Erfassungsbgen eingesetzt werden. Ansonsten
sollte man deren Einsatz so gering wie mglich
halten.
So passen Sie Minutenwerte an

Die Minutenwerte 232 legen fest, wie lange eine Pflegekraft voraussichtlich fr die
Leistungserbringung bentigt. Die Standardwerte haben Sie schon im
Leistungskatalog 232 hinterlegt - diese Werte vererben sich automatisch in jede
neue Leistungszuordnung.
Was aber, wenn die Leistungserbringung bei diesem Klienten mehr Zeit braucht als
normalerweise blich? Klicken Sie auf den Button , damit Sie die
Minutenwerte aller dem Klienten zugeordneten Leistungen im berblick erhalten,
und verndern Sie die Werte bei Bedarf. Minutenwerte drfen gendert werden,
wenn mindestens 3 Fachschwestern dies zuvor dokumentiert haben.

Warum Minutenwerte?
Die Diskussion um die Minutenwerte schwappt
einmal in diese, einmal in die andere Richtung.
berlicherweise wurden die Minutenwerte benutzt,
um daraus die Pflegestufe zu errechnen. Neuerdings
sind die Minutenwerte in Ungnade gefallen und
"unsglich" (O-Ton Gesundheitsministerin Ulla
Schmidt). Was andere Minister zuknftig denken,
wissen wir nicht. Deshalb bleiben die Minutenwerte
vorerst im PflegeOrganizer.
Neue Leistungen ohne Pflegeplanung eingeben

Wollen Sie dem Klienten neue Leistungen ohne Pflegeplan 156 zuordnen? Wir raten
davon ab. Wenn Sie es trotzdem wnschen: Klicken Sie auf den Button
und ordnen Sie Leistungen in gleicher Weise zu, wie
Sie es schon aus den Textbausteinen 158 in der Pflegeplanung 158 kennen. Die neu
ausgewhlten Leistungen erscheinen dann in der Baumstruktur auf der linken Seite
und knnen mit Zeitregeln versehen werden - wenn die Standard-Zeitregeln nicht
ausreichend sind oder angepasst werden mssen.
Lesen Sie bitte auch den Hinweis fr den/die PDL am Ende dieses Kapitels zu
diesem Thema.
Was der Leistungsexplorer sonst noch kann

Sie den Klienten .
Starten Sie ab und zu einmal den Pflegeinspektor . Er wird Sie auf

mgliche Probleme in der Baumstruktur aufmerksam machen.
Solldaten richtig generiert

Gehen Sie systematisch vor: Erzeugen Sie zuerst
den kompletten Pflegeplan 156 mit allen
Leistungszuordnungen. Ist dieser Schritt
abgeschlossen, legen Sie alle Zeitregeln dieser
Leistungen im Leistungsexplorer fest. Danach
generieren Sie alle Solldaten in Generiere Kalender
176 . Es ist nur im Ausnahmefall sinnvoll, fr jede
einzelne erstellte Zeitregel die Generierung der
Solldaten zu starten - eine einzige
Komplettgenerierung fr das ganze Haus oder
zumindest fr den Wohnbereich ist wesentlich
effizienter und zeitsparender.

PflegeOrganizer 173

Vermeiden Sie es, neue Leistungszuordnungen im Leistungsexplorer und ohne Pflegeplan zu
erstellen. Der MDK verlangt bei den Qualittsprfungen fr jede Leistung eine dokumentierte
Erklrung - und diese knnen Sie nur ber den Pflegeplan 160 vorweisen.
Siehe auch:
Leistungen 225
Pflegeplan 156
6.6.3 Pflegebericht
Im Pflegebericht wird tglich dokumentiert, wie es Ihrem Klienten geht und es

werden Besonderheiten festgehalten.
Pflegebericht
Die verschiedenen Berichte

Auf der Seite Pflegebericht finden Sie die

Pflegeberichte, die Sie in diesem oder anderen

Programmen erstellt haben und die das tgliche
Befinden des Klienten beschreiben, sowie
Arztberichte, Angehrigenberichte, Notfallberichte
usw.
Auf der Seite Ttigkeiten finden Sie alle
Berichte aus der Leistungserbringung, bei denen
Besonderheiten vorkamen.
Schlielich sind auf der Seite Pflegeanweisung
Arzt alle Anweisungen fr den Klienten
aufgelistet, gleich ob sie aus den Wunden, aus
der Medikation oder sonstwoher stammen.
Der Schwerpunkt dieses Programmes liegt
daher auf der Informationssammlung bzw.
Suche. Es ist nicht primr zur Datenerfassung
gedacht - das knnen Sie an vielen anderen
Stellen des PflegeOrganizers tun, also dort, wo
die Berichte auch wirklich anfallen.
Wie man nach Pflegeberichten sucht

Suchen Sie auf der Seite Pflegebericht im Bereich nach dem Erstellung
sdatum, nach dem Personalkrzel, nach einem Text, der sich im Bericht
befindet, oder nach dem Berichtstyp. Auf diese Weise haben Sie komfortabel und
schnell den gesuchten Pfegebericht gefunden.
Suchen Sie gezielt nach Berichten, die bei der Leistungserbringung erstellt wurden,
indem Sie auf die Seite Ttigkeiten wechseln. Dort knnen Sie alle im Bereich
aufgefhrten Mglichkeiten nutzen, um noch gezielter zu suchen.
Bei Bedarf springen Sie mit einem Klick in die Ausfhrung 163 .
Gleiches gilt fr die Pflegeanweisungen des Arztes: Wechseln Sie auf die Seite
Pflegeanweisungen Arzt, und Sie knnen auch dort im Bereich noch
gezielter suchen. Bei Bedarf springen Sie in die Medikation 113 .
Wie man einen Pflegebericht fr einen Klienten erstellt

Generell knnen Pflegeberichte nicht nur hier, sondern dort, wo sie anfallen erstellt
werden - beispielsweise bei der Ausfhrung 163 oder in der Datenerfassung ber den PDA
bzw. Touchscreen.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, geben Sie im Bereich den
Bericht ein und definieren Sie den Berichtstyp mit einem Klick auf

PflegeOrganizer 175
. Sie knnen dabei beliebig viele Berichtstypen

miteinander mischen, so kann z.B. ein Bericht ber die Einlieferung ins
Krankenhaus gleichzeitig ein Pflegebericht, ein Notfallbericht, ein
Angehrigenbericht und ein Arztbericht sein.
Vorsicht: Die Eingabe der Berichtstypen haben nichts

mit den Berichtstypen Checkboxen im Bereich (rechts unten) zu tun. Diese
Checkboxen sind nur zum Filtern da, aber nicht fr die Dateneingabe.
Speichern Sie danach den Bericht.
Berichtstypen vollstndig eingeben

Der MDK wird Sie bei der Prfung ggf. nach
Arztberichten, Angehrigenberichten usw. fragen.
Achten Sie deshalb schon bei der Eingabe darauf,
dass Sie korrekte und vollstndige Berichtstypen
setzen, denn dann haben Sie mit einem Klick die
Antwort parat.
Wie man einen Pflegebericht fr mehrere Klienten erstellt

Pflegeberichte fr mehrere Klienten bentigt man beispielsweise im Freizeitbereich
(Singkreis usw.). Damit Sie nicht fr jeden Klienten den Pflegebericht einzeln
erstellen mssen, klicken Sie einfach auf . Der
Sammelberichts-Assistent wird Sie dann durch die Erstellung des Berichts fhren
und Ihnen viel Arbeit sparen.
Klicken Sie auf den Nachrichten Button, um aus den Pflegeberichten heraus
eine Nachricht 93 zu erstellen.
Sie den Klienten .

Protokollieren Sie Ihre Ttigkeiten so oft wie mglich im Pflegebericht - es ist zusammen mit den
Nachrichten eine gute Informationsquelle fr Ihre Kolleg(inn)en und im Rahmen einer MDK-
Prfung eines der wichtigsten Werkzeuge zum Nachweis, dass Sie sich um die speziellen
Belange Ihrer Klienten kmmern.
Siehe auch:
Ausfhrung 163
Medikation 113

6.6.4 Generiere Kalender
Generieren Sie die zu erledigende Arbeit.
Generiere Kalender
So generieren Sie die Solldaten

Mit "Solldaten" wird die Summe der einzelnen Pflegettigkeiten bezeichnet, die der/
die Pfleger/in beim Klienten erbringen soll. Vorausgesetzt ist, dass mindestens
einem Klienten Leistungen mit Zeitregeln zugeordnet sind. Die Leistungszuordnung
erledigen Sie am besten im Pflegeplan 160 , die passenden Zeitregeln erstellen Sie
im Leistungsexplorer 168 .
In der Baumstruktur auf der rechten Seite erkennen Sie den Status der
Solldatenerstellung fr jeden Klienten. Positionieren Sie die Maus in der
Baumstruktur an die Position, fr die Solldaten erstellt werden sollen - also fr das
gesamte Haus (ganz oben), fr den Wohnbereich oder fr den einzelnen
Klienten. Geben Sie dann ein, bis wann die Solldaten generiert werden sollen.
Klicken Sie abschlieend auf den Button und folgen Sie

den Anweisungen.
Nachdem die Solldaten generiert sind, werden sie ber PDA, Touchscreen oder
sonst einem Internet-Explorer-fhigen Eingabegert besttigt, oder ersatzweise

PflegeOrganizer 177
ber Ausfhrung 163 . Im Kalender 178 erhalten Sie einen berblick ber die zu
erbringenden Leistungen.

Wenn Sie in der Baumstruktur einen Klienten ausgewhlt haben, knnen Sie mit
einem Klick auf die Leistungen und Zeitregeln im Leistungsexplorer 167

erreichen.
Prfen Sie die Zeitregeln 168 mit einem Klick auf .
Suchen Sie nach Eintrgen in der Baumstruktur, indem Sie die auswhlen,
im Feld den Suchbegriff eingeben und auf klicken.
Verndern Sie die Baumstruktur mit oder .

Holen Sie sich bei Bedarf Informationen aus der Verwaltung 25 .

Generieren Sie Solldaten fr jeden einzelnen Klienten nur im Ausnahmefall, z.B. nach Rckkehr
aus dem Krankenhaus. Ansonsten erledigen Sie alle Vorbereitungen (Leistungszuordnungen
und Zeitregeln) und generieren Sie dann die Daten einmal fr das ganze Haus.
Erinnerung an die Generierung von

Solldaten
Der PflegeOrganizer erinnert 396 Sie an die
Notwendigkeit der neuen Generierung von Solldaten,
wenn Sie dies wnschen.
Abwesenheiten
Logischerweise werden die Solldaten beim Eintrag
einer Abwesenheit 58 automatisch gelscht.
Denken Sie aber daran, die Solldaten fr den
Klienten nach seiner Rckkehr wieder zu
generieren.
Siehe auch:
Pflegeplan 156
Ausfhrung 163
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Solldaten 396
Mandanten Einstellungen: Generierung Solldaten 395

6.6.5 Kalender
Sie erhalten einen berblick ber die Arbeiten des Tages.
Kalender
So navigieren Sie im Kalender

Vorausgesetzt ist, dass mindestens fr einen Klienten Solldaten fr den Kalender
generiert wurden.
Der Kalender wird immer wochenweise angezeigt. Wechseln Sie das Datum,
indem Sie und setzen, indem Sie sich im Kalender auf dem
gewnschten Datum positionieren oder indem Sie im Bereich
wochenweise vor- bzw. zurckspringen.
Filtern Sie den Kalender, indem Sie nach bzw. nach selektieren,
oder den gewnschten definieren.
Mit verndern Sie die Ansicht des Kalenders.
Doppelklicken Sie auf den Kalendereintrag, um weitere Informationen ber den
Eintrag zu erhalten.
In den Mandanteneinstellungen 394 ist die Platzierung des heutigen Tages
einstellbar. Voreingestellt ist 3, d.h. der heutige Tag ist immer der vierte Tag in der

PflegeOrganizer 179
Wochenanzeige.
Kalendereintrag nicht lesbar

Es kann vorkommen, dass es in einer Kalenderzeile
mehr als eine Leistung gibt - die einzelne Leistung
ist dann nicht mehr lesbar. Mit einem Klick auf den
Eintrag sehen Sie dessen wichtigste Informationen
im unteren Bereich der Maske. Mit einem Doppelklick
erhalten Sie einen berblick ber alle Informationen
des Eintrags.
Klicken Sie zuerst auf den gewnschten Kalendereintrag und dann auf ,
um eine grafische Aufbereitung der Erfassungswerte zu erhalten.
Mit einem Klick wechseln Sie bei Bedarf in den Leistungsexplorer .

Sie den Klienten .
Siehe auch:
Pflegeplan 156
Ausfhrung 163
Einstellungen Mandanten: PflegeOrganizer 394
6.6.6 Bestellung
Bestellen Sie die Medikamente.

Bestellung
Wer braucht dieses Programm?

Benutzen Sie dieses Programm nur, wenn Sie die
Medikamentenbestellung der Einrichtung selbst
organisieren.
So funktioniert die Bestellung

Vorausgesetzt ist, dass mindestens fr einen Klienten Medikamente 341 zugeordnet
sind und entweder bei der Medikation 113 oder bei der Medikamentenvorbereitung
184 bestellt wurden.
Alle Bestellungen anzuzeigen wre vllig unbersichtlich. Deshalb definieren Sie

zum Programmstart, was genau Sie sehen wollen. Sie knnen nach Klient,
Betreuungsgruppe, dem Bestellstatus, dem Medikament oder der
Bestellnummer filtern. Fr den Anfang ist es ausreichend, wenn Sie einfach nach
den Bestellungen des betreffenden Klienten 206 filtern.

PflegeOrganizer 181
Filter
Sie erhalten eine Liste, die ber den Bestellstatus der ausgewhlten Bestellungen
auf einen Blick informiert.
Bestellen Sie fr eine ganze Betreungsgruppe : Das Programm ordnet dann

automatisch mehrere Bestellungen einem Arzt zu.
Die verschiedenen Bestellstati

Haben Sie in der Medikation 113 oder
Medikamentenvorbereitung 184 erkannt, dass
Medikamente bestellt werden mssen (und dort
auf die entsprechenden Buttons geklickt), dann
erscheinen diese Medikamente 341 in der Liste
mit dem Status mu bestellt werden.
Wurde eine Bestellung gedruckt oder gefaxt und
dem Arzt 217 bermittelt, dann wechselt der
Status zu Bestellt.
Hat der Arzt 217 das Rezept erstellt, lautet der
Status Ausgestellt.
Wurde die Medikamentenlieferung aus der
Apotheke 223 besttigt, dann sind die
Medikamente 341 Geliefert.

Werden Bestellungen entfernt, gelten sie als

Storniert.
Unglcklicherweise stimmen Bestellung und

Lieferung oft nicht berein. Deshalb knnen Sie
mit einem Klick auf einen Listeneintrag mit
Status Geliefert im unteren Bereich der Maske
genau verfolgen, was von Ihnen bestellt, was
vom Arzt 217 als Rezept ausgestellt und was von
der Apotheke 223 schlielich geliefert wurde.
Klicken Sie auf eine Bestellung in der Liste. Im unteren Bereich sehen Sie jetzt alle
Details zu dieser Bestellung.
So bestellen Sie alle Medikamente mit einem Klick

Zur Bestellung aller Medikamente 341 mit dem Status mu bestellt werden klicken
Sie auf den Button . Es werden in einer neuen Maske
alle rzte 217 und deren Klienten in einer Baumstruktur aufgelistet, fr die offene
Bestellungen existieren. Klicken Sie auf den Arzt, fr den Sie die Bestellungen
erzeugen wollen, und klicken Sie auf den Button . Bei Bedarf knnen Sie
einzelne Klienten von der Bestellung beim Arzt ausschlieen, indem Sie dessen
Checkbox in der Baumstruktur deaktivieren.
Bestellung faxen
Wenn Sie die Bestellung gleich an den Arzt faxen
wollen, kopieren Sie sich dessen Faxnummer in den
Zwischenspeicher , whlen Sie Ihr Faxgert als
Drucker aus , klicken Sie auf Drucken
und kopieren Sie die Faxnummer mit

'Einfgen' oder STRG+V in das Feld fr die
Faxnummer Ihres Druckertreibers.
Besttigen Sie, dass der Druck bzw. das Fax erfolgreich erstellt wurde mit einem
Klick auf den Button .

Erst die Besttigung fhrt dazu, dass der Status von mu bestellt werden zu Bestellt
wechselt, denn sowohl Druck als auch Fax knnen misslingen - dann muss es mglich sein,
dass Sie die Bestellung erneut vornehmen.
Zurckgekehrt zur Bestellungsmaske knnen Sie erkennen, dass bei einer

PflegeOrganizer 183
erfolgreichen Bestellung der Status auf Bestellt gewechselt hat.
Wie man die Medikamente ausgestellt und geliefert bekommt

Verndern Sie den Bestellstatus je nach Situation im unteren Bereich der Maske.
Klicken Sie dazu in der Liste auf die Bestellung, die Sie zu bearbeiten wnschen.
Verndern Sie bei Bedarf die Farben 394 der unterschiedlichen Bestellstati.
Besttigen Sie den Bestellstatus mit einem Klick auf . Der Status verndert
sich dann entsprechend, z.B. von Ausgestellt auf Geliefert. Um mit einem Klick
alle Medikamente 341 des Klienten 206 mit gleichem Status zu besttigen, klicken Sie
auf . Und schlielich knnen Sie eine Bestellung - gleich welchem Status - mit
stornieren. Stornierte Bestellungen erscheinen ganz am Ende der Liste.
Hat der Arzt 217 ein anderes Medikament verordnet oder die Apotheke 223 ein
anderes Medikament geliefert? Klicken Sie auf , um den Medikamentennamen
zu ndern.
In seltenen Fllen ndern sich Anzahl und Darreichungsform 357 .
Lassen Sie sich eine neue Liste anzeigen, indem Sie erneut filtern .
Wechseln Sie mit einem Klick in die Medikation 113 .

Sie den Klienten .

Rufen Sie bei jeder Lieferung aus der Apotheke den PflegeOrganizer auf und gehen Sie sowohl
in der Lieferung als auch in der Bestellung klientweise vor: Auf diese Weise kontrollieren Sie die
Lieferung und besttigen gleichzeitig in der Bestellung die Medikamente als Geliefert.
Siehe auch:
Medikation 113
Medikamente 341
Apotheken 223
rzte 217
Mandanten Einstellungen: Hausapotheke 393
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Bestellung 395

6.6.7 Med.vorbereitung
Bereiten Sie die Medikamente der Klienten vor.
Medikamentenvorbereitung
Wie man die Medikamente vorbereitet

Achten Sie darauf, dass die Medikation 113 aller Klienten vollstndig abgeschlossen
ist.
Legen Sie fest, ob Sie eine Medikamentenvorbereitung fr einen Klient oder fr die
gesamte Pflegegruppe erstellen wollen und klicken Sie dann auf den Button
. Die letzte Medikamentenvorbereitungsliste fr den ausgewhlten

Klienten sehen Sie zu berprfungszwecken auf der rechten Seite der Maske.
Drucken Sie immer zuerst alle Medikamentenvorbereitungen fr die gesamte Pflegegruppe
aus und nur im Bedarfsfall fr einzelne Klienten - das geht schneller. Probieren Sie es
selbst aus.
Bereiten Sie die Medikamente gem der ausgedruckten Liste vor.
Speichern Sie die Daten, nachdem die Medikamentenvorbereitung erstellt

wurde.

PflegeOrganizer 185
Wenn Sie whrend der Vorbereitung bemerken sollten, dass ein Medikament
annhernd verbraucht ist, wechseln Sie ggf. zuerst den Klienten , dann klicken
Sie auf den Button und whlen Sie abschlieend das verbrauchte
Medikament aus, um eine Neubestellung 179 vorzunehmen. Der PflegeOrganizer
sammelt dann alle anfallenden Neubestellungen fr Sie.
Stimmt etwas mit der Medikamentenvorbereitungsliste nicht, weil die Medikation z.
B. unvollstndig ist? Wechseln Sie mit einem Klick in die Medikation 113 ,
um zu korrigieren, und erstellen Sie die Medikamentenvorbereitungsliste erneut fr
nur diesen Klienten.
Nach getaner Arbeit knnen Sie sich - wenn Sie es wnschen - mit einem Klick
den Bestellungen 179 widmen.
Warum erkennt das Programm

verbrauchte Medikamente nicht
automatisch?
Beim PflegeOrganizer ist zum Glck das
Pillenzhlen unntig. Eine Neubestellung geht nach
einem kurzen Blick in die Medikamentenschachtel
whrend der Medikamentenvorbereitung wesentlich
schneller vonstatten, als die Zhlerei bei einer
computergesttzten Lagerhaltung von
Medikamenten.

Sie den Klienten .
Wie Sie die Medikamentengabe erfassen

Die Leistungserfassung fr die Medikamentengabe ist im PflegeOrganizer extrem
einfach geregelt und an der Praxis orientiert. Es ist nur eine einzige
Leistungszuordnung notwendig: die Medikamentengabe. Die Pflegekraft verabreicht
die aus der Medikamentenvorbereitung vorliegenden Medikamente und kann sich
bei Bedarf im PDA bzw. ber den Touchscreen von der derzeitigen Medikation
berzeugen und absichern.
Wir empfehlen Ihnen, die Medikamentengabe wie gewohnt im Pflegeplan als
Leistungszuordnung 160 einzugeben.
Medikamente am PC richten
Mit dem PflegeOrganizer sollten Sie davon absehen,
wie damals Bltter auszudrucken und dann immer

wieder erneut zur Medikamentenvorbereitung zu

benutzen. Bereiten Sie die Medikamente am PC vor -
es geht schneller.

Die Medikamentenvorbereitung ist der effizienteste Ort fr die Neubestellung verbrauchter
Medikamente. Deshalb: zur Neige gehende Medikamente mit einem Klick auf
immer sofort eingeben.
Siehe auch:
Medikation 113
6.7 Beurteilung
Ansicht > Pflege > Theorie > Beurteilung
Entdecken Sie die umfassenden Evaluierungsmglichkeiten im PflegeOrganizer.
Die Bestandteile von "Beurteilung"
Visiten 187
Die Visiten sind ein geeignetes Instrument, die Qualitt bestimmter Bereiche zu
berprfen.
Nchstes Evaluationsdatum 96
Sie haben schon in den einzelnen Bereichen definiert, wann Sie ihn erneut zu
evaluieren wnschen - der PflegeOrganizer erinnert Sie daran und fhrt Sie an
die betreffende Stelle im "Pflegedschungel".
Pflegebericht 173
Nutzen Sie auch die Erkenntnisse aus dem Pflegebericht zur Evaluation.

Sie profitieren von den umfangreichen Evaluationsmglichkeiten des PflegeOrganizers am
optimalsten, wenn Sie schon bei der Anlage eines neuen Pflegebereiches definieren, wann Sie
dessen Evaluation wnschen.

PflegeOrganizer 187
6.7.1 Visiten
Die Visiten sind ein geeignetes Instrument, die Qualitt bestimmter Bereiche zu
berprfen.
Visiten
So flott kann eine Visite durchgefhrt werden

Bitte bedenken Sie: Die Erfassung am PC ber den PflegeOrganizer ist immer nur
zweite Wahl. Besser ist es, direkt vor Ort mit PDA oder Touchscreen zu erfassen.
Vorausgesetzt ist, dass mindestens ein Visitentyp 342 mit Gliederung und Fragen
zur Auswahl vorliegt.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, legen Sie rechts Visitentyp und
Visitengrund 361 fest und speichern Sie danach die neue Visite.
Im Bereich erkennen Sie nun Gliederung und Fragen der Visite.
Arbeiten Sie sich im Bereich durch jede einzelne Frage, indem Sie die
Buttons benutzen und nach jeder Antwort auf der rechten Seite speichern .
Werden Sie bei der Visite unterbrochen? Kein Problem, der PflegeOrganizer erinnert Sie an
offene Visiten.

Wenn alle Fragen beantwortet sind, schlieen Sie die offene Visite ab - sie
wird dann Bestandteil der Pflegedokumentation.
Die Visiten als Informationsquelle

Oft erkennt man bei den Visiten Dinge, die einem
sonst nie aufgefallen sind. Benutzen Sie die
Nachrichten um Ihre Erkenntnisse
weiterzugeben, z.B. an die Schichtbergabe.

Sie den Klienten .
schreiben Sie eine Evaluation .
Fr den Notfall ist in den Abfragen 280 ein Leerbogen jeder Visite enthalten.
Evaluation als Erledigungshilfe

benutzen
Als Beispiel: Haben Sie bei der Zimmervisite
bemerkt, dass eine Glhbirne defekt ist? Legen Sie
sich diese Kleinigkeit auf die Evaluation, dann
werden Sie ber den PflegeOrganizer daran erinnert
zu prfen, ob der Mangel behoben wurde.
Erinnerung an ausstehende Visiten

Lassen Sie sich durch den PflegeOrganizer an die
Wiederholung von Visiten erinnern 395 .

Evaluation fest
erinnern 396 .

Sie sehen, wie schnell Visiten erfasst sind. Benutzen Sie deshalb die Visiten extensiv und z.B.
auch bei Angehrigen der Klienten. Sie werden staunen, welch interessante Pflegeinformationen
Sie erhalten und wie gut eine Visite bei allen Beteiligten als Zeichen professioneller Pflege
ankommt.

PflegeOrganizer 189
Siehe auch:
Visiten (Definitionen) 342
Mandanten Einstellungen: Erinnerung Visiten 395
6.7.2 Nchstes Evaluationsdatum
Siehe Zu erledigen: Nchstes Evaluationsdatum 96
6.7.3 Pflegebericht
Siehe Manahmen: Pflegebericht 173
6.8 Sonstiges
Ansicht > Pflege > Theorie > Sonstiges
Nutzen Sie interessante weitere Funktionalitten des PflegeOrganizers.
Die Bestandteile von "Sonstiges"
Sozialdienst 190
Verwalten Sie die Sozialdienste der Einrichtung.
Hotel 192
berwachen Sie spezielle Hotelleistungen Ihres Hauses.
Standard Manager 195

Ordnen Sie Ihren Manahmen die entsprechenden Standards der Einrichtung
zu.

Sie profitieren von den umfangreichen Evaluationsmglichkeiten des PflegeOrganizers am
optimalsten, wenn Sie schon bei der Anlage eines neuen Pflegebereiches definieren, wann Sie
dessen Evaluation wnschen.

6.8.1 Stammblatt
Verfgen Sie ber die Informationen aus dem Verwaltungs-Stammblatt des

Klienten.
Das Stammblatt ist nicht vernderbar und enthlt Informationen aus der Verwaltung. Es
ist entworfen fr Pflegekrfte, denen keine Rechte fr den Aufruf der Verwaltung 25
zugeordnet sind, die aber trotzdem wichtige Informationen daraus bentigen.
Siehe auch:
Verwaltung 25
6.8.2 Sozialdienst
Verwalten Sie die Sozialdienste der Einrichtung.
Sozialdienste

PflegeOrganizer 191
So kommt ein Klient in den Singkreis

Vorausgesetzt ist, dass es mindestens eine Leistung 225 des Typs
"Sozialdienstangebot" gibt.
Der PflegeOrganizer listet alle Leistungen des Typs "Sozialdienstangebot" in der
Baumstruktur auf der linken Seite auf.
Klicken Sie zuerst in der Liste auf die Leistung, die der Klient als Sozialdienst
erhalten soll. Danach klicken Sie auf den Button . Sie
knnen eine beliebige Anzahl Klienten 206 dem Sozialdienst hinzufgen, indem Sie
die entsprechende Checkbox aktivieren.
Zurckgekehrt in die Sozialdienste klicken Sie in der Baumstruktur links auf den
Klienten, den Sie gerade neu im Sozialdienst aufgenommen haben, und danach auf
der rechten Seite im Bereich auf Neu , um die Terminserie
festzulegen, wie Sie es bereits aus dem Leistungsexplorer 167 kennen.
Speichern Sie die Daten, nachdem Sie die Terminserie definiert haben, und
vervollstndigen Sie dann die Zeitregel, wie Sie es ebenfalls aus dem
Leistungsexplorer 167 kennen.
Nach dem speichern der Zeitregel haben Sie den Klienten im Sozialdienst
aufgenommen und gleichzeitig definiert, wann der Sozialdienst fr den Klienten zu
erbringen ist. Um daraus Solldaten zu erstellen, klicken Sie auf den Button
.
Einmal gestartete Zeitregeln knnen nicht mehr gelscht werden - sie knnen nur noch
gestoppt werden.
Generieren Sie die Solldaten nicht Klient fr Klient. Wesentlich effizienter ist es, alles zu
erledigen, und dann die gesamten Solldaten fr das Haus oder zumindest den Wohnbereich in
Generiere Kalender 176 zu erstellen.

Suchen Sie nach Sozialdiensten oder verndern Sie das Aussehen
der Baumstruktur.
Lassen Sie sich nur gestartete , nur gestoppte oder alle Zeitregeln in der
Baumstruktur anzeigen.
Starten Sie ab und zu einmal den Pflegeinspektor . Er wird Sie auf

mgliche Probleme in der Baumstruktur aufmerksam machen.

Siehe auch:
Leistungen 225
6.8.3 Hotel
berwachen Sie spezielle Hotelleistungen Ihres Hauses. Diese Funktion steht Ihnen
auch in FORUM zur Verfgung unter Ansicht > Einzelleistungserfassung.
Hotelleistungen
Die kostenpflichtigen Leistungen

Es gibt verschiedene Arten kostenpflichtiger
Leistungen 225 .
Pro Tag/Monat abrechenbare Leistungen (z.B.
Pflegesatz) rechnen Sie bitte nicht im
PflegeOrganizer, sondern in FORUM ab. Diese
Leistungen brauchen nicht stndig erfasst zu
werden, sondern werden automatisch Monat fr

PflegeOrganizer 193
Monat abgerechnet, bis man ein Enddatum setzt.

1 mal je Ttigkeit abrechenbare Leistungen
dagegen (z.B. spezielle kostenpflichtige
Hotelleistungen) mssen Fall fr Fall erfasst
werden, denn sie sind meist unregelmig. Nur
um diese Leistungen geht es hier.
Bringen Sie also z.B. dem Klienten einen
speziellen hochwertigen Obstsaft, den der Klient
bestellt hat, oder bietet Ihr Haus z.B. eine
kostenpflichtige Manikreleistung an, dann
knnen Sie das Erbringen dieser Einzelleistung
hier erfassen.
So geben Sie kostenpflichtige Einzelleistungen ein

Vorausgesetzt ist, dass dem Klienten mindestens eine kostenpflichtige Leistung 225
der Preisart 1 mal je Ttigkeit zugeordnet 63 ist. In der Regel ist der Debitor 61 die
Selbstzahleradresse.
Whlen Sie den Klienten und den Zeitraum (Monat und Jahr) aus. Der
PflegeOrganizer listet alle Leistungen dieser Preisart auf, wenn sie dem Klienten
im ausgewhlten Zeitraum zugeordnet wurde. Im Monatskalender geben Sie dann
einfach die Anzahl der erbrachten Einzelleistungen ein.
Zahlenkolonnen optimal eingeben mit

Eingabehilfsmittel und Vorlage
Unterhalb der Liste finden Sie Eingabehilfsmittel, mit

denen Sie ganze Zahlenkolonnen auf einmal
eintragen knnen. Wurde die Leistung z.B. Montag
und Dienstag erbracht, und sollen alle bisherigen
Angaben ersetzt werden, dann positionieren Sie
sich zuerst auf der Leistung in der Liste, klicken Sie
die entsprechenden Checkboxen und Optionen an,
prfen Sie noch die Anzahl und klicken Sie auf den
Button .
Alternativ erstellen Sie zuerst eine Vorlage

fr stndig wiederkehrende
Einzelleistungen, aktivieren die Checkbox
und klicken ebenfalls auf den
Button .
Benutzen Sie fr alle Eingabehilfsmittel die

praktischen Tastatur-Shortcuts, indem Sie die

ALT-Taste gedrckt halten und den

entsprechenden Buchstaben eintippen. Das geht
schneller als Eingaben mit der Maus.
Speichern Sie die Daten, nachdem alle Einzelleistungen erfasst

wurden.
Der PflegeOrganizer bzw. FORUM speichert alle Einzelleistungen immer mit
Datum und Uhrzeit im Hintergrund. Wenn Sie die Uhrzeit genauer spezifizieren
wollen, positionieren Sie sich in der entsprechenden Zelle in der Liste und klicken
Sie auf den Button .

Wenn Sie eine einmal gespeicherte Anzahl spter reduzieren wollen, mssen Sie immer genau
angeben, welche der Einzelleistung gelscht werden soll - denn jede Einzelleistung kann zu
einer anderen Uhrzeit erfolgt sein.
Aktivitten
Klicken Sie auf den Button , um nhere Informationen ber

gespeicherte Einzelleistung zu erhalten. Positionieren Sie sich vorher mit der Maus
in der entsprechenden Zelle der Liste.
Drucken Sie die Einzelleistungen bei Bedarf aus .
Einzelleistungen nicht mit

Pflegeleistungen verwechseln

PflegeOrganizer 195
Achten Sie darauf, dass Sie in den Einzelleistungen

nur kostenpflichtige Leistungen auerhalb des
regulren Pflegesatzes erfassen: Der Obstsaft im
Rahmen der normalen Flssigkeitszufuhr ist im
Pflegesatz enthalten und gehrt nicht dazu. Das
Glschen Sekt, das Ihr Haus als kostenpflichtige
Zusatzleistung anbietet, gehrt dazu.
Steigern Sie die Attraktivitt Ihrer Einrichtung, indem Sie besondere Leistungen anbieten, die nicht
durch den Pflegesatz abgedeckt sind. Die Einzelleistungserfassung gibt Ihnen die Mglichkeit
dazu - die Leistungen knnen zusammen mit den pflegerischen Leistungen erbracht und erfasst
werden.
In FORUM werden die erfassten Einzelleistungen automatisch abgerechnet.
Siehe auch:
Leistungen 225
Auftrge 63
Debitorenzuordnungen 61
6.8.4 Standard Manager
Ordnen Sie Ihren Manahmen die entsprechenden Standards der Einrichtung zu.

Standard Manager
Die Pflegestandards
Jede Pflegeleistung Ihres Hauses muss nach
einem generellen Standard erbracht werden
(Stsser oder andere). Das knnen Sie in der
Leistungsverwaltung 233 erledigen oder hier im
Standard Manager.
Der PflegeOrganizer erlaubt es mit dem
Standard Manager, fr den Klienten einen
individuellen Pflegestandard auf der Basis des
generellen Standards zu erstellen. Das kann
man machen, muss es aber nicht.
Haben Sie alle Pflegeleistungen mit einem
Pflegestandard 233 versehen, dann knnen Sie
mit einem Klick eine Zusammenstellung der
Pflegeleistungsbeschreibungen fr den Klienten
erzeugen. Dabei prferiert der PflegeOrganizer
immer die individuellen Standards. Existiert er
nicht, wird der generelle Standard fr die
Zusammenstellung genommen.
Wenn Sie eine Zusammenstellung erzeugt

PflegeOrganizer 197
haben, knnen Sie dieses Dokument im

Dokumenten-Manager 318 hinterlegen.
So erzeugen Sie eine komplette Pflegebeschreibung fr den Klienten

Vorausgesetzt ist, dass Sie bei den Pflegeleistungen 233 generelle Standards
hinterlegt haben.
Klicken Sie im Bereich auf den Button
, um alle generellen Pflegestandards zu einer
einzigen Pflegeleistungsbeschreibung zusammenzustellen.
Bei Bedarf knnen Sie die Zusammenstellung mit WORD bearbeiten.
Hinterlegen Sie dann das Dokument im Dokumenten-Manager 318 , indem Sie im
Bereich das Thema eingeben, das Adressat
eingeben und speichern .
Bearbeiten Sie das Dokument erneut, indem Sie auf den Button
im Bereich
klicken.
So erstellen Sie einen individuellen Standard mit zwei Klicks

Vorausgesetzt ist, dass Sie in der Leistungsverwaltung 233 fr die Pflegeleistungen
bereits generelle Pflegestandards hinterlegt haben.
Positionieren Sie sich mit der Maus in der Liste auf einer Leistung, der noch kein
individueller Standard zugeordnet ist - das erkennen Sie daran, dass in der Spalte
individueller Pflegestandard noch nichts eingetragen ist.
Klren Sie im Bereich , welche Methode der

Dateierstellung Sie wnschen. Wir empfehlen, den generellen Standard als
Vorlage zu benutzen, weil Sie ihn nur noch an die individuellen Gegebenheiten des
Klienten anpassen mssen - das ist der schnellste Weg. Ein Klick auf den Button
oberhalb des Bereichs
, und Sie knnen den individuellen Standard fr den Klienten mit WORD erstellen.
Der individuelle Standard erscheint dann in der Liste als Angabe des
Dokumentnamens, unter dem er mit einem Klick auf den Button
erneut aufrufbar und bearbeitbar ist.
Wird eine Zusammenstellung erzeugt, dann wird statt dem generellen der gerade
hinterlegte individuelle Standard herangezogen.

Wechseln Sie mit einem Klick in die Leistungsverwaltung 233 oder in den
Dokumenten-Manager 318 .

Sie den Klienten .

Dieses Programm braucht nicht unbedingt Bestandteil der Pflegedokumentation zu sein - Sie
brauchen es also nicht zu benutzen. Das Programm spielt aber seine ganze Strke aus, wenn Sie
z.B. einen Pflegeschler haben: Drucken Sie mit einem Klick die Zusammenstellung aus
und geben Sie sie dem Pflegeschler. Auf diese Weise haben Sie in ein paar Sekunden eine
umfassende Beschreibung und Arbeitsanleitung abgegeben, wie bei Ihnen dieser Klient gepflegt
wird. Genauer und schneller geht es nicht.
Siehe auch:
Leistungen 233
Dokumenten-Mananger 318
6.9 MDK
Ansicht > Pflege > Theorie > MDK
Bereiten Sie Ihre Einrichtung auf den berraschenden MDK Besuch vor und ermitteln Sie
selbst die zu erwartende Benotung.
Tipp
Ausfhrung "MDK Qualittsprfung" = Optimale
Vorbereitung auf die Prfung.
Die Bestandteile von "MDK"
MDK 198
Beantworten Sie Fragen des MDK nach deren Fragekatalog.
MDK Qualittsprfung 200

Fhren Sie eine fiktive Qualittsprfung durch.

PflegeOrganizer 199

Machen Sie es selbst bevor es der MDK tut: Irgendwann wird er Ihre Einrichtung unerwartet
bewerten. Bereiten Sie sich professionell vor, indem Sie diese Prfung mit Ihrer Mannschaft
simulieren.
6.9.1 Veraltet: MDK
Beantworten Sie Fragen des MDK nach dessen Fragekatalog.
MDK
Warum ist dieser MDK Fragekatalog

veraltet?
Nach dem Pflegeweiterfhrungsgesetz ist die MDK
Qualittsprfung das Ma aller Dinge - alles, was
vorher wichtig war, ist damit Schall und Rauch. Sie
sollten sich also zuerst auf die MDK Qualittsprfung
200 vorbereiten. Dieser Fragekatalog des MDK aus
dem Jahr 2005 ist trotzdem nicht schlecht, wenn Sie
einfach einmal auf eigene Faust die Qualitt des
Hauses untersuchen wollen.

So testen Sie die Qualitt des Hauses wie der MDK

Bitte bedenken Sie: Dieser Fragekatalog bezieht sich auf ein Dokument, das der MDK 2005
zur Durchfhrung aller Prfungen entwickelt hat. Werfen Sie einen Blick in dieses Dokument,
indem Sie gleich bei Programmstart rechts oben auf den Link
MDK_QP_ANLEITUNG_STAT_10112005.PDF klicken.
Arbeiten Sie sich Schritt fr Schritt durch die Baumstruktur auf der linken Seite.
ffnen Sie die ste der Baumstruktur mit einem Klick auf um zu den einzelnen
Fragen zu gelangen.
Zu jeder Frage finden Sie auf der rechten Seite alle notwendigen Werkzeuge: Zuerst
einmal erhalten Sie im Bereich eine Erklrung zu der MDK Frage. ffnen Sie
diese Information mit , um sie einfacher zu lesen. Wenn Sie zu dieser Frage
eigene Dokumente entwickelt haben, ordnen Sie diese Dokumente der Frage mit
dem Button zu und ffnen Sie dann diese Dokumente mit
einem Klick auf den Link. Und schlielich knnen Sie eigene Bemerkungen im
Bereich hinzufgen und diese Bemerkung bei Bedarf gleich als
Nachricht verschicken.

Sie den Klienten .

Der MDK prft nicht mehr nach diesem Katalog. Trotzdem enthlt der Katalog viele Elemente, die
der MDK auch bei aktuellen Prfungen untersucht. Sie sind auf jeden Fall besser vorbereitet und
gewarnt, wenn Sie den Katalog einfach einmal durcharbeiten.
Auf jeden Fall aber sollten Sie zuerst die MDK Qualittsprfung 200 erarbeitet haben.
Siehe auch:
6.9.2 MDK Qualittsprfung
Fhren Sie eine fiktive Qualittsprfung gem. 115 Abs. 1a Satz 6 SGB XI durch.

PflegeOrganizer 201
MDK Qualittsprfung
Arbeiten Sie diesen Katalog alle 6

Monate ab
Sie haben mit diesem Programm die Mglichkeit, die
MDK Prfung zu simulieren. Nutzen Sie diese
Mglichkeit zur Qualittssicherung Ihres Hauses.
So simulieren Sie die MDK Qualittsprfung
Der Aufbau der Qualittsprfung

Die Qualittsprfung ist unterteilt in einen
klientenorientierten und einen nicht
klientenorientierten Teil. Das ist leider im MDK
Fragekatalog nicht geordnet, aber keine Sorge -
der PflegeOrganizer strukturiert das fr Sie.
Im klientenorientierten Teil werden bei 5-10%
aller Klienten (maximal 15) die MDK Fragen
gestellt. Dazu bedient sich der PflegeOrganizer
eines Tricks: Die klientenorientierten Fragen
finden Sie einfach bei einer schon vorinstallierten
Visiten-Definition 342 , der MDK
Qualittsprfung.

Schritt 1: Sie legen deshalb zuerst einmal fest,

bei welchen Klienten Sie die MDK
Qualittsprfung Visiten 187 durchfhren
wollen.
Schritt 2: Sie fhren die Visiten 187 bei den
geplanten Klienten durch. Die Visiten sollten Sie
sowieso in festgelegten zeitlichen Abstnden
immer mal durchfhren - auf diese Weise
bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand.
Schritt 3: Sie starten dieses Programm und
knnen dann die abgeschlossenen Visiten 187
einfach bernehmen.
Sinnvoll kann es deshalb sein, ber einen
gewissen Zeitraum zuerst einmal genug Visiten
des Typs MDK Qualittsprfung
durchgefhrt zu haben, bevor Sie mit diesem
Programm beginnen.
Vorausgesetzt ist, dass Sie eine Visite 187 des Typs MDK Qualittsprfung bei
mindestens einem Klienten durchgefhrt und abgeschlossen haben.
Gehen Sie den Fragekatalog auf der linken Seite Eintrag fr Eintrag von oben nach
unten durch.
Bei klientenorientierten Fragen fgen Sie rechts unten mit einem Klick auf den
Button Klienten hinzu, fr die Sie bereits eine Visite 187
des Typs MDK Qualittsprfung abgeschlossen haben. Der PflegeOrganizer
bernimmt die aktuelle Visite, berechnet deren Ergebnisse und listet die
ausgewhlten Klienten rechts auf.
Fragen zur Visite 187 des Klienten? Klicken Sie einfach auf den entsprechenden
Link .
Fragen, wie man bei der Visite zu der Antwort gekommen ist? Klicken Sie einfach
auf , dann knnen Sie - abhngig von der Frage - zu dem entsprechenden
Programm wechseln, z.B. Pflegebericht 173 .
Bei nicht klientenorientierten Fragen erhalten Sie eine Auswahl von Antworten, die
Sie direkt beantworten knnen, beispielsweise:

PflegeOrganizer 203
Alles durchgearbeitet? Der Lohn der Mhe ist die automatische Berechnung der
Benotung, die die MDK Qualittsprfung ergeben wrde.

Fgen Sie zu jeder Frage ggf. eigene Dokumente mit dem Button
hinzu, die Sie dem MDK auf Knopfdruck zeigen
knnen.

Die Durchfhrung einer einzigen fiktiven MDK Qualittsprfung ist schon aufwndig genug.
Deshalb untersttzt der PflegeOrganizer nur das Speichern einer MDK Qualittsprfung. Diese
sollten Sie aber auf jeden Fall durchgefhrt haben, denn so sind Sie optimal auf die
Qualittsprfung vorbereitet. Und darber hinaus knnen Sie dem MDK alternativ Ihre eigenen
Ergebnisse zeigen, wenn die echte Prfung wider Erwarten schlechter als die fiktive verlaufen sein
sollte.
Denken Sie auch daran: Die fiktive MDK Qualittsprfung zeigt exakt die Lcken auf, die der MDK
bei der echten Prfung finden wird. Deshalb knnen Sie schon im Vorfeld etwas dagegen
unternehmen.
Siehe auch:
Visiten 187
Visiten-Definition 342

Teil
VII
Dateiverwaltung 205
7 Dateiverwaltung
Ansicht > Dateiverwaltung
In der Dateiverwaltung finden und verwalten Sie alle Basisdaten, die Sie fr FORUM und
den PflegeOrganizer bentigen.

Lernen Sie die grundlegenden Daten in FORUM
und PflegeOrganizer kennen:
Klienten 206
Debitoren 211
rzte 217
Betreuer 219
Krankenhaus 221
Apotheke 223
Leistungen 225
Zimmer 239
Beliebig 241
Adressen 243
So arbeiten Sie in der Dateiverwaltung

Im Kopf jeder Maske finden Sie immer eine Masken-Kontrolleiste.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, wenn Sie Daten neu erfassen wollen,
vervollstndigen Sie auf jeder Seite die Eingaben und speichern Sie.
nderungen nehmen Sie vor, indem Sie die nderung eintragen und danach
ebenfalls speichern .
Verwerfen Sie nderungen mit dem Button .
Lschen Sie die Daten mit dem Button .

Daten knnen nur gelscht werden, wenn es keine weiteren Bezge mehr gibt.
Beispielsweise kann man keine Klientendaten lschen, wenn schon Rechnungen fr
diesen Klienten erstellt wurden.
Mit den Navigationsbuttons wechseln Sie von Datensatz zu

Datensatz. Alternativ gibt es meist eine Seite Liste, auf der man ebenfalls
navigieren kann, indem man einfach in der Liste auf den entsprechenden Datensatz
klickt.
Suchen Sie mit dem Button .

Sie knnen in der Suche nach verschiedenen Kriterien filtern. Zurckgekehrt in die
Dateiverwaltung werden dann nur noch die Datenstze angezeigt, die dem Suchkriterium
entsprechen. Suchen Sie z.B. in der Adressenverwaltung nach allen Namen, die mit "W"
beginnen, werden - zurckgekehrt in der Adressenverwaltung - nur noch die Adressen mit "W"
beginnend angezeigt. Aber keine Sorge: die anderen Adressen sind nicht verschwunden,
sondern der Filter verschwindet, wenn Sie die Verwaltung von Neuem starten.
Exportieren Sie Daten in eine EXCEL-Datei mit dem Button .
7.1 Klienten
Ansicht > Dateiverwaltung > Klienten
Erfassen Sie die Klientendaten.

Dateiverwaltung 207
Klienten
Wie man Daten eingibt

Benutzen Sie zur Dateneingabe die Masken-Kontrolleiste im Kopf der Maske. Die
Masken-Kontrolleiste ist im Kapitel Dateiverwaltung 205 beschrieben.
Wenn Sie Namen und Adresse eingeben, berwacht FORUM die Daten im
Hintergrund automatisch, denn Adressen 243 werden generell nur einmal
gespeichert - wenn z.B. zufllig ein und dieselbe Person Betreuer, Arzt und spter
Klient ist. Sollte FORUM entdecken, dass es die eingegebene Adresse in gleicher
oder hnlicher Art schon einmal gibt, wird Ihnen die schon vorhandene Adresse zur
Auswahl vorgeschlagen. Folgen Sie dann den Anweisungen und treffen Sie Ihre
Wahl.
Vermeiden Sie es, ein und dieselbe Adresse 243 mehrfach einzugeben. Sie werden dabei
von FORUM optimal untersttzt.
Informieren Sie sich genauer ber die wichtigsten Eingabefelder:

Seite Feld
Adresse Tragen Sie mit einem Klick auf den Button die
Hausanschrift als Heimatanschrift des Klienten ein, wenn Sie dies so
definieren. Dieser Button ist nur sichtbar, wenn es in den Einstellungen
381 entsprechend eingestellt ist.
Nummer Wenn es in den Einstellungen 383 so vorgesehen ist, knnen Sie die
Klientennummer hier hndig eingeben (nicht empfohlen).
Normalerweise wird sie automatisch sequentiell vergeben.
Erzwingen Sie das automatische Ausfllen mit einem Klick auf den
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Klient entlassen ist und er
nicht mehr in der Verwaltung 25 und in Auswahllisten erscheinen soll.
Adr. 2 Foto Hinterlegen Sie hier ein Foto des Klienten.
Betr.gruppe Tragen Sie hier die Betreuungsgruppe des Klienten ein. Die
Betreuungsgruppe 355 ist ein Filterkriterium fr den PflegeOrganizer
und kann unabhngig von der Station bzw. dem Wohnbereich 240
eingegeben werden.
Start SGB XI Tragen Sie hier das Datum ein, an dem der Klient erstmals eingestuft
wurde. Das Feld ist wichtig fr den Datentrgeraustausch mit den
Kassen.
Beihilfe Klicken Sie auf den Button , wenn der Klient
beihilfeberechtigt ist, und tragen Sie den Beihilfesatz in Prozent ein.
Die Eingaben knnen automatische Nachberechnungen auslsen .
Demenz Diese Eingabe wird zur Berechnung des Anspruchs auf eine
(dementielle Betreuungsassistenten-Stelle bentigt (87b SGB XI). Diese Eingabe
Erkrankung) wird automatisch aus der Anamnese 102 im PflegeOrganizer
bernommen.
Lassen Sie FORUM in den Einstellungen 393 berprfen, ob Sie das
Recht auf eine Betreuungsassistenz haben - Sie werden dann daran
erinnert.
Evakuierung im berprfen Sie dieses Feld alle 3 Monate, denn im Brandfall bentigen
Brandfall Sie korrekte Angaben - und zwar sofort. Diese Eingabe wird
automatisch aus der Anamnese 102 im PflegeOrganizer
bernommen.
Adr. 3 Alle Felder Bentigen Sie spezielle Eingaben fr Ihre Einrichtung? Hier ist genau
der richtige Platz dafr: Beschriften 381 Sie die Felder selbst und
hinterlegen Sie eigene Eingabewerte nur fr Ihre Einrichtung. An
Datumsfelder knnen Sie erinnert werden, wenn Sie dies so einstellen
381 .
Az.&Zuz. Hinterlegen Sie die Zuzahlungsbefreiungen des Klienten. Beachten Sie

Zuzahlungsbefr dabei, dass Sie erst eine Zuzahlungsbefreiung hinterlegen knnen,
eiung wenn der Datensatz des neu eingegebenen Klienten gespeichert ist.
An das Auslaufen einer Zuzahlung knnen Sie sich erinnern 381
lassen.
Die Eingaben knnen automatische Nachberechnungen auslsen
und werden fr den Datentrgeraustausch mit den Kassen bentigt.
EigentumEigentum Mitgebrachtes Eigentum des Klienten sollte immer dokumentiert sein.

Dateiverwaltung 209
Seite Feld
& Notiz Hier haben Sie die Gelegenheit dazu. Im PflegeOrganizer knnen Sie
das Eigentum mit den Hilfsmitteln abgleichen.
Info Darf beispielsweise Herr Meier nur eine Auszahlung mit Einwilligung des
Barbetragsverw Betreuers erhalten? Hier ist die Gelegenheit, diese Information zu
altung hinterlegen - sie wird in der Barbetragsverwaltung 301 angezeigt.
Alle Felder Innerhalb 3 Tagen nach dem Tod eines Klienten sind Sie verpflichtet,
Stammb eine Todesanzeige 431 an die zustndige Meldebehrde zu richten
uch (30 Abs. 1 i.V.m. 20 PStG). Geben Sie hier die notwendigen
Angaben ein, und zwar sofort bei der Aufnahme - bei der Entlassung
wre der Aufwand um ein Vielfaches hher.
Auf dieser Seite befindet sich auch Geburtstag und Geburtsort des
Klienten. An den Geburtstag knnen Sie sich erinnern 381 lassen.
Die erweiterten Eigenschaften
Mit einem Klick auf den Button in der Masken-Kontrolleiste gelangen Sie in die
erweiterten Eigenschaften des Klienten.
Erweiterte Eigenschaften
Seite Feld
FiBu & Personenkonto Die folgenden Angaben gelten nur bei klientenorientierten 425
Faktura 362 Personenkonten: Geben Sie das Personenkonto des Klienten hier ein.
Beachten Sie bitte, dass FORUM auch die automatische Erstellung
von Personenkonten untersttzt - fragen Sie dazu den Support. Die

Seite Feld
Eingaben knnen automatische Nachberechnungen auslsen .

variabler DebitorDiese Funktion war wegen des Wohngeldes notwendig, das Klienten
211 in einem Monat zum Selbstzahler, im anderen Monat zum
Sozialhilfeempfngern machte. Nach gehriger Anlaufzeit ist es den
betroffenen Landesregierungen in der Zwischenzeit gelungen, dieses
Problem zu lsen. Die Funktionalitt wird deshalb kaum noch benutzt.
Barbetragskont Lschen Sie mit dieser Funktion das Barbetragskonto des Klienten im
o aktiviert Barbetrags-Manager 300 , indem Sie das Konto deaktivieren und die
Barbetrge pflegen 300 .
LEB- Alle Felder Die Funktionalitt wird derzeit nicht untersttzt.
Sortierun
g
Klicken Sie in der Masken-Kontrolleiste auf den Button , um das Foto des
Klienten anzuzeigen. Sie hinterlegen das Foto auf der Seite Adr. 2.
Auf der Seite Liste sind alle erfassten Klienten tabellarisch aufgelistet. Fr eine
Schnellsuche positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte Name1 und tippen
die Anfangsbuchstaben des Nachnamens ein. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um
die Liste in anderer Weise zu sortieren.
Viele Eingabefelder erlauben keine direkte Eingabe, sondern nur eine Auswahl aus
einer vorgegebenen Liste. Wenn Ihnen die Liste unvollstndig erscheint, knnen Sie
die Auswahl in der Seitentabellenverwaltung 353 erweitern.
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Adr. 2 Familienstand 357
Konfession 358
Nationalitt 359
Betreuungsgruppe 355
Herkunft 358
Kost 358
Schulbildung 360
Adr. 3 Klient: Freie Seitentabelle 1 358
Klient: Freie Seitentabelle 2 358

Dateiverwaltung 211
Seite Feld

Sie sind verpflichtet, innerhalb von 3 Tagen nach dem Tod des Klienten eine Todesanzeige an
die zustndige Meldbehrde zu richten (30 Abs. 1 i.V.m. 20 PStG). Lassen Sie sich deshalb
gleich bei der Aufnahme 32 alle Urkunden (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde etc) in
beglaubigter Form aushndigen.
Aktivieren Sie die berwachung auf

das Recht einer Betreuungsassistenz
Lassen Sie FORUM in den Einstellungen 393
berwachen, ob Sie das Recht auf eine
Betreuungsassistenz haben - Sie werden dann
daran erinnert.
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Aufnahme 32
Mandant: Generelle Einstellungen 381
7.2 Debitoren
Ansicht > Dateiverwaltung > Debitoren.
Erfassen Sie die Daten der Personen und Institutionen, die fr die Kosten aufkommen.
Hufig benutzte Synonyme fr die Debitoren sind z.B. Kostentrger, Selbstzahler,
Rechnungsempfnger. Die hier erfassten Debitoren ordnen Sie danach den Klienten in
der Verwaltung 61 zu.

Debitoren

Wahl.

Dateiverwaltung 213
Seite Feld
Adresse Hausadresse Tragen Sie mit einem Klick auf den Button die
Hausanschrift als Selbstzahleradresse ein. Dieser Button ist nur
sichtbar, wenn es in den Einstellungen 381 so vorgesehen ist.
Nummer Wenn es in den Einstellungen 383 so vorgesehen ist, knnen Sie die
Debitorennummer hier hndig eingeben (nicht empfohlen).
Normalerweise wird sie automatisch sequentiell vergeben.
Im Bedarfsfall kann diese Nummer auch in der Debitorenzuordnung 62
in der Verwaltung angezeigt werden als Zuordnungstext 381 -
allerdings wird diese Funktion nur sehr selten benutzt.
Erzwingen Sie das automatische Ausfllen mit einem Klick auf den
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Debitor keine Rechnungen
mehr erhlt und er nicht mehr in Auswahllisten erscheinen soll.
weitere Debitorentyp Legen Sie fest, welchem Debitorentyp 333 dieser Debitor zuzuordnen
Adressen ist.
Rechnungsadre Wenn der Debitor eine abweichende Rechnungsadresse hat, dann
sse kann sie hier eingegeben werden mit einem Klick auf .
Vererbung: Die Rechnungsadresse dient nur als Vorschlagswert fr
die Debitorenzuordnung 61 in der Verwaltung. Nur der dortige Wert ist
entscheidend fr die Faktura 249 .
Zahlung Alle Felder Geben Sie die Bankverbindung bei Bankeinzug ein. Die Daten werden
fr den Datentrgeraustausch mit den Banken bentigt.
Die erweiterten Eigenschaften
Mit einem Klick auf den Button in der Masken-Kontrolleiste gelangen Sie in die
erweiterten Eigenschaften des Debitors.

Erweiterte Eigenschaften
Seite Feld
Faktura Personenkonto Die folgenden Angaben gelten nur bei debitorenorientierten 425
362 Personenkonten:
Geben Sie das Personenkonto des Debitors ein. Beachten Sie bitte,
dass FORUM auch die automatische Erstellung von Personenkonten
untersttzt - fragen Sie dazu den Support. Die Eingaben knnen
automatische Nachberechnungen auslsen .
Parkkonto 362 Bei aktivierter Zahlungsverwaltung 267 knnen offene Zahlungen bis
zum Ausgleich auf ein Parkkonto 452 gebucht werden. Empfehlenswert
bei Debitoren mit Abschlagszahlungen.
Anzahl Regulieren Sie die Anzahl der Rechnungen, die Sie bei der Faktura
Rechnungen bentigen.
Vererbung: Der Standartwert wurde aus der Debitorentypen 333 -
Verwaltung bernommen, und auch der hier eingegebene Wert dient
nur als Vorschlagswert fr die Debitorenzuordnung 61 in der
Verwaltung. Nur der dortige Wert ist entscheidend fr die Faktura 249 .
Rechnungsart Die Rechnungsart ist eine Wissenschaft fr sich, da vor allem die
Kassen ohne Gesetzesgrundlage unterschiedlichste Modalitten
fordern. Lesen Sie dazu das Kapitel "Rechnungen in verschiedenen
Arten erstellen 427 ".

Dateiverwaltung 215
Seite Feld
Verwaltung. Nur der dortige Wert ist entscheidend fr die Faktura 249
.
Abrech.periode Legen Sie fest, wann der Kostentrger die Rechnungen erhlt - i.d.R.
monatlich, aber beispielsweise wird die Inkontinenzpauschale
blicherweise im Quartal abgerechnet.
Bei den Leistungen ist die Abrechnung zum Leistungsende 231
ebenfalls einstellbar - sie bersteuert diese Einstellung. Damit
erzwingen Sie, dass bestimmte Leistungen auf jeden Fall zum
Leistungsende abgerechnet werden.
Report Der Report ist das Rechnungsformular, mit der die Faktura erstellt
wird. Whlen Sie hier einen anderen Report aus , wenn der
Kostentrger dies fordert und ein solcher Report berhaupt zur
Auswahl vorliegt, denn mglicherweise muss er fr Ihre Bedrfnisse
noch programmiert werden. Obwohl es immer hufiger vorkommt ist
es daher ratsam, den unberechtigten Forderungen nach spezieller
Aufbereitung von Rechnungsformularen nicht zu entsprechen, weil es
fr alle Seiten - auer fr den Kostentrger - nur hheren Aufwand
darstellt.
FORUM untersttzt ein Mini-Tagesraster innerhalb einer
Rechnungsdruc Monatsabrechnung, auf dem man erkennen kann, an welchen Tagen
k Einzelleistungen erbracht wurden. Sprechen Sie mit dem Vertrieb,
Ttigkeitsraster wenn Ihr Report entsprechend aufbereitet werden soll und lesen Sie
die Beschreibung 415 zur Konfiguration eines Ttigkeitsrasters bei
Einzelleistungen.
Rechnungsdruc Da keine Nachfrage besteht wird diese Funktion nicht mehr

k bei nderung untersttzt.
Berechnung Legen Sie fest, ob die Rechnung im Voraus erstellt werden soll.
Verwaltung. Nur der dortige Wert ist entscheidend fr die Faktura 249
Stufenwechsel Die Kassen handhaben den Pflegestufenwechsel leider uneinheitlich.
Der Verband hat zwar empfohlen, einen Stufenwechsel immer zum
Monatsersten und mit der fr den Klienten gnstigsten Stufe
abzurechnen, einige Kassen halten sich aber nicht daran und
bestehen auf taggenauer Abrechnung des Pflegestufenwechsels.
Rumpfmonat Diese Einstellung wurde unwichtig, weil Pflege-Tagesstze die
damaligen Monatsstze weitgehend ersetzt haben. Daher wird diese

Seite Feld
Funktion nicht mehr untersttzt.
Varianten fr Rumpfmonate bei Monatspreisen finden Sie bei den
Preisen der Leistungen.
DTA Alle Felder Aktivieren Sie die Checkbox Datentrgeraustausch (DTA),
wenn dieser Debitor am Datentrgeraustausch 259 mit den Kassen
teilnimmt. Geben Sie dann die IK des Kostentrgers ein. Mit einem
Klick auf den Button knnen Sie in die IK-Verwaltung 331 wechseln
und z.B. die IKs der Annahmestellen bearbeiten. Mehr ber die
Geheimnisse der Institutionskennzeichen erfahren Sie im Kapitel
Institutionskennzeichen ermitteln 446 .
Vererbung: Die hier eingegebene Aktivierung des DTA dient nur als
Vorschlagswert fr die Leistungszuordnung 63 in der Verwaltung. Nur
der dortige Wert ist entscheidend fr die Ausfhrung des DTA 259 .
Sonstige Alle Felder Die Felder dieser Seite sind ohne Funktion.
s
Rechnungen ohne Rechnungsdruck

Wenn berhaupt kein Ausdruck erwnscht ist, kann
in "Anzahl Rechnungen" 0 eingetragen werden. In
diesem Fall erscheinen die Rechnungsdaten
lediglich in der Proberechnung und wandern in die
Finanzbuchhaltung, erscheinen aber nicht auf einer
Echtrechnung.

Auf der Seite Liste sind alle erfassten Debitoren tabellarisch aufgelistet. Fr eine
die Anfangsbuchstaben ein. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Liste in
anderer Weise zu sortieren.
Einige Felder erlauben keine direkte Eingabe, sondern nur eine Auswahl aus einer
vorgegebenen Liste. Wenn Ihnen die Liste unvollstndig erscheint, knnen Sie die
Auswahl in der Seitentabellenverwaltung 353 erweitern.
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
weitere Region 360
Adressen

Dateiverwaltung 217

Geben Sie alle rechnungsrelevanten Daten so exakt wie mglich ein, denn viele Werte sind
Vorschlagswerte fr die Zuordnungen in der Verwaltung. Sind die Werte hier korrekt
eingetragen, brauchen Sie bei der Zuordnung nicht mehr verndert zu werden: Sie sparen sich
damit unntige Arbeit.
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Debitorenzuordnung 61
7.3 rzte
Ansicht > Dateiverwaltung > rzte.
Erfassen Sie die rzte, die die Klienten behandeln. Die hier erfassten rzte ordnen Sie
danach den Klienten in der Verwaltung 72 zu.

rzte

Wahl.

Dateiverwaltung 219
Seite Feld
Adresse Erzwingen Sie das automatische Ausfllen mit einem Klick auf den
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Arzt keine Klienten Ihres
Hauses mehr betreut und er nicht mehr in Auswahllisten erscheinen
soll.
Sonstige Vertragsarzt- Die Nummer ist notwendig fr den Datentrgeraustausch mit den
s Nr. Kassen.
Geb.Datum Sollte der Arzt zufllig mit einem Klienten in einem Verwandtschafts-/
Betreuungsverhltnis stehen, dann bentigen Sie das Geburtsdatum
fr die Todesanzeige. An den Geburtstag knnen Sie sich erinnern 381
lassen.

Auf der Seite Liste sind alle erfassten rzte tabellarisch aufgelistet. Fr eine
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Sonstiges Facharzt 357
Siehe auch:
Seitentabellen 357
Verwaltung: rztezuordnung 72
7.4 Betreuer
Ansicht > Dateiverwaltung > Betreuer
Erfassen Sie die Betreuer der Klienten, gleich ob gerichtlich bestellt oder freiwillig. Die
hier erfassten Betreuer ordnen Sie danach den Klienten in der Verwaltung 73 zu.

Betreuer

Wahl.

Dateiverwaltung 221
Seite Feld
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Betreuer keine Klienten Ihres
Hauses mehr betreut und er nicht mehr in Auswahllisten erscheinen
soll.
Sonstige Geb.Datum Sie bentigen das Geburtsdatum fr die Todesanzeige. An den
s Geburtstag knnen Sie sich erinnern 381 lassen.

Auf der Seite Liste sind alle erfassten Betreuer tabellarisch aufgelistet. Fr eine
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Betreuerzuordnung 73
7.5 Krankenhaus
Ansicht > Dateiverwaltung > Krankenhaus
Erfassen Sie die Krankenhuser der Umgebung. Sie bentigen die Angaben fr die
Erfassung der Versorgungsfreien Zeiten in der Verwaltung 58 .

Krankenhaus

Seite Feld
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn das Krankenhaus nicht mehr in
Auswahllisten erscheinen soll.

Auf der Seite Liste sind alle erfassten Krankenhuser tabellarisch aufgelistet. Fr
eine Schnellsuche positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte Name1 und

Dateiverwaltung 223
tippen die Anfangsbuchstaben ein. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Liste in
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Versorgungsfreie Zeiten 58
7.6 Apotheke
Ansicht > Dateiverwaltung > Apotheken
Erfassen Sie die Apotheken, die Ihre Klienten beliefern. Sie bentigen die Angaben fr
die Erfassung der Medikamentenbestellungen 179 im PflegeOrganizer.

Apotheken

Seite Feld
Button .
Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn die Apotheke nicht mehr in den
Auswahllisten erscheinen soll.

Auf der Seite Liste sind alle erfassten Apotheken tabellarisch aufgelistet. Fr eine

Dateiverwaltung 225
Seite Feld
Adresse Anrede 355
Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Medikamentenbestellung 179
7.7 Leistungen
Ansicht > Dateiverwaltung > Leistungen
Erfassen Sie alle Leistungen Ihres Hauses - gleich ob Pflegeleistungen oder

Pflegestze. Die hier erfassten Leistungen ordnen Sie danach den Klienten in FORUM in
der Verwaltung 403 und im PflegeOrganizer im Pflegeplan 160 zu.

Leistungen
Die Maske teilt sich in 2 Bereiche auf: Der obere Teil ist die Leistungsdefinition, im
unteren Teil finden Sie die Gltigkeiten von zeitabhngigen Eigenschaften der
Leistung (z.B. Preise).
Wie man in den Bereichen Leistungsdefinition und Gltigkeiten Daten

eingibt
Leistungsdefinition
Nr. und Name: Geben Sie der Leistung eine Nummer und einen internen Namen,
den nur Sie in der Verwaltung sehen. Ordnen Sie bestimmte Leistungsgruppen in
sinnvolle Nummerngruppen.

Dateiverwaltung 227
Steuern Sie die Sortierung der Leistungen in der Rechnung mit geschickter Nummernvergabe.
Denken Sie dabei daran, dass dieses Feld alphanumerisch gefllt werden kann, also nicht nur mit
Zahlen, und dass Ihre Nummern immer die gleiche Lnge haben sollten: Geben Sie z.B. bei 4-
stelliger Nummernvergabe deshalb immer 0010 statt 10 ein, denn nur dann wird richtig sortiert.
Rechnungstext: Geben Sie der Leistung einen Namen, wie er in der Rechnung
erscheinen soll.
Geben Sie den Platzhalter <VarText> ein, wenn z.B. die Pflegestufe automatisch eingetragen
werden soll.
<freie Seitentabelle>: Wenn Sie die Leistungen selbst gruppieren wollen, haben
Sie in einer frei definierbaren 381 Seitentabelle die Gelegenheit dazu. Sie knnen
Auswahlwerte in der Seitentabelle 359 bearbeiten.
Institutionskennzeichen IK: Diese Angabe bentigen Sie fr den
Datentrgeraustausch mit den Kassen. Mehr ber die Geheimnisse der
Institutionskennzeichen erfahren Sie im Kapitel Institutionskennzeichen ermitteln 446 .
Hier jedenfalls geben Sie die IK fr die Leistung ein, auch wenn die Leistung nicht
per DTA abgerechnet wird.
Ihre IKs verwalten Sie bei den DTA Abrechnungscodes 355 in den Seitentabellen.
Leistungstyp: Der Leistungstyp steuert Faktura und Pflege, deshalb kann ein
falscher Leistungstyp grtes Durcheinander schaffen. Wenn Sie sich bei der
Auswahl des Leistungstyps unsicher sind, wenden Sie sich an den Support.
Der Leistungstyp muss auf jeden Fall korrekt eingegeben sein. Informieren Sie sich im Kapitel
Den richtigen Leistungstyp auswhlen 448 genauer ber die Auswahlmglichkeiten und deren
Konsequenzen - insbesondere bei Pflegeleistungen.
Aktuell: Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn die Leistung veraltet ist und nicht
mehr in Auswahllisten erscheinen soll.
Gltigkeit
gltig von: Geben Sie ein, ab welchem Datum zeitabhngige Eigenschaften der
Leistung (z.B. Preise) gltig sind. Erlaubt ist generell nur der Monatserste.
LEISTUNGSDEFINITION
Duplizierung von Leistungsdefinition
oder Gltigkeit
Wenn Sie eine neue Leistungsdefinition erstellen
wollen, die mit einer vorhandenen Leistung weitest
gehend identisch ist, klicken Sie auf den Button

bei der Leistungsdefinition. Dann wird ein Duplikat
der gerade ausgewhlten Leistung erstellt, und Sie
brauchen nur noch die Vernderungen einzugeben.
Gleiches gilt fr die Gltigkeit: Verndern sich die

Preise beispielsweise nur gering, klicken Sie auf
den Button bei der Gltigkeit und kopieren Sie

die ausgewhlte Gltigkeit in eine neue, bei der Sie
nur noch Kleinigkeiten ndern mssen.

Die statischen erweiterten Eigenschaften der Leistungsdefinition
Mit einem Klick auf den Button in der Masken-Kontrolleiste der Leistungsdefinition
gelangen Sie in die statischen erweiterten Eigenschaften der Leistung.
statische erweiterte Eigenschaften
Faktura
... buchen: Legen Sie fest, ob die Buchung auf ein Sachkonto oder gem der
Pflegebuchfhrungs-VO auf eine Sachkontenmatrix gebucht wird. Entsprechend
verndert sich die nachfolgende Eingabemglichkeit. Eine nachtrgliche
Vernderung kann automatische Nachberechnungen auslsen . Weitere
Informationen zur Pflegebuchfhrungs-VO erhalten Sie im Kapitel Sachkonten und
Sachkontenmatrix 426 .
Vererbung: Der hier eingegebene Wert dient als Vorschlagswert fr die
Leistungszuordnung 63 in der Verwaltung. Nur der dortige Wert ist entscheidend fr
die Faktura 249 .
Auf Sachkontenmatrix 364 : Sie bentigen die Angaben fr den
Datentrgeraustausch mit der Finanzbuchhaltung. Geben Sie die Matrix ein, auf die
gebucht werden soll. Eine nachtrgliche Vernderung kann automatische
Nachberechnungen auslsen .

Dateiverwaltung 229
die Faktura 249 .

Auf Sachkonto 363 : Sie bentigen die Angaben fr den Datentrgeraustausch mit
der Finanzbuchhaltung. Geben Sie das Sachkonto ein, auf das gebucht werden
soll. Eine nachtrgliche Vernderung kann automatische Nachberechnungen
auslsen .
die Faktura 249 .
Auf Kostenstelle 358 : Sie bentigen die Angaben fr den Datentrgeraustausch mit
der Finanzbuchhaltung, wenn Sie die Kostenstellenrechnung in Ihrer
Finanzbuchhaltung benutzen. Geben Sie die Kostenstelle ein, auf die gebucht
werden soll. Eine nachtrgliche Vernderung kann automatische
Nachberechnungen auslsen . Die Auswahl der Kostenstellen kann in der
Seitentabellenverwaltung 358 erweitert werden.
die Faktura 249 .
Auf Kostentrger 358 : Sie bentigen die Angaben fr den Datentrgeraustausch
mit der Finanzbuchhaltung, wenn Ihre Finanzbuchhaltung Kostentrger untersttzt
und von Ihnen benutzt werden. Geben Sie den Kostentrger ein, auf den gebucht
werden soll. Eine nachtrgliche Vernderung kann automatische
Nachberechnungen auslsen . Die Auswahl der Kostentrger kann in der
Seitentabellenverwaltung 358 erweitert werden.
die Faktura 249 .
Bei Clearing: Sie bentigen die Angabe fr den Datentrgeraustausch mit den
Banken. FORUM untersttzt die Mglichkeit, Leistungen mit dem Bankeinzug 213
auf unterschiedliche Bankkonten 378 einzuziehen. Legen Sie hier das Konto bei der
Hausbank fest, auf das im Falle des Clearings eingezogen werden soll - auch wenn
die Leistung nicht mit Bankeinzug bezahlt wird.
Sondereinzelrechnung und Sondersammelrechnung: Die Sondereinzel- und -
sammelrechnungen sind eine Wissenschaft fr sich, da vor allem die Kassen ohne
Gesetzesgrundlage unterschiedlichste Modalitten fordern. Lesen Sie dazu das
Kapitel Rechnungen in verschiedenen Arten erstellen 427 .
die Faktura 249 .
periodentreu buchen: Sie bentigen die Angaben fr den Datentrgeraustausch
mit der Finanzbuchhaltung 263 , wenn Sie einzelne Leistungen in unterschiedliche
Perioden 390 buchen wollen. Setzen Sie sich im Bedarfsfall mit dem Vertrieb in
Verbindung, denn das setzt eine genaue Planung und zustzliche kostenpflichtige
FiBu-Komponenten voraus.

0,00 Betrge: Mit dieser Funktion kann das Erscheinen von 0,00-Betrgen in
den Rechnungen unterdrckt werden. Setzen Sie sich im Bedarfsfall mit dem
Vertrieb in Verbindung, denn das setzt zustzliche kostenpflichtige FiBu-
Komponenten voraus.
der Preis ist unterschiedlich ...: Zur Berechnung des Preises bei der Faktura
wird blicherweise der bei den Leistungen hinterlegte Preis benutzt - er gilt dann
einheitlich fr jeden Klienten, dem diese Leistung zugeordnet ist. Nicht zutreffend ist
dies fr z.B. Barbetragsberweisungen der Sozialbehrden oder Altersrenten. Sie
sind von Klient zu Klient unterschiedlich. Mit dieser Checkbox erlauben Sie es, dass
man in der Leistungszuordnung 63 in der Verwaltung einen speziellen Preis
eingeben kann, der den Standard-Leistungspreis "berschreibt".
Pflegestze gelten als einheitlicher Preis, obwohl die Preise der Pflegestufen variieren.
Grupp.
Leistungsbereich 359 : FORUM untersttzt eine Rechtevariante, die in der
Verwaltung 25 und in der Leistungsauswahl nur die dem Benutzer zugeordneten
Leistungen anzeigt. Die Rechtevergabe erledigen Sie in der Profilverwaltung 348 . Die
Auswahl des Leistungsbereichs kann in der Seitentabellenverwaltung 359 erweitert
werden.
Aus der Erfahrung heraus raten wir dazu, von dieser Rechtevergabe Abstand zu nehmen, weil
die Nachteile eines zu hohen Verwaltungs- und Pflegeaufwands gegenber den vermeintlichen
Vorteilen einer restriktiven Rechtevergabe berwiegen. Als Beispiel: der Support meldet viele Flle
angeblich "verschwundener" Leistungen, bei denen lediglich vergessen wurde sich mit dem
Passwort anzumelden, das Rechte fr diese Leistung hat .....
Leistungsgruppe 359 : Gibt es viele Leistungen, dann wird die Leistungsauswahl bei
z.B. der Leistungszuordnung 63 in der Verwaltung schnell unbersichtlich. Deshalb
kann man dort zuerst nach der Leistungsgruppe filtern, bevor man die Leistung
auswhlt. Die Auswahl der Leistungsgruppe kann in der Seitentabellenverwaltung
359 erweitert werden.
Leistungsart 359 : Nach der Leistungsart kann man in einigen Abfragen 280 filtern
oder gruppieren, z.B. Leistungsstatistik, Leistungskatalog, Verprobung,
Pflegeleistungskatalog, Pflegeleistungen mit Klienten. Die Auswahl der
Leistungsart kann in der Seitentabellenverwaltung 359 erweitert werden.
Leistungskategorie 359 : Funktionsautomaten 369 automatisieren in FORUM
bestimmte Aufgaben. Mit der Leistungskategorie ist es mglich, bestimmte
Funktionsautomaten zu steuern. Reden Sie beim Einsatz der Leistungskategorien
grundstzlich mit dem Support.
Pflegegruppe 360 : Pflegerelevante Leistungen kann man fr den PflegeOrganizer
in Pflegegruppen organisieren, damit man z.B. im Leistungsexplorer 167 danach
filtern kann.
Debitorentyp: Geben Sie ein, welcher Debitorentyp 333 diese Leistung in der Regel
bezahlen wird. Dies vereinfacht die Zuordnung des Debitors 61 in der Verwaltung.
Pflegeart: Fr statistische Auswertungen bentigt man die Pflegeart, z.B. fr die
Abfragen 280 Klientenliste mit Leistung und Debitoren,

Dateiverwaltung 231
Pflegestufentagesliste (fiktiv), MDK Belegung nach Pflegeart.
Steuer.
Abrechnung Leistungsende: Mit dieser Einstellung knnen Sie festlegen, dass
diese Leistung immer zum Leistungsende abgerechnet wird - unabhngig von der
Einstellung der Abrechnungsperiode 215 beim Debitor.
Vererbung: Der hier eingegebene Wert dient nur als Vorschlagswert fr die
Debitorenzuordnung 61 in der Verwaltung. Nur der dortige Wert ist entscheidend fr
die Faktura 249 .
Leistung muss verordnet werden: Diese Einstellung ist wichtig fr den
Datentrgeraustausch mit den Kassen: damit erzwingen Sie, dass bei der
Leistungszuordnung 63 auf die passende Verordnung 305 eingegeben werden
muss.
Leistung fliet i.d. Barbetragsmanager: FORUM untersttzt die automatische
Buchung von Barbetrgen von der Faktura 249 in die Barbetragsverwaltung 297 .
Legen Sie fest, ob diese Leistung in die Barbetragsverwaltung flieen soll.
Leistung ist Basis zur Berechnung von ...: Legen Sie fest, ob diese Leistung in
die Pflegetagestatistik und in die Belegtage-Berechnung flieen soll. Sinnvoll ist es,
ausschlielich Pflegestze dafr auszuwhlen. Folgende Abfragen 280 beziehen
sich auf diese Einstellung: Pflegestufenhistorie, Pflegestufen mit Klienten,
Stufenstatistik, Jahres-Pflegetagestatistik, Verprobungsliste, 85 SGB XI -
Liste, Jahresbelegung mit Pflegestufen, Pflegestufentagesliste (fikitiv).
Eine falsche Auswahl der Leistungen fhrt zu unkorrekten Ergebnissen in den
Abfragen.
Leistung in FORUM sichtbar: Markieren Sie hier Leistungen, die fakturiert werden.
Leistung im PflegeOrganizer sichtbar: Markieren Sie hier Pflegeleistungen.
Leistung muss von 2 Personen ...: Manche Pflegeleistungen mssen von 2

Personen erbracht werden, z.B. erschwerte Lagerung. Wenn im PflegeOrganizer
die 2. Pflegekraft dokumentiert 163 werden soll, aktivieren Sie bitte diese Einstellung.
Leistung muss von qualifiziertem Personal ...: Manche Pflegeleistungen
mssen von qualifiziertem Personal erbracht werden. Wenn im PflegeOrganizer
bei der Ausfhrung 163 die Qualifikation 345 des Benutzers berprft werden soll,
aktivieren Sie bitte diese Einstellung.
SoLe
Die Seite ist aktiviert, wenn der Datentrgeraustausch mit Sonstigen Leistungserbringern in den
Mandanteneinstellungen 390 aktiviert ist. Die Angaben fr die Felder finden Sie im
Aufforderungsschreiben zum DTA der Kassen.
Die Leistung wird ber Datentrgeraustausch ...: Aktivieren Sie die Checkbox,
wenn die Leistung in den Datentrgeraustausch mit den Krankenkassen flieen
soll. Beispiel: Inkontinenzabrechnung.
Hinweis: Zur Aktivierung des Datentrgeraustauschs sollten Sie den DTA-Assistent
48 benutzen.

Alle restlichen Felder: Die Seite SoLe untersttzt alle Abrechnungsvarianten der
Krankenkassen. Da derzeit nur Inkontinenzleistungen abgerechnet werden, whlen
Sie Hilfsmittel aus, legen Sie als KZ Hilfsmittel den Wert Neulieferung oder
Vergtungspauschale fest (je nach der Angabe im Aufforderungsschreiben zum
DTA), tragen Sie die Positionsnummer des Hilfsmittels und den Wert 1 in den
Versorgungszeitraum ein. Das Feld Leistungsart bleibt derzeit leer.
PfVe
Die Seite ist aktiviert, wenn der Datentrgeraustausch mit Pflegeversorgern in den
Mandanteneinstellungen 390 aktiviert ist.
Alle Felder: Seit Jahren angekndigt und nicht realisiert: FORUM ist auf den
Datentrgeraustausch mit den Pflegekassen trotzdem vorbereitet. Solange
allerdings kein DTA stattfindet sollten Sie keine Eingaben vornehmen, denn die
Kassen tendieren dazu, einige Felder im Laufe der Einfhrung zu ndern.
MDK
Die Leistung ist relevant fr den MDK ...: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn es
sich um eine Pflegeleistung handelt, ordnen Sie die Leistung in eine MDK-Gruppe
ein und geben Sie die Minutenwerte zur Erbringung der Leistung ein. Aus den
Minutenwerten wird die Pflegestufe 56 im PflegeOrganizer errechnet, wiewohl
diese Methode derzeit umstritten ist und in absehbarer Zeit wahrscheinlich ersetzt
wird.
Die Leistung ist geeignet fr die Prophylaxen ...: Ordnen Sie der
Pflegeleistung zu, ob sie fr eine oder mehrere Prophylaxen geeignet ist. Sparen
Sie nicht mit Zuordnungen. Im PflegeOrganizer knnen Sie dann in der
Ausfhrung 163 nach Prophylaxen filtern und dem MDK die Prophylaxen belegen.
Pers.Soll
Die Leistung fliet in die Personal-Soll-Ermittlung: Aktivieren Sie diese
Checkbox, wenn es sich bei der Leistung um einen Pflegesatz handelt. Danach
sind weiterfhrende Eingaben mglich.
FORUM berechnet die Personal-Soll-Zahl fr die eingegebenen Personalbereiche,
z.B. Hauswirtschaft, Pflege und Verwaltung, indem Sie auf den Button alle
Bereiche erstellen klicken und danach fr jeden Bereich einen
Personalschlssel eingeben. Dabei wrde z.B. ein Schlssel von 30 bedeuten,
dass fr 30 Klienten mit dieser Leistung 1 Personal im ausgewhlten Bereich
notwendig ist. Da hhere Pflegestufen im Pflegebereich einen hheren
Personalbedarf erfordern, sollten Sie im Bereich Pflege die Checkbox nach
(Pflege)Stufen staffeln aktivieren und fr jede Pflegestufe 56 einen gesonderten
Schlssel eingeben. Speichern Sie die Eingaben und positionieren Sie sich
danach mit der Maus auf den nchsten Bereich, um die dortigen Personalschlssel
einzugeben.
Der Lohn der Mhe ist die Abfrage 280 Personal-Soll-Ermittlung. Die Auswahl
der Personalbereiche kann in der Seitentabellenverwaltung 359 bei Bedarf erweitert
werden.

Dateiverwaltung 233
LEB
Die Leistung fliet in die Leistungserfassungsbogen: Aktivieren Sie diese
Checkbox, wenn die Leistung in einem Leistungserfassungsbogen erscheinen soll.
Danach sind weiterfhrende Eingaben mglich.
Wenn beispielsweise den Betreuungsassistenten weder Erfassungen am PC noch
am PDA bzw. Touchscreen erlaubt sind, kann die 87b SGB XI Leistung auf einem
Erfassungsbogen ausgegeben, dort erfasst und spter von einer Pflegekraft in den
PflegeOrganizer bertragen werden.
Zum Zuordnen eines Erfassungsbogens klicken Sie auf Neu , whlen den
gewnschten LEB aus, aktivieren die Checkbox LEB mit Unterschrift (wenn ein
Unterschriftsbereich im LEB gewnscht ist) und geben die Anzahl der
ausgedruckten LEBs ein (i.d.R. 1). Speichern Sie danach Ihre Einstellungen
und ordnen Sie bei Bedarf in gleicher Weise einen weiteren LEB zu, wenn die
Leistung auf mehr als einem Erfassungsbogen ausgedruckt werden soll.
Danach knnen Sie die Abfrage 280 Leistungserfassungsbogen tglich,
Leistungserfassungsbogen wchentl. - Stunden, Leistungserfassungsbogen
wchentl. - Tage und Leistungserfassungsbogen monatlich im PflegeOrganizer
ausdrucken.
Leistungszuordnung 63 in der Verwaltung und fr den Leistungsexplorer 167 . Nur der
dortige Wert ist entscheidend fr den Druck der Leistungserfassungsbgen. Wenn
Sie wnschen, dass Ihr neuer oder vernderter Eintrag in alle untergeordneten
Zuordnungen bertragen wird, dann klicken Sie auf den Button Die o.g. LEB-
Zusammenstellung in alle untergeordneten Objekte eintragen.
Sort. LEB
Alle Felder: Legen Sie die Reihenfolge der Leistungen im
Leistungserfassungsbogen fest, indem Sie die Daten laden, nach Namen oder
Nummer oder durch Verschieben in der Liste sortieren und die Sortierung
speichern.
Sortier.
Alle Felder: Legen Sie die Reihenfolge der Leistungen in der Faktura 249 fest,
indem Sie die Daten laden, nach Namen oder Nummer oder durch Verschieben
in der Liste sortieren und die Sortierung speichern.
Standard
Die Seite ist aktiviert, wenn der Leistungstyp der Leistung pflegerelevant ist.
Alle Felder: Ordnen Sie der Pflegeleistung einen Pflegestandard als WORD
Dokument zu. Dazu knnen Sie ein Existierendes Dokument benutzen
(empfohlen, z.B. Stsser Standard), ein Neues Dokument oder eine Vorlage (.
dot). Bereits zugeordnete Standards knnen Sie mit dem Button Dokument
bearbeiten editieren.
Sie bentigen den Pflegestandard fr den Standard Manager 195 im
PflegeOrganizer.

Die zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften der Gltigkeit
Mit einem Klick auf den Button in der Masken-Kontrolleiste der Gltigkeit gelangen
Sie in die zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften der Leistung.
zeitabhngige erweiterte Eigenschaften
Preisart
Preis pro ...: Der Preis pro Tag/Monat ist die in FORUM meist gebrauchte
Einstellung fr z.B. Pflegestze, Investitionskosten, Unterkunft, Verpflegung. Die
Leistungen im PflegeOrganizer sind als Pflegeleistungen meist ohne Preis. Fr
Spezialleistungen wie z.B. besondere kostenpflichtige Hotel- oder Dienstleistungen
benutzt man 1 mal je Ttigkeit und erfasst sie per Einzelleistungserfassung 249 .
Die Preise nach Zeiteinheit und Lngeneinheit werden derzeit nicht untersttzt.
Staffelung nach ...: Wenn die Leistung einen Preis hat, dann kann er nach
(Pflege)Stufe gestaffelt sein. Wird FORUM in der Kinderheimversion benutzt,
dann kann es eine Staffelung nach Alter geben. Die Unterscheidung nach
Qualifikation wird derzeit nicht untersttzt.
MWSt.: Tragen Sie bei Bedarf den Mehrwertsteuersatz 390 ein.

Dateiverwaltung 235
Wird die Mehrwertsteuer eingesetzt, bedarf es einer speziellen Faktura- und FiBu-Komponente.
Sprechen Sie bei Bedarf mit dem Vertrieb.
Besonderheiten: FORUM untersttzt Berechne besondere Preise bei VFZ

(=versorgungsfreie Zeit), die gesetzl. Zuzahlung und in der Kinderheimversion
die Gltigkeit im Geburtstags- oder Folgemonat. Die restlichen Einstellungen
werden derzeit nicht untersttzt.
Berechne besondere Preise bei der VFZ: schaltet die Seite VFZ frei. Damit
knnen besondere Preise bei Abwesenheit eingetragen werden.
gesetzl. Zuzahlung: ist i.d.R. 10% und fhrt beim Einsatz entsprechender
Fakturakomponenten dazu, dass die Zuzahlung automatisch berechnet und
fakturiert wird.
Gltigkeit im Geburtstags- oder Folgemonat: bezieht sich auf die
Preisstaffelung nach Alter in der Kinderheimversion. Die Gltigkeit neuer
altersabhngiger Preise ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und ist
entweder im Geburtstagsmonat oder in dem dem Geburtstagsmonat folgenden
Monat gltig.
Eine nachtrgliche Vernderung der Preisart kann automatische
Preise
Abhngig von der eingegebenen Preisart und der Preisstaffelung knnen die Preise
der Leistung eingegeben werden.
Eine nachtrgliche Vernderung des Preises kann automatische
Kalkulation
Diese Funktion wird derzeit nicht untersttzt.
VFZ
Sollen in der Preisart besondere Preise bei der VFZ berechnet werden, dann
knnen - abhngig von Preisart und der Preisstaffelung - die Preise fr die
versorgungsfreie Zeit eingetragen werde.
Eine nachtrgliche Vernderung der Preise fr VFZ kann automatische
Die Terminserien der Leistungsdefinition

Die Terminserien 168 einer Leistung knnen nur im PflegeOrganizer und nur bei
pflegerelevanten Leistungen hinterlegt werden. Mit einem Klick auf den Button

starten Sie die Terminserien. Hier knnen Sie festlegen, wann und ggf. wie eine
Pflegeleistung in der Regel erbracht werden soll.
Zeitregeln
Um eine neue Terminserie zu erstellen klicken Sie auf den Neu Button. Geben
Sie die gewnschte Terminserie und den erwarteten MDK-Hilfegrad ein.
Speichern Sie das neue Terminserie-Element. Nach dem Speichern knnen
Sie die Zeitregel genau festlegen. Klicken Sie dazu auf den Neu Button im
Bereich. Abhngig von der ausgewhlten Terminserie knnen Sie
beispielweise Tag, Uhrzeit und geplante Anzahl (in der Regel 1) eingeben und
speichern . Klicken Sie danach sooft auf Neu (im Bereich) und
speichern Sie nach der Dateneingabe, bis die Zeitregel genau Ihren Vorstellungen
entspricht.
Bei der Terminserie "bei Bedarf" gibt es natrlich keine Zeitregel.
Vererbung: Die hier festgelegte Terminserie ist nur ein Vorschlagswert, wird
automatisch bei jeder Zuordnung dieser Leistung im Pflegeplan 160 oder
Leistungsexplorer 168 als Kopie erzeugt und kann dort bei Bedarf verndert werden.
Fr die Erzeugung der Solldaten der Leistungserbringung sind nur die dortigen
Eintrge entscheidend.
Terminserien optimieren
Achten Sie darauf, schon bei der Anlage einer neuen
Pflegeleistung die Terminserien so optimal wie
mglich vorzubereiten. Je besser die Zeitregeln hier

Dateiverwaltung 237
hinterlegt sind, je weniger mssen Sie bei der

Leistungszuordnung im Pflegeplan und
Leistungsexplorer korrigieren.
Die Funktionsautomaten in der Leistungsdefinition

Leistungen knnen Funktionsautomaten erhalten, die in Kombination mit Programm-
Komponenten besondere Aufgaben erledigen knnen. Lesen Sie das Kapitel
Funktionsautomat 369 fr weitere Informationen.
Funktionsautomaten
Whlen Sie einen gewnschten Funktionsautomaten mit dem Button Kann

zugeordnet werden aus. Abhngig vom Funktionsautomat sind ggf. weitere
Eingaben ntig. Speichern Sie danach. Es darf immer nur 1 Funktionsatutomat
zugeordnet sein.
Eine bereits bestehende Zuordnung erkennen Sie am deaktivierten Button ist
zugeordnet. Die Zuordnung knnen Sie mit dem Button entfernen.
Lesen Sie vor dem Verndern von Funktionsautomaten immer zuerst die Beschreibung des
Automaten 369 und versichern Sie sich, dass die entsprechenden Komponenten bei Ihrem
Programm erworben und installiert sind.

Leistungen suchen
Benutzen Sie die Liste im Leistungsdefinition Bereich.
Positionieren Sie sich fr die Schnellsuche mit der Maus auf der Spalte Leistung
Name und tippen Sie die Anfangsbuchstaben der gesuchten Leistung in die
Tastatur.
Oder: Klicken Sie auf den gewnschten Spaltenkopf, um die Liste in anderer Weise
zu sortieren und suchen Sie nach der Leistung durch Scrollen in der Liste.
Oder: Benutzen Sie den Suchen Button der Masken-Kontrolleiste.

Die Leistungsverwaltung beinhaltet die wichtigsten Grundeinstellungen fr Ihre Faktura.
Achten Sie deshalb darauf, dass insbesondere
- in der Leistungsdefinition der Leistungstyp,
- in den statischen erweiterten Eigenschaften Faktura-, Gruppierungs- und Steuerungs-
Einstellungen
- in den zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften die Preise
korrekt und umfassend eingegeben sind.

Die Leistungsverwaltung ist ein Abbild aller in Ihrem Haus erbrachten Pflegeleistungen. Sie
mssen deshalb auf eine penibel genaue Eingabe dieser Basisdaten achten. Insbesondere
mssen
- in der Leistungsdefinition der Leistungstyp und die Terminserien,
- in den statischen erweiterten Eigenschaften die Gruppierung, Steuerung, MDK und LEB
korrekt und umfassend eingegeben sein.
Wichtiger Tipp fr die Heimleitung:

Sorgen Sie dafr, dass die Gruppierungen und Steuerungen in den statischen erweiterten
Einstellungen korrekt eingegeben sind - die Ergebnisse einiger Abfragen werden es Ihnen
danken. Werfen Sie auch einen Blick auf das Potential der Personal-Soll-Ermittlung in den
statischen erweiterten Eigenschaften.
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Leistungszuordnung 63

Dateiverwaltung 239
Pflegeplan 156
7.8 Zimmer
Ansicht > Dateiverwaltung > Zimmer
Erfassen Sie die Zimmer und Betten Ihrer Einrichtung.
Zimmer

Die Maske ist zweigeteilt. Im oberen Bereich geben Sie das Zimmer, im unteren

Bereich die dazu gehrenden Betten ein. Ein Bett kann neu angelegt werden, wenn
das Zimmer fertig eingegeben und gespeichert ist.
Bereich Feld
Zimmer Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn das Zimmer nicht mehr benutzt
und nicht mehr in Auswahllisten erscheinen soll.
Tabelle1 Zwischen den Feldern Wohnbereich und Notiz befindet sich ein
frei definierbares Feld. Wenn Ihnen also die Eingabefelder nicht
ausreichen, knnen Sie hier ein eigenes Feld festlegen 381 .
Wohnbereich Der Begriff des Wohnbereichs ist synonym fr "Station" einsetzbar.
Sollten bei Ihnen Wohnbereiche und Betreuungsgruppen differieren,
dann knnen Sie die Betreuungsgruppe 208 beim Klienten eingeben.
Restliche Felder Die restlichen Felder sind selbsterklrend.
FiBu- Optional ist die Eingabe eines FiBu-Kombinationsfeldes im Rahmen
Kombinationsfel einer Sonderanpassung mglich.
d 389
Bett Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn das Bett nicht mehr benutzt
Nebenstelle Geben Sie die Nebenstellennummer ein, wenn Ihre Einrichtung ber
eine eigene Rufanlage verfgt.
PRA Nr. / Ring Bei Personenrufanlagen knnen hier die entsprechenden Angabenn
hinterlegt werden.
KZP-Bett Markieren Sie ein Bett als fr die Kurzzeitpflege reserviert, wenn Sie
diese Option in den Einstellungen 381 aktiviert haben.
Ein Klick auf den Button, und die Betten sind neu durchnummeriert

Auf der linken Seite finden Sie eine Liste aller Zimmer. Ein Klick mit der Maus auf
einen Listeneintrag, und Sie sind bei dem entsprechenden Zimmer positioniert und
knnen im unteren Bereich die eingegebenen Betten berprfen. Alternativ knnen
Sie in die Liste klicken und die gesuchte Zimmernummer eintippen: das
Programm sucht dann nach dem Eintrag und positioniert sich selbst.
Bereich Feld
Zimmer Zimmertyp 361
Zimmerlage 361
Wohnbereich 361
Zimmer: freie Seitentabelle 1 361
Umbau

Dateiverwaltung 241
Bei einem Umbau haben sich Zimmernummern

verndert? Bedenken Sie immer, dass Sie zu
Prfungszwecken wissen mssen, in welchem
Zimmer Klienten gelebt haben, die Ihr Haus bereits
verlassen haben. Deshalb kann man nicht einfach
Betten und Zimmer lschen. Sinnvoller ist es, die
neue Zimmerstruktur komplett neu einzugeben und
die alte Zimmer- und Bettenstruktur auf nicht mehr
aktuell zu setzen.
Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Zimmerzuordnung 57
Belegungs-Manager 317
7.9 Beliebig
Ansicht > Dateiverwaltung > Beliebig
Erfassen Sie beliebige, fr Sie und Ihre Einrichtung besondere Informationen.

Beliebig
Der richtige Ort fr Ihre Ideen

FORUM und PflegeOrganizer untersttzen alle
gesetzlich verpflichtenden und berdurchschnittlich
viele informell wichtige Eingaben. Trotzdem ist es in
seltenen Fllen mglich, dass Ihre Einrichtung eine
Besonderheit ausweist, die nicht in ein bliches
Schema passt. Hier haben Sie die Mglichkeit, eine
Maske nach Ihren Bedrfnissen zu gestalten: alle
Felder sind freie Felder, die Sie selbst beschrfiten
knnen.

Seite Feld
Seite 1 Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn das Merkmal nicht mehr benutzt

Dateiverwaltung 243
Seite Feld
Restliche Felder Die restlichen Felder knnen Sie selbst beschriften 381 und sind
selbsterklrend.
Seite 2 Pickfeld In der dargestellten Art erscheint das Merkmal in der Auswahlliste in
der Verwaltung. Generieren Sie das Pickfeld, indem Sie auf den
Button klicken. Sie knnen das Pickfeld auch beliebig mit Ihren
Eingaben berschreiben.

Auf der linken Seite finden Sie eine Liste aller Merkmale. Ein Klick mit der Maus auf
einen Listeneintrag, und Sie sind bei dem entsprechenden Merkmal positioniert.
Alternativ knnen Sie irgendwo in die Liste klicken und die gesuchte Nummer
eintippen: das Programm sucht nach dem Eintrag und positioniert sich dann selbst.
Bereich Feld
Seite 1 Beliebig: freie Seitentabelle 1 355
Beliebig: freie Seitentabelle 2 355
Siehe auch:
Seitentabellen 355
Verwaltung: Beliebig-Zuordnung 80
7.10 Adressen
Ansicht > Dateiverwaltung > Adressen
Erfassen Sie alle Adressen des Programmes.

Adressen

Die Maske ist zweigeteilt. Im oberen Bereich geben Sie die Adresse, im unteren
Bereich einen mglichen Ansprechpartner ein. Der untere Bereich ist nur sichtbar,
wenn es sich bei der Adresse um eine Institutionsadresse handelt.
Bereich Feld
Adresse Aktuell Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn die Adresse nicht mehr benutzt
Restliche Felder Die restlichen Felder sind selbsterklrend.
AnsprechAlle Felder Meist ist auch bei Institutionsadressen kein Ansprechpartner
-partner notwendig. Im Bedarfsfalls allerdings kann hier der Ansprechpartner
mit den notwendigen Kommunikationsdaten eingetragen werden.

Auf der rechten Seite finden Sie eine Liste aller Adressen. Ein Klick mit der Maus
auf einen Listeneintrag, und Sie sind bei der entsprechenden Adresse positioniert

Dateiverwaltung 245
und sehen im unteren Bereich die Ansprechpartner. Fr eine Schnellsuche

positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte Name1 und tippen die
Anfangsbuchstaben des Namens ein.
Starten Sie die WebSite der Adresse oder schicken Sie eine eMail an die
Adresse. Beide Funktionen sind nur ausfhrbar, wenn die entsprechenden Felder
ausgefllt sind.
Bereich Feld
Adresse Anrede 355
alle Telefon 360 1
Telefon 360 2
Telefon 360 3
Wie die Adressen funktionieren

Adressen werden in FORUM und im PflegeOrganizer
grundstzlich nur einmal angelegt. Ist also ein
Betreuer gleichzeitig der Arzt und zufllig auch der
Debitor eines Klienten, dann existiert dessen
Adresse nur ein einziges mal hier in der
Adressenverwaltung - wenn die Adresseingabe beim
Betreuer, Arzt und Debitor korrekt war.
Der Vorteil: zieht diese Person um, dann brauchen

Sie die Adresse nur hier einmal zu ndern, und
schon haben Betreuer, Arzt und Debitor die richtige
Adresse.

Dies ist nicht der Ort, um eine normale Rechnungsadresse mit einer anderen
Rechnungsadresse zu berschreiben. Beispiel: Sie haben die Rechnung eines Klienten an die
AOK Pflegekasse geschickt, es stellt sich aber heraus, dass Sie sie an die Sozialbehrden
richten mssen.
FALSCH: Sie suchen hier nach der AOK Adresse und berschreiben die Adresse mit der
Sozialbehrden-Adresse.
WARUM FALSCH: Weil jetzt die Rechnungen aller(!) Klienten, die an die AOK gerichtet war, an die
Sozialbehrde gerichtet wird.
RICHTIG: Tauschen Sie in der Verwaltung einfach den Debitor AOK gegen den richtigen Debitor
Sozialbehrde.
WARUM RICHTIG: Weil es sich bei dem Problem um eine Debitoren-Zuordnungsnderung und
nicht um eine Adressnderung handelt.
FAZIT: Das berschreiben einer Adresse ist nur erlaubt, wenn es sich wirklich um eine
Adressnderung (z.B. Umzug) der Person / Institution handelt.

Siehe auch:
Seitentabellen 353
Verwaltung: Kontakte 75
Klienten 206
Debitoren 61
Betreuer 73
rzte 72
Krankenhuser 221
Apotheken 223

Teil
VIII
8 Ansicht
Ansicht
Die Ansicht zeigt die wichtigsten Programmfunktionalitten im berblick..

Lernen Sie die wichtigsten
Programmfunktionalitten in FORUM und
PflegeOrganizer auf einen Blick kennen:
Pflege 248
Verwaltung 249
Einzelleistungserfassung 249
Faktura 249
Erinnerungen 280
Nachrichten 280
Abfragen 280
Dateiverwaltung 286
Bitte bedenken Sie, dass die Ansicht unterschiedliche Inhalte in FORUM und
PflegeOrganizer hat: FORUM ist die Verwaltungssoftware und hat daher keinen Pflege-
Eintrag, umgekehrt ist der PflegeOrganizer die Pflegedokumentationssoftware, folglich
befindet sich dort kein Faktura-Eintrag.
Die wichtigsten Funktionen auf einen

Klick
Um noch einfacher an Ihr Ziel zu kommen, holen Sie
sich die von Ihnen am meisten aufgerufenen
Funktionen als Icon in die gemeinsame
Programmleiste 351 . Dann steht diese Funktion zu
jeder Zeit mit einem Klick bereit.
8.1 Pflege
Ansicht > Pflege
Siehe PflegeOrganizer 87 .

Ansicht 249
8.2 Verwaltung
Siehe Verwaltung 25 .
8.3 Einzelleistungserfassung
Ansicht > Einzelleistungserfassung
Die Einzelleistungserfassung entspricht der Erfassung besonderer kostenpflichtiger

Hotelleistungen im PflegeOrganizer > Sonstiges > Hotel 192 .
8.4 Faktura
Ansicht > Faktura
Erstellen Sie die Abrechnungen und verwalten Sie die Rechnungen. Sie erreichen das
Programm ber Ansicht > Faktura.
Faktura
Mit FORUM erstellen Sie generell zuerst eine Proberechnung. Erst nach deren
berprfung und Besttigung erstellen Sie die Echtrechnung.
Nach der Erstellung der Echtrechnung geben Sie die Daten

- mit dem Bankeinzug an die Banken: DTA (Banken) 257

- mit dem Datentrgeraustausch an die Kassen: DTA (Kranken-/Pflegekassen) 259
- fr die Buchungen an die Finanzbuchhaltung: DTA (FiBu) 263
- als erfolgte Zahlung in die offene-Posten-Verwaltung: Zahlungen 267
Bringen Sie die Reihenfolge der bergaben nicht durcheinander. Erzeugen Sie erst den
Bankeinzug, dann erzeugen Sie den Datentrgeraustausch mit den Kassen, dann geben Sie die
Daten an die Finanzbuchhaltung und erst dann bearbeiten Sie die offene-Posten-Verwaltung.
Warum? Weil bei der FiBu-bergabe beispielsweise bekannt sein muss, ob die Zahlungen per
Bankeinzug erfolgt sind oder nicht - das Clearing muss schlielich gebucht werden.
So einfach erstellen Sie die Rechnungen
Rechnungslauf
Datum der Rechnungsstellung: Geben Sie das Datum ein, das auf der
Rechnung als Rechnungsstellungsdatum erscheinen soll.
Achten Sie auf ein korrektes Datum, denn das Rechnungsstellungsdatum hat Auswirkungen
auf die Buchungen in der Finanzbuchhaltung 263 und auf den Datentrgeraustausch mit den
Kassen 259 .
Abrechnen bis: Mit FORUM knnen Sie beliebige Zeitrume abrechnen.

blicherweise aber umfasst der Abrechnungszeitraum einen Monat. Als Datum ist
immer der Monatsultimo erlaubt.
Geben Sie ein Datum in der Zukunft ein und starten Sie eine Proberechnung, um eine
Testrechnung zu erstellen. Nach dem Test knnen Sie die Proberechnung wieder verwerfen.
FORUM wei nicht mehr, wie die versorgungsfreien Zeiten berechnet werden sollen, wenn das
Abrechnen bis Datum weit in der Zukunft liegt. Deshalb geben Sie in einem solchen Fall im
Feld VFZ bis das von Ihnen gewnschte Datum ein.
Sortieren nach: In der Regel legt man einmal fest, wie die Rechnungen optimal
sortiert sein sollen - dann wird immer so abgerechnet. Sie haben dei Auswahl -
whlen Sie die fr Sie gnstigste Rechnungssortierung.
Nchste Rechnungsnummer: Die nchste Rechnungsnummer wird angezeigt.
Das Format der Rechnungsnummer legen Sie in den Einstellungen 384 fest. Mit
einem Klick auf wird die nchste Rechnungsnummer neu errechnet.
Rechne ab: Soll nur ein Teil der Abrechnungen erstellt werden, knnen Sie hier
nach Klienten, Debitoren, Debitorentyp oder Extras filtern.
Die Filterfunktion ist nur fr Ausnahmesituationen. Rechnen Sie deshalb nicht dauerhaft mit
Filtern ab. Die Rechnungslufe sind am schnellsten erledigt, wenn Sie alle Klienten ohne Filter als
Proberechnung abrechnen und - nach Korrektur - alle Rechnungen verschicken. Vielleicht erstellen
Sie dann fr den einen oder anderen Debitorentyp die Rechnungen nicht absolut termingerecht.
Der Aufwand dauernd irgendwelche gefilterten Rechnungslufe zu starten ist dagegen
unverhltnismig hher.
Vorauszahlungen bercksichtigen: In den Leistungsdefinitionen haben Sie

festgelegt, ob eine Leistung im Voraus gefordert werden soll, wie es z.B. fr
Pflegestze blich ist. Mit dieser Checkbox knnen Sie die Vorauszahlungen
ausschalten.

Ansicht 251
Jahresabgrenzung
Hufig wird diese Funktion benutzt, um eine Jahres-
Endabrechnungen ohne Vorauszahlungen zu
erstellen: Sie rechnen dann bis 31.12. des Jahres
ohne Vorauszahlungen ab, danach das Gleiche mit
aktivierter Checkbox. Es werden dann
Rechnungspositionen nur aus dem alten Jahr, und
anschlieend nur aus dem neuen Jahr erstellt. Auf
diese Weise vermeiden Sie es Rechnungen zu
erstellen, die verschiedene Perioden (altes und
neues Jahr) beinhalten und damit die
Jahresabgrenzung 450 in der Finanzbuchhaltung
erschweren wrden.
Alle Mandanten abrechnen: Ist diese Checkbox aktiviert und bearbeiten Sie mit
FORUM mehr als einen Mandanten, dann knnen Sie alle - und nicht nur den
aktuellen Mandanten - abrechnen.
Vorschau: Der Rechnungsdruck wird zuerst in ein Vorschaufenster ausgegeben.
Druckerauswahl: Vor dem Rechnungsdruck erhalten Sie eine Druckerauswahl

aller bei Ihnen installierter Drucker.
Echtrechnung mit Sammelliste: Oft bentigt man nicht nur die Rechnungen,
sondern auch eine Liste, auf der alle Rechnungen mit ihren Rechnungssummen im
berblick ausgegeben werden - meist zur berwachung der Zahlungseingnge.
... mit Vergleichsmitteilung: FORUM untersttzt bei entsprechender Einstellung
391 die sogenannten Vergleichsmitteilungen an die Kassen. Wenn sie beim
Rechnungslauf ausgedruckt werden sollen, aktivieren Sie bitte diese Checkbox.
Lesen Sie dazu auch das Kapitel Vergleichsmitteilungen erstellen 463 .
: Arbeiten Sie meistens mit den gerade eingegebenen
Einstellungen? Dann speichern Sie die Einstellungen fr die nchsten
Rechnungslufe mit einem Klick auf diesen Button.
: Erstellen Sie auf der Basis der Rechnungseinstellungen

eine Proberechnung als ersten Schritt der Faktura. berprfen Sie die
Proberechnung.
: Ist die Proberechnung unvollstndig oder gibt es

Falschberechnungen? Korrigieren Sie die Angaben (i.d.R. in der Verwaltung 25 ),
lschen Sie die Proberechnung und erzeugen Sie eine neue Proberechnung auf der
Basis der korrigierten Daten. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis die
Proberechnung korrekt ist.
: Besttigen Sie die Proberechnung, wenn sie inhaltlich

korrekt ist. Damit werden die Echtrechnungen erzeugt.
: Sie sind sich Ihrer Sache sicher und mchten

Echtrechnungen ohne vorherige Proberechnungen erstellen.
Rechnungslufe im Hintergrund
FORUM kann Rechnungen auf zwei Arten erstellen:
Einmal - wie jeder andere Software auch - als
Rechnungslauf auf dem PC, an dem der
Rechnungslauf aufgerufen wurde. Als Alternative
kann der Rechnungslauf aber auch auf den FORUM
Applikationsserver 384 als sogenannter "Job"
ausgelagert werden: auf dem PC kann dann normal
weitergearbeitet werden, und der FORUM
Applikationsserver erstellt im Hintergrund die
Rechnungen.
Logischerweise kann in diesem Fall keine
Proberechnung erneut gestartet werden, wenn der
FORUM Applikationsserver gerade an einem
solchen Job arbeitet. Das Icon im Button ist ein
Hinweis auf genau diese Situation.
Genauere Angaben ber den Rechnungsstatus 384 erhalten Sie in den Einstellungen.
So wiederholen Sie den Rechnungsdruck
Echt- und Proberechnung wiederholen

FORUM kann beide Rechnungsarten wiederholen -
wenn also der Proberechnungsdruck aus welchem
Grund auch immer missglckt ist, verwerfen Sie die
Proberechnung nicht, sondern wiederholen Sie
einfach den Rechnungsdruck.
Wiederholung
Drucke nach: Wiederholen Sie den Rechnungsdruck nach
Rechnungsstellungsdatum oder nach Rechnungsnummer.
... und davon: Filtern Sie die Rechnungswiederholung nach Klient, Debitor,
Debitorentyp oder Extras.
Vorschau: Der Rechnungsdruck wird zuerst in ein Vorschaufenster ausgegeben.
Mit Druckerauswahl: Vor dem Rechnungsdruck erhalten Sie eine

Druckerauswahl aller bei Ihnen installierter Drucker.
Drucke (Probe)Rechnungen: Aktivieren Sie die Checkbox zum Ausdruck der
Rechnungsdruckwiederholung.
... mit Sammelliste: Oft bentigt man nicht nur die Rechnungen, sondern auch
eine Liste, auf der alle Rechnungen mit ihren Rechnungssummen im berblick
ausgegeben werden - meist zur berwachung der Zahlungseingnge. Die
Sammelliste wird nur zusammen mit einer Echtrechnung gedruckt.
... mit Vergleichsmitteilung: FORUM untersttzt bei entsprechender Einstellung

Ansicht 253
die sogenannten Vergleichsmitteilungen an die Kassen. Wenn sie beim

Rechnungslauf ausgedruckt werden sollen, aktivieren Sie bitte diese Checkbox. Die
Vergleichsmitteilung wird nur als Echtrechnung wiederholt.
Igoriere Rechnungsanzahl und drucke immer 1 Exemplar: Diese Einstellung
ignoriert die Anzahl der Rechnungsdrucke in den Voreinstellungen.
Rechnungen ohne Ausdruck

Mit dieser Einstellung gelingt es Rechnungen zu
drucken, deren Anzahl Ausdrucke auf 0 gesetzt ist -
sie sollen also eigentlich nie ausgedruckt werden,
weil der Kostentrger die Betrge auch ohne
Rechnung berweist, z.B. einige Pflegekassen.
: Starten Sie den Druck der Rechnungen auf der Basis der
eingegebenen Einstellungen.
So erstellen Sie schnell und kostensparend zustzliche Mitteilungen
Mitteilung
Legen Sie zu Beginn fest, an welches Objekt die Meldung gekettet werden soll: soll
die Meldung fr den gesamten Mandanten erscheinen - also auf jeder Rechnung -,
oder nur auf Rechnungen eines bestimmten Debitorentyps, Debitors, Leistung
oder Klient?
Klicken Sie auf den Neu Button, um die neue Meldung einzugeben. Legen Sie
danach das Objekt und den Meldungstext fest. Auerdem knnen Sie definieren,
ob diese Meldung einmalig auf der nchsten Rechnung oder fr alle zuknftigen
Rechnungen beibehalten werden soll. Speichern Sie Ihre Eingaben.
Sie sehen: vernnftig eingesetzt ist die Rechnungsmitteilung ein mchtiges Werkzeug.
Der Rechnungsstorno
Wann soll ich Rechnungen stornieren?

Der Rechnungsstorno ist immer die letzte Wahl.
Versuchen Sie vorher zuerst, die Daten in der
Verwaltung 25 zu berprfen, damit FORUM die
Rechnungen selbst korrigieren kann
Da die Datenverarbeitung der Kassen keine
Korrektur kennt, ist der DTA mit Kassen 259 die

Ausnahme: dort mssen "falsche" DTA-Daten

storniert werden, selbst wenn nur eine
Rechnungsposition falsch war.
Lesen Sie den Text im Programm fr weitere
Informationen zu diesem Thema
Storno
Rechnungsnummer(n): Geben Sie eine oder mehrere zu stornierende
Rechnungsnummern wie im Text angegeben ein.
Datum der Rechnungsstellung: Beim Storno werden Stornorechnungen erstellt.
Man braucht solche Rechnungen fr die Finanzbuchhaltung und fr Ihre Unterlagen
- Sie belegen damit den Storno. Fr diese Stornorechnungen bentigen Sie das
Rechnungsstellungsdatum.
Vorschau: Der Stornodruck wird zuerst in ein Vorschaufenster ausgegeben.
Mit Druckerauswahl: Vor dem Stornodruck erhalten Sie eine Druckerauswahl aller
bei Ihnen installierter Drucker.
: Lsen Sie den Storno aus - aber bitte nur im Notfall oder
beim DTA mit den Kassen.
Wie Sie nach Rechnungen suchen
Liste
Das Fenster ist aufgeteilt in zwei Bereiche: die Liste der Rechnungen und darunter
die Rechnungspositionen.

Ansicht 255
Rechnungen suchen
Klicken Sie immer zuerst auf den Suchen Button. Sie knnen gezielt nach
Rechnungen suchen, die dann angezeigt werden.
Unsicher im Suchen Fenster? Macht nichts! Sie knnen ja nichts kaputt machen. Spielen Sie
deshalb einfach mit der Suchen Funktion - solange, bis Sie erkennen, dass Sie damit ein
mchtiges Instrument zur Verfgung haben, exakt die Rechnung zu finden, die Sie brauchen.
Positionieren Sie sich mit der Maus in der Liste der Rechnungen auf einer
Rechnung. Sie erhalten dann im unteren Teil alle dazu gehrenden
Rechnungspositionen angezeigt.
Bleiben wir noch bei der Liste der Rechnungen: Sie wahlweise die
Rechnungssumme des Klienten, die Sammelrechnungssumme, den FiBu-
Status (DTA FiBu 263 ) oder den Diskettenclearing-Status (DTA Banken 257 ,
Bankeinzug).
Im Bereich der Rechnungspositionen werden alle Rechnungspositionen der oben
ausgewhlten Rechnung angezeigt.
Sie wahlweise das Sachkonto 363 oder den DTA-Status (DTA Kranken-/
Pflegekassen 259 ) der Rechnungsposition.
Rechnungspositionen knnen einen Zusatztext 63 enthalten. Bei Bedarf knnen Sie
diesen Text editieren .
Rechnung gefllig? Klicken Sie einfach auf den Button und Sie erhalten eine
Rechnungskopie der ausgewhlten Rechnung - wahlweise als Druck oder nur als
Vorschau.

Mitteilungen ohne Porto

Wollen Sie z.B. auf eine kleine Feier im Haus
aufmerksam machen und Porto sparen? Nutzen Sie
die Mitteilungen in den Rechnungen, in diesem Fall
an die Selbstzahler.
Nutzen Sie die

Einstellungsmglichkeiten!
Wollen Sie gem DIN 5008 385 keine Leerzeichen
zwischen Strasse und Ort in der Adresse? Wollen
Sie Korrekturen in bersichtlichen Gruppen sortiert in
der Rechnung erscheinen lassen? Mchten Sie
Texte 386 fr Rechnungskopf, Rechnungsdetails und
Rechnungsfu eingeben? Mchten Sie einen
variablen Text fr die verschiedenen
Geldeinzugsverfahren vergeben? Dies und vieles
mehr erfahren Sie, wenn Sie einen Blick in die
Einstellungen 385 werfen.

Wie oft haben Sie schon Auskunft ber Rechnungen am Telefon geben mssen? Um schnell
Antworten geben zu knnen, haben Sie 2 Varianten:
- wechseln Sie auf die Seite Liste und suchen Sie nach der Rechnung. Sie erhalten
dort schnell alle notwendigen Angaben im berblick - das ist die schnellste Variante.
- Oder starten Sie auf der Seite Wiederholung die Rechnungsdruckwiederholung - gefiltert
nach Rechnungsnummer und mit aktivierter Vorschau. Dann haben Sie die Rechnung
direkt vor sich auf dem Bildschirm.
Also: nie wieder den Aktenordner zcken, um Rechnungen hervorzukramen! Sie haben alle
Informationen schneller verfgbar in FORUM.

Geben Sie fakturarelevante nderungen (z.B. Pflegestufenwechsel) immer sofort ein. Die
Erfahrung zeigt, dass ein "Sammeln" der nderungen und Eingabe kurz vor dem Rechnungslauf
ineffizienter ist und zu Fehlern fhrt, weil man sich nicht mehr exakt an den Einzelfall erinnern
kann.
Wichtiger Tipp fr die Heimleitung und Verwaltung:

Vermeiden Sie dauernde Rechnungslufe mit Filtern, z.B. ein Rechnungslauf nur fr die
Krankenkassen, ein Rechnungslauf nur fr die Selbstzahler usw. Wesentlich Zeit sparender ist
es, einmal im Monat eine Proberechnung fr alle Klienten zu erstellen, zu berprfen und nach
Korrektur die Echtrechnungen fr alle zu erstellen, selbst wenn man damit vielleicht die
Liquiditt des Hauses um einige Tage verschiebt oder nicht jeden Debitorentyp absolut

Ansicht 257
termingerecht bedient.
Siehe auch:
DTA (Banken) 257
DTA (Kranken-/Pflegekassen) 259
DTA (FiBu) 263
Zahlungen 267
8.4.1 DTA (Banken)
Ansicht > Faktura > DTA (Banken)
bertragen Sie Daten im Rahmen des Clearings an die Bank, um einen Bankeinzug
auszulsen.
DTA (Banken)

Ob berhaupt Bankeinzug durchgefhrt wird, haben Sie bereits in der

Debitorenverwaltung 213 festgelegt.
Erstellen Sie die Bankeinzugs-Daten fr die Bank am Ende jeder besttigten
Monatsabrechnung. FORUM sammelt alle offenen Bankeinzugs-Daten aus der
Faktura. Es ist also nicht notwendig, z.B. nach einer Einzelfaktura fr einen
einzigen Klienten den DTA Banken aufzurufen. FORUM wird sich beim nchsten
Aufruf daran erinnern und die noch nicht bertragenen Bankeinzugs-Daten
bernehmen.
Halten Sie sich an die Reihenfolge der DTAs. bergeben Sie beispielsweise nicht
zuerst an die FiBu, und dann erst an die Bank, weil der FiBu-bertragung 263 dann
die Information fehlt, dass die Rechnungsbetrge eingezogen werden.
Bankeinzug mit einem Mausklick

Nach der Erstellung der Echtrechnung gengt i.d.R. ein Klick auf
, und die bergabedatei wird erstellt.
Sie sollten den Bankeinzug normal ausfhren, d.h. mit einem nicht festgelegten
Datum der Ausfhrung. Wenn Sie die Ausfhrung aber zu einem definierten Datum
wnschen, dann whlen Sie vorher zu einem bestimmten Datum ausfhren
und geben das gewnschte Datum ein.
bergabe der Datei an die Bank

Standardmig wird die bergabedatei DTAUS auf
Diskette bertragen. Alternativ bieten die meisten
Banken eine Online-bertragung an. bertragen Sie
dazu einfach die erstellte bergabedatei an Ihre
Bank ber deren Internet-Portal. Weitere
Informationen dazu gibt Ihnen Ihre Hausbank.
So wiederholen Sie die bergabe

Ist die bergabe missglckt? Kein Problem: Wiederholen Sie die bergabe anhand
der Clearingnummer. Oder alternativ anhand der Rechnungsnummer.
Mit einem Klick auf starten Sie die wiederholte bergabe.
Sicherungen
Eine Sicherung der bergebenen DTAUS Datei
befindet sich immer im Verzeichnis 391
GJCommon\dta-banken. Sie knnen also auch von
dort bei Bedarf eine bertragung wiederholen.
Wie man nach Bankeinzugsdaten sucht

ffnen Sie die Seite Liste.
Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt. Oben finden Sie die Liste DTA (Banken),
in der Mitte die Liste der Rechnungen und unten die Rechnungspositionen. Mit

Ansicht 259
einem Klick auf einen Bankeinzug in der Liste DTA (Banken) werden darunter alle
Rechnungen angezeigt, die in den Bankeinzug eingeflossen sind. Klicken Sie auf
eine der Rechnungen in der Liste der Rechnungen, werden darunter alle
Rechnungspositionen dieser Rechnung angezeigt.
Wenn Sie nach einer bestimmten bergabe suchen wollen, klicken Sie auf den
Button . Sie erhalten dann umfangreiche Mglichkeiten der Suche.
Vorschau.
Siehe auch:
Debitoren 213
Hausbank 378
8.4.2 DTA (Kranken-/Pflegekassen)
Ansicht > Faktura > DTA (Kranken-/Pflegekasse)
Erzeugen Sie den Datentrgeraustausch mit den Kranken- (302 SGB V) und
Pflegekassen (105 SGB XI).

DTA (Kassen)
Bei der Leistungszuordnung 64 in der Verwaltung wurde letztlich festgelegt, ob eine

bestimmte Leistung in den Datentrgeraustausch mit den Kassen fliet.
Erstellen Sie den DTA mit den Kassen direkt nach dem DTA mit den Banken 257
und vor der FiBu-bergabe 263 .
FORUM merkt sich alle flligen Daten, die im Rahmen des DTA mit den Kassen
abgerechnet werden mssen. Wenn Sie also nach einer Einzelfakture fr einen
einzigen Klienten keinen DTA mit den Kassen durchfhren, dann ist das kein
Problem. Die Daten werden dann beim nchsten Aufruf des DTA automatisch mit
herangezogen.
Denken Sie daran, dass der DTA mit den Kassen erst 1 Tag nach dem Datum der
letzten Leistungserbringung durchgefhrt werden darf, i.d.R. also am 1. des
Folgemonats. Andernfalls wird der DTA mit den Kassen komplett abgelehnt.
DTA mit den Kassen in 2 Schritten

FORUM erzeugt im 1. Schritt eine Zwischendatei mit den DTA-Daten. Aus dieser
Zwischendatei knnen Sie jederzeit erneut eine DTA-Datei erzeugen. Aktivieren Sie
die Checkbox Kontrollliste, wenn Sie eine Liste aller Daten der Zwischendatei
erhalten wollen. Sie erstellen die Zwischendatei mit einem Klick auf

Ansicht 261
Wo sind die Zwischendateien?

Die Zwischendateien befinden sich in einem genau
festgelegten Pfad und knnen aus diesem Pfad bei
Bedarf beliebig oft erneut geladen werden (...und: der
Support kann diese Zwischendateien auf die Schnelle
editieren, um Ihnen bei Problemen mit dem DTA zu
helfen).
Der Pfad ist wie folgt definiert:
- Gebr.Jung\GJCommon
- DTAData
- Mandant<Nr>
- <DatumJJMMTT>-<SerielleNummer>
- kk (fr Krankenkasse) und pk (fr Pflegekasse)
- redtakk.dbf und redtapk.dbf (Zwischendatei)
Beispiel: ...\GJCommon\DTAData\Mandant1\100620-
001\kk\redtakk.dbf
Der Pfad der Zwischendatei erscheint in Zwischendatei Krankenkasse fr

Inkontinenzmaterialien und in Zwischendatei Pflegekasse fr Pflegestze.
Alternativ knnen Sie schon erstellte Zwischendateien auch . Aktivieren Sie
die Checkbox Kontrollliste, wenn Sie eine Liste aller Daten des DTA erhalten
wollen. Erstellen Sie die DTA-Datei dann im 2. Schritt mit einem Klick auf
.
Halten Sie sich genau an die von FORUM vorgegebene Reihenfolge und erledigen Sie alles
Schritt fr Schritt. Sie werden aufgefordert
- DATENANNAHMESTELLE: die erzeugte DTA-Datei auf Diskette zu speichern, einen Begleitzettel
auszudrucken und ihn zusammen mit der Diskette zu verschicken,
- RECHNUNGSANNAHMESTELLE: einen Urbeleg auszudrucken als Deckblatt fr die Rechnungen,
alle zum DTA gehrenden Rechnungen auszudrucken, mglicherweise fehlende Verordnungen
beizulegen und alles zusammen zu verschicken.
- ... und dieses Prozedere fr jede Datenannahmestelle erneut zu durchlaufen.
Bei wiederholter bergabe bergabenummer erhhen: Aktivieren Sie die

Checkbox, wenn Sie die wiederholt erstellte Datei vorher schon einmal an die
Kasse verschickt haben. Warum? Weil die Annahmestelle der Kassen die
wiederholte Annahme ein und derselben bergabenummer verweigert.
Rechnungen trotz Echtbetrieb ausdrucken: Die Verheiung des DTA mit
Kassen war damals, dass nur noch Daten und kein Papier mehr verschickt werden
sollte. So besagen die Regeln des Datentrgeraustauschs, nur im Probebetrieb zur

Sicherheit parallel Daten und Rechnungen zu erstellen. Die Realitt zeigt aber,
dass sich einige Kassen nicht daran halten und es trotzdem notwendig ist, auch im
Echtbetrieb Rechnungen zu erstellen. Ist das der Fall, dann mssen Sie leider
diese Checkbox aktivieren.
bergabe der Datei an die Kasse

Standardmig werden die bergabedateien
TSOLxxxx. und TSOLxxxx.AUF auf Diskette erstellt.
Senden Sie die Daten aus Datenschutzgrnden per
Diskette an die Annahmestellen.
Alternativ knnen Sie die Daten auf eigene
Verantwortung auch per Email an die Kassen
verschicken, dann aber sind die Daten nicht
verschlsselt - einige Kassen lehnen
unverschlsselte Daten ab.

Ist die bergabe missglckt? Kein Problem: Haben Sie die bereits erstellten Daten
schon verschickt und wurden sie abgelehnt? Dann sollten Sie die Checkbox Bei
wiederholter bergabe bergabenummer erhhen aktivieren. Danach laden
Sie die Zwischendatei und klicken auf den Button
.
Sicherungen
Eine Sicherung der bergebenen DTA-Dateien
befindet sich immer im Verzeichnis GJCommon\dta-
kassen. Sie knnen also auch von dort bei Bedarf
eine bertragung wiederholen.
Wie man nach DTA (Kassen) - Daten sucht

Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt. Oben finden Sie die Liste DTA (Kassen),
in der Mitte die Liste der Rechnungen und unten die Rechnungspositionen. Mit
einem Klick auf einen Datentrgeraustausch in der Liste DTA (Kassen) werden
darunter alle Rechnungen angezeigt, die in den Datentrgeraustausch
eingeflossen sind. Klicken Sie auf eine der Rechnungen in der Liste der
Rechnungen, werden darunter alle Rechnungspositionen dieser Rechnung
angezeigt.
Vorschau.

Ansicht 263

Der DTA mit Kassen wurde abgelehnt? Dann benutzen Sie auf jeden Fall den DTA(Kassen)-
Manager 310 , denn die Ablehnungsgrnde der Kassen sind leider vielfltig und verlangen fr
jeden Fall ein eigenes Vorgehen.

Auch nach Jahren ist der DTA nicht vollstndig und nicht bundeseinheitlich eingefhrt. Das hat
Grnde:
1.) Hoher Aufwand: der DTA verlangt einen wesentlichen hheren Verwaltungsaufwand fr
Ihre Verwaltung.
2.) Logistische Probleme: da sich die Kassen auf keine einheitliche Auswertungsstelle einigen
konnten, interpretiert jede Kasse die DTA-Definition auf ihre Weise - es gibt folglich
Unterschiede in der Behandlung ein- und derselben bergabedatei.
Wir raten daher aus pragmatischen Grnden, den Einsatz des DTA so lange als mglich
hinauszuzgern. Wie Sie sehen machen die meisten Kassen nichts anderes, und sie werden
auch ihre Grnde haben.
Siehe auch:
Klienten 208
Debitoren 216
Leistungen 227
Verwaltung: Auftrge 64
Verwaltung: Debitoren 62
8.4.3 DTA (FiBu)
Ansicht > Faktura > DTA (FiBu)
Geben Sie Buchungsdaten aus der Faktura an Ihre Finanzbuchhaltung.

DTA (FiBu)
Bei der Leistungszuordnung 65 in der Verwaltung wurden letztlich Sachkonto 363

bzw. Sachkontenmatrix 364 , Kostentrger 353 und Kostenstelle 353 festgelegt, und je
nach Orientierung wurden die Debitorenkonten beim Klient 209 , beim Debitor 214 oder
bei der Debitorenzuordnung 62 hinterlegt.
Erstellen Sie den DTA an die FiBu immer nach dem DTA (Banken) 257 und DTA
(Kranken-/Pflegekassen) 259 .
FORUM merkt sich alle flligen Buchungen, die im Rahmen des DTA an die FiBu
bergeben werden mssen. Wenn Sie also nach einer Einzelfakture fr einen
einzigen Klienten keinen DTA (FiBu) durchfhren, dann ist das kein Problem. Die
Daten werden dann beim nchsten Aufruf des DTA automatisch mit herangezogen.
Die Parameter fr die FiBu-Schnittstelle stellen Sie in Extras > Einstellungen >
Finanzbuchhaltung 361 > FiBu ein.
Die FiBu-Schnittstelle
FORUM ist komponentenbasiert aufgebaut. So ist
auch die FiBu-Schnittstelle 361 nichts anderes als
eine Komponente, die einfach ausgetauscht wird.
FORUM untersttzt derzeit ber 40 verschiedene

Finanzbuchhaltungssysteme. Sollte das von Ihnen

Ansicht 265
benutzte System zufllig nicht dabei sein, kann mit

geringem Aufwand eine entsprechende Komponente
erstellt werden. Sprechen Sie in diesem Fall mit dem
Vertrieb.
Es stehen nur die Funktionalitten zur Verfgung, die

Sie als Komponente erworben haben. Ist die
Debitoren-bergabe beispielsweise nicht aktiviert,
dann ist auch die entsprechende Komponente nicht
erworben oder Ihre Finanzbuchhaltung untersttzt
diese Funktion nicht.
bergabe der Buchungsdaten mit einem Klick

Wenn es keine Besonderheit gibt, sollten keine weiteren Eingaben nach dem Aufruf
des Programmes notwendig sein, sondern es gengt ein Klick auf
zur Erstellung der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung.
Im Feld bergabe knnen Sie festlegen, ob Sie nur die Buchungsdaten, nur die
Debitorendaten oder beide bergeben wollen.
Die Art der Buchungserstellung ist parametrisierbar. So knnen Sie FORUM

beauftragen, eine Summierung der Debitorenkonten und/oder eine
Summierung der Erlskonten vorzunehmen - das verringert das
Buchungsaufkommen. FORUM kann eine Periodentrennung durchfhren und
nach Perioden getrennte bergabedateien erzeugen. Und schlielich kann parallel
zu den Buchungsdaten ein Rechnungseinzelnachweis als Excel-Datei fr Ihre
elektronischen Unterlagen erzeugt werden.
Rechnungseinzelnachweis fr eigene
Statistiken
Der Rechnungseinzelnachweis enthlt alle zur
Erstellung von Statistiken notwendigen Daten.
Vorausgesetzt, Sie knnen gut mit EXCEL arbeiten,
dann ist der Rechnungseinzelnachweis das
Instrument zur Erstellung eigener Statistiken.
Bei Bedarf erstellt FORUM eine Kontrollliste der erzeugten Buchungsdaten und/
oder Debitorendaten fr Ihre Unterlagen.
Wenn Sie die getroffenen Einstellungen hufig benutzen, kann sich FORUM die
fr die nchsten Aufrufe.

Ist die bergabe missglckt? Kein Problem: Wiederholung anhand der
bergabenummer oder Wiederholung anhand der Rechnungsnummer gibt
Ihnen die Mglichkeit, die bergabe zu wiederholen. Klicken Sie nach Ihrer Eingabe
auf den Button , um die Daten erneut zu bergeben.

Sicherungen
Eine Sicherung der bergebenen DTA-Dateien
befindet sich immer im Verzeichnis GJCommon\dta-
fibu. Sie knnen also auch von dort bei Bedarf eine
bertragung wiederholen.
Wie man nach DTA (FiBu) - Daten sucht

Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt. Oben finden Sie die Liste DTA (FiBu), in
der Mitte die Liste der Rechnungen und unten die Rechnungspositionen. Mit
einem Klick auf eine FiBu-bergabe in der Liste DTA (FiBu) werden darunter alle
Rechnungen angezeigt, die in die bergabe eingeflossen sind. Klicken Sie auf eine
der Rechnungen in der Liste der Rechnungen, werden darunter alle
Rechnungspositionen dieser Rechnung angezeigt.
Vorschau.

Ging eine bergabe vllig daneben und zu allem Unglck wurden diese falschen Daten auch
noch in der FiBu eingelesen? Dann nutzen Sie fr diesen Ausnahmefall einen Trick in FORUM:
die meisten Finanzbuchhaltungen erlauben einen sogenannten Soll-Haben-Tausch, also aus
Soll wird Haben und aus Haben wird Soll. Sie erkennen das daran, dass es in Extras >
Einstellungen > Finanzbuchhaltung 361 > FiBu den Soll-Haben-Tausch fr Ihre
Finanzbuchhaltungsschnittstelle als Parameter gibt. Setzen Sie einfach den Parameter auf Ja.
Danach wiederholen Sie die bergabe anhand der (letzten) bergabenummer - und in dieser
Datei sind Soll und Haben berall getauscht. Wird diese Datei in Ihre Finanzbuchhaltung
eingelesen, sind logischerweise alle Buchungen aus der vorhergehenden (falschen) Buchung
ausgebucht, also in der Summe auf 0 gesetzt.
Vergessen Sie nicht, den Soll-Haben-Tausch danach wieder auf Nein zu setzen.

Falls Sie die bergabe an die Finanzbuchhaltung noch nicht nutzen: Gleich, ob Sie eine eigene
Finanzbuchhaltung haben oder ob Sie die Daten an Ihren Steuerberater geben - die
elektronische Buchung ist im Vergleich zur Eingabe ber die Tastatur um ein Vielfaches
effizienter. Sie sollten diese Funktionalitt unbedingt benutzen.
Siehe auch:
Klient 209

Ansicht 267
Debitor 214
Leistungen 229
Finanzbuchhaltung 361
8.4.4 Zahlungen
Ansicht > Faktura > Zahlungen
Starten Sie die offene-Posten-Verwaltung und berwachen Sie Zahlungen.
Zahlungen
Die offene-Posten-Verwaltung in FORUM ist keine Finanzbuchhaltung, sondern

eine Mglichkeit, den Zahlungseingang zu berwachen und offene Posten
festzustellen. Sinnvoll ist diese Variante, wenn die Finanzbuchhaltung ausgelagert
ist oder eine unzumutbare offene-Posten-Verwaltung hat.
Die Offene Posten Verwaltung von FORUM ist geeignet fr Benutzer auch ohne FiBu-
Kenntnisse. Deshalb ist keine direkte Bebuchung von Sachkonten gestattet.
Nur FiBu-Profis 348 haben erweiterte Rechte auf die offene Posten Verwaltung: nur

sie drfen Buchungen stornieren.

FORUM bergibt die eingegebenen Zahlungen nach einem vorher fr Ihre
Einrichtung festgelegten System beim Aufruf von DTA (FiBu) 263 in die
Finanzbuchhaltung 361 . Weitere Informationen zur Buchungslogik erhalten Sie im
Kapitel Wie offene Posten gebucht werden 452 .
Offene Posten Verwaltung

Mit der offenen Posten Verwaltung knnen offene
Rechnungen mit eingehenden Zahlungen
ausgeglichen werden.
sie zeigt alle offenen Rechnungen an.
sie zeigt alle offenen Zahlungen an.
n offene Rechnungen und n offene Zahlungen
knnen miteinander ausgeglichen werden,
sodass ihre Summen=0 ergeben. Dies ist ein
vollstndiger Ausgleich, der offene Rechnungen
und offene Zahlungen schliet.
n offene Rechnungen und n offene Zahlungen
knnen miteinander ausgeglichen werden,
sodass ihre Summen<>0 ergeben. Dies ist ein
unvollstndiger Ausgleich, der auf mindestens
einer Seite einen Restbetrag lsst. Damit bleibt
diese Position offen.
offene Positionen (Rechnungen und/oder
Zahlungen) werden solange angezeigt, bis sie
ausgeglichen sind.
So werden Zahlungen gebucht

Wechseln Sie auf die Seite Buchen.
Gefahrloses Buchen und Ausgleichen

Zuerst einmal: Sie knnen beim Buchen generell
nichts falsch machen, solange Sie nicht
speichern. Probieren Sie also zuerst in Ruhe
alles aus.
Buchen mit identischen Zahlungs- und Rechnungsbetrgen

Ansicht 269
Buchen
In der Buchungsmaske kann in 3 verschiedenen Varianten nach offenen Posten

gesucht werden: Nach der Rechnungsnummer, nach der Debitorennummer
oder nach dem Klient. Nach einem Klick auf den Button werden die offenen
Rechnungen der getroffenen Auswahl in der Spalte Rechnungen mit Zahlungen
angezeigt.
Die oPo-Verwaltung ist grundstzlich debitorenorientiert, die Auswahl und Suche kann aber
variabel und unabhngig davon nach Rechnungsnummer, Klient oder Debitor erfolgen.
Art: Markieren Sie Zahlungseingnge und Zahlungsausgnge.

Zahlungsausgnge mssen immer mit negativem Vorzeichen eingegeben werden.
Eine entsprechender Text wird neben dem Zahlbetragsfeld angezeigt, wenn es sich
um einen Zahlungsausgang handelt.
Geben Sie Belegnummer, Belegtext und Belegdatum ein - der Belegnummer
folgt zwangsweise ein Slash / mit einer fortlaufenden Nummer.
Ein Klick auf den Button trgt die Summe aller in der Spalte Rechnungen
mit Zahlung aufgefhrten offenen Rechnungsbetrge ein.
Dem System muss generell mitgeteilt werden, welche Rechnung mit welcher
Zahlung ausgeglichen werden soll. Hier ein Beispiel: Geben Sie Belegnr. und
Belegtext ein, deaktivieren Sie die Checkbox Automatisch buchen bei
Summengleichheit und klicken Sie auf den Button . Die Spalten werden
dann wie folgt gefllt:

Buchungsbeispiel Zahlungseingang
Um jetzt auszugleichen, klicken Sie auf die Rechnung in der Spalte Rechnungen
mit Zahlung - es erscheint ein X, die Rechnung wird als ausgleichbar markiert.
Klicken Sie auf den Zahlungseingang in der Spalte Zahlungen. Sie markieren damit
die Zahlung als zum Ausgleich bereitstehend. Sofort wird sie als Zahlung in die
Spalte Rechnungen mit Zahlung eingetragen, der offene Betrag der Rechnung
reduziert sich damit auf 0,00, der Restbetrag der Zahlung ist ebenfalls 0,00 - die
Rechnung ist ausgeglichen.
Mit einem Mausklick in die jeweilige Spalte wird also signalisiert, welche Rechnung und
welche Zahlung zum Ausgleich bereitstehen.
Alternativ gibt es statt dem Ausgleich mit dem Zahlungsausgang die Option, als gewhrten
Skonto 363 zu buchen oder als uneinbringbare Forderung 363 .
Aktivieren Sie die Checkbox Automatisch buchen bei Summengleichheit. Dann

werden Zahlungen aus der Spalte Zahlungen bei Summengleichheit sofort in die
Spalte Rechnungen mit Zahlungen gebucht. Ist sie deaktiviert, mssen die
Eintragungen in den Spalten wie gerade beschrieben als zum Ausgleich
bereitstehend angeklickt werden - die Checkbox spart also die Markiererei bei
Summengleichheit.
Mehrere Rechnungen und Zahlungen

Statt dem o.g. Beispiel knnen sich auch mehrere
offene Rechnungen in der Spalte Rechnungen
mit Zahlung befinden oder mehrere Zahlungen in
der Spalte Zahlungen. Das Verfahren ist aber

Ansicht 271
immer das gleiche: Durch einen Klick auf die

Rechnung und auf die Zahlung wird FORUM
angezeigt, welche Zahlung mit welcher Rechnung
ausgeglichen werden soll sie werden zum
Ausgleich markiert. Ziel ist es immer, den offenen
Betrag der Rechnungen auszugleichen und auf 0,00
zu stellen.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn der Ausgleich korrekt war. Falsche
Buchungen korrigieren Sie, indem Sie die Suche wiederholen und von Vorne
anfangen - solange Sie nicht gespeichert haben.
Zahlungsbetrag ist hher als Rechnungsbetrag

Klren Sie zuerst, wie Sie buchen wollen:
- Rechnung und Zahlung sollen offen bleiben (Variante 1),
- nur der Restbetrag der Zahlung soll offen bleiben (Variante 2) oder
- der Restbetrag der Zahlung soll als Mehrerls 363 gebucht werden (Variante 3).
Variante 1: Geben Sie die Zahlung ein und speichern Sie direkt, ohne
abzugleichen. Beide - Rechnung und Zahlung - erscheinen dann als offene Posten
bei der nchsten Suche, denn der Restbetrag ist bei beiden ungleich 0.
Variante 2: Markieren Sie Rechnung und Zahlung wie oben beschrieben zum
Ausgleich und speichern Sie. Da der Restbetrag der Zahlung ungleich 0 ist
erscheint er bei der nchsten Suche als offener Posten.
Variante 3: Markieren Sie Rechnung und Zahlungseingang als zum Ausgleich

bereitstehend. Klicken Sie danach in den Zahlungseingang in der Spalte
Rechnungen mit Zahlung. Erhhen Sie den Zahlbetrag auf den gesamten
Zahlungseingang, im Beispiel auf 380,00.
Klicken Sie auf den Button eintragen und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage
mit Ja. Dann hat der Rechnungsbetrag einen offenen Posten von -1,26, der
Restbetrag der Zahlung dagegen ist 0. Klicken Sie in der Spalte Zahlungen auf den
Zahlungseingang und entfernen Sie die Markierung - das X verschwindet. Klicken
Sie dann in der Spalte Rechnungen und Zahlungen erneut auf die Rechnung -
dort erscheint ein X, die Rechnung ist zum Ausgleich markiert. Gleichzeitig erhalten
Sie die Option, den Betrag als Mehrerls zu buchen.

Ein Klick auf den Button Mehrerls trgt die Buchung ein.
Zahlungsbetrag ist kleiner als Rechnungsbetrag

Klren Sie zuerst, wie Sie buchen wollen:
- Rechnung und Zahlung sollen offen bleiben (Variante 1),
- nur der Restbetrag der Rechnung soll offen bleiben (Variante 2) oder
- der Restbetrag der Rechnung soll als Skonto 363 oder uneinbringbare
Forderung 363 gebucht werden (Variante 3).
Variante 1: Geben Sie die Zahlung ein und speichern Sie direkt, ohne
abzugleichen. Beide - Rechnung und Zahlung - erscheinen dann als offene Posten
bei der nchsten Suche, denn der Restbetrag ist bei beiden ungleich 0.
Variante 2: Markieren Sie Rechnung und Zahlung wie oben beschrieben zum
Ausgleich und speichern Sie. Da der Restbetrag der Rechnung ungleich 0 ist
erscheint er bei der nchsten Suche als offener Posten.
Variante 3: Markieren Sie Rechnung und Zahlungseingang als zum Ausgleich

bereitstehend. Es erscheinen dann die nachfolgenden Eingabemglichkeiten
unterhalb der Listen.
Ein Klick auf den Button Skonto trgt die Buchung ein. Alternativ knnte man
uneinbringbare Forderungen whlen.

Ansicht 273
Ausgleichen mehrerer Rechnungen

Die o.g. Verfahren sind in gleicher Weise anwendbar, wenn sich in der Spalte
Rechnungen mit Zahlung mehr als eine offene Rechnung befindet. Ein Klick auf
den Button erstellt dann automatisch die Summe aller offenen Posten
und trgt sie als Vorschlagswert in das Eingabefeld Zahlung ein.
Wenn die Checkbox Automatisch buchen bei Summengleichheit aktiviert ist,
wrden alle offene Rechnungen mit dem Zahlungsbetrag automatisch
ausgeglichen. Ist sie nicht aktiviert, markiert man den Zahlungseingang in der
rechten Spalte als zum Ausgleich bereit (X erscheint) und markiert dann auf der
linken Seite Rechnung fr Rechnung fr den Ausgleich.
Einmalige Abschlagszahlungen fr alle Klienten des Debitors

Wenn die Abschlagszahlung eintrifft, dann muss der Debitor ausgewhlt werden,
der die Zahlung leistete. Gleich, ob Rechnungen gefunden wurden oder nicht es
knnen dann die Zahlbetrge der Abschlagszahlungen eingetragen werden.
Abschlagszahlung
Der Zahlungseingang kann jetzt als offener Zahlungseingang direkt und ohne
weitere Markierungen gespeichert werden. Er wird dann solange bei der Auswahl
dieses Debitors erscheinen, wie er nicht vollstndig ausgeglichen, d.h. der

Restbetrag 0,00 ist.

Alternativ gleichen Sie durch Markierung der Rechnungen und des
Zahlungseingangs eventuell existierende offene Rechnungen aus - dann bleibt nur
der Restbetrag der Abschlagszahlung offen.
Abschlagszahlung je Klient des Debitors

Wenn die Abschlagszahlung des Klienten eintrifft, dann muss wahlweise der Klient/
Debitor oder der Debitor ausgewhlt werden, der die Zahlung leistete. Gleich, ob
Rechnungen gefunden wurden oder nicht es knnen dann die Zahlbetrge der
Abschlagszahlungen eingetragen werden. Das Verfahren ist identisch mit der
einmaligen Abschlagszahlung.
Bei Abschlagszahlungen je Klient des Debitors ist es sinnvoll, den Namen des Klienten in die
Belegnummer einzugeben, damit bei der Ausweisung von zuknftigen offenen Zahlungen des
Debitors eine eindeutige Zuordnung der Abschlagszahlungen je Klient mglich ist.
Offene Posten automatisch mit

Clearing ausgleichen
Wenn Sie DTA mit Banken 257 durchfhren, knnen
Sie mit dem Bankeinzug gleich die offenen Posten
ausgleichen, wenn Sie es so einstellen 391 .
Hchstgrenzen fr Skonti,
uneinbringbare Forderungen und
Mehrerlse
Um Fehlbuchungen zu vermeiden kann man
Hchstgrenzen einstellen 392 .
So verrechnen Sie Rechnungen untereinander

Wechseln Sie auf die Seite Verrechnen.
Suchen Sie nach den Rechnungen, die sie miteinander verrechnen wollen. Das
Verfahren kennen Sie bereits aus der berschrift So werden Zahlungen gebucht
weiter oben in diesem Kapitel.
Geben Sie Belegnr. und Verrechnungsdatum ein und markieren Sie die
betreffenden Rechnungen fr zum Ausgleich bereitstehend, wie Sie es schon
kennen.
Gibt die Restsumme der Verrechnung 0 ist der Button Speichern aktiviert und Sie
knnen verrechnen.
Folgende Verrechnungsarten sind realisierbar:
Verrechnungen von einer oder mehreren Rechnungen mit einer oder mehreren anderen
Rechnungen des gleichen Debitors. Der offene Betrag der jeweiligen Rechnungen spielt
dabei keine Rolle. Wichtig ist nur, dass die Restsumme aller Verrechnungen 0,00 ergibt.

Ansicht 275
Verrechnungen von Rechnungen mit Restbetrgen (z.B. Rechnungen, die nur teilweise
bezahlt wurden)
Die Summe der Verrechnungen muss immer 0.00 ergeben, d.h. Teilverrechnungen sind nicht
mglich.
Intern wird die Verrechnung so geregelt, als sei eine Zahlung in Hhe der zu verrechnenden
Rechnung eingegangen. Ein automatischer Buchungstext weist darauf hin, auf welche Weise
verrechnet wurde.
So suchen Sie nach Rechnungen und Zahlungen

Wechseln Sie auf die Seite Verrechnen.
Suchen Sie nach Rechnungsnr., Belegnr., Debitor, Klient oder nach allen
offenen Posten.
Im nachfolgenden Beispiel wurde nach den Bewegungen gesucht, die den Klienten
A betreffen. Nach der Auswahl des Klienten und Klick auf den Button
erscheinen alle den Klienten betreffenden Rechnungen und Zahlungen dieses
Zeitraums.
Aus dem Beispiel ist ersichtlich, dass es 2 Rechnungen im angegeben Zeitraum gab,
davon wurde die letzte teilweise beglichen. Insgesamt existiert noch ein offener
Posten von 1.336,80.
Die Zahlungen erscheinen also unter der Rubrik Rechnungen mit Zahlung im
oberen Bereich zusammen mit den Rechnungen. Nur im Falle einer noch offenen
also nicht oder unvollstndig mit einer Rechnung abgeglichenen Zahlung
erscheinen (offene) Zahlungen im unteren Bereich der Suchen-Seite.

Aus diesem zweiten Beispiel ist ersichtlich, dass auf die zweite Rechnung trotz eines
oPo von 378,74 nur eine Zahlung von 378,00 erfolgte. Davon wurden versehentlich nur
350,00 benutzt, um die Rechnung teilweise abzugleichen. Deshalb verbleibt sowohl
die Rechnung als offener Posten mit 28,74 als auch die Zahlung mit einer noch
offenen Zahlung i.H.v. 28,00. Insgesamt verbleibt also unter Einbezug der offenen
Zahlung noch ein Gesamt-oPo von 2.597,58 auf alle Rechnungen dieser Auswahl.
So werden Buchungen storniert

Wechseln Sie auf die Seite Stornieren.
Wie der Storno erfolgt

Eine Korrektur geschieht generell ber den
Storno und dann ber die Neueingabe der
Buchung. Jeder Storno erzeugt automatisch
einen neuen Storno-Buchungssatz und sorgt
dafr, dass mgliche ausgeglichene Posten
wieder zu offenen Posten werden.
1. Der Storno von Zahlungen erzeugt eine
automatische Stornobuchung dieser Zahlung
einschlielich aller damit zusammenhngender
Ausgleiche.

Ansicht 277
2. Der Storno von Ausgleichen (auer Skonti,

Uneinbringbar und Mehrerls) sucht zuerst nach
der den Ausgleich auslsenden Zahlung und lst
dann einen Zahlungsstorno gem 1. aus.
Gleich, ob Ausgleich oder Zahlung, es wird
generell eine Stornobuchung mit allen
betreffenden Zahlungen erstellt.
3. Nur der Storno von Skonti-, Uneinbringbar-
oder Mehrerls-Ausgleichen storniert den
einzelnen Ausgleich und schlgt nicht auf die
Zahlungen durch.
Es knnen folglich einzelne Buchungen storniert
werden, man mu aber in Kauf nehmen, dass
damit immer die gesamte Zahlung storniert und
wieder eingegeben werden muss. Einzig Skonti,
Uneinbringbar und Mehrerls knnen einzeln
storniert werden.
Stornierte Buchungen erscheinen nicht auf der Buchen-, Suchen- und Drucken-
Seite..
Lsen Sie den Storno mit einem Klick auf den Lschen Button aus. Gibt es
keinen solchen Button auf der Seite? Dann sind Sie kein FiBu-Profi 348 und drfen
nicht stornieren.
Im nachfolgenden Beispiel wird eine Buchung mit vollstndigem Zahlungsausgleich

eingegeben, abgeglichen und gespeichert:
Auf der Seite Stornieren wird diese Buchung mit Zahlungen, Ausgleichen und
Rechnungen angezeigt:

Wahlweise kann der Ausgleich oder die Zahlung storniert werden. Beide Arten des
Stornos fhren dazu, dass immer die Zahlung storniert wird. Wenn also ein Ausgleich
storniert wird, dann wird die zugehrige Zahlung storniert und ggf. weitere Ausgleiche,
die zu dieser Zahlung gehren auch wenn sie sich in anderen Buchungen befinden
sollten. Die Regel lautet also: Es wird immer die Zahlung storniert. Sie erzeugt dann
einen eigenen Storno-Buchungssatz.
Im obigen Beispiel wird also die Zahlung (oder der Ausgleich) aus der
Buchungsnummer 564 vom 03.11.2006 storniert. Dazu klickt man auf den Storno =
Lschen Button. Nach der Sicherheitsabfrage wird die Stornobuchung mit der
Buchungsnummer 565 erzeugt:
Weder die Storno-Buchung, noch die stornierten Buchungen sind erneut stornierbar. Ein Storno

Ansicht 279
ist nicht rckgngig zu machen.
Die Korrekturbuchung kann jetzt unter Buchen eingegeben werden, weil die zum
Storno gehrende Rechnung nun wieder ein offener Posten ist:
Stornos lsen Buchungen an die Finanzbuchhaltung 263 aus, die die vorher bebuchten Konten
enthlt allerdings mit negativen Betrgen.
Kontenbltter drucken
Wechseln Sie auf die Seite Kontenbltter Drucken.
Erstellen Sie die Kontenbltter nach Debitor oder nach Klient sortiert nach
Alphabet oder nach Hhe des offenen Postens und gefiltert nach einem
bestimmten Zeitraum
Legen Sie fest, ob in den Kontenblttern alles, nur offene Posten oder nur
offene Posten aus Rechnungen enthalten sein sollen.
Starten Sie den Druck mit einem Klick auf den Drucken Button und ggf. nur als
Vorschau.
Da z.B. Abschlagszahlungen fr mehr als einen Klient geleistet werden knnen (z.
B. ein Sozialhilfetrger leistet einen einzigen Abschlag fr alle von der Einrichtung
betreuten Klienten), kann eine offene Abschlagszahlung nie einem bestimmten
Klient zugeordnet sein. Folglich knnen bei nach Klienten erstellten Kontenblttern
offene Zahlungseingnge des Debitors existieren, die im Kontenblatt nicht
aufgelistet sind.
Prfen Sie daher bei Kontenblttern nach Klienten, ob mglicherweise noch offene
Zahlungsposten existieren.
Die Kontenbltter als schnelle

Informationsquelle
Mit den Einstellungsmglichkeiten dieser Liste
knnen Sie flexibel auf unerwartete Fragen
reagieren, z.B.:
- Offene-Posten-Liste fr einen bestimmten Debitor
- Bisherige Zahlungen fr einen Klienten
- Zahlungseingnge in einem bestimmten Zeitraum
Journal drucken
Wechseln Sie auf die Seite Journal Drucken.
Erstellen Sie eine chronologische Liste aller Buchungen innerhalb eines

festgelegten Zeitraums mit einem Klick auf den Drucken Button - ggf. nur als
Vorschau.
Wichtiger Tipp fr die Heimleitung und die Verwaltung:

Die Offene Posten Verwaltung ist keine Finanzbuchhaltung, sondern soll es Benutzern auch
ohne FiBu-Kenntnissen erlauben, offene Posten auszugleichen. Aus diesem Grund werden
keine Sachkonten direkt bebucht. Wenn Sie dies wnschen ist Ihre Finanzbuchhaltung der
geeignetere Ort fr die Verwaltung der offenen Posten.
Siehe auch:
Faktura 249
DTA (FiBu) 263
8.5 Erinnerungen
Ansicht > Erinnerungen
Die FORUM Erinnerungen entsprechen formal dem Programm gleichen Namens im

PflegeOrganizer, nur die Inhalte sind unterschiedlich. Sie erreichen die FORUM
Erinnerungen ber Ansicht > Erinnerungen 97 , die PflegeOrganizer Erinnerungen
ber Zu Erledigen > Erinnerungen 97 .
8.6 Nachrichten
Ansicht > Nachrichten
Die FORUM Nachrichten entsprechen formal dem Programm gleichen Namens im

PflegeOrganizer. Sie erreichen die FORUM Erinnerungen ber Ansicht >
Nachrichten 93 , die PflegeOrganizer Nachrichten ber Zu Erledigen > Nachrichten
93 .
8.7 Abfragen
Ansicht > Abfragen
Nutzen Sie mehr als 120 Standardabfragen, um verschiedenste Informationen ber

Ihre Einrichtung zu erhalten.

Ansicht 281
Abfragen
Die Abfragen sind unter FORUM und dem PflegeOrganizer aufrufbar. Die
Bedienung ist identisch, aber die Inhalte sind natrlich unterschiedlich: In FORUM
werden die verwaltungsrelevanten Abfragen angezeigt, im PflegeOrganizer die
pflegerelevanten.
Aufbau und Inhalt Ihrer Abfragen bestimmen Sie selbst in der Profilverwaltung 350 :
Ordnen Sie nur die Abfragen zu, die Sie auch wirklich benutzen.
So erstellen Sie eine Abfrage

Whlen Sie die Abfrage aus der Baumstruktur auf der linken Seite mit einem
Mausklick aus.
Lesen Sie unterhalb der Baumstruktur die genaue Abfragedefinition.
Fllen Sie die Abfrageparameter auf der rechten Seite aus - sie sind fr jede
Abfrage unterschiedlich.
Aktion: Legen Sie fest, ob Sie die Abfrage als Vorschau, als PDF-Dokument oder
als gedruckte Ausgabe erstellen wollen.
Ausgabetyp: Soll die Abfrage einfach in einer Liste angezeigt werden (Browse),
als EXCEL-Datei oder standardmig erstellt werden?
Klicken Sie auf die Checkbox Details, wenn Sie zu berprfungszwecken
zustzlich zur Abfrage eine EXCEL-Datei erstellen mchten, die die Details

auflistet, aus der heraus die Liste zu ihren Ergebnissen kam. Diese Option steht
nur fr Abfragen zur Verfgung, die Summen beinhalten.
Klicken Sie auf den Button, um die Abfrage zu erstellen.
Wie funktioniert die Vorschau?

Vorausgesetzt ist, dass Sie die Option Vorschau fr die Abfrageerstellung gewhlt
haben. Nachdem Sie den Button angeklickt haben, wird die Abfrage in
einer Vorschau angezeigt. Am oberen Rand finden Sie eine Werkzeugleiste.
Navigieren Sie in der Vorschau von Seite zu Seite , zum Listenanfang , zum
Listenende oder geben Sie direkt eine Seitenzahl ein.
Zoomen Sie die Liste , oder lassen Sie sich mehrere Seiten der
Liste gleichzeitig anzeigen .
Geben Sie die Liste auf den Drucker oder im PDF Format aus.
Mit verlassen Sie die Vorschau.
Welche Abfragen gibt es berhaupt?
Abfragen fr FORUM (Abfragen fr den PflegeOrganizer folgend)

Abwesenheitshistorie
Abwesenheitsliste
Akquise
Altersgruppenstatistik
Altersgruppenstatistik (Kinder)
Arztadressen
Arztliste mit Klienten
Aufnahmegrundstatistik
Aufnahmeliste
Barauszahlungliste
Barauszahlungliste quittierbar
Barauszahlungsquittung - alle Klienten
Barauszahlungsquittung - einzeln
Belegung - Jahresbelegung (Kinder)
Belegung - Liste (Kinder)
Belegung - Summe (Kinder)

Ansicht 283
Belegung - Zeitraum (Kinder)

Belegungsstatistik
Belegungsstatistik (fiktiv)
Betreueradressen
Betreuerliste mit Klienten
Betreuungsassistenz
Buchungsliste Summen
Debitorenliste mit Klienten
Entlassungsliste mit Verweildauer
Fluktuationsliste
Freie Betten Liste
Freie Felder Liste Klienten
Freiheitsentziehende Manahmen
Geburtstagsliste
Herkunftsstatistik
Jahres-Pflegetageliste
Jahresbelegung mit Pflegestufe
Jahresbelegung mit Pflegestufe (fiktiv)
Jubilumsliste
Klientenadressen
Klientenliste mit Betreuern
Klientenliste mit Leistung und Debitoren
Konfessionsliste
Konfessionsstatistik
Kontendruck Barbetrge
Leistung mit Klienten
Leistungskatalog
Leistungsstatistik
Lizenzcheck
Marketing
Neueinstufungsantrge
OP-Liste
Personal-Soll-Ermittlung
Personal-Soll-Ermittlung (fiktiv)
Pflegekassenliste mit Klienten
Pflegestufen (fiktiv) mit Klienten
Pflegestufen mit Klienten
Pflegestufenhistorie
Pflegestufenhistorie (fiktiv)
Pflegestufentagesliste (fiktiv)
Rechnungsadressen
Rechnungsauskunftsliste
Rechnungswiederholung
Rezeptionsliste
Risikostrukturausgleich
Serienbriefe
Sonstige Adressen
Stammblatt 1 Verwaltung
Stammblatt 2 Verwaltung

Stammblatt Debitor
Stammblatt Wohnbereich
Stufenstatistik
Stufenstatistik (fiktiv)
Summe versorgungsfreier Zeiten
Tagesliste (leere Tabelle)
Telefonbuch
Todesanzeige
Umsatzliste
Vergleichsmitteilung Blanko
Verordnungen
Verprobung
Verprobungsliste
Verweildauerstatistik
Warteliste
Zimmerliste
Zuzahlungsbefreiung
85 SGB XI - Liste
Abfragen fr den PflegeOrganizer

Aktivitten
Anamnese
Chronische Wunde
Diagnosen
Evaluationen
Leistungserfassungsbogen monatlich
Leistungserfassungsbogen tglich
Leistungserfassungsbogen wchentl. - Std.
Leistungserfassungsbogen wchentl. - Tag
MDK Belegung nach Pflegeart
MDK Benutzerliste
MDK Klienten und Diagnosen
MDK Klientendaten
MDK Wohnbereichstruktur
MDK Zimmerliste
Medikation
Minutenwerte
Minutenwerte Klient
Pflegebericht
Pflegeleistungen mit Klienten
Pflegeleistungskatalog
Pflegeplan
Risiko - Alltagskompetenz
Risiko - Dekubitus
Risiko - Ernhrung (PEMU)
Risiko - Flssigkeit
Risiko - Inkontinenz
Risiko - Kontraktur

Ansicht 285
Risiko - NRA
Risiko - Schmerz
Risiko - Sturz
Textbausteine
Tgliches Durchfhrungsprotokoll
Visiten
Wunden
87b Leistungsnachweis
87b Stundenplan
berleitungsbogen
Meine bentigte Liste ist trotzdem

nicht dabei!
Kein Problem: auch die Abfrage ist
komponentenbasiert, d.h. nicht das gesamte
Programm, sondern nur eine zustzliche
Komponente muss programmiert werden - und
schon steht auch Ihre spezielle Abfrage zur
Verfgung. Wenden Sie sich bei Interesse an den
Vertrieb.
Was ist zu tun, wenn die Auswertung nicht stimmt?

Lesen Sie die Beschreibung der Auswertung links unten genau durch. Oft befinden
sich dort Informationen zur Auswertung, die Sie vielleicht bersehen haben.
Bei Listen mit Berechnungen aktivieren Sie die Checkbox Details und starten Sie
die Abfrage erneut. In der erstellten EXCEL-Datei befinden sich dann alle
Einzeldaten, aus denen die Ergebnisse der Abfrage berechnet wurden. Aus den
fehlenden oder berzhligen Daten knnen Sie die Fehlerursache ermitteln -
beispielsweise falsche Zuordnungen.

Bentigen Sie ganz spezielle Auswertungen nur fr Ihr Haus? Oder ein ganz bestimmtes
Stammblatt fr die Pflegedoku? Oder mchten Sie Ihre Heimvertrge automatisiert ber die
Abfragen ausdrucken? Diese und andere Kundenanpassungen der Abfragen sind jederzeit
mglich und sparen fr Ihre Einrichtung Zeit und Geld. Wenden Sie sich bei Interesse an den
Vertrieb.

Auswertbare Daten gibt es nicht nur in den Abfragen. Wenn Sie sich in EXCEL auskennen, ist
beispielsweise der Rechnungseinzelnachweis 265 bei der FiBu-bergabe eine probate
Datenquelle, aus der Sie viele statistische Funktionen fr Ihr Haus selbst ermitteln knnen.

Der EXCEL-Export 206 in der Dateiverwaltung ist ebenfalls ein interessantes Beispiel fr die
Erstellung einer Datenquelle.
Siehe auch:
Mandanten Einstellungen: berleitungsbogen 397
Abfragen zeigen nicht das erwartete Ergebnis 482
8.8 Dateiverwaltung
Ansicht > Dateiverwaltung
Siehe Dateiverwaltung 205 .

Teil
IX
9 Manager
Extras > Manager
Benutzen Sie die groe Auswahl an Managern, um komplexe Zusammenhnge an

einer zentralen Stelle variabel zu bearbeiten.

Lernen Sie, wie Sie komplexe Aufgaben mit den
Managern elegant erledigen knnen:
versorgungsfreie Zeiten-Manager 288
Extras-Manager 291
Entgeltvorauszahlungs-Manager 302

Wenn Sie die Manager noch nicht kennen: nehmen Sie sich vor, einfach einmal zu stbern. Sie
werden sicher die eine oder andere Funktionalitt finden, die Ihnen die Arbeit erleichtert.
9.1 Versorgungsfreie Zeiten Manager
Extras > Manager > Versorgungsfreie Zeiten-Manager
Krankenhausaufenthalte und sonstige Abwesenheiten knnen mit dem

Versorgungsfreie Zeiten Manager erfasst werden.

Manager 289
Versorgungsfreie Zeiten Manager
So geben Sie eine Abwesenheit ein

Wechseln Sie auf die Seite Versorgungsfreie Zeiten.
Benutzen Sie zur Dateneingabe die Masken-Kontrollleiste 205 , wie Sie sie schon aus
der Dateiverwaltung kennen. Klicken Sie also zuerst auf den Neu Button.
Geben Sie den Namen des Klienten an, der abwesend ist oder war.
Geben Sie den Zeitraum der VFZ, den Grund 329 und den Ort 221 an. Wenn zum
Zeitpunkt des Eintrags noch unklar ist, wann der Klient zurckkehrt, lassen Sie das
Bis-Datum offen und setzen es erst bei seiner Rckkehr.
Sie knnen markieren, ob der Arztbericht ber die VFZ vorliegt (und sich daran
erinnern lassen) und ob die Angehrigen vom Beginn und vom Ende der VFZ
informiert sind.
Wenn es in Ihrem Bundesland Regelungen ber maximale
Jahresabwesenheitstage gibt knnen hier Abweichungen von der normalen
Regelung eingetragen werden. Weitere Informationen zu den maximalen
Jahresabwesenheitstagen erhalten Sie im Kapitel "Wie geht das? 423 ".
Nur fr Nutzer des PflegeOrganizers: natrlich sollen keine Solldaten in der
Pflegeplanung fr die Zeit der Abwesenheit des Klienten existieren. Aus diesem
Grund kann man das Lschen existierender Solldaten in der Pflegeplanung
auslsen.

Speichern Sie die neue versorgungsfreie Zeit. Sie werden die Neueingabe
danach auf der Seite Liste an erster Stelle finden und in der Verwaltung bei der
Zuordnung versorgungsfreier Zeiten 58 .
Verspteter Eintrag der VFZ

Wurde der Beginn der VFZ oder die Rckkehr
versptet eingegeben? Kein Problem! FORUM
erkennt die Versptung und korrigiert automatisch
falsch erstellte Rechnungen.
Einen berblick ber die Abwesenheiten gewinnen

Wechseln Sie auf die Seite Liste.
Sie erhalten eine Liste aller VFZ, chronologisch geordnet, die letzte Abwesenheit
zuerst.
Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Liste in anderer Weise zu sortieren.
Mit jeder nderung der Listenposition ndern sich auch die Inhalte auf der Seite
Versorgungsfreie Zeiten.
Wie man die VFZ mehrerer Klienten in einer Gruppe erfasst

Benutzen Sie diese Funktion, wenn mehrere Klienten gleichzeitig das Haus
verlassen, z.B. fr eine Busreise.
Wechseln Sie auf die Seite Gruppenzuordnungen.
Fllen Sie die Felder genauso aus, wie sie Ihnen schon aus der Einzeleingabe einer
VFZ auf der Seite Versorgungsfreie Zeiten bekannt sind.
Klicken Sie auf , um die Klientengruppe auszuwhlen.

Nach der Auswahl speichern Sie die Daten mit einem Klick auf
. Sie werden die Neueingaben danach auf der Seite
Liste an erster Stelle finden.
Was man sonst noch alles erledigen kann
Suchen Sie nach versorgungsfreien Zeiten.
Exportieren Sie versorgungsfreie Zeiten im EXCEL Format.

Manager 291
Lschen Sie versorgungsfreie Zeiten.

Sie werden neu eingegebene VFZ nicht nur hier, sondern danach auch in der Verwaltung 58
finden. Es ist gleich, an welcher Stelle Sie die VFZ eingeben - benutzen Sie das fr Sie
angenehmste Programm.
Siehe auch:
Verwaltung: Versorgungsfreie Zeit 58
Maximale Jahrsabwesenheitstage eingeben 423
9.2 Extras-Manager
Extras > Manager > Extras-Manager
Einmalig abrechenbare und besondere Leistungen knnen ber den Extras-Manager

abgerechnet werden, z.B. Kleidergeld oder Wschezeichnung.
Extras-Manager

So geben Sie eine Extraleistung ein

Wechseln Sie auf die Seite Extras.
Benutzen Sie zur Dateneingabe die Masken-Kontrollleiste 205 , wie Sie sie schon aus
der Dateiverwaltung kennen. Klicken Sie also zuerst auf den Neu Button.
Geben Sie den Namen des Klienten an, der die Extraleistung erhlt.
Tragen Sie die Leistung ein, die der Klient einmalig erhalten soll, legen Sie den
Debitor fest, der sie bezahlen soll, und definieren Sie den Zeitraum fr die
Gltigkeit der Leistung.
dies bitte in der Debitorenzuordnung 61 nach.
und geben Sie die fehlende Leistung neu ein.
Handelt es sich um eine Verordnung einer Inkontinenzpauschale? Dann geben
Sie bitte die entsprechende Verordnung 305 fr diese Leistung ein.
Tragen Sie Gltigkeit und Preis ein. Tragen Sie einen Sonderpreis ein, wenn der
Preis nicht dem Listenpreis aus der Leistungsdefinition entspricht.
Klicken Sie auf um eine bersicht ber die Standard-Preisdefinition der
Leistung zu erhalten. Sie haben bei den Extras die Mglichkeit, den Standard-Preis
mit einem Sonderpreis zu berschreiben.
Speichern Sie die neue Extraleistung. Sie werden die Neueingabe danach auf
der Seite Liste an erster Stelle finden.
Verspteter Eintrag der

Sonderleistung
Wurde die Extraleistung versptet eingegeben? Kein
Problem! FORUM erkennt die Versptung und
rechnet trotzdem problemlos ab.
Einen berblick ber die Extraleistungen gewinnen

Wechseln Sie auf die Seite Liste.
Sie erhalten eine Liste aller Extraleistungen, chronologisch geordnet, die letzte
Extraleistung zuerst.

Manager 293
Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Liste in anderer Weise zu sortieren.
Mit jeder nderung der Listenposition ndern sich auch die Inhalte auf der Seite
Extras.
Wie man die Extras mehrerer Klienten in einer Gruppe erfasst

Benutzen Sie diese Funktion, wenn mehrere Klienten die gleiche Leistung erhielten,
z.B. Friseur.
Wechseln Sie auf die Seite Gruppenzuordnungen.
Fllen Sie die Felder genauso aus, wie sie Ihnen schon aus der Einzeleingabe einer
Extraleistung auf der Seite Extras bekannt sind - mit der Ausnahme des Debitors:
alternativ knnen Sie hier auch einen Debitorentyp angeben, z.B. Selbstzahler.
Klicken Sie auf , um die Klientengruppe auszuwhlen.

Nach der Auswahl speichern Sie die Daten mit einem Klick auf
. Sie werden die Neueingaben danach auf der Seite
Liste an erster Stelle finden.
Suchen Sie nach Extras.
Exportieren Sie Extras im EXCEL Format.
Lschen Sie Extras.

Markieren Sie die alte Extras als nicht mehr aktuell, damit sie aus der Verwaltung
verschwinden.

Sie werden neu eingegebene Extras nicht nur hier, sondern danach auch in der Verwaltung 58
finden. Es ist gleich, an welcher Stelle Sie die Extrras eingeben - benutzen Sie das fr Sie
angenehmste Programm.
Siehe auch:
Verwaltung: Extras 67

9.3 Barbetrags-Manager
Extras > Manager > Barbetrags-Manager
Fr jedes Verfahren der Taschengeldverwaltung die richtige Vorgehensweise: der

Barbetrags-Manager. Wenn in diesem Kapitel von einem Konto gesprochen wird, handelt
es ich immer um ein Barbetragskonto.
Barbetrags-Manager
Die verschiedenen Verfahren der

Barbetragsverwaltung
Bevor Sie loslegen: Ordnen Sie Ihre Art der
Barbetragsverwaltung zuerst einmal einer der
nachfolgenden Varianten zu - das vereinfacht das
Verstndnis fr die vielen Mglichkeiten in der
FORUM Barbetragsverwaltung.
Wie werden in Ihrem Haus die Barbetrge verwaltet?

Die Eigenverantwortungs-Variante: Die Barbetrge werden eingezogen und direkt
auf ein Privatkonto des Klienten bei der Bank berwiesen - das Privatkonto und das
Geld verwaltet dann der Klient selbst oder sein Betreuer.
So leid es uns tut: Sie rechnen die Barbetrge nur ab und verwalten sie nicht. Daher
bentigen Sie nur die Faktura 249 , den Barbetrags-Manager dagegen bentigen Sie nicht.
Die Auszahlungs-Variante: Die Barbetrge werden eingezogen und dem Klienten

oder dem Betreuer bar ausgezahlt. Ansonsten verwalten wir keine Barbetragsein-
oder -auszahlungen.

Manager 295
Benutzen Sie den Abgleicher auf der Seite Erstellen & Abgleichen, um die Faktura mit
dem Barbetragskonto abzugleichen (die fakturierten Barbetrge werden dann nach dem
Rechnungslauf automatisch auf das Barbetragskonto bertragen) und erstellen Sie dann
Auszahlungslisten auf der Seite Drucken & Auszahlen. Die Auszahlungen aus den
Auszahlungslisten werden dann automatisch auf das Barbetragskonto gebucht, wenn dies so
eingestellt 380 ist.
Die Dienstleistungs-Variante: Die Barbetrge werden eingezogen oder - bei

Selbstzahlern - vom Klienten oder sonst einer Person in die Barbetrags-Kasse des
Hauses einbezahlt. Wir bernehmen dann die komplette Verwaltung. Dabei gibt es
2 Mglichkeiten der Verwaltung:
- ohne Kredit: wir zahlen nur solange aus, wie Barbetrge auf dem Konto sind, d.h.
wir geben keinen Kredit.
- mit Kredit: wir zahlen auch mal etwas aus, selbst wenn das Barbetragskonto nicht
gedeckt ist.
Buchen Sie die Ein- und Auszahlungen auf der Seite Barbetrge und benutzen Sie den
Abgleicher auf der Seite Erstellen & Abgleichen, um die Faktura mit dem Barbetragskonto
abzugleichen (die fakturierten Barbetrge werden dann nach dem Rechnungslauf automatisch
auf das Barbetragskonto bertragen).
Die Rechnungsstellungs-Variante: Die Barbetrge werden eingezogen oder - bei

Selbstzahlern - vom Klienten oder sonst einer Person in die Barbetragskasse des
Hauses einbezahlt. Wir bernehmen dann die komplette Verwaltung. Am Ende des
Monats saldieren wir und mit der Funktion Kontensaldo ber Extras
ausgleichen eine Rechnung an den Selbstzahler...
- nur bei berzogenem Konto: die Rechnung wird nur erstellt, wenn das
Barbetragskonto einen negativen Saldo ausweist.
- bei jedem Kontostand: die Barbetragsverwaltung wird am Monatsende immer auf
0 gestellt - bei positivem Kontostand stellen wir also auch eine Gutschrift aus.
Buchen Sie die Ein- und Auszahlungen auf der Seite Barbetrge, benutzen Sie am
Monatsende
- den Ausgleicher auf der Seite Saldo, Abschluss, Ausgleich um den Barbetrags-
Kontostand mit einer automatisch erstellen Extraleistung an die Selbstzahler auszugleichen.
Nach dem Rechnungslauf starten Sie dann den
- Ausgleicher auf der Seite Saldo, Abschluss, Ausgleich um den Barbetrags-Kontostand
mit einer automatisch erstellen Extraleistung an die Selbstzahler auszugleichen abzugleichen
(die fakturierten Barbetrge werden dann nach dem Rechnungslauf automatisch auf das
Barbetragskonto bertragen).
Jetzt ist der Saldo bei den Selbstzahlerkonten wieder auf Null und bei den Sozialhilfeempfngern
mit dem aktuellen fakturierten Monatsbetrag bebucht.
Konfiguration der Varianten

Jede Variante (auer der Eigenverantwortungs-
Variante) bentigt eigene Komponenten, die bei der
Softwareinstallation durch die Gebr. Jung konfiguriert
werden - sprechen Sie deshalb mit dem Vertrieb,
wenn Sie eine Variante neu einrichten wollen oder
die Variante wechseln.

So buchen Sie Barbetrge

Das Buchen von Barbetrgen kommt fr die Dienstleistungs- und
Rechnungsstellungs-Varianten in Frage.
Wechseln Sie auf die Seite Barbetrge.
Whlen Sie, ob Sie das Konto des Klienten oder das Journal aufgelistet haben
wollen und whlen Sie ggf. Klienten und Buchungsmonat aus.
Sie knnen auch ein sogenanntes allgemeines Konto bebuchen. Das ist die
Kaffeekasse, Restgeldkasse, Notgroschenkasse oder was immer Sie als nicht-
klientengebundenes Konto anlegen wollen.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, um eine neue Buchung einzugeben,
und fllen Sie alle Felder unterhalb der Liste aus.
Speichern Sie die neue Buchung. Ihre Buchung erscheint dann in gleicher
Form auch in der Zuordnung der Barbetrge in der Verwaltung 70 .
Wenn aus Sicherheitsgrnden gewnscht, knnen Buchungen direkt nach dem Speichern
gesperrt 380 werden - sie sind dann fr nderungen nicht mehr zugnglich und knnen nur
noch durch offizielle Stornos korrigiert werden - wie in der Finanzbuchhaltung.
Gruppenbuchungen auf die Schnelle

Wenn bei einer ganze Gruppe von Klienten ein und
derselbe Barbetrag zur Auszahlung kommt:
Journal und Monat auswhlen, Neu Button
anklicken, Felder ausfllen und auf den Button
klicken, um die Klienten auszuwhlen.
Danach speichern.
So bernehmen Sie Barbetrge aus der Faktura (Erstellen & Abgleichen)

Das Abgleichen von Barbetrgen kommt fr die Auszahlungs-, Dienstleistungs-
und Rechnungsstellungs-Varianten in Frage.
Wechseln Sie auf die Seite Erstellen & Abgleichen.
Warum die Klienten manchmal schneller als die

Rechnungen sind
Es gibt Einrichtungen, die in der ersten Woche des
Monats ihre Rechnungen erstellen. Die Klienten
wollen aber schon am Monatsersten ihre
Barbetrge haben - zu einem Zeitpunkt also, an

Manager 297
dem die Betrge noch garnicht fakturiert sind.

Diese Einrichtungen mssen in einem ersten
Schritt "vorlufige" Barbetrge erstellen. Erst wenn
die Rechnungen erstellt sind, knnen die
Barbetrge mit den "wirklichen" Rechnungen in
einem zweiten Schritt abgeglichen werden. Also:
Fakturieren Sie zum Monatsende fr den
nchsten Monat? Dann gengt Schritt 2!
Sie knnen den ersten Schritt auslassen, denn Sie haben
die Rechnungen schon und knnen sofort im zweiten
Schritt abgleichen.
Fakturieren Sie zu Beginn des Monats fr den

laufenden Monat? Dann bentigen Sie Schritt 1
und nach der Faktura Schritt 2!
Sie mssen am Monatsersten den ersten Schritt (um die
Barbetrge vorlufig zu erstellen), und nach erstellter und
besttigter Faktura den zweiten Schritt ausfhren (um die
Barbetrge abzugleichen).
Erstellen Sie sicherheitshalber eine Datensicherung, denn es werden

Massendaten erzeugt, die im Falle eines Versehens nicht mehr rcksetzbar sind.
Erstellen Sie im 1. Schritt vorlufige Barbetrge, wenn es fr den ausgewhlten
Monat noch keine Rechnungen gibt. Whlen Sie dazu den Monat aus und klicken
Sie auf . berspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie schon
Rechnungen erstellt haben.
Gleichen Sie im 2. Schritt die Barbetrge ab. Whlen Sie dazu den Monat aus
und klicken Sie auf . Die Barbetrge aus der Faktura werden dann
automatisch in die Barbetragsverwaltung bertragen.
Es werden genau die Leistungen 231 abgeglichen, die auch in die Barbetrge flieen
sollen.
Lesen Sie weitere Informationen im Kapitel Barbetragsabgleich konfigurieren 462 .
... und nachtrglich vernderte

Barbetrge?
Keine Sorge: der Abgleicher erkennt Vernderungen
und bucht sie ebenfalls automatisch in die
Barbetragsverwaltung.

So erzeugen Sie Kontendrucke (Drucken & Auszahlen)

Das Erstellen von Kontendrucken ist fr alle Varianten notwendig.
Wechseln Sie auf die Seite Drucken & Auszahlen.
Im oberen Bereich Kontendruck knnen Sie Filtern, den Druckinhalt und die
Listenart festlegen. Damit knnen Sie Journale (also eine chronologische
Buchungsfolge), Kontenbltter, Saldenlisten und Listen der Buchungsarten drucken
- also alle Varianten eines Kontendrucks.
Klicken Sie abschlieend auf .
Buchungen sperren?
Wir empfehlen, die Sperr-Funktion in den
Einstellungen 380 zu aktivieren und nach einer
bestimmten von Ihnen festgelegten Periode ein
Journal oder Kontenbltter auszudrucken, um damit
die Konten fr Vernderungen zu sperren - das
sichert Sie gegen mgliche Vorwrfe der
Kontenmanipulation ab.
Alternativ ist auch der Tagesabschluss 299 gut
geeignet (siehe weiter unten im Kapitel).
Liste der Buchungsarten als

Buchungsvorlage
Nur wenn Sie die Barbetrags-Bewegungen in Ihre
Finanzbuchhaltung bernehmen (nicht empfohlen,
siehe Empfehlung am Ende des Kapitels): Benutzen
Sie die Buchungsarten fr die FiBu-Kontonummern
und die Liste der Summen der Buchungsarten als
FiBu-Buchungsliste.
Auszahlungslisten erzeugen (Drucken & Auszahlen)

Das Auszahlen von Barbetrgen kommt fr die Auszahlungs-Variante in Frage
Wechseln Sie auf die Seite Drucken & Auszahlen.
Entscheiden Sie sich im unteren Bereich Auszahlungslisten, wie die
Auszahlungslisten erstellt werden sollen, und starten Sie den Druck mit
.
Benutzen Sie die Vorteile der Stckelungs-Option. Auf jeder Liste wird dann genau
aufgefhrt, wie das Geld ausgezahlt werden soll - inklusive der Angabe, welche Stckelung Sie
von der Bank fr die Auszahlung bentigen.
Automatische Auszahlungsbuchung

Manager 299
Wir empfehlen, die automatische Buchungsfunktion

in den Einstellungen 380 zu aktivieren, denn so
werden die Auszahlungen aus den
Auszahlungslisten automatisch in die
Barbetragsverwaltung bertragen.
Erstellen Sie erstmals die Auszahlungslisten? Dann mssen Sie FORUM vorgaukeln, Sie
htten schon immer mit Auszahlungslisten gearbeitet. Gleichen Sie also zuerst einmal alle
Barbetrge aus (siehe oben) und erstellen Sie einmalig eine Auszahlungsliste fr alle Klienten, die
Sie weder ausdrucken noch wirklich auszahlen. Ab der nchsten Faktura knnen Sie dann mit den
Auszahlungslisten arbeiten.
Wie man Konten saldiert (Saldo, Abschluss, Ausgleich)

Das Saldieren von Barbetragskonten kommt fr alle Varianten in Frage.
Das Saldieren ist sinnvoll beispielsweise am Ende einer bestimmten von Ihnen
festgelegten Periode, z.B. Jahresabschluss. Alle Konten werden dann auf einen
Betrag saldiert - die alten Buchungen sind dann nicht mehr sichtbar.
Alle Buchungen auerhalb des eingegebenen Zeitraums bleiben von der Saldierung
unberhrt.
Erstellen Sie zuerst alle bentigten Listen, Journale usw. fr Ihre Unterlagen auf der
Seite Drucken & Auszahlen und sichern Sie danach die Daten.
Wechseln Sie auf die Seite Saldo, Abschluss, Ausgleich.
Geben Sie im Bereich Kontensaldierung den Zeitraum des Saldierens,
besttigen Sie alle Sicherheitsabfragen und klicken Sie auf .
Der Tagesabschluss (Saldo, Abschluss, Ausgleich)

Der Tagesabschluss kommt fr alle Varianten in Frage.
Geben Sie im Bereich Tagesabschluss das Datum fr den Tagesabschluss ein.
Alle Daten einschliesslich des Tagesabschluss-Datums werden dann fr
Vernderungen gesperrt, wenn Sie auf den Button klicken. Spter
eingegebene Daten bleiben unberhrt.
Buchungen sperren
Wir empfehlen, die Einstellung 380 fr das Sperren
von Barbetragsbuchungen generell zu aktivieren.

So gleicht man Kontensalden ber Extras aus (Saldo, Abschluss,

Ausgleich)
Das Abgleichen von Barbetrgen kommt fr die Rechnungsstellungs-Variante in
Frage.
Geben Sie kurz vor dem Rechnungslauf den Stichtag fr die Saldobildung des
Kontos ein und lsen Sie mit einem Klick auf die Erstellung der
Extraleistungen in Hhe des Kontensaldos aus.
Der Ausgleich wird unterdrckt, wenn bereits eine Extraleistung gleichen Klients, gleichen
Debitors, gleicher Leistung und gleichen Stichtags existiert. Versehentliche Doppelausgleiche
knnen aus den Extras gelscht werden.
Wann genau soll ausgeglichen

werden?
Legen Sie in der Einstellung 380 genau fest, auf
welche Art und Weise ausgeglichen werden soll, d.h.
bei welchem Barbetrags-Saldo die Extras erstellt
werden sollen.
Wie man die Barbetragsverwaltung pflegt (Pflege)

Die Pflege kommt fr alle Varianten in Frage.
Wechseln Sie auf die Seite Pflege.
Es wird eine Liste aller Klienten gezeigt mit der Information, ob Sie aktuell 208 sind
und ob das Barbetragskonto aktiviert 210 ist. Markieren Sie alle Klienten mit einem
Klick rechts auen in der betreffende Zeile, wenn sie aus der Barbetragsverwaltung
entfernt werden knnen. Weitere Angaben entnehmen Sie bitte der Beschreibung
im Programm. Mit einem Klick auf werden die Konten deaktiviert und
aus der Barbetragsverwaltung entfernt.
Lschen Sie existierende Barbetragsbuchungen auf der Seite Barbetrge.

Gesperrte Barbetrge knnen nicht mehr gelscht werden. Aber Sie knnen sie stattdessen
stornieren . In diesem Fall wird eine identische Buchung erzeugt, nur mit umgekehrtem
Betragsvorzeichen.
Suchen Sie nach Barbetrgen auf der Seite Barbetrge.

Manager 301
Exportieren Sie Barbetrge im EXCEL Format auf der Seite Barbetrge.

Sperren Sie Barbetrge (empfohlen), indem Sie die entsprechende
Mandanteneinstellung vornehmen und den Tagesabschluss 299 ausfhren oder ein
Kontenblatt 298 drucken.
Erstellen Sie eine spezielle Information 209 fr bestimmte Klienten im Feld Info auf
der Seite Barbetrge, z.B. Auszahlung nur nach Rcksprache mit dem Betreuer.
Einzahlungs-Quittung gefllig?
Gleich, ob Sie eine Buchung neu eingegeben haben
oder ob sie schon lnger vorhanden ist:
positionieren Sie sich einfach auf der Buchung auf
der Seite Barbetrge und klicken Sie auf den
Button .
Wie man das Zhlwerk nutzt

Angenommen, der Friseur ist durchs Haus gezogen
und legt nun eine Liste aller Klienten vor, um sein
Geld aus den Barbetrgen zu erhalten: Stellen Sie
vor der ersten Buchung das Zhlwerk auf der
Seite Barbetrge auf 0. Nach der letzten Buchung
knnen Sie dann den Gesamtbetrag mit der
Friseurrechnung vergleichen und mgliche
Buchungs- oder Rechenfehler entdecken.
Barbetrge und Finanzbuchhaltung

FORUM bucht die Barbetrge i.d.R. als klassischen
durchlaufenden Posten aus der Faktura (empfohlene
Vorgehensweise). Die Buchungen in der
Barbetragsverwaltung flieen standardmig nicht
in die Finanzbuchhaltung Ihres Hauses, weil es nicht
Ihr Geld ist - folglich hat es nach unserer
Einschtzung auch nichts in der Finanzbuchhaltung
zu suchen (auer dem durchlaufendem Posten, zu
dem Sie gesetzlich verpflichtet sind).
Wenn Ihr Steuerberater trotzdem auf der Buchung
besteht: nutzen Sie das Feld Buchung 355 fr die
Eingabe der Kontonummer, um bestimmte
Barbetragsbuchungen (z.B. Getrnke) einem
Sachkonto zuzuordnen (nicht empfohlen). Die daraus
resultierenden Salden aus der Buchungsartenliste
298 knnen dann manuell in der Buchhaltung
weiterverarbeitet werden.

Aktivieren Sie das Sperren der Barbetrge in den Mandanteneinstellungen (empfohlen). Sie
sichern sich damit gegen theoretisch mgliche Vorwrfe von nachtrglichen

Buchungsnderungen oder Falschbuchungen ab.

Mchten Sie eine Kaffeekasse oder sonst eine nicht-klientenbezogene Kasse verwalten?
Benutzen Sie dazu das allgemeine Konto auf der Seite Barbetrge.
Siehe auch:
Verwaltung: Barbetrge 70
Leistungen 231
Klienten 209
Seitentabelle 355
9.4 Entgeltvorauszahlungs-Manager
Extras > Manager > Entgeltvorauszahlungs-Manager
In einigen Einrichtungen ist es notwendig, eine von dem Trger verwaltete und vor dem
Einzug zu entrichtende, einmalige Entgeltvorauszahlung zu verwalten - verzinst oder
unverzinst. Der Entgeltvorauszahlungs-Manager gibt Gelegenheit dazu. FORUM
berwacht automatisch die optionale Verzinsung der Einlage.
Die einmalige Entgeltvorauszahlung bei Leistungsbeginn hat immer mehr an Bedeutung verloren.
Deshalb wird der Entgeltvorauszahlungs-Manager nicht mehr untersttzt. Bitte melden Sie sich beim
Vertrieb, wenn Sie neue Mglichkeiten des Einsatzes sehen - wir sind an solchen Informationen immer
interessiert.

Manager 303
Entgeltvorauszahlungs-Manager
Die Maske auf der Seite Entgeltvorauszahlungen gliedert sich in zwei Bereiche:
Der obere Bereich ist die Buchung in Hhe der einmaligen Einlage.
Der untere Bereich stellt die Kontenbewegungen dar.
So buchen Sie einmalige Entgeltvorauszahlungen als Einlage

Wechseln Sie auf die Seite Entgeltvorauszahlungen.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, um eine neue Buchung einzugeben,
und fllen Sie alle Felder im oberen Bereich Buchungen aus.
Es werden nur Leistungen des Typs Entgeltvorauszahlungen zur Auswahl
angeboten.
Speichern Sie die neue Buchung. Ihre Buchung erscheint dann in gleicher
Form auch in der Zuordnung der Entgeltvorauszahlungen in der Verwaltung 82 .
So berwachen Sie die Kontenbewegungen

Wechseln Sie auf die Seite Entgeltvorauszahlungen und dort in den unteren
Bereich Kontenbewegungen.
Links sehen Sie die Kontenbewegungen im berblick in einer Liste, die letzte

Kontenbewegung zuerst.
Neue Kontenbewegungen (d.h. Einzahlungen, Auszahlungen und ggf.
Verzinsungen) geben Sie ein, indem Sie im Bereich Kontenbewegungen auf den
Neu Button klicken, die Felder ausfllen und danach speichern .
Verzinsungen brauchen nicht eingegeben zu werden - FORUM verzinst automatisch, je
nach Systemeinstellung auf der Seite Einstellungen thesaurierend oder ausschttend.
So werden die Einlagen verzinst

Wechseln Sie auf die Seite Einstellungen.
Hinterlegen Sie, ob und wenn ja wie die Einlage verzinst werden soll.
Standardmig wird die Systemeinstellung vorgegeben. Vernderungen speichern
Sie mit dem Button links oben.

Eine Liste der Einlagen erhalten Sie auf der Seite Liste. Positionieren Sie sich mit
der Maus auf einer Einlage, und der entsprechende Satz wird Ihnen auf der Seite
Entgeltvorauszahlungen angezeigt.
Bearbeiten Sie Buchungen und Kontenbewegungen mit der Masken-Kontrolleiste,

wie Sie es aus der Dateiverwaltung gewohnt sind.
Suchen Sie nach Buchungen.
Exportieren Sie Buchungen im EXCEL Format.

Markieren Sie alte Kautionen als nicht mehr aktuell, dammit sie als der Verwaltung
verschwinden.

Manager 305
Warum Entgeltvorauszahlungen
auerhalb normaler Vorauszahlungen?
Im gehobenen Segment kann der Betreiber der
Einrichtung eine Einlage verlangen, die dem
zuknftigen Altersheimbewohner den Platz reserviert
und ber die Zeit des Wohnens im Altersheim
bestehen bleibt. Allerdings wird dieses Verfahren in
letzter Zeit nicht mehr praktiziert.
untersttzt, weil kein Bedarf dafr besteht. Wenden Sie sich an die Gebr. Jung, wenn Sie
die begrndete Notwendigkeit eines erneuten Einsatzes sehen.
Siehe auch:
Leistungen 225
Debitoren 211
Verwaltung: Entgeltvorauszahlungen 82
9.5 Verordnungs-Manager
Extras > Manager > Verordnungs-Manager
Verwalten Sie Inkontinenz-Verordnungen der Klienten im Verordnungs-Manager.
Verordnungs-Manager
VO-Manager nur mit DTA benutzen!

Benutzen Sie den Verordnungsmanager nur, wenn

Sie am DTA mit den Krankenkassen teilnehmen,

denn nur dort ist die Verwaltung der Verordnungen
notwendig - dann aber mit allen von den Kassen
verlangten Umstndlichkeiten.
Die Maske auf der Seite Verordnung gliedert sich in zwei Bereiche:
Der obere Bereich erfasst die rztliche Verordnung.
Der untere Bereich ermglicht die Leistungszuordnung, fr die die Verordnung
gltig ist - i.d.R. eine Inkontinenzpauschale.
Geben Sie die Verordnung ein
Eingabe der Verordnung

Wechseln Sie auf die Seite Verordnung.
Klicken Sie auf den Neu Button links oben, um eine neue Verordnung
einzugeben, und fllen Sie alle Felder im oberen Bereich Verordnung aus.
Speichern Sie die neue Verordnung. Ihre Buchung erscheint dann in gleicher
Form auch im DTA(Kassen)-Manager 310 .
Markieren Sie alte Verordnungen als nicht mehr aktuell, wenn sie nicht mehr in der
Auswahl erscheien sollen.
Erstmalige Faktura nicht vergessen

In einigen Bundeslndern mssen Sie angeben, ob
das Material erstmals mit einer VO fakturiert wird.
Vorsicht: es geht nicht um Ihre erstmalige Faktura,

sondern darum, ob das Inkontinenzmaterial jemals
(also auch z.B. von einem vorhergehenden
Seniorenzentrum) zum ersten Mal fakturiert wurde.
"Das wissen die Kassen doch selbst am besten"
werden Sie sagen - und haben Recht. Trotzdem
verlangt man von Ihnen, diesen Umstand
herauszufinden und bei dem ersten DTA des
Klienten mitzuteilen.
Eingabe der Leistungszuordnung (des Inkontinenzmaterials)

Erstellen Sie danach eine neue Leistungszuordnung mit dem verordneten
Inkontinenzmaterial, indem Sie im unteren Bereich Leistungszuordnung auf den
Neu Button klicken.
Geben Sie Leistung (also Inkontinenzmaterial), Debitor und Gltigkeit ein und
speichern Sie mit dem Button im unteren Bereich Leistungszuordnung. Ihre
Eingabe erscheint dann in gleicher Form in der Zuordnung der Leistungen in der
Verwaltung 63 und im DTA(Kassen)-Manager 310 .

Manager 307
Haben Sie die Leistungszuordnung schon in der Verwaltung eingegeben und dann erst die
Verordnung? Dann gehen Sie umgekehrt vor: Gehen Sie in die Verwaltung und geben Sie in der
bereits existierenden Leistungszuordnung 63 die neu eingegebene Verordnung ein.
Das Lschen einer Leistungszuordnung im Bereich Leistungszuordnung fhrt

nicht zum Verschwinden der gesamten Leistungszuordnung in der Verwaltung 25 - lediglich die
Verordnung wurde von der Leistungszuordnung entfernt. In der Verwaltung kann dann bei
Bedarf eine existierende Leistungszuordnung 63 eine andere Verordnung erhalten.
Verordnung und Leistungszuordnung

Die neue Verordnung kann an zwei Stellen mit einer
Leistungszuordnung verknpft werden: hier im
Verordnungsmanager oder - wenn die
Leistungszuordnungen bereits existieren - in der
Leistungszuordnung 63 der Verwaltung.
Sie lsen die Verknpfung, indem Sie auf den
Lschen Button im Bereich

Leistungszuordnung klicken: dann entfernen
Sie die Verordnung von der Leistungszuordnung.
So geben Sie die Bewilligung der Verordnung ein

Wechseln Sie auf die Seite Status.
Klicken Sie die Option Bewilligung an und geben Sie das Bewilligungs-Datum
und das Bewilligungs-Kz. ein.
Speichern Sie mit dem Button links oben.
So prfen Sie, ob eine Verordnung von der Kasse angenommen wird

Die Kassen lehnen Verordnungen ab, wenn sie nicht den nachfolgenden
Bedingungen entsprechen. Prfen Sie also in Ihrem eigenen Interesse die vom Arzt
vorgelegte Verordnung - im Extremfall kann der gesamte DTA wegen einer nicht
formgerechten Verordnung abgelehnt werden.
Quelle: Anlage 5 zum Datentrgeraustausch gem 302 SGB V, Inhalte
der Urbelege, zu den Richtlinien der Spitzenverbnde der
Krankenkassen nach 302 Abs. 2 SGB V, Kapitel ber Form und Inhalt
des Abrechnungsverfahrens mit Sonstigen Leistungserbringern sowie
mit Hebammen und Entbindungspflegern ( 301 a SGB V)
5. Verordnungsblatt Arznei- und Hilfsmittel (Muster 16, Stand:

4.2004)
a. Institutionskennzeichen der Krankenkasse (Kassen- Nr.),

b. Name der Krankenkasse,

c. Versichertennummer, (Sofern keine Krankenversichertenkarte beim

Arzt vorlag, wird unter Anwendung des Ersatzverfahrens auf diese
Angabe verzichtet.)
d. Name und Vorname des Versicherten,
e. Anschrift des Versicherten,
f. Geburtsdatum des Versicherten,
g. Versichertenstatus,
h. Gltigkeit der Versichertenkarte, (Sofern keine
Krankenversichertenkarte beim Arzt vorlag, wird unter Anwendung des
Ersatzverfahrens auf diese Angabe verzichtet.)
i. Vertragsarztnummer/Vertragszahnarztnummer gem 293 Abs. 4 SGB
V,
j. Vertragsarztstempel/Vertragszahnarztstempel,
k. Unterschrift des Vertragsarztes/Vertragszahnarztes,
l. Ausstellungsdatum des Verordnungsblattes,
m. Art und Menge der vom Vertragsarzt verordneten Leistung,
n. Diagnose und Diagnoseschlssel, (Soweit diese vom Arzt angegeben
wurde.)
o. Kennzeichnung "Gebhr Pfl., "Gebhr frei, "Sonstige", "Unfall,
"Arbeitsunfall, "BVG, "Hilfsmittel", "Begr.-Pflicht", (Soweit dies
vom Arzt angegeben wurde.)
p. Angaben zum Unfalltag, Unfallbetrieb oder Arbeitgebernummer,
(Soweit dies vom Arzt angegeben wurde.)
q. Rechnungsnummer mit Belegnummer (bis ein eigenes Feld auf der
Verordnung ergnzt wird: Angabe oben rechts auf der Vorderseite des
Verordnungsblattes oder im Feld Apotheken-Nummer/IK),
r. Hilfsmittenummer, Faktor, Taxe,
s. Stempel des Leistungserbringers,
t. Gesamtsumme (brutto) je Verordnungsblatt,
u. gesetzlicher Zuzahlungsbetrag je Verordnungsblatt, (soweit
vorgesehen)
v. Besttigung des Versicherten ber den Erhalt der Leistung
(Unterschrift und Datum am Tag der Leistungserbringung)
w. Vermerk der Krankenkasse
Bei Arbeitsunfall auszufllen:

x. Unfalltag
y. Unfallbetrieb oder Arbeitgebernummer
So managen Sie den Versand der Verordnung

FORUM erinnert Sie automatisch beim Versand der Rechnungen daran, ob eine
Verordnung mitgeschickt werden muss. Sie brauchen also im Normalfall berhaupt
nichts zu unternehmen.
Sollte es aber - aus welchem Grund auch immer - notwendig sein, eine andere
Versandoption der Verordnung zu aktivieren, dann wechseln Sie auf die Seite
Status und geben Ihren Versandwunsch ein: wurde bereits verschickt,

Manager 309
verschicke mit nchstem DTA, erzwinge Versand bei DTA-Widerholung oder

ignoriere Versand bei DTA-Wiederholung.
Speichern Sie danach mit dem Button links oben.

Wechseln Sie auf die Seite Diagnose und geben Sie genauere Informationen ein -
was in der Regel nicht notwendig ist, denn die FORUM Standardwerte sind fr den
DTA der Inkontinenzmaterialien ausreichend.
Wechseln Sie auf die Seite Status, um den Verordnungsstatus zu verfolgen. Hier
brauchen Sie in der Regel nur die Bewilligung der Verordnung mit dem
entsprechenden Kennzeichen und bei Bedarf die Versandoption einzugeben.
Auf der Seite Liste sind alle Verordnungen aufgefhrt. Wechseln Sie die Sortierung
mit einem Klick auf den entsprechenden Spaltenkopf. Positionieren Sie sich auf
einer Verordnung in der Liste, werden die Verordnungsdaten auf den ersten 3
Seiten angezeigt.
Die Seiten Folge-VO, verordnet und bewilligt sind fr mgliche zuknftige
Erweiterungen des DTA vorgesehen: hier knnen Sie Folge-Verordnungen
eingeben und die Verordnung und Bewilligung von Verordnungen verfolgen. Der
DTA mit Inkontinenzartikeln bentigt diese Funktionalitten glcklicherweise noch
nicht.
Suchen Sie nach Verordnungen.
Exportieren Sie Verordnungen im EXCEL Format.
Zuerst die Verordnung eingeben.

Geben Sie immer zuerst die Verordnung ein, und
dann erst die Leistungszuordnung. Wenn Sie es
umgekehrt gemacht haben und zuerst die
Leistungszuordnung in der Verwaltung eingegeben
haben, mssen Sie (etwas umstndlich) danach die
Verordnung eingeben, in die Verwaltung
zurckkehren und dann die existierende
Leistungszuordnung mit der neuen Verordnung
verknpfen.

Achten Sie darauf, dass die Verordnung des behandelnden Arztes den Anforderungen
entspricht. Lesen Sie So prfe ich, ob eine Verordnung von der Kasse
angenommen wird.


Wie oben schon erwhnt: Setzen Sie den Verordnungs-Manager nur ein, wenn Sie DTA mit
den Kassen 310 machen. Vorher brauchen Sie die Verordnungen nicht elektronisch zu
verwalten.
Siehe auch:
DTA (Kassen)-Manager 310
Leistungen 232
Unfallkennzeichen 357
9.6 DTA(Kassen)-Manager
Extras > Manager > DTA(Kassen)-Manager
Der Datentrgeraustausch wird bersichtlich und die Ablehnung des DTA verliert ihren
Schrecken durch den DTA(Kassen)-Manager.
DTA(Kassen)-Manager
VO-Manager nur mit DTA benutzen!

Benutzen Sie den Verordnungsmanager nur, wenn
Sie am DTA mit den Krankenkassen teilnehmen,
denn nur dort ist die Verwaltung der Verordnungen

Manager 311
notwendig - dann aber mit allen von den Kassen

verlangten Umstndlichkeiten.
Der Datentrgeraustausch mit den Kassen im berblick

Wechseln Sie auf die Seite DTA(Kassen) bersicht.
Die Baumstruktur verdeutlicht Ihnen, wie die Kasse Ihre Einrichtung betrachtet.
Auf der obersten Ebene befinden Sie sich als Leistungserbringer sonstiger (P)HM-
Lieferant, da Sie Inkontinenzartikel abrechnen, zusammen mit Ihrer IK, dem
Abrechnungscode und dem Sondertarif.
Auf der zweiten Ebene sind alle von Ihnen bisher eingerichteten Annahmestellen
aufgelistet. Wenn sich die Annahmestelle mit und ohne Entschlsselungsbefugnis
unterscheiden, werden beide angezeigt.
Auf der dritten Ebene der Baumstruktur erkennen Sie alle Kostentrger, die ber
diese Annahmestelle abgerechnet werden knnen, mit deren IK.
Auf der vierten Ebene schlielich finden Sie die Klienten, die zu diesem
Kostentrger gehren, nachfolgend mit ihren Verordnungen (fnfte Ebene) und
Leistungen (sechste Ebene).
Mit einem Klick auf den Button fgen Sie einen Klienten zum DTA
hinzu. Entsprechend knnen Sie Klienten auch vom DTA entfernen.
Problematische Eintrge auf einen

Blick erkennen
Erscheint ein Eintrag in der Baumstruktur in roter
Schrift sollten Sie die Angaben berprfen.
Je nach Positionierung in der Baumstruktur knnen Sie den Verordnungs-Manager

305 aufrufen, die Versicherungsnummer 62 des Klienten in der Verwaltung 25
bearbeiten oder in die IK-Verwaltung 331 wechseln.
So gehen Sie mit einer Ablehnung des DTA um

Die Ablehnung des DTA kann verschiedenste Ursachen haben und erfordert
unterschiedliche Verfahren zur Fehlerkorrektur. So kompliziert das auch ist:
FORUM vereinfacht dieses Durcheinander durch die Unterscheidung in
Ablehnungstypen. Lernen Sie dazu mehr in den folgenden Schritten.
Wenn der DTA abgelehnt wurde, klicken Sie zuerst auf den Button
.
Folgen Sie nun Schritt fr Schritt den Anweisungen. Entscheiden Sie insbesondere

genau, um welchen Ablehnungstyp es sich handelt. Bei Zweifeln wenden Sie sich
bitte an den Support.
Am Ende der schrittweisen Vorgehensweise klicken Sie auf den Button
und verschicken die Daten erneut.
Warum ist das alles so kompliziert?

Ganz einfach: die Kassen scheren sich nicht um die
Abrechnungslogik von sozialen Einrichtungen.
(1) Die Kassen kennen keine Korrektur. Folglich
schicken die Kassen alle Rechnungen solange
zurck, bis sie ihrer Meinung nach fehlerfrei ist - oft
auch wenn der Fehler nur eine Rechnungsposition
betrifft.
(2) Sie aber mssen nach den Regeln
ordnungsgemer Buchfhrung arbeiten. Eine
einmal erstellte Rechnung knnen Sie nicht einfach
lschen - Sie mssen sie stornieren und
Stornorechnungen nur fr die Finanzbuchhaltung
erstellen.
Die Ablehnungstypen
Es gibt 3 Varianten der Ablehnung:
- eine Ablehnung durch die Datenannahmestelle
- eine Ablehnung durch das Prfstelle ohne Zahlung
- eine Ablehnung durch die Prfstelle mit Zahlung
Diese Ablehnungsvarianten knnen im DTA(Kassen) Manager bearbeitet werden.

Manager 313
Die Ablehnungstypen
Abhngig von dem Ablehnungstyp werden verschiedene Seiten des DTA(Kassen)

Managers aktiviert. Dort geht man Schritt fr Schritt vor, um die Ablehnung zu
bearbeiten.
Ablehnungstyp 1: Werden die Daten von der Annahmestelle abgelehnt, dann kann
man in der Regel die bergabe aus der Zwischendatei heraus neu erstellen. Dabei
hilft die Seite Ablehnung 1 des DTA(Kassen) Managers.

Ablehnungstyp 1
Ablehnungstyp 2: Nimmt die Annahmestelle an und lehnt die Rechnungsprfstelle

ohne zu zahlen ab, dann sind Korrekturen fllig. Das komplexe Verfahren von Storno
und Neuerstellung des DTAs bernimmt die Seite Ablehnung 2. Damit sind die
Daten buchhalterisch korrekt und es wurde gleichzeitig auf das Ablehnungsverfahren
des DTAs reagiert.

Manager 315
Ablehnungstyp 2
Ablehnungstyp 3: Ab und zu sind die Fehler so gering, dass die Prfstelle zwar
moniert, die Rechnung aber trotzdem meist gekrzt bezahlt. Um einerseits die
Korrektur auch dem System bekannt zu machen, nach der Korrektur die
automatische Erstellung des DTAs zu verhindern (schlielich wurde ja bezahlt) und
die Daten fr die Finanzbuchhaltung korrekt aufzubereiten, kann die Seite Ablehnung
3 benutzt werden.

Ablehnungstyp 3

FORUM organisiert das im DTA(Kassen)-Manager automatisch fr Sie, trotzdem aber sollten
Sie es wissen: denken Sie bei der Korrektur eines abgelehnten DTA daran, dass
mglicherweise erstellte Stornorechnungen nur fr Ihre Finanzbuchhaltung sind - schicken Sie
sie nicht an die Papierannahmestelle der Kassen. Dorthin gehren ausschlielich die korrigierten
Rechnungen.
Siehe auch:
rzte 219
Auftrge 64
Debitoren 213
Klienten 208
Leistungen 227
Faktura: DTA (Kranken-/Pflegekassen) 259
Verwaltung: DTA-Assistent 48

Manager 317
9.7 Belegungs-Manager
Extras > Manager > Belegungs-Manager
Verschaffen Sie sich einen berblick ber die Zimmerbelegungen, freie Betten und
Reservierungen mit dem Belegungs-Manager.
Belegungs-Manager
So geben Sie eine neue Zimmerbelegung ein

Wechseln Sie auf die Seite Belegung.
Klicken Sie auf den Neu Button und fllen Sie alle Felder unterhalb der Liste aus.
Speichern Sie die neue Belegung. Danach werden Sie die Belegung auch in
der Zimmerzuordnung 57 der Verwaltung finden.
Markieren Sie alte Zimmerzuordnungen als nicht mehr aktuell, wenn sie nicht
mehr in der Verwaltung erscheinen sollen.
So suchen Sie am schnellsten

Benutzen Sie die Liste auf der Seite Belegung, um nach einer bestimmten
Belegung zu suchen. Sortieren Sie dabei die Liste, indem Sie einfach auf den

betreffenden Spaltenkopf klicken.

Auf der Seite freie Betten stehen Ihnen Suchkriterien zur Verfgung, die Sie
ausfllen knnen, um nach freien Betten zu .
In gleicher Weise knnen Sie auf der Seite Reservierungen .
Standardmig steht Ihnen auch der Suchen Button zur Verfgung, wie Sie ihn
aus der Dateiverwaltung 205 kennen.

Sie suchen ein freies Bett? Dazu brauchen Sie die Information, in welchem Zimmer ein Bett frei
ist und wer ggf. noch in diesem Zimmer ist. Benutzen Sie dazu die Seite freie Betten oder
alternativ die Abfrage 280 Freie Betten Liste.
Siehe auch:
Zimmer 239
Verwaltung: Belegung 57
Abfragen 280
9.8 Dokumenten-Manager
Extras > Manager > Dokumenten-Manager
Behalten Sie den berblick ber alle erstellten Dokumente - gleich ob sie den Klienten
betreffen oder eine generelle Bestimmung haben.

Manager 319
Dokumenten-Manager
Der elektronische Aktenordner
Es gibt 2 Varianten, Dokumente der Klienten (Briefe,
Meldungen etc) zu archivieren: Ausdrucken und im
Aktenordner ablegen oder das Dokument im
Dokumentenmanager elektronisch hinterlegen.
Wenn Sie sich fr die zweite, schnellere und
kostengnstigere Variante entscheiden, sind Sie hier
an der richtigen Stelle.
So erstellen Sie ein neues Dokument
FORUM und die Dokumente

FORUM verwaltet im Dokumentenmanager
unterschiedliche Informationen aus 2 Systemen.
Einerseits wird die Information ber das
Dokument im FORUM-System gespeichert, z.B.
Name, Thema, Adressat (FORUM-
Informationen).
Andererseits enthlt das FORUM-System einen
Verweis auf eine Datei, die von einem anderen
System bearbeitet wird, i.d.R. WORD (Datei-

Informationen).
Beide Informationen knnen ohne die andere
nicht leben: es mssen also immer beide
Informationen bearbeitet werden. Deshalb finden
Sie die FORUM-Informationen unterhalb der
Liste im linken und die Datei-Informationen
unterhalb der Liste im rechten Bereich.
Klicken Sie auf den Neu Button und fllen Sie alle Felder unterhalb der Liste bei
den FORUM-Informationen aus. Sollten Dokumententypen 357 nicht zur Auswahl
stehen, knnen Sie sie in den Seitentabellen 355 ergnzen.
Danach entscheiden Sie sich fr die bei den Datei-
Informationen auf der rechten Seite: Sie knnen ein existierendes Dokument
auswhlen, das Sie bereits erstellt haben, oder Sie erzeugen ein neues, leeres
Dokument (nicht empfohlen) oder Sie benutzen eine Vorlage (.dot) (empfohlen).
Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf den Button rechts unten. Abhngig von Ihrer
Auswahl wird dann das Dokument i.d.R. mit WORD geffnet.
Sie befinden sich nun in WORD. Bearbeiten Sie das Dokument nach Ihren
Wnschen, z.B. schreiben Sie einen Brief oder erstellen Sie ein Meldung an eine
Behrde. Speichern Sie das Dokument und verlassen Sie WORD.
Zurckgekehrt in den Dokumenten-Manager speichern Sie das neue

Dokument. Es steht dann auch in der Dokumentenzuordnung 76 in der Verwaltung
zur Verfgung.
Das gespeicherte Dokument kann jederzeit mit einem Klick auf

aufgerufen werden.
Bestehende Dokumente integrieren

Wenn Sie bereits bestehende Dokumente in die
Dokumentenverwaltung einfgen mchten, gehen
Sie wie oben beschrieben vor und whlen als
Methode der Dateierstellung das
existierende Dokument aus.
Wenn Sie wollen knnen Sie auf diese Weise

generell die Dokumente verwalten: erzeugen Sie
immer auerhalb von FORUM das Dokument und
ordnen Sie nach dem Speichern im
Dokumentenmanager zu.

Manager 321
Nach Dokumenten suchen

Die einfachste Suchvariante ist die Liste: Navigieren Sie in der Liste zu dem
Dokument, das Sie suchen. Sortieren Sie dazu die Liste mit einem Klick auf den
betreffenden Spaltenkopf.
Komfortabler ist der Klick auf den Suchen Button: hier knnen Sie gezielt und
mit vielen Filtermglichkeiten suchen.
Duplizieren Sie einen Dokumenteneintrag.
Exportieren Sie Dokumenteninformationen im EXCEL Format.
Lschen Sie Dokumenteninformationen.

Sie lschen damit nur die Information. Die Datei bleibt bestehen.
Was mache ich mit generellen

Dokumenten?
Nicht jedes Dokument ist klientenorientiert. Der Brief
an den Immobilieneigentmer beispielsweise betrifft
keinen Klienten, sondern das ganze Haus. Solche
Dokumente knnen Sie im Dokumenten-Manager
erfassen, indem Sie vor dem Klick auf den Neu
Button die Option Zeige nur allgemeine
Dokumente auswhlen.

Vergeben Sie Thema und Adressat so geschickt wie mglich: nach diesen beiden Feldern
werden Sie meistens suchen. Je sinnvoller die Eingabe, desto besser und schneller das
Suchergebnis.

Ordnen Sie auch Nicht-WORD Dateien der Dokumentenverwaltung zu, z.B. Bilder, PDF oder
EXCEL. FORUM kann solche Dateien ebenfalls in der oben beschriebenen Weise verwalten -
vorausgesetzt, die Dateien lassen sich auf Ihrem PC auch aus dem Explorer heraus mit einem
Doppelklick ffnen.


Die bessere Methode ist die WORD Vorlage 435 : erstellen Sie fr jeden Dokumententyp eine
spezielle WORD Vorlage, die Sie dann stndig benutzen - sehen Sie sich dazu die mitgelieferten
Siehe auch:
Verwaltung: Dokumente 76
Vorlage 435

Teil
X
10 Hilfe
Hilfe
Erfahren Sie, wie und wo Sie Hilfe erhalten knnen.
Die Hilfesysteme der Software

Lernen Sie, wie Sie die komplexen
Hilfsmglichkeiten von FORUM und
PflegeOrganizer nutzen knnen.
Starten Sie das Inhaltsverzeichnis 324 und die
Suchoption 325 der vorliegenden Hilfedatei, bzw.
informieren Sie sich ber die Softwareversion 325 .
Starten Sie die Fernwartung 325 , damit Ihnen der
Support online helfen kann.
Rufen Sie die Sammlung von Systemmeldungen
326 auf und konfigurieren Sie Ihr System fr den
automatischen Versand 326 dieser Meldungen.
Fr unsere Kunden mit Softwarewartung:
nehmen Sie Kontakt mit dem Support der Gebr.
Jung auf, wenn die Online-Hilfe nicht ausreichend
war: support@gebr-jung.de oder 06341-91780-0.
Wichtiger Tipp:
Wir haben viel Zeit und Aufwand in die Entwicklung unseres Hilfesystems gesteckt. Bitte
informieren Sie sich deshalb zuerst aus dieser Quelle bevor Sie den Support anrufen.
Und umgekehrt: sollten die Informationen aus dieser Hilfedatei fr Sie unzureichend gewesen
sein, so informieren Sie uns bitte davon, damit wir die Online-Hilfe verbessern knnen.
10.1 bersicht
Hilfe > Inhalt
Die Hilfedatei wird gestartet. Auf der linken Seite kann im Inhaltsverzeichnis navigiert
werden. Benutzen Sie die Seiten Index und Suchen, um nach Stichwrtern zu suchen.

Hilfe 325
10.2 Hilfedatei
Hilfe > Suchen
Die Hilfedatei wird gestartet. Geben Sie links auf der Seite Index den gewnschten
Schlsselbegriff ein.
10.3 Info
Hilfe > Info
Sie erhalten Informationen ber die Programmversion, die Lizenzen und den Benutzer.
Darber hinaus knnen Sie sich ber die letzten Updates informieren, indem Sie die
gewnschte Dokumentation auswhlen und .
10.4 Fernwartung
Hilfe > Fernwartung
Der Support der Gebr. Jung fordert Sie in bestimmten Fllen auf, die Fernwartung zu
starten. In diesem Fall gibt er Ihnen eine Sitzungsnummer, die garantiert, dass nur die
Gebr. Jung fr den von Ihnen erlaubten Zeitraum direkten Zugriff auf Ihren PC ber das
Internet haben. Gehen Sie dann wie folgt vor:
1. Starten Sie FORUM oder den PflegeOrganizer
2. Navigieren Sie zu Hilfe > Fernwartung
3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
4. Erlauben Sie den Start der Fernwartung, wenn mglicherweise ein Antivirus-Programm
den Programmstart blockiert.
5. Die Fernwartungssoftware mit dem Gebr. Jung Logo ist gestartet. Geben Sie die von
den Gebr. Jung genannte Sitzungsnummer ein und klicken Sie auf Verbinden.
Danach hat der Support Zugriff auf Ihren PC und kann Wartungsarbeiten direkt und online
durchfhren.
Die Fernwartung kann nur gestartet werden, wenn Sie Zugang zum Internet haben und Ihre
Virensoftware den Zugang ins Internet erlaubt. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, wenn
Sie keinen Zugang zum Internet haben oder die Fernwartungssoftware blockiert wird und
nicht gestartet werden kann.

10.5 Meldungen
Hilfe > Meldungen
Systemmeldungen der Gebr. Jung Software werden protokolliert. Zur Untersttzung des
Supports werden die Meldungen in chronologischer Reihenfolge angezeigt - die letzte
Meldung zuerst.
10.6 Meldungsversand
Hilfe > Meldungsversand
Systemmeldungen der Gebr. Jung Software werden automatisch per Email an die
Entwicklung verschickt, wenn der Versand entsprechend konfiguriert ist. Zum Einrichten
des Versands gehen Sie wie folgt vor:
1. Aktivieren Sie die Checkbox Systemmeldungen automatisch als Email
versenden.
2. Geben Sie die Parameter fr das Versenden von Emails ein - die Parameter
gleichen den Einstellungen, wie Sie sie beispielsweise fr Outlook auch verwenden.
Informieren Sie Ihren Systemadministrator, wenn Sie die Einstellungsparameter
nicht kennen.
3. Falls Sie mit Firewall arbeiten, geben Sie die Parameter der Firewall ebenfalls ein.
4. Testen Sie den Versand der Mail, indem Sie auf den Button klicken.
Solange der Versand nicht zumindest einmal erfolgreich getestet wurde werden auch die
Meldungen nicht verschickt.
5. Sie die Einstellungen, wenn der Versand erfolgreich war.

Danach werden Systemmeldungen automatisch per Email an die Entwicklungsabteilung
geschickt.
Sie erhalten danach eine automatisch erstellte Antwort. Bitte haben Sie Verstndnis dafr,
dass wir nicht auf jede Email persnlich antworten knnen. Trotzdem wird jede Meldung
bearbeitet und fliet i.d.R. in die Programmierung ein. Darber hinaus nimmt der Support
i.d.R. Kontakt auf, wenn die Entwicklung eine besonders kritische Situation aus der
Fehlerbeschreibung erkennen sollte.
Wichtiger Tipp:
Helfen Sie uns, die Software stndig zu verbessern. Der automatische Emailversand von
Systemmeldungen ist ein geeignetes Mittel, um die Entwicklung ber problematische Bereiche
ohne eigenen Aufwand zu informieren.

Teil
XI
11 Konfiguration
Extras > Definitionen, Extras > Einstellungen
Erfahren Sie mehr ber die vielfltigen Mglichkeiten der Konfiguration von FORUM und
PflegeOrganizer.

Die Konfiguration erledigen Sie mit den
Programmen der Menuepunkte Extras >
Definitionen und Extras > Einstellungen.
Alle Konfigurationen wirken in gleicher Weise auf

FORUM ASP und PflegeOrganizer Web -
diese Programme bedrfen also keiner
besonderen Konfiguration.
11.1 Definitionen
Extras > Definitionen
Lernen Sie die Definitionen in FORUM und PflegeOrganizer kennen.

Sie erfahren mehr ber folgende
Definitionsmglichkeiten:
Bankleitzahlen 330
Postleitzahlen 331
Debitorentypen 333
Textbausteine 336
Diagnosen (Definitionen) 341

Konfiguration 329
Medikamente (Definitionen) 341

Visiten (Definitionen) 342
Dokumentationsunterbrechung 343
11.1.1 Abwesenheit Klient
Extras > Definitionen > Abwesenheit Klient
Definieren Sie die Abwesenheitsgrnde fr FORUM und PflegeOrganizer.
Abwesenheit Klient

Zur Dateneingabe benutzen Sie die Masken-Kontrolleiste, wie Sie es aus der
Dateiverwaltung 205 gewohnt sind.
Sortieren Sie die Abwesenheitsgrnde auf der Seite Sortierung, damit der meist
benutzte Abwesenheitsgrund zuerst zur Auswahl steht.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn der Abwesenheitsgrund nicht mehr
benutzt wird. Er wird dann in der Auswahl nicht mehr angezeigt.

Key und Maximale Jahresabwesenheitstage

Tragen Sie Schlsselwerte fr den DTA mit den Pflegekassen und fr die
Vergleichsmitteilung fr jeden einzelnen Abwesenheitsgrund auf der Seite Key ein.
Falls es in Ihrem Bundesland Maximale Jahresabwesenheitstage gibt, tragen
Sie den Wert bitte fr jeden Abwesenheitsgrund auf der Seite MJT ein.
Informieren Sie sich aus den Angaben im Rahmenvertrag, fr welche Abwesenheitsgrnde
es berhaupt MJT gibt.
Siehe auch:
Verwaltung: Versorgungsfreie Zeiten 58
Versorgungsfreie Zeiten Manager 288
11.1.2 Bankleitzahlen
Extras > Definitionen > Bankleitzahlen
Definieren Sie die Bankleitzahlen fr FORUM und PflegeOrganizer.

Klicken Sie wie gewohnt auf den Spaltenkopf in der Liste, wenn Sie die Sortierung
ndern wollen.
Zur Schnellsuche positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte BLZ und tippen
die Zahlen der gesuchten BLZ ein. Alternativ benutzen Sie den Suchen Button.
DTA und Grobuchstaben

Selten passiert es, aber es passiert: Ab und zu wird der DTA mit Banken abgelehnt,
weil der bergabetext nicht in Grobuchstaben geschrieben ist. Wenn also Ihr
Bankpartner auf dieser Kleinigkeit besteht, sollten Sie die Checkbox nur
Grobuchstaben benutzen aktivieren.
Siehe auch:
Debitoren 213
Mandant 378

Konfiguration 331
11.1.3 Postleitzahlen
Extras > Definitionen > Postleitzahlen
Definieren Sie die Postleitzahlen fr FORUM und PflegeOrganizer.

ndern wollen.
Zur Schnellsuche positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte PLZ und tippen
die Zahlen der gesuchten PLZ ein. Alternativ benutzen Sie den Suchen Button.
Siehe auch:
Klienten 206
Debitoren 211
Betreuer 219
rzte 217
Krankenhuser 221
Apotheken 223
Adressen 243
11.1.4 Institutionskennzeichen
Extras > Definitionen > Institutionskennzeichen
Definieren Sie die Institutionskennzeichen fr FORUM und PflegeOrganizer.

Institutionskennziffern
Institutionskennzeichen richtig
definieren
Diese Datei enthlt die Institutionskennzeichen aus
den Kostentrgerdateien der Kassen. Es handelt
sich dabei um eine IK-Sammlung, d.h. es sind hier
Kostentrger und alle Arten von Annahmestellen
enthalten. Folglich ist ein Eintrag einer
Annahmestelle bei einem Kostentrger nur mglich,
wenn die IK der Annahmestelle ebenfalls vorhanden
ist.

Suchen Sie zuerst die IK des Kostentrgers. Tragen Sie dort ggf.
Ansprechpartner, aber auf jeden Fall die Annahmestellen ein. Danach
positionieren Sie sich auf den IKs der Annahmestellen und definieren deren
Einstellungen, damit der DTA richtig funktioniert.
ndern wollen.
Zur Schnellsuche positionieren Sie sich mit der Maus in der Spalte IKZ und tippen
die Zahlen der gesuchten IK ein. Alternativ benutzen Sie den Suchen Button.
Ansprechpartner
Wenn bekannt, geben Sie den Ansprechpartner fr die IK auf der Seite

Konfiguration 333
Ansprechpartner ein. Diese Angabe ist nicht unbedingt notwendig.
Annahmestelle
Jede IK des Kostentrgers bentigt eine Annahmestelle. Tragen Sie deshalb auf der
Seite Annahmestelle die IKs der Annahmestellen ein. Diese Angabe ist zwingend
notwendig zur Durchfhrung des DTA mit Kassen.
Einstellungen
Die Seite Einstellungen ist nur zugnglich, wenn es sich bei der ausgewhlten IK
um eine Annahmestelle handelt.
Auf dieser Seite konfigurieren Sie den DTA mit den Kassen. Insbesondere
Austausch-Referenz und bergabe-Nummer mssen immer wieder
berschrieben werden - meist im Falle einer Ablehnung des DTA 311 . Tragen Sie
hier einfach die nchst hhere Zahl ein, denn die Annahmestellen akzeptieren keine
bergabedatei, deren Nummer kleiner oder gleich der letzten bergabe ist.
Dagegen werden Lcken in den bergabenummern akzeptiert.
Siehe auch:
Debitoren 216
DTA (Kassen)-Manager 310
DTA (Kranken-/Pflegekassen) 259
11.1.5 Debitorentypen
Extras > Definitionen > Debitorentypen
Benennen Sie die von Ihnen benutzten Debitorentypen.

Debitorentypen
Debitorentypen richtig definieren

Die Debitorentypen erleichtern Ihnen die tgliche
Arbeit, indem bei der Eingabe neuer Debitoren
automatisch in den Debitorentypen hinterlegte
Standardwerte eingetragen werden. Achten Sie
deshalb darauf, dass die Angaben bei den
Debitorentypen korrekt und vollstndig sind.

Sie knnen den von Ihnen benutzten Debitorentypen eigene Namen geben - Sie
mssen aber diesen Namen klare und eindeutige interne Debitorentypen zuordnen.
Eine falsche Zuordnung kann Fehler in der Automatik der Faktura hervorrufen. Die
von Ihnen vergebenen Namen erscheinen dann in der Software als Liste der
Debitorentypen zur Auswahl.
Eigenschaften und FiBu

Auf der Seite Eigenschaften & FiBu stehen Ihnen die internen Debitorentypen zur
Auswahl, die Sie in den Mandanteneinstellungen 383 freigeschaltet haben.
Falls gewnscht und von Ihrer FiBu und unserer FiBu-Schnittstelle untersttzt,
knnen Sie ein Sammelkonto 364 fr die FiBu-bergabe 263 eingeben.

Konfiguration 335
Fr die automatische Vergabe von FiBu-Kontonummern kann ein FiBu-

Kombinationsfeld 389 definiert werden. Dabei handelt es sich immer um eine
kundenspezifische Einstellung, die Sie vor dem Einsatz bitte mit unserem Vertrieb
besprechen wollen.
Vorschlagswerte
Vererbung: Die Eingaben auf der Seite Vorschlagswerte der Debitorentypen
stellen die oberste Ebene der Vererbung dar und werden auf jeden neuen Debitor
211 des gleichen Debitorentyps vererbt. Dessen Standardwerte entsprechen den
Vorschlagswerten - damit wird der Aufwand fr die Neueingabe und die
Wahrscheinlichkeit einer Falscheingabe wesentlich verringert.
Vererbung: Auch einige Eingaben des Debitors werden weitervererbt an die
Debitorenzuordnung 61 in der Verwaltung. Fr die Faktura wird immer der Wert auf der
untersten Ebene herangezogen, also die Debitorenzuordnung in der Verwaltung 25 .
Regulieren Sie die Anzahl der Rechnungen, die Sie bei der Faktura bentigen.
Die Rechnungsart ist eine Wissenschaft fr sich, da vor allem die Kassen ohne
Gesetzesgrundlage unterschiedlichste Modalitten fordern. Lesen Sie dazu das
Kapitel "Rechnungen in verschiedenen Arten erstellen 427 ".
Abrechnungsperiode: Legen Sie fest, wann der Kostentrger die Rechnungen
erhlt - i.d.R. monatlich, aber beispielsweise wird die Inkontinenzpauschale
blicherweise im Quartal abgerechnet.
Bei den Leistungen ist die Abrechnung zum Leistungsende 231 ebenfalls einstellbar.
Die Abrechnungsperiode bersteuert diese Einstellung. Damit erzwingen Sie,
dass bestimmte Leistungen auf jeden Fall zum Leistungsende abgerechnet
werden.
Der Report ist das Rechnungsformular, mit der die Faktura erstellt wird. Den
Standard-Report haben Sie in den Einstellungen 385 festgelegt. Whlen Sie hier
einen anderen Report aus , wenn der Kostentrger dies fordert und ein solcher
Report berhaupt zur Auswahl vorliegt, denn mglicherweise muss er fr Ihre
Bedrfnisse noch programmiert werden. Da die Forderung der Kassen nach einer
"Spezialrechnung" immer hufiger vorkommt ist es ratsam, den unberechtigten
Forderungen nach spezieller Aufbereitung von Rechnungsformularen nicht zu
entsprechen, weil es fr alle Seiten - auer fr den Kostentrger - nur hheren
Aufwand darstellt.
Rechnungsdruck Ttigkeitsraster: FORUM untersttzt ein Mini-Tagesraster
innerhalb einer Monatsabrechnung, auf dem man erkennen kann, an welchen
Tagen Einzelleistungen erbracht wurden. Sprechen Sie mit dem Vertrieb, wenn Ihr
Report entsprechend aufbereitet werden soll.
Rechnungsdruck bei nderung: Da keine Nachfrage besteht wird diese Funktion
nicht mehr untersttzt.
Berechnung: Legen Sie fest, ob die Rechnung im Voraus erstellt werden soll.
DTA: Aktivieren Sie die Checkbox Datentrgeraustausch (DTA), wenn dieser

Debitor am Datentrgeraustausch 259 mit den Kassen teilnimmt.
Siehe auch:
Debitoren 211
11.1.6 Textbausteine
Extras > Definitionen > Textbausteine
Definieren Sie die Textbausteine fr den PflegeOrganizer.
Textbausteine
Gute Textbausteine sparen Zeit und

bringen Qualitt
Der PflegeOrganizer kann mit den Standard-
Textbausteinen nie Ihren speziellen Pflegestil
abbilden. Daher mssen Sie die Zeit investieren und
immer mal wieder die Textbausteine ergnzen,
damit Ihnen bei der Pflegeplanung auch Ihre
Pflegeschwerpunkte ausreichend zur Auswahl
stehen - und Sie sich nicht zuletzt qualitativ von
anderen Einrichtungen unterscheiden knnen.
Wie man einen Textbaustein eingibt

Zur Eingabe von neuen Textbausteinen arbeiten Sie im unteren Bereich der
Baumstruktur auf der linken Seite.
Whlen Sie zuerst in der Baumstruktur links mit einem Mausklick aus, ob es sich

Konfiguration 337
um ein Problem, Ressource, Ziel, Bemerkung oder Intensitt handelt, welches

sie bearbeiten wollen.
Klicken Sie auf den Neu Button , tragen Sie im Feld Text den neuen
Textbaustein ein und speichern Sie mit .
Im nchsten Schritt mssen Sie definieren, bei welchen AEDLs dieser
Textbausteine als Auswahl erscheinen soll.
In der nachfolgenden Beschreibung sei der neue Textbaustein: Kann Augenpflege
nicht selbstndig durchfhren
Wie man eine Textbaustein-Kette erstellt
Das Geheimnis der Textbausteine

Textbausteine werden richtig gut, wenn sie nicht
nur eingegeben sind, sondern wenn nach der
Auswahl eines Problem-Textbausteins
anschlieend die dazu gehrenden Ressourcen-
Textbausteine, danach die dazu gehrenden Ziel-
Textbausteine angezeigt werden.
Also: Es muss eine Textbaustein-Kette
aufgebaut werden - die Textbausteine der
verschiedenen Kategorien mssen miteinander
verkpft werden.
Investieren Sie viel Zeit in den Aufbau und die
Logik der Textbaustein-Kette. Je logischer die
Kette umso flotter geht die Pflegeplanung von der
Hand.
Zur Eingabe von Textbaustein-Ketten arbeiten Sie im oberen Bereich der

Baumstruktur auf der linken Seite.
Vorausgesetzt ist, dass Sie einen neuen Textbaustein eingegeben haben.
Positionieren Sie sich nun mit der Maus in der Baumstruktur auf der linken Seite im
Bereich Hierarchie auf die AEDL, die den Textbaustein erhalten soll. Beispiel: wenn
der neue Textbaustein Kann Augenpflege nicht selbstndig durchfhren
heit, dann wollen wir ihn der Kategorie Sich pflegen zuordnen. Deshalb
positioniert man sich links auf der Kategorie Sich pflegen.
Klicken Sie auf den Button und suchen Sie nach

Ihrem neuen Textbaustein, indem Sie im Feld Text einige Buchstaben des

Neueintrags eingeben (z.B. Augenpflege). Ist der neue Textbaustein gefunden,

aktivieren Sie die Checkbox neben dem neuen Textbaustein als Zeichen, dass
auch dieser Textbaustein der AEDL zugeordnet ist. Speichern Sie.

Sie haben damit das erste Glied der Textbaustein-Kette angelegt: der PflegeOrganizer
wei nun, dass er in der Pflegeplanung bei Auswahl der Kategorie (z.B. Sich pflegen) den
neuen Textbaustein (z.B. Kann Augenpflege nicht selbstndig durchfhren) als
Problem vorschlagen kann.
Zurckgekehrt in die Textbaustein-Maske wird die neu angelegte Zuordnung auf der
Problem-Ebene angezeigt und ist farblich hervorgehoben. Ihr Ziel muss es jetzt
sein, dem neuen Problem die geeigneten Textbausteine der nachfolgenden
Kategorie, also der Ressourcen zuzuordnen. Doppelklicken Sie deshalb einfach auf
den farblich hervorgehobenen neuen Eintrag oder klicken Sie erneut auf
und suchen Sie in der Auswahl nach passenden

Ressourcen-Textbausteinen fr das neue Problem. Wenn das Problem also
beispielsweise Kann Augenpflege nicht selbstndig durchfhren ist, dann
knnten Sie ist kooperativ und akzeptiert Hilfe bei der Augenpflege als
Ressource zuordnen, indem Sie die entsprechende Checkbox aktivieren.
Speichern Sie.
Sie haben damit das zweite Glied der Textbaustein-Kette angelegt: der PflegeOrganizer
wei nun, dass er in der Pflegeplanung bei Auswahl des neuen Problems die gerade
zugeordneten Ressourcen als Textbausteine zur Auswahl anzeigen kann.
Arbeiten Sie sich analog Schritt fr Schritt durch jede Kategorie, bis Sie die
Textbaustein-Kette vervollstndigt haben.
Sie knnen die Textbaustein-Kette visualisieren, indem Sie die Baumstruktur auf
der rechten Seite der Maske expandieren.
Wie man Textbaustein-Ketten

importiert
Es ist arbeitsintensiv, Textbaustein-Ketten
aufzubauen? Richtig! Deshalb knnen Sie auch aus
der Pflegeplanung 159 heraus fertig erstellte
Textbaustein-Ketten als Vorlage bertragen.

Lassen Sie sich die Textbaustein-Ketten auf der rechten Seite der Maske in
verschiedenen Ansichten anzeigen, indem Sie die Buttons
anklicken.
Sie die Textbausteinketten aus.

Suchen Sie nach Textbausteinen mit den Feldern

Konfiguration 339

Gute Textbausteinketten sind die Voraussetzung fr schnelle und qualitativ hochwertige
Pflegeplanung. Stecken Sie viel Zeit in deren Aufbau.
Siehe auch:
Pflegeplanung 156
11.1.7 Textbausteine (Anamnese)
Extras > Definitionen > Textbausteine (Anamnese)
Organisieren Sie die automatische Erstellung von Pflegeplnen aus der Anamnese.
Textbausteine (Anamnese)
Gute Planung erzeugt gute Pflegeplne

Wre es nicht toll, wenn man aus einer Anamnese
einen fertigen Pflegeplan generieren knnnte?
Genau das haben Sie selbst in der Hand: ordnen Sie
den Antworten der Anamnese 104 geeignete
Textbausteine 336 zu, und der PflegeOrganizer
erstellt daraus einen fertigen Pflegeplan 156 . Je
besser die Zuordnungen, desto besser die Qualitt
der generierten Pflegeplanung.

Wie man vorhandene Verknpfungen entfernt

Der PflegeOrganizer stellt standardmig Verknpfungen bereit. Um sie zu
ndern mssen zuerst vorhandene Verknpfungen gelscht werden.
Arbeiten Sie beim Lschen generell von unten nach oben, d.h. entfernen Sie zuerst
den Ziel-Textbaustein, indem Sie den darberliegenden Eintrag (also die
Ressourcen-Ebene) in der Baumstruktur auf der rechten Seite mit der Maus
markieren und auf den Eintrag doppelklicken oder alternativ auf
klicken. Whlen Sie in der neuen Maske im Bereich

die Option ausgewhlt und deaktivieren Sie die Checkbox vor dem zu
entfernenden Textbaustein. Speichern Sie. Auf diese Weise wird die

Verknpfung mit dem Textbaustein entfernt.
Verfahren Sie in gleicher Weise mit allen darber liegenden Ebenen.
Wie man neue Verknpfungen hinzufgt

Vorausgesetzt ist, dass Sie eine mglicherweise schon vorhandene Verknpfung
bereits entfernt haben.
Positionieren Sie sich mit der Maus auf der Antwort der Anamnese in der
Baumstruktur auf der rechten Seite der Maske, denen Sie Textbausteine zuordnen
wollen.
Arbeiten Sie in umgekehrter Reihenfolge wie beim Lschen, indem Sie auf den
aktivierten Eintrag doppelklicken oder alternativ auf

klicken und suchen Sie nach einem geeigneten Textbaustein, indem Sie im Feld
Text einige Buchstaben des gewnschten Bausteins eingeben. Ist der
Textbaustein gefunden, aktivieren Sie die Checkbox daneben als Zeichen, dass
dieser Textbaustein der Anamnese zugeordnet ist. Speichern Sie.

Es kann nur ein Textbaustein je Antwort zugeordnet werden.
Zurckgekehrt in der Maske ist die neue Verknpfung in die Baumstruktur auf der
rechten Seite eingefgt. Aktivieren Sie den neuen Eintrag mit einem Mausklick und
doppelklicken Sie dann auf ihn oder klicken Sie auf den Button
, um in gleicher Weise die Textbausteine fr die

nachfolgenden Ebenen einzugeben.

Lassen Sie sich die Textbaustein-Verknpfungen auf der rechten Seite der Maske in
verschiedenen Ansichten anzeigen, indem Sie die Buttons

Konfiguration 341
anklicken.
Suchen Sie nach Textbausteinen mit den Feldern
Siehe auch:
Anamnese 104
Textbausteine 336
Pflegeplan 156
11.1.8 Diagnosen (Definitionen)
Extras > Definitionen > Diagnosen
Verwalten Sie die ICD Codes.

Sortieren Sie die ICD Codes mit einem Klick auf den Spaltenkopf der Liste.
Suchen Sie nach ICD Codes.
Siehe auch:
Diagnosen 111
11.1.9 Medikamente (Definitionen)
Extras > Definitionen > Medikamente
Verwalten Sie die Medikamente.

Die Medikamentenverwaltung ist auf Verordnungen erweiterbar, deshalb knnen
Sie auch bei Bedarf Verordnungen hinterlegen.
Definieren Sie bei jedem Medikament, ob es ein Betubungsmittel ist, ob es zur
Gruppe der Insuline gehrt und ob es in die Medikamentenvorbereitung muss.
Mit diesen Eingaben steuern Sie die weitere Verarbeitung im PflegeOrganizer.
Sortieren Sie die Medikamente mit einem Klick auf den Spaltenkopf der Liste.

Suchen Sie nach Medikamenten.
Siehe auch:
Medikation 113
11.1.10 Visiten (Definitionen)
Extras > Definitionen > Visiten
Hinterlegen Sie Fragenbogen fr Ihre Visiten. Es gibt bereits vordefinierte Fragenbogen, z.

B. den Wrzburger Wundscore 116 , die MDK Qualittsprfung 200 , die
Eingewhnungsphase 99 .
Visitenfragebogen
Die Qualittssicherung der Einrichtung

Sichern Sie die Qualitt der Einrichtung mit Ihren
speziellen Fragebogen. Der PflegeOrganizer hat
zwar schon einige interessante Vorschlge fr Sie,
aber ein Fragebogen fr eine eigene Visite ist
schnell erstellt und sichert die Individualitt Ihrer
Einrichtung.
Wie man einen Fragebogen erstellt

Die Visiten gliedern sich in 2 Teile: Links ist der Visitentyp aufgelistet - im Prinzip
sind das die Fragebgen. Rechts erkennen Sie die Fragen zu dem ausgewhlten

Konfiguration 343
Fragebogen, die Visiteneintrge.
Um einen neuen Visitentyp zu erstellen, klicken Sie links auf den Neu Button ,
tragen im Feld Text den Namen des neuen Visitentyps = Fragebogen ein und
speichern mit .
Danach klicken Sie auf der rechten Seite auf den Neu Button , um die erste
Frage im Feld Text einzugeben, zusammen mit den Antworten im Bereich
Optionstext. Sie haben maximal 5 Antwortmglichkeiten. Danach speichern Sie
mit .
Gruppieren Sie Ihre Fragen, indem Sie einzelnen Fragegruppen eine berschrift mit der
Option Kopfzeile geben.
Wiederholen Sie die Neueingaben fr die Fragen solange, bis der gesamte
Fragenkatalog fr den neuen Fragebogen gespeichert ist.
Ordnen Sie alle Fragen des Feragebogens mit einem Klick auf den Button
Der Fragebogen steht dann im PflegeOrganizer und im PflegeOrganizer Web

in den Visiten 187 zur Beantwortung bereit und kann mehrfach bei allen Klienten
eingesetzt werden.

Der Fragebogen zur MDK Qualittsprfung ist fest definiert und kann nicht verndert werden.
Fhren Sie diese Visite bei Gelegenheit bei jedem Klienten aus - das Ergebnis knnen Sie fr
die fiktive MDK Qualittsprfung 200 benutzen.
Siehe auch:
Visiten 187
11.1.11 Dokumentationsunterbrechung
Extras > Definitionen > Dokumentationsunterbrechung
Nur im Ausnahmefall: Unterbrechen Sie die Dokumentation.

Wenn - aus welchen Grnden auch immer - die Dokumentation ber kurze Zeit
schriftlich und auerhalb des Pflegeorganizers erfolgen musste, dann mssen fr
diese Zeit die offenen Solldaten ignoriert werden, sonst werden Sie stndig daran
erinnert. Die Dokumentationsunterbrechung erledigt diesen Job.


Unterbrechen Sie die Dokumentation nur im uersten Notfall, denn der MDK bewertet den
Einsatz verschiedenartiger Dokumentationssysteme meist sehr negativ. Sprechen Sie
alternativ mit unserem Support, und berichten Sie, wie es zu dieser Situation kam -
mglicherweise knnen wir Ihnen Lsungen aufzeigen, die die Dokumentationsunterbrechung
vermeidet.
Siehe auch:
11.2 Einstellungen
Extras > Einstellungen
Lernen Sie die Einstellungen in FORUM und PflegeOrganizer kennen.

Sie erfahren mehr ber folgende
Einstellungsmglichkeiten:
Sicherheitsverwaltung 353
Mandant 353
Systemeinstellungen 353
Seitentabellen 353
Datenaustausch 368
Leistungsmuster 368
Funktionsautomat 369

Konfiguration 345
11.2.1 Benutzerverwaltung
Extras > Einstellungen > Benutzerverwaltung
Verwalten Sie die Benutzer der Software.
Warum Benutzer verwalten?

Entscheiden Sie selbst, wie Sie die
Benutzerverwaltung einsetzen wollen:
Kleine Einrichtungen bentigen vielleicht nur ent-

personalisierte Benutzer, wie Heimleitung und
Verwaltung (nicht empfohlen). Wrde das Personal
in der Verwaltung wechseln, muss nur
Benutzername und Passwort weitergegeben, aber
kein neuer Benutzer angelegt werden.
Grere Einrichtungen geben meist jeden Benutzer

ein (empfohlen). Auf diese Weise ist der Datenschutz
und die Nachvollziehbarkeit von nderungen in den
Daten besser gewhrleistet.
Wird der PflegeOrganizer benutzt, muss auf jeden

Fall jeder Benutzer mit seinem Krzel eingegeben
werden, denn die Pflegedokumentation verlangt die
Nachvollziehbarkeit der Dokumentationsschritte.
Wie man Benutzer eingibt
Klicken Sie auf den Neu Button, um einen neuen Benutzer einzugeben.
Mit Benutzername und Passwort kann sich der Benutzer zuknftig in der
Software anmelden 8 .
ber die Benutzergruppe steuern Sie, welche Rechte der Benutzer hat. Weitere
Informationen zu den Rechten und Benutzergruppen erhalten Sie in der
Profilverwaltung 346 .
Fr den PflegeOrganizer beachten Sie bitte die Felder Krzel (= Handzeichen),
PDL 94 und DTA Personalcode (hier besonders: Pflegefachkraft als
Qualifikationsmerkmal 231 zur Ausfhrungsberechtigung bestimmer Leistungen, z.
B. Injektionen).
Speichern Sie Ihre Eingaben.

Ansonsten benutzen Sie die Masken-Kontrolleiste, wie Sie es aus der
Siehe auch:
Anmeldung 8

11.2.2 Profilverwaltung
Extras > Einstellungen > Profilverwaltung
Verwalten Sie die Rechte in der Software, indem Sie Benutzergruppen = Profile
definieren.
Profilverwaltung

Konfiguration 347
Was sind Benutzergruppen?

Mit Benutzergruppen oder Profilen definieren Sie
bestimmte Rechte fr die Arbeit mit der Software.
Nehmen wir an, Sie haben sich 3 Rechteprofile in
diesem Programm gebastelt. Wenn Sie dann einen
neuen Benutzer 345 eingeben, brauchen Sie bei der
Eingabe nicht mehr alle Rechtemglichkeiten
durchzuhecheln, sondern ordnen ihm einfach die
passende Benutzergruppe quasi als komplettes
"Rechtepaket" zu, fertig.
Wie man Rechte verteilt

Rechte sollten immer nach reiflicher berlegung -
auch hinsichtlich des Datenschutzes - eingerichtet
werden: Zu wenig Rechtevergabe birgt die Gefahr,
dass die Software fr jeden offen ist - mit allen
theoretischen Gefahren. Zu viel Rechtevergabe
hindert ambitionierte Benutzer an der Arbeit und birgt
mehr Strpotential als Nutzen.
Als Richtschnur gilt:
In FORUM mit einem Mandanten reichen i.d.R. 2

Profile: Die Benutzergruppe mit allen Rechten und
die Benutzergruppe mit eingeschrnkten Rechten, z.
B. nur fr die Abfrage fr die Rezeption.
Werden mehrere Mandanten in FORUM verwaltet

und sind fr die Mandanten verschiedene Personen
zustndig, sollten Sie die o.g. beiden
Benutzergruppen je Mandant anlegen.
Im PflegeOrganizer gibt es i.d.R. 3 Gruppen:

der/die PDL und Pflegefachkraft mit allen Rechten,
die Pflegehilfskraft mit eingeschrnkten Rechten und
die Betreuungsassistenten mit stark
eingeschrnkten Rechten.
Wie man eine neue Benutzergruppe bzw. ein neues Profil anlegt
Der Begriff Benutzergruppe und Profil bedeutet das Selbe.
Wechseln Sie auf die Seite Profile.
Whlen Sie unterhalb der Baumstruktur die Option Profil aus und klicken Sie
darunter auf den Button .
Tragen Sie den Profilnamen ins Feld Name des Profils und speichern Sie.
Das neue Profil wird in der Baumstruktur angezeigt.
Beachten Sie auch die Profilrechte und Programmrechte im unteren Bereich

und konfigurieren Sie das Profil nach Ihren Wnschen:

Ein Supervisor hat Rechte auf alles.
Sie knnen den Zugang zu den erweiterten Eigenschaften einiger Programme
steuern.
Definieren Sie den Benutzer als FiBu-Profi 277 fr die Zahlungsverwaltung 267 ,
damit auch storniert und ber Limits 392 hinausgegangen werden darf.
Definieren Sie einen Benutzer mit allgemein eingeschrnkten Rechten: er darf
Daten nicht verndern.
Steuern Sie, welche Programme gestartet werden drfen mit den
Programmrechten.
Wie man Rechte fr die Arbeit mit Mandanten festlegt

Vorausgesetzt ist, dass mindestens ein Profil angelegt und in der Baumstruktur
sichtbar ist, und Sie sich auf der Seite Profil befinden.
Positionieren Sie sich mit der Maus auf das Profil in der Baumstruktur (= Eintrag
beginnend mit Profil: ), dem Sie Mandanten zuordnen wollen.
Whlen Sie unterhalb der Baumstruktur die Option Mandant aus. Klicken Sie auf
den Button , um einzelne Mandanten auszuwhlen und dem Profil
zuzuordnen. Klicken Sie alternativ auf den Button , wenn das
Profil alle Mandanten verwalten darf.
Ist dem Profil mehr als ein Mandant zugeordnet, erhlt der Benutzer eine Auswahl der
zugeordneten Mandanten beim Progammstart.
Speichern Sie. Ein Benutzer mit diesem Profil (Benutzergruppe) darf jetzt die
zugeordneten Mandanten bearbeiten.
Wie man Rechte fr die Arbeit mit Leistungsbereichen zuordnet

Vorausgesetzt ist, dass mindestens ein Profil mit einem Mandant angelegt und in
der Baumstruktur sichtbar ist, und Sie sich auf der Seite Profil befinden.
Positionieren Sie sich mit der Maus auf die Zuordnung Profil-Mandant in der
Baumstruktur (= Eintrag beginnend mit Mandant: ), dem Sie Leistungsbereiche
zuordnen wollen.
Whlen Sie unterhalb der Baumstruktur die Option Leistungsbereich aus. Klicken
Sie auf den Button , um einzelne Leistungsbereiche auszuwhlen
und dem Profil-Mandant zuzuordnen. Klicken Sie alternativ auf den Button
, wenn das Profil-Mandant alle Leistungsbereiche verwalten darf.
Der Benutzer darf in diesem Mandant die Leistungen der ausgewhlten Leistungsbereiche
bearbeiten - von den anderen ist er ausgeschlossen.
Die Auswahl der Leistungsbereiche verwalten Sie in den Seitentabellen 359 . Mit ihnen

Konfiguration 349
gruppiert man die Leistungen 230 .

Ordnen Sie immer Leistungsbereiche zu - auch wenn es nur einen einzigen gibt.
Speichern Sie. Die neue Rechtevergabe wird in der Baumstruktur angezeigt.
Wann brauche ich Leistungsbereiche?

Die Erfahrung zeigt: Nahezu alle Kunden haben nur
einen einzigen Leistungsbereich, i.d.R. mit der
Angabe "-k.A.-". Der einzig sinnvolle Einsatz, nmlich
die Markierung von Injektions-Leistungen als eigener
Leistungsbereich, wird viel eleganter ber die
Checkbox Leistung muss von
qualifiziertem Personal erbracht
werden in der Leistungsverwaltung 231 und der
Qualifikations-Option in der Benutzerverwaltung 345
geregelt.
Was bleibt, sind Spezialanforderungen.

Beispielsweise ist bestimmtes Personal
ausschlielich fr die Barbetragsleistungen
zustndig. Hier knnte man einen eigenen
Leistungsbereich erstellen, den Leistungen
zuordnen und ein Profil nur fr diesen
Leistungsbereich erstellen. Benutzer mit diesem
Profil knnten dann nur die Barbetragsleistungen
bearbeiten.
Als Schlussfolgerung fr Sie: erweitern Sie die

Leistungsbereiche nur, wenn Sie wirklich Bedarf
dafr haben - und den gibt es i.d.R. nicht.
Wie man Rechte fr die Arbeit mit Betreuungsgruppen zuordnet

der Baumstruktur sichtbar ist, und Sie sich auf der Seite Profil befinden.
Baumstruktur (= Eintrag beginnend mit Mandant: ), dem Sie Betreuungsgruppen
zuordnen wollen.
Whlen Sie unterhalb der Baumstruktur die Option Betreuungsgruppe aus.
Klicken Sie auf den Button , um einzelne Betreuungsgruppe
auszuwhlen und dem Profil-Mandant zuzuordnen. Klicken Sie alternativ auf den
Button , wenn das Profil-Mandant alle Betreuungsgruppen
verwalten darf.
Der Benutzer darf in diesem Mandant nur in den ausgewhlten Betreuungsgruppen arbeiten
- von den anderen ist er ausgeschlossen.
Die Auswahl der Betreuungsgruppen verwalten Sie in den Seitentabellen 355 . Der Klient 208
wird einer Betreuungsgruppe zugeordnet.
Ordnen Sie immer Betreuungsgruppen zu - auch wenn es nur eine einzige gibt.

Speichern Sie. Die neue Rechtevergabe wird in der Baumstruktur angezeigt.
Wann brauche ich

Betreuungsgruppen?
In FORUM berhaupt nicht. Im PflegeOrganizer nur,
wenn Sie eine strikte Trennung haben und das
Personal ausschlielich in einer Betreuungsgruppe
arbeitet. Dann aber mssen Sie dafr sorgen, dass
sich die Nachtschicht als anderer Benutzer mit
einem anderen Profil anmeldet, denn sie ist ja dann
auch fr andere Betreuungsgruppen zustndig.
Auch hier hat sich bei den meisten Kunden

eingebrgert, keine Unterteilung in
Betreuungsgruppen vorzunehmen - und wenn ja,
generell einfach alle Betreuungsgruppen
zuzuordnen, denn der Benutzer wei schon selbst,
bei wem er zu arbeiten hat, und wenn er im Notfall
doch etwas in einer ihm nicht zugeteilten
Betreuungsgruppe zu tun hat, muss er sich nicht
umstndlich ab- und neu anmelden.
Als Schlussfolgerung fr Sie: erweitern Sie die

Betreuungsgruppe nur, wenn Sie wirklich Bedarf
dafr haben - und wenn ja, ordnen Sie in der
Rechtevergabe einfach alle Betreuungsgruppen zu.
Wie man Rechte fr bestimmte Abfragen zuordnet

der Baumstruktur auf der Seite Profil sichtbar ist.
Baumstruktur (= Eintrag beginnend mit Mandant: ) auf der Seite Profil, dem Sie
Abfragen zuordnen wollen.
ffnen Sie die Seite Abfragen.
Klicken Sie unterhalb der Baumstruktur auf die Option Abfrage, treffen Sie die
Entscheidung, an welcher Stelle im Baum die neue Abfrage eingefgt werden soll,
klicken Sie auf .
Wiederholen Sie das Einfgen von Abfragen sooft, bis die Baumstruktur Ihren
Wnschen entspricht. Danach speichern Sie.
Alternativ knnen Sie eine gesamte Baumstruktur von einem anderen Profil
kopieren, indem Sie Eintrge aus dem Profil auswhlen, und
speichern .
Einem Benutzer mit diesem Profil (Benutzergruppe)/Mandant stehen jetzt diese

Konfiguration 351
Abfragen 280 zur Auswahl.
Wie man den Aufbau des Menues gestaltet

das Menue zuordnen wollen.
ffnen Sie die Seite Menue.
Aktivieren Sie die Checkboxen, die im Menue auswhlbar sein sollen und
speichern Sie.
Alternativ knnen Sie alle Eintrge zuordnen oder eine gesamte Baumstruktur
von einem anderen Profil und speichern .
Einem Benutzer mit diesem Profil (Benutzergruppe)/Mandant stehen jetzt die
aktivieren Menueeintrge 10 zur Auswahl.
Wie man den Aufbau der gemeinsamen Programmleiste gestaltet

Funktionen in der Programmleiste zuordnen wollen.
ffnen Sie die Seite Programmleiste.
Aktivieren Sie die Checkboxen, die in der Programmleiste erscheinen sollen und
speichern Sie.
Alternativ knnen Sie alle Eintrge zuordnen oder eine gesamte Baumstruktur
von einem anderen Profil und speichern .
Einem Benutzer mit diesem Profil (Benutzergruppe)/Mandant stehen jetzt die
aktivieren Funktionen in der Programmleiste 11 zur Auswahl.
Wie man den Aufbau der Verwaltung gestaltet



Baumstruktur (= Eintrag beginnend mit Mandant: ) auf der Seite Profil, bei dem
Sie die Verwaltung gestalten wollen.
ffnen Sie die Seite Verwaltung und expandieren Sie die Baumstruktur, indem Sie
auf das + Zeichen links neben dem Mandant und danach dem Klienten klicken. Sie
sehen jetzt den Aufbau der Verwaltung dieses Profils. Den Aufbau unterhalb der
Klientenebene knnen Sie konfigurieren. Positionieren Sie sich mit der Maus an die
Stelle in der Baumstruktur unterhalb der Klientenebene, an der Vernderungen
stattfinden sollen.
Markieren Sie unterhalb der Baumstruktur die neue Zuordnung, danach legen Sie
die Ebene und die Position (davor, danach) des neuen Eintrags fest. Klicken Sie
auf .
Wiederholen Sie das Einfgen von Verwaltungs-Zuordnungen sooft, bis die
Baumstruktur Ihren Wnschen entspricht. Danach speichern Sie.
Alternativ knnen Sie eine gesamte Baumstruktur von einem anderen Profil
kopieren, indem Sie Eintrge aus dem Profil auswhlen, und
speichern .
Einem Benutzer mit diesem Profil (Benutzergruppe)/Mandant stellt sich jetzt die
Baumstruktur der Verwaltung 26 so dar, wie Sie sie hier gestaltet haben.

Die Rechtevergabe ist Teil der Manahmen fr den Datenschutz in Ihrem Hause. Sie sollte
nicht zu strikt sein, damit die Arbeit nicht behindert wird, sie sollte aber auch nicht so lax sein,
dass jeder Benutzer grundstzlich alles darf. Orientieren Sie sich an der Richtschnur unter Wie
man Rechte verteilt weiter oben in diesem Kapitel.
Legen Sie Wert darauf, dass in der Benutzerverwaltung 345 wirklich jeder Benutzer mit seinen
Rechten aus der Profilverwaltung hinterlegt ist - im PflegeOrganizer ist das auf jeden Fall ein
Muss.
Siehe auch:
Anmeldung 8
Leistungen 230
Klienten 208
Abfragen 280
Menue 10
Programmleiste 11
Verwaltung 26

Konfiguration 353
11.2.3 Sicherheitsverwaltung
Extras > Einstellungen > Sicherheitsverwaltung
Diese Funktionalitt wird nicht untersttzt.
11.2.4 Mandant
Extras > Einstellungen > Mandanten
Siehe Mandanten 376 .
11.2.5 Systemeinstellungen
Extras > Einstellungen > Systemeinstellungen
Die Systemeinstellungen geben einen berblick ber nicht vom Benutzer nderbare
Konfigurationen des Systems.
11.2.6 Seitentabellen
Extras > Einstellungen > Seitentabellen
Verwalten Sie die vielfltigen Auswahllisten in FORUM und PflegeOrganizer.

Seitentabellen

Positionieren Sie sich zuerst mit der Maus auf der gewnschten Auswahlliste auf
der linken Seite. Deren Auswahlmglichkeiten werden Ihnen dann auf der rechten
Seite angezeigt.
Zur Dateneingabe benutzen Sie die Masken-Kontrollleiste 205 , wie Sie es aus der
Vorsicht bei nderungen der Werte: Ein genderter Wert erscheint bei allen Objekten,
denen der vorherige Wert zugeordnet war. Hat es beispielsweise als Kost Schonkost
gegeben und verndern Sie diesen Wert hier in passierte Kost, dann haben alle
Klienten mit Schonkost pltzlich passierte Kost. Verndern Sie also Eingaben nur bei z.B.
falscher Schreibweise.
Mit einem Klick auf legen Sie einen Wert der Auswahlliste als Standardwert
fest, der i.d.R. bei Neuanlagen herangezogen wird.
Die Auswahlmglichkeiten
Nachfolgend die Aufzhlung aller Auswahllisten:
Sollten hier aufgefhrte Seitentabellen im Programm nicht sichtbar sein, dann hngt das an
der erworbenen Programmversion.

Konfiguration 355
Feld Program Beschreibung

m
Adresse Adressarten der Kontaktzuordnungen 75 in der
Verwaltung, z.B. Rechtsnachfolger, Bestatter. Fgen Sie
hier keine rzte, Betreuer oder Debitoren ein - sie gibt es
schon als Standard-Zuordnungen.
Anrede Anredeformen, z.B. Herr, Frau.
Aufnahmegrund Aufnahmegrund 55 aus der Chronik, z.B.

Krankenhausentlassung
Barbetragsbuchung Buchungsarten in den Barbetrgen 294 . Geben Sie hier
Kontonummern ein, wenn Sie die Barbetrge in der FiBu
buchen (nicht empfohlen).
Beliebig: freie Frei definierbare Seitentabelle fr Beliebig 241 .
Seitentabelle 1
Beliebig: freie Frei definierbare Seitentabelle fr Beliebig 241 .
Seitentabelle 2
Berichtstyp Definieren Sie den Berichtstyp fr die
Dokumentenverwaltung 320 .
Betreuungsart Auswahl fr die Betreuungsart bei der Betreuerzuordnung
73 in der Verwaltung, z.B. Vermgen, Aufenthalt. Kann
bei der Zuordnung mit eigenem Text verndert und
berschrieben werden.
Betreuungsgruppe Auswahl der Betreuungsgruppen, in der sich ein Klient 208
befinden kann. Filterkriterium im PflegeOrganizer. Nach
Betreuungsgruppen knnen Rechte in der Profilverwaltung
348 vergeben werden, wonach bestimmte Benutzer nur
fest definierte Wohnbereiche bearbeiten drfen.
Die Betreuungsgruppe kann mit den Wohnbereichen 361
identisch sein, muss es aber nicht.
Beziehung Mgliche Beziehungsebenen bei Klientenkontakten (
Betreuern 73 , Kontakten 75 , rzten 72 ) in der
Verwaltung, z.B. Sohn, Tochter, Bruder, Schwester.
Hier wird festgelegt, dass eine solche Beziehung in der
Todesanzeige aufgelistet wird, beispielsweise muss die
Adresse des Sohnes in die Todesanzeige, wenn der Sohn
als Betreuer in der Verwaltung zugeordnet war. ber die
Eingabe einer Zahl grer 0 wird gleichzeitig die Sortierung
der Beziehung in der Todesanzeige definiert, bespielsweise
zuerst Ehemann, dann Sohn.
Bezirk entfllt.
Bring-und-Hol-Dienst Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166

von Pflegeleistungen des Typs Sozialdienstangebot
(845) im PflegeOrganizer, z.B. Bringen, Holen.
Bundesland Liste aller Bundeslnder zur Eingabe bei den
Mandanteneinstellungen 376 .
DTA Abrechnungscode Liste aller Abrechnungscodes, mit denen Ihre Einrichtung
Leistungen 227 abrechnen knnte. Tragen Sie bei den


m
(SoLe & PfVe) Abrechnungscodes, mit denen Sie tatschlich abrechnen
drfen,
- Ihre hierfr erteilte IK-Nummer ein,
- falls Sie einem Abrechner angeschlossen sind die
Abrechner-IK und
- ggf. den Sondertarif, mit dem Sie abrechnen.
Beispiel: Als Abrechner von Inkontinenzleistungen und
Pflegeleistungen haben Sie jeweils einen anderen
Abrechnungscode und mglicherweise eine andere IK.
Mit Ausnahme der Eingabe der IK-Nummern und des

Sondertarifs: Verndern Sie nichts, insbesondere nicht
den DTA-Key, ohne Absprache mit dem Support.
Falscheingaben knnen zu Fehlern beim DTA fhren.
Sie brauchen eine neue IK? Dann lesen Sie So
bekommt man eine IK fr das Haus 463 .
DTA Bes. Feestlegung besonderer Versorgungsformen der Kassen -
Versorgungsform (SoLe & bisher das Hausarztmodell 62 , aber vielleicht kommen ja
PfVe) noch andere Modelle dazu ....
Verndern Sie nichts ohne Absprache mit dem Support.
DTA Gesetzesgrundlage Derzeitige Gesetzesgrundlagen fr die Durchfhrung des
(SoLe) DTA mit den Kassen.
DTA Kennzeichen Derzeit irrelevant, da DTA mit Pflegekassen noch nicht
Pflegesatz (PfVe) durchgefhrt wird.
DTA Leistungart (PfVe) Derzeit irrelevant, da DTA mit Pflegekassen noch nicht
durchgefhrt wird.
DTA Leistungen (SoLe) Derzeit irrelevant, da beim DTA mit Krankenkassen nur
Inko-Leistungen abgerechnet werden.
DTA Rechnungsart (SoLe Bitte lassen Sie diese Werte unverndert - sie
& PfVe) beschreiben die Abrechnungslogik 391 mit den Kassen und
werden bei Gesetzesnderungen automatisch angepasst.
DTA Tarifkennzeichen Bitte lassen Sie diese Werte unverndert - sie beinhalten
(SoLe & PfVe) die Definitionen der Tarifkennzeichen 391 der Kassen und

Konfiguration 357

m
DTA Unfall (SoLe) Bitte lassen Sie diese Werte unverndert - sie beinhalten
die Definitionen der Unfallkennzeichen 306 der Kassen und
DTA Vergtungsart (PfVe) Derzeit irrelevant, da DTA mit Pflegekassen noch nicht
durchgefhrt wird.
DTA Versorgungsart Derzeit irrelevant, da beim DTA mit Krankenkassen nur
(SoLe) Inko-Leistungen abgerechnet werden.
DTA Weggebhren (PfVe) Derzeit irrelevant, da DTA mit Pflegekassen noch nicht
durchgefhrt wird.
DTA Zuschlge (PfVe) Derzeit irrelevant, da DTA mit Pflegekassen noch nicht
durchgefhrt wird.
Dokumentenart Gruppierungsmglichkeit fr die Dokumentenverwaltung, z.
B. Heimvertrag in FORUM 320 oder Sturzprotokoll im
PflegeOrganizer 105 . Markieren Sie einen
Dokumententyp fr den PflegeOrganizer, wenn er zur
Biographie des Klienten gehrt
Einnahmeform Aufflistung aller theoretisch mglichen Darreichungsformen
von Medikamenten 183 . Bitte informieren Sie uns ber
zustzliche Eintrge, wenn Sie diese Liste als unvollstndig
empfinden - wir knnen dann die Liste fr andere Kunden
automatisiert erweitern.
Entlassungsgrund Liste aller theoretisch mglichen Entlassungsgrnde fr die
Abmeldung in der Chronik 55 . Fr den DTA mit den Kassen
259 mssen Sie den Key wie beschrieben fr jeden
Entlassungsgrund hinterlegen.
Facharzt Facharztliste fr die Arztverwaltung 217 .
Familienstand Auswahl des Familienstandes in der Klientenverwaltung 210

.
Freiheitsentz. Hilfsmittel Liste aller freiheitsentziehenden Hilfsmittel fr die
Zuordnung der freiheitseinschrnkenden Manahmen in
der Verwaltung 60 .
Gerichtstermin Theoretisch mgliche Gerichtstermine fr gerichtliche
Bestallungen der Betreuung 74 von Klienten.


m
Geschmack Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 165
von Pflegeleistungen des Typs
Geschmacksanregung (816) im PflegeOrganizer,
z.B. Kaffee, Erdbeere.
Herkunft Auswahl des Herkunft des Klienten in der
Klientenverwaltung 210 .
Injektionsort Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs VO: Injektion/
Infusion (823) im PflegeOrganizer, z.B. subcutan.
Interessenten: Liste der Absagegrnde aus der Interessentenverwaltung
Absagegrund 47
Interessenten: Akquiseart Fhren Sie hier alle Akquisearten fr Ihre Einrichtungen

auf, damit man sie in der Interessentenverwaltung 47
auswhlen kann.
Interessenten: Werbung Liste der Werbemglichkeiten, die Sie fr Ihre Einrichtung
einsetzen, zur Auswahl in der Interessentenverwaltung 47
.
Interessenten: Auswahl aller Zusagegrnde fr sptere Auswertungen in
Zusagegrund der Interessentenverwaltung 47 .
Klient: freie Seitentabelle Auswahl fr die frei definierbare Seitentabelle 1 in der
1 Klientenverwaltung 358 .
Konfession Auswahl der Konfession des Klienten 210 .
Kost Auswahl der Kost, die der Klient 210 erhlt.
Kostenstellen Liste der mglichen Kostenstellen fr die

Finanzbuchhaltung 263 , wie sie bei den statischen
erweiterten Eigenschaften der Leistungen 229 und
(vererbt) der Leistungszuordnungen 66 und Extras 70
eingegeben werden knnen.
Die Eingabe ist abhngig davon, ob die benutzte
Finanzbuchhaltungssoftware und die FiBu-Schnittstelle
diese Option untersttzt.
Kostentrger Liste der mglichen Kostentrger fr die
Finanzbuchhaltung 263 , wie sie bei den statischen
erweiterten Eigenschaften der Leistungen 229 und

Konfiguration 359

m
(vererbt) der Leistungszuordnungen 66 und Extras 70
eingegeben werden knnen.
Die Eingabe ist abhngig davon, ob die benutzte
Finanzbuchhaltungssoftware und die FiBu-Schnittstelle
diese Option untersttzt.
Leistung: freie Auswahl fr die frei definierbare Seitentabelle 1 in der
Seitentabelle 1 Leistungsverwaltung 227 .
Leistungsart Fr die Auswertungen 280 knnen die Leistungen 230 in
den statischen erweiterten Eigenschaften nach
Leistungsarten gruppiert werden.
Leistungsbereich Um Leistungen in der Verwaltung 26 ber die
Rechteverwaltung 348 ein- oder auszublenden, knnen
bestimmte Leistungsbereiche definiert und in den
statischen erweiterten Eigenschaften der Leistungen 230
zugeordnet werden.
Nur in groen Einrichtungen mit komplexer Rechtevergabe
notwendig.
Leistungsgruppe Die Anzeige der Leistungsauswahl 64 kann optional in
Leistungsgruppen gesucht werden, wie man sie hier
hinterlegen und in den statischen erweiterten
Eigenschaften der Leistungen 230 zuordnen kann.
Leistungskategorie Leistungskategorien sind fr Funktionsautomaten 369
notwendig und knnen den Leistungen 230 in den
statischen erweiterten Eigenschaften zugeordnet werden.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn die
Leistungskategorie veraltet ist nicht mehr in der Auswahl
erscheinen soll.
ndern Sie die Werte nur nach vorheriger Aufforderung
durch den Gebr. Jung Support. Falscheingaben knnen zu
Fehlern in der Faktura fhren.
Lieferantengruppe entfllt.
Mahlzeiten Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166

von Pflegeleistungen des Typs Ernhrung (810) im
PflegeOrganizer, z.B. Frhstck.
Mitversorgte: entfllt.
Hauptversorgter
Mitversorgte: entfllt.
Mitversorgter
Nationalitten Auswahl des Nationalitten der Klienten 210 .
Personal-Soll-Bereiche Liste der Personal-Soll-Bereiche zur Personal-Soll-

Ermittlung 232 in den Abfragen 280 , i.d.R. Pflege,
Hauswirtschaft, Verwaltung, Haustechnik, Kche.
Schlsseln Sie den Personal-Soll-Bereich ggf. auf die
Wohnbereiche auf - das sollte man bei dem Bereich
Pflege tun, bei allen anderen ist es nicht sinnvoll.


m
Pflegegruppe Mglichkeit der Gruppierung von Leistungen 230 , um im
PflegeOrganizer genauer filtern 167 zu knnen.
Region Liste der Regionen, aus denen Debitoren 216 kommen
knnen fr statistische Zwecke.
Rotation Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs Lagerung (820) im
PflegeOrganizer, z.B. rechte Seite 30.
Schulbildung Fr die Kinderheim-Variante von FORUM: Auswahl der
Schulbildungen fr die Klientenverwaltung 210 , z.B.
Hauptschule
Stufe Definition der (Pflege)Stufen, zusammen mit den
gesetzlichen Pflegestufen 0 bis 4. Geben Sie auch die
Pflegepauschalen der betreffenden Pflegestufe fr
die einzelnen Pflegearten ein - die Pauschalen werden an
die Pauschalen der (Pflege)Stufenzuordnungen 56 in der
Verwaltung vererbt. Im Feld MDK geben Sie die minimalen
und maximalen durchschnittlichen tglichen Pflegeminuten
je Pflegestufe ein - zur Ermittlung der Pflegestufe nach
aufgewendeter Zeit fr die Erinnerungen 99 .
Das Feld MDK Grundpflege ist derzeit ohne Funktion.
Optional ist die Eingabe eines FiBu-
Kombinationsfeldes 389 mglich.
Stuhlgang Gewicht Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs Vitalzeichen: Stuhl
Output (872) im PflegeOrganizer, z.B. wenig.
Stuhlgang Konsistenz Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs Vitalzeichen: Stuhl
Output (872) im PflegeOrganizer, z.B. weich.
Telefonarten 1 Definition der Telefonarten fr die 1. Eingabe bei den
Adressdaten von Klienten 210 , Debitoren 216 , Betreuern 221
, rzten 219 , Apotheken 225 , Krankenhusern 223 ,
Adressen 245 mit Sortierungsmglichkeit der Auswahl.
Transferart Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs Transfer (850) im
PflegeOrganizer, z.B. Rollstuhl.
Transferort Antwortmglichkeiten mit Krzeln bei der Ausfhrung 166
von Pflegeleistungen des Typs Transfer (850) im
PflegeOrganizer, z.B. Bewohnerzimmer, Sitzecke.

Konfiguration 361

m
Visitengrund Auswahl verschiedener Grnde zur Durchfhrung von
Visiten 187 im PflegeOrganizer, z.B. turnusmige
Pflegevisite.
Wohnbereich Liste der Wohnbereiche des Hauses. Jedes Zimmer 240
befindet sich in einem bestimmten Wohnbereich. Nach
den Wohnbereichen kann in verschiedenen
Programmteilen gefiltert werden. Deaktivieren Sie die
Aktuell Checkbox, wenn ein Wohnbereich veraltet und
nicht mehr in der Auswahl erscheinen soll.
Das Personal Offset ist ohne Funktion.
Die Betten knnen fr die Kinderheim-Variante von
FORUM fr spezielle Abfragen 280 eingegeben werden.
Das FiBu-Kombinationsfeld 389 kann ausgefllt
werden, wenn im Rahmen einer Sonderanpassung z.B.
Kostenstellen wohnbereichsabhngig an die FiBu
bergeben werden sollen.
Die Wohnbereiche knnen mit den Betreuungsgruppen 355
identisch sein, mssen es aber nicht.
Optional kann eine Kostenstelle bzw. Kostentrger
eingegeben werden, wenn es so eingestellt 389 ist.
Wundstatus Definition der Wundstati bzw. Heilungsphasen fr die
Wunddokumentation 117 im PflegeOrganizer, z.B.
Exsudation. Markieren Sie einen Wundstatus mit der
Checkbox Geheilt, wenn mit dieser Auswahl die Wunde
als geheilt erklrt werden kann. Legen Sie auch fest,
welche Wundstati berhaupt in der Erinnerung 99
erscheinen sollen - der geheilt Status z.B. braucht es i.d.
R. nicht mehr.
Zimmer: freie Auswahl fr die frei definierbare Seitentabelle 1 in der
Seitentabelle 1 Zimmerverwaltung 240 .
Zimmerlage Auswahl der Lage eines Zimmers 240 in Ihrer Einrichtung, z.
B. Sdlage.
Zimmertyp Auswahl der Zimmertypen 240 Ihrer Einrichtung, z.B. 2-
Bett-Zimmer.
11.2.7 Finanzbuchhaltung
Extras > Einstellungen > Finanzbuchhaltung
Verwalten Sie die fr die Finanzbuchhaltung notwendigen Konten und FiBu-

Schnittstelleneinstellungen.

Finanzbuchhaltung
Ihr Steuerberater hat immer Recht

Die nachfolgenden Ausfhrungen fr die
Konfiguration der Finanzbuchhaltung sind
Empfehlungen. Verantwortlich fr die korrekte
Vergabe der Konten ist grundstzlich der
Steuerberater. Hat er eine andere Meinung, dann gilt
sie immer - denn er ist fr korrekte Buchungen
verantwortlich.
So verwalten Sie Personenkonten

Personenkonten und Debitorenkonten werden synonym behandelt.
Wechseln Sie auf die Seite Personenkto.
Klren Sie zu Beginn, welche Art der Personenkonten Sie einsetzen - Sie
konfigurieren das in den Mandanteneinstellungen 388 .
Geben Sie alle existierenden Personenkonten 214 ein. Benutzen Sie dazu die
Masken-Kontrollleiste 205 , wie Sie es bereits aus der Dateiverwaltung 205 kennen.
Die Auswahl des Personenkontos bei den Debitoren 214 und der

Konfiguration 363
Debitorenzuordnung 62 in der Verwaltung erscheint in der Form, wie es im

Pickfeld 389 angegeben ist.
Ein Pseudo-Debitorenkonto 452 bentigen Sie in der Zahlungsverwaltung 267 fr

eine korrekte Buchung der Zahlungen. Ansonsten markieren Sie das Konto immer
als normal - auch Parkkonten 452 .
Aktivieren Sie die Checkboxen Konto exportieren und verndertes Konto
exportieren, wenn Sie das Personenkonto erneut an die FiBu bergeben 263
wollen - eine entsprechende Schnittstelle vorausgesetzt.
Deaktivieren Sie die Aktuell Checkbox, wenn das Konto veraltet ist und nicht mehr
in der Auswahl erscheinen soll.
Automatische Personenkontenvergabe
FORUM untersttzt die automatische Kontenvergabe
- und sei die Kontonummererstellung noch so
kompliziert: auf einfache Art sequentiell, nur
innerhalb von Nummernkreisen,
debitorentypenspezifische Nummernkreise usw.
Sprechen Sie mit unserem Vertrieb, wir haben sicher
auch fr Ihre Einrichtung eine Lsung - vielleicht
sogar eine kostenlose Standard-Komponente.
FiBu-Export und Finanzbuchhaltung

Die reine Existenz einer Eingabe bedeutet noch
lange nicht, dass die Daten auch in Ihre
Finanzbuchhaltung gelangen: Sie mssen
grundstzlich vorher klren ob
- Ihre Finanzbuchhaltung berhaupt den Import (dazu
fragen Sie den FiBu-Hersteller) und
- die FORUM FiBu-Export-Schnittstelle berhaupt den
Export (dazu fragen Sie den Vertrieb der Gebr. Jung)
dieser Kategorie (z.B. Kostenstellen) untersttzt.
So verwalten Sie Sachkonten

Sachkonten und Erlskonten werden synonym behandelt.
Wechseln Sie auf die Seite Sachkto.
Geben Sie alle existierenden Sachkonten 229 ein. Benutzen Sie dazu dieMasken-
Kontrollleiste 205 , wie Sie es bereits aus der Dateiverwaltung 205 kennen.
Die Auswahl der Sachkonten bei den Leistungen 229 und der Auftrgen 65 in der
Verwaltung erscheint in der Form, wie es im Pickfeld 389 angegeben ist.
Ordnen Sie jedem Konto den korrekten Typ zu. I.d.R. ist der Typ normal. Wenn
Sie DTA mit Banken 257 durchfhren, dann bentigen Sie ein Konto des Typs
Geldtransfer. Wenn Sie mit der Zahlungsverwaltung 267 arbeiten, bentigen Sie je
ein Konto des Typs gew. Skonti 272 , uneinbr. Forder. 272 , Mehrerls 271 und

Bankersatzkonto 378 . Letzteres wird in den Mandanteneinstellungen 378 bei der

Definition der Bankkonten verwaltet. Wenn Sie eine besondere
Buchungsvereinbarung in fremde Perioden 390 konfiguriert haben, dann bentigen
Sie ein Konto des Typs per.fremde Ertrge.
So verwalten Sie Sachkontenmatrizen

Vorausgesetzt ist, dass alle Debitorentypen 333 , alle Pflegestufen 360 und alle
Sachkonten 363 eingegeben sind.
Wechseln Sie auf die Seite Matrix.
Informieren Sie sich ber die den Hintergrund der Sachkontenmatrix im Kapitel "Wie
geht das 426 ?". Legen Sie danach eine neue Sachkontenmatrix an und speichern
Sie.
Wenn Sie eine neue Matrix erstellt haben, klicken Sie einfach in die entsprechende
Zelle der Matrix darunter und geben das korrekte Sachkonto fr den Debitorentyp
und die Pflegestufe ein.
Manchmal gibt es mehr Pflegestufen als Platz in der Matrix vorhanden ist - dann befindet
sich ein Schieberegler unterhalb der Matrix. Benutzen Sie ihn, um in den vielleicht rechts derzeit
nicht sichtbaren Bereich zu gelangen, um auch dort die Konten einzugeben.
So verwalten Sie Sammelkonten

Eine sehr selten benutzte Variante: Sammelkonten ber Debitorentypen 333 . Wir
sehen keinen buchhalterischen Sinn darin, trotzdem bieten wir auch diese
Mglichkeit an.
Vorausgesetzt ist, dass alle Debitorentypen 333 eingegeben sind.
Wechseln Sie auf die Seite Sammelkto.
Geben Sie alle existierenden Sammelkonten 334 ein. Benutzen Sie dazu die
Die Auswahl der Sammelkonten bei den Debitorentypen 334 erscheint in der Form,
wie es im Pickfeld 389 angegeben ist.

Konfiguration 365
So verwalten Sie Kostentrger

Eine sehr selten benutzte Variante: die Kostentrgerrechnung.
Wechseln Sie auf die Seite Kostentrger.
Geben Sie alle existierenden Kostentrger 229 ein. Benutzen Sie dazu die Masken-
Kontrollleiste 205 , wie Sie es bereits aus der Dateiverwaltung 205 kennen.
Die Auswahl der Kostentrger kann dann bei den Leistungen 229 und den Auftrgen
66 angegeben werden.
Klicken Sie auf den Button , wenn ein Kostentrger bei Neuanlagen von
Leistungen und Auftrgen als Standardwert eingetragen werden soll.
Alternativ verwalten Sie die Kostentrger in den Seitentabellen 358 .
So verwalten Sie Kostenstellen

Sie sind hier richtig, wenn Sie die Kostenstellenrechnung eingefhrt haben.
Wechseln Sie auf die Seite Kostenstellen.
Geben Sie alle existierenden Kostenstellen 229 ein. Benutzen Sie dazu die
Die Auswahl der Kostenstellen kann dann bei den Leistungen 229 und den Auftrgen
66 angegeben werden.
Klicken Sie auf den Button , wenn eine Kostenstelle bei Neuanlagen von
Leistungen und Auftrgen als Standardwert eingetragen werden soll.
Alternativ verwalten Sie die Kostenstellen in den Seitentabellen 358 .
So konfigurieren Sie die FiBu-Schnittstelle fr den FiBu-Export

Jede Finanzbuchhaltung hat andere Einstellungsmglichkeiten. Aus diesem Grund
haben die von den Gebr. Jung untersttzten Finanzbuchhaltungen jeweils eigene
Eingabebereiche fr die passgenaue Konfiguration.
Wechseln Sie auf die Seite FiBu.
Im oberen Bereich finden Sie die Auswahl der Finanzbuchhaltungsschnittstelle.
Im unteren Bereich finden Sie die Eigenschaften der ausgewhlten Schnittstelle.

Whlen Sie im oberen Bereich zuerst die von Ihnen erworbene FiBu-Export-
Schnittstelle aus und klicken Sie auf den Button , um die ausgewhlte
FiBu als die von Ihnen benutzte FiBu zu definieren.
Sie haben fr die ausgewhlte Schnittstelle eine Dokumentation der Gebr. Jung
erhalten.
Gehen Sie nun Eintrag fr Eintrag der Eigenschaften durch, geben Sie den von
Ihrer Finanzbuchhaltung erwarteten Wert ein und speichern Sie.
Die Schnittstelle ist konfiguriert, wenn Sie alle Eigenschaften durchgearbeitet und
beantwortet haben.
bergeben 263 Sie danach erstmals die Buchungsdaten an Ihre Finanzbuchhaltung.
Fragen Sie immer den Richtigen

Wir untersttzen zwar Ihre Finanzbuchhaltung,
Experten fr Ihre Finanzbuchhaltung sind wir aber
nicht. Bei Fragen zu den Importmglichkeiten und bei
Bedienungsfragen zum Import der Buchungsdaten
wenden Sie sich deshalb bitte immer an Ihren FiBu-
Hersteller.
Konten richtig verndern

Jahrelang konnten Sie mit FORUM Daten an die FiBu bergeben, jetzt aber steht
ein neuer Kontenrahmen an. Was ist zu tun?
Die nachfolgenden Beispiele orientieren sich an Sachkonten, sind aber auf
Personenkonten, Matrix, Kostenstellen und Kostentrger in gleicher Weise

Konfiguration 367
zutreffend.
Zuerst zur Theorie:
Was lst eine Korrektur aus?

Wenn Sie bei der Eingabe des Sachkontos
versehentlich einen Zahlendreher gemacht
haben, dann knnen Sie auf der Seite Sachkto.
die Kontonummer problemlos korrigieren - das
wird keine Korrektur auslsen.
Gleiches gilt, wenn Sie fr alle Konten generell z.
B. die Ziffer 1 voranstellen wollen: Auch das
knnen Sie hier verndern - es wird keine
Korrektur auslsen.
Also: eine Vernderung nur des Inhalts eines
existierenden Kontos (z.B. Nummer oder Name)
lst keine Korrektur aus.
Legen Sie aber ein neues Konto an und ordnen
dieses Konto einer Leistung zu statt einem
bisherigen alten Konto, dann wird es zur
Korrektur kommen.
Also: der Austausch eines alten Kontos durch ein
neues bei der Leistung und den Auftrgen wird
zur Korrektur fhren, denn FORUM nimmt dann
an, dass schon immer mit einem falschen Konto
abgerechnet wurde.
Das heit fr Sie: Solange Sie nur Vernderungen des Inhalts von existierenden
Konten vornehmen, knnen Sie das jederzeit ohne Probleme tun. Wenn Sie aber z.
B. einen ganzen Kontenrahmen ndern mssen, dann mssen Sie die Gebr. Jung
mit der Konvertierung der Konten beauftragen. Ein Kundendienst-Programm der
Gebr. Jung wird dann die Daten so konvertieren, als wre schon immer mit den
neuen Konten gearbeitet worden - zu einer automatischen Korrektur wird es dann
nicht kommen. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit dem Vertrieb der Gebr. Jung
auf.

Wichtiger Tipp fr die Heimleitung und Verwaltung:

Sprechen Sie jede Vernderung in den Finanzbuchhaltungs-Einstellungen vorher mit Ihrem
Steuerberater und dem Support der Gebr. Jung ab.
Siehe auch:
DTA FiBu 263
Mandanten: Einstellung Debitorenkonto 388
11.2.8 Datenaustausch
Extras > Einstellungen > Datenaustausch
Verwalten Sie die fr den Datentrgeraustausch notwendigen Schnittstellen.
Dieses Programm wird eingesetzt, sobald es gesicherte, von der Krankenkasse

unabhngige, wenig aufwendige und kostenlose Mglichkeiten des verschlsselten Email-
Versands gibt. Derzeit ist dieses Programm ohne Funktion.
11.2.9 Leistungsmuster
Extras > Einstellungen > Leistungsmuster
Gruppieren Sie Leistungen zu Leistungsmustern fr die einfachere Zuordnung in der

Verwaltung.
Leistungsmuster

Konfiguration 369
Wie man Leistungsmuster zusammenstellt

Die Maske unterteilt sich in den Bereich Mustername oben und in den Bereich der
zugeordneten Leistungen unten.
Legen Sie zuerst im Bereich Mustername ein neues Leistungsmuster an, z.B.
Kurzzeitpflege Einzelzimmer (KZP EZ). Benutzen Sie dazu die Masken-Kontrollleiste
205 , wie Sie es aus der Dateiverwaltung 205 kennen. Speichern Sie mit dem Button
.
Danach wechseln Sie in den Bereich der zugeordneten Leistungen und geben
alle Leistungen 225 nacheinander ein, die zu diesem Muster gehren sollen, z.B.
Pflegesatz KZP, Hotel KZP, Invest KZP EZ, Unterkunft KZP EZ.
Sie haben damit ein Leistungsmuster geschaffen, das Sie z.B. beim
Aufnahmeassistent 36 oder im Leistungsmusterassistent 45 benutzen knnen: mit
einer Auswahl des Leistungsmusters KZP EZ htten Sie mit dem o.g. Beispiel dann
4 Leistungen zugeordnet.
Die Leistungsmuster knnen auch unbearbeitet bleiben, denn sie sind ein eine zeitsparende Option
und kein Muss.
Siehe auch:
Leistungsmusterassistent 45
11.2.10 Funktionsautomat
Extras > Einstellungen > Funktionsautomat
Ordnen Sie einen Automatismus zu, der z.B. bei der Faktura verschiedene komplizierte
Abrechnungsalgorithmen enthlt.

Funktionsautomat
Wie man einen Funktionsautomaten zuordnet

Zu Beginn: Sie sollten nur Funktionsautomaten ndern, wenn Sie genau wissen,
welche Folgen das hat. Wir raten Ihnen dringend, vor einer Bearbeitung mit dem
Support der Gebr. Jung zu sprechen.
Whlen Sie den gewnschten Funktionsautomaten aus der Liste links oben aus,
whlen Sie den Einsatzbereich (i.d.R. Faktura) und geben Sie ein, ab wann der
Automat gltig sein soll.
Mit einem Klick auf den Button knnen Sie die Leistungen 225 zuordnen,
die mit dem Funktionsautomaten verknpft sein sollen, und ggf. weitere
Eigenschaften des Funktionsautomaten in speziellen Eingabefeldern definieren
(siehe dazu die Beschreibungen der Funktionsautomaten weiter unten).
Funktionsautomaten und Komponenten

Die Zuordnung von Funktionsautomaten fhrt nicht
zwingend dazu, dass der Funktionsautomat auch
seine Arbeit aufnimmt: Funktionsautomaten arbeiten

Konfiguration 371
meist mit Software-Komponenten zusammen, die

erworben und installiert sein mssen.
Wenden Sie sich also an den Vertrieb der Gebr.
Jung, wenn Sie an einem der im nachfolgenden
Kapitel aufgefhrten Funktionsautomaten
interessiert sind.
Funktionsautomaten knnen Sie alternativ direkt bei der Leistungsdefinition 237

zuordnen.
Die Funktionsautomaten der Software im berblick
Beschreibung der Funktionsautomaten

Die aktuelle Beschreibung der Funktionsautomaten
finden Sie immer online, indem Sie im Programm
nach der Auswahl des Funktionsautomaten
rechts daneben auf den Button Beschreibung
klicken.
Pflegekassenanteil vollstationre Pflege

Pflegekassenanteil vollstationre Pflege
Zuordnung : Leistung1
Komponente : TAUFuLs1VST
Anwendung : bei vollstat. Altenhilfe
Gesetz : 43 SGB XI
Die Komponente berechnet den Pflegekassenanteil nach den Anforderungen des 43 SGB XI.
Danach trgt die Pflegekasse ab der 1. Pflegestufe 75% der Pflegekosten, jedoch hchstens
einen definierten Hchstbetrag je Pflegestufe. Mit dem Funktionsautomaten wird die
Berechnung und die Gutschrift des Pflegekassenanteils an den Selbstzahler bzw.
Sozialhilfetrger automatisiert.
Vorbereitung:
Es wird eine Leistung des Typs "Pflegekassenanteil" neu angelegt, mit den Preisen versehen,
die zur Berechnung des Pflegekassenanteils herangezogen werden sollen, und diesem
Funktionsautomaten zugeordnet. Der Funktionsautomat kann wie folgt eingestellt werden:
1. Die Erstattung des Pflegekassenanteils kann "zeitgleich" erfolgen (Standard), d.h. der
Pflegekassenanteil wird exakt fr den Zeitraum erstattet, fr den er gefordert wurde. Die
Erstattung ist "verzgert", wenn bei der Faktura Vorauszahlungen bercksichtigt wurden, der
Pflegekassenanteil im Voraus verlangt wird, aber einen Monat zeitverzgert erstattet wird. Die
dritte Variante ist "abhngig": Die Erstattung erfolgt nur zeitgleich, wenn der Selbstzahler bzw.
Sozialhilfetrger auch im Voraus fakturiert wird. Ansonsten wird zeitgleich erstattet. Die Werte
"zeitgleich", "verzgert" oder "abhngig" knnen im Feld "Besonderheit" eingetragen werden.
Hinweis: Kombinationen von Punkt 1, 2 und 3 werden mit Semikolon ; getrennt.
2. Es kann eine Auflistung der Berechnungen fr den Anteil der Pflegekasse im Zusatztext der
Rechnungsposition erzwungen werden, wenn im Feld "Besonderheit" der Wert "Liste"
eingetragen wird. Hinweis: Soll diese Auflistung nur bei der Pflegekasse und nicht beim
Selbstzahler sichtbar sein, dann muss die Komponente TxtDelSzZusText installiert sein.
Hinweis: Kombinationen von Punkt 1, 2 und 3 werden mit Semikolon ; getrennt.
3. Einige wenige AOKs berechnen 75% nicht auf den Gesamtbetrag, sondern auf den Tagessatz.
Wird "Sonderberechnung" im Feld "Besonderheit" eingegeben, dann wird auf dieser besonderen
Tagessatzbasis berechnet. Hinweis: Kombinationen von Punkt 1, 2 und 3 werden mit Semikolon
; getrennt.
4. Es kann ein Zusatztext fr die Rechnung hinterlegt werden. Der Default dieses Zusatztextes

lautet z.B.: "75%, max. <MaxBetrag> aus <GesBetrag> ", wobei <MaxBetrag> und
<GesBetrag> als Platzhalter durch in der Faktura errechnete Werte ersetzt werden.
Die oben genannte neue Leistung wird dann allen Klienten zugeordnet, die Pflegeleistungen
erhalten (auch Stufe 0), mit der Pflegekasse als Kostentrger.
Unter "Extras - Einstellungen - Seitentabellen - Stufen" werden die Standard-Hchstbetrge je
Stufe als Vorschlagswert eingetragen.
Der tatschlich beim Klienten berechnete Hchstbetrag wird bei "Verwaltung - <Klient> -
Pflegestufen", also der Zuordnung der Pflegestufe zum Klienten, als Pauschale eingegeben. Er
kann vom vorgeschlagenen Wert abweichen.
Erhlt der Klient also eine Pflegestufe, dann wird der o.g. Vorschlagswert automatisch angezeigt
und kann bei Bedarf individuell gendert werden.
Bei der Faktura wird automatisch die o.g. Rechnungslogik der Faktura-Komponente
TAUFuLs1VST benutzt, aber nur, wenn die Pflegestufe des Klienten grer 0 ist. Der
Funktionsautomat erspart damit die Berechnung des Pflegekassenanteils und die Gutschrift
dieser Berechnung an den Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger.
Pflegekassenanteil Kurzzeitpflege
Pflegekassenanteil Kurzzeitpflege
Komponente : TAUFuLs1KZP
Anwendung : bei Kurzzeitpflege
Gesetz : 42 SGB XI
Danach trgt die Pflegekasse bei Kurzzeitpflege die Kosten bis zu einem Maximalbetrag bzw. bis
zu einer maximalen Anzahl von Tagen pro Kalenderjahr. Mit dem Funktionsautomaten wird die
Berechnung und die Gutschrift des Pflegekassenanteils an den Selbstzahler bzw.
Vorbereitung:
Es wird eine Leistung des Typs "Pflegekassenanteil Kurzzeitpflege" neu angelegt, mit dem
Tagespreis versehen, der zur Berechnung des Pflegekassenanteils herangezogen werden soll,
und diesem Funktionsautomaten zugeordnet. Dort wird ein Platzhalter fr den Zusatztext in der
Rechnungsposition hinterlegt. Der Default fr den Zusatztext lautet z.B.: "max. <MTg> Tage
oder <MBtr> p.a. (Rest <Tg> Tg/<Btr> )", wobei <Tg> und <Btr> Platzhalter fr die noch zu
verbrauchenden Restwerte und <MTg> und <MBtr> Platzhalter fr die Maximalwerte sind.
Es kann eine Auflistung der Berechnungen fr den Anteil der Pflegekasse im Zusatztext der
Die neu angelegte Leistung wird den Kurzzeitpflege-Klienten mit der Pflegekasse als
Kostentrger zugeordnet.
Der Funktionsautomat erspart damit die Berechnung des Pflegekassenanteils Kurzzeitpflege und
die Gutschrift dieser Berechnung an den Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger.
Pflegekassenanteil teilstationre Pflege

Pflegekassenanteil teilstationre Pflege
Komponente : TAUFuLs1TST
Anwendung : bei teilstat. Altenhilfe
Gesetz : 75 (1) SGB XI
Die Komponente berechnet den Pflegekassenanteil nach den Anforderungen des 75 Abs. 1 SGB
XI. Danach trgt die Pflegekasse bei Tages- bzw. Nachtpflege einen definierten Hchstbetrag je

Konfiguration 373
Monat. Mit dem Funktionsautomaten wird die Berechnung und die Gutschrift des
Pflegekassenanteils an den Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger automatisiert.
Vorbereitung:
Es wird eine Leistung des Typs "Pflegekassenanteil teilstationr" neu angelegt, mit dem
und diesem Funktionsautomaten zugeordnet. Dort wird ein Zusatztext fr die Rechnung
hinterlegt. Der Default dieses Zusatztextes lautet z.B.: "max. <MaxBetrag> aus
<GesBetrag> ", wobei <MaxBetrag> und <GesBetrag> als Platzhalter durch in der Faktura
errechnete Werte ersetzt werden.
Beispiel fr einen "Berechnung aus" Zusatztext

Die neue Leistung wird dann allen Klienten zugeordnet, die teilstationre Pflegeleistungen
erhalten (auch Stufe 0), mit der Pflegekasse als Kostentrger.
Bei der Faktura wird automatisch die o.g. Rechnungslogik der Faktura-Komponente
TAUFuLs1TST benutzt, aber nur, wenn die Pflegestufe des Klienten grer 0 ist. Der
Funktionsautomat erspart damit die Berechnung des Pflegekassenanteils und die Gutschrift
dieser Berechnung an den Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger.
Pflegekassenanteil Verhinderungspflege
Pflegekassenanteil Verhinderungspflege
Komponente : TAUFuLs1KZP
Anwendung : bei Verhinderungspflege
Gesetz : 42 SGB XI
Danach trgt die Pflegekasse bei Verhinderungspflege die Kosten bis zu einem Maximalbetrag
bzw. bis zu einer maximalen Anzahl von Tagen pro Kalenderjahr. Mit dem Funktionsautomaten
wird die Berechnung und die Gutschrift des Pflegekassenanteils an den Selbstzahler bzw.

Vorbereitung:
Es wird eine Leistung des Typs "Pflegekassenanteil Verhinderungspflege" neu angelegt, mit dem
und diesem Funktionsautomaten zugeordnet. Dort wird ein Platzhalter fr den Zusatztext in der
Rechnungsposition hinterlegt. Der Default fr den Zusatztext lautet z.B.: "max. <MTg> Tage
oder <MBtr> p.a. (Rest <Tg> Tg/<Btr> )", wobei <Tg> und <Btr> Platzhalter fr die noch zu
verbrauchenden Restwerte und <MTg> und <MBtr> Platzhalter fr die Maximalwerte sind.
Die Verhinderungspflege-Komponente benutzt die Maximalwerte der Kurzzeitpflege, weil diese
Werte fr beide Pflegearten identisch sind.
Die neu angelegte Leistung wird den Verhinderungspflege-Klienten mit der Pflegekasse als
Kostentrger zugeordnet.
Der Funktionsautomat erspart damit die Berechnung des Pflegekassenanteils
Verhinderungspflege und die Gutschrift dieser Berechnung an den Selbstzahler bzw.
Sozialhilfetrger.
Rentenberechnung
Rentenberechnung
Komponente : TAUFuLs1Rente
Gesetz : ??
Die Komponente schreibt eine beim Selbstzahler fakturierte Rente automatisch dem rtlichen
oder berrtlichen Sozialhilfetrger gut - sofern der Sozialhilfetrger dem Klienten zugeordnet ist
und ihm Leistungen gem. SGB XI berechnet werden. Der Funktionsautomat erspart es, die
Rentenzuordnungen erneut als Gutschrift fr die Sozialhilfetrger einzugeben und automatisiert
damit das sog. "Nettoprinzip". Optional wird die Gutschrift
- zeitgleich (Gutschrift = "zeitgleich", Standard),
- einen Monat verzgert (Gutschrift = "verzgert") oder
- bei Selbstzahlern zeitgleich, ansonsten verzgert (Gutschrift="abhngig")
in Rechnung gestellt.
Vorbereitung: Es werden eine oder mehrere Leistungen des Leistungstyps "RENTEN" (also z.B.
Altersrente, Witwenrente, Betriebsrente, Zusatzrente, Auslandsrente oder Sonstige Rente) mit
variablem Preis und i.d.R. als Vorauszahlung neu angelegt. Der vorliegende Funktionsautomat
wird dann als "Funktionsautomat 1" zugeordnet. Dabei wird festgelegt, ob die Gutschrift
zeitgleich, verzgert oder abhngig verzgert erfolgen soll. Die Renten-Leistungen werden in der
Verwaltung den Klienten (Selbstzahler) zugeordnet und der jeweilige Preis der Rente festgelegt.
Eine erneute Zuordnung dieser Rente als Gutschrift fr den Sozialhilfetrger ist NICHT
notwendig, weil diese Aufgabe der vorliegende Funktionsautomat bernimmt.
Eigenanteilberechnung
Eigenanteilberechnung
Komponente : TAUFuLs1Eant
Anwendung : bei Kurzzeitpflege in Bayern
Gesetz : 42 SGB XI
Die Komponente schreibt den ermittelten Eigenanteil des Klienten bei Kurzzeitpflege
automatisch der Pflegekasse gut, solange Leistungen durch die Pflegekasse gezahlt werden. Die

Konfiguration 375
Faktura des Eigenanteils wird automatisch unterdrckt, wenn fr den gleichen Zeitraum keine
Rechnungen an einen Debitor des Debitorentyps "Pflegekasse" vorliegt. Dieses Verfahren wird in
Bayern angewandt.
Vorbereitung:
Es wird eine Leistung des Typs "Eigenanteil" neu angelegt und mit dem Tagespreis des
Eigenanteils bei Kurzzeitpflege versehen. Diese Leistung wird dem Klienten zugeordnet.
Kostentrger ist der Selbstzahler oder das Sozialamt.
Der Funktionsautomat erspart damit die Berechnung und Gutschrift des Eigenanteils bei
Kurzzeitpflege.
Barbetragsauszahlung
Barbetragsauszahlung
Komponente : TAUFuLs1Tageld
Gesetz : -keines-
Die Komponente schreibt den vom rtlichen oder berrtlichen Sozialhilfetrger fakturierten
Barbetrag dem Klienten automatisch gut. Der Funktionsautomat ist besonders fr
Einrichtungen geeignet, die Barbetrge direkt auf das klienteneigene Bankkonto berweisen
wollen.
Vorbereitung: Es werden eine oder mehrere Leistungen des Leistungstyps "BARBETRAG" (also
z.B. Grundbarbetrag, Kindergeld, Blindengeld) mit variablem Preis und i.d.R. als Vorauszahlung
neu angelegt. Der vorliegende Funktionsautomat wird dann als "Funktionsautomat 1"
zugeordnet. Die Barbetrags-Leistungen werden in der Verwaltung den Klienten (rtlicher oder
berrtlicher Sozialhilfetrger) zugeordnet und der jeweilige Preis des Barbetrags festgelegt.
Darber hinaus wird den Sozialhilfeempfngern ein Debitor des Typs Selbstzahler - auf den
Namen des Klienten lautend - eingerichtet. Eine erneute Zuordnung dieses Barbetrags als
Gutschrift auf das klienteneigene Bankkonto ist NICHT notwendig, weil diese Aufgabe der
vorliegende Funktionsautomat bernimmt.
Einschrnkung: Dieser Funktionsautomat eignet sich nur fr die Auszahlung von Barbetragen,
die gegen rtliche bzw. berrtliche Sozialhilfetrger fakturiert wurden. Zur Faktura der
Barbetrge gegen andere Debitoren des Typs Selbstzahler (z.B. ein Nachkomme des Klienten)
und automatischer Gutschrift auf das Klienten-Bankkonto eignet sich der Funktionsautomat
nicht.
Bei Abschlagszahlungen auerhalb der FORUM Faktura und quartalsweiser Echtfakturierung (i.d.
R. in Bayern, z.B. Bezirk Oberfranken) muss im Feld "Besonderheit" der Begriff "Abschlag"
eingetragen werden. Das hat zur Folge, dass - obwohl die Barbetrge erst quartalsweise
fakturiert werden - die Gutschriften trotzdem monatlich im Voraus auf die Konten der
Selbstzahler ausgezahlt werden - finanziert durch die FORUM unbekannte Abschlagszahlung.
Zustzlich muss die Datei INIZeitraum.INI existieren und entsprechend konfiguriert sein.
Inkontinenzpauschale
Inkontinenzpauschalen
Komponente : TAUFuLs1Inko
Anwendung : bei Inkontinenzpauschalen
Gesetz : -keines-
Die Komponente berechnet die Inkontinenzpauschale abhngig vom Berechnungstyp. Die
Berechnungstypen entscheiden darber, wann die Inkontinenzpauschale berechnet wird. Die
Inkontinenzpauschale wird nicht berechnet , wenn der Klient ...
- 1 = am 1. Tag abwesend war
- 2 = am letzten Tag abwesend war
- 3 = nur weniger als 50% der Monatstage anwesend war
- 4 = nur weniger als 15 Tage im Monat anwesend war
- 5 = am 15. des Monats abwesend war.
- 6 = den ganzen Monat abwesend war, d.h. er muss mindestens 1 Tag des Monats anwesend
gewesen sein.
- 7 = am 15. des Monats abwesend war, dabei aber erst der 2. Abwesenheitstag berechnet wird.

Ist kein oder ein falscher Wert eingegeben, wird automatisch der Berechnungstyp 1
bernommen. Mit dieser Komponente ist es mglich, wechselnde Inkontinenzberechnungen
aufgrund neuer Rahmenvereinbarungen zu erfassen.
BebAZ-Berechnung (Pflegewohngeld)
Bewohnerbezogener Aufwendungszuschuss (BebAZ), Pflegewohngeld
Komponente : TAUFuLs1BebAZ
Gesetz : diverse Landesgesetze
Die Komponente schreibt einen an einen berrtlichen Sozialhilfetrger fakturierten
Pflegewohngeld-Zuschuss automatisch dem Selbstzahler bzw. dem rtlichen Sozialhilfetrger
gut - sofern letztere dem Klienten zugeordnet sind und ihnen Leistungen gem. SGB XI
berechnet werden. Der Funktionsautomat erspart es, den Zuschuss erneut als Gutschrift fr
die Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger einzugeben. Darber hinaus sorgt der Funktionsautomat
dafr, dass nur Pflegewohngeld fakturiert wird, wenn die Pflegestufe des Klienten grer 0 ist.
Vorbereitung: Es werden eine oder mehrere Leistungen des Leistungstyps "Pflegewohngeld" mit
variablem Preis neu angelegt. Der vorliegende Funktionsautomat wird dann als
"Funktionsautomat 1" zugeordnet. Die Pflegewohngeld-Leistungen werden in der Verwaltung
den Klienten (berrtlicher Sozialhilfetrger) zugeordnet und der jeweilige Preis des
Pflegewohngeldes festgelegt. Eine erneute Zuordnung des Pflegewohngeldes als Gutschrift fr
den Selbstzahler bzw. Sozialhilfetrger ist NICHT notwendig, weil diese Aufgabe der vorliegende
Funktionsautomat bernimmt.
Siehe auch:
Leistungen 237
11.3 Mandant
Extras > Einstellungen > Mandant
Ein Menuepunkt der Einstellungen ist besonders umfangreich: die

Mandanteneinstellungen. Lernen Sie dessen Mglichkeiten fr die Konfiguration von
FORUM und PflegeOrganizer kennen.

Die Mandanteneinstellungen unterteilen sich in
folgende Bereiche:
Generelle Einstellungen 377
Einstellungen 382 FORUM 382
Einstellungen 393 PflegeOrganizer 393

Konfiguration 377
11.3.1 Generelle Einstellungen
Extras > Einstellungen > Mandant > Applikationsbergreifend
Es handelt sich hier um Einstellungen, die sowohl fr FORUM als auch fr

PflegeOrganizer zutreffen. Sie erreichen die Seiten dieser Einstellungen, indem Sie in
der Baumstruktur auf der linken Seite unter Applikationsbergreifend die gesuchte
Seite mit der Maus anklicken.
Mandanten: Applikationsbergreifend
Die Seite Allgemein 1

Wechseln Sie auf die Seite Allgemein 1 mit einem Klick in der Baumstruktur links
unterhalb von Applikationsbergreifend.
Geben Sie die Nummer des Mandanten ein, mit der Sie den Mandant nach auen
prsentieren. Diese Nummer erscheint bespielsweise in der Rechnung 384 (=
Mandantennummer). Die nicht editierbare Nummer davor ist die Nummer, mit der
intern mit diesem Mandant gearbeitet wird, bespielsweise in den Skripten (=
Mandantenkey). Wollen Sie noch die Nummer wissen, mit der FORUM und der
PflegeOrganizer in den Datenbanken arbeitet? Dann klicken Sie auf den Button
(= Mandanten-ID).
Geben Sie das IK (Institutionskennzeichen) des Mandanten ein. Bedenken Sie
dabei: Es knnte sein, dass Sie nicht mit einer IK fr einen Mandanten auskommen,
denn die Kassen knnen Sie ggf. als unterschiedliche Institution ansehen, wenn Sie
Inkontinenzleistungen und Kurzzeitpflege abrechnen - obwohl Sie eigentlich ein und
derselbe Mandant sind. Trotzdem haben Sie dann zwei IKs - eine fr die
Inkontinenzartikel, eine fr Kurzzeitpflege. Deshalb knnen Sie mglicherweise

unterschiedliche IKs im Abrechnungscode 355 und sind dann offen und

flexibel fr weiteren Einfallsreichtum der Kassen.
Sie brauchen eine neue IK? Dann lesen Sie So bekommt man eine IK fr das Haus 463 .
Geben Sie den Namen der Einrichtung ein, wie er in der Software und auf allen
offiziellen Formularen erscheinen soll.
Geben Sie die Bankverbindung zu Ihrer Hausbank ein - um die Konten bei Ihrer
Hausbank zu verwalten, klicken Sie auf . Sie gelangen dann in die
Bankkontoverwaltung, die Sie mit der Masken-Kontrollleiste 205 bedienen, wie Sie es
aus der Dateiverwaltung 205 kennen..
Bankkonto
Geben Sie dort Ihre Bankverbindung zu Ihrer Hausbank ein mit Kontoname,
Kontonummer, Inhaber und Bankleitzahl 330 .
Die Bankleitzahl knnen Sie alternativ auch mit einem Klick auf auswhlen
oder - wenn nicht vorhanden - dort gleich neu eingeben.
Generell wird das erste Bankkonto als Konto fr den DTA (Banken) benutzt.
Wenn Sie mehrere Konten verwalten, knnen Sie auch ein anderes Bankkonto mit
einem Klick auf dafr festlegen. Geben Sie ein

Konfiguration 379
Bankersatzkonto 363 fr Buchungen in der Zahlungsverwaltung 267 ein und

definieren Sie fr den DTA (Banken) 257 , ob ber dieses Konto das
Gutschriftverfahren und/oder das Lastschriftverfahren abgewickelt werden
soll.
Folglich: Sie knnen mit FORUM einstellen, ob Sie nur das Lastschriftverfahren im Clearing
haben (also nur die Bankeinzge) und Gutschriften hndig berweisen, oder ob Sie beides ber
dieses Konto automatisiert abwickeln wollen.
Definieren Sie fr beide Verfahren, ob Sie die bertragung per Diskette erledigen
wollen (empfohlen), oder ob Sie das Erstellen der Datei in einen bestimmten Pfad
auf der Festplatte wnschen, damit Sie sie z.B. ber Ihre Banksoftware per DF
bertragen knnen. Legen Sie mit einem Klick auf fest, ob dieses
Bankkonto als Standard-Konto bei Leistungs 229 -Neuanlagen eingetragen wird, und
mit einem Klick auf , ob dieses Konto das Standard-Konto fr
den DTA (Banken) ist.
Selten wird es benutzt, trotzdem haben Sie die Mglichkeit: Sie knnen Leistungen 229 auf
verschiedene Bankkonten des Hauses einziehen, z.B. wenn Sie es als sinnvoll erachten, die
Barbetrge auf ein getrenntes Bankkonto einzuziehen (nicht empfohlen).
Einzugsverfahren festlegen
Achten Sie auf das Verfahren: Es gibt einen
rechtlichen Unterschied zwischen Bankeinzug
und Lastschriftverfahren. Sprechen Sie dies
mit der Bank ab, fhren Sie es entsprechend im
Heimvertrag aus und geben Sie es hier korrekt ein,
um Probleme zu vermeiden.
Geben Sie die Adresse des Hauses ein. Falls sie in der Auswahl noch nicht
vorhanden ist, geben Sie sie zuerst mit einem Klick auf in die
Adressenverwaltung 243 ein.
Geben Sie Bundesland, Steuernummer und Umsatzsteuerbefreiung ein.
Sie sind gesetzlich verpflichtet, Steuernummer und Umsatzsteuerbefreiung in Ihren
Rechnungen anzugeben.

Diese Eingaben sind vorerst ohne Funktion.

Die Seite Barauszahlungen

Wechseln Sie auf die Seite Barauszahlungen mit einem Klick in der Baumstruktur

links unterhalb von Applikationsbergreifend.

Legen Sie fest, ob Buchungen nach dem Kontendruck im Barbetragsmanager 298
gesperrt werden sollen.
Legen Sie fest, ob Buchungen nach dem Tagesabschluss im

Barbetragsmanager 299 gesperrt werden sollen.
Legen Sie fest, ob Buchungen berhaupt direkt nach dem Einfgen gesperrt
werden sollen, gleich, ob im Barbetragsmanager 294 oder in der Verwaltung 70 .
Nur fr Kunden mit der Auszahlungs-Variante in den Barbetrgen 294 : die
Barauszahlungslisten 298 lsen gleichzeitig den Auszahlungsbuchungen
aus.
Legen Sie fest, ob das Tagesdatum als Vorschlag fr den Kontendruck 298
eingesetzt werden soll. Andernfalls wird der Monatserste vorgeschlagen.
Nur fr Kunden mit der Rechnungsstellungs-Variante in den Barbetrgen 294 : legen
Sie fest, auf welche Art das Barbetragskonto ausgeglichen 300 werden soll.
Die Seite LEB

Die Seite Einsatz

Die Seite Pfade

FORUM und der PflegeOrganizer lesen und schreiben gemeinsame Daten vom
und in das GJCommon Verzeichnis (und alle Verzeichnisse darunter), das bei der
Installation der Software festgelegt wurde. Dieses Verzeichnis ist vom Benutzer
nicht vernderbar.
Dieses Verzeichnis und alle Verzeichnisse darunter brauchen Lese- und
Schreibberechtigung fr den angemeldeten Benutzer.
Die Seite Sonstiges

Wechseln Sie auf die Seite Sonstiges mit einem Klick in der Baumstruktur links
Aktivieren Sie die Checkbox Mehrfachbelegung ist mglich, wenn es in Ihrem
Haus mglich ist, dass Klienten mehr als ein Zimmer gleichzeitig belegen.

Konfiguration 381
Wenn KZP-Betten ausgewiesen werden mssen, aktivieren Sie diese

Checkbox. Auf diese Weise knnen Sie in der Zimmerverwaltung 239 spezielle
Betten als fr die Kurzzeitpflege reserviert markieren.
Wenn Sie wnschen, dass im Verwaltungs-Zordnungstext bei der
Debitorenzuordnung 61 nicht nur die Angabe des Debitors, sondern auch seine
Debitorennummer 213 angezeigt wird, dann aktivieren Sie diese Checkbox. Sinnvoll
ist das, wenn Sie beispielsweise die Debitoren-FiBu-Kontonummer automatisch
aus der Debitorennummer ableiten. Auf diese Weise hat man das Debitorenkonto
gleich im Blick - diese Funktion wird allerdings nur sehr selten eingesetzt.
Wenn bei der Debitorenverwaltung 213 der Button Hausadresse sichtbar sein
soll, aktivieren Sie diese Checkbox. Diese Funktion erlaubt es, dass die Anschrift
des Hauses als Anschrift des Selbstzahlers mit einem Klick bertragen werden
kann.
Wenn bei der Klientenverwaltung 208 der Button Hausadresse sichtbar sein
soll, aktivieren Sie diese Checkbox. Diese Funktion erlaubt es, dass die Anschrift
des Hauses als Anschrift des Klienten mit einem Klick bertragen werden kann.
Alle weiteren Eingaben dieser Seite sind vorerst ohne Funktion.
Die Seite Sortierung

Wenn Sie mehrere Mandanten mit FORUM bzw. dem PflegeOrganizer verwalten:
sortieren Sie die Mandanten fr die Auswahl bei der Anmeldung 8 . Klicken Sie
zuerst auf , danach sortieren Sie nach Namen, nach Nummern oder
Sie ziehen die Mandanten in der Liste mit der Maus an die gewnschte Position.
Danach klicken Sie auf .
Die Seite Felder

Wechseln Sie auf die Seite Felder mit einem Klick in der Baumstruktur links
Alle bearbeitbaren Felder sehen Sie in der Liste auf der linken Seite. Es gibt 3
Varianten von Felder: frei definierbare Felder, Erinnerungsfelder und
Erinnerungsfelder, die zustzlich frei definierbar sind.
Frei definierbare Felder: Sie erlauben es, die Software individuell zu erweitern.
Klicken Sie auf ein gesuchtes Feld in der Liste, um es auszuwhlen. Rechts davon
sehen Sie dann die Mglichkeit, die Bezeichnung des Feldes einzugeben. Sie wird
dann auch im betreffenden Programm als Bezeichnung vor dem Eingabefeld
stehen.
Handelt es sich bei den frei definierbaren Feldern um Felder mit einer Auswahl? Dann knnen
Sie die Auswahl in den Seitentabellen 353 festlegen.
Erinnerungsfelder 97 : Es handelt sich um Datumsfelder, die in den

Erinnerungen 97 erscheinen knnen. Auch sie werden hier verwaltet. Bei Auswahl
eines solchen Feldes knnen Sie rechts eingeben, ob Sie an das Datum erinnert
werden wollen und wenn ja - wieviel Tage im Voraus. Bei einigen
Erinnerungsfeldern wird erinnert, und danach wird das Datum automatisch auf das
nchste Erinnerungsdatum gesetzt - und zwar alle <von Ihnen definierte>
Monate.
Datumsfelder knnen in FORUM auch an Outlook 98 bergeben werden - dazu
muss zuerst die Erinnerungs-Checkbox aktiviert sein. Dann kann definiert werden,
ob dieses Feld an Outlook bertragen werden soll
.
Alle Erinnerungsfelder mssen im entsprechenden Programm nach der Erinnerung auf das
nchste Erinnerungsdatum gesetzt werden - mit Ausnahme der fortlaufenden Erinnerungen.
Das ist genau dann der Fall, wenn es die Mglichkeit gibt, die Monate einzugeben und die
Anzahl der Monate grer 0 ist.
Erinnerungsfelder, die zustzlich frei definierbar: Bei diesen Felder treffen

beide Beschreibungen zu.
Prfen Sie fr den PflegeOrganizer weitere Erinnerungsmglichkeiten 395 .
Siehe auch:
Zimmer 240
Klienten: Freie Seitentabellen 210
Klienten: Geburtstag 209
Klienten: Zuzahlung 208
Leistungen 227
Beliebig 243
rzte 219
Betreuer 221
Chronik 55
Freiheiteinschrnkende Manahmen 61
(Pflege)stufe 56
Interessenten 47
Verwaltung: Betreuer 74
Seitentabellen 353
11.3.2 Einstellungen FORUM
Extras > Einstellungen > Mandant > FORUM
Es handelt sich hier um Einstellungen, die fr FORUM zutreffen. Sie erreichen die Seiten
dieser Einstellungen, indem Sie in der Baumstruktur auf der linken Seite unter FORUM die
gesuchte Seite mit der Maus anklicken.

Konfiguration 383
Mandanten: FORUM
Die Seite Klient

Wechseln Sie auf die Seite Klient mit einem Klick in der Baumstruktur links
unterhalb von FORUM.
Legen Sie fest, ob die Klientennummer in der Klientenverwaltung 208 bei der
Neuanlage hndig eingegeben werden soll (nicht empfohlen). Normalerweise wird
die Nummer automatisch vergeben.
Alle weiteren Eingaben dieser Seite sind vorerst ohne Funktion.
Die Seite Debitor

Wechseln Sie auf die Seite Debitor mit einem Klick in der Baumstruktur links
Legen Sie fest, ob die Debitorennummer in der Debitorenverwaltung 213 bei der
Neuanlage hndig eingegeben werden soll (nicht empfohlen). Normalerweise wird
die Nummer automatisch vergeben.
Legen Sie fest, welche Debitorentypen in Ihrer Einrichtung erlaubt sind. Sie
knnen dann in der Debitorentypenverwaltung 333 ausgewhlt werden.
Viel bedeutet nicht gleichzeitig gut. Whlen Sie nur die Debitorentypen aus, die Sie auch
wirklich bentigen.

Die Seite Personal

Die Seite Faktura 1

Wechseln Sie auf die Seite Faktura 1 mit einem Klick in der Baumstruktur links
Sie erhalten einen berblick ber den Status der Faktura 249 : Rechnungsstatus,
Proberechnungsinformation, letzte Rechnungs-ID und korrekter Abschluss.
Diese Eigenschaften sind nicht editierbar.
Gerade in groen Einrichtungen ist die Auslagerung des Rechnungslaufs 249 auf
den Server sinnvoll. In diesem Fall lassen Sie die Faktura ber den
Applikationsserver berechnen.
Diese Funktion bentigt die Installation des FORUM Applikationsservers.
Wenn die Faktura ber den Applikationsserver luft, dann kann optional die
Uhrzeit eingestellt werden, zu der die Rechnungen erstellt werden sollen. Auf diese
Weise kann Ihr Systemadministrator Serverauslastungen optimieren.
Stellen Sie fest, welche Periode mit Sicherheit abgeschlossen ist und nicht mehr
nachfakturiert wird - in der Regel ist das der Zeitraum vor dem 01.01. des letzten
Jahres. Tragen Sie dieses Datum hier ein - automatische rckwirkende Korrekturen
werden dann nur noch ab diesem Datum ausgefhrt.
Wir empfehlen, immer den 01.01. des Jahres einzutragen.
Abgeschlossene Periode
Ziehen Sie dieses Datum immer mal wieder nach -
Sie erhhen damit die Systemperformance, weil
FORUM dann nicht mehr unntige Perioden auf
mgliche Korrekturen untersuchen muss.
Die Seite Faktura 2

FORUM erlaubt variabel gestaltete Rechnungsnummern 250 . In die
Rechnungsnummer kann automatisch einflieen: Mandantennummer 377 , Jahr,
Monat und natrlich die sequentielle Rechnungsnummer. Klicken Sie auf den
Button, um weitere Informationen zu erhalten. brigens: die Restriktion, dass

nur besondere Sonderzeichen benutzt werden drfen, stammt nicht von uns,
sondern von den Kassen.
Die Eingabe von UUJJ-NNNNN wrde also eine Rechnungsnummer ergeben, die sich

Konfiguration 385
zusammensetzt aus: 2 Stellen Mandantennummer, 2 Stellen Jahreszahl, einem - Sonderzeichen

und einer 5-stelligen automatisch generierten Rechnungsnummer.
Geben Sie den Beihilfetext ein - wenn eine Beihilfe abgerechnet wird. In der Regel
lautet der Text <Beihilfe>% Beihilfe aus <GesBetrag>, also stnde in der
Rechnung als erklrender Zusatztext beispielsweise 50% Beihilfe aus 200,00.
Whlen Sie das Rechnungsformular fr die Proberechnung aus. In der Regel ist
es ReProbe.frx.
Whlen Sie das meist benutzte Rechnungsformular als Standard-
Rechnungsformular aus. Es wird dann bei einer Neuanlage eines Debitorentyps
335 als Vorschlag bernommen, d.h. fr diesen Debitorentyp werden Rechnungen
auf dem Standard-Rechnungsformular ausgedruckt. Dieser Wert wird dann weiter
an die Debitoren und schlielich an die Debitorenzuordnung in der Verwaltung
vererbt und ist auf jeder Ebene vernderbar, falls das notwendig sein sollte. Ziel ist,
dass schon bei der Neuanlage jeder Debitor das richtige Rechnungsformular erhlt.
Aktivieren Sie die Checkbox Rechnungsnummer editierbar, wenn Sie die
Rechnungsnummern editieren wollen (nicht empfohlen)
Wir raten davon ab, denn die automatische Vergabe ist die unkomplizierteste Lsung, alles
andere ist unntiger Aufwand und kann problematisch werden.
Wenn Sie Adressen in der Faktura 249 gem DIN 5008 ohne Leerzeile
zwischen Strasse und Ort ausdrucken wollen, dann aktivieren Sie diese
Checkbox.
Strukturieren Sie den Aufbau der Rechnungen, indem Sie angeben, wie die
Korrekturen auf der Rechnung erscheinen soll: in normaler Sortierung, als
eigenstndige Gruppe vor den Monats-Rechnungspositionen oder als eigenstndige
Gruppe nach den Monats-Rechnungspositionen.
Korrekturen in der Rechnung

Rckwirkende Korrekturen knnen Rechnungen -
insbesondere fr ltere Menschen - kompliziert
erscheinen lassen. Deshalb raten wir, von der
Option der Gruppierung von Korrekturen in den
Rechnungen Gebrauch zu machen.
Die Seite Faktura 3

unterhalb von FORUM und bearbeiten Sie die Vorschlagswerte fr die Faktura.
Damit Ihnen immer das richtige Rechnungsstellungsdatum vorgeschlagen wird,
knnen Sie hier Tag und Monat des gewnschten Rechnungsstellungsdatums
eingeben, wobei beim Monat folgende Regel gilt:
- lfd. Monat = der Monat des Tagesdatumsmonats werden vorgeschlagen
- nchster Monat = der Monat des dem Tagesdatum folgenden Monats werden
vorgeschlagen

- tagesdatumabhngig = bis Monatsmitte wird der laufende Monat, danach der

Folgemonat vorgeschlagen
- Ultimo letzter Monat = generell wird der Ultimo des letzten Monats
vorgeschlagen
Alle Mandanten abrechnen fhrt zu einem Rechnungslauf, der alle Mandanten
fakturiert, nicht nur den gerade ausgewhlten. Der hier eingegebene Wert wird dann
in der Faktura vorgeschlagen.
Wenn generell Vorauszahlungen bercksichtigt werden sollen, dann aktivieren
Sie diese Checkbox als Vorschlagswert beim Aufruf der Faktura.
Whlen Sie die Standard-Einstellung von Druckerauswahl und Vorschau fr die
Faktura.
Legen Sie fest, ob standardmig die Echtrechnungen mit
Rechnungssammelliste und/oder Vergleichsmitteilung erstellt werden sollen.
Legen Sie die Standard-Sortierung der Rechnungen fest.
Vorschlagswerte
Die hier eingegebenen Werte sind nur
Vorschlagswerte beim Aufruf der Faktura - sie
knnen dort berschrieben werden. Ziel ist es, die
fr Sie gnstigsten Einstellungen zu erreichen, damit
Sie beim Start der Faktura so wenig wie mglich
eingeben mssen.
Alternativ knnen Sie in der Faktura 249 den Button
klicken.
Die Seite Faktura 4

unterhalb von FORUM und bearbeiten Sie die Zeilen im Rechnungsformular 385 .
Folgende Zeilen der Rechnung stehen fr Ihre Texteingaben zu Verfgung:
Rechnungskopf 1, Rechnungskopf 2, Absender, Rechnungsdetail 1,
Rechnungsdetail 2, Rechnungsfuss 1, Rechnungsfuss 2, Rechnungsfuss 3.
Ein hier eingegebener Text erscheint auf jeder Rechnung.
Fr die Rechnungsdetails gelten besondere Regeln: tragen Sie Platzhalter ein,
um die gewnschten Texte zu erhalten:
<ANREDE> = Klienten 206 anrede
<ANREDETITEL> = Kliententitel
<VORNAME> = Klientenvorname
<NACHNAME> = Klientennachname
<GEBDAT> = Klientengeburtsdatum
<KLNR> = Klientennummer 208
<PERKTO> = Personenkonto 214 des Debitors
<AZDEBTYP> = Aktenzeichen des Debitorentyps, z.B. bei Krankenkassen: "Vers.

Konfiguration 387
Nr. 62 "
<IKKTR> = "IK Kostentrger" + IK des Kostentrgers 216 (nur bei Kranken/
Pflegekassen)
<IKVERS> = "IK Vers.Karte" + IK der Versichertenkarte 62 (nur bei Kranken/
Pflegekassen)
<ZUSATZ1> = ohne Funktion
<ZUSATZ2> = ohne Funktion
Wird kein Text fr mindestens einen Platzhalter gefunden, dann wird die ganze
Zeile ignoriert.
Als Beispiel fr Detail 1: Rechnung fr <ANREDE> <VORNAME> <NACHNAME>, geb. am
<GEBDAT>, Az.: <PERKTO>
Als Beispiel fr Detail 2: Ihr Aktenzeichen: <AZDEBTYP>
IKs ausdrucken
Sollen bei den Kassen die IK-Nummern der Kassen
(es handelt sich hier nicht um die IK der Einrichtung)
auch angegeben werden? Dann geben Sie im Detail
2 stattdessen ein:
Ihr Aktenz.: <IKKTR><IKVERS><AZDEBTYP>
Die IK-Angabe wird beispielsweise verlangt, wenn

Sie Ihre Rechnungen an eine
Rechnungsannahmestelle schicken, die fr mehrere
Debitoren zustndig ist.
Auch fr den Rechnungsfuss knnen Platzhalter eingegeben werden:

<KTO> = bei Bankeinzug 213 : Bankkonto des Debitors
Alternativ: <KTOX> fr eine geschtzte Ausgabe
<BLZ> = bei Bankeinzug: Bankleitzahl des Bankkontos des Debitors
<KASSE> = bei Bankeinzug: Name des Kreditinstitutes des Debitors
Wird kein Text fr mindestens einen Platzhalter gefunden, dann wird die ganze
Zeile ignoriert.
Bankkonto-Angabe schtzen
Geben Sie statt <KTO> alternativ <KTOX> ein. Dann
werden die ersten beiden Stellen des Bankkontos
angezeigt, der Rest wird durch X ersetzt. Beispiel:
Die Ausgabe des Kontos 1234567 wird dann zu
12XXXXX.
Beispiele: Geben Sie fr den Rechnungskopf Name und Adresse der Einrichtung
an. Geben Sie fr die Rechnungsdetails die Platzhalter fr den Klienten ein. Geben
Sie im Rechnungsfuss Kontaktperson mit Telefon, Angaben zum Trger und die
Platzhalter fr den Bankeinzug ein.
Die Seite Faktura 5


unterhalb von FORUM und bearbeiten Sie Text fr Geldeinzugsverfahren.

Es knnen verschiedene Text fr die folgenden Geldeinzugsverfahren eingegeben
werden:
Lastschrift und Einzug
Gutschrift und Einzug
Lastschrift und berweisung
Gutschrift und berweisung
Sie knnen damit fr jede mgliche Variante der Rechnungsstellung eine eigene Angabe
machen, beispielsweise wie der Rechnungsempfnger handeln soll oder wie das Zahlungsziel
lautet.
Fr jede Zeile stehen Platzhalter zur Verfgung:

<KTO>, <BLZ>, <KASSE> werden durch Bank-Angaben des Debitors ersetzt
<KTOX> zeigt nur die zwei ersten Kontonummern, den Rest als X
<ZIEL1MON> wird durch das Rechnungsstellungsdatum + 1 Monat ersetzt (1-9 ist
erlaubt)
<ZIEL01TG> wird durch das Rechnungsstellungsdatum + 1 Tag ersetzt (01-99 ist
erlaubt)
<SZ:> am Anfang druckt den Text nur bei Selbstzahlern aus
Beispiele:
Lastschrift und Einzug: Der Betrag wird von Konto <KTO> BLZ <BLZ> (<KASSE>)
abgebucht.
Gutschrift und Einzug: Sie erhalten eine Gutschrift.
Lastschrift und berweisung: Wir bitten um berweisung der Summe bis zum
<ZIEL1MON>.
Gutschrift und berweisung: Sie erhalten eine Gutschrift
Die Seite Kaution

Die Eingaben sind ohne Funktion. Sprechen Sie mit dem Vertrieb, wenn Sie weitere
Mglichkeiten fr den Einsatz der Entgeltvorauszahlung sehen.
Die Seite FiBu 1

Wechseln Sie auf die Seite FiBu 1 mit einem Klick in der Baumstruktur links
Die erste Checkbox ist ohne Funktion.
Definieren Sie, ob das Debitorenkonto 362 am Debitor, am Klient oder an der
Zuordnung Klient-Debitor hngt. Wir sprechen dann vom
- debitorenorientierten Debitorenkonto,
- klientenorientierten Debitorenkonto oder
- zuordnungsorientierten Debitorenkonto.
Je nach Einstellung 425 wird es mglich, das Debitorenkonto an der entsprechenden
Stelle einzugeben.

Konfiguration 389
Sprechen Sie nderungen unbedingt mit dem Support ab, denn es wird zu automatischen
Korrekturen kommen.
Definieren Sie, ob die Kostenstelle an der Leistung 229 (empfohlen), am Personal

(ohne Funktion), an der Auftragsposition 66 oder am Wohnbereich 361 hngt. Je
nach Einstellung wird es mglich, die Kostenstelle an der entsprechenden Stelle
einzugeben.
Korrekturen kommen und mglicherweise ist die Installation neuer Komponenten notwendig.
Definieren Sie, ob der Kostentrger an der Leistung 229 (empfohlen), am

Personal (ohne Funktion), an der Auftragsposition 66 oder am Wohnbereich 361
hngt. Je nach Einstellung wird es mglich, den Kostentrger an der
entsprechenden Stelle einzugeben.
Korrekturen kommen und mglicherweise ist die Installation zustzlicher Komponenten
notwendig.
Legen Sie fest, ob es FiBu-Kombinationsfelder geben soll und - wenn ja -

markieren Sie, wo das Feld sichtbar werden soll. Mit dem FiBu-Kombinationsfeld ist
es beispielsweise mglich, eine vorgegebene Kostenstelle fr eine Leistung je nach
Pflegestufe mit der Ziffer des FiBu-Kombinationsfeldes zu ergnzen. Damit kann
die Kostenstelle nach Pflegestufen differenziert werden (nicht empfohlen).
Das FiBu-Kombinationsfeld ist nur fr sehr spezielle Einsatzbereiche konzipiert und bedarf
der zustzlichen Installation und Konfiguration von Komponenten.
Legen Sie fr Debitorenkonto, Sachkonto und Sammelkonto fest, wie die

Pickfelder fr die Auswahllisten 361 zusammengesetzt werden sollen: Nach
Nummer und Name oder alternativ nach Name und Nummer. Eine nderung
betrifft nur neu erstellte oder genderte Pickfelder.
Die Seite FiBu 2

unterhalb von FORUM, um Vorschlagswerte fr den DTA (FiBu) einzugeben und
Buchungseinstellungen zu definieren.
Legen Sie zuerst fest, mit welcher FiBu-Schnittstelle Sie arbeiten werden, indem
Sie Ihre Finanzbuchhaltung aus der Liste auswhlen.
Alternativ knnen Sie das Schnittstellenprogramm auch in der FiBu-Verwaltung 361
auswhlen.
Eine neue Auswahl setzt den Erwerb der entsprechenden Schnittstellen-Komponente
voraus.
Legen Sie die Vorschlagswerte fr den DTA (FiBu) 263 in den nachfolgenden 6
Checkboxen fest. Diese Vorschlagswerte erscheinen, wenn Sie den DTA (FiBu)
aufrufen. Ziel ist es die Werte so zu definieren, dass Sie keine unntigen Eingaben
mehr fr den DTA (FiBu) machen mssen.
Alternativ klicken Sie im Programm DTA (FiBu) 263 auf den Button .

Definieren Sie, ob das Buchungsdatum nach Rechnungsstellung oder nach

Leistungserbringung gesetzt werden soll. Alternativ knnen Sie auch nach
Rechnungsstellungsdatum buchen, aber bei Leistungen mit Periodentreue 229
nach Leistungserbringung.
Sprechen Sie vor der Vernderung mit dem Vertrieb: es sind dann neue Komponenten
notwendig.
Sie knnen das Datum einer abgeschlossenen Periode eingeben. Wird versucht
ein Datum vor der abgeschlossenen Periode zu bebuchen, dann wird das Konto 364
periodenfremde Ertrge angesprochen.
Sprechen Sie vor der Vernderung mit dem Vertrieb: es sind dann neue Komponenten
notwendig.
Legen Sie fest, ob kein Buchungsfenster bercksichtigt werden soll (Standard),

oder aber ein festgelegtes Buchungsfenster in einer eingegebenen
Datumsachse (die Sie selbst immer auf dem laufenden Stand halten mssen)
oder ein "mitschleifendes" Buchungsfenster.
Diese Einstellung setzt grundstzlich eine Sonderanpassung der Schnittstelle und/oder der
Komponenten voraus, denn hier wird "nach Art des Hauses" gebucht. Ein Buchungsfenster
kann nur nach grndlicher Absprache zwischen Ihrer Finanzbuchhaltung und unserer
Entwicklungsabteilung eingerichtet werden.
Die Seite FiBu 3

unterhalb von FORUM, um die Mehrwertsteuerverwaltung zu sehen. Die
Mehrwertsteuerstze sind nicht editierbar sondern werden mit Updates auf den
neuesten Stand gebracht.
Wird die Mehrwertsteuer oder die FiBu-Kombinationsziffer 389 an der Mehrwertsteuer
eingesetzt, bedarf es zustzlicher Faktura- und FiBu-Komponenten. Sprechen Sie deshalb vor
einer Vernderung mit unserem Vertrieb.
Die Seite DTA

Wechseln Sie auf die Seite DTA mit einem Klick in der Baumstruktur links unterhalb
von FORUM.
Definieren Sie, ob in Ihrem Haus kein DTA mit den Kassen 259 durchgefhrt wird,
oder ob nur gegen die Pflegekassen abgerechnet wird (PfVe = Pflegeversorger),
oder nur gegen die Krankenkassen abgerechnet wird (SoLe = Sonstige
Leistungserbringer), oder ob beide Varianten aktiv sind.
Entsprechend dieser Einstellungen werden die entsprechenden Seiten in der
Leistungsverwaltung 231 aktiviert.
Der DTA mit den Pflegekassen ist zwar gesetzlich geplant, existiert aber noch nicht und
wird deshalb noch nicht untersttzt.
Der DTA mit den Krankenkassen existiert zwar, aber nur in einigen Bundeslndern und nicht

Konfiguration 391
bei allen Krankenkassen. Zur Konfiguration des DTA mit der Krankenkasse benutzen Sie den
DTA Assistenten 48 .
Geben Sie die DTA-Schnittstelle ein.

Derzeit sehen wir von einem Einsatz einer Schnittstellensoftware zur Weitergabe der Daten
ab, weil es fr Sie kostenpflichtig und kompliziert ist. Sobald uns eine zufriedenstellende
Variante vorliegt, werden wir Sie informieren. Bis dahin ist diese Eingabe ohne Funktion.
Fr den DTA muss der Name der Einrichtung und eine Kontaktperson mit
Telefon angegeben sein, damit der Kassenmitarbeiter bei Fragen direkt Kontakt mit
Ihnen aufnehmen kann.
FORUM untersttzt als Rechnungsart die Variante 1 Abrechnung Lst.erbring. -
> Zahlung an IK Lst.erbring.
Nehmen Sie Kontakt mit dem Vertrieb auf, wenn Sie ber eine Abrechnungsstelle
abrechnen.
Geben Sie das Tarifkennzeichen fr den DTA mit den Kassen aus der Auswahl
ein. Es handelt sich dabei um das Bundesland, in dem sich Ihre Einrichtung
befindet.
Die Seite DCL

Wechseln Sie auf die Seite DCL mit einem Klick in der Baumstruktur links unterhalb
von FORUM. Geben Sie Einstellungen fr den DTA mit Banken 257 ein.
Legen Sie fest, ob das Diskettenclearing berhaupt benutzt wird.
Definieren Sie, ob bei Clearing und aktiver Zahlungsverwaltung 267 die offenen
Posten automatisch ausgeglichen werden sollen (Standard = eingeschaltet).
Es wird Ihnen der Sicherungspfad fr das Diskettenclearing 258 angezeigt. Darin
werden die DTAUS Dateien zur Sicherheit gespeichert und knnen im Notfall erneut
benutzt werden. Der Sicherungspfad ist nicht editierbar.
Die Seite Vergleichsmitteilung

Wechseln Sie auf die Seite Vergleichsmitteilung mit einem Klick in der
Baumstruktur links unterhalb von FORUM. Lesen Sie dazu auch das Kapitel
Vergleichsmitteilungen erstellen 463 fr die Faktura 251 .
Definieren Sie das fr die Vergleichsmitteilung benutzte Formular. In der Regel ist
es VMG01.frx.
Legen Sie fest, ob Sie die Vergleichsmitteilungen berhaupt einsetzen (nicht
empfohlen). Entsprechend werden dann die Eingabefelder in der Faktura sichtbar.
Legen Sie fest, ob die Checkbox fr die Vergleichsmitteilungen in der Faktura
251 standardmig aktiviert sein sollen, damit Sie ihn nicht dauernd anklicken

mssen, sondern der Wert schon beim Aufruf der Faktura richtig gesetzt ist.
Geben Sie die Anzahl der Ausdrucke fr die Vergleichsmitteilungen an.
Die Seite Zahlung

Wechseln Sie auf die Seite Zahlung mit einem Klick in der Baumstruktur links
Legen Sie zuerst fest ob, und wenn ja mit welcher Variante der
Zahlungsverwaltung 267 Sie arbeiten.
Fr die Benutzung der Zahlungsverwaltung mssen Sie eine entsprechende Lizenz
erworben haben. Weitere Informationen erhalten Sie in Wie offene Posten gebucht werden
452 .
Geben Sie die maximalen Betrge fr Skonti 272 , uneinbringbare Forderungen

272 und Mehrerlse 271 ein, damit es keine versehentlichen Falschbuchungen gibt.
Diese Grenzen gelten nicht fr den FiBu-Profi 348 .
Die Seite HARTMANN

Eine Kooperation mit dem HILMAS System der Hartmann GmbH war geplant.
Allerdings haben uns datenschutzrechtliche Bedenken davon abgehalten, das
Projekt weiterzufhren. Diese Seite ist daher vorerst ohne Funktion, bis eine
Lsung gefunden ist.
Die Seite Sonstiges

Wechseln Sie auf die Seite Sonstiges mit einem Klick in der Baumstruktur links
Geben Sie eine Kurzmeldung ein, die bei der Anmeldung 8 (auch unter FORUM
ASP) gezeigt wird. Wenn Sie mehrere Mandanten verwalten und die bei allen
Mandanten angezeigt werden soll, aktivieren Sie bitte die Checkbox fr alle
Mandanten vor dem Speichern.
Tragen Sie die Anzahl Betten ein - dann wird in den Abfragen 280 Jahresbelegung
mit Pflegestufe, Jahresbelegung mit Pflegestufe (fiktiv) und MDK Zimmerliste
die Bettenzahl nicht aus den Betten in den Zimmern, sondern aus dieser Angabe
gezogen.
Die hndige Eingabe der Verordnungsnummer ist ohne Funktion.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige der Erinnerungen beim
Mandantenwechsel 8 .

Konfiguration 393
Lassen Sie das System berwachen, ob Sie Anspruch auf Betreuungsassistenz

haben: Geben Sie auf alle Flle beim Klienten 208 ein, ob eine Demenz bzw. eine
Einschrnkung der Alltagskompetenz vorliegt. Wenn Sie keine Erinnerung
wnschen, schalten Sie das System mit Erinnerung auf Betreuungsassistenz
ist abgeschaltet ab. Ansonsten definieren Sie bitte den derzeitigen Status der
Einrichtung: es besteht kein Anspruch oder es besteht Anspruch auf
Betreuungsassistenz - in beiden Fllen ist dann das berwachungssystem
eingeschaltet und berwacht den Status.
Eine Alternative ist der regelmige Aufruf der Abfrage Betreuungsassistenz.
Bei Kinderheimen: Definieren Sie, ob neue Preise bei altersabhngigen Preisen im

Monat des Geburtstags oder in dem dem Geburtstag folgenden Monat
gelten.
11.3.3 Einstellungen PflegeOrganizer
Extras > Einstellungen > Mandant > Pflegedokumentation
Es handelt sich hier um Einstellungen, die fr den PflegeOrganizer zutreffen. Sie

erreichen die Seiten dieser Einstellungen, indem Sie in der Baumstruktur auf der linken
Seite unter Pflegedokumentation die gesuchte Seite mit der Maus anklicken.
Mandanten: PflegeOrganizer
Die Seite Einstellungen 1

Wechseln Sie auf die Seite Einstellungen 1 mit einem Klick in der Baumstruktur
links unterhalb von Pflegedokumentation.
Definieren Sie Ihre Hausapotheke fr die Medikamentenbestellungen 179 - diese

Apotheke wird dann immer als Standard vorgeschlagen, ist aber jederzeit
nderbar, wenn Sie mit mehreren Apotheken kooperieren. Klicken Sie auf
, wenn Sie die Apotheke 223 neu anlegen oder suchen mssen.
Das Feld Sozialdienst ist ohne Funktion.
Legen Sie fest, ob die Blutzuckermessung 163 in mg/dl oder in mmol/l erfolgt.
Das Feld Anamnese ist ohne Funktion, es wird AEDL untersttzt.
Verndern Sie bei Bedarf die Bestellungsfarben der Bestellstati in der
Medikamentenbestellung 179 .
Mit dem Button unterbrechen Sie die Dokumentation.

Lesen Sie dazu das Kapitel Dokumentationsunterbrechung 343 .

Die Eingabe PDA ist ohne Funktion.
Definieren Sie, wieviele Eintrge im PflegeOrganizer Mobil aufgelistet werden,
wenn Sie dort auf Bisher klicken und die Historie beispielsweise der
Flssigkeitsaufnahme als Vorgeschichte sehen wollen.
Die Eingabe Kalenderanzeige 178 definiert die Platzierung des Tagesdatums im
Kalender, d.h. beim Wert 3 ist der heutige Tag der 4. Eintrag im Kalender.
Die Eingabe Dienstplan ist ohne Funktion.
Die Eingabe Betreuungsgruppe ist ohne Funktion.????
Als Zeiterfassung beim Besttigen der Soll-Daten wird die geplante Zeit (Sollzeit,
nicht empfohlen) oder alternativ die aktuelle Zeit (empfohlen) bernommen.
Ungeachtet dieser Einstellung wird die Erfassungszeit intern gespeichert.
Lassen Sie sich die PflegeOrganizer Auswahlleiste 87 mit kleinen Symbolen
anzeigen, wenn dies gewnscht wird.
Legen Sie das Formular fest, auf dem die Medikation 114 gedruckt werden soll.
Es stehen derzeit 2 Varianten zur Verfgung: CPDMedikat.frx und CPDMedikatHZ.frx.
Sie unterscheiden sich durch die Mglichkeit, ein Handzeichen eingeben zu knnen.
Legen Sie die Hintergrundfarbe fr Solldaten, Istdaten und Storno in der
Ausfhrung 163 fest.

Konfiguration 395

Die Eingabe Generiere Kalender legen Sie im Vorfeld fest wie viele Monate im
Voraus Solldaten 176 erstellt werden sollen.
Normalerweise ist in der Ausfhrung 163 das Besttigen von Solldaten im Voraus
verboten. In der Praxis ist es aber trotzdem mglich, dass ab und zu schneller als
geplant gearbeitet wird. Aus diesem Grund wird hier die Mglichkeit gegeben, die
vorzeitige Solldatenbesttigung genau festzulegen - nur innerhalb der hier
eingegebenen Frist ist dann eine vorzeitige Solldatenbesttigung mglich.
Die Seite Erinnerungen 1

Wechseln Sie auf die Seite Erinnerungen 1 mit einem Klick in der Baumstruktur
Definieren Sie die Anzahl der Tage, nach denen eine Bestellung 179 von
Medikamenten in der Erinnerung erscheint, wenn sie nicht geliefert wurde.
Definieren Sie die Anzahl der Tage, nach denen an einen fehlenden Arztbericht
bei versorgungsfreier Zeit 59 erinnert werden soll.
Lassen Sie sich an wieder durchzufhrende Visiten 187 erinnern, indem Sie die
Wiederholungsfrequenz festlegen.
Lassen Sie sich an nicht geheilte Wunden 116 erinnern.
Nutzen Sie die Mglichkeiten der Erinnerung an die Erstellung der Risikoerfassung
122 zur Durchfhrung geeigneter Prophylaxen 232 . Aktivieren Sie dazu die jeweilige
Checkbox: der PflegeOrganizer prft dann, ob bei neu zugezogenen Klienten
zumindest eine Risikoerfassung durchgefhrt wurde.
Sollte ein Gefahrpunktzahl ermittelt worden sein und wurden keine Aktivitten 163
gefunden, die zur Prophylaxe geeignet sind, dann erinnert der PflegeOrganizer
nach den eingegebenen Tagen. Ist die Anzahl der Tage 0, wird nicht erinnert.
Die so berprfbaren Risiken sind Norton (Dekubitus) 126 , Braden (Dekubitus)
123 und Sturz 132 . Die anderen Werte sind ohne Funktion.
Prfen Sie weitere Einstellungsmglichkeiten fr Erinnerungen auf der nchsten

Seite Erinnerungen 2.
Prfen Sie weitere Einstellungsmglichkeiten fr Erinnerungen bei den frei
definierbaren Feldern 381 .

Die Seite Erinnerungen 2

Wechseln Sie auf die Seite Erinnerungen 2 mit einem Klick in der Baumstruktur
Bei Risikoklienten (z.B. Diabetes 111 ) wird eine Erinnerung 97 generiert, wenn nicht
innerhalb der definierten Anzahl Stunden seit der letzten Mahlzeit des Vortages
Istdaten einer Leistung vom Typ 227 Ernhrung existieren. Wird 0 als
Mahlzeitabstand eingegeben, wird nicht erinnert.
Definieren Sie, wieviel Tage im Voraus an die notwendige Generierung von

Solldaten fr den Kalender 176 erinnert werden soll.
Definieren Sie, ab welchem Zeitpunkt an die Erledigung offener Solldaten 163
erinnert werden soll.
Definieren Sie, ob nach Ablauf der Eingewhnungsphase (6 Wochen) an die
Eingewhnungsvisite 342 erinnert werden soll.
Prfen Sie weitere Einstellungsmglichkeiten fr Erinnerungen auf der
vorhergehenden Seite Erinnerungen 1.
Prfen Sie weitere Einstellungsmglichkeiten fr Erinnerungen bei den frei
definierbaren Feldern 381 .
Die Seite Evaluation 1

Wechseln Sie auf die Seite Evaluation 1 mit einem Klick in der Baumstruktur links
unterhalb von Pflegedokumentation.
Legen Sie die Vorschlagswerte fr eine nchste Evaluation in den einzelnen
PflegeOrganizer Programmen fest. Nach Ablauf der eingegebenen Frist (Anzahl
Tage, Woche oder Monate) wird an die nchste Evaluation erinnert. Wird als Anzahl
0 eingegeben, wird nicht erinnert.
Prfen Sie weitere Evaluationsmglichkeiten auf der Seite Evaluation 2.
Die Seite Evaluation 2

Wechseln Sie auf die Seite Evaluation 2 mit einem Klick in der Baumstruktur links
Legen Sie die Vorschlagswerte fr eine nchste Evaluation in den einzelnen
PflegeOrganizer Programmen fest. Nach Ablauf der eingegebenen Frist (Anzahl
Tage, Woche oder Monate) wird an die nchste Evaluation erinnert. Wird als Anzahl
0 eingegeben, wird nicht erinnert.
Prfen Sie weitere Evaluationsmglichkeiten auf der Seite Evaluation 1.

Konfiguration 397
Die Seite Anzahl Vitalzeichen

Wechseln Sie auf die Seite Anzahl Vitalzeichen mit einem Klick in der
Baumstruktur links unterhalb von Pflegedokumentation.
Definieren Sie fr den berleitungsbogen 280 , wieviele der letzten gefundenen Ist-
Daten fr Vitalzeichen 108 jeweils bergeben werden sollen.
Die Seite Pflegeplan

Wechseln Sie auf die Seite Pflegeplan mit einem Klick in der Baumstruktur links
Legen Sie die Farben fr Pflegeplan 156 und Pflegeplanbericht fest.
Die Seite Risiken

Wechseln Sie auf die Seite Risiken mit einem Klick in der Baumstruktur links
Definieren Sie, mit welchem Programm Sie die Risikoerfassung 122 erledigen
wollen:
- Beim Dekubitusrisiko knnen Sie zwischen Norton 126 und Braden 123
(empfohlen) whlen.
- Beim Ernhrungsrisiko knnen Sie zwischen NRA 148 und PEMU 137 (empfohlen)
whlen.
- Beim Schmerzrisiko knnen Sie zwischen ohne 153 und mit DNQP 134
(empfohlen) whlen.
- Beim Sturzrisiko knnen Sie zwischen ohne 150 und mit DNQP 132 (empfohlen)
whlen.
Sollten Sie von einer Erfassungsart auf eine andere, neuere Version wechseln wollen, dann
aktivieren Sie einfach die gewnschte Version und speichern Sie. Natrlich stehen dann fr
Ihre Klienten noch keine Daten zur Verfgung - sie mssen zuerst einmal in der neuen Version
erfasst werden. Die Daten aus der alten Version gehen dabei nicht verloren. Wenn es
notwendig ist einen Blick in die alten Daten zu werfen, aktivieren Sie kurzfristig wieder die alte
Version an dieser Stelle.

Teil
XII
FORUM und FORUM ASP 399
12 FORUM und FORUM ASP
FORUM ASP wird meist von groen Trgern eingesetzt, die die Verwaltung zentralisiert
haben, die tglichen Eingaben aber ber gesicherte Internetverbindungen von den
Einrichtungen ber den Internet-Explorer erledigen lassen - denn dort fallen die
Informationen ja an. Die Vorteile:
in den Einrichtungen sind keine Softwareinstallationen notwendig,
die Einrichtungen arbeiten mit einer kinderleicht zu bedienenden Oberflche und
alle Daten befinden sich genau an einer Stelle - auf dem Server der Zentrale.
Der FORUM Benutzer in der Zentrale stellt dem FORUM ASP Benutzer in den
Einrichtungen durch geschickte FORUM Konfiguration nur die wirklich bentigten
Informationen zur Verfgung. Das macht die FORUM ASP Bedienung in den
Einrichtungen so beliebt und einfach. Gleichzeitig steht dem FORUM ASP Benutzer (fast)
der gesamte Funktionsumfang von FORUM zur Verfgung - wenn es der FORUM
Benutzer mit seiner Konfiguration gestattet.
So konfiguriere ich FORUM ASP mit FORUM

Generell gilt: alle nachfolgenden Eingaben sind nur unter FORUM, nicht aber in FORUM ASP
zugnglich. Das ist zwar eine Restriktion fr FORUM ASP, es ist aber gleichzeitig ein zustzlicher
Grund fr dessen leichte Bedienbarkeit. Der FORUM ASP Benutzer braucht sich um Einstellungen
nicht zu kmmern. Das erledigt die Zentrale ber FORUM.
Mit anderen Worten: Der FORUM Benutzer in der Zentrale ist der FORUM ASP Administrator.
berprfen Sie in den mandantenabhngigen generellen Einstellungen 344 , ob die

Eingaben korrekt sind.
berprfen Sie in den mandantenabhngigen FORUM Einstellungen 382 , ob die
Eingaben korrekt sind.
Geben Sie nur solche Abwesenheitsgrnde 329 der Klienten ein, die in den
Einrichtungen bentigt werden.
Legen Sie die Debitorentypen 333 fest, die in der Einrichtung benutzt werden. Die
dort eingegebenen Vorschlagswerte werden bei jedem neu angelegten Debitor in
FORUM ASP als Standardwerte eingesetzt - achten Sie also darauf, dass die
Vorschlagswerte effektiv sind.
Legen Sie fr jede Einrichtung, die mit FORUM ASP arbeitet, ein eigenes Profil 346
an und ordnen Sie diesem Profil genau einen Mandanten zu - die Einrichtung selbst.
Danach gehen Sie einfach in gleicher Weise vor, als wrden Sie das Profil fr
einen FORUM Benutzer anlegen: Ordnen Sie Verwaltungs-Objekte, Abfragen usw.
zu. Damit erlauben Sie dem FORUM ASP Benutzer den Zugriff auf exakt die
gleichen FORUM ASP Bereiche - beispielsweise bekommt er exakt die in der
Profilverwaltung definierten Abfragen angezeigt.
Legen Sie jeden Benutzer von FORUM ASP in der Benutzerverwaltung 345 an und

ordnen Sie ihm das gerade definierte Profil 346 ( = Benutzergruppe) zu, das ihm den
Zugriff auf genau einen Mandanten erlaubt - nmlich dem, bei dem er arbeitet. Und
mit den oben in der Profilverwaltung definierten Rechten.
Auswertungen in FORUM ASP werden ber Email an den Benutzer verschickt. Vergessen Sie
also nicht, in der Benutzerverwaltung die Emailadresse des neuen Benutzers anzugeben.
berprfen Sie die Vollstndigkeit der Seitentabellen 353 - der FORUM ASP
Benutzer kann nur die hier eingegebenen Werte auswhlen.
berprfen Sie insbesondere die Vorschlagswerte fr die Pflegepauschalen in der
Seitentabelle Stufe 360 .
Der Leistungskatalog 225 muss vollstndig sein und die Vorschlagswerte der
Leistungen mssen korrekt angegeben sein, denn sie werden herangezogen, wenn
der FORUM ASP Benutzer einem Klienten eine neue Leistung zuordnet.
Der Leistungskatalog ist ein wichtiges Steuerungsinstrument fr FORUM ASP, denn dem
FORUM ASP Benutzer steht nur dieser Katalog zur Verfgung - er braucht sich nicht mit den
vielfltigen Einstellungsmglichkeiten zu beschftigen, das erledigt die Zentrale fr ihn. Achten Sie
deshalb besonders auf die Vollstndigkeit und Korrektheit des Leistungskatalogs.
Und abschlieend die Finanzbuchhaltung 361 : der FORUM ASP Benutzer hat rein
garnichts damit zu tun. Die Sachkonten 228 , ggf. Kostenstellen 229 und Kostentrger
229 steuert der FORUM Administrator ber den Leistungskatalog. Die
Debitorenkonten 362 werden mit speziellen Komponenten der Software automatisch

vergeben. Fertig.
Investieren Sie halbjhrlich einen Tag

Der FORUM ASP Benutzer wird es Ihnen danken
wenn Sie ca. halbjhrlich einen Tag in die
berprfung und Optimierung der FORUM ASP
Konfiguration stecken - beispielsweise indem Sie
ihm neu entwickelte Abfragen zuordnen, die er dann
benutzen kann.
Siehe auch:
Einstellungen generell 344
Einstellungen FORUM 382
Abwesenheitsgrnde 329
Debitorentypen 333
Seitentabellen 353
Leistungskatalog 225

Teil
XIII
13 Wie geht das?
Hier finden Sie eine Auflistung von Fragen, die dem Support hufiger gestellt werden.
Informieren Sie uns, wenn Sie der Meinung sind, dass ein Thema fehlt.
13.1 Klienten anmelden
Die Anmeldung von Klienten kann man im PflegeOrganizer und in FORUM erledigen.
Organisatorisch raten wir trotzdem dazu, die Anmeldung generell ber die Verwaltung -
also ber FORUM -, und nicht ber die Pflege zu erledigen.
Um Klienten anzumelden knnen Sie den Aufnahme-Assistenten 32 benutzen.
Voraussetzung dafr ist das Vorliegen aller zur Aufnahme ntigen Informationen. Sollten
die Daten fr eine Neuaufnahme noch nicht komplett vorliegen, kann die Anmeldung in der
Verwaltungsmaske durchgefhrt werden und fehlende Angaben knnen spter
nachgetragen werden. Weitere Informationen zur Bedienung des Aufnahme-Assistenten
erhalten Sie im entsprechenden Kapitel.
Lassen Sie sich schulen

Wenn Sie hier nachschlagen sind Sie vielleicht mit
der Bedienung der Software nicht besonders
vertraut. Wenn ja: Verwaltung und Pflege in
stationren Einrichtungen sind komplex. Wir raten
daher dringend zu einer Schulung - Sie sparen sich
damit Zeit und vermeiden Fehler.
Zu unserer eigenen Absicherung mssen wir
ergnzen: auch unser Telefonsupport kann keine
Schulung ersetzen und muss Sie in Ihrem eigenen
Interesse im Bedarfsfall darauf hinweisen.
Siehe auch:
Aufnahme-Assistenten 32
13.2 Klienten abmelden
Die Abmeldung von Klienten kann man im PflegeOrganizer und in FORUM erledigen.
Organisatorisch raten wir trotzdem dazu, die Abmeldung generell ber die Verwaltung -
also ber FORUM -, und nicht ber die Pflege zu erledigen.
Um Klienten abzumelden benutzen Sie am besten den Entlassungs-Assistenten 37 .

Wie geht das? 403
Weitere Informationen zu dessen Bedienung erhalten Sie im entsprechenden Kapitel.
Lassen Sie sich schulen

Wenn Sie hier nachschlagen sind Sie vielleicht mit
der Bedienung der Software nicht besonders
vertraut. Wenn ja: Verwaltung und Pflege in
stationren Einrichtungen sind komplex. Wir raten
daher dringend zu einer Schulung - Sie sparen sich
damit Zeit und vermeiden Fehler.
Zu unserer eigenen Absicherung mssen wir
ergnzen: auch unser Telefonsupport kann keine
Schulung ersetzen und muss Sie in Ihrem eigenen
Interesse im Bedarfsfall auf die Notwendigkeit
hinweisen.
Siehe auch:
Entlassungs-Assistenten 37
13.3 Leistungen eingeben
Geben Sie Schritt fr Schritt die gewnschte Leistung fr die Faktura ein. Es wird
vorausgesetzt, dass Sie die Eingabe von Daten ber die Masken-Kontrollleiste 205
beherrschen. Legen Sie die Leistung an wie in der Leistungsverwaltung 225 beschrieben.
Nachfolgend erhalten Sie Eingabetipps und -beispiele fr einige wichtige Leistungen.
Leistungsdefinition (oberer Teil)

Leistung Numme Leistungsname** Rechnungstext*** Leistungstyp****
r*
Langzeitpflege 101 Pflege VST Pflegebedingter Aufwand Pflege SGB XI
Stufe <VarText>
Kurzzeitpflege 102 Pflege KZP Aufwand Kurzzeitpflege Stufe Pflege SGB XI
<VarText>
Tages-/Nachtpflege (0) 103 Pflege TP Aufwand Tagespflege Stufe Pflege SGB XI
<VarText>
Verhinderungspflege 104 Pflege VHP Aufwand Verhind.pflege Stufe Pflege SGB XI
<VarText>
Investitionskosten (1) 201 Investition Investitionskosten Investitionskosten
Unterkunft (2) 301 Unterkunft Unterkunft Unterkunft
Verpflegung (2) 401 Verpflegung Verpflegung Verpflegung
Ausbildungsrefinanzierung 501 Ausbild.refinanz. Ausbildungsrefinanzierung Ausbildungs-
refinanzierungsbetr
ag
Erhhter 502 Erhhte Betreuung Erhhter Betreuungsaufwand Erhhter
Betreuungsaufwand 408 87b SGB XI Betreuungsaufwan
d (87b SGTB XI)
Pflegekassenanteil (3) 601 PK-Anteil Pflegekassenanteil Stufe Pflegekassenanteil
<VarText>
Extras (4) 701 Wschebeschriftu Wschebeschriftung Hauswirtschaft
ng

Leistung Numme Leistungsname** Rechnungstext*** Leistungstyp****

r*
Einzelleistungen 415 (5) 702 Sekt 1 Glas Sekt Service
Renten (6) 801 Altersrente Altersrente Altersrente
Barbetrge (7) 802 Barbetrag Barbetrag Grundbarbetrag
Wohngeld 803 Wohngeld Wohngeld Wohngeld
Inkontinenzpauschale 901 Inkontinenz Inkontinenzpauschale Inkontinenzpauscha
le
* Sortieren Sie die Leistung in einen sinnvollen Nummernkreis ein, z.B. legen Sie alle
Pflegesatzleistungen in den Nummernkreis 100.
** Vergeben Sie einen kurzen aber aussagekrftigen internen Leistungsnamen, z.B.
Pflege VST (fr: Pflege vollstationr). Dieser Name erscheint dann in den Auswahllisten.
*** Nennen Sie die Leistung im Rechnungstext beispielsweise Pflegebedingter Aufwand

Stufe <VarText>. In den Platzhalter <Vartext> wird bei der Faktura die Pflegestufe
automatisch eingetragen.
**** Achten Sie immer auf eine korrekte Auswahl des Leistungstyps. Er ist nachtrglich
nicht nderbar.
(0) Wenn die Tages-/Nachtpflege unregelmig erfolgt, kann sie alternativ auch als
Einzelleistung angelegt und damit ber die Einzelleistungserfassung 249 erfasst werden.
(1) Alternativen: unterschiedliche Investitionskosten fr die verschiedenen Pflegearten
(VST, KZP etc.) - wird allerdings selten angewandt.
(2) Nach dem Pflegeweiterfhrungsgesetz mssen Unterkunft und Verpflegung als
getrennte Rechnungspositionen aufgefhrt sein.
(3) Legen Sie mehrere Pflegekassenanteile fr die von Ihnen angebotenen Pflegearten an
(VST, KZP etc.).
(4) Legen Sie fr jede angebotene Einmal-Leistung eine eigene Extra-Leistung an, z.B.
Wschezeichnung, Telefongebhren.
(5) Legen Sie fr jede kostenpflichtige Service-Leistung (auerhalb des Pflegesatzes)
eine eigene Leistung an, z.B. 1 Glas Sekt, 1 Glas Wein, 1 Becher Latte Macchiato, 1
Kinobesuch. Wenn teilstationre Pflege unregelmig angeboten wird, kann sie ebenfalls
als Einzelleistung angelegt werden. Einzelleistungen werden ber die
Einzelleistungserfassung 249 erfasst.
(6) Legen Sie fr jede Rentenart eine eigene Rente an, z.B. Altersrente, Witwenrente,
Betriebsrente, Zusatzrente, Auslandsrente.
(7) Legen Sie fr jede Barbetragsart einen eigenen Barbetrag an, z.B. Grundbarbetrag,
Zusatzbarbetrag, Kindergeld, Blindengeld, Weihnachtsgeld.
Gltigkeiten (unterer Teil)

Geben Sie die erste Gltigkeit ein und benennen Sie sie mit z.B. Leistungsstart.
Ansonsten benennen Sie die neue Gltigkeit mit dem Grund des Eintrags, z.B.
Preiserhhung 2010.

Wie geht das? 405
Statische erweiterte Eigenschaften ( oben)

Leistung Seite FiBu Seite Grupp. Seite Steuer
Langzeitpflege Sachkontenmatr Debitorentyp: Selbstzahler Leistung ist die Basis zur
ix 426 * Pflegeart: vollstation. Berechnung der
Dauerpflege Pflegetagestatistik
Leistung in FORUM sichtbar
Kurzzeitpflege Sachkontenmatr Debitorentyp: Selbstzahler Leistung ist die Basis zur
ix 426 * Pflegeart: Kurzzeitpflege Berechnung der
Pflegetagestatistik
Tages-/Nachtpflege (0) Sachkontenmatr Debitorentyp: Selbstzahler Leistung ist die Basis zur
ix 426 * Pflegeart: Tages-/Nachtpflege Berechnung der
Pflegetagestatistik
Verhinderungspflege Sachkontenmatr Debitorentyp: Selbstzahler Leistung ist die Basis zur
ix 426 * Pflegeart: Verhinderungspflege Berechnung der
Pflegetagestatistik
Investitionskosten (1) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
Unterkunft (2) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
Verpflegung (2) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
Ausbildungsrefinanzieru Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
ng
Erhhter Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
Betreuungsaufwand 408
Pflegekassenanteil (3) Sachkontenmatr Debitorentyp: Pflegekasse Leistung in FORUM sichtbar
ix 426 *
Extras (4) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
Einzelleistungen 415 (5) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Selbstzahler Leistung in FORUM sichtbar
**
Renten (6) Sachkonto 363 * Debitorentyp: Sonstige Leistung in FORUM sichtbar
Barbetrge (7) Sachkonto 363 * Debitorentyp: rtl. Leistung in FORUM sichtbar
Sozialhilfetrger
Wohngeld Sachkonto 363 * Debitorentyp: berrtl. Leistung in FORUM sichtbar
Sozialhilfetrger
Inkontinenzpauschale Sachkonto 363 * Debitorentyp: Krankenkasse Leistung in FORUM sichtbar
(0) - (7) siehe oben.

* Pflegestze werden i.d.R. nach Pflegebuchfhrungsverordnung gebucht (=
Sachkontenmatrix), alle anderen werden ohne Sonderregelung gebucht (= Sachkonto).
Sprechen Sie diesbezglich mit Ihrem Steuerberater.
** Wenn die Einzelleistung anstelle der Einzelleistungserfassung 249 eleganter ber den
PflegeOrganizer Web erfasst wird, muss die Leistung auch im PflegeOrganizer
sichtbar sein.

Zeitabhngige erweiterte Eigenschaften ( unten)

Leistung Seite Preisart Seite Preise Seite VFZ-Preise
Langzeitpflege Preis: pro Tag/Monat fr alle internen fr alle internen
Staffelung: (Pflege)Stufe Pflegestufen 360 Pflegestufen 360 jeder
besondere Preise bei VFZ Abwesenheitsart **
*
Kurzzeitpflege Preis: pro Tag/Monat fr alle internen fr alle internen
*
Tages-/Nachtpflege (0) Preis: pro Tag/Monat fr alle internen fr alle internen
*
Verhinderungspflege Preis: pro Tag/Monat fr alle internen fr alle internen
*
Investitionskosten (1) Preis: pro Tag/Monat *
Unterkunft (2) Preis: pro Tag/Monat *
Verpflegung (2) Preis: pro Tag/Monat *
Ausbildungsrefinanzierun Preis: pro Tag/Monat *
g
Erhhter Preis: pro Tag/Monat * ggf. fr jede
Betreuungsaufwand 408 ggf. besondere Preise bei Abwesenheitsart
VFZ *
Pflegekassenanteil (3) Preis: pro Tag/Monat fr alle internen fr alle internen
*
Extras (4) Preis: einmalig
Einzelleistungen 415 (5) Preis: einmalig
Renten (6) Preis: pro Tag/Monat *
Barbetrge (7) Preis: pro Tag/Monat *
Wohngeld Preis: pro Tag/Monat *
Inkontinenzpauschale Preis: pro Tag/Monat
Anteil: 10% * ***

* Vergessen Sie nicht die fr Sie gltigen Angaben zur Umrechnung Tagespreis in
Monatspreis und fr den Rumpfmonat (i.d.R. Tagespreis).
** Geben Sie fr jede einzelne Abwesenheitsart 329 die Preise jeder internen Stufe 360
und die Preisdefinitionen ein. Wenn es maximale Jahresabwesenheitstage 423 gibt,
mssen sie vor der Preisdefinition konfiguriert sein, sonst wird falsch berechnet.
*** Abwesenheitsregelungen fr Inkontinenzpauschalen werden bei der Konfiguration des
Inkontinenz-Funktionsautomaten 375 festgelegt, weil jedes Bundesland seine eigenen
Ideen dafr hat.

Wie geht das? 407
Funktionsautomaten ( oben)
Leistung Funktionsautomat 369 Funktion * Einstellungen *
Langzeitpflege
Kurzzeitpflege Nur Bayern: ggf. Nur Bayern: Schreibt den
Eigenanteilberechnun ermittelten Eigenanteil des
g bei Kurzzeitpflege Klienten bei Kurzzeitpflege
automatisch der
Pflegekasse gut, solange
Leistungen durch die
Pflegekasse gezahlt
werden *
Tages-/Nachtpflege (0)
Verhinderungspflege
Investitionskosten (1)
Unterkunft (2)
Verpflegung (2)
Ausbildungsrefinanzieru
ng
Erhhter
Betreuungsaufwand 408
Pflegekassenanteil (3) Pflegekassenanteil Berechnet den Besonderheit: Liste
<Pflegeart> Pflegekassenanteil nach Zusatztext: 75%, max.
den Anforderungen des <MaxBetrag> aus
SGB XI * <GesBetrag> (Beispiel fr
VST) *
Extras (4)
Einzelleistungen 415 (5)
Renten (6) Rentenberechnung Schreibt eine beim
Selbstzahler fakturierte
Rente automatisch dem
rtlichen oder berrtlichen
Sozialhilfetrger gut *
Barbetrge (7) Nur bei Direkt- Nur bei Direkt-Auszahlung
Auszahlung (berweisung): Schreibt
(berweisung): den vom rtlichen oder
Barbetragsauszahlun berrtlichen
g, wenn direkt an Sozialhilfetrger
Selbstzahler fakturierten Barbetrag dem
ausgezahlt wird Klienten automatisch gut *
Wohngeld Nur BeAZ: BeBAZ- Nur BeBAZ: Schreibt einen
Berechnung bei an einen berrtlichen
Pflegewohngeld Sozialhilfetrger
fakturierten
Pflegewohngeld-Zuschuss
automatisch dem
Selbstzahler bzw. dem
rtlichen Sozialhilfetrger
gut *
Inkontinenzpauschale Inkontinenzpauschale Berechnet die Berechnungstyp: 1 bis 6 *
Inkontinenzpauschale
abhngig vom
Berechnungstyp *


* Siehe Beschreibung der Funktionsautomaten 369 .
Ordnen Sie die neue Leistung in der Verwaltung 63 den einzelnen Klienten als Auftrag zu,
wenn sie die neue Leistung erhalten.
Siehe auch:
Leistungen 227
Erhhter Betreuungsaufwand 408
Einzelleistungen 415
Funktionsautomaten 369
13.3.1 Erhhter Betreuungsaufwand 87b SGB XI
Der Gesetzgeber regelt im 87b SGB XI Kostenregelung und Umgang mit Klienten mit
erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz. Diesen Klienten kommt auch in der MDK
Qualittsprfung eine besondere Rolle zu. Die nachfolgende Beschreibung gibt
Vorschlge zur Bewltigung der Situation.
Unter die 87b SGB XI Regelung fallen verschiedene Begrifflichkeiten. Die Ausfhrungen
sind deshalb auch gltig fr folgende Themen:
- Klienten mit erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz
- erhhter Betreuungsaufwand
- erhhter Pflegeaufwand
- Sozialbetreuung durch nicht in der Pflege ausgebildetes Personal
- Betreuungsassistenz
- dementielle Erkrankung
1. Faktura (Pflegekasse)
Sofern Sie berechtigt sind, Kosten gem 87b SGB XI geltend zu

machen, legen Sie bitte eine entsprechende Leistung unter Ansicht Dateiverwaltung
Leistung an und geben Sie in den zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften den
Preis ein.
Informationen, wie Sie den entsprechenden Aufwand nachweisen knnen, erhalten Sie in den
Kapiteln 3 und 4. Diese Leistung muss dann den Klienten zugeordnet werden, denen Leistungen
gem 87b SGB XI zustehen. Dabei kann Klienten mit gesetzlicher und privater Pflegekasse die

Wie geht das? 409
gleiche neue 87b-Leistung zugeordnet werden nur bei der privaten Pflegekasse mit dem
Selbstzahler als Debitor). Vergessen Sie nicht in den erweiterten Eigenschaften der Zuordnungen
auf der Seite Faktura den Flag Sonderrechnung (erscheint auf Sammelrechnung) zu
aktivieren, wenn die Pflegekasse des Klienten eine gesonderte Sammelrechnung nur ber die 87b
Leistung fordert.
Bitte beachten Sie:

- Ordnen Sie dieser Leistung den neuen Leistungstyp Erhhter Betreuungsaufwand
(87b SGB XI) zu,
- geben Sie in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der Seite Steuer. an,
dass diese Leistung nur unter FORUM sichtbar sein soll,
- geben Sie auf der Seite Grupp. den Debitorentyp Pflegekasse ein und
- ordnen Sie dieser Leistung ein besonderes Rechnungsformular zu wie nachfolgend
beschrieben.
Obwohl es keine Gesetzesgrundlage dafr gibt fordern manche Pflegekassen ein
gesondertes Rechnungsformular fr Abrechnungen mit erhhtem Pflegeaufwand bei
Einschrnkung der Alltagskompetenz. Wir kommen dem Kundenwunsch nach, indem
man bei den statischen erweiterten Eigenschaften der Leistung auf der Seite
Faktura ein besonderes Rechnungsformular angeben kann.
Leistungen
Wird dieser Schalter aktiviert und wird ein gltiges Rechnungsformular ausgewhlt
(wir empfehlen das von uns bereit gestellte Formular Aufwand.frx), dann ist es
mglich, in den erweiterten Eigenschaften der Leistungszuordnungen in der
Verwaltung die Benutzung eines besonderen Formulars zu erzwingen.

erweiterte Eigenschaften
Warum so umstndlich? Weil es Kassen gibt, die das Sonderformular verlangen, und
Kassen, die es nicht verlangen. Deshalb muss in jeder betroffenen
Leistungszuordnung definiert werden, ob das Formular benutzt werden soll oder nicht.

Wie geht das? 411
Sonderformular
Die Abrechnung wird mit einem Deckblatt ausgedruckt, weil die Rechnung selbst kein
Anschriftsfeld vorsieht.
Sonderformular
Ein Hinweis: Die Gebr. Jung stellen als kostenlosen Service das oben beispielhaft
dargestellte Formular Aufwand.frx zur Verfgung es enthlt alle fr die
Rechnungsstellung notwendigen Informationen. Bitte haben Sie Verstndnis, dass wir
auf weitere regional begrenzte Sonderwnsche der Kassen mit fehlender
Gesetzesgrundlage im Rahmen der normalen Softwarewartung nicht eingehen
knnen.

2. Abrechnungsvarianten
Unglcklicherweise ist die Handhabung der Abrechnung von Kasse zu

Kasse und von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.
Preisdefinition: die 87b Leistung wird i.d.R. immer mit einem Monatspreis bezahlt,
unabhngig davon, ob der Klient einen vollen Monat oder nur einen Teil davon in der
Einrichtung war (Variante A). Aber auch hier gibt es Ausnahmen: uns wird von
Kassen berichtet, die taggenau abrechnen (Variante B). Fr FORUM sind beide
Flle kein Problem, weil diese Abrechnungsmodalitten in den Preisdefinitionen der
Leistungen einstellbar ist. Kritisch wird es bei einer Regelung, die wir erstmals
hren: zwar wird bei diesen Kassen immer ein Monatspreis bezahlt wie in Variante
A, dies gilt aber nicht fr den Fall des Umzugs von einem Altenheim ins nchste.
Dann, und nur dann, wird taggenau berechnet (Variante C). Speziell in diesem Fall
muss dann zustzlich zur Monatspauschale eine 87b Leistung gleichen Inhalts
und gleichen Namens angelegt werden, aber mit taggenauem Preis: sie wird zur
Abrechnung der Betreuungspauschale fr nur den Monat des Umzugs aus einer
anderen oder in eine nchste Einrichtung gebraucht.
Rechnungslegung: auch bei der Rechnungslegung gelten besondere Regelungen.
Ursprnglich wurde einheitlich eine Sondersammelrechnung erwartet, d.h. alle
Leistungen der Pflegekasse (z.B. Pflegekosten) gehen in Einzel- oder
Sammelrechnungen an die entsprechende Kasse, nur die Betreuungspauschalen
sollen in einer Art EXCEL-Tabelle (getrennt von den anderen Leistungen dieser
Kasse) aufgelistet an die Pflegekasse geschickt werden. Dieser Anforderung haben
wir schon im letzten Update entsprochen. Neu kommt nun hinzu, dass die Kassen
die Sondereinzelrechnung verlangen, d.h. statt der EXCEL-Tabelle mit allen
Klienten wird (nur fr die Betreuungspauschale) eine einzelne Rechnung je Klient
erwartet (wiederum getrennt von den anderen Leistungen dieser Kasse). Lesen Sie
dazu Kapitel Rechnungen in verschiedenen Arten erstellen 427 .
3. Faktura (Selbstzahler / Sozialhilfetrger)
Sie sind verpflichtet, die Rechnungen an den Selbstzahler bzw.

Sozialhilfetrger so zu gestalten, dass alle im Heimvertrag aufgefhrten Leistungen
daraus ersichtlich sind folglich msste auch die 87b-Leistung darin erscheinen.
Widersprchlicherweise aber ist im 87b SGB XI (2) definiert, dass weder
Selbstzahler noch Sozialhilfetrger belastet werden drfen es darf also keine
entsprechende Rechnungsposition aufgefhrt sein.
Als Lsung gibt es die neue Fakturakomponente TXT87b, die den Text Die
Pflegekasse trgt zustzlich die Kosten bei erheblich eingeschrnkter
Alltagskompetenz gem. 87b SGB XI automatisch in die Selbstzahler- bzw.
Sozialhilfetrgerrechnung eintrgt, wenn eine 87b Leistung an die Pflegekasse
fakturiert wurde, und die Fakturakomponente TAU87b, die die Beihilfe bercksichtigt.

Wie geht das? 413
Wenden Sie sich bitte an den Support, wenn Sie den Eintrag eines solchen Textes
wnschen.
4. Abfrage Betreuungsassistenz
Die Abfrage Betreuungsassistenz ist wie folgt definiert: Gem dem

Pflege-Weiterentwicklungsgesetz steht der Einrichtung die Finanzierung einer
'Betreuungsassistenz' je 25 Klienten mit dementieller Erkrankung zu. Die Liste fhrt
alle Klienten auf, bei denen die Checkbox 'dementielle Erkrankung' in den Klienten-
Stammdaten aktiviert ist und denen zum Stichtag eine Pflegestufe, ein Bett, die
Chronik und mindestens ein Debitor vom Typ Pflegekasse, Selbstzahler oder
Sozialhilfetrger aktuell zugeordnet ist. Als Debitor wird die Pflegekasse angezeigt,
falls nicht vorhanden der Selbstzahler und falls wiederum nicht vorhanden der
Sozialhilfetrger.
Abfrage Betreuungsassistenz
Die Abfrage steht auch unter FORUM ASP zur Verfgung.

Die Abfrage kann der Systemadministrator zur Verfgung stellen, indem er Extras
Einstellungen Profilverwaltung aufruft, die entsprechende Profil/Mandant
Kombination auswhlt und auf der Seite Abfragen die Zuordnung vornimmt.
5. Anlegen der Pflegeleistungen gem. 87b SGB XI
Dieses Kapitel ist nur gltig fr Kunden mit installiertem

PflegeOrganizer.
Leider ist die Abgrenzung der Pflegeleistungen im 87 b SGB XI nicht gelungen.
Schon vor dem neuen Gesetz erbrachte Leistungen (z.B. Basale Stimulation), die nur
fortgebildetes und qualifiziertes Personal erbringen kann, aber ebenfalls exakt den
Leistungen zuzuordnen ist, die bei erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz zu
erbringen sind, sind in dem Gesetz berhaupt nicht bercksichtigt. Wir schlagen
daher folgende Vorgehensweise vor, um die Leistungen erfassen zu knnen:
Legen Sie bitte entsprechende Pflegeleistungen unter Ansicht Dateiverwaltung
Leistung an. Sie sollte den Leistungskatalog umfassen, der Ihr Haus im Rahmen des
87 b anbietet.

der Leistungstyp fr 87b Pflegeleistungen, die jedem Klienten individuell erbracht werden,
lautet sonst. pflegerische Leistung. Wird die Pflegeleistung fr Gruppen erbracht, lautet
der Leistungstyp Sozialdienstangebot.
Ordnen Sie jeder 87b Leistung in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der Seite
MDK unbedingt die Prophylaxe Alltagskompetenz zu. Auf diese Weise knnen Sie
87b Leistungen von anderen Leistungen trennen.
Geben Sie in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der Seite Steuer. an, dass
diese Leistungen nur im PflegeOrganizer sichtbar sein soll.
6. Stundenplan fr 87b Leistungen

PflegeOrganizer.
Unter Ansicht Abfragen kann die Abfrage 87b Stundenplan aufgerufen werden.
Nachfolgend ein anonymisierter Ausschnitt aus dem Stundenplan.
Stundenplan
Die Abfrage ist geeignet um Stundenplne zu erstellen, die dem zustndigen Personal
zur Durchfhrung von Aufgaben gem. 87b SGB XI (Betreuungsassistenz)
ausgehndigt werden kann, wenn die Erfassung auerhalb der
Datenerfassungsgerte durchgefhrt werden soll. Es werden alle Klienten gezeigt,
denen Leistungen mit der Prophylaxe Alltagskompetenz innerhalb der angegebenen
Woche zugeordnet sind. Die Liste kann komplett bernommen oder nur bestimmte
Klienten ausgewhlt werden. Aus der Liste der entsprechenden Leistungen knnen
ebenfalls alle Leistungen bernommen oder nur bestimmte Leistungen ausgewhlt
werden. Es wird ein Wochenplan erstellt, der alle Soll-Leistungen auffhrt, Bedarfs-
Leistungen finden sich am Ende des Stundenplans. Der Stundenplan beginnt um 8:00
Uhr und endet um 22:00 Uhr. Die Abfrage steht nur in FORUM und nicht in FORUM
ASP zur Verfgung.
Der Report steht ausnahmslos nur als VFP Report zur Verfgung.

Wie geht das? 415
7. Nachweis fr erbrachte 87b Leistungen

PflegeOrganizer.
Unter Ansicht Abfragen kann die Abfrage 87b Leistungsnachweis aufgerufen
werden. Nachfolgend ein anonymisierter Ausschnitt aus des Nachweises.
Leistungsnachweis
Die Abfrage ist geeignet um Leistungsnachweise fr erbrachte Leistungen gem. 87b

SGB XI bei erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz zur Vorlage fr den MDK
bzw. fr die Pflegekasse. Es stellt eine Dokumenntation der fr einen bestimmten
Klienten innerhalb eines festgelegten Zeitraums erbrachten Leistungen gem 87b
SGB XI dar. Auf dieser Basis ist ein Antrag auf Genehmigung der Kosten mglich. Es
kann ein Klient ausgewhlt werden und ein Zeitintervall, fr das der Nachweis erstellt
werden soll. Aus den dem Klienten zugeordneten Leistungen mit der Prophylaxe
Alltagskompetenz kann ausgewhlt oder die Leistungsliste komplett bernommen
werden. Die Abfrage steht nur in FORUM und nicht in FORUM ASP zur Verfgung.
Der Report steht ausnahmslos nur als VFP Report zur Verfgung.
13.3.2 Einzelleistungen
Nachfolgend wird beschrieben, wie man Einzelleistungen in FORUM eingibt und erfasst.
Unter Einzelleistungen werden vereinzelt und unregelmig auftretenden Leistungen
verstanden, wobei jede Leistungserbringung einer eigenen Erfassung bedarf. Darunter
fallen z.B.
Tages-/Nachtpflege (weil oft unregelmig)
spezielle kostenpflichtige Zusatz-/Hotelleistungen

Vorbereitung
Die Vorbereitung fr eine Einzelleistungserfassung fhren wir am Beispiel der
Tagespflege TP durch. Andere Leistungen knnen analog angelegt werden. Wenn
derzeit die TP ohne Einzelleistungserfassung eingegeben ist, dann empfehlen wir, die
laufenden TP so zu belassen, wie sie sind. Einzig neue TP sollten mit der neuen
Leistung angelegt werden.
Starten Sie Ansicht Dateiverwaltung Leistung 225 .
Wenn bereits eine gleiche Leistung mit Monatsabrechnung existiert, dann whlen
Sie diese Leistung aus und klicken Sie auf den Datensatz kopieren Button.
Markieren Sie die Leistung als Einzelleistung, indem Sie z.B. den Namen mit Einzel
erweitern, z.B. TP Einzel. Klicken Sie anschlieend auf den Speichern Button.
berprfen Sie mit einem Klick auf den Statische erweiterte Eigenschaften
Button, ob die Angaben in Ordnung sind.
Wechseln Sie danach in den Zeitraum im unteren Teil der Leistungsmaske und
korrigieren Sie ggf. das Feld gltig von. Klicken Sie danach auch hier auf den
Zeitabhngige erweiterte Eigenschaften Button und whlen Sie auf der
Seite Preisart in der Spalte Preis pro die Option 1 mal je Ttigkeit. berprfen
Sie danach die Preisangaben der weiteren Seiten und speichern Sie Ihre
Eingaben. Sollten Sie danach gefragt werden, brauchen Sonderpreise _nicht_
angepasst zu werden.
Wenn Sie eine vllig neue Leistung mit Einzelleistungserfassung eingeben, dann
klicken Sie auf den Neu Button und geben die Leistung mit allen Definitionen
analog dem oben beschriebenen Kopieren ein. Achten Sie darauf, dass in den
zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften die Preisart auf 1 mal je Ttigkeit
gesetzt ist, denn diese Einstellung allein definiert die Leistung als Basis fr die
Einzelleistungserfassung.
Bedenken Sie, dass bei der TP die Anlage der Pflegekosten allein nicht ausreichend
ist. Analog mssen die Investitionskosten TP, Unterkunft TP, Verpflegung TP und
der Anteil Pflegekassen TP ebenfalls angelegt werden. Achten Sie bei dem Anteil
Pflegekasse darauf, dass der Automat Pflegekassenanteil teilstationr mit dem
Funktionsautomat 1 Button zugeordnet wird.

Tritt eine TP ein, dann ordnen Sie dem Klienten in der Verwaltung 63 die TP
Einzelleistungserfassung in gleicher Weise zu, wie sie es bei der normalen
Leistungszuordnung tun wrden. Als Zeitraum geben Sie das Beginn-Datum und
das Fortlaufend-Datum ein.
Nach der Eingabe der Zuordnungen starten Sie bitte FORUM Service, sperren die
Datenbank, whlen das Kundendienst Programm KdKompEinzelleistung.fxp aus

Wie geht das? 417
und fhren es aus. Das Programm integriert fr die Einzelleistungsabrechnung

notwendige Faktura Komponenten in die Skripte. Wird das Programm nicht
ausgefhrt, werden die Einzelleistungen nicht berechnet.
Ist das Programm nicht verfgbar? Dann haben Sie mglicherweise die
Komponente nicht erworben. Sprechen Sie in diesem Fall mit unserem Vertrieb.
Das Kundendienstprogramm installiert fr die TP relevante Komponenten der
Einzelleistungserfassung. Wenn Sie Einzelleistungserfassungen z.B. mit
Altersstaffelung planen, dann informieren Sie bitte den Vertrieb, damit die
entsprechenden Komponenten erworben und konfiguriert werden knnen.
Erfassung
Starten Sie Ansicht Einzelleistungserfassung 249 und whlen Sie den Klienten aus,
dessen Daten Sie erfassen wollen. Die Leistungszuordnung muss innerhalb des
ausgewhlten Jahres bzw. Monats gltig sein Leistungszuordnungen auerhalb
dieses Bereichs werden nicht angezeigt.
Geben Sie beispielsweise bei der TP je anwesendem Tag die Ziffer 1 ein.
Besonderheit
Wenn Sie das Standard-Rechnungsformular der Software benutzen, dann knnen Sie
eine Besonderheit der Einzelleistungserfassung aktivieren: die tagesgenaue
Darstellung der Einzelleistung in der Faktura im Monatsraster. Nachfolgend ein
Beispiel aus der Proberechnung:
Rufen Sie Ansicht Verwaltung 65 auf und aktivieren Sie in den erweiterten
Eigenschaften der entsprechenden Leistungszuordnung auf der Seite Faktura
die Checkbox Rechnung mit Ttigkeitsraster. Schon auf der nchsten
Proberechnung wird dann ein Ttigkeitsraster erscheinen (sofern kein angepasstes
Rechnungsformular ohne Ttigkeitsraster benutzt wird).
Voraussetzung fr das Ttigkeitsraster ist die Konfiguration und Installation einer Faktura-
Komponente, die die Ttigkeiten errechnet und in die Rechnungsdaten bertrgt. Sprechen Sie
bei Bedarf mit dem Vertrieb.

13.4 Einzelleistungen erfassen
Die Einzelleistungserfassung bietet sich fr allen abrechenbaren Leistungen an, die nicht
langfristig, sondern nur einmalig, kurz und/oder mit Unterbrechungen gewhrt werden.
In FORUM:
Tagespflege
Nachtpflege
Teilstationre Pflege
Kurzzeitpflege
Spezielle kostenpflichte Serviceleistungen (z.B. 1 Glas Sekt)
Im PflegeOrganizer:
Spezielle kostenpflichte Serviceleistungen (z.B. 1 Glas Sekt)
Normalerweise braucht man sich um die FORUM Abrechnung nicht viel zu kmmern:
einmal eingegeben werden diese Leistungen Monat fr Monat automatisch abgerechnet.
Einzelleistungen aber fallen unregelmig an und mssen bei jedem Auftreten einzeln
erfasst werden. Dazu geht man wie folgt vor:
Definieren Sie die Einzelleistung 415 wie im entsprechenden Kapitel beschrieben.
Ordnen Sie diese Einzelleistung 63 dem Klienten zu, der sie erhalten soll.
In FORUM: Starten Sie die Einzelleistungserfassung 249 und geben Sie ein, wann die
Leistung erbracht wurde.
Im PflegeOrganizer: Erfassen Sie die erbrachte Leistung ber den PflegeOrganizer
Web, ber die Ausfhrung 163 oder ebenfalls ber die Einzelleistungserfassung 249 .
Zur Einzelleistungserfassung bentigen Sie: den Softwarebaustein Einzelleistungserfassung,
Komponenten zur Faktura der Einzelleistungserfassung und ggf. ein besonderes Rechnungsformular
mit Tagesraster. Sprechen Sie bei Interesse mit unserem Vertrieb..
Benutzen Sie das Ttigkeitsraster

Einzelleistungen knnen in Rechnungen besser
visualisiert werden, wenn man das Ttigkeitsraster
215 benutzt. Sprechen Sie bei Interesse mit dem
Vertrieb.
Siehe auch:
Leistungen 225
Auftrge 63
Einzelleistungserfassung 249
Ausfhrung 163

Wie geht das? 419
13.5 Barbetrge importieren
Werden Apothekenrechnungen aus der Barbetragsverwaltung erstattet? Werden

Auslagen im Bistro aus den Barbetrgen bezahlt? Fallen an anderer Stelle gehuft Daten
an, die ber die Barbetragsverwaltung bezahlt werden sollen? Dann klren Sie ab, ob
diese Daten nicht z.B. in einem EXCEL-Format ausgegeben werden knnen.
Wenn ja: Benutzen Sie den FORUM Barbetragsimportierer, um mit einem einzigen
Import alle Buchungen in der Barbetragsverwaltung zu erledigen. Es werden folgende
Import-Formate untersttzt:
DELIMITED
XLS
SDF
DIF
FW2
MOD
PDOX
RPD
SYLK
WK1
WK3
WKS
WR1
WRK
CSV
Weitere Import-Formate auf Anfrage.
Zum Barbetragsimport bentigen Sie das Programm FORUM Barbetragsimportierer der Gebr. Jung
und einen Dateiaufbau der Import-Datei, der vorher vereinbart werden muss. Sprechen Sie bei Bedarf
mit dem Vertrieb.
Siehe auch:
13.6 Daten fr die Krankenkasse erstellen
Meist werden Sie durch ein Anschreiben eines Kassentyps aufgefordert, den
Datentrgeraustausch mit den Kassen nach 302 Abs. 2 SGB V zu beginnen. Sie haben
2 Mglichkeiten:
Alternative 1: Sie beauftragen die Gebr. Jung, den DTA mit den Kassen einzurichten.

Melden Sie sich bei Interesse beim Vertrieb.

Alternative 2: Sie richten den DTA mit den Kassen selbst ein. Die nachfolgende
Beschreibung weist Ihnen dazu den Weg.
Den DTA mit den Kassen selbst einrichten (Alternative 2)

Vorausgesetzt ist, dass Ihre Einrichtung bereits eine IK besitzt. Falls nicht
informieren Sie sich bitte im entsprechenden Kapitel 463 .
Vorausgesetzt ist auch, dass Ihnen das Aufforderungsschreiben der Kasse
vorliegt.
Falls noch nicht geschehen: Aktivieren Sie den Datenaustausch als Sonstiger
Leistungserbringer in den Einstellungen 390 .
Falls noch nicht geschehen: Starten Sie die Leistungsverwaltung 231 , suchen Sie
nach der Inkontinenzleistung, ffnen Sie die statischen erweiterten
Eigenschaften und geben Sie auf der Seite SoLe folgende Daten ein: Aktivieren
Sie die erste Checkbox ganz oben, whlen Sie die Option Hilfsmittel, lassen Sie
die Leistungsart leer, geben Sie das Kennzeichen Hilfsmittel ein (i.d.R.
Vergtungspauschale), geben Sie die Positionsnummer des Hilfsmittels ein (z.
B. 1599992001 und den Versorgungszeitraum (i.d.R. 1).
Falls noch nicht geschehen: berprfen Sie in der Leistungsverwaltung 227 , ob das
Institutionskennzeichen Ihrer Einrichtung fr die Inkontinenzleistung korrekt
eingegeben ist.
Starten Sie danach den DTA-Assistenten 48 . Reservieren Sie sich dafr genug Zeit,
denn Sie mssen die anfnglichen Informationen und alle Seiten des Assistenten
Punkt fr Punkt und absolut korrekt beantworten. Jeder noch so kleine Fehler wird
mit groer Wahrscheinlichkeit zu einer Ablehnung des gesamten DTAs fhren,
obwohl der Fehler vielleicht nur einen Einzelfall betrifft.
Starten Sie danach den DTA(Kassen) Manager 310 , um sich von der Vollstndigkeit
der Dateneingabe im Assistenten zu berzeugen.
Jetzt steht Ihnen nichts mehr im Weg, den DTA mit den Kassen 259 nach der
Besttigung des Rechnungslaufs 249 aufzurufen und die Daten zu bergeben.
Korrekturen von abgelehnten DTAs erledigen Sie im DTA(Kassen) Manager 311 .
Der DTA mit Kassen kann durchgefhrt werden, wenn Sie die entsprechenden Software-Bausteine
erworben haben und die notwendigen Inspektor-Komponenten installiert sind.
Siehe auch:
Einstellungen FORUM 390
Leistungsverwaltung 231
DTA-Assistenten 48
DTA(Kassen) Manager 310
DTA mit den Kassen 259

Wie geht das? 421
13.7 Daten fr die Bank erstellen
Lastschriftverfahren, Bankeinzug, Diskettenclearing, DTA mit Banken, DTAUS. Das sind

die Begriffe, die alle das gleiche meinen: Geldbetrge werden nach der Faktura
automatisch vom Konto eines Debitors eingezogen, indem man die Daten an die
Hausbank gibt.
Den DTA mit den Banken selbst einrichten

Vorausgesetzt ist, dass Sie ein Hausbankkonto 378 angegeben haben.
Vorausgesetzt ist, dass Sie mit der Bank das Verfahren abgeklrt haben und dass
es in den Einstellungen 379 zur Hausbank so angegeben ist - das hat rechtliche
Konsequenzen.
Definieren Sie bei den entsprechenden Debitoren 213 , dass von deren Bankkonto
eingezogen werden soll. Geben Sie dort auch Bankleitzahl und Kontonummer
des Debitors an.
Jetzt steht Ihnen nichts mehr im Weg, den DTA mit den Banken 257 nach der
Der DTA mit Banken kann durchgefhrt werden, wenn Sie die entsprechenden Software-Bausteine
erworben haben.
Siehe auch:
Generelle Einstellungen 378
Debitoren 213
DTA mit den Banken 257
13.8 Daten fr die Finanzbuchhaltung erstellen
Die von Ihnen eingesetzte Finanzbuchhaltung hat i.d.R. eine Import-Schnittstelle, ber die
Ihre FiBu die Buchungsdaten aus der FORUM Faktura bernehmen kann. Sprechen Sie
bitte mit Ihrem FiBu-Hersteller, um weitere Informationen zu diesem Thema zu erhalten.
Die bergabe der Buchungsdaten aus der Faktura an die Finanzbuchhaltung erspart
Ihnen hunterte von Buchungen bei jeder Faktura. Deshalb ist die automatische FiBu-
bergabe in FORUM im Rahmen des DTA (FiBu) ein Muss.
FORUM untersttzt mehr als 40 Finanzbuchhaltungsschnittstellen. Darber hinaus ist die
FiBu-bergabe als Komponente erstellt - eine Anpassung an eine neue FiBu hat also
nicht die nderung der gesamten Software zu Folge. Es wird lediglich eine neue
Komponente erstellt, die einfach auf Ihren Server kopiert wird. Das macht eine
Anpassung sehr kostengnstig. Sprechen Sie also mit dem Vertrieb, wenn Ihre FiBu nicht
in unserer Schnittstellenauswahl enthalten sein sollte.

Den DTA mit der FiBu selbst einrichten

Vorausgesetzt ist, dass geklrt 425 und eingegeben 388 ist, wie Debitorenkonten in
Ihrer Einrichtung eingesetzt werden, also klientenorientiert, debitorenorientiert oder
zuordnungsorientiert. Fragen dazu klren Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Vorausgesetzt ist, dass Sie alle fr Ihre Finanzbuchhaltung notwendigen
Eingaben in der FiBu-Verwaltung 361 erledigt haben. Dort sollten alle Sachkonten,
Debitorenkonten, Sachkontenmatrizen und mglicherweise Kostenstellen
und Kostentrger eingegeben sein. Fragen dazu klren Sie bitte mit Ihrem
Steuerberater.
Geben Sie die Debitorenkonten beim Klient 209 , beim Debitor 214 bzw. in der
Verwaltung 62 bei der Zuordnung Klient-Debitor ein - je nachdem, ob sie klienten-,
debitoren- oder zuordnungsorientiert sind.
Geben Sie das Sachkonto, alternativ die Sachkontenmatrix und mglicherweise
Kostentrger und Kostenstelle bei den statischen erweiterten
Eigenschaften der Leistungen 228 ein. Erlauben Sie den Eintrag dieser Werte in
alle Unterobjekte, wenn Sie beim Speichern danach gefragt werden - auf diese
Weise werden die Konten an die Auftrge 65 und Extras 69 vererbt, die dann die
gleichen Konten erhalten.
Stellen Sie noch in der FiBu-Verwaltung 365 die von Ihnen benutzte Schnittstelle ein.
Jetzt steht Ihnen nichts mehr im Weg, den DTA mit der FiBu 263 nach der
Der DTA mit Banken kann durchgefhrt werden, wenn Sie die entsprechende FiBu-Schnittstelle
erworben haben.
Lassen Sie Debitorenkonten

automatisch erstellen
Um nicht bei jedem neuen Debitor auch ein neues
Debitorenkonto anlegen zu mssen, knnen
Debitorenkonten (auch in kompliziertesten
Nummernkreisen) automatisch generiert werden -
sprechen Sie bei Interesse mit dem Vertrieb.
Siehe auch:
Einstellungen FORUM: FiBu 388
FiBu-Verwaltung 361
Klienten 209
Debitoren 214
Leistungen 228
Auftrge 65
Extras 69
DTA mit der FiBu 263

Wie geht das? 423
13.9 Benutzerrechte verwalten
Die Rechteverwaltung besteht aus 2 Bereichen:

Zuerst werden Benutzergruppen bzw. Profile definiert. Sie erhalten bestimmte Rechte
fr den Zugriff auf Mandanten, Betreuungsgruppen, Leistungsbereichen, Menues,
Abfragen und Verwaltungskomponenten. Beispielsweise hat die Benutzergruppe (=
Profil) Administrator alle Rechte, whrend die Benutzergruppe (= Profil) Verwaltung
nur eingeschrnkte Rechte hat.
Benutzergruppen bzw. Profile definieren Sie in der Profilverwaltung 346 . Dort erhalten Sie auch weitere
Informationen.
Danach werden alle Benutzer der Software eingetragen. Da schon Rechtegruppen

bestehen, braucht man den einzelnen Benutzern nur noch das Profil aus der
Profilverwaltung zuzuordnen. Damit erhlt er automatisch die Rechte dieser
Benutzergruppe.
Benutzer geben Sie in der Benutzerverwaltung 345 ein. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen.
Achten Sie auf Ausgewogenheit

Die Rechteverwaltung soll das System vor
unbefugtem Zugriff schtzen und das ungestrte
Arbeiten mit der Software erlauben. Zwischen diesen
Polen mssen die Benutzergruppen eingerichtet
werden: sie drfen einerseits nicht zu lax sein, um
die Datensicherheit nicht zu gefhrden. Andererseits
aber sollten die Restriktionen nicht so weit gehen,
dass ein ungehindertes Arbeiten nicht mehr mglich
ist.
Achten Sie darauf, dass Sie eingegebene

Einschrnkungen verstehen: Es gibt
Supportanfragen wegen "verschwundener"
Leistungen, weil sich die Einrichtung durch ihre
Rechtevergabe selbst davon ausgeschlossen hat.
Die Rechtevergabe hat Auswirkungen auf die Bedienung 399 von FORUM ASP.
Siehe auch:
13.10 Maximale Jahresabwesenheitstage eingeben
Es gibt Rahmenvertrge, in denen die Existenz von maximalen Jahresabwesenheitstagen

festgelegt ist. Danach wird eine Leistung dann nicht mehr bezahlt, wenn eine gewisse
Anzahl an Abwesenheitstagen im Jahr berschritten ist. Im folgenden werden maximale
Jahresabwesenheitstage als MJT abgekrzt.
Maximale Jahresabwesenheitstage selbst einrichten

Geben Sie in den Abwesenheitsgrnden 330 ein, welche Abwesenheiten in die
Berechnung der MJT einflieen - i.d.R. ist dies z.B. Krankenhaus, Kur.
Legen Sie in den Leistungen 234 einen neuen Preis-Zeitraum im unteren Bereich der
Maske an, um neue Preise fr die MJT zu definieren. Sie knnen dabei den
Kopierbutton aus einem vorhergehenden Zeitraum benutzen, damit Sie die
Preisangaben nicht erneut eintragen mssen. Wechseln Sie nach dem Speichern
in die zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften der Preise und geben Sie
dort die Angaben zum Preis der Leistung ein.
Auf der Seite VFZ-Preise prfen Sie zuerst, ob sich dort MJT-relevante
Abwesenheitsgrnde als Eintrag befinden. Falls ja: Lschen Sie diese
Eingaben.
(1) Geben Sie jetzt fr den ersten MJT-relevanten Abwesenheitsgrund die VFZ-
Preise bis zum maximalen Jahresabwesenheitstag ein. Aktivieren Sie dabei die
Checkbox Max. Jahresabw.tage bercksichtigen und speichern Sie.
(2) Geben Sie danach fr den gleichen MJT-relevanten Abwesenheitsgrund die

VFZ-Preise ab dem maximalen Jahresabwesenheitstag ein - i.d.R. sind hier alle
Preise 0,00. Aktivieren Sie dabei die Checkbox Max. Jahresabw.tage
bercksichtigen und speichern Sie.
Gehen Sie analog (1) und (2) mit allen MJT-relevanten Abwesenheitsgrnden vor.
Danach ist die Preisdefinition abgeschlossen.
Prfen Sie, ob es im aktuellen Jahr aus anderen stationren Einrichtungen
zugezogene Klienten gibt. Falls ja: wenn diese Klienten dort abwesend waren, dann
haben Sie in Ihrer Einrichtung nicht mehr den gleichen "Kredit" an MJT-Tagen - sie
haben ja in der anderen Einrichtung einige Tage "verbraucht". Ziehen Sie dann die
dort verbrauchten MJT-Tage von den blichen MJT-Tagen ab und tragen Sie den
Wert als abweichende max. Jahresabwesenheitstage bei der Abwesenheit
des Klienten in die Verwaltung 59 ein - aber bitte nur in eine Abwesenheit des
aktuellen Jahres, auf die sich die Korrektur bezieht.
Siehe auch:
Abwesenheitsgrnde 330
Leistungen 234
Verwaltung: versorgungsfreie Zeiten 59

Wie geht das? 425
13.11 Zuzahlungen verwalten
Die Zuzahlung betrifft Klienten der gesetzlichen Krankenversicherung seit 2004. Dabei
werden 10% der Kosten fr Heilmittel als Selbstbeteilung berechnet.
Die Zuzahlung selbst einrichten

Wechseln Sie in der Leistungsverwaltung 235 bei den zuzahlungspflichtigen
Leistungen in die zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften (unterer Teil der
Maske) und geben Sie auf der Seite Preisart die Hhe der gesetzlichen
Zuzahlung in % ein. Jeder Wert grer 0 gilt als gesetzlicher Zuzahlungssatz. Die
Zuzahlung betrgt derzeit 10%.
Geben Sie in der Klientenverwaltung 208 auf der Seite Az. & Zuz. eine mgliche
Zuzahlungsbefreiung des Klienten ein zusammen mit dem Zeitraum und der
Befreiungsnummer.
Mit diesen Informationen kann FORUM die Zuzahlung bei gesetzlich

Krankenversicherten automatisch berechnen, d.h. von der Kassenrechnung
abziehen und dem Selbstzahler berechnen - jeweils mit einem beschreibenden
Zusatz.
Die Zuzahlungsberechnung funktioniert bei existierender Installation entsprechender
Fakturakomponenten.
Sonderkonfigurationen
Informieren Sie den Support, wenn die
Zuzahlungsrechnungen grundstzlich auf
gesonderter Rechnung ausgegeben werden sollen,
bzw. wenn bei zuflliger Existenz mehrerer
Selbstzahler generell der am aktuellsten
zugeordnete, oder aber der zuerst zugeordnete
angesprochen werden soll. (INI Konfiguration).
Siehe auch:
Leistungen 235
Klienten 208
13.12 Verschiedene Arten der Debitorenkonten
Debitorenkonten knnen in FORUM in 3 Varianten eingegeben werden, je nachdem, wie

in Ihrer Finanzbuchhaltung gebucht wird.
Variante 1: das Debitorenkonto hngt am Debitor = debitorenorientiertes
Debitorenkonto. Ein solches Konto hiee bei der AOK Kln beispielsweise Konto AOK
Kln. Ein solches Konto geben Sie in der Debitorenverwaltung 214 ein.
Ihre Buchungen in der FiBu sind dann generell debitorenorientiert: Sie wissen dann beispielsweise,

dass beim Konto Sozialamt Kln 6.000 EURO offen stehen, aber nicht auf den ersten Blick, um welchen
Klient es sich handelt.
Variante 2: das Debitorenkonto hngt am Klienten = klientenorientiertes Debitorenkonto.

Ein solches Konto hiee beim Klient Hans Mller beispielsweise Konto Mller Hans. Ein
solches Konto geben Sie in der Klientenverwaltung 209 ein.
Ihre Buchungen in der FiBu sind dann generell klientenorientiert: Sie wissen dann beispielsweise,
dass bei Konto Mller Hans 2.000 EURO offen stehen, aber nicht, ob bei ihm selbst, bei seiner
Krankenkasse, bei seiner Pflegekasse oder bei seinem Sozialhilfetrger.
Variante 3: das Debitorenkonto hngt an der Zuordnung Klienten - Debitor =

zuordnungsorientiertes Debitorenkonto. Ein solches Konto hiee bei der AOK Kln und
bei Klient Hans Mller beispielsweise Konto Mller Hans fr AOK Kln. Ein solches
Konto wird in der Verwaltung 62 bei der Zuordnung Klient-Debitor eingegeben.
Ihre Buchungen in der FiBu sind dann generell zuordnungsorientiert: Sie wissen dann
beispielsweise exakt, dass bei Konto Mller Hans fr AOK Kln 2.000 EURO offen stehen. Dafr ist
aber leider das Buchungsaufkommen grer.
Klren Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Art der Debitorenkonten in Ihrer
Einrichtung eingesetzt wird und geben Sie Ihre Entscheidung in den
Mandanteneinstellungen 388 ein.
Nachtrgliche Umstellung
Eine nachtrgliche Umstellung muss grundstzlich
in Rcksprache mit dem Support erfolgen.
Siehe auch:
Debitoren 214
Klienten 209
13.13 Sachkonten und Sachkontenmatrix
Wann ist ein Sachkonto einzugeben, wann ist eine Sachkontenmatrix einzugeben?
Die Sachkontenmatrix wurde erstellt, um den Anforderungen der
Pflegebuchfhrungsverordnung zu gengen. Sie besagt vereinfacht, dass die Sachkonten
der Pflegestze nach Debitorentyp und Pflegestufe getrennt werden mssen. Deshalb
erstellen Sie in der Finanzbuchhaltungs-Verwaltung 364 eine entsprechende Matrix von
Sachkonten, die Sie dann nur noch mit dem Matrixnamen den Leistungen 228 bzw.
Auftrgen 65 und Extras 69 in der Verwaltung zuordnen. FORUM wird dann automatisch
abhngig von Debitorentyp und Pflegestufe das richtige Sachkonto aus der Matrix
ermitteln und entsprechend buchen.
Klren Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Leistungen nach
Pflegebuchfhrungsverordnung gebucht werden mssen. Legen Sie dann die
entsprechenden Matrizen 364 an. Fragen Sie den Steuerberater danach, welche
Sachkonten fr alle mglichen Kombinationen Debitorentyp - Pflegestufe ntig sind,
und tragen Sie diese Konten in die Matrix 364 ein.

Wie geht das? 427
Siehe auch:
Leistungen 228
13.14 Rechnungen in verschiedenen Arten erstellen
In FORUM knnen mehrere Arten von Rechnungen erzeugt werden. Es sind dies im
Einzelnen:
Einzelrechnung: Bei Debitorentypen 335 und Debitor 214 als Vorschlag und bei der
Debitorenzuordnung 62 einstellbar: Der Debitor erhlt die Rechnung von 1 Klient mit
allen Leistungen (1 Debitor, 1 Klient, n Leistungen).
Einzelrechnung
Einzelrechnung bedeutet, dass pro Klient/Debitor alle Leistungen auf einer
Rechnung erscheinen. Die Einzelrechnung wird eingestellt
- bei Extras > Definitionen > Debitorentypen > Vorschlagswerte > Rechnungsart als
Vorschlagswert fr den Debitorentyp.
- bei Ansicht > Dateiverwaltung > Debitoren > erweiterte Einstellungen >
FiBu&Faktura > Rechnungsart als Vorschlagswert fr den Debitor.
- bei Ansicht > Verwaltung > (Debitorenzuordnung) > erweiterte Einstellung >
Rechnungsart. Diese Einstellung ist die fr die Rechnungslegung entscheidende.
Sammelrechnung: Bei Debitorentypen 335 und Debitor 214 als Vorschlag und bei der
Debitorenzuordnung 62 einstellbar: Der Debitor erhlt eine gemeinsame Rechnung fr
alle Klienten (1 Debitor, n Klienten, n Leistungen).
Sammelrechnung
Sammelrechnung bedeutet, dass pro Debitor alle Klienten mit allen Leistungen auf
einer Rechnung erscheinen. Die Sammelrechnung wird eingestellt
- bei Extras > Definitionen > Debitorentypen > Vorschlagswerte > Rechnungsart als
Vorschlagswert fr den Debitorentyp.

- bei Ansicht > Dateiverwaltung > Debitoren > erweiterte Einstellungen >
FiBu&Faktura > Rechnungsart als Vorschlagswert fr den Debitor.
- bei Ansicht > Verwaltung > (Debitorenzuordnung) > erweiterte Einstellung >
Rechnungsart. Diese Einstellung ist die fr die Rechnungslegung entscheidende.
Sondereinzelrechnung: Bei den statischen erweiterten Eigenschaften der Leistung

229 als Vorschlag und bei der Leistungszuordnung 65 und den Extras 69 in der
Verwaltung einstellbar: Der Debitor erhlt fr einen Klienten und eine Leistung eine
gesonderte Rechnung (1 Debitor, 1 Klient, 1 Leistung). Diese Einstellung ist vorrangig
zur Einzel- und Sammelrechnungs-Einstellung.
Sondereinzelrechnung
Sondereinzelrechnung bedeutet, dass pro Debitor/Klient/Leistung eine Rechnung
erstellt wird. Dies wird von einem Teil der Kassen bezglich der 87b SGB XI
Leistung (Betreuungspauschale) gewnscht. Sie soll fr jeden Klienten getrennt auf
einer eigenen Rechnung erscheinen unabhngig von allen anderen an die Kasse
fakturierten Leistungen. Die Sondereinzelrechnung wird eingestellt
- bei Ansicht > Dateiverwaltung > Leistungen > erweiterte statische Eigenschaften >
Faktura > Sondereinzelrechnung in Auftrgen ermglichen.
- bei Ansicht > Verwaltung > (Auftragszuordnungen) > erweiterte Einstellungen >
Faktura > Sonderrechnung (erscheint auf einzelner Rechnung).
Diese Einstellung berschreibt bereits getroffene Einstellungen zur Einzel- oder
Sammelrechnung. Informationen zur Folgerechnung erhalten Sie im nachfolgenden
Kapitel.
Sondersammelrechnung: Bei den statischen erweiterten Eigenschaften der

Leistung 229 als Vorschlag und bei der Leistungszuordnung 65 und den Extras 69 in der
Verwaltung einstellbar: Der Debitor erhlt eine gesonderte Rechnung fr alle Klienten
mit nur einer Leistung (1 Debitor, n Klienten, 1 Leistung). Diese Einstellung ist vorrangig
zur Einzel- und Sammelrechnungs-Einstellung.
Sondersammelrechnung
Sondersammelrechnung bedeutet, dass pro Debitor/Leistung alle Klienten auf einer
Rechnung erscheinen. Dies wird von dem zweiten Teil der Kassen bezglich der
87b SGB XI Leistung (Betreuungspauschale) gewnscht. Nur fr diese Leistung
sollen alle Klienten auf einer Rechnung zusammengefasst werden - unabhngig von

Wie geht das? 429
allen anderen an die Kasse fakturierten Leistungen. Die Sondersammelrechnung wird

eingestellt
- bei Ansicht > Dateiverwaltung > Leistungen > erweiterte statische Eigenschaften >
Faktura > Sondersammelrechnung in Auftrgen ermglichen.
- bei Ansicht > Verwaltung > (Auftragszuordnungen) > erweiterte Einstellungen >
Faktura > Sonderrechnung (erscheint auf Sammelrechnung).
Beide Einstellungsmglichkeiten erlauben es ein besonderes Formular zu definieren,
auf dem diese Leistung ausgedruckt werden soll.
Die Folgerechnung bei der Sondereinzelrechnung

Mit Folgerechnung ist gemeint, dass eine bestimmte Leistung auf einer genau
definierten Folgerechnung (und nicht auf der Anfangsrechnung mit allen anderen
Leistungen) erscheint, im Beispiel also die Betreuungspauschale auf Folgerechnung
1.
Wir wissen nicht, was sich die Kassen noch alles einfallen lassen. Deshalb ist man
mit dem Prinzip der Folgerechnung auf alle Eventualitten gerstet. Denn damit ist es
mglich, eine zweite Leistung auf der Folgerechnung 2, eine dritte auf der
Folgerechnung 3 usw. (bis maximal 9) zu verteilen. Und noch mehr: Wenn Sie fr
eine vierte Leistung die Folgerechnung 2 eingeben wrden, wrde sie zusammen mit
der zweiten Leistung dort erscheinen. Kurz: Sie knnten theoretisch jede einzelne
Leistung mit anderen Leistungen oder aber allein auf maximal 9 Rechnungen
verteilen.
Bezeichnung Klienten Leistungen

Einzelrechnung 1 n
Sammelrechnung n n
Sondereinzelrechnung 1 1
Sondersammelrechnung n 1
Warum diese Rechnungsarten?

Man sollte meinen, dass man mit Einzel- und
Sammelrechnung auskommt. Aber leider gibt es die
speziellen Anforderungen der Kassen. Obwohl es
keine gesetzliche Grundlage dafr gibt, fordern die
Kassen besondere Rechnungsaufbereitungen,
zuletzt im Rahmen des 87b SGB XI
(Betreuungsassistenz). Hier gilt:
- Verlangt die Kasse die Betreuungspauschale auf
einer Rechnung mit allen Klienten:
Sondersammelrechnung einstellen.
- Verlangt die Kasse die Betreuungspauschale auf

einer Rechnung je Klient: Sondereinzelrechnung

einstellen.
Siehe auch:
Debitorentypen 335
Debitoren 214
Leistungen 229
13.15 Unterschiedliche und uneinheitliche Preise abrechnen
Meist haben Leistungen einen Festpreis, der fr alle Klienten gltig ist. Insbesondere aber
bei Leistungen der Sozialverwaltung, z.B. Barbetrge und Kindergeld, sind die Preise von
Klient zu Klient unterschiedlich. Solche Leistungen definiert man in den statischen
erweiterten Eigenschaften der Leistungsverwaltung 234 mit der Preis ist
unterschiedlich und uneinheitlich. Er wird bei jedem neuen Auftrag eingegeben.
Ein Klick auf die Erweiterten Einstellungen in den Auftrgen 63 bzw. Extras 67
erlaubt dann, die individuellen Preise fr jede einzelne Leistungszuordnung festzulegen.
Die Seiten "Preisart" und "Preise"

Definieren Sie den individuellen Preis dieser Leistungszuordnung. Eine ausfhrliche
Beschreibung erhalten Sie in den Preisdefinitionen der Leistungsverwaltung 234 : der
Aufbau ist identisch.
Preisermittlung
Der Preis der Leistung wird grundstzlich aus der
Leistungsverwaltung entnommen, es sei denn, es
existiert ein unterschiedlicher und uneinheitlicher
Preis im Auftrag bzw. Extras. Dann wird dieser Preis
zur Berechnung herangezogen.
Siehe auch:
Leistungen 234

Wie geht das? 431
13.16 Todesanzeige
Nach 30 Abs. 1 i.V.m. 20 PStG sind Sie ab 2009 verpflichtet, innerhalb von 3 Tagen
nach dem Tod eines Klienten eine Todesanzeige an die zustndige Behrde zu richten.
Es ist empfehlenswert, alle Informationen fr die Todesanzeige bereits in die
Anmeldeunterlagen Ihrer Einrichtung zu integrieren:
Name des Klienten mit Geburtsdatum, Geburtsort, ggf. abweichender Geburtsname,
Name des Standesamtes mit Aktenzeichen/Nummer
Name des Ehe-/Lebenspartners Geburtsdatum, Geburtsort, Name des ehe-/
partnerschaftsschlieenden Standesamtes mit Aktenzeichen/Nummer, Adresse
Ehe-/Lebenspartner verstorben? Wenn ja: Todesdatum, Name des aufnehmenden
Standesamtes mit Aktenzeichen/Nummer
Name aller Kinder mit Geburtsdatum und Adresse
beglaubigte Kopie des Ehe-/Lebenspartnerschaftsregisters oder (bei Unverheirateten)
beglaubigte Kopie der Geburtsurkunde
Bitte beachten Sie, dass es auch diesem Gesetz an Przision mangelt. Insofern haben
wir eine gemeinsame Schnittmenge einer Auswahl von Standesmtern,
Bestattungsinstituten und sonstigen beteiligten Stellen geforderten Informationen ermittelt
und umgesetzt. Bitte informieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen fr die
Todesanzeige bentigen aber bitte wehren Sie sich gegen ungerechtfertigte Wnsche,
die Sie zu unbezahlten Handlangern der Meldebehrde degradiert oder Belange des
Datenschutzes tangieren. Aus diesem Grund haben wir beispielsweise die Angabe des
Berufes aller in der Todesanzeige genannten Personen oder Angaben zu den
Vermgensverhltnissen des Klienten absichtlich nicht bercksichtigt.
Gehen Sie die nachfolgenden Beschreibungen Schritt fr Schritt durch:
So wird die Beziehung eingerichtet

Definieren Sie Verwandtschaftsgrade in der Seitentabelle 355 (Beziehung) und
legen Sie dort fest, ob diese Art der Beziehung in die Todesanzeige soll und wenn
ja an welcher Stelle. Eine 0 bedeutet: diese Beziehung erscheint nicht in der
Todesanzeige. Eine 1 bedeutet: erscheint an 1. Stelle. Eine 2 bedeutet: erscheint
an 2. Stelle usw. Es sollten dort zumindest die Eintrge Ehepartner, Lebenspartner,
Kind vorhanden sein.

Seitentabelle: Beziehung
So richten Sie die Kontaktdaten der Einrichtung ein

Geben Sie in den FORUM Einstellungen 390 den Namen der Einrichtung, den
Namen und die Telefonnummer des Mitarbeiters ein, der Fragen zur
Todesanzeige in Ihrer Einrichtung beantworten kann.
So richten Sie die Adresse des zustndigen Standesamtes ein

Geben Sie in der Adressenverwaltung 243 die Adresse des fr Sie zustndigen
Standesamtes ein.
Wenn das vollstndige Wort Standesamt im Pickfeld der Adresse erscheint, wird
sie automatisch als Standard-Addresse fr die Todesanzeige herangezogen.
So richten Sie die Abfrage "Todesanzeige" ein

Die Abfrage Todesanzeige kann der Systemadministrator zur Verfgung stellen,
indem er die Profilverwaltung 350 aufruft, die entsprechende Profil/Mandant
Kombination auswhlt und auf der Seite Abfragen die Todesanzeige dem

Wie geht das? 433
ausgewhlten Profil zuordnet.
Geben Sie die Kontaktdaten des Klienten ein

Starten Sie die Verwaltung 75 und wechseln Sie in die Zuordnung von Kontakten/
Adressen. Dort kann die Beziehung (siehe oben) ausgewhlt werden.
Wenn es sich um eine Beziehung handelt die in der Todesanzeige erscheinen soll,
dann ist es ratsam, auch das Geburtsdatum einzugeben.
Fllen Sie das Stammbuch des Klienten aus

Geben Sie alle notwendigen Daten auf der Seite Stammbuch der
Klientenverwaltung 209 ein.
Die Todesanzeige kann dann ber die Abfragen 280 ausgedruckt werden:

Todesanzeige
Siehe auch:
Einstellungen FORUM: DTA 390
Adressen 243
Verwaltung: Kontakte 75
Klienten: Stammbuch 209
Abfragen 280

Wie geht das? 435
13.17 Eine WORD Vorlage benutzen
Das Erstellen von Word Vorlagen wird am Beispiel des Meldungsassistenten 39

verdeutlicht. Das Prinzip ist fr jedes andere in FORUM oder im PflegeOrganizer
benutzten Dokument identisch. FORUM verwendet fr Meldungen und Serienbriefe die
Serienbrieffunktion von Microsoft WORD. Daher werden Grundkenntnisse in diesem
Bereich vorausgesetzt.
1. Prfen Sie in FORUM, in welchem Verzeichnis Sie die Meldungen aufbewahren (im
Folgenden: GJCommon-Verzeichnis). Sie finden dieses Verzeichnis in den
Einstellungen 380 . Der Name dieses Verzeichnisses wird spter bentigt.
2. ffnen Sie eine gewnschte Meldungsvorlage im GJCommon-Verzeichnis\
Berichte\Meldungen\Vorlagen.
Fr die Dokumentenverwaltung 318 lautet dieser Pfad GJCommon-Verzeichnis\
Dokumente\Vorlagen.
3. ffnen Sie zustzlich eines Ihrer Microsoft Word Dokumente mit bereits
vorbereitetem Briefkopf Ihrer Einrichtung.
4. Verndern Sie die Vorlage anhand Ihres Word Dokumentes so, dass es zu einem
Dokument Ihrer Einrichtung wird, indem Sie z.B. den Briefkopf mit Copy&Paste in
die Vorlage kopieren und den dortigen Briefkopf berschreiben. berschreiben Sie
dabei nicht die variablen Felder der Vorlage. Die variablen Felder erkennt man an
ihren <<Klammern>>, z.B. <<dbanrede>>. Sie werden spter automatisch gefllt,
knnen aber in Schriftart, Gre und Position verndert werden.
5. Speichern Sie die so vernderte Vorlage mit Datei > Speichern unter ...
6. Im Fenster Speichern unter wechseln Sie in das Forum Meldungenverzeichnis
(siehe oben), und von dort aus in das Verzeichnis Vorlagen, geben unter
Dateiname einen kurzen, prgnanten Dateinamen ohne Dateierweiterung an (also
ohne .DOC oder .DOT), whlen als Dateityp Dokumentenvorlage (*.dot) und
speichern mit diesen Angaben.
Sie haben damit ein Dokument erstellt, das im Meldungsassistent immer wieder als
Vorlage benutzt werden kann, und dessen Serienbrieffelder automatisch mit den im
Meldungsassistent 39 zusammengestellten Daten gefllt werden knnen. Maximal
vorbereitet ist die Vorlage, wenn zwischen Hauptdokument erstellen und Brief bzw.
Serienbrief erstellen nichts mehr verndert werden muss, sondern das Ergebnis sofort
ausgedruckt werden kann.
Erstellen Sie Ihren ersten Testbrief, in dem Sie unter Forum auf die nchste
Assistentenseite Brief bzw. Serienbrief erstellen wechseln und mit Brief bzw.
Serienbrief erstellen besttigen. Wechseln Sie dann nach Word und prfen Sie das
Ergebnis aus Ihrer neuen Vorlage.
Als schon vorbereitete Vorlagen stehen fr die Dokumentenverwaltung 318 unter
GJCommon-Verzeichnis\Dokumente\Vorlagen\ zur Verfgung:

BeispielBiografie1.dot
BeispielBiografieMitText1.dot
BeispielBiografie2.dot
BeispielSturzereignisprotokoll1.dot
Als schon vorbereitete Vorlagen stehen fr den Meldungsassistenten 39 unter

GJCommon-Verzeichnis\Berichte\Meldungen\Vorlagen\ zur Verfgung:
BeispielMeldungAufnahme1.dot
BeispielMeldungEntlassung1.dot
BeispielMeldungEntlassung2.dot
BeispielMeldungNeueinstufung1.dot
BeispielMeldungPKVorlage.dot
BeispielMeldungVersorgungsfreieZeitBeginn1.dot
BeispielMeldungVersorgungsfreieZeitBeginn2.dot
BeispielMeldungVersorgungsfreieZeitEnde1.dot
BeispielMeldungVersorgungsfreieZeitEnde2.dot
Vorlagen extensiv benutzen!

Das gilt nicht nur fr FORUM oder den
PflegeOrganizer, das gilt fr den normalen Pflege-
und Broalltag: Nutzen Sie die WORD Vorlagen so
oft es geht - Sie sparen damit enorm Zeit. Wenn Sie
Fragen zu den Vorlagen haben, lesen Sie bitte die
WORD Hilfe, wenden Sie sich an Ihren
Systemadministrator oder lassen Sie sich in WORD
schulen.
Siehe auch:
Generelle Einstellungen: Pfade 380
Meldungsassistent 39
PflegeOrganizer: Dokumente 105
Verwaltung: Dokumente 76
Dokumente-Manager 318 .

Wie geht das? 437
13.18 Serienbriefe erstellen
Zum Erstellen von Serienbriefen benutzen Sie die Abfrage 280 Serienbriefe. Es wird eine
Steuerdatei erstellt, mit der Sie die Serienbrieffunktion in WORD fttern knnen. Weitere
Informationen erhalten Sie bei Ausfhrung der Abfrage.
Die Serienbrieffunktion kann auch fr Entgelterhhungen benutzt werden. In der
Steuerdatei befinden sich dann alle nach dem Heimgesetz notwendigen Daten fr die
Ankndigung einer Entgelterhhung.
Serienbriefe
Die Abfrage kann der Systemadministrator zur Verfgung stellen, indem er die
Profilverwaltung 350 aufruft, die entsprechende Profil/Mandant Kombination auswhlt und
auf der Seite Abfragen die Zuordnung vornimmt.
Siehe auch:
Abfragen 280
13.19 Inspektoren optimal nutzen
Setzen Sie Inspektoren gezielt ein, um Ihre Eingaben berprfen zu lassen. Damit
gewhrleisten Sie, dass Ihre Daten immer in korrektem Zustand sind. Einige vom
Inspektor festgestellten Fehler knnen so gravierend sein, dass sie die Abrechnung
verhindert (fakturarelevante Fehler). Im Fehlerprotokoll des Inspektors ist der Fehler und
die jeweilige Korrekturmglichkeit benannt.
Der Inspektor ist in der Verwaltung 26 jederzeit aufrufbar und wird vor jeder Faktura 249

automatisch gestartet.
Fehlermarkierungen in der Verwaltung

Alle Bewohner bei denen Fehler festgestellt wurden
sind in der Verwaltungsmaske mit einem
Ausrufezeichen markiert. Rechts-klicken Sie in der
Verwaltung auf den Eintrag in der Baumstruktur, und
der Fehler kann angezeigt werden.
FORUM untersttzt eine breite Palette von Inspektoren:

berprfung ... Inspektor
... des dreigeteilten Pflegesatzes za3teil
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei statistischen zachacfehl
Leistungen
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei Extras zachaefehl
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei Kautionen zachakfehl
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei abrechenbaren zachalfehl
Leistungen
... auf sich berschneidende Chronik-Zeitachsen zachschneid
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei Pflegestufen zachstfehl
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei Verordnungen zachvofehl
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei zachwofehl
Wohnbereichsbelegung (Kinderheim)
... auf fehlende Zeitachsen der Chronik bei Zimmerbelegung zachzifehl
... auf fehlende IKs fr den DTA mit Kassen zadtaikchecker
... auf fehlende Daten beim DTA mit Pflegekassen zadtapfve
... auf fehlende Daten beim DTA mit Krankenkassen zadtasole
... auf Zeitgleichheit von Kurzzeitpflege und Eigenanteil zaeigenanteil
(Bayern-Regelung)
... auf sich schneidende Zeitachsen der VFZ zafrschneid
... auf fehlende Personenkonten zaktopersfehl
... auf fehlende Sachkonten zaktosachfehl
... auf Kautions-Wertstellung auerhalb der Gltigkeit zaktwert
... auf identische Leistungen im gleichen Zeitraum ZALSDbDoppelt
... auf Deckungsgleichheit von Verordnungen und VO- zalsvofehl
pflichtigen Leistungen
... auf mindestens eine Abrechnung innerhalb einer zanofakt1
Anmeldung = Chronik
... auf mindestens eine Abrechnung der eingetragenen zanofakt2
Klienten
... auf Zeitgleichheit von Pflegekassenanteil und SGB XI Pflege zapkantsgbxi
... auf fehlende Zeitachsen der Pflegeklassen im Hinblick auf zapkchfehl
die Chronik
... auf fehlende Zeitachsen der Pflegeklassen im Hinblick auf zapklsfehl
pflegeklassenabhngige Leistungen
... auf nicht mehr als 2 Pflegeklassenwechsel im Monat zapkwechsel
... auf fehlende Preise bei Extras zapraefehl
... auf fehlende Preise bei abrechenbaren Leistungen zapralfehl
... auf die Existenz mindestens eines Selbstzahlers pro Klient zaselbstzahler
... auf fehlende Zeitachsen in den Pflegestufen bei der Chronik zastchfehl

Wie geht das? 439
berprfung ... Inspektor

... auf fehlende Zeitachsen in den Pflegestufen bei zastlsfehl
abrechenbaren Leistungen
... auf nicht mehr als 2 Pflegestufenwechsel im Monat zastwechsel
... auf fehlende Selbstzahler-Zuordnungen bei Leistungen mit zaszzuzahl
Zuzahlung
... auf fehlende Selbstzahler-Zuordnung bei zatgauszahl
Sozialhilfeempfngern
... auf sich schneidende Zeitachsen der Zustndigkeiten zavdschneid
... auf fehlende Zeitachsen der Wohnbereiche im Hinblick auf zawoapfehl
abrechnbare Leistungen (Kinderheim)
... auf fehlende Zeitachsen der Wohnbereiche im Hinblick auf zawochfehl
die Chronik (Kinderheim)
... auf sich schneidende Wohnbereichs-Zeitachsen zawoschneid
(Kinderheim)
... auf mehr als 2 Wohnbereichswechsel im Monat zawowechsel
(Kinderheim)
... auf fehlende Zeitachsen der Hauptzimmer im Hinblick auf zaziapfehlhaupt
abrechenbare Leistungen
... auf fehlende Zeitachsen der Hauptzimmer im Hinblick auf zazichfehlhaupt
die Chronik
... auf sich schneidende Zeitachsen der Hauptzimmer zazischneidhaupt
... auf mehr als 2 Zimmerwechsel im Monat zaziwechselhaupt
... auf fehlende Zeitachsen der Zuzahlung im Hinblick auf zazulsfehl
zuzahlungspflichtige Leistungen
... auf ungltige Zustndigkeiten im Hinblick auf Sozialamts- zazustaend
Leistungen
Inspektoren sind optimale Hilfsmittel

Setzen Sie Inspektoren ein, sooft es geht. Wenn Sie
entdecken, dass einer der o.g. Inspektoren zwar
notwendig wre, aber bei Ihnen nicht installiert ist,
wenden Sie sich bitte an den Vertrieb.
Haben Sie eine Idee fr einen eigenen Inspektor?
Informieren Sie uns gerne.
Siehe auch:
Faktura 249
Verwaltung 26
13.20 Erheblich eingeschrnkte Alltagskompetenz

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie in FORUM und PflegeOrganizer mit dem 87b
SGB XI umgehen knnen.
Der Gesetzgeber regelt im 87b SGB XI Kostenregelung und Umgang mit Klienten mit
erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz. Diesen Klienten kommt auch in der MDK
Qualittsprfung eine besondere Rolle zu.
Die 87b SGB XI Regelung trifft auch fr die folgenden unterschiedlichen Begrifflichkeiten
zu:
- Klienten mit erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz

- erhhter Betreuungsaufwand
- erhhter Pflegeaufwand
- Sozialbetreuung durch nicht in der Pflege ausgebildetes Personal
- Betreuungsassistenz
- dementielle Erkrankung
So rechne ich die 87b Leistung mit den Pflegekassen ab
Sofern Sie berechtigt sind, Kosten gem 87b SGB XI geltend zu

machen, legen Sie bitte eine entsprechende Leistung unter Ansicht Dateiverwaltung
Leistung 225 an und geben Sie in den zeitabhngigen erweiterten Eigenschaften den
Preis ein.
Ordnen Sie dieser Leistung den neuen Leistungstyp Erhhter
Betreuungsaufwand (87b SGB XI) zu,
geben Sie in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der Seite Steuer. an,
dass diese Leistung nur unter FORUM sichtbar sein soll,
geben Sie auf der Seite Grupp. den Debitorentyp Pflegekasse ein und
ordnen Sie dieser Leistung ein besonderes Rechnungsformular zu wie nachfolgend
beschrieben.
Informationen, wie Sie den entsprechenden Aufwand nachweisen knnen, erhalten Sie in
den nachfolgenden Unterkapiteln. Die 87b Leistung muss den Klienten zugeordnet
werden, denen Leistungen gem 87b SGB XI zustehen. Dabei kann Klienten mit
gesetzlicher und privater Pflegekasse die gleiche 87b-Leistung zugeordnet werden nur
bei der privaten Pflegekasse mit dem Selbstzahler als Debitor. Vergessen Sie nicht in den
erweiterten Eigenschaften der Zuordnungen auf der Seite Faktura den Flag
Sonderrechnung (erscheint auf Sammelrechnung) zu aktivieren, wenn die
Pflegekasse des Klienten eine gesonderte Sammelrechnung nur ber die 87b Leistung
fordert.
So rechne ich die 87b Leistung mit dem Selbstzahler /Sozialhilfetrger

ab
Sie sind verpflichtet, die Rechnungen an den Selbstzahler bzw.

Sozialhilfetrger so zu gestalten, dass alle im Heimvertrag aufgefhrten Leistungen
daraus ersichtlich sind folglich msste auch die 87b-Leistung darin erscheinen.
Widersprchlicherweise aber ist im 87b SGB XI (2) definiert, dass weder Selbstzahler
noch Sozialhilfetrger belastet werden drfen es darf also keine entsprechende
Rechnungsposition aufgefhrt sein.

Wie geht das? 441
Als Lsung gibt es die neue Fakturakomponente TXT87b, die den Text Die Pflegekasse
trgt zustzlich die Kosten bei erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz gem. 87b
SGB XI automatisch in die Selbstzahler- bzw. Sozialhilfetrgerrechnung eintrgt, wenn
eine 87b Leistung an die Pflegekasse fakturiert wurde, und die Fakturakomponente
TAU87b, die die Beihilfe bercksichtigt (Beispiel: bei 50% Beihilfe wird nur der halbe
Betrag der Pflegekasse in Rechnung gestellt und die 2. Hlfte automatisch dem
Selbstzahler). Wenden Sie sich bitte an die Gebr. Jung, wenn Sie den Eintrag eines
solchen Textes wnschen.
So erzeuge ich spezielle 87b Rechnungen fr die Kassen
Obwohl es keine Gesetzesgrundlage dafr gibt fordern die Pflegekassen in

bestimmten Regionen ein gesondertes Rechnungsformular fr Abrechnungen bei
erhhtem Pflegeaufwand bei Einschrnkung der Alltagskompetenz. FORUM kommt dem
Kundenwunsch nach, indem man bei den statischen erweiterten Eigenschaften der
Leistung auf der Seite Faktura ein besonderes Verfahren angeben kann.
Navigieren Sie zu den erweiterten Eigenschaften in Ansicht Dateiverwaltung
Leistung 225 und klren Sie zuerst, wie die Kasse abzurechnen wnscht:
Es werden berhaupt keine Abrechnungen bentigt, sondern nur Meldungen: Dann

setzen Sie die Anzahl der Rechnungen auf 0, damit zwar fakturiert, die Rechnung
aber nicht verschickt wird.
Es sollen alle Klienten auf einer Rechnung an die Kasse aufgefhrt werden, die die
87b Leistung erhalten (getrennt von allen anderen Leistungen): Diese
Rechnungsart heit Sondersammelrechnung und kann in den erweiterten
Einstellungen der Leistung auf der Seite Faktura eingestellt werden. Whlen Sie
als Rechnungsformular Aufwand.frx aus, dann wird ein Deckblatt mit der Anschrift
und ein Folgeblatt mit einer Liste aller 87b Klienten erzeugt.

Es soll fr jeden 87b Klienten eine eigene Rechnung erzeugt werden, nur mit der
87b Leistung: Diese Rechnungsart heit Sondereinzelrechnung und kann in den
erweiterten Einstellungen der Leistung auf der Seite Faktura eingestellt werden. In
der Regel reicht es, wenn Sie als Folgerechnung die 1 einstellen.

Wie geht das? 443
Sie haben jetzt die Leistung definiert. Wird die Leistung in der Verwaltung 25 dem Klient
zugeordnet 63 , erscheinen diese Rechnungsarten als Vorschlag fr die Abrechnung und
brauchen nur noch besttigt zu werden.
So ermittle ich die 87b Klienten
Rufen Sie einfach die Abfrage Betreuungsassistenz unter Ansicht -

Abfragen 280 auf. Die Abfrage hat folgende Definition:
Gem dem Pflege-Weiterentwicklungsgesetz steht der Einrichtung die Finanzierung einer
'Betreuungsassistenz' je 25 Klienten mit dementieller Erkrankung zu. Die Liste fhrt alle Klienten auf, bei
denen die Checkbox 'dementielle Erkrankung' in den Klienten-Stammdaten aktiviert ist und denen zum
Stichtag eine Pflegestufe, ein Bett, die Chronik und mindestens ein Debitor vom Typ Pflegekasse,
Selbstzahler oder Sozialhilfetrger aktuell zugeordnet ist. Als Debitor wird die Pflegekasse angezeigt, falls
nicht vorhanden der Selbstzahler und falls wiederum nicht vorhanden der Sozialhilfetrger.
Nachfolgend ein anonymisierter Ausschnitt der Abfrage:
So lege ich 87b Leistungen fr die Pflegedoku an
Leider ist die Abgrenzung der Pflegeleistungen im 87b SGB XI nicht

gelungen. Schon vor dem neuen Gesetz erbrachte Leistungen (z.B. Basale Stimulation),
die nur fortgebildetes und qualifiziertes Personal erbringen kann, aber ebenfalls exakt den
Leistungen zuzuordnen ist, die bei erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz zu
erbringen sind, sind in dem Gesetz berhaupt nicht bercksichtigt. Wir schlagen daher
folgende Vorgehensweise vor, um die Leistungen erfassen zu knnen:
Legen Sie bitte entsprechende Pflegeleistungen unter Ansicht Dateiverwaltung
Leistung 225 an. Sie sollte den Leistungskatalog umfassen, der Ihr Haus im Rahmen des
87b anbietet.
Der Leistungstyp fr 87b Pflegeleistungen, die jedem Klienten individuell erbracht
werden, lautet sonst. pflegerische Leistung. Wird die Pflegeleistung fr Gruppen
erbracht, lautet der Leistungstyp Sozialdienstangebot.

Ordnen Sie jeder 87b Leistung in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der
Seite MDK unbedingt die Prophylaxe Alltagskompetenz zu. Auf diese Weise
knnen Sie 87b Leistungen von anderen Leistungen trennen.
Geben Sie in den erweiterten statischen Eigenschaften auf der Seite Steuer. an,
dass diese Leistungen nur im PflegeOrganizer sichtbar sein soll.
So dokumentiere ich die erheblich eingeschrnkte Alltagskompetenz
Im PflegeOrganizer kann mit dem Risiko - Alltagskompetenz 145 die

erheblich eingeschrnkte Alltagskompetenz dokumentiert werden.
So erzeuge ich einen Stundenplan fr die 87b Leistungen
Unter Ansicht Abfragen 280 kann die Abfrage 87b Stundenplan

aufgerufen werden. Nachfolgend ein anonymisierter Ausschnitt aus dem Stundenplan.
87b Stundenplan
Die Abfrage ist wie folgt definiert:

Die Abfrage ist geeignet um Stundenplne zu erstellen, die dem zustndigen Personal zur Durchfhrung
von Aufgaben gem. 87b SGB XI (Betreuungsassistenz) ausgehndigt werden kann, wenn die Erfassung
auerhalb der Datenerfassungsgerte durchgefhrt werden soll. Es werden alle Klienten gezeigt, denen
Leistungen mit der Prophylaxe Alltagskompetenz innerhalb der angegebenen Woche zugeordnet sind.
Die Liste kann komplett bernommen oder nur bestimmte Klienten ausgewhlt werden. Aus der Liste der
entsprechenden Leistungen knnen ebenfalls alle Leistungen bernommen oder nur bestimmte
Leistungen ausgewhlt werden. Es wird ein Wochenplan erstellt, der alle Soll-Leistungen auffhrt,
Bedarfs-Leistungen finden sich am Ende des Stundenplans. Der Stundenplan beginnt um 8:00 Uhr und
endet um 22:00 Uhr. Die Abfrage steht nicht in FORUM und nicht in FORUM ASP zur Verfgung.

Wie geht das? 445
So weise ich erbrachte 87b Leistungen gegenber der Kasse nach
Unter Ansicht Abfragen 280 kann die Abfrage 87b

Leistungsnachweis aufgerufen werden. Nachfolgend ein anonymisierter Ausschnitt aus
dem Nachweis.
87b Leistungsnachweis
Die Abfrage ist wie folgt definiert:

Die Abfrage ist geeignet um Leistungsnachweise fr erbrachte Leistungen gem. 87b SGB XI bei
erheblich eingeschrnkter Alltagskompetenz zur Vorlage fr den MDK bzw. fr die Pflegekasse. Es stellt
eine Dokumentation der fr einen bestimmten Klienten innerhalb eines festgelegten Zeitraums
erbrachten Leistungen gem 87b SGB XI dar. Auf dieser Basis ist ein Antrag auf Genehmigung der
Kosten mglich. Es kann ein Klient ausgewhlt werden und ein Zeitintervall, fr das der Nachweis erstellt
werden soll. Aus den dem Klienten zugeordneten Leistungen mit der Prophylaxe Alltagskompetenz kann
ausgewhlt oder die Leistungsliste komplett bernommen werden. Die Abfrage steht nicht in FORUM und
nicht in FORUM ASP zur Verfgung.
Siehe auch:
Leistungen 225
Auftrge 63
Abfragen 280
Risiko - Alltagskompetenz 145
13.21 Anpassung des PflegeOrganizer an die Einrichtung
Der PflegeOrganizer ist zwar vorkonfiguriert, trotzdem sollten Sie ihn aber mit
hausspezifischen Details anpassen, damit die besondere Pflege in Ihrer Einrichtung zum
Ausdruck kommt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Definieren Sie zuerst die Pflegeleistungen 225 Ihres Hauses. berprfen Sie dazu
den Pflege-Leistungskatalog und ergnzen Sie ihn bei Bedarf. Achten Sie dabei auf
die Zuordnung des richtigen Leistungstyps.
Hinterlegen Sie zu den Pflegeleistungen die in Ihrem Haus gltigen Standards 233

und markieren Sie die Leistung als Standard-gesttzte Leistungen, etwa mit dem
Zusatz "lt. Stan. 103" oder "gem. Std. 103" im Leistungsnamen.
berarbeiten Sie die Textbausteine 336 und ergnzen Sie sie bei Bedarf.
berarbeiten Sie die Zuordnungen der Textbausteine zur Anamnese 339 . Damit
erleichtern Sie sich die Erstellung des ersten Pflegeplans, wenn Sie ihn aus der
ersten Anamnese automatisch generieren.
berprfen Sie die Visiten-Definitionen 342 und ergnzen Sie sie bei Bedarf durch
hauseigene Visiten.
Definieren Sie in der Profilverwaltung 346 mindestens 2 Benutzergruppen: PDL und
Pflegekraft. Wenn Sie auch den Hilfskrften PC-Zugang gewhren, sollten Sie auch
diese Gruppe mit ihren Rechten eingeben.
Legen Sie alle Benutzer namentlich in der Benutzerverwaltung 345 an und ordnen
Sie ihnen das korrekte Profil zu.
berarbeiten Sie alle Einstellungen 393 des PflegeOrganizers hinsichtlich
Erinnerungen, Evaluationen usw.
Mit uns geht's schnell und effizient

Gerne untersttzen wir Sie bei der berarbeitung der
Einstellungen fr Ihr Haus. Wenden Sie sich an den
Vertrieb. Wenn wir Sie auch nur einen Tag bei der
Einrichtung des PflegeOrganizers untersttzen
kommen Sie schneller und effizienter zu Ihrem Ziel -
nmlich einer Pflegedokumentation, die exakt die
Arbeit Ihres Hauses abbildet.
Siehe auch:
Leistungen 225
Textbausteine 336
Textbausteine - Anamnese 339
Visiten-Definitionen 342
Mandanten Einstellungen: PflegeOrganizer 393
13.22 Institutionskennzeichen ermitteln
Um das Institutionskennzeichen zu ermitteln, bentigen Sie zuerst die notwendigen

Hintergrundinformationen.
Die IK ist grundstzlich 9-stellig. Unterscheiden Sie bitte zwischen Ihrem
Institutionskennzeichen und dem Institutionskennzeichen eines Debitors.

Wie geht das? 447
Die IK Ihrer Einrichtung

Informationen zum Erhalt Ihrer IK erhalten Sie im Kapitel So bekommt man eine IK
fr Ihre Einrichtung 463 .
Rufen Sie in den Seitentabellen 355 die DTA Abrechnungscodes auf.
Suchen Sie zuerst nach der Art Ihrer Einrichtung (z.B. --VOLLSTATIONRE PFLEGE --
frei gemeinntz. Anbieter, und tragen Sie dort Ihre IK ein.
Wenn Sie Inkontinenzleistungen abrechnen: Suchen Sie nach --HILFSMITTEL--

sonstiger (P)HM-Lieferant und tragen Sie dort Ihre IK ein.
Warum muss man fr jeden Abrechnungscode die IK nochmals eintragen? Weil es

passieren kann, dass Sie fr jeden Abrechnungscode eine eigene IK erhalten.
Die hier eingegebene IK geben Sie bei der Leistung 227 ein: Damit kann FORUM
jeder Leistung den Abrechnungscode und die IK zuordnen.
Die IK des Debitors

IKs werden zuerst einmal bei der Debitorenzuordnung in der Verwaltung 62 bei
Pflege- und Krankenkassen eingegeben: Es handelt sich dabei um die IK der
Versichertenkarte des Klienten. Geben Sie die IK zusammen mit der
Versichertennummer und dem Versichertenstatus ein. Die Daten finden Sie
auf der Versichertenkarte des Klienten.
Ist die IK auf der Versichertenkarte nicht 9-stellig? Hier erkennen Sie, wie wenig sich die
Kassen an ihre eigenen Definitionen halten. Stellen Sie bitte eine 10 voran, wenn Sie nur 7-
stellig ist. Oder entfernen Sie die Ziffer V zu Beginn.
IKs werden in der Debitorenverwaltung 216 bei Pflege- und Krankenkassen

eingegeben. Es handelt sich dabei um die IK des Kostentrgers. Sie finden diese IK
auf den Anschreiben des Kostentrgers bzw. knnen sie durch einen Anruf beim
Kostentrger ermitteln.
Ist das Institutionskennzeichen nicht in der Auswahl? Dann geben Sie das neue
Institutionskennzeichen in der IK-Verwaltung 331 ein - und bitte informieren Sie uns, damit wir
unsere IK-Datei vervollstndigen knnen.
Die IK des Kostentrgers befindet sich in der IK-Verwaltung. Wenn Sie danach
suchen finden Sie dort den Verweis auf die anderen notwendigen IKs: die IK der
Annahmestelle ohne Entschlsselungsbefugnis, die IK der Annahmestelle mit
Entschlsselungsbefugnis und mglicherweise der IK der
Rechnungsannahmestelle. Diese IKs entnehmen Sie i.d.R. dem
Aufforderungsschreiben der Kassen zum DTA.
Bei manchen Kassen sind alle IKs identisch (z.B. AOK), bei anderen differieren Sie. Aus diesem
Grund mssen berall die IKs vollstndig eingetragen werden - auch wenn sie identisch sind.
Siehe auch:
Seitentabellen: DTA Abrechnungscode 355
Leistungen 227
Debitoren 216

IK-Verwaltung 331
13.23 Den richtigen Leistungstyp auswhlen
Die Zuordnung eines korrekten Leistungstyps ist in der Leistungsverwaltung 227 dringend
notwendig. Falsche Leistungstypen knnen zu fehlerhafter Faktura 249 oder falschen
Pflegeerfassungen 163 fhren. Informieren Sie sich deshalb hier ber die umfangreichen
Leistungstypen, die in der Leistungsverwaltung hinterlegt werden knnen.
Die in FORUM einsetzbaren Leistungstypen
Pflege- und Betreuungskosten

Pflege SGB V
Pflege SGB XI 403
Pflege BSHG
Unterkunft 403
Verpflegung 403
Unterkunft & Verpflegung (PfWG: nicht mehr benutzen)
Investitionskosten 403
Erhhter Betreuungsaufwand (87b SGB XI) 403
Sonstige Pflege
Heimkosten KJHG (Kinderheim)
Jugendhilfepauschale KJHG (Kinderheim)
Leistungen
Pool-Betrag
Sondenernhrung
Hauswirtschaft
Service
Frhstck
Mittagessen
Abendessen
Fahrtkosten
Ausbildungsrefinanzierungsbetrag 403
Sonst. kostenpfl. Leistung
Zuschlge
Einzelzimmerzuschlag
Sonstiger Zuschlag
Abschlge
Abschlag
Sonstiger Abschlag
Barbetrge 403
Grundbarbetrag
Zusatzbarbetrag
Kindergeld
Blindengeld
Weihnachtsgeld
Kleidergeld 403
Barbetragsausgleich
Sonstiger Barbetrag
Wohngelder

Wie geht das? 449
Pflegewohngeld 403
Wohngeld 403
Renten 403
Altersrente
Witwenrente
Betriebsrente
Zusatzrente
Auslandsrente
Sonstige Rente
Anteile
Pflegekassenanteil 403
Eigenanteil
Zuzahlung 403
Pflegekassenanteil 87b 403
Sonstiger Anteil
Pauschalen
Inkontinenzpauschale 403
zustzl. Betreuungspauschale
sonstige Pauschalen
Sonstiges
Entgeltvorauszahlung 403 (ohne Funktion)
Zinsen Entgeltvorauszahlung (ohne Funktion)
Gebhren Mahnung (ohne Funktion)
Zinsen Mahnung (ohne Funktion)
Die im PflegeOrganizer einsetzbaren Leistungstypen
Statistische Leistungen
Pflege (statistisch)
Service (statistisch)
Ernhrung Ernhrung, Ernhrung (nchste), Menge 0-999 in%,
Reihenfolge
Inkontinenz geschl. Inkosystem/Vorlage/Sonstiges
Inkontinenz Katheter Beutel leeren, Reinigung, Katheter gelegt, Katheter
entfernt, Sonstiges
Krperpflege
Geschmacksanregung Geschmacksart
Lagerung Lagerung, Lagerung (nchste), Fingerdruck, Reihenfolge
VO: Medikamente
VO: Injektion/Infusion
VO: Tropfen/Brausetabl.
VO: Krankengymnastik
VO: Ergotherapie
VO: Sonstiges
VO: Insulin Wert 0 - 100
Sozialdienstangebot Leistung, Leistung (nchste), Reihenfolge
Transfer Gehe zu, Ort
Visitenaufgabe
Vitalzeichen: Temperatur 35-42 Grad Celsius
Vitalzeichen: Atmung 1-180 pro Minute
Vitalzeichen: Puls 30-180 pro Minute
Vitalzeichen: Blutdruck Systole 0-300 RR mm/Hg, diastole 0-200 RR mm/Hg
Vitalzeichen: Blutzucker 2-460 mg/dl oder mmol/l
Vitalzeichen: BMI 479 50-270 cm Gre, -99-999 kg Gewicht, BMI

Vitalzeichen: Ernhrung Input kcal 0 - 4000 kcal

Vitalzeichen: Flssigkeit Input ml 20-500 ml
Vitalzeichen: Sondenernhrung Input 0-1200 kcal, 0-1000 ml, %
Vitalzeichen: Urin Output (Miktion) 0-9999 ml
Vitalzeichen: Stuhl Output Konsistenz, Stuhlmenge
Vitalzeichen: SpO2 0-99 %
Wundbehandlung Wunde, Heilungsstatus
Freiheitseinschr. Manahmen Ttigkeit, Ein/Aus
sonst. pflegerische Leistung
sonst. statistische Leistung
Die Ursache fr falsche Erfassungsmglichkeiten bei Istdaten liegt meist in einer fehlerhaften
Zuordnung des Leistungstyps bei der Leistungsdefinition.
Siehe auch:
Leistungen 227
13.24 Jahresabgrenzung
Das Problem
Zum Jahreswechsel werden Rechnungen erstellt, die einerseits Daten aus dem "alten"
Jahr und gleichzeitig Daten aus dem "neuen" Jahr enthalten. Ein Mischen dieser Daten ist
in der Finanzbuchhaltung hufig unerwnscht.
Die Lsung
Generell ist zu empfehlen, zum Jahreswechsel eine Jahresabgrenzung (oder auch: 13.
Rechnungslauf) mit einem zustzlichen Rechnungslauf 249 durchzufhren.
Voraussetzung ist eine Rcksprache mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung.
Die Vorgehensweise: 1. Rechnungslauf

Rechnungsstellungsdatum ist der 31.12.
Abrechnen bis ist ebenfalls der 31.12.
Der Schalter Vorauszahlung ist deaktiviert.

Wie geht das? 451
Jahresabgrenzung
In dieser Abrechnung erscheinen nur Korrekturen und Nachberechnungen fr das alte

Jahr, z.B. Inkontinenzpauschalen, Erstattungen wegen Abwesenheiten,
Pflegestufennderungen etc.
Direkt nach der Rechnungserstellung werden DTA mit Banken 257 und DTA mit FiBu 263
durchgefhrt.
Die Vorgehensweise: 2. Rechnungslauf

Jetzt erfolgt der normale Rechnungslauf mit
Datum der Rechnungsstellung 1.1.
Abrechnen bis 31.12.
und aktivierter Vorauszahlung.

Diese Abrechnungen enthalten nur noch Vorauszahlungen fr das neue Jahr. Direkt nach
der Rechnungserstellung werden DTA mit Banken 257 und DTA mit FiBu 263 durchgefhrt.
Ihre Buchhaltung bernimmt diesen Rechnungslauf in die FiBu-Periode des neuen
Jahres und hat damit eine klare Abgrenzung der Perioden.
Siehe auch:
Faktura 249
DTA (FiBu) 263

13.25 Wie offene Posten gebucht werden
Sie erhalten nachfolgend einen berblick ber die bergabe von Buchungen aus der
Zahlungsverwaltung in die Finanzbuchhhaltung.
1. Definition der bergabe der Buchungen in die FiBu

Unabhngig von der oPo-Verwaltung werden Buchungen aus der Faktura auf die
entsprechenden Erls- und Debitorenkonten gebucht, beim Clearing darber hinaus auf
das entsprechende Bankersatzkonto vorausgesetzt, die entsprechenden Module sind
erworben.
Nachfolgend werden nur die Buchungen der oPo-Verwaltung aufgefhrt die Buchungen
aus der Faktura bleiben unbercksichtigt. Abhngig von der eingestellten Konfiguration
der oPo-Verwaltung (siehe Kapitel Allgemeines) werden die Buchungen in
unterschiedlicher Form an die Finanzbuchhaltung bergeben. Es gibt die folgenden
Konfigurationen:
- Buchung auf Pseudo-Debitorenkonten 363
- Buchung auf Parkkonten 214
- Debitorenorientierte Buchungen
- Klientenorientierte Buchungen
- Zuordnungsorientierte Buchungen
2. bergabe der Buchungen in die FiBu: Pseudo-Debitorenkonto

Es gelten folgende Kontendefinitionen:
1698 Geldtransfer
5290 gewhrte Skonti
5500 Mehrerlse
7554 uneinbringbare Forderungen
1697 Bankersatzkonto
19999 Pseudo-Debitorenkonto
2.1. Vollstndiger Ausgleich

Ein vollstndiger Ausgleich von Rechnung und Zahlung wird gespeichert.
Daraus wird folgende bergabe an die FiBu erstellt:

Wie geht das? 453
2.2. Skontobuchung, uneinbringbare Forderungen

Eine Rechnung wird unvollstndig ausgeglichen, der fehlende Betrag wird skontiert.
Uneinbringbare Forderungen werden analog gebucht.
2.3. Mehrerlsbuchung
Eine Rechnung wird unvollstndig ausgeglichen, der berschssige Betrag ist Mehrerls:
2.4. Abschlagsbuchung ohne Rechnungsabgleich

Eine Zahlung (hier: Abschlag) wird ohne Abgleich eingenommen.
Hinweis: Es ist bei Zahlungen ohne Abgleich gleichgltig, ob in der Rubrik Rechnungen
mit Zahlung Rechnungen vorhanden sind oder nicht. Die bergabe an die FiBu bleibt
identisch.

Nach einiger Zeit auf jeden Fall aber nach der FiBu-bergabe - wird der gleiche Debitor
ausgewhlt. Die offene Zahlung (Abschlag) wird automatisch angezeigt.
Sie kann jetzt mit der Rechnung abgeglichen werden.

- keine -
Hinweis: es werden trotz Ausgleich keine Daten an die FiBu bergeben, weil bereits in der
vorhergehenden FiBu-bergabe debitorisch abschlieend gebucht wurde.
Bei dieser Buchung ist zu erkennen, dass man bei Abschlagszahlungen den Namen des
Klienten, fr den der Abschlag bestimmt ist, im Buchungstext angeben sollte, damit man
offene Zahlungen bei spteren Buchungen besser zuordnen kann.
3. bergabe der Buchungen in die FiBu: Parkkonten

1698 Geldtransfer
5290 gewhrte Skonti
5500 Mehrerlse
10208 Debitorenkonto Beispiel 1
19906 Parkkonto Beispiel 4


Wie geht das? 455


identisch.

Da kein Abgleich stattgefunden hat, wird der Betrag auf das dem Debitor zugeordneten
Parkkonto gebucht.
Aus dieser offenen Zahlung wird nur ein Teil benutzt (1200,00 aus 1281,30), um einen Teil
der Rechnung abzugleichen:
Das Parkkonto wird also schrittweise um den Betrag reduziert, mit dem die Rechnung
abgeglichen wird, und gleichzeitig wird auf das korrekte Debitorenkonto umgebucht.
Schlielich wird nach einiger Zeit auf jeden Fall aber nach der obigen FiBu-bergabe
der Debitor erneut ausgewhlt. Die offene Zahlung (Abschlag) und die noch offene
Rechnung wird automatisch angezeigt.
Der Restbetrag wird abgeglichen:
Mit diesem letzten Abgleich, der sowohl den offenen Posten der Zahlung als auch den

Wie geht das? 457
offenen Posten der Rechnung auflst, ist der Saldo des Parkkontos 0, weil die Zahlungen
vollstndig auf das Debitorenkonto umgebucht wurden.
Klienten/Debitoren, fr den der Abschlag bestimmt ist, im Buchungstext angeben sollte,
damit man offene Zahlungen bei spteren Buchungen besser zuordnen kann.
4. bergabe der Buchungen in die FiBu: debitorenorientierte Buchung

1698 Geldtransfer
5290 gewhrte Skonti
5500 Mehrerlse




identisch.
Es fand kein Abgleich, aber eine Auswahl des Debitors statt. Aus dieser Angabe leitet das
Programm das Debitorenkonto ab und bucht den gesamten Zahlungseingang auf dessen
Debitorenkonto.

Wie geht das? 459

-keine -
Hinweis: Die Zahlung wurde bereits vollstndig debitorisch gebucht, insofern sind auch
bei Teilbetrgen keine weiteren Buchungen mehr ntig.
der Debitor erneut ausgewhlt. Die offene Zahlung (Abschlag) und die noch offene
Der Restbetrag wird nun endlich ausgeglichen:

- keine -
Hinweis: Es werden trotz Ausgleich keine Daten an die FiBu bergeben, weil bereits in
der ersten FiBu-bergabe debitorisch abschlieend gebucht wurde.
Klienten oder Debitors, fr den der Abschlag bestimmt ist, im Buchungstext angeben
sollte, damit man offene Zahlungen bei spteren Buchungen besser zuordnen kann.
5. bergabe der Buchungen in die FiBu: klientenorientierte Buchung

1698 Geldtransfer
5290 gewhrte Skonti
5500 Mehrerlse
10541 Klientenkonto Beispiel 1




Wie geht das? 461

identisch.
Es fand kein Abgleich und damit keine eindeutige Zuordnung des Klienten statt. Folglich
wird das Pseudodebitorenkonto als Parkkonto angebucht.
Nach einiger Zeit auf jeden Fall aber nach der FiBu-bergabe - wird der gleiche Klient
Mit dem ersten auch unvollstndigen Abgleich findet eine eindeutige Zuordnung zum
Klienten statt. Folglich wird unabhngig von einem vielleicht unvollstndigen Abgleich
der volle Zahlungsbetrag als Zahlungseingang vom Pseudodebitorenkonto auf das
Klientenkonto umgebucht.
der Klient erneut ausgewhlt. Die offene Zahlung (Abschlag) und die noch offene

Der Restbetrag wird nun endlich ausgeglichen:

- keine -
Hinweis: Es werden trotz Ausgleich keine Daten an die FiBu bergeben, weil bereits in
der vorhergehenden FiBu-bergabe debitorisch abschlieend gebucht wurde.
Klienten, fr den der Abschlag bestimmt ist, im Buchungstext angeben sollte, damit man
offene Zahlungen bei spteren Buchungen besser zuordnen kann.
Siehe auch:
Zahlungen 267
DTA (FiBu) 263
13.26 Barbetragsabgleich konfigurieren
Informieren Sie sich zuerst, was man mit einem Barbetragsabgleich 296 berhaupt
erreichen kann - wechseln Sie dazu in den Barbetragsmanager 294 .
Wenn Sie sich fr den Barbetragsabgleich entschieden haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Legen Sie Barbetrge an wie im Kapitel Barbetrge 70 beschrieben.
2. Aktivieren Sie die Checkbox Leistung fliet i.d. Barbetragsmanager 231 in der
Leistungsverwaltung.
3. Beauftragen Sie den Vertrieb, die Komponenten fr den automatischen Abgleich
von Barbetrge zu installieren.
4. Starten Sie direkt nach der Faktura den Barbetragsabgleich im Barbetrags-Manager
296 .
Siehe auch:
Barbetrge 70
Leistungen 231

Wie geht das? 463
13.27 Barbetragsausgleich konfigurieren
Informieren Sie sich bitte zuerst, was man mit einem Barbetragsausgleich 300 berhaupt
erreichen kann - wechseln Sie dazu in den Barbetragsmanager 300 .
Wenn Sie sich fr den Barbetragsausgleich entschieden haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Sinnvoll ist es, vor dem Barbetragsausgleich den Barbetragsabgleich zu
konfigurieren. Auf diese Weise werden die Barbetrge zuerst einmal automatisch
aus der Faktura in die Barbetragsverwaltung bernommen. Lesen Sie dazu das
entsprechende Kapitel 462 .
2. Legen Sie - falls nicht schon geschehen - Barbetrge an wie im Kapitel Barbetrge
70 beschrieben.
3. Aktivieren Sie die Checkbox Leistung fliet i.d. Barbetragsmanager 231 in der
Leistungsverwaltung.
4. Starten Sie direkt vor der Faktura den Barbetragsausgleich im Barbetrags-Manager
300 .
Siehe auch:
Barbetrge 70
Leistungen 231
13.28 So bekommt man eine IK fr die Einrichtung
Die Abrechner IK beantragen Sie bei der ARGE IK in St. Augustin, siehe http://www.arge-
ik.de, das Antragsformular fr eine IK knnen Sie unter http://www.arge-ik.de/d/pages/
down/pdf_images/erfass.pdf downloaden. Weitere Informationen zum
Institutionskennzeichen erhalten Sie in dem Kapitel Institutionskennzeichen ermitteln 446 .
HINWEIS: Bitte verwechseln Sie die IK nicht mit der Betriebsnummer fr die
Personalabrechnung.
13.29 Vergleichsmitteilungen erstellen
Die Vergleichsmitteilungen (im Folgenden: VMG) sind Formbltter, die in einigen

Bundeslndern statt normaler Rechnungen an die Pflegekassen geschickt werden
mssen.

Vergleichsmitteilung

Wie geht das? 465
Sie haben 2 Alternativen, um das Erstellen von Vergleichsmitteilungen zu konfigurieren:

Sie beauftragen einen Mitarbeiter der Gebr. Jung, die Vergleichsmitteilungen
einzurichten. Wenden Sie sich diesbezglich bitte an den Vertrieb.
Sie richten die Vergleichsmitteilungen selbst ein. Der nachfolgende Text gibt Ihnen
dazu die Anweisungen.
1. Wissenwertes
Das uns vorliegende und von der Pflegekasse entworfene Formblatt hat Mngel:
1. Sie sind nur eine bergangslsung, weil die Daten gem 105 Abs. 2 SGB XI
schon seit Jahren im Rahmen des Datentrgeraustausches an die Pflegekassen
geschickt werden sollten.
2. Die 75%-Berechnung im Formblatt ist fehlerhaft. Fallen mehrere
Rechnungspositionen an z.B. wegen Abwesenheit dann sieht das Formblatt die
75% Berechnung jeder einzelnen Mitteilungsposition vor. Der Gesetzestext
dagegen spricht nicht von 75% einzelner Mitteilungspositionen, sondern 75% des
Gesamtbetrages. Das fhrt dazu, dass es Cent-Abweichungen geben kann. Eine
Kleinigkeit nur, aber sehr strend, wenn deswegen korrigiert werden muss oder es
gar zu Auseinandersetzungen mit der Pflegekasse kommt.
3. Das Formblatt ist unzureichend fr Sonderflle. Gibt es z.B. 3 Abwesenheiten im
Monat oder mehr als 7 Rechnungspositionen im Monat, kommt das Formblatt
schon an seine Grenzen.
4. Die Tatsache, dass Sie ein Formblatt fr die Pflegekasse ausfllen, ist Ihr
freundliches Entgegenkommen. Es gibt keine gesetzliche Grundlage, solche
Formbltter berhaupt ausfllen zu mssen.
Aus dieser Situation heraus werden wir das vorliegende Formblatt als Standard-
Vergleichsmitteilung anbieten. Sollte wie schon so oft geschehen eine spezielle
Pflegekasse abweichende Anforderungen an das Formblatt stellen, wenden Sie sich bitte
an uns. Wir werden dann ein entsprechends Angebot erstellen.
Die Vergleichsmitteilungen knnen erst gedruckt werden, wenn die Gebr. Jung eine
spezielle Faktura-Komponente installiert haben, die in den nchsten Kapiteln
beschriebenen Einstellungen vorgenommen wurden und mit der neuen Komponente ein
Rechnungslauf gestartet wurde. Vergleichsmitteilungen aus einer Faktura vor diesem
ersten VMG-Rechnungslauf knnen nicht erstellt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Vergleichsmitteilung nicht exakt der normalen Faktura
entspricht. Sie wird nur gedruckt, wenn es Vernderungen gegeben hat, z.B. eine
versorgungsfreie Zeit = Krankenhausaufenthalt. Bitte beachten Sie auch, dass
unabhngig davon wie Pflegestufen in Ihrem Haus definiert sind die Pflegestufen
generell in rmischen Ziffern ausgegeben werden.

2. Komponente installieren
Zur Erstellung der Vergleichsmitteilungen bentigen Sie vor der Faktura eine spezielle
Komponente. Informieren Sie bitte den Support der Gebr. Jung, dass die
Vergleichsmitteilungen aktiviert werden sollen. Der Support wird dann eine spezielle
Faktura Komponente installieren, die zuknftig die Daten fr die Vergleichsmitteilungen
whrend der Faktura generieren wird.
3. Aktivierung der Vergleichsmitteilungen

Wenn Ihre Einrichtung keine Rechnungen, sondern nur Vergleichsmitteilungen an die
Pflegekassen sendet, dann knnen Sie zu Extras Einstellungen Mandant
Vergleichsmitteilung navigieren und die Checkbox Vergleichsmitteilungen sollen generell
ausgedruckt werden knnen aktivieren. Sinnvoll ist es dann auch, die nachfolgende
Checkbox Vergleichsmitteilungs-Checkbox in Faktura ist standardmig aktiviert zu
aktivieren. Prfen Sie die weiteren Eingabefelder auf dieser Seite und speichern Sie die
Eingabe.
Einstellungen
Aktivieren Sie die Checkbox Vergleichsmitteilung unter Extras Einstellungen

Mandant Faktura 3, wenn die VMG bei jedem Rechnungslauf erzeugt werden soll.

Wie geht das? 467
Einstellungen
4. Festlegung der Codes in der Chronik

Starten Sie Extras Einstellungen Seitentabellen Aufnahmegrund. Tragen Sie fr alle
Grnde, die eine tatschliche Aufnahme definieren, als Code die Ziffer 01 ein. Tragen
Sie nichts oder 00 ein, wenn es sich bei dem Eintrag lediglich um z.B. eine interne
Verlegung handelt.

Seitentabellen
Starten Sie Extras Einstellungen Seitentabellen Entlassungsgrund. Tragen Sie fr

alle Grnde, die eine tatschliche Entlassung definieren, als Code die Ziffer 02 ein.
Wenn die Entlassung im Tod des Klienten begrndet lag, tragen Sie bitte die 03 ein.
Tragen Sie nichts oder 00 ein, wenn es sich bei dem Eintrag lediglich um z.B. eine
interne Verlegung handelt.

Wie geht das? 469
Seitentabellen
5. Festlegung der Codes in der versorgungsfreien Zeit

Starten Sie Extras Definitionen Abwesenheit Klienten. Tragen Sie im Feld Key1 fr
Krankenhaus den Code 06 und fr Urlaub den Key 08 ein. Tragen Sie nichts oder
00 ein, wenn es in Ihrem Haus andere Abwesenheitsgrnde gibt, die nicht mit Urlaub
oder Krankenhaus zusammenhngen.

Abwesenheitsgrnde
6. Festlegung des Beginns der Leistungen nach SGB XI

Starten Sie Ansicht Dateiverwaltung Klienten Personalien und tragen Sie bei allen
aktuellen Klienten im Feld Start SGB XI das Datum ein, an dem erstmals Leistungen der
Pflegekasse in Anspruch genommen wurden. Ist kein Datum eingetragen, dann wird in
den Vergleichsmitteilungen die Untersuchung nach dem Beginn der SGB XI-Leistungen
unterdrckt.

Wie geht das? 471
Klientendaten
7. berprfung der IK des Leistungserbringers

Starten Sie Extras Einstellungen Seitentabellen DTA Abrechnungscodes. Tragen
Sie im Bereich Vollstationre Pflege fr Ihren Trgertyp das entsprechende
Institutionskennzeichen des Hauses ein.
Institutionskennung

Starten Sie Ansicht Dateiverwaltung Leistungen und ordnen Sie diese IK dem
Pflegekassenanteil zu.
Institutionskennung
8. berprfung Bankverbindung
Starten Sie Extras Einstellungen Mandant und klicken Sie neben dem Feld
Bankverbindung auf den Button Bearbeiten. Wenn nicht schon geschehen legen Sie
dort bitte ein Konto als Standard fest, indem Sie auf den Button Standard klicken.

Wie geht das? 473
Bankverbindung
9. berprfung Ansprechpartner
Starten Sie Extras Einstellungen Mandant FORUM DTA und fllen Sie die Felder
Name der Einrichtung und Kontakt/Telefon aus.
Ansprechpartner
10. Anzahl der Rechnungskopien fr die normale Faktura ndern

Es ist darber hinaus empfehlenswert, in Ansicht Dateiverwaltung Debitoren zu der
von den Vergleichsmitteilungen betroffenen Pflegekassen zu navigieren und in den
erweiterten Eigenschaften auf der Seite FiBu&Faktura die Anzahl der Rechnungen fr
diese Debitoren auf 0 zu setzen, damit nur noch die Vergleichsmitteilungen, nicht mehr

aber die normalen Rechnungen verschickt werden.
Debitoren
11. Vergleichsmitteilungen ausdrucken

Wenn die Vergleichsmitteilungen generell ausgedruckt werden sollen, dann kann in der
Faktura der Druck der Mitteilungen eingestellt werden.

Wie geht das? 475
Faktura
Wenn das Feld mit Vergleichsmitteilung unsichtbar ist, dann haben Sie die
Einstellungen aus Kapitel 4 noch nicht durchgefhrt.
12. Blanko Vergleichsmitteilungen

Sollte eine Vergleichsmitteilung im Notfall hndig erstellt werden mssen, dann kann die
neue Abfrage Vergleichsmitteilung Blanko benutzt werden. Es werden dort alle Daten
zum Klienten und zum Debitor ausgedruckt, lediglich die Leistungsdaten mssen hndig
ausgefllt werden.
Neue Abfragen kann man in der Profilverwaltung den einzelnen Benutzerprofilen
zuordnen. Sie stehen danach im Programm Abfragen zur Verfgung.
13.30 Marketing betreiben
Nutzen Sie FORUM und den PflegeOrganizer fr effizientes Marketing.
Wer braucht das Marketing-Modul?

Die Benutzung des Marketing-Moduls ist sinnvoll
- wenn eine Interessentenliste gefhrt wird und / oder

- wenn die Interessenten von Zeit zu Zeit aktiv angesprochen werden sollen und /
oder
- wenn die Wirksamkeit von Werbemitteln untersucht werden soll und / oder
- wenn die Grnde zur Aufnahme in die Einrichtung ermittelt werden sollen und / oder
- wenn die Ablehnungsgrnde ermittelt werden sollen und / oder
- wenn die Beteiligung von Vermittlern ermittelt werden soll.
Trifft mindestens einer der o.g. Punkte zu, dann sollte das Marketing-Modul aktiv
benutzt werden.
Wie wird das Akquise-Modul eingerichtet?

1. Starten Sie Seitentabellen 358 und suchen Sie nach Seitentabellen, die mit
Interessenten beginnen. Sie finden die Eintrge Absagegrund 358 , Akquiseart 358 ,
Werbung 358 und Zusagegrund 358 .
2. Erstellen Sie fr alle unter 1. genannten Seitentabellen alle fr Ihre Einrichtung
denkbaren Eintrge fr eine sptere schnelle Auswahl. Ergnzen Sie dabei die
vorhandenen Eintrge oder lschen Sie fr Ihre Einrichtung unntige Eintrge.
3. Starten Sie die Verwaltung und klicken Sie auf den Interessenten 47 -Button .
4. Geben Sie dort Ihre komplette Warteliste ein. Geben Sie auf der Seite Marketing 47
die Marketing-Daten ein. Bitte beachten Sie, dass Ihre Marketing-Ergebnisse
aussagekrftiger werden, je vollstndiger Ihre Marketing-Daten sind.
5. Wenn Sie aktive Akquise betreiben wollen: Ordnen Sie in der Profilverwaltung 350
jedem gewnschten Profil die neue Abfrage Akquise auf der Seite Abfragen zu.
Danach ist diese Abfrage unter Abfragen 280 aufrufbar. Sie listet alle Interessenten
auf, mit denen Sie aktiv an einem bestimmten Termin erneut Kontakt aufnehmen
wollen.
6. Wenn Sie die Ergebnisse Ihres Marketings ermitteln wollen, ordnen Sie in der
Profilverwaltung 350 jedem gewnschten Profil die neue Abfrage Marketing auf der
Seite Abfragen zu. Danach ist diese Abfrage unter Abfragen 280 aufrufbar. Sie
schlsselt alle Ergebnisse des Marketings bersichtlich auf und lsst
Rckschlsse auf den Erfolg Ihres Marketings zu.
Siehe auch:
Interessenten 47
Seitentabellen 358
Abfragen 280

Wie geht das? 477
13.31 Automatisches Kuvertieren
Fr groe Einrichtungen empfiehlt sich das automatische Kuvertieren der Briefe.

Die automatische Kuvertierung ist derzeit auf die Kuvertiermaschine Neopost Si 68
angepasst, Erweiterungen auf andere Hersteller sind auf Anfrage mglich. Fr die o.g.
Maschine gilt ein Code mit 2 oder 4 Linien. 2 Striche (die ueren) des Strichcodes
bedeuten: "offen halten", 4 Striche bedeuten "Brief schlieen".
Die Anpassungen der Rechnungsformulare geschehen grundstzlich auf der Basis von
VFP Reports (FRX Dateien). Die vorher vorhandenen LST Dateien mit gleichem
Dateiprfix werden durch sie ersetzt.
Aufbereitung der Rechnungsformulare fr die Kuvertierung

Pro fr den Kunden angepasstem Faktura-Report wird ein zustzlicher Report
erstellt, der den Strichcode zur Kuvertierung enthlt. Auf diese Weise kann
debitorabhngig festgelegt werden, ob die Kuvertierung benutzt wird oder nicht, indem
man bei dem Debitor den entsprechenden Report hinterlegt. Die Reports fr die
Kuvertierung werden im Prfix mit "-E" erweitert fr "Enveloper", z.B. Rechnung-E.
FRX. In den Reports wird die maximale Seitenzahl je Kuvert (im folgenden: MSK)
festgelegt und kann dort dynamisch bei Bedarf verndert werden.
Beim Ausdruck mit Strichcode gelten folgende Regeln:
WENN Letzte_Seite ODER Seite = Vielfaches_Von_MSK DANN
Brief_Schlieen_Strichcode SONST Offen_Halten_Strichcode.
WENN Seite = Vielfaches_Von_MSK UND NICHT Letzte_Seite DANN Text "Fortsetzung
in Folgesendung" in letzte Fuzeile.
WENN Seite = Vielfaches_Von_MSK + 1 ODER Erste_Seite DANN Adresse ausdrucken.
WENN Seite = Vielfaches_Von_MSK + 1 UND NICHT Erste_Seite DANN Text
"Fortsetzung der vorherigen Sendung" in letzte Zeile des Adressbereiches.
Strichcode-Konfiguration ber Enveloper.INI

Die genaue Positionierung des Strichcodes im Ausdruck wird in der Datei enveloper.
ini festgelegt und kann dort mit einem normalen Editor bei Bedarf bearbeitet werden.

Kuvertieren
Installation: Dateien
Die Dateien der Installation sind:
- enveloper.fxp muss in das GJCommon\Berichte Verzeichnis kopiert werden.
- enveloper.ini muss in das lokale FORUM Verzeichnis kopiert werden.
- EnveloperDesign.txt muss whrend des Test ebenfalls in das lokale FORUM
Verzeichnis.
- <Rechnungsformular>-E.FRX muss in GJCommon\Berichte\Faktura Verzeichnis
kopiert werden.
- Mglicherweise mitgeschickte Rechnungsformulare (ohne E) mssen ebenfalls
ins GJCommon\Berichte\Faktura Verzeichnis kopiert werden.
- KdLST2FRX.fxp muss ins FOMSvc\Kundendi-Verzeichnis kopiert werden.
- Bei einem lteren Betriebssystem (Windows 2000) mssen Sie die Datei GdiPlus.
dll ins System32-Verzeichnis des Betriebssystemverzeichnisses kopieren. Bei
jngeren Betriebssystemen ist dies nicht notwendig.
Installation: FORUM Service

Rufen Sie FORUM Service auf, sperren Sie die Datenbank, whlen Sie das
Kundendienst-Programm KdLST2FRX.fxp und fhren Sie es aus. Verlassen Sie
danach FORUM Service.

Wie geht das? 479
Installation: Konfiguration von Debitoren

Rufen Sie FORUM auf, starten Sie Ansicht Dateiverwaltung Debitoren und tragen
Sie in den erweiterten Eigenschaften auf der Seite FiBu & Faktura bei den Debitoren,
bei denen Kuvertierung gewnscht ist, die Erweiterung -E in das Dateiprfix des
Rechnungsformular-Namens, z.B. Rechnung-E.FRX statt bisher Rechnung.FRX.
Erzeugen Sie besttigte Rechnungen fr zumindest einen dieser Debitoren und
merken Sie sich eine Rechnungsnummer (im folgenden: Test-ReNr).
Installation: Anpassung enveloper.ini an den Drucker

Kopieren Sie die Datei EnveloperDesign.txt in das lokale FORUM-Verzeichnis.
Wiederholen Sie den Druck der Rechnung <Test-ReNr> und justieren Sie den
ausgedruckten Kuvertier-Code so, dass er von der Kuvertiermaschine erkannt wird,
indem Sie die Einstellungen in enveloper.ini verndern. Wiederholen Sie den
Rechnungsdruck so lange, bis die Anpassung korrekt ist und die Kuvertiermaschine
korrekt arbeitet.
ACHTUNG: Nach der Anpassung lschen Sie EnveloperDesign.txt aus dem lokalen
FORUM Verzeichnis.
13.32 Lizenzen
Die Anzahl der in Ihrer Lizenz angegebenen Klienten wird in FORUM anhand der
Abrechnungen und im PflegeOrganizer anhand der Klienten im Pflegeplan errechnet.
Sollte ein Lizenzkonflikt auftreten, werden Sie in FORUM vor der Faktura und im
PflegeOrganizer beim Erstellen von Solldaten informiert. Ist die hchste Stufe des
Lizenzkonflikts erreicht, knnen Sie keine weiteren neuen Klienten eingeben. Wenden Sie
sich in diesem Fall an unseren Vertrieb.
Informationen zu Ihren Lizenzen finden Sie unter Hilfe Info Dieses Produkt wurde
lizenziert fr.
13.33 BMI Rechner
Der BMI Rechner befindet sich berall dort, wo der BMI im

PflegeOrganizer berechnet werden soll.
Die BMI Berechnung fundiert auf dem National Research Council, Diet and Health,
Washington, 1989 und errechnet den BMI Wert ausschlielich als Vorschlag der
errechnete Wert kann bei Bedarf im aufrufenden Programm berschrieben werden.

BMI Rechner
Klicken Sie auf Letzte BMI Erfassung, um die Daten aus der letzten BMI
Ermittlung 163 als Vorschlag zu erhalten.
Klicken Sie auf BMI Rechner, um den BMI Wert aus den Eingaben zu errechnen
und fr die bergabe in das aufrufende Programm bereitzustellen.
Notieren Sie die Grnde fr Ihre BMI Berechnung in der Anmerkung, wenn Sie vom
normal berechneten BMI Wert abweichen mssen oder eine alternative
Berechnungsvariante anwenden, z.B. WHR (waist to hip ratio).
Siehe auch:
Anamnese 104
Vitalzeichen 108
Ausfhrung 165
Leistungstyp 449

Teil
XIV
14 Probleme und Lsungen

In diesem Kapitel finden Sie Beschreibungen zur Lsung mglicherweise auftretender
Probleme bei der Arbeit.
14.1 Abfragen zeigen nicht das erwartete Ergebnis

Es kann vorkommen, dass Ergebnisse in den Abfragen nicht die erwarteten Werte
aufweisen. Dann wre es hilfreich, wenn man einen Einblick in die Einzeldaten htte, aus
denen FORUM bzw. der PflegeOrganizer die Abfrage errechnete. Aus diesem Grund
gibt es fr alle Abfragen mit Summenangaben die Checkbox Details.
Ist die Checkbox aktiviert, dann wird am Ende der Abfrage eine EXCEL-Liste mit allen
Einzeldaten erstellt, die dann berprft werden kann. Geben Sie zu diesem Zweck Ort
und Name der EXCEL-Datei an, damit Sie sie danach finden und untersuchen knnen.
Siehe auch:
Abfragen 280
14.2 SQL Server: Fehler bei der Anmeldung

Im Fehlerfall melden Sie sich bitte zuerst bei Ihrem Datenbankadministrator -
theoretisch ist es mglich, dass die Datenbank heruntergefahren oder der
Netzwerkpfad nicht verfgbar ist. Die Fehlermeldung wird dem
Datenbankadministrator einen Hinweis auf die Ursache geben.
Nach dem Fehlerfall kann die SQL Server Anmeldung durch Ihren
Systemadministrator durch Eingabe des ihm bekannten Logins durchgefhrt
werden.
Gelingt auch hier keine Anmeldung, so hat Ihr Datenbankadministrator nach einer
erneuten Fehlermeldung die Mglichkeit, den Verbindungsmanager zu starten und
die Startparameter zu setzen.

Probleme und Lsungen 483
14.3 Zuordnungen: Fehlende Zuordnungsmglichkeit

Sie mchten eine bestimmte Zuordnung 27 eingeben, haben aber aufgrund der Ihnen
vorliegenden Baumstruktur 26 in der Verwaltung 249 berhaupt nicht die Mglichkeit dazu:
Der entsprechende Eintrag fehlt.
Wahrscheinlich haben Sie nicht die notwendigen Rechte, diese Zuordnung zu

bearbeiten. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator. Er kann
Ihnen die Zuordnungen in der Profilverwaltung 346 konfigurieren.
Zuordnungen sind aber auch fr den Systemadministrator nicht verfgbar, wenn sie
nicht erworben oder dafr notwendige Fakturakomponenten nicht installiert sind.
Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Vertrieb der Gebr. Jung.
Siehe auch:
14.4 Auswahl-Popup: es fehlt eine bentigte Auswahl

Auswahl-Popups ermglichen es, aus vorhanderen Daten auszuwhlen.
Beispiel eines Auswahl-Popups in der Chronik
Was aber ist zu tun, wenn eine Auswahlmglichkeit fehlt, die man bentigt?
Klren Sie zuerst, ob es sich um Stammdaten oder um Seitentabellendaten
handelt.

Stammdaten sind z.B. Debitorennamen, Klientennamen, Leistungsnamen. Wenn

hier ein Eintrag fehlt, dann muss er in der entsprechenden Dateiverwaltung 286
eingegeben werden.
Seitentabellendaten sind meist weit weniger umfangreich und knnen in den
Seitentabellen 353 verwaltet werden, bei obigem Beispiel wre es der
Abmeldegrund.

Teil
XV
15 Rechtliches
Copyright
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches oder anderes schriftliches
Begleitmaterial darf ohne schriftliche Genehmigung der Gebr. Jung
Informationssysteme GmbH, in welcher Form und mit welchen Mitteln auch immer,
sei es auf elektronischem oder mechanischem Weg, kopiert, vervielfltigt oder
bermittelt werden.
Die auf der dem Handbuch beiliegenden CD enthaltenen Dateien drfen auer zur
Erstellung von Sicherheitskopien nicht kopiert werden. Die Gebr. Jung gewhren dem
Kufer das Recht, die Dateien auf einem einzelnen Computer oder innerhalb eines
Netzwerks zu installieren. Die Dateien drfen fr so viele Klienten genutzt werden, wie
der Kufer Lizenzen von den Gebr. Jung erworben hat. Der Kufer trgt dafr Sorge,
dass weder das Handbuch, noch die besagten Dateien Dritten zugnglich sind.
Die nderung der in der dem Handbuch beiliegenden CD enthaltenen Dateien durch
den Kufer, sowie die nderung der durch die Programme erzeugten Dateien durch
den Kufer ist untersagt, es sei denn, die Dateien wurden mittels der beiliegenden
Programme verndert. Dies gilt insbesondere fr in einzelne Dateien eingefgte
Copyright-Vermerke und Seriennummern. Ebenso ist die Dekompilierung und
Entassemblierung untersagt.
Marken
List & Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der Fa. Combit.
Windows, Word fr Windows, Excel, Outlook, MS-Graph und FoxPro sind
eingetragene Warenzeichen der Fa. Microsoft.
Alle hier nicht aufgefhrten Namen sind Marken der jeweiligen Eigentmer.
Gewhrleistung
nderungen des Textes dieses Handbuches auch ohne Vorankndigung sind
vorbehalten. Der Inhalt ist ohne Gewhr und stellt keine Verpflichtung seitens der
Gebr. Jung dar. Die Gebr. Jung bernehmen keine Gewhr dafr, dass die
beschriebenen Verfahren, Programme usw. funktionsfhig und frei von Schutzrechten
Dritter sind.

Teil
XVI
16 Hardware-/Softwarevoraussetzungen
FORUM und der PflegeOrganizer laufen grundstzlich auf einem Einzelplatz-PC
genauso wie auf virtualisierten Servern mit Clustern und SAN.
Aus Grnden der Investitionssicherheit laufen die Systeme auf Betriebssystemen,

Datenbanksystemen, Internetsystemen und Brosoftware der Fa. Microsoft.
Generell gelten damit fr die Systeme die gleichen Hardwarevoraussetzungen wie
fr die Produkte der Fa. Microsoft.
Einzelplatzsysteme sind kaum noch zu finden. Ein professioneller Einsatz beginnt
mit einem Server und mehreren Arbeitspltzen.
Je mehr Daten anfallen, desto performanter muss der Server sein. Dabei gilt: relativ
wenig Daten fallen an bei Benutzung von FORUM ohne Barbetragsverwaltung und
ohne offene-Posten-Verwaltung (grober Schtzwert bei VFP Datenbank: ca. 50 MB
pro Jahr und 100 Klienten). Groe Datenmengen fallen an bei Benutzung von
FORUM und PflegeOrganizer (grober Schtzwert bei VFP Datenbank: ca. 500
MB pro Jahr und 100 Klienten). Sollen Bilddateien abgespeichert werden, erhht
sich der Speicherbedarf um ein Vielfaches.
Empfehlungen Hardware (VFP Datenbank)

Server:
Betriebssystem : Windows 2003 Server oder jnger
Mindestens 8 GB Arbeitsspeicher
Festplattenspeicher: mindestens 500 GB
2 Prozessoren Dual Core oder Quad Core
Raid 5
Monitor mit Super VGA-Auflsung (1.024x768) oder besser
Workstation:
Betriebssystem: Windows XP Pro (Service Pack 4) oder jnger
Mindestens 4 GB Arbeitsspeicher
Duo-Prozessor
Festplattenspeicher: mindestens 200 GB
Monitor mit Super VGA-Auflsung (1.024x768) oder besser
Sonstiges:
Externes Datensicherungssystem

Hardware-/Softwarevoraussetzungen 489
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (insbesondere fr PflegeOrganizer)

Schnelle Internet-Verbindung fr Online-Support (>10 Mbit/s), bei FORUM ASP und
PflegeOrganizer Web >30 Mbit/s Up-/Download
Beim Einsatz des PflegeOrganizer Web wird ein gemanagtes WLAN (z.B. PDAs)
und/oder eine feste LAN-Verkabelung (z.B. Touchscreen) bentigt.
(Stand: Mai 2009)
Empfehlungen Datenbanken: VFP und MS SQL Server

Die Datenbanken VFP und SQL Server (beide Microsoft) werden untersttzt. Die VFP
Datenbank ist geeignet fr Datenmengen bis ca. 2,5 GB. Danach ist ein Umstieg auf
den MS SQL Server empfehlenswert.
FORUM und der PflegeOrganizer sind auf dem Microsoft SQL Server
Datenbanksystem ab 2005 lauffhig. Fr die Hardware unter dem Microsoft SQL
Server gelten besondere Anforderungen (siehe: http://msdn.microsoft.com/en-us/
library/ms143506.aspx).
Empfehlungen Terminal Server / Remote Desktop

Die Terminal Server (TS) Funktionalitt erlaubt es, FORUM bzw. den
PflegeOrganizer auf einem Server einmalig zu installieren (zusammen mit z.B. den
Office Programmen und anderer Software) und den Zugriff von jedem Arbeitsplatz
aus ber den TS Dienst zu realisieren. Der Vorteil: es bedarf keiner mehrfachen
Installation der Software auf jedem Arbeitsplatz: die einmalige Installation aller
Softwarepakete auf dem Server ist ausreichend. Nachteilig ist die Notwendigkeit des
Fachwissens eines internen oder externen EDV-Spezialisten.
Terminal Server bzw. Remote Desktop Services werden von Microsoft (http://www.
microsoft.com/windowsserver2008/en/us/rds-product-home.aspx), VMWare (http://
www.vmware.de), Citrix (http://www.citrix.de) und anderen angeboten. Es gelten
deren Hardwarevoraussetzungen.
FORUM ASP als perfekte Alternative:

Die Gebr. Jung stellen mit FORUM ASP eine Software zur Verfgung, die der Virtualisierung
bzw. des Remote Zugriffs nicht bedarf: diese Anwendung ist eine lupenreine Webanwendung.
Jedes (auch Einfachst-)Endgert, das den Internet Explorer starten kann, kann FORUM ASP
benutzen. Deshalb erfreut sich FORUM ASP besonders bei Kunden mit verteilten
Einrichtungen besonderer Beliebtheit: dort sind berhaupt keine Softwareinstallationen in den
Einrichtungen notwendig - allein der schon vorhandene Internet Explorer muss gestartet
werden.

Alltagskompetenz 145, 190, 208, 284, 393, 403,

Index 408, 429, 439, 448, 449
Altersrente 404
Altersstaffelung (Kindergarten/-heim/-tagessttte)
234
-- Anamnese 102, 158, 339
Angehrigenbericht 173
85b SGB XI 284 Anmeldung 12, 402
87b SGB XI 145, 190, 208, 284, 393, 403, 408, Anmeldung in der Einrichtung 8, 9, 39, 55, 482
429, 439, 448, 449 Anmeldungsfehler SQL Server 8, 482
SQL Server 9
-1- Annahmestellen DTA 48, 331
Anrede 355
13. Rechnungslauf 450 Anteil Pflegekasse 371, 403, 449
Apotheke 179, 223, 393
-A- Apothekenrechnungen 419
Arzt 72, 113, 217, 282
Abfragen 12, 280, 350 Arztbericht 59, 173, 289, 395
Abfragen (Kindergarten/-heim/-tagessttte) 282 Assessment 122
Abgangsmeldung 39 Assistenten 31
Abgleich Barbetrge 296, 462 Assistentenleiste 31
Abgleicher Barbetrge 231, 297 Atmung 449
Ablehnung DTA 311 Aufforderungschreiben DTA 48
Abmeldung 39, 55, 402 Aufnahme 282, 283, 402, 436
Abrechnung zum Leistungsende 215, 231 Aufnahmeassistent 32
Abrechnungscode DTA 227, 355 Aufnahmegrund 355
Absagegrund 47, 358 Auftrge 63
Abschlagszahlung 273 Ausbildungsrefinanzierung 403, 448
Absetzen (Medikament) 113 Ausfuhr 109
abweichende MJT 424 Ausfhrung 163
abweichende Preise 77 Ausgleich Barbetrge 300, 380, 463
Abwesenheit 39, 58, 235, 282, 288, 436 Auslandsrente 404
Abfragen 284 Auswahlleiste 87, 394
Abwesenheitsgrnde 329 Auswertungen 280
Abwesenheitstage 330, 423 Auszahlung Barbetrge 294, 375
Jahresabwesenheitstage 330, 423
Auszahlungslisten Barbetrge 298, 380
Listen 284
Auto-Expandieren 26
Statistiken 284
automatische Nachfakturierung 384
Adressarten 75, 355
Adressen
AEDL
243, 283
102, 156, 158, 336
-B-
Akquise 47, 99, 282, 283, 358, 475 Bankeinzug 65, 69, 213, 257, 379, 387, 421
Akquiseart 47, 358 Bankersatzkonto 363, 378
aktuell 58, 60, 62, 64, 67, 69, 72, 73, 75, 78, 80, Bankkonto 229, 378
81, 83, 208, 213, 219, 221, 222, 224, 227, 240, 242,
Bankleitzahlen 213, 330, 378
244, 293, 304, 306, 317, 329, 363
Barauszahlungslisten Barbetrge 298, 380

Index 491
Barbetrge 70, 231, 294, 404, 448 Benutzerprofil 346, 423

Abfragen 282 Benutzerrechte 345, 346, 423
abgleichen 296, 462 Benutzerverwaltung 345
aus der Faktura abgleichen 297 Bericht (Pflege) 173
ausgleichen 300, 380, 463 Angehrigenbericht 173
auszahlen 294, 375 Arztbericht 173
Barbetragsbuchung 355 Notfallbericht 173
Buchungsart 355 Pflegebericht 173
Grundbarbetrag 404 Berichtstyp 320, 355
importieren 419 Bestallung 219
Kontendruck 283, 298 Bestellung (Medikamente) 113, 179, 184
Konto pflegen 210, 300
Bestellungsfarben 394
Listen 282
Betubungsmittel 341
Quittung 282
Betreuer 73, 219
Saldo 71
Betreuung
sperren 296, 380
Abfragen 283
Statistiken 282
Betreuungsart 73, 355
verwalten 65, 69, 70
Betreuungsassistenz 145, 208, 393, 403, 408,
Zusatzbarbetrag 404 429, 439, 448, 449
Barbetrge aus der Faktura 231 Betreuungsgruppe 208, 355
Barbetragsimportierer 419 Listen 283
Barbetragsinfo 209, 301 Betriebsrente 404
Barbetragskonten pflegen 210, 300 Betten 57, 239, 317
Barbetrags-Manager 294 Beurteilung (Pflege) 186
Barbetragssaldo 71 Bewilligung 307
Barbetragssperre 296, 380 Bewilligungskennzeichen 307
Barbetragsverwaltung 65, 69, 70 Beziehung 72, 73, 75, 355
Bayern Eigenanteilberechnung 374 Bezugspersonen des Klienten 75
BebAZ 376, 407 Bilanz 109
Bedarfsmedikation 113 Biografie 76, 357, 436
Beihilfe 208 Bistro 419
Belegung 57, 282, 317 Blindengeld 404
Blutdruck 108, 449
Betten 57, 317
Blutsauerstoff 108
freie Betten 317
Blutzucker 108, 449
freie Zimmer 317
Blutzuckermessung 394
Jahresbelegung 283
BLZ 213, 330, 378
Reservierung 57, 317
Zimmer 57, 317 BMI 104, 108, 138, 139, 165, 449, 479
Body Mass Index 104, 108, 139, 165, 479
Beliebig: freie Seitentabelle
Definition der Auswahl 355 Braden 123, 397
Erinnerung 395
Definition der Bezeichnung 381
Eingabe 243 Brandfall 11, 208
Brausetabletten 449
beliebige Zuordnungen 80, 241
Briefwechsel 76
Benutzer
Benutzergruppen 346, 423 Bring-und-Hol-Dienst 166, 355
Benutzername 8 BTM 341

Buchungen Listen 283

Abfragen 283 Definitionen 328, 344, 376
Buchungsdatum Faktura 390 Dekubitus 120, 123, 126, 284, 395, 397
Buchungsfenster FiBu 390 Demenz 145, 190, 208, 393, 403, 408, 429, 448,
DTA mit FiBu 263 449
Listen 283 Deutsches Netzwerk fr Qualitt in der Pflege 87,
offene Posten (Zahlung) 452 88, 122, 125, 128, 131, 134, 137, 140, 142
Buchungsdatenbergabe 263 diabetisches Fusyndrom 120
Buchungsjournal Zahlungen 279 Diagnosen 111, 341
Buchungsstorno (Zahlung) 276 DIN 5008 385
Bundesland 355 Diskettenclearing 65, 69, 257, 391, 421
DNQP 87, 88, 120, 122, 123, 125, 126, 128, 129,
-C- 131, 132, 134, 137, 140, 142
Dokumentation (Software) 325
Chronik 55 Dokumentationsunterbrechung 343
chronisch vense Insuffizienz 120 Dokumente 76
Dokumente 76, 318
chronische Wunden 120
Dokumentenart 106, 320
Clearing 213, 229, 257, 330, 391, 421
Dokumenten-Manager 76, 318
Copyright 486
Dokumententyp 320
-D- Dokumentenverwaltung
Pflegestandards 195
76, 318
Standard-Manager 195
Danksagung 3
Dokumentenart 357
Darreichungsanweisung 113
Darreichungsform 113, 183, 357
DTA 368
Dateipfade 380 DTA Rechnungsart 356
Dateiverwaltung 12, 205 DTA Tarifkennzeichen 356
Datenbanken 488 DTA Unfallkennzeichen 306, 357
Datenbankwechsel 12 DTA Versorgungsform 356
Datenschutz 345, 346, 423 DTA(Kassen)-Manager 310
Datentrgeraustauch mit FiBu 65, 421 Hausarztmodell 356
Datentrgeraustausch 62, 208, 216, 219, 227, 231, DTA Assistent 48
232, 330, 331, 335, 368
DTA mit Banken 213, 229, 257, 330, 391, 421
Datentrgeraustausch mit Banken 213, 229, 257,
DTA mit FiBu 62, 65, 214, 228, 263, 334, 388, 421
330, 391, 421
DTA mit Kassen 48, 64, 65, 208, 216, 219, 227,
Datentrgeraustausch mit FiBu 62, 65, 214, 228,
231, 232, 259, 305, 310, 331, 335, 355, 390, 419
263, 334, 388
Datentrgeraustausch mit Kassen 48, 64, 65, 69,
208, 216, 219, 227, 231, 232, 259, 305, 310, 331, 335, DTAUS 257, 258, 421
355, 390, 419 Durchfhrung (Pflege) 162
Dauerdiagnose 111 Durchfhrungsprotokoll 285
Debitoren 211
Abfragen 283 -E-
Debitorenkonto 62, 362, 388, 425
Debitorennummer 62, 213, 381, 383 Echtrechnung 251
Debitorentypen 230, 333, 383 Eigenanteil
Debitorenzuordnung 61 Zuzahlung 235, 425, 449

Index 493
Eigenanteilberechnung Bayern 374 Expertenstandard 87, 88, 122, 125, 128, 131, 134,
Eigentum 104, 208 137, 140, 142
Einfuhr 109 Extraleistungen 67, 291, 403
eingeschrnkte Alltagskompetenz 145, 190, 208, Extras 67, 291, 403
284, 393, 403, 429, 439, 448, 449 Extras-Manager 291
Eingewhnungsphase 99, 342, 396
Einnahmeform 183, 357 -F-
Einschrnkung der Alltagskompetenz 145, 190,
208, 393, 403, 408, 429, 439, 448, 449 Facharzt 219, 357
Einstellungen 12, 328, 344, 376 Faktura 12
Einzelleistungen 12, 415, 418 Faktura (siehe auch: Rechnung) 249
Einzelleistungserfassung 192 Faktura ber Applikationsserver 384
Einzelrechnung 62, 65, 69, 214, 229, 335, 427 Familienstand 210, 357
Entgelterhhungen 437 Fernwartung 325
Entgeltvorauszahlung 82, 302, 449 FiBu 361, 389, 450, 452
Entgeltvorauszahlungs-Manager 302 Bankersatzkonto 363
Entlassung 37, 283, 402, 436 Debitorenkontenvergabe, automatisch 363
Entlassungsassistent 37 Debitorenkonto 62, 209, 214, 362, 388, 425
Entlassungsgrund 357 DTA mit FiBu 263, 421
Erfassungsbogen 233 FiBu-Export 263, 365
FiBu-Kombinationsfeld 389
Ergotherapie 449
FiBu-Profi 277, 348
erheblich eingeschrnkte Alltagskompetenz 145,
190, 208, 393, 403, 408, 429, 439, 448, 449 FiBu-Schnittstelle 365, 421
fremde Perioden 364, 390
erhhter Betreuungsaufwand 145, 190, 208, 393,
403, 408, 429, 439, 448, 449 Kostenstelle 229
Erinnerung 97, 99, 208, 381, 395 Kostenstellen 66, 70, 358, 365, 389
Anzeige bei Mandantenwechsel 392 Kostentrger 66, 70, 229, 358, 365, 389
Arztbericht 59, 289 Mehrerlse (Zahlung) 363, 392
Beliebig 99 Parkkonto 363
Freiheitseinschrnkende Manahmen 61, 99 Parkkonto (Zahlungen) 214
Geburtstag 101 periodenfremd 390
Geburtstag (Einstellung) 381 Personenkontenvergabe, automatisch 363
Gerichtstermin 74, 99 Personenkonto 62, 209, 214, 362, 388, 425
Klient 99 Pickfelder Konten definieren 389
Neueinstufung 56, 99 Pseudo-Debitorenkonto 363
Verordnung 99, 306 Sachkontenmatrix 65, 69, 228, 364
VFZ 59, 289 Sachkonto 65, 69, 229, 363
Sammelkonto 364
Erlskonto (siehe auch: Sachkonto) 363
Skonto (Zahlung) 272, 363, 392
Ernhrung 108, 137, 148, 284, 449
uneinbringbare Forderungen (Zahlung) 272, 363,
Erstanamnese 105
392
Erstellung von Nachrichten 94
Finanzbuchhaltung 228, 263, 361, 389, 421, 450,
Evakuierung 11, 208
452
Evakuierungsliste 12
Fluktuation 283
Evaluation 90, 96, 98, 102, 104, 110, 112, 119, 125,
Flssigkeit 140, 284
128, 131, 133, 136, 139, 142, 145, 147, 149, 152, 154,
161, 186, 188, 284, 396 Flssigkeit Input 108
EXCEL Export 206, 265, 281 Flssigkeit Output 108

Flssigkeitsausfuhr 109 Hausjubilum 55

Flssigkeitseinfuhr 109 Heilungsphase 117, 361
Folgerechnung 429 Heimatanschrift 208
Formular 62, 65, 69, 114, 215, 335, 385, 391, 394, Heimvertrag 44, 76, 285
409, 414, 415, 417, 418, 429, 440, 441, 477 Herkunft 210, 283, 358
Foto 162, 208 Hilfe 12, 324, 325, 326
Fragebogen 343 Hilfsmittel 102
Fragenbogen 342 Hilfsmittel, freiheitsentziehend 60, 357
frei definierbare Felder 381 Hintergrundfarbe 394
freie Betten 283, 317 Hotelleistungen 415
freie Zimmer 317 Hotelleistungen, kostenpflichtige 192
freie Zuordnungen 80, 241
freiheitseinschrnkende Massnahmen 60, 283, 450 -I-
freiheitsentziehende Hilfsmittel 60, 357
Freizeitveranstaltungen 190 ICD Code 111, 341
fremde Perioden 364, 390 IK 62, 216, 227, 331, 355, 377, 420, 446, 463, 471
Funktionsautomat 237, 369 Import Barbetrge 419
Funktionsleiste 25 Informationssammlung 101, 122
Infusion 113, 449
-G- Injektion 113, 449
Injektionsort 166, 358
Geburtstag 75, 99, 101, 209, 219, 221, 283, 381 Inkontinenz 129, 284, 449
Geldeinzugsverfahren (siehe: Bankeinzug) 387 Funktionsautomat 375
Generierung (Solldaten) 176, 396 Inkontinenzpauschale 449
Gerichtstermin 74, 357 Leistung 232
Geschmack 165, 358 Leistung eingeben 404
Geschmacksanregung 449 Leistungserfassung 163
Gewhrleistung 486 Leistungstyp 449
Risiko - Inkontinenz 129
GJCommon 380
Gratifikation 54 Inspektor 26, 437
Gratifikationsassistent 54 Inspektoren (Kindergarten/-heim/-tagessttte) 438
Grundbarbetrag 404 Institutionskennzeichen 62, 216, 227, 331, 335,
355, 377, 420, 446, 463, 471
Grundsatzstellungsnahme MDS 139
Insulin 341, 449
Gutschriftverfahren (siehe: Bankeinzug) 379
Integrationsphase 99, 396
-H- Interessenten
intramuskulr
47, 99, 284, 475
113
Handzeichen 114, 345, 394 Investitionskosten 403, 448
Hardware 488 Istdaten 163
Hardwarevoraussetzugen 488
Harninkontinenz (siehe: Inkontinenz) 129
-J-
Hausadresse 208, 213, 379, 381
Jahresabgrenzung 450
Hausapotheke 393
Jahresabwesenheitstage 330
Hausarzt 72, 217
Journal
Hausarztmodell 62, 356
Barbetragsverwaltung 298
Hausbank 229, 378

Index 495
Journal Klientenabfragen 283

Zahlungsverwaltung 279 Klientenlisten 283
Jubilum 55, 283 Klientennummer 208, 383
Klientensuche 84
-K- Konfession 210, 283, 358
Konfiguration 328, 344, 376
Kalender 178 Kontaktart 75, 355
Anzeige definieren 394 Kontakte des Klienten 75
erstellen 176
Kontenblatt 279
Kalorienbedarf 138 Kontraktur 143, 284
Kassenanmeldung 39 Kontrollleiste 205
Kategorie (AEDL) 156 Krperpflege 449
Kaution 82, 302, 449 Korrekturen, automatisch 384
Kindergarten 81 Kost 206, 210, 358
Abfragen 282
Kostenstellen 66, 70, 229, 358, 361, 365, 389
Altersstaffelung 234
Kostentrger 66, 70, 211, 229, 358, 365, 389
Inspektoren 438
Kostentrgermeldung 39
Leistungstyp 448
Krankengymnastik 449
Pltze Definition 361
Preisgltigkeit 235, 393 Krankenhaus 58, 221
Statistiken 282 Krankenhausaufenthalt 58
Wohnbereichszuordnung 31, 81 Krankenkassenmeldung 39
Krankheit 111
Kindergeld 404, 448
Krohwinkel 102
Kinderheim 81
Abfragen 282 Kurzmeldung beim Programmstart 392
Altersstaffelung 234 Kurzzeitpflege 403, 415
Betten Definition 361 Kurzzeitpflege-Betten 240, 381
Inspektoren 438 Kuvertieren 477
Leistungstyp 448 KZP-Betten 240, 381
Preisgltigkeit 235, 393
Statistiken 282 -L-
Wohnbereichszuordnung 31, 81
Kindertagessttte Lagerung 449
Abfragen 282 Langzeitpflege 403
Altersstaffelung 234 Lastschrifteinzug 257, 421
Inspektoren 438 Lastschriftverfahren 65, 69, 379
Leistungstyp 448
LEB 233
Pltze Definition 361
Leistung: freie Seitentabelle
Preisgltigkeit 235, 393 Definition der Auswahl 359
Statistiken 282 Definition der Bezeichnung 381
Wohnbereichszuordnung 31, 81 Eingabe Leistungsverwaltung 227
Kiosk 419 Leistungen 156, 225
Kleidergeld 448 Abfragen 283
Klient: freie Seitentabelle einmalige Leistungen 67, 291, 403, 415
Definition der Auswahl 358 Erfassungsbogen 284
Definition der Bezeichnung 381 freie Seitentabellen 359
Eingabe Klientenverwaltung 210 im Pflegeplan eingeben 156

Leistungen 156, 225 MDK-Hilfegrad 163

Leistungen eingeben 403 Minutenwerte Definition 232, 360
Leistungsart 230, 359 Qualittsprfung 200, 343
Leistungsbereich 230, 348, 359 bersicht 198
Leistungserbringung 163, 174 MDK Qualittsprfung 342
Leistungserfassungsbogen 284 Medikamente
Leistungsgruppe 64, 230, 359 Abfragen 284
Leistungskategorie 230, 359 Bestellen 179
Leistungszuordnung 63 Bestellung Erinnerung 395
Listen 283 Definition 341
Leistungserfassungsbogen 171, 233 Leistungstyp 449
Leistungsexplorer 167 Listen 284
Leistungsmuster 36, 45, 368 Medikamentengabe 115, 185
Leistungsnachweis 87b 163, 445 Medikation 113, 284
Vorbereiten 184
Leistungstypen 227, 448
Leistungstypen (Kindergarten/-heim/-tagessttte) Medizinischer Dienst der Kassen (siehe: MDK) 198
448 Mehrerlse 271
Listen 280 Mehrerlse (Zahlung) 363, 392
Lizenzen 283, 479 Mehrwertsteuer 234, 390
Meldung 39
-M- an Bezugspersonen
an den Kostentrger
39
39
Mahlzeiten an den Sozialhilfetrger 39
Ausfhrung 166 in der Faktura 253
Definition der Auswahl 359 Meldung beim Programmstart 392
Mahlzeitabstand Erinnerung 396 Meldungen (System) 326
Manager 12, 288 Meldungsversand 326
Mandant Meldungsassistent 39, 55, 59
Definition 376 Menue 10
Konfiguration 376 Miktion 109, 450
Mandantenkey 377 Minimalwerte (Vitalzeichen) 108
Mandantennummer 377 Minutenwerte 99, 171, 232, 284, 360
Mandantensortierung 381 Mitteilung
Mandantenwechsel 12 an Bezugspersonen 39
Marken 486 an den Kostentrger 39
Marketing 47, 99, 282, 283, 358, 475 an den Sozialhilfetrger 39
Masken-Kontrollleiste 205 in der Faktura 253
Manahmen 162 MJT 59, 289, 330, 423
Matrix 426 Monatsraster (Rechnung) 65, 69, 215, 335, 417,
maximale Jahresabwesenheitstage 59, 289, 330, 418
423 Mrsern 113
Maximalwerte (Vitalzeichen) 108 MWSt 234, 390
MDK
Abfragen 284 -N-
Erinnerung MDK Minutenwerte 99
Hilfegrad Definition 232 Nachfakturierung, automatisch 384
Listen 284 Nachrichten 93

Index 497
Nachrichten 93 Personal-Soll-Ermittlung 232, 283

erstellen 94 Personenkontenvergabe, automatisch 363
versenden 94 Personenkonto 62, 209, 214, 362, 388, 425
Nachtpflege 403, 415 Pfade 380
Namenssuche 84 Pflegeanweisung 112, 113, 114, 119
Nationalitten 210, 359 Pflegeanweisung (Arzt) 112, 113, 114, 119, 174
Navigation 10, 11 Pflegebericht 173, 284
Assistentenleiste Verwaltung 32 Pflegebuchfhrungsverordnung 228, 364, 426
Funktionsleiste Verwaltung 25
Pflegedienstleitung 345
Menue 10
Pflegedokumentation 12
Programmleiste FORUM 11
Pflegegruppe 230, 360
Programmleiste PflegeOrganizer 11
Pflegeinspektor 172, 191
Werkzeugleiste Druckvorschau 282
Pflegekasse
Neueinstufung 56, 283, 436 Abfragen 283
Norton 126, 397 Listen 283
Erinnerung 395 Meldung 39
Notaufnahme 19 Pflegekassenanteil 371, 403, 449
Notfallbericht 173 Pflegekassenanteil 87b 145, 449
NRA 148, 285 Pflegekassenmeldung 39
-O- Pflegeklasse 81
Pflegekosten SGB XI 448
Pflegeleistungen 156, 225, 284
offene Posten (Zahlung) PflegeOrganizer 87
Abfragen 283
Pflegepauschale 56, 360
Buchung offener Posten 452
Pflegeplan 104, 156, 284, 397
Listen 283
Pflegeplanerstellung, automatisch 104
offene Posten Verwaltung 267
Pflegeprozess 87, 88, 122, 125, 128, 131, 134, 137,
offene Solldaten 140, 142
Erinnerung 396
Pflegerelevanz 124, 127, 130, 133, 135, 138, 141,
Erstellung 176
144, 146, 149, 151, 153
Erstellung (Einstellung) 395
Pflegesatzerhhungen 437
unerledigt 91
Pflegestandard 195, 225, 233
Online-Dokumentation 324, 325
Pflegestufe 56
Outlook 93, 98, 382 Abfragen 283
Definition der Stufen 360
-P- Gratifikation 54
Jahresbelegung 283
Papierannahmestellen DTA 48 Listen 283
Parkkonto 214, 363, 452 Neueinstufung 56, 283, 436
Passwort 8 Pflegestufenverbesserung 54
PDL 345 Pflegestufenwechsel 436
PEMU 137, 140, 284 Preisstaffelung 234
periodenfremd 390 Statistiken 283
Periodentreue 229, 390 Pflegestufenverbesserung 54
Personalbedarf 232 Pflegestufenwechsel 39, 56
Personalschlssel 232 Pflegetageliste 283
Personal-Soll-Bereiche 359 Pflegeversorger 232

PflegeWeiterEntwicklungsGesetz 439 Rechnungsadresse 213

Pflegewohngeld 376, 407, 449 Rechnungsart (DTA) 356
PfVe 232 Rechnungsarten 62, 65, 69, 214, 229, 335
Rechnungsarten (Definition) 427
PfWG 439
Rechnungsausgleich (Zahlung) 267
Pickfelder 389
Rechnungsdetails 386
Planung (Pflege) 155
Rechnungseinzelnachweis (FiBu) 265
Platzhalter 227, 386
Rechnungsempfnger 211
PLZ 331
Rechnungsformular 62
Postleitzahlen 331 Rechnungsfuss 386
Preise Rechnungskopf 386
allgemeine Leistungspreise 234
Rechnungskorrektur 77
individuelle Extras-Preise 68
Rechnungsmitteilung 253
individuelle Preise 66
Rechnungsnummer 250, 384
Preisgltigkeit (Kindergarten/-heim/-tagessttte) Rechnungssortierung 250
235, 393 Rechnungsstellungsdatum 250
Proberechnung 251 Rechnungsstorno 254
Problematische Vitalzeichen 90, 108 Rechnungssuche 254
Probleme (AEDL) 156 Rechnungswiederholung 252
Probleme (Pflege) 155 Rechnungszeilen Beschriftung 386
Profilverwaltung 346, 423 Sortierung 250
Programmleiste 11, 351 Statistiken 283
Prophylaxe 232, 395 Storno 254
Prozess 88, 122, 125, 128, 131, 134, 137, 140, 142 suchen 254
Pseudo-Debitorenkonto 363, 452 Ttigkeitsraster 65, 69, 215, 335, 417, 418
Puls 108, 449 ber Applikationsserver 384
Wiederholung 252
-Q- Rechnungsart DTA 391
Rechte 345, 346, 423
Qualifikation 231, 345 Rechtliches 486
Qualittsprfung 198, 200 Region 216, 360
Qualittssicherung 122, 125, 128, 131, 134, 137, Rente
140, 142, 342 Rentenberechnung 374
Quicklink 122, 125, 128, 131, 134, 136, 140, 142 Renten 404, 449
Report 62, 65, 69, 114, 215, 335, 385, 391, 394,
-R- 409, 414, 415, 417, 418, 429, 440, 441, 477
Reservierung 57, 317
Rechnung 249, 377 Ressourcen (AEDL) 156
Abfragen 283 Risiko
Absenderzeile 386 Abfragen 284
Adresse 213 Einstellungen 397
Beschriftung Rechnungszeilen 386 Listen 284
Datum der Rechnungsstellung 250 Risiko - Alltagskompetenz 145
Gestaltung Rechnungszeilen 386 Risiko - Dekubitus 123, 126
Listen 283 Risiko - Ernhrung NRA 148
Mitteilung 253 Risiko - Inkontinenz 129
Monatsraster 65, 69, 215, 335, 417, 418 Risiko - Kontraktur 143
Rechnungsabsenderzeile 386 Risiko - Schmerz 134, 153

Index 499
Risiko SpO2 450

Risiko - Sturz 132, 150 SQL Server
Risiko-Ernhrung PEMU 137 Anmeldung 488
Risiko-Flssigkeit PEMU 140 Anmeldungsfehler 482
Risikoeinschtzung 122 Stammblatt 283
Rotation 166, 360, 449 Stammbuch 209
Standard 195, 233
-S- Station 239, 240
Statistiken 280
Sachkontenmatrix 65, 69, 228, 364, 426 Statistiken (Kindergarten/-heim/-tagessttte) 282
Sachkonto 65, 69, 229, 363, 426 statistische Leistung 67
Sammelkonto 334, 364 Status Proberechnung 384
Sammelliste 251 Storno von Buchungen (Zahlung) 276
Sammelrechnung 62, 65, 69, 211, 214, 229, 251, Stufe (siehe: Pflegestufe) 56, 234, 360
335, 427 Stuhlgang 166, 360, 450
Sauerstoff 108, 450 Stundenplan 444
Schmerz 113, 134, 153, 285 Sturz 132, 150, 285
Schmerzgrad 135 Sturzereignis 436
Schmerzlokalisation 135 Sturzprotokoll 76
Schulbildung 210, 360 subcutan 113
Schulung 3 Suchen 84
Selbstzahler 211 Abwesenheiten 290
Serienbriefe 283, 437 Bankeinzugsdaten 258
Service-Leistung 404 Bankleitzahl 330
Sicherungspfad DTA Banken 391 Barbetrge 300
Skonto (Zahlung) 272, 363, 392 Belegung 317
Skripte 377 Clearingdaten 258
Softwarelizenzen 479 Dokumente 321
Softwarevoraussetzungen 488 DTA(Banken) - Daten 258
DTA(FiBu) - Daten 266
SoLe 231
DTA(Kassen) - Daten 262
Solldaten 163, 176, 178
besttigen 163 Entgeltvorauszahlungen 304
besttigen (Einstellung) 395 Erinnerungen 98
generieren 172, 176 Extras 293
generieren (Einstellung) 395 freie Betten 58, 318
Geburtstage 101
Soll-Haben-Tausch 266
ICD-Code 341
Sondenernhrung 109, 450
in Dateiverwaltung 206
Sondereinzelrechnung 62, 65, 69, 214, 229, 335,
in der Hilfedatei 324, 325
427, 442
Kalender 177
Sonderleistungen 67, 291, 403
Kautionen 304
Sondersammelrechnung 62, 65, 69, 214, 229, 335,
Klienten 84
427, 441
Leistungen 238
Sonstige Leistungserbringer 231
Medikamente 342
Sonstiges (Pflege) 189
Nachrichten 93
Sozialdienstangebot 449 nchstes Evaluationsdatum 96
Sozialdienste 190 offene Solldaten 92
Speicherplatzbedarf 488

Suchen 84 Unterkunft 403, 448

Pflegeberichte 174 Untersttzung 324, 325
Postleitzahl 331 Updates 325
problematische Vitalzeichen 91 Urin 450
Rechnungen 254
User 345
Sozialdienste 191
Stammdaten
Textbausteine
11, 206
338
-V-
variabler Debitor 65
Unerledigt 100
Veranstaltungen 190
Verordnungen 309
versorgungsfreie Zeiten 290 Verbesserung der Pflegestufe 54
Vergleichsmitteilung 251, 284, 330, 391, 463
-T- Verhinderungspflege
Verordnung
403
64, 68, 179, 284, 292, 305
Bestellung 179
Tagesabschluss 299 Verordnungsliste 113
Tagespflege 403, 415 Verordnungs-Manager 305
Tarifkennzeichen 356, 391
Verpflegung 403, 448
Taschengeld 231, 294, 448, 462
Verprobung 284
Ttigkeitsraster (Rechnung) 65, 69, 215, 335, 417,
Verrechnung (Zahlung) 274
418
Versand von Nachrichten 94
teilstationre Pflege 403, 415
Versichertenkarte 62
Telefonarten 210, 216, 219, 221, 223, 225, 245, 360
Versichertennummer 62
Telefonbuch 284
Versichertenstatus 62
Telefongebhren 404
Versorgungsform 356
Temperatur (Krper-) 108, 449
versorgungsfreie Zeit 58, 235, 282, 288, 329, 330,
TerminalServer 489
423, 436
Terminserie 169 Abfragen 284
Textbausteine 158, 285, 336, 339 Listen 284
Textbaustein-Ketten 159, 337 Statistiken 284
Todesanzeige 55, 73, 209, 280, 284, 355, 431 Verwaltung 12, 25, 352
Transfer 166, 360, 449 Verweildauer 283, 284
Tropfen 449 Verzinsung 82, 302
TSOL-Datei 262 VFZ 58, 235, 282, 288, 329, 330, 423, 436
Abfragen 284
-U- Listen 284
Statistiken 284
bergabe 93 Visiten 187, 200, 285, 342, 343, 395
berleitungsbogen 12, 285, 397 Visitengrund 187, 361
berprfung 90, 96, 98, 104, 110, 112, 119, 125, Vitalzeichen 90, 108, 397
128, 131, 133, 136, 139, 142, 145, 147, 149, 152, 154, Vitalzeichen berblick 104, 110, 161, 166
161, 186, 188, 284, 396
Vorausberechnung 65
Ulcus cruris 120
Vorauszahlungen 250
Umsatzliste 284
Vorbereitung (Medikamente) 184
uneinbringbare Forderungen (Zahlung) 272, 363, 392
Vorlagen 435
unerledigte Arbeiten 91, 99
Vorsorgevollmacht 74
Unfallkennzeichen 306, 357

Index 501
Zinsen 82, 302

-W- Zugangsmeldung 39
Zuordnungserweiterung 80, 241
Warteliste 47, 99, 284, 475 Zusagegrund 47, 358
Wschezeichnung 404 Zusatzbarbetrag 404
wechselnde Kostentrger 79 Zusatzleistungen, kostenpflichtig 415
wechselnde Zustndigkeit 79 Zusatzrente 404
Weihnachtsgeld 404 Zusatztext 255
Werbung 47, 99, 282, 358, 475 Zustndigkeit der Kostentrger 79
Witwenrente 404 Zuzahlung
Wohnbereich 240, 361 Abfragen 284
Wohnbereich (Kindergarten/-heim/-tagessttte) 31, Befreiung 208
81 Befreiung Erinnerung 99
Wohngeld 404, 449 Eigenanteil 235, 425, 449
WORD Serienbriefe 437 Listen 284
WORD Vorlagen 435 verwalten 425
Wunden 116, 395 Zuzahlungsbefreiung 208
Abfragen 285
chronische Wunden 120
Listen 285
Wundbehandlung 450
Wunddokumentation 116
Wundstatus 117
Wundstatus Definition 361
Wundstatus Erinnerung 99
Wundverlauf 120
Wrzburger Wundscore 342
-Z-
Zahlungen 391
Einstellungen 392
Zahlungsausgang 269
Zahlungseingang 267
Zahlungsjournal 279
Zahlungsverwaltung 267
Zeitachsen-Inspektor 26
Zeitregeln 168, 235
Ziele (AEDL) 156
Zimmer 57, 239, 317
Abfragen 284
freie Betten 283
freie Seitentabelle 240, 361
Listen 284
Zimmerbelegung 57
Zimmerlage 240, 361
Zimmertyp 240, 361

Endnotes 2... (after index)

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FORUM und PflegeOrganizer

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FORUM ist die richtungsweisende Inhouse-Lsung zur

Der PflegeOrganizer ist das perfek te Werk zeug fr die

Das Handbuch beschreibt beide Programme.

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Druck: im Mai 2010 in Landau/Pf.

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Teil III Von der Aufnahme zur Faktura in

Teil IV Von der Aufnahme zur Pflege in 5

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Teil VII Dateiverwaltung 205

Teil VIII Ansicht 248

Teil IX Manager 288

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Teil X Hilfe 324

Teil XI Konfiguration 328

Teil XII FORUM und FORUM ASP 399

Teil XIII Wie geht das? 402

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Teil XIV Probleme und Lsungen 482

Teil XV Rechtliches 486

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"Was du mir sagst, das vergesse

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Der Einstieg - neue Benutzer

Der Einstieg - erfahrene Benutzer

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Wie man einsteigt

Ihre Optionen als Verwaltungskraft

Ihre Optionen als Pflegekraft

FORUM ohne PflegeOrganizer?

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PflegeOrganizer und umgekehrt. Die volle Strke

2.1 Warum FORUM?

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Zustzliche Software untersttzt FORUM in seinen Funktionalitten. So gibt es

2.2 Warum PflegeOrganizer?

bersichtlich und offen kommunizieren

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Anmeldung in der Datenbank

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Anmeldung am SQL Server

Anmeldung des Benutzers

Auswahl des Mandanten

Mitteilung an alle Benutzer

Erinnerungen beim Mandantenwechsel

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Mandantenwechsel anzeigen - oder deaktivieren Sie

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Weitere Navigationshilfen sind die Programmleisten 11 in FORUM und PflegeOrganizer

Gemeinsame Programmleiste (FORUM und PflegeOrganizer)

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Die Icons aus der Programmleiste haben folgende Bedeutung:

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Wichtiger Tipp fr die Verwaltung:

Die PflegeOrganizer Programmleiste

Im PflegeOrganizer gibt es darber hinaus die PflegeOrganizer-

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3 Von der Aufnahme zur Faktura in 2 Schritten