Besprechungsprotokoll

Projekt Thema/Zweck der Besprechung

Kundeservice- und Abrechnungsdienstleistungen Bietergespräch – Runde 1
für den deutschen Energiemarkt
Projekt-Nr.: 2021-0018

Besprechungsleiter: Martin Ferk

Protokollführung: Martin Ferk, Josef Krinner
Termin: 10.05.2021
Uhrzeit: 15:00 bis 17:35 Uhr
Ort: Videokonferenz via Microsoft-Teams aufgrund der Ausgangsbe-
schränkungen im Zuge der Covid-19-Maßnahmenverordnung

Hinweis: Der Bieter wird eingangs darüber informiert, dass das

Aufzeichnen bzw. Mitschneiden von Bild und/oder Ton dieses
Verhandlungsgesprächs nicht erlaubt ist.

Teilnehmer (ohne Titel):

Energie Steiermark AG:
Georg Wurzenberger, Josef Krinner, Alexander Burger, Thomas Feigl, Martin Ferk
EVU-Service 24 GmbH
Alexander Rockel, Sarah Petter
Agenda

• Vorstellung der Teilnehmer 10 Minuten

• Angebotspräsentation (Servicekonzept) 20 Minuten
• Fragenrunde (AG/Bieter) 60 Minuten
• Qualitätsbewertung gemäß BRTV 1.12.2
• kommerzielle/rechtliche Themen 15 Minuten
• weiteres Vorgehen u. Erstellung Ergebnisprotokoll

• Angebotspräsentation (Servicekonzept)

- Die Präsentation des Servicekonzepts samt Zukunftsfähigkeit der Applikations-

infrastruktur erfolgt durch den designierten Projektleiter Hrn. Alexander Rockel.

- Herr Rockel wird bei der Präsentation von Frau Petter unterstützt.

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• Fragenrunde (Fragen des AG)

- Flexible Preismodelle (Bsp. Spotabrechnung): Wurden solche Modelle bereits

implementiert?
Antwort Bieter:
Ist aktuell nichts bekannt.
Hinweis AG:
Der AG wird den Bedarf erheben und gegebenenfalls in der Letztpreisrunde
entsprechende Anpassungen vornehmen.

• Fragenrunde (Fragen des Bieters)

- Ist der telefonische Kundensupport an Freitagen nach 13:00 Uhr erforderlich?

Antwort AG:
Der AG nimmt das Thema mit. Bei Bedarf werden Anpassungen in der letzten Runde
vorgenommen.

- Frage zum Prozessmodell zur Servicierung (BPO) „Schnittstelle zu Joules“: Reichen

die aktuellen Datenfelder aus?
Antwort AG:
Der AG hat gesehen, dass in der LV Position 1.3. N keine Aufwände kalkuliert wurden.
Für eine bessere Kalkulierbarkeit der Joules-Schnittstelle wird der AG nach interner
Abklärung weitere Spezifikationsdetails in der Letztpreisrunde nachreichen.
Grundsätzlich ist die Schnittstelle zwischen Joules und MSU vorhanden.

- Macht es tatsächlich Sinn, ein eigenes EDM-System für den deutschen Kundenstock
zu implementieren?
Antwort AG:
Seitens AG noch offen, muss in weiterer Folge bewertet und entschieden werden.
Hauptfunktionalität des EDM ist die Zurverfügungstellung der Lastgangdaten für
weitere „Post-Prozesse“.

Gibt es noch weitere offene Fragen des Bieters:

- Keine offenen Fragen.

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• Qualitätsbewertung - Qualifikation Projektleiter gemäß BRTV Pkt. 1.12.2

Zum Nachweis der Qualifikation des nominierten Projektleiters bzw.

Hauptansprechpartners - Hr. Alexander Rockel - wurden vom Bieter 10 Projekte in
der Rolle als Projektleiter eingereicht.

Die Prüfung der Nachweise ergab, dass sämtliche eingereichten Projekte den
Anforderungen entsprechen, sodass im Zuschlagskriterium „Qualifikation
Projektleiter“ die maximal mögliche Punktezahl vergeben werden kann.

è erreichte Punkte (max. 10 Punkte = 10 Prozentpunkte) 10 Punkte

Hinweis des AG: Die Qualitätsbewertung im Zuschlagskriterium „Servicekonzept und

Zukunftsfähigkeit der Applikationsinfrastruktur“ erfolgt im Nachgang an das
Bietergespräch durch die nominierte Bewertungskommission des AG anhand der
festgelegten Bewertungskriterien gemäß BTRV Pkt. 1.12.3 und wird bei der
Zuschlagsentscheidung (nach der Letztpreisrunde) am VEMAP-Portal bekannt
gegeben werden.

• kommerzielle/rechtliche Themen

- Einheits- und Pauschalpreise bzw. Stundensätze:

- Grundsätzlich erscheinen die angebotenen Preise im Erfassungsblatt des Excel-

Leistungsverzeichnisses als plausibel jedoch bitten wir um Erläuterung zu einzelnen
Positionen wie bspw. zu laufenden Cost2Serve- Preisen.
Antwort des Bieters:
Die Preise für laufende „Cost2Serve“ wurden von den Ist-Aufwänden abgeleitet und
sind als Mischkalkulation berechnet.
Anmerkung des AG:
Der AG hätte sich hier Mengen-Skalierungen erwartet.

- Welche Kosten fallen pro User im EDM-System an? Im Erfassungsblatt des Excel-
Leistungsverzeichnisses sind keine Preise erfasst.
Antwort des Bieters:
Fünf Voll-Lizenzen sind in den Jahres- bzw. Monatskosten inkludiert.

- Kalkulationsbasis Stundensatz „Unterstützung Recht“ (LV Erfassungsblatt Zeile 61)

Antwort des Bieters:
Die energiewirtschaftliche Beratung wird durch einen Senior-Berater (kein Jurist)
abgedeckt.

- LV Position 1.3. N „Projektinitialkosten Schnittstelle JOULES“: Dieses Thema wurde

bereits im Themenblock „Fragen des Bieters“ behandelt.

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 - Aufklärung Subunternehmer

Der Bieter hat im Teilnahmeantrag im Formblatt 7 die Firmen atriga GmbH

(Forderungsmanagement, Inkasso) und LZI Langzeitinkasso GmbH (optional, da
nicht mit ausgeschrieben) als Subunternehmer angeführt.
In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens (Runde 1) wurden nun
Subunternehmererklärungen für die Firmen atriga GmbH (Forderungsmanagement,
Inkasso) und adesso orange AG (Energiewirtschaftliche Beratung) abgegeben.

Frage des AG: Steht die LZI Langzeitinkasso GmbH nun nicht mehr als
Subunternehmerin zur Verfügung? Handelt es sich bei den nun benannten
Unternehmen um klassische Subunternehmer? Also würde die Beauftragung und
Abrechnung im Falle einer Zuschlagserteilung an die EVU-Service 24 GmbH über
dieselbe erfolgen?

Antwort des Bieters:

Grundsätzlich steht bei Bedarf auch die LZI Langzeitinkasso GmbH zur Verfügung,
dies ist jedoch nur für größeres B2C-Geschäft relevant. Die Beauftragung sämtlicher
SUB-Unternehmen erfolgt über die EVU-Service 24 GmbH.

- Vertragliche Bedingungen (IS und Systeminfrastruktur Applikationen):

Der Bieter führt in seinem Antwortdokument zu den Vorgaben für

„Informationssicherheit und Systeminfrastruktur Applikationen“ des AG umfangreiche
Anmerkungen an.

Hinweis des AG:

Die Anmerkungen werden vom AG angenommen und stellen keinen
Ausscheidungsgrund dar.

- Projekt- Dienstleistungsvertrag des Bieters:

Der Bieter führt in seinem Projekt- und Dienstleistungsvertrag weiterführende

Kalkulationsparameter, die Basis seines Angebots sind, an. Besonders wichtig ist
dem Bieter dabei der Pkt. 2.7 „Prämissen“.

Hinweis des AG:

Der AG erwägt diesbezüglich Anpassungen in den Ausschreibungsunterlagen
vorzunehmen, die bei Angebotskalkulation in der letzten Runde zu berücksichtigen
sind.

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 - Vertragliche Bedingungen (ABAV-DL & BRTV):
Der Bieter hat in seinem Angebot zur „Runde 1“ keine Verhandlungsvorschläge
beigelegt. Die besonderen und allgemeinen Vertragsbedingungen des AG werden zur
Gänze akzeptiert.

Der AG weist darauf hin, dass bei möglichen Änderungen/Anpassungen diese

direkt in der BRTV zur letzten Runde festhalten werden.

• Weiteres Vorgehen

Voraussichtlicher weiterer zeitlicher Verfahrensablauf

1. Abschluss der Vergabegespräche in der KW 19/2021

2. Aufforderung zur Angebotsabgabe (voraussichtlich LETZTE RUNDE) KW 20/2021
3. Angebotsabgabe voraussichtlich KW 20/2021
4. Abschluss der Bestbieterermittlung und Erstellung der Geschäftsführeranträge
5. Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung in der KW 23/2021
6. Stillhaltefrist lt. BVergG
7. Zuschlagserteilung voraussichtlich KW 24/2021
8. Arbeitsbeginn 01.07.2021

• Anpassungen der Ausschreibungsunterlagen durch den AG

Sofern Anpassungen bzw. Präzisierungen der Ausschreibungsunterlagen erfolgen, wird

der AG darauf in einem Begleitschreiben hinweisen.

• Erstellung Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll wird im Anschluss an das Vergabegespräch an den Bieter zur

digitalen Signatur/Unterzeichnung per Mail übermittelt und ist digital
signiert/unterzeichnet wieder an den AG zurückzusenden. Mit seiner Signatur bzw.
Unterschrift bestätigt der Bieter, dass sämtliche offenen Fragen zur Verhandlungsrunde
aufgeklärt und alle notwendigen Informationen für die Kalkulation des voraussichtlichen
Letztangebots erhalten wurden.

• Anhang zum Protokoll

Keine Anhänge

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Unterschrift der Anwesenden:

Graz, am 10.05.2021

Alexander Rockel Sarah Petter

Georg Wurzenberger Josef Krinner Alexander Burger

Thomas Feigl Martin Ferk

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