Zeitmanagement

1. Zeitmanagement - was ist das? 2. Wozu Zeitmanagement?

Was ist Zeitmanagement Wozu Zeitmanagement Fnf Generationen Beispiel Stroebe Beispiel Covey

Gesellschaftliche Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur

3. Zeitmanagement im Wandel (5 Generationen) 4. Zeitmanagements im Sinne von Stroebe 5. Zeitmanagement im Sinne von Covey 6. Resume 7. Empfehlung

bung

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Folie 1

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1. Zeitmanagement - was ist das?
Jedem Menschen stehen 24 Stunden tglich zur Verfgung! Die Ressource Zeit ist klar und gerecht verteilt. Warum aber haben die einen keine Zeit und andere langweilen sich?
Zeit (gr.) = tempus
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Wer keine Zeit hat, hat nicht Unordnung bei seiner Zeit, sondern bei seinen Aufgaben!
Es sind zu viele, zu grosse und zu unwichtige Dinge, die man in seine tglichen 24 Stunden packt!
Zeitmanagement = Selbstmanagement
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Im engeren Sinne bedeutet das: Arbeit, Beruf und Leistung zu optimieren. Die Zeit beherrschen, statt sich von ihr beherrschen zu lassen.
Im weiteren Sinne bedeutet das: Zeit zu schaffen fr andere elementare Lebensbereiche (Familie, Freunde, soziales Umfeld, Gesundheit, Sinnfrage).
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Heute spricht man von dem
Ganzheitlichen Zeitmanagement
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Zeitsouvernitt als Lebensqualitt

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2. Wozu Zeitmanagement
(gesellschaftl. Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur)
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Frher:

Lebensrythmus des Menschen richtete sich nach den Jahreszeiten, nach Hell und Dunkel Seit der Industriellen Revolution und der Erfindung der mechanischen Uhren existiert eine unnatrliche lineare Zeitordnung
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Heute:

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Seit Beginn des 20. Jahrhunderts hat die Gesellschaft immer schnellere Vernderungen erfahren. Die Zeitverwendung luft auf eine Rationalisierung hin Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Zge und das Auto beschleunigen das Tempo
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Durch Fax, Internet, Satellitenkommunikation sind wir mit der Welt und miteinander in Echtzeit in Kontakt
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Zeitverdichtung: In eine Stunde will der Mensch so viele Aktivitten wie mglich hinein packen.
Mehrere Ttigkeiten werden gleichzeitig ausgefhrt. Neue Zeitbindungen: durch z.B. Selbstbedienung, Bankautomaten = bertragung von Ttigkeiten durch ffentliche Trger aufgrund von Personaleinsparung
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Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Zge und das Auto erhhen das Tempo des sozialen Lebens Fax, Internet, Satellitenkommunikation ermglichen einen schnellen/direkten Austausch von Informationen
Die Informationsflut verdoppelt sich etwa alle zwanzig Monate!!
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3. Zeitmanagement im Wandel
Konsequenz der beschleunigten Lebenszeit: Verlust von Ruhe und Mue Verlust von Rythmen und Regelmigkeit
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Verlust von Spontaneitt, Freizeit

Verlust der Gesundheit (Hurry Sickness)
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Steigende Anforderungen an die Zeitplanung verursachten/verursachen wachsende Schwierigkeiten der Menschen diese zu bewltigen.
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Bildung von Expertentum

Beispiel Stroebe Beispiel Covey

Wachsende Zahl der Publikationen zum Thema Zeitmanagement

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Werte/Normen
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Folie 12

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Wertewandel Zeitmanagement im Wandel
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Gegenwrtig geht der Trend dahin, die natrliche Zeitordnung wieder zu entdecken.

Beispiel Stroebe Beispiel Covey

(Nicht immer ist schneller auch besser.)

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Folie 13

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Fnf Generationen des Zeitmanagements
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Ziel- und Prioritten-Konzept (3. Generation)
- Illustration am Beispiel Stroebe Was ist Zeitmanagement Wozu Zeitmanagement Fnf Generationen Beispiel Stroebe Beispiel Covey

Zeit ist Geld

Geld wchst mit der Zeit aber Zeit nicht durch Geld.
Geld lsst sich auf Vorrat anlegen Zeit nicht.

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Fazit: Nichts ist schlimmer als Zeitverschwendung!

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Manager verschwenden Zeit. Untersuchungen haben ergeben, da von 1000 Arbeitsstunden eines Managers im Durchschnitt 20 Prozent verloren gehen. Das ist ein immenser finanzieller Verlust. - 93% ihrer verbalen Kontakte kommen ad hoc zustande - keine erkennbaren Muster, nach der sie ihre Zeit einteilen - springen von Problem zu Problem
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Noch schlimmer als der finanzielle Verlust, ist der Verlust der Zeit - da unwiderruflich! Deshalb gilt: Die Zeit, die uns bleibt, bestens zu nutzen und eine gute persnliche Grundeinstellung zur Zeit einzunehmen.
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Folie 17

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Was ist Zeitmanagement Wozu Zeitmanagement

- Delegation von Ziel, Kompetenz und Verantwortung

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Arbeitsmethodik

Perfektionismus abgewhnen (Zeitverschlei) Arbeitssucht erkennen und daran arbeiten Energie (geistig u. gefhlsmig) sparen Ziele formulieren (fr Leben und Arbeit) Bewltigen von Aufgaben mit Hilfe einer guten

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Jede gute Arbeitsmethodik basiert auf: 1. Klarheit der Ziele
2. Aufgaben
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3. Prioritten
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Wer mehr arbeitet , als er kann, ist ein Narr - kein Held. (Quelle: Erhard Dietl)

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Wer vom Ziel nichts weiss, wird den Weg nicht finden. (Christian Morgenstern)
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Klarheit der Ziele:

Jedes sinnvolle Vorgehen - im Leben allgemein oder in de Arbeit speziell - beginnt damit, dass Ziele formuliert werden. Ziele setzen unser Verhalten in Gang.

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Was ist ein Ziel?
ein in der Zukunft liegender, angestrebter Zustand mit eindeutiger Beschreibung, das vorausgedachte Ergebnis, der Punkt, der zu treffen beabsichtigt ist.
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Folie 21

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Ein Ziel hat die Funktion, Energie zu mobilisieren, die Aufmerksamkeit zu lenken, die Ausdauer zu erhhen. Klare Ziele ermglichen eindeutige Prioritten und wirkungsvolle Selbstregelung.
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Was ist Zeitmanagement

Das Bestimmen von Prioritten:

Wozu Zeitmanagement

1. Ziele definieren 2. Aufgaben sammeln 3. Ordnen nach Wichtigkeit 4. Ordnen nach Dringlichkeit 5. Festlegen der Prioritten 6. Zeitbedarf festlegen 7. Zeitraum festlegen

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Ttigkeitsanalyse

(Stroebe S. 71)

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Gewichtung der Aufgaben - nach Wichtigkeit mit A, B, C - nach Dringlichkeit

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Ordnen der Aufgaben mir Hilfe der ABC-Analyse

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Eliminieren -Delegieren -Rationalisieren
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ABC-Analyse
B-Aufgaben A-Aufgaben ganz/teilweise delegieren, selbst und sofort: Mitarbeiter qualifizierter tun/veranlassen C-Aufgaben in den Papierkorb, (weg-)rationalisieren
dringlich
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C-Aufgaben auf jeden Fall delegieren/rationalisieren

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5. Zeitmanagement im Sinne Coveys
Paradigmenwechsel (zuerst in den USA, dann auch in Europa) Time is Life Time is Money
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Wer bedauert auf dem Sterbebett, dass er nicht mehr Zeit im Bro verbracht hat?
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Prinziporientierter Ansatz:

Nicht wir kontrollieren unser Leben, sondern Prinzipien

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Abkehr von Immer-schneller-hrter-klger-mehr Werte indentifizieren, d. h. dem Kompass des Gewissens folgen Die Uhr vernachlssigen - mehr dem Kompass folgen
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Uhr
Zusagen Verabredungen Zeitplne Ziele Ttigkeiten

Kompass
Visionen Werte Prinzipien Lebensphilosophie Gewissen Orietierung

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Was fangen wir mit unserer Zeit an, wie verwenden wir sie?

Was ist uns wichtig, wie fhren wir unser Leben?

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Der Weg zum Wesentlichen von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit
Wir haben in userem Leben sowohl mit
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Dringlichkeit als auch mit Wichtigkeit zu tun. Aber in unseren tglichen Entscheidungen dominiert meist einer dieser beiden Faktoren.

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Quadrant der Qualitt
Dringend Nicht dringend

- Krisen - Drngende Probleme - Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit

II
-

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Vorbereitung Vorbeugung Werteklrung Planung Beziehungsarbeit Echte Erholung

III

- Unterbrechungen, einige Anrufe - Manche Post - Einige Konferenzen - Viele anstehende, drngende Angelegenheiten

IV

Triviales, Geschftigkeit Wurfsendungen Manche Anrufe Zeitverschwendende Beschftigung - Fluchtaktivitten

Folie 30

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6. Resume
Die (bisherigen) fnf Generationen des Zeitmanagements sind nicht klar voneinander abzugrenzen. Die nachfolgende baut vielmehr auf der vorherigen auf. Sie ist jeweils eine Weiterentwicklung der vorherigen Stufe. Sie wgt ab, bernimmt sinnvolles und verwirft weniger sinnvolles unter Bercksichtigung der aktuellen Zeitkultur.
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Die aktuelle, fnfte Generation, das Eigendynamik-Konzept, ist eine Ergnzung der vierten Generation. Man soll seine innere Zeitkologie noch besser kennenlernen.
Zeitplanung im klassischen Sinne wird nachrangig. Innere Bedrfnisse bekommen einen hheren Stellenwert.
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Strkeres Gesundheitsbewusstsein und der Wunsch im Einklang mit der Natur leben zu wollen.
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Work - Life - Balance

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Folie 33

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7. Empfehlung
Nicht jedes Konzept, ist fr jeden Menschen sinvoll. (Perslichkeitsabhngig) Das Konzept: - Tagesplan aufstellen - Prioritten setzen - Aufgaben der Klasse A, B oder C definieren - Srfaktoren bewltigen empfiehlt sich durchaus fr den Alltag!
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Freizeit sollte auch als solche verstanden werden; (auerdem: tglich eine stille Stunde)
Zeit schaffen fr - Familie - Freunde - soziales Umfeld - Gesundheit - Fragen nach dem Sinn
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