Bestandsoptimierung mit rollierendem Limitforecast

Individuelle Integrierte Planungs- und Prognoselsung in acht Wochen realisiert

Foto: SPIELE MAX

Fr optimale Lager- und Filialbestnde bei gleichzeitiger bedarfsgerechter Warenverfgbarkeit

ebenso wie fr einen ausgeglichenen Cashflow sorgt bei SPIELE MAX knftig die neue integrierte
Planungs- und Prognoselsung, allem voran der rollierende Limitforecast. Weitere Teilplne machen ein idealtypisches Zusammenspiel der verschiedenen Fachbereiche wie Einkauf, Vertrieb,
Planning & Allocation und Finanzen knftig mglich.

UNTERNEHMEN
Die SPIELE MAX AG gehrt zu den fhrenden Filialisten fr Babyausstattung, Mode und Spielwaren. Das
Unternehmen pflegt die Philosophie Maxi-Auswahl
zu garantierten Mini-Preisen. Diesem Leitgedanken
folgend fhrt SPIELE MAX in 13 Bundeslndern mit
30.000 Artikeln ein groes Warensortiment in ber
55 Filialen. Mit dem erfolgreichen Konzept und den
ber 820 Fachverkufern wchst das Unternehmen
seit Jahren deutlich ber dem Branchendurchschnitt.

AUFGABENSTELLUNG
SPIELE MAX AG
Filialist fr Babyausstattung, Mode und Spielwaren
55 Filialen und ber 820 Fachverkufer
Herausforderung
Projektumsetzung in acht Wochen
Komplexe Berechnungsalgorithmen fr den rollierenden Limitforecast
Teilplanintegration bei paralleler Planung

Um die manuelle Planung in Excel abzulsen und die

zentrale Planung um neue Bereiche zu erweitern,
entschied sich SPIELE MAX Anfang 2014 knftig ein
flexibles Planungstool einzusetzen. Bisher planten
Geschftsleitung, Vertrieb, Einkauf und die Abteilung
Planning & Allocation ausschlielich in vorbereiteten
Excel-Sheets. Die Zusammenfhrung der Planergebnisse zog sich ber Wochen und Monate: Final waren diese nicht mehr aktuell. Ad hoc-Updates der
Planung gestalteten sich zustzlich als mehrwchige
Aufgabe, was den Begriff ad hoc ad absurdum fhrte. Das Einsammeln und Aufsetzen der Planung war

Planung
Lsung
BOARD und Microsoft SQL Server
Vorteile & Nutzen
Bestandsoptimierung durch rollierenden Limitforecast
Cashflowtransparenz zwecks optimaler Kapitalnutzung
Tagesaktuelle Planung permanente Transparenz, Flexibilitt bei hoher Planungsqualitt

Art des Projektes

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ten Fachbereiche (Geschftsleitung, Einkauf, Vertrieb, Planning & Allocation, Finanzen) mit Hilfe der
am Heinz Nixdorf Institut entwickelten Methode
OMEGA (Objektorientierte Methode zur Geschftsprozessmodellierung und -analyse).
Parallele Entwicklung und Implementierung

Foto: SPIELE MAX

insgesamt als fehleranfllig, zeitaufwendig, intransparent und am Ende veraltet zu beurteilen. So war
fr alle Beteiligten der Planungslauf unbefriedigend.
Planungsexpertise und
berzeugten SPIELE MAX

Planungsfunktionen

SPIELE MAX wnschte neben der zentralen TopDown-Planung fr die Geschftsleitung, einer Vertriebsplanung sowie Einkaufsplanung, auch die Einfhrung einer Limitplanung inklusive rollierendem
Forecast, Bestandsplanung sowie eine untersttzende Komponente fr die Cashflowplanung. Die komplette Planung sollte auerdem knftig mit dem neuen Tool einem neu definierten workflowgesttzten
Planungsprozess folgen.
Technisch entschied sich das Unternehmen fr eine
Kombination aus Microsoft SQL Server als Datawarehouse und dem All In One-Toolkit BOARD, welches sich insbesondere durch die
Planungsstrke
fr die Anforderungen von SPIELE MAX eignete.
Fachlich berzeugte SDG durch ausgeprgte
Planungs- und Prozess-Expertise. Darber hinaus verfgt SDG ber umfangreiche Projekterfahrung im
Handel.

LSUNG
Mit einer straffen
Zeitvorgabe
realisierte das Projektteam,
bestehend
aus SPIELE MAXMitarbeitern
und
SDG-Beratern, eine
umfassende
Planungs- und Prognoselsung in nur acht
Wochen.
Zunchst
entwarf SDG einen
Planungsprozess
entlang der relevan-

Whrend der anschlieenden Workshops spezifizierte das Projektteam sukzessive die Details. Sobald
einzelne Schritte des Prozesses definiert waren, begannen die SDG-Berater bereits mit der Lsungsrealisierung sowohl im Datawarehouse als auch in
BOARD. Die direkte Umsetzung sparte nicht nur
Zeit, sondern zeigte auch zeitnah mgliche Lcken
oder Stolpersteine innerhalb des Prozesses auf, welche vermieden oder umgehend beseitigt werden
konnten.
Teilplne flieen zusammen
Gegenstromverfahren

optimiertes

Der neue Planungsprozess inklusive Workflow beinhaltet mehrere Teilplne, die entweder aufeinander
folgen oder parallel durchgefhrt und final zusammengefhrt werden. Alle Teilplne sind darber
hinaus mit einem an das Business angepassten
Workflow hinterlegt, in dem BOARD die Funktionen
annehmen, sperren und freigeben untersttzt.
Zunchst plant die Geschftsleitung den Umsatz,
Rohertrag und Hchstbestandswert in einer TopDown-Planung. Dies geschieht auf aggregierten
Ebenen wie Warengruppe (zum Beispiel Baby).
Diese Planung dient als Basis fr die Einkaufsplanung, Vertriebsplanung ebenso wie fr die granulare Tagesplanung. Die Top-Down-Vorgaben werden
je nach hinterlegter Rechenlogik verteilt und dienen
als Vorschlagswerte, die flexibel angepasst werden
knnen. Alle Fachbereiche knnen einerseits eine
Budgetplanung fr das folgende Geschftsjahr und
andererseits einen Forecast fr das laufende
Geschftsjahr erstellen.

ARCHITEKTUR
Das zentrale Datawarehouse auf Basis des Microsoft SQL Servers fhrt die
planungsrelevanten Daten aus heterogenen Quellen zusammen. Hauptquelle im Fall von SPIELE MAX ist das ERP-System Microsoft Dynamics
NAV. Anhand von regelmig terminierten Ablufen berfhren SSISPakete (SQL Server Integration Services) die Daten in das Datawarehouse. In diesem ETL-Prozess erfolgt die Konsolidierung und berprfung der Daten nach definierten Routinen. Das Datawarehouse bildet
die Ausgangsbasis fr das multidimensionale Datenmodell innerhalb der
BOARD-Datenbank. Mittels dieser Kombination aus Datawarehouse und
BOARD-Datenbank werden komplexe Rechenlogiken realisiert. Darber
hinaus stellt BOARD das Frontend, indem die Planscreens abgebildet sind.

Der Einkauf plant im ersten Schritt circa 180 Unter2

warengruppen (zum Beispiel Kinderwagen aus der

Kategorie Baby), die 30.000 Artikel umfassen. Danach ordnet die Lsung anhand von historischen
Daten die Unterwarengruppen anteilig den jeweiligen Lieferanten automatisch zu. Vereinfacht gesagt:
Mit welchen Unterwarengruppen und welchen Lieferanten plant der Einkauf die Umsatzziele zu erreichen? Somit bernimmt der Einkauf die detaillierte
Sortimentsplanung.
Mit Hilfe von Vergangenheitsdaten automatisiert und trotzdem vollkommen flexibel planen
Die Vertriebsplanung erfolgt durch die Gebietsvertriebsleiter. Hier wird der Umsatz nach Filiale und
nach Warengruppen prognostiziert. Parallel plant die
Abteilung Planning & Allocation Umsatz und Rohertrag: Mehrstufige Berechnungsschleifen stellen
sicher, dass Besonderheiten des Wochentags, das
genaue Datum des Monats sowie Ausreier bercksichtigt werden. Dennoch kann der Planer individuelle Anpassungen an den Vorschlagswerten vornehmen, beispielsweise im Fall von Brckentagen oder
bei zeitpunktorientierten Marketing-Aktionen.
Final werden die Bottom-Up-Teilplne zentral
zusammengefhrt. Das Ergebnis wird dem TopDown-Plan gegenbergestellt und durch die Geschftsleitung verabschiedet. Mit diesem Vorgehen
optimiert die Lsung das klassische Gegenstromverfahren, indem die Top-Down-Werte als Grundlage
fr die Bottom-Up-Planung verwendet werden. Massiven Abweichungen wird so vorgebeugt, was umfangreiche Abstimmungsrunden unntig macht.
Limitplanung macht Entwicklungen permanent
transparent und ermglicht direkte Aktionen
Zustzlich implementierten die SDG-Berater eine
umfassende Limitplanung inklusive eines rollierenden Forecasts. Hier werden die maximalen Budgets
pro Woche und pro Lieferant errechnet, um die Bestandswerte unter Einbezug der Ist-Abstze und IstLagerwerte bedarfsgerecht aufzufllen. Darber hinaus werden mit Hilfe des Limitplans smtliche Zahlungsflsse unter Bercksichtigung der individuellen
Zahlungsbedingungen errechnet.
Der tagesaktuelle rollierende Limitforecast prognos-

Foto: SPIELE MAX

tiziert die Entwicklung der Limits fr 18 Wochen im

Voraus. Die Prognose erfolgt anhand eines VierWochen-Trends auf Lieferantenebene inklusive der
berechneten und realen Zahlungsflsse. So knnen
die Einkufer auf Anhieb sehen, welche Unterwarengruppen sich wie entwickeln. Die Ergebnisse werden
ber das Datawarehouse an LucaNet, ein spezielles
Finanzplanungs- und Konsolidierungstool, bergeben
und fr die separate manuelle Cashflowplanung im
Finanzbereich bereitgestellt.
Weiterentwicklung der Lsung befindet sich
bereits in der Diskussion
Neben der reinen Planung ist es mglich innerhalb
der Lsung smtliche Teilplne in Szenarios (u.a.
best case, worst case) zu berfhren. So knnen
unter Einbezug verschiedenster Faktoren (zum Beispiel neue Filialen, Umsatzanpassung, Schwerpunktverlagerung zwischen Warengruppen usw.) Alternativen zum Plan beispielweise ad hoc whrend eines
Meetings abgebildet werden.
Nach einer kurzen Testphase sowie Schulung der
Key-User ging die integrierte Planungs- und Prognoselsung pnktlich zum vereinbarten Termin in
den Live-Betrieb. Eine hohe Systemakzeptanz und
Anwenderzufriedenheit, durch die konsequente
Ausrichtung der individuellen Lsung am Business
verbunden mit der intuitiven, MS Office-hnlichen
Bedienung von BOARD, fhrte bereits dazu, den
Ausbau der Lsung zu diskutieren. So ist die
Integration der Cashflowplanung eine mgliche Erweiterung.

KUNDENNUTZEN
Mit der neuen automatisierten und integrierten Planungs- und Prognoselsung hat SPIELE MAX den
gesamten Planungsprozess nicht nur erheblich
beschleunigt, sondern um ein Vielfaches erweitert
und fr die Anwender enorm vereinfacht. Und das
mit erhhter Planungsgte durch den Wegfall manueller Zusammenfhrung und Datenaufbereitung.
Foto: SPIELE MAX

Eine konsequente Ausrichtung an den Bedrfnissen

der Fachabteilungen inklusive Berechtigungskonzept, der integrative Ansatz ber alle Bereiche hinweg sowie ein definierter Planungsprozess und hinterlegte Workflows tragen zu einer hohen Verbindlichkeit und Transparenz der Planung bei. Das unternehmensweit gestrkte Verstndnis fr den kompletten Planungsprozess, der zu Projektbeginn visuell von SDG erarbeitet wurde, trgt signifikant zur
Planungsqualitt bei.

kapitalnutzung mglich. Auch hierdurch wird ein

wichtiger Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet.

Die vormals mehrwchigen Planaktualisierungen

lassen sich heute in krzester Zeit umsetzen.
Ad hoc-Forecasts in allen Fachbereichen sind in
wenigen Minuten erstellt. Durch die Verbindung von
BOARD, dem Datawarehouse und LucaNet, lsst sich
eine kurzfristige Analyse der Liquiditt im Finanzbereich darstellen. Zustzlich knnen die Planer
Szenarios unkompliziert durchspielen und der Geschftsleitung
als
zuverlssige
Entscheidungsgrundlage zur Verfgung stellen.
Die Limitplanung, oder vielmehr der rollierende
Limitforecast, sorgt fr optimale Bestnde sowohl im
Lager als auch in den Filialen. Dies stellt bedarfsgerechte Verfgbarkeiten sicher und minimiert Restbestnde sowie Lager-/Ladenhter. Die dadurch gesenkte Kapitalbindung bei gleichzeitig guter Warenverfgbarkeit trgt mageblich zum Unternehmenserfolg bei.
Durch die jetzige Transparenz hinsichtlich der Zahlungsflsse in Verbindung mit den jeweiligen Konditionen, ist eine permanente Evaluierung von Fremd-

Mit der von SDG entwickelten integrierten Planungs- und Prognoseapplikation auf Basis von
BOARD und dem Microsoft SQL Server haben wir unseren stetigen Kampf mit den Grenzen
von Excel hinter uns gelassen. Kurzfristige Anforderungen der Geschftsfhrung, betreffend
der Planung, sind dank der neuen Lsung nun auch zeitnah umsetzbar und ermglichen so
eine detailliertere und genauere Vorausschau auf die zuknftigen Herausforderungen. Besonders der darauf aufbauende rollierende Limitforecast zur Steuerung der Einkaufsvolumina erhht nicht nur die Transparenz, sondern liefert auch Daten ber zuknftige Zahlungsabflsse
aus dem Wareneinkauf, welche in dieser Form bisher nicht mglich, aber notwendig waren.
Wir sind davon berzeugt, dass wir mit der neuen Lsung einen soliden aber dennoch flexiblen Grundstein gelegt haben, um knftig auch weitere Anwendungsbereiche einzubeziehen.
Torsten Dittrich, Leiter Planning & Allocation, SPIELE MAX AG

Groe Elbstrae 86 22767 Hamburg

Tel.: +49 40 46899640 info@sdg-consulting.de
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