Organisation eines Planspiel-Events im September

2019

Projektarbeit

Innerhalb des Projektmanagement

Brandenburgische technische Universität

Fakultät 3

Masterstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen

betreuender Hochschuldozent: Frau Dr. Prof. Näser

Erstell von:

Achraf Zaher 3402403

Yousef Alkhatib 3824565
Zakaria Borani 3643336

28.06.201
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis ......................................................................................................................................... 2
Einleitung ............................................................................................................................................................... 3
1 Definition der Ziele- und Risiken- Projekt ...................................................................................................... 4
1.1 Projektdefinition ......................................................................................................................................... 4
1.2 Projektkriterien ........................................................................................................................................... 4
1.3 Projektziele ................................................................................................................................................. 5
1.4 Projektrisiko ................................................................................................................................................ 7
2 Definition des Projekts Umfelds ...................................................................................................................... 7
2.1 Projektumfeld ............................................................................................................................................. 7
2.2 Stakeholder ................................................................................................................................................ 8
2.3 Kommunikation in Projekten .................................................................................................................... 8
2.4 Kommunikationsmatrix ............................................................................................................................. 9
3 Planung der Projektorganisation sowie inhaltliche Planung des Projektes ............................................ 10
3.1 Projektorganisation ................................................................................................................................. 10
3.2 Projektstrukturplan .................................................................................................................................. 11
3.3 Arbeitsaufgaben Beschreibung ............................................................................................................. 12
3.3.1 Informationen sammeln .................................................................................................................. 12
3.3.2 Eventsraum reservieren .................................................................................................................. 12
3.3.3 Tische und Stühle organisieren ..................................................................................................... 12
3.3.4 Excel Dateien anlegen .................................................................................................................... 12
3.3.5 Lieferanten recherchieren ............................................................................................................... 12
3.3.6 Angebote vergleichen ..................................................................................................................... 12
3.3.7 Anzeige auf der Webseite .............................................................................................................. 12
3.3.8 Kommunikation mit Firmen in der Region .................................................................................... 12
3.3.9 Technische Anforderungen abschließen ...................................................................................... 12
3.3.10 Tische gestalten ............................................................................................................................. 12
3.3.11 Materialannahme ........................................................................................................................... 12
3.3.12 Teilnehmer bedienen .................................................................................................................... 13
3.4 Zuordnung den Aufgaben entsprechende Mitarbeiter ....................................................................... 13
4 Ablauf‐ und Terminplanung, Ressourcen‐ und Kostenplanung ............................................................... 14
4.1 Gantt Plan ................................................................................................................................................. 16
4.2 Vorgänger – Nachfolger ......................................................................................................................... 17
4.3 Meilensteinen für das Planspiel Event ................................................................................................. 18
4.4 Teamplanung und Kapazitätsbedarf ..................................................................................................... 20
5 Kostenübersicht ............................................................................................................................................... 22

1
Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektziel .......................................................................................................................... 6

Abbildung 2: Ziele des Planspiels ............................................................................................................ 6
Abbildung 3: Risiko des Planspiels........................................................................................................... 7
Abbildung 4: Kommunikation in Projekten ............................................................................................. 8
Abbildung 5: Kommunikationsmatrix...................................................................................................... 9
Abbildung 6: Organigramm ................................................................................................................... 10
Abbildung 7: PSP.................................................................................................................................... 11
Abbildung 8: Phasen und Meilensteinen .............................................................................................. 14
Abbildung 9: Planspiel Phasen .............................................................................................................. 15
Abbildung 10: Gantt Plan ...................................................................................................................... 16
Abbildung 11: Dauer der Phasen ........................................................................................................... 17
Abbildung 12: Teamplanung ................................................................................................................. 21

2
Einleitung

Im Rahmen unseres Projektmanagement-Moduls sind die Studenten eingeladen, ein

vorgeschlagenes Projekt zu organisieren.

In dieser Arbeit wird das Thema „Organisation eines Planspiel-Events“ behandelt und
es ist um fünf Wichtige Achse gegliedert: Erstens Definition der Ziele- und Risiken-
Projekt, dann Definition des Projektumfelds, danach kommt Planung der
Projektorganisation sowie inhaltliche Planung des Projektes, außerdem den Ablauf‐
und Terminplanung, Ressourcen‐ und Kostenplanung erwähnt, Letztendlich die
Dokumentation/ Kommunikation, Controlling, Abschluss.

Ziel dieses Projekts ist es, die Organisation des Planspiels zu erleichtern, die wichtigen
Phasen für seine Realisierung zu identifizieren, die Aufgaben unter dem Gruppenteam
aufzuteilen, die Entwicklung und das Funktionieren des Projekts als Ganzes zu
kontrollieren, insbesondere die Durchführung des Spiels und die Zufriedenheit der
Beteiligten zu gewährleisten.

Diese Arbeit wird wie bereits erwähnt in 5 Teile gegliedert. Jeder Teil wird sich mit den
Fragen befassen, die sich aus dem Projektmanagement Bereich ergeben

3
1 Definition der Ziele- und Risiken- Projekt

1.1 Projektdefinition
Laut DIN 69901 ist Ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit
der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe,
zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber
anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.

Unser Projekt lautet Planspiel und es lässt sich als ein Lehrverfahren definieren, „das
dem Lernenden Gelegenheit gibt, Entscheidungen für ein wirklichkeitsbezogenes,
periodengegliedertes Zeitablaufmodell zu treffen und die Qualität der Entscheidungen
auf Grund der quantifizierenden Periodenergebnisse zu überprüfen“ (Kaiser/Kaminski
1999, S.172).

Planspiele sind Simulationen. Solche Simulationen werden durchgeführt, um sich auf

die Komplexität einer praktischen Situation vorzubereiten, denn und soweit die
Ausbildung nicht direkt oder nur mit unkalkulierbaren Folgen für die Praxis
durchgeführt werden kann. Planspiele haben, sofern sie sehr realistisch sind, den
Vorteil, dass sie eine Probebehandlung, Experimente, gewagte Aktionen ermöglichen,
vor allem aber Entscheidungen treffen können, deren Folgen in der Simulation zu
spüren sind, die aber "nur" ohne großen Schaden für die Beteiligten gespielt werden.
Dennoch kann gerade diese Testbehandlung eine nachhaltige Veränderung in der
Bewertung von Inhalten und Verhalten bewirken.

1.2 Projektkriterien
1. Einzigartigkeit: Die Aktivitäten des Projekts werden einmalig und nicht zyklisch
durchgeführt, um einen definierten Zustand zu erreichen.

2. Klares Ziel: Es gibt ein klares und messbares Ziel, was das Projekt erreichen
soll.

3. Zeitliche Begrenzung: Der Beginn und das Ende eines Projekts sind klar
definiert und geplant.

4
 4. Finanzielle Beschränkung: Die Kosten für das Projekt können ermittelt und
von den Betriebskosten abgegrenzt werden.

5. Teamarbeit: Die Arbeit erfolgt interdisziplinär - in Teamarbeit - und bewegt sich

außerhalb der Grenzen.

6. Projektergebnis: Der Output des Projekts kann ohne Überschneidung mit

anderen Projekten bestimmt werden.

7. Eigene Organisation: Das Projekt erfordert eine eigene Organisation.

1.3 Projektziele
Das Projektziel beschreibt den Zustand, der am Ende eines Projekts erreicht werden
muss. Es repräsentiert Informationsmanagement im Sinne der drei Dimensionen des
magischen Dreiecks (Qualität, Zeit und Kosten). Ziele sind für die Planung, Kontrolle
und Steuerung von Projekten notwendig. Wenn es sie nicht gibt, scheitern einzelne
Aktivitäten wie das gesamte Projekt, weil sie nicht koordiniert werden. Ein
mangelhaftes Zielsystem hat auch negative Auswirkungen.

Es ist notwendig, dass alle Projektbeteiligten das Ziel des Projekts kennen und
verstehen. Sie wird in der Projektdefinition definiert. Es sei darauf hingewiesen, dass
die Lösung nicht vorgeschlagen wird. Am Ende des Projekts wird das Ziel mit den
Ergebnissen verglichen. Das definierte Ziel kann durch die Projektphasen,
Arbeitsschritte, Definition der Projektziele, Definition der Projektaufgaben, Kontrolle
der Leistungen, Qualifikationsanforderungen, Projektorganisation und
Kompetenzmatrix erreicht werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Klassifizierung von
Ergebnissen und Verfahren in Ziele. Es ist leicht zu unterscheiden, was nach
Abschluss des Projekts erreicht werden muss (System-Ziele) und was während der
Projektlaufzeit erreicht werden muss (Vorgehensziele).

5
 Abbildung 1: Projektziel

Das Projektziel in unserem Projekt ist Übrigens die Organisation eines Planspiels an
der ZFE (Zentrum Effiziente Fabrik Senftenberg). Danach werden die Projektziele
definiert und zwischen den System- und den Prozesszielen untergliedert.

Abbildung 2: Ziele des Planspiels

6
1.4 Projektrisiko
Projektrisiken sind Ereignisse im Verlauf eines Projekts, die sich negativ auf die
Projektergebnisse auswirken. Jedes Projektrisiko stellt eine potenzielle Bedrohung für
das Projekt dar und gefährdet Projekttermine, Kosten, Ergebnisse und Qualität - aber
auch die Kundenzufriedenheit kann massiv aus dem Gleichgewicht geraten.
Projektrisiken sind "abstrakte Ideen", weil sie immer in der Zukunft liegen. Daher ist es
nicht vorhersehbar, ob das Projektrisiko eintreten wird oder nicht, ob es potenzielle
Schäden verursachen wird oder nicht. Die Ursache ist ein mögliches zukünftiges
Ereignis im Projekt, das zu unerwünschten Folgen führen kann. Der Effekt hingegen
ist die unerwünschte Folge selbst.

Projektrisiken können nur durch ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihre Folgen

gesteuert werden. Die folgende Tabelle veranschaulicht das Zusammenspiel von
Risiko, Ursache, Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen, Gegenmaßnahmen.

Abbildung 3: Risiko des Planspiels

2 Definition des Projekts Umfelds

2.1 Projektumfeld
Was gehört nun eigentlich zum Projektumfeld? Da ein Projekt ein komplexes sozio-
technisches System darstellt, kann man das Umfeld recht gut in sachliche und soziale
Umfeldfaktoren aufteilen. Zu den Sachfaktoren zählen dabei das natürliche bzw.
physische, technische, ökonomische, organisatorische, gesellschaftliche und
rechtliche Umfeld, zum sozialen Umfeld die sogenannten Stakeholder, also alle
Personen und Personengruppen, die ein berechtigtes Interesse am Projekt oder
seinen Ergebnissen haben

7
2.2 Stakeholder
In diesem Schritt werden alle Personen oder Personengruppen erarbeitet, die mit dem
Projekt in Verbindung stehen. Das können Personen sein, die direkt mitarbeiten, aber
auch externe betroffene (z.B. Anwohner, andere Abteilungen …) oder interessierte
Personen.

um die an dem Projekt interessierten Personen zu identifizieren, ist es daher

notwendig, diese Fragen zu beantworten.

Wer ist am Projekt beteiligt?

Welche sonstigen betroffenen oder interessierten Parteien sind zu

berücksichtigen?

Welche Unterstützer hat das Projekt?

Für unser Projekt sind die Stakeholder bzw. Interessierte Parteien:

1. Auftraggeber 2. Die BTU 3. Die Teilnehmer 4. Die Firmen 5. Der Lieferant 6.

Mitarbeiter/Moderatoren 7. Organisationteam

2.3 Kommunikation in Projekten

Die Kommunikation in Projekten ist ein zentrales Thema für den Projektleiter und die
Projektbeteiligten. Deshalb schenken alle Projektmanagementverbände der
Kommunikationsplanung und -umsetzung große Aufmerksamkeit - beim PMI (Project
Management Institute) ist das Kommunikationsmanagement einer der zehn Bereiche
des Projektmanagementwissens.

Im Allgemeinen kann die Kommunikation mit einem Transceiver-Modell beschrieben

werden. Das bedeutet, dass eine Nachricht (über einen Kanal / Medium) zwischen
einem Sender und einem Empfänger ausgetauscht wird

Abbildung 4: Kommunikation in Projekten

8
2.4 Kommunikationsmatrix
Eine Kommunikationsmatrix bietet die Möglichkeit zu bestimmen, welche Teilnehmer
in welchen Projektsituationen mit welchen Maßnahmen informiert werden. Es ist daher
ein gutes Werkzeug, um die Kommunikation im Projekt zu planen und die Teilnehmer
auch in schwierigen Projektsituationen nicht zu vergessen.

Abbildung 5: Kommunikationsmatrix

9
3 Planung der Projektorganisation sowie inhaltliche Planung
des Projektes

3.1 Projektorganisation
Die Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von Menschen und der dazu
gehörigen Infrastruktur, für die Vereinbarungen bezüglich Autorität, Beziehungen und
Zuständigkeiten unter Ausrichtung auf die Geschäfts -und Funktionsprozesse
getroffen wurde. Dieses Kompetenzelement umfasst, die Entwicklung und
Aufrechterhaltung von geeigneten Rollen, Organisationsstrukturen, Zuständigkeiten
und Fähigkeiten für das Projekt. (IPMA, 2007:57)

Es gibt in der Realität verschiedene Mischformen von Projektorganisationen und jede

wird an die jeweiligen Anforderungen angepasst. Dennoch lässt sich grundlegend
zwischen drei verschiedenen Arten von Projektorganisationen unterscheiden. Es
handelt sich um die autonome Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und
die Einfluss-Projektorganisation.

Die Projektorganisation für dieses Projekt ist als Einfluss-Projektorganisation

gegliedert. Da das Projekt klein, intern und nicht kritisch ist. So können
Projektmitarbeiter in ihren Abteilungen verbleiben und ihr Fachwissen von dort
beziehen. Das folgende Organigramm zeigt die Projektorganisation.

Abbildung 6: Organigramm

10
3.2 Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist das Herzstück eines jeden Projektes. In ihm wird das Projekt
strukturiert und in Teilprojekte sowie Arbeitspakete gegliedert. Als Gliederung bieten
sich verschiedene Möglichkeiten an: Die am häufigsten anzutreffende
Gliederungsform ist die funktionsorientierte Gliederung. Es gibt daneben aber auch
zahlreiche andere Möglichkeiten der Gliederung, wie zum Beispiel die objekt- oder
phasenorientierte Gliederung. Daneben sind auch Mischformen möglich.

Der Projektstrukturplan in diesem Projekt ist gemischtorientiert gegliedert. Die zweite

Ebene ist Phasenorientiert gegliedert und dir dritte Ebene ist Funktionsorientiert
gegliedert. Das folgende Gramm zeigt den Projektstrukturplan.

Abbildung 7: PSP

11
3.3 Arbeitsaufgaben Beschreibung
3.3.1 Informationen sammeln
Hier sollen aller mögliche Informationen über das Planspiel gesammelt, um einen
Überblick über die Organisation zu haben. Z.B. die Teilnehmerzahl, die benötigten
Material fürs Spiel.

3.3.2 Eventsraum reservieren

Kontakt mit dem Standort aufnehmen, um den Eventsraum zu den
Veranstaltungstagen zu reservieren.

3.3.3 Tische und Stühle organisieren

Kontakt mit dem Standort aufnehmen, um die benötigen Tische und Stühle zu den
Veranstaltungstagen bereit zu stellen.

3.3.4 Excel Dateien anlegen

Kosten zusammenstellen und die in Excel Dateien anlegen.
3.3.5 Lieferanten recherchieren
Möglichkeiten zum Catering in der Stadt recherchieren und eine Liste erstellen bzw.
Angebote bei interessanten Lieferanten einholen.

3.3.6 Angebote vergleichen

Die eingeholten Angebote vergleichen, um das geeignetste Angebot zu finden bzw.
bestellen.

3.3.7 Anzeige auf der Webseite

Kontakt mit dem Rechenzentrum aufnehmen, um eine Anzeige fürs Event auf der
Webseite zu erstellen.

3.3.8 Kommunikation mit Firmen in der Region

Firmen in der Region recherchieren und eine Liste der Firmen, die eine potenzielle
Interesse an das Planspiel haben könnten, erstellen bzw. mit denen Kontakt
aufnehmen und sie über das Event informieren.

3.3.9 Technische Anforderungen abschließen

Die benötigen technische Anforderungen abschließen z.B. Whiteboards, Mikrophone.
3.3.10 Tische gestalten
Gestaltung von Tischen, dass die Moderatoren alle Teilnehmer ohne Schwierigkeiten
erreichen können bzw. die Tische mit den Spielboards ausstatten lassen.

3.3.11 Materialannahme
Die Bestellungen an dem Tag der Veranstaltung annehmen.

12
3.3.12 Teilnehmer bedienen
Die Verpflegung am Tag der Veranstaltung realisieren.

3.4 Zuordnung den Aufgaben entsprechende Mitarbeiter

PSP-Code Teilaufgabe (TA) Arbeitspaket (AP) M

1.1.1 Projekt erfassen Projektteam
1.1.1.1 Informationen Sammeln Projektteam
1.1.2 Team Organisation Projektteam
1.2.1 Standort absprechen Projektteam
1.2.1.1 Eventsraum reservieren PM-MA3
1.2.1.2 Tische und Stühle organisieren PM-MA2
1.2.2 Catering Projektteam
1.2.2.1 Lieferanten recherchieren PM-MA1
1.2.2.2 Angebote vergleichen Projektleiter
1.3.1 Kostenplan entwickeln Projektleiter
1.3.1.1 Excel Dateien anlegen PM-MA3
1.3.2 Marketingplan entwickeln PM-MA1
1.3.2.1 Anzeige auf der Webseite PM-MA2
1.3.2.2 Kommunikation mit Firmen in der Region PM-MA1
1.3.3 SWOT Analyse durchführen PM-MA1, PM-MA3
1.4.1 Eventsraum vorbereiten Moderatoren
1.4.1.1 Technische Anforderungen abschließen Moderatoren
1.4.1.2 Tische gestalten Moderatoren
1.4.2 Verpflegung MA1, MA2
1.4.2.1 Materialannahme MA1, MA2
1.4.2.2 Teilnehmer bedienen MA1, MA2
1.4.3 das Planspiel durchführen Moderatoren
1.5.1 Steuerung Projektleiter
1.5.2 Dokumentation Projektleiter
1.5.3 Auswertung / Optimierung Projektteam

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4 Ablauf‐ und Terminplanung, Ressourcen‐ und Kostenplanung:

Die Ablaufplanung des Projekts ist ein wesentlicher Schritt für das richtige
Management von Zeit, Ressourcen und Kosten. Sie stellt die Abfolge der
verschiedenen Aufgaben eines Projekts sicher und vermeidet auch Verzögerungen,
die das effektive Funktionieren unseres Projekts beeinflussen können. Zur
übersichtlichen Gliederung und besseren Nachvollziehbarkeit wird der Ablauf
zusätzlich in Phasen gegliedert, deren Beginn und Ende Meilensteine markieren.

Abbildung 8: Phasen und Meilensteinen

Die Phasen werden es uns ermöglichen, die Organisation unseres Projekts zu

strukturieren, während die Meilensteinen es uns ermöglicht, zu definieren, was wir von
einer genauen Phase erwarten, d.h. dem Endergebnis. und somit zur nächsten Phase
überzugehen.

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Die Phasen, die für das Logistik-Planspiel entscheidend sind, sind in der vorliegenden
Grafik dargestellt.

Abbildung 9: Planspiel Phasen

Die Vorarbeit ermöglicht es, das Projekt richtig zu identifizieren, so viele Informationen
wie möglich zu sammeln, die Bedürfnisse und Anforderungen des Projekts zu
identifizieren. Diese Phase spielt eine wichtige Rolle für den Fortschritt des Projekts,
da sie es auch erlaubt, Rollen zu definieren, Aufgaben zu organisieren und das Projekt
als Ganzes zu klären.

In der Konzeptphase sind die relevanten Anspruchsgruppen vertreten, Sei es denn

das Projektteam, der Auftraggeber, die Lieferanten oder noch die Behörden. Diese
Phase ermöglicht es, mit den verschiedenen Parteien zu kommunizieren, um die Ziele
und Erwartungen an das Projekt zu identifizieren, und die Umgebung für das Projekt
vorzubereiten, z.B. bei der Suche nach Lieferanten, der Reservierung des Raums, der
Identifizierung des Ausstattungsbedarfs usw.

In der Planungsphase ist, sowohl die Marketingstrategie als auch die Budgetstrategie
zu planen, um ein angemessenes Management der verfügbaren Kosten und
Ressourcen zu gewährleisten.
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Die Vorletzte Phase ist die Umsetzung und die Ausführung der Aufgaben am Tag des
Planspiels, sie besteht darin, die letzten Vorbereitungen vor Beginn des Events zu
treffen und den reibungslosen Ablauf und das Funktionieren der Aufgaben am Tag der
Veranstaltung zu gewährleisten.

Das letzte Phase ist der Abschluss das Projekt, es betrifft alle Aspekte, die für den
Abschluss eines Projekts notwendig sind, nämlich die Dokumentation, die Steuerung,
Meeting zwischen dem Projektteam und Auftraggeber über den gesamten Prozess,
die kritische Punkte sowie die zu verbessernde Punkte.

4.1 Gantt Plan

Die Terminierung des Planspiels kann mit Hilfe der Gantt-Diagramm ausgeführt
werden. Die Terminierung liefert den Endtermin und die Zwischentermine des
Projektes, unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten. Der Planungsvorgang ergibt für
jede Tätigkeit einen frühesten und einen spätesten Anfangs- und Endtermin. Das
folgende Bild gibt einen ersten Einblick in die Realisierung des Projekts auf dem Gantt-
Diagramm. Der gesamte Plan befindet sich in der MS-Projekt Datei.

Abbildung 10: Gantt Plan

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Das Management des Logistik-Planspiels hat als Anfangsdatum den 21.05.201 und
endet am 10.10.2019. Die Entscheidung über die Termine wird auf der Grundlage der
Bedeutung jeder Phase sowie der mit dieser Phase verbundenen Aufgaben getroffen.
Die Beteiligung aller Parteien spielt auch eine wichtige Rolle bei der Festlegung der
Dauer jeder Phase und Aufgabe. Im Folgenden stellen sind die Hauptphasen mit ihrer
Dauer vor. Die Realisierung des Projekts auf dem MS-Projekt ermöglicht es, die Dauer
jeder Phase und Aufgabe zu visualisieren.

Abbildung 11: Dauer der Phasen

4.2 Vorgänger – Nachfolger

Die Vorgänger – Nachfolger ermöglichen den Übergang von einer Aufgabe zur
anderen, indem es die Art der Beziehungen zwischen den verschiedenen Aufgaben
und Meilensteinen respektiert. Die meisten Aufgaben unseres Planspiels folgen Ende-
Anfange-Beziehung. Die Excel-Datei enthält die verschiedenen Beziehungen, die für
das Planspiel bestehen und die auf dem Gantt-Diagramm gestellt sind.

17
4.3 Meilensteinen für das Planspiel Event
Jeder Meilenstein ermöglicht es, das erreichte Ergebnis zu messen. Ist das definierte
Ziel erreicht oder nicht? ist es notwendig, Änderungen an unserer Phase
vorzunehmen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen? und validiert uns schließlich,
um zur nächsten Phase zu kommen.

Ziele und Anforderungen des Projekts definiert: Umsetzung der zu erreichenden Ziele,
des Endziels unseres Planspiels sowie der erwarteten Nebenziele. Die verschiedenen
Phasen im Zusammenhang mit unserem Planspiel-event werden es uns ermöglichen,
die notwendigen Informationen für unser Projekt zu sammeln, relevante Ideen und
Termine zu identifizieren, die verschiedenen Aufgaben zu organisieren und die Arbeit
im Team zu verteilen.
18
Konkretes Umsetzungskonzept steht: Erstellung eines Konzepts für die Umsetzung
der in der vorangegangenen Phase erarbeiteten Ideen; das erwartete Ergebnis ist die
Erstellung eines Aktionsplans, um Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation,
der Kommunikation zwischen den Beteiligten, der Erstellung eines internen und
externen Kommunikationsplans sowie der Sicherstellung, dass das Projekt wie
definiert abläuft.

Planung abgeschlossen: Die erwarteten Ergebnisse sind die Festlegung des Budgets
für das Planspiel Projekt und die Ermittlung der Kosten und Abgaben für jeden Schritt
sowie für alle notwendigen Ressourcen. Zusätzlich zum Budget wollen wir einen
Marketing- und Kommunikationsplan erstellen, um über unser Projekt zu
kommunizieren und eine große Anzahl von Interessenten zu haben.

Realisierung abgeschlossen: Das erwartete Ziel ist es, die mit dem Planspiel
verbundenen Aufgaben, nämlich die Vorbereitung der Räumlichkeiten abzuschließen
und die Veranstaltung vor Beginn des Projekts ordnungsgemäß zu organisieren. Es
soll auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, das reibungslose
Funktionieren ihrer Aufgaben zu gewährleisten, dass alles gut respektiert wird und
somit die Zufriedenheit der Teilnehmer während des Fortschritts der Veranstaltung
gewährleistet ist.

Projekt abgeschlossen / Optimierung: Das ultimative Ziel dieser letzten Phase ist es,
Kosten und Ressourcen zu kontrollieren. das Projekt als Ganzes zu bewerten. Sind
die definierten Ziele erreicht? Sind die Kunden unseres Auftraggebers zufrieden?
Welche Punkte sollen bei dem nächsten Event verbessert werden? und vor allem,
unseren Kunden zu helfen, Aktionen und Strategien zur Optimierung zukünftiger
Veranstaltungen zu entwickeln.

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4.4 Teamplanung und Kapazitätsbedarf

PSP- Teilaufgabe (TA) Teamplanung Mitarbeiter Dauer Kapazitätsbedarf

Code Arbeitspaket (AP) [Tage] [Tage]
1.1. Vorarbeit
1.1.1. Projekt erfassen PM -M1, PM-M2, PM-M3 6 5
1.1.1.1. Information sammeln Projektleiter, PM-M1, PM-M2, 3 3
PM-M3
1.1.2. Team Organisieren Projektleiter, PM-M1, PM-M2, 3 3
PM-M3
1.2. Konzeption
1.2.1. Standort absprechen PM - M3, PM-M2 7 7
1.2.1.1 Eventsraum reservieren PM - M3 7 2
1.2.1.2 Tische und Stühle PM - M2 7 2
organisieren
1.2.2. Catering Projektleiter, PM-M1, 10 3
1.2.2.1 Lieferanten recherchieren PM - M1 5 3
1.2.2.2 Angebote vergleichen Projektleiter 4 2
1.3. Planung
1.3.1. Kostenplan entwickeln Projektleiter 7 7
1.3.1.1 Excel Daten anlegen PM - M3 3 2
1.3.2. Marketing-plan entwickeln PM - M1 10 3
1.3.2.1 Anzeige auf der Website PM - M2 3 2
1.3.2.2 Kommunikation mit PM - M1 7 2
Partnerfirmen
1.3.3. SWOT Analyse PM - M1, PM - M3 12 8
1.4. Ausführung / Realisierung
1.4.1. Eventsraum vorbereiten Moderator M1 2 2
1.4.1.1 Technische Anforderungen Moderator M1 2 1
abschließen
1.4.1.2 Tische gestalten Moderator M1 2 1
1.4.2. Verpflegung 2 2
1.4.2.1 Materialannahme MA 1, MA 2 2 1
1.4.2.2 Teilnehmer bedienen MA 1, MA 2 2 2
1.4.3. Das Planspiel Durchführung Moderator M1, Moderator M2, 2 2
Moderator M3
1.5. Projektabschluss
1.5.1. Steuerung Projektleiter, PM-M1, PM-M2, 80 62
PM-M3
1.5.2. Dokumentation Projektleiter 5 5
1.5.2. Auswertung / Optimierung Projektleiter 2 2

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Für die Verwaltung der Ressourcen und ihrer Kapazität haben wir versucht, die
Aufgaben auf das gesamte Personal zu verteilen, um eine Überlastung zu vermeiden,
wir haben auch so gearbeitet, dass jede Person während ihres Arbeitstages nicht an
mehr als zwei Aufgaben arbeitet. Die Dauer zeigt die geschätzte Anzahl von Tagen für
die Ausführung einer Aufgabe, während das Kapazitätsbedarf die genaue Dauer
angibt, in der die mit der Aufgabe verbundene Mitarbeiter die Aufgabe ausführen kann.
Die folgende Grafik zeigt, dass kein Mitarbeiter überlastet ist

Abbildung 12: Teamplanung

21
5 Kostenübersicht

In der Kostenartenrechnung werden die Kosten eines Projekts erfasst und einer
überschaubaren Zahl von Kostenartenzugeordnet. Die Projektkostenrechnung
verwendet dabei grundsätzlich die gleiche Kostenartengliederung wie das betriebliche
Rechnungswesen.

In diesem Projekt entstehen keine Sach- und Dienstleistungskosten, da das Projekt

intern ist. Für die Personalkosten sind wir davon ausgegangen, dass die
Arbeitsnehmer Masterstudierenden seien sollten, die als studentische Hilfskraft
eingestellt sind. Von daher wäre der Stundenlohn 11,1 Euro (als studentische Hilfskraft
mit Bachelorabschluss).

Zeiteinheit (Monaten) Mai Jun Jul Aug Sep Summe

Personalaufwand (Std.) Stundensatz [€]
Abt. Projektmanagement (3MA) 73 120 162 157 97 609 h
Abt. Moderatoren Team (3MA) 0 0 0 0 60 60 h
Abt. Beschaffung (2MA) 0 0 0 0 16 16 h
Personalkosten
Abt. Projektmanagement 11,1 810,3 1332 1798,2 1742,7 1076,7 6759,9 €
Abt. Moderatoren Team 11,1 0 0 0 0 666 666 €
Abt. Beschaffung 11,1 0 0 0 0 177,6 177,6 €
7603,5 €
Materialkosten
Catering 0 0 0 0 600 600 €
600 €
Sach- und Dienstleistungskosten
Energiekosten 0 0 0 0 0 0 €
Wasserkosten 0 0 0 0 0 0 €
0 €

Sonstiges 0 0 0 0 0 0 €

Gesamtkosten 8203,5 €

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