Fallstudie: Nachhaltiges Mitarbeiter-Blogging bei der

Pentos AG
Von Alexander Stocker und Klaus Tochtermann, Know-Center Graz, sowie Nikolaus Krasser,
Pentos AG, München

Kurzfassung

Durch die bereits 2001 eingeführten Mitarbeiter-Weblogs hat die Pentos AG eine sowohl
effektive als auch effiziente Möglichkeit der Informationsverteilung zwischen den Mitarbeitern
sowie ein dokumentiertes Angebot aufgabenrelevanter Informationen durch aktive
Einbeziehung der Informationsträger geschaffen. Die Stimulation einer verstärkten
Interaktion der Mitarbeiter hat den Informationsfluss im gesamten Unternehmen verbessert
und zur Ausnutzung beruflicher und privater Synergien verholfen. Die eigenständige,
eigenmotivierte Kommunikation über Ziele und Tätigkeiten hat zudem die Selbstreflektion bei
den beteiligten Mitarbeitern gefördert. Die Mitarbeiter-Blogs führten insgesamt zu einer
nachhaltigen Stärkung der partizipativen Unternehmenskultur.

Unternehmen/Hintergrund
Die Pentos AG mit Sitz in München unterstützt als Full Service Provider mittelständische
Unternehmen sowie international agierende Großkonzerne bei der Optimierung von
Geschäftsprozessen. Ob im IBM / Lotus Domino- oder im Microsoft-Umfeld, die Pentos AG
vereint die Dienstleistungen einer effektiven IT Beratung mit den Kompetenzen eines
innovativen Anwendungs- und Produktentwicklers. Die technikübergreifenden Konzepte
reichen von der Serverplanung bis zur Applikationsentwicklung und liefern
maßgeschneiderte Individualsoftware für wissensbasierte, kollaborative Prozesse. Die
Schwerpunkte bilden dabei, neben Web 2.0 Technologien und Infrastruktur- und
Migrationslösungen, auch OpenSource Software und VoIP-Integrationen. Die Pentos AG ist
zertifizierter IBM Premium Business Partner und seit 2008 Certified Microsoft Partner. In
2008 wurden die Leistungen der Pentos AG mit der Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2000
bestätigt. Die Pentos AG beschäftigt derzeit 38 Mitarbeiter.

Problemstellung/Ziel
Bereits ein Jahr nach der Gründung der Pentos AG im Jahr 2000 war die interne
Kommunikation aufwändig. Weil viele Mitarbeiter geographisch verteilt beim Kunden
arbeiteten, konnte keine bestmögliche Zusammenarbeit gefunden werden. Face-to-Face-
Meetings fanden selten statt, eine Terminkoordination gestaltete sich aufgrund zahlreicher
Aufenthalte von Projektmitarbeitern außerhalb des Unternehmensstandorts München als
schwer durchführbar. Trotz der KMU-typischen Überschaubarkeit an
Kommunikationskanälen war die gelebte interne Kommunikation stark durch Parallelitäten
geprägt und verursachte einen hohen Aufwand für alle Beteiligte. Insbesondere der Aufwand
für einen strukturierten, von allen Partnern gleich rezipierten Inhalt, war sehr hoch. Aufgrund
der Projektsituation konnten die Emails meist auch nicht zeitnah beantwortet werden.
Der Auslöser für die Einführung der Mitarbeiter-Weblogs war der empfundene Bedarf nach
einer verbesserten internen Kommunikation bei den Führungskräften. Das Ziel der neuen
Mitarbeiter-Weblogs war die Optimierung der internen Mitarbeiter-Kommunikation sowie
darauf basierend die Initiierung von Selbstreflektion durch das Erstellen von
nutzergenerierten Beiträgen, welche gewissermaßen ein nach Außen tragen der Mitarbeiter-
Tätigkeiten und -Ziele darstellen. Mitarbeiter-Weblogs sollen die im Unternehmen
wesentlichen Bereiche und Themen wie Dokumentation, Projektmanagement und Software-
Entwicklung auf einer Meta-Ebene unterstützen.

Vorgehen und Ergebnis/ Lösung

Die Mitarbeiter-Weblogs wurden ohne externe Beratung selbst konzipiert und implementiert.
Als IBM-Partner setzt Pentos eine selbst entwickelte, auf Lotus Domino basierende, Weblog
Lösung ein. Obwohl es sich um keine klassische Weblog-Software wie beispielsweise
Wordpress handelt, bietet die Pentos-Lösung alle wesentlichen Grundfunktionalitäten ab:
Weblog-Beiträge werden chronologisch absteigend sortiert und die Vernetzung zwischen den
Bloggern geschieht Weblog-typisch über Kommentare.
Von Anfang an spielte die Vorbildwirkung durch das Management eine wichtige Rolle.
Gehen fachliche Vorgesetze mit gutem Beispiel voran, schreiben auch die Mitarbeiter mehr
und qualitativ bessere Beiträge. Als besondere Maßnahmen zur Akzeptanzsteigerung der
Blogs dienen auf einer pragmatischen Ebene zusätzlich Lob und Tadel durch die
Geschäftsführung – sozusagen ein sanfter Druck für die Mitarbeiter stets ihrer Verpflichtung
nachzukommen.
Um die Weblog-Nutzung zu steuern, definierte der Vorstand eine klar Vorgabe: Diese besagt,
dass alle Mitarbeiter mindestens einmal pro Woche bloggen müssen, jedoch nicht mehr als
zehn Zeilen schreiben dürfen, um die Weblog-Kommunikation zugleich effektiv und effizient
zu gestalten. Gesammelte Erfahrungswerte zeigen, dass ein Mitarbeiter rund 15 Minuten für
das Schreiben seiner Blog-Einträge pro Woche veranschlagt. Eine weitere halbe Stunde nutzt
er, um die Weblogs seiner Kollegen zu lesen und interessante Informationen daraus zu
extrahieren.

Bitte geben Sie an, ob folgende Eigenschaften auf Weblogs in Ihrer Organisation zutreffen:

trifft völlig zu
Sind einfach zu trifft eher zu
bedienen
trifft eher nicht zu
Fördern die trifft gar nicht zu
Zusammenarbeit
Benutzer sind
gleichberechtigt

Schaffen Transparenz

Regen zum Mitmachen

an

0% 20% 40% 60% 80% 100%

der Befragten (N=21)

Abbildung 1: Nutzerakzeptanz der Weblogs

Die Einführung einer statistischen Auswertung („wie oft werden die Blogs jeweils gelesen“)
und darauf aufbauend Ranglisten stellen einen zusätzlichen Motivator dar. Solche
Auswertungen appellieren an die Eitelkeit der Mitarbeiter und spornen sie zu
Höchstleistungen an. So herrscht heute im Unternehmen eine ausgeprägte Weblog Nutzung
vor: Fast die Hälfte der Mitarbeiter liest zumindest wöchentlich, ein großer Teil täglich und
sogar mehrmals täglich Beiträge. Rund drei Viertel der Mitarbeiter erstellen auch immerhin
mindestens einen Beitrag pro Woche.
 Lesen von Beiträgen Schreiben von Beiträgen

monatlich
14%

mehrmals seltener als

täglich monatlich
29% 10%
wöchentlich
42% mehrmals täglich
5%
wöchentlich
61%
täglich täglich
29% 10%

Abbildung 2: Nutzung der Weblogs

Die Hauptmotivation, Blogs operativ zu nutzen, ergründet sich aus der Tatsache, Kollegen
aktiv über ihre Arbeit zu informieren und passiv zu beobachten, was im Unternehmen
geschieht. Mitarbeiter verwenden Blogs, um darin (aufgaben)relevante Informationen zu
finden und mit ihren Kollegen über ihre betrieblichen Tätigkeiten zu sprechen. Was die
soziale Perspektive betrifft, schreiben Mitarbeiter Blog-Einträge insbesondere deshalb, um
durch ihre eigene Nutzung auch Kollegen zur Nutzung anzuregen und weil sie wissen, dass
ihre Beiträge für Kollegen wertvoll sind. Durch ihre Nutzung erwarten sie sowohl die
Wünsche ihre Kollegen, als auch die Wünsche ihrer Vorgesetzten zu erfüllen. Die Blogs
führten dazu, dass ein großer Teil der Mitarbeiter die Effektivität und Effizienz der
individuellen Leistungserbringung erhöhen konnte und empfindet, dass Weblogs der
gesamten Organisation verholfen haben, Wissensaustausch, Zusammenarbeit und Abläufe zu
verbessern.

Aus Ihrer Sicht haben Weblogs Ihrem Team/Ihrer Organisation dabei geholfen...

trifft völlig zu
Wissensaustausch trifft eher zu
verbessern trifft eher nicht zu
trifft gar nicht zu
Zusammenarbeit
verbessern

Abläufe verbessern

Projektmöglichkeiten
finden

Bessere Leistungen
erbringen

Leistungen schneller
erbringen

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

der Befragten (N=21)

Abbildung 3: Mehrwert für die Organisation

Vielnutzer, d.h. solche mit intensiver Leseneigung, erkennen zum Unterschied zu
Wenignutzern klarer die Vorteile aus den Blogs und empfinden weniger Hemmschwellen.
Begünstige, d.h. solche mit höher empfundener individueller Effektivität schreiben im
Vergleich zu Nicht-Begünstigen mehr Informationen in Blogs und stimulieren auch stärker
ihre Kollegen. Sie nehmen die Blogs stärker als einen Ort wahr, an dem arbeitsrelevantes
Wissen zu finden ist. Weiters zeichnen sich Begünstigte durch eine höhere Motivation aus,
Weblogs zu nutzen, um damit ihre Arbeit zu vereinfachen. Auch erkennen Sie deutlich
weniger Hindernisse, was den Einsatz von Blogs in Unternehmen betrifft.
Aus der Sicht der Geschäftsleitung ist der Mehrwert der Blogs auf Ebene des einzelnen
Mitarbeiters die Bereitstellung relevanter Informationen, welche seine Selbstorganisation
stimulieren und unterstützen – was sowohl die berufliche, als auch die private Ebene betrifft.
Als durch die Geschäftsleitung empfundener Mehrwert auf der Basis von (Projekt)teams
fungieren die stets aktuellen Informationen über die laufende Entwicklung in Projekten.
Aufgrund der Tatsache, dass alle Ebenen von Manager bis Mitarbeiter bloggen, ergibt sich ein
signifikantes Gesamtbild der Organisation und ihrer Tätigkeiten für jeden einzelnen
Mitarbeiter. Der durch die Geschäftsleitung empfundene Nutzen/ Erfolg für die gesamte
Organisation ist die nachhaltige Stärkung der Unternehmenskultur.

Lessons Learnt
Bei der Einführung zeigte sich, dass Weblogs aus technischer Perspektive zwar einfach
einzusetzen sind, ihre organisations-psychologischen Effekte jedoch unter Umständen
gewaltig sein können. Korrekt eingesetzt sind Weblogs in der Lage Kommunikation und
Zusammenarbeit zu fördern und Innovationen voranzutreiben. Durch ungeeignete
Verwendung von Weblogs können Missverständnisse entstehen, welche Unruhe in der
Belegschaft hervorrufen. Diese sind nur durch intensiven persönlichen Einsatz der
Führungskräfte aus dem Weg zu räumen.
Maßgeblich für den Erfolg der Lösung war die stets durch das Management ausgeübte
Vorbildfunktion. Wenn das Management informative Beiträge erstellt, folgen die Mitarbeiter.
Die Web 2.0 immanente Selbstorganisation muss in das organisationale Gesamtgefüge
passen: Klare Vorgaben zu Aufbau, Inhalt und Umfang der Weblog-Beiträge erleichtern die
Nutzung.
Mitarbeiter müssen sowohl oft genug, als auch tief genug bloggen. Das Schreiben von
Beiträgen sollte daher auch in den individuellen Zielvereinbarungen der Mitarbeiter enthalten
sein. Bloggen über Privates hilft Mitarbeiter in der Herstellung zusätzlicher Synergien. Damit
können sie sowohl ihr Leben, als auch ihren Beruf besser organisieren.
In der Fallstudie zeigte sich, dass eine besondere Herausforderung bei Weblogs in der
Überwindung einer einfachen Kausalität besteht. So entsteht ein Nutzen aus Weblogs stets aus
einer intensiven kollektiven Nutzung. Gerade dieser Umstand ist jedoch schwer im Vorfeld an
die Mitarbeiter zu kommunizieren.