1- Fehlende Lampe (26.

August)
21.LESEN Alle Reparaturen an einem Gebäude sind abgeschlossen, nur die Lampen müssen
noch ersetzt werden. Die vom Kunden angegebenen Lampen mit der Nummer X0320 sind
noch nicht eingetroffen. Um das Gebäude auszuliefern, sagt er, dass die Lampen so schnell
wie möglich kommen müssen, oder er wird den Auftrag stornieren (stornieren). Der Chef
sagt zu uns: Sag uns, warum sich die Bestellung verzögert hat, entschuldige dich.
Überzeugen Sie den Kunden, dass wir die gleichen Lampen nicht in unserem Lager haben,
aber es gibt ähnliche Lampen und verhindern Sie, dass der Auftrag storniert wird.
Beispiel-1:
Sehr geehrte Frau Müller,
ich beziehe mich auf Ihre E-Mail vom 20.02.2023.Dafür möchten wir uns bei Ihnen
bedanken. Es tut uns sehr leid, Ihre Bestellung versprochene Zeit nicht zu liefern. Wegen des
großen Erdbebens in der Türkei konnte unsere Herstellerfirma, deren Lampen im Lager
beschädigt haben, ihre Aufträge leider nicht pünktlich transportieren. Aber wir haben
ähnliche Lampen im unseren eigenen Lager. Wenn diese Lösung für Sie geeignet ist, werden
die Lampen gerne Ihnen geschickt. Wir möchten uns bei Ihnen entschuldigen und würden
Ihnen gerne 20% Erlass auf den nach offenen Rechnungsbetrag anbieten.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Beispiel-2:
Sehr geehrte Frau Müller,
vielen Dank für Ihre E-Mail, dass Sie uns gestern über die verzögerte Bestellung mitgeteilt
haben. Zunächst möchten wir uns bei Ihnen für diese Unannehmlichkeit entschuldigen. Wir
bedauern sehr, dass Sie lange Zeit warten müssen.
Der Grund der Verzögerung liegt darin, dass die Mitarbeiter des Herstellers die Arbeit
niedergelegt haben. Deshalb wurden die Lampen nicht rechtzeitig geliefert. Wir können Ihre
Situation gut verstehen. Um dieses Problem innerhalb der kurzen Zeit zu beseitigen,
schlagen wir vor, dass wir morgen die Lampen, die in unserem Lager vorhanden sind und ein
ähnliches Aussehen und ähnliche Qualitätsmerkmale haben, liefern. Wenn Sie einverstanden
sind, können Sie das bitte schriftlich bestätigen.
Wir hoffen, dass Sie uns auch zukünftig Ihr Vertrauen schenken und freuen uns auf weitere
Aufträge. Mit freundlichen Grüßen
2- Lierefung Gleiche Straße (27. August)

Ein unzufriedener Kunde beschwerte sich über die Nachberechnung der Fahrtkosten und
sagte, dass keine Transportkosten auf der Rechnung stehen sollten, da seine Firma in
derselben Straße liegt.

Auch die Böden waren während der Arbeit nicht sauber und....

Unser Chef bittet uns, dem Kunden eine freundliche Antwort zu schreiben und ihm zu
erklären, dass eine Kostenreduzierung nicht möglich ist und die fällige Rechnung sofort
bezahlt werden muss.

Beispiel:
Sehr geehrter Herr Müller,
ich beziehe mich auf Ihre E-Mail vom 21.02.2023. Dafür möchten wir uns bei Ihnen
bedanken. Es tut uns sehr leid, dass unsere Mitarbeiter die Böden nicht sauber verlassen.
Wir versichern Ihnen, dass ähnliches Problem nicht mehr auftreten werden.
Für diese Transportation haben wir vier erfahrene Mitarbeiter beauftragt und ein Fahrzeug
reserviert, damit Ihre Waren pünktlich und unbeschädigt transportiert wurden. Deshalb ist
eine Absenkung bei den Kosten leider nicht möglich. Wie unserem Vertrag steht, müssen wir
die Kosten ohne Absenkung einnehmen(kassieren). Wir bitten Sie darum, dass Sie
umgehend auf Ihre fällige Rechnung bezahlen.
Für weitere Fragen stehe ich bei Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
XY
3- Reinigung (27 Agutos )
Hallo Friederike,
gerade habe ich die angehängte Mail von der Firma Huber GmbH gelesen und bin
schockiert. Ich verstehe den Ärger von Herrn Lassner, kann aber kaum glauben, was er da
schreibt. Bitte spricht mal mit unseren Leuten und kläre, was da los ist, und antworte dann
Herrn Lassner. Es ist ganz wichtig, dass du ihm zusagst, dass so etwas nie wieder
vorkommen wird. Gib ihm auch einen Rabatt auf die nächste Rechnung in Höhe von 20 %.
Wir dürfen die Firma mit diesem großen Auftrag keinesfalls als Kunden verlieren.
Danke dir und schönen Feierabend
Gruß, Heike

Sehr geehrte Frau Woller,

leider muss ich mich heute mit einer Beschwerde an Sie wenden. Wir haben einen Vertrag
mit Ihrer Firma für die Reinigung unserer Räume. In diesem Vertrag sind täglich 3 Stunden
Arbeit bei uns festgelegt, und zwar von 6.00 Uhr bis 9.00 Uhr morgens.
In den letzten zwei Wochen war unsere Sekretärin einige Male bereits vor 9 Uhr im Büro,
von Ihrem Putzdienst war aber niemand zu sehen. Wie kann das sein?
Wenn wir 3 Stunden bezahlen, erwarten wir auch, dass Ihr Personal drei Stunden bei uns
arbeitet. Wenn Sie für die Reinigung unserer Räume weniger als die vereinbarte Zeit
benötigen, sollten Sie uns darüber informieren, damit wir den Vertrag ändern.
Ich bitte um umgehende Stellungnahme und natürlich die Ausgleichung der Rechnung an die
tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Mit freundlichen Grüßen
Theo Lassner

Beispiel-1:
Sehr geehrter Herr Lassner, bezugnehmend auf Ihre Beschwerde E-Mail möchten wir uns
ganz herzlich bei Ihnen entschuldigen. Wir bedauern sehr, dass Sie weniger vereinbarte
Leistungen bekommen haben.
Sobald wir Ihre E-Mail bekommen haben, haben wir uns mit unserer Putzkräfte, die für die
Reinigung Ihrer Räume verantwortlich sind, in Verbindung gesetzt. Nach dem detaillierten
Gespräch haben wir festgestellt, dass diese Putzkräfte seit zwei Wochen 15 Minuten früher
als unsere vereinbarten Zeiten Ihren Arbeitsort verlassen haben. Aus diesem Grund haben
wir die Abmahnungen für diese Putzkräfte erstellt. Ihren Ärger können wir gut verstehen und
uns nochmal entschuldigen.
Für Wiedergutmachung möchten wir uns einen Rabatt auf Ihre nächste Rechnung in Höhe
von 20% bewähren. Wir versichern Ihnen, dass ein solches Problem in Zukunft nie wieder
unterlaufen wird.
Wir hoffen, dass Sie unser Entschuldigen annehmen, und freuen uns weiterhin auf eine gute
Zusammenarbeit.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Beispiel-2:
Sehr geehrter Herr Lassner,
ich beziehe mich auf Ihre E-Mail vom 21.02.2023.Dafür möchte ich bei Ihnen bedanken. Es
tut uns sehr leid, dass Sie unserem Putzdienst unzufrieden waren.
Ich habe mich unser Personal, der in Ihrem Büro auftragt wurde, nach diesem Thema
erkundigt. Ich habe festgestellt, dass unser Mitarbeiter seit zwei Wochen seine Arbeit 10
Minuten früh aufgehört hat, um den Zug nicht zu verpassen. Er hat schon dafür eine
Abmahnung erhalten.
Wir versichern Ihnen, dass ähnliche Probleme nicht mehr auftreten werden. Als
Entschuldigen möchten wir Ihnen einen Rabatt auf die nächste Rechnung in Höhe von 20%
anbieten.
Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
4- Webseite (09 Eylül)
Hallo Frau XXX,
ich habe heute Mittag die untenstehende Mail bekommen. Die vertauschten Namen sind
unter Fehler und die verbessern wir auch. Bitte bestätigen Sie dem Kunden das. Aber mehr
ist nun wirklich nicht drin. Das ist schon das fünfte Mal, dass er Korrekturwünsche hat,
obwohl wir uns immer an die Vorgaben gehalten haben. So viele Korrekturen waren nicht
vereinbart! Wenn wir das noch machen sollten, geht das nur gegen zusätzliche Bezahlung.
Ich rechne mit 200 € extra. Bitte teilen Sie ihm dies mit und lassen Sie sich von ihm sein
Okay geben.
Danke und viele Grüße
XXYY

Sehr geehrte Frau Spindler,

vielen Dank für Ihren Entwurf für unsere neue Firmenwebseite. Ich habe ihn gemeinsam mit
dem Team geschichtet und dabei ist uns aufgefallen, dass Ihre Agentur die Vorgaben an zwei
Stellen leider nicht umgesetzt hat:
Zum einen hatten wir besprochen, dass das Farbschema grau orange sein sollte. Da statt Grau
blau gewählt wurde, glaube ich, dass es zu einem Missverständnis gekommen ist. Zum
anderen dann sind auch der Seite mit den Ansprechpartnern die Namen eigener Mitarbeiter
vertauscht worden. Im Anhang schicke ich Ihnen noch einmal eine Auflistung der Namen
mit den dazugehörigen Bildern. Könnten Sie diese beide Punkte bitte bis Anfang nächster
Woche nachbessern?
Eine kurze Rückmeldung wäre nett.
Mit freundlichen Grüßen
Frank Stiller
Beispiel:
Sehr geehrter Herr Stiller,
bezugnehmend auf Ihre Beschwerde möchten wir uns ausdrücklich für die
Unannehmlichkeiten, die Sie erlebt haben, entschuldigen.
Unser Technik-Service wird sich so schnell wie möglich um die Angelegenheit (Mangel),
die vertauschten Namen unser Fehler sind, kümmern.
Jedoch haben Sie die Farbänderung Ihrer Website gewünscht. Wie Sie wissen, haben wir das
auf Ihren Wunsch schon fünfmal bearbeitet. Wenn Sie die Farbe Ihrer Website wieder
wechseln lassen möchten, müssen Sie dafür zusätzlich 200€ bezahlen. Wenn Sie (unseren
Lösungsvorschlag) einverstanden sind, könnten Sie das bitte schriftlich bestätigen.
Solche Mängel werden im Zukunft nicht mehr auftreten und das versichern wir Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
XXYY
5- Unvollständige Liquidation (3. September)

Wir sind in das Haus von jemandem umgezogen, die fehlenden Mitarbeiter kamen zu spät,
die Möbelmontage wurde nicht beendet, und sie wollen das Geld für die zerkratzten Möbel,
sie wollen zwei Leute am Mittwoch, um die Arbeit zu beenden, und der Chef sagte, dass wir
zwei Leute am Mittwoch schicken werden und wir den Schaden tragen werden.

Herr...hat von Hanner? nach Frankfurt? umgezogen und hat bei einen Firma hilfe
bekommen. Aber die Mitarbeiter hatte nicht alle Aufgabe gemacht. Die Firma muss zwei
Mitarbeiter am Mittwochvormittag vorbei sicken und auch für alle Mängel verantwortlich
sein. Der Mann hat erste mal von der Firma hilfe bekommen. Der Chef möchte, dass der
Mann mit seinen Diensten zufrieden ist.
Umzug die Mitarbeiter kamen spät und nur drei Personen obwohl das die haben vereinbart,
dass für Arbeit Mitarbeiter kommen müssten
und so und es kamen weniger Arbeit als versprochen + nicht alle Möbel wurden Samen
aufgebaut plus einige Möbel waren beschädigt.
Beispiel-1:
Sehr geehrte Frau Müller,
ich beziehe mich auf Ihre E-Mail vom 21.02.2023.Dafür möchten wir uns bei Ihnen
bedanken. Es tut uns sehr leid, dass Sie während des Umzugs unerfreuliche Erfahrungen
hatten.
Unser erfahrenes Umzugsteam hatte auf dem Weg zu Ihnen einen kleinen Unfall. Deshalb
mussten wir umgehend ein anderes Team beauftragen. Aber sie wurden nur ein paar Wochen
eingestellt und natürlich brauchen sie ein bisschen Zeit, ihre Aufgaben perfekt
(ausgezeichnet) zu erledigen.
Für diese Unannehmlichkeiten entschuldigen wir uns bei Ihnen. Wir können Ihnen
versichern, Ihre Schäden zu übernehmen. Außerdem schlagen wir vor, am Mittwoch um 9.00
Uhr 2 Mitarbeiter zu Ihnen vorbeizuschicken, damit sie die restlichen Aufgaben (Arbeiten)
erledigen können. Wenn der Termin Ihnen passt, können Sie sich bitte melden.
Für weitere Information stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
XY
Beispiel-2:
Sehr geehrter Herr Müller,
bezugnehmend auf ihre Beschwerde vom heute entschuldigen wir uns für die entstandenen
Unannehmlichkeiten. Wir bedauern sehr, dass Sie mit unseren Leistungen unzufrieden
waren.
Der Grund der Probleme war, dass unsere Mitarbeiter die Adresse verwechselt haben,
deswegen könnten sie nicht rechtzeitig zu Ihnen kommen. Am Mittwoch schicken wir Ihnen
zwei Mitarbeiter, damit sie die Arbeit in ihrem Haus erledigen können. Außerdem bitten wir
Sie, denn Schaden an den Möbeln fotografieren, weil wir denn Kosten der Reparatur
übernehmen möchten.
Wir hoffen, dass Sie mit dieser Lösung einverstanden sind. Sie sind unserer Stammkunden,
deswegen möchten wir sie nicht verlieren. Wir versichern Ihnen, dass solche Probleme in
Zukunft nie wieder vorkommen werden.
Mit freundlichen Grüßen
XY
6- Spüllmaschine (21 Ekim)
Lesen und Schreiben war über eine defekte Spülmaschine, und wegen des Defekts gibt es
auch Schäden, die Parkett ist kaputt. Wir müssen einen Techniker dort schicken aber
vielleicht wir können die Spülmaschine nicht sofort reparieren weil es gibt keine Ersatzteile,
wir müssen das bestellen.

Ein Kunde hat bei uns eine Spüllmaschine für die Teeküch seiner Firma gekauft, aber kurze
Zeit später ging die Maschine kaputt und der Boden war aufgrund eines Wasserschadens
defekt. Er möchte, dass wir die Maschine innerhalb von 2 Tagen reparieren und den Schaden
ausgleichen. Unser Vorgesetzter sagt, dass wir die Maschine nicht sofort reparieren können,
sondern dass wir Ersatzteile bestellen werden. Er sagt auch, dass wir den Wasserschaden
prüfen müssen.

Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich beziehe mich auf Ihre E-Mail von gestern, vom 20.12. Es tut uns sehr leid, dass Sie
Unannehmlichkeiten hatten.
Der Grund der vielen Krankheitsfälle ist, dass wir in dieser Zeit viele Termine und
Arbeitspensum hatten. Wegen des Personalengpasses versuchten wir unsere Aufgaben sehr
schnell zu erledigen. Deswegen wurde es zu solchem Problem vorkommen. Dafür
entschuldigen wir uns bei Ihnen und bitten um Ihr Verständnis.
Unsere Technik-Service werden sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen und das
Problem wird so schnell wie möglich behoben. Wir werden Ihnen rasch einen Mitarbeiter
schicken und unser Mitarbeiter wird die Spülmaschine kontrollieren.
Um Ihre Problem schnell zu beheben, müssen Ihre Spülmaschine und die Schäden
kontrolliert werden. Nachdem Überprüfung können wir Ihnen ganz genau Bescheid geben.
Wir können die Spülmaschine nicht sofort reparieren, weil wir kein Ersatzteil im Lager
haben aber werden Ersatzteil bestellen.
Ihre Zufriedenheit ist das A und O für uns, Ihre Kritik nehmen wir ernst und garantieren,
dass Ähnliches in der Zukunft nicht vorkommen wird.
Vielen Dank für Ihre Verständnis und ihr Vertrauen.
Mit freundlichen Grüßen