Entlastung der SAP-Datenbank von abgelegten Dokumenten -

generische Objektdienste
von Christoph Schaff - 30. Mai 2016, 9:00 Uhr

Kategorien: Best Practice, SAP, Tipps & Tricks

Mit Hilfe des Dienstes ?Anlagenliste? in den generischen Objektdiensten (GOS) des SAP kann ein
Endanwender zu einem Business Objekt einfach Anlagen erstellen. Er hat die Wahl zwischen
Anlagen, Notizen oder externe Dokumenten abzulegen.

Was aus Anwendersicht praktisch und komfortabel ist, kann das Leben der SAP-Administration
erschweren. Denn die abgelegten Anlagen werden je nach Ablageart in Tabellen in der
SAP-Datenbank gespeichert. Bei regelmiger Nutzung durch eine Vielzahl an Nutzern kann die
Datenbank in kurzer Zeit schnell stark anwachsen.

Notizen, Anlagen und externe Dokumente (URL) werden im SAP wie SAPoffice Dokumente
behandelt. Verwaltet werden SAPofficeDokumente in den Tabellen SOOD und SOFM. Der Inhalt
von Anlagen wird seit SAP Release 4.6B ber den Knowledge Provider (KPro) verwaltet. Wenn ber
den KPro kein Archiv angegeben wurde, werden die Inhalte der Anlagen in der Tabelle
SOFFCONT1 abgelegt. Die Verwaltungsinformationen zum Auffinden dieser Dokumente werden in
der Tabelle SOC3 hinterlegt.

Aufgrund der geringen Gre wird der Inhalt von Notizen und URLs nicht ber den KPro verwaltet.

Dem Problem der zu groen Datenbanktabellen kann aus verschiedenen Richtungen

entgegengewirkt werden. Eine Mglichkeit ist die Reorganisation der SAPoffice Dokumente, zu
diesem Thema wird es einen weiteren Blogbeitrag geben. Eine weitere Mglichkeit ist die
Anbindung eines externen Archivs zur Auslagerung der Anlageninhalte der SAP Tabelle
SOFFCONT1. ber die Transaktion SKPR08 kann der Dokumentklasse SOFFPHIO eine neue
Ablagekategorie zugeordnet werden. Die Ablagekategorie wird ber die Transaktion OACT gepflegt.
Sobald eine neue Ablagekategorie zugewiesen wurde, legt SAP neue GOS-Anlagen automatisch im
Archiv ab, welches hinter der Kategorie eingerichtet wurde. Fr bereits abgelegte Anlageninhalte
stellt SAP einen Umsetzungsreport zur Verfgung. Dieser verschiebt die bereits abgelegten Inhalte
in das Archiv. Siehe hierzu auch die SAP Hinweise 530792, 904711 und 389366.
Eine weitere Mglichkeit ist die Deaktivierung der Option "Anlage anlegen" des Dienstes
Anlagenliste im GOS. Per SAP-Standard kann der Dienst systemweit deaktiviert werden. Auch fr
ein gezieltes Aktivieren/Deaktivieren bei bestimmten Business Objekten bietet forcont eine Lsung
an. Bei dieser kann mittels einer Customizingtabelle gesteuert werden, in welchen
Business-Objekten der Menpunkt (gerne auch andere) verwendet wird.

Fr eine detaillierte Analyse, welche Fachabteilungen berhaupt Dokumente ber den Dienst
Anlagenliste ablegen, bietet forcont einen Analysereport. Dieser Report listet Ihnen unter anderem
auf, zu welchem Business-Objekt wie viele Anlageninhalte abgelegt worden sind und welche Gre
sie in der Tabelle SOFFCONT1 oder dem hinterlegten Archiv ausmachen.
Mit Hilfe der Analyseergebnisse knnen Sie gezielt Fachabteilungen ansprechen, erfragen warum
und welche Anlagen dort angehngt werden. Anschlieend knnen diese Szenarien bewertet und
berprft werden. Denn je nach Dokumenttyp wird vielleicht eine revisionssichere Ablage,
Vermeidung von Lschen oder Zugriffsschutz bentigt. Diese Funktionalitten bietet der Dienst
Anlagenliste nur fr die Option ?Business-Document ablegen?. Hinter dieser Option steckt
ArchiveLink mit entsprechendem Berechtigungskonzept auf Dokumentartebene und
revisionssicherer Ablage im Archiv.

URL:
http://www.forcont.de/blog/8234/entlastung-der-sap-datenbank-von-abgelegten-dokumenten-generis
che-objektdienste

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