BOKU-IT

Voranmeldung für neue Studierende

Diese Anleitung beschreibt die Applikation „Voranmeldung”.

Zielgruppe der Studieninteressierte, die noch nicht an der BOKU studiert haben und sich
Dokumentation: zum ersten Mal für ein Studium an der BOKU anmelden möchten

Anfragen bitte an: Für studienrechtliche und inhaltliche Fragen zur Voranmeldung
wenden Sie sich bitte an die Studienservices:
studienservices@boku.ac.at
https://short.boku.ac.at/studienservices

Für technische Fragen wenden Sie sich bitte an die BOKU IT-Hotline:
boku-it@boku.ac.at
http://short.boku.ac.at/it-hotline

Inhaltsverzeichnis
1 Prozess und Fristen ................................................................................................................. 2
2 Wer soll die Voranmeldung nutzen? ........................................................................................ 2
3 Datenerfassung – Welche Daten müssen vorbereitet werden? ................................................ 2
4 Einstieg und Erstellung eines Basis-Accounts.......................................................................... 3
5 Erstellung einer Voranmeldung ................................................................................................ 6
5.1 Studienbeginn ................................................................................................................... 8
5.2 Studienrichtungsauswahl .................................................................................................. 8
5.3 Angabe der Personendaten ............................................................................................ 10
5.4 Adressdaten angeben (Korrespondenz- bzw. Heimatadresse) ....................................... 11
5.5 Hochschulzugangsberechtigung angeben ...................................................................... 12
5.6 Aktuelles Passbild hochladen ......................................................................................... 13
6 Zusammenfassung Ihrer Daten .............................................................................................. 15
7 Notwendige Unterlagen (Identifikationsnummer und Dokumente) .......................................... 17
8 Nachträgliche Korrekturen ..................................................................................................... 18
9 Unvollständige oder fehlerhafte Voranmeldung...................................................................... 18
10 Nächste Schritte .................................................................................................................... 18
11 Voranmeldung zum Studium für BOKU-Mitarbeiter*innen ...................................................... 18
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1 Prozess und Fristen

Wenn Sie sich zum ersten Mal für ein Studium an der BOKU anmelden, müssen Sie im Rahmen
einer Online-Voranmeldung Ihre Stammdaten eingeben und ein Bild für den Ausweis für
Studierende (BOKUcard) hochladen, bevor Sie zur Zulassung in die Studienservices gehen.
Die Voranmeldung (online) ist der erste Schritt. Der zweite Schritt ist die Zulassung in den
Studienservices (persönlich während der Sprechstunden). Beides muss innerhalb der jeweiligen
Frist erfolgen.
Die Fristen zur Zulassung an der BOKU entnehmen Sie den Informationsseiten der
Studienservices: https://boku.ac.at/studienservices/themen/termine-fristen/zeittafel

2 Wer soll die Voranmeldung nutzen?

Die Voranmeldung ist für (angehende) Studierende die noch nicht an der BOKU studiert haben
und sich zum ersten Mal für ein Studium an der BOKU anmelden möchten.
Wenn Sie bereits BOKU-Studierende*r sind oder waren, ist keine neuerliche Voranmeldung
notwendig (betrifft Mitbelegung, Wechsel oder Wiederaufnahme eines Studiums etc.).
Wenn Sie BOKU-Mitarbeiter*in sind, beachten Sie bitte Punkt 10.
Wenn Sie ehemalige*r BOKU-Mitarbeiter*in sind, wenden Sie sich bitte an die BOKU IT-Hotline
unter boku-it@boku.ac.at.

3 Datenerfassung – Welche Daten müssen vorbereitet werden?

Vor der Zulassung zum Studium an der BOKU ist eine Online-Voranmeldung notwendig.
Dafür benötigen Sie:
• Ihre persönlichen Daten (Name, Adresse am Studienort,
nur bei österreichischen Staatsangehörigen auch Sozialversicherungsnummer),
• ein ausreichend sicheres, den Richtlinien der BOKU entsprechendes Passwort (s.
Abbildung 3)
• und ein digitales Bild für den Studierendenausweis zum Hochladen:
Bitte beachten Sie die ‚üblichen Bild-Richtlinien‘ für Ausweisbilder.

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4 Einstieg und Erstellung eines Basis-Accounts

Sollten Sie noch keinen (Basis-)Account an der BOKU besitzen, öffnen Sie den Link
https://online.boku.ac.at/BOKUonline/wbselbstregperson.register zur Erstregistrierung.
Füllen Sie die Felder aus und bestätigen Sie die Daten.
Wichtig: bestehende und ehemalige Studierende müssen keine Voranmeldung ausfüllen!
Siehe Punkt 1: Wenn Sie bereits BOKU-Studierende*r sind oder waren, ist keine neuerliche
Voranmeldung notwendig (betrifft Mitbelegung, Wechsel oder Wiederaufnahme eines Studiums
etc.).

Abbildung 1: Beginn der Anlage des Basis-Accounts

Nachdem Sie auf „Daten bestätigen“ klicken, können Sie die eingegeben Daten vor dem
Absenden kontrollieren. Wichtig: kontrollieren Sie die angegebene E-Mail-Adresse, da bei einer
fehlerhaften Eingabe kein Bestätigungslink versendet werden kann.

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Nach der Kontrolle können Sie auf „Daten abschicken“ klicken, woraufhin eine E-Mail mit dem
Bestätigungslink verschickt wird. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Bestätigungslink, um die E-
Mail-Adresse zu bestätigen.
Sollten Sie die E-Mail nicht innerhalb von etwa 5 Minuten erhalten, überprüfen Sie die angegebene
E-Mail-Adresse bzw. kontrollieren Sie auch den Spam-Ordner Ihres Mailprogrammes. Der Code ist
max. 7 Tage gültig.

Abbildung 2 Eine E-Mail mit Bestätigungslink zur Registrierung wird verschickt

Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse werden Sie nach BOKUonline weitergeleitet und
wählen Ihren zukünftigen Benutzernamen und Kennwort. Wichtig: Der Benutzername kann
nachträglich nicht geändert werden, wählen Sie ihn bitte daher so, dass er für Ihr zukünftiges
Studierendenleben passend ist. Empfohlen ist eine Kombination aus Vor- und Nachname (z.B.
„mmuster“ für Max Mustermann).

Abbildung 3: Benutzername und Kennwort vergeben

Sie haben etwa 60 Sekunden für die Eingabe – wird diese Zeit überschritten, meldet BOKUonline
einen Fehler. In diesem Fall einfach den Bestätigungslink neu aufrufen und Benutzername und
Kennwort neu eingeben.

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Abbildung 4 Der Basis-Account wurde erfolgreich angelegt

Die Account-Erstellung ist somit abgeschlossen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie auch
BOKUonline unter https://online.boku.ac.at/ aufrufen und sich mit dem gerade angelegten
Benutzernamen und Kennwort einloggen.
Hinweis: Ihr Account dient nur dem Einstieg in BOKUonline und funktioniert nicht bei anderen
BOKU IT-Services.

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Nach dem Login können Sie jederzeit selbstständig Ihr Kennwort ändern

Abbildung 5: Kennwort ändern

Sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben, wenden Sie sich bitte an die BOKU IT-Hotline unter
boku-it@boku.ac.at um Ihren Account mittels PIN-Code zurücksetzen zu lassen.

5 Erstellung einer Voranmeldung

Auf Ihrer BOKUonline Visitenkarte sehen Sie den Link „Voranmeldung zum Studium“, der Sie zur
Erfassung einer neuen Voranmeldung führt.

Abbildung 6: BOKUonline Visitenkarte nach Login

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Außerhalb der Zulassungsfrist erscheint folgende Meldung:

Abbildung 7: Voranmeldung außerhalb der Zulassungsfrist

Regulär sieht der Beginn der Voranmeldung folgendermaßen aus:

Abbildung 8: Voranmeldung beginnen

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5.1 Studienbeginn
Bitte tragen Sie Ihre Daten sorgfältig ein, da sie nach der Eingabe nur mehr von den
Studienservices geändert werden können. Gelb umrandete Felder sind Pflichtfelder und müssen
ausgefüllt werden. Das Semester, für das Sie die Voranmeldung zu einem Studium an der BOKU
durchführen können, ist vorgegeben. Halten Sie bitte ein aktuelles Passfoto für die
Voranmeldung bereit. Die Vorgaben finden Sie unter Punkt 2 (Datenerfassung).
Mit Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Auswahl der Studienrichtung.

5.2 Studienrichtungsauswahl
Bei der Studienrichtungsauswahl können Sie die Art des Studiums auswählen („Bachelorstudium“,
„Masterstudium“ oder „Doktoratsstudium“).

Abbildung 9: Studienrichtungsauswahl

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Anschließend können Sie das Studium auswählen, welches Sie gerne an der BOKU beginnen
möchten.

Abbildung 10: Studium auswählen

Bitte geben Sie bei der Studienrichtungswahl an, ob Sie sich innerhalb des letzten Jahres bereits
für das gewählte Studium an der BOKU beworben haben.
Die Studienwahl kann im weiteren Zulassungsverfahren durch die Studienservices noch geändert
bzw. ergänzt werden (z.B. bei individuellen Studien, Auswahl mehrerer Studien, etc.).

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5.3 Angabe der Personendaten

Abbildung 11: Personendaten eingeben

Erläuterungen:
• Die Matrikelnummer ist nur auszufüllen, wenn Sie bereits eine Matrikelnummer von einer
anderen österreichischen Universität erhalten haben.
• Ehemalige BOKU-Studierende (auch Mitbelegende) brauchen KEINE Voranmeldung
zu machen, da sie bereits im BOKU-System erfasst worden sind.
• Manche Daten wie der Vor- und Nachname, das angegebene Geburtsdatum und das
angegebene Geschlecht werden automatisch aufgrund Ihrer zuvor angegebenen Daten
ausgefüllt und können nicht geändert werden.
• Die Sozialversicherungsnummer und der Geburtsort sind nur verpflichtend auszufüllen,
wenn Sie als Staatsbürgerschaft „Österreich“ angeben.
• Bitte wählen Sie die Staatsbürgerschaft sorgfältig aus, da diese bei einer fehlerhaften
Angabe erst wieder im Zulassungsprozess vor Ort durch die Studienservices geändert
werden kann!

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5.4 Adressdaten angeben (Korrespondenz- bzw. Heimatadresse)

Abbildung 12: Adressdaten eingeben

Bitte füllen Sie Adressangabe aus. Die Korrespondenzadresse entspricht Ihrer Studienadresse.
Sollte Ihre Korrespondenzadresse auch Ihre Heimatadresse sein, wählen Sie bitte das Feld „Meine
Heimatadresse entspricht meiner Korrespondenzadresse (Studienadresse).“
Wenn das nicht der Fall ist, bitte im nächsten Schritt auch die Adressdaten Ihrer Heimatadresse
angeben.

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5.5 Hochschulzugangsberechtigung angeben

Abbildung 13: Hochschulzugangsberechtigung angeben

Bitte geben Sie hier die höchste abgeschlossene Ausbildung an, die Sie zum Studieren an
einer Universität/Hochschule berechtigt (z.B. Gymnasium, Berufsreifeprüfung, etc.), das
Zeugnisdatum und den ausstellenden Staat.
Wichtig: Wenn Sie im Ausland Ihre Hochschulzugangsberechtigung erworben haben, wählen Sie
bei der Schulform aus der Liste „25 Ausländische Reifeprüfung“ und anschließend den richtigen
Ausstellungsstaat (z.B. Deutschland, usw.).

Abbildung 14: Ausländische Hochschulzugangsberechtigung angeben

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5.6 Aktuelles Passbild hochladen

Abbildung 15: Bildupload – Bild suchen

Der Studierendenausweis (BOKUcard) ist ein amtlicher, österreichischer Lichtbildausweis,

entsprechend gelten Regeln für die zu verwendenden Fotos. Die abgebildete Person muss klar
erkennbar, ohne Kopfbedeckung (Kappe, Kapuzen, …) und von vorne abgebildet sein. Der
Bildausschnitt sollte den gesamten Kopf und maximal den Schulterbereich umfassen.

Weitere Informationen zu Kriterien für Passbildern finden Sie unter:

https://www.bmi.gv.at/607/files/Passbild_Kriterien_2022.pdf

Abbildung 16

Laden Sie bitte ein aktuelles Foto von sich hoch (Bildgröße: Mind. 137x178, Dateigröße: max.
10MB, Seitenverhältnis ca. 3:4).

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Abbildung 17: Bildupload – Bild fixieren

Bitte wählen und positionieren Sie das ausgewählte Bild.

Wichtig: sobald Sie auf „Weiter“ klicken, kann das Foto nicht mehr geändert werden. Eine
fehlerhafte Eingabe verzögert nach einer erfolgten Zulassung die Ausstellung Ihrer BOKUcard!

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6 Zusammenfassung Ihrer Daten

Abbildung 18: Zusammenfassung Ihrer Einträge

Kontrollieren Sie Ihre Eingaben, setzen Sie den Haken bei der Zustimmung und anschließend auf
„Senden“ um die Voranmeldung elektronisch zu übermitteln. Sollten Änderungen notwendig sein,
können Sie das den Studienservices vor Ort bei der Zulassung bekannt geben und die Daten
ändern lassen.

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Abbildung 19: Zusammenfassung - Zustimmung setzen und Voranmeldung übermitteln

Nach der Übermittlung durch Klick auf „Senden“ werden Sie weitergeleitet:

Abbildung 20: Abschluss der Voranmeldung

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7 Notwendige Unterlagen (Identifikationsnummer und Dokumente)

Im nächsten Schritt erhalten Sie Ihre Identifikationsnummer, die Sie für die Zulassung benötigen.
Die Identifikationsnummer hat das Format 2-00XXXXXX und ist am Ende des Textes zu finden. zu
finden:

Abbildung 21: Identifikationsnummer, Dokumente und wichtige Informationen

Kommen Sie mit allen aufgeführten Unterlagen und der zugewiesenen

Identifikationsnummer in der Zulassungszeit in die Studienservices.

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8 Nachträgliche Korrekturen
Leider sind nachträgliche Korrekturen in der elektronischen Voranmeldung nicht möglich.
Im weiteren Zulassungsverfahren können die Daten nötigenfalls von den Studienservices wieder
geändert werden. Wir bitten Sie dennoch eindringlich, die Daten möglichst gleich korrekt
einzutragen.

9 Unvollständige oder fehlerhafte Voranmeldung

Falls Sie Ihren Benutzernamen oder das Passwort vergessen oder verloren haben, wenden Sie
sich bitte an die BOKU IT-Hotline unter boku-it@boku.ac.at (siehe Ende von Punkt 3).
Wenn Ihre Voranmeldungsdaten aus anderen Gründen nicht vollständig oder nicht korrekt sind,
dann belassen Sie Ihre Voranmeldung einfach im unvollständigen, unrichtigen Zustand und
ergänzen und korrigieren Sie die Daten gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen der Studienservices
bei der Zulassung.
Die Mitarbeiter*innen der Studienservices gehen bei der Zulassung ohnehin alle von Ihnen
eingegebenen Daten mit Ihnen durch und beraten Sie bei allen Punkten, die unklar sind.

10 Nächste Schritte
• Beratung und Zulassung zum Studium in den Studienservices (während der
Zulassungsfrist).
• Einzahlung des ÖH-Beitrags bzw. Studienbeitrags.
• Aktivieren der BOKUcard und Ihres Studierenden-Accounts.

11 Voranmeldung zum Studium für BOKU-Mitarbeiter*innen

Wenn Sie BOKU-Mitarbeiter*in sind, können Sie die Voranmeldung nach dem Login in
BOKUonline unter https://online.boku.ac.at auf Ebene der jeweiligen OrgEH vornehmen.
Dazu klicken Sie auf den Link „Voranmeldung zum Studium“.
Die restlichen Schritte sind gleich, wie in der Voranmeldung für Studierende.
Hinweis: Die Staatsbürgerschaft und Sozialversicherungsnummer werden nicht aus dem
Mitarbeitenden-Profil übernommen, können aber von den Studienservices nachgetragen werden.

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Historie
Letzte Änderung: 15. Juni 2023
Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten
der BOKU-IT unter:
http://short.boku.ac.at/it-voranmeldung

Voranmeldung_DE_V.4.1.2_2023-06-15.docx
Dokument Voranmeldung für neue Studierende

Quelldokument BOKU ---

Aktualisierungs-datum/ Autor Version Änderungen

2011-01-18 (LW/ZID)
2011-03-08 (LW/ZID)
2011-06-15 (HP/ZID)
2012-06-15 (HP/ZID)
2014-02-07 (AA/ZID)
2015-05-06 (MO/ZID)
2016-05-02 (RW/ZID)
2021-12-14 (WPH/BOKU IT)
2022-02-03 (WPH/ BOKUIT)
2022-08-02 (WPH/ BOKUIT)
2023-06-15 (RW/BOKU-IT)
2.0.0. Dokumentation (Masterrelease 2) erneuert und auf bessere Lesbarkeit überarbeitet
Bildupload für Studentenkarte überarbeitet
2.0.1.
Bilder erneuert und auf bessere Lesbarkeit überarbeitet
Titel geändert (Unterscheidung neue Stud. – aktive Stud.)
2.1.0. URL der Applikation korrigiert
Voranmeldung mit Studienauswahl (mit Screenshots)
Neue Regelung der Zulassung ab 2012/13
3.1.0.
Voranmeldung ohne Auswahl des Studiums
3.2.0. Überarbeitung neues Layout, Ausbesserungen
3.2.1. Link ausgebessert, Formatierungen vereinheitlicht.
Ergänzung Studienservices als Kontaktstelle für inhaltliche und studienrechtliche
3.2.1 Fragen.
Studienabteilung → Studienservices; kleine Korrekturen
4.0 Vollständige Überarbeitung → Basis-Account
Neuer Punkt: Wer soll die Voranmeldung nutzen
4.1 Neuer Hinweis und Screenshot (Login bei BOKUonline)
Layout angepasst
Informationen und Screenshot zu Ausländischer Reifeprüfung eingefügt
4.1.1
Hinweise zu Sozialversicherungsnummer ergänzt
4.1.2 Link zu Richtlinien für Passbilder aktualisiert.

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