Informationslebenszyklus und Archivierung in SharePoint 2013

von Marcel Broschk

Häufig wird im Gespräch mit Kunden, der Wunsch nach Archivierung von SharePoint -Daten
(Listelemente und Dokumente) oder SharePoint Inhaltsträgern (Site Collection oder Sites)
geäußert. Doch handelt es sich in vielen Fällen gar nicht um Archivierung, sondern lediglich ein
Verschieben von Inhaltsträgern, Dateien oder Elementen nach Ablauf des
Informationslebenszyklus.

Sind die Dokumente aufbewahrungspflichtig?

Deshalb sollte im ersten Schritt geklärt werden, handelt es sich überhaupt um Unterlagen, die nach
§ 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UStG aufbewahrungspflichtig sind. Aufbewahrungspflichtige
Unterlagen, wie z. B. Handelsbücher, Inventar, Jahresabschluss, Arbeitsanweisungen und
Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung, Handels- und Geschäftsbriefe in
jeder Form und Buchungsbelege jeder Art liegen in vielen Fällen gar nicht auf dem SharePoint -
System oder nur auf einer einzigen Site Collection oder Site.

Betrachtung des Informationslebenszyklus

Kommt bei der Erhebung heraus, dass es keine archivierungsbedürftigen Inhalte auf der
bestehenden Umgebung gibt, kann es sich trotzdem lohnen, den Informationslebenszyklus im
SharePoint genauen zu betrachten. Das Ziel Informationslebenszyklus ist die Speicherung von
Informationen entsprechend ihrem Wert auf dem jeweils günstigsten Speichermedium
einschließlich der Regeln und Prozesse, wie Information auf die geeigneten Speichermedien
verschoben wird. Die Steuerungsmechanismen der Verwaltung un d der Speicherung orientieren
sich an Wichtigkeit, Wertigkeit und Kosten der elektronischen Information.

Eine SharePoint-Farm kann mehrere Datenbankserver beinhalten, so dass man Daten nach Ablauf
des Informationslebenszyklus einer Datei oder Projektes (Site Collection) beispielsweise auf eine
Archiv-Webapplication mit einer Content-Datenbank mit günstigeren Speicher verlagern kann.
Revisionssicherheit

In Verbindung einer elektronischen Archivierung im gesetzlichen Sinne muss die

Revisionssicherheit betrachtet werden. Nach HGB gelten folgende Kriterien für die
Revisionssicherheit:

Bild: Revisionssicherheit nach HGB

Für den Nachweis der Revisionssicherheit sind übrigens keinerlei Zertifikate erforderlich. Umso
mehr Beachtung sollte aus diesem Grund der Studie “Compliance mit Microsoft SharePoint Server
2010“ der KPMG geschenkt werden. Die Studie kommt zum Fazit, dass SharePoint 2010
umfangreiche Funktionalitäten für den Schutz von gespeicherten Inhalten, wie z. B. Deklartion von
Records, systemseitige Überwachung von Aufbewahrungsfristen oder Schutz vor unerlaubten
Veränderungen beinhaltet.

Third Party

Die Studie kommt aber ebenfalls zudem Fazit das es sinnvoll sein kann Drittprodukte einzusetzen.
Beispielsweise eine Schnittstelle für integrierten WORM-fähigen Storage einzubinden. Am Markt gibt
es eine Vielzahl von etablierten Third Party Produkten zur Archivierung von Inhalten, wie z. B.
AvePoint DocAve Archiver, Symantec Enterprise Vault SharePoint Archiving oder Metalogix Archive
Manager SharePoint Edition.

Einen Schritt weiter geht Tecmasters mit Ihrem Produkt Active Repository Manager, welches über
ein erweiterbares Adapter-Framework verfügt. Als Middleware verbindet der Active Repository
Manager Microsoft SharePoint 2013 (und frühere Versionen) mit unterschiedlichen Repositories wie
z.B. verschiedenste Massenspeicher und Archivsysteme.

Ein Vorteil von Third Party Produkte ist die hohe Funktionsumfang und Support

Was sind die Out-of-the-box-Funktionen von SharePoint?

Archivierung von Inhalten

 Datenarchiv Site Collection Vorlage (Enterprise Feature)

 Datensatzdeklaration (Schutz von Inhalten im SharePoint)
 Datensatzeinschränkungen (Blockierung von Löschen und Bearbeiten)
 Das Einrichten von Deklarationsrollen (Rechtemanagement auf die Dateien)
 Dokumente können mittels Regeln in ein dediziertes SharePoint Datenarchiv verschoben
werden
 Verwendung von Dokument-IDs Dienst für die eindeutige Bezeichnung von Dokumenten
 Verwendung der Inhaltsorganisation und Abgabebibliothek en
 Definierung von Regeln zur Verschiebung von Inhalten
 Erstellung von Dateiplänen
 Einrichten von Senden-an-Verbindungen für die manuelle Archivierung von Inhalten
 Automatisierung von Archivierungsprozesse durch SharePoint Designer, Visual Studio
oder Nintex Workflow
 Aufbewahrungsrichtlinien für Element durch die Konfiguration von
Informationsverwaltungsrichtlininen von Inhaltstypen
 Konvertierung von Dokumenten in Richtung PDF durch den Word Automation Service
oder Third Party Tools wie z. B. Muhimbi

Archivierung von Site Collections

 Sperrung von Site Colelctions für den Zugriff von Bemnutzern

 Verschieben von Site Colelctions zwischen Content Datenbanken mittels Power Shell
 Verschieben von Sites zwischen Content Datenbanken mittels Power Shell
Kein Vorgehen ohne Datenplan!

Vor einer Archivierung sollten die Datensätze nach Kategorien, Berechtigung, Archiverungs-
zeitpunkt und Art der Archivierung (manuell oder automatisch) in einem Dateiplan klassifiziert
werden Es empfiehlt sich eine Liste mit Liste mit allen unterschiedlichen Typen von Inhalten zur
erstellen.

Beibehalt
Datensatzkategor
Datentyp Beschreibung Medien ungszeitr Disposition Kontakt
ie
aum
Betriebliches
Zusatzrentenversich Beschreibung des Plans für das Marcel
Webseiten Sozialzulagewese 7 Jahre Keine
erungen betriebliche Sozialzulagewesen Broschk
n
Betriebliches
Beschreibung des
Versicherungspläne Drucken Sozialzulagewese 10 Jahre Keine Ulf Linke
Mitarbeiterversicherungsplans
n
Betriebliches
Beschreibung der
Pensionspläne Drucken Sozialzulagewese 50 Jahre Keine Ulf Linke
Mitarbeiterpensionspläne
n
Übersicht über Arbeitsstunden, Elektronisch
Arbeitszeittabellen Lohn- und
Überstunden und gezahlte e 10 Jahre Vernichten Ulf Linke
für Lohn und Gehalt Gehaltsdatensätze
Gehälter Dokumente

Übersicht über Krankentage,

Zusätzliche Elektronisch
Urlaubstage und andere nicht im Lohn- und Marcel
Informationen zu e 10 Jahre Vernichten
Lohn oder Gehalt enthaltene Gehaltsdatensätze Broschk
Lohn und Gehalt Dokumente
Elemente

Datensätze zu von Lieferanten

Lieferantenrechnun
erworbenen Waren oder Drucken Rechnungen 10 Jahre Vernichten Ulf Linke
gen
Dienstleistungen

Umfragen zur Umfragematerialie

Produktumfragen Webseiten 3 Jahre Archiv Ingrid Greiner
Kundenzufriedenheit n
Bei Dokumententypen empfiehlt es sich zusätzlich den Dokument-Lebenszyklus zu beschreiben
und im SharePoint abzubilden anhand der Informationsverwaltungsrichtlinie abzubilden. Hier
helfen die Funktion der Bibliotheken im SharePoint, wie z. B. das Ein- und Auschecken, die
Versionierung und das Verwenden von Inhaltstypen.

Bild: Dokument-Lebenszyklus

Fazit

SharePoint 2013 bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Archivierung oder Verschiebung von
Inhalten. Jedoch steht vor einer Umsetzungsentscheidung die Bewertung der Dateiinhalte. Ob ein
Archivsystem notwendig ist und wenn ja, ob eine Third Party oder Out -of-the-box-Lösung
verwendet werden soll, unterliegt kaufmännischen Einflüssen und ist ressourcenabhängig .

Autor

Marcel Broschk ist SharePoint Senior Consultant der Firma Alegri International Service GmbH
und ist Spezialist für SharePoint Szenarien in Verbindung mit Project Management und Business
Prozessen.