Lehrmittel Excel 2016 1 2

Excel 2016
Ein Lehrmittel mit Übungsaufgaben für den

IKA-Unterricht an kaufmännischen Berufsfach-
schulen.
Inhalte basierend auf der BIVO 2012
Version 1.2
August 2018
Marcel Egler
IKA-Fachlehrer
Berufs- und Weiterbildungszentrum Buchs
9470 Buchs
Inhaltsverzeichnis
1 HINWEISE ..................................................................................................................................... 4
2 DER AUFBAU VON EXCEL ......................................................................................................... 5
2.1 ALLGEMEINES ....................................................................................................................... 5
2.2 DIE PROGRAMMOBERFLÄCHE ................................................................................................. 5
2.2.1 Zellnamen............................................................................................................... 6
2.2.2 Navigation in der Excel-Tabelle ............................................................................. 7
3 EINFÜHRUNGSAUFGABEN ....................................................................................................... 8
3.1 MATHEMATISCHE GRUNDOPERATIONEN ................................................................................. 8
3.2 KAUFMÄNNISCHER DREISATZ UND PROZENTRECHNEN ............................................................ 8
3.3 AUTOMATISCHES AUSFÜLLEN VON ZELLEN ............................................................................. 8
3.4 ZELLBEZÜGE ......................................................................................................................... 8
4 REGISTER DATEI ........................................................................................................................ 9
4.1 DIE MÖGLICHKEITEN IM LINKEN TEIL DES FENSTERS (A) .......................................................... 9
4.1.1 Informationen ......................................................................................................... 9
4.1.2 Neu ......................................................................................................................... 9
4.1.3 Öffnen................................................................................................................... 10
4.1.4 Speichern unter/Speichern................................................................................... 10
4.1.5 Als Adobe PDF speichern .................................................................................... 10
4.1.6 Drucken ................................................................................................................ 11
4.1.7 Weitere Befehle .................................................................................................... 12
4.1.8 Optionen ............................................................................................................... 12
4.2 DIE MÖGLICHKEITEN IM MITTLEREN TEIL DES FENSTERS (B) .................................................. 13
4.3 DIE MÖGLICHKEITEN IM RECHTEN TEIL DES FENSTERS (C)..................................................... 13
5 REGISTER START ..................................................................................................................... 14
5.1 MENÜGRUPPE ZWISCHENABLAGE ......................................................................................... 14
5.1.1 Einfügen, Ausschneiden, Kopieren ...................................................................... 14
5.1.2 Format übertragen ............................................................................................... 16
5.1.3 Kleiner Pfeil als Schaltfläche in der Menügruppe ................................................ 16
5.2 MENÜGRUPPE SCHRIFTART ................................................................................................. 16
5.2.1 Schriftart ............................................................................................................... 16
5.2.2 Schriftgrad ............................................................................................................ 16
5.2.3 Schriftschnitt ......................................................................................................... 17
5.2.4 Rahmenlinien ....................................................................................................... 17
5.2.5 Füllfarbe ............................................................................................................... 18
5.2.6 Schriftfarbe ........................................................................................................... 18
5.2.7 Schaltfläche in der Menügruppe (unten rechts) ................................................... 18
5.3 MENÜGRUPPE AUSRICHTUNG .............................................................................................. 19
5.4 MENÜGRUPPE ZAHL ............................................................................................................ 21
5.5 MENÜGRUPPE FORMATVORLAGEN ....................................................................................... 23
5.6 MENÜGRUPPE ZELLEN ......................................................................................................... 25
5.7 MENÜGRUPPE BEARBEITEN ................................................................................................. 26
5.7.1 AutoSumme.......................................................................................................... 26
5.7.2 Füllbereich ............................................................................................................ 26
5.7.3 Löschen ................................................................................................................ 27
5.7.4 Sortieren und Filtern............................................................................................. 27
6 REGISTER EINFÜGEN .............................................................................................................. 30
6.1 MENÜGRUPPE TABELLEN (PIVOT) ........................................................................................ 30
6.2 MENÜGRUPPE ILLUSTRATIONEN ........................................................................................... 31
6.3 MENÜGRUPPE DIAGRAMME .................................................................................................. 32
6.3.1 Hinweise zum Markieren von Zellen für das Erstellen von Diagrammen ............ 32
6.3.2 Auswahl des passenden Diagrammtyps .............................................................. 33
6.3.3 Erstellen eines Diagrammes ................................................................................ 33
6.3.4 Zusätzliche Menüliste........................................................................................... 34
6.3.5 Die Elemente eines Diagramms........................................................................... 34
EXCEL 2016, Version 1.2 bzb Buchs, Marcel Egler Seite 2 von 59
6.4 MENÜGRUPPE LINKS ........................................................................................................... 35
6.5 MENÜGRUPPE TEXT ............................................................................................................ 35
6.5.1 Kopf- und Fusszeilen ........................................................................................... 35
6.5.2 Objekt einfügen .................................................................................................... 36
6.6 MENÜGRUPPE SYMBOLE ...................................................................................................... 37
7 REGISTER SEITENLAYOUT ..................................................................................................... 38
7.1 MENÜGRUPPE SEITE EINRICHTEN ......................................................................................... 38
7.1.1 Druckbereich ........................................................................................................ 38
7.1.2 Umbrüche ............................................................................................................. 38
7.1.3 Drucktitel .............................................................................................................. 39
7.2 MENÜGRUPPE BLATTOPTIONEN ........................................................................................... 39
8 REGISTER FORMELN ............................................................................................................... 40
8.1 EINGABE VON FUNKTIONEN .................................................................................................. 40
8.2 BESONDERHEITEN BEI DER EINGABE .................................................................................... 41
8.2.1 SUMME ................................................................................................................ 42
8.2.2 MITTELWERT ...................................................................................................... 42
8.2.3 MAX, MIN ............................................................................................................. 42
8.2.4 ANZAHL, ANZAHL2, ANZAHLLEEREZELLEN ................................................... 42
8.3 FUNKTIONSASSISTENT ......................................................................................................... 43
8.3.1 RUNDEN, AUFRUNDEN, ABRUNDEN ............................................................... 43
8.3.2 HEUTE, JETZT, DATEDIF ................................................................................... 45
8.3.3 WENN, UND......................................................................................................... 45
8.3.4 ZÄHLENWENN, SUMMEWENN.......................................................................... 47
8.3.5 SVERWEIS .......................................................................................................... 48
8.3.6 RANG.GLEICH (früher: RANG) ........................................................................... 49
8.3.7 TEILERGEBNIS ................................................................................................... 49
9 REGISTER DATEN..................................................................................................................... 50
10 REGISTER ÜBERPRÜFEN ........................................................................................................ 51
10.1 KOMMENTAR ....................................................................................................................... 51
10.2 BLATT SCHÜTZEN ................................................................................................................ 52
11 REGISTER ANSICHT ................................................................................................................. 53
11.1 ARBEITSMAPPENANSICHTEN ................................................................................................ 53
11.2 ANZEIGEN ........................................................................................................................... 54
11.3 FENSTER ............................................................................................................................ 54
11.3.1 Fenster fixieren .................................................................................................... 54
11.3.2 Fenster teilen ....................................................................................................... 54
12 REGISTER ENTWICKLERTOOLS ............................................................................................ 55
13 «REGISTER» WAS MÖCHTEN SIE TUN? ................................................................................ 56
14 TIPPS UND TRICKS FÜR EXCEL ............................................................................................. 57
14.1 RECHNEN MIT ZEIT UND LOHN .............................................................................................. 57
14.2 PROZENTRECHNEN .............................................................................................................. 58
14.3 RECHNEN MIT MWST. UND RABATT ...................................................................................... 58
15 LISTE DER EINFÜHRUNGSAUFGABEN.................................................................................. 59
1 Hinweise
Der Aufbau dieses Theorieteiles folgt dem Aufbau der Bildungsverordnung zur Ausbildung
der Kaufleute (BIVO 2012, IKA).
Die einzelnen Register von Excel werden in Kapiteln beschrieben. Dadurch entsteht für Sie
ein Nachschlagewerk.
Die passenden Übungsaufgaben finden Sie jeweils direkt nach den Kapiteln.
01_Einfuehrung_Min_Max.xlsx
Die Übungsaufgaben wurden so erstellt, dass die Aufgabenstellungen jeweils auf einem A4
ausgedruckt werden können.
Programmpunkte, welche nicht in der BIVO aufgeführt sind und aus Sicht des Fachbe-
reiches IKA keinen Bestandteil der Ausbildung darstellen, sind nicht in diesem Lehr-
mittel aufgeführt.
Die Inhalte sind vom Autor nach bestem Wissen und Gewissen erstellt worden. Es hilft sehr,
wenn Fehler oder Verbesserungswünsche direkt gemeldet werden. Nur so kann ein gutes
Lehrmittel wachsen.
Alle in diesem Lehrmittel zur Verfügung gestellten Aufgaben, Printscreens und Bilder wurden
vom Autor selber erstellt. Einzige Ausnahme: Das Bild auf dem Titelblatt. Dieses ist jedoch
zur freien Weiterverwendung gekennzeichnet.
Nutzungsrechte an diesem Dokument:
http://www.creativecommons.ch
2 Der Aufbau von Excel
2.1 Allgemeines
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. In diesem Programm können Berechnungen
durchgeführt werden, Listen erfasst und ausgewertet werden, Diagramme zur Veranschauli-
chung erstellt werden, …
In der Regel bewegen wir uns im kaufmännischen Bereich nur an der Oberfläche von Pro-
grammen. Für den erfolgreichen Abschluss einer kaufmännischen Lehre benötigen Sie nur
rund 20 Berechnungsfunktionen von Excel – bei über 470 vorhandenen Funktionen!
2.2 Die Programmoberfläche

Nach dem Öffnen einer leeren Exceldatei sehen Sie zuerst einmal sehr viele Linien … In den
grünen Sprechblasen sind die wichtigsten Fachbegriffe der Oberfläche angegeben.
Die Arbeitsmappe besteht aus einzelnen Tabellenblättern (Blattregister), welche unten

Links als Tabelle 1 (Tabelle 2, Tabelle 3, …) sichtbar sind. Diese einzelnen Blätter können
umbenannt werden (Rechtsklick auf ein Blattregister, …), sie können unterschiedlich einge-
färbt werden, …
Die Tabellen bestehen aus Spalten (vertikal – stellen Sie sich Gletscherspalten vor, in die
man hineinfallen kann) und Zeilen (horizontal – wir lesen in Texten die Zeilen).
SPALTEN – Buchstaben
ZEILEN – diese sind nummeriert
Aus der Kombination von Spalte und Zeile entsteht eine Zelle. Diese hat einen Zellnamen,
bestehend aus dem Buchstaben der Spalte und der Zeilennummer. Im Namensfeld sehen
Sie den Namen der aktuell ausgewählten Zelle.
2.2.1 Zellnamen
Einer Zelle kann auch ein selber gewählter Name gegeben werden. Dies macht dann Sinn,
wenn Sie einen Zellinhalt für mehrere Berechnungen benötigen. Ein Beispiel dafür ist die
Mehrwertsteuer (MwSt.).
Beginnen Sie jetzt mit dem Eintragen der Berechnung, so können Sie nach dem Eintippen
der ersten Buchstaben der benannten Zelle im unten aufgehenden Dropdownmenu die Zelle
auswählen:
Es können auch Bereiche von mehreren Zellen mit einem Namen versehen werden. Dazu
markieren Sie einen Zellbereich und geben wiederum im Namensfeld den gewünschten
Zellnamen ein:
2.2.2 Navigation in der Excel-Tabelle

Um direkt zu einer Zelle springen zu können bieten sich in Excel unterschiedliche Methoden
an.
Sie können z. B. den Zellnamen direkt im Namensfeld eingeben und mit Enter bestätigen.
Der Cursor springt direkt in die ausgewählte Zelle.
Mit den Pfeiltasten können Sie ebenfalls im Excel-Blatt navigie-
ren. Durch das gleichzeitige Drücken der entsprechenden Pfeil-
taste und der CTRL-Taste springt der Cursor jeweils in die
nächste gefüllte Zelle der Zeile oder Spalte.
So können Sie einfach in der Tabelle navigieren.
Zusätzlich können Sie auch mit den Schiebereglern am rechten und unteren Rand von Excel
durch das Blatt navigieren.
01_Einfuehrung_Oberflaeche.xlsx
3 Einführungsaufgaben
In diesem Kapitel werden die wichtigsten Grundrechenarten kurz repetiert. Auch das auto-
matische Ausfüllen von Zellen ist Bestandteil dieses Kapitels.
3.1 Mathematische Grundoperationen

In diesen Aufgaben werden die Grundlagen der Mathematik repetiert.
02_Einfuehrung_Grundoperationen
3.2 Kaufmännischer Dreisatz und Prozentrechnen

Der kaufmännische Dreisatz sowie die Grundlagen zum Prozentrechnen bilden in den fol-
genden Aufgaben den Themenschwerpunkt.
03_Einfuehrung_Dreisatz_Prozent
3.3 Automatisches Ausfüllen von Zellen

Excel bietet einige automatisierte Hilfen an. Das automatische Ausfüllen von Zellen gehört
dazu.
04_Einfuehrung_AutoAusfuellen
3.4 Zellbezüge
In Excel können Sie Zahlen direkt in Berechnungen eingeben. In der Regel wird jedoch ein
Zellbezug verwendet.
05_Einfuehrung_Zellbezuege
4 Register Datei
Im Register Datei finden Sie alle wichtigen Punkte zur geöffneten Exceldatei: Speichern,
Drucken, Optionen, …
4.1 Die Möglichkeiten im linken Teil des Fensters (a)

Im linken Teil der Oberfläche werden die grundlegenden Menüpunkte von Excel angeboten.
4.1.1 Informationen
Die drei Bereiche , und werden eingeblendet. Im Bereich kann man z. B. eine Ar-
beitsmappe mit einem Passwort schützen, eine Arbeitsmappe überprüfen, Arbeitsmappen
verwalten sowie die Browseransicht auswählen.
Im Bereich werden die Eigenschaften der geöffneten Exceldatei abgebildet: Wann wurde
die Datei erstellt, wann zum letzten Mal gedruckt, …
4.1.2 Neu
Eine neue Exceldatei kann als leere Arbeitsmappe geöffnet werden. Es besteht auch die
Möglichkeit, aus einer Vielzahl von Vorlagen eine neue Exceldatei zu beginnen.
4.1.3 Öffnen
Die zuletzt verwendeten Dateien werden im rechten Teil
des Fensters zuerst angezeigt. Danach folgen die weite-
ren möglichen Speicherorte für Dateien. Zu diesen Orten
gehört mittlerweile auch OneDrive als Cloudspeicher.
Als letzter Punkt ist der aus meiner Sicht wichtigste aufge-
führt: Durchsuchen. Hier kann ich eine gespeicherte Da-
tei in meiner Ablage (Explorer) suchen und – hoffentlich –
auch wieder finden.
4.1.4 Speichern unter/Speichern
Analog zum Öffnen kann beim Menüpunkt Speichern un-
ter gewählt werden, wo eine Exceldatei gespeichert wer-
den soll.
Speichern wird dann eingesetzt, wenn eine Datei schon ein-
mal am richtigen Ort gespeichert wurde.
4.1.5 Als Adobe PDF speichern
Auch die Möglichkeit, eine Exceldatei direkt als pdf-File (portable document format) zu spei-
chern, ist schon vorbereitet. Dadurch verliert die Exceldatei jedoch alle Funktionen. Es wird
eigentlich ein Bild (ähnlich eines Screenshot) erstellt.
4.1.6 Drucken
Nach dem Druckbefehl im oberen Teil des Fensters steht die Auswahl des
Druckers an zweiter Stelle.
Je nach der Grösse des Netzwerkes, in welchem Sie arbeiten, steht Ihnen
eine grosse Anzahl an möglichen Druckern zur Wahl. Im Netzwerk des bzb
befinden sich hier über 100 Drucker …
Im Bereich Einstellungen kann sehr genau definiert werden, was wie aus-
gedruckt werden soll.
Sollte irgendwo in Ihrem Excelblatt (z. B. in der Zelle XYZ123456) ein Eintrag sein,
hätte das beim Ausdrucken zur Folge, dass Sie hunderte von Blättern ausdrucken
würden. Achten Sie beim Drucken on Excel also unbedingt auf die Druckvorschau und
die Angabe der Seitenzahl (Angabe unten links).
4.1.7 Weitere Befehle
Die Befehle Freigeben, Exportieren, Konten und Veröffentlichen werden hier nicht im Detail
beschrieben. Ich verweise bei Bedarf auf die Hilfeseiten im Internet.
Der Punkt Schliessen erklärt sich von alleine.
4.1.8 Optionen
Hinter diesem Menüpunkt sind etliche Einstellungen zusammengefasst, welche in der Regel
einmalig beim Einrichten von Excel definiert werden.
Erhalten Sie den Auftrag, etwas Spezielles in Excel einrichten zu müssen, suchen Sie am
Besten in diesem Menü. Sie können sogar die Linienfarbe der Tabelle nach Ihren Wünschen
anpassen.
4.2 Die Möglichkeiten im mittleren Teil des Fensters (b)
Aus diesem Bereich ist sicher der erste Menüpunkt hervor zu heben: Das Schützen der Ar-
beitsmappe.
Sollten Sie einmal in die Lage kommen, eine Exceldatei mit einem Kennwort zu versehen, so
finden Sie in diesem Menü die passenden Werkzeuge.
4.3 Die Möglichkeiten im rechten Teil des Fensters (c)

Hinter dem Titel Eigenschaften verbergen sich die Hintergrundinformationen einer Datei.
Dabei haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Angaben zur Datei, wie z. B. wann die Datei zu-
letzt gedruckt wurde, wer der Autor der Datei ist, … Man spricht in diesem Zusammenhang
von Metadateien.
5 Register Start
Die Idee von Microsoft ist, mit Hilfe der Funktionen im Register Start möglichst alle im tägli-
chen Gebrauch eines Programmes verwendeten Befehle auf einen Blick anbieten zu kön-
nen.
Wir werden ausführlich auf die einzelnen Menügruppen im Register Start eingehen.
5.1 Menügruppe Zwischenablage
In jeder Menügruppe finden Sie rechts unten ein kleines Viereck mit einem Pfeil. Hinter die-
sem unscheinbaren Knopf sind alle Befehle, welche zu dieser Menügruppe gehören, ver-
steckt. Im Vordergrund sehen Sie die Punkte, welche oft vom Benutzer eingesetzt werden.
Spezialbefehle befinden sich im Hintergrund und werden oft erst durch einen Klick auf das
kleine Viereck eingeblendet.
5.1.1 Einfügen, Ausschneiden, Kopieren
Der Befehl Einfügen wird leider in Excel zwei Mal verwendet. Sie erkennen das am
Printscreen zum Kapitel 4.1.
Das Einfügen im Register Start ist ein sehr umfangreiches
Werkzeug in Excel. Nachfolgend werden die wichtigsten Unter-
punkte dieses Menüs beschrieben.
Beim untersten Punkt Inhalte einfügen … stehen Ihnen noch
mehr Möglichkeiten zur Verfügung!
Damit Inhalte eingefügt werden können, müssen diese zuerst einmal markiert und kopiert
werden.
Danach stehen Ihnen folgende Einfügemöglichkeiten zur Verfügung:
Alles, was markiert und kopiert wurde, wird eingefügt.
Es wird die kopierte Formel/Funktion eingefügt.
Es wird die kopierte Formel/Funktion inkl. Zahlenformatierung eingefügt.
Die ursprüngliche Formatierung wird beim Kopieren beibehalten.
Es werden beim Einfügen keine Rahmenlinien mitkopiert.
Die Breite der ursprünglichen Spalte wird beim Kopieren beibehalten.
Es wird transponiert eingefügt: Die Spalten werden zu Zeilen, die Zeilen zu Spalten.
Es werden ausschliesslich die Werte (ohne Berechnungen und Formatierungen) eingefügt.
Es werden ausschliesslich die Werte und deren Zahlenformate eingefügt.
Es werden ausschliesslich die Werte und deren Zellformatierungen eingefügt.
Es wird ausschliesslich die markierte und kopierte Formatierung der Zellen eingefügt.
Es wird eine Verknüpfung zum kopierten Inhalt eingefügt.
Die kopierten Elemente/Zellen werden in eine Grafik umgewandelt und als Grafik eingefügt.
Die kopierten Elemente/Zellen werden in eine Grafik umgewandelt und als verknüpfte Grafik ein-
gefügt.
Im oberen Teil dieses Menüs se-

hen Sie die in der Tabelle be-
schriebenen Einfügeoptionen.
Im unteren Teil (Titel Vorgang)

sehen Sie weitere Einfügemöglich-
keiten.
Sie können einen Wert kopieren,

die Zielzellen markieren und den
kopierten Wert z. B. Addieren las-
sen.
Lösen Sie dazu die nachfolgende
Übung!
06_Einfuehrung_Kopieren_Einfuegen.xlsx
5.1.2 Format übertragen
Damit Sie eine Formatierung einfach auf andere Zellen übertragen können, steht Ihnen ein
«Malerpinsel» zur Verfügung.
Vorgehen: Markieren Sie eine Zelle, klicken Sie auf . Danach wird
das zu übertragende Zellformat durch einen Klick in die Zielzelle übernom-
men.
Tipp Möchten Sie ein bestimmtes Format auf mehrere Zellen übertragen, so füh-
ren Sie nach dem Markieren einer Zelle einen Doppelklick auf
durch. Der «Malerpinsel» bleibt so aktiv und kann für
das Übertragen von Formaten in mehrere Zellen eingesetzt werden.
5.1.3 Kleiner Pfeil als Schaltfläche in der Menügruppe
Mit einem Klick auf das kleine Kästchen rechts unten in der Menü-
gruppe (im Printscreen auf Seite 14 mit einem roten Pfeil gekenn-
zeichnet) klappt links ein Menü auf.
In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit, vorher kopierte Elemente
erneut einzufügen.
Dies kann hilfreich sein, wenn Sie ein Element in mehreren Tabellen-
blättern einsetzen möchten.
5.2 Menügruppe Schriftart
5.2.1 Schriftart
In der Menügruppe Schriftart ist als grösstes Auswahlfeld die Schriftart selber einstellbar.
Setzen Sie auch in Excel die unterschiedlichen Schriftarten sehr sparsam ein!
5.2.2 Schriftgrad
Unter dem Begriff Schriftgrad versteht man die Höhe einer Schrift in Punkten. Gut lesbar
sind Schriftgrössen um 12 Punkte.
Mehrere unterschiedlich grosse Schriftarten können markiert und mit entweder ver-
grössert oder verkleinert werden. Durch diese Funktion muss man nicht jede einzelne Schrift
nacheinander anpassen. Das Verhältnis der einzelnen Grössen bleibt dabei bestehen.
Beispiel:
5.2.3 Schriftschnitt
Ein Schriftschnitt ist eine Variation ein und derselben Schriftart.
Beispiel Kindergarten Arial
Kindergarten Arial, fett
Kindergarten Arial, kursiv
Verzichten Sie bitte auf das Unterstreichen von Textstellen. Unterstrichene Elemente
kennzeichnen einen verlinkten Text. Ausnahmen: Berechnungen mit Linie und Doppellinie
unten.
5.2.4 Rahmenlinien
Im Menü für die Rahmenlinien können sehr viele Varianten für
vorgegebene Rahmenarten direkt ausgewählt werden.
Wichtig dabei ist, dass die zu umrahmenden Zellen für den Vor-
gang markiert sind.
Wenn Sie in dieser Auswahl nicht fündig werden, so wechseln
Sie bitte in den Befehl Weitere Rahmenlinien (ganz unten in
der Liste).
In diesem Fenster können Sie sehr viele unterschiedliche Rahmenlinien auswählen und Ihrer
Tabelle ein professionelles Aussehen mitgeben.
5.2.5 Füllfarbe
Neben den vorgegebenen Standardfarben haben Sie im Bereich der Füllfarben auch die
Möglichkeit, selber Farben nach dem RGB-Modell (Rot-Grün-Blau) zu mischen:
Für die Füllfarbe gilt dasselbe wie für alle Formatierungsvorgänge – die gewünschten Zellen
müssen vorgängig markiert sein.
Beachten Sie bitte den Punkt keine Füllung im linken Printscreen. Es ist ein Unterschied, ob
eine Zelle mit weisser Farbe oder nicht gefüllt wurde. Fragen Sie dazu doch einmal einen
Maler …
5.2.6 Schriftfarbe
Bei der Schriftfarbe gelten dieselben Überlegungen wie bei den Füllfarben. Zu beachten ist,
dass zu helle Farbtöne sehr schlecht lesbar sind und in Exceltabellen wenig zu suchen ha-
ben.
5.2.7 Schaltfläche in der Menügruppe (unten rechts)
Wenn Ihnen die Formatierungsmöglichkeiten in dieser Menügruppe zu wenig Auswahlmög-
lichkeiten anbieten, bleibt Ihnen immer noch der Klick auf das kleine Kästchen rechts unten
im Menüband:
07_Einfuehrung_Rahmenlinien_Fuellfarben
5.3 Menügruppe Ausrichtung
In diesem Bereich kann die Position der Zellinhalte eingestellt werden. Diese Zellformatie-
rung kann auch gleichzeitig für mehrere markierte Zellen durchgeführt werden.
Die beiden oben abgebildeten Befehlszeilen können miteinander eingesetzt werden. Ein Text
kann in einer Zelle oben ausgerichtet und zentriert werden.
In einer (oder in mehreren) Zellen können Texte auch mit anderen Textrichtungen formatiert
werden. Das kann im Einzelfall die Übersicht erhöhen.
Beispiel:
Die Befehle zu dieser Art von Formatierung finden Sie hier:
Die weiteren Optionen in dieser Menügruppe:
Hinweis:
Bei dieser Option wird in der Zelle ungefähr in der
Mitte des Textes ein Zellumbruch eingefügt.
Sie können mit folgendem Vorgehen selber be-
stimmen, an welcher Stelle ein Textumbruch ge-
setzt werden soll.
a) Klicken Sie an die Stelle, an welcher Sie
einen Textumbruch setzen möchten
b) Drücken Sie die Tastenkombination Alt
und Enter.
Die letzten Funktionen in dieser Gruppe dienen dem Verbinden und Zentrieren von mehre-
ren Zellen. Oft kommt dieser Vorgang bei Überschriften in Tabellen zum Einsatz.
Beispiel:
Vorher Nachher
Auch in dieser Menügruppe ist die Zusammenfassung der Befehle hinter dem kleinen Quad-
rat rechts unten zu finden.
5.4 Menügruppe Zahl
Diese auf den ersten Blick recht unscheinbare Gruppe von Befehlen ist eines der Kernstücke
von Excel. Hinter diesen Befehlen sind sehr viele Formatierungsmöglichkeiten von Excel ver-
steckt.
Die wichtigsten Zellformatierungen sind dabei auf einen Blick erkennbar: Währungen, Pro-
zent und das Verschieben der dargestellten Kommastellen.
Bei einem Klick in den Pfeil neben dem Feld Standard werden die weiteren, thematisch zu-
sammengefassten Zellformatierungen aufgelistet.
Beispiele für die einzelnen Formatierungsarten:
Standard - Kein spezielles Zellformat
Zahlen – Diese werden, wenn nicht anders angege-

ben, immer rechtsbündig dargestellt
Währung – Es kann aus eine riesigen Auswahl unter-

schiedlicher Währungen ausgewählt werden.
Buchhaltung – Die Währungsbezeichnung steht im-

mer ganz links in der Zelle, der Zahlenwert ganz
rechts.
Datum, kurz – z. B. 20.12.2017
Datum, lang – z. B. Mittwoch, 20. Dezember 2017
Zeit – immer mit Doppelpunkt abtrennen, z. B. 10:30
Prozent – 5% (ist rechnerisch 0.05)
Bruch – die einfacheren Brüche sind schon in Excel

vorhanden (¾, …)
Wissenschaftliche Schreibweise – 1.2E+14
Text – der Inhalt einer Zelle kann bewusst als Text

formatiert werden. Excel kann dann mit diesem Wert
nicht rechnen (Darstellung – linksbündig)
Klicken Sie auf Weitere Zahlenformate … so öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Klicken
auf das kleine Viereck unten rechts in der Menügruppe.
Im Teil sind die vorher beschriebenen Formatierungsarten noch einmal aufgelistet.
Im Teil stehen weitere, wichtige Formatierungen zur Verfügung.
Die Benutzerdefinierten Zellformate benötigt man immer dann, wenn es kein vorgegebenes
Zellformat für die Anwendung gibt. Wollen Sie als «Masseinheit» CHF/kg, so müssen Sie
diese im Bereich Benutzerdefiniert selber erstellen.
In der folgenden Aufgabe können Sie das Erstellen von eigenen Zellformaten ausprobieren.
Die Anleitung steht jeweils bei den ersten Aufgaben
08_Einfuehrung_Benutzerdefinierte_Zellformate
Vertiefte Übungen zum Formatieren von Zellen finden Sie in der folgenden Aufgabenserie.
09_Einfuehrung_Zellformate Aufgabe_4
Das Formatieren von Zellen ändert deren Wert nicht! Es handelt sich dabei aus-
schliesslich um eine optische Anpassung!
5.5 Menügruppe Formatvorlagen
Aus meiner Sicht der wichtigste Teil dieser Befehle ist Links zu finden: Bedingte Formatie-
rung.
Mit diesen Befehlen können Werte automatisch optisch hervorge-
hoben werden.
Muss ich in einer Tabelle (im Beispiel eine Liste mit Temperatur-
werten) alle Werte unter 1 Grad mit einer Farbe hervorheben, so
kann ich dies mit der Bedingten Formatierung einrichten.
Zu diesem Zweck müssen die Zahlen markiert sein.
Im Auswahlfenster gebe ich an, was ich wie hervorheben lassen
möchte:
Folgende Optionen stehen mir zur Verfügung:
Es können auch weitergehende Auswertungen vorgenommen werden:
Daneben stehen Ihnen noch drei weitere Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
In der nachfolgenden Übung haben Sie die Möglichkeit, einige dieser bedingten Formatierun-
gen auszuprobieren.
10_Einfuehrung_Bedingte_Formatierung youtube: 10_Bedingte_Formatierung
Im Menüpunkt Als Tabelle formatieren haben Sie die Möglichkeit, Ihre Exceltabellen mit
vorgefertigten Formatvorlagen und Auswertungen zu versehen.
5.6 Menügruppe Zellen
Die drei Bereiche decken Funktionen ab, welche in der täglichen Arbeit mit Excel oft mit ei-
nem Rechtsklick direkt durchgeführt werden.
Als Beispiel möchte ich das Einfügen einer Zeile aufführen.
Direkter Weg Weg über das Menü
Zeile markieren (hier die Zeile 6), danach Zeile markieren, danach Blattzeilen einfü-
Rechtsklick auf die markierte Zeile, und im gen auswählen.
Kontextmenü Zeile einfügen.
Die Auswahl beim Menüpunkt Löschen entspricht dem

Gegenteil der Befehle im Menüpunkt Einfügen.
Auch im Bereich Format sind Befehle aufgeführt, welche
in der Regel mit einem Rechtsklick durchgeführt werden.
Eine Spaltenbreite kann auch durch einen Rechtsklick auf
die markierte Spalte in der Breite angepasst werden.
Ebenso kann die Registerfarbe einfach durch einen
Rechtsklick bearbeitet werden.
Ob Sie nun lieber den Rechtsklick einsetzen oder über
das Menü die geforderten Einstellungen vornehmen bleibt
Ihnen überlassen.
09_Einfuehrung_Zellformate
5.7 Menügruppe Bearbeiten
5.7.1 AutoSumme
Diese Befehlsgruppe beginnt mit dem Begriff AutoSumme. Aus meiner Sicht ist diese Funk-
tion überflüssig, da sie bei gesperrten Zellen je nach Einstellung nicht mehr eingesetzt wer-
den kann.
Zudem besteht bei dieser Funktion die Gefahr, dass falsche Zahlen in die Berechnung einbe-
zogen werden. Excel kann die Bedeutung der Zahlen nicht erkennen:
… die Jahreszahl wird bei AutoSumme mitgerechnet!

Ich empfehle, die Funktionen (wie in einem späteren Kapitel beschrieben) direkt einzugeben
und die Funktionen unter AutoSumme nicht einzusetzen.
5.7.2 Füllbereich
Mit dem Befehl Füllbereich können gefüllte Zellen einfach auf weitere Zellen übertragen
werden.
5.7.3 Löschen
Eine aus meiner Sicht gute Funktion verbirgt sich hinter dem
Befehl Löschen: Ich habe die Möglichkeit, Formatierungen zu
löschen.
Ebenfalls kann ich in diesem Bereich Links löschen oder ent-
fernen. Diese Funktion muss dann eingesetzt werden, wenn ich
kopierte Inhalte aus dem Internet habe, welche Links aufweisen
(z. B. kopierte Inhalte aus Wikipedia).
5.7.4 Sortieren und Filtern
Umfangreiche Datenlisten können in Excel auf mehrere Arten ausgewertet werden. In die-
sem Bereich unterscheidet man Sortieren und Filtern.
Die Unterschiede der beiden Begriffe:
Sortieren Werte werden nach Kriterien wie Art, Datum, Preis, Grösse, … neu an-
geordnet. Sie können das mit dem Einräumen eines Kleiderschrankes
vergleichen.
Filtern Beim Filtern werden temporär (d. h. nicht bleibend) Werte eingeblendet.
Der oder die Filter können beliebig miteinander kombiniert werden. Wird
der Filter entfernt, ist die Tabelle wieder so wie am Anfang.
5.7.4.1 Sortieren
1. Klicken Sie in die Tabelle, welche Sie sortieren müssen.
2. wählen Sie immer diesen Punkt. Sie sehen so alle Optionen.

3. Excel erkennt die Überschriften in Ihren Daten und stellt Ihnen diese als Sortierkrite-
rium (grüner Punkt) zur Verfügung.
4. Sie können beim blauen Punkt die Reihenfolge der Sortierung auswählen.
5. Wenn Sie nach mehreren Kriterien sortieren müssen können Sie eine Ebene hinzufü-
gen (Beispiel: Zuerst nach Nachnamen sortieren, dann nach Vornamen).
Eine Sortierung bewirkt immer einen «Umbau» der Tabelle!
5.7.4.2 Filtern
1. Klicken Sie in die Tabelle, welche Sie mit einem Filter auswerten möchten.
2. wählen Sie Filtern aus.

3. Ihre Tabelle wird mit einem Filter für jede Überschrift versehen:
4. Klick auf einen Pfeil (im Beispiel auf den Pfeil neben der Überschrift Country):
5. Jetzt können Sie die aufgelisteten Länder auswählen und so sehen, wie viele Personen
z. B. aus Canada in der Liste vorhanden sind.
Einen gesetzten Filter erkennen Sie am «Trichter» neben dem kleinen Pfeil.
6. Unten Links sehen Sie die Anzahl der «Treffer»:
7. Sie können mehrere Filter setzen.
8. Durch einen Klick auf den «Trichter» können Sie im Kontextmenü die gesetzten Filter
auch wieder löschen:
9. Beachten Sie auch die grosse Zahl an Filter-

möglichkeiten:
11_Einfuehrung_Sortieren_Filtern
5.7.4.3 Suchen und Auswählen
Wichtig sind bei diesen Befehlen die Punkte Suchen und Erset-
zen.
Wenn Sie in einer umfangreichen Liste einen Kunden suchen
müssen, so können Sie mit Suchen arbeiten.
Wenn Sie in grösseren Tabellen Zeichen austauschen müssen
kann das sehr mühsam sein – mit der Funktion Ersetzen ist diese
Arbeit oft sehr elegant lösbar!
Vorgehen
1. Klicken Sie auf Ersetzen, wählen Sie anschliessend immer
die Erweiterung Optionen aus!
2. In der Tabelle wurde leider das Komma anstelle des Punktes eingetragen. Excel kann
so nicht rechnen, da in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein der Punkt als
Trennzeichen Standard ist. Ersetzen Sie alle Kommas durch einen Punkt!
3. Resultat:
12_Einfuehrung_Suchen_Ersetzen
6 Register Einfügen
6.1 Menügruppe Tabellen (Pivot)
Die Auswertung einer umfangreichen Tabelle mit Pivot ist kein Bestandteil der kaufmänni-
schen Grundbildung. Trotzdem lohnt es sich, diese Funktionen kurz anzusehen.
Klicken Sie in eine Tabelle und wählen Sie Pivot Table aus,
erscheint das rechts abgebildete Fenster.
Eine Auswertung der Tabelle wird in einem neuen Tabellen-
blatt gestartet. Dadurch werden die ursprünglichen Daten
nicht verändert!
Nun stehen Ihnen im rechten Teil des Fensters drei Filter sowie ein Auswertungsbereich zur
Verfügung.
Die gewünschten Zeilenüberschriften können mit Drag & Drop direkt in die Felder gezogen
werden. Excel wertet für Sie die Daten gemäss Ihren Filtern aus.
Zusätzlich dazu können Sie interaktive Diagramme in Pivot erstellen lassen. In diesen Dia-
grammen wird die von Ihnen getroffene Auswahl an Filtern und Auswertungen ebenfalls ab-
gebildet. Die Pfeile im Bild verweisen auf die Möglichkeit, im Diagramm die Filter einsetzen
zu können.
6.2 Menügruppe Illustrationen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte … Dieses Sprichwort hat auch in Excel Gültigkeit –
wenngleich auch in einem kleinen Rahmen. In der Regel wird in Exceltabellen auf Bilder ver-
zichtet. Ausnahmen bilden Logos von Firmen.
Gespeicherte Bilddateien können über den Punkt Bilder einge-
fügt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Bilder direkt aus
dem Internet zu holen (Onlinegrafiken). Beachten Sie dabei im-
mer das Urheberrecht!
Unter dem Begriff Formen finden Sie diverse Elemente, mit de-
nen Sie einzelne Elemente einer Exceltabelle hervorheben kön-
nen.
Durch die Wahl des Befehls Symbol können Sie aus fast unzähligen Piktogrammen auswäh-
len. Setzen Sie diese sparsam ein!
6.3 Menügruppe Diagramme
Um Zahlen anschaulich darstellen zu können werden oft Diagramme eingesetzt. Das grund-
sätzliche Vorgehen beim Erstellen von Diagrammen ist immer gleich. Es muss zuerst einmal
ein Bereich mit Daten markiert werden, bevor ein Diagramm erstellt werden kann.
6.3.1 Hinweise zum Markieren von Zellen für das Erstellen von Diagrammen
6.3.2 Auswahl des passenden Diagrammtyps
Nicht jedes Diagramm erhöht die Aussage der Zahlen! Die Beispiele nebeneinander wurden
mit den gleichen Zahlen erstellt!
Keine Veranschaulichung Gute Veranschaulichung
Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Aussage Sie mit einem Diagramm verstärken möch-
ten. Wird Ihre Kernaussage durch den ausgewählten Diagrammtyp verstärkt?
6.3.3 Erstellen eines Diagrammes
Nach dem korrekten Markieren der
benötigten Zellen erstellen Sie Ihr Di-
agramm. Damit Ihnen die ganze Aus-
wahl an möglichen Diagrammen zur
Verfügung gestellt wird, wählen Sie
mit Vorteil das nachfolgend abgebil-
dete Fenster aus.
Im Hauptteil des Fensters sehen Sie
Ihr Diagramm.
Im linken Teil – hier grün eingerahmt
– sind Sie die wichtigsten Diagramm-
arten markiert.
Jedes Diagramm hat eine genaue Be-
zeichnung. In diesem Fall wurde der
Typ Gruppierte Säulen ausgewählt.
Drücken Sie OK, so erhalten Sie das
Diagramm auf Ihrem Tabellenblatt.
6.3.4 Zusätzliche Menüliste
Nach dem Erstellen eines Diagrammes wird Ihnen von Excel eine zusätzliche, bisher verbor-
gene Menüliste eingeblendet. In dieser sind alle für das Bearbeiten (Entwurf und Format) ei-
nes Diagramms einsetzbaren Befehle zusammengefasst.
Der Grossteil dieser Befehle kann auch mit einem Rechtsklick auf ein Element des Dia-
gramms hervorgeholt werden.
6.3.5 Die Elemente eines Diagramms
1) Diagrammtitel
2) Diagrammbereich
3) Zeichnungsfläche
4) Achse (y-Achse)
5) Achse (x-Achse)
6) Legende
Jeweils mit einem Rechtsklick auf eines der oben beschriebenen Elemente öffnet sich das
passende Kontextfenster, um eine Anpassung des ausgewählten Elementes zu ändern.
Durch das Lösen der nachfolgenden Aufgaben werden Ihnen die Begriffe klarer werden!
13_Einfuehrung_Diagramme YouTube: Einfuehrung_Diagramme
6.4 Menügruppe Links
In diesem Bereich können Sie einen Text oder ein Bild in Excel mit anderen Dokumenten,
Ordnern oder Webseiten verlinken. Dazu müssen Sie das Element markieren und im Fenster
den passenden Pfad oder die Adresse im Web angeben.
6.5 Menügruppe Text
Ein Textfeld kann als zusätzliche Angabe zu einer Zelle oder einer Berechnung eingebaut
werden. Vorzuziehen ist in diesem Fall aus meiner Sicht die Funktion Kommentar einfügen
(Rechtsklick auf eine Zelle – Kommentar einfügen).
6.5.1 Kopf- und Fusszeilen
Wichtig in dieser Menügruppe ist das Einfügen von Kopf- und Fusszeilen. Wird dieser Me-
nüpunkt angewählt, so wechselt die Ansicht von Excel in die Einstellung Seitenlayout (Re-
gister Ansicht).
Das vorher verborgene Menüband Kopf- und Fusszeilentools wird nun von Excel eingeblen-
det. Die Kopf- und Fusszeile sind standardmässig dreiteilig: Links, Mitte, Rechts.
Im gelb umrahmten Bereich können vorgefertigte Inhalte für die Kopf- und Fusszeile ausge-
wählt werden.
Im ersten schwarz eingerahmten Bereich sind wichtige Angaben zur Exceltabelle vorbereitet,
welche mit einem Klick in die Kopf- oder Fusszeile eingefügt werden können. Im folgenden
Beispiel sehen Sie drei davon:
Im schwarz umrandeten Bereich rechts kann definiert werden, ob die erste Seite anders aus-
sieht und/oder ob es Unterschiede zwischen den geraden und ungeraden Seiten geben soll.
Klicken Sie im Register Ansicht auf Normal, so sehen Sie die gewohnte Arbeitsansicht von
Excel. Die Kopf- und Fusszeilen werden dabei nicht angezeigt.
14_Einfuehrung_Kopfzeilen_Felder
6.5.2 Objekt einfügen

Mit diesem Befehl können Sie z. B. Dateien aus Word (oder anderen Programmen) so in
Excel einfügen, dass Anpassungen an der Originaldatei auch im eingefügten Bereich über-
nommen werden.
Zudem kann mit dieser Option die Funktionalität eines anderen Programmes in Excel impor-
tiert werden (für das eingefügte Element).
6.6 Menügruppe Symbole
Wichtig für mathematische Belange ist der Bereich Formel. Einzelne dieser Formeln dürften
Ihnen nicht ganz unbekannt sein …
Beim Erstellen von technischen Tabellen setzt man öfters Sonderzeichen wie z. B. Ø (Durch-
schnitt) oder ꞵ (Beta) ein. Diese werden in Office Programmen als Symbol eingefügt.
Durch die Auswahl einer anderen Schriftart stehen Ihnen sehr viele Symbole zur Verfügung.
7 Register Seitenlayout
Die erste Menügruppe ist von geringer Wichtigkeit für den Bürogebrauch von Excel. Die bei-
den wichtigen Bereiche sind Seite einrichten und Blattoptionen.
7.1 Menügruppe Seite einrichten

Die ersten drei Befehle sprechen für sich: Es können die Seitenränder für eine Exceltabelle
eingestellt werden, die Ausrichtung des Blattes kann von Hoch- auf Querformat geändert
werden, und das Papierformat kann eingestellt werden.
7.1.1 Druckbereich
Möchten Sie dauerhaft einstellen, dass nur be-
stimmte Bereiche einer Tabelle ausgedruckt
werden, so können Sie das mit einem Druck-
bereich definieren.
Markieren Sie dazu diejenigen Zellen, welche
ausgedruckt werden sollen. Klicken Sie danach
auf den Befehl Druckbereich.
Ein gesetzter Druckbereich kann am selben Ort
wieder aufgehoben werde.
7.1.2 Umbrüche
Um einen Seitenumbruch einzufügen markieren Sie eine Zeile. Danach klicken Sie auf Um-
brüche, Seitenumbruch einfügen. Oberhalb der markierten Zelle wird so ein Seitenumbruch
erstellt.
Den eingefügten Seitenumbruch erkenne Sie in der normalen Ansicht an einer dünnen,
durchgezogenen Linie. Unter demselben Schalter kann ein Seitenumbruch auch wieder rück-
gängig gemacht werden.
7.1.3 Drucktitel
Diese Überschrift ist ein wenig irreführend. Es geht bei diesem Befehl darum, eine Wieder-
holungszeile für das Ausdrucken zu erstellen (alternativ: Wiederholungsspalte). Bei sehr
umfangreichen Listen mit mehreren Seiten ist es wichtig, die Überschriften auf jeder ausge-
druckten Seite zu sehen. Nur so kann man die Inhalte der ausgedruckten Liste interpretieren.
Sie klicken zur Auswahl der Wiederholungszeile einfach in die gewünschte Zeile. Die
Schreibweise $1:$1 (für erste Zeile) macht Excel für Sie.
15_Einfuehrung_Seitenumbrueche
7.2 Menügruppe Blattoptionen

In der Menügruppe Blattoptionen können Sie aus den vier abgebildeten Optionen auswäh-
len.
16_Einfuehrung_Seitenlayout
8 Register Formeln
Dieses Kernstück von Excel zeigt Ihnen, sortiert nach Themen wie Zuletzt verwendet oder
Finanzmathematik, die Funktionen zum Berechnen von Werten.
Alternativ zu dieser Aufzählung kann man die für eine Berechnung notwendigen Funktionen
auch direkt in die Zellen eingeben. Diese Art hat sich aus meiner Sicht für die Excelanwen-
dung im Bürobereich sehr gut bewährt.
8.1 Eingabe von Funktionen
JEDE Funktion in Excel wird nach dem genau gleichen Muster eingegeben.
Nachfolgend sind die Funktionen erklärt, welche Sie für das erfolgreiche Absolvieren einer
kaufmännischen Ausbildung benötigen. Zu jeder Funktion oder Gruppe von Funktionen ste-
hen Ihnen Aufgabenserien zur Verfügung.
8.2 Besonderheiten bei der Eingabe
Der Doppelpunkt zwischen zwei Zellnamen bedeutet, dass alle Wert von der ersten mar-
kierten Zelle bis zur letzten markierten Zelle für die Berechnung verwendet werden.
Wird ein Strichpunkt (Semikolon) eingesetzt, kann der Bereich für die Berechnung unterbro-
chen werden.
In diesem Beispiel wurden zwei Zellbereiche und eine einzelne Zelle für die Funktion ver-
wendet.
Mit gedrückter Ctrl-Taste wird der Strichpunkt automatisch eingefügt – Sie müssen
nur noch die passenden Zellen markieren.
8.2.1 SUMME
Werte werden mit der Funktion SUMME addiert. Wenn Sie drei oder mehr als drei Zahlen
addieren, muss zwingend mit der Funktion SUMME gearbeitet werden.
Nicht korrekt: =A1+A2+A3+A4 Korrekt: =SUMME(A1:A4)
17_Einfuehrung_Summe
8.2.2 MITTELWERT
Sie alle kennen die Situation – Ihr Notendurchschnitt muss berechnet werden! Dies können
Sie in Excel mit der Funktion MITTELWERT durchführen.
Hinweis: Wenn ein Wert mehrfach für den Durchschnitt gerechnet werden muss, so kann
dieser e mehrfach ausgewählt werden:
18_Einfuehrung_Mittelwert
8.2.3 MAX, MIN

Wenn Sie den grössten Wert aus einer Liste von Zahlen heraussuchen müssen hilft Ihnen
die Funktion MAX (Maximum) dabei. Umgekehrt sucht Ihnen die Funktion MIN (Minimum)
den kleinsten Wert aus einer Liste von Zahlen heraus.
19_Einfuehrung_Max_Min
8.2.4 ANZAHL, ANZAHL2, ANZAHLLEEREZELLEN

Wie viele Zahlen sind in einer Liste vorhanden? Mit der Funktion ANZAHL können Sie genau
das überprüfen. Anwendungen sind zum Beispiel Listen mit Zahlungseingängen. Wie viele
Zahlungen fehlen noch? Die Funktion überprüft, wie viele Zellen eine Zahl enthalten. Texte
werden dabei ignoriert!
Wie viele Zellen sind in einem Bereich nicht leer, also gefüllt? Die Funktion ANZAHL2 sucht
Ihnen aus einer Liste alle gefüllten Zellen (es spielt dabei keine Rolle, ob es sich bei den Zel-
leinträgen um Zahlen oder Texte handelt) heraus und gibt Ihnen deren Zahl an.
Die Funktion ANZAHLLEEREZELLEN mach genau das, was der Name schon sagt – es
wird die Zahl der leeren Zellen gesucht. So können z. B. aus einer Adressliste die noch feh-
lenden Zellen in der Spalte mit der Überschrift Strasse herausgesucht werden.
20_Einfuehrung_Anzahl_Anzahl2_Anzahlleerezellen
8.3 Funktionsassistent
Werden die Funktionen etwas komplizierter kann es von Vorteil sein, wenn Sie den As-
sistenten einblenden.
Nachdem Sie eine Funktion in einer Zelle notiert haben können Sie den Assistenten wählen:
Im Fenster des Assistenten können Sie dann die Funktion mit Werten ausfüllen. Speziell bei
umfangreicheren Funktionen lohnt sich der Einsatz des Assistenten!
8.3.1 RUNDEN, AUFRUNDEN, ABRUNDEN
Beachten Sie die Unterschiede beim Runden. Es gibt Werte, welche in der Regel aufgerun-
det werden, andere Zahlen werden eher abgerundet.
Sie haben bei der Firma Rauch in Widnau RedBull in Dosen bestellt. Nebenbei – jede zweite
Büchse, welche weltweit verkauft wird, wurde in Widnau abgefüllt …
Pro Verpackung können 30 Büchsen abgepackt werden. Wie viele Verpackungen benötigen
Sie für folgende Bestellmengen?
Der Wert in der zweiten Zeile (6.6666 Verpackungen) wird dabei sicher auf 7 Packungen er-
höht werden müssen. Hier kommt die Funktion AUFRUNDEN ins Spiel:
Analog arbeiten Sie mit der Funktion ABRUNDEN.
Die Funktion RUNDEN rundet mathematisch. Werte gleich oder grösser 5 werden aufgerun-
det, Werte kleiner als 5 werden abgerundet.
Speziell ist das Runden auf 5 Rappen. Dabei muss man in Excel einen kleinen Trick einset-
zen:
Runden auf 5 Rappen =RUNDEN(B2/0.05;0)*0.05
Runden auf Prüfungsnoten (4.75, 5.25, …) =RUNDEN(B2/0.25;0)*0.25

Runden auf halbe Noten =RUNDEN(B2/0.5;0)*0.5
Hinweis zu den Rundungsfunktionen:
21_Einfuehrung_Runden_Aufrunden_Abrunden
8.3.2 HEUTE, JETZT, DATEDIF
Die Funktion HEUTE ist eine Funktion ohne Inhalt. Sie bildet Ihnen das Systemdatum Ihres
Computers in einer Zelle ab. Im Normalfall ist dieses Datum das aktuelle Datum.
=HEUTE()
Die Funktion JETZT gibt Ihnen zusätzlich zum Systemdatum auch noch die Systemzeit an.
=JETZT()
Mit der Funktion DATEDIF können Sie elegant die genaue Zeitdifferenz zwischen zwei Da-
ten berechnen lassen. Diese Funktion hat keinen Assistenten:
Y bedeutet year - Sie können auch M für month oder D für day einsetzen.
22_Einfuehrung_Heute_Jetzt_Datedif
8.3.3 WENN, UND

Das Leben besteht aus unzähligen Entscheidungen; Wenn ich übe, bin ich erfolgreich (sonst
oft nicht), wenn ich …
Die Wenn-Funktion überprüft immer, ob ein Sachverhalt zutrifft oder nicht. Anschliessend
kann eine Aktion gewählt werden.
Setzen Sie bei dieser Funktion immer den Assistenten ein!
Ein Beispiel dazu: Wenn der Umsatz im Hotel im Folgejahr grösser war als im vorhergegan-
genen Jahr, so soll automatisch Ja eingetragen werden (im anderen Fall nein).
In der Zeile Wahrheitswert muss also immer ein Vergleich eingetragen werden. Dieser kann
in zwei unterschiedlichen Zellen stehen (wie im Beispiel), oder auch direkt eingegeben wer-
den.
Beispiele für Wahrheitswerte: B3=100
B3>=50
B3=ˮAusländische Gästeˮ
B3<A1
Wenn es nicht nur ein Kriterium gibt kann es auch vorkommen, dass die WENN-Funktion
mehr als einmal eingesetzt werden muss. Man spricht dann von einer verschachtelten
WENN-Funktion.
Zusätzlich kann die WENN-Funktion in manchen Fällen sinnvoll durch die UND-Funktion er-
gänzt werden, im Sinne von «Wenn das zutrifft UND das auch, dann …».
23_Einfuehrung_Wenn
8.3.4 ZÄHLENWENN, SUMMEWENN
Sie müssen aus einer Liste heraussuchen, wie viele der darin erfassten Personen eine Rei-
seversicherung abgeschlossen haben. In diesem Fall können Sie die
Funktion ZÄHLENWENN verwenden.
Möchten Sie dagegen wissen, wie gross die Summe der Rechnungsbeträge aller Personen
ist, welche eine Reiseversicherung abgeschlossen haben, setzen Sie die Funktion
SUMMEWENN ein.
Bei der Funktion SUMMEWENN müssen gleich viele Zellen in Bereich und
Summe_Bereich ausgewählt werden!
24_Einfuehrung_Summewenn_Zaehlenwenn
8.3.5 SVERWEIS
Sie erhalten den Auftrag, die Jahresumsätze Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. Je nach der
Höhe der Umsätze erhalten die Mitarbeitenden eine andere Bonuszahlung.
Sie müssten diese Werte jetzt mühsam von Hand heraussuchen und in die passende Spalte
eintragen:
Die Funktion SVERWEIS hilft Ihnen dabei, Werte aus einer Tabelle einer vorhandenen Liste
zu zuordnen.
Suchkriterium Die Zahl (immer EINE Zelle), welche in der (grünen) Matrix gesucht wer-
den soll.
Matrix Eine Liste von Werten. In dieser Liste wird das Suchkriterium gesucht.
Hinweis: Diese Matrix muss IMMER mit F4 fixiert werden!
Spaltenindex In welcher Spalte (von vorne her durchnummeriert) ist der Wert notiert,
welche Sie herauslesen müssen.
Bereich_Verweis Wenn der Wert nicht exakt in der Liste ist (siehe Beispiel) – WAHR
Wenn der Wert genau in der Liste gefunden werden muss (Beispiel: Be-
stellung eines bestimmten Artikels bei Zalando) - FALSCH
25_Einfuehrung_Sverweis
8.3.6 RANG.GLEICH (früher: RANG)
Sie erstellen für Ihren Sportverein eine Rangliste. Es wurden zwei unterschiedliche Diszipli-
nen durchgeführt.
Im Sprint gewinnt jeweils derjenige mit der kleinsten Zeit. Im Weitsprung siegt die Person mit
der grössten Sprungweite.
Die Rangfunktion erstelle Ihnen automatisch eine Rangliste für die beiden genannten Fälle!
26_Einfuehrung_Rang
8.3.7 TEILERGEBNIS
Bei einer gefilterten Tabelle ist es wichtig, dass die angezeigten Resultate immer dem ein-
gestellten Filter entsprechen. Mit der Funktion TEILERGEBNIS können Sie dies festlegen.
27_Einfuehrung_Teilergebnis
9 Register Daten
In diesem Register finden Sie unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten von Excel zusam-

mengefasst. Einzelne davon haben Sie im Verlauf dieses Lehrmittels schon einmal gesehen
(z. B. Filtern), andere sind noch nicht besprochen worden.
Je nach Verlauf Ihrer Ausbildung kann es sein, dass Sie umfangreichere Arbeiten in Ihrem
Betrieb erledigen müssen. Ihre IKA-Lehrperson kann Ihnen bei Bedarf gerne Punkte aus die-
sem Register erläutern. Ihre Bildungsverordnung enthält jedoch, mit Ausnahme der schon
vorgängig behandelten Themen, keine Inhalte aus diesem Register.
10 Register Überprüfen
Das Überprüfen der Rechtschreibung ist ganz links in diesem Register aufgeführt.
10.1 Kommentar
Wichtig ist aus meiner Sicht der Punkt Neuer Kommentar. Diese Funktion führe ich jedoch
bei Bedarf mit einem Rechtsklick auf die Zelle durch:
Sobald ich Kommentare in meinem Excelblatt habe, werden die passenden Menüs aktiviert:
10.2 Blatt schützen
Jede Zelle ist prinzipiell als gesperrt formatiert. Dies erkennt man, wenn alle Zellen in einem
Blatt markiert werden und man danach mit einem Rechtsklick ins Menü Zellen formatieren
wechselt:
Ändert man diese Einstellung nicht, so kann man ein komplettes

Tabellenblatt mit einem Schutz versehen.
Sie als Benutzer wählen dabei aus, welche Aktionen ein anderer
Benutzer in Ihrem Tabellenblatt ausführen darf.
Sie können Ihr Tabellenblatt mit einem Kennwort zum Blattschutz
versehen.
Oft werden nur einzelne Zellen oder Spalten geschützt. Um dies
zu erreichen müssen Sie wie folgt vorgehen:
1. Zellen formatieren – Schutz – Häkchen bei Gesperrt entfernen
2. Zu sperrende Zellen markieren
3. Diese Zellen formatieren – Häkchen bei Gesperrt einsetzen
4. Blatt schützen – es werden nur die gesperrten Zellen geschützt.
11 Register Ansicht
11.1 Arbeitsmappenansichten
Normal
Übliche Ansicht zum
Bearbeiten von
Exceltabellen
Umbruchvorschau
Sichtbare Seitenein-
teilung; die blauen
Linien können direkt
mit der Maus ver-
schoben werden
Seitenlayout
So sehen die Druck-
seiten aus. Die Kopf-
und Fusszeilen sind
sichtbar und können
bearbeitet werden.
11.2 Anzeigen
Sie können in diesem Bereich festlegen, welche Elemente in Ihrem Excelfenster angezeigt
werden.
11.3 Fenster
In diesem Bereich können Sie festlegen, wie die offenen Excelfenster auf Ihrem Bildschirm
dargestellt werden sollen.
11.3.1 Fenster fixieren
Bei umfangreichen Tabellen kann es vorteilhaft sein, wenn Sie die erste Zeile (Überschriften)
für das Scrollen nach unten immer eingeblendet haben. Das erreichen Sie mit dem Befehl
Fenster fixieren. Standardmässig wird die oberste Zeile fixiert.
Sie können jedoch auch mehrere Zeilen fixieren. Markieren Sie dazu die Zeile unterhalb
derjenigen Zeilen, welche Sie fixiert haben möchten. Klicken Sie danach auf den Befehl
Fenster fixieren.
11.3.2 Fenster teilen

Durch das Teilen des Fensters können Sie relativ einfach die Darstellung von umfangreichen
Tabellen erhöhen.
Beachten Sie, dass sowohl das Fixieren wie auch das Teilen des Fensters keinen Ein-
fluss auf Ihre Datei hat. Es bleibt Ansichtssache …
12 Register Entwicklertools
Das Register Entwicklertools dient zum vertieften Einsatz von Excel. Das Programmieren
von Makros (Befehlsketten) und Visual Basic sind Teil dieses Menübandes, jedoch nicht Teil
der kaufmännischen Grundbildung.
In seltenen Fällen braucht man die Steuerelemente in Excel. Diese werden im kaufmänni-
schen Bereich aber eher in Word (Stichwort Dokumenten-Automatisation) eingesetzt.
13 «Register» Was möchten Sie tun?
Wenn Sie in diesem Feld notieren, was Sie machen möchten, wird Ihnen Excel passende
Vorschläge zur Lösung anbieten.
Diese Hilfe dürfen Sie an Prüfungen sowie an Ihrem QV einsetzen.
Verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, dass Sie ohne Wissen, ausschliesslich mit dieser
Hilfe, Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit lösen können.
14 Tipps und Tricks für Excel
14.1 Rechnen mit Zeit und Lohn
«Falsche» Summe beim Berechnen von Stunden:
Erklärung: Excel wurde mit einer 24-Stunden-Uhr programmiert. Sobald die addierte Zeit
grösser als 24 Stunden ist beginnt die Uhr wieder bei 0. Mit der benutzerdefinierten Zellfor-
matierung mit [h] wird diese Uhr auf endlos gestellt.
«Falscher» Lohn:
Um die Programmierung für das Rechnen mit Zeit einfacher zu machen wurde für einen gan-
zen Tag (24 Stunden) die Zahl 1 gesetzt. Ein halber Tag mit 12 Stunden ist in Excel also 0.5.
Multipliziere ich nun meine Arbeitszeit (welche um den Faktor 24 zu klein ist) mit meinem
Stundenlohn, so ist das Resultat um den Faktor 24 zu klein.
Lösung: Bei einem «falschen» Lohn mit 24 multiplizieren! (Das funktioniert leider nur in
Excel und nicht im wirklichen Leben …).
14.2 Prozentrechnen
Lösung ist Prozent =Wert2/Wert1, Zelle als Prozent formatieren
In der Regel gilt: Anteil/Gesamtes (Klein/Gross)
Lösung ist Zahl =Wert*Prozentsatz
14.3 Rechnen mit MwSt. und Rabatt

Grundsätzlich gilt folgendes:
Die nachfolgend aufgezeigten möglichen Berechnungen des Verkaufspreises setzen ein

Grundwissen in Mathematik voraus.
oder
15 Liste der Einführungsaufgaben
Name der Aufgabe Gelöst/Fragen
01_Einfuehrung_Oberflaeche.xlsx
02_Einfuehrung_Grundoperationen.xlsx
03_Einfuehrung_Dreisatz_Prozent.xlsx
04_Einfuehrung_AutoAusfuellen.xlsx
05_Einfuehrung_Zellbezuege.xlsx
06_Einfuehrung_Kopieren_Einfuegen.xlsx
07_Einfuehrung_Rahmenlinien_Fuellfarben.xlsx
08_Einfuehrung_Benutzerdefinierte_Zellformate.xlsx
09_Einfuehrung_Zellformate.xlsx
10_Einfuehrung_Bedingte_Formatierung.xlsx
11_Einfuehrung_Sortieren_Filtern.xlsx
12_Einfuehrung_Suchen_Ersetzen.xlsx
13_Einfuehrung_Diagramme.xlsx
14_Einfuehrung_Kopfzeilen_Felder.xlsx
15_Einfuehrung_Seitenumbrüche.xlsx
16_Einfuehrung_Seitenlayout.xlsx
17_Einfuehrung_Summe.xlsx
18_Einfuehrung_Mittelwert.xlsx
19_Einfuehrung_Max_Min.xlsx
20_Einfuehrung_Anzahl_Anzahl2_Anzahlleerezellen.xlsx
21_Einfuehrung_Runden_Aufrunden_Abrunden.xlsx
22_Einfuehrung_Heute_Jetzt_Datedif.xlsx
23_Einfuehrung_Wenn.xlsx
24_Einfuehrung_Summewenn_Zaehlenwenn.xlsx
25_Einfuehrung_Sverweis.xlsx
26_Einfuehrung_Rang.xlsx
27_Einfuehrung_Teilergebnis.xlsx

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Ein Lehrmittel mit Übungsaufgaben für den

2.2 Die Programmoberfläche

Die Arbeitsmappe besteht aus einzelnen Tabellenblättern (Blattregister), welche unten

ZEILEN – diese sind nummeriert

2.2.2 Navigation in der Excel-Tabelle

3.1 Mathematische Grundoperationen

3.2 Kaufmännischer Dreisatz und Prozentrechnen

3.3 Automatisches Ausfüllen von Zellen

4.1 Die Möglichkeiten im linken Teil des Fensters (a)

4.3 Die Möglichkeiten im rechten Teil des Fensters (c)

5.1 Menügruppe Zwischenablage

Alles, was markiert und kopiert wurde, wird eingefügt.

Es wird die kopierte Formel/Funktion eingefügt.

Es wird die kopierte Formel/Funktion inkl. Zahlenformatierung eingefügt.

Die ursprüngliche Formatierung wird beim Kopieren beibehalten.

Es werden beim Einfügen keine Rahmenlinien mitkopiert.

Die Breite der ursprünglichen Spalte wird beim Kopieren beibehalten.

Es werden ausschliesslich die Werte (ohne Berechnungen und Formatierungen) eingefügt.

Es werden ausschliesslich die Werte und deren Zahlenformate eingefügt.

Es werden ausschliesslich die Werte und deren Zellformatierungen eingefügt.

Es wird eine Verknüpfung zum kopierten Inhalt eingefügt.

Im oberen Teil dieses Menüs se-

Im unteren Teil (Titel Vorgang)

Sie können einen Wert kopieren,

5.2 Menügruppe Schriftart

Die Befehle zu dieser Art von Formatierung finden Sie hier:

Standard - Kein spezielles Zellformat

Zahlen – Diese werden, wenn nicht anders angege-

Währung – Es kann aus eine riesigen Auswahl unter-

Buchhaltung – Die Währungsbezeichnung steht im-

Datum, kurz – z. B. 20.12.2017

Datum, lang – z. B. Mittwoch, 20. Dezember 2017

Zeit – immer mit Doppelpunkt abtrennen, z. B. 10:30

Prozent – 5% (ist rechnerisch 0.05)

Bruch – die einfacheren Brüche sind schon in Excel

Wissenschaftliche Schreibweise – 1.2E+14

Text – der Inhalt einer Zelle kann bewusst als Text

Im Teil sind die vorher beschriebenen Formatierungsarten noch einmal aufgelistet.

Im Teil stehen weitere, wichtige Formatierungen zur Verfügung.

Es können auch weitergehende Auswertungen vorgenommen werden:

Daneben stehen Ihnen noch drei weitere Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

10_Einfuehrung_Bedingte_Formatierung youtube: 10_Bedingte_Formatierung

Direkter Weg Weg über das Menü

Die Auswahl beim Menüpunkt Löschen entspricht dem

… die Jahreszahl wird bei AutoSumme mitgerechnet!

2. wählen Sie immer diesen Punkt. Sie sehen so alle Optionen.

Eine Sortierung bewirkt immer einen «Umbau» der Tabelle!

2. wählen Sie Filtern aus.

9. Beachten Sie auch die grosse Zahl an Filter-

6.1 Menügruppe Tabellen (Pivot)

6.2 Menügruppe Illustrationen

6.3 Menügruppe Diagramme

Keine Veranschaulichung Gute Veranschaulichung

13_Einfuehrung_Diagramme YouTube: Einfuehrung_Diagramme

6.5 Menügruppe Text

6.5.2 Objekt einfügen

7.1 Menügruppe Seite einrichten

7.2 Menügruppe Blattoptionen

8.1 Eingabe von Funktionen

8.2.3 MAX, MIN

8.2.4 ANZAHL, ANZAHL2, ANZAHLLEEREZELLEN

Runden auf 5 Rappen =RUNDEN(B2/0.05;0)*0.05