Bericht – fallbezogene Fachdiskussion

Prüfling: Nachname, Vorname

Wahlfach: Organisation von Reisen und Veranstaltungen

1. Thema / Aufgabe

Die Organisation von Reisearrangements und Veranstaltungen scheint eine ziemlich

lustige Aufgabe zu sein. Ich kam als Praktikantin für Unterkunft und Logistik zu einem
wirklich großartigen lokalen Unternehmen . Ich bin am 15. Januar 2023 eingetreten und
war bis zum 30. März 2023 als Praktikant tätig. Unser Unternehmen entschied sich für
eine Veranstaltung, um mehr Kunden für sein Unternehmen zu erreichen . Nicht nur
das, sondern auch, um die harte Arbeit zu feiern, die alle in den vergangenen Jahren für
all die Steigerung der Jahresumsätze geleistet haben.

Als Praktikantin für Planung und Logistik habe ich für mein Team diverse Reisen und
Aktivitäten geplant und durchgeführt . Meine Erfahrungen bei der Organisation und
Durchführung dieser Veranstaltungen sowie meine Reisevorbereitungen werde ich in
meinem Bericht darstellen.

2. Planung / Vorbereitung
Ich begann damit, die wesentlichen Spezifikationen für jede Veranstaltung und jedes
Reisearrangement festzulegen. Ich sah mir die Veranstaltungsorte, Unterkünfte und
Transportmöglichkeiten an, die an jedem Ort angeboten wurden. Ich sammelte alle
erforderlichen Details, einschließlich der Zeiten, Orte und Teilnehmer. Auf der
Grundlage dieser Informationen habe ich einen gründlichen Plan erstellt, in dem die
Einzelheiten jeder Veranstaltung und jedes Reisearrangements aufgeführt sind. Ich
habe verschiedene Möglichkeiten für Standorte, Unterkünfte und Transport recherchiert
und deren Kosten und Vorteile bewertet.

Bei den Reisevorbereitungen habe ich eng mit unserem Reisebüro

zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass alle Flüge, Transfers und
Unterkunftsvorbereitungen im Voraus getroffen wurden. Ich habe mit den
Teammitgliedern kommuniziert, um ihre Reisepräferenzen und -anforderungen zu
sammeln, und diese Informationen verwendet, um fundierte Entscheidungen über
Flugpläne und Unterkunftsmöglichkeiten zu treffen. Außerdem erstellte ich für jede
Reise einen detaillierten Reiseplan, der alle relevanten Informationen wie Flugzeiten,
Hoteladressen und Besprechungstermine enthielt.

Ich habe mich intensiv mit dem Veranstaltungsort für die Veranstaltungen abgestimmt,
um sicherzustellen, dass alle Vorbereitungen im Voraus getroffen wurden. Dies
beinhaltete die Organisation des Caterings, der audiovisuellen Komponenten und der
Dekoration der Veranstaltung. Ich habe auch mit Moderatoren und Hauptrednern
kommuniziert, um sicherzustellen, dass sie über alle Informationen und Tools verfügen,
die sie für eine effektive Präsentation benötigen.

Eine der Hauptschwierigkeiten, auf die ich während der Planungsphase stieß, war die
Organisation der Zeitpläne der Teammitglieder, die über verschiedene Zeitzonen verteilt
waren.

Ich habe Aktivitäten und Zeitpläne mithilfe von Online-Collaboration-Tools wie Trello
und Asana verwaltet, um dieses Hindernis zu überwinden. Ich konnte den Prozess
überwachen und sicherstellen, dass alle im Team über alle neuen Entwicklungen
informiert wurden.

3. Ausführung / Verfahren
Nachdem ich mich für die Aktivitäten entschieden und die Reisepläne erstellt hatte,
konzentrierte ich mich auf die Ausführungsphase. Ich habe dafür gesorgt, dass jedes
Teammitglied über das nötige Wissen und Material verfügt , um zu den Veranstaltungen
zu gelangen. Dazu gehörte die Ausgabe gründlicher Erinnerungen und Reiserouten
sowie die Beratung zu notwendigen Reisedokumenten wie Visa und Impfungen .

Während der Veranstaltungen diente ich als primärer Ansprechpartner für

Teammitglieder und die Veranstaltungskoordinatoren. Ich habe mich um alle
auftretenden Probleme und Sorgen gekümmert und dafür gesorgt, dass alles
reibungslos lief. Um zukünftige Veranstaltungen und Urlaubspläne noch besser zu
machen, habe ich auch Feedback von den Teammitgliedern und Teilnehmern eingeholt.
Ein abgelegener Rückzugsort zum Teambuilding gehörte zu den denkwürdigsten
Veranstaltungen, die ich geleitet habe. Das Retreat fand im Laufe eines Wochenendes
statt und bot Teambuilding-Übungen, Wanderungen und Networking-Möglichkeiten. Ich
habe mich eng mit dem Retreat-Ort abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle
wesentlichen Vorbereitungen im Voraus getroffen wurden, um den Erfolg des Retreats
zu garantieren. Um Catering, Ausrüstung und Transport anzubieten, habe ich auch mit
externen Anbietern zusammengearbeitet. Während des Retreats diente ich als primärer
Ansprechpartner für das Team und die Veranstaltung. Ich habe mich um alle
auftretenden Probleme und Sorgen gekümmert und dafür gesorgt, dass alles
reibungslos lief.

4. Auswertung / Kontrolle
Insgesamt war die Planung und Durchführung von Reisen und Veranstaltungen
während des Praktikums sehr zufriedenstellend. Ich habe nützliche Fähigkeiten in
Problemlösung, Kommunikation und Projektmanagement erhalten. Ich habe die
Fähigkeit erlangt, angesichts unvorhergesehener Schwierigkeiten anpassungsfähig und
flexibel zu sein und proaktiv mögliche Probleme vorherzusehen. Durch sorgfältige
Planung und Umsetzung habe ich mehrere Reisen und Events für mein Team
erfolgreich organisiert und durchgeführt . Insgesamt war die Planung und Durchführung
von Reisen und Veranstaltungen während eines Praktikums fantastisch und angenehm.

Ich hatte hier eine wirklich erstaunliche Erfahrung, da ich mir nützliche Fähigkeiten
aneignen konnte, während ich eine tolle Zeit hatte.