Das Word-Standardwissen – Seite 1

Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs-
blätter zu
Word (2)

Inhalt

1. Grundaufbau eines Privatbriefes

2. Grundaufbau jedes Brieftextes
3. Die Geschäftsbriefvorlage
4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage
5. Überblick: Arten von Geschäftsbriefen
6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
8. Geschäftsbriefbeispiel: Die Reklamation (Mängelrüge)
9. Einfacher Serienbrief, Definition
10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes
11. Besonderheiten beim Serienbrief: die Wenn-Dann-Funktion
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Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: 1. Grundaufbau eines Privatbriefes

Übungs- Seitenränder:
blätter zu Oben:1,69cm; Links:2,41cm
Word (2)
Rechts und unten: egal

Ort und Datum kommen in die

erste Zeile, in die rechte Ecke

In den ersten 4 Zeilen bitte den Ab-

sender schreiben.

Ab Zeile 12 ist die Empfängeran-

schrift zu setzen

Im der Betreff-Zeile (Zeile 20) wird

der Inhalt des Briefes in ein bis zwei
Stichworten wiedergegeben

In der 22. Zeile steht die Anrede:

z.B.
„Sehr geehrte Damen und Herrn,“
Oder:
Sehr geehrte Frau „Name“

Ab der Zeile 24 wird der eigentliche

Brieftext geschrieben.

Grußformel,
Anlagenhinweis; sofern Anlagen steht am Ende des Brieftextes. Bitte
vorhanden, ist am Ende des Briefes eine Leerzeile zwischen Brieftexten-
der Anlagenhinweis zu versehen de und Grußformel setzen

Beim Standardbrief ist eine Schriftart zu wählen, die leicht lesbar ist: z.B. Arial, Times,
Schriftgröße 11 oder 12
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W. Grasser: 2. Der Grundaufbau jedes Brieftextes

Übungs-
Ein Brieftext besteht aus 3 Teilen: dem Einleitungssatz, dem Hauptteil und dem
blätter zu Schlusssatz.
Word (2)

Im Einleitungssatz wird in freundlicher /höflicher Form an das

Thema herangeleitet. Einleitungssätze könnten sein:

Herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Rechnung vom 13.11.

Oder: Wir haben Ihre Rechnung dankend erhalten.

Der Einleitungssatz ist abhängig vom Thema des Briefes.

Bei einer Bestellung könnte der Einleitungssatz anderes lauten:
Bei unserer Internetrecherche haben wir Ihre Angebote gefunden.

Im Hauptteil des Briefes wird die mitzuteilende Information kurz

aber direkt dargestellt. Bitte achten Sie auf:

 Einfache, verständliche Formulierungen.

 Kurze, prägnante Sätze
 Möglichst wenige Fremdwörter

Der Inhalt ist abhängig vom Thema des Briefs.

Im Schlusssatz des Briefes wird in einer höflichen, aber eindeuti-

ger Floskel der Brief abgeschlossen. Der Schlusssatz ist abhängig
vom Thema des Briefes. Mögliche Floskeln wären:

 Ich freue mich auf Ihre Antwort.

 Danke im Voraus für die Bearbeitung meiner Anfrage.
 …

1. Übung: Übungsaufgabe zum Privatbriefschreiben:

Am 2. Mai werden Sie Ihr neues Auto bekommen. Das Auto soll Vollkasko versi-
chert sein; ihr bisheriges Auto war nur Teilkasko versichert. Sie benötigen
einen neuen Versicherungsvertrag und eine Versicherungs-Doppelkarte zur Anmel-
dung des Neuwagens.
Die Anschrift Ihrer Versicherung lautet: Auto Versicherungs GmbH, Harzstraße
20, 03322 Schnitzelhorn; Ihr Versicherungsansprechpartner ist Hr. Horn.

Aufgaben:
1. Schreiben Sie eine Briefkopfvorlage mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift,
Tel.-Nr. und dem aktuellen Datum.
2. Fügen Sie die Anschrift der Versicherung ein.
3. Überlegen Sie sich ein geeignetes Stichwort für die Betreffzeile und
schreiben Sie es in die entsprechende Zeile.
4. Formulieren den Brief (beachten Sie die Gliederung in Einleitung, Haupt-
teil, Schlusssatz).
5. Fügen Sie als Anlage eine Kopie des Kaufvertrages für Ihr neues Auto
hinzu.
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W. Grasser: 3. Die Geschäftsbriefvorlage

Übungs-
Unternehmen verwenden Briefkopfvorlagen:
blätter zu
Word (2)
Seitenränder: In den ersten in den ersten 4 Briefzeilen
Oben:1,69,cm, links 2,41cm ist der Absender mit Anschrift und Tele-
Rechts, unten: egal fon anzugeben. Das Firmenlogo kann
ebenfalls eingefügt werden

ca. in der
20 Zeile,
9,74cm
vom obe-
ren Rand
findet sich
die Info-
zeile.

Vor und nach

der
Betreffzeile
sind je 2
Leerzeilen

Anschriftenfeld:
5,08cm vom oberen Rand entfernt wird das
Anschriftenfeld angebracht.

In der 1. Zeile des Anschriftenfeldes findet

sich die Absenderanschrift, Größe 8, unter-
strichen.

Ab der 3. Zeile des Anschriftenfeldes wird

später die Empfängeranschrift eingefügt.

In der Fusszeile finden sich

Bankverbindung, Steuer-
nummer und ggf.. Ge-
richtsstand Es können aber
auch die Namen von Vor-
ständen, Geschäftsführen
und/oder Aufsichtsräten
dort stehen.
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W. Grasser: 4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage

Übungs-
blätter zu 1. Schritt: Einstellen der Seitenränder
Word (2)

Bitte im Menü Datei die Option „Seite

einrichten“ aufrufen. In der folgenden
Dialogbox sind die Seitenränder ein-
zugeben. Folgende Maße werden vorge-
schlagen
 Oben: 1,69cm
 Links;: 2,41cm
 Rechts: 2cm (optional)
 Unten: 1.5cm (optional)

2. Schritt: Fusszeile erstellen

Im Menü Ansicht die Option „Kopf- und

Fusszeile“ aufzurufen.

… von der Kopfzeile in die Fusszeile scrol-

len …

Schließlich die Angaben zur

 Bankverbindung,
 Steuernummer
 Inhaber/Geschäftsführer
eintragen.

Die Option Kopf-/Fusszeile wieder verlas-

sen.
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W. Grasser:

Übungs-
3. Schritt: Absenderadresse erstellen
blätter zu
Word (2)

In die ersten 4 Zeilen Absender eingeben,

anschließend kann der Absender entspre-
chend formatiert werden.

4. Schritt: Firmenlogo einfügen

Ein Firmenlogo sollte als Bilddatei vorliegen, die dann in ein Textfeld einge-
fügt werden kann

Bitte im Menü „Einfügen“, die Option

„Textfeld“ aufrufen, und das Textfeld
neben die Firmenadresse stellen.

PS: Das Textfeld braucht nur bei Win-

word2000 eingefügt werden, Word2003
können Graphiken an ohne Textfeld posi-
tioniert werden.

... anschließend im Menü „Einfügen“ die

Option „Graphik einfügen...“ aufrufen,
und das Firmenlogo sofern vorhanden,
aufrufen.

Die Umrandung kann ausgeschaltet wer-

den.
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Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: 5. Adressfeld erstellen

Übungs-
blätter zu
Word (2)

... im Menü „Einfügen“ ist die Option

„Textfeld“ aufzurufen und ein Textfeld
einzufügen. Textfeld ist vorerst nur grob
zu positionieren.

Um das Textfeld exakt platzieren zu kön-

nen, muss die Umrandung des Textfeldes
2x angeklickt werden, so dass der Rand
(wie links) gepünktelt erscheint.

Dann bitte mit der Mouse oder mit den

Pfeiltasten das Feld langsam soweit ver-
schieben, bis das linke Lineal etwas
über 5 steht. In diesem Fall hat das Text-
feld den gewünschten Abstand von gut
5cm vom oberen Rand (ideal: 5,08cm)
 Das Word-Standardwissen – Seite 8
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs-
blätter zu
Word (2)

... Bitte noch in die erste Zeile des Text-

feldes den Absender hineinschreiben, den
Absender in Schriftgröße 8 formatieren
und unterstreichen..

... dann kann die Umrandung des Textfel-

des ausgeschaltet werden

(Zum Ausschalten der Umrandung: Text-

feld anklicken, Menü „Format“ und
schließlich Option „Textfeld“ anklicken.)

6. Infozeile einfügen

Bitte in die 20 Zeile schalten.

Die 20. Zeile entspricht etwa einem Ab-

1
stand von 9,74cm von oben ). Hier wird
eine Tabelle eingefügt mit:

5 Spalten
2 Zeilen

______________
1)
Eine exakte Positionierung ist bei der Infozeile nicht notwendig. Lediglich beim Text-
feld ist eine exakte Positionierung auf ca. 5,1cm sinnvoll, da das Anschriftenfeld später
im Fenster eines Fensterbriefumschlages sichtbar sein muss.
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W. Grasser:

Übungs-
blätter zu
Word (2)

Um eine Tabelle einfügen zu können, ist

im Menü Tabelle die Option „Zel-
le/Tabelle einfügen“ aufzurufen.

Bitte die wie folgt Tabelle ausfüllen, anschließend die Umrandung ausschalten:

Ihre Zeichen Unsere Zeichen Ihre Nachricht Telefon - Datum,

vom Durchwahl

7. Vorlage speichern
Bei einem Briefkopf handelt es sich um eine Dokumentenvorlage...

...beim Abspeichern deshalb den Dateityp

Dokumentenvorlage anwählen.
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W. Grasser:

Übungs-
blätter zu
Word (2) 2. Übung: Erstellung einer Geschäftsbriefkopfvorlage
Situation:
Sie sind Auszubildender der Firma AAA-Computer, Lautstraße 22, 97733 Lachhausen, Tele-
fon 0467 8901112.

Ihre Aufgabe ist es, einen Briefkopf für Ihre Firma zu erstellen.

Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und stellen Sie die Seitenränder auf oben
1,69, links: 2,41, rechts: 2,0, unten 1,5 ein.

2. Öffnen Sie die Kopf-Fusszeile, scrollen Sie in die Fusszeile und schreiben Sie
in die Fusszeile folgende Angaben:

Bankverbindung: AAA-Bank, Kontonummer 11 11 11, BLZ 200 999 99

Steuernummer: 101/333/444/22, Finanzamt Lachhausen
Firmeninhaber: Alexander Lex

3. Schreiben Sie in die ersten 4 Zeilen den Absender der Firma mit folgenden For-
matierungen:

AAA-Computer, Schriftart Arial, Größe 20, Farbe blau, zentriert.

Straße, PLZ Ort und Telefon: Schriftart Arial, Größe 20, Farbe schwarz,
zentriert.

4. Erstellen Sie ggf. mit Hilfe des Programms „PAINT“ oder eines anderen Programms
ein Firmenlogo,

bestehend aus den 3 Buchstaben AAA,

Schriftart Courier New, Farbe ockergeld,
Hintergrund: Blau.

Fügen Sie das Firmenlogo rechts, neben die Adresse ein.

5. Öffnen Sie ein Textfeld, fügen Sie es auf ca. 5,08cm vom, oberen Rand gerech-
net, ein. (PS: Verwenden Sie das Lineal auf der linken Seite Ihres Bildschirms
als Hilfsmittel.)

6. Schreiben Sie in die erste Zeile des Textfeldes die Absenderadresse in Schrift-
art Arial, Größe 8pt; unterstreichen Sie die Absenderadresse.

7. Schalten Sie in die 20 Zeile des Dokumentes. Fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spal-
ten und 2 Zeilen ein.

8. Schreiben Sie in die erste Zeile der Tabelle folgende Worte: Ihre Zeichen, Un-
sere Zeichen, Ihre Nachricht vom, Tel.-Durchwahl, Datum. Schalten Sie bitte die
Umrandung der Tabelle aus!

9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter der Datei: „Briefvorlage_AAA-Computer.dot“ ab.

PS: Wenn Sie die Geschäftsbriefkopfvorlage nicht selbst erstellen, dann

können Sie die Vorlage auch von der Homepage downloaden und mit dem
downgeloadeten Dokument weiterarbeiten.
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W. Grasser: 5. Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen

Übungs-
blätter zu
Word (2) Überblick über Geschäftsbriefarten:
Lieferant Käufer
Käufer formuliert eine Anfrage an seinen
Lieferanten

Lieferant formuliert ein Angebot an seinen

Käufer

Käufer formuliert eine Bestellung an den

Lieferanten

Lieferant schreibt eine Auftragsbestätigung

ab den Käufer

Käufer formulierte bei Falschlieferung eine

..... Reklamation

Käufer und Lieferant stehen in reger Korrespondenz miteinander. Für jede Geschäfts-
briefart gibt es Vorschläge, was in den Briefen zu stehen hat, sowie wie Formulierungen
aussehen könnten.

Neben den Geschäftsbriefarten zwischen Käufer und Lieferanten gibt es eine Reihe an-
derer Briefarten im betrieblichen Bereich:

 Bewerbungsabschreiben
 · Kündigungsschreiben
 · Arbeitszeugnis
 · Sitzungsprotokoll
 · Werbebrief
 ...

Bei sämtlicher Geschäftskorrespondenz gilt der

Grundsatz der Eindeutigkeit:
· Absender und Empfänger müssen eindeutig definiert sein.
· Der Inhalt muss eindeutig definiert und formuliert sein.

Uneindeutige Formulieren führen zu Unklarheiten und Missverständnissen,

erhöhen die Transaktionskosten des Geschäftsverkehrs.
 Das Word-Standardwissen – Seite 12
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W. Grasser: 6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage

Übungs-
blätter zu Ziel der Anfrage ist, von verschiedenen Anbietern Angebote einzuholen. Damit wird geklärt, wel-
Word (2)
che Firmen überhaupt Angebote unterbreiten können, gleichzeitig kann später geklärt werden,
welches Angebot das günstigste ist.

Eine Anfrage sollte enthalten:

 Absender, Anschrift, Datum

 Anrede
 (Erklärung, wie man auf den Anbieter aufmerksam geworden ist.)
 (Vorstellung des eigenen Unternehmens)
 Art und Umfang des bevorstehenden Auftrags
 Art der Ware oder Dienstleistung, Menge der Ware
 Anfrage nach Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Preis
 Terminplan: Liefertermin
 Frage, oder der Anbieter zur Angebotsabgabe bereit ist.
 Termin, bis zu dem die Antwort vorliegen muss
 Gruß
 Ggf. Anlagen

3. Übung: Übung zur Anfrage

Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Firma AAA-Computer. Ihre Firma erhält den Auf-
trag, einen EDV-Schulungsraum neu einzurichten. Sie benötigen hierzu:
 15 neue PC
 15 neue Flachbildschirme, 19-Zoll-Durchmesser
 1 Farblaserdrucker, Marke nach Wahl
Ca. 50m Kabel für die Vernetzung des Pc.

Ihre Aufgabe ist es, eine Anfrage an den Computerlieferanten „AllesCompu-

ter“, Nibelungen Str. 337, 90003 Ort zu schreiben. Ansprechpartner ist die
dortige Verkaufsabteilung. Liefertermin soll in 4 Wochen sein; das Angebot
soll innerhalb der nächsten 7 Tage unterbreitet werden; das Angebot soll
Lieferbedingen und Zahlungsbedingungen (evtl. Skonti) enthalten.

Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wur-
de in der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-
380) sowie das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Formulieren Sie schließlich die Anfrage; verwenden Sie die oben an-
gegebenen Kriterienkatalog.
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.
 Das Word-Standardwissen – Seite 13
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs-
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
blätter zu
Word (2) Das Angebot sollte enthalten:

 In der Betreffzeile das Datum und/oder die Nummer des Angebots

 Ein interessanter Einleitungssatz, der zum Weiterlesen einlädt.
 Genaue Angaben über
o Art
o Beschaffenheit
o Güte
o Menge
o und Preis (incl. und exkl. MwSt.)
 Einzelpreis der Ware, Gesamtpreis (Netto, ohne MWSt), sowie Gesamtpreis (incl. 19%
MWSt) sind genau anzugeben
 Befristung des Angebots
 Andere Einschränkungen des Angebots (Ein Angebot ohne Einschränkungen bindet den
Anbieter voll.)
 Lieferbedingungen (z.B. frei Haus, ab Werk usf.)
 Zahlungsbedingungen (z.B. 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 3 Tagen)
 Hinweis auf wichtige Anlagen (z.B. Katalogen, Preislisten usf.)

Ein Angebot sollte zudem persönlich gerichtet sein, d.h. es sollte an eine Person oder an eine
Firma gerichtet. Angebote, die nicht persönlich gerichtet sind, werden ggf. nicht als verbindliches
Angebot, sondern als Werbung gewertet.

4. Übung: Übung zum Angebot

Situation:
Als Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer sollen Sie für einen Kunden ein Angebot schrei-
ben.

Das Angebot ist an die Berufsschule, Waldwiesen 771, in 90001 Dorf X, Ansprechpart-
ner Direktor, zu schreiben.

Für die Einrichtung des Schulungsraums werden benötigt:

15 neue PC, Preis je PC 400€
15 -Bildschirme, 19-Zoll, Preis je Bildschirm 220€
1 HP-Farbdrucker, 420€, sowie 50m Kabel zu insgesamt 100€
Für die Einrichtung der PC-Raums werden 20 Arbeitsstunden zu je 40€ veranschlagt
(insgesamt also 800€)

Die Lieferung der Geräte erfolge frei Haus. Zahlungsbedingungen: Wenn die Zahlung
innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung erfolgt, dann können 3% Skonto abgezo-
gen werden.

Die Einrichtung des EDV-Raum kann bis zum Ende des nächsten Monats stattfinden. Das
Angebot gilt 7 Tage.

Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in der
vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380) sowie
das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Berechnen Sie Nettopreis (=Gesamtkosten der Ware + Arbeitskosten) und Brutto-
preis (=Nettopreis + 19% Mehrwertsteuer)
5. Formulieren Sie die das Angebot; verwenden Sie den oben genannten Kriterienka-
talog
6. Unterschreiben Sie das Angebot mit Ihrem Namen und mit Ihrer Klasse.
 Das Word-Standardwissen – Seite 14
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: 8. Geschäftsbriefbeispiel: Reklamation (Mängelrüge)

Übungs-
blätter zu Reklamationen werden dann erforderlich, wenn einer der Geschäftspartner mit einer Leis-
Word (2) tung/Lieferung nicht einverstanden ist, bzw. wenn einer Lieferung Mängel enthält:

Reklamationen sollten enthalten:

 Absender des Reklamierenden

 Reklamations-Datum
 Anschrift des Lieferers, bei dem reklamiert werden soll
 Datum der ursprünglichen Bestellung
 Datum/Nummer der Lieferung
 Genaue Bezeichnung der Ware
 Anrede
 Einleitungssatz
 Genaue Bezeichnung des Mangels:
o Mangel in der Menge?
o Mangel in der Art?
o Mangel in der Güte?
o Mangel in der Geschaffenheit?
 Beschreibung des Mangels
 Ansprüche an den Lieferer
o Rücktritt vom Kaufvertrag?
o Preisminderung?
o Umtausch/Reparatur?
o Schadensersatz?
 Bitte um Erledigung

5. Übung: Übung zur Reklamation

Situation:
Die Firma AAA-Computer erhält vom Lieferanten „AllesComputer“ (Anschrift siehe
vorherige Übung)folgende Lieferung:

15 neue Computer mit Mouse und Tastatur

15 Röhren-Bildschirme zu lediglich 30€ je Stück.
1 Schwarz-Weiß-Laserdrucker der Marke Epson sowie 100m Netzwerkkabel.

Auch wenn die 15 Röhren-Bildschirme wesentlich billiger als die bestellten Fach-
Bildschirme sind, so möchte Ihr Chef die Geräte keinesfalls behalten. Das Selbe
gilt für den Schwarz-Weiß-Laserdrucker. Diese falsch-gelieferten Geräte sollen
durch ursprünglich bestellte Geräte ersetzt werden. Die 50m - zuviel geliefertes
- Netzwerkkabel können für einen anderen Auftrag verwendet; es ist beabsichtigt
dieses Produkt zu behalten.

Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in
der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380)
sowie das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Formulieren Sie die Reklamation (Mängelrüge); verwenden Sie die oben ange-
gebenen Kriterienkatalog. Achten Sie auf höfliche Formulierungen!
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.
 Das Word-Standardwissen – Seite 15
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs-
9. Einfacher Serienbrief, Definition
blätter zu
Word (2) Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief ist ein Schreiben, der an mehrere oder auch an viele Adressaten gerichtet
ist, aber den gleichen Inhalt hat.

Ein Serienbrief wird also einmal geschrieben; im Adressfeld jedoch wird immer wieder ein
neuer Name und eine neue Anschrift eingeblendet.

Für die Erstellung eines Serienbriefes werden 2 Dateien benötigt: Datenquelle und Se-
rienbrief Hauptdokument:

(1) Datenquelle mit den Emp-

Anrede Name Straße PLZ Ort
fängeradressen
Frau Martina Müller Frauenberg 7 93771 Amberg
Herr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am Ham
Herr Florian Foh Grubenweg 9 21337 Nordsee Die Datenquelle/Adressdatei
Frau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Ende- enthält die Anschriften der
stadt anzuschreibenden Personen.

Sie kann als Word-Tabelle, als

Excel-Datei oder auch als
Access-Datei vorliegen.

Es gilt:
 In der ersten Zeile
stehen immer die
Steuerbegriffe.
 In den unteren Zei-
len die Ausprägungs-
grade

<Anrede>
<Name> (2) Das Serienbrief-Hauptdokument
<Straße>
<PLZ Ort>
Im Serienbrief-Hauptdokument werden die
Seriendruckfelder <Anrede>, <Name> …,
eingefügt.

Schließlich wird der eigentliche Brieftext

erstellt.

Anschließend wird das Hauptdokument mit

der Datenquelle verbunden.

Brieftext
 Das Word-Standardwissen – Seite 16
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: 10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes

Übungs-
blätter zu Vorabarbeit: Erstellung einer Datenquelle/Adressdatei
Word (2) Wenn keine Datenquelle /Adressendatei vorhanden ist, dann muss diese erstellt werden.

Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe der Tabellenfunktion in Word. Die Datenquelle kann
aber auch mit anderen Programmen, z.B. mit Excel erstellt werden.

Grundaufbau einer Datenbank:  In der 1. Tabellenzeile

stehen die Steuerbegriffe
Anrede Name Straße PLZ Ort (Oberbegriffe),
Frau Martina Müller Frauenberg 7 93771 Amberg
Herr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am Ham
 ab der 2. Zeile stehen die
Herr Florian Foh Grubenweg 9 21337 Nordsee Ausprägungsgrade, also
Frau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Ende- die einzelnen Namen,
stadt Straßen und Orte

PS: Jede Datenbank ist in dieser

Form aufgebaut!
In den meisten Betrieben sind Adress-Dateien in
Form von Kundendatenbanken, Lieferantendatenbanken
oder Excel-Listen bereits vorhanden. Diese Dateien können
problemlos für einen Serienbrief verwendet werden und können als Datenquelle in Word hin-
eingeladen werden.

Hauptarbeit: Erstellung des Serienbriefes-Hauptdokumentes in 4 Schritten

Vorab ist die Serien-

brief/Seriendruck Symbolleis-
te einzuschalten.

Dies geschieht über das

Menü Ansicht,
dann Option Symbolleisten
schließlich Seriendruck
 Das Word-Standardwissen – Seite 17
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:
1. Schritt: Laden der Datenquelle
Übungs-
blätter zu
In der Symbolleiste Serien-
Word (2)
druck ist das Ikon „Datenquel-
le öffnen“ anzuklicken…

… es scheint eine Dialogbox,

durch die die Datenquelle wie
jede andere Datei geladen
werden kann…

2. Schritt: Seriendruckfelder einfügen

W.Grasser, Homannstr.80123 München

Die Seriendruckfelder sind, wie links
<Anrede> abgebildet, in das Adressfeld der
<Name> Briefvorlage einzufügen.
<Straße>
<PLZ Ort>
 Das Word-Standardwissen – Seite 18
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs- Hierfür ist der Courser an die

blätter zu
Stelle im Adressfeld zu setzen,
Word (2)
an der das entsprechende
Seriendruckfeld eingesetzt
werden soll

… anschließend ist das Ikon

Seriendruckfelder einfügen
aufzurufen..

… es erscheint eine Dialog-

box, in der das entsprechende
Seriendruckfeld aufgerufen
werden kann.

Das Seriendruckfeld ent-

spricht immer den Angaben
der 1. Zeile der Daten-
bank/Datenquelle.

Der Vorgang ist für jedes

Seriendruckfeld zu wiederho-
len.
3. Schritt Hauptdokument erstellen

<Anrede>
<Name>
<Straße>
<PLZ Ort>

Sind die Seriendruckfel-

der eingefügt, dann kann
der Brief geschrieben
werden, wie jeder andere
Brief auch.

Da es im Winter meist kälter ist als im Sommer, deshalb wird in den

gemäßigten Klimazonen in der Regel eine Heizung benötigt.
Diese Erkenntnis ist von jedem nachzuvollziehen, der in Mitteleuro-
pa wohnt oder zumindest auf Besuch war.
 Das Word-Standardwissen – Seite 19
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: 4. Schritt: Seriendruck an den Drucker

Übungs-
blätter zu Es gibt zwei Möglichkeiten Serienbriefe auszudrucken:
Word (2) Entweder können einzelne Datensätze ausgedruckt werden oder es können alle Daten-
sätze mit der Datenquelle verbunden werden.

Druck einzelner Datensätze:

…Vorab ist das Ikon <abc> … anschließend kann der

aufzurufen. Dies bedeutet, gewünschte Datensatz aufge-
dass einzelne Datensätze rufen werden.
aufgerufen werden können…
Bitte auf die Pfeile „vorwärts“
oder „rückwärts“ klicken.

Alle Datensätze ausdrucken:

Sollen alle Serienbriefe aus-

gedruckt werden, dann ist das
Ikon Druck an Drucker auszu-
wählen…

…in der darauffolgenden

Dialogbox ist die Option Alle
zu wählen.
 Das Word-Standardwissen – Seite 20
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:

Übungs- 6. Übung: Übungsaufgabe zum einfachen Serienbrief

blätter zu
Word (2) Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer. Laut Personaldatei sind folgende
Angestellten vorhanden:

Anrede Vorname Name Straße, Hausnr. PLZ Ort

Frau Angelika Buchmann Sotzstr. 24 82555 Wald b.
München
Herr Walter Giese Würmallee 10 81279 München
Frau Monika Mum Am Gartenrand 27 80999 München
Herr Klaus Prummel Müllerwiesenwald 12 89591 Möhren
Frau Nikola Zirbel Moosbad 32 81678 München

Zu einer Betriebsfeier, die nächsten Donnerstag, 16.3., ab 17.00 Uhr statt-

findet, sollen alle Mitarbeiter und ihre Familien eingeladen werden. Die Mit-
arbeiter sollen gute Laune mitbringen. Jeder Geladene soll aber bis nächsten
Montag, 17h seine Essenswunsch abgeben. Das selbe gilt für die
Familienmitglieder, die mitkommen möchten.

Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein Word-Arbeitsblatt; fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten
und 6 Zeilen ein, übernehmen Sie die obenstehende Tabelle.
2. Speichern Sie die Tabelle unter dem Dateinamen „Mitarbeiterliste.doc“
ab.
3. Öffnen Sie den Briefkopf der Fa. AAA-Computer; schalten Sie die Symbol-
leiste für den Seriendruck ein!
4. Öffnen Sie die Datenquelle „Mitarbeiterliste.doc“.
5. Fügen Sie die Seriendruckfelder für <Anrede>, <Vorname>, <Name>,
<Straße, Hnr.>, <PLZ Ort> ein.
6. Überlegen Sie sich eine treffsichere Formulierung für den Brieftext.
7. Schreiben Sie Ihren Formulierungsvorschlag in das Serienbrief-
Hauptdokument.
8. Verbinden Sie Datenquelle und Hauptdokument zu einem Serienbrief.
9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter dem Dateinamen „einfacherSerienbrief“
ab.

11. Besonderheiten beim Serienbrief, die „Wenn-Dann-Funktion“

Zum Problem
Wenn der Ansprechpartner eine Frau ist, dann wird „Sehr geehrte Frau …“ geschrieben;
Wenn der Ansprechpartner ein Mann ist, dann wird „Sehr geehrter Herr…“ geschrieben.

Um das Problem beheben zu können, kann die Wenn-Dann-Funktion verwendet werden.

 Das Word-Standardwissen – Seite 21
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser:
Aufrufen der Wenn-Dann-Funktion
Übungs-
blätter zu In der Symbolleiste „Serien-
Word (2) druck“ ist das Ikon „Bedin-
gungsfeld einfügen“ aufzuru-
fen ….

… schließlich ist die Wenn-

Dann-Funktion zu wählen…

… es erscheint eine Dialog-

box, in der die Wenn-Dann-
Bedingungen einzugeben
sind…

In die Dialogbox ist folgendes einzugeben:

Wennû

Anrede gleich Frau

Dann diesen Text eingeben In der Zeile „Verglichen mit“
wird Frau eingegeben

geehrte In der Dann-Zeile wird

„geehrte“ eingegeben
Sonst diesen Text eingeben
In der Sonst-Zeile wird „ge-
ehrter“ eingegeben
geehrter.
 Das Word-Standardwissen – Seite 22
Briefe schreiben, Serienbriefe

W. Grasser: Mit dem Befehl ist folgendes gemeint:

Übungs-
blätter zu  Wenn in der „Anrede“ Frau steht, dann soll der Computer „geehrte“ schreiben.
Word (2)  Wenn in der Anrede „nicht Frau“ steht, dann soll der Computer „geehrter“ schrei-
ben.

Übung zum Ausprobieren:

Übung zur Wenn-Dann-Funktion:

1. Öffnen Sie eine Word-Tabelle mit 3 Spalten und 5 Zeilen.
2. Übernehmen Sie folgende Tabelle; speichern Sie die die Tabelle unter dem Datei-
Namen „Namensliste“ ab,

Anrede Vorname Name

Frau Monika Müller
Herr Xaver Bauer
Frau Marta Moos
Herr Wolfgang Haus
3. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument; Schalten Sie die Symbolleiste „Seriendruck“
ein.
4. Laden die Datei „Namensliste“ als Datenquelle in ihren Computer.
5. Schreiben Sie das Wort „Sehr“ und lassen Sie den Courser nach dem Sehr stehen.
6. Klicken Sie auf „Bedienfeld einfügen“, und rufen Sie die Wenn-Dann-Funktion auf.
7. Geben Sie in das Wenn-Dann-Bedingungsfeld folgendes ein:
Bei Verglichen mit: Frau
Dannû geehrte
Sonstû. geehrter
8. Fügen Sie nun die Seriendruckfelder <Anrede> <Vorname> <Name> ein
8. Speichern Sie die Datei unter dem Dateinamen „Test“ ab.
9. Klicken Sie auf das Ikon <ABC> in der Symbolleiste Seriendruck, klicken Sie
schließlich die Datensätze von 1 bis 4 druch.

Anmerkung:
Wenn Sie die Aufgabe richtig erfüllt haben, dann müssten beim Anklicken des Datensätze
nacheinander folgende Satzteile eingeblendet werden

Sehr geehrte Frau Monika Müller

Sehr geehrter Herr Xaver Bauer
Sehr geehrte Frau Marta Moos
Sehr geehrter Herr Wolfgang haus