1.

1Beschreiben Sie die Merkmale verschiedener Arten von Besprechungen

(Dies sollte formelle oder informelle, interne und Konferenzbesprechungen
umfassen)

Ein formelles Treffen ist ein vorab geplantes Treffen von zwei oder mehr
Personen, die sich versammelt haben, um durch verbale Interaktion ein
gemeinsames Ziel zu erreichen. Formelle Besprechungen zeichnen sich durch
vorgegebene Themen, eine Reihe von Zielen und formelle Mitteilungen aus.
Diese Sitzungen finden zu einem bestimmten Zeitpunkt, an einem definierten
Ort und nach einer vereinbarten Tagesordnung statt. Formelle Sitzungen werden
in der Regel von einem Vorsitzenden geleitet, wobei die Diskussionen und
Vereinbarungen in schriftlicher Form, den sogenannten Protokollen,
aufgezeichnet werden.

Der Zweck eines formellen Treffens besteht darin, die Liste der vorgegebenen
Themen zu besprechen, die Ziele anzusprechen und Entscheidungen in Bezug
auf diese zu treffen.

Zum Beispiel: Einmal im Monat organisieren wir in unserer Praxis ein Treffen
mit allen unseren Mitarbeitern.

Während der Tage bereite ich Themen vor, die ich besprechen muss.

Eine E-Mail wird an alle Mitarbeiter gesendet, um sie über die Uhrzeit und den
Tag zu informieren, an dem wir das Meeting abhalten werden. Ich warte darauf,
dass alle es bestätigen.

Am Tag sprechen alle frei und wenn sie neue Ideen ,Bedenken , Probleme usw.
haben, hören wir allen zu und berücksichtigen und handeln .

Ein informelles Meeting ist ein Meeting, das weitaus weniger stark geplant
und reguliert ist als ein formelles Geschäftstreffen und dem daher viele der
bestimmenden Merkmale eines formellen Geschäftstreffens fehlen, wie z. B. ein
Protokoll, ein Vorsitzender und eine festgelegte Tagesordnung. Diese
informellen Treffen finden viel eher in einem ungezwungenen Rahmen wie
einem Restaurant oder einem Café oder an einem der Schreibtische der
Teilnehmer statt als in einem Sitzungssaal.

Informelle Treffen sind wie ein Trainer, der während der Nichtspielzeit mit
einem Spieler ein schnelles und angemessenes Gespräch über allgemeine
Themen führt, die sich direkt auf den Sport beziehen können oder auch nicht,
aber für den Spieler oder Trainer sehr relevant sind.

Manchmal spreche ich mit einer Krankenschwester über ein Problem ,wie
Autoklav , Zeitplan oder Gehalt.

1.2Skizzieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten der administrativen

Unterstützung von Meetings

In der Regel arbeitet ein Team von Assistenten zusammen, um

sicherzustellen, dass Verwaltungssitzungen und -veranstaltungen reibungslos
ablaufen.
Öffnen und Sortieren von Post, Überprüfen eingehender Anrufe und E-Mails
und Festlegen von Terminen mit den Mitarbeitern.

Führen Sie eine Vielzahl von Datenverwaltungsfunktionen aus,

einschließlich der Verwaltung von Papier- und elektronischen
Aufzeichnungen, der Einrichtung und Verwaltung von
Tabellenkalkulationen und Datenbanken, der Erstellung von Berichten, der
Zusammenstellung von Informationen und manchmal der Analyse von
Ergebnissen.

Koordination von Besprechungszeiten, Planung von

Konferenzraumeinrichtungen, Buchung von Besprechungsorten außerhalb
des Standorts, Versenden von Einladungen, Erstellen und Verteilen der
Tagesordnung und Organisation von Speisen und Getränken.
Die Planung von Reisen im Auftrag von Führungskräften des Unternehmens
ist ein wichtiger Bestandteil vieler administrativer Unterstützungsjobs

1.3 Erläutern Sie die Schritte bei der Organisation von Meetings

Zweck und Ziele klären

Erstellen Sie eine Agenda
Besprechung planen
Agenda posten und versenden
Unterstützende Informationen verteilen
Raumvorkehrungen treffen
Rekorder anordnen