Existenz 2014 Finanzbuchfuehrung 3.0 Und Papierbelege Vernichten Und Wie Will e

Finanzbuchfhrung 3.
0 und Papierbelege
vernichten und wie will es das Finanzamt?
EXISTENZ Mnchen, 15. November 2014

Christine Thoma DATEV eG
Das Unternehmen
DATEV eG
Hauptsitz: Nrnberg
Grndung: 1966
Berufsstndische EDV-Dienstleistungsorganisation in Europa fr
Steuerberater
Rechtsanwlte
vereidigte Buchprfer
Wirtschaftsprfer
DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
EXISTENZ 2014 Finanzbuchfhrung

3.0
Zahlen-Daten-Fakten
ber 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-Dienstleistungen
DATEV-Rechenzentrum: Datendrehscheibe zwischen Unternehmen und deren
Steuerberatern sowie Institutionen
ber 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat
mehr als 138.000 Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammenarbeit
mit ihrem steuerlichen Berater
EXISTENZ 2014 rund 2,5 Millionen Mittelstndler erstellen Finanzbuchfhrung mit DATEV-Software
Finanzbuchfhrung
3.0
11.11.2014
DATEV: Auftrag und Mitglieder

unser Auftrag
unsere Mitglieder
wirtschaftliche Frderung
unserer Mitglieder
(40.274 in 2013)
Steuerberater
Das bedeutet:
vereidigte Buchprfer
Untersttzung bei allen

Dienstleistungen unserer
Mitglieder fr deren
Mandanten
Sozietten und
Partnergesellschaften
Rechtsanwlte
Wirtschaftsprfer
Gesellschaften der
Berufsangehrigen
Seite
DATEV eG, alle
Rechte vorbehalten
Lsungen fr Unternehmen im berblick

Software fr kaufmnnische Aufgaben
Auftragswesen
Dokumentenablage
Rechnungswesen
Zahlungsverkehr
unterjhrige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater

Software fr Personalwirtschaft
Personalmanagement
Lohn- und
Gehaltsabrechnung
Qualittsmanagement
IT-Lsungen fr Kommunikation und Datensicherheit
Elektronisches
Organisationshandbuch
E-Mail
Sicherheit
+ Wissen + Beratung + Service
IT-Outsourcing
Seite
DATEV eG, alle
Rechte vorbehalten
Digitalisierung - Optimierungsanstze im betrieblichen Rechnungswesen
Vorsystem
Auftragswesen
z.B. Warenwirtschaft
Automatisierung
EDI-Schnittstelle
Rechnungsschreibung
Rechnungsanforderungen
Bezahlung
DV-untersttzt
Archivierung
Betriebsprfung
Anforderungen
Finanzverwaltung
Abgrenzung Papier/eRechnung
Besonderheiten
eRechnung
Seite
DATEV eG, alle
Rechte vorbehalten
Themen des Vortrags im berblick

1.
Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?
2.
Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben
3.
Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)
4.
Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)
5.
Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen
6.
Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet
EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Prozess der Digitalisierung von Dokumenten
1
Vertrge
Korrespondenz
Datenbank
Dokumente
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Papierdokumente
Scanner
Ablage der Papierdokumente
Digitalisierte Dokumente
User PCs/mobile Divices
Digitale Post (Email)
Digitale Daten aus anderen
Systemen

Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!

Elektronischer
Rechnungsverkehr
Ersetzendes
Scannen
GDPdU
(GoBD)
ELStAM
neuer
Personalausweis
(nPA)
Elektronische
Steuererklrung
E-Government
Digitalisierung der
Geschftsprozesse
SEPA
E-Bilanz
Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)

Industrielle Lsungen (Trendbeschleuniger):

Kosten fr elektronisch signierte Rechnungen aus SAP
Quelle:
Esker GmbH:
www.esker.de
Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen

Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen
auf Anforderungen wichtiger Geschftspartner reagieren.
Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).
das Unternehmensimage modernisieren.

umweltbewusst agieren.
Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.


1.
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4.
5.
6.

Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG 14)

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sonstige Leistung
abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr bezeichnet wird.
bermittlungswege
Definition eRechnung: (UStG 14)

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

per Email (Bilddatei,

Textdatei)
DE-MAIL,
E-POSTBRIEF
Computerfax oder
Faxserver
Webdownload
EDI (Datenaustausch)
Formelle
Formelle Prfung
Prfung
nach
nach
14
14
(4) (4)
UStG:
UStG:
Eine
Eine Rechnung
Rechnung
muss
muss
folgende
folgende
Angaben
Angaben
enthalten
enthalten
1. den vollstndigen Namen und die vollstndige Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfngers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm
vom Bundeszentralamt fr Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
3
4
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung
der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstnde
oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. das nach Steuerstzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Entgelt
fr die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt bercksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fr die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fllen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des
Leistungsempfngers


1.
2.
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4.
5.
6.

eRechnung was galt bisher (bis 30.06.2011)?
Authentizitt
Echtheit der Herkunft
Integritt
Unversehrtheit des Inhalts
eindeutige Identifizierung des

Rechnungsausstellers
keine Vernderung der Daten
gewhrleistet durch
qualifizierte elektronische Signatur
elektronischer Datenaustausch (EDI)
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend
Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen

fr den Vorsteuerabzug (Altregelung)
ordentliche Rechnung
Signaturprfung
Prfprogramm
(14 Abs. 4 UStG)

Prfprotokoll
Rechnung
revisionssicheres digitales
Archiv fr 10 Jahre
(Aufbewahrung)
Signatur
(evtl. eingebettet)
Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen
Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass

die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist.
der Inhalt der Rechnung nicht verndert wurde.

1.
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5.
6.

Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen

an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
Authentizitt
eindeutige Identifizierung des

Rechnungsausstellers
Integritt
Lesbarkeit
Lesbarkeit der Rechnung
keine Vernderung der Daten
whrend der Aufbewahrungsfrist

verfgbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
gewhrleistet durch
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend
Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011

Ab 1. Juli 2011 (rckwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich
zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmigkeit einer Papierrechnung zu erhhen.
In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung fr
umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist:
Lesbarkeit einer Rechnung

Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und
die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontroll-
verfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen knnen.

eRechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren

Verfahren, das der Rechnungsempfnger zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einsetzt.
d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien
durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlsslichen Prfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Fr ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:
Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
manueller Abgleich mglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch
ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen)
als Prfpfad eignen sich Geschftsbriefe und Vertrge, Bestelldokumente, Lieferscheine,
buchhalterische Abbildung

Relevante Prfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens

Prfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prfung auf doppelte Rechnung
Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und
Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen
Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt
wurden
Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind
Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

Beispiel fr innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
Muster
Serviceschein
Muster
Rechnung
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Angebote schreiben
Angebote schreiben
Schritt fr Schritt vom

Angebot zur
eRechnung
BILDER FR PROZESS ZU
AWO ergnzen
Praxisbeispiel:
eRechnung als
Ausgangsrechnung
Rechnung statt auszudrucken direkt per E-Mail versenden!
Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Angebote schreiben
Angebote schreiben
Rechnung ausdrucken
oder direkt per Email
(meist PDF-Format)
versenden
BILDER FR PROZESS ZU
ideal: Buchungsstze fr
AWO ergnzen
Ausgangsrechnung (inkl. digitalem
Belegbild) stehen sofort in der
Buchfhrung zur Verfgung.

eRechnung Aufbewahrung
Archivierungspflichten sind unverndert: Aufbewahrung ber 10 Jahre
Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU
Die Erfllung ist nicht Voraussetzung fr den Vorsteuerabzug.
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.


1.
2.
Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?
3.
4.
5.
6.

Digitale Langzeitarchive im Unternehmen???
Datenbank
Christian Pohl / Pixelio.de
Paul-Georg Meister / Pixelio.de
Ziele des digitalen Langzeitarchivs:

Reduzierung des Papieraufkommens
So bucht man heute

www.datev.de/so-bucht-man-heute
Stand September 2014 sind im DATEVRechenzentrum ber 289.000.000 Belege

gespeichert. Wrde man diese Belege
ausdrucken und aufeinanderlegen,
knnte man damit drei Trme in Hhe des
Mount Everest (8.840 m) bauen. ber
47.000 Unternehmen nutzen bereits DATEV
Unternehmen online fr die digitale
Belegablage, das Bearbeiten und Zahlen
von Rechnungen bis hin zur Vorerfassung
von weiteren Daten der Lohnabrechnung
und Buchfhrung. Und der Trend zeigt
deutlich nach oben: Monatlich kommen
durchschnittlich 500 Unternehmen neu
dazu.
www.datev.de/so-bucht-man-heute
11.11.2014
Seite
31
DATEV eG, alle

Rechte vorbehalten
Auslagerung der digitalen Archivierung
Der weltweit fhrende Cloud-Anbieter Amazon.com erffnet sein

zweites EU-Rechenzentrum in Deutschland. Der insgesamt elfte
Standort des Cloud-Dienstes Amazon Web Services (AWS) werde
verschiedene Rechenzentren im Groraum Frankfurt sein, sagte
Andy Jassy, Senior Vice President of Web Services von Amazon,
dem Wall Street Journal Deutschland. Es wird mehrere
Rechenzentren in bedeutender Gre in Deutschland geben,
sagte Jassy.
Quelle: Auszug The Wallstreet Journal online

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Handelsrecht
Steuerrecht
Gesetzliche
Schriftform
Spezialregelungen
Handelsgesetzbuch
(HGB)
Abgabenordnung
(AO)
Brgerliches
Gesetzbuch (BGB)
Medizin
Buchfhrungspflicht
Aufbewahrung
Aufzeichnungen
Aufbewahrung
Gesetzliche Schriftform
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Zivilprozessordnung(ZPO)
Anforderungen an
Rechnungen
Beweiskraft

ffentliche
Verwaltung
Sozialgesetze
Finanzdienstleister
Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen

und Dokumentationen
gegenber den Finanzbehrden
Umsatzsteuergesetz
Abgabenordnung
Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchfhrungssysteme GoBS
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

Aufbewahrungsfristen (gltige Rechtslage)

Bcher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlsse,
Lageberichte, Erffnungsbilanzen sowie die zu deren Verstndnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
empfangene und abgeschickte Handels- und Geschftsbriefe
Buchungsbelege
10 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind
6 Jahre
Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die
Rechnung ausgestellt wurde.
Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) fhrt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss Thema: E-Mail-Archivierung
Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)

Worum geht es?
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.07.2001
Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingerumt worden, die mit Hilfe eines
Datenverarbeitungssystems erstellte Buchfhrung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu

prfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch fr vorangegangene
Wirtschaftsjahre!
Die Daten [] sind fr den Datenzugriff zur Verfgung zu halten bzw. in geeigneter Weise
vorzuhalten. Das heit:
jederzeit digital verfgbar

unverzglich lesbar
maschinell auswertbar
Elektronische Betriebsprfung
Zugriffsarten
Formen des Datenzugriffs
Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Datentrgerberlassung (Z3)
Zugriff auf DV-System des

Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern
und Sortieren der Daten) durch
den Prfer
Zugriff durch den

Steuerpflichtigen oder dessen
Beauftragten nach den Vorgaben
des Prfers
Auswertung des Prfers auf

seinem Computer unter
Anwendung eines AnalyseProgramms
Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger
Bereitstellung von Hardund Software
Einweisung in das DV-System
Verschaffung des Zugangs zu

allen steuerlich relevanten
Daten und den internen
Auswertungsprogrammen
Bereitstellung von Hardund Software

Umsetzung der Vorgaben des
Prfers durch Steuerpflichtigen
oder andere mit dem DVSystem vertrauten Personen
berlassung eines Datentrgers (CD-ROM/DVD)

Offenlegung der zur
Auswertung erforderlichen
Informationen (Dateistruktur,
Dateifelder, interne
Verknpfungen)
Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des

Verhltnismigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)
Ein neues Zeitalter? Die GoBD als Nachfolger von GoBS, GdPDU?
Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und

Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum

Datenzugriff (GoBD)
Entwurf in 2013
berarbeiteter Entwurf Mai 2014
BMF-Anwendungsschreiben November 2014???

Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit
Reichsabgabenordnung
GoBD
Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen

in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Inhalte, Begriffe, Konzept der GoBD
Unvernderbarkeit?
Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewhr

dafr bieten, dass alle Informationen (Programme und
Datenbestnde), die einmal in den Verarbeitungsprozess
eingefhrt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung),
nicht mehr unterdrckt oder ohne Kenntlichmachung
berschrieben, gelscht, gendert oder verflscht werden
knnen (GoBD Rn 108).

Physikalische Objekte und digitale Medien

Physikalische Objekte versus digitale Daten
Whrend altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft
dies auf neue Speichermedien nicht zu
Auch Filme, Fotos und Magnetbnder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit
Noch krzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und
gebrannte CDs/DVDs
Datentrger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflsse (zum Beispiel durch Magnetfelder
in der Nhe von Disketten oder Magnetbndern) oder sie werden durch chemische oder
physikalische Einwirkungen so stark verndert, dass sie keine Informationen mehr speichern
knnen oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs)
Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem spteren Zeitpunkt die passenden
Gerte und Programme nicht mehr vorhanden sind
Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zustzliche Problematik, dass
Daten nicht mehr zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist
Definition Datensicherung
Was heit Datensicherung konkret?
Die Datensicherung schtzt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch
versehentliches Lschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts knnen Sie Ihre
Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen.
Neben den Daten aus den Anwendungen enthlt die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten,
wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker.
Als Alternative zu herkmmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbnder oder Wechselplatten)
kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit knnen Sie komplette
Datenbestnde in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern.
Eine Datensicherung ber einen lngeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.
Datenarchivierung
Was heit Datenarchivierung konkret?
Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie
gewhrleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und
die Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung:
Inhalte sind unverndert (originr) und flschungssicher zu speichern
Inhalte sind durch eine Suche auffindbar
Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar

Inhalte mssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zuknftigen EDVSystemen lesbar sein

Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung?
Kann ich dann auch meine

(Papier-)Belege wegwerfen?

Ersetzendes Scannen - Praktische Umsetzung im Unternehmen

Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht

147 AO:
Abs. 2: Wenn die Grundstze ordnungsmiger Buchfhrung eingehalten werden, knnen die
Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden.
Abs. 6: Originr digital erstellte Unterlagen mssen digital aufbewahrt werden.
Dazu gehren:
Geschftliche E-Mails
Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.B. EDI-Nachrichten, elektronische
Rechnungen und Lieferscheine)
Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten

Datenverarbeitungsvorgngen, die Buchungen auslsen
Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem

revisionssicheren Archiv mglich!

Was braucht man fr ein revisionssicheres Archivsystem?
1.
Geeignete Software
2.
Unvernderbare Speicherung
3.
Verfahrensdokumentation
Zertifizierung
Mglich, aber optional und nicht bindend.

Entscheidend sind die oberen Kriterien!

Muster-Verfahrensdokumentation
Muster fr Verfahrensdokumentation damit

gescannte Papierbelege vernichtet werden
knnen
Verffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014
Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie

ersetzendes Scannen
Starkes Argument zur Positionierung der

digitalen Buchfhrungsprozesse!

Wie sehen Beispielprozesse aus einer

Verfahrensdokumentation aus?
Prozess Scannen
Eingangsrechnungen
Ttigkeit
K1
o
Kontrollen und Kontrollziele

Personen
Ressourcen
Kontrolle
Beschreibung
Aufzeichnungen
Anpassen der
Scaneinstellungen
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
P6.2-K1
berprfung
des
Dokuments
Nur freigegebene bzw.

geprfte Dokumente drfen
gescannt werden.
Dokument mit
Unterschriften
Einscannen
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
P6.2-K2
Sichtkontrolle
des Bilds
Durch diese Kontrolle soll

sichergestellt werden, dass
Dokumente vollstndig
gescannt werden und bildlich
mit den Originalen
bereinstimmen.
P6.2-K3
Zugriff auf
den Ordner
Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner

wird sichergestellt, dass nur
autorisierte Personen Zugriff
auf gescannte Dokumente
haben. Damit soll eine
nachtrgliche Manipulation
nach dem Scannen
verhindert werden.
berprfung der Eigenschaften des Dokuments
Zusammenheften
mehrseitiger Belege ber
die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF
EDV-Arbeitsplatz,
Scanner
K2
Sichtkontrolle des Bilds
EDV-Arbeitsplatz
K3
Ablage der TIF-Datei im

Ordner
EDV-Arbeitsplatz,
Netzlaufwerk
Kennzeichnen des
Papierbelegs als erledigt
und Ablage in der Handakte

Kontrollziel
KZL01
KZL02
KZL01
RechtenderungsProtokoll
KZL02
KZL03
Beweiskraft digitaler Dokumente

Zielsetzung:
Etablieren einer herrschenden Meinung bezglich der Anerkennung digitaler Belege vor Gericht
Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg:
Im Regelfall drften selbst die eigenhndig ohne besondere Vorkehrungen

eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil fhren".
Wesentliche Ergebnisse:
Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt

Die Speicherung in einem Archivsystem erfllt die Anforderungen an die Datensicherheit
Eine Verfahrensdokumentation erhht nochmals die Verlsslichkeit der Digitalisierung
(geregelter betrieblicher Prozess)

1.
2.
Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?
3.
4.
5.
6.

Wie erfolgt meistens der Belegablauf?

fr die Steuerkanzlei
Schwachstellen
unvollstndige Informationen
Zeitverzug zwischen Buchen und
Geschftsbetrieb
Ablage im Unternehmen
logistischer Aufwand

Buchfhrung mit Zukunft digitaler Belegaustausch
fr die
Steuerkanzlei
Ablage im
Unternehmen
Ihr Vorteil
logistischer Aufwand entfllt Belege bleiben im Unternehmen
kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschftsbetrieb
aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermglichen aktuellen berblick, da alle Infos enthalten
sind und:
die Belege sind revisionssicher fr die Betriebsprfung archiviert

Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen
Unternehmen
DATEV-Rechenzentrum
Kanzlei
Belege senden
DATEV Unternehmen online
Buchfhrung
Buchung
Beleg
Datensicherheit
Auswertungen
Zahlungsvorschlge

Beispiel fr digitale Unternehmensprozesse

Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?



Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Beleg

Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format
Kennung ZUGFeRD
Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten
Daten direkt in Erfassungsfelder
Bankverbindungsdaten aus
Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

Personalwirtschaft heutige Realitt des Datenaustausches

Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen fr die Personalwirtschaft heute
Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon

an die Kanzlei bermittelt.
Kanzlei
Unternehmen
Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden

mittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfgung gestellt.
Wie kann der Datenaustausch organisiert werden?
Unternehmen
Steuerberater
ausgewhlte Lohndaten eingeben
Daten einlesen
Lohnabrechnung durchfhren
Auswertungen ansehen
Auswertungen bereitstellen

Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprfungsprozess:

Rechnungseingang bis zur Buchung
Beleg- bzw.
Rechnungseingang
WorkflowUntersttzung durch
scannen
Weiterleitungsfunktion
zur Kenntnisnahme
zur Erledigung
indexieren
Verantwortlicher
Prfung und
Freigabe
geprft
Beleg digital
buchen
Finanzbuchfhrung
Original an
das Archiv
Genehmigungsprozesse
Beleg-Anzeige und
Verlinkung mit Buchungssatz
geprft

gebuchte Belege werden fr

Datenaustausch mit Kanzlei
exportiert
BITKOM: 10 Merkstze fr elektronische Rechnungen

BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.V.
1.
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
2.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
3.
Authentizitt und Integritt sind zu gewhrleisten
4.
Signatur und EDI sind weiterhin mglich
5.
Jede Rechnung muss lesbar sein
6.
Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
7.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
8.
Papierrechnungen drfen digitalisiert werden
9.
Die Vorgnge mssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
10.
Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

(Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)
eRechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!
Christine Thoma
DATEV eG
Telefon: 0911/ 319-3669
E-Mail: christine.thoma@datev.de
Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen


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Finanzbuchfhrung 3.

EXISTENZ Mnchen, 15. November 2014

EXISTENZ 2014 Finanzbuchfhrung

DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

DATEV: Auftrag und Mitglieder

Untersttzung bei allen

Lsungen fr Unternehmen im berblick

unterjhrige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater

IT-Lsungen fr Kommunikation und Datensicherheit

+ Wissen + Beratung + Service

Digitalisierung - Optimierungsanstze im betrieblichen Rechnungswesen

Themen des Vortrags im berblick

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Prozess der Digitalisierung von Dokumenten

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!

DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Industrielle Lsungen (Trendbeschleuniger):

Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen

das Unternehmensimage modernisieren.

Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Themen des Vortrags im berblick

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Definition Rechnung und Definition eRechnung

Definition Rechnung: (UStG 14)

Definition eRechnung: (UStG 14)

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

per Email (Bilddatei,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Themen des Vortrags im berblick

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

eRechnung was galt bisher (bis 30.06.2011)?

eindeutige Identifizierung des

keine Vernderung der Daten

Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen

(14 Abs. 4 UStG)

Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass

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Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)