Datev Buchen

Buchen
A. Allgemeines
A.1)
Buchungsregeln
Da es für den korrekten Ausweis mancher Sachverhalte erforderlich ist, besondere Buchungsregeln einzuhalten, finden Sie im
Folgenden einen Überblick über die Informationsmedien zu diesem Thema.
FIBU-Handbuch
Das FIBU-Handbuch (Art. Nr. 10001 oder Dokument-Nr. 0907737 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk
für alle Fragen zur FIBU-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a.
Mandanten-Adressdaten
Mandanten-Programmdaten
Individuelle Funktionen
Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum
Buchungs-ABC
Das Buchungs-ABC (Art. Nr. 10013) ist ein handliches Nachschlagewerk bei Fragen zur Finanzbuchführung und zum
Jahresabschluss.
Einzelne Buchungsfälle werden durch eine kurze Erläuterung des Sachverhaltes dargestellt. Anschließend werden anhand
eines konkreten Beispiels die entsprechenden Buchungssätze für SKR 03 und 04 vorgestellt und deren Auswirkungen auf
Konten veranschaulicht.
JAHR Handbuch
Das JAHR-Handbuch (Art. Nr. 10970 oder Dokument-Nr. 0907615 auf der Informations-Datenbank) ist ein Nachschlagewerk
für alle Fragen zur JAHR-Rechenzentrumslogik. Diese gilt meist auch im Programm. Sie finden darunter u.a.
Abruf von Jahresabschlussauswertungen
Anlagenspiegel
individuelle Jahresabschlussauswertungen
Hinweis- und Fehlerprotokolle aus dem Rechenzentrum
Handbuch Buchungsregeln für den Jahresabschluss
Das Handbuch Buchungsregeln für den Jahresabschluss (Dokument-Nr. 0907735 auf der Informations-Datenbank) informiert
Sie über Buchungsregeln, die in bestimmten Fällen beim Druck oder Abruf von
Bilanz und GuV
Netto- und Brutto-Anlagenspiegel
Ergebnisverwendung bei Kapitalgesellschaften
Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften
Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung (KKE) bei Personengesellschaften nach KapCoRiLiG
Kennzahlen zum Jahresabschluss
Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
zu beachten sind.
Außerdem erfahren Sie, welche Konten Sie in der Finanzbuchführung und Jahresabschluss bebuchen und beschriften
müssen, um eine Kapitalkontenentwicklung und Ergebnisverwendung für Personengesellschaften und
Personenhandelsgesellschaften drucken oder abrufen zu können.
Checkliste Schnittstellenfunktionsplan
Für die von DATEV standardmäßig geschlüsselten Schnittstellenfunktionspläne für die SKRs 01, 02, 03, 04, 14, 45, 80 und 81
stehen Ihnen auf der Informations-Datenbank für das jeweils aktuellste Jahr der Abschlusserstellung Checklisten zum
Schnittstellenfunktionsplan zur Verfügung. Die Checklisten beschreiben, welche Konten in welches Steuerprogramm und in
welche Steuerzeile fließen.
A.2)
Wie können Sie Buchungen erfassen?
Für die Erfassung von Buchungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Dialogbuchen
Beim Dialogbuchen werden die eingegebenen Buchungssätze sofort geprüft und verarbeitet. Buchungsergebnisse können
parallel in den Auswertungen kontrolliert werden.
Dialogerfassen
Im Dialogerfassen können mehrere Bearbeiter gleichzeitig für denselben Bestand für unterschiedliche Vorläufe
Buchungssätze erfassen. Jeder Buchungssatz wird sofort geprüft. Anschließend können Sie die Vorläufe über die
Stapelverarbeitung verarbeiten und zusammenführen. Buchungsergebnisse des gerade bearbeiteten Vorlaufs fließen
während der Bearbeitung temporär in die Auswertungen ein.
Das Dialogerfassen ist in der Bearbeitung des Jahresabschlusses nicht aufrufbar.
Stapelerfassung
Die Stapelerfassung ermöglicht Ihnen eine schnelle Erfassung von Buchungssätzen. Die Verarbeitung findet im Gegensatz
zum Dialogbuchen nicht sofort statt, sondern Sie rufen die Stapelverarbeitung entweder sofort nach Verlassen der
Erfassung oder zu einem späteren Zeitpunkt auf.
Stapelverarbeitung
Sie können die Stapel aus der Anwendung übernehmen (z.B. aus der Stapelerfassung) oder auch die Übernahme von
Buchungssätzen aus anderen DATEV-Programmen (z.B. aus DESY) starten.
Buchungen, die in anderen DATEV-Anwendungen (z.B. DESY, ANLAG, LOHN/BAULOHN RZ) erfasst wurden, können Sie
übernehmen. Das Programm prüft den Vorlauf auf Korrektheit und verarbeitet diesen anschließend.
Sie können hier auch Postversanddaten aus Fremdprogrammen, die im ASCII-Format vorliegen, importieren und im Stapel
verarbeiten.
Wiederkehrende Buchungen
Buchungen, die sich in regelmäßigen Intervallen wiederholen, können Sie einmalig erfassen und dann stichtagsbezogen
beliebig oft verarbeiten.
AHK-Werte
Sie können AHK-Wertesätze erfassen und bearbeiten. Diese Buchungsart steht Ihnen nur in der Bearbeitung des
Jahresabschlusses zur Verfügung.
Beim Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen stehen Ihnen weitere Buchungsmodi zur Verfügung:
Standardbuchen
In diesem Modus können Sie Buchungssätze aller Art erfassen.
OPOS-Rechnungen
Dieser Modus steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlüsseln. In diesem Modus
werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt.
OPOS-Zahlungen
Dieser Modus steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie den Mandanten mit OPOS-Nutzung schlüsseln. In diesem Modus
werden Sie insbesondere bei der Erfassung von Bankbuchungen unterstützt.
Sammelzahlung
Die Sammelzahlung ermöglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung für Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen
in einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kunde z.B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, müssen für
den Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungssätze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung können Sie
komfortabel diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen.
Buchungsvorschläge automatisch verbuchen
Sie können aus elektronischen Bankkontoauszügen und vorerfassten Kassenbelegen sowie Rechnungen
Buchungsvorschläge erstellen und diese anschließend komfortabel verbuchen.
Aufteilen
Um Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen
Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie
Buchungen einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Nettooder
Brutto-Werten erfassen.
A.3)
Buchungsregeln
Um korrekte monatliche Auswertungen zu erhalten, beachten Sie einige wichtige Buchungsregeln:
Wenn Sie Nachbuchungen für einen bestimmten Monat verarbeiten lassen möchten, sollten Sie diese auch über einen
Vorlauf für diesen Monat buchen. Die Monatsauswertungen werden generell auf Basis der Vorlaufdaten erstellt, nicht auf
Basis des Belegdatums.
Um eine korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten, dürfen die Umsatzsteuerkonten nicht direkt bebucht werden.
Hinweise zur direkten Bebuchung von Umsatzsteuersammelkonten
Beachten Sie bei den Umsatzsteuerartenschlüssel D, E, H und L die besonderen Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer.
Wenn Sie Nachbuchungen zu einem in den Stammdaten abweichenden Umsatzsteuerartenschlüssel verarbeiten lassen
möchten (z.B.
- in den Stammdaten ist Ist-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Soll-Versteuerung oder
- in den Stammdaten ist Soll-Versteuerung gespeichert, verarbeitet werden soll nach Ist-Versteuerung, ...),
dann können Sie einen buchungssatzbezogenen Wechsel der Umsatzsteuerart durchführen.
A.4)
Besondere Buchungsregeln zum Ist-Versteuerer
Wie ist beim Ist-Versteuerer zu buchen?
Buchungen mit Umsatzsteuerschlüssel oder mit automatischen Konten werden programmseitig in zwei Fällen anders behandelt
als bei Soll-Versteuerung:
bei einem Zielverkauf und
bei einer Zahlungseingangsbuchung.
Die Besonderheit beim Ist-Versteuerer liegt darin, dass die Umsatzsteuer beim Rechnungsausgang (Zielverkauf) zunächst auf
ein dafür vorgesehenes Konto gebucht wird (SKR 03 ohne Kontonummernerweiterung: Konto 1765 Umsatzsteuer
nicht fällig 16 %). Erst beim Zahlungseingang wird die Umsatzsteuer automatisch auf die entsprechenden Konten für
fällige Umsatzsteuer errechnet und gebucht.
Wie ist der Zielverkauf zu buchen?
Ein Zielverkauf liegt dann vor, wenn im Buchungssatz ein Debitorenkonto des Kontokorrents enthalten ist, z.B. (ohne
Kontonummernerweiterung) die Konten 10000 - 69999 oder die Konten 1410 ff. bei SKR 03 (Funktion 11000) und wenn aus
dem Erlöskonto die Steuer errechnet wird.
Die Umsatzsteuer wird errechnet und automatisch auf das Umsatzsteuersammelkonto gebucht:
S 1765 Umsatzsteuer nicht fällig 16 %
S 1761 Umsatzsteuer nicht fällig 7%
Wie ist der Zahlungseingang zu buchen?
Eine Zahlungseingangsbuchung erkennt das Programm daran, dass im Buchungssatz im Gegenkonto ein Debitorenkonto
(Kontokorrent oder Konto mit Funktion 11000) und im Feld Konto ein Geldkonto (Konto mit Funktion 10000) enthalten ist.
Keine Eingabe eines USt-Schlüssels
Bei der Erfassung der Zahlungseingangsbuchung im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen wird vom Programm
automatisch der richtige Umsatzsteuerschlüssel vorgeschlagen, und es wird die Umbuchung der Umsatzsteuer nicht
fällig auf Konten Umsatzsteuer fällig durchgeführt.
Automatik mit BU-Schlüssel aufheben
Wenn keine Steuer aus der Zahlungsbuchung gerechnet werden soll, müssen Sie den Berichtigungsschlüssel 40 (Aufhebung
der Automatik) bzw. 80 (Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik) verwenden. Wenn Sie zusätzlich ein Betrag in der
Skontospalte eingegeben haben, wird die Steuerrechnung bei Verwendung der Schlüssel 40/80 auch für die Skontobuchung
aufgehoben.
A.5)
Maßgeblicher Inhalt einer Rechnung
Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung vorhanden sein, damit diese zum Vorsteuerabzug berechtigt:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer und / oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
eine fortlaufende Rechnungsnummer
die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der
sonstigen Leistung
das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt
anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag
Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte, Boni, Skonti)
Bei Rechnungen unter 100 (Kleinbeträge i. S. d. § 33 UStDV) sind mindestens folgende Angaben notwendig:
den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers
die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der
sonstigen Leistung
das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe
Steuersatz
Beachten Sie auch die gesonderte Aufzeichnungspflicht für Rechnungen bei Zahlung vor Leistungsausführung (Voraus-,
Anzahlungs- und Abschlagsrechnung), für Endrechnungen, für Gutschriften, für Rechnungen im innergemeinschaftlichen
Warenverkehr und für Rechnungen von Bauleistungen i. S. d. § 13 b UStG.
B. Dialogbuchen / Dialogerfassen
B.1) Vorlauf bearbeiten
B.1)1.
Vorlauf anlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anlegen
So legen Sie einen Vorlauf an
1 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wenn Sie nur den Monat eingeben,
wird automatisch das Feld Datum von mit dem Monatsanfang und das Feld Datum bis mit dem Monatsende vorbelegt.
2 Geben Sie eine Bezeichnung sowie ggfs. ein Diktatkürzel für den Vorlauf ein.
3 Klicken Sie auf OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen, in dem Sie Buchungen eingeben.
B.1)2.
Vorlaufdaten erfassen oder ändern
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlaufdaten ändern (beim Dialogbuchen)
So ändern Sie die Vorlaufdaten
1 Geben Sie im Feld Bezeichnung einen neuen bzw. abweichenden Namen für den Vorlauf ein.
2 Geben Sie ein Diktatkürzel ein bzw. ändern Sie ggfs. dieses.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf auswählen. Der Vorlauf wird mit der geänderten Daten angezeigt.
B.1)3.
Vorlauf auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf auswählen
Im Dialogfenster Vorlauf auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen beim Dialogbuchen aus.
Sie können auch neue Vorläufe anlegen oder die Vorlaufdaten ändern.
So wählen Sie einen Vorlauf aus
1 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe.
2 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, rufen Sie über die Tastenkombination + das Dialogfenster Suchen auf.
Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff auswählen.
3 Um den markierten Vorlauf zur Bearbeitung zu öffnen, klicken Sie auf OK oder doppelklicken Sie auf den ausgewählten
Vorlauf.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste für den markierten Vorlauf das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf öffnen.
Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen.
4 Wenn noch kein Vorlauf vorhanden ist oder um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen.
5 Um bei einem vorhandenen Vorlauf die Vorlaufbezeichnung zu erfassen oder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche
Vorlaufdaten.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern, in dem Sie einen Vorlaufnamen eingeben können.
B.1)4.
Vorlauf für die Dialogerfassung auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf für Dialogerfassen auswählen
Im Dialogfenster Vorlauf für Dialogerfassen auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen aus.
Sie können Vorläufe anlegen, löschen, bearbeiten bzw. über die Stapelverarbeitung verarbeiten lassen. Sie können auch
Vorläufe mit Postversanddaten (z.B. konvertierte Daten aus DESY) oder mit Daten im ASCII-Format übernehmen, um diese im
Dialogerfassen weiter zu verarbeiten.
Sie können die Liste der Vorläufe beeinflussen, indem Sie den Auswahlumfang eingrenzen. Wenn Sie den Schaltknopf
Vorläufe, die noch nicht frei gegeben sind aktivieren, werden nur die Vorläufe angezeigt, die noch in Bearbeitung sind und
daher nicht in der Stapelverarbeitung zur Verfügung stehen. Wenn der Auswahlumfang auf alle Vorläufe gesetzt ist, werden
die auch verarbeitbaren Vorläufe von Buchungsstapeln angezeigt.
1 Um den Umfang der angezeigten Vorläufe festzulegen, aktivieren Sie in der Gruppe Auswahlumfang den gewünschten
Schaltknopf.
Wenn Sie alle Vorläufe aktiviert haben, werden neben den gerade bearbeiteten Vorläufen auch die zur Verarbeitung
freigegebenen Vorläufe angezeigt.
Sie erhalten das Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen.
4 Um einen Vorlauf zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erfassen.
--ODER--
Doppelklicken Sie auf den ausgewählten Vorlauf.
--ODER--
Öffnen Sie das Kontextmenü in der Vorlaufübersicht und wählen Sie den Eintrag Vorlauf öffnen.
Sie erhalten das Dialogfenster Dialogerfassen.
Falls Sie einen zur Verarbeitung bereits frei gegebenen Vorlauf ausgewählt haben, erhält dieser nach der Bearbeitung den
Status Nicht frei *.
5 Um einen Buchungsstapel im Postversandformat zu übernehmen, der sich nicht auf dem eingestellten Standard-Datenpfad
befindet (Mandantenpfad), klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
Sie erhalten das Dialogfenster Postversanddaten importieren.
6 Um einen Buchungsstapel im ASCII-Format zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche ASCII-Import.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Daten importieren, in dem Sie das Format wählen.
7 Um einen Vorlauf zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Der Vorlauf wird nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage gelöscht.
8 Um für einen Vorlauf die Vorlaufdaten zu ändern, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das
Kontextmenü und wählen Sie Vorlaufdaten.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten.
9 Um für einen Vorlauf eine Programmsperre aufzuheben (z.B. nach einem Systemabsturz wegen Stromausfall), markieren
Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Vorlauf entsperren.
Die Sperre wird aufgehoben.
10 Um für einen Vorlauf den Status von Nicht frei auf Frei zu setzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Frei geben.
Der Vorlauf wird mit dem entsprechenden Status versehen.
12 Um einen vorhandenen Vorlauf zu verarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeiten.
Sie erhalten das Dialogfenster Stapelverarbeitung, in dem Sie den Vorlauf verbuchen können. Der Status wird auf Frei
gesetzt.
B.1)5.
Vorlauf festschreiben
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf festschreiben
In der Vorlaufübersicht sehen Sie alle PC-Vorläufe des ausgewählten Mandanten, die noch nicht festgeschrieben sind. Jeder
Vorlauf enthält Informationen zum Status des Vorlaufs. Nach Auswahl eines oder mehrerer Vorläufe können Sie diese
festschreiben.
OPOS-Nachbuchungen ins Folgejahr vortragen
Falls Sie OPOS-Nachbuchungen durchführen möchten, können Sie diese komfortabel ins Folgejahr übernehmen (keine
manuelle Vortragsbuchung nötig). Wenn Sie im Vorjahr das Dialogbuchen mit den OPOS-Buchungen verlassen, können
Sie die OPOS-Saldovortragsbuchungen automatisch im Rahmen der Festschreibung des Vorlaufes generieren lassen.
Im Folgejahr können Sie dann den Vorlauf in der Stapelverarbeitung einlesen und die OPOS-Nachbuchungen
übernehmen.
So schreiben Sie Vorläufe fest
1 Markieren Sie den/die Vorläufe, die Sie festschreiben möchten. Wie Sie mehrere Vorläufe gleichzeitig markieren, erfahren
Sie unter Mit Maus und Tastatur markieren.
--ODER--
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenbeschriftung der Vorlaufübersicht:
Es öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Menüpunkt Suche starten. Wählen Sie diesen Menüpunkt. Sie können über das
Eingabefeld Suchbegriff den Vorlauf direkt suchen und dann markieren
3 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
--ODER--
Betätigen Sie die -Taste.
--ODER--
Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste in der Vorlaufauswahl und wählen Sie Vorlauf festschreiben.
Sie erhalten ein Hinweisfenster, in dem Sie die getroffene Auswahl nochmals bestätigen.
Die Vorläufe werden anschließend festgeschrieben.
Vorlaufsergänzung mit Informationen
Festgeschriebene Vorläufe werden um folgende Informationen ergänzt:
VKZ: Das Verarbeitungskennzeichen zeigt den Stand der Buchungsverarbeitung, zu dem der Vorlauf festgeschrieben
wurde.
Datum: Tag, an dem der Vorlauf festgeschrieben wurde
Kennung: Bearbeiterkennung (aus Nutzungskontrolle)
Festschreibungsnummer: laufende Nummer für den festgeschriebenen Vorlauf
Diese Informationen können Sie unter Stammdaten | Infodaten anzeigen und drucken.
B.2) Eigenschaften Dialogbuchen
B.2)1.
Umfang der Buchungszeile festlegen
So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Dialogerfassen
Sie legen fest, ob die Buchungszeile mit Gegenkonto-Konto-Erfassung (Programm-Voreinstellung) oder alternativ als
Konto-Gegenkonto-Erfassung angezeigt werden soll. Bei letzterer Alternativer wird das Konto-Erfassungsfeld hinter dem
Umsatzfeld angezeigt. Wenn Sie die Gegenkonto-Konto-Erfassung aktiviert haben, können Sie ferner festlegen, ob die
Buchungszeile komplett mit allen Feldern (Voreinstellung) oder ob diese ohne KOST-Felder bzw. ohne KOST-Felder und
Belegfeld 2-Feld angezeigt werden soll. Daneben können Sie eine einzeilige Buchungszeile festlegen sowie individuelle
Buchungszeilen definieren (Ausblenden nicht notwendiger Felder).
Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können
Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile eine automatischen Abgleich mit
vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden. Bei Einsatz von ANLAG
können Sie nach der Eingabe von ANLAG-relevanten Sachverhalten automatisch die Übernahme in die ANLAG
Soforterfassung schlüsseln.
Wenn Sie festlegen möchten, dass die Steuerrechnung generell unter Berücksichtigung des Personenkontos in der
Zahlungsbuchung (Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz vorgenommen wird und nicht unter
Berücksichtigung der Steuerrechnungsinformation in der Rechnungsbuchung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
BU-Schlüssel automatisch vorschlagen. Wenn Sie festlegen möchten, dass generell keine automatische Aufteilung von
Zahlungen mit Skonto nach unterschiedlichen Steuersätzen vorgenommen werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Aufteilen v. Zahlungsbuchungen mit unterschiedl. Steuersachverhalten. In diesem Fall wird die Steuerrechnung unter
Berücksichtigung des Personenkontos in der Zahlungsbuchung (Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz
vorgenommen.
Weitere Hinweise zur USt-Schlüssel-Unterstützung beim Buchen
Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto
bereits vorhanden ist, können Sie eine Funktion aktivieren. Dabei werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz,
S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden
wird, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können somit die doppelte Erfassung von Buchungen vermeiden.
Falls Sie in der Buchungszeile den BU und das Gegenkonto in zwei getrennten Felder erfassen möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Feld BU und Gegenkonto getrennt.
So legen Sie den Umfang der Buchungszeile fest
1 Aktivieren Sie in der Registerkarte Buchungssatz in der Gruppe Buchungszeile den gewünschten Schaltknopf (Komplett
mit Gegenkonto-Konto, ohne KOST-Felder sowie Belegfeld 2 oder Einzeilig sowie Komplett mit
Konto-Gegenkonto-Erfassung).
In Abhängigkeit der Einstellung werden in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder bestimmte Erfassungsfelder deaktiviert.
2 Wenn Sie die Programme Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen,
können Sie bei der Anzeige der kompletten Buchungszeile zusätzlich eine automatische Prüfung der Eingabe in den
KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Buchungszeile den Schaltknopf Komplett und aktivieren Sie
dann die jeweiligen Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder.
3 Wenn Sie das Programm ANLAG für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie zusätzlich einen automatischen
Abgleich mit dem ANLAG-Bestand nutzen. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen ANLAG
Soforterfassung.
Sie können den Umfang der Buchungssatzübernahme ändern, indem Sie das Dialogfenster über das Symbol aufrufen.
4 Um bestimmte Felder in der Buchungszeile auszublenden, deaktivieren Sie in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder die
entsprechenden Kontrollkästchen für die gewünschten Felder.
5 Um für bestimmte Erfassungsfelder weitere individuelle Einstellungen festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Feldeinstellungen.
Sie erhalten das Dialogfenster Feldeinstellungen, in dem Sie z.B. für ein Erfassungsfeld definieren können, ob es sich um
ein Muss-Feld handelt und ob eine Schleppautomatik gelten soll.
6 Um festzulegen, dass die Steuerrechnung generell unter Berücksichtigung des Personenkontos in der Zahlungsbuchung
(Debitor oder Kreditor) mit dem vollen aktuellen Steuersatz vorgenommen wird und nicht unter Berücksichtigung der
Steuerrechnungsinformation in der Rechnungsbuchung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen BU-Schlüssel automatisch
vorschlagen.
7 Um festzulegen, dass generell keine automatische Aufteilung von Zahlungen mit Skonto nach unterschiedlichen
Steuersätzen vorgenommen werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufteilen v. Zahlungsbuchungen mit
unterschiedl. Steuersachverhalten.
8 Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto
bereits vorhanden ist, aktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen in der Gruppe Prüfung auf doppelte Buchungen für
Debitoren und/oder Kreditoren.
Es werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz, S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine
entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis.
9 Um in der Buchungszeile den BU und das Gegenkonto in zwei getrennten Felder zu erfassen, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Feld BU und Gegenkonto getrennt.
Das Fenster wird geschlossen; die Buchungszeile wird mit den entsprechenden Eingabefeldern angezeigt.
B.2)2.
Feldeinstellungen für die Eingabe des Buchungssatzes festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Feldeinstellungen
Sie legen in diesem Dialogfenster für Felder der Buchungszeile Einstellungen fest. Sie können aus der Liste der Eingabefelder
diese Felder auswählen, um für diese festzulegen, ob es sich um Muss-Felder oder Kann-Felder handelt und/oder ob eine
Schleppautomatik gelten soll.
So legen Sie die Eigenschaften für Felder der Buchungszeile fest
1 Wählen Sie aus der Liste Eingabefelder ein Feld, für das Sie Einstellungen treffen möchten.
Bei Muss-Felder kann nur die Feldautomatik individuell geändert werden; Kann-Felder können Sie als Muss-Felder
deklarieren.
2 Wenn Sie ein Eingabefeld gewählt haben, das nicht programmseitig ein Muss-Feld ist, wählen Sie in der Gruppe
Feldeingabe, ob Sie das Feld als Muss-Feld bzw. Kann-Feld bearbeiten möchten.
3 Wählen Sie in der Gruppe Feldautomatik für jedes Feld, ob der Feldwert geschleppt werden soll.
4 Um für ein ausgewähltes Feld die Standardeinstellung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Feld Standard.
Das Feld wird mit seinen ursprünglichen Werten angezeigt.
5 Um für alle Felder die Standardeinstellung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Standard.
Alle Eingabefelder werden mit ihren ursprünglichen Werten angezeigt.
6 Um die Feldeinstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK.
Die Buchungszeile wird entsprechend angepasst; eine individuelle Feldautomatik wird berücksichtigt.
B.2)3.
ANLAG Soforterfassung aktivieren
So gelangen Sie zum Dialogbuchen / Dialogerfassen
Im Rahmen der Belegerfassung der Finanzbuchführung können Sie bei ANLAG-relevanten Buchungen gleichzeitig die
entsprechende Bewegung in ANLAG anlegen. Sie müssen nur entscheiden, ob aus dem Buchungssatz ein neues Inventar
erzeugt werden soll (und ggfs. die Nutzungsdauer ergänzen), oder ob aus dem Buchungssatz eine Bewegung zu einem
bestehenden Inventar erzeugt werden soll.
Ergänzend zur ANLAG Soforterfassung steht weiterhin der Import der Buchungssätze in ANLAG zur Verfügung.
Buchungssätze, die bereits über die ANLAG Soforterfassung übernommen wurden, werden beim Import gesondert
gekennzeichnet, so dass eine Doppelerfassung auch hier ausgeschlossen ist.
Mit Hilfe der ANLAG Soforterfassung können Sie ANLAG-relevante Sachverhalte zeitnah für die Anlagenbuchführung im
Programm ANLAG erfassen. Sie müssen den Beleg somit nur einmal bearbeiten, die erfassten Informationen stehen sofort in
der Finanz- und Anlagenbuchhaltung zur Verfügung. Damit sparen Sie Erfassungsaufwand und minimieren das Risiko,
Sachverhalte doppelt oder überhaupt nicht zu berücksichtigen. Die Gefahr von fehlerhaften Eingaben wird reduziert. Die
Anlagenbuchhaltung ist somit stets auf dem aktuellen Stand, so dass auch unterjährig korrekte Abschreibungen an die
Finanzbuchführung übergeben werden können.
Die ANLAG Soforterfassung ist als Erfassungsunterstützung konzipiert. Im Mittelpunkt stehen dabei die Sachverhalte, die auch
in der Praxis dominieren: Zugänge auf neue und bestehende Inventare, Rabatte, etc..
Checkliste ANLAG Soforterfassung
So aktivieren und nutzen Sie die ANLAG Soforterfassung
Voraussetzung
Sie nutzen das Programm ANLAG.
1 Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften.
--ODER--
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maus das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften.
Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen.
2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
ANLAG Soforterfassung.
Es wird geprüft, ob die Übernahme nach ANLAG möglich ist; das Symbol ist dann aktiv.
3 Um den Umfang der Buchungssatzübernahme zu ändern, klicken Sie auf das Symbol .
Sie erhalten im Programm ANLAG das Dialogfenster Buchungssatzauswahl, in dem Sie den Umfang der
Buchungssatzübernahme ändern können.
4 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen.
Sie befinden sich wieder im Buchen.
5 Geben Sie eine Buchung mit einem ANLAG-relevanten Konto ein.
Sie erhalten bei Abschluss des Buchungssatzes automatisch im Programm ANLAG das Dialogfenster Buchungssatz
zuordnen, in dem Sie die ANLAG-Inventarerfassung bearbeiten.
B.2)4.
KOST-Prüfung aktivieren
Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile einen automatischen Abgleich mit
vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden.
Dispositionsnummer aus Kostenrechnung erfassen
Welche Konten werden geprüft?
Prüfungen werden nur auf Konten durchgeführt, die tatsächlich in der Zeilenstruktur des Betriebsabrechnungsbogens
enthalten sind und die im Buchungssatz direkt angesprochen werden (d.h. nicht auf abgeleitete Buchungen, z.B. Skontooder
Faktor 2 -Buchungen). Unabhängig davon wird eine im Originalsatz eingegebene Kostenstelle in die abgeleiteten
Buchungen geschleppt (d.h. ohne weitere Prüfung).
Zuordnung und Änderung von Firmennummern
Sie können in Kostenrechnung für einen Ordnungsbegriff bis zu 9 KOST-Systeme anlegen. Wenn die Felder
KOST1 und KOST2 bebucht werden, müssen zur Auswertung in Kostenrechnung immer zwei KOST-Systeme
gespeichert sein, die in den KOST-Stammdaten KOST1 bzw. KOST2 enthalten. In Kostenrechnung werden für die
unterschiedlichen KOST-Systeme zur Unterscheidung Firmennummern vergeben ( z.B. Beraternummer 128722,
Mandant 50, Jahr 2003, KOST-System 1 erhält Firmennummer 5; Beraternummer 128722, Mandant 50, Jahr 2003,
KOST-System 2 erhält Firmennummer 50; Beraternummer 128722, Mandant 50, Jahr 2003, KOST-System 9 erhält
Firmennummer 400).
Unter Umständen sind auch mehrere KOST-Systeme für das gleiche KOST-Feld angelegt, d.h. in mehreren
KOST-Systemen ist in den Stammdaten z. B. das KOST1-Feld hinterlegt (z.B. um Buchungen eines KOST-Kreises nach
verschiedenen Zeilenstrukturen auszuwerten).
In diesem Programm kann jedoch beim KOST1-Feld nur ein KOST-System (eine bestimmte
Firmennummer) geprüft werden. Um zu erkennen, welche Firmennummer (von eventuell mehreren in Kostenrechnung
gespeicherten) geprüft wird, klicken Sie bei aktivierter KOST-Prüfung neben dem KOST-Feld auf das Symbol . Sie
erhalten das Dialogfenster Kostenstellen-/träger und Kontenverteilungen für KOST1/2, in dem in der Menüleiste das
Laufwerk und die Firmennummer des KOST-Systems erkennbar sind, die beim Buchen verwendet werden. Sie können
das zur KOST-Prüfung verwendete KOST-System (Firmennummer) im Programm Kostenrechnung ändern, indem Sie
dort unter Extras | Externe Schnittstelle konfigurieren festlegen, welches KOST-System (Laufwerk:\ und
Firmennummer) beim Buchen geprüft werden soll.
So aktivieren und nutzen Sie die KOST-Prüfung
Voraussetzung
Sie nutzen das Programm Kostenrechnung / KOST-System-Manager.
--ODER--
--ODER--
2 Klicken Sie im Register Eigenschaften auf die Registerkarte Buchungssatz und aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der
Gruppe Kostenrechnung/KOST-System-Manager.
Es wird geprüft, ob die Übernahme nach KOST möglich ist.
3 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen.
4 Geben Sie eine Buchung mit einem KOST-Konto ein.
Bei Abschluss des Buchungssatzes wird geprüft, ob eine Zuordnung zum KOST-relevanten Vorgang möglich ist.
B.2)5.
Ansicht beim Buchen festlegen
Sie legen die Ansicht beim Buchen (Primanota, FIBU-Konto, OPOS-Konto, ggfs. Liste mit Buchungsvorschlägen) fest. Die
Ansicht OPOS-Konto steht nur zur Verfügung, wenn in den Mandantendaten OPOS geschlüsselt ist.
Daneben können Sie in der Ansicht der Primanota bei der Bildung von Gruppensummen verhindern, dass die zuletzt gebildete
Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird.
Wenn Sie für ein Konto bzw. Gegenkonto eine Kontonotiz erfasst haben und diese Notiz automatisch eingeblendet werden
soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Buchen automatisch öffnen. Wenn Sie das Konto bzw. Gegenkonto
bebuchen, wird das Dialogfenster Konto-Notiz mit einem Signalton zur Anzeige und Bearbeitung geöffnet.
Fremdwährungsrechnung
Wenn Sie in einer von der Basiswährung abweichenden Währung gebucht haben, können Sie festlegen, ob in der
Ansicht des FIBU- bzw. OPOS-Kontos neben dem WKZ (Währungskennzeichen) zu Kontrollzwecken auch der
ursprüngliche Eingabebetrag angezeigt werden soll.
So legen Sie die Ansicht beim Buchen fest
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.
2 Aktivieren Sie den entsprechenden Schaltknopf (Primanota, FIBU-Konto - alternativ als Monats- oder Jahreskonto,
OPOS-Konto, Buchungsvorschlagsliste).
3 Um in der Ansicht FIBU-Konto eine Sortierung nach Belegdatum oder Vorlauf-/Buchungssatznummer vorzunehmen,
aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf.
4 Um in der Ansicht des FIBU- bzw. OPOS-Kontos auch den Eingabebetrag in der Anzeige zu sehen, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag.
5 Um in der Ansicht der Primanota bei der Bildung von Gruppensummen zu verhindern, dass die zuletzt gebildete
Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte
Gruppensumme beim Öffnen des Buchens löschen.
6 Um beim Buchen eine für das Konto bzw. Gegenkonto erfasste Kontonotiz automatisch einzublenden, aktivieren Sie in der
Gruppe Anzeige Notiz das Kontrollkästchen Beim Buchen automatisch öffnen.
Wenn Sie das Konto bzw. Gegenkonto bebuchen, wird das Dialogfenster Konto-Notiz mit einem Signalton zur Anzeige und
Bearbeitung geöffnet.
Das Fenster wird geschlossen; die entsprechende Ansicht ist eingestellt.
Rechnungsauswahl beim Bankbuchen ( Modus OPOS-Zahlungen)
Wenn Sie sich im Modus OPOS-Zahlungen befinden, hat die Aktivierung des Kontrollkästchens Ansicht Konten mit
Eingabebetrag Auswirkungen auch auf die Anzeige der Rechnungsauswahl: Wenn die Währung des Geldkontos gleich
der Basiswährung ist, wird in der Rechnungsauswahl der Posten zur selektierten Rechnung mit WKZ und Eingabebetrag
angezeigt.
B.2)6.
Vorlauf während des Buchens ändern
Während des Buchens können Sie den Vorlauf wechseln, einen neuen Vorlauf anlegen oder die Vorlaufdaten ändern. In der
Registerkarte werden alle Vorläufe angezeigt, die noch nicht ans RZ gesendet wurden bzw. noch nicht am PC festgeschrieben
sind. Die Funktion steht im Dialogerfassen nicht zur Verfügung.
Sie können den Vorlauf auch direkt wechseln, indem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol klicken.
Suchen bei mehreren Vorläufen
Wenn eine umfangreiche Vorlaufliste angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das
Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein.
So bearbeiten Sie einen Vorlauf
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlauf.
Es werden alle Vorläufe angezeigt, die noch nicht ans RZ gesendet wurden bzw. noch nicht am PC festgeschrieben sind.
2 Um Informationen zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befinden, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die
entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden.
Die Bildschirmansicht wird dynamisch angepasst.
3 Um einen bestimmten Vorlauf zu suchen, betätigen Sie die Tastenkombination + .
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben.
--ODER--
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung.
Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen.
4 Um einen anderen Vorlauf zu bearbeiten, wählen Sie den gewünschten Vorlauf, und klicken Sie auf OK.
Sie erhalten das Fenster Dialogbuchen für den ausgewählten Vorlauf.
5 Um einen neuen Vorlauf anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf anlegen.
6 Um die Vorlaufdaten (z.B. Vorlaufbezeichnung) eines vorhandenen Vorlaufs zu ändern, markieren Sie den Vorlauf und
klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlaufdaten.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern.
B.2)7.
Einstellungen zur Währungsumstellung beim Buchen festlegen
Wenn Sie für Mandanten ab 1999 Zahlungen in unterschiedlichen Währungen (z.B. DM und Euro) buchen, können
Umrechnungsdifferenzen entstehen. Sie geben hier ein, auf welchem Konto diese Differenzen verbucht werden sollen.
Daneben können Sie auch festlegen, mit welcher Währung auf Ihrem Geldkonto gebucht werden soll.
OPOS-Zahlungen / Euro-Umstellung
Die Einstellungen in dieser Registerkarte können Sie nur im Modus OPOS-Zahlungen vornehmen. Sie sind relevant,
wenn Sie mit unterschiedlichen Währungen parallel arbeiten (z.B. DM ist Basiswährung; Zahlungen werden in Euro
erfasst).
So legen Sie Einstellungen zur Währungsumstellung beim Buchen fest
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Währungsumstellung.
2 Um Umrechnungsdifferenzen automatisch zu verbuchen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und geben
dann das Konto ein, auf dem die Differenzen verbucht werden sollen.
3 Wählen Sie aus der Liste die Währung des Geldkontos.
4 Um die Rechnung in der Rechnungsauswahl mit Beträgen in alternativer Währung anzuzeigen, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen.
In der Rechnungsauswahl werden die Spalten WKZ und Saldo per Umrechnung angezeigt.
Das Fenster wird geschlossen.
B.2)8.
Bezug Konten und Bilanzposten festlegen
Sie können den Bezug zwischen einem Buchungssatz und dem angezeigten FIBU- oder OPOS-Kontos festlegen. Die
Einstellung des Bezuges wirkt sich nur im Buchungskreis Standardbuchen auf die FIBU- bzw. OPOS-Konto-Ansicht aus.
Wenn Sie in der Gruppe Konten z.B. den Bezug zum Gegenkonto einstellen, wechselt das angezeigte Konto bei Verlassen
des Feldes Gegenkonto auf die dort erfasste Konto-Nummer. Standardmäßig wird das Gegenkonto als Bezugskonto
verwendet.
Wenn Sie kein Bezugskonto ausgeben möchten, aktivieren Sie den Schaltknopf kein Bezug; die Eingabe des Buchungssatzes
hat dann keine Auswirkung auf die angezeigte Auswertung.
Bei der Bearbeitung des Jahresabschlusses legen Sie den Bezug zwischen einem Buchungssatz und dem Bilanzposten fest.
Wenn Sie in der Gruppe Bilanzposten z.B. den Bezug zum Konto einstellen, wechselt der angezeigte Bilanzposten bei
Verlassen des Feldes Konto auf die dort erfasste Konto-Nummer.
Standardmäßig wird kein Bezug angezeigt; d.h. unabhängig von der erfassten Buchung wird der eingestellte Bilanzposten
angezeigt. Im Gegensatz dazu wird beim Bezug Gegenkonto (Konto) immer der Bilanzposten angezeigt, in den das
Gegenkonto (Konto) einfließt.
So legen Sie den Bezug fest
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Bezug.
2 Um für die Konten den Bezug herzustellen, aktivieren Sie in der Gruppe Konten den gewünschten Schaltknopf.
3 Um für die Bilanzposten den Bezug herzustellen, aktivieren Sie in der Gruppe Bilanzposten den gewünschten Schaltknopf.
B.2)9.
Eigenschaften für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen
In dieser Registerkarte können Sie folgende Eigenschaften für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen:
Sie können einen Modus für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen. Im Modus jeden Buchungsvorschlag
bestätigen wird die Buchungszeile mit der <+> -Taste mit dem nächsten Vorschlag vorbelegt und nach Prüfung und ggfs.
Vervollständigung gebucht. Im Modus sicher erkannte Vorschläge automatisch buchen ( ) werden die Vorschläge
mit diesem Status nacheinander automatisch gebucht. Die Automatik stoppt dann, wenn ein Buchungsvorschlag einen
anderen Status hat. Dieser Beleg kann dann ergänzt werden. Bei der nächsten Vorbelegung der Buchungszeile mit der
<+>-Taste setzt die Automatik wieder ein. Der Modus sicher erkannte ( ) und unsichere ( ) Vorschläge
automatisch buchen führt auch dazu, dass vom Programm als unklar eingeschätzte Buchungen automatisch gebucht
werden. Sie können den Modus auch direkt einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw.
klicken.
Sie können Beleginformationen in den Buchungsvorschlägen als Zusatzinformationen in den Buchungssatz übernehmen.
Diese Beleginformationen werden dann in verschiedenen Auswertungen (z.B. Primanota oder Arbeitskonto) als
Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt, sofern Sie in den Eigenschaften der Auswertung das
Kontrollkästchen Ansicht mit Zusatzinformationen aktivieren.
Wenn Sie im Modus OPOS-Zahlungen arbeiten, können Sie ferner steuern, ob das Dialogfenster OPOS-Suche
automatisch gestartet werden soll. Das Fenster öffnet sich immer dann automatisch, wenn bei der Erstellung eines
Buchungsvorschlages kein Gegenkonto ermittelt wurde.
Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, starten Sie den Dialog OPOS-Suche über die Schaltfläche OPOS-Suche
oder mit der -Taste.
Für die Bearbeitung von ungeklärten Buchungsvorschlägen können Sie festlegen, ob diese auf ein Verrechnungskonto
gebucht werden sollen oder ob diese übersprungen werden sollen.
Wenn Sie die Option auf Verrechnungskonto buchen wählen, hat dies den Vorteil, dass Sie die Buchungsvorschläge der
Reihe nach bearbeiten können. Die Salden der Bank- und Kassenkonten bleiben abstimmbar zu den Belegen. Die Buchung
nehmen Sie komfortabel mit der Tastenkombination + vor.
Mit Hilfe der Einstellung Überspringen können Sie Buchungsvorschläge auf der Buchungsvorschlagsliste stehen lassen
und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Für das Überspringen gibt es zwei Varianten:
- Variante 1: Sie arbeiten mit der Ansicht Kontoblatt oder Primanota (also nicht auf der Buchungsvorschlagsliste).
Belegen Sie die Buchungszeile mit der -Taste vor und entscheiden Sie, ob der Vorschlag zugeordnet werden kann.
Wenn ein Buchungsvorschlag stehen bleiben soll, drücken Sie die Tastenkombination + . Beim nächsten
Vorbelegen mit der -Taste wird dann der nächste Buchungsvorschlag zur Bearbeitung in die Buchungszeile gestellt.
- Variante 2: Sie arbeiten mit Sicht auf die Buchungsvorschlagsliste. Hier können Sie durch selektive Auswahl (z.B. mit
der Maus) die Buchungsvorschläge in die Buchungszeile übernehmen. Auch in dieser Ansicht kann mit der Tastatur
gearbeitet werden (z.B. Vorbelegen mit der -Taste eines markierten Vorschlags, Verwendung der Pfeil-Tasten zur
Navigation auf der Liste und Auswahl mit ).
So legen Sie die Eigenschaften für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge fest
1 Klicken Sie auf die Registerkarte Buchungsvorschläge.
2 Um den Modus für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge festzulegen, aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf.
--ODER--
Klicken Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. .
3 Um die Beleginformation des Buchungsvorschlags als Zusatzinformation in die Buchung zu übernehmen, aktivieren Sie das
entsprechende Kontrollkästchen.
Die Beleginformationen können in verschiedenen Auswertungen mit den Zusatzinformationen in einem separaten Fenster
angezeigt werden.
4 Um das Dialogfenster OPOS-Suche beim Buchen automatisch zu öffnen, wenn programmseitig kein Gegenkonto ermittelt
werden kann, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
5 Wählen Sie durch Aktivierung des gewünschten Schaltknopfes, ob zu klärende Buchungsvorschläge auf ein
Verrechnungskonto gebucht werden sollen (geben Sie hierzu das Konto des Zwischenkontos ein), oder ob diese zunächst
übersprungen werden sollen.
Das Fenster wird geschlossen; die Einstellungen werden bei der Bearbeitung von Buchungsvorschlägen berücksichtigt.
B.2)10.
Eigenschaften für das Buchungsverhalten bei L+L-Sachverhalten festlegen
Für Buchungen, die Umsätze gem. §13b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1- 5 UStG (bzw. § 19 Abs. 1-1b UStG bei Nationalem Recht =
Österreich) betreffen (Erfassung von Buchungen mit USt-Schlüssel 91, 92, 94 oder 95), ist ab einem Belegdatum 01.01.2005
die zusätzliche Eingabe eines Sachverhaltes erforderlich, der dem Buchungsvorgang zu Grunde liegt. Erst durch die Eingabe
des Sachverhalts ist eine Zuordnung des umsatzsteuerlichen Wertes zu den Positionen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und
der Umsatzsteuererklärung ab dem Jahr 2005 möglich.
Um derartige Sachverhalte beim Buchen automatisch zu berücksichtigen, können Sie hier eine Voreinstellung für die
Behandlung dieser Buchungen treffen. Wenn Sie eine Buchung mit einem Sachverhalt erfassen, wird automatisch die
Einstellung, die Sie hier festlegen, verwendet. Falls Sie keine Festlegung treffen (Schaltknopf Immer Sachverhalt eingeben),
erscheint beim Buchen automatisch das Dialogfenster Auswahl des Sachverhalts, in dem Sie für den betreffenden
Buchungssatz den Sachverhalt gesondert erfassen.
Die Auswahl eines Sachverhaltes führt zum Entstehen einer Zusatzinformation, die dem betroffenen Buchungssatz
zugeordnet ist. Die Zusatzinformationsart ist D_L+L-Art (L+L bedeutet "Lieferung und Leistung"). Der Zusatzinfoinhalt ergibt
sich aus dem Sachverhalt, der dem Buchungssatz zu Grunde liegt.
Der Zusatzinfoinhalt kann folgende Werte annehmen:
1: Werklieferungen und sonstige Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 1 UStG)
2: Lieferungen von sicherungsübereigneten Gegenständen durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer
außerhalb des Insolvenzverfahrens (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 2 UStG)
3: Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 3 UStG)
4: Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder
Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen (§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 4
UStG)
5: Lieferungen von Gas und Elektrizität eines im Ausland ansässigen Unternehmers unter den Bedingungen des §3g UStG
(§13b Abs.1 Satz 1 Nr. 5 UStG)
Für Buchführungen, die nach dem nationalen Recht für Österreich gebucht werden, sind folgende Zusatzinformationsinhalte
möglich (gem. §19 UStG):
4: Werklieferungen und sonstige Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer (§19 Abs.1 zweiter Satz UStG)
6: Bauleistungen (§19 Abs.1a UStG)
Stapelverarbeitung
In der Stapelverarbeitung ist bei einem Buchungssatz, der mit einem USt-Schlüssel 91, 92, 94 oder 95 gebucht wird, eine
Zusatzinfo mit oben beschriebenen Zusatzinformationsinhalt notwendig, damit der Buchungssatz verarbeitet wird.
So schlüsseln Sie ein automatisches Buchungsverhalten bei L+L-Sachverhalten
1 Um sicherzustellen, dass das Dialogfenster L+L-Sachverhalte auswählen bei einem Buchungsvorgang geöffnet wird,
aktivieren Sie den Schaltknopf Immer Sachverhalt eingeben.
2 Um für die Buchung immer einen bestimmten Sachverhalt auszuwählen, aktivieren Sie den Schaltknopf Immer
ausgewählten Sachverhalt verwenden.
Die möglichen Sachverhalte gemäß §13b (§19 AT) UStG sind aktiv und können gewählt werden.
3 Aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf für den Sachverhalt.
Die Einstellung wird gespeichert; das Fenster wird geschlossen.
B.3) Buchungssätze in der Buchungszeile bearbeiten
B.3)1.
Buchungssatz eingeben
So gelangen Sie zum Buchen
In der Buchungszeile erfassen Sie Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie
Kontenbeschriftungen ein.
Belegfeld 2 - Erfassung
Einsatz der Tastatur beim Dialogbuchen
Einsatz der Tastatur in der Stapelerfassung
Einsatz der Tastatur bei Wiederkehrenden Buchungen
Eingabeunterstützung in der Buchungserfassung
Bei der Erfassung von Konto und Gegenkonto können Sie für Personenkonten und lange Sachkonten eine komfortable
Unterstützung nutzen:
Eingabe einer Sachkontonummer bei Mandanten mit Sachkontenlänge größer 4
Wenn Sie innerhalb der Buchungserfassung in den Kontenfeldern (Konto, Gegenkonto) bei einer festgelegten
Sachkontenlänge (SKL) größer 4 ein Sachkonto mit 4 oder weniger Stellen eingeben, wird dieses bei Verlassen des
Feldes mit Nullen bis zur Sachkontenlänge aufgefüllt:
- z.B. bei SKL 6: Eingabe 1210, Anzeige 1210 00
- z.B. bei SKL 6: Eingabe 12, Anzeige 12 00
Sonderfall Nutzung des Erweiterungskontos in der Kontenklasse 0
Sie möchten z.B. das Konto 1210 erfassen (SKL = 6). Hierzu müssen Sie die Kontonummer folgendermaßen
eingeben: 01210. Die Eingabe erfolgt 5-stellig mit Führungsnull(en).
Bei der Verwendung von Erweiterungskonten muss für die Kontenklasse 0 die Kontonummer mit Führungsnull
eingegeben werden.
Eingabe einer Personenkontonummer
Wenn Sie eine Personenkontonummer mit Komma eingeben, wird das Komma mit soviel Nullen ersetzt, dass
insgesamt die Länge des Personenkontos (Sachkontenlänge +1) erreicht wird (z.B. SKL= 6, Eingabe 1,1, Anzeige
10000 01).
Diese Einstellung, die für alle Mandanten gilt, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz bearbeiten, schlüsseln Sie unter Extras |
Einstellungen in der Registerkarte Buchungserfassung. Beachten Sie auch, dass in diesem Fall Eingaben in den
Feldern BU und Gegenkonto der Buchungszeile getrennt erfolgen.
Kontierungserleichterung mit SKR 14
Falls Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, steht Ihnen als besondere
Eingabeunterstützung bzw. Kontierungserleichterung die Textschlüssel-Erfassung zur Verfügung.
Hinweise zur Kontierungserleichterung mit SKR 14
Erfassung von Zusatzinformationen
Sie können die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen direkt aufrufen, indem Sie in der
Buchungszeile neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw.
(vorhandene Zusatzinformationen bearbeiten) klicken.
So geben Sie Buchungssätze ein
Muss-Felder
Für die korrekte Verarbeitung eines Buchungssatzes müssen in den folgenden Feldern Einträge vorhanden sein:
WKZ (ab 1999 nötig, mit Basiswährung vorbelegt), Umsatz, Soll-/ Haben-Kennzeichen, Gegenkonto, Datum und
Konto. Das Soll-/ Haben-Kennzeichen wird folgendermaßen gesetzt: Wenn Sie das Eingabefeld Umsatz mit der
-Taste verlassen, wird eine Soll-Buchung generiert; betätigen Sie nach Eingabe des Umsatzes die -Taste, so handelt
es sich um eine Haben-Buchung.
1 Geben Sie einen Buchungssatz unter Beachtung der Muss-Felder ein.
2 Die Eingabe in einem Feld schließen Sie mit der -Taste ab.
Sie gelangen ins folgende Feld. Mit der -Taste kehren Sie ins vorhergehende Feld zurück.
3 Wenn Sie den Umsatz und das Gegenkonto bereits eingegeben haben, gelangen Sie von allen Feldern ab dem Feld
Gegenkonto mit der - Taste zum Zeilenende.
Es werden ab dem jeweiligen Feld alle Werte aus dem letzten Buchungssatz, die der Schlepplogik unterliegen, übernommen.
4 In jedem Feld stehen Ihnen Sprungfunktionen zur Verfügung. Mit diesen können Sie den Eingabecursor unmittelbar in
bestimmte Eingabefelder positionieren (unabhängig von der Richtung):
- : Sprung ins Feld Datum
- : Sprung ins Feld KOST1
- : Sprung ins Feld Buchungstext
- : Sprung ins Feld Skonto
5 Die Felder Belegfeld1, Datum und Konto unterliegen der Schlepplogik. Wenn Sie in diese Felder keinen Wert eingeben,
werden diese vom vorhergehenden Buchungssatz übernommen.
6 Um im Feld Konto bzw. Gegenkonto ein vorhandenes Konto auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Geben Sie den Anfangsbuchstaben (bzw. Teile davon) der Kontobezeichnung direkt ein.
Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Konto bzw. Auswahl Gegenkonto, in dem selektiv alle bebuchten oder
beschrifteten Konten angezeigt werden. Sie können dann das gewünschte Konto suchen und in die Buchungszeile
übernehmen. Wenn Sie den/die Anfangsbuchstaben erfasst haben, werden ggf. die entsprechenden Konten sofort
angezeigt.
7 Um ein neues Konto bzw. Gegenkonto zu erfassen, geben Sie ein noch nicht definiertes Konto direkt ein.
Sie erhalten automatisch das Erfassungsfenster für die Kontenbeschriftung. Bei Sachkonten können Sie die
Kontobeschriftung, für Mandanten ohne OPOS bei Personenkonten die Kontenbeschriftung und die USt-IdNr. und bei
Mandanten mit OPOS bei Personenkonten die Stammdaten Ihrer Geschäftspartner erfassen.
8 Schließen Sie den Buchungssatz mit der -Taste oder mit der -Taste ab, wenn Sie im Feld Buchungstext stehen.
B.3)2.
Buchungssatz ändern oder korrigieren
Buchungssätze können Sie sowohl in der Primanota- als auch in der Kontoblatt- bzw. OPOS-Ansicht korrigieren.
So ändern und korrigieren Sie Buchungssätze
Voraussetzung
Die Buchungszeile muss leer sein.
1 Doppelklicken Sie in der Ansicht auf den Buchungssatz, den Sie ändern möchten.
--ODER--
Markieren Sie in der Ansicht den Buchungssatz und klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten Buchungssatz und wählen Sie Zeile ändern.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Zeile ändern.
--ODER--
Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen Buchungssatz und drücken Sie oder .
Der Buchungssatz wird in die Buchungszeile übertragen.
2 Ändern und korrigieren Sie Ihre Buchungseingaben und schließen Sie den Buchungssatz ab.
Wenn sich der Eingabefokus im Anzeigebereich befindet, wechseln Sie mit in die Buchungszeile.
Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen oder den nächsten Buchungssatz zur Korrektur auswählen.
B.3)3.
Buchungssatz löschen
Buchungssätze können Sie sowohl in der Primanota- als auch in der Kontoblatt- bzw. OPOS-Ansicht löschen.
Wenn Buchungssätze gelöscht werden sollen, die aus einem Buchungsvorschlag der elektronischen Verarbeitung von Banken,
Kassen oder Rechnungen stammen, kann der bearbeitete Buchungsvorschlag wieder hergestellt werden, solange Sie sich in
der aktuellen Buchungsvorschlagsliste befinden. Wenn der Buchungsvorschlag in mehrere Buchungen aufgeteilt wurde,
müssen alle Buchungen zum Buchungsvorschlag gelöscht werden, um diesen wieder herzustellen.
So löschen Sie Buchungssätze
1 Um eine Buchung direkt in der Ansicht (Primanota, Konto bzw. OPOS) zu löschen, markieren Sie den gewünschten
Buchungssatz und drücken Sie die -Taste.
--ODER--
Klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten Buchungssatz und wählen Sie Zeile löschen.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Zeile löschen.
Der Buchungssatz wird gelöscht.
2 Um eine Buchung, die Sie zur Korrektur in die Buchungszeile übernommen haben, zu löschen, drücken Sie die -Taste.
--ODER--
--ODER--
Der Buchungssatz wird in der Buchungszeile gelöscht. Gleichzeitig wird er auch in der Ansicht entfernt.
3 Um eine Buchung in der Buchungszeile zu erfassen und die Eingaben zu löschen, drücken Sie die -Taste.
--ODER--
--ODER--
Der bisher erfassten Werte in der Buchungszeile werden gelöscht.
B.3)4.
Buchungssatz kopieren
So kopieren Sie Buchungssätze
Voraussetzung
1 Markieren Sie in der Ansicht den Buchungssatz, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie in der Ansicht für den markierten Buchungssatz das Kontextmenü und wählen Sie Zeile kopieren.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Zeile kopieren.
--ODER--
Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen Buchungssatz und drücken Sie .
Der Buchungssatz wird kopiert.
Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen.
B.3)5.
Buchungssatz suchen
Sie können während der Buchungserfassung einen bereits erfassten Buchungssatz suchen. Die Suche ist für alle Begriffe der
Spaltenbezeichnungen möglich.
So suchen Sie eine Buchung
1 Um eine Buchung zu sehen, die sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befindet, betätigen Sie in den Bildlaufleisten die
2 Um eine Suchfunktion zu nutzen, rufen Sie diese mit dem Symbol auf.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Suchen bzw. die Tastenkombination + .
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff
auswählen.
Das Dialogfenster Suchen wird geschlossen. Sie erhalten eine Buchung mit dem gewünschten Suchbegriff.
3 Um die Suche für den eingegebenen Suchbegriff fortzusetzen, klicken Sie in die geöffnete Auswertung im oberen
Bildschirmbereich und betätigen Sie die Taste .
Sie erhalten die nächste Buchung mit dem Suchbegriff.
4 Alternativ können Sie eine spaltenbezogene Suchfunktion verwenden: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die
entsprechende Spaltenbeschriftung in der Ansicht.
5 Wählen Sie Suche starten. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Der Buchungssatz wird gesucht. Wenn ein Buchungssatz mit dem gewünschten Suchkriterium gefunden wird, wird dieser
markiert in der Ansicht angezeigt. Sie können ihn dann bearbeiten.
6 Um die Suche fortzusetzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Spaltenbeschriftung und öffnen das
Kontextmenü. Wählen Sie jetzt den Eintrag Weitersuchen.
Es wird die nächste Buchung gesucht, die das Suchkriterium erfüllt und gegebenenfalls in der Ansicht angezeigt.
B.3)6.
Konto / Gegenkonto / Geldkonto auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Auswahl Konto / Gegenkonto / Geldkonto
Sie wählen aus der Liste ein Konto aus. Das Selektionskriterium für die Kontenauswahl, das Sie zuletzt gewählt haben, wird
gespeichert.
So wählen Sie ein Konto / Gegenkonto / Geldkonto aus
1 Wählen Sie in der Gruppe Kontoselektion, ob in der Kontenauswahl alle Konten, nur die Sachkonten oder nur die
Debitoren bzw. Kreditoren angezeigt werden sollen.
2 Wählen Sie in der Gruppe Eigenschaften, ob die in der Gruppe Kontoselektion ausgewählten Konten durch weitere
Kriterien eingeschränkt werden sollen (Anzeige der bebuchten, der beschrifteten, der genutzten oder der im Vorjahr
bebuchten Konten).
3 Wenn Sie das gewünschte Konto kennen, geben Sie die Kontonummer bzw. Kontobezeichnung im Feld Konto bzw.
Bezeichnung ein.
Das Konto ist markiert.
--ODER--
Falls Sie das gewünschte Konto nicht exakt kennen, geben Sie Teile der Kontonummer bzw. der Kontobezeichnung (z.B.
Anfangsbuchstaben) im Feld Konto bzw. Bezeichnung ein und betätigen Sie die -Taste.
Die Spalten Konto-Nr. bzw. Bezeichnung werden entsprechend numerisch bzw. alphabetisch sortiert; es wird ein
Konto vorgeschlagen, das den Suchbegriff enthält.
4 Um bei einer umfangreichen Kontenliste ein bestimmtes Konto zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, oder
betätigen Sie die Tastenkombination + .
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben. Nach Eingabe
eines Suchbegriffes können Sie für die Auswahl des Kontos eine Trefferliste generieren und somit die Kontoauswahl weiter
eingrenzen.
--ODER--
Das Konto wird mit seiner Beschriftung in die Buchungszeile übernommen; das Dialogfenster wird geschlossen.
7 Falls Sie den SKR 14 geschlüsselt haben, können Sie auch eine Selektion nach Textschlüssel vornehmen.Es werden nur
die beschrifteten Textschlüssel angezeigt. Bei der Auswahl des Geldkontos stehen die Textschlüssel nicht zur Verfügung.
Sie können dann analog zur Kontenauswahl den gewünschten Textschlüssel direkt eingeben, nach der Bezeichnung
suchen, die Liste nach den Bezeichnungen sortieren lassen oder direkt aus der Liste einen Textschlüssel wählen.
B.3)7.
Spalten in der Ansicht konfigurieren
Für die Anzeige der Ansicht (z.B. Primanota) auf dem Bildschirm stehen Ihnen Hilfsfunktionen zur Verfügung: Einsatz der
Bildlaufpfeile, Suchfunktionen, Spaltenbearbeitung (Veränderung der Spaltenbreite und Reihenfolge, Ausblenden von Spalten).
So ändern Sie die Spaltenreihenfolge und Spaltenbreite
1 Um in der Ansicht die Spaltenreihenfolge zu ändern oder Spalten auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung.
Sie erhalten das Kontextmenü.
2 Wählen Sie im Kontextmenü Einstellungen Liste.
Sie erhalten das Register Einstellungen Liste, in dem Sie in der Registerkarte Liste formatieren die Spaltenreihenfolge
ändern oder vorhandene Spalten ausblenden können.
--ODER--
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenbeschriftung. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und schieben Sie
den Mauscursor, der nun ein zusätzliches Symbol erhält, bis zur Spalte, vor der Sie die Spalte wieder einfügen möchten.
Lassen Sie die linke Maustaste los.
Die Spalte wird an die neue Stelle verschoben.
3 Um die Spaltenbreite zu ändern, bewegen Sie den Cursor mit der Maustaste an den Rand des Namens einer
Spaltenbeschriftung, bis sich das Aussehen der Cursors ändert. Ziehen Sie dann mit der linken Maustaste den Cursor nach
rechts oder links, bis die Spaltenbreite Ihren Vorstellungen entspricht.
4 Um die getroffenen Listen- und Spalteneinstellungen aufzuheben, öffnen Sie mit der rechten Maustaste an einer beliebigen
Stelle der Spaltenbeschriftung das Kontextmenü und wählen Sie Einstellungen zurücksetzen.
Die Spalten werden in ihrer ursprünglichen Breite und Reihenfolge angeordnet.
B.3)8.
Währungsumrechnung durchführen
Wenn Sie Belege in ausgestellter Fremdwährung in die entsprechende Basiswährung umrechnen möchten, werden Sie beim
Buchen programmseitig komfortabel unterstützt. Wenn Sie unterschiedliche EWU-Währungen eingeben, findet die
Umrechnung automatisch statt; Sie brauchen keine Kurse eingeben. Wenn Sie aus der Liste WKZ eine Nicht-EWU-Währung
wählen (z.B. US-Dollar), erfassen Sie zunächst den Umsatz gemäß Beleg. Bei Abschluss des Buchungssatzes erhalten Sie
dann automatisch das Dialogfenster Währungsumrechnung. Dort geben Sie dann einen Umrechnungskurs ein bzw. wählen
einen Kurs, den Sie in der Kurstabelle hinterlegt haben.
Bei Euro-Belegen wird die Umrechnung automatisch durchgeführt !
Belege, die in der Währung Euro oder - bei umgestellter Basiswährung auf Euro - in DM ausgestellt sind, müssen Sie
über die Währungsumrechnung nicht umrechnen. Wählen Sie hierzu in der Buchungszeile das entsprechende
Währungskennzeichen (WKZ) und buchen Sie den Beleg in der ausgestellten Währung. Das Programm rechnet dann
automatisch diesen Beleg in die Basiswährung um.
Beispiel: Sie haben im Programm die Basiswährung DM hinterlegt und möchten eine Rechnung - ausgestellt in Euro -
buchen. Für diese Rechnung nutzen Sie in der Buchungszeile das Eingabefeld WKZ. Wählen Sie EUR und erfassen Sie
im Feld Umsatz bzw. Skonto den gestellten Rechnungsbetrag.
Sie können die Währungsumrechnung explizit über das Symbol aufrufen, wenn Sie sich in den Eingabefeldern
Umsatz bzw. Skonto befinden.
So führen Sie die Umrechnung von Fremdwährungen durch
1 Wählen Sie aus der Liste WKZ eine von der Basiswährung abweichende Fremdwährung.
2 Geben Sie die Werte gemäß Beleg ein und schließen Sie den Buchungssatz ab.
Wenn es sich um zwei EWU-Währungen handelt, findet die Umrechnung automatisch statt. Wenn eine beteiligte Währung
eine Nicht-EWU-Währung ist, erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Währungsumrechnung, in dem der
eingegebene Umsatzbetrag angezeigt wird.
3 Geben Sie im Dialogfenster Währungsumrechnung einen Umrechnungskurs ein oder wählen Sie aus der Liste Kurs einen
bereits gespeicherten Umrechnungskurs. Klicken Sie auf OK.
Das Dialogfenster Währungsumrechnung wird geschlossen; der Eingabewert, Eingabekurs und der umgerechnete Wert
wird an die Buchung übergeben. Der Eingabewert und der umgerechnete Wert können in den Auswertungen angezeigt
werden.
4 Wenn Sie mehrere Buchungen in der Fremdwährung eingeben, wird der Kurs, den Sie für die 1. Fremdwährungs-Buchung
eingegeben haben, automatisch vorbelegt (Schleppfeld).
Kassenminusprüfung
Wenn Sie die Kassenminusprüfung aktiviert haben, wird analog dem Modus OPOS-Zahlungen der im Währungsrechner
umgerechnete Wert in die Buchungszeile übernommen.
Währungsumrechnung aufrufen
Wenn Sie sich in den Eingabefeldern Umsatz bzw. Skonto befinden, können Sie die Währungsumrechnung explizit
über das Symbol bzw. die Taste aufrufen (oder über den Menüpunkt / Kontextmenüpunkt Bearbeiten |
Währungsumrechnung). Eine Umrechnung im Feld Skonto ist für Nicht-EWU-Währungen nicht möglich.
Währungstabelle / Kurstabelle
Sie können für die Fremdwährungsrechnung weitere buchungsunterstützende Funktionen nutzen. Dazu rufen Sie unter
Extras | Fremdwährung | Währungstabelle bzw. Extras | Fremdwährung | Kurstabelle die Währungsverwaltung
auf. In der Währungstabelle legen Sie fest, mit welchen Währungen Sie beim Buchen arbeiten möchten. Diese werden
dann auch in der Liste WKZ zur Auswahl angeboten. In der Kurstabelle können Sie für Fremdwährungen für einen
bestimmten Zeitraum Umrechnungskurse definieren. Diese können dann bei der Währungsumrechnung beim Buchen
übernommen werden.
B.3)9.
Tastenbelegung beim Dialogbuchen / Dialogerfassen
Sie können Buchungssätze alternativ durch Bedienung der Maus oder der Tastatur eingeben.
Die Tasten besitzen folgende Bedeutung:
Taste / Tastenkombination Funktion
Erzeugen einer Soll-Buchung (im Eingabefeld Umsatz).
--ODER--
Springen zum nächsten Eingabefeld.
--ODER--
Verarbeiten der Buchung (nur nach letztem Eingabefeld
der Buchungszeile).
Hinweis für Laptop-Nutzer:
Die Kurzbuchung kann mit mit der Tastenkombination
Fn und erzeugt werden.
Erzeugen einer Haben-Buchung (im Eingabefeld Umsatz
).
--ODER--
Erzeugen einer Kurzbuchung (wenn alle
Muss-Eingabefelder gefüllt sind).
Springen zum nächsten Feld.
+ Springen zum vorherigen Feld.
(im Nummernblock) Springen zum vorherigen Eingabefeld.
(im Nummernblock) Springen zum Eingabefeld Datum.
Springen zum Eingabefeld KOST1.
(im Nummernblock); nicht im Feld Buchungstext Springen zum Eingabefeld Skonto.
Springen zum Eingabefeld Buchungstext.
+ Korrigieren von Beschriftung Konto.
+ Korrigieren von Beschriftung Gegenkonto.
+ (im Feld BU Gegenkto bzw. Feld BU) Öffnen des Dialogfensters Auswahl BU-Schlüssel.
Löschen des Buchungssatzes.
Wechseln zwischen Erfassung und Anzeige.
Kopieren eines Buchungsfeldes.
Kopieren einer Buchungszeile.
Korrigieren der Buchungszeile.
Aufrufen der Währungsumrechnung (nur im Eingabefeld
Umsatz bzw. Skonto möglich).
(in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1,
KOST2, Buchungstext)
Öffnen des jeweiligen Auswahlfensters.
+ + Wechseln zur Ansicht der Primanota.
+ + Wechseln zur Ansicht des FIBU-Kontos.
+ + Wechseln zur Ansicht des OPOS-Kontos.
+ + Wechseln in den Buchungsmodus Standardbuchen.
+ + Wechseln in den Buchungsmodus OPOS-Rechnungen.
+ + Wechseln in den Buchungsmodus OPOS-Zahlungen.
+ + Aufrufen der Sammelzahlung (nur im Buchungsmodus
OPOS-Zahlungen).
+ + Aktivieren/Deaktivieren der automatischen
Belegfeld1-Erhöhung.
+ + Aktivieren/Deaktivieren der Kassenminusprüfung.
+ + Wechseln zur Buchungsvorschlagsliste.
+ + Bearbeiten von Buchungsvorschlägen.
+ + Abgleichen des FIBU-Saldos mit dem Bankauszug.
Durchführen einer Skontoprüfung.
+ Aktivieren der Eingabefelder und Ändern des Soll-/Haben -
Kennzeichens (nur im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen
bzw. -Rechnungen).
+ (im Nummernblock) Erfassen der Abstimmsumme.
+ (im Nummernblock) Setzen der Gruppensumme.
+ + Neuberechnen der Gruppensumme.
+ Erstellen einer Generalumkehr-Buchung.
+ Erfassen oder Anzeigen von Zusatzinformationen.
+ Wechseln der Umsatzsteuerart.
+ Erfassen oder Anzeigen einer Notiz zum Konto.
+ + Erfassen oder Anzeigen einer Notiz zum Gegenkonto.
+ Öffnen des Dialogfensters OPOS-Zusatzinformationen zur
Erfassung von zusätzlichen Angaben zu einer Buchung.
+ Bereichsweises Ändern oder Löschen von Buchungen.
+ (in der Buchungszeile)
(im Nummernblock) im Feld Buchungstext
Öffnen des Dialogfensters Buchungstexte zur Erfassung
von Buchungstextkonstanten und deren Übernahme in die
Buchungszeile.
+ + bzw. + + Übernehmen der Beschriftung des Kontos bzw. Gegenkontos
in das Feld Buchungstext.
+ Wechseln des Vorlaufs.
+ Vornehmen eines neuen Eintrags in die Lerndatei.
+ Vornehmen einer Buchung auf einem Zwischenkonto.
+ Aufrufen oder Beenden des Aufteilens von Buchungen.
+ Anzeigen des (handelsbilanziellen) Bilanzpostens (in der
Bearbeitung des Jahresabschlusses).
+ Anzeigen des steuerbilanziellen Bilanzpostens (in der
Bearbeitung des Jahresabschlusses).
(im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto) Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw.
Gegenkonto) zur Erfassung von Kontenbeschriftungen.
im Feld Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw.
+ Zurückblättern zum vorhergehenden Konto (in der Ansicht
FIBU- bzw. OPOS-Konto).
+ Weiterblättern zum nächsten Konto (in der Ansicht FIBUbzw.
OPOS-Konto).
+ Springen von der Buchungszeile in das Eingabefeld für die
Kontonummer (in der Ansicht FIBU-bzw. OPOS-Konto).
(im Eingabefeld für die Kontonummer in der Ansicht
FIBU- bzw. OPOS-Konto)
Springen vom Eingabefeld für die Kontonummer (in der
Ansicht FIBU-bzw. OPOS-Konto) in die Buchungszeile.
(Tabelle! S. PDF! (Darst. Schaltflächen: s. Original!)
B.3)10.
Übersicht Steuer- und Berichtigungsschlüssel
Sie können in der Buchungszeile im Feld BU Gegenkonto einen Steuer- bzw. Berichtigungsschlüssel (BU-Schlüssel)
eingeben. Die folgende Tabelle enthält eine Aufstellung aller gültigen Steuer- und Berichtigungsschlüssel (DE).
Übersicht Steuerschlüssel für landwirtschaftliche Buchführungen mit SKR 14
Übersicht Steuer- und Berichtigungsschlüssel für Österreich
Buchungssatzbezogener Wechsel der Umsatzsteuerart
Bedeutung der Steuerschlüssel
Nummer Bedeutung
1 Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)
2 Umsatzsteuer 7%
3 Umsatzsteuer 16%
4 gesperrt
5 Umsatzsteuer 15%
6 gesperrt
7 Vorsteuer 15%
8 Vorsteuer 7%
9 Vorsteuer 16%
46 Erbrachte Leistungen §13b
50 -59 Individueller USt-Schlüssel
91 Erhaltene Leistungen § 13b
VSt 7 %, USt 7 %
VSt 0 %, USt 7 %
93 50%-Reduzierung des Vorsteuerabzugs bei auch privat oder für
unternehmensfremde Zwecke genutzte Fahrzeuge, die zwischen dem 31.3.99
und dem 31.12.2003 angeschafft, hergestellt oder gemietet wurden.
VSt 16 %, USt 16 %
VSt 0 %, USt 16 %
Bedeutung der Berichtigungsschlüssel
Nummer Bedeutung
2 Generalumkehr
3 Generalumkehr bei aufzuteilender Vorsteuer
4 Aufhebung der Automatik
8 Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik
9 Aufzuteilende Vorsteuer
31 - 35 Generalumkehr für Buchungen mit Steuerschlüssel 91 - 95
70 - 79 Generalumkehr bei individuellem USt-Schlüssel
86 Generalumkehr bei Steuerschlüssel 46 - Erbrachte Leistungen §13b
Bedeutung der Steuer- und Generalumkehrschlüssel bei Buchungen mit einem EG-Tatbestand ab Buchungsjahr
1993 (6. und 7. Stelle des Gegenkontos)
Nummer Bedeutung
10 / 60 nicht steuerbarer Umsatz in Deutschland mit Steuerpflicht im EU-Land
11 / 61 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug)
12 / 62 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer
7%
13 / 63 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 16%
15 / 65 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung zum vollen alten Steuersatz
(15% ab Belegdatum 1.4.98)
17 / 67 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum vollen alten Steuersatz
(USt 15%, Vorsteuer 15% ab Belegdatum 1.4.98)
18 / 68 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum ermäßigten Steuersatz
(USt 7%, Vorsteuer 7%)
19 / 69 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum vollen Steuersatz (USt
16%, Vorsteuer 16%)
Erläuterung:
Nr. 10 bis 19: Steuerschlüssel
Nr. 60 bis 69: Generalumkehrschlüssel
(Tabelle! S. PDF)
B.3)11.
Das Feld Belegfeld 2 benötigen Sie für die Offene-Posten-Buchführung (OPOS). Sie können in diesem Feld für eine Buchung
zusätzliche Angaben zur Fälligkeitsermittlung oder zur Banksteuerung im Zahlungsvorschlag oder eine Belegnummer erfassen.
Für die Hauptbuchführung ist dieses Feld ohne Bedeutung.
Die Erfassung einer Belegnummer ist zulässig, wenn eine Zahlungseingangs- oder Zahlungsausgangsbuchung bzw. eine
Gutschrift vorliegt. Dazu können Sie einen alphanumerischen Wert eingeben (Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben sowie
folgende Sonderzeichen: $ & % * + - / ). Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt,
Komma, Semikolon und Doppelpunkt).
Folgende Eingaben können Sie im Belegfeld 2 vornehmen:
Ausgangsrechnung (Debitor-Soll-Buchung)
Ein abweichendes Fälligkeitsdatum im Format TTMMJJ.
Hinweis: Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt
Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z. B. geplatzte Lastschrift) möglich.
Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto mit der Funktion Geldkonto erfolgt.
Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein, bestehend aus 1 bis 4 Stellen:
Zwei Stellen von rechts: Festlegen der Zahlungsbedingungen 10-97: bei Nutzung der zentralen Zahlungsbedingungen z.B.
Eingabe 15 für ZB 15
Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400
Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit der Zahlungsbedingung 15
beglichen werden: Eingabe 4415.
Ausschluss aus dem Zahlungsvorschlag bzw. Mahnwesen: Eingabe einer 9.
Eingangsrechnung (Kreditor-Haben-Buchung)
Ein abweichendes Fälligkeitsdatum im Format TTMMJJ.
Hinweis: Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt
Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z. B. geplatzter Scheck) möglich.
Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto mit der Funktion Geldkonto erfolgt.
Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein bestehend aus 1 bis 4 Stellen:
Zwei Stellen von rechts: 1. Stelle Zahlungsartenschlüssel 1 bis 5 (aus MPD oder Kreditorensatz) oder bei Nutzung der
zentralen Zahlungsbedingungen Eingabe 10-97.
Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400.
Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit der Zahlungsbedingung 12
beglichen werden: Eingabe 4412.
Ausschluss aus dem Zahlungsvorschlag: Eingabe einer 9.
Zahlungsein- bzw. -ausgang oder Gutschrift (Debitor-Haben- bzw. Kreditor-Soll-Buchung)
Eine beliebige bis zu 12 Stellen lange Belegnummer, z.B. Bankauszugsnummer, Kassenbuchseite etc.
Ausnahme: Unter Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Ordner Basisprogrammdaten |
Erfassungsmaske Fälligkeit bei Gutschriften haben Sie der Eintrag 1 Fälligkeit ermitteln geschlüsselt. In
diesem Fall werden Gutschriften wie Ein- und Ausgangsrechnungen behandelt (siehe folgenden Hinweis).
Ausnahme: Ausschluss aus dem Zahlungsverkehr bzw. Mahnwesen: Eingabe einer 9.
Erfassen einer Fälligkeit bei Gutschriften
Gutschriften können analog zu Ausgangs- oder Eingangsrechnungen mit den Angaben zur Fälligkeitsermittlung, zur
Banksteuerung im Zahlungsvorschlag oder als Ausschlusskriterium erfasst werden. Andere Eingaben werden als
Belegnummer interpretiert. Die Eingabe einer Banksteuerung ist nur in Verbindung mit einer Zahlungskondition möglich.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie für Debitoren bzw. Kreditoren unter Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte
OPOS | Ordner Basisprogrammdaten | Erfassungsmaske Fälligkeit bei Gutschriften den Eintrag 1 Fälligkeit
ermitteln wählen.
Als Gutschriften gelten alle Guthaben-Posten, die im Gegenkonto kein Geldkonto betreffen. Gutschriften, die als
Generalumkehr gebucht werden, können ebenfalls mit einer Fälligkeit versehen werden.
Wenn Sie eine Gutschrift ohne Eingabe im Feld Belegfeld 2 oder mit einer Belegnummer erfassen, wird keine Fälligkeit
ermittelt.
Diese Funktion gilt ausschließlich für die OPOS-Auswertungen am PC (nicht für die Auswertungen im Rechenzentrum).
B.3)12.
Übersicht der Feldformate für die Eingabefelder der Buchungszeile
Bei der Erfassung von Buchungssätzen stehen Ihnen die Eingabefelder mit folgenden Feldformaten zur Verfügung:
Felderweiterungen
Feldbezeichnung Format
WKZ alle Währungen
Umsatz (Eingabebetrag) 10.2 (10 Stellen, 2 Nachkommastellen)
Konto / Gegenkonto max. 8 (bei Sachkonten); max. 9 (bei Personenkonten)
Skonto 8.2 (8 Stellen, zwei Nachkommastellen)
Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) alphanumerisch 12 Stellen
Belegfeld 2 (Belegnummer) alphanumerisch 12 Stellen
KOST1 alphanumerisch 8 Stellen
KOST2 alphanumerisch 8 Stellen
KOST-Menge 9.2 (9 Stellen, 2 Nachkommastellen)
Zusatzinformationen (max. 8 Pärchen) Informationsart: alphanumerisch 20 Stellen
Informationsinhalt: alphanumerisch 210 Stellen
Abweichende Formate der KOST-Felder i.V.m. dem SKR 14
Wenn Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, besitzen die KOST-Felder
abweichende Formate.
Siehe hierzu: Erfassung von Mengen (Stück/Gewicht) und BZW-Nummer
Hinweise zur Erfassung und Darstellung der Kontonummern
Sie erfassen die Kontonummern, indem Sie alle Stellen ohne Komma normal eingeben. Für die Anzeige und den Druck der
Kontonummern erfolgt die Ausgabe mit einem Blank (Leerfeld) nach der 4. Stelle bei Sachkonten bzw. nach der 5. Stelle bei
Personenkonten.
Die folgende Tabelle enthält hierzu Beispiele:
Sachkontolänge des
Kontos
458
PKW 320 320 0 320 0000
Kasse 1000 1000 0 1000 0000
Erlöse 8400 8400 0 8400 0000
Debitor 10000 10000 0 10000 0000
(Tabelle! S. PDF!)
B.3)13.
Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Standardmodus)
Das Fenster besteht aus einem oberen und unteren Bildschirmbereich:
Oberer Bildschirmbereich:
Im oberen Teil kann alternativ die Primanota, das FIBU-Konto oder das OPOS-Konto (nur bei OPOS-Mandanten) angezeigt
werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt Ansicht die gewünschte Alternative wählen. In der
Primanota-Ansicht sehen Sie sämtliche Angaben zu den erfassten Buchungssätzen. In der Spalte HK sehen Sie ggf. die
Herkunft von Buchungssätzen aus einer Erfassungsdatei, die Sie z.B. in der Stapelverarbeitung übernommen haben. Wenn
Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die
entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken.
Unterer Bildschirmbereich:
Sie erfassen oder ändern Buchungssätze und geben weitere buchungsrelevante und buchungssteuernde Daten wie
Kontenbeschriftungen ein. Sie können die Abstimm- und Gruppensumme setzen, Informationen zu EU-Buchungen
eingeben, Zusatzinformationen hinterlegen, ein Gegenkonto bzw. Konto auswählen und Beschriftungen zu Sach- und
Personenkonten erfassen.
In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können: Sie sehen den aktuellen
Buchungsmodus, in dem Sie sich befinden (Standardmodus, OPOS-Rechnungen bzw. -Zahlungen, evtl. Sammelzahlung).
Sie erkennen, ob Sie die Korrektur eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und
Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde.
Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern,
Vorlauf wechseln).
Fremdwährungs-Fähigkeit
Die Basiswährung sehen Sie im Statusbereich am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie eine Buchung abweichend von der
Basiswährung erfasst haben, sehen Sie in der Primanota in der Spalte WKZ (hinter der Buchungssatznummer) die
Währung. In den Spalten WKZ, Basisw.-Umsatz und Kurs (am Ende der Primanota) können Sie die Basiswährung,
den Umsatz umgerechnet in die Basiswährung sowie ggfs. den Umrechnungskurs (wenn eine Nicht-EWU-Währung
verwendet wurde) erkennen.
Wenn Sie beim FIBU- bzw. OPOS-Konto auch den Eingabebetrag sehen möchten (für Kontrollzwecke, wenn die
Eingabewährung von der Basiswährung abweicht), aktivieren Sie unter Eigenschaften in der Registerkarte Auswertung
das Kontrollkästchen Ansicht Konten mit Eingabebetrag.
Im Anzeigefeld Saldo sehen Sie die aktuellen Kontensalden in der Basiswährung.
B.3)14.
Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Modus OPOS-Rechnungen)
Im oberen Teil kann alternativ das OPOS-Konto (Standardeinstellung), die Primanota oder das FIBU-Konto angezeigt
werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt Ansicht die gewünschte Alternative wählen. In der
Primanota-Ansicht sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Wenn Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes
FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten
Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken.
Sie können mit der Schaltfläche OPOS-Suche unter Verwendung unterschiedlicher Suchkriterien nach einem OPOS-Konto
suchen.
Wenn Sie einen Buchungssatz abschließen, wird automatisch das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet. Sie können es mit
schließen. Zur Primanota wechseln Sie mit der Schaltfläche Primanota, um z.B. einen Buchungssatz zu korrigieren.
Weitere Einstellungen können Sie unter Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern, Vorlauf
wechseln).
B.3)15.
Übersicht Bildschirmelemente beim Dialogbuchen (Modus OPOS-Zahlungen)
Im oberen Teil kann alternativ das OPOS-Konto (Standardeinstellung), die Primanota oder das FIBU-Konto angezeigt
werden. Die Einstellung hierfür treffen Sie, indem Sie im Menüpunkt die gewünschte Alternative wählen. In der
Primanota-Ansicht sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Wenn Sie die Auswirkungen einer Buchung auf ein konkretes
FIBU- oder OPOS-Konto sehen möchten, stellen Sie die entsprechende Ansicht ein. Sie können den Inhalt der gewählten
Ansicht (Primanota oder Konto) auch direkt drucken.
Sie können mit der OPOS-Suche unter Verwendung unterschiedlicher Suchkriterien nach einem OPOS-Konto suchen und
über das Dialogfenster OPOS-Suche die Sammelzahlung zu starten.
Wenn Sie einen Buchungssatz abschließen, wird automatisch das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet. Sie können es mit
schließen. Zur Primanota wechseln Sie mit der Schaltfläche Primanota, um z.B. einen Buchungssatz zu korrigieren.
Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten | Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern,
Vorlauf wechseln).
B.4) Buchungsabläufe optimieren
B.4)1.
Ansicht ändern
Im oberen Bildschirmbereich können Sie die Primanota, das FIBU-Konto und bei OPOS-Mandanten auch das OPOS-Konto
einblenden. Daneben können Sie ggfs. bei der Übernahme von elektronischen Bankkontoumsätzen und vorerfasster Kassen
die Buchungsvorschlagsliste anzeigen.
Anzeige des Gegenkontos im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen und -Rechnungen
Wenn Sie die Ansicht auf das FIBU- bzw. OPOS-Konto ändern, wird das Konto angezeigt, das Sie im Gegenkonto
zuletzt bebucht haben.
Im Buchungsmodus Standardbuchen ist der in den Eigenschaften eingestellte Bezug maßgeblich für den Inhalt des
FIBU- bzw. OPOS-Kontos.
So ändern Sie die Ansicht
1 Wählen Sie Ansicht | Primanota oder Ansicht | FIBU-Konto oder Ansicht | OPOS-Konto oder Ansicht |
Buchungsvorschlagsliste.
Die entsprechende Ansicht wird eingeblendet.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol .
Sie erhalten das Register Eigenschaften.
--ODER--
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das jeweilige Symbol für die Ansicht.
2 Wählen Sie in der Registerkarte Ansicht den Schaltknopf für die gewünschte Ansicht und klicken Sie auf OK.
Das Register Eigenschaften wird geschlossen; die entsprechende Ansicht wird eingeblendet.
B.4)2.
Buchungsmodus ändern
Für die Eingabe der Buchungen gibt es drei Buchungsmodi:
Standardbuchen
Dieser Modus steht immer zur Verfügung.
OPOS-Rechnungen
Dieser Modus steht nur bei Nutzung von OPOS zur Verfügung. In diesem Modus wird insbesondere die Erfassung von
Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt. Diese Vorgänge können jedoch auch im Standardbuchen erfasst werden.
OPOS-Zahlungen
Dieser Modus steht nur bei Nutzung von OPOS zur Verfügung. In diesem Modus wird insbesondere die Erfassung von
Bankbuchungen unterstützt. Diese Vorgänge können jedoch auch im Standardbuchen erfasst werden.
So ändern Sie den Buchungsmodus
Wählen Sie Ansicht | Standardbuchen oder Ansicht | OPOS-Rechnungen oder Ansicht | OPOS-Zahlungen.
Es wird in den entsprechenden Buchungsmodus umgeschaltet.
Im Buchungsmodus OPOS-Rechnungen wird das Dialogfenster OPOS-Suche geöffnet, in dem Sie einen Suchbegriff für
ein Suchkriterium erfassen können.
Im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen wird das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen geöffnet, in
dem Sie das zu buchende Geldkonto auswählen. Danach befinden Sie sich im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen und
können im Dialogfenster OPOS-Suche einen Suchbegriff erfassen.
Buchen ohne OPOS-Suchmaske
Wenn Sie die OPOS-Suchmaske dauerhaft ausblenden möchten, betätigen Sie oder . Sie können dann
Sachkonten im Modus OPOS-Zahlungen eingeben, ohne dass das Dialogfenster OPOS-Suche eingeblendet wird. Wenn
Sie wieder Personenkonten bebuchen möchten und die OPOS-Suchmaske dazu benötigen, rufen Sie mit oder über
die Schaltfläche OPOS-Suche das Dialogfenster auf.
B.4)3.
Buchungen aufteilen
Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen
einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Netto- oder
Das Aufteilen ist im Modus Standardbuchen und OPOS-Rechnungen möglich.
So teilen Sie Buchungen auf
1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufteilen.
--ODER--
Wählen Sie Ansicht | Aufteilen.
--ODER--
Betätigen Sie die Tastenkombination + .
Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beginnen. Bereits in der Buchungszeile vorbelegte Felder sind im Dialogfenster
vorbelegt.
2 Erfassen Sie im Dialogfenster Aufteilen beginnen in den Eingabefeldern die Daten zur Aufteilung und schließen Sie die
Eingaben mit OK ab.
Sie befinden sich wieder in der Buchungserfassung; die Buchungszeile ist optisch hervorgehoben und mit den
eingegebenen Daten im Dialogfenster Aufteilen beginnen vorbelegt. Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Aufteilung
wird als Kontrollinstrument angezeigt.
3 Geben Sie jetzt die aufzuteilenden Buchungen ein.
Programmseitig werden Sie bei der Aufteilung unterstützt; ggfs. erhalten Sie automatisch das Dialogfenster Aufteilen
beenden.
4 Um die Aufteilung zu beenden oder einen anderen Gesamtbetrag zu erfassen, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche
Aufteilen bzw. wählen Ansicht | Aufteilen.
Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beenden, in dem Sie das weitere Vorgehen durch verschiedene Optionen
festlegen können.
B.4)4.
Buchung aufteilen beginnen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Aufteilen beginnen
Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Aufteilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen
einfacher erfassen. Sie können je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges mit Netto- oder
Im Dialogfenster Aufteilen beginnen geben Sie die Kriterien für die Aufteilung ein. Alle bereits in der Buchungszeile erfassten
Felder sind in diesem Dialogfenster vorbelegt.
So beginnen Sie die Aufteilung einer Buchung
1 Geben Sie im Feld Bruttogesamtbetrag den Zahlbetrag ein. Um einen Soll- bzw. Haben-Betrag zu erzeugen, verlassen Sie
das Feld mit bzw. mit .
Der Bruttogesamtbetrag wird anschließend angezeigt und dient als Kontrollinstrument, um alle Einzelpositionen der
Aufteilung richtig verbuchen zu können.
2 Um ein fixes Konto in der Buchungszeile festzulegen, aktivieren Sie den Schaltknopf Konto bzw. Gegenkonto. Geben Sie
anschließend die Kontonummer ein bzw. öffnen Sie das Dialogfenster Auswahl Konto (Gegenkonto) und wählen Sie aus
der Liste die gewünschte Kontonummer.
Es kann nur entweder das Konto oder das Gegenkonto als fixes Konto definiert werden. Das fehlende Konto für einen
vollständigen Buchungssatz erfassen Sie in der Buchungszeile. Die Buchungssätze für die einzeln aufzuteilenden
Positionen erfassen Sie ebenfalls in der Buchungszeile.
3 Geben Sie im Feld Datum das Buchungsdatum ein.
4 Geben Sie ggfs. in den restlichen Feldern Werte ein oder ändern Sie die vorhandenen Werte.
5 Legen Sie fest, ob die Umsatzerfassung in der Buchungszeile mit Brutto- oder Netto-Umsätzen erfolgen soll.
Wählen Sie den Schaltknopf Netto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Beleges als Netto-Beträge (ohne Steuer)
ausgewiesen sind. Wählen Sie Brutto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Beleges als Brutto-Beträge (inkl. Steuer)
ausgewiesen sind. Wenn Sie Netto gewählt haben, wird aus dem in der Buchungszeile eingegebenen Netto-Wert unter
Berücksichtigung des BU-Schlüssels bzw. des Automatikkontos der Brutto-Wert errechnet.
Das Fenster wird geschlossen. Sie befinden sich in der Buchungserfassung im Modus Aufteilen, in der die Buchungszeile
optisch hervorgehoben ist. Alle im Dialogfenster Aufteilen beginnen erfassten Felder mit Ausnahme des
Bruttogesamtbetrages sind in der Buchungszeile vorbelegt.
B.4)5.
Bruttogesamtbetrag in der Aufteilung ändern
So gelangen Sie zum Dialogfenster Bruttogesamtbetrag ändern
Bevor Sie die Aufteilung beenden, können Sie den Gesamtbetrag ändern. Sie können anschließend die Aufteilung mit dem
neuen Betrag fortsetzen und weitere Korrekturen vornehmen.
So ändern Sie den Gesamtbetrag
1 Ändern Sie im Feld Bruttogesamtbetrag den Zahlbetrag. Um einen Soll- bzw. Haben-Betrag zu erzeugen, verlassen Sie
das Feld mit bzw. mit .
Sie erhalten das Dialogfenster Aufteilen beenden, in dem Sie eine neue Teilbuchung erfassen und somit die Aufteilung
fortsetzen können.
B.4)6.
Aufteilen beenden durchführen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Aufteilen beenden
Im Dialogfenster Aufteilen beenden können Sie die Aufteilung abschließen. Sie können das Dialogfenster jederzeit während
des Buchens aufrufen; je nach Stand der Buchungen erscheint das Dialogfenster mit unterschiedlichen Alternativen.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten:
Rest als Skonto verbuchen (nur, wenn in der Summe mehr gebucht wurde als Gesamtbetrag erfasst wurde): Das
Dialogfenster Aufteilen beenden wird geschlossen. In der Buchungszeile wird ein Buchungssatz je nach
Buchungssachverhalt mit gewährtem Skonto oder erhaltenem Skonto vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann bestätigt oder
verändert werden.
Restbetrag letzter Teilbuchung zuschlagen und Aufteilung beenden (wenn noch ein positiver Restbetrag übrig ist): Es
ist bereits mindestens eine Teilbuchung erfasst worden und ein positiver Restbetrag vorhanden. Die Aufteilung wird beendet
und der Restbetrag wird der zuletzt erfassten Buchung zugeschlagen.
Neue Teilbuchung erfassen: Das Dialogfenster Aufteilen beenden wird geschlossen. Die Aufteilung ist noch nicht
beendet, da in der Buchungszeile eine neue Teilbuchung erfasst werden kann.
Aufteilung verwerfen: Die Aufteilung wird beendet, und alle bisher innerhalb der Aufteilung erfassten Buchungen werden
gelöscht.
Alle Buchungen der Aufteilung löschen: Die Aufteilung wird nicht beendet aber alle bisher innerhalb der Aufteilung
erfassten Buchungen werden gelöscht.
Aufteilung beenden bzw. Aufteilung trotz Abweichung beenden (Letzteres nur möglich, wenn noch nicht der gesamte
Betrag gebucht wurde): Sie können die Aufteilung beenden, wenn der Restbetrag Null ist, bzw. trotz Abweichung beenden,
wenn ein Restbetrag vorhanden ist.
So beenden Sie die Aufteilung
1 Um den Bruttogesamtbetrag für die Aufteilung zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Betrag ändern.
Sie erhalten das Dialogfenster Bruttogesamtbetrag ändern.
2 Aktivieren Sie den Schaltknopf für die gewünschte Alternative.
Die Aufteilung wird je nach gewählter Alternative fortgesetzt oder beendet.
B.4)7.
Sammelzahlung durchführen
Die Sammelzahlung ermöglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung für Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in
einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kunde z.B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, müssen für den
Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungssätze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung können Sie komfortabel
diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen.
Sie aktivieren die Sammelzahlung im Modus OPOS-Zahlungen.
Nachträglicher Ausgleich von offenen Posten bei unterschiedlichen Rechnungsnummern
So führen Sie die Sammelzahlung durch, wenn diese mehrere Konten betrifft
1 Wählen Sie Ansicht | OPOS-Zahlungen.
Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen.
2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen das Geldkonto.
Es wird das Fenster OPOS-Suche geöffnet.
3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelzahlung.
Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung.
4 Geben Sie im Dialogfenster Sammelzahlung den Zahlbetrag sowie ggfs. den Skontobetrag ein. Geben Sie das Datum und
ggfs. weitere Buchungsdaten ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Skontoautomatik, wenn der Skontobetrag bei jeder
Buchung vorgeschlagen werden soll. Klicken Sie im Dialogfenster Sammelzahlung auf OK.
Die Einstiegsmaske für die Sammelzahlung wird geschlossen; das Dialogfenster OPOS-Suche für die Eingabe eines
Kontos wird geöffnet.
Die Buchungszeile optisch hervorgehoben. Als Kontrollinstrument wird der Restzahlbetrag und Skonto der Sammelzahlung
angezeigt.
5 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche ein OPOS-Konto ein und klicken Sie auf OK.
Wenn mehrere offene Posten auf dem gewählten OPOS-Konto vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster
Rechnungsauswahl. Falls nur ein offener Posten auf einem Personenkonto vorhanden ist, wird der Ausgleich des offenen
Postens sofort in der Buchungszeile als Vorschlag angezeigt.
6 Doppelklicken Sie in der Auswahl auf die Rechnungsnummer oder auf den Debitor bzw. Kreditor, den Sie übernehmen
möchten.
Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen / Dialogerfassen für Vorlauf....
Die Daten werden in die Buchungszeile übernommen.
7 Buchen Sie den Zahl- bzw. Skontobetrag.
Sie erhalten automatisch das Dialogfenster Sammelzahlung beenden.
--ODER--
Falls die Sammelzahlung nur für ein Personenkonto durchgeführt wird, geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche ein
OPOS-Konto mit mehreren offenen Posten ein. Anschließend wählen Sie im Dialogfenster Rechnungsauswahl für Konto
mehrere Rechnungen. Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung, in dem der Zahlbetrag, der sich aus der
Multiselektion der Rechnungen ergibt, vorbelegt ist. Schließen Sie das Fenster mit OK. Die Zahlungen werden zu den
gewählten Rechnungen automatisch gebucht und das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird angezeigt.
Skontobetrag in der Sammelzahlung
Der Skontobetrag kann innerhalb der Sammelzahlung entweder in einer Summe (Skonto an Bank) oder einzeln über die
Skontospalte gebucht werden.
Fall 1: Keine Eingabe des Gesamtskontobetrags im Dialogfenster Sammelzahlung
Der Skontobetrag wird in einer Summe mit der Buchung Skonto an Bank ausgebucht. Die einzelnen Rechnungen
werden in voller Höhe ausgebucht, so dass ein negativer Restzahlbetrag entsteht. Danach kann in Höhe des
Restbetrags eine Skontodifferenz an Bank bzw. eine Zahlbetragsdifferenz per Saldo an Bank eingegeben
werden.
Alternativ kann der Skontobetrag einer bestimmten Rechnung über die Skontospalte zugeordnet oder auf mehrere
Rechnungen einzeln verteilt werden. Sie rufen dazu die Skontoprüfung mit oder Bearbeiten | Skontoprüfung
auf. Die einzelnen gebuchten Skontobeträge werden in der Statuszeile angezeigt.
Fall 2: Eingabe des Gesamtskontobetrages im Dialogfenster Sammelzahlung
Wenn Sie den Gesamt-Skontobetrag eingeben, können Sie das Skonto in einer Summe oder einzeln über die
Skontospalte ausbuchen. Wenn die Skontoautomatik eingeschaltet ist, erfolgt die anteilige Umsatzminderung
automatisch und das Skontofeld in der Buchungszeile wird mit dem Skontobetrag gefüllt.
Ohne Skontoautomatik kann für jeden Buchungssatz durch direkte Eingabe der Umsatz vermindert werden und
mittels Skontoprüfung die Skontoprüfung angestoßen werden, um ggfs. den Skontobetrag in die Buchungszeile
zu übernehmen.
B.4)8.
Sammelzahlung starten
So gelangen Sie zum Dialogfenster Sammelzahlung
Mit Hilfe der Sammelzahlung können Sie mehrere offene Rechnungen in einem Arbeitsschritt begleichen. Sie machen hier
Angaben zur Durchführung der Sammelzahlung.
So starten Sie die Sammelzahlung
1 Geben Sie den Zahlbetrag ein. Wenn Sie zuvor im Dialogfenster Rechnungsauswahl mehrere Rechnungen ausgewählt
haben, ist dieses Feld mit der Summe dieser Rechnungen vorbelegt. Lösen Sie nach Eingabe des Betrages eine Soll- bzw.
Habenbuchung aus (Soll durch -Taste, Haben durch -Taste).
2 Geben Sie im Feld Skontobetrag einen Betrag ein.
--ODER--
Wenn Sie den vom Programm vorgeschlagenen Zahlbetrag vermindert haben, können Sie den Skontobetrag berechnen
lassen. Klicken Sie dazu auf das Symbol bzw. drücken Sie die Taste .
Programmseitig wird ein Skontobetrag ermittelt sowie der Prozentsatz vom Zahlbetrag angezeigt. Das Kontrollkästchen
Skontoautomatik ist automatisch aktiviert. Bei aktiver Skontoautomatik wird die anteilige Umsatzminderung programmseitig
ermittelt.
3 Geben Sie das Datum ein (zwingende Eingabe).
4 Geben Sie in den restlichen Eingabefeldern gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein.
Das Dialogfenster wird geschlossen. Sie befinden sich im Buchungsmodus Sammelzahlung und können buchen.
Skontobetrag in der Sammelzahlung
Der Skontobetrag kann innerhalb der Sammelzahlung entweder summarisch (Skonto an Bank) oder einzeln über die
Skontospalte gebucht werden.
Fall 1: Keine Eingabe des Gesamtskontobetrags
Der Skontobetrag wird summarisch mit der Buchung Skonto an Bank ausgebucht. Die einzelnen Rechnungen
werden in voller Höhe ausgebucht, so dass ein negativer Restzahlbetrag entsteht. Danach kann in Höhe des
Restbetrags eine Skontodifferenz an Bank bzw. eine Zahlbetragdifferenz per Saldo an Bank eingegeben
werden.
Alternativ kann der Skontobetrag einer bestimmten Rechnung über die Skontospalte zugeordnet oder auf mehrere
Rechnungen einzeln verteilt werden. Sie rufen dazu die Skontoprüfung mit oder Bearbeiten | Skontoprüfung
auf. Die einzelnen gebuchten Skontobeträge werden in der Statuszeile angezeigt. Wenn kein Gesamtskonto
eingegeben wurde, wirkt die Skontoautomatik nicht.
Fall 2: Eingabe des Gesamtskontobetrages
Wenn Sie den Gesamt-Skontobetrag eingeben, können Sie das Skonto summarisch oder einzeln über die
Skontospalte ausbuchen. Wenn das Skonto ausgebucht wird, rufen Sie die Skontoprüfung mit auf. Bei
verminderten Umsatz erfolgt die übliche Skontoprüfung; ohne vorgeschlagenen Umsatz wird ein Skontovorschlag im
Verhältnis Restskonto / Verfügung bezogen auf den vorgeschlagenen Umsatz angezeigt. Wenn die Skontoautomatik
eingeschaltet ist, erfolgt die anteilige Umsatzminderung automatisch. Bei werden die Skontokonditionen
angezeigt.
B.4)9.
Einzelne Rechnung auswählen
So gelangen Sie zum Fenster Rechnungsauswahl für Konto
Wenn Sie im Dialogfenster OPOS-Suche als Suchfeld eine Kontonummer eingegeben haben und wenn für diese
Kontonummer mehrere offene Rechnungen vorliegen, werden diese hier angezeigt.
Suchen bei vielen Rechnungen
Wenn eine umfangreiche Liste mit Rechnungen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination +
das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein.
So wählen Sie eine Rechnung aus
1 Geben Sie im Feld Re-Nr. die gewünschte Rechnungsnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der -Taste (bzw.
durch Klicken auf OK) oder der Taste .
--ODER--
Markieren Sie die gewünschte Rechnung und bestätigen Sie die Eingabe mit der -Taste (bzw. durch Klicken auf OK)
oder doppelklicken Sie auf die markierte Rechnung.
Das Dialogfenster wird geschlossen; die ausgewählte Rechnung wird zur Bestätigung in die Buchungszeile übernommen.
B.4)10.
Mehrere Rechnungen für Sammelzahlung auswählen
Wenn Sie im Dialogfenster OPOS-Suche als Suchfeld eine Kontonummer eingegeben haben und wenn für diese
Kontonummer mehrere offene Rechnungen vorliegen, werden diese hier angezeigt. Sie möchten mehrere Rechnungen
auswählen und in Form der Sammelzahlung begleichen.
Suchen bei vielen Rechnungen
Wenn eine umfangreiche Liste mit Rechnungen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination +
das Dialogfenster Suchen auf. Nach Auswahl der Suchspalte geben Sie dort einen Suchbegriff ein.
Informationen zur Sammelzahlung
Wenn Sie mehrere Rechnungen mittels der Sammelzahlung begleichen möchten, erhalten Sie zu Ihrer Unterstützung
folgende Informationen:
Zahlbetrag gesamt: Diesen Betrag haben Sie als Zahlbetrag im Dialogfenster Sammelzahlung eingegeben.
Gebuchte Rechnungen: Diese Summe zeigt alle Rechnungen, die während der Sammelzahlung bereits ausgeglichen
wurden.
Selektierte Rechnungen: Diese Rechnungen haben Sie aktuell in der Auswahl markiert (Anzeige der Summe).
Restzahlbetrag bzw. Unterzahlung: Dieser Betrag wird automatisch ermittelt als Differenz zwischen dem Zahlbetrag
sowie den gebuchten und selektierten Rechnungen.
So wählen Sie mehrere Rechnungen für die Sammelzahlung aus
1 Geben Sie im Feld Re-Nr. die gewünschte Rechnungsnummern ein, indem Sie jeweils durch Komma getrennt
(Komma-Taste im Nummernblock) die einzelnen Rechnungen auswählen (z.B. 1,2,4,6; nach erfolgter Eingabe einer
Rechnungsnummer mit Komma wird die Rechnung markiert). Betätigen Sie nach der Eingabe aller gewünschten
Rechnungen die -Taste bzw. klicken Sie auf OK.
--ODER--
Markieren Sie die gewünschten Rechnungen in der Übersicht. Wie Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig markieren,
erfahren Sie unter Mit Maus und Tastatur markieren. Wenn Sie alle Rechnungen markiert haben, betätigen Sie die
-Taste bzw. klicken Sie auf OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung, in dem Sie die Sammelzahlung starten. Das Feld Zahlbetrag gesamt ist
mit der Summe der selektierten Rechnungen vorbelegt.
Ausnahme: Wenn in der Rechnungsauswahl bereits das Feld Zahlbetrag gesamt gefüllt wurde, wird dieser Inhalt in das
Dialogfenster Sammelzahlung übernommen.
Nach Bestätigung werden die selektierten Rechnungen automatisch gebucht. Führt die Sammelzahlung dazu, dass die
Rechnungen ausgeglichen sind, können Sie die Sammelzahlung beenden; andernfalls wählen Sie in der OPOS-Suche
einen anderen Debitor bzw. Kreditor zum vollständigen Ausgleich.
B.4)11.
Für mehrere Geschäftspartner Skonto pro Personenkonto erfassen
Mit Hilfe der Felder Zahlbetrag gesamt und Zahlbetrag anteilig können Sie zu den in der Rechnungsauswahl selektierten
Rechnungen direkt den Zahlbetrag erfassen. Dieser Zahlbetrag wird dann für den Ausgleich der selektierten Rechnungen
verwendet.
So erfassen Sie für mehrere Geschäftspartner das Skonto pro Personenkonto
1 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche das erste Personenkonto der Sammelzahlung ein.
Es öffnet sich die Rechnungsauswahl (Ausnahme: es gibt nur einen offenen Posten auf dem Personenkonto).
2 Erfassen Sie in der Rechnungsauswahl im Feld Zahlbetrag gesamt den Zahlbetrag vom Bankauszug.
3 Wählen Sie die gezahlte(n) Rechnung(en) aus der Liste, indem Sie diese mit der Maus markieren oder die
Rechnungsnummer(n) in das Feld Re-Nr.: oberhalb der Liste eingeben.
4 Vergleichen Sie den tatsächlichen Zahlbetrag an den Geschäftspartner mit dem Betrag auf der linken Seite im Feld
selektierte Rechnungen.
5 Wenn die Rechnungen mit Skonto gezahlt wurden, können Sie den tatsächlichen Zahlbetrag in das Feld Zahlbetrag
anteilig eingeben.
Es werden Ihnen ein Unterzahlungsbetrag und die Differenz prozentual angezeigt.
6 Um den Unterzahlungsbetrag gleichmäßig auf alle Rechnungen als Skonto zu verteilen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
als Skonto übernehmen.
7 Schließen Sie die Rechnungsauswahl mit OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung starten. Das Feld Zahlbetrag gesamt ist mit dem Wert Zahlbetrag
gesamt aus der Rechnungsauswahl vorbelegt.
8 Ergänzen Sie noch weitere Angaben (Datum, Text usw.), die für alle Buchungen der Sammelzahlung relevant sind.
Die Rechnungen werden ausgeglichen.
Sie können jetzt die Sammelzahlung für die weiteren Geschäftspartner fortsetzen. Wenn Geschäftspartner ohne Skonto
gezahlt wurden, markieren Sie die Rechnungen in der Liste der Rechnungsauswahl. Eine Eingabe in das Feld Zahlbetrag
anteilig ist dann nicht notwendig.
Buchungsvorschlag
Bei einem Buchungsvorschlag ist das Feld Zahlbetrag gesamt in jedem Fall mit dem Bankkontoumsatz gefüllt und kann
nicht geändert werden.
Unterschiedliche Skontozuordnung
Wenn an einen Geschäftspartner mehrere Rechnungen gezahlt wurden, die unterschiedlich bei der Skontozuordnung
behandelt werden sollen, geben Sie die Zahlbeträge einzeln zur jeweiligen Rechnung ein.
B.4)12.
Anzahlung in der Rechnungsauswahl erfassen
Sie können in der Rechnungsauswahl auch eine Anzahlung erfassen.
So erfassen Sie eine Anzahlung in der Rechnungsauswahl
1 Geben Sie im Dialogfenster OPOS-Suche das Personenkonto ein.
Es öffnet sich die Rechnungsauswahl (Ausnahme: es gibt nur einen offenen Posten auf dem Personenkonto).
2 Erfassen Sie im Feld Zahlbetrag gesamt oder während der Sammelzahlung im Feld Zahlbetrag anteilig den
Anzahlungsbzw.
Teilzahlungsbetrag.
3 Wählen Sie die Rechnung aus der Liste, indem Sie diese mit der Maus markieren oder die Rechnungsnummer in das
Feld Re-Nr.: oberhalb der Liste eingeben.
Die Rechnungsauswahl wird geschlossen; der eingegebene Zahlbetrag wird als Umsatz in die Buchungszeile übernommen.
B.4)13.
Buchungssätze in der Sammelzahlung löschen
Sie können in der Sammelzahlung alle Buchungssätze löschen. Die eingegebenen Werte in der Einstiegsmaske bleiben
erhalten.
So löschen Sie Buchungssätze in der Sammelzahlung
1 Wählen Sie Ansicht | Sammelzahlung oder klicken Sie im Dialogfenster OPOS-Suche auf die Schaltfläche SZ beenden.
Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung beenden.
2 Aktivieren Sie im Dialogfenster Sammelzahlung beenden den Schaltknopf alle Buchungen der Sammelzahlung
löschen, und klicken Sie auf OK.
Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird geschlossen. Alle während der Sammelzahlung erfassten
Buchungssätze werden gelöscht. Sie können mit der Erfassung von neuen Buchungssätzen in der Sammelzahlung
beginnen.
B.4)14.
Sammelzahlung verwerfen
Sie können die erfassten Buchungen in der Sammelzahlung verwerfen. Alle Eingaben, die Sie im Vorgang der Sammelzahlung
getätigt haben, werden gelöscht.
So verwerfen Sie die Buchungen einer Sammelzahlung
1 Wählen Sie Ansicht | Sammelzahlung oder klicken Sie im Dialogfenster OPOS-Suche auf die Schaltfläche SZ beenden.
Sie erhalten das Dialogfenster Sammelzahlung beenden.
2 Aktivieren Sie im Dialogfenster Sammelzahlung beenden den Schaltknopf Sammelzahlung verwerfen, und klicken Sie
auf OK.
Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden wird geschlossen; alle Buchungen der Sammelzahlung werden gelöscht.
B.4)15.
Sammelzahlung beenden
So gelangen Sie zum Dialogfenster Sammelzahlung beenden
Die Sammelzahlung kann jederzeit beendet werden. Je nach Stand der Buchung erscheint das Dialogfenster mit
unterschiedlichen Alternativen.
Das Dialogfenster kann auch bei Abweichungen zu den eingegebenen Kontrollwerten geschlossen werden.
Wenn die eingegebenen Kontrollwerte gleich Null sind, erscheint das Dialogfenster automatisch.
So beenden Sie die Sammelzahlung
1 Wenn keine Abweichungen zu den Kontrollwerten bestehen, wählen Sie, ob Sie die Sammelbuchung verwerfen, alle
Buchungen löschen oder die Sammelzahlung beenden möchten.
--ODER--
Wenn eine Abweichung zu den Kontrollwerten besteht, wählen Sie, ob Sie die Zahlungsbetragsdifferenz oder die
Skontodifferenz an die Bank verbuchen, die Sammelbuchung verwerfen, alle Buchungen löschen oder die Sammelzahlung
trotz Abweichung beenden möchten.
--ODER--
Wenn eine Abweichung zu den Kontrollwerten besteht, können Sie Zahlbetrag und Skonto ändern, indem Sie auf die
Schaltfläche Werte ändern klicken und im Fenster Sammelzahlung die neuen Werte eingeben.
Die Sammelzahlung ist beendet.
B.4)16.
Skontoprüfung durchführen
Sie können die Skontoprüfung durchführen, wenn bei einem OPOS-Mandanten zu einem vorhandenen offenen Posten die
Zahlung in der Buchungszeile steht, und der Umsatz kleiner als der Rechnungsbetrag ist.
So führen Sie eine Skontoprüfung durch
Voraussetzung
Sie befinden sich im Buchungsmodus OPOS-Zahlungen.
1 Geben Sie im Feld Umsatz einen Umsatzbetrag ein, der niedriger als der vorgeschlagene Wert ist.
2 Betätigen Sie die Taste .
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Skontoprüfung.
Das Anzeigefenster Skontoprüfung wird geöffnet. Es wird darin das Ergebnis der Prüfung angezeigt: z.B. der
Skontobetrag und der berechnete Prozentwert sowie die geltenden Zahlungsbedingungen.
3 Klicken Sie im Anzeigefenster der Skontoprüfung auf die Schaltfläche Skonto übernehmen.
Der ermittelte Wert der Skontoprüfung wird in das Eingabefeld Skonto in der Buchungszeile übernommen. Zusätzlich wird
der Skontoprozentsatz und ein Symbol angezeigt, das den Status des Skontos ausweist.
Status Haken: Skonto ist im Rahmen der gültigen Zahlungsbedingungen erlaubt;
Status Stoppschild: Skonto ist im Rahmen der gültigen Zahlungsbedingungen nicht erlaubt;
Status Fragezeichen: Mindestens eine Bedingung zur Prüfung, ob der Skontoabzug berechtigt ist, fehlt (z.B.
die Rechnung besteht aus mehreren Teilposten).
B.4)17.
Skontoprüfung durchführen
So gelangen Sie zum Fenster Skontoprüfung
In dem Fenster wird das Ergebnis der Skontoprüfung angezeigt. Sie können anschließend den vorgeschlagenen Skontobetrag
in die Buchungszeile übernehmen.
Zusätzlich werden die gültigen Zahlungsbedingungen angezeigt. Diese können Sie in den Stammdaten der Geschäftspartner,
unter Stammdaten | Zahlungsbedingungen oder bei der Neuanlage festlegen. Anhand des Buchungsdatums werden die
Zahlungsbedingungen geprüft und das Ergebnis in einer weiteren Zeile ausgegeben.
Als Skonto wird der Differenzbetrag zwischen Umsatz und Saldo der offenen Posten vorgeschlagen. Dem angegebenen
Prozentsatz liegt die Skontobasis des Posten zu Grunde.
Als Steuersatz wird der Wert ausgegeben, mit dem die Lieferung oder Leistung ursprünglich gebucht wurde. Für
Buchungssätze, die aus den Rechenzentrum übernommen wurden, und für steuerfreie Vorgänge liegt kein Wert vor. Bei
unterschiedlichen Steuersätzen zum selben Posten wird div. ausgegeben.
In der dritten Zeile wird die Anzahl der Tage ausgewiesen, die zwischen Rechnungsdatum und dem in der Buchungszeile
eingetragenen Datum (Zahlungsdatum) liegen.
Sonderbehandlung innerhalb der Sammelzahlung
Wenn Sie zu Beginn der Sammelzahlung einen Kontrollwert für Skonto eingegeben haben, müssen Sie die einzelnen
Umsätze nicht manuell mindern, um einen geeigneten Betrag in der Skontoprüfung als Vorschlag zu erhalten. Der
Skontobetrag wird (bei vermindertem Umsatz) prozentual entsprechend dem Verhältnis zwischen Restskonto und
Restbetrag der Sammelzahlung berechnet.
So übernehmen Sie das Ergebnis der Skontoprüfung
1 Prüfen Sie das Ergebnis der Skontoprüfung.
2 Um den vorgeschlagenen Skontobetrag in die Buchungszeile zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Skonto
übernehmen.
Das Dialogfenster wird geschlossen; der übernommene Skontobetrag wird in die Buchungszeile übernommen.
3 Um den vorgeschlagenen Skontobetrag in die Buchungszeile nicht zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche kein
Skonto.
Das Dialogfenster wird geschlossen; der Skontobetrag wird nicht in die Buchungszeile übernommen.
B.4)18.
Kassenminusprüfung aktivieren
Mit Hilfe der Kassenminusprüfung können Sie prüfen, ob ein negativer Kassenbestand vorliegt. Wenn Sie die Funktion
aktivieren, wird nach Erfassen eines Buchungssatzes für das ausgewählte Geldkonto geprüft, ob es einen Minusbestand
aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. Unter Auswertungen | Kassen-/Bankbericht erhalten Sie weitere
Informationen zum Kassen- bzw. Bankbestand.
So aktivieren Sie die Kassenminusprüfung
1 Wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung.
Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung.
2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung das gewünschte Konto und klicken Sie auf
OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto.
3 Ändern Sie im Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto ggfs. das Währungskennzeichen, und klicken Sie auf OK.
Die Kassenminusprüfung ist aktiv. In der Statuszeile sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto
sowie oberhalb davon den Saldo des Kontos in der Währung des Geldkontos. Das Eingabefeld Konto ist mit dem
Geldkonto vorbelegt.
Wenn Sie eine Buchung eingeben, wird bei der Verarbeitung geprüft, ob das Geldkonto einen negativen Kassenbestand
aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis.
OPOS-Zahlungen
Wenn Sie die Kassenminusprüfung im Modus OPOS-Zahlungen eingeben, ist die Kassenprüfung sofort aktiv, da das
Geldkonto vorbelegt wird. In der Statuszeile sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto sowie
oberhalb davon den Saldo des Kontos. Das Eingabefeld Konto ist mit dem Geldkonto vorbelegt.
B.4)19.
Startsaldo für Geldkonto in der Kassenminusprüfung beim Dialogbuchen festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto Dialogbuchen
Wenn Sie beim Dialogbuchen die Kassenminusprüfung aktivieren, können Sie für ein Geldkonto das Währungskennzeichen
festlegen.
Sie können das vorgeschlagene Währungskennzeichen bestätigen oder ändern.
So legen Sie die Startsumme für das Geldkonto fest
1 Um die Währung zu ändern, wählen Sie aus der Liste die gewünschte Währung.
Der Saldo mit dem Währungskennzeichen wird neben dem Anzeigefeld Konto ausgegeben. Die Währung wird in der
Buchungszeile in die Liste WKZ übernommen.
B.4)20.
Automatische Belegfeld1 - Erhöhung aktivieren
Durch dieser Funktion wird beim Buchen die Rechnungsnummer automatisch um den Faktor Eins erhöht.
So aktivieren Sie die automatische Belegfeld 1- Erhöhung
Wählen Sie Ansicht | Automatische Belegfeld 1-Erhöhung.
Im Feld Belegfeld 1 wird beim Buchen automatisch die Rechnungsnummer um Eins erhöht.
B.4)21.
Prüfung auf doppelt erfasste Buchungen aktivieren
Um beim Übernehmen einer Buchung auf ein Personenkonto prüfen zu lassen, ob diese Buchung auf dem Personenkonto
bereits vorhanden ist, können Sie eine Funktion aktivieren. Dabei werden die Buchungen auf Übereinstimmung in Umsatz,
S/H-Kennzeichen, Belegfeld 1 und Datum überprüft. Falls eine entsprechende Buchung auf dem Personenkonto gefunden
wird, erhalten Sie einen Hinweis.
So aktivieren Sie die Prüfung auf doppelt erfasste Buchungen
--ODER--
--ODER--
Gruppe Prüfung auf doppelte Buchungen für Debitoren und/oder Kreditoren.
Die Prüfung ist aktiviert. Die Prüfung erfolgt für alle Buchungen auf Personenkonten, unabhängig von den im
Mandanten-Stammdaten eingestellten Offenen-Posten-Bereichen.
B.5) Elektronische und digitale Belege buchen
B.5)1.
Vorlauf mit Buchungsvorschlägen auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen
Im Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Bearbeitung von
Buchungsvorschlägen aus. Sie können diese Vorläufe bearbeiten sowie Buchungsvorschläge für das Buchen erzeugen.
Daneben können Sie die Vorläufe löschen oder die Vorlaufbezeichnung ändern.
1 Markieren Sie einen der angezeigten Vorläufe mit Buchungsvorschlägen.
2 Um ggfs. den vorgeschlagenen Buchungsmodus bei Mandanten mit OPOS-Nutzung zu ändern, aktvieren Sie in der Gruppe
Buchungsmodus den entsprechenden Schaltknopf für den Einstieg ins Buchen.
3 Um einen Vorlauf mit Buchungsvorschlägen zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
--ODER--
--ODER--
Sie befinden sich nach Bestätigung des Dialogfensters Abgleich FIBU-Saldo mit Bankauszug (bei Auswahl eines
Bankkontos) im Buchen und können nun die Buchungsvorschläge zu Buchungen verarbeiten.
8 Um für einen vorhandenen Vorlauf Buchungsvorschläge zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erzeugen.
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen.
B.5)2.
Buchungsvorschläge bearbeiten
So gelangen Sie zur Bearbeitung von Buchungsvorschlägen beim Buchen
Im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten können Sie alternativ zur manuellen Bearbeitung von Kontoauszügen und
Kassen sowie Rechnungen diese in Dateiform einlesen und automatisch in Buchungsvorschläge umwandeln. Am Bildschirm
werden beim Buchen parallel der Bank- bzw. Kassenbeleg oder Rechnungsbeleg und der dazugehörige Buchungsvorschlag
angezeigt. Diese Vorschläge können Sie nach entsprechender Prüfung bzw. Ergänzung endgültig buchen.
Wenn Sie den Modus Buchungsvorschläge bearbeiten aktiviert haben, ändert sich die Bildschirmansicht: im oberen Teil des
Dialogfensters sehen Sie die Buchungsvorschlagsliste mit den ermittelten Buchungsvorschlägen. Diese besitzen einen
unterschiedlichen Status: Buchungsvorschläge mit dem Symbol sind als sicher erkannte Belege gekennzeichnet und
können problemlos gebucht werden. Buchungsvorschläge mit dem Status können zu einem Buchungssatz vervollständigt
werden, aber die Eindeutigkeit ist nicht sichergestellt (z.B. Betragsgleichheit, aber keine Belegnummer; Skontoabzug). Wenn
ein Buchungsvorschlag mit gekennzeichnet ist, kann dieser nicht sofort gebucht werden, weil z.B. kein Gegenkonto
ermittelt werden konnte.
Bearbeitete und in den Buchungsbestand übernommene Vorschläge sind mit gekennzeichnet. Unter den Eigenschaften
können Sie in der Registerkarte Buchungsvorschläge den Verarbeitungsmodus einstellen. Sie können den Modus auch direkt
einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. klicken.
Allgemeine Einstellungen für Vorbelegungen der Buchungszeile
Allgemeine Einstellungen für die Vorbelegung der Buchungszeile (z.B. Übernahme der Kontoauszugsnummer in das
Belegfeld 2) nehmen Sie im Register Buchungsvorschläge erzeugen auf der Registerkarte Auswahl vor, indem Sie
auf die Schaltfläche Einstellungen klicken und den Kontextmenüpunkt Lerndatei wählen.
Verwendungszweck kopieren
Bei der Bearbeitung von Bankbuchungsvorschlägen können Sie den Verwendungszweck oder Teile davon in den
Buchungstext kopieren. Markieren Sie die gewünschten Teile des Verwendungszwecks. Drücken Sie die
Tastenkombinationen +C. Positionieren Sie den Cursor auf dem Feld Buchungstext und drücken Sie die
Tastenkombination +V. Der markierte Text wird in das Feld Buchungstext kopiert, sofern der gesamte
Buchungstext nicht länger als 30 Stellen ist.
So bearbeiten Sie Buchungsvorschläge
1 Um die Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu beginnen, betätigen Sie die - Taste.
Der erste Buchungsvorschlag wird in die Buchungszeile übernommen; die Eingabefelder sind entsprechend vorbelegt.
Wenn Sie sich in Modus OPOS-Zahlungen oder OPOS-Rechnungen befinden, wechselt die Ansicht automatisch zum
OPOS-Konto. Wenn Sie im Modus Standardbuchen arbeiten, wechselt die Ansicht zur Primanota. Eine Bearbeitung auf der
Buchungsvorschlagsliste ist nicht notwendig.
2 Um den vorgeschlagenen Buchungssatz zu ändern und zu ergänzen bzw. fehlerhafte oder fehlende Felder zu korrigieren,
bearbeiten Sie den Buchungssatz mit den normalen Buchungsfunktionen.
3 Um einen korrekten Buchungsvorschlag zu übernehmen, betätigen Sie wiederum die - Taste.
Der Buchungsvorschlag wird als Buchung übernommen.
4 Wiederholen Sie das Vorgehen für alle Buchungsvorschläge aus der Liste.
Wenn der letzte Buchungsvorschlag einer Kasse oder Bank verarbeitet ist, erhalten Sie automatisch das Dialogfenster
Saldenabstimmung, in dem Sie das Ergebnis der Kontenabstimmung für das Konto sehen (der aktuelle FIBU-Saldo wird
mit dem Endbestand des Bankkontos verglichen und eine eventuelle Differenz ermittelt). Sie können hier auch die nächste
Buchungsvorschlagsliste auswählen. Nach Buchung der letzten Rechnung erhalten Sie das Dialogfenster
Buchungsvorschlagsliste beenden.
5 Um die Bearbeitung der Buchungsvorschlagsliste vorzeitig zu beenden, wählen Sie Ansicht | Buchungsvorschläge
bearbeiten.
Sie erhalten das Dialogfenster Saldenabstimmung bzw. Buchungsvorschlagsliste beenden.
6 Bestätigen Sie das Dialogfenster Saldenabstimmung bzw. Buchungsvorschlagsliste beenden.
Sie befinden sich wieder im Modus OPOS-Zahlungen, OPOS-Rechnungen oder Standardbuchen.
B.5)3.
Saldenabstimmung anzeigen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Saldenabstimmung
Wenn Sie den letzten Buchungsvorschlag gebucht haben oder wenn Sie die Bearbeitung der Buchungsvorschlagsliste über
Ansicht | Buchungsvorschläge bearbeiten unterbrochen haben, erhalten Sie das Dialogfenster Saldenabstimmung.
In diesem Dialogfenster wird der Saldo des FIBU-Kontos zum höchsten Buchungsdatum mit dem Endbestand des letzten
bearbeiteten Kontoauszugs verglichen. Falls Sie Buchungsvorschläge einer Kasse bearbeiten, wird der Endbestand der Kasse
angezeigt.
Wenn bei der Prüfung Differenzen ermittelt werden, werden diese angezeigt. Im Text wird auf die Ursache hingewiesen. Falls
Sie einen Hinweis erhalten, dass keine Anfangs- oder Endbestände für den Kontoauszug ermittelt werden konnten, überprüfen
Sie die Konsistenz der elektronischen Bankauszüge anhand der gedruckten Kontoauszüge. Um die festgestellten Differenzen
zu überprüfen, verlassen Sie die Anzeige mit Abbrechen. Die bearbeitete Buchungsvorschlagsliste steht weiterhin zur
Verfügung.
Wie verfahren Sie, wenn folgende Hinweise angezeigt werden?
Der Endbestand des FIBU-Kontos stimmt nicht mit dem Endbestands des Kontoauszuges (bzw. mit dem Kassenbestand)
überein.
Es konnte kein Endbestand für den Kontoauszug ermittelt werden.
Das Datum des FIBU-Kontos stimmt nicht mit dem Datum des Kontoauszuges überein.
Es konnte kein Endbestand im Kassenbestand ermittelt werden.
So prüfen Sie die Saldenabstimmung
1 Prüfen Sie das Ergebnis der Saldenabstimmung.
Wenn einer der oben genannten Hinweise angezeigt wird, klicken Sie auf den entsprechenden Text. Sie erhalten weitere
Informationen sowie Anleitungen, wie Sie ggfs. das unerwünschte Ergebnis korrigieren können.
2 Um die ausgewählte Buchungsvorschlagsliste weiterzubearbeiten, klicken Sie auf Abbrechen.
Sie können in der Buchungsvorschlagsliste weiterbuchen.
3 Um die nächste Buchungsvorschlagsliste zu bearbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen nächste
Buchungsvorschlagsliste auswählen.
4 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.
Sie befinden sich im Modus Standardbuchen bzw. Sie erhalten das Dialogfenster Buchungsvorschlagsliste auswählen.
B.5)4.
FIBU-Konto mit Bankauszug abgleichen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Abgleich FIBU-Konto mit Bankauszug
Es werden folgende Prüfungen durchgeführt:
Anschlussprüfung
Bei der Anschlussprüfung wird die lückenlose Bereitstellung der Kontoauszüge zum aktuellen Buchungsstand des
FIBU-Kontos geprüft.
Folgende Hinweise sind möglich:
- Es konnte kein Anfangsbestand für den Kontoauszug ermittelt werden.
- Der Anfangsbestand des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Anfangsbestand des FIBU-Kontos überein.
- Das Datum des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Datum des FIBU-Kontos überein oder der Kontoauszug wurde noch
nicht vollständig gebucht.
Vollständigkeitsprüfung
Es wird geprüft, ob die bereitgestellten Kontoauszüge vor der Buchung vollständig sind. Dabei werden alle
Kontoauszugspositionen bzw. erzeugten Buchungsvorschläge zum FIBU-Saldo hinzugerechnet und mit dem aus dem
Kontoauszug ausgewiesenen Endbestand verglichen.
Folgende Hinweise sind möglich:
- Es konnte kein Endbestand für den Kontoauszug ermittelt werden.
- Der Endbestand des Kontoauszugs stimmt nicht mit dem Endbestand des FIBU-Kontos überein.
So zeigen Sie das Ergebnis der Prüfung
1 Prüfen Sie das Ergebnis der Anschluss- und Vollständigkeitsprüfung.
Wenn einer der oben genannten Hinweise angezeigt wird, klicken Sie auf den entsprechenden Text. Sie erhalten weitere
Informationen sowie Anleitungen, wie Sie ggfs. das unerwünschte Ergebnis korrigieren können.
2 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Sie befinden sich wieder im Modus Buchungsvorschlagsliste bearbeiten.
B.5)5.
Lerndateieinträge vornehmen
Während der Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu Buchungssätzen können Sie für wiederkehrende Bankumsätze, Kassen
und Rechnungen Lerndateieinträge vornehmen.
Wenn feststeht, dass eine Buchung (Dauerauftrag, Einziehungsauftrag,..) zukünftig regelmäßig vorkommen kann, empfiehlt es
sich, diese in die Lerndatei aufzunehmen.
Die Lerndatei kann direkt aus der Buchungszeile oder nachträglich über markierte Belege der Primanota bzw. des FIBU-Kontos
gefüllt werden. Wenn ein Buchungsvorschlag in der Buchungszeile vorbelegt ist, wird immer zu diesem Vorschlag ein Eintrag
in der Lerndatei erstellt.
Unter der Voraussetzung, dass beim Buchen des Vorschlags die Beleginformationen als Zusatzinformationen gespeichert
wurden (Einstellung erfolgt im Register Eigenschaften, Registerkarte Buchungsvorschläge), können Sie Lerndateieinträge
auch außerhalb des Vorschlagbuchens machen. Dazu markieren Sie den Buchungssatz, für den Sie einen Lerndateieintrag
erstellen möchten, in der Primanota oder im FIBU-Konto.
So machen Sie Einträge in die Lerndatei
Voraussetzung
Sie befinden sich in der Buchungszeile. Der Buchungssatzvorschlag, den Sie in die Lerndatei übernehmen möchten, befindet
sich in der Buchungszeile und wurde noch nicht gebucht.
1 Wählen Sie Bearbeiten | Lerndateieintrag.
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Lerndateieintrag neu.
2 Übernehmen Sie die Eingaben aus dem Buchungssatz und ergänzen Sie ggfs. diesen. Ersetzen Sie die variablen Angaben
des Verwendungszwecks durch den Platzhalter *. Klicken Sie auf OK.
Der Eintrag wird in die Lerndatei übernommen. Sie können diesen für andere Buchungen nutzen oder unter Bestand |
Lerndatei weiterbearbeiten.
Bei erneutem Auftreten dieses Geschäftsvorgangs wird dieser sofort erkannt und ein vollständiger Buchungssatz erstellt.
B.5)6.
Eigenschaften für die Verarbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen
Sie können für das Buchen im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten Eigenschaften festlegen.
Sie können einen Modus für die Bearbeitung von Buchungsvorschlägen festlegen. Im Modus jeden Buchungsvorschlag
bestätigen wird die Buchungszeile mit der <+> -Taste mit dem nächsten Vorschlag vorbelegt und nach Prüfung und ggfs.
Vervollständigung gebucht. Im Modus sicher erkannte Vorschläge automatisch buchen ( ) werden die Vorschläge
mit diesem Status nacheinander automatisch gebucht. Die Automatik stoppt dann, wenn ein Buchungsvorschlag einen
anderen Status hat. Dieser Beleg kann dann ergänzt werden. Bei der nächsten Vorbelegung der Buchungszeile mit der
<+>-Taste setzt die Automatik wieder ein. Der Modus sicher erkannte ( ) und unsichere ( ) Vorschläge
automatisch buchen führt auch dazu, dass vom Programm als unklar eingeschätzte Buchungen automatisch gebucht
werden. Sie können den Modus auch direkt einstellen, indem Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw.
klicken.
Sie können Beleginformationen in den Buchungsvorschlägen als Zusatzinformationen in den Buchungssatz übernehmen.
Diese Beleginformationen werden dann in verschiedenen Auswertungen (z.B. Primanota oder Arbeitskonto) als
Zusatzinformationen in einem separaten Fenster angezeigt, sofern Sie in den Eigenschaften der Auswertung das
Kontrollkästchen Ansicht mit Zusatzinformationen aktivieren.
Wenn Sie im Modus OPOS-Zahlungen arbeiten, können Sie ferner steuern, ob das Dialogfenster OPOS-Suche
automatisch gestartet werden soll. Das Fenster öffnet sich immer dann automatisch, wenn ...
- bei der Erstellung eines Buchungsvorschlages kein Gegenkonto ermittelt wurde oder
- wenn als Gegenkonto ein OPOS-Konto ermittelt wurde, aber keine Belegnummer für das Belegfeld 1. Das Eingabefeld
der OPOS-Suche ist dann mit dem ermittelten Gegenkonto gefüllt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, starten Sie den Dialog OPOS-Suche über die Schaltfläche OPOS-Suche
oder mit der -Taste.
Für die Bearbeitung von ungeklärten Buchungsvorschlägen können Sie festlegen, ob diese auf ein Verrechnungskonto
gebucht werden sollen oder ob diese übersprungen werden sollen.
Wenn Sie die Option auf Verrechnungskonto buchen wählen, hat dies den Vorteil, dass Sie die Buchungsvorschläge der
Reihe nach bearbeiten können. Die Salden der Bank- und Kassenkonten bleiben abstimmbar zu den Belegen. Die Buchung
nehmen Sie komfortabel mit der Tastenkombination + vor.
Mit Hilfe der Einstellung Überspringen können Sie Buchungsvorschläge auf der Buchungsvorschlagsliste stehenlassen
und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten. Für das Überspringen gibt es zwei Varianten:
- Variante 1: Sie arbeiten mit der Ansicht Kontoblatt oder Primanota (also nicht auf der Buchungsvorschlagliste). Belegen
Sie die Buchungszeile mit der -Taste vor und entscheiden Sie, ob der Vorschlag zugeordnet werden kann. Wenn ein
Buchungsvorschlag stehenbleiben soll, drücken Sie die Tastenkombination + . Beim nächsten Vorbelegen
mit der -Taste wird dann der nächste Buchungsvorschlag zur Bearbeitung in die Buchungszeile gestellt.
- Variante 2: Sie arbeiten mit Sicht auf die Buchungsvorschlagsliste. Hier können Sie durch selektive Auswahl (z.B. mit
der Maus) die Buchungsvorschläge in die Buchungszeile übernehmen. Auch in dieser Ansicht kann mit der Tastatur
gearbeitet werden (z.B. Vorbelegen mit der -Taste eines markierten Vorschlags, Verwendung der Pfeil-Tasten zur
Navigation auf der Liste und Auswahl mit ).
So legen Sie die Eigenschaften für Buchungsvorschläge fest
--ODER--
--ODER--
Das Register Eigenschaften Dialogbuchen bzw. Eigenschaften Dialogerfassen wird geöffnet.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Buchungsvorschläge.
3 Um den Modus für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge festzulegen, aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf.
--ODER--
Klicken Sie in der Symbolleiste auf eines der Symbole , bzw. .
4 Um die Beleginformation des Buchungsvorschlags als Zusatzinformation in die Buchung zu übernehmen, aktivieren Sie das
Die Beleginformationen können in verschiedenen Auswertungen mit den Zusatzinformationen in einem separaten Fenster
angezeigt werden.
5 Um das Dialogfenster OPOS-Suche beim Buchen automatisch zu öffnen, wenn programmseitig kein Gegenkonto ermittelt
werden kann, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
6 Wählen Sie durch Aktivierung des gewünschten Schaltknopfes, ob zu klärende Buchungsvorschläge auf ein
Verrechnungskonto gebucht werden sollen (geben Sie hierzu das Konto des Zwischenkontos ein), oder ob diese zunächst
übersprungen werden sollen.
7 Um die Eigenschaften zu speichern, klicken Sie auf OK.
Das Fenster wird geschlossen; die Einstellungen werden bei der Bearbeitung von Buchungsvorschlägen berücksichtigt.
B.5)7.
Zahlungsaufträge übernehmen
Wenn Sie Zahlungen über das Programm Zahlungsverkehr abwickeln, können Sie auf komfortablen Weg die ausgelösten
Bankbewegungen mit den Daten vom Zahlungsverkehr verknüpfen.
Außerdem können Sie über andere Zahlungsverkehrsprogramme erzeugte DTAUS-Dateien einlesen und Buchungsvorschläge
erzeugen lassen.
Sie können einen Zahlungsauftrag auch außerhalb des Modus Buchungsvorschläge bearbeiten übernehmen. Wenn ein
Sammelzahlungssatz bei der Bankbearbeitung nicht automatisch in Einzelbuchungen aufgelöst werden kann (z.B. weil die
DTAUS-Datei nicht zur Verfügung steht), kann die DTAUS-Datei auch nachträglich übernommen werden. Um den
Sammelzahlungssatz, der z.B. auf ein Verrechnungskonto gebucht wurde, nachträglich durch die Einzelbuchungen einer
DTAUS-Datei aufzulösen, müssen Sie in der Primanota oder FIBU-Konto markiert und im Kontextmenü über Zahlungsauftrag
übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger bzw. Retourdatenträger übernehmen übernommen werden. Der gebuchte
Sammelzahlungssatz wird automatisch entweder gelöscht oder über Generalumkehr storniert, damit wertmäßig keine
Differenzen auftreten. Der Modus Buchungsvorschläge bearbeiten wird automatisch gestartet, und die Zahlungssätze der
übernommenen Datei werden als neue Buchungsvorschläge in die Buchungsvorschlagsliste gestellt. Nachdem alle Sätze
gebucht wurden, wird eine Meldung ausgegeben, die Sie mit OK bestätigen. Der Modus wird mit dem nächsten Plus beendet.
Übernahme einer DTAUS-Datei auch ohne Buchungsvorschlag möglich
Eine DTAUS-Datei kann auch ohne Buchungsvorschlag übernommen werden. Dazu müssen in der Buchungszeile
mindestens die Felder Datum und Konto gefüllt sein. Über Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei
von Datenträger übernehmen kann die Datei übernommen werden.
So übernehmen Sie einen Zahlungsauftrag im Modus Buchungsvorschläge bearbeiten
1 Um einen Buchungsvorschlag über einen Zahlungsauftrag aufzulösen, übernehmen Sie den gewünschten
Buchungsvorschlag aus der Buchungsvorschlagsliste mit der <+>-Taste in die Buchungszeile.
2 Wählen Sie Bearbeiten | Zahlungsauftrag übernehmen | Zahlungsauftrag aus Zahlungsverkehr bzw. Bearbeiten |
Zahlungsauftrag übernehmen | DTAUS-Datei von Datenträger bzw. Retourdatenträger übernehmen.
--ODER--
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol bzw. oder .
Sie erhalten das Dialogfenster Zahlungsverkehrsdatei übernehmen bzw. DTAUS-Datei übernehmen oder Sammler
übernehmen.
3 Markieren Sie den gewünschten Satz.
In der rechten Bildschirmseite werden jeweils Details zum markierten Satz angezeigt, um zu überprüfen, ob der
ausgewählte Satz zum Buchungsvorschlag passt.
Die Übernahme wird gestartet. Es wird nochmals die Bankverbindung und der Zahlungsbetrag verglichen. Wenn Sie einen
Zahlungssatz ausgewählt haben, der nicht zum Kontoumsatz passt, erhalten Sie eine Meldung. Sie können dann die
Übernahme abbrechen und den Vorgang wiederholen.
Die Zahlungssätze werden ausgeglichen und als neue Buchungsvorschläge in die Buchungsvorschlagsliste eingefügt. Zur
Kontrolle wird die Vorschlagsliste angezeigt. Die eingefügten Sätze können Sie automatisch buchen lassen, indem Sie auf
das entsprechende Symbol klicken (z.B. alle grünen Lampen buchen).
Nachdem Sie alle Zahlungssätze der DTAUS-Datei gebucht haben, hält der Automatik-Modus an, damit der
Buchungsmodus ggfs. wieder verändert werden kann.
Zur Unterscheidung von den anderen Buchungsvorschlägen sind Buchungsvorschläge aus Zahlungssätzen mit einem
grünen Balken in den Beleginformationen gekennzeichnet.
B.5)8.
Buchen digitaler Belege
In der Liste Belegübersicht (Buchen | Dialogbuchen/Dialogerfassen | Ansicht | Belegübersicht) erhalten Sie die zu
bearbeitenden Belege angezeigt, die in der eingestellten Dokumentenverwaltung als zu buchende Belege gespeichert sind.
Das Buchen der Belege über die Funktion Buchungsstapel buchen ermöglicht Ihnen eine schnelle Bearbeitung eines
Buchungsstapels. Wenn Sie die Belege in diesem Modus bearbeiten, haben Sie folgende Vorteile:
Automatisches Verbinden von Buchung und Beleg. In den Auswertungen hat man direkten Zugriff auf das Bild
des Beleges.
Der erfasste Beleg wird automatisch als gebucht gekennzeichnet.
Mit der -Taste wird in der Belegübersicht auf den nächsten Beleg geblättert. Die Detailansicht des Beleges wird
geöffnet. Dabei wird der vorher als gebucht markierte Beleg automatisch in die Ablage der gebuchten Belege
verschoben.
Wir empfehlen beim Buchen der digitalen Belege den Modus Standardbuchen
Das digitale Belegbuchen ist für das Buchen im Modus Standardbuchen (Menü Ansicht | Standardbuchen) ausgelegt.
In diesem Modus können Sie Buchungen aller Art erfassen.
Wenn Sie im Standardbuchen ein Gegenkonto/Konto suchen, wird das Dialogfenster Suchen automatisch geöffnet,
indem Sie im Feld Gegenkonto/Konto den Suchbegriff eingeben.
So prüfen Sie, ob der Beleg und die Buchung miteinander verbunden sind
In der Buchungszeile wird neben dem Buchungstext das Symbol für Zusatzinformation angezeigt. Während der
Erfassung können Sie über das Symbol Zusatzinformation erkennen, ob eine Verbindung zwischen Beleg und Buchung
vorhanden ist.
= Beleg und Buchungssatz sind nicht miteinander verbunden.
= Beleg und Buchungssatz sind miteinander verbunden.
Wird in den Auswertungen (z.B. Primanota, Kontoblatt, Arbeitskonto, OPOS-Konto, OPOS-Liste, Buchungsübersicht,
Kassen-/Bankbericht) in der Spalte BL das Symbol angezeigt, ist die Buchung mit dem Beleg verbunden. Sie können
den dazugehörigen Beleg einblenden, indem Sie die Buchung markieren und auf das Symbol in der Symbolleiste
klicken.
Über die Spalte ZI können Sie ebenfalls erkennen, ob die Buchung mit dem Beleg verbunden ist. Ist eine Verbindung
vorhanden, wird in der Spalte ZI der Eintrag ZI angezeigt.
So buchen Sie die digitalen Belege über die Funktion Belegstapel buchen
Belege werden aus der Belegverwaltung online angezeigt
Besonderheiten bei der Bearbeitung der Belege aus der Belegverwaltung online während des Buchens sind in der Hilfe
Bearbeiten und Buchen der Belege aus der Belegverwaltung online beschrieben.
1 Wählen Sie Dialogbuchen/Dialogerfassen | Ansicht | Belegübersicht.
Die Verbindung zur eingestellten Dokumentenverwaltung wir aufgebaut und es öffnet sich die Liste Belegübersicht.
2 Klicken Sie im Menü der Belegübersicht auf die Schaltfläche Belegstapel buchen.
Es öffnet sich die Detailanzeige Beleg mit dem ersten Beleg in der Liste Belegübersicht.
3 Buchen Sie den angezeigten Beleg und übernehmen Sie den Buchungssatz mit der -Taste.
4 Klicken Sie auf die -Taste wird der nächste Beleg in der Detailanzeige angezeigt.
Der vorher gebuchte Beleg wird automatisch in die Ablage für gebuchte Belege verschoben, sofern die
Dokumentenverwaltung die Ablage gebuchter Belege unterstützt.
Nachträgliches Verbinden von Buchung und Beleg
Werden die Belege nicht über die Funktion Belegstapel buchen gebucht, werden die Belege nicht automatisch als gebucht
markiert. Die Buchung und der Beleg werden nicht miteinander verbunden. Erfassen Sie z.B. Jahresabschlussbuchungen
können Sie den Beleg und die Buchung nachträglich miteinander verbinden.
So verbinden Sie nachträglich die Buchung und Beleg
1 Erfassen Sie z.B. die Jahresabschlussbuchung.
2 Suchen Sie in der Belegübersicht den dazugehörigen Beleg.
3 Klicken Sie auf die Schaltfläche mit Buchung verbinden, bevor Sie die Buchung in der Buchungszeile übernehmen.
Die Buchung und der Beleg werden miteinander verbunden.
4 Haben Sie die Buchung übernommen, klicken Sie in der Detailanzeige Beleg auf die Schaltfläche als gebucht markieren.
Der Beleg wird als gebuchter Beleg markiert. Die Detailansicht des nächsten Beleges aus der Liste Belegübersicht wird
geöffnet.
B.6) Buchungsfunktionen in der Bearbeitung des Jahresabschlusses
B.6)1.
Spezielle Buchungsfunktionen in der Bearbeitung des Jahresabschlusses
Wenn Sie für den ausgewählten Mandanten in der Bearbeitung des Jahresabschlusses das Dialogbuchen aufrufen, stehen
Ihnen spezielle Abschlussfunktionen zur Verfügung. Sie können im Dialogbuchen neben den Buchungen der laufenden
Buchführung die Abschluss- sowie ggfs. die Steuerbilanzbuchungen (bzw. Buchungen Abschlusszweck 2) in getrennten
Vorläufen erfassen. In der Ansicht sehen Sie das Jahres- und das Bilanzergebnis. Sie können für ein Konto den
entsprechenden Bilanzposten anzeigen sowie die Kontenansicht nur auf Abschlussbuchungen beschränken. Für die
Bilanzposten können Sie den Bezug festlegen.
Das Dialogerfassen ist in der Bearbeitung des Jahresabschlusses nicht möglich.
Eigene Vorläufe für Abschlussbuchungen (Buchungen Abschlusszweck 1)
Sie legen für Abschlussbuchungen eigene Vorläufe an; sonstige Korrekturbuchungen können Sie im Dialogfenster Vorlauf
anlegen als Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebs (FIBU-Korrekturbuchungen) erfassen. Somit können Sie reine
Abschlussbuchungen exakt erfassen und diese auch in den Abschlussauswertungen (z.B. Bilanzentwicklungsübersicht,
Abschlussbuchungsliste, Abschlusskonto) separat anzeigen.
Im Dialogfenster Dialogbuchen erkennen Sie den Buchungstyp an der Vorlaufbezeichnung JA... sowie am Symbol . Sie
können zwischen den Vorläufen einfach und komfortabel wechseln, in dem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol
klicken.
Steuerbilanzbuchungen / Buchungen Abschlusszweck 2
Wenn Sie in den Jahresabschluss-Stammdaten die Erstellung der Steuerbilanz (bzw. zwei unterschiedliche
Abschlusszwecke) geschlüsselt haben, können Sie im Dialogfenster Vorlauf anlegen auch Vorläufe für den Buchungstyp
Steuerbilanzbuchungen bzw. Buchungen Abschlusszweck 2 anlegen. Diese Buchungen werden dann auch in
Auswertungen gesondert ausgewiesen. Entsprechend werden auch beide Bilanzposten (handelsrechtlicher und
steuerrechtlicher Posten) angezeigt. In der Anzeige des Kontoblatts werden die Buchungen des Steuerbilanzvorlaufs
(Vorlauf Abschlusszweck 2) zusätzlich zu den handelsrechtlichen Buchungen angezeigt.
Im Dialogfenster Dialogbuchen erkennen Sie den Buchungstyp an der Vorlaufbezeichnung SB..., am Symbol sowie am
blauen Balken am linken Rand des Dialogfensters.
Eigenschaften Dialogbuchen
- Registerkarte Bezug
In der Gruppe Bezug Konten können Sie für den Buchungsmodus Standardbuchen festlegen, welches Konto in der
Ansicht als Bezugskonto angezeigt werden soll (Gegenkonto, Konto oder kein Konto).
In der Gruppe Bezug Bilanzposten legen Sie den Bezug von Bilanzposten fest.
- Registerkarte Ansicht
Sie können für die angezeigte Auswertung beim FIBU-Konto den Umfang der angezeigten Buchungen einschränken (alle
Buchungen oder nur Abschluss- bzw. Steuerbilanzbuchungen).
Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr geschlüsselt haben und Buchungen für unterschiedliche Kalenderjahre
erfassen möchten, wird in Abhängigkeit des Belegdatums der relevante Vorlauf ermittelt. Um einen Vorlaufwechsel
schnell durchführen zu können, erhalten Sie einen Vorschlag, ob der Vorlauf für den ersten bzw. zweiten Teil des
abweichenden Wirtschaftsjahres gewählt werden soll.
Unter Extras | Einstellungen können Sie in der Registerkarte Jahresabschluss festlegen, welche Buchungszeile bei der
erstmaligen Bearbeitung des Mandanten für den Jahresabschluss beim Dialogbuchen voreingestellt sein soll. Sie können
somit beim Buchen für die beiden Bearbeitungsteile (Buchführung, Jahresabschluss) unterschiedliche Buchungszeilen
definieren.
Die parallele Bearbeitung der Finanzbuchführung und Jahresabschlusserstellung ist möglich, d.h. es können Buchungen
des laufenden Geschäftsbetriebes im Dialogerfassen eingegeben werden, während im Rahmen der Bilanzbearbeitung z.B.
eine Zwischenbilanz erstellt werden soll. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie für die Bearbeitung des Jahresabschlusses die
getrennte Bearbeitungsform gewählt haben.
AHK-Werte erfassen
Unter Buchen | AHK-Werte erfassen Sie AHK-Werte (ggfs. für unterschiedliche Abschlusszwecke). Für die
Auswertungen stehen die entsprechenden Anlagekonten-Auswertungen (AHK-Abstimm- und Erfassungsprotokoll,
Abstimmung mit ANLAG, Anlagekonto) zur Verfügung.
Mögliche Handlungsabläufe
Bilanzposten anzeigen und Bezug festlegen
Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durchführen
B.6)2.
Vorlauf in der Bearbeitung des Jahresabschlusses anlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anlegen
Im Dialogfenster Vorlauf anlegen legen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen an. Sie haben in der Gruppe
Buchungstyp die Wahl zwischen:
Abschlussbuchungen
Steuerbilanzbuchungen
Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes
Wenn Sie den Mandanten für den Jahresabschluss bearbeiten, müssen Sie für Abschlussbuchungen eigenständige Vorläufe
anlegen. Wenn Sie neben der Handelsbilanz auch die Steuerbilanz erstellen, erfassen Sie die entsprechenden
Steuerbilanzbuchungen ebenso in eigenen Vorläufen. In den Vorläufen für Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes
erfassen Sie die "normalen" Buchungen der Buchführung.
So legen Sie einen Vorlauf an
1 Aktivieren Sie in der Gruppe Buchungstyp den Schaltknopf für den gewünschten Vorlauftyp.
2 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wenn Sie nur den Monat eingeben,
wird automatisch das Feld Datum von mit dem Monatsanfang und das Feld Datum bis mit dem Monatsende vorbelegt.
3 Geben Sie die Bezeichnung sowie ggfs. ein Diktatkürzel für den Vorlauf ein.
Sie erhalten das Dialogfenster Dialogbuchen, in dem Sie Buchungen eingeben.
B.6)3.
Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durchführen
Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr geschlüsselt haben und Buchungen erfassen, müssen Sie dazu mindestens
zwei Vorläufe anlegen (z.B. vom 1.7.-31.12. und vom 1.1.-30.06.), sofern das Belegdatum unterschiedliche Kalenderjahre
betrifft. Wenn Sie Belege in beliebiger Reihenfolge erfassen, wird in Abhängigkeit des Belegdatums der relevante Vorlauf
ermittelt. Um einen Vorlaufwechsel schnell durchführen zu können, erhalten Sie einen Vorschlag, ob der Vorlauf für den
ersten bzw. zweiten Teil des abweichenden Wirtschaftsjahres gewählt werden soll. Dieser Vorlaufwechsel ist nur in der
Bearbeitung des Jahresabschlusses möglich.
So führen Sie einen Vorlaufwechsel bei abweichendem Wirtschaftsjahr durch
1 Legen Sie einen Vorlauf für den ersten Teil des Wirtschaftsjahres an (z.B. 1.7. bis 31.12.).
2 Legen Sie einen Vorlauf für den zweiten Teil des Wirtschaftsjahres an (z.B. 1.1. bis 30.06. des Folgejahres).
3 Erfassen Sie die Belege in beliebiger Reihenfolge.
Sie erhalten einen Hinweis, dass das Belegdatum außerhalb des gewählten Vorlaufs liegt. Wenn Sie die Meldung mit Ja
bestätigen, erfolgt automatisch der Wechsel in den zugehörigen Vorlauf, da nur ein passender Vorlauf vorhanden ist.
Wenn mehrere mögliche Vorläufe vorhanden sind, wird die Vorlaufliste angezeigt. Wählen Sie dann aus der Liste den
Vorlauf, der für das Belegdatum relevant ist. Falls noch kein passender Vorlauf vorhanden ist, erhalten Sie automatisch das
Dialogfenster Vorlauf anlegen.
4 Übernehmen Sie nach Durchführung des Vorlaufwechsels den erfassten Buchungssatz.
Anschließend können Sie weitere Buchungen erfassen. In Abhängigkeit des Belegdatums wird jeweils der Vorlauf für den
ersten oder zweiten Teil des Wirtschaftsjahres vorgeschlagen.
Keine monatsgenaue Zuordnung möglich
Beachten Sie, dass eine monatsgenaue Zuordnung der Buchungen nicht möglich ist, da nicht für jeden Monat ein Vorlauf
angelegt wurde.
B.7) Sonstige Buchungsfunktionen
B.7)1.
Vorlauf wechseln
Sie können einen anderen Vorlauf auswählen. Es werden alle Vorläufe angezeigt, die für den Mandanten angelegt wurden.
Sie können für einen vorhandenen Vorlauf auch die Vorlaufbezeichnung ändern oder einen neuen Vorlauf anlegen.
Sie können den Vorlauf auch direkt wechseln, indem Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol klicken.
Suchen bei vielen Vorläufen
Wenn eine umfangreiche Vorlaufliste angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das
So wechseln Sie den Vorlauf
1 Klicken Sie neben der Vorlaufnummer auf das Symbol .
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Eigenschaften.
Sie erhalten das Register Eigenschaften.
2 Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlauf.
Es werden alle vorhandenen Vorläufe angezeigt.
3 Um einen vorhandenen Vorlauf auszuwählen, markieren Sie diesen und klicken Sie auf OK.
Sie können nun für den gewählten Vorlauf Buchungen eingeben.
B.7)2.
Vorlauf löschen
Sie können einen Vorlauf mit allen eingegebenen Buchungssätzen löschen.
So löschen Sie einen Vorlauf
Voraussetzung
Der Vorlauf ist noch nicht festgeschrieben und wurde noch nicht ins Rechenzentrum gesendet.
Soll der aktuell ausgewählte Vorlauf gelöscht werden?
Prüfen Sie, ob der gerade bearbeitete Vorlauf gelöscht werden soll. Um einen anderen Vorlauf zu löschen, öffnen Sie
über das Kontextmenü oder über Bearbeiten | Eigenschaften das Register Eigenschaften Dialogbuchen und wählen
in der Registerkarte Vorlauf den zu löschenden Vorlauf.
1 Wählen Sie Bearbeiten | Alles löschen.
Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Buchungen löschen möchten.
2 Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja.
Der Vorlauf wird mit allen Buchungssätzen gelöscht. Wenn Sie das Buchen beenden, wird der Vorlauf in der
Vorlaufübersicht nicht mehr angezeigt.
B.7)3.
Kontobeschriftung ändern und erfassen
Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto oder Gegenkonto eingeben, erhalten Sie
automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können.
Die Kontenbeschriftung kann bis zu 40 Stellen in zwei Feldern eingegeben werden. Die Groß-/Kleinschreibung legen Sie in den
Mandanten-Programmdaten fest.
So ändern Sie Kontenbeschriftungen
1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Konten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten |
Konten | Beschriftung Gegenkonto ändern.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern
bzw. Beschriftung Gegenkonto ändern.
--ODER--
Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto bzw. Gegenkonto auf das Symbol .
Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie nur die Beschriftung
eingeben können. Bei Personenkonten erhalten Sie das Dialogfenster für die Erfassung der Stammdaten. Diese Daten
können Sie alternativ im Kontenplan unter Stammdaten | Kontenplan eingeben.
2 Geben Sie die Kontobeschriftung bzw. die Stammdaten der Geschäftspartner für OPOS-Mandanten ein.
3 Um keine Daten zu erfassen, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste .
Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung bzw. die Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt erfassen.
Sie können die Buchung fortsetzen.
B.7)4.
Kontenbeschriftung für Sachkonten erfassen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto bei Sachkonten
Wenn OPOS nicht in den Mandantendaten geschlüsselt ist, und wenn während des Buchens ein noch unbeschriftetes
Sachkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wird, öffnet sich automatisch ein Dialogfenster, in dem die
Beschriftung erfasst werden kann.
Kontenbeschriftung in Stammdaten erfassen
Wenn Sie das Fenster schließen, ohne Eingaben vorgenommen zu haben, können Sie die Kontenbeschriftung zu einem
späteren Zeitpunkt unter Stammdaten | Kontenplan erfassen. Die Verdichtung kann zu diesem Zeitpunkt nicht mehr
geschlüsselt werden.
So geben Sie die Beschriftung für das Konto bzw. Gegenkonto ein
1 Geben Sie für die Kontonummer die Kontenbeschriftung (maximal 40 Stellen in zwei Eingabefeldern) ein.
2 Wählen Sie aus der Liste Verdichtung ggfs. einen Schlüssel.
Das Fenster wird geschlossen; die Kontenbeschriftung ist gespeichert.
B.7)5.
Kontenbeschriftung für Personenkonten erfassen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto bei Personenkonten
Das Dialogfenster erscheint nur, wenn in den Mandantendaten OPOS nicht geschlüsselt ist, und wenn während des Buchens
ein noch unbeschriftetes Personenkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wird.
Kontenbeschriftung in Stammdaten erfassen
Wenn Sie das Fenster schließen, ohne Eingaben vorgenommen zu haben, können Sie die Kontenbeschriftung zu einem
späteren Zeitpunkt unter Stammdaten | Kontenplan erfassen.
So geben Sie die Beschriftung für das Konto bzw. Gegenkonto ein
1 Geben Sie für die Kontonummer die Beschriftung (maximal 40 Stellen in zwei Eingabefeldern) ein.
2 Wählen Sie aus der Liste das Länderkürzel und geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.
Das Fenster wird geschlossen; die Kontenbeschriftung ist gespeichert.
B.7)6.
Debitoren-Stammdaten ändern
So gelangen Sie zum Register Debitoren
Sie können die Stammdaten eines Debitors an verschiedenen Programmstellen (beim Buchen, im OPOS-Konto, in der
Geschäftspartnerliste, im Kontenplan) erfassen bzw. ändern.
So ändern Sie die Stammdaten eines Debitors
1 Erfassen Sie für den Debitor in den jeweiligen Registerkarten die entsprechenden Stammdaten.
Die geänderten Stammdaten werden gespeichert; das Register wird geschlossen.
B.7)7.
Kreditoren-Stammdaten ändern
So gelangen Sie zum Register Kreditoren
Sie können die Stammdaten eines Kreditors an verschiedenen Programmstellen (beim Buchen, im OPOS-Konto, in der
Geschäftspartnerliste, im Kontenplan) erfassen bzw. ändern.
So ändern Sie die Stammdaten eines Kreditors
1 Erfassen Sie für den Kreditor in den jeweiligen Registerkarten die entsprechenden Stammdaten.
Die geänderten Stammdaten werden gespeichert; das Register wird geschlossen.
B.7)8.
Buchungstextkonstanten verwenden
Im Dialogfenster Buchungstexte bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten, die Sie in die Buchungszeile übernehmen können.
Sie können neue Texte erfassen oder vorhandene Texte ändern und löschen. Sie können auch Buchungstextkonstanten, die
Sie bei anderen Mandanten definiert haben, übernehmen.
Bereits erfasste Textkonstanten können Sie in die Buchungszeile übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld
Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im
Nummernblock) betätigen.
Sie können Buchungstexte auch im Rahmen der Sammelzahlung oder der Aufteilung erfassen, indem Sie neben dem
Erfassungsfeld auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.
So übernehmen Sie Buchungstextkonstanten
1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungstexte.
--ODER--
Klicken Sie neben dem Feld Buchungstexte auf das Symbol
--ODER--
Betätigen Sie die Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock).
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstexte.
2 Markieren Sie einen vorhandenen bzw. neu angelegten Buchungstext.
3 Um den Buchungstext für die Erfassung und Nutzung in der Buchungszeile zu verwenden, klicken Sie auf Übernehmen.
Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen. Sie können Buchungstextkonstanten auch schnell
übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die
Tastenkombination + bzw. die Taste (im Nummernblock) betätigen.
B.7)9.
Buchungstexte bearbeiten
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstexte
Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + betätigen. Alternativ können Sie über
die Taste (im Nummernblock) die Buchungstextübernahme durchführen.
So bearbeiten Sie Buchungstextkonstanten
1 Um einen neuen Buchungstext anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstext neu.
2 Um einen vorhandenen Buchungstext zu ändern, markieren Sie den Buchungstext und klicken Sie auf die Schaltfläche
Bearbeiten.
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstext bearbeiten.
3 Um einen vorhandenen Buchungstext zu löschen, markieren Sie den Buchungstext und klicken Sie auf die Schaltfläche
Löschen.
Der Buchungstext wird gelöscht.
4 Um einen vorhandenen Buchungstext von einem anderen Mandanten zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Importieren.
Sie erhalten das Dialogfenster Mandanten Buchungstexte importieren.
Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen.
Wenn Sie die Textnummer kennen, können Sie die Buchungstextkonstanten auch schnell übernehmen, indem Sie in der
Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die
Taste (im Nummernblock) betätigen.
B.7)10.
Buchungstext erfassen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstext neu bzw. Buchungstext bearbeiten
Sie erfassen in diesem Dialogfenster neue Buchungstextkonstanten bzw. ändern bereits vorhandene Buchungstexte.
Sie können maximal 999 Texte erfassen. Während des Buchens können Sie den Text übernehmen, indem Sie im Feld
Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + bzw. die Taste (im
Nummernblock) betätigen.
Sie können die vorhandenen Buchungstexte nach der Nummer oder nach dem Text sortieren.
So legen Sie einen neuen Buchungstext an bzw. ändern diesen
1 Um die Sortierung festzulegen, aktivieren Sie den Schaltknopf Nr. bzw. Buchungstext.
Die Buchungstexte werden nach Nummer oder Buchungstext sortiert angezeigt.
2 Um einen neuen Text anzulegen, geben Sie eine Nummer ein. Sie können eine neue Nummer zwischen 1-999 vergeben
oder die nächste freie Nummer bestätigen.
3 Geben Sie im Feld Buchungstext einen Text ein bzw. ändern Sie den vorhandenen Text.
4 Um die Eingaben zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt leeren.
5 Um den neuen oder geänderten Buchungstext zu übernehmen, klicken Sie auf Übernehmen bzw. OK.
Der Buchungstext wird gespeichert; bei OK wird das Fenster geschlossen; bei Übernehmen bleibt das Fenster offen; Sie
können somit den nächsten Buchungstext bearbeiten.
B.7)11.
Buchungstexte von einem anderen Mandanten übernehmen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungstexte importieren
Sie sehen in diesem Dialogfenster Buchungstexte, die Sie bei einem beliebigen Mandanten angelegt haben. Sie können diesen
Text für den gerade bearbeiteten Mandanten übernehmen. Beachten Sie, dass auch die Buchungsnummer übernommen wird,
d.h. ein mit gleicher Buchungsnummer angelegter Text beim bearbeiteten Mandanten wird überschrieben.
So importieren Sie Buchungssätze
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer Spaltenbeschriftung.
3 Markieren Sie den/die Buchungstexte, die Sie übernehmen möchten, und klicken Sie auf Übernehmen. Beachten Sie, dass
auch die Buchungsnummer übernommen wird, d.h. ein mit gleicher Buchungsnummer angelegter Text beim bearbeiteten
Mandanten wird überschrieben.
Die Texte werden für den bearbeiteten Mandanten übernommen; das Fenster wird geschlossen. Sie können die Bearbeitung
der Buchungstexte fortsetzen.
B.7)12.
Zusatzinformationen erfassen und anzeigen
Sie können beim Buchen Zusatzinformationen für Buchungssätze hinterlegen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels
und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für bis zu 8 Informationsarten pro Buchungssatz zusätzliche Infos
erfassen (z.B. in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist, ob dieser EU-relevant ist etc.).
Anzeige von Zusatzinformationen
Bereits erfasste Zusatzinformationen zeigen Sie an, indem Sie in der Ansicht eine Buchung mit Zusatzinformationen
markieren und dann den Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen bzw. diesen im Kontextmenü aufrufen. Eine
Buchung mit erfassten Zusatzinformationen erkennen Sie in der Ansicht in der Spalte ZI am Eintrag ZI.
Die Registerkarte Beleginformationen ist gefüllt, wenn der Buchungssatz durch einen Buchungsvorschlag generiert
wurde und unter Eigenschaften Dialogbuchen in der Registerkarte Buchungsvorschläge das Kontrollkästchen
Beleginformation als Zusatzinformation in die Buchung übernehmen aktiviert ist bzw. der Buchungsvorschlag über
+ auf ein Verrechnungskonto gebucht wurde.
Wenn Sie die erfassten Zusatzinformationen permanent anzeigen möchten, wählen Sie Ansicht |
Zusatzinformationen anzeigen. Es wird dann ein Fenster mit den Zusatz- und Beleginformationen am Bildschirm
angezeigt, in dem die erfassten Informationen dann bei Existenz zu einem Buchungssatz automatisch eingeblendet
werden.
So erfassen Sie Zusatzinformationen und zeigen diese an
Voraussetzung
Sie befinden sich in der Buchungszeile.
1 Um Zusatzinformationen zu erfassen oder zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Zusatzinformationen.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag
Zusatzinformationen.
Wenn für den Buchungssatz keine Zusatzinformationen vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster
Zusatzinformationen anlegen. Wenn bereits Infos vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen
bearbeiten.
--ODER--
Rufen Sie die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen auf, indem Sie in der Buchungszeile
neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw. (vorhandene
Zusatzinformationen bearbeiten) klicken.
2 Um die erfassten Zusatz- und Beleginformationen permanent am Bildschirm anzuzeigen, wählen Sie Ansicht |
Zusatzinformationen anzeigen.
Diese Informationen werden in einem separaten Fenster angezeigt.
Speicherung der Zusatzinformationen
Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz übernommen haben.
B.7)13.
Zusatzinformationen beim Buchen anzeigen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen (beim Buchen)
Sie können für Buchungssätze Zusatzinformationen erfassen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels und können von
Ihnen frei erfasst werden. Sie können für eine Buchung z.B. hinterlegen, in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist
oder ob dieser EU-relevant ist.
Die Zusatzinformationen bestehen aus den Bestandteilen Informationsart und Informationsinhalt. Als Informationsart
können Sie z.B. Filialen oder Mengengrößen (qm) definieren. Für diese Informationsarten erfassen Sie dann
buchungsspezifische Informationsinhalte. Sie können pro Buchungssatz für bis zu 20 Informationsarten zusätzliche Infos
hinterlegen.
Zusatzinformationen erfassen
Wenn Sie für einen Buchungssatz Informationen erfassen oder ändern möchten, müssen Sie den Buchungssatz in der
Buchungszeile bearbeiten. Sie können Zusatzinformationen neu anlegen oder vorhandene bearbeiten, indem Sie den
Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen aufrufen (alternativ auch über das Kontextmenü in der Buchungszeile).
Alternativ können Sie die Dialogfenster zur Neuanlage oder Bearbeitung von Zusatzinformationen aufrufen, indem Sie in
der Buchungszeile neben dem Feld Buchungstext auf das Symbol (Zusatzinformationen anlegen) bzw.
(vorhandene Zusatzinformationen bearbeiten) klicken.
So zeigen Sie die Zusatzinformationen beim Buchen an
2 Um eine bestimmte Informationszeile zu suchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des
Namens einer Spaltenbeschriftung.
3 Wählen Sie Suche starten.
Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie den Suchbegriff eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Die Zeile mit dem eingegebenen Suchbegriff der jeweiligen Spalte ist markiert.
4 Um die Anzeige der Zusatzinformationen zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
B.7)14.
Zusatzinformationen ändern oder löschen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten
hinterlegen.
So bearbeiten Sie bereits erfasste Zusatzinformationen
Voraussetzung
Sie befinden sich zur Erfassung oder Änderung eines Buchungssatzes in der Buchungszeile.
1 Um vorhandene Zusatzinformationen zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile mit den Informationen und klicken
Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen mit den zur Bearbeitung vorbelegten Eingabefeldern.
2 Um Zusatzinformationen neu anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen.
3 Um Zusatzinformationen zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Die Zusatzinformationen werden gelöscht.
4 Um die Bearbeitung der Zusatzinformationen zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten wird geschlossen. Sie setzen die Erfassung des Buchungssatzes fort.
B.7)15.
Zusatzinformationen erfassen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Zusatzinformationen anlegen
hinterlegen.
Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz abgeschlossen
haben.
Zusatzinformationen permanent anzeigen
Sie können während des Buchens die erfassten Zusatz- und Beleginformationen auch permanent in einem eigenen
Fenster anzeigen (unter Ansicht | Zusatzinformationen anzeigen).
So legen Sie Zusatzinformationen an
Voraussetzung
Sie befinden sich zur Erfassung oder Änderung eines Buchungssatzes in der Buchungszeile.
1 Wählen Sie aus der Liste Informationsart eine vorhandene Art.
--ODER--
Geben Sie eine neue Informationsart durch Direkteingabe ein.
In der Liste werden die zuletzt definierten Arten angezeigt. Diese sind buchungssatzunabhängig und können daher für alle
Buchungen verwendet werden.
2 Geben Sie im Eingabebereich Informationsinhalt die buchungssatzspezifischen Zusatzinformationen ein. Um einen
Zeilenumbruch durchzuführen, betätigen Sie die Tastenkombination + .
3 Um den erfassten Text für Informationsinhalte zu löschen (es ist noch keine Speicherung erfolgt), klicken Sie auf die
Schaltfläche Inhalt leeren.
4 Um für einen Buchungssatz mehrere Zusatzinformationen zu erfassen (maximal sind 20 Stück möglich), klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Die erfassten Zusatzinformationen werden gespeichert; Sie können für eine andere Informationsart einen Text erfassen.
5 Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten, in dem die erfassten Zusatzinformationen angezeigt
werden.
Wenn Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen bearbeiten schließen, setzen Sie die Erfassung des Buchungssatzes
fort. Die Zusatzinfos werden erst nach Beendigung des Buchungssatzes gespeichert und dem Buchungssatz zugeordnet.
B.7)16.
Buchungen bereichsweise ändern
Sie können nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu ändern oder zu löschen (z.B. um für mehrere
Buchungen einheitlich einen anderen Buchungstext einzugeben). Sie können somit bei Buchungen für bestimmte Bereiche
komplett die Eingaben überschreiben. Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie sehr viele Buchungen haben und für diese eine
gleichlaufende Änderung durchführen möchten.
So ändern Sie Buchungen bereichsweise
1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungen bereichsweise ändern.
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern.
2 Führen Sie die Änderung für die Buchungen durch.
Funktion nur in der Ansicht Primanota aufrufbar
Die Funktion ist nur in der Ansicht Primanota möglich.
B.7)17.
Buchungen bereichsweise suchen und ändern
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern
In diesem Dialogfenster können Sie nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu ändern oder zu löschen
(z.B. um für mehrere Buchungen einheitlich einen anderen Buchungstext einzugeben). Sie können somit bei Buchungen für
bestimmte Bereiche komplett die Eingaben überschreiben. Sie rufen dieses Fenster auf, wenn Sie sehr viele Buchungen haben
und für diese eine gleichlaufende Änderung durchführen möchten.
So ändern Sie Buchungen bereichsweise
1 Aktivieren Sie den Schaltknopf Buchungen ändern.
2 Wählen Sie aus der Liste Kriterium den Suchbereich, nach dem Sie Buchungen ändern möchten.
3 Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein.
4 Wählen Sie ggfs. die Suchrichtung und geben Sie im Feld Ersetzen durch einen Begriff ein, mit dem Sie Suchbegriff
ersetzen möchten.
5 Ändern Sie ggfs. den Suchbereich, wenn Sie zuvor mehrere Buchungen markiert haben. Ansonsten wird der gesamte
Vorlauf durchsucht.
6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Die Buchung mit dem Suchkriterium wird angezeigt.
7 Um das Buchungsfeld zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
8 Um für alle Buchungen mit dem gleichen Kriterium die Änderung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle
Ändern.
Die Änderung wird für alle Buchungen durchgeführt.
B.7)18.
Buchungen bereichsweise löschen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Buchungen bereichsweise ändern
In diesem Dialogfenster können Sie nach Buchungen suchen, um diese nach bestimmten Kriterien zu löschen (z.B. um
mehrere Buchungen mit gleichem Konto zu löschen). Sie rufen dieses Fenster auf, wenn Sie sehr viele Buchungen haben und
für diese eine gleichlaufende Änderung durchführen möchten.
So löschen Sie Buchungen bereichsweise
1 Aktivieren Sie den Schaltknopf Buchungen löschen.
2 Wählen Sie aus der Liste Kriterium den Suchbereich, nach dem Sie Buchungen löschen möchten.
3 Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein.
4 Wählen Sie ggfs. die Suchrichtung.
5 Ändern Sie ggfs. den Suchbereich, wenn Sie zuvor mehrere Buchungen markiert haben. Ansonsten wird der gesamte
Vorlauf durchsucht.
6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Die Buchung mit dem Suchkriterium wird angezeigt.
7 Um die Buchung zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
8 Um für alle Buchungen mit dem gleichen Kriterium die Löschung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle
Löschen.
Alle Buchungen werden gelöscht.
B.7)19.
Primanota / FIBU-Konto / OPOS-Konto drucken
Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota / FIBU-Konto / OPOS-Konto drucken, ohne in die Auswertungen
wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt.
So drucken Sie die angezeigte Auswertung
1 Wählen Sie Bestand | Fensterinhalt drucken.
--ODER--
Die Auswertung, die im oberen Bildschirmbereich angezeigt ist (Primanota, FIBU-Konto bzw. OPOS-Konto), wird gedruckt.
2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Auswertung zu sehen, wählen Sie Bestand | Fensterinhalt Seitenansicht.
--ODER--
Sie erhalten die Seitenansicht der Auswertung. Sie können von dort den Druck über das Symbol anstoßen.
B.7)20.
Summen und Salden einer Buchung anzeigen
Sie können für eine eingegebene Buchung die dazugehörigen Summen und Salden für die betroffenen Konten anzeigen
(Ausnahme: Gruppen- und Abstimmsumme sowie Buchungssätze aus dem RZ).
So zeigen Sie die Summen und Salden einer Buchung an
1 Markieren Sie den Buchungssatz, für den Sie die Summen und Salden anzeigen möchten.
2 Wählen Sie Auswertungen | Summen und Salden einer Buchung.
--ODER--
Öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Buchungssatz klicken, und wählen
Sie dann den Eintrag Summen und Salden einer Buchung.
Die Auswertung Summen und Salden einer Buchung wird angezeigt.
B.7)21.
Abstimmsumme ändern
So gelangen Sie zum Dialogfenster Abstimmsumme
Sie können einen Abstimmsummenkreis abschließen. Gleichzeitig können Sie eine Abstimmsumme für den neuen
Abstimmsummenkreis eingeben.
Es wird angezeigt, ab welchem Buchungssatz der Abstimmsummenkreis beginnt.
So ändern Sie die Abstimmsumme
1 Geben Sie die Abstimmsumme ein. Wenn Sie die Eingabe mit bestätigen, wird eine Sollbuchung erzeugt; bei
Einsatz der -Taste wird ein Habenbetrag generiert.
2 Um die Gruppensumme als Abstimmsumme zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Summe.
Die Abstimmsumme wird in die Buchungsanzeige übernommen.
B.7)22.
EU-Informationen festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster EU-Informationen
Wenn Sie Vorgänge in Zusammenhang mit der Europäischen Union buchen, erhalten Sie je nach Sachverhalt automatisch ein
Dialogfenster, in dem Sie EU-Land, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und/oder einen Steuersatz für das
ausgewählte EU-Land erfassen.
Prüfung der USt-IdNr. auf Korrektheit
Beim EU-Land Deutschland muss die USt-IdNr. korrekt sein, um übernommen zu werden. Bei allen anderen EU-Ländern
wird geprüft, ob die USt-IdNr. ungültig ist. Bei Ungültigkeit erscheint ein entsprechender Hinweis. Die USt-IdNr. kann
trotzdem übernommen werden.
Bei einer ausländischen USt-IdNr. kann lediglich der formelle Aufbau geprüft werden. Die Bestätigung der Richtigkeit
einer USt-IdNr. können Sie beim Bundesamt für Finanzen (http://www.bff-online.de/ust/useg/ustidbs.php) erhalten.
Beachten Sie den Hinweis des Bundesamts für Finanzen, dass zur Erfüllung der bestehenden Sorgfaltspflicht gem. § 6 a
Abs. 4 UStG eine einfache Bestätigungsabfrage nicht ausreichend ist. Eine qualifizierte Anfrage mit Angaben zu Name,
Ort, Postleitzahl und Straße ist schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an das Bundesamt für Finanzen, Außenstelle
Saarlouis zu richten.
Sie können die EU-Information auch unter Stammdaten | Kontenplan erfassen.
So erfassen Sie die EU-Informationen
1 Wählen Sie aus der Liste das EU-Land.
2 Geben Sie den Steuersatz ein.
3 Geben Sie die USt-IdNr. ein.
Es erfolgt eine Plausibilitätsprüfung. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis.
Das Dialogfenster wird geschlossen; die EU-Informationen werden gespeichert.
B.7)23.
Kleindifferenzen ausgleichen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Kleindifferenzen
Sie können Rechnungen mit einem Kleindifferenzbetrag automatisch ausgleichen. Sie geben hier für Debitoren bzw. Kreditoren
ein Konto ein, über das der Restsaldo ausgebucht wird. Das Limit von Kleindifferenzbeträgen schlüsseln Sie unter
Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Basisprogrammdaten (PC und RZ) |
Kleindifferenzen/OP-Ausgleich.
Wenn Kleindifferenzen ermittelt werden, können Sie die Ausgleichsbuchungen automatisch als Stapel verarbeiten. Sie können
einen neuen Vorlauf anlegen oder die Buchungen in einen vorhandenen Vorlauf übernehmen.
So gleichen Sie Kleindifferenzen aus
1 Geben Sie die Ausgleichskonten für Kleindifferenzen (getrennt für Forderungen und Verbindlichkeiten) ein. Sie müssen
mindestens ein Konto angeben.
2 Geben Sie gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein. Die Felder Datum (Muss-Feld) und Buchungstext sind
vorbelegt.
Die Kleindifferenzen werden sofort auf die eingegebenen Konten gebucht; die Rechnungsnummer ist ausgeglichen.
Die erstellten Buchungssätze stehen zur weiteren Bearbeitung unter Buchen | Dialogbuchen zur Verfügung.
B.7)24.
Umrechnungsdifferenzen ausgleichen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Umrechnungsdifferenzen
Im Rahmen der Euro-Umstellung können bei Rechnungen und Zahlungen Umrechnungsdifferenzen entstehen. Sie können
diese Differenzen automatisch in einem Vorgang für OPOS-Konten ausgleichen. Sie geben für Ihre Debitoren und Kreditoren
ein Konto ein, über das die Differenz ausgebucht wird.
Um Umrechnungsdifferenzen ausgleichen zu können, muss ein Konto ermittelt werden, das eine Umrechnungsdifferenz
aufweist.
So gleichen Sie Umrechnungsdifferenzen aus
1 Geben Sie das Ausgleichskonto ein, auf dem die Umrechnungsdifferenz ausgeglichen werden soll. Sie müssen ein Konto
eingeben.
2 Geben Sie gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen ein. Die Felder Datum (Muss-Feld) und Buchungstext sind
vorbelegt.
Die Umrechnungsdifferenzen werden auf das entsprechende Konto gebucht. Die Konten sind ausgeglichen.
Der Buchungssatz steht zur weiteren Bearbeitung unter Buchen | Dialogbuchen im entsprechenden Vorlauf zur Verfügung.
C. Stapelerfassung
C.1) Vorlauf bearbeiten
C.1)1.
Vorlauf bei der Stapelerfassung auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen
Im Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen wählen Sie einen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen im
Rahmen der Stapelerfassung. Sie können Vorläufe anlegen, löschen, bearbeiten oder die Vorlaufdaten ändern. Daneben
können Sie auch Vorläufe importieren sowie alle Vorläufe in die Stapelverarbeitung übergeben.
Sie können die Liste der Vorläufe beeinflussen, indem Sie den Auswahlumfang eingrenzen. Wenn Sie den Schaltknopf
Vorläufe, die noch nicht frei gegeben sind aktivieren, werden nur die Vorläufe angezeigt, die noch in Bearbeitung sind und
daher nicht in der Stapelverarbeitung zur Verfügung stehen. Wenn der Auswahlumfang auf alle Vorläufe gesetzt ist, werden
die auch verarbeitbaren Vorläufe von Buchungsstapeln angezeigt.
1 Um den Umfang der angezeigten Vorläufe festzulegen, aktivieren Sie in der Gruppe Auswahlumfang den gewünschten
Schaltknopf.
Wenn Sie alle Vorläufe aktiviert haben, werden neben den gerade bearbeiteten Vorläufen auch die zur Verarbeitung
freigegebenen Vorläufe angezeigt.
Sie erhalten das Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen, in dem Sie einen neuen Vorlauf anlegen.
4 Um einen Vorlauf zur Bearbeitung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
--ODER--
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Stapelerfassen.
Falls Sie einen zur Verarbeitung bereits frei gegebenen Vorlauf ausgewählt haben, erhält dieser nach der Bearbeitung den
Status Nicht frei *.
10 Um für einen Vorlauf den Status von Nicht frei auf Frei zu setzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Frei geben.
Der Vorlauf wird mit dem entsprechenden Status versehen.
12 Um einen vorhandenen Vorlauf zu verarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.
Sie erhalten das Dialogfenster Stapelverarbeitung, in dem Sie den Vorlauf verbuchen können. Der Status wird auf Frei
gesetzt.
C.1)2.
Vorlaufdaten für die Stapelerfassung ändern
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlaufdaten ändern (im Rahmen der Stapelerfassung)
So ändern Sie die Vorlaufdaten
1 Geben Sie im Feld Bezeichnung den Namen des Vorlaufs ein oder ändern Sie die vorhandene Bezeichnung. Geben Sie
ggfs. ein Diktatkürzel ein.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlauf für Stapelerfassung auswählen. Der Vorlauf wird mit der geänderten Bezeichnung
angezeigt.
C.1)3.
Erfassungsvorlauf anlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Erfassungsvorlauf anlegen
Sie legen einen neuen Vorlauf für die Eingabe von Buchungssätzen im Rahmen der Stapelerfassung an.
So legen Sie einen neuen Erfassungsvorlauf an
1 Geben Sie in den Feldern Datum von und Datum bis den Zeitraum für den Vorlauf an. Wird nur der Monat eingegeben,
wird automatisch im Feld Datum von der Monatsanfang und im Feld Datum bis das Monatsende eingesetzt.
2 Geben Sie eine Bezeichnung für den Vorlauf ein.
3 Geben Sie ggfs. das Diktatkürzel als Kennung für den Erfasser des Vorlaufs ein.
Sie erhalten das Dialogfenster Stapelerfassen, in dem Sie Buchungen eingeben.
C.1)4.
Vorlauf in der Stapelverarbeitung anhängen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Vorlauf anhängen
Ein Vorlauf (z.B. mit wiederkehrenden Buchungen) kann als Einzelvorlauf angelegt oder an einen bereits bestehenden
Monatsvorlauf angehängt werden. Falls Sie das Kontrollkästchen Vorläufe mit höheren Datum bis anzeigen aktivieren,
werden zusätzlich auch diejenigen Vorläufe zum Anhängen angeboten, die ein höheres Datum bis haben (bis maximal zum
Wirtschaftsjahresende).
So hängen Sie einen Vorlauf an
3 Um zusätzlich auch diejenigen Vorläufe zum Anhängen anzuzeigen, die ein höheres Datum bis haben (bis maximal zum
Wirtschaftsjahresende), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorläufe mit höheren Datum bis anzeigen.
4 Doppelklicken Sie auf den Vorlauf, an den Sie den ausgewählten Vorlauf anhängen möchten.
Sie erhalten das Dialogfenster Vorlaufdaten ändern, in dem Sie einen anderen Namen für den Vorlauf eingeben können.
Anschließend findet für den Vorlauf die Stapelverarbeitung statt.
C.2) Eigenschaften für Stapelerfassung festlegen
C.2)1.
Umfang der Buchungszeile festlegen
So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Stapelerfassung
Sie treffen hier für die Anzeige und den Aufbau der Buchungszeile Einstellungen (kompletter Umfang oder selektive
Eingrenzung bzw. einzeilig). Zusätzlich können Sie Kann-Felder in der Buchungszeile ausblenden sowie für einzelne Felder
festlegen, ob eine Eingabe notwendig ist und ob für diese Felder eine Schleppautomatik gelten soll. Daneben können Sie beim
Einsatz der Programme Kostenrechnung/ KOST-System-Manager für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der
Buchungszeile einen automatischen Abgleich in diesen Programmen aktivieren.
So legen Sie den Umfang der Buchungszeile für die Stapelerfassung fest
1 Aktivieren Sie in der Registerkarte Buchungssatz in der Gruppe Buchungszeile den gewünschten Schaltknopf (Komplett
, ohne KOST-Felder sowie Belegfeld 2 oder Einzeilig).
In Abhängigkeit der Einstellung werden in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder bestimmte Erfassungsfelder deaktiviert.
können Sie bei der Anzeige der kompletten Buchungszeile zusätzlich eine automatische Prüfung der Eingabe in den
KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Buchungszeile den Schaltknopf Komplett und aktivieren Sie
dann die jeweiligen Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder.
3 Um bestimmte Felder in der Buchungszeile auszublenden, deaktivieren Sie in der Gruppe Optionale Erfassungsfelder die
entsprechenden Kontrollkästchen für die gewünschten Felder.
4 Um für bestimmte Erfassungsfelder weitere individuelle Einstellungen festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Feldeinstellungen.
Sie erhalten das Dialogfenster Feldeinstellungen, in dem Sie z.B. für ein Erfassungsfeld definieren können, ob es sich um
ein Mussfeld handelt und ob eine Schleppautomatik gelten soll.
5 Um in der Ansicht der Erfassungsprimanota bei der Bildung von Gruppensummen zu verhindern, dass die zuletzt gebildete
Gruppensumme beim späteren Öffnen des Buchens angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte
Gruppensumme beim Öffnen des Buchens löschen.
Das Register wird geschlossen; die Buchungszeile wird mit den entsprechenden Eingabefeldern angezeigt.
C.2)2.
KOST-Unterstützung aktivieren
So gelangen Sie zur Stapelerfassung
Sie zusätzlich für die Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 in der Buchungszeile einen automatischen Abgleich mit
vorhandenen Kostenstellen in diesen Anwendungen aktivieren und somit Eingabefehler vermeiden.
So aktivieren und nutzen Sie die KOST-Unterstützung
Voraussetzung
Sie nutzen das Programm Kostenrechnung / KOST-System-Manager.
--ODER--
--ODER--
Sie erhalten das Register Eigenschaften Dialogerfassen.
Gruppe Kostenrechnung/KOST-System-Manager.
Es wird geprüft, ob die Übernahme nach KOST möglich ist.
3 Schließen Sie das Register Eigenschaften Dialogerfassen.
4 Geben Sie eine Buchung mit einem KOST-relevanten Konto ein.
Bei Abschluss des Buchungssatzes wird geprüft, ob eine Zuordnung zum KOST-relevanten Vorgang möglich ist.
C.2)3.
Übersicht Bildschirmelemente in der Stapelerfassung
Im oberen Teil wird die Primanota angezeigt. In der Primanota sehen Sie alle erfassten Buchungssätze. Sie können die
Stapelprimanota auch direkt drucken.
In der Statuszeile erhalten Sie Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können. Sie erkennen, ob Sie die Korrektur
eines Buchungssatzes durchführen, ob Sie die Belegautomatik und Kassenminusprüfung aktiviert haben, und ob der Cursor
mit der -Taste in den Anzeigebereich übernommen wurde. Weitere Einstellungen können Sie im Menüpunkt Bearbeiten
| Eigenschaften treffen (Umfang der Buchungszeile ändern).
c.2)4.
Tastenbelegung in der Stapelerfassung
--ODER--
--ODER--
der Buchungszeile).
).
--ODER--
Muß-Eingabefelder gefüllt sind).
(im Nummernblock)
Springen zum vorherigen Eingabefeld.
(im Nummernblock)
Springen zum Eingabefeld Datum.
(im Nummernblock)
Springen zum Eingabefeld Skonto.
(in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2,
Buchungstext)
+ + Aktivieren/Deaktivieren der automatischen
Belegfeld1-Erhöhung.
+ + Aktivieren/Deaktivieren der Kassenminusprüfung.
+ Öffnen des Dialogfensters Buchungstexte zur Erfassung
von Buchungstextkonstanten und deren Übernahme in die
Buchungszeile.
+
(im Nummernblock)
Erfassen der Abstimmsumme.
+ Setzen der Gruppensumme.
(im Nummernblock)
+ Erfassen oder Anzeigen von Zusatzinformationen.
+ Öffnen des Dialogfensters OPOS-Zusatzinformationen zur
Erfassung von zusätzlichen Angaben zu einer Buchung.
+ Erstellen einer Generalumkehr-Buchung.
(im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto)
Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw.
(Tabelle! S. PDF! Tasten s. Original!)
C.3) Buchungsfunktionen in der Stapelerfassung
C.3)1.
Buchungsätze erfassen und bearbeiten
Für die Erfassung und Bearbeitung von Buchungssätzen stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung -unabhängig
welche Art von Buchungssätzen Sie erfassen und in welchem Buchungsmodus Sie sich befinden.
Hinweise zur USt-Schlüssel-Unterstützung beim Buchen
Dispositionsnummer aus Kostenrechnung erfassen
Nutzung von SKR 14 (Land- und Forstwirtschaft)
Wenn Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geschlüsselt haben, stehen Ihnen in der Buchungszeile
anstelle der KOST-Felder die Eingabefelder KOST1 (St) für die Erfassung der Stückzahl, KOST2 (dt) für die Erfassung
von Maßeinheiten wie Gewicht sowie KOST-M. (BZW) für die Erfassung der Betriebszweigabrechnung zur Verfügung.
Die hier erfassten Werte werden im Geldrückbericht sowie in der Summen- und Saldenliste (mit Mengen), im Kontoblatt,
in der Primanota und im Journal in separaten Spalten ausgegeben.
Beachten Sie, dass beim SKR 14 die Nutzung des automatischen Abgleichs der Kostenstellen mit den Angaben in den
Programmen Kostenrechnung / KOST-System-Manager nicht unterstützt wird!
Hinweise zur Kontierungserleichterung mit SKR 14
Sie können für Mandanten Buchungssätze unabhängig von der in den Stammdaten festgelegten Basiswährung erfassen.
Sie wählen aus der Liste WKZ (Währungskennzeichen) die Eingabewährung. Der eingegebene Betrag wird vom
Programm in die Basiswährung (sofern der Umrechnungskurs bekannt und erfasst wurde) umgerechnet und so auch in
den Auswertungen angezeigt. Wenn Sie eine Buchung in einer Fremdwährung (z.B. US-Dollar) erfassen, werden Sie bei
der Eingabe des Umrechnungskurses komfortabel unterstützt.
Informationen zur Fremdwährungsrechnung erhalten Sie in den Hilfethemen unter Übergreifende fachliche Themen |
Fremdwährungs-Fähigkeit.
Buchungszeile/Feldformate
Bei der Eingabe eines Buchungssatzes nutzen Sie automatisch die Felderweiterung, d.h. Sie können größere Werte
erfassen (z.B. höhere Umsätze).
Übersicht der Feldformate/Darstellung der Kontonummern
Wenn Sie in den Stammdaten des Mandanten in den FIBU-Basisprogrammdaten im Feld Länge der Sachkonten eine
Länge größer als 4 Stellen festgelegt haben, stehen Ihnen zur Erfassung von Sachkonten bis 8 Stellen, für
Personenkonten bis zu 9 Stellen zur Verfügung.
Mögliche Handlungsabläufe
Buchungssatz eingeben
Buchungssatz ändern oder korrigieren
Buchungssatz löschen
Buchungssatz kopieren
Buchungssatz suchen
Spalten in der Ansicht konfigurieren
Währungsumrechnung durchführen
C.3)2.
Vorlauf löschen
Sie können einen Vorlauf mit allen eingegebenen Buchungssätzen löschen.
So löschen Sie einen Vorlauf
Voraussetzung
Der Vorlauf wurde noch nicht über die Stapelverarbeitung weiterbearbeitet.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Ansicht an einer beliebigen Stelle das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag
Alles löschen.
Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Buchungen löschen möchten.
Der Vorlauf wird mit allen Buchungssätzen gelöscht. Wenn Sie das Buchen beenden, wird der Vorlauf in der
Vorlaufübersicht nicht mehr angezeigt.
C.3)3.
Primanota Stapelerfassung drucken
Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota drucken, ohne in die Auswertung wechseln zu müssen. Es wird
der angezeigte Fensterinhalt gedruckt.
So drucken Sie die angezeigte Ansicht
1 Wählen Sie Bestand | PN Stapelerfassung drucken.
--ODER--
Die Primanota wird gedruckt.
2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Primanota zu sehen, wählen Sie Bestand | PN Stapelerfassung Seitenansicht.
--ODER--
C.3)4.
Kassenminusprüfung aktivieren
Mit Hilfe der Kassenminusprüfung können Sie prüfen, ob ein negativer Kassenbestand vorliegt. Wenn Sie die Funktion
aktivieren, wird nach Erfassen eines Buchungssatzes für das ausgewählte Geldkonto geprüft, ob es einen Minusbestand
aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis. Unter Auswertungen | Kassen-/Bankbericht erhalten Sie weitere
Informationen zum Kassenbestand.
So aktivieren Sie die Kassenminusprüfung
1 Wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung.
Sie erhalten das Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung.
2 Wählen Sie im Dialogfenster Auswahl Geldkonto für Kassenminusprüfung das gewünschte Konto, und klicken Sie auf
OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto.
3 Geben Sie im Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto für das ausgewählte Geldkonto einen Anfangsbestand ein bzw.
bestätigen Sie den Programmvorschlag. Ändern Sie ggfs. das Währungskennzeichen.
Die Kassenminusprüfung ist aktiv. Im Statusbereich sehen Sie das für die Kassenminusprüfung ausgewählte Geldkonto.
Neben der Abstimmsumme wird der Saldo des Kontos angezeigt. Das Eingabefeld Konto ist mit dem Geldkonto vorbelegt.
Wenn Sie eine Buchung eingeben, wird bei der Verarbeitung geprüft, ob das Geldkonto einen negativen Kassenbestand
aufweist. Ist dies der Fall, erhalten Sie einen Hinweis.
Kassenminusprüfung deaktivieren
Um die Kassenminusprüfung wieder zu deaktivieren, wählen Sie Ansicht | Kassenminusprüfung. Das Häkchen wird
entfernt.
C.3)5.
Startsaldo für Geldkonto in der Kassenminusprüfung in der Stapelerfassung festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Startsaldo für Geldkonto Stapelerfassung
Wenn Sie in der Stapelerfassung die Kassenminusprüfung aktivieren, können Sie für ein Geldkonto das
Währungskennzeichen sowie einen Startsaldo festlegen.
Sie können den vorgeschlagenen Anfangsbestand für das Geldkonto bestätigen oder eine neue Startsumme festlegen bzw. das
Währungskennzeichen ändern.
So legen Sie die Startsumme für das Geldkonto fest
1 Um die Währung zu ändern, wählen Sie aus der Liste die gewünschte Währung.
2 Bestätigen Sie die vorgeschlagene Summe oder geben Sie eine neue Startsumme ein. Wenn Sie die Eingabe mit
bestätigen, wird eine Sollbuchung erzeugt; bei Einsatz der -Taste wird ein Habenbetrag generiert.
Die Startsumme wird in das Anzeigefeld Kassenminusprüfung übernommen. Die Währung wird in der Buchungszeile in
die Liste WKZ übernommen.
C.3)6.
Automatische Belegfeld1 - Erhöhung aktivieren
Durch dieser Funktion wird beim Buchen die Rechnungsnummer automatisch um den Faktor Eins erhöht.
So aktivieren Sie die automatische Belegfeld 1- Erhöhung
Wählen Sie Ansicht | Automatische Belegfeld 1-Erhöhung.
Im Feld Belegfeld 1 wird beim Buchen automatisch die Rechnungsnummer um Eins erhöht.
C.3)7.
automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Wenn es sich um ein Personenkonto
handelt, können Sie zusätzlich die USt-IdNr. eingeben.
1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten |
Beschriftung Gegenkonto ändern.
--ODER--
--ODER--
c.3)8.
Buchungstextkonstanten verwenden
Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die Tastenkombination + betätigen.
Sie können Buchungstexte auch im Rahmen der Sammelzahlung oder der Aufteilung erfassen, indem Sie neben dem
Erfassungsfeld auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination betätigen.
So übernehmen Sie Buchungstextkonstanten
1 Wählen Sie Bearbeiten | Buchungstexte.
--ODER--
Klicken Sie neben dem Feld Buchungstexte auf das Symbol
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Buchungstexte.
2 Markieren Sie einen vorhandenen bzw. neu angelegten Buchungstext.
Der markierte Buchungstext wird in die Buchungszeile übernommen. Sie können Buchungstextkonstanten auch schnell
übernehmen, indem Sie in der Buchungszeile im Feld Buchungstext die Textnummer eingeben und dann die
Tastenkombination + betätigen.
C.3)9.
Zusatzinformationen erfassen und anzeigen
Sie können beim Buchen Zusatzinformationen für Buchungssätze hinterlegen. Diese besitzen den Charakter eines Notizzettels
und können von Ihnen frei erfasst werden. Sie können für bis zu 8 Informationsarten pro Buchungssatz zusätzliche Infos
erfassen (z.B. in welcher Filiale der Geschäftsvorfall entstanden ist, ob dieser EU-relevant ist etc.).
Anzeige von Zusatzinformationen
Bereits erfasste Zusatzinformationen zeigen Sie an, indem Sie in der Ansicht eine Buchung mit Zusatzinformationen
markieren und dann den Menüpunkt Bearbeiten | Zusatzinformationen bzw. diesen im Kontextmenü aufrufen. Eine
Buchung mit erfassten Zusatzinformationen erkennen Sie in der Ansicht in der Spalte ZI am Eintrag ZI.
So erfassen Sie Zusatzinformationen
Voraussetzung
Sie befinden sich in der Buchungszeile.
1 Um Zusatzinformationen zu erfassen oder zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Zusatzinformationen.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag
Zusatzinformationen.
Wenn für den Buchungssatz keine Zusatzinformationen vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster
Zusatzinformationen anlegen. Wenn bereits Infos vorhanden sind, erhalten Sie das Dialogfenster Zusatzinformationen
bearbeiten.
Die Speicherung und Zuordnung der Zusatzinformationen erfolgt erst, wenn Sie den Buchungssatz übernommen haben.
D. Stapelverarbeitung
D.1)
Eigenschaften für die Stapelverarbeitung festlegen
So gelangen Sie zum Register Eigenschaften Stapelverarbeitung
Im Register Eigenschaften legen Sie für die Stapelverarbeitung Verarbeitungsregeln fest. Wenn Sie die Programme
Kostenrechnung / KOST-System-Manager für den ausgewählten Mandanten einsetzen, können Sie für die
Erfassungsfelder KOST1 und KOST2 einen automatischen Abgleich in diesen Programmen aktivieren. Daneben können Sie
bei Belegfeldern Führungsnullen abschneiden lassen.
So legen Sie die Eigenschaften fest
können Sie eine automatische Prüfung der Eingabe in den KOST-Feldern nutzen. Aktivieren Sie dazu die jeweiligen
Kontrollkästchen für die Unterstützung der KOST-Felder.
2 Um bei der Stapelverarbeitung bei Belegfeldern die Führungsnullen abzuschneiden, aktivieren Sie das entsprechende
Kontrollkästchen.
Die Eingaben werden gespeichert; das Register wird geschlossen.
D.2)
Übersicht Spalten in der Stapelverarbeitung
Spalte Inhalt
Status Folgende Werte sind möglich:
F : Vorlauf wurde geprüft und dabei Fehler gefunden; Verarbeitung ist nicht möglich
H : Vorlauf wurde geprüft und dabei Hinweise ermittelt; die Verarbeitung ist jedoch möglich
? : Vorlauf wurde noch nicht geprüft
* : Vorlauf ist zur Verarbeitung freigegeben und könnte prinzipiell verarbeitet werden
(ergänzende Angabe)
Lfd. Nr. Gibt die laufende Nummer an. Buchungssatzvorläufe werden durch B, Stammdaten-Vorläufe
durch S gekennzeichnet.
Folgende Abrechnungsnummern sind möglich:
1-69 bzw. 1001-1069: laufende FIBU-Buchungen
70 bzw. 1070: Programmverbindung
96: Übernahme der Salden Sachkonten
99: individuelle Kontenbeschriftung Sachkonten
189: individuelle Kontenbeschriftung Personenkonten
9901: Adressdaten, Banken
1500: erweiterter Mandantenname, ind. ASD
71: Programmdaten
181: OPOS-Mandanten-Programmdaten
1181: Zahlungsbedingungen
1086: indiv. Kontenfunktionen, Steuerschlüssel
1401: steuerliche Buchungen
83: BWA-Schema
Bezeichnung Enthält die Vorlaufbezeichnung; aus der Abrechnungsnummer kann diese Bezeichnung
generiert werden.
Datum von /Datum bis Gibt den Buchungszeitraum an.
HK Kennzeichnet die Herkunft der Erfassungsdatei:
Herkunftskennzeichen aus Erfassungsdateien:
RE: Vorläufe, die im Dialogerfassen oder in der Stapelerfassung eingegeben wurden bzw.
aus Buchungsvorschlägen stammen
ZV: Vorläufe aus dem Zahlungsvorschlag
MW: Vorläufe für Buchungsstapel aus dem Mahnwesen
WW: Warenwirtschaft
VS: Vollstreckung
FY: Finanzanalyse
Herkunftskennzeichen aus Postversanddateien:
LO: Vorläufe aus der Projektverbindung LOHN
OP: Vorläufe aus OPOS-Verbund
WK: Vorläufe mit wiederkehrenden Buchungen
KA: Vorläufe aus dem Kontoauszugs-Manager
SV: sonstige Vorläufe
Diktatkürzel Namenskürzel des Sachbearbeiters; Inhalte der Postversanddatei; HK = SV
EB: Vorläufe, die durch Saldenübergabe am PC erzeugt wurden (Eröffnungsbilanz).
AI: Vorläufe, die durch den Import von Textdateien entstanden sind; Sie können diese
individuell ändern.
zweistelliges Kurzzeichen: Namenskurzzeichen des Mitarbeiters, der den Vorlauf z.B. in
DESY erfasst hat
RV: Vorläufe, für die im Anwendungsmanager unter Postversanddateien bearbeiten der
Ordnungsbegriff geändert wurde; die ursprüngliche Mandantennummer wurde in die Felder
KOST1 / KOST2 oder in den Buchungstext übernommen.
KV: Vorläufe, die im Anwendungsmanager unter Postversanddateien bearbeiten
zusammengefasst wurden.
RE: Vorläufe, die in der installierten Anwendung über den Primanota-Export erzeugt wurden.
KB: Kassenbuch
RI: Rechnungseingang
RA: Rechnungsausgang
(Tabelle! S. PDF!)
D.3)
Stapelverarbeitung durchführen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Stapelverarbeitung
Im Dialogfenster Stapelverarbeitung verarbeiten Sie Vorläufe unterschiedlicher Herkunft. Die angezeigten Vorläufe sind für
die Verarbeitung freigegeben (erkennbar durch * in der Spalte Status). Für jeden Vorlauf existiert eine Erfassungsdatei mit den
Inhalten Buchungssatz- oder Stammdatenvorläufe. Die Vorläufe können im Rahmen der Stapelerfassung oder als externe
Postversanddatei entstanden sein. In letzterem Fall können Sie den Import für Postversanddateien (z.B. konvertierte Daten aus
DESY) oder für Textdateien (ASCII-Format) durchführen. Die Vorläufe werden vor der Übernahme geprüft; fehlerhafte
Buchungssätze können Sie sofort korrigieren.
Ebenso können Vorläufe aus Fremdprogrammen verarbeitet werden, falls deren Dateiaufbau dem DATEV-Schnittstellenformat
entspricht. Postversanddaten, die im Importverzeichnis der Anwendung bereitstehen, werden angezeigt und können sofort
verarbeitet werden. Wenn Postversanddateien auf einem abweichenden Laufwerk stehen und nicht angezeigt werden oder
wenn Sie Textdateien importieren möchten, klicken Sie auf die Schaltflächen Importieren bzw. ASCII-Import (für Textdateien).
Sie führen dann in weiteren Dialogfenstern den Import der Daten durch.
Übersicht Spaltenaufbau
Automatisierte Stapelverarbeitung bei umfangreichen Datenbeständen
Wenn Sie umfangreiche Buchungsdaten über die Stapelverarbeitung importieren und verarbeiten möchten, können Sie
den Aufruf der Stapelverarbeitung und die Verarbeitung der Daten automatisieren, indem Sie die Verarbeitung der
Postversanddaten außerhalb des Programms starten. Dadurch können Sie z.B. große Datenmengen über Nacht
verarbeiten lassen.
Vorgehen und Hinweise
So verarbeiten Sie Buchungsstapel
3 Um die Inhalte der Erfassungsdatei ins Postversandformat zu konvertieren, markieren Sie den Vorlauf, öffnen Sie mit der
rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Export als Postversanddaten.
Sie erhalten das Dialogfesnster Export als Postversanddaten.
Der Vorlauf wird gelöscht.
7 Um Eigenschaften für die Stapelverarbeitung (Unterstützung KOST-Prüfung, Abschneiden der Führungsnullen bei
Belegfeldern) zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.
Sie erhalten das Register Eigenschaften Stapelverarbeitung.
9 Um mehrere Vorläufe zusammenzufassen, markieren Sie diese Vorläufe und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen
Ausgewählte Buchungsvorläufe zusammenfassen.
10 Um einen oder mehrere Vorläufe im Stapel zu verarbeiten, markieren Sie den/die Vorläufe und klicken Sie auf die
Schaltfläche Verarbeiten.
Der/die Vorläufe werden verarbeitet. Sie erhalten die entsprechenden Meldungen. Nach erfolgreicher Verarbeitung werden
die Vorläufe in der Vorlaufliste nicht mehr angezeigt.
Wenn für den Monat bereits ein Vorlauf existiert, der noch nicht gesendet bzw. festgeschrieben wurde, und wenn der
übernommene Vorlauf für denselben Monat erfasst wurde, können Sie diese Vorläufe zusammenfassen. Sie erhalten einen
entsprechende Abfrage.
Um den Stapel an einen anderen Vorlauf "anzuhängen", klicken Sie auf Ja: es erscheint eine weiteres Auswahlfenster für
Vorläufe. Wählen Sie hier einen Vorlauf aus. Um einen neuen Vorlauf zu erstellen, klicken Sie auf Nein: es wird ein weiterer
Vorlauf für den Monat angelegt.
Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie eine Vorlaufbezeichnung festlegen.
11 Geben Sie die Vorlaufbezeichnung ein und bestätigen Sie mit OK.
Die Verarbeitung der Buchungssätze wird angestoßen. Die eingelesenen Buchungssätze werden geprüft; fehlerhafte
Buchungssätze werden in einem Fehlerprotokoll zur Korrektur angezeigt.
Die eingelesenen Buchungen können im Dialogbuchen weiter bearbeitet werden.
D.4)
Fehlerhafte Buchungssätze in der Stapelverarbeitung korrigieren
So gelangen Sie zum Dialogfenster Stapelverarbeitung
Wenn bei der Stapelverarbeitung fehlerhafte Buchungssätze festgestellt werden, erhalten Sie ein Fehlerprotokoll. Dieses
können Sie unter Datei | Drucken ausgeben.
So verfahren Sie bei fehlerhaften Buchungen bei der Stapelverarbeitung
Voraussetzung
Sie haben im Rahmen der Stapelverarbeitung ein Fehlerprotokoll erhalten.
1 Schließen Sie das Fehlerprotokoll über Datei | Beenden.
Sie erhalten ein Meldungsfenster mit folgendem Inhalt: "Der Vorlauf enthielt fehlerhafte Buchungssätze. Soll er trotzdem
verarbeitet werden?"
2 Um den Vorlauf trotzdem zu verarbeiten, klicken Sie auf Ja.
Die korrekten Buchungen werden verarbeitet, die fehlerhaften werden gelöscht.
3 Um die fehlerhaften Buchungen zu korrigieren, klicken Sie auf Nein.
Das Dialogfenster Stapelerfassung mit allen Buchungssätzen dieses Vorlaufes wird geöffnet. Die fehlerhaften Buchungen
sind in der Spalte Status mit F gekennzeichnet. Korrigieren Sie die Buchungen und schließen Sie dann die Stapelerfassung.
Der Vorlauf mit den korrigierten Buchungen kann nun verarbeitet werden.
Sie möchten bei einer umfangreichen Primanota alle fehlerhaften Buchungen suchen:
Nutzen Sie dazu eine spaltenbezogene Suchfunktion: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenbeschriftung
Status. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen. Wählen Sie Suche starten
, geben Sie als Suchbegriff F ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Die fehlerhaften Buchungen werden angezeigt.
4 Um die Verarbeitung abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.
Es erfolgt keine Verarbeitung; der Vorlauf bleibt in der Auswahl stehen.
Korrektur erfolgt nicht sofort
Wenn Sie die Buchungen in der Stapelerfassung nicht sofort korrigieren möchten, schließen Sie die Stapelerfassung.
Der Vorlauf steht weiterhin in der Stapelerfassung bereit. Er ist in der Vorlaufauswahl an der Kennung F in der Spalte
Status erkennbar.
Buchungen bereichsweise korrigieren
Wenn Sie die bei der Stapelverarbeitung festgestellten fehlerhaften Buchungssätze bereichsweise korrigieren möchten,
nehmen Sie die Korrektur über das Dialogerfassen vor.
Schließen Sie dazu den Vorlauf in der Stapelerfassung und öffnen Sie stattdessen den Vorlauf über Buchen |
Dialogerfassen. Unter Bearbeiten | Buchungen bereichsweise ändern können Sie die Buchungen bereichsweise
korrigieren.
D.5)
Buchungsstapel im Postversandformat importieren
So gelangen Sie zum Dialogfenster Postversanddaten importieren
Sie übernehmen hier für die Stapelverarbeitung Buchungsstapel, die auf dem ausgewählten Datenpfad bereitstehen, wenn die
Dateien im Postversandformat vorliegen. Der Ordnungsbegriff, für den Sie Daten importieren möchten, muss bereits angelegt
sein.
Suchen bei vielen Buchungsstapeln
Wenn eine umfangreiche Liste mit Vorläufen angezeigt wird, rufen Sie mit Hilfe der Tastenkombination + das
Automatisierte Stapelverarbeitung bei umfangreichen Datenbeständen
Wenn Sie umfangreiche Buchungsdaten über die Stapelverarbeitung importieren und verarbeiten möchten, können Sie
den Aufruf der Stapelverarbeitung und die Verarbeitung der Daten automatisieren, indem Sie die Verarbeitung der
Postversanddaten außerhalb des Programms starten. Dadurch können Sie z.B. große Datenmengen über Nacht
verarbeiten lassen.
Vorgehen und Hinweise
So importieren Sie Buchungsstapel im Postversandformat
1 Geben Sie im Eingabefeld Laufwerk und Verzeichnis den Datenpfad ein, auf dem sich die Daten befinden, die Sie
übernehmen möchten. Wenn Sie den Datenpfad kennen, auf dem der Buchungsstapel steht, geben Sie diesen direkt ein.
Ansonsten öffnen Sie über den Windows-Datendialog und suchen dort den entsprechenden Datenpfad. Um Daten von
einer Diskette einzulesen, klicken Sie auf das Symbol .
Sie erhalten auf dem ausgewählten Datenpfad eine Datei mit dem Namen DV01, EV01, KF01.
2 Um Postversanddateien bearbeiten zu können (z.B. um Ordnungsbegriffe zu ändern, Vorläufe zusammenzufassen und zu
kopieren), klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Sie erhalten das Register Postversanddateien bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten schließen Sie das Register
Postversanddateien bearbeiten mit OK.
3 Um einen Vorlauf nach der Übernahme nicht automatisch zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Originalbestand nach Kopieren löschen.
Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, bleiben die Vorläufe nach der Übernahme für einen nochmaligen Import erhalten.
Bereits importierte Stapel sind in der Spalte VKZ mit einem Stern * gekennzeichnet.
4 Um alle Vorläufe in der Vorlaufauswahl anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen alle Vorläufe anzeigen.
5 Um einen oder mehrere Vorläufe zu übernehmen, markieren Sie die Vorläufe und bestätigen Sie mit OK. Wie Sie mehrere
Stapelvorläufe gleichzeitig markieren, erfahren Sie unter Wie bedienen Sie das Programm / Punkt 2 Mehrfachauswahl.
Der/die Vorläufe werden in der Vorlaufauswahl der Stapelverarbeitung übernommen; das Dialogfenster Postversanddaten
importieren wird geschlossen.
6 Um einen weiteren Vorlauf zu übernehmen, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
Der Vorlauf wird in der Vorlaufauswahl der Stapelverarbeitung übernommen; das Dialogfenster Postversanddaten
importieren bleibt geöffnet.
7 Um einen Vorlauf zu löschen, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Der Vorlauf wird in der Übersicht entfernt.
D.6)
ASCII-Daten für den Import auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster ASCII-Daten importieren
Sie können Textdateien, die im ASCII-Format vorliegen, über die Stapelverarbeitung in die Anwendung übernehmen. Es können
Buchungssätze, Sachkonten, Personenkonten sowie Summen und Salden importiert werden. Im Dialogfenster ASCII-Daten
importieren wählen Sie das Importformat und die Importdatei und legen weitere importspezifische Vorlaufdaten fest.
Der Ordnungsbegriff, für den Sie Daten importieren möchten, muss bereits angelegt sein.
Übersicht Feldformate beim ASCII-Import
Formatdefinition
Importformate für ASCII-Textdateien definieren und hinterlegen Sie unter Extras | ASCII-Formate | Registerkarte
Importformate.
Um Daten in dieser Anwendung zu exportieren und zu importieren, stehen aufeinander abgestimmte Ex- und Importformate zur
Verfügung (siehe Tabelle Ex-/Importformate).
So importieren Sie ASCII-Daten
1 Wählen Sie aus der Liste Datenformat die Formatart (Buchungssätze, Sachkonten, Personenkonten, Summen und Salden)
sowie aus der Liste Formatbezeichnung ein für die Formatart definiertes Format.
2 Um das Format anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format anzeigen.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anzeigen, in dem Sie die Formatstruktur prüfen können.
3 Um ein Format zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Format bearbeiten.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format ändern, in dem Sie eine vorhandene Formatstruktur ändern können.
4 Geben Sie den Pfad, auf dem sich die Importdatei befindet und den Dateinamen ein. Sie können diese Daten auch über den
Datenpfaddialog (Symbol ) auswählen.
5 Wählen Sie aus der Liste Zeichensatz, ob die zu importierende ASCII-Datei im ASCII-Format oder ANSI-Format vorliegt.
6 Legen Sie fest, ab welcher Zeile die Dateiinhalte der ASCII-Datei importiert werden sollen.
Die Auswahl an dieser Stelle besitzt Vorrang vor der Festlegung des Importformats.
7 Um die angezeigte Kontonummernlänge, die den FIBU-Stammdaten entnommen ist, zu ändern, geben Sie die tatsächlich
erfasste Länge für die Sachkonten ein.
Die in der Importdatei erfasste Kontonummernlänge wird angezeigt.
8 Um den Originalbestand der ASCII-Datei nach einem erfolgreichen Import automatisch zu löschen, aktivieren Sie das
9 Um die Importdatei vorab anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ergebnisvorschau.
Die Importdatei wird in einer Auswertung, die ähnlich wie die Primanota aufgebaut ist, angezeigt.
10Wenn Sie als Datenformat Buchungssätze gewählt haben, geben Sie in den Feldern Datum von, Datum bis sowie Abr.-Nr.
(Abrechnungsnummer, vorbelegt mit 1) und NKZ (Namenskürzel, vorbelegt mit AI) weitere Vorlaufdaten ein.
Die Datumsfelder sind Pflicht-Eingabefelder; Sie können die Abrechnungsnummer und das Namenskürzel ändern.
11 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
Aus der ASCII-Datei wird eine Postversanddatei für die Stapelverarbeitung generiert, die in der Vorlaufliste im Dialogfenster
Stapelverarbeitung angezeigt wird.
Bei Fehlern in der Konvertierung erhalten Sie ein Fehlerprotokoll.
12 Falls Sie das Datenformat Summen und Salden gewählt haben, erfassen Sie weitere Angaben zum Buchungssatz, zur
Fremdwährungsrechnung sowie ggf. zur Kontenüberleitung. Zur Übernahme der Daten klicken Sie auf OK.
D.7)
ASCII-Format anzeigen
So gelangen Sie zum Dialogfenster ASCII-Format anzeigen
Im Dialogfenster ASCII-Format anzeigen können Sie die Einstellungen für das ausgewählte ASCII-Format anzeigen und
drucken. Sie sehen, welche Felder im Format enthalten sind und welche sonstigen Einstellungen (Trennzeichen,
Kommastellen, Datumsformat) festgelegt wurden. Das Format wurde entweder von DATEV ausgeliefert oder individuell von
Ihnen unter Extras | ASCII-Formate erstellt.
So zeigen Sie das Format an
1 Informieren Sie sich über die Einstellungen des angezeigten Formats. Überprüfen Sie ggfs. den Inhalt der Importdatei bzw.
Exportdatei und entscheiden Sie, ob Sie ein anderes oder neues Format verwenden möchten.
2 Um die Formatbeschreibung zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
Sie erhalten die Seitenansicht des Formats und können von dort den Druck durchführen.
D.8)
ASCII-Formate bearbeiten
So gelangen Sie zum Register ASCII-Formate
Im Register ASCII-Formate bearbeiten Sie in den Registerkarten Importformate bzw. Exportformate vorhandene
Formatbeschreibungen.
Für den Import von ASCII-Textdateien in die Anwendung muss das Format der Textdatei festgelegt werden, d.h. jedes Feld
der Textdatei muss dem entsprechenden Feld der Postversanddatei entsprechen. Die Importformate, die hier festgelegt sind,
werden beim Buchen (z.B. Stapelverarbeitung) als Formatvorlage für den Import von ASCII-Daten verwendet.
Beim Export gelten dieselben Kriterien. Die festgelegten Datenformate werden unter Bestand | Exportieren | ASCII-Format
beim Export von ASCII-Daten in andere Anwendungen als Formatvorlage verwendet.
Die Liste der angezeigten Formate ist abhängig vom gewählten Datenformat. Sie können bei Importformaten Buchungssätze,
Sachkonten, Personenkonten sowie Summen und Salden bearbeiten; bei den Exportformaten stehen Kontenwerte,
Kontenbeschriftungen, Geschäftspartner (getrennt nach Offene Posten, Debitoren und Kreditoren), Primanota- und
Kontoblattbuchungen, das Buchungsprotokoll, Mandantendaten sowie ggf. Daten für das Tool LAWI-Betriebszweigabrechnung
und Textschlüsselbeschriftungen zur Verfügung.
Sie können als Format ein von DATEV ausgeliefertes Standardformat verwenden oder neue, individuelle Formate definieren
(erkennbar in der Spalte Anlageart). Sie können neue Formate anlegen oder bestehende Formate anzeigen, ändern,
kopieren und löschen. Standardformate können nicht geändert und nicht gelöscht werden!
Um Daten in dieser Anwendung zu exportieren und zu importieren, stehen aufeinander abgestimmte Ex- und Importformate zur
Verfügung (siehe Tabelle Ex-/Importformate).
So bearbeiten Sie ASCII-Formate
1 Um ASCII-Formate für den Import bzw. Export zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte Importformate bzw.
Exportformate.
2 Wählen Sie aus der Liste Datenformat das Import- bzw. Exportformat, das Sie bearbeiten möchten.
Die Liste der vorhandenen Formatbeschreibungen wird entsprechend dem ausgewählten Datenformat angezeigt.
3 Um ein neues Format anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anlegen - Importformate (Exportformate).
4 Um ein vorhandenes Standardformat anzuzeigen, markieren Sie die vorhandene Formatbeschreibung (Anlageart Standard
) und klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format anzeigen - Importformate (Exportformate).
5 Um ein vorhandenes individuelles Format anzuzeigen und zu ändern, markieren Sie die vorhandene Formatbeschreibung
(Anlageart Individuell) und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format ändern - Importformate (Exportformate), in dem Sie das individuelle
Format bearbeiten können.
6 Um ein vorhandenes Format zu kopieren (z.B. um ein Standardformat für die Erstellung eines individuellen Formats zu
nutzen), markieren Sie die Formatbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
Sie erhalten das Dialogfenster ASCII-Format kopieren - Importformate (Exportformate).
7 Um ein vorhandenes Format zu löschen, markieren Sie die Formatbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche
Löschen.
Die Formatbeschreibung wird gelöscht.
8 Um die Bearbeitung zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Das Dialogfenster wird geschlossen; die Formate werden gespeichert.
D.9)
ASCII-Format für Import anlegen / ändern / kopieren
So gelangen Sie zum Register ASCII-Format anlegen (ändern, kopieren) - Importformate bzw. Exportformate
Sie definieren im Dialogfenster ASCII-Format anlegen - Importformate eine neue ASCII-Formatbeschreibung für den Import
von ASCII-Dateien. Sie erhalten dasselbe Register, wenn Sie ein bereits vorhandenes individuelles Format ändern möchten
oder ein Format kopieren möchten, um auf Basis der Kopie ein neues Format anzulegen.
Für den Import von ASCII-Textdateien in die Anwendung muss das Format der Textdatei festgelegt werden, d.h. jedes Feld
der Textdatei muss dem entsprechenden Buchungssatzfeld zugeordnet werden. Sie können als Format ein von DATEV
ausgeliefertes Standardformat verwenden oder neue, individuelle Formate definieren (erkennbar in der Spalte Anlageart). Die
Formate, die hier festgelegt sind, werden unter Buchen | Stapelverarbeitung als Formatvorlage für den Import von
ASCII-Daten verwendet.
Im unteren Fensterteil können Sie für eine Importdatei eine Zeile im "Rohzustand" anzeigen.
In der Registerkarte Angaben zum Buchungssatz erfassen Sie weitere Werte für den ASCII-Import von Summen und
Salden.
Übersicht Feldformate beim ASCII-Import
So erstellen Sie ein neues ASCII-Format oder ändern und kopieren ein vorhandenes Format
1 Geben Sie im Feld Formatname eine Bezeichnung ein.
2 Legen Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen für die Importdatei die Kriterien fest (Zeichensatz, Import ab
Zeile, Trennzeichen für Felder und Nachkommastellen, Datumsformat) fest.
3 Um in der Registerkarte Feldauswahl die Länge von Feldern ändern zu können, wählen Sie in der Liste Satzaufbau den
Eintrag fest.
Sie können jetzt auch die Feldausrichtung wählen.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte Feldauswahl und wählen Sie aus der Liste Mögliche Felder diejenigen Eingabefelder,
deren Inhalte in die Formatbeschreibung einer Importdatei übernommen werden sollen. Felder, die ausgewählt werden
müssen, sind in der Liste der möglichen Felder mit einem Stern (*) bzw. (**) gekennzeichnet.
Die ausgewählten Felder werden in der rechten Feldübersicht angezeigt.
5 Um die Auswahl rückgängig zu machen oder die Reihenfolge der ausgewählten Felder zu ändern, klicken Sie auf die
entsprechenden Schaltflächen.
6 Um die Feldlänge zu ändern, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Felder das gewünschte Feld und klicken Sie auf die
Schaltfläche Länge ändern.
Sie erhalten das Dialogfenster Länge ändern, in dem Sie eine abweichende Feldlänge eingeben können.
7 Um eine Zeile einer Importdatei als Muster anzuzeigen, geben Sie Pfad- und Dateinamen der Importdatei ein (oder wählen
diese über das Symbol ).
Die Importzeile wird ähnlich einem Dateibetrachter im unteren Fensterbereich im "Rohzustand" angezeigt.
8 Wenn Sie das Datenformat Summen und Salden gewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Angaben zum
Buchungssatz und erfassen Sie EB-Konto, JVZ-Konto, Buchungsdatum und Buchungstext. Falls Sie Daten aus
Finanzbuchhaltungen übernehmen, die in einer Fremdwährung erfasst sind, geben Sie das Währungskennzeichen und den
Umrechnungskurs für die EB-Werte und JVZ-Werte ein.
10 Um die Formatbeschreibung zu übernehmen und zu speichern, klicken Sie auf OK oder Übernehmen.
Das angelegte ASCII-Format wird gespeichert; es steht für den Import von ASCII-Daten in der Stapelverarbeitung zur
Verfügung.
Das Fenster wird geschlossen; das Format wird im Register ASCII-Formate in der Registerkarte Importformate angezeigt.
D.10)
Übersicht Feldauswahl beim ASCII-Import
Die folgende Übersicht enthält für die beim ASCII-Import möglichen Felder eine Beschreibung der Feldtypen sowie deren
maximal zulässigen Feldlängen, wenn alle möglichen Trennzeichen (für Tausenderpunkte und Nachkommastellen) vorhanden
sind. Im Rahmen des ASCII-Imports kann die tatsächlich maximal zulässige Feldlänge wegen des Vorhandenseins oder
Nichtvorhandenseins dieser Trennzeichen von diesen Vorgaben abweichen. Dies muss beim ASCII-Import berücksichtigt
werden.
Die Angaben sind auch beim ASCII-Export gültig.
Zeichenerklärung:
* / **: Muss-Feld
A: Alphanumerisch
N : Numerisch
D : Datumsangabe
Alternative Muss-Felder **
Wenn Felder mit ** gekennzeichnet sind, bedeutet dies, dass für Umsatz bzw. Gegenkonto immer eine Schlüsselung
vorhanden sein muss.
Folgende Konstellationen der Zuordnung sind möglich:
Umsatz:
**Umsatz (mit Soll/Haben-Kz) oder
**Soll/Haben-Kennzeichen und **Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)
Gegenkonto:
**Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) oder
BU-Schlüssel und **Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) oder
**Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
ASCII-Formate beim Import von Belegen
Der Import von Kassenbelegen sowie Rechnungseingangs - bzw. -ausgangsbelegen ist nur möglich, wenn Sie im
Dialogbuchen im Rahmen der Erzeugung von Buchungsvorschlägen die ASCII-Dateien einlesen.
Datenformat: Buchungssätze
Feld Typ Maximale Länge
Währungskennung A 3
** Umsatz (mit Soll-/Haben-Kennzeichen) N 17 (Format 10.2 +1)
** Soll-/Haben-Kennzeichen A 1
** Umsatz (ohne Soll-/Haben-Kennzeichen) N 16 (Format 10.2)
BU-Schlüssel N 2
** Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) N 5-9 (abhängig von
Länge der Sachkonten)
** Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) N 5-9 (abhängig von
Länge der
Sachkonten) +2
Belegfeld 1 A 12
Belegfeld 2 A 12
* Datum D 10 (es wird nur TTMM
übernommen)
* Konto N 5-9 (abhängig von
Kostfeld 1 A 8
Kostfeld 2 A 8
Kostmenge N 14 (Format 9.2)
Skonto N 13 (Format 8.2)
Buchungstext A 30
EU-Land und UStID A 15
EU-Steuersatz N 5 (Format 2.2)
Basiswährungsbetrag N 16 (Format 10.2)
Basiswährungskennung A 3
Kurs N 12 (Format 4.6)
Zusatzinformation - Art A 20
Zusatzinformation - Inhalt A 210 (es sind max. 20
Paare mit Art und
Inhalt möglich)
Leerfeld A nicht festgelegt
Leerfeld N nicht festgelegt
Datenformat: Sachkonten
* Kontonummer N 4-9 (abhängig von
* Kontobeschriftung A 40
Datenformat: Personenkonten
Feld Typ Länge
* Personen-Kontonummer N 5-9 (abhängig von
Name 1 A 40
Name 2 A 40
Kurzbezeichnung A 15
Straße A 36
Postfach A 10
Postleitzahl A 10
Ort A 30
Nationalitäts-Kennzeichen A 3
Anrede - Schlüssel N 1
Anrede individuell A 40
Titel/Akad. Grad A 35
Zustellzusatz A 30
Kundennummer A 15
Sprache N 2
Telefon A 20
Telefax A 20
Mobiltelefon A 20
E-Mail A 60
Internet URL A 60
Ansprechpartner A 30
Vertreter A 40
Briefanrede A 100
Grußformel A 50
Bank 1 - Bankleitzahl N 8
Bank 1 - Bezeichnung mit Ort A 27
Bank 1 - Kontonummer A 30
Bank 1 - Länderkennzeichen A 2
Bank 1 - IBAN A 34
Bank 1 - SWIFT-Code A 11
Bank 1 - Abw. Kontoinhaber A 54
Bank 2 - IBAN A 34
Bank 3 - IBAN A 34
Bank 4 - IBAN A 34
Bank 5 - IBAN A 34
Geschäftspartnerbank N 1
Diverse-Konto (Debitoren) N 1
Fälligkeit in Tagen N 3
Skonto in Prozent N 4 (Format 2.1)
Lastschrift N 1
Verfahren N 1
Mandantenbank N 2
Währungssteuerung N 1
Debitoren Zahlungsbedingungen N 2
Mahnschlüssel N 1
Mahnlimit Betrag N 9 (Format 5.2)
Mahnlimit in Prozent N 4 (Format 2.1)
Zinsberechnung N 3
Zinssatz ab 1. Mahnung N 5 (Format 2.2)
Mahntext 1. Mahnung N 1
Kontoauszug N 1
Kontoauszugstexte N 1
Diverse-Konto (Kreditoren) N 1
Kreditoren-Ziel 1 in Tagen N 2
Kreditoren-Skonto 1 in Prozent N 3 (Format 1.1)
Kreditoren-Ziel 3 Brutto in Tagen N 3
Kreditoren-Zahlungskondition N 2
Zahlungsträger N 1
Ausgabeziel N 1
Abw. Adressaten verwenden N 1
Abw. Adressat - Anrede A 40
Abw. Adressat - Titel A 25
Abw. Adressat - Zustelladr. 1 A 40
Abw. Adressat - Zustelladr. 2 A 40
Abw. Adressat - Zustellzusatz A 35
Abw. Adresse verwenden N 1
Abw. Adresse- Straße A 36
Abw. Adresse- Postfach A 10
Abw. Adresse- Postleitzahl A 10
Abw. Adresse- Ort A 30
Abw. Adresse- Nat.-Kennz. A 3
Kreditlimit N 16
Vorgabewert für Debitorenanalyse N 13
Indiv. Feld 1 A 40
Indiv. Feld 2 A 40
Indiv. Feld 3 A 40
Indiv. Feld 4 A 40
Indiv. Feld 5 A 40
Indiv. Feld 6 A 40
Indiv. Feld 7 A 40
Indiv. Feld 8 A 40
Indiv. Feld 9 A 40
Indiv. Feld 10 A 40
Datenformat: Summen und Salden
* Kontonummer N 5-9 (abhängig von
Beschriftung A 40
EB-Soll N 16 (Format 10.2)
EB-Haben N 16 (Format 10.2)
EB-Wert (Soll/Haben) A 17 (Format 10.2+1)
JVZ-Soll N 16 (Format 10.2)
JVZ-Haben N 16 (Format 10.2)
JVZ-Wert (Soll/Haben) A 17 (Format 10.2+1)
Datenformat: Textschlüsselbeschriftungen
* Textschlüssel N 4 (Format 4.0)
Beschriftung A 40
Referenztextschlüssel N 4 (Format 4.0)
Konto Soll N 4-8 (abhängig von
Konto Haben N 4-8 (abhängig von
Datenformat: Kassenbelege
Währungskennung A 3
* Umsatz N 14 (mit Vorzeichen)
BU-Schlüssel N 2
Kassenkonto N 9
Rechnungs-Nr. A 12
Belegfeld 2 A 12
* Belegdatum D 8
Sach- / Personenkonto N 9
KOST 1 A 8
KOST 2 A 8
KOST-Menge N 11
Belegtext A 30
Skonto N 10
USt in % (Inland) N 4
EU-Steuersatz A 4
Kurs N 11
Nachricht A 120
Beleglink A 210
Datenformat: Rechnungseingangsbelege
Währungskennzeichen A 3
Lieferantenname A 40
BU-Schlüssel N 2
Lieferantenkonto A 9
Rechnungs-Nr. N 12
Fällig am D 8
* Rechnungsdatum D 8
Ware/Leistung A 30
Sachkonto N 9
KOST 1 A 8
KOST 2 A 8
KOST-Menge N 11
Belegtext A 30
VSt in % (Inland) N 4
EU-Steuersatz A 4
Kurs N 11
Nachricht A 120
Beleglink A 210
Datenformat: Rechnungsausgangsbelege
Währungskennzeichen A 3
Kundenname A 40
BU-Schlüssel N 2
Kundenkonto A 9
Rechnungs-Nr. N 12
Fällig am D 8
* Rechnungsdatum D 8
Ware/Leistung A 30
Sachkonto N 9
KOST 1 A 8
KOST 2 A 8
KOST-Menge N 11
Belegtext A 30
USt in % (Inland) N 4
EU-Steuersatz A 4
Kurs N 11
Nachricht A 120
Beleglink A 210
(Tabelle! S. PDF!)
D.11)
ASCII-Format für Export anlegen / ändern / kopieren
So gelangen Sie zum Register ASCII-Format anlegen (ändern, kopieren) - Importformate bzw. Exportformate
Sie definieren im Register ASCII-Format anlegen - Exportformate eine neue ASCII-Formatbeschreibung für den Export von
ASCII-Dateien. Sie erhalten dasselbe Register, wenn Sie ein bereits vorhandenes individuelles Format ändern möchten oder
ein
Format kopieren möchten, um auf Basis der Kopie ein neues Format anzulegen.
Beschreibung der Exportformate
Kontenwerte
Kontenbeschriftungen
Geschäftspartner (Offene Posten)
Geschäftspartner (Debitoren)
Geschäftspartner (Kreditoren)
Primanota-Buchungen
Kontoblattbuchungen
Buchungsprotokoll
Mandantendaten
Tool LAWI-Betriebszweigabrechnung
Textschlüsselbeschriftungen
Sie legen hier für den Export von ASCII-Daten die Formate fest. Individuelle Formate werden unter Bestand | Exportieren |
ASCII-Format beim Export von ASCII-Daten in andere Anwendungen als Formatvorlage verwendet.
Über die Liste Satzart grenzen Sie die Inhalte der Feldauswahl weiter ein. Sie können für folgende Satzarten Formate
festlegen: Kontenwerte, Kontenbeschriftungen, Geschäftspartner (Offene Posten), Geschäftspartner (Debitoren),
Geschäftspartner (Kreditoren), Primanota-Buchungen, Kontoblattbuchungen sowie Mandantendaten.
So erstellen Sie ein neues ASCII-Exportformat oder ändern und kopieren ein vorhandenes Format
1 Geben Sie im Feld Formatname eine Bezeichnung ein.
2 Wählen Sie aus der Liste Satzart den Datentyp, für den Sie eine Formatbeschreibung festlegen möchten.
3 Legen Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen für die Exportdatei die Kriterien fest (Zeichensatz, Trennzeichen
für Felder und Nachkommastellen, Datumsformat) fest.
4 Um in der Registerkarte Feldauswahl die Länge von Feldern ändern zu können, wählen Sie in der Liste Satzaufbau den
Eintrag fest.
Sie können jetzt auch die Feldausrichtung wählen.
5 Klicken Sie auf die Registerkarte Feldauswahl und wählen Sie aus der Liste Mögliche Felder diejenigen Eingabefelder,
deren Inhalte in die Formatbeschreibung einer Exportdatei übernommen werden sollen. Felder, die ausgewählt werden
müssen, sind in der Liste der möglichen Felder mit einem Stern (*) bzw. (**) gekennzeichnet.
Die ausgewählten Felder werden in der rechten Feldübersicht angezeigt.
6 Um die Auswahl rückgängig zu machen oder die Reihenfolge der ausgewählten Felder zu ändern, klicken Sie auf die
entsprechenden Schaltflächen.
7 Um die Feldlänge zu ändern, markieren Sie in der Liste Ausgewählte Felder das gewünschte Feld und klicken Sie auf die
Schaltfläche Länge ändern.
Sie erhalten das Dialogfenster Länge ändern, in dem Sie eine abweichende Feldlänge eingeben können.
9 Um die Formatbeschreibung zu übernehmen und zu speichern, klicken Sie auf OK oder Übernehmen.
Das angelegte ASCII-Format wird gespeichert; es steht für den Export von ASCII-Daten zur Verfügung.
Das Fenster wird geschlossen; das Format wird im Register ASCII-Formate angezeigt.
D.12)
Postversanddaten prüfen - Ergebnisprotokoll anzeigen
So gelangen Sie zum Register Postversanddaten prüfen
Im Register Postversanddaten prüfen wird das Ergebnis der technischen Prüfung von Dateien, die Buchungen im
Postversand-Format enthalten, angezeigt. Die Dateien werden hinsichtlich eines korrekten Dateiaufbaus überprüft; fachliche
Prüfungen finden im Rahmen der Stapelverarbeitung statt. In der Registerkarte Übersicht sehen Sie alle Postversanddateien
auf dem eingestellten Datenpfad; Sie können eine Datei auswählen und die Prüfung starten.
So führen Sie die Prüfung der Postversanddaten auf technische Korrektheit durch
1 Wenn gemäß Prüfergebnis die Postversanddateien einen technisch korrekten Aufbau besitzen, schließen Sie das Register.
Sie können die Postversanddateien unter Buchen | Stapelverarbeitung zur weiteren Bearbeitung einlesen. Die Dateien
werden bei dieser Gelegenheit auf fachliche Richtigkeit (z.B. ob der Buchungssatz ein korrektes Belegdatum enthält) geprüft.
2 Wenn Sie einen fehlerhaften Datenpfad eingestellt haben oder wenn Sie Postversanddateien von einem anderen
Verzeichnis einlesen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Verzeichnis.
Sie erhalten das Dialogfenster Verzeichnis auswählen, in dem Sie ein anderes Verzeichnis wählen. Anschließend
befinden Sie sich wieder im aktuellen Fenster.
3 Um die Dateien im geänderten Verzeichnis zu prüfen, markieren Sie die Dateien in der Registerkarte Übersicht und klicken
auf die Schaltfläche Prüfen.
Sie erhalten in der Registerkarte Ergebnisprotokoll ein neues Prüfergebnis.
4 Wenn Fehler gefunden werden, die sofort behebbar sind, klicken Sie auf die in diesem Fall aktive Schaltfläche Korrigieren.
5 Um das Ergebnisprotokoll am Drucker auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
Das Protokoll wird sofort am Drucker ausgegeben.
D.13)
Verzeichnis für Postversanddateien auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Verzeichnis auswählen
Im Dialogfenster Verzeichnis auswählen legen Sie den Datenpfad fest, von dem Sie Postversanddateien für eine technische
Prüfung auf Korrektheit einlesen möchten.
So legen Sie das Verzeichnis für die Postversanddateien fest
1 Um einen beliebigen, frei wählbaren Datenpfad einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Frei wählbares Verzeichnis.
Das Eingabefeld für die Eingabe des Datenverzeichnisses wird aktiviert. Sie können das Datenverzeichnis direkt eingeben
oder ein anderes Verzeichnis aus der Liste bzw. über einen Windows-Datenpfaddialog auswählen. Um die
Postversanddaten von Diskette oder im Datenverzeichnis von DESY zu lesen, geben Sie das Laufwerk direkt ein (z.B. A:\
oder C:\DESYDVS\DATEN). Wenn Sie die Daten bereits von diesem Laufwerk eingelesen haben, wird Ihnen dieses
Laufwerk in der Liste angezeigt. Wenn Sie den Datenpfad nicht exakt kennen, öffnen Sie über das Symbol ein
Dialogfenster, in dem Sie den Datenpfad über die Ordnerliste wählen können.
2 Um den Import-Datenpfad der Anwendung einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Importverzeichnis.
Der angezeigte Datenpfad entspricht dem Standard-Importdatenverzeichnis der installierten Anwendung. Sie können diesen
nicht ändern. Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs der Funktion keinen Mandanten bearbeiten, wird dieser Datenpfad
automatisch angezeigt.
3 Um den Datenpfad des Mandanten einzustellen, aktivieren Sie den Schaltknopf Mandantenverzeichnis.
Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs der Funktion einen Mandanten bearbeiten, wird automatisch der Datenpfad des
Mandanten angezeigt. Auch in der Stapelverarbeitung ist dieser Datenpfad vorbelegt. Wenn in der Stapelverarbeitung der
Postversanddaten Probleme auftreten, kann durch eine Prüfung auf technische Korrektheit eventuell eine Fehlerbehebung
durchgeführt werden.
4 Wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs keinen Mandanten bearbeiten und den Schaltknopf Mandantenverzeichnis aktiviert
haben, müssen Sie den Ordnungsbegriff des Mandanten (Berater/Mandant/Jahr) in den jeweiligen Eingabefeldern erfassen.
Wenn der angezeigte Datenpfad nicht korrekt ist, ändern Sie diesen manuell.
Das Verzeichnis für die Postversanddateien wird automatisch generiert.
D.14)
Vorlaufdaten bei Postversanddateien ändern
So gelangen Sie zum Register Postversanddateien bearbeiten
In der Registerkarte Ordnungsbegriffe ändern können Sie bei den bereitgestellten Postversandvorläufen die Beraternummer,
die Mandantennummer, das Jahr, die Abrechnungsnummer sowie das Vorlaufdatum von/bis kontrollieren und ändern.
Bedeutung der Gruppe ursprüngliche Mandantennummer
In der Gruppe ursprüngliche Mandantennummer können Sie die ursprüngliche Mandantennummer der
Postversanddaten in den geänderten Vorlauf übernehmen. Mit dieser Funktion können Sie z.B. Vorläufe unterschiedlicher
Mandantennummern zu einem Gesamtbestand konsolidieren. Durch die Übernahme der ursprünglichen
Mandantennummer in das Feld Kost 1, Kost 2 oder Buchungstext kann im konsolidierten Bestand nachvollzogen
werden, aus welchem ursprünglichen Mandantenbestand der Buchungssatz stammt. Die Aktivierung des
Kontrollkästchens vorh. Feldinhalt überschreiben bewirkt, dass in den Postversanddaten ein vorhandener Feldinhalt
des aktivierten Feldes mit der ursprünglichen Mandantennummer überschrieben wird.
Beachten Sie, dass die hier getroffenen Einstellungen arbeitsplatzbezogen gespeichert werden und somit
bestandsübergreifend gelten und auch bei Änderung weiterer Postversanddaten aktiv sind. Falls bei Änderung weiterer
Postversanddaten die Übernahme der ursprünglichen Mandantennummer in die Felder KOST 1, KOST 2 und
Buchungstext nicht gewünscht ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen übernehmen nach. Wenn Sie in
Kostenrechnung die ursprüngliche Mandantennummer nicht anpassen, ist in diesem Fall eine korrekte Verarbeitung der
Eingaben in den KOST-Feldern bei aktivierter KOST-Unterstützung nicht mehr möglich.
So kontrollieren und ändern Sie die Vorlaufdaten in den Postversanddateien
1 Ändern bzw. geben Sie den Quellpfad der Postversanddateien ein. Sie können über das Symbol das Dialogfenster
Quellverzeichnis festlegen öffnen und dort den Datenpfad auswählen.
In der Übersicht werden die Postversanddaten des Quellpfads angezeigt.
2 Kontrollieren Sie die Angaben zum Ordnungsbegriff auf ihre Korrektheit.
Wenn die Angaben korrekt sind, können Sie die Daten in der Stapelverarbeitung verarbeiten lassen. Ansonsten setzen Sie
die Arbeit mit dem nächsten Handlungsschritt fort.
3 Ändern bzw. geben Sie den Zielpfad für die geänderten Postversanddateien ein. Sie können über das Symbol das
Dialogfenster Zielverzeichnis festlegen öffnen und dort den Datenpfad auswählen.
Falls der Quell- und Zieldatenpfad identisch sind, werden die bisherigen Daten überschrieben.
4 Klicken Sie auf den Vorlauf, den Sie ändern möchten. Sie können auch mehrere Vorläufe markieren, die Sie auf den
gleichen Ordnungsbegriff ändern möchten.
5 Geben Sie in der Gruppe Änderungen in den jeweiligen Eingabefeldern die gewünschten Daten ein.
Es reicht, nur die Felder zu ändern, die korrigiert werden sollen; die anderen Felder bleiben unverändert.
6 Um die ursprüngliche Mandantennummer zu übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen übernehmen nach.
Sie erhalten zusätzliche Kontrollkästchen (KOST 1 und 2 sowie Buchungstext), in die Sie die Werte der ursprünglichen
Mandantennummer übernehmen können.
7 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, in die Sie die ursprüngliche Mandantennummer übernehmen möchten.
8 Um in den Postversanddaten einen vorhandenen Feldinhalt des aktivierten Feldes mit der ursprünglichen
Mandantennummer zu überschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vorh. Feldinhalt überschreiben.
Die Änderung der Ordnungsbegriffe wird durchgeführt.
10 Um das Ergebnis der Änderung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll.
Sie erhalten in einem Editor die Logdatei.
11 Um das Protokoll zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
D.15)
Vorläufe zusammenfassen
In der Registerkarte Vorläufe zusammenfassen können Sie mehrere Vorläufe mit derselben Beraternummer und
Mandantennummer und dem gleichen Jahr zu einem gemeinsamen Vorlauf zusammenfassen.
So fassen Sie Vorläufe zusammen
1 Ändern Sie ggfs. den Quell- sowie den Zieldatenpfad für die Konsolidierung der Postversanddateien. Sie können durch
Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol das Quell- und Zielverzeichnis auswählen.
In der Übersicht werden die Postversandvorläufe des Quellpfads angezeigt.
2 Markieren Sie die Vorläufe, die Sie zusammenfassen möchten.
Es können nur gleichartige Vorläufe zusammengefasst werden, d.h. nur Sachkontenbeschriftungen (Abr.-Nr. 99/JJ),
Personenkontenbeschriftungen (Abr.-Nr. 189/JJ) bzw. laufende Buchungen (Abr.-Nr. 1-69/JJ und 1001-1069/JJ).
Die Vorläufe werden konsolidiert.
4 Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll.
5 Um das Protokoll zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
D.16)
Vorläufe kopieren
In der Registerkarte Vorläufe kopieren können Sie Vorläufe, die auf unterschiedlichen Laufwerken stehen, auf ein
gemeinsames Laufwerk kopieren. Anschließend können z.B. die Vorläufe, die auf ein gemeinsames Laufwerk kopiert wurden,
über die Registerkarte Vorläufe zusammenfassen zusammengeführt werden.
So kopieren Sie Vorläufe
1 Wählen Sie die Quellpfade, auf denen die Postversanddateien stehen, die Sie auf ein gemeinsames Laufwerk kopieren
möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Sie können durch Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol
die Quellverzeichnisse auswählen.
Die Quellpfade werden angezeigt. Wenn Sie auf einen ausgewählten Quellpfad klicken, werden die entsprechenden
Vorläufe in der Vorlaufübersicht angezeigt.
2 Um einen ausgewählten Quellpfad zu entfernen, klicken Sie auf den entsprechenden Quellpfad und dann auf die
Schaltfläche Entfernen.
3 Geben Sie den Zielpfad an, auf dem die Postversanddateien nach dem Kopiervorgang stehen sollen. Sie können durch
Öffnen des Datenpfaddialogs über das Symbol das Zielverzeichnis auswählen.
4 Um die Dateien nach dem Kopiervorgang auf dem Quellpfad zu löschen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
Die Vorläufe werden auf den Zielpfad kopiert.
6 Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll anzeigen.
E. Wiederkehrende Buchungen
E.1)
Wiederkehrende Buchungen verbuchen
So gelangen Sie zum Fenster Wiederkehrende Buchungen
Eine wiederkehrende Buchung geht nicht automatisch in Ihre Buchführung ein. Sie wird erst dann buchungswirksam, wenn Sie
die Verarbeitung der wiederkehrenden Buchung anstoßen.
Jahreswechsel
Zum Jahreswechsel ist auf jeden Fall bis zum 31.12. zu buchen, damit die Daten vollständig übertragen werden.
Mit der Übergabe der Buchungen an die Stapelverarbeitung wird automatisch das Belegdatum entsprechend dem
eingegebenen Verarbeitungsintervall hochgesetzt.
So verbuchen Sie wiederkehrende Buchungen
1 Geben Sie den Zeitraum ein, für den wiederkehrende Buchungen verbucht werden sollen.
2 Wenn Sie für die Buchung eine Belegfeld-1- Behandlung geschlüsselt haben, geben Sie in den folgenden Feldern einen
Wert ein.
Es werden alle wiederkehrenden Buchungen verbucht, deren Belegdatum kleiner oder gleich dem Datum bis ist, und als
Vorlauf an die Stapelverarbeitung übergeben.
Gleichzeitig werden die Buchungssätze entsprechend des Verarbeitungsintervalls aktualisiert.
E.2)
Primanota wiederkehrende Buchungen drucken
Während des Buchens können Sie die angezeigte Primanota drucken, ohne in die Auswertung wechseln zu müssen. Es wird
der angezeigte Fensterinhalt gedruckt.
So drucken Sie die angezeigte Ansicht
1 Wählen Sie Bestand | PN wiederkehrende Buchungen drucken.
--ODER--
Die Primanota wird gedruckt.
2 Um vor dem Druck die Seitenansicht der Primanota zu sehen, wählen Sie Bestand | PN wiederkehrende Buchungen
Seitenansicht.
--ODER--
E.3)
automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können. Wenn es sich um ein Personenkonto
handelt, können Sie zusätzlich die USt-IdNr. eingeben.
1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern bzw. Bearbeiten |
Beschriftung Gegenkonto ändern.
--ODER--
--ODER--
E.4)
Tastenbelegung bei Wiederkehrenden Buchungen
--ODER--
--ODER--
der Buchungszeile).
).
--ODER--
Muß-Eingabefelder gefüllt sind).
(im Nummernblock)
Springen zum vorherigen Eingabefeld.
(im Nummernblock)
Springen zum Eingabefeld Datum.
(in den Feldern Konto, Gegenkonto, KOST1, KOST2)
(im Eingabefeld BU Gegenkonto bzw. Konto)
Öffnen des Dialogfensters Auswahl Konto (bzw.
(Tabelle! S. PDF!)
F. AHK-Werteerfassung
F.1)
Eigenschaften für AHK-Werteerfassung festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Eigenschaften AHK-Werte
Im Register Eigenschaften AHK-Werte legen Sie die Kriterien für die Erfassung der AHK-Werte fest.
So legen Sie die Eigenschaften für die AHK-Werte fest
1 Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte.
2 Aktivieren Sie in den Registerkarten den gewünschten Schaltknopf.
3 Um die Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK.
Die Einstellung wird gespeichert; das Fenster wird geschlossen.
--ODER--
Klicken Sie auf Übernehmen.
Die Einstellungen werden gespeichert; das Fenster wird nicht geschlossen.
B.2)
Abschlusszweck für AHK-Werte festlegen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Eigenschaften Abschlusszweck
Sie legen hier fest, für welchen Abschlusszweck Sie AHK-Werte erfassen möchten. Sie können wählen zwischen der
Handelsbilanz und der Steuerbilanz (bzw. Abschlusszweck 1 oder 2).
So legen Sie den Abschlusszweck fest
Aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf.
B.3)
AHK-Werte erfassen
So gelangen Sie zum Dialogfenster AHK-Werte
Im Dialogfenster AHK-Werte erfassen und bearbeiten Sie AHK-Wertesätze. Sie können dazu im oberen Teil des
Dialogfensters über der Erfassungszeile verschiedene Auswertungen zum Jahresabschluss anzeigen und drucken
(AHK-Erfassungsprotokoll, Anlagekonto und Abstimmung mit ANLAG).
AHK-Erfassungsprotokoll in der Ansicht anzeigen
Wenn Sie AHK-Wertesätze bearbeiten, ist es zweckmäßig, im oberen Teil des Dialogfensters AHK-Werte das
AHKErfassungsprotokoll
anzuzeigen. Wählen Sie dazu Ansicht | AHK-Erfassungsprotokoll bzw. klicken Sie auf das
Symbol .
So erfassen Sie einen AHK-Wertesatz
Muss-Felder
Für die korrekte Verarbeitung eines AHK-Wertesatzes müssen in den folgenden Feldern Einträge vorhanden sein:
WKZ (mit Basiswährung vorbelegt), Konto sowie mindestens ein Werte-Feld.
1 Geben Sie im Feld Konto die Kontonummer des Anlagekontos ein bzw. klicken Sie neben dem Feld auf das Symbol
oder wählen Sie Bearbeiten | Kontoauswahl.
Sie erhalten das Dialogfenster Anlagekontoauswahl, in dem selektiv alle bebuchten oder beschrifteten Konten angezeigt
werden. Sie können dann das gewünschte Konto suchen und in die Buchungszeile übernehmen.
2 Erfassen Sie für mindestens eines der Eingabefelder einen AHK-Wert. Die Reihenfolge der Eingaben ist nicht zwingend.
3 Die Eingabe in einem Feld schließen Sie mit der -Taste ab.
Sie gelangen ins folgende Feld. Mit der -Taste kehren Sie ins vorhergehende Feld zurück.
4 Um eine Kontenbeschriftung für ein neues Anlagekonto zu erfassen, geben Sie ein noch nicht definiertes Konto direkt ein.
Sie erhalten automatisch das Erfassungsfenster für die Sachkontenbeschriftung.
5 Um bereits erfasste Werte in der Erfassungszeile zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile leeren.
Die Eingaben in der Buchungszeile werden entfernt.
6 Um den neuen AHK-Wertesatz zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen bzw. schließen Sie den
AHK-Wertesatz mit der -Taste nach dem letzten Eingabefeld ab.
Der neue AHK-Wertesatz wird übernommen und erscheint im AHK-Erfassungsprotokoll, falls dieses aktiv ist.
B.4)
AHK-Wertesatz ändern und korrigieren
Sie können einen AHK-Wertesatz ändern, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben.
So ändern und korrigieren Sie AHK-Wertesätze
Voraussetzung
In der Ansicht wird das AHK-Erfassungsprotokoll angezeigt.
1 Doppelklicken Sie im AHK-Erfassungsprotokoll auf den AHK-Satz, den Sie ändern möchten.
--ODER--
Markieren Sie in der Ansicht den AHK-Satz und klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten AHK-Satz und wählen Sie Zeile ändern.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Zeile ändern.
--ODER--
Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen AHK-Satz und drücken Sie oder .
Der AHK-Satz wird in die Buchungszeile übertragen.
2 Ändern und korrigieren Sie Ihre Eingaben und schließen Sie den AHK-Wertesatz ab.
Danach können Sie die Erfassung fortsetzen oder den nächsten AHK-Wertesatz zur Korrektur auswählen.
B.5)
AHK-Wertesatz löschen
Sie können einen AHK-Wertesatz löschen, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben.
So löschen Sie einen AHK-Wertesatz
Voraussetzung
1 Um einen AHK-Wertesatz direkt im AHK-Erfassungsprotokoll zu löschen, markieren Sie den gewünschten AHK-Satz und
drücken Sie die -Taste.
--ODER--
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den markierten AHK-Satz und wählen Sie Zeile löschen.
--ODER--
Der AHK-Satz wird gelöscht.
2 Um einen AHK-Satz, die Sie zur Korrektur in die Buchungszeile übernommen haben, zu löschen, drücken Sie die
-Taste.
--ODER--
--ODER--
Der AHK-Satz wird in der Buchungszeile gelöscht. Gleichzeitig wird er auch in der Ansicht entfernt.
3 Um einen AHK-Satz in der Buchungszeile zu erfassen und die Eingaben zu löschen, drücken Sie die -Taste.
--ODER--
--ODER--
Die bisher erfassten Werte in der Buchungszeile werden gelöscht.
B.6)
AHK-Wertesatz kopieren
Sie können einen AHK-Wertesatz kopieren, wenn Sie für diesen die Ansicht AHK-Erfassungsprotokoll gewählt haben.
So kopieren Sie AHK-Wertesätze
Voraussetzung
1 Markieren Sie in der Ansicht den AHK-Wertesatz, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Symbol .
--ODER--
Öffnen Sie in der Ansicht für den markierten AHK-Wertesatz das Kontextmenü und wählen Sie Zeile kopieren.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Zeile kopieren.
--ODER--
Wechseln Sie mit in den Anzeigebereich, markieren Sie einen AHK-Wertesatz und drücken Sie .
Der AHK-Wertesatz wird kopiert.
Danach können Sie die Buchungserfassung fortsetzen.
B.7)
AHK-Wertesatz suchen
Sie können während der Buchungserfassung einen bereits erfassten AHK-Wertesatz suchen. Die Suche ist für alle Begriffe
der Spaltenbezeichnungen möglich.
So suchen Sie einen AHK-Wertesatz
1 Wenn Sie einen AHK-Satz sehen möchten, der sich nicht im sichtbaren Bildschirmbereich befindet, betätigen Sie in den
Bildlaufleisten die entsprechenden Bildlaufpfeile bzw. Bildlauffelder. Sie können auch die Pfeiltasten der Tastatur verwenden.
2 Wenn Sie eine Suchfunktion nutzen möchten, rufen Sie diese mit dem Symbol auf.
--ODER--
Wählen Sie Bearbeiten | Suchen bzw. die Tastenkombination + .
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und anschließend einen Suchbegriff
auswählen.
Das Dialogfenster Suchen wird geschlossen. Sie erhalten eine Buchung mit dem gewünschten Suchbegriff.
3 Wenn Sie die Suche für den eingegebenen Suchbegriff fortsetzen möchten, betätigen Sie die Taste .
Sie erhalten die nächste Buchung mit dem Suchbegriff.
4 Alternativ können Sie eine spaltenbezogene Suchfunktion verwenden: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die
entsprechende Spaltenbeschriftung in der Ansicht.
5 Wählen Sie Suche starten. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Der AHK-Wertesatz wird gesucht. Wenn ein AHK-Wertesatz mit dem gewünschten Suchkriterium gefunden wird, wird
dieser markiert in der Ansicht angezeigt. Sie können ihn dann bearbeiten.
6 Wenn Sie die Suche fortsetzen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Spaltenbeschriftung und öffnen das
Kontextmenü. Wählen Sie jetzt den Eintrag Weitersuchen.
Es wird die nächste Buchung gesucht, die das Suchkriterium erfüllt und gegebenenfalls in der Ansicht angezeigt.
B.8)
Ansicht ändern
Sie können dazu im oberen Teil des Dialogfensters über der Erfassungszeile verschiedene Auswertungen zum
Jahresabschluss anzeigen und drucken (AHK-Erfassungsprotokoll, Anlagekonto und Abstimmung mit ANLAG).
So ändern Sie die Ansicht
1 Wählen Sie Ansicht | AHK-Erfassungsprotokoll oder Ansicht | Anlagekonto oder Ansicht | Abstimmung mit
ANLAG.
--ODER--
Klicken Sie auf eines der Symbole (AHK-Erfassungsprotokoll), (Anlagekonto) oder (Abstimmung mit ANLAG).
Die entsprechende Ansicht wird eingeblendet.
2 Wenn Sie als Ansicht das Anlagekonto gewählt haben, können Sie mit dem Symbol oder der -Taste oder Ansicht
| Abstimmfehler vorhandene Abstimmfehler sofort anzeigen.
3 Wenn Sie als Ansicht das Anlagekonto oder Abstimmung mit ANLAG gewählt haben, können Sie mit Hilfe der Symbole
bzw. neben der Kontonummer im Anlagekontenbestand blättern.
4 Um den Kontenumfang für die Anzeige einzuschränken sowie weitere Kriterien festzulegen, wählen Sie Bearbeiten |
Eigenschaften.
Sie erhalten das Register Eigenschaften AHK-Werte, in dem Sie für die jeweilige Auswertung den Kontenumfang
festlegen.
5 Um den Abschlusszweck (z.B. Handels- oder Steuerbilanz) zu ändern, klicken Sie neben dem Feld Aktueller
Abschlusszweck auf das Symbol oder rufen das Register Eigenschaften AHK-Werte auf.
Sie erhalten das Dialogfenster Eigenschaften Abschlusszweck bzw. das Register Eigenschaften AHK-Werte.
B.9)
Wenn Sie während des Buchens ein noch unbeschriftetes Konto im Feld Konto eingeben, erhalten Sie automatisch ein
Dialogfenster, in dem Sie eine individuelle Beschriftung erfassen können.
1 Um die Kontobeschriftung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten | Beschriftung Konto ändern.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Buchungszeile das Kontextmenü und wählen Sie Beschriftung Konto ändern.
--ODER--
Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile neben dem Feld Konto auf das Symbol .
Sie erhalten bei Sachkonten das Dialogfenster Beschriftung Konto/Gegenkonto, in dem Sie die Beschriftung eingeben
können.
2 Wenn Sie keine Daten erfassen möchten, klicken Sie auf Abbrechen oder betätigen Sie die Taste .
Das Fenster wird geschlossen. Sie können die Beschriftung zu einem späteren Zeitpunkt erfassen.
B.10)
Auswertung drucken
Während des Buchens können Sie das angezeigte AHK-Erfassungsprotokoll bzw. Anlagekonto (Abstimmung mit ANLAG)
drucken, ohne in die Auswertungen wechseln zu müssen. Es wird der angezeigte Fensterinhalt gedruckt.
So drucken Sie die angezeigte Auswertung
1 Wählen Sie Bestand | Fensterinhalt drucken.
--ODER--
Die Auswertung, die im oberen Bildschirmbereich angezeigt ist, wird gedruckt.
2 Wenn Sie vor dem Druck die Seitenansicht der Auswertung sehen möchten, wählen Sie Bestand | Fensterinhalt
Seitenansicht.
--ODER--
B.11)
Alle AHK-Wertesätze löschen
Sie können während der Erfassung der AHK-Werte alle eingegebenen AHK-Buchungssätze löschen (mit Ausnahme von
AHK-Sätzen, die bereits ins RZ gesendet wurden bzw. solchen, die aus ANLAG übernommen wurden).
So löschen Sie alle AHK-Sätze
Voraussetzung
Die AHK-Sätze wurden noch nicht gesendet und nicht aus ANLAG übernommen.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste in der Ansicht an einer beliebigen Stelle das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag
Alles löschen.
Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die AHK-Sätze löschen möchten.
Die AHK-Sätze werden gelöscht.
B.12)
Anlagekonto auswählen
So gelangen Sie zum Dialogfenster Anlagekontenauswahl
Sie wählen aus der Liste ein Konto aus. Das Selektionskriterium für die Kontenauswahl, das Sie zuletzt gewählt haben, wird
gespeichert.
So wählen Sie ein Anlagekonto aus
1 Legen Sie die Kriterien für den Aufbau der Kontenliste fest, indem Sie den entsprechenden Schaltknopf in der Gruppe
Kontoselektion aktivieren.
Das zuletzt ausgewählte Selektionskriterium wird gespeichert.
2 Um ein bestimmtes Konto zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, oder betätigen Sie die Tastenkombination
+.
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie die Suchspalte wählen und einen Suchbegriff eingeben.
--ODER--
3 Wenn Sie das gewünschte Konto kennen, geben Sie die Kontonummer direkt im Feld Konto ein.
Das Konto ist markiert.
Das Konto wird mit seiner Beschriftung in die Buchungszeile übernommen; das Dialogfenster wird geschlossen.

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B.1) Vorlauf bearbeiten

B.2) Eigenschaften Dialogbuchen

B.3) Buchungssätze in der Buchungszeile bearbeiten

B.4) Buchungsabläufe optimieren

B.5) Elektronische und digitale Belege buchen

B.6) Buchungsfunktionen in der Bearbeitung des Jahresabschlusses

B.7) Sonstige Buchungsfunktionen

C.1) Vorlauf bearbeiten

C.2) Eigenschaften für Stapelerfassung festlegen

C.3) Buchungsfunktionen in der Stapelerfassung

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