IGPCol95 Teil 08 Financial Accounting v4

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP
Skript 8: Financial Accounting in SAP ERP

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Financial Accounting in SAP ERP
Copyright
- Das vorliegende Skriptum baut zu großen Teilen auf der Publikation zum TERP10-
Kurs „mySAP ERP – Integrierte Geschäftsprozesse“ auf – das Copyright dieser Teile
liegt bei der SAP AG.
- Die in diesem Kurs verwendeten Abbildungen wurden – falls nicht anders gekenn-
zeichnet – in Anlehnung zum TERP10-Kurs erstellt. Das Copyright dieser Teile liegt
bei der SAP AG.
- Für alle Screenshots im Skriptum, auch wenn diese nur verkürzt oder auszugsweise
gezeigt werden, gilt der Hinweis: Copyright SAP AG
- Die Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus, zu
welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ist ohne die schriftliche Geneh-
migung von Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger, Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami und
Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami nicht gestattet.
Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami Page 2
Inhaltsverzeichnis
COPYRIGHT ........................................................................................................................... 2
INHALTSVERZEICHNIS ...................................................................................................... 3
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ............................................................................................. 6
1 FINANCIAL ACCOUNTING IN SAP ERP ................................................................. 9
2 ÜBERBLICK ÜBER DAS FINANCIAL ACCOUNTING ........................................ 11
2.1 THEORIE: ZENTRALE ASPEKTE DES FINANCIAL ACCOUNTING .................................. 11
2.1.1 Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting ............................... 13
2.1.2 Financial Supply Chain Management .................................................................. 15
2.1.3 Financial Accounting vs. Management Accounting ............................................. 17
2.2 THEORIE: ORGANISATIONSEBENEN IM FINANCIAL ACCOUNTING .............................. 19
2.2.1 Buchungskreise..................................................................................................... 19
2.2.2 Geschäftsbereiche ................................................................................................ 19
2.2.3 Segment ................................................................................................................ 20
2.2.4 Kostenrechnungskreise......................................................................................... 22
2.3 PRAXIS: ORGANISATIONSEBENEN IM FINANCIAL ACCOUNTING ................................ 23
2.3.1 Definition: Customizing ....................................................................................... 23
2.3.2 Organisationsstrukturen im Rechnungswesen ..................................................... 25
2.3.3 Aufgaben............................................................................................................... 26
2.4 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 32
2.4.1 Zentrale Aspekte des Financial Accounting ......................................................... 32
2.4.2 Financial Supply Chain Management .................................................................. 35
2.4.3 Organisationsebenen im Financial Accounting ................................................... 37
3 HAUPTBUCH IM FINANCIAL ACCOUNTING...................................................... 39
3.1 THEORIE: HAUPTBUCHHALTUNG ............................................................................... 39
3.1.1 Struktur des Hauptbuches .................................................................................... 39
3.1.2 Bilanz- und GuV-Strukturen ................................................................................. 43
3.1.3 Profit Center ......................................................................................................... 44
3.1.4 Sachkontenbuchung und -abfragen ...................................................................... 45
3.2 PRAXIS: HAUPTBUCHHALTUNG ................................................................................. 48
3.2.1 Kontenplan ........................................................................................................... 48
3.2.2 Sachkonten ........................................................................................................... 52
3.2.3 Bilanz- und GuV-Struktur..................................................................................... 57
3.2.4 Bilanz und GuV-Bericht erzeugen ........................................................................ 59
3.3 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 61
3.3.1 Struktur des Hauptbuches .................................................................................... 61
3.3.2 Bilanz- und GuV-Strukturen ................................................................................. 64
3.3.3 Profit Center ......................................................................................................... 64
3.3.4 Sachkontenbuchung .............................................................................................. 64
4 KREDITORENBUCHHALTUNG IM FINANCIAL ACCOUNTING .................... 67
4.1 THEORIE: KREDITORENBUCHHALTUNG ..................................................................... 67
4.1.1 Der Kreditorenstammsatz .................................................................................... 67
4.1.2 Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung .................................................. 68
4.1.3 Belegaufteilung (Online Split) .............................................................................. 68
4.1.4 Elemente des Zahlungsvorgangs .......................................................................... 71

4.1.5 Integration zwischen dem Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay) und des

Rechnungswesens ............................................................................................................. 72
4.2 PRAXIS: KREDITORENBUCHHALTUNG ....................................................................... 75
4.2.1 Kreditorenrechnung erfassen ............................................................................... 75
4.2.2 Offene Posten des Kreditors anzeigen ................................................................. 76
4.2.3 Maschinelle Zahlung ............................................................................................ 77
4.2.4 Ausgeglichene Posten des Kreditors anzeigen ..................................................... 80
4.2.5 Ausgeglichene Posten des Abstimmkontos anzeigen ............................................ 81
4.3 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 83
4.3.1 Der Kreditorenstammsatz .................................................................................... 83
4.3.2 Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung .................................................. 84
4.3.3 Belegaufteilung (Online Split) .............................................................................. 84
4.3.4 Elemente des Zahlungsvorgangs .......................................................................... 85
4.3.5 Beschaffungsprozess aus der Sicht des Rechnungswesens .................................. 86
5 DEBITORENBUCHHALTUNG IM FINANCIAL ACCOUNTING ....................... 89
5.1 THEORIE: DEBITORENBUCHHALTUNG ....................................................................... 89
5.1.1 Der Debitorenstammsatz ...................................................................................... 89
5.1.2 Kreditmanagement ............................................................................................... 90
5.1.3 Verkaufsvorgang und Integration mit SAP FI...................................................... 94
5.1.4 Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung ................................................. 97
5.2 PRAXIS: DEBITORENBUCHHALTUNG IN FINANCIAL ACCOUNTING ............................. 99
5.2.1 Kreditmanagement ............................................................................................... 99
5.2.2 Kundenauftrag erfassen ..................................................................................... 101
5.2.3 Gesperrten Vertriebsbeleg freigeben ................................................................. 102
5.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 103
5.3.1 Der Debitorenstammsatz .................................................................................... 103
5.3.2 Kreditmanagement ............................................................................................. 103
5.3.3 Verkaufsvorgang und Integration mit SAP FI.................................................... 106
5.3.4 Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung ............................................... 112
6 ANLAGENBUCHHALTUNG IM FINANCIAL ACCOUNTING ......................... 114
6.1 THEORIE: ANLAGENBUCHHALTUNG ........................................................................ 114
6.1.1 Anlagen in FI-Organisationseinheiten ............................................................... 114
6.1.2 Anlagenklasse ..................................................................................................... 115
6.1.3 Anlagenbewegungen........................................................................................... 116
6.1.4 Asset Explorer .................................................................................................... 117
6.1.5 Bewertungsbereiche ........................................................................................... 118
6.1.6 Kontenfindung .................................................................................................... 119
6.1.7 Abschreibungslauf .............................................................................................. 121
6.2 PRAXIS: ANLAGENBUCHHALTUNG .......................................................................... 122
6.2.1 Anlagenstammsatz .............................................................................................. 122
6.2.2 Anlagenzugang buchen ...................................................................................... 124
6.2.3 Asset Explorer .................................................................................................... 128
6.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 130
6.3.1 Anlagen in FI-Organisationseinheiten ............................................................... 130
6.3.2 Anlagenklasse ..................................................................................................... 131
6.3.3 Anlagenbewegungen........................................................................................... 132
6.3.4 Asset Explorer .................................................................................................... 132
6.3.5 Bewertungsbereiche ........................................................................................... 133
6.3.6 Kontenfindung .................................................................................................... 133
6.3.7 Abschreibungslauf .............................................................................................. 136

8 DATENBLATT ............................................................................................................ 137

9 REFLEXION ................................................................................................................ 138
9.1 FRAGEN ................................................................................................................... 138
9.2 MUSTERLÖSUNG ..................................................................................................... 141

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Prozessübersicht: Financial Accounting ............................................................ 10
Abbildung 2: Finanzbuchhaltung ............................................................................................. 12
Abbildung 3: Hauptbuch und Nebenbuch ................................................................................ 13
Abbildung 4: Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting .............................. 14
Abbildung 5: Parallele Rechnungslegung ................................................................................ 14
Abbildung 6: SAP Financial Supply Chain Management ........................................................ 15
Abbildung 7: Financial Accounting vs. Managerial Accounting ............................................. 18
Abbildung 8: Buchungskreise .................................................................................................. 19
Abbildung 9: Geschäftsbereiche .............................................................................................. 20
Abbildung 10: Organisationsebenen ........................................................................................ 20
Abbildung 11: Segment ............................................................................................................ 21
Abbildung 12: Kostenrechnungskreise .................................................................................... 22
Abbildung 13: Prozessübersicht: Customizing der Unternehmensstruktur im FI und CO ...... 23
Abbildung 14: IMG - Schritt 1: SAP System-Screenshot ........................................................ 24
Abbildung 15: IMG - Schritt 2: SAP System-Screenshot ........................................................ 24
Abbildung 16: Einführungsleitfaden – Customizing Menu: SAP System-Screenshot ............ 25
Abbildung 17: Verhältnis von Customizing und Easy Access Menu: Rimmelspacher (2004) 25
Abbildung 18: Organisationsstruktur im Rimmelspacher (2004) ............................................ 26
Abbildung 19: Keine Pflegerechte: SAP System-Screenshot .................................................. 26
Abbildung 20: Buchungskreis - Schritt 1: SAP System-Screenshot ........................................ 27
Abbildung 21: Buchungskreis - Schritt 2: SAP System-Screenshot ........................................ 27
Abbildung 22: Kostenrechnungskreis – Schritt 1: SAP System-Screenshot ........................... 28
Abbildung 23: Kostenrechnungskreis – Schritt 2: SAP System-Screenshot ........................... 28
Abbildung 24: Kostenrechnungskreis - Schritt 3: SAP System-Screenshot ............................ 28
Abbildung 27: Ergebnisbereich - Schritt 1: SAP System-Screenshot...................................... 30
Abbildung 28: Kostenstellenrechnung - Schritt 1: SAP System-Screenshot ........................... 30
Abbildung 29: Kostenstellenrechnung - Schritt 2: SAP System-Screenshot ........................... 31
Abbildung 30: Kontenpläne ..................................................................................................... 39
Abbildung 31: Kontenplanzuordnung ...................................................................................... 40
Abbildung 32: Sachkontenstamm ............................................................................................ 41
Abbildung 33: Kontengruppen für Sachkonten ....................................................................... 42
Abbildung 34: Abstimmkonten und Nebenbücher................................................................... 43
Abbildung 35: Bilanz- und GuV-Struktur ................................................................................ 44
Abbildung 36: Profit Center ..................................................................................................... 45
Abbildung 37: Sachkontenbuchung ......................................................................................... 45
Abbildung 38: Buchungsschlüssel ........................................................................................... 46
Abbildung 39: Kontodaten ....................................................................................................... 47
Abbildung 40: Prozessübersicht: Hauptbuchhaltung ............................................................... 48
Abbildung 41: Kontenplan INT: SAP System-Screenshot ...................................................... 49
Abbildung 42: Zuordnung von Kontenplan zu Buchungskreis: SAP System-Screenshot....... 50
Abbildung 43: Buchungskreisübergreifende Kostenrechnung: SAP System-Screenshot ....... 51
Abbildung 45: Konto im Kontenplan erstellen (1): SAP System-Screenshot ......................... 53
Abbildung 46: Konto im Kontenplan erstellen (2): SAP System-Screenshot ......................... 53
Abbildung 47: Konto im Buchungskreis erstellen: SAP System-Screenshot .......................... 54
Abbildung 48: Sachkontenbeleg erfassen: SAP System-Screenshot ....................................... 55
Abbildung 49: Saldenanzeige Hauptbuch: SAP System-Screenshot ....................................... 56
Abbildung 51: Bilanz- und GuV-Struktur ändern: SAP System-Screenshot ........................... 59
Abbildung 52: Bilanz und GuV-Bericht: SAP System-Screenshot ......................................... 60

Abbildung 53: Buchungsschlüssel: help.sap.com .................................................................... 65

Abbildung 54: Der Kreditorenstammsatz ................................................................................ 67
Abbildung 55: Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung .............................................. 68
Abbildung 56: Belegaufteilung (1) (Online Split) ................................................................... 69
Abbildung 57: Belegaufteilung (2) (Online Split) ................................................................... 70
Abbildung 58: Elemente des Zahlungsvorgangs ...................................................................... 71
Abbildung 59: Das Zahlprogramm im Überblick .................................................................... 72
Abbildung 61: Beschaffungsprozess aus der Sicht des Rechnungswesens .............................. 74
Abbildung 62: Prozessübersicht: Kreditorenbuchhaltung........................................................ 75
Abbildung 63: Kreditorenrechnung erfassen: SAP System-Screenshot .................................. 76
Abbildung 64: Offene Posten des Kreditors: SAP System-Screenshot ................................... 77
Abbildung 65: Maschineller Zahlungslauf (1): SAP System-Screenshot ................................ 78
Abbildung 68: Ausgeglichene Posten des Kreditors: SAP System-Screenshot ....................... 81
Abbildung 69: Abstimmkonto: SAP System-Screenshot......................................................... 82
Abbildung 71: Integration mit der Materialwirtschaft ............................................................. 88
Abbildung 72: Der Debitorenstammsatz .................................................................................. 89
Abbildung 73: Kreditmanagement - Zwei Konzepte: SAP-System-Screenshot ...................... 90
Abbildung 74: FI-AR: Kreditmanagement Stammsatz ............................................................ 91
Abbildung 75: FI-AR: Kreditkontrollprozess .......................................................................... 92
Abbildung 76: FIN-FSCM: Kreditdaten .................................................................................. 93
Abbildung 77: FIN-FSCM: Kreditmanagement Process ......................................................... 94
Abbildung 78: Auftragsabwicklung aus Buchhaltungssicht .................................................... 95
Abbildung 79: Kundenauftragsprozess aus Sicht des Rechnungswesens ................................ 96
Abbildung 81: Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung ............................................. 98
Abbildung 82: Prozessübersicht: Debitorenbuchhaltung ......................................................... 99
Abbildung 83: Fehlende Kreditkontrolldaten: SAP System-Screenshot ................................. 99
Abbildung 84: Dynamic Credit Check: SAP System-Screenshot .......................................... 101
Abbildung 85: Gesperrten SD-Beleg freigeben: SAP System-Screenshot ............................ 102
Abbildung 86: Rückmeldung Fertigungsauftrag (1): SAP System-Screenshot ..................... 106
Abbildung 87: Rückmeldung Fertigungsauftrag (2): SAP System-Screenshot ..................... 107
Abbildung 88: Auslieferung/Warenausgang (1): SAP System-Screenshot ........................... 108
Abbildung 89: Auslieferung/Warenausgang (2) .................................................................... 109
Abbildung 91: Fakturierung (2): SAP System-Screenshot .................................................... 110
Abbildung 92: Zahlung (1): SAP System-Screenshot............................................................ 111
Abbildung 93: Zahlung (2) ..................................................................................................... 112
Abbildung 94: Anlagen in FI-Organisationseinheiten ........................................................... 114
Abbildung 95: Anlagenklasse ................................................................................................ 116
Abbildung 96: Anlagenbewegungen ...................................................................................... 116
Abbildung 97: Bewegungsart ................................................................................................. 117
Abbildung 98: Asset Explorer ................................................................................................ 118
Abbildung 99: Bewertungsbereiche ....................................................................................... 119
Abbildung 101: Kontenfindung: help.sap.com ...................................................................... 120
Abbildung 102: Abschreibungslauf ....................................................................................... 121
Abbildung 103: Prozessübersicht: Anlagenbuchhaltung ....................................................... 122
Abbildung 104: Anlagenbestandbericht: SAP System-Screenshot ........................................ 123
Abbildung 105: Bilanz: SAP System-Screenshot .................................................................. 124
Abbildung 106: Anlagenzugang in SAP FI-AA buchen (1): SAP System-Screenshot ......... 125

Abbildung 109: Anlagenbestandbericht: SAP System-Screenshot ........................................ 127

Abbildung 110: Asset Explorer (1): SAP System-Screenshot ............................................... 129
Abbildung 111: Asset Explorer (2): SAP System-Screenshot ............................................... 129
Abbildung 112: Struktur von Anlagenklassen: help.sap.com ................................................ 131
Abbildung 113: Spezifikation von Bewegungsarten: help.sap.com ...................................... 132
Abbildung 114: Kontenfindungsschlüssel in Anlagen: SAP-System-Screenshot ................. 134
Abbildung 115: Anlagenbestand: SAP-System-Screenshot .................................................. 135
Abbildung 116: Bilanz: SAP-System-Screenshot .................................................................. 135

Financial Accounting in SAP ERP
1 Financial Accounting in SAP ERP

Das Ziel dieser Lerneinheit besteht darin, Ihnen das Financial Accounting im SAP ERP Sys-
tem näher zu bringen.
Ziele der Lerneinheit „Financial Accounting in SAP ERP“

Am Ende dieses Kapitels können Sie:
- die in der Finanzbuchhaltung verwendeten Organisationsstrukturen und Stammdaten
erläutern
- die Funktionen des neuen Hauptbuches erläutern
- typische Buchhaltungsvorgänge in den Anwendungskomponenten der Finanzbuchhal-
tung ausführen
- die Schnittstellen mit Vertrieb, Materialwirtschaft, internem Rechnungswesen und
Controlling nennen
- die Anlagenbuchhaltung verstehen
- Finanzberichte erstellen
Szenario für die Fallstudie

In der praktischen Anwendung zu dieser Lerneinheit werden Sie sich zunächst mit den Unter-
nehmensstrukturen des Finanzwesens und des Controllings im Customizing beschäftigen.
Daran anschließend erfolgt eine kurze Übersicht zum Thema Kontenplan. Auch die Tätigkei-
ten zum Kontenplan erfolgen hauptsächlich im Customizing (IMG: Implementation Guide)
des SAP ERP Systems, auch wenn es thematisch in das Kapitel Hauptbuchhaltung eingeglie-
dert ist. Im Hauptbuch werden Sie zudem ein Sachkonto anlegen und Buchungen auf diesem
Sachkonto durchführen.
Im Bereich Kreditorenbuchhaltung erfassen Sie die Rechnung Ihres Lieferanten und veranlas-
sen eine maschinelle Zahlung des offenen Postens. In der Debitorenbuchhaltung werden Sie
sich mit dem Kreditmanagement befassen. An dieser Stelle erfolgt auch ein Zugriff auf das
Vertriebsmodul. In der Anlagenbuchhaltung werden Sie eine neue Anlage erfassen und deren
Buchung und Abschreibung im Asset Explorer betrachten. Abschließend werden Sie sich mit
der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens auseinandersetzen.
Die folgende Abbildung zeigt den gesamten Prozess, den Sie in den Kapiteln der praktischen
Anwendung selbständig am SAP ERP System durchführen werden. Bis auf die Befassung mit
den Unternehmensstrukturen im Customizing und der Erfassung eines Kundenauftrages, wer-
den Sie sich ausschließlich im Funktionsbereich Financial Accounting bewegen.

Financial Accounting in SAP ERP
Abbildung 1: Prozessübersicht: Financial Accounting

Überblick über das Financial Accounting
2 Überblick über das Financial Accounting

Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über die Aufgaben des Financial Accounting
(Finanzwesen) und erläutert die Organisationsebenen des SAP ERP Systems, die für das Fi-
nancial Accounting relevant sind.
2.1 Theorie: Zentrale Aspekte des Financial Accounting

Das Financial Accounting befasst sich vorwiegend mit der Pflege und Steuerung
des Hauptbuchs, der Bearbeitung von Forderungen und der Anlagenbuchhaltung.
Wichtige Aufgaben des Financial Accounting sind die Erfassung von Kapital-
und Werteflüssen sowie die Bewertung der Bestände.
Im Hauptbuch (GL – General Ledger) sind alle buchhaltungsrelevanten Ge-
schäftsvorgänge auf Sachkonten aus betriebswirtschaftlicher Sicht erfasst. Die
Strukturierung jedes Hauptbuchs richtet sich nach einem Kontenplan. Der Kontenplan enthält
strukturierte Definitionen aller Sachkonten im Hauptbuch. Zu diesen Definitionen zählen die
Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Ge-
winn- und Verlust- oder Bestandskonto. Aus Gründen der Übersichtlichkeit enthält das
Hauptbuch meist lediglich Sammelbuchungen. In diesen Fällen werden die Buchungsdaten in
so genannten Nebenbüchern differenzierter abgebildet, von denen aus die Daten in verdichte-
ter Form an das Hauptbuch weitergeleitet werden. Über Abstimmkonten sind die Nebenbü-
cher in Echtzeit mit dem Hauptbuch verknüpft, d.h., sobald eine Buchung auf ein Nebenkonto
erfolgt, erfolgt die gleiche Buchung auch auf das entsprechende Abstimmkonto im Haupt-
buch.
Im SAP ERP System existieren vier Nebenbücher:

Die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP – Accounts Payable) erfasst alle Geschäftsvor-
fälle im Zusammenhang mit Lieferantenbeziehungen. Sie ist auch in den Purchase-to-
Pay-Geschäftsprozess eingebunden. Buchungen, die für die Kreditorenbuchhaltung
vorgenommen werden, werden gleichzeitig im Hauptbuch aufgezeichnet, wo ver-
schiedene Sachkonten basierend auf der entsprechenden Transaktion aktualisiert wer-
den (z.B. Verbindlichkeiten und Anzahlungen). Hauptquelle der Daten ist hierbei der
Einkauf (MM - Materialwirtschaft).
Die Debitorenkreditbuchhaltung (FI-AR – Accounts Receivable) zeichnet alle Ge-
schäftsvorfälle auf, welche die Kundenbeziehungen betreffen. Sie ist auch in den Or-
der-to-Cash-Geschäftsprozess eingebunden. Alle Buchungen in der Debitorenbuchhal-
tung werden auch direkt in das Hauptbuch geschrieben. Verschiedene Sachkonten
werden abhängig von der zugehörigen Transaktion aktualisiert (z.B. Forderungen, An-
zahlungen und Wechsel).
- Hauptquelle der Daten ist hierbei der Vertrieb (SD).
- Die Anlagenbuchhaltung (FI-AA – Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfäl-
le auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen. Sie wird zum Verwalten und zur
Beaufsichtigung von Anlagevermögen verwendet und dient als Nebenbuch zum FI-
Hauptbuch. Sie enthält detaillierte Informationen zu Transaktionen im Zusammenhang
mit Anlagevermögen.

- Die Bankbuchhaltung (FI-BL – Banking Ledger) unterstützt die Verbuchung von

Bargeldflüssen. Die Komponente Bankbuchhaltung wird für Buchhaltungsvorgänge
mit der Bank eines Unternehmens verwendet. Sie umfasst die Verwaltung von Ban-
kenstammdaten, Bestandsdispositionen (Scheck- und Wechselverwaltung) sowie das
Anlegen und Verarbeiten von Zahlungsein- und ausgängen.
Abbildung 2: Finanzbuchhaltung
Die Komponente Finanzbuchhaltung (FI) legt den Schwerpunkt auf das Hauptbuch, die
Bearbeitung von Forderungen und die Anlagenbuchhaltung. Wichtige Aufgaben der Finanz-
buchhaltung sind die Erfassung von Kapital- und Werteflüssen sowie die Bewertung der Be-
stände.
Das Hauptbuch wird auf Buchungskreisebene verwaltet. Alle buchungsrelevanten Vorfälle in

den Komponenten „Logistik" oder „Human Resources" (HR) werden mithilfe der automati-
schen Kontenfindung in Echtzeit in die Finanzbuchhaltung gebucht. Diese Daten können auch
an das Controlling (CO) weitergegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der logisti-
sche Warenverkehr (z.B. Warenein- und ausgänge) in die wertorientierten Aktualisierungen in
der Buchhaltung übernommen wird. Das Ziel bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen ist das
Anlegen einer Bilanz und einer Gewinn und Verlustrechnung.

Abbildung 3: Hauptbuch und Nebenbuch
2.1.1 Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting

Das Hauptbuch wird auf der Ebene von Buchungskreisen geführt. Aus den im Hauptbuch
erfassten Kontenbewegungen werden die vom Gesetzgeber geforderte Bilanz sowie die GuV-
Rechnung erstellt. Die Anlagen eines Unternehmens werden in der Bilanz in Aktiva (Mittel-
verwendung) und Passiva (Mittelherkunft) unterteilt. Geschäftsvorfälle, die in den Nebenbü-
chern (Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung etc.), aber auch in der Materialwirt-
schaft (Materialbestände) oder im Treasury (Finanzmitteldisposition) erfasst werden, fließen
im Sinne der Integration der einzelnen Bücher in die Bilanz in Echtzeit ein.
Die Komponente Treasury (TR) konzentriert sich auf Funktionen wie Zahlungsmittel, Trea-
sury-Management (hierzu gehören z.B. Finanzmittel, Devisen, Derivate und Wertpapiere),
Darlehen und das Marktrisiko-Management.
Ziel der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen ist es, eine Bilanz- und Gewinn- und Verlust-
rechnung in Form eines Berichts zu erstellen. Diese Berichte müssen an die spezifischen na-
tionalen Anforderungen und Gesetze angepasst werden.
Da unterschiedliche Reportinganforderungen bzgl. der Bilanz- und GuV in einem Unterneh-
men gestellt sein können, können verschiedene Bilanz- und GuV-Strukturen angelegt werden.
In diesen Strukturen ist genau festgelegt, welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen
sollen; sie werden mit der SAP Standardinstallation bereits ausgeliefert.

Abbildung 4: Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting
Finanzberichte, die für externe Reporting-Zwecke benötigt werden (z.B. Bilanzen und GuV-
Rechnungen), werden in FI angelegt. Diese externen Reporting-Anforderungen werden, ent-
sprechend der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen der Finanzbehörden in der Regel
durch allgemeine Buchhaltungsvorschriften, wie US-GAAP oder IAS, vorgegeben.
Im New General Ledger Accounting hat ein Ledger die Rolle eines „führenden" Ledger. Wie
in vorhergehenden Releases können Sie jedoch Konten weiterhin trotz des New General Led-
ger Accounting parallel mithilfe zusätzlicher Konten (Kontenlösung) verwalten. In diesem
Fall befindet sich nur ein Ledger im New General Ledger Accounting - das führende Ledger.
Abbildung 5: Parallele Rechnungslegung

2.1.2 Financial Supply Chain Management

Financial Supply Chain Management dient dazu, den Bargeldfluss innerhalb einer Organisati-
on hauptsachlich mithilfe des Order-to-Cash-Geschäftsprozesses zu verbessern. Im Prozess-
Backend werden Werkzeuge zur Verfugung gestellt, die den Fakturierungsprozess beschleu-
nigen und alle Kundenreklamationen in Bezug auf Rechnungen verwalten. Im Frontend des
Order-to-Cash-Geschäftsprozesses wird dabei sichergestellt, dass Organisationen kein Mate-
rial und keine Services an einen Kunden mit schlechter Kreditwürdigkeit verkaufen.
SAP Financial Supply Chain Management (FSCM) unterstützt die Unternehmen bei der Op-
timierung ihres Bargeldflusses. Verbesserungen lassen sich oft in den Bereichen der Fakturie-
rung und der Abstimmung finden. Dort können die Unternehmen Zeit sparen, indem sie Ver-
züge und prozessbezogene Zahlungsverspätungen vermeiden, z.B. durch das Drucken und
Senden von Rechnungen.
Mit SAP Financial Supply Chain Management können Unternehmen vieler verschiedener
Branchen wichtige Innovationen und Verbesserungen ihrer Prozesse erzielen. In den Berei-
chen Fakturierung, Debitoren, Inkasso, Schlichtung, Kreditwürdigkeitsprüfung und Cash Ma-
nagement gab es in den letzten Jahrzehnten keine nennenswerten Verbesserungen. Heute er-
achten viele Unternehmen diese Funktionen als wichtigsten Bereich für Prozessverbesserun-
gen und als Möglichkeit für größere Kosteneinsparungen.
Abbildung 6: SAP Financial Supply Chain Management
Folgend sind die einzelnen Komponenten des FSCM aufgeführt:
SAP Credit Management bietet Unternehmen mit großer Kundenbasis die Möglichkeit, das
Gesamtobligo ihrer Kunden anhand entsprechender Kreditrahmen zu überwachen. Der ent-

scheidende Vorteil dieses Vorgehens liegt in der zentralen, unternehmensweiten Verwaltung

von Kreditlinien. Auf diese Weise können unterschiedliche Vertriebswege zur Überprüfung
der Kreditwürdigkeit und der Inanspruchnahme von Kreditlinien auf dieselben Daten zurück-
greifen. Damit wird das bei der Nutzung mehrerer Vertriebskanäle vorhandene Risiko verrin-
gert, dass Kunden den gewahrten Kreditrahmen überschreiten, ohne dass dies von der Kredit-
abteilung bemerkt wird.
Mithilfe der Komponente Electronic Bill Presentment and Payment (SAP Biller Direct)
können Rechnungssteller (Biller) Rechnungen elektronisch versenden und Kunden diese
elektronisch empfangen. Dadurch wird die Fakturierung effizienter. Außerdem können Kun-
den über das Internet auf Kontoinformationen zugreifen. SAP Biller Direct verringert nicht
nur die Aufsplitterung auf eine Reihe verschiedener Medien, sondern ermöglicht den Liefe-
ranten außerdem die Interaktion mit ihren Kunden, beispielsweise bei der Verarbeitung von
unzureichenden Zahlungen oder beim Kundenservice. SAP Biller Direct senkt die Kosten,
stärkt die Kundenbindung und bietet Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch Up-Selling-
und Cross-Selling-Optionen.
Mit der Komponente Dispute Management unterstützt das System Unternehmen bei der Be-
arbeitung von Abzügen. Aufgrund vieler Ursachen werden Abzüge immer häufiger, wobei
sich das Zahlungsverhalten der Kunden weiterhin verschlechtert. SAP Dispute Management
ermöglicht die abteilungsübergreifende Schlichtung von Klärungsfällen, einschließlich Work-
flow-Unterstützung und Eskalationsverfahren. Die Zusammenarbeit mit den Kunden erfolgt
per Korrespondenz und als Self-Service über das Internet mithilfe von SAP Biller Direct.
Dadurch wird das Forderungsmanagement verbessert und die Abrechnung beschleunigt.
Mithilfe von SAP Collections Management können Forderungen an das eigene Unterneh-
men strukturiert, klassifiziert und minimiert werden. Es hilft das Forderungsmanagement des
eigenen Unternehmens effizienter zu gestalten und den stetig anwachsenden Forderungssaldo
in kurzer Zeit zu verarbeiten.
Das SAP Cash and Liquidity Management unterstützt den Cashmanager bei der effizienten
Verwaltung von Liquiditäts- und Währungsrisiken. Die Mehrfacheingabe von Daten wird
vollständig vermieden. Alle Unternehmensbereiche greifen für verschiedene Zwecke auf eine
einzige konsistente Datenbank zurück. Beispielsweise kann der Manager für die Debitoren-
konten die Datenbank zur Prüfung eingehender Zahlungen verwenden, während der Manager
für die Kreditorenkonten darauf zur Kontrolle des Scheckrücklaufs zurückgreift und der
Cashmanager die Datenbank zur Überprüfung von Überweisungen heranzieht. Gleichzeitig
kann der Cashmanager den Schwerpunkt für die genauen und aktuellen Berichte zu den Bar-
mitteln frei wählen - länder-, währungs-, gesellschaftsübergreifend und sogar konzernweit.
SAP Treasury and Risk Management bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung
von Finanzgeschäften und entsprechender Risiken. SAP Treasury and Risk Management er-
möglicht das Straight-Through-Processing für alle bekannten Instrumente des Investment-
und Devisenmanagements und der Fremdfinanzierung.

Die Anwendung SAP In-House Cash ermöglicht es diversifizierten Unternehmen, den kon-
zernweiten Zahlungsverkehr durch Einrichtung einer In-House-Bank zu optimieren. Bei ei-
nem In-House Cash Center handelt es sich um eine virtuelle Bank, bei der die assoziierten
Unternehmen über ein oder mehrere Konten verfügen.
Über das In-House Cash Center werden alle Zahlungen zwischen Einheiten des Unterneh-
mens verarbeitet, sodass die Barmittel innerhalb des Konzerns verbleiben und optimal genutzt
werden. Dadurch werden Kosten für externe Netting-Dienste eingespart, und die Flexibilität
des Unternehmens bei der Verarbeitung von Vorgängen des Zahlungs-Netting wird erhöht.
Das SAP Bank Communication Management dient der Verwaltung von Schnittstellen für
die Kommunikation mit Banken und eröffnet die Möglichkeit, sich mit einer Bank in Verbin-
dung zu setzen, den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion zu verfolgen sowie das Strai-
ght-Through-Processing und die Einhaltung der internen Richtlinien zu verbessern. Das Bank
Communication Management ist darüber hinaus zuständig für das Anlegen und Genehmigen
von Batches, den Zahlungsstatusmonitor und den Kontoauszugsmonitor.
2.1.3 Financial Accounting vs. Management Accounting

Der Zweck des Financial Accounting, als Schwerpunkt dieses Kapitels, liegt in der Rech-
nungslegung. Bilanzen und GuV-Rechnungen können auf der Ebene juristischer Einheiten
erstellt werden. Das interne Rechnungswesen (Controlling) stellt Controlling-Objekte (CO-
Objekte) zur Verfügung, mit deren Hilfe eine Organisation intern die Kosten und Erlöse
überwachen kann.
Die Ebene, auf der das externe Rechnungswesen (SAP FI) benötigt wird, wird in erster Linie
von den gesetzlichen Vorschriften (z.B. Handelsgesetzbuch - HGB) festgelegt, da es sich hier
um eine externe Verpflichtung handelt. Entsprechend gestaltet sich die Rechnungslegung in
jedem Land unterschiedlich.
Die Aufwendungen und Erlöse aus der Finanzbuchhaltung werden im internen Rechnungs-
wesen (SAP CO) verwendet. Im internen Rechnungswesen könnten diese finanziellen Daten
über mehrere Abteilungsgrenzen (Finanzbuchhaltung) hinweg zugeordnet werden. Meist
möchte man sich vergewissern, dass die Ergebnisse des internen Rechnungswesens mit denen
der Finanzbuchhaltung übereinstimmen (Abstimmung). Das interne Rechnungswesen (engl.
Management Accounting) beschäftigt sich im Gegensatz zum externen Rechnungswesen ins-
besondere mit der Planung, Kontrolle und Koordination bewerteter Unternehmensprozesse im
Hinblick auf die Maximierung des Unternehmenserfolgs. Die so ermittelten Informationen
sollen der objektiven Fundierung von Entscheidungen des Managements dienen. Dazu wer-
den die Quellen des Erfolgs eines Unternehmens, insbesondere mit Hilfe des Instrumentari-
ums der Kosten- und Leistungsrechnung und der Investitionsrechnung, analysiert und oftmals
zu einem umfassenden Controllingkonzept ausgebaut.
Beispiel:
Innerhalb von SAP FI verfügt jedes Unternehmen über ein Hauptbuch, das aus Sachkonten
besteht. Während der laufenden Periode möchte das Management die Bilanz für das Auf-

wandskonto von Unternehmen X einsehen. Sie fragen das Sachkonto ab und berichten, dass
der Aufwand für Unternehmen X während der laufenden Periode 10000 € beträgt.
Anschließend möchte das Management wissen, „von wem und an welchem Ort" die Aufwän-
de verursacht wurden. An dieser Stelle können Sie einwerfen, dass es der Zweck des internen
Rechnungswesens ist, die Person und den Ort zu bestimmen, durch die oder an dem die Auf-
wände entstanden sind.
Die folgende Abbildung enthält Beispiele von verschiedenen CO-Objekten, die Aufwände
verursachen können.
Abbildung 7: Financial Accounting vs. Managerial Accounting

2.2 Theorie: Organisationsebenen im Financial Accounting

Sie haben bereits in den vorangegangenen Lerneinheiten gelernt, welche Orga-
nisationsebenen für das Financial Accounting in SAP ERP relevant sind. An
dieser Stelle werden die drei wichtigsten Organisationsebenen für SAP FI
(nochmal) vorgestellt. Achten Sie insbesondere auf den Integrationsaspekt
zwischen SAP FI und SAP CO
2.2.1 Buchungskreise
In der Regel wird für jedes Land mindestens ein eigener Buchungskreis verwendet. Ein Bu-
chungskreis muss gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften, den Handelsgesetzen und ande-
ren rechnungswesenspezifischen Kriterien erstellt werden. Buchungskreise werden in der Re-
gel auf Grundlage geografischer Erwägungen erstellt.
Der Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit im SAP ERP System, für die eine
Bilanz und GuV erstellt werden kann, für die entsprechend ein kompletter Satz gesetzlich
vorgeschriebener Bücher geführt wird.
Damit ein Unternehmen im Rahmen des SAP ERP Systems produktiv sein kann (d.h. das Sys-
tem kann produktiv eingesetzt werden), muss innerhalb der Produktivumgebung mindestens
ein Buchungskreis existieren. Der Buchungskreisschlüssel ist ein vierstelliger numerischer
oder alphanumerischer Code.
Abbildung 8: Buchungskreise
2.2.2 Geschäftsbereiche
Im SAP ERP System können mehrere Geschäftsbereiche eingerichtet werden, denen Bu-
chungen aus einem im Mandanten definierten Buchungskreis zugeordnet werden können.
Geschäftsbereiche können zur Erleichterung des externen Segmentberichtswesens verwendet
werden. Sie decken die zentralen Abwicklungsbereiche (Produktlinien, Tochtergesellschaften)
ab, wo dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die Einrichtung eines Geschäftsbereichs ist optional, wenn kein externes Geschäftssegment-
berichtswesen erforderlich ist und kann innerhalb der Geschäftsbereichsfestlegung flexibel
gehandhabt werden.
Der Geschäftsbereichsschlüssel ist ein vierstelliges numerisches oder alphanumerisches Code.

Abbildung 9: Geschäftsbereiche
Geschäftsbereiche sind im Allgemeinen unabhängig vom Buchungskreis, d.h., sie können von
allen Buchungskreisen aus bebucht werden. Die folgende Abbildung zeigt bspw. die Ge-
schäftsbereiche Maschinenbau, Anlagenbau und Automobilindustrie, die von verschiedenen
Buchungskreisen (USA, Kanada, Mexiko, Deutschland etc.) gemeinsam verwendet werden.
Abbildung 10: Organisationsebenen
2.2.3 Segment
Ein Segment ist eine neue Organisationseinheit, die ab SAP ERP 2004 (ECC 5.0) zur Verfü-
gung steht. In der Neuen Hauptbuchhaltung können Segmente auch für Reporting-Zwecke

verwendet werden. Dabei besteht das Ziel von Segment-Reporting, ein Einblick in verschie-
dene betriebswirtschaftliche Aktivitäten eines in unterschiedlichen Bereichen tätigen Unter-
nehmens zu liefern und Informationen über die allgemeine Umgebung des Unternehmens
bereitzustellen.
Segmenten dienen
- einer besseren Übersicht über die betriebswirtschaftliche Performance eines Unter-
nehmens
- einer besseren Prognose zu potenziellen Umsätzen und finanziellen Rücklagen eines
Unternehmens
- einer besseren Einschätzung von Risiken und Chancen eines Unternehmens
Nach IAS (International Accounting Standards) werden Geschäftssegmente und geografi-

schen Segmente unterschieden:
- Ein Geschäftssegment ist ein Teilvorgang in einem Unternehmen, der die Herstellung
eines Produkts oder die Bereitstellung eines Service beinhaltet und über Risiken und
Erlöse verfügt, die sich von anderen Geschäftssegmenten unterscheiden.
- Ein geografisches Segment bietet Informationen zu Risiken und Erlösen, die sich von
anderen geografischen Segmenten beispielsweise in Bezug auf wirtschaftliche und po-
litische Faktoren unterscheiden.
Abbildung 11: Segment
Laut US-GAAP ist ein Segment ein Teil eines Unternehmens, für den Kosten entstehen, Erlö-
se erzeugt und der über eigene Finanzdaten in Bezug auf Gewinn- und Ressourcenverbrauch
verfügt.

SAP empfiehlt die Verwendung von Segmenten nur zusammen mit Profit Centern. Bei FI-
Buchungen, für die Profit-Center-Informationen nicht relevant sind, kann das Segment über
ein BAdI bestimmt oder manuell eingegeben werden.
2.2.4 Kostenrechnungskreise
Der Kostenrechnungskreis ist eine eigenständige Organisationsstruktur, für die Kosten und
Erlöse geführt und weiterverrechnet werden können. Er stellt eine gesonderte Kostenrech-
nungseinheit dar.
Einem Kostenrechnungskreis können ein oder mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.
Dadurch können buchungskreisübergreifende Kostenverrechnungen zwischen den zugeordne-
ten Buchungskreisen stattfinden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die zugeordneten Bu-
chungskreise und der Kostenrechnungskreis den gleichen operativen Kontenplan und das
gleiche Geschäftsjahr verwenden.
Abbildung 12: Kostenrechnungskreise

2.3 Praxis: Organisationsebenen im Financial Accounting

Im folgenden Abschnitt werden Sie sich mit den Organisationsebenen des
Rechnungswesens im SAP ERP System befassen. Das Rechnungswesen wird
im Allgemeinen und auch im SAP ERP System in die Bereiche externes
Rechnungswesen (Financial Accounting) und internes Rechnungswesen
(Management Accounting bzw. Controlling) aufgeteilt. Das Hauptaugenmerk
dieses Kapitels liegt auf dem Financial Accounting. Dennoch sollen an dieser Stelle auch Or-
ganisationsebenen des Controllings (Kostenrechnungskreis, Ergebnisbereich) veranschaulicht
werden, da das Financial und Management Accounting sehr stark miteinander integriert sind.
Aus diesem Grund wäre eine getrennte Betrachtung weniger zielführend.
Abbildung 13: Prozessübersicht: Customizing der Unternehmensstruktur im FI und CO
Im Laufe der Bearbeitung der kommenden Kapitel sollen Sie folgende Fragen beantworten.
Die Bearbeitung der Fragen soll dazu dienen, den Lernerfolg zu erhöhen.
1. Welche Währung ist dem Buchungskreis 1000 zugeordnet?
2. Existiert beim Kostenrechnungskreis 1000 eine buchungskreisübergreifende Kosten-
rechnung?
3. Welche Buchungskreise sind dem Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet? Nennen
Sie fünf.
4. Was ist eine Geschäftsjahresvariante?
5. Welche Geschäftsjahresvariante ist dem Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet?
6. Welchem Ergebnisbereich ist der Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet?
7. Kann im Kostenrechnungskreis 1000 eine Kostenstellenrechnung durchgeführt wer-
den?
Um diese Fragen zu beantworten müssen Sie sich wiederum in das Customizing des SAP
ERP Systems begeben.
2.3.1 Definition: Customizing

Hat sich ein Unternehmen für die Einführung eines SAP ERP Systems entschlossen, muss es
die Software an seine spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen anpassen.
Customizing wird im SAP ERP System über den Einführungsleitfaden (englisch: Implemen-
tation Guide =IMG) vorgenommen. Im Customizing werden Zusammenhänge, Auswahlmög-
lichkeiten etc. für das Anwendungsmenü festgelegt („Was kann man im Anwendungsmenü
alles ausführen?“).

Das Customizing kann über die Transaktion: <SPRO> und dann SAP Referenz-IMG (F5)
aufgerufen werden oder alternativ über das SAP Easy Access Menü:
Abbildung 14: IMG - Schritt 1: SAP System-Screenshot
Abbildung 15: IMG - Schritt 2: SAP System-Screenshot
Die Menüführung im Customizing besteht dann wiederum aus einem Baum zum Einstieg:

Abbildung 16: Einführungsleitfaden – Customizing Menu: SAP System-Screenshot
Verhältnis von Customizing und Easy Access:

Durch das Customizing wird die Funktionalität des SAP ERP Systems festgelegt.
Abbildung 17: Verhältnis von Customizing und Easy Access Menu: Rimmelspacher (2004)
Die Einstellungen im Customizing bestimmen die Funktionalitäten im Easy Access Menü. Im

Customizing werden folglich alle grundsätzlichen Daten und Strukturen festgelegt. Somit
können dort ebenfalls die für die Fragestellungen relevanten Informationen über die Orga-
nisationsstruktur gefunden werden.
2.3.2 Organisationsstrukturen im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen sieht die Abbildung der Unternehmensrealität wie folgt aus:

Abbildung 18: Organisationsstruktur im Rimmelspacher (2004)
Wie aus der Abbildung u. a. zu ersehen ist, verwenden die Buchungskreise 1, 2 und 3 den
gleichen operativen Kontenplan. Der operative Kontenplan wird gemeinsam von FI und CO
genutzt, d.h. primäre Kosten- bzw. Erlösarten in CO sind gleichzeitig Aufwands- bzw. Er-
tragskonten in FI. Das heißt auch, dass der Kostenrechnungskreis den Kontenplan der zuge-
ordneten Buchungskreise übernimmt. In einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung
(z.B. gemeinsames Produktionscontrolling über mehrere Buchungskreise) müssen der Kosten-
rechnungskreis und alle zugeordneten Buchungskreise denselben Kontenplan verwenden.
2.3.3 Aufgaben
Zurück zu der Bearbeitung der Aufgaben: Alle Aufgaben in diesem Teil der Fallstudie begin-
nen im Customizing. Da Sie bereits einige Erfahrungen im SAP-Customizing in den voran-
gegangenen Fallstudien gesammelt haben, sollten Sie die folgenden Aufgaben selbständig
bearbeiten. An jede Aufgabe ist ein Lösungsansatz angehängt, den Sie bei Bedarf nutzen kön-
nen.
Aufgrund der Beschränkung Ihres Accounts brauchen Sie sich keine Gedanken darüber zu
machen, ggf. unabsichtlich folgenschwere Änderungen im IDES-Konzern vorzunehmen, da
Sie zwar Leserechte, aber keine Schreibrechte besitzen.
Abbildung 19: Keine Pflegerechte: SAP System-Screenshot

2.3.3.1 Währung im BUK 1000

Aufgabe 1: Welche Währung ist dem Buchungskreis 1000 zugeordnet?
Lösungsansatz zur Aufgabe 1:
Abbildung 20: Buchungskreis - Schritt 1: SAP System-Screenshot
Abbildung 21: Buchungskreis - Schritt 2: SAP System-Screenshot
2.3.3.2 Buchungskreisübergreifende Kostenrechnung

Aufgabe 2: Existiert beim Kostenrechnungskreis 1000 eine buchungskreisübergreifende Kos-
tenrechnung?
Aufgabe 3: Welche Buchungskreise sind dem Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet? Nen-
nen Sie fünf.
Lösungsansatz zur Aufgabe 2 und 3:

Abbildung 22: Kostenrechnungskreis – Schritt 1: SAP System-Screenshot
Abbildung 23: Kostenrechnungskreis – Schritt 2: SAP System-Screenshot
Abbildung 24: Kostenrechnungskreis - Schritt 3: SAP System-Screenshot

2.3.3.3 Geschäftsjahresvariante
Aufgabe 4: Was ist eine Geschäftsjahressvariante?
Aufgabe 5: Welche Geschäftsjahresvariante ist dem Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet?
Lösungsansatz zur Aufgabe 4 und 5:
2.3.3.4 Ergebnisbereich
Aufgabe 6: Welchem Ergebnisbereich ist der Kostenrechnungskreis 1000 zugeordnet?

Abbildung 27: Ergebnisbereich - Schritt 1: SAP System-Screenshot
2.3.3.5 Kostenstellenrechnung
Aufgabe 7: Kann im Kostenrechnungskreis 1000 eine Kostenstellenrechnung durchgeführt
werden?
Abbildung 28: Kostenstellenrechnung - Schritt 1: SAP System-Screenshot

Abbildung 29: Kostenstellenrechnung - Schritt 2: SAP System-Screenshot

2.4 Erläuterung
Was haben wir bisher gelernt?
Bisher haben Sie einen Überblick über die einzelnen Komponenten von SAP
FI, die Integration mit SAP Management Accounting (SAP CO) und den rele-
vanten Organisationsebenen erhalten.
2.4.1 Zentrale Aspekte des Financial Accounting

Die Komponente Finanzbuchhaltung (FI) erfüllt die internationalen Anforderungen, die an ein
externes Rechnungswesen einer Unternehmung gestellt werden. Sie zeichnet sich durch fol-
gende Merkmale aus:
- Verwaltung und Darstellung aller buchhalterischen Daten: Die Aufzeichnung aller
Geschäftsvorfälle erfolgt nach dem Belegprinzip und ermöglicht einen lückenlosen
Prüfungspfad von der Bilanz zum Einzelbeleg.
- offener, integrierter Datenfluss: Der Datenfluss zwischen der Finanzbuchhaltung und
den anderen Komponenten des SAP Systems ist durch automatische Fortschreibungen
gewährleistet. Innerhalb der Finanzbuchhaltung sind die Daten realtime verfügbar.
Buchungen in den Nebenbüchern erzeugen immer eine entsprechende Buchung im
Hauptbuch (Mitbuchtechnik).
- Aufbereitung von betriebswirtschaftlichen Informationen für strategische Unterneh-
mensentscheidungen
Komponenten von SAP FI

SAP FI beinhaltet mehrere Bücher (oder auch Ledger genannt). Jedes Buch erfüllt einen be-
stimmten Zweck in der Buchhaltung. Dabei umfasst SAP FI folgende Komponenten:
- Hauptbuchhaltung (FI-GL)
- Nebenbuch: Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
- Nebenbuch: Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
- Nebenbuch: Bankbuchhaltung (FI-BL)
- Nebenbuch: Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
- Nebenbuch: Haushaltsmanagement (FI-FM)
- Nebenbuch: Reisemanagement (FI-TV)
- Nebenbuch: Spezielle Ledger (FI-SL)
Im Kontext dieses Kurses sind die folgenden Komponenten (Bücher) von SAP FI relevant:
- Hauptbuch (FI-GL): Das Hauptbuch ist die zentrale Komponente von SAP und wird
auf Ebene des Buchungskreises verwaltet.
o Die Strukturierung jedes Hauptbuchs richtet sich nach einem Kontenplan. Der
Kontenplan enthält strukturierte Definitionen aller Sachkonten im Hauptbuch.
o Aus den im Hauptbuch erfassten Kontenbewegungen werden die vom Gesetz-
geber geforderte Bilanz sowie die GuV-Rechnung erstellt.
o Im Hauptbuch sind alle buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorgänge auf Sach-
konten aus betriebswirtschaftlicher Sicht erfasst. Aus Gründen der Übersicht-
lichkeit enthält das Hauptbuch meist lediglich Sammelbuchungen (aggregierte
Darstellung).

o Details der Buchungsdaten werden in so genannten Nebenbüchern abgebildet,

von denen aus die Daten in verdichteter Form an das Hauptbuch weitergeleitet
werden. Über Abstimmkonten sind die Nebenbücher in Echtzeit mit dem
Hauptbuch verknüpft, d.h., sobald eine Buchung auf ein Nebenkonto erfolgt,
erfolgt die gleiche Buchung auch auf das entsprechende Abstimmkonto im
Hauptbuch. Daten der Nebenbücher werden in aggregierter Form an das
Hauptbuch über die Abstimmkonten weitergegeben.
o Beispiel: Sie kennen bereits das Abstimmkonto zum Synchronisieren von FI-
GL (Hauptbuch) mit FI-AP (160000) und FI-AR (140000). Beispielsweise
werden alle buchhaltungsrelevanten Transaktionen Ihres Kunden auf dem
Konto 5xxyy im Nebenbuch FI-AR (Debitoren) erfasst und gleichzeitig an das
Abstimmkonto 140000 im Hauptbuch übertragen. Bedenken Sie, dass alle Bu-
chungen von allen Kunden an das Hauptbuchkonto 140000 übertragen werden.
Das ist auch, was mit aggregiert in diesem Kontext gemeint ist. Der Saldo des
Kontos 140000 zeigt also die Summe aller Kundenbuchungen, die vom Ne-
benbuch Debitoren an das Hauptbuch übertragen werden und nicht nur von Ih-
rem Kunden. Im Nebenbuch Debitoren werden aber auf dem Konto 5xxyy nur
die Buchungen Ihres Kunden erfasst.
- Die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP – Accounts Payable)
o erfasst alle Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit Lieferantenbeziehungen
o Hauptquelle der Daten ist hierbei der Einkauf (MM - Materialwirtschaft).
- Die Debitorenkreditbuchhaltung (FI-AR – Accounts Receivable)
o zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, welche die Kundenbeziehungen betreffen.
o Hauptquelle der Daten ist hierbei der Vertrieb (SD).
- Die Anlagenbuchhaltung (FI-AA – Asset Accounting)
o zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen.
- Die Bankbuchhaltung (FI-BL – Banking Ledger)
o unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen.
Integration des Hauptbuches im Financial Accounting

- Alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge in den Komponenten Logistik und Personal-
wesen (HR) werden realtime über eine automatische Kontenfindung in der Finanz-
buchhaltung verbucht. Das heißt, dass je nach dem welcher Prozess ausgeführt wird
(z.B. Fertigungsprozess) sucht das System automatisch die Konten, auf die Buchungen
erfolgen müssen (z.B. Materialentnahmebuchung) und führt diese Buchungen durch.
Diese Daten können auch an das Controlling (CO) weitergegeben werden. Damit ist
immer ein Gleichstand logistischer Mengenbewegungen (Wareneingänge, Lagerent-
nahmen etc.) und wertmäßiger Fortschreibung des Rechnungswesens gewährleistet.
- Wie Sie bereits wissen, erzeugt jede Buchung in den Nebenbüchern eine entsprechen-
de Buchung auf den zugeordneten Konten des Hauptbuchs (Mitbuchtechnik). Damit
sind die Nebenbücher immer mit dem Hauptbuch abgestimmt.
- Es gibt eine enge Verbindung zwischen dem Kontenplan, dem Hauptbuch und der
Bilanz und der GuV Rechnung.
o Der Kontenplan ist ein Kontenmodell oder -struktur, welche alle Konten des
Hauptbuches enthält.

o In SAP ERP steht eine Vielzahl von Kontenplänen zur Verfügung. Der meist
verwendete Kontenplan ist INT, der die Anforderungen internationaler Kon-
zerne an die Buchhaltung in der Kontenstruktur wiedergibt. Entsprechend be-
inhaltet INT alle Konten, die ein multi-nationales Unternehmen benötigt. In
SAP FI können mehrere Kontenpläne parallel verwendet werden, um gesetzli-
che oder unternehmensinterne Vorgaben zu erfüllen (z.B. kann der Kontenplan
INT für das internationale Berichtswesen und der Kontenplan GKR für das na-
tionale Berichtswesen verwendet werden).
o Der Kontenplan kann als eine Art Template angesehen werden, aus dem das
Hauptbuch erzeugt wird. Das Hauptbuch beinhaltet alle Konten, die im Kon-
tenplan zur Verfügung stehen und dem Buchungskreis (für den das Hauptbuch
verantwortlich ist) zugeordnet sind.
o Bilanz und GuV Rechnung sind Berichte, die vom Gesetz vorgegeben sind.
Diese Berichte werden auf Basis des Hauptbuches im jährlichen Turnus er-
stellt. Das bedeutet, dass alle finanziellen Flüsse (Aufwendungen, Erträge) und
Vermögenswerte, Verbindlichkeiten etc. im Hauptbuch im Laufe des Jahres
strukturiert erfasst und in einer bestimmten Art und Weise in der Bilanz sowie
GuV-Rechnung präsentiert werden. "Bestimmte Art und Weise" meint hier,
dass basierend auf dem Unternehmenstyp (GmbH, KG, AG. etc.), dem natio-
nalen Gesetz und Anforderungen der Anteilseigner die Bilanz sowie GuV-
Rechnung unterschiedlich strukturiert sind. Beispielsweise werden externe Re-
porting-Anforderungen, entsprechend der unterschiedlichen gesetzlichen An-
forderungen der Finanzbehörden in der Regel durch allgemeine Buchhaltungs-
vorschriften, wie US-GAAP oder IAS, vorgegeben. Es können unterschiedli-
che Varianten der Berichtsstruktur ausgewählt (oder eigene kreiert) werden,
um solchen gesetzlichen Vorgaben nachzukommen. Es kann bspw. eingestellt
werden, welche Konten des Hauptbuches in der Bilanz aufgeführt werden sol-
len und welche nicht.
Financial Accounting versus Management Accounting

- SAP FI und SAP CO sind hochgradig miteinander integriert. "Eine abgestimmte
konsistente Version der Wahrheit" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass alles, was
in SAP FI erfasst wird, auch in SAP CO reflektiert wird und vice versa.
- Financial Accounting (FI) zielt auf das gesetzlich vorgegebene Reporting ab:
o Bilanz- und GuV, welche auf Ebene juristischer Einheiten erstellt werden (Bu-
chungskreis)
o Die Ebene, auf der das externe Rechnungswesen benötigt wird, wird in erster
Linie von den gesetzlichen Vorschriften (z.B. Handelsgesetzbuch - HGB) fest-
gelegt, da es sich hier um eine externe Verpflichtung handelt. Das Financial
Accounting wird entsprechend auch von Land zu Land unterschiedlich ge-
handhabt
- Management Accounting (CO) hingegen dient der Information des unternehmensin-
ternen Managements hinsichtlich der Aufwendungen und Erlöse.
o Aufwendungen und Erlöse aus der Finanzbuchhaltung werden im internen
Rechnungswesen verwendet.

o finanzielle Daten können über mehrere Abteilungsgrenzen (Finanzbuchhal-

tung) hinweg zugeordnet werden (Buchungskreisübergreifende Rechnungsle-
gung  mehrere Buchungskreise sind einem Kostenrechnungskreis zugeord-
net)
o Das interne Rechnungswesen beschäftigt sich insbesondere mit der Planung,
Kontrolle und Koordination bewerteter Unternehmensprozesse.
o Die so ermittelten Informationen sollen der objektiven Fundierung von Ent-
scheidungen des Managements dienen. Dazu werden die Quellen des Erfolgs
eines Unternehmens, insbesondere mit Hilfe des Instrumentariums der Kosten-
und Leistungsrechnung und der Investitionsrechnung, analysiert und oftmals
zu einem umfassenden Controllingkonzept ausgebaut.
o Das interne Rechnungswesen bietet fortschrittliche Verfahren zur Kosten-
überwachung innerhalb eines Unternehmens.
- Ergebnis (vereinfachte Darstellung):
o SAP FI erfasst alle monetären (oder besser wertbasierte) Änderungen im Un-
ternehmen.
o SAP FI ist für das externe Berichtswesen (Steuer/Finanzamt, Shareholder, Sta-
keholders, etc.) relevant.
o Financial Accounting bzw. Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rech-
nungswesen bezeichnet.
o SAP CO ist primär für das Kostenrechnungswesen, das Kostenmanagement,
die Kosten- und Erlösstrukturen, die Profitanalyse etc. relevant
o SAP CO wird für das interne Berichtswesen verwendet. Einige Controlling-
Kennzahlen sind vom Gesetzgeber vorgegeben (z.B. Eigenkapitaldecke einer
Bank) und werden entsprechend auch in der Bilanz und GuV aufgeführt. Die
meisten CO-Kennzahlen aber beruhen auf internen Kontrollprozessen.
o Controlling wird entsprechend auch internes Rechnungswesen genannt.
2.4.2 Financial Supply Chain Management

Financial Supply Chain Management dient dazu, den Bargeldfluss innerhalb einer Organisati-
on hauptsachlich mithilfe des Order-to-Cash-Geschäftsprozesses zu verbessern.
Komponenten des FSCM sind:

SAP Credit Management
- bietet Unternehmen mit großer Kundenbasis die Möglichkeit, das Gesamtobligo ihrer
Kunden anhand entsprechender Kreditrahmen zu überwachen.
- Vorteile: Zentrale, unternehmensweite Verwaltung von Kreditlinien die allen Ver-
triebswegen zur Überprüfung der Kreditwürdigkeit und der Inanspruchnahme von
Kreditlinien auf dieselben Daten zurückgreifen lässt.
Electronic Bill Presentment and Payment (SAP Biller Direct)

- erlaubt Rechnungssteller (Biller) Rechnungen elektronisch zu versenden und Kunden
diese elektronisch zu empfangen
- erlaubt es Kunden über das Internet auf Kontoinformationen zuzugreifen

- verringert die Aufsplitterung der Rechnungsstellung auf eine Reihe verschiedener

Medien
- Vorteile:
o senkt die Kosten
o stärkt die Kundenbindung
o bietet Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch Up-Selling- und Cross-Selling-
Optionen
SAP Dispute Management

- unterstützt Unternehmen bei der Bearbeitung von Abzügen
- ermöglicht die abteilungsübergreifende Schlichtung von Klärungsfällen, einschließlich
Workflow-Unterstützung und Eskalationsverfahren.
- Zusammenarbeit mit den Kunden erfolgt per Korrespondenz und als Self-Service über
das Internet mithilfe von SAP Biller Direct.
- Vorteil: das Forderungsmanagement wird verbessert und die Abrechnung beschleu-
nigt.
SAP Collections Management,

- hilft Forderungen an das eigene Unternehmen zu strukturieren, zu klassifizieren und
zu minimieren.
- hilft das Forderungsmanagement des eigenen Unternehmens effizienter zu gestalten
und den stetig anwachsenden Forderungssaldo in kurzer Zeit zu verarbeiten.
SAP Cash and Liquidity Management

- unterstützt den Cashmanager bei der effizienten Verwaltung von Liquiditäts- und
Währungsrisiken.
- Vorteil: Die Mehrfacheingabe von Daten wird vollständig vermieden, da alle Unter-
nehmensbereiche für verschiedene Zwecke auf eine einzige konsistente Datenbank zu-
rückgreifen.
SAP Treasury and Risk Management

- bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung von Finanzgeschäften und entspre-
chender Risiken.
SAP In-House Cash

- ermöglicht es diversifizierten Unternehmen, den konzernweiten Zahlungsverkehr
durch Einrichtung einer In-House-Bank zu optimieren.
- Bei einem In-House Cash Center handelt es sich um eine virtuelle Bank, bei der die
assoziierten Unternehmen über ein oder mehrere Konten verfügen.
- Vorteile: Alle Zahlungen werden zwischen Einheiten des Unternehmens verarbeitet,
sodass die Barmittel innerhalb des Konzerns verbleiben und optimal genutzt werden.
SAP Bank Communication Management

- dient der Verwaltung von Schnittstellen für die Kommunikation mit Banken und er-
möglicht es sich mit einer Bank in Verbindung zu setzen, den gesamten Lebenszyklus

einer Transaktion zu verfolgen sowie das Straight-Through-Processing und die Einhal-

tung der internen Richtlinien zu verbessern.
- ist zuständig für das Anlegen und Genehmigen von Batches, den Zahlungsstatusmoni-
tor und den Kontoauszugsmonitor.
2.4.3 Organisationsebenen im Financial Accounting

Buchungskreise
- Der Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit im SAP ERP System, für die
eine Bilanz und GuV erstellt werden kann und welche über einen kompletten Satz an
Büchern verfügt (Hauptbuch und Nebenbücher).
- Wird normalerweise auf Basis geographischer Gegebenheiten erstellt (z.B. ein Bu-
chungskreis pro Land)
- muss gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften, den Handelsgesetzen und anderen
rechnungswesenspezifischen Kriterien erstellt werden.
- Es können aber auch mehrere Buchungskreise pro Land erstellt werden
- Innerhalb der Produktivumgebung muss mindestens ein Buchungskreis existieren.
- Der Buchungskreisschlüssel ist ein vierstelliges numerisches oder alphanumerisches
Feld.
Geschäftsbereiche
- Organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tä-
tigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht, dem in der
Finanzbuchhaltung erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden können.
- Geschäftsbereiche stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für
interne Zwecke erstellen.
- Der Geschäftsbereich dient in erster Linie der über Buchungskreise hinausgehenden
unternehmensexternen Segmentberichterstattung bezüglich signifikanter Tätigkeitsfel-
der des Unternehmens (z.B. Produktlinien, Niederlassungen).
Segmente
Laut US-GAAP ist ein Segment ein Teil eines Unternehmens, für den Kosten entstehen, Erlö-
se erzeugt werden und der über eigene Finanzdaten in Bezug auf Gewinn- und Ressourcen-
verbrauch verfügt.
Nach IAS (International Accounting Standards) werden Geschäftssegmente und geografi-
schen Segmente unterschieden:
- Ein Geschäftssegment ist ein Teilvorgang in einem Unternehmen, der die Herstellung
eines Produkts oder die Bereitstellung eines Service beinhaltet und über Risiken und
Erlöse verfügt, die sich von anderen Geschäftssegmenten unterscheiden.
- Ein geografisches Segment bietet Informationen zu Risiken und Erlösen, die sich von
anderen geografischen Segmenten beispielsweise in Bezug auf wirtschaftliche und po-
litische Faktoren unterscheiden.
In der Neuen Hauptbuchhaltung können Segmente auch für Reporting-Zwecke verwendet

werden.

Ziele des Segment Reportings:

- einen Einblick in verschiedene betriebswirtschaftliche Aktivitäten eines in unter-
schiedlichen Bereichen tätigen Unternehmens zu liefern
- Informationen über die allgemeine Umgebung des Unternehmens bereitstellen
Segmente dienen
- einer besseren Übersicht über die betriebswirtschaftliche Performance eines Unter-
nehmens
- einer besseren Prognose zu potenziellen Umsätzen und finanziellen Rücklagen eines
Unternehmens
- einer besseren Einschätzung von Risiken und Chancen eines Unternehmens
Kostenrechnungskreis
- eigenständige Organisationsstruktur, für die Kosten und Erlöse geführt und weiterver-
rechnet werden können
- stellt eine gesonderte Kostenrechnungseinheit dar
- Einem Kostenrechnungskreis können ein oder mehrere Buchungskreise zugeordnet
werden
- buchungskreisübergreifende Kostenverrechnungen können zwischen mehreren Bu-
chungskreisen durchgeführt werden, wenn die zugeordneten Buchungskreise und der
Kostenrechnungskreis den gleichen operativen Kontenplan und die gleiche Ge-
schäftsjahresvariante verwenden.
- Zentrale Organisationsebene des SAP CO; ist aber von sehr hoher Relevanz für das
SAP FI

Hauptbuch im Financial Accounting
3 Hauptbuch im Financial Accounting

Der folgende Abschnitt verdeutlich die Funktionen des Hauptbuches in SAP FI.
3.1 Theorie: Hauptbuchhaltung

Das Hauptbuch ist das zentrale Buch in SAP ERP und steuert alle Prozesse in
SAP FI. Im Folgenden werden die Komponenten und die Struktur von SAP FI-
GL erläutert. Darüber hinaus werden die Vorteile des neuen Hauptbuches auf-
gezeigt.
3.1.1 Struktur des Hauptbuches

Ein Hauptbuch in SAP ERP wird basierend auf einem Kontenplan erstellt.
3.1.1.1 Kontenpläne
Der Kontenplan enthält in geordneter Form die Definitionen aller Sachkonten des Haupt-
buchs. Die Definition eines Sachkontos umfasst im Wesentlichen die Kontonummer, die
Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Be-
standskonto.
Im SAP System kann eine unbegrenzte Anzahl von Kontenplänen definiert werden. Viele
länderspezifische Kontenpläne sind in der Standardauslieferung enthalten.
Abbildung 30: Kontenpläne
3.1.1.2 Kontenplanzuordnung
Das Hauptbuch eines Buchungskreises wird basierend auf einem Kontenplan aufgebaut. Der
Kontenplan beinhaltet dabei in geordneter Form die Definitionen aller Sachkonten des Haupt-
buchs. Diese Definitionen umfassen im Wesentlichen die Kontonummer, die Sachkontenbe-
zeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Bilanzkonto.

Jedem Buchungskreis muss im Customizing ein Kontenplan zugeordnet sein. Dieser Konten-
plan ist der operative Kontenplan, nach dem im Tagesgeschäft die Buchungen für diesen Bu-
chungskreis vorgenommen werden. Ein Kontenplan kann von mehreren Buchungskreisen
verwendet werden (siehe folgende Abbildung). Das bedeutet, dass die Hauptbücher dieser
Buchungskreise identisch aufgebaut sind. Mehrere Buchungskreise können den gleichen ope-
rativen Kontenplan haben.
Bedenken Sie, dass ein Kontenplan nur ein "Muster" oder "Template" darstellt nach der das
Hauptbuch eines Buchungskreises, dem dieser Kontenplan zugeordnet ist, aufgebaut wird.
Das bedeutet, wenn sie ein und denselben Kontenplan (z.B. INT) mehreren Buchungskreisen
zuordnen, dann werden die Hauptbücher dieser Buchungskreise hinsichtlich ihrer Struktur
identisch aussehen.
Wenn in einem Unternehmen mehrere Buchungskreise existieren, bestehen folgende Mög-

lichkeiten:
- Sie können für alle Buchungskreise denselben Kontenplan verwenden.
Wenn für die Buchungskreise dieselben Anforderungen an die Gliederung des Kon-
tenplans bestehen, ordnen Sie den einzelnen Buchungskreisen denselben Kontenplan
zu. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Buchungskreise in einem Land liegen.
- Zusätzlich zum operativen Kontenplan können Sie zwei weitere Kontenpläne nutzen.
Wenn die einzelnen Buchungskreise zusätzlich zum gemeinsamen Kontenplan unter-
schiedliche Gliederungsstrukturen benötigen, können Sie jedem Buchungskreis zu-
sätzlich zum operativen Kontenplan maximal zwei weitere Kontenpläne zuordnen.
Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Buchungskreise in unterschiedlichen Län-
dern liegen.
Abbildung 31: Kontenplanzuordnung
3.1.1.3 Sachkontenstamm
Der Sachkontenstammsatz besitzt zwei Segmente: das Segment „Kontenplan" und das Seg-
ment „Buchungskreis". Damit Buchungskreise, die denselben Kontenplan verwenden, auch
dieselben Sachkonten verwenden können, werden für ein Sachkonto Stammdaten sowohl im
Kontenplanbereich als auch im buchungskreisspezifischen Bereich angelegt.

Das erste Segment ist das Kontenplansegment. Im Kontenplansegment werden Steuerungs-

merkmale auf hoher Ebene (gültig für alle Buchungskreise, die diesen Kontenplan verwen-
den) festgelegt. Das heißt, dass Sachkontenstammdaten im Kontenplanbereich die Informati-
onen zu einem Sachkonto enthalten, die buchungskreisübergreifend gelten. Beispielsweise
werden die Kontenbeschreibung, d.h., ob ein Konto ein Bilanzkonto oder ein GuV-Konto ist,
die Kontengruppe (die die Buchungskreissegmentfelder steuert) und die Nummer des Ab-
stimmkontos hier festgelegt. Darüber hinaus werden im Kontenplanbereich Daten hinterlegt,
die das Anlegen eines Sachkontos im buchungskreisspezifischen Bereich steuern.
Buchungskreisspezifische Sachkontenstammdaten enthalten die Informationen zu einem
Sachkonto, die nur für einen bestimmten Buchungskreis gelten, z.B. die Währung, in der das
Konto bebucht werden kann.
Das Buchungskreissegment, erläutert, wie der Buchungskreis, der das spezielle Konto ver-
wendet, dieses führt. Dieses Segment enthält Steuerelemente für die folgenden Funktionen:
- Kontensteuerung
- Kontenverwaltung
- Finanzangaben
- Joint Ventures
- Zinsberechnung
- Belegsteuerung
Um auf ein Sachkonto in einem Buchungskreis buchen zu können, muss dieses Sachkonto mit
seinen Stammdaten in diesem Buchungskreis angelegt worden sein. Das Sachkonto muss aber
bereits vorher im Kontenplan vorhanden sein.
Abbildung 32: Sachkontenstamm
3.1.1.4 Kontengruppen für Sachkonten

Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, die das Anlegen von
Stammsätzen steuern. Das heißt, dass Sachkonten über die Kontengruppen in benutzerdefi-
nierte Segmente eingeteilt werden.

Über sie kann bestimmt werden, welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefüllt wer-
den müssen oder können (gesteuert über den Feldstatus). Außerdem kann über sie ein Num-
mernbereich (Nummernkreis) vorgegeben werden, aus dem die Nummern für die Stammsätze
zu wählen sind. Konten, die die gleichen Stammsatzfelder benötigen und den gleichen Num-
mernbereich verwenden, werden mit der gleichen Kontengruppe angelegt.
Der Feldstatus des Buchungskreissegments wird im Sachkontenstammsatz beim Anlegen,
Ändern oder Anzeigen desselben festgelegt. Die vier Feldstatus eines Feldes im Sachkonten-
stammsatz sind Ausgeblendet, Mussfeld, Anzeigen und Kannfeld. Im Customizing wird fest-
gelegt, welchen Feldstatus ein Feld im Sachkontostammsatz beim Anlegen hat.
Abbildung 33: Kontengruppen für Sachkonten
3.1.1.5 Abstimmkonten und Nebenbücher

Kunden, Lieferanten und Aktiva stehen innerhalb des ERP Systems für Nebenbücher. Für
jedes Nebenbuchkonto muss im Hauptbuch mindestens ein Abstimmkonto existieren. Wenn
auf ein Konto im Nebenbuch gebucht wird, bucht das System automatisch auf das entspre-
chende Abstimmkonto im Hauptbuch.
Abstimmkonten dienen der Echtzeitintegration eines Nebenbuchkontos mit dem Hauptbuch.

Das Abstimmkonto selbst ist nicht für direkte Buchungen bestimmt, d.h., dass auf einem Ab-
stimmkonto keine Geschäftsvorfälle direkt gebucht werden können.
Wird bspw. eine Forderung gegenüber einem Kunden erhoben, wird das Kundenkonto im
Nebenbuch der Debitoren belastet. Der Saldo des Kundenkontos wird in das Abstimmkonto
140000 im Hauptbuch übertragen. So ist die Abstimmung zwischen Nebenbuch und Haupt-
buch immer sichergestellt. Im Hauptbuch sind Buchungen durch die Verwendung von Konto-
arten auf Abstimmkonten beschränkt.
Sie haben bereits bei den Stammdaten der Debitoren (Kunde) und Kreditoren (Lieferant) Ab-
stimmkonten (z.B. 140000) kennen gelernt. Diese dienten dazu, Verbindlichkeiten und Forde-
rungen aus den Nebenbüchern direkt im Hauptbuch zu erfassen.

Durch die Abstimmkontentechnik ist es möglich, jederzeit eine Bilanz und Gewinn- und Ver-
lustrechnung zu erstellen, da die Beträge, die auf die Konten der Nebenbuchhaltung gebucht
werden, direkt im Hauptbuch mit gebucht werden. Es kann nicht manuell direkt auf Ab-
stimmkonten gebucht werden.
Abbildung 34: Abstimmkonten und Nebenbücher
3.1.2 Bilanz- und GuV-Strukturen

Ein Hauptbuch wird geführt, um die Informationen bereitzustellen, die zum Anlegen einer
Bilanz oder einer Gewinn- und Verlustrechnung benötigt werden. Diese Berichte müssen län-
derspezifische Vorgaben einhalten.
Um die verschiedenen Berichtsanforderungen einzuhalten, muss die Bilanz-/GuV-Struktur
im System angelegt werden. In dieser Bilanz-/GuV-Struktur muss genau definiert sein, wel-
che Konten in welchen Einzelposten der Bilanz/GuV aufgeführt werden sollen. Viele Bilanz-
/GuV-Strukturen sind im System bereits als Standard enthalten.
Wenn Bilanz-/GuV-Berichte ausgeführt werden, muss die Bilanz-/GuV-Struktur ausgewählt
werden, die die Details der benötigten Berichtstruktur enthält.

Abbildung 35: Bilanz- und GuV-Struktur
3.1.3 Profit Center

In der Neuen Hauptbuchhaltung in SAP ERP sind Profit Center Teil der Finanzbuchhaltung
(In vorherigen Releases waren Profit-Center-Rechnungen nur Teil des Controlling). Sie fun-
gieren, wie Buchungskreise, als Dimension für das Reporting. Das bedeutet, dass die Bi-
lanz/GuV standardmäßig für Profit Center angelegt werden kann. Mithilfe von Profit Centern
können Organisationen Bilanzen/Gewinn und Verlustrechnungen für Organisationsstrukturen
intern definieren. Dies ist der Unterschied zu Buchungskreisen, die sich auf externe Report-
ing-Anforderungen konzentrieren.
Ein Profit Center kann für Folgendes stehen:

- eine Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens (z.B. ein Werk)
- einen Geschäftsbereich
- einen geografischen Ort
Man sollte sich dabei ins Gedächtnis rufen, dass es sich um einen verantwortlichen Profitbe-
reich handelt. Man sollte einen Profit Center nicht mit einer Kostenstelle verwechseln. Ab
SAP ERP 2004 (ECC 5.0) sind Profit Center keine separaten Komponenten mehr, sondern ein
Bestandteil des Hauptbuchs. Im Unterschied zu anderen Dimensionen in der Neuen Haupt-
buchhaltung werden Profit Center jedoch weiterhin als Stammdaten betrachtet, auch wenn es
sich um Organisationseinheiten handelt.

Abbildung 36: Profit Center
3.1.4 Sachkontenbuchung und -abfragen

Sachkontenbelege können über eine Einbildtransaktion angelegt und gebucht werden. Das
Bild zum Anlegen ist in zwei Bereiche (Vorlagen und Informationsbereich) aufgeteilt.
- In der Arbeitsvorlage können Bildvarianten, Kontierungsvorlagen oder gemerkte Be-
lege als Referenz ausgewählt werden. Ein gemerkter Beleg ist ein Beleg, den ein Be-
nutzer sichert, aber nicht direkt bucht. Der Beleg wird zu einem späteren Zeitpunkt
vervollständigt und gebucht.
- Kopfdaten gelten für den gesamten Beleg, wie z.B. Buchungsdatum und Belegart.
Einige der Kopfdaten können nur im Anzeigeformat auftreten oder sie werden vom
Benutzer über Bearbeitungsoptionen ausgeblendet.
- Im Bereich Informationen zu Einzelposten werden die Einzelposten für den Beleg
erfasst.
- Im Informationsbereich werden die Soll- und Habensummen des Belegs angezeigt.
Abbildung 37: Sachkontenbuchung

3.1.4.1 Buchungsschlüssel
Der Buchhaltungsschlüssel ist ein zweistelliger numerischer Schlüssel, der die Eingabe von
Einzelposten steuert.
Jeder Belegeinzelposten enthält einen Buchungsschlüssel. Der Buchungsschlüssel dient der
internen Steuerung und wird bei komplexen Buchungen verwendet. Er dient dazu, dem Sys-
tem folgende Informationen zur Verfügung zu stellen:
- die zu bebuchende Kontoart,
- ob es sich um eine Soll- oder Habenbuchung handelt und
- welche Felder des Einzelpostens einen Eintrag haben können oder benötigen.
In neueren Hauptbuchtransaktionen muss kein Buchungsschlüssel eingegeben werden. Es

muss lediglich Soll oder Haben eingetragen werden und das System bestimmt automatisch
den für die Buchung erforderlichen Buchungsschlüssel.
Abbildung 38: Buchungsschlüssel
3.1.4.2 Kontodaten
Die Salden- und die Einzelpostenanzeige stellen die Kontodaten zur Verfügung. Nur wenn die
entsprechende Funktion im Sachkontenstammsatz aktiviert ist, ist die Einzelpostenanzeige
für ein Sachkonto möglich.
Wenn ein Beleg auf ein Konto gebucht wird, dann schreibt das System automatisch den Kon-
tensaldo fort. Es vermerkt für Sachkonten, die mit Einzelpostenanzeige geführt werden au-
ßerdem, welche Positionen eines Belegs auf das Konto gebucht wurden. Zu jedem Sachkonto
können daher der Kontensaldo und, je nach Angabe im Sachkontenstammsatz, die Einzelpos-
ten angezeigt werden.
Die Saldenanzeige ist eine Übersicht der gesicherten Verkehrszahlen eines Kontos. Die Kon-
tostandsanzeige zeigt den Eröffnungssaldo (den Saldovortrag aus dem vorigen Jahr) sowie die
Summe aller Bewegungen pro Buchungsperiode getrennt nach Soll und Haben (Verkehrszah-
len) an. Daraus werden im System auch der Saldo pro Buchungsperiode sowie der akkumu-
lierte Kontensaldo berechnet.

Für Konten, die mit Einzelpostenanzeige geführt werden, kann aus der Anzeige eines Sach-
kontensaldos die zugehörigen Einzelposten angezeigt werden, um zu sehen, wie sich der
Sachkontensaldo zusammensetzt. Dazu muss in der Saldenanzeige mittels Doppelklick auf
eine Liste der Einzelposten navigiert werden (Drilldown), aus denen sich der Saldo zusam-
mensetzt. Von diesem Einzelpostenbericht aus kann wiederum zurück auf den Beleg, der
den jeweiligen Einzelposten enthält, navigiert werden. Wenn Sie in dieser Funktion Beleg-
übersicht wählen, können Sie die gesamte Transaktion anzeigen lassen. Wenn für diesen SAP
ERP-Beleg ein echter Beleg vorliegt, der optisch archiviert wurde, kann auch dieser ange-
zeigt werden.
Abbildung 39: Kontodaten

3.2 Praxis: Hauptbuchhaltung

Für Ihre neue Abteilung, die Sie in der Fallstudie Human Capital Management
angelegt haben, möchten Sie aus Sicht des Finanzwesens ein neues Sachkonto
für die Ausgaben der Abteilung erstellen. Bevor Sie aber dies tun, setzen Sie
sich zunächst mit dem Kontenplanprinzip im SAP System auseinander. Wei-
terhin müssen Sie feststellen, ob das Sachkonto (Kontonummer, welches Sie anlegen möch-
ten) bereits existiert oder angelegt werden kann.
Abbildung 40: Prozessübersicht: Hauptbuchhaltung
3.2.1 Kontenplan
Wie bereits in der theoretischen Abhandlung veranschaulicht, enthält ein Kon-
tenplan sämtliche Konten des Hauptbuches einer Unternehmung und struktu-
riert sie systematisch nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Er wird
von einem oder mehreren Buchungskreisen zur Kontenvalidierung bei der Be-
legbuchung verwendet und als operativer Kontenplan bezeichnet.
Darüber hinaus stellt SAP ERP zwei weitere Arten von Kontenplänen (Alternativkontenpläne)
zur Verfügung, welche die gesetzlichen Bestimmungen verschiedener Länder reflektieren und
das Berichtswesen auf Konzernebene konsolidieren.
Der operationale Kontenplan wird gemeinsam von der Finanzbuchhaltung und der Kosten-
rechnung genutzt. Die Positionen eines Kontenplans können gleichzeitig Aufwands- bzw. Er-
tragskonto in der Finanzbuchhaltung und Kosten- bzw. Erlösart in der Kostenrechnung sein.
Jedem Buchungskreis muss jeweils ein Kontenplan zuordnet sein. Darüber hinaus kann im
externen Rechnungswesen jedem Buchungskreis ein Landeskontenplan zugeordnet werden.
Mit Hilfe des Landeskontenplans ist es möglich, die landesspezifischen Anforderungen an das
externe Rechnungswesen zu erfüllen und gleichzeitig das interne Rechnungswesen einheitlich
durchzuführen.
Die Verbindung zwischen Kontenplan und Landeskontenplan wird über die Verwendung al-
ternativer Kontonummern hergestellt. Da die Konten im externen und internen Rechnungswe-
sen in einem Einkreissystem (das bedeutet, dass kein zweiter Abrechnungskreis für die Kos-
tenrechnung aufgebaut wird und die primären Kostenarten sowie die Erlösarten aus den
Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen werden) geführt werden,
müssen die Kontenpläne der Buchungskreise beim Anlegen des Kostenrechnungskreises be-
rücksichtigt werden. Der Kostenrechnungskreis übernimmt den Kontenplan des zugeordneten

Buchungskreises. In einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung müssen der Kosten-

rechnungskreis und alle zugeordneten Buchungskreise den gleichen Kontenplan verwenden.
Im Folgenden werden Sie sich mit dem Kontenplan INT (internationaler Kontenplan) aus dem
SAP-Standard befassen. Dabei handelt es sich um ein von SAP definiertes Gliederungssche-
ma zur Aufzeichnung von Werten bzw. Wertströmen für eine ordnungsgemäße Rechnungsle-
gung. Dem Kontenplan INT sind bereits eine Vielzahl an Konten zugeordnet.
3.2.1.1 Anzeigen Kontenplan

Lassen Sie sich den internationalen Kontenplan INT anzeigen. Wählen Sie dazu im Customi-
zing-Menü
IMG  Finanzwesen (neu)  Hauptbuchhaltung (neu)  Stammdaten  Sachkonten 

Vorarbeiten  Kontenplanverzeichnis bearbeiten
Suchen Sie den Kontenplan INT und doppelklicken Sie auf den Eintrag.
Abbildung 41: Kontenplan INT: SAP System-Screenshot
An dieser Stelle können Sie allgemeine Steuerungsparameter zum Kontenplan pflegen. Bspw.
haben Sachkonten im Kontenplan INT die maximale Länge von zehn Ziffernstellen. In den
Sachkonten des vorliegenden Kontenplans können Sie auch als Zusatzinformation eine Kon-
zern-Kontonummer eintragen. Das System prüft, ob die Konzern-Kontonummer im Konzern-
kontenplan existiert. Wenn bspw. aufgrund nationaler Vorschriften der Aufbau des Konten-
plans vorgegeben ist, können Sie einen Konzernkontenplan definieren. Alle Konten erhalten
eine Konzern-Kontonummer, die für gleichbedeutende Konten in unterschiedlichen Konten-
plänen einheitlich ist. Die Definition der Bilanz und GuV aus Konzernsicht kann dann unter

Verwendung der Konzernkontonummern erfolgen und muss nicht pro Land separat ausge-
prägt werden. Dem Kontenplan INT ist hier bspw. der Konzernkontenplan CONS zugeordnet.
3.2.1.2 Zuordnen Kontenplan

Überprüfen Sie nun die Zuordnung des Kontenplans INT zum Buchungskreis 1000.
IMG  Finanzwesen (neu)  Hauptbuchhaltung (neu)  Stammdaten  Sachkonten 

Vorarbeiten  Buchungskreis einem Kontenplan zuordnen
Überprüfen Sie, ob der Kontenplan INT dem Buchungskreis 1000 zugeordnet ist. Der Kon-
tenplan INT sollte in der Spalte Kontenpl. stehen. Wie Sie sehen sollten, ist der Kontenplan
INT mehreren Buchungskreisen zugeordnet. Das bedeutet lediglich, dass diese Buchungskrei-
se alle dasselbe Kontenschema verwenden. Bei der Definition von Sachkonten in einem Kos-
tenplan muss noch in einem zusätzlichen Schritt die Zuordnung des Sachkontos zum Bu-
chungskreis erfolgen, damit das Konto eine buchhalterische Relevanz für diesen Buchungs-
kreis besitzt.
Abbildung 42: Zuordnung von Kontenplan zu Buchungskreis: SAP System-Screenshot
Gehen Sie zurück in die IMG-Sicht und wechseln Sie nun zu
IMG  Controlling  Controlling Allgemein  Organisation  Kostenrechnungs-

kreis pflegen ( Kostenrechnungskreis pflegen)
Suchen Sie den Kostenrechnungskreis 1000 und doppelklicken Sie auf den Eintrag. Auch hier
sehen Sie, dass der Kontenplan INT zugeordnet ist. Schauen Sie sich nun den Kontenplan im
Detail an.

Abbildung 43: Buchungskreisübergreifende Kostenrechnung: SAP System-Screenshot
3.2.1.3 Anzeigen der Konten des Kontenplans

Um zu prüfen, welche Konten in dem Kontenplan INT enthalten sind, lassen Sie sich den
Kontenplanbericht anzeigen. Kehren Sie dazu in das SAP Easy Access Menü zurück und
wählen Sie
Infosysteme  Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Kontenplan (Transak-

tion F.10)
Geben Sie in das Feld Kontenplan INT ein und wählen Sie Ausführen. Sie sollten nun alle
Sachkonten des Kontenplans INT angezeigt bekommen.
Abbildung 44: Kontenplan INT: SAP System-Screenshot

Suchen Sie das Konto 140000 Debitoren-Forderungen Inland. In den Fallstudien Beschaf-
fungsprozess und Kundenauftragsmanagement hatten wir bereits die Nebenbücher erwähnt.
Dieses Konto stellt ein Abstimmkonto im Hauptbuch für das Nebenbuch der Debitorenbuch-
haltung dar. Dieses Konto zeichnet alle wertmäßigen Veränderungen (Forderungen und Ver-
bindlichkeiten) aller Kunden im Hauptbuch auf. Wenn bspw. der Kunde 58999 eine Forde-
rung von 10.000 € Ihnen gegenüber hat, dann ist dieser Betrag im Debitorenkonto 58999 (der
Debitorenstammsatz stellt auch direkt das Konto im Debitorennebenbuch dar) aufgezeichnet.
Dieser Betrag wird dann auch gleichzeitig im Hauptbuch auf dem Konto 140000 parallel ge-
führt. Das Konto 140000 stellt das Standard-Abstimmkonto im SAP Kontenplan INT für De-
bitoren dar und wird im Debitorenstammsatz beim Anlegen des Kunden im Feld Abstimm-
konto angegeben. Natürlich ist es möglich, auch andere Konten als Abstimmkonten zu ver-
wenden oder eigene Konten zu erstellen.
3.2.2 Sachkonten
Nun werden Sie ein Hauptbuchkonto (Sachkonto) im Kontenplan INT erstellen, welches als
Aufwandskonto für Ihre neue Abteilung dienen soll.
3.2.2.1 Sachkonto im Kontenplan anlegen

Legen Sie nun ein neues Sachkonto im Kontenplan INT für die Ausgaben Ihrer neuen Abtei-
lung an. Dabei handelt es sich um ein GuV-Konto. Zum Jahresende wird der Saldo dieses
Kontos über das Ergebnisvortragskonto 900000 abgeschlossen. Ordnen Sie dieses Konto aus
organisatorischen Gründen der Kontengruppe Allgemeine Sachkonten zu. Es wird mit der
Kontonummer 312600 dem Konzernkontenplan CONS zugeordnet.
Wählen Sie zum Anlegen des Sachkontos
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Stammdaten  Sachkonten  Ein-

zelbearbeitung  Im Kontenplan (FSP0)
1. Geben Sie im Bild Sachkonto bearbeiten: Kontenplandaten folgende Daten ein:

- Sachkonto 90xxyy
- Kontenplan INT
- Wählen Sie anschließend .
2. Geben Sie im Registerblatt Typ/Bezeichnungen folgende Daten ein:
- Kontengruppe SAKO Sachkonten allgemein II
- Erfolgskonto selektieren
- Erfolgskontentyp X
- Funktionsbereich 0400
- Kurztext Ausgaben V&M xxyy
- Konzernkontonummer 312600
- Sichern Sie die Eingaben.

Abbildung 44: Konto im Kontenplan erstellen (1): SAP System-Screenshot
3. Im Kontenplan INT sollte nun Ihr neues Konto verfügbar sein (Transaktion F.10)
Abbildung 45: Konto im Kontenplan erstellen (2): SAP System-Screenshot
3.2.2.2 Sachkonto im Buchungskreis anlegen

Machen Sie das neue V&M-Sachkonto für die Verwendung im Buchungskreis 1000 verfüg-
bar. Für das neue Konto ist die Einzelpostenanzeige erforderlich. Die Sortierkriterien bei der
Anzeige der Einzelposten sollten Belegnummer und Geschäftsjahr sein (Sortierschlüssel 002).
Da es sich hier um ein Aufwandskonto handelt, sollen auf die Aufwendungen bezogene Fel-
der angezeigt werden, wenn Belege für dieses Konto bearbeitet werden. Ordnen Sie das Kon-
to also der Feldstatusgruppe G033 zu. Ordnen Sie das Konto für Cash-Management-Zwecke

der Finanzposition 1423 zu. Die Steuerkategorie muss auf Vorsteuer „-“ gesetzt werden. Set-
zen Sie das Kennzeichen im Feld „Buchung ohne Steuer erlaubt“.

zelbearbeitung  Im Buchungskreis (FSS0)
1. Geben Sie im Bild Sachkonto bearbeiten: Kontenplandaten folgende Daten ein:

- Sachkonto 90xxyy
- Buchungskreis 1000
- Wählen Sie anschließend .
2. Geben Sie im Registerblatt Steuerungsdaten folgende Daten ein:
- Steuerkategorie (Nur Vorsteuer erlaubt)
- Buchung ohne Steuer erlaubt selektieren
- Einzelpostenanzeige selektieren
- Sortierschlüssel 002
3. Wechseln Sie in das Registerblatt Erfassung/Bank/Zins
- Feldstatusgruppe G033
- Finanzposition 1423
- Wählen Sie Sichern.
Abbildung 46: Konto im Buchungskreis erstellen: SAP System-Screenshot
3.2.2.3 Sachkontenbeleg erfassen

In Ihrer neuen Abteilung im Buchungskreis 1000 ist eine Aufwendung in Höhe von 5.000 €
angefallen. Nun müssen Sie die Aufwendung im Hauptbuch erfassen. Zur Erfassung der
Aufwendungen müssen Sie eine Sachkontenbuchung ausführen. Verwenden Sie das Konto
113100 für den dazugehörigen Einzelposten. Wählen Sie

Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Buchung  Sachkontenbeleg erfassen

(FB50)
1. Geben Sie bei der Aufforderung den Buchungskreis 1000 ein.

2. Geben Sie nun folgende Daten ein:
- Belegdatum aktuelles Datum
- Währung EUR
- Sachkonto 90xxyy
- S/H Soll
- Betrag Belegwährung 5000
- Steuer-kz. V0 (nutzen Sie unbedingt die F4-Hilfe!)
- Sachkonto 113100
- S/H H Haben
- Bestätigen Sie mit Enter.
Abbildung 47: Sachkontenbeleg erfassen: SAP System-Screenshot
3. Sichern Sie den Beleg und notieren Sie sich die Belegnummer auf Ihrem Datenblatt.
Sachkontenbeleg: ______________________________________
Falls Sie eine Meldung erhalten, dann markieren Sie die zweite Zeile und wählen
Sie im unteren Bildbereich . Geben Sie in das Feld Fällig am das aktuelle
Tagesdatum ein. Wählen Sie dann . Und sichern Sie den Beleg erneut.
4. Verlassen Sie die Transaktion mit Abbrechen .
3.2.2.4 Konto überprüfen

Um sich zu vergewissern, dass die Buchung ordnungsgemäß durchgeführt wurde, überprüfen
Sie den Saldo des Kontos 90xxyy im Buchungskreis 1000 und navigieren auf den Beleg.
Wählen Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Konto  Salden anzeigen (FS10N)

1. Geben Sie folgende Daten ein:

- Sachkonto 90xxyy
- Geschäftsjahr das laufende Geschäftsjahr
- Geschäftsbereich kein Eintrag
2. Wählen Sie Ausführen.
3. Der Saldo des Kontos für die laufende Periode beträgt 5.000 €. Zeigen Sie die Einzel-
posten des Kontos 90xxyy per Doppelklick auf den Passivsaldo (Spalte Soll) für die
laufende Periode an.
Abbildung 48: Saldenanzeige Hauptbuch: SAP System-Screenshot
Stimmt die Belegnummer mit der Sachkontenbelegbuchung überein? Notieren Sie sich
die Antwort auf Ihrem Datenblatt. _____________________________________________

3.2.3 Bilanz- und GuV-Struktur

Die Bilanz und GuV Berichte können in verschiedenen Berichtsstrukturen (Bilanz/GuV
Struktur) ausgeführt werden. Einige Strukturen sind sehr detailliert, bspw. für Controller. An-
dere wiederum sind eher abstrakt gehalten und zeigen nur eine Zusammenfassung an, bspw.
für Vorstandsmitglieder.
Damit ein bestimmtes Konto aus dem Hauptbuch an der richtigen Stelle in der Bilanz bzw.
GuV angezeigt wird, muss diese in der Bilanz und GuV Struktur, die bei der Erstellung des
Berichts verwendet wird, zugewiesen werden. Sollte ein Konto in der beim Bilanz und GuV
Bericht verwendeten Bilanz und GuV Struktur nicht zugeordnet sein, wird es im unteren Be-
reich des Berichtes unter nicht zugeordnete Konten ausgewiesen.
Erfassen Sie das von Ihnen neue angelegte Sachkonto 90xxyy in der GuV-/Bilanzstruktur
INT, so dass es bei der Ausführung der Bilanz an der richtigen Stelle erscheint.
Das neue Konto muss in der GuV-/Bilanzstruktur INT angelegt werden. Erfassen Sie es in der
Bilanzstruktur Sonstige Betriebskosten. Wählen Sie

zelbearbeitung  Im Buchungskreis (FSS0)
1. Geben sie nun folgende Daten ein:

- Sachkonto 90xxyy
2. Wählen Sie nun .
3. Im Dialog Bilanz/GuV-Struktur auswählen geben Sie bitte die Bilanz/GuV-Struktur
INT ein. Bestätigen Sie mit Enter.
4. Sie sehen nun die Bilanz/GuV-Struktur INT. Dabei handelt es sich um eine Stan-
dardstruktur von SAP zur Eingliederung aller Konten des Kontenplans INT. Wenn Sie
bspw. einen Bilanz/GuV-Bericht ausführen, so werden alle Konten aus dem Konten-
plan INT entsprechend dieser Struktur in der Bilanz- und GuV aufgeführt. Wenn Sie
bspw. Ihr neu angelegtes Sachkonto nicht einem entsprechenden Knoten zuordnen, so
erscheint es in dem Bericht unter dem Punkt 8000000 nicht zugeordnete Konten.

Abbildung 50: Bilanz- und GuV-Struktur: SAP System-Screenshot
5. Expandieren Sie den Pfad 3000000  3080000  3082000  3082090. Klicken Sie
auf den Knoten 3082090 und wählen Sie . Tragen Sie Ihr Konto
90xxyy in die ersten freien Felder Von Kto. und Bis Kto. ein. Wenn kein Feld frei sein
sollte, klicken Sie auf , um nach unten zu scrollen.
Die Bilanz-/GuV-Struktur kann pro Knoten nur 40 Konten aufnehmen. Sollte

kein freier Platz mehr unter dem Knoten 3082090 vorhanden sein, so über-
schreiben Sie das erste Konto in der Liste, welches mit der Ziffernfolge 90xxyy
anfängt. Bis dahin sollte der andere Kursteilnehmer mit dieser Lerneinheit fertig
sein.
6. Selektieren Sie die Felder Soll (S) und Haben (H).

Abbildung 49: Bilanz- und GuV-Struktur ändern: SAP System-Screenshot
9. Bestätigen Sie mit Enter und sichern Sie die Änderung.
Wenn Sie nach einem Änderungsauftrag (Customizing Auftrag) gefragt werden,

klicken Sie auf das Symbol ( ) und geben Sie irgendeine Kurzbeschreibung ein.
Sichern und bestätigen Sie den Auftrag.
3.2.4 Bilanz und GuV-Bericht erzeugen

Beim Abschluss seiner Bücher erstellt Ihr Unternehmen Bilanzen, die einen Ist/Ist-
Periodenvergleich mit der vorausgegangenen Periode anzeigen. Erstellen Sie Bilanzen für den
Buchungskreis 1000 anhand eines Ist/Ist-Vergleichs mit der vorausgegangenen Periode. Ver-
wenden Sie die GuV-/Bilanzstruktur INT. Wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Infosystem  Berichte zum Haupt-

buch  Bilanz/GuV/Cash Flow  Allgemein  Ist/Ist-Vergleiche  Ist/Ist-Vergleich Pe-
riode (S_ALR_87012252)

- Bil/GuV-Struktur INT
- Geschäftsjahr aktuelles Geschäftsjahr
- Periode (Per.Ausw.) aktuelle Periode
- Stellen Sie sicher, dass das Feld Geschäftsbereich leer ist.
2. Wählen Sie Ausführen. Wählen Sie neue Selektion und bestätigen Sie.

3. Sie erhalten die Bilanz der aktuellen Periode im Vergleich zur gleichen Periode des
Vorjahres. In der Bilanz können Sie bis auf die Verkehrszahlen der Konten hinunter
navigieren.
4. Expandieren Sie den Ordner Gewinn- und Verlustrechnung  Sonstige betriebliche
Aufwendungen Übrige sonstige betriebliche Aufwendungen  Sonstige betriebli-
che Aufwendungen und vergewissern Sie sich, dass Ihr Konto 90xxyy in dieser Bilanz
erscheint.
5. Verlassen Sie den Bericht und sichern Sie.
Abbildung 50: Bilanz und GuV-Bericht: SAP System-Screenshot

3.3 Erläuterung
Sie haben die Komponenten und die Struktur des neuen Hauptbuches in SAP
FI kennengelernt und dessen Vorteile gegenüber dem alten Hauptbuch.
3.3.1 Struktur des Hauptbuches

3.3.1.1 Kontenplan
Definition
- Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren
Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden.
- Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto
o die Kontonummer,
o die Kontobezeichnung
o und Informationen, die die Funktion des Kontos festlegen und das Anlegen des
Sachkontos im Buchungskreis steuern
Verwendung von Kontenplänen

- Sie müssen jedem Buchungskreis einen Kontenplan zuordnen. Dieser Kontenplan ist
der operative Kontenplan, nach dem Sie im Tagesgeschäft die Buchungen für diesen
Buchungskreis vornehmen.
- Wenn Sie mit mehreren Buchungskreisen arbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
o Sie verwenden für alle Buchungskreise denselben Kontenplan: Wenn für die
Buchungskreise dieselben Anforderungen an die Gliederung des Kontenplans
bestehen, ordnen Sie den einzelnen Buchungskreisen denselben Kontenplan
zu. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Buchungskreise in einem Land
liegen.
o Zusätzlich zum operativen Kontenplan können Sie maximal zwei weitere Kon-
tenpläne nutzen: Wenn die einzelnen Buchungskreise zusätzlich zum gemein-
samen Kontenplan unterschiedliche Gliederungsstrukturen benötigen, können
Sie jedem Buchungskreis zusätzlich zum operativen Kontenplan maximal zwei
weitere Kontenpläne zuordnen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise die Bu-
chungskreise in unterschiedlichen Ländern liegen.
o Die Verwendung von unterschiedlichen Kontenplänen hat auf die Bilanz und
Gewinn- und Verlustrechnung keine Auswirkung. Bei der Erstellung der Bi-
lanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung können Sie wählen, ob Sie die
Buchungskreise, die unterschiedliche Kontenpläne verwenden, zusammen oder
getrennt bilanzieren.
Struktur von Kontenplänen

Kontenpläne können im System drei verschiedene Funktionen erfüllen:
- operativer Kontenplan
Der operative Kontenplan beinhaltet die Sachkonten, die Sie im Tagesgeschäft eines
Buchungskreises bebuchen. Sowohl Finanzbuchhaltung als auch Kostenrechnung ar-

beiten mit diesem Kontenplan. Die Zuordnung eines operativen Kontenplans zu einem
Buchungskreis ist obligatorisch.
- Konzernkontenplan
Der Konzernkontenplan beinhaltet die Sachkonten, die innerhalb des gesamten Kon-
zerns gültig sind. Damit sind Auswertungen nach den Erfordernissen der externen
Konzernrechnungslegung möglich. Die Zuordnung eines Konzernkontenplans zu ei-
nem Buchungskreis ist optional.
- Landeskontenplan
Der Landeskontenplan beinhaltet die Sachkonten, die den landesrechtlichen Anforde-
rungen genügen. Damit sind Auswertungen nach den landesrechtlichen Anforderun-
gen möglich. Die Zuordnung eines Landeskontenplans zu einem Buchungskreis ist op-
tional.
Integration von Kontenplänen

- Der operative Kontenplan wird gemeinsam von der Finanzbuchhaltung und der Kos-
tenrechnung genutzt.
- Die Konten eines Kontenplans können gleichzeitig
o Aufwands- bzw. Ertragskonten in der Finanzbuchhaltung (SAP FI)
o und Kosten- bzw. Erlösart in der Kostenrechnung (SAP CO) sein.
3.3.1.2 Sachkontenstamm
- Sachkontenstammdaten sind die zeitüberdauernden Daten eines Sachkontos, die seine
Funktion innerhalb des Hauptbuchs festlegen. Die Sachkontenstammdaten steuern das
Buchen von Geschäftsvorfällen auf das Sachkonto und die Verarbeitung der Bu-
chungsdaten.
- Um auf ein Sachkonto buchen zu können, müssen Sie dieses Sachkonto mit seinen
Stammdaten im System anlegen.
- Im Standardsystem werden alle Geschäftsvorfälle, die auf Sachkonten gebucht wer-
den, im Hauptbuch fortgeschrieben. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere
Bücher zu definieren, auf denen parallel mitgebucht werden kann (Parallele Rech-
nungslegung im neuen Hauptbuch).
Struktur
- Damit Buchungskreise, die denselben Kontenplan verwenden, auf dieselben Sachkon-
ten zugreifen können, unterteilen sich die Sachkontenstammdaten in zwei Bereiche:
o Kontenplansegment
Sachkontenstammdaten im Kontenplanbereich enthalten die Informationen zu
einem Sachkonto, die buchungskreisübergreifend gelten. Darüber hinaus wer-
den im Kontenplanbereich Daten hinterlegt, die das Anlegen eines Sachkontos
im buchungskreisspezifischen Bereich steuern.
Im Kontenplanbereich eines Sachkontenstammsatzes sind folgende Informati-
onen enthalten:
 der Kontenplan
 die Kontonummer und die Kontobezeichnung (Kurz- und Langtext)

 das Kennzeichen, ob es sich bei dem Konto um ein Bestandskonto oder

ein Erfolgskonto handelt
 Über die Kontengruppe nehmen Sie eine Gruppierung Ihrer Konten vor
und steuern das Anlegen und Ändern eines Stammsatzes.
 Sie steuern das Kontonummernintervall, in dem die Kontonummer lie-
gen muss.
 den Bildschirmaufbau beim Anlegen des Sachkontos im buchungs-
kreisspezifischen Bereich.
 Angaben, die für die Konsolidierung notwendig sind, z.B. Partnerge-
sellschaft und Konzernkontonummer
o Buchungskreissegment
Buchungskreisspezifische Sachkontenstammdaten enthalten die Informationen
zu einem Sachkonto, die nur für einen bestimmten Buchungskreis gelten, z.B.
die Währung, in der das Konto bebucht werden kann.
Um auf ein Sachkonto buchen zu können, müssen Sie dieses Sachkonto mit
seinen Stammdaten in Ihrem Buchungskreis anlegen. Das Sachkonto muss be-
reits im Kontenplan vorhanden sein.
Dieses Segment enthält Steuerelemente für die folgenden Funktionen:
 Kontensteuerung
 Kontenverwaltung
 Finanzangaben
 Joint Ventures
 Zinsberechnung
 Belegsteuerung
- Damit Buchungskreise, die denselben Kontenplan verwenden, auch dieselben Sach-
konten verwenden können, werden für ein Sachkonto Stammdaten sowohl im Konten-
planbereich (Transaktion FSP0) als auch im buchungskreisspezifischen Bereich
(Transaktion FSS0) angelegt (Sie haben dies auch in der Fallstudie für Ihr eigenes
Konto gemacht: erst im Kontenplan INT angelegt und dann im Buchungskreis 1000).
3.3.1.3 Kontengruppen für Sachkonten

- Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, die sich auf
das Anlegen von Sachkonten beziehen. Um ein Sachkonto im Kontenplanbereich
(FSP0) anzulegen, müssen Sie eine Kontengruppe angeben.
- Über die Kontengruppe ist eine Gruppierung der Sachkonten nach Sachgebieten mög-
lich. Alle Bankkonten, Postgirokonten und die Kasse werden zur Kontengruppe FIN
für "Flüssige Mittel" zusammengefasst.
- Die Kontengruppe enthält folgende Festlegungen:
o Nummernintervall
In den meisten Ländern werden Kontenrahmen empfohlen. Diese sind in der
Regel so aufgebaut, dass die Nummern der Konten, die demselben Sachgebiet
angehören, mit denselben Ziffern beginnen. Dieses Gliederungsprinzip können
Sie mit Hilfe der Kontengruppe im Kontenplan vorgeben
o Bildschirmaufbau

Die Konten eines Sachgebiets benötigen dieselben Felder, um Informationen

für das Erfassen und Verarbeiten von Geschäftsvorfällen zu speichern. Mit
Hilfe der Kontengruppe können Sie festlegen, welche Felder in welcher Form
für jedes Sachgebiet benötigt werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Definition einer Kontengruppe den Feldsta-
tus definieren. Andernfalls werden alle Felder ausgeblendet.
3.3.1.4 Abstimmkonten und Nebenbücher

- Abstimmkonten dienen der Echtzeitintegration eines Nebenbuchkontos mit dem
Hauptbuch.
- Das Abstimmkonto selbst ist nicht für direkte Buchungen bestimmt
3.3.2 Bilanz- und GuV-Strukturen

- Der Bilanz und GuV-Bericht wird basierend auf dem Hauptbuch erstellt.
- Dieser Bericht muss länderspezifische Vorgaben einhalten. Um die verschiedenen Be-
richtsanforderungen einzuhalten, muss die Bilanz-/GuV-Struktur im System angelegt
werden.
- Die Bilanz-/GuV-Struktur definiert, welche Konten in welchen Einzelposten der Bi-
lanz/GuV Berichtes aufgeführt werden sollen.
- Viele Bilanz-/GuV-Strukturen sind im System bereits als Standard enthalten.
- Wenn Bilanz-/GuV-Berichte ausgeführt werden, muss die Bilanz-/GuV-Struktur aus-
gewählt werden, die die Details der benötigten Berichtstruktur enthält.
3.3.3 Profit Center

- In der Neuen Hauptbuchhaltung in SAP ERP sind Profit Center Teil der Finanzbuch-
haltung (früher Teil des Controllings).
- Sie fungieren, wie Buchungskreise, als Dimension für das Reporting.
- Profit Center erlauben es Organisationen, Bilanzen/Gewinn und Verlustrechnungen
für Organisationsstrukturen intern definieren.
Ein Profit Center kann für Folgendes stehen:

- eine Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens (z.B. ein Werk)
- einen Geschäftsbereich
- einen geografischen Ort
3.3.4 Sachkontenbuchung
Sachkontenbelege können über eine Einbildtransaktion angelegt und gebucht werden. Das
Bild zum Anlegen ist in zwei Bereiche (Vorlagen und Informationsbereich) aufgeteilt.
- Arbeitsvorlage zum auswählen von
o Bildvarianten
o Kontierungsvorlagen
o gemerkte Belege als Referenz

- Kopfdaten: Teil eines Belegs, der die Informationen enthält, die für den ganzen Beleg
Gültigkeit haben, wie z.B. das Belegdatum und die Belegnummer. Dazu gehören auch
steuernde Informationen wie die Belegart.
- Informationen zu Einzelposten: Bestandteil eines Belegs mit Informationen zu einer
Position. Dazu gehören ein Betrag, eine Kontonummer, die Zuordnung von Soll oder
Haben und weitere Angaben, die von dem zu buchenden Vorgang abhängen. Sie kön-
nen in eine Belegposition beispielsweise Zahlungsbedingungen, eine Kostenstelle oder
einen erläuternden Text eingeben.
- Im Informationsbereich werden die Soll- und Habensummen des Belegs angezeigt.
Buchungsschlüssel
- Zweistelliger numerischer Schlüssel, der zusammen mit der Kontonummer die Verbu-
chung auf Belegzeilenebene steuert. Der Buchungsschlüssel legt u.a. folgendes fest:
o Kontoart
o Sollbuchung oder Habenbuchung
o Gestaltung der Erfassungsbilder
- Wenn Sie eine Buchung vornehmen, geben Sie für jede Buchungsposition einen Bu-
chungsschlüssel an, mit dem Sie festlegen, wie diese Belegposition gebucht wird. Die
Buchungsschlüssel definieren Sie auf Mandantenebene; sie gelten somit für alle Bu-
chungskreise.
- Der Buchungsschlüssel bestimmt:
o welche Daten Sie in der Belegposition erfassen können
o wie das System die gebuchten Daten weiterverarbeitet
o wie das System die erfassten Daten fortschreibt
- Die Buchungsschlüssel werden unterschieden in debitorische, kreditorische und Bu-
chungsschlüssel für Sachkonten. Außerhalb der Komponenten Hauptbuchhaltung (FI-
GL) sowie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (FI-AR/AP) existieren zusätzlich
Buchungsschlüssel für Anlagen und Materialbewegung.
- Die folgende Grafik zeigt den Buchungsschlüssel:
Abbildung 51: Buchungsschlüssel: help.sap.com

Kontodaten
Wenn ein Konto bebucht wird, können die Einzelbuchungen und der Saldo aller Einzel-
buchungen für das Konto angezeigt werden. Die Anzeige der Einzelposten, also jeder einzel-
nen Buchung auf das Konto, kann nur erfolgen, wenn die entsprechende Funktion im Sach-
kontenstammsatz aktiviert ist (Sie erinnern sich an die Fallstudie und Ihr eigenes Konto ;-)).
Ist die Funktion aktiviert, können Sie
- von der Saldenanzeige auf eine Liste der Einzelposten navigieren
- vom Einzelpostenbericht auf den Beleg, der den jeweiligen Einzelposten enthält, na-
vigieren
- mit der Funktion Belegübersicht die gesamte Transaktion anzeigen lassen
- Wenn für diesen SAP ERP-Beleg ein realer Beleg vorliegt, der optisch archiviert
wurde, kann auch dieser angezeigt werden.

Kreditorenbuchhaltung im Financial Accounting
4 Kreditorenbuchhaltung im Financial Accounting

Dieser Abschnitt erläutert die Kreditorenbuchhaltung in SAP FI.
4.1 Theorie: Kreditorenbuchhaltung

Dieser Abschnitt erläutert das Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung in SAP
FI. Jedes Mal wenn Sie Geschäfte mit einem Lieferanten (Kreditor) abwickeln,
wird das Kreditorennebenbuch verwendet. Im Folgenden werden die Funktio-
nen des Kreditorennebenbuchs und dessen Integration in das Hauptbuch erläu-
tert.
4.1.1 Der Kreditorenstammsatz

Der Kreditorenstammsatz beinhaltet die Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbei-
tung von Bewegungsdaten. Dazu gehören alle zur Abwicklung von Geschäften erforderlichen
Informationen über einen Kreditor (Lieferant).
Auf Mandantenebene werden kreditorenspezifische Informationen, wie z.B. Name und An-
schrift, hinterlegt. Auf diese allgemeinen Informationen des Kreditors hat jeder im Mandant
festgelegte Buchungskreis Zugriff.
Die buchungskreisspezifischen Datensätze beinhalten den Teil der Kreditorenstammdaten, die
ein Unternehmen zur Festlegung der Verarbeitung von Kreditorentransaktionen durch die
jeweiligen Buchungskreise benötigt. Dadurch wird verhindert, dass in einzelnen Buchungs-
kreisen gleichartige Daten gepflegt werden.
Die von Einkaufsorganisationen gekauften Waren und Dienstleistungen werden bei Lieferan-
ten beschafft. Die Bezahlung wird dann in der Kreditorenbuchhaltung verbucht. Aus diesem
Grund müssen die verschiedenen Einkaufsorganisationen des Konzerns einkaufsspezifische
Daten im Kreditorenstammsatz hinterlegen, bevor sie den Lieferantenstammsatz verwenden
können.
Abbildung 52: Der Kreditorenstammsatz

4.1.2 Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung

Über eine Einbildtransaktion können problemlos eine Kreditorenrechnung oder Gutschrift
angelegt und gebucht werden. Eine Kreditorenrechnung oder Gutschrift wird direkt in der
Kreditorenbuchhaltung erfasst. Bei dieser Art von Rechnung handelt es sich um eine Rech-
nung für Sonstiges, die sich nicht auf eine Bestellung bezieht. Das Bild zur Erfassung von
Kreditorenrechnungen ist in die folgenden Bereiche aufgeteilt:
- In den Arbeitsvorlagen können Bildvarianten, Kontierungsvorlagen oder gemerkte
Belege als Referenz ausgewählt werden.
- In den Kopf- und Kreditorendaten werden die Belegkopfdaten und die Kreditoren-
Einzelposten erfasst.
- In den Informationen zu Einzelposten werden die Sachkonteneinzelposten für den
Beleg erfasst.
- Im Informationsbereich werden der Belegsaldo und die Informationen zum Kreditor
angezeigt.
Mit Hilfe dieser Transaktion lassen sich auch Belege in Fremdwährungen anlegen. Der
Fremdwährungsbetrag wird über definierte Umrechnungskurse in die Hauswährung um-
gerechnet.
Abbildung 53: Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung
4.1.3 Belegaufteilung (Online Split)

Die Belegaufteilung ist eine Funktion der neuen Hauptbuchhaltung in SAP ERP. Organisatio-
nen können damit Echtzeitbilanzen für Segmente und Profit Center anlegen. Zu diesem
Zweck unterstützt jetzt SAP ERP die Ableitung von Segmenten von Profit-Centern. Profit-
Center können z.B. wiederum aus einer Kostenstelle, einem Innenauftrag im Controlling oder
einem Projekt abgeleitet werden. Außerdem erlaubt das Neue Hauptbuch die Belegaufteilung
auf einzelne Segmente.
Beispiel:
Ein Unternehmen möchte die Bilanz und GuV auf Segmentebene erstellen. Das bedeutet, es
soll die Möglichkeit bestehen, Bilanzen und GuV für jedes einzelne Segment (oder Profit

Center) des Unternehmens (zu jeder Zeit) zu erstellen. Nun wird folgende Transaktion, wie in
der Abbildung dargestellt, durchgeführt:
- Im Kreditorennebenbuch wird eine Lieferantenrechnung für den Lieferanten 1000 er-
fasst. Diese hat den Gesamtwert von 11,900 €.
- Diese Aufwendungen müssen zwei unterschiedlichen Segmenten zugeordnet werden
(und/oder zwei Kostenstellen, Profit Centern oder Geschäftsbereichen).
- Eine Umsatzsteuer von 19 % wird ebenfalls veranschlagt.
- Die Segmente A und B werden aus den Stammdaten im System hergeleitet, bspw. aus
den Profit Centern, und werden vom System automatisch in den Beleg eingetragen.
- Die Transaktion wird wie folgt eingegeben (Eingabesicht):
Abbildung 54: Belegaufteilung (1) (Online Split)
Nun passiert im Hauptbuch das Folgende automatisch:

- Sie müssen nicht die Segmente manuell eintragen, da diese automatisch aus den
Stammdaten der Profit Center bezogen werden. Die Profit Center wiederum könnten
aus den Stammdaten der in der Belegposition eingetragenen Kostenstellen abgeleitet
worden sein.
- Das System teilt den Beleg automatisch auf die beiden Segmente auf und erfasst im
Hauptbuch die Werte der einzelnen Aufwendungen segmentspezifisch. Nun besteht
der Beleg aus sechs einzelnen Positionen (wie in der folgenden Abbildung gezeigt).
Die Lieferantenposition (Kreditorenkonto) und die Steuerposition werden entspre-
chend der zwei Segmente ebenfalls aufgeteilt (Segment A und B). Der Saldo für jedes
Segment ist im Beleg gleich Null. Somit können Bilanz und GuV auf Segmentebene
erstellt werden und die entsprechenden Posten für Aufwand und Steuer sind bereits
berücksichtigt.
- Die Abbildung zeigt nicht nur wie die Belegaufteilung funktioniert, sondern auch dass
die entsprechenden Segmente automatisch für die Kreditorenposition und die Steuer
abgeleitet werden, indem auf Informationen aus den Stammdaten (Profit Center, Kos-
tenstelle) zurückgegriffen wird
Bedenken Sie, dass die folgende Darstellung die Hauptbuchsicht darstellt, wohingegen die
vorherige Darstellung der Eingabemaske des Kreditorenbuchhaltungsbeleges entsprach. In
der Hauptbuchhaltungssicht des Beleges sehen Sie, dass die Buchung gegen das Abstimm-
konto der Kreditorenbuchhaltung (160000) erfolgt ist, wohingegen in der Kreditorenbuchhal-
tungssicht (im vorherigen Bild) das Kreditorenkonto aufgeführt ist.

Im Customizing des SAP ERP Systems kann eingestellt werden, dass das System fehlende
Segmenteinträge automatisch vervollständigt. Die geänderte und nun vollzählige Summe ist
in der folgenden Abbildung dargestellt.
Abbildung 55: Belegaufteilung (2) (Online Split)
Was würde nun in dieser Transaktion passieren, wenn die Funktionen des Neuen Hauptbu-
ches nicht zur Verfügung stehen würden?
- Zunächst einmal wurde die Eingabe von Segmenten oder Profit Centern in FI-Belegen
in der "Alten" Hauptbuchführung nicht unterstützt.
- Zudem würde ohne die Segmenteinträge in den zwei verschiedenen Einzelposten die
Bilanz nicht vollständig sein. Darüber hinaus beträgt der Saldo nicht null für die Seg-
mente, was bedeuten wurde, dass die Bilanz nicht ausgeglichen wäre.
Der Vorteil der Belegaufteilung ist die Beschränkung des zeitlichen Aufwands und die Ver-
einfachung der Eingabe von Belegen für den Benutzer. Die Eingabe der sechs Kontierungspo-
sitionen wie im Beispiel wäre sehr zeitaufwändig.
Die Belegaufteilung ist nur im New General Ledger Accounting möglich. Es sind nun zwei
„Sichten" der gebuchten Belege verfügbar: die „Erfassungssicht" und die „Hauptbuchsicht".
Die Benutzer können beliebig entscheiden, welche Sicht sie verwenden möchten, und zwi-
schen beiden Sichten wechseln. Das bedeutet auch, dass nur ein Beleg in der Datenbank gesi-
chert wird, welche beide Sichten (Hauptbuchsicht, Eingabesicht-Nebenbuch) beinhaltet.
Wenn die Belegaufteilung nicht erforderlich ist oder nicht „aktiviert" wurde (z.B. weil der
Kunde nur Bilanzen auf Buchungskreisebene anlegen muss), sind die beiden Sichten iden-
tisch.
Sie müssen die Belegaufteilung aktivieren, um sicherzustellen, dass die Merkmale des Seg-
ments (oder einer anderen Entität) auf gleiche Weise aufgeteilt werden. Eine systematische

Segmentierung bedeutet, dass eine „Saldonullposition" für die einzelnen Belege mit Bezug
auf die entsprechende Entität erreicht wird.
Die Online-Aufteilung (und Vererbung) wird verwendet, wenn die Periodenabschlussaktivitä-
ten „Bilanzkorrektur" ( SAPF180) und „GuV-Nachbelastung" ( SAPF181) benötigt wer-
den.
Die Belegaufteilung funktioniert auch bei „Nachbearbeitungsprozessen", z.B.

Zahlungen. Skontoaufwand oder -ertrag wird unter den Entitäten in Relation
zur Summe der ursprünglichen Aufwandsbuchungen verteilt (im Fall einer ur-
sprünglichen Kreditorenrechnung).
Kundenrechnungen, für die Erlöse unter verschiedenen Entitäten aufgeteilt
werden, werden auf dieselbe Weise behandelt.
4.1.4 Elemente des Zahlungsvorgangs

Im SAP ERP werden im Rahmen des Zahlungsvorgangs die Kreditoren einer Organisation
entweder manuell oder durch ein automatisches Zahlungsprogramm bezahlt. Das Standard
SAP System enthält die allgemein üblichen Zahlwege und die entsprechenden Formulare, die
für jedes Land separat eingerichtet wurden.
Abbildung 56: Elemente des Zahlungsvorgangs
Das Zahlprogramm im Überblick

Während des Zahllaufs führt das System folgende Schritte aus:
- Buchen der Zahlungsbelege
- Ausgleichen der offenen Posten
- Vorbereiten der Daten für das Ausdrucken der Zahlungsträger

Abbildung 57: Das Zahlprogramm im Überblick
4.1.5 Integration zwischen dem Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay)

und des Rechnungswesens
Die folgenden zwei Abbildungen zeigen den Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay). Die
erste Abbildung stellt eine Übersicht der einzelnen Schritte im Beschaffungsprozess dar, die
zweite Abbildung zeigt denselben Prozess nur aus Sicht des Finanzwesens inklusive aller
Konten, die während des Prozesses bebucht werden:
1. Im ersten Schritt werden die Rahmenbedingungen für den Beschaffungsprozess defi-

niert und ein Auftragsbedarf (Bestellbedarf) erzeugt. Der Einkauf für ein oder mehrere
Werke wird von der Einkaufsorganisation durchgeführt. Die Einkaufsorganisation
kauft von Lieferanten, die dann von der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden. Die
verschiedenen Einkaufsorganisationen der Gruppe müssen einkaufsspezifische Daten
im Kreditorenstammsatz anlegen, bevor der Lieferantenstammsatz verwendet wer-
den kann.
2. Im zweiten Schritt wird die Bestellung mit dem entsprechenden Lieferanten als
Stammdatensatz erstellt. Eine Bestellung ist eine formale Bestellanforderung von einer
Einkaufsorganisation an einen Lieferanten oder ein Werk zur Bereitstellung oder Pro-
duktion einer gewissen Anzahl von Gütern oder Services in einem bestimmten Zeit-
raum. Eine Bestellung legt KEINE Buchung in der Finanzbuchhaltung an. Das
bedeutet, dass bei der Erstellung der Bestellung kein Buchhaltungsbeleg erstellt wird.
Es kann jedoch ein Obligo erzeugt werden, z.B. wenn es keine Bestellung für ein La-
ger, sondern ein Verbrauchsauftrag ist (z.B. Verbrauchsmaterial für eine Kostenstelle).
In diesem Fall handelt es sich um eine allgemeine Bestellanforderung an ein Lager.
Bei der Bestellabwicklung müssen Daten wie Lieferant, Material, Werk und weitere
für die Einkaufsorganisation relevante Daten vom Benutzer bereitgestellt werden. In
der Finanzbuchhaltung werden noch keine Buchungen vorgenommen.

3. In Schritt drei wird die Ware vom Lieferanten geliefert und deren Erhalt im System
quittiert. Beim Wareneingang überprüft das System u. a. die Wareneingangsmenge
gegen die Bestellmenge. Zur Aktualisierung des Bestands wird ein Materialbeleg er-
stellt. Gleichzeitig wird in der Finanzbuchhaltung ein Beleg erstellt, mit dem der
bewertete Wareneingang auf das Materialbestandskonto oder das Verbrauchskonto
(Soll) und auf ein Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Haben) gebucht wird.
4. Nach dem Rechnungseingang in der Logistik-Rechnungsprüfung wird die Kredito-
renrechnung auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit geprüft. Im SAP System
werden diese Einkaufsprozesse über die Logistik abgewickelt. Die Kreditorenrech-
nung wird gebucht, und gleichzeitig wird in der Finanzbuchhaltung ein Beleg erstellt,
mit dem der Rechnungsbetrag auf das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto
(Soll) und das Kreditorenkonto (Haben) gebucht wird. Über das Wareneingangs-
/Rechnungseingangskonto (WE/RE) wird sichergestellt, dass für jede Rechnung ein
Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt.
5. Die Zahlungsabwicklung erfolgt in der Kreditorenbuchhaltung. Hier wird über die
Details des Zahlungsprozesses, wie beispielsweise die Zahlwege und die Abwicklung
über die Bank, entschieden. Bedenken Sie, dass nur die Zahlung der Kreditorenrech-
nung nicht Teil des Logistikprozesses ist und in der Finanzbuchhaltung abgewickelt
wird.
Abbildung 60: Der Beschaffungsprozess: Übersicht
Die folgende Abbildung ist der vorherigen Abbildung sehr ähnlich. Es zeigt jedoch die In-
tegration zwischen SAP MM und SAP FI, indem gezeigt wird wann FI Belege im Beschaf-
fungsprozess erstellt und welche Konten dabei bebucht werden. Die Abbildung fängt dabei
bei Schritt drei an, da erst ab diesem Schritt die Finanzbuchhaltung (bzw. SAP FI-AP - Kredi-
torenbuchhaltung) betroffen ist.

3. Mit der Erfassung des Wareneinganges zur Bestellung passiert Folgendes im System:
a. Ein Materialbeleg wird erstellt, welches die mengenmäßige Veränderung des
Materialbestandes auf Lager (Erhöhung der Menge des Materialbestandes auf-
grund der Bestellung) erfasst.
b. Ein Buchhaltungsbeleg wird erstellt, welches die wertmäßige Veränderung des
Materialbestandes auf Lager (Erhöhung des Wertes des Materialbestandes auf
Lager aufgrund der Bestellung) erfasst.
c. Dieser Buchhaltungsbeleg bucht die wertmäßige Erhöhung auf das Materialbe-
standskonto im Hauptbuch (dabei handelt es sich um eine Sollbuchung) und
bucht gleichzeitig eine Habenbuchung auf das WE/RE Konto.
4. Nun erhalten Sie die Rechnung von Ihrem Lieferanten. Diese Rechnung gleicht das
WE/RE Konto wieder aus (Sollbuchung) und erstellt eine Verbindlichkeit gegenüber
dem Lieferanten im Hauptbuch (Habenbuchung). Es wird wiederum ein Buchhal-
tungsbeleg bei dieser Transaktion erstellt.
5. In Schritt fünf wird das Zahlungsprogramm ausgeführt und damit die Rechnung be-
zahlt. Die zuvor aufgebauten Verbindlichkeiten werden durch die Zahlung ausgegli-
chen (Sollbuchung) und das Bankverrechnungskonto wird belastet (Habenbuchung).
Auch an dieser Stelle wird ein weiterer Buchhaltungsbeleg erzeugt.
6. Der Kontoauszug reduziert das Guthaben auf dem Bankkonto (Habenbuchung) und
gleicht das Bankverrechnungskonto (Sollbuchung) wieder aus. Auch hier entsteht ein
weiterer Buchaltungsbeleg.
WICHTIG: Jedes Mal wenn eine Buchung erfolgt, wird ein Buchhaltungsbeleg erzeugt.
Abbildung 58: Beschaffungsprozess aus der Sicht des Rechnungswesens
Bei der Beschaffung ins Lager handelt es sich aus Sicht der Bilanz um eine Materialbestands-
erhöhung verbunden mit einer Bankkontenminderung. Eventuell auftretende externe Preis-
schwankungen können - abhängig von der Preissteuerung des Materials - als Preisdifferenz in
der Gewinn- und Verlustrechnung aufgezeichnet werden.

4.2 Praxis: Kreditorenbuchhaltung

Sie haben von Ihrem Kreditor (der aus Einfachheitsgründen in dieser Fallstu-
die als Ihr Vermieter fungiert) aus der Fallstudie Beschaffungsprozess eine
Mietrechnung für Ihre Büros über 10.000 € erhalten. Die Rechnung ist mit
dem gestrigen Datum datiert. Buchen Sie die Rechnung auf die Kostenstelle
Ihrer neuen Abteilung KS-MV-xxyy. Verwenden Sie als Gegenkonto das
Sachkonto 470000.
Abbildung 59: Prozessübersicht: Kreditorenbuchhaltung
4.2.1 Kreditorenrechnung erfassen

Sie erhalten die Rechnung von Ihrem Kreditor (Vermieter). Als erstes müssen Sie die Rech-
nung im System eingeben. Wählen Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Buchung  Rechnung (FB60)
1. Falls Sie aufgefordert werden, geben Sie als Buchungskreis 1000 ein.
- Kreditor Nummer Ihres Kreditor aus Fallstudie 1
- Rechnungsdatum gestriges Datum
- Buchungsdatum aktuelles Datum
- Betrag 10000
- Steuerbetrag 0
- Steuercode 0I (Vorsteuer 0%)
- Text Miete xxyy
- Sachkonto 470000
- S/H Soll
- Kostenstelle KS-MV-xxyy
3. Wählen Sie Sichern und notieren Sie sich die Belegnummer und die Nummer Ihres
Lieferanten auf Ihrem Datenblatt.
Kreditorenrechnung: _______________________________________________
Lieferant: _________________________________________________________

Abbildung 60: Kreditorenrechnung erfassen: SAP System-Screenshot
4.2.2 Offene Posten des Kreditors anzeigen

Um zu überprüfen, ob bei der Buchung Ihres Belegs ein offener Posten für den Kreditor ange-
legt wurde, verwenden Sie den Bericht Posten anzeigen/ändern. Ermitteln Sie den angeleg-
ten offenen Posten anhand Ihrer Belegnummer aus der vorausgegangenen Übung.
Wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Konto  Posten anzeigen/ändern

(FBL1N)

- Kreditorenkonto Nummer Ihres Lieferanten
- Offene Posten selektieren
- Offen zu Stichtag aktuelles Datum
3. Sie sehen nun den Beleg aus der vorherigen Übung als offenen Posten angezeigt. Wei-
terhin sehen Sie, dass der Kreditor gleichzeitig ein Konto (Konto 100248) im Neben-
buch Kreditoren darstellt, wie bereits an einigen Stellen im Skript angedeutet. Dieses
Konto hat keine Entsprechung im Hauptbuch und wird lediglich über das Abstimm-
konto 160000 mit dem Hauptbuch „synchronisiert“.

Abbildung 61: Offene Posten des Kreditors: SAP System-Screenshot
4.2.3 Maschinelle Zahlung

Legen Sie Ihren eigenen Zahllauf an. Führen Sie einen Zahlungsselektionslauf aus, um den
Kreditor (Ihr Lieferant) für die neu angelegte Rechnung zu bezahlen. Wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Periodische Arbeiten  Zahlen (F110)

- Tag der Ausführung aktuelles Datum
- Identifikation Pxxyy
2. Drücken Sie Enter.
3. Der Status des neuen Zahllaufs sollte „Noch keine Parameter erfasst“ anzeigen.
Pflegen Sie die Laufparameter; wählen Sie dazu die Registerkarte Parameter. Der Zahllauf
wählt alle für Ihren Kreditor im Buchungskreis 1000 bis zum folgenden Monat erfassten Be-
lege aus. Alle Zahlungen in diesem Lauf sind per Scheck (Zahlungsweg S) durchzuführen.
Sie müssen das Buchungsdatum des nächsten Zahllaufs eingeben; so kann das System ent-
scheiden, ob die Zahlung in diesem Zahllauf durchgeführt werden soll oder ob sie bis zum
nächsten Zahllauf warten kann. Der nächste Zahllauf wird heute in einem Monat durch-
geführt.
4. Geben Sie in der Registerkarte Parameter folgende Daten ein:


- Belege erfasst bis aktuelles Datum
- Buchungskreise 1000
- Zahlwege S
- Nächstes Buchungsdatum aktuelles Datum + 1 Monat
- Kreditor Nummer Ihres Lieferanten
5. Wählen Sie Sichern und gehen Sie zurück zum Registerblatt Status.
Abbildung 62: Maschineller Zahlungslauf (1): SAP System-Screenshot
Der zweite Schritt ist nun den Zahlungslauf vorzubereiten und einen Zahlungsvorschlag vom
System erstellen zu lassen. Basierend auf den eingegebenen Parametern sucht das System alle
offenen Positionen, die bezahlt werden müssen. In Ihrem Fall ist dies nur ein offener Posten
Ihres Kreditors.
6. Planen Sie nun Ihren Vorschlagslauf ein, indem Sie den Button Vorschlag auswählen
( ).
7. Wählen Sie Start sofort
8. Planen Sie den Zahlungslauf ein, indem Sie Enter drücken.
9. Aktualisieren Sie den Status .
10. Der Status sollte nun Zahlungsvorschlag wurde erstellt anzeigen.
Um den Ablauf des Zahlprogramms zu überwachen, wählen Sie das Statussymbol in der
Symbolleiste.
11. Wählen Sie den Button Vorschlag anzeigen ( ).

12. Nun sollte ein für Ihren Kreditor ausgestellter Scheck angezeigt werden.

Wenn keine Zahlungen angezeigt werden oder nur die Ausnahmeliste erscheint,
haben Sie irgendwo einen Fehler gemacht. Um den Fehler zu finden, rufen Sie
vom Einstiegsbild aus das Vorschlagsprotokoll auf, indem Sie Protokoll Vor-
schlagslauf anzeigen wählen. Löschen Sie den Zahlungsvorschlag (Bearbeiten
 Vorschlag  Löschen) und entfernen Sie den Fehler. Starten Sie dann den Zahlungsvor-
schlag erneut. Wiederholen Sie das Verfahren, bis Zahlungen im Vorschlag angezeigt werden.
13. Nachdem Sie sichergestellt haben, dass der Zahlungsvorschlag korrekt ist, gehen Sie
zurück zum Register Status ( ).
Führen Sie den Zahlungslauf aus.
14. Wählen Sie Zahllauf ( ) einplanen.

15. Wählen Sie Start sofort.
16. Wählen Sie Enter.
Der Beleg wird dann direkt gebucht. Damit wird ein Beleg erzeugt, in dem Ihre Zahlungs-
transaktion erfasst wird.
17. Aktualisieren Sie so lange über die Status-Drucktaste, bis Sie die Nachricht erhalten,
dass Buchungen erzeugt und beendet wurden.
18. Nun können Sie die Transaktion verlassen.

4.2.4 Ausgeglichene Posten des Kreditors anzeigen

Überprüfen Sie anhand des Berichts Posten anzeigen/ändern, ob der ursprünglich offene Pos-
ten durch den automatischen Zahllauf ausgeglichen wurde.
Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Konto  Posten anzeigen/ändern

(FBL1N)

- Kreditorenkonto Nummer Ihres Lieferanten
- Alle Posten selektieren
Ist der ursprüngliche offene Posten ausgeglichen worden? Welche Belegart hat der
neue Zahlungsposten?
Notieren Sie sich die Antwort auf dem Datenblatt.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Abbildung 65: Ausgeglichene Posten des Kreditors: SAP System-Screenshot
4.2.5 Ausgeglichene Posten des Abstimmkontos anzeigen

Zum Schluss schauen Sie sich noch den Saldo des Abstimmkontos 160000 an. Wie Sie mitt-
lerweile wissen sollten, haben alle Buchungen im Nebenbuch Kreditoren Auswirkungen auf
dieses Abstimmkonto im Hauptbuch.
Wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Konto  Salden anzeigen (Neu) (FA-

GLB03)

- Kontonummer 160000
- Geschäftsjahr aktuelles Jahr
2. Drücken Sie Ausführen.
Nun sehen Sie eine Übersicht aller Buchungen auf dem Abstimmkonto 160000. Mit Ihren
Buchungen haben Sie zuerst das Abstimmkonto belastet (Rechnung - FB60) und dann entlas-
tet (Zahlungslauf - F110). Das Saldo Ihrer Buchungen sollte 0 sein.

Bedenken Sie, dass jeder Teilnehmer dieses Kurses dieses Konto mehrfach be-
bucht und nicht jede Buchung sofort ausgeglichen wird. Entsprechend wird mit
hoher Wahrscheinlichkeit das Saldo dieses Kontos nie 0 sein und Sie werden
auch kaum nur Ihren eigenen Beleg auf diesem Konto wiederfinden. Bedenken
Sie abermals, dass es sich beim Abstimmkonto um ein Sammelkonto handelt, welches ALLE
Kreditoren mit dem Hauptbuch abgleicht.
Abbildung 66: Abstimmkonto: SAP System-Screenshot

4.3 Erläuterung
Wir haben gelernt, wie der Lieferantenstammsatz (Kreditorenstammsatz) mit
dem Nebenbuch Kreditoren und damit auch mit dem Hauptbuch integriert ist.
Darüber hinaus haben wir gelernt, wie der Zahlungsprozess durchgeführt wer-
den kann, um das Kreditorenkonto auszugleichen.
Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren.
Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufsystems (SAP MM): Lieferungen
und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen Vorgängen werden
die Buchungen automatisch angestoßen.
Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle gängi-
gen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstützt wie der
elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der Datenfern-
übertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls Bestandteil des
Programms.
Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahnt werden.
Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.
Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt,
wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche Sachkonten
fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Ihnen Fälligkeitsvo-
rausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung (z.B. Transaktion FBL1N).
4.3.1 Der Kreditorenstammsatz

- Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht und über Konten verwaltet. Zu jedem
Konto, das Sie benötigen, müssen Sie einen Stammsatz anlegen. Dieser enthält Infor-
mationen, die das Erfassen von Geschäftsvorfällen auf das Konto und das Verarbeiten
der Daten steuern.
- Der Lieferantenstamm ist in drei Bereiche untergliedert:
o Allgemeine Daten sind mandantenweit gültig (genau wie die Grunddatensicht
bei Materialien). Das beinhaltet bspw. Kommunikationsdaten des Lieferanten.
Die allgemeinen Daten sind unabhängig von den Daten in den anderen beiden
Sichten.
o Buchhaltungsdaten werden auf Ebene von Buchungskreisen definiert und
teilweise auch in den allgemeinen Daten. Genau wie beim Materialstamm wird
der buchhaltungsrelevante Teil des Lieferantenstamms spezifisch für ein Bu-
chungskreis angelegt. Das bedeutet, dass wenn Sie einen Lieferanten für den
Buchungskreis 1000 definieren, dieser Lieferant auch nur Geschäfte mit die-
sem Buchungskreis machen kann. Soll der Lieferant eine Bestellung eines
Werkes im Buchungskreis 2000 beliefern, so müssen aus Sicht des ERP Sys-
tems seine Stammdaten auf den Buchungskreis 2000 erweitert werden.
o Einkaufsdaten eines Lieferanten werden in Bezug zu einer Einkaufsorganisa-
tion angelegt. Diese Daten umfassen bspw. Zahlungsbedingungen mit dem
Lieferanten. Auch hier gilt, nur eine Einkaufsorganisation, für die die Stamm-

daten eines Lieferanten gültig sind, kann bei diesem Lieferanten einkaufen. Ist
bspw. der Lieferant nur für die Einkaufsorganisation 1000 definiert, so kann
die Einkaufsorganisation 2000 diesen Lieferanten nicht in der Beschaffung
nutzen. Einige allgemeine Daten sind ebenfalls relevant für den Einkauf. Ein
Beispiel hierfür wären Adressdaten.
- Nutzer eines SAP ERP Systems haben immer ein Autorisierungsprofil. Ein Aspekt
dieser Rechteverwaltung kann bspw. sein, welche Daten eines Lieferanten ein be-
stimmter Nutzer sehen bzw. verändern darf. Eine mögliche Autorisierungsrichtlinie
könnte bspw. sein, dass ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung nur die Einkaufsdaten
ändern darf. Dieser Mitarbeiter hätte dann keinen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten.
- Die Kreditorennummer ist gleichzeitig ein Konto im Nebenbuch Kreditoren!
4.3.2 Kreditorenrechnung und Gutschriftenerfassung

Die Maske zum Erfassen von Kreditorenrechnungen oder Gutschriften ist im Grunde sehr
ähnlich zu dem Erfassen von Sachkontenbelegen:
- Über eine Einbildtransaktion können eine Kreditorenrechnung oder Gutschrift an-
gelegt und gebucht werden.
- Eine Kreditorenrechnung oder Gutschrift wird direkt in der Kreditorenbuchhaltung er-
fasst. Bei dieser Art von Rechnung handelt es sich um eine Rechnung für Sonstiges,
die sich nicht auf eine Bestellung bezieht.
- Das Bild zur Erfassung von Kreditorenrechnungen ist in die folgenden Bereiche auf-
geteilt:
o Arbeitsvorlagen auswählen von: Bildvarianten, Kontierungsvorlagen oder
gemerkte Belege als Referenz
o Kopf- und Kreditorendaten: Belegkopfdaten, Kreditoren-Einzelposten
o Informationen zu Einzelposten: Sachkonteneinzelposten für den Beleg
o Informationsbereich: Belegsaldo, Informationen zum Kreditor
4.3.3 Belegaufteilung (Online Split)

Ein Segment ist ein Geschäftszweig eines Unternehmens, für den Sie eine externe Berichter-
stattung erstellen können. Nach den Rechnungslegungsvorschriften US-GAAP und IFRS ist
eine Segmentberichterstattung erforderlich. Zu diesem Zweck können Sie in Ihrem SAP Sys-
tem Segmente definieren.
Sie können ein Segment in den Stammsatz eines Profitcenters eintragen. Das Merkmal Seg-
ment wird nur in Verbindung mit dem Merkmal Profitcenter abgeleitet. Wird beim Buchen
kein Segment manuell mitgegeben (nur möglich bei Transaktionen in der Finanzbuchhal-
tung), wird das Segment aus dem Stammsatz des Profitcenters ermittelt. Dieses Profitcenter
kann wiederum manuell kontiert oder es kann selbst abgeleitet sein. SAP unterstützt jetzt die
Ableitung von Segmenten von Profit-Centern. Profit-Center können z.B. wiederum aus einer
Kostenstelle, einem Innenauftrag im Controlling oder einem Projekt abgeleitet werden.
Die Belegaufteilung ist ein automatisches Verfahren, durch das Belegzeilen im Beleg nach
ausgewählten Dimensionen aufgeteilt werden (z.B. Forderungszeilen nach Profitcentern).

Zusätzlich kann eine Saldo-Null-Stellung für ausgewählte Dimensionen (z.B. Profitcenter,

Segment) bewirkt werden, bei der im Beleg nach dem Erfassen zusätzliche Verrechnungszei-
len auf Verrechnungskonten erzeugt werden.
Es kann zwischen der SAP FI-AP (Kreditorennebenbuch) Eingabesicht und der Hauptbuch-
sicht hin und her gewechselt werden. Es handelt sich aber in beiden Fällen um denselben
Buchhaltungsbeleg.
Die Belegaufteilung ist unter anderem notwendig, um eine Bilanz und Gewinn- und Verlust-
rechnung für die ausgewählten Dimensionen erstellen zu können.
4.3.4 Elemente des Zahlungsvorgangs

Um eine Zahlung in SAP ERP durchzuführen, müssen einige Elemente gepflegt bzw. berück-
sichtigt werden:
1. Zahlweg auswählen: Scheck, Barzahlung, Banktransfer etc.
2. Bank auswählen: Bankkonto auswählen, von der die Zahlung erfolgen soll.
3. Zahlposition auswählen: Auswahl der offenen Posten des Kreditors/der Rechnung,
die bezahlt werden soll.
4. Zahlbetrag unter Berücksichtigung von Skontofristen errechnen: Betrag aus der
Rechnung + Rabatte, Steuern etc. (Das bezieht Zahlungsbedingungen mit ein, z.B.
"Wenn ich innerhalb von 7 Tagen bezahle, erhalte ich einen Abschlag von 3%" 
Zahlungsbedingung ZB01 im Kreditorenstamm).
5. Buchen des Zahlungsbelegs: Zahlung wird im System ausgeführt und alle Konten
werden ausgeglichen.
6. Zahlungsträger ausdrucken: Der Zahlungsträger (Überweisungsvorlage, Scheck etc.)
wird ausgedruckt.
Dieser ganze Prozess kann manuell oder automatisch von einem Zahlprogramm durchgeführt
werden (Transaktion F110).
Das Zahlprogramm im Überblick

Mit dem Zahlungsprogramm können Zahlungstransaktionen mit Kreditoren und Debitoren
automatisch durchgeführt werden. Das Zahlungsprogramm wird von den folgenden Kompo-
nenten verwendet: Debitorenbuchhaltung (FI-AR), Kreditorenbuchhaltung (FI-AP), Treasury
(TR) und Bankbuchhaltung (FI-BL). Die Standardzahlmethoden umfassen Scheck, Bankt-
ransfer und Wechsel.
Während des Zahllaufs führt das System folgende Schritte aus:

- Buchen der Zahlungsbelege
- Ausgleichen der offenen Posten
- Vorbereiten der Daten für das Ausdrucken der Zahlungsträger
Durchführen der Zahlung mit automatischen Zahlungsprogramm
Bevor das Zahlprogramm verwendet werden kann, müssen einige Einstellungen vorgenom-
men werden
- Parameter pflegen: Das Zahlungsprogramm benötigt Informationen über: Banken,
Konten/Posten, Zahlungsmethode etc.

- Vorschlagslauf starten: Der Zahlungsvorschlag zeigt die offenen Posten, die bezahlt
werden müssen, basierend auf den Parametern, die eingestellt wurden.
- Vorschlag bearbeiten: Nachdem der Zahlungsvorschlag erstellt wurde, können Sie
ihn online bearbeiten. Es können sowohl Zahlungen als auch Einzelposten bearbeitet
werden. Sie können die Bearbeitung des Zahlungsvorschlags auf verschiedene Sach-
bearbeiter aufteilen. So ist es möglich, umfangreiche Vorschlagsläufe von mehreren
Personen parallel bearbeiten zu lassen. Mit Hilfe der Anzeigefunktion für den Vor-
schlagslauf, können Sie anschließend nachvollziehen, welche Änderungen durchge-
führt wurden und von wem. Bei der Bearbeitung des Zahlungsvorschlags ist es mög-
lich, Änderungen vorzunehmen. Alle Änderungen gelten nur innerhalb des Vor-
schlags, es werden also keine Originalbelege geändert.
- Zahlungslauf starten: Nachdem der Vorschlag akzeptiert oder bearbeitet wurde,
kann der Zahlungslauf eingeplant werden. An der Erstellung der Zahlungen sind meh-
rere Programme beteiligt:
o Das Zahlungsprogramm erzeugt die Zahlungsbelege und stellt Daten für den
Formulardruck bzw. den Datenträgeraustausch bereit.
o Diverse Zahlungsträgerprogramme erzeugen aus den Daten des Zahlungspro-
grammes Formulare oder Dateien für die Datenträger.
- Ausdruck starten
4.3.5 Beschaffungsprozess aus der Sicht des Rechnungswesens

Die folgende Abbildung zeigt den Beschaffungsprozess aus Sicht des Rechnungswesens:
1. Sie erhalten 500 Bremsen von Ihrem Lieferanten. Aus Sicht der Bestandsführung
stellt dieser Wareneingang eine Erhöhung Ihres Materialbestandes (Materialbeleg
wird erstellt) um 500 Stk. dar und aus Sicht des Rechnungswesens erfolgt eine
wertmäßige Erhöhung (Buchhaltungsbeleg wird erstellt) um 75.000 €. Dieser Betrag
wird auf das Konto 300000 (Rohstoffe) gebucht. Da zu dem Wareneingang noch kei-
ne Rechnung erstellt wurde, wird eine zusätzliche Buchung in gleicher Höhe auf dem
WE/RE Konto 191100 (vgl. auch mit Lerneinheit 1) gebucht.
2. Der Lieferant schickt Ihnen nun eine Rechnung. Dadurch wird das WE/RE Konto
ausgeglichen und erzeugt eine Entlastungsbuchung auf dem Kreditorenkonto des
Kreditors (Lieferanten). Diese Entlastungsbuchung wirkt sich simultan auf das Ab-
stimmkonto 160000, so dass die Buchung auch im Hauptbuch erfasst wird. In der Bi-
lanz stellt der Posten nun eine Verbindlichkeit dar. Dabei erzeugt das System wiede-
rum einen Buchhaltungsbeleg mit Bezug zur Rechnung.
3. Die Zahlung wird durchgeführt (ein weiterer Buchhaltungsbeleg wird erzeugt). Dies
kann entweder maschinell (Transaktion F110) oder manuell (Transaktion F-53, F-58
etc.) erfolgen. Dabei werden sowohl das Kreditoren- als auch das Abstimmkonto aus-
geglichen und eine Buchung auf dem Bankverrechnungskonto (113109) wird ausge-
führt. Dabei erzeugt das System wiederum einen Buchhaltungsbeleg mit Bezug zur
Rechnung und der Buchhaltungsbeleg zur Rechnung wird ausgeziffert.
4. Das Bankverrechnungskonto (113109) wird schließlich ausgeglichen, wenn das
Bankkonto (113110) durch den Kontoauszugsprozess belastet wird. Mit diesem letz-
ten Schritt wird Ihr reales Bankguthaben um 75.000 € verringert. Dabei erzeugt das

System wiederum einen Buchhaltungsbeleg und der Buchhaltungsbeleg zum Zah-

lungsausgang (aus Schritt 3), damit ist die Position auf dem Bankverrechnungskonto
ausgeglichen.
Schritt 4 haben Sie in der Fallstudie zum Beschaffungsprozess nicht mehr aus-
geführt. Der Kontoauszug ist ein Prozess im SAP ERP System, bei dem mittels
einer entsprechenden Banksoftware (die vom jeweiligen Bankinstitut ausgege-
ben wird und mit SAP ERP im Customizing des Systems integriert werden muss)
ein Abgleich der Kontendaten (hier: Sachkonto 113110 im Hauptbuch) und dem
dazugehörigen realen Konto bei der Bank (Bankkonto 123456 bei der Bank XY) erfolgt. Die
offenen Posten auf dem Bankverrechnungskonto (hier: Sachkonto 113109) werden in Zah-
lungsanforderungen umgewandelt und dann von der Bank überwiesen. Nach Ablauf des Kon-
toauszuges ist das Bankverrechnungskonto ausgeglichen und der ausgezahlte Betrag ist auf
dem Banksachkonto (113110) abgebucht. In der "realen Welt" ist das Geld von dem realen
Konto auf der Bank (123456 bei Bank XY) abgebucht und an die Kreditoren ausgezahlt wor-
den. Zu diesem Zeitpunkt sind das Banksachkonto 113110 und das reale Bankkonto bei der
Bank synchron.
Abbildung 70: Beschaffungsprozess aus der Sicht des Rechnungswesens
Integration mit der Materialwirtschaft

In Bezug auf das Bebuchen des WE/RE Verrechnungskontos kann die Reihenfolge der Bu-
chungen in umgekehrter Reihenfolge im Vergleich zum oben dargestellten Fall erfolgen. In
diesem Fall (Sie erhalten die Rechnung, bevor Sie die Ware erhalten), vertauschen Sie einfach
Schritt 1 mit Schritt 2.
Entsprechend wird über das WE/RE-Verrechnungskonto sichergestellt, dass für jede Rech-
nung ein Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt (WE/RE).

Abbildung 67: Integration mit der Materialwirtschaft

Debitorenbuchhaltung im Financial Accounting
5 Debitorenbuchhaltung im Financial Accounting

In diesem Abschnitt wird das Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung in SAP FI näher betrach-
tet.
5.1 Theorie: Debitorenbuchhaltung

Dieser Abschnitt erläutert das Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung in SAP
FI. Jedes Mal wenn Sie Geschäfte mit einem Kunden (Debitor) abwickeln,
wird das Debitorennebenbuch verwendet. Im Folgenden werden die Funktio-
nen des Debitorennebenbuchs und dessen Integration in das Hauptbuch erläu-
tert.
5.1.1 Der Debitorenstammsatz

Der Debitorenstammsatz beinhaltet die Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbeitung
von Bewegungsdaten. Dazu gehören alle zur Abwicklung von Geschäften erforderlichen In-
formationen über einen Debitor (Kunde).
Auf Mandantenebene werden debitorenspezifische Informationen wie z.B. Name und An-
schrift hinterlegt. Auf diese allgemeinen Informationen des Debitors hat jeder im Mandant
festgelegte Buchungskreis Zugriff.
Die buchungskreisspezifischen Datensätze beinhalten den Teil der Debitorenstammdaten, die
ein Unternehmen zur Festlegung der Verarbeitung von Debitorentransaktionen durch die je-
weiligen Buchungskreise benötigt. Dadurch wird verhindert, dass in einzelnen Buchungskrei-
sen gleichartige Daten gepflegt werden.
Bevor mit dem Kunden Geschäfte gemacht werden können, müssen im Vertriebsbereich
(Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte) vertriebsbereichs-
spezifische Einstellungen für einen Kunden festgelegt werden. Diese Einstellungen könnten
bspw. spezielle Zahlungsbedingungen sein, die der Kunde mit dem jeweiligen Vertriebsbe-
reich vereinbart hat.
Abbildung 68: Der Debitorenstammsatz

5.1.2 Kreditmanagement
Die Kreditkontrolle wird von der Organisationseinheit Kreditkontrollbereich durchgeführt.
Der Kreditkontrollbereich kann dabei entweder einzelnen Buchungskreisen (dezentral organi-
siertes Unternehmen) oder einer Gruppe von Buchungskreisen (zentral organisiertes Unter-
nehmen) zugeordnet werden.
In SAP ERP existieren zwei Konzepte für das Kreditmanagement. Das Financial Supply
Chain Management (FSCM) und die Debitorenbuchhaltung bieten beide Kreditmanagement-
funktionalitäten an. Dabei hängt es von den SAP Anwendungen ab, die im SAP ERP System
implementiert sind, welche Komponente für das Kreditmanagement verwendet werden kann.
Die Debitorenbuchhaltung ist eine Subkomponente des Financial Accounting (SAP FI) und
dessen Kreditmanagementfunktion ist stark integriert mit der SAP SD (Vertrieb) Anwendung.
Das FSCM ist relativ neu im SAP ERP System. Das Business Partner Konzept (Geschäfts-
partnerkonzept), welches dabei verwendet wird ist angelehnt an das Business Partner Kon-
zept, welches bereits in bspw. SAP CRM eingesetzt wird. Dieses Business Partner Konzept
(Transaktion BP) ist mächtiger in Bezug auf Partnerkategorien, Partnerrollen und Partner-
funktionen im Vergleich zum SAP SD Kundenkonzept (Transaktion XD01). Entsprechend
bietet das Kreditmanagement in FSCM mehr Funktionalitäten.
Abbildung 69: Kreditmanagement - Zwei Konzepte: SAP-System-Screenshot

5.1.2.1 Kreditmanagement in der Debitorenbuchhaltung

FI-AR: Kreditmanagement Stammsatz
Durch die Kreditabteilung wird ein separater Kreditmanagement-Stammsatz, der eine Erwei-
terung des Debitorenstammsatzes darstellt, eingerichtet. Dadurch kann die Kreditabteilung,
die das Kreditmanagement betreffenden Daten pflegen und überwachen.
Der Kreditmanagement-Stammsatz setzt sich aus den folgenden Abschnitten zusammen:
- Allgemeine Daten, die für alle Kreditkontrollbereiche gelten. An dieser Stelle werden
bspw. die Anschrift und die Kommunikationsdaten des Kunden oder das maximale
Gesamtlimit, das für die Summe aller gewährten Kreditlimits zulässig ist, gespeichert.
- Kreditkontrollbereichsdaten, die nur für einen bestimmten Kreditkontrollbereich
gelten. Beispielsweise kann das Kreditlimit auf der Kreditkontrollbereichsebene oder
eine Kundenrisikokategorie festgelegt sein.
- Eine Übersicht, welche die wichtigsten Daten aus allen Abschnitten enthält.
Abbildung 70: FI-AR: Kreditmanagement Stammsatz
FI-AR: Kreditkontrollprozess
Die Kreditkontrolle erfolgt im SAP ERP System folgendermaßen:
1. Wenn eine Bestellung eingeht, wird bei der Erfassung des Kundenauftrags zunächst
überprüft, ob das Kreditlimit des Kunden durch die Annahme der Bestellung über-
schritten wurde. Sollte sich der Auftrag im Rahmen des Kreditlimits des Kunden be-
finden, kann der Verkaufsprozess auf die übliche Weise abgewickelt werden.
2. Wird das Kreditlimit jedoch durch den Kundenauftrag überschritten, führt dies zur
Auftragssperre. Daraufhin kann die Kreditabteilung bestimmte Maßnahmen ergreifen.
Der zuständige Kreditbearbeiter kann entweder automatisch über Remote-E-Mail be-
nachrichtigt werden oder über einen Bericht eine Liste aller gesperrten Aufträge über-
prüfen.
3. Der Kreditbearbeiter klärt dann entweder über das Kreditinformationssystem oder
durch einen Anruf beim Kunden, wie weiter vorzugehen ist.

4. Wurde die Klärung durchgeführt, kann der Kreditbearbeiter den Auftrag freigeben,
und der Vorgang kann auf die übliche Weise im Vertrieb abgewickelt werden. Wenn
der Kreditbearbeiter sich gegen die Freigabe des Auftrags entscheidet, wird dieser ab-
gelehnt.
Abbildung 71: FI-AR: Kreditkontrollprozess
5.1.2.2 Kreditmanagement im Financial Supply Chain Management

In SAP FSCM Credit Management werden die Business Partner Konten auf Basis des Kredit-
segments im Debitorenstammsatz verarbeitet. Diese werden in einer separaten Datenbasis in
SAP Credit Management bearbeitet. Die Kreditdaten beinhalten alle Informationen zum Ge-
schäftspartner, die für die Überwachung des Kreditrisikos benötigt werden.
FIN-FSCM: Kreditdaten
Im Business Partner Konzept werden Funktionalitäten des Business Partners über so genannte
Business Partner Roles gesteuert. Die Rolle UKM000 (Kreditmanagement Geschäftspartner)
muss für einen Business Partner angelegt sein, damit Kreditmanagementdaten bearbeitet wer-
den können. Der Kreditmanagementstammsatz fügt mehrere Reiter und Felder dem bestehen-
den Business Partner Stammsatz hinzu. Folgende Reiter sind für das Kreditmanagement in
FSCM relevant:
- Das Kreditprofil enthält Daten wie die Prozedur zur Kreditwürdigkeitsprüfung und
Kreditermittlung, die interne Bonitätsermittlung sowie in manchen Fallen die Bewer-
tung externer Geschäftspartner. Andere Daten umfassen die Risikoklasse, Prüfregeln
für die Steuerung der Kreditlimitprüfung sowie Hinweise.
Die Kreditsegmentdaten enthalten alle Daten für die Kreditprüfung, wenn ein Kun-
denauftrag angenommen wird, sowie für die zielauftragsbezogenen Kreditentschei-
dungen erforderlichen Informationen. Sie können ein Hauptkreditsegment sowie zu-
sätzliche Segmente definieren, beispielsweise für bestimmte Buchungskreise.

Die Kreditsegmentdaten werden von SAP Sales und SAP Financial Accounting aktua-
lisiert. Wenn Sie beispielsweise einen Kundenauftrag, eine Auslieferung (von ECC
6.0) sowie einen Fakturabeleg in einem SAP-SD-System anlegen, werden die relevan-
ten Vertriebsdaten automatisch in SAP Credit Management aktualisiert. Daten aus
SAP Financial Accounting werden in den Bericht UKM_TRANSFER_ITEMS über-
tragen.
Abbildung 72: FIN-FSCM: Kreditdaten
FIN-FSCM: Kreditkontrollprozess
Der Kreditmanagementprozess in FSCM greift auf ein weitaus größeres Pool an Kundendaten
zurück, um die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu ermitteln:
1. Das System verwendet interne (historisches Zahlungsverhalten, Bestell- und Umsatz-
verhalten, Kreditlimitausschöpfung) und (falls verfügbar) externe Daten (wie bspw.
Konto- und Bankdaten, Schufadaten etc.) über den Business Partner, um eine Risiko-
bewertung des Kunden durchzuführen. Diese Berechnung basiert auf internen Me-
thoden, die im Customizing des Systems definiert werden. Das einzige was Sie dabei
tun müssen, ist es allgemeine Informationen über den Geschäftspartner einzugeben
und den Berechnungs-Button zu drücken.
2. Die Risikobewertung des Kunden erzeugt ein Scoring für den Business Partner und
weist ihm/ihr eine Risikoklasse zu. Aufbauend auf dieser Risikobeurteilung kann
dann entschieden werden, ob dem Kunden ein Kreditrahmen gewährt wird oder nicht.
Diese Entscheidung kann mit den entsprechenden Einstellungen auch automatisiert
werden (bspw. Kreditlimit, etc.)
3. Darüberhinaus erlaubt das FSCM Kreditmanagement die Überwachung des Kredit-
verhaltens des Business Partners, indem das Zahlungsverhalten, die Kreditlimit-
ausschöpfung und das Umsatzverhalten des Business Partners fortlaufend erfasst und
kontrolliert werden. Dadurch wird ein besseres Bild des Kunden bzgl. seiner Kredit-

würdigkeit erfasst und erstellt. Alle Geschäftstransaktionen und Kreditdaten werden

im Stammsatz des Business Partners gespeichert und stehen für zukünftige Analysen
zur Verfügung.
4. Diese Daten und Analysen stehen dann für weitere Entscheidungen und Strategiever-
besserungen bzgl. des Kreditmanagements zur Verfügung (Kredit- und Kundenportfo-
lios, Segmentierung, Kreditentscheidungsmethoden und -prozesse etc.). Alle Unter-
nehmensbereiche (Vertrieb, Finanzen, etc.) mit den entsprechenden Autorisierungen
können diese Daten einsehen und verwenden.
Abbildung 73: FIN-FSCM: Kreditmanagement Process
5.1.3 Verkaufsvorgang und Integration mit SAP FI

Der erste Schritt im Vertriebsprozess (Order-to-Cash) ist die Erstellung des Kundenauftra-
ges. Der Kundenauftrag enthält alle relevanten Informationen für die Verarbeitung des Kun-
denauftrags im Rahmen der Kundenauftragstransaktion.
An dem Tag, an dem eine Ware versandt wird, wird ein Auslieferungsbeleg erstellt. Die zu
liefernden Waren werden als Warenausgang verbucht. Im Materialmanagement wird darauf-
hin ein Warenausgangsbeleg (Materialbeleg) und in der Finanzbuchhaltung ein Buchhal-
tungsbeleg angelegt. Dadurch wird der erfolgte Warenausgang auf die richtigen Sachkonten
gebucht. Der Buchhaltungsbeleg belastet das Konto mit den verkauften Waren und entlastet
das Konto mit dem Bestand.
Mit der Fakturierung wird der Verkaufsvorgang abgeschlossen. In der letzten Phase des
Verkaufsvorgangs im Sales and Distribution (SD) wird eine Faktura generiert und der Kunde

erhält eine gedruckte Rechnung. Gleichzeitig erfolgt in der Finanzbuchhaltung die Generie-
rung eines Buchhaltungsbeleges. Dadurch können die Forderungen und Erlöse auf die richti-
gen Konten gebucht werden.
Abbildung 74: Auftragsabwicklung aus Buchhaltungssicht
Kundenauftragsprozess aus Sicht des Rechnungswesens

In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass der Lagerverkaufsprozess aus der Kontensicht
mehrere zentrale Belege erzeugt.
Für ein besseres Verständnis ist zunächst die Leistungserbringung des Produkts zu betrachten.
Sowohl bei Fremdbeschaffung als auch bei Eigenfertigung ist hier ein Aufwand vorausgegan-
gen (z.B. Kosten aus dem Fertigungsauftrag), der über Bankkonten gezahlt wurde. Bei Eigen-
fertigung wurde aus der Lieferung bzw. Abrechnung des Fertigungsauftrags ein Fertigbe-
stand erzeugt.
Die Lieferung im Prozess „Order-to-Cash“ entnimmt von diesem Fertigbestand und reduziert
so das Bestandskonto. Die Faktura erzeugt den Ertrag und entsprechende Forderungen ge-
genüber dem Debitor. Die Zahlung gleicht diese Forderungen aus und führt so zu einer Gut-
schrift auf dem Bankkonto.
Im Idealfall gleichen sich alle Konten genau aus, bis auf ein geändertes höheres Bankgutha-
ben, weil das Ergebnis höher ist als die Ausgaben – was auch in der GuV durch einen ent-
sprechenden Gewinn ausgewiesen wird.

Abbildung 75: Kundenauftragsprozess aus Sicht des Rechnungswesens
Dienstleistungsverkauf: Prozess aus Buchhaltungssicht

In der folgenden Abbildung ist der Dienstleistungsverkaufsprozess aus Kontensicht mit An-
gabe einiger zentraler Belege dargestellt.
Um sie genauer zu verstehen, muss man zunächst noch einmal die Leistungserstellung des
Produkts betrachten. Aufwände treten auf, wenn Dienstleistungen außerhalb des Unterneh-
mens in Anspruch genommen und intern angeboten werden. Externe Dienstleistungen werden
ohne und interne Dienstleistungen mit Kontierung an die leitende Kostenstelle gebucht (Per-
sonalaufwand).
Anders als beim Vertriebsprozess ab Lager findet hier keine Warenlieferung statt. Die Faktura
erzeugt den Ertrag und entsprechende Forderungen gegenüber dem Debitor. Die Zahlung
gleicht diese Forderungen aus und führt so zu einer Gutschrift auf dem Bankkonto. Im ideal-
typischen Fall gleichen sich alle Konten exakt aus, bis auf ein geändertes höheres Bankgutha-
ben, weil der Ertrag höher ist als der Aufwand, was auch in der GuV durch einen entspre-
chenden Gewinn ausgewiesen wird.

Abbildung 80: Dienstleistungsverkauf: Prozess aus Buchhaltungssicht
5.1.4 Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung

Eine Teilzahlung ist eine Zahlung, die auf ein Konto gebucht wird, ohne dass offene Posten
ausgeglichen werden. Die Teilzahlung ordnen Sie einem offenen Posten zu. Das System ver-
merkt die Belegnummer des ursprünglichen offenen Postens in der Belegposition der Teilzah-
lung, wenn Sie buchen. Der ursprüngliche offene Posten und die Teilzahlung bleiben offen.
Ein Restposten entsteht durch eine Zahlung, die geringer ist als der auszugleichende Betrag.
Sie gleichen den ursprünglichen offenen Posten aus, und das System bucht einen neuen offe-
nen Posten. Der Betrag des neuen offenen Postens entspricht dem Betrag des ursprünglichen
offenen Postens abzüglich der Zahlung.
Werden die offenen Posten in voller Höhe oder mit einem genehmigten Skonto vom Debitor
bezahlt, werden die durch den Auftrag verursachten Positionen ausgeglichen. Kleinere Zah-
lungsdifferenzen können automatisch ausgebucht werden. Der Höchstbetrag, der als kleinere
Zahlungsdifferenz gilt, wird in den Einstellungen der Toleranzgruppe festgelegt.
Alle Zahlungsdifferenzen, die außerhalb der Toleranz liegen, müssen manuell bearbeitet wer-
den.
- Teilzahlung: Die Position, für die eine Teilzahlung erfolgt, wird nicht ausgeglichen.
- Restposten: Die offene Rechnung wird ausgeglichen und ein neuer offener Posten
(Restposten) in Höhe der Zahlungsdifferenz wird angelegt.

Abbildung 76: Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung

5.2 Praxis: Debitorenbuchhaltung in Financial Accounting

Zur ordnungsgemäßen Funktion der automatischen Kreditkontrolle müssen für
jeden Kunden Kreditmanagement-Stammdaten gepflegt werden. Um dies zu
gewährleisten, führt die Kreditabteilung täglich ein Programm aus, das alle
Kunden anzeigt, für die noch keine Kreditmanagement-Stammdaten gepflegt
wurden. Starten Sie dieses Programm für den Buchungskreis 1000. Unter den angezeigten
Stammsätzen finden Sie Ihren Debitor 5xxyy.
Abbildung 77: Prozessübersicht: Debitorenbuchhaltung
5.2.1.1 Kunden mit fehlenden Kreditdaten
Um sich die Kunden im System anzeigen zu lassen, deren Stammsätze nicht für das Kredit-
management gepflegt sind, wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren  Kreditmanagement  Infosystem Kre-

ditmanagement  Fehlende Daten (F.32)
1. Geben Sie im Feld Buchungskreis 1000 ein. Alle anderen Felder sollten leer sein.
3. In dieser Liste sollte Ihr Debitor 5xxyy enthalten sein. Wählen Sie Suchen (Strg+F),
um Ihren Debitor in der Liste zu finden.
4. Sie sollten nun sehen, dass für Ihren Kunden die Kreditdaten für diverse Buchungs-
kreise fehlen.
Abbildung 78: Fehlende Kreditkontrolldaten: SAP System-Screenshot
5. Beenden Sie die Sicht.

5.2.1.2 Kreditmanagement Stammdaten pflegen

Pflegen Sie nun die Kreditmanagement-Stammdaten für Ihren Kunden 5xxyy. Der Kreditma-
nagement-Stammsatz stellt dabei eine Erweiterung des Kundenstammsatzes dar.
Sie möchten die folgenden Daten für den Kundenstammsatz pflegen, die für ALLE Kredit-
kontrollbereiche der IDES AG gelten sollen. Diese Daten werden entsprechend im Kredit-
stammsatz unter ALLGEMEINE DATEN gepflegt:
- Gesamtkreditlimit soll 500.000 € nicht übersteigen dürfen
- Einzelkreditlimit soll 100.000 € nicht übersteigen dürfen
Sie möchten die folgenden Daten für den Kundenstammsatz pflegen, die für den Kreditkon-
trollbereiche 1000 der IDES AG gelten sollen. Diese Daten werden entsprechend im Kredit-
stammsatz unter KREDITKONTROLLBEREICH DATEN gepflegt:
- Kreditlimit 10000
- Risikoklasse und Bearbeitergruppe sind beide 001 (Kunden mit geringem Risiko)
Wählen Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren  Kreditmanagement  Stammdaten

Ändern (FD32)

- Debitor 5xxyy
- Kreditkontrollbereich 1000
- Zentraldaten selektieren
- Status selektieren
2. Bestätigen Sie mit Enter.
3. Geben Sie nun folgende zentrale Daten ein:
- Gesamtlimit 500000
- Einzellimit 100000
- Währung EUR
4. Bestätigen Sie erneut mit Enter.
Daten für den Kreditkontrollbereich 1000: Für den Kunden sollte ein Kreditlimit von 10.000 €
für den Kreditkontrollbereich 1000 bestehen. Ordnen Sie den Kunden der Risikoklasse für
Kunden mit niedrigem Risiko (001) sowie der entsprechenden Kreditbearbeitergruppe (001)
zu.
5. Geben Sie folgende Statusdaten ein:

- Kreditlimit 10000 (Wählen Sie jetzt noch nicht Enter)
- Risikoklasse 001
- Bearbeitergruppe 001
6. Sichern Sie die Eingaben.
Damit ist für Ihren Kunden das Kreditlimit erfasst.

5.2.2 Kundenauftrag erfassen

Erfassen Sie nun einen Kundenauftrag für Ihren Kunden 5xxyy. Ihr Kunde möchte 100
Speedstarletts bestellen. Wählen Sie dazu (…). Die Transaktion zum Erfassen von Kunden-
aufträgen sollten Sie bereits kennen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, wie man Kundenaufträge
erfasst. Folgend finden Sie die Daten, die in den Kundenauftrag gehören:
1. Einstiegsbild:
- Auftragsart TA
- Verkaufsorganisation 1000
- Vertriebsweg 10
- Sparte 00
2. Auftragsdaten:
- Auftragsgeber 5xxyy
- Bestellnummer 13xxyy
- Bestelldatum gestriges Datum
- Wunschliefertermin aktuelles Datum + 1 Woche
- Material Speedstarlett-xxyy
- Auftragsmenge 100
3. Bestätigen Sie den Liefertermin zur vollständigen Lieferung ( ).
4. Das System meldet die Durchführung einer dynamischen Kreditprüfung. Die dynami-
sche Kreditprüfung weist aus, dass das Kreditlimit überschritten wurde. Wählen Sie
Enter, um die Meldung zu übergehen.
Abbildung 79: Dynamic Credit Check: SAP System-Screenshot
Bedenken Sie, dass der Preis für 100 Speedstarletts bei über 240.000 € (ohne
Steuern) liegt und somit das Einzelkreditlimit des Kunden für den Kreditkon-
trollbereich 1000 überschritten wird.
5. Sichern Sie den Auftrag und übergehen Sie eine eventuelle Meldung zum Fakturada-
tum mit Enter.
Notieren Sie sich die Auftragsnummer auf Ihrem Datenblatt.
Auftragsnummer: ____________________________________________________

5.2.3 Gesperrten Vertriebsbeleg freigeben

Die Kreditabteilung führt zweimal täglich ein Programm aus, das sämtliche SD-Belege auflis-
tet, die aufgrund von Kreditprüfungen gesperrt wurden. Führen Sie dieses Programm für die
Kreditbearbeitergruppe für die Kunden mit niedrigem Risiko im Kreditkontrollbereich 1000
aus. Führen Sie den Bericht für gesperrte Vertriebsbelege aus, indem sie die folgende Trans-
aktion wählen:
Rechnungswesen  Finanzwesen  Debitoren  Kreditmanagement  Ausnahmen 

Gesperrte Vertriebsbelege (VKM1)

- Kreditkontrollbereich 1000
- Bearbeitergruppe 001
- Kreditkonto 5xxyy
3. Markieren Sie Ihren Kundenauftrag.
4. Wählen Sie Freigeben. ( )
5. Wählen Sie Sichern.
Abbildung 80: Gesperrten SD-Beleg freigeben: SAP System-Screenshot
Auf diese Weise ist es möglich, die vom System gesperrten Vertriebsbelege manuell für die
Weiterverarbeitung freizugeben.

5.3 Erläuterung
Wir haben gelernt, wie der Kundenstammsatz im Nebenbuch Debitoren und
damit mit dem Hauptbuch integriert ist. Darüber hinaus haben wir gelernt, wie
der Kreditkontrollprozess in SAP FI aussieht.
5.3.1 Der Debitorenstammsatz

Alle Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht und über Konten verwaltet. Zu jedem
Konto, das Sie benötigen, müssen Sie einen Stammsatz anlegen. Der Stammsatz enthält Da-
ten, die das Erfassen von Geschäftsvorfällen auf das Konto und die Verarbeitung der Bu-
chungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie im Stammsatz alle Daten ab, die Sie für die Ge-
schäftsverbindung zum Debitor benötigen.
Debitorenstammsätze werden sowohl von der Buchhaltung (FI-AR) als auch von der Ver-
triebsabteilung (SD) Ihres Unternehmens benutzt, dort werden Sie als Kundenstammdaten
bezeichnet. Die zentrale Speicherung der Debitorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung
haben für Sie den Vorteil, dass Sie Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale
Verwaltung der Stammdaten werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden.
Wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Debitors geändert hat, müssen Sie diese Ände-
rung nur einmal erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Vertriebsabteilung arbei-
tet mit den aktuellen Daten.
Der Kundenstamm (analog zum Lieferantenstamm) gruppiert Daten wie folgt:
- Allgemeine Daten sind für den Vertrieb und für die Buchhaltung relevant. Sie werden
zentral (mandantenspezifisch) gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden. Sie gel-
ten für alle Organisationseinheiten eines Mandanten.
- Vertriebsbereichsdaten sind für den Vertrieb relevant. Sie gelten für den jeweiligen
Vertriebsbereich (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte).Wenn Sie bspw. einen
Kunden für den Vertriebsbereich 1000/10/00 anlegen und wollen den Kunden im Ver-
triebsbereich 2000/10/00 verwenden, dann müssen Sie den Kundenstammsatz auf den
neuen Vertriebsbereich erweitern.
- Buchungskreisdaten sind für die Buchhaltung relevant. Sie gelten für den jeweiligen
Buchungskreis für den der Kunde angelegt ist. Wenn Sie bspw. einen Kunden für den
Buchungskreis 1000 angelegt haben und Sie wollen den Kunden im Vertriebsbereich
2000/10/00 verwenden, dann müssen Sie den Kundenstammsatz auf den Buchungs-
kreis 2000 erweitern.
- Die Kreditkontrolle wird von der Organisationseinheit Kreditkontrollbereich durchge-
führt.
- Mit dem Kreditkontrollbereich wird eine organisatorische Einheit abgebildet, die für
Debitoren ein Kreditlimit vorgibt und kontrolliert.
- Ein Kreditkontrollbereich kann einen oder mehrere Buchungskreise umfassen. Eine
Unterteilung eines Buchungskreises in mehrere Kreditkontrollbereiche ist nicht mög-
lich.
- In SAP ERP existieren zwei Konzepte für das Kreditmanagement.

o Financial Supply Chain Management (SAP FIN-FSCM) Kreditmanagement:

bietet mehr Funktionalität, ist komplexer, basiert auf dem Business Partner
Konzept, Integration mit SAP FI, SAP SD und SAP FI-AR durch spezifische
Transaktionen
o Debitorenbuchhaltung (SAP FI-AR) Kreditmanagement - weniger Funktionali-
tät, ist Teil von FI-AR und SAP SD, wodurch ein Datentransfer oder eine zu-
sätzliche Integration nicht mehr notwendig ist.
5.3.2.1 Kreditmanagement in der Debitorenbuchhaltung

FI-AR: Kreditmanagement Stammsatz
- Kreditmanagement-Stammsatz ist eine Erweiterung des Debitorenstammsatzes
- Kreditabteilung kann die das Kreditmanagement betreffenden Daten pflegen und
überwachen
Der Kreditmanagement-Stammsatz setzt sich aus den folgenden Abschnitten zusammen:

- allgemeine Daten
o gelten für alle Kreditkontrollbereiche
o bspw. Anschrift, Kommunikationsdaten des Kunden, maximales Gesamtlimit,
das für die Summe aller gewährten Kreditlimits zulässig ist
- Kreditkontrollbereichsdaten
o gelten nur für einen bestimmten Kreditkontrollbereich
o bspw. Kreditlimit auf der Kreditkontrollbereichsebene, Kundenrisikokategorie
- Übersicht: enthält die wichtigsten Daten aus allen Abschnitten
Kreditkontrollprozess
Die Kreditkontrolle erfolgt im SAP ERP System folgendermaßen:
1. Wenn eine Bestellung eingeht, wird bei der Erfassung des Kundenauftrags zunächst
überprüft, ob das Kreditlimit des Kunden durch die Annahme der Bestellung über-
schritten wurde. Sollte sich der Auftrag im Rahmen des Kreditlimits des Kunden be-
finden, kann der Verkaufsprozess auf die übliche Weise abgewickelt werden.
2. Wird das Kreditlimit durch den Kundenauftrag überschritten, führt dies zur Auftrags-
sperre:
o Der zuständige Kreditbearbeiter kann entweder automatisch über Remote-E-
Mail benachrichtigt werden
o oder über einen Bericht eine Liste aller gesperrten Aufträge überprüfen.
o Die Kreditabteilung kann nun bestimmte Schritte einleiten (3. und 4.)
3. Der Kreditbearbeiter klärt dann entweder über das Kreditinformationssystem oder
durch einen Anruf beim Kunden, wie weiter vorzugehen ist.
4. Wurde die Klärung durchgeführt, kann
o der Kreditbearbeiter den Auftrag freigeben, und der Vorgang kann auf die üb-
liche Weise im Vertrieb abgewickelt werden
o der Kreditbearbeiter sich gegen die Freigabe des Auftrags entscheiden und die-
se ablehnen.

5.3.2.2 Kreditmanagement im Financial Supply Chain Management

Im Business Partner Konzept werden Funktionalitäten des Business Partners über so ge-
nannte Business Partner Roles gesteuert. Die Rolle UKM000 (Kreditmanagement Ge-
schäftspartner) muss für einen Business Partner angelegt sein, damit Kreditmanagementdaten
bearbeitet werden können.
FIN-FSCM: Credit Data

Folgende Reiter sind für das Kreditmanagement in FSCM relevant:
- Kreditprofil ist mandantenweit gültig und enthält
o Prozedur zur Kreditwürdigkeitsprüfung und Kreditermittlung
o interne Bonitätsermittlung
o Bewertung externer Geschäftspartner
o Risikoklasse
o Prüfregeln für die Steuerung der Kreditlimitprüfung
o Hinweise.
- Kreditsegmentdaten ist nur auf Ebene des Kreditkontrollbereiches gültig
o enthält alle Daten für die Kreditprüfung, wenn ein Kundenauftrag angenom-
men wird, sowie für die zielauftragsbezogenen Kreditentscheidungen erforder-
lichen Informationen.
o Hauptkreditsegment sowie zusätzliche Segmente (bspw. für bestimmte Bu-
chungskreise) können definiert werden
o Die Kreditsegmentdaten werden von SAP Sales und SAP Financial Ac-
counting aktualisiert.
o Daten aus SAP Financial Accounting werden in den Bericht
UKM_TRANSFER_ITEMS übertragen.
FIN-FSCM: Kreditkontrollprozess
Der Kreditmanagementprozess in FSCM greift auf eine weitaus größeren Pool an Kundenda-
ten zurück, um die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu ermitteln:
1. Das System verwendet interne und externe Daten um eine Risikobewertung des
Kunden durchzuführen.
2. Die Risikobewertung des Kunden erzeugt ein Scoring für den Business Partner und
weist ihm/ihr eine Risikoklasse zu.
3. Darüberhinaus erlaubt das FSCM Kreditmanagement die Überwachung des Kredit-
verhaltens des Business Partners. Alle Geschäftstransaktionen und Kreditdaten werden
im Stammsatz des Business Partners gespeichert und stehen für zukünftige Analysen
zur Verfügung.
4. Diese Daten und Analysen stehen dann für weitere Entscheidungen und Strategiever-
besserungen bzgl. des Kreditmanagements zur Verfügung (Kredit- und Kundenportfo-
lios, Segmentierung, Kreditentscheidungsmethoden und -prozesse etc.). Alle Unter-
nehmensbereiche (Vertrieb, Finanzen, etc.) mit den entsprechenden Autorisierungen
können diese Daten einsehen und verwenden.

5.3.3 Verkaufsvorgang und Integration mit SAP FI

Kundenauftragsprozess aus Sicht des Rechnungswesens
Das Folgende kennen Sie bereits aus den Erläuterungen der Lerneinheit 6. Da es aber wichtig
ist, diese Prozesse zu verstehen, vor allem in Hinblick auf die SAP Prüfung, wird diese jetzt
nochmal wiederholt. Bedenken Sie, dass aus Vollständigkeitsgründen der Produktionsprozess
hier mit aufgeführt ist.
1. Rückmeldung des Fertigungsauftrages:

Bei der Rückmeldung des Fertigungsauftrages erzeugt das System einen Materialbe-
leg für den Wareneingang ins Lager. Zusammen mit diesem Materialbeleg wird ein
Buchhaltungsbeleg erzeugt. Der Buchhaltungsbeleg belastet das GuV-Erfolgskonto
895000 (eine Belastung aus Sicht des Buchhaltungsbelegs auf einem Aufwandskonto
der GuV wird als Haben-Buchung - rechte Seite - verbucht) und entlastet das Be-
standskonto (Aktivkonten der Bilanz) 792000 für Fertigerzeugnisse. Das bedeutet,
dass ein wertmäßiger Zuwachs des Bestandes im Lager durch den Wareneingang aus
der Produktion stattfindet. Dieser Lagerzuwachs wird mit dem Wert der internen Kos-
ten der Produktion bewertet (938.870 €), da dies der Wert der Fertigerzeugnisse ist,
bevor sie an den Kunden verkauft werden. Dieser Wert wird auf dem Hauptbuchkonto
(792000) erfasst.
In der folgenden Abbildung sehen Sie den Materialbeleg mit dem dazugehörenden
Buchhaltungsbeleg. Sie sehen, dass der entsprechende Fertigungsauftrag (60003508)
in der Position des Buchhaltungsbelegs aufgeführt ist.
Sie können sich den Materialbeleg (Materialbeleg Speedstarlett) in der Transaktion
MB03 ansehen und dort auf RW-Belege klicken, um sich den dazugehörigen Buchhal-
tungsbeleg anzeigen zu lassen. Alternativ können Sie auch die Transaktion MIGO
(Anzeigen/Materialbeleg) verwenden.
Abbildung 81: Rückmeldung Fertigungsauftrag (1): SAP System-Screenshot

Die folgende Abbildung zeigt das Prinzip hinter den Buchungen auf den einzelnen
Konten im Finanzwesen, wenn ein Fertigungsauftrag rückgemeldet wird. Sie sehen
auch, dass Aufwendungen (Kosten der Produktion) auf diversen GuV-Konten gebucht
werden. Aus der Kostenanalyse Ihres Fertigungsauftrages (Transaktion CO03) können
Sie entnehmen, welche Konten mit den einzelnen Kostenarten der Produktion belastet
wurden. Diese sind bspw. das Konto 400000 für alle Verbräuche für Rohmaterialien
oder das Konto 619000 für den Verbrauch der Leistungsart 1421 auf Arbeitsplatz
4210. Die Kosten der Produktion werden vom Bankkonto bezahlt.
Abbildung 82: Rückmeldung Fertigungsauftrag (2): SAP System-Screenshot
Aus Einfachheitsgründen sollen Varianzen (Abweichungen) und Differenzen der Kosten aus
dem Fertigungsprozess an dieser Stelle außer Acht gelassen werden. Bedenken Sie einfach,
dass Kostenabweichungen auf ein eigenes Konto gebucht werden.
2. Auslieferung:
Auch die Auslieferung des Fertigerzeugnisses erzeugt einen Materialbeleg für den
Warenausgang (Sie können die Belegnummer der Warenausgangsbuchung aus dem
Belegfluss der Auslieferung entnehmen). Mit der Lieferung (500 Speedstarletts wer-
den an den Kunden geliefert) verlassen die Fertigerzeugnisse Ihr Unternehmen und

reduzieren entsprechend die Bestandsmenge auf Lager. Gleichzeitig verringert sich

durch den Abgang natürlich der Wert Ihres Bestandes auf Lager. Dies wird auf dem
GuV-Konto 893015 und dem Bilanzkonto 792000 gebucht und in einem Buchhal-
tungsbeleg dokumentiert.
Abbildung 83: Auslieferung/Warenausgang (1): SAP System-Screenshot
Die folgende Abbildung veranschaulicht wiederum das Prinzip der Buchführung für
diese Warenbewegung. Nachdem der Warenausgang gebucht wurde, sind die beiden
Konten 792000 und das Bestandsveränderungskonto ausgeglichen. Der Status Ihrer
Auslieferung (wie Sie sich vllt. aus der Fallstudie erinnern) ist “in Bearbeitung”, da
Sie die Fakturierung noch nicht durchgeführt haben. Der Status bleibt zunächst auf “in
Bearbeitung”, da das Kundenkonto noch nicht belastet wurde. Wenn die Lieferung be-
reits als “komplett” gekennzeichnet wäre, würden Sie nicht wissen, dass Ihnen der
Kunde noch Geld schuldet. Der Status der Auslieferung zeigt Ihnen somit an, dass
obwohl das Produkt ausgeliefert wurde, noch etwas offen ist, ohne auf das Kunden-
konto schauen zu müssen.

Abbildung 84: Auslieferung/Warenausgang (2)
3. Fakturierung:
Nachdem die Faktura gesichert wurde, wird der Lieferbeleg aktualisiert und der Status
im Lieferbeleg wird von “in Bearbeitung” auf “erledigt” gesetzt. Der Fakturabeleg er-
zeugt ebenfalls einen Buchhaltungsbeleg mit dem vollen Betrag, den der Kunde be-
zahlen muss. Sie können sich den Buchhaltungsbeleg zu Ihrer Faktura in der Transak-
tion VF03 angucken.
Bedenken Sie auch hier, dass aus Vereinfachungsgründen die Steuern in der Illustrati-
on zu den Kontenflüssen nicht abgebildet sind. Steuern werden (wie Fertigungskos-
tenabweichungen) auf eine speziell dafür vorgesehenes Konto gebucht (z.B. 175000).
Welches Konto bebucht wird, hängt von der Steuerart ab. Steuern sind Einkommens-
neutral, da diese komplett an die Finanzbehörde weitergereicht werden. Im Folgenden
gehen wir einfachheitshalber davon aus, dass der Kunde 1.100.000 € anstatt von
1.309.000 € (+MwSt.) zahlt.

Abbildung 90: Fakturierung (1): SAP System-Screenshot
Der Fakturabeleg erzeugt eine Forderung (Debitorenkonto an Erlöskonto) auf dem

Kundenkonto 5xxyy. Dieses Konto ist, wie Sie bereits wissen, dem Abstimmkonto
140000 im Hauptbuch zugeordnet. Diese Buchung sagt dem System, dass Sie immer
noch Geld vom Kunden erwarten. Der Erlös dieses Kundenauftrages ist bereits im
GuV-Konto 800000 (Umsatzerlöse) gebucht, aber der dazugehörige Buchhaltungsbe-
leg, welcher mit der Sicherung des Fakturabeleges erzeugt wurde, ist noch nicht aus-
geziffert. Dies konnten Sie auch in der praktischen Übung nach der Erstellung der
Faktura im Belegfluss sehen. Erst nach der Zahlung des Kunden wurde dieser Buch-
haltungsbeleg ausgeziffert.
Abbildung 85: Fakturierung (2): SAP System-Screenshot

4. Zahlung:
In diesem letzten Schritt erhalten Sie Zahlung von Ihrem Kunden. Die Zahlung wird in
einem Buchhaltungsbeleg erfasst, der das Geld auf Ihr Bankkonto bucht und als Aus-
gleichsbeleg den Buchhaltungsbeleg zur Faktura ausziffert. Dadurch wird auch das
Kundenkonto 5xxyy und dessen Konterpart (Abstimmkonto 140000) ausgeglichen. Da
der Kunde Ihre Forderungen (Bankkonto an Debitorenkonto) bezahlt hat, wird das
Saldo des Kundenkontos wieder null.
Nun sollten alle involvierten Konten ausgeglichen sein. Eine Ausnahme sollte in ei-
nem guten Unternehmen das Bankkonto darstellen. Hier sollte ein Profit von 161.300
€ gebucht sein.
Abbildung 86: Zahlung (1): SAP System-Screenshot

Abbildung 87: Zahlung (2)
Dienstleistungsverkauf: Prozess aus Buchhaltungssicht

Die einzigen Unterschiede zwischen dem Dienstleistungsverkaufsprozess zum Lagerver-
kaufsprozess sind:
- Aufwände treten auf, wenn Dienstleistungen außerhalb des Unternehmens in An-
spruch genommen und intern angeboten werden.
- Externe Dienstleistungen werden ohne Kontierung an die leitende Kostenstelle ge-
bucht
- Interne Dienstleistungen mit Kontierung an die leitende Kostenstelle gebucht
- Da Dienstleistungen nicht gelagert werden können, findet hier keine Warenlieferung
statt. Entsprechend erzeugt erst die Faktura den Ertrag und entsprechende Forderun-
gen gegenüber dem Debitor.
- Der Rest des Prozesses läuft genauso ab wie beim Lagervertriebsprozess: Die Zahlung
gleicht diese Forderungen aus und führt so zu einer Gutschrift auf dem Bankkonto. Im
idealtypischen Fall gleichen sich alle Konten exakt aus, bis auf ein geändertes höheres
Bankguthaben, weil der Ertrag höher ist als der Aufwand, was auch in der GuV durch
einen entsprechenden Gewinn ausgewiesen wird.
5.3.4 Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung

- Kunde bezahlt die Rechnung komplett  Alle offenen Posten des Auftrages werden
ausgeglichen/ausgeziffert
- Kunde zahlt Rechnung mit kleineren Differenzen zum Gesamtbetrag
o wenn die Zahlungsdifferenz im Rahmen des maximalen Betrages ist, welcher
in der Toleranzgruppe festgelegt wird, wird die Differenz auf ein spezifisches
Konto gebucht und die offenen Posten werden ausgeglichen/ausgeziffert
o Alle Zahlungsdifferenzen, die außerhalb der Toleranz liegen, müssen manuell
bearbeitet werden:

 Teilzahlung: Die Position, für die eine Teilzahlung erfolgt, wird nicht
ausgeglichen.
 Restposten: Die offene Rechnung wird ausgeglichen und ein neuer of-
fener Posten (Restposten) in Höhe der Zahlungsdifferenz wird ange-
legt.

Anlagenbuchhaltung im Financial Accounting
6 Anlagenbuchhaltung im Financial Accounting

Dieser Abschnitt behandelt die Anlagenbuchhaltung in SAP FI.
6.1 Theorie: Anlagenbuchhaltung

Die Anwendungskomponente Anlagenbuchhaltung (FI-AA) dient innerhalb
des SAP-Systems zur Verwaltung und Überwachung des Sachanlagevermö-
gens. Im Rechnungswesen hat es als Nebenbuch zum Hauptbuch die Aufgabe,
detaillierte Informationen zu den Vorgängen im Sachanlagevermögen zur Ver-
fügung zu stellen.
6.1.1 Anlagen in FI-Organisationseinheiten

Eine Anlage stellt ein in einem Betrieb längerfristig eingesetztes Wirtschaftsgut dar (Siehe
auch Lerneinheit 10 Enterprise Asset Management). Anlagen können bspw. Fabrikmaschinen,
Gebäude oder Server sein. Der Anlagenstammsatz enthält allgemeine Daten zu den Anlagen,
z.B. zum Zeitpunkt des Anlagezugangs, zum Zeitpunkt der Aktivierung, zu Kontenfindungs-
informationen und zu Anlagewerten.
Jede Anlage ist einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich zugeordnet. Alle Bu-
chungen, die für eine Anlage vorgenommen werden (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen
usw.), erfolgen im zugeordneten Buchungskreis und Geschäftsbereich.
Darüber hinaus können Anlagen verschiedenen CO-Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag,
Leistungsart usw.) und logistischen Organisationseinheiten (nur zu Selektionszwecken) zu-
geordnet werden.
Abbildung 88: Anlagen in FI-Organisationseinheiten

6.1.2 Anlagenklasse
Anlagenklassen sind das wichtigste Element zur Strukturierung von Anlagen. Es können eine
unbegrenzte Anzahl von Anlagenklassen im System definiert werden. Dabei erlaubt es die
Anlagenklasse Anlagen eines Unternehmens gemäß den Anforderungen des Unternehmens zu
strukturieren.
Anlagenklassen gelten für alle Buchungskreise. Die Anlagenklasse bietet für alle Anlagen-
stammsätze in der Klasse Vorschlagswerte an. Auf diese Weise fungiert die Anlagenklasse als
Musterstammsatz und ermöglicht ein einfaches und fehlerfreies Anlegen neuer Anlagen-
stammsätze.
Das Bildlayout, das Registerkartenlayout sowie die Feldmerkmale (erforder-
lich/optional/ausgeblendet) des Anlagenstammsatzes können für die Anlagenklasse festgelegt
werden. Die Zuordnung von Anlagennummern kann durch die Anlagenklasse gesteuert wer-
den. Außerdem stellt die Anlagenklasse ein Selektionskriterium in allen Standardberichten in
der Anlagenbuchhaltung dar und es kann auch durch klassenspezifische Merkmale eine Sor-
tierung und Summierung in Berichten über Anlagenklassen erstellt werden.
Der Kontenfindungsschlüssel, der einer Anlagenklasse zugeordnet ist, verweist auf Konten in
der Konfiguration für verschiedene Buchungen auf eine Anlage, z.B. für Zugang, Abschrei-
bung usw. Wenn Sie einen Drilldown in den Kontenfindungsschlüssel im Anlagenstammsatz
vornehmen, wird das Sachkonto für APC (Acquisition, Production and Construction - Zu-
gang, Produktion und Konstruktion) angezeigt.
Die Anlagenklasse stellt das Hauptkriterium bei der Definition von Anlagen dar. Jede Anlage
muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. In der Anlagenklasse werden bestimmte Steue-
rungsparameter und Standardwerte für die Abschreibung und andere Stammdaten definiert.
Anlagen, die nicht in der gleichen Position einer Bilanz ausgewiesen werden (wie z.B. Ge-
bäude und Equipment), sind unterschiedlichen Anlagenklassen zuzuordnen. Darüber hinaus
gibt es mindestens eine spezielle Anlagenklasse für Anlagen im Bau und eine für geringwer-
tige Wirtschaftsgüter. Die IDES AG verwendet folgende Anlagenklassen:
- 4000 für Anlagen im Bau
- 5000 für geringwertige Wirtschaftsgüter
Sie können auch Anlagenklassen für immaterielle Anlagen und geleaste Anlagen
anlegen. Es stehen Funktionen für die Verarbeitung von geleasten Objekten zur
Verfügung. Die Instandhaltungskomponente (PM) wird für die technische Ver-
waltung von Anlagen eingesetzt. Die Treasury-Komponente (TR) dient der Ver-
waltung von Finanzanlagen.

Abbildung 89: Anlagenklasse
6.1.3 Anlagenbewegungen
Damit die organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Unternehmens
erfüllt werden, können Zu- und Abgänge an Anlagen (Anlagenbewegungen) auf verschiede-
ne Weise gebucht werden. In der FI-AA (Finanzbuchhaltung Assets Accounting) stehen fol-
gende Möglichkeiten der Buchung zur Verfügung:
- ohne Kreditor oder Bestellung; die Gegenbuchung wird auf einem Verrechnungskonto
im Hauptbuch vorgenommen
- auf einen Kreditor, aber ohne Bezug auf eine Bestellung
- über die Materialwirtschaft mit Hilfe der MM-Funktionen (Bestellung, Wareneingang
und Rechnungseingang)
Abbildung 90: Anlagenbewegungen

Bewegungsart
Innerhalb der Anlagenbuchhaltung werden einzelne Geschäftsvorfälle durch Anlagenbewe-
gungsarten bestimmt. Für die einzelnen Transaktionen, die sich auf die Anlagen auswirken,
muss eine Bewegungsart eingegeben werden. Entweder muss dieser Eintrag beim Buchungs-
vorgang manuell eingegeben werden oder er wird basierend auf den Spezifikationen im FI-
AA-Customizing automatisch vorgenommen.
Die Bewegungsart ist ein Zusatz zu den Anlagenbuchungsschlüsseln 70 (Soll) und 75 (Ha-
ben). Sie muss beim Buchen auf ein Anlagenkonto mit angegeben werden. Die Bewegungsart
ist in der Anlagenbuchhaltung erforderlich, da sie genau festlegt, wo die Anlagenbuchung im
Anlagengitter eingetragen wird.
Die Bewegungsart ist das Unterscheidungsmerkmal der verschiedenen Anlagenbuchungen, zu
denen:
- Einkauf und Verkauf,
- Gutschriften,
- Zugänge aus der Eigenfertigung,
- Korrekturbuchungen,
- Abgänge ohne Erlös und
- Abschreibung und Wertsteigerung
gehören.
Abbildung 91: Bewegungsart
6.1.4 Asset Explorer

Um eine klare Übersicht über jegliche Aktivitäten für eine Anlage zu erhalten, steht im SAP
ERP System der Asset Explorer zur Verfügung.
Der Asset Explorer zeigt alle Werte einer Anlage in verschiedenen Formularen und Verdich-
tungsstufen an, inklusive der APC-Werte (acquisition and production cost) und Abschreibung.
Außer Vorgängen, die auf das Anlagenkonto gebucht wurden, werden geplante und gebuchte
Abschreibungen nach Bewertungsbereich, nach Periode und für jedes Geschäftsjahr ange-

zeigt. Die Details der FI-Vorgänge können angezeigt werden. Verzweigung in die Stammda-
tensätze und andere Kostenträger sowie die Durchführung von Simulationen sind möglich.
Mithilfe dieser Funktion können Anlagenwerte angezeigt und analysiert werden. Der Asset
Explorer besteht aus den folgenden Komponenten:
- Kopfbereich, in den Sie den Buchungskreis und die Anlagennummer eingeben.
- Übersichtsbaum, mit dessen Hilfe Sie zwischen verschiedenen Bewertungsbereichen
navigieren können.
- Übersichtsbaum, der Objekte anzeigt, die in Bezug zur Anlage stehen.
- Registerkarte, auf der Sie Planwerte und gebuchte Werte mithilfe verschiedener Para-
meter analysieren und Geschäftsjahre und Bewertungsbereiche vergleichen.
Abbildung 92: Asset Explorer
6.1.5 Bewertungsbereiche
Es kommt häufig vor, dass Bestandslisten und Anlagenbewegungen für unterschiedliche
Zwecke bewertet werden müssen. Bewertungsbereiche im SAP ERP System dienen dazu,
dass mehr als eine Bewertungsgrundlage dazu verwendet werden kann. Das bedeutet, dass
mithilfe von Bewertungsbereichen verschiedene Werte zu verschiedenen Zwecken parallel für
die einzelnen Anlagen berechnet und geführt werden können.
Beispiel: Sie benötigen möglicherweise andere Werte für die Bilanz als für die Kostenrech-
nung oder für Steuerzwecke. Sie verwalten die Abschreibungsparameter und Werte, die für
diese Bewertung notwendig sind, in den Bewertungsbereichen der einzelnen Anlagen.
In jedem Bereich werden separate Verkehrszahlen geführt – je Anlage und Bewertungsbe-

reich und für einzelne Wertkomponenten wie Bestandswerte, Abschreibung und Restbuch-
wert.

Abbildung 93: Bewertungsbereiche
Im Anlagenstammsatz werden verschiedene Daten für Bewertungsbereiche abgelegt. Diese

Daten steuern die Berechnung normaler und Sonder-Abschreibungen für die jeweiligen Be-
wertungsbereiche. So kann handelsrechtlich beispielsweise anders abgeschrieben werden als
steuerrechtlich.
Abbildung 100: Steuerungsdaten in Bewertungsbereichen
6.1.6 Kontenfindung
Wenn eine Anlage angelegt wird in SAP ERP wird die Anlage über ein Abstimmkonto (ähn-
lich wie bei Kunden und Lieferanten) an das Hauptbuch gebunden. Im Unterschied zu Debito-
ren und Kreditoren jedoch ist das Abstimmkonto nicht direkt im Stammsatz der Anlage zu
finden, weil die Anlagenklasse an einen Kontenfindungsschlüssel gebunden ist, der auf die
verschiedenen Konten verweist, auf die bei verschiedenen Transaktionen gebucht werden soll.
Die folgende Abbildung soll das Prinzip verdeutlichen:

- Anlage 4711 wird in Buchungskreis 0004 erstellt und der Anlagenklasse 4000 zuge-
ordnet
- Im Anlagenstammdatensatz wird im Gegensatz zu Kunden- und Lieferantenstammda-
ten kein Abstimmkonto eingetragen. Es wird stattdessen ein Kontenfindungsschlüssel
angegeben (hier 11000). Dabei wird der Kontenfindungsschlüssel vom System auto-
matisch bestimmt in Abhängigkeit von der Anlagenklasse, zu der die Anlage zugeord-
net wurde.
- Der Kontenfindungsschlüssel 11000 bestimmt zusammen mit der Anlageklasse 4000
die Abstimmkonten und andere Konten des Hauptbuches (welches auf dem Konten-
plan AAAA basiert) für diese Anlage.
- Nur das APC-Konto und die kumulierte Abschreibung sind Abstimmkonten. Andere
Konten, auf die der Kontenfindungsschlüssel möglicherweise verweist, sind keine Ab-
stimmkonten.
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Anlagen entsprechend der Anlagenklassen im
Hauptbuch strukturiert werden können und zudem bspw. die Abschreibungen zu einer Anlage
von den Anschaffungskosten getrennt behandelt werden können. Entsprechend werden bspw.
Gebäude auf ein anderes Konto verbucht als Maschinen. Diese Gliederung ist sehr wichtig in
Bezug auf die Erstellung von Bilanzen und der GuV.
Abbildung 94: Kontenfindung: help.sap.com
Auf der Registerkarte Allgemein eines Anlagestammdatensatzes (in unserem praktischen Fall
ist es der Gabelstapler) können Sie den Kontenfindungsschlüssel 30000 sehen. Durch ein
Doppelklick auf diesen Schlüssel wird der Stammsatz für das Verrechnungskonto 21000 im
Hauptbuch angezeigt. Dieses Konto wird bebucht, wenn die Anlage erworben wird.

6.1.7 Abschreibungslauf
Jedes Aktivgeschäft in der Anlagenbuchhaltungskomponente (FI-AA) führt umgehend zu
einer Änderung der erwarteten Abschreibung. Es führt jedoch nicht umgehend zu einer Fort-
schreibung der Abschreibung und der Wertberichtigungskonten für die Bilanz und die Ge-
winn- und Verlustrechnung. Die geplante Abschreibung wird auf das Hauptbuch gebucht,
wenn der periodische AfA-Buchungslauf ausgeführt wird. Dieser Buchungslauf verwendet
eine Batch-Input-Mappe zur Buchung der geplanten Abschreibung für die einzelnen Kontie-
rungsebenen der einzelnen Anlagen als Pauschale.
Damit Abschreibungen auf Anlagen in der Buchhaltung erfasst werden, ist die Durchführung
des Abschreibungslaufs notwendig. Erst nach Abschluss des Abschreibungslaufs sind die
Abschreibungen in der Anlagenbuchhaltung und im Hauptbuch gebucht. Die Abschreibung
wird auf die jeweiligen Abschreibungskonten im Hauptbuch und auf den, dem Anlagen-
stammsatz zugeordneten CO-Objekt gebucht. Der Lauf kann in direktem oder im Batch-
Modus erfolgen.
Abbildung 95: Abschreibungslauf

6.2 Praxis: Anlagenbuchhaltung

Aufgrund der anwachsenden Lagertätigkeit im Fahrradlager kauft Ihr Unter-
nehmen einen Gabelstapler. Bevor dieser aktiviert werden kann, muss dafür
ein Anlagenstammsatz in der Anlagenklasse 3100 (Fahrzeuge) angelegt wer-
den.
Abbildung 96: Prozessübersicht: Anlagenbuchhaltung
6.2.1 Anlagenstammsatz
Ordnen Sie den Gabelstapler Ihrer Kostenstelle KS-MV-xxyy zu.
Rechnungswesen  Finanzwesen  Anlagen  Anlage  Anlegen  Anlage (AS01)

- Anlagenklasse 3100 Fahrzeuge
- Zahl gleichartiger Anlagen 1
2. Wählen Sie nun den Button , um die Stammdaten zu der Anlage zu pfle-
gen.
3. Geben Sie als Bezeichnung Gabelstapler-xxyy ein und wählen Sie die Registerkarte
Zeitabhängig.
- Geschäftsbereich 3000 (Fahrzeuge)
- Kostenstelle KS-MV-xxyy
- Werk 1000
5. Sichern Sie die Anlage und übergehen Sie die folgende Meldung mit Enter.
Notieren Sie die Nummer der Anlage auf Ihrem Datenblatt.
Anlagennummer: ____________________________________________
Bilanzen anzeigen
Überprüfen Sie nun noch, ob mit der Erstellung der Anlagenstammdaten die Anlage in den
Finanzberichten (Bilanz und Anlagenbestand) auftaucht. Als erstes schauen Sie sich den An-
lagenbericht nach Geschäftsbereichen in der Anlagenbuchhaltung (SAP FI-AA) an. Wählen
Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Anlagen  Informationssystem  Berichte zur An-

lagenbuchhaltung  Anlagenbestand  Bestandslisten  Anlagenbestand  … nach
Geschäftsbereich (S_ALR_87011965)


- Geschäftsbereich 3000
3. Ihre Anlage ist im Anlagenbestandsbericht nicht aufgeführt (achten Sie ebenfalls auf
den folgenden Achtung-Hinweis!), da die Erstellung der Anlagenstammdaten keine
Auswirkungen auf das Financial Accounting hat. Das bedeutet, dass Sie weder die An-
lagenbuchhaltung noch das Hauptbuch (SAP FI-AA und SAP FI-GL) verändert haben.
Schauen Sie sich den Gesamtwert für die Anlagenklasse 3100 an (hier: 490.000 €) und
merken Sie sich diesen
Abbildung 97: Anlagenbestandbericht: SAP System-Screenshot
Bedenken Sie, dass das Konto (und die Anlagenklasse), welches Sie verwenden,
von jedem Kursteilnehmer bebucht wird. Entsprechend werden im Laufe des Se-
mesters viele Anlagen auf die Anlagenklasse 3100 gebucht werden und entspre-
chend werden die folgenden Darstellungen von dem, was Sie im System sehen
werden, höchst wahrscheinlich abweichen (bezogen auf die Gesamtzahlen). An dieser Stelle
sollen Sie nur sehen, dass Ihre Anlage noch nicht im Anlagenbestand und damit nicht in der
Anlagenbuchhaltung erfasst ist.
Überprüfen Sie nun die Bilanz, d.h., ob die Erstellung der Stammdaten im Hauptbuch wirk-
sam war (SAP FI-GL). Wählen Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Informationssystem  Berichte zum

Hauptbuch (Neu)  Bilanz/GuV/Cash Flow  Allgemein  Ist/Ist Vergleiche  Bi-
lanz/GuV (S_ALR_87012284)

- Kontenplan INT

- Bilanz/GuV-Struktur INT
3. Für die aktuelle Berichtsperiode ist auf dem Posten 21000 (beachten Sie wiederum
den folgende Achtung-Hinweis) für den Geschäftsbereich 3000 der Wert 490000 €
ausgewiesen. Da die Stammdatenerstellung für die Anlage keine Auswirkung auf die
Anlagenbuchhaltung hat, ist Ihre Anlage hier nicht mit berücksichtigt.
Bedenken Sie auch hier, dass die Werte, die Sie erhalten in der Summe von dem
folgenden Screenshot abweichen werden, da bereits andere Kursteilnehmer die
Lerneinheit FI abgeschlossen haben. Dabei ist zu beachten, dass dieses Konto
(und die Anlageklasse) von allen Kursteilnehmern verwendet wird. An dieser
Stelle sollten Sie sich nur klar machen, dass der Wert, der auf dem Posten 21000 (Konto) des
Hauptbuches ausgewiesen ist, genauso hoch sein müsste wie der Wert, den Sie aus dem Anla-
genbestandsbericht ersehen konnten.
Abbildung 98: Bilanz: SAP System-Screenshot

6.2.2 Anlagenzugang buchen
Ihr Unternehmen kauft den Gabelstapler vom Lieferanten 1000. Der Gabelstapler kostet
35.000 € netto, d.h. ohne die 10 % Steuern. Buchen Sie den Anlagenzugang integrativ, d.h.,
buchen Sie in einem Beleg sowohl den Anlagenzugang als auch die Verbindlichkeiten auf
dem Kreditorenkonto. Als Datum für Rechnung und Buchung gilt das aktuelle Datum. Zum
Nettobetrag kommen noch 10 % Vorsteuer (1I) hinzu. Wählen Sie

Rechnungswesen  Finanzwesen  Anlagen  Buchung  Zugang  Kauf  Gegen

Kreditor (F-90)

- Belegdatum aktuelles Datum
- Bschl (Buchungsschlüssel) 31 (Rechnung)
- Konto 1000
Abbildung 99: Anlagenzugang in SAP FI-AA buchen (1): SAP System-Screenshot
2. Bestätigen Sie mit Enter.

3. Machen Sie nun folgende Angaben:
- Betrag 38.500
- Steuerbetrag 3500
- Steuerkennz. 1I (Vorsteuer Schulung 10%)
- Bschl (Buchungsschlüssel) 70 (Anlagen soll)
- Konto Ihre Anlagennummer
- BWA (Bewegungsart) 100 (Zugang aus Kauf)

4. Falls Sie eine Warnung angezeigt bekommen, dann übergehen Sie diese mit Enter.
5. Im nächsten Bild geben Sie nun unter Betrag * und Steuerkennzeichen erneut 1I ein.
Bestätigen Sie mit Enter.

6. Bestätigen Sie mit Enter (das System aktualisiert automatisch das Feld Betrag mit
35000). Sichern Sie den Beleg und notieren Sie sich die Belegnummer.
Belegnummer (Anlage): _______________________________________________
Anlagenbestandsbericht und Bilanz erneut ansehen

Schauen Sie sich den Anlagenbestandsbericht und die Bilanz erneut an, um zu sehen welche
Auswirkungen die Anlagenbuchung auf die entsprechenden Bücher hatte. Als erstes schauen
Sie sich den Anlagenbestandsbericht und damit das Anlagenbuch an (SAP FI-AA). Wählen
Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Anlagen  Informationssystem  Berichte zur An-

lagenbuchhaltung  Anlagenbestand  Bestandslisten  Anlagenbestand  … nach
Geschäftsbereich (S_ALR_87011965)

3. Ihre Anlage ist nun im Anlagenbestandsbericht aufgeführt. Der Gesamtwert für die
Anlagenklasse ist entsprechend um 35000 € gestiegen (hier: von 490.000 auf 525.000
€). Damit ist die Anlage schon mal in der Anlagenbuchhaltung (SAP FI-AA) verbucht.
Abbildung 102: Anlagenbestandbericht: SAP System-Screenshot

Überprüfen Sie jetzt noch die Bilanz und die entsprechende Buchung im Hauptbuch (SAP FI-
GL). Wählen Sie dazu
Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Informationssystem  Berichte zum

Hauptbuch (Neu)  Bilanz/GuV/Cash Flow  Allgemein  Ist/Ist Vergleiche  Bi-
lanz/GuV (S_ALR_87012284)

- Kontenplan INT
- Geschäftsberiech 3000
- Bilanz/GuV-Struktur INT
3. Auch hier sollte Ihre Anlage berücksichtigt worden sein. D.h., dass auch hier der Wert
auf dem Posten 21000 um 35.000 erhöht sein sollte.

Verwenden Sie den Asset Explorer, um die Werte der neuen Anlage im Bewertungsbereich
01 (handelsrechtliche Abschreibung) zu prüfen. Wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Anlagen  Anlage  Asset Explorer (AW01N)
1. Geben Sie als Buchungskreis 1000 und als Anlage Ihre Anlagennummer ein.
2. Wählen Sie im linken oberen Fenster Bewertungsbereich 01 (handelsrechtliche Ab-
schreibung bzw. US-GAAP 1. HW).
3. Wählen Sie nun das Registerblatt Gebuchte Werte.
4. Sie sehen, dass die gebuchte Abschreibung noch Null beträgt, da die Abschreibung
erst mit einem noch nicht erfolgten Abschreibungslauf verbucht wird.

Abbildung 103: Asset Explorer (1): SAP System-Screenshot
5. Wählen Sie die Registerkarte Planwerte. Hier sehen Sie, wie viele Abschreibungen
auf die Anlage für das laufende Jahr eingeplant sind.
Abbildung 104: Asset Explorer (2): SAP System-Screenshot

6.3 Erläuterung
Sie haben gelernt, wie Anlagenbuchhaltung und Hauptbuch mit einander inte-
griert sind und wie Anlagen erstellt und gebucht werden.
6.3.1 Anlagen in FI-Organisationseinheiten

Eine Anlage kann über Einträge in ihrem Stammsatz einer Reihe von Organisationseinheiten
zugeordnet werden. Die primäre Bedeutung dieser Organisationseinheiten liegt in anderen
SAP-Anwendungskomponenten. Allerdings gibt es aus Sicht der Anlagenbuchhaltung Erfor-
dernisse und Funktionen, die eine Zuordnung zu diesen Organisationseinheiten notwendig
oder wünschenswert machen.
- Buchungskreis:
Die Anlagenbuchhaltung bezieht sich auf die Buchungskreisdefinitionen in der
Hauptbuchhaltung. Sie müssen die Definitionen dieser Buchungskreise allerdings um
die anlagenbuchhalterischen Spezifikationen erweitern. Erst durch diese Definition
wird ein FI-Buchungskreis auch für die Anlagenbuchhaltung nutzbar.
Um einen Buchungskreis für die Anlagenbuchhaltung nutzbar zu machen muss im
Customizing der Anlagenbuchhaltung dem Buchungskreis ein Bewertungsplan zuge-
ordnet werden. Wichtigstes Steuerungsmerkmal eines Buchungskreises in der Anla-
genbuchhaltung ist der Bewertungsplan. Er enthält die Parameter (z.B. Abschrei-
bungsschlüssel) für die länderspezifische Bewertung des Anlagevermögens. Jeder Bu-
chungskreis, in dem Anlagen geführt werden, muss auf genau einen Bewertungsplan
verweisen.
- Geschäftsbereich:
Neben dem Buchungskreis ist der Geschäftsbereich ein weiterer Organisationsbegriff
des Hauptbuchs.
Wenn Sie per Systemeinstellung im Hauptbuch festlegen, dass Sie für einen Bu-
chungskreis Geschäftsbereichsbilanzen erstellen, wird die Zuordnung der Anlage zu
einem Geschäftsbereich bei der Stammsatzpflege vom System erzwungen. Dabei kann
der Geschäftsbereich auch automatisch aus der eingegebenen Kostenstelle übernom-
men werden. Sofern eine Anlage eine Zuordnung zu einem Geschäftsbereich aufweist,
kontiert das System alle Buchungen auf dieser Anlage, einschließlich der Abschrei-
bungs- sowie der Mehr- oder Mindererlösbuchungen bei einem Anlagenabgang, auf
diesen Geschäftsbereich.
- Werk und Standort:
Die Bedeutung der Organisationseinheiten Werk und Standort wird in erster Linie
durch die Logistiksysteme des SAP Systems festgelegt.
In der Regel handelt es sich bei dem Werk um eine Betriebsstätte oder Niederlassung.
Das Werk hat keine anlagenbuchhalterische Relevanz, kann jedoch als Sortier- und
Selektionskriterium für Auswertungen verwendet werden. Sie können eine Anlage im
Stammsatz einem Werk zeitabhängig zuordnen. Die Zuordnung zu einem anderen
Werk ist ebenfalls per Stammsatzänderung möglich.
- Kostenstelle und Profit Center:

Für interne Rechnungszwecke ist es im Allgemeinen erforderlich, die Anlagenkosten

je Kostenstelle zur Verfügung zu haben. Deshalb können Sie in der Anlagenbuchhal-
tung jede Anlage im Stammsatz genau einer Kostenstelle zuordnen. Auf diese Kosten-
stelle lassen sich
o alle Abschreibungen und Zinsen der Anlage kontieren
o zukünftige Abschreibungen und Zinsen planen
o Mehr- bzw. Mindererlöse aus Anlagenverkäufen statistisch mit kontieren
6.3.2 Anlagenklasse
Anlagenklassen sind das wichtigste Strukturierungsmittel für das Anlagevermögen.
- Im System sind beliebig viele Anlagenklassen definierbar.
- Mit ihrer Hilfe können Sie Ihr Anlagevermögen nach unterschiedlichen Kriterien glie-
dern.
- Die Anlagenklassen sind buchungskreisübergreifend definiert. Der Katalog der Anla-
genklassen ist somit mandantenweit für alle Buchungskreise einheitlich relevant. Dies
gilt auch, wenn die Buchungskreise auf unterschiedliche Bewertungspläne verweisen
und somit verschiedene Bewertungsbereiche haben.
- Der Kontenfindungsschlüssel, der einer Anlagenklasse zugeordnet ist, verweist auf
Konten in der Konfiguration für verschiedene Buchungen auf eine Anlage, z.B. für
Zugang, Abschreibung usw.
- Wenn Sie einen Drilldown in den Kontenfindungsschlüssel im Anlagenstammsatz
vornehmen, wird das Sachkonto für APC (Acquisition, Production and Construction -
Zugang, Produktion und Konstruktion) angezeigt.
Eine Anlagenklasse besteht aus drei Hauptteilen:

- Einen Kopfteil mit den Steuerungsparametern für die Stammdatenpflege und die Kon-
tenfindung
- Stammdatenteile mit Vorschlagswerten für die verschiedenen sachbezogenen Anga-
ben zu einem Anlagenstammsatz
- Einen Bewertungsplanteil mit bewertungsseitigen Steuerungsparametern und Vor-
schlagswerten für AfA-Parameter je Bewertungsbereich
Abbildung 105: Struktur von Anlagenklassen: help.sap.com

Einer Anlagenklasse können beliebig viele Bewertungspläne zugeordnet werden. Auf diese
Weise können die Bewertungsparameter je Anlagenklasse/Bewertungsplan länderspezifisch,
mehrfach definiert werden.
6.3.3 Anlagenbewegungen
Anlagenbewegungen werden verwendet, um Zu- und Abgänge an Anlagen zu buchen. In FI-
AA stehen folgende Möglichkeiten der Buchung zur Verfügung:
- ohne Kreditor oder Bestellung; die Gegenbuchung wird auf einem Verrechnungskonto
im Hauptbuch vorgenommen
- auf einen Kreditor, aber ohne Bezug auf eine Bestellung
- über die Materialwirtschaft mit Hilfe der MM-Funktionen (Bestellung, Wareneingang
und Rechnungseingang)
Bewegungsart
- Eine Bewegungsart identifizieren Anlagenbewegungsarten die einzelnen Geschäfts-
vorfälle. Das bedeutet, dass die Bewegungsart, die bei der Buchung der Anlage einge-
geben wird, bestimmt, um was für eine Buchung es sich handelt (Soll, Haben, Ab-
schreibung) Die Bewegungsart ist in der Anlagenbuchhaltung erforderlich, da sie ge-
nau festlegt, wo die Anlagenbuchung im Anlagengitter eingetragen wird.
- Eine Bewegungsart muss bei jeder Transaktion, die die Anlagenbuchhaltung betrifft,
eingegeben werden.
- Die Bewegungsart wird entweder manuell eingegeben oder wird vom System automa-
tisch ermittelt (basierend auf Customizingeinstellungen in FI-AA).
- Die Bewegungsart ist ein Zusatz zu den Buchungsschlüssel 70 (Soll) und 75 (Haben)
Die einzelnen Bewegungsarten bestimmen folgende Aspekte:
Abbildung 106: Spezifikation von Bewegungsarten: help.sap.com

- zeigt alle Werte einer Anlage in verschiedenen Formularen und Verdichtungsstufen
(Jahr, Geschäftsbereich, Buchungskreis etc.) an, inklusive der APC-Werte (acquisition
and production cost) und Abschreibung

- zeigt sowohl die geplanten als auch die bereits gebuchten Bestandswerte und Ab-
schreibungen an
- wird für die Anzeige und Analyse der Anlagenwerte benutzt
- Die Details der FI-Vorgänge können angezeigt werden. Verzweigung in die Stammda-
tensätze und andere Kostenträger sowie die Durchführung von Simulationen sind
möglich.
Der Asset Explorer besteht aus

- dem Kopfteil, in dem sie zunächst den Buchungskreis und die gewünschte Anlage an-
geben
- einem Übersichtsbaum, mit dem Sie zwischen verschiedenen Bewertungsbereichen
navigieren
- einem Übersichtsbaum, der verwandte Objekte zur Anlage anzeigt
- dem Register, in dem Sie Planwerte, gebuchte Werte und verschiedene Parameter ana-
lysieren, sowie Vergleiche von Geschäftsjahren bzw. Bewertungsbereichen durchfüh-
ren.
6.3.5 Bewertungsbereiche
Was ist eine Abschreibung?
Anlagen in Unternehmen verlieren im Laufe ihres Lebenszyklusses an Wert. Beispielsweise
ein Auto aus dem Fuhrpark eines Unternehmens hat nach 3 Jahren ungefähr die Hälfte seines
ursprünglichen Wertes. Dieser Wertverlust kann gegen Steueraufkommen gegengerechnet
werden, bzw. kann zur Minderung des erzielten Gewinns eingesetzt werden. Abschreibungen
werden dazu verwendet, um diesen Wertverlust gegenüber Steuerforderungen zu errechnen
und zudem den "wahren" Wert von Anlagen (des Anlagevermögens) in der Bilanz ausweisen
zu können.
In einem Bewertungsbereich können Sie das Anlagevermögen zweckgebunden bewerten (z.B.

für bilanzielle, kalkulatorische oder steuerliche Belange). Hierfür können je Anlage alle not-
wendigen Bewertungsparameter und Werte auf Ebene des Bewertungsbereichs geführt wer-
den. Da das System die Definition von bis zu 99 Bewertungsbereichen erlaubt, sind parallel
ebenso viele unterschiedliche Bewertungen möglich (Customizing: Bewertung allgemein).
Die Bereiche zur Bewertung innerhalb eines Landes oder Wirtschaftsraumes sind zu einem
Bewertungsplan zusammengefasst.
Die Bewertungsbereiche sind im System über einen zweistelligen numerischen Schlüssel
identifiziert. In den Anlagenklassen oder direkt im jeweiligen Anlagenstammsatz können Sie
für jeden Bewertungsbereich des zugehörigen Bewertungsplans die anlagenspezifischen Ab-
schreibungsparameter festlegen (vgl. Anlagenstammsatz). Auf diese Weise ist es beispiels-
weise möglich, im Rahmen des internen Controllings linear und für bilanzielle Zwecke de-
gressiv abzuschreiben.
6.3.6 Kontenfindung
Wenn eine Anlage im System angelegt wird, wird es mit dem Hauptbuch mithilfe eines Ab-
stimmkontos verbunden, ähnlich wie es bei Kreditoren und Debitoren passiert.

- Das Abstimmkonto für Anlagen wird nicht direkt in den Anlagenstammdatensatz ein-
getragen.
- Jede Anlage wird einer Anlagenklasse zugeordnet.
- Die Anlagenklasse ist wiederum an einen Kontenfindungsschlüssel gebunden.
- Der Kontenfindungsschlüssel (zusammen mit der Anlagenklasse) verweist auf die
Konten, die in Abhängigkeit von der verwendeten Bewertungsart in der Buchungs-
transaktion bebucht werden.
Auf der Registerkarte Allgemein eines Anlagestammdatensatzes (in unserem praktischen Fall
war es der Gabelstapler) können Sie den Kontenfindungsschlüssel 30000 sehen. Durch ein
Doppelklick auf diesen Schlüssel wird der Stammsatz für das Verrechnungskonto 21000 im
Hauptbuch angezeigt. Dieses Konto wird bebucht, wenn die Anlage erworben wird.
Abbildung 107: Kontenfindungsschlüssel in Anlagen: SAP-System-Screenshot
Die folgende Abbildung zeigt die Anlage Gabelstapler in der Anlagenbuchhaltung (Anlagen-
bestand). Sie ist der Anlagenklasse 3100 zugeordnet.
Das entsprechende Konto im Hauptbuch, auf das für diese Anlage gebucht wird (z.B. Kosten
der Beschaffung, ist 21000.

Abbildung 108: Anlagenbestand: SAP-System-Screenshot
In der Bilanz und GuV des Hauptbuches sehen Sie, dass der Wert der Anlage auf das Konto
21000 gebucht wurde.
Abbildung 109: Bilanz: SAP-System-Screenshot

Bedenken Sie, dass nur das APC-Konto und die kumulierte Abschreibung Abstimmkonten
sind. Andere Konten, auf die der Kontenfindungsschlüssel möglicherweise verweist, sind kei-
ne Abstimmkonten.
6.3.7 Abschreibungslauf
Jede Bewegung auf einem Wirtschaftsgut führt im SAP System FI-AA zunächst zu einer Ver-
änderung der prognostizierten Abschreibung, jedoch noch nicht zu einer Fortschreibung der
Wertberichtigungs- und Abschreibungskonten für die Bilanz und GuV.
Erst durch den periodischen Abschreibungsbuchungslauf werden die je Wirtschaftsgut ge-
planten Abschreibungen für jede Kontierungsebene aufsummiert und direkt in das Finanzwe-
sen gebucht.
Erst nach Abschluss des Abschreibungslaufs sind die Abschreibungen in der Anlagenbuchhal-
tung und im Hauptbuch gebucht. Die Abschreibung wird auf die jeweiligen Abschreibungs-
konten im Hauptbuch und auf dem, dem Anlagenstammsatz zugeordneten CO-Objekt ge-
bucht.

Datenblatt
8 Datenblatt
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Fallstudie Financial Accounting beendet.
Die weiteren Fallstudien bauen auf den Ergebnissen dieser Fallstudie auf. Sollte Ihr Daten-
bestand von der Beschreibung im Skript abweichen, kontaktieren Sie bitte vor der Bearbei-
tung der nächsten Fallstudie Ihren Dozenten.
Sie haben in der Fallstudie Financial Accounting in SAP ERP den Funktionsbereich Financi-
al Accounting kennen gelernt.
Zum Abschluss übermitteln Sie bitte das vollständig ausgefüllte Datenblatt zur Fallstudie
SAP ERP Financial Accounting an Ihren Betreuer.
Beachten Sie bitte die Einhaltung der Namenskonvention (Datenblätter, die nicht korrekt
bezeichnet sind, werden nicht angenommen). Das heißt, benennen Sie die Datei
08-FinancialAccounting-xxyy -zzz-Nachname.doc
welche Sie aus dem Downloadbereich des Kurses runtergeladen haben, um.
Dabei ist xxyy Ihre User-Nummer ohne das WIP und ohne den Bindestrich (WIP-xx-yy)
und zzz ist die Nummer des Mandanten, an dem Sie arbeiten.
Beispiel:
Sie heißen Max Mustermann, arbeiten am Mandanten 901 und die User-Nummer WIP-89-
99. Dann benennen Sie Ihr Dokument folgendermaßen:
08-FinancialAccounting-8999-901-Mustermann.doc

Reflexion
9 Reflexion
Testen Sie nun Ihr Wissen! In diesem Abschnitt werden Sie mit einigen Fragen
zu den Theoriekapiteln dieser Lerneinheit konfrontiert. Versuchen Sie zunächst
die Fragen selbständig zu lösen, bevor Sie sich die im Anschluss aufgezeigten
Musterlösungen anschauen
9.1 Fragen
Lückentext
1. Ein _____________________ ist die kleinste Organisationseinheit, für die ein komplet-
ter Satz eigenständiger Bücher geführt wird.
2. Ein Buchungskreis ist _____________________ Kostenrechnungskreis zugeordnet.
3. Ein _____________________ ist die Organisationseinheit, für die Bilanzen sowie Ge-
winn- und Verlustrechnungen zu den Haupttätigkeitsbereichen des Unternehmens bu-
chungskreisübergreifend erstellt werden.
4. Ein Unternehmensteil mit eigener Buchhaltung wird aus Sicht des Rechnungswesens in
SAP als _____________________ dargestellt.
5. Die ___________________________________ bestimmt den Aufbau einer Bilanz und

einer Gewinn- und Verlustrechnung; sie gibt an, welche Konten welchen Einzelposten
im Bericht entsprechen.
6. Wenn die Faktura in SD erstellt wird, wird automatisch ein Buchhaltungsbeleg gene-
riert, der _____________________ belastet und _____________________ gutschreibt.
7. Das __________________ Verrechnungskonto ist zuständig für die Beschaffung
8. Die ______________ steuert die Buchungskreissegmentfelder.
Verständnisfragen
9. Nennen Sie die drei Bereiche eines Kreditmanagement-Stammsatzes.

________________________
________________________
________________________
10. Welche Zu- und Abgänge können in der Anlagenbuchhaltung gebucht werden?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Reflexion
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
11. Wozu dient Asset Explorer?

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Richtig/Falsch
12. Einem Kostenrechnungskreis können mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

___________________________________________________________________________
13. Abstimmkonten können direkt bebucht werden.

___________________________________________________________________________
14. Beim Anlegen einer Bestellung wird gleichzeitig ein Buchhaltungsbeleg generiert.
___________________________________________________________________________
15. Wird eine Transaktion in FI gebucht, wird sie automatisch in der Bilanz ausgewiesen.
___________________________________________________________________________
16. Jede Anlage ist einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich zugeordnet.
___________________________________________________________________________
17. Bilanz- und GuV-Strukturen unterstützen verschiedene Reportinganforderungen.

___________________________________________________________________________
Multiple Choice
18. Welche der folgenden Aussagen trifft auf den Buchungskreis zu?
(2 richtige Antworten)
a. Ein Buchungskreis kann mehreren Kostenrechnungskreisen zugeordnet werden
b. Auf der Buchungskreisebene wird das Hauptbuch geführt
c. Der Geschäftsbereich wird über den Buchungskreis identifiziert
d. Mehrere Buchungskreise können einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden
19. Welche der folgenden Aussagen im Zusammenhang mit dem Kreditkontrollbereich sind
korrekt?
a. Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit für die Kreditkontrolle

Reflexion
b. Ein Kreditkontrollbereich muss einer Gruppe von Buchungskreisen zugeordnet

werden
c. Ein Kreditkontrollbereich wird i. A. durch eine gesonderte Kreditabteilung verwal-
tet
20. Welche der folgenden Aussagen im Zusammenhang mit dem Kreditorenstammsatz sind
korrekt?
a. Der Kreditorenstammsatz enthält Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbei-
tung von Bewegungsdaten
b. Kreditorenspezifische Informationen, wie z.B. Name und Anschrift, werden auf
Buchungskreisebene hinterlegt
c. Jeder im Mandant festgelegte Buchungskreis hat Zugriff auf die allgemeinen In-
formationen zum Kreditor
d. Stammdaten, die ein Unternehmen zur Festlegung der Verarbeitung von Kredito-
rentransaktionen durch die jeweiligen Buchungskreise benötigt, sind auf Mandan-
tenebene hinterlegt
e. Die Einkaufsorganisationen kaufen Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten
ein, die dann von der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden
f. Vor der Verwendung von Lieferantenstammsatz müssen die verschiedenen Ein-
kaufsorganisationen des Konzerns einkaufsspezifische Daten im Kreditoren-
stammsatz hinterlegen
21. Welche der folgenden Aussagen sind im Zusammenhang mit Debitorenstammdaten kor-
rekt?
a. enthalten Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbeitung von Bewegungsda-
ten
b. Bestehen aus Allgemeinen, Buchungskreisspezifischen und Beschaffungsbereichs-
spezifischen Daten
c. Bestehen aus Allgemeinen, Buchungskreisspezifischen und Vertriebsbereichs-
spezifischen Daten
22. Der Asset Explorer zeigt:

a. Planwerte
b. Wunschwerte
c. Buchwerte
d. Abschreibungsparameter
e. Bewegungen im Geschäftsjahr

Reflexion
9.2 Musterlösung
1. Ein Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit, für die ein kompletter Satz
eigenständiger Bücher geführt wird.
2. Ein Buchungskreis ist genau einem Kostenrechnungskreis zugeordnet.
3. Ein Geschäftsbereich ist die Organisationseinheit, für die Bilanzen sowie Gewinn- und
Verlustrechnungen zu den Haupttätigkeitsbereichen des Unternehmens buchungskreis-
übergreifend erstellt werden.
4. Ein Unternehmensteil mit eigener Buchhaltung wird aus Sicht des Rechnungswesens in
SAP als Buchungskreis dargestellt.
5. Die Bilanz/GuV-Struktur bestimmt den Aufbau einer Bilanz und einer Gewinn- und
Verlustrechnung; sie gibt an, welche Konten welchen Einzelposten im Bericht entspre-
chen.
6. Wenn die Faktura in SD erstellt wird, wird automatisch ein Buchhaltungsbeleg gene-
riert, der den Kunden belastet und den Erlös gutschreibt.
7. Das WE/RE Verrechnungskonto ist zuständig für die Beschaffung
8. Die Kontengruppe steuert die Buchungskreissegmentfelder.
Verständnisfragen
9. Nennen Sie die drei Bereiche eines Kreditmanagement-Stammsatzes.

Übersicht
Allgemeine Daten
Kreditkontrollbereich
10. Welche Zu- und Abgänge können in der Anlagenbuchhaltung gebucht werden?
(1) Ohne Lieferant oder Bestellung wird die Gegenbuchung auf einem Verrechnungs-
sachkonto vorgenommen,
(2) auf einen Lieferanten, aber ohne Bezug auf eine Bestellung und
(3) über MM durch Anlegen einer Bestellung.
11. Wozu dient Asset Explorer?

Der Asset Explorer bietet eine Übersicht über die Aktivitäten für eine Anlage nach Be-
wertungsbereich und Geschäftsjahr über Sollwerte, gebuchte Vorgänge, gebuchte Be-
träge, gebuchte und geplante Abschreibungen und Abschreibungsparameter.

Reflexion
Richtig/Falsch
12. Einem Kostenrechnungskreis können mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

Richtig! Dazu müssen die Buchungskreise den gleichen operativen Kontenplan und die
gleiche Geschäftsjahresvariante verwenden.
13. Abstimmkonten können direkt bebucht werden.

Falsch! Sie können nur über ein Nebenbuchkonto auf ein Abstimmkonto buchen.
14. Beim Anlegen einer Bestellung wird gleichzeitig ein Buchhaltungsbeleg generiert.
Falsch! Ein Buchhaltungsbeleg wird generiert, wenn ein Wareneingang oder ein Rech-
nungseingang verzeichnet wird, aber nicht, wenn die Bestellung angelegt wird.
15. Wird eine Transaktion in FI gebucht, wird sie automatisch in der Bilanz ausgewiesen.
Richtig! Das Konto muss einem passenden Einzelposten in der Bilanz/GuV-Struktur
zugeordnet sein, die bei der Durchführung der Bilanz verwendet wird. Andernfalls wird
die Buchung am Ende der Bilanz in der Kategorie Nicht zugeordnete Konten angezeigt.
16. Jede Anlage ist einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich zugeordnet.
Richtig
17. Bilanz- und GuV-Strukturen unterstützen verschiedene Reportinganforderungen.

Richtig
Multiple Choice
18. Welche der folgenden Aussagen treffen auf den Buchungskreis zu?
a. Ein Buchungskreis kann mehreren Kostenrechnungskreisen zugeordnet werden
b. Auf der Buchungskreisebene wird das Hauptbuch geführt
c. Der Geschäftsbereich wird über den Buchungskreis identifiziert
d. Mehrere Buchungskreise können einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden
Richtige Antwort(en): b, d
19. Welche der folgenden Aussagen im Zusammenhang mit dem Kreditkontrollbereich sind
korrekt?
a. Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit für die Kreditkontrolle
b. Ein Kreditkontrollbereich muss einer Gruppe von Buchungskreisen zugeordnet
werden
c. Ein Kreditkontrollbereich wird i. A. durch eine gesonderte Kreditabteilung
verwaltet

Reflexion
Richtige Antwort(en): a, c
20. Welche der folgenden Aussagen im Zusammenhang mit dem Kreditorenstammsatz sind
korrekt?
a. Der Kreditorenstammsatz enthält Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbei-
tung von Bewegungsdaten
b. Kreditorenspezifische Informationen, wie z.B. Name und Anschrift, werden auf
Buchungskreisebene hinterlegt
c. Jeder im Mandant festgelegte Buchungskreis hat Zugriff auf die allgemeinen In-
formationen zum Kreditor
d. Stammdaten, die ein Unternehmen zur Festlegung der Verarbeitung von Kredito-
rentransaktionen durch die jeweiligen Buchungskreise benötigt, sind auf Mandan-
tenebene hinterlegt
e. Die Einkaufsorganisationen kaufen Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten
ein, die dann von der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden
f. Vor der Verwendung von Lieferantenstammsätzen müssen die verschiedenen Ein-
kaufsorganisationen des Konzerns einkaufsspezifische Daten im Kreditoren-
stammsatz hinterlegen
Richtige Antwort(en): a, c, e, f
21. Welche der folgenden Aussagen sind im Zusammenhang mit Debitorenstammdaten kor-
rekt?
a. enthalten Daten zur Steuerung der Buchung und Verarbeitung von Bewegungsda-
ten
b. Bestehen aus Allgemeinen, Buchungskreisspezifischen und Beschaffungsbereichs-
spezifischen Daten
c. Bestehen aus Allgemeinen, Buchungskreisspezifischen und Vertriebsbereichs-
spezifischen Daten
Richtige Antwort(en): a, c
22. Der Asset Explorer zeigt:

a. Planwerte
b. Wunschwerte
c. Buchwerte
d. Abschreibungsparameter
e. Bewegungen im Geschäftsjahr
Richtige Antwort(en): a, c, d, e


IGPCol95 Teil 08 Financial Accounting v4

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

IGPCol95 Teil 08 Financial Accounting v4

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP

Skript 8: Financial Accounting in SAP ERP

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

4.1.5 Integration zwischen dem Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay) und des

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

8 DATENBLATT ............................................................................................................ 137

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 53: Buchungsschlüssel: help.sap.com .................................................................... 65

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 109: Anlagenbestandbericht: SAP System-Screenshot ........................................ 127

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

1 Financial Accounting in SAP ERP

Ziele der Lerneinheit „Financial Accounting in SAP ERP“

Szenario für die Fallstudie

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 1: Prozessübersicht: Financial Accounting

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

2 Überblick über das Financial Accounting

2.1 Theorie: Zentrale Aspekte des Financial Accounting

Im SAP ERP System existieren vier Nebenbücher:

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

- Die Bankbuchhaltung (FI-BL – Banking Ledger) unterstützt die Verbuchung von

Das Hauptbuch wird auf Buchungskreisebene verwaltet. Alle buchungsrelevanten Vorfälle in

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 3: Hauptbuch und Nebenbuch

2.1.1 Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 4: Integration der Hauptbuchkonten im Financial Accounting

Abbildung 5: Parallele Rechnungslegung

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

2.1.2 Financial Supply Chain Management

Abbildung 6: SAP Financial Supply Chain Management

Folgend sind die einzelnen Komponenten des FSCM aufgeführt:

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

scheidende Vorteil dieses Vorgehens liegt in der zentralen, unternehmensweiten Verwaltung

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

2.1.3 Financial Accounting vs. Management Accounting

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 7: Financial Accounting vs. Managerial Accounting

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

2.2 Theorie: Organisationsebenen im Financial Accounting

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 10: Organisationsebenen

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Nach IAS (International Accounting Standards) werden Geschäftssegmente und geografi-

Abbildung 11: Segment

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 12: Kostenrechnungskreise

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

2.3 Praxis: Organisationsebenen im Financial Accounting

Abbildung 13: Prozessübersicht: Customizing der Unternehmensstruktur im FI und CO

2.3.1 Definition: Customizing

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 14: IMG - Schritt 1: SAP System-Screenshot

Abbildung 15: IMG - Schritt 2: SAP System-Screenshot

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 16: Einführungsleitfaden – Customizing Menu: SAP System-Screenshot

Verhältnis von Customizing und Easy Access:

Die Einstellungen im Customizing bestimmen die Funktionalitäten im Easy Access Menü. Im

2.3.2 Organisationsstrukturen im Rechnungswesen

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/