Praktische Rechtstipps fr junge

Unternehmen

EXISTENZ 2014
der IHK fr Mnchen und Oberbayern
am 15.11.14
Kanzlei
Martin Baumgrtel
Rechtsanwalt
Dachauer Strae 31
80335 Mnchen
Telefon +49 89 12507387
Fax
+49 89 51266281
E-Mail:
martinbaumgaertel(at)mnet-mail.de

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bersicht

I. Einleitung
1. Phasen der Existenzgrndung
2. Problem erkannt, Gefahr gebannt ?
Praktische
Rechtstipps fr
junge
Unternehmen

II. Planung/Vorbereitung der Geschftsttigkeit

III. Die Grndung

IV. Anlaufphase

V. Aufbauphase
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Einleitung

Phasen der Existenzgrndung

Praktische
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Unternehmen

Planung und Vorbereitung

Die Grndung
Anlaufphase (die ersten 100 Tage) des Unternehmens
Aufbauphase ( die ersten drei Jahre) des
Unternehmens

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Einleitung

Problem erkannt , Gefahr gebannt ?

Existenzgrndung ist regelmig Situation
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>
>
>
>
>

mit einer Vielzahl von Aufgaben

mit unklarer Prioritt
unter sehr hohem Erfolgsdruck
mit knappen Zeitreserven
mit eingeschrnktem Erfahrungsschatz

Rechtliche Handlungsempfehlungen mssen auch unter

diesen Umstnden sicher umsetzbar sein.
Fragen zur berprfung einer Empfehlung:
Wer macht es (Berater/Klient) ?
Wann muss es geschehen sein ?
Wie geht es mglichst einfach umzusetzen bei
gleicher Wirksamkeit?
Was kostet die Umsetzung durch Delegation, wenn
mglich?
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

1. Marktanalyse heit auch

2. Wichtige Vertrge

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Unternehmen

>
>
>
>

Gesellschaftervertrag
Geschftslokal
Banken
Lieferanten

3. Rechtlicher Rahmen fr den Betrieb des

Geschfts
> Erlaubnisse, Konzessionen
> Steuern
> Arbeitsrecht und Arbeitsschutz
4. Rechtlicher Rahmen fr die Kundenbeziehungen
> Verbraucherschutzrecht / zwingendes Recht
> Vertragsmuster/ AGB

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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Marktanalyse heit auch

> Machen Sie sich vertraut mit Regelungen Ihrer
mglichen Lieferanten zu:

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Unternehmen

Zahlungsmodalitten (Zahlungsziele/ Skonti

usw. )
Sicherungsmodalitten ( Vorkasse/ (erweiterter)
Eigentumsvorbehalt/ (Ausfall-)Brgschaften usw. /
Kreditausfallversicherung
Gewhrleistungs- und Haftungsregelungen

> Mnchen Sie sich vertraut mit Regelungen Ihrer

mglichen Wettbewerber zu:

Zahlungsmodalitten
Sicherungsmodalitten
Gewhrleistungs- und Haftungsregelungen

legal benchmark
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld

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Unternehmen

Wie kann ich mir vor Aufnahme der Geschftsttigkeit

vorteilhaftes Mietobjekt, annehmbare Konditionen o..
sichern?
Lsungsansatz: Vereinbarungen ber den Abschluss
knftiger Vertrge
> Vertrag mit aufgeschobenem Inkrafttreten und
vorheriger Kndigungsmglichkeit
> Vorvertrag: Verpflichtung beider Parteien
zum Abschluss eines Vertrags zu
bestimmten Bedingungen
> letter of intent: Absichtserklrung
Achtung:
bei ffentlicher Frderung unbedingt
Vorgehen abstimmen auf die Frderbedingungen

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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld

Das Undenkbare denken
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Unternehmen

Absicherung fr den worst case (Auseinanderbrechen

einer Gesellschaft, Vertragsbruch von Vertragsparteien,
Scheitern des Geschftsmodells, usw.)
Vorsichtsmanahmen:
> Anfangs eher kurze Vertragslaufzeiten whlen
z. B. 1 Jahr mit Verlngerung um weiteres Jahr
> Lange Vertragslaufzeiten nur mit entsprechender
Absicherung durch Kndigungsrechte
z. B. Mietvertrag fr Geschftslokal ber 5 Jahre
aber mit Kndigungsrecht z. B. im 1. Jahr
jeweils zum Halbjahr und mit 3 Monaten
Kndigungsfrist
oder Recht zur Stellung eines Nachmieters
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld:Rechtsform und

Gesellschafter

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Unternehmen

Was sind die Interessen aller Gesellschafter bei der

Rechtsformwahl und der Gestaltung der Gesellschaft ?
Wie liegen die wirtschaftlichen Verhltnisse zwischen den
Gesellschaftern (Gleiche oder unterschiedliche
Vermgens- und Einkommensverhltnisse, ggf.
Konkurrenzsituation oder potential)
Was soll passieren bei:
Neueintritt von Gesellschaftern
Zerwrfnis von Gesellschaftern
Ausscheiden, Tod von Gesellschaftern ?
Wie soll Ihr Unternehmen auf Vermgensverteilung
in der Ehe bzw. Lebensparterschaft auswirken ?

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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld: > Geschftslokal

In der Regel Mietvertrag:
Weitreichende Gestaltungsfreiheit im Gewerbemietrecht
erfordert Vorsicht des Mieters
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> bei der Objektauswahl

Ist das Objekt baulich und der Lage nach geeignet?
> bei der Vertragsgestaltung des Mietvertrags
Klare Festlegung des Nutzungszweckes
Klare Regelung fr Instandhaltung, sog.
Schnheitsreparaturen, Zustand bei Auszug
Bemessung des Mietzinses (Staffelung nach Zeit zur
Minderung der Kostenbelastung in Startphase)
Gewhrleistung
Mietkaution verzinslich/ Mietbrgschaft (Aval):

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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld: > Banken

> Anwendung von Verbraucherkreditrecht auf Existenzgrnder
bis 75.000 EUR Nettokreditbetrag / Barzahlungspreis

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Voraussetzung: Natrliche Person (nicht: GmbH, AG, usw.

schliet Darlehens-/ Ratenzahlungsvertrag
zur Aufnahme (nicht: im schon lfd. Geschft)
einer gewerblichen/ selbststndigen Ttigkeit
Ausnahmen bei : Immobiliardarlehen
> Kreditsicherheiten
bersicherung : nie mehr als 125 % der zu sichernden
Kredite
Mithaftung in der Familie
> Regelungen bei Kndigung von Krediten:
Vorflligkeitsentschdigungen ( 490 II 3 BGB) beachten!
Regelungen fr Ersatzbeschaffungen verhandeln
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld: >Lieferanten

> Anwendung von Verbraucherkreditrecht auf Existenzgrnder
bei Ratenzahlungsvertrgen bis 75.000 EUR Barzahlungspreis

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> Kreditsicherheiten
insbesondere Eigentumsvorbehalt und Varianten
> Gewhrleistung:
Hier ist Existenzgrnder kein Verbraucher, sondern es
kann schon Handelsgeschft vorliegen
Bei Kauf und Herstellungs-/Lieferungsvertrag
( nicht bei Werkvertrag/Leasingvertrag)
Obliegenheit nach 377 HGB zu
>>unverzglicher Untersuchung der Kaufsachen
und
>> unverzglicher Rge von Mngeln
> Kfm. Besttigungsschreiben (nicht Auftragsbesttigung)
Schweigen darauf gilt als Zustimmung, AGB des Anwenders
werden Vertragsbestandteil

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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

Wichtige Vertrge im Vorfeld: Lieferanten (II)

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> Gewhrleistung :
Obliegenheit nach 377 HGB zu
unverzglicher Untersuchung der Kaufsachen
und
unverzglicher Rge von Mngeln
Dauer beider Fristen hngen von Kaufsache ab !
Begrenzung zwischen Unternehmern zulssig in weitem
Umfang
> Haftung:
Einstehen fr Schden, die
nicht aus Gewhrleistung fr Vertragsgegenstand
entstehen
Begrenzung zwischen Unternehmern zulssig in weitem
Umfang auer fr die Schden an Leben,
an Gesundheit,
durch Vorsatz
bei wesentlichen Vertragspflichten
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

3. Rechtlicher Rahmen fr den Betrieb des

Geschfts: Erlaubnisse, Konzessionen

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> Personenbezogene Erlaubnisse fr den Unternehmer

z. B. nach 34 ff GewO
>Personen- und > Objektbezogene Erlaubnisse ,
z. B. 15 GaststttenG
Wegfall der Erlaubnis wirkt unterschiedlich:
Ist das genehmigungspflichtige Objekt (z. B. die
Speisegaststtte) nicht genehmigungsfhig, kann auch
kein anderer das Unternehmen dort rechtmig
fortfhren, der die persnlichen Voraussetzungen erfllt
Vorsicht: In Miet-und Pachtvertrgen wird regelmig
Risiko auf den Mieter/Pchter verlagert.
> Verschaffen Sie sich Informationen ber Vornutzung,
> Bemhen Sie sich um Aussage d. Vermieters/
Verpchters zur baulichen Genehmigungsfhigkeit
> Bauen Sie Rcklage auf fr Erfllung von z. B
Feuerschutzauflagen
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

3. Rechtlicher Rahmen fr den Betrieb des

Geschfts: Steuern
> Umsatzsteuer
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Rechnungsformular vorbereiten und

Inhalt abgleichen mit 14 Abs. 4 UStG!
Nur wer richtige vollstndige Rechnung erhlt, kann als
Unternehmer Vorsteuerabzug nach 15 UStG geltend
machen! Geschftspartner drfen deshalb insoweit
falsche Rechnungen abweisen, ohne sumig zu werden!
>> Falsche und unvollstndige Rechnungen gefhrden
rechtzeitigen Zahlungseingang !
berlegung dabei zum Vorsteuerabzug:
Mglichkeit der Option bei umsatzsteuerfreien Umstzen
Mglichkeit, statt Kleinunternehmerprivileg von Anfang
an Vorsteuerabzug geltend zu machen
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

3. Rechtlicher Rahmen fr den Betrieb des

Geschfts: > Arbeitsrecht und Arbeitsschutz

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> Arbeitserlaubnis und Aufenthaltserlaubnis bei

Mitarbeitern aus Nicht-EU- Staaten unbedingt vorlegen
lassen
> Arbeitnehmer/Beschftigter/Scheinselbstndiger
Risiko nachtrglicher SV-Beitragsforderungen
SV Status-Clearingverfahren nutzen und
positives Ergebnis auch dauerhaft so umsetzen
> Technischer und baulicher Arbeitsschutz
z. B. ArbeitsstttenVO mit Richtlinien usw. dazu regelt
im Detail baulichen Arbeitsschutz > Entspricht Ihr
Geschftslokal diesen Voraussetzungen?
ArbeitsschutzG mit Ausfhrungsvorschriften und
Unfallverhtungsvorschriften regeln technischen
Arbeitsschutz
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Planung/ Vorbereitung d. Geschftsttigkeit

4. Rechtlicher Rahmen fr die Kundenbeziehungen

> Verbraucherschutzrecht/ zwingendes Recht
Sind Ihre Kunden hauptschlich Unternehmer nach
14 BGB oder Verbraucher ?
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Verbraucher sind besonders geschtzt z.B.

> gegen bestimmte Allgemeine Geschftsbedingungen
(305ff BGB)
> bei Haustr- Geschften, 312 BGB
> bei Fernabsatzgeschften ( 312 b, ff BGB) wie (aber
nicht nur) Online-Shops
> Widerrufs- und Rckgaberecht nach 355,356 BGB
> Vertragsmuster/ AGB
Siehe oben Ausfhren zu wichtigen Vertrgen mit ggf.
vertauschten Rollen

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Die Grndung

1. Beachten der Grndungsformalitten (v. a. bei

der GmbH)
> Beachtung der Formvorschriften
> V.a. Personengesellschaften: Unterzeichnung des
Gesellschaftsvertrags
> Einbringung des Stammkapitals und dessen Nachweis
2. Mitteilungspflichten zu Registern und bei
Behrden beachten
> Gemeinde: Gewerberegister
> Unternehmensregister (es kann nur eines geben)
> Grndungsfragebogen beim Finanzamt
> Steuernummer / USt- Ident. Nr. beantragen
3. Ab Wirksamwerden: Verwendung des
Geschftspapiers (z. B. 35 a GmbHG) ohne i. G.
Zusatz

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In der Anlaufphase

1. Wer spricht fr Sie ?

2. Wer ist Ihr Vertragspartner ?
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3. Absicherung durch Dokumentation

4. Die erste Arbeitnehmerin
5. Achtung Grnderfallen :
Unserise Register und Werbefirmen

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In der Anlaufphase

1. Wer spricht fr Sie ?

>Klare Regelung ber Vertretungsbefugnis fr Ihr
Unternehmen treffen:
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Wer zeichnet als Geschftsfhrungsorgan?

Wer erhlt Prokura?
Wer zeichnet i. V. (Vertreter) und wer i. A. ( Bote)
> Festlegung von klaren Grenzen fr Vertretungsbefugnis nach Betrgen oder Geschftstypen
Denkbar: Einzelvertretungsberechtigung fr
Gesellschafter-Geschftsfhrer, im brigen VierAugen- Prinzip anwenden.
> Wichtig: Umsetzung kontrollieren und durchsetzen

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In der Anlaufphase

2. Wer ist Ihr Vertragspartner ?

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> Verwenden Sie fr Namens- und Adressangaben

intern nur die aktuellen Angaben von aktuellen
Geschftsbriefen des Vertragspartners. Pflegen Sie
nderungen SOFORT in die Listen ein.
> berprfen Sie bei neuen Vertragspartnern ab Prokura
aufwrts, ob sich Angaben auf Visitenkarten mit
Geschftsbriefen decken und ob Prokurist auch ppa
zeichnet.
> Stellen Sie sicher, dass alle Schreiben und
Rechnungen an den/die Vertragspartner/in gerichtet
sind.
> Informieren Sie sich bei greren Projekten vor
Vertragsabschluss ber den Vertragspartner aus dem
Unternehmensregister, dem Schuldnerregister und
ggf. bei Schufa und Auskunfteien.
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In der Anlaufphase
3. Absicherung durch Dokumentation
> Aufbau eines Firmenhandbuches aus:

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Ablaufplne wichtiger Geschftsprozesse (z. B.

Produktion/ Angebotserstellung /Einkauf)
Stellenbeschreibungen
Berichtswesen und Berichtslinien
Magebliche DIN-Normen
Unfallverhtungsvorschriften
> Fhren Sie ein Posteingangs- und Postausgangsbuch !
( z B. Exceldatei mit wchentlich abgezeichneten
Ausdrucken)
> Dokumentieren Sie die Versendung wichtiger
Dokumente per Boten, wo nicht Fax +
Einwurf-Einschreiben reicht
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In der Anlaufphase
4. Die erste Arbeitnehmerin

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> Vor Ausschreibung der Stelle ist zu prfen :

Gibt es fr Ihre Branche und an ihrem Standort (meist
Bundesland) allgemeinverbindliche Tarifvertrge ?
Gibt es Mindestarbeitsbedingungen ? Passt Kalkulation
der Personalkosten bei Anwendung dieser Regeln?
>AGG schafft Verpflichtung zu diskriminierungsfreier
Stellenausschreibung und Auswahl
Bei Fehlern u. U. Schadenersatz bis zu drei
Monatsgehltern an abgelehnten Bewerber
>>> Keine Notizen ber den Bewerber in die
Originalunterlagen machen ! Originalunterlagen
vor Rcksendung sicherheitshalber darauf
durchsehen!
> Ausreichend weites Einsatzfeld vereinbaren in
Grenzen des nach Kenntnissen und Fhigkeiten fr
den/die Mitarbeiter/in Zumutbaren
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4. Die erste Arbeitnehmerin (II)

> Keine (nur) mndlichen Aussagen zu Boni und anderen
zustzliche Vergtungsbestandteilen
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> Vertragsmuster nur von Arbeitsrechtlern

> Lohnbuchhaltung/abrechnung gleich richtig aufsetzen
> Aushangpflichten / Einsichtnahmerechte beachten
> 623 BGB Die Beendigung von Arbeitsverhltnissen
durch Kndigung oder Auflsungsvertrag bedrfen der
Schriftform;die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Schriftform nach 126 BGB: Dokument mit
eigenhndiger Unterschrift des Arbeitgebers und/oder
des Arbeitnehmers muss beim Empfnger zugehen.
> nicht eine Kopie > keine gescannte Unterschrift
> nicht nur Fax alleine (ohne Zugang des Originals)
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In der Anlaufphase

5. Achtung Grnderfalle:
Unserise Register und Werbefirmen

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> Es gibt nur ein UNTERNEHMENSREGISTER(.DE)

Rechnungen kommen von dort bzw.
von den Amtsgerichten ber die Landesjustizkasse
bzw. die Notare
> Einige Anbieter ahmen offizielles Erscheinungsbild
nach, greifen Daten ab und bieten -wenig deutlich Listung in Dateien, Verzeichnissen fast ohne
Reichweite an.
> Posteingang berwachen und Mitarbeiter schulen,
damit nicht solches Angebot mit Rechnung
verwechselt wird
> Keine gesetzliche Pflicht zur Listung in privaten
Verzeichnissen, Telefonbchern, usw.. Vertrge
mssen leicht kndbar und z. B. auf ein Jahr/eine
Ausgabe begrenzt sein. Sonst sicher unseris !
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Aufbauphase

1. Papier ist geduldig der Leser hufig weniger

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> regelmiges berprfen der wichtigen Vertrge

auf nderungsbedarf anhand Ihrer Erfahrungen
sowie auf nderungen von Gesetzen und
Rechtsprechung
> Regelmiges Beobachten, ob Ablufe und
VertretungsregelungenVertretungsregelungen auch
eingehalten werden;
2. Mahnwesen rechtzeitig aufbauen
Sammlung von Auftrag, Auftragsbesttigg,
ggf. Abnahme-/ Liefernachweis, Rechnung,
Mahnungen, Forderungsaufstellung zur offenen
Forderung
Allgemeine Verjhrungsfrist betrgt 3 Jahre
vom Ende des Jahres des Entstehen des Anspruchs
und der Kenntnis bzw Kenntnisnahmemglichkeit des
Glubigers
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Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit
und
VIEL ERFOLG FR IHR
UNTERNEHMEN !

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