MS-Project & Excel

Termine, Ressourcen, Überwachung

... auf dem Weg zum Projektmanager

© Dr. M. Schüttengruber, 10/99-09/01

MS-Project Workshops

Inhaltsverzeichnis

1 KURZDARSTELLUNG - PROJEKTMANAGEMENT ............................... 8

1.1 Aspekte eines Projektes ............................................................................................... 8
1.2 Der Projektbegriff und das Projektziel........................................................................... 9
1.3 Projektmanagement...................................................................................................... 9
1.4 Projektumfeld ................................................................................................................ 9
1.5 Projektorganisation ..................................................................................................... 10
1.6 Projektkommunikation (Aufbau- und Ablauforganisation) ........................................... 12

2 GRUNDLAGEN MS-PROJECT.............................................................. 13
2.1 Leistungsmerkmale..................................................................................................... 13
2.2 Grobe Funktionen von MS-Project.............................................................................. 13
2.3 Einsatzbereiche .......................................................................................................... 14
2.4 Entwicklung................................................................................................................. 14
2.5 Systemanforderungen................................................................................................. 14
2.6 Weiterentwicklungen................................................................................................... 15
2.7 Installation................................................................................................................... 15

3 DIE OBERFLÄCHE VON MS-PROJECT ............................................... 16

3.1 Grundlagen ................................................................................................................. 16
3.2 Office 2000 Symbolleisten .......................................................................................... 17

4 ÜBERBLICK ÜBER DAS MENÜSYSTEM ............................................. 18

4.1 Grundlagen ................................................................................................................. 18

5 DAS MUSTERPROJEKT: UMORGANISATION .................................... 19

5.1 Das Musterprojekt....................................................................................................... 19
5.2 Ideensammlung zum ersten Projekt............................................................................ 19
5.3 Phasenkonzepte ......................................................................................................... 20
5.4 Projektstrukturplan ...................................................................................................... 20
5.5 Wie werden Vorgänge benannt ? ............................................................................... 21

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 2

MS-Project Workshops

5.6 Rahmenbedingungen für das Projekt festlegen .......................................................... 21

6 DIE ERSTEN SCHRITTE IN MS-PROJECT........................................... 22

6.1 Projekt beginnen......................................................................................................... 22
6.2 Eingeben der Vorgänge .............................................................................................. 22
6.3 Speichern.................................................................................................................... 23
6.4 Übung: Vorgänge erfassen ......................................................................................... 23
6.5 Navigation in MS-Project ............................................................................................ 24
6.6 Die Projektstruktur abbilden........................................................................................ 25
6.7 Informationen zum Projekt eingeben .......................................................................... 26
6.8 Übung: Projektstruktur und Beginndatum ................................................................... 26

7 DAUERN SCHÄTZEN ............................................................................ 27

7.1 Grundlagen ................................................................................................................. 27
7.2 Einstellen der Zeiteinheiten......................................................................................... 27
7.3 Zeiten eingeben .......................................................................................................... 28
7.4 Kalender festlegen ...................................................................................................... 28
7.5 Übung: Kalender erstellen und Zeiten eingeben......................................................... 31

8 VORGÄNGE VERKNÜPFEN ................................................................. 32

8.1 Grundlagen ................................................................................................................. 32
8.2 Wiederholung: Anordnungsbeziehungen .................................................................... 32
8.3 Zuerst Dauern und dann Verknüpfungen ?................................................................. 33
8.4 Verknüpfungen eingeben:........................................................................................... 33
8.5 Übung: Verknüpfung ................................................................................................... 34

9 EXKURS: BESONDERE VORGANGSARTEN ...................................... 35

9.1 Periodischer Vorgang ................................................................................................. 35
9.2 Unterbrochene Vorgänge............................................................................................ 35
9.3 Übung: besondere Vorgangsarten .............................................................................. 35

10 TABELLEN ANPASSEN ........................................................................ 36

11 TIPPS UND KOMMENTARE ZUR PROJEKTPLANUNG ...................... 37

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 3

MS-Project Workshops

11.1 Meilensteine ........................................................................................................... 37

11.2 Verknüpfungen zu Sammelvorgänge ..................................................................... 37
11.3 Projektanfang und Projektende .............................................................................. 37
11.4 Kontrolle der Verknüpfungen.................................................................................. 37
11.5 Übung: Projekt-Check ............................................................................................ 37

12 DER KRITISCHE WEG .......................................................................... 38

12.1 Grundlagen............................................................................................................. 38
12.2 Weitere Ansichten zur Terminplanung in MS-Project ............................................. 42
12.3 Den kritischen Weg im Balkendiagramm anzeigen ................................................ 42
12.4 Spezialoptionen...................................................................................................... 42
12.5 Übung: Kritischer Weg............................................................................................ 43

13 FORMATIERUNGEN.............................................................................. 44
13.1 Normale Formatierungen........................................................................................ 44
13.2 Balkenformatierungen ............................................................................................ 45
13.3 Layout anpassen .................................................................................................... 46
13.4 Zusammenfassung wichtiger Doppelklicke in MS-Project ...................................... 46
13.5 Exkurs: Formatierung nach Verantwortliche:.......................................................... 47
13.6 Übung: Formatieren................................................................................................ 47

14 DETAILINFORMATIONEN ZU VORGÄNGEN ....................................... 48

14.1 Bearbeitungsmaske................................................................................................ 48
14.2 Spezialfunktion: Gantt-Balken-Rollup ..................................................................... 50
14.3 Übung: Vorgangsdetails ......................................................................................... 50

15 HYPERLINKS UND BEMERKUNGEN EINFÜGEN................................ 51

15.1 Grundlagen............................................................................................................. 51
15.2 Notizen zum Vorgang ............................................................................................. 51
15.3 Hyperlinks zu Vorgängen ....................................................................................... 51
15.4 Anzeige von besonderen Informationen ................................................................. 52
15.5 Übung: Informationen ............................................................................................. 52

16 VORGÄNGE ORDNEN .......................................................................... 53

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 4

MS-Project Workshops

16.1 Grundlagen............................................................................................................. 53
16.2 Vorgänge sortieren ................................................................................................. 53
16.3 Vorgänge filtern ...................................................................................................... 53
16.4 Interaktive Filter...................................................................................................... 54
16.5 Übung: Sortieren und Filtern .................................................................................. 54

17 SEITE EINRICHTEN UND DRUCKEN, BERICHTE ............................... 55

17.1 Grundlagen............................................................................................................. 55
17.2 Befehl ..................................................................................................................... 55
17.3 Wichtige Optionen .................................................................................................. 55
17.4 Berichte .................................................................................................................. 56
17.5 Übung: Drucken & Berichte .................................................................................... 56

18 CHECKLISTE PROJEKTPLANUNG...................................................... 57
18.1 Grundlagen............................................................................................................. 57
18.2 Checkliste............................................................................................................... 57

19 RESSOURCEN ...................................................................................... 58
19.1 Grundlagen Ressourcenplanung............................................................................ 58
19.2 Ressourcenplanung................................................................................................ 58
19.3 Was sind Ressourcen ?.......................................................................................... 58
19.4 Sollen alle Ressourcen überwacht werden ?.......................................................... 58
19.5 Verschiedene Ansichten in MS-Project .................................................................. 59
19.6 Konkrete Ressourcen oder Sammelressourcen ..................................................... 59

20 EINGABE VON RESSOURCEN............................................................. 60

20.1 Standardansicht Balkendiagramm: Tabelle: Eingabe ............................................. 60
20.2 Haupttabelle für die Ressourceneingabe:............................................................... 60
20.3 Die maximale Verfügbarkeit ................................................................................... 61
20.4 Der Ressourcenkalender........................................................................................ 61
20.5 Übung:.................................................................................................................... 61

21 ZUORDNUNG RESSOURCEN ZU VORGÄNGE ................................... 62

21.1 Grundlagen............................................................................................................. 62

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 5

MS-Project Workshops

21.2 Zuordnung über die Ressourcen-Maske ................................................................ 62

21.3 Ressourcen welchen Vorgängen zuzuordnen ........................................................ 63
21.4 Zuordnung in der Tabelle ....................................................................................... 63
21.5 Übung: Ressourcenzuordnung............................................................................... 64
21.6 Die Grundeinstellung für weitere Vorgänge ändern................................................ 65
21.7 Die Einstellung für einzelne oder alle Vorgänge ändern......................................... 65

22 FIXKOSTEN UND EXCEL...................................................................... 66

22.1 Grundlagen............................................................................................................. 66
22.2 Eingabe .................................................................................................................. 66
22.3 Verknüpfung mit externer Excel-Tabelle................................................................. 66
22.4 Die richtige Verknüpfungsart .................................................................................. 66
22.5 Verknüpfungen öffnen ............................................................................................ 67
22.6 Übung: Kosten........................................................................................................ 67

23 PROJEKTCONTROLLING UND ÜBERWACHUNG .............................. 68

23.1 Grundlagen............................................................................................................. 68

24 FESTLEGEN DES SOLLS ..................................................................... 69

24.1 Beim Speichern ...................................................................................................... 69
24.2 Zwischenstände speichern ..................................................................................... 69
24.3 Speichern mit Basisplan ......................................................................................... 70
24.4 Übung: Basisplan speichern................................................................................... 70

25 RÜCKMELDUNG I ................................................................................. 71
25.1 Beispiel................................................................................................................... 71
25.2 Gesamtrückmeldung: ............................................................................................. 71
25.3 Übung: Globale Rückmeldung................................................................................ 72

26 RÜCKMELDUNG II ................................................................................ 73
26.1 Manuelle Rückmeldung .......................................................................................... 73
26.2 Übung: Individuelle Rückmeldung: ......................................................................... 74
26.3 Abweichung grafisch darstellen.............................................................................. 74

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 6

MS-Project Workshops

27 EXKURS: SZENARIO-MANAGEMENT BEI TERMINEN ....................... 75

27.1 Grundlagen............................................................................................................. 75
27.2 Vorgehen................................................................................................................ 75
27.3 Achtung .................................................................................................................. 75
27.4 Übung: PERT-Analyse ........................................................................................... 76

28 EXKURS: MULTIPROJEKTMANAGEMENT ......................................... 77

28.1 Grundlagen............................................................................................................. 77
28.2 Vorgehen................................................................................................................ 77
28.3 Übung: 2 Projekte Anton und Berta ........................................................................ 77
28.4 Gemeinsamer Ressourcenpool .............................................................................. 78
28.5 Übung: Ressourcenpool ......................................................................................... 78
28.6 Ressourcen in Anton und Berta verwenden ........................................................... 78

29 EXKURS: EINSTELLUNGEN: PROJEKTVORLAGEN.......................... 81

29.1 Grundlagen............................................................................................................. 81
29.2 Projektvorlagen erstellen ........................................................................................ 81
29.3 Die Standardvorlage: GLOBAL.MPT ...................................................................... 81
29.4 Element kopieren.................................................................................................... 81

30 ALTERNATIVE: IDEEN ZUR DETAILPLANUNG .................................. 82

30.1 Grundlagen............................................................................................................. 82
30.2 Beispiel: Excel-todo Liste ....................................................................................... 82
30.3 Muster eines Arbeitspaketes .................................................................................. 83

31 ALTERNATIVE: MIT EXCEL RESSOURCEN ÜBERWACHEN............. 84

31.1 Grundlagen............................................................................................................. 84
31.2 Einfacher Ressourcenplan mit MS-Excel ............................................................... 84
31.3 Aktuelle Schritte (Rückmeldung zum 30.6)............................................................. 85
31.4 Analyse................................................................................................................... 85
31.5 Grafische Darstellung aller Kenngrößen................................................................. 86
31.6 Bericht erstellen...................................................................................................... 86

32 ANHANG: ZUSAMMENSTELLUNG DER BEISPIELE .......................... 87

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 7

MS-Project Workshops

1 Kurzdarstellung - Projektmanagement

1.1 Aspekte eines Projektes

PROJEKTMANAGEMENT Projektumfeld
Betroffene einbinden,
Information Beteiligter,
Projektplanung Mitbestimmung
Phasenmodelle
Projektstrukturplan
Einmaligkeit
Netzplan
Vorgänge & Arbeitspakete
Komplexität
Projektorganisation
Projekt Projektleiter
bestimmte Projektmitarbeiter,
Dauer
Ziel Teilprojektleiter,
Lenkungsausschuss etc.
Projektkommunikation
außerhalb von Arbeitssitzungen,
Routine- Abstimmsitzungen, Infoflüsse
Ressourcen Risiko
angelegenheiten
etc.
(Kosten, sonstige
Sachmittel, Zeit,
Ressourcenplanung,
beschränkte Kapazitäten)
Projektcontrolling
Überwachung, periodische
Soll/Ist-Vergleiche, Berichtswesen

Die Bereiche
r Projektplanung
r Ressourcen
r Projekcontrolling können weitgehend mit Software (z.B. MS-Project) abgedeckt
werden
Die Bereiche:
r Projektorganisation
r Projektkommunikation und
r Projektumfeld
sind größten Teils von kommunikativen Fähigkeiten abhängig

© 09/01 / Dr. Schüttengruber Pr2k123 Seite: 8