IGPCol95 Teil 01 Beschaffung v4

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP
Skript 1: Beschaffung in SAP ERP

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Beschaffung in SAP ERP
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Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami Page 2
Inhaltsverzeichnis
COPYRIGHT ........................................................................................................................... 2
INHALTSVERZEICHNIS ...................................................................................................... 3
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ............................................................................................. 5
1 BESCHAFFUNG IN SAP ERP ....................................................................................... 8
2 GRUNDLAGEN DER BESCHAFFUNG IN SAP ERP ............................................. 10
2.1 THEORIE: ORGANISATIONSEBENEN DER BESCHAFFUNG ............................................ 10
2.1.1 Organisationsebenen im Beschaffungsprozess .................................................... 10
2.1.2 Organisationsebenen der Bestandsführung ......................................................... 14
2.1.3 Einkaufsorganisationen im Beschaffungsprozess ................................................ 15
2.2 EXKURS: ORGANISATIONSEBENEN VON IDES ........................................................... 18
2.2.1 Einführungsleitfaden ............................................................................................ 18
2.2.2 SAP ERP Organisationsebenen im Customizing ................................................. 20
2.3 THEORIE: STAMMDATEN IN DER BESCHAFFUNG ........................................................ 26
2.3.1 Materialstammdaten............................................................................................. 26
2.3.2 Lieferantenstammdaten ........................................................................................ 29
2.3.3 Einkaufsinfosätze .................................................................................................. 31
2.3.4 Konditionen .......................................................................................................... 32
2.4 PRAXIS: STAMMDATENPFLEGE IN DER BESCHAFFUNG .............................................. 34
2.4.1 Informationen zum Speedstar ............................................................................... 35
2.4.2 Materialstammsätze anlegen ................................................................................ 37
2.4.3 Lieferantenstammdaten anlegen .......................................................................... 53
2.4.4 Einkaufsinfosätze und Konditionen anlegen ........................................................ 55
2.5 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 61
2.5.1 Organisationsebenen im Beschaffungsprozess .................................................... 61
2.5.2 Stammdaten in der Beschaffung ........................................................................... 62
3 DER BESCHAFFUNGSPROZESS .............................................................................. 66
3.1 THEORIE: ELEMENTE DES BESCHAFFUNGSPROZESSES IN SAP ERP .......................... 66
3.1.1 Idealtypischer Beschaffungsprozess ..................................................................... 66
3.1.2 Bestellanforderung ............................................................................................... 67
3.1.3 Beschaffungsprozess für Verbrauchsmaterialien ................................................. 69
3.1.4 Bestellabwicklung................................................................................................. 74
3.2 PRAXIS: BESCHAFFUNGSPROZESS ............................................................................. 80
3.2.1 Bestellanforderung anlegen ................................................................................. 80
3.2.2 Bestellung mit Bezug zur Bestellanforderung anlegen ........................................ 82
3.2.3 Bestellung anzeigen .............................................................................................. 84
3.2.4 Nachrichten anzeigen ........................................................................................... 85
3.2.5 Bearbeitungsstatus der Bestellung ....................................................................... 86
3.3 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 88
3.3.1 Idealtypischer Beschaffungsprozess ..................................................................... 88
3.3.2 Bestellanforderung ............................................................................................... 89
3.3.3 Beschaffungsprozess für Verbrauchsmaterialien ................................................. 89
3.3.4 Bestellabwicklung................................................................................................. 92
4 WARENEINGANG UND WARENBEWEGUNG ..................................................... 95
4.1 THEORIE: WARENEINGANG UND WARENBEWEGUNG ................................................ 95
4.1.1 Warenbewegung ................................................................................................... 95

4.1.2 Wareneingang ...................................................................................................... 96

4.1.3 Material- und Buchungsbelege .......................................................................... 101
4.1.4 Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung .................................................... 103
4.2 PRAXIS: WARENEINGANG UND WARENBEWEGUNGEN ............................................ 105
4.2.1 Bestandsübersicht anzeigen ............................................................................... 105
4.2.2 Wareneingang buchen ........................................................................................ 106
4.2.3 Materialbeleg anzeigen ...................................................................................... 107
4.2.4 Material in den frei verfügbaren Bestand umlagern .......................................... 109
4.2.5 Materialbeleg für Umbuchung anzeigen ............................................................ 110
4.2.6 Bestandsübersicht anzeigen ............................................................................... 111
4.2.7 Bestellentwicklung anzeigen .............................................................................. 112
4.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 114
4.3.1 Warenbewegung ................................................................................................. 114
4.3.2 Wareneingang .................................................................................................... 114
4.3.3 Material- und Buchungsbelege .......................................................................... 118
4.3.4 Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung .................................................... 119
5 RECHNUNGSPRÜFUNG UND MANUELLE KREDITORENZAHLUNG ........ 120
5.1 THEORIE: RECHNUNGSPRÜFUNG UND MANUELLE KREDITOREN-ZAHLUNG ............. 120
5.1.1 Rechnungsprüfung .............................................................................................. 120
5.1.2 Elemente des Zahlungsverkehrs ......................................................................... 123
5.2 PRAXIS: RECHNUNGSPRÜFUNG UND MANUELLE ZAHLUNG ..................................... 125
5.2.1 Lieferantenrechnung erfassen ............................................................................ 125
5.2.2 Rechnungsbeleg und Bestellentwicklung anzeigen ............................................ 126
5.2.3 Manueller Zahlungsausgang und Ausdrucken von Schecks .............................. 128
5.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 132
5.3.1 Rechnungsprüfung .............................................................................................. 132
5.3.2 Auswirkungen der Rechnungsprüfung ............................................................... 134
5.3.3 Elemente des Zahlungsverkehrs ......................................................................... 135
5.3.4 Integration des Material Management mit anderen Komponenten ................... 135
6 REPORTING IN SAP ERP'S BESCHAFFUNGSKOMPONENTE....................... 137
6.1 THEORIE: STANDARDBERICHTE ............................................................................... 137
6.1.1 Listenanzeige ...................................................................................................... 137
6.1.2 Logistics Information System ............................................................................. 141
6.2 PRAXIS: REPORTING ................................................................................................ 145
6.2.1 Listenanzeige von Bestellungen ......................................................................... 145
6.2.2 Standardanalyse in PIS ...................................................................................... 148
6.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 153
6.3.1 Standardberichte ................................................................................................ 153
6.3.2 Logistics Information System ............................................................................. 155
7 DATENBLATT ............................................................................................................ 157
8 REFLEXION ................................................................................................................ 158
8.1 FRAGEN ................................................................................................................... 158
8.2 MUSTERLÖSUNG ..................................................................................................... 161

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Prozessübersicht praktische Anwendung ............................................................. 9
Abbildung 2: Relevante Organisationsebenen des Beschaffungsprozesses ............................. 11
Abbildung 3: Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe ....................................................... 13
Abbildung 4: Organisationsebenen der Bestandsführung ........................................................ 14
Abbildung 5: Werksbezogene Einkaufsorganisation ............................................................... 16
Abbildung 6: Werksübergreifende Einkaufsorganisation ........................................................ 16
Abbildung 7: Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation ........................................... 17
Abbildung 8: SAP ERP Easy Access Menu: SAP-System-Screenshot ................................... 19
Abbildung 9: SAP Referenz IMG: SAP-System-Screenshot ................................................... 20
Abbildung 10: Buchungskreis 1000: SAP-System-Screenshot ............................................... 21
Abbildung 11: Werk 1000: SAP-System-Screenshot .............................................................. 22
Abbildung 12: Einkaufsorganisationen in IDES: SAP-System-Screenshot ............................ 23
Abbildung 13: Lagerorte des Werks 1000: SAP-System-Screenshot ...................................... 23
Abbildung 14: Zuordnung Werk - Buchungskreis: SAP-System-Screenshot ......................... 24
Abbildung 15: Buchungskreisübergreifende Beschaffung: SAP-System-Screenshot ............. 25
Abbildung 16: Materialstammsatz ........................................................................................... 26
Abbildung 17: Materialstamm: Organisationsebenen .............................................................. 28
Abbildung 18: Datenbilder in der Materialstammsatzpflege ................................................... 29
Abbildung 19: Lieferantenstammdaten .................................................................................... 30
Abbildung 20: Lieferantenstammsatz: Organisationsebenen ................................................... 31
Abbildung 21: Einkaufsinfosätze ............................................................................................. 32
Abbildung 22: Konditionen ...................................................................................................... 33
Abbildung 23: Prozessübersicht – Stammdatenpflege ............................................................. 34
Abbildung 24: Stückliste Rennrad ........................................................................................... 35
Abbildung 25: Sichten und Organisationseinheiten für den Speedstar .................................... 37
Abbildung 26: Materialstammdaten Speedstar: SAP-System-Screenshot ............................... 39
Abbildung 27: Organisationseinheiten für den Speedstar: SAP-System-Screenshot .............. 40
Abbildung 28: Materialstammdaten – Grunddaten 1: SAP-System-Screenshot ..................... 41
Abbildung 29: Materialstammdaten – Vertrieb: VerkOrg. 1: SAP-System-Screenshot .......... 41
Abbildung 30: Materialstammdaten – Vertrieb: allg./Werk: SAP-System-Screenshot ........... 42
Abbildung 31: Materialstammdaten –Vorlagenkopie (1): SAP-System-Screenshot ............... 48
Abbildung 32: Materialstammdaten –Vorlagenkopie (2): SAP-System-Screenshot ............... 48
Abbildung 33: Materialliste: SAP-System-Screenshot ............................................................ 52
Abbildung 34: Einkaufsinfosatz: SAP-System-Screenshot ..................................................... 56
Abbildung 35: Einkaufsinfosatz – Allgemeine Daten: SAP-System-Screenshot .................... 57
Abbildung 36: Einkaufsinfosatz - Konditionen: SAP-System-Screenshot .............................. 58
Abbildung 37: Beschaffungsprozess ("Purchase-to-Pay") ....................................................... 66
Abbildung 38: Bestellanforderung ........................................................................................... 68
Abbildung 39: Bestellanforderung bearbeiten ......................................................................... 69
Abbildung 40: Verbrauchsmaterial .......................................................................................... 70
Abbildung 41: Kontierungsobjekte .......................................................................................... 72
Abbildung 42: Beschaffung für den Verbrauch ....................................................................... 73
Abbildung 43: Lagermaterial und Verbrauchsmaterial: Vergleich .......................................... 73
Abbildung 44: Bestellabwicklung ............................................................................................ 74
Abbildung 45: Struktur einer Bestellung ................................................................................. 75
Abbildung 46: Bestelltransaktionen - ME21N, ME22N, ME23N ........................................... 77
Abbildung 47: Bestelltransaktion - Navigation ........................................................................ 78
Abbildung 48: Nachrichtenausgabe ......................................................................................... 79
Abbildung 49: Prozessübersicht – Beschaffungsprozess ......................................................... 80
Abbildung 50: Bestellanforderung erstellen (1): SAP-System-Screenshot ............................. 81

Abbildung 51: Bestellanforderung erstellen (2): SAP-System-Screenshot ............................. 82

Abbildung 52: Bestellanforderung in Bestellung kopieren (1): SAP-System-Screenshot ....... 83
Abbildung 53: Bestellanforderung in Bestellung kopieren (2): SAP-System-Screenshot ....... 84
Abbildung 54: Bezug Bestellanforderung / Bestellung: SAP-System-Screenshot .................. 85
Abbildung 55: Textausgabe in der Bestellung: SAP-System-Screenshot ................................ 86
Abbildung 56: Bearbeitungsstatus der Bestellanforderung: SAP-System-Screenshot ............ 87
Abbildung 57: Lagermaterial und Verbrauchsmaterial: Vergleich .......................................... 92
Abbildung 58: Warenbewegungen und Bestände .................................................................... 96
Abbildung 59: Wareneingangsbuchungen ............................................................................... 97
Abbildung 60: Bewegungsarten ............................................................................................... 98
Abbildung 61: Bewerteter Wareneingang ................................................................................ 99
Abbildung 62: Bestandsübersicht........................................................................................... 100
Abbildung 63: Umbuchungen ................................................................................................ 101
Abbildung 64: Belege für Warenbewegungen ....................................................................... 102
Abbildung 65: Material- und Buchhaltungsbelege ................................................................ 103
Abbildung 66: Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung ............................................... 104
Abbildung 67: Prozessübersicht – Wareneingang und Warenbewegungen........................... 105
Abbildung 68: Bestandsübersicht: SAP-System-Screenshot ................................................. 105
Abbildung 69: Wareneingang zur Bestellung (1): SAP-System-Screenshot ......................... 106
Abbildung 70: Wareneingang zur Bestellung (2): SAP-System-Screenshot ......................... 107
Abbildung 71: Buchhaltungsbeleg (1): SAP-System-Screenshot .......................................... 108
Abbildung 72: Buchhaltungsbeleg (2): SAP-System-Screenshot .......................................... 108
Abbildung 74: Umbuchung - Bewegungsart: SAP-System-Screenshot ................................ 109
Abbildung 75: Qualitätsprüfung an Frei verwendbar (2): SAP-System-Screenshot ............. 110
Abbildung 76: Kein Buchhaltungsbeleg erzeugt: SAP-System-Screenshot .......................... 111
Abbildung 78: Bestellentwicklung: SAP-System-Screenshot ............................................... 112
Abbildung 79: Bestellstatus: SAP-System-Screenshot .......................................................... 113
Abbildung 80: Rechnungsbearbeitung ................................................................................... 121
Abbildung 81: Rechnungsprüfung mit Bestellbezug ............................................................. 122
Abbildung 82: Belege bei der Rechnungsprüfung ................................................................. 122
Abbildung 83: Auswirkung einer Rechnungsprüfung ........................................................... 123
Abbildung 84: Elemente des Zahlungsverkehrs..................................................................... 124
Abbildung 85: Prozessübersicht – Rechnungsprüfung .......................................................... 125
Abbildung 86: Rechnungsprüfung: SAP-System-Screenshot ................................................ 126
Abbildung 87: Buchhaltungsbeleg: SAP-System-Screenshot................................................ 127
Abbildung 88: Rechnungsbeleg - Bestellbeleg: SAP-System-Screenshot ............................. 127
Abbildung 89: Bestellentwicklung: SAP-System-Screenshot ............................................... 128
Abbildung 90: Kreditorenkonto: SAP-System-Screenshot .................................................... 129
Abbildung 91: Manuelle Zahlung (1): SAP-System-Screenshot ........................................... 130
Abbildung 92: Manuelle Zahlung (2): SAP-System-Screenshot ........................................... 130
Abbildung 93: Ausgeglichenes Kreditorenkonto: SAP-System-Screenshot ......................... 131
Abbildung 94: Integration SAP FI / SAP MM (Abstimmkonten und Nebenbücher) ............ 133
Abbildung 95: Auswirkungen der Rechnungsprüfung........................................................... 134
Abbildung 96: Standardberichte............................................................................................. 137
Abbildung 97: Listenanzeige ................................................................................................. 138
Abbildung 98: SAP List Viewer und ALV Grid Control....................................................... 139
Abbildung 99: Funktionen des SAP List Viewers/ ALV Grid Control ................................. 140
Abbildung 100: Layout (Anzeigevariante) ............................................................................ 141
Abbildung 101: Logistics Information System ...................................................................... 141

Abbildung 102: Organisation von Informationsstrukturen .................................................... 142

Abbildung 103: Reporting für Standardanalysen ................................................................... 143
Abbildung 104: Flexible Analysen ........................................................................................ 144
Abbildung 105: Prozessübersicht – Reporting ....................................................................... 145
Abbildung 106: Selektionskriterien für den Bericht: SAP-System-Screenshot ..................... 146
Abbildung 107: Bericht zu Bestellungen ............................................................................... 146
Abbildung 108: Sortierkriterium entfernen: SAP-System-Screenshot .................................. 147
Abbildung 109: Sortierkriterium hinzufügen: SAP-System-Screenshot ............................... 147
Abbildung 110: Spaltenkonfiguration (1): SAP-System-Screenshot ..................................... 148
Abbildung 111: Spaltenkonfiguration (1): SAP-System-Screenshot ..................................... 148
Abbildung 112: Bestellwerte zu Lieferanten: SAP-System-Screenshot ................................ 149
Abbildung 113: Schlüssel und Text anzeigen: SAP-System-Screenshot............................... 150
Abbildung 114: Kennzahlenselektion (1): SAP-System-Screenshot ..................................... 150
Abbildung 115: Kennzahlenselektion (2): SAP-System-Screenshot ..................................... 151
Abbildung 116: Einkaufsinformationssystem - ABC-Analyse: SAP-System-Screenshot .... 151
Abbildung 117: SAP List Viewer List: SAP-System-Screenshot .......................................... 154
Abbildung 118: SAP List mit ALV Grid Control: SAP-System-Screenshot......................... 154

Beschaffung in SAP ERP
1 Beschaffung in SAP ERP

Das Ziel dieser Lerneinheit ist es, Ihnen den Beschaffungsprozess im SAP ERP System näher
zu bringen.
Ziele dieser Lerneinheit:

Am Ende dieses Kapitels können Sie:
- Organisationsebenen und Stammdaten im Beschaffungsprozess benennen
- den Beschaffungszyklus für Lager- und Verbrauchsmaterialien, bestehend aus
o Bestellanforderung,
o Bestellung,
o Wareneingang,
o Rechnungseingang und
o Kreditorenzahlung benennen
- die verschiedenen Bestandsarten benennen
- Wareneingänge im Qualitätsprüfbestand erfassen
- wichtige Schnittstellen mit anderen SAP ERP Prozessen erläutern
- Analyse- und Reportingwerkzeuge in der Beschaffung nennen
Szenario für die Fallstudie

Das Unternehmen IDES ist weltweit mit unterschiedlichen Produkten am Markt erfolgreich
tätig. Um auch in Zukunft Erfolge feiern zu können, hat der Vorstand entschieden, das Seg-
ment Freizeitaktivitäten weiter auszubauen. Nach intensiver Marktforschung und kurzer Ent-
wicklungszeit steht fest, welches Produkt zuerst in das Angebot aufgenommen wird: Es ist der
Speedstar, ein hochwertiges Rennrad im oberen Preissegment. Damit soll die stagnierende
Fahrradsparte des Unternehmens wieder auf Wachstumskurs gehen.
Weitere Informationen zum Speedstar erhalten Sie an den entsprechenden Stellen im Skript.
Doch zunächst beschäftigen Sie sich mit den theoretischen Grundlagen der Organisationsein-
heiten des SAP ERP System.
Die folgende Abbildung zeigt den gesamten Prozess, den Sie in den Kapiteln der praktischen
Anwendung selbständig am SAP ERP System durchführen werden. Die farbliche Codierung
zeigt, dass alle Prozessschritte, die Sie ausführen werden, zum Funktionsbereich (Modul) Ma-
terialmanagement gehören. Davon ausgenommen sind die beiden rot hinterlegten Prozess-
schritte. Diese beiden Punkte betreffen den Funktionsbereich Finanzwesen.

Beschaffung in SAP ERP
Abbildung 1: Prozessübersicht praktische Anwendung

Grundlagen der Beschaffung in SAP ERP
2 Grundlagen der Beschaffung in SAP ERP

Dieser Abschnitt erläutert die Organisationsebenen des SAP ERP Systems, die für die Be-
schaffungskomponente relevant sind. Darüber hinaus werden die Stammdaten der Beschaf-
fungskomponente von SAP ERP vorgestellt.
2.1 Theorie: Organisationsebenen der Beschaffung

Sie haben bereits die wichtigsten Organisationseinheiten im SAP ERP System
kennengelernt. Beispiele hierfür sind der Mandant, Buchungskreise, Werke,
Verkaufsorganisationen etc. Im Folgenden werden Organisationseinheiten be-
trachtet, die relevant für den Beschaffungsprozess sind. Bedenken Sie weiter-
hin, dass eine Vielzahl von Organisationseinheiten wie der Mandant oder der
Buchungskreis für unterschiedliche SAP ERP Komponenten relevant sind.
Im SAP ERP System bilden Organisationsebenen die rechtliche und organisatorische Struktur
eines Unternehmens ab. Die Bestimmung der Organisationsebenen ist ein wichtiger Vorgang
bei der Implementierung von SAP ERP und stellt eine wichtige Voraussetzung für alle nach-
folgenden Aktivitäten dar (Stammdaten, Prozessmodellierung etc.). Aus diesem Grund muss
immer als erstes die Analyse der Struktur- und Prozessorganisationen in einem Unternehmen
sowie ein Abgleichen mit den von SAP ERP bereitgestellten Strukturen erfolgen. Wenn die
Entscheidung für eine bestimmte Organisationsstruktur gefallen ist und diese im SAP ERP
Implementiert wurde, ist eine nachträgliche Änderung nur durch einen beträchtlichen Auf-
wand möglich.
Der Beschaffungsprozess ist der SAP ERP Komponente Material Management (SAP MM)
zugeordnet, welches wiederum eine Subkomponente der Anwendung Logistik im SAP ERP
System ist.
Was ist Beschaffung?

Beschaffung im Sinne der Betriebswirtschaftslehre umfasst die Bereitstellung
von Gütern und Dienstleistungen für ein Unternehmen unter Einhaltung der
vom Unternehmen erwünschten Qualität, Quantität, Zeit, sowie des Ortes und
Preises, um die Ressourcenbedürfnisse des Unternehmens zu befriedigen. SAP
ERP umfasst alle Funktionen, die eine integrierte Beschaffungsapplikation zur Realisierung
umfassender Beschaffungsszenarien benötigt.
2.1.1 Organisationsebenen im Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess wird im SAP ERP System dem Funktionsbereich Materialwirtschaft
in einem Unternehmen zugeordnet. Entsprechend erfolgt die Abbildung all seiner Komponen-
ten im Bereich der Materialwirtschaft, welches im SAP ERP System logisch zur Logistik ge-
hört.
Die folgende Abbildung zeigt die Organisationsebenen, die relevant für den Beschaffungs-
prozess sind. Die hier aufgeführten Organisationsebenen sollten Ihnen bereits aus der Einfüh-
rungslerneinheit bekannt sein. Organisationseinheiten repräsentieren den rechtlichen (juristi-
schen) und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens.

Beachten Sie, dass die Organisationsebenen Mandant, Buchungskreis und Werk an dieser
Stelle aufgeführt sind, da diese Organisationseinheiten in vielen SAP ERP Komponenten re-
levant sind und viele Funktionen erfüllen. Das bedeutet, dass diese Organisationseinheiten
auch für den Beschaffungsprozess relevant sind.
Abbildung 2: Relevante Organisationsebenen des Beschaffungsprozesses
Mandant
Ein Mandant ist eine eigenständige Einheit innerhalb eines SAP Systems. Er ist sowohl
rechtlich, organisatorisch als auch in Bezug auf Daten in sich geschlossen und verfügt über
separate Stammsätze und über eigenständige Tabelleneintrage. Aus betriebswirtschaftlicher
Sicht stellt ein Mandant in der Regel eine Unternehmensgruppe dar.
Beim Mandanten handelt es sich in SAP ERP (oder auch anderen SAP Systemen) um die
höchste hierarchische Ebene in SAP System. Spezifikationen, Einstellungen oder Daten, die
auf dieser Ebene erstellt werden, gelten für alle Organisationseinheiten, die innerhalb des
Mandanten definiert werden. Aus diesem Grund müssen diese Spezifikationen und Daten auf
Mandantenebene nicht mehrmals im System eingegeben werden, wodurch eine Mehrfacher-
fassung (Datenredundanz) vermieden und ein einheitlicher Datenstatus sichergestellt wird.
Die Zugriffsberechtigung für einen SAP Benutzer wird auf mandantenabhängiger Basis er-
teilt. Das heißt, dass für jeden Benutzer des Mandanten ein Benutzerstammsatz angelegt wer-
den muss. Beim Einloggen am SAP System müssen die einzelnen Benutzer einen Mandanten-
schlüssel angeben. Dadurch gibt der Benutzer den Mandanten an, in dem er arbeiten möchte.
Alle Benutzereingaben, die dieser Benutzer dann tätigt, werden dann nur auf diesem Mandan-
ten gesichert. Ebenso findet die Verarbeitung und Bewertung von Daten auf mandantenab-
hängiger Basis statt.

Der Mandant wird durch einen dreistelligen numerischen Schlüssel im System eindeutig defi-
niert.
Buchungskreis
Ein Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit im externen Rechnungswesen (SAP
FI), für die ein umfassendes und eigenständiges Buchhaltungssystem repliziert werden kann.
Das bedeutet, dass ein Buchungskreis eine unabhängige Einheit darstellt, welches über eigene
Finanzbücher (Hauptbuch, Nebenbücher) verfügt und somit eine eigene Bilanzen erzeugt. Ein
Beispiel für einen Buchungskreis wäre ein Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgrup-
pe (Mandant).
Auf Buchungskreisebene werden die Eingaben aller Ereignisse, für die eine Buchung auf
Konten und ein Anlegen eines vollständigen Protokolls für Bilanzen und Gewinn- und Ver-
lustrechnungen erforderlich ist, durchgeführt.
In einem Mandanten können mehrere Buchungskreise definiert werden (1:N).. Dies ermög-
licht es separate Rechnungsbücher zu führen.
Ein Buchungskreis wird im System über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel defi-
niert, der im Mandanten eindeutig ist.
Werk
Das Werk stellt die zentrale Organisationseinheit der Logistik dar und unterteilt ein Unter-
nehmen in Produktion, Beschaffung und Disposition. Ein Werk wird genau einem Bu-
chungskreis zugeordnet. Buchungskreise können mehrere Werke umfassen (1:N).
Ein Werk kann für eine Reihe von Entitäten innerhalb eines Unternehmens stehen, z.B. für:
- eine Produktionsstätte
- einen zentralen abgebenden Lagerort
- ein regionales Verkaufsbüro
- eine Konzernzentrale
- einen Wartungsstandort
Ein Werk wird im System über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel definiert, der
im Mandanten eindeutig ist.
Da der Identifikationsschlüssel eines Werkes mandantenweit eindeutig ist und

ein Werk nur zu einem Buchungskreis gehört, kann durch die Angabe eines
Werkes direkt der dazugehörige Buchungskreis ermittelt werden.
Lagerort
Lagerorte dienen dazu, Materialbestände innerhalb eines Werkes zu unterscheiden. Ein La-
gerort stellt einen Teilbereich eines Werkes dar. Ein Werk kann mehrere Lagerorte umfassen
(1:N). Die Bestandsführung auf Mengenbasis wird im Werk auf Lagerortebene ausgeführt.
Die Inventur wird auch auf dieser Ebene ausgeführt.
Ein Lagerort wird über einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel definiert, der im Werk
eindeutig ist.

Ein Werk kann mehrere Lagerorte besitzen. Aber ein bestimmter Lagerort kann
nur zu einem Werk gehören. Lagerorte werden innerhalb eines Werkes definiert
und sind somit nur diesem Werk zugeordnet. Der Identifikationsschlüssel eines
Lagerortes muss daher mandantenweit nicht eindeutig sein. Beispielsweise kann
das Werk 1000 einen Lagerort 0001 haben und das Werk 2000 kann ebenfalls
einen Lagerort 0001 haben. Da diese Lagerorte (1000/0001 und 2000/0001) innerhalb ver-
schiedener Werke definiert wurden, können sie den gleichen Schlüssel besitzen.
Die Organisationseinheiten Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe werden im Gegen-

satz zu den oben aufgeführten Organisationseinheiten ausschließlich im Beschaffungsprozess
verwendet. Das bedeutet, dass der Hauptzweck dieser beiden Organisationseinheiten in der
Einkaufskomponente von SAP ERP angesiedelt ist.
Einkaufsorganisation
Einkaufsorganisationen werden innerhalb der Logistik verwendet, um allgemeine Einkaufs-
bedingungen für ein oder mehrere Werke oder Unternehmen auszuhandeln. Preiskonditionen
werden auf der Einkaufsorganisationsebene festgelegt. Einkaufsorganisationen sind dem
Funktionsbereich Materialwirtschaft zugeordnet.
Einkäufergruppe
Einkäufergruppen sind Kennungen von Einkäufern oder von Gruppen von Einkäufern, die für
bestimmte Einkaufsaufgaben verantwortlich sind. Sie können einer Einkaufsorganisation
nicht zugeordnet werden, da Einkäufergruppen in ihrem Aufgabenfeld direkt zu den Beschaf-
fungsobjekten (z.B. bestimmtes Material) zugeteilt werden. Dies erfolgt unabhängig zu den
Grenzen einzelner Organisationseinheiten wie Buchungskreise oder Einkaufsorganisationen.
Abbildung 3: Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe

2.1.2 Organisationsebenen der Bestandsführung

Die Bestandsführung ist ebenfalls relevant im Rahmen des Beschaffungsprozesses, auch
wenn es sich dabei um einen eigenen Bereich innerhalb von SAP MM handelt. Das bedeutet,
dass die Bestandsführung nicht Teil der Beschaffungsanwendung ist, aber für den Beschaf-
fungsprozess eine zentrale Rolle spielt, weil eingekaufte Materialien in die Lagerorte des Un-
ternehmens eingebucht werden müssen. Lagerorte sind Teil der Anwendung Bestandsfüh-
rung. Die folgende Abbildung zeigt eine andere Sicht auf die Organisationseinheiten. Dabei
steht die Bestandsführung im Vordergrund.
Abbildung 4: Organisationsebenen der Bestandsführung
Die Struktur eines Unternehmens wird in SAP ERP durch die gegenseitige Zuordnung von
Organisationsebenen erstellt. Dabei kann ein Mandant mehrere Buchungskreise enthalten, die
wiederum mehrere Werke zugeordnet haben können, wobei ein Werk immer genau einem
Buchungskreis zugeordnet werden muss.
Der Mandant erhält im System einen eindeutigen dreistelligen alphanumerischen Schlüssel

(z.B. Mandant 900). Die Bezeichnung der Organisationsebenen Buchungskreis, Werk und
Lagerort, die zu einem Mandanten gehören, sind ebenfalls innerhalb des Mandanten eindeutig
und erfolgt mit einem vierstelligen alphanumerischen Schlüssel (z.B. hat das Werk in Ham-
burg den eindeutigen Schlüssel 1000).
Die Organisationsstrukturen sind einander eindeutig zugeordnet. So können z.B. einem Bu-
chungskreis mehrere Werke angehören. Ein Werk ist im SAP ERP System jedoch immer ge-
nau einem Buchungskreis zugeordnet.
In der obigen Abbildung ist ein Ausschnitt des Modellunternehmens IDES, in dem die fol-
genden Fallstudien bearbeitet werden, dargestellt. Sie sehen, dass die Konzernzentrale in
Frankfurt als Buchungskreis 1000 IDES AG abgebildet ist. Der Buchungskreis 1000 umfasst
u. a. die Werke 1000 in Hamburg und 1100 in Berlin. Jedem Werk sind mehrere Lagerorte
(0001, 0002 etc.) zugeordnet. Lagerorte müssen innerhalb eines Werkes eine eindeutige,
vierstellige alphanumerische Bezeichnung haben.

2.1.3 Einkaufsorganisationen im Beschaffungsprozess

Nachdem die grundlegende Unternehmensstruktur (Mandant, Kostenrechnungskreis, Bu-
chungskreise, Werke etc.) erstellt ist, können die einkaufsabhängigen Organisationsebenen in
diese Struktur eingebaut werden. Alle drei Varianten der Einkaufsorganisation, die im Nach-
folgenden erläutert werden (werksabhängig, buchungskreisabhängig und buchungskreisüber-
greifend) können gleichzeitig in einem Unternehmen auftreten.
Die Einkaufsorganisation gliedert das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs.
Dabei hat eine Einkaufsorganisation die Aufgabe, Einkaufskonditionen für ein oder mehrere
Werke mit einem Lieferanten auszuhandeln; sie ist somit für den Abschluss von Einkaufsver-
trägen rechtlich verantwortlich. Die Einkaufsorganisation gliedert das Unternehmen nach den
Erfordernissen des Einkaufs.
Eine Einkäufergruppe stellt einen Schlüssel dar, der einen Einkäufer oder eine Gruppe von
Einkäufern bezeichnet, die für bestimmte Aktivitäten im Unternehmen wie bspw. Einkauf des
Materials XY zuständig sind.
Die organisatorische Eingliederung des Einkaufs in die Firmenstruktur kann durch die Zuord-
nungen der Einkaufsorganisation zu Buchungskreisen und Werken abgebildet werden. So
kann berücksichtigt werden, ob der Einkauf im Unternehmen zentral oder dezentral organi-
siert ist. Man unterscheidet dabei zwischen werksbezogenem, werksübergreifendem und bu-
chungskreisübergreifendem Einkauf.
Bei der Zuordnung der Einkaufsorganisationen in die Unternehmensstruktur ist folgendes zu

beachten:
- Einem Buchungskreis können mehrere Einkaufsorganisationen zugeordnet werden.
Eine bestimmte Einkaufsorganisation jedoch kann nur zu einem Buchungskreis ange-
hören. Eine Einkaufsorganisation kann auch gar keinem Buchungskreis zugeordnet
werden. In diesem Fall spricht man von buchungskreisübergreifendem Einkauf.
- Einkaufsorganisationen und Werke können eine M:N-Beziehung haben. Das bedeutet,
dass einer Einkaufsorganisation mehrere Werke und ein Werk mehreren Einkaufsor-
ganisationen zugeordnet sein können.
Werksbezogene Einkaufsorganisation
Beim werksbezogenen Einkauf erfolgt der Einkauf (Beschaffung) von Materialien durch eine
Einkaufsorganisation für genau ein Werk. Die Einkaufsorganisation wird dabei genau einem
Werk im Customizing zugeordnet.
Die folgende Abbildung zeigt den Fall bei dem das Werk 1000 (Hamburg) und das Werk
1100 (Berlin) jeweils ihre eigenen Einkaufsorganisationen für den werksspezifischen Einkauf
zugeordnet haben.

Abbildung 5: Werksbezogene Einkaufsorganisation
Werksübergreifende Einkaufsorganisation
Beim werksübergreifenden Einkauf erfolgt im Customizing die Zuordnung einer Einkaufsor-
ganisation zu genau einem Buchungskreis. Die Einkaufsorganisation ist dann für die Be-
schaffung für alle Werke des Buchungskreises verantwortlich.
Wie Sie der folgenden Abbildung entnehmen können, ist die Einkaufsorganisation 1000 für
den Einkauf der Werke in Hamburg und Berlin zuständig.
Abbildung 6: Werksübergreifende Einkaufsorganisation
Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation
Bei der buchungskreisübergreifenden Einkaufsorganisation wird eine Einkaufsorganisation
im Customizing weder zu einem Werk noch zu einem Buchungskreis zugeordnet. Wird eine
Bestellung im SAP ERP System angelegt, für die diese Einkaufsorganisation verantwortlich

ist, so verlangt das System explizit nach der Eingabe eines Buchungskreises, für den die Be-
stellung erfolgen soll.
Abbildung 7: Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation
Die Einkaufsorganisation C100 im IDES-Unternehmen ist keinem Buchungskreis zugeordnet.

Somit kann diese Organisationseinheit für jedes Werk und jeden Buchungskreis den Einkauf
durchführen.

2.2 Exkurs: Organisationsebenen von IDES

Dieser Abschnitt dient dazu, Ihnen einige Aspekte des Organisationsmodells
des SAP ERP Systems zu verdeutlichen. Zudem soll gezeigt werden, wie Orga-
nisationseinheiten und deren Zusammenhänge untereinander im SAP ERP Sys-
tem abgebildet werden. Dieser Abschnitt ist nicht relevant für die Prüfung im
Rahmen der Zertifizierung durch die SAP AG, soll aber dem besseren Ver-
ständnis der Thematik dienen.
Customizing bezeichnet im SAP-Sprachwerk die Anpassung der Standardsoftware an die Ge-

gebenheiten eines Unternehmens, welches die SAP-Software einführen will. Dabei muss die
Organisationsstruktur in die Struktur der SAP-Software überführt werden. Ferner werden im
Customizing die Geschäftsprozesse des Unternehmens abgebildet.
Das Customizing stellt die technische Ebene unterhalb der Anwendungsebene und damit de-
ren Basis dar. Die Fallstudien, die Sie im Folgenden bearbeiten werden, finden in einem voll
funktionstüchtigen SAP ERP System statt. Dafür wurde das Modellunternehmen IDES AG
komplett im SAP System abgebildet und „gecustomized“. Erst nach einem vollständigen
Customizing können alltägliche Arbeiten im SAP ERP System erfolgen. Die Fallstudien, die
Sie bearbeiten werden, stellen solche Alltagssituationen im Unternehmen dar, die mit der
SAP-Software bearbeitet werden. Soll bspw. eine Bestellung angelegt werden, so muss das
System vorher das Bestellformular, den Buchungskreis, die Einkaufsorganisation, die Materi-
alart, die Kontenfindung für die Buchhaltung, mögliche Folgebelege wie Rechnungen etc.
kennen, um den Prozess durchführen zu können.
An dieser Stelle folgt (nur) ein kurzer Einblick in das Customizing der Unternehmensorgani-
sation. Bei bestehendem Interesse an den Feinheiten des Customizing im SAP ERP System
soll an dieser Stelle auf die Kurse „Einführung in SAP ERP Customizing“ und „Advanced
SAP ERP Customizing“ verwiesen werden.
2.2.1 Einführungsleitfaden
Das Vorgehen beim Customizing zielt im Einzelnen darauf ab:
- die unternehmensneutral und branchenspezifisch ausgelieferte Funktionalität des SAP
ERP Systems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Unter-
nehmens anzupassen,
- SAP-Funktionalität im Unternehmen zu erweitern,
- SAP-Lösungen schnell, sicher und kostengünstig im Unternehmen einzuführen und
- Systemeinstellungen mit einem benutzerfreundlichen Werkzeug (Implementation
Guide IMG) für die Projektverwaltung und Projektbearbeitung zu dokumentieren und
zu überwachen.
Das SAP ERP System besteht aus einer Anwendungsebene und einer technischen Ebene. Die
Anwendungsebene – das ist die Ebene, in der die tägliche Arbeit (Produktionen anstoßen,
Lieferungen veranlassen, Rechnungen schreiben etc.) im SAP ERP System von Sachbearbei-
tern verrichtet wird – beinhaltet die drei Hauptbereiche Logistik, Rechnungswesen und Perso-
nal. Die technische Ebene finden Sie im SAP Easy Access Menü unter Werkzeuge. Die tech-

nische Ebene umfasst alle Funktionalitäten des SAP ERP Systems zur Systemeinstellung
(Customizing), zur Systementwicklung und zur Systemüberwachung.
Abbildung 8: SAP ERP Easy Access Menu: SAP-System-Screenshot
Das Customizing wird in SAP ERP über den Einführungsleitfaden (IMG = Implementation
Guide) vorgenommen.
Um das Customizing aufzurufen, wählen Sie bitte im SAP Easy Access Menü
Werkzeuge  Customizing  IMG  Projektbearbeitung (SPRO)
Wählen Sie nun den Button um in das SAP IMG (Implementation Guide -
Einführungsleitfaden) zu gelangen.

Abbildung 9: SAP Referenz IMG: SAP-System-Screenshot
Wie Sie sehen können, ist der SAP Implementation Guide (IMG) in seiner Struktur an den
Aufbau der SAP Anwendungsebene angelehnt. Auch die technische Ebene gliedert sich somit
in die Bereiche Logistik, Rechnungswesen und Personal. Unter dem Punkt Unternehmens-
struktur können Organisationsstrukturen (Buchungskreise, Werke, Einkaufsorganisationen
etc.) definiert und einander zugeordnet werden. Die anderen Komponenten im IMG befassen
sich mit der Stammdatenpflege und dem Prozess-Customizing.
2.2.2 SAP ERP Organisationsebenen im Customizing

Im Folgenden machen Sie sich mit den Organisationsebenen des SAP ERP Systems vertraut.
Der Aufbau und die Struktur eines Unternehmens wird dabei im Customizing abgebildet.
2.2.2.1 Definition der Organisationsebenen

Bevor Organisationsebenen im SAP ERP System operativ verwendet werden können, müssen
diese definiert werden.
Buchungskreise
Wählen Sie

Unternehmensstruktur  Definition  Finanzwesen  Buchungskreis bearbeiten, kopie-

ren, löschen, prüfen
mit einem Klick auf aus.
Doppelklicken Sie auf die Zeile Buchungskreisdaten bearbeiten und bestätigen Sie die
nachfolgende Meldung (keine Pflegeberechtigung für die Daten).
Sie sehen nun eine Tabelle mit allen Buchungskreisen der IDES AG (bspw. 1000 IDES AG).
Durch einen Doppelklick auf die Zeile 1000 IDES AG können Sie sehen, dass die IDES AG
ihren Sitz in Frankfurt hat und die Buchungskreiswährung Euro ist.
Abbildung 10: Buchungskreis 1000: SAP-System-Screenshot
Verlassen Sie den Bildschirm und kehren Sie in das SAP IMG zurück (2x ).
Werke
Wählen Sie nun
Unternehmensstruktur  Definition  Logistik Allgemein  Werk definieren, kopieren,

löschen, prüfen
mit einem Klick auf aus.
Doppelklicken Sie auf die Zeile Werk definieren und bestätigen Sie die nachfolgende Mel-
dung. Auch hier sehen Sie eine Tabelle mit allen Werken des IDES Konzerns. Die bereits in
der theoretischen Abhandlung erwähnten Werke 1000 und 1100 wurden ebenfalls in dieser

Tabelle definiert. Auch hier können Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile
nähere Informationen zu den Werken erhalten.
Abbildung 11: Werk 1000: SAP-System-Screenshot
Verlassen Sie den Bildschirm und kehren Sie in das SAP IMG zurück ( ).
Einkaufsorganisationen
Einkaufsorganisationen finden Sie unter
Unternehmensstruktur  Definition  Materialwirtschaft  Einkaufsorganisationen

pflegen

Abbildung 12: Einkaufsorganisationen in IDES: SAP-System-Screenshot
Verlassen Sie den Bildschirm und kehren Sie in das SAP IMG zurück ( ).
Lagerorte
Um Lagerorte zu definieren, wählen Sie bitte
Unternehmensstruktur  Definition  Materialwirtschaft  Lagerort pflegen
Bestätigen Sie die folgende Abfrage. In dem danach folgenden Pop-up-Fenster müssen Sie
die Bezeichnung eines Werkes eingeben, da Lagerorte auf der Ebene von Werken angelegt
werden und nicht auf der Ebene des Mandanten. Geben Sie als Werk 1000 ein und bestätigen
Sie die Eingabe.
Sie sehen nun eine Tabelle mit allen Lagerorten, die im Werk 1000 vorhanden sind.
Abbildung 13: Lagerorte des Werks 1000: SAP-System-Screenshot

2.2.2.2 Integration der Organisationsebenen

Die Integration der Organisationsebenen erfolgt unter dem Punkt Unternehmensstruktur ->
Zuordnung. Bei der Integration werden die einzelnen Organisationseinheiten einander zuge-
ordnet und zwar entsprechend der Logik der Unternehmensstruktur, die abgebildet werden
soll.
Werke
Wählen Sie
Unternehmensstruktur  Zuordnung  Logistik Allgemein  Werk – Buchungskreis

zuordnen
Hier sehen Sie, dass das Werk 1000 in Hamburg der IDES AG 1000 (Frankfurt) zugeordnet
ist. Weiterhin beinhaltet der Buchungskreis der IDES AG 1000 insgesamt 15 Werke, für die
es buchhalterisch verantwortlich zeichnet.
Abbildung 14: Zuordnung Werk - Buchungskreis: SAP-System-Screenshot
Verlassen Sie den Bildschirm und kehren Sie in das SAP IMG zurück.
Einkaufsorganisationen
Wählen Sie nun
Unternehmensstruktur  Zuordnung  Materialwirtschaft  Einkaufsorganisation –

Buchungskreis zuordnen

Wie Sie sehen, ist für den Einkauf im Buchungskreis 1000 IDES AG die Einkaufsorganisati-
on 1000 zuständig. Scrollen Sie die Tabelle ganz runter, bis Sie die Einkaufsorganisation
C100 Zentraleinkauf sehen. Wie Sie nun erkennen können, ist diese Einkaufsorganisation
keinem Buchungskreis zugeordnet. Entsprechend ist es möglich, in dieser Einkaufsorganisati-
on eine buchungskreisübergreifende Beschaffung zu realisieren.
Abbildung 15: Buchungskreisübergreifende Beschaffung: SAP-System-Screenshot
Damit ist dieser kurze Exkurs abgeschlossen. Bedenken Sie, dass dieses Kapitel nicht prü-
fungsrelevant ist, aber zum Verständnis des SAP ERP Systems beitragen soll. Nutzen Sie
auch die Chance, sich andere Organisationsstrukturen und deren Zuordnungen anzuschauen,
wenn diese im weiteren Verlauf der Lehrveranstaltung thematisiert werden.
Die gesamte Unternehmensstruktur der IDES AG kann unter den zwei vorgestellten Punkten
im SAP IMG ( Transaktion: SPRO) eingesehen werden.
Unternehmensstruktur  Definition
Unternehmensstruktur  Zuordnung

2.3 Theorie: Stammdaten in der Beschaffung

Sie haben bereits aus der Einführungslerneinheit gelernt, dass Stammdaten
Daten im SAP System darstellen, die längerfristig im System für Geschäftspro-
zesse genutzt werden. Stammdaten werden zentral erstellt und können von al-
len Anwendungen und allen autorisierten Benutzern verwendet werden. Dazu
gehören z.B. Daten über Kunden (Debitoren), Materialien oder Lieferanten
(Kreditoren).
2.3.1 Materialstammdaten
Ein Materialstamm ist für ein Unternehmen die zentrale Quelle zum Ablegen und Abrufen
materialspezifischer Daten. Alle Logistikkomponenten des SAP ERP Systems verwenden
Materialstammsätze für ihre Prozesse. Informationen zu einem Material sollten deshalb zent-
ral in einem Stammsatz verwaltet werden und darüberhinaus so aufgebaut sein, dass einzelne
Organisationseinheiten nur die Daten pflegen können, die für ihre Zwecke relevant sind.
Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt wird dem Prob-
lem der Datenredundanz vorgebeugt. Durch das Sichten- und Organisationsebenenkonzept in
SAP ERP wird den Bedürfnissen der einzelnen Unternehmensbereiche Rechnung getragen.
Entsprechend sollten bei der Materialdatenpflege folgende Aspekte bedacht werden:
- Alle Daten zu einem Material, die unabhängig von bestimmten Lieferanten, Kunden
oder Produktionen sind, sollten zum Beispiel in einem zentralen Stammsatz abgelegt
werden. Die einzelnen Fachabteilungen müssen keine eigenen Materialstammsätze an-
legen, da dies zu einer unnötigen Datenredundanz führt.
- Um einzelnen Abteilungen den Zugriff auf relevante Daten zu vereinfachen, sollten
die Daten nach Fachabteilungen zusammengefasst werden. Dies kann auch bedeuten,
dass Informationen (Datenfeld) in verschiedenen Sichten angezeigt werden.
Abbildung 16: Materialstammsatz

Sichtenaspekt von Materialstammdaten

Bei dem Materialstammsatz handelt es sich um die zentrale Quelle materialspezifischer Daten
in einem Unternehmen. Dieser wird in allen Bereichen der Logistik verwendet. Durch die
Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt das Problem der
Datenredundanz. Die im Materialstamm abgelegten Daten zu einem Material können daher
von allen Bereichen wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw. ge-
nutzt werden.
Da aber verschiedene Abteilungen (Fachbereiche) eines Unternehmens dasselbe Material in
ihren Prozessen verwenden können und jeder Fachbereich unterschiedliche Informationen zu
einem Material hinterlegen will, lassen sich die Daten eines Materialstammsatzes auch nach
ihrer Zugehörigkeit zu einem bestimmten Fachbereich unterteilen. Dadurch erhält jeder Fach-
bereich seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist für die Pflege dieser Daten
verantwortlich. Dies betrifft z.B.:
- Einkaufsdaten für die Bestellabwicklung
- Daten der Bestandsführung für Warenbewegungsbuchungen und Inventurabwicklung
- Buchhaltungsdaten für die Materialbewertung bei Warenbewegungen oder in der
Rechnungsprüfung
- Dispositionsdaten für die Materialbedarfsplanung
Organisationsebenenaspekt von Materialstammdaten

Darüber hinaus müssen Materialstammsätze abhängig von der Organisationsebene, in der sie
verwendet werden sollen, eingegeben werden können. Das heißt, dass die Daten zu einem
Material, die innerhalb einer dieser Sichten gepflegt werden, für verschiedene Organisations-
ebenen (z.B. Werke) gültig sein können.
Dabei gelten einige Materialdaten für alle Organisationsebenen (mandantenweit gültig), wäh-
rend andere Materialdaten nur für bestimmte Ebenen relevant und gültig sind. Beispielsweise
werden Daten der Sicht Disposition auf der Ebene von Werken gepflegt, wohingegen die
Sicht Vertrieb Daten beinhaltet, die für die Organisationsebene der Verkaufsorganisationen
relevant sind. Nur die Sichten Grunddaten werden mandantenweit definiert, das bedeutet,
dass Daten dieser Sichten für alle Organisationsebenen gültig sind.
Um sicherzustellen, dass die Materialdaten ohne unnötige Datenbanklast aufgrund redundan-
ter Informationen zentral verwaltet werden können, ist der Materialstamm so angelegt, dass er
die Struktur eines Unternehmens widerspiegelt. Eine Unterscheidung wird beispielsweise in
folgenden Fallen vorgenommen:
- Daten auf Mandantenebene: Allgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unter-
nehmen gelten, werden auf Mandantenebene abgelegt.
- Daten auf Werksebene: Alle Daten, die innerhalb eines Werks und für alle zugehöri-
gen Lagerorte gültig sind, werden auf Werksebene abgelegt.
- Daten auf Lagerortebene: Alle Daten, die für einen bestimmten Lagerort gültig sind,
werden auf Lagerortebene abgelegt.
Die oben genannten Organisationsebenen sind für den Fremdbeschaffungsprozess relevant.

Mandant, Werk und Lagerort spielen eine Rolle, wenn Daten für den Einkauf, die Bestands-
führung und die Finanzbuchhaltung eingegeben werden. Andere Organisationsebenen können
relevant für andere Abteilungen sein. Beispiel: Die Vertriebsdaten werden abhängig von der

Verkaufsorganisation und dem Vertriebsweg eingegeben und es muss eine Lagernummer und
eine Lagerart für die Lagerverwaltungsdaten angegeben werden.
Abbildung 17: Materialstamm: Organisationsebenen
Beispiele:
- Daten der Dispositionssichten werden auf der Organisationsebene eines Werkes ge-
pflegt, während zur Pflege der Vertriebssichten die Eingabe einer Verkaufsorganisa-
tion notwendig ist, für die, die in der Sicht eingegebenen Daten, gültig sein sollen.
- Materialplanung: Im Werk 1000 wird ein Material produziert. In Werk 2000 wird die-
ses Material nur als Ersatzteil verwendet. Entsprechend muss die Sicht Arbeitsvorbe-
reitung nur für Werk 1000 gepflegt werden, während die Dispositionssichten des Ma-
terials für beide Werke gepflegt sein müssen.
- Nur die Grunddatensichten werden organisationsebenenübergreifend (mandanten-
weit gültig) gepflegt.
Datenbilder in der Materialstammsatzpflege

Die Datenbilder (Bildschirmmasken), mit deren Hilfe Materialstammsätze verarbeitet werden,
können in folgende Typen aufgeteilt werden:
- Initialdaten: Im Einstiegsfenster einer Transaktion zur Materialstammpflege werden
die mandantenweit eindeutige Materialnummer, der Materialtyp und die Branche ge-
wählt. Danach erfolgt die spezifische Sichten und Organisationsebenenauswahl.
- Hauptdaten: Hierbei handelt es sich um die Bilder für die einzelnen Fachabteilungen,
z.B. Grunddaten, Disposition usw. Bis auf die Grunddatensichten, die mandantenweit
und damit für alle Organisationsebenen gültig sind, werden die anderen Sichten Orga-
nisationsebenen spezifisch gepflegt (z.B. Werk, Lagerort, Buchungskreis etc.)
- Zusatzdaten: In diesen Bildern finden Sie zusätzliche Informationen, z.B. Altemativ-
mengeneinheiten, Materialkurzbeschreibungen und Verbrauchswerte. Diese Daten
können gepflegt werden, indem auf den Button Zusatzdaten geklickt wird.

Abbildung 18: Datenbilder in der Materialstammsatzpflege
2.3.2 Lieferantenstammdaten
Mit den Daten, die im Lieferantenstammsatz eingegeben werden, wird gesteuert, wie Bewe-
gungsdaten für einen Lieferanten gebucht und verarbeitet werden. Der Lieferantenstammsatz
enthält auch alle Daten, die für Geschäfte mit Lieferanten benötigen werden. Deshalb wird
dieser Stammsatz nicht nur in der Materialwirtschaft (SAP MM), sondern auch in der Finanz-
buchhaltung (SAP FI) verwendet.
Der Lieferantenstammsatz wird wie der Materialstammsatz zentral verwaltet und ermöglicht
so deren gemeinsame Nutzung in der gesamten Organisation. Dadurch werden wiederum In-
konsistenzen und Redundanzen vermieden. Wenn ein Lieferant bspw. die Adresse ändert,
muss diese Änderung nur einmal zentral eingeben werden. Sowohl die Finanzbuchhaltung als
auch der Einkauf verfügen danach über dieselben aktualisierten Informationen.
Der Lieferantenstammsatz enthält verschiedene Informationen, die für eine Geschäftsabwick-

lung mit dem Lieferanten wichtig sind. Außer dem Namen und der Adresse des Lieferanten
enthält der Lieferantenstammsatz die folgenden Daten:
- die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung
- Zahlungsbedingungen
- Namen wichtiger Kontakte (z.B. Verkäufer)
Da, wie bereits oben erwähnt, der Lieferant für die Finanzbuchhaltung relevant ist, stellt ein
Lieferantenstammsatz in der Buchhaltung gleichzeitig einen kreditorischen Geschäftspartner
des Unternehmens dar. Der Lieferantenstammsatz wird aus diesem Grund neben dem Einkauf
auch von der Buchhaltung gepflegt. Entsprechend enthält der Lieferantenstammsatz für Fi-
nanzbuchhaltungszwecke auch Finanzbuchhaltungsdaten, z.B. das Abstimmkonto aus dem
Hauptbuch.
Das ist auch der Grund dafür, dass die Daten im Lieferantenstammsatz in verschiedene Kate-
gorien unterteilt sind.

Informationen über einen Kreditor (Lieferanten) werden im Lieferantenstammsatz erfasst. Es

werden dabei Informationen aus Sicht des Einkaufs und der Buchhaltung differenziert. Die
Daten des Lieferantenstammsatzes sind nach organisatorischen Gesichtspunkten gegliedert:
- Allgemeine Daten haben konzernweite (Mandant) Gültigkeit. Hierzu gehören bei-
spielsweise die Kommunikationsdaten oder die Bankverbindung des Lieferanten
(Kreditors). Diese Daten sind unabhängig von der Einkaufs- oder Buchhaltungssicht.
- Buchhaltungsdaten werden auf Buchungskreisebene bearbeitet. Sie umfassen die
Nummer des Abstimmkontos sowie die Zahlwege für die automatischen Zahlungs-
transaktionen.
- Einkaufsdaten werden für die einzelnen Einkaufsorganisationen bearbeitet. Sie um-
fassen die Bestellwährung, Incoterms sowie verschiedene Steuerungsdaten zum Liefe-
ranten. Sie können auch unterschiedliche Daten für bestimmte Werke oder für Liefe-
rantenteilsortimente bearbeiten. Sie entscheiden, ob die Lieferantenstammsätze zentral
(d.h. alle Daten werden zusammen bearbeitet) oder dezentral verwaltet werden sollen
(d.h. die relevanten Abteilungen verwalten jeweils ihre eigenen Daten).
Abbildung 19: Lieferantenstammdaten
Über das Berechtigungskonzept kann festgelegt werden, wie die Datenpflege im Lieferanten-
stammsatz organisiert sein soll. Sowohl die allgemeinen Daten, als auch die einkaufsorgani-
sations- und buchhaltungsspezifischen Daten können zentral oder dezentral durch die jewei-
lige Fachabteilung gepflegt werden. Häufig pflegt der Einkauf auch die Daten auf Konzern-
ebene.
Wenn die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung nur Berechtigung für die Transaktionen MK01,
MK02 und MK03 (Logistik  Materialwirtschaft Einkauf  Stammdaten  Lieferant
Einkauf  Anlegen/Ändern/Anzeigen) haben sollen, sind sie nur in der Lage, die allgemeinen
Adress- und Steuerungsdaten sowie die einkaufsabhängigen Daten zu pflegen. Die Mitarbei-

ter der Finanzbuchhaltung müssen die Zahlungsvorgangsdaten und die buchungskreisabhän-

gigen Daten eingeben.
Die Mitarbeiter können aber auch die Berechtigung zur Bearbeitung der Lieferantenstammda-
ten im Menüpfad Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Stammdaten  Lieferant 
Zentral  Anlegen/Andern/Anzeigen (Transaktionen XK0l, XK02, XK03) erhalten. In die-
sem Fall können die Mitarbeiter alle Daten im Lieferantenstammsatz bearbeiten.
Bevor einem Lieferanten ein Auftrag erteilt werden kann, müssen die Einkaufs-
daten gepflegt worden sein. Zur Eingabe von Rechnungen müssen zunächst die
Finanzbuchhaltungsdaten angelegt worden sein.
Abbildung 20: Lieferantenstammsatz: Organisationsebenen
2.3.3 Einkaufsinfosätze
Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem bestimmten Lieferanten und dem von
ihm angebotenen Material. Die Beziehung Material/Lieferant ist eine wichtige Informations-
quelle im Einkauf. Der Einkaufsinfosatz bietet die Möglichkeit, Informationen zu einem Lie-
feranten und einem Material als Stammdaten auf Einkaufsorganisations- und Werksebene
anzulegen und im Beschaffungsprozess zu verwenden. Folgende Detailinformationen können
in einem Einkaufsinfosatz enthalten sein:
- derzeitige und künftige Preise und Konditionen (z.B. Fracht, Rabatte)
- Lieferdaten (z.B. Planlieferzeit, Unter- und Überlieferungstoleranzen)
- Lieferantendaten (z.B. Ansprechpartner) und lieferantenspezifische Daten zum Mate-
rial (z.B. Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört, sowie Bezeich-
nung des Materials beim Lieferanten)
- Nummer der letzten Bestellung
- Texte: Die folgenden Textarten werden im Einkaufsinfosatz abgelegt:
o Infosatznotiz: Hierbei handelt es sich um einen internen Vermerk, der in die
Bestellposition übertragen wird. Dieser Text wird nicht gedruckt.

o Einkaufsbestelltext im Einkaufsinfosatz: Dieser Text wird zur Beschreibung

der Bestellposition verwendet. Er wird in die Bestellposition übertragen und
gedruckt.
Der Einkaufsinfosatz ist eine wichtige Informationsquelle für den Einkäufer in einem Unter-
nehmen. Beim Anlegen der Einkaufsbelege werden die Daten aus dem Infosatz als Vor-
schlagswerte in den Beleg übertragen. In Infosätzen gepflegte Daten werden vom SAP Sys-
tem beim Anlegen von Einkaufsbelegen (z.B. Bestellungen oder Kontrakten) als Vorschlags-
werte angeboten. In Planungsprozessen können durch Verweis auf vorhandene Einkaufsinfo-
sätze lieferantenspezifische Daten fest vorgegeben werden.
Die Daten für einen Einkaufsinfosatz werden in verschiedene Datenbereiche aufgeteilt:

- allgemeingültige Daten: gültig für einen einzelnen Mandanten
- einkaufsorganisationsabhängige Daten und werksabhängige Daten
Außerdem bestimmt die selektierte Infokategorie, für welchen Beschaffungsprozess die Daten
verwendet werden. Es kann zwischen einem Standardprozess und den Sonderbeschaffungska-
tegorien „Lohnbearbeitung", „Pipeline" und „Konsignation" unterschieden werden.
Weiterhin kann mithilfe der Listanzeige für die Infosätze bestimmt werden, welcher Lieferant
ein bestimmtes Material anbieten oder welche Materialien von einem bestimmten Lieferanten
beschafft werden können.
Abbildung 21: Einkaufsinfosätze
2.3.4 Konditionen
Konditionen sind Vereinbarungen mit Lieferanten zu Preisen, Zuschlägen, Abschlägen usw.
Konditionen können bearbeitet werden, wenn Angebote, Infosätze, Rahmenverträge (Kon-
trakte, Lieferpläne) und Bestellungen erstellt werden. Die Netto- und Effektivpreise in einem
Einkaufsbeleg werden auf Basis dieser Konditionen bestimmt. Es können beispielsweise auch
allgemeine Konditionen auf Lieferantenebene angelegt werden. Das System verwendet diese
Konditionen dann für die Preisfindung.

Konditionen werden zur Preisfindung bei Bestellungen verwendet. Wird eine Bestellung mit
Bezug zu einem Vertrag (Kontrakt) oder Einkaufsinfosatz angelegt oder treffen bestimmte
Kriterien bei der Bestellerfassung zu, die in erweiterten Konditionen definiert sind, werden
die Konditionen automatisch vom SAP System in der Bestellung berücksichtigt. Sie beein-
flussen dadurch den Effektivpreis in der Bestellung.
Im Einkauf existieren verschiedene Arten von Konditionen:

- Konditionen im Kontrakt gelten für alle Abrufbestellungen, die mit Bezug auf die-
sen Kontrakt angelegt werden.
- Konditionen im Einkaufsinfosatz gelten für alle Bestellpositionen, die das Material
und den Lieferanten des Einkaufsinfosatzes enthalten.
- Mithilfe „allgemeiner" Konditionen können Sie auch Preisvereinbarungen anzeigen,
die nicht für einzelne Angebote, Rahmenverträge, Bestellungen oder Infosätze gelten,
z.B. wenn ein Lieferant als zweimonatiges Angebot einen Abschlag auf alle Bestel-
lungen gibt. Allgemeine Konditionen können Sie in Einkauf unter Stammdaten 
Konditionen eingeben.
Abbildung 22: Konditionen

2.4 Praxis: Stammdatenpflege in der Beschaffung

Im Fallstudienszenario haben Sie Informationen zur Situation der IDES AG
und deren Bestrebungen in den Fahrradmarkt einzusteigen erhalten. Damit Sie
den Speedstar im SAP ERP System für Ihre Geschäftsprozesse verwenden
können, muss dieser zusammen mit allen für die Produktion verwendeten Ma-
terialien im System hinterlegt werden. Um es in der SAP-Terminologie auszu-
drücken: Sie müssen die Materialstammsätze für den Speedstar im SAP ERP System pfle-
gen. Folgende Abbildung zeigt die einzelnen Prozessschritte, die Sie in diesem Abschnitt be-
arbeiten müssen.
Abbildung 23: Prozessübersicht – Stammdatenpflege
Für die erfolgreiche Durchführung der Fallstudie ist es unbedingt erforderlich,

dass Sie über grundlegende Fertigkeiten der Navigation in SAP ERP Systemen
verfügen (siehe auch Kapitel Einführung/Navigation). Darunter fallen die Be-
dienung des SAP Easy Access Menüs sowie das Verständnis des Transaktions-
konzepts. Kenntnis über die Möglichkeiten der Hilfe und weiterführender Do-
kumentationen sollen Ihnen soweit wie möglich die selbständige Entdeckung – wenn auch
anhand eines fest vorgegebenen Szenarios – der Komplexität und des Potentials betriebswirt-
schaftlicher Standardsoftware ermöglichen.
Vermeiden Sie bei der Bearbeitung dieser und aller folgenden Fallstudien ge-
dankenloses "Durchklicken" durch die beschriebenen Arbeitsschritte, um bes-
sere und nachhaltige Lerneffekte zu erzielen. Verdeutlichen Sie sich möglichst
an jeder Stelle, was gerade wie und warum getan wird. Nutzen Sie dazu auch
regelmäßig die F1- und F4-Hilfe sowie das Hilfemenü mit der SAP Online
Bibliothek (siehe Einführung Hilfe), um sich weiterführende Informationen resp. Erklärungen
zu den jeweiligen Prozessen anzeigen zu lassen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit der Fall-
studien können nicht alle Einträge, die Sie bei der Bearbeitung der Prozesse in die verschie-
denen Masken eintragen müssen, näher erläutert werden. Vergegenwärtigen Sie sich daher
immer selbst mit Hilfe der F4- und F1-Taste, was das entsprechende Feld und der entspre-
chende Eintrag bedeuten.
Verwenden Sie weiterhin unbedingt nur das SAP Easy Access Menü anstelle der Transakti-
onskürzel. Dadurch werden Sie schnell die Strukturierungslogik von SAP ERP verstehen ler-
nen. Erst wenn Sie ein wenig geübter im Umgang mit dem SAP System sind, ist es empfeh-
lenswert, die Transaktionskürzel zu verwenden. Achten Sie auch bitte darauf, die Fallstudien
und die Anweisungen gründlich durchzulesen, da sich Flüchtigkeitsfehler sehr schnell ein-
schleichen, die später zu sehr großen Problemen führen können.

2.4.1 Informationen zum Speedstar

Das folgende Kapitel erläutert die Organisations- und Stammdatensätze, die für den Speedstar
gepflegt werden müssen, damit Sie dieses produktiv einsetzen können.
2.4.1.1 Struktur des Speedstar

Zunächst schauen Sie sich die einzelnen Komponenten an, aus denen der Speedstar besteht.
Folgend sehen Sie die zweistufige Stückliste des Speedstars, die Ihnen ein Mitarbeiter aus der
Produktionsabteilung zur Verfügung gestellt hat.
Abbildung 24: Stückliste Rennrad
Die folgende Liste zeigt die einzelnen Elemente aus denen der Speedstar besteht:
1 x Rahmen:
2 x Räder:
1 x Kette:
1 x Schaltung
Diese vier Komponenten werden in einem ersten Produktionsschritt zu dem Basismodul zu-
sammengesetzt. Nach der Montage des Basismoduls werden Pedale (2x), Bremsen (2x), Len-
ker (1x) und Sattel (1x) angebracht.

Ein Mitarbeiter aus der Lagerverwaltung sagt Ihnen, dass Pedale, Bremsen, Lenker und Sattel
als Rohstoffe in großer Stückzahl bereits auf Lager vorhanden sind. Das bedeutet, dass Sie zu
diesen Materialien keine Materialstammsätze mehr pflegen müssen, da sie bereits im Unter-
nehmen (SAP-System) vorhanden sind.
2.4.1.2 Organisationelle Daten des Speedstar

Der Speedstar soll in Deutschland im Werk Hamburg (1000) produziert werden. Aus diesem
Grund sind die folgenden Organisationseinheiten und Materialstammdatensichten bei der
Pflege der Daten relevant:
- Grunddaten: Die Grunddaten eines Materials sind unabhängig von Organisations-
ebenen und einzelnen Organisationseinheiten. Das bedeutet auch, dass die Daten des
Materials, die in den Grunddatensichten gepflegt werden, mandantenweit gültig sind.
Diese Daten werden in den folgenden Sichten gepflegt:
o Grunddaten 1
o Grunddaten 2
o Klassifizierung
- Vertriebsdaten (SAP SD): Der Speedstar soll über die Verkaufsorganisation 1000
(Frankfurt) und dem Vertriebsweg 10 (Endkunden) vertrieben werden. Diese Daten
werden in den folgenden Sichten gepflegt:
o Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1
o Vertrieb: allg./Werksdaten
- Produktionsplanung (SAP PP): Der Speedstar soll im Werk 1000 (Hamburg) produ-
ziert werden. Daten für die Produktion werden in den folgenden Sichten gepflegt:
o Disposition 1-4
o Arbeitsvorbereitung
- Finanzwesen (SAP FI): Die Buchführung für das Werk 1000 und die Verkaufsorga-
nisation 1000 erfolgt über das Hauptquartier Deutschland. Daher ist der Buchungs-
kreis 1000 verantwortlich für die finanziellen Aspekte des Speedstars. Finanzdaten
werden in den folgenden Sichten gepflegt:
o Buchhaltung 1-2
- Controlling oder Management Accounting (SAP CO): Das Controlling für den Bu-
chungskreis 1000 übernimmt der Kostenrechnungskreis 1000 (Europe). Controlling-
Daten werden in den folgenden Sichten gepflegt:
o Kalkulation 1-2
Bedenken Sie, dass es viel mehr Sichten im Materialstamm gibt. Für unser Sze-
nario sind aber nur die erwähnten relevant. Beispielsweise könnte man noch die
Einkaufssicht für den Speedstar pflegen. Aber da der Speedstar komplett von
der IDES AG gefertigt und nicht bei Lieferanten eingekauft wird, wären Ein-
kaufsdaten für den Speedstar überflüssig.
Andere Materialien wie bspw. Kette oder Schaltung wiederum werden bei Zulieferern einge-
kauft. Für diese Materialien müssen bspw. Daten der Komponente Material Management
(Sicht: Einkauf) gepflegt sein. Andererseits werden diese Materialien nicht von IDES vertrie-
ben, so dass die Vertriebssichten nicht relevant sind.

Entgegen der betrieblichen Praxis werden zu Lernzwecken in dieser Fallstudie alle diese
Daten von Ihnen allein gepflegt. Diese spezifischen Sichten des Materialstammes werden in
der Regel mit Bezug zu den betroffenen Organisationseinheiten angelegt. So wird bspw. die
Buchhaltungssicht immer für einen Buchungskreis und die Vertriebssicht immer für eine
Verkaufsorganisation angelegt.
Da es in einem Konzern mehrere Buchungskreise, Verkaufsorganisationen oder Werke geben
kann (siehe Kapitel Organisationstrukturen), resultieren daraus für ein und dasselbe Material
mehrere Stammdatensegmente. Die folgende Abbildung fasst nochmal die Organisationsein-
heiten und die benötigten Sichten zusammen:
Abbildung 25: Sichten und Organisationseinheiten für den Speedstar
2.4.2 Materialstammsätze anlegen

Ihre erste Aufgabe besteht nun darin, die Stammdaten des neuen Produktes zu pflegen. Ent-
sprechend der Ihnen bekannten Informationen müssen Sie sechs Materialstammsätze (Basis-
modul, Rahmen, Räder, Kette, Schaltung, Speedstar) im System anlegen.
Bitte ersetzen Sie bei der Bearbeitung der Fallstudien die Zeichenkette xxyy
durch Ihre USER-Nummer. Ihre USER-Nummer besteht aus den letzten vier
Zahlen Ihres Benutzernamens. Sollten Sie also beispielsweise aufgefordert wer-
den, einen Speedstar mit dem Namen Speedstar-xxyy anzulegen und Ihr Be-
nutzername lautet WIP-89-99, so benennen Sie Ihren Speedstar bitte mit Speedstar-8999.
Diese Konvention macht es für Sie und für den betreuenden Tutor leichter, die von Ihnen an-
gelegten Objekte aufzufinden und Probleme zu lösen.
Darüber hinaus sollten Sie unbedingt darauf achten, die Fallstudien sehr gründlich zu bear-
beiten. Schon kleinste Abweichungen bei der Pflege von bspw. Stammdaten können zu großen
Abweichungen bei der Bearbeitung der Fallstudien führen. Einige Fehler lassen sich mitunter
auch nur schwer oder gar nicht beheben, wenn Sie trotz Fehler weiterarbeiten sollten. Des-
halb achten Sie bitte auf Folgendes:
- Arbeiten Sie gründlich!

- Überprüfen Sie stets Ihre Eingaben!

- Brechen Sie bei Abweichungen vom Skript (außer bei Abweichungen, die im Skript
erwähnt/erläutert sind) die Bearbeitung ab und kontaktieren Sie Ihren Tutor!
Im Rahmen dieser Lehrveranstaltung werden Sie sich von der Beschaffung bis hin zur Auslie-
ferung des Rennrades an den Kunden mit dem Speedstar auseinander setzen. Dabei schlüpfen
Sie in verschiedene Rollen. Während Sie in der Praxis in der Regel nur einen Teil (eine Rolle)
eines Geschäftsprozesses bearbeiten, können Sie in den folgenden Fallstudien die Gesamtheit
der Aufgabenerfüllung durchleben. Achten Sie bei der Bearbeitung der Fallstudien auf Per-
spektivwechsel und das Zusammenspiel der verschiedenen Unternehmensteile.
2.4.2.1 Materialstammsätze: Speedstar

Prinzipiell müssten Sie an dieser Stelle (da wir uns in der Fallstudie Beschaffung befinden)
den Speedstar gar nicht pflegen, da es sich um ein Fertigungsprodukt handelt und nicht ein-
gekauft wird. Dadurch hat das Material auch keine Sicht im Einkauf und ist vornehmlich für
die Produktionsabteilung von Bedeutung. Dennoch ist es vordergründig die Aufgabe des Ma-
terialmanagements (MM – zu der auch die Beschaffung gehört), Materialstammsätze zumin-
dest für die mandantenweiten und die Materialmanagement-eigenen Sichten (z.B. Grundda-
ten, Einkauf) zu pflegen. Die anderen Fachabteilungen ergänzen diese Stammdaten dann um
ihre eigenen Sichten (z.B. die Sicht Arbeitsvorbereitung durch Produktionsmitarbeiter).
Sie werden nun Schritt für Schritt durch das SAP ERP System geleitet, um diese
Daten in das System einzupflegen. Einzelne Schritte der Fallstudien werden
über den gesamten Kursverlauf auch anhand von Screenshots verdeutlicht. Da-
bei werden die Schritte am Beispiel des imaginären Users WIP-89-99 und ent-
sprechend mit der Kennung 8999 aufgezeigt.
Um einen Materialstamm für ein Fertigerzeugnis in SAP ERP anzulegen, wählen Sie die
Transaktion:
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell  Fer-

tigerzeugnis (Transaktionscode: MMF1)
1. Sie befinden sich im Menüpunkt Fertigerzeugnis anlegen (Einstieg). Als Material

geben Sie Speedstar-xxyy ein. Das von Ihnen gewählte (benannte) Material ist man-
dantenweit eindeutig. Wählen Sie als Branche Maschinenbau. Es wird kein Vorlage-
material (als Kopiervorlage) verwendet. Starten Sie den nächsten Dialog mit einem
Klick auf oder Enter.
2. Es folgt die Sichtenauswahl. Die Auswahl der Sichten ist notwendig, um das detail-
lierte Anlegen von Materialstämmen in verschiedenen Unternehmensbereichen zu er-
möglichen. Dabei markieren Sie bitte folgende Zeilen:
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2
- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1

- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 2
- Vertrieb: allg./Werksdaten
- Disposition 1
- Disposition 2
- Disposition 3
- Disposition 4
- Arbeitsvorbereitung
- Buchhaltung 1
- Buchhaltung 2
- Kalkulation 1
- Kalkulation 2
Beenden Sie den Dialog (Klick auf oder Enter).
Abbildung 26: Materialstammdaten Speedstar: SAP-System-Screenshot
3. Der nächste Dialog erfasst die Angaben darüber, für welche Organisationseinheit das
Material angelegt werden soll. Aus der Szenariobeschreibung wissen Sie, welche Or-
ganisationseinheiten verantwortlich sind für den Speedstar:
- Werk 1000 (Hamburg)
- Lagerort 0001 (Materiallager)
- Verkaufsorganisation 1000 (Deutschland, Frankfurt)
- Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf)

Abbildung 27: Organisationseinheiten für den Speedstar: SAP-System-Screenshot
- Beenden Sie den Dialog mit Enter oder .

4. Es folgt die erste Sicht Grunddaten 1 für das neu angelegte Produkt. Geben Sie hier
folgende Daten ein:
- Materialbeschreibung Speedstar-xxyy
- Basismengeneinheit ST (Stück)
- Sparte 00 (Spartenübergreifend)
- Bruttogewicht 18 KG
- Nettogewicht 15
- Wechseln Sie in die nächste Sicht indem Sie Enter drücken.
Wechseln Sie von einer zur nächsten Reiterkarte (Sicht) nur mittels Klick auf
oder Enter. Ein manuelles Auswählen der nächsten Sicht mittels eines
Klicks auf den nächsten Reiter kann dazu führen, dass getätigte Eintragungen in
den Datenfeldern nicht übernommen werden und die Transaktion – unter Um-
ständen – nicht im Sinne der Fallstudie beendet werden kann und erneut ausge-
führt werden muss.
Ebenso ist beim Ausfüllen der Datenfelder zu beachten, dass es sich bei Feldern, die mit ei-
nem -Symbol gekennzeichnet sind, um Mussfelder handelt. Um in die nächste Sicht resp.
den nächsten Dialog zu wechseln, müssen diese Felder mit Inhalt gefüllt sein.

Abbildung 28: Materialstammdaten – Grunddaten 1: SAP-System-Screenshot
5. Da in der Sicht Grunddaten 2 keine Eingaben getätigt werden müssen, wechseln Sie
sofort zur nächsten Sicht. Die Sicht Klassifizierung wird automatisch übersprungen,
da sie nicht ausgewählt wurde.
6. In der Sicht Vertrieb: VerkOrg 1 geben Sie folgende Daten ein:
- Auslieferungswerk 1000 (Hamburg)
- Steuerklassifikation 1 (Volle Steuern)
- Beenden Sie den Dialog mit Enter.
Abbildung 29: Materialstammdaten – Vertrieb: VerkOrg. 1: SAP-System-Screenshot

Im Folgenden werden nicht alle Felder in die Sie einen Wert eingeben müssen,
im Detail erläutert. Zum Einen würde dies den Rahmen dieser Arbeit sprengen
und zum Anderen werden viele Felder in den nachfolgenden Lerneinheiten im
Detail erläutert. Falls Sie besonderes Interesse an weiterführenden Erläuterun-
gen zu einzelnen Feldern haben, verwenden Sie bitte die F1-Hilfe.
7. In die Sicht Vertrieb: VerkOrg 2 brauchen Sie keine Einträge vorzunehmen. Bestäti-
gen Sie lediglich mit Enter.
8. Die Sicht Vertrieb: allg./Werk beinhaltet die Formularfelder Transport- und Lade-
gruppe. Geben Sie hier folgende Werte ein:
- TranspGr 0001 (Auf Paletten)
- Ladegruppe 0002 (Gabelstapler)
- Beenden Sie diese Sicht mit Enter.
Abbildung 30: Materialstammdaten – Vertrieb: allg./Werk: SAP-System-Screenshot
9. In der folgenden Sicht Disposition 1 geben Sie Folgendes ein:

- Dispomerkmal PD (Plangesteuerte Disposition)
- Disponent 001 (Disponent 001)
- Dispolosgröße EX (exakte Losgrößenberechnung)
- Drücken Sie Enter.
10. In der Sicht Disposition 2 geben Sie Folgendes ein:
- Beschaffungsart E (Eigenfertigung)
- Eigenfertigungszeit 5 Tage
- Horizontschlüssel 000
- Produktionslagerort 0001
11. In der Sicht Disposition 3 geben Sie Folgendes ein:

- GesWiederbeschZeit 15 Tage
- Verfügbarkeitsprüfung 02 (Einzelbedarf)
12. In die Sicht Disposition 4 brauchen Sie keine Einträge vorzunehmen. Bestätigen Sie
lediglich mit Enter.
13. In der Sicht Arbeitsvorbereitung geben Sie
- ProdLagerort 0001 ein und drücken Enter.
14. In der Sicht Buchhaltung 1 geben Sie Folgendes ein:
- Preissteuerung S (Standardpreis)
- Standardpreis 3000
- Bewertungsklasse 7920 (Fertigerzeugnisse)
15. In die Sicht Buchhaltung 2 brauchen Sie keine Einträge vorzunehmen. Bestätigen Sie
lediglich mit Enter.
16. Markieren Sie in der Sicht Kalkulation 1 das -Kästchen Herkunft Material und
Mit Mengengerüst. Drücken Sie Enter.
17. Sichern Sie das neu angelegte Material mit oder Strg-s. Das System meldet dann,
dass das Material angelegt wurde.
2.4.2.2 Materialstammsätze: Basismodul

Bei dem Basismodul handelt es sich um ein Halbfabrikat. Das bedeutet, dass die Basis ein
Zwischenprodukt in der Produktion darstellt, welches dann zur Fertigung des Speedstars ver-
wendet wird. Da das Basismodul aus der Eigenfertigung stammt und nur für interne Zwecke
weiterverarbeitet wird (also nicht vertrieben wird), müssen die Sichten des Vertriebs im Ge-
gensatz zum Speedstar auch nicht gepflegt werden. Weiterhin fallen keine Steuern an, da es
als Zwischenprodukt aus der eigenen Produktion stammt und in den Produktionsprozess wie-
der eingesetzt wird.
Um einen Halbfabrikat in SAP ERP anzulegen, wählen Sie die Transaktion:
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell  Halb-

fabrikat (Transaktionscode: MMB1)
1. Sie befinden sich im Menüpunkt Halbfabrikat anlegen (Einstieg). Als Material ge-
ben Sie Basismodul-xxyy ein. Das von Ihnen gewählte Material ist mandantenweit
eindeutig. Wählen Sie als Branche Maschinenbau. Es wird kein Vorlagematerial
verwendet. Starten Sie den nächsten Dialog mit einem Klick auf oder Enter.
2. Es folgt die Sichtenauswahl. Die Auswahl der Sichten ist notwendig, um das detail-
lierte Anlegen von Materialstämmen in verschiedenen Unternehmensbereichen zu er-
möglichen. Dabei markieren Sie bitte folgende Zeilen:
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2
- Disposition 1
- Disposition 2

- Disposition 3
- Disposition 4
- Arbeitsvorbereitung
- Buchhaltung 1
- Buchhaltung 2
- Kalkulation 1
- Kalkulation 2
Beenden Sie den Dialog (Klick auf oder Enter).
3. Im nun folgenden Dialog müssen die Organisationseinheiten eingegeben werden. Es
sind wiederum dieselben Organisationseinheiten, die für den Speedstar verantwortlich
sind. Die einzige Ausnahme stellt das Fehlen der Verkaufsorganisation dar. Das liegt
daran, dass keine Vertriebssichten ausgewählt wurden:
4. In Grunddaten 1 geben Sie folgende Daten ein:
- Materialbeschreibung Basismodul-xxyy
- Sparte 00 (Spartenübergreifend)
- Bruttogewicht 13 KG
- Nettogewicht 11
6. In der Sicht Disposition 1 geben Sie folgende Daten ein:
- In der Sicht Disposition 2 geben Sie folgende Daten ein:
- Beschaffungsart E (Eigenfertigung)
- Eigenfertigungszeit 3 Tage
- In der Sicht Disposition 3 geben Sie folgende Daten ein:
- Verfügbarkeitsprüf. 02 (Einzelbedarf)
7. In der Sicht Disposition 4 müssen Sie keine Eingaben tätigen. Übergehen Sie die
Sicht mit Enter.
8. In der Sicht Arbeitsvorbereitung geben Sie
- ProdLagerort 0001 ein und beenden Sie die Sicht.
9. In der Sicht Buchhaltung 1 geben Sie folgende Daten ein:

- Standardpreis 2000
- Bewertungsklasse 7900 (Halbfabrikate)
- Wechseln Sie in die nächste Sicht.
10. In der Sicht Buchhaltung 2 müssen Sie keine Eingaben tätigen. Übergehen Sie die
Sicht mit Enter.
Mit Mengengerüst. Bestätigen Sie mit Enter.
12. Sichern Sie das neu angelegte Material mit oder Strg-s. Das System meldet dann,
dass das Material angelegt wurde.
2.4.2.3 Materialstammsätze: Carbonrahmen

Der Carbonrahmen ist ein Rohstoff, der extern beschafft wird. Entsprechend ist es auch das
erste Material, welches aus Sicht des Einkaufs gepflegt wird. Auf der anderen Seite wird der
Rohstoff nicht im Unternehmen produziert und benötigt somit auch keine Sicht Arbeitsvorbe-
reitung.
Wählen Sie zum Anlegen des Bedienelements folgende Transaktion:
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell  Roh-

stoff (Transaktionscode: MMR1)
1. Sie befinden sich im Menüpunkt Rohstoff anlegen. Als Materialbezeichnung geben

Sie Carbonrahmen-xxyy ein. Als Branche geben Sie bitte erneut Maschinenbau an.
Es wird wieder kein Vorlagematerial verwendet. Beenden Sie den Dialog mit einem
Klick auf oder Enter.
2. Wählen Sie in dem Sichtenauswahl-Dialog die folgenden Sichten aus:
o Grunddaten 1
o Grunddaten 2
o Einkauf
o Disposition 1
o Disposition 2
o Disposition 3
o Disposition 4
o Buchhaltung 1
o Kalkulation 1
Beenden Sie den Dialog mit Enter.
3. Im nun folgenden Dialog müssen die Organisationseinheiten eingegeben werden. Es
sind wiederum dieselben Organisationseinheiten, die für den Speedstar verantwortlich
sind. Die einzige Ausnahme stellt das Fehlen der Verkaufsorganisation dar. Das liegt
daran, dass keine Vertriebssichten ausgewählt wurden:

4. In Grunddaten 1 geben Sie folgende Daten ein:

- Materialbeschreibung Carbonrahmen-xxyy
- Warengruppe 020 (Fahrzeuge)
6. In der Sicht Einkauf wird das Material der Einkäufergruppe von Chef, H (000) zu-
geordnet. Beenden Sie diese Sicht mit Enter.
- Beschaffungsart F (Fremdbeschaffung: Feld ist ausgegraut!)
- FremdBesch Lagerort 0001
- Planlieferzeit 3 Tage
Sicht mit Enter.
11. In der Sicht Buchhaltung 1 geben Sie folgende Daten ein
- Standardpreis 750
- Bewertungsklasse 3000 (Rohstoffe 1)
Mit Mengengerüst. Sichern Sie das neu angelegte Material mit oder Strg-s. Nach
dem Sichern bestätigt das System, dass der neue Rohstoff angelegt wurde.
2.4.2.4 Materialstammsätze: Rad

Zu Übungszwecken ist das Rad nahezu identisch zum Rahmen im Schritt davor angelegt.
Einzig das Material, die Kurzbezeichnung und der Preis weichen ab. Das SAP ERP System
erleichtert das Anlegen von ähnlichen Materialien, indem Sie ein bereits vorhandenes Materi-
al als Kopiervorlage verwenden können.
Das Rad ist ebenfalls ein Rohstoff und wird von einem Zulieferer bezogen. Zum Anlegen
wählen Sie erneut:


1. Sie befinden sich im Menüpunkt Rohstoff anlegen. Geben Sie folgende Daten ein
- Material Rad-xxyy
- Branche Maschinenbau
- Vorlagenmaterial Ihr Material Carbonrahmen-xxyy
- Bestätigen Sie mit Enter.
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2
- Einkauf
- Disposition 1
- Disposition 2
- Disposition 3
- Disposition 4
- Buchhaltung 1
- Kalkulation 1
3. Im folgenden Dialog müssen Sie erneut die verantwortlichen Organisationseinheiten
eingeben. Da Sie ein Vorlagenmaterial eingegeben haben, müssen Sie nun zusätzlich
die Organisationseinheiten der Vorlage, von der kopiert werden soll, eingeben. Sie
müssen Werk 1000 und Lagerort 0001 und zusätzlich dieselben Daten (da die
Stammdaten des Vorlagenmaterials auch in den selben Organisationseinheiten kreiert
wurden) in die entsprechenden Felder auf der rechten Seite eingeben.
- Kopieren von Werk 1000 (Hamburg)
- Kopieren von Lagerort 0001 (Materiallager)
- Bestätigen Sie mit Enter oder .

Abbildung 31: Materialstammdaten –Vorlagenkopie (1): SAP-System-Screenshot
In den folgenden Sichten sehen Sie, dass das System alle Einträge in den entsprechenden Fel-
dern automatisch ausfüllt. Die Daten werden aus der Vorlage kopiert. Klicken Sie sich durch
alle Sichten mit Enter, um diese Daten zu bestätigen. Bitte bedenken Sie, dass Sie die Einga-
ben für Materialbeschreibung und Standardpreis manuell abändern (siehe folgende Schrit-
te).
Abbildung 32: Materialstammdaten –Vorlagenkopie (2): SAP-System-Screenshot

4. Grunddaten 1: Materialbeschreibung Rad-xxyy – Enter drücken

5. Grunddaten 2: keine Veränderung – Enter drücken
6. Einkauf: keine Veränderung – Enter drücken
7. Disposition 1: keine Veränderung – Enter drücken
11. Buchhaltung 1: Standardpreis 100 – Enter drücken
12. Kalkulation 1: keine Veränderung – drücken Sie den -Button
2.4.2.5 Materialstammsätze: Kette

Die Kette ist bezogen auf die Stammdaten der bisher angelegten Rohstoffe sehr ähnlich. Die
einzigen Unterschiede sind in der Beschreibung Kette-xxyy, der Planlieferzeit von 4 Tagen
und dem Standardpreis von 75.

1. Sie befinden sich im Menüpunkt Rohstoff anlegen. Geben Sie folgende Daten ein
- Material Kette-xxyy
- Branche Maschinenbau
- Vorlagenmaterial Ihr Material Carbonrahmen-xxyy
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2
- Einkauf
- Disposition 1
- Disposition 2
- Disposition 3
- Disposition 4
- Buchhaltung 1
- Kalkulation 1
3. Im folgenden Dialog müssen Sie erneut die verantwortlichen Organisationseinheiten
eingeben. Da Sie ein Vorlagenmaterial eingegeben haben, müssen Sie nun zusätzlich
die Organisationseinheiten der Vorlage, von der kopiert werden soll, eingeben. Sie
müssen Werk 1000 und Lagerort 0001 und zusätzlich dieselben Daten (da die
Stammdaten des Vorlagenmaterials auch in den selben Organisationseinheiten kreiert
wurden) in die entsprechenden Felder auf der rechten Seite eingeben.
- Kopieren von Werk 1000 (Hamburg)
- Kopieren von Lagerort 0001 (Materiallager)

- Bestätigen Sie mit Enter oder .

4. Grunddaten 1: Materialbeschreibung Kette-xxyy – Enter drücken
5. Grunddaten 2: keine Veränderung – Enter drücken
6. Einkauf: keine Veränderung – Enter drücken
8. Disposition 2: Planlieferzeit 4 Tage – Enter drücken
11. Buchhaltung 1: Standardpreis 75 – Enter drücken
12. Kalkulation 1: keine Veränderung – drücken Sie den -Button
2.4.2.6 Materialstammsätze: Schaltung

Als letzten Datensatz müssen Sie die Schaltung für das Basismodul einpflegen. Achten Sie
hier auf die Unterschiede zu den bisher angelegten Datensätzen – bei der Schaltung handelt es
sich nämlich um Handelsware. Handelswaren sind bewegliche Güter, die zum wirtschaftli-
chen Austausch bestimmt sind. Folglich beginnen Sie bereits mit einem anderen Transakti-
onsaufruf.
Wählen Sie dazu folgende Transaktion:
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell  Han-

delsware (Transaktionscode: MMH1)
1. Sie befinden sich im Menüpunkt Handelsware anlegen. Als Materialbezeichnung

geben Sie Schaltung-xxyy ein. Als Branche geben Sie bitte erneut Maschinenbau an.
Es wird kein Vorlagematerial verwendet. Beenden Sie den Dialog mit einem Klick
auf oder Enter.
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2
- Einkauf
- Disposition 1
- Disposition 2
- Disposition 3
- Disposition 4
- Buchhaltung 1
- Kalkulation 1
3. Geben Sie folgende Organisationseinheiten ein
4. Unter Grunddaten 1 geben Sie folgende Daten ein:
- Materialbeschreibung Schaltung-xxyy

- Warengruppe 020 (Fahrzeuge)
5. Übergehen Sie die Sicht Grunddaten 2 mit Enter.
6. In der Sicht Einkauf wird das Material der Einkäufergruppe von Chef, H (000) zu-
geordnet. Beenden Sie diese Sicht.
- Beschaffungsart F (Fremdbeschaffung: Feld ist ausgegraut!)
- FremdBesch Lagerort 0001
- Planlieferzeit 6 Tage
Sicht mit Enter.
11. In der Sicht Buchhaltung 1 geben Sie folgende Daten ein
- Standardpreis 500
- Bewertungsklasse 3100 (Handelsware 1)
12. Markieren Sie in der Sicht Kalkulation 1 die -Kästchen Herkunft Material und Mit
Mengengerüst. Sichern Sie das neu angelegte Material mit oder Strg-s. Nach dem
Sichern bestätigt das System, dass der neue Rohstoff angelegt wurde.
2.4.2.7 Materialliste anzeigen

Überprüfen Sie nochmal alle angelegten Materialien in der Listenübersicht. Wählen Sie hier-
zu folgende Transaktion
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Sonstige  Materialverzeichnis

(Transaktionscode: MM60)
Geben Sie Ihren Usernamen WIP-xx-yy in das linke Feld der Zeile Ersteller und wählen Sie
Execute ( ). Nun sollten Sie eine Materialliste mit allen Materialien sehen, die Sie (Ihr User)
erstellt hat. Weiterhin sehen Sie die wichtigsten Einstellungen zu den Materialien (Werk, Ma-
terialtyp, Bewertungsklasse, Standardpreis etc.).

Abbildung 33: Materialliste: SAP-System-Screenshot
Sollten Sie Abweichungen von dieser Abbildung haben, sollten Sie Fehler zu-
nächst beheben (siehe 2.4.2.8), bevor Sie weiterarbeiten.
2.4.2.8 Materialstammdaten anzeigen und ändern
Um sich die angelegten Materialstammdaten ansehen zu können, wählen Sie bitte
Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Ändern  Sofort (MM02)
Im Einstiegsfenster können Sie Ihre Materialien (einzeln)

- Speedstar-xxyy
- Basismodul-xxyy
- Carbonrahmen-xxyy
- Rad-xxyy
- Kette-xxyy
- Schaltung-xxyy
eingeben und mit Enter bestätigen.
In der Sichtenauswahl wählen Sie die entsprechenden Sichten, die Sie interessieren.
- Allgemeine Daten
o Grunddaten 1
o Grunddaten 2
o Klassifizierung
- Vertrieb (SD = Sales & Distribution)
o Vertrieb: allg./Werksdaten
o Außenhandel: Export
o Vertriebstext

- Materialmanagement (MM = Material Management):

o Einkauf
o Außenhandel: Import
o Einkaufsbestelltext
- Lagerverwaltung (LE-WM = Logistic Execution – Warehouse Management)
o Allg. Werksdaten/ Lagerung 1-2
o Lagerverwaltung 1-2
o Qualitätsmanagement
- Produktionsplanung (PP = Production Planing )
o Disposition 1-4
o Prognose
o Arbeitsvorbereitung
o Fertigungshilfsmittel
- Finanzwesen (FI = Financial Accounting)
o Buchhaltung 1-2
- Controlling (CO = Controlling oder auch Management Accounting)
o Kalkulation 1-2
Die organisatorischen Daten für Ihre Materialien sind folgende:

Werk 1000
Lagerort 0001
Einkaufsorganisation 1000
Verkaufsorganisation 1000
Vertriebsweg 10
Schauen Sie sich auch die anderen Materialien an, die in die Fahrradproduktion mit eingehen.
Dabei handelt es sich um Materialien, die im IDES-Unternehmen im Werk 1000 bereits vor-
handen sind. Entsprechend müssen Sie die Materialstammsätze nicht mehr pflegen.
Die Materialien wurden bereits von einem anderen Mitarbeiter angelegt und haben keine
Kennung in Form von xxyy!
Pedal
Bremse
Lenker
Sattel
Falls Sie vergessen haben, eine Sicht anzulegen, muss die spätere Änderung
über die Transaktion Anlegen (MM01) und nicht über die Transaktion Ändern
(MM02) erfolgen. Die Transaktion Ändern (MM02) kann nur für Sichten ver-
wendet werden, die bereits angelegt worden sind.
2.4.3 Lieferantenstammdaten anlegen

Da die Materialstammdaten im System gepflegt sind, wenden Sie sich nun dem Stammsatz
für einen Lieferanten (Kreditor) zu. Der Lieferant wird dann die Bezugsquelle für Ihre Mate-

rialien, die Sie einkaufen, darstellen. Der Lieferantenstammsatz soll für die Organisations-
einheiten Buchungskreis 1000 und Einkaufsorganisation 1000 gültig sein.
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Stammdaten  Lieferant  Zentral  Anle-

gen (Transaktionscode: XK01)
1. Geben Sie folgende Daten ein:

- Buchungskreis 1000
- Einkaufsorganisation 1000
- Kontengruppe KRED
- Beachten Sie, dass das Feld für den Kreditor leer bleibt, da die Kreditoren ID au-
tomatisch vom System vergeben wird.
- Wählen Sie Enter und übergehen Sie eine eventuelle Warnung bezüglich der Kon-
tengruppe mit Enter.
2. Pflegen Sie in der Sicht Kreditor anlegen: Anschrift die folgenden Daten:
- Name Ihren Namen
- Suchbegriff ½, Ihren Namen
- Straße Universitätsstraße
- Hausnummer 9
- Postleitzahl 45141
- Stadt Essen
- Land DE
- Sprache Deutsch
- Bestätigen Sie mit Enter oder klicken Sie auf das -Symbol.
3. In der Sicht Kreditoren anlegen: Steuerung geben Sie folgende Daten ein:
- USt. Id.Nr. DE987654321
- Branche TRAD
4. In der Sicht Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr selektieren Sie bitte unter Abwei-
chende Zahlungsempfänger im Beleg das Feld Angaben individuell.
5. Übergehen Sie die Sicht Kreditor anlegen: Kontakt mit Enter.
6. In der Sicht Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung tätigen Sie bitte folgen-
de Eingaben:
- Abstimmkonto 160000
- Sortierschlüssel 002
- Finanzdispogruppe A1
- Freigabegruppe 1000
- Zinskennzeichen 02
- Zinsrhythmus 1
7. In der Sicht Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung tätigen Sie bitte fol-
gende Eingaben:
- Zahlungsbed. 0001
- Toleranzgruppe 1000

- Prf.dopp.Rech. selektieren
- Zahlwege SU
8. In der Sicht Kreditor anlegen: Korrespondenz Buchhaltung tätigen Sie bitte keine
Eingaben.
9. In der Sicht Kreditor anlegen: Einkaufsdaten tätigen Sie bitte folgende Eingaben:
- Bestellwährung EUR
- Zahlungsbed. 0001
- Incoterms EXW
- VerkäuferIn Hr. Schneider
- Telefon 010/32323
- WE-bez.-RechnPrüfung selektieren
- ABC-Kennzeichen A
- Automatische Bestellung selektieren
10. Speichern Sie Ihre Eingaben. Das System gibt Ihnen eine Nummer zu dem Kredito-
renkonto an. Notieren Sie diese Nummer, ohne die führenden Nullen.
Kreditorenkonto: ______________________________________
Nun, da Ihr Lieferant angelegt ist, wenden Sie sich den Einkaufsinfosätzen zu.
2.4.4 Einkaufsinfosätze und Konditionen anlegen

Legen Sie nun Einkaufsinfosätze für die Materialien an, die Sie für die Speedstar-Produktion
benötigen. Sie werden gleichzeitig auch Konditionen mit den Einkaufsinfosätzen verknüpfen
(siehe auch Theorie: Konditionen im Einkaufsinfosatz).
Einkaufsinfosätze werden verwendet, um die Preiskonditionen (Verkaufskonditionen), die
Ihnen Ihr Kreditor (Lieferant) für ein Material gewährt, zu erfassen. Die folgende Tabelle
zeigt die Preise, die Ihr Lieferant für das jeweilige Material verlangt und den Mengenrabatt,
den Sie bei größeren Bestellungen erhalten. Die Einkaufsinfosätze werden mit Bezug auf den
Lieferanten angelegt, den Sie eben angelegt haben. Beispielsweise zahlen Sie pro Carbonrah-
men einen Preis von 750 €. Wenn Sie in einer Bestellung 500 oder mehr Stück bestellen,
müssen Sie nur einen Stückpreis von 650 € zahlen.
Material Kreditor Menge Preis/Stück Von Menge Von Preis/Stück

Carbonrahmen-xxyy Ihr Lieferant 1 750 500 650
Rad-xxyy Ihr Lieferant 1 100 1000 80
Kette-xxyy Ihr Lieferant 1 75 500 65
Schaltung-xxyy Ihr Lieferant 1 500 500 450
2.4.4.1 Einkaufsinfosatz anlegen: Carbonrahmen

Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Stammdaten  Infosatz  Anlegen (Trans-

aktionscode: ME11)

1. Im Einstiegsbild der Transaktion müssen Sie zunächst die Organisationseinheiten be-

stimmen, für die der Einkaufsinfosatz gültig sein soll:
- Lieferant Nummer Ihres Lieferanten
- Material Carbonrahmen-xxyy
- Einkaufsorg 1000
- Werk 1000
Abbildung 34: Einkaufsinfosatz: SAP-System-Screenshot
2. Sie gelangen in das Menü Infosatz anlegen: Allgemeine Daten. Sie sehen, dass aus
dem Materialstamm bereits einige Daten übernommen sind. Diese brauchen Sie nicht
zu ändern. Einkaufsinfosätze und Konditionen werden auf Ebene von Einkaufsorgani-
sationen gepflegt. Das bedeutet, dass Sie diese allgemeine Sicht verlassen müssen und
in die Einkaufsorganisations-spezifische Sicht wechseln müssen. Kicken Sie dazu auf
das -Symbol.

Abbildung 35: Einkaufsinfosatz – Allgemeine Daten: SAP-System-Screenshot

- Normalmenge 100 ST
- Nettopreis 750 EURO
- Klicken Sie nun auf .
4. Markieren Sie die Zeile mit der Konditionsart PB00 und klicken Sie auf das
Symbol (Staffeln).
5. Geben Sie folgenden Daten ein, um die Kondition so zu konfigurieren, dass der Preis
bei 750 EUR ab einer Staffelmenge von 1 Stück und ab einer Staffelmenge von 500
bei einem Preis von 650 EUR liegt.
- erste Reihe: Staffelmenge = 1 Betrag = 750
- zweite Reihe: Staffelmenge = 500 Betrag = 650

Abbildung 36: Einkaufsinfosatz - Konditionen: SAP-System-Screenshot
6. Sichern Sie Ihre Eingaben und notieren Sie sich die Nummer des Infosatzes.
Einkaufsinfosatz (Carbonrahmen): ________________________________
2.4.4.2 Einkaufsinfosatz anlegen: Rad

1. Nun legen den Einkaufsinfosatz für das Material Rad-xxyy an (Transaktionscode
ME11). Lieferant, Einkaufsorganisation und Werk bleiben wie gehabt. Drücken Sie
Enter.
2. Klicken Sie auf und geben Sie folgende Date nein:
Symbol (Staffeln).

Einkaufsinfosatz (Rad): ________________________________
2.4.4.3 Einkaufsinfosatz anlegen: Kette

1. Nun legen den Einkaufsinfosatz für das Material Kette-xxyy an (Transaktionscode
ME11). Lieferant, Einkaufsorganisation und Werk bleiben wie gehabt. Drücken Sie
Enter.
Symbol (Staffeln).
Einkaufsinfosatz (Kette): ________________________________
2.4.4.4 Einkaufsinfosatz anlegen: Schaltung

1. Nun legen Sie den Einkaufsinfosatz für das Material Schaltung-xxyy an (Transakti-
onscode ME11). Lieferant, Einkaufsorganisation und Werk bleiben wie gehabt. Drü-
cken Sie Enter.
Symbol (Staffeln).
Einkaufsinfosatz (Schaltung): ________________________________
Damit haben Sie für die Rohstoffe und die Handelsware, die in die Produktion des Endpro-
duktes bzw. Halbfabrikats eingehen, Einkaufsinfosätze angelegt. Wie Sie sicherlich bemerkt
haben, sind Ihnen in der Rolle des Mitarbeiters im Einkauf nur die relevanten Sichten auf den

Materialstammsatz angezeigt worden. Dennoch waren Informationen aus dem Materialstamm

anderer Funktionsbereiche bereits vorhanden und für Sie sichtbar.
Aus Sicht des Materialmanagements/Einkaufs haben Sie nun alle benötigten Stammdaten
(Material, Lieferant, Einkaufsinfosätze, Konditionen) gepflegt. Als nächstes werden Sie sich
dem Beschaffungsprozess zuwenden. Doch zunächst erfolgt wiederum die theoretische Ab-
handlung.

2.5 Erläuterung
Was haben wir bisher gelernt?
In diesem Abschnitt haben Sie die Organisationsebenen kennengelernt, die für
die Beschaffungskomponente des SAP ERP Systems relevant sind. Darüber
hinaus wurden die unterschiedlichsten Stammdaten der Beschaffungskompo-
nente vorgestellt.
2.5.1 Organisationsebenen im Beschaffungsprozess

Wie für jede andere Komponente in SAP ERP existieren auch für die Beschaffungsanwen-
dung Organisationseinheiten, die für diese Komponente relevant sind. Organisationseinheiten
repräsentieren den rechtlichen oder organisatorischen Aufbau eines Unternehmens.
Bevor SAP in einem Unternehmen produktiv für die täglichen Prozesse und Arbeiten einge-
setzt wird, muss das System implementiert werden. Einer der zentralen Schritte in der Imple-
mentierung von SAP-Systemen ist das Customizing des SAP-Systems (weitere Schritte in
der Implementierungsphase sind: Dokumentation, Tests, Going Live, Benutzerschulung und
Training, Support etc.). Ein Teil des Customizing stellt die Abbildung der Organisationsstruk-
turen (Organisations-Customizing) des Unternehmens in die SAP Software dar.
Der Beschaffungsprozess verwendet folgende Organisationseinheiten:
Mandant
- eigenständige Einheit im SAP System mit separaten Stammsätzen und eigenen Tabel-
len(einträgen)
- ist die höchste Organisationsebene im SAP ERP System
- Benutzerautorisierungen werden auf Mandantenebene gesetzt
- systemweit einzigartiger dreistelliger alphanumerischer Schlüssel: z.B. Mandant 900
Buchungskreis
- repräsentiert eine selbständige bilanzierende Einheit
- Bilanz und GuV werden auf Ebene von Buchungskreisen erstellt
- Ein Mandant kann mehrere Buchungskreise beinhalten
- mandantenweit einzigartiger vierstelliger alphanumerischer Schlüssel in Hinblick auf
alle vorhandenen Buchungskreise. Das bedeutet, dass in einem Mandanten nur ein
Buchungskreis mit dem Schlüssel 1000 existieren kann.
Werk
- Ein Werk produziert Waren, erbringt Dienstleistungen oder bereitet Waren für den
Vertrieb vor.
- Ein Werk wird einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet. Ein Buchungskreis kann
mehreren Werken vorstehen
alle vorhandenen Werke. Das bedeutet, dass in einem Mandanten nur ein Werk mit
dem Schlüssel 1000 existieren kann.
Lagerort
- Lagerorte erlauben es, Materialbestände innerhalb eines Werkes zu unterscheiden.

- Bestandsführung auf Mengenbasis und Inventur werden im Werk auf Lagerortebene

ausgeführt.
- Innerhalb eines Werkes hat ein Lagerort einen einzigartigen vierstelligen alphanumeri-
schen Schlüssel in Hinblick auf alle Lagerorte des Werkes. Das bedeutet, dass in ei-
nem Werk nur ein Lagerort mit dem Schlüssel 0001 existieren kann.
Einkaufsorganisation
- wird verwendet, um Einkaufsbedingungen für ein oder mehrere Werke oder Unter-
nehmen auszuhandeln
- Preiskonditionen werden auf der Einkaufsorganisationsebene festgelegt.
alle vorhandenen Einkaufsorganisationen. Das bedeutet, dass in einem Mandanten nur
eine Einkaufsorganisation mit dem Schlüssel 1000 existieren kann.
Einkäufergruppe
- Kennungen von Einkäufern oder von Gruppen von Einkäufern, die für bestimmte Ein-
kaufsaufgaben verantwortlich sind
- kann nicht einer Einkaufsorganisation zugeordnet werden. Das liegt daran, dass Ein-
käufergruppen nur ein Strukturierungselement darstellen, mit deren Hilfe Verantwort-
lichkeiten wie bspw. “Einkäufergruppe X ist verantwortlich für die Beschaffung von
Material Y" zuzuweisen. Entsprechend kann eine Einkäufergruppe mandantenweit
verwendet werden (mandantenweit gültig).
- mandantenweit einzigartiger dreistelliger alphanumerischer Schlüssel im Hinblick auf
alle vorhandenen Einkäufergruppen. Das bedeutet, dass in einem Mandanten nur eine
Einkäufergruppe mit dem Schlüssel 000 existieren kann.
Die folgenden Zuordnungen können zwischen den aufgeführten Organisationseinheiten de-

finiert werden:
- Ein Mandant ist keiner Organisationseinheit zugeordnet. Der Mandant kann als eine
Art Container betrachtet werden, der alle anderen Organisationseinheiten beinhaltet.
- Ein Buchungskreis kann N Werke zugeordnet haben.
- Ein Werk kann nur 1 Buchungskreis zugordnet sein.
- Ein Werk kann N Lagerorte besitzen.
Die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Buchungskreisen und Werken hat einige be-
sondere Aspekte. Dabei muss bedacht werden, ob man seinen Einkauf zentral oder dezentral
organisiert haben möchte. Folgende Alternativen sind zu unterscheiden:
- Werksbezogener Einkauf: Einkaufsorganisation ist einem Werk zugeordnet und be-
schafft somit nur für dieses Werk
- Werksübergreifender Einkauf: Einkaufsorganisation ist einem Buchungskreis zuge-
ordnet und kann daher für alle Werke dieses Buchungskreises beschaffen.
- Buchungskreisübergreifender Einkauf: Einkaufsorganisation ist keinem Buchungs-
kreis und keinem Werk zugeordnet und kann daher für jedes Werk beschaffen.
2.5.2 Stammdaten in der Beschaffung

Die zentralen Stammdaten, die in der Beschaffung verwendet werden sind:
- Materialstammdaten
- Lieferantenstammdaten

- Einkaufsinfosätze
- Konditionen
Materialstammdaten
- Der Materialstamm beinhaltet alle Daten, die für ein Material relevant sind. Beispiele
für Daten im Materialstamm: Material-ID, Beschreibung, Maßeinheit, Gewicht, Vo-
lumen, Standardpreis etc.
- Der Materialstamm ist in mehrere Sichten aufgeteilt. Jede Sicht ist für eine bestimmte
SAP ERP Komponente relevant. Sichten sind bspw. Grunddaten, Einkauf, Vertrieb,
Disposition, Lagermanagementsystem etc.
- Daten, die in einer Sicht gepflegt werden, sind nur für bestimmte Organisationseinhei-
ten gültig. Beispielsweise sind Daten, die in der Sicht Disposition gepflegt sind, für
Werke relevant. Daten, die in der Sicht Vertrieb gepflegt sind, sind für Verkaufsorga-
nisationen relevant.
- Weiterhin sind die Daten auch nur für die Organisationseinheit gültig, für die sie defi-
niert wurden. Beispielsweise wären Daten, die in der Dispositionssicht nur für das
Werk 1000 gepflegt wurden, nicht im Werk 2000 anwendbar. Das bedeutet, dass das
Werk 2000 das Material nicht nutzen kann, solange der Materialstamm in der Disposi-
tionssicht nicht auf das Werk 2000 erweitert wurde.
- Die Sicht Grunddaten ist mandantenweit gültig. Das bedeutet, dass bspw. bei der De-
finition eines Materials allgemeine Daten wie Material ID etc. in der Sicht Grunddaten
festgeschrieben werden. Entsprechend ist es dann nicht mehr möglich, ein zweites
Material mit genau dieser Material ID zu erstellen. Der Materialname ist somit man-
dantenweit gültig.
- Datenbilder in der Materialstammsatzpflege
o Initialdaten
o Kopfdaten
o Zusatzdaten
Lieferantenstammdaten
- Information über einen Lieferanten (auch Kreditor genannt) werden im Lieferanten-
stammsatz festgehalten.
- Der Lieferantenstamm ist in drei Bereiche untergliedert:
o Allgemeine Daten sind mandantenweit gültig (genau wie die Grunddatensicht
bei Materialien). Das beinhaltet bspw. Kommunikationsdaten des Lieferanten.
Die allgemeinen Daten sind unabhängig von den Daten in den anderen beiden
Sichten.
o Buchhaltungsdaten werden auf Ebene von Buchungskreisen definiert und
teilweise auch in den allgemeinen Daten. Genau wie beim Materialstamm wird
der buchhaltungsrelevante Teil des Lieferantenstamms spezifisch für ein Bu-
chungskreis angelegt. Das bedeutet, dass wenn Sie einen Lieferanten für den
Buchungskreis 1000 definieren, so kann dieser Lieferant auch nur Geschäfte
mit diesem Buchungskreis machen. Soll der Lieferant eine Bestellung eines
Werkes im Buchungskreis 2000 beliefern, so müssen aus Sicht des ERP Sys-
tems seine Stammdaten auf den Buchungskreis 2000 erweitert werden.

o Einkaufsdaten eines Lieferanten werden in Bezug zu einer Einkaufsorganisa-

tion angelegt. Diese Daten umfassen bspw. Zahlungsbedingungen mit dem
Lieferanten. Auch hier gilt, nur eine Einkaufsorganisation, für die die Stamm-
daten eines Lieferanten gültig sind, kann bei diesem Lieferanten einkaufen. Ist
bspw. der Lieferant nur für die Einkaufsorganisation 1000 definiert, so kann
die Einkaufsorganisation 2000 diesen Lieferanten nicht in der Beschaffung
nutzen. Einige allgemeine Daten sind ebenfalls relevant für den Einkauf. Ein
Beispiel hierfür wären Adressdaten.
- Nutzer eines SAP ERP Systems haben immer ein Autorisierungsprofil. Ein Aspekt
dieser Rechteverwaltung kann bspw. sein, welche Daten eines Lieferanten ein be-
stimmter Nutzer sehen bzw. verändern darf. Eine mögliche Autorisierungsrichtlinie
könnte bspw. sein, dass ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung nur die Einkaufsdaten
ändern darf. Dieser Mitarbeiter hätte dann keinen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten.
Einkaufsinfosätze
- enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, welches von dem be-
treffenden Lieferanten bezogen wird. Das bedeutet, dass in einem Einkaufsinfosatz
festgelegt wird, welches Material von einem Lieferanten zu welchen Konditionen be-
zogen werden kann.
- stellen eine wichtige Informationsquelle für den Einkäufer dar. Der Einkäufer hat
dadurch jederzeit die Möglichkeit festzustellen, welche Lieferanten ein bestimmtes
Material anbieten oder welche Materialien von einem Lieferanten bezogen werden
können.
- In Infosätzen können folgende Daten hinterlegt und gepflegt werden:
o derzeitige und künftige Preise und Konditionen (z.B. Fracht, Rabatte)
o Lieferdaten (z.B. Planlieferzeit, Toleranzen)
o Lieferantendaten
o Texte
- In Infosätzen gepflegte Daten werden vom SAP System beim Anlegen von Einkaufs-
belegen (z.B. Bestellungen oder Kontrakten) als Vorschlagswerte angeboten. Wenn
Sie eine Bestellung in SAP ERP erstellen und das Material, dass bestellt werden soll,
eingeben, schlägt das System Daten wie Lieferant, Preis, etc. entsprechend der Infor-
mationen im Einkaufsinfosatz vor.
- Die Daten für einen Einkaufsinfosatz werden in verschiedene Datenbereiche aufge-
teilt:
o allgemeingültige Daten: gültig für einen einzelnen Mandanten
o einkaufsorganisationsabhängige Daten und werksabhängige Daten
Konditionen
- Konditionen werden zur Preisfindung bei Bestellungen verwendet.
- Wird eine Bestellung mit Bezug zu einem Vertrag (Kontrakt) oder Einkaufsinfosatz
angelegt, oder treffen bestimmte Kriterien bei der Bestellerfassung zu, die in erweiter-
ten Konditionen definiert sind, werden die Konditionen automatisch vom SAP System
in der Bestellung berücksichtigt.
- Im Einkauf existieren verschiedene Arten von Konditionen:

o Konditionen im Kontrakt
o Konditionen im Einkaufsinfosatz
o Allgemeine Konditionen

Der Beschaffungsprozess
3 Der Beschaffungsprozess
Im Folgenden machen Sie sich mit dem Beschaffungsprozess im SAP ERP System vertraut.
3.1 Theorie: Elemente des Beschaffungsprozesses in SAP ERP

Der Beschaffungsprozess in SAP ERP hat wie alle anderen Prozesse in SAP
ERP eine Vielzahl von Integrationspunkten zu anderen SAP ERP
Komponenten. Dieses Kapitel stellt die einzelnen Elemente des
Beschaffungsprozesses vor und zeigt einige Integrationsaspekte mit anderen
SAP ERP Komponenten auf.
3.1.1 Idealtypischer Beschaffungsprozess

Wie ein idealtypischer Beschaffungsprozess in der Regel abläuft, wird in der folgenden Ab-
bildung aufgezeigt.
Abbildung 37: Beschaffungsprozess ("Purchase-to-Pay")
Dabei werden in einem Fremdbeschaffungsprozess folgende Prozessschritte ausgeführt:

1. Bedarfsermittlung: Die zuständige Fachabteilung kann bei Bedarf an Materialien
manuell eine Bestellanforderung an die Einkaufsabteilung übergeben. Ist für ein Ma-
terial im Materialstammsatz ein Dispositionsverfahren (bei unseren Materialien war
es stets die plangesteuerte Disposition – andere Dispositionsverfahren sind natürlich
auch möglich) eingestellt, wird die Bestellanforderung automatisch vom SAP MRP
Modul erzeugt. MRP steht dabei für Material Requirements Planning (zu dt. Materi-
albedarfsplanung) und hat die Aufgabe, Materialien bedarfsgerecht zur Verfügung zu
stellen.

2. Ermittlung der Bezugsquelle: Der zuständige Einkäufer (bei unseren Materialien ist
es die Einkäufergruppe 000 (Rohstoffe)) wird bei der Ermittlung möglicher Bezugs-
quellen wie bspw. Lieferanten vom SAP ERP System auf unterschiedliche Art und
Weise unterstützt. Eine Möglichkeit der Bezugsquellenermittlung kann dabei bspw.
das Anlegen von Anfragen und das daran anschließende Erfassen von Angeboten
sein.
3. Lieferantenauswahl: Das SAP System ermöglicht durch Preisvergleiche zwischen
den verschiedenen Angeboten die Lieferantenauswahl zu erleichtern. Mit einem An-
gebotsvergleich kann bspw. der günstigste Lieferant erfasst werden. Absageschreiben
können daraufhin automatisch verschickt werden (bei unseren Materialien haben wir
bereits einen Lieferanten angelegt, von dem wir später auch unsere Materialien be-
ziehen werden).
4. Bestellungsbearbeitung: Beim Anlegen von Bestellungen schlägt das System Erfas-
sungshilfen vor. Dabei werden Informationen aus den Stammsätzen in die Bestell-
formulare automatisch eingetragen.
5. Bestellüberwachung: Der für den Einkauf zuständige Einkäufer kann den Bearbei-
tungsstand (Status) einer Bestellung jederzeit online überprüfen und notfalls eingrei-
fen. Er kann z.B. feststellen, ob bereits ein Wareneingang oder Rechnungseingang zu
der entsprechenden Bestellposition erfolgt ist. Ferner unterstützt das SAP ERP Sys-
tem Mahnverfahren.
6. Wareneingang: Im Wareneingangsbereich überprüft das SAP System bspw. die Wa-
reneingangsmenge gegen die Bestellmenge und kann im Falle von Abweichungen au-
tomatisch Warnungen für die zuständigen Stellen erzeugen.
7. Rechnungsprüfung: Das System überprüft Kreditorenrechnungen (Rechnungen des
Lieferanten) auf rechnerische und sachliche Richtigkeit hin.
8. Zahlungsabwicklung: Die Kreditorenzahlung (Zahlungsverkehr an den Lieferanten)
erfolgt in der Regel in der Finanzbuchhaltung.
3.1.2 Bestellanforderung
Bestellanforderungen sind systeminterne Belege, die bei der Bedarfsermittlung erstellt wer-
den und durch die der Einkauf aufgefordert wird, eine bestimmte Menge eines Materials oder
einer Dienstleistung zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
Eine Bestellanforderung kann direkt angelegt werden. Dabei bedeutet „direkt", dass eine Be-
stellanforderung manuell in der anfordernden Abteilung erstellt wird. Der Ersteller der Be-
stellanforderung legt dabei fest, welches Material oder welche Leistung bestellt wird, und
bestimmt die Menge und den Termin.
Bestellanforderungen können jedoch auch „Indirekt" erstellt werden. "Indirekt" bedeutet, dass
die Bestellanforderung automatisch von einer anderen SAP-Komponente angelegt wird. Be-
stellanforderungen lassen sich wie folgt automatisch anlegen:
- in der MRP (Materialbedarfsplanung)
- mit Instandhaltungsaufträgen
- mit Fertigungsaufträgen
- mit Netzwerken

Beim Anlegen einer Bestellanforderung für Materialien mit Materialstammsatz werden vom
SAP ERP System bereits erstellte (und damit im System bekannte) Daten aus dem Material-
stamm in die Bestellanforderung aufgenommen. Ab SAP ERP 6.0 besteht zudem die Mög-
lichkeit, Bestellpositionen aus einem webbasierten Katalog auszuwählen.
Die Bestellanforderung wird von der Einkaufsabteilung in eine Lieferantenanfrage, eine
Bestellung oder einen Rahmenvertrag umgesetzt.
Neben der manuellen Erfassung einer Bestellanforderung oder der systeminternen Generie-
rung durch die Materialbedarfsplanung (MRP), können Bestellanforderungen auch aus SCM
(APO) – Supply Chain Management (Advanced Planning and Optimization) – und SRM
(EBP) – Supplier Relationship Management (Enterprise Buyer Professional) – Systemen er-
zeugt werden. Beide Systeme (SCM und SRM) werden von der SAP AG als eigenständige
Produkte vertrieben.
Abbildung 38: Bestellanforderung
Wie bereits oben erwähnt, wird eine Bestellanforderung entweder manuell von der anfordern-
den Abteilung oder automatisch, beispielsweise durch die Materialplanung, erstellt. Mit Hilfe
des Erstellungskennzeichens in den Statistikdaten der Bestellanforderungsposition ist zu
erkennen, durch welches Verfahren die Bestellanforderung angelegt wurde.
Beim Anlegen einer Bestellanforderung kann die anfordernde Stelle im Unternehmen eine
Bezugsquelle für die relevante Position eingeben oder einen gewünschten Lieferanten bereits
auswählen. Wenn die Bestellanforderung erstellt ist, ist es letztlich Aufgabe der Einkaufsab-
teilung die Festlegung der Bezugsquelle und für die Umwandlung der Bestellanforderung
in eine Bestellung oder eine Lieferantenanfrage durchzuführen. Als erstes muss der ver-
antwortliche Einkäufer die Bestellanforderung zuordnen. Dabei muss eine gültige Bezugs-
quelle ausgewählt werden. Danach wird die Bestellanforderung in eine Bestellung oder eine
Lieferantenanfrage umgewandelt. Die Festlegung der Bezugsquelle kann auch automatisch
erfolgen.
Weiterhin ist es möglich Freigabeverfahren für Bestellanforderungen zu definieren. Solche

Verfahren werden eingesetzt, um bspw. zu prüfen, ob eine Bestellanforderung inhaltlich kor-

rekt ist, und um sicherzustellen, dass die angegebene Kontierung und die Bezugsquelle stim-
men. Ein Freigabeverfahren kann flexibel definiert werden, beispielsweise je nach Positions-
wert, anfordernder Stelle oder Kontierung.
Im letzten Schritt wird die Bestellanforderung vom zuständigen Einkäufer manuell oder au-
tomatisch durch das System in eine Bestellung umgewandelt.
Abbildung 39: Bestellanforderung bearbeiten
3.1.3 Beschaffungsprozess für Verbrauchsmaterialien

In SAP ERP gibt es zwei unterschiedliche "Materialgattungen" oder Arten von Bestellpositio-
nen die beschafft werden können. Bei der ersten Positionsart handelt es sich um Lagermateri-
al. Dabei handelt es sich um Materialien, deren Bestand in der Bestandsführung nachverfolgt
wird. Die zweite betrifft Verbrauchsmaterialien, die auch als indirekte Positionen oder Hilfs-
und Betriebsstoffe bezeichnet werden. Bei Verbrauchsmaterial ist in der Regel kein Material-
stamm erforderlich ist, da diese direkt auf ein Kontierungsobjekt gebucht werden. Entspre-
chend ist immer ein Kontierungstyp notwendig und entsprechend werden Verbrauchsmateria-
lien hinsichtlich der Beschaffung in SAP ERP gesondert behandelt.
3.1.3.1 Verbrauchsmaterialien
Verbrauchsmaterialien sind Materialien, die einem Beschaffungsprozess unterliegen und des-
sen Wert auf ein Kostenarten- oder Anlagenkonto verbucht wird. Verbrauchsmaterialien wer-
den somit direkt für ein Kontierungsobjekt beschafft, d.h., die Beschaffung erfolgt spezifisch
für ein bestimmtes Kontierungsobjekt wie Anlagen oder Kostenstellen. Beispiele für Ver-
brauchsmaterialien sind Computerzubehör (werden auf Anlagen kontiert) oder Büromateria-
lien (werden auf Kostenstellen kontiert). Somit werden Verbrauchsmaterialien wertmäßig
nicht im Bestand („auf Lager“) geführt, sondern werden direkt mit dem jeweiligen Kostenträ-
ger (Anlage, Kostenstelle) verrechnet, welches das Material verbraucht.
Wenn ein Material direkt für den Verbrauch beschafft wird, ist kein Materialstamm notwen-
dig. Im Zusammenhang mit Verbrauchsmaterialien können folgende Fälle unterschieden wer-
den:
- Verbrauchsmaterial ohne Stammsatz
- Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, welches nicht bestandsmäßig geführt wird
(weder auf Mengen- oder Wertbasis)

- Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, welches bestandsmäßig auf Mengenbasis,

aber nicht auf Wertbasis geführt wird
Abbildung 40: Verbrauchsmaterial
3.1.3.2 Beschaffung für den Verbrauch

Wird ein Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz beschafft, müssen zusätzlich zum
Kontierungstyp u. a. noch folgende Eingaben erfasst werden, da kein Stammsatz existiert aus
dem diese Angaben entnommen werden könnten:
- Kurztext (Beschreibung)
- Warengruppe
- Bestellmengeneinheit
Wird ein Material mit Materialstammsatz beschafft, bestimmt die Materialart (FERT - Fer-
tigerzeugnis, ROH - Rohstoff, HALB - Halbfabrikat etc.) des Materials darüber, ob die Be-
standsführung für ein Material auf Wertbasis erfolgt. Da Verbrauchsmaterialien nie relevant
für eine wertmäßige Bestandsführung sind, gibt es im SAP System standardmäßig zwei Mate-
rialarten, die verwendet werden, wenn ein Verbrauchsmaterial mit Stammsatz angelegt wer-
den soll:
- Unbewertetes Material (Materialart UNBW): Materialien mit dieser Materialart wer-
den in der Bestandsführung auf Mengenbasis (SAP MM) fortgeschrieben, jedoch
nicht auf Wertbasis (SAP FI). Diese Materialart eignet sich für Materialien mit gerin-
gem Wert, deren Bestände dennoch überwacht werden müssen (beispielsweise Bedie-
nungsanleitungen).
- Nichtlagermaterial (NLAG) (Materialart NLAG): Materialien mit dieser Materialart
werden in der Bestandsführung weder auf Mengenbasis (SAP MM) noch auf Wertba-
sis (SAP FI) fortgeschrieben. Bei oft benötigten Verbrauchsmaterialien können mit
dieser Materialart die für das Anlegen von Einkaufsbelegen erforderlichen Informatio-
nen (wie Texte und Mengeneinheiten) gespeichert werden.

Es ist natürlich auch möglich, Lagermaterialien nicht nur für den Bestand, sondern auch für
den direkten Verbrauch zu beschaffen. Beispielsweise können Handelswaren für einen be-
stimmten Kunden (Kundenauftrag) oder für eine Kostenstelle direkt (siehe praktische Übung
in diesem Skript) eingekauft werden.
Aus diesem Grund kann für jede Position eines Einkaufsbelegs oder einer Bestellanforderung
eine Kontierung eingegeben werden, wenn die zu beschaffende Position im Einkaufsbeleg
(Bestellung) für den direkten Verbrauch bestimmt ist. Es gibt jedoch auch Fälle bei denen
eine Kontierung obligatorisch ist. Für eine Position muss in den folgenden Fällen eine Kontie-
rung in der Bestellung/Bestellanforderung eingegeben werden:
- Wenn ein Material bestellt werden soll, welches nicht der wertbasierten Bestandsfüh-
rung unterliegt, und seinen Wert direkt für den Verbrauch verbucht wird („reines"
Verbrauchsmaterial).
- Wenn ein Artikel bestellt werden soll, der nicht über einen Materialstammsatz verfügt.
- Wenn eine Leistung (Dienstleistung) bestellt werden soll.
3.1.3.3 Kontierungsobjekte
Wenn eine Bestellung in SAP ERP erstellt wird, die Positionen beinhaltet, welche für den
direkten Verbrauch bestimmt sind, muss zusätzlich zu weiteren Kontierungsobjekten ein
Kontierungstyp angegeben werden. Der Kontierungstyp bestimmt die Kontierungsobjektka-
tegorie,
- welche Kontierungsobjektekategorie (z.B. Kostenstelle, Projekt etc.) zu belasten ist,
- welche Kontierungsdaten vom Erfasser der Bestellung eingegeben werden müssen
- und welche Konten in SAP FI belastet werden, wenn der Wareneingang gebucht oder
die Rechnung erstellt wird.
Beispiel: Kostenstelle als Kontierungsobjekt (Kontierungstyp K)

Wenn ein Material direkt für eine Kostenstelle beschafft werden und entsprechend eine Kon-
tierung für eine Kostenstelle vorgenommen werden soll, sind die Sachkontennummer des
Verbrauchskontos und die Kostenstelle, für die das Material beschafft werden soll, auf dem
Kontierungsbild (Registerkarte in der Bestellung) einzugeben. Im Customizing des SAP ERP
Systems kann festgelegt werden, dass die Nummer des zu belastenden Sachkontos automa-
tisch vorgeschlagen werden soll (automatische Kontenfindung).
Beispiel: Anlage als Kontierungsobjekt (Kontierungstyp A)

Wird bei einer Bestellung für den direkten Verbrauch der Kontierungstyp A verwendet, muss
die Anlagennummer der Anlage, die belastet werden soll, im Kontierungsbild eingegeben
werden. Das zu belastende Sachkonto wird automatisch durch die Anlagennummer bestimmt.
Es kann nicht manuell eingegeben werden.
Die folgende Abbildung zeigt verschiedene Kontierungsobjekte. Der Kontierungstyp (A, K,

…) muss bei Kontierung auf diese Elemente in die Bestellanforderung oder Bestellung aufge-
nommen werden.

Abbildung 41: Kontierungsobjekte
3.1.3.4 Verbrauchsmaterialien versus Lagermaterialien

Die folgende Abbildung zeigt auf der einen Seite den Beschaffungsprozess für Lagermateria-
lien und auf der anderen Seite den für Verbrauchsmaterialien. Es ist zu erkennen, dass die
Unterschiede in der „Einkaufssicht" und den „relevanten Konten" liegen. Es werden drei Va-
rianten der Verbrauchsmaterialbeschaffung aufgezeigt:
- Auf einer Kontierungsbasis beschafftes Lagermaterial
- Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz
- Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz
Beschaffung eines Lagermaterials auf einer Kontierungsbasis

Ein Lagermaterial hat immer ein Materialstammsatz. In der Bestellung muss entsprechend
kein Kontierungstyp angegeben werden. Die Kontierungsdaten werden mithilfe der Bewer-
tungsklasse aus dem Materialstammsatz bestimmt. Der Bestandswert wird beim Warenein-
gang auf ein Bestandskonto gebucht. Daraufhin werden der Bestandswert und die Bestands-
menge im Materialstammsatz aktualisiert.
Verbrauchsmaterialbeschaffung eines Verbrauchsmaterials mit und ohne Stammsatz

Wenn ein Verbrauchsmaterial beschafft werden soll, besteht das Material unter Umständen in
einem speziellen Verbrauchsmaterial mit einem Stammsatz oder in einem Material ohne
Stammsatz. Es ist auch möglich ein Lagermaterial für den Verbrauch zu beschaffen.
In all diesen drei Fällen muss ein Kontierungstyp und andere abhängige Kontierungsdaten
(wie ein Kontierungsobjekt und ein Sachkonto (Verbrauchskonto)) in der Bestel-
lung/Bestellanforderung angegeben werden. Beim an die Bestellung anschließenden Waren-
eingang und/oder Rechnungseingang wird das in der Bestellung angegebene Verbrauchskonto
dann mit dem Beschaffungswert belastet. Zusätzlich werden die Daten für das Kontierungsob-
jekt aktualisiert.

Wie in der folgenden Abbildung aufgezeigt liegen die Hauptunterschiede beim Beschaffungs-
prozess für Verbrauchsmaterialien im Vergleich zu Lagermaterialien in den Schritten 3 und 4,
in denen die Zuordnung der Kontierungsobjekte von statten gehen (manuell vs. automatisch).
Abbildung 42: Beschaffung für den Verbrauch
Die folgende Abbildung fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen der Beschaffung von
Lagermaterial und der Beschaffung von Verbrauchsmaterial zusammen.
Abbildung 43: Lagermaterial und Verbrauchsmaterial: Vergleich

3.1.4 Bestellabwicklung
Im Folgenden werden die einzelnen Elemente der Bestellabwicklung und der Prozess der Be-
stellabwicklung in SAP ERP beschrieben.
3.1.4.1 Bestellung
Eine Bestellung stellt eine formale Aufforderung an einen Lieferanten dar, zu den angegebe-
nen/ausgehandelten Bedingungen bestimmte Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung zu
stellen. In der Bestellung wird festgelegt, ob das Material in ein Lager geliefert wird oder ob
das Material direkt für den Verbrauch (z.B. Kostenstelle, Anlage oder Projekt) beschafft wird.
Der Wareneingang und die Rechnung werden üblicherweise anhand der Bestellung
überprüft.
Die Bestellung kann dabei entweder ohne Vorlage oder mit Bezug zu einer Bestellanforde-
rung, einer Anfrage oder einer anderen Bestellung angelegt werden. Bei der Eingabe der
Bestelldaten schlägt das ERP System Vorschlagswerte für die einzelnen Formularfelder vor:
- Aus dem Lieferantenstammsatz werden neben der Bestelladresse z.B. auch die Zah-
lungs- und Frachtbedingungen (Incoterms) vorgeschlagen.
- Ist ein Materialstammsatz für ein bestimmtes Material gepflegt, so wird hieraus u. a.
der Materialkurztext oder die Warengruppe vorgeschlagen.
- Existiert im System bereits ein Einkaufsinfosatz, wird ein Preisvorschlag in die Be-
stellung übernommen.
Eine Bestellung wird entweder an einen Lieferanten geschickt, oder eine Umlagerungsbestel-
lung (siehe auch Skript 5) bei einem anderen Werk des Unternehmens wird veranlasst. Bei
einer Umlagerungsbestellung können die entstehenden Frachtkosten in der Bestellung berück-
sichtigt werden.
Abbildung 44: Bestellabwicklung
Abwicklung einer Bestellung

Wie bereits oben erwähnt, können Bestellungen mit Bezug zu Vorgängerdokumenten erstellt
werden. Dabei werden die Bestellpositionen mit Bezug zu einer vorhandenen Bestellanfor-

derung, Anfrage oder Bestellung angelegt; dadurch werden die Positionen aus dem Vordo-
kument in die Bestellung übernommen. Dies minimiert die manuelle Dateneingabe, da bereits
vorhandene Daten (Lieferant, Material, Menge, Lieferdatum etc.) aus dem Vorgängerdoku-
ment (referenziertes Dokument) in die Bestellung übernommen werden. Bestellungen können
natürlich auch ohne Bezug zu Vorgängerbelegen im System erfasst werden.
Ist beim Anlegen einer Bestellung der zuständige bzw. präferierte Lieferant nicht bekannt,
kann die Bezugsquellenfindung verwendet werden. Das System schlägt dann anhand der
definierten Bezugsquellen (Rahmenverträge, Infosätze, Orderbucheinträge, Quotierun-
gen) mögliche Lieferanten vor.
Für jede Bestellposition kann der aktuelle Bearbeitungsstatus ermittelt werden. Es kann
festgestellt werden, ob schon Wareneingänge oder Rechnungseingänge zu einer Position er-
folgt sind. Aus dem Beleg zur Bestellung kann die Bestellentwicklung verfolgt werden. So
können die Folgedokumente (Material- und Rechnungsbeleg) angezeigt werden.
In der Bestellung wird festgelegt, ob das Material in ein Lager geliefert wird oder ob das Ma-
terial direkt für den Verbrauch (z.B. Kostenstelle, Anlage oder Projekt, siehe Verbrauchsma-
terial) beschafft wird. Die Bestellung stellt in der Regel den Bezugsbeleg für den Warenein-
gang und die Rechnungsprüfung dar.
3.1.4.2 Struktur einer Bestellung

Wie andere Einkaufsbelege im SAP System auch besteht die Bestellung aus einem Belegkopf
und einer oder mehreren Positionen. Im Belegkopf werden alle Informationen erfasst, die die
gesamte Bestellung betreffen. Beispiel hierfür wären die Belegwährung, das Belegdatum und
die Zahlungsbedingungen.
Im Positionsteil des Bestellbelegs werden Daten zur Beschreibung der bestellten Materialien
oder Leistungen eingegeben. Für jede Position können Zusatzinformationen gepflegt werden
(bspw. Lieferpläne oder positionsbasierten Text).
In einer Bestellung können Materialien oder Leistungen für alle zu einer Einkaufsorganisation
gehörenden Werke beschafft werden.
Abbildung 45: Struktur einer Bestellung

Die folgenden zwei Abbildungen zeigen die Transaktionsoberfläche, in der Bestellungen an-
gelegt werden und wie sich die einzelnen Bildbereiche öffnen und schließen lassen. Die erste
Abbildung zeigt die einzelnen Bildschirmbereiche und erläutert einige wichtige Buttons.
Die Transaktion zum Bearbeiten von Bestellungen wird mit den Transaktionscodes ME21N
(Bestellung anlegen), ME22N (Bestellung ändern) und ME23N (Bestellung anzeigen) aufge-
rufen. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Transaktionscode Sie auswählen, da Sie zwischen
den jeweiligen Funktionen durch auswählen von Anlegen oder Anzeigen/Ändern wechseln
können. Durch auswählen des Buttons "Andere Bestellung" können Sie zudem zu einer ande-
ren Bestellung wechseln.
- Anlegen
- Anzeigen/Ändern
- Andere Bestellung
Die Transaktion (ME21N) zum Anlegen von Bestellungen ist eine Einbildtransaktion. Das
bedeutet, dass alle relevanten Daten in einem zentralen Bild gepflegt werden können. Die
Einbildtransaktion besteht aus vier Bildbereichen:
- Im Kopf einer Bestellung erfassen Sie alle für die gesamte Bestellung relevanten Da-
ten. Beispielsweise werden hier die Lieferantenanschrift oder die Organisationsebenen
für eine Bestellung eingegeben.
- Bei der Positionsübersicht handelt es sich um eine Liste in der die Positionen mit den
wichtigsten Daten eingegeben werden. Dabei handelt es sich um bspw. Material,
Menge, Liefertermin, Preis und Werk. In der folgenden Abbildung ist eine Bestellung
mit zwei Positionen dargestellt. Die erste Position (Zeile) beinhaltet 100 Einheiten des
Materials Schaltung-9999, die zweite Position beinhaltet 10 Einheiten desselben Mate-
rials. Der Unterschied zwischen den beiden Positionen ist, dass die zweite Position in
der Bestellung für den direkten Verbrauch einer Kostenstelle beschafft wird. Sie kön-
nen erkennen, dass in der zweiten Spalte der Position der Eintrag "K" (Kontierungs-
typ) eingegeben ist und somit dem System kenntlich gemacht wird, dass die Position
auf eine Kostenstelle kontiert wird. Bei der ersten Position handelt es sich um eine Be-
schaffung auf Lager. Entsprechend erfolgt kein Eintrag eines Kontierungsobjektes.
Ab SAP ERP 6.0 können außerdem webbasierte Kataloge im Einkauf integriert

werden. Dann können die Positionsdaten auch aus einem Katalog übernommen
werden. Wenn Sie einen Katalog verknüpfen möchten, muss der Katalog dem
Standard der offenen Katalogschnittstelle (Open Catalog Interface, OCI) ent-
sprechen. Es lässt sich nur ein Katalog integrieren.
- In den Positionsdetails werden, falls gewünscht oder erforderlich, für eine bestimmte
Position Zusatzdaten eingegeben, wie Zusatztexte, Kontierungsspezifikationen und
Bestätigungen.

Abbildung 46: Bestelltransaktionen - ME21N, ME22N, ME23N
Die nächste Abbildung zeigt den vierten Bildschirmbereich der Transaktion. Dabei handelt es
sich um die Belegübersicht. In der Belegübersicht können verschiedene Einkaufsbelege an-
gezeigt werden. Beispiele sind Bestellungen, Lieferantenanfragen und Bestellanforderungen.
Außerdem können Sie in der Bestelltransaktion alle Bildbereiche einzeln öffnen und schlie-
ßen und so die Größe dieser Bildbereiche bestimmen.
Beispiele:
Wenn Sie beispielsweise den Kopf und das Positionsdetail schließen, vergrößert sich die Posi-
tionsübersicht. Dasselbe gilt für den Bestellkopf, die Positionsübersicht und die Positionsde-
tails sowie für die Belegübersicht und die Hilfefunktion.
Wenn Sie die Bestelltransaktion schließen und dann erneut aufrufen, weist das Bild das For-
mat auf, mit dem Sie zuletzt gearbeitet haben. Waren die Belegübersicht und der Kopf ge-
schlossen und die Positionsübersicht und das Positionsdetail offen, wird dasselbe Bildformat
angezeigt.

Abbildung 47: Bestelltransaktion - Navigation
Durch betätigen des Buttons Persönliche Einstellungen können Sie benutzerspezifische An-
forderungen berücksichtigen. Dabei kann jeder Benutzer individuelle Standardeinstellungen
einrichten und angeben, dass die Belegübersicht beim Starten der Transaktion automatisch
gesetzt wird. Außerdem kann eine Hilfefunktion genau so wie die Belegübersicht angezeigt
werden. Dieser Bereich kann ein- und ausgeblendet werden, indem der Button Hilfe ( )
betätigt wird. Auch wenn der Hilfsbereich geöffnet ist, kann ganz normal in der Transaktion
weitergearbeitet werden.
Eingeben von Bezeichnungen statt Zahlen

Für einige Felder in der Bestellungstransaktion ist es möglich, sowohl Bezeichnungen (z.B.
Name eines Lieferanten) als auch Schlüssel (z.B. Lieferantennummer 100315) einzugeben.
Dies gilt für die Felder Lieferant, Materialgruppe, Werk und Lagerort. Wenn bspw. ein Teil
der Bezeichnung in eines dieser Felder eingegeben wird, werden die entsprechenden Daten
vom System vorgeschlagen. Wenn die eingegebenen Daten nicht eindeutig zugeordnet wer-
den können, schlägt das System mögliche Einträge zur Auswahl vor. Wenn Sie beispielsweise
„khat" im Feld Lieferant eingeben, würden die Lieferanten Taymaz Khatami, Pouyan Khata-
mi, etc. vorgeschlagen.
3.1.4.3 Nachrichtenausgabe
Das SAP System erzeugt für jeden Beleg (z.B. Bestellung), der erstellt wird, eine Nachricht.
Damit kann für die im SAP System angelegten Einkaufsbelege eine Nachricht an einen Liefe-
ranten übermittelt werden.
Bei einer Nachricht handelt es sich um einen Beleg im Ausgabeformat zur Kommunikation
mit Lieferanten und sollte bspw. nicht mit Systemmeldungen verwechselt werden. Die Nach-
richtenerzeugung beruht auf der Konditionstechnik.

Alle Einkaufsbelege können in Form von Nachrichten ausgegeben werden. Jedes Mal, wenn
eine Lieferantenanfrage, eine Bestellung, ein Vertrag oder ein Lieferplan angelegt wird, legt
das System anhand des betreffenden Belegs eine Nachricht an. Diese Nachrichten werden
anschließend in die Nachrichtenwarteschlange gestellt. In der Nachrichtenwarteschlange wer-
den alle Nachrichten zwischengespeichert, die noch nicht an die Lieferanten übertragen wur-
den. Zum Ausgeben der Nachricht (als Ausdruck, per E-Mail, Fax oder EDI) aus der Nach-
richtenwarteschlange bestehen folgende Möglichkeiten:
- Sofort ausgeben: Das System gibt die Nachricht direkt aus der Warteschlange heraus
aus, also unmittelbar nachdem Sie den Beleg gesichert haben.
- Später ausgeben: Es kann entweder ein Hintergrundjob (für das Programm
RSNASTOO) eingeplant werden, der die Nachrichten in der Nachrichtenwarteschlan-
ge in festgelegten Intervallen verarbeitet. Oder der Ausgabevorgang wird direkt aus
dem Einkaufsmenü gestartet. Normalerweise werden Nachrichten mithilfe des Hinter-
grundjobs eingeplant. Nur in Ausnahmefällen sollten Meldungen manuell ausgegeben
werden, z.B. bei Eilbestellungen.
Es kann weiterhin angegeben werden, welche Kopf- und Positionstexte das System ausgeben
soll.
- Der Kopftext wird im oberen Teil der Bestellung gedruckt und enthält allgemeine In-
formationen.
- Positionstexte beschreiben eine Bestellposition im Detail.
Es können außerdem Standardtexte, die vorher im Customizing definiert wurden, eingegeben
und dann mit der Nachricht ausgegeben werden. In der Bestelltransaktion ME21N kann durch
betätigen des Buttons Druckvorschau ein Beleg vor dem Drucken angezeigt werden.
Abbildung 48: Nachrichtenausgabe

3.2 Praxis: Beschaffungsprozess

Als ersten Schritt werden Sie eine Bestellanforderung für Ihre Handelsware
Schaltung-xxyy über 110 Stück anlegen. Da der Speedstar eine neue, hochwer-
tige Schaltvorrichtung erhält, soll ein Teil (100) der Bestellung bei der Waren-
annahme zunächst in die Qualitätsprüfung gehen. Die restlichen 10 Schaltun-
gen werden von der Konstruktionsabteilung verwendet, wo die Entwicklungs-
ingenieure einige Tests durchführen wollen.
Folgende Abbildung zeigt die einzelnen Prozessschritte, die Sie in diesem Abschnitt bearbei-
ten müssen.
Abbildung 49: Prozessübersicht – Beschaffungsprozess
3.2.1 Bestellanforderung anlegen

Um eine Bestellanforderung manuell anzulegen, wählen Sie
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Banf  Anlegen (ME51N)
Wenn Sie die Transaktion zum Anlegen einer Bestellanforderung zum ersten
Mal aufrufen, wird die Hilfe „Enjoy SAP – Bestellanforderung“ angezeigt.
Wählen Sie die Drucktaste Schließen, um die Informationsanzeige zu beenden.
1. Um in die Positionsübersicht Daten eingeben zu können, müssen Sie eventuell das

Symbol links vor Positionsübersicht (Position aufklappen ) wählen.
2. Geben Sie nun in die erste Zeile der Positionsübersicht folgende Daten ein:
- Kontierungstyp: keine Angabe
- Material: Schaltung-xxyy
- Menge: 100
- Lieferdatum: aktuelles Datum + 1 Woche
- Werk: 1000
- Bestätigen Sie mit Enter
3. Geben Sie nun in die zweite Zeile der Positionsübersicht folgende Daten ein
- Kontierungstyp: K (Kostenstelle)
- Material: Schaltung-xxyy
- Menge: 10
- Lieferdatum: aktuelles Datum + 1 Woche
- Werk: 1000

- Bestätigen Sie mit Enter. Es folgt eine Fehlermeldung mit der Aufforderung,
eine Kostenstelle als Kontierungsobjekt einzugeben.
Abbildung 50: Bestellanforderung erstellen (1): SAP-System-Screenshot
4. Geben Sie nun die Kostenstelle 4298 ein und bestätigen Sie mit Enter. Dabei handelt
es sich um die Kostenstelle Konstruktion der IDES AG. Das System füllt nun automa-
tisch die übrigen Felder aus den Stammdaten der Kostenstelle aus.
Sollten Sie eine Meldung erhalten, dass das angegebene Datum kein Arbeitstag
ist, so übergehen Sie die Meldung mit Enter.
In jedem Dokument und jeder Transaktion können Warnungen und Fehlermel-

dungen auftreten. Jede Fehlermeldung hat immer einen ROTEN Status. Bei
einer Fehlermeldung können Sie nicht weiterarbeiten, bis der Fehler behoben
ist. Warnungen hingegen weisen nur daraufhin, ob Sie einen Sachverhalt nicht
noch einmal überprüfen wollen (z.B. Tag der Bestellung, Produktion, Lieferung etc. ist ein
Feiertag), bevor Sie fortfahren. Warnungen haben immer einen GELBEN Status und können
mit Enter übergangen werden.

Abbildung 51: Bestellanforderung erstellen (2): SAP-System-Screenshot
5. Sichern Sie Ihre Bestellanforderung und notieren Sie die Nummer der Bestellanforde-
rung (ohne die führenden Nullen) auf Ihrem Datenblatt. Verlassen Sie die Transaktion.
Bestellanforderung (Schaltung): ________________________________
3.2.2 Bestellung mit Bezug zur Bestellanforderung anlegen

Da nun die Bestellanforderung im System hinterlegt wurde, können Sie eine Bestellung mit
Bezug auf diese Bestellanforderung erzeugen.
Da Sie bereits einen Lieferanten für das Material haben, wählen Sie folgende Transaktion:
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Bestellung  Anlegen  Liefe-

rant/Lieferwerk bekannt (ME21N)
Wenn Sie die Transaktion zum Anlegen einer Bestellanforderung zum ersten
Mal aufrufen, wird die Hilfe „Enjoy SAP – Bestellanforderung“ angezeigt.
Wählen Sie die Drucktaste Schließen, um die Informationsanzeige zu beenden.
1. Sollte das linke Fenster nicht geöffnet sein, wählen Sie bitte den Button .

2. Um Ihre Bestellung durch Kopieren einer bestehenden Anforderung anzulegen, wäh-

len Sie in der Belegübersicht im linken Fenster die Selektionsvariante Meine
Bestellanforderungen. Dadurch wird die Bestellanforderung, die Sie eben erzeugt ha-
ben, im linken Fenster angezeigt.
3. Markieren Sie in der Belegübersicht (im linken Fenster) Ihre Bestellanforderungs-
nummer und wählen Sie Übernehmen ( ). Die Daten der Bestellanforderung wer-
den in die Felder der Bestellung rechts auf dem Bild kopiert.
Abbildung 52: Bestellanforderung in Bestellung kopieren (1): SAP-System-Screenshot
4. Geben Sie im Bestellkopf die erforderlichen Daten ein:

- Lieferant: Ihre Lieferantennummer
- Einkaufsorganisation: 1000
5. Das System gibt eine Meldung in der Statusleiste (untere Leiste) aus, dass ab einer
Bestellung von 500 Stück ein niedrigerer Preis zu erzielen ist. Dabei hat das System
die Preiskonditionen zu der Kombination Lieferant-Material aus dem Einkaufsinfosatz
geholt, welchen Sie bereits gepflegt haben! Da wir aber nur 110 Stück bestellen wol-
len, übergehen Sie die Meldung mit Enter.

6. Expandieren Sie nun die Positionsübersicht ( ). Sie sehen, dass die Da-
ten der Bestellanforderung in die Bestellung übernommen wurden. Sie brauchen ent-
sprechend nicht mehr das Material, die Bestellmenge oder andere Daten einzugeben.
Abbildung 53: Bestellanforderung in Bestellung kopieren (2): SAP-System-Screenshot
7. Sichern Sie die Bestellung und notieren Sie sich die Nummer der Bestellung.
8. Übergehen Sie eine eventuelle Meldung („Es traten Meldungen auf“) mit Sichern. Da-
bei handelt es sich um eine Warnung, dass eventuell eine Nachricht nicht generiert
wurde. Dies ist auf ein unvollständiges Customizing des SAP-Systems zurückzufüh-
ren.
Bestellung (Schaltung): ______________________________________________
3.2.3 Bestellung anzeigen

Lassen Sie sich die Bestellung noch einmal anzeigen. Wählen Sie dazu
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Bestellung  Anzeigen (ME23N)
1. Falls Ihre Bestellung aus dem vorherigen Schritt nicht angezeigt wird, wählen Sie auf
die bereits bekannte Weise die Selektionsvariante  Meine Bestellungen und
doppelklicken Sie auf die angezeigte Bestellnummer. Die Felder der Bestellung auf
der rechten Seite des Bildes werden mit den Daten der ausgewählten Bestellung aus-
gefüllt.
2. In der Registerkarte Einteilungen können Sie in der Spalte BANF (Bestellanforde-
rung) den Bezug der Bestellung zur ursprünglichen Bestellanforderung sehen. Im Be-
legkopf können Sie in der Registerkarte Status den momentanen Status Ihrer Bestel-
lung einsehen.

Abbildung 54: Bezug Bestellanforderung / Bestellung: SAP-System-Screenshot
3.2.4 Nachrichten anzeigen

Sie wollen sich die Bestellung als Druckausgabe (Nachricht) auf Ihrem Bildschirm anzeigen
lassen. Wählen Sie dazu
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Bestellung  Nachrichten  Nachrichten

ausgeben (ME9F)
1. Geben Sie in das Feld Belegnummer die Nummer Ihrer Bestellung und als Ein-
kaufsorganisation 1000 ein. Wählen Sie oder F8.
Wenn Sie unter 3.2.2 die Meldung zur Nachrichtensteuerung erhalten haben,
dann gibt das System die Meldung aus, dass keine Einkaufsbelege gefunden
wurden, da zu Ihrer Bestellung keine Nachricht erzeugt wurde. Überspringen
Sie dann diesen Punkt und fahren Sie fort mit 3.2.5 Bearbeitungsstatus der Be-
stellung .
2. Wählen Sie in der Übersicht Ihren Beleg aus und wählen Sie Nachricht anzeigen (
). Je nach Einstellung des Systems (Customizing) könnte es sein,
dass eine entscheidende Routine zur Nachrichtenerstellung nicht implementiert ist.
Sollte dies der Fall sein, wird die Nachricht nicht ausgegeben.
3. Im Belegausdruck können Sie bei den Positionsdaten den Bestelltext einsehen. Sie se-
hen hier, dass einem Dokument in SAP ERP (z.B. wie in diesem Fall einer Bestellung)
Standardtexte zugeordnet werden können. Diese Texte sind dann bspw. Bestellbestäti-
gungen etc.

Abbildung 55: Textausgabe in der Bestellung: SAP-System-Screenshot
3.2.5 Bearbeitungsstatus der Bestellung

Zum Schluss möchten Sie sich den Bearbeitungsstatus Ihrer beiden Positionen in der Bestel-
lanforderung ansehen. Wählen Sie dazu
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Banf  Anzeigen (ME53N)
1. Öffnen Sie Ihre Bestellanforderung, indem Sie im linken Fenster auf eines der Positi-
onen der Bestellanforderung doppelklicken bzw. Ihre Bestellanforderung unter "Meine
Bestellanforderungen" aufrufen.
2. Öffnen Sie die Positionsdetaildaten ( ).
3. Wählen Sie die Registerkarte Status.
4. Der Bearbeitungsstatus beider Positionen sollte Best. erstellt lauten.
Der Status eines Beleges (Bestellung, Bestellanforderung, Auftrag etc.) spielt eine wichtige
Rolle im SAP ERP System. Abhängig vom Status sind nur gewisse Folgefunktionen zulässig.
So verhindert das System, dass zu dieser Bestellanforderung eine weitere Bestellung erzeugt
werden kann.

Abbildung 56: Bearbeitungsstatus der Bestellanforderung: SAP-System-Screenshot

3.3 Erläuterung
Es wurde aufgezeigt, wie der Standardbeschaffungsprozess in SAP ERP ab-
läuft, welche Elemente dieser Prozess beinhaltet und wie Stammdaten in dem
Prozess verwendet werden.
3.3.1 Idealtypischer Beschaffungsprozess

Ein idealtypischer Beschaffungsprozess in SAP ERP beinhaltet die folgenden Prozessschritte:
1. Bedarfsermittlung:
- Ein Bedarf für ein Material oder Service wird festgestellt und eine Bestellanforde-
rung wird manuell oder automatisch an die Einkaufsabteilung übermittelt.
- Sollte im Materialstammsatz des entsprechenden Materials ein Dispositionsver-
fahren definiert sein, generiert die SAP MRP Komponente automatisch eine Be-
stellanforderung.
2. Ermittlung der Bezugsquelle:
- Der verantwortliche Einkäufer wird durch das System hinsichtlich der Bezugs-
quellenauswahl (Lieferantenauswahl) unterstützt.
- Eine Möglichkeit der Bezugsquellenermittlung kann dabei bspw. das Anlegen von
Anfragen und das daran anschließende Erfassen von Angeboten sein.
3. Lieferantenauswahl:
- Das SAP System ermöglicht Preisvergleiche
- Automatisches Versenden von Absageschreiben
4. Bestellbearbeitung:
- Das System füllt bestimmte Daten in der Bestellung automatisch aus. Beispiels-
weise wird die Adresse des Lieferanten aus dem Lieferantenstammsatz bezogen.
5. Bestellüberwachung:
- Bearbeitungsstand (Status) einer Bestellung kann jederzeit online überprüft wer-
den
- Einkäufer kann auf die Bestellung jederzeit zugreifen
- SAP ERP System unterstützt Mahnverfahren bei Lieferverzögerungen
6. Wareneingang:
- SAP System überprüft hier bspw. die Wareneingangsmenge gegen die Bestell-
menge
- Im Falle von Abweichungen kann eine automatische Warnung für die zuständigen
Stellen erzeugt werden.
7. Rechnungsprüfung:
- Überprüfung von Kreditorenrechnungen auf rechnerische und sachliche Richtig-
keit
8. Zahlungsabwicklung:
- Die Zahlung der Rechnung wird durch die Komponente SAP FI durchgeführt
- Dieser Schritt ist nicht Teil der Komponente Beschaffung

3.3.2 Bestellanforderung
Bestellanforderungen sind systeminterne Belege, die bei der Bedarfsermittlung erstellt wer-
den und durch die der Einkauf aufgefordert wird, eine bestimmte Menge eines Materials oder
einer Dienstleistung zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
- Die Bestellanforderung kann manuell oder automatisch erzeugt werden
- manuell: Transaktion ME51N
- automatisch:
o in MRP (siehe Script 2)
o mit Instandhaltungsaufträgen(siehe Skript 10)
o mit Fertigungsaufträgen (siehe Skript 4)
o mit Netzwerken (siehe Skript 11)
- Erstellungskennzeichen in den Statistikdaten der Bestellanforderungsposition zeigt
durch welches Verfahren die Bestellanforderung angelegt wurde
- Beim Anlegen einer Bestellanforderung werden im System bekannte Daten aus dem
Materialstamm in die Bestellanforderung aufgenommen
- Eine Bestellanforderung wird von der Einkaufsabteilung in eine Lieferantenanfrage,
eine Bestellung oder einen Rahmenvertrag umgesetzt.
- Bestellanforderungen können auch aus SCM (APO) und SRM (EBP) erzeugt werden.
Bei der Umsetzung der Bestellanforderungen in eine Bestellung muss die Bezugsquelle spezi-
fiziert werden:
- Bezugsquelle nicht bekannt  kann im Einstiegsbild oder auf dem Positionsüber-
sichtsbild der Bestellerfassung manuell angegeben werden.
- Bezugsquelle wird bereits in der Bestellanforderung festgelegt durch gültige Infosätze
oder Rahmenverträge (oder auch manuelle Eingabe).
Bearbeitung einer Bestellanforderung

1. Festlegung einer Bezugsquelle entweder in der Bestellanforderung oder spätestens in
der Bestellung (manuell oder automatisch)
2. Freigabe der Bestellanforderung: Freigabeverfahren für Bestellanforderungen können
eingesetzt werden, um inhaltliche Fehlerfreiheit sicherzustellen (Kontierung, Bezugs-
quelle etc.)
3. Umwandlung der Bestellanforderung in eine Bestellung oder eine Lieferantenanfrage
(manuell oder automatisch)
3.3.3 Beschaffungsprozess für Verbrauchsmaterialien

Verbrauchsmaterial
Ein Verbrauchsmaterial ist ein Material, das spezifisch für ein Kontierungsobjekt beschafft
wird und direkt für dessen Verbrauch bestimmt ist (wird nicht auf Lager gebucht). Ein Kon-
tierungsobjekt kann dabei u. a. eine Kostenstelle, ein Projekt, eine Anlage etc. sein. Der Wert
des Materials wird direkt auf das Objekt gebucht, für das es beschafft wurde. Es erfolgt keine
wertmäßige Veränderung im Lager.

Beispiel: Es werden 10 Einheiten eines Lagermaterials mit einem Wert von 100 € beschafft.
Der Lieferant liefert das Material an. Dadurch steigt die Menge des Materials auf Lager um
10 Einheiten und der Wert des Bestandes für dieses Material steigt um 100 €. Dieser Wertan-
stieg wird bspw. bei einem Rohstoff durch die Finanzabteilung auf dem Konto 890000 erfasst.
Im Falle der Beschaffung eines Verbrauchsmaterials (z.B. Bürobedarf) für eine Kostenstelle
muss die Kostenstelle in der Bestellung als Kontierungsobjekt angegeben werden. Dadurch
wird das Verbrauchsmaterial direkt auf das Kostenkonto der Kostenstelle gebucht. Somit
werden Verbrauchsmaterialien wertmäßig nicht im Bestand („auf Lager“) geführt, sondern
werden direkt mit dem jeweiligen Kostenträger (Anlage, Kostenstelle) verrechnet, welches
das Material verbraucht.
Ein Verbrauchsmaterial benötigt in der Regel kein Materialstammsatz. Folgende Fälle werden
unterschieden:
- Verbrauchsmaterial ohne Stammsatz
- Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, welches nicht bestandsmäßig geführt wird
(weder auf Mengen- oder Wertbasis)
- Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, welches bestandsmäßig auf Mengenbasis,
aber nicht auf Wertbasis geführt wird
Beschaffung für den Verbrauch

Wird ein Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz beschafft, müssen zusätzlich zum
Kontierungstyp u. a. noch folgende Eingaben erfasst werden:
- Kurztext (Beschreibung)
- Warengruppe
- Bestellmengeneinheit
Wird ein Material mit Materialstammsatz beschafft, bestimmt die Materialart, ob die Be-
standsführung für ein Material auf Wertbasis erfolgt. Da Verbrauchsmaterialien nie relevant
für eine wertmäßige Bestandsführung sind, gibt es im SAP System standardmäßig zwei Mate-
rialarten, die verwendet werden, wenn ein Verbrauchsmaterial mit Stammsatz angelegt wer-
den soll:
- Materialart: Nichtlagermaterial (NLAG): Keine Mengen- und Wertfortschreibung
- Materialart: Unbewertetes Material (UNBW): Mengenfortschreibung, aber keine
Wertfortschreibung
Lagermaterialien können auch für den direkten Verbrauch beschafft werden.
In den folgenden Fällen muss ein Kontierungstyp in der Bestellung/Bestellanforderung einge-

geben werden:
- Wenn ein Material bestellt werden soll, welches nicht der wertbasierten Bestandsfüh-
rung unterliegt, und seinen Wert direkt für den Verbrauch verbuchen („reines" Ver-
brauchsmaterial).
- Wenn ein Artikel bestellt werden soll, der nicht über einen Materialstammsatz verfügt.
- Wenn eine Leistung (Dienstleistung) bestellt werden soll.

Kontierungsobjekte
Wenn eine Bestellung in SAP ERP erstellt wird, die Positionen beinhaltet, welche für den
direkten Verbrauch bestimmt sind, muss zusätzlich zu weiteren Kontierungsobjekten ein
Kontierungstyp angegeben werden. Der Kontierungstyp bestimmt die Kontierungsobjektka-
tegorie,
- welche Kontierungsobjektenkategorie zu belasten ist,
- welche Kontierungsdaten eingegeben werden müssen
- und welche Konten in SAP FI belastet werden, wenn der Wareneingang gebucht oder
die Rechnung erstellt wird.
Der Kontierungstyp bestimmt, welcher Typ von Kontierungsobjekten zu belasten ist und wel-
che Kontierungsdaten bereitgestellt werden müssen. Der Kontierungstyp (A, K, P…) muss bei
Kontierung auf diese Elemente in die Bestellanforderung aufgenommen werden. Darauf ba-
sierend wird das angegebene Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle) entsprechend des angege-
benen Kontierungstyps in der Bestellposition durch die Beschaffungskosten des Verbrauchs-
materials belastet.
Kontierungstypen:
- A Anlage
- K Kostenstelle
- P Projekt
- F Fertigungsauftrag
- C Kundenauftrag
- etc.
Verbrauchsmaterialien versus Lagermaterialien

Im Gegensatz zur Beschaffung von Lagermaterialien erfolgt beim Beschaffungsprozess für
Verbrauchsmaterialien die Festlegung der Kontierung (Kontierungstyp) manuell.
Wenn eine kontierte Bestellung angelegt wird, muss je nach Kontierungstyp (A, K, P, …) z.B.
noch eine Kostenstelle oder eine Anlagennummer angegeben werden.
In Abhängigkeit vom angegebenen Kontierungstyp kann über die automatische Kontenfin-
dung eine Sachkontennummer (bspw. hat das System in der Fallstudie das Konto 410000 au-
tomatisch eingetragen, nachdem Sie die Kostenstelle 4298 eingegeben hatten) für das Ver-
brauchskonto vorgeschlagen werden.
Behalten Sie Folgendes im Hinterkopf für die SAP Prüfung:

Für Verbrauchsmaterialien mit Materialstammsatz gilt:
- Keine wertmäßige Fortschreibung in der Bestandsführung
- Verbrauch des Materials wird im Materialstamm fortgeschrieben
- Kontierung muss angegeben werden
… und lernen Sie die Unterschiede zwischen Lager- und Verbrauchsmaterialien:

Abbildung 57: Lagermaterial und Verbrauchsmaterial: Vergleich
3.3.4 Bestellabwicklung
3.3.4.1 Bestellung
Eine Bestellung stellt eine formale Aufforderung an einen Lieferanten dar, zu den angegebe-
nen/ausgehandelten Bedingungen
- Die Bestellung kann dabei entweder ohne Vorlage oder mit Bezug zu einer Bestel-
lanforderung, einer Anfrage oder einer anderen Bestellung angelegt werden.
- Bei der Eingabe der Bestelldaten schlägt das ERP System Vorschlagswerte für die
einzelnen Formularfelder aus dem Lieferantenstammsatz (Adresse, Zahlungsbedin-
gungen, Fracht), aus dem Materialstammsatz (Materialkurztext, Materialgruppe etc.)
oder aus dem Einkaufsinfosatz (Preis, Staffelung) vor.
- Eine Bestellung wird entweder an einen Lieferanten geschickt, oder eine Umlage-
rungsbestellung bei einem anderen Werk des Unternehmens wird veranlasst. Bei einer
Umlagerungsbestellung können die entstehenden Frachtkosten in der Bestellung be-
rücksichtigt werden.
3.3.4.2 Abwicklung einer Bestellung

- Die Bestellung kann dabei entweder ohne Vorlage oder mit Bezug zu einer Bestel-
lanforderung, einer Anfrage oder einer anderen Bestellung angelegt werden
- durch Übernahme der Positionen aus dem Vordokument in die Bestellung erfolgt Ver-
ringerung des Erfassungsaufwandes
- Bestellungen können auch ohne Bezug zu Vorgängerbelegen erfasst werden.
- Ist beim Anlegen einer Bestellung der zuständige bzw. präferierte Lieferant nicht be-
kannt, kann die Bezugsquellenfindung verwendet werden. Das System schlägt dann

anhand der definierten Bezugsquellen (Rahmenverträge, Infosätze, Orderbuchein-

träge, Quotierungen) mögliche Lieferanten vor.
- In der Bestellung wird festgelegt, ob das Material in ein Lager geliefert wird oder ob
das Material direkt für den Verbrauch (z.B. Kostenstelle, Anlage oder Projekt, siehe
Verbrauchsmaterial) beschafft wird.
- Bestellungen stellen in der Regel den Bezugsbeleg für den Wareneingang und die
Rechnungsprüfung dar.
- Für jede Bestellposition kann der aktuelle Bearbeitungsstatus ermittelt werden. Es
kann festgestellt werden, ob schon Wareneingänge oder Rechnungseingänge zu einer
Position erfolgt sind. Aus dem Beleg zur Bestellung kann die Bestellentwicklung ver-
folgt werden. So können die Folgedokumente (Material- und Rechnungsbeleg) ange-
zeigt werden.
3.3.4.3 Struktur einer Bestellung

Wie andere Einkaufsbelege im SAP System auch besteht die Bestellung aus einem Belegkopf
und einer oder mehreren Positionen.
Transaktion zum Bearbeiten von Bestellungen: ME21N (Bestellung anlegen), ME22N (Be-
stellung ändern) und ME23N (Bestellung anzeigen)
- Anlegen
- Anzeigen/Ändern
- Andere Bestellung
- Persönliche Einstellungen
- Hilfe
Die Transaktion (ME21N) zum Anlegen von Bestellungen ist eine Einbildtransaktion mit vier
Bildbereichen:
- Im Kopf einer Bestellung erfassen Sie alle für die gesamte Bestellung relevanten Da-
ten.
- Bei der Positionsübersicht handelt es sich um eine Liste, in der die Positionen mit
den wichtigsten Daten eingegeben werden.
- In den Positionsdetails werden, falls gewünscht oder erforderlich, für eine bestimmte
Position Zusatzdaten eingegeben, wie Zusatztexte, Kontierungsspezifikationen und
Bestätigungen.
- In der Belegübersicht können verschiedene Einkaufsbelege angezeigt werden. Bei-
spiele sind Bestellungen, Lieferantenanfragen und Bestellanforderungen.
- In der Bestelltransaktion können alle Bildbereiche einzeln geöffnet und geschlossen
werden, um die Größe dieser Bildbereiche zu bestimmen.
- Eingeben von Bezeichnungen statt Zahlen möglich
3.3.4.4 Nachrichtenausgabe
- Bestellungen, Bestelländerungen und Auftragsbestätigungen können als Nachrichten
ausgegeben werden.

- Die Nachrichtenerzeugung beruht auf der Konditionstechnik. Beispiel: "Wenn Kondi-

tion X (Bestellung wurde gespeichert) erfüllt ist, führe Aktion Y (senden der Bestell-
bestätigung via Fax) aus.
- Zum Ausgeben der Nachricht aus der Nachrichtenwarteschlange bestehen folgende
Möglichkeiten:
o Sofort ausgeben
o Später ausgeben
- Es kann angegeben werden, welche Kopf- und Positionstexte das System ausgeben
soll.
o Der Kopftext wird im oberen Teil der Bestellung gedruckt und enthält allge-
meine Informationen.
o Positionstexte beschreiben eine Bestellposition im Detail.
- Es können Standardtexte eingegeben und dann mit der Nachricht ausgegeben werden.

Wareneingang und Warenbewegung
4 Wareneingang und Warenbewegung

Im folgenden Abschnitt werden Sie die verschiedenen Formen der Warenbewegung mit Be-
zug auf den Wareneingang im SAP ERP System kennen lernen
4.1 Theorie: Wareneingang und Warenbewegung

Der nächste Schritt nach dem Erstellen der Bestellung ist das Buchen des Wa-
reneingangs. Der Wareneingang ist für die Materialwirtschaft und den Einkauf
im besonderen Maße interessant. Wenn der Lieferant die bestellte Ware anlie-
fert, wird mit dem Wareneingang dem System mitgeteilt, dass sich der Lager-
bestand sowohl quantitativ als auch wertmäßig erhöht.
Entsprechend wird an dieser Stelle der Wareneingangsprozess näher betrachtet.
Andere Warenbewegungsarten werden in einer späteren Lerneinheit behandelt.
4.1.1 Warenbewegung
Unter Warenbewegungen versteht man sowohl unternehmensexterne Bewegungen als auch
unternehmensinterne Bewegungen von Materialien von einem Ort zu einem anderen. Allge-
mein wird ein Vorgang, der eine Änderung des Bestandes zur Folge hat, als Warenbewegung
bezeichnet.
Das SAP ERP System unterscheidet zwischen
- Wareneingängen,
- Warenausgängen,
- Umlagerungen und
- Umbuchungen
Ein Wareneingang (WE) ist eine Warenbewegung, mit der sowohl der Erhalt von Waren von
einem externen Lieferanten als auch aus der Produktion gebucht wird. Ein Wareneingang
führt in der Regel (Ausnahme: Verbrauchsmaterial) zu einer Erhöhung des Lagerbestandes.
Ein Warenausgang (WA) ist eine Warenbewegung, mit der eine Materialentnahme oder
-ausgabe, ein Materialverbrauch oder ein Warenversand an einen Kunden gebucht wird. Ein
Warenausgang führt zu einer Minderung des Lagerbestandes.
Eine Umlagerung ist das Auslagern von Materialien aus einem bestimmten Lagerort und
deren Einlagern in einen anderen Lagerort. Umlagerungen können sowohl innerhalb dessel-
ben Werkes als auch zwischen zwei Werken stattfinden.
Eine Umbuchung ist ein Oberbegriff für Umlagerungen und Änderungen der Bestandsidenti-
fikation oder -qualifikation eines Materials, unabhängig davon, ob die Buchung mit einer
physischen Bewegung verbunden ist oder nicht. Beispiele für eine Umbuchung sind die Frei-
gabe des Qualitätsprüfbestandes, die Umbuchung von Material an Material oder die Über-
nahme von Konsignationsmaterial in den eigenen Bestand.

Abbildung 58: Warenbewegungen und Bestände
4.1.2 Wareneingang
Wenn ein zuvor bestelltes Material angeliefert wird, ist der erste Schritt im SAP ERP System
den Wareneingang zu erfassen. Ein Wareneingang ist eine Form von Warenbewegung.
Dabei ist es für alle betroffenen Abteilungen wichtig, dass die Verknüpfung des Warenein-
gangs zu der Bestellung gegeben ist. Das bedeutet, dass bei der Erfassung des Warenein-
gangs, dieser mit Bezug zur Bestellung erfasst wird. Wenn der Wareneingang erfasst wird,
schlägt das System alle offenen Positionen der Bestellung vor und überträgt sie in das Waren-
eingangsdokument. Das erleichtert sowohl die Erfassung als auch die Prüfung von eingehen-
den Waren. Die Wareneingangsbuchung in das Lager mit Bezug auf eine Bestellung ermög-
licht im SAP ERP System folgende Kontrollen und Erfassungshilfen:
- Die Wareneingangsstelle kann anhand der Bestellbelege überprüfen, ob das tatsäch-
lich bestellte Material und die tatsächlich bestellte Menge geliefert wird.
- Beim Erfassen des Wareneingangs können Daten aus der Bestellung (z.B. bestelltes
Material, Menge) durch das System vorgeschlagen werden. Dadurch wird sowohl die
Belegerfassung als auch die Kontrolle von Über- und Unterlieferungen beim Waren-
eingang erleichtert.
- Die Bestellung, auf die sich die Warenlieferung bezieht, wird durch die Lieferung
(Wareneingang) automatisch fortgeschrieben. Das bedeutet, dass die Bestellhisto-
rien der entsprechenden Bestellbelegpositionen automatisch aktualisiert werden.
Dadurch kann der Besteller ausstehende Lieferungen erkennen und bspw. bei Liefe-
rungen, die verspätet eintreffen oder für die eine Verspätung im Bestellbeleg festge-
stellt wird, durch die Einkaufsabteilung angemahnt werden.
Beim Buchen des Wareneingangs in das Lager erzeugt das SAP ERP System einen Materi-
albeleg. Dieser enthält u. a. Informationen über das gelieferte Material und die gelieferte

Menge. Zusätzlich wird der Lagerort des entsprechenden Werkes vermerkt, in welchen das
Material einzulagern ist.
Bei Vorgängen, die für die Materialbewertung relevant sind, wird mindestens ein Buchhal-
tungsbeleg erzeugt, der die buchhalterischen Auswirkungen (wertmäßige Bestandsverände-
rung) der Materialbewegung enthält.
Es können mehrere Wareneingangspositionen zu einer Bestellposition in einem Vorgang er-
fasst werden. Das empfiehlt sich dann, wenn das Material in mehreren Chargen geliefert oder
an verschiedene Lagerorte verteilt wird.
Abbildung 59: Wareneingangsbuchungen
4.1.2.1 Bewegungsarten
Bewegungsarten sind dreistellige Schlüssel zur Unterscheidung der Art der Warenbewegun-
gen im SAP System. Wenn eine Warenbewegung im SAP System eingegeben wird, muss
immer eine Bewegungsart angegeben werden (wird in der Regel automatisch vom System
bestimmt). Wareneingänge, Warenausgänge oder Umbuchungen sind Beispiele für solche
Warenbewegungen.
Eine Bewegungsart besitzt in der Bestandsführung wichtige Steuerfunktionen. Sie spielt
bspw. eine zentrale Rolle bei der automatischen Kontenfindung. So bestimmt die Bewe-
gungsart (Wareneingang, Warenausgang etc.) in Zusammenhang mit anderen Einflussfakto-
ren u. a., welche Bestands- oder Verbrauchskonten in der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben
werden. Die Bewegungsart steuert u. a. auch den Bildaufbau der Eingabemasken zur Beleger-
fassung oder die Fortschreibung der Mengenfelder.
Im SAP ERP System ist eine große Bandbreite an Bewegungsarten für die häufigsten Waren-
bewegungen vorhanden. Eigene Bewegungsarten können bei Bedarf individuell angepasst
werden. Jede Bewegungsart in SAP ERP hat eine jeweilige Stornobewegungsart, die der
Nummer der Bewegungsart + 1 entspricht. Beispielsweise ist die Bewegungsart 101 für den
Wareneingang zu einer Bestellung bestimmt. Die Bewegungsart 102 wird dann verwendet,
um einen falsch erfassten Wareneingang wieder zu stornieren.

Standardmäßige Bewegungsarten im SAP ERP System sind:

- Wareneingang zur Bestellung (101)
- Warenausgang für Kostenstelle (201)
- Umlagerung (301)
- Freigabe aus Qualitätsprüfung (321)
- Zugang ohne Bestellung (501)
Abbildung 60: Bewegungsarten
4.1.2.2 Bewerteter Wareneingang

Für einen Wareneingang muss festgelegt werden, in welche Bestandsart die eintreffende
Materialmenge gebucht werden soll. Die Bestandsart ist relevant für die Bestimmung des ver-
fügbaren Bestands in der Materialplanung und wird für Entnahmen in der Bestandsführung
verwendet.
Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:
- Frei verwendbarer Bestand (keine Verwendungsbeschränkungen)
- Qualitätsprüfbestand (verfügbar aus Sicht der Materialbedarfsplanung, aber keine
Entnahmen für den Verbrauch möglich)
- Gesperrter Bestand (normalerweise nicht verfügbar aus Sicht der Materialbedarfspla-
nung, keine Entnahmen für den Verbrauch möglich)

Abbildung 61: Bewerteter Wareneingang
Wenn eine Bestellung angelegt wird, kann bereits in der Bestellung ein Vorschlagswert für
die Bestandsart beim Wareneingang eingegeben werden. Dieser kann auch später beim Bu-
chen des Wareneingangs geändert werden, solange nicht die Komponente Qualitätsmanage-
ment verwendet wird.
Soll ein Wareneingang für eine Bestellung in den bewerteten Bestand gebucht werden, wird
immer die Bewegungsart 101 verwendet. Auf Positionsebene kann für den Wareneingang ein
Bestandskennzeichen - wie die Bewegungsart - erfasst werden, sodass zwischen verschiede-
nen Bestandsarten unterschieden werden kann.
Soll hingegen ein Material für den Verbrauch (z.B. für die Produktion) aus dem Lager ent-
nommen werden, so kann das nur aus dem frei verwendbaren Bestand gebucht werden.
Aus dem Qualitätsprüfbestand und dem gesperrten Bestand können nur ein Muster entnom-
men, eine Menge ausgemustert oder eine Inventurdifferenz gebucht werden. Aus diesen Be-
standarten kann bspw. kein Warenausgang zur Produktion oder zur Lieferung erfolgen
Die Bestandsart für die Bestellposition finden Sie in den Positionsdetails auf der
Registerkarte Lieferung. Im Fertigungsauftrag finden Sie die Bestandsart auf
der Registerkarte Wareneingang.
Wenn ein Zugang ins Lager gebucht wird, wird unabhängig von der Bestandsart der eigene
Bestand mengen- und wertmäßig erhöht (Ausnahme bei Materialarten ohne Wertfortschrei-
bung).
4.1.2.3 Bestandsübersicht
In der Bestandsübersicht können Materialbestände in den einzelnen Organisationsebenen
(z.B. Werke) angezeigt werden. Die für eine bestimmte Bestandsart (Qualitätsprüfung, Frei
verwendbar, gesperrt) gebuchten Mengen werden pro Organisationseinheit aufsummiert.

Bestandsübersichten sind für die Organisationseinheiten Mandant, Buchungskreis, Werk und

Lagerort möglich. Daneben können Bestandsübersichten auch für Chargen/Bewertungsart
und Sonderbestände (z.B. Konsignationsmaterial) angezeigt werden.
Die Bestandsübersicht stellt eine statische Darstellung der Materialbestände dar. Das bedeu-
tet, dass immer nur die derzeit gültige Bestandssituation angezeigt wird. Im Bestandsüber-
sichtsbild kann der offene Bestand angezeigt werden. Für die Zukunft geplante Warenein-
gänge und Warenausgänge können in dieser Liste jedoch nicht eingesehen werden. Über die
Menüleiste können aber weitere Auskunftsfunktionen aufgerufen werden.
Abbildung 62: Bestandsübersicht
4.1.2.4 Umbuchungen
Sollen Materialien aus dem gesperrten Bestand oder dem Qualitätsprüfbestand für den Ver-
brauch entnommen werden, müssen diese zunächst durch eine Umbuchung in den frei ver-
wendbaren Bestand gebucht werden. Die Bewegungsart (343 bzw. 321) steuert dabei, von
welcher Bestandsart in welche Bestandsart eine Umbuchung erfolgt. Eine physische Umbu-
chung zwischen zwei Lagerorten kann mit einer Umbuchung der Art „Bestand an Bestand"
verknüpft sein.
Auch bei einer Umbuchung wird, wie bei allen Warenbewegungen, vom System ein Materi-
albeleg angelegt. Dieser zeichnet die Transaktion im System auf.
Ein Buchhaltungsbeleg wird hingegen nur dann angelegt, wenn die Umbuchung für die Be-
wertung relevant ist. Buchungen des Typs „Bestand an Bestand" sind für die Bewertung nicht
relevant, da sie innerhalb eines Werkes stattfinden und damit im selben Buchungs-
kreis/Bewertungsbereich erfolgen.
Eine Umbuchung des Typs „Material an Material" (Bewegungsart 309) hingegen führt im
Allgemeinen zu einer Bestandswertänderung und ist deshalb relevant für die Fortschreibung
in der Finanzbuchhaltung. Obwohl dies auch innerhalb eines Buchungskreises erfolgt, ändert
sich die Qualifikation des Materials, wodurch ein Buchhaltungsbeleg erzeugt wird. Weitere
Details hierzu finden Sie in Lerneinheit 5 (Lagerverwaltung- und Bestandsführung).

Abbildung 63: Umbuchungen
4.1.3 Material- und Buchungsbelege

Wenn eine Warenbewegung im System erfasst wird, können die Mengen, das Material, die
Bewegungsart und die Organisationsebene im Beleg nicht mehr geändert werden. Soll eine
fehlerhafte Buchung korrigiert werden, muss entsprechend ein neuer Beleg angelegt werden.
Dazu muss der fehlerhafte Beleg rückgängig gemacht werden (storniert werden). Dazu wird
die Transaktion MBST verwendet.
Auch bei der IT-basierten Bestandsführung gilt das Belegprinzip. Das bedeutet, dass mit ei-
nem Beleg nachgewiesen wird, dass eine Transaktion mit Bestandsänderungen erfolgt ist.
Belege werden im System abgelegt. Im Falle eines Prozesses, der zu einer Bestandsänderung
geführt hat, wird als Nachweis ein Materialbeleg generiert. Sollte eine Warenbewegung für
die Bewertung relevant sein, wird zusätzlich zum Materialbeleg mindestens ein Buchhal-
tungsbeleg angelegt.
Warenbewegungen (Wareneingänge, Warenausgänge oder Umbuchungen) führen zu einer

Wertänderung, wenn die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens davon betroffen ist. Diese
Warenbewegungsbuchungen sind relevant für die Bewertung und erzeugen somit Buchhal-
tungsbelege in SAP FI.
Beispielsweise führt eine Wareneingangsbuchung eines Rohstoffs normalerweise zu einem
höheren Bestandswert des Umlaufvermögens, da nach dem Wareneingang mehr Material auf
Lager verfügbar ist. Wenn aber ein Rohstoff lediglich innerhalb eines Werks umgelagert wird,
erfolgen keine Buchungen in der Finanzbuchhaltung, da die Umlagerung innerhalb eines Bu-
chungskreises erfolgt.

Abbildung 64: Belege für Warenbewegungen
Abhängig vom Bewegungstyp und entsprechend des Warenbewegungstyps erstellt das SAP
ERP System einen Materialbeleg (physische Bewegung) und einen Buchungsbeleg (wertmä-
ßige Bewegung).
Bedenken Sie, dass ein Buchhaltungsbeleg nur erzeugt wird, wenn durch die
Warenbewegung eine wertmäßige Veränderung im Lager ergibt. Das ist immer
der Fall, wenn ein Wareneingang in Bezug auf eine Bestellung gebucht wird, da
in diesem Fall Material aus einer (Unternehmens-) externen Quelle bezogen
wird. Andere Typen von Warenbewegungen (z.B. eine Umbuchung Lagerort-an-Lagerort
innerhalb desselben Werkes) müssen nicht zwangsläufig eine wertmäßige Veränderung des
Bestandes zur Folge haben. In diesem Fall wird dann kein Buchhaltungsbeleg erstellt. Beden-
ken Sie weiterhin, dass bei einer Warenbewegung immer mindestens ein Materialbeleg er-
zeugt wird, unabhängig vom Typ der Warenbewegung.
Dieser Sachverhalt ist ein sehr beliebtes Thema bei der SAP Prüfung. Wir werden darauf im
Skript 5 - Bestandsführung und Inventurmanagement im Detail zurückkommen.
Materialbelege bestehen immer aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition.
Der Kopf enthält allgemeingültige Daten wie das Buchungsdatum und den Namen des Erfas-
sers. In den Belegpositionen, also auf der Positionsebene, wird erfasst, welches Material in
welcher Menge in welchem Lagerort welchen Werkes gebucht wird.
Buchhaltungsbelege halten die buchhalterischen Auswirkungen von Materialbewegungen

fest. Der Belegkopf enthält, wie auch beim Materialbeleg, allgemeingültige Daten, wie z.B.
das Belegdatum, das Buchungsdatum, die Buchungsperiode und die Belegwährung. In den
Belegpositionen werden die Sachkontennummern und der dazugehörige Buchungsbetrag fest-
gehalten.
Der Material- und der Buchhaltungsbeleg sind eigenständige Belege.

Die Identifikation des Materialbelegs erfolgt eindeutig über die Materialbelegnummer und
das Materialbelegjahr.
Der Buchhaltungsbeleg ist eindeutig über den Buchungskreis, die Buchhaltungsbelegnum-
mer und das Geschäftsjahr identifizierbar. Der Buchungskreis, in welchem der Buchhal-
tungsbeleg gebucht wird, wird aus dem Werk abgeleitet, in dem die Warenbewegung stattfin-
det.
Abbildung 65: Material- und Buchhaltungsbelege
4.1.4 Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung

Durch den Wareneingang werden nicht nur Materialbelege (Menge) und Buchhaltungsbelege
(Wert) angelegt. Weitere Bereiche sind davon ebenfalls betroffen. Die Wareneingangsbu-
chung hat folgende Auswirkungen im System:
- Ein Materialbeleg wird angelegt, um die Warenbewegungsmenge zu erfassen (mengen-
basierte Bestandsänderung).
- Ein Buchhaltungsbeleg wird bei bewertetem Wareneingang erfasst (wertbasierte Be-
standsänderung)
- Diese Dokumente aktualisieren die Bestandsmengen und -werte.
- Für Materialien mit einer Preissteuerung mit gleitendem Durchschnittspreis wird der Preis
im Materialstammsatz aktualisiert.
- Sachkonten werden fortgeschrieben (Sollbuchung auf dem Bestands- oder Verbrauchs-
konto, Habenbuchung auf dem WE/RE-Verrechnungskonto).
- Die Bestellentwicklung wird aktualisiert.
- Einkauf - die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben
- Qualitätsmanagement (wenn aktiv) - ein Prüflos wird angelegt
- Lagerverwaltung (wenn aktiv) - ein Transportbedarf wird angelegt und die Waren werden
ins Lager verbracht.
- Eine Ausgabe, z.B. der Wareneingangsschein oder ein Palettenzettel, kann generiert wer-
den.

Abbildung 66: Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung

4.2 Praxis: Wareneingang und Warenbewegungen

In dieser Übung werden Sie sich mit dem Wareneingang und der Warenbewe-
gung zu dem Material Schaltung-xxyy beschäftigen. Sie haben in der vorheri-
gen Übung 110 Stück des Materials bestellt und wollen nun den Bestand kon-
trollieren, bevor das Material durch den Kreditor geliefert wird. Folgende Ab-
bildung zeigt die einzelnen Prozessschritte, die Sie in diesem Abschnitt bear-
beiten müssen.
Abbildung 67: Prozessübersicht – Wareneingang und Warenbewegungen
4.2.1 Bestandsübersicht anzeigen

Um die Bestandsübersicht aufzurufen wählen Sie
Logistik  Materialwirtschaft  Bestandsführung  Umfeld  Bestand  Bestands-

übersicht (MMBE)
1. Geben Sie als Material Ihre Schaltung-xxyy und das Werk 1000 ein.
2. Führen Sie die Abfrage mit oder F8 aus.
3. Wie Sie sehen können, ist logischerweise noch kein Bestand zu diesem Material gebucht
worden. Es wird nur der Bestellbestand angezeigt. Dabei handelt es sich um „Bestand“,
der noch eintreffen soll.
Abbildung 68: Bestandsübersicht: SAP-System-Screenshot

4.2.2 Wareneingang buchen

Wir tun nun so, als wäre die Materialbestellung von Ihrem Lieferanten bereits komplett gelie-
fert worden. Der erste Schritt bei einer Anlieferung ist es den Wareneingang zu buchen.
Logistik  Materialwirtschaft  Bestandsführung  Warenbewegung  Wareneingang

 Zur Bestellung  Bestell-Nr bekannt (MIGO)
1. Sie wollen nun den Wareneingang zu der Bestellung, die Sie eben angelegt haben, bu-
chen. Dazu wählen Sie aus dem linken Dropdown-Menü am oberen Bildrand den Ein-
trag A01 Wareneingang und aus dem rechten Dropdown-Menü den Eintrag R01 Be-
stellung.
2. Geben Sie in das Feld direkt rechts von den Dropdown Menüs die Nummer Ihrer Be-
stellung für die Schaltung-xxyy ein. Bestätigen Sie mit Enter.
3. Das System füllt die Positionsdaten zur Bestellung aus.
Abbildung 69: Wareneingang zur Bestellung (1): SAP-System-Screenshot
4. Geben Sie in die beiden Felder Belegdatum und Buchungsdatum das aktuelle Ta-
gesdatum und in das Feld Lieferschein * ein.
5. Klicken Sie auf das Feld mit der Nummer 1 ( ) in der ersten Zeile und wählen Sie
anschließend im Bereich Detaildaten im unteren Abschnitt des Bildschirms die Regis-
terkarte Wo.
6. Ändern Sie die Bestandsart von Frei verwendbar in Qualitätsprüfung. Dadurch stel-
len Sie sicher, dass das Material in den Qualitätsprüfstand gelangt.
7. Setzen Sie das Kennzeichen Position OK im unteren Bildrand und auch das Kennzei-
chen OK in der Positionszeile mit den 10 Stück.
8. Die folgende Abbildung zeigt, wie der Wareneingangsbeleg aussehen muss. Die ent-
sprechenden Einträge bzw. Buttons sind rot hervorgehoben.

Abbildung 70: Wareneingang zur Bestellung (2): SAP-System-Screenshot
9. Sichern Sie den Beleg und notieren Sie sich die Belegnummer.
Belegnummer Wareneingang ______________________________________
4.2.3 Materialbeleg anzeigen

Lassen Sie sich den Materialbeleg anzeigen, um die korrekte Verbuchung zu überprüfen.
Bleiben Sie dafür in der Transaktion MIGO
1. Wählen Sie aus dem linken Dropdown-Menü am oberen Bildrand den Eintrag A04
Anzeigen und aus dem rechten Dropdown-Menü den Eintrag R02 Materialbeleg.
Wählen Sie Ausführen ( oder F8).
2. Wählen Sie in den Kopfdaten das Registerblatt Beleginfo und dann den Button
, um in den Buchhaltungsbeleg zu verzweigen.
3. Wählen Sie im Dialogfenster Liste der Belege im Rechnungswesen den Buchhal-
tungsbeleg per Doppelklick aus. Prüfen Sie die Informationen im Beleg.

Abbildung 71: Buchhaltungsbeleg (1): SAP-System-Screenshot
4. In dem Buchhaltungsbeleg können Sie sehen, dass 100 Stück der Schaltungen auf das
Konto 310000 gebucht wurden und die 10 Stück, die Sie als Kontierungsobjekt für die
Konstruktionsabteilung angegeben hatten, direkt als Verbrauchsmaterial gebucht wer-
den. Dabei wird der Verbrauch nicht auf das Material, d.h. auf den Bestand des Mate-
rials gebucht, sondern auf die Kostenstelle 4298, deren Kosten auf dem Konto 410000
verbucht wurden. Als Konto zur Gegenbuchung ist das Konto 191100 aufgeführt.
Abbildung 72: Buchhaltungsbeleg (2): SAP-System-Screenshot
5. Gehen Sie zurück zu Ihrem Materialbeleg und wählen Sie die Registerkarte Wo. Kli-
cken Sie auf den Button , um die Änderung im Bestand zu überprüfen.
6. Sie sehen, dass 100 Stück vom Material Schaltung nun im Qualitätsprüfbestand auf-
genommen wurden. Die 10 Stück für die Konstruktionsabteilung werden nicht aufge-
führt, da diese als Verbrauchsmaterial für das Kontierungsobjekt verbucht und nicht
mengen- oder wertmäßig im Bestand fortgeschrieben werden.

4.2.4 Material in den frei verfügbaren Bestand umlagern

Die Qualitätsprüfung ist abgeschlossen und das Material für gut empfunden. Nun können Sie
die Schaltungen in den frei verfügbaren Bestand buchen. Wählen Sie dazu erneut
Logistik  Materialwirtschaft  Bestandsführung  Warenbewegung  Wareneingang

 Zur Bestellung  Bestell-Nr bekannt (MIGO)
Umbuchung und aus dem rechten Dropdown-Menü den Eintrag R10 Sonstige.
2. Wählen Sie die Bewegungsart 321 (Umbuchung Qualitätsprüfung an Frei verwend-
bar) mit Hilfe der F4-Auswahl. Bestätigen Sie anschließend die Eingabe mit Enter.
Bestätigen Sie etwaige Meldungen bezüglich der Änderung von Vorschlagswerten.
Abbildung 74: Umbuchung - Bewegungsart: SAP-System-Screenshot

3. Geben Sie im Abschnitt Von auf dem Register Umbuchung folgende Daten ein
- Material Schaltung-xxyy
- Werk 1000
- Lagerort 0001
- Erfassungsmenge 100
4. Das System füllt alle übrigen Felder aus den Informationen aus dem Materialstamm
aus. Sollte das System in den Nach-Feldern das Werk (1000) und den Lagerort (0001)
nicht automatisch ausfüllen, geben Sie diese manuell ein.
Abbildung 75: Qualitätsprüfung an Frei verwendbar (2): SAP-System-Screenshot
5. Wählen Sie den Button Beleg buchen ( ) und notieren Sie sich die Nummer des
Materialbelegs.
Materialbeleg Umbuchung: ______________________________________________
4.2.5 Materialbeleg für Umbuchung anzeigen

Lassen Sie sich nun den neuen Beleg für die Umbuchung anzeigen.
Anzeigen und aus dem rechten Dropdown-Menü den Eintrag R02 Materialbeleg.
2. Vorschlagswert sollte die Nummer des zuletzt angelegten Materialbelegs sein. Wählen
Sie Ausführen.
3. Wählen Sie in den Kopfdaten das Registerblatt Beleginfo und anschließend RW-
Belege, um wiederum in den Rechnungswesenbeleg zu verzweigen.

Sie erhalten die Meldung, dass keine Folgebelege im Rechnungswesen gefunden

wurden. Bei der Umbuchung wurde kein Rechnungswesenbeleg angelegt, weil es
sich um eine Umbuchung innerhalb eines Werks handelt. Der Qualitätsprüfbe-
stand ist bereits Teil des bewerteten Bestandes des Werks so dass keine wertmä-
ßige Veränderung des Bestandes vorliegt.
Abbildung 76: Kein Buchhaltungsbeleg erzeugt: SAP-System-Screenshot
4. Schließen Sie den Materialbeleg ( oder ).
4.2.6 Bestandsübersicht anzeigen

Um sicherzustellen, dass das System die Umbuchung korrekt durchgeführt hat, überprüfen
Sie noch ein letztes Mal die Bestandsübersicht. Wählen Sie dazu erneut die Transaktion
Logistik  Materialwirtschaft  Bestandsführung  Umfeld  Bestand  Bestands-

übersicht (MMBE)
Geben Sie als Material Ihre Schaltung-xxyy und das Werk 1000 ein. Wählen Sie Ausführen.
Sie sehen, dass das System die Verbuchung korrekt durchgeführt hat und das Material sich im
frei verwendbaren Bestand befindet.

Um andere Bestandsarten (Reserviert, Zug, Reservierung, Bestellbestand etc.) in der Bestand-

sübersicht anzuzeigen, können Sie in der Liste nach rechts blättern oder die Zeile des Werks
per Doppelklick auswählen.
4.2.7 Bestellentwicklung anzeigen

Überprüfen Sie zum Schluss noch die Bestellentwicklung und den Status Ihrer Bestellung.
Wählen Sie dazu
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Bestellung  Anzeigen (ME23N)
Wählen Sie in Ihrer Bestellung in den Detaildaten der Bestellposition die Registerkarte Be-
stellentwicklung.
Sie sehen, dass die Bestellentwicklung für den Wareneingang korrekt aktualisiert wurde.
Ihnen werden Informationen zur Transaktion (WE) mit dem jeweiligen Materialbeleg, der
Menge und dem Wert der Buchung angezeigt.
Abbildung 78: Bestellentwicklung: SAP-System-Screenshot
In der Registerkarte Status in den Kopfdaten des Bestellbeleges können Sie sich noch davon
überzeugen, dass der Status der Bestellung mit voll beliefert gekennzeichnet ist.

Abbildung 79: Bestellstatus: SAP-System-Screenshot

4.3 Erläuterung
Es wurden der Prozess des Wareneingangs und weitere Warenbewegungen
innerhalb des Lagers näher betrachtet. Bewegungsart und Bestandsart waren
die zentralen Begriffe dieses Abschnitts.
4.3.1 Warenbewegung
Ein Vorgang, der in einer Veränderung von Materialbeständen resultiert, wird Warenbewe-
gung genannt. Waren können dabei sowohl unternehmensextern als auch -intern von einem
Ort zum anderen bewegt werden.
Es existieren folgende Typen von Warenbewegungen im SAP ERP System:
- Wareneingang
o Buchen des Erhalts von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der
Produktion
o führt in der Regel zu einer Erhöhung des Lagerbestandes (Buchhaltungsbe-
leg!)
- Warenausgang
o Buchen von Materialentnahme oder -ausgabe, von Materialverbrauch oder von
Warenversand an einen Kunden
o führt immer zu einer Minderung des Lagerbestandes (Buchhaltungsbeleg!)
- Umlagerung
o Auslagern von Materialien aus einem bestimmten Lagerort und deren Einla-
gern in einen anderen Lagerort.
o kann sowohl innerhalb desselben Werkes als auch zwischen zwei Werken
stattfinden
o Immer mit physischem Transport verbunden
- Umbuchung
o ist ein Oberbegriff für Umlagerungen und Änderungen der Bestandsidentifika-
tion oder -qualifikation eines Materials
o kann physische Materialbewegung beinhalten, muss aber nicht
o Beispiele für eine Umbuchung:
 Freigabe des Qualitätsprüfbestandes
 Umbuchung von Material an Material
 Übernahme von Konsignationsmaterial in den eigenen Bestand
4.3.2 Wareneingang
- Ein Wareneigang ist eine spezielle Form der Warenbewegung
- Wenn bestelltes Material eintrifft, ist der erste Schritt im Normalfall den Warenein-
gang zu buchen.
- Wareneingangsbuchungen mit Bezug zu einer Bestellung haben folgende Vorteile:
o Geliefertes Material kann anhand der Angaben in der Bestellung auf Richtig-
keit (Preis, Menge etc.) geprüft werden.

o Daten aus der Bestellung (z.B. bestelltes Material, Menge) werden durch das
System vorgeschlagen  Erleichterung der Belegerfassung und der Kontrolle
von Über- und Unterlieferungen
o Bestellung wird durch die Lieferung automatisch fortgeschrieben (Historie der
Bestellung). Verspätungen im Vergleich zum Bestellbeleg können durch die
Einkaufsabteilung angemahnt werden.
- Ein Materialbeleg wird immer erzeugt wenn ein Wareneingang gebucht wird:
o enthält Informationen über bspw. das gelieferte Material und die gelieferte
Menge.
o Angabe des Lagerorts des entsprechenden Werkes
- Warenbewegungen (oder allgemein Vorgänge im SAP ERP System), die für die Mate-
rialbewertung (wertmäßige Veränderung) relevant sind, erzeugen mindestens einen
Buchhaltungsbeleg. Dieser Buchhaltungsbeleg dokumentiert die Auswirkungen, die
die Warenbewegung auf den Wert des Bestandes hat.
4.3.2.1 Bewegungsarten
- dreistelliger Schlüssel zur Unterscheidung der Art in der ein Material von einem Ort
zum anderen bewegt wird. Die Eingabe einer Bewegungsart ist bei jeder Warenbewe-
gung notwendig. Beispiele:
o Wareneingang (101)
o Umlagerung (301)
o Freigabe aus Qualitätsprüfung (321)
o Wareneingang ohne Bestellung (501)
o Gesperrter Bestand an frei verfügbar (343)
- Bewegungsarten besitzen zentrale Steuerfunktionen in der Bestandsführung
o abhängig von der verwendeten Bewegungsart bestimmt das System bspw. au-
tomatisch die Konten in der Finanzbuchhaltung, die bei wertmäßigen Verände-
rungen des Bestandes bebucht werden
o steuert u. a. den Bildaufbau der Eingabemasken zur Belegerfassung oder die
Fortschreibung der Mengenfelder. Das bedeutet: abhängig von der gewählten
Bewegungsart in der Transaktion MIGO werden nur bestimmte Felder zur
Eingabe dargeboten.
4.3.2.2 Bewerteter Wareneingang

Für einen Wareneingang muss festgelegt werden, in welche Bestandsart die eintreffende
Materialmenge gebucht werden soll. Die Bestandsart ist relevant für die Bestimmung des ver-
fügbaren Bestands in der Materialplanung und wird für Entnahmen in der Bestandsführung
verwendet.
Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:
- Frei verwendbarer Bestand (keine Verwendungsbeschränkungen)
- Qualitätsprüfbestand (verfügbar aus Sicht der Materialbedarfsplanung, aber keine
Entnahmen für den Verbrauch möglich)
- Gesperrter Bestand (normalerweise nicht verfügbar aus Sicht der Materialbedarfspla-
nung, keine Entnahmen für den Verbrauch möglich)

Wenn eine Bestellung angelegt wird, kann bereits in der Bestellung ein Vorschlagswert für
die Bestandsart beim Wareneingang eingegeben werden. Dieser kann auch später beim Bu-
chen des Wareneingangs geändert werden, solange nicht die Komponente Qualitätsmanage-
ment verwendet wird.
Soll bereits vorgeplant werden, dass der Wareneingang in den Qualitätsprüfbestand erfolgen
soll, so gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten:
- Wenn ein Material immer grundsätzlich vor der Verwendung in den jeweiligen Abtei-
lungen zunächst einer Qualitätsprüfung unterzogen werden soll, muss im Material-
stammsatz in den Sichten der Einkaufs- oder Arbeitsvorbereitung das Kennzeichen
„Buchen in Q-Bestand“ gesetzt sein. Die Bestandsart Qualitätsprüfung wird daraufhin
in die Bestellung oder den Fertigungsauftrag übernommen.
- Soll das Material nur ausnahmsweise einer Qualitätsprüfung unterzogen werden, so ist
die Bestandsart Qualitätsprüfbestand erst im Beleg (Bestellung oder Fertigungsauf-
trag) einzutragen. Ein Beispiel aus dem Einkauf wäre hier, wenn das Material von ei-
nem neuen Lieferanten bezogen wird und die Qualität seiner Ware in jedem Fall ge-
prüft werden muss. In diesem Fall wäre bei dem Material im Materialstamm kein
Kennzeichen zur Qualitätsprüfung gesetzt. Durch das Kennzeichen im entsprechenden
Beleg (welches einen Bezug zum Lieferanten hat) erfolgt dennoch eine Qualitätsprü-
fung.
Soll ein Wareneingang für eine Bestellung in den bewerteten Bestand gebucht werden, wird
immer die Bewegungsart 101 verwendet. Auf Positionsebene kann für den Wareneingang ein
Bestandskennzeichen - wie die Bewegungsart - erfasst werden, sodass zwischen verschiede-
nen Bestandsarten unterschieden werden kann. Beispielsweise kann eine Position in den Qua-
litätsprüfbestand und eine andere Position in der Bestellung kann in den frei verfügbaren Be-
stand gebucht werden.
Soll hingegen ein Material für den Verbrauch (z.B. für die Produktion) aus dem Lager ent-
nommen werden, so kann das nur aus dem frei verwendbaren Bestand gebucht werden.
Aus dem Qualitätsprüfbestand und dem gesperrten Bestand können nur für folgende Fälle
Materialien entnommen werden:
- ein Muster entnehmen,
- eine Menge ausmustern
- eine Inventurdifferenz buchen
Wenn ein Zugang ins Lager gebucht wird, wird unabhängig von der Bestandsart der eigene
Bestand mengen- und wertmäßig erhöht (Ausnahme bei Materialarten ohne Wertfortschrei-
bung).
4.3.2.3 Bestandsübersicht
- Die Menge, die von einem Material auf Lager vorhanden ist, kann in der Bestands-
übersicht angezeigt werden

- Anzeige auf den Organisationsebenen Mandant, Buchungskreis, Werk und Lagerort

möglich. Das bedeutet, dass angezeigt werden kann, wie viel von einem Material in
einem Mandant/Buchungskreis/Werk/Lagerort vorhanden ist
- Die Bestände werden dabei im Hinblick auf die Bestandsart (Qualitätsprüfung, Frei
verwendbar, gesperrt etc.) angezeigt. Es erfolgt eine Aufsummierung pro Organisati-
onsebene. Das bedeutet in den Zeilen stehen die Organisationsebenen und in den Spal-
ten die Bestandsarten (Transaktion MMBE).
- Bestandsübersicht ist ein statischer Bericht zu den Materialbeständen
o nur die derzeit gültige Bestandssituation wird angezeigt
o offener Bestand kann angezeigt werden (Bestandsübersichtsbild)
o zukünftig geplante Wareneingänge und Warenausgänge können nicht eingese-
hen werden
o Über die Menüleiste können weiterführende Auskunftsfunktionen aufgerufen
werden.
4.3.2.4 Umbuchung
- Materialien müssen im frei verwendbaren Bestand sein, damit eine Materialentnahme
für den Verbrauch möglich ist.
- Ist ein Material im Qualitätsprüfbestand oder im gesperrten Bestand, muss zunächst
eine Umbuchung (Warenausgang aus dem einen Qualitätsprüf- oder gesperrten Be-
stand und Wareneingang in den frei verwendbaren Bestand) des Materials in den frei
verwendbaren Bestand erfolgen.
- Die eingegebene Bewegungsart bestimmt von welcher Bestandsart in welche Be-
standsart eine Umbuchung erfolgt. Sie möchten beispielsweise ein Material aus dem
Qualitätsprüfbestand entnehmen und in den frei verwendbaren Bestand buchen. Dazu
verwenden Sie die Bewegungsart 321. Wenn Sie die Bewegung wieder stornieren
möchten, tun Sie dies mit der Bewegungsart 322.
- Ein physischer Transfer zwischen zwei Lagerorten kann ebenfalls mit einer Umbu-
chung durchgeführt werden. Dabei entnehmen Sie ein Material aus dem einen Lager-
ort (z.B. Lagerort 0001 in Werk 1000) und buchen es in einen anderen Lagerort des
selben Lagerorts (z.B. Lagerort 0002 in Werk 1000). Eine Umbuchung über Werks-
grenzen hinaus ist nicht möglich mit der Umbuchung. Dafür werden andere Bewe-
gungsarten verwendet (siehe Skript 5).
- Das buchen einer Umbuchung führt immer zur Erzeugung eines Materialbelegs.
- Ein Buchhaltungsbeleg wird nur erstellt, wenn Änderungen am Materialwert entste-
hen. Das bedeutet, wenn ein monetärer Betrag aufgrund der Umbuchung in SAP FI
gebucht werden muss:
o Ein Buchhaltungsbeleg wird nicht erstellt bei einer Umbuchung zwischen zwei
Lagerorten desselben Werkes.
o Ein Buchhaltungsbeleg könnte erstellt werden bei einer Umbuchung Material-
an-Material.
o Weitere Details in Skript 5!

4.3.3 Material- und Buchungsbelege

Ein Materialbeleg ist ein Nachweis für Bestandsänderungen: Das bedeutet, dass der Bestand
sich verändert hat aufgrund von:
- Erhöhung des Materialbestandes: z.B. durch einen Wareneingang  Sie erhalten Ma-
terial von einem Lieferanten. Entsprechend steigt die Menge des Materials auf Lager.
- Verringerung des Materialbestandes: z.B. durch einen Warenausgang  Sie liefern
ein Material an einen Kunden. Entsprechend verringert sich der Lagerbestand des Ma-
terials.
- Änderung der Materialqualifikation: z.B. eine Umbuchung Material-an-Material 
Sie ändern die Materialnummer von myPhone3 to myPhone4 und buchen die Altbe-
stände auf die neue Materialnummer.
Zusätzlich wird (kann) ein (oder mehrere) Buchhaltungsbelege als Nachweis wertbasierter
Änderungen erstellt werden. Das bedeutet, dass sich der Wert des Materialbestandes ändert
aufgrund von:
- Erhöhung des Materialbestandes: z.B. durch einen Wareneingang  Beispielsweise
haben Sie 100 Einheiten eines Materials auf Lager mit einem Stückpreis von 100 €.
Das heißt, Sie haben einen Gesamtwert von 10000 € auf dem entsprechenden Materi-
alkonto (z.B. Konto 300000 - Rohstoffe) in SAP FI. Nun erhalten Sie 10 weitere Ein-
heiten des Materials von Ihrem Lieferanten. Entsprechend wächst der Wert Ihres Ge-
samtbestandes auf 11000 €.
- Verringerung des Materialbestandes: z.B., durch einen Warenausgang  Beispiels-
weise haben Sie 100 Einheiten eines Materials auf Lager mit einem Stückpreis von
100 €. Das heißt, Sie haben einen Gesamtwert von 10000 € auf dem entsprechenden
Materialkonto (z.B. Konto 300000 - Rohstoffe) in SAP FI. Nun liefern Sie 10 Einhei-
ten des Materials an einen Kunden. Entsprechend sinkt der Wert Ihres Gesamtbestan-
des auf 9000 €.
Genaueres zu diesem Sachverhalt erfolgt in Lerneinheit 5! Das heißt, Sie brauchen es nicht
hier zu lernen ;-)
Abhängig vom Bewegungstyp und entsprechend des Warenbewegungstyps erstellt das SAP
ERP System einen Materialbeleg (physische Bewegung) und einen Buchungsbeleg (wertmä-
ßige Bewegung).
- Bedenken Sie, dass nicht alle Bewegungstypen zur Erzeugung eines Buchhaltungsbe-
leges führen. Nur wenn sich durch die Warenbewegung eine wertmäßige Veränderung
im Lager ergibt wird ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Behalten Sie dies im Hinterkopf.
Fragen wie diese sind sehr populär in der SAP Prüfung. Warenbewegungen werden in
der Lerneinheit 5 - Bestandsführung im Detail behandelt
Materialbeleg
- besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition
- Der Belegkopf beinhaltet allgemeine Daten zur Buchung
- Belegpositionen erfassen Material, Menge, Lagerort und Werk der Buchung

- Die Identifikation des Materialbelegs erfolgt eindeutig über die Materialbelegnum-

mer und das Materialbelegjahr.
- Identifikation bezieht sich in diesem Zusammenhang auf die Vergabe der Materialbe-
legnummern im SAP System. Beispielsweise erzeugt ein Anwender durch eine Wa-
renbewegungsbuchung einen Materialbeleg mit der Nummer 4900000001. Der nächs-
te Anwender erhält dann bei der Buchung einer Warenbewegung die Materialbeleg-
nummer 4900000002, da SAP innerhalb der Nummernintervalle inkrementell vorgeht.
Die Nummernintervalle werden im Customizing definiert und beziehen sich auf ein
Geschäftsjahr. Das bedeutet, dass wenn ein neues Geschäftsjahr anfängt, fangen die
Materialbelegnummern auch wieder bei bspw. 4900000001 an.
Buchhaltungsbeleg
- erfassen der buchhalterischen Auswirkungen von Materialbewegungen
- Belegkopf beinhaltet allgemeine Daten zur Buchung (z.B. Buchungsdatum, Bu-
chungsperiode und Dokumentwährung)
- In den Belegpositionen werden die Sachkontennummern und der dazugehörige Bu-
chungsbetrag festgehalten.
- Identifikation des Buchhaltungsbelegs eindeutig über den Buchungskreis, die Buch-
haltungsbelegnummer und das Geschäftsjahr.
- Der Buchungskreis wird aus dem Werk abgeleitet, in dem die Warenbewegung statt-
findet (Ein Werk ist eindeutig einem Buchungskreis zugeordnet!)
Materialbeleg und Buchhaltungsbeleg sind voneinander unabhängige Belege. Das bedeutet

lediglich, dass das System zwei verschiedene Dokumente erzeugt und der Buchhaltungsbeleg
keinen "Unterbeleg" des Materialbeleges darstellt. Der Buchhaltungsbeleg kann über den Ma-
terialbeleg aufgerufen werden und vice versa (Schlagwort: Integration!).
4.3.4 Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung

Der Wareneingang erzeugt:
- einen Materialbelege (Menge)
- einen Buchhaltungsbelege (Wert) - bei bewertetem Wareneingang
- mengen- und wertmäßige Veränderungen im Bestand werden erfasst
- Darüber hinaus werden auch andere Bereiche im SAP System (im Unternehmen) von
dem Wareneingang betroffen:
o Einkauf – die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben (Status der Bestellung).
o Qualitätsmanagement (wenn aktiv) – ein Prüflos wird angelegt.
o Lagerverwaltung (wenn aktiv) – ein Transportbedarf wird angelegt und die
Waren ins Lager verbracht.
o Eine Ausgabe, z.B. der Wareneingangsschein oder ein Palettenzettel, kann ge-
neriert werden.
o Wareneingangsmeldung kann generiert werden (optional)
o Bestands und Wertfortschreibung im Materialstamm (Sichten: Werksdaten,
Lagerort, Buchhaltung 1, Kalkulation 2)

Rechnungsprüfung und manuelle Kreditorenzahlung
5 Rechnungsprüfung und manuelle Kreditorenzahlung

Dieser Abschnitt erläutert die Prozessschritte, die ausgeführt werden, nachdem ein bestelltes
Gut angeliefert und der Wareneingang gebucht wurde. Zu diesem Zeitpunkt sendet der Liefe-
rant in der Regel die Rechnung und wird anschließend bezahlt.
5.1 Theorie: Rechnungsprüfung und manuelle Kreditoren-

zahlung
Die letzten beiden Schritte im Beschaffungsprozess (Purchase to Pay) stellen
der Eingang der Kreditorenrechnung und die Kreditorenzahlung dar.
Die Logistik-Rechnungsprüfung gehört zum Bereich der Materialwirtschaft
und wurde entwickelt, um die Erfassung von Rechnungen im Zusammenhang
mit vorhergehenden Beschaffungsprozessen zu vereinfachen. Obwohl es mög-
lich ist, einzelne Rechnungspositionen oder Gesamtrechnungen ohne Bezug zu
einer Bestellung zu erfassen, ist es jedoch üblich die Erfassung mit Bezug zu einer Bestellung
durchzuführen.
Nur durch die Verknüpfung mit der Bestellung, kann die Rechnung im Hinblick auf das gelie-
ferte Material (oder die erstellten Leistungen), den berechneten Preis und die rechnerische
Richtigkeit auf Korrektheit überprüft werden. Ebenfalls können Abweichungen von den er-
warteten Werten nur bei einer bestehenden Verknüpfung mit der Bestellung festgestellt wer-
den.
Die Zahlung oder die Auswertung von offenen Rechnungen gehört allerdings nicht zur Auf-
gabe der Rechnungsprüfung. Die entsprechenden Informationen hierzu werden an andere Ab-
teilungen (z.B. Finanzwesen/Controlling) weitergeleitet. Die Rechnungsprüfung stellt damit
die Schnittstelle zwischen der Materialwirtschaft (SAP MM) und dem externen (SAP FI)
bzw. internen Rechnungswesen (SAP CO) her.
5.1.1 Rechnungsprüfung
Beim Erfassen einer Rechnung mit Bezug auf eine Bestellung schlägt das System Daten aus
der Bestellung und den Wareneingängen zur Bestellung vor, z.B. Lieferant, Material, noch zu
berechnende Menge, Zahlungsbedingungen usw.
Bei Abweichungen zwischen Bestellung bzw. Wareneingang und Rechnung gibt das System
eine Warnung aus und sperrt ggf. die Rechnung für die Zahlung.
Das Buchen der Rechnung beendet den Ablauf der Rechnungsprüfung. Die Bestellentwick-
lung wird fortgeschrieben und die Finanzbuchhaltung (SAP FI) kann die Zahlung der ent-
sprechenden offenen Rechnungsposten veranlassen.

Abbildung 80: Rechnungsbearbeitung
5.1.1.1 Rechnungsprüfung mit Bezug zu einer Bestellung

Positionen einer Rechnung können mit Bezug auf einen Wareneingang, eine Bestellung
oder einen Lieferschein gebucht werden. Rechnungspositionen einer Bestellung können auch
der Nummer des Lieferscheins oder des Frachtbriefs zugeordnet werden, wenn diese Num-
mern beim Wareneingang erfasst wurde.
Bei der bestellbezogenen Rechnungsprüfung können alle Positionen abgerechnet werden,

unabhängig davon, ob Teillieferungen oder Komplettlieferungen erfolgt sind. Bei der waren-
eingangsbezogenen Rechnungsprüfung liegen der Rechnungserfassung Wareneingänge zu
Grunde. Rechnungen über Mengen, die höher sind als die Wareneingangsmenge, können
nicht gebucht werden. Diese Art der Rechnungsprüfung muss in der Bestellung eingestellt
sein.
Wird eine Rechnung mit Bezug zu einer Bestellung erfasst, schlägt das System die Bestellpo-
sitionen zusammen mit ihren noch zu berechnenden Mengen vor. Dabei bestimmt das System
die noch zu berechnenden Mengen anhand der Differenz aus der gelieferten Menge und der
bereits berechneten Menge. Beispielsweise werden 100 Stück eines Materials geliefert und 60
Stück wurden bereits abgerechnet. Somit sind noch 40 Stück zu berechnen. Außerdem wird
der erwartete monetäre Wert für die Posten vorgeschlagen. Dieser ergibt sich aus dem Pro-
dukt aus der zu berechnenden Menge multipliziert mit dem Bestellpreis.
Sollten Abweichungen zwischen den Kreditorenrechnungswerten und den vorgeschlagenen

Werten auftreten, müssen bei der Datenerfassung die Vorschlagswerte mit den Angaben aus
der Originalrechnung überschrieben werden. Sollten die Abweichungen zwischen den Rech-
nungswerten und den erwarteten Werten vorgegebene Toleranzen überschreiten, wird die
Rechnung automatisch zur Zahlung gesperrt (beispielsweise wenn der Rechnungspreis vom
Bestellpreis abweicht).

Abbildung 81: Rechnungsprüfung mit Bestellbezug
Belege bei der Rechnungsprüfung

Im Zuge der Rechnungsprüfung und -erstellung werden zwei Belege erzeugt.
Der Rechnungsbeleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Position. Die Kopf-
daten beinhalten den Lieferanten (Rechnungssteller), das Buchungsdatum und den Namen des
Belegerstellers. In den Positionsdaten wird festgehalten, welcher Betrag für welche Material-
menge berechnet wird.
Mit dem Buchhaltungsbeleg werden die buchhalterischen Auswirkungen der Rechnungser-

stellung erfasst. Der Buchhaltungsbeleg wird automatisch angelegt, wenn der Rechnungsbe-
leg gesichert wird. Der Belegkopf enthält allgemeingültige Daten, wie das Belegdatum, das
Buchungsdatum, die Buchungsperiode und die Belegwährung. Auf Positionsebene werden die
Sachkontennummern und die dazugehörigen Buchungsbeträge festgehalten.
Abbildung 82: Belege bei der Rechnungsprüfung
5.1.1.2 Auswirkungen der Rechnungsprüfung

Mit dem Buchen der Rechnung ist der Prozess der Rechnungsprüfung abgeschlossen und die
Bestellentwicklung wird aktualisiert, indem das System einen entsprechenden Eintrag in die

Registerkarte "Bestellentwicklung" der Bestellung setzt. Die Zahlung der erzeugten offenen
Rechnungsposition wird durch die Finanzbuchhaltung veranlasst. Bedenken Sie, dass dieser
letzte Schritt (die Zahlung) Aufgabe der Finanzabteilung ist und entsprechend in SAP FI er-
folgt (nicht wie der Rest des Prozesses in SAP MM).
Der Rechnungseingang verursacht im System eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kredi-

tor (Lieferant). Dabei wird die bereits beim Wareneingang verursachte Rückstellung dieser
Verbindlichkeit auf das WE/RE-Verrechnungskonto durch den Rechnungseingang ausgegli-
chen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Kreditorenkonto und erzeugt dort einen offenen
Posten. Die Sachkonten, die durch den Bestellprozess betroffen sind (z.B. Zugang Rohstoffe
= Konto 300000), werden in der Finanzbuchhaltung automatisch bebucht.
Folgende Schritte werden vom System bei der Buchung der Rechnung durchgeführt:
- Es wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt. Die einzelnen Positionen werden auf den ent-
sprechenden Konten gebucht.
- Die Rückstellungen auf dem WE/RE-Verrechnungskonto werden aufgelöst.
- Der Rechnungsbeleg wird in die Bestellentwicklung eingetragen.
- Weicht der Rechnungspreis vom Bestellpreis ab, wird bei einem V-Preis-gesteuerten
(gleitender Durchschnittspreis – unsere bisher angelegten Materialien wurden mit dem
Standardpreis bewertet – Kennzeichen S) Material der Bestandswert und der aktuelle
gleitende Durchschnittspreis neu ermittelt und im Materialstammsatz fortgeschrieben.
Abbildung 83: Auswirkung einer Rechnungsprüfung
5.1.2 Elemente des Zahlungsverkehrs

Der Zahlungsverkehr beinhaltet die in der nachfolgenden Abbildung aufgeführten Elemente.
Er kann im SAP System entweder manuell über Kreditoren  Buchung  Zahlungsaus-
gang… oder automatisch durch das Zahlungsprogramm durchgeführt werden.
Das Standardsystem enthält die allgemein üblichen Zahlungswege (Überweisung, Scheck
etc.) und die entsprechenden Formulare, die für jedes Land separat eingerichtet wurden.

Abbildung 84: Elemente des Zahlungsverkehrs

5.2 Praxis: Rechnungsprüfung und manuelle Zahlung

Nun, da Ihre Bestellung im Lager eingetroffen ist, bleibt lediglich, die Forde-
rung des Lieferanten zu begleichen. In diesem Kapitel befassen Sie sich mit
der Rechnungsprüfung und der manuellen Zahlung im SAP ERP System.
Folgende Abbildung zeigt die einzelnen Prozessschritte, die Sie in diesem Ab-
schnitt bearbeiten müssen.
Abbildung 85: Prozessübersicht – Rechnungsprüfung
5.2.1 Lieferantenrechnung erfassen

Der Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung zur Bestellung. Da Sie die Rolle eines Mitarbei-
ters in der Logistik haben, verwenden Sie zum Erfassen der Rechnung die Logistikrech-
nungsprüfung.
Die Rechnung des Lieferanten beträgt 55.000 € zzgl. 10.450 € (19 % Umsatzsteuer). Erfassen
Sie nun die Rechnung in dem Sie folgende Transaktion auswählen:
Logistik  Materialwirtschaft  Logistik-Rechnungsprüfung  Belegerfassung  Ein-

gangsrechnung hinzufügen (MIRO)
1. Sollten Sie nach einem Buchungskreis gefragt werden, geben Sie bitte den Bu-
chungskreis 1000 ein.
2. Geben Sie in das Registerblatt Grunddaten folgende Daten ein:
- Rechnungsdatum aktuelles Datum
- Buchungsdatum aktuelles Datum
- Betrag 65450 EUR
- Steuer rechnen selektieren
- Steuercode VA – Vorsteuer Inland 19%
3. Wählen Sie nun im unteren Bildabschnitt aus dem Dropdown-Menü den Eintrag 1 Be-
stellung/Lieferplan und geben Sie in das Feld rechts daneben Ihre Bestellnummer
ein (aus Kapitel 3.2.2). Bestätigen Sie mit Enter. Das System füllt nun die Positionen
aus der Bestellung aus und berechnet den Steuerbetrag.

Abbildung 86: Rechnungsprüfung: SAP-System-Screenshot
4. Wählen Sie Sichern und notieren Sie sich die Belegnummer.
Rechnungsbelegnummer: _______________________________________________
Bleiben Sie in der Transaktion MIRO.
5.2.2 Rechnungsbeleg und Bestellentwicklung anzeigen

Lassen Sie sich den Rechnungsbeleg anzeigen, der bei der Buchung der Rechnung angelegt
wurde. Zeigen Sie auch den angelegten Rechnungswesensbeleg (Buchhaltungsbeleg) an.
1. Sie können sich die Rechnung direkt aus der Transaktion Rechnung erfassen (MIRO)
heraus anzeigen lassen, indem Sie aus dem Menü Rechnungsbelege  Anzeigen
wählen.
2. Verzweigen Sie in den Buchhaltungsbeleg, indem Sie wählen und dann
auf die Zeile Buchhaltungsbeleg doppelklicken.

Abbildung 87: Buchhaltungsbeleg: SAP-System-Screenshot
3. Verlassen Sie den Rechnungswesenbeleg, indem Sie den Button Zurück wählen.
Schließen sie das Dialogfenster Liste der Belege im Rechnungswesen.
4. Wählen Sie in der Positionsübersicht die Bestellnummer per Doppelklick aus, um die
Bestellentwicklung anzuzeigen.
Abbildung 88: Rechnungsbeleg - Bestellbeleg: SAP-System-Screenshot
4. Wählen Sie dann im Abschnitt Bestellpositionsdetails ( ) das Register

Bestellentwicklung. Sie sehen, dass durch die Erfassung der Rechnung der Rech-
nungswesenbeleg zusammen mit dem Wareneingangsbeleg angezeigt wird.

Abbildung 89: Bestellentwicklung: SAP-System-Screenshot
5. Verlassen Sie die Bestellentwicklung und den Rechnungsbeleg.
5.2.3 Manueller Zahlungsausgang und Ausdrucken von Schecks

Um zu diesem Lieferanten eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen, möchten Sie nicht die
wöchentliche automatische Zahlungsabwicklung abwarten. Sie möchten daher manuell einen
Scheck ausstellen.
Zunächst aber schauen Sie sich das Kreditorenkonto im Nebenbuch an. Wählen Sie dazu
Rechnungswesen Finanzwesen  Kreditoren  Konto  Posten anzeigen/ändern

(FBL1N)

- Kreditorenkonto Ihre Lieferantennummer
- Wählen Sie Ausführen
2. Sie sehen nun das Saldo des Kreditorenkontos. Beachten Sie, dass die Lieferanten-
nummer, die Sie beim erstellen der Stammdaten erhalten haben, gleichzeitig die
Nummer des Kreditorenkontos im Nebenbuch Kreditoren ist.

Abbildung 90: Kreditorenkonto: SAP-System-Screenshot
Um den Zahlungsausgang zu buchen, wählen Sie
Rechnungswesen  Finanzwesen  Kreditoren  Buchung  Zahlungsausgang  Bu-

chen + Formulardruck (F-58)
1. Geben Sie im Bild Zahlung mit Druck: Kopfdaten die folgenden Daten ein:
- Zahlweg C (Scheck)
- Hausbank 1000
- Scheckstapelnummer 0001
- Drucker für Formular LOCL (Local = Standarddrucker Ihres
Betriebssystems)
- Sofort drucken markiert (Sollte Ihr Drucker nicht eingerichtet
sein, wird das System eine Fehlermeldung ausgeben, die Sie ignorieren kön-
nen)

Abbildung 91: Manuelle Zahlung (1): SAP-System-Screenshot
2. Wählen Sie Zahlung erfassen ( ).

3. Geben Sie nun folgende Einträge für die Checkerstellung ein:
- Betrag 65450
- Kreditor Nummer Ihres Lieferanten
Abbildung 92: Manuelle Zahlung (2): SAP-System-Screenshot
- Wählen Sie den Button OP bearbeiten ( )

- Die offene Position für Ihren Kreditor wird aufgeführt. Wählen Sie Sichern. Be-
stätigen Sie eine eventuelle Meldung.

Notieren Sie die Nummer des Zahlungsbelegs und bestätigen Sie das pop-up Fenster.
Zahlungsbeleg: __________________________________________________________
Schauen Sie sich nochmal das Kreditorenkonto im Nebenbuch an. Wählen Sie dazu
Rechnungswesen Finanzwesen  Kreditoren  Konto  Posten anzeigen/ändern

(FBL1N)

- Kreditorenkonto Ihre Lieferantennummer
2. Sie erhalten die folgende Meldung , da
das Kreditorenkonto durch die Zahlung wieder ausgeglichen wurde.
3. Wählen Sie nun Ausgeglichene Posten aus und wählen Sie erneut Ausführen. Nun
sehen Sie, dass die Rechnung durch die Zahlung ausgeglichen wurde.
Abbildung 93: Ausgeglichenes Kreditorenkonto: SAP-System-Screenshot

5.3 Erläuterung
Es wurde aufgezeigt, wie die Rechnungsprüfung in SAP ERP funktioniert und
wie Zahlungen von Lieferanten im System veranlasst werden. Ferner wurde
aufgezeigt, welche Auswirkungen Rechnungsprüfung und Zahlung haben und
welche Integrationspunkte zu anderen SAP Komponenten bestehen.
5.3.1 Rechnungsprüfung
- Abschluss des Beschaffungsvorgangs in der Materialwirtschaft erfolgt durch die
Rechnungsprüfung
- Rechnungsprüfung erfasst Rechnungen und Gutschriften und überprüft diese auf ihre
sachliche und rechnerische Richtigkeit
- Zahlung oder Auswertung von offenen Rechnungen gehört nicht zur Aufgabe der
Rechnungsprüfung. Die entsprechenden Informationen hierzu werden an andere Ab-
teilungen (z.B. Finanzwesen/Controlling) weitergeleitet
- Die Rechnungsprüfung stellt damit die Schnittstelle zwischen der Materialwirtschaft
(SAP MM) und dem externen (SAP FI) bzw. internen Rechnungswesen (SAP CO)
her.
- Eine Rechnung kann mit Bezug auf eine Bestellung erfasst werden  System
schlägt Daten aus der Bestellung und den Wareneingängen zur Bestellung vor (Liefe-
rant, Material, noch zu berechnende Menge, Zahlungsbedingungen usw.)
 OK, Sie wissen bereits, dass ein großer Vorteil von ERP Systemen die Übernahme
von Daten von einem Beleg in den Nachfolgebeleg ist. Dies erleichtert die Überprü-
fung der Belege (Sind alle Werte und Zahlen identisch?) und reduziert menschliche
Fehler.
- Bei Abweichungen zwischen Bestellung bzw. Wareneingang und Rechnung gibt das
System eine Warnung aus und sperrt ggf. die Rechnung für die Zahlung.
 Das bedeutet einfach nur, dass Sie entweder eine ROT-markierte Fehlermeldung
erhalten, welches verhindert, dass Sie weiter arbeiten. Oder Sie erhalten eine GELB-
markierte Warnung, welche mit Enter übergangen werden kann. Es kann im Customi-
zing eingestellt werden, ob eine Sperre erfolgen soll oder nicht (Kategorie gelb oder
rot).
- Das Buchen der Rechnung beendet den Ablauf der Rechnungsprüfung. Die Bestell-
entwicklung wird fortgeschrieben und die Finanzbuchhaltung (SAP FI) kann die
Zahlung der entsprechenden offenen Rechnungsposten veranlassen.
5.3.1.1 Rechnungsprüfung mit Bezug zu einer Bestellung

Positionen einer Rechnung können mit Bezug auf
- einen Wareneingang,
- eine Bestellung
- oder einen Lieferschein
gebucht werden.
Bei der bestellbezogenen Rechnungsprüfung können alle Positionen abgerechnet werden,
unabhängig davon, ob Teillieferungen oder Komplettlieferungen erfolgt sind.

Bei der wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung liegen der Rechnungserfassung Wa-

reneingänge zu Grunde. Rechnungen über Mengen, die höher sind als die Wareneingangs-
menge, können nicht gebucht werden. Diese Art der Rechnungsprüfung muss in der Bestel-
lung eingestellt sein.
Die betroffenen Sachkonten in der Finanzbuchhaltung werden dabei automatisch bebucht.
Durch das Buchen einer Rechnung wird ein offener Posten auf dem Kreditorenkonto (Liefe-
rant) erzeugt. OK, das klang etwas kompliziert, aus diesem Grund soll das an dieser Stelle
durch das folgende Beispiel erläutert werden. Folgen Sie einfach den Zahlen:
Abbildung 94: Integration SAP FI / SAP MM (Abstimmkonten und Nebenbücher)

Belege bei der Rechnungsprüfung

Im Zuge der Rechnungsprüfung und -erstellung werden zwei Belege erzeugt.
Der Rechnungsbeleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Position. Die Kopf-
daten beinhalten den Lieferanten (Rechnungssteller), das Buchungsdatum und den Namen des
Belegerstellers. In den Positionsdaten wird festgehalten, welcher Betrag für welche Material-
menge berechnet wird.
Mit dem Buchhaltungsbeleg werden die buchhalterischen Auswirkungen der Rechnungser-

stellung erfasst. Der Buchhaltungsbeleg wird automatisch angelegt, wenn der Rechnungsbe-
leg gesichert wird. Der Belegkopf enthält allgemeingültige Daten, wie das Belegdatum, das
Buchungsdatum, die Buchungsperiode und die Belegwährung. Auf Positionsebene werden die
Sachkontennummern und die dazugehörigen Buchungsbeträge festgehalten.
5.3.2 Auswirkungen der Rechnungsprüfung

- Rechnungseingang verursacht im System eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kre-
ditor (Lieferant).
- Beim Wareneingang für das entsprechende Material wurde bereits eine Rückstellung
für diese Verbindlichkeit auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht
- Diese Position wird nun durch den Rechnungseingang ausgeglichen.
- Die Gegenbuchung erfolgt auf das Kreditorenkonto und erzeugt dort einen offenen
Posten.
OK, das ist wieder so eine komplizierte Geschichte. Folgen Sie wiederum den einzelnen
Schritten in der folgenden Abbildung zur Klärung des Sachverhalts.
Abbildung 95: Auswirkungen der Rechnungsprüfung
Folgende Schritte werden vom System bei der Buchung der Rechnung durchgeführt:
- Es wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt. Die einzelnen Positionen werden auf den ent-
sprechenden Konten gebucht (siehe Abbildung oben).
- Die Rückstellungen auf dem WE/RE-Verrechnungskonto werden aufgelöst.
- Der Rechnungsbeleg wird in die Bestellentwicklung eingetragen.

- Weicht der Rechnungspreis vom Bestellpreis ab, wird bei einem V-Preis-gesteuerten
(gleitender Durchschnittspreis – unsere bisher angelegten Materialien wurden mit dem
Standardpreis bewertet – Kennzeichen S) Material der Bestandswert und der aktuelle
gleitende Durchschnittspreis neu ermittelt und im Materialstammsatz fortgeschrieben.
5.3.3 Elemente des Zahlungsverkehrs

Die Durchführung der Zahlung beinhaltet folgende Schritte:
- Zahlungsweg (Cash, Check, Banküberweisung) und Bank auswählen
- Position für Zahlung auswählen (Position einer Rechnung, die bezahlt werden soll o-
der Kreditorenkonto, das ausgeglichen werden soll)
- Zahlbetrag unter Berücksichtigung der Skontofristen berechnen
- Zahlungsbeleg buchen
- Zahlungsträger drucken
Die Zahlung kann entweder manuell oder automatisch (Zahlprogramm) durchgeführt werden.
5.3.4 Integration des Material Management mit anderen Komponenten

Integration in der Finanzbuchhaltung:
- Im Einkauf werden Lieferantendaten im Lieferantenstamm gepflegt. Der Lieferanten-
stamm beinhaltet drei Bereiche: Allgemeine Daten, Einkaufsdaten und Buchhaltungs-
daten. Die Buchhaltungsdaten sind Daten, die für oder von der Finanzabteilung eines
Unternehmens gepflegt werden. Somit ist der Kreditorenstamm ein Integrationspunkt
zwischen Finanzbuchhaltung (FI) und Materialwirtschaft (MM).
- Im Finanzwesen stellt der Lieferantenstammsatz das Kreditorenkonto dar. (d.h.,
Ihre Lieferantennummer (1002….) stellt gleichzeitig ein Konto in der Nebenbuchhal-
tung der Kreditoren dar.) [Das Nebenbuch Kreditoren wird in Lerneinheit 8 näher er-
läutert.] Wenn ein Unternehmen einem Lieferanten Geld schuldet, wird diese Verbind-
lichkeit zunächst auf dem Kreditorenkonto 1002… im Nebenbuch Kreditoren gebucht.
Über das Abstimmkonto (siehe auch XK03  Buchungskreisdaten/Kontoführung),
welches für Ihren Kreditor 160000 ist, werden diese Verbindlichkeiten (und Forde-
rungen) gegenüber dem Lieferanten aus dem Nebenbuch in das Hauptbuch des Rech-
nungswesens überführt.
Integration im Vertrieb:
- Wenn ein Kunde eines Unternehmens ein Produkt bestellt, werden durch diesen Be-
darf im Vertrieb abhängige Bedarfe in der Materialwirtschaft erzeugt. Das bedeutet,
dass für das zu verkaufende Produkt Komponenten beschafft werden müssen. Dieser
Bedarf wird entsprechend vom Vertrieb/Produktion an den Einkauf weitergegeben,
damit der Einkauf die entsprechenden Komponenten beschafft.
- Innerhalb der Disposition und Steuerung kann ein Bedarf, der im Vertriebsbereich
auftritt, an den Einkauf weitergeleitet werden.
- Beim Erfassen eines Kundenauftrags kann eine dynamische Verfügbarkeitsprü-
fung im Lagerbestand eingeleitet werden. Eine Bestellanforderung kann bei der Er-
stellung direkt einem Kundenauftrag zugeordnet werden.

Integration in der Produktionsplanung:

- Die Materialwirtschaft ist durch Bestandsanforderungen eng mit der Produktions-
planung verbunden. Bestandsanforderungen werden in Form von Bestellanforderun-
gen durch die Produktionsplanung erzeugt (siehe auch Integration im Vertrieb). Die
Bestandsführung ist für die Bereitstellung von Komponenten für die Produktion ver-
antwortlich.
Integration in der Instandhaltung:

- Materialwirtschaft und Instandhaltung sind durch Stücklisten verknüpft. So ist es
möglich, einen Wareneingang mit Verweis auf eine Equipmentstückliste zu buchen
(Equipments werden in Lerneinheit 10 erläutert).
- Außerdem kann ein Teil für Instandhaltungsaufträge entnommen werden. Serialnum-
mern werden in der Materialwirtschaft aktiviert und in der Instandhaltung verwendet.
Integration in der Logistik:

- Auf diesen Aspekt wird in Lerneinheit 5 näher eingegangen
- Behalten Sie an dieser Stelle nur im Hinterkopf, dass bei aktiver Lagerverwaltung
Funktionen der Bestandsführung (Verwaltung von Bestandsmengen und den Be-
standswert) durch das Lagerverwaltungssystem (LVS) erweitert werden (Lagerhal-
tung und ihrer Überwachung)

Reporting in SAP ERP's Beschaffungskomponente
6 Reporting in SAP ERP's Beschaffungskomponente

Das Reporting im SAP dient zur Auswertung betriebswirtschaftlicher Vorgänge. Dabei besitzt
jeder Funktionsbereich eigene Informationssysteme.
Im folgenden Kapitel werden die Werkzeuge zur Darstellung und Aufbereitung von Informa-
tionen durch Listenanzeigen, Auswertungen und durch das Logistikinformationssystem von
SAP ERP dargestellt.
6.1 Theorie: Standardberichte

In einem SAP ERP Prozess wie bspw. einem Fertigungsverfahren wird eine
große Anzahl unterschiedlicher Belege erzeugt. Beispielsweise können Ein-
kaufsbelege, Materialbelege, Rechnungsbelege und Rechnungwesensbelege in
einem Fertigungsverfahren erzeugt werden. Diese Belege werden im System
gebucht und in Datenbanktabellen abgelegt. Mit Standardberichten können
diese Beleginformationen ausgewertet werden.
Das SAP Informationssystem ermöglicht sowohl Analysen von Belegen als auch Analysen
von Stammdaten. Beispielsweise kann eine Liste aller Einkaufsinfosätze zu einem Material
bzw. Lieferanten ausgegeben werden oder ein Überblick über die Materialstammsätze in ei-
nem Unternehmen zu einer bestimmten Materialart verschafft werden.
Abbildung 96: Standardberichte
6.1.1 Listenanzeige
Listen sind die graphisch aufbereiteten Ergebnisanzeigen von Berichten und Auswertungen.
Über Selektionskriterien können Berichte eingegrenzt werden und das Ergebnis auf diese
Weise klarer und informativer dargestellt werden.
- Das Aussehen von Listen kann mit Hilfe des Listumfangs und der Selektionspara-
meter beeinflusst werden.
- Im Einkauf bestimmen Selektionsparameter bspw. welche Einkaufsbelege im Bericht
ausgewertet werden. Es können Berichte erzeugt werden, in denen nur offene Bestel-
lungen ausgewählt werden, z.B. Bestellungen, zu denen noch keine Rechnung einge-
gangen ist oder ausgelaufene Lieferpläne.

- Der Listumfangsparameter bestimmt, welche Daten zu einem gewählten Beleg an-

gezeigt werden (welche Zeilen in einem Beleg erscheinen). Der Listumfangsparameter
ist ein Kennzeichen, das bei Auswertungen den anzuzeigenden Datenumfang der se-
lektierten Belege steuert.
- Es kann gewählt werden, ob eine Liste in Kurzform angezeigt wird oder ob die Liste
mehr Informationen enthalten soll (z.B. Zeilen für Menge und Wert der offenen Be-
stellung oder die Laufzeit von Rahmenverträgen). Außerdem kann die Bestellentwick-
lung in zusätzlichen Zeilen in der Liste angezeigt werden.
Über den Listumfangparameter kann festgelegt werden, ob die Liste mit ALV Grid Control
ausgegeben wird
Der ALV Grid Control ist ein Instrument zur Darstellung tabellarischer Daten
in verschiedenen Anwendungsprogrammen innerhalb von SAP ERP – wird bei
der Ausgabe einer Liste nicht der ALV Grid Control verwendet, erhält man kei-
ne tabellarische sondern eine listenförmige Darstellung, die in ihrer Handhab-
barkeit weniger flexibel ist und weniger Funktionalität bietet. Es können aber
nicht alle Listen den kompletten Funktionsumfang des ALV Grid Control verwenden.
Zusätzlich zur Listanzeige für Belege und Stammdaten enthält das Einkaufsmenü allgemeine
Auswertungen, die Bestellwertanalyse und Wareneingangs-Vorschauberichte.
Abbildung 97: Listenanzeige

6.1.1.1 SAP List Viewer and ALV Grid Control
SAP List Viewer und ALV Grid Control sind grafische Darstellungen von Berichten im
SAP System und dienen der Vereinheitlichung und Vereinfachung der Handhabung von Lis-
ten in SAP-Systemen. Es gibt eine einheitliche Schnittstelle und ein einheitliches Listenfor-

mat für Listen. Auf diese Weise können redundante Funktionen vermieden werden. ALV Grid
Control wird nicht nur bei Listanzeigen verwendet (wie der Materialbelegliste oder Einkaufs-
belegliste), sondern auch in anderen Transaktionen (z.B. Bestellanforderungen).
Nicht alle Listen können das gesamte Funktionsspektrum des ALV Grid Control nutzen. An-
dere Listen wiederum bieten spezielle Funktionen über die des List Viewers hinaus. Sie kön-
nen Aussehen und Inhalt der Listen mit Hilfe des Layouts (der Anzeigevariante) verändern.
Die Schlüsselelemente von SAP List Viewer und ALV Grid Control können folgenderma-
ßen zusammengefasst werden:
- einheitliches Erscheinungsbild aller Listen und Tabellen
- anwendungsübergreifende, standardisierte Funktion mit einheitlichen Symbolen
- einfaches Erstellen und Ändern von Layouts (Anzeigevarianten)
Abbildung 98: SAP List Viewer und ALV Grid Control
6.1.1.2 Funktionen des SAP List Viewers / ALV Grid Control

Die Funktionen von SAP List Viewer und ALV Grid Control sind u. a.:
- Details auswählen: Diese Funktion liefert weitere Informationen für eine markierte
Zeile. Dabei werden zu den bereits angezeigten Informationen zusätzliche Informatio-
nen angezeigt, die in der Liste nicht erscheinen.
- Filter setzen: Über Filterfunktionen ist es möglich, sich nur diejenigen Zeilen anzei-
gen zu lassen, die in einer oder mehreren Spalten bestimmte Kriterien erfüllen. Um ei-
nen Filter zu setzen, müssen eine oder mehrere Spalten durch Klick in den Spalten-
kopf markiert werden. Dann können über die Funktion Filter setzen entsprechende
Einschränkungen zur Aufbereitung der Listen für die ausgewählten Spalten gesetzt
werden.

- Sortieren: Listen können in auf- oder absteigender Sortierreihenfolge angezeigt wer-

den. Dazu können markierte Spalten mit dem gewünschten Sortierkriterium und einer
Sortierfunktion aufbereitet werden (z.B. aufsteigend alphabetisch oder nach Bestell-
wert aufsteigend).
- Summenwerte: Innerhalb einer Liste können aus den Daten in einer oder mehreren
markierten Spalten Summen gebildet werden. Es können sowohl von Wert- als auch
von Mengenspalten Summen gebildet werden.
- Zwischensummen bilden: Wird für mindestens eine Spalte in einer Liste eine Sum-
me gebildet, können zusätzlich Zwischensummen gebildet werden. Zwischensummen
können für eine oder mehrere markierte Spalten ohne Wert- oder Mengenspalten er-
zeugt werden.
- Layout: Das Aussehen einer Liste kann mit Hilfe von Layouts oder Anzeigevarianten
verändert werden. Hinweis: Es hängt von der jeweiligen Liste ab, ob Sie mit einem
Layout oder mit Anzeigevarianten arbeiten können.
Abbildung 99: Funktionen des SAP List Viewers/ ALV Grid Control
6.1.1.3 Layout (Anzeigevariante)

Das Aussehen vieler Listen kann mit Hilfe von Layouts oder geänderten Varianten verän-
dert und an entsprechende Bedürfnisse angepasst werden:
- Zusätzliche Felder können aus dem Spaltenvorrat angezeigt oder nicht benötigte Fel-
der aus der Spaltenselektion ausgeblendet werden.
- Felder können in beliebiger Reihenfolge angeordnet und Summen gebildet werden
- Weiterhin kann die Größe (Breite) von Spalten angepasst werden.
- Änderungen an einem Layout können als benutzerspezifische Layouts gesichert wer-
den.
- Eine eigene Variante kann benutzerübergreifend oder benutzerspezifisch erstellt wer-
den.
- Für einige Listen bietet SAP Standardlayouts an.

Abbildung 100: Layout (Anzeigevariante)
6.1.2 Logistics Information System

Das Logistikinformationssystem LIS bietet als OLAP-System (Online Analytical Proces-
sing) fortgeschrittene Analysetechniken an. Im LIS stehen eine Reihe anwendungsspezifi-
scher Informationssysteme mit einer standardisierten Oberfläche und ähnlichen Funktionen
zur Verfügung. Folgende Informationssysteme sind in der Logistik verfügbar:
- VIS - Vertriebsinformationssystem
- EKS - Einkaufsinformationssystem
- BCO - Bestandscontrolling
- TIS - Transportinformationssystem
- FIS - Fertigungsinformationssystem
- QMIS - Qualitätsmanagementinformationssystem
- PMIS - Instandhaltungsinformationssystem
Abbildung 101: Logistics Information System

6.1.2.1 Organisation von Informationsstrukturen

Das Einkaufsinformationssystem (EKS) basiert auf Informationsstrukturen. Hierbei handelt
es sich um spezielle statistische Tabellen, die Bewegungsdaten aus den einzelnen Anwendun-
gen enthalten. Diese Daten werden vom System regelmäßig abgerufen und aktualisiert.
Informationsstrukturen enthalten drei grundlegende Informationstypen:
- Merkmale sind Kriterien, die zur Erfassung von Daten zu einem bestimmten Thema
angegeben werden. Statistische Informationen zu Merkmalen, wie Lieferant, Kunde
oder Material werden in verdichteter Form gebucht. Organisationselemente wie Ein-
käufergruppe, Warengruppe, Bewertungsbereich, Werk oder Lagerort werden eben-
falls als Merkmale in Informationsstrukturen verwendet.
- Periodizität (Zeiteinheiten) sind ebenfalls ein in den Informationsstrukturen verwen-
detes Kriterium. Mit Hilfe von Zeiteinheiten können Daten innerhalb bestimmter Zeit-
räume erfasst werden, z.B. innerhalb von einem Tag, einer Woche, einem Monat oder
einer Buchungsperiode.
- Kennzahlen dienen der Leistungsmessung. Sie werden für jede Merkmalswertekom-
bination und Periodizität gebucht. Kennzahlen sind quantitative Größen, die Informa-
tionen über messbare Fakten liefern. Kennzahlen können für jeden Klassifizierungs-
schlüssel durch Kumulation (z.B. Bestell- oder Fertigungsauftragsmengen) abgeleitet
werden. Kennzahlen können aber auch schlichte Zähler sein, wie z.B. die Anzahl der
Lieferungen oder der Bestellungen.
Abbildung 102: Organisation von Informationsstrukturen
6.1.2.2 Reporting in Standardanalysen

Standardanalysen bieten umfangreiche Funktionen, um anspruchsvolle Präsentationen und
Analysen zur Datenbasis im LIS zu erstellen.
Die Datenbasis für eine Standardanalyse wird durch Festlegung des Analyseobjektes (z.B.
Einkäufergruppe, Lieferant, Warengruppe etc.) und durch die Vorgabe von Selektionen fest-
gelegt. Diese Datenmenge ist dann über eine Grundliste (das ist die Liste, die nach Ausfüh-
ren eines Berichts angezeigt wird) und verschiedene Aufrisslisten (einzelne Elemente der
Grundliste können durch Doppelklick „aufgerissen“ werden; dadurch können weitergehende
Informationen über dieses Element in Erfahrung gebracht werden) strukturiert anzeigbar. Die
Einzelanalysen sind archivierbar.

Aus den unterschiedlichen Auflösungsstufen heraus kann jeweils die komplette Stammsatz-
oder Beleginformation über die Standardtransaktionen der Anwendung angezeigt werden.
Für die betriebswirtschaftliche Einzeluntersuchung der Kennzahlen und Merkmalsausprägun-
gen, die einer Analyse zu Grunde liegen, stehen eine Reihe von Sonderfunktionen zur Verfü-
gung. Alle Funktionen für die statistische Auswertung sind grafikgestützt.
Abbildung 103: Reporting für Standardanalysen
6.1.2.3 Flexible Analysen

Flexible Analysen im Logistikinformationssystem LIS ermöglichen die weitgehend freie
Kombination von Daten in einem einzelnen Bericht.
Die Form und der Inhalt der erforderlichen Liste werden über das entsprechende Menü defi-
niert. Das erforderliche Programm wird dann im Hintergrund gestartet. Die resultierende Liste
bietet verschiedene Möglichkeiten zur interaktiven Online-Bearbeitung.
Dieses Verfahren ermöglicht Folgendes:
- Kombinieren von Merkmalen und Kennzahlen aus verschiedenen Informationsstruktu-
ren in einer Liste
- Verwenden eigener Formeln zur Berechnung neuer Kennzahlen auf Basis vorhandener
Kennzahlen
- Auswahl zwischen verschiedenen Layouts

Abbildung 104: Flexible Analysen

6.2 Praxis: Reporting

Zum Abschluss des Beschaffungsprozesses werden Sie nun einige Analysen
im Logistikinformationssystem durchführen, um sich ein Bild von den ausge-
gebenen Bestellungen der letzten Jahre zu machen. Außerdem werden Sie den
SAP List Viewer testen, ein eigenes Layout erstellen und die Sortierungsfunk-
tion kennen lernen.Folgende Abbildung zeigt die einzelnen Prozessschritte, die
Sie in diesem Abschnitt bearbeiten müssen.
Abbildung 105: Prozessübersicht – Reporting
6.2.1 Listenanzeige von Bestellungen

Als erstes lassen Sie sich alle Bestellungen der letzten Jahre in der Einkaufsorganisation
1000 und für das Werk 1000 anzeigen. Wählen Sie dazu
Logistik  Materialwirtschaft  Einkauf  Bestellung  Listenanzeige  Zum Liefe-

ranten (ME2L)
1. Geben Sie im Einstiegsbild folgende Werte ein:

- Kreditor keine Angabe
- Listumfang BEST_ALV
- Einkäufergruppe keine Angabe
- Werk 1000
- Belegdatum 01.01.2003 bis aktuelles Datum

Abbildung 106: Selektionskriterien für den Bericht: SAP-System-Screenshot
2. Wählen Sie Ausführen.

3. Sie erhalten folgendes Bild (oder ähnlich) mit der Auflistung aller Einkaufsbelege der
letzten Jahre.
Abbildung 107: Bericht zu Bestellungen
Die Liste wird nach Kreditor und Einkaufsbeleg sortiert. Sie wollen sich aber eine nach Kre-
ditor und Material sortierte Liste ausgeben lassen. Ändern Sie die Sortierreihenfolge und si-
chern Sie diese Einstellung als benutzerspezifisches Layout Layout-xxyy.
4. Wählen Sie dazu Einstellungen  Layout  Ändern.

5. Wählen Sie die Registerkarte Sortierung.
6. Positionieren Sie den Cursor auf Einkaufsbeleg im linken Bildbereich, und wählen Sie
Sortierkriterium wegnehmen ( ).

Abbildung 108: Sortierkriterium entfernen: SAP-System-Screenshot
7. Positionieren Sie den Cursor auf Material im rechten Bildbereich und wählen Sie Sor-
tierkriterium hinzunehmen ( ).
Abbildung 109: Sortierkriterium hinzufügen: SAP-System-Screenshot
8. Wählen Sie Layout sichern ( ).

9. Geben Sie im folgenden Dialogfenster (Layout sichern) folgende Daten ein:
- Layout sichern Layout-xxyy
- Bezeichnung Layout-xxyy
- Benutzerspezifisch Kennzeichen gesetzt
- Voreinstellung Kennzeichen gesetzt
10. Bestätigen Sie die Eingabe, um das neue Layout zu sichern ( ).

Weiterhin möchten Sie, dass direkt vor der Spalte Warengruppe für die einzelnen Positionen
die Spalten Bestellmenge und Noch zu liefern (zu lief.) angezeigt werden.
11. Wählen sie die Spalte Bestellmenge (Menge) und ziehen Sie diese per Drag and Drop
links neben die Spalte Warengruppe.
Abbildung 110: Spaltenkonfiguration (1): SAP-System-Screenshot
12. Wiederholen Sie dieses Vorgehen für die Spalte Noch zu Liefern (zu lief.).
Abbildung 111: Spaltenkonfiguration (1): SAP-System-Screenshot
13. Wählen Sie Einstellungen  Layout  Sichern. Wählen Sie Ihr Layout Layout-xxyy
aus und wählen Sie Weiter, um die vorgeschlagenen Werte in das Layout zu überneh-
men ( ).
14. Bestätigen Sie die Meldung „Layout besteht bereits“ mit Ja.
15. Wählen Sie zweimal Zurück.
6.2.2 Standardanalyse in PIS

Zum Abschluss Ihrer Arbeiten in der Materialwirtschaft führen Sie noch einmal eine Analyse
mit Hilfe des Einkaufsinformationssystems durch (unter dem Pfad Logistik -> Logistik-
Controlling finden Sie alle Infosysteme, die in der theoretischen Abhandlung erwähnt wur-
den). Sie möchten den Beschaffungsumfang der Lieferanten im Unternehmen für die Ein-
kaufsorganisation 1000 seit dem Jahr 2004 ermitteln.

Wählen Sie dazu
Logistik  Logistik-Controlling  Einkaufsinfosystem  Standardanalysen  Lieferant

(MCE3)
1. Geben Sie im Selektionsbild folgende Daten ein:

- Monat 01.2004 – aktuelles Datum
2. Sie erhalten folgende Grundliste (oder ähnlich dieser):
Abbildung 112: Bestellwerte zu Lieferanten: SAP-System-Screenshot
3. Zusätzlich zum Lieferantennamen möchten Sie sich den Schlüssel zu diesem Merkmal
anzeigen lassen. Wählen Sie die entsprechende Merkmalsdarstellung, indem Sie Ein-
stellungen  Merkmalsdarstellung  Schlüssel u. Bezeichnung auswählen.
Wenn die Spaltenbreite nicht ausreichend ist, können Sie sie per Doppelklick auf den
Spaltenkopf und Eingabe eines größeren Wertes für die Spaltenbreite vergrößern.

Abbildung 113: Schlüssel und Text anzeigen: SAP-System-Screenshot
4. Sie benötigen nun Informationen über die Anzahl der Bestellpositionen und die An-
zahl der Lieferungen. Ergänzen Sie die Grundliste um diese beiden Kennzahlen.
Wählen Sie dazu Bearbeiten  Kennzahlen auswählen
- Markieren Sie die Kennzahlen Bestellpositionen und Lieferungen und wählen
Sie Auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter.
Abbildung 114: Kennzahlenselektion (1): SAP-System-Screenshot
- Die Spalten Bestellpositionen und Lieferungen werden zusätzlich in der Grund-

liste angezeigt.

Abbildung 115: Kennzahlenselektion (2): SAP-System-Screenshot
5. Bestimmen Sie die gemessen am Bestellwert wichtigsten Lieferanten. Als Analy-

sestrategie wählen Sie bitte die prozentuale Summe vom Bestellwert. Führen Sie hier-
zu eine ABC-Analyse für die Kennzahl Bestellwert durch. Die Größe von Segment A
ist 70 %, von Segment B 20 % und von Segment C 10 %. Überprüfen Sie die Ge-
samtliste zur ABC-Analyse zum Bestellwert. Welcher Lieferant hat den höchsten Be-
stellwert erreicht? Notieren Sie sich anschließend die Antwort auf Ihrem Datenblatt.
- Positionieren Sie den Cursor auf der Spalte Bestellwert und wählen Sie Bearbei-
ten  ABC-Analyse.
- Wählen Sie die Analysestrategie Summe Bestellwert (%) und bestätigen Sie Ihre
Auswahl mit Enter.
- Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Segmentgrößen.
- Wählen Sie in der Grafikanzeige Gesamtliste, um die vollständige Liste der ABC-
Analyse anzuzeigen.
Abbildung 116: Einkaufsinformationssystem - ABC-Analyse: SAP-System-Screenshot
Wichtigster Lieferant: _______________________________________________________

Die ABC Grafikanzeige funktioniert bei der JavaGUI nicht. Der wichtigste Lie-
ferant kann durch absteigende Sortierung der Spalte Bestellwert ermittelt wer-
den.
Wenn Sie das Ergebnis Ihrer Analyse nachvollziehen wollen, ist es wichtig, dass Sie die Se-
lektionskriterien der Analyse kennen. Sehen Sie sich daher das Selektionsprotokoll zur Ana-
lyse an. Wenn Sie das Selektionsprotokoll anzeigen wollen, müssen Sie die ABC-Analyse
verlassen und zur Grundliste zurückkehren. Wählen Sie anschließend Zusätze  SelektPro-
tokoll.
Ein Dialogfenster mit den Selektionswerten wird angezeigt. Die Infostruktur ist S012 –
Einkauf. Es wurde eine Lieferantenanalyse im Einkaufsinfosystem durchgeführt.
Info-Strukturen sind Datenbanktabellen, in die periodenabhängig Daten der operativen An-
wendung fortgeschrieben werden. Sie setzen sich aus Merkmalen, die sich zur Verdichtung
eignen (z.B. Einkaufsorganisation) und aus Kennzahlen (z.B. Umsatz) zusammen.
6. Verlassen Sie die Analyse ohne diese zu sichern.

6.3 Erläuterung
In diesem Abschnitt wurde das SAP Logistics Information System und seine
untergeordneten Informationssysteme vorgestellt. Es wurde gezeigt, was ein
Bericht im SAP Informationssystem ist, wie er erstellt und angepasst wird.
6.3.1 Standardberichte
- Jede SAP Komponenten hat sein eigenes Informationssystem.
- Reporting in SAP erlaubt es Geschäftsprozesse zu evaluieren.
- Bei Durchführung von Geschäftsprozessen (z.B. Produktionsprozess) werden Belege
(z.B. Bestellungen, Materialbelege, Fakturen, Buchhaltungsbelege) erzeugt und gesi-
chert. Diese Belege (bzw. Die Informationen in diesen Dokumenten) können mithilfe
von (Standard-)reports analysiert werden.
- SAP Informationssysteme erlauben es sowohl Belege (also Bewegungsdaten) als auch
Stammdaten zu analysieren.
6.3.1.1 Listenanzeige
- Listen sind die graphisch aufbereiteten Ergebnisanzeigen von Berichten und Auswer-
tungen.
- Über Selektionskriterien (wie bspw. Buchungsperiode) können Berichte eingegrenzt
werden und das Ergebnis auf diese Weise klarer und informativer dargestellt werden.
- Das Aussehen von Listen kann mit Hilfe des Listumfangs und der Selektionspara-
meter beeinflusst werden:
o Selektionsparameter bestimmen „Was“ analysiert wird, bspw. ein Bericht
über „Offene Bestellungen“. Offene Bestellungen wäre ein Selektionsparame-
ter in diesem Report.
o Listumfangparameter bestimmt “Welche“ Daten angezeigt werden. Das
heißt welche Kennzahlen (Spalten des Reports) werden in Bezug auf die ge-
setzten Selektionsparameter angezeigt.
o Es kann gewählt werden, ob eine Liste in Kurzform angezeigt wird oder ob die
Liste mehr Informationen enthalten soll.
6.3.1.2 SAP List Viewer and ALV Grid Control

- In SAP Informationssystemen sind zwei grundsätzliche graphische Darstellungen ver-
fügbar:
o Einfache Funktionalität: SAP List Viewer
o Komplexe Funktionalität: ALV Grid Control
- Eine Liste in List Viewer Format sieht aus, wie in der folgenden Abbildung darge-
stellt. Das List Viewer Format verfügt nur über wenige Funktionen, die in den Tabel-
lenzellen integriert sind. Es ist dennoch möglich, durch einen Doppelklick auf eine
Zelle in die Details eines Wertes (Beleges) zu springen.

Abbildung 117: SAP List Viewer List: SAP-System-Screenshot
- Eine Liste mit ALV Grid Control sieht aus, wie im folgenden Bild dargestellt. Es sind
viel mehr Funktionen (z.B. Summenfunktionen) integriert:
Abbildung 118: SAP List mit ALV Grid Control: SAP-System-Screenshot
- ALV Grid Control wird nicht nur für die Darstellung von Listen verwendet (z.B. der
Materialbelegliste in der Abbildung oben) sondern auch in anderen Transaktionen
(z.B. Bestellungen – erinnern Sie sich an die Darstellung Ihrer Bestellung in Transak-
tion ME23N)
- Nicht alle Listen können die komplette Funktionalität des ALV Grid Control verwen-
den. Bei einigen Anwendungen ist sogar gar kein ALV Grid Control integriert.
- Andere Listen wiederum bieten spezielle Funktionen über die des List Viewers hinaus.
Sie können Aussehen und Inhalt der Listen mit Hilfe des Layouts (der Anzeigevarian-
te) verändern.
Die Schlüsselelemente von SAP List Viewer und ALV Grid Control können folgenderma-
ßen zusammengefasst werden:
- einheitliches Erscheinungsbild aller Listen und Tabellen
- anwendungsübergreifende, standardisierte Funktion mit einheitlichen Symbolen
- einfaches Erstellen und Ändern von Layouts (Anzeigevarianten)
6.3.1.3 Funktionen des SAP List Viewers / ALV Grid Control

Die Hauptfunktionen von SAP List Viewer und ALV Grid Control sind:
- Details auswählen
- Filter setzen
- Sortieren
- Summenwerte
- Zwischensummen bilden
- Layout

6.3.1.4 Layout (Anzeigevariante)

Das Aussehen vieler Listen kann mit Hilfe von Layouts oder geänderten Varianten verän-
dert und an entsprechende Bedürfnisse angepasst werden:
- anzeige zusätzlicher Felder aus dem Spaltenvorrat oder ausblenden nicht benötigter
Felder
- beliebige Reihenfolge von Feldern und Summenbildung
- anpassen der Größe (Breite) von Spalten
- Eigene Layouts können als benutzerspezifische Layouts gesichert werden
- eigene Varianten können benutzerübergreifend oder benutzerspezifisch erstellt werden
- für einige Listen gibt es SAP Standardlayouts
6.3.2 Logistics Information System

- OLAP Systeme (Online Analytical Processing) sind Informationssysteme, die aus-
schließlich für Analysen und Reports verwendet werden (keine transaktionale Systeme
wie SAP ERP bspw.)
- fortgeschrittene Analysetechniken
- Im LIS stehen eine Reihe anwendungsspezifischer Informationssysteme mit einer
standardisierten Oberfläche und ähnlichen Funktionen zur Verfügung:
o VIS - Vertriebsinformationssystem
o EKS - Einkaufsinformationssystem
o BCO - Bestandscontrolling
o TIS - Transportinformationssystem
o FIS - Fertigungsinformationssystem
o QMIS - Qualitätsmanagementinformationssystem
o PMIS - Instandhaltungsinformationssystem
6.3.2.1 Organisation von Informationsstrukturen

Das Einkaufsinformationssystem (EKS) basiert auf Informationsstrukturen.
- spezielle statistische Tabellen, die Bewegungsdaten aus den einzelnen Anwendungen
enthalten
- Diese Daten werden vom System regelmäßig abgerufen und aktualisiert.
Informationsstrukturen enthalten drei grundlegende Informationstypen:

- Merkmale sind Kriterien, die für die Analyse von Interesse sind, bspw. Lieferant,
Kunde, Material.
- Zeiteinheiten sind ebenfalls Kriterien und stellen ausschließlich Zeiteigenschaften dar
(Jahr, Monat, Tag, Stunde, Buchungsperiode etc.)
- Kennzahlen sind die in den Spalten des Reports und beinhalten die Werte, die quasi
das Ergebnis der Analyse darstellen.
- Beispiel: Bei der Abfrage „Anzahl verkaufter Speedstars im Jahr durch Kunde X“ wä-
re „Anzahl verkaufter Speedstars“ die Kennzahl, Jahr wäre die Zeiteinheit und Speed-
star sowie Kunde wären die Merkmale.

6.3.2.2 Reporting in Standardanalysen

- Standardanalysen sind von SAP vorkonfigurierte Berichte, die eine bestimmte (stan-
dardmäßig oft nachgefragte) Fragestellung bereits abdecken.
- Standardanalysen bieten umfangreiche Funktionen, um anspruchsvolle Präsentationen
und Analysen zur Datenbasis im LIS zu erstellen.
- Die Datenbasis für eine Standardanalyse wird durch Festlegung des Analyseobjektes
(z.B. Einkäufergruppe, Lieferant, Warengruppe etc.) und durch die Vorgabe von Se-
lektionen festgelegt.
- Grundliste: Liste, die nach Ausführen eines Berichts angezeigt wird
- Aufrisslisten: einzelne Elemente der Grundliste können durch Doppelklick „aufgeris-
sen“ werden; dadurch können weitergehende Informationen über dieses Element in
Erfahrung gebracht werden.
- Alle Funktionen für die statistische Auswertung sind grafikgestützt.
6.3.2.3 Flexible Analysen

- Flexible Analysen im LIS ermöglichen die weitgehend freie Kombination von Daten
in einem einzelnen Bericht.
- Die Form und der Inhalt der erforderlichen Liste werden über das entsprechende Menü
definiert.
- Die resultierende Liste bietet verschiedene Möglichkeiten zur interaktiven Online-
Bearbeitung.
Dieses Verfahren ermöglicht Folgendes:

- Kombinieren von Merkmalen und Kennzahlen aus verschiedenen Informationsstruktu-
ren in einer Liste
- Verwenden eigener Formeln zur Berechnung neuer Kennzahlen auf Basis vorhandener
Kennzahlen
- Auswahl zwischen verschiedenen Layouts

Datenblatt
7 Datenblatt
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Fallstudie Beschaffung beendet.
Die weiteren Fallstudien bauen auf den Ergebnissen dieser Fallstudie auf. Sollte Ihr Daten-
bestand von der Beschreibung im Skript abweichen, kontaktieren Sie bitte vor der Bearbei-
tung der nächsten Fallstudie Ihren Dozenten.
Sie haben in der ersten Fallstudie Beschaffung in SAP ERP den Funktionsbereich Material-
management kennen gelernt.
Zum Abschluss übermitteln Sie bitte das vollständig ausgefüllte Datenblatt zur Fallstudie
SAP ERP Beschaffung an Ihren Betreuer.
Beachten Sie bitte die Einhaltung der Namenskonvention (Datenblätter, die nicht korrekt
bezeichnet sind, werden nicht angenommen). Das heißt, benennen Sie die Datei
01-Beschaffung-xxyy-zzz-Nachname.doc
welche Sie aus dem Downloadbereich des Kurses runtergeladen haben, um.
Dabei ist xxyy Ihre User-Nummer ohne das WIP und ohne den Bindestrich (WIP-xx-yy)
und zzz ist die Nummer des Mandanten, an dem Sie arbeiten.
Beispiel:
Sie heißen Max Mustermann, arbeiten am Mandanten 901 und die User-Nummer WIP-89-
99. Dann benennen Sie Ihr Dokument folgendermaßen:
01-Beschaffung-8999-901-Mustermann.doc

Reflexion
8 Reflexion
Testen Sie nun Ihr Wissen! In diesem Abschnitt werden Sie mit einigen Fragen
zu den Theoriekapiteln dieser Lerneinheit konfrontiert. Versuchen Sie zunächst
die Fragen selbständig zu lösen, bevor Sie sich die im Anschluss aufgezeigten
Musterlösungen anschauen.
8.1 Fragen
Allgemeine Fragen zum Thema Organisationsebenen im Beschaffungsprozess
1 Zählen Sie die für den Beschaffungsprozess relevanten Organisationsebenen auf.
2 Kann ein Werk mehreren Buchungskreisen angehören?
3 Kann eine Lagerortnummer in verschiedenen Werken mehrfach vorkommen?
Wahr oder Falsch?
4 Eine Einkaufsorganisation kann ausschließlich für ein Werk Material oder Dienstleis-
tungen beschaffen.
5 Ein Werk ist genau einer Einkaufsorganisation zugeordnet.
6 Eine Einkäufergruppe ist immer nur für eine Einkaufsorganisation tätig.
7 Wenn Sie einen Stammsatz für einen Lieferanten anlegen, so müssen Sie sofort alle
relevanten Daten für Einkauf und Buchhaltung in einem Schritt erfassen.
8 Eine Einkaufsorganisation muss immer einem Buchungskreis zugeordnet sein.
Lückentext
9 Ohne Angabe einer _____________ können Sie keine Warenbewegung erfassen.
10 Mandant, _______ und _______ sind Beispiele für Organisationsebenen, die bei der
Pflege von Materialstammsätzen eine Rolle spielen.

Reflexion
Multiple Choice
11 Welche Auswirkungen hat die Erfassung eines Wareneingangs zu einer Bestellung?

(3 richtige Antworten)
a. Die Bestellung wird gelöscht.
b. Es kann ein Buchhaltungsbeleg erzeugt werden.
c. Es wird ein Materialbeleg pro Position erzeugt.
d. Die Bestellentwicklung wird pro Position der Bestellung aktualisiert.
e. Es wird ein Materialbeleg erzeugt.
f. Wird automatisch eine Gutschrift für den Lieferanten in Höhe des Lieferwerts er-
zeugt.
12 Welche der folgenden Aussagen zu Einkaufsorganisationen sind wahr?

a. Legt Einkaufskonditionen mit Lieferanten fest
b. Darf nur für einen Buchungskreis einkaufen
c. Kann für mehrere Werke den Einkauf durchführen
d. Identifiziert einen Einkäufer oder eine Einkäufergruppe
13 Welche der folgenden Punkte sind Materialarten?

a. Equipment
b. Handelsware
c. Rohstoffe
d. Fertigerzeugnisse
e. Anlagen
f. Halbfabrikate
14 Welche der folgenden Organisationsdaten sind notwendig für die Erfassung einer Be-
stellung (Kopf oder Position).
a. Buchungskreis (Kopf)
b. Einkaufsorganisation (Kopf)
c. Einkäufergruppe (Kopf)
d. Werk (Position)
e. Lagerort (Position)
15 Welche der folgenden Organisationseinheiten werden im Einkauf verwendet?

a. Einkäufergruppe
b. Werk
c. Geschäftsbereich
d. Kostenstelle
e. Einkaufsorganisation

Reflexion
16 Welche Art von Geschäftsprozess folgt auf eine Rechnungsprüfung?

a. Materialbeleg wird gelöscht
b. Gleitender Materialpreis wird aktualisiert
c. Lieferantenstammdaten werden aktualisiert
d. Rechnung wird im Materialfluss der Bestellung aufgenommen
17 Bestellanforderungen können wie folgt erzeugt werden:

a. Automatisch durch einen MRP-Lauf
b. Automatisch durch eine Warenprüfung
c. Automatisch durch andere interne logistische Aufträge
d. Manuell
18 Für welche der folgenden Szenarien kann ein werksübergreifender Einkauf durch eine
Einkaufsorganisation durchgeführt werden?
(1 richtige Antwort)
a. Alle Werke gehören zum selben Buchungskreis
b. Nur ein Werk
c. Für alle Werke in allen Buchungskreisen
19 Welche der folgenden Aussagen zur Bestandsübersicht sind wahr?

a. Materialbestände können in der Bestandsübersicht auf den einzelnen Organisati-
onsebenen angezeigt werden
b. Die Bestandsübersicht ist eine statische Darstellung der Materialbestände. Das be-
deutet, Sie können für die Zukunft geplante Wareneingänge und Warenausgänge
in dieser Liste sehen.
c. Eine Bestandsübersicht für Chargen/Bewertungsart und Sonderbestände ist mög-
lich
d. Für die Bestandsübersicht gibt es eine fest vorgegebene Anzeigeversion
20 Welche der folgenden Informationssysteme sind in der Logistik verfügbar?

a. Bestandscontrolling
b. Kreditinformationssystem
c. Fertigungsinformationssystem
d. Projektinformationssystem
e. Instandhaltungsinformationssystem

Reflexion
8.2 Musterlösung
Allgemeine Fragen zum Thema Organisationsebenen im Beschaffungsprozess
1 Zählen Sie die für den Beschaffungsprozess relevanten Organisationsebenen auf.

- Mandant
- Buchungskreis
- Werk
- Lagerort
- Einkaufsorganisation
2 Kann ein Werk mehreren Buchungskreisen angehören?

Nein!
3 Kann eine Lagerortnummer in verschiedenen Werken mehrfach vorkommen?

Ja, trotz identischer Lagerortnummer bzw. -bezeichnung in den betreffenden Wer-
ken handelt es sich bei den Lagerorten um völlig unabhängige Organisationseinhei-
ten mit eigenständiger Bestandsführung.
Richtig oder Falsch?
4 Eine Einkaufsorganisation kann ausschließlich für ein Werk Material oder Dienstleis-
tungen beschaffen.
Falsch  Werks- und buchungskreisübergreifender Einkauf!
5 Ein Werk ist genau einer Einkaufsorganisation zugeordnet.

Falsch  Werks- und buchungskreisübergreifender Einkauf!
6 Eine Einkäufergruppe ist immer nur für eine Einkaufsorganisation tätig.

Falsch!
7 Wenn Sie einen Stammsatz für einen Lieferanten anlegen, so müssen Sie sofort alle
relevanten Daten für Einkauf und Buchhaltung in einem Schritt erfassen.
Falsch  SAP ERP bietet auch die Möglichkeit, einen Lieferantenstammsatz de-
zentral zu führen. Einkaufs- und die Buchhaltungssichten können gesondert bear-
beitet werden.
8 Eine Einkaufsorganisation muss immer einem Buchungskreis zugeordnet sein.

Falsch  Buchungskreisübergreifender Einkauf!
Lückentext
9 Ohne Angabe einer Bewegungsart können Sie keine Warenbewegung erfassen.

Reflexion
10 Mandant, Werk und Lagerort sind Beispiele für Organisationsebenen, die bei der Pfle-
ge von Materialstammsätzen eine Rolle spielen.
Multiple Choice
11 Welche Auswirkungen hat die Erfassung eines Wareneingangs zu einer Bestellung?

a. Die Bestellung wird gelöscht.
b. Es kann ein Buchhaltungsbeleg erzeugt werden.
c. Es wird ein Materialbeleg pro Position erzeugt.
d. Die Bestellentwicklung wird pro Position der Bestellung aktualisiert.
e. Es wird ein Materialbeleg erzeugt.
f. Es wird automatisch eine Gutschrift für den Lieferanten in Höhe des Lieferwerts
erzeugt.
Richtige Antwort(en): b, d, e
12 Welche der folgenden Aussagen zu Einkaufsorganisationen sind wahr?

a. Legt Einkaufskonditionen mit Lieferanten fest
b. Darf nur für einen Buchungskreis einkaufen
c. Kann für mehrere Werke den Einkauf durchführen
d. Identifiziert einen Einkäufer oder eine Einkäufergruppe
Richtige Antwort(en): a, c
13 Welche der folgenden Punkte sind Materialarten?

a. Equipment
b. Handelsware
c. Rohstoffe
d. Fertigerzeugnisse
e. Anlagen
f. Halbfabrikate
Richtige Antwort(en): b, c, d, f
14 Welche der folgenden Organisationsdaten sind notwendig für die Erfassung einer Be-
stellung (Kopf oder Position).
a. Buchungskreis (Kopf)
b. Einkaufsorganisation (Kopf)
c. Einkäufergruppe (Kopf)
d. Werk (Position)
e. Lagerort (Position)
Richtige Antwort(en): a, b, c, d, Lagerort ist nur für Wareneingang notwendig

Reflexion
15 Welche der folgenden Organisationseinheiten werden im Einkauf verwendet?

a. Einkäufergruppe
b. Werk
c. Geschäftsbereich
d. Kostenstelle
e. Einkaufsorganisation
Richtige Antwort(en): a, b, e
16 Welche Art von Geschäftsprozess folgt auf eine Rechnungsprüfung?

a. Materialbeleg wird gelöscht
b. Gleitender Materialpreis wird aktualisiert
c. Lieferantenstammdaten werden aktualisiert
d. Rechnung wird in die Bestellungsentwicklung der Bestellung aufgenommen
Richtige Antwort(en): b, d
17 Bestellanforderungen können wie folgt erzeugt werden:

a. Automatisch durch einen MRP-Lauf
b. Automatisch durch eine Warenprüfung
c. Automatisch durch andere interne logistische Aufträge
d. Manuell
Richtige Antwort(en): a, c, d
18 Für welche der folgenden Szenarien kann ein werksübergreifender Einkauf durch eine
Einkaufsorganisation durchgeführt werden?
(1 richtige Antwort)
a. Alle Werke gehören zum selben Buchungskreis
b. Nur ein Werk
c. Für alle Werke in allen Buchungskreisen
Richtige Antwort(en): a
19 Welche der folgenden Aussagen zur Bestandsübersicht sind wahr?

a. Materialbestände können in der Bestandsübersicht auf den einzelnen Organisati-
onsebenen angezeigt werden
b. Die Bestandsübersicht ist eine statische Darstellung der Materialbestände. Das be-
deutet Sie können für die Zukunft geplante Wareneingänge und Warenausgänge in
dieser Liste sehen.
c. Eine Bestandsübersicht für Chargen/Bewertungsart und Sonderbestände ist mög-
lich
d. Für die Bestandsübersicht gibt es eine fest vorgegebene Anzeigeversion
Richtige Antwort(en): a, c

Reflexion
20 Welche der folgenden Informationssysteme sind in der Logistik verfügbar?

a. Bestandscontrolling
b. Kreditinformationssystem
c. Fertigungsinformationssystem
d. Projektinformationssystem
e. Instandhaltungsinformationssystem
Richtige Antwort(en): a, c, e


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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP

Skript 1: Beschaffung in SAP ERP

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

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4.1.2 Wareneingang ...................................................................................................... 96

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Abbildung 51: Bestellanforderung erstellen (2): SAP-System-Screenshot ............................. 82

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Abbildung 102: Organisation von Informationsstrukturen .................................................... 142

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1 Beschaffung in SAP ERP

Ziele dieser Lerneinheit:

Szenario für die Fallstudie

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Abbildung 1: Prozessübersicht praktische Anwendung

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2 Grundlagen der Beschaffung in SAP ERP

2.1 Theorie: Organisationsebenen der Beschaffung

Was ist Beschaffung?

2.1.1 Organisationsebenen im Beschaffungsprozess

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Abbildung 2: Relevante Organisationsebenen des Beschaffungsprozesses

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Da der Identifikationsschlüssel eines Werkes mandantenweit eindeutig ist und

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Die Organisationseinheiten Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe werden im Gegen-

Abbildung 3: Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe

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2.1.2 Organisationsebenen der Bestandsführung

Abbildung 4: Organisationsebenen der Bestandsführung

Der Mandant erhält im System einen eindeutigen dreistelligen alphanumerischen Schlüssel

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2.1.3 Einkaufsorganisationen im Beschaffungsprozess

Bei der Zuordnung der Einkaufsorganisationen in die Unternehmensstruktur ist folgendes zu

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Abbildung 5: Werksbezogene Einkaufsorganisation

Abbildung 6: Werksübergreifende Einkaufsorganisation

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Abbildung 7: Buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation C100 im IDES-Unternehmen ist keinem Buchungskreis zugeordnet.

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2.2 Exkurs: Organisationsebenen von IDES

Customizing bezeichnet im SAP-Sprachwerk die Anpassung der Standardsoftware an die Ge-

Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami/

Abbildung 8: SAP ERP Easy Access Menu: SAP-System-Screenshot

Werkzeuge  Customizing  IMG  Projektbearbeitung (SPRO)

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Abbildung 9: SAP Referenz IMG: SAP-System-Screenshot

2.2.2 SAP ERP Organisationsebenen im Customizing

2.2.2.1 Definition der Organisationsebenen

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Unternehmensstruktur  Definition  Finanzwesen  Buchungskreis bearbeiten, kopie-

mit einem Klick auf aus.

Abbildung 10: Buchungskreis 1000: SAP-System-Screenshot

Unternehmensstruktur  Definition  Logistik Allgemein  Werk definieren, kopieren,

mit einem Klick auf aus.

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Abbildung 11: Werk 1000: SAP-System-Screenshot

Unternehmensstruktur  Definition  Materialwirtschaft  Einkaufsorganisationen

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Abbildung 12: Einkaufsorganisationen in IDES: SAP-System-Screenshot

Unternehmensstruktur  Definition  Materialwirtschaft  Lagerort pflegen