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Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
ECM
Enterprise Content Management
ECM
Enterprise Content Management
Ulrich Kampffmeyer
Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Franzsische Fassung: Dr. tefan !ra"mann, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Re"a#tion: il$ia Kunze%Kirschner, Fa&ian 'ammerschmi"t
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,(* /0: 1231451620327
,(* /1: 38721231451620327
9hite )aper zum :ortrag $on Dr. Ulrich Kampffmeyer auf "er DM E;)< =004 in Kln >Enterprise Content Management? /3.03.=004
Verlag / Herausgeber
)R<@ECA C<*UBA Unternehmens&eratung Dr. Ulrich Kampffmeyer !m&'
(reitenfel"er tr. /8
=0=5/ 'am&urg
Ael. C 63D0E60 64 08 4= =0
FFF.)R<@ECA%C<*UBA.com
infoG)R<@ECA%C<*UBA.com
)rinte" in !ermany
Druc#: DF Druc# (recher !m&', Kln
H )R<@ECA C<*UBA =004
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Contents
Definition /
Irchitecture R cope 8
Ahe S 5 Components T of ECM
I mo"el
/1
Ahe S 5 C T of ECM
Content, Colla&oration, Compliance, Continuity, Cost
/8
I 'ouse for
Enterprise Content Management
=1
ECM Components =8
ECM uites 81
I :ieF into the Future 88
Biterature R ources 7=
Foreword
The administration, use, and storage of
electronic information independent of
originator, location, format and time is one of
the central challenges of our generation. The
past decades have seen rapid advances in
technologies for generating, processing and
distributing information. Information
management, by contrast, has been largely
ignored by comparison.
Vorwort
Die Verwaltung, Erschlieung und Bewahrung
von eletronischer Information, unabh!ngig
von Er"euger, #rt, $ormat und %eit, ist eine
besondere &erausforderung f'r unsere
(eneration. In den let"ten )ahr"ehnten wurden
Technologien entwicelt, die Information
er"eugen, verarbeiten und verteilen. Das
*anagement der Information blieb dabei ein
+tiefind.
Prface
,a gestion, le d-senclavement et la
conservation des informations num-ri.ues
ind-pendamment du producteur, du lieu, du
format et du temps est un d-fi ma/eur pour
notre g-n-ration. ,es derni0res d-cennies ont
vu le d-veloppement des technologies pour la
production, le traitement et la distribution des
informations 1 la gestion y est rest-e l2enfant
mal aim-.
E3* Enterprise 3ontent *anagement
advances the methods and technologies for
handling information efficiently, using it as
enterprise nowledge and providing it to
processes as needed.
E3* has gained the same importance as the
other acronyms in common use in business, IT
and telecommunications.
Durch E3* Enteprise 3ontent *anagement
werden die *ethoden und Technologien
vorangetrieben, Information effi"ient "u
handhaben, als 4issen in den 5nternehmen "u
nut"en und in 6ro"essen bereit"ustellen. E3*
hat den gleichen +tellenwert wie andere
7ronyme in der (esch!fts8, Informations8 und
Teleommuniationswelt gewonnen.
,a gestion due contenu dans l2entreprise
9E3*: propage les m-thodes et les
technologies pour le maniement efficace des
informations ainsi .ue leur utilisation comme
savoir dans l2entreprise et les rendre
disponibles pour les processus. E3* a ac.uis
la m;me valeur .ue d2autres acronymes des
secteurs commerciau<, d2information et de
t-l-communication.
This publication defines the ob/ectives, scope
and components of E3* Enterprise 3ontent
*anagement, providing a guide for the wide8
ranging world of information management.
Die vorliegende 6ubliation definiert %iele,
5mfang und =omponenten von E3*
Enterprise 3ontent *anagement und soll so als
,eitfaden "ur #rientierung in der vielf!ltigen
4elt des Informationsmanagements dienen.
,a pr-sente publication d-finit les ob/ectifs, le
p-rim0tre et les composantes de la gestion du
contenu dans l2entreprise 9E3*: et se veut un
fil conducteur pour l2orientation dans le monde
divers de la gestion d2informations.
Dr. 5lrich =ampffmeyer Dr. 5lrich =ampffmeyer Dr. 5lrich =ampffmeyer
Definition
The definition of ECM
Enterprise Content Management itself is Uust one of
the many terms use" in the conteQt of Content
Management. Enterprise Content Management, at
least in theory, inclu"es 9e& Content Management.
Ahe general term Content Management itself has a
great many facets, an" also inclu"es 9e& Content
Management, Content yn"ication, Digital or Me"ia
Isset Management, an" naturally Enterprise Content
Management as Fell. Ahis ?$icious circle?of
terminology merely points up the lac# of clarity in
manufacturersO mar#eting language.
Ahe important thing is Fhether the term ECM or
Enterprise Content Management means more
functionality an" &enefit for the user. Ahis applies to
su&sets of ECM as Fell as to its o$erall claim of
managing enterprise content. 9ith all the
comprehensi$e claims an" all the countless
components of Enterprise Content Management, at the
en" of the "ay ECM is a $ision, a strategy, or e$en a
neF in"ustry, &ut it is not a close" system solution or
a "istinct pro"uct.
Aherefore, along Fith DRA DDocument Relate"
AechnologiesE or DBM DDocument Bifecycle
ManagementE, ECM can &e consi"ere" as Uust one
possi&le catch%all term for a Fi"e range of
technologies an" $en"ors.
Die Definition on ECM
Enterprise Content Management sel&st ist nur einer
"er $ielfLltigen (egriffe im Umfel" "es Content
Managements. Enterprise Content Management hat
"en Inspruch, auch 9e& Content Management mit
einzuschlieJen.
Der allgemeine <&er&egriff Content Management ist
LuJerst facettenreich un" schlieJt seinerseits 9e&
Content Management, Content yn"ication, Digital
o"er Me"ia Isset Management un" nat-rlich
Enterprise Content Management ein. Dieser >circulus
$itiosus? "er (egriffe zeigt "enn auch Mangel an
Klarheit &ei "en Mar#etingaussagen "er 'ersteller.
Entschei"en" ist, o& sich mit "em (egriff ECM
Enterprise Content Management eine neue VualitLt,
ein Mehr an Fun#tionalitLt un" *utzen f-r "ie
InFen"er $er&in"en lLsst. Dies ist soFohl &ei einigen
Aeil&ereichen als auch &eim ganzheitlichen Inspruch
$on ECM Enterprise Content Management "er Fall.
@e"och muss man auch angesichts "es allumfassen"en
Inspruch un" "er zahllosen Komponenten $on
Enterprise Content Management #onstatieren, "ass
ECM allenfalls als :ision, trategie o"er (ezeichnung
einer (ranche "ienen #ann 2 eine geschlossene
ystemlsung o"er ein einzelnes )ro"u#t ist ECM
nicht.
Man #ann "aher ECM gleich&e"euten" mit DRA
Document Relate" Aechnologies o"er DBM
Document Bifecycle Management nur als eine
mgliche zusammenfassen"e !ruppen&ezeichnung f-r
"ie $erschie"enste Aechnologien un" Unternehmen
positionieren.
!a d"finition d#ECM
Ba notion mWme "e la S gestion "u contenu "e
lXentreprise T nOest YuOun "es concepts multiples "ans
lXen$ironnement "e la gestion "u contenu. Ba notion
prNten" lOinclusion "e la gestion "e contenu Fe&
D9CME.
Be terme gNnNriYue Zgestion "u contenuO est
eQtrWmement riche en facettes et englo&e "e son c[tN
la gestion "u contenu 9e&, la syn"ication "u contenu,
la gestion "es ressources numNriYues ou multi%mN"ia
et 2 &ien s\r % la gestion "u contenu "e lXentreprise. Ce
cercle $itieuQ "es concepts in"iYue surtout un manYue
"e clartN "ans les "iscours "e mar#eting "es
pro"ucteurs.
,l est crucial pour la sur$ie "e la notion mWme "Oy
pou$oir associer une YualitN nou$elle, un eQcN"ent "e
fonctionnalitN et "Xa$antages pour les usagers. CXest le
cas non seulement "ans "es secteurs particuliers mais
aussi "ans une $ision intNgrante "e la gestion "u
contenu "e lXentreprise DECME. Face auQ prNtentions
uni$erselles et les composantes innom&ra&les "e la
notion force est "e constater YuOECM sera tout au plus
une $ision, synonyme "Oune stratNgie ou "Nsignation
"Xun secteur commercial 2 mais certainement pas un
syst]me opNrationnel ou un pro"uit spNcifiYue.
<n ne peut "onc positionner ECM Dtout comme
DRA.Document Relate" Aechnologies ou comme
DBM.Document Bifecycle ManagementE Yue comme
une "Nsignation gNnNriYue et sommaire pour "es
technologies et entreprises assez "i$erses.
Integration of structured and unstructured information
3 ECM
Enterprise Content Management /0
Unstructured
Content
Unstructured
Content
Data Data
Business
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, !!"
AIIM International, !!"
ECM $ Enterprise Content Management
It first glance, Enterprise Content Management is Uust
a transformation of eQisting technologies or e$en Uust
mar#eting claims along the lines of ?Ahe archi$e
ser$er &ecomes a "ocument ser$er &ecomes a content
ser$er &ecomes a portal ser$er &ecomes an ;^K
ser$er &ecomes _`
Ahe acronym ECM has &een reinterprete" an"
re"efine" many times "uring the last tFo years,
replacing For"s li#e ?Create` or ?Customize` that
Fere originally part of it. ince =001, the I,,M has
"efine" ECM as folloFs:
?Ahe technologies use" to capture, manage, store,
"eli$er, an" preser$e information to support &usiness
processes.`
Ahere Fas another change in =005 Fhich
unfortunately cut out the process component in the
"efinition: ?Enterprise Content Management is the
technologies, tools, an" metho"s use" to capture,
manage, store, preser$e, an" "eli$er content across an
enterprise.? Ill the same ()M Fas accentuate" &y
I,,M as essential component in Fhite papers an"
posters.
ECM $ Enterprise Content Management
Enterprise Content Management ist auf "en ersten
(lic# nur eine Aransformation &estehen"er
Aechnologien o"er gar nur $on Mar#etingaussagen %
frei nach "er De$ise ,,aus "em Irchi$%er$er Fir" ein
Document%er$er Fir" ein Content%er$er Fir" ein
)ortal%er$er Fir" ein >Qyz?%er$er Fir" ein ...a.
Das I#ronym ECM Fur"e in "en letzten @ahren
mehrfach neu interpretiert un" mit an"eren ,nhalten
$ersehen Des Fur"en etFa urspr-nglich $erFen"ete
(egriffe Fie >Create? o"er >Customize? in "er
Definition ersetztE. =001 Fur"e ECM $on "er I,,M
noch Fie folgt interpretiert: >Ahe technologies use" to
capture, manage, store, "eli$er, an" preser$e
information to support &usiness processes`.
,m @ahr =005 erfolgte eine Feitere bn"erung, "er
lei"er "ie )rozess#omponente in "er Definition zum
<pfer fiel: ?Enterprise Content Management is the
technologies, tools, an" metho"s use" to capture,
manage, store, preser$e, an" "eli$er content across an
enterprise.? ,mmerhin Fur"e ()M $on "er I,,M als
Fesentliche Komponente in 9hite )apern un"
)ostern herausgestellt. ,ns Deutsche -&ertragen F-r"e
"ie Definition also somit lauten: >ECM sin"
Aechnologien un" Metho"en zur Erfassung,
:erFaltung.:erar&eitung, (ereitstellung, peiche%
rung un" Irchi$ierung $on ,nformationen zur
Unterst-tzung "er !eschLftsprozesse im
Unternehmen.?
ECM % gestion du contenu de l#entreprise
I premi]re $ue, la gestion "u contenu "e lXentreprise
nOest YuOune re%aggregation "es technologies
eQistantes ou &ien simplement "es "Nclarations "e
mar#eting associNs et Yui fait penser auQ multiples
mNtamorphoses "es ser$eurs "ans le passN, en partant
"u ser$eur "Oarchi$e passant par le ser$eur "e
"ocuments et le ser$eur "e contenu pour a&outir au
ser$eur "e portail ou encore c un ser$er aQyza.
BXacronyme ECM a NtN reinterprNtN c "iffNrentes
reprises au cours "es annNes "erni]res a$ec "es
glissements sNmantiYues "i$erses Den remplaPant par
eQemple "es concepts "e la "Nfinition "Oorigine tels
Yue aCreatea ou aCustomizeaE. En =001 encore, ECM
a NtN "Nfini par lXI,,M comme suit: aAhe technologies
use" to capture, g]re, store, "eli$er, an" preser$e
information to support &usiness processesa.
BXan =005 a $u un autre changement a$ec 2 hNlas d % la
suppression "e la notion "e ZprocessusO "e la
"Nfinition: S Enterprise Content Management is the
technologies, tools, an" metho"s use" to capture,
manage, store, preser$e, an" "eli$er content across an
enterprise. T Aoutefois, lXI,,M a rNaffirmNe la ()M
comme une composante essentielle par la suite. Ba
tra"uction "Oune "Nfinition enrichie serait "onc : S Ba
gestion "u contenu "e lXentreprise est la somme "es
technologies, "es instruments et "es mNtho"es utilisNs
pour saisir, gNrer . traiter, stoc#er, prNser$er et fournir
"es informations "e soutien pour les processus
commerciauQ "ans une entreprise. T
// ECM
Ahis "oes not seem to &e the last change of "efinition.
Ahe I,,M hoF R Conference =005 in )hila"elphia
Fas theme" >Capture %:% Manage %:% hare %:% tore %:%
Comply?.
Ara"itional Irchi$e, Document Management, an"
9or#floF functionalities from the Document Relate"
Aechnologies fiel" ha$e &een con$erte" into or use" to
generate neF pro"uct suites that com&ine Fe&%&ase"
components Fith the con$entional pro"ucts. ,n this
conteQt, Content Management generally &ecomes
Enterprise Content Management.
Ahis nomenclature is inten"e" to "emonstrate that it is
not Uust a&out a companyOs Fe&%oriente" face to the
outsi"e Forl", &ut a&out all of the structure" an"
unstructure" information in the company. Most
solutions therefore still focus on intranets, or as they
are often calle", (=E D?&usiness to employee`E
systems.
(ut from this approach come neF components that
ma#e useful a""itions to Content Management %
automatic classification, profiling, Fe& transations
archi$ing, an" more.
Dies muss a&er nicht "ie letzte bn"erung "er Definiti%
on $on ECM geFesen sein. Die I,,M hoF R
Confer%ence =005 in )hila"elphia stan" unter "en
Bogo%Mottos >Capture %:% Manage %:% hare %:% tore
%:% Comply?.
Ius "em Umfel" $on Document Relate"
Aechnologies Fer"en "ie Fun#tionalitLt tra"itioneller
Irchi$%, Do#umenten%Management% un" 9or#floF%
Bsungen auf "ie Infor"erungen "es Content
Management umge&aut o"er neue )ro"u#tsuiten
generiert, "ie 9e&%&asierte Komponenten mit "en
her#mmlichen )ro"u#ten $er&in"en. Ius Content
Management Fir" in "iesem Kusammenhang "ann
meistens ECM Enterprise Content Management.
Damit soll "eutlich gemacht Fer"en, "ass es nicht nur
um "ie Fe&orientierte IuJenFir#ung, son"ern um
"ie ErschlieJung aller stru#turierten un"
unstru#turierten ,nformationen im Unternehmen geht.
Der Fo#us "er meisten Bsungen ist "aher hLufig noch
auf ,ntranets o"er an"ers a&ge#-rzt, auf (=E,
>&usiness to employee?, ausgerichtet.
I&er auch aus "iesem Insatz #ommen neue
Komponenten, "ie "as Content Management sinn$oll
erFeitern % automatische Klassifi#ation, )rofiling,
9e&%Aransa#tions%Irchi$ierung un" an"ere.
Cepen"ant, "Oautres changements "e la "Nfinition
"XECM $ont sans "oute sui$re. Iinsi, la prNsentation
"e lXI,,M c la Conference =005 Ntait placN sous la
"e$ise S aisir % !Nrer % )artager % au$egar"er 2 e
Conformera.
Ba fonctionnalitN "es solutions tra"itionnelles
"Xarchi$es, "e la gestion "es "ocuments et "u
For#floF issues "e lXen$ironnement "es Document
Relate" Aechnologies est remo"elNe pour les &esoins
"e la gestion "u contenu ou encore "e nou$elles suites
"e pro"uits sont gNnNrNs Yui Uum]lent "es
composantes 9e& a$ec les pro"uits tra"itionnels. Be
plus sou$ent, cela entraine la transformation magiYue
"e la simple gestion "u contenu en ECM.gestion "u
contenu "e lXentreprise.
)ar lc on tente "Oin"iYuer le caract]re plus Yue
superficiel "e la transformation Yui ne se limite pas c
la prNsentation eQtNrieure sur le 9e& mais Yui tente "e
ren"re accessi&les tout information "ans une
entreprise, soient%elles structurNe ou non%structurNe.
Be foyer "e la plupart "es solutions est "onc le plus
sou$ent lO,ntranet ou 2 par un raccourci "iffNrent 2 le
(=E, S &usiness to employNe T.
Mais ces approches aussi gNn]rent "es nou$elles
composantes Yui Nlargissent le champ "e la gestion "u
contenu "e faP4n fort utile 2 classification
automatisNe, le )rofiling, lXarchi$age "e transaction
Fe& et autres.
Enterprise Content Management /=
Ahus, the term Enterprise Content Management refers
to solutions that use ,nternet technologies, &ut
concentrate on in%house information pro$ision. Ahe
solutions ten" to &e enterprise portals for (=( as
eQtranet an" (=E as intranet. Ahis category inclu"es
most of the former Document Management,
!roupFare, an" 9or#floF $en"ors Fho ha$e not yet
fully con$erte" their architecture, &ut simply put a
Fe& ser$er in front of their applications. Enterprise
Content Management folloFs a multilayere"
component approach that pro$i"es the necessary
infrastructure for any application.
Mit "em (egriff Enterprise Content Management
Fer"en "aher Bsungen zusammengefasst, "ie zFar
auch ,nternet%Aechnologien &enutzen, a&er schFer%
pun#tmLJig auf "ie ,nhouse%,nformations&ereit%
stellung zielen. Bsungsspe#trum sin" hier $orrangig
Enterprise )ortale f-r (=( als EQtranet un" (=E als
,ntranet. Die Mehrzahl "er &isherigen Do#umenten%
Management%, !roupFare% un" 9or#floF%In&ieter,
"ie ihre Irchite#turen noch nicht $ollstLn"ig
umgestellt ha&en un" le"iglich einen 9e&%er$er $or
ihre InFen"ungen stellen, fin"en sich auch in "ieser
Kategorie Fie"er. ECM Enterprise Content Manage%
ment $erfolgt "a&ei einen Komponentenansatz, "er in
mehreren chichten "ie notFen"ige ,nfrastru#tur f-r
&elie&ige InFen"ungen &ereitstellt.
<n regroupe "onc sous la ru&riYue ECM "es solutions
Yui font recours auQ technologies internet mais Yui
$isent la mise c "isposition et le traitement "es
informations au sein "e lOentreprise au premier a&or".
Bes solutions ci&les, par consNYuent, sont "es portails
(=( en eQtranet et "e (=E en intranet. Ba maUoritN "es
fournisseurs tra"itionnels "es solutions "e gestion "e
"ocuments, "e messagerie "e groupe et "u For#floF
Yui nXont pas encore retra$aillN leurs architectures "e
faPon compl]te et Yui mettent en place simplement un
ser$eur Fe& "e$ant leurs applications se retrou$ent
"ans cette catNgorie. ECM . gestion "u contenu "e
lXentreprise y est lONYui$alent "Oune approche &asNe sur
"es composantes organisNs en couches &ien "istinctes
et Yui offre ainsi une infrastructure pour "es
applications "i$erses.
/1 ECM
Irchitecture R cope
Enterprise Content Management /6
Characteristics of
Enterprise Content Management
I comparison of the "efinitions of the "ifferent
application fiel"s of ECM an" 9CM ma#es it clear
that the eQisting system category "istinctions cannot
last long, Fhether for pro"ucts an" technical platforms
or for usage mo"els. olutions that are use" as pure
in%house solutions to"ay Fill &e ma"e accessi&le to
partners or customers tomorroF. Ahe content an"
structure of to"ayOs outFar"%"irecte" Fe& portal Fill
&e the platform for tomorroFs internal information
system.
Merkmale des
Enterprise Content Management
(etrachtet man "ie Definitionen "er unterschie"lichen
InFen"ungs&ereiche $on ECM un" 9CM Fir"
"eutlich, "ass "ie heute noch $orhan"enen
Unterschie"e in "en ystem#ategorien nicht mehr
lange aufrechterhalten Fer"en #nnen. Dies gilt f-r
"ie )ro"u#te un" "ie technischen )lattformen e&enso
Fie f-r "ie *utzungsmo"elle. 9as heute noch als
reine ,nhouse%Bsung genutzt Fir", soll morgen
&ereits "em )artner o"er Kun"en zugLnglich gemacht
Fer"en. Die ,nhalte un" tru#turen eines heutigen, auf
IuJenFir#ung ausgerichteten 9e&%)ortals soll
morgen &ereits "ie )lattform f-r "ie interne
,nformations&ereitstellung sein.
Caract"risti&ues de la gestion
du contenu de l#entreprise
I $ue "es "iffNrents "Nfinitions "es "omaines
"Xapplication "e lXECM et "u 9CM il est N$i"ent, Yue
les "iffNrences Nta&lies auUour"Xhui entre ces
catNgories "e syst]mes ne pourront plus Wtre
maintenus longtemps. Ceci $aut pour les pro"uits et
les plateformes techniYues aussi Yue pour les mo"]les
"Xutilisation. Une solution utilisNe auUour"Xhui encore
purement en interne peut Wtre ren"ue accessi&le le
len"emain auQ partenaires ou auQ clients. Be contenu
et les structures "Xun site Fe& actuel orientN sur la
reprNsentation eQtNrieure pourront "emain ser$ir "e
plate%forme pour la mise c "isposition "es
informations en interne.
Ahe claime" &enefit of an Enterprise Content
Management ystem is re"uce" to three #ey i"eas that
"istinguish such solutions from 9e& Content
Management:
Mi""leFare
er$ices
Fe"erate" repository
Der Inspruch eines Enterprise Content Management
ystems re"uziert sich "ann auf "rei Fesentliche
,"een, "ie solche Bsungen $om 9e& Content
Management unterschei"en:
Mi""leFare
Dienste
M&ergreifen" nutz&arer peicherort
BXam&ition "Xun syst]me "e gestion "e contenu
"Xentreprise se limite alors c trois i"Nes essentielles Yui
"istinguent "e telles solutions "e la gestion "e contenu
Fe& gNnNriYue:
Bogiciel stan"ar" intNgrant
er$ices in"Npen"ants
Dep[t uniYue
ECM as ertical information s'stem infrastructure
/5 ECM
Enterprise Content Management /4
AIIM International
E#$
Enterprise Enterprise
Applications Applications
Enterprise Enterprise
Applications Applications
Enterprise Enterprise
Content Content
Management Management
Enterprise Enterprise
Content Content
Management Management
%eb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino E&change #DM'
(ile
'ystem
%or)flo* Collaboration
Data %arehousing
Mining
EAI
E+,usiness
Infrastructure Infrastructure Infrastructure Infrastructure
Integration Integration Integration Integration
'ource- AIIM !!. In/ustry 'tu/y
A$0A# #M0A C#M H#M
Enterprise Content Management as integrati$e
mi""leFare
ECM is use" to o$ercome the restrictions of former
$ertical applications an" islan" architectures. Ahe
user is &asically unaFare of using an ECM
solution. ECM offers the reYuisite infrastructure for
the neF Forl" of Fe&%&ase" ,A, Fhich is
esta&lishing itself as a #in" of thir" platform
alongsi"e con$entional host an" client.ser$er
systems. Aherefore, EI, 2 Enterprise Ipplication
,ntegration 2 Fill play an important role in the
implementation an" use of ECM. ECM is an
essential component of <I ser$ice%oriente"
applications.
Enterprise Content Management als integrati$e
Mi""leFare
ECM soll "ie Restri#tionen &isheriger $erti#aler
InFen"ungen un" >,nsel?%Irchite#turen -&er%
Fin"en. Der InFen"er sieht im )rinzip nicht, "ass
er mit einer ECM%Bsung ar&eitet. F-r "ie neue
9elt >Fe&%&asierter ,A?, "ie sich Yuasi als "ritte
)lattform ne&en her#mmlichen 'ost% un"
Client%.er$er%ystemen eta&liert, &ietet ECM "ie
notFen"ige ,nfrastru#tur. F-r "ie Einf-hrung un"
*utzung $on ECM spielt "aher EI, Enterprise
Ipplication ,ntegration eine &eson"ere Rolle. ECM
ist somit Fesentlicher (estan"teil $on <I
er$ice%orientierten Irchite#turen.
!estion "u contenu "e lXentreprise comme logiciel
stan"ar" intNgrant
ECM "oit contri&uer c surmonter les restrictions
"es applications tra"itionnelles Z$erticalesO et "es
architectures isolNes. En principe, lXusager nOa
aucune conscience "e tra$ailler a$ec une solution
ECM. )our le nou$eau mon"e "es technologies
Fe& Yui se mettent en place comme troisi]me
plate%forme c c[tN "e syst]mes tra"itionnels en
central ou en architecture client%ser$eur ECM offre
lXinfrastructure in"ispensa&le. )our lXintro"uction et
lXutilisation "XECM la EI, D,ntNgration "es
Ipplications "OEntrepriseE Uoue "onc un role
particulier. )ar consNYuent, ECM est une
composante importante "es architectures "e ser$ice
"u type <I.
Enterprise Content Management components as
in"epen"ent ser$ices
ECM is use" to manage ,nformation Fithout regar"
to the source or the reYuire" use. Ahe functionality
is pro$i"e" as a ser$ice that can &e use" from all
#in"s of applications. Ahe a"$antage of a ser$ice
concept is that for any gi$en functionality only one
general ser$ice is a$aila&le, thus a$oi"ing
re"un"ant, eQpensi$e an" "ifficult to maintain
parallel functions.
Enterprise Content Management Komponenten als
una&hLngige Dienste
ECM soll ,nformationen una&hLngig $on "er
Vuelle un" una&hLngig $on "er &entigten
*utzung $erFalten. Die Fun#tionalitLt Fir" hier als
Dienst &ereitgestellt, "er $on "en $erschie"ensten
InFen"ungen genutzt Fer"en #ann. Der :orteil
eines Dienste#onzeptes ist, "ass f-r Ue"e
Fun#tionalitLt UeFeils nur ein allgemeiner Dienst
zur :erf-gung steht un" re"un"ante, aufFen"ig zu
pflegen"e un" teuere )arallelitLt gleicher Fun#%
tionalitLt $ermie"en Fir".
Composantes "e la !estion "u contenu "e lXentre%
prise comme ser$ices in"Npen"ants
BOECM "oit gNrer "es informations in"Npen%
"amment "e la source et in"Npen"amment "e
lXutilisation en $ue. Ba fonctionnalitN a est offerte
comme un ser$ice Yui peut Wtre utilisN par "es
applications "i$erses. BXa$antage "Xune conception
"e ser$ice est la "isponi&ilitN "Oun ser$ice
gNnNriYue pour chaYue fonctionnalitN et Yue la
re"on"ance techniYue couteuse en temps et en
argent peut Wtre N$itNe.
/8 ECM
Enterprise Content Management as a uniform
repository for all types of information
ECM is use" as a content Farehouse D&oth "ata
Farehouse an" "ocument FarehouseE that
com&ines company information in a repository
Fith a uniform structure. EQpensi$e re"un"ancies
an" associate" pro&lems Fith information
consistency are eliminate". Ill applications "eli$er
their content to a single repository, Fhich in turn
pro$i"es nee"e" information to all applications.
Enterprise Content Management als einheitliches
Repository f-r alle Aypen $on ,nformationen
ECM soll als Content9arehouse D-&ergreifen"
f-r Data9arehouse un" Document9arehouseE
,nformationen "es Unternehmens in einem
einheitlich stru#turierten Repository zusammen%
f-hren. IufFen"ige Re"un"anz un" "amit
$er&un"ene )ro&leme "er Konsistenz $on
,nformationen Fer"en -&erFun"en. Ille
InFen"ungen liefern ihren Content in einem
einheitlichen Repository a&, "as Fie"erum allen
InFen"ungen "ie &entigten ,nformationen
&ereitstellt.
!estion "u contenu "e lXentreprise comme "ep[t
uniYue pour tous types "Oinformation
BOECM "ans sa fonction "e ZContent9arehouseO
Det Yui compren" c la fois le Data9arehouse et le
Document9arehouseE "oit rNunir "es
informations "e lXentreprise "ans un
en$ironnement "e stoc#age structurN "e faPon
homog]ne. Ba re"on"ance co\teuse et les
pro&l]mes liNs "e la consistance "Xinformations
sont ainsi rNsolus. Aoutes les applications $ersent
leur contenu "ans un "Np[t homog]ne Yui c son
tour met c la "isposition "e toutes les applications
les informations reYuises.
Enterprise Content Management is For#ing pro%
perly Fhen it is effecti$ely in$isi&le to users. ECM
technologies are intrastructures that support
specialize" applications as su&or"inate ser$ices.
Enterprise Content Management fun#tioniert "ann
richtig, Fenn "er InFen"er pra#tisch "a$on nichts
mer#t. ECM%Aechnologien sin" ,nfrastru#tur, "ie als
nachgeor"nete Dienste FachanFen"ungen unter%
st-tzen.
Ba gestion "u contenu "e lXentreprise fonctionne
parfaitement si son eQistence mWme nOest presYue pas
remarYuNe par les usagers. Bes technologies ECM font
partie "e lXinfrastructure "e soutien pour les
applications spNcialisNes.
ECM thus is a collection of infrastructure compo%
nents that fit into a multi%layer mo"el an" inclu"e
all Document Relate" Aechnologies DDRAE for
han"ling, "eli$ering, an" managing poorly
structure" "ata. Is such, Enterprise Content
Management is one of the necessary &asic com%
ponents of the o$erarching E%(usiness application
area. ECM also sets out to manage all the infor%
mation of a 9CM an" co$er archi$ing nee"s as a
uni$ersal repository.
ECM or"net sich so als eine ammlung $on
,nfrastru#tur#omponenten in ein Mehrschichten%
mo"ell ein un" umfasst alle DRA Document Relate"
Aechnologies zur 'an"ha&ung, ErschlieJung un"
:erFaltung schFach stru#turierter Daten. ECM
Enterprise Content Management stellt "amit eine "er
notFen"igen (asis#omponenten "es -&ergreifen"en
InFen"ungsfel"es E%(usiness "ar. ECM erhe&t auch
"en Inspruch, alle ,nformationen eines 9CM mit zu
$erFalten un" als uni$erselles Repository "ie
Infor"erungen "er Irchi$ierung mit a&zu"ec#en.
ECM sOint]gre "onc comme une accumulation "e
composantes infrastructurelles "ans une architecture c
plusieurs couches et englo&e toute les technologies
"ocumentaires DDRAE pour la manipulation, le
"Nsencla$ement et la gestion "es "onnNes peu
structurNes. Ba gestion "u contenu "e lXentreprise
constitue ainsi une "es composantes "e &ase
in"ispensa&les "ans le "omaine applicatif plus gNnNral
"u e%&usiness. ECM prNten" Ngalement "e compren"re
lOa"ministration "es informations 9CM et 2 en tant
Yue "ep[t uni$ersel 2 "e repon"re Ngalement auQ
eQigences "e lOarchi$age.
Enterprise Content Management /7
/3 ECM
Ahe S 5 Components T of ECM
I mo"el
Enterprise Content Management =0
Ahe fi$e maUor ECM components an" technologies
can &e categorize" as:
Capture,
Manage,
tore,
Deli$er, an" long%term
)reser$e.
Die Fichtigsten ECM%Komponenten un" %Aechno%
logien lassen sich in f-nf 'aupt#ategorien einor"nen,
$on "er
Erfassung DCaptureE,
:erFaltung DManageE,
peicherung DtoreE,
Iusga&e DDeli$erE &is zur langfristigen
icherung D)reser$eE.
Bes composantes et technologies ECM plus importants
peu$ent Wtre groupNs "ans cinY "iffNrentes catNgories,
tels Yue
Enregistrement DCaptureE,
!estion DManageE,
toc#age DtoreE,
Distri&ution DDeli$erE
)rNser$ation c long terme D)reser$eE.
Ahe tra"itional application areas
DM or Document Management,
Colla&oration Dof supporting systems, groupFareE,
9CM or 9e& Content Management Dinclu"ing
portalsE,
RM or Recor"s Management Darchi$e an" filing
management systemsE an"
9or#floF . ()M or (usiness )rocess Management
Die &isherigen InFen"ungsfel"er
DM Document Management DDM, Do#u%
mentenmanagementE,
Colla&oration D"ie Kusammenar&eit unter%
st-tzen"e oft%Fare, !roupFareE,
9CM 9e& Content Management DeinschlieJ%
lich )ortaleE,
RM Recor"s Management DIrchi$% un" I&%
lage$erFaltungssystemeE un"
9or#floF . ()M (usiness )rocess Management
D:organgs&ear&eitungE
Bes "omaines "Xutilisation connus tels Yue
DM . gestion "es "ocuments,
Colla&oration Dsyst]mes "e soutien pour le tra$ail
en groupeE,
9CM . gestion "e contenu Fe& Dy compris les por%
tailsE,
RM . gestion "e "ocumentation Dlogiciels pour
a"ministration "es syst]mes "Xarchi$ageE et
9or#floF et ()M . (usiness )rocess management
Dtraitement "es processusE
form the ?manage` components that connect Capture,
tore, Deli$er an" )reser$e an" can &e use" in
com&ination or as alternati$es. 9hile Document
Management, 9e& Content Management,
Colla&oration, 9or#floF an" (usiness )rocess
Management are more for the "ynamic part of the life
cycle of information, Recor"s Management ta#es care
of information Fhich Fill no longer &e change".
&il"en "ie eigentlichen >Manage?%Komponenten, "ie
Capture, tore, Deli$er un" )reser$e $er&in"en un"
#om&iniert o"er alternati$ eingesetzt Fer"en #nnen.
9Lhren" Document Management, 9e& Content
Management, Colla&oration, 9or#floF un" (usiness
)rocess Management eher f-r "en "ynamischen Aeil
"es Be&enszy#lus $on ,nformation zustLn"ig sin", ist
"ie Iufga&e "es Recor"s Management "ie :erFaltung
nicht mehr zu $erLn"ern"er ,nformation.
sOy int]grent en tant Yue composantes "e gestion Yui
int]grent les opNrations "e &ase tels Yue ZCaptureO,
ZtoreO, ZDeli$erO et Z)reser$eO et Yui peu$ent Wtre
utilisNes en com&inaison ou encore alternati$ement. Ba
gestion "e la "ocumentation, la gestion "e contenu Fe&,
les ser$ices "e Colla&oration, le 9or#floF et la gestion
"es processus commerciauQ y $isent plut[t la partie
"ynamiYue "u cycle "e $ie "e lXinformation, alors Yue la
teche "e lOarchi$age NlectroniYue est la gestion "es
informations statiYues et Yui ne peu$ent plus Wtre
mo"ifiNes.
=/ ECM
The (%component%model of ECM
Enterprise Content Management ==
CAPTURE
PRESERVE
DELIVER
'12#E
MANAGE
STORE
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
9hile ()M an" For#floF are &eing consi"ere" as the
&ac#&one of ECM, managing components as e%mail
management an" "igital asset management Fere
a""e" in =005 as com&ination components, as Fell as
interfaces, content integration an" enterprise
application integration.
9Lhren" ()M un" 9or#floF als R-c#grat $on ECM
&etrachtet Fer"en, Fur"en im @ahr =005 Manage%
Komponenten Fie E%Mail%Management un" Digital%
Isset%Management soFie chnittstellen, Content
,ntegration un" Enterprise%Ipplication%,ntegration als
:er&in"ungs#omponenten ergLnzt.
Ilors Yue le ()M et le 9or#floF sont consi"NrNs
comme la colonne $ertN&rale "XECM, on y a aUoutN en
lOan =005 "es composantes "e gestion comme pour la
messagerie NlectroniYue et le Digital%Isset%
Management aussi &ien Yue "es interfaces, "e
lXintNgration "e contenu et lXintNgration "es applications
"Xentreprise comme "es composantes "e liaison.
Ahe utilization of the information is paramount
throughout, Fhether through in"epen"ent clients of
the ECM system components, or &y ena&ling eQisting
applications that access the functionality of ECM
ser$ices an" the store" information. Ahe integration of
eQisting technologies ma#es it clear that ECM is not a
neF pro"uct category, &ut an integrati$e force.
M&er allem schFe&t "ie *utzung "er ,nformation, sei
"urch eigenstLn"ige Clienten "er ECM%ystem%
Komponenten o"er in !estalt eines >Ena&ling?
$orhan"ener InFen"ungen, "ie auf "ie Fun#tionalitLt
"er ECM%Dienste un" "ie gespeicherten
,nformationen zugreifen. (eson"ers "urch "ie
,ntegration &estehen"er Aechnologien Fir" "eutlich,
"ass ECM nicht als eine neue )ro"u#t#ategorie
auftritt, son"ern sich als integrieren"e Kraft
positioniert.
BOi"Ne gNnNrale y est lXutilisation "e lXinformation, soit
par "es clients autonomes "es composantes "e yst]me
"XECM, soit par lOOEna&lingO "es applications eQistantes
Yui font recours c la fonctionnalitN "es ser$ices ECM et
les informations Yui y sont stoc#Nes. En particulier lors
"e cette intNgration "e technologies eQistantes il est
N$i"ent YuXECM nOest pas une nou$elle catNgorie "e
pro"uits, mais plut[t se positionne comme force
intNgrante.
=1 ECM
Ahe S 5 C T of ECM
Content, Colla&oration, Compliance, Continuity,
Cost
Enterprise Content Management =6
The )fie C*s+ of
Enterprise content management
Fi$e important terms Fhich start Fith ?C` charac%
terize the ECM application en$ironment to"ay.
Die ,f-nf C) des
Enterprise Content Management
F-nf Fichtige (egriffe, "ie im angloameri#anischen
mit >C? &eginnen, chara#terisieren heute "as
InFen"ungsumfel" $on ECM.
!es . cin& C/ de la
0estion du contenu de l#entreprise
CinY concepts clNs commencent par aCa en anglais
caractNrisent auUour"Xhui le conteQte applicatif "e
lXECM.
Content
Ahe term ?content` stan"s for any electronic contents,
inclu"ing recor"s, "ata, an" meta"ata, as Fell as
"ocuments an" Fe&sites. ,t no longer means Uust
Fea#ly structure" or unstructure" information, &ut
noF inclu"es structure" "ata that is a"ministere" in an
ECM solution or "escri&es o&Uects in ECM. Ahere are
"istinct types of content &ase" on their use an" life
cycle:
"ynamic content that can still &e change" "uring use,
an" static, unchangea&le content Dalso calle" fiQe"
contentE hel" in the archi$e.
,f content must &e retaine" for legal reasons or is
otherFise Forth #eeping, it turns into recor"s. ECMOs
Uo& is to capture content, a"minister it securely, an"
ma#e it a$aila&le in processes. Content has $alue only
Fhen it is usa&le as #noFle"ge in processes.
Content
Der (egriff >Content? steht f-r &elie&ige ele#tro%
nische ,nhalte. Er umfasst >Recor"s?, >Data? un"
>Meta"ata? e&enso Fie Do#umente un" 9e&seiten.
Content steht heute nicht mehr nur f-r schFach% o"er
unstru#turierte ,nformationen son"ern schlieJt auch
stru#turierte Daten, "ie in ECM%Bsungen
mit$erFaltet Fer"en &zF. "ie <&Ue#te in einem ECM
&eschrei&en, mit ein. Content Fir" entsprechen"
seiner *utzung un" seinem Be&enszy#lus
unterschie"en:
"ynamischer, noch $erLn"er&arer Content FLhren"
"er (ear&eitung+
statischer, un$erLn"er&arer Content, auch FiQe"%
Content genannt, im Irchi$.
,st Content auf&eFahrungspflichtig o"er auf%
&eFahrungsF-r"ig Fer"en aus ihm Recor"s. ECM hat
"ie Iufga&e, Content zu erfassen, sicher zu $erFalten,
zu erschlieJen un" in )rozessen &ereitzustellen. *ur
Fenn Content als 9issen un" in )rozessen nutz&ar
gemacht Fir" hat Content einen inhLrenten 9ert.
Contenu
Ba notion "e acontenua reprNsente "es contenus
numNriYues YuelconYues. Elle cou$re les "onnNes
"Oarchi$es, les informations sur le Fe& et les
mNta"onnNes "e la mWme faPon Yue "es "ocuments ou
"es sites Fe&. Be terme no cou$re plus seulement "es
informations sans structure ou peu structurNes mais
englo&e aussi "es "onnNes structurNes et Yui sont
gNrNes "ans "es solutions ECM ou &ien Yui "Ncri$ent
"es o&Uets "ans un syst]me ECM. Be contenu est
"iffNrenciN en raison "e son utilisation et son cycle "e
$ie :
contenu plut[t "ynamiYue, encore mo"ifia&le au cours
"e sa crNation+
contenu statiYue, in$aria&le, "NnommN aussi contenu
figN, "ans les archi$es.
i le contenu est assuUetti c "es r]gles "e conser$ation
ou "igne "e conser$ation il atteint le statut "es
registres. Ba teche "e lOECM est "e saisir, "e gNrer et
"e ren"re accessi&le le contenu c tra$ers "es processus
transparents. eul le contenu ren"u utilisa&le en tant
Yue sa$oir "ans "es processus connus poss]"e une
$aleur inhNrente.
=5 ECM
Collaboration
ECM supports colla&oration processes, &y pro$i"ing
information as nee"e", regar"less of time or location.
Collaboration
ECM unterst-tzt "ie )rozesse "er Kusammenar&eit, in
"em es "ie &entigten ,nformationen #ontrolliert
una&hLngig $on Keit un" <rt &ereitstellt.
Collaboration
ECM soutient les processus "e colla&oration en
eQerPant un contr[le effectif sur les informations
reYuises et par leur mise c "isposition in"Npen%
"amment "u temps et "u lieu "e leur utilisation.
:arious approaches support group For# an" com%
munication:
Direct communication Fith chats, forums,
instant messaging, Fhite&oar"s, $i"eo confe%
rencing an" other technologies
upport of the processing cycle Fith infor%
mation, an" &y pro$i"ing information in processes
)roUect For# support &y $arious means
KnoFle"ge management support $ia the tar%
gete" location, pro$ision, an" preparation of the
reYuire" information
Kur Unterst-tzung "er !ruppenar&eit un" Kom%
muni#ation #ommen "a&ei $erschie"ene InsLtze zum
tragen:
Unterst-tzung "er "ire#ten Kommuni#ation mit
Chats, Foren, ,nstant Messaging, 9hite (oar"s,
:i"eo Conferencing un" an"eren Aechnologien.
Unterst-tzung "es (ear&eitungszy#lus $on ,nfor%
mationen un" "eren (ereitstellung in )rozessen.
Unterst-tzung "er )roUe#tar&eit mit geeigneten
9er#zeugen.
Unterst-tzung $on 9issensmanagement mit "er
zielgerichteten ErschlieJung, (ereitstellung un"
Iuf&ereitung &entigter ,nformation.
)our soutenir le tra$ail en groupe et la communication
"iffNrents approches entrent en Ueu:
outien "e la communication "irecte par les Chats,
forums, messagerie instantanNe, 9hite (oar"s,
confNrence $i"No et autres technologies.
outien "u cycle "XNla&oration "es informations et
leur mise c "isposition "ans "es processus "Nfinis.
outien "u tra$ail "e proUet a$ec "es outils
appropriNs.
outien "e la gestion "u sa$oir par un
"Nsencla$ement ci&lN, la mise c "isposition et le
con"itionnement "es informations reYuises.
Ahe support of colla&orati$e acti$ity is one of the
maUor challenges for more efficient office For#.
Die Unterst-tzung colla&orati$er ALtig#eiten ist eine
"er groJen 'erausfor"erungen f-r effizientere Ir&eit
in "er (-roFelt.
Be soutien "Xacti$itNs "e colla&oration est un "es
gran"s "Nfis "e la &ureautiYue a$ancNe.
Enterprise Content Management =4
Compliance
Compliance is one of the mar#et "ri$ers for ECM.
Fulfillment of legal an" regulatory reYuirements Fith
process "ocumentation, secure storage, an"
tracea&ility of transactions is a $ital necessity for any
enterprise or a"ministrati$e office. Ahis is not Uust a
matter of complying Fith regulations, &ut also of
usa&ility of information in oFn processes. Ahe
impro$ement of Yuality an" implementation of more
efficient processes are economic factors that shoul" &e
#ept in min" Fhen esta&lishing proce"ures to comply
Fith legal reYuirements such as !o(, !D)"U,
ar&anes <Qley, (asel ,, an" others. ECM can
contri&ute to ma#ing the in$estment in compliance
profita&le.
Compliance
Compliance ist einer "er Mar#ttrei&er f-r "en Einsatz
$on ECM. Die Einhaltung rechtlicher un" regulati$er
:orga&en "urch "ie )rozesse &egleiten"e
Do#umentation, sichere peicherung un"
*ach$ollzieh&ar#eit "er Aransa#tionen ist in allen
Unternehmen un" :erFaltungen unerlLsslich. Da&ei
geht es Ue"och nicht nur um "ie Erf-llung "er
:orga&en son"ern auch um "ie *utzung "er
,nformationen in "en eigenen )rozessen. Die
:er&esserung $on VualitLt un" "ie Umsetzung
effizienterer )rozesse sin" Firtschaftliche Ispe#te,
"ie man &ei "er Erf-llung "er gesetzlichen :orga&en
Fie !o(, !D)"U, ar&anes <Qley, (asel ,, un"
an"erer nicht aus "en Iugen $erlieren sollte. ECM
#ann hier einen (eitrag liefern, "ie notFen"igen
,n$estitionen f-r Compliance auch Firtschaftlich
nutz&ar zu machen.
Compliance
Ba conformitN lNgale est un "es moteurs principauQ
pour lONta&lissement "XECM sur le marchN. Be respect
"es o&Uectifs lNgales et rNgulateurs par la
"ocumentation accompagnant les processus, la
sau$egar"e s\re et repro"uisi&le "es transactions est
in"ispensa&le "ans toutes les entreprises et les
a"ministrations. )ourtant, il ne sOagit lc non seulement
"e lXaccomplissement "es o&Uectifs mais aussi "e
lXutilisation "es informations "ans les propres
processus. BXamNlioration "e la YualitN et la rNalisation
"es processus plus efficaces sont "es aspects
NconomiYues Yue lXon ne "e$rait pas per"re "e $ue lors
"e lXaccomplissement "es o&Uectifs lNgales comme
!o(, !D)"U, ar&anes <Qley, (ele ,, et autres. En
ce conteQte, ECM peut ren"re une utilitN NconomiYue
auQ les in$estissements nNcessaires pour la conformitN
lNgale.
=8 ECM
Continuit'
(usiness Continuity is a term Fhose significance in
the conteQt of ECM has not recei$e" enough cre"it.
9e are more an" more "epen"ent on the a$aila&ility
an" correctness of electronic information. Issuring
information a$aila&ility is costly. ECM offers
technologies an" metho"s for storing information
securely Fith central a"ministration an" "istri&ute"
a$aila&ility, ma#ing transactions tracea&le, protecting
information from unauthorize" access, ma#ing it
intelligently retrie$a&le in "ata&ases an" search
engines, presenting it in $irtual electronic fol"ers,
sa$ing "ata in applications, an" using reco$ery tools
to restore information in the e$ent of "isaster. ,n these
areas, ECM has the same significance as CRM, ER)
an" other operati$e systems, Fithout Fhich a mo"ern
enterprise is not competiti$e or e$en $ia&le.
Continuit'
(usiness Continuity ist ein (egriff, "essen (e"eutung
im Kusammenhang mit ECM noch lLngst nicht richtig
geF-r"igt Fur"e. 9ir &efin"en uns in einer immer
grJeren I&hLngig#eit $on "er :erf-g&ar#eit un"
Richtig#eit ele#tronischer ,nformation. Die icher%
stellung "er :erf-g&ar#eit ist mit erhe&lichen Kosten
$er&un"en. ECM liefert hier Aechnologien un"
Metho"en, um ,nformationen sicher aufzu&eFahren,
&ei zentraler :erFaltung auch $erteilt &ereit zustellen,
"ie *ach$ollzieh&ar#eit "er Aransa#tionen zu sichern,
,nformationen $or un&erechtigtem Kugriff zu
sch-tzen, sie intelligent mit Daten&an#en un"
uchmaschinen zu erschlieJen un" in $irtuellen
ele#tronischen I#ten zu prLsentieren, Daten aus
InFen"ungen zu sichern un" "iese gezielt mit Daten
un" Do#umenten zu $ersorgen, un" mit geeigneten
Reco$ery%9er#zeugen auch im Katastrophenfall "ie
,nformation Fie"er zur :erf-gung zu stellen. ECM
hat hier lLngst "en gleichen tellenFert Fie CRM%,
ER)% un" an"ere operati$e ysteme, ohne "ie ein
mo"ernes Unternehmen nicht mehr ar&eits% un" #on%
#urrenzfLhig ist.
Continuit"
Ba continuitN commerciale est une notion "ont la
$aleur est encore loin "OWtre suffisamment reconnue
"ans le conteQte ECM. *ous "Npen"ent touUours
"a$antage "e la "isponi&ilitN et "e la Uustesse "es
informations numNriYues. BOassurance "e la
"isponi&ilitN est fort couteuse. ECM fournit ici "es
technologies et "es mNtho"es pour conser$er "es
informations "e faPon sure, pour ren"re "isponi&les
"ans un conteQte "NcentralisN "es informations gNrNs
"e faPon centrale, pour garantir la repro"uction "es
transactions, pour protNger "es informations "es acc]s
non autorisNs, pour les ren"re accessi&les "e faPon
intelligente c lOai"e "es &ases "e "onnNes et "es
moteurs "e recherche et pour les prNsenter "ans "es
"ossiers NlectroniYues $irtuels, pour sau$egar"er "es
"onnNes applicati$es et pour fournir auQ applications
les "onnNes et "ocuments reYuis et finalement pour
restituer "es informations c lOai"e "es outils
appropriNs en cas "e calamitN maUeure. BOECM y a
acYuis la mWme importance Yue les syst]mes
opNrationnels CRM, ER) et autres sans lesYuels une
entreprise mo"erne ne serait plus opNrationnelle et
compNtiti$e.
Enterprise Content Management =7
Cost
Cost sa$ings is a top priority, along Fith efficiency
impro$ement an" esta&lishment of neF &usiness
areas. ECM per se is $ery cost%intensi$e, especially in
the implementation phase. 'oFe$er, the in$estment
Yuic#ly pays for itself &y &ringing together
information Fhere it is nee"e", supporting
colla&oration an" processes, simplifying
a"ministration an" operations, impro$ing For#ing
metho"s, an" in many other Fays. ECM assem&les
an" controls information from "ifferent sources, thus
re"ucing costs in the ECM core areas as Fell as in
e$ery other area of enterprise ,A. 9hen loo#ing at this
factor, the primary focus shoul" not &e on upfront
R<,, Fhich is $ery Yuic#ly attaine", &ut on the lasting
transformation of the enterprise. ECM has &ecome a
necessary infrastructure for efficient &usiness
operations. From the point of $ieF of cost, the
Yuestion is no longer ?if,` &ut only ?hoF` an"
?Fhen.`
Cost
Kosten sparen steht ne&en Effizienzsteigerung un"
Iuf&au neuer !eschLftsfel"er ganz o&en auf
)rioritLtenlisten "er Entschei"er. ECM sel&st ist sehr
#ostenintensi$, &eson"ers in "er Einf-hrungsphase.
Durch "ie Kusammenf-hrung $on ,nformationen,
Unterst-tzung "er Kusammenar&eit un" "er )rozesse,
:ereinfachung "er I"ministration un" "es (etrie&es
$on ystemen, :er&esserungen in Ir&eitsFeisen un"
2a&lLufen, un" $iele an"ere )otentiale lassen sich "ie
,n$estitionen sehr schnell rechnen. ECM &ietet "ie
notFen"ige Klammer um ,nformationen aus
unterschie"lichen Vuellen zusammenzuf-hren un" zu
#ontrollieren. Damit $erringern sich "ie Kosten nicht
nur im Kern&ereich $on ECM son"ern in allen
an"eren (ereichen "er ,A%*utzung im Unternehmen.
'ier&ei sollte nicht "er R<, im :or"ergrun" stehen,
"er &ei einzelnen Ispe#ten sehr schnell erreicht Fir",
son"ern "ie nachhaltige :erLn"erung "es
Unternehmens. ECM ist heute als notFen"ige
,nfrastru#tur zu &etrachten, um ein Unternehmen
Firtschaftlich f-hren zu #nnen. Iuch unter
Kostengesichtspun#ten ist es heute #eine Frage "es
><&? son"ern nur noch "es >9ie? un" >9ann?.
Cost
Ba rN"uction "es co\ts range tout en haut sur "es listes
"es prioritNs "es "Nci"eurs, tout comme
lOaugmentation "e lOefficacitN et la crNation "e
nou$eauQ champs "Oacti$itN commerciale. BOECM elle
mWme est tr]s co\teuse, particuli]rement "ans la phase
"Xintro"uction. Mais lOintNgration "es informations, le
soutien "e processus "e colla&oration, la
simplification "e lXa"ministration et "e lXeQploitation
"e syst]mes, lOamNlioration mani]res "e tra$ail et "es
"Nroulements "es opNrations ainsi Yue &eaucoup
"Xautres potentiels promettent un ren"ement rapi"e "e
cet in$estissement. ECM permet lOintNgration et le
contr[le "es informations pro$enant "e sources
"i$erses. Cela con"uit c une rN"uction "es co\ts non
seulement "e lOXECM mWme, mais aussi "ans toutes les
autres "omaines informatisNes "e lXentreprise. Dans
cette perspecti$e il ne faut pas tant pri$ilNgier le retour
"e lOin$estissement mais le changement su&stantiel et
"ura&le "e lOentreprise. ECM "oit Wtre consi"NrN
auUour"Xhui comme une infrastructure in"ispensa&le
pour la gestion NconomiYue "Oune entreprise. MWme
en raison "es co\ts lOintro"uction "e lOECM nOest pas
une Yuestion "e principe, mais uniYuement "e la
mani]re et "u moment "e son intro"uction.
=3 ECM
I 'ouse for
Enterprise Content Management
Enterprise Content Management 10
A house for Enterprise Content
,n recent years, I,,M ,nternational an" others ha$e
create" a series of posters an" graphics that shoF the
compleQity an" functions of Enterprise Content
Management. Ahe ?Bifecycle Mo"el` Fas "e$elope"
in =00/. Ahis poster "efines the eQtent of ECM, an"
also ser$es as the &asis for an ECM course &y I,,M
,nternational Fith /0 learning units. ,n the U,
&eginning courses are tra"itionally num&ere" ?/0/,`
an" accor"ingly this poster has &ecome #noFn has
?ECM /0/.`
)R<@ECA C<*UBA "eri$e" its $ersion from the
original I,,M mo"el, a""ing 5 "etail illustrations that
are also a$aila&le Fith the associate" 9i#ipe"ia."e
teQts, an" ha$e &ecome Fi"ely circulate" un"er !*U
license.
,n =001 I,,M &rought out tFo neF posters, one from
the U an" one &y I,,M UK. Ahe Imerican poster
uses a puzzle approach, in Fhich the in"i$i"ual ECM
components can &e freely com&ine" to form an o$erall
solution.
Ein Haus f-r Enterprise Content
Die I,,M ,nternational un" an"ere ha&en in "en
$ergangenen @ahren eine Reihe $on )ostern un"
!rafi#en #reiert, "ie "ie KompleQitLt un" "en
Fun#tionsumfang $on Enterprise Content
Management "arstellen sollten. ,m @ahr =00/ Fur"e
"as >Bifecycle?%Mo"ell entFic#elt. Dieses )oster
"efinierte nicht nur "en Umfang $on ECM son"ern
"iente auch als !run"lage f-r einen ECM%Kurs "er
I,,M international mit /0 Berneinheiten. Einf-hren"e
Kurse in "en UI Fer"en gern mit "em K-rzel >/0/?
Dsteht in Ius&il"ungsprogrammen f-r "en einf-hren"e
!run"lagenseminareE &ezeichnet un" so hat sich auch
f-r "as )oster "ie (ezeichnung >ECM /0/? einge%
&-rgert.
Ius "er urspr-nglichen :orlage "er I,,M leitete
)R<@ECA C<*UBA ihr Mo"ell a&. *e&en "em
!esamt&il" entstan"en 5 Detail&il"er, "ie auch mit
"en "azugehrigen AeQten "er 9i#ipe"ia."e zur
:erf-gung gestellt Fur"en un" unter "er !*U%Bizenz
inzFischen Feite :er&reitung gefun"en ha&en.
,m @ahr =001 folgten seitens "er I,,M zFei neue
)oster, eines aus "en UI un" eines $on "er I,,M
Europe aus Englan". Das ameri#anische )oster ging
$om Insatz eines )uzzles aus, &ei "em "ie einzelnen
Komponenten $on ECM &elie&ig zu einer
!esamtlsung #om&iniert Fer"en #nnen.
1ne maison pour le Contenu de l*Entreprise
BXI,,M ,nternational et "Xautres ont crNN "ans les
"erniers annNes une rangNe "es posters et "es
graphiYues "estinNs c reprNsenter la compleQitN et
lXampleur fonctionnelle "e la gestion "u contenu "e
lXentreprise. BXan =00/ a $u le "N$eloppement "u
mo"]le S Cycle "e $ie T. Ce poster nXa pas seulement
"Nfini lXNten"ue "e lXECM mais a ser$i "e &ase
Ngalement pour un cours "Xintro"uction c lOECM offert
sur le plan international par lXI,,M et Yui comporte
/0 unitNs "Xapprentissage. IuQ ftats Unis, les cours
"Oinitiation sont sou$ent "NsignNs par le sigle a/0/a et
ainsi la "Nsignation aECM /0/a sXest rNpan"ue pour ce
poster.
)R<@ECA C<*UBA a "N"uit son mo"]le "u mo"]le
originel "e lXI,,M. g part la $ision gNnNrale 5 $isions
"e "Ntail ont NtN crNes et mises c la "isposition "u
pu&lic a$ec les teQtes accompagnants "ans
9i#ipe"ia."e sous la licence !*U. Iinsi, ce mo"]le
connaht auUour"Ohui une propagation importante.
En =001 "euQ nou$eauQ posters ont sui$i, lXun
pro$enant "es Etats Unis et lOautre "e lXI,,M Europe
en Ingleterre. Be poster amNricain part "e lOi"Ne "Xun
puzzle "ans leYuel on peut li&rement com&iner les
"iffNrentes composantes "XECM pour crNer une
solution glo&ale.
1/ ECM
The Enterprise Content Management House
Enterprise Content Management 1=
Collaboration
'canning
Document Imaging
(orms $rocessing
#ecognition
Categori3ation
In/e&ing
Document Management
#ecor/s Management
E+Mail Management
Digital Asset Management
%eb Content Management
,usiness
$rocess
Management
%or)flo*
EAI
#epositories
'torage
4ong+1erm Archi5al
,ac)up 0 #eco5ery
Migration
Content Integration
'earch 0 #etrie5al
'yn/ication
4ocali3ation
$ersonali3ation
$ublish
$aper
C
A
$
1
U
#
E
M
A
6
A
G
E
'
1
2
#
E
$
#
E
'
E
#
7
E
D
E
4
I
7
E
#
Enabling %eb Client other De5ices
Usage
$KI
D#M
User Management
Directory 'er5ice
User #ights
Management
'
E
C
U
#
I
1
8
(ire*all
Electronic
Electronic
'ignature
(at Client
Entry E&it
'
E
C
U
#
I
1
8
'
E
C
U
#
I
1
8
'
E
C
U
#
I
1
8
I,,M Europe chose the ?Iuto&ahn` as a mo"el, on
Fhich information mo$es from one station to another
li#e a car on a highFay. Ahe components are the same
as in the Imerican ECM puzzle.
,n =005 I,,M &rought out a neF poster, presenting
ECM as a large &uil"ing, Fith information entry an"
eQit on the groun" floor an" &usiness process
management as the ele$ator connecting all the floors.
Ahis neF mo"el incorporates a num&er of a""itional
components such as E%mail management, "igital asset
management, content integration an" others.
)R<@ECA C<*UBA has a"opte" this mo"el of
ECM as a &uil"ing in simplifie" form, an" a""e"
further components.
Die I,,M Europe FLhlte "agegen "as Moti$ einer
Iuto&ahn, "ie "ie )rozesse un" :er&in"ungen
"arstellt un" auf "enen sich "ie ,nformationen Fie
Fahrzeuge $on einer tation zur nLchsten &eFegen.
Die Komponenten sin" "ie gleichen Fie im ECM%
)uzzle.
,m @ahr =005 #am ein neues )oster "er I,,M heraus,
in "em ECM als groJes 'aus, mit Eingang un"
Iusgang $on ,nformation im Er"geschoss un"
(usiness )rocess Management als "er $er&in"en"e
Iufzug -&er alle toc#Fer#e, "argestellt ist. ,n
"iesem neuen Mo"ell sin" eine Reihe Feiterer
Komponenten Fie E%Mail%Management, Digital%
Isset%Management, Content%,ntegration un" an"ere
hinzuge#ommen.
)R<@ECA C<*UBA hat "ieses Mo"ell "es 'auses
f-r Enterprise Content in $ereinfachter Form
-&ernommen un" um Feitere Komponenten ergLnzt.
Ba mNtaphore choisie par lXI,,M Europe Ntait le motif
"Xune autoroute Yui reprNsente les processus et les
Uonctions et sur laYuelle les informations se "Nplacent
comme "es $Nhicules "Xune station c la prochaine. Bes
composantes sont les mWmes Yue "ans le puzzle
"XECM.
BXan =005 a $u un nou$eau poster "e lXI,,M, "ans
leYuel lXECM est reprNsentN comme une gran"e
maison, a$ec lXentrNe et la sortie "e lXinformation au
rez%"e%chaussNe et la gestion "es processus
commerciauQ lOascenseur connectant toutes les Ntages.
Dans ce nou$eau mo"]le une rangNe "e composantes
supplNmentaires sont aUoutNs, tels Yue la gestion "e la
messagerie NlectroniYue, la gestion "es $aleurs
numNriYues, lOintNgration "u contenu et &ien "Oautres.
)R<@ECA C<*UBA a repris ce mo"]le "e la maison
pour le Contenu "e lOEntreprise "ans une forme
simplifiNe et lXa complNtN par "Xautres composantes.
11 ECM
ECM Components
Enterprise Content Management 16
Components of ECM
Enterprise content management
ECM Enterprise Content Management solutions
com&ine $ery "ifferent technologies an" components,
Fhich are also useful as solutions on their oFn
Fithout claiming to &e an enterpriseFi"e system.
2omponenten on ECM
Enterprise Content Management
F-r ECM Enterprise Content Management Bsungen
Fer"en "ie unterschie"lichsten Aechnologien un"
Komponenten #om&iniert, "ie zum Aeil auch als
eigenstLn"ige Bsungen sinn$oll ohne "en Inspruch
an ein unternehmensFeites ystem nutz&ar sin".
Composantes d#ECM
0estion du contenu de l#entreprise
)our rNaliser "es solutions ECM.gestion "u contenu
"e lXentreprise les technologies et composantes les plus
"i$erses sont com&inNs et Yui en partie peu$ent Wtre
utilisNs comme "es solutions autonomes sans
intNgration "ans un syst]me c lONchelle "e lOentreprise
enti]re.
15 ECM
ECM Capture
Enterprise Content Management 14
9 Barcode
COLD"ERM 9 E$Billin%
A%%re%ation 9 !inancial A&&lications
9 'ML
!or(s Processin%
E$!or(s"e#$!or(s
9 ERP
Application created
9 OMR 9 Micro)il(
9 ICR 9 Ric* Media
9 +CR 9 !or(
9 OCR 9 O))ice Docu(ents
Inde,in%
In&ut Desi%ns
Cate%ori-ation
Recogniton Human created
9 Barcode
COLD"ERM 9 E$Billin%
A%%re%ation 9 !inancial A&&lications
9 'ML
!or(s Processin%
E$!or(s"e#$!or(s
9 ERP
Application created
9 OMR 9 Micro)il(
9 ICR 9 Ric* Media
9 +CR 9 !or(
9 OCR 9 O))ice Docu(ents
Inde,in%
In&ut Desi%ns
Cate%ori-ation
Recogniton Human created
,nput
Capture
3Input Management4
Ahe ?Capture` category contains functionalities an"
components for generating, capturing, preparing an"
processing analog an" electronic information. Ahere
are se$eral le$els an" technologies, from simple
information capture to compleQ information
preparation using automatic classification. Capture
components are often also calle" ?,nput` components.
Capture
3Erfassung4
Die Kategorie >Capture? &einhaltet Fun#tionalitLt un"
Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Iuf&ereitung
un" :erar&eitung $on analogen un" ele#tronischen
,nformationen. Da&ei #ann man mehrere tufen un"
Aechnologien unterschei"en, $on "er einfachen
Erfassung "er ,nformation &is zur #ompleQen Iuf%
&ereitung "urch eine automatische Klassifi#ation. Die
Capture%Komponenten Fer"en auch hLufig als
>,nput?%Komponenten zusammengefasst.
Capture
35aisie4
Ba catNgorie ZCaptureO comporte "es fonctionnalitNs et
"es composantes pour la crNation, la saisie, le
con"itionnement et le traitement "es informations
analogues et numNriYues. En ce "omaine lOon peut
"istinguer plusieurs "egrNs technologiYues, "e
lXenregistrement simple "e lXinformation UusYuXau
con"itionnement compleQe a$ec utilisation "Oune
classification automatisNe. Bes composantes "u type
ZCaptureO sont sou$ent regroupNes sous la ru&riYue
a,nputa.
Manuall' generated and captured information
Manual capture can in$ol$e all forms of information,
from paper "ocuments to electronic office "ocuments,
e%mails, forms, multime"ia o&Uects, "igitize" speech
an" $i"eo, an" microfim.
Iutomatic or semi%automatic capture can use ED, or
;MB "ocuments, &usiness an" ER) applications or
eQisting specialist application systems as sources.
Manuell er6eugte und erfasste Informationen
(ei "er manuellen Erfassung #nnen alle Formen $on
,nformationen $or#ommen, $on )apier"o#umenten,
ele#tronischen <ffice%Do#umenten, E%Mails, :or%
"ruc#en, MultiMe"ia%<&Ue#ten, "igitalisierter prache
un" :i"eo &is zum Mi#rofilm.
(ei "er teilautomatischen o"er automatischen
Erfassung #nnen ED,% o"er ;MB%Do#umente, #auf%
mLnnische un" ER)%InFen"ungen o"er &estehen"e
FachanFen"ungssysteme "ie Vuelle f-r "ie Erfassung
sein.
Informations produites et saisies manuellement
Bors "e lXenregistrement manuel toutes les formes
"Xinformations peu$ent figurer, tels Yue les "ocuments
imprimNs, numNriYues . &ureautiYue, "e messagerie,
"es imprimNs, o&Uets multimN"ia et $i"No ou sur
microfilm.
Bors "e la saisie automatiYue ou semi%automatiYue les
sources "e lOenregistrement peu$ent Wtre "es
"ocuments ED, ou ;MB, "es applications
commerciales ou ER) ou encore "es syst]mes
applicatifs spNcialisNs..
18 ECM
Technologies for processing captured
informationen
:arious recognition technologies are use" to process
scanne" faQes, among them:
Technologien 6ur Be% und Verarbeitung
erfasster Informationen
Kur :erar&eitung $on gescannten Fa#similes Fer"en
$erschie"ene Er#ennungstechnologien DRecognitionE
eingesetzt. Ku ,hnen gehren:
Technologies pour le conditionnement et le
tra7ement des informations saisies
)our le traitement "es facsimilNs scannNs on utilise
"iffNrentes technologies "e reconnaissance, "ont par
eQemple :
<CR D<ptical Character RecognitionE
Ahis con$erts image information into machine%
rea"a&le characters. <CR is use" for type.
<CR D<ptical Chara#ter RecognitionE
'ier&ei Fer"en "ie (il"informationen in
maschinenles&are Keichen umgesetzt. <CR Fir"
f-r Maschinenschrift eingesetzt.
<CR D<ptical Character RecognitionE
Cette technologie permet "e transformer "es
reprNsentations graphiYues "es lettres en signes
numNriYues. <CR sOappliYue auQ lettres pro"uits
par "es machines.
'CR D'an"print Character RecognitionE
Ahis refinement of <CR con$erts han"Friting or
lettering into machine characters, &ut "oes not yet
gi$e satisfactory results for running teQt.
'oFe$er, for "efine" fiel" content it has &ecome
$ery relia&le.
'CR D'an"print Chara#ter RecognitionE
Die Er#ennung $on 'an"schriften ist eine
9eiterentFic#lung $on <CR, "ie Ue"och &ei
FlieJteQten immer noch nicht zufrie"enstellen"e
Erge&nisse liefert. (eim Iuslesen $on "efinierten
Fel"inhalten ist "ie Metho"e "och &ereits sehr
sicher.
'CR D'an"print Caracter RecognitionE
Ba reconnaissance "es "XNcritures manuscrites est
un "N$eloppement "X<CR mais Yui ne pro"uit pas
encore "es rNsultats satisfaisants a$ec "es teQtes
continus. )ar contre, la technologie est assez
fia&le "NUc pour la reconnaissance "es contenus
"e champ "Nfinis
,CR D,ntelligent Character RecognitionE
,CR is a further "e$elopment of <CR an" 'CR,
that uses comparison, logical connections, an"
chec#s against reference lists an" eQisting master
"ata to impro$e results.
,CR D,ntelligent Chara#ter RecognitionE
,CR ist eine 9eiterentFic#lung $on <CR un"
'CR, "ie "ie VualitLt "er ausgelesenen
Erge&nisse "urch :ergleiche, logische
KusammenhLnge, I&gleich mit Referenzlisten
o"er )r-fung gegen $orhan"ene tamm"aten
$er&essert.
,CR D,ntelligent caract]re RecognitionE
,CR est un "N$eloppement "X<CR et "O'CR
amNliorant la YualitN "es rNsultats "e lecture par
"es comparaisons, "es rapports logiYues,
lOalignement a$ec "es listes "e rNfNrence ou la
$Nrification "ans "es fichiers "OautoritN.
<MR D<ptical Mar# RecognitionE
<MR, as use" for &arco"es for eQample, rea"s
special mar#ings in pre"efine" fiel"s Fith $ery
high accuracy. ,t has pro$en its $alue in
Yuestionnaires an" other forms.
<MR D<ptical Mar# RecognitionE
<MR, zum (eispiel f-r trichco"e, liest mit
hoher icherheit spezielle Mar#ierungen in
$or"efinierten Fel"ern aus un" hat sich &ei
Fragen&ogena#tionen un" an"eren :or"ruc#en
&eFLhrt.
<MR D<ptical Mar# RecognitionE
<MR, par eQemple pour le co"e &arres, reconnaht
a$ec une gran"e certitu"e "es marYuages
spNciauQ "ans "es champs prN"Nfinis et sXest
montrN eQtrWmement performante pour les
Yuestionnaires et autres formulaires.
Enterprise Content Management 17
(arco"e
(arco"es on maile" forms alloF for the automatic
recognition an" filing of returns.
(arco"e
Iufge&rachte (arco"es &eim :ersen"en $on
:or"ruc#en #nnen &eim Einlesen "er R-c#lLufer
automatisiert er#annt un" zugeor"net Fer"en.
Co"e &arres
Bes co"es &arres appliYuNs lors "e lOeQpN"ition "es
imprimNs peu$ent Wtre reconnus et classNs lors "e la
lecture "es retours "e faPon automatisNe.
Document imaging processing techniYues are use" to
shoF scanne" images, an" also alloF legi&ility
enhancement for capture. Functions li#e ?"espec#ling,`
Fhich remo$es isolate" piQels, or ?a"Uustment,` Fhich
straightens images from sheets that fee" in at an angle,
impro$e the results of recognition technologies.
Document imaging functions are use" in capture Yuality
control.
Electronic images of "ocuments ha$e increasingly the
same legal status as paper "ocuments.
(il"&ear&eitungstechni#en $on Document ,maging
"ienen nicht nur zur Inzeige $on gescannten (il"ern
son"ern ermglichen auch "ie :er&esserung "er
Bes&ar#eit f-r "ie Erfassung. Fun#tionen Fie
>Despec#ling?, "as Entfernen $on isolierten (il"pun#ten
o"er "as >I"Uustment?, "as !era"er-c#en $on schief
eingezogenen :orlagen $er&essern "ie Erge&nisse "er
Er#ennungstechnologien. Document%,maging%
Fun#tionen Fer"en &eim Erfassungsprozess &ei "er
VualitLts#ontrolle eingesetzt.
Kunehmen" ha&en ele#tronische I&&il"ungen $on
Do#umenten "ensel&en rechtlichen tatus Fie
)apier"o#umente.
Bes techniYues "e traitement "Ximages "e "ocuments ne
ser$ent pas seulement pour lXaffichage "Ximages scannNes
mais permettent aussi lXamNlioration "e la lisi&ilitN pour
leur saisie. Des fonctions comme le aDespec#linga,
lXenl]$ement "es points "e lXimage isolNs ou
lXaI"Uustmenta, lOaUustement "es mo"]les rentrNs "e
tra$ers amNliorent les rNsultats "es technologies
"Xi"entification. Bes fonctions "u ZDocument%,magingO
sont utilisNs pour la saisie lors "u contr[le "e YualitN.
De plus en plus "es repro"uctions numNriYues "es
"ocuments ont le mWme statut lNgal Yue "es "ocuments
imprimNs.
13 ECM
8orms 9rocessing
,n forms capture, there are tFo groups of technologies,
although the information content an" character of the
"ocuments may &e i"entical.
8ormularerarbeitung
(ei "er Erfassung $on Formularen Fer"en heute noch
zFei !ruppen $on Aechnologien unterschie"en, o&Fohl
"er ,nformationsinhalt un" "er Chara#ter "er Do#umente
gleich sein #nnen.
Traitement des formulaires
IuUour"Xhui encore, on "istingue "euQ groupes "es
technologies pour la saisie "es formulaires, &ien Yue les
informations contenues et le caract]re "es "ocuments
peu$ent Wtre i"entiYues.
)aper Forms )rocessing
Forms )rocessing means the capture of in"ustrially
or in"i$i"ually printe" forms $ia scanning.
Recognition technologies are often use" here, since
Fell%"esigne" forms ena&le largely automatic
processing. Many of the contemporary in"ustrially
printe" forms are structure", &ut also the processing
of non%structure" printe" forms alFays "e$elops:
)aper Forms )rocessing D:or"ruc#$erar&eitungE
Das >Forms )rocessing? &ezeichnet "ie Erfassung
$on in"ustriell o"er in"i$i"uell ge"ruc#ten
:or"ruc#en mittels cannen. 'ier&ei #ommen
anschlieJen" hLufig Er#ennungstechnologien zum
Einsatz, "a gut gestaltete :or"ruc#e eine
Feitgehen" automatische :erar&eitung ermglichen.
:iele "er heutigen in"ustriellen :or"ruc#e sin"
stru#turiert, a&er auch "ie (ear&eitung $on
unstru#turierten :or"ruc#en entFic#elt sich immer
Feiter.
)aper Forms )rocessing Dtraitement "es for%
mulaires en papierE
Be aForms )rocessinga "Nsigne la saisie "es
formulaires imprimNs c lONchelle in"ustrielle ou
in"i$i"uellement c lOai"e "es scanners. Des
technologies "e reconnaissance y sont sou$ent
appliYuNs par la suite, car les imprimNs &ien
faPonnNes permettent un traitement en gran"e partie
automatisN. Un gran" nom&re "OimprimNs in"ustriels
actuels sont structurNs, mais mWme le traitement
"XimprimNs peu structurNs est en $oie "e
perfectionnement.
E%Forms . 9e&%Forms
Iutomatic processing can &e use" to capture
electronic forms as long as the layout, structure,
logic an" contents are #noFn to the capture system.
E%Forms . 9e&%Forms D:erar&eitung ele#tro%
nischer FormulareE
(ei "er Erfassung ele#tronischer Formulare ist
eine automatische :erar&eitung mglich, Fenn
Bayout, tru#tur, Bogi# un" ,nhalte "em
Erfassungssystem &e#annt sin".
E%Forms . 9e&%Forms Dtraitement "es formulaires
numNriYuesE
Bors "e la saisie "es formulaires numNriYues un
traitement compl]tement automatisN peut Wtre
rNalisN, si la mise en page, la structure, la logiYue
et les contenus sont i"entifia&le "ans le syst]me
"e traitement.
Enterprise Content Management 60
C;!D / Enterprise <eport Management
C<BD.ERM are technologies for the automatic
processing of structure" entry "ata. C<BD stan"s for
Computer <utput on Baser Dis# an" is still in use
although laser "is#s ha$e not &een on the mar#et for
years. Ahe acronym ERM stan"s for Enterprise Report
Management. ,n &oth, supplie" output "ata is
processe" &ase" on eQisting structure information in
such a Fay that it can &e in"eQe" in"epen"ently of the
origination system, an" transferre" to a storage
component that can &e "ynamic DtoreE or an archi$e
D)reser$eE.
C;!D / Enterprise <eport Management
C<BD.ERM sin" :erfahren zur automatisierten
:erar&eitung $on stru#turierten Eingangs"ateien. Der
(egriff C<BD steht f-r Computer <utput on
BaserDis# un" hat sich gehalten, o&Fohl "as Me"ium
BaserDis# seit @ahren nicht mehr am Mar#t ist. Das
I#ronym ERM steht f-r Enterprise Report
Management. ,n &ei"en FLllen geht es "arum,
angelieferte Iusga&e"ateien auf (asis $orhan"ener
tru#turinformationen so aufzu&ereiten, "ass sie
una&hLngig $om erzeugen"en ystem in"iziert un" an
eine peicher#omponente Fie eine "ynamische
I&lage DtoreE o"er ein Irchi$ D)reser$eE -&erge&en
Fer"en #nnen.
C;!D / 0estion des rapports d*entreprise
C<BD.ERM sont "es procN"Ns pour le traitement
automatisN "e fichiers structurNs. Ba notion C<BD
"Nsigne le stoc#age "es rNsultats sur "isYue laser et
sOest maintenue &ien Yue le me"ium BaserDis# a
"isparu "u marchN "epuis "es annNes. BXacronyme
ERM "Nsigne la gestion "es rapports "Oentreprise.
Dans les "euQ cas il sXagit "e con"itionner "es fichiers
rePus en fonction "es informations structurelles "e
sorte c permettre leur in"eQation in"Npen"amment "es
syst]mes "e leur pro"uction et YuOils peu$ent Wtre
transfNrNs $ers les composantes "e stoc#age comme
un "Np[t "ynamiYue DZstoreOE ou une archi$e
DZpreser$eOE.
Aggregation
?Iggregation` is a process of com&ining "ata entries
from "ifferent creation, capture, an" "eli$ery
applications. Ahe goal is to com&ine an" unify "ata
from "ifferent sources, in or"er to pass them on to
storage an" processing systems Fith a uniform
structure an" format.
=usammenf-hrung on Erfassungsdaten
Die >Iggregation? stellt einen Kom&inationsprozess
$on Dateneinga&en $erschie"ener Erstellungs%,
Erfassungs% un" zuliefern"en InFen"ungen "ar.
KFec# ist "ie Kusammenf-hrung un" :ereinheit%
lichung $on ,nformationen aus unterschie"lichen
Vuellen, um sie stru#turiert un" einheitlich formatiert
an "ie peicher% un" (ear&eitungssysteme zu -&er%
ge&en.
Aggregation
BXaIggregationa "Nsigne un processus miQte "e
com&inaison "es entrNes "e "onnNes Nmanant "e
"i$erses applications "e crNation, "e saisie et "e
fourniture. on &ut est lXunion et lXuniformisation
"Xinformations "e sources "iffNrentes, afin "e les
transfNrer $ers les syst]mes "e stoc#age et "e
traitement "e faPon structurNe et "ans "es formats
homog]nes.
6/ ECM
Components for sub>ect inde?ing of captured
information
ystems incorporate further components for su&Uect
in"eQing an" getting capture" "igital information to
the appropriate recipients. Ahese inclu"e:
2omponenten 6ur inhaltlichen Erschlie@ung
erfasster Informationen
F-r "ie 9eiterleitung un" inhaltliche ErschlieJung
#ommen in "en ystemen Feitere Komponenten
hinzu, "ie "ie erfassten un" "igital $orliegen"en
,nformationen auf&ereiten un" um &eschrei&en"e
Mer#male ergLnzen. 'ierzu gehren:
Composantes pour la mise en aleur du contenu
des informations saisies
)our la retransmission et la mise en $aleur "u contenu
"Xautres composantes entrent en Ueu "ont la mission est
"e con"itionner les informations saisies et eQistantes
sous forme numNriYue et "e les complNter a$ec "es
attri&uts "escriptifs. )armi ces composantes figurent :
,n"eQing DmanualE
,n English parlance, in"eQing refers to the manual
assignment of in"eQ attri&utes use" in the
"ata&ase of a ?manage` component for
a"ministration an" access.
,n"eQierung Dmanuelle ,n"izierungE
In"ers als im Deutschen &eschrLn#t sich im
Ingloameri#ansichen "er (egriff ,n"eQing auf
"ie manuelle :erga&e $on ,n"eQattri&uten, "ie in
"er Daten&an# einer >Manage?%Komponente f-r
:erFaltung un" Kugriff auf "ie ,nformationen
&enutzt Fir". ,m Deutschen Fer"en hier auch
(egriffe Fie >,n"izieren?, >Ittri&utieren? o"er
>:erschlagForten? &enutzt.
,n"eQing DlXin"eQation manuelleE
,l sOagit "e lXattri&ution manuelle "Xattri&uts
"XautoritN prNsents "ans la &ase "e "onnNes "Xune
composante "e gestion et Yui sont untilisNs pour
lXa"ministration et lXacc]s auQ informations.
,nput Designs Dprofiles, classesE
(oth automatic an" manual attri&uting can &e
ma"e easier an" &etter Fith preset profiles. Ahese
can "escri&e "ocument classes that limit the
num&er of possi&le in"eQ $alues, or automatically
assign certain criteria. ,nput "esigns also inclu"e
entry mas#s an" their logic in manual in"eQing.
,nput Designs D)rofile, KlassenE
oFohl "ie automatische als auch "ie manuelle
Ittri&utierung #ann "urch hinterlegte )rofile
erleichtert un" $er&essert Fer"en. olche )rofile
#nnen zum (eispiel Do#umenten#lassen
&eschrei&en, "ie "ie Inzahl "er mglichen
,n"eQFerte &eschrLn#en o"er &estimmte Kriterien
automatisch $erge&en. ,nput Designs schlieJt
auch "ie Einga&emas#en un" "eren Bogi# &ei "er
manuellen ,n"izierung ein.
,nput "esigns D)rofils, classesE
BOattri&ution automatiYue et manuelles peu$ent
Wtre facilitNes amNliorNes par "es profils
prN"Nfinis. De tels profils peu$ent par eQemple
"Nsignent "es classes "e "ocuments Yui limitent le
nom&re "es $aleurs "Xin"eQ attri&ua&les ou ils
peu$ent "Nterminer certains crit]res "e faPon
automatisNe. Z,nput "esignsO englo&e les masYues
"e saisie et leur logiYue lors "e lXin"eQation
manuelle.
Enterprise Content Management 6=
AaQonomy
Ahe taQonomic processing facilitates a formal
or"er of information accor"ing to the respecti$e
nee"s of an enterprise. 'ere nomenclatures,
thesaurus an" file systematics play a role.
AaQonomie
Die taQonomische :erar&eitung ermglicht eine
formale Inor"nung $on ,nformationen nach "en
UeFeiligen (e"-rfnissen eines Unternehmens.
'ier spielen *omen#laturen, Ahesaurus un"
I&lagesystemati#en eine Rolle.
AaQonomies
Be traitement taQonomiYue permet un classement
formel "es informations en fonction "es &esoins
respectifs "Xune entreprise. Des facteurs
importants en ce "omaine sont les nomenclatures,
les thNsaurus et les systNmatiYues "e rangement.
Categorization Dautomatic classification or
categorizingE
(ase" on the information containe" in electronic
information o&Uects, Fhether <CR%con$erte"
faQes, office files or output files, automatic
classification programs can eQtract in"eQ,
category, an" transfer "ata autonomously. Ahese
systems can e$aluate information &ase" on
pre"efine" criteria or in a self%learning process.
Categorization Dautomatische Klassifi#ation o"er
KategorisierungE
Iuf (asis "er in "en ele#tronischen ,nformations%
o&Ue#ten, seien es per <CR%geFan"elte
Fa#similes, <ffice%Dateien o"er Iusga&e"ateien,
enthaltenen ,nformationen #nnen )rogramme
zur automatischen Klassifi#ation sel&ststLn"ig
,n"eQ%, Kuor"nungs% un" 9eiterleitungs"aten
eQtrahieren. olche ysteme #nnen auf (asis
$or"efinierter Kriterien o"er sel&stlernen" ,nfor%
mationen ausFerten.
Categorization Dclassification ou catNgorisation
automatisNesE
En se ser$ant "es informations contenues "ans les
fichiers "e &ase 2 YuOil sOagisse "es fac%similNs
traitN par <CR, "es fichiers &ureautiYues ou
autres 2 les programmes pour la classification
automatisNe peu$ent eQtraire "es "onnNes
"Xin"eQation, "e classement et "e retransmission.
De tels syst]mes peu$ent eQploiter "es
informations en se &asant sur "es crit]res
prN"Nfinis ou mWme en auto%apprentissage.
Ahe o&Uecti$e of all ?Capture` components is the
pro$ision of information to the ?Manage` components
for further processing or archi$ing.
Kiel aller >Capture?%Komponenten ist, "ie erfassten
,nformationen zur 9eiter&ear&eitung o"er
Irchi$ierung "en >Manage?%Komponenten &ereit%
zustellen.
Be &ut "e toutes les composantes S Capture T est la
mise c "isposition "es composantes "e gestion les
informations saisies pour un traitement approfon"i ou
lOarchi$age.
61 ECM
ECM Manage
Enterprise Content Management 66
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
Manage
3ManagementA processingA use4
Ahe Manage components are for the management,
processing, an" use of information. Ahey incorporate
Manage
3VerBaltungA BearbeitungA Cut6ung4
Die >Manage?%Komponenten "ienen zur :erFaltung,
(ear&eitung un" *utzung "er ,nformationen. ie
&esitzen hierf-r
Manage
3AdministrationA "laborationA utilisation4
Bes composantes "e gestion ser$ent pour
lXa"ministration, lXNla&oration et lXutilisation "es
informations. I cette fin elles utilisent "es
Data&ases for a"ministration an" retrie$al, an"
Iccess authorization systems for protection
Daten&an#en f-r "ie :erFaltung un" "as 9ie"er%
auffin"en soFie
(erechtigungssysteme zur Kugriffsa&sicherung
un" zum chutz
(ases "e "onnNes pour lXa"ministration et le
recou$rement ainsi Yue "es
yst]mes "Xautorisation pour la protection "Xacc]s
et pour la protection
of information.
Ahe goal of a close" ECM system is to pro$i"e these
tFo components Uust once as ser$ices for all
?Manage` solutions such as Document Management,
Colla&oration, 9e& Content Management, Recor"s
Management an" 9or#floF . (usiness )rocess
Management. Ao lin# the $arious ?Manage`
components, they shoul" ha$e stan"ar"ize" interfaces
an" secure transaction processes for inter%component
communication.
$on ,nformationen.
Kiel eines geschlossenen ECM%ystemes ist "a&ei,
"iese &ei"en Komponenten nur einmal -&ergreifen"
f-r alle >Manage?%Bsungen Fie Document
Management, Colla&oration, 9e& Content
Management, Recor"s Management un" 9or#floF .
(usiness )rocess Management als Dienste &ereit%
zustellen. Kur :er&in"ung "er unterschie"lichen
>Manage?%Komponenten sollte "iese -&er stan"ar%
"isierte chnittstellen un" sichere Aransa#tions%
prozesse &ei "er Kommuni#ation zFischen "en
Komponenten $erf-gen.
"es informations.
Be &ut "Xun syst]me ECM intNgrN est "Ooffrir ces "euQ
composantes "e faPon unifiNe et comme ser$ices pour
toutes les solutions "e gestion tels Yue ZDocument
ManagementO, ZColla&orationO, Z9e& Content
ManagementO, ZRecor"s ManagementO et Z9or#floF .
(usiness )rocess ManagementO. )our permettre
lOintNgration "es composantes "e gestion "i$erses elle
"e$rait "isposer "e interfaces stan"ar"isNes et "es
processus "e transaction sNcurisNs assurant la
communication entre les composantes.
65 ECM
Document Management
Enterprise Content Management 64
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
Document
Management
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
Document
Management
9 Chec)+in0Chec)+out
9 7ersion Management
9 'earch an/ 6a5igation
9 7isuali3ation
DM document management
3Document management4
?Document management` in this conteQt "oes not
refer to the in"ustry #noFn in !ermany as DM, &ut
to "ocument management systems in the narroFer
?classical` sense. Ahese systems control "ocuments
from their creation through to long%term archi$ing.
Document management inclu"es functions li#e:
DM Document Management
3Dokumentenmanagement4
Unter Document Management ist hier nicht "ie
(ranchen&ezeichnung Fie in Deutschlan" zum
(eispiel DM zu $erstehen, son"ern eher "ie
Do#umentenmanagementsysteme im >#lassischen?
o"er >engeren inn?. Die Iufga&e "ieser ysteme ist
es, "en Be&enszy#lus "er Do#umente $on "er
Entstehung &is zur Bangzeitarchi$ierung zu
#ontrollieren. Kum Document Management gehren
unter an"erem folgen"e Fun#tionen:
DM Document Management
3gestion des documents4
)ar le terme gestion "es "ocuments nous "Nsignons ici
non pas tant une &ranche commerciale, mais plut[t les
syst]mes "e gestion "e "ocuments "ans le sens
S tra"itionnel T ou plus S Ntroit T. Ba teche "e tels
syst]mes est "e contr[ler le cycle $ital "es "ocuments
"e leur crNation UusYuXc lXarchi$age c long terme. Entre
autres, les fonctions sui$antes font partie "e la gestion
"es "ocuments:
earch an" na$igation
for fin"ing information an" its associate" conteQts
uchen un" *a$igieren
zum Iuffin"en $on ,nformationen un" zuge%
hrigen ,nformations#onteQten
Recherche et na$igation
pour retrou$er "es informations et "es conteQtes
appartenants
Chec# in.Chec# out
for chec#ing store" information for consistency
Chec#in.Chec#out
zur Kontrolle "er Konsistenz "er gespeicherten
,nformationen
Chec#in.Chec#out
pour contr[ler la consistance "es informations
stoc#Nes
:ersion management
to #eep trac# of "ifferent $ersions of the same
information Fith their re$isions an" ren"itions
Dsame information in a "ifferent formatE
:ersionsmanagement
zur Kontrolle unterschie"licher tLn"e gleicher
,nformation mit :ersionen, Re$isionen un"
Ren"itionen Dgleiche ,nformation in einem
unterschie"lichen FormatE
:ersionnement
pour contr[ler "es instances "iffNrentes "Oune
information i"entiYue a$ec ces $ersions, rN$isions
et ren"us DmWme information "ans un format
"iffNrentE
:isualizing
for "isplaying information in structures li#e
$irtual files, fol"ers, an" o$er$ieFs
:isualisierung
zur Inzeige $on ,nformationen in tru#turen Fie
$irtuellen I#ten, :erzeichnissen un" M&ersichten
:isualisation
pour lXaffichage "es informations "ans "es
structures telles "es "ossiers $irtuels, "es listes et
"es aperPus "Xensem&le
68 ECM
'oFe$er, the functions or Document Management
increasingly o$erlap Fith those of the other ?Manage`
components, the e$er%eQpan"ing functionalities of
office applications li#e <utloo#.EQchange or
*otes.Domino, an" the characteristics of ?Bi&rary
er$ices` for a"ministering information storage.
Die Fun#tionen "es Document Management
-&erschnei"en sich Ue"och zunehmen" mit "enen "er
an"ere >Manage?%Komponenten, "er immer Feiter
ausgreifen"en Fun#tionalitLt $on <ffice%
InFen"ungen Fie <utloo#.EQchange o"er
*otes.Domino un" "en Eigenschaften $on >Bi&rary
er$ices? zur speichertechnischen :erFaltung "er
,nformationen.
Bes fonctions "e la gestion "es "ocuments se
recoupent pourtant "e plus en plus a$ec ceuQ "es
autres composantes "e gestion, a$ec la fonctionnalitN
eQpansi$e "es applications &ureautiYues comme
<utloo#.EQchange ou *otes.Domino et les YualitNs
"es ser$ices "e S &i&lioth]Yue numNriYue T pour
lOa"ministration "es informations "ans "es syst]mes
"e mNmorisation.
Enterprise Content Management 67
E%mail%management
3AdministrationA storage and distribution of E%
Mails4
Ahe contemporary stan"ar" Fhere e%mails are remo$e"
from the ser$er an" store" in the file "oes not suffice.
E%mails shoul" &ecome continuously store", classifie",
an" "estroye" as e$ery other "ocument.
E%Mail%Management
3VerBaltungA 5peicherung und Verteilung on E%
Mails4
Der heutige tan"ar", &ei "em E%Mails $om er$er
entfernt un" in "er I&lage gespeichert Fer"en, reicht
nicht aus. E%Mails sollten stetig, Fie Ue"es an"ere
Do#ument auch, #lassifiziert, gespeichert un"
$ernichtet Fer"en.
0estion de la messagerie
3AdministrationA sauegarde et distribution des
messages4
Be stan"ar" actuel, Yui prN$oit lONlimination "es
messages "u ser$eur et leur sau$egar"e "ans un "Np[t
local, nOest plus suffisant. ,l fau"rait Yue les messages
soient Bes messages "e$raient Wtre classifiNes,
stoc#Nes et "Ntruites comme tout autre "ocument.
Digital asset management
3AdministrationA storage and use of multimedia
contents4
Compara&le Fith "ocument management, DIM
concentrates on the storage, the pursuit an" the use of
rich me"ia "ocuments, as for eQample $i"eos, logos an"
photographs.
Digital Asset Management
3VerBaltungA 5peicherung und Cut6ung on
multimedialen Inhalten4
:ergleich&ar mit "em Do#umentenmanagement,
#onzentriert sich DIM auf "ie peicherung, "ie
:erfolgung un" "as !e&rauchen $on Rich Me"ia
Do#umenten, Fie z.(. :i"eos, Bogos un" Fotos.
Digital Asset Management
3AdministrationA sauegarde et utilisation du
contenu multim"dia4
Comme "ans la gestion "e "ocuments, le DIM est
concentrN sur la sau$egar"e, le pistage et lXutilisation
"ocuments riches en mN"ias, comme par eQemple "es
$i"Nos, "es logos et "es photos.
63 ECM
Collaboration
Enterprise Content Management 50
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
Collaboration
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
Collaboration
9 Collaborati5e authoring
9 Kno*lege bases
9 %hiteboar/s
9 7i/eo conferencing
9 Consoli/ation of
information
Collaboration
3collaboratie s'stemsA groupBare4
Colla&oration actually simply means ?For#ing
together`. 'oFe$er, these solutions, Fhich "e$elope"
from con$entional groupFare, noF go much further
an" inclu"e elements of KnoFle"ge Management.
Colla&oration inclu"es the folloFing functions:
Collaboration
3=usammenarbeitA kollaboratie 5'stemeA 0roup%
Bare4
Colla&oration &e"eutet eigentlich nur Kusam%
menar&eit. Der Inspruch "ieser Bsungen, "ie sich
aus "er her#mmlichen !roupFare entFic#elt ha&en,
geht Ue"och Feiter un" schlieJt auch
InFen"ungsge&iete "es 9issensmanagement mit ein.
Kur Colla&oration gehren unter an"erem folgen"e
Fun#tionen:
Collaboration
3CollaborationA s'stDmesA collaboratifsA
messagerie de groupe4
Iu fon", Zcolla&orationO signifie rien "Oautre Yue
ZcoopNrationO. BXam&ition "e telles solutions, Yui sont
issus "e la messagerie "e groupe tra"itionnelle, $a
nettement plus loin et englo&e aussi "es champs
"Xapplication "e la gestion "e sa$oir. ZColla&orationO
compren" 2 entre autres % les fonctionnalitNs
sui$antes :
@ointly usa&le information "ata&ases !emeinsam nutz&are ,nformations&asen (ases "Oinformation utilisNes collecti$ement
@oint, simultaneous, controlle" information
processing
!emeinsames, gleichzeitiges un" #ontrolliertes
(ear&eiten $on ,nformationen
Araitement commun, contr[lN et simultanN "es
informations
KnoFle"ge &ase" on s#ills, resources an"
&ac#groun" "ata for Uoint information processing
9issens&asen -&er #ills, Ressourcen un"
'intergrun""aten f-r "ie gemeinsame (e%
ar&eitung $on ,nformationen
(ases "e connaissances "es capacitNs et "es
ressources ainsi Yue "onnNes "e &ase pour le
traitement "es informations en commun
I"ministration components such as Fhite&oar"s
for &rainstorming, appointment sche"uling,
proUect management etc.
:erFaltungs#omponenten Fie 9hite&oar"s f-r
,"eensammlungen, AerminplLne, )roUe#tmanage%
ment un" an"ere
Composantes a"ministrati$es comme les
Z9hite&oar"sO pour les collections "Xi"Nes, "es
plannings, la gestion "es proUets et "Xautres
Communication application such as $i"eo
conferencing
Kommuni#ationsanFen"ungen Fie :i"eo%Confe%
rencing
Ipplications "e communication comme les
$i"NoconfNrences
,ntegration of information from other applications
in the conteQt of Uoint information processing
,ntegration $on ,nformationen aus an"eren
InFen"ungen im KonteQt "er gemeinsamen
,nformations&ear&eitung
,ntNgration "Xinformations issus "Xautres
applications "ans le conteQte "u traitement en
commun "es informations
5/ ECM
Eeb Content Management
Enterprise Content Management 5=
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
%eb Content
Management
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
%eb Content
Management
9 Content creation
9 $ublication process
9 Con5ersion
9 'ecurity
9 %eb site 5isuali3ation
ECM $ Eeb Content Management
Enterprise Content Management claims to integrate
9e& Content Management. 'oFe$er, information
presente" on the ,nternet an" EQtranet or on a portal
shoul" only &e "ata that is alrea"y present in the
company, Fhose "eli$ery is controlle" &y access
authorization an" storage. 9e& Content Management
inclu"es the folloFing functions, among others:
ECM Eeb Content Management
Enterprise Content Management erhe&t "en Inspruch
9e& Content Management zu integrieren. Die
(ereitstellung $on ,nhalten im ,nternet un" EQtranet
o"er auf einem )ortal sollte nur eine -&er "ie
(erechtigungen un" ,nformationsspeicherung
gesteuerte Darstellung &ereits $orhan"ener ,nforma%
tionen im Unternehmen sein. Kum 9e& Content
Management gehren unter an"erem folgen"e
Fun#tionen:
0estion de contenu Eeb 3ECM4
Ba gestion "u contenu "e lXentreprise a lOam&ition
"OintNgrer la gestion "u contenu 9e&. Ba mise c
"isposition "u contenu en ,nternet et en EQtranet ou
sur un portail "e$rait seulement Wtre une
reprNsentation "Xinformations "NUc "isponi&les "ans
lXentreprise et Yui serait con"uite par les autorisations
et la sau$egar"e "Xinformation. Z!estion "u contenu
9e&O compren" 2 entre autres % les fonctionnalitNs
sui$antes :
Creation of neF or e"iting of eQisting information
in a controlle" generation an" pu&lishing process
Erstellung neuer o"er Iuf&ereitung $orhan"ener
,nformation in einem #ontrollierten Erstellungs%
un" :erffentlichungsprozess
CrNation "e nou$elles ou con"itionnement "es
informations eQistantes "ans un processus "e
fa&rication et "e pu&lication contr[lN
Deli$ery an" a"ministration of information for the
Fe& presentation
(ereitstellung un" :erFaltung "er ,nformationen
f-r "ie 9e&%)rLsentation
Mise c "isposition et a"ministration "es
informations pour la prNsentation 9e&
Iutomatic con$ersion for $arious "isplay
formats, personalize" "isplay an" $ersions
Iutomatische Kon$ertierung f-r unterschie"liche
Inzeigeformate, personalisierte Inzeigen un"
:ersionierung
Con$ersion automatiYue pour "i$erses formats
"Xaffichage, affichage personnalisN et
$ersionnement
ecure separation of access to pu&lic an" non%
pu&lic information
ichere Arennung "es Kugriffs auf ffentliche un"
nicht%ffentliche ,nformationen
Nparation garantie "e lXacc]s auQ informations
pu&liYues et non%pu&liYues
:isualization for ,nternet presentation D&roFser,
'AMB, ;MB etc.E
:isualisierung f-r "ie )rLsentation mit ,nternet%
Mitteln D(roFser%Darstellung, 'AMB, ;MB u.a.E
:isualisation pour la prNsentation a$ec "es outils
internet Daffichage par na$igateur, 'AMB, ;MB
et autresE
51 ECM
<ecords Management
Enterprise Content Management 56
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
#ecor/s
Management
9 (iling systematics
an/ principles
9 thesaurus
9 #etention perio/s
9 Meta/ata
9 Archi5e management
<M <ecords Management
3file and archie management4
Unli#e Fith tra"itional electronic archi$e systems,
Recor"s Management DRM+ Electronic Recor"s
Management or ERME refers to the pure
a"ministration of recor"s, important information an"
"ata that companies are reYuire" to archi$e. Recor"s
Management is in"epen"ent of storage me"ia, an" can
also manage information store" otherFise than in
electronic systems. Imong the functions of 9e&
Recor"s Management are:
<M <ecords Management
3Ablage% und ArchierBaltung4
In"ers als &ei "en tra"itionellen ele#tronischen
Irchi$systemen &ezeichnet Recor"s Management
DRM+ Electronic Recor"s Management ERME "ie
reine :erFaltung $on Recor"s, Fichtigen
auf&eFahrungspflichtigen o"er auf&eFahrungs%
F-r"igen ,nformationen. Recor"s Management ist
peicherme"ien%una&hLngig un" #ann zum (eispiel
auch "ie nicht in ele#tronischen ystemen
gespeicherten ,nformationen mit$erFalten. Kum 9e&
Recor"s Management gehren unter an"erem
folgen"e Fun#tionen:
<M / gestion des dossiers
3Administration gestion des archies4
<utre Yue "ans les syst]mes "Xarchi$age NlectroniYue
tra"itionnels, le terme Zgestion "es "ossiersO DRM+
gestion "es "ossiers numNriYues, ERME "Nsigne la
pure a"ministration "e "ossiers, "es informations
importantes c conser$ation o&ligatoire ou "ignes "e
conser$ation. Ba gestion "es "ossiers est in"Npen"ante
"e mN"ia "e stoc#age et peut par eQemple inclure
aussi les informations non stoc#Nes "ans "es syst]mes
NlectroniYues. Z!estion "es "ossiers 9e&O compren" 2
entre autres % les fonctionnalitNs sui$antes :
,maging of file plans an" other structure" in"eQes
for the or"erly storage of information
I&&il"ung $on I#tenplLnen un" an"eren stru#%
turierten :erzeichnissen zur geor"neten I&lage
$on ,nformationen
Repro"uction "es plans "e "ossier et "Oautres
listes structurNes pour le rangement or"onnN "es
informations
Unam&iguous in"eQing of information, supporte"
&y thesauri or controlle" For"lists
Ahesaurus% o"er #ontrollierter 9ortschatz%
gest-tzte ein"eutige ,n"izierung $on ,nfor%
mationen
,n"eQation uniYue "es information sOappuyant sur
"es thNsaurus ou "Oautres $oca&ulaires contr[lNs
Management of recor" retention sche"ules an"
"eletion sche"ules
:erFaltung $on Iuf&eFahrungsfristen DRetention
che"ulesE un" :ernichtungsfristen DDeletion
che"ulesE
I"ministration "e "Nlais "e conser$ation DReten%
tion che"ulesE et "es "Nlais "e "estruction
DDeletion che"ulesE
)rotection of information in accor"ance Fith its
characteristics, sometimes"oFn to in"i$i"ual
content components in "ocuments
chutz $on ,nformationen entsprechen" ihren
Eigenschaften, z.A. &is auf einzelnen ,nhalts%
#omponenten in Do#umenten
)rotection "es informations en fonction "e leurs
YualitNs, partiellement UusYuXauQ "iffNrentes
composantes "u contenu "ans "es "ocuments
Use of international, in"ustry%specific or at least
company%Fi"e stan"ar"ize" meta%"ata for the
unam&iguous i"entification an" "escription of
store" information
*utzung international, &ranchenspezifisch o"er
zumin"est unternehmensFeit stan"ar"isierter
Meta%Daten zur ein"eutigen ,"entifizierung un"
(eschrei&ung "er gespeicherten ,nformationen
BXutilisation "es mNta"onnNes stan"ar"isNes au
ni$eau international, spNcifiYue c la &ranche ou au
moins "ans lOentreprise pour lXi"entification
uni$oYue et la "escription "es informations
stoc#Nes
55 ECM
EorkfloB / Business 9rocess Management
Enterprise Content Management 54
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
%or)flo* 0
,usiness $rocess
Management
'12#E
CM
RM
!"
BPM
DM
Colla#
%or)flo* 0
,usiness $rocess
Management
9 $rocess an/ structure organi3ation
9 $rocess /esign
9 7i3ualisation of $rocess
9 #outing
9 Monitoring
9 $arallel an/
se:uential processing
9 #emin/ers, /ea/lines
9 Chec)ing
9 4ogging
Ef EorkfloB /
B9M Business 9rocess Management
9or#floF an" (usiness )rocess Management "iffer
su&stantially.
()M an" For#floF represent an essential connecting,
managing an" controlling function in the ECM mo"el.
Ahey are hence remo$e" from the managing
components in the ahouse mo"ela an" form the
a&ac#&onea of ECM.
Ef EorkfloB /
B9M Business 9rocess Management
3Vorgangsbearbeitung4
Der "eutsche (egriff :organgs&ear&eitung trifft
Fe"er "en (egriff 9or#floF noch "en (egriff ()M
(usiness )rocess Management ein"eutig. ()M un"
9or#floF stellen eine Fesentliche :er&in"ungs%,
teuerungs% un" Kontrollfun#tion im ECM%Mo"ell
"ar. ie sin" "aher im >'aus%Mo"ell? aus "en
Manage%Komponenten herausgelst un" &il"en "as
R-c#rat $on ECM.
EorkfloB /
gestion des proc"dures d*entreprise 3B9M4
Ba gestion "es procN"ures "Oentreprise et leur
mo"Nlisation "ans "es outils ZFor#floFO constituent
"es fonctions essentielles "e conneQion, "e con"uite et
"e contr[le "ans le mo"]le ECM. )our cette raison ils
sont "NtachNs "es composantes "e gestion "ans le
mo"]le S maison T et forment la colonne $ertN&rale
"XECM.
Ahere are "ifferent types of 9or#floF, for eQample:
?)ro"uction 9or#floF` Fhich uses pre"efine"
seYuences to gui"e an" control processes
?I"%'oc 9or#floF` in Fhich the user
"etermines the process seYuence on the fly.
(ei 9or#floF unterschei"et man $erschie"ene Aypen,
so zum (eispiel "en
>)ro"uction 9or#floF?, "er auf (asis
$or"efinierter I&lLufe "ie )rozesse steuert un"
#ontrolliert, un" "en
>a"%hoc%9or#floF?, &ei "em "er InFen"er
sel&st zur Baufzeit "en I&lauf "es )rozesses
$orgi&t.
Bors "u For#floF on "iffNrencie "es types "iffNrents,
tels Yue par eQemple
9or#floF "u type S pro"uction T con"uisant et
contr[lant "es processus sur la &ase "es procN"Ns
prN"Nfinis
9or#floF "u type S a" hoc T "an leYuel lXusager
mWme "Nfinit le "Nroulement "es processus en
temps rNel.
9or#floF solutions can &e implemente" as:
?9or#floF solutions` Fith autonomous clients
Fhich users mostly For# Fith, or as
?9or#floF Engines` Fhich act as a &ac#groun"
ser$ice controlling the information an" "ata floF,
Fithout reYuiring an oFn client for this.
9or#floF%Bsungen #nnen als
>9or#floF%InFen"ung? mit eigenstLn"igem
Clienten realisiert Fer"en, mit "em "er InFen"er
hauptsLchlich ar&eitet, o"er a&er in !estalt einer
>9or#floF Engine?, "ie als Dienst im Unter%
grun" "er ysteme "en ,nformations% un"
Datenfluss steuert, ohne "ass hierf-r ein eigener
Client erfor"erlich ist.
Bes olutions "e For#floF peu$ent Wtre rNalisNs
comme
S application For#floF T comportant "es client
autonomes et Yui constituent lOinterface principale
pour lXusager tra$aille principalement, ou encore
sous forme "Xun
S moteur For#floFT, un ser$ice "Oarri]re%plan
"irigeant le fluQ "es informations et "es "onnNes
sans nNcessiter un client "N"iN.
58 ECM
9or#floF Management inclu"es the folloFing
functions, among others:
,maging of process an" organization structures
Capture, a"ministration, $isualization, an"
"eli$ery of groupe" information Fith its
associate" "ocuments or "ata
,ncorporation of "ata processing tools Dsuch as
specific applicationsE an" "ocuments Dsuch as
office pro"uctsE
)arallel an" seYuential processing of proce"ures
inclu"ing simultaneous sa$ing
Remin"ers, "ea"lines, "elegation an" other
a"ministration functionalities
Monitoring an" "ocumentation of process status,
routing, an" outcomes
Aools for "esigning an" "isplaying process
Kum 9or#floF Management gehren unter In"erem
folgen"e Fun#tionen:
I&&il"ung $on I&lauf% un" Iuf&auorganisations%
stru#turen
Empfangen, :erFalten, :isualisieren un"
9eiterleiten $on zusammenhLngen"en ,nforma%
tionen mit zugehrigen Do#umenten o"er Daten
Ein&in"ung $on (ear&eitungsFer#zeugen f-r
Daten Dzum (eispiel FachanFen"ungenE un"
Do#umente Dzum (eispiel <ffice%)ro"u#teE
)aralleles un" seYuentielles (ear&eiten $on
:orgLngen einschlieJlich Mitzeichnung
9ie"er$orlage, Fristen, Delegation un" an"ere
:erFaltungsfun#tionalitLt
Kontrolle un" Do#umentation "er (ear&eitungs%
stLn"e, BaufFege un" Erge&nisse "er (ear&eitung
Design%9er#zeuge zur !estaltung un" Inzeige
$on )rozessen
Z!estion "es For#floFsO compren" 2 entre autres %
les fonctionnalitNs sui$antes :
Mo"Nlisation "es structures organisationnelles
procN"urauQ et hiNrarchiYues
RNception, gestion, $isualisation et acheminement
"es informations cohNrentes a$ec les "ocuments
et "onnNes appropriNes
,ntNgration "es outils pour le traitement "es
"onnNes Dcomme par eQemple les applications
spNcialisNesE et celui "es "ocuments Dcomme par
eQemple les logiciels &ureautiYuesE
Araitement parall]le et sNYuentiel "es processus, y
compris la co%signature
Remaniement, "Nlais, "NlNgation et autres
fonctions a"ministrati$es
Contr[le et "ocumentation "es ni$eauQ "e
traitement, "es "Nroulements et "es rNsultats "u
traitement
<utils "e "essin pour la mo"Nlisation et
lOaffichage "es processus
Ahe o&Uecti$e is to largely automate processes &y
incorporating all necessary resources.
Kiel &eim Einsatz ist Feitgehen"e Iutomatisierung
$on )rozessen mit Ein&in"ung aller notFen"igen
Ressourcen.
Be &ut "e leur utilisation est lOautomatisation Nten"ue
"es processus a$ec intNgration "e toutes les ressources
nNcessaires.
Enterprise Content Management 57
()M or (usiness )rocess Management goes a step
further than 9or#floF, aiming at the complete
integration of all affecte" applications Fithin an
enterprise, Fith monitoring of processes an"
assem&ling of all reYuire" information. Imong
()MOs functions are:
()M (usiness )rocess Management geht in seinem
Inspruch noch einen chritt Feiter als 9or#floF.
()M stre&t "ie $ollstLn"ige ,ntegration aller
&etroffenen InFen"ungen in einem Unternehmen mit
Kontrolle "er )rozesse un" Kusammenf-hrung aller
&entigten ,nformationen an. Ku ()M gehren unter
an"erem folgen"e Fun#tionen:
()M, la gestion "es procN"Ns "Oentreprise, est encore
plus am&itieuse Yue celle "es For#floF en ce YuOelle
aspire c lXintNgration compl]te "e toutes les
applications concernNes "ans une entreprise a$ec
contr[le "es processus et rassem&lement "e toutes les
informations reYuises. Entre autres, Z()MO compren"
"onc:
Complete For#floF functionality
)rocess an" "ata monitoring at the ser$er le$el
EI, or Enterprise Ipplication ,ntegration, to lin#
"ifferent applications
(, or (usiness ,ntelligence, Fith rule structures,
integration of information Farehouses, an" utilities
that assist users in their For#
:ollstLn"ige 9or#floF%Fun#tionalitLt
)rozess% un" Daten#ontrolle auf er$er%E&ene
EI, Enterprise Ipplication ,ntegration zur :er%
&in"ung $erschie"ener InFen"ungen
(, (usiness ,ntelligence mit hinterlegten Regel%
Fer#en, ,ntegration $on ,nformation9arehouses
un" "en InFen"er &ei seiner fachlichen ALtig#eit
unterst-tzen"en 'ilfsprogrammen
FonctionnalitN compl]te "e For#floF
Contr[le "e processus et "es "onnNes au ni$eau "u
ser$eur
,ntNgration "es applications "Oentreprise DEI,E pour
la conneQion "es applications
S (usiness ,ntelligence T D(,E a$ec "es collections
"e normes "NposNs, intNgration "es S information
Farehouses T et "es logiciels auQiliaires Yui
soutiennent lXusager "ans son acti$itN
professionnelle
Ao"ay, ?Manage` components are offere" in"i$i"ually
or integrate" as suites. ,n many cases they alrea"y
inclu"e the ?tore` components.
>Manage?%Komponenten Fer"en heute einzeln o"er
integriert als >uite? ange&oten. ie &e%inhalten
$ielfach &ereits "ie tore%Komponenten.
Bes composantes "e gestion sont auUour"Xhui offertes
isolNment ou &ien sous forme intNgrNe "ans "es
S suites T. ou$ent, ils comportent "NUc les
composantes "e stoc#age.
53 ECM
ECM 5tore
Enterprise Content Management 40
Re&ositories
9 !ile S.ste(s
9 Content Mana%e(ent S.ste(s
9 Data#ases
9 Data are*ouses
Li#rar. Ser/ices
9 Searc*"Retrie/al
9 Version Control
9 C*ec0 In"C*ec0 Out
9 Audit Trail
Tec*nolo%ies
9 Ta&e
9 Ma%netic Stora%e
9 RAID
9 O&tical Disc
9 SAN
9 NAS
9 Ma%neto O&tical
9 DVD
9 CD$ROM
9 Ta&e
9 Ma%netic Stora%e
9 RAID
9 O&tical Disc
9 SAN
9 NAS
9 Ma%neto O&tical
9 DVD
9 CD$ROM
5tore
?tore` components are use" for the temporary
storage of information Fhich it is not reYuire" or
"esire" to archi$e. E$en if it uses me"ia that are
suita&le for long%term archi$ing, ?tore` is still
separate from ?)reser$e.`
Ahe ?tore` components liste" &y I,,M can &e
"i$i"e" into three categories: ?Repositories` as
storage locations, ?Bi&rary er$ices` as a"ministrion
components for repositories, an" storage
?Aechnologies.` Ahese infrastructure components are
sometimes hel" at the operating system le$el li#e the
file system, an" also inclu"e security technologies
Fhich Fill &e "iscusse" farther &eloF in the ?Deli$er`
section. 'oFe$er, security technologies inclu"ing
access control are superor"inate" components of an
ECM solution.
5tore
35peichern4
Die >tore?%Komponenten "ienen zur temporLren
peicherung $on ,nformationen, "ie nicht
archi$ierungsF-r"ig o"er archi$ierungspflichtig sin".
Iuch Fenn Me"ien zum Einsatz #ommen, "ie f-r eine
langzeitige Irchi$ierung geeignet sin", ist "er >tore?
$on "er >)reser$ation? a&gegrenzt "urch "en ,nhalt.
,m "eutschen prachge&rauch sin" "iese
Komponenten mit "er >I&lage? im Unterschie" zum
>Irchi$? gleichzusetzen.
Die $on "er I,,M aufgef-hrten >tore?%Komponenten
lassen sich "rei unterschie"lichen (ereichen zuor"nen,
>Repositories? als peicherorte, >Bi&rary er$ices? als
:erFaltungs#omponente f-r "ie peicherorte, un"
>Aechnologies? als unterschie"liche peicher%
technologien. E&enfalls zu "iesen ,nfrastru#tur%
Komponenten, "ie z.A. Fie "as Filesystem auf
(etrie&ssysteme&ene angesie"elt sin", gehren "ie
icherheitstechnologien, "ie a&er erst Feiter unten im
I&schnitt >Deli$er? &ehan"elt Fer"en. Die
icherheitstechnologien sin" Ue"och einschlieJlich "es
(erechtigungssystems als -&ergreifen"e Komponente
einer ECM%Bsung zu &etrachten.
5tore
35tockage4
Bes composantes "e stoc#age ser$ent pour la
sau$egar"e temporaire "es informations Yui ne sont
pas "ignes "e lXarchi$age ou "e gar"e o&ligatoire.
MWme si les mN"ias utilisNs se prWteraient c un
archi$age c long terme le Zstoc#ageO se "iffNrencie "e
la ZprNser$ationO par le contenu traitN. Ba "iffNrence
est analogue c celle entre le rangement "es "ossiers et
les archi$es.
Bes composantes "e stoc#age mentionnNes par lXI,,M
peu$ent se classer "ans trois "omaines "iffNrents :
S "Np[ts T comme "es en"roits "e stoc#age, S ser$ices
"e &i&lioth]Yue T comme composantes a"ministrati$e
pour les en"roits "e stoc#age et S technologies T en
tant Yue technologies "e stoc#age "i$erses. Bes
technologies "e sNcuritN font Ngalement partie "e ces
composantes "Xinfrastructure, Yui 2 comme le syst]me
"es fichiers 2 font partiellement partie "u syst]me
"OeQploitation, mais toutefois seront prNsentNs plus en
&as "ans la section S eQpN"ition T. Bes technologies "e
sNcuritN, y compris le syst]me "Xautorisation, "oi$ent
pourtant Wtre consi"NrNes comme composante glo&ale
"Xune solution ECM.
4/ ECM
<epositories
Different #in"s of ECM repositories can &e use" in
com&ination. Imong the possi&le #in"s are:
<epositories
35peicherorteA Datenspeichers'steme4
Ku "en mglichen Repositories eines ECM, "ie auch
#om&iniert eingesetzt Fer"en #nnen, gehren unter
an"erem:
D"pFts
3endroits de stockageA s'stDmes d#enregistrement
des donn"es4
)armi les "Np[ts potentiels "Xun ECM et Yui peu$ent
aussi Wtre com&inNs on compte entre autres :
File ystem
File systems are use" primarily for temporary
storage, as input an" output caches. Ahe goal of
ECM is to re"uce the "ata &ur"en on the file
system an" ma#e the information generally
a$aila&le through ?Manage`, ?tore` an"
?)reser$e` technologies.
Filesystem
Das Filesystem Fir" $orrangig zur temporLren
KFischenspeicherung, so zum (eispiel Eingangs%
un" Iusgangs%Caches &enutzt. Kiel $on ECM ist
es, "as Filesystem $on ,nformationen zu entlasten
un" "iese "urch >Manage?%, >tore?% un" >)reser%
$ation?%Aechnologien allgemein $erf-g&ar &ereit%
zustellen.
yst]me "e fichier
Be syst]me "e fichiers est utilisN surtout pour la
sau$egar"e temporaire, comme par eQemple "ans
les caches "OentrNe et "e sortie. Be &ut "XECM est
"Outiliser le moins possi&le le syst]me "e fichiers
pour le stoc#age "es informations et "e fa$oriser
les technologie gNnNriYues S gestion T,
S stoc#age T et S prNser$ation T c sa place.
Content Management ystem
Ahis is the actual storage system for content,
Fhich can &e a "ata&ase or a specialize" storage
system.
Content Management ystem
In "ieser telle ist "as eigentliche peichers%
ystem f-r "en Content gemeint, &ei "em es sich
um eine Daten&an# o"er ein spezialisiertes
eigenstLn"iges peichersystem han"eln #ann.
yst]me "e gestion "u contenu
Ce terme "Nsigne le syst]me "e stoc#age "u
contenu proprement "it, YuOil sOagisse "Oune &ase
"e "onnNes ou "Oun syst]me spNcialisN et
autonome "e stoc#age.
Data&ase
Data&ases a"minister access information, &ut can
also &e use" for the "irect storage of "ocuments,
content, or me"ia assets.
Daten&an#en
Kum einen "ienen Daten&an#en zur :erFaltung
"er Kugriffsinformationen. ie #nnen a&er auch
"ire#t zur peicherung $on Do#umenten, Content
o"er Me"ia Issets &enutzt Fer"en.
(ases "e "onnNes
DXun c[tN, les &ases "e "onnNes ser$ent pour
lXa"ministration "es informations "Xacc]s. ,ls
peu$ent cepen"ant aussi Wtre utilisNs "irectement
pour la sau$egar"e "e "ocuments, "u contenu ou
"es ressources mN"iatiYues.
Data 9arehouses
Ahese are compleQ storage systems &ase" on
"ata&ases, Fhich reference or pro$i"e information
from all #in"s of sources. Ahey can also &e
"esigne" Fith more glo&al functions as
Document or ,nformation 9arehouses.
Data 9arehouses
Data 9arehouses sin" "aten&an#&asierte, #om%
pleQe peichersysteme, "ie ,nformationen aus
unterschie"lichsten Vuellen referenzieren o"er
"ire#t &ereitstellen. ie #nnen auch mit einem
glo&aleren Inspruch als Document 9arehouse
o"er ,nformation 9arehouse #onzipiert sein.
Data 9arehouses
Bes "ata Farehouses sont "es syst]mes "e
stoc#age compleQes utilisant "es &ases "e
"onnNes, Yui font rNfNrence auQ informations
pro$enant "es sources "i$erses ou &ien les
mettent c "isposition "irectement. I$ec une
aspiration encore plus glo&ale, ils peu$ent Wtre
conPus comme S Document 9arehouse T ou
S ,nformation 9arehouse T.
Enterprise Content Management 4=
!ibrar' 5erices
Bi&rary er$ices ha$e to "o Fith li&raries only in a
metaphorical Fay. Ahey are the a"ministrati$e
components close to the system that han"le access to
information. Ahe Bi&rary er$ice is responsi&le for
ta#ing in an" storing information from the Capture an"
Manage components. ,t also manages the storage
locations in "ynamic storage, the actual ?tore`, an" in
the long%term ?)reser$e` archi$e. Ahe storage location
is "etermine" only &y the characteristics an"
classification of the information. Ahe Bi&rary er$ice
For#s in concert Fith the "ata&ase of the ?Manage`
components.
!ibrar' 5erices
3InformationserBaltungsdienste4
Bi&rary er$ices ha&en nur im -&ertragenen inn mit
(i&liothe#en zu tun. ie sin" "ie systemnahen
:erFaltungs#omponenten, mit "enen "er Kugriff auf
"ie ,nformationen realisiert Fir". Der Bi&rary er$ice
ist letztlich f-r "en Empfang un" "ie peicherung "er
,nformationen aus "en >Capture?% un" "en >Manage?%
Komponenten $erantFortlich. Er $erFaltet gleicher%
maJen "ie peicherorte in "er "ynamischen I&lage,
"em eigentlichen >tore?, un" im Bangzeitarchi$, "er
Kategorie >)reser$e?. Der peicherort Fir" "a&ei
le"iglich "urch "ie Eigenschaften un" Klassen%
zugehrig#eit "er zu speichern"en ,nformation
&estimmt. Der Bi&rary er$ice ar&eitet mit "er Daten%
&an# "er >Manage?%Komponenten zusammen.
!ibrar' serice
35erices de gestion de l#information4
Bes S Bi&rary er$ices T nOont YuOun rapport tr]s
mNtaphoriYue a$ec les &i&lioth]Yues. ,l sOagit "es
composantes "Oa"ministration proches "u syst]me
a$ec lesYuelles on rNalise lXacc]s auQ informations. Be
ser$ice S &i&lioth]Yue T est responsa&le pour le
rNception et le stoc#age "es informations issues "es
composantes S saisie T et S gestion T. ,l a"ministre c
la fois les en"roits "e stoc#age "ans le "Np[t
"ynamiYue, "ans le S store T proprement "it et "ans
lOarchi$e "e longue "urNe "e la catNgorie
S prNser$ation T. BXen"roit "e stoc#age est "NterminN
uniYuement en fonction "es propriNtNs "es
informations c sau$egar"er et "e leur classification. Be
ser$ice S &i&lioth]Yue T colla&ore a$ec la &ase "e "on%
nNes "es composantes S gestion T.
Ahis ser$es the necessary functions of
earch, an"
Retrie$al.
earch machines, full teQt "ata&ases, search agents
an" other search technologies are also inclu"e" to"ay.
'ier"urch Fer"en "ie notFen"igen
>earch?% DucheE un"
>Retrie$al?%
D9ie"erfin"en, 9ie"er&ereitstellenE
Fun#tionen &e"ient. 'ierzu rechnet man heute auch
uchmaschinen, :ollteQt"aten&an#en, Igenten un"
an"ere uchtechnologien.
Cette colla&oration "essert les fonctions essentielles
S earch T DRechercheE et
S Retrie$al T Dretrou$er, remise c "ispositionE.
IuUour"Ohui, cela compren" aussi "es moteurs "e
recherche, "es &ases "e "onnNes "e teQte intNgral, "es
agents et "Xautres technologies "e recherche.
41 ECM
9hile the "ata&ase "oes not ?#noF` the physical
location of a store" o&Uect, the Bi&rary er$ice
manages the
<nline storage
D"irect access to "ata an" "ocumentsE
*earline storage
D"ata an" "ocuments on a me"ium that the "ri$e
can access, &ut for Fhich ro&otics or something
similar must first &e set upE
<ffline storage
D"ata an" "ocuments on a me"ium that is remo$e"
from system accessE.
9Lhren" "ie Daten&an# #eine Kenntnis -&er "en
physischen peicherort eines <&Ue#tes hat, $erFaltet
"er Bi&rary er$ice
<nline%peicher
f-r Daten un" Do#umente im "ire#ten Kugriff,
*earline%peicher
f-r Daten un" Do#umente auf einem Me"ium, "as
sich im Kugriff "es BaufFer#s &efin"et, a&er zum
(eispiel erst "urch eine Ro&oti# eingelegt Fer"en
muss
<ffline%peicher
f-r Daten un" Do#umente auf einem Me"ium, "as
ausgelagert Fur"e un" sich nicht im
automatisierten Kugriff eines ystems &efin"et.
Ilors Yue la &ase "e "onnNes nXa aucune connaissance
"e lXen"roit physiYue "e stoc#age "Xun o&Uet, le ser$ice
S &i&lioth]Yue T g]re
Be mNmoire en ligne
pour "es "onnNes et "ocuments en acc]s "irect,
Ba mNmoire S nearline T
pour "es "onnNes et "ocuments accessi&les pour
le lecteur, mais Yui "oi$ent Wtre mis c sa
"isposition "e faPon automatisNe, comme par
eQemple par une ro&otiYue
Ba mNmoire S offline T
pour les "onnNes et "ocuments sur "es mN"ias
"istants et Yui ne sont pas accessi&le au lecteur
par "es procN"Ns automatiYues.
,f there is not a superor"inate" "ocument managmenet
system to pro$i"e the functionality, the Bi&rary
er$ice must ha$e
:ersion management
to control the status of information, an"
Chec#%in.Chec#%out
for controlle" information pro$ision
ofern nicht ein -&ergelagertes Do#umenten% o"er
Recor"s%Management%ystem "ie Fun#tionalitLt
&ereitstellt, muss "er Bi&rary er$ice sel&st "ie
Fun#tionen
:ersionsmanagement
zur Kontrolle unterschie"licher tLn"e "er
,nformation, un"
Chec#in.Chec#out
f-r "ie #ontrollierte (ereitstellung "er ,nfor%
mation
&esitzen.
)our$u YuXaucun syst]me "e gestion "e "ocuments ou
"e "ossiers supNrieur ne propose cette fonctionnalitN,
le ser$ice S &i&lioth]Yue T "oit lui%mWme offrir les
"euQ fonctions sui$antes :
!estion "e $ersions
pour contr[ler "iffNrents $ersions "e lXinfor%
mation, et
S Chec#in T. S Chec#out T
pour la mise c "isposition "e lXinformation.
Enterprise Content Management 46
In important Bi&rary er$ice function is the generation
of logs an" Uournals on information usage an" e"its,
calle" an ?au"it trail.`
Eine Fichtige Fun#tion "es Bi&rary er$ices ist "ie
Erzeugung $on )roto#ollen un" @ournalen zur
*utzung "er ,nformation un" -&er :erLn"erungen an
"en ,nformationen, "ie im Ingloameri#anischen als
>Iu"it%Arail? &ezeichnet Fer"en.
Une fonction importante "u ser$ice S &i&lioth]Yue T
est la pro"uction "e fichiers log et "e Uournal
concernant lXutilisation "es informations et concernant
leur mo"ifications Yui sont "NsignNs par le terme
S Iu"it%Arail T "ans la terminologie anglo%amNricaine.
Further components of the li&rary ser$ices are:
Content integration
facilitates "ifferent content from "ifferent sources
to consi"er as an in"i$i"ual repository an" to
$irtually consoli"ate contents.
yn"ication
is the "istri&ution of content to the reuse an"
integration into other content
Bocalization
is the a"aptation of content to the cultural an"
linguistic nee"s of "ifferent glo&al mar#ets
9eitere Komponenten "er >Bi&rary er$ices? sin":
Content ,ntegration
ermglicht $erschie"enen Content aus unter%
schie"lichen Vuellen Fie ein einzelnes
Repository zu &etrachten un" ,nhalte $irtuell
zusammenzuf-hren.
yn"ication
ist "ie :erteilung $on Content zur 9ie"er%
$erFen"ung un" ,ntegration in an"eren Content.
Bocalization
ist "ie Inpassung $on Content an "ie #ulturellen
un" sprachlichen (e"-rfnisse $erschie"ener
glo&aler MLr#te.
DXautres composantes "es S li&rary ser$ices T sont :
,ntNgration "e contenu
permettant "e consi"Nrer le contenu "i$ers issu
"es sources "iffNrentes comme un "Np[t uniYue et
"e rassem&ler "u contenu $irtuellement.
yn"ication
est la "istri&ution "u contenu pour sa rNutilisation
et son lXintNgration a$ec "Xautres contenus.
Bocalisation
"Nsigne lXa"aptation "u contenu auQ &esoins
culturels et linguistiYues "e marchNs glo&auQ
"i$ers.
45 ECM
5torage Technologies
I Fi"e $ariety of technologies can &e use" to store
information, "epen"ing on the application an"system
en$ironment:
5peicher%Technologien
F-r "ie peicherung "er ,nformationen #nnen Ue nach
InFen"ungszFec# un" ystemumge&ung sehr unter%
schie"liche Me"ien zum Einsatz #ommen.
Technologies de m"moire
)our la sau$egar"e "es informations "es mN"ias tr]s
"iffNrents peu$ent Wtre utilisNs en fonction "e la ci&le
fonctionnelle et "e lXen$ironnement%syst]me.
Rea" an" 9rite Magnetic <nline Me"ia
inclu"e har" "ri$es as RI,D DRe"un"ant Irray of
,n"epen"ent Dis#sE ser$er "ri$e su&systems, I*
Dtorage Irea *etFor#sE as storage
infrastructures an" *I D*etFor# Ittache"
torageE as "irectly accessi&le netFor# storage
areas.
Mehrfach &eschrei&&are magnetische <nline%
peicher
Fie zum (eispiel Festplatten als RI,D DRe"un%
"ant Irray of ,n"epen"ent Dis#sE Fest%
plattensu&system am er$er, I* Dtorage Irea
*etFor#sE als peicherinfrastru#tur o"er *I
D*etFor# Ittache" torageE "ire#t in *etzFer#en
zugLnglich gemachte peicher&ereiche.
MNmoires magnNtiYues en ligne c enregistrements
multiples
y font partie les "isYues "urs organisNs comme
RI,D DRe"on"ant Irray of ,n"epen"ent "isYuesE,
le sous%syst]me "e "isYue "ur "u ser$eur, les
I* DBXarchi$age Irea *etFor#sE comme
infrastructure "e mNmoire les *I D*etFor#
Ittache" torageE, "es syst]mes "e stoc#age
"irectement accessi&les "ans "es rNseauQ.
Magnetic Aape
in automate" storage units li#e ?Bi&raries` or
?ilos` Fith ro&otics for access, use" li#e DIA in
smaller en$ironments for &ac#up &ut not online
access.
Aapes DMagnet&Ln"erE
in automatisierten peichereinheiten Fie
?Bi&raries` o"er ?ilos` mit Ro&oti# "ienen Fie
DIA%(Ln"er in #leineren Umge&ungen eher "er
Daten%sicherung un" nicht zum <nline%Kugriff.
Aapes D(an"es magnNtiYuesE
"ans "es unitNs automatisNes comme le
S &i&lioth]Yues T ou les S silos T a$ec leur
ro&otiYue associNe tout comme les &an"es DIA
ser$ent plut[t pour crNer "es copies "e sau$egar"e
"es "onnNes "ans "es en$ironnements S petits T
Yue pour les ren"re accessi&les en ligne.
Digital <ptical Me"ia
li#e CD DCD%R for Frite%once, rea"%only
Compact Dis#, CD.R9 for rea"%an"%Frite
Compact Dis#E, D:D DDigital :ersatile Dis#E,
M< DMagneto <pticalE, UD< DUltra Density
<pticalE an" other formats can &e use" for storage
an" "istri&ution, or in Uu#e&oQes for online
storage.
Digitale <ptische peicherme"ien
Fie CD DCD%R einmal &eschrei&&are Compact
Dis#, CD.R9 mehrfach &eschrei&&are Compact
Dis#E, D:D DDigital :ersatile Dis#E, M<
DMagneto <pticalE, UD< DUltra Density <pticalE
un" an"ere #nnen zur icherung un" zur :er%
teilung a&er auch in @u#e&oQen als <nline%
peicher D)lattenFechselautomatenE eingesetzt
Fer"en.
Moyens "e toc#age <ptiYues *umNriYues
comme CD DCD%R . "isYue compact c enregistre%
ment uniYue et CD.R9 . "isYue compact c
enregistrements multiplesE, le D:D DDigital
:ersatile Dis#E, le M< DMagneto <pticalE, UD<
et "Xautres sont sou$ent utilisNs pour la
sau$egar"e et pour la "istri&ution "es "onnNes,
mais peu$ent aussi Wtre utilisNs comme mNmoire
en ligne "ans "es S Uu#e%&oQ T a$ec "es changeurs
"e mN"ia automatiYues.
Enterprise Content Management 44
48 ECM
ECM 9resere
Enterprise Content Management 47
Arc*i/e
9 $aper
9 Microfilm
9 6A'0'A6
9 CA'
9 %2#M
9 %2#M+1ape
Deletion
9resere
Ahe ?)reser$e` components of ECM han"le the long%
term, safe storage an" &ac#up of static, unchanging
information, as Fell as temporary storage of
information that it is not "esire" or reYuire" to
archi$e. Ahis is sometimes calle" ?electronic
archi$ing,` &ut that has su&stantially &roa"er
functionality than that of ?)reser$e.` Electronic
archi$ing systems to"ay generally consist of a
com&ination of a"ministration softFare li#e Recor"s
Management, ,maging or Document Management,
Bi&rary er$ices D,R % ,nformation Retrie$al
ystemsE an" storage su&systems.
9resere
3ErhaltenA BeBahrenA Archiieren4
Die >)reser$e?%Komponenten $on ECM "ienen zur
langfristig sta&ilen, statischen un" un$erLn"er&aren
Iuf&eFahrung un" icherung $on ,nformationen. ,m
"eutschsprachigen Raum ist "ies "as InFen"ungsfel"
"er ele#tronischen Irchi$ierung. Betztere &esitzt
heute a&er Fesentlich mehr Fun#tionalitLt als unter
>)reser$e? su&summiert. Irchi$systeme Fer"en auch
zur temporLren peicherung $on ,nformationen, "ie
nicht archi$ierungsF-r"ig o"er archi$ierungspflichtig
sin" &enutzt un" unterst-tzen so "en Do#umenten%
le&enszy#lus. Ele#tronische Irchi$systeme sin" heute
meistens eine Kom&ination aus :erFaltungssoftFare
Fie Recor"s Management, ,maging o"er Document
Management, Bi&rary er$ices D,R ,nformation
Retrie$al ystemeE un" peicher%u&systemen.
9resere
3consererA pr"sererA archier4
Bes composantes S prNser$ation T "XECM ser$ent pour
la conser$ation et la sau$egar"e c long terme, sta&le,
statiYue et in$aria&le "es informations. Dans la
terminologie franPaise lONYui$alent est le "omaine
fonctionnel "e lXarchi$age, encore Yue celui%ci poss]"e
une fonctionnalitN &ien plus riche Yue le "omaine
S prNser$ation T. Bes syst]mes "Xarchi$age sont aussi
utilisNs pour la sau$egar"e temporaire "es
informations, Yui ne sont pas "ignes "e lXarchi$age ou
"Oarchi$age o&ligatoire, ils soutiennent ainsi le cycle
"e $ie "es "ocuments. IuUour"Xhui, les syst]mes
"Xarchi$age numNriYue sont le plus sou$ent une
com&inaison "es logiciels "e gestion comme pour la
gestion "es "ossiers, "es images ou "es "ocuments,
"es ser$ices S &i&lioth]Yue T D,R ,nformation
Retrie$al ystemsE et "es sous%syst]mes "e mNmoire.
43 ECM
(ut it is not Uust electronic me"ia that are suita&le for
long%term archi$ing. For purely securing information
microfilm is still $ia&le, an" is noF offere" in hy&ri"
systems Fith electronic me"ia an" "ata&ase%supporte"
access. Ahe "ecisi$e factor for all long%term storage
systems is the timely planning an" regular
performance of migrations, in or"er to #eep
information a$aila&le in the changing technical
lan"scape. Ahis ongoing process is calle" Continuous
Migration.
Imong the ?)reser$e` components are:
I&er nicht nur ele#tronische Me"ien eignen sich zur
langfristigen Iuf&eFahrung. Kur reinen icherung
$on ,nformationen ist Feiterhin Mi#rofilm geeignet,
"er inzFischen in hy&ri"en ystemen mit
ele#tronischen Me"ien un" "aten&an#gest-tztem
Kugriff eingesetzt Fer"en #ann. Entschei"en" &ei
allen Bangfristspeichersystemen ist "ie rechtzeitige
Einplanung un" regelmLJige Durchf-hrung $on
Migrationen um "ie ,nformation in sich $erLn"ern"en
technischen Umge&ungen $erf-g&ar zu halten. Dieser
#ontinuierliche )rozess Fir" auch >Continuous
Migration? genannt.
Ku "en >)reser$e?%Komponenten rechnet man unter
an"erem:
Mais les mN"ias numNriYues ne sont pas les seuls c
Wtre YualifiNs pour la conser$ation c long terme. )our
la seule sau$egar"e "es informations le microfilm
reste a"aptN, Yui peut entre%temps Wtre utilisN "ans "es
syst]mes hy&ri"es a$ec "es mN"ias numNriYues et
"ont lOacc]s se fait c lOai"e "es &ases "e "onnNes. Be
facteur "Ncisif pour tous les syst]mes "e conser$ation
c long terme est la planification opportune et
lXeQNcution rNguli]re "es migrations "ont la mission
est "e gar"er "isponi&les les informations "ans "es
en$ironnements techniYues changeants. Ce processus
continu est appelN aussi S migration permanente T ou
S continious migration T en anglais..
)armi la composante "e S prNser$ation T on compte
notamment :
9<RM D9rite <nce Rea" ManyE rotating "igital
optical storage me"ia, Fhich inclu"e the classic 5
i` or 1 j` 9<RM "isc in protecti$e slee$e, as
Fell as CD%R an" D:D%R. Recor"ing metho"s
$ary for these me"ia, Fhich are hel" in Uu#e&oQes
for online an" automate" nearline access.
9<RM D9rite <nce Rea" ManyE rotieren"e
"igital optische peicherme"ien
zu "enen "ie #lassischen 9<RM in einer chutz%
h-lle in 5 i? o"er 1 j? Aechnologie e&enso Fie
CD%R un" D:D%R gehren. Die Iufzeichnungs%
techni#en "er Me"ien, "ie in @u#e&oQen f-r einen
<nline% un" automatisierten *earline%Kugriff
&ereitgestellt Fer"en, sin" unterschie"lich.
9<RM D9rite <nce Rea" ManyE MN"ias
optiYues et rotatifs "e stoc#age numNriYue
parmi lesYuels on compte les 9<RM classiYues
"ans une housse "e technologie 5 ia ou 1 ja
ainsi Yue CD%R et D:D%R. Des techniYues
"Oenregistrement "i$erses sont utilisNs pour les
mN"ias, Yui sont mis c "isposition "ans "es
S Uu#e%&oQ T pour un acc]s en ligne ou
S nearline T.
9<RM%Aape Dmagnetic tape Fith 9<RM
characteristicsE
Use" in special "ri$es+ that can &e as secure as a
tra"itional 9<RM me"ium if use" properly Fith
specially secure" tapes.
9<RM%Aape DMagnet&an" mit 9<RM%Eigen%
schaftenE
Fir" in speziellen BaufFer#en eingesetzt, "ie mit
&eson"ers a&gesicherten (Ln"ern &ei or"nungs%
gemLJem (etrie& Lhnliche icherheit Fie ein
tra"itionelles 9<RM Me"ium erreichen #nnen.
9<RM%Aape D(an"e magnNtiYue a$ec "es
YualitNs "e 9<RME
est utilisN "ans "es lecteurs spNcialisNs Yui
peu$ent attein"re "es ni$eauQ "e sNcuritN
sem&la&le c "es mN"ias 9<RM tra"itionnel a$ec
"es &an"es spNcialement sNcurisNs.
Enterprise Content Management 80
CI DContent I"resse" torageE magnetic har"
"ri$e storage
Fith special softFare protection against
o$erFriting, erasure, an" e"iting, li#e a 9<RM
me"ium.
CI DContent I"resse" torageE magnetische
Festplattenspeicher
"ie "urch spezielle oftFare gegen
M&erschrei&en, Bschen un" :erLn"ern Fie ein
9<RM%Me"ium gesch-tzt sin"
CI DContent I"resse" torageE mNmoires "e
"isYue "ur magnNtiYues
protNgN a$ec "es logiciels spNcialisNs contre
lONcrasement, la suppression et la mo"ification ce
Yue leur ren" les YualitN "es mN"ias 9<RM
*I.I* D*etFor# Ittache" torage . torage
Irea *etFor#sE
can also &e use" if they meet the reYuirements of
e"it%proof au"iting accepta&ility Fith
unchangea&le storage, protection against
manipulation an" erasure, etc.
*I.I* D*etFor# Ittache" torage . torage
Irea *etFor#s
#nnen e&enfalls eingesetzt Fer"en, Fenn sie "ie
(e"ingungen "er Re$isionssicherheit mit un$er%
Ln"er&arer peicherung, chutz $or Manipula%
tionen un" Bschen etc. erf-llen.
*I.I* D*etFor# Ittache" torage . torage
Irea *etFor#E
peu$ent Ngalement Wtre employNs sXils remplissent
les con"itions "e la sNcuritN "e rN$ision Yue
sau$egar"e non mo"ifia&le, protection contre les
manipulations et la suppression etc.
Microfilm
can &e use" to &ac#up information that is no
longer in use an" "oes not reYuire machine
processing.
Mi#roformen
#nnen als icherungsme"ium eingesetzt Fer"en,
Fenn "ie ,nformationen nicht mehr in "er
*utzung sin" un" #eine maschinelle
IusFert&ar#eit gefor"ert ist.
Microfilm
peut Wtre employN comme mN"ium "e sau$egar"e
si les informations concernNes ne sont plus
utilisNs et si aucune eQploitation NlectroniYue est
pre$ue.
)aper
still has applications as a long%term storage
me"ium, since it "oes not reYuire migration, an"
can &e rea" Fithout any technical ai"s. 'oFe$er,
li#e microfilm it is use" only to secure originally
electronic information.
)apier
ist als Bangzeitspeicher $on ,nformationen
e&enfalls Feiterhin zu &er-c#sichtigen, "a "ie
Iufzeichnung migrationsfrei ist un" ohne
'ilfsmittel gelesen Fer"en #ann. E&enso Fie
&eim Mi#rofilm han"elt es sich a&er nur um "ie
icherung originLr ele#tronischer ,nformation.
)apier
"oit touUours Wtre pris en consi"Nration comme
support informatiYue "e longue "urNe, car
lOenregistrement ne nNcessite aucune migration et
peut Wtre lu sans outils auQiliaires. Cepen"ant, et
comme "ans le cas "u microfilm, il sXagit "e la
sau$egar"e secon"aire "es informations "Oorigine
numNriYue.
8/ ECM
ECM Delier
Enterprise Content Management 8=
Distri#ution Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Vie1er
9 Di%ital TV 9 Di%ital Si%nature 9 2on/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9 Datatrans)er /ia
EDI3 'ML and ot*er )or(ats
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail and )a, 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 Internet3 Intranet3 E,tranet 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Pa&er Vie1er
9 9 Di%ital Si%nature 9 Con/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9
EDI3 'ML
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit. as ECM In)rastructure
2utput
Distri#ution Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Vie1er
9 Di%ital TV 9 Di%ital Si%nature 9 2on/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9 Datatrans)er /ia
EDI3 'ML and ot*er )or(ats
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail and )a, 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 Internet3 Intranet3 E,tranet 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Pa&er Vie1er
9 9 Di%ital Si%nature 9 Con/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9
EDI3 'ML
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit. as ECM In)rastructure
2utput
Distri#ution Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Vie1er
9 Di%ital TV 9 Di%ital Si%nature 9 2on/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9 Datatrans)er /ia
EDI3 'ML and ot*er )or(ats
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail and )a, 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 Internet3 Intranet3 E,tranet 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit.
Tec*nolo%ies
Trans)or(ation
9 Pa&er Vie1er
9 9 Di%ital Si%nature 9 Con/erter Pu#lis*in%
9 S.ndication
9 Co(&ression
9
EDI3 'ML
9 CD " DVD
9 PD!
9 E(ail 9 Di%ital Ri%*ts
Mana%e(ent"
ater(ar0
9 'ML
9 E$Business$Portal 9 Personali-ation
9 9 P2I 9 COLD"ERM La.out"Desi%n
Securit. as ECM In)rastructure
2utput
Delier
3;utput Management4
Ahe ?Deli$er` components of ECM are use" to
present information from the ?Manage`, ?tore`, an"
?)reser$e` components. Ahey also contain functions
use" to enter information in systems Dsuch as
information transfer to me"ia or generation of
formatte" output filesE or for rea"ying Dfor eQample
con$erting or compressingE information for the
?tore` an" ?)reser$e` components. ince the I,,M
component mo"el is function%&ase" an" not to &e
regar"e" as an architecture, Fe can assign these an"
other components here. Ahe functionality in the
?Deli$er` category is also #noFn as ?output` an"
summarize" un"er the term ?<utput Management.`
Ahe ?Deli$er` components comprise three groups of
functions an" me"ia: Aransformation Aechnologies,
ecurity Aechnologies, an" Distri&ution.
Aranskformation an" ecurity as ser$ices &elong on
the mi""leFare le$el an" shoul" &e a$aila&le to all
ECM components eYually.
Delier
3!iefernA bereitstellenA ausgeben4
Die >Deli$er?%Komponenten $on ECM "ienen zur
(ereitstellung "er ,nformationen aus "en >Manage?%,
>tore?% un" >)reser$e?%Komponenten. ie &einhalten
a&er auch Fun#tionen, "ie Fie"erum f-r "ie Einga&e
$on ,nformationen in ysteme Dzum (eispiel
,nformations-&erga&e auf Me"ien o"er Erzeugung
formatierter Iusga&e"ateienE o"er f-r "ie
Iuf&ereitung $on ,nformationen Dzum (eispiel
Kon$ertierung o"er KompressionE f-r "ie >tore?%
un" >)reser$e?%Komponenten. Da "ie icht auf "as
I,,M%Komponentenmo"ell fun#tional zusammenge%
stellt ist un" nicht als Irchite#tur gesehen Fer"en
"arf, ist "ie Kuor"nung "ieser un" an"erer
Komponenten hier zulLssig. Die Fun#tionalitLt in "er
Kategorie >Deli$er? Fir" auch als ><utput?
&ezeichnet un" unter "em (egriff ><utput
Management? zusammengefasst.
Die ?Deli$er?%Komponente umfasst "rei !ruppen $on
Fun#tionen un" Me"ien: >Aransformation
Aechnologies?, >ecurity Aechnologies? un"
>Distri&ution?. Aransformation un" icherheit
gehren als Dienste auf eine Mi""leFare%E&ene un"
sollten allen ECM%Komponenten gleichermaJen zur
:erf-gung stehen.
Delier
3e?p"dierA pr"parerA lirer4
Bes composantes S eQpN"ition T "XECM ser$ent pour
la mise c "isposition "es informations issues "es
composantes S gestion T, S stoc#age T et
S prNser$ation T. Cepen"ant, ils comportent Ngalement
"es fonctions, Yui c leur tour peu$ent Wtre utilisNs pour
lOintro"uction "es informations "ans "es syst]mes Dpar
eQemple le transfert "es informations sur "es mN"ias
ou la crNation "es fichiers "e sortie formatNsE ou pour
la prNparation "es informations Dpar eQemple leur
con$ersion ou compressionE pour les composantes
S stoc#age T et S prNser$ation T. Ba perspecti$e "u
mo"]le "e composantes I,,M Ntant purement
fonctionnelle et ne "e$ant pas Wtre compris comme
architecture, lOallocation "e telles composantes et &ien
"Oautres c ce secteur est a"missi&le. Ba fonctionnalitN
"e la catNgorie S eQpN"ition T est sou$ent "Nsigne
comme S <utput T et rNsumNe sous la notion S <utput
Management T.
Ba composante S eQpN"ition T compren" trois groupe%
ments "e fonctions et "e mN"ias : S technologie "e
transformation T, S technologie "e sNcuritN T et
S "istri&ution T. Bes ser$ices S transformation T et
S sNcuritN T sont situNs au ni$eau Zmi""leFareO et
"oi$ent Wtre "isponi&les pour toutes les composantes
"XECM "e la mWme faPon.
81 ECM
For <utput tFo functions are of primary importance: F-r "ie >Iusga&e? sin" zunLchst zFei Fun#tionen
Fichtig:
)our la S "istri&ution T, "euQ fonctions sont impor%
tantes au premier a&or" :
Bayout.Design
Fith tools for layouting an" formatting output, an"
)u&lishing
Fith applications for presenting ,nformation for
"istri&ution an" pu&lication.
Bayout.Design
mit 9er#zeugen zur !estaltung un" Formatierung
"er Iusga&en un"
)u&lishing
mit InFen"ungen zur (ereitstellung "er ,nfor%
mationen f-r "ie Distri&ution un" )u&li#ation.
MaYuette."essin
a$ec "es outils pour lXorganisation et le formatage
"es sorties et
)u&lication
a$ec "es applications pour la prNparation "es
informations pour la "istri&ution et la pu&lication
proprement "ite.
Transformation technologies
Aransformations shoul" alFays &e controlle" an"
trac#a&le. Ahis is "one &y &ac#groun" ser$ices Fhich
the en" user generally "oes not see. Imong the
transformation technologies are:
Transformation Technologies 3Transformations%
Technologien4
Aransformationen sollten immer $erlustfrei,
#ontrolliert un" nach$ollzieh&ar a&laufen. 'ierf-r
#ommen Dienste im 'intergrun" zum Einsatz, "ie
sich "em En"anFen"er in "er Regel nicht zeigen. Ku
"en Aransformations Aechnologien Fer"en unter
an"erem folgen"e gerechnet:
Transformation Technologies
3Technologies de transformation4
Bes transformations "e$raient touUours se faire sans
perte, "e faPon contr[lNe et comprNhensi&le. )our cela
les ser$ices "Oarri]re%plan inter$iennent et Yui en
gNnNral ne sont pas $isi&les pour lXusager final. )armi
les technologies "e transformation on compte parmi
"Oautres :
C<BD . ERM
Is "istinct from ?Capture` components, it prepares
output "ata for "istri&ution an" transfer to the
archi$e. Aypical applications are lists an"
formatte" output, for eQample in"i$i"ualize"
customer letters. Ahese technologies also inclu"e
Uournals an" logs generate" &y the ECM
components.
C<BD . ERM
ist hier im !egensatz zur >Capture?%Komponente
als Iuf&ereitung $on Daten $on Iusga&en f-r
:erteilung, Druc# un" M&erga&e an "as Irchi$ zu
sehen. Aypische InFen"ungen sin" Bisten un"
formatierter <utput, zum (eispiel in"i$i"ualisierte
Kun"enanschrei&en. Ku "iesen Aechnologien
gehren auch "ie @ournale un" )roto#olle, "ie $on
"en ECM%Komponenten erzeugt Fer"en.
C<BD . ERM
"oit Wtre $u comme la fonction opposNe "e la
S saisie T et "onc comme la prNparation "es
"onnNes "e sortie pour la "istri&ution, lOimpression
et le transfert c lOarchi$e. Bes applications types
sont "es listes et "es fichiers "e sortie tels Yue "es
lettres in"i$i"ualisNs auQ clients. )armi ces
technologies comptent Ngalement les UournauQ et
protocoles pro"uits par les composantes ECM.
Enterprise Content Management 86
)ersonalization
Ahis is no longer Uust a function of Fe&%&ase"
portals, &ut applies to all ECM components.
)ersonalization gi$es the user Uust those functions
an" information that he or she nee"s.
)ersonalization D)ersonalisierungE
ist nicht mehr nur eine Fun#tion $on 9e&%
&asierten )ortalen son"ern gilt f-r alle ECM%
Komponenten. Durch "ie )ersonalisierung erhLlt
"er *utzer nur noch "ie Fun#tionalitLt un"
,nformationen ange&oten, "ie er &entigt.
)ersonalization D)ersonnalisationE
nOest plus eQclusi$ement une fonction "e )ortails
9e& mais $aut pour toutes les composantes
"XECM. En raison "e la personnalisation lXusager
est offert uniYuement la fonctionnalitN et les
informations "ont il a &esoin.
;MB De;ten"e" Mar#up BanguageE
I "escription language that alloFs "escription of
interfaces, structures, meta"ata, an" "ocuments.
;MB is &ecoming the uni$ersal technology for
"escri&ing information.
;MB De;ten"e" Mar#up BanguageE
ist eine (eschrei&ungssprache, "ie es erlau&t
chnittstellen, tru#turen, Meta"aten un"
Do#umente zu &eschrei&en. ;MB setzt sich als
"ie uni$erselle Aechnologie zur (eschrei&ung $on
,nformationen "urch.
;MB De;ten"e" Mar#up BanguageE
est une langue "e "escription Yui permet "e
"Ncrire "es interfaces, "es structures, "es mNta%
"onnNes et "es "ocuments. ;MB sXimpose comme
la technologie uni$erselle pour la "escription
"Xinformations.
)DF D)rinta&le Document FormatE
is an intelligent print an" "istri&ution format that
ena&les the platform%in"epen"ent presentation of
information. Unli#e pure image formats li#e
A,FFs, )DFs permit content searches, the a""ition
of meta"ata, an" the em&e""ing of electronic
signatures. )DF.I is a stan"ar"ize" archi$al
format.
)DF D)rinta&le Document FormatE
ist ein intelligentes Druc#% un" Distri%
&utionsformat, "as es erlau&t ,nformationen
plattformuna&hLngig &ereitzustellen. ,m
!egensatz zu reinen (il"formaten Fie A,FF
#nnen in )DF ,nhalte gesucht, Meta"aten
&eigef-gt un" ele#tronische ignaturen
einge&ettet Fer"en. )DF.I ist ein normiertes
Irchi$format.
)DF D)rinta&le Document FormatE
un format intelligent "e Oimpression et "e la
"istri&ution intelligent Yui permet la mise c
"isposition "es informations in"Npen"amment "e
la plate%forme techniYue. Contrairement auQ
formats "Ximage purs comme A,FF lOon peut
rechercher "es contenus "ans "es fichiers )DF, y
Uoin"re "es mNta"onnNes et y intNgrer "es
signatures NlectroniYues. Be format )DF.I est
stan"ar"isNe pour lOarchi$age "es "ocuments.
85 ECM
Con$erters an" :ieFers
er$e to reformat information to generate uniform
formats, an" also to "isplay an" output information
from "ifferent formats.
Kon$erter un" :ieFer
"ienen einerseits zur Umformatierung $on
,nformationen, um einheitliche Formate zu er%
zeugen, un" an"ererseits um ,nformationen
unterschie"lichen Formates Fie"er anzuzeigen
un" auszuge&en.
Con$ertisseurs et :ieFers
ser$ent "Xune part pour le reformatage "es
informations pour pro"uire "es formats
homog]nes, et "Xautre part pour ren"re "es
informations "ans "es formats "iffNrents et pour
les "istri&uer.
Compression
Use" to re"uce the storage space nee"e" for
pictorial information. Ahe ,AU process DCC,AAE is
use" for &.F for A,FFs, an" @)E!=000 for color
images. K,) softFares alloF the compression of
any #in" of "ata for transfer.
Compression DKompression, KomprimierungE
Fir" &enutzt, um "en peicherplatz&e"arf f-r
&il"hafte ,nformationen zu re"uzieren. F-r s.F
Fir" hier auf "as ,AU%:erfahren DCC,AAE f-r
A,FF un" f-r Far&&il"er auf @)E!=000
zur-c#gegriffen. Mit >K,)?%:erfahren #nnen
auch &elie&ige Dateien f-r "ie Daten-&ermittlung
#omprimiert Fer"en.
Compression
elle est utilisNe pour rN"uire le &esoin "e mNmoire
"es informations images. )our l noir et &lanc on a
recours ici c la procN"ure "X,AU DCC,AAE, pour
A,FF et pour les images en couleur on utilise
@)E!=000. Des procN"Ns S K,) T peu$ent Wtre
utilisNs pour comprimer "es fichiers YuelconYues
pour la transmission "es "onnNes.
yn"ication
Use" for presenting content in "ifferent formats,
selections an" forms in the conteQt of Content
Management. yn"ication alloFs the same content
to &e use" multiple times in "ifferent forms for
"ifferent purposes.
yn"ication
"ient zur (ereitstellung $on Content in
unterschie"lichen Formaten, ele#tionen un"
Iuf&ereitungsformen im Umfel" "es Content
Management. Durch yn"ication #ann "er gleiche
,nhalt mehrfach in $erschie"ener Form un" f-r
$erschie"ene InFen"ungszFec#e genutzt
Fer"en.
yn"ication
sert pour la prNparation "u contenu "ans "es
formats, "es sNlections et "es formes "iffNrents "e
prNparation "ans le conteQte "e la gestion "u
contenu. Be mWme contenu peut Wtre ren"u
utilisa&le par la syn"ication "e faPon multiple
"ans "es formes "iffNrentes et pour "es &uts
applicatifs "i$erses.
Enterprise Content Management 84
5ecurit' Technologies
ecurity technologies are cross%section functions that
are a$aila&le to all ECM components. For eQample,
electronic signatures are use" not only Fhen
"ocuments are sent, &ut also in "ata capture $ia
scanning, in or"er to "ocument the completeness of
the capture. )K, D)ri$ate Key ,nfrastructureE is a &asic
technology for electronic signatures. ,t manages #eys
an" certificates, an" chec#s the authenticity of
signatures. <ther electronic signatures "emonstrate the
i"entity of the sen"er an" the integrity of the sent "ata,
i.e. that it is complete an" unchange". ,n Europe there
are three forms of electronic signatures, of "ifferent
Yuality an" security: simple, a"$ance", an" Yualifie".
,n !ermany the Yualifie" electronic signature is
legally a"missi&le in legal "ocuments an" contracts.
5ecurit' Technologies
35icherheitstechnologien4
Die icherheitstechnologien gehren zu "en Vuer%
schnittfun#tionen, "ie allen ECM%Komponenten als
Dienste zur :erf-gung stehen. o #ommen
ele#tronische ignaturen nicht nur &ei "er :ersen"ung
$on Do#umenten zum Einsatz son"ern #nnen auch
&eim "er Erfassung &eim cannen &entigt Fer"en,
um "ie :ollstLn"ig#eit "er Erfassung zu
"o#umentieren. Dazu gehren )K, D)ri$ate Key
,nfrastructureE als (asistechnologie f-r "en Einsatz
ele#tronischer ignaturen. ie $erFaltet chl-ssel un"
Kertifi#ate, un" pr-ft "ie IuthentizitLt $on ignaturen.
9eiter ele#tronische ignaturen, "ie "azu "ienen, f-r
Do#umente &ei M&ermittlungen "ie IuthentizitLt "es
I&sen"ers un" "ie ,ntegritLt "er -&ermittelten *ach%
richt, "as heiJt, "ie Un$erLn"ertheit un" :oll%
stLn"ig#eit, nachzuFeisen. ,n Europa gi&t es "rei
Formen "er ele#tronischen ignatur mit unter%
schie"licher VualitLt un" icherheit: einfache, fortge%
schrittene un" Yualifizierte. ,n Deutschlan" ist "ie
Yualifizierte ele#tronische ignatur im Rechts$er#ehr
un" :ertragsFesen gesetzlich $eran#ert.
5ecurit' Technologies
3Technologies de s"curit"4
Bes technologies "e sNcuritN font partie "es fonctions
trans$ersales, "es ser$ices Yui sont c la "isposition "e
toutes les composantes "XECM. Iinsi, les signatures
NlectroniYues ne sXemploient pas seulement lors "e
lXen$oi "es "ocuments mais peu$ent Wtre reYuis aussi
lors "u scannage pour "ocumenter lXintNgralitN "e
lXenregistrement. <n y compte )K, D)ri$ate Key ,nfra%
structureE comme technologie "e &ase pour
lXutilisation "es signatures NlectroniYues. Elle g]re "es
clNs et "es certificats, et $Nrifie lXauthenticitN "e
signatures. <n y compte Ngalement les signatures
NlectroniYues Yui ser$ent c prou$er lOauthenticitN "e
lXeQpN"iteur et lXintNgritN "u message transmis, sa
nature inaltNrNe et lXintNgrale, lors "u transfert "es
"ocuments. ,l eQiste en Europe trois formes "e la
signature NlectroniYue a$ec "es ni$eauQ "e et "e
sNcuritN "iffNrents : signatures ZsimplesO, Za$ancNesO et
ZYualifiNsO. En Illemagne, la signature NlectroniYue
YualifiNe fait lNgalement partie intNgrante "es affaires
commerciales et contractuelles.
Finally, there is Digital Rights Manage%
ment.9atermar#ing. Ahis is use" in Content
yn"ication an" in MIM DMe"ia Isset ManagementE
for managing an" securing intellectual property rights
an" copyrights. ,t For#s Fith techniYues li#e
electronic Fatermar#s that are integrate" "irectly into
the file, an" see#s to protect usage rights an" protect
content that is pu&lishe" on the ,nternet.
Kum chluss: Digital Rights Management.
9atermar# Dele#tronische Rechte$erFaltungE. DRM
"ient &eson"ers &ei "er Content yn"ication un" in
MIM Me"ia Isset Management "er :erFaltung un"
I&sicherung $on Urhe&errechten un" CopyRights.
'ierzu #ommen Aechni#en Fie ele#tronische 9asser%
zeichen D9atermar#sE, "ie "ire#t in "ie Do#umente
einge&un"en Fer"en, zum Einsatz. Kiel ist "ie
9ahrung $on Rechten un" "ie icherung "er ,nhalte
&ei "er :erffentlichung im ,nternet.
Finalement, on y compte le techniYues Digital Rights
Management.9atermar# Dgestion "e "roits
NlectroniYueE. Celles%ci ser$ent surtout "ans la "u
syn"ication "u contenu et en MIM DMe"ia Isset
ManagementE, la gestion et la sNcurisation "es "roits
"Oauteur et "es CopyRights. g cela sOaUoutent "es
techniYues comme les filigranes NlectroniYues
D9atermar#sE Yui sont "irectement intNgrNes "ans les
"ocuments. Beur mission est la garantie "es "roits et la
sNcurisation "u contenu lors "e la pu&lication en
,nternet.
88 ECM
Distribution
Ill of the a&o$e technologies &asically ser$e to
pro$i"e the $arious contents of an ECM to target users
&y $arious routes, in a controlle" an" user%oriente"
manner. Ahese can &e acti$e components such as e%
mail, "ata me"ia, memos, an" passi$e pu&lication on
Fe&sites an" portals Fhere users can get the
information themsel$es. )ossi&le output an"
"istri&ution me"ia are:
Distribution
3Verteilung4
Ille zu$or erFLhnten Aechnologien "ienen im
9esentlichen "azu, "ie unterschie"lichen ,nhalte eines
ECM #ontrolliert un" nutzungsorientiert auf unter%
schie"lichen 9egen "er Kielgruppe &ereitzustellen.
'ierzu #nnen a#ti$e Komponenten Fie :ersan" als
E%Mail, DatentrLgern o"er Run"schrei&en e&enso
gehren Fie "ie passi$e )u&li#ation auf 9e&seiten
un" )ortalen, Fo sich "ie Kielgruppe aus "em
,nformationsange&ot sel&st &e"ient. Ils mgliche
Iusga&e% un" Distri&utionsme"ien #nnen zum
Einsatz #ommen:
Distribution
Aoutes les technologies mentionnNes UusYuOici ser$ent
essentiellement lla mise c "isposition contr[lNe et
appropriNe "es groupes "Outilisateurs par "es $oies
"i$erses. <n y utilise "es composantes acti$es comme
lOen$oi par messagerie, sur "es supports physiYues ou
"es circulaires "e la mWme faPon Yue "es $oies "e
pu&lication Zpassi$esO sur "es sites Fe& et "es portails,
om le groupe ci&le "Outilisateurs se sert lui%mWme "e
lXoffre informationnelle. En tant Yue mN"ias "e sortie
et "e "istri&ution on emploie le plus sou$ent :
,nternet, eQtranet an" intranet
E%&usiness portals
E%mail an" faQ
Data transfer &y ED,, ;MB or other formats
Mo&ile "e$ices li#e mo&ile phones, )DIs, com%
municators an" others
Data me"ia li#e CDs an" D:Ds
Digitale A: an" other multime"ia ser$ices
)aper
,nternet, EQtranet un" ,ntranet
E%(usiness%)ortale
E%Mail un" FaQ
Daten-&ermittlung mittels ED,, ;MB o"er
an"eren Formaten
Mo&ile !erLte Fie Mo&iltelefone, Communi%
cator%!erLte, )DIs un" an"ere
DatentrLger Fie CD o"er D:D
Digitales Fernsehen un" an"ere Multime"ia%
Dienste
)apier
,nternet, EQtranet et ,ntranet
)ortails "Xaffaires NlectroniYues
Messagerie et faQ
Aransmission "es "onnNes moyennant lXED,,
;MB ou "Xautres formats
Ippareils mo&iles comme "es tNlNphones
mo&iles, appareils "e communication et autres
upport "e "onnNes comme CD ou D:D
ANlN$ision numNriYue et autres ser$ices multi%
mN"ia
)apier
Ahe tas# of the $arious ?Deli$er` components is to
pro$i"e information to users in the &est Fay for the
gi$en application, Fhile controlling its use as far as
possi&le.
Iufga&e "er $erschie"enen >Deli$er?%Komponenten
ist "ie ,nformation immer f-r "en EmpfLnger optimal
auf&ereitet zur :erf-gung zu stellen un" "ie *utzung
mglichst zu #ontrollieren.
Ba teche "es "iffNrentes composantes S eQpN"ition T
est la prNparation optimale "es informations pour le
"estinataire et le contr[le maQimal "e son lXutilisation.
Enterprise Content Management 87
83 ECM
ECM uites
Enterprise Content Management 70
Ehat is an ECM suiteG
ECM is a natural for suites. Is "iscusse", ECM
comprises fi$e maUor components: Capture, Manage,
Deli$er, tore an" )reser$ation. Manage inclu"es the
su&components Colla&oration, Recor"s Management,
9or#floF.(usiness )rocess Management, Document
Management an" 9e& Content Management. Ahus,
ECM is something of a @ac# of all tra"es, that also
tries to co$er tren"y areas li#e ,BM D,nformation
Bifecycle ManagementE, DRA DDocument Relate"
AechnologiesE an" parts of KM DKnoFle"ge
ManagementE. Ill this groun" can &e co$ere" only &y
suites.
Eas ist eine ECM%5uiteG
ECM ist ein Ahema f-r uiten. ECM &einhaltet, Fie
"argelegt, f-nf groJe Komponenten: Capture,
Manage, Deli$er, tore un" )reser$ation. Manage
&einhaltet "ie Aeil#omponenten Colla&oration,
Recor"s Management, 9or#floF .(usiness )rocess
Management, Document Management un" 9e&
Content Management. ECM % eine >eierlegen"e
9ollmilchsau?, "ie auch Aren"themen Fie ,BM
,nformation Bifecycle Management, DRA Document
Relate" Aechnologies un" in Aeil&ereichen KM
KnoFle"ge Management a&"ec#en Fill. Daher ist "as
!esamtthema nur mit uiten a&zu"ec#en.
Hu#est%ce &ue une suite ECMG
ECM se prWte pour une approche intNgrNe "ans "es
suites. Comme on a $u, ECM comporte cinY
composantes maUeures : S saisie T, S gestion T,
S eQpN"ition T, S stoc#age T et S prNser$ation T.
S !estion T comporte les sous%composantes S colla&o%
ration T, S gestion "es "ossiers T, S For#floF T,
S gestion "es "ocuments T et S gestion "u contenu
9e& T. ECM "e$ient ainsi une chim]re omnipotente
Yui cou$rirait aussi "es suUets c la mo"e tels YuO,BM
D,nformation Bifecycle ManagementE, DRA
DDocument Relate" AechnologiesE et en partie KM
DKnoFle"ge ManagementE. Be suUet intNgral ne peut
"onc Wtre cou$ert Yue par "es suites "e logiciels.
(efore going any further, letOs ta#e a loo# at Fhat a
suite is: a suite is a collection of "ifferent &ut
compati&le components that pro$i"es a solution to an
o$erall scenario, in Fhich the components can also &e
use" in"i$i"ually an" in"epen"ently of one another.
9erfen Fir zunLchst einmal einen (lic# auf "en
Inspruch an eine uite: Eine uite ist "ie Kusammen%
stellung $erschie"ener #ompati&ler Komponenten zur
Bsung eines !esamtszenarios, &ei "em "ie Kompo%
nenten auch einzeln un" una&hLngig eingesetzt
Fer"en #nnen.
@etons "Xa&or" un regar" sur les am&itions "Oune
suite : il sOagit "e lXassem&lage "e composantes
"iffNrentes mais techniYuement compati&les pour
offrir une solution c un scNnario entier "ans leYuel on
peut Ngalement employer les composantes isolNment
et in"Npen"amment.
7/ ECM
Definition of a suite
uites ha$e the folloFing characteristics:
Definition einer 5uite
Folgen"e Eigenschaften machen "en )ro"u#tchara#ter
einer uite aus:
D"finition d#une suite
Bes YualitNs sui$antes constituent le caract]re "e
pro"uit "Xune suite:
/. Compati&ility of all components Fith all
other components
/. Kompati&ilitLt aller Komponenten mit allen
an"eren Komponenten
/. Compati&ilitN "e toutes les composantes a$ec
toutes les autres composantes
=. Mo"ular an" component eQpan"a&ility =. Mo"ular un" #omponentenFeise erFeiter&ar =. Caract]re mo"ulaire et Nlargi&le par composantes
1. Ahe use of share" a"ministration compo%
nents an" resources for authorization, security,
access, classes, meta"ata, storage a""resses,
communication etc.
1. *utzung gemeinsamer I"ministrations%
#omponenten un" Ressourcen in (ereichen Fie
(erechtigungen, icherheit, Kugriff, Klassen,
Meta"aten, peicherorte, Kommuni#ation etc.
1. Utilisation "e composantes "Xa"ministration et "es
ressources communes "ans "es "omaines comme
lOautorisation, la sNcuritN, lOacc]s, les classes, les
mNta"onnNes, les lieuQ "e stoc#age, la
communication etc.
6. Uniform use of all information &y all
components of the suite
6. Einheitliche *utzung aller ,nformationen
"urch alle Komponenten "er uite
6. Utilisation homog]ne "e toutes les informations c
tra$ers toutes les composantes "e la suite
5. )latform conformity, i.e. all components are
eQecuta&le on all platforms of the suite.
5. )lattform%KonformitLt, ".h. alle Komponen%
ten sin" auf allen )lattformen "er !esamtsuite
lauffLhig
5. Ba conformitN "e plate%forme, cXest%c%"ire Yue
toutes les composantes peu$ent Wtre eQNcutNes sur
toutes les plateformes "e la suite enti]re
4. Uniform use of all information &y all
components of the suite
4. Einheitliche Clienten, "ie "ie *utzung "es
!esamtportfolios "er uite mglich machen
4. Clients homog]nes Yui ren"ent possi&le lXutilisation
"u portefeuille entier "e ser$ices "e la suite
8. )latform conformity, i.e. all components are
eQecuta&le on all platforms of the suite
8. Iusrichtung "er einzelnen Komponenten auf
"ie Rolle als (estan"teil "er uite, Fo&ei sich "ie
Komponenten als Dienste innerhal& einer gemein%
samen Irchite#tur positionieren
8. <rientation "es "iffNrentes composantes sur leur
r[le comme partie constituante "e la suite + les
composantes sOy positionnent comme "es ser$ices
"ans "Xune architecture commune
7. hare" "e$elopment plan Fhich ensures the
compati&ility of the in"i$i"ual components as
Fell as of the suite
7. !emeinsamer 9eiterentFic#lungsplan, "er
"ie Kompati&ilitLt "er Einzel#omponenten als
auch "er uite sel&st sicherstellt
7. )lan "e "N$eloppement commun assurant la
compati&ilitN "es composantes isolNes tout
comme celle "e la suite elle%mWme
Enterprise Content Management 7=
3. Completeness, i.e. inclusion of all compo%
nents normally reYuire" for the target
functionality
3. :ollstLn"ig#eit "er uite, ".h. mglichst I&%
"ec#ung aller Komponenten "ie -&licherFeise
zum Fun#tionsumfang gerechnet Fer"en
3. ,ntNgralitN "e la suite, cXest%c%"ire Yue la suite
cou$re la totalitN "es composantes Yui sont
ha&ituellement comptNs parmi les fonctionnalitNs
typiYues
/0. Compliance Fith stan"ar"s to facilitate
incorporation of thir"%party components as
effecti$ely as the nati$e suite components
/0. Einhaltung $on tan"ar"s, um Komponenten $on
Dritten e&enso #onform ein&in"en zu #nnen Fie
"ie eigenen Komponenten "er uite
/0. Respect "es stan"ar"s afin "e pou$oir intNgrer "es
composantes "es tiers "e la mWme faPon Yue les
propres composantes "e la suite
//. hare" an" consistent sales an" mar#eting
concept for &oth the suite an" its constituent
components, inclu"ing pricing mo"els for suite
an" components
//. !emeinsames, #onsistentes :ertrie&s% un"
Mar#eting%Konzept f-r "ie uite un" alle ihre
enthaltenen Komponenten einschlieJlich ent%
sprechen"er )reismo"elle f-r uite un" Kompo%
nenten
//. Conception cohNrente et commune "e la
"istri&ution et "u mar#eting pour la suite et toutes
ses composantes y compris "es mo"]les "e priQ
correspon"ants pour la suite et ses composantes
Issuming agreement on these characteristics as
constituting a "efinition of a suite, it then &ecomes
possi&le to e$aluate an" compare suites. ome
features are imme"iately o&$ious, for eQample
comprehensi$eness of functions, or the mar#eting
concept. ,n contrast, assessing compati&ility at all
le$els usually reYuires "etaile" Yuestions "irecte" at
the "e$eloper. Changes in the mar#et an" thematic
regroupings mean suites are &y "efinition ne$er Yuite
complete, so plans for further "e$elopment are also
important, especially in the ECM conteQt as regar"s
long%term storage an" a$aila&ility "eca"es into the
future. (uyouts, neF catchFor"s, neF tren"s, an"
company refocusing mean that suites constantly
change their character.
9enn man sich auf "iese Eigenschaften als
Kennzeichen einer uite einigen #ann, ist es nat-rlich
sehr schnell mglich, uiten einzuschLtzen un" zu
&eFerten. Einige Mer#male sin" sofort ersichtlich,
Fie z.(. "ie :ollstLn"ig#eit o"er "as Mar#eting%
Konzept. (ei "er Kompati&ilitLtsfrage auf "en
$erschie"enen E&enen muss man hLufig schon in
Details gehen un" mit &ohren"en Fragen an "ie
EntFic#ler gehen. Da uiten "urch "ie :erLn"erung
"es Mar#tes un" neue !ruppierungen per
Definitionem nie $ollstLn"ig sin", muss man auch auf
"ie )lLne zur 9eiterentFic#lung achten. Dies ist
&eson"ers im ECM%Umfel" &ei "er langzeitigen
(eFahrung un" :erf-g&armachung "er gespeicherten
,nformationen -&er @ahrzehnte Fichtig. Iuf#Lufe,
neue chlagForte, neue Aren"s o"er neue
Unternehmensfo#ussierung Ln"ern "en Chara#ter $on
uiten laufen".
i lOon peut con$enir "e ces YualitNs comme "es
attri&uts typiYues "Xune suite, on peut 2 &ien s\r % tr]s
$ite et aisNment N$aluer et Uuger "es suites. Certains
crit]res sont N$i"ents immN"iatement, comme par
eQemple lXintNgralitN ou la conception "e mar#eting.
Concernant la compati&ilitN c "iffNrents ni$eauQ on est
"NUc frNYuemment forcN "e consi"Nrer "es "Ntails et "e
creuser aupr]s "es "N$eloppeurs. :u YuOen raison "u
marchN "ynamiYue et les regroupements continuels les
suites ne peu$ent, par "Nfinition, Uamais Wtre
compl]tes il importe "e &ien consi"Nrer, aussi, les
plans "e "N$eloppement. Ceci est "Oune importance
particuli]re "ans lXen$ironnement ECM au cas "e la
conser$ation et la mise c "isposition c long terme
Dpour plusieurs "Ncennies dE "es informations
stoc#Nes. Bes achats "Oentreprises, "es nou$eauQ
&uzzFor"s, "es nou$elles ten"ances ou "es
recentrages "es entreprises constamment changent le
caract]re "e suites.
71 ECM
I :ieF into the Future
Enterprise Content Management 76
;utlook
Document technologies li#e Enterprise Content
Management ma#e tra"itional "ata processing
complete. Ahey &ring together structure", Fea#ly
structure", an" unstructure" information. E$ery
company, e$ery go$ernment agency, an" e$ery
organization must confront the su&Uect. E$en if there
are no imme"iate plans to implement such a system, it
snea#s into the organization of its oFn accor" 2 Fith
the neQt ser$er licence up"ate, Fith the neQt office
softFare suite, Fith the neQt "ata&ase or ER) upgra"e.
,n many companies Fith heterogeneous ,A lan"scapes,
the Yuestion of Fhich re"un"ant functionalities of
eQisting pro"ucts are unuse" is alrea"y more
important than Fhether to in$est in a neF softFare
system. Ahe most important Uo& is to #eep in%house
information un"er control. Ahe Yuestions a"" up:
Fhere to put the thousan"s an" thousan"s of e%mails,
Fhat to "o Fith the electronically signe" &usiness
correspon"ence, Fhere to put taQ%rele$ant "ata, hoF
to transfer information from the "isorganize" file
system, hoF to consoli"ate informaiton in a repository
that e$ery&o"y can use, hoF to get a single login for
all the systems, hoF to create a uniform in%&as#et for
all incoming information, hoF to ma#e sure that no
information is lost or ignore", etc. etc.
Ausblick
Do#umenten%Aechnologien Fie ECM Enterprise
Content Management sin" "ie ErgLnzung zur her%
#mmlichen Daten$erar&eitung. ie f-hren stru#%
turierte, schFachstru#turierte un" unstru#turierte
,nformation zusammen. @e"es Unternehmen, Ue"e
(ehr"e, Ue"e <rganisation muss sich heute mit "em
Ahema auseinan"ersetzen. Iuch Fenn man nicht $or%
hat, sel&st #urzfristig ein ystem einzuf-hren, muss
man sich mit "em &eschLftigen, Fas man Yuasi
mitgeliefert &e#ommt 2 &eim nLchsten Up"ate "er
er$erlizenzen, in "er nLchsten <ffice%uite, &eim
nLchsten Daten&an#% o"er ER)%Upgra"e. ,n $ielen
Unternehmen mit heterogener ,A%Ban"schaft ist
&ereits heute "ie Frage Fichtiger, Felche re"un"ante
Fun#tionalitLt $orhan"ener )ro"u#te man nicht
einsetzt, als "ie Frage, o& man sich ein neues
oftFaresystem zusLtzlich leistet. Die Fichtigste
Iufga&e ist, "ie ,nformationen im 'aus unter
Kontrolle zu halten. I#tuelle Fragen: Fo lLsst man "ie
I&ertausen"en $on E%Mails, Fas tue ich mit
ele#tronisch signierten 'an"els&riefen, Fo lasse ich
meine steuerrele$anten Daten, Fie -&erf-hre ich
,nformationen aus "em unorganisierten Filesystem,
Fie #onsoli"iere ich ,nformationen in einem
gemeinsam nutz&aren Repository, Fie &e#omme ich
einen ingle%Bogin -&er alle meine ysteme hin, Fie
erstelle ich einen einheitlichen )osteingangs#or& f-r
alle eingehen"e ,nformation, Fie #ontrolliere ich, "ass
#eine ,nformation $erloren geht o"er nicht &ear&eitet
Fir", usF. usF.
9erspecties
Bes technologies "e "ocuments comme ECM . gestion
"u contenu "e lXentreprise sont le complNment "u
traitement "es "onnNes tra"itionnel. ,ls regroupent "es
informations &ien structurNes, peu structurNes et sans
structure. ChaYue entreprise, chaYue autoritN, chaYue
organisation est auUour"Xhui forcNe "e sOoccuper "u
suUet. MWme si lOon ne proUette pas lOintro"uction "Oun
syst]me c court terme, on est o&ligN "e sXoccuper "e ce
YuXon o&tient sans mWme lOa$oir "eman"N % lors "Oune
mise c Uours "es licences "Oun ser$eur, "ans une
nou$elle $ersion "Oune suite &ureautiYue, lors "Oune
mise c Uour "e la &ase "es "onnNes ou ER). Dans
&eaucoup "Xentreprises c paysage ,A hNtNrog]ne la
Yuestion Yui sOimpose auUour"Ohui "NUc est plut[t "e
sa$oir Yuelle fonctionnalitN re"on"ante "e pro"uits
"isponi&les ne sera pas utilisNe Yue la Yuestion
concernant "ON$entuels logiciels supplNmentaires. Ba
teche cruciale est "e contr[ler informations au sein "e
lOentreprise. DOom "es Yuestions pertinentes telles Yue :
Yue faire "es milliers "e messages n Et comment gNrer
"es lettres commerciales a$ec signature NlectroniYue n
<m stoc#er mes "onnNes fiscales n Comment
transfNrer "es informations "u system "e fichiers peu
organisN n Comment consoli"er "es informations "ans
un seul "Np[t utilisa&le en commun n Comment
rNaliser un login uniYue pour tous mes syst]mes n
Comment rNaliser une &oite "OentrNe uniYue pour
toutes les informations rePues n Comment assurer
YuOaucune information sera per"ue ou ne pas traitNe n
Et ainsi "e suite ...
75 ECM
Document technologies play an important role in all
these Yuestions. ECM solutions are necessary &asic
components for many applications.
(ei allen "iesen Fragen spielen Do#umenten%Aechno%
logien eine Fichtige Rolle. ECM%Bsungen sin"
notFen"ige (asis#omponenten f-r $iele
InFen"ungen.
Dans tous ces conteQtes, les technologies "e
"ocuments ont un r[le maUeur c Uouer. Bes solutions
ECM y sont les composantes "e &ase pour "e
multiples applications.
E$ery potential user Fill naturally consi"er his oFn
in"i$i"ual nee"s &efore "eci"ing on a system.
'oFe$er, putting off "ecisions "oes not ma#e them
less necessary. E$ery year something suppose"ly
&etter an" easier to use Fill come along, &ut Faiting
Fill Uust mean ne$er installing anything. E$ery time
the "ecision is put off, the mountain of uncontrolle"
an" unuse" information gets &igger, an" #noFn
pro&lems get larger. I sensi&le long%term migration
strategy remo$es the fear of fast technology change.
Ahe &asic functions of "ocument technology are
mature, an" most pro"ucts are relia&le, sta&le, secure,
an" increasingly affor"a&le. ,n many in"ustries, the
use of "ocument technology ma#es the "ifference in
staying competiti$e. ECM % Enterprise Content
Management 2 shoul" &e a part of e$ery mo"ern ,A
infrastructure.
@e"er potentielle InFen"er Fir" nat-rlich seine in"i%
$i"uellen Infor"erungen pr-fen. Entschei"ungen zu
$ertagen, ist Ue"och nicht sinn$oll. Es Fir" Ue"es @ahr
etFas *eues, $ermeintlich (esseres, Komforta&leres
ge&en. Mit "ieser Einstellung Fir" man Ue"och nie
etFas installieren. Mit Ue"er :ertagung einer Entschei%
"ung FLchst "er (erg un#ontrollierter un"
ungenutzter ,nformation 2 er#annte )ro&leme Fer"en
meistens grJer. (ei einer $ern-nftigen langfristigen
Migrationsplanung $erliert auch "er schnelle
technologische 9echsel &ei )ro"u#ten seinen
chrec#en. Do#umenten%Aechnologien sin" in ihren
!run"fun#tionen ausgereift. Die meisten )ro"u#te
sin" $erlLsslich, sta&il, sicher un" zunehmen" sogar
preisFert. ,n manchen (ranchen entschei"et "er
Einsatz $on Do#umenten%Aechnologien inzFischen
-&er "ie 9ett&eFer&sfLhig#eit. ECM Enterprise
Content Management gehrt heute in Ue"e mo"erne
,A%,nfrastru#tur.
(ien s\r, tout usager potentiel y "e$ra $Nrifier ses
eQigences "eman"es in"i$i"uelles. )ourtant, repousser
glo&alement toute "Ncision nXest pas Uu"icieuQ. ChaYue
annNe $erra "es "N$eloppements nou$eauQ, prNten"us
meilleurs et plus conforta&les. Mais on aura "u mal c
crNer une situation opNrationnelle a$ec une approche
purement rNacti$e et passi$e. I$ec chaYue "Ncision
aUournNe la montagne "es informations incontr[lNes et
inutilisNes sOagran"it % les pro&l]mes reconnus ont
ten"ance c gran"ir. Dans le ca"re "Oun planning &ien
rNflNchi "e migration c long terme, par contre, le
changement rapi"e technologiYue est &eaucoup moins
effrayant. Bes technologies "e "ocuments sont m\res
"ans leurs fonctions "e &ase. Ba plupart "es pro"uits
sont fia&les, sta&les, surs et "e plus en plus mWme &on
marchN. Dans &eaucoup "e &ranches lXemploi "es
technologies "e "ocuments est entre%temps "e$enu un
facteur maUeur "e la compNtiti$itN. ECM gestion "u
contenu "e lXentreprise fait partie "e toute
infrastructure informatiYue mo"erne.
Enterprise Content Management 74
78 ECM
About the author
Ulrich Kampffmeyer is foun"er an"
presi"ent of )R<@ECA C<*UBA
Unternehmens&eratung !m&' in
'am&urg, Fhich is specialize" in
consulting of ECM solutions since
/33=. 'e is one of the managing
"irectors of DBM *etFor# EE,!, the
group of the Europeen national archi$es
for opening of, access to an" long%term
preser$ation of the European archi$es.
!erman in"ustry magazines electe" him
as one of the =5 most important people
of the DRA in"ustry % the only
consultant Fithin this group % , an" as
one of /00 of the most important ,A
managers in !ermany. Is longtime
chairman of the &oar"s of international
associations, as internationally Fell%
#noFn #eynote spea#er as Fell as
author an" pu&lisher Ulrich
Kampffmeyer is regar"e" as the mentor
of the ECM in"ustry in Europe in
!ermany.
9rofil des Autors
Dr. Kampffmeyer ist !r-n"er un"
!eschLftsf-hrer "er )R<@ECA
C<*UBA Unternehmens&eratung
!m&' in 'am&urg, "ie sich seit /33=
auf "ie (eratung $on ECM%Bsungen
spezialisiert hat.
Er ist ferner einer "er !eschLftsf-hrer
"es DBM *etFor# EE,!, "em
Kusammenschluss "er europLischen
*ationalarchi$e zur offnung,
ErschlieJung un" Bangzeit%&eFahrung
"er europLischen Irchi$e. :on "er
Computer9oche Fur"e er im @ahr =001
unter "ie /00 Fichtigsten ,A%Macher
Deutschlan"s geFLhlt. Ils langULhriger
:orsitzen"er $on internationalen
:er&Ln"en, Keynotesprecher un"
Konferenzleiter soFie Iutor un"
'erausge&er hat Dr. Kampffmeyer "en
Ruf "es Mentors "er ECM%(ranche in
Europa geFonnen.
9rofil de lIauteur
Dr. Kampffmeyer est fon"ateur et )D!
)R<@ECA C<*UBA,
Unternehmens&eratung !m&', une
sociNtN "e consultation a$ec si]ge
principal c 'am&ourg et spNcialisNe "ans
le "omaine "es solutions ECM. En outre,
il est D! "e la EE,! DBM *etFor#, le
groupement "es archi$es nationauQ
EuropNens pour lOou$erture, le
"Nsencla$ement et la conser$ation c long
terme "es archi$es EuropNens. En =001,
le Uournal Computer%9oche lOa nommN
parmi les /00 personnes "Ncisi$es "ans
le secteur "e lOinformatiYue appliYuNe en
Illemagne. )rNsi"ent "e plusieurs
associations internationales "epuis "es
annNes, interlocuteur en #eynote et
prNsi"ent "e multiples confNrences ainsi
YuOauteur et N"iteur renommN, Dr.
Kampffmeyer a atteint la reputation "u
menteur principal "e la &ranche ECM en
Europe.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
)R<@ECA C<*UBA
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Unternehmens&eratung !m&', 'am&urg
Enterprise Content Management 77
!iterature J 5ources
I,,M 4hat is E3*> Issociation for ,nformation an" ,mage Management ,nternational, il$er prings, UI. http:..FFF.aiim.org.article%aiim.aspn
,Dp1/5=/. Bast "oFnloa": eptem&er //
th
, =004.
DocuBa&s Evolving Electronic Document *anagement +olutions? The Doculabs @eport. Ahir" E"ition. Chicago, Docula&s, =00=.
E3* ABA. I,,M poster, il$er prings, =001.
Kampffmeyer,
Ulrich
7II* directions for CBBB and beyond )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =000=/5, Fe&ruary /5
th
, =000.
=nowledge *anagement, Enterprise 3ontent *anagement, eBusiness? alles nur neue Verpacung> Keynote presentation at the DM E;)< R I,,M
e(usiness Conference =000, Essen, eptem&er 3
th
, =000.
3ontent *anagement ist nicht gleich 3ontent *anagement. )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =000//=6, *o$em&er =6
th
, .=000.
&errscher 'ber Informationen. Computer9oche EQtra, eptem&er =6
th
, =00/.
Enterprise 3ontent *anagement. Keynote presentation at the ,nfoG conference, Bon"on, *o$em&er =/
st,
, =00/.
Enterprise83ontent8*anagement 8 unternehmensweite Informationsplattform der %uunft. ,A%Research trategic (ulletin, auerlach, =001.
Enterprise 3ontent *anagement 8 %wischen Vision und @ealit!t. Keynote )resentation at the ,;< User Conference, Mannheim, @une =6
th
, =001.
Doumenten8Technologien? 4ohin geht die @eise> )R<@ECA C<*UBA, 'am&urg =001.
+uiten? Ein Blic hinter die =ulissen. )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =00605/=, May /=
th
, =006.
E3* 8 die neue Botschaft. )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =0010301, eptem&er 1
r"
, =001.
Trends in Document, @ecords and Enterprise 3ontent *anagement. Keynote presentation at the .E.R. Conference, :isegrq", eptem&er =7
th
, =006.
E3* Enterprise 3ontent *anagement in der 6ra<is. Keynote presentation at the EUR<F<RUM conference, Cologne, May 1
r"
, =006.
E3* Enterprise 3ontent *anagement CBBD E E3*? was, wo, wie, wer, warum. )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =0050606, Ipril 6
th
, =005.
E3* 1 Vision und 6otentiale. Keynote presentation at the ECM%Forum, Kurich, Ipril =4
th
, =004.
E3* 1 es geht "ur +ache. )R<@ECA C<*UBA *eFsletter =00404/3, @une /3
th
, =004.
9i#ipe"ia Enterprise 3ontent *anagement on http:..FFF.en.Fi#ipe"ia.org DEnglishE an" http:..FFF."e.Fi#ipe"ia.org D!ermanE
73 ECM
9hite )aper for the opening #eynote of Dr. Ulrich
Kampffmeyer >Enterprise Content Management?,
/3.03.=004, at the DM E;)< =004 fair an" conference
of Klnmesse !m&'.
9hite )aper zum Erffnungs$ortrag $on Dr. Ulrich
Kampffmeyer >Enterprise Content Management? am
/3.03.=004 auf "er DM E;)< =004 "er Klnmesse
!m&'.
9hite )aper "e la confNrence "e Dr. Ulrich
Kampffmeyer intitulNe >Enterprise Content
Management? "u /3 septem&re =004 c lreQposition
DM E;)< =004 "e la Klnmesse !m&'.
) R < @ E C A C < * U B A
Unternehmens&eratung Dr. Ulrich Kampffmeyer !m&'
(reitenfel"er tr . /8
=0=5/ 'am&urg
D E U A C ' B I * D
Ael.: C 63 D060E 64084= % =0
FaQ: C 63 D060E 64084= % =3
Enterprise Content Management 30
ECM Enterprise Content Management
Ahis pu&lication "efines the o&Uecti$es, scope an"
components of ECM Enterprise Content Management,
pro$i"ing a gui"e for the Fi"e%ranging Forl" of
information management.
Ahe author Dr. Ulrich Kampffmeyer "escri&es the
characteristics an" components of ECM. 'e a""resses
the applications of DM Document Management,
Colla&oration, 9CM 9e& Content Management
Dinclu"ing )ortalsE, RM Recor"s Management, E%Mail%
Management an" 9or#floF . ()M (usiness )rocess
Management.
'e co$ers the fi$e COs of ECM DContent, Colla&oration,
Compliance, Continuity, CostE an" informs a&out ECM
pro"uct suites.
'e en"s Fith a $ieF into the future of ECM.
Diese )u&li#ation "efiniert Kiele, Umfang un"
Komponenten $on ECM Enterprise Content
Management un" soll so als Beitfa"en zur
<rientierung in "er $ielfLltigen 9elt "es
,nformationsmanagements "ienen.
Der Iutor Dr. Ulrich Kampffmeyer &eschrei&t "ie
einzelnen Mer#male $on ECM un" geht auf "ie
InFen"ungsfel"er DM Document Management,
Colla&oration, 9CM 9e& Content Management
DeinschlieJlich )ortaleE, RM Recor"s Management, E%
Mail% Management un" 9or#floF . ()M (usiness
)rocess Management D:organgs&ear&eitungE ein. Er
&etrachtet "ie f-nf >C? DContent, Colla&oration,
Compliance, Continuity, CostE un" ECM
)ro"u#tsuiten. Im En"e "es 9hite )apers Fagt er
einen Ius&lic# in "ie Ku#unft $on ECM.
Ba prNsente pu&lication "Nfinit les o&Uectifs, le
pNrim]tre et les composantes "e la gestion "u contenu
"ans lOentreprise DECME et se $eut un fil con"ucteur
pour lOorientation "ans le mon"e "i$ers "e la gestion
"Oinformations.
on auteur, Dr. Ulrich Kampffmeyer, "Ncrit le
caractNristiYues "OECM et traite les champs
"Oapplication gestion "es "ocuments DDME, gestion "u
contenu Fe& D9CM, y compris les portailsE, la gestion
"es "ossiers DRME, la gestion "e la messagerie et "es
processus "Oentreprise . "es For#floFs D()ME. ,l
cou$re Ngalement les cinY S C T DContent,
Colla&oration, Compliance, Continuity, CostE ainsi
Yue les suites "e pro"uits ECM. Une $ision pour le
futur "u secteur ECM constitue la fin "u "ocument.
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH
,reitenfel/er 'tra;e .< 9 !=. Hamburg
1el.- > ?@ A!?!B ?C!<C+! 9 (a&- > ?@ A!?!B ?C!<C+@
,(* /0: 1231451620327 s /3,35 DDE
,(* /1: 38721231451620327 s /3,35 DDE