Ausschreibungssysteme

Vorlesung ECO-A WS 2007

Andreas Cramer
22.01.2008

Literatur

Verdingungsordnung fr Leistungen Teil A (VOL/A) Allgemeine Bestimmungen fr die Vergabe von Leistungen Verdingungsordnung fr Leistungen Teil B (VOL/B) Allgemeine Vergabebedingungen fr die Ausfhrung von Leistungen Melanie Jrgens : Konzeption und Realisierung eines elektronischen Ausschreibungssystems auf Basis der VOL mit dem Schwerpunkt Ausschreibungsverwaltung und Angebotserffnung. FH Gelsenkirchen, Diplomarbeit, Januar 2003. Anke Katzmann: Konzeption und Realisierung eines elektronischen Ausschreibungssystems auf Basis der VOL mit dem Schwerpunkt Benutzerverwaltung, Bewerbungsverwaltung und Rechtssicherheit. FH Gelsenkirchen, Diplomarbeit, Januar 2003. A. Cramer, M. Jrgens, A. Katzmann: Internetbasiertes elektronisches Ausschreibungssystem fr Beschaffungen auf der Basis der VOL, Tagungsband EMISA 2003, Mnster, 16.10.2003, Arbeitsbericht Nr. 99, Institut fr Wirtschaftsinformatik, Universitt Mnster.

Stimmen aus der Wirtschaft

Der DMMV fordert Zum Abbau brokratischer Hemmnisse zhlt nach Ansicht des dmmv auch die Etablierung eines zentralen Ausschreibungsportals, mit dem die Teilnahme an ffentlichen Ausschreibungen fr mittelstndische Unternehmen erleichtert werden soll.

Allgemeines

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist ein Teil des Beschaffungsprozesses zur Ermittlung eines Lieferanten in einem Wettbewerbsverfahren

Welche Verdingungsordnungen gibt es?

VOB Verdingungsordnung fr Bauleistungen VOL Verdingungsordnung fr Leistungen VOF Verdingungsordnung fr freiberufliche Leistungen

Durchschnittliches Beschaffungsvolumen

Allein das Beschaffungsamt des BMI (Bundesministerium fr Inneres) betrug im Jahr 2001 ca. 260 Mio.

Es gibt bundesweit derzeit ca. 65.000 ausschreibende Stellen

Ausschreibungen nach der VOB

VOB hat mit Abstand das grte Beschaffungsvolumen Es gibt eine Vielzahl von Ausschreibungswerkzeugen Ingenieurdienstleistung

Es gibt einen sehr umfangreichen Standard fr Ausschreibungen nach der VOB GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen)

GAEB 3.0 ist XML-basiert seit 2004 standardisierte Texte zur Beschreibung von Bauleistungen Regelwerk zum Aufbau des Leistungsverzeichnisses Regelwerk fr den elektronischen Datenaustausch Verfahrensbeschreibungen fr die elektronische Bauabrechnung

Schwerpunkte der GAEB-Arbeit

Traditioneller Ausschreibungsprozess nach VOL

Ausgangssituation
Ein Unternehmen der ffentlichen Hand bentigt eine bestimmte Leistung. Der geschtzte Beschaffungswert der Leistung berschreitet die Grenze von 500 . => Der Auftragnehmer ist in einem Wettbewerbsverfahren zu ermitteln, d.h. mittels einer Ausschreibung auf Basis der VOL.

Vergabevorschriften

VOL unterscheidet bei Ausschreibungen zwischen zwei Vergabevorschriften

Nationale Vergabe Europaweite Vergabe

Wahl der Vergabevorschrift ist abhngig vom geschtzten Beschaffungswert der Leistung!

Vergabevorschriften

Nationale und europaweite Vergabearten

Nationale Vergabe (Beschaffungswert < 200.000 )
ffentliche Ausschreibung Beschrnkte Ausschreibung - mit ffentlichem Teilnahmewettbewerb - ohne ffentlichen Teilnahmewettbewerb Freihndige Vergabe - mit ffentlichem Teilnahmewettbewerb - ohne ffentlichen Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren - mit ffentlichem Teilnahmewettbewerb - ohne ffentlichen Teilnahmewettbewerb

Europaweite Vergabe (Beschaffungswert > 200.000 )

Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren

Ablauf einer Ausschreibung

Traditioneller Ausschreibungsprozess Traditioneller Ausschreibungsprozess Traditioneller Ausschreibungsprozess Verfassen Verfassen der Verfassen der der Ausschreibung Ausschreibung Ausschreibung

Traditioneller Ausschreibungsprozess
Verffentlichen Verffentlichen der Verffentlichen der der Ausschreibung Ausschreibung Ausschreibung Ausschreiber Ausschreiber Ausschreiber versendet versendet versendet Vergabeunterlagen an Vergabeunterlagen an Vergabeunterlagen an potentielle Bieter potentielle Bieter potentielle Bieter ffnen der ffnen der ffnen der Angebote, Bewertung, Angebote, Bewertung, Angebote, Bewertung, Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung Bieter erstellt Angebot Bieter erstellt Angebot Bieter erstellt Angebot und sendet es an den und sendet es an den und sendet es an den Ausschreiber Ausschreiber Ausschreiber

Phase 3 2 1 5 4
nachweisbare Ausschreibung Vorbereiten eingegangenen ffnung der der Unterlagen Verfassen des Verffentlichung Zusendung derAngebotsAngeboteAufforderung durch anschreiben zwei Verffentlichungsformen Zusammenstellen der - nach Vergabeunterlagen Prfung der Angebote auf AusstellenBieter, offiziellen - einen einer explizite Aufforderung Rechtsgltigkeit und der Bieter Erklrung zur Zuverlssigkeit - - durch Sachbearbeiter der offizielles Anschreiben - offizielle Verffentlichung Vergabestelle, Verdingungsunterlagen auf-Liquiditt LeistungsWahl der des Ausfllen Verffentlichungsform - fr jeden Vergabevorschrift verzeichnisses Angebote abhngig voninteressierten Bewertung der Bieter einzeln und Zurcksenden des vollstndigen Erteilen des Zuschlags - unterschriebenen Angebots und per Post an die zustndige Vergabestelle

Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist ist Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist ist

Beispiel

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Ausschreibung von Rechnernetzen fr 5 Schulen Umfang der Ausschreibung ca. 150 Seiten ca. 25 Firmen haben die Unterlagen angefordert 12 Firmen haben ein Angebot abgegeben ffnung der Ausschreibung durch 2 Mitarbeiter der Stadt Gelsenkirchen (4 Augen-Prinzip) ca. 4 h, berprfung der Vollstndigkeit der Unterlagen, Markierung der Seiten, Protokoll Nachrechnen der Preise, Protokollierung der bemerkten Fehler, Preisvergleich ca. 1 Woche Inhaltliche und preisliche Beurteilung der einzelnen Angebote, Erstellung einer Auswertung mit Begrndung der Vergabe 1 Tag Fazit: 7 Arbeitstage Aufwand fr die Vergabe eines Auftrages mit einem Volumen von ca. 150.000,- Dazu kommt Aufwand fr die Erstellung und dem Versand der Leistungsbeschreibung

Elektronischer Ausschreibungsprozess

Elektronischer Ausschreibungsprozess
Verfassen Verfassen Verfassen der der der Ausschreibung Ausschreibung Ausschreibung Verffentlichen Verffentlichen Verffentlichen der der der Ausschreibung Ausschreibung Ausschreibung Download der Ausschreiber Ausschreiber Signaturkomponenten versendet versendet und der an Vergabeunterlagen VergabeVergabeunterlagen durch Bieter unterlagen an potentielle Bieter potentielle Bieter

Elektronischer Ausschreibungsprozess Traditioneller Ausschreibungsprozess Traditioneller Ausschreibungsprozess

4 Phase 2 1 5 3
Zusammenstellen nachweisbare Verffentlichung Vorbereiten der Ausschreibung ffnung der eingegangenen Herunterladen der der Bewerbungsunterlagen Angebote Vergabeunterlagen jederzeit zwei Verffentlichungsformen Zusammenstellen der mglich des Leistungs- per Vergabeunterlagen mit Hilfe des Ausfllen Aufforderung - explizite Entschlsselung der Dokumente elektronischen Systems verzeichnisses digitalen und Mail Prfung der offizielles Signatur desAnschreiben auf - - offizielle digital signierten Freigeben Verffentlichung - Verdingungsunterlagen und der Vergabeplattform verschlsselten Angebots Elektronischer Preisvergleich Wahl der Verffentlichungsform Erteilen des Zuschlags abhngig von Vergabevorschrift

ffnen der ffnen der ffnen der Angebote, Bewertung, Angebote, Bewertung, Angebote, Bewertung, Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung

Bieter erstellt Angebot und Bieter erstellt Angebot sendet es elektronisch Bieter erstellt Angebot undsigniert undan den sendet es verschlsselt und sendet es an den Ausschreiber an den Ausschreiber Ausschreiber

Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist

Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist ist Phasen, an denen nur der Ausschreiber beteiligt ist Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist
Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist ist

Phasen, an denen nur der Bieter beteiligt ist

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Sicherheitsaspekte, Gesetze

Digitale Signatur

die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die eigenhndige Unterschrift in einem elektronischen Geschftsverkehr kann nur von einem Trust-Center erstellt werden Speicherung auf einer Smart Card

die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen werden durch das Signaturgesetz und die Signaturverordnung festgelegt

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Systemanforderungen

Unterscheidung zwischen Ausschreiber- und Bieter-Portal Benutzerverwaltung

bei der Registrierung Auswahl zwischen Ausschreiber und Bieter und Eingabe firmenrelevanter Daten Authentifizierung erfolgt ber eindeutigen Benutzernamen und ein dazugehriges Passwort Mglichkeit einer eigenen Benutzerverwaltung fr jedes Unternehmen

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Systemanforderungen (2)

Ausschreibungsverwaltung

automatische Einstellung der Richtlinien zu einer ausgewhlten Vergabeart Erfassen der ausschreibungsrelevanten Daten Untersttzung bei der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen

Hochladen von Dokumenten

Erstellung eines Leistungsverzeichnisses online Bereitstellung einer druckbaren Version des Leistungsverzeichnisses

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Systemanforderungen (3)

Ausschreibungsverwaltung (2)

Untersttzung bei der Erstellung des Bekanntmachungstextes Versendung der Bekanntmachung per Mail automatische Benachrichtigung potentieller Bieter per Mail ffnung der Angebote nach dem Vier-Augen-Prinzip berprfung der elektronischen Signatur automatische Erstellung eines Preisvergleiches

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Systemanforderungen (4)

Bewerbungsverwaltung

Untersttzung bei der Zusammenstellung von Bewerbungsunterlagen Mglichkeit der elektronischen Suche nach Ausschreibungen Herunterladen von ausgewhlten Vergabeunterlagen Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses erfolgt online Automatische Berechnung des Gesamtpreises Hochladen von Dokumenten Mglichkeit bereits abgegebene Angebote zurckzuziehen oder zu ndern

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Elektronischer Ausschreibungsprozess

Systemanforderungen (5)

Rechtssicherheit

Sicherstellung, dass die Bewerbung von einem bestimmten Unternehmen verschickt wurde, durch die Benutzung der qualifizierten elektronischen Signatur verschlsselte Datenbertragung

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Vorhandene Ausschreibungssysteme

Formen von Ausschreibungssystemen

private Unternehmensplattformen

z.B. W3AS der ThyssenKrupp Stahl AG

reine Verffentlichungsplattformen

z.B. Stadt Lrrach

ffentliche Ausschreibungsplattformen

z.B. AVACOMM, subreport ELViS, COSINEX, Four2B, Vergabeplattform des Bundes

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Fazit

Der Markt ist derzeit noch nicht richtig erschlossen

So behauptet SubReport ELViS: Fhrend in Deutschland: bereits 704 eVergabe-Verfahren (VOB und VOL). (Juni 2005), im Oktober 2003 waren es 199

Es werden Gesetzesnderungen erwartet, die eine elektronische Beschaffung zum Regelfall werden lassen

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