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Finanzbuchfhrung 3.

0 und Papierbelege
vernichten und wie will es das Finanzamt?

EXISTENZ Mnchen, 15. November 2014


Christine Thoma DATEV eG

Das Unternehmen
DATEV eG

Hauptsitz: Nrnberg
Grndung: 1966
Berufsstndische EDV-Dienstleistungsorganisation in Europa fr
Steuerberater
Rechtsanwlte
vereidigte Buchprfer
Wirtschaftsprfer
DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

EXISTENZ 2014 Finanzbuchfhrung


3.0

Zahlen-Daten-Fakten
ber 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-Dienstleistungen
DATEV-Rechenzentrum: Datendrehscheibe zwischen Unternehmen und deren
Steuerberatern sowie Institutionen
ber 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat
mehr als 138.000 Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammenarbeit
mit ihrem steuerlichen Berater
EXISTENZ 2014 rund 2,5 Millionen Mittelstndler erstellen Finanzbuchfhrung mit DATEV-Software
Finanzbuchfhrung
3.0

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11.11.2014
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DATEV: Auftrag und Mitglieder


unser Auftrag

unsere Mitglieder

wirtschaftliche Frderung
unserer Mitglieder
(40.274 in 2013)

Steuerberater

Das bedeutet:

vereidigte Buchprfer

Untersttzung bei allen


Dienstleistungen unserer
Mitglieder fr deren
Mandanten

Sozietten und
Partnergesellschaften

Rechtsanwlte
Wirtschaftsprfer

Gesellschaften der
Berufsangehrigen
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Lsungen fr Unternehmen im berblick


Software fr kaufmnnische Aufgaben

Auftragswesen

Dokumentenablage

Rechnungswesen

Zahlungsverkehr

unterjhrige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater


Software fr Personalwirtschaft

Personalmanagement

Lohn- und
Gehaltsabrechnung

Qualittsmanagement

IT-Lsungen fr Kommunikation und Datensicherheit

Elektronisches
Organisationshandbuch

E-Mail
Sicherheit

+ Wissen + Beratung + Service

IT-Outsourcing
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Digitalisierung - Optimierungsanstze im betrieblichen Rechnungswesen

Vorsystem

Auftragswesen

z.B. Warenwirtschaft

Automatisierung

EDI-Schnittstelle

Rechnungsschreibung

Rechnungsanforderungen

Bezahlung

DV-untersttzt

Archivierung

Betriebsprfung

Anforderungen
Finanzverwaltung

Abgrenzung Papier/eRechnung

Besonderheiten
eRechnung

Seite
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Themen des Vortrags im berblick


1.

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

2.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Prozess der Digitalisierung von Dokumenten

1
Vertrge

Korrespondenz

Datenbank

Dokumente

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Papierdokumente
Scanner
Ablage der Papierdokumente
Digitalisierte Dokumente
User PCs/mobile Divices
Digitale Post (Email)
Digitale Daten aus anderen
Systemen

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Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!


Elektronischer
Rechnungsverkehr

Ersetzendes
Scannen

GDPdU
(GoBD)

ELStAM

neuer
Personalausweis
(nPA)

Elektronische
Steuererklrung

E-Government

Digitalisierung der
Geschftsprozesse
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SEPA

E-Bilanz

Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)

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Industrielle Lsungen (Trendbeschleuniger):


Kosten fr elektronisch signierte Rechnungen aus SAP

Quelle:
Esker GmbH:
www.esker.de
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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen


Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen
auf Anforderungen wichtiger Geschftspartner reagieren.
Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).

das Unternehmensimage modernisieren.


umweltbewusst agieren.

Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.

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Themen des Vortrags im berblick


1.

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

2.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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Definition Rechnung und Definition eRechnung

Definition Rechnung: (UStG 14)


Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sonstige Leistung
abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr bezeichnet wird.

bermittlungswege

Definition eRechnung: (UStG 14)


Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

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per Email (Bilddatei,


Textdatei)
DE-MAIL,
E-POSTBRIEF
Computerfax oder
Faxserver
Webdownload
EDI (Datenaustausch)

Formelle
Formelle Prfung
Prfung
nach
nach
14
14
(4) (4)
UStG:
UStG:
Eine
Eine Rechnung
Rechnung
muss
muss
folgende
folgende
Angaben
Angaben
enthalten
enthalten
1. den vollstndigen Namen und die vollstndige Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfngers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm
vom Bundeszentralamt fr Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Ausstellungsdatum,

3
4

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung
der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstnde
oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung


7. das nach Steuerstzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Entgelt
fr die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt bercksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fr die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fllen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des
Leistungsempfngers

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Themen des Vortrags im berblick


1.

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

2.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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eRechnung was galt bisher (bis 30.06.2011)?

Authentizitt
Echtheit der Herkunft

Integritt
Unversehrtheit des Inhalts

eindeutige Identifizierung des


Rechnungsausstellers

keine Vernderung der Daten

gewhrleistet durch
qualifizierte elektronische Signatur
elektronischer Datenaustausch (EDI)
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend

Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen


fr den Vorsteuerabzug (Altregelung)
ordentliche Rechnung

Signaturprfung

Prfprogramm

(14 Abs. 4 UStG)


Prfprotokoll

Rechnung
revisionssicheres digitales
Archiv fr 10 Jahre
(Aufbewahrung)

Signatur
(evtl. eingebettet)

Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass


die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist.
der Inhalt der Rechnung nicht verndert wurde.
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Themen des Vortrags im berblick


1.

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

2.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen


an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
Authentizitt
Echtheit der Herkunft

eindeutige Identifizierung des


Rechnungsausstellers

Integritt
Unversehrtheit des Inhalts

Lesbarkeit
Lesbarkeit der Rechnung

keine Vernderung der Daten

whrend der Aufbewahrungsfrist


verfgbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar

gewhrleistet durch
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend

Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011


Ab 1. Juli 2011 (rckwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich
zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmigkeit einer Papierrechnung zu erhhen.

In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung fr
umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist:
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts

Lesbarkeit einer Rechnung


Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten

Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und
die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontroll-

verfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen knnen.

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eRechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren


Verfahren, das der Rechnungsempfnger zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einsetzt.
d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien
durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlsslichen Prfpfad
zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Fr ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:
Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
manueller Abgleich mglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch
ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen)
als Prfpfad eignen sich Geschftsbriefe und Vertrge, Bestelldokumente, Lieferscheine,
buchhalterische Abbildung

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Relevante Prfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens


Prfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prfung auf doppelte Rechnung
Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und
Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen
Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt
wurden
Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind

Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist


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Beispiel fr innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad

Muster
Serviceschein

Muster
Rechnung
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Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Angebote schreiben
Angebote schreiben

Schritt fr Schritt vom


Angebot zur
eRechnung

BILDER FR PROZESS ZU
AWO ergnzen

Praxisbeispiel:
eRechnung als
Ausgangsrechnung
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Rechnung statt auszudrucken direkt per E-Mail versenden!

Vertrieb/Verkauf
Vertrieb/Verkauf
Angebote schreiben
Angebote schreiben

Rechnung ausdrucken
oder direkt per Email
(meist PDF-Format)
versenden

BILDER FR PROZESS ZU
ideal: Buchungsstze fr
AWO ergnzen
Ausgangsrechnung (inkl. digitalem
Belegbild) stehen sofort in der
Buchfhrung zur Verfgung.

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eRechnung Aufbewahrung
Archivierungspflichten sind unverndert: Aufbewahrung ber 10 Jahre
Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU
Die Erfllung ist nicht Voraussetzung fr den Vorsteuerabzug.
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.

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Themen des Vortrags im berblick


1.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

2.

Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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Digitale Langzeitarchive im Unternehmen???

Datenbank
Christian Pohl / Pixelio.de

Paul-Georg Meister / Pixelio.de

Ziele des digitalen Langzeitarchivs:


Reduzierung des Papieraufkommens
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So bucht man heute


www.datev.de/so-bucht-man-heute

Stand September 2014 sind im DATEVRechenzentrum ber 289.000.000 Belege


gespeichert. Wrde man diese Belege
ausdrucken und aufeinanderlegen,
knnte man damit drei Trme in Hhe des
Mount Everest (8.840 m) bauen. ber
47.000 Unternehmen nutzen bereits DATEV
Unternehmen online fr die digitale
Belegablage, das Bearbeiten und Zahlen
von Rechnungen bis hin zur Vorerfassung
von weiteren Daten der Lohnabrechnung
und Buchfhrung. Und der Trend zeigt
deutlich nach oben: Monatlich kommen
durchschnittlich 500 Unternehmen neu
dazu.

www.datev.de/so-bucht-man-heute
11.11.2014
Seite

31

DATEV eG, alle


Rechte vorbehalten

Auslagerung der digitalen Archivierung

Der weltweit fhrende Cloud-Anbieter Amazon.com erffnet sein


zweites EU-Rechenzentrum in Deutschland. Der insgesamt elfte
Standort des Cloud-Dienstes Amazon Web Services (AWS) werde
verschiedene Rechenzentren im Groraum Frankfurt sein, sagte
Andy Jassy, Senior Vice President of Web Services von Amazon,
dem Wall Street Journal Deutschland. Es wird mehrere
Rechenzentren in bedeutender Gre in Deutschland geben,
sagte Jassy.
Quelle: Auszug The Wallstreet Journal online

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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Handelsrecht

Steuerrecht

Gesetzliche
Schriftform

Spezialregelungen

Handelsgesetzbuch
(HGB)

Abgabenordnung
(AO)

Brgerliches
Gesetzbuch (BGB)

Medizin

Buchfhrungspflicht
Aufbewahrung

Aufzeichnungen
Aufbewahrung

Gesetzliche Schriftform

Umsatzsteuergesetz (UStG)

Zivilprozessordnung(ZPO)

Anforderungen an
Rechnungen

Beweiskraft

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ffentliche
Verwaltung
Sozialgesetze

Finanzdienstleister

Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen


und Dokumentationen

gegenber den Finanzbehrden

Umsatzsteuergesetz

Abgabenordnung

Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchfhrungssysteme GoBS

Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU


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Aufbewahrungsfristen (gltige Rechtslage)


Bcher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlsse,
Lageberichte, Erffnungsbilanzen sowie die zu deren Verstndnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
empfangene und abgeschickte Handels- und Geschftsbriefe
Buchungsbelege

10 Jahre

6 Jahre
10 Jahre

sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind

6 Jahre

Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die
Rechnung ausgestellt wurde.
Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) fhrt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss Thema: E-Mail-Archivierung
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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)


Worum geht es?
Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.07.2001

Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingerumt worden, die mit Hilfe eines

Datenverarbeitungssystems erstellte Buchfhrung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu


prfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch fr vorangegangene
Wirtschaftsjahre!

Die Daten [] sind fr den Datenzugriff zur Verfgung zu halten bzw. in geeigneter Weise
vorzuhalten. Das heit:

jederzeit digital verfgbar


unverzglich lesbar
maschinell auswertbar
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Elektronische Betriebsprfung
Zugriffsarten
Formen des Datenzugriffs
Unmittelbarer Zugriff (Z1)

Mittelbarer Zugriff (Z2)

Datentrgerberlassung (Z3)

Zugriff auf DV-System des


Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern
und Sortieren der Daten) durch
den Prfer

Zugriff durch den


Steuerpflichtigen oder dessen
Beauftragten nach den Vorgaben
des Prfers

Auswertung des Prfers auf


seinem Computer unter
Anwendung eines AnalyseProgramms

Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger
Bereitstellung von Hardund Software
Einweisung in das DV-System

Verschaffung des Zugangs zu


allen steuerlich relevanten
Daten und den internen
Auswertungsprogrammen

Bereitstellung von Hardund Software


Umsetzung der Vorgaben des
Prfers durch Steuerpflichtigen
oder andere mit dem DVSystem vertrauten Personen

berlassung eines Datentrgers (CD-ROM/DVD)


Offenlegung der zur
Auswertung erforderlichen
Informationen (Dateistruktur,
Dateifelder, interne
Verknpfungen)

Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des


Verhltnismigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)
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Ein neues Zeitalter? Die GoBD als Nachfolger von GoBS, GdPDU?

Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und


Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und

Unterlagen in elektronischer Form sowie zum


Datenzugriff (GoBD)
Entwurf in 2013
berarbeiteter Entwurf Mai 2014
BMF-Anwendungsschreiben November 2014???

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Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit

Reichsabgabenordnung
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GoBD

Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen


in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Inhalte, Begriffe, Konzept der GoBD
Unvernderbarkeit?

Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewhr


dafr bieten, dass alle Informationen (Programme und
Datenbestnde), die einmal in den Verarbeitungsprozess
eingefhrt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung),
nicht mehr unterdrckt oder ohne Kenntlichmachung
berschrieben, gelscht, gendert oder verflscht werden
knnen (GoBD Rn 108).

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Physikalische Objekte und digitale Medien


Physikalische Objekte versus digitale Daten
Whrend altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft
dies auf neue Speichermedien nicht zu
Auch Filme, Fotos und Magnetbnder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit

Noch krzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und
gebrannte CDs/DVDs
Datentrger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflsse (zum Beispiel durch Magnetfelder
in der Nhe von Disketten oder Magnetbndern) oder sie werden durch chemische oder
physikalische Einwirkungen so stark verndert, dass sie keine Informationen mehr speichern
knnen oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs)
Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem spteren Zeitpunkt die passenden
Gerte und Programme nicht mehr vorhanden sind
Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zustzliche Problematik, dass
Daten nicht mehr zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist
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Definition Datensicherung
Was heit Datensicherung konkret?
Die Datensicherung schtzt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch
versehentliches Lschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts knnen Sie Ihre
Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen.
Neben den Daten aus den Anwendungen enthlt die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten,
wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker.
Als Alternative zu herkmmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbnder oder Wechselplatten)
kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit knnen Sie komplette
Datenbestnde in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern.
Eine Datensicherung ber einen lngeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.
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Datenarchivierung
Was heit Datenarchivierung konkret?
Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie
gewhrleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und
die Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung:
Inhalte sind unverndert (originr) und flschungssicher zu speichern
Inhalte sind durch eine Suche auffindbar

Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar


Inhalte mssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zuknftigen EDVSystemen lesbar sein

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Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung?

Kann ich dann auch meine


(Papier-)Belege wegwerfen?

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Ersetzendes Scannen - Praktische Umsetzung im Unternehmen

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Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht


147 AO:
Abs. 2: Wenn die Grundstze ordnungsmiger Buchfhrung eingehalten werden, knnen die
Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden.
Abs. 6: Originr digital erstellte Unterlagen mssen digital aufbewahrt werden.
Dazu gehren:

Geschftliche E-Mails
Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.B. EDI-Nachrichten, elektronische
Rechnungen und Lieferscheine)

Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten


Datenverarbeitungsvorgngen, die Buchungen auslsen

Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem


revisionssicheren Archiv mglich!

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Was braucht man fr ein revisionssicheres Archivsystem?

1.

Geeignete Software

2.

Unvernderbare Speicherung

3.

Verfahrensdokumentation

Zertifizierung

Mglich, aber optional und nicht bindend.


Entscheidend sind die oberen Kriterien!

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Muster-Verfahrensdokumentation

Muster fr Verfahrensdokumentation damit


gescannte Papierbelege vernichtet werden
knnen

Verffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014

Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie


ersetzendes Scannen

Starkes Argument zur Positionierung der


digitalen Buchfhrungsprozesse!

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Wie sehen Beispielprozesse aus einer


Verfahrensdokumentation aus?
Prozess Scannen
Eingangsrechnungen
Ttigkeit
K1
o

Kontrollen und Kontrollziele


Personen

Ressourcen

Kontrolle

Beschreibung

Aufzeichnungen

Anpassen der
Scaneinstellungen

EDV-Arbeitsplatz,
Scanner

P6.2-K1
berprfung
des
Dokuments

Nur freigegebene bzw.


geprfte Dokumente drfen
gescannt werden.

Dokument mit
Unterschriften

Einscannen

EDV-Arbeitsplatz,
Scanner

P6.2-K2
Sichtkontrolle
des Bilds

Durch diese Kontrolle soll


sichergestellt werden, dass
Dokumente vollstndig
gescannt werden und bildlich
mit den Originalen
bereinstimmen.

P6.2-K3
Zugriff auf
den Ordner

Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner


wird sichergestellt, dass nur
autorisierte Personen Zugriff
auf gescannte Dokumente
haben. Damit soll eine
nachtrgliche Manipulation
nach dem Scannen
verhindert werden.

berprfung der Eigenschaften des Dokuments

Zusammenheften
mehrseitiger Belege ber
die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF

EDV-Arbeitsplatz,
Scanner

K2

Sichtkontrolle des Bilds

EDV-Arbeitsplatz

K3

Ablage der TIF-Datei im


Ordner

EDV-Arbeitsplatz,
Netzlaufwerk

Kennzeichnen des
Papierbelegs als erledigt
und Ablage in der Handakte

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Kontrollziel
KZL01

KZL02

KZL01

RechtenderungsProtokoll

KZL02
KZL03

Beweiskraft digitaler Dokumente


Zielsetzung:

Etablieren einer herrschenden Meinung bezglich der Anerkennung digitaler Belege vor Gericht
Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg:

Im Regelfall drften selbst die eigenhndig ohne besondere Vorkehrungen


eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil fhren".
Wesentliche Ergebnisse:

Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt


Die Speicherung in einem Archivsystem erfllt die Anforderungen an die Datensicherheit
Eine Verfahrensdokumentation erhht nochmals die Verlsslichkeit der Digitalisierung
(geregelter betrieblicher Prozess)
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Themen des Vortrags im berblick


1.

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

2.

Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?

3.

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

4.

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

5.

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

6.

Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

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Wie erfolgt meistens der Belegablauf?


fr die Steuerkanzlei

Schwachstellen
unvollstndige Informationen
Zeitverzug zwischen Buchen und
Geschftsbetrieb

Ablage im Unternehmen

logistischer Aufwand

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Buchfhrung mit Zukunft digitaler Belegaustausch

fr die
Steuerkanzlei

Ablage im
Unternehmen
Ihr Vorteil
logistischer Aufwand entfllt Belege bleiben im Unternehmen
kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschftsbetrieb
aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermglichen aktuellen berblick, da alle Infos enthalten
sind und:

die Belege sind revisionssicher fr die Betriebsprfung archiviert


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Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen

Unternehmen

DATEV-Rechenzentrum

Kanzlei

Belege senden

DATEV Unternehmen online

Buchfhrung
Buchung

Beleg

Datensicherheit

Auswertungen
Zahlungsvorschlge

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Beispiel fr digitale Unternehmensprozesse


Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

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Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Beleg

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Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format

Kennung ZUGFeRD
Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten
Daten direkt in Erfassungsfelder
Bankverbindungsdaten aus
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Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

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Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

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Personalwirtschaft heutige Realitt des Datenaustausches


Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen fr die Personalwirtschaft heute

Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon


an die Kanzlei bermittelt.

Kanzlei

Unternehmen

Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden


mittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfgung gestellt.
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Wie kann der Datenaustausch organisiert werden?

Unternehmen

Steuerberater

ausgewhlte Lohndaten eingeben

Daten einlesen

Lohnabrechnung durchfhren

Auswertungen ansehen

Auswertungen bereitstellen

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Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprfungsprozess:


Rechnungseingang bis zur Buchung
Beleg- bzw.
Rechnungseingang

WorkflowUntersttzung durch

scannen

Weiterleitungsfunktion
zur Kenntnisnahme
zur Erledigung

indexieren
Verantwortlicher

Prfung und
Freigabe

geprft

Beleg digital
buchen

Finanzbuchfhrung
Original an
das Archiv

Genehmigungsprozesse

Beleg-Anzeige und
Verlinkung mit Buchungssatz

geprft

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gebuchte Belege werden fr


Datenaustausch mit Kanzlei
exportiert

BITKOM: 10 Merkstze fr elektronische Rechnungen


BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.V.
1.

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

2.

Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

3.

Authentizitt und Integritt sind zu gewhrleisten

4.

Signatur und EDI sind weiterhin mglich

5.

Jede Rechnung muss lesbar sein

6.

Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

7.

Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

8.

Papierrechnungen drfen digitalisiert werden

9.

Die Vorgnge mssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)

10.

Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff


(Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)
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eRechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!

Christine Thoma
DATEV eG
Telefon: 0911/ 319-3669
E-Mail: christine.thoma@datev.de
Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen

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