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DIN-Fachbericht ISO/TR 15489-2

Information und Dokumentation –


Schriftgutverwaltung –
Teil 2: Richtlinien
Deutsche Fassung von ISO/TR 15489-2
DIN-Fachbericht ISO/TR 15489-2

Information und Dokumentation –


Schriftgutverwaltung –
Teil 2: Richtlinien
Deutsche Fassung von ISO/TR 15489-2
ISO/TR 15489-2

Inhalt
Seite
Vorwort............................................................................................................................................. 3
Einleitung ......................................................................................................................................... 4
1 Anwendungsbereich ......................................................................................................... 5
2 Grundsätze und Zuständigkeiten..................................................................................... 5
2.1 Einleitung............................................................................................................................. 5
2.2 Grundsätze der Schriftgutverwaltung ................................................................................. 5
2.3 Zuständigkeiten................................................................................................................... 6
2.3.1 Ziele bei der Festlegung von Zuständigkeiten und Befugnissen ........................................ 6
2.3.2 Befugnisse und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation ............................................. 6
3 Strategien, Entwicklung und Umsetzung........................................................................ 7
3.1 Einleitung............................................................................................................................. 7
3.2 Entwicklung und Umsetzung eines Schriftgutverwaltungssystems.................................... 7
3.2.1 Allgemeines ......................................................................................................................... 7
3.2.2 Schritt A: Durchführung einer Voruntersuchung ................................................................. 8
3.2.3 Schritt B: Analyse der geschäftlichen Aktivitäten ............................................................... 9
3.2.4 Schritt C: Ermittlung der Anforderungen an Schriftgut ....................................................... 9
3.2.5 Schritt D: Bewertung der vorhandenen Systeme.............................................................. 10
3.2.6 Schritt E: Festlegung der Strategien zur Erfüllung der Anforderungen an Schriftgut ....... 10
3.2.7 Schritt F: Entwurf eines Schriftgutverwaltungssystems.................................................... 11
3.2.8 Schritt G: Einführung eines Schriftgutverwaltungssystems .............................................. 12
3.2.9 Schritt H: Überprüfung nach der Einführung..................................................................... 12
4 Schriftgutverwaltung – Abläufe und Kontrollen ........................................................... 13
4.1 Einleitung........................................................................................................................... 13
4.2 Instrumente ....................................................................................................................... 14
4.2.1 Hauptinstrumente.............................................................................................................. 14
4.2.2 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten..................................................................... 14
4.2.2.1 Einleitung........................................................................................................................... 14
4.2.2.2 Entwicklung der Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten .......................................... 15
4.2.3 Terminologie...................................................................................................................... 17
4.2.3.1 Terminologische Kontrollen – Festlegung von Ordnungsbegriffen ................................... 17
4.2.3.2 Thesaurus.......................................................................................................................... 17
4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung von Schriftgut............................................. 17
4.2.4.1 Allgemeines ....................................................................................................................... 17
4.2.4.2 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem zu erfassenden Dokumente ................. 18
4.2.4.3 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von Schriftgut........................................................ 18
4.2.5 Klassifikation für Sicherheit und Zugang........................................................................... 20
4.2.5.1 Allgemeines ....................................................................................................................... 20
4.2.5.2 Entwicklung einer Klassifikation für Sicherheit und Zugang ............................................. 20
4.3 Prozesse der Schriftgutverwaltung ................................................................................... 21
4.3.1 Einleitung........................................................................................................................... 21
4.3.2 Schriftguterfassung ........................................................................................................... 22
4.3.3 Registrierung ..................................................................................................................... 23
4.3.4 Klassifikation ..................................................................................................................... 25
4.3.4.1 Allgemeines ....................................................................................................................... 25
4.3.4.2 Terminologische Kontrollen............................................................................................... 25
4.3.4.3 Indexierung........................................................................................................................ 26
4.3.5 Klassifikation des Zugangs und der Sicherheit ................................................................. 26
4.3.6 Festlegung des Aussonderungsstatus .............................................................................. 27

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ISO/TR 15489-2

4.3.7 Aufbewahrung ...................................................................................................................27


4.3.7.1 Entscheidungen über die Aufbewahrung von Schriftgut...................................................27
4.3.7.2 Erwägungen zur Aufbewahrungsseinrichtung ...................................................................28
4.3.7.3 Digitale Speichermedien....................................................................................................29
4.3.8 Nutzung und Nutzungsverfolgung.....................................................................................29
4.3.9 Umsetzung der Aussonderung..........................................................................................30
4.3.9.1 Allgemeines .......................................................................................................................30
4.3.9.2 Dauerhafte Aufbewahrung.................................................................................................30
4.3.9.3 Physische Vernichtung ......................................................................................................31
4.3.9.4 Übertragung der Verantwortung für die Aufbewahrung von oder des
Eigentumsrechts an Schriftgut ..........................................................................................32
5 Überwachung und Prüfung.............................................................................................32
5.1 Allgemeines .......................................................................................................................32
5.2 Überprüfung der Einhaltung von Bestimmungen ..............................................................33
5.3 Beweiskraft ........................................................................................................................33
5.4 Überwachung der Systemleistung ....................................................................................34
6 Ausbildung .......................................................................................................................34
6.1 Einleitung ...........................................................................................................................34
6.2 Anforderungen an das Ausbildungsprogramm .................................................................34
6.3 Auszubildende Mitarbeiter.................................................................................................34
6.4 Ausbildung für Schriftgutverwalter ....................................................................................35
6.4.1 Allgemeines .......................................................................................................................35
6.4.2 Methodik der Ausbildung ..................................................................................................35
6.5 Beurteilung und Überprüfung der Ausbildung...................................................................35
Anhang A (informativ) Tabellen zur Gegenüberstellung der Internationalen Norm
ISO 15489-1 und des begleitenden Fachberichts..................................37
Anhang B (normativ) Gegenüberstellung des begleitenden Fachberichts und der
Internationalen Norm ISO 15489-1..........................................................44
Literaturverzeichnis.......................................................................................................................49

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ISO/TR 15489-2

Vorwort

Die ISO (die Internationale Organisation für Normung) ist ein weltweiter Verband der nationalen
Normungsorganisationen (ISO-Mitgliedsorganisationen). Die Vorbereitung internationaler Normen
nehmen in der Regel die ISO-Fachausschüsse vor. Jede Mitgliedsorganisation, die an einem
Thema interessiert ist, zu dem ein Fachausschuss eingesetzt wurde, ist befugt, sich in diesem
Ausschuss vertreten zu lassen. Internationale staatliche und nichtstaatliche Organisationen, die in
Verbindung mit der ISO stehen, wirken ebenfalls an der Arbeit mit. Die ISO arbeitet in allen Fragen
der elektrotechnischen Normung eng mit der Internationalen Elektrotechnischen Kommission
(International Electrotechnical Commission – IEC) zusammen.

Internationale Normen werden gemäß den Richtlinien in Teil 3 der ISO/IEC-Direktiven erstellt.

Von Fachausschüssen angenommene internationale Normentwürfe werden zur Abstimmung an


die Mitgliedsorganisationen verteilt. Die Veröffentlichung als internationale Norm erfordert die Zu-
stimmung von mindestens 75 % der stimmberechtigten Mitgliedsorganisationen.

Es wird darauf hingewiesen, dass einige Bestandteile dieses Teils von ISO 15489 Patentrechten
unterliegen können. Die ISO haftet nicht für den Nachweis etwaiger solcher Patentrechte.

ISO 15489-1 wurde vom Fachausschuss ISO/TC 46 Information und Dokumentation, Unteraus-
schuss SC 11 Archiv- und Schriftgutverwaltung, erstellt.

ISO 15489 besteht aus den folgenden Teilen, unter dem allgemeinen Titel Information und Doku-
mentation – Schriftgutverwaltung:
– Teil 1: Allgemeines
– Teil 2: Richtlinien [Fachbericht]

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ISO/TR 15489-2

Einleitung

Der vorliegende Fachbericht legt ergänzende Richtlinien zur Internationalen Norm ISO 15489-1
(Schriftgutverwaltung) vor. Sowohl die Norm als auch der Fachbericht gelten für Unterlagen jeg-
lichen Formats und in jeglichem Medium, die von öffentlichen oder privaten Organisationen im
Rahmen ihrer Tätigkeit erstellt oder entgegengenommen wurden. Soweit nichts anderes festgel-
egt ist, kann ein System im Sinne des vorliegenden Berichts also papiergestützt oder in elektro-
nischer Form vorliegen, und ein Dokument kann ebenfalls in Papier-, Mikro- oder in elektronischer
Form vorliegen.

In der Internationalen Norm ISO 15489-1 werden die Anforderungen an die Schriftgutverwaltung
aufgeführt und die erforderlichen, zu realisierenden Ergebnisse festgelegt. Dieser Fachbericht
zeigt ein mögliches Verfahren zur Umsetzung der Internationalen Norm auf. Es ist jedoch zu be-
achten, dass aufgrund nationaler Normen und Rechtsvorschriften möglicherweise andere Fakto-
ren und Forderungen berücksichtigt werden müssen.

Neben dem vorliegenden Fachbericht sollten die Anwender der Umsetzung der Norm auch Anfor-
derungen und Richtlinien nationaler Normen, Rechtsvorschriften und Regelungen berücksich-
tigen, die in den betreffenden Staaten rechtliche Gültigkeit haben. Außerdem verfügen verschie-
dene Berufsvereinigungen und -verbände über Hilfsmittel, die bei der Umsetzung der ISO-Norm
15489-1 hilfreich sind.

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ISO/TR 15489-2

Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung –


Teil 2: Richtlinien

1 Anwendungsbereich
Der vorliegende Fachbericht ist eine Anleitung zur Umsetzung der Internationalen Norm
ISO 15489-1 für Schriftgutverwalter und andere Personen, die in ihrer Organisation mit der
Schriftgutverwaltung beauftragt sind. Er beschreibt eine Reihe allgemeiner Verfahren, die die
Umsetzung der ISO-Norm 15489-1 in allen Organisation, die ihre Unterlagen verwalten müssen,
erleichtert. Der Bericht gibt einen Überblick über die in Organisationen, die die Einhaltung dieser
Internationalen Norm anstreben, zu beachtenden Abläufe und Faktoren.

2 Grundsätze und Zuständigkeiten


2.1 Einleitung

In Abschnitt 6 der Internationalen Norm ISO 15489-1 wird in allgemeiner Weise ausgeführt, dass
es für Organisationen, die die Einhaltung der Norm anstreben, erforderlich ist, Grundsätze für die
Schriftgutverwaltung zu haben, entsprechende Zuständigkeiten zu definieren und diese einzelnen
Personen zuzuweisen. Der vorliegende Fachbericht gibt weitere Anleitung zu Grundsätzen der
Schriftgutverwaltung und liefert eine ausführlichere Beschreibung der festzulegenden und zuzu-
weisenden Zuständigkeiten.

2.2 Grundsätze der Schriftgutverwaltung

Organisationen sollten Grundsätze der Schriftgutverwaltung festlegen und dokumentieren sowie


sicherstellen, dass diese Grundsätze auf allen Ebenen der Organisation umgesetzt und eingehal-
ten werden.

Eine Grundsatzerklärung zur Schriftgutverwaltung ist eine Absichtserklärung. Sie legt dar, was die
Organisation zu tun beabsichtigt und gibt manchmal einen Überblick über das Programm und die
Verfahren zur Erreichung dieser Absichten. Eine Grundsatzerklärung allein bietet jedoch noch
keine Garantie für eine gute Schriftgutverwaltung: Entscheidend für ihren Erfolg sind Bestätigung
sowie aktive und offenkundige Unterstützung seitens der Führungsebene sowie die Zuweisung
der für die Umsetzung notwendigen Mittel. Eine wirksame Grundsatzerklärung wird daher einem
leitenden Mitarbeiter die Hauptverantwortung für die Schriftgutverwaltung und die Überwachung
der Umsetzung von Grundsätzen und Programm übertragen.

Zwar sollte die Grundsatzerklärung auf andere informationsspezifische Grundsätze Bezug neh-
men, z. B. Grundsätze für Informationssysteme, Informationssicherheit oder Vermögensverwal-
tung, aber sie sollte keine Wiederholung dieser Grundsätze darstellen. Die Grundsatzerklärung
sollte gestützt werden durch Verfahrensvorschriften und Richtlinien, Planungs- und Strategie-
erklärungen, Aussonderungsgenehmigungen und sonstige Dokumente, die zusammen das
Schriftgutverwaltungssystem ausmachen.

Alle Beschäftigten sollten immer wieder dazu ermuntert werden, die Grundsätze zu unterstützen
und mitzutragen. Es ist besonders wichtig, dass die Grundsätze alle Beschäftigten dazu verpflich-
ten, Unterlagen zu erstellen und zu führen, die die rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, finanziellen,
betrieblichen und archivischen/historischen Bedürfnisse der Organisation erfüllen. Es ist auch
wichtig, dass die Einhaltung der Grundsätze überwacht wird.

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ISO/TR 15489-2

2.3 Zuständigkeiten
2.3.1 Ziele bei der Festlegung von Zuständigkeiten und Befugnissen

Oberstes Ziel bei der Festlegung von Zuständigkeiten, Befugnissen und Wechselbeziehungen ist
es, ein Schriftgutverwaltungssystem einzurichten und zu erhalten, das die Bedürfnisse interner
und externer Geschäftsinteressenten erfüllt.

Genauer gesagt, sollten mit der Festlegung von Zuständigkeiten, Befugnissen und Wechselbezie-
hungen Standardverfahren oder Geschäftsregeln eingeführt werden, die:
a) von den Beschäftigten verlangen, Unterlagen entsprechend den geschäftlichen Erfordernissen
und Abläufen zu erstellen, die die geschäftlichen Aktivitäten, an denen sie beteiligt sind, auf
angemessene Weise dokumentieren;
b) sicherstellen, dass durch Informations- und Verarbeitungssysteme, die zur Unterstützung ge-
schäftlicher Aktivitäten eingesetzt werden, geeignete Unterlagen erstellt werden;
c) die Transparenz der Schriftgutverwaltungsabläufe und die Angemessenheit der Schriftgutver-
waltungssysteme während der aktiven Nutzung der Unterlagen sicherstellen (für laufende Ge-
schäftsvorgänge benötigte und häufig genutzte Unterlagen befinden sich normalerweise in der
Nähe des Nutzers, wenn sie in Papierform vorliegen, oder sind online über ein Rechnersystem
zugänglich);
d) sicherstellen, dass Unterlagen geführt, gespeichert und aufbewahrt werden, solange sie für
die Organisation und gegebenenfalls externe Interessenspartner wie z. B. Archive, Forscher
und Prüfer von Nutzen sind;
e) sicherstellen, dass Unterlagen nur gemäß einem festgelegten Genehmigungsverfahren ausge-
sondert werden.

2.3.2 Befugnisse und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation

Eine Organisation sollte die Befugnisse und Zuständigkeiten aller an der Schriftgutverwaltung be-
teiligten Beschäftigten festlegen. Diese werden wahrscheinlich in folgende Kategorien fallen:
a) Der Führungsebene sollte die Hauptverantwortung für die Sicherstellung eines erfolgreichen
Schriftgutverwaltungsprogramms zugewiesen werden. Die Unterstützung seitens der Füh-
rungsebene wird durch die Zuweisung von Mitteln auf niedrigeren Organisationsebenen um-
gesetzt. Ferner fördert die Führungsebene die Einhaltung der Schriftgutverwaltungsverfahren
in der gesamten Organisation.
b) Schriftgutverwalter tragen die Hauptverantwortung für die Umsetzung der Norm. Sie erstellen
vor allem die gesamten Schriftgutverwaltungsgrundsätze, -verfahren und -normen für die Or-
ganisation und setzen die in Abschnitt 4 der Norm skizzierten Abläufe um.
c) Leiter von Unternehmenseinheiten oder Organisationseinheiten sind dafür verantwortlich si-
cher zu stellen, dass ihre Mitarbeiter als selbstverständlichen Bestandteil ihrer Arbeit Unter-
lagen erstellen und führen und dabei die eingeführten Grundsätze, Verfahren und Normen ein-
halten. Sie stellen die Mittel zur Verfügung, die für die Schriftgutverwaltung erforderlich sind,
und arbeiten in allen in Abschnitt 4 der Norm erläuterten Angelegenheiten mit den Schriftgut-
verwaltern zusammen.
d) Andere Mitarbeiter der Organisation sind mit speziellen schriftgutbezogenen Aufgaben be-
traut. Dazu zählen insbesondere Mitarbeiter, die für die Sicherheit zuständig sind, solche, die
mit dem Entwurf und der Einführung von Informations- und Kommunikationssystemen befasst
sind, sowie Mitarbeiter, die für die Einhaltung von Bestimmungen zuständig sind.
e) Alle Beschäftigten erstellen und führen Unterlagen im Rahmen ihrer täglichen Arbeit. Dabei
sollten sie entsprechend den eingeführten Grundsätzen, Verfahren und Normen vorgehen.

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ISO/TR 15489-2

Dies beinhaltet, dass die Aussonderung von Unterlagen nur auf der Grundlage von genehmig-
ten Verfahren erfolgt.

Wird das Schriftgutverwaltungsprogramm der Organisation von einer Fremdfirma durchgeführt, ist
es wichtig sicherzustellen, dass sie die in den Grundsätzen der Organisation festgelegten Normen
erfüllt.

3 Strategien, Entwicklung und Umsetzung


3.1 Einleitung

In der Internationalen Norm ISO 15489-1, Abschnitt 8, werden die wesentlichen Merkmale von
Schriftgutverwaltungssystemen beschrieben und ein Rahmen für deren Umsetzung vorgegeben.
In diesem Abschnitt des Fachberichts wird lediglich Abschnitt 8.4 ausführlicher behandelt. Er stellt
eine Anleitung für den Entwurf und die Einführung von Schriftgutverwaltungssystemen dar.

3.2 Entwicklung und Umsetzung eines Schriftgutverwaltungssystems


3.2.1 Allgemeines

Es ist zu beachten, dass die Schritte in diesem Ablauf eine Erweiterung der in der Internationalen
Norm ISO 15489-1, Abschnitt 8.4, enthaltenen allgemeinen Beschreibungen darstellen und dass
sich Schritt A auf Absatz (a), Schritt B auf Absatz (b) etc. bezieht.

Bild 1 – Entwicklung und Einführung von Schriftgutverwaltungssystemen

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ISO/TR 15489-2

Glossar zu Bild 1:

STEP A: ... SCHRITT A: Duchführung einer Voruntersuchung


STEP B: ... SCHRITT B: Analyse der geschäftlichen Aktivitäten
STEP C: ... SCHRITT C: Ermittlung der Anforderungen an Schriftgut
STEP D: ... SCHRITT D: Bewertung der vorhandenen Systeme

STEP E: ... SCHRITT E: Ermittlung der Strategien zur Erfüllung der Anforderungen an
Schriftgut
STEP F: ... SCHRITT F: Entwurf des Schriftgutverwaltungssystems
STEP G: ... SCHRITT G: Einführung des Schriftgutverwaltungssystems
STEP H: ... SCHRITT H: Überprüfung nach der Einführung
POLICY Grundsätze
DESIGN Entwicklung
STANDARDS Normen
IMPLEMENTATION Einführung
LEGEND: LEGENDE:
Primary path Verfahrensablauf
Feedback path Rückkopplung
© National Archives ... © Nationalarchiv von Australien und Staatsarchiv von New South Wales.
Reproduktion nur mit Genehmigung [falls ISO den Bedingungen zustimmt].

3.2.2 Schritt A: Durchführung einer Voruntersuchung

Zweck von Schritt A ist es, der Organisation eine Vorstellung von den administrativen, gesetzli-
chen, geschäftlichen und sozialen Zusammenhängen, in denen sie arbeitet, zu vermitteln, so dass
sie in der Lage ist, die Hauptfaktoren zu erkennen, die ihren Bedarf hinsichtlich der Erstellung und
Weiterführung von Schriftgut beeinflussen.

Schritt A liefert auch eine allgemeine Beurteilung der Stärken und Schwächen einer Organisation
in der Verwaltung ihres Schriftguts. Er ist eine solide Basis, auf der der Umfang eines Schriftgut-
verwaltungsvorhabens festgelegt und betriebswirtschaftliche Argumente für die Unterstützung der
Geschäftsleitung formuliert werden können.

Die Voruntersuchung ist notwendig, um effektive Entscheidungen über Schriftgutverwaltungssys-


teme einer Organisation treffen zu können. Sie hilft, Probleme bei der Schriftgutverwaltung inner-
halb einer Organisation zu definieren und die Durchführbarkeit und Risiken verschiedener denk-
barer Lösungen zu bewerten.

Mit Schritt A wird eine wichtige Vorarbeit für die Erstellung eines Geschäftsklassifikationsplanes
(Aktenplanes) und die Entwicklung funktionsbasierter Prozesse geleistet, um zu entscheiden, wel-
che Unterlagen erfasst werden müssen und wie lange diese aufzubewahren sind. In Verbindung
mit den beiden nachfolgenden Schritten B und C ist die Voruntersuchung auch hilfreich für die
Beurteilung der Verantwortung einer Organisation für ihre Unterlagen sowie ihrer Einhaltung ex-
terner Anforderungen, an die Erstellung und Fortführung von Unterlagen. Er ist auch eine nützliche
Grundlage für die Bewertung vorhandener Systeme.

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ISO/TR 15489-2

3.2.3 Schritt B: Analyse der geschäftlichen Aktivitäten

Zweck dieses Schrittes ist es, ein Begriffsmodell davon zu entwickeln, was eine Organisation tut
und wie sie es tut. Er zeigt auf, wie Unterlagen sowohl mit den Geschäften der Organisation als
auch mit den geschäftlichen Abläufen zusammenhängen. Er trägt dazu bei, in den nachfolgenden
Schritten Entscheidungen über die Erstellung, Erfassung, Kontrolle, Aufbewahrung und Ausson-
derung von Unterlagen und den Zugang zu diesen zu treffen. Dies ist besonders in einem elektro-
nischen Geschäftsumfeld von Bedeutung, wo adäquate Unterlagen nicht erfasst und aufbewahrt
werden, wenn das System nicht richtig entworfen ist. Mit diesem Schritt werden die Hilfsmittel
bereitgestellt, um die Geschäftsanalyse systematisch durchzuführen und zu dokumentieren und
größtmöglichen Nutzen aus den Ergebnissen zu ziehen.

Eine Analyse der geschäftlichen Aktivitäten und Abläufe vermittelt eine Vorstellung vom Zusam-
menhang zwischen den geschäftlichen Aktivitäten der Organisation und ihrem Schriftgut:

Resultate dieses Schritts können u. a. sein:


a) eine die geschäftlichen Aktivitäten und Abläufe beschreibende Dokumentation;
b) ein Geschäftsklassifikationsplan (Aktenplan), der die Aufgabenerledigung, Aktivitäten und
Transaktionen der Organisation in einer hierarchischen Beziehung wiedergibt;
c) eine graphische Darstellung der geschäftlichen Abläufe der Organisation, die zeigt, an wel-
chen Punkten Schriftgut im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeiten erstellt oder entgegenge-
nommen wird.

Die Analyse bildet die Basis für die Entwicklung von Hilfsmitteln für die Schriftgutverwaltung, z. B.:
a) einen Thesaurus zur Regelung des Sprachgebrauchs bei der Benennung und Indexierung von
Unterlagen in einem bestimmten geschäftlichen Kontext und
b) eine Aussonderungsstelle, die die Aufbewahrungsfristen und die Maßnahmen zur Aussonde-
rung von Unterlagen festlegt.

Die Analyse hilft auch bei der Ermittlung und Umsetzung von geeigneten Strategien im Umgang
mit Metadaten sowie bei der formalen Zuweisung von Zuständigkeiten für das Führen von Unter-
lagen.

3.2.4 Schritt C: Ermittlung der Anforderungen an Schriftgut

Zweck dieses Schrittes ist es zu ermitteln, in welchem Umfang es für eine Organisation erforder-
lich ist, Unterlagen über ihre geschäftlichen Aktivitäten zu erstellen, entgegenzunehmen und zu
führen, und diese Anforderungen in strukturierter und leicht einzuhaltender Form zu dokumentie-
ren. Das Führen geeigneter Unterlagen erleichtert eine problemlose Geschäftsabwicklung. Es
stellt sicher, dass Einzelpersonen und Organisationen für ihr Handeln in rechtlicher und verwal-
tungsmäßiger Hinsicht zur Rechenschaft gezogen werden können. Es gewährleistet auch, dass
sie gegenüber Wirtschaftsverbänden und entsprechenden Interessengruppen, internen und exter-
nen, Rechenschaft ablegen können und für deren Bedürfnisse und Erwartungen offen sind.

Dieser Bedarf an Schriftgut wird ermittelt durch eine systematische Analyse der geschäftlichen
Bedürfnisse, der aus Gesetzen und Vorschriften erwachsenden Pflichten und allgemeinerer Ver-
pflichtungen gegenüber der Öffentlichkeit. Ebenfalls hilfreich bei der Ermittlung des Bedarfs ist
eine Einschätzung der Risiken, die für eine Organisation entstehen, falls Unterlagen nicht erstellt
und geführt werden. Dieser Schritt liefert auch die Begründung für die Erstellung, Führung und
Aussonderung von Schriftgut, die Basis für die Entwicklung von Systemen zur Erfassung und Füh-
rung von Schriftgut sowie den Vergleichsmaßstab für die Leistungsmessung bei vorhandenen
Systemen.

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ISO/TR 15489-2

Resultate einer vollständigen Durchführung dieses Schritts können sein:


a) eine Liste sämtlicher Quellen, die Anforderungen an das Schriftgut der Organisation enthalten;
b) eine Liste der rechtlichen, geschäftlichen und allgemeiner, die Gemeinschaft betreffender Ver-
pflichtungen zur Führung von Unterlagen;
c) ein von der Geschäftsleitung genehmigter Bericht über die Risikoeinschätzung und
d) ein offizielles Dokument für die Geschäftsleitung und die Beschäftigten, in dem für die Organi-
sation die Notwendigkeit, Unterlagen zu führen, dargelegt wird.

3.2.5 Schritt D: Bewertung der vorhandenen Systeme

Zweck dieses Schrittes ist es, in einer Organisation vorhandene Systeme für Schriftgut und sons-
tige Informationssysteme im Hinblick darauf zu bewerten, in welchem Umfang mit ihnen Unterla-
gen über geschäftliche Aktivitäten erfasst und geführt werden. Die Bewertung hilft, Diskrepanzen
zwischen dem festgelegten Bedarf einer Organisation an Schriftgut einerseits und Leistung und
Fähigkeiten ihres vorhandenen Systems andererseits aufzudecken. Dies stellt die Basis für die
Entwicklung neuer Systeme oder die Umgestaltung vorhandener Systeme mit dem Ziel her, den in
den vorangegangenen Schritten ermittelten und festgelegten Bedarf an Schriftgut zu erfüllen.

Resultate dieses Schrittes können unter anderem sein:


a) ein Inventar der in der Organisation vorhandenen Geschäftssysteme und
b) ein Bericht darüber, in wie weit sie sich mit dem festgelegten Schriftgutbedarf einer Organisa-
tion befassen.

3.2.6 Schritt E: Festlegung der Strategien zur Erfüllung der Anforderungen an Schriftgut

Zweck dieses Schrittes ist es, die am besten geeigneten Grundsätze, Verfahren, Normen, Hilfs-
mittel und andere Taktiken festzulegen, derer sich eine Organisation bedienen sollte, um sicher-
zustellen, dass sie die notwendigen Unterlagen über ihre geschäftliche Aktivität erstellt und führt.
Bei der Auswahl der Strategie können Berücksichtigung finden:
a) die Art der Organisation einschließlich ihrer Ziele und Geschichte;
b) die Art ihrer geschäftlichen Tätigkeiten;
c) die Art und Weise, wie sie geschäftliche Tätigkeiten ausübt;
d) das sie unterstützende technologische Umfeld;
e) die vorherrschende Unternehmenskultur und
f) jedwede externen Einschränkungen.

Die Auswahl hängt auch davon ab, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Strategie zu dem ge-
wünschten Ziel führt und welches Risiko für die Organisation entsteht, wenn der Ansatz misslingt.

Manchmal kann das zuständige Archiv bei der Entwicklung von Strategien behilflich sein.

Strategien können
a) die Übernahme von Grundsätzen und Verfahren;
b) die Entwicklung von Normen;
c) die Entwicklung neuer Systemkomponenten oder
d) die Einführung von Systemen
in einer Art und Weise berücksichtigen, dass den ermittelten Anforderungen an die Schriftgutfüh-
rung Rechnung getragen wird.

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ISO/TR 15489-2

Wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, gibt es einen geplanten, systematischen und geeigneten
Ansatz zur Erstellung, Erfassung, Führung, Nutzung und Aufbewahrung von Schriftgut, der die
Basis für den Entwurf oder die Umgestaltung des Schriftgutverwaltungsystems darstellt.

Resultate sind wahrscheinlich:


a) eine Liste der Strategien, mit denen der Schriftgutbedarf der Organisation gedeckt und gleich-
zeitig auch die anderen geschäftlichen Bedürfnisse erfüllt werden;
b) ein Modell, das Strategien und Schriftgutbedarf zueinander in Beziehung setzt, und
c) ein Bericht an die Geschäftsleitung, in dem eine umfassende Entwicklungsstrategie empfohlen
wird.

3.2.7 Schritt F: Entwurf eines Schriftgutverwaltungssystems

Dieser Schritt beinhaltet die Umwandlung der in Schritt E ausgewählten Strategien und Taktiken
in einen Plan für ein Schriftgutverwaltungssystem, das den in Schritt C festgelegten und doku-
mentierten Bedarf deckt und die in Schritt D ermittelten organisatorischen Defizite in der Schrift-
gutverwaltung behebt.

Wie in den anderen Schritten dieses Fachkonzepts, so operiert auch Schritt F mit einer breiten
Definition von Systemen, die Menschen und Verfahren sowie Hilfsmittel und Technologien ein-
schließt. Deshalb beinhaltet dieser Schritt wahrscheinlich:
a) das Entwerfen von Änderungen an aktuellen Systemen, Verfahren und Vorgehensweisen;
b) die Anpassung oder Einbindung technologischer Lösungen und
c) die Feststellung, wie diese Änderungen zur Verbesserung der Schriftgutverwaltung über alle
Organisationsebenen hinweg am besten einzubinden sind.

In der Praxis gestaltet es sich manchmal schwierig zu erkennen, wo die Festlegung von Strategien
für Schriftgutverwaltungssysteme endet (Schritt E) und wo der Entwurf von Systemen zur Einbin-
dung dieser Strategien beginnt (Schritt F). Es ist dennoch sinnvoll, die Aufmerksamkeit auf die
Strategien allein zu richten, damit Anforderungen an die Erstellung und Verwaltung von Schriftgut
erfüllbar und in sich schlüssig sind und sinnvoll in den Entwurf des Systems eingebunden werden.

In diesem Schritt sollen Schriftgutverwalter und andere Fachleute, die mit den Nutzern arbeiten,
Spezifikationen erstellen, die den Anforderungen am besten entsprechen. Dadurch wird sicherge-
stellt, dass die Nutzer ein Gefühl von persönlichem Eigentum am System entwickeln, dass sie es
verstehen und bestimmungsgemäß nutzen.

Ergebnisse aus diesem Schritt können sein:


a) Projektentwicklungspläne mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben;
b) Berichte, in denen die Ergebnisse regelmäßig stattfindender Entwurfsüberprüfungen ausführ-
lich erläutert werden;
c) Dokumentationen über Änderungen der Anforderungen, die von Vertretern der Nutzer und des
Projektteams gebilligt wurden;
d) Entwurfsbeschreibungen,
e) systemspezifische Geschäftsregeln;
f) Systemspezifikationen;
g) Schaubilder, in denen die Systemarchitektur und -komponenten dargestellt werden;
h) Modelle, die die verschiedenen Systemsichten wie z. B. Prozesse, Datenfluss und Datenein-
heiten darstellen;

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i) detaillierte Spezifikationen für die Erstellung oder die Beschaffung technischer Komponenten
wie z. B. Soft- und Hardware;
j) Detailpläne
k) Pläne zur Integration des Entwurfs in vorhandene Systeme und Prozesse;
l) Erstausbildungs- und Erprobungspläne
und
m) ein Plan für die Einführung des Systems.

3.2.8 Schritt G: Einführung eines Schriftgutverwaltungssystems

Zweck von Schritt G ist es, eine geeignete Kombination von Strategien systematisch zu ermitteln
und einzuführen, um den in Schritt F entworfenen Plan umzusetzen. Dieser Plan gibt einen Über-
blick darüber, wie die verschiedenen Systemkomponenten (Prozesse, Verfahren, Menschen und
Technologie) aufeinander abgestimmt sein sollten.

Die Anbindung neuer oder verbesserter Schriftgutverwaltungssysteme an Bürokommunikations-


systeme und Geschäftsabläufe kann ein komplexes Unterfangen mit großer Verantwortung und
hohem finanziellem Einsatz sein. Derartige Risiken lassen sich durch sorgfältige Planung und
Dokumentation des Einführungsprozesses minimieren.

Nach Durchführung dieses Schrittes sollte die Organisation verbesserte Schriftgutverwaltungsver-


fahren mit minimaler Beeinträchtigung der geschäftlichen Aktivitäten eingeführt, zur Einhaltung
organisatorischer Anforderungen hinsichtlich der Qualitätsbeglaubigung beigetragen und von den
langfristigen Investitionen im Rahmen der Schritte A - F profitiert haben.

Die mit Abschluss dieses Schrittes erstellte Dokumentation kann Folgendes umfassen:
a) einen ausführlichen Projektplan, der die Kombination ausgewählter Strategien erläutert;
b) dokumentierte Grundsätze, Verfahren und Normen,
c) Ausbildungsmaterialien;
d) Dokumentation des Umgestaltungsprozesses und laufender Verlagerungsverfahren;
e) für die Zulassung von ‚Qualitätssystemen‘ erforderliche Dokumentation;
f) Leistungsberichte;
g) Berichte an die Geschäftsleitung.

3.2.9 Schritt H: Überprüfung nach der Einführung

Zweck von Schritt H ist es, die Effektivität des Schriftgutverwaltungssystems zu messen, den
Systementwicklungsprozess zu bewerten, so dass Mängel beseitigt werden können, und ein Ver-
fahren zur Überwachung des Systems für die Dauer seiner Anwendung einzuführen.

Schritt H umfasst:
a) eine Untersuchung, ob Unterlagen gemäß den geschäftlichen Erfordernissen erstellt und
organisiert wurden und mit den betreffenden Geschäftsabläufen auf geeignete Weise ver-
knüpft sind;
b) eine Befragung von Geschäftsleitung, Beschäftigten und anderen beteiligten Personen;
c) die Durchführung von Erhebungen;
d) Überprüfung der in früheren Phasen des Systementwicklungsprojekts erarbeiteten Dokumen-
tation
und
e) Beobachtung und zufallsgesteuerte Überprüfung von Arbeitsabläufen.

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ISO/TR 15489-2

Durch die erste Überprüfung nach der Einführung und regelmäßige Kontrollen trägt eine Organisa-
tion dazu bei, ständig Gewinn aus ihrer Investition in das Schriftgutverwaltungssystem zu schöp-
fen. Sie muss auch über objektive Informationen verfügen, mit denen sie nachweisen kann, dass
sie geeignete Unterlagen über ihre Geschäfte erstellt und führt. Durch die Überprüfung nach der
Einführung wird für die Organisation das Risiko eines Systemausfalls minimiert und im Lauf der
Zeit wichtige Änderungen in den Anforderungen an Schriftgut sowie die organisatorischen
Erfordernisse im Voraus erkannt, die einen neuen Entwicklungszyklus erforderlich machen.

Am Ende von Schritt H wird eine Organisation


a) eine Methodik zur objektiven Bewertung ihres Schriftgutverwaltungssystems entwickelt und
zur Anwendung gebracht haben;
b) die Systemleistung und den Entwicklungsprozess dokumentiert haben;
c) der Geschäftsleitung einen Bericht vorgelegt haben, in dem Erkenntnisse und Empfehlungen
dokumentiert werden.

Da Geschäftsabläufe und Schriftgutverwaltungssysteme nicht statisch sind, sollten die Schritte C


bis H in regelmäßigen Abschnitten durchgeführt werden, wie in Abb. 1 gezeigt.

4 Schriftgutverwaltung – Abläufe und Kontrollen


4.1 Einleitung

Die Internationale Norm ISO 15489-1 formuliert Richtlinien für Maßnahmen in der Schriftgutver-
waltung. Die Abläufe werden in linearer Abfolge beschrieben. In der Praxis folgen Schriftgutver-
waltungsabläufe nicht linear aufeinander. Verschiedene spezifische Abläufe können gleichzeitig
erfolgen. Gewisse Abläufe sind von Instrumenten abhängig, die durch Prozesse, die an späterer
Stelle in der Abfolge beschrieben werden, geschaffen wurden.

Eine lineare Abfolge wird üblicherweise zur Beschreibung von Schriftgutverwaltungsabläufen für
Papierdokumente verwendet, weil die Abläufe zeitlich getrennt werden können (was ja häufig der
Fall ist), wobei die dazwischen liegenden Abstände variieren. Bei elektronischen Schriftgutverwal-
tungssystemen werden die Entscheidungen über Erfassung und Klassifikation, Zugang und
Aussonderung normalerweise zum Zeitpunkt der Schriftguterstellung getroffen, wodurch die
Abläufe klarer sind und auch normalerweise gleichzeitig erfolgen. Dies kann natürlich genauso für
papiergestützte Systeme gelten.

Papiergestützte Systeme enthalten Metadaten über die Dokumente, die oft implizit sind und sich
von jedem ableiten lassen, der die Dokumente nutzt. Bei papiergestützten Systemen braucht die
Struktur der Unterlagen nicht festgelegt zu werden, da sie dem Nutzer sofort klar ist. Es kann er-
forderlich sein, den Inhalt der Unterlagen durch zusätzliches Indizieren hervorzuheben. Der Kon-
text der Schriftstücke wird durch eine Reihe komplexer Faktoren wie z. B. die Einführung von Sys-
temkontrollen festgelegt, aber er ergibt sich auch von selbst durch die physische Verortung und
die Platzierung bei anderen Dokumenten. Elektronische Systeme verfügen nicht über dieselben
impliziten Metadaten, und Methoden zur Erfassung von Schriftgut müssen diese Metadaten expli-
zit machen.

Elektronische Systeme zur Unterstützung der Schriftguterfassung müssen so konfiguriert werden,


dass die erforderlichen Metadatenfelder im Wege der Bedieneraufforderung ausgefüllt werden,
oder sie können so konfiguriert werden, dass solche Metadaten automatisch erzeugt werden. Der
Umfang der elektronischen Unterlagen beigefügten Metadaten ist größer als der, der für Schriftgut
in Papierform erforderlich ist, weil es sehr wenig gibt, das in elektronischen Systemen vorausge-
setzt sein kann und alle im Schriftgut in Papierform vorausgesetzten Metadaten explizit gestaltet

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ISO/TR 15489-2

werden. Dies hängt davon ab, ob vorher schon Regeln existierten, die das zu erfassende Schrift-
gut und Klassifikationssysteme (Aktenpläne) hinsichtlich Identifizierung und Zugangsstatus fest-
legten.

An Stelle der Einhaltung der in der Norm vorgegebene Ablauffolge versucht dieser Abschnitt zur
Umsetzung anzuleiten, indem:
a) die für eine Reihe unterschiedlicher Schriftgutverwaltungsabläufe und deren Entwicklung er-
forderlichen Instrumente;
b) eine Reihe von Faktoren, die die Schriftgutverwaltungsabläufe in verschiedenen Organisatio-
nen und Zuständigkeiten beeinflussen oder deren Art und Weise festlegen und
c) die Prozesse, in denen die Instrumente verwendet werden,
ermittelt werden.

4.2 Instrumente
4.2.1 Hauptinstrumente

Die in Schriftgutverwaltungsabläufen verwendeten Hauptinstrumente sind:


a) ein Klassifikationssystem (Aktenplan), das auf geschäftlichen Aktivitäten basiert;
b) eine verantwortliche Stelle für die Schriftgutaussonderung und
c) ein Klassifikationssystem für Sicherheit und Zugang.

Viele Organisationen setzen auch zusätzliche schriftgutverwaltungsspezifische Hilfsmittel ein wie


z. B.:
a) einen Thesaurus mit bevorzugten Begriffen und
b) ein Glossar oder sonstige terminologische Kontrollen.

Außerdem gibt es noch weitere Hilfsmittel, die zwar nicht schriftgutverwaltungsspezifisch sind,
aber die auch in Schriftgutverwaltungsabläufen Anwendung finden können:
a) eine Analyse des Regelungsumfelds;
b) eine betriebswirtschaftliche Risikoanalyse;
c) eine Organisationsstelle mit Delegationsbefugnis und
d) ein Verzeichnis aller Beschäftigten und Systembenutzerrechte.

Die Entwicklung der vier letzten Instrumente wird in diesem Teil von ISO 15489 nicht näher be-
handelt.

4.2.2 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten

4.2.2.1 Einleitung

Ein mit Geschäftsfunktionen zusammenhängendes Klassifikationssystem (zusammenhängender


Aktenplan) kann ein systematisches Bezugssystem für die Schriftgutverwaltung bereitstellen. Die
Analyse mit dem Zweck, die Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten zu entwickeln, ermittelt
sämtliche Tätigkeiten einer Organisation und platziert diese im Umfeld ihrer festgelegten oder
übertragenen Aufgabe oder ihres Zwecks.

Vollständig entwickelt bietet die Klassifikation eine Abbildung der Geschäftsfunktionen, -tätig-
keiten und -transaktionen der Organisation. Dieses Abbild kann genutzt werden, um ein Klassifi-

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ISO/TR 15489-2

kationsschema für Schriftgut, einen Thesaurus, Regeln für die Benennung und die Indexierung
sowie Identifizierungsmerkmale für Schriftgutaussonderungs- und Zugangsklassen zu entwickeln.

Klassifikationssysteme (Aktenpläne) geben der Organisation ein Werkzeug an die Hand, um


a) ihr Schriftgut zu organisieren, zu beschreiben und zu verknüpfen;
b) interdisziplinäres Schriftgut entweder innerhalb oder außerhalb der Organisation zu verknüp-
fen und gemeinsam zu nutzen
und
c) – wo jeweils angemessen – den Zugang, das Wiederauffinden, die Nutzung und die Weiter-
gabe ihres Schriftguts unter Umständen zu verbessern.

Unterstützt von Instrumenten wie z. B. terminologischen Kontrollen fördern Klassifikationssysteme


(Aktenpläne) die Übereinstimmung von Benennung und Beschreibung, um das Wiederauffinden
und die Nutzung zu erleichtern. Klassifikationssysteme (Aktenpläne) lassen sich zusätzlich zur
Erleichterung von Zugang und Nutzung zur Unterstützung einer Vielfalt von Schriftgutverwal-
tungsprozessen wie z. B. Aufbewahrung und Sicherung, Einbehaltung und Aussonderung einset-
zen.

Klassifikationssysteme (Aktenpläne) können die Einfachheit oder Vielschichtigkeit der Organisa-


tion, der sie zugrunde liegen, widerspiegeln. Organisationen müssen auf der Grundlage ihrer
organisatorischen Strukturen und der Art ihrer Geschäfte, der Nachweispflichten und der ange-
wandten Technologie, den Grad der für ihre Geschäftszwecke erforderlichen Klassifikationskon-
trolle ermitteln.

4.2.2.2 Entwicklung der Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten


Die Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten lässt sich mit Hilfe der in Ziffer 3.2.2 und 3.2.3
aufgeführten Methode entwickeln:

Die Entwicklung einer Analyse der geschäftlichen Aktivitäten beinhaltet die Ermittlung und Unter-
suchung
a) der Ziele und Strategien der Organisation;
b) der Arbeitsaufgabe der Organisation zur Verwirklichung dieser Ziele und Strategien;
c) der Tätigkeiten der Organisation, die diese Arbeitsaufgabe ausmachen;
d) der Arbeitsprozesse, die für bestimmte Tätigkeiten und Transaktionen durchgeführt werden;
e) jedes einzelnen Schrittes einer Tätigkeit;
f) sämtlicher Transaktionen, die jeden einzelnen Schritt ausmachen;
g) der Gruppen wiederkehrender Transaktionen innerhalb jeder Tätigkeit
und
h) des vorhandenen Schriftguts der Organisation.

Die Resultate der Analyse können als eine Hierarchie der geschäftlichen Aktivitäten wiedergege-
ben werden, die bei Bedarf durch sequentielle Darstellungen der Geschäftsprozesse ergänzt wird.

Klassifikationssysteme (Aktenpläne) lassen sich aus der Analyse der Geschäftsprozesse ableiten,
damit eine exakte Wiedergabe der Geschäftsprozesse durch Schriftgut und zugehörige Meta-
daten, die ja durch diese Prozesse entstanden sind, sichergestellt wird.

Die Struktur eines Klassifikationssystems (Aktenplans) ist normalerweise hierarchisch und spiegelt
den analytischen Prozess wie folgt wider:
a) Die erste Stufe gibt normalerweise die Geschäftsaufgabe wieder.
b) Die zweite Stufe basiert auf den Tätigkeiten dieser Aufgabe.

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ISO/TR 15489-2

c) Die dritte Stufe und alle nachfolgenden sind weitere Verfeinerungen der Einzeltätigkeiten oder
Transaktionsgruppen, die innerhalb einer jeden Tätigkeit stattfinden.

Der Verfeinerungsgrad eines Klassifikationssystems (Aktenplanes) liegt im Ermessen der Organi-


sation und spiegelt die Vielschichtigkeit der jeweiligen Aufgabenerledigung innerhalb der Organi-
sation wider. Die Hierarchie kann beispielsweise für das Personal wie folgt aussehen:
1. Personalverwaltung
1.1 Festlegung von Zuwendungen
1.2 Festlegung der Beschäftigungsbedingungen
1.2.1 Ernennungen
1.2.2 Lehre
1.2.3 Kinderbetreuung
1.2.4 Flexible Arbeitsvereinbarungen
1.3 Berechnung des Urlaubs
1.3.1 Gesamt
1.3.2 Anspruch
1.3.3 Feiertage
1.4 Einstellung von Personal
1.5 Bestimmung der Gehälter
1.5.1 Abzüge
1.5.2 Überstundenvergütung
1.5.3 Vergütung
1.5.4 Ruhegehalt

Klassifikationssysteme (Aktenpläne) sind ein Ausdruck der Aufgabenerledigung und geschäft-


lichen Aktivitäten einer Organisation. Sie können zwar nicht immer jede bekannte Variable benen-
nen, aber sie können geeignete Gruppierungen angeben. Beispielsweise können Eingabeauffor-
derungen wie z. B. [nach Zeitraum gliedern] oder [nach Kunden gliedern] in Klassifikationsricht-
linien Anwendung finden, um von den Nutzern genauere Angaben zu verlangen. Weitere Instru-
mente (z. B. Indizes) sind für die Auflistung jeder einzelnen, von der Organisation verwendeten
Variablen notwendig.

Wer Klassifikationssysteme (Aktenpläne) entwickelt, sollte sicher stellen, dass die folgenden
Punkte eingehalten werden:
a) Der Terminologie der Systeme liegen die Aufgaben und geschäftlichen Aktivitäten und nicht
die Namen der Organisationseinheiten zugrunde.
b) Die Systeme sind organisationsspezifisch und gestatten eine vereinheitlichte und konsistente
Art der Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten, die dieselben Informationen für
zueinander in Beziehung stehende Aufgaben gemeinsam nutzen.
c) Sie sind hierarchisch, bewegen sich vom ganz Allgemeinen bis zum sehr Speziellen, der über-
greifenden Funktion zur speziellen Transaktion; z. B. Finanzwesen – Rechnungsprüfung – ex-
tern.
d) Sie bestehen aus eindeutigen, organisationsüblichen Begriffen.
e) Sie bestehen aus genügend Gruppierungen und Untergruppierungen, so dass sämtliche zu
dokumentierende geschäftlichen Aufgaben und Aktivitäten abgedeckt sind.
f) Sie bestehen aus separaten Gruppierungen.
g) Sie werden in Absprache mit den Schriftguterstellern entwickelt.

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ISO/TR 15489-2

h) Sie werden fortgeführt, um sich ändernde Geschäftsbedürfnisse zu reflektieren und sicherzu-


stellen, dass das System auf dem neuesten Stand ist und Änderungen der Aufgaben und Tä-
tigkeiten der Organisation widerspiegelt.

4.2.3 Terminologie

4.2.3.1 Terminologische Kontrollen – Festlegung von Ordnungsbegriffen

Eine Liste festgelegter Ordnungsbegriffe ist eine einfache Auflistung von Begriffen, die aus Be-
griffen im Klassifikationssystem (Aktenplan) abgeleitet werden. Die Bedeutung eines Begriffs ist
nicht vorgeschrieben und Verknüpfungen zwischen ihnen sind nicht dargestellt. Die Liste
ermöglicht die Kontrolle der Terminologie, die für die Benennung von Unterlagen verwendet wird,
indem die für die Organisation annehmbaren und in ihrer natürlichen Sprache verwendeten
Begriffe festgestellt werden und die Verwendung von Synonymen, Homonymen, Abkürzungen
und Akronymen kontrolliert wird.

4.2.3.2 Thesaurus

Ein Thesaurus wird unter Rückgriff auf die in der Internationalen Norm ISO 2788 dokumentierten
Konventionen und Verfahrensweisen erstellt.

Bei einem Thesaurus handelt es sich um eine kontrollierte Liste von Begriffen, die durch seman-
tische, hierarchische, assoziative Verknüpfungen oder Äquivalenz miteinander verbunden sind.
Ein derartiges Hilfsmittel fungiert als Wegweiser bei der Zuweisung von Klassifikationsbegriffen zu
einzelnen Unterlagen.

In einem Thesaurus wird die Bedeutung des Begriffs angegeben, und hierarchische Verknüpfun-
gen mit anderen Begriffen werden dargestellt. Ein Thesaurus stellt genügend Eingangspunkte zur
Verfügung, um es Nutzern zu ermöglichen, von Begriffen, die nicht verwendet werden sollen, zu
der von der Organisation übernommenen bevorzugten Terminologie zu gelangen. Ein Thesaurus
kann auch mit anderen Schriftgutverwaltungsinstrumenten verknüpft werden, wie z. B. Aussonde-
rungsgenehmigungen oder Klassifikationssystemen für den Zugang zu Schriftgut, um die Automa-
tion anderer Schriftgutverwaltungsprozesse zu ermöglichen.

4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung von Schriftgut

4.2.4.1 Allgemeines

Eine Festlegung, welche Unterlagen erfasst und wie lange diese aufbewahrt werden sollen, wird
am effektivsten so vorgenommen, dass sie systematisch und in Einklang mit dem gesetzlichen
und dem weiteren Regelungsumfeld erfolgt (die je nach Land, nach Art der Organisation oder
nach Branche spezifisch sein können, oder die mit bestimmten Produkten in Zusammenhang
stehen können). Werkzeuge zur Standardisierung der Entscheidungsfindung können von
Richtlinien zur Festlegung, welche Unterlagen vernichtet oder in Schriftgutverwaltungssysteme
aufgenommen werden sollen bis hin zu einem formal genehmigten Verzeichnis von
Schriftgutklassen, Aufbewahrungsfristen und jeweils angemessenen Aussonderungsmaßnahmen
reichen, das zur Genehmigung durch eine externe Stelle (verantworltiche Stelle für die
Aussonderung von Schriftgut) vorgelegt wird. In einigen Ländern können die verantwortlichen
Stellen für die Aussonderung von Schriftgut die dauernde Aufbewahrung entweder in der
Organisation oder in einer gesonderten Archivstelle vorschreiben.

Bei elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen sollten die Bestimmungen über Erfassen und


Aufbewahren von Unterlagen gleich von Anfang an in der Konzeption des Systems berücksichtigt
werden.

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ISO/TR 15489-2

4.2.4.2 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem zu erfassenden Dokumente

Um festzulegen, welche Unterlagen in das Schriftgutverwaltungssystem aufgenommen und wie


lange sie aufbewahrt werden sollen, ist es als erstes erforderlich, das interne und externe Umfeld
der Organisation und ihre Beziehungen zu diesem Umfeld zu analysieren und, wie in Ziffer 3.2.2.
und 3.2.3. beschrieben, die von ihr ausgeführten geschäftlichen Aufgaben und Aktivitäten zu er-
mitteln.

Dann werden die Ergebnisse dieser Geschäftsanalyse den externen und internen Nachweisanfor-
derungen für die Geschäftstätigkeit gegenübergestellt. Schriftgutverwalter können, indem sie sich
auf die Analyse der geschäftlichen Aktivitäten und der Anforderungen stützen,
a) die ungefähre Qualitäts- und Quantitätsstufe der Unterlagen ermitteln, die bei der Verwaltung
und Abwicklung jeder Tätigkeit anfallen;
b) die Teile der Organisation, in denen die Unterlagen über die Tätigkeit erfasst werden, feststel-
len;
c) die geschäftlichen Aktivitäten untersuchen um sämtliche zugehörige Schritte, die die Tätigkeit
ausmachen, zu ermitteln;
d) sämtliche Transaktionen, die jeden Schritt der geschäftlichen Aktivitäten umfassen, festlegen;
e) die für die Abwicklung der Transaktion erforderlichen Daten festlegen;
f) den Bedarf an Nachweisen für jede Transaktion zu erfassen und
g) den für die Erfassung des Schriftguts geeigneten Punkt bestimmen.

Entscheidungen über die Erfassung von Schriftgut als Teil eines Prozesses zur Konzeption des
Schriftgutverwaltungssystems werden am besten in Zusammenarbeit mit der für die Tätigkeit und
die Systeme zuständigen Geschäftseinheit gefällt.

Die Entscheidung gegen eine formelle Schriftguterfassung basiert normalerweise auf der Bewer-
tung des Risikos, das daraus entsteht, dass die Unterlagen über die geschäftlichen Aktivitäten
unvollständig sind. Entscheidungen zum Risikomanagement resultieren aus der Analyse des Re-
gelungsumfelds und der Regeleinhaltung sowie empfundener Geschäftsrisiken je nach Sektor und
Art des betriebenen Geschäfts. Die Entscheidungen berücksichtigen reine Kosten und Opportuni-
tätskosten, sonstige Zuweisungen von Ressourcen, mögliche Rechtsstreitigkeiten, das Profil der
Öffentlichkeitsarbeit, ethische Grundsätze und die Nutzung von räumlichen Kapazitäten (physi-
scher Raum oder Kapazitäten im Rechnernetz).

Wenn zum Beispiel die Dokumentensammlung von Arzneimitteln mit einem größeren Risiko ver-
bunden ist als die Vorratsverwaltung von Schreibmaterial, dann würden Unterlagen über die Arz-
neimittelherstellung umfassender verwaltet und länger aufbewahrt als Bestellungen von Schreib-
material. Ebenso werden Unterlagen, die für den Fortgang der Geschäfte erforderlich sind, in
Schriftgutverwaltungssystemen als Bestandteil einer Risikomanagementstrategie aufgenommen.

Alle erstellten oder erfassten Unterlagen müssen mit einer Aufbewahrungsfrist ausgewiesen wer-
den, damit klar ist, wie lange sie geführt werden müssen.

4.2.4.3 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von Schriftgut

Um die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen festzulegen, kann die folgende, fünf Schritte umfas-
sende Analyse durchgeführt werden:
a) Festlegung der Gesetzes- oder Verwaltungsbestimmungen für die Aufbewahrung von Unterla-
gen im Schriftgutverwaltungssystem

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ISO/TR 15489-2

Gesetzes- oder Verwaltungsbestimmungen können Mindestaufbewahrungsfristen in unterschied-


lichen Zuständigkeitsbereichen oder Sektoren vorschreiben.

b) Festlegung der Nutzung von Unterlagen im Schriftgutverwaltungssystem


Unterlagen über einige Transaktionen in einem System werden zur Ausführung weiterer Transak-
tionen wiederholt genutzt. Es muss zwischen den Hauptunterlagen, also solchen, die wiederholt
genutzt werden, und Unterlagen über mehrfache einzelne Transaktionen unterschieden werden,
die auf die Hauptunterlagen Bezug nehmen; es könnte möglich sein, die einzelnen Transaktions-
unterlagen kurz nach Abschluss der Transaktion aus dem System zu nehmen. Beispielsweise
werden Unterlagen über Urlaube in Schriftgutverwaltungssystemen von Personalabteilungen nur
für eine begrenzte Zeit aufbewahrt, während die Stammunterlagen über Urlaube so lange aufbe-
wahrt werden, wie der Beschäftigte beschäftigt ist. Die Beziehung zwischen Hauptunterlagen und
sonstigen Transaktionsunterlagen legt fest, wie lange jede der beiden Kategorien im Schriftgut-
verwaltungssystem benötigt wird. Dies hängt auch von der Art der Geschäftstätigkeit ab, die ge-
rade dokumentiert wird. Zum Beispiel werden die Transaktionsunterlagen zur Gesundheitsakte
einer Person länger aufbewahrt als die als Ergänzung eines Hauptbuchs dienenden Belege für
Passiva.

c) Festlegung der Verknüpfungen mit anderen Systemen


Andere Systeme können von Unterlagen aus einem jeweiligen System bestätigt werden oder auf
diese verweisen. Beispielsweise werden zusammengefasste Details über einzelne Beschaffungs-
transaktionen zum Hauptbuchsystem weitergeleitet. Auf Unterlagen in einem geographischen
Informationssystem kann von Systemen für die Raumplanung, die Immobilienbewirtschaftung und
sonstige Geschäftszweige Bezug genommen werden oder sie können in diese Systeme kopiert
werden.

d) Berücksichtigung der weitreichenden Nutzungsmöglichkeiten von Unterlagen


Dieser Prozess beinhaltet die folgenden Schritte:
1. Ermittlung sonstiger Interessenpartner wie z. B. Archive oder sonstige externe Nutzer,
mit einem durchsetzbaren oder legitimen Interesse, die Unterlagen länger aufzubewah-
ren als für die internen Nutzer der Organisation erforderlich,
2. Bewertung der Risiken in Verbindung mit der Vernichtung der Unterlagen, sobald die
routinemäßige, interne Nutzung der Unterlagen abgeschlossen ist,
3. Überlegungen darüber, welche Unterlagen und Maßnahmen zur Aufbewahrung dersel-
ben für die Organisation erforderlich wären, um die Geschäftskontinuität im Fall von
Verlust oder Beschädigung der Unterlagen sicherzustellen,
4. Bewertung finanzieller, politischer, sozialer oder anderer Vorteile durch die Aufbewah-
rung von Unterlagen nach Abschluss ihrer Nutzung durch die Organisation und
5. Abwägung zwischen den Kosten für und den nicht-finanziellen Vorteilen durch die Auf-
bewahrung von Unterlagen, um zu entscheiden, wie lange Unterlagen erhalten werden,
nachdem der Bedarf der Organisation erfüllt worden ist.

e) Zuweisung von Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage der Bewertung des Gesamtsystems
Die gleichen Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsmaßnahmen werden für Schriftgutklassen
festgelegt, die identische Tätigkeiten im System bewirken oder aufzeichnen. Sämtliche Unterlagen
in einem Schriftgutverwaltungssystem sollten von irgendeiner Aussonderungsstelle abgesichert
sein, und zwar von Unterlagen über die kleinsten Transaktionen bis zur Dokumentation der
Grundsätze und Verfahrensvorschriften für das Schriftgutverwaltungssystem. Aufbewahrungsfris-
ten und Auslöser für Aussonderungsvorgänge müssen klar und deutlich festgelegt werden, zum
Beispiel: ‚X Jahre nach der Revision vernichten‘ oder ‚An Archivstelle X Jahre nach letzter abge-
schlossener Transaktion‘.

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ISO/TR 15489-2

4.2.5 Klassifikation für Sicherheit und Zugang

4.2.5.1 Allgemeines

Ein formales Instrument, das die auf Schriftgut anwendbaren Zugangsberechtigungen und Be-
schränkungen festlegt, ist notwendig für die Verwaltung von Schriftgut in Organisationen jeglicher
Größe und Zuständigkeit. Je vielschichtiger die Organisation ist und je vielschichtiger ihr Ge-
schäfts- und Regelungsumfeld ist, desto größer ist die Notwendigkeit, Verfahren zur Anwendung
von Zugangs- und Sicherheitsschutzklassen auf Schriftgut zu standardisieren.

4.2.5.2 Entwicklung einer Klassifikation für Sicherheit und Zugang

Die Entwicklung geeigneter Kategorien von Zugangsberechtigungen und -beschränkungen basiert


auf einer Analyse des Regelungsumfelds, der Geschäftstätigkeit und die Risikobewertung der
Organisation. Angemessener Sicherheitsschutz und Zugang hängen sowohl von Art und Größe
der Organisation ab als auch vom Inhalt und Wert der Informationen, die zu schützen sind. Ange-
messener Sicherheitsschutz lässt sich beschreiben als die Sicherheitsstufe, von der der Normal-
bürger sagen würde, dass sie zum Schutz der Informationen vor unbefugtem Zugriff, Sammlung,
Nutzung, Offenlegung, Löschung, Änderung und/oder Vernichtung notwendig ist. Somit kann die
eine Organisation einen abschließbaren Aktenraum durchaus als angemessen ansehen, während
die andere einen abschließbaren, bewachten und mit Videokameras ausgestatteten Aktenraum,
zu dem nur eine begrenzte Anzahl von Personen Zutritt hat, als angemessen betrachtet.

Der Zugang zu Unterlagen kann eingeschränkt sein zur Wahrung:


a) persönlicher Daten und der Privatsphäre;
b) geistiger Eigentumsrechte und geschäftlicher Vertraulichkeit;
c) der Sicherheit des Eigentums (physisch, finanziell);
d) der staatlichen Sicherheit
und
e) gesetzlicher und anderer beruflicher Vorrechte.

Ebenso wichtig ist auch die Tatsache, dass es gesetzlich einklagbare Zugangsrechte gibt, die in
der Unternehmensorganisation, der Informationsfreiheit, dem Schutz der Privatsphäre sowie im
Archiv- und Verfahrensrecht verankert sind. Bei einer effektiven Entwicklung der Klassifikations-
systeme für Sicherheit und Zugang würden diese Zugangsrechte berücksichtigt.

Für die Entwicklung eines Klassifikationssystems für den Zugang können die Analysen des Rege-
lungsumfelds und der Geschäftstätigkeit der Organisation sowie die Abschätzung der Risiken
herangezogen werden, um:
a) die rechtlich einklagbaren Zugriffsrechte und -beschränkungen auf Unterlagen und Daten der
Organisation zu ermitteln;
b) die Bereiche festzustellen, in denen das Risiko der Verletzung der Privatsphäre, des Vertrau-
ensbruchs im persönlichen, beruflichen oder geschäftlichen Bereich gegeben ist;
c) Kernaspekte der Sicherheit der Organisation zu ermitteln;
d) die Bereiche, in denen das Risiko der Verletzung des Sicherheitsschutzes gegeben ist, anhand
einer Schadensbeurteilung und der Wahrscheinlichkeit des Vorkommens in einer Rangfolge
aufzustellen;
e) die festgelegten Risikobereiche und Kernpunkte der Sicherheit den Geschäftstätigkeiten der
Organisation zuzuordnen;
f) die angemessenen Grade der Zugriffsbeschränkung für die Bereiche vom höchsten bis zum
niedrigsten Risiko zu ermitteln;

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ISO/TR 15489-2

g) die Grade der Zugriffsbeschränkung für die jeweiligen Schriftgutklassen der Geschäftstätigkei-
ten gemäß der Risikoeinstufung zuzuweisen und
h) die Beschränkungen mit Instrumenten wie z. B. Klassifikationssystemen für die Geschäftstä-
tigkeit oder Thesauri zu verknüpfen, die für die Beschreibung der Unterlagen verwendet wer-
den. Auf diese Weise lassen sich Vorbehalte und Beschränkungen bei der Erfassung und Re-
gistrierung von Schriftgut im Schriftgutverwaltungssystem automatisch aufrufen.

Die Art und Weise, in der der Grad der Beschränkung ausgedrückt wird, muss die Gepflogenhei-
ten der Organisation widerspiegeln. Wichtige Geschäftsbereiche müssten bei der Entwicklung der
Zugriffsbeschränkungskategorien zu Rate gezogen werden.

Zugangsklassifikationen gelten sowohl für Personen, die für die Verwaltung zugangsklassifizierten
Schriftguts zuständig sind, als auch für andere mit Zugangsrecht. In einem nächsten Schritt
müssen die Zuständigkeiten eindeutig festgelegt werden. Diejenigen, die Zugriff auf bestimmte,
zugangsklassifizierte Schriftgutklassen haben, können bestimmt und im Schriftgutverwaltungs-
system erfasst werden. Auf Schriftgut, das als VS eingestuft ist, kann nur von Personen zuge-
griffen werden, die dazu ermächtigt worden sind. Dieser Prozess lässt sich durch eine Prüfung
oder Sicherheitsüberprüfung unterstützen, die nicht zur Aufgabe der Schriftgutverwaltung gehört.
Dieser Aspekt der Zugangsklassifikation für Nutzer steht in Zusammenhang mit der Aufgabe,
Nutzerberechtigungen für das Schriftgutverwaltungssystem zu verwalten.

Ein Schriftgutverwaltungssystem muss seine eigenen systemspezifischen Nutzerberechtigungen


verwalten. Dafür kann es das Verzeichnis der Mitarbeiter der Organisation und der Nutzerberech-
tigungen für alle Systeme heranziehen, aber dort, wo es kein allgemeines Registrierungsverfahren
für Nutzerberechtigungen gibt, muss es ein eigenes ausarbeiten. Das Verzeichnis der Nutzerbe-
rechtigungen unterscheidet Nutzerberechtigungen, die für Mitarbeiter ausgegeben wurden, um
das in einem Schriftgutverwaltungssystem geführte Schriftgut zu autorisieren, zu ändern, zu lö-
schen und auf dieses zuzugreifen, von Mitarbeitern, die lediglich für einen Nur-Lese-Zugriff be-
rechtigt sind. Ein Nutzer kann ein autorisierter Mitarbeiter sein, der für die Erstellung, Änderung
und Löschung von Schriftgut in einem funktionalen Zuständigkeitsbereich verantwortlich ist, wäh-
rend er auf Schriftgut in anderen Funktionsbereichen nur zugreifen, es aber nicht ändern kann.
Ebenso kann es unzweckmäßig sein, den Zugriff auf bestimmte Geschäftstätigkeiten außerhalb
der bestimmten Arbeitsgruppe gemeinsam zu nutzen, so dass die Nutzerberechtigungen, die den
Mitarbeitern, die nicht zu jener Arbeitsgruppe gehören, zur Verfügung stehen, entsprechend ein-
geschränkt werden.

Die Überwachung und Zuordnung von Nutzerberechtigungen und funktionalen Zuständigkeiten


am Arbeitsplatz ist eine Daueraufgabe, die in allen Schriftgutverwaltungssystemen ungeachtet
des Formats vorkommt. Viele elektronische Schriftgutverwaltungssysteme, vor allem jene, auf die
geografisch verteilt zugegriffen werden kann, können von anderen Anwendungen Identifizierungs-
protokolle übernehmen. Mit der Möglichkeit, zum Zugriff per Netzwerkumgebung über weitere
Entfernung zu berechtigen, ist die Zuweisung und Überwachung von Nutzerberechtigungen eine
bedeutende Verantwortung, die oft auf Personal aus dem Bereichen Informationstechnik oder
Datenverwaltung übertragen wird.

4.3 Prozesse der Schriftgutverwaltung


4.3.1 Einleitung

Die unten angegebenen Prozesse sind notwendigerweise so aufgeführt, als ob sie nacheinander
abliefen, es sollte aber klar sein, dass sie in vielen Schriftgutverwaltungssystemen, vor allem in
elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen, gleichzeitig oder in einer anderen als der angege-
benen Reihenfolge ablaufen können. In allen Prozessen werden Metadaten (detaillierte beschrei-
bende Informationen) erstellt, die mit den Unterlagen verknüpft sind. Die Menge der Metadaten

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über das Schriftgut und die Schriftgutverwaltungsprozesse richtet sich nach der Ausgestaltung
des Schriftgutverwaltungssystems, das wiederum durch die Geschäfts- und Nachweisanforde-
rungen der Organisation bestimmt ist. Die Prozesse sind:

a) Schriftguterfassung
b) Registrierung
c) Klassifikation
d) Klassifikation des Zugangs und der Sicherheit
e) Feststellung des Aussonderungsstatus
f) Aufbewahrung
g) Nutzung und Nutzerverfolgung
h) Aussonderung

4.3.2 Schriftguterfassung

Unter Schriftguterfassung muss der Schriftgutverwaltungsprozess verstanden werden, in dem


bestimmt wird, dass ein Dokument angelegt and geführt werden soll. Dazu gehören sowohl Un-
terlagen, die von der Organisation erstellt, als auch solche, die von ihr entgegengenommen wer-
den. Es wird auch entschieden, welche Dokumente erfasst werden, was wiederum Entscheidun-
gen darüber mit sich bringt, wer Zugriff auf jene Dokumente haben kann und, im Allgemeinen, wie
lange sie aufbewahrt werden sollen.

Entscheidungen darüber, welche Dokumente erfasst und welche Dokumente ausgesondert wer-
den sollen, liegt eine Analyse der geschäftlichen Tätigkeit und der Nachweispflichten der Organi-
sation zugrunde. Die Organisation kann sich eines formalen Instruments bedienen wie z. B. einer
Aussonderungsstelle (siehe 4.2.4) oder Richtlinien, die festlegen, welche Dokumente nicht aufbe-
wahrt werden müssen.

Beispiele für Dokumente, die unter Umständen nicht formal als Schriftgut erfasst werden müssen,
sind jene Dokumente, die:
a) eine Organisation oder eine Person nicht zu einer Handlung verpflichten;
b) keine Verpflichtung oder Verantwortlichkeit dokumentieren oder
c) keine im Zusammenhang mit den nachweispflichtigen Geschäftstätigkeiten der Organisation
stehenden Informationen enthalten.

In papiergestützten Systemen können die Unterlagen materiell in einer Akte oder einem Aktenord-
ner mit einer Beschriftung in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Durch diese Gruppie-
rung wird das Einzeldokument mit anderen Unterlagen zu einem bestimmten Thema verknüpft
und somit kann jeder, der die Informationen wiederauffinden möchte, über Kontextinformationen
Rückschlüsse auf das Dokument ziehen. Es ist mit anderen Unterlagen zeitlich, über die räumliche
Nähe, über den Bearbeiter der Akte oder des Aktenordners und über die Beschriftung der Akte
oder des Aktenordners implizit verknüpft.

Ein formelles papiergestütztes System wird kontrollieren, welche Akten angelegt und wie sie be-
nannt werden. Das Hinzufügen von Papieren zu einer Akte (Erfassung von Unterlagen) wird zu
einem bewussten Prozess der Bestimmung, welche Klassifikation am besten zu den Unterlagen
passt, und zur mit Vorbedacht vorgenommenen Anordnung der Unterlagen in einer vorgegebenen
und bekannten Reihenfolge von Dokumenten. Papiere, die nach und nach zu Akten hinzugefügt
werden, können zwecks zusätzlicher Sicherheit bei der Festlegung der Reihenfolge datiert oder
der Reihenfolge nach nummeriert werden. Zusätzliche Indexbegriffe können nachfolgend zur Akte
hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass dieses Schriftstück verortet werden kann und wie-

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derauffindbar ist. Bedingungen für das Ausssondern und den Zugang zu Schriftstücken können
durch Hinzufügen von Hinweisen zur Akte oder in die Kontrollsysteme gestellt werden.

Die Einbeziehung eines Schriftstücks in einen vorgegebenen Maßnahmenkatalog oder Arbeitsab-


lauf ist auch eine Form der Schriftguterfassung. Dieser Vorgang verortet das Schriftstück im Kon-
text der Maßnahme, die nach der Erstellung des Schriftstücks oder nach seinem Eingang stattfin-
den muss und stellt eine Bestätigung dafür dar, dass es an Geschäftstranskationen beteiligt ist.

Unterlagen werden in elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen genauer erfasst, was im


Grunde der Registrierung gleich kommt.

Systeme, die Unterlagen erfassen, müssen auch die zu den Unterlagen gehörenden Metadaten
aufnehmen, und zwar so, dass:
a) der Inhalt und der Kontext des stattfindenden Geschäfts aus den Unterlagen hervorgehen;
b) die Unterlagen eine Maßnahme einer getreuen Wiedergabe einer Handlung sein können und
c) die Unterlagen wiederauffindbar und bedeutungstragend sind.

Informationen über die in die Transaktion eingebundenen Personen, das gerade getätigte Ge-
schäft und die erstellten Unterlagen können je nach Geschäftsbedürfnis und Verwendungsbreite
der Unterlagen mit unterschiedlich vielen Einzelheiten festgehalten werden.
Zum Beispiel:
a) Unterlagen, die nur für eine Person wichtig sind, können in einfachen Systemen verwaltet
werden, indem minimale Informationen verwendet werden, die zur Recherche dienen, wie
z. B. persönliche Ablage mit Kopien von Richtlinien und Gesetzen.
b) Unterlagen, die über den Aufgabenkreis einer Geschäftseinheit hinaus niemals verwendet
werden, benötigen nur Schriftgutangaben, die für diese Einheit wichtig und verständlich sind.
c) Unterlagen, die außer in einer bestimmten Geschäftseinheit auch anderweitig zur Verfügung
stehen oder zugänglich sind, müssen mehr Informationen bereitstellen, wobei die Geschäfts-
einheit in Bezug auf eine größere Einheit und die Personen, die an den Transaktionen beteiligt
sind, in einem größeren Zusammenhang angegeben werden.
d) Unterlagen, die allgemein zugänglich sind wie z. B. das Internet, benötigen sehr viele Kontext-
informationen, da nicht davon ausgegangen werden kann, das jeder, der auf die Unterlagen
zugreift, das gleiche Verständnis für die stattfindenden Transaktionen mit sich bringt. Die In-
ternationale Norm ISO 690-2 enthält Richtlinien, wie man auf elektronische Unterlagen Bezug
nimmt.

4.3.3 Registrierung

In Schriftgutverwaltungssystemen mit Registrierungsprozessen ist der Zweck der Registrierung


der Nachweis der Unterlagenerstellung oder Unterlagenerfassung in einem System. Dazu gehört
die Aufzeichnung von Unterlagenkurzbeschreibungen in einem Register und die Zuweisung einer
im System eindeutigen Kennung. Das Registrierungsverfahren wird nicht durchgängig in papier-
gestützten Systemen einiger Schriftgutverwaltungskulturen eingesetzt.

Die Registrierung formalisiert die Erfassung von Schriftgut im Schriftgutverwaltungssystem. Unter-


lagen können auf mehreren Ebenen im System registriert werden, beispielsweise in Korrespon-
denzaktensystemen, auf Aktenebene und auf Dokument- oder Blattebene je nach Beurteilung der
Nachweisanforderungen.

Bei manuellen Systemen auf Papierbasis ist ein Register normalerweise ein separates Schrift-
stück. Rechnergestützte Systeme können Register mit kombinierten Datenelementen enthalten. In
elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen mit Registrierungsprozess können Klassifikation

23
ISO/TR 15489-2

und Bestimmung über Aussonderung und Zugang inbegriffen sein. Elektronische Schriftgutver-
waltungssysteme lassen sich so konzipieren, dass sie in automatischen Verfahren durchsichtig für
den Nutzer des Geschäftssystems registrieren, in dem die Unterlage erfasst wurde, ohne dass ein
Schriftgutverwalter eingreifen muss. Selbst da, wo die Registrierung nicht vollautomatisch abläuft,
lassen sich Elemente des Registrierungsprozesses (insbesondere einige der für die Registrierung
erforderlichen Metadaten) automatisch aus dem Rechnerkreis und dem Geschäftsumfeld ableiten,
aus denen die Unterlage stammt.

In welcher Form das Register auch immer vorliegen mag, es ist im Allgemeinen unveränderbar.
Sind jedoch Änderungen notwendig, so muss eine Prüfmöglichkeit vorhanden sein.

Durch die Registrierung werden wenigstens die folgenden Metadaten angegeben1):


a) eindeutige, vom System zugewiesene Kennung;
b) Datum und Zeitpunkt der Registrierung;
c) Benennung oder Kurzbeschreibung und
d) Urheber (natürliche oder juristische Person), Einsender oder Empfänger.

Durch eine ausführlichere Registrierung wird die Unterlage mit Daten zur Beschreibung von Kon-
text, Inhalt und Struktur der Unterlage und mit anderen, mit ihr in Zusammenhang stehenden Un-
terlagen verknüpft. Jede Unterlage oder Schriftgutklasse sollte Informationen zum Kontext und
Inhalt der Unterlage und anderer, mit ihr in Zusammenhang stehender Unterlagen enthalten. In
bestimmten Zuständigkeitsbereichen können an vollständige und exakte Unterlagen bestimmte
Anforderungen an die Metadaten vorgeschrieben sein. Einige dieser Metadatenforderungen kön-
nen durch die erstmalige Registrierung eines Schriftstücks und seiner Beziehungen erfüllt werden.

Je nach Charakter des aufgezeichneten Geschäfts, Nachweisforderungen der Organisation und


eingesetzter Technik können die der eindeutigen Kennung der Unterlagen beigefügten Daten
noch einschließen:
a) Benennung oder Bezeichnung des Schriftstücks;
b) Textbeschreibung oder Zusammenfassung;
c) Erstellungsdatum;
d) Datum und Zeitpunkt der Übermittlung und des Eingangs;
e) Eingang, Ausgang oder intern;
f) Urheber (mit seiner/ihrer organisatorischen Zuordnung);
g) Absender (mit seiner/ihrer organisatorischen Zuordnung);
h) Empfänger (mit seiner/ihrer organisatorischen Zuordnung;
i) tatsächliche Form;
j) Klassifikation gemäß Klassifikationssystem (Aktenplan);
k) Verknüpfungen mit in Zusammenhang stehenden Unterlagen, die dieselbe Abfolge von ge-
schäftlichen Aktivitäten dokumentieren oder die sich auf dieselbe Person oder denselben Fall
beziehen, falls das Schriftstück Teil einer Fallakte ist;
l) Geschäftssystem, aus dem das Schriftstück erfasst wurde;
m) Anwendungssoftware und Version, unter der das Schriftstück erstellt oder in der es erfasst
wurde;
n) Norm, mit der die Struktur des Schriftstücks übereinstimmt, beispielsweise SGML (Standard
Generalized Markup Language (genormte verallgemeinerte Auszeichnungssprache)) oder XML
(Extensible Markup Language (ausbaufähige Auszeichnungssprache));

1) Es wird darauf hingewiesen, dass einige dieser Bestandteile den in ISAD (G) angegebenen ähnlich sind.

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ISO/TR 15489-2

o) Einzelheiten über Verknüpfungen, die in das Schriftstück eingebettet sind, einschließlich der
Anwendungssoftware und Version, unter der das verknüpfte Schriftstück erstellt wurde;
p) für die Auswertung der Unterlagenstruktur erforderliche Schablonen oder Vorlagen;
q) Zugriff;
r) Aufbewahrungsfrist und
s) sonstige Informationen zu Struktur und Kontext, die für Verwaltungszwecke hilfreich sind.

Wird ein Klassifikationssystem (Aktenplan) verwendet, so wird die Akte oder das Schriftstück am
besten gleichzeitig registriert und klassifiziert. Der Typ und die Komplexität der Klassifikation
hängt von der Art des Unternehmens oder der Organisation ab.

4.3.4 Klassifikation

4.3.4.1 Allgemeines

Die Klassifikation ist der Vorgang zur Identifizierung der Kategorie oder Kategorien von Geschäfts-
tätigkeiten und bei diesen entstandenen Unterlagen und deren Anordnung in Akten, um Beschrei-
bung, Kontrolle, Verknüpfungen und Bestimmung des Aussonderungs- und Zugriffsstatus zu er-
leichtern.

Bei Anwendung von auf den geschäftlichen Aktivitäten basierenden Klassifikationssystemen


(Aktenpläne) (siehe 4.2.2) besteht der Vorgang aus den folgenden Schritten:
a) Feststellung der Transaktion oder Geschäftstätigkeit, die das Schriftstück dokumentiert;
b) Verortung der Transaktion oder Geschäftstätigkeit im Klassifikationssystem (Aktenplan) der
Organisation;
c) Prüfung höherer Klassen, mit denen die Transaktion oder Tätigkeit verknüpft ist, um sicherzu-
stellen, dass die Festlegung der Klassifikation angemessen ist;
d) Überprüfung der Klassifikation der Tätigkeit im Hinblick auf die Struktur der Organisation, um
sicherzustellen, dass sie der Geschäftseinheit, zu der das Schriftstück gehört, angemessen ist
und
e) Zuweisung der ermittelten Klassifikationsstufe an das Schriftstück, gemäß der den Anforde-
rungen der Organisation entsprechenden Stufung.

Die Anzahl der Klassifikationsstufen und der Zugangspunkte des Klassifikationsvorgangs (ob auf
Transaktionsebene oder darüber) ist von den folgenden Faktoren abhängig:
a) Rechenschaftspflichten der Organisation;
b) Art des Geschäfts;
c) Größe der Organisation;
d) Komplexität der Organisationsstruktur;
e) Risikoabschätzung der Bedeutung von Geschwindigkeit und Genauigkeit beim Kontrollieren
und Wiederauffinden von Unterlagen und
f) angewandte Technik.

4.3.4.2 Terminologische Kontrollen

Weitere Einzelheiten zur Beschreibung und Kontrolle können dem Schriftstück unter Zuhilfenahme
terminologischer Kontrollen wie z. B. einer Liste festgelegter Ordnungsbegriffe oder eines
Thesaurus (siehe 4.2.3.1 und 4.2.3.2) beigefügt werden. Der Bedarf an Kontrolle bei Bezeichnun-
gen und Beschreibungen ist von der Größe und Komplexität der Organisation und der speziellen
Schriftgutverwaltungssysteme abhängig. Je höher die jeweilige Stufe der Rechenschaftspflichtig-

25
ISO/TR 15489-2

keit und/oder der Überprüfungsintensität durch die Öffentlichkeit ist, desto größer ist der Bedarf,
einzelne Unterlagen schnell und genau zu verorten. Je größer die Risiken der Geschäftstätigkeit,
z. B. die Sicherheit der Öffentlichkeit in Bezug auf gefährliche Chemikalien, desto größer ist der
Bedarf an Genauigkeit und Kontrolle beim Wiederauffinden von Schriftgut.

4.3.4.3 Indexierung

Eine geeignete Zuordnung von Indexbegriffen erlaubt das Wiederauffinden von Unterlagen über
Klassifikationen, Kategorien und Medien hinweg. Die Indexierung kann manuell erfolgen oder
automatisch für elektronische Profile oder den Text elektronischer Dokumente erzeugt werden.

Die Indexierung war früher einmal in erster Linie eine manuelle Aufgabe, heutzutage erfolgt sie im
Allgemeinen automatisiert mit Hilfe von Rechnern. Freitextretrievalsysteme (Volltextretrievalsys-
teme) ermöglichen die Lokalisierung von Schriftgut durch die Suche in dessen Inhalt. Andere
Retrievalwerkzeuge stellen Recherchen auf der Grundlage von Benutzerprofilen, Dokumenten-
und Themenprofilen, des Inhalts des Schriftstücks und unter Zuhilfenahme intelligenter Agenten
an. Technisch aufwändige Indexierungswerkzeuge eignen sich für bestimmte Schriftgutarten, je
nach Art der Geschäftstätigkeit und der für deren Einführung und Betrieb benötigten Ressourcen.

Die Zuweisung von Indexbegriffen kann auf die im Klassifikationssystem (Aktenplan) oder in sons-
tigen terminologischen Kontrollen festgelegte Terminologie begrenzt sein. Indexbegriffe werden
im Allgemeinen abgeleitet:
a) vom Format oder von der Art des Schriftstücks;
b) von der Titelbezeichnung oder vom Hauptschlagwort des Schriftstücks;
c) vom Gegenstand des Schriftstücks, normalerweise mit der Geschäftstätigkeit einhergehend;
d) aus der Zusammenfassung eines Schriftstücks;
e) von Daten, die mit Transaktionen im Schriftstück zusammenhängen;
f) von Namen der Kunden oder Organisationen;
g) von bestimmten Handhabungs- und Bearbeitungserfordernissen und
h) von beigefügter, nicht anders bezeichneter Dokumentation, oder
i) von den Verwendungsformen des Schriftstückes.

4.3.5 Klassifikation des Zugangs und der Sicherheit

Die Zuteilung von Zugangsrechten und Zugangsbeschränkungen betrifft Schritte, die der Klassifi-
kation der geschäftlichen Aktivitäten ähnlich sind. Bezugnehmend auf das Klassifikationssystem
für Sicherheit und Zugang (siehe 4.2.5):
a) muss die Transaktion oder Geschäftstätigkeit, die im Schriftstück dokumentiert wird, ermittelt
werden;
b) muss die Geschäftseinheit, der das Schriftgut gehört, festgestellt werden;
c) müssen die Klassifikationen des Zugriffs und des Sicherheitsschutzes überprüft werden, um
festzustellen, ob die Geschäftstätigkeit und der Geschäftsbereich als Risikobereiche festge-
legt sind oder ob Sicherheitserwägungen und/oder gesetzlich notwendige Beschränkungen
bestehen;
d) muss der angemessene Grad des Zugangs oder der Zugangsbeschränkung dem Schriftstück
zugewiesen werden, und es müssen geeignete Kontrollmechanismen für die Handhabung
angegeben werden;
e) müssen der Zugangs- und der Sicherheitsstatus des Schriftstücks im Schriftgutverwaltungs-
system festgehalten werden, um den Bedarf an zusätzlichen Kontrollmaßnahmen deutlich zu
machen.

26
ISO/TR 15489-2

Der Zugriff auf Schriftgut ist nur dort eingeschränkt, wo geschäftliche Notwendigkeit oder das
Gesetz dies ausdrücklich erfordern. Die Klassifikationen des Zugriffs und des Sicherheitsschutzes
lassen sich in Absprache mit der Geschäftseinheit, der die Unterlagen gehören, zuweisen. Be-
schränkungen können für einen festgesetzten Zeitraum auferlegt werden, um sicherzustellen,
dass die zusätzlichen Überwachungs- und Kontrollmechanismen, die für diese Unterlagen erfor-
derlich sind, nicht länger als nötig angewendet werden.

4.3.6 Festlegung des Aussonderungsstatus

Viele Schriftgutverwaltungssysteme, vor allem elektronische Schriftgutverwaltungssysteme, legen


den Aussonderungsstatus und die Aufbewahrungsdauer der Unterlagen zum Zeitpunkt der Erfas-
sung und der Registrierung fest. Der Vorgang kann mit der auf den geschäftlichen Aktivitäten
basierenden Klassifikation verknüpft und als Bestandteil der Konzeption des Systems automati-
siert werden.

Der Vorgang erfordert den Bezug zu einer Stelle, die für das Aussondern zuständig ist (siehe
4.2.5) und mehr oder weniger formal je nach Größe und Zweck der Organisation und ihren Re-
chenschaftspflichten eingerichtet ist. Er umfasst die folgenden Schritte:
a) Festlegung der im Schriftgut festgehaltenen Transaktion oder Geschäftstätigkeit;
b) Verortung der Transaktion und Unterlagen in der entsprechenden Schriftgutklasse bei der
Stelle, die für das Aussondern zuständig ist;
c) Zuweisung der entsprechenden Aufbewahrungsfrist und Festlegung der vorgesehenen
Aussonderungsmaßnahme;
d) Festhalten der Aufbewahrungsfrist und zukünftigen Aussonderungsmaßnahme im Schriftgut-
verwaltungssystem und
e) Ermittlung des Umfangs, in dem die Aufbewahrung von Metadaten über Unterlagen
erforderlich ist, die an einen externen Dienstleistungsanbieter für die Aufbewahrung oder an
eine Archivstelle weitergeleitet oder die vernichtet worden sind.

4.3.7 Aufbewahrung

4.3.7.1 Entscheidungen über die Aufbewahrung von Schriftgut

Die Entscheidung, ein Schriftstück zu erfassen, bringt die Absicht, es aufzubewahren, mit sich.
Zweckmäßige Aufbewahrungsbedingungen gewährleisten die wirtschaftliche Sicherung, Zugäng-
lichkeit und Verwaltung von Schriftgut. Der Zweck, dem das Schriftgut dient, seine tatsächliche
Form, seine Verwendung und sein Wert geben die für die Verwaltung des Schriftguts – so lange
wie es benötigt wird – erforderliche Art der Aufbewahrungseinrichtung und Aufbewahrungsdienste
vor.

Es ist wichtig, leistungsfähige und effektive Mittel zur Fortführung, Verwaltung und Aufbewahrung
von Unterlagen vor deren Erstellung zu schaffen und dann die Aufbewahrungsmaßnahmen bei
Änderung des Schriftgutbedarfs neu zu bewerten. Es ist auch wichtig, dass die Auswahl der Auf-
bewahrungsmöglichkeiten mit dem Gesamtprogramm der Schriftgutverwaltung einhergeht.

Organisationen können das tun, indem sie eine Risikoanalyse durchführen, um die Möglichkeiten
der physischen Aufbewahrung und der Handhabung auszuwählen, die sich für ihre Unterlagen
eignen und angemessen sind. Bei der Auswahl der Aufbewahrungsmöglichkeiten müssen
Zugriffs- und Sicherheitsanforderungen und -beschränkungen zusätzlich zu den Bedingungen für
die physische Lagerung berücksichtigt werden. Unterlagen, die für die Geschäftskontinuität von
besonderer Bedeutung sind, können zur Sicherstellung ihrer Zugänglichkeit im Katastrophenfall
zusätzliche Schutzmaßnahmen und ihre Duplizierung erforderlich machen.

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ISO/TR 15489-2

Zum Risikomanagement gehört auch die Erarbeitung eines Plans zur Wiederherstellung nach
einer Katastrophe, der eine gezielte und nach Dringlichkeit geordnete Reaktion auf einen
Unglücksfall festlegt, indem geeignete Pläne für die Fortdauer regelmäßiger geschäftlicher
Aktivitäten während der Katastrophe und für die Wiederherstellung nach der Katastrophe
gemacht werden.

Umstände, die für die Auswahl der Aufbewahrungs- und Handhabungsmöglichkeiten wichtig sind,
sind unter anderem:

a) Umfang und Zuwachsrate der Unterlagen. Einige Aufbewahrungsseinrichtungen fallen auf


Grund vorausberechneter Zuwachsraten aus der Betrachtung heraus, falls ihre Kapazität nicht
ausreicht. Ähnlich ist es bei digitalen Speichermedien für elektronische Unterlagen. Sie müs-
sen nach ihrer Speicherkapazität bemessen werden. Die Auswahl der Medien muss dem an-
genommenen Umfang und den angenommenen Zuwachsraten der Unterlagen entsprechen.
b) Verwendungszweck der Unterlagen. Die verschiedenen Verwendungszwecke der Unterlagen
bestimmen den notwendigen Grad des Sicherheitsschutzes vor Verlust oder Beschädigung.
Bei elektronischen Unterlagen ist die Verwendung zuverlässiger Systeme und Medien, die un-
empfindlicher sind und deren Lebensdauer länger ist, angezeigt. Außerdem ist die Leichtigkeit,
mit der sich Sicherungskopien turnusmäßig erstellen und schützen lassen, ein für die Auswahl
der Aufbewahrungsmöglichkeiten bei elektronischen Unterlagen entscheidender Punkt.
c) Anforderungen hinsichlich Sicherheit und Sensitivität der Unterlagen. Aus Gründen der Ver-
traulichkeit und des Rechtsschutzes oder weil Informationen gesetzlich geschützt sind, erfor-
dern einige Unterlagen Zugriffsbeschränkungen.
d) Äußere Merkmale: Diese Umstände haben Einfluss auf die Aufbewahrung von Unterlagen:
Gewicht, benötigte Bodenfläche, Bedarf an Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsregelungen und
die speziellen Anforderungen der Datenträger an die physische Erhaltung (beispielsweise Pa-
pier, Digitalspeicher, Mikroform). Bei elektronischen Unterlagen bedarf es unter Umständen
der Konvertierung oder Migration. Digitale Speichermedien müssen gegebenenfalls aufge-
frischt werden. Der Schutz der Unterlagen vor Feuer, Überschwemmungen und sonstigen Ri-
siken muss gemäß den örtlichen Gegebenheiten gewährleistet sein.
e) Verwendung der Unterlagen gemäß der Anforderungen für das Wiederauffinden von Unterla-
gen. Die Wiederauffindbarkeit von Unterlagen ist von großer Bedeutung. Unterlagen, auf die
häufiger zugegriffen wird, erfordern einen ungehinderten Zugang zur Aufbewahrungseinrich-
tung. Elektronische Unterlagen lassen sich auf vielfältige Weise so speichern, dass ihr Wieder-
auffinden vereinfacht oder beschleunigt wird.
f) Kostenvergleich der Aufbewahrungseinrichtungen für Unterlagen. Kostenbetrachtungen kön-
nen sich auf Entscheidungen über das Auslagern von physischen und/oder elektronischen
Aufbewahrungseinrichtungen und über die Medien, die für die Aufbewahrung von elektroni-
schen Unterlagen ausgewählt werden, auswirken.
g) Zugriffsbedarf. Eine Kostennutzenanalyse der Aufbewahrung vor Ort im Vergleich zur Fremd-
aufbewahrung kann ergeben, dass mehrere Aufbewahrungsseinrichtungen, Speichersysteme
oder Ablagemittel erforderlich sind, um die Bedürfnisse der Organisation voll zu unterstützen.

4.3.7.2 Erwägungen zur Aufbewahrungsseinrichtung

Zur Gewährleistung einer geeigneten Aufbewahrung und eines angemessenen Sicherheitsschut-


zes muss die Aufbewahrungseinrichtung hinsichtlich der folgenden Umstände bewertet werden:
a) Der Aufbewahrungsort muss ungehindert zugänglich sein und sollte sich nicht in Zonen
bekannter externer Risiken befinden.
b) Das Gebäude muss für angemessene Temperaturen und Luftfeuchtigkeit und deren Konstanz
sorgen sowie für Brandschutz, Schutz vor Wasserschaden, Schutz vor Schadstoffen (wie z. B.
radioaktive Isotope, Giftstoffe, Schimmelpilze), Sicherheitsmaßnahmen, einen überwachten

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ISO/TR 15489-2

Zugang zu Lagerbereichen, Warnsysteme für unbefugtes Betreten und geeignete Maßnahmen


zum Schutz vor Schäden durch Insekten oder Ungeziefer.
c) Ablagemittel. Es ist wichtig, dass die Regale dem Format der Unterlagen angepasst werden
und stabil genug sind, um das mögliche Gewicht der Unterlagen auszuhalten. Behälter und
Verpackungen sollten der Handhabung und dem durch den Inhalt ausgeübten Druck
standhalten und die Unterlagen während der Aufbewahrung nicht beschädigen. Der Verwen-
dungszweck der Unterlagen kann durchaus eine spezielle Schutzverpackung rechtfertigen,
um zusätzlichen Schutz vor Beschädigung zu bieten.

Die Organisationen können entscheiden, ob sie eine Vertragsfirma mit der Aufbewahrung der Un-
terlagen beauftragen und ob sie den Zugriff auf die Hartkopie oder die elektronischen Daten er-
möglichen. Dann ist es wichtig, dass in Dienstleistungsverträgen die Rechte und Zuständigkeiten
der Unterlageneigentümer und der Anbieter von Aufbewahrungsdiensten festgelegt sind.

4.3.7.3 Digitale Speichermedien

Die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen macht zusätzliche Pläne und Strategien zum
Schutz vor Verlust erforderlich:
a) Mit Sicherungssystemen lassen sich Sicherungskopien von elektronischen Unterlagen zum
Schutz vor Verlust der Unterlagen durch Systemausfall erstellen. Derartige Systeme sollten ei-
nen regelmäßigen Zeitplan für die Sicherung, mehrfache Kopien auf verschiedenen Datenträ-
gern, mehrere verteilte Aufbewahrungsorte für die Sicherungskopien und Vorsorge für norma-
len und dringenden Zugriff auf Sicherungskopien beinhalten.
b) Materialerhaltungsverfahren können unter Umständen zum Schutz vor physischen Schäden
an den Datenträgern erforderlich sein. Unterlagen müssen zum Schutz vor Datenerosion ge-
gebenenfalls in eine neuere Version desselben Datenträgers oder auf einen neuen Datenträger
kopiert werden.
c) Veraltete Hard- und Software kann die Lesbarkeit von aufbewahrten elektronischen Unter-
lagen beeinflussen. Vgl. dazu Abschnitt 4.3.9.2 dieses Fachberichts mit weiteren Informatio-
nen.

4.3.8 Nutzung und Nutzungsverfolgung

Die Nutzung von Schriftgut ist eine Transaktion in der Schriftgutverwaltung, die vom Schriftgut-
verwaltungssystem unter Umständen erfasst werden muss, um in die Metadaten aufgenommen
zu werden. Die Nutzung des Schriftguts kann sich auf den Zugangs- und Aussonderungsstatus
auswirken.

Dies beinhaltet:
a) Feststellung der Einzelpersonen und ihrer Stellung in der Organisation zugeordneten Nutzer-
berechtigungen für das Schriftgutverwaltungssystem;
b) Festlegung des Zugangs- und Sicherheitsstatus der Unterlagen;
c) Festlegung der Zugriffsrechte für Personen, die nicht der Organisation angehören;
d) Gewährleistung, dass nur Einzelpersonen mit der entsprechenden Nutzerberechtigung oder
Sicherheitsstufe Zugriff auf vertrauliche Unterlagen haben;
e) Nachvollziehbarkeit der Bewegung von Schriftgut zur Feststellung derer, die das Schriftgut in
ihrer Obhut haben oder hatten;
f) Gewährleistung, dass die gesamte Nutzung des Schriftguts ausreichend detailliert festgehal-
ten wird und
g) Überprüfung der Zugriffsklassifikation der Unterlagen, um deren Aktualität und Gültigkeit
sicher zu stellen.

29
ISO/TR 15489-2

Die Nachvollziehbarkeit der Schriftgutnutzung in Schriftgutverwaltungssystemen ist eine Sicher-


heitsmaßnahme für Organisationen. Sie stellt sicher, dass nur Nutzer mit entsprechender Berech-
tigung Schriftgutprozesse, für die sie autorisiert worden sind, durchführen. Der Grad der Zugriffs-
kontrolle und des Aufzeichnens der Nutzung hängt von der Art des Geschäfts und der dabei ent-
stehenden Unterlagen ab. Beispielsweise erfordern zwingend vorgeschriebene Maßnahmen zum
Personendatenschutz in vielen Zuständigkeitsbereichen, dass die Nutzung von Schriftgut mit per-
sönlichen Daten festgehalten wird.

Die Muster der Schriftgutnutzung sind zur Feststellung der jeweils aktuellen Gültigkeit der in den
Unterlagen enthaltenen Informationen nützlich und sind ein Maß dafür, wann Aussonderungs-
maßnahmen ergriffen werden sollten.

Systeme für die Überwachung der Nutzung und/oder Bewegung von Schriftgut reichen von der
Aufzeichnung von Schriftgutbewegungen mit Hilfe von Karteikarten über die Strichkodetechnik bis
hin zu elektronischen Schriftgutverwaltungssystemen, wo die Betrachtung einer Unterlage auto-
matisch als Systemtransaktion erfasst wird. Solche Systeme zur Nutzungsverfolgung müssen in
der Lage sein, jedes Dokument innerhalb einer angemessenen Zeit ausfindig zu machen und
sicherzustellen, dass sämtliche Bewegungen nachvollziehbar sind.

4.3.9 Umsetzung der Aussonderung

4.3.9.1 Allgemeines

Unterlagen mit gleichen Aussonderungsfristen und Auslösemechanismen sollten im Schriftgutver-


waltungssystem leicht zu erkennen sein. Zum Beispiel kann papiergestütztes Schriftgut mit den
gleichen Aussonderungsfristen und Auslösemechanismen physisch zusammengelagert werden.

Die bisherige Nutzung der zur Aussonderung anstehenden Unterlagen muss überprüft werden,
um den Aussonderungsstatus zu bestätigen oder zu ändern. Sonstige wichtige Vorgänge sind:
a) Überprüfung der Auslöser für Aussonderungsmaßnahmen;
b) Bestätigung als abgeschlossene Maßnahme, an der die Unterlagen beteiligt sein können, und
c) Führen von nachprüfbaren Aufzeichnungen über Aussonderungsmaßnahmen.

4.3.9.2 Dauerhafte Aufbewahrung

Unterlagen, die aus aktuellen Schriftgutverwaltungssystemen ausgelagert werden, müssen für die
gesamte Dauer ihrer Aufbewahrung zugänglich und wiederauffindbar sein. Die Merkmale der Un-
terlagen, wie sie in der Internationalen Norm ISO 15489, Ziffer 7.2 festgelegt sind, sollten beibe-
halten werden. Werden Unterlagen physisch aus dem unmittelbaren Umfeld der Geschäftseinheit
in andere von der Organisation kontrollierte Bereiche verlagert, ist diese Geschäftseinheit auch
weiterhin dafür zuständig, die Vernichtung oder andere Aussonderungsmaßnahmen zu genehmi-
gen.

Zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmtes Schriftgut muss in einer seiner langfristigen Aufbe-
wahrung dienlichen Umgebung gelagert werden.

Strategien für die Aufbewahrung von Unterlagen, vor allem von elektronischen Unterlagen, lassen
sich auf der Grundlage ihrer Fähigkeit zur Erhaltung von Zugänglichkeit, Unversehrtheit und Echt-
heit der Unterlagen im Lauf der Zeit sowie in Bezug auf ihre Wirtschaftlichkeit auswählen.

Aufbewahrungsstrategien können das Kopieren, Konvertieren und Migration von Unterlagen um-
fassen.

30
ISO/TR 15489-2

a) Kopieren bedeutet das Erzeugen einer identischen Kopie auf derselben Art von Datenträger
(Papier/ Mikrofilm/elektronisch), z. B. von Papier auf Papier, von Mikrofilm auf Mikrofilm, oder
das Erstellen von Sicherungskopien elektronischer Unterlagen (kann auch auf einem anderen
elektronischen Datenträger erfolgen).
b) Konvertieren bedeutet einen Formatwechsel der Unterlagen unter Beibehaltung der gleichen
primären Informationen (Inhalt). Beispiele sind die Mikroverfilmung von Papierunterlagen, die
digitale Bildverarbeitung, die Änderung der Zeichensätze.
c) Unter Migration versteht man eine Reihe organisierter Vorgänge zur regelmäßigen Übertra-
gung digitalen Materials von einer Hardware-/Softwarekonfiguration auf eine andere oder von
einer technischen Generation auf eine andere. Zweck der Migration ist es, die Unterlagen un-
versehrt zu erhalten und es Kunden auch weiter zu ermöglichen, Unterlagen wiederaufzufin-
den, darzustellen und anderweitig zu nutzen. Die Migration kann bei veralteter Hard- und/oder
Software stattfinden oder genutzt werden, wenn elektronische Unterlagen von einem Datei-
format in ein anderes übertragen werden sollen.

Die Anwendung neuer Methoden zur Aufbewahrung elektronischer Unterlagen für lange Zeiträume
ist denkbar sobald neue Technologien verfügbar werden.

Strategien für das Aufbewahren elektronischer Unterlagen und dazugehöriger Metadaten, außer-
halb von Schriftgutverwaltungssystemen müssen aufgestellt und in sämtliche Vorgänge zur Kon-
zeption von Schriftgutverwaltungssystemen eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die
Unterlagen und zugehörige Metadaten während ihrer gesamten Aufbewahrungszeit zugänglich
und nutzbar bleiben.

Für Schriftgut, das bis zu seiner Vernichtung zu einem späteren Zeitpunkt gelagert wird, kann eine
eigene Dokumentation erforderlich sein, die die regelmäßige Vernichtung von Unterlagen, deren
Aufbewahrungszeit abgelaufen ist (z. B. jährlich), veranlasst.

Wo Schriftgut zur Lagerung an einen externen Leistungserbringer oder an eine externe Archivstel-
le übergeben wird, sei es als eine Folge der Durchführung von Aussonderungsmaßnahmen oder
aus anderen Gründen, wird eine Dokumentation mit Angabe der dauerhaften Verpflichtungen,
Unterlagen zu erhalten und sie entsprechend zu verwalten, ihre Aufbewahrung oder Aussonde-
rung sicher zu stellen und sie zugänglich zu machen, formal durch Übereinkunft zwischen der
oder den verwahrenden Stellen und der die Unterlagen weitergebenden Seite erstellt.

4.3.9.3 Physische Vernichtung

Zur physischen Vernichtung von Unterlagen werden Methoden angewandt, die dem Grad der
Vertraulichkeit entsprechen. Die Organisation kann eine nachvollziehbare Dokumentation über
sämtliche Vernichtung von Schriftgut führen. Die Zustimmung zuständiger Stellen kann erfor-
derlich sein. Die Vernichtung kann durch damit beauftragte Dritte vorgenommen werden. Nach-
weise über die Vernichtung werden bei jeglicher Vernichtung durch Dritte empfohlen.

Elektronische Unterlagen lassen sich auch durch Umformatieren oder Überschreiben vernichten,
wenn garantiert werden kann, dass die Umformatierung nicht wieder rückgängig gemacht werden
kann. Löschbefehle reichen nicht aus, um sicherzustellen, dass auch alle systeminternen
Hinweismarken auf in der Systemsoftware eingearbeiteten Daten vernichtet worden sind. Siche-
rungskopien, die Generationen von Systemdaten enthalten, müssen auch umformatiert oder
überschrieben werden, bevor die tatsächliche Vernichtung von elektronischen Daten abgeschlos-
sen ist. Die physische Vernichtung von Datenträgermedien ist eine geeignete Alternative, vor
allem, wenn die Vernichtung digitaler Daten durch Löschen, Umformatieren oder Überschreiben
entweder nicht möglich oder unsicher ist (z. B. bei WORM-Datenträgern (Write Once Read
Multiple) gespeicherte Daten).

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ISO/TR 15489-2

4.3.9.4 Übertragung der Verantwortung für die Aufbewahrung von oder des
Eigentumsrechts an Schriftgut

Unter bestimmten Umständen wird die Verantwortung für die Aufbewahrung von und das Eigen-
tumsrecht an Schriftgut von der Organisation oder Geschäftseinheit, die die Unterlagen erstellt
hat, an Dritte übertragen. Derartige Umstände bestehen z. B. dort, wo Organisationen umstruktu-
riert werden oder erlöschen, oder wo Geschäftstätigkeiten ausgelagert werden. Wo dies der Fall
ist, werden die weiterzugebenden Unterlagen bezeichnet und aus vorhandenen Schriftgutverwal-
tungssystemen herausgenommen und physisch transferiert.

Eine solche Übertragung der Verantwortung für die Aufbewahrung von und des Eigentums an
Schriftgut auf eine andere Organisation kann beinhalten:
a) Übertragung an andere Organisationen mit Verantwortung für die Unterlagen;
b) Übertragung an ausgelagerte oder beauftragte Organisationen;
c) Übertragung an eine Aufbewahrungseinrichtung oder
d) Übertragung an ein Archiv.

Wichtig für die Eigentumsübertragung bei Schriftgut ist die Festlegung von Nachweispflichten für
Unterlagen. Typische Fragen in diesem Zusammenhang schließen unter anderem die folgenden
ein:
a) Ist das operative und verwaltungsmäßige Bedürfnis, Schriftgut weiterzugeben, verbindlich
festgestellt?
b) Sind die Fragen von Zuständigkeit und Rechenschaftspflicht geklärt?
c) Sind die Folgen für die Unterlagen der weitergebenden Stelle berücksichtigt worden?
d) Sind die laufenden Rechts- und Grundsatzverpflichtungen sowie die regelungsumfeldbeding-
ten Verpflichtungen erfüllt worden?

Werden elektronische Unterlagen weitergegeben, müssen z. B. folgende Punkte berücksichtigt


werden:
a) Kompatibilität von Hardware und Software;
b) Metadaten (Kontroll- und Kontextinformationen);
c) Datendokumentation (Fachinformationen über die Datenbearbeitung und Datenstruktur);
d) Lizenzvereinbarungen und
e) Standards.

In den Fällen, wo Unterlagen der Kontrolle und dem Eigentum der Organisation entzogen werden
(z. B. durch Privatisierung staatlicher Stellen), kann die Zustimmung des zuständigen Archivs er-
forderlich sein. Wenn amtliche Unterlagen mit personenbezogenen Daten vom Staat an andere
Zuständigkeitsbereiche oder Stellen weitergegeben werden sollen, müssen viele Faktoren be-
rücksichtigt werden (vor allem in Zuständigkeitsbereichen, in denen Informationsfreiheit und Da-
tenschutz greifen). Beispiele hierfür sind u. a. Bestimmungen zur Aufbewahrung von Schriftgut,
zum Schutz personenbezogener Daten und zur durchgängigen Zugangserhaltung.

5 Überwachung und Prüfung


5.1 Allgemeines

Es gibt drei Gründe für die Überwachung und Überprüfung von Schriftgutverwaltungssystemen:
a) um sicher zu stellen, dass die von der Organisation erstellten Standards eingehalten werden;

32
ISO/TR 15489-2

b) um sicher zu stellen, dass die Unterlagen als Beweis von einem ordentlichen Gericht aner-
kannt werden, sollte dies erforderlich sein;
c) um die Leistungsfähigkeit einer Organisation zu verbessern.

Die Einzelheiten der gewöhnlichen Geschäftstätigkeiten einer Organisation werden regelmäßig


und im Verlauf ihrer normalen Geschäftstätigkeit aufgezeichnet und in ihrem Schriftgutverwal-
tungssystem abgelegt.

Die Überwachung hilft, die gesetzliche Nachweispflicht der Schriftgutverwaltungssysteme konti-


nuierlich sicherzustellen. Die Überwachungsvorgänge werden dokumentiert als Nachweis dafür,
dass die von der Organisation übernommenen Grundsätze, Verfahrensweisen und Normen ein-
gehalten werden.

Systematische, in Einklang mit den bestehenden Regeln und Bestimmungen entwickelte und
konzipierte Überwachungsprogramme können den Bedarf an einer derartigen Gesamtnachweis-
pflicht am besten decken.

Eine entsprechend ausgebildete Person, die der Leitung unabhängig Bericht erstattet, kann die
Einhaltung am besten beaufsichtigen; die Aufsicht wird am sinnvollsten von demjenigen ausge-
übt, der die Überwachungsprogramme konzipiert oder eingeführt hat oder von der für die Schrift-
gutverwaltung verantwortlichen Person.

Die Überwachung sollte in regelmäßigen, in den Grundsätzen der Schriftgutverwaltung der Orga-
nisation vereinbarten und festgelegten Abständen erfolgen.

5.2 Überprüfung der Einhaltung von Bestimmungen

Ein vernünftiger Entwurf für ein jedes Schriftgutverwaltungssystem muss direkt über Nachweise
darüber verfügen,
a) wie die Organisation das Wesen ihres Schriftgutes versteht;
b) welche Maßnahmen hinsichtlich der Pflege und des Schutzes für das Schriftgut getroffen
werden
und
c) welche Geschäftsvorgänge mit welchen Technologien ablaufen sowie wie diese ordnungs-
gemäß durchgeführt werden.

Außerdem brauchen Schriftgutverwalter Beweismittel, dass die Organisation kontinuierlich Ge-


setze, Grundsätze, Richtlinien, Vorgänge und Verfahrensweisen eingehalten hat, vor allem für die
Zeit nach der Beendigung der Beschäftigung des jetzigen Personals.

Die Grundsätze einer guten Schriftgutführung sind von Wert, selbst wenn die Notwendigkeit,
elektronische Unterlagen bei Gericht vorzulegen, niemals eintritt.

Der Aufwand und die Hilfsmittel, die für ein schnelles Handeln notwendig sind, bringen Vorteile für
das Geschäft mit sich, ungeachtet dessen, ob die Organisation vor Gericht auftritt oder nicht.

5.3 Beweiskraft
Schriftgutverwalter müssen sich über die Möglichkeit gerichtlicher Anfechtung im Klaren sein,
wenn Dokumente als Beweismittel einem ordentlichen Gericht vorgelegt werden. Wenn die Un-
versehrtheit oder Echtheit eines Dokuments vor Gericht infolge von Hinweisen auf Manipulation,
Inkompetenz, mangelhafte Funktionalität oder gar auf Fehlfunktionen des Systems angezweifelt
wird, kann die vom Gericht dem Dokument beigemessene Beweiskraft verloren gehen oder we-
nigstens geschmälert werden, zum Nachteil für die verhandelte Sache.

33
ISO/TR 15489-2

Schriftgutverwalter brauchen sofort verfügbare Nachweise dafür, dass die Organisation die
Rechtsvorschriften, Grundsätze und Verfahrensvorschriften während der gesamten Lebensdauer
des Systems eingehalten hat. Es sollte auch möglich sein zu zeigen, dass das System wie beab-
sichtigt in Einklang mit den normalen Geschäftsgepflogenheiten arbeitete. Dieser Nachweis würde
aus den Unterlagen zur Überwachung und Prüfung der Systemprozesse erbracht werden können.

5.4 Überwachung der Systemleistung

Die Überwachung der Systemleistung verlangt von den Organisationen die Festlegung vereinbar-
ter erwarteter und/oder erforderlicher Leistungsniveaus in Bereichen wie Prozesszuständigkeiten,
Quantität und Qualität der Arbeit, Sicherheit und Unversehrtheit von System und Prozessen.

Der Betrieb des daraus resultierenden Systems muss dann regelmäßig und routinemäßig mit den
als Eckwerte festgelegten Erwartungen und Anforderungen verglichen werden.

6 Ausbildung
6.1 Einleitung

Die Internationale Norm ISO 15489-1 erläutert die Notwendigkeit für eine Organisation, ein Pro-
gramm zur Ausbildung sämtlicher mit der Erstellung von Schriftgut und der Nutzung eines Schrift-
gutverwaltungssystems befassten Mitarbeiter durchzuführen. Dieser Fachbericht gibt Anmerkun-
gen zu einigen Anforderungen an das Ausbildungsprogramm, zu den auszubildenden Mitarbei-
tern, zur Ausbildung für Fachleute, zur Ausbildungsmethodik, zur Beurteilung und Überprüfung
der Ausbildungsprogramme.

Ein Ausbildungsprogramm sollte sicherstellen, dass die Funktionen und Vorteile der Schriftgut-
verwaltung in einer Organisation weitestgehend verstanden werden. Es sollte Grundsätze erklären
und Verfahren und Prozesse in einen Kontext stellen, der den Mitarbeitern deren Notwendigkeit
verständlich macht. Es wird dann am effektivsten sein, wenn es auf die Bedürfnisse bestimmter
Gruppen von Mitarbeitern oder in einigen Fällen einzelner Mitarbeiter zugeschnitten ist.

6.2 Anforderungen an das Ausbildungsprogramm

Es ist für eine Organisation wichtig, die Verantwortung für die Umsetzung und Verwaltung ihres
Ausbildungsprogramms zur Schriftgutverwaltung bei einem leitenden Mitarbeiter auf geeigneter
Ebene anzusiedeln und das Programm mit den nötigen Mitteln auszustatten.

Einer Organisation bleibt es überlassen, die Ausbildung hinsichtlich der Schriftgutverwaltung ganz
oder teilweise durch einen Dritten durchführen zu lassen.

Ein formales Ausbildungsprogramm wird nur dann effektiv sein, wenn die Mitarbeiter sehen kön-
nen, dass die Leitungsebene dazu entschlossen ist, die vom Programm abgedeckten Grundsätze
und Verfahren umzusetzen.

6.3 Auszubildende Mitarbeiter

Es ist wichtig, dass allen Mitarbeitern, die für Schriftgut in irgendeiner Weise verantwortlich sind,
eine geeignete Ausbildung zukommt. Dies schließt ein:
a) Führungskräfte;
b) Mitarbeiter;
c) Auftragnehmer;

34
ISO/TR 15489-2

d) freiwillige Mitarbeiter;
e) sonstige Mitarbeiter, die für die Erstellung oder Nutzung von Schriftgut verantwortlich sind.

Organisationen müssen sicherstellen, dass sämtliche, durch die Prozesse in Ziffer 2.3.2 bezeich-
neten Mitarbeiter so ausgebildet werden, dass sie diese Aufgaben erfüllen können.

Die Ausbildung für Schriftgutverwaltungsfachleute ist in Abschnitt 6.4 beschrieben.

6.4 Ausbildung für Schriftgutverwalter


6.4.1 Allgemeines

Viele Organisationen müssen Mitarbeiter beschäftigen, die besondere fachliche Qualifikationen für
Schriftgutverwaltung oder Archivwesen besitzen, um ihre Schriftgutprogramme zu verwalten und
besondere Fachaufgaben wie z. B. Klassifikation, Vorbereitung von Aussonderungsstellen und
Erarbeitung der Systemkonzeption wahrzunehmen. Die entsprechenden Fachkenntnisse beinhal-
ten unter Umständen auch ein Verständnis vom Betrieb elektronischer Systeme. Das Gleiche gilt
auch für die geschäftlichen Aufgaben, Ziele und Abläufe der Organisation.

Es steht den Organisationen frei, schon ausgebildete Mitarbeiter einzusetzen und somit anderen
Mitarbeitern die Teilnahme an geeigneten externen Ausbildungsprogrammen zu ermöglichen oder
selbst ausgebildete und erfahrene Auftragnehmer oder Berater zu verpflichten.

6.4.2 Methodik der Ausbildung

Die Methodik der Ausbildung in der Schriftgutverwaltung kann Folgendes beinhalten:


a) Aufnahme in die Einweisungsprogramme für Mitarbeiter der Organisation und in die Doku-
mentation;
b) formelle Schulungen von Mitarbeitern, für die bestimmte Aufgabenbereiche neu sind, oder bei
Änderungen des Schriftgutverwaltungssystems;
c) Ausbildung am Arbeitsplatz und Einweisung als Bestandteil eines formellen Programms oder
informell durch sachkundige Vorgesetzte oder Kollegen;
d) Einweisungsbesprechungen und Seminare über bestimmte Themen und Initiativen im Bereich
Schriftgut;
e) Merkblätter und Broschüren als kurzgefasste Leitfäden, in denen Einzelaspekte der Grund-
sätze oder Gepflogenheiten der Organisation im Umgang mit Schriftgut beschrieben werden;
f) computergestützte Präsentationen, die interaktiv sein können, im Firmennetz zur Verfügung
stehen können oder auf Diskette ausgegeben werden können;
g) Hilfetext in einem computergestützten System und
h) von Bildungseinrichtungen oder Fachorganisationen durchgeführte Ausbildungslehrgänge, die
Bestandteil allgemeiner Angebote dieser Einrichtungen sein können oder auf Anfrage ausge-
arbeitet werden können, um die speziellen Bedürfnisse einer Organisation zu erfüllen.

6.5 Beurteilung und Überprüfung der Ausbildung


Die Beurteilung des Ausbildungsprogramms ergibt sich aus der späteren erfolgreichen Bedienung
des Schriftgutverwaltungssystems durch den Mitarbeiter. Dabei können das Niveau der absolvier-
ten Ausbildung als Maßstab und Betriebsprüfungen des Schriftgutverwaltungssystems in der Or-
ganisationseinheit erforderlich sein. Das Programm kann auch die Fertigkeitsniveaus der Mitarbei-
ter im Hinblick auf die Anforderungen des Ausbildungsprogramms überwachen und aufzeichnen.

35
ISO/TR 15489-2

Die Leistungsfähigkeit und die Effektivität des Ausbildungsprogramms zur Schriftgutverwaltung


werden durch dessen regelmäßige Überprüfung und die Weiterleitung von Berichten an die Lei-
tungsebene auf dem normalen Dienstweg der Organisation gesteigert.

Der Grad der Zufriedenheit der Lehrgangsteilnehmer mit den Lehrgängen und anderen Veranstal-
tungen sollte auch bewertet werden.

Es ist wichtig, dass auf die Bewertung und Überprüfung von Ausbildungsprogrammen die not-
wendigen Programmkorrekturen folgen und auch, dass denjenigen, die schon ausgebildet worden
sind, Aktualisierungen zur Verfügung gestellt werden.

Es ist sinnvoll, Pannen in der Nachweispflicht zu bewerten, um zu erkennen, ob die


Schriftgutverwaltung in irgendeiner Weise dazu beigetragen hat.

36
ISO/TR 15489-2

Anhang A
(informativ)

Tabellen zur Gegenüberstellung der Internationalen Norm ISO 15489-1


und des begleitenden Fachberichts

In diesen Tabellen wird die Internationale Norm ISO 15489-1 mit dem vorliegenden Fachbericht
Ziffer für Ziffer verglichen. Die Dokumente sind so miteinander verknüpft, dass der Nutzer sofort
feststellen kann,
a) wo der Fachbericht zusätzliche Richtlinien zu Angaben der Norm enthält;
b) welche Ziffer in der Internationalen Norm sich auf welche Ziffer des Fachberichts bezieht.

Der Fachbericht enthält nicht für jede Ziffer in der Internationalen Norm ISO 15489-1 zusätzliche
Richtlinien.

Tabelle A.1 – Gegenüberstellung der Internationalen Norm ISO 15489-1 und des
begleitenden Fachberichts
Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich
der Internationalen Norm ISO 15489-1 des Fachberichts
2 Normative Verweisungen Literaturverzeichnis
Auflistung der Normen, die Bestandteil der Auflistung der Veröffentlichungen, auf die im
Internationalen Norm ISO 15489-1 sind Text Bezug genommen wird
3 Begriffe Keine zusätzlichen Begriffe oder Begriffsbe-
stimmungen
4 Nutzen der Schriftgutverwaltung Keine zusätzlichen Richtlinien
5 Regelungsumfeld Keine zusätzlichen Richtlinien
6 Grundsätze, Zielvorgaben und Verantwortlich- 2 Grundsätze und Zuständigkeiten
keiten
6.1 Allgemeines 2.1 Einleitung
Feststellung der Notwendigkeit von Grundsät- Hinweis darauf, dass der Fachbericht die fest-
zen für die Schriftgutverwaltung zulegenden und zuzuweisenden Zuständigkei-
ten genauer behandelt
6.2 Grundsatz 2.2 Grundsätze der Schriftgutverwaltung
Ziele und Beziehungen zu Geschäftstätigkeiten Funktion, Beziehung zu anderen Dokumenten
und Regelungsumfeld und Unterstützung
6.3 Verantwortlichkeiten 2.3 Zuständigkeiten
Festlegung und Zuweisung von Zuständigkei-
ten 2.3.1 Ziele bei der Festlegung von Zuständigkeiten
und Befugnissen
Ziel und Anwendungsbereich der Geschäftsre-
geln zur Festlegung von Zuständigkeiten für die
Schriftgutverwaltung

2.3.2 Befugnisse und Zuständigkeiten innerhalb der


Organisation
Zuständigkeiten der Mitarbeiter auf verschie-
denen Ebenen für die Schriftgutverwaltung
7 Anforderungen an die Schriftgutverwaltung Keine zusätzlichen Richtlinien
8 Entwicklung/Konzeption und Einsatz eines Keine entsprechende Überschrift
Schriftgutverwaltungssystems

37
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
8.1 Allgemeines Keine zusätzlichen Richtlinien
8.2 Merkmale von Schriftgutverwaltungssystemen
8.3 Entwicklung/Konzeption und Implementierung
der Schriftgutverwaltungssysteme
8.4 Methodik der Entwicklung und Implementie- 3 Strategien, Entwicklung und Umsetzung
rung
3.1 Einleitung
Hinweis darauf, dass Ziffer 3 nur Ziffer 8.4
weiter ausführt

3.2 Entwicklung und Umsetzung eines Schriftgut-


verwaltungssystems
Hinweis auf die Übereinstimmung zwischen
den nummerierten Absätzen in Ziffer 8.4 und
den nummerierten Schritten in Ziffer 3.2
8.4 (a) Vorermittlung 3.2.2 – Durchführung einer Voruntersuchung
Schritt A Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Verknüpfung mit anderen Schritten
8.4 (b) Analyse der Geschäftsprozesse 3.2.3 – Analyse der geschäftlichen Aktivitäten
Schritt B Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
8.4 (c) Ermittlung der Anforderung an Schriftgut 3.2.4 – Ermittlung der Anforderungen an Schriftgut
Schritt C Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
8.4 (d) Bewertung der vorhandenen Systeme 3.2.5 – Bewertung der vorhandenen Systeme
Schritt D Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
8.4 (e) Ermittlung von Strategien zur Erfüllung der 3.2.6 – Festlegung der Strategien zur Erfüllung der
Anforderungen und des Bedarfs an Schriftgut Schritt E Anforderungen an Schriftgut
Auflistung von Faktoren betr. Strategien, mög-
licher Strategien und möglicher Dokumenta-
tionsformen
8.4 (f) Konzeption und Entwicklung eines Schriftgut- 3.2.7 – Entwurf eines Schriftgutverwaltungssystems
verwaltungssystems Schritt F Erläuterung der Beziehung zwischen Schritt F
und anderen Schritten und Auflistung mögli-
cher Dokumentationsformen
8.4 (g) Implementierung eines Schriftgutverwaltungs- 3.2.8 – Einführung eines Schriftgutverwaltungssystems
systems Schritt Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
G und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
8.4 (h) Überprüfung nach der Implementierung 3.2.9 – Überprüfung nach der Einführung
Schritt H Auflistung durchgeführter Tätigkeiten und Be-
schreibung der Vorteile
8.5 Ablösung von Schriftgutverwaltungssystemen Keine zusätzlichen Richtlinien
9 Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwal- 4 Schriftgutverwaltung – Abläufe und Kontrollen
tung
Nur Überschrift 4.1 Einleitung
Erläuterung der Abfolge der Schriftgutverwal-
tungsabläufe, der Unterschiede zwischen
Metadaten in papierbasierten und
elektronischen Systemen und des Aufbaus der
Ziffer 4 im Fachbericht

38
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
4.2 Instrumente
4.2.1 Hauptinstrumente
Auflistung der in der Schriftgutverwaltung ein-
gesetzten Instrumente und deren Auswahl im
Fachbericht (Klassifikation der Geschäftstätig-
keit, Schriftgutaussonderungsstelle, Klassifika-
tionssystem für Sicherheit und Zugang,
Thesaurus und Glossar)
4.3 Prozesse der Schriftgutverwaltung
Einweisung in und Auflistung der Abläufe
9.1 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem 4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung
zu erfassenden Dokumente von Schriftgut
Erklärung der Notwendigkeit einer systemati-
schen Schriftguterfassung
Risikoanalyse für die Aufnahme von Dokumen- 4.2.4.2 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem
ten, Dynamik der Dokumente und Bedarf an zu erfassenden Dokumente
Metadaten Feststellung der Bedeutung von Geschäfts-
funktion und -aktivität für die Schriftguterfas-
sungsmodalitäten
Auflistung der Abläufe zur Ermittlung des
Schriftguterfassungsbedarfs
Hinweis auf die Nutzung der Risikoanalyse zur
Festlegung der aufzunehmenden Dokumente
4.3.6 Festlegung des Aussonderungsstatus
Auflistung der Abläufe zur Festlegung des Aus-
sonderungsstatus zum Zeitpunkt der Erfas-
sung, vor allem in einem elektronischen Umfeld
9.2 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von 4.2 Instrumente
Schriftgut
Beschreibung der Faktoren betr. Aufbewah- 4.2.1 Hauptinstrumente
rung, der Gründe für die Aufbewahrung und der Erwähnung der für die Aussonderung verant-
Schriftgutklassen, die wahrscheinlich dauerhaft wortlichen Stelle
aufbewahrt werden müssen
4.2.2 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten
Hinweis auf die Einrichtung einer Aussonde-
rungsinstanz anhand eines Plans der Ge-
schäftsaktivitäten
4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung
von Schriftgut
Beschreibung der für die Aussonderung ver-
antwortliche Stelle
4.2.4.2 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem
zu erfassenden Dokumente
Erläuterung, dass zum Festlegen der Aufbe-
wahrungsdauer der Unterlagen die Funktionen
und Tätigkeiten festgestellt werden müssen
Notwendige Hinweise für eine eindeutige Er-
mittlung der Aufbewahrungsdauer
4.2.4.3 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von
Schriftgut
Beschreibung der für die Festlegung der Auf-
bewahrungsdauer von Unterlagen erforderli-
chen Analyse mit Beispielen. Beschreibung der
Aufbewahrungszeiträume.

39
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
4.3.6 Festlegung des Aussonderungsstatus
Auflistung der Abläufe zur Verknüpfung der
Klassifikation auf der Grundlage der Geschäfts-
tätigkeiten mit dem Aussonderungsstatus, vor
allem in einer elektronischen Umgebung
4.3.9 Umsetzung der Aussonderung
Erläuterung der Einrichtung von
Aussonderungszuständigkeiten
9.3 Schriftguterfassung Siehe auch Ziffer 4.2.4.1 Festlegung der in das
Auflistung der Zwecke und Techniken Schriftgutverwaltungssystem aufzunehmenden
Dokumente
4.3.2 Schriftguterfassung
Beschreibung des Erfassungsablaufs mit Bei-
spielen für Dokumente, die nicht als Schriftgut
erfasst werden müssen, der Methoden der
Erfassung in papiergestützten und in elektroni-
schen Schriftgutverwaltungssystemen und der
erforderlichen Metadaten
9.4 Registrierung 4.3.3 Registrierung
Festlegung des Registrierungsablaufs und Nähere Erläuterung des Ablaufs, Auflistung der
Erläuterung des Zwecks Metadaten und Angabe der Mindestmetadaten
9.5 Ordnung und Klassifikation 3.2.2 Schritt A – Durchführung Voruntersuchung
Vorarbeiten zur Erstellung eines Klassifika-
tionsplanes der geschäftlichen Aktivitäten
9.5.1 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten 3.2.3 Schritt B – Analyse der geschäftlichen Aktivitä-
Erläuterung der Verwendungszwecke der Klas- ten
sifikationssysteme Erläuterung des Zwecks einer solchen Analyse
für die Konzeption des Schriftgutverwaltungs-
systems; Verknüpfung des Klassifikationssys-
tems mit anderen Dokumentatationsformen
von Geschäftsvorgängen und Auflistung der
Instrumente, die auf der Grundlage eines Klas-
sifikationssystems entwickelt werden können
9.5.2 Aktenpläne 4.2.1 Hauptinstrumente
Hinweis auf Verknüpfung mit Geschäftsabläu- Hauptinstrumente
fen
4.2.2 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten
Erläuterung der Art und des Zwecks des Klas-
sifikationssystems für Geschäftstätigkeiten
4.2.2.2 Entwicklung der Klassifikation der geschäftli-
chen Aktivitäten
Erläuterung der erforderlichen Analyse und der
hierarchischen Struktur des Systems
Auflistung der als Richtlinie dienenden Punkte
für die Entwicklung eines Klassifikationsplanes
der Geschäftstätigkeiten
9.5.3 Terminologie 4.2.3 Terminologie
Hinweise, die Klassifikations- und Indexie-
rungspläne unterstützen 4.2.3.1 Terminologische Kontrollen – Festlegung von
Ordnungsbegriffen
Beschreibung der Auflistung festgelegter Ord-
nungsworte
4.2.3.2 Thesaurus
Beschreibung des Thesaurus

40
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
4.3.4.2 Terminologische Kontrollen
Erörterung der in verschiedenen Situationen er-
forderlichen Stufen terminologischer Kontrolle
9.5.4 Indexierung 4.3.4.3 Indexierung
Hinweis auf Möglichkeit der manuellen oder Indexierungszweck und -mittel. Auflistung der
automatischen Indexierung und auf ISO-Norm Quellen für Indexbegriffe
9.5.5 Zuweisung von Nummern und Aktenzeichen Keine zusätzlichen Richtlinien
Beschreibung des Wertes von Nummern und
Aktenzeichen zur Identifikation
9.6 Aufbewahrung und Handhabung 4.3.7 Aufbewahrung
Beschreibung des Systems für das Führen von
Schriftgut in einem nutzbaren Zustand 4.3.7.1 Entscheidungen über die Aufbewahrung von
Schriftgut
Erläuterung der Entscheidungsgründe für die
Aufbewahrung und Zweck einer Risikoanalyse
Auflistung der zu berücksichtigenden Faktoren
bei der Auswahl der Aufbewahrungsoptionen
4.3.7.2 Erwägungen zur Aufbewahrungseinrichtung
Auflistung der bei der Auswahl von Aufbewah-
rungseinrichtungen zu berücksichtigenden
Faktoren
4.3.7.3 Digitale Speichermedien
Auflistung zusätzlicher bei der digitalen Spei-
cherung zu berücksichtigender Faktoren
9.7 Zugang 4.2.5 Klassifikation für Sicherheit und Zugang
Verknüpfung des Zugangs mit dem Regelungs- Definition eines Sicherheits- und Zugangssys-
umfeld und Erläuterung des Bedarfs an tems
Zugangsregelungen
4.2.5.2 Entwicklung einer Klassifikation für Sicherheit
Auflistung der Zugangskontrollanforderungen und Zugang
Auflistung der Gründe für Zugriffsbeschränkun-
gen
Auflistung der Informationsquellen über Sicher-
heits- und Zugangsanforderungen für Schriftgut
Erläuterung des Bedarfs an Rahmenbestim-
mungen zur Festlegung der Zugangsebenen
von Mitarbeitern zu Schriftgut und zur Anwen-
dung von Sicherheits- und Zugangskontrollen
4.3.5 Klassifikation des Zugangs und der Sicherheit
Auflistung der für die Anwendung des Klassifi-
kationssystems für Sicherheit und Zugang
erforderlichen Schritte und Hinweis auf den
Bedarf an kontinuierlicher Überwachung der
Kontrollmechanismen
4.3.8 Nutzung und Nutzungsverfolgung
Erläuterung der Notwendigkeit der Nutzungs-
verfolgung und Beziehung der Nutzungsge-
schichte zur Sicherheit
9.8 Nachvollziehbarkeit 4.3.8 Nutzung und Nutzungsverfolgung
Bereitstellung eines Systems zur Zugriffsver-
waltung durch Nutzungsverfolgung
9.8.1 Allgemeines Erläuterung dessen, wie die Nutzungsverfol-
Gründe für die Nutzungsverfolgung gung zur Sicherheit von Schriftgut beitragen
und Nutzungsmuster verdeutlichen kann

41
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
9.8.2 Maßnahmenverfolgung
Erläuterung des Grundgedankens der Vor-
gangsverfolgung

9.8.3 Standortverfolgung Hinweis auf den Bedarf an Vorgangsverfol-


Erläuterung des Grundgedankens der Verfol- gungssystemen um Schriftgut zu lokalisieren
gung des Standortes und seine Nutzung zu verfolgen
9.9 Durchführung der Aussonderung 4.3.9 Umsetzung der Aussonderung
Entscheidungen über die Aussonderung durch Beschreibung der Aussonderungsabläufe
Vernichtung oder Weitergabe an verschiedene
Aufbewahrungseinrichtungen oder Aufbewah- 4.3.9.2 Dauerhafte Aufbewahrung
rungsorte Zuständigkeiten und Strategien für eine dauer-
hafte Aufbewahrung

Liste der bei der Vernichtung von Schriftgut zu 4.3.9.3 Physische Vernichtung
beachtenden Grundsätze Beschreibung der Abläufe physischer
Vernichtung
4.3.9.4 Übertragung der Verantwortung für die Aufbe-
wahrung von oder des Eigentumsrechts an
Schriftgut
Erläuterung der Umstände, unter denen die
Verantwortung für die Aufbewahrung von und
das Eigentumsrecht an Unterlagen übertragen
werden können Auflistung von Aspekten der
Nachweispflicht und der Kontrollmechanismen
9.10 Dokumentation von Verfahren im Rahmen der 4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung
Schriftgutverwaltung von Schriftgut
Notwendigkeit von Dokumentation über und Hinweis auf Notwendigkeit von formellen Aus-
Genehmigung für sämtliche Schriftgutverwal- sonderungsgenehmigungen
tungsabläufe
4.2.4.3 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von
Schriftgut
Aussonderungsgenehmigung und Auslöse-
mechamismen für eine Aussonderung
4.3.2 Schriftguterfassung
Formelle Aussonderungsgenehmigung
10 Überwachung und Prüfung 5 Überwachung und Prüfung
Hinweis auf die Notwendigkeit
5.1 Allgemeines
Gründe für, Vorteile von und Zuständigkeiten
für Überwachungsprogramme
5.2 Überprüfung der Einhaltung von Bestimmungen
Betonung der Notwendigkeit zu zeigen, dass
das Schriftgutverwaltungssystem einwandfrei
arbeitet
5.3 Beweiskraft
Beschreibung der Notwendigkeit, dass Unter-
lagen vor Gericht anerkannt werden
5.4 Überwachung der Systemleistung
Erwähnung der Notwendigkeit, Leistungsmaß-
stäbe für die Bewertung der Systemleistung
festzulegen
11 Aus- und Fortbildung 6 Ausbildung
Hinweis auf die Notwendigkeit
6.1 Einleitung
Angaben zum Zweck eines Ausbildungspro-
gramms

42
ISO/TR 15489-2

Tabelle A.1 (fortgesetzt)


Internationale Norm ISO 15489-1 Fachbericht
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
6.2 Anforderungen an das Ausbildungsprogramm
Mittel zur Handhabung eines Ausbildungspro-
gramms
6.3 Auszubildende Mitarbeiter
Auflistung der Mitarbeiter
6.4 Ausbildung für Schriftgutverwalter
Eigenschaften fachlich ausgebildeter Mitarbei-
ter
6.4.2 Methodik der Ausbildung
Auflistung der Methoden
6.5 Beurteilung und Überprüfung der Ausbildung
Methodik und Vorteile

43
ISO/TR 15489-2

Anhang B
(normativ)

Gegenüberstellung des begleitenden Fachberichts


und der Internationalen Norm ISO 15489-1

Im vorliegenden Anhang werden die Ziffern des Fachberichts aufgelistet und die zugehörigen
Ziffern der Internationalen Norm ISO 15489-1 einander gegenübergestellt.

Die Ziffern der Internationalen Norm ISO 15489-1, zu denen der Fachbericht keine weiteren
Richtlinien angibt, werden am Tabellenende aufgeführt.

Fachbericht Internationale Norm ISO 15489-1


Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich
des Fachberichts der Internationalen Norm ISO 15489-1
2 Grundsätze und Zuständigkeiten 6 Grundsätze, Zielvorgaben und
Verantwortlichkeiten
2.1 Einleitung 6.1 Allgemeines
Hinweis darauf, dass der Fachbericht die fest- Feststellung der Notwendigkeit von
zulegenden und zuzuweisenden Zuständigkei- Grundsätzen für die Schriftgutverwaltung
ten genauer behandelt
2.2 Grundsätze zur Schriftgutverwaltung 6.2 Grundsatz
Funktion, Beziehung zu anderen Dokumenten Ziele und Beziehungen zu Geschäftstätigkeiten
und Unterstützung und Regelungsumfeld
2.3 Zuständigkeiten 6.3 Verantwortlichkeiten
Festlegung und Zuweisung von Zuständigkei-
2.3.1 Ziele bei der Festlegung von Zuständigkeiten ten
und Befugnissen
Ziel und Umfang der zur Festlegung von Zu-
ständigkeiten für die Schriftgutverwaltung not-
wendigen Geschäftsregeln

2.3.2 Befugnisse und Zuständigkeiten innerhalb der


Organisation
Zuständigkeiten der Mitarbeiter auf verschie-
denen Ebenen für die Schriftgutverwaltung
3 Strategien, Entwicklung und Umsetzung 8.4 Methodik der Entwicklung und Implementie-
rung
3.1 Einleitung
Hinweis darauf, dass Ziffer 3 nur Ziffer 8.4
weiter ausführt

3.2 Entwicklung und Umsetzung eines Schriftgut-


verwaltungssystems
Hinweis auf die Übereinstimmung zwischen
den nummerierten Absätzen in Ziffer 8.4 und
den nummerierten Schritten in Ziffer 3.2
3.2.2 – Durchführung einer Voruntersuchung 8.4 (a) Vorermittlung
Schritt A Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Verknüpfung mit anderen Schritten
3.2.3 – Analyse der geschäftlichen Aktivitäten 8.4 (b) Analyse der Geschäftsprozesse
Schritt B Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men

44
ISO/TR 15489-2

Tabelle (fortgesetzt)
Fachbericht Internationale Norm ISO 15489-1
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
3.2.4 – Ermittlung der Anforderungen an Schriftgut 8.4 (c) Ermittlung der Anforderung an Schriftgut
Schritt C Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
3.2.5 – Bewertung der vorhandenen Systeme 8.4 (d) Bewertung der vorhandenen Systeme
Schritt D Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schritts
und Auflistung möglicher Dokumentationsfor-
men
3.2.6 – Festlegung der Strategien zur Erfüllung der 8.4 (e) Ermittlung von Strategien zur Erfüllung der
Schritt E Anforderungen an Schriftgut Anforderungen und des Bedarfs an Schriftgut
Auflistung von Faktoren betr. Strategien, mög-
licher Strategien und möglicher Dokumenta-
tionsformen
3.2.7 – Entwurf eines Schriftgutverwaltungssystems 8.4 (f) Konzeption und Entwicklung eines Schriftgut-
Schritt F Erläuterung der Beziehung zwischen Schritt F verwaltungssystems
und anderen Schritten und Auflistung mögli-
cher Dokumentationsformen
3.2.8 – Einführung eines Schriftgutverwaltungssystems 8.4 (g) Implementierung eines Schriftgutverwaltungs-
Schritt Nähere Erläuterung des Zwecks dieses Schrit- systems
G tes und Auflistung möglicher Dokumentations-
formen
3.2.8 – Überprüfung nach der Einführung 8.4 (h) Überprüfung nach der Implementierung
Schritt H Auflistung durchgeführter Tätigkeiten und Be-
schreibung der Vorteile
4 Schriftgutverwaltung - Abläufe und Kontrollen 9 Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwal-
tung
4.1 Einleitung Keine Entsprechung
Erläuterung der Abfolge der Schriftgutverwal-
tungsabläufe, der Unterschiede zwischen Me- Siehe auch
tadaten in papierbasierten und elektronischen
9.10 Dokumentation der Schriftgutverwaltungs-
Systemen und des Aufbaus der Ziffer 4 im
abläufe
Fachbericht
Dokumentationsbedarf
4.2 Instrumente

4.2.1 Hauptinstrumente
Auflistung der in der Schriftgutverwaltung ein-
gesetzten Instrumente und deren Auswahl im
Fachbericht (Klassifikation der Geschäftstätig-
keit, Schriftgutaussonderungsstelle, Klassifika-
tionssystem für Sicherheit und Zugang,
Thesaurus und Glossar)
4.2.2 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten 9.5 Klassifikation
Funktions-, Geschäftsablauf- und Trans-
aktionsanalyse zum Beschreiben, Führen und
9.5.1 Klassifikation der Geschäftsabläufe
Wiederauffinden von Schriftgut und als Hilfe für
die Aufbewahrung und Aussonderung Auflistung der Vorteile der Klassifikation von
Geschäftsabläufen
4.2.2.2 Entwicklung der Klassifikation der geschäftli- 9.5.2 Klassifikationssysteme
chen Aktivitäten Grundlage und Ebene der erforderlichen Klassi-
Analyse als Hilfe für die Klassifizierung von fikation
Geschäftsabläufen und Methoden zur Entwick-
lung eines Systems
Siehe auch Ziffer 8.2 Konzeption und
Anwendung eines
SchriftgutverwaltungssystemSchriftgutverwal-
tungssystems

45
ISO/TR 15489-2

Tabelle (fortgesetzt)
Fachbericht Internationale Norm ISO 15489-1
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
4.2.3 Terminologie 9.5.3 Terminologische Kontrollen
Zweck terminologischer Kontrollen
4.2.3.1 Terminologische Kontrollen – Festlegung von
Ordnungsbegriffen
Erläuterung der Liste festgelegter Ordnungs-
worte
4.2.3.2 Thesaurus In Ziffer 9.5.3 Terminologische Kontrollen ent-
Beschreibung des Thesaurus halten
4.2.4 Verantwortliche Stelle für die Aussonderung 9.2 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von Un-
von Schriftgut terlagen
Beschreibung des Bedarfs an formalen Instru- Erläuterung der Grundlage für die Aufbewah-
menten rung und die dauerhafte Aufbewahrung
4.2.4.2 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem
zu erfassenden Dokumente
Notwendigkeit an Analysen und Risikoanalysen
9.10 Dokumentation der Schriftgutverwaltungs-
4.2.4.3 Festlegung der Aufbewahrungsdauer von abläufe
Schriftgut Erläuterung zur Aussonderungsstelle
Entscheidungen über Aufbewahrungsdauer in
Bezug auf interne und externe
Notwendigkeiten, Nutzung und Verknüpfungen
mit anderen Systemen und Festlegung von
Aufbewahrungszeiten
4.2.5 Klassifikation für Sicherheit und Zugang 9.7 Zugang
Erläuterung von Notwendigkeit und des Grads Beschreibung des Regelungsumfelds und der
an Komplexität zu unterstützenden Abläufe
4.2.5.2 Entwicklung einer Klassifikation für Sicherheit
und Zugang
Analyse und Risikoanalyse zur Entwicklung
eines Grundplanes sowie Fragen der Umset-
zung
4.3 Prozesse der Schriftgutverwaltung Keine Entsprechung
Auflistung der Prozesse (Erfassung, Registrie-
rung, Klassifikation, Festlegung des Aussonde-
rungsstatus, Klassifikation des Zugangs, Auf-
bewahrung, Nutzung und Standort, Aussonde-
rung)
4.3.2 Schriftguterfassung 9.1 Festlegung der im Schriftgutverwaltungssystem
Beschreibung der die Erfassung beeinflussen- zu erfassenden Dokumente
den Faktoren, der Methodik und des Grads an Analyse und Begründung für eine Erfassung
Einzelheiten
9.3 Schriftguterfassung
Auflistung der Zwecke und Techniken
4.3.3 Registrierung 9.4 Registrierung
Beschreibung der Methodik und Anforderun- Erläuterung des Zwecks
gen an Metadaten
4.3.4 Klassifikation 9.5 Klassifikation
Definition, Ablaufschritte und Faktoren, die
Klassifikationsebenen betreffend 9.5.1 Klassifikation der geschäftlichen Aktivitäten
Erläuterung der Vorteile der Klassifikation von
geschäftlichen Aktivitäten

9.5.2 Klassifikationssysteme
Grundlage und Ebene der erforderlichen Klassi-
fikation
4.3.4.2 Terminologische Kontrollen 9.5.3 Terminologische Kontrollen
Faktoren, die den Grad der Kontrolle beeinflus- Zweck terminologischer Kontrollen
sen

46
ISO/TR 15489-2

Tabelle (fortgesetzt)
Fachbericht Internationale Norm ISO 15489-1
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
4.3.4.3 Indexierung 9.5.4 Indexierung
Zweck und Mittel der Indexierung. Auflistung Hinweis auf Möglichkeit der manuellen oder
der Quellen für Indexbegriffe automatischen Indexierung und auf ISO-Norm
4.3.5 Klassifikation des Zugangs und der Sicherheit 9.7 Zugang
Analysen für die Zuweisung von Zugangsrech- Beschreibung des Regelungsumfelds und der
ten und -beschränkungen zu unterstützenden Prozesse
4.3.6 Festlegung des Aussonderungsstatus 9.9 Aussonderung
Erläuterung von Identifikationsabläufen Auflistung verschiedener Aussonderungsmaß-
nahmen und der Grundsätze physischer Ver-
nichtung
4.3.7 Aufbewahrung 9.6 Aufbewahrung und Handhabung
Überblick über die Anforderungen
4.3.7.1 Entscheidungen über die Aufbewahrung von
Schriftgut
Risikoanalyse für Entscheidungen über Aufbe-
wahrungsoptionen und Aspekte des zu be-
rücksichtigenden Schriftgutes

4.3.7.2 Betrachtungen über die Aufbewahrungseinrich-


tungen
Bewertung der baulichen Gegebenheiten und
Anmerkung hinsichtlich Aufbewahrung bei
einem Fremdanbieter

4.3.7.3 Digitale Speichermedien


Auflistung zusätzlicher Strategien für die digi-
tale Speicherung
4.3.8 Nutzung und Nutzungsverfolgung 9.8 Nachvollziehbarkeit
Für Nutzung und Kontrolle erforderliche Ab-
läufe 9.8.1 Allgemeines
Auflistung der Gründe für das Aufzeichnen von
Informationen über die Bewegung und Nutzung
von Schriftgut

9.8.2 Nachvollziehbarkeit der Maßnahmen


Auflistung von Vorteilen der Kontrolle der Be-
wegung von Schriftgut durch Arbeitsprozesse

9.8.3 Nachvollziehbarkeit des Ortes


Beschreibung der Vorteile und der Anforde-
rungen an die Aufzeichnung des physischen
Standorts von Unterlagen
4.3.9 Umsetzung der Aussonderung 9.9 Aussonderung
Beschreibung der Aussonderungsabläufe Durchführung von Aussonderungsentschei-
dungen durch Vernichtung oder Weitergabe an
4.3.9.2 Dauerhafte Aufbewahrung verschiedene Aufbewahrungseinrichtungen
Zuständigkeiten und Strategien für eine dauer- oder Aufbewahrungsorte
hafte Aufbewahrung
Auflistung der bei der Vernichtung von Schrift-
4.3.9.3 Physische Vernichtung gut zu beachtenden Grundsätze
Beschreibung der Abläufe physischer Vernich-
tung

4.3.9.4 Übertragung der Verantwortung für die Aufbe-


wahrung von oder Eigentumsrechts an Schrift-
gut
Erläuterung der Umstände, unter denen die
Verantwortung für die Aufbewahrung von und
das Eigentumsrecht an Schriftgut übertragen
werden können Auflistung von Aspekten der
Rechenschaftspflicht und Kontrolle

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ISO/TR 15489-2

Tabelle (fortgesetzt)
Fachbericht Internationale Norm ISO 15489-1
Ziffer Beschreibung Ziffer Beschreibung
5 Überwachung und Prüfung 10 Überwachung und Prüfung
Hinweis auf die Notwendigkeit
5.1 Allgemeines
Auflistung von Gründen für Überwachungspro-
gramme

5.2 Überprüfung der Einhaltung von Bestimmungen


Erläuterung der Notwendigkeit zu zeigen, dass
das Schriftgutverwaltungssystem einwandfrei
arbeitet

5.3 Beweiskraft
Erläuterung, dass Schriftgut vor Gericht aner-
kannt wird

5.4 Überwachung der Systemleistung


Hinweis auf Notwendigkeit, die Systemleistung
zu bewerten
6 Ausbildung 11 Ausbildung
Hinweis auf die Notwendigkeit
6.1 Einleitung
Zweck eines Ausbildungsprogramms

6.2 Anforderungen an das Ausbildungsprogramm


Mittel zur Durchführung eines Ausbildungspro-
gramms

6.3 Auszubildende Mitarbeiter


Auflistung der betreffenden Mitarbeiter

6.4 Ausbildung für Schriftgutverwalter


Notwendige Fähigkeiten und Aufgaben profes-
sionell ausgebildeter Mitarbeiter

6.4.2 Methodik der Ausbildung


Auflistung der Methoden

6.5 Beurteilung und Überprüfung der Ausbildung


Methodik und Vorteile
7 Literaturverzeichnis 2 Normative Verweisungen
Auflistung der Veröffentlichungen, auf die im Auflistung von Normen, die Bestandteil der
Text Bezug genommen wird ISO-Norm 15489-1 sind
* Es ist zu beachten, dass der Fachbericht keine Zif- 3 Begriffe und Begriffsbestimmungen
fern enthält, die den folgenden, in der Internationalen 4 Vorteile der Schriftgutverwaltung
Norm ISO 15489-1 aufgeführten Ziffern entsprechen.
5 Regelungsumfeld
7 Anforderungen an die Schriftgutverwaltung
8 Konzeption und Anwendung eines Schriftgutverwal-
tungssystems
8.1 Allgemeines
8.2 Merkmale der Schriftgutverwaltungssysteme
8.3 Konzeption und Anwendung der Schriftgutverwal-
tungssysteme
8.5 Beendigung von Schriftgutverwaltungssystemen
9.5.5 Nummern- und Schlüsselzuweisung

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ISO/TR 15489-2

Literaturverzeichnis

International Council on Archives, ISAD (G): General International Standard Archival Description,
2. Ausgabe, Ottawa, 2000.

ISO 690-2, Information und Dokumentation – Titelangaben – Teil 2: Elektronische Dokumente oder
deren Teile.

ISO 2788, Dokumentation – Richtlinien für die Erstellung und Entwicklung einsprachiger Thesauri.

ISO 15489-1, Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung – Teil 1: Allgemeines.

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