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Yasuhiro: Rechnungserzeuger - Benutzer Handbuch

(von Tsubame Software Tools)


Business Support Software Solutions fuer Kleine und Mittlere Unternehmen (KMU) www.tsubame.de

Inhalt - Yasuhiro Handbuch:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Allgemeine Information Funktion Die Yasuhiro GUI Die Konfigurationsdatei: Yasuhiro.cfg Die HTML-Schablone F.A.Q. (Frequently Asked Questions) Dokumentation in anderen Sprachen Kontakt

1. Allgemeine Information
Yasuhiro ist ein Tool um Rechnungen zu erstellen. Der Name Yasuhiro bedeutet "rechtschaffenes Reichtum".

2. Funktion
Yasuhiro kann Rechnungen erstellen, unterstuetzt dabei bis zu 9 Spalten und so viele Zeilen wie gewuenscht. Daten, sowohl Kundendaten als auch Artikeldaten, koennen ueber die Zwischenablage uebernommen werden. Die Rechnung wird aufgrund einer Schablone erzeugt und liegt in HTML Format vor. Insbesondere eignet sich dieses Programm fuer kleine Unternehen und Selbststaendige die nicht viele Rechnungen schreiben, dennoch eine Moeglichkeit erhalten, halbautomatisiert Rechnungen zu erstellen. Yasuhiro ist in Java geschrieben und laeuft demnach "out of the box" auf verschiedene Computer. Durch seine Konfigurationsdatei ist es moeglich Yasuhiro sehr flexibel zu gestalten. Dadurch das ein Standard wie HTML benutzt wird sind die eigene Daten sehr sicher.

3. Die Yasuhiro GUI


Wenn Sie Yasuhiro starten erhalten Sie ein Arbeitsfenster aehnlich das hier abgebildete.

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Rote Nr. 1 - Kundenname: Hier ist der Empfaenger der Rechnung zu schreiben.

Rote Nr. 2 - Kundenadresse: Hier ist die Adresse des Empfaengers zu schreiben.

Rote Nr. 3 - Ort: Hier ist der Ort des Empfaengers zu schreiben.

Rote Nr. 4 - Kundennummer: Hier ist eine Identifikation fuer den Kunden zu schreiben.

Rote Nr. 5 - Mehrwertsteuer: Die gueltige Mehrwertsteuer. Sollten verschieden Artikel verschiedene Mehrwertsteuer haben, so kann man in der Artikelliste (rote Nr. 16) die Mehrwertsteuer besonders anpassen. In diesem Fall brauchen Sie auch die Spalte MwSt in der Tabelle, die dann in der Konfigurationsdatei angegeben werden soll (Eigenschaft COLUMNS, Wert "8").

Rote Nr. 6 - Skonto: Hier koennen Sie ein Skonto eingeben. Dieser wird dann in der Rechnung ausgegeben wenn in der Konfigurationsdatei auch eine "Skonto-Zeile" definiert wurde.

Rote Nr. 7 - Daten von der Zwischenablage uebernehmen: Wenn Sie auf diesem Knopf druecken, so werden Kundendaten aus der Zwischenablage uebernommen. Bis zu 6 Daten werden uebernomen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. KundenNummer Kundenname Adresse 1 Adresse 2 MwSt Skonto

Als Trennzeichen gilt ein "End Of Line", ein "Tabulator", ein "Pipe "|", ein Semikolon ";" oder ein Doppelpunkt in dieser Reihenfolge. Das bedeutet, wenn Sie (wider Erwatung) Daten mit Semikolon oder

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Doppelpunkt uebernehmen moechten, ist es wichtig die einzelnen Daten mit einem der ertsen drei Zeichen zu trennen. Anmerkung: Daten aus einer Tabellenkalkulation z.B. sind mit "Tab" getrennt. Sollten Sie weniger als 6 Datenfelder uebernehmen, so werden die "ueblichen" Daten uebernommen. Zum Beispiel: 5 Felder: Kundennummer; Kundenname; Adresse 1; Adresse 2; Skonto 4 Felder: Kundennummer; Kundenname; Adresse 1; Adresse 2 3 Felder: Kundenname; Adresse 1; Adresse 2 2 Felder: Kundenname; Adresse 1 1 Feld: Nur der Kundenname.

Rote Nr. 8 - Posten hinzufuegen: Fuegt eine neue Zeile zu der Artikeltabelle.

Rote Nr. 9 - Artikel aus der Zwischenablage hinzufuegen: Wenn Sie auf diesem Knopf druecken, so werden Artikeldaten aus der Zwischenablage in der letzten Zeile uebernommen. Bis zu 5 Daten werden uebernomen: 1. 2. 3. 4. 5. ArtikelNummer Beschreibung Preis Rabatt MwSt

Als Trennzeichen gilt ein "End Of Line", ein "Tabulator", ein "Pipe "|", ein Semikolon ";" oder ein Doppelpunkt in dieser Reihenfolge. Das bedeutet, wenn Sie (wider Erwartung) Daten mit Semikolon oder Doppelpunkt uebernehmen moechten, ist es wichtig die einzelnen Daten mit einem der ertsen drei Zeichen zu trennen. Anmerkung: Daten aus einer Tabellenkalkulation z.B. sind mit "Tab" getrennt. Sollten Sie weniger als 5 Datenfelder uebernehmen, so werden die "ueblicheren" Daten uebernommen. Zum Beispiel: 4 Felder: Artikelnummer; Beschreibung; Preis; Rabatt 3 Felder: Artikelnummer; Beschreibung; Preis 2 Felder: Artikelnummer; Beschreibung 1 Feld: Nur die Artikelnummer.

Rote Nr. 10 - Gesamtsumme: Berechnet und gibt aus die Gesamtsumme bis zu der aktuellen Zeile der Tabelle.

Rote Nr. 11 - Schablone auswaehlen: Hier koennen Sie eine andere Schablone waehlen (zum Beispiel wenn Sie ein anderes Aussehen fuer bestimmte Rechnungen haben wollen).

Rote Nr. 12 - Umwandeln zwischen Datumsformaten: Bei Yasuhiro ist es moeglich Rechnungen anstatt mit einer laufenden Nummer mit einem Datum als "Rechnungsnummer" (Rechnungs-Identifikator) zu speichern, dieses Datum kann in hexadezimales Format vorliegen, und Sie koennen hierdurch die Formate umwandeln um zum Beispiel nach einem Datum zu suchen (als Rechnungsnummer).

Rote Nr. 13 - Rechnung Anzeigen nach dem Erzeugen: Wenn dies ausgewaehlt ist wird nach dem Erzeugen einer Rechnung diese angezeigt mit einem Programm welches in der Konfigurationsdatei definiert ist (START).

Rote Nr. 14 - Rechnung speichern: Die Rechnung wird erzeugt. Wenn rote Nr. 13 gewaehlt worden ist, so wird sie auch angezeigt. Sollte der Konfigurationswert "CONTROL_LIST" auf "Ja" gesetz sein in der Konfigurationsdatei, so wird in der Kontrolldatei "yasuhiro_control.csv" eine neue Zeile geschrieben mit der Zahlfrist der Rechnung. Diese Kontrollliste hat nur drei Spalten: Zahldatum; Rechnungsnummer; Gesamtsumme

Rote Nr. 15 - Yasuhiro beenden: Das Programm Yasuhiro wird ohne Weiteres beendet.

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4. Die Konfigurationsdatei: yasuhiro.cfg


In der Konfigurationsdatei werden die Einstellungen fuer das Berechnen und Erzeugen der Rechnungen von Yasuhiro festgehalten. Die Konfiguationsdatei koennen Sie mit einem beliebigen Texteditor editieren. Ein Beispiel einer solchen Datei wurde automatisch bei der Installation angelegt; diese koennen Sie als Muster nehmen. Formatierung der Konfigurationsdatei: Achten Sie bitte auf die Eigenschaften der Konfigurationsdatei. Es gilt: Die Zeichenketten vor den jeweiligen Einstellungen sollen immer gleich bleiben, auch nicht auf 2 Leertasten oder Tabulator darf etwas geaendert werden! # ist fuer Kommentarzeilen. Auch als Kommentar hinter einer Einstellung ist # erlaubt. Falls mehrere Zeilen die gleiche Einstellung definieren, so gilt jeweils die letzte der Zeilen. Falls Einstellungen fehlen, so fuehrt das nur dann zum Stoppen des Programms, wenn es keine Defaults fuer diese Einstellung existieren (wie z.B. fuer die Rechnungsnummer). Sie koennen entweder ":" oder "=" benutzen Wert und Eigenschaft zu trennen: Wie Sie wollen.

Definition der Eigenschaften


Einige Eigenschaften muessen vorhanden sein: 1. TEMPLATE: Der Name der Schablone. 2. INVOICE_NUMBER: Wie die Rechnungsnummer soll erzeugt werden und wie man garantiert, dass die Nummer nur einmal vorkommt. Die Rechnungsnummer kann durch eine der folgende Moeglichkeiten erzeugt werden: DHEX = Datum Hexadezimal D = Datum N = Nummerierung NHEX = Nummerierung Hexadezimal C = Name des Kunden (soll im Fenster eingetragen werden). Anmerkung: Sie muessen sicherstellen, dass der Name des Kunden nur einmal vorkommt: Es ist nicht erlaubt mehr als eine Rechnung zu haben mit der gleichen Nummer! CID = Kundennummer (soll im Fenster eingetragen werden) Anmerkung: Sie muessen sicherstellen, dass der Name des Kunden nur einmal vorkommt: Es ist nicht erlaubt mehr als eine Rechnung zu haben mit der gleichen Nummer! CID+D = Kundennummer und Datum CID+DHEX = Kundennummer und Datum Hexadezimal D+CID = Datum und Kundennummer DHEX+CID = Datum Hexadezimal und Kundennummer C+D = Kundenname und Datum C+DHEX = Kundenname und Datum Hexadezimal D+C = Datum und Kundenname DHEX+C = Datum Hexadezimal und Kundennname C+N = Kundenname und naechste Nummer C+NHEX = Kundenname und naechste Nummer Hexadezimal N+C = Naechste Nummer und Kundenname NHEX+C = Naechste Nummer Hexadezimal und Kundenname CID+N = Kundennummer und naechste Nummer CID+NHEX = Kundennummer und naechste Nummer Hexadezimal N+CID = Naechste Nummer und Kundennummer NHEX+CID = Naechste Nummer Hexadezimal und Kundennummer Die rechte Seite der Einstelungs (der Wert) muss eine der 22 Moeglichkeiten sein. 3. LANGUAGE und das "language Teil" muss vorhanden sein.

Einige Einstellungen sind optional: 1. DELIVERY_LINE: Diese Zeile schreibt eine ieferungsinformation fuer den Kunden. Z.B. "Die Ware wird am [7] in Ihrer Firma geliefert."

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2. CASH_DISC_LINE: Diese Zeile gibt an wie das Skonto zu behandeln ist. Z.B."Bis zum [14] ist ein Betrag von [$] EUR zu bezahlen." 3. CASH_DISC: Der Wert des Skontos. Zurzeit ist es nicht moeglich mehrere Skonto-Werte zu berechnen fuer verschiedene Zeitspannen. Und falls CASH_DISC_LINE vorhanden ist, dann muss CASH_DISC auch vorhanden sein. 4. VAT_LINE: Diese Zeile schreibt der MehrwertSteuer-Betrag der Rechnung aus. Z.B. "In dieser Rechnung sind [$] EUR MwSt enthalten." 5. VAT: Der Standard Wert der MwSt. Und falls VAT_LINE vorhanden ist, dann muss VAT auch vorhanden sein. 6. PAYMENT_TIME: Das ist die Zahlfrist. Default sind 14 Tage. 7. PERIOD: Hier definieren Sie mit wie viele Nachkommastellen Sie Ihre Rechnungen erstellen sollen, moegliche Werte sind 0, 1, 2, 3, 4 oder 5. Default ist 2. 8. START: Hier koennen Sie definieren was fuer ein Programm gestartet werden soll mit der fertigen Rechnung. Aus diesem Programm heraus koennen Sie die Rechnung ausdruecken oder weiterbearbeiten, je nach dem was Sie brauchen. Beispiele von solchen Programmen sind "Firefox" oder "SeaMonkey". Bitte denken Sie daran, den ganzen Pfad zum Programm (EXE-Datei) anzugeben. 9. COLUMNS: Hier definieren Sie welche Spalten Sie in der Tabelle Ihrer Rechnungen haben wollen, default sind alle Spalten. Es sind insgesamt 9 Spalten. Die Spalten sind: 1. Posten 2. N. 3. Art.Nr. 4. Beschreibung 5. Anzahl 6. Rabatt 7. Preis pro Stueck 8. MwSt 9. Betrag Sie koennen auch "1;2;3;4;..." oder "123456789" oder "1 - 2 - 3..." oder "8,7,6,5,..." schreiben, jedoch die Spalten werden immer in der gleichen Reihenfolge ausgedrueckt/gezeigt; und zwar wie oben aufgelistet. Das bedeutet, dass Sie nicht die Reihenfolge der Spalten aendern koennen. 10. CONTROL_LIST: Gibt an ob eine Liste von Rechnungen erstellt werden soll zur nachtraeglichen Kontrolle der bezahlten/noch nicht bezahlten Rechnungen; default ist "nein". Diese Liste hat nur 3 Felder und es ist eine Komma-Getrennte-Datei (comma separated file; *.CSV). Die Felder sind: 1. Datum 2. Rechnungsnummer 3. Betrag

Anmerkungen zu den "Zeilen"


Die Zeichenkette [$] wird mit dem Geldbetrag ersetzt, der fuer die gegenwaertige Zeile gilt (wird berechnet). Die Zeichenkette [nn] wird durch einem Datum ersetzt, der dem gegenwaertigen Tag entspricht plus "nn" Tage. Falls das berechnete Datum ein Wochenende ist (Samstag/Sonntag), so wird das Datum auf dem naechsten Montag gesetzt. Achten Sie aber bitte darauf, dass keine nationalen oder internationalen Feiertage beruecksichtig werden: Das kann also bedeuten, dass so ein Zahltag auch an, z.B. Weihnachten fallen kann!

Benutzung der Sprachen


Es gibt in dieser Konfigurationsdatei auch eine "Language" Definition und mehrere Abschnitte "[_SPRACHE_]". Unter "Language" definieren Sie welche Sprache Sie fuer die GUI benutzen wollen. Zurzeit sind 4 Sprachen definiert, deutsch, englisch, spanisch und norwegisch. Sie koennen selbst Sprachen hinzufuegen wenn Sie das wuenschen.

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Die definierte Zeichenkette soll sich spaeter in einem eigenen Abschnitt wiederfinden: [_Eine_Neue_SPRACHE_]. In den "[_SPRACHE_]"-Abschnitten sind die Zeichenketten definiert, die in der GUI erscheinen sollen (also die Sprache des normalen Benutzers). Sie koennen sowohl eine neue Sprache definieren (z.B. "Bayrisch") und die Zeichenketten uebersetzen. Das sieht dann so aus: [Bayrisch] ... ... ... [Schwaebisch] Achten Sie bitte darauf, dass die Reihenfolge behalten werden soll, es gelten keine Kommentare und alle Zeichenketten sollen vorhanden sein. Und zuletzt weiter oben passen Sie die Language: Bayrisch # Achten Sie auf Gross- und Kleinscheibung! Oder Sie koennen auch die vorhandenen Zeichenketten nach Wunsch aendern. So z.B. wenn Sie fuer "Rechnung speichern" die Zeichenkette "Machmir die Rechnung" speichern, so wird dies im Knopf erscheinen.

5. Die HTML-Schablone
Die Rechnungen werden aufgrund einer Schablone erzeugt. Dieser Schablone liegt ein HTML Format zugrunde und die von Yasuhiro erzeugte Teile sind auch HTML. Die Schablone koennen Sie so gestalten wie Sie wuenschen, es werden lediglich bestimmte Zeichenketten einfach ersetzt mit dem was Yasuhiro selbst ermittelt. Anschliessend eine Liste der Moeglichkeiten die Sie haben, Yasuhiro zu verwenden um Ihre Rechnungen zu erstellen. Zeichenkette in der Schablone <!--KUNDE_NAME--> <!--KUNDE_STREET--> <!--KUNDE_CITY--> <!--KUNDE_ID--> <!--INVOICE_NO--> <!--DATE--> <!--PAYMENT_TIME--> <!--INVOICE_ITEMS--> <!--VAT_LINE--> <!--DISC_LINE--> <!--DELIVERY_LINE--> Ersetzt durch folgende Daten Name des Kunden Adresse 1 des Kunden Adresse 2 des Kunden Kundennummer Rechnungsnummer Estellungsdatum Zahlungsfrist (Ergibt sich aus der Konfigurationsdatei) Tabelle mit den Posten (Artikeln) Zeile mit Mehrwertsteuer-Information (wird in der Konfigurationsdatei definiert) Zeile mit Skonto-Information (wird in der Konfigurationsdatei definiert) Zeile mit Lieferung-Information (wird in der Konfigurationsdatei definiert)

Es ist moeglich ein Wert, zum Beispiel das Datum an mehreren Stellen in der Rechnung zu definieren. Ebenfalls ist es moeglich, ein Wert nicht in der Schablone zu haben, so z.B. koennen Sie einfach die MehrwertSteuer-Zeile nicht definieren und sie wird dann in der Rechnung nicht erscheinen. Ich empfehle Ihnen, erstmals Ihre Rechnung zu entwerfen anhand eines HTML Editors, und anschliessend die Zeichenketten zu ersetzen um die Schablone zu erstellen (und nicht andersherum, eine Rechnung um die Zeichenketten herum zu basteln). Denken Sie bitte daran, einen ASCII editor zu benutzen um die Yasuhiro spezifischen Zeichenketten in der Rechnung zu integrieren!

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6. F.A.Q. (Frequently Asked Questions)


1. Kann man eine Zeile der Tabelle loeschen? Nein, das ist zurzeit noch nicht implementiert. Sie koennen einfach die Anzahl auf Null (0) setzen, dann wird diese Zeile nicht berechnet, anschliessend koennen Sie diese Zeile in der fertigen Rechnung aus der Tabelle entfernen, immerhin bleiben aber womoeglich die lafende Nummer (Posten) mit einer Luecke mitendrinn. 2. Laeuft Yasuhiro auch unter dem Betriebssystem "XXX"? Wenn es eine Java Virtuelle Maschine und ein WebBrowser gibt, dann laeuft Yasuhiro auch dort. 3. Ich brauche keine Beschreibung Spalte, nur die Artikelnummer, dennoch erhalte ich eine "Beschreibung". Warum? Es gibt 2 Spalten die standardmaessig immer vorhanden sind; 1. Die Beschreibung und 2. Den Betrag. Alle andere Spalten sind Optional. Eine Moeglichkeit dies umzugehen ist indem Sie die Zeichenkette "Beschreibung" in der Konfigurationsdatei zum Beispiel als "Artikel" umbenennen. In diesem Fall benutzen Sie tatsaechlich die Spalte "Beschreibung" als "Artikel". Anmerkung; Benutzen Sie bitte nicht die Spalten mit Zahlen (Preis, Rabatt, Anzahl, MwSt) anders als definiert, da diese in der Berechnung als festgelegt benutzt werden!

7. Dokumentation in anderen Sprachen


Bis jetzt ist die Yasuhiro-Dokumenation in folgenden Sprachen zu lesen: Englisch Deutsch Spanisch Die letzten Versionen der Yasuhiro-Dokumentation liegen unter www.tsubame.de/downloads.htm Es ist empfehlenswert diese Dokumentation auch von dort direkt zu lesen oder runterzuladen.

8. Kontakt
Lassen Sie uns bitte wissen wenn etwas nicht funktioniert wie Sie es erwarten, wenn Sie Schwierigkeiten haben sollten mit Yasuhiro oder wenn Sie einfach uns etwas mitteilen wollen. Wir freuen uns auf Ihrem Feedback!

Tsubame Software Tools Homepage: www.tsubame.de E-mail: kameko@tsubame.de

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