Skriptum MS-Excel-Aufbau TecTrain GmbH

Microsoft Excel - Aufbau
Für AnwenderInnen
www.tectrain.at
Ihr zertifizierter Qualitätsanbieter für Aus- und
Weiterbildung auf höchstem Niveau
Die tecTrain GmbH zählt mit Standorten in Wien und Graz zu Österreichs führenden Anbietern für
Aus- und Weiterbildung in den Bereichen IT und Business Skills. Wir bieten ein umfassendes Angebot
öffentlicher Kurse und Lehrgänge, als auch individueller Trainingslösungen für Unternehmen
und Organisationen.
Als akkreditierter Trainingspartner namhafter Hersteller und zertifizierter Qualitätsanbieter nach

Ö-CERT und CERT NÖ sind wir ein zuverlässiger und professioneller Weiterbildungspartner.
Inhaltsverzeichnis
1 Weiterführende Formeln, Funktionen und Befehle ........................................................... 6
1.1 Fehler in einem Arbeitsblatt ......................................................................................... 6
1.2 Kategorie Text ............................................................................................................. 9
1.3 Kategorie Datum & Zeit ............................................................................................. 15
1.4 Add-Ins ...................................................................................................................... 16
1.5 Kategorie Math. & Trigonom. .................................................................................... 17
1.6 Kategorie Statistik...................................................................................................... 18
1.7 Kategorie Logik .......................................................................................................... 21
1.8 Kategorie Matrix ........................................................................................................ 23
1.9 Kategorie Finanzmathematik ..................................................................................... 24
1.10 Datenbankfunktionen ................................................................................................ 24
1.11 Verschachtelte Funktionen ........................................................................................ 24
1.12 Matrizen ..................................................................................................................... 26
1.13 Übung ........................................................................................................................ 29
1.14 Die Arbeit mit einer Verweis-Funktion ....................................................................... 29
1.15 Zellschutz einrichten .................................................................................................. 33
1.16 Dokumentschutz aufheben ........................................................................................ 34
1.17 Arbeitsmappe schützen ............................................................................................. 35
1.18 Übung 1 ..................................................................................................................... 36
1.19 Übung 2 ..................................................................................................................... 37
1.20 Die Index-Funktion .................................................................................................... 38
1.21 Übung ........................................................................................................................ 38
1.22 Benutzerdefinierte Zahlenformate ............................................................................. 39
1.23 Bedingte Formatierung .............................................................................................. 44
1.24 Hyperlinks .................................................................................................................. 48
2 Arbeiten mit Datenlisten ..................................................................................................... 51
2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste ................................................................ 51
2.2 Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld .................................................................. 52
3 Arbeiten mit der Datenüberprüfung .................................................................................. 55
3.1 Datenregel festlegen ................................................................................................. 55
3.2 Vorhandene Daten nachträglich prüfen .................................................................... 58
3.3 Ausdehnen der Datenüberprüfung ............................................................................ 59
4 Zielwertsuche ...................................................................................................................... 60
5 Konsolidieren ...................................................................................................................... 61
6 Der Szenario-Manager ........................................................................................................ 64
6.1 Die Problemstellung .................................................................................................. 64
6.2 Die Arbeit mit Schätzdaten ........................................................................................ 64
6.3 Der Aufruf des Szenario-Managers ........................................................................... 65
6.4 Einen Bericht für die Szenarien erstellen .................................................................. 66
6.5 Ein Szenario anzeigen und bearbeiten ..................................................................... 67
6.6 Ein Szenario löschen ................................................................................................. 68
6.7 Übungen .................................................................................................................... 68
7 Datenanalyse mithilfe von Datentabellen ......................................................................... 69
7.1 Datentabelle mit einer Variablen ............................................................................... 69
7.2 Datentabelle mit zwei Variablen ................................................................................ 71
8 Solver ................................................................................................................................... 73
8.1 Der Solver an einem Beispiel .................................................................................... 73
8.2 Übungen .................................................................................................................... 78
9 Die Pivot-Tabelle ................................................................................................................. 79
9.1 Was ist eine Pivot-Tabelle? ....................................................................................... 79
9.2 Eine Datenliste wird benötigt ..................................................................................... 79
9.3 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge .................................................................................. 79
9.4 Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen ......................................................................... 82
9.5 Detailwissen zur Pivot-Tabelle .................................................................................. 83
9.6 Die Pivot-Tabelle wird verändert ............................................................................... 83
tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 3

9.7 Zeilen und Spalten vertauschen ................................................................................ 84
9.8 Filtern und Sortieren .................................................................................................. 85
9.9 Daten gruppieren ....................................................................................................... 87
9.10 Extreme Werte anzeigen ........................................................................................... 88
9.11 Übung ........................................................................................................................ 88
9.12 Die Datenquelle ändern ............................................................................................. 89
9.13 Zeitachse einfügen .................................................................................................... 89
9.14 PowerPivot und PowerView ...................................................................................... 90
10 Eine Tabellenliste erstellen / in einen Bereich einfügen ................................................. 91
10.1 Einfügen einer Tabellenliste im Standardformat ....................................................... 91
10.2 Tabellenformat ändern .............................................................................................. 93
10.3 Einfügen einer Tabellenliste unter Verwendung einer Formatvorlage ...................... 94
10.4 Filtern mit Datenschnitten .......................................................................................... 95
10.5 Löschen einer Tabellenliste ....................................................................................... 95
10.6 Excel Ideen ................................................................................................................ 96
11 Excel-Daten gliedern ........................................................................................................... 98
11.1 Eine Beispieltabelle ................................................................................................... 98
11.2 Zellbereiche ein- und ausblenden ............................................................................. 99
11.3 Die Gliederung entfernen ........................................................................................ 100
11.4 Ebenen und Bereiche selbst bestimmen ................................................................. 100
11.5 Übung ...................................................................................................................... 100
12 Teilsummen und Teilergebnisse ..................................................................................... 101
12.1 Teilsummen ............................................................................................................. 101
12.2 Übung ...................................................................................................................... 102
12.3 Teilergebnisse ......................................................................................................... 102
13 Diagramme ......................................................................................................................... 104
13.1 Break-Even-Analyse ................................................................................................ 104
13.2 Sparklines ................................................................................................................ 107
13.3 Verbunddiagramm ................................................................................................... 111
13.4 Diagramme um Datenreihen erweitern ................................................................... 115
13.5 Skalierung ................................................................................................................ 118
13.6 Übungen .................................................................................................................. 119
13.7 Anzeigeeinheiten der Wertachse (Y-Achse) ändern ............................................... 120
13.8 Übung Autofederung ............................................................................................... 121
13.9 Übungen .................................................................................................................. 122
13.10 Datenbeschriftungen ............................................................................................... 124
13.11 Erstellen eines Pivot-Diagramms (PivotChart) ........................................................ 126
13.12 Interessante und neue Diagrammtypen .................................................................. 128
14 Illustrationen (Grafiken, ClipArts etc.) einfügen ............................................................ 133
14.1 Onlinegrafik (ClipArt) einfügen ................................................................................ 133
14.2 Bearbeiten von eingefügten grafischen Objekten ................................................... 134
14.3 Die Bildtools ............................................................................................................. 134
14.4 3D-Grafik ................................................................................................................. 140
14.5 Piktogramme ........................................................................................................... 141
14.6 Handschriftliche Zeichnungen in Grafiken umwandeln ........................................... 142
14.7 Grafiken und Objekte einem Diagramm zufügen .................................................... 144
14.8 Übung ...................................................................................................................... 148
14.9 Add-Ins aus dem Office Store beziehen ................................................................. 148
15 Makros - Arbeitsabläufe automatisieren ......................................................................... 153
15.1 Ein Makro aufzeichnen ............................................................................................ 153
15.2 Ein Makro starten .................................................................................................... 155
15.3 Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen .................................................................... 156
15.4 Übung ...................................................................................................................... 157
16 Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion ................................................................. 158
16.1 Prozeduren .............................................................................................................. 158
16.2 Bestandteile einer benutzerdefinierten Funktion ..................................................... 158
16.3 Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag ......................................................... 159

16.4 Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen ................................................................ 160
16.5 Übung ...................................................................................................................... 161
17 Datenimport und -export .................................................................................................. 162
17.1 Datenaustausch über die Zwischenablage ............................................................. 162
17.2 Das Symbol Einfügen .............................................................................................. 163
17.3 Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter ...................................................................... 165
17.4 Externe Bezüge ....................................................................................................... 166
17.5 OLE und DDE .......................................................................................................... 167
17.6 Object Linking and Embedding – OLE .................................................................... 167
17.7 Dynamischer Datenaustausch – DDE ..................................................................... 171
17.8 Übung ...................................................................................................................... 175
17.9 Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten .......................................................... 175
18 Vorlagen ............................................................................................................................. 179
18.1 Die Vorteile einer Vorlage ....................................................................................... 179
18.2 Eine Vorlage einrichten ........................................................................................... 179
18.3 Die Vorlage speichern ............................................................................................. 182
18.4 Eigene Vorlagen im Datei-Menü ............................................................................. 183
18.5 Die Vorlage für eine neue Arbeitsmappe verwenden .............................................. 184
18.6 Die Vorlage ändern.................................................................................................. 185
18.7 Übung ...................................................................................................................... 186
19 Formulare ........................................................................................................................... 187
19.1 Gültigkeit und Zellschutz ......................................................................................... 187
19.2 Steuerelemente ....................................................................................................... 190
19.3 Formatieren ............................................................................................................. 196
19.4 Ausdruck .................................................................................................................. 196
19.5 Übung Schieberegler ............................................................................................... 198
20 OneDrive und Microsoft Office 2019 Online ................................................................... 200
20.1 In der Cloud speichern (OneDrive).......................................................................... 200
20.2 Microsoft Office Online ............................................................................................ 202
21 Arbeitsmappen freigeben ................................................................................................. 206
21.1 Die Arbeitsmappe in einem Netzwerk freigeben ..................................................... 206
21.2 Freigeben über die Cloud ........................................................................................ 221
21.3 Eine Arbeitsmappe in Excel Online freigeben ......................................................... 223
22 Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server ................................................................ 226
22.1 SharePoint aufrufen................................................................................................. 226
22.2 Dokumente bearbeiten, die nicht gesperrt sind ....................................................... 227
22.3 Auschecken und Einchecken einer Datei ................................................................ 229
22.1 Gleichzeitiges Bearbeiten von Arbeitsmappen ....................................................... 232
22.2 Aufgabenbereich Verlauf ......................................................................................... 233
22.3 Upload - Dokumente auf den SharePoint-Server hochladen .................................. 234
22.4 Dateien synchronisieren .......................................................................................... 238
22.5 Übungen .................................................................................................................. 238
23 Einstellungen in Excel durchführen ................................................................................ 239
23.1 Optionen .................................................................................................................. 239
23.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen ........................................................ 244
24 Anhang Lösungen ............................................................................................................. 248
25 Stichwortverzeichnis ........................................................................................................ 258

1 Weiterführende Formeln, Funktionen und Befehle
Unter einer Formel versteht man eine Anweisung, um bestimmte Berechnungen in einer Zelle
durchzuführen. Folgende Elemente können Bestandteil einer Formel sein:
• Werte • Namen • Funktionen
• Zellbezüge • Bereiche • Operatoren.
In der Praxis werden oft Kombinationen dieser Elemente verwendet.
1.1 Fehler in einem Arbeitsblatt

Wenn bei der Berechnung eines Ergebnisses in einer Formel
Probleme auftreten, zeigt Excel eine Fehlermeldung an. Ange-
nommen, Sie geben in einem Arbeitsblatt in der Zelle D2 die
Zahl 5 und darunter einen beliebigen Text ein. In die Zelle D5
tragen Sie eine Formel ein: =D2+D3. Diese Formel ist falsch, da
ein Wert mit einem Text addiert werden soll. Nachdem Sie den
Eintrag mit (¢)-Taste abgeschlossen haben, erscheint die Feh-
lermeldung #WERT! und in der oberen linken Ecke der Zelle se-
hen Sie ein kleines grünes Dreieck . Steht der Zellcursor auf
der fehlerhaften Zelle, sehen Sie links davon ein Kontextsymbol
(früher: SmartTag). Fehlermeldung mit Kontextsymbol
Wie Sie fehlerfrei einen Wert mit einem Text verknüpfen können,
ist ab der Seite 10 beschrieben.
Fehlerüberprüfung
Wie eine Grammatikprüfung verwendet Microsoft Excel bestimmte Regeln, um Probleme in For-
meln zu ermitteln. Diese Regeln garantieren aber nicht, dass die Kalkulationstabelle keine Prob-
leme enthält! Mit ihnen lassen sich jedoch die häufigsten Fehler finden. Sie können diese Regeln
einzeln aktivieren oder deaktivieren.
Die Einstellungen für die automatische Fehlerprüfung finden Sie unter Datei-Menü,
, Seite Formeln, Bereich Fehlerüberprüfung:
Excel-Optionen, Seite Formeln

Ist die Prüfung aktiviert, erscheint ein Fehler-Kontext-
symbol, wenn die Zelle markiert wird.
Klicken Sie auf das Kontextsymbol neben der Fehler-

zelle, um die Optionen zu dieser Fehlermeldung (hier:
#WERT!) anzeigen zu lassen.
Sie können die Fehlerprüfung auch manuell durchfüh-

ren, indem Sie auf der Registerkarte Formeln in der
Gruppe Formelüberwachung das Symbol Fehler- Kontextsymbol Fehler
überprüfung wählen:
Manuelle Fehlerüberprüfung
Mit den Schaltflächen [Zurück] und [Weiter] können Sie die Fehler einzeln "abklappern", im Dia-
logfeld wird dabei eine kurze Fehlerbeschreibung angezeigt.
Wenn das Arbeitsblatt zuvor auf Fehler überprüft, diese aber ignoriert wurden, se-
hen Sie die Anzeige der Probleme erst nach einer Zurücksetzung der ignorierten
Fehler! Dazu klicken Sie in den vorher zu sehenden Excel-Optionen auf die Schalt-
fläche
.
Fehlermeldungen
Die folgenden Fehlermeldungen können in Excel angezeigt werden:
Fehlermeldung Mögliche Ursachen
#WERT! Es wird mit einem falschen Datentyp gerechnet, wie im vorher gezeigten
Beispiel auf der Seite 6.
#DIV/0! Eine Zahl wird durch Null dividiert, z.B. =5/0
#NAME? Text in einer Formel wird nicht als Funktions- oder Bereichsname er-
kannt, vielleicht wurde der Name falsch geschrieben (Registerkarte For-
meln, Gruppe Definierte Namen, Schaltfläche Namen definieren).
#NV Ein Wert für eine Funktion oder Formel ist nicht verfügbar. Zwei Bei-
spiele:
1. Sie kennen den Wert eines Arguments noch nicht und haben dafür
stellvertretend die Zeichenkette #NV (Nicht Verfügbar) eingegeben.
2. Das Suchkriterium in einer Verweisfunktion ist kleiner als der kleinste
Wert im Kopf der Matrix.
#BEZUG! Ein Verweis auf eine Zelle ist ungültig, weil beispielsweise die Zeile oder
Spalte, in der sich diese Zelle befand, gelöscht wurde.

Fehlermeldung Mögliche Ursachen
#ZAHL! In einer Funktion wird ein unzulässiges Argument verwendet. Ein Bei-
spiel: In einer Datumsfunktion wird mit einer negativen Jahreszahl
(-2019) gerechnet.
#NULL! Diese Fehlermeldung tritt unter anderem auf, wenn Sie einen Schnitt-
punkt für zwei Bereiche angeben, für die kein Schnittpunkt existiert.
Ein Beispiel: =SUMME(B8:B11 E8:E11). Hier fehlt zwischen den Be-
reichsangaben das Semikolon ;
Richtig: B8:B11;E8:E11
Wenn in einer Zelle statt einer Zahl diese Zeichen ##### erscheinen, ist dies keine Fehlermel-
dung. Die Spaltenbreite für die Darstellung dieser Zahl ist zu gering (Registerkarte Start, Gruppe
Zellen, Schaltfläche Format, Befehl Spaltenbreite oder Spaltenbreite automatisch anpas-
sen). Bei einem Verweis auf diese Zelle wird aber mit dem richtigen Wert gerechnet.
Formelüberwachung
Verwendet eine Formel Vorgänger- oder Nachfolgerzellen, kann mithilfe von Spurpfeilen die Be-
ziehung zwischen diesen Zellen und der Formelzelle grafisch dargestellt und somit angezeigt
werden, auf welche Zellen die Formel für Ihre Berechnung zugreift. Vor allem bei der Suche nach
der Ursache eines Fehlers kann diese Spur zum Vorgänger bzw. Nachfolger hilfreich sein. Enthält
z.B. die Zelle B6 die Formel =A3, dann ist die Zelle A3 ein Vorgänger von Zelle B6 und B6 ein
Nachfolger der Zelle A3.
Spur zum Vorgänger/Nachfolger einblenden

Gehen Sie wie folgt vor, um die Spurpfeile zum Vorgänger oder Nachfol-
ger einzublenden: Markieren Sie die entsprechende Zelle und klicken Sie
auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf
die Schaltfläche Spur zum Vorgänger bzw. Spur zum Nachfolger.
Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Spurpfeil gelangen Sie direkt zur Vorgänger- bzw.
Nachfolgerzelle, was vor allem dann sinnvoll ist, wenn diese außerhalb des sichtbaren Bereichs
liegt.
Spur zum Vorgänger Spur zum Nachfolger
Spur zum Fehler einblenden

Mithilfe von Spurpfeilen lässt sich auch die Fehlerquelle einer Zelle mit
Fehlerwert ermitteln: Markieren Sie die Zelle, die den Fehlerwert enthält,
klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüber-
wachung auf den Pfeil der Schaltfläche Fehlerüberprüfung und wäh-
len Sie im Untermenü den Befehl Spur zum Fehler. Registerkarte Formeln

Spur zum Fehler
Spurpfeile löschen
Beim Speichern der Arbeitsmappe werden die Spurpfeile von
Excel gelöscht. Um die Pfeile zu löschen, ohne die Arbeits-
mappe zu speichern, klicken Sie auf der Registerkarte For-
meln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltflä-
che Pfeile entfernen. Ein Klick auf den Pfeil der Schaltflä-
che öffnet ein Untermenü, über das Sie auch nur die Spur zum
Registerkarte Formeln
Vorgänger oder die Spur zum Nachfolger löschen können.
1.2 Kategorie Text

Mit den Textfunktionen lassen sich in Excel Texte bearbeiten sowie Werte zwischen Text und
Zahlen konvertieren.
Steht der Funktionsname am Anfang einer Formel, muss davor unbedingt das Gleich-
heitszeichen = stehen!
Nachfolgend sind einige Textfunktionen und deren Verwendung aufgelistet:
Funktionsname
Erläuterung Beispiel Ergebnis
und Syntax
GROSS(Text) wandelt Text in Groß- GROSS("Haus") HAUS

KLEIN(Text) /Kleinbuchstaben um. KLEIN("Haus") haus
LINKS damit können Sie eine LINKS("Haus";3) Hau

(Text;Anzahl_Zeichen) vorgegebene Anzahl Zei-
RECHTS chen links bzw. rechts RECHTS("Haus";3) aus
(Text;Anzahl_Zeichen) vom Text bzw. beginnend
bei der Angabe Zeichen-
TEIL(Text;Start; TEIL("Haus";2;2) au
Nr. Start isolieren
Anzahl_Zeichen)
Um Daten, die mit einem Trennzeichen (z.B. Komma, Leerzeichen, Strichpunkt) versehen sind, in verschiedene Spalten
aufzuteilen, können Sie auch auf der Registerkarte Daten den Befehl Text in Spalten verwenden.
LÄNGE(Text) liefert die Anzahl der Zei- LÄNGE("Haus") 4

chen von Text
FINDEN sucht die Position von FINDEN("us";"Haus";1) 3

(Suchtext;Text;Start) Suchtext in Text ab der FINDEN("h";"Haus";1) #WERT
Position von Start; (nicht gefun-
Groß-/Kleinschreibung den)
wichtig, Jokerzeichen
sind nicht erlaubt!

Funktionsname
und Syntax
SUCHEN sucht die Position von SUCHEN("a*S";"Haus";1) 2

(Suchtext;Text;Start) Suchtext in Text ab der SUCHEN("a*S";"Mastgans";1) 2
Position von Start;
SUCHEN("a*S";"Mastgans";3) 6
Groß-/Kleinschreibung
unerheblich, Joker er-
laubt!
ERSETZEN(Alter_Text; ersetzt auf der Basis der ERSETZEN("2018";3;2;"19") 2019

Start;Anzahl_Zeichen; Anzahl von Zeichen, die ERSETZEN("12.5";3;1;",") 12,5
Neuer_Text) Sie angeben, einen Teil
eines Textes durch einen
anderen Text
GLÄTTEN(Text) löscht Leerzeichen vor GLÄTTEN(" Alfred Mustermann ")

und nach einem Text und Ergebnis: Alfred Mustermann
mehrere Leerzeichen –
bis auf eines – innerhalb
eines Textes.
VERKETTEN(Text1;Text2;…) verbindet einzelne VERKETTEN("'+49";" (089) ";12345) +49 (089)

Text1;Text2;… sind 1 bis maxi- Textelemente zu einer 12345
mal 30 Argumente Zeichenkette.
TEXTKETTE(Text1;[Text2];…) Ähnlich wie Verketten, A1:C1 enthält den Text „Jana“, „So- Jana Sophie
Text1;Text2;… sind 1 bis maxi- unterstützt aber zusätz- phie“ und „Winkler“ Winkler
mal 253 Argumente lich zu Zellbezügen auch TEXTKETTE(A1;" ";B1;" ";C1)
Bereichsbezüge.
WERT(Text) wandelt einen als Text WERT("1.000 €") 1000

eingegebene Zeichen- WERT("1234") 1234
folge – wenn möglich – in
WERT("12 34") #WERT
eine Zahl um
TEXT(Wert;Textformat) wandelt eine Zahl (Wert) TEXT(12,348;"0,00") 12,35

in Text mit bestimmtem TEXT(12,3;"000,00") 012,30
Format
Die Argumente können Sie entweder als Zellbezug oder als Text direkt eingeben, also
z.B. = GLÄTTEN(B9), wenn in der Zelle B9 Alfred Mustermann steht.
Textverknüpfung
Häufig ist es bei der Arbeit mit Tabellen notwendig, die Inhalte mehrerer Zellen in einer Zelle
zusammenzufassen.
Beispiel 1
Stellen Sie sich eine Adressliste vor, in der alle Informationen in gesonderten Spalten erfasst
werden. Um nun den kompletten Namen – bestehend aus Titel, Vorname und Name – in einer
zusätzlichen Zelle zusammenzufassen, geben Sie ihn nicht noch einmal ein.
Für diesen Fall stellt Excel Ihnen die Funktion VERKETTEN zur Verfügung. Mit dieser können
Sie bis zu 30 Textelemente miteinander verbinden. Das nachfolgende Beispiel aus der Datei
Kundenliste.xlsx zeigt die Eingabe der Argumente für die Funktion VERKETTEN im zweiten
Schritt des Funktions-Assistenten (Starten z.B. mit der Tastenkombination (ª_)+(F3)):

Die einzelnen Zellen getrennt durch Leerzeichen zusammensetzen
Ergebnis bei diesem Beispiel:
Beispiel: Tabelle Kundenliste in der Datei Kundenliste.xlsx
Beispiel 2
Neben der Funktion VERKETTEN gibt es noch eine andere Möglichkeit, Text aus verschiedenen
Zellen miteinander zu verknüpfen. Es gibt einen speziellen Operator, das Textverknüpfungs-Zei-
chen:
&
Tragen Sie in einem leeren Arbeitsblatt in die Zelle A1 Ihren Vornamen und in A2 Ihren Nachna-
men ein, z.B.:
A1: Anita
A2: Heintz
Diese beiden Namen sollen nun in die Zelle A5 übernommen werden, getrennt durch ein Leer-
zeichen. In der Zelle A5 ist einzutragen:
=A1&" "&A2
Textkonstante
Damit zwischen Vor- und Nachname ein Leerzeichen steht, wird es in die Formel übernommen.
Dieses Leerzeichen steht fest (konstant) in der Formel. Konstante Zeichen in einer Formel sind
mit Anführungszeichen " " einzurahmen.
Verknüpfung von Text und Wert

In Excel können Sie auch Texte und Werte miteinander verknüpfen. Das Alter soll noch hinter
dem Nachnamen stehen. Tragen Sie ein:
A3: 29
Erweitern Sie die Formel in der Zelle A5:

=A1&" "&A2&" "&A3&" Jahre alt"

Adressenlisten sollten unbedingt jeweils eine separate Spalte für Anrede, Titel, Vor-
name, Nachname, Straße, PLZ, Ort beinhalten. Haben Sie nur eine Spalte mit dem
kompletten Namen oder für PLZ und Ort, ist die Datei für viele Funktionalitäten un-
brauchbar (z.B. Serienbriefe, Sortierung, verschiedene Auswertungen).
Beispiel 3
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie erstellen auf der Grundlage einer Excel-Tabelle ein
Angebot mit einer Gültigkeit von einer Woche ab dem aktuellen Datum und wollen dies auch am
Ende der Tabelle schriftlich fixieren.
Eine Kombination der Funktionen TEXT und HEUTE (Seite 15) führt in Verbindung mit dem Ope-
rator & und eingefügtem Text zum gewünschten Ergebnis. In der Zelle A10 soll folgender Text
erscheinen:
Dieses Angebot gilt vom &aktuelles Datum &bis zum &aktuelles Datum + 7
Die Verknüpfung von Text, &-Zeichen und den Funktionen TEXT und HEUTE sieht folgenderma-
ßen aus:
="Dieses Angebot gilt vom " &TEXT(HEUTE();"TT.MM.") &" bis zum "
&TEXT(HEUTE()+7;"TT.MM.")
In der Zelle A10 wird der Text verknüpft
Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Wohnungsangebot.
Textkonvertierung
Auf der Seite 9 wurde es kurz erwähnt: Sie können Daten, die mit einem Trennzeichen (z.B.
Komma, Leerzeichen, Strichpunkt) versehen sind, in verschiedene Spalten aufteilen. Zum einen
haben Sie die Möglichkeit, eine Nur-Text-Datei in Excel mit dem Textkonvertierungs-Assistent zu
importieren, zum anderen können Sie auch Text, der bereits in einer Arbeitsmappe in einer Spalte
angeordnet ist, für eine Datenbank-Tabelle in getrennte Spalten aufgliedern:
1. Falls Excel geschlossen ist, öffnen Sie es mit einer neuen leeren Arbeitsmappe.
2. Klicken Sie im Datei-Menü auf den Befehl Öffnen und dann auf Durchsuchen.
3. Wählen Sie im nachfolgenden Explorer-Fenster im Listenfeld rechts vom Dateinamen den
Dateityp Alle Dateien oder Textdateien.

Den Datentyp ändern
4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem sich die Datei Daten.txt befindet und klicken Sie dop-
pelt auf den Dateinamen. Der Textkonvertierungs-Assistent wird geöffnet.
Handelt es sich bei der Datei, die die Daten enthält, um eine Excel-Arbeits-
mappe, starten Sie den Textkonvertierungs-Assistenten über die rechtsste-
hende Schaltfläche (Registerkarte Daten, Befehlsgruppe Datentools).
5. Bestimmen Sie den Dateityp Getrennt und legen Sie im Feld Import beginnen in Zeile
gegebenenfalls die Zeile fest, ab der die Daten aus der Textdatei eingefügt werden sollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Daten haben Überschriften und gehen Sie [Wei-
ter].
Den Dateityp festlegen
6. Im nächsten Schritt legen Sie das Trennzeichen fest, in diesem Beispiel nur den Strichpunkt
(Semikolon):

Das Trennzeichen festlegen
7. Klicken Sie auf [Weiter]. Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, das Datenformat der
einzelnen Spalten anzupassen. Das ist aber nur selten notwendig, denn Text-, Datum- und
Zahlenwerte werden in der Regel von Excel richtig erkannt.
Datenformat und Zielbereich festlegen
8. Zum Schluss klicken Sie auf [Fertig_stellen].

9. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Daten, Text in Spalten ab. Achten Sie
dabei unbedingt auf den Dateityp Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx)!

Nach der Textkonvertierung
1.3 Kategorie Datum & Zeit

Excel speichert alle Datums- und Zeitwerte intern als serielle Zahlen ab. Mit den Datums- und
Zeitfunktionen können Sie aus einer Datumszahl (z.B. 43857) die einzelnen Datumsangaben wie
Jahreszahl (2020), Monatszahl (1), Tageszahl (27) ermitteln und umgekehrt:
Datumsangaben
Die Grundeinstellungen für das Datumsformat nehmen Sie in der Systemsteuerung von Windows
10 vor: Startmenü, Einstellungen, Zeit und Sprache, Datums- und Uhrzeitformat ändern.
Nachfolgend sind einige Datumsfunktionen und deren Verwendung aufgelistet. Um das Beispiel-
Ergebnis zu erhalten, muss die jeweilige Zelle mit dem entsprechenden Zahlenformat formatiert
sein:
Funktionsname und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis
HEUTE() liefern das Datum als fort- am Montag, 27.01.2020
JETZT() laufende Zahl, ausgehend 10:53 Uhr : 43857

vom 1.1.1900 00:00 Uhr HEUTE()
ohne Argumente!!!
(=1,0). JETZT() liefert auch
incl. Bruchteil d. Tages: 43857,45401
den abgelaufenen Bruchteil
des Tages (Formatierungs- JETZT()
möglichkeiten beachten)
JAHR(Zahl) ermitteln die jeweiligen am Montag, 27.01.2020

MONAT(Zahl) Werte als ganze Zahlen aus TAG(JETZT()) 27
TAG(Zahl) der fortlaufenden Datums-
STUNDE(Zahl) zahl
MINUTE(Zahl)
SEKUNDE(Zahl)

Funktionsname und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis
WOCHENTAG(Zahl;Art) ermittelt aus einer Datums- WOCHENTAG("26.01.2020") ergibt 1

zahl eine Zahl von 1 (Sonn- (Sonntag!)
tag) bis 7 (Samstag), die WOCHENTAG("24.01.2020 ") ergibt 6
den Wochentag angibt. (Freitag)
DATUM(Jahr;Monat;Tag) ermittelt die fortlaufende Da- A6=2017; B6=3; C6=31

tumszahl aus berechneten DATUM(A6+3;B6-2;C6-4) 43857
Werten für Jahr, Monat und
formatiert: TT.MM.JJJJ 27.01.2020
Tag.
TAGE Ermittelt die Anzahl der TAGE(“09.10.2019”;”15.07.2019”) 86

(Enddatum;Ausgangsdatum) Tage in einem Zeitintervall.
Schaltjahre werden dabei
berücksichtigt. Zu beachten:
das Enddatum steht vor
dem Ausgangsdatum.
NETTOARBEITSTAGE ermittelt die Anzahl der Ar- NETTOARBEITSTAGE 14

(Ausgangsdatum;Enddatum; beitstage in einem Zeitinter- ("04.11.2019";"22.11.2019";
Freie Tage) vall. Wochenenden (Sams- “08.11.2019“)
tag und Sonntag) werden
automatisch nicht als Ar-
beitstage gerechnet. Als
Freie Tage sind Feier-
tage/Ferien anzugeben.
1.4 Add-Ins
Add-Ins sind Zusatzprogramme. Der Solver ist ein Beispiel für ein Add-In. Hiermit kann man in
Excel Befehle und Funktionen hinzufügen. Verwaltet werden die Zusatzprogramme in den Excel-
Optionen:
Excel-Optionen, Seite Add-Ins

Einige Datumsfunktionen (z.B. NETTOARBEITS-
TAGE, KALENDERWOCHE) gehören zu den Ana-
lyse-Funktionen. Ist die gewünschte Funktion im Funk-
tions-Assistenten nicht verfügbar, wählen Sie den
Weg: -Menü, , Seite Add-Ins. Klicken
Sie auf [Los…]. Im rechtsstehenden Dialogfeld sehen
Sie eine Liste aller verfügbaren Add-Ins. Aktivieren Sie
die Analyse-Funktionen. Verlassen Sie das Dialog-
feld Add-Ins über [_OK_].
Analyse-Funktionen aktivieren
Aktivierte Add-Ins erkennen Sie an dem Häkchen im Kontrollkästchen. Deaktivierte

Add-Ins werden lediglich aus dem Arbeitsspeicher, nicht aber von der Festplatte des
Computers entfernt.
1.5 Kategorie Math. & Trigonom.

In dieser Kategorie finden Sie eine Sammlung von mathematischen Funktionen. Die Funktion
SUMME gehört auch zu dieser "Familie". Nachfolgend sind einige mathematische und trigono-
metrische Funktionen und deren Verwendung aufgelistet:
Funktionsname
und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis
ABS(Zahl) ermittelt den Absolutwert ABS(5) 5

einer Zahl ABS(- 5) 5
(Löscht Vorzeichen)
PI() liefert den Wert der Kreis- PI() 3,14159265

ohne Argumente!!! zahl PI.
REST(Zahl;Divisor) liefert den Rest (zum REST(10;4,2) 1,6

ganzzahligen Ergebnis) (10 / 4,2 = 2 Rest 1,6)
der Division Zahl/Divisor
RUNDEN(Zahl; rundet eine Zahl auf eine RUNDEN(31,446;2) 31,45

Anzahl_Stellen) bestimmte Anzahl an De- RUNDEN(31,443;2) 31,44
zimalstellen mathema-
tisch.
AUFRUNDEN(Zahl; rundet die Zahl auf eine AUFRUNDEN(31,446;2) 31,45

Anzahl_Stellen) bestimmte Anzahl an De- AUFRUNDEN(31,443;2) 31,45
zimalstellen auf.
ABRUNDEN(Zahl; rundet die Zahl auf eine ABRUNDEN(31,446;2) 31,44

Anzahl_Stellen) bestimmte Anzahl an De- ABRUNDEN(31,443;2) 31,44
zimalstellen ab.
GANZZAHL(Zahl) rundet eine Zahl auf die GANZZAHL(31,446) 31

nächstkleinere ganze GANZZAHL(-31,446) -32
Zahl ab.

Funktionsname
und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis
KÜRZEN(Zahl;Anzahl_Stel- schneidet die Kommastel- KÜRZEN(8,9) 8

len) len der Zahl ab und liefert KÜRZEN(-8,9) -8
als Ergebnis entweder
KÜRZEN(5,49;1) 5,4
eine ganze Zahl oder mit
dem zweiten Argument KÜRZEN(PI()) 3
die Anzahl der Nachkom-
mastellen.
OBERGRENZE(Zahl;Schritt) rundet eine Zahl in OBERGRENZE(5,2;0,5) 5,5

UNTER- Sprüngen von Schritt auf UNTERGRENZE(5,2;0,5) 5,0
GRENZE(Zahl;Schritt) bzw. ab.
SUMMEWENN(PrüfBereich; addiert Zahlen aus Beispiel Seite 101

Kriterium;Summe_Bereich) Summe_Bereich, wenn
der Wert im Prüfbereich
auch: SUMMEWENNS mit Kriterium überein-
(Funktion WENNS sh. Seite stimmt.
21)
WURZEL(Zahl) liefert die Quadratwurzel WURZEL(81) 9

von Zahl.
1.6 Kategorie Statistik

Statistische Funktionen ermöglichen Ihnen aus Bereichen bestimmte Informationen herauszufil-
tern, z.B. die größte bzw. kleinste Zahl oder einen Durchschnittswert anzeigen zu lassen.
Nachfolgend sind einige statistische Funktionen und deren Verwendung aufgelistet:
Funktionsname
und Syntax
ANZAHL(Wert1;Wert2;…) ermittelt, wie viele Zellen

Wert1;Wert2;… sind 1 bis ma- im Bereich Zahlenwerte
ximal 30 Argumente enthalten sind.
ANZAHL2(Wert1;Wert2;…) ermittelt, wie viele Zellen

Wert1;Wert2;… sind 1 bis ma- im Bereich Zahlen oder
ximal 30 Argumente Text enthalten sind.
ANZAHLLEEREZELLEN zählt die leeren Zellen in

(Bereich) einem Bereich.
Achtung – es werden
auch Zellen gezählt, in de-
nen Formeln stehen, die
die leere Zeichenfolge ("")
liefern. Zellen, die Null-
werte enthalten, werden
nicht gezählt.

Funktionsname
und Syntax
ZÄHLENWENN zählt die nichtleeren Zel- A3:A6 enthält die Begriffe "Äpfel",
(PrüfBereich; len eines Bereichs, deren "Orangen", "Pfirsiche" und "Äpfel"
Suchkriterium) Inhalte mit dem Suchkrite- ZÄHLENWENN(A3:A6;
auch: ZÄHLENWENNS rium übereinstimmen. "Äpfel") 2
(Funktion WENNS sh. Seite 21)
MAX(Zahl1;Zahl2;…) ermittelt den Maximalwert,

MIN(Zahl1;Zahl2;…) den Minimalwert, den Mit-
telwert aus den angege-
MITTELWERT(Zahl1;Zahl2;
benen Zahlenwerten.
…)
(Gilt nicht für Text-Werte!)
Zahl1;Zahl2;… sind 1 bis maxi-
mal 30 Argumente
HÄUFIGKEIT gruppiert die Daten ent- siehe Einsatzmöglichkeiten

(Daten;Klassen) sprechend der Klassen-
einteilung und liefert die
Anzahl in jeder Klasse als
einspaltige Matrix.
Die Funktion muss als
Matrixformel abgeschlos-
sen werden (mit (Strg)+
(Shift)+ (Return)-
Taste)!
RANG(Zahl;Bezug;Reihenfolge) Ermittelt den Rang, den A1:A10 enthält die Zahlen 10, 20, 30,
eine Zahl innerhalb einer 40, …, 100
Liste von Zahlen ein- RANG(A3;A1:A10) bzw.
nimmt. RANG(A3;A1:A10;0) 8
Über das Argument Rei- RANG(A3;A1:A10;1) 3
henfolge kann festgelegt
werden, ob der Rang so
ermittelt wird, als wäre die
Liste in absteigender Rei-
henfolge sortiert (Wert = 0
oder keine Angabe) oder
in einer aufsteigenden
Reihenfolge (Wert = 1).
Einsatzmöglichkeiten
Die Funktion HÄUFIGKEIT können Sie z.B. verwenden, um aus den Ergebnissen einer Prüfung
herauszulesen, wie viele Prüflinge bis 20 Punkte, bis 40 Punkte usw. erreicht haben (Datei Wei-
tere Beispiele.xlsx, Arbeitsblatt Häufigkeit).
Besonders beachten müssen Sie bei dieser Funktion, dass der Ergebnisbereich und der Klas-
senbereich unterschiedlich groß sind. Im Klassenbereich (im nachfolgenden Bild in der Spalte E)
legen Sie die Intervallgrenzen fest, nach denen Sie die Zahlenwerte gruppieren möchten und im
Ergebnisbereich (im nachfolgenden Bild in der Spalte F) markieren Sie eine Zelle mehr, damit
Sie als letztes Ergebnis die Zahlenwerte erhalten, die größer als das höchste Intervall sind (hier
80).

Nachfolgend sehen Sie ein kleines Beispiel einer solchen Häufigkeitstabelle:
Häufigkeitstabelle
Wichtig ist:
1. Dass Sie vor dem Aufruf des Funktions-Assistenten die Ergebniszellen markieren
(bei diesem Beispiel: F3:F7).
2. Dass Sie das Dialogfeld Funktionsargumente nicht durch Klicken auf [_OK_], son-
dern mit der Tastenkombination
(Strg)+(ª)+(¢) (Strg+Shift+Return) abschließen!!!
Sonst kommen Sie nicht zu dem gewünschten Ergebnis.
Nach dem Abschluss sind an der Formel die geschweiften Klammern ungewöhnlich:
Sobald Sie versuchen, eine einzelne dieser Zellen zu löschen oder zu bearbeiten, erhalten Sie
folgende Fehlermeldung:
Fehlermeldung
Sie weist darauf hin, dass die Zellen nur gemeinsam bearbeitet werden können. Möchten Sie die
Funktion HÄUFIGKEIT wieder ändern oder entfernen, müssen Sie deshalb zuerst alle Zellen des
Ergebnis-Bereichs markieren, bevor Sie die Änderungen eingeben oder die Taste [Entf] drücken.
(Weitere Hinweise zum Umgang mit einer Matrixformel ab Seite 26.)

1.7 Kategorie Logik
Mit Logikfunktionen können Sie Vergleiche, Verknüpfungen oder Entscheidungen ausführen.
Nachfolgend sind logische Funktionen und deren Verwendung aufgelistet:
Funktionsname
und Syntax
WENN(Bedingung; trägt in die Zelle, in der Provisionsberechnung:

Dann_Wert;Sonst_Wert) die Funktion steht, den (in F9 steht der Umsatz)
Dann-Wert ein, wenn
WENN( F9>1000;10%;5%)
die Bedingung zutrifft,
andernfalls den Sonst-
Wert.
WENNS(Bedingung1; Ähnlich wie WENN, Die Testergebnisse (erreichte Punkt-

Dann_Wert1;Bedin- fragt aber bis zu 127 zahl) stehen in der Spalte A, mit der
gung2;Dann_Wert2;…;“WA unterschiedliche Bedin- Formel sollen die jeweiligen Noten
HR“;Sonst_Wert) gungen ab. Um einen ausgegeben werden:
Standardwert anzuge- =WENNS(A2>89;"1";A2>79;"2";A2>69
ben, der zurückgege- ;"3";A2>59;"4";WAHR;" nicht bestan-
ben wird, wenn keine den")
Bedingung erfüllt ist,
(siehe auch Einsatzmöglichkeiten)
wird für die letzte Be-
dingung das Argument
„WAHR“ eingegeben.
UND(Bedingung1; ergibt WAHR, wenn F8=BetrZugehörigk;F9=Umsatz

Bedingung2;…) beide Bedingungen zu-
Als Prüfung (Bedingung) in
WENN(UND(F8>5;F9>1000);10%;5%)
Wahrheitswert1;Wahrheits- treffen.
WENN() auch:
wert2;… sind 1 bis maximal

30 Bedingungen
ODER(Bedingung1; ergibt WAHR, wenn

Bedingung2;…) mindestens eine Bedin-
Wahrheitswert1;Wahrheits- gung zutrifft.
wert2;… sind 1 bis maximal
30 Bedingungen
FALSCH() liefert den Wahrheits-

WAHR() wert FALSCH bzw.
WAHR.
Einsatzmöglichkeiten
Die WENN-Funktion wird häufig in der Praxis eingesetzt. Sie können mit dieser Funktion die un-
terschiedlichsten Sachverhalte testen und in Abhängigkeit vom Ergebnis verschiedene Berech-
nungen durchführen, Texte ausgeben oder auf andere Zellinhalte verweisen.
Stellen Sie sich eine Projektliste vor, in der alle aktuellen Projekte mit dem jeweils dazugehörigen
einzuhaltenden Enddatum aufgeführt sind (Datei Weitere Beispiele.xlsx, Arbeitsblatt Projekte).
Nun soll bei Projekten, die in weniger als 60 Tagen fällig sind, in einer zusätzlichen Spalte Prio-
rität der Text hoch erscheinen. In dieser Spalte Priorität setzen Sie jeweils eine WENN-Funktion
ein, die den entsprechenden Termin aus Spalte B mit dem Datum aus Zelle B3 vergleicht.
Für Zelle C6 ist diese WENN-Funktion folgendermaßen aufgebaut:

=WENN(B6-$B$3<60;"hoch";"")
In Worten besagt diese Funktion: Wenn das Datum aus Zelle B6 minus dem Datum aus Zelle B3
kleiner als 60 Tage ist, soll der Text "hoch" ausgegeben werden. Ist dies nicht der Fall, soll gar
nichts ("") erscheinen.
Über den absoluten Bezug (die beiden Dollarzeichen) innerhalb des Bezugs B3 bereiten Sie die
Funktion für das Kopieren mit AutoAusfüllen in die Zellen C7 bis C11 vor:
WENN-Funktion
Möchten Sie mehrere Bedingungen nacheinander abfragen, können Sie eine entsprechende An-
zahl von WENN-Funktionen schachteln. Einfacher geht es jedoch mit der WENNS-Funktion, die
leichter lesbar ist und mit der Sie bis zu 127 Bedingungen nacheinander abfragen können. Um
einen Standardwert anzugeben, der zurückgegeben wird, wenn keine Bedingung erfüllt ist, geben
Sie als letzte Bedingung das Argument „WAHR“ ein.
In der Datei Noten.xlsx haben wir eine Prüfungsliste erstellt, in der im Bereich P8:P14 die Schul-
noten errechnet werden sollen. Diese ergeben sich aus den erreichten Prozent (Bereich N8:14)
mit Hilfe des Notenschlüssels in den Spalten R und S.
Aus diesen Angaben die Noten errechnen
Die Formel in der Zelle P8 lautet:
=WENNS(N8>=$R$13;$S$13;N8>=$R$12;$S$12;N8>=$R$11;$S$11;N8>=$R$10;$S$10;N8>
=$R$9;$S$9;"WAHR";$S$8)
Das bedeutet: Wenn der Prozentsatz in der Zelle P8 größer oder gleich ist wie der in Zelle R13
angegebene Prozentsatz von 95%, dann wird der Wert aus der Zelle S13 (also 1) ausgegeben.

Ist der Wert nicht größer oder gleich wird die nächste Bedingung geprüft, sprich ob er größer oder
gleich dem Prozentsatz in der Zelle R12 ist usw. Ist keine der Bedingungen erfüllt (Argument
„WAHR“), wird der Wert der Zelle S8 ausgegeben, was der Note 6 entspricht.
WENNS-Funktion
Kopieren Sie die Formel in den Bereich P9:P14 und speichern Sie die Datei ab, ohne den Namen
zu ändern.
Achten Sie hier auf die absolute Adressierung der Zellen aus dem Notenschlüssel, da-
mit die Formel kopierbar ist.
Mit der WENN-Funktion würde die Formel folgendermaßen lauten:

=WENN(N8>=$R$13;$S$13;WENN(N8>=$R$12;$S$12;WENN(N8>=$R$11;$S$11;
WENN(N8>=$R$10;$S$10;WENN(N8>=$R$9;$S$9;$S$8)))))
1.8 Kategorie Matrix

Mit Matrixfunktionen greifen Sie auf größere Bereiche zu und durchsuchen diese nach Informa-
tionen. Nachfolgend sind einige Matrixfunktionen und deren Verwendung aufgelistet:
Funktionsname und Syntax Erläuterung
SVERWEIS(Suchwert; sucht in der am weitesten links gelegenen Spalte einer Ta-

Matrix;Spaltenindex; belle nach einem Wert(e-Bereich) und liefert einen Wert aus
Bereich_Verweis) der gleichen Zeile aus einer von Ihnen angegebenen Spalte
Matrix = Tabelle ohne Spaltenüberschriften in der Tabelle. Einsatzmöglichkeiten Seite 29.
WVERWEIS(Suchwert; sucht in der obersten Zeile einer Tabelle nach einem

Matrix;Zeilenindex; Wert(e-Bereich) und liefert einen Wert aus der gleichen
Bereich_Verweis) Spalte aus einer von Ihnen angegebenen Zeile in der Ta-
Matrix = Tabelle ohne Spaltenüberschriften belle.
INDEX(Matrix;Zeile; liefert den Wert, der in einer beliebigen Matrix in Zeile;

Spalte)n Spalte steht. Häufig ermittelt man Zeile und Spalte mit der
Funktion VERGLEICH
VERGLEICH(Suchwert;Suchmatrix;Vergleichstyp) sucht innerhalb einer 1-spaltigen oder 1-zeiligen Such-

matrix (wie bei SVERWEIS i.d. linken Spalte) nach Such-
kriterium und liefert dessen PositionsNr. Vergleichstyp wie
bei SVERWEIS
SPALTE(Bezug) liefert die Spaltennummer (statt Spalte "E" die Zahl 5!)
ZEILE(Bezug) bzw. Zeilennummer von Bezug.

FORMELTEXT(Bezug) zeigt Formeln, die sich in der Bezugszelle befinden, als

Text an und dient damit der Dokumentation von Formeln
und Funktionen.
1.9 Kategorie Finanzmathematik

Die Kategorie Finanzmathematik enthält umfangreiche Berechnungsfunktionen für z.B. Abschrei-
bungen von Wirtschaftsgütern oder Zinsrechnungen. Nachfolgend sind nur einige finanzmathe-
matische Funktionen und deren Verwendung aufgelistet:
BW gibt den Barwert einer Investition zurück, also den gegen-

(Zins;Zeitraum;Annuität;Endwert;Fälligkeit) wärtigen Gesamtwert einer Reihe zukünftiger Zahlungen.
RMZ berechnet die regelmäßigen Zahlungen für einen be-

(Zins;Zeitraum;Barwert;Endwert;Fälligkeit) stimmten Zeitraum bei konstantem Zinssatz. Einsatzmög-
lichkeiten Seite 73.
ZW liefert den zukünftigen Wert (Endwert) einer Investition,

(Zins;Zeitraum;Annuität;Barwert;Fälligkeit) basierend auf konstanten Zahlungen und einem konstan-
ten Zinssatz.
1.10 Datenbankfunktionen
Alle Datenbankfunktionen in Excel besitzen die Syntax
FUNKTIONSNAME(Datenbank;Feld;Kriterien).
Die folgende Tabelle erläutert einige der Datenbankfunktionen zum Auswerten von Excel-Daten-
banken:
DBANZAHL zählt in einer bestimmten Spalte der Datenbank die Zel-

(Datenbank;Feld;Kriterien) len, die Zahlen enthalten und den angegebenen Bedin-
gungen entsprechen.
DBMAX ermittelt in einer bestimmten Spalte der Datenbank den

(Datenbank;Feld;Kriterien) größten Zahlenwert, der die festgelegten Bedingungen er-
füllt.
DBMIN ermittelt in einer bestimmten Spalte der Datenbank den

(Datenbank;Feld;Kriterien) kleinsten Zahlenwert, der mit den festgesetzten Bedingun-
gen übereinstimmt.
DBMITTELWERT(Datenbank;Feld; bildet in einer bestimmten Spalte der Datenbank den Mit-

Kriterien) telwert der Felder, die den angegebenen Suchkriterien
entsprechen.
1.11 Verschachtelte Funktionen

In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als eines der Argumente einer an-
deren Funktion zu benutzen. Zum Beispiel verwendet die nachfolgende Formel eine verschach-
telte Funktion MITTELWERT und vergleicht deren Ergebnis mit dem Wert 50.

Verschachtelte Funktion
Grenzen der Verschachtelungsebene

Eine Formel kann verschachtelte Funktionen in bis zu 64 Ebenen enthalten. Wenn Funktion B als
Argument in Funktion A verwendet wird, ist Funktion B eine Funktion zweiter Ebene. Beispiels-
weise sind die Funktionen MITTELWERT und SUMME in obiger Abbildung beide Funktionen der
zweiten Ebene, weil sie Argumente der WENN-Funktion darstellen. Eine verschachtelte Funktion
innerhalb der Funktion MITTELWERT wäre dann eine Funktion dritter Ebene usw.
Funktionen verschachteln mit dem Assistenten

Von der folgenden Umsatzliste (Datei Weitere
Beispiele.xlsx, Arbeitsblatt Verschachteln) soll
der gerundete Mittelwert errechnet werden.
Dazu wird zuerst die Funktion RUNDEN benö-
tigt. Stellen Sie den Zellcursor in die Zelle B9 und
rufen Sie einen der nachfolgenden Befehle auf:
• Symbol Funktion einfügen in der Bear-
beitungsleiste oder
• (ª_)+(F3) oder über
• das Symbol Funktion einfügen im Menü-

band auf der Registerkarte Formeln in der
Gruppe Funktionsbibliothek. Umsatzliste
Die Funktion RUNDEN auswählen
Klicken Sie in das Feld Zahl

Öffnen Sie in der Tabelle oben links am Anfang der Bearbeitungsleiste das
Namenfeld (Funktionsfeld) und wählen Sie die Funktion MITTELWERT.
Wird die Funktion, die Sie benötigen, in der Liste nicht angezeigt, klicken Sie
auf die Zeile Weitere Funkt.
Geben Sie das Argument (B2:B8) für die gewählte Funktion ein oder mar-
kieren Sie den Bereich mit der Maus: .
Liste Funktionen
im Namenfeld
Argument eingeben, aber nicht auf [_OK_] klicken!
Um wieder zu der übergeordneten Funktion zurückzukehren, klicken Sie nicht auf [_OK_], sondern
in der Bearbeitungsleiste auf den Namen der übergeordneten Funktion RUNDEN.
Tragen Sie anschließend noch die Zahl 0 für die Anzahl der Dezimalstellen ein und schließen Sie
dann erst das Dialogfeld über [_OK_]!
Argument für die übergeordnete Funktion eingeben und [_OK_]
1.12 Matrizen
Eine besondere Formelart ist die so genannte Matrixformel. Wenn in benachbarten Zellen For-
meln mit dem gleichen Inhalt eingesetzt werden, sollten Sie mit Matrixformeln arbeiten. Sie er-
leichtern Ihnen die Arbeit, wenn bestimmte Formeln wiederholt werden.
Der Umgang mit einer Matrixformel

Der Umgang mit einer Matrixformel wird am leichtesten durch ein kleines Beispiel verständlich.
Geben Sie in ein leeres Tabellenarbeitsblatt die folgenden Daten ein. Formatieren Sie die Zahlen
in der B- und in der C-Spalte als Euro-Währung (Kontextmenü, Befehl Zellen formatieren, Kate-
gorie Währung) und speichern Sie die Mappe unter dem Namen Matrix ab:

Die Daten und der markierte Bereich C2:C8
Mit der Tastenkombination (Strg)+(F1) oder mit einem Maus-Doppelklick auf einen Re-
gisternamen (Start, Einfügen, Seitenlayout …) verkleinern und vergrößern Sie das
Menüband, wie es bei diesem und dem nachfolgenden Bild zu sehen ist.
Zur Ermittlung des Gesamtpreises könnten Sie wie gewohnt in die Zelle C2 die entsprechende
Formel eintragen und diese anschließend in die Zellen C3 bis C8 kopieren.
Mit Hilfe der Matrixformel wird aber anders vorgegangen. Änderungen müssen in einer Matrixfor-
mel nur einmal eingegeben werden. Dies erspart in umfangreichen Tabellen lästige Kopierarbei-
ten:
1. Markieren Sie die Zellen C2 bis C8.
2. Tragen Sie die Formel =A2:A8*B2:B8 ein. Drücken Sie nicht die (¢)-Taste!
3. Beenden Sie die Eingabe mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(¢).
Wichtig ist, dass Sie die Eingabe tatsächlich mit der Tastenkombination
(Strg)+(ª)+(¢) abschließen, sonst kommen Sie nicht zu dem gewünschten Ergeb-
nis.
In den Zellen C2 bis C8 befindet sich ein und dieselbe Formel. Die Formel in der Bearbeitungs-
zeile ist in geschweifte Klammern eingeschlossen:
{=A2:A8*B2:B8}
Die Ergebnisse

Geschweifte Klammern sind eine Besonderheit der Matrixformeln.
Wenn Sie die Formeln im Arbeitsblatt sehen möchten, rufen Sie die im Datei-
Menü auf. Aktivieren Sie auf der Seite Erweitert das Kontrollkästchen:
Anstelle der berechneten Werte Formeln in Zellen anzeigen.
Excel-Optionen, Seite Erweitert
Klicken Sie auf [_OK_]. Nun werden im Tabellenarbeitsblatt anstatt der Werte die Formeln präsen-
tiert:
Die Formeln
Besonderheiten der Matrixformeln

Folgende Besonderheit ist beim Umgang mit Matrixformeln zu beachten:
In einer Matrix, die mehrere Zeilen umfasst, kann man weder zusätzliche Zellen einfügen
noch einzelne Zellen löschen. Wenn man dieses missachtet, blendet Excel den folgenden
Hinweis ein:
Der Hinweis

Matrixformeln können selbstverständlich nachträglich geändert werden. Dazu ist jedoch eine be-
sondere Vorgehensweise erforderlich:
1. Wählen Sie eine Zelle aus, die die Matrixformel enthält.
2. Tragen Sie die Änderung ein.
3. Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(¢). Sie erhalten ein neues Ergebnis.
1.13 Übung
Ermitteln Sie den Gewinn als Differenz zwischen Umsatz und Kosten für die nachfolgenden An-
gaben mit Hilfe einer Matrixformel (Datei Matrix Übung Rohdaten.xlsx, Lösungsweg Seite 248):
Monat Umsatz Kosten

Januar 566000 477222
Februar 499888 350000
März 500788 470888
April 412000 385555
Mai 500012 499999
Juni 540000 512000
Juli 499881 350666
August 510200 370898
September 512896 450012
Oktober 852145 758936
November 755222 630587
Dezember 766888 690898
1.14 Die Arbeit mit einer Verweis-Funktion

Eine häufig verwendete Matrixfunktion ist der so genannte SVERWEIS.
Die Problemstellung
Sie sind als Sachbearbeiter/in in der Personalabteilung tätig. Die Geschäftsführung wünscht von
Ihnen eine Aufstellung der Resturlaubstage aller Mitarbeiter. Nach Absprache mit dem Betriebsrat
sollen alle Resturlaubstage, die über eine Anzahl von 10 Tagen hinausgehen, mit einem Zuschlag
von 25% vergütet werden. Pro Tag werden 8 Stunden abgerechnet. Folgende Angaben werden
benötigt:
• Name des Mitarbeiters
• Anzahl der Resturlaubstage
• Stundensatz des Mitarbeiters.

Die Vorbereitung
In einem Arbeitsblatt liegen Ihnen folgende Angaben vor. Aus Vereinfachungsgründen wird nur
ein Auszug aus den Personallisten genommen:
Die vorliegenden Daten
1. Öffnen Sie die Datei Verweis Rohdaten.xlsx oder geben Sie die Daten in ein leeres Tabel-
lenblatt ein.
2. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Verweis ab.
3. Sehr hilfreich sind Namen für das Tabellenarbeitsblatt und Bereichsnamen. Das Tabellenar-
beitsblatt soll den Namen Mitarbeiterdaten erhalten.
4. Führen Sie zu diesem Zweck einen Doppelklick
auf das Blattregister Tabelle1 aus. Der Name Ta-
belle1 ist markiert. Recorder-Icons (links) und Blattregister
5. Tippen Sie den Begriff Mitarbeiterdaten ein und schließen Sie die Eingabe mit der (¢)-
Taste ab.
6. Markieren Sie den Bereich A1 bis F6.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den mar-
kierten Bereich und wählen Sie im Kontextmenü
den Befehl Namen definieren. Oder klicken Sie
auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe De-
finierte Namen auf das Symbol Namen definie-
ren. Das rechtsstehende Dialogfeld wird geöffnet.
8. Tragen Sie unter Name in der Arbeitsmappe das
Wort Personaldaten ein.
9. Klicken Sie auf [_OK_]. Namen definieren
Die Verweis-Funktion einsetzen

Der Erstattungsbetrag soll mit Hilfe der Funktion SVERWEIS ermittelt werden.
1. Fügen Sie Ihrer Arbeitsmappe ein leeres Tabellenarbeitsblatt zu, indem Sie unten links auf
das Pluszeichen klicken (siehe Bild oben neben Schritt 4.).
2. Dorthin kopieren Sie die folgenden Daten oder tragen sie neu ein:

Die Daten auf der Tabelle2
Nun sollen die Namen der Mitarbeiter mit Hilfe der Funktion SVERWEIS neben den entspre-
chenden Personal-Nummern erscheinen:
3. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B2.
4. Öffnen Sie das Dialogfeld Funktion einfügen, beispielsweise über
das rechtsstehende Symbol auf der Registerkarte Formeln in der
Gruppe Funktionsbibliothek.
5. In dem Dialogfeld wählen Sie über den Lis-

tenpfeil die Kategorie Alle aus und mar-
kieren die Funktion SVERWEIS.
6. Klicken Sie unten auf [_OK_].
Funktion einfügen
7. Sie sehen das Dialogfeld für den SVERWEIS:
Formelpalette SVERWEIS
Die Angabe der fett geschriebenen Argumente ist zwingend notwendig:

• Suchkriterium • Matrix • Spaltenindex.
8. Das Argument Suchkriterium ist der Wert, nach dem in der ersten Spalte der Matrix zu
suchen ist. Für das vorliegende Beispiel enthält die Zelle A2 das erste Suchkriterium, näm-
lich die Personalnummer.

9. Setzen Sie nun den Cursor in das Feld für das Argument Matrix, z.B. über die (ÿ)-Tabtaste.
Darunter ist die Verweistabelle zu verstehen, aus der die Daten entnommen werden. Da Sie
den Matrixbereich benannt haben, geben Sie den Namen Personaldaten in das dafür vor-
gesehene Feld ein.
10. Als Nächstes ist der Spaltenindex gefragt. Damit ist die Spalte der Matrix gemeint, aus der
Excel die Informationen aus dem Tabellenarbeitsblatt Mitarbeiterdaten holen soll. Der ge-
fragte Name steht in der zweiten Spalte der Matrix. Aus diesem Grunde ist die Eingabe der
Ziffer 2 erforderlich:
Die Eingaben
Das Argument Bereich_Verweis ist optional und deshalb ist der Name nicht in fetter
Schrift angegeben. Es wird hier auch nicht benötigt.
11. Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].

Die Formel lautet:
=SVERWEIS(A2;Personaldaten;2)
12. Kopieren Sie die Eingaben in den Bereich B3:B6.
13. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C2.
14. Dort wird folgende Formel benötigt:
=SVERWEIS(A2;Personaldaten;6)
15. Kopieren Sie die Formel in den Bereich C3:C6.
Der Verweis auf den Resturlaub
16. Formatieren Sie die Zellen D2 bis D6 mit dem Zahlenformat Währung in € mit 2 Dezimal-
stellen (Kontextmenü, Befehl Zellen formatieren, Kategorie Währung).

Verschachtelte Funktionen
Als Nächstes ermitteln Sie den Auszahlungsbetrag. Dieser errechnet sich durch Multiplikation des
Stundensatzes mit den Resturlaubstagen, die mehr als 10 betragen und einer Anzahl von 8 Stun-
den täglich. Außerdem soll ein Zuschlag von 25% gezahlt werden.
Diese Rechenoperation ist nur mit Hilfe einer verschachtelten Funktion zu lösen, eingebettet in
eine WENN-Bedingung:
• Um rechnen zu können, muss mit Hilfe der Funktion SVERWEIS der Stundenlohn aus dem
Arbeitsblatt Mitarbeiterdaten geholt werden, also SVERWEIS(A2;Personaldaten;4).
• Der Stundenlohn ist mit der Anzahl der Resturlaubstage, die mehr als 10 betragen, zu multi-
plizieren. Die Anzahl der Tage ermitteln Sie mit der Formel C2-10.
• Da der Arbeitstag in dem aktuellen Beispiel 8 Stunden betragen soll, ist zusätzlich mit 8 zu
multiplizieren.
• Da ein Zuschlag von 25% gezahlt wird, ist der Betrag abschließend noch mit einem Faktor
von 1,25 malzunehmen.
• Der Auszahlungsbetrag ist nur dann zu errechnen, wenn die Anzahl der Urlaubstage über
10 liegt.
• Dazu ist die WENN-Funktion erforderlich.
• Wenn der Wert der Spalte C größer als zehn ist, wird gerechnet, ansonsten bleibt die Zelle
leer. Da auch dieses Argument eingetragen werden muss, stehen hier nur zwei Anfüh-
rungszeichen ””. In der Fachsprache wird dieser Eintrag als Leerstring bezeichnet.
• Die Formel lautet:
=WENN(C2>10;SVERWEIS(A2;Personaldaten;4)*(C2-10)*8*1,25;””)
Kopieren Sie diese Formel in die übrigen Zellen der Spalte D.
Sie erhalten als Ergebnisse bei Meier einen Auszahlungsbetrag von 515,40 € und bei Müller von
1288,50 €.
1.15 Zellschutz einrichten

Da es sich um recht komplizierte Formeln handelt, sollten diese vorsichtshalber vor dem Über-
schreiben geschützt werden. Legen Sie dabei aber vorher fest, welche Zellen weiterhin geändert
werden dürfen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie im aktuellen Blatt Ta-
belle1 den Bereich A2 bis A6. Später
sollen in Ihrem Arbeitsblatt nur noch
diese Zellen überschreibbar sein.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü und wäh-
len Sie Zellen formatieren.
3. Klicken Sie das Register Schutz an.
4. Mit Ausnahme der Zellen A2 bis A6 sol-
len keine Änderungen in Ihrem Arbeits-
blatt mehr eingegeben werden können.
Deaktivieren Sie deshalb das Kontroll-
kästchen Gesperrt und klicken Sie
auf [_OK_]. Das Register Schutz

Der Schutz des Blattes bezieht sich auch auf die Formatierungen und Anordnung der
Zellen. Der Zellschutz wird jedoch nur wirksam, wenn Sie den Blattschutz einrichten:
5. Klicken Sie oben im Menüband auf

der Registerkarte Überprüfen in
der Befehlsgruppe Schützen auf
die Schaltfläche Blatt schützen.
6. Das rechtsstehende Dialogfeld wird geöffnet.
Tragen Sie ein Kennwort Ihrer Wahl ein. Die Zei-
chen sind aber nur als Punkte zu sehen.
7. Klicken Sie auf [_OK_].
Hinweis: Wenn Sie anstelle des Befehls Blatt schüt-
zen das Symbol Arbeitsmappe schützen ankli-
cken, bezieht sich der Zellschutz auf sämtliche Blät-
ter der aktiven Mappe.
Dialogfeld Blatt schützen
8. Excel blendet das Dialogfeld Kennwort bestä-

tigen ein. Dort müssen Sie das Passwort erneut
eintragen.
10. Speichern Sie die Datei noch einmal ab, da die
Daten später noch einmal benötigt werden.
Bestätigen Sie das Kennwort
Der Schutz ist für alle Zellen, bis auf den Bereich A2 bis A6, fertig eingerichtet. Wenn Sie dennoch
versuchen, gesperrte Zellen zu überschreiben, wird dies von Excel nicht akzeptiert. Sie erhalten
den folgenden Hinweis:
Hinweis
1.16 Dokumentschutz aufheben

Um den Dokumentschutz wieder aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der
Gruppe Schützen auf das Symbol Blattschutz aufhe-
ben.
2. In dem rechtsstehenden Dialogfeld tragen Sie das
Kennwort ein.
3. Klicken Sie auf [_OK_]. Anschließend können Sie Ihr Ar- Passwort eingeben
beitsblatt wie gewohnt bearbeiten.

1.17 Arbeitsmappe schützen
Neben dem Blattschutz besteht auch die Option, die gesamte Arbeitsmappe mit einem Kennwort
zu schützen. Sie können dabei wählen, ob nur für das Bearbeiten der Arbeitsmappe die Eingabe
des Kennworts erforderlich sein soll oder auch für das Öffnen:
1. Öffnen Sie das Datei-Menü, klicken Sie auf Speichern unter, den Speicherort (z.B. Dieser
PC oder Durchsuchen) und wählen Sie den entsprechenden Ordner.
2. Im Explorer-Fenster Speichern unter klicken Sie auf [Tools] und wählen im Untermenü All-
gemeine Optionen.
3. Im Dialogfensterfenster Allgemeine Optionen haben
Sie nun folgende Möglichkeiten:
Kennwort zum Öffnen:
Zum Öffnen der Arbeitsmappe ist die Eingabe des
Kennworts nötig. Die Benutzerinnen und Benutzer
sind dann berechtigt, Änderungen in der Arbeits-
mappe vorzunehmen, es sei denn, Sie vergeben zu-
sätzlich ein Kennwort zum Ändern.
Kennwort vergeben
Kennwort zum Ändern:
Die Arbeitsmappe kann ohne Eingabe des Kennworts zwar geöffnet, nicht aber geändert
werden.
Schreibschutz empfehlen:
Bei aktiviertem Kontrollfeld erscheint beim Öffnen der Arbeitsmappe ein Dialogfenster,
in dem Sie auswählen können, ob Sie die Arbeitsmappe schreibgeschützt oder zur
Bearbeitung öffnen möchten.
Schließen Sie Ihre Eingaben mit [_OK_] ab.
4. Bestätigen Sie das Kennwort bzw. die Kennwörter in den folgenden Dialogfeldern durch er-
neute Eingabe und jeweils Klick auf [_OK_] und klicken Sie im Explorer-Fenster Speichern
unter auf [Speichern].
Kennwort ändern oder Kennwortschutz aufheben

Wenn Sie das Kennwort ändern oder den Kennwortschutz aufheben möchten, öffnen Sie zu-
nächst die geschützte Arbeitsmappe unter Eingabe aller geforderten Kennwörter und dann das
Dialogfeld Allgemeine Optionen (Datei-Menü, Speichern unter, Durchsuchen, [Tools], Allge-
meine Optionen). Ändern Sie das Kennwort bzw. die Kennwörter im jeweiligen Eingabefeld ab
oder löschen Sie die Eintragung(en), klicken Sie auf [_OK_] und im Explorer-Fenster Speichern
unter auf [Speichern] ohne den Dateinamen zu ändern. Bestätigen Sie das nachfolgende Dia-
logfeld mit [_Ja_].
Datei ersetzen? Ja

Arbeitsmappenstruktur und -fenster schützen
Wie auch der bereits erläuterte Zellschutz verhindern Schutz der Arbeitsmappenstruktur und
Schutz des Arbeitsmappenfensters, dass bestimmte Elemente von anderen Nutzern geändert
werden können. So verhindert der Schutz der Struktur z.B. das Verschieben, Kopieren, Löschen,
Einfügen, Aus- und Einblenden von Arbeitsblättern oder die Änderung ihres Namens, der Schutz
des Fensters beispielsweise das Ändern der Größe und Position von Fenstern in der Arbeits-
mappe, wenn diese geöffnet sind. Und so richten Sie den Schutz ein:
1. Wechseln Sie im Datei-Menü zur Seite In-
formationen, klicken Sie auf die Schaltflä-
che Arbeitsmappe schützen und wählen
Sie den Befehl Arbeitsmappenstruktur
schützen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Struktur
und/oder Fenster, je nachdem, welchen
Schutz Sie aktivieren möchten.
Struktur und Fenster schützen Arbeitsmappenstruktur schützen
3. Wenn Sie verhindern möchten, dass andere Benutzer den Struktur- und Fensterschutz auf-
heben können, geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie alles mit [_OK_].
4. Falls Sie ein Kennwort vergeben haben, wiederholen Sie es im sich danach öffnenden Dia-
logfeld und klicken auf [_OK_].
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab.
Um das Kennwort zu ändern, zu löschen oder den Schutz aufzuheben, klicken Sie im
Datei-Menü auf der Seite Informationen auf die Schaltfläche Arbeitsmappe schützen
und wählen Sie den Befehl Arbeitsmappenstruktur schützen. Wenn Sie ein Kennwort
vergeben haben, müssen Sie es eingeben und mit [_OK_] bestätigen. Der Schutz ist nun
erst einmal aufgehoben und kann erneut mit einem neuen oder ohne Kennwort aktiviert
werden.
1.18 Übung 1
Das Unternehmen des vorangegangenen Beispiels zahlt am Jahresende eine Sonderzahlung an
die Mitarbeiter aus. Die Höhe der Zahlung ist abhängig vom jeweiligen Alter der Beschäftigten.
Mitarbeiter, die älter sind als 50 Jahre, erhalten eine Prämie von 1.000,- €. Die jüngeren müssen
sich mit 500,- € begnügen.
Erstellen Sie eine Prämienliste, in der Sie auf die Matrix Personaldaten mittels SVERWEIS zu-
greifen.
Die Liste soll folgende Daten enthalten:

• Personal-Nr. • Name
• Geb-Datum • Sonderzahlung.
(Lösungsweg Seite 248)

1.19 Übung 2
1. Öffnen Sie die Datei Betriebliches Vorschlagswesen6.xlsx. Im Bereich G7:J11 wurden die
Prämien mit dem konstanten Wert 2,5% der Einsparungsbeträge berechnet:
Die Einsparungen und die Prämien
2. Nun sollen die Prämien neu berechnet werden. Dazu ist eine
gestaffelte Prozenttabelle zu verwenden. Mit Hilfe des Aus-
füllen-Symbols auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Bearbeiten erstellen Sie eine Tabelle nach dem nachfolgen-
den Bildschirm-Foto:
Symbol Ausfüllen
Die Verweis-Tabelle
3. Unter Verwendung einer Verweis-Funktion berechnen Sie die Prämien für die Mitarbeiter neu.

1.20 Die Index-Funktion
Mit der Index-Funktion bietet uns Excel weitere interessante Möglichkeiten, Berichte zu erstellen
oder mit den Daten zu rechnen. Für diese Funktion wird ein Bereich, eine Matrix benötigt:
=INDEX(Matrix;Spalte;Zeile)
Die Index-Funktion hat 3 Argumente:

• Matrix: Bereich in dem die Daten stehen
• Spaltennummer innerhalb des Bereichs
• Zeilennummer innerhalb des Bereichs.
Eine Index-Tabelle
In dem vorherigen Beispiel sehen Sie einen Monatsbericht über Verbrauchszahlen in einem Un-
ternehmen. Ursprünglich umfasste diese Tabelle 24 Spalten für mehrere Jahre. Wegen der bes-
seren Übersichtlichkeit ist sie auf die zwei Spalten Strom und Dampf für ein Jahr reduziert.
1.21 Übung
1. Öffnen Sie die Excel-Datei Index Rohdaten und speichern
Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Index ab.
2. Kopieren Sie in den Bereich A4:A15 die aktuelle Jahreszahl.
3. Füllen Sie mit der Maus den Bereich B4:B15 mit den Mo-
natsnamen aus: Klicken Sie in die Zelle B4, also auf das
Wort Januar. Zeigen Sie auf das Ausfüllkästchen in der
unteren rechten Ecke des Zellcursors und ziehen Sie bei ge-
drückter linker Maustaste die Maus bis zur Zelle B15.
Rechts vom Mauszeiger erscheint ein QuickInfo mit den Mo-
natsnamen.
4. Der Tabellenbereich von A4:D15 soll den Bereichsnamen
Daten bekommen. Ausfüllen

5. In die Zelle F5 ist mit Hilfe der Textverknüpfung ("für " und Leerzeichen " ") und der Index-
Funktion der Monatsname und die Jahreszahl aus dem Bereich Daten zu übernehmen. In
der Zelle G1 ist die Monatszahl (hier 9) eingetragen und dies ist gleichzeitig die Zeilennummer
des Bereichs. Damit Sie die Formel kopieren können, wird die Zelle absolut adressiert ($G$1).
Ein benannter Bereich (hier Daten) ist in Excel automatisch absolut. Der Monatsname steht
in der Spalte 2 und die Jahreszahl in der Spalte 1. Geben Sie in F5 ein:
="für "&INDEX(Daten;$G$1;2)&" "&INDEX(Daten;$G$1;1)
6. Tragen Sie in die Zelle G1 eine andere Monatszahl ein und überprüfen Sie die Änderung in
der Zelle F5.
7. Erstellen Sie in den Zellen F7 und F8 die Formeln für die Verbrauchswerte des betreffenden
Monats nach dem vorherigen Bildschirmfoto. Dafür können Sie einen Teil der Formel aus der
Zelle F5 verwenden.
8. Speichern Sie die Arbeitsmappe und schließen Sie die Datei.
1.22 Benutzerdefinierte Zahlenformate

Excel bietet Ihnen eine Fülle von Zahlenformaten in den verschiedensten Kategorien an. Sie kön-
nen aber auch eigene Zahlenformate erstellen bzw. die vorhandenen ergänzen.
Benutzerdefinierte Zahlenformate:
• Werden in die Liste der Zahlenformate übernommen.
• Die Zuweisung auf weitere Zellen und/oder Bereiche erfolgt wie jedes andere Format über
das Fenster Zellen formatieren.
• Sie werden mit der aktuellen Arbeitsmappe gespeichert und stehen somit nicht in anderen
Arbeitsmappen zur Verfügung.
Die individuellen Zahlenformate ordnet Excel in die Kategorie Benutzerdefiniert ein:
Kategorie Benutzerdefiniert
Dort können Sie in die Zeile Typ die entsprechenden Formatierungszeichen anhand der von
Excel verwendeten Formatcodes eintragen.
Nachfolgend werden einige dieser Codes und deren Bedeutung kurz vorgestellt:

Formatcode Erläuterung
0 oder 0,00 Die Null dient als Platzhalter für Ziffern, die immer anzuzeigen sind. Durch ein Komma
wird die Lage des Dezimalkommas und danach die Anzahl der Dezimalstellen festge-
legt. Werte, deren Nachkommastellen nicht vollständig sind, werden in der Anzeige
gerundet.
# oder #.### Das #-Zeichen dient ebenfalls als Platzhalter für Ziffern aber nur für die Anordnung
signifikanter Stellen. Sie können das #-Zeichen mit einem Punkt als Platzhalter für das
1000er-Trennzeichen kombinieren (z.B. #.##0,00).
? Auch das Fragezeichen ist ein Platzhalter für Ziffern und fügt für nicht signifikante Nul-
len Leerzeichen ein, um Dezimalzahlen am Dezimalkomma auszurichten, wenn die
Formatierung mit einer Festbreitenschrift erfolgt (beispielsweise Courier New). Das ?-
Zeichen wird häufig zur Darstellung von Brüchen benutzt.
[Schwarz] Farben
[Blau] Die Farbe für einen Abschnitt des Formats wird eingestellt, indem Sie den Namen einer
[Zyan] der acht Farben in eckige Klammern eingeben. Das folgende Format zeigt positive
[Grün] Zahlen in Blau, negative Zahlen in Rot, eine Null in grün und Text in der Farbe Zyan
[Magenta] an (nähere Erläuterungen nachfolgend)
[Rot] [BLAU]#.##0,00;[ROT]-#.##0,00;[GRÜN]0;[ZYAN]@
[Weiß]
Bedingungen
[Gelb]
Um Zahlenformate zu definieren, die nur dann angewendet werden, wenn eine Zahl
eine angegebene Bedingung erfüllt, schließen Sie die Bedingung in eckige Klammern
ein. Die Bedingung setzt sich aus einem Vergleichsoperator und einem Wert zusam-
men. Das folgende Format zeigt z.B. Zahlen kleiner oder gleich 100 rot formatiert und
Zahlen größer 100 blau formatiert an.
[Rot][<=100];[Blau][>100];Format für den Rest
M Monate als 1-12
MM Monate als 01-12
MMM Monate als Jan-Dez
MMMM Monate als Januar-Dezember
T Tage als 1-31
TT Tage als 01-31
TTT Tage als So-Sa
TTTT Tage als Sonntag-Samstag
JJ Jahre zweistellig als 00-99
JJJJ Jahre vierstellig als 1900-9999
h Stunden als 0-23
hh Stunden als 00-23
m Minuten als 0-59
mm Minuten als 00-59
s Sekunden als 0-59
ss Sekunden als 00-59
h AM/PM Stunden als 4 AM, im 12-Stunden-Format (AM oder A von Mitternacht bis Mittag, PM
oder P von Mittag bis Mitternacht)
h:mm AM/PM Uhrzeit als 4:36 PM
[hh]:mm Vergangene Zeit in Stunden und über 24 Stunden, z.B. 25:02

Formatcode Erläuterung
[mm]:ss Vergangene Zeit in Minuten und über 60 Minuten, z.B. 63:46
"" Hinzufügen von Zeichen

Um Text zusammen mit Zahlen in einer Zelle anzuzeigen, setzen Sie den Text zwi-
schen Anführungszeichen (" "). Fügen Sie den Text in den entsprechenden Abschnitt
der Formatcodes ein. Geben Sie z.B. das Format
-
#.##0,00 €" Überschuss"; #.##0,00 €" Fehlbetrag"
ein, um einen negativen Betrag als "-125,74 € Fehlbetrag" anzuzeigen.
Zur Anzeige von Leerzeichen und der folgenden Sonderzeichen $ - + / ( ) : ! ^ & ' ~ { }
= < > sind keine Anführungszeichen erforderlich.
@ Einschließen eines Textformatabschnitts

Ein Textformatabschnitt ist immer der letzte Abschnitt im Zahlenformat. Fügen Sie ein
@-Zeichen an der Stelle in den Abschnitt ein, an der in die Zelle eingegebener Text
angezeigt werden soll. Fehlt das @-Zeichen im Textabschnitt, wird der eingegebene
Text nicht angezeigt. Sollen bestimmte Zeichen immer mit dem eingegebenen Text
angezeigt werden, setzen Sie den zusätzlichen Text zwischen Anführungszeichen ("
"), z.B. "Bruttoeinnahmen für " @.
@*. oder Sich wiederholende Zeichen

0,00*- oder Soll ein Zeichen im Format zum Ausfüllen der Spalte wiederholt werden, schließen Sie
*-0 usw. ein Sternchen (*) in das Zahlenformat ein. Geben Sie z.B. @*. ein, um die Zelle mit
Text "auszupunktieren". Zahlen stehen besser rechts in den Zellen, *-0 füllt beispiels-
weise vor der Zahl mit Bindestrichen aus.
Beispiele:
verwendetes
Eingabe Anzeige
Zahlenformat
1234,59 #.##0,00 1.234,59
1234,59 ####,# 1234,6
8,9 #,000 8,900
,631 0,# 0,6
12 #0,0 12,0
1234,568 #,0# 1234,57
5,25 # ???/??? 5¼
5,3 # ???/??? 5 3/10
01.02 TT.MM.JJJJ 01.02.201x (aktuelles Jahr!)
01.02 T. MMMM JJJJ 1. Februar 201x (aktuelles Jahr!)
01.02 TTTT, TT.MM.JJJJ Donnerstag, 01.02.201x
(aktuelles Jahr!)
0,354 hh:mm 08:29

32,354 TT.MM.JJJJ hh:mm 01.02.1900 08:29
10,5 0,00" m² " 10,50 m²

verwendetes
Eingabe Anzeige
Zahlenformat
1234,67 #.##0,00" km " 1.234,67 km
1,234 [hh]:mm" Std:Min " 29:36 Std:Min
Benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen

1. Markieren Sie die Zelle(n), für die Sie ein eigenes Format definieren möchten.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren, Register Zahlen.
3. Klicken Sie in der Liste der Kategorien auf Benutzerdefiniert.
4. Markieren Sie in der großen Liste
das Zahlenformat, das dem ge-
wünschten am ähnlichsten ist.
5. Ergänzen bzw. ändern Sie das an-
gezeigte Zahlenformat in dem Feld
Typ (hier: #.##0,00" m²") ( ² = Tas-
tenkombination (AltGr)+(2)).
6. Klicken Sie auf [_OK_]. Das erstellte
Format wird sofort auf die markierten
Zellen angewendet.
Sie können bis zu vier Abschnitte For-
matcodes angeben. Die Abschnitte, die
durch Semikolons getrennt werden, defi-
nieren die Formate für positive Zahlen,
negative Zahlen, Nullwerte und Text (in
Benutzerdefiniertes Zahlenformat
dieser Reihenfolge).
Wenn Sie nur zwei Abschnitte angeben, wird der erste Abschnitt für positive Zahlen und Nullen
verwendet, der zweite für negative Zahlen. Wenn Sie nur einen Abschnitt angeben, verwenden
alle Zahlen dieses Format. Wenn Sie für einen Abschnitt nichts angeben, müssen Sie das ab-
schließende Semikolon für den betreffenden Abschnitt dennoch setzen. Werte dieses Abschnitts
werden dann nicht angezeigt.
Beispiel:
Positive Zahlen Negative Zahlen Nullwerte Text

[BLAU]#.##0,00 [ROT]-#.##0,00 [GRÜN]0 [ZYAN]@
[BLAU]#.##0,00;[ROT]-#.##0,00;[GRÜN]0;[ZYAN]@
Das obige Zahlenformat färbt die Schrift in Abhängigkeit vom eingegebenen Wert. Positive Zah-
len erscheinen in Blau mit Tausendertrennzeichen und 2 Dezimalstellen, negative Zahlen in Rot
mit vorangestelltem Minuszeichen, Tausendertrennzeichen und 2 Dezimalstellen, eine Null wird
immer in Grün und Texteingaben in der Zelle werden in Zyan dargestellt.
Benutzerdefiniertes Zahlenformat mit Bedingung

Sie können benutzerdefinierte Zahlenformate auch an Bedingungen knüpfen. Die Bedingung
muss in eckigen Klammern stehen:
[Bedingung1] Format; [Bedingung2] Format; Format für den Rest

Operator Erläuterung
< ist kleiner als
Die Bedingung setzt sich aus einem > ist größer als
Vergleichsoperator und einem Wert <= ist kleiner oder gleich
zusammen.
>= ist größer oder gleich
= ist gleich (entspricht)
<> ist ungleich (entspricht nicht)
Das folgende Format zeigt z.B. an: Zahlen kleiner oder gleich 100 in Schriftfarbe Rot und Zahlen
größer 100 in Schriftfarbe Blau:
[Rot][<=100];[Blau][>100]
Für eine Nullunterdrückung über das Zahlenformat müsste das Format so aussehen:
[=0]""
Die benutzerdefinierten Zahlenformate wie sie eben beschrieben wurden, beeinflussen

nur die Zahlenformatierung und Schriftfarbe. Wenn Sie Hintergrundfarben, Rahmen und
Schriftattribute vom Wert einer Zelle abhängig machen möchten, verwenden Sie den
Befehl Bedingte Formatierung im Menüband auf der Registerkarte Start in der
Gruppe Formatvorlage (Seite 44).
Benutzerdefiniertes Zahlenformat kopieren

Die Zahlenformate, die Sie selbst erstellt haben, stehen nur in der aktuellen Arbeitsmappe (Datei)
zur Verfügung und werden auch mit dieser Mappe gespeichert und geladen. Sie können die be-
nutzerdefinierten Formate allerdings zwischen den Arbeitsmappen kopieren.
Zum Kopieren eines Formates müssen beide Arbeitsmappen geöffnet sein. Gehen Sie anschlie-
ßend folgendermaßen vor:
1. Kopieren Sie eine Zelle mit dem jeweiligen Format in die Zwischenablage.
2. Wechseln Sie zu der zweiten Arbeitsmappe (Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Schalt-
fläche Fenster wechseln oder Tastenkombination (Strg)+(F6)) und markieren Sie dort eine
oder mehrere Zellen.
3. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf die Markierung
und wählen Sie im Kontext-
menü den Befehl Inhalte einfü-
gen...
4. Aktivieren Sie in dem rechtsste-
henden Dialogfeld die Option
Formate. Excel kopiert mit die-
ser Option nur das Zellformat.
5. Hinweis: Falls danach in der
Zelle die Zeichen ##### stehen,
muss die Spalte verbreitert wer-
den. Inhalte einfügen, Formate
Ein weitere Variante, um die Formate zu übertragen: Markieren Sie die Zelle, die das ge-
wünschte Format hat. Klicken Sie auf das Symbol Format übertragen auf der Register-
karte Start in der Gruppe Zwischenablage. Wechseln Sie in die Arbeitsmappe, in der Sie
das Format benötigen und "überpinseln" Sie die Zellen, die das Format erhalten

sollen. Wenn Sie doppelt auf dieses Symbol klicken, können Sie auch gleich mehrere
getrennte Zellen/Bereiche "überpinseln". Mit der (Esc)-Taste beenden Sie dann diese
Form der Übertragung.
Definieren Sie Ihre Zahlenformate in einer Mustervorlage (Seite 179) oder legen Sie
eine neue Standard-Arbeitsmappe für Excel mit den benutzerdefinierten Zahlenforma-
ten an.
Benutzerdefiniertes Zahlenformat löschen

Alle Zahlenformate, die Sie selbst definiert haben, zeigt Ihnen Excel im Fenster Zellen formatie-
ren in der Kategorie Benutzerdefiniert an. Wenn Sie ein neues Zahlenformat aus einem beste-
henden ableiten, bleibt das "alte" Zahlenformat ebenfalls noch in der Liste erhalten. Damit die
Liste der benutzerdefinierten Zahlenformate nicht völlig unüberschaubar wird, sollten Sie nicht
mehr benötigte eigene Zahlenformate löschen:
1. Öffnen Sie wieder das Dialogfeld Zellen formatieren: Klicken Sie auf der Registerkarte Start
in der Gruppe Zahl unten rechts auf diese kleine Schaltfläche oder drücken Sie die Tasten-
kombination [Strg]+[1].
2. Im Register Zahlen wählen Sie in der Kategorie Benutzerdefiniert das Zahlenformat aus,
das Sie entfernen möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_Löschen_].
Leider müssen Sie mehrere Einträge immer einzeln löschen. Excel lässt eine Mehrfachmarkie-
rung in dem Dialogfeld nicht zu.
1.23 Bedingte Formatierung

Hiermit können Zellhintergrund, Rahmen und Schriftattribute von einer Bedingung abhängig ge-
macht werden. Dies können z.B. Zahlen sein, die einen bestimmten Sollwert über- oder unter-
schreiten.
Bedingte Formatierung anwenden

Beispiel 1
Angenommen, Sie haben eine Prüfungsliste mit verschiedenen Noten-
gruppen erstellt, die Gesamtnote darf natürlich nur eine Note zwischen 1
und 6 ergeben.
Um nun zu prüfen, ob die Gesamtprüfungsnote dem Notenschlüssel ent-

spricht, können Sie die Spalte mit einer bedingten Formatierung belegen,
die Ihnen anzeigt, wenn Null, ein "Minuswert" oder ein Wert größer als 6
ausgerechnet wird.
Die Bedingung für das rechtsstehende Beispiel lautet:

Wenn der Zellwert nicht zwischen 1 und 6 liegt, dann gelten folgende
Formatierungen für diese Zellen:
rote Hintergrundfarbe und Beispiel
Schriftfarbe Weiß.
In Excel können Sie mehrere Bedingungen für die Formatierung festlegen. Zusammen mit dem
Grundformat stehen Ihnen damit diverse verschiedene Formate, z.B. Schriftfarben, zur Verfü-
gung. Ist keine der angegebenen Bedingungen wahr, behalten die Zellen ihr ursprüngliches For-
mat.
1. Markieren Sie die Zellen, die eine bedingte Formatierung erhalten sollen.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Formatvorla-
gen, Symbol Bedingte Formatierung, Neue Regel.
3. In dem folgenden Dialogfeld wählen Sie den Regeltyp aus:
Nur Zellen formatieren, die enthalten.
Symbol mit Untermenü
Bedingte Formatierung
4. In dem Dialogfeld wählen Sie aus und tragen ein:
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Formatieren…]. Das Dialogfeld Zellen formatieren erscheint.
6. Legen Sie in den Registern Schrift und Ausfüllen die Formatierungen fest, die durch die
bedingte Formatierung angewendet werden sollen.
7. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren über die Schaltfläche [_OK_].
Bedingte Formatierung mit Vorschau
8. In dem Dialogfeld Neue Formatierungsregel sehen Sie in dem kleinen Vorschau-Rahmen

die bedingte Formatierung. Mit einem Klick auf [_OK_] schließen Sie auch dieses Fenster. Die
Zellwerte, die nicht zwischen 1 und 6 liegen, sind jetzt in weißer Schrift auf rotem Hintergrund
formatiert.

Beispiel 2
Für eine Prüfungsliste (Datei Noten.xlsx) möchten wir die Zellen der Prüflinge, die nicht bestan-
den haben, farblich hervorheben (weniger als 50% richtig beantwortet) und die Zellen der Prüf-
linge, die überdurchschnittlich gut (mehr als 80% richtig beantwortet) abgeschnitten haben, in
einer anderen Farbe hervorheben. Der Wert für Bestanden 50% steht in der Zelle O4, die er-
reichten Prozentanteile der Prüflinge in der Spalte N in den Zeilen 8 bis 14.
Die Formel muss mit einem Gleichheitszeichen

beginnen. Dann folgt die Prüfung der Zellen, in
denen die relevanten Eingaben eingetragen sind
mit Hilfe der Vergleichsoperatoren (<, >, >=, >=,
=, <>). Achten Sie auch unbedingt auf die mög-
licherweise nötige Angabe von relativen, absolu-
ten und gemischten Bezügen mit oder ohne $-
Zeichen.
Erstellen Sie eine weitere Regel für die Prüflinge,

die mehr als 80% richtig beantwortet haben.
Über das vorher gezeigte Untermenü des Sym-
bols Bedingte Formatierung können Sie dann
die Regeln verwalten: Eine Regel bearbeiten
Regeln verwalten
Prüfungsliste mit Hervorhebungen

Speichern Sie die Datei unter dem Namen Noten, bedingte Formatierung ab.
Zellen mit bedingten Formatierungen suchen

Um nach Zellen mit identischen bedingten Formatierun-
gen zu suchen, klicken Sie auf eine Zelle mit den zu su-
chenden Bedingungen und Formatierungen.
1. Drücken Sie die (F5)-Taste oder die Tastenkombina-
tion (Strg)+(G). Sie können aber auch im Untermenü
der Schaltfläche Suchen und Auswählen (Register-
karte Start, Gruppe Bearbeiten) den Befehl Gehe zu
wählen.
2. In der Dialogbox Gehe zu klicken Sie auf die Schalt-
fläche [Inhalte…] und im rechtsstehenden Dialogfeld
aktivieren Sie die Option Bedingte Formate.
3. Um Zellen mit Bedingte Formate auswählen
• identischen bedingten Formatierungen • beliebigen bedingten Formatierungen

zu finden, klicken Sie auf den Op- zu finden, klicken Sie auf den Op-
tionsbutton Gleiche. tionsbutton Alles.
Identische Formatierungen suchen Beliebige Formatierungen suchen
Datenillustration mit der bedingten Formatierung

Bestimmte Trends oder Werte in einem Arbeitsblatt heben Sie schnell und professionell mit den
drei Möglichkeiten der Datenillustration hervor:
1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich.
2. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Schaltfläche Bedingte Forma-
tierung und wählen Sie dann z.B. Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätze. Bereits
beim Zeigen auf ein Format im Katalog sehen Sie die Formatierung (Livevorschau):
Datenbalken zeigen farbige Balken in der
Zelle an, dessen Länge den Wert der Zelle
darstellen.
Farbskalen zeigen mehrfarbige abge-
stufte Schattierungen entsprechend dem
Zellwert an.
Symbolsätze stellen Ihnen einen Katalog
von unterschiedlichen Zeichen bereit, die
– in der Zelle platziert – Trends auf diverse
Weise aufzeigen.
In dem nachfolgenden Ausschnitt sehen Sie

eine Tabelle mit farbigen Datenbalken: Katalog mit Livevorschau

Bedingte Formatierung mit farbigen Datenbalken
1.24 Hyperlinks
Hyperlinks sind Verknüpfungen in einer Datei, über die Sie durch Klicken zum festgelegen Ziel
gelangen. Das Ziel kann eine Webseite, eine Zelle oder ein Name in der aktuellen Arbeitsmappe
oder eine andere Datei sein. Der Hyperlink selbst kann Text oder ein Bild sein.
Hyperlink zu einer Zelle in der aktuellen Arbeitsmappe einfügen

1. Markieren Sie die Zelle bzw. das Objekt, die bzw. das Sie als Hyperlink formatieren möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Links auf den oberen
Teil der Schaltfläche Link.
3. Aktivieren Sie im nachfolgenden Dialogfeld die Schaltfläche Aktuelles Doku-
ment. Geben Sie die Zelle ein, zu der der Hyperlink führen soll (z.B. A1) und
markieren Sie in der Liste den Zellbezug, falls Ihre Datei wie in unserem Beispiel
aus mehreren Tabellenarbeitsblättern besteht (z.B. Tabelle2):
Einen Hyperlink zur Zelle A1 in der Tabelle2 erstellen
4. Unter Anzuzeigender Text sehen Sie, welcher Text im Dokument angezeigt wird. Sie kön-
nen ihn aber auch überschreiben.
5. Wenn Sie möchten, können Sie noch über die Schaltfläche [QuickInfo] einen individuellen
Text eingeben, der als QuickInfo angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus auf den Hyperlink
zeigen.
6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].
Wenn Sie mit Office 365 arbeiten und auf den unteren Teil der Schaltfläche Link klicken,
öffnet sich eine Liste mit den zuletzt verwendeten, in SharePoint gespeicherten Da-
teien (siehe Seite 234), die Sie so schnell und einfach verlinken können:

Zuletzt in SharePoint verwendete Elemente
Hyperlink zu einer Webseite

Falls Sie die Eingabe einer Internet-Adresse abgeschlossen haben, die mit www. oder http://
bzw. https:// beginnt, wird die Adresse automatisch blau und unterstrichen formatiert. Zeigen Sie
mit der Maus darauf, dann verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand:
Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie nun mit einem Mausklick direkt zu dieser
Adresse surfen.
Über den Weg Registerkarte Datei (Datei-Menü), Schaltfläche , Dokumentprüfung,
[AutoKorrektur-Optionen…], Register AutoFormat während der Eingabe stellen Sie ein, ob eine
Internet-Adresse erkannt und als Hyperlink automatisch dargestellt werden soll:
Internet-Adresse erkennen
Alternativ können Sie einen Hyperlink zu einer Webseite aber auch über das nachfolgende Dia-
logfeld einfügen: Aktivieren Sie die Schaltfläche Datei oder Webseite und geben Sie im Feld
Adresse die Internet-Adresse ein (z.B. www.microsoft.de). Excel ergänzt das Übertragungspro-
tokoll http:// automatisch und bietet Ihnen eventuell bereits beim Eintippen mögliche Adressen
an (im Bild an der hellblauen Hervorhebung zu erkennen):

Einen Hyperlink zu einer Webseite erstellen
Hyperlink zu einer anderen Datei einfügen

Einen Hyperlink zu einer anderen Datei fügen Sie folgendermaßen ein:
1. Markieren Sie die Zelle bzw. das Objekt, die bzw. das Sie als Hyperlink formatieren möchten
und öffnen Sie das Dialogfeld Hyperlink einfügen (Registerkarte Einfügen, Gruppe Links,
oberer Teil der Schaltfläche Link).
2. Aktivieren Sie die Schaltfläche Datei oder Webseite und wählen Sie über das Listenfeld
Suchen in den Ordner aus, in dem sich die gewünschte Datei befindet.
3. Markieren Sie nun in der Liste die Datei und ändern Sie gegebenenfalls den anzuzeigenden
Namen ab.
Einen Hyperlink zu einer anderen Datei erstellen
4. Über die Schaltfläche [Textmarke] können Sie noch eine Zelle oder einen Namen in der aus-
gewählten Datei als konkretes Ziel festlegen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit [_OK_].
Hyperlink bearbeiten und löschen

Um einen Hyperlink zu bearbeiten, klicken Sie ihn mit der rechten
Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Hyperlink
bearbeiten. Nehmen Sie im Dialogfeld Hyperlink bearbeiten die
Änderungen vor und bestätigen Sie sie mit [_OK_].
Zum Löschen wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Link ent-

fernen. Kontextmenü (Ausschnitt)

2 Arbeiten mit Datenlisten
Selbstverständlich können Sie die Daten direkt in die Zellen eintippen. Aber Excel bietet
Ihnen auch an, die Daten über eine Maske einzugeben. Voraussetzung ist allerdings,
dass in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol Maske vorhanden ist. Ab
der Seite 244 ist beschrieben, wie Sie ein Symbol der Leiste hinzufügen.
Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem Symbol Maske
Lassen Sie den Bereich A9:F9 (Datenbank)

noch markiert und klicken Sie auf das Symbol
Maske. Eine leere Eingabemaske erscheint auf
dem Bildschirm (Beispiel aus der Einführungs-
unterlage).
Eine leere Eingabemaske

(Beispiel aus der Einführungsunterlage)
Falls die nachfolgende Meldung erscheint, ist der Bereich A9:F9 nicht benannt. Klicken
Sie auf die Schaltfläche [_OK_], dann erscheint die Eingabemaske trotzdem.
Um die Spaltenbeschriftung festzulegen, klicken Sie auf [_OK_].
2.1 Allgemeines zum Aufbau einer Datenliste

Um Komplikationen beim Filtern und Sortieren von Daten, bei Berechnungen von Teilergebnissen
und Verwendung der Pivot-Tabelle zu vermeiden, ist beim Erstellen von Listen folgendes zu be-
achten: In der Datenliste sollte jeder Spalte eine Spaltenüberschrift (Feldname) zugewiesen wer-
den.
Feld-
namen
Feldnamen/Spaltenüberschrift

Weisen Sie Zahlen, die mit einer 0 (Null) beginnen (wie Postleitzahlen oder Telefonnum-
mern), immer ein entsprechendes Format zu (kein Zahlenformat!), da Excel sonst die
führende 0 löscht. Dazu markieren Sie den Bereich, der die Zahlen enthält, wählen im
Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren und im Dialogfeld Zellen formatieren die
Kategorie Text oder im Fall von Postleitzahlen die Kategorie Sonderformat und dort
den Typ Postleitzahl.
Vermeiden Sie es, die Liste durch Leerspalten oder -zeilen (Ausnahme: Leerzeile vor der Sum-
menzeile), beispielsweise aus optischen Gründen, zu "teilen".
Leerzeilen oder -spalten vermeiden
Durch das Einfügen von Leerspalten oder -zeilen erschweren Sie sich die Handhabung von Aus-
wertungen erheblich, bzw. durch eine Unachtsamkeit (z.B. fehlendes oder falsches Markieren)
kann die komplette Tabelle oder Liste eventuell unbrauchbar werden.
Ist die Liste durch Leerspalten oder -zeilen geteilt, müssen Sie diese zuerst vollständig
markieren (einschließlich der Spaltenüberschriften), bevor Sie die Befehle Filtern (Au-
toFilter), Erweitert (Spezialfilter), Sortieren, Pivot-Tabelle oder Teilergebnis aufru-
fen, da sonst nur ein Teil der Datenliste erfasst wird.
Bei einem für Excel "korrekten" Aufbau der Liste ist es hingegen ausreichend, nur eine
Zelle in der Datenliste anzuwählen, bevor Sie einen der o. g. Befehle ausführen, da
Excel die Markierung dann automatisch bis zur nächsten Leerspalte und -zeile erwei-
tert.
Speichern Sie Ihre Datei, bevor Sie mit dem Filtern oder der Berechnung von Teilergebnissen
beginnen.
2.2 Komplexes Sortieren über ein Dialogfeld

Sollen mehrere Spalten (z.B. zuerst nach dem Ort und dann nach dem Nachnamen) gleichzeitig
sortiert werden, können Sie dies über ein Dialogfeld vornehmen:
1. Öffnen Sie die Datei Datenliste.xlsx und stellen Sie den Zellcursor in eine Zelle
innerhalb der Liste.
2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Sortieren.
3. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben
Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert.
4. Wählen Sie nun das erste Sortierkriterium im Bereich Sortieren nach aus. Dort erscheint der
Feldname (hier: Ort).
5. Durch einen Klick auf [Ebene_hinzufügen] können Sie weitere Sortierkriterien anhängen (hier:
Nachname). Dann wird innerhalb des Ortes nach dem Nachnamen sortiert:

Datenliste sortieren
6. Klicken Sie auf [_OK_], um die Sortierung zu starten.
Sie können weitere nachrangige Sortierkriterien angeben und für jede Spalte die Sortierreihen-
folge (aufsteigend oder absteigend) individuell festlegen. Aber selbst bei einer Datenliste von den
80 Millionen Einwohnern der Bundesrepublik Deutschland kommen Sie i.d.R. mit vier Sortierkri-
terien aus.
Excel erkennt Tabellen automatisch, wenn Sie dem Standard entsprechen, d.h. wenn
über dem zusammenhängenden Datenbereich Spaltenüberschriften stehen und die Ta-
belle über höchstens eine Tabellenüberschrift verfügt (im Bild oben das Wort "Kunden-
liste"). Hat Ihre Tabelle aber z.B. zwei Überschriften, reicht es nicht, den Zellcursor in
eine Zelle der Tabelle zu setzen. Vielmehr müssen Sie vor dem Sortieren den zu sor-
tierenden Bereich inklusive Spaltenüberschriften markieren.
Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge
Wenn Sie in diesem Dialogfeld Sortieren bei dem Listenfeld Reihenfolge die Benutzerdefi-
nierte Liste… auswählen, erscheint das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen. Dort können Sie
zusätzliche Sortierkriterien abrufen. Dies ist hilfreich, wenn nicht nach Standard-Sortierkriterium
(alphanumerisch) geordnet werden soll.
Sortieren Sie z.B. Monate (Januar, Februar, März …) oder Wochentage (Montag, Dienstag, Mitt-
woch) auf herkömmliche Art und Weise, würde der April an erster Stelle stehen, der Januar nur
an fünfter Stelle oder Dienstag und Donnerstag stehen vor dem Montag. Für solche Zwecke be-
nötigen Sie die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge:
1. Angenommen, Sie arbeiten mit einer Liste, in der unter anderem eine Spalte
mit dem Erstellungsmonat eingetragen wurde.
2. Stellen Sie wieder den Zellcursor in eine Zelle innerhalb der Liste.
3. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol
Sortieren.
4. Achten Sie in dem Dialogfeld Sortieren darauf, dass das Kontrollkästchen Daten haben
Überschriften aktiviert ist. Damit werden die Feldnamen nicht mit sortiert.

5. Geben Sie die Spalte an, die sor-
tiert werden soll und klicken Sie
anschließend bei Reihenfolge
auf Benutzerdefinierte Liste.
6. Klicken Sie im Fenster Benutzer-
definierte Listen auf die ge-
wünschte Sortierreihenfolge (hier:
Januar, Februar …).
7. Übernehmen Sie diese Reihen-
folge mit [_OK_], das Fenster
Benutzerdefinierte Listen wird
geschlossen. Sie können nun
gegebenenfalls noch weitere Sor-
tierfolgen angeben. Sortieroptionen
8. Durch einen Klick auf [_OK_] im Sortierfenster wird der Sortiervorgang gestartet.
Die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge:

• Bleibt für diese Spalte bestehen, auch wenn Sie anschließend über die Sym-
bole sortieren.
• Kann bei dieser Sortiermethode nur als 1. Sortierkriterium verwendet werden. Ggf. ab-
wechselnd beide Methoden verwenden.
Die Liste der benutzerdefinierten Sortierreihenfolge können Sie auch erweitern, indem
Sie in dem Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen auf die Zeile Neue Liste klicken und
ihre Liste dann im rechten Feld Listeneinträge hinzufügen. Bestätigen Sie ihre Eingabe
durch einen Klick auf [_Hinzufügen_].
Wenn Sie das Dialogfeld über den folgenden Weg öffnen: Datei-Menü, , Seite
Erweitert, Bereich Allgemein, [Benutzerdefinierte_Listen_bearbeiten...], haben Sie
zusätzlich die Möglichkeit, eine Liste aus einer Excel-Tabelle zu importieren (Seite 240).
Alle Listeneinträge, die Sie dort gespeichert haben, können Sie für die benutzerdefi-
nierte Sortierung verwenden.
Um die benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufzuheben, rufen Sie das Fenster Sortieren erneut
auf. Markieren Sie die Sortierung und klicken Sie auf die Schaltfläche [Ebene_löschen]:
Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aufheben

3 Arbeiten mit der Datenüberprüfung
Tippfehler und falsche Eingaben sind ziemlich ärgerlich. Wenn Sie gewährleisten möchten, dass
in einer Arbeitsmappe die richtigen Daten eingegeben werden, können Sie für einzelne Zellen
oder Zellbereiche angeben, welche Daten zulässig sind. Gerade bei großen Listen und bei Da-
teien, die von mehreren Benutzern ausgefüllt werden, kann dies ein Vorteil sein.
In Excel haben Sie die Möglichkeit, für Eingabefelder eine Datenüberprüfung (früher Gültigkeits-
prüfung) vorzunehmen, um unerwünschte Eingaben abzufangen.
3.1 Datenregel festlegen

1. Markieren Sie die Zelle bzw. Berei-
che, deren Eingabemöglichkeiten Sie
beschränken möchten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Da-
ten in der Gruppe Datentools das
Symbol Datenüberprüfung. In
drei Registern haben Sie jetzt die
Möglichkeit, die Einstellungen für die
Zelleingabe festzulegen.
Datenüberprüfung, Einstellungen
Register Einstellungen
Klicken Sie im Bereich Zulassen auf den Listenpfeil , um Einschränkun-
gen auf die Dateneinträge in den markierten Zellen der Tabelle anzuwen-
den.
Wählen Sie in der geöffneten Liste die Option Benutzerdefiniert, um eine

Formel oder einen Ausdruck einzugeben oder auf eine Berechnung in einer
anderen Zelle zu verweisen, um gültige Einträge zu bestimmen.
Feld Zulassen
Achten Sie auf eine korrekte Adressierung!
Klicken Sie auf den gewünschten Ver-

gleichsoperator im Feld Daten, der vom
Typ abhängt, den Sie im Feld Zulassen
ausgewählt haben.
Vergleichsoperator bestimmen
Wenn Sie in dem Feld Zulassen die Auswahl Liste treffen, gibt es einige Besonderhei-
ten zu beachten, die im Anschluss erläutert werden.

Register Eingabemeldung
Geben Sie wahlweise einen Titel für die
Eingabemeldung ein, die angezeigt wird,
wenn jemand den Zellcursor auf diese
Zelle stellt. Es wird dann eine QuickInfo
neben der Zelle angezeigt:
Im dem großen Meldungsfeld ist Platz für

maximal 255 Zeichen. Drücken Sie die
(¢) Return-Taste (Enter-Taste), um hier
eine neue Zeile zu beginnen. Datenüberprüfung, Eingabemeldung
Register Fehlermeldung
Im Register Fehlermeldung kann in dem Listenfeld Typ das Merkzeichen ausgewählt werden,
mit dem die Fehlermeldung beginnt. Das ist aber nicht nur eine optische Wahl, sondern damit
entscheiden Sie auch, wie sich Excel im Fehlerfall verhält.
Wenn Sie die Option Stopp wählen, wird im Fehlerfall verhindert, dass die falsche Eingabe in die
Zelle eingetragen wird. Sie müssen die Eingabe wiederholen oder abbrechen.
Bei Warnung muss ein fehlerhafter Eintrag nochmals bestätigt werden.
Bei Information wird nur im Nachhinein über den falschen Eintrag informiert.
Geben Sie wahlweise einen Titel für das Fehlermeldungsfeld ein. Der Titel wird in der Titelzeile
der Meldung angezeigt. Und tippen Sie noch die Fehlermeldung ein (max. 255 Zeichen), die bei
einer ungültigen Eingabe angezeigt wird.
Datenüberprüfung, Fehlermeldung
Mit dem Anklicken der Schaltfläche [Alle_löschen] werden alle Markierungen rückgängig gemacht
und alle Informationen in allen drei Registerseiten gelöscht.
Machen Sie die gewünschten Angaben und klicken Sie auf [_OK_], um die Datenüberprüfung zu
aktivieren.
Besonderheiten bei der Listenauswahl

Wenn Sie im Register Einstellungen die Liste auswählen, stehen Ihnen zum Definieren dieser
Liste mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Sie können die Begriffe, die ausgewählt
werden sollen, im Feld Quelle manuell
eintragen, wobei die Begriffe durch
Strichpunkte (Semikolon) zu trennen
sind.
Nachdem Sie das Dialogfeld über [_OK_]

geschlossen haben, ist bei den betreffen-
den Zellen ein Listenpfeil angebracht.
Sie können einen Begriff aus der Liste
auswählen:
Begriffe manuell eingeben
Aber es gibt auch noch eine andere Mög-

lichkeit, die Quelle für die Liste in dem
rechtsstehenden Dialogfeld zu überneh-
men: Falls die Begriffe auf demselben
Tabellenblatt schon aufgelistet sind, mar-
kieren Sie den Zellbereich in der Ta-
belle und der Bereich wird mit vorange-
stelltem Gleichheitszeichen und absolu-
ten Zellbezügen in das Feld Quelle über-
nommen. Zellbereiche werden übernommen
Haben Sie auf einem anderen Tabellenblatt die Begriffe aufgelistet, können Sie den Bereich nicht
markieren, da Ihnen Excel im Fenster Datenüberprüfung einen Wechsel in ein anderes Tabel-
lenblatt nicht erlaubt. Diese "Beschränkung" können Sie allerdings umgehen.
Vergeben Sie für die Begriffsliste auf

dem anderen Tabellenblatt einen Be-
reichsnamen. Diesen können Sie dann
mit vorangestelltem Gleichheitszeichen
im Textfeld Quelle verwenden (hier:
=Auswahlliste):
Diese sehr brauchbare Funktion arbeitet

aber nicht wie gewünscht, wenn Sie bei-
spielsweise die Liste über die Daten-Ein-
gabemaske (Seite 51) ausfüllen. Fehlein-
gaben werden bei der Verwendung der
Maske nicht zuverlässig abgefangen.
Auch können "ungültige" Daten über die
Option Warnung oder Information in Bereichsnamen aus einem anderen Tabellenblatt übernehmen
der Registerseite Fehlermeldung der
Datenüberprüfung zugelassen werden.
(Ab der Seite 244 ist beschrieben, wie Sie das Symbol Maske der Symbolleiste für den Schnell-
zugriff hinzufügen.)
Zum Ändern der festgelegten Datenregel markieren Sie die entsprechende Zelle bzw.
den entsprechenden Bereich, öffnen das Dialogfeld Datenüberprüfung (Registerkarte
Daten, Gruppe Datentools) und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

3.2 Vorhandene Daten nachträglich prüfen
Wenn Sie eine Datenüberprüfung in einer Tabelle vornehmen, die bereits Daten enthält, müssen
Sie die vorhandenen Daten nachträglich manuell prüfen.
Mit Hilfe des Befehls Ungültige Daten einkreisen (Registerkarte

Daten, Gruppe Datentools, Symbol Datenüberprüfung) können
Sie die Eingabezellen nachträglich aufspüren, die nicht der Gültig-
keitsregel entsprechen:
Untermenü des
1. Markieren Sie in der Datei Noten den Bereich B8:K14. Symbols Datenüberprüfung
2. Legen Sie die Gültigkeitskriterien fest. Für den Bereich B8:K14 lauten sie:
Ganze Zahl – zwischen – Min: 0 – Max: =B$7
Beachten Sie zum einen das Gleichheitszeichen = und zum anderen das $-Zeichen nur für
die Zeilenzahl 7, da die Werte immer in der Zeile 7 stehen! Aber der Spaltenbuchstabe B
bleibt relativ, da die Werte in der Zeile 7 jeweils in den Spalten B bis K stehen!:
Gültigkeitskriterien festlegen
3. Rufen Sie den oben beschriebenen Befehl Ungültige Daten einkreisen auf:
Ungültige Eingaben werden rot eingekreist
Die entsprechenden Zellen werden rot eingekreist. Die maximal erreichbare Punktzahl steht in
der Zeile 7 in der gleichen Spalte! Beispiele: Für die Spalte C steht sie in der Zelle C7, für die
Spalte K in der Zelle K7. Die rot eingekreisten Zellen kennzeichnen jeweils die für diese Spalte
ungültigen Eingaben.
Durch Klicken auf den Befehl Gültigkeitskreise löschen können

Sie die Markierungen wieder entfernen.
Symbol Datenüberprüfung

3.3 Ausdehnen der Datenüberprüfung
Wenn Sie eine Datenregel auf weitere Bereiche ausdehnen möchten, markieren Sie die Zellen,
für die die Regel bisher galt und zusätzlich die Zellen, die dieselbe Gültigkeitsregel erhalten sol-
len.
Wählen Sie erneut die Datenüberprüfung aus. Sie werden von Excel gefragt, ob Sie die Daten-
überprüfung auf die neuen Zellen ausdehnen wollen:
Meldung bestätigen
Antworten Sie mit [_Ja_] und bestätigen Sie noch das Dialogfeld Datenüberprüfung mit [_OK_].

4 Zielwertsuche
Mit der Zielwertsuche werfen Sie einen Blick in die Zukunft! Um einen bestimmten Zielwert zu
erreichen, müssen Sie den Eingabeparameter so lange variieren, bis der gesuchte Wert berech-
net wird. Die Funktion Zielwertsuche nimmt Ihnen diese Arbeit ab.
Als Beispiel soll die Gewinnermittlung beim Autoverkauf dienen (Datei Weitere Beispiele.xlsx,
Arbeitsblatt Zielwertsuche).
Gewinnermittlung beim Autoverkauf
Der Gewinn berechnet sich wie folgt:

Gewinn = Erlös Verkauf - Kosten Einkauf - Allg. Kosten
Fragestellung
Wie viele Fahrzeuge von Auto 1 muss ich noch verkau-
fen, um meinen Gewinn um 5.000 € auf 17.500 € zu
steigern?
1. Klicken Sie auf die Ergebniszelle (hier: H2).
Symbol Was-wäre-wenn Analyse
2. Wählen Sie den Weg Registerkarte Daten, Gruppe
Prognose, Symbol Was-wäre-wenn-Analyse,
Zielwertsuche.
3. Als Zielzelle ist bereits die vorher markierte Zelle
eingetragen.
4. Im Bereich Zielwert schreiben Sie den Wert hinein,
Zielwert eintragen
den Sie erreichen möchten (hier: 17500).
5. Klicken Sie nun im Bereich Veränderbare Zelle auf
das Symbol und markieren Sie im Arbeitsblatt
die Zelle, die verändert werden soll (hier: D2). Zum
Abschluss drücken Sie die (¢)-Taste.
7. Im dann nachfolgenden Dialogfeld können Sie wäh- Veränderbare Zelle festlegen
len, ob Sie das Ergebnis annehmen ([_OK_]) oder
ablehnen ([Abbrechen]) möchten.
8. Falls Sie das Ergebnis annehmen, wird die verän-
derliche Zelle (hier: D2) von der Zielwertsuche au-
tomatisch geändert (in unserem Beispiel auf 9). Das
beeinflusst natürlich auch den Gewinn in der Zelle
H2. Status der Zielwertsuche
Die veränderliche Zelle in der Zielwertsuche darf nur einen Wert, nicht das Ergebnis
einer Formel enthalten!

5 Konsolidieren
Mit Konsolidieren können Sie die Inhalte mehrerer Bereiche, Tabellen oder Mappen in einer
Ergebnistabelle zusammenfassen. Sie können die konsolidierten Daten entweder in ein neues
Arbeitsblatt oder in einen freien Bereich der aktuellen Tabelle legen. Formeln, die sich auf Zell-
bereiche verschiedener Tabellenblätter beziehen, werden auch 3D-Formeln genannt.
Daten nach Rubriken konsolidieren

Eine Konsolidierung nach Rubriken kann nur erfolgen, wenn die Zeilen- und Spaltenbeschriftun-
gen – sofern vorhanden – identisch sind. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren Rohdaten.xlsx.
Für das Beispiel in der nachfolgenden Abbildung gehen Sie wie folgt vor:
Beispiel für konsolidierte Daten
1. Wählen Sie eine Zelle als linke obere Ecke des Bereichs, in dem Sie die Zieldaten speichern
möchten (hier: Zelle D3).
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Kon-
solidieren .
Dialogfeld Konsolidieren
Hier ist die Konsolidierungsfunktion auszuwählen und es sind die Bezüge auf die zu konsoli-
dierenden Daten einzutragen. Tippen Sie im Feld Verweis den Zellbezug von den betreffen-
den Daten ein bzw. markieren Sie den Zellbereich im gewünschten Arbeitsblatt mit der
Maus.

Benötigen Sie einen Bereich aus einer externen Arbeitsmappe, lässt sich dieser über die
Schaltfläche [Durchsuchen] laden.
Ein fertiger Verweis wird über die Schaltfläche [Hinzufügen] in die Liste Vorhandene Ver-
weise übertragen.
Einzelne Einträge aus der Liste können Sie durch Markieren und Klicken auf die Schaltfläche
[Löschen] auch wieder aus der Liste entfernen.
Zellbezüge hinzufügen
3. Die Beschriftung lässt sich aus den Quellbereichen übernehmen. Die Auswahl treffen Sie
über die Kontrollkästchen im Bereich Beschriftung. Anhand der Beschriftung erkennt Excel
die Daten, die zusammengefasst werden sollen. Das Kontrollkästchen Verknüpfungen
mit Quelldaten erlaubt Ihnen die automatische Aktualisierung der konsolidierten Ergebnisse
bei Änderungen aus anderen Quelldateien.
Beschriftung auswählen
4. Sobald Sie die Schaltfläche [_OK_] betätigen, wird die Konsolidierung von Excel für die ange-
gebenen Bereiche durchgeführt.
5. Bitte beachten Sie, dass die Daten aus der oberen linken Zelle eines Bereichs nicht in das
konsolidierte Ergebnis übernommen werden. In unserem Beispiel wird das Wort Filiale nicht
automatisch in die Zelle D3 eingetragen. Sie müssten es selbst kopieren. Auch die Rahmen-
linien müssen Sie selbst wählen.
6. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Konsolidieren ab.
Daten mit Formeln konsolidieren

Eine Konsolidierung mit Formeln kann immer erfolgen, unabhängig von der Anordnung der Daten
im Quell- und Zielbereich. Auch wenn die Spalten- und Zeilenbeschriftungen unterschiedlich sind,
ist dennoch eine Konsolidierung mit Formeln möglich.
1. Öffnen Sie die Datei Konsolidieren mit Formeln Rohdaten.xlsx und wechseln Sie in das
Tabellenblatt Gesamt, da hier die konsolidierten Daten ausgegeben werden sollen.
2. Erstellen Sie die Zieltabelle, die sämtliche Zeilen und Spalten umfasst, die in den Quellberei-
chen vorkommen:

Tabelle mit allen Zeilen und Spalten
3. Markieren Sie die 1. Zelle, die konsolidierte Daten aufnehmen soll. In unserem Beispiel ist
das die Zelle B4.
4. Beginnen Sie, die Formel einzugeben, mit der Sie die konsolidieren Daten berechnen möch-
ten: =SUMME(
5. Fügen Sie der Formel die Zellen zu, die in der Zielzelle konsolidiert werden sollen: Klicken
Sie im Tabellenblatt Hamburg auf die Zelle B4 und geben Sie ein Semikolon ; ein. Wechseln
Sie zum Tabellenblatt Köln, klicken Sie auf die Zelle B4 und geben Sie wieder ein Semikolon
; ein. Im Tabellenblatt Leipzig klicken Sie wieder auf die Zelle B4, geben eine Klammer ) ein
und schließen die Formeleingabe wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab. Die Formel der Zelle
B4 in der Zieltabelle lautet nun:
=SUMME(Hamburg!B4;Köln!B4;Leipzig!B4)
6. Erstellen Sie auf gleichem Weg die restlichen Konsolidierungsformeln.
1. Um Daten verschiedener Arbeitsblätter zu verknüpfen, können Sie auf Zellen der

anderen Arbeitsblättern verweisen, indem Sie vor dem Zellbezug den Namen des
Arbeitsblattes gefolgt von einem Ausrufezeichen ! eingeben:
=Funktion(Arbeitsblatt!Zellbezug)
2. Achten Sie darauf, dass Sie in den Quelltabellen jeweils die richtige Zelle anklicken.
Da die Filiale in Hamburg keine Herrenschuhe verkauft, befinden sich die Umsatz-
zahlen für Kinderschuhe hier nicht wie auf den anderen beiden Tabellenblättern in
der Zeile 6. In der Zieltabelle lautet deshalb die Formel z.B. für Kinderschuhe im 1.
Quartal
=SUMME(Hamburg!B5;Köln!B6;Leipzig!B6).
Ergebnis

6 Der Szenario-Manager
Was wäre wenn? Bei der Beantwortung dieser Fragestellung steht Ihnen in Excel auch der Sze-
nario-Manager zur Seite. Mit seiner Hilfe können Sie eine Art Planspiel durchführen, bei dem die
Auswirkungen von mehreren Versionen einer Tabelle in einer Arbeitsmappe abgespeichert wer-
den können.
6.1 Die Problemstellung

Um den Umgang mit dem Szenario-Manager zu erlernen, folgt wieder ein kleines Beispiel, für
das die Daten in ein neues Arbeitsblatt einzutragen sind.
Angenommen, Sie sollen eine Gewinnprognose für das folgende Jahr für einen Produktionsbe-
trieb erstellen. Der Gewinn ist von folgenden Faktoren abhängig:
• Verkaufszahlen • fixe Kosten
• Verkaufspreis • variable Kosten.
Zum Zeitpunkt der Prognose ist Ihnen die Höhe der fixen Kosten bekannt. Die übrigen Faktoren
müssen geschätzt werden. Der Gewinn wird mit verschiedenen Annahmen errechnet.
6.2 Die Arbeit mit Schätzdaten

Bevor Sie die Arbeit mit dem Szenario-Manager beginnen, müssen Schätzdaten und eine Formel
zum Errechnen des Gewinns in ein leeres Tabellenarbeitsblatt eingetragen werden:
• Die fixen Kosten betragen 700.000,- €.
• Für die variablen Kosten werden für eine erste Berechnung 100,- € je Stück angenommen.
• Der Verkaufspreis wird auf 150,- € je Stück geschätzt.
• Die Verkaufsmenge liegt vermutlich bei rund 20.000 Stück.
Geben Sie die Daten der folgenden Abbildung in ein Tabellenblatt ein oder öffnen Sie die Datei
Szenario.xlsx:
Die Eingaben
Der Gewinn von 300.000 wird durch die Formel

=(D2-B2)*C2-A2
ermittelt. Tragen Sie diese Formel in die Zelle E2 ein.

6.3 Der Aufruf des Szenario-Managers
Nun kann die Arbeit mit dem Sze-
nario-Manager beginnen:
1. Wählen Sie den Eintrag Sze-
nario-Manager im Unter-
menü des Symbols Was-
wäre-wenn-Analyse auf der
Registerkarte Daten in der
Gruppe Prognose:
Das rechtsstehende Dialog- Der Szenario-Manager

feld wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf die Schaltflä-
che [Hinzufügen]. Excel ruft
das Dialogfeld Szenario hin-
zufügen auf.
3. Tragen Sie im Feld Szenari-
oname einen Namen ein.
Für das Übungsbeispiel ist
der Begriff Optimal einzuge-
ben.
4. Klicken Sie auf das Symbol Dialogfeld Szenario hinzufügen
im Feld Veränderbare
Zellen.
5. Markieren Sie in Ihrem Tabellenblatt den Bereich B2 bis D2. Die Adressen werden von Excel
automatisch absolut gesetzt:
Die veränderbaren Zellen B2 bis D2 markieren
6. Mit einem Klick auf das Symbol im Fenster Veränderbare Zellen kehren Sie wieder zu-
rück.

7. Das Dialogfeld heißt jetzt Szenarien bearbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie den Stan-
dard-Kommentar zu dem Szenario ändern. Geben Sie in dem vorgesehenen Feld den Text
Optimale Preis- und Absatzbedingungen ein:
Dialogfeld Szenarien bearbeiten

9. Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte die
Werte für die veränderbaren Zellen ein:
$B$2: 80
$C$2: 25000
$D$2: 170
10. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um ein weiteres
Szenario zu erstellen. Dialogfeld Szenariowerte
11. Sie sind zurück im Dialogfeld Szenario hinzufügen.

12. Geben Sie im Feld Szenarioname den Begriff Nachteilig ein.
13. Der Bereich B2:D2 ist bereits eingetragen.
14. Unter Kommentar soll der Text Absolut un-
günstige Bedingungen festgehalten werden.
15. Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schalt-
fläche [_OK_].
16. Im Dialogfeld Szenariowerte tragen Sie wie-
derum Werte für die veränderbaren Zellen ein:
$B$2: 130
$C$2: 17000
$D$2: 140
17. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].
18. Der Szenario-Manager bleibt geöffnet. Der Szenario-Manager
6.4 Einen Bericht für die Szenarien erstellen

Nun sollen alle Szenarien auf einen Blick angezeigt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit,
direkt die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse zu vergleichen.
1. Klicken Sie in dem Dialogfeld Szenario-Manager auf [Zusammenfassung...].

2. Die rechtsstehende Dialogbox wird geöffnet.
Unter Berichtstyp wählen Sie die Option
Szenariobericht.
3. Ein Klick auf die Schaltfläche [_OK_] erstellt
den nachfolgenden Bericht:
Berichtstyp auswählen
Der Szenariobericht mit einer Anmerkung
Die veränderbaren Zellen B2, C2, D2 und die Ergebniszelle E2 erscheinen als absolute Zellbe-
züge im Szenariobericht. Wenn Sie die Zellen vorher benannt hätten, würden anstatt der Zellbe-
züge die Namen erscheinen. Die Namensvergabe kann auch nachträglich erfolgen. Dann muss
der Bericht jedoch neu erstellt werden.
Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die entsprechenden Zellen im Szenariobe-
richt zu überschreiben.
Wenn Sie sich das Blattregister (Seite 30) unten links einmal ansehen, werden Sie feststellen,
dass der Szenariobericht eine eigene Registerlasche hat.
6.5 Ein Szenario anzeigen und bearbeiten

Über den Szenario-Manager (Registerlasche Ta-
belle1, Registerkarte Daten, Gruppe Prognose,
Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse) können
Sie sich ein Szenario auch im Arbeitsblatt anzeigen
lassen oder es bearbeiten:
Markieren Sie das betreffende Szenario und klicken

Sie auf die Schaltfläche [Anzeigen], um es im Ar-
beitsblatt anzeigen zu lassen.
Ein Klick auf [Bearbeiten] öffnet das Dialogfeld Sze-

narien bearbeiten, in dem Sie z.B. Änderungen am
Szenarionamen oder den veränderbaren Zellen vor-
nehmen können. Über die Schaltfläche [_OK_] wird
dann das Dialogfenster Szenariowerte geöffnet, in
dem Sie wiederum die gewünschten Änderungen
Der Szenario-Manager
vornehmen und mit [_OK_] speichern können.

Szenariowerte ändern
6.6 Ein Szenario löschen

Szenarien können selbstverständlich nachträglich gelöscht werden:
1. Rufen Sie auf dem Tabellenblatt mit den eingegebenen Schätzdaten (hier: Tabelle1) den
Szenario-Manager auf.
2. Markieren Sie den Namen des zu entfernenden Szenarios.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].
6.7 Übungen
Lösen Sie die folgende Aufgabenstellung mit Hilfe des Szenario-Managers:
• Was wäre, wenn der Verkaufspreis eines Produktes bei 20,- €, der Einkaufspreis bei 10,- €
läge und 5000 Stück dieses Artikels verkauft würden?
• Was wäre, wenn der Verkaufspreis auf 18,- € sinken, der Einkaufspreis auf 12,- € steigen
und sich außerdem die Menge um 500 Stück reduzieren würde?
• Was wäre, wenn der Verkaufspreis auf 21,- € steigen, der Einkaufspreis auf 9,- € sinken
und die Menge auf 6000 Stück steigen würde?
Die unterschiedlichen Szenarien sollen in einem Bericht festgehalten werden. (Lösungsweg Seite
251)

7 Datenanalyse mithilfe von Datentabellen
Auch mithilfe von Datentabellen lässt sich die Frage „Was wäre wenn?“ beantworten. Im Gegen-
satz zu Szenarien werden alle Ergebnisse in einer Tabelle im Arbeitsblatt angezeigt. Außerdem
können Datentabellen nicht mehr als 2 Variablen enthalten. Datentabellen bestehen aus folgen-
den Elementen:
Element der Datentabelle Beschreibung

Eingabezelle (Variable) Auf diese Zelle nimmt eine Formel Bezug. Ihr Inhalt wird innerhalb
der Datentabelle durch die festgelegten Alternativwerte ersetzt.
Formelzelle Sie enthält die Formel, die sich auf die Eingabezelle(n) bezieht. Für
die Berechnung der verschiedenen Ergebnisse der Formel ver-
wendet Excel die alternativen Werte.
Alternativwerte Die Alternativwerte werden von Excel nacheinander in der Einga-
bezelle eingesetzt, um die Alternativergebnisse zu ermitteln. Sie
können sich in einer Spalte oder in einer Zeile befinden.
Alternativergebnisse Der Bereich kann sich in einer Zeile oder in einer Spalte befinden.
Vorbereitung der Datentabelle

• Bis auf die Eingabezelle(n) müssen alle Elemente der Datentabelle in einem zusammen-
hängenden Zellbereich liegen, da sonst keine korrekte Auswertung der Daten möglich ist.
• Bei einer spaltenorientierten Datentabelle muss sich die Formelzelle in derselben Spalte be-
finden, in der die Alternativergebnisse ausgegeben werden. Direkt unterhalb der Formel-
zelle wird das erste Alternativergebnis ermittelt.
• Bei einer zeilenorientierten Datentabelle sind die Alternativwerte in einer Zeile angeordnet,
die Formelzelle und Alternativergebnisse in der Zeile darunter, wobei die Formelzelle links
vom ersten Alternativergebnis steht.
7.1 Datentabelle mit einer Variablen

Im folgenden Beispiel möchte ein Produktionsbetrieb den voraussichtlichen Gewinn für das
nächste Jahr ermitteln und sehen, wie sich dieser entwickelt, wenn sich die Verkaufsmenge än-
dert, alle übrigen Werte (fixe Kosten, variable Kosten und Verkaufspreis) aber gleich bleiben.
1. Öffnen Sie die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem Namen
Datentabelle, eine Variable ab.
2. Im Bereich C11:C21 sind die verschiedenen Verkaufsmengen (= Alternativwerte) von 10.000
bis 20.000 einzugeben. Hierzu können Sie den Befehl Ausfüllen verwenden. Tippen Sie
zunächst in die Zelle C11 die Zahl 10000 ein.
3. Nun markieren und dann füllen Sie den Bereich C11:C21: Registerkarte Start, Gruppe Be-
arbeiten, Symbol Ausfüllen, Datenreihe…, Inkrement 1000 und Endwert 20000.
4. Markieren Sie den Bereich C3:D21 und stellen Sie das folgende Zahlenformat ein: Kategorie
Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen.

Eingabezelle
Formelzelle
Alternativwerte Alternativergebnisse
Alternativwerte im Bereich C11:C21 eingeben (hier auch mit dem Vorjahreswert von 15.000)
5. Markieren Sie den Bereich, in dem sich die Formelzelle, die Alternativwerte und später die
Alternativergebnisse befinden, also C10:D21.
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose
auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wählen Sie im
Untermenü den Befehl Datentabelle.
7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus Spalte
die Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markie-
ren Sie sie über das Symbol im Arbeitsblatt. Schließen Sie die
Eingabe mit [_OK_] ab.
Registerkarte Daten,
Gruppe Prognose
Eingabezelle bestimmen
In einer zeilenorientierten Datentabelle würden Sie die Eingabezelle im Feld Werte aus
Zeile eintragen.
8. Die Alternativergebnisse werden nun angezeigt und lassen sich einfach ablesen:

Ergebnis Datentabelle mit einer Variablen
7.2 Datentabelle mit zwei Variablen

Datentabellen mit zwei Variablen müssen zwei Eingabezellen aufweisen, auf deren Werte sich
die Formelzelle bei der Berechnung bezieht. In unserem Beispiel soll nun neben der Verkaufs-
menge auch der Verkaufspreis variabel sein. Die Alternativwerte der ersten Eingabezelle (Ver-
kaufsmenge) werden in der Spalte direkt unter der Formelzelle eingetragen, die Alternativwerte
für die zweite Eingabezelle (Verkaufspreis) in der Zeile direkt rechts neben der Formelzelle:
1. Öffnen Sie wieder die Datei Datentabelle Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie unter dem
Namen Datentabelle, zwei Variablen ab.
2. Die Alternativwerte für die Verkaufsmenge (10.000 bis 20.000) sind bei zwei Variablen direkt
unterhalb der Formelzelle D10 einzutragen. Bei unserem Beispiel also in die D-Spalte: Ko-
pieren Sie den Bereich C11:C21 aus der Datei Datentabelle, eine Variable in den Bereich
D11:D21.
3. Füllen Sie nun rechts von der Formelzelle D10 im Bereich E10:O10 eine Reihe (100, 110,
120… bis 200), die als alternative Werte für den Verkaufspreis verwendet wird.
4. In der Zeile 9 soll oberhalb von den Alternativwerten eine Überschrift stehen: Mar-
kieren Sie den Bereich E9:O9, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Ausrichtung auf die Schaltfläche Verbinden und zentrieren und geben Sie das
Wort Verkaufspreis ein. Formatieren Sie die Überschrift fett.
5. Markieren Sie nun den Bereich, der die Formelzelle, die Alternativwerte und die Zellen für die
Alternativergebnisse enthält, also D10:O21, und stellen Sie wieder das folgende Zahlenfor-
mat ein: Kategorie Zahl, Dezimalstellen 0, 1000er-Trennzeichen.
6. Der Bereich D10:O21 ist weiterhin markiert. Klicken Sie jetzt auf der Registerkarte Daten in
der Gruppe Prognose auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und wählen Sie im
Untermenü den Befehl Datentabelle.
7. Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte aus
Zeile die erste Eingabezelle mit absoluter Adressierung ein
($C$6) oder markieren Sie sie im Arbeitsblatt.
8. Geben Sie in das Feld Werte aus Spalte die zweite Eingabezelle
mit absoluter Adressierung ein ($C$5) oder markieren Sie sie im
Arbeitsblatt. Schließen Sie die Eingaben mit [_OK_] ab: Die Eingabezellen

Ergebnis Datentabelle mit zwei Variablen
9. Speichern Sie die Arbeitsmappe, ohne ihren Namen zu ändern.

8 Solver
Um Werteanalysen durchzuführen, stellt Excel mit dem Solver ein mächti-
ges Werkzeug zur Verfügung, mit dessen Hilfe komplexe Berechnungen
durchgeführt werden können. Der Begriff Solver entstammt der englischen
Sprache: to solve bedeutet lösen oder aufschlüsseln.
Der Solver wird in Excel als Zusatzprogramm, als Add-In geliefert. Sollte
die Schaltfläche Solver nicht auf der Registerkarte Daten in der Befehls- Registerkarte Daten,
Gruppe Analyse
gruppe Analyse platziert sein, aktivieren Sie sie, wie es auf der Seite 16
beschrieben ist.
8.1 Der Solver an einem Beispiel

Den Umgang mit dem Solver sollen Sie anhand eines kleinen Beispiels kennen lernen.
Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Investition in Höhe von 100.000,- € tätigen und Sie können
das Kapital zu einem Zinssatz von 8,75% von Ihrer Bank finanzieren lassen. Bei einer Laufzeit
von 5 Jahren würde das eine monatliche Belastung von 2.063,72 € bedeuten. Dieser Betrag wird
nun ermittelt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Die Vorbereitungen
1. Tragen Sie die folgenden Daten in ein leeres Tabellenarbeitsblatt ein:
Die Eingaben
Die Höhe der monatlich zu leistenden Zahlungen können Sie mit Hilfe der Funktion RMZ
errechnen. RMZ ist die Abkürzung für regelmäßige Zahlungen. In der Finanzmathematik
werden sie als Annuität bezeichnet.
2. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B4.
3. Öffnen Sie das Dialogfeld Funktion einfügen, beispielsweise über das
rechtsstehende Symbol auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe
Funktionsbibliothek.

4. Wählen Sie über den Listenpfeil im Feld Ka-
tegorie auswählen den Eintrag Finanzma-
thematik aus.
5. Markieren Sie die Funktion RMZ.
Excel öffnet die so genannte Formelpalette.
Die Funktion RMZ erfordert zwingend fol-
gende Argumente:
• Zins
• Zzr (Anzahl der Perioden)
• Bw (Darlehensbetrag).
Dialogfeld Funktion einfügen
Bei Zins und Zzr müssen Sie unbedingt die gleiche Einheit für den Zahlungszeitraum
verwenden. Da die Laufzeit in Monaten angegeben ist, muss der Zinssatz durch 12
dividiert werden.
Die Argumente Zw (zukünftiger Wert) und F (Fälligkeit) sind optional und werden hier
nicht verwendet.
7. Übernehmen Sie die Eintragungen der folgenden Abbildung:
Die Formelpalette für die Funktion RMZ
8. Verlassen Sie das Dialogfeld über [_OK_].

Sie erhalten das Ergebnis: -2.063,72 €
Der Rückzahlungsbetrag für einen Kredit ist in Excel ein negativer Wert.

Der errechnete monatliche Rückzahlungsbetrag
Das Problem
Der errechnete Betrag ist Ihnen entschieden zu hoch. Sie können maximal einen Betrag von
1700.- € monatlich aufbringen. Aus diesem Grund soll die Investition abgespeckt und damit die
Höhe des Darlehens reduziert werden, aber 90.000.- € werden auf jeden Fall benötigt. Außerdem
soll die Laufzeit des Darlehens auf höchstens 8 Jahre verlängert werden. Diese Problemstellung
ist ein Fall für den Solver.
Gesucht werden
• der Betrag, auf den der Kredit zu senken ist und
• die Laufzeit des Darlehens.
Den Solver aufrufen

1. Klicken Sie die Zelle B4 an.
B4 ist hier die so genannte Ziel-
zelle, deren Wert verändert werden
soll. Die Zielzelle muss stets eine
Formel enthalten!
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten
in der Befehlsgruppe Analyse auf die
Schaltfläche Solver.
3. Das rechtsstehende Dialogfeld wird ge-
öffnet. Dort sind die Einflussgrößen fest-
zulegen:
• Zielwert
• Veränderbare Zellen
• Nebenbedingungen. Dialogfeld Solver-Parameter
4. Legen Sie zunächst den Zielwert fest. Das ist der Wert, den die Zielzelle später annehmen
soll. Für das aktuelle Beispiel entscheiden Sie sich für Wert. Tragen Sie in das nebenste-
hende Eingabefeld die Zahl -1700 ein.
Die Eingabe des Minuszeichens ist wichtig, da der Rückzahlungsbetrag für einen Kredit
in Excel ein negativer Wert ist.

5. Klicken Sie auf das Symbol im Feld
Durch Ändern von Variablenzellen.
Da die Laufzeit und das Kapital im vor-
liegenden Beispiel variabel sind, müs-
sen die Zellen B1 und B3 für das Bei-
spiel angegeben werden. Klicken Sie
die Zellen B1 und B3 an und halten Sie
dabei für die Mehrfachmarkierung die
(Strg)-Taste gedrückt.
Die Parameter im Solver ohne Nebenbedingungen
Nebenbedingungen festlegen
Darüber hinaus können Sie weitere Bedingungen
festlegen. Das können zusätzliche Ober- oder Un-
tergrenzen sein, die einzuhalten sind.
1. Um Nebenbedingungen festzulegen, klicken Sie
auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
2. Das nebenstehende Dialogfeld wird geöffnet.
Dialogfeld für weitere Bedingungen
3. Zunächst wählen Sie den Zellbezug aus, für den die erste Nebenbedin-
gung (Kapitalbedarf) gelten soll, in diesem Fall B1.
4. Bestimmen Sie den Operator größer oder gleich: >=
Sie können aus der rechtsstehenden Liste auswählen.
5. Im Feld Nebenbedingung tragen Sie den Wert

90000 ein, da ja mindestens (größer oder
gleich) 90.000,- € benötigt werden:
6. Nach einem Klick auf [Hinzufügen] kann die
zweite Nebenbedingung eingetragen werden.
7. Für den Zellbezug der zweiten Nebenbedingung
Eine Nebenbedingung hinzufügen
geben Sie die Zelle B3 an.
8. Als Vergleichsoperator nehmen Sie kleiner oder gleich: <=
9. Unter Nebenbedingung tragen Sie die Zahl 96 ein (für 8 mal 12 Monate).
10. Über die Schaltfläche [_OK_] verlassen Sie die Nebenbedingungen. Sie sind zurück in dem
Dialogfeld Solver-Parameter, in dem Sie alle Eingaben noch einmal vergleichen können:

Die eingetragenen Solver-Parameter
Die Nebenbedingungen können Sie auch nachträglich ändern.
Das Problem lösen

1. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Lösen] beginnen die Berechnungen. Verwechseln
Sie bitte nicht die Schaltflächen [Lösen] und [Löschen]. Sobald ein Ergebnis vorliegt, erhalten
Sie einen entsprechenden Hinweis:
Dialogfeld Solver-Ergebnisse
2. In dem Listenfeld Berichte markieren Sie eine oder auch alle drei Zeile(n), um einen Antwort-
bericht, Sensitivitätsbericht und/oder Grenzwertbericht als eingefügte Tabelle zu erhalten.

3. Bei einem Mausklick auf [Szenario_speichern] fordert
Excel Sie auf, einen Namen einzugeben: Darlehen1.
Damit können Sie das Problem auch mit dem Szenario-
Manager weiterbearbeiten. Bestätigen Sie den Szena-
rionamen mit [_OK_].
4. Über die Schaltfläche [_OK_] im Fenster Solver-Ergeb-
nisse übernehmen Sie die von Excel ermittelte Lösung Szenario speichern
in Ihre Tabelle.
5. Formatieren Sie die Zelle B3 im Format Zahl mit 0 Dezimalstellen (Kontextmenü, Zellen
formatieren, Register Zahlen).
6. Speichern Sie diese Übung unter dem Namen Solver ab.
Das Ergebnis
Sie sehen in den Zellen B1:B4 das Ergebnis: Bei einem Darlehen in Höhe von 90.000,- €, einem
Zinssatz von 8,75 % und einer Laufzeit von 67 Monaten (gerundet) beträgt die monatliche Belas-
tung genau 1.700,- €. Damit wurde eine Lösung für den Mindestkapitalbedarf von 90.000,- € er-
reicht und die Laufzeit ist auch niedriger als 96 Monate. Die Nebenbedingungen wurden also
eingehalten.
Keine realisierbare Lösung

Manchmal kann es vorkommen, dass man
Bedingungen festlegt, die sich gegenseitig
ausschließen oder sich nicht erfüllen lassen.
In solchen Fällen ist es für den Solver
selbstverständlich nicht möglich, eine er-
folgreiche Berechnung durchzuführen. Sie
erhalten dann im Ergebnisfeld einen Hin-
weis, dass der Solver keine realisierbare Lö-
sung finden konnte.
Hinweis auf eine nicht realisierbare Lösung
8.2 Übungen
1. Wie lange muss das Darlehen bei einem Zinssatz von 8,75% und einer monatlichen Belas-
tung von 1.700,- € abbezahlt werden, wenn die Höhe des Kapitalbedarfs genau 100.000,- €
beträgt?
2. Ermitteln Sie für einen Kapitalbedarf von 100.000,- € die Laufzeit mit Hilfe des Solvers, wenn
eine monatliche Belastung in Höhe von 2.500,- € bei einem Zinssatz von 8,75% bezahlt wer-
den kann. (Lösungsweg Seite 253)

9 Die Pivot-Tabelle
Der Begriff Pivot stammt ursprünglich aus dem Französischen, wird aber auch inzwischen in der
englischen Fachsprache verwendet und bedeutet Dreh- und Angelpunkt.
9.1 Was ist eine Pivot-Tabelle?

Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die in der Lage sind, auf schnelle Art und Weise umfang-
reiche Datenmengen zusammenzufassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Daten un-
ter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein
Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Durch schlich-
tes Umsetzen von Datenmaterial können Sie Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel betrach-
ten. Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle stehen Ihnen die Pivot-Tabellen-Werkzeuge hilfreich zur
Seite.
9.2 Eine Datenliste wird benötigt

Damit Sie mit einer Pivot-Tabelle arbeiten können, benötigen Sie zunächst eine Datenliste:
Die Datenliste
1. Öffnen Sie die Datei Pivot Rohdaten.xlsx oder tippen Sie die Datenliste in eine neue, leere
Mappe ein.
2. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Pivot ab.
3. Der Gewinn wird in der Zelle H2 durch die Formel
=(G2-F2)*E2
errechnet.
4. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Felder der Spalte H.
9.3 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge

Excel stellt Ihnen zum Aufbau einer Pivot-Tabelle die PivotTable-Tools zur Verfügung. Mit diesen
Werkzeugen wird der Umgang mit Pivot-Tabellen einfacher. Gehen Sie anhand der Beispiel-Da-
tenliste folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Be-
fehlsgruppe Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable.
2. Bestimmen Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld, woher sich Excel
die Daten für die Pivot-Tabelle holen soll. Bei einer externen Daten-
quelle bietet das Programm eine ganze Reihe von Verbindungs- Registerkarte Einfügen,
Gruppe Tabellen
möglichkeiten an. Wählen Sie die Option Tabelle oder Bereich
auswählen.
3. Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. Für das aktuelle
Beispiel wird der Bereich A1 bis H11 benötigt:
Daten-Tabellenbereich festlegen
4. Legen Sie fest, wo der PivotTable-Bericht abgelegt werden soll: Neues Arbeitsblatt.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Excel hat das Tabellenblatt 2 eingefügt, auf dem ei-
niges Neues zu sehen ist:
Die neue Tabelle2 ist für den PivotTable-Bericht vorbereitet
Sollten Sie nicht sicher sein, wie Sie Ihre Daten bestmöglich anordnen, können Sie sich
über die Schaltfläche Empfohlene PivotTables (Registerkarte Einfügen, Gruppe Ta-
bellen) in einem Dialogfeld passende PivotTables vorschlagen lassen.

Aufgabenbereich
Auf der rechten Seite ist ein Aufgabenbereich mit der PivotTable-
Felderliste geöffnet.
Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich

können Sie mit der Maus verschieben. Führen Sie dazu den
Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie. Er wird dort zu einem
Doppelpfeil: . Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie die
Trennlinie an die neue Position und lassen die Maustaste wieder
los.
Sie können einen Aufgabenbereich auch frei auf dem Bildschirm

platzieren. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf die Bereichs-Titel-
leiste und ziehen nun bei gedrückter linker Maustaste den Aufga-
benbereich an eine andere Stelle. Der Mauszeiger hat dabei die
Form eines Vierfachpfeils.
Mit einem Mausdoppelklick auf die Titelleiste stellen Sie den Auf-
gabenbereich wieder zurück an seinen alten Platz im rechten Teil Aufgabenbereich mit der
des Excel-Fensters. Wie bei allen Fenstern, blenden Sie mit dem PivotTable-Felderliste
Schließen-Symbol in der Titelleiste den Aufgabenbereich aus.
Das Extras-Symbol unterhalb der Titelleiste öffnet das nach-
folgende Untermenü. Hierin werden aber nur die einzelnen Ab- Über die Titelleiste den
schnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anders angeordnet: Aufgabenbereich an eine
andere Stelle ziehen
Die Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anordnen
Der Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht

Im linken Teil des neuen Tabellenblatts 2 ist ein Bereich für den Pivot-
Tabellen-Bericht vorbereitet. Der Zellcursor steht in diesem Bereich.
Kontextwerkzeug
Im Menüband ist das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools mit den Regis-
terkarten PivotTable-Analyse und Entwurf für das Bearbeiten von
Pivot-Tabellen hinzugekommen. Sie werden automatisch geschlossen,
wenn der Zellcursor den Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht verlässt.
Bereich für den
Pivot-Tabellen-Bericht

Das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools
Kontextwerkzeuge werden Ihnen in allen Programmen von Office 2019 / 365 vielfältig angeboten,
in Excel 2019 beispielsweise gibt es auch die Bildtools, wenn ein Bild oder eine Grafik markiert
ist (Seite 134).
9.4 Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen

1. Der Zellcursor steht in dem Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht. Damit werden im Menü-
band die Registerkarten PivotTable-Analyse und Entwurf angezeigt.
Sollte der Aufgabenbereich mit der PivotTable-Felderliste nicht geöffnet
sein, klicken Sie auf der Registerkarten PivotTable-Analyse in der Gruppe
Einblenden auf das Symbol Feldliste.
2. Zeigen Sie in der Liste auf das Feld Artikel: . Bei ge-
drückter linker Maustaste ziehen Sie den Feldnamen in-
nerhalb des Aufgabenbereichs nach unten in den Bereich
Zeilen. Nach dem Loslassen der Maustaste sind die Na-
men der Artikel in der A-Spalte platziert.
3. Genauso kopieren Sie im Aufgabenbereich das Feld
Filiale in den Bereich Spalten
4. und das Feld Verkaufsmenge in den Bereich  Werte.
Überprüfen Sie auf Ihrem Bildschirm den Aufgabenbe-
reich: In der Liste sind jetzt die Kontrollkästchen dieser
drei Felder aktiviert. Der erste Pivot-Tabellen-Bericht ist
fertig gestellt:
Aufgabenbereich
Die fertige Pivot-Tabelle

9.5 Detailwissen zur Pivot-Tabelle
Im Bereich  Werte werden die einzelnen Werte automatisch
durch eine Summen-Funktion verknüpft.
Anstelle der Summe können Sie auch eine andere Funktion zur
Berechnung verwenden. Dazu klicken Sie im Aufgabenbereich im
Bereich  Werte auf die Schaltfläche . Aus dem sich
öffnenden Menü wählen Sie den Befehl Wertfeldeinstellungen:
Menü im Bereich  Werte
Eine andere Funktion auswählen
Im Feld Benutzerdefinierter Name können Sie den Namen eines markierten Pivot-
Tabellen-Datenfeldes ändern, ohne dass die Quelldaten davon berührt werden.
Unter Wertefeld zusammenfassen nach bestimmen Sie die Zusammenfassungsfunktion. Es

stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
• Summe • Anzahl Zahlen
• Anzahl • Standardabweichung (Stichprobe)
• Mittelwert • Standardabweichung (Grundgesamtheit)
• Maximum • Varianz (Stichprobe)
• Minimum • Varianz (Grundgesamtheit).
• Produkt
Über die Schaltfläche [Zahlenformat] öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren, in
dem Sie ein anderes Zahlenformat festlegen können.
9.6 Die Pivot-Tabelle wird verändert

Um Felder und Positionen in der Pivot-Tabelle zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Stellen Sie den Zellcursor in die Pivot-Tabelle.
2. Sollte der Aufgabenbereich mit der PivotTable-Felderliste jetzt nicht geöffnet
sein, klicken Sie auf der Registerkarten PivotTable-Analyse in der Gruppe
Anzeigen auf die Schaltfläche Feldliste.
3. Ziehen Sie die Schaltfläche Filiale mit gedrückter linker Maustaste aus dem Bereich Spalten
heraus und schieben Sie stattdessen die Schaltfläche Monat dorthin.
4. Anstelle der Summe der Verkaufsmenge soll jetzt der Gewinn im Bereich  Werte erschei-
nen. Entfernen Sie die Schaltfläche Summe von Verkaufsmenge und schieben Sie den Ge-
winn in den Bereich  Werte:

Die veränderte Pivot-Tabelle
Wenn Sie nun anschließend die Artikel-Nr. auch noch einblenden wollen, ist dies kein Problem
mehr: Ziehen Sie die Schaltfläche Artikel-Nr. mit gedrückter linker Maustaste zusätzlich in den
Bereich Zeilen. Jetzt stehen dort zwei Schaltflächen, die Sie auch einfach mit der Maus in der
Reihenfolge verändern können.
9.7 Zeilen und Spalten vertauschen

Die Daten in der Pivot-Tabelle sind zeilen- und/oder spaltenweise geordnet. Die Felder können
Sie durch Ziehen mit der Maus umstellen:
1. Um die Pivot-Tabelle übersichtlicher zu gestalten, entfernen Sie wieder das Feld Artikel-Nr.
aus den Bereich Zeilen. Dazu ziehen Sie die Schaltfläche Artikel-Nr. bei gedrückter linker
Maustaste aus dem Aufgabenbereich heraus nach links in die Tabelle.
2. Zum Vertauschen haben Sie nun zwei Möglichkeiten:
• Ziehen Sie die Schaltfläche im Aufgabenbereich mit
der Maus in den jeweils anderen Bereich, also von
Zeilenbeschriftungen nach Spaltenbeschriftungen und
umgekehrt oder
• klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche
Monat bzw. Artikel. Aus dem sich öffnenden Menü
wählen Sie den Befehl Zu Zeilen- bzw.
Spaltenbeschriftungen verschieben.
3. In der folgenden Abbildung wurden Zeilen und Spalten ver- Schaltflächen-Menü
tauscht. Probieren Sie diese Arbeitsschritte aus:

Zeilen und Spalten wurden vertauscht
9.8 Filtern und Sortieren

Inhalte ausblenden
Sie können die Inhalte einzelner Felder ausblenden, zum Bei-
spiel einen kompletten Monat:
1. Klicken Sie auf den Listenpfeil von der Schaltfläche, de-
ren Inhalte ausgeblendet werden sollen, beispielsweise auf
Zeilenbeschriftungen. Excel öffnet ein Menü, in dem Sie
die unerwünschten Daten ausblenden können.
2. Klicken Sie einfach auf das Häkchen neben dem Monatsna-
men Juli, um diesen Monat aus der Pivot-Tabelle zu entfer-
nen.
3. Verlassen Sie das Fenster über [_OK_]. Excel zeigt den Mo-
nat nicht mehr an.
4. Um den Juli wieder einzublenden, aktivieren Sie wieder das
Menü zum Ausblenden
Kontrollkästchen. unerwünschter Daten
Beschriftungsfilter und Wertefilter

Mithilfe des Beschriftungs- und Wertefilters können Sie sich nur die Elemente anzeigen lassen,
die ein bestimmtes Filterkriterium erfüllen, z.B. nur die Artikel, die mit „H“ beginnen oder nur die,
mit denen ein Gewinn von mindestens 2500 erzielt wurde. Letzteres möchten wir als Beispiel
aufzeigen:
1. Klicken Sie auf den Listenpfeil von der Schaltfläche, deren Inhalte gefiltert werden sollen,
beispielsweise auf Spaltenbeschriftungen.
2. Zeigen Sie im Untermenü auf Wertefilter und wählen Sie in der sich öffnenden Liste den
entsprechenden Eintrag, in unserem Beispiel Größer oder gleich.

Wertefilter Größer oder gleich
3. Tragen Sie im nachfolgenden Dialogfeld in dem dafür vorgesehenen Feld die Zahl 2500 als
den Mindestbetrag der Summe des Gewinns ein und klicken Sie auf [_OK_].
Wertefilter festlegen
4. Excel zeigt nun nur noch die Artikel an, mit denen die Filialen einen Gewinn von mindestens
2500 erwirtschaftet haben:
Gefilterte Pivot-Tabelle
5. Um alle anderen Artikel wieder einzublenden, klicken Sie wieder auf den Listenpfeil der
Schaltfläche und wählen im Untermenü
Sortieren
Excel bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Elemente Ihrer
Pivot-Tabelle auf- oder absteigend zu sortieren: Klicken Sie auf
den Listenpfeil von der Schaltfläche, deren Elemente sortiert
werden sollen, und wählen Sie Von A bis Z sortieren für eine
aufsteigende Sortierung oder Von Z bis A sortieren für eine Sortieren (Ausschnitt)
absteigende Sortierung.

9.9 Daten gruppieren
Die Elemente von Spalten- und Zeilenfeldern können Sie auch zu Gruppen zusammenfassen,
sofern es sich um Textdaten, numerische Daten oder Datumsangaben handelt. Excel erstellt da-
bei automatisch neue Gruppenfelder.
Erstellen Sie hierzu zunächst aus den Beispieldaten eine Pivot-Tabelle, in der Sie Ihr Datenma-
terial folgendermaßen anordnen:
• Filiale in Zeilen
• Artikel in Spalten
• Summe von Gewinn im Bereich  Werte.
Wir wollen nun die Filialen aus Deutschland und die aus Österreich jeweils in einer eigenen
Gruppe zusammenfassen:
1. Markieren Sie die deutschen Filialen Augsburg, München und Rotenburg bei gedrückt ge-
haltener (Strg)-Taste.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Analyse in der Befehls-
gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche Auswahl gruppieren.
3. Excel hat die Filialen automatisch unter dem Namen Gruppe1 zusammengefasst und für die
verbleibenden Filialen jeweils eine eigene Gruppe erstellt (Gruppenfeldnamen Salzburg und
Wien). Diese beiden fassen wir nun zu einer Gruppe zusammen: Markieren Sie die österrei-
chischen Filialen (nicht die Gruppenfeldnamen!) Salzburg und Wien bei gedrückt gehaltener
(Strg)-Taste und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Auswahl gruppieren. Salzburg und
Wien befinden sich jetzt gemeinsam in Gruppe2:
Gruppierte Pivot-Tabelle
Gruppen umbenennen
Die automatisch vergebenen Gruppenfeldnamen sind nicht sehr aussagekräftig und können
durch eine passende Bezeichnung ersetzt werden: Aktivieren Sie das Gruppenfeld durch Ankli-
cken, tippen Sie eine andere Bezeichnung ein (Deutschland für Gruppe1 und Österreich statt
Gruppe2) und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Speichern Sie die Datei unter dem Namen
Pivot gruppiert.
Besonderheiten beim Gruppieren von numerischen Daten und Datumsangaben

Auch numerische Daten und Datumsangaben werden über die Schaltfläche Gruppenauswahl
(Registerkarte PivotTable-Analyse) zusammengestellt. Allerdings haben Sie hier die Möglich-
keit, z.B. den standardmäßig vorgegebenen Anfangs- und Endwert bzw. das Anfangs- und End-
datum für die Gruppenbildung abzuändern.
Markieren Sie ein numerisches Element bzw. eine Datumsangabe des Feldes, dessen Elemente
Sie gruppieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl gruppieren. Es öffnet
sich das Dialogfeld Gruppieren, in dem Sie folgende Änderungen vornehmen können:

Option Numerische Daten Datumsangaben
Starten: Anfangswert Anfangsdatum
Beenden: Endwert Enddatum
Nach: Abstand zwischen dem Anfangswert ei- Zeitintervall, nach dem gruppiert werden
ner Gruppe und dem Anfangswert der soll (Mehrfachauswahl mit gedrückt ge-
nächsten Gruppe haltener (Strg)-Taste möglich)
Numerische Daten
Datumsangaben
9.10 Extreme Werte anzeigen

Die Daten einer Pivot-Tabelle liegen in stark komprimierter Form vor. Sollten Daten vom Durch-
schnitt abweichen, gibt es in Excel eine Methode, sie genauer zu betrachten. Diese Möglichkeit
steht selbstverständlich für alle Daten zur Verfügung.
1. Klicken Sie in der Datei Pivot, neue Anordnung.xlsx doppelt auf die Zelle F9, mit dem Wert
6720 (Gesamtergebnis Mantel).
2. Excel richtet automatisch ein neues Tabellenarbeitsblatt ein und zeigt dort die entsprechen-
den Datensätze an:
Die Mantel-Daten wurden aufgeschlüsselt
9.11 Übung
Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle aus den Beispieldaten, in der Sie Ihr Datenmaterial folgenderma-
ßen anordnen:
• Artikel-Nr. in Zeilen
• Monat in Spalten
• Mittelwert von Gewinn im Bereich  Werte.

9.12 Die Datenquelle ändern
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datenquelle zu ändern: Entweder ändern Sie den Bereich, aus
dem die Daten verwendet werden oder Sie ändern nur einzelne Werte aus der Datenliste.
Den Bereich ändern

1. Klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Analyse in der
Gruppe Daten auf den Pfeil der Schaltfläche Datenquelle än-
dern und wählen Sie im Untermenü den Befehl Datenquelle
ändern. Excel wechselt nun automatisch zu dem Tabellen- Registerkarte PivotTable-Analyse,
blatt, auf dem sich die ursprüngliche Datenquelle befindet. Gruppe Daten
2. Entfernen Sie im Dialogfeld PivotTable-Datenquelle ändern im Feld Tabelle/Bereich den

bestehenden Eintrag. Tippen Sie den neuen Quellbereich direkt in das Feld ein oder markie-
ren Sie ihn in Ihrem Arbeitsblatt mit der Maus (z.B. den Teilbereich A1:H7 der Tabelle). Dabei
ist es unerheblich, ob sich der neue Bereich auf demselben oder einem anderen Tabellenblatt
befindet.
Der geänderte Eintrag
3. Schließen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_] ab. Excel aktualisiert die Pivot-Tabelle automatisch.
Einzelne Werte ändern

Wenn Sie nur einzelne Werte aus Ihrer Datenliste ändern möchten, nehmen Sie die Änderungen
zunächst direkt im Tabellenblatt vor, indem Sie die bestehenden Werte mit den neuen überschrei-
ben. Da Excel in diesem Fall keine automatische Aktualisierung vornimmt, müssen Sie sie ma-
nuell durchführen:
Wechseln Sie zur Pivot-Tabelle (in unserem Beispiel also zum Tabellen-
blatt Tabelle2) und klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Ana-
lyse in der Gruppe Daten auf den oberen Teil der Schaltfläche Aktuali-
Registerkarte Analysieren,
sieren. Gruppe Daten
9.13 Zeitachse einfügen

Mit Hilfe einer Zeitachse können Sie Zeiträume Ihrer Pivot-Tabelle auf einfache Weise interaktiv
filtern und schnell miteinander vergleichen, indem Sie sie nacheinander durchlaufen. Eine Zeit-
achse kann aber nur dann eingefügt werden, wenn mindestens ein Feld in einem gültigen Da-
tumsformat formatiert ist.
Öffnen Sie die Datei Pivot, Zeitachse.xlsx und setzen Sie den Cursor in die Pivot-Tabelle im
Blattregister Tabelle2. Klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Analyse in der Gruppe Fil-
tern auf die Schaltfläche Zeitachse einfügen.

Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeitachse einfügen das Feld,
für das die Zeitachse angezeigt werden soll und bestätigen
Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].
Um einen Zeitraum herauszufiltern, dessen Daten dargestellt

werden sollen, klicken Sie im Zeitstrahl auf die entsprechende
Kachel oder ziehen die Maus über mehrere Kacheln. Stan-
dardmäßig werden im Zeitstrahl Monate angezeigt. Durch
Klick auf den Pfeil öffnen Sie ein Untermenü, in dem Sie die
Zeiteinheit ändern können:
Feld auswählen
Zeiteinheit ändern
Wechseln Sie zu Tage. In unserem Beispiel möchten wir zunächst nur den 3. Juni abbilden.
Klicken Sie dazu auf die Kachel des 3. Juni. In der Pivot-Tabelle werden nun nur noch diese
Daten angezeigt. Möchten Sie nachträglich den Zeitraum ändern, zeigen Sie mit der Maus auf
den Zeitstrahl und passen Ihre Auswahl über die automatisch erscheinenden Ziehpunkte an:
Nur den 3. Juni anzeigen Den Zeitraum bis zum 10. Juni ausdehnen
Über das Symbol rechts oben im Zeitachsenfenster heben Sie den Filter wieder auf. Das Er-
scheinungsbild der Zeitachse lässt sich über die Zeitachsentools-Registerkarte Zeitachse ändern
oder über den Aufgabenbereich Zeitachse formatieren, den Sie über den Kontextmenü-Befehl
Größe und Eigenschaften öffnen. Außerdem können Sie die Zeitachse mit der Maus ver-
schieben oder die Größe ändern . Möchten Sie die Zeitachse wieder entfernen, markieren Sie
sie und drücken die (Entf)-Taste oder wählen im Kontextmenü den Befehl Zeitachse entfernen.
9.14 PowerPivot und PowerView

Mit den hier vorgestellten Pivot-Tabellen-Werkzeugen können Sie bis zu maximal eine Million
Datensätze verarbeiten. Für noch größere Datenmengen bietet Microsoft ein kostenfreies Add-
In mit dem Namen PowerPivot an (Excel-Optionen, Seite Add-Ins). Damit können bis zu 100
Millionen Datensätze aus unterschiedlichen Datenquellen analysiert werden, z.B. Datensätze aus
Access, SQL etc. Und das Add-in PowerView erlaubt die unterschiedlichsten Visualisierungen
Ihrer Daten. Diese Add-Ins stehen allerdings nicht in allen Excel-Versionen zur Verfügung.

10 Eine Tabellenliste erstellen / in einen Bereich
einfügen
Wenn Sie in einem Arbeitsblatt Daten in einer Tabellenliste unabhängig von Daten, die sich au-
ßerhalb dieser Tabellenliste befinden, verwalten und analysieren möchten, können Sie zu diesem
Zweck eine Tabelle einfügen. Die Daten lassen sich so einfach sortieren, formatieren und filtern.
In Excel wird der Begriff Tabelle meistens auch für das Arbeitsblatt gleichbedeutend
(synonym) verwendet. In diesem Kapitel wird ein Bereich in eine Tabelle (Arbeitsblatt)
eingefügt, um die Daten in diesem Bereich gesondert zu behandeln. Hier in Excel lautet
dafür der Befehl Tabelle erstellen. Es wird also eine Tabelle innerhalb einer Tabelle
eingefügt. Um diese Begriffe auseinanderzuhalten, verwenden wir für diesen eingefüg-
ten Bereich das Wort Tabellenliste.
10.1 Einfügen einer Tabellenliste im Standardformat

Der Arbeitsblattbereich, der in die Tabelle eingefügt werden soll, kann aus leeren Zellen bestehen
oder aus solchen, die bereits Daten enthalten.
Erster Fall: Eine leere Tabellenliste einfügen

1. Markieren Sie in einem leeren Arbeitsblatt den Bereich, in den
die Tabellenliste eingefügt werden soll, z.B. A1:F7.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Ta-
bellen auf die Schaltfläche Tabelle. Alternativ können Sie Auf der Registerkarte Einfügen
auch die Tastenkombination (Strg)+(L) oder (Strg)+(T) drü-
cken.
3. Im Dialogfeld Tabelle erstellen ist der Datenbereich bereits
eingetragen. Überprüfen Sie ihn auf seine Richtigkeit, aktivie-
ren Sie die Option Tabelle hat Überschriften und bestäti-
gen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].
4. Excel hat nun eine leere Tabellenliste mit den Spaltenüber-
schriften Spalte1, Spalte2, … in den Bereich A1:F7 eingefügt: Dialogfeld Tabelle erstellen
Eine leere Tabellenliste im Standardformat

Falls Sie die Option Tabelle hat Überschriften nicht aktivieren, fügt Excel eine zusätz-
liche Zeile für die Spaltenüberschriften ein, so dass sich die Tabelle in unserem Beispiel
über den Bereich A1:F8 erstrecken würde.
Nachdem Excel die Tabellenliste eingefügt hat, sehen Sie das Kontextwerkzeug Tabellentools.
Im Menüband ist bei markierter Tabellenliste die zusätzliche Regiserkarte Tabellenentwurf für
das Bearbeiten von Tabellen eingefügt.
1. Ändern Sie die Standardüberschriften Spalte1, Spalte2,… in Überschriften Ihrer Wahl ab:
Klicken Sie auf die entsprechende Überschrift und geben Sie den neuen Namen ein.
2. Tragen Sie nun Ihre Daten ein und speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem Namen Ihrer
Wahl ab.
Zweiter Fall: Eine Tabellenliste mit Daten einfügen. Die Vorgehensweise ist grundsätzlich
dieselbe:
1. Öffnen Sie die Datei Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen und speichern Sie
sie unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle1 ab.
2. Markieren Sie den Bereich, der die Daten für die Tabellenliste enthält, z.B. A1:F6.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Ta-
belle.
4. Im Dialogfeld Tabelle erstellen ist der Datenbereich be-

reits eingetragen. Überprüfen Sie ihn auf seine Richtigkeit,
aktivieren Sie die Option Tabelle hat Überschriften und
bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].
5. Excel hat nun eine Tabellenliste in den Bereich A1:F6 ein-
gefügt. Die Daten aus der Zeile 1 wurden als Spaltenüber-
schriften verwendet, in leeren Zellen steht das Wort Spalte: Dialogfeld Tabelle erstellen
Eine Tabellenliste im Standardformat mit bereits vorhandenen Daten
6. Klicken Sie auf die Standardüberschrift Spalte1 und geben Sie eine neue Bezeichnung ein,
z.B. Name.
7. Speichern Sie die Arbeitsmappe ohne den Namen zu ändern.

Dritter Fall: Eine Tabellenliste mit Hilfe des Kontextsymbols Schnellanalyse erstellen
Enthält der Zellbereich, der in die Tabelle eingefügt werden soll, bereits Daten, können Sie diese
auch mit dem Kontextsymbol Schnellanalyse in eine Tabellenliste umwandeln:
1. Markieren Sie den Bereich, der die Daten für die Tabelle enthält (z.B. A1:F6 in der Datei
Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen).
2. Klicken Sie auf das automatisch eingeblendete Kontextsymbol Schnellanalyse.
Daten mit Hilfe des Kontextsymbols Schnellanalyse in eine Tabellenliste umwandeln
3. Wechseln Sie im Untermenü des Symbols zur Kategorie Tabellen und klicken Sie dort auf
Tabelle.
10.2 Tabellenformat ändern

Sollte das Standardformat der Tabellenliste nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie es
nachträglich ändern.
Platzieren Sie den Cursor in einer beliebigen Zelle in der

Tabellenliste. Um den Formatvorlagenkatalog zu öffnen,
klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der
Gruppe Tabellenformatvorlagen auf den Pfeil Weitere
. Bei verkleinertem Fenster wird die Gruppe unter Umstän- Tabellenformatvorlagen
den auf die Schaltfläche Schnellformatvorlagen redu-
ziert. Klicken Sie dann dort auf den Pfeil . Wenn Sie mit
der Maus in dem Katalog auf eine Formatvorlage zeigen,
wird die Tabellenliste im Hintergrund sofort in der neuen
Formatierung sichtbar (Livevorschau). Mit einem Klick auf
Schaltfläche Schnellformatvorlagen
das Miniaturbild bestimmen Sie eine Formatierung.

Wählen Sie ein Format aus, das
Ihnen gefällt und speichern Sie die
Arbeitsmappe unter dem Namen
Betriebliches Vorschlagswesen1,
Tabelle2 ab.
Katalog mit Livevorschau (Ausschnitt)
10.3 Einfügen einer Tabellenliste unter Verwendung einer

Formatvorlage
Anstatt das Format der Tabellenliste nachträglich zu ändern, wie wir das im vorherigen Beispiel
getan haben, können Sie das Format auch von vorneherein festlegen.
1. Öffnen Sie die Datei Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen und speichern Sie
sie unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle3 ab.
2. Markieren Sie den Bereich, der als Tabellenliste eingefügt werden soll, z.B.
A1:F6.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf
die Schaltfläche Als Tabelle formatieren.
4. Wählen Sie aus dem Tabellenformatvorlagenkatalog das Format, das Sie
verwenden möchten, durch Mausklick aus. Eine Livevorschau steht Ihnen
hierbei nicht zur Verfügung.
5. Im Dialogfeld Als Tabelle formatieren ist der Datenbe-
reich bereits eingetragen. Aktivieren Sie die Option
Tabelle hat Überschriften und bestätigen Sie Ihre Aus-
wahl mit [_OK_].
6. Excel hat nun eine Tabellenliste in dem von Ihnen fest-
gelegten Format eingefügt.
7. Ersetzen Sie die Standardüberschrift Spalte1 durch
Name.
Der Datenbereich ist
8. Speichern Sie die Arbeitsmappe ohne den Namen zu bereits eingetragen
ändern.
Eine Tabellenliste im vorher ausgewählten Format

10.4 Filtern mit Datenschnitten
Bei Datenschnitten handelt es sich um kleine Fenster, über die ein schnelles Filtern der Daten
möglich ist. Außerdem lassen sie schnell erkennen, welche Filter gerade angewendet werden,
was bei der Verwendung mehrerer Filter häufig schwierig ist. Schon seit Excel 2013 sind die
Datenschnitte nicht mehr nur den Pivot-Tabellen vorbehalten, sondern können auch in normalen
Excel-Tabellen verwendet werden.
Die aktuelle Datei ist nach wie vor Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle3.
Setzen Sie den Cursor in die Tabellenliste und klicken Sie auf der Registerkarte
Tabellenentwurf in der Gruppe Tools auf die Schaltfläche Datenschnitt einfü-
gen.
Im Dialogfeld Datenschnitt auswählen, aktivieren Sie alle Felder, für die Datenschnitte an-
gezeigt werden sollen, in unserem Beispiel Name und klicken Sie auf [_OK_].
Im Datenschnitt klicken Sie dann das Element an, das

in der Tabelle angezeigt werden soll. Möchten Sie
mehrere Elemente auswählen, halten Sie gleichzeitig
die (Strg)-Taste gedrückt oder klicken Sie auf das
Symbol Mehrfachauswahl. Wählen Sie die Namen
Bauer und Reuter:
Datenschnitt mit 2 ausgewählten Elementen Datenschnitt auswählen
In der Tabellenliste werden jetzt nur noch die Daten von Bauer und Reuter angezeigt. Das Er-
scheinungsbild lässt sich über die Registerkarte Datenschnitt ändern oder über den Aufgaben-
bereich Datenschnitt formatieren, den Sie über den Kontextmenü-Befehl Größe und Eigen-
schaften öffnen. Außerdem können Sie den Datenschnitt mit der Maus verschieben oder die
Größe ändern .
Über das Symbol rechts oben im Datenschnitt heben Sie den Filter wieder auf. Möchten Sie
den Datenschnitt wieder entfernen, markieren Sie ihn und drücken die (Entf)-Taste oder wählen
im Kontextmenü den Befehl … entfernen.
10.5 Löschen einer Tabellenliste

Beim Löschen einer Tabellenliste muss grundsätzlich unterschieden werden, ob
• die Tabellenliste gelöscht werden soll, ohne dass die Daten oder die Tabellenformatierung
verloren gehen oder ob
• die Tabellenliste inklusive ihrer Daten gelöscht werden soll.

Löschen einer Tabellenliste unter Beibehaltung der Daten und Formatierung
Wenn Sie mit einer Tabellenliste nicht mehr arbeiten möchten, die Daten selbst sowie die Tabel-
lenformatierungen aber erhalten bleiben sollen, können Sie die Tabellenliste in einen normalen
Bereich im Arbeitsblatt konvertieren.
Zum Konvertieren klicken Sie in der Datei Betriebliches

Vorschlagswesen1, Tabelle3 auf eine beliebige Stelle in
der Tabellenliste, damit die Registerkarte Tabellenentwurf
im Menüband angezeigt wird. Klicken Sie dann in der
Gruppe Tools auf die Schaltfläche In Bereich konvertie-
ren. In Bereich konvertieren
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenliste und wählen im Kontextmenü
den Weg: Tabelle, In Bereich konvertieren. Bestätigen Sie das folgende Dialogfeld mit [_Ja_].
Die Tabellenliste in einen normalen Bereich konvertieren?
Speichern Sie die Datei unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle4 ab:
Die Tabellenliste wurde in einen normalen Bereich konvertiert
Löschen einer Tabellenliste inklusive ihrer Daten

Um die Tabellenliste inklusive ihrer Daten und Formatierungen zu löschen, markieren Sie sie und
drücken Sie die (Entf)-Taste.
10.6 Excel Ideen

Das Feature Excel Ideen hilft Ihnen, Ihre Daten anhand visueller Zusammenfassungen, Trends
und Muster besser zu verstehen. Es analysiert die Daten und zeigt im gleichnamigen Aufgaben-
bereich aufschlussreiche Visualisierungen an. Ideen funktioniert am besten, wenn Ihre Daten als
Tabellenliste formatiert und die Kopfzeile aus einer Zeile mit eindeutigen Beschriftungen für jede
Spalte besteht. Auch verbundene Zellen sollten Sie vermeiden. Voraussetzung für die Nutzung
von Ideen ist, dass Sie Excel 365 nutzen.
1. Öffnen Sie erneut die Datei Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle1.xlsx.
2. Löschen Sie die Spalte Summe aus der Tabellenliste: Markieren Sie den Bereich F1:F6,
öffnen Sie das Kontextmenü durch Rechtsklick und wählen Sie Zeile/Spalte löschen, Ta-
bellenspalten.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ideen auf die gleichnamige
Schaltfläche.

4. Am rechten Fensterrand öffnet sich der Aufgabenbereich Ideen mit Vorschlägen, wie Sie Ihre
Tabelle visualisieren können:
Excel-Tabellenliste mit dem Aufgabenbereich Ideen
5. Wählen Sie einen der Vorschläge aus, indem Sie beispielsweise auf Diagramm einfügen
klicken, und speichern Sie die Datei unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen1,
Tabelle1 mit Diagramm ab.

11 Excel-Daten gliedern
In Excel gibt es eine Möglichkeit, durch den Einsatz verschiedener Gliederungsebenen eine bes-
sere Übersicht in umfangreiche Datenbestände zu bringen.
Die Gliederungsfunktion ist für die Arbeit mit sehr umfangreichen Tabellen wichtig.
Die Aufteilung kann erfolgen in:

• horizontaler Richtung und • vertikaler Richtung.
11.1 Eine Beispieltabelle

Für die Arbeit mit der Gliederungsfunktion wird wiederum eine kleine Beispieltabelle benötigt:
Die Beispieldaten
1. Öffnen Sie die Datei Gliederung Rohdaten.xlsx oder tippen Sie die Beispieldaten in eine
neue, leere Mappe ein.
2. Bilden Sie die Summen der einzelnen Artikel für das 1. Quartal in der Spalte E
und für das 2. Quartal in der Spalte I. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche
Summe auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten.
3. Genauso bilden Sie die Summen in der 8. Zeile, also im Bereich B8 bis I8.
4. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Gliederung ab.
5. Markieren Sie den Bereich A1 bis I8.
6. Wählen Sie den rechtsstehenden Weg: Auf der Re-
gisterkarte Daten klicken Sie in der Gruppe Gliede-
rung auf den Pfeil der Schaltfläche Gruppieren
und in dem Untermenü auf den Befehl AutoGliede-
rung.
Hinweis: Wenn im Menüband auf den Registerkarten
für eine Befehlsgruppe nicht genügend Platz vorhan-
den ist, wird sie als Schaltfläche verkleinert darge-
stellt, wie hier bei der Gruppe Gliederung. Registerkarte Daten, Gruppe Gliederung
In Ihr Tabellenarbeitsblatt werden Gliederungsebenen eingeblendet:

Ebenenbalken
Die Tabelle mit den Gliederungsebenen
Sie sehen, dass Ihre Tabelle in verschiedene Ebenen eingeteilt wurde. Ober-
halb der Spaltenköpfe und links neben den Zeilenköpfen befinden sich die
Schaltflächen mit den Nummern der Ebenen.
Die Bereiche der einzelnen Ebenen werden durch Balken (Ebenenbalken) kenntlich gemacht.
Die automatische Gliederung kann nur dann problemlos durchgeführt werden, wenn
die Tabelle wie in unserem Beispiel folgende Voraussetzungen erfüllt: Die Tabelle
muss über Spalten- bzw. Zeilenüberschriften verfügen, es müssen Spalten- bzw. Zei-
lensummen existieren und die entsprechenden Formelzellen müssen sich unter bzw.
rechts neben den Datenzellen befinden.
11.2 Zellbereiche ein- und ausblenden

Mit den Schaltflächen des Gliederungsbereichs sollen nun einzelne Zellbereiche ein- und ausge-
blendet werden.
Ein Klick auf eine Schaltfläche mit den Gliederungsebenen verändert die Bildschirm-
anzeige:
1. Wenn Sie zum Beispiel die Schaltfläche mit der anklicken, die zu den Spalten gehört,
werden die einzelnen Monate ausgeblendet. Lediglich die Quartalsdaten werden gezeigt.
2. Klicken Sie an-
Spalten:
schließend auf die ausblenden
Schaltfläche mit der einblenden
, die zu den Zei-
len gehört. Nun wer-
den noch die Artikel Zeilen:
ausgeblendet. ausblenden
einblenden
3. Über die Schaltflä-
che mit der Nummer
Details:
können Sie die einblenden
einzelnen Ebenen
wieder anzeigen.
Spalten und Zeilen wurden ausgeblendet
4. Versuchen Sie den ursprünglichen Zustand Ihrer Tabelle wiederherzustellen.

Auch über die rechtsstehenden Schaltflächen auf der Register-
karte Daten, Gruppe Gliederung und über die Ebenenbalken
können Sie Daten ein- und ausblenden. Damit besteht beispiels-
weise die Möglichkeit, nur einen Teil der Daten der ersten Ebene
nicht erscheinen zu lassen:
Details:
ausblenden
einblenden
Die Monate April bis Juni sind eingeblendet
11.3 Die Gliederung entfernen

Sie können eine Gliederung selbstverständlich auch wie-
der entfernen. Dadurch ändern sich die Daten im Tabel-
lenblatt nicht.
Wählen Sie den rechtsstehenden Weg: Auf der Register-
karte Daten klicken Sie in der Gruppe Gliederung auf
den Pfeil der Schaltfläche Gruppierung aufheben und
in dem Untermenü auf den Befehl Gliederung entfer-
nen. Registerkarte Daten, Gruppe Gliederung
11.4 Ebenen und Bereiche selbst bestimmen

Wenn die Funktion AutoGliederung nicht das gewünschte Gliederungsergebnis bringt, besteht
die Möglichkeit, Bereiche und Ebenen selbst zu definieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie den Bereich, den Sie gliedern möchten.
Markieren Sie beim Gruppieren von Zeilen und Spalten lediglich die Detailzeilen
oder -spalten, aus denen sich die Gruppe zusammensetzt.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliede-
rung auf den oberen Teil der Schaltfläche Gruppieren. In der
rechtsstehenden Dialogbox wählen Sie die Option Zeilen
oder Spalten aus und klicken auf [_OK_].
3. Die Gliederungssymbole werden neben oder über der Gruppe
angezeigt.
4. Wiederholen Sie das Markieren von Detailzeilen oder -spalten
und die oben aufgeführten Arbeitsschritte so lange, bis Sie alle Option auswählen
gewünschten Gliederungsebenen erstellt haben.
11.5 Übung
Blenden Sie die Monate April bis Juni aus. Verwenden Sie nicht die AutoGliederung, sondern
beschreiten Sie den vorher beschriebenen Weg. (Lösungsweg Seite 254)

12 Teilsummen und Teilergebnisse
12.1 Teilsummen
Vielleicht kennen Sie aus älteren Versionen von Excel noch das Add-In Teilsummen-Assistent.
Dieser half bei der Erstellung von Formeln, um ausgewählte Daten, die vorher definierten Krite-
rien entsprachen, zu summieren. Schon seit der Version 2010 gibt es diesen Assistenten nicht
mehr. Das Summieren dieser ausgewählten Daten ist aber dennoch möglich: mit der SUMME-
WENN-Funktion.
Wie Sie der Tabelle auf Seite 18 entnehmen können, ist die SUMMEWENN-Funktion folgender-
maßen aufgebaut:
=SUMMEWENN(PrüfBereich;Kriterium;Summe_Bereich)
Zunächst benötigen Sie die nachfolgende Tabelle. Danach rechnen Sie die Summen für die ein-
zelnen Kategorien aus. Öffnen Sie die Datei Haushaltsbuch Rohdaten.xlsx oder geben Sie die
folgenden Daten ein und speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Haushaltsbuch ab:
Tabelle Haushaltsbuch.xlsx
Tragen Sie den Begriff Lebensmittel in die Zelle E4 ein, Benzin in die Zelle E5 und Kleidung in
die Zelle E6. Markieren Sie die Zelle F4, in der die Summe der Kosten für Lebensmittel berechnet
werden soll. Da der Prüfbereich dem Bereich B4:B19 entspricht und der Summebereich C4:C19,
lautet die Formel zur Berechnung
=SUMMEWENN($B$4:$B$19;E4;$C$4:$C$19)
Durch den absoluten Bezug ($) ist das Kopieren der Funktion mit AutoAusfüllen in die Zellen F5
und F6 möglich.
Als Kriterium können Sie anstelle des Zellbezugs E4 auch den Begriff „Lebensmittel“
in Anführungszeichen (!) eingeben. Die Funktion ist dann aber nicht kopierfähig.

12.2 Übung
Rechnen Sie nacheinander aus, welche Beträge für Benzin und für Kleidung ausgegeben wor-
den sind und formatieren Sie die Zellen F4:F6 als Euro-Währung mit 2 Dezimalstellen.
Ergebnis
12.3 Teilergebnisse
Auch die Teilergebnis-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, die Teilsummen einzelner Daten zu
berechnen, gliedert dabei aber die Tabelle und zeigt die Teilergebnisse innerhalb der Tabelle in
zugefügten so genannten Hauptzeilen, sowie eine Gesamtberechnung am Tabellenende an. Al-
lerdings muss die Tabelle folgende Voraussetzungen erfüllen, damit die Funktion Teilergebnisse
angewandt werden kann:
• Die Tabelle darf keine leeren Zeilen oder Spalten enthalten, muss also aus einem zusam-
menhängenden Bereich bestehen,
• jede Spalte muss über eine Spaltenüberschrift verfügen,
• die Tabelle muss nach der Spalte sortiert sein, deren Einträge als Teilsummen berechnet
werden sollen und
• die Tabelle darf in der betreffenden Spalte keine Leerzellen, wohl aber Nullwerte aufweisen.
Wir möchten in unserem Haushaltsbuch nun auf diese Weise die Teilsummen der einzelnen Ka-
tegorien berechnen:
1. Öffnen Sie die Datei Haushaltsbuch Rohdaten.xlsx und sortieren Sie sie aufsteigend nach
der Spalte Kategorie wie es auf Seite 52 beschrieben ist.
2. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und klicken Sie auf der Re-
gisterkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Teilergeb-
nis.

3. Das Dialogfeld Teilergebnisse wird geöffnet. Wäh-
len Sie im Listenfeld Gruppieren nach die Spalte
Kategorie aus, damit die Teilsummen der einzelnen
Kategorien berechnet werden.
4. Im Listenfeld Unter Verwendung von können Sie
die Funktion auswählen, mit der die Daten der ein-
zelnen Gruppen ausgewertet werden, in unserem
Fall also Summe.
5. Aktivieren Sie nun in der Liste Teilergebnis addie-
ren zu die Spalte, deren Zellen berechnet werden
sollen
( Kosten) und klicken Sie auf [_OK_].
6. Verbreitern Sie eventuell noch die Spalte B, so dass
sämtliche Zellinhalte zu sehen sind und speichern
Sie die Datei unter dem Namen Haushaltsbuch ge-
gliedert ab. Dialogfeld Teilergebnisse
Ergebnis
Auf gleichem Wege können die Daten der einzelnen Gruppen unter anderem auch mit
den Funktionen Anzahl, Mittelwert, Minimum, Maximum und Produkt ausgewertet
werden. Wählen Sie dazu im Dialogfeld Teilergebnisse die entsprechende Funktion
im Listenfeld Unter Verwendung aus.
Gliederung und Teilergebnisse entfernen

Um die Gliederung und die Teilergebnisse wieder zu entfernen, markieren Sie eine beliebige Zelle
in der Tabelle. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die
Schaltfläche Teilergebnis und betätigen Sie im Dialogfeld Teilergebnisse die Schaltfläche
[Alle_entfernen].

13 Diagramme
13.1 Break-Even-Analyse
Mit der Break-Even-Analyse können Sie ausrechnen, ab welcher Verkaufsmenge die Erlöse die
Kosten für ein Produkt decken und ab welchem Punkt ein Gewinn bzw. ein Verlust erzielt wird.
Diese Gewinnschwelle wird Break-Even-Point genannt.
Für diese Analyse benötigen Sie folgende Zahlen:

• Verkaufspreis • fixe Kosten • variable Kosten.
Zum Zeitpunkt der Prognose sind Ihnen die Verkaufszahlen nicht bekannt. Aus den vorliegenden
Zahlen können Sie eine Break-Even-Menge ausrechnen:
Fixe Kosten / (Verkaufspreis - variable Kosten pro Stück)
Erstellen Sie die folgende Tabelle in einem leeren Arbeitsblatt:
A B C D
1 fixe Kosten variable Kosten Verkaufspreis Break-Even-Menge
2 7000 100 150 =A2/(C2-B2)
Zum Ausrechnen der Break-Even-Menge geben Sie die Formel =A2/(C2-B2) in die Zelle D2 ein.
Nach Drücken der (¢) Return-Taste (Enter-Taste) wird in unserem Beispiel der Wert 140 in der
Zelle D2 angezeigt: Ab einer Stückzahl von 140 wird kostendeckend gearbeitet.
Datenbasis für das Diagramm erstellen

Die Ergebnisse der Break-Even-Analyse können Sie sich als Diagramm anzeigen lassen. Dazu
erstellen Sie neben der bestehenden eine weitere Tabelle, die die Datenbasis für das Diagramm
liefern soll:
F G H
1 Menge Kosten Einnahmen
2 0 =$A$2+($B$2*F2) =$C$2*F2
In diesen Zellen werden die Kosten und Einnahmen für bestimmte Mengen ausgerechnet und
eingetragen. Die Werte aus den Zellen A2, B2 und C2 sind absolut ($) zu setzen.
Die Kosten in G2 erhalten Sie, indem Sie die variablen Kosten mit der verkauften Menge multi-
plizieren und dann die Fixkosten addieren:
Fixkosten + (variable Kosten * Menge)
Für die Einnahmen in H2 multiplizieren Sie die verkaufte Menge mit dem Verkaufspreis:
Menge * Verkaufspreis
Ihre Aufgabe
1. Über das Symbol Ausfüllen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten lassen
Sie in dem Bereich F2:F7 eine Datenreihe ausfüllen. Das Inkrement ist 50 und der Endwert
beträgt 250.
2. Kopieren Sie die Formeln aus den Zellen G2 und H2 in die Zeilen 3 bis 7.

F G H
1 Menge Kosten Einnahmen
2 0 =$A$2+($B$2*F2) =$C$2*F2
3 50 =$A$2+($B$2*F3) =$C$2*F3
4 100 =$A$2+($B$2*F4) =$C$2*F4
5 150 =$A$2+($B$2*F5) =$C$2*F5
6 200 =$A$2+($B$2*F6) =$C$2*F6
7 250 =$A$2+($B$2*F7) =$C$2*F7
Danach stehen folgende Daten in den Zellen:
Die Daten
3. Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt unter dem Namen Break-Even-Analyse ab.
Diagramm erstellen
Markieren Sie den Bereich G1 bis H7. Klicken Sie auf der
Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme auf die
Schaltfläche Linien- oder Flächendiagramm einfügen.
Wählen Sie den Diagrammtyp Linie. Excel fügt das Dia-
gramm ein:
Liniendiagramm Diagrammtyp Linie
Rechts neben dem Diagramm sind drei Kontextschaltflächen angebracht, mit denen
Sie einzelne Diagrammelemente ein- und ausblenden, die Formatvorlage oder das
Farbschema ändern, sowie Datenpunkte und Namen aus dem Diagramm heraus-
filtern können. Wird die Markierung des Diagramms aufgehoben, verschwinden die
Schaltflächen.

Diagrammelemente
Diagrammformatvorlagen
Diagrammfilter
Jetzt soll die Beschriftung der horizontalen Achsenbeschriftung (X-Achse) geän-

dert werden. Achten Sie darauf, dass das Diagramm als aktives Objekt markiert ist
und klicken Sie im Untermenü der Kontextschaltfläche Diagrammfilter auf die
Verknüpfung Daten auswählen oder auf der Registerkarte Diagrammentwurf in
der Gruppe Daten auf das Symbol Daten auswählen.
Klicken Sie in dem rechtsstehen-

den Dialogfeld auf die Schaltflä-
che [Bearbeiten]. In die Dialog-
box Achsenbeschriftungen ge-
ben Sie den Bereich F2:F7 ein
und klicken auf [_OK_].
Den Bereich eingeben oder auswählen Horizontale Achsenbeschriftung bearbeiten
Die neuen Daten für die Horizontale Achsenbeschriftungen wurden übernommen. Schließen
Sie das Dialogfeld:
Die neuen Daten wurden übernommen

Ihre Aufgabe
Für das Hinzufügen des Achsentitels ist auf der
Registerkarte Diagrammentwurf in der Gruppe
Diagrammlayouts die Schaltfläche Diagramm-
element hinzufügen platziert. Sie können aber
auch über die Kontextschaltfläche Diagramm-
elemente das entsprechende Kontrollkäst-
chen aktivieren. Übernehmen Sie den Dia-
grammtitel aus dem nachfolgenden Bild. Außer-
dem soll die Legende rechts angeordnet wer-
den. Zeigen Sie dazu im Untermenü der Kon-
textschaltfläche Diagrammelemente auf Le-
gende, klicken Sie auf den erscheinenden Pfeil
und wählen Sie Rechts. Speichern Sie die
Mappe ab. Die Legende rechts positionieren
Break-Even-Analyse mit Diagramm
13.2 Sparklines
Sparklines sind sehr kleine Diagramme, die Daten grafisch in einer einzelnen Zelle darstellen und
Ihnen so einen schnellen Überblick über die Entwicklung und Verteilung der Daten verschaffen.
Mit ihrer Hilfe können Muster und Trends für eine Wertereihe aufgezeigt oder z.B. Minimal- und
Maximalwerte hervorgehoben werden.
Sparklines erstellen
Angenommen, Sie haben eine Datenreihe zu den Gewinnen ihrer Filialen im Zeitraum eines Jah-
res in Excel erstellt. Mit Hilfe der Sparklines lässt sich daneben die Gewinnentwicklung jeder
Filiale platzsparend in einem Diagramm darstellen:
1. Öffnen Sie die Datei Gewinnentwicklung.xlsx oder geben Sie die Daten der folgenden Ab-
bildung ein und speichern Sie die Tabelle ab.

Eine Jahrestabelle
2. Klicken Sie auf die Zelle N4, da hier die Sparkline für die Filiale in
Köln angezeigt werden soll.
3. Nun klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe
Sparklines auf die Schaltfläche Säule, um eine Säulensparkline
zu erstellen.
4. Tragen Sie im nachfolgenden Dialogfeld im Feld Datenbereich
den Bereich B4:M4 ein oder markieren Sie ihn mit der Maus. Der Gruppe Sparklines
Positionsbereich ist bereits vorgegeben und entspricht der aktu-
ellen Zelle N4.
Datenbereich auswählen
5. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_]. Das Ergebnis zeigt die Gewinn-
entwicklung der Kölner Filiale innerhalb eines Jahres:
Gewinnentwicklung als Sparkline

Ihre Aufgabe
Fügen Sie Sparklines für die Gewinnentwicklung der übrigen Filialen in die Zellen N5 bis N7 ein.
Am einfachsten kopieren Sie den Zellinhalt N4 in den Bereich N5:N7.
Sie hätten auch gleich am Anfang mehrere Sparklines erstellen können. Markieren Sie
dafür im obigen Beispiel die Zellen N4:N7 und wählen Sie im Dialogfeld Sparklines
erstellen den Datenbereich B4:M7.
Wenn Sie Ihre Daten im Datenbereich ändern, werden diese Änderungen sofort in der
Sparkline angezeigt, sobald Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben. Probieren Sie es
aus.
Sparklines bearbeiten
Wenn eine Sparkline markiert ist, finden Sie im Menüband zusätzlich die Registerkarte Sparkline
zum Bearbeiten der Sparklines. Hierüber kann beispielsweise eine andere Farbe bestimmt, der
Typ geändert oder Datenpunkte betont werden, um die Aussagekraft der Sparkline zu erhöhen.
Den Höchstpunkt, Tiefpunkt und negative Punkte anzeigen

Markieren Sie zunächst alle Sparklines in den Zellen N4:N7.
Aktivieren Sie nun auf der Registerkarte Sparkline in der
Gruppe Anzeigen Höchstpunkt, Tiefpunkt und Ne-
gative Punkte mit einem Häkchen. Die Höchst-, Tief- und ne-
gativen Punkte der einzelnen Sparklines werden nun unter-
schiedlich hervorgehoben: Gruppe Anzeigen
Unterschiedliche Farben
Die Farbe einzelner Datenpunkte ändern

In unserem Beispiel sollen zunächst negative Punkte in
Orange dargestellt werden. Markieren Sie alle Sparklines,
falls sie nicht mehr markiert sind. Klicken Sie nun auf der
Registerkarte Sparkline in der Gruppe Formatvorlage auf
die Schaltfläche Datenpunktfarbe , wählen Sie Nega-
Gruppe Formatvorlage
tive Punkte und bestimmen Sie die Farbe:
Die Farbe der negativen Punkte ändern

Ändern Sie nun nach dem gleichen Prinzip die Farbe der
Höchstpunkte auf Grün und die Tiefpunkte bleiben Rot.
Farben geändert
Sparklines gruppieren
Wenn Sie die einzelnen Sparklines zu einer Gruppe zusammenfassen, werden durch Klick auf
nur eine der Sparklines automatisch alle Sparklines der Gruppe markiert. Klicken Sie hierzu auf
der Registerkarte Sparkline in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche Gruppieren. Über
die Schaltfläche Gruppierung aufheben machen Sie eine Gruppierung wieder rückgängig.
Den Sparklinetyp ändern

Der Sparklinetyp einer markierten Sparkline bzw. Sparklinegruppe
lässt sich ganz einfach durch Klick auf die Schaltfläche Linie (Regis-
terkarte Sparkline, Gruppe Typ) ändern. Im folgenden Bild sehen Sie
die Gegenüberstellung von Säulen- und Liniensparklines aus unserem
Beispiel: Die Schaltfläche Linie
Säulen- und Liniensparklines Schaltfläche Gewinn/Verlust
Der Sparklinetyp Gewinn/Verlust stellt nur dar, ob im angegebenen

Zeitraum ein Gewinn oder Verlust aufgetreten ist. In der Standardein-
stellung werden bei diesem Typ bereits die negativen Punkte ange-
zeigt. Da das farbige Hervorheben weiterer Punkte der Übersichtlich-
keit eher schadet, empfiehlt es sich in den meisten Fällen, eine neue
Gewinn-/Verlustsparkline zu erstellen, anstatt den Typ einer bestehen-
den und bereits bearbeiteten Sparkline zu ändern. Gewinn-/Verlustsparklines
Die Skalierung ändern

Es kann in einigen Fällen sinnvoll sein, den Minimal- und Ma-
ximalwert einer Sparkline bzw. Sparklinegruppe zu ändern,
damit die Beziehung zwischen den Werten sinnvoller ange-
zeigt wird. Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte Sparkline
in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche Achse und
wählen Sie unter Optionen für den Minimalwert der vertika-
len Achse bzw. Optionen für den Höchstwert der vertika-
len Achse jeweils den Befehl Benutzerdefinierter Wert. Im
Dialogfeld Einstellungen für die vertikale Sparklineachse
können Sie dann den Minimal- bzw. Maximalwert eingeben:
Das Menü der Schaltfläche Achse

Den Minimalwert ändern
Da sich die Skalierung einer Sparkline standardmäßig nur auf Ihre Datenreihe bezieht, ist es oft
sinnvoll, mehreren gruppierten Sparklines einen gemeinsamen Maßstab zuzuweisen, um sie

miteinander vergleichen zu können. In unserem Beispiel kann so nicht nur die Gewinnentwicklung
jeder einzelnen Filiale im Laufe eines Jahres dargestellt werden, sondern auch ein Vergleich der
Ergebnisse der einzelnen Filialen miteinander. Wählen Sie hierzu im Menü der Schaltfläche
Achse (Registerkarte Sparkline, Gruppe Gruppieren) unter Optionen für den Minimalwert der
vertikalen Achse bzw. Optionen für den Höchstwert… jeweils den Befehl Identisch für alle
Sparklines. Mit dem Befehl Achse anzeigen kann zusätzlich die horizontale Achse eingeblendet
werden.
Gewinnentwicklung der Filialen im Vergleich
Sparklines löschen
Um eine oder mehrere einzelne Sparklines zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Spar-
klines und klicken Sie auf der Registerkarte Sparkline in der Gruppe Gruppieren auf den linken
Teil der Schaltfläche Löschen.
Haben Sie hingegen die einzelnen Sparklines über die Schaltfläche Gruppieren (Registerkarte
Sparkline, Gruppe Gruppieren) zu einer Gruppe zusammengefasst und sollen alle Sparklines
der Gruppierung gelöscht werden, markieren Sie sie durch Klick in eine der Zellen und klicken
Sie auf den Pfeil im rechten Teil der Schaltfläche Löschen. Im sich öffnenden Menü wählen
Sie dann den Befehl Ausgewählte Sparklinegruppe löschen.
Ausgewählte Sparklinegruppe löschen
13.3 Verbunddiagramm
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem so genannten Verbunddiagramm zwei oder mehr
Diagrammtypen in einem Diagramm zu kombinieren, um z.B. einzelne Informationen optisch her-
vorzuheben. Hierfür erstellen Sie zunächst auf dem Ihnen bekannten Weg ein Diagramm und
ändern anschließend für eine oder mehrere Datenreihen den Diagrammtyp. Beispielsweise kön-
nen Sie mit einem kombinierten Säulen-Linien-Diagramm einen visuellen Effekt erzielen, durch
den das Diagramm einfacher zu verstehen ist.
Öffnen Sie die Datei Umsatzliste Mitarbeiter.xlsx. Das Säulendiagramm Umsatzliste enthält
sowohl die Umsatzzahlen je Mitarbeiter pro Quartal, als auch den Gesamtumsatz je Mitarbeiter.

Säulendiagramm
Um den Gesamtumsatz pro Mitarbeiter von seinen Quartalsumsätzen optisch zu trennen, ändern
wir den Diagrammtyp für die Datenreihe Gesamt.
1. Markieren Sie die Datenreihe Gesamt, indem Sie auf eine der entsprechenden
Säulen klicken.
2. Nun klicken Sie auf der Registerkarte Diagrammentwurf in der Gruppe Typ auf
die Schaltfläche Diagrammtyp ändern.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Diagrammtyp ändern die Kategorie Kombi. Im unteren Teil des
Fensters können Sie nun über die Listenpfeile für jede Datenreihe einen eigenen Dia-
grammtyp auswählen. Die Datenreihen für das 1.- 4. Quartal sollen weiterhin als Gruppierte
Säulen dargestellt werden, für Gesamt wählen wir eine Linie:
Den Diagrammtyp für die Datenreihe Gesamt auswählen
Nicht alle Diagrammtypen lassen sich kombinieren, wie z.B. 2D- und 3D-Diagramme.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].

Kombiniertes Säulen-Linien-Diagramm
Die von Excel automatisch zugeordnete Farbe für den

Gesamtumsatz unterscheidet sich nicht allzu sehr von
der für die Umsätze des 1. Quartals. Es bietet sich des-
halb an, die Datenreihe Gesamt zu formatieren und die
Farbe zu ändern, um sie optisch noch weiter von den
Quartalsumsätzen abzugrenzen.
Markieren Sie hierzu die Datenreihe Gesamt und klicken

Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Aktuelle
Auswahl auf die Schaltfläche Auswahl formatieren.
Wechseln Sie im Aufgabenbereich Datenreihen forma-
tieren zur Kategorie Füllung und Linie , öffnen Sie
falls nötig die Rubrik Linie durch Klick auf das Dreieck
und wählen Sie über die Schaltfläche Farbe eine
neue Farbe aus.
Die Linienfarbe ändern
Kombiniertes Säulen-Linien-Diagramm mit geänderter Linienfarbe
Sekundärachse zufügen
Im obigen Diagramm sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Werten der Quartalsum-
sätze nur schwer zu erkennen. Dem kann durch das Einblenden einer Sekundärachse entgegen-
gewirkt werden. Hierbei handelt es sich um eine zweite Wertachse (Größenachse) für die Ge-
samtumsätze:

1. Markieren Sie die Datenreihe Gesamt
und öffnen Sie den Aufgabenbereich
Datenreihen formatieren (Register-
karte Format, Gruppe Aktuelle Aus-
wahl, Schaltfläche Auswahl formatie-
ren).
2. Aktivieren Sie in der Rubrik Reihenop-
tionen (Kategorie Datenreihenoptio-
nen ) die Sekundärachse. Datenreihe auf Sekundärachse zeichnen (Ausschnitt)
Alternativ können Sie auch das Dialogfeld Diagrammtyp ändern öffnen (Registerkarte
Diagrammentwurf, Gruppe Typ, Schaltfläche Diagrammtyp ändern), in der Kategorie
Kombi im unteren Teil des Fensters in der Spalte Sekundärachse das Kontrollfeld hin-
ter Gesamt aktivieren und mit [_OK_] bestätigen:
Sekundärachse über das Dialogfeld (Ausschnitt)
Verbunddiagramm mit Sekundärachse rechts
3. Sie können nun noch für jede Wertachse ei-

nen Achsentitel einblenden, um die Über-
sichtlichkeit des Diagramms weiter zu erhö-
hen: Klicken Sie bei markiertem Diagramm
auf die Kontextschaltfläche Diagrammele-
mente , zeigen Sie auf Achsentitel, kli-
cken Sie auf den erscheinenden Pfeil und
aktivieren Sie Primär vertikal und Sekun-
där vertikal. Übernehmen Sie die Titel aus
dem nachfolgenden Bild und verändern Sie, Achsentitel (Ausschnitt)
wenn Sie möchten, die Größe des Dia-
gramms:

Verbunddiagramm mit Sekundärachse und Achsentiteln (Diagrammbereich vergrößert)
4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Verbunddiagramm mit Sekundärachse ab.
Falls Sie das Zahlenformat der Y-Achsen ändern

möchten, markieren Sie die Achse und wählen im
Kontextmenü den Befehl Achse formatieren. Öffnen
Sie ganz unten im Aufgabenbereich die Rubrik Zahl
durch Klick auf das Dreieck und nehmen Sie gege-
benenfalls folgende Einstellungen vor:
Rubrik: Währung
Dezimalstellen: 0
Symbol €
Achse formatieren
13.4 Diagramme um Datenreihen erweitern

Das Diagramm um angrenzende Spalten/Zeilen erweitern
Haben Sie ein Diagramm auf Basis einer Tabelle erstellt, die Sie nachträglich erweitert haben,
können Sie diese neu hinzugefügten Daten folgendermaßen in das Diagramm übernehmen:
1. Erstellen Sie ein Diagramm auf Basis einer Tabelle und erweitern Sie danach diese Tabelle,
indem Sie ihr weitere Daten hinzufügen oder öffnen Sie die Datei Umsatzliste Filialen Roh-
daten.xlsx. Das Diagramm der Beispieldatei enthält die Umsätze der aufgeführten Filialen
für Januar und Februar.
Ursprüngliches Diagramm
2. Markieren Sie das Diagramm durch Klick in den Diagrammbereich. Sie sehen nun in der
Tabelle farbige Markierungsrahmen, die die im Diagramm dargestellten Daten kennzeichnen.

3. Nun sollen die Daten für den Monat März in
das Diagramm eingeschlossen werden: Zei-
gen Sie mit der Maus auf einen der rechten
Ziehpunkte oder . Der Mauszeiger verän-
dert sein Aussehen: bzw. . Ziehen Sie den
Rahmen auf die neue Größe, so dass alle Da-
ten des Monats März inklusive Spaltenüber-
schrift von diesem eingeschlossen werden.
Das Diagramm wurde nun automatisch um Tabelle mit erweitertem Markierungsrahmen
diese Daten erweitert:
Erweitertes Diagramm
4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Umsatzliste Filialen ab.
Sie können angrenzende Spalten/Zeilen aus dem Diagramm entfernen, indem Sie den
Markierungsrahmen mit der Maus entsprechend verkleinern.
Das Diagramm um nicht angrenzende Datensätze erweitern

Die Datensätze, um die ein Diagramm erweitert werden soll, grenzen nicht immer direkt an die
Tabelle mit den Ausgangsdaten oder befinden sich sogar auf einem anderen Arbeitsblatt. Trotz-
dem können sie dem Diagramm hinzugefügt werden. In unserem Beispiel Umsatzliste Filialen
sollen nun noch die Umsätze für April in das Diagramm aufgenommen werden. Da diese nicht
direkt an die Tabelle mit den Ausgangsdaten angrenzen, kann hier nicht einfach der Markierungs-
rahmen erweitert werden.
1. Markieren Sie das Diagramm und klicken Sie auf der Registerkarte Dia-
grammentwurf in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Daten auswäh-
len.
2. Im Dialogfeld Datenquelle auswählen klicken Sie auf die Schaltfläche
[Hinzufügen].

Datenquelle auswählen
3. Das Dialogfeld Datenreihe bearbeiten wird ge-

öffnet. Setzen Sie den Cursor in das Feld Reihen-
name und markieren Sie in der Tabelle die Zelle,
die den Namen der zuzufügenden Datenreihe
enthält. Im Beispiel ist das die Zelle G5 (Spalten-
überschrift April).
4. Setzen Sie nun den Cursor in das Feld Reihen-
werte, löschen Sie den vorhandenen Eintrag und Datenreihe bearbeiten
markieren Sie in der Tabelle den Zellbereich, der
die Werte der zuzufügenden Datenreihen enthält,
also G6:G10.
5. Bestätigen Sie mit [_OK_], um wieder in das Dialogfeld Datenquelle auswählen zu gelangen.
6. Markieren Sie die neu eingefügte Datenreihe April im linken Bereich des Fensters. Der Da-
tenreihe sind im rechten Bereich noch fortlaufende Ziffern als horizontale Achsenbeschriftung
(X-Achse) zugeordnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten], um die Achsenbeschrif-
tung zu korrigieren.
Horizontale Achsenbeschriftung bearbeiten
7. Im Dialogfeld Achsenbeschriftungen muss der

Cursor im Feld Achsenbeschriftungsbereich
stehen. Markieren Sie im Tabellenblatt den Be-
reich, der die Achsenbeschriftung enthält:
F6:F10. Bestätigen Sie die Auswahl mit [_OK_].
Bereich auswählen oder eintippen

8. Schließen Sie auch das Dialogfeld Datenquelle auswählen mit einem Klick auf [_OK_]. Das
Diagramm wurde um den Monat April erweitert:
Erweitertes Diagramm
9. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Umsatzliste Filialen erweitert ab.
Wenn Sie jetzt das Diagramm markieren, werden die Markierungsrahmen in der Tabelle
bzw. den Tabellen nicht mehr angezeigt.
Übung
Erweitern Sie das Diagramm noch um die Umsätze der Monate Mai und Juni, vergrößern Sie den
Diagrammbereich gegebenenfalls etwas und speichern Sie die Datei, ohne den Namen zu än-
dern.
13.5 Skalierung
Durch Veränderung der Skalierung der Y-Achse (Wertachse) können Sie die Höhe der Säulen
beeinflussen, ohne die Zahlen der Datenbereiche zu verändern. Die aktuelle Datei ist Umsatz-
liste Filialen erweitert. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die Y-Achse das Kontextmenü und
wählen Sie Achse formatieren.
Bereits bei der Erstellung des Diagramms hat Excel selbständig eine automatische Skalierung
vorgenommen. Zur Veränderung tragen Sie andere Werte ein oder nehmen eine andere Einstel-
lung vor:
Minimum: Hier tragen Sie den Anfangswert der Achse ein.
Maximum: Eintrag für den höchsten Wert.
Hauptstriche: Dieses Feld bestimmt die Schrittweite der Zahlen auf der Y-Achse.
Teilstriche: Hiermit bestimmen Sie die Schrittweite der Hilfsstriche zwischen den Zahlen.

Skalierung ändern
Die nächsten Optionen sind standardmäßig ausgeschaltet:

Horizontale Achse schneidet
Der Schnittpunkt der Achsen kann angegeben werden.
Anzeigeeinheiten
Die Größenordnung der Y-Achsenwerte kann festgelegt werden.
Beschriftung der Anzeigeeinheiten im Diagramm anzeigen
Die in der vorherigen Liste eingestellte Größenordnung im Diagramm anzeigen.
Logarithmische Skalierung
Die Schrittweite der Zahlen auf der Y-Achse nimmt einen logarithmischen Ver-
lauf.
Werte in umgekehrter Reihenfolge
Mit diesem Kontrollkästchen können Sie die Säulen und Balken umdrehen, d.h.
die X-Achse wird dann oben im Diagramm angezeigt.
Den Aufgabenbereich Achse formatieren rufen Sie auch über die
rechtsstehende Schaltfläche auf oder über die Kontextschalfläche Di-
agrammelemente , Achsen , Weitere Optionen. Bei diesen bei-
den Wegen müssen Sie aber nach dem Öffnen des Aufgabenbereichs
noch einmal die Y-Achse im Diagramm markieren, zur Kategorie Ach-
senoptionen wechseln und die Rubrik Achsenoptionen öffnen!
13.6 Übungen
Über die Skalierung können Sie die Höhe der Säulen stark verändern, ohne die Daten, die ja
dahinterstehen, zu beeinflussen:
1. Variante
Tragen Sie die folgenden Werte ein:
Minimum: 19000
Maximum: 900000
Hauptstriche: 40000
Klicken Sie in ein anderes Feld oder schließen Sie den Aufgabenbereich. Danach sehen
Sie bei den Säulen starke Größenunterschiede.

2. Variante
Stellen Sie die Werte ein und schalten Sie das Kontrollkästchen ein:
Minimum: Auto
Maximum: Auto (jeweils über die Schaltfläche [Zurücksetzen])
Die Größenunterschiede sind nun sehr klein.
Schluss Variante
Tragen Sie die folgenden Werte ein und schalten Sie das Kontrollkästchen wieder aus:
Minimum: 15000
Hauptstriche: 80000
Speichern Sie die Datei unter dem Namen Umsatzliste Filialen geänderte Skalierung ab.
13.7 Anzeigeeinheiten der Wertachse (Y-Achse) ändern

Die Einheit und das Zahlenformat der Wertachse
(Y-Achse) wird durch die Einheit und das Zahlen-
format der Zahlen in der Tabelle bestimmt, auf der
das Diagramm basiert. Sie haben aber die Mög-
lichkeit, die Zahlen der Wertachsenbeschriftung zu
formatieren und z.B. in Tausendern, Millionen oder
Milliarden anzeigen zu lassen:
Markieren Sie die Y-Achse und öffnen Sie den Auf-

gabenbereich Achse formatieren beispielsweise
über den Kontextmenü-Befehl Achse formatieren
(siehe auch Seite 118). Wählen Sie im Listenfeld
Anzeigeeinheiten z.B. Tausende.
Die Skalenwerte der Y-Achse wurden nun entspre-

chend geändert und der Text Tausende als Einhei-
tenbeschriftung ergänzt: Achse in Tausendern anzeigen
Wertachse in Tausendern

13.8 Übung Autofederung
Wenn eine Stahlfeder in Schwingung versetzt wird, hat sie das Bestreben nachzuschwingen und
erst langsam zur Ruhe zu kommen. Dieser Effekt ist beim Kraftfahrzeug unerwünscht oder sogar
gefährlich. Deshalb wird das Nachschwingen der Federung beim Auto hauptsächlich durch die
eingebauten Stoßdämpfer eingeschränkt. Diese gedämpfte Schwingung soll in einem Liniendia-
gramm grafisch dargestellt werden. Bei unserem Beispiel wird die Schwingung in 30 Zeiteinheiten
unterteilt. Für jede Zeiteinheit sind zu berechnen: Die jeweiligen Punkte auf der oberen und der
unteren Hüllkurve (Ausdehnung) und der Punkt auf der Schwingungskurve. Im Diagramm sind
die Punkte auf jeder Kurve durch Linien zu verbinden:
Grafische Darstellung einer gedämpften Schwingung
Die folgenden Einflussgrößen (Parameter) sind für die Berechnung erforderlich:

x0 = anfängliche Ausdehnung = 40 Zelle F6
k = Reibungskraft = 10 Zelle F7
m = Masse = 50 Zelle F8
T = Schwingungsdauer = 10 Zelle F9
t = Zeitpunkt = 1 bis 30 Spalte A
Die Daten stehen in der Tabelle der folgenden Übung. Die allgemeinen Formeln zur Berechnung
eines Punktes auf den Kurven zu einem bestimmten Zeitpunkt lauten:
(-(k*t)/(2*m))
Obere Ausdehnung: d(t) = x0*e
(-(k*t)/(2*m))
Untere Ausdehnung: d(t) = -(x0*e )
(-(k*t)/(2*m))
Schwingung (s): s(t) = x0*e * cos(2**t/T)
Für die Eulersche Zahl und seinen Exponenten (ehoch) stellt Excel Ihnen die Funktion EXP(Zahl)
zur Verfügung. Um den Cosinus zu berechnen wird COS(Zahl) eingesetzt und für die Zahl PI
(≈3,14) die Funktion PI().

13.9 Übungen
1. Öffnen Sie die Datei Autofederung Rohdaten. Oder tragen Sie in einem leeren Arbeitsblatt
aus der nachfolgenden Tabelle die Wörter aus der Zeile 5 und aus der Spalte E ein, ebenso
die Parameter-Werte aus der Spalte F. Für die Spalte A (Zeitpunkt) können Sie den Ausfül-
len-Befehl in der Gruppe Bearbeiten verwenden.
2. Für die Spalten B bis D legen Sie das Zahlenformat auf Zahl mit 3 Dezimalstellen fest. Aber
tragen Sie die Zahlen in diesen Spalten noch nicht ein, die sollen ja berechnet werden!
A B C D E F
Zeit- Obere Untere
5 punkt Ausdehnung Ausdehnung Schwingung Parameter
6 1 36,193 -36,193 29,281 Ausdehnung: 40
7 2 32,749 -32,749 10,120 Reibung: 10
8 3 29,633 -29,633 -9,157 Masse: 50
9 4 26,813 -26,813 -21,692 Schwingungsdauer: 10
10 5 24,261 -24,261 -24,261
11 6 21,952 -21,952 -17,760
12 7 19,863 -19,863 -6,138
13 8 17,973 -17,973 5,554
14 9 16,263 -16,263 13,157
15 10 14,715 -14,715 14,715
16 11 13,315 -13,315 10,772
17 12 12,048 -12,048 3,723
18 13 10,901 -10,901 -3,369
19 14 9,864 -9,864 -7,980
20 15 8,925 -8,925 -8,925
21 16 8,076 -8,076 -6,534
22 17 7,307 -7,307 -2,258
23 18 6,612 -6,612 2,043
24 19 5,983 -5,983 4,840
25 20 5,413 -5,413 5,413
26 21 4,898 -4,898 3,963
27 22 4,432 -4,432 1,370
28 23 4,010 -4,010 -1,239
29 24 3,629 -3,629 -2,936
30 25 3,283 -3,283 -3,283
31 26 2,971 -2,971 -2,404
32 27 2,688 -2,688 -0,831
33 28 2,432 -2,432 0,752
34 29 2,201 -2,201 1,781
35 30 1,991 -1,991 1,991
3. Speichern Sie das Arbeitsblatt unter dem Namen Autofederung ab.

4. In die Zellen tragen Sie die folgenden Formeln ein:

B6: =$F$6*EXP(-($F$7*A6)/(2*$F$8))
C6: =-B6
D6: =B6*COS(2*PI()*A6/$F$9)
Bei der Funktion PI() muss die Klammer geschrieben werden, obwohl sie selbstverständlich
leer bleibt!
Mit der Tastenkombination (Strg)+(ª_)+(`) wechseln Sie im Arbeitsblatt zwischen der An-
zeige der Ergebnisse in den Zellen und der Anzeige der Formeln.
5. Kopieren Sie die Zelleintragungen aus der Nr. 4 (B6:D6) bis zur Periode 30.
6. Stellen Sie die gedämpfte Schwingung als Liniendiagramm dar: Markieren Sie den Dia-
gramm-Datenbereich B5:D35.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe
Diagramme auf die Schaltfläche Linien- oder Flächen-
diagramm einfügen.
8. Wählen Sie den Diagrammtyp Linie mit Datenpunkten.
9. Ändern Sie den Diagrammtitel in Autofederung und die
Legendenposition auf Rechts (siehe Seite 107).
10. Fügen Sie für die X-Achse (Kategorie-Achse) den Ach- Diagrammtyp Linie
sentitel Zeitpunkt zu (primär horizontal), wie es auf der mit Datenpunkten
Seite 114 beschrieben ist.
11. Markieren Sie die Y-Achse (Wert-Achse), öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie den
Befehl Achse formatieren. Im Aufgabenbereich wählen Sie in der Kategorie und Rubrik Ach-
senoptionen unter Horizontale Achse schneidet die Option Achsenwert und tragen in
das Feld -40 ein. Die X-Achse läuft jetzt nicht mehr mitten durch das Diagramm. Klicken Sie
in ein anderes Feld, um die Änderung abzuschließen und lassen Sie den Aufgabenbereich
geöffnet.
Den Schnittpunkt der X-Achse ändern
12. Formatieren Sie nun das Zahlenformat der Y-Achse (Wert-Achse) in Zahlen ohne Dezimal-
stelle: Schließen Sie zunächst die Rubrik Achsenoptionen durch Klick auf oder nutzen Sie
die Bildlaufleiste, um im Aufgabenbereich nach unten zu wandern. Öffnen Sie nun die Rubrik
Zahl ganz unten im Aufgabenbereich durch Klick auf das Dreieck . Geben Sie im Feld De-
zimalstellen eine 0 ein.

13. Wenn Sie möchten, vergrößern Sie noch die Schrift der Achsen und Legende über die Re-
gisterkarte Start und ändern die Linienfarben der Datenreihen im Aufgabenbereich Daten-
reihen formatieren (siehe Seite 113). Über den Link Markierung ändern Sie in den
Rubrik Füllung und Rahmen die Farbe der Datenpunkte:
Datenpunkte formatieren
14. Nach der Fertigstellung des Diagramms ändern Sie die Parameter in der Spalte F und be-
obachten die Auswirkung auf die Liniengrafik. Dazu gibt es ab der Seite 198 noch eine weitere
Übung.
15. Das Diagramm soll nun auf einem eigenen Tabellenblatt angezeigt werden: Markieren Sie
das Diagramm, öffnen Sie durch Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl
Diagramm verschieben. Im Dialogfeld aktivieren Sie die Option Neues Blatt und klicken
auf [_OK_].
Diagramm auf ein neues Tabellenblatt verschieben
16. Speichern und schließen Sie die Datei.
13.10 Datenbeschriftungen
Bei manchen Diagrammen kann es hilfreich sein, Datenreihen oder -punkte beispielsweise mit
den jeweiligen Werten oder Kategorienamen zu beschriften, um die Aussagekraft des Diagramms
zu erhöhen.
1. Öffnen Sie die Datei Quartalsumsätze.xlsx und markieren Sie das Diagramm im Tabellen-
arbeitsblatt Diagramm1.
2. Klicken Sie auf die Kontextschaltfläche Diagrammelemente , dann auf den Pfeil , der
hinter Datenbeschriftungen erscheint, wenn Sie darauf zeigen, und wählen Sie im Unter-
menü Weitere Optionen. Es öffnet sich der Aufgabenbereich Datenbeschriftungen forma-
tieren mit den Beschriftungsoptionen :

Datenbeschriftungen formatieren
3. Aktivieren Sie Datenreihenname, Wert und Führungslinien anzeigen und ändern

Sie die Schriftgröße über die Registerkarte Start falls nötig auf 14. Sie müssen dabei jeweils
nacheinander eine Datenbeschriftung der einzelnen Datenreihen markieren und die Ände-
rungen vornehmen.
4. Dank der Führungslinien können Sie nun die einzelnen Datenbeschriftungen mit der Maus
an eine andere Stelle ziehen und die Zugehörigkeit zur jeweiligen Datenreihe besser darstel-
len:
Diagramm mit Datenbeschriftung

Führungslinien formatieren
Zur Formatierung der Führungslinien markieren Sie diese, öffnen das Kontextmenü durch
Rechtsklick und wählen den Befehl Führungslinien formatieren. Im gleichnamigen Aufgaben-
bereich stehen Ihnen vielfältige Einstellungsmöglichkeiten beispielsweise bezüglich Farbe,
Strichtyp und Strichstärke zur Verfügung.
Datenbeschriftungsformen ändern
Datenbeschriftungen können in unter-
schiedlichen Formen angezeigt werden.
Markieren Sie die Datenbeschriftungen
der Reihe Berlin durch Klick auf eine
der Beschriftungen. Öffnen Sie das
Kontextmenü, zeigen Sie auf den Befehl
Datenbeschriftungsformen ändern
und wählen Sie eine Form aus. Sollte
sich danach die Schriftgröße automa-
tisch verändert haben, passen Sie sie
wieder über die Registerkarte Start an.
Ändern Sie nun auch die Datenbeschrif-
tungsfelder für München auf die gleiche
Weise ab. Datenbeschriftungsform ändern
Wenn die Führungslinien wie in unserem Beispiel stören, entfernen Sie sie, indem Sie im Kon-
textmenü den Befehl Datenbeschriftungen formatieren wählen und im Aufgabenbereich das
Häkchen vor Führungslinien anzeigen entfernen. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:
Die Datenbeschriftungsformen wurden geändert
Speichern Sie die Datei unter dem Namen Quartalsumsätze mit Datenbeschriftung.
Die Datenbeschriftungen bleiben auch beim Ändern des Diagrammtyps erhalten. Excel
versucht alle Einstellungen so gut wie möglich beizubehalten. Wie immer gilt: Probieren
Sie es aus!
13.11 Erstellen eines Pivot-Diagramms (PivotChart)

Pivot-Diagramme sind interaktive Diagramme, mit denen Sie Ihre Daten durch schlichtes Umset-
zen aus einem völlig anderen Blickwinkel darstellen können. In Excel 2019 können Sie das Pivot-

Diagramm auch ohne Pivot-Tabelle anlegen. Excel erstellt dann automatisch eine gekoppelte
Pivot-Tabelle. Beim Aufbau des Pivot-Diagramms stehen Ihnen die Pivot-Diagramm-Werkzeuge
hilfreich zur Seite.
1. Öffnen Sie die Datei PivotChart Rohdaten.xlsx und klicken Sie auf der Regis-
terkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme auf den oberen Teil der Schaltflä-
che PivotChart.
2. Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. Für das aktuelle
Beispiel wird der Bereich A1 bis H21 benötigt. Außerdem soll das Diagramm auf einem neuen
Arbeitsblatt abgelegt werden:
Daten-Tabellenbereich festlegen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Excel hat das

Tabellenarbeitsblatt Tabelle2 eingefügt mit dem Be-
reich für den gekoppelten Pivot-Tabellen-Bericht und
mit dem Rahmen für das Pivot-Diagramm. Am rechten
Rand ist der Aufgabenbereich PivotChart-Felder ge-
öffnet. Sollte dies nicht so sein, klicken Sie auf der Re-
gisterkarten PivotChart analysieren in der Gruppe
Einblenden/Ausblenden auf das Symbol Feldliste.
4. Zeigen Sie im Aufgabenbereich in der Liste auf das Feld
Monat: . Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie
den Feldnamen nach unten in den Bereich Achse
(Rubriken).
5. Genauso kopieren Sie das Feld Filiale in den Bereich
Legende (Reihe)
6. und das Feld Gewinn in den Bereich  Werte. Excel
hat nun ein Pivot-Diagramm und die zugehörige Pivot-
Tabelle erstellt:
Hier im Aufgabenbereich die
Felder nach unten ziehen

Das Pivot-Diagramm
7. Mit Hilfe der Filterschaltflächen im Diagramm für die Legende und die Rubriken-Achse (im
Beispiel Filiale und Monat) können Sie Ihre Daten schnell und einfach filtern. Das sich öff-
nende Untermenü entspricht dem beim Filtern von Pivot-Tabellen (siehe Seite 85).
8. Die Registerkarten Entwurf und Format bieten Ihnen die Änderungsmöglichkeiten, die Sie
bereits von den Diagrammtools kennen und über die Registerkarte PivotChart analysieren
fügen Sie z.B. Datenschnitte (siehe Seite 95) zu. Durch Ziehen der Felder im Aufgabenbe-
reich lässt sich das Diagramm beliebig umbauen. Probieren Sie es aus!
9. Speichern Sie die Datei zum Schluss unter dem Namen PivotChart ab.
13.12 Interessante und neue Diagrammtypen

Excel bietet Ihnen für die Visualisierung Ihrer Daten interessante und neue Diagrammtypen an,
z.B:
• Sunburst • Pareto-Diagramm
• Treemap • Kastengrafik
• Wasserfall • Trichterdiagramm
• Histogramm • Kartendiagramm
Sunburst
Sunburst-Diagramme dienen der Darstellung hierarchischer Daten. Dabei werden die Hierarchie-
ebenen (Kategorieebenen) jeweils durch einen Ring symbolisiert und von innen nach außen an-
geordnet. Der innere Ring entspricht somit der obersten Ebene. Am Diagramm lässt sich ablesen,
aus welchen Bestandteilen sich die Ringe zusammensetzen und wie viel die einzelnen Katego-
rien und Unterkategorien zum Gesamten beitragen.

Folgendes Sunburst-Diagramm zeigt die nach Kategorien gesplitteten Umsätze eines Beklei-
dungsgeschäftes:
Ein Beispiel für ein Sunburst-Diagramm
Das Diagramm veranschaulicht, dass der mit Jacken & Mänteln erzielt Umsatz am größten ist,
wobei Mäntel innerhalb der Kategorie am umsatzstärksten sind.
Treemap
Auch Treemap-Diagramme dienen der Darstellung hierarchischer Daten. Hier werden die einzel-
nen Kategorien als Rechtecke dargestellt, Unterkategorien als kleinere Rechtecke innerhalb die-
ser Rechtecke. Damit eignen sich Treemaps besonders für den Vergleich von Größenverhältnis-
sen innerhalb einer Kategorie.
Im folgenden Beispiel wurden dieselben Daten verwendet, wie beim Sunburst-Diagramm:
Ein Treemap-Diagramm
Wasserfall
Wasserfall-Diagramme sind spezielle Typen von Säulendiagrammen und werden zur Darstellung
von Finanzdaten verwendet. Sie veranschaulichen, wie ein Anfangswert durch eine Reihe von
Zu- und Abgängen erhöht und vermindert wird und so zum Endwert führt.

Ein typisches Beispiel ist die Darstellung des Nettogehalts, das sich aus diversen Abzügen vom
Bruttogehalt ergibt:
Vom Bruttolohn zum Nettolohn als Wasserfall-Diagramm
Histogramm
Histogramme sind Säulendiagramme, die vor allem in der Statistik Verwendung finden, da sich
mit Ihnen Häufigkeitsverteilungen darstellen lassen. Dazu benötigen Sie in Excel zwei Arten von
Daten:
• die Daten, die Sie analysieren möchten und
• die Container, die die Intervalle zum Messen der Häufigkeit repräsentieren.
Ein Histogramm mit Testergebnissen als Containerbereich
Pareto-Diagramm
Auch Pareto-Diagramme sind Säulendiagramme, die üblicherweise in der Statistik Verwendung
finden und als Qualitätswerkzeug dienen. Sie beruhen auf dem Pareto-Prinzip, das besagt, dass
der Großteil der Auswirkungen eines Problems (80%) oft auf nur wenigen Ursachen (20%) zu-
rückzuführen ist. Im Pareto-Diagramm werden die Werte der Größe nach von links nach rechts
sortiert und der kumulierte gesamte Prozentsatz als Linie abgebildet. So lassen sich aus den
vielen Ursachen schnell die wenigen identifizieren, die den größten Einfluss haben:

Das Pareto-Diagramm zeigt die Rücksendegründe sortiert nach Häufigkeit
Das Beispiel-Diagramm zeigt die häufigsten Ursachen für das Zurücksenden der bestellten Ware
(zu klein, schlechte Qualität und Artikel defekt) und damit, wo das größte Verbesserungspotential
liegt. Könnte das Unternehmen diese drei Ursachen beseitigen, würden die Umtausche um ca.
80% zurückgehen.
Kastengrafik
Kastengrafiken (auch Boxplot oder Box & Whisker genannt) dienen der grafischen Darstellung
statistischer Werte. Anhand von Kästen (Boxen) zeigen sie die Verteilung von Daten in Quartilen,
die die zugrundeliegenden Daten in vier Viertel teilen.
Ein Kasten entspricht dem Bereich, in dem 50% aller Daten liegen, er wird also durch das obere
und untere Quartil begrenzt. Seine Länge entspricht dem sogenannten Interquartilsabstand, der
als Differenz des oberen und unteren Quartils ein Maß für die Streuung der Daten ist.
Die Streuung außerhalb der oberen und unteren Quartile wird als Antennen (oder auch Whisker)
angezeigt, das sind vertikale Linien, die aus den Kästen herausragen. Die Länge der Antennen
wird auf maximal das 1,5-fache des Interquartilsabstandes beschränkt, sie endet aber nicht ge-
nau bei dieser Länge, sondern bei dem jeweils niedrigsten und höchsten Wert der zugrundelie-
genden Daten, der noch innerhalb dieser Grenze liegt. Bei jedem Punkt außerhalb der Antennen
handelt es sich um Ausreißer.
Mittelwerte werden als X im Kasten dargestellt, der jeweilige Median (= Wert, der genau in der
Mitte einer Datenverteilung liegt) als horizontale Linie im Kasten.
Eine Kastengrafik

Trichterdiagramm
Mit einem Trichterdiagramm lassen sich Werte über mehrere Stufen eines Prozesses hinweg
visuell darstellen. Typischerweise nehmen die Werte stufenweise ab, so dass die Balken einem
Trichter ähneln. Das Beispiel zeigt den Einstellungsprozess eines Unternehmens:
Ein Beispiel für ein Trichterdiagramm
Kartendiagramm
Kartendiagramme wandeln geografische Daten in professionelle Visualisierungen um. So lassen
sich Werte und Kategorien über geographische Regionen hinweg vergleichen.
Das Kartendiagramm
Bei der ersten Erstellung eines Kartendiagramms erscheint am oberen Rand des Dia-
gramm-Objekts zunächst eine Infoleiste. Erst nach einem Klick auf die Schaltfläche Zu-
stimmen werden die Daten an Bing gesendet und in der Karte angezeigt.

14 Illustrationen (Grafiken, ClipArts etc.) einfügen
In Excel können Sie verschiedene Arten von Illustrationen,
d.h. Grafiken von Ihrem Computer oder Bilder aus dem In-
ternet (über die Suchmaschine Bing), Formen, Pikto-
gramme, 3D-Grafiken, SmartArts, Diagrammme, ja sogar
Screenshots (Bildschirmfotos) einfügen. Dieses soll zu-
nächst anhand einer Onlinegrafik demonstriert werden. Auf der Registerkarte Einfügen
14.1 Onlinegrafik (ClipArt) einfügen

1. Positionieren Sie den Zellcursor an der Stelle im Arbeitsblatt, an der das Bild eingefügt wer-
den soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf
das Symbol Onlinebilder. Es öffnet sich das gleichnamige Fenster.
3. Geben Sie entweder im Suchfeld einen Suchbegriff ein und drücken Sie die (¢)-Taste oder
durchsuchen Sie die angebotenen Kategorien.:
Das Fenster Onlinebilder
4. Das Ergebnis der Suche wird angezeigt. Bitte beachten Sie, dass das Internet ständig ange-
passt wird und sich Ihre Suchergebnisse deshalb wahrscheinlich von denen in dieser Unter-
lage unterscheiden. Wählen Sie in der Liste ein passendes Bild aus. Mit einem Klick auf das
Miniaturbild markieren Sie es und über die Schaltfläche [Einfügen] fügen Sie das Bild an der
Cursorposition ein. Es ist von den Markierungspunkten (Ziehpunkte) und dem Drehpunkt ein-
gerahmt.
Das Suchergebnis
5. Über die Markierungspunkte verändern Sie die Größe der Grafik.

Wenn Sie im Fenster Onlinebilder über das Suchfeld das Web durchsuchen und von
dort Bilder einfügen, müssen Sie die gesetzlichen Vorgaben und Lizenzbestimmungen
der Webseite beachten, von der das Bild stammt:
14.2 Bearbeiten von eingefügten grafischen Objekten

Sie können ein eingefügtes grafisches Objekt
• drehen, • in der Größe ändern,
• an eine andere Position ziehen, • zuschneiden,
• mit einem Rahmen versehen.
Ein grafisches Objekt drehen

Um ein Objekt zu bearbeiten, klicken Sie zunächst darauf. Als aktuelles
Objekt ist es nun mit kleinen Markierungspunkten (Ziehpunkte) umrahmt.
Über den oberen Drehpunkt drehen Sie bei gedrückter linker Maus-
taste die Grafik. Wenn Sie dabei gleichzeitig die (ª_)-Taste drücken,
wird das Objekt in 15° Schritten gedreht. Ziehpunkte
Bei einem markierten Objekt erscheint automatisch das Kontextwerkzeug Bildtools bzw. Zeichen-
tools auf dem Bildschirm. Die häufigsten Befehle sind auch in einem Kontextmenü zusammen-
gefasst, das Sie mit der rechten Maustaste aufrufen.
14.3 Die Bildtools

Das Kontextwerkzeug Bildtools ermöglicht Ihnen, Grafiken, ClipArts, Screenshots und Bilder zu
bearbeiten. Die Vorgehensweise ist folgende: Zuerst muss das Objekt markiert werden, dann
wählen Sie aus der Registerkarte den gewünschten Effekt aus.
Kontextwerkzeug Bildtools
Symbol Erläuterung
Freistellen
Hiermit können Sie Objekte auf einem Bild von einem störenden Hinter-
grund befreien.
Korrekturen
Wenn Sie in dem Katalog mit der Maus auf die einzelnen Bildchen zeigen,
sehen Sie in der QuickInfo die jeweilige Prozentzahl für Schärfen, Weich-
zeichnen, Helligkeit und Kontrast, natürlich wieder mit einer Livevorschau.
Mehr Kontrast (+ %) bedeutet, dass die Sättigung der Farben in der mar-
kierten Grafik erhöht wird. Der Grauanteil in der Farbe wird geringer, je hö-
her der Kontrast ist.
Mit weniger Kontrast (- %) verringern Sie die Intensität der Farben. Je ge-
ringer der Kontrast ist, umso höher ist der Grauanteil in der Farbe.

Symbol Erläuterung
Mehr Helligkeit heißt, dass der Weißanteil in den Farben der Grafik erhöht
wird: Die Farben werden aufgehellt.
Weniger Helligkeit bedeutet, dass der Schwarzanteil erhöht wird: Die Far-
ben erscheinen dunkler.
Farbe
Sobald Sie die Schaltfläche ange-
klickt haben, wird ein Katalog geöff-
net. Hier können Sie in dem mar-
kierten Bild die Farbsättigung und
den Farbton verändern. Bei einer
Vektor-Grafik können auch Farben
ersetzt werden (Livevorschau). Pro-
bieren Sie es aus!
Eine kurze Erläuterung zu den Be-
griffen Vektor-Grafik und Bitmap-
Grafik:
Eine Vektor-Grafik wird mathematisch beschrieben, z.B. Position, Länge,
Stärke und Farbe einer Linie. Eine Bitmap-Grafik (= Rastergrafik) dagegen
setzt sich, wie auf einem Millimeter-Papier, aus vielen sehr kleinen farbigen
oder schwarz-weißen Punkten zusammen.
In dem nebenstehenden Bild (Grafik)

sind die Originalfarben zu sehen.
Sie wählen z.B. eine Graustufen-Grafik

oder die Schwarz/Weiß-Gestaltung.
Hier wird die Grafik heller dargestellt. Sie

kann beispielsweise als Hintergrundbild
platziert werden. Praktisch nutzbar ist
diese Funktion, wenn Sie in einer Prä-
sentation Ihr Firmenlogo als Wasserzei-
chen hinter den Text legen wollen.
Die Funktion Transparente Farbe bestimmen ist z.B. für GIF-Bitmaps, an-
wendbar. Der Mauszeiger ändert sich: . Sie klicken mit der Maus auf die
Farbe, die transparent werden soll.

Symbol Erläuterung
Bei der nachfolgenden linken Grafik sind die Stifte von weißer Farbe auf
blauem Hintergrund umgeben. In der rechten Grafik wurde die weiße Farbe
angeklickt und somit als transparent definiert. Danach scheint der blaue Hin-
tergrund durch.
Bilder komprimieren
Um Platz auf der Festplatte zu sparen oder die Zeit bei einer Datenübertra-
gung (E-Mail) zu verkürzen, können Sie mit diesem Befehl die Dateigröße
verringern.
Bild ändern
Im Untermenü der Schaltfläche können Sie bei-
spielsweise eine Datei auf Ihrem Computer
auswählen oder ein Bild aus der Bing Bildersu-
che (Option Aus Onlinequellen).
Bild zurücksetzen
Die vorgenommenen Änderungen an einer Grafik können mit dieser Schalt-
fläche wieder zurückgenommen werden, z.B. Zuschnitt, Farbe, Helligkeit
und Kontrast. Über das Untermenü (Klick auf den Pfeil ) kann zusätzlich
die Größenänderung rückgängig gemacht werden. Es werden die ursprüng-
lichen Werte der Grafik wiederhergestellt.
Bildrahmen
Mit dieser Schaltfläche suchen Sie die Linie aus, die die markierte Grafik
umgeben soll z.B.:

Symbol Erläuterung
Bildeffekte
Wenden Sie einen Grafikeffekt auf

das Bild an. Öffnen Sie den rechts-
stehenden Katalog mit einem Klick
auf die Schaltfläche.
Alternativtext
Erstellen Sie im gleichnamigen Auf-

gabenbereich einen beschreiben-
den Text für die Zeichnung oder
ändern Sie den bestehenden Text
ab. Excel nutzt diesen Text für die
Bildschirmsprachausgabe, die
Menschen mit Beeinträchtigungen
bei der Nutzung der Präsentation
unterstützt.
Drehen
Öffnen Sie die Liste und wählen Sie die Drehungsoptionen oder das Spie-
geln aus:
Zuschneiden
Teile der markierten Grafik können unsichtbar oder auch sichtbar gemacht
werden, je nachdem, ob die Grafik in der Originalgröße vorliegt oder ob sie
bereits zugeschnitten worden ist. Eine Anleitung steht auf der Seite 139.
Das grafische Objekt an eine andere Position ziehen

1. Zeigen Sie mit der Maus auf das Objekt. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen.
2. Ziehen Sie es bei gedrückter linker Maustaste an die neue Position.

Der Grafik einen Rahmen hinzufügen
1. Markieren Sie die Grafik durch Mausklick.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Bildformat
in der Gruppe Bildformatvorlagen auf die
Schaltfläche Bildrahmen und wählen Sie eine
Farbe aus.
3. Die Linienart kann im Bildrahmen-Menü unter
Stärke und Striche geändert werden.
4. Der Befehl Weitere Linien öffnet den nachfol-
genden Aufgabenbereich Grafik formatieren,
in dem weitere Einstellungen vorgenommen
werden können.
Stärke Bildrahmen-Menü
Die Größe eines Objekts ändern

Sie ändern die Größe eines grafischen Objekts:
• In einem Aufgabenbereich
• oder direkt in den Feldern für Formenhöhe bzw. -breite in der Befehlsgruppe Größe
• oder mit der Maus.
So ändern Sie die Grafikgröße in dem Aufgabenbereich:

1. Markieren Sie die Grafik, deren Größe Sie ändern möch-
ten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Bildformat in der
Gruppe Größe auf die kleine Schaltfläche oder öffnen
Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wäh-
len Sie den Befehl Größe und Eigenschaften. Der rechts-
stehende Aufgabenbereich wird geöffnet.
3. Tragen Sie entweder in den Feldern Höhe und Breite die
genauen Maßangaben ein oder in den Feldern Höhe ska-
lieren und Breite skalieren die prozentuale Größe.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klick in ein anderes
Feld oder mit Schließen . Aufgabenbereich Grafik formatieren
So ändern Sie die Grafikgröße mit der Maus:

1. Markieren Sie die Grafik.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Markierungspunkt (Ziehpunkt). Der Mauszeiger wird
zum Doppelpfeil.
3. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Grafik auf die gewünschte Größe. Bei
einem Eckmarkierungspunkt bleibt das Verhältnis Höhe zu Breite gleich.
4. Lassen Sie die Maustaste los. Die Größe der Grafik wurde verändert. Über den Befehl Rück-
gängig können Sie die Änderung wieder zurücknehmen.

Eine Grafik mit dem Mauszeiger für die Größenänderung
Eine Grafik mit der Maus zuschneiden

1. Markieren Sie die Grafik durch Mausklick.
2. In der Gruppe Größe (Registerkarte Bildformat) klicken Sie auf den oberen
Teil der Schaltfläche Zuschneiden.
3. Die Markierungspunkte ändern ihr Aussehen. Zeigen Sie mit der Maus genau auf einen
Eck-Markierungspunkt.
4. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie einen Rahmen, der dem gewünschten Ausschnitt
entspricht.
5. Lassen Sie die Maustaste los und klicken Sie außerhalb der Grafik in das Arbeitsblatt. Die
Grafik wird dem Rahmen entsprechend ausgeschnitten.
Bei diesem Beispiel die Grafik durch Ziehen an dem oberen rechten
Zugeschnittene Grafik
Markierungspunkt zuschneiden
Eine Illustration in Excel

14.4 3D-Grafik
Excel bietet Ihnen auch die Möglichkeit, 3D-Grafiken in Ihre Datei einzufügen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf
den linken Teil der Schaltfläche 3D-Modelle, um eine 3D-Grafik aus dem In-
ternet zuzufügen. Es öffnet sich das Fenster Online-3D-Modelle.
Möchten Sie dagegen eine 3D-Grafik einfügen, die lokal auf Ihrem Computer gespei-
chert ist, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche 3D-Modelle. Wählen im Untermenü
den Befehl Aus einer Datei, navigieren Sie zu dem Laufwerk und Ordner, in dem die
gewünschte Grafik gespeichert ist, und klicken Sie auf [Einfügen].
Geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein und drücken Sie die (¢)-Taste. Oder durchsuchen
Sie die angebotenen Kategorien.
Das Fenster Online 3D-Modelle
Markieren Sie das gewünschte 3D-Modell mit einem Mausklick auf das Miniaturbild und fügen
Sie es über die Schaltfläche [Einfügen] in Ihre Datei ein. Sie können auch mehrere 3D-Grafiken
markieren und auf einmal einfügen. Zum Bearbeiten stehen Ihnen die 3D-Modelltools zur Verfü-
gung.
3D-Modelltools
Die Grafik ist von den Markierungspunkten (Ziehpunkte) und dem Dreh-
punkt eingerahmt. Wie gewohnt ziehen Sie es an die gewünschte Stelle
und verändern über die Markierungspunkte die Größe. Zusätzlich be-
findet sich aber in ihrer Mitte ein 3D-Steuerelement, mit dem Sie das Ob-
jekt in jede Richtung drehen und kippen können. 3D-Steuerelement
Wenn Sie Bilder aus Onlinequellen einfügen, müssen Sie das Urheberrecht beachten!

14.5 Piktogramme
Über die Schaltfläche Piktogramme stehen Ihnen Symbole (Icons) für Ihre Datei bereit.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen
auf die Schaltfläche Piktogramme.
2. Blättern Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste durch die Symbole oder wählen Sie im Navigationsbe-
reich am linken Rand zunächst eine Kategorie aus.
Ein Piktogramm einfügen
3. Markieren Sie das gewünschte Piktogramm mit einem Mausklick und fügen Sie es über die
Schaltfläche [Einfügen] in Ihre Datei ein.
4. Mit den Grafiktools können Sie das Piktogramm noch bearbeiten.
Grafiktools
Grafik in Form konvertieren

Über die Grafiktools-Schaltfläche In Form konvertieren lassen sich Grafiken in Microsoft Office-
Zeichnungsobjekte umwandeln und mit Hilfe der Zeichentools umfassend bearbeiten. Neben Pik-
togrammen sind beispielsweise auch SVG-Grafiken umwandelbar. Dabei handelt es sich um ska-
lierbare Vektorgrafiken (englisch Scalable Vector Graphics), also Grafiken, die ohne Qualitäts-
verlust gezoomt werden können (siehe auch Seite 135). Als Faustregel gilt: Werden bei einem
markierten Objekt die Grafiktools geöffnet, kann es in ein Zeichenobjekt umgewandelt werden.
1. Öffnen Sie die Datei Piktogramm.xlsx.

2. Markieren Sie die Grafik und klicken Sie auf der Registerkarte Grafikformat in
der Gruppe Ändern auf die Schaltfläche In Form konvertieren.
3. Microsoft fragt Sie nun im nachfolgenden Dialogfeld, ob das Objekt in ein Zeichnungsobjekt
umgewandelt werden soll. Bestätigen Sie mit [_Ja_].

In ein Zeichnungsobjekt umwandeln?
Wie sie sehen, sind jetzt bei markiertem Objekt nicht mehr die Grafik- sondern die Zeichen-
tools aktiv (Registerkarte Formformatierung).
4. Da die Gruppierung aufgehoben wurde, können Sie nun auch einzelne Bildteile markieren
und bearbeiten. Klicken Sie auf den linken Balken, um diesen zu markieren.
Der linke Balken ist markiert
5. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Formformatierung

in der Gruppe Formenarten auf die Schaltfläche Fülleffekt
und wählen Sie eine neue Farbe, z.B. Blau.
6. Markieren Sie nun den mittleren Balken und wählen Sie im
Untermenü der Schaltfläche Fülleffekt eine Farbe Ihrer
Wahl. Wir haben uns im Beispiel für Orange entschieden.
7. Ändern Sie auf gleichem Weg die Farbe des dritten Balkens
und des Pfeils und speichern Sie die Datei unter dem Na-
men Microsoft Office-Zeichnungsobjekt ab.
Farbänderung mithilfe der Zeichentools Füllfarbe ändern
14.6 Handschriftliche Zeichnungen in Grafiken umwandeln

Wenn Sie Office 365 nutzen, können Sie handschriftliche Zeichnungen in Grafiken umwandeln,
die Sie mit Hilfe der standardmäßig deaktivierten Registerkarte Zeichnen erstellt haben. Mit der
Maus ist das Zeichnen allerdings zum Teil etwas schwierig, so dass diese Funktion wohl vor allem
auf Tablets oder anderen Geräten mit Touchscreen-Monitoren zum Einsatz kommt. Zunächst
müssen Sie die Registerkarte Zeichnen aktivieren: Datei-Menü, Schaltfläche Optionen, Menü-
band anpassen, im rechten Teil das Kontrollkästchen Zeichnen aktivieren und auf [_OK_]
klicken.

Registerkarte Zeichnen aktivieren
1. Öffnen Sie die Registerkarte Zeichnen und wählen Sie in der Gruppe
Stifte einen der Stifte aus. Wenn Sie mit der Maus nur auf einen der
Stifte zeigen, erhalten Sie in einer QuickInfo nähere Erläuterungen.
Die Gruppe Stifte mit QuickInfo
2. Durch Klick auf den Pfeil im ausgewählten Stift öffnen Sie ein Un-
termenü, in dem Sie beispielsweise die Linienstärke und Farbe ver-
ändern können.
3. Wenn der gewählte Stift nach Ihren Wünschen einge-
stellt ist, klicken Sie auf der Registerkarte Zeichnung in
der Gruppe Konvertieren auf die Schaltfläche Freihand Den Stift anpassen
in Form. (Ausschnitt)
4. Zeichnen Sie bei gedrückter linker Maustaste eine Form in das Dokument, z.B. ein Dreieck.
5. Excel wandelt nun das handschriftliche Dreieck automatisch in ein exaktes Dreieck um:
Das Ergebnis

Auf diese Weise lassen sich auch handschriftliche mathematische Ausdrü-
cke in Text umwandeln, die Sie in das folgende Dialogfeld eintragen. In
Excel können Sie dieses auch über den Weg Registerkarte Einfügen,
Gruppe Symbole, Pfeil der Schalfläche Formel, Befehl Freihandglei-
chung öffnen.
Hier den mathematischen Ausdruck eingeben
Sie können die Registerkarte Zeichnen nun wieder deaktivieren (Datei-Menü, Optionen, Menü-
band anpassen, im rechten Teil das Kontrollkästchen Zeichnen deaktivieren , auf [_OK_] kli-
cken.)
14.7 Grafiken und Objekte einem Diagramm zufügen

Grafiken und Objekte lassen sich auf verschiedene Arten in Diagrammen verwenden: Sie können
frei im Diagramm positioniert, als Hintergrund verwendet oder zur Anzeige von Datenreihen bzw.
-punkten genutzt werden.
Grafiken und Objekte im Diagramm frei positionieren

Öffnen Sie zunächst die Datei Diagramm mit Grafik Rohdaten.xlsx. Wir werden dem darin ent-
haltenen Diagramm nun ein Bild in der rechten oberen Ecke zufügen:
1. Markieren Sie den Diagrammbereich.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche
Bilder, wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem die gewünschte Grafik zu fin-
den ist, und fügen Sie das Bild eines Bäckers ein.
Oder klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche
Onlinebilder, geben Sie im Fenster Oninebilder im Suchfeld einen Suchbegriff ein, in unse-
rem Beispiel Bäcker, drücken Sie die (¢)-Taste und fügen Sie das gewünschte Bild ein, wie
es auf Seite 133 beschrieben wurde.
3. Ziehen Sie das Bild mit der Maus an die gewünschte Stelle im Diagrammbereich und passen
Sie seine Größe an.

Diagramm mit frei positioniertem Bild
4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Diagramm mit Grafik ab.
Sie können auch über den Formen-Katalog (Registerkarte Format, Gruppe Formen ein-
fügen), über die anderen Schaltflächen in der Gruppe Illustrationen der Registerkarte
Einfügen, die Schaltflächen Textfeld und WordArt in der Gruppe Text (Registerkarte
Einfügen) sowie über die Zwischenablage Objekte einfügen und frei im Diagramm po-
sitionieren.
Grafiken und Objekte im Diagramm als Hintergrund verwenden

Illustrationen können in einem Diagramm auch als Hintergrund des Diagrammbereichs oder der
Zeichnungsfläche zugewiesen werden: Öffnen Sie wieder die Datei Diagramm mit Grafik Roh-
daten.xlsx und markieren Sie den Diagrammbereich. Wenn Sie möchten, können Sie natürlich
auch nur die Zeichnungsfläche markieren.
Diagrammbereich markiert Zeichnungsfläche markiert
Klicken Sie nun auf der Registerkarte Format in

der Gruppe Aktuelle Auswahl auf die Schaltflä-
che Auswahl formatieren. Im Aufgabenbereich
Diagrammbereich bzw. Zeichnungsfläche for-
matieren aktivieren Sie in der Rubrik Füllung
(Kategorie Füllung und Linie) die Option
Bild- oder Texturfüllung.
Aufgabenbereich

Über die Schaltflächen [Einfügen_…] und [Zwischenablage] lassen sich nun beispielsweise Bilder
einfügen. Klicken Sie auf [Einfügen_…] und dann im Fenster Bilder einfügen auf Aus Datei.
Bilder einfügen
Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem die gewünschte Grafik zu finden ist, und
fügen Sie das Bild Weizen ein. Oder wählen Sie im obigen Fenster Bilder einfügen die Option
Onlinebilder und geben Sie im Suchfeld des Fensters Onlinebilder einen Suchbegriff ein, z.B.
Weizen. Markieren Sie das Bild, das Sie als Hintergrund verwenden möchten, und klicken Sie
auf [Einfügen].
Das gewählte Bild wurde nun als Hintergrund eingefügt. Speichern Sie die Datei unter dem Na-
men Diagramm mit Grafik als Hintergrund ab.
Diagramm mit Grafik als Hintergrund
Eine alternative Methode, schnell ein auf Ihrem Computer gespeichertes Bild, Onlinebild
oder Piktogramm mit den Standardeinstellungen als Hintergrund einzufügen, bietet die
Registerkarte Format: Klicken Sie in der Gruppe Formenarten auf den Pfeil der
Schaltfläche Fülleffekt und wählen Sie im Untermenü den Befehl Bild. Im Fenster Bil-
der einfügen (siehe oben) können Sie nun über die Optionen Aus Datei, Onlinebilder
und Piktogramm das gewünschte Bild auswählen.
Datenreihen bzw. Datenpunkte mit Bildern ausfüllen

Das Ausfüllen von Datenreihen bzw. -punkten mit Bildern kann zur Erzeugung besonderer opti-
scher Effekte eingesetzt werden. Ausgangspunkt ist erneut die Datei Diagramm mit Grafik Roh-
daten.xlsx. Wir möchten nun die einzelnen Datenreihen in passenden Bildern darstellen:
1. Markieren Sie zunächst die Datenreihe für Brot, indem Sie auf einen der blau dargestellten
Balken klicken.
2. Klicken Sie nun auf der Registerkarte Format in der Gruppe Aktuelle Auswahl auf die
Schaltfläche Auswahl formatieren.

3. Im Aufgabenbereich Datenreihen formatieren wechseln Sie zur Kategorie Füllung und Li-
nie, öffnen die Rubrik Füllung durch Klick auf das Dreieck und aktivieren die Option Bild-
oder Texturfüllung.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Einfügen_…] und im Fenster Bilder einfügen auf Aus Datei,
wählen Sie das Laufwerk und den Ordner aus, in dem die gewünschte Grafik zu finden ist,
und fügen Sie das Bild Brot ein.
Gewähltes Bild
Formatierte Datenreihe Brot
5. Da das Bild in den Balken etwas verzerrt dargestellt wird, markieren Sie die Balken erneut,
falls Sie die Markierung bereits aufgehoben haben. Öffnen Sie gegebenenfalls wieder den
Aufgabenbereich Datenreihen formatieren wie oben beschrieben und aktivieren Sie in der
Rubrik Füllung (Kategorie Füllung und Linien) die Option Stapeln:
Bilder stapeln
6. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Diagramm mit Grafik als Balkenfüllung. Das
Ergebnis sieht nun folgendermaßen aus:

Diagramm mit gestapelten Bildern
Über die Schaltfläche Auf Formatvorlage zurücksetzen

(Registerkarte Format, Gruppe Aktuelle Auswahl) werden
die grafischen Objekte wieder entfernt.
14.8 Übung
Füllen Sie die Balken für Sandwiches und Kaffee auf die gleiche Weise, so dass Sie folgendes
Ergebnis erhalten:
Ergebnisdiagramm
Wenn Sie die exakte Höhe der Balken sichtbar machen möchten, können Sie ihnen im
Aufgabenbereich Datenreihen formatieren in der Rubrik Rahmen einen Rahmen zufü-
gen.
14.9 Add-Ins aus dem Office Store beziehen

Excel 2019 bietet Ihnen die Möglichkeit, kostenlose und kostenpflichtige Add-Ins (kleine Zusatz-
programme) aus dem Office Store in Ihr Programm zu integrieren. Voraussetzung ist, dass Sie
bereits mit Ihrem Office-Konto angemeldet sind oder sich während der Installation anmelden
(siehe Seite 200).
1. Wir wollen eine kostenlose Landkarte auf einem Arbeitsblatt platzieren.
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Add-Ins auf
den linken Teil der Schaltfläche Meine Add-Ins. Das Fenster Office-
Add-Ins wird geöffnet. Haben Sie bereits Add-Ins installiert, werden
diese hier angezeigt.

2. Um neue Add-Ins zu installieren, klicken Sie entweder auf die Verknüpfung Office Store oder,
wenn bereits Add-Ins installiert sind, auf Weitere Add-Ins im Office Store suchen am linken
unteren Fensterrand.
Zum Office Store wechseln
3. Durchsuchen Sie den Office Store nach passenden Add-Ins. Wenn Sie auf das Vorschaubild
klicken, erhalten Sie Informationen zu diesem Add-In:
Ein Add-In aus dem Office Store auswählen
4. Beachten Sie die Informationen. Sie können sich die Datenschutzrichtlinien und Nutzungs-
bedingungen durch Klick auf die Links ganz unten im Fenster durchlesen.

Informationen zum Add-in
5. Wenn dieses Add-In Ihre Zustimmung findet, klicken Sie zum Installieren auf die grüne Schalt-
fläche Hinzufügen. Die Landkarte wird als Objekt im aktuellen Arbeitsblatt platziert. Sie kön-
nen sie mit der Maus verschieben und in der Größe verändern.
Das Add-In Bing Maps
6. Lesen Sie sich die Information in der Mitte in dem Rahmen Willkommen bei Bing Maps
durch und schließen Sie diesen Rahmen mit Klick auf .
7. Schauen Sie sich eine Karte von der Berliner Innenstadt an: Zoomen Sie die Karte zunächst
so, dass Sie Deutschland als Ganzes sehen, ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste Ber-
lin in die Mitte und zoomen Sie die Innenstadt näher heran. Zum Zoomen zeigen Sie mit der
Maus auf die Karte und drehen das Maus-Rädchen nach vorn zum Vergrößern und nach
hinten zum Verkleinern. Sie können alternativ auch die entsprechenden Schaltflächen am
oberen Kartenrand anklicken:

Schaltflächen zum Zoomen am oberen Kartenrand
8. Klicken Sie jetzt außerhalb des Karten-Objekts in eine leere Tabellenzelle

und klicken Sie wieder auf den linken Teil der Schaltfläche Meine Add-
Ins (Registerkarte Einfügen, Gruppe Add-Ins). Das neuinstallierte Add-
In wird nun im Fenster Office-Add-Ins auf der Seite Meine Add-Ins an-
gezeigt (siehe nachfolgendes Bild).
Ein Add-In verwenden

Um ein Add-In zu verwenden, markieren Sie im Fenster Office-Add-Ins auf der Seite Meine Add-
Ins den entsprechenden Eintrag und klicken unten rechts auf die Schaltfläche Einfügen.
Ein Add-In in Excel einfügen
Das Add-In wird, je nach Art des Add-Ins,

• entweder in einem Objekt-Rahmen in der Tabelle in der Nähe der aktuellen Zellcursorposi-
tion platziert und kann über die Markierungspunkte (Ziehpunkte) in der Größe verändert
oder bei gedrückter linker Maustaste verschoben werden
• oder es wird in einem Aufgabenbereich am rechten Fensterrand geöffnet.
Das eingefügte Add-In Bing Maps wird verbreitert
Benötigen Sie das Objekt nicht mehr im aktuellen Arbeitsblatt, markieren Sie den Rahmen und
drücken Sie die (Entf)-Taste oder schließen Sie den Aufgabenbereich.
Installierte Add-Ins wieder entfernen

Wenn Sie installierte Add-Ins nicht mehr benötigen und die Seite Meine Add-Ins übersichtlich
halten möchten, können Sie die nicht mehr genutzten Add-Ins wieder entfernen: Öffnen Sie das
Fenster Office-Add-Ins mit der Seite Meine Add-Ins. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
den betreffenden Eintrag und in dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl Entfernen.

15 Makros - Arbeitsabläufe automatisieren
In Excel besteht die Möglichkeit, Routinearbeiten mit ständig wiederkehrenden Befehlsabläufen
aufzuzeichnen und später bei Bedarf aufzurufen. Durch den Einsatz von Makros können Sie Teile
Ihrer Arbeit automatisieren und somit beschleunigen.
Ein Makro ist im Prinzip nichts anderes als eine Aufzeichnung von Befehlsabfolgen wie Tastatur-
eingaben oder Mausbewegungen. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden von dem so ge-
nannten Makrorekorder aufgezeichnet.
Vor der Aufzeichnung eines Makros sollten die einzelnen Schritte und Befehle, die vom Makro
ausgeführt werden sollen, genau geplant werden. Dies ist wichtig, weil ein Makro beim Aufzeich-
nen sowohl die Fehler als auch alle durchgeführten Korrekturen registriert.
15.1 Ein Makro aufzeichnen

Wie einfach die Erstellung eines Makros ist, zeigt das folgende Beispiel.
Das Einrichten einer Seite im Querformat soll automatisiert werden. Um
das Aufzeichnen eines Makros zu starten, bietet Excel verschiedene
Möglichkeiten an. Auf der Registerkarte Ansicht ist beispielsweise am
rechten Rand die Schaltfläche Makros platziert. In dem Untermenü kön-
nen Sie den Befehl Makro aufzeichnen anklicken. Registerkarte Ansicht
Eine weitere Möglichkeit zum Starten einer Makroaufzeichnung bietet Ihnen im Menü-
band eine zusätzliche Registerkarte: die Entwicklertools. Rufen Sie die im
Datei-Menü auf. Auf der Seite Menüband anpassen aktivieren Sie im rechten Teil das
Kontrollkästchen Entwicklertools und schließen die Optionen durch Klick auf [_OK_]:
Entwicklertools aktivieren
Eine weitere Registerkarte wird geöffnet:
Die Registerkarte Entwicklertools

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in
der Gruppe Code auf die Schaltfläche Makro auf-
zeichnen.
Oder klicken Sie in der Statusleiste unten links auf
das Symbol Makro aufzeichnen .
2. Das rechtsstehende Dialogfeld wird geöffnet. Dort
geben Sie den Namen des Makros sowie zusätzliche
Informationen ein: Tippen Sie als Makroname den
Begriff Querformat ein und in das Feld Beschrei-
bung folgenden Text:
Stellt das Querformat ein.
3. Bei der Vergabe von Makronamen ist Folgendes zu
beachten: Dialogfeld Makro aufzeichnen
• Makronamen dürfen maximal 255 Zeichen
umfassen.
• Der Makroname muss mit einem Buchstaben beginnen.
• Leerzeichen dürfen in Makronamen nicht benutzt werden. Verwenden Sie stattdessen
den Unterstrich _.
• Der Name darf nicht wie die Bezeichnung einer Zelle aussehen. Makronamen wie zum
Beispiel C3 oder Z3S3 sind nicht erlaubt.
4. Über eine Tastenkombination, auch Shortcut genannt, können Sie ein Makro später starten.
Der Shortcut kombiniert die (Strg)-Taste (engl. (Ctrl)-Taste) mit einem Buchstaben. Für das
Makro Querformat soll die Tastenkombination (Strg)+(q) verwendet werden. Bei der Zuord-
nung einer Tastenkombination ist folgendes zu beachten:
• Es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
• Es dürfen nur Buchstaben des Alphabets benutzt werden. Umlaute und Sonderzeichen
(ä, ö ,ü, ß) sind nicht erlaubt.
5. In dem Listenfeld Makro speichern in können Sie festlegen, in welcher Arbeitsmappe Sie
das Makro ablegen möchten. Wählen Sie: Diese Arbeitsmappe.
• Standardmäßig ist die Option Diese Arbeitsmappe eingeschaltet. Dies sollten Sie für
das vorliegende Makro nicht ändern.
• Bei der Wahl der Option Neue Arbeitsmappe wird eine neue Arbeitsmappe angelegt.
• Persönliche Makroarbeitsmappe sollten Sie immer dann wählen, wenn Sie das Makro
für alle Arbeitsmappen zur Verfügung stellen wollen.
6. Nachdem Sie die Eingaben in dem Dialogfeld Makro aufzeichnen durchgeführt haben, ver-
lassen Sie es über die Schaltfläche [_OK_].
7. Auf der Registerkarte Entwicklertools ist jetzt in der Gruppe Code die
Schaltfläche Aufzeichnung beenden platziert und auch in der Status-
leiste unten links erscheint das Symbol Aufzeichnung beenden . Dies
ist für Sie der Hinweis, dass ab jetzt jede Operation, die Sie durchführen, In der Statusleiste
aufgezeichnet wird.
8. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Seitenlayout in der
Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Ausrichtung und an-
schließend auf den Befehl Querformat.
9. Beenden Sie die Makroaufzeichnung mit einem Klick auf eine der vorher
beschriebenen Schaltflächen, z.B. .
Registerkarte
Damit ist das Makro aufgezeichnet und kann gestartet werden. Seitenlayout

Relative Adressierung
Bei der Makroaufzeichnung verwendet Excel beim Zeigen standardmäßig die absoluten Bezüge,
z.B. $A$1. Falls Sie bei der Aufzeichnung die relative Adressierung (A1) benötigen, klicken Sie
vor dem Zeigen auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code auf die Schaltfläche
Relative Verweise verwenden.
Eine Arbeitsmappe mit Makros

speichern
Eine Arbeitsmappe, die Makros enthält, muss
in dem Dateityp *.xlsm gespeichert werden. Dateityp
15.2 Ein Makro starten

Die Mappe mit dem Makro Querformat ist noch geöffnet. Um das neue Makro auszuprobieren,
öffnen Sie zusätzlich eine neue Mappe, beispielsweise über die Tastenkombination (Strg)+(N).
Schreiben Sie in die Zelle A1 einen kurzen beliebigen Text, z.B. Ihren Namen.
In der Standardeinstellung wird die Mappe im Hochformat ausgedruckt. Überprüfen Sie diese
Formatierung in der Seitenansicht (Druckbild-Vorschau).
Um die Seitenansicht zu
sehen,
• drücken Sie die
Tastenkombination
(Strg)+(P) oder
• öffnen Sie im
Datei-Menü die
Seite Drucken.
Datei-Menü mit der Seitenansicht (Ausschnitt)
Schließen Sie wieder die Druckvorschau. Über die vorher eingegebene Tastenkombination kön-
nen Sie nun das Makro starten: Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(q). Sofort wird das
Papierformat Querformat eingestellt. Überprüfen Sie dies wieder in der Seitenansicht.
Dialogfeld Makro
Sie können das Makro aber auch über ein Dia-
logfeld starten. Zum Öffnen wählen Sie einen
der folgenden Wege:
• Entwicklertools, Code, Symbol
Makros
• Tastenkombination (Alt)+(F8)
• Registerkarte Ansicht, Symbol Makros,
Makros anzeigen.
In dem Dialogfeld markieren Sie das ge-

wünschte Makro und klicken auf die Schaltflä-
che [Ausführen]. Das Makro wird gestartet. Dialogfeld Makro

Über die Schaltfläche [Schritt] lassen Sie das Makro in Einzelschritten ablaufen. Dies
bietet die Möglichkeit, bei komplexen Vorgängen die einzelnen Aufzeichnungsschritte
genau zu verfolgen.
Ein Makro löschen

Wenn Sie ein Makro nicht mehr benötigen, können Sie es selbstverständlich wieder löschen:
Öffnen Sie das vorher gezeigte Dialogfeld Makro, markieren Sie das betreffende Makro und kli-
cken Sie auf die Schaltfläche [Löschen]. Die anschließende Frage beantworten Sie mit [_Ja_].
Symbolleiste für den Schnellzugriff

Sie können ein Makro auch über ein Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff starten.
Dies können Sie noch nachträglich einstellen. Die Vorgehensweise ist ab der Seite 245 beschrie-
ben.
15.3 Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen

Sie können ein Makro nur ablaufen lassen, wenn die Arbeitsmappe geöffnet ist, in der das Makro
gespeichert wurde. Falls Sie eine Arbeitsmappe mit Makros (*.xlsm) öffnen möchten, sind die
Makros in der Standardeinstellung aus Sicherheitsgründen (Virengefahr) deaktiviert. In der Info-
leiste werden Sie darauf hingewiesen:
Infoleiste Hinweis auf gesperrte Makros
Klicken Sie in der Infoleiste auf die Schalt-

fläche [Inhalt_aktivieren]. Eventuell er-
scheint die nebenstehende Sicherheitswar-
nung.
Falls Sie die Makros nicht aktivieren, erhal-

ten Sie bei dem Versuch ein Makro zu star-
ten, eine Meldung.
Sicherheitswarnung
Das nachfolgende Fenster Trust Center öffnen Sie über die Schaltfläche Makrosicherheit
auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code. Hier stellen Sie die Makros ein:
Sicherheitscenter

15.4 Übung
Erstellen Sie ein Makro, das den Firmennamen Muster-DV GmbH in formatierter Form in ein
Arbeitsblatt einfügt – vergleichbar mit einem Textbaustein einer Textverarbeitung.
1. Schalten Sie die relative Aufzeichnung (Seite 155) ein! Dadurch
trägt das Makro beim Ausführen den Firmennamen immer in die ak-
tuelle Zelle ein.
2. Wählen Sie die folgende Formatierung:
• Schriftgröße 14
• Schriftschnitt Fett.
3. Vergessen Sie nicht, für diesen Eintrag die Spaltenbreite zu optimieren.
4. Das Makro soll über die Tastenkombination (Strg)+(ª_)+(F) abrufbar sein.
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe mit den Makros unter dem Namen Übungsmakros.xlsm
ab. (Achten Sie auf den Typ xlsm!)

16 Erstellen einer benutzerdefinierten Funktion
In diesem Abschnitt wollen wir eine Funktionen selbst erstellen. Dabei bekommen Sie auch einen
kurzen Einblick in die Programmiersprache Visual Basic für Applikationen, kurz VBA. In unserem
Beispiel soll eine benutzerdefinierte Funktion aus einem Nettobetrag den Bruttobetrag einschließ-
lich 19% Mehrwertsteuer berechnen.
16.1 Prozeduren
Die unterste Einheit von Programmen in VBA wird durch die Prozeduren gebildet. Man unter-
scheidet zwischen:
• Sub-Prozeduren
• Function-Prozeduren und
• Property-Prozeduren.
Während bei Sub-Prozeduren kein Wert zurückgegeben wird, liefern Function-Prozeduren einen
Rückgabewert. Ein Funktionsmakro wird anstatt mit Sub mit Function eingeleitet. Der letzte Be-
fehl lautet dementsprechend End Function. Property-Prozeduren spielen nur eine untergeord-
nete Rolle.
16.2 Bestandteile einer benutzerdefinierten Funktion

Die benutzerdefinierten Funktionen unterscheiden sich in ihrer Verwendung nicht von den inte-
grierten Excel-Funktionen. Das heißt, sie werden genauso angewendet wie eine bereits inte-
grierte Tabellenfunktion wie beispielsweise SUMME oder WENN. Der Unterschied besteht ledig-
lich darin, dass Sie
• den Namen,
• die Argumente
• und den Rückgabewert
selbst festlegen.
Zu einer Funktion können folgende Bestandteile gehören:

• Funktionsname • Operatoren, z.B. = • Semikolon
• Argumente • Klammern • Ergebnis.
Als Erkennungszeichen benötigt auch die benutzerdefinierte Funktion einen Namen. Die hier zu
erstellende benutzerdefinierte Funktion soll Bruttobetrag heißen.
Die Argumente, also die Angaben, mit denen man Excel mitteilt, welche Werte zu berechnen sind,
müssen die Anwender in einer benutzerdefinierten Funktion selbst bestimmen. In unserem Fall
ist dies der Nettobetrag. Damit erhält Excel Ausgangsdaten, auf die die Funktion zurückgreifen
kann. Die Argumente werden hinter dem Funktionsnamen in einer Klammer eingeschlossen und
jeweils durch Kommata getrennt angegeben. Beim Rückgabewert handelt es sich um das Ergeb-
nis, das nach abgeschlossener Berechnung zurückgegeben wird.
Es fehlt noch eine Anweisung, die der Funktion mitteilt, welche Berechnung durchzuführen ist,
also eine Kombination von Zahlen, Variablen und mathematischen Operatoren, die einen Wert
ergibt und vergleichbar mit einer Formel ist.

16.3 Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag
Es ist möglich, auch ohne große Programmierkenntnisse, eigene Funktionen zu schreiben. Um
die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Die Arbeitsmappe Übungsmakros.xlsm ist geöffnet.
2. Fügen Sie ein neues Tabellenarbeitsblatt über das Symbol unten neben den
Blattregistern ein.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools ganz links in der Gruppe Code
auf die Schaltfläche Visual Basic. Der Visual Basic-Editor wird geöffnet. (Die
Registerkarte Entwicklertools wurde auf der Seite 153 erläutert).
4. Im Visual Basic-Editor rufen Sie den Menüweg Einfügen, Modul auf. Ein neues, leeres Mo-
dul mit dem Namen Modulx wird eingefügt, hier Modul3:
Das neue Modul erhält die Bezeichnung Modul3
5. In das Modulfenster (rechte Bildschirmhälfte) geben Sie den Begriff Function gefolgt von
einem Leerzeichen und dem Namen Bruttobetrag ein. Dabei ist es wichtig, Tippfehler zu
vermeiden!
6. Öffnen Sie die Klammer und tippen Sie das Argument ein: Nettobetrag. Schließen Sie die
Klammer:
Function Bruttobetrag(Nettobetrag)
Falls mehrere Argumente benötigt werden, müssen sie jeweils durch ein Komma ge-
trennt werden.
7. Drücken Sie die (¢)-Taste. Der Editor hat danach automatisch die Zeile End Function ein-
getragen.
8. Der Schreibcursor blinkt zwischen diesen Zeilen. Drücken Sie die (ÿ) Tabulatortaste und
schreiben Sie den folgenden Code:
Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.19
a) Als Dezimaltrennzeichen geben Sie einen Punkt ein.
b) Mit Hilfe der Tabulatortaste können Sie Codezeilen einrücken. Das wird aber nur
wegen der besseren Übersichtlichkeit gemacht.
9. Klicken Sie auf das Symbol Speichern in der Symbolleiste.
Unser kleines Programm hat nun folgenden Text:
Function Bruttobetrag(Nettobetrag)
Bruttobetrag = Nettobetrag * 1.19
End Function

Die benutzerdefinierte Funktion Bruttobetrag
16.4 Die benutzerdefinierte Funktion aufrufen

Um die benutzerdefinierte Funktion einzusetzen, wechseln Sie in die Tabelle2 Ihrer Arbeits-
mappe. Es gibt zwei Möglichkeiten, die benutzerdefinierte Funktion aufzurufen:
Die manuelle Eingabe der Funktion

1. Geben Sie in die Zelle B2 den Betrag 100 ein.
2. Tragen Sie in die Zelle C2 die Formel ein:
=Bruttobetrag(B2)
3. Bestätigen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste. Sie erhalten das gewünschte Ergebnis, in
diesem Fall 119.
Bruttobetrag
Der Aufruf über den Funktions-Assistenten

1. Da in der Zelle C2 bereits die vorher eingetippte Formel steht, klicken Sie in eine leere Zelle,
beispielsweise in C4.
2. Sie können eine benutzerdefinierte Funktion auch wie gewohnt über das nach-
folgende Dialogfeld aufrufen: Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der
Gruppe Funktionsbibliothek auf das rechtsstehende Symbol.
3. Wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert:

Benutzerdefinierte Funktion einfügen
4. Markieren Sie in der Liste die Funktion Bruttobetrag und klicken Sie auf [_OK_].
5. Sie sehen jetzt die Formelpalette. Die Handhabung unterscheidet sich nicht von den inte-
grierten Funktionen. Tragen Sie den Zellbezug in das vorgesehene Feld ein und verlassen
Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].
Die Formelpalette der benutzerdefinierten Funktion Bruttobetrag
6. Der Bruttobetrag wurde ausgerechnet: 119.
16.5 Übung
Erstellen Sie die Funktion Nettobetrag, die aus einem Rechnungsbetrag die Mehrwertsteuer von
19% heraus rechnet. Ein Tipp: Verwenden Sie zum Ausprobieren ganz einfache Zahlen. (Lö-
sungsweg Seite 256)

17 Datenimport und -export
Die verschiedenen Aufgaben, die man per Computer zu erledigen hat, lassen sich nicht immer
mit einem Programm ausführen. Sie können in solchen Fällen Daten von verschiedenen Anwen-
dungen miteinander kombinieren. Auf Seite 12 haben wir bereits eine Textdatei (.txt) in Excel
importiert.
In Excel kann man Daten aus anderen Anwendungen importieren. Umgekehrt ist es aber auch
möglich, Daten aus Excel heraus zu exportieren. Die Bearbeitung von Texten überlässt man mög-
lichst einer Textverarbeitung, zum Beispiel Microsoft Word. Nach dem Motto “Ein Bild sagt mehr
als 1000 Worte” kann ein Bild, das aus einem Grafikprogramm stammt, in Excel eingefügt werden
und Ihre Aussage untermauern.
Um einen Datenaustausch durchzuführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Windows- und Office-Zwischenablagen
• Importieren von Daten aus einer Datei
• OLE (Object Linking and Embedding)
• DDE (Dynamic Data Exchange).
17.1 Datenaustausch über die Zwischenablage

Die Zwischenablage wird beim Kopieren und Ausschneiden verwendet. So kopieren Sie Daten
von Excel nach Word:
1. Starten Sie noch zusätzlich das Anwendungsprogramm Word.
2. Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Verweis Rohdaten.xlsx.
3. Markieren Sie in Excel den Bereich A1:F6.
Die Daten
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren (auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwi-
schenablage).
5. Wechseln Sie über die Taskleiste zu Word und setzen Sie dort den Cursor an die
Stelle im Dokument, wo Sie den Zellbereich aus Excel einfügen möchten.
6. Klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf den oberen Teil der Schaltfläche
Einfügen.
Der kopierte Zellbereich wurde in Word eingefügt. Entsprechend funktioniert auch das Kopieren
zwischen anderen Anwendungsprogrammen. Über die Schaltfläche Gitternetzlinien anzeigen
auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Tabelle können Sie gestrichelte Rahmenlinien ein-
und ausblenden. Diese erscheinen aber nicht auf dem Ausdruck.

Daten wurden von Excel nach Word kopiert
Um eine Zelle oder einen Zellbereich auszuschneiden, gehen Sie genauso vor. Anstelle
der Schaltfläche Kopieren verwenden Sie das Symbol zum Ausschneiden .
Durch einen Klick auf das Kontextsymbol können Sie

das Einfügeformat noch ändern.
Kontextsymbol mit Einfügeoptionen
17.2 Das Symbol Einfügen

Das Symbol Einfügen ist zweigeteilt. Wenn Sie in dem Symbol unten
auf das Dreieck klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie eine Ein-
fügeoption auswählen. Diese Einfügeoptionen werden Ihnen auch in ei-
nem Kontextmenü angeboten (rechte Maustaste).
Einfügeoptionen
Als Einfügeoptionen können in dem Auswahlmenü (Symbol Einfügen
und Kontextsymbol) ein oder mehrere verschiedene Symbole und
weitere Befehle platziert sein. Die Symbole bieten zusätzlich eine Vo-
rausschau: Wenn Sie mit der Maus nur auf ein Symbol zeigen, ohne zu
klicken, wird an der Einfügestelle der Inhalt der Windows-Zwischenab-
lage bereits angezeigt. Sie entscheiden, welche Einfügeoption Sie mit
einem Mausklick bevorzugen. Da hier je nach Art und Formatierung des
Textes oder anderer Objekte eine ganze Reihe verschiedener Schalt-
flächen angeboten werden, sind nachfolgend die häufigsten Einfügeop- Symbol Einfügen
tionen aufgeführt: mit Auswahlmenü
Einfügen: Der gesamte Zellinhalt der Quelle wird zusammen mit der Formatierung einge-
fügt. Diese Option entspricht dem Anklicken auf den oberen Teil des Symbols.
Formeln: Der Zellinhalt der Quelle wird ohne Formatierung eingefügt. Die Formatierung
am Ziel bleibt erhalten.
Ursprüngliche Formatierung beibehalten: Fügt den Inhalt der Windows-Zwischenab-
lage ein, die ursprüngliche Formatierung an der Quelle wird beibehalten.
Keine Rahmenlinien: wie der Befehl Einfügen, aber ohne Linien.

Transponieren: Inhalte in Spalten werden zusammen mit der Formatierung zeilenförmig
eingefügt und umgekehrt, d.h. Zeilen und Spalten werden vertauscht.
Werte: Das Ergebnis einer Formel wird ohne Formatierung eingefügt.
Verknüpfung einfügen: Der Inhalt wird ohne Formatierung als Verknüpfung eingefügt,
z.B. =$A$2.
Grafik: Fügt eine Grafik (Bild) aus der Zwischenablage in das Arbeitsblatt ein.
Inhalte einfügen: Ein Klick auf diesen Befehl am unteren Rand des Auswahlmenüs öffnet das
Dialogfeld Inhalte einfügen. Es kann aber unterschiedlich aussehen. Das nachfolgende Dialog-
feld erscheint nur, wenn der Inhalt der Windows-Zwischenablage aus Excel stammt!
Das Einfügen genau festlegen
Rechenoperation beim Einfügen festlegen

Über obiges Dialogfeld Inhalte einfügen haben Sie auch die Möglichkeit, beim Einfügen im Be-
reich Vorgang eine Rechenoperation festzulegen und somit die Werte eines Quellbereichs mit
den Daten im Zielbereich mittels Addition, Subtraktion, Multiplikation oder Division zu kombinie-
ren. Voraussetzung ist dabei, dass der Quell- und der Zellbereich den gleichen Aufbau haben.
Sie müssen sich aber weder auf demselben Arbeitsblatt noch in derselben Arbeitsmappe befin-
den.
Zur Verdeutlichung werden wir in der Datei Freie Tage Rohdaten.xlsx die Urlaubstage der ein-
zelnen Mitarbeiter und ihre durch Überstundenabbau entstandenen freien Tage miteinander kom-
binieren und ihre Summe in einem eigenen Arbeitsblatt darstellen.
Tabelle 1: Urlaubstage Tabelle 2: Freie Tage durch Überstundenabbau
1. Öffnen Sie die genannte Datei und kopieren Sie die gesamte Tabelle des Arbeits-
blattes Urlaubstage (Bereich A3:D8) in die Zwischenablage.
2. Wechseln Sie zum Arbeitsblatt Summe, setzen Sie den Cursor in die Zelle A3, da
hier die linke obere Ecke der Tabelle mit den addierten Daten liegen soll und fügen
Sie sie durch Klick auf den oberen Teil der Schaltfläche Einfügen ein.
3. Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Überstundenabbau den Wertebereich der dor-
tigen Tabelle, sprich B4:D8 und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage.
4. Wechseln Sie wieder zum Arbeitsblatt Summe und setzen Sie den Cursor in die linke obere
Zelle des Wertebereichs der Zieltabelle, also in die Zelle B4.

5. Klicken Sie auf den unteren Teil der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie den Befehl In-
halte einfügen.
6. Im Dialogfeld Inhalte einfügen aktivieren Sie im Bereich Vorgang die Option Addieren,
aktivieren das Kontrollkästchen Leerzellen überspringen, um zu verhindern, dass Inhalte
von Zellen des Zielbereichs durch eventuell vorhandene Leerzellen des Quellbereichs über-
schrieben werden, und klicken auf [_OK_].
Addieren
7. Die Werte der beiden Tabellen Urlaubstage und Überstundenabbau wurden nun addiert:
Kombinierte Daten
8. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Freie Tage ab.
Da die Daten nicht verknüpft werden, wirken sich Änderungen der Daten im Quellbe-
reich nicht auf die Daten im Zielbereich aus.
17.3 Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter

Um Daten verschiedener Arbeitsblätter zu verknüpfen, können Sie auch auf Zellen der anderen
Arbeitsblätter verweisen: Geben Sie vor dem Zellbezug den Namen des Arbeitsblattes gefolgt
von einem Ausrufezeichen ! ein:
=Funktion(Arbeitsblatt!Zellbezug)
Öffnen Sie noch einmal die Datei Freie Tage Rohdaten.xlsx und wechseln Sie zum Arbeitsblatt
Summe. Tippen Sie die Spaltenüberschriften und Zeilenüberschriften gemäß den Arbeitsblättern
Urlaubstage und Überstundenabbau ein. Setzen Sie nun den Cursor in die Zelle B4, wo die
Summe der Urlaubstage und freien Tage durch Überstundenabbau für die Mitarbeiterin Heintz
berechnet werden soll und tippen Sie folgende Formel ein:
=SUMME(Urlaubstage!B4;Überstundenabbau!B4)
Alternativ können Sie auch den Zeigen-Modus anwenden, um Tipp- und Syntaxfehler zu vermei-
den: Geben Sie in die Zelle B4 die Formel =SUMME( ein, wechseln Sie unten links über das

Blattregister zum Arbeitsblatt Urlaubstage und klicken Sie auf Zelle B4. Geben Sie dann ein
Semikolon ; ein, wechseln Sie zum Arbeitsblatt Überstundenabbau, klicken Sie dort auf Zelle
B4 und vervollständigen Sie die Formel durch eine geschlossene Klammer ). Excel hat die Ar-
beitsblattnamen und den Zellbezug automatisch mit der korrekten Syntax eingefügt. Die Forme-
leingabe schließen Sie wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab.
Kopieren Sie die Formel in die übrigen Zellen der Tabelle, um die Summe für sämtliche Quartale
und Mitarbeiter zu berechnen und speichern Sie die Datei unter dem Namen Freie Tage, Zellbe-
zug ab.
Da in Formeln keine Leerzeichen erlaubt sind, müssen Arbeitsblatt- und Dateinamen,

die Leerzeichen enthalten, in Apostrophe ‘ (Hochkomma) eingeschlossen werden:
=Funktion(‘Arbeitsblatt‘!Zellbezug)
17.4 Externe Bezüge

Externe Bezüge ähneln den eben behandelten Zellbezügen, verweisen aber auf Zellen in ande-
ren Arbeitsmappen und stellen so eine Verknüpfung zwischen den Arbeitsmappen her. Der Da-
teiname der Arbeitsmappe wird dabei in eckigen Klammern vor den Arbeitsblattnamen und den
Zellbezug gestellt:
=Funktion([Dateiname]Arbeitsblatt!Zellbezug)
Angenommen, die Urlaubstage und freien Tage durch Überstundenabbau aus dem vorherigen
Beispiel sind jeweils in einer eigenen Arbeitsmappe gespeichert und zwar unter den Dateinamen
Urlaubstage.xlsx und Überstundenabbau.xlsx (= Quelldateien). Der Standardarbeitsblattname
(Tabelle1) wurden in diesen Dateien nicht geändert. Die Summe der freien Tage soll in einer
neuen Arbeitsmappe (= Zieldatei) errechnet werden:
1. Öffnen Sie die notwendigen Dateien.
2. Setzen Sie den Cursor in der Zieldatei in die Zelle, in die die Formel mit den externen Bezü-
gen eingefügt werden soll, z.B. B4.
3. Geben Sie die folgende Formel, wie vorher beschrieben, wieder im Zeigen-Modus ein. Dabei
wechseln Sie zwischen den geöffneten Fenstern beispielweise mit der Tastenkombination
(Strg)+(F6).
4. Ändern Sie die absoluten Zellbezüge in relative, indem Sie in der Bearbeitungsleiste die $-
Zeichen entfernen:
=SUMME([Urlaubstage]Tabelle1!B4;[Überstundenabbau]Tabelle1!B4)
5. Schließen Sie in der Zieldatei die Eingabe wie gewohnt mit der (¢)-Taste ab.
Sie können auch schon beim Eingeben der Formel die absoluten Zellbezüge in relative
umwandeln, indem Sie jeweils direkt nach dem Klick auf die Zelle im Quellbereich 3x die
(F4)-Taste drücken.
6. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Zellen und speichern Sie die Datei unter dem Namen
Freie Tage, externer Zellbezug ab.
Verknüpfungen aktualisieren, bearbeiten und löschen

Wenn Ziel- und Quelldateien gleichzeitig geöffnet sind, wird die Zieldatei bei Änderungen in der
Quelldatei automatisch aktualisiert. Falls nicht, wird je nach Speicherort der jeweiligen Dateien
beim Öffnen der Zieldatei
• entweder über der Infoleiste eine Sicherheitswarnung eingeblendet und die verknüpften Da-
ten durch Klick auf Inhalt aktualisieren auf den neuesten Stand gebracht

• oder es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Aktualisierungen vornehmen können.
Sie können aber auch jederzeit die Aktualisierung über das nachfolgende Dialogfeld durchführen:
Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abfragen und Verbindungen auf die
Schaltfläche Verknüpfungen bearbeiten, markieren Sie die Verknüpfung, die Sie aktualisieren
möchten, und klicken Sie auf [Werte_aktualisieren].
Verknüpfungen aktualisieren und bearbeiten
Mithilfe der Schaltflächen [Quelle_ändern], [Quelle_öffnen] und [Verknüpfung_löschen] können Sie

die Verknüpfung bearbeiten oder aufheben.
17.5 OLE und DDE

OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding und bedeutet Objekte verknüpfen und
einbetten. Hinter diesem Begriff steht eine Technik, die Anwendungen miteinander verbindet.
DDE kommt auch wieder aus dem Englischen und heißt Dynamic Data Exchange, zu Deutsch
dynamischer Datenaustausch.
Bei einem dynamischen Datenaustausch (DDE) erzeugt das Programm eine Verbindungsstelle.
Mit Hilfe der DDE-Technik können verschiedene Anwendungen gemeinsame Informationen nut-
zen. Wenn beispielsweise eine in Excel erstellte Tabelle mit einem Word-Dokument verknüpft
wurde und Sie die Tabelle in Excel ändern, wird diese automatisch aktualisiert.
Möchten Sie hingegen Ihren Text mit Word bearbeiten, ohne Excel zu verlassen, können Sie den
Word-Text einbetten, anstatt ihn zu verknüpfen. Wenn Sie ein Objekt in Excel einbetten, verwen-
den Sie die Werkzeuge eines anderen Programms, um das Objekt zu erstellen oder zu ändern.
Soll dieses Objekt anschließend bearbeitet werden, führen Sie lediglich einen Doppelklick auf
dem OLE-Objekt aus, um es aufzurufen und die Werkzeuge zur Bearbeitung wieder zu verwen-
den.
Einbetten (OLE) sollten Sie ein Objekt immer dann, wenn es nur in Excel existieren soll und wenn
eine Änderung, die am Objekt vorgenommen wird, nur das Dokument betrifft, in dem es sich
befindet.
Das eingebettete Objekt (OLE) ist Teil des Excel-Arbeitsblattes. Ein verknüpftes Objekt (DDE)
dagegen wird unter einem eigenen Namen als Datei auf der Festplatte gespeichert.
17.6 Object Linking and Embedding – OLE

Wollen Sie ein Objekt mit Hilfe eines anderen Anwendungsprogramms erstellen, gehen Sie fol-
gendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf die Schaltfläche Objekt.
Das nachfolgende Dialogfeld wird geöffnet:

Dialogfeld Objekt
2. Im Register Neu erstellen wählen Sie unter Objekttyp das entsprechende Programm in der
Liste aus ( z.B. Word) und klicken auf die Schaltfläche [_OK_].
Befindet sich in dem Feld Als Symbol ein Häkchen, wird der eingefügte Objekttyp bei
eingebetteten Objekten lediglich als Symbol und nicht als Inhalt sichtbar.
3. Bei diesem Beispiel ist Word das Quell- und Excel das Ziel-Programm. Es wurde ein Word-
Dokument in Excel eingefügt. Als aktives Objekt ist es mit einer “Kordel” umrahmt:
Aktives OLE-Objekt in Excel (Größe und Position des Objekts geändert)
4. Während das OLE-Objekt aktiv ist, arbeiten Sie auch in der Arbeitsumgebung von Word:
Registerkarten und Symbole stammen aus Word.
5. Geben Sie Ihren Text in das Word-Dokument ein. Es stehen Ihnen alle Word-Befehle zur
Verfügung.
6. Mit einem Mausklick in die Excel-Tabelle außerhalb des Word-Dokuments beenden Sie die
Bearbeitung des OLE-Objekts und mit einem Doppelklick auf das Objekt wechseln Sie wieder
in den Bearbeitungsmodus.

Objekt verschieben
Sie können das Objekt in der Tabelle auch an eine andere Stelle verschieben. Dazu
führen Sie die Maus auf den Rand des Word-Objektes. Der Mauszeiger wird dort zu
einem Vierfachpfeil. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste das Objekt an eine neue
Position.
Größe ändern
Möchten Sie die Größe eines markierten
Objektes ändern, zeigen Sie mit der Maus
auf einen Ziehpunkt (Markierungspunkt).
Der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil
bzw. . Jetzt können Sie bei ge-
drückter linker Maustaste die Größe ändern.
Oder Sie öffnen das Kontextmenü und wäh-

len den Befehl Objekt formatieren. Dabei
darf das OLE-Objekt nicht aktiv sein (ohne
„Kordel“!). Das rechtsstehende Dialogfeld
erscheint. Im Register Größe stellen Sie die
gewünschte Größe ein.
Die Größe einstellen
Ein OLE-Objekt aus einer Datei erstellen

Um eine bereits fertig erstellte Da-
tei in Ihre Arbeitsmappe zu integ-
rieren, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Klicken Sie wieder auf der Re-
gisterkarte Einfügen in der
Gruppe Text auf die Schaltflä-
che Objekt.
2. In dem Dialogfeld Objekt kli-
cken Sie auf das Register Aus
Datei erstellen.
Sie können von hier aus eine
bestehende Datei in Excel ein-
betten oder verknüpfen.
Register Aus Datei erstellen
Wenn Sie die Datei verknüpfen wollen, aktivieren Sie unter Verknüpfen das Häk-
chen. Sonst wird die Datei eingebettet.
3. Als Nächstes klicken Sie die Schaltfläche [Durchsuchen] an. Es öffnet sich ein Explorer-Fens-
ter. Dort markieren Sie die gewünschte Datei und klicken anschließend auf die Schaltfläche
[Einfügen].
4. Sie kehren zurück in das Dialogfeld Objekt. Dieses verlassen Sie über die Schaltfläche
[_OK_]. Die Datei wird je nach Einstellung eingebettet oder verknüpft.
Ein OLE-Objekt über die Zwischenablage einfügen

Ein weiteres Verfahren, ein Objekt eines anderen Programms einzubetten, beziehungsweise zu
verknüpfen, führt über den auf der Seite 164 erwähnten Befehl Inhalte einfügen, der durch einen

Klick auf den unteren Teil des Symbols Einfügen zur Verfügung steht. Während Sie über das
Symbol Objekt immer eine komplette Datei in Excel integrieren, können Sie über Inhalte einfü-
gen bestimmte Teile einer geöffneten Datei aus der Zwischenablage einfügen. Voraussetzung ist
natürlich, dass Sie vorher in dem Quell-Programm die gewünschten Inhalte in die Zwischenab-
lage kopiert haben:
Fremdobjekte als Inhalte einfügen
Über den Befehl Inhalte einfügen werden zwei verschiedene Dialogfelder aufgerufen.
Das obenstehende Fenster erscheint, wenn der Inhalt der Windows-Zwischenablage
nicht aus Excel stammt. Haben Sie dagegen den letzten Kopierbefehl in Excel ausge-
führt, wird das auf der Seite 164 beschriebene Dialogfeld geöffnet.
Eine Klangdatei als Symbol anzeigen

Bei der Windows-Installation werden eine Reihe von Klangdateien auf der Festplatte abgelegt.
Sie können eine Klangdatei (*.WAV) oder auch eine Videodatei (*.AVI) als OLE-Objekt in Ihre
Excel-Tabelle einbetten und als Symbol anzeigen lassen. Mit einem Doppelklick wird die Datei
abgespielt. Voraussetzung ist allerdings, dass im Computer eine Soundkarte installiert ist und
Lautsprecher angeschlossen sind. Über den Windows-Audiorecorder und ein Mikrofon können
Sie selbst auch Sprachdateien aufnehmen.
Rufen Sie auf: Registerkarte Einfügen,

Gruppe Text, Schaltfläche Objekt. In dem
Dialogfeld Objekt wählen Sie im Register
Aus Datei erstellen über die Schaltfläche
[Durchsuchen] die gewünschte Datei aus,
z.B. C:\Windows\Media Windows-Einge-
hender Anruf.wav (= Windows
Ringin.wav). Falls vorhanden, können Sie
aber auch eine MP3-Datei einbinden.
Aktivieren Sie im rechtsstehenden Dialog-

feld das Kontrollkästchen Als Symbol
und schließen Sie das Fenster über die
Schaltfläche [_OK_]. Das Objekt wird als
Symbol an der Cursorposition in das Do-
kument eingefügt: Ein Klangobjekt einbetten

Schalten Sie die Lautsprecher ein, öffnen Sie das Dialogfeld Paketinhalt öffnen durch Doppel-
klick auf das Symbol und klicken Sie auf die Schaltfläche [Öffnen].
17.7 Dynamischer Datenaustausch – DDE

Zwischen einer Excel-Tabelle und einem anderen Windows-Programm, wie Word, können Sie
eine dynamische Verbindung herstellen. Wenn beide Programme mit den verbundenen Dateien
geöffnet sind, sehen Sie eine Änderung in der Excel-Tabelle auch sofort in dem Word-Dokument:
1. Starten Sie das Programm Word mit einem neuen, leeren Dokument.
2. Öffnen Sie das Dokument Break-Even Rohdaten.docx oder schreiben und gestalten Sie die
folgende Interne Mitteilung bis zu dem Satz:
"Nachfolgend die gewünschten Tabellen und ein Diagramm:"
Die darunterstehenden Daten werden aus einer Excel-Tabelle übernommen.
3. Speichern Sie das Word-Dokument unter dem Namen Break-Even.docx ab.
Schreiben und gestalten Sie die Interne Mitteilung
Zurück zu Excel
Mit einem Mausklick in das Excel-Fenster, über die Taskleiste oder mit der Tastenkombination
(Alt)+(ÿ)-Tabtaste
gehen Sie zu Excel zurück. Eventuell müssen Sie bei gedrückter (Alt)-Taste die Tabtaste (ÿ)
öfters drücken, um wieder zurückzukommen. Öffnen Sie die Datei Break-Even-Analyse.xlsx von
der Seite 107:

Break-Even-Analyse mit Diagramm
Stellen Sie den Zellcursor in der Tabelle1 auf die Zelle A1 und markieren Sie den Bereich
A1 : D2.
Bereich in die Zwischenablage kopieren

Den markierten Bereich kopieren Sie in die Zwischenablage .
Bevor Sie wieder zurück zu Word gehen, verkleinern Sie das Excel Programm-Fenster auf das
obere Drittel des Bildschirms. Klicken Sie auf das Verkleinern-(Wiederherstell-)Symbol in der
oberen rechten Ecke des Excel-Fensters und ziehen Sie mit der Maus den Fensterrahmen auf
die entsprechende Größe. Aber Excel bitte nicht beenden!
Zurück zu Word
Mit einem Mausklick in das Word-Fenster, über die Taskleiste oder mit der Tastenkombination
(Alt)+(ÿ)-Tabtaste gehen Sie wieder in das Dokument Break-Even zurück.
Daten verknüpfen
Positionieren Sie den Cursor im Word-Dokument unterhalb der letzten Zeile und klicken Sie auf
den unteren Teil des Symbols Einfügen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenab-
lage. In dem Untermenü wählen Sie den Befehl Inhalte einfügen.
1. In dem nun erscheinenden Dialogfeld Inhalte einfügen wählen Sie aus:

Verknüpfung einfügen und
Als: Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt:

Eine Verknüpfung mit dem Excel-Arbeitsblatt herstellen
2. Schließen Sie das Dialogfeld mit [_OK_]. Die Daten aus dem Excel-Arbeitsblatt stehen jetzt in
dem Word-Dokument.
Falls nur ein Teil der Excel-Tabelle sichtbar ist, überprüfen und ändern Sie in Word den
Zeilenabstand!
Ihre Aufgabe
Übernehmen Sie auch den Excel-Bereich F1:H7 in das Word-Dokument:
Zwei Excel-Tabellen in einem Word-Dokument
Sie können die Excel-Tabellen wie eine Grafik in der Größe verändern (Seite 169). Das Verschie-
ben an eine andere Position ist nur möglich, wenn das Objekt nicht mit dem Textumbruch (Layout)
Mit Text in Zeile formatiert ist.

Word Programm-Fenster verkleinern
Das Programm-Fenster von Word verkleinern Sie so weit, dass es unter dem Excel-Fenster
steht. Sie können dazu auf das Verkleinern-(Wiederherstell-)Symbol in der oberen rechten
Ecke des Word-Fensters klicken.
Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie das Word-Fenster auf die gewünschte Größe. Jetzt
sollten Sie im oberen Bildschirm die Excel-Tabelle Break-Even-Analyse.xlsx und im unteren Teil
das Word-Dokument sehen.
Daten in der Excel-Tabelle verändern

Klicken Sie in der Excel-Tabelle beispielsweise auf die Zelle C2. Ändern Sie den Wert auf 200
oder 400 und schließen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste ab. Sie sollten danach die Änderung
auch sofort in dem Word-Dokument sehen.
2 Fenster mit einer Daten-Verknüpfung
Verändert sich nach dem Drücken der Return-Taste in Excel der Wert im Word-Doku-
ment nicht, können Sie der Aktualisierung etwas nachhelfen: Aktivieren Sie im Word-
Dokument die entsprechende Tabelle
• und drücken Sie die (F9)-Taste.
• Oder öffnen Sie im Word-Dokument das Datei-Menü und wählen Sie auf der Seite
Informationen unten rechts den Befehl Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten.
Dieser Befehl ist aber nur aktiv, wenn die Datei mit ihren Verknüpfungen bereits
abgespeichert wurde!
• Alternativ können Sie auch im Kontextmenü den Befehl Verknüpftes Worksheet-
Objekt, Verknüpfungen aufrufen.

In dem nebenstehenden Dialog-
feld Links klicken Sie auf die
Schaltfläche
[Jetzt_aktualisieren].
Danach schließen Sie wieder das

Fenster.
Verknüpfung bearbeiten und

aufheben
Über folgende Schaltflächen des
Dialogfelds Links können Sie die
Verknüpfung(en) auch bearbeiten
und löschen: Verknüpfungen verwalten
[Quelle_öffnen]: Öffnet die Quelldatei, so dass Sie dort Änderungen vornehmen kön-
nen.
[Quelle_ändern]: Über das Explorer-Fenster Quelle ändern können Sie eine neue Datei
als Quelle auswählen.
[Verknüpfung_aufheben]: Nach Bestätigung des Dialogfeldes mit [_Ja_] wird die Verknüpfung
aufgehoben.
17.8 Übung
Fügen Sie auch das Excel-Diagramm in das Word-Dokument ein.
17.9 Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten

Über Befehle auf der Seite Informationen im Datei-Menü können Sie ein Dokument für die Wei-
tergabe an andere Personen vorbereiten.
Eigenschaften
Dokument- oder Dateieigenschaften sind Angaben über eine Datei, die zu ihrer Identifi-
zierung beitragen. Damit können Sie wichtige Informationen zur Verfügung stellen und
bei einer Suchaktion Dateien leichter wiederfinden. Öffnen Sie eine neue, leere Arbeits-
mappe und rufen Sie den Weg Datei-Menü, Informationen, Schaltfläche Eigenschaf-
ten, Erweiterte Eigenschaften auf.
Erweiterte Eigenschaften aufrufen
In dem nachfolgenden Dialogfeld tragen Sie auf der Registerseite Zusammenfassung mindes-
tens als Autorin oder als Autor Ihren Namen ein, hier Jana Winkler. Zum Schließen des Fensters
klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

Eigenschaften eingeben
Auf Probleme überprüfen

Um das Dokument auf Probleme zu überprüfen, klicken Sie im Datei-Menü auf der Seite Infor-
mationen auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen. Wählen Sie in dem Untermenü einen
der nachfolgenden Befehle aus:
Dokument prüfen
Die Fachwelt hatte bei den alten Microsoft Programm-Versionen immer wieder kritisiert, dass sich
in den Dokumenten von Word, Excel, PowerPoint etc. Informationen sammeln, die nicht unbe-
dingt an andere Personen weitergegeben werden sollten.
Wählen Sie den Befehl Auf Probleme überprü-

fen, Dokument prüfen. Über das nachfolgende
Dialogfeld starten Sie eine Prüfung des aktuellen
Dokuments auf eher verborgene Texte, die ge-
schäftliche und persönliche Informationen bein-
halten könnten. Aktivieren und deaktivieren
Sie die betreffenden Kontrollkästchen und kli-
cken Sie auf die Schaltfläche [Prüfen]. Danach
erhalten Sie das Prüfergebnis und können bei-
spielsweise persönliche Informationen aus dem
Dokument entfernen lassen. Datei-Menü, Seite Informationen
Dokumentprüfung

Barrierefreiheit überprüfen
Bei diesem Befehl wird überprüft, ob behinderte Personen, dieses Dokument lesen können. Es
wird ein Prüfergebnis ausgegeben.
Die Barrierefreiheitsprüfung können Sie auch über die gleichnamige Schaltfläche auf
der Registerkarte Überprüfen ausführen.
Kompatibilität prüfen
Wenn Sie ein Dokument in einer älteren Office-Version abspeichern, werden die neuen Features
von Office 2019 eventuell nicht unterstützt. Mit dem Befehl Kompatibilität prüfen können Sie
sich die Probleme anzeigen lassen:
Diese Eigenschaften werden nicht unterstützt
Berechtigungen festlegen und das Dokument schützen

Um für das Dokument Berechtigungen festzulegen und das Dokument zu schützen, klicken Sie
im Datei-Menü auf der Seite Informationen auf die nachfolgende Schaltfläche und wählen Sie
in dem Untermenü den entsprechenden Befehl:
Datei-Menü, Seite Informationen

Immer schreibgeschützt öffnen
Mit diesem Befehl verhindern Sie versehentliche Änderungen, indem der Leser nach dem Öffnen
der Bearbeitung erst noch ausdrücklich zustimmen muss.
Schreibgeschütz öffnen oder doch Änderungen vornehmen?
Mit Kennwort verschlüsseln

Der Befehl Mit Kennwort verschlüsseln ist nicht neu. Sie müssen ein Kennwort vergeben und
das Dokument kann nur wieder mit diesem Kennwort geöffnet werden.
Aktuelle Tabelle schützen

Es wird das Dialogfeld Blatt schützen geöffnet, das ab der Seite 33 beschrieben wird.
Arbeitsmappenstruktur schützen
Es wird das Dialogfeld Struktur und Fenster schützen geöffnet, das ab der Seite 36 beschrie-
ben wird.
Digitale Signatur hinzufügen

Anhand der digitalen Unterschrift (Signatur) lässt sich feststellen, von wem ein Dokument stammt
und ob es bei der Übermittlung verfälscht wurde. Ein digitales Zertifikat können Sie bei einer
kommerziellen Zertifizierungsstelle erwerben oder sich von den Fachleuten Ihres Unternehmens
oder Ihrer Behörde zuteilen lassen.
Als abgeschlossen kennzeichnen

Dieser Befehl dient dazu, die Personen, die Zugriff auf dieses Dokument haben, darauf hinzuwei-
sen, dass die Bearbeitung des Dokuments gesperrt wurde. Viele Befehle im Menüband sind de-
aktiviert und auch unten in der Statusleiste wird die Sperre angezeigt . Da diese Sperre auf
demselben Weg wieder aufgehoben werden kann, sollte zusätzlich noch ein Kennwortschutz ak-
tiviert werden.
Die Bearbeitung des Dokuments ist abgeschlossen

18 Vorlagen
In Excel besteht die Möglichkeit, Arbeitsmappen als Vorlagen zu speichern. Eine Vorlage ist eine
Art Formular, das als Grundlage für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwendet werden kann.
In Vorlagen werden zum Beispiel Gestaltungsgrundlagen, Formeln, Formate oder Texte gespei-
chert. Diese können Sie in späteren, darauf basierenden Arbeitsmappen immer wieder einsetzen.
18.1 Die Vorteile einer Vorlage

Eine Mustervorlage können Sie wie jede andere Arbeitsmappe öffnen und nachträglich beliebig
verändern.
Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und der Normierung. Für Arbeitsmappen, die
auf diesen Modell-Arbeitsmappen basieren, können die entsprechenden Elemente wie-
der verwendet werden. Sie benutzen das zugrunde liegende Layout, die Formate und
Formeln und fügen nur noch die gewünschten Daten hinzu.
Wenn Sie die folgenden Einstellungen häufig verwenden, sollten Sie sie in entsprechenden Mus-
tervorlagen speichern:
• Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe • Datumsangaben
• Formatierungen • Formeln
• Seitenformate • Grafiken
• Druckbereich-Einstellungen • Selbsterstellte Symbolleisten
• Kopfzeilen/Fußzeilen • Makros
• Zeilen- und Spaltenbeschriftungen • Geschützte Bereiche der Arbeitsmappe.
18.2 Eine Vorlage einrichten

Wir wollen nun eine Vorlage erstellen, deren Seiten im Querformat zu drucken sind. In die Kopf-
zeile werden der Text Gartenzubehör Meyer GmbH und das Datum gestellt, in die Fußzeile die
Seitennummerierung. Die Arbeitsmappe ist für die Erfassung der monatlichen Umsatzstatistiken
nach Filialen und Produktgruppen vorgesehen.
1. Richten Sie eine neue Mappe

ein, z.B. mit (Strg)+(N) oder über
den Weg Datei-Menü, Neu,
Leere Arbeitsmappe.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte
Seitenlayout in der Gruppe
Seite einrichten auf diese
Schaltfläche . Das rechtsste-
hende Dialogfeld erscheint.
3. Im Register Papierformat wäh-
len Sie die Option Querfor-
mat.
Register Papierformat

Kopfzeile und Fußzeile
Register Kopfzeile/Fußzeile
1. Im Register Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie auf die Schaltfläche

[Benutzerdefinierte_Kopfzeile].
2. Im Dialogfeld Kopfzeile klicken Sie in das Feld Linker Abschnitt. Tragen Sie dort den fol-
genden Text ein: Gartenzubehör Meyer GmbH.
3. Im Feld Rechter Abschnitt soll das Datum erscheinen. Dies erreichen Sie durch
einen Klick auf das Symbol Datum:
Benutzerdefinierte Kopfzeile mit den Symbolen:
Schrift Seitenanzahl Zeit Dateiname Grafik einfügen
Seitenzahl Datum Blattregister Grafik formatieren

Pfad + Dateiname
Die Symbole für benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen
4. Verlassen Sie das Dialogfeld Kopfzeile über [_OK_].

5. Im Register Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie auf die Schaltfläche
[Benutzerdefinierte_Fußzeile].

6. Im Dialogfeld Fußzeile klicken Sie in das Feld Rechter Abschnitt und tragen dort hinterei-
nander ein:
a) Seite + Leerzeichen
b) Mausklick auf das Symbol Seitenzahl + Leerzeichen
c) von + Leerzeichen
d) Mausklick auf das Symbol Anzahl Seiten .
Ergebnis:
Seite &[Seite] von &[Seiten]
Benutzerdefinierte Fußzeile
7. Verlassen Sie das Dialogfeld Fußzeile über [_OK_].

8. Auch das Dialogfeld Seite einrichten schließen Sie über [_OK_].
Registerseite mit den benutzerdefinierten Kopf- und Fußzeilen
Eingabe der konstanten Daten

Als Nächstes sind die Eintragungen der festen Daten in der Vorlage vorzunehmen:
1. Tragen Sie zu diesem Zweck die Daten der folgenden Abbildung in Ihre Arbeitsmappe ein:

Die Eingaben
2. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle B9 und geben Sie dort die folgende Formel ein:
=SUMME(B5:B8)
3. Kopieren Sie diese Formel anschließend in den Bereich C9 bis E9.
4. Klicken Sie in die Zelle E5 und tragen Sie die nachstehende Formel ein:
=SUMME(B5:D5)
5. Diese Formel wird außerdem in den Zellen E6 bis E8 benötigt. Kopieren Sie sie in diesen
Bereich.
Da Sie noch keine Zahlen in Ihr Arbeitsblatt eingetragen haben, erscheint in den Zellen,
die eine Summenformel enthalten, zunächst die Ziffer 0.
18.3 Die Vorlage speichern

Nachdem Sie alle Einstellungen durchgeführt haben, können Sie Ihre Vorlage jetzt speichern.
1. Drücken Sie die (F12)-Taste oder wählen Sie Menü Datei, Speichern unter,
Durchsuchen.
2. Geben Sie als Dateiname Garten Meyer ein.
3. Klicken Sie im Feld Dateityp auf Excel-Vorlage (*.xltx). Falls Sie eine Vorlage mit Makros
speichern möchten, wählen Sie den Typ (*.xltm)!
Office-Vorlagen werden standardmäßig im Vorlagenordner Benutzerdefinierte Office-

Vorlagen gespeichert, einem Unterordner von Dokumente:

Explorer-Fenster Speichern unter
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. Die Mustervorlage wird mit der Endung .xltx
abgespeichert.
5. Schließen Sie die Mustervorlage, damit Sie sie als Vorlage verwenden können!
18.4 Eigene Vorlagen im Datei-Menü

Ihre Vorlagen stehen Ihnen im Windows-Explorer in dem Ordner zur Verfügung, in dem Sie sie
abgespeichert haben, werden aber auch im Datei-Menü auf der Seite Neu angezeigt: Unterhalb
der Empfohlenen Suchbegriffe finden Sie die Kategorien Empfohlen mit den Standardvorlagen
und Persönlich mit Ihren benutzerdefinierten Vorlagen. Ein Klick auf eine der Kategorien öffnet
die entsprechende Liste.
Auf die Kategorie Persönlich klicken, um die benutzerdefinierten Vorlagen anzuzeigen
Sollte die Kategorie Persönlich fehlen, können Sie sie über die Excel-Optionen sichtbar ma-
chen. Und so geht’s:
1. Öffnen Sie die Optionen über das Datei-Menü und wechseln Sie zur Seite Speichern.
2. Tragen Sie im Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen den kompletten Pfad
Ihres Vorlagenordners ein und klicken Sie auf [_OK_]. Word verwendet standardmäßig, wie
bereits erwähnt, den Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen. Im Falle des Benutzers
mit dem Namen Jana ist der Pfad
C:\Users\Jana\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen.
Ersetzen Sie einfach Jana durch Ihren Benutzernamen.

Den Standardspeicherort für persönliche Vorlagen eintragen
Die Einstellung in den Optionen muss für jedes Office-Programm getrennt durchgeführt
werden, wenn Ihre benutzerdefinierten Vorlagen nicht automatisch auf der Seite Neu
angezeigt werden.
18.5 Die Vorlage für eine neue Arbeitsmappe verwenden

Da Ihre Vorlage bereits Formatierungen wie Kopf-/Fußzeile und anderes enthält, brauchen Sie
sich nur noch um die Eingabe der Daten zu kümmern. Wenn Sie Ihre Mustervorlage Garten
Meyer als Grundlage für eine neue Arbeitsmappe nehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Datei-Menü den Befehl Neu.

2. Klicken Sie auf der Seite Neu auf Persönlich.
Ausschnitt aus dem Datei-Menü
3. Führen Sie auf der Seite mit Ihren persönlichen Vorlagen einen Klick auf Garten Meyer aus.
Sie erhalten eine Arbeitsmappe, die alle Eingaben und Einstellungen der Vorlage Garten Meyer
enthält.

a) In der Titelleiste erscheint nicht wie gewohnt Mappe1, sondern der Eintrag Garten
Meyer1.
b) Falls Sie eine Vorschau abspeichern möchten, öffnen Sie wieder eine Arbeitsmappe
auf Basis der Mustervorlage. Nun gibt es zwei Wege:
• Rufen Sie auf: Datei-Menü, Speichern unter, Durchsuchen. In dem Explorer-
Fenster Speichern unter aktivieren Sie unten links das Kontrollkästchen
Miniaturansicht speichern.
• Oder rufen Sie auf: Datei-Menü, Informationen, , Erweiterte Eigen-
schaften, Register Zusammenfassung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Miniaturen …, wie es im nachfolgenden Bild zu sehen ist. Danach speichern und
schließen Sie wieder die Mustervorlage.
Vorschau speichern
18.6 Die Vorlage ändern

Vorlagen können Sie genauso wie jedes andere Dokument bearbeiten:
1. Rufen Sie die Seite Öffnen des Datei-Menüs auf, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen
Sie als Dateityp die Mustervorlagen (*.xltx; *.xltm).
2. Markieren und öffnen Sie die betreffende Datei.
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
4. Speichern Sie die Vorlagendatei ab.
5. Die Vorlage steht Ihnen nun auf der Seite Neu des Datei-Menüs in der Kategorie Persönlich
in abgeänderter Form zur Verfügung.

18.7 Übung
Richten Sie die Mustervorlage nach der folgenden Abbildung ein:
Die Eingaben
In den folgenden Zellen sollen die entsprechenden Formeln eingetragen werden:

B6 =SUMME(B7:B11) C6 =SUMME(C7:C11)
B12 =SUMME(B13:B14) C12 =SUMME(C13:C14)
B15 =B6+B12 C15 =C6+C12
Die Abweichungen ermitteln Sie als Differenz der Beträge des aktuellen Monats und des Vormo-
nats. Geben Sie auch dafür die entsprechenden Formeln ein.
Speichern Sie die Vorlage unter dem Namen Monatsabrechnung.xltx ab. (Lösungsweg Seite
257)

19 Formulare
19.1 Gültigkeit und Zellschutz
Einfache Formulare lassen sich mit geschützten Zellen und einer Datenüberprüfung einrichten.
Sie können damit sicherstellen, dass die Anwender nur in die zugelassenen Zellen schreiben
dürfen. Darüber hinaus werden Anmerkungen oder Auswahllisten zur Verfügung gestellt. Dabei
muss die Datenüberprüfung unbedingt vor dem Zellschutz stattfinden, da Excel in einem ge-
schützten Blatt keine neuen Gültigkeitskriterien zulässt. Das Thema wurde bereits auf der Seite
33 angesprochen. Erstellen Sie zunächst die folgende Tabelle:
Ausschnitt
Gültigkeit
Über die Datenüberprüfung ist es möglich Einschränkungen für den Inhalt einer Zelle einzurich-
ten. Sie können nur Datumsangaben oder Zahlen zulassen, Zahlenbereiche einschränken oder
eine Liste vorgegebener Ausdrücke anzeigen lassen. Die Gültigkeit kann – muss aber nicht – mit
einem Zellschutz kombiniert werden.
1. Übertragen Sie die Daten aus dem obigen Bild in eine neue, leere Arbeitsmappe oder öffnen
Sie die Datei Formulare.xlsx mit dem Tabellenblatt Urlaubsantrag.
2. Markieren Sie die Zelle, für die Sie eine Einschränkung machen möchten. In diesem Fall B4.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf das Symbol Da-
tenüberprüfung (siehe auch Seite 55).
4. Wählen Sie im Register Einstellungen aus, welche Art von Einträgen erlaubt sein soll:
Gültigkeitskriterien wählen
Bei Zahlen, Datum und Zeit können Sie

jeweils einen Minimum- und einen Maxi-
mum-Wert bzw. ein Anfangs- und ein
Enddatum vorgeben.
Im Register Eingabemeldung hinterle-

gen Sie einen erläuternden Text, der bei
der Auswahl der Zelle angezeigt wird. Texterläuterung hinterlegen (Ausschnitt)
Eine Fehlermeldung können Sie ebenfalls einrichten. Wählen Sie den Typ aus:

• Eine Stopp-Meldung verhindert andere Einträge in die Zelle.
• Bei einer Warn-Meldung wird der Anwender auf den falschen Eintrag hingewiesen. Er kann
aber über die Schaltfläche [_Ja_] der Fehlermeldung jeden Eintrag bestätigen.
• Bei einer Informations-Meldung kann ebenfalls jeder Eintrag in die Zelle geschrieben
werden, der Anwender muss nur mit [_OK_] bestätigen.
Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Daten
Die Eingabemeldung wird gezeigt, wenn man

die Maus auf die Zelle setzt. Trägt jemand et-
was anderes als erlaubt ein, kommt die Feh-
lermeldung zum Tragen.
Anzeige der Texterläuterung
Auswahllisten richten Sie über eine

Liste ein:
1. Wählen Sie als Gültigkeitskriterium
für die Zelle B6 die Liste.
2. Aktivieren Sie im rechten Bereich des
Dialogfeldes die Option Zel-
lendropdown.
3. Tragen Sie in dem Feld Quelle die
Einträge ein, die als Auswahlliste ge-
zeigt werden sollen. Die Einträge
werden mit einem Semikolon vonei-
nander getrennt.
Gültigkeitsprüfung einstellen

Sie können als Quelle auch einen Be-
reich in der Tabelle angeben. Beispiels-
weise können die Namen der Abteilun-
gen in den Zellen M1 bis M9 stehen. Da-
für klicken Sie in die Eingabezeile unter
Zellbereich als Quelle angeben
Quelle und markieren Sie anschließend
im Tabellenblatt die Zellen M1:M9.
Die Einträge der Liste werden dann aus

diesem Bereich bezogen.
In der Zelle wird automatisch ein Aus-

wahlpfeil eingefügt, der bei Mausklick die
Liste öffnet.
Liste mit Auswahlpfeil

Zellschutz
Die Anwender sollen nur die Zellen B2 und D2 für Name und Vorname, B4 und D4 für Anfangs-
und Enddatum, sowie die Zelle B6 für die Abteilung ausfüllen. Alle anderen Zellen müssen ge-
schützt bleiben.
1. Markieren Sie zuerst die Zellen, die beschreibbar bleiben sollen (Mehrfachmarkierung zu-
sammen mit der (Strg)-Taste):
Zellen markieren
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren und klicken Sie auf das Register
Schutz.
3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesperrt:
Register Schutz (Ausschnitt)
4. Schließen Sie das obenstehende Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].

5. Anschließend klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte Überprüfen in
der Gruppe Schützen auf die Schaltfläche Blatt schützen.

6. In der Liste der Optionen muss mindestens aktiviert sein:
Nicht gesperrte Zellen auswählen.
Wenn Sie die Anwahl gesperrter Zellen verbieten,

werden nur die Zellen erreicht, die im Schritt zuvor
entsperrt wurden.
Bei einem so geschützten Tabellenblatt kann eine

Anwenderin oder ein Anwender mit der (ÿ_)-Tab-
taste zwischen den nicht gesperrten Zellen hin und
her springen.
Selbstverständlich ist die Vergabe eines Kennworts

zum Aufheben des Blattschutzes vorgesehen. Der
Schutz ist aber auch ohne Kennwort aktiv. Allerdings
kann dann jeder den Schutz wieder aufheben (Seite
34). Nicht gesperrte Zellen auswählen
19.2 Steuerelemente
Bitte überprüfen Sie, dass die Registerkarte Entwicklertools ak-
tiviert ist, wie es auf der Seite 153 beschrieben ist.
In der Steuerelement-Toolbox finden Sie alle Elemente, um For-
mulare aufzubauen. Sie öffnen sie auf der Registerkarte Ent- Registerkarte Entwicklertools,
wicklertools in der Gruppe Steuerelemente über die Schaltflä- Gruppe Steuerelemente
che Einfügen. Sie ist aber nur dann aktiv, wenn der Blattschutz
aufgehoben wurde oder Sie auf einem anderen Tabellenblatt ar-
beiten. Wechseln Sie deshalb zum Tabellenblatt Steuerele-
mente.
Sobald Sie eines der Steuerelemente verwenden, wechselt Excel
in den Entwurfsmodus. Jetzt können Steuerelemente bearbeitet
werden, sind aber nicht aktiv. Um die Auswirkung des
Steuerelements zu testen, müssen Sie den Entwurfsmodus
jeweils wieder verlassen. Formularsteuerelemente +
ActiveX-Steuerelemente
Allgemein
Alle Steuerelemente haben gemeinsame Eigenschaften (Aussehen, Verhalten, Voreinstellun-
gen). Sie können beispielsweise vom Druck ausgenommen werden und die Farben für Vorder-
und Hintergrund oder die Rahmen lassen sich einstellen.
1. Klicken Sie auf das Steuerelement Kontrollkästchen aus ActiveX-Steuerelemente (!)
und zeichnen Sie es auf das Arbeitsblatt. Der Entwurfsmodus wird automatisch eingeschaltet,
dies erkennen Sie an dem aktiv markieren Symbol.
Symbol Entwurfsmodus
Kontrollkästchen mit fortlaufender Nummer Symbol Eigenschaften

2. Das Steuerelement sollte noch markiert sein. Klicken Sie
nun auf das Symbol Eigenschaften. Ein neues Fenster
öffnet sich.
3. Die Eigenschaft Caption dient der Beschriftung des Ele-
ments.
4. Steuerelemente, die nicht ausgedruckt werden sollen, be-
kommen die Eigenschaft PrintObject = False. Diese Ele-
mente werden im Tabellenblatt angezeigt, aber nicht aus-
gedruckt.
5. Für beinahe alle Elemente können Sie über verschiedene
Farbangaben oder Stile das Aussehen ändern:
BackColor oder ForeColor sind beispielsweise für Hinter-
grundfarbe und Schriftfarbe zuständig.
Um die Schriftart und -größe einzustellen, klicken Sie auf

die Zeile Font. In der aktuellen Zeile erscheint jetzt zusätz-
lich am rechten Rand eine Schaltfläche , über die Sie Eigenschaften einstellen
mit einem Mausklick das Dialogfeld Schriftart öffnen.
Textfelder
Das einfachste Steuerelement ist ein Textfeld. Es bietet dem Anwender eine Texteingabemög-
lichkeit, die Sie an einer anderen Stelle im Tabellenblatt verwenden können.
1. Zeichnen Sie ein Textfeld (ActiveX-Steuerelemente).
2. Damit der Text, der in das Textfeld eingetragen wird, im Tabellenblatt weiterverwendet wer-
den kann, muss er in eine Zelle ausgegeben werden. Das erreichen Sie über eine Lin-
kedCell.
3. Wählen Sie die Eigenschaften zum Textfeld und ge-
ben Sie unter LinkedCell die Ausgabezelle ein (hier
G1).
4. Wenn Sie einen Vorgabewert für das Textfeld einge-
ben wollen, tragen Sie ihn unter der Eigenschaft Va-
lue ein. Dieser Begriff wird solange im Textfeld ange-
zeigt, bis der Anwender ihn mit einem eigenen Text
überschreibt.
5. Mit der Eigenschaft MultiLine können Sie vorgeben,
ob ein Zeilenumbruch erlaubt wird oder nicht:
True steht für Zeilenumbrüche
False für einzeilig.
6. Wenn MultiLine auf True gesetzt wird, kann der An-
wender mit (Strg)+(_¢_) eine neue Zeile im Textfeld
beginnen. Die Ausgabe erfolgt dann ebenfalls mehr-
zeilig. Textfeld-Eigenschaften wählen
Kontrollkästchen und Optionsfelder

Kontrollkästchen
Mit Kontrollkästchen oder Checkboxen können Sie dem Anwender mehrere Optionen zur Aus-
wahl anbieten. Es ist möglich, gleichzeitig mehrere Kontrollkästchen zu aktivieren.
1. Klicken Sie auf das Symbol Kontrollkästchen (ActiveX-Steuerelemente).

2. Zeichnen Sie das Kontrollkästchen. Die Beschriftung ist standardmäßig CheckBox mit einer
fortlaufenden Nummer:
CheckBox mit fortlaufender Nummer
3. Wählen Sie die Eigenschaften des Kontrollkäst-

chens. Klicken Sie neben der Eigenschaft Caption in
das Feld und ändern Sie die Bezeichnung in Hotel-
prospekt.
4. Im Eigenschaften-Fenster können Sie auch bestim-
men, in welche Zelle der Ausgabewert für das Kon-
trollkästchen erfolgen soll. Jedes aktivierte Kontroll-
kästchen liefert den Wert WAHR, das nicht aktive
Kästchen den Wert FALSCH zurück. Für jedes ein-
zelne Kontrollkästchen können Sie unter LinkedCell
eine Zelle eintragen (hier J4).
Die Ausgabezelle kann hier nur eingetragen, nicht per
Mausklick im Blatt ausgewählt werden. Kontrollkästchen-Eigenschaften wählen
5. Ob ein Kontrollkästchen zu Beginn aktiv oder nicht aktiv ist, legen Sie über die Eigenschaft
Value fest. FALSE bedeutet, dass das Kästchen nicht aktiviert ist. TRUE aktiviert es: Das
Kästchen bekommt ein Häkchen.
6. Zeichnen Sie noch weitere Kontrollkästchen: Anfahrtsskizze, Restaurantliste, Firmenpros-
pekt, Programmheft und Messeplan.
Um die Wirkungsweise der Kontrollkästchen zu testen, müssen Sie zuerst den

Entwurfsmodus beenden:
1. Deaktivieren Sie den Entwurfsmodus durch einen Klick auf das Symbol.
Symbol
2. Aktivieren und deaktivieren Sie anschließend die Kontrollkästchen. In die Entwurfsmodus
Ausgabezellen werden die Werte WAHR oder FALSCH geschrieben.
Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren Ergebnisse in den Ausgabezellen
3. Speichern Sie die Datei als Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm) unter dem Namen Formulare
ab und wechseln Sie wieder in den Entwurfsmodus, um das Formular weiter zu bearbeiten.
Optionsfelder
Im Unterschied zu Kontrollkästchen kann aus einer Gruppe von Optionsfeldern immer nur eines
aktiviert werden. Optionsfelder zu verschiedenen Themen müssen einen unterschiedlichen Grup-
pen-Namen bekommen:
1. Klicken Sie auf das Symbol Optionsfeld (ActiveX-Steuerelemente).

2. Zeichnen Sie eine Optionsschaltfläche mit Beschriftung.
3. Ändern Sie die Beschriftung wie beim Kontrollkäst-
chen über die Eigenschaft Caption.
4. Außerdem muss für alle Optionsfelder des gleichen
Themas ein Gruppenname unter der Eigenschaft
GroupName vergeben werden.
5. Definieren Sie die Ausgabezellen für die Optionsfel-
der in der Eigenschaft LinkedCell.
6. Das aktivierte Optionsfeld liefert den Wert WAHR, alle
anderen den Wert FALSCH zurück.
7. Von allen Optionsfeldern, die über einen gemeinsa-
men Gruppen-Namen verbunden sind, kann nur je-
weils eine Option aktiv sein. Es kann nur einen einzi-
gen WAHR-Wert geben. Optionsfelder-Eigenschaften wählen
8. Fügen Sie die Optionsfelder Verein, Behörde und Privatperson unter dem gleichen Gruppen-
namen ein.
Option wählen Ergebnisse in den Ausgabezellen
Umschaltfläche
Eine Besonderheit ist die Umschaltfläche, die ähnlich wie ein Optionsfeld oder ein Kontrollkäst-
chen den Wert aktiviert oder deaktiviert annehmen kann. Eine Umschaltfläche kann den Wert
WAHR oder FALSCH annehmen:
1. Zeichnen Sie eine Umschaltfläche (ActiveX-Steuerelemente).
2. Weisen Sie über die Eigenschaft Caption eine Be-
schriftung zu.
3. In LinkedCell tragen Sie ein, in welche Zelle der ak-
tuelle Wert ausgegeben werden soll.
4. Ist die Schaltfläche nicht gedrückt, wird der Fehler-
wert FALSCH ausgegeben.
5. Bei gedrückter Schaltfläche wird WAHR zurückgege-

ben.
Umschaltflächen-Eigenschaften wählen
WAHR und FALSCH auswerten

Als Ausgabe erzeugen die Kontrollkästchen, die Optionsfelder und die Umschaltfläche den Wert
WAHR oder FALSCH. Beide Begriffe werden nicht als Texte, sondern als Fehlerwerte in die
Ausgabezelle geschrieben und können nur über die Funktionen WAHR() oder FALSCH() abge-
fragt werden.

Hier wird abgefragt, ob in der Zelle J4 der Feh-
lerwert WAHR erscheint. Dann wird in die Zelle
K4 ein X eingetragen, sonst bleibt die Zelle leer.
Kopieren Sie die Formel in die Zellen K5 : K9.
Beachten Sie, dass nicht der Text WAHR oder Fehlerwert-Abfrage

FALSCH, sondern die Funktionen WAHR()
oder FALSCH() verwendet werden! =WENN(J4=WAHR();"X";"")
oder
=WENN(J4=FALSCH();"";"X")
Listen- und Kombinationsfelder
Auswahllisten können als Listenfelder oder als Kombinationsfelder angelegt werden. Die Funkti-
onsweise ist in beiden Fällen gleich, nur die Auswahl erfolgt unterschiedlich:
• In Listenfeldern wird ein Fenster mit meh-
reren Zeilen angezeigt. Reicht die Anzeige-
größe des Fensters nicht aus, blättert man
mit einer Bildlaufleiste.
• Kombinationsfelder sind anfangs meistens
einzeilig und bieten eine Auswahlliste zum
Aufklappen an.
1. Zeichnen Sie ein Listenfeld (ActiveX-

Steuerelemente) oder ein Kombinations-
feld (ActiveX-Steuerelemente).
2. In den Eigenschaften tragen Sie als Lin-
kedCell die Ausgabezelle ein. Nach der
Auswahl aus der Liste wird in diese Zelle
der gewählte Ausdruck geschrieben.
3. Sowohl das Listen- als auch das Kombina-
tionsfeld werden über Einträge in einem Eigenschaften von Listen-
Zellbereich gefüllt. Tragen Sie den Bereich oder Kombinationsfeldern wählen
unter ListFillRange ein.
Im Eigenschaftenfeld ListFillRange ist der Lis-

tenbereich K30 : K38 eingetragen.
Die Ausgabezelle ist J30: Sobald im Kombina-

tionsfeld per Mausklick eine Stadt ausgewählt
wird, erscheint der Stadtname in der Zelle J30.
Vergessen Sie nicht, die Arbeitsmappe immer

mal wieder zu speichern! Kombinationsfeld – Ausgabezelle J30

Zähl- und Drehfelder
Fortlaufende Nummern erzeugen Sie mit Drehfeldern und
Bildlaufleisten. Beide liefern eine Ziffer zurück:
1. Zeichnen Sie ein Drehfeld (ActiveX-Steuerele-
mente) oder eine Bildlaufleiste (Scrollleiste) (Ac-
tiveX-Steuerelemente).
2. Tragen Sie in den Eigenschaften unter LinkedCell die
Ausgabezelle ein.
3. Mit den Eigenschaften Max und Min geben Sie den
höchsten und niedrigsten Wert vor.
4. Die Schrittweite der Zählung wird bestimmt von dem
Wert, den Sie unter SmallChange eintragen.
Wenn Sie 5 als Wert vorgeben, zählt das Drehfeld im-
mer um 5 weiter.
Drehfeld Drehfelder-Eigenschaften wählen
Befehlsschaltflächen
Mit einer Befehlsschaltfläche können Sie Makros starten. Sie benötigen dazu einen VBA-Code,
den Sie entweder aufzeichnen oder in den VBA-Editor eintragen können:
1. Zeichnen Sie eine Befehlsschaltfläche (ActiveX-Steu-
erelemente).
2. Klicken Sie auf das Symbol Code anzeigen. Symbol Code anzeigen
3. Der VBA-Editor öffnet sich mit einem leeren Blatt. Wählen Sie im Listenfeld statt Allgemein
den Eintrag CommandButton1. Hier werden nun Anfang und Ende eines Makros angezeigt.
Anfang und Ende eines Makros
Wichtig ist die Bezeichnung der Befehlsschaltfläche (CommandButton1), die genau mit der
Bezeichnung aus den Eigenschaften der Schaltfläche übereinstimmen muss.
4. Zwischen Private Sub und End Sub tragen Sie den gewünschten Makrocode ein.
Die untenstehende Zeile druckt das aktuelle Blatt zweimal aus:
Private Sub CommandButton1_Click()
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=2
End Sub
5. Speichern Sie den Code, schließen Sie den VBA-Editor und ändern Sie den Namen der
Befehlsschaltfläche in den Eigenschaften unter Caption in 2x Drucken.

19.3 Formatieren
Ansicht
Formulare sollten so übersichtlich wie möglich gehalten werden. Auf überflüssige Elemente, wie
beispielsweise Gitternetzlinien und Spaltenköpfe, kann eventuell verzichtet werden:
1. Blenden Sie die Gitternetzlinien für die Bildschirmdarstellung über die Gruppe Anzeigen auf
der Registerkarte Ansicht aus:
Die Fensteroptionen
2. Hier können Sie auch die Zeilen- und Spaltenüberschriften, so-

wie die Bearbeitungsleiste deaktivieren. Excel blendet dann
die Spaltenköpfe (A bis IV) und die Zeilennummern aus.
3. Eventuell ist es auch hilfreich, die Tabellenarbeitsblätter (Ta-
belle1, Seite 30) auszublenden: Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf das betreffende Blattregister und wählen Sie im
Kontextmenü Ausblenden. Das empfiehlt sich besonders,
wenn der Anwender nur auf einem Blatt Eintragungen vorneh-
men soll. Um es wieder einzublenden, wählen Sie nach
Rechtsklick auf eines der verbleibenden Blattregister Einblen-
den. Kontextmenü Blattregister
Spalten und Zeilen Aus- und Einblenden

Viele Steuerelemente geben Fehlerwerte zurück, die den An-
wender verwirren. Verbergen Sie die Hilfsspalten:
1. Markieren Sie die Spalten, die ausgeblendet werden sol-
len. Achten Sie darauf, dass die Markierung über die
Spaltenköpfe erfolgt.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten
Bereich und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Be-
fehl Ausblenden.
3. In den Spaltenköpfen sehen Sie an den fehlenden Buch-
staben, dass Spalten ausgeblendet wurden:
Markierte Spalten ausblenden

Die Spalte K wurde ausgeblendet
4. Zum Einblenden markieren Sie die Spalten, die noch sichtbar sind (hier J und L). Klicken Sie
mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie den Befehl Einblenden.
19.4 Ausdruck
Für Formulare kann es sinnvoll sein, die Anpassung des Ausdrucks auf eine Seite zu erzwingen.
Sie können damit sicherstellen, dass unabhängig vom Drucker immer eine bestimmte Anzahl von
Seiten gedruckt wird. Im gleichen Dialogfeld können Sie auch Kopf- oder Fußzeilen mit Seiten-
nummern und Dateinamen einstellen.

1. Um das nachfolgende Dialogfeld zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout in
der Gruppe Seite einrichten auf diese Schaltfläche .
2. Im Papierformat stellen Sie ein: Anpassen: 1 Seite breit und 1 Seite hoch.
Formularseite anpassen (Ausschnitt)
Bei mehrseitigen Formularen können Sie auch eintragen, wie viele Seiten in der Höhe
und in der Breite das Formular haben soll (z.B.: 1 Seite breit und 2 Seiten hoch).
Über das Register Kopfzeile/Fußzeile richten Sie benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeilen über
die gleichnamigen Schaltflächen ein (siehe Seite 180):
Schrift Seitenanzahl Zeit Dateiname Grafik einfügen
Seitenzahl Datum Blattregister Grafik formatieren

Pfad + Dateiname
Die Symbole für benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen
Für die Seitenzahlen bietet Ihnen Excel zwei Symbole an:

• Das erste Symbol steht für die aktuelle Seitennummer des Blattes.
• Das zweite Symbol für die Gesamtzahl der Seiten.
Den Dateinamen, mit oder ohne Pfad und den Tabellenblattnamen rufen Sie mit diesen drei Sym-
bolen auf:
• Dateiname inklusive Pfad
• Dateiname
• Tabellenblattname .
Sind in einem Formular Spalten für die Auswertung oder Zellbereiche für das Füllen von Listen-
feldern vorgesehen, werden diese ebenfalls ausgedruckt. Sie können das über einen Druckbe-
reich verhindern:
1. Rufen Sie im Dialogfeld Seite einrichten das Register Blatt auf.
2. Tragen Sie im Feld Druckbereich den Zellbereich ein, der ausgedruckt werden soll:
Druckbereich festlegen (Ausschnitt)

3. Im Tabellenblatt wird der Druckbereich mit einer dunkel-
grauen Linie angezeigt.
4. Um den Druckbereich wieder aufzuheben, wählen Sie auf
der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite ein-
richten den rechtsstehenden Befehl. Druckbereich aufheben
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, den Druckbereich festzulegen: Markieren Sie den
Bereich und wählen Sie im Untermenü der Schaltfläche Druckbereich den Befehl
Druckbereich festlegen.
19.5 Übung Schieberegler

In der nachfolgenden Übung soll das Steuerelement Bildlaufleiste (Scrollleiste) als
Zählfeld eingesetzt werden, wie es auf der Seite 195 beschrieben ist.
1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt Autofederung.xlsx von der Seite 122 und speichern Sie
es unter dem neuen Namen Autofederung mit Schieberegler ab.
2. Markieren Sie auf dem Blatt Diagramm1 mit einem Mausklick das komplette Linien-
diagramm und kopieren Sie es in die Zwischenablage.
3. Klicken Sie im Blatt Schwingungen in die Zelle A40 und fügen Sie das kopierte
Diagramm ein.
4. Verkleinern Sie das Diagramm etwas und zeichnen Sie das Steuerelement Bildlaufleiste
(ActiveX-Steuerelemente), wie es im nachfolgenden Bild Liniendiagramm mit Schie-
beregler zu sehen ist.
5. Mit dieser Bildlaufleiste soll nun ein Parameter
aus dem Bereich F6 bis F9 bequem verändert
werden. Sehr gut eignet sich dafür die Schwin-
gungsdauer in F9. Tragen Sie im Entwurfsmodus
in den Eigenschaften (Seite 191) unter Lin-
kedCell die Ausgabezelle F9 ein.
6. Mit den Eigenschaften Max und Min geben Sie 40
als höchsten und 1 als niedrigsten Wert vor.
7. Die Schrittweite 1 wird unter SmallChange einge-
tragen. Danach beenden Sie den Entwurfsmodus.
8. Es ist nicht notwendig, aber doch ganz interes-
sant, wenn Sie neben dem Schieberegler auch
den aktuellen Wert sehen: Stellen Sie zu den Zel-
len E9 und F9 eine Verknüpfung (=E9, bzw. =F9)
her, wie es im nachfolgenden Bild in den Zellen
J49 und J50 zu sehen ist:
Eigenschaften

Liniendiagramm mit Schieberegler
9. Zum Verändern der Schwingungsdauer und damit des Liniendiagramms verschieben Sie bei
gedrückter linker Maustaste den Knopf in der neuen Bildlaufleiste (Schieberegler).

20 OneDrive und Microsoft Office 2019 Online
Bei OneDrive (vorher SkyDrive) handelt es sich um den Cloud-Dienst von Microsoft. Eine Cloud
ist eine Art „Datenwolke im Internet“, in der Dateien auf einer scheinbaren, also auf einer virtuellen
Festplatte gespeichert werden und von überall über das Internet zugänglich sind.
20.1 In der Cloud speichern (OneDrive)

Die Programme von Office 2019 (z.B. Word, Excel) bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei Office
anzumelden. Dadurch können Sie mit Hilfe von OneDrive unabhängig von Ihrem Standort über
das Internet auf Ihre Dokumente zugreifen. Für die Anmeldung bei Office ist entweder ein Micro-
soft-Konto oder ein Organisationskonto notwendig. Wenn Sie beispielsweise Hotmail, Xbox LIVE
oder Windows Phone verwenden, verfügen Sie bereits über ein Microsoft-Konto. Sie können sich
aber auch während der Anmeldung ein neues Konto erstellen. Die Anmeldedaten für ein Organi-
sationskonto werden Ihnen gegebenenfalls von Ihrem Unternehmen, Ihrer Behörde oder Ihrer
Schule zur Nutzung von Microsoft-Diensten zur Verfügung gestellt.
Klicken Sie im Excel-Fenster oben rechts auf den Link

Anmelden. Geben Sie im folgenden Fenster Ihre E-
Mail-Adresse und das Kennwort ein und klicken Sie auf
Anmelden. Über den Link Jetzt registrieren erstellen
Sie falls nötig ein neues Konto.
E-Mail und Kennwort eingeben
Wählen Sie nun aus, ob Sie sich auf dem gesamten

Gerät oder nur in Microsoft-Apps anmelden möchten.
Nach der Anmeldung steht nun im Fenster anstelle des
Links Ihr Name. Mit einem Klick darauf öffnen Sie ein
Nach der Anmeldung
Menü, in dem Sie sich beispielsweise mit einem ande-
ren Konto anmelden oder bei Office abmelden können.
Um nun ein Dokument in der Cloud zu speichern,

1. wechseln Sie ins Datei-Menü, klicken auf Speichern unter und wählen Ihr OneDrive:

Auf OneDrive speichern
Wenn Sie noch nicht bei Office angemeldet waren, holen Sie dies über die Schaltfläche
Anmelden nach:
Bei Office neu anmelden
2. Im rechten Teil des Fensters

• wählen Sie einen der zuletzt verwendeten oder
den aktuellen Ordner aus. (Letzterer ist allerdings
nur verfügbar, wenn die Datei bereits auf
OneDrive gespeichert war).
• Oder Sie klicken auf Durchsuchen, um das Explo-
rer-Fenster Speichern unter aufzurufen.
3. Speichern Sie die Datei im OneDrive-Ordner oder ei-
nem Unterordner Ihrer Wahl ab.
Die Datei können Sie nun folgendermaßen öffnen:

• am eigenen Computer über den OneDrive-Ordner Ihres Datei-Explorers,
• an jedem Computer mit installiertem Office 2019 / 365 nach der Anmeldung bei Office über
den Weg Datei-Menü, Seite Öffnen, OneDrive und
• an jedem Computer auch ohne installiertes Office über einen Internet Browser unter
www.onedrive.de. Dazu loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto ein und wechseln ge-
gebenenfalls durch Klick auf die entsprechende Kachel (z.B. Dokumente bzw. Documents)
zu dem Unterordner, in dem Sie die Datei gespeichert haben, z.B.:

OneDrive über einen Web-Browser aufrufen
20.2 Microsoft Office Online

Microsoft Office Online ist das webbasierte Pendant zu Microsoft Office 2019 / 365. Die Web-
Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote können über die Microsoft-Cloud genutzt
und Dokumente direkt im Browser (z.B. Microsoft Edge oder Internet Explorer) erstellt und bear-
beitet werden. Damit greifen Sie zum einen weltweit sogar von Computern, auf denen Microsoft
Office nicht installiert ist, auf die Dokumente zu, zum anderen besteht die Möglichkeit, dass meh-
rere Anwenderinnen und Anwender die Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Allerdings stehen
zum Erstellen bzw. Verändern der Dokumente wesentlich weniger Funktionen zur Auswahl, als
bei der Desktop-Version von Office 2019. Voraussetzung für die Nutzung der Web-Versionen ist
lediglich ein Microsoft-Konto für die Anmeldung bei Windows und Microsoft Diensten, wie z.B.
Live, OneDrive, Outlook.com. Wenn Sie Hotmail, Messenger oder Xbox Live verwenden, haben
Sie bereits ein Microsoft-Konto. Ansonsten können Sie sich kostenlos unter
https://signup.live.com registrieren:
Ein Microsoft-Konto erstellen
Klicken Sie auf den Link Neue E-Mail-Adresse anfordern, geben Sie Ihren Wunschnamen in
das Feld vor dem @-Zeichen ein (im Beispiel lieblingsname) und wählen Sie über den Listenpfeil
die Domain outlook.de, outlook.com oder hotmail.com. Das Microsoft-Konto hat dann bei-
spielsweise folgende Form und entspricht gleichzeitig Ihrer Microsoft E-Mail-Adresse, z.B.:
lieblingsname@outlook.de

Füllen Sie noch die übrigen Felder aus und klicken Sie jeweils auf Weiter. Sie können sich fortan
mit ihrem Microsoft-Konto beispielsweise auf www.outlook.de oder www.onedrive.de anmelden.
Der Name des Microsoft-Kontos darf nur Buchstaben des lateinischen Alphabets, Zah-
len, Punkte, Bindestriche und Unterstriche enthalten. Sonderzeichen und Akzentbuch-
staben sind nicht erlaubt.
Ein neues Dokument erstellen

Um ein neues Dokument zu erstellen, loggen Sie sich in Ihrem Internet Browser unter
www.onedrive.de mit Ihrem Microsoft-Konto bei OneDrive ein. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt
bereits auf Outlook.de angemeldet sein, klicken Sie auf der Startseite oben in der Menüleiste
ganz links auf das Symbol
und klicken dann im nachfolgenden Bild beispielsweise auf die Kachel Excel. Oder Sie wählen
zunächst die Kachel OneDrive:
Zu OneDrive wechseln
Nun werden Ihnen Ihre Ordner und Dateien angezeigt. Wechseln Sie gegebenenfalls in einen der
Ordner durch Klick auf die entsprechende Kachel, klicken Sie dann in der Menüleiste auf Neu
und wählen Sie im Untermenü z.B. Excel-Arbeitsmappe.
Ein neues Excel-Dokument erstellen

Es öffnet sich in Ihrem Browser ein neues Excel-Arbeitsblatt, in das Sie die Daten eingeben kön-
nen:
Excel-Dokument mit den Registerkarten Datei, Start, Einfügen, Überprüfen und Ansicht
Wie Sie sehen, stehen Ihnen hier sechs Registerkarten (Datei, Start, Einfügen, Daten, Über-
prüfen und Ansicht mit den wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Klicken Sie in der grünen
Menüleiste auf den Dateinamen Mappe1, so dass er markiert ist und überschreiben Sie ihn. Wir
haben uns für Verkaufszahlen entschieden. Kopieren Sie nun die Daten aus der Excel-Datei
Verkaufszahlen.xlsx in die Tabelle und formatieren Sie sie, wie es in der nachfolgenden Abbil-
dung zu sehen ist:
Das Dokument Verkaufszahlen
Eventuell öffnet sich beim Einfügen das nachfolgende Hinweis-Dialogfeld, dass Ihr
Browser keinen Zugriff auf die Zwischenablage erlaubt. Fügen Sie die Daten in diesem
Fall mit der Tastenkombination (Strg)+(V) ein.

Einfügen nur über die Tastenkombination
Oder es erscheint vielleicht folgendes Dialogfeld, in dem Sie den Zugriff der Webseite
auf die Zwischenablage zulassen müssen. Danach ist der Einfüge-Befehl zu wiederho-
len.
Zugriff auf die Zwischenablage zulassen
Ihr Dokument wird automatisch auf OneDrive gespeichert. Wenn Sie eine Kopie der
Datei auf Ihrem Computer speichern möchten, wählen Sie den Befehl Speichern unter
auf der Registerkarte Datei.
Das Dokument mit anderen Personen teilen

Wie Sie die Bearbeitung des Dokuments für andere Personen freigeben können, wird ab der Seite
223 erläutert.

21 Arbeitsmappen freigeben
Wenn mehrere Personen in der Lage sein sollen, Daten in einer Arbeitsmappe gleichzeitig zu
bearbeiten, können Sie die Arbeitsmappe freigeben. Excel bietet Ihnen dazu verschiedene Mög-
lichkeiten.
• Arbeitsmappe in einem Netzwerk freigeben (nachfolgend)
• Freigeben über die Cloud (ab Seite 221)
• In Excel Online freigeben (ab Seite 223)
• Der Befehl Freigeben in SharePoint (Seite 232).
21.1 Die Arbeitsmappe in einem Netzwerk freigeben

Wenn Sie die Arbeitsmappe einem Netzwerk zur Verfügung zu stellen, können die Originaldaten
der freigegebenen Arbeitsmappe von allen Benutzern, die auf die Netzwerkfreigabe Zugriff ha-
ben, geändert oder gelöscht sowie um neue Daten ergänzt werden. Allerdings können nach der
Freigabe einige Besonderheiten nicht mehr abgeändert werden, wie z.B. verbundene Zellen, Di-
agramme, Grafiken, Objekte, Szenarien oder Makros.
Um eine Arbeitsmappe freizugeben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Fügen Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Befehle Arbeitsmappe teilen
(Legacy) und Teilen schützen (Legacy) zu wie es auf Seite 244 beschrieben ist.
Sie können den Befehl allerdings auch dem Menüband zufügen.
2. Öffnen Sie die Datei, die Sie freigeben möchten, oder erstellen Sie eine neue, leere Arbeits-
mappe.
Bitte verwechseln Sie die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben nicht
mit der Schaltfläche Teilen in der oberen rechten Fensterecke. Dieses
Freigeben über die Cloud wird ab der Seite 221 beschrieben.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben auf der Registerseite Status die Op-
tion Die alte Funktion „Arbeitsmappenfreigabe“…:
Bearbeitung von mehreren Personen zulassen
4. Wechseln Sie nun zum Register Weitere und passen Sie die Einstellungen zum Verfolgen
und Aktualisieren von Änderungen Ihren Wünschen an. Hier können Sie z.B. festlegen, dass
Änderungen automatisch in bestimmten Zeitintervallen aktualisiert werden.

Einstellungen zum Verfolgen und Aktualisieren von Änderungen
5. Klicken Sie auf [_OK_] und speichern Sie die Arbeitsmappe in einem Netzwerk, auf die die
erwünschten Benutzer Zugriff haben. Bei einer neuen Arbeitsmappe, die noch nicht abge-
speichert war, öffnet sich nach dem Klick auf [_OK_] automatisch das Explorer-Fenster Spei-
chern unter.
Andere Benutzer, die Zugriff auf die freigegebene Arbeitsmappe haben, könnten das
Nachverfolgen von Änderungen allerdings deaktivieren.
Eine Arbeitsmappe freigeben und schützen

Um zu verhindern, dass andere Benutzer das Nachverfolgen von Änderungen in der Arbeits-
mappe deaktivieren, können Sie die Arbeitsmappe beim Freigeben auch gleichzeitig mit einem
Kennwort schützen. Klicken Sie hierzu zuerst in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die
Schaltfläche Teilen schützen (Legacy).
Freigegebene Arbeitsmappe mit einem Kennwort schützen
Aktivieren Sie die Option Freigabe mit Änderungsprotokoll, vergeben Sie ein Kennwort und
schließen Sie Ihre Eingabe mit [_OK_] ab. Geben Sie das Kennwort zur Bestätigung im darauffol-
genden Dialogfeld noch einmal ein und bestätigen Sie es mit [_OK_]. Wenn es sich um eine neue
Arbeitsmappe handelt, die Sie vorher noch nicht abgespeichert hatten, öffnet sich nun automa-
tisch das Explorer-Fenster Speichern unter. Wählen Sie hier einen freigegebenen Netzwerkord-
ner als Speicherort aus und vergeben Sie einen Dateinamen. War die Arbeitsmappe hingegen

bereits unter einem Dateinamen abgespeichert, öffnet sich das nachfolgende Dialogfeld. Ein Klick
auf [_OK_] führt die Speicherung aus.
Fortfahren?
Öffnen Sie nun das Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben von der Seite 206 (Symbolleiste für den
Schnellzugriff, Schaltfläche Arbeitsmappe teilen), nehmen Sie die von Ihnen bevorzugten
Einstellungen zum Verfolgen und Aktualisieren von Änderungen auf der Registerseite Weitere
vor und bestätigen Sie die Einstellungen mit [_OK_].
Eine freigegebene Arbeitsmappe bearbeiten

1. Öffnen Sie die freigegebene Arbeitsmappe auf einem der Ihnen bekannten Wege, z.B. mit
der Tastenkombination (Strg)+(O).
2. Sie erkennen eine freigegebene Arbeitsmappe daran, dass in der Titelleiste hinter dem Da-
teinamen Freigegeben steht. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei links im Navigations-
bereich auf Optionen und überprüfen Sie auf der Seite Allgemein, ob das Feld Benutzer-
name unter Microsoft Office-Kopie personalisieren den Namen enthält, den Sie zur Iden-
tifizierung Ihrer Arbeit in der freigegebenen Arbeitsmappe verwenden möchten. Ändern Sie
ihn gegebenenfalls ab und schließen Sie die Optionen durch Klick auf [_OK_]:
Benutzernamen überprüfen und gegebenenfalls ändern
3. Gehen Sie wie gewohnt vor, um Daten einzugeben oder bestehende Daten abzuändern. Wie
bereits erwähnt, können allerdings nach der Freigabe einige Besonderheiten nicht mehr ab-
geändert werden, wie z.B. verbundene Zellen, Diagramme, Grafiken, Objekte, Szenarien
oder Makros.

4. Um die Personen anzuzeigen, die die Arbeitsmappe gerade geöffnet haben, klicken Sie in
der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die zuvor zugefügte Schaltfläche Arbeits-
mappe teilen (Legacy), um das Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben mit der Registerseite
Status zu öffnen:
Diese Benutzer haben gerade die Arbeitsmappe geöffnet
5. Speichern Sie die Arbeitsmappe wie gewohnt ab, z.B. mit der Tastenkombination (Strg)+(S).
Lösen von Änderungskonflikten in einer freigegebenen Arbeitsmappe

Bearbeiten mehrere Benutzerinnen und Benutzer dieselbe Arbeitsmappe und wird versucht, Än-
derungen in derselben Zelle zu speichern, liegt ein Konflikt vor, da nur eine der Änderungen in
dieser Zelle gespeichert werden kann. Hat die erste Benutzerin ihre Änderungen bereits gespei-
chert und möchte der zweite Benutzer danach die Arbeitsmappe abspeichern, erscheint ein Dia-
logfeld, um den Konflikt zu lösen.
Angenommen Sie und ein weiterer Benutzer (in unserem Beispiel Sabine Till) bearbeiten gleich-
zeitig eine freigegebene Arbeitsmappe, d.h. sowohl Sie als auch Sabine Till haben die
Arbeitsmappe geöffnet. Nun nehmen Sie beide in der Zelle B4 Änderungen vor, Sabine
Till speichert die Arbeitsmappe aber zeitlich vor Ihnen. Wenn Sie nun ihrerseits die Ar-
beitsmappe speichern wollen, erscheint das folgende Dialogfeld Konflikte lösen:
Kollidierende Änderungen der Zelle B4

Schauen Sie sich die einzelnen Änderungen an, um zu entscheiden, welche beibehalten werden
soll. Das Dialogfeld bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
Schaltfläche Erklärung
[Meine_verwenden] Behält Ihre Änderung bei.
[Andere_verwenden] Behält die Änderung des anderen Benutzers bei.
[Nur_meine_verwenden] Alle Änderungen, die von Ihnen vorgenommen wurden, werden bei-
behalten.
[Nur_andere_verwenden] Alle Änderungen des anderen Benutzers werden beibehalten.
[Abbrechen] Das Dialogfeld Konflikte lösen wird geschlossen und das Doku-
ment wird nicht gespeichert.
Änderungsnachverfolgung
Die Änderungsnachverfolgung dient dazu, Details zu Änderungen, die an einer freigegebenen
Arbeitsmappe vorgenommen werden, bei jedem Speichern zu protokollieren. Mit diesem soge-
nannten Änderungsverlauf können Sie erkennen, welche Änderungen an den Daten der Arbeits-
mappe getätigt wurden, wer diese Änderungen durchgeführt hat, um welche Typen von Änderun-
gen es sich handelt, wann sie vorgenommen wurden und welche Zellen betroffen sind. Diese
Änderungen können Sie dann annehmen oder ablehnen.
Allerdings werden nicht alle Änderungen nachverfolgt, wie z.B. Formatierungen, das Aus- und
Einblenden von Zeilen oder Spalten oder die Features, die in freigegebenen Arbeitsmappen nicht
verfügbar sind. Zudem wird der Änderungsverlauf nur über einen begrenzten Zeitraum geführt,
den Sie allerdings selbst bestimmen können. Dazu mehr ab Seite 211.
Der Änderungsverlauf kann nicht dazu genutzt werden, einzelne Änderungen rückgän-
gig zu machen oder eine frühere Version der Arbeitsmappe wiederherzustellen. Da aber
auf dem Verlaufsarbeitsblatt alle gelöschten Daten erfasst werden, können diese in die
ursprünglichen Zellen in der freigegebenen Arbeitsmappe zurückkopiert werden.
Zur Änderungsnachverfolgung stehen Ihnen folgende Methoden zur Verfügung:
Methode Beschreibung Zweckmäßigkeit/Nutzen

Hervorhebung am Bild- Geänderte Bereiche werden für Diese Methode ist vor allem dann
schirm (siehe Seite jeden Benutzer mit einer Umrah- nützlich, wenn nur wenige Ände-
213) mung in einer anderen Farbe rungen vorgenommen wurden
dargestellt. Durch das Zeigen mit oder man sich einen schnellen
der Maus auf die geänderte Zelle Überblick über alle Änderungen
werden die wichtigsten Details verschaffen möchte.
als Kommentar angezeigt.
Verlaufsnachverfol- Die Änderungsdetails werden in Sehr praktisch, wenn eine große
gung (siehe Seite 213) einem separaten Arbeitsblatt Än- Anzahl von Änderungen vorge-
derungsverlauf angezeigt und nommen wurden oder ermittelt
können gefiltert werden. werden soll, was eine Reihe von
Änderungen bewirkt hat.
Überprüfung von Än- Eine Änderung nach der anderen Diese Vorgehensweise ist beson-
derungen (siehe Seite wird angezeigt und angenommen ders für das Auswerten von Kom-
214) oder abgelehnt. mentaren anderer Benutzer ge-
eignet.

Änderungsnachverfolgung aktivieren
Um die Änderungsnachverfolgung in einer freigegebenen Arbeitsmappe zu aktivieren, gehen Sie
wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die zuvor zugefügte Schalt-
fläche Arbeitsmappe teilen (Legacy).
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben im Register Weitere die Option Än-
derungsverlauf führen für die letzten und geben Sie im Feld Tage die gewünschte Anzahl
ein oder behalten Sie die Standardeinstellung von 30 Tagen bei.
Änderungsverlauf für 30 Tage führen
Bei jedem Schließen wird der Teil des Änderungsverlaufs gelöscht, dessen Alter die Anzahl
an Tagen übersteigt, die beim letzten Speichern der Arbeitsmappe galten, in unserem
Beispiel also 30. Wenn Sie demnach den Änderungsverlauf über 30 Tage führen und die
Arbeitsmappe erst nach 3 Monaten wieder öffnen, können Sie den Verlauf der letzten 3
Monate anzeigen. Beim Schließen der Arbeitsmappe wird aber der Verlauf der Tage 31 bis
90 gelöscht.
3. Schließen Sie das Dialogfeld durch Klick auf [_OK_].
Nachverfolgte Änderungen anzeigen

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, deren Änderungsverlauf Sie sich anzeigen lassen möchten.
2. Fügen Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder dem
Menüband den Befehl Änderungen nachverfolgen (Le-
gacy) zu wie es auf Seite 244 beschrieben ist
3. Klicken Sie nun auf das Symbol und wählen Sie im Unter-
menü Änderungen hervorheben.
Im Dialogfeld Änderungen hervorheben muss das Kontrollkästchen vor Änderungen

während der Eingabe protokollieren aktiviert sein, da sonst für die Arbeitsmappe
kein Änderungsverlauf aufgezeichnet wurde:

Standardeinstellungen des Dialogfelds Änderungen hervorheben
4. Wählen Sie nun aus, welche Änderungen Sie sich anzeigen lassen möchten:
• Anzeige aller nachverfolgten Änderungen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wann
und wählen Sie über den Listenpfeil
Immer. Die Kontrollkästchen Wer und Wo
sollen deaktiviert sein.
• Anzeige aller nach einem bestimmten Datum vorgenommenen Änderungen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wann, wählen Sie über den Listenpfeil Seit…
und geben Sie dann das Datum ein, ab dem die Änderungen angezeigt werden sollen:
Nur Änderungen ab einem bestimmten Datum anzeigen
• Anzeige aller von einem bestimmten Benutzer vorgenommenen Änderungen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wer und wählen Sie über den Listenpfeil den
Benutzer, dessen Änderungen angezeigt werden sollen:
Nur Änderungen eines bestimmten Benutzers anzeigen

Bei Aktivierung mehrerer Kontrollkästchen werden nur die Änderungen angezeigt, die
alle Bedingungen erfüllen. Im obigen Bild sind das z.B. die Änderungen von Sabine Till
seit der letzten Speicherung.
• Anzeige aller Änderungen in einem bestimmten Bereich von Zellen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wo und tippen Sie den entsprechenden Zellbe-
reich direkt in das Feld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche Dialog reduzieren
ganz rechts im Feld Wo, wählen Sie den Bereich im Arbeitsblatt mit der Maus aus und
drücken Sie zum Abschluss die (¢)-Taste.
5. Bestimmen Sie nun, wie die Änderungen angezeigt werden.
• Änderungen am Bildschirm hervorheben
Wenn Sie die Option Änderungen am Bildschirm hervorheben aktivieren, werden
die Änderungen direkt im Arbeitsblatt in Form einer farblichen Umrahmung angezeigt,
wobei für jeden Benutzer eine andere Farbe gewählt wird. Die Details der Änderungen
werden als Kommentar angezeigt, sobald Sie mit der Maus auf die entsprechende Zelle
zeigen:
Die Änderungen am Bildschirm hervorheben
Die farbliche Hervorhebung beenden Sie, indem Sie die Option Änderungen am
Bildschirm hervorheben deaktivieren.
• Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren
Bei aktivierter Option Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren wird eine
Liste der Änderungen auf einem separaten Arbeitsblatt mit den Namen Änderungsver-
lauf erstellt:
Das Arbeitsblatt Änderungsverlauf mit der Liste der Änderungen
6. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dialogfeld Änderun-
gen hervorheben durch Klick auf [_OK_], um sich die entsprechenden Änderungen in der
gewählten Form anzeigen zu lassen.

Angezeigte Änderungen filtern und sortieren
Auf dem Arbeitsblatt Änderungsverlauf haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Änderungen
mit Hilfe der Listenpfeile in den Spaltenköpfen zu filtern und zu sortieren. Klicken Sie z.B. im
Spaltenkopf Wer auf den Listenpfeil, deaktivieren Sie Alles auswählen und aktivieren Sie alle
Benutzer, deren Änderungen angezeigt werden sollen mit einem Häkchen . Ist in einer Spalte
ein Filter aktiv, verändert sich der Listenpfeil: .
Nur die Änderungen bestimmter Benutzer anzeigen
Das Arbeitsblatt Änderungsverlauf wird beim Speichern ausgeblendet, unabhängig

davon, ob die Arbeitsmappe geschlossen wird oder geöffnet bleibt. Um es danach wie-
der sichtbar zu machen, müssen Sie im Dialogfeld Änderungen hervorheben (Sym-
bolleiste für den Schnellzugriff, Änderungen nachverfolgen (Legacy), Änderungen
hervorheben) erneut die Option Änderungen auf einem neuen Blatt protokollie-
ren aktivieren.
Änderungen annehmen und ablehnen

Die Änderungen, die von den einzelnen Benutzern vorgenommen wurden, müssen nun noch an-
genommen oder abgelehnt werden.
Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf

die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen (Legacy) und
wählen Sie im Untermenü Änderungen annehmen/ablehnen.
Im sich öffnenden Dialogfeld Änderungen zur Überprüfung auswählen, können Sie nun fest-
legen, bei welchen Änderungen Sie über die Annahme oder Ablehnung entscheiden möchten:
Wann: Legen Sie fest, ob Sie alle noch nicht überprüften Änderungen annehmen oder ableh-
nen möchten (Auswahl Noch nicht überprüft) oder nur die, die nach einem bestimm-
ten Datum vorgenommen wurden (Auswahl Seit… und Eingabe des Datums).
Wer: Wählen Sie in der Liste den Benutzer aus, dessen Änderungen Sie überprüfen und
annehmen oder ablehnen möchten oder deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie von
allen Benutzern vorgenommene Änderungen überprüfen möchten.
Wo: Wenn Sie nur in einem bestimmten Zellbereich des Arbeitsblattes vorgenommene Än-
derungen annehmen oder ablehnen möchten, tippen Sie den Zellbezug direkt in das
Feld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche , wählen Sie den Bereich im Arbeits-
blatt mit der Maus aus und drücken Sie zum Abschluss die (¢)-Taste. Ansonsten de-
aktivieren Sie diese Option.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_]. Überprüfen Sie nun im Dialogfeld Änderungen anneh-
men oder ablehnen die einzelnen Änderungen:
Änderungen von Sabine Till annehmen oder ablehnen?
Über die Schaltflächen [Annehmen] und [Ablehnen] legen Sie eine Aktion für jede einzelne Ände-
rung fest, über [Alle_annehmen] und [Alle_ablehnen] können Sie alle verbleibenden Änderungen
auf einmal annehmen oder ablehnen.
Bevor Sie die nächste Änderung anzeigen können, müssen Sie die vorherige anneh-
men oder ablehnen.
Wenn Sie aufgefordert werden, einen Wert auszuwählen, markieren Sie zunächst den gewünsch-
ten Wert und klicken Sie dann auf [Annehmen].
Einen Wert auswählen
Änderungsnachverfolgung deaktivieren
Ist die freigegebene Arbeitsmappe durch ein Kennwort geschützt (siehe Seite 207), klicken Sie
zum Deaktivieren der Änderungsnachverfolgung zunächst in der Symbolleiste für den schnellzu-
griff auf die Schaltfläche Freigabeschutz aufheben.
Geben Sie das Kennwort ein und klicken Sie auf [_OK_]. Sollte eine Warnung erscheinen, dass
der Änderungsverlauf endgültig gelöscht wird, bestätigen Sie sie mit [_Ja_].
Warnmeldung
Ist die Arbeitsmappe jedoch nicht durch ein Kennwort geschützt, deaktivieren Sie die Än-
derungsnachverfolgung wie folgt: Klicken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die
Schaltfläche Arbeitsmappe teilen (Legacy) und wählen Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe
freigeben im Register Weitere die Option Keinen Änderungsverlauf führen.

Keinen Änderungsverlauf führen
Bestätigen Sie die Warnmeldung mit [_Ja_].
Beibehalten einer Kopie der Informationen im Änderungsverlauf

Wenn Sie die Änderungsnachverfolgung deaktivieren, wird der Änderungsverlauf gelöscht. Sie
können aber das Arbeitsblatt Änderungsverlauf vor der Deaktivierung der Änderungsnachver-
folgung drucken oder in eine andere Arbeitsmappe kopieren, um die Informationen zu behalten:
1. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Änderungen nach-
verfolgen (Legacy) und wählen Sie im Untermenü Änderungen hervorheben.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Änderungen hervorheben das Kontrollkästchen Wann und
wählen Sie über den Listenpfeil Immer.
3. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Wer und Wo.
4. Aktivieren Sie Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren und klicken Sie auf
[_OK_].
5. Drucken Sie nun das Arbeitsblatt Änderungsverlauf aus und/oder kopieren Sie es in eine
andere Arbeitsmappe:
• Das Arbeitsblatt Änderungsverlauf ausdrucken
Wechseln Sie zum Arbeitsblatt Änderungsverlauf, wählen Sie auf der
Registerkarte Datei im Navigationsbereich Drucken, nehmen Sie die
gewünschten Druckeinstellungen vor und starten Sie den Ausdruck über
die Schaltfläche Drucken.
• Den Änderungsverlauf in eine andere Arbeitsmappe kopieren
Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Änderungsverlauf zunächst den Bereich, den Sie
kopieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren (Registerkarte Start,
Gruppe Zwischenablage) oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(C). Öffnen
Sie eine neue Arbeitsmappe, klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Kopie einfügen
möchten und fügen Sie den Änderungsverlauf beispielsweise über die Schaltfläche
Einfügen (Registerkarte Start, Gruppe Zwischenablage) oder die Tastenkombination
(Strg)+(V) ein.
Kommentare und Notizen eingeben

Die Kommentarfunktion können Sie dank des Feldes Antworten dazu verwenden, Unterhaltung
mit anderen Personen zu führen. Demgegenüber stehen die Notizen, die so funktionieren, wie

die Kommentare früherer Excel-Versionen. Sie können Sie verschieben und in der Größe ändern,
aber nicht darauf antworten.
Überprüfen Sie in den Excel-Optionen die eingetragenen Benutzerinformationen (Da-

tei-Menü, , Seite Allgemein). Excel versieht jeden Kommentar mit dem Be-
nutzernamen der aktuellen Benutzerin oder des aktuellen Benutzers. Wird eine Datei
von mehreren Personen überarbeitet, können Sie anhand des Namens erkennen, von
wem ein Kommentar oder eine Notiz stammt.
Benutzerinformationen
Neuer Kommentar
Markieren Sie die gewünschte Zelle und klicken Sie auf der Registerkarte Über-
prüfen auf die rechtsstehende Schaltfläche.
Excel öffnet daraufhin neben der Zelle ein Feld, das be-
reits den Benutzernamen enthält. Geben Sie den Kom-
mentar ein und klicken Sie auf das Symbol Posten .
Der Kommentar wird nun zusammen mit dem Feld Ant-
worten eingefügt, so dass Sie eine Unterhaltung mit an-
deren Personen führen können. In der oberen rechten
Ecke sehen Sie, zu welcher Zelle er gehört (hier A1):
Den Kommentar eingeben
Der Kommentar mit dem Antworten-Feld
Kommentare anzeigen
Ob eine Zelle mit Kommentaren versehen wurde, erkennen Sie an dem kleinen
Symbol in der rechten oberen Ecke. Wenn Sie den Zeiger über die Zelle bewe-
gen, wird der zugehörige Kommentar angezeigt. Sie haben aber auch die Mög-
lichkeit, die Kommentare der Arbeitsmappe ständig sichtbar zu machen.

Um alle Kommentare in einem Aufgabenbereich am rechten Fensterrand einzublenden, klicken
Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Alle
Kommentare anzeigen. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche deaktiviert sie und blendet den
Aufgabenbereich wieder aus.
Über die Schaltflächen Vorheriger und Nächster (Registerkarte Über-

prüfen, Gruppe Kommentare) blenden Sie einzelne Kommentare im
Arbeitsblatt ein. Ein Klick auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kom-
mentars blendet sie wieder aus.
Kommentar bearbeiten
Markieren Sie die Zelle, die den Kommentar enthält, so
dass der Kommentar angezeigt wird. Wenn Sie nun mit
der Maus in das Kommentarfeld zeigen, erscheint die
Schaltfläche Bearbeiten. Klicken Sie darauf, nehmen
Sie die gewünschten Änderungen vor und schließen
Sie die Bearbeitung durch Klick auf die Schaltfläche
Speichern ab.
Kommentar bearbeiten
Kommentar ändern und speichern
Haben Sie vorher die Kommentare eingeblendet, nehmen Sie die Änderungen auf die
gleiche Weise im Aufgabenbereich Kommentare vor.
Kommentar löschen
Um einen Kommentar zu löschen, markieren Sie die betreffende Zelle und klicken
auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche
Löschen. Excel löscht dann lediglich den Kommentar, der Zellinhalt bleibt erhalten.
Neue Notiz
Wie am Anfang des Kapitels erwähnt, funktionieren die Notizen
wie die Kommentare in früheren Versionen von Excel. Markie-
ren Sie die gewünschte Zelle, klicken Sie auf der Registerkarte
Überprüfen auf die Schaltfläche Notizen und wählen Sie im
Untermenü den Befehl Neue Notiz.
Excel öffnet daraufhin neben der Zelle ein Feld, das bereits den
Benutzernamen enthält und mit einem kleinen Pfeil auf die mar-
kierte Zelle verweist. Geben Sie den Kommentar ein und klicken
Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kommentarfeldes.
Neue Notiz
Falls das Notizfeld zu klein ist, können Sie es durch Ziehen eines Anfassers mit der
Maus vergrößern.

Notizen anzeigen
Ob eine Zelle mit einer Notiz versehen wurde, erkennen Sie an dem kleinen roten Dreieck in
der rechten oberen Ecke. Wenn Sie den Zeiger über die Zelle bewegen, wird die zugehörige Notiz
angezeigt. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Notizen der Arbeitsmappe ständig sichtbar
zu machen.
Eine Notiz anzeigen
Um alle Notizen im Arbeitsblatt einzublenden, klicken Sie auf der Re-

gisterkarte Überprüfen in der Gruppe Notizen auf die Schaltfläche
Notiz und wählen im Untermenü den Befehl Alle Notizen anzeigen.
Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche und Auswahl des Befehls Alle
Notizen anzeigen deaktiviert diesen und blendet die Notizen wieder
aus. Möchten Sie nur einzelne Notizen dauerhaft ein- oder wieder-
blenden, wählen sie im Untermenü den Befehl Notiz ein-/ausblen-
den, nachdem Sie die entsprechende Zelle markiert haben.
Über die Befehle Vorherige Notiz und Nächste Notiz des Unterme-
nüs zeigen Sie einzelne Notizen an. Ein Klick auf eine beliebige Alle Notizen anzeigen
Stelle im Arbeitsblatt schließt sie wieder.
Notiz bearbeiten
Markieren Sie die Zelle, die die Notiz enthält, klicken Sie auf der Re-
gisterkarte Überprüfen in der Gruppe Notizen auf die Schaltfläche
Notizen und wählen Sie im Untermenü den Befehl Notiz bearbei-
ten. Hier handelt es sich um einen Wechselbefehl: Wird eine Zelle
markiert, die noch keinen Kommentar enthält, heißt er Neue Notiz.
Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor und schließen
Sie die Bearbeitung durch Klick auf eine beliebige Stelle außerhalb
des Notizfeldes ab. Notiz bearbeiten
Notiz löschen
Um eine Notiz zu löschen, markieren Sie die betreffende Zelle und klicken auf der Re-
gisterkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Löschen.
Excel löscht dann lediglich die Notiz, der Zellinhalt bleibt erhalten.
Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen

Wenn Sie jeweils eine Kopie einer freigegebenen Arbeitsmappe an unterschiedliche Mitarbeiter
weitergegeben haben, damit diese sie bearbeiten, können Sie die Arbeitsmappen nach der Be-
arbeitung zusammenführen und sich so alle Änderungen übersichtlich in einer Arbeitsmappe an-
zeigen lassen. Voraussetzung ist, dass die Kopien auch freigegeben sind, einen anderen Namen
haben als die Originalarbeitsmappe und nicht geöffnet sind. Ferner benötigen Sie die Schaltfläche
Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen, die Sie erst noch der Symbolleiste für den
Schnellzugriff oder dem Menüband zufügen müssen (siehe Seite 244).

1. Öffnen Sie die freigegebene Originalarbeitsmappe
Kostenprognose Rohdaten.xlsx und klicken Sie
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die
zuvor zugefügte Schaltfläche Arbeitsmappen ver-
Symbolleiste für den Schnellzugriff
gleichen und zusammenführen.
2. Navigieren Sie im Explorer-Fenster Wählen Sie die Dokumente … zu dem Ordner, in dem
sich die bearbeiteten Kopien befinden, markieren Sie alle gewünschten Kopien bei gedrückter
(Strg)-Taste und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_].
Bearbeitete Kopien auswählen
3. Excel hat die geänderten bzw. neuen Zellinhalte in das Originaldokument übernommen.
Ergebnis der Zusammenführung
4. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Kostenprognose ab.
Aufheben der Freigabe der Arbeitsmappe

Stellen Sie vor dem Aufheben der Freigabe sicher, dass alle anderen Benutzer ihre Arbeit an der
Arbeitsmappe abgeschlossen haben, da die nicht gespeicherten Änderungen sonst verloren ge-
hen. Auch der Änderungsverlauf wird mit dem Aufheben der Freigabe gelöscht. Um dessen In-
formationen zu bewahren, ist es empfehlenswert, das Arbeitsblatt Änderungsverlauf zu drucken
und/oder in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren, wie es auf der Seite 216 beschrieben ist.

Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um die Freigabe der Arbeitsmappe aufzuheben:
1. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Arbeitsmappe
freigeben (Legacy) und überprüfen Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben im Register
Status, ob auch wirklich nur Sie in der Liste Diese Benutzer greifen gemeinsam auf die
Datei zu aufgeführt sind.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Die alte Funktion „Arbeitsmappenfreigabe“ …
und klicken Sie auf [_OK_].
Wenn man das Kontrollkästchen nicht deaktivieren kann, ist die Arbeitsmappe mit ei-
nem Kennwort geschützt. Gehen Sie dann wie folgt vor:
3. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Freigabeschutz
aufheben.
4. Geben Sie das Kennwort ein und bestätigen Sie es mit [_OK_].
5. Falls nötig, bestätigen Sie den Hinweis mit [_Ja_].
6. Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben auf der Registerseite Status
das Kontrollkästchen Die alte Funktion „Arbeitsmappenfreigabe“ … deaktiviert ist.
Temporäres Aufheben der Arbeitsmappenfreigabe für einen Benutzer
Sie haben die Möglichkeit, temporär einzelne
Benutzer von der freigegebenen Arbeitsmappe
zu trennen. Stellen Sie davor aber sicher, dass
diese ihre Arbeit in der Arbeitsmappe abge-
schlossen haben, da sonst ihre nicht gespei-
cherten Daten verloren gehen. Trotz Trennung
haben die Benutzer aber die Möglichkeit, die
freigegebene Arbeitsmappe danach erneut zu
öffnen und zu bearbeiten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen

in der Gruppe Schützen auf Arbeitsmappe
freigeben, markieren Sie im rechtsstehenden
Dialogfeld auf der Registerseite Status den Na-
men der Person, deren Verbindung Sie aufhe-
ben möchten, und klicken Sie auf
[Benutzer_entfernen]. Einen Benutzer von der Arbeitsmappe trennen
Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit [_OK_]:
Meldung
21.2 Freigeben über die Cloud

Neben der Freigabe einer Arbeitsmappe in einem Netzwerk, bietet Ihnen Excel auch die Möglich-
keit, sie über die Cloud freizugeben. Dazu laden Sie die Personen direkt in Excel ein, ohne das
Programm bzw. das Dokument zu verlassen. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsmappe im Da-
teityp .xlsx in der Cloud (z.B. OneDrive, OneDrive for Business) gespeichert wurde oder noch
gespeichert wird.

1. Öffnen Sie die Datei Probe1 von BVW1, Einsparungen.
2. Klicken Sie oben im Menüband ganz rechts auf die Schalt-
fläche Teilen.
3. Wenn Ihr Dokument noch nicht in der Cloud gespeichert
war, öffnet sich das Dialogfeld Freigeben. Klicken Sie auf
die entsprechende OneDrive Schaltfläche, melden Sie
sich gegebenenfalls mit Ihrem Microsoft- oder Organisati-
ons-Konto an und fahren Sie wie im vorherigen Kapitel be-
schrieben mit der Speicherung fort. Datei zuerst in der Cloud speichern
4. Nun öffnet sich am rechten Fensterrand der Aufgabenbe-

reich Freigeben.
5. Geben Sie im Feld Personen einladen die E-Mail-Ad-
resse(n) der gewünschten Anwender ein (mehrere Adres-
sen durch ein Komma getrennt) oder wählen Sie sie nach
einem Klick auf das Symbol aus Ihren Kontakten aus.
6. Legen Sie im darunterliegenden Listenfeld fest, ob diese
Personen das Dokument bearbeiten oder nur anschauen
können. Aufgabenbereich Freigeben
7. Geben Sie falls gewünscht eine Nachricht in das dafür vor-

gesehene Feld unterhalb des Listenfelds ein.
8. Klicken Sie abschließend im Aufgabenbereich auf die
Schaltfläche [Freigeben].
Die eingeladenen Personen erhalten nun eine E-Mail mit einem

Link zum Öffnen des Dokuments:
Der Aufgabenbereich
Freigabelink in einer E-Mail nach der Freigabe
Sie können dann anhand der Initialen links von der Teilen-Schaltfläche oben im Menüband er-
kennen Sie, wer das Dokument geöffnet hat.
Thomas Bergmann hat die Arbeitsmappe geöffnet
Wenn Sie als Empfänger einer so freigegebenen Datei versuchen, etwas einzugeben,
erscheint über den Spaltenköpfen eine Informationsleiste. Zum Bearbeiten des Doku-
ments klicken Sie in der Leiste auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten und be-
stätigen Sie Ihr Konto.

21.3 Eine Arbeitsmappe in Excel Online freigeben
Auch in Excel Online können Sie die Bearbeitung eines Dokuments für
andere Personen freigeben.
1. Starten Sie Excel Online (Seite 204) in Ihrem Browser und öffnen Sie
die betreffende Datei. Im Datei-Menü
2. Wählen Sie im Datei-Menü den Befehl Teilen und klicken Sie auf der
Seite Teilen auf das rechtsstehende Symbol Mit anderen teilen oder
Sie klicken ganz oben in der Registerleiste auf Teilen. Im Menüband
3. Im sich öffnenden Rahmen können Sie unter An die Namen gespeicherter Kontakte oder E-
Mail-Adressen jeweils durch Kommata getrennt in das dafür vorgesehene Feld eintippen. Be-
reits beim Eingeben eines Namens werden mögliche Personen aus Ihren gespeicherten Kon-
takten angezeigt, die Sie einfach per Mausklick auswählen können.
Personen für die Freigabe eingeben bzw. auswählen
Zum Speichern von Kontakten klicken Sie auf der Startseite oben ganz links in der Me-
nüleiste auf das Symbol (Seite 203), dann auf die Kachel Kontakte und in der Menü-
leiste der Seite Kontakte auf Neu.
4. Klicken Sie nun auf den Link Empfänger können Elemente bearbeiten und legen Sie an-
hand der Listenfelder fest, ob eine Bearbeitung des Dokuments möglich sein soll oder ob es
nur zur Ansicht geöffnet wird und ob die Personen sich mit einem Microsoft-Konto anmelden
müssen:
Freigabe-Optionen festlegen
5. Geben Sie, wenn Sie möchten, in dem dafür vorgesehenen Feld eine Nach-
richt ein und schließen Sie die Eingabe über die Schaltfläche Teilen ab. Mit
der grauen Schaltfläche Schließen können Sie die Freigabe jederzeit abbre-
chen.
6. Auf der nächsten Seite können Sie nun noch einmal für die einzelnen Emp-
fänger auswählen, ob diese das Dokument bearbeiten dürfen:

Markieren Sie den entsprechenden Empfänger links im Na-
vigationsbereich, klicken Sie im rechten Teil des Fensters
auf den Listenpfeil und ändern Sie die Bearbeitungsmög-
lichkeit durch den Empfänger ab oder schließen Sie ihn über
den Befehl Nicht mehr teilen von der Freigabe aus. Klicken
Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche Schließen.
Bearbeitungsmöglichkeit für einzelne Empfänger ändern
7. Die Empfängerin oder der Empfänger erhält eine E-Mail, die eine Information über die Frei-
gabe des Dokuments enthält:
Benachrichtigung über die Freigabe
8. Das Dokument wird mit einem Klick auf den Link geöffnet:
Verknüpfung zum Öffnen

Excel Web-Dokument
Über den Weg Arbeitsmappe bearbeiten, Im Browser bearbeiten wechseln Sie in den Bear-
beitungsmodus.
In Excel Online bearbeiten

22 Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server
Microsoft SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb eines
Unternehmens oder einer Behörde mit hervorragenden Dokumenten- und Inhaltsverwaltungs-
funktionen. Über einen Internetbrowser (z.B. Internet Explorer) können Sie unabhängig von Ihrem
Standort auf SharePoint mit den dort gespeicherten Informationen zugreifen. Arbeiten im Team,
bei Bedarf sogar über Unternehmensgrenzen hinweg, wird dadurch vereinfacht, dass bestimmte
– nicht alle – Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. So fin-
den Sie auf SharePoint immer die jeweils aktuelle Version einer Datei. Das Hin- und Herschicken
von Dokumenten per E-Mail und die damit einhergehende verwirrende Flut von Mails wird
dadurch vermieden.
Die Plattform SharePoint ist auf einem sogenannten Server installiert. Das ist ein Computer, der
in irgendeinem Gebäude Ihrer Firma/Behörde aufgestellt ist. Über das Firmen-/Behörden-Netz-
werk greifen Sie auf SharePoint zu. Der Server kann sich aber auch irgendwo auf der Welt befin-
den. Die Fachleute sprechen dann von der Datenwolke (engl. Cloud). Dann ist es erforderlich,
dass Ihr Computer einen Internetzugang hat, damit Sie mit SharePoint arbeiten können.
22.1 SharePoint aufrufen

Öffnen Sie zunächst Ihren Internet Browser (z.B. Internet Explorer) und geben Sie in die Adress-
leiste die Adresse der SharePoint-Site ein. Das ist die so genannte Teamwebsite. Sie kann sehr
unterschiedlich aussehen, da sie möglicherweise von den Fachleuten individuell gestaltet wird.
Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort (Passwort) ein. Alle diese Informationen
erhalten Sie von Ihrem Administrator. Eine Adresse, die real so nicht existiert, könnte beispiels-
weise folgendermaßen aussehen:
Beispiel für die Adresse einer SharePoint-Site (Phantasiename)
Es wird die Homepage Ihrer Teamwebsite geöffnet. Das aus den Office-Programmen vertraute
Menüband ist in SharePoint kontextbezogen, das heißt, je nachdem, wo Sie sich gerade befinden
(z.B. Homepage, Bibliotheken, Listen), werden unterschiedliche Befehle im Menüband angezeigt.
Die Schnellstartleiste (Navigationsbereich) im linken Teil des Fensters ermöglicht Ihnen über
Links (Verknüpfungen) den Zugang zu anderen Bereichen, z.B.:
Beispiel für ein SharePoint-Fenster

Alle hier gezeigten Fenster können sehr unterschiedlich aussehen. Das wird von den
Administratoren eingestellt.
22.2 Dokumente bearbeiten, die nicht gesperrt sind

Dokumente, die auf dem SharePoint Server gespeichert sind, können von allen Benutzerinnen
und Benutzern geöffnet werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügen. Vorausset-
zung ist allerdings, dass die Datei, die Sie öffnen möchten, nicht gesperrt ist, also dass sie ein-
gecheckt ist. Eventuell wurden Sie auch durch eine E-Mail über die Freigabe informiert. In man-
chen Unternehmen und Behörden sind bestimmte Ordner und/oder Dateien standardmäßig frei-
gegeben, in anderen wiederum ist ausdrücklich eine Freigabe erforderlich.
Bei den nachfolgend beschriebenen Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie bereits auf Ih-
rem Computer das Programm Excel gestartet haben und angemeldet sind.
1. Öffnen Sie in Ihrem Browser die Teamwebsite (Seite 226).
2. Klicken Sie links in der Schnellstartleiste z.B. auf Dokumente. In die-
ser Dokumentenbibliothek werden nun alle Ordner und Dateien an-
gezeigt, die hier gespeichert wurden. An den Symbolen links vom
Dateinamen erkennen Sie, um welchen Typ es sich handelt, z.B.
Ordner , Word , Excel , PowerPoint .
Eventuell haben die Administratoren Ihrer Teamwebsite noch weitere
Bibliotheken und/oder Ordner angelegt. In diesem Fall klicken Sie auf
Schnellstartleiste den Namen der Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist.
(Beispiel)
3. Zum Öffnen eines Ordners klicken Sie mit dem Mausfinger auf den Ordnernamen, z.B.:
Ordner mit Mausklick öffnen
4. Zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile mit dem Dokument, das Sie bearbeiten möchten. Der
Dateiname wird als Verknüpfung unterstrichen und links vom Dateisymbol erscheint ein Häk-
chen:
Mit der Maus auf einen Eintrag zeigen
5. Zum Öffnen eines Dokuments wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:
• Klicken Sie auf den Dateinamen.
• Oder aktivieren Sie mit einem Mausklick vor dem Dateinamen dauerhaft das Kon-
trollkästchen und dann klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte
Dateien in der Gruppe Öffnen und Auschecken auf die Schaltfläche Dokument
bearbeiten.
• Oder öffnen Sie durch Klick auf das 3-Punkte-Symbol die Dokumentvorschau
mit der Befehlszeile. Klicken Sie am unteren Rand auf das 3-Punkte-Symbol .
Es wird ein Menü geöffnet. Wählen Sie den Befehl In Excel öffnen.

Die Dokumentvorschau mit den Befehlen BEARBEITEN, FREIGEBEN, FOLGEN
und dem 3-Punkte-Symbol
6. Nun erscheint eventuell eine Warnung, dass Sie die Datei nur öffnen sollten, wenn Ihnen die
Datei nicht verdächtig vorkommt und Sie ihre Herkunft als vertrauenswürdig einstufen. Be-
stätigen Sie den Hinweis und gegebenenfalls Ihre Auswahl mit [_Ja_] bzw. [_OK_], um das
Dokument zu öffnen.
7. Falls die Arbeitsmappe schreibgeschützt ist, klicken Sie in der gelben Informationsleiste auf
die Schaltfläche [Arbeitsmappe_bearbeiten].
Jetzt können Sie die Arbeitsmappe bearbeiten
8. Das Dokument wird in Microsoft Excel geöffnet. Es hängt von Ihrer Berechtigungsstufe ab,
ob Sie das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten können. Im Nur-Lesemodus können
Sie im Dokument nichts ändern.
9. In bestimmten Arbeitsumgebungen wird das Dokument zunächst in Excel Online (siehe
Seite 203) geöffnet. Um es in Excel zu bearbeiten, klicken Sie im Web-Browser oben auf den
Befehl In Desktop App öffnen.
10. Falls Sie erneut nach Ihrem SharePoint-Benutzernamen und -Kennwort (Passwort) gefragt
werden, geben Sie Ihre Anmeldedaten ein.

11. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen wie gewohnt vor und speichern Sie das Dokument
auf einem der Ihnen bekannten Wege ab, z.B. über das Symbol Speichern in der Symbol-
leiste für den Schnellzugriff. Während des Speichervorgangs, der eventuell etwas dauern
kann, wird das Dokument auf den Server hochgeladen, was Sie an dem entsprechenden
Hinweis unten in der Statusleiste in Excel erkennen können:
Hinweis in der Statusleiste
12. Zum Schluss können Sie das Dokument schließen. Es steht danach in der abgeänderten
Form in SharePoint zur Verfügung.
22.3 Auschecken und Einchecken einer Datei

Das Auschecken einer Datei dient dazu sicherzustellen, dass niemand Änderungen an der Datei
vornehmen kann, bis Sie sie wieder einchecken (= Sperre aufheben). Nachdem Sie die Änderun-
gen abgeschlossen haben, müssen Sie die Datei entweder wieder einchecken, damit sie Ihren
Kolleginnen und Kollegen samt Änderungen zur Verfügung steht, oder das Auschecken verwer-
fen, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen doch nicht speichern möchten.
Soll hingegen für mehrere Personen die Möglichkeit bestehen, gleichzeitig eine Datei zu bearbei-
ten, darf sie nicht ausgecheckt werden!
In manchen Firmen oder Behörden sind die Bibliotheken so konfiguriert, dass das Aus-
checken von Dateien zwingend erforderlich ist.
Auschecken einer Datei (= für andere Benutzer sperren) in SharePoint

1. Wechseln Sie im Browser zu der Bibliothek in SharePoint, in der sich die Datei befindet, die
Sie auschecken und bearbeiten möchten, z.B. Dokumente.
2. Zeigen Sie mit der Maus in der Dateiliste auf die Zeile mit dem Dokument und wählen Sie
eine der folgenden Möglichkeiten aus:
• Entweder öffnen Sie durch Klick auf das 3-Punkte-
Symbol die Dokumentvorschau und klicken
unten in der Befehlszeile ebenfalls auf das 3-
Punkte-Symbol :
Ausschnitt der Dokumentvorschau
In dem Menü wählen Sie den Befehl Erweitert,

Auschecken. Menü mit dem Befehl Ausschecken
• Oder aktivieren Sie mit der Maus dauerhaft das Häkchen (Kontroll-
kästchen) und klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte Da-
teien in der Gruppe Öffnen und Auschecken auf die Schaltfläche
Auschecken. Auf diesem Weg können Sie auch gleich mehrere Doku-
mente auf einmal auschecken, indem Sie vorher mehrere Kontrollkästchen
aktivieren.

Registerkarte Dateien (Ausschnitt)
Solange Sie die Datei(en) nicht wieder in die Bibliothek eingecheckt haben, können Ihre Kolle-
ginnen und Kollegen sie nicht bearbeiten und auch die von Ihnen vorgenommenen Änderungen
nicht einsehen!
Auschecken einer Datei in Excel

Sie können auch direkt in Excel ein bereits geöffnetes Do-
kument auschecken. Dazu klicken Sie im Datei-Menü auf
der Seite Informationen auf die Schaltfläche Versionen
verwalten und wählen im Untermenü den Befehl Aus-
checken.
Auschecken im Datei-Menü von Excel
Einchecken einer Datei in Excel (= für andere Benutzer freigeben)

Zum Einchecken eines geöffneten Dokuments direkt in Excel werden Ihnen wieder verschiedene
Wege angeboten:
• Klicken Sie im Datei-Menü auf der Seite Informationen auf die Schaltfläche Einchecken:
Einchecken im Datei-Menü auf der Seite Informationen
• Wenn Sie ein ausgechecktes Dokument in Excel geöffnet, bearbeitet und gespeichert ha-
ben, erhalten Sie beim Schließen des Dokuments auch das nachfolgende Dialogfeld. Kli-
cken Sie zum Einchecken auf [_Ja_]:
Beim Schließen auch einchecken?
Egal für welchen Weg Sie sich entschieden haben, es erscheint danach ein Kommentar-Dialog:
Kommentar eingeben
Wichtig: Tragen Sie Ihre durchgeführten Änderungen als kurze Kommentare ein, damit Ihre Kol-
legen dies nachvollziehen können. Klicken Sie dann auf [_OK_]. Das Dokument ist wieder einge-
checkt.

Einchecken einer Datei in SharePoint
Im Browser erkennen Sie auf Ihrer Teamwebsite eine ausge-
checkte Datei an dem kleinen grünen Pfeil im Excel-Symbol
vor dem Dateinamen. Wenn Sie mit der Maus auf dieses Sym- Ausgecheckte Datei mit grünem Pfeil
bol zeigen, wird in einer QuickInfo der Name des Dokuments
angezeigt und wer es ausgecheckt hat.
Zum Einchecken wechseln Sie in SharePoint in die Bibliothek,

in der die Datei gespeichert ist, und zeigen mit der Maus auf
die entsprechende Dokument-Zeile. QuickInfo
• Jetzt öffnen Sie wieder durch Klick auf das 3-Punkte-Symbol die Dokumentvorschau. Kli-
cken Sie unten in der Befehlszeile ebenfalls auf das 3-Punkte-Symbol . Im Menü (Bild auf
der vorherigen Seite) wählen Sie den Befehl Erweitert, Einchecken.
• Oder aktivieren Sie mit der Maus dauerhaft das Häkchen (Kontroll-
kästchen) und klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte
Dateien in der Gruppe Öffnen und Auschecken auf die Schaltfläche
Einchecken. Auf diesem Weg können Sie auch gleich mehrere Doku-
mente auf einmal einchecken, indem Sie vorher mehrere Kontrollkäst-
chen aktivieren.
Wählen Sie im nachfolgenden Meldungsfeld aus, ob Sie das Auschecken nach dem Einchecken
beibehalten möchten (Auswahl Ja). Das ist dann sinnvoll, wenn Sie die Datei weiter bearbeiten
möchten, andere Personen aber die Möglichkeit erhalten sollen, bereits getätigte Änderungen
einzusehen. Sind Sie mit dem Bearbeiten fertig, wählen Sie Nein.
Wichtig: Tragen Sie Ihre durchgeführten Änderungen als kurze Kommentare ein, damit Ihre Kol-
legen dies nachvollziehen können. Klicken Sie dann auf [_OK_]. Das Dokument ist wieder einge-
checkt.
Das Meldungsfeld Einchecken
Den Auscheckvorgang verwerfen

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt haben, aber dann doch keine Änderungen vornehmen wollen
oder die vorgenommenen Änderungen nicht beibehalten möchten, sollten Sie das Auschecken
verwerfen, anstatt die Datei zu speichern. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Versions-
nachverfolgung aktiviert ist, um das unnötige Erstellen einer neuen, aber unveränderten Version
zu vermeiden. Bei aktivierter Versionsnachverfolgung wird nämlich von jeder aus- und wieder
eingecheckten Datei eine neue Version gespeichert. Fragen Sie am besten Ihren Administrator
nach den Versionierungseinstellungen in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Behörde.
Entweder klicken Sie in Excel im Datei-Menü auf der Seite Informationen auf die Schaltfläche
Auschecken verwerfen (Bild Seite 230) oder wechseln Sie im Browser-Fenster in die

SharePoint-Bibliothek, in der sich die ausgecheckte Datei befindet. Wählen Sie einen der bereits
bekannten Wege: Klicken Sie im 3-Punkte-Menü auf den Befehl Erweitert, Auschecken ver-
werfen oder aktivieren Sie wieder das Häkchen und klicken Sie auf der Registerkarte Dateien
auf die Schaltfläche . Eventuell müssen Sie noch die folgende Meldung mit [_Ok_]
bestätigen.
Den Hinweis bestätigen
Der Befehl Freigeben in SharePoint

Beim Ein- und Auschecken hier in SharePoint ist Ihnen vielleicht an verschiedenen Stellen der
Befehl Freigeben aufgefallen, z.B. in einem Menü oder in der Befehlszeile oberhalb der Datei-
liste:
Der Befehl Freigeben oberhalb der Dateiliste
Bitte verwechseln Sie dieses Freigeben nicht mit dem Einchecken. Das Freigeben entspricht der
bereits vorher beschriebenen Funktion Freigeben über die Cloud (ab Seite 221) bzw. in Excel
Online (ab Seite 223). Hiermit teilen Sie anderen Personen per E-Mail mit, dass diese Arbeits-
mappe bearbeitet oder auch nur gelesen werden kann:
Eine Arbeitsmappe in SharePoint freigeben
22.1 Gleichzeitiges Bearbeiten von Arbeitsmappen

Zwingende Voraussetzung für das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist, dass diese nicht
ausgecheckt wurden! Ist diese Voraussetzung erfüllt, können mehrere Benutzerinnen und Benut-
zer gleichzeitig dieselbe Arbeitsmappe öffnen und bearbeiten.
Wenn Sie eine Arbeitsmappe in Excel geöffnet haben, die bereits von einer anderen Person be-
arbeitet wird (im Beispiel Thomas Bergmann), erscheint oben rechts ein entsprechender Hin-
weis:

Hinweis, dass das Dokument von einer anderen Person bearbeitet wird
Anhand der Initialen links von der Teilen-Schaltfläche oben im Menüband erkennen Sie, wer das
Dokument geöffnet hat.
Im folgenden Beispiel sehen Sie den eigenen, grünen Zellcursor (Zellzei-

ger) in der Zelle F8. Gleichzeitig ist der Bereich F8:H12, den der
andere Benutzer gerade markiert hat, blau umrandet und mit einem kleinen
Symbol versehen. Wenn Sie darauf zeigen, wird der Name der Person Beim Zeigen wird der
Name sichtbar
angezeigt.
Dieses Dokument wird im Browser von zwei Benutzern gleichzeitig bearbeitet
22.2 Aufgabenbereich Verlauf

Wenn Sie das Dokument mit einer vorherigen Version verglei-
chen möchten, klicken Sie links im Navigationsbereich des Da-
tei-Menüs auf den Befehl Informationen und dann auf
die Schaltfläche Versionsverlauf. Es wird der rechtsstehende
Aufgabenbereich geöffnet. Wenn ältere Versionen vorhanden
sind, werden sie hier aufgelistet. Mit einem Mausklick öffnen
Sie eine schreibgeschützte Version in einem weiteren Excel-
Fenster.
Falls eine gelbe Informationsleiste erscheinen sollte, klicken

Sie auf die Schaltfläche
[Bearbeitung_aktivieren].
Unter dem Menüband ist eine Schaltfläche platziert und in der

Aufgabenbereich Verlauf
Titelleiste stehen die Versionsangaben, z.B.:

Versionsangaben in der Titelleiste und Schaltfläche unter dem Menüband
Über die Schaltfläche [Wiederherstellen] wird dieses Dokument die aktuellste Version und steht
nun im Aufgabenbereich Verlauf an oberster Stelle
22.3 Upload - Dokumente auf den SharePoint-Server hochladen

Angenommen, Sie möchten einige Ihrer Dokumente, die nur lokal auf Ihrem Computer gespei-
chert sind, auch Ihren Kollegen zwecks Bearbeitung in SharePoint zur Verfügung stellen, dann
können Sie sie auf den SharePoint-Server hochladen bzw. speichern.
Ein Dokument in SharePoint (Browser) hochladen

1. Öffnen Sie zunächst im Browser die Teamwebsite wie es auf Seite 226 beschrieben ist und
wechseln Sie über die Schnellstartleiste in die Bibliothek, die das Dokument aufnehmen soll.
In unserem Beispiel ist das die Bibliothek Dokumente.
2. SharePoint bietet Ihnen zum Hochladen mehrere Befehle an, z.B.:
Klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte Dateien in der
Gruppe Neu auf die Schaltfläche Dokumentupload.
Registerkarte Dateien,
3. Im nachfolgenden Meldungsfeld klicken Sie auf [Durchsuchen]: Gruppe Neu
Klicken Sie auf Durchsuchen
4. Wählen Sie im folgenden Explorer-Fenster das entsprechende Laufwerk und den Ordner auf
Ihrem Computer aus, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf [Öffnen]:
Die Datei zum Hochladen auswählen
Der Dateipfad wurde nun in das Feld Datei auswählen eingefügt:

Der Dateipfad wurde eingefügt
5. Klicken Sie auf [_OK_], um das Hochladen, auch Upload genannt, zu starten. Im nachfolgen-
den Dialogfeld können Sie noch Dateieigenschaften eingeben bzw. auswählen, z.B. einen
Titel eintippen. Diese Informationen können bei einer späteren Suche sehr hilfreich sein:
Optional beispielsweise einen Titel eintippen
6. Klicken Sie auf [Speichern]. Danach steht das Dokument in der Bibliothek zur Verfügung und
wird durch das Piktogramm hinter dem Dateinamen als neu kenntlich gemacht, z.B.:
Ein Dokument wurde in die Bibliothek hochgeladen
Mehrere Dokumente auf einmal in SharePoint hochladen

Sie können auch mehrere Dokumente auf einmal hochladen. Verkleinern Sie das Browser-Fens-
ter, aber stellen Sie es so ein, dass die Dateiliste in der Bibliothek sichtbar ist, wie im vorherigen
Bild.

Öffnen Sie den Datei-Explorer (Windows-Explorer) und wählen Sie das
entsprechende Laufwerk und den Ordner aus. Verkleinern Sie dieses
Fenster und platzieren Sie die beiden Fenster neben- oder untereinan-
der. Nun markieren Sie im Datei-Explorer bei gedrückter (Strg)-Taste alle Datei-Explorer öffnen
Dateien, die in die Bibliothek hochgeladen werden sollen. Ziehen Sie die
Markierung bei gedrückter linker Maustaste in den Browser nach
SharePoint auf die Dateiliste. Statt der Dateiliste wird jetzt nur ein Rah-
men gezeigt mit dem Text Hier ablegen. Am Drag & Drop-Symbol steht
zwar das Wort Verschieben, aber tatsächlich werden die Dateien ko-
piert. Lassen Sie die Maustaste in dem Rahmen los, damit das Hochla- Drag & Drop-Symbol
den beginnen kann. Bei größeren Dateien nimmt dieser Vorgang even-
tuell eine gewisse Zeit in Anspruch.
Drei Dateien mit der Maus auf einmal direkt aus dem Datei-Explorer
auf die Dateiliste im Browser ziehen
Ein Dokument auf dem SharePoint-Server löschen

Zum Löschen zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile, in der sich das Dokument befindet:
• Jetzt öffnen Sie durch Klick auf das 3-Punkte-Symbol die Dokumentvorschau. Klicken
Sie unten in der Befehlszeile ebenfalls auf das 3-Punkte-Symbol . Im Menü (Bild auf der
Seite 229) wählen Sie den Befehl Löschen.
• Sie können aber auch mit der Maus dauerhaft das Häkchen (Kontrollkästchen) aktivieren
und dann entweder die (Entf)-Taste drücken oder im Menüband auf der Registerkarte Da-
teien in der Gruppe Verwalten auf das Symbol Dokument löschen klicken. Auf diesem
Weg können Sie auch gleich mehrere Dokumente auf einmal löschen, indem Sie vorher
mehrere Kontrollkästchen aktivieren.
Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit [_OK_].
Das Löschen mit OK bestätigen

Ein Dokument in Excel auf dem SharePoint-Server speichern
Microsoft Excel bietet Ihnen auch die Möglichkeit, ein Dokument direkt aus Excel heraus auf dem
SharePoint-Server zu speichern:
1. Öffnen Sie in Excel eine bereits vorhandene Datei oder erstellen Sie ein neues Dokument.
2. Klicken Sie im Datei-Menü in der Navigationsleiste auf Speichern unter und
dann im mittleren Bereich auf die Zeile mit dem SharePoint-Symbol.
3. Wenn bereits Dokumente in SharePoint gespeichert wurden, klicken Sie im rechten Teil des
Fensters auf den gewünschten Speicherort (z.B. Teamwebsite), dann auf den entsprechen-
den Ordner und schließlich auf die Schaltfläche [Speichern].
Zum Speichern auf einen der zuletzt verwendeten Orte oder Durchsuchen klicken
4. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche [Durchsuchen]. Das Fenster Speichern unter wird ge-
öffnet. Hier ist bereits die Bibliothek in einer Ordneransicht zu sehen. Falls das Dokument
noch nicht mit einem Dateinamen gespeichert war, geben Sie ihm einen Namen. Sonst kön-
nen Sie den bestehenden Namen beibehalten. Klicken Sie auf [Speichern].
Den Dateinamen beibehalten oder ändern und auf [Speichern] klicken
5. Nehmen Sie nun am Dokument noch weitere Änderungen vor und speichern Sie es
in Excel auf einem der Ihnen bekannten Wege.

22.4 Dateien synchronisieren
Sie können mit den Dateien, die auf dem SharePoint-Server bereitgestellt sind, auch lokal auf
Ihrem Computer arbeiten. Synchronisieren Sie danach diese Dateien, damit an beiden Stellen
jeweils die aktuelle Version gespeichert ist. Hierzu muss das Programm OneDrive auf Ihrem
Computer installiert sein.
In SharePoint die Synchronisierung aufrufen
Klicken Sie in Ihrem Browserfenster auf der SharePoint-Website oberhalb der Dateiliste auf den
Befehl Synchronisieren.
22.5 Übungen
1. Erstellen Sie eine Excel-Datei mit dem Namen SharePoint Übung1, laden Sie sie auf den
SharePoint-Server in eine Bibliothek Ihrer Wahl hoch und schließen Sie danach diese Ar-
beitsmappe in Excel.
2. Gehen Sie mit dem Browser in die entsprechende Bibliothek und nehmen Sie einige Ände-
rungen an der Datei SharePoint Übung1 vor. Wichtig ist, dass Ihre Kollegen zur gleichen
Zeit auch Änderungen an dieser Arbeitsmappe vornehmen können.
3. Nehmen Sie erneut Änderungen an der Datei SharePoint Übung1 vor, achten Sie aber dies-
mal darauf, dass niemand außer Ihnen die Datei bearbeiten kann.

23 Einstellungen in Excel durchführen
Ein Programm wie Excel wird in der Praxis für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Die Ar-
beitsumgebung in Excel ist auf die Mehrzahl der Anwenderinnen und Anwender abgestimmt, je-
doch können Sie Excel individuell für Ihre persönlichen Bedürfnisse optimieren.
23.1 Optionen
In den Excel-Optionen (Datei-Menü, ) können Sie Ihre Arbeit mit Excel erheb-
lich beeinflussen. Auf vielen Seiten besteht die Möglichkeit, die Einstellungen zu verän-
dern. Dazu gehören beispielsweise:
• Standardschriftart und der -arbeitsordner,
• Anzahl der Tabellenblätter, mit denen Excel geöffnet werden soll,
• Anzeige von Gitternetzlinien, Bildlaufleisten und Zeilen-/Spaltenüberschriften,
• Drag & Drop-Funktion usw.
Die Auswahl erfolgt über Kontrollkästchen, Optionsschaltflächen und Einträge in Zahlen-

und Textfeldern, z.B.:
Wenn in diesen Fenstern am Ende einer Option dieses

Symbol angebracht ist, können Sie durch Zeigen mit der Maus
eine QuickInfo öffnen.
Eine QuickInfo
Seite Allgemein
Seite Allgemein
Eine Excel 2019-Arbeitsmappe enthält standardmäßig 1 Tabellenarbeitsblatt. Über die Einstel-

lung So viele Blätter einfügen können Sie die Anzahl verändern. Excel akzeptiert bis zu 255
Tabellenarbeitsblätter.
In Excel wird die Standardschriftart Calibri verwendet. Wenn Sie lieber eine andere Schriftart
einsetzen möchten, können Sie diese über den entsprechenden Listenpfeil anzeigen lassen und
auswählen. Genauso kann auch die Standardschriftgröße eingestellt werden.

Die Veränderungen der Standardschriftart und der Schriftgröße werden erst nach einem
Neustart von Excel gültig. Sie haben Einfluss auf neue Dokumente und auf die Darstel-
lung in der Bearbeitungsleiste!
Seite Erweitert
Auf der Seite Erweitert stellen Sie im Bereich Anzeige beispielsweise die Liste der zuletzt geöff-
neten Dateien im Datei-Menü ein. Da sich auf diese Weise Dateien sehr schnell öffnen lassen,
sollten Sie diese Option nicht deaktivieren.
Seite Erweitert, Bereich Anzeige
Ebenso wird die Anzeige der Bearbeitungsleiste oberhalb der Spaltenköpfe bestimmt oder ob
eine QuickInfo erscheinen soll, wenn Sie mit der Maus auf eine Funktion zeigen. Durch Anklicken
aktivieren und deaktivieren Sie die einzelnen Kontrollkästchen.
Abbruchfeld
Namenfeld Bestätigungsfeld
Funktion einfügen
Bearbeitungsleiste
Tabelle
Spaltenkopf
markieren
Zeilenkopf
Wichtige Teile einer Arbeitsmappe
In den Bereichen Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen und Optionen für dieses Ar-
beitsblatt anzeigen auf der Seite Erweitert werden weitere häufig verwendete Einstellungen
(Gitternetzlinien, Zeilen- und Spaltenüberschriften, Bildlaufleisten, Nullwerte, Blattregister) für die
aktuelle Arbeitsmappe festgelegt.
Gitternetzlinien, also die Umrandung der einzelnen Zellen, dienen der Übersichtlichkeit einer Ta-
belle. Blenden Sie sie deshalb nicht zu früh aus, sondern warten Sie damit, bis die Tabelle fertig
ist.
Nullwerte können in der Anzeige auf dem Bildschirm unterdrückt werden. Wenn Sie das in Excel
standardmäßig eingestellte Häkchen entfernen, wird die Zahl Null auf dem Bildschirm nicht dar-
gestellt.
Über die Schaltfläche [Benutzerdefinierte_Listen_bearbeiten...] im Bereich Allgemein werden

die von Excel vorgegebenen und die selbst definierten Listen für das AutoAusfüllen gespeichert.

Diese Listen können auch zum Sortieren verwendet werden, aber nur als 1. Sortierkriterium. Wie
auf der Seite 54 erläutert, können Sie selbst eine neue Liste eintragen (der erste Eintrag darf aber
keine Zahl sein, jeder neue Eintrag muss in einer neuen Zeile stehen). Und Sie können auch eine
Liste aus einem bestehenden Arbeitsblatt importieren.
Bereich Bearbeitungsoptionen
In diesem Bereich werden verschiedene Grundlagen für Ihre tägliche Arbeitstechnik festgelegt.
Hier eine Auswahl wichtiger Punkte.
Seite Erweitert, Bereich Bearbeitungsoptionen
Wenn Sie einen Zelleintrag nicht nur in der Bearbeitungsleiste editieren möchten, sollten Sie das
Kontrollkästchen Direkte Zellbearbeitung zulassen nicht ausschalten. Sie haben so die Mög-
lichkeit, den Inhalt auch direkt in der Zelle zu bearbeiten.
Um eine direkte Bearbeitung in einer Zelle vorzunehmen, führen Sie einen Maus-Dop-
pelklick auf der gewünschten Zelle aus.
Drag & Drop – also das Verschieben und Kopieren von Zellen mit der Maus – funktioniert nur,
wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist.
Standardmäßig wird der Zellcursor nach dem Drücken der (¢)-Taste (Eingabetaste) um eine
Zeile nach unten versetzt. Dies können Sie mit Hilfe der Option Markierung nach Drücken
der Eingabetaste verschieben außer Kraft setzen. Oder Sie verändern die Richtung des Zell-
cursors:
Unten Rechts Oben Links.
Unter Dezimalkomma automatisch einfügen bestimmen Sie, nach wie vielen Stellen bei der
Zahlen-Eingabe das Dezimalkomma erscheinen soll. Klicken Sie das zugehörige Kontrollkäst-
chen an und tragen Sie die entsprechende Stellenanzahl in das Zahlenfeld ein. Sollten Sie sich
zum Beispiel für 3 entscheiden, zeigt Excel bei der Eingabe der Zahl 55 den Wert 0,055 an!
Bereich Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe
Hier sollten Sie Genauigkeit wie angezeigt festlegen aktivieren, wenn Excel nur mit den
Nachkommastellen rechnen soll, die Sie im Zahlenformat definiert haben. Excel rechnet sonst mit
15 Nachkommastellen.

Die Datumswerte werden normalerweise ab dem 01. Januar 1900 errechnet. Durch das Aktivie-
ren des Kontrollkästchens 1904-Datumswerte verwenden nimmt man als Ausgangsbasis den
02.Januar 1904. Verwenden Sie das 1904-Datumswertesystem zur Darstellung negativer Zeiten
bei der Zeitberechnung.
Startverzeichnisse (Startordner)
Excel kann über zwei Startverzeichnisse verfügen:
• Beim Start werden alle Arbeitsmappen (*.xlsx und *.xlsm), aber keine Vorlagen (*.xltx und
*.xltm), aus dem Ordner geöffnet, der auf der Seite Erweitert im Bereich Allgemein
eingetragen ist. Das kann auch ein Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk sein. Achten Sie bitte
auf die korrekte Schreibweise. Schreibfehler werden in dieser Zeile von Excel nicht erkannt.
Im nachfolgenden Bild ist der Ordner D:\Training eingetragen:
Startordner auf der Seite Erweitert im Bereich Allgemein
• Das Verzeichnis XLSTART wird standardmäßig bei der Installation von Excel 2019 angelegt,
beispielsweise unter C:\Programme\Microsoft Office\Office16. Beim Start werden alle
Arbeitsmappen (*.xlsx und *.xlsm) und Add-Ins (*.xlax), aber in der Regel keine Vorlagen
(*.xltx und *.xltm), aus dem Ordner XLSTART geöffnet.
Wenn in beiden Ordnern Arbeitsmappen gespeichert sind, werden alle geöffnet. Nur
unter der Voraussetzung, dass in beiden Ordnern keine Arbeitsmappen vorhanden
sind, wird eine Mustervorlage aus dem Ordner XLSTART nur unter dem Namen
Mappe.xltx oder Mappe.xltm als Standard-Arbeitsmappe verwendet!
Weitere Vorlagen werden in den Ordnern Templates und Benutzerdefinierte Vorlagen gespei-
chert und über den Weg Datei-Menü, Neu angeboten, wie es auf der Seite 182 beschrieben ist.
Seite Speichern
Im Feld Lokaler Standardspeicherort für Datei wird auf der Seite Speichern der Pfad (Lauf-
werk und Verzeichnis) festgelegt, den Excel als Standardarbeitsordner verwendet:

Den Standardspeicherort festlegen
Hier haben Sie die Option, einen anderen Pfad in dem vorgesehenen Feld einzutragen. Leider
gibt es keine Möglichkeit, in dem Feld mit der Maus einen Ordner auszuwählen. Bei langen Pfa-
den besteht die Gefahr, einen Schreibfehler einzutippen. Sie können aber den Pfadnamen aus
dem Datei-Explorer über die Zwischenablage in das Feld Lokaler Standardspeicherort für Da-
tei kopieren:
1. Öffnen Sie den Datei-Explorer, beispielsweise mit einem Klick auf das Explorer-Symbol
in der Taskleiste. Stellen Sie das Inhaltsverzeichnis auf den betreffenden Ordner ein.
2. Klicken Sie in der Adressleiste des Explorers rechts von der Adresse einmal auf die weiße
leere Fläche. Der Pfad ist jetzt markiert, z.B.:
3. Zum Kopieren dieser Zeichenfolge können Sie nur Tastenkombinationen verwenden, z.B.
(Strg)+(C).
4. Gehen Sie zurück zu Excel und drücken Sie im Feld Lokaler Standardspeicherort für Datei
zum Einfügen die Tastenkombinationen (Strg)+(V).
Seite Formeln
Seite Formeln

Im Bereich Berechnungsoptionen können Sie sich zwischen der automatischen und manuellen
Berechnung entscheiden.
Standardmäßig ist unter Berechnungsoptionen die Option Automatisch eingestellt. Dadurch

werden nach jeder Änderung alle Berechnungen im Arbeitsblatt ohne einen weiteren Arbeits-
schritt aktualisiert. Wenn Sie also eine Zahl ändern, die beispielsweise in eine Multiplikation ein-
fließt, ermittelt Excel automatisch ein neues Produkt.
Sollten Sie allerdings Manuell eingestellt haben, wird ein weiterer Arbeitsschritt notwendig. Die
manuelle Berechnung ist aber in der Regel nur bei übergroßen Arbeitsblättern und/oder sehr
langsamen Computern erforderlich.
Am schnellsten führen Sie dann die Neuberechnung über die Taste (F9) durch.
Automatisch außer bei Datentabellen berechnet alle abhängigen Formeln bis auf Datentabel-
len automatisch.
Iteration
Die wiederholte Berechnung einer Formel, bis eine bestimmte numerische Bedingung erfüllt ist,
wird als Iteration bezeichnet. Es gibt in der Mathematik Formeln, die nur einen Näherungswert
ergeben. Durch eine Mehrfachberechnung wird das Ergebnis genauer.
Unter Iterative Berechnung aktivieren bestimmen Sie die
• maximale Iterationszahl und die
• maximale Änderung.
Die Standardvorgabe für die Maximale Iterationszahl beträgt 100. Für die Maximale Änderung
gibt Excel den Wert 0,001 vor. Excel berechnet dann ein Arbeitsblatt 100-mal neu, aber nur so-
lange der Änderungswert in einer Formel größer ist, als unter Maximale Änderung angegeben.
Durch einen Eintrag in die entsprechenden Felder können Sie diese Werte verändern.
23.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

In der Standardeinstellung ist die so genannte Symbolleiste für den
Schnellzugriff im oberen linken Bereich des Excel-Fensters mit einigen
wenigen Schaltflächen angebracht. Sie können diese Leiste auch selbst
zusammenstellen. Dazu stehen Ihnen fast alle Excel-Befehle zur Verfü- Schnellzugriff
gung.
Zum Einstellen klicken Sie in der Titelleiste auf die

Schaltfläche , rechts von der Symbolleiste für
den Schnellzugriff. In dem Menü aktivieren und
deaktivieren Sie ein Symbol.
Außerdem können Sie die Symbolleiste für den

Schnellzugriff unterhalb des Menübandes platzie-
ren. Damit nimmt sie die ganze Fensterbreite ein.
Hier ist sicherlich ausreichend Platz, um Ihre "Lieb-
lings"-Symbole aufzunehmen.
In diesem Menü werden nur einige wenige Symbole

direkt eingeschaltet. Über die Zeile Weitere Befehle
öffnen Sie die Excel-Optionen mit der Seite Sym-
bolleiste für den Schnellzugriff.
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Einen Befehl markieren und dann auf Hinzufügen oder Entfernen klicken
Zunächst klicken Sie in der Liste Befehle auswählen auf

den Pfeil und wählen die Kategorie aus.
Um einen neuen Befehl (Symbol) in die Symbolleiste auf-

zunehmen, markieren Sie diesen Befehl in der linken Liste
und klicken auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Umgekehrt
wird ein Befehl aus der Symbolleiste gelöscht, indem Sie
ihn in der rechten Liste markieren und auf die Schaltfläche
[Entfernen] klicken.
Mit den Pfeilen am rechten Rand im Fenster Excel-

Kategorie auswählen
Optionen können Sie die Reihenfolge der Symbole in (verkürzt)
der Leiste verändern.
Falls Sie sehr viele Symbole in dieser Leiste unterbringen möchten, platzieren Sie sie am besten
unter dem Menüband.
Kontextmenü
Ein Kontextmenü bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten, die Symbole in der Schnellzugriff-
Leiste zusammenzustellen. Wenn Sie eine Schaltfläche hinzufügen möchten, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das gewünschte Symbol im Menüband. Wählen Sie aus dem Kontextmenü
den folgenden Befehl:
Kontextmenü
Um ein Symbol aus der Schnellzugriff-Leiste zu löschen, rufen Sie das Kontextmenü des Symbols
in der Schnellzugriff-Leiste auf und klicken auf den Befehl … entfernen.
Ein Makro über ein Symbol starten

Auf der Seite 156 wurde es bereits erwähnt: Sie können ein Makro auch über ein Symbol starten.
Angenommen, Sie wollen für das Makro Querformat von der Seite 156 ein Symbol in der Leiste
für den Schnellzugriff platzieren:
1. Wählen Sie die Kategorie Makros aus.

2. Markieren Sie in der linken Liste den Eintrag Querformat.
Hinzufügen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
Ein anderes Symbol für das Makro wählen

Sie können auch ein anderes Symbol für das Makro wählen:
1. Markieren Sie in der rechten Liste die Zeile Querformat und klicken Sie auf die Schaltfläche
[Ändern].
Das Symbol ändern
2. Wählen Sie aus der rechten Dialogbox ein Sym-

bol aus.
QuickInfo ändern
1. Als Anzeigename und damit als QuickInfo ist in
der rechten Dialogbox der Name des Makros
eingetragen. Sie können die QuickInfo aber
auch ändern.
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [_OK_].
Im Optionen-Fenster sehen Sie das neue Sym- Ein anderes Symbol auswählen
bol bei der Schaltfläche Querformat: und einen anderen Anzeigenamen eintippen

Die Schaltfläche Querformat mit dem neuen Symbol
3. Schließen Sie das Optionen-Fenster mit einem Klick auf

die Schaltfläche [_OK_].
4. Beim Zeigen auf das neue Symbol sollte jetzt als QuickInfo
die Erläuterung Querformat erscheinen. QuickInfo
Besonderheit in Office 2019 bei Tablet-Benutzung

In der Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet sich ein wei-
terer Befehl , wenn Sie eines der Office-Programme auf ei-
nem Tablet nutzen oder wenn ein anderer Eingabe-Bildschirm Symbolleiste für den Schnellzugriff
angeschlossen ist.
Durch einen Klick auf das Symbol wechseln Sie zwischen Fin-
gereingabe- und Mausmodus, um das Menüband für die ent-
sprechende Eingabe zu verbessern. Der Fingereingabemodus
bietet im Menüband etwas mehr Platz zwischen den Befehlen.
In Bezug auf die im Menüband enthaltenen Befehle und Grup-

pen besteht bis auf wenige Ausnahmen kein Unterschied zwi-
schen der Nutzung von Office 2019 auf einem PC, Laptop oder Menü des Symbols
Tablet. Fingereingabe-/Mausmodus

24 Anhang Lösungen
Lösung von der Seite 29:
1. Öffnen Sie die Datei Matrix Übung Rohdaten.xlsx und speichern Sie sie beispielsweise
unter dem Namen Matrix Übung ab.
2. Formatieren Sie die Zahlen in den Spalten
B Umsatz und C Kosten im Währungsfor-
mat.
3. Geben Sie der Spalte D die Überschrift Ge-
winn und markieren Sie den Bereich D2 bis
D13.
4. Tragen Sie die Formel =B2:B13-C2:C13
ein. Drücken Sie nicht die (¢)-Taste, son-
dern beenden Sie die Eingabe mit der Tas-
tenkombination (Strg)+(ª)+(¢).
5. Formatieren Sie auch die Gewinnzahlen in
der Spalte D im Währungsformat. Die Daten und die Markierung des Bereichs D2:D13
Wenn Sie die Formeln im Arbeitsblatt sehen möchten, wechseln Sie mit der Schaltfläche Formeln
anzeigen auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung zwischen der
Anzeige der Ergebnisse in den Zellen und der Anzeige der Formeln. Oder Sie rufen die Excel-
Optionen im Datei-Menü auf und aktivieren auf der Seite Erweitert im Bereich Optionen für
dieses Arbeitsblatt anzeigen das Kontrollkästchen Anstelle der berechneten Werte Formeln
in Zellen anzeigen.
Die Anzeige der Formel
In der Bearbeitungszeile ist die Matrixformel in geschweifte Klammern eingeschlossen:
Lösung Übung 1 von der Seite 36:

1. Fügen Sie in der Datei Verweis ein neues Tabellenblatt ein.
2. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem neuen Dateinamen Übung1 Verweis ab.
3. Stellen Sie in dem leeren Blatt den Zellcursor in die Zelle A1 und öffnen Sie das Dialogfeld
Funktion einfügen:
• Symbol Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste oder
• (ª_)+(F3) oder

• Symbol Funktion einfügen im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe
Funktionsbibliothek.
4. Wählen Sie über den Listenpfeil im Feld Kategorie auswählen den Eintrag Alle, in der
Liste Funktion auswählen den Eintrag SVERWEIS und klicken Sie auf [_OK_].
5. In dem nun folgenden Dialogfeld Funktionsargumente tragen Sie unter Suchkriterium ein:
Mitarbeiterdaten!$A1. Oder Sie klicken in diesem Textfeld rechts auf das Symbol oder
. Jetzt können Sie im Zeigen-Modus mit der Maus die Zelle A1 in der Tabelle Mitarbeiter-
daten markieren. Nach dem Markieren kommen Sie mit der (¢)-Taste wieder zurück in das
Dialogfeld. Tippen Sie noch das Zeichen $ vor den Spaltenbuchstaben A, um nur die Spalte
absolut zu setzen. Damit erleichtern Sie sich das spätere Kopieren dieser Formel.
6. Geben Sie unter Matrix den Bereichsnamen Personaldaten ein. Diesen Namen hatten Sie
bereits vorher auf der Seite 30 definiert.
7. In das Feld Spaltenindex tragen Sie die Zahl 1 für die erste Spalte ein (Personal-Nr.). Das
vierte Argument Bereich_Verweis ist optional und wird hier nicht benötigt. Klicken Sie auf
die Schaltfläche [_OK_]:
=SVERWEIS(Mitarbeiterdaten!$A1;Personaldaten;1)
8. Kopieren Sie diese Formel aus der Zelle A1 in den Bereich A2:A6 und nach B1:C1.
9. In der Zelle B1 ändern Sie den Spaltenindex 1 in die Zahl 2 und für C1 in die Zahl 3.
10. Kopieren Sie den Bereich B1:C1 nach B2:C6.
11. Formatieren Sie die Zellen C2:C6 im Format Datum (Befehl Zellen formatieren im Kontext-
menü, Registerseite Zahlen, Kategorie Datum).
12. Geben Sie in die Zelle D1 die Spaltenüberschrift Sonderzahlung ein und verbreitern Sie die
Spalte.
13. Zum Errechnen der Prämie fügen Sie folgende Funktion in die Zelle D2 ein:
=WENN(C2<(JETZT()-(50*365,25));1000;500)
14. Kopieren Sie die Formel in die darunter liegenden Zellen und formatieren Sie die Zellen im
Währungsformat mit 2 Dezimalstellen.
Sonderzahlung
15. Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
Lösung Übung 2 von der Seite 37:

1. Öffnen Sie die Datei Betriebliches Vorschlagswesen6.xlsx und speichern Sie sie unter
dem neuen Dateinamen Betriebliches Vorschlagswesen6 mit Verweis ab. Nun sollen die
Prämien unter Verwendung einer Verweis-Funktion neu berechnet werden. Dazu ist eine
gestaffelte Prozenttabelle zu verwenden.
2. Geben Sie in die Zelle G22 rechtsbündig das Wort ab ein und
kopieren Sie es bis in die Zelle G32.
3. In die Zelle H22 geben Sie die Zahl 0 ein.
Gruppe Bearbeiten

4. Markieren Sie den Bereich H22:H32 und klicken Sie auf das
Symbol Ausfüllen auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Bearbeiten. Wählen Sie in dem Untermenü den Befehl Daten-
reihe.
5. Tragen Sie in dem Dialogfeld Reihe als Inkrement (Schritt-
weite) 10.000 und als Endwert 100.000 ein und klicken Sie auf
die Schaltfläche [_OK_]:
Untermenü Symbol Ausfüllen
Eine lineare Reihe
6. Formatieren Sie den Bereich H22:H32 im Währungsformat mit 2 Dezimalstellen: Rechtsklick

Zellen formatieren, Register Zahlen, Kategorie Währung, Dezimalstellen: 2.
7. In die Zelle I22 geben Sie den Wert 1% oder
0,01 ein.
8. Markieren Sie den Bereich I22:I32 und forma-
tieren Sie diesen Bereich im Format Prozent
mit 1 Dezimalstelle.
9. Den markierten Bereich I22:I32 füllen Sie wie-
der über das Dialogfeld Reihe aus: Inkrement
0,5% und Endwert 6%.
10. Markieren Sie den Bereich H22:I32 und geben
Sie ihm den Namen Verweistabelle: Register-
karte Formeln, Gruppe Definierte Namen,
Symbol Namen definieren. Namen definieren
11. Jetzt wird die Prämie mit Hilfe der Verweistabelle neu berechnet. Geben Sie in die Zelle G7
die Formel ein:
=SVERWEIS(B7;Verweistabelle;2)*B7
12. Kopieren Sie diese Formel in die Zwischenablage.
13. Markieren Sie den Bereich G7:J11.
14. Damit die Rahmenlinien in diesem Bereich erhalten bleiben, klicken Sie auf der Registerkarte
Start in der Gruppe Zwischenablage auf den unteren Teil des Symbols Einfügen. In dem
Auswahlmenü wählen Sie das Symbol Formeln (auch Seite 163).

Die Prämien mit einer Verweis-Funktion berechnen

1. Geben Sie die folgenden Daten und die Formel in D2 in eine neue Arbeitsmappe ein und
speichern Sie die Datei unter dem Namen Szenario Abschlussübung ab.
2. Markieren Sie den Bereich A2:C2.

3. Öffnen Sie den Szenario-Manager über den Weg Registerkarte Daten, Gruppe Prognose,
Symbol Was-wäre-wenn-Analyse, Szenario-Manager und klicken Sie auf die Schaltfläche
[Hinzufügen].
4. Geben Sie im Feld Szenarioname einen Begriff ein, z.B. Übung1. Im Feld Veränderbare
Zellen hat Excel bereits den Bereich A2:C2 automatisch gesetzt. Unter Kommentar haben
Sie die Möglichkeit, einen Text Ihrer Wahl einzugeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche
[_OK_].
5. Sie sehen das Dialogfeld Szenariowerte. Dort geben Sie die Werte für die veränderbaren
Zellen ein:
• $A$2: 10
• $B$2: 5000
• $C$2: 20
6. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um ein weiteres Szenario zu erstellen. Sie kommen zurück in
das Dialogfeld Szenario hinzufügen.

7. Geben Sie im Feld Szenarioname den Begriff Übung2 ein. Der Bereich A2:C2 ist bereits
eingetragen. Unter Kommentar haben Sie die Möglichkeit, einen Text Ihrer Wahl einzutippen.
Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].
8. Im Dialogfeld Szenariowerte tragen Sie wiederum Werte für die veränderbaren Zellen ein:
• $A$2: 12
• $B$2: 4500
• $C$2: 18
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_] oder gleich auf [Hinzufügen], um ein weiteres Szenario
zu erstellen.
10. Verfahren Sie mit dem 3. Beispiel genauso und tragen Sie Übung3 als Szenarioname ein.
11. Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].
12. Im Dialogfeld Szenariowerte tragen Sie nochmals Werte für die veränderbaren Zellen ein:
• $A$2: 9
• $B$2: 6000
• $C$2: 21
13. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].
14. In dem Dialogfeld Szenario-Manager kli-
cken Sie auf [Zusammenfassung…].
15. Es erscheint das Dialogfeld Szenariobe-
richt. Unter Berichtstyp wählen Sie die Op-
tion Szenariobericht.
16. Ein Klick auf die Schaltfläche [_OK_] erstellt
in einem neuen Arbeitsblatt den Bericht: Szenariobericht abschließen
Szenario-Abschlussübung

Lösungen der Übungen 1 und 2 von der Seite 78:
1. Öffnen Sie die Datei mit dem Dateinamen Solver.xlsx, kopieren Sie den Bereich A1:B4 in
eine neue Arbeitsmappe und speichern Sie die Datei unter dem Namen Solver Ergebnis
Übungen ab.
2. Ändern Sie den Wert in der Zelle B1 auf 100.000.
3. Stellen Sie den Zellcursor in die Zelle B4 und klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der
Befehlsgruppe Analyse auf die Schaltfläche Solver.
4. Sie gelangen in das Dialogfeld Solver-Parameter. Legen Sie den Zielwert Wert fest und
tragen Sie die Zahl -1.700 (-2.500) ein.
5. Im Feld …Variablenzellen geben Sie die Zelladresse B3 ein. Das ist die Zelle mit der ge-
suchten Laufzeit.
Die Einflussgrößen eintragen
6. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Lösen] wird die neue Laufzeit berechnet.
7. Ergebnis Übung 1: Bei einem Kapitalbedarf von 100.000,- €, einem Zinssatz von 8,75% und
einer monatlichen Belastung von 1.700,- € beträgt die Laufzeit 77,11 Monate, bzw. 77 Mo-
nate, wenn die Zahl mit 0 Dezimalstellen formatiert wurde.
8. Ergebnis Übung 2: Bei einem Kapitalbedarf von 100.000,- €, einem Zinssatz von 8,75% und
einer monatlichen Belastung von 2.500,- € beträgt die Laufzeit 47,64 Monate, bzw. 47 Mo-
nate.

1. Öffnen Sie die Tabelle1 in der Mappe Pivot.
2. Markieren Sie den Bereich A1:H11 und kopieren Sie diese Datenliste in die Zwischenablage.
3. Öffnen Sie eine neue, leere Mappe, beispielsweise über die Tastenkombination (Strg)+(N).
4. Fügen Sie die Datenliste aus der Zwischenablage in die Zelle A1 ein.
5. Speichern Sie die Mappe unter dem Namen Pivot Übung ab.

6. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Tabellen auf
die Schaltfläche PivotTable.
7. In dem Dialogfeld PivotTable erstellen akzeptieren Sie den Vorschlag von Excel die zu ana-
lysierenden Daten aus dem Bereich A1 bis H11 auszuwählen und in einem Neuen Ar-
beitsblatt abzulegen. Klicken Sie auf [_OK_].
8. Ziehen Sie im Aufgabenbereich bei gedrückter linker Maustaste das Feld Artikel-Nr. nach
unten in den Bereich Zeilen und genauso Monat in den Bereich Spalten und Gewinn in den
Bereich  Werte.
9. Klicken Sie im Aufgabenbereich im Bereich  Werte auf die Schaltfläche und wählen Sie aus
dem Menü den Befehl Wertfeldeinstellungen.
10. Markieren Sie die Funktion Mittelwert und klicken Sie auf [_OK_].
Das neue Tabellenblatt mit der fertigen Pivot-Tabelle

1. Markieren Sie in der Mappe Gliederung den Bereich F1 bis H8.
Mappe Gliederung

2. Wählen Sie folgenden Weg: Auf der Registerkarte Daten klicken Sie auf die Schaltfläche
Gliederung und in der Gruppe Gliederung klicken Sie auf den oberen Teil der Schaltfläche
Gruppieren.
3. In dem folgenden Dialogfeld Gruppierung wählen Sie Spalten!
4. Verlassen Sie das Dialogfeld über [_OK_].
5. Mit einem Mausklick auf das Minus-Zeichen oberhalb der Spaltenköpfe können Sie nun
die gewünschten Spalten ausblenden und mit dem Plus-Zeichen wieder einblenden.
Die Monate April bis Juni sind ausgeblendet
6. Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Gliederung Übung.
Lösung von der Seite 102

1. Markieren Sie zunächst die Zelle F5, um die Ausgaben für Benzin zu berechnen und tragen
Sie folgende Formel ein:
=SUMMEWENN($B$4:$B$19;E5;$C$4:$C$19)
2. Um die Ausgaben für Kleidung auszurechnen, markieren Sie die Zelle F6. Die Formel lautet
in dieser Zelle
= SUMMEWENN($B$4:$B$19;E6;$C$4:$C$19)

1. Schalten Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe
Code die relative Aufzeichnung ein! Dadurch trägt beim Ausfüh-
ren das Makro den Firmennamen immer in die aktuelle Zelle ein.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code auf die Schaltfläche
Makro aufzeichnen.
Oder klicken Sie in der Statusleiste unten links auf das Symbol Makro aufzeichnen: .
3. Das Dialogfeld Makro aufzeichnen wird geöffnet.

Übernehmen Sie den Makronamen und die Be-
schreibung aus dem rechtsstehenden Bild.
4. Klicken Sie in das kleine Feld Tastenkombination
und drücken Sie dort (ª_)+(F). Dabei wird die
Taste (Strg) nicht gedrückt!
5. Wählen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie das Makro
speichern möchten, z.B. Diese Arbeitsmappe.
6. Nachdem Sie die Eingaben in dem Dialogfeld
durchgeführt haben, verlassen Sie es über die
Schaltfläche [_OK_].
Ab jetzt wird alles aufgezeichnet! Diese Daten eingeben
7. Schreiben Sie den Firmennamen Muster-DV GmbH in eine beliebige Zelle.

8. Wählen Sie die Schriftgröße 14 und den Schriftschnitt Fett auf der Registerkarte Start in der
Gruppe Schriftart.
9. Optimieren Sie die Spaltenbreite: Zeigen Sie mit der Maus im Spaltenkopf auf den rechten
Rand der betreffenden Spalte und klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste.
10. Beenden Sie die Aufzeichnung, indem Sie eine der Schaltflächen Aufzeichnung beenden
anklicken, z.B. auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code.
Makro
11. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Übungsmakros.xlsm (!) ab.
12. Das Makro Firmenname rufen Sie über die Tastenkombination (Strg)+(ª_)+(F) auf. Es muss
den Firmennamen immer in die aktuelle Zelle eintragen!

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Code auf die
Schaltfläche Visual Basic.
2. Im Visual Basic-Editor gehen Sie den Menüweg Einfügen, Modul.
3. Sie erhalten ein Visual Basic Arbeitsblatt.
4. In dem großen weißen Feld im oberen rechten Bereich geben Sie den Begriff Function ge-
folgt von einem Leerzeichen und dem Namen Nettobetrag ein.

5. Tippen Sie, von Klammern eingerahmt, das Argument Bruttobetrag ein:
Function Nettobetrag(Bruttobetrag)
6. Drücken Sie die (¢)-Taste. Der Editor hat danach automatisch die Zeile End Function ein-
getragen.
7. Zwischen diesen beiden Zeilen drücken Sie die Tabulatortaste und schreiben folgenden
Code:
Nettobetrag = Bruttobetrag / 1.19
8. Unser kleines Programm hat nun folgenden Text:
Function Nettobetrag(Bruttobetrag)
Nettobetrag = Bruttobetrag / 1.19
End Function
9. Speichern und schließen Sie das Visual Basic-Fenster.
10. Um die Funktion aufzurufen, wechseln Sie wieder in die Arbeitsmappe. Geben Sie in die
Zelle A1 den Betrag 119 ein. Tragen Sie in die Zelle B1 die Formel ein:
=Nettobetrag(A1)
Bestätigen Sie die Eingabe mit der (¢)-Taste. Sie erhalten das gewünschte Ergebnis, in
diesem Fall 100:
Eine benutzerdefinierte Funktion

1. Folgen Sie der Übungsanweisung.
2. In die Zelle D6 tragen Sie die Formel =B6–C6 ein.
3. Kopieren Sie diese Formel in die übrigen Zellen.

25 Stichwortverzeichnis
1 Auswahllisten ................................................ 188

1904-Datumswerte........................................ 242 AutoAusfüllen .......................................... 22, 241
AutoFilter ......................................................... 52
3 AutoGliederung ............................... 98, 100, 255
3D-Formeln ..................................................... 61 AutoKorrektur-Optionen................................... 49
3D-Grafik ...................................................... 140
B
A Barrierefreiheit ....................................... 137, 177
Abgeschlossen.............................................. 178 Bearbeiten
Achse formatieren ................................. 120, 123 ausfüllen .................................................... 104
Achsenbeschriftung ...................................... 106 direkt in einer Zelle .................................... 241
Achsentitel .................................................... 107 gleichzeitig ................................................. 232
Add-In ..........................................16, 73, 90, 148 Inhalte einfügen ......................................... 172
entfernen ................................................... 152 Bearbeitungsleiste ......................................... 240
installieren ................................................. 148 Bedingte Formatierung .................. 44, 45, 46, 47
Manager ...................................................... 17 Datenillustration ........................................... 47
verwenden ................................................ 151 suchen ......................................................... 47
Adressenlisten ................................................ 12 Bedingungen ................................................... 44
Als Tabelle formatieren ................................... 94 Befehlsschaltfläche........................................ 195
Alternativtext ................................................. 137 Benutzerdefinierte Funktion................... 158, 160
Analyse-Funktion ............................................ 17 Benutzerdefinierte Listen ......................... 54, 240
Änderungen Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge .............. 54
annehmen/ablehnen ......................... 214, 215 Benutzerdefinierte Zahlenformate ................... 39
hervorheben .............................................. 211 Bedingung ................................................... 42
nachverfolgen ........................................... 214 erstellen ....................................................... 42
Änderungskonflikt lösen ................................ 209 kopieren....................................................... 43
Änderungsnachverfolgung ............................ 210 löschen ........................................................ 44
aktivieren................................................... 211 Benutzerinformationen .................................. 217
Änderungen annehmen/ablehnen ............. 214 Berechnung
Änderungen anzeigen ............................... 211 automatisch ............................................... 244
Änderungen filtern/sortieren ...................... 214 Fehler ............................................................ 6
deaktivieren............................................... 215 manuell ...................................................... 244
Änderungsverlauf Berechtigungen ............................................. 177
drucken ..................................................... 216 Berechtigungsstufe ........................................ 228
filtern ......................................................... 214 Bereich ...................................................... 6, 172
kopieren .................................................... 216 Bild
Anfangswert .................................................. 118 drehen ....................................................... 137
Annuität ........................................................... 73 Effekte ....................................................... 137
Anzeige einfärben ................................................... 135
Ergebnis .................................................... 123 Hintergrund entfernen................................ 134
Formel ....................................................... 123 komprimieren ............................................. 136
Anzeigeeinheiten .......................................... 120 Rahmen ..................................................... 138
Arbeitsblatt aus- / einblenden ....................... 196 zurücksetzen ............................................. 136
Arbeitsmappe zuschneiden .............................................. 137
Änderungen nachverfolgen ....................... 210 Bilder komprimieren....................................... 136
Freigabe aufheben .................................... 221 Bildersuche Bing ........................................... 140
freigeben ................................................... 206 Bildlaufleiste .......................................... 195, 198
schützen........................................ 34, 35, 207 Bildrahmen ............................................ 136, 138
Arbeitsmappen vergleichen und Bildtools ......................................................... 134
zusammenführen ...................................... 219 Blatt schützen ................................................ 189
Arbeitsmappenstruktur schützen..................... 35 Blätter in neuer Arbeitsmappe ....................... 239
Arbeitstechnik ............................................... 241 Blattregister ..................................................... 30
Argument ...................................................... 158 Blattschutz aufheben ....................................... 34
Ausblenden ................................................... 196 Break-Even-Analyse ...................................... 104
Auschecken .................................................. 229 Bruttobetrag................................................... 158
Auschecken verwerfen.................................. 232
Ausfüllen ................................................. 69, 104 C
Ausfüllen-Befehl ...................................... 37, 250 Caption .......................................................... 191
Ausschneiden ............................................... 162 CheckBox ...................................................... 192
Auswahl formatieren ............................. 145, 146 Clips suchen .................................................. 133

Cloud ............................................................ 200 Linie mit Datenpunkten .............................. 123
Cosinus ......................................................... 121 Pareto ........................................................ 130
Sekundärchse ........................................... 113
D Skalierung ................................................. 118
Datei Sparklines .................................................. 107
Eigenschaften ........................................... 175 Sunburst .................................................... 128
freigeben ........................................... 221, 223 Treemap .................................................... 129
Name ........................................................ 197 Trichterdiagramm ...................................... 132
neu ............................................................ 184 Typ .................................................... 105, 123
Typ ............................................................ 182 Typ ändern ........................................ 112, 114
Dateieigenschaften ....................................... 175 Typen kombinieren .................................... 111
Dateiname .................................................... 197 Verbunddiagramm ..................................... 111
Daten Wasserfall .................................................. 129
ausschneiden ............................................ 163 Diagrammbereich formatieren ....................... 145
austauschen.............................................. 162 Diagrammelement hinzufügen....................... 119
auswählen ......................................... 106, 116 Diagrammtyp ändern ............................. 112, 114
AutoGliederung ................................... 98, 255 Diagrammtypen kombinieren......................... 111
Eingabemaske ............................................ 51 Digitale Unterschrift ....................................... 178
Export ....................................................... 162 Direkte Zellbearbeitung ................................. 241
füllen ........................................................... 69 Dokument
gliedern ....................................................... 98 auf Probleme überprüfen ........................... 176
gruppieren ................................................... 87 auschecken ....................................... 229, 230
Gültigkeit ....................................... 55, 57, 187 Auschecken verwerfen .............................. 231
Import ........................................................ 162 bearbeiten ................................................. 227
prüfen .......................................................... 58 Berechtigungen festlegen .......................... 177
verändern .................................................. 174 Eigenschaften ............................................ 175
verknüpfen ................................................ 172 einchecken ................................................ 231
Datenaustausch ............................................ 162 für Verteilung vorbereiten .......................... 175
Datenbalken .................................................... 47 gleichzeitig bearbeiten ............................... 232
Datenbankfunktionen ...................................... 24 in Microsoft Excel bearbeiten .................... 227
Datenbeschriftung in SharePoint hochladen ........................... 234
Form ändern ............................................. 126 in SharePoint speichern ............................ 237
zufügen ..................................................... 124 Dokumenteigenschaften ................................ 175
Datenillustration .............................................. 47 Dokumentprüfung .......................................... 176
Datenliste ........................................................ 51 Dokumentschutz .............................................. 34
Datenquelle ändern......................................... 89 Dokumentupload ................................... 234, 236
Datenquelle auswählen................................. 106 Drag & Drop .................................................. 241
Datenreihe ...................................................... 69 Drehen........................................................... 137
Datenreihen formatieren ....................... 113, 147 Drehfeld ......................................................... 195
Datenschnitt .................................................... 95 Druckbereich ................................................. 197
Datentabelle .................................................... 69 Drucken ......................................................... 196
eine Variable ............................................... 69 Dynamic Data Exchange ............................... 162
zwei Variablen............................................. 71 Dynamischer Datenaustausch....................... 171
Datenüberprüfung ........................................... 58
Datumsfunktionen ........................................... 15 E
Datumswerte ................................................. 242 Ebenenbalken ......................................... 99, 100
DDE .............................................................. 162 Einchecken .................................................... 231
Diagramm ..................................................... 121 Einfügen ........................................................ 163
Achsentitel ................................................ 107 Objekt ........................................................ 170
Anzeigeeinheit ändern .............................. 120 PivotTable-Bericht ............................... 80, 254
Break-Even ............................................... 104 Eingabemaske ........................................... 51, 57
Datenbereich............................................. 123 Eingebettetes Objekt ..................................... 168
Datenbeschriftung ..................................... 124 Einstellungs-Optionen ................................... 239
Datenbeschriftungsform ändern ................ 126 Endwert ........................................................... 69
einfügen ............................................ 105, 123 Ergebnis ........................................................ 158
Element hinzufügen .................................. 119 Ergebnisbereich .............................................. 19
erweitern ........................................... 115, 116 Ergebnistabelle ................................................ 61
formatieren ................................................ 145 Eulersche Zahl .............................................. 121
Histogramm............................................... 130 Excel-Ideen ..................................................... 96
Illustration als Hintergrund ........................ 145 Excel-Startverzeichnis ................................... 242
Illustration in Datenreihen ......................... 146 Exponent ....................................................... 121
Illustration zufügen .................................... 144 Externer Bezug .............................................. 166
Kartendiagramm ....................................... 132
Kastengrafik .............................................. 131 F
Linie .......................................................... 105 Farbe ............................................................. 135

Farbmodi ....................................................... 135 Heute ........................................................... 12
Farbskalen ...................................................... 47 Index............................................................ 38
Fehler zurücksetzen.......................................... 7 Logik ............................................................ 21
Fehlermeldung .............................................. 6, 7 Math. & Trigonom. ....................................... 17
Fehlersymbol .................................................... 7 Matrix........................................................... 23
Fehlerüberprüfung ........................................ 6, 7 PI… ........................................................... 123
Fenster verkleinern ....................................... 174 RMZ............................................................. 73
Fensteroptionen ............................................ 240 Statistik ........................................................ 18
Feste Dezimalstelle....................................... 241 SVerweis ............................................... 29, 31
Filtern .............................................................. 51 Text ............................................................... 9
Finanzmathematik........................................... 74 verketten...................................................... 10
Finanzmathematische Funktionen .................. 24 verschachtelt ......................................... 24, 33
Format, Objekt .............................................. 169 Funktions-Assistent ................................. 10, 160
Formatcode ..................................................... 39 Funktionsmakro ............................................. 158
Formatierungselement .................................... 45 Funktionsname .............................................. 158
Formel ............................................................... 6 Fußzeile......................................................... 180
Formel, Funktion einfügen ...................... 25, 248
Formeln anzeigen ........................................... 28 G
Formelpalette .......................................... 74, 161 Genauigkeit ................................................... 241
Formelüberwachung ......................................... 8 Gesperrt .......................................................... 33
Formulare ..................................................... 187 Gewinnschwelle ............................................ 104
Ansicht ...................................................... 196 Gitternetzlinien ein-/ausblenden .................... 240
Ausdruck ................................................... 196 Gleichzeitiges Bearbeiten .............................. 232
Auswahllisten ............................................ 188 Gliederung ....................................................... 98
Befehlsschaltfläche ................................... 195 Ebenen .................................................. 98, 99
Dateiname................................................. 197 entfernen ................................................... 100
Drehfeld .................................................... 195 Zellbereiche ein-/ausblenden ...................... 99
Druckbereich ............................................. 198 Gliederungsfunktion......................................... 98
Fehlermeldung .......................................... 187 Grafik
formatieren ................................................ 196 3D .............................................................. 140
Fußzeile .................................................... 197 bearbeiten ................................................. 134
Gültigkeit ................................................... 187 drehen ............................................... 134, 137
Kombinationsfeld ...................................... 194 einfügen..................................................... 133
Kontrollkästchen ....................................... 191 freistellen ................................................... 134
Kopfzeile ................................................... 197 Größe ändern ............................................ 138
Listenfeld................................................... 194 importieren ................................................ 133
Optionsfeld ................................................ 192 in Diagramm einfügen ............................... 144
Seite einrichten ......................................... 197 in Form konvertieren.................................. 141
Seitenzahlen ............................................. 197 Piktogramm (Symbol) ................................ 141
Spalten verbergen..................................... 196 Position...................................................... 137
Steuerelement........................................... 190 Rahmen ............................................. 136, 138
Textfeld ..................................................... 191 zurücksetzen ............................................. 136
Umschaltfläche ......................................... 193 zuschneiden .............................................. 137
Zählfeld ............................................. 195, 198 Grafische Darstellung .................................... 121
Zeilen verbergen ....................................... 196 Graustufen..................................................... 135
Zellschutz .................................................. 189 Gruppieren .............................................. 87, 100
Freigabe Gruppe umbenennen................................... 87
aufheben ................................................... 220 Gültigkeit ....................................................... 187
Datei ......................................................... 222 Eingabemeldung.......................................... 56
für einzelne Benutzer aufheben ................ 221 Einstellungen ............................................... 55
Freigegebene Arbeitsmappe Fehlermeldung............................................. 56
Änderungskonflikt lösen ............................ 209 Listenauswahl .............................................. 56
bearbeiten ................................................. 208 Gültigkeitskriterien ........................................... 55
Freigabe aufheben .................................... 220 Gültigkeitsprüfung ................................... 58, 187
Füllen .............................................................. 69 Gültigkeitsregel .......................................... 55, 57
Function-Prozeduren .................................... 158
Funktion ............................................................ 6 H
auswählen ................................................... 74 Handschrift umwandeln ................................. 144
benutzerdefiniert ....................................... 158 Häufigkeit ........................................................ 19
Bruttobetrag .............................................. 159 Hauptstriche .................................................. 118
Datum & Zeit ............................................... 15 Helligkeit ........................................................ 135
Einfügen ...................................................... 73 Hilfsstriche ..................................................... 118
Finanzmathematik....................................... 24 Hinzufügen .................................................... 245
Häufigkeit .................................................... 19 Histogramm ................................................... 130
Höchstwert .................................................... 118

Horizontale Achsenbeschriftung ................... 106 M
Hyperlink ................................................... 48, 49 Makro ............................................................ 153
bearbeiten ................................................... 50 aufzeichnen ............................................... 153
Aufzeichnung beenden ...................... 154, 256
I löschen ...................................................... 156
Ideen ............................................................... 96 Name ......................................................... 154
Illustrationen.................................................. 133 QuickInfo ................................................... 246
In Bereich konvertieren ................................... 96 relativer Verweis ........................................ 155
Index-Funktion ................................................ 38 Schaltflächensymbol ändern ..................... 246
Informations-Meldung ................................... 188 Shortcut ..................................................... 154
Inhalte einfügen .................................... 164, 170 speichern ................................................... 154
Inkrement ................................................ 69, 104 starten ....................................... 155, 156, 245
Iterationszahl................................................. 244 Tastenkombination .................................... 154
K Maske .............................................................. 51
Math. & Trigonom.-Funktionen ........................ 17
Kartendiagramm ........................................... 132
Matrix......................................................... 32, 38
Kastengrafik .................................................. 131
Matrixformel..................................................... 26
Kategorie ...................................................... 101
Matrixformel-Besonderheiten .......................... 28
Datum & Zeit ............................................... 15
Matrixfunktionen .............................................. 23
Finanzmathematik....................................... 24
Maximum ....................................................... 118
Logik ........................................................... 21
Mehrfachmarkierung...................................... 189
Math. & Trigonom. ...................................... 17
Meldung......................................................... 156
Matrix .......................................................... 23
Merkzeichen .................................................... 56
Statistik ....................................................... 18
Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt................ 172
Text ............................................................... 9
Microsoft Office Online .................................. 202
Kategorie auswählen ...................................... 74
neues Dokument ....................................... 203
Kennwort ................................................... 34, 35
Microsoft-Konto ............................................. 200
ändern ......................................................... 35
erstellen ..................................................... 202
bestätigen ................................................... 34
Minimum ........................................................ 118
Vergabe .................................................... 178
Mittelwert ......................................................... 24
Kennwortschutz aufheben .............................. 35
Modulfenster.................................................. 159
Klammern ..................................................... 158
MultiLine ........................................................ 191
Klangdatei ..................................................... 170
Mustervorlage ........................................ 179, 184
Klassenbereich ............................................... 19
Kleinstwert .................................................... 118 N
Kombinationsfeld .......................................... 194 Namen definieren ............................................ 30
Kommentar ........................................... 216, 217 Nebenbedingung im Solver ............................. 76
bearbeiten ................................................. 218 Nettobetrag.................................................... 158
löschen ..................................................... 218 Neue Arbeitsmappe ....................................... 179
Kompatibilität ................................................ 177 Neue Formatierungsregel ................................ 45
Konflikte lösen............................................... 209 Nicht gesperrte Zellen auswählen ................. 190
Konsolidieren ............................................ 61, 62 Notizen .................................................. 216, 218
Konsolidierungsfunktion .................................. 61 bearbeiten / löschen .................................. 219
Kontextschaltfläche ....................................... 105 Nullwerte anzeigen ........................................ 240
Kontrast ........................................................ 134
Kontrollkästchen ........................................... 191 O
Kopfzeile ....................................................... 180 Object Linking and Embedding .............. 162, 167
Kopieren ....................................................... 162 Objekt .................................................... 167, 169
Korrekturen ................................................... 134 als Symbol ................................................. 168
aus Datei erstellen ..................................... 169
L bearbeiten ................................................. 134
Ländereinstellung............................................ 15 drehen ....................................................... 134
Leerspalten/-zeilen.......................................... 52 einbetten.................................................... 167
Linienart ........................................................ 136 formatieren ................................................ 169
Liniendiagramm ............................................ 121 Inhalte einfügen ......................................... 169
LinkedCell ..................................................... 191 Position...................................................... 137
Liste zuletzt geöffneter Dateien..................... 240 Typ ............................................................ 168
Listeneinträge ............................................... 241 verknüpfen ................................................. 167
Listenfeld ...................................................... 194 verschieben ............................................... 169
ListFillRange ................................................. 194 Objekttyp ....................................................... 168
Logarithmische Skalierung ............................ 119 Office Online.................................................. 202
Logikfunktionen ............................................... 21 neues Dokument ....................................... 203
Löschen ........................................................ 236 OLE ............................................................... 162
OLE-Objekt.................................................... 167

OneDrive ............................................... 200, 203 Seite einrichten .............................. 179, 197, 198
Onlinegrafik ................................................... 133 Seitenzahlen.................................................. 197
Operator .................................................... 6, 158 Semikolon...................................................... 158
Optionen ............................................... 217, 239 SharePoint..................................................... 226
Optionen bearbeiten ..................................... 241 aufrufen ..................................................... 226
Optionsfeld .................................................... 192 Dateien synchronisieren ............................ 238
Dokument auschecken .............................. 229
P Dokument bearbeiten ................................ 227
Papierformat ................................................. 197 Dokument einchecken ............................... 230
Parameter ..................................................... 121 Dokument hochladen................................. 234
Pareto-Diagramm.......................................... 130 mehrere Dokumente hochladen ................ 235
PI-Funktion ................................................... 121 Teamwebsite ............................................. 226
Piktogramm ................................................... 141 Shortcut ......................................................... 154
Pivot Signatur ......................................................... 178
Bericht ......................................................... 82 Skalierung ..................................................... 118
Beschriftungsfilter ....................................... 85 Solver .............................................................. 73
Chart ......................................................... 126 Nebenbedingungen ..................................... 76
Daten gruppieren ........................................ 87 Parameter .................................................... 75
Datenquelle ändern..................................... 89 Sortieren .............................................. 51, 52, 53
Diagramm ................................................. 127 Sortieren nach ................................................. 52
extreme Werte anzeigen ............................. 88 Sortieroptionen ................................................ 54
Feld ............................................................. 83 Sortierreihenfolge ............................................ 53
Felder umstellen ......................................... 84 Spaltenbreite ..................................................... 8
filtern ........................................................... 85 Spaltenindex.................................................... 32
Inhalte ausblenden...................................... 85 Spaltennummer ............................................... 38
sortieren ...................................................... 86 Spaltenüberschrift ................................... 51, 196
Spalten vertauschen ................................... 84 Sparklines...................................................... 107
Struktur ............................................... 82, 254 bearbeiten ................................................. 109
Tabelle ........................................................ 79 erstellen ..................................................... 107
Tabelle verändern ....................................... 83 löschen ...................................................... 111
Tabellen-Assistent ...................................... 79 Typ ändern ................................................ 110
Tabellen-Datenfeld...................................... 83 Speichern ...................................................... 159
Wertefilter.................................................... 85 Speichern, in der Cloud ................................. 200
Zeilen vertauschen...................................... 84 Spezialfilter ...................................................... 52
Zeitachse .................................................... 89 Spur zum Vorgänger / Nachfolger / Fehler ........ 8
Zusammenfassungsfunktion ....................... 83 Standardarbeitsordner ................................... 242
PivotChart ..................................................... 126 Standardschriftart/-größe....................... 239, 240
PivotTable-Bericht........................................... 80 Startordner .................................................... 242
PivotTable-Felder............................................ 81 Statistische Funktionen ................................... 18
PivotTable-Tools ............................................. 81 Steuerelemente ............................................. 190
PI-Zahl .......................................................... 121 Stopp-Meldung .............................................. 188
PowerPivot ...................................................... 90 Struktur der Pivot-Tabelle ................................ 82
PowerView ...................................................... 90 Sub-Prozeduren ............................................ 158
Probleme überprüfen .................................... 176 Suchkriterium .................................................. 31
Property-Prozeduren..................................... 158 Sunburst ........................................................ 128
Prüfen ........................................................... 176 SVerweis ................................................... 29, 30
Symbol .......................................................... 141
Q Symbolleiste
QuickInfo ....................................................... 246 anpassen ................................................... 244
Symbolsätze .................................................... 47
R Synchronisieren ............................................. 238
Rahmen ........................................................ 138 Systemsteuerung ............................................ 15
Reihe .............................................................. 69 Szenarien bearbeiten ...................................... 66
Reihenfolge ................................................... 119 Szenario
Rubrikenachse .............................................. 106 anzeigen ...................................................... 67
Runden ........................................................... 25 bearbeiten ................................................... 67
Bericht ......................................................... 66
S hinzufügen ................................................... 65
Schaltflächensymbol ändern ......................... 246
Kommentar .................................................. 66
Schätzdaten .................................................... 64
löschen ........................................................ 68
Schieberegler ................................................ 198
Manager ...................................................... 64
Schnellanalyse ................................................ 93
Name ............................................. 65, 66, 252
Schnellzugriff ................................................ 244
speichern ..................................................... 78
Schrittweite ................................................... 118
Werte ................................................... 66, 252
Schrittwert ....................................................... 69

Zusammenfassung ..................................... 66 Visual Basic ................................................... 158
Szenario-Manager .......................................... 64 Visual Basic-Editor ........................................ 159
Vorbereiten für die Verteilung ........................ 175
T Vorlage .................................................. 179, 184
Tabelle ...................................................... 91, 92 als Grundlage ............................................ 184
Datenschnitt ................................................ 95 ändern ....................................................... 185
einfügen ...................................................... 91 Dateityp ..................................................... 182
erstellen ................................................ 91, 92 erstellen ..................................................... 179
Format ändern ............................................ 93 feste Daten eingeben ................................ 181
Formatvorlagen ........................................... 94 Fußzeile..................................................... 180
löschen ....................................................... 95 Kopfzeile.................................................... 180
Standardformat ........................................... 91 speichern ................................................... 182
Tabellenformat ................................................ 93 verwenden ................................................. 184
Tabellenformatvorlagen ............................ 93, 94
Tabellenliste erstellen ..................................... 91 W
Tabellentools................................................... 92 Warnmeldung ................................................ 188
Tausender-Trennzeichen .......................... 69, 71 Was wäre wenn? ............................................. 64
Teamwebsite................................................. 226 Wasserfall...................................................... 129
Teamwork ..................................................... 221 Wasserzeichen .............................................. 135
Teilergebnis .................................................. 102 Was-wäre-wenn-Analyse........................... 70, 71
entfernen ................................................... 103 Wenn-Bedingung ............................................. 33
Teilstriche ..................................................... 118 Werte ................................................................. 6
Teilsumme .................................................... 102 Wiederherstellen ........................................... 234
Textfeld ......................................................... 191
Textfunktionen .................................................. 9 X
Textkonvertierung ........................................... 12 X-Achse ......................................................... 106
Textverknüpfung ............................................. 10
Titel ............................................................... 107 Y
Toolbox ......................................................... 190 Y-Achse ......................................................... 118
Transparente Farbe bestimmen .................... 135
Treemap ....................................................... 129 Z
Trichterdiagramm .......................................... 132 Zählfeld.......................................................... 195
Zeichnen, umwandeln in Grafik ..................... 142
U Zeichnungsfläche formatieren ....................... 145
Übergeordnete Funktion ................................. 26 Zeilennummer ................................................. 38
Umschaltfläche ............................................. 193 Zeilenüberschrift ............................................ 196
Ungültige Daten markieren ............................. 58 Zeitachse ......................................................... 89
Zellbereiche ein-/ausblenden .......................... 99
V Zellbezug ..................................... 10, 63, 76, 165
Value............................................................. 191 Zellcursor-Richtung ....................................... 241
VBA-Editor .................................................... 195 Zellen formatieren...................................... 39, 83
Veränderbare Zellen ....................................... 65 Zellendropdown ............................................. 188
Verbunddiagramm ........................................ 111 Zellformat ........................................................ 43
Vergleichsoperator .................................... 46, 55 Zellschattierung ............................................... 44
Verknüpfung.................................. 166, 169, 174 Zellschutz ................................................ 33, 189
aktualisieren .............................................. 166 Zellwert ............................................................ 45
einfügen .................................................... 172 Zellzeiger ....................................................... 233
löschen ..................................................... 167 Zielwert ............................................................ 75
mit Quelldaten ............................................. 62 Zielwertsuche .................................................. 60
Verlauf .......................................................... 233 Zins.................................................................. 74
Verschachtelte Funktion ........................... 24, 33 Zusammenarbeit ........................................... 221
Verschachtelungsebene ................................. 25 Zusammenfassungsfunktion............................ 83
Verschlüsseln................................................ 178 Zusatzprogramm ............................................. 73
Versionsnachverfolgung ............................... 231 Zuschneiden .......................................... 137, 139
Verweisfunktion............................................... 29 Zwischenablage .................................... 162, 172

Diese zwei Seiten nicht ausdrucken
Verwendete Dateien:
Autofederung Konsolidieren mit Formeln Rohdaten
Autofederung mit Schieberegler Konsolidieren Rohdaten
Autofederung Rohdaten Kostenprognose
Betriebliches Vorschlagswesen1, Einspa- Kostenprognose – Kopie Ralf Scholz
rungen Kostenprognose – Kopie Sabine Till
Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle1 Kostenprognose – Kopie Thomas Berg-
Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle1 mann
mit Diagramm Kostenprognose Rohdaten
Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle2 Kundenliste
Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle3 Matrix
Betriebliches Vorschlagswesen1, Tabelle4 Matrix Übung
Betriebliches Vorschlagswesen6 Matrix Übung Rohdaten
Betriebliches Vorschlagswesen6 mit Ver- Microsoft Office-Zeichnungsobjekt
weis
Monatsabrechnung
Break-Even-Analyse
Noten
Daten, Text in Spalten
Noten, bedingte Formatierung
Datentabelle Rohdaten
Piktogramm
Datentabelle, eine Variable
Pivot
Datentabelle, zwei Variablen
Pivot gruppiert
Datenliste
Pivot Rohdaten
Diagramm mit Grafik
Pivot Übung
Diagramm mit Grafik Rohdaten
Pivot, neue Anordnung
Diagramm mit Grafik als Balkenfüllung
Pivot, Zeitachse
Diagramm mit Grafik als Hintergrund
PivotChart
Formulare
PivotChart Rohdaten
Freie Tage
Probe1 von BVW1, Einsparungen
Freie Tage Rohdaten
Quartalsumsätze
Freie Tage, Zellbezug
Quartalsumsätze mit Datenbeschriftung
Freie Tage, externen Zellbezug
Solver
Garten Meyer
Solver Ergebnis Übungen
Gewinnentwicklung
Szenario
Gliederung
Szenario Abschlussübung
Gliederung Rohdaten
Szenario Abschlussübung Rohdaten
Gliederung Übung
Übung1 Verweis
Haushaltsbuch
Übungsmakros
Haushaltsbuch gegliedert
Überstundenabbau
Haushaltsbuch Rohdaten
Umsatzliste Filialen
Index
Umsatzliste Filialen erweitert
Index Rohdaten
Umsatzliste Filialen geänderte Skalierung
Konsolidieren
Umsatzliste Filialen Rohdaten
Konsolidieren mit Formeln
Umsatzliste Mitarbeiter

Urlaubstage
Verbunddiagramm mit Sekundärachse
Verweis
Verweis Rohdaten
Weitere Beispiele
Wohnungsangebot
---------
Break-Even.docx
Break-Even Rohdaten.docx
Daten.txt

Firmeninterne Seminare nach Maß
Maßgeschneiderte Erfahrenste Individuelle Hybride Flexible

Inhalte Trainer Gruppengrößen Lernformen Standortwahl
Weitere Informationen finden Sie unter

www.tectrain.at/firmenseminar
tecTrain WIEN tecTrain GRAZ

Rinnböckstraße 3 Sankt-Peter-Gürtel 10b
A-1030 Wien A-8042 Graz
Infocenter: +43 50 4510-0

Skriptum MS-Excel-Aufbau TecTrain GmbH

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Skriptum MS-Excel-Aufbau TecTrain GmbH

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Microsoft Excel - Aufbau

Als akkreditierter Trainingspartner namhafter Hersteller und zertifizierter Qualitätsanbieter nach

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 3

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 4

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 5

In der Praxis werden oft Kombinationen dieser Elemente verwendet.

1.1 Fehler in einem Arbeitsblatt

Excel-Optionen, Seite Formeln

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 6

Klicken Sie auf das Kontextsymbol neben der Fehler-

Sie können die Fehlerprüfung auch manuell durchfüh-

Fehlermeldung Mögliche Ursachen

#DIV/0! Eine Zahl wird durch Null dividiert, z.B. =5/0

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 7

Spur zum Vorgänger/Nachfolger einblenden

Spur zum Vorgänger Spur zum Nachfolger

Spur zum Fehler einblenden

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 8

1.2 Kategorie Text

Nachfolgend sind einige Textfunktionen und deren Verwendung aufgelistet:

GROSS(Text) wandelt Text in Groß- GROSS("Haus") HAUS

LINKS damit können Sie eine LINKS("Haus";3) Hau

LÄNGE(Text) liefert die Anzahl der Zei- LÄNGE("Haus") 4

FINDEN sucht die Position von FINDEN("us";"Haus";1) 3

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 9

SUCHEN sucht die Position von SUCHEN("a*S";"Haus";1) 2

ERSETZEN(Alter_Text; ersetzt auf der Basis der ERSETZEN("2018";3;2;"19") 2019

GLÄTTEN(Text) löscht Leerzeichen vor GLÄTTEN(" Alfred Mustermann ")

VERKETTEN(Text1;Text2;…) verbindet einzelne VERKETTEN("'+49";" (089) ";12345) +49 (089)

WERT(Text) wandelt einen als Text WERT("1.000 €") 1000

TEXT(Wert;Textformat) wandelt eine Zahl (Wert) TEXT(12,348;"0,00") 12,35

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 10

Ergebnis bei diesem Beispiel:

Beispiel: Tabelle Kundenliste in der Datei Kundenliste.xlsx

Verknüpfung von Text und Wert

Erweitern Sie die Formel in der Zelle A5:

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 11

In der Zelle A10 wird der Text verknüpft

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 12

Den Dateityp festlegen

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 13

Datenformat und Zielbereich festlegen

8. Zum Schluss klicken Sie auf [Fertig_stellen].

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 14

1.3 Kategorie Datum & Zeit

Funktionsname und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis

HEUTE() liefern das Datum als fort- am Montag, 27.01.2020

JETZT() laufende Zahl, ausgehend 10:53 Uhr : 43857

JAHR(Zahl) ermitteln die jeweiligen am Montag, 27.01.2020

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 15

WOCHENTAG(Zahl;Art) ermittelt aus einer Datums- WOCHENTAG("26.01.2020") ergibt 1

DATUM(Jahr;Monat;Tag) ermittelt die fortlaufende Da- A6=2017; B6=3; C6=31

TAGE Ermittelt die Anzahl der TAGE(“09.10.2019”;”15.07.2019”) 86

NETTOARBEITSTAGE ermittelt die Anzahl der Ar- NETTOARBEITSTAGE 14

Excel-Optionen, Seite Add-Ins

tecTrain GmbH www.tectrain.at Seite 16

Aktivierte Add-Ins erkennen Sie an dem Häkchen im Kontrollkästchen. Deaktivierte

1.5 Kategorie Math. & Trigonom.

ABS(Zahl) ermittelt den Absolutwert ABS(5) 5

PI() liefert den Wert der Kreis- PI() 3,14159265

REST(Zahl;Divisor) liefert den Rest (zum REST(10;4,2) 1,6

RUNDEN(Zahl; rundet eine Zahl auf eine RUNDEN(31,446;2) 31,45

AUFRUNDEN(Zahl; rundet die Zahl auf eine AUFRUNDEN(31,446;2) 31,45

ABRUNDEN(Zahl; rundet die Zahl auf eine ABRUNDEN(31,446;2) 31,44