Maximale Anpassungsfhigkeit

Warum Einkaufssysteme einfach und fr Vernderungen ausgelegt sein sollen

Erschienen in "Think!", DMR 04/2010 Online: http://www.detecon-dmr.com/de/article/maximale-anpassungsfahigkeit _2010_12_16 Fabian Bechara Gwendolin Garbe uere Faktoren und Einflsse sowie das interne Streben nach Effizienz haben zur Folge, dass Unternehmen auch im Einkauf Geschftsprozesse und Organisationsstrukturen berdenken mssen. Oft wird bei diesem Vernderungsprozess die Rolle der IT und deren Auswirkung unterschtzt. Nur mit einer flexiblen IT-Landschaft lassen sich die angestrebten Vernderungen optimal umsetzen.

Die Situation der Einkufer hat sich in 2010 verndert. Vorbei sind die Zeiten, als ihnen die Lieferanten mit sinkenden Preisen entgegen gekommen sind. Seit Jahren haben Firmen zum ersten Mal wieder ansteigende Preise bei ihren Lieferanten gesehen. Dies ist nicht zuletzt auf die sich erholende Wirtschaftlage zurckzufhren. Beispielsweise sind die Preise von Rohstoffen wieder stark angestiegen. Der Preis pro Tonne Stahl hat sich im Zeitraum von Mrz 2009 bis Mrz 2010 um 200 Euro erhht. Diese Preissteigerung betrifft vor allem das produzierende Gewerbe in Deutschland Beispiel Automobilindustrie. Ein weiterer negativer Effekt fr Einkufe auerhalb der Europischen Union ist der schwchere Euro. Er hat sich seit November 2009 von 1,50 auf 1,31 US-Dollar im September 2010 verringert. Diese Entwicklungen fhren dazu, dass Chief Procurement Officers (CPOs) ihre Geschftsprozesse berdenken mssen, um neue Mglichkeiten zur Steigerung der Effizienz und Verringerung der Prozess- und Organisationskosten zu finden. Um diese Ziele zu erreichen, denken Einkaufsbereiche oft ber die Themen Outsourcing und Zentralisierung oder intensivere Preisverhandlungen nach. Ein wichtiger Aspekt, der hierbei oft vergessen wird, sind die Potenziale, welche innerhalb der IT-Systeme des

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Einkaufs verborgen sind. Eine flexible IT-Landschaft kann einem Unternehmen signifikante Vorteile bescheren. Aber was bedeutet dies genau?

State-of-the-Art Einkaufssysteme zeichnen sich durch Einfachheit aus Flexible Einkaufssysteme zeichnen sich dadurch aus, dass eine Software eingesetzt wird, die schnell an neue oder vernderte Prozesse angepasst werden kann. Um eine flexible IT-Landschaft im Einkauf zu erreichen, sollte bei der Wahl von Systemen und Lsungen vermehrt auf Standardsoftware gesetzt werden. Diese ist in der Lage, die Prozesse des Einkaufs entlang eines Best-Practice-Ansatzes abzubilden, sich aber dabei so nah an einem vorgegebenen Standard zu bewegen, dass organisatorische oder prozessuale Vernderungen leichter und kostengnstiger umgesetzt werden knnen. State-of-the-Art Einkaufsysteme bieten die Mglichkeit, neue Geschftsideen zu installieren sowie die Zusammenarbeit mit den angrenzenden Einheiten Accounting, Logistik und Produktion zu verbessern und dadurch Kosten zu senken. Diese Systeme zeichnet aus, dass sie einfach zu implementieren sind und sich in die bestehende Systemlandschaft einfgen. Durch diese Eigenschaft verringern sie den Aufwand bei der Implementierung, was wiederum niedrigere Kosten zum Ergebnis hat. Auch der niedrige Aufwand bei der Pflege und Instandhaltung der Systeme ist charakteristisch. Gerade die Instandhaltungskosten und Kosten fr Updates oder Releases belasten oft die Budgets der Unternehmen. Das Thema der Standardisierung spielt nicht nur bei der Kommunikation innerhalb des Unternehmens eine Rolle, sondern auch bei der Interaktion mit Lieferanten und Kunden. So sollte darauf geachtet werden, Einkaufssysteme zur Verfgung zu haben, in die Lieferanten oder Kunden reibungslos eingebunden werden knnen, um durch elektronischen Datenaustausch Effizienzpotenziale zu heben. Des Weiteren zeichnet sich eine flexible Systemlandschaft im Einkauf dadurch aus, dass Weiterentwicklungen und Anpassungen auf ein Notwendiges reduziert werden, so dass die Software handhabbar bleibt. Ob Eigenentwicklungen notwendig sind, sollte immer kritisch berprft werden, da sie einen erhhten Arbeitsaufwand mit sich bringen. Auch sollte ein Unternehmen nach einer homogenen Systemlandschaft fr seinen Einkauf zu streben. Zum einen knnen dadurch IT-seitige Kosten verringert werden, und zum anderen die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert werden, die in ihrer tglichen Arbeit nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln mssen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Detecon Referenzmodell fr Einkaufssysteme. Eine eingehende Analyse hat gezeigt, dass fr den Groteil dieser

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Applikationsbereiche im Einkauf eine Vielzahl an Standardsoftwarelsungen und State-of-the-Art Produkten verfgbar ist. Bei der Auswahl einer Lsung sollten Einkaufsbereiche ihre spezifischen Anforderungen entsprechend ihrer Geschftsprozesse analysieren und definieren, aber gleichzeitig in enger Zusammenarbeit mit den IT-Experten darauf achten, dass sich ein neues System in die bestehende IT-Landschaft integrieren und an zuknftige Vernderungen anpassen lsst. Der Trend geht hierbei ganz klar in Richtung Standardprodukte, um die beschriebenen Vorteile nutzen zu knnen. Individualisierung ist hier fehl am Platz Unflexible und ineffiziente Einkaufssysteme zeichnen sich oft durch eine zu stark integrierte und starre Systemlandschaft aus. Die einzelnen Komponenten sind in hohem Mae miteinander verzahnt und beinhalten viele individuell programmierte oder angepasste Schnittstellen. Viele Unternehmen haben ber die Jahre eine Standardsoftware so stark individualisiert, dass sie weit vom Standard abgekommen sind und mittlerweile fast schon eine Eigenentwicklung betreiben. Diese Systeme sind nur durch hohen Aufwand und Kosten vernderbar und hindern den Einkauf, seine Prozesse schlanker und kostengnstiger aufzustellen.

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Oft sind diese Systeme auch nur durch Mehraufwand innerhalb der Organisation zu vernetzen, welches gerade bei der Wartung einen erhhten Aufwand mit sich zieht. Einer der Hauptgrnde fr das Bestehen solcher Systeme ist die Historie der IT-Landschaft. Meistens sind die Einkaufssysteme historisch gewachsen. Auch organisatorische Vernderungen, zum Beispiel Mergers und Acquisitions, knnen dazu fhren, dass eine heterogene Systemlandschaft im Einkauf besteht. Es gibt aber auch Unternehmen, die von Anfang an auf Eigenentwicklungen setzen mit der Hoffnung, ihre Geschftsprozesse so optimal untersttzen zu knnen. bergreifend wird oft festgestellt, dass fr die Fachseite eine schnelle und reibungslose Umsetzung oder Implementierung von Prozessnderungen im Vordergrund steht. Die Systeme sollen die aktuellen Prozesse untersttzen und eventuelle Effizienzen oder Potenziale heben. Auf eine langfristige IT-Strategie, die auch langfristig Effizienzen frdert, wird hierbei oft verzichtet. Als Beispiel fr dieses Szenario dient die Implementierung einer Software-Lsung fr den Einkauf einer speziellen Warengruppe. Die Implementierung wrde relativ schnell Erfolge fr die Fachabteilung bringen und Einsparungen generieren. Allerdings ist der Implementierungsaufwand sehr aufwendig, mit hohen Kosten verbunden, und die Software muss in jedem lokalen ERP-System implementiert werden. Dies bedeutet fr das Unternehmen, dass jeder weitere Rollout aufgrund der hohen Folgekosten genau berdacht werden muss. Das Unternehmen htte besser im Vorfeld prfen sollen, ob es nicht eine Standardsoftware gibt, die hnliche Funktionalitten besitzt, aber zentral implementiert werden kann. Besseres Lieferantenmanagement durch die IT Die richtigen Einkaufssysteme knnen den Einkauf befhigen, strker mit den Lieferanten zu kooperieren und diese besser zu managen. Gerade das Thema Transparenz gewinnt immer mehr an Bedeutung. So ist es zum Beispiel immer wichtiger fr ein Unternehmen, Klarheit darber zu haben, wie hoch das jeweilige Volumen mit den Lieferanten ist. Denn nur wenn der Einkauf diese Kennzahlen kennt, kann er seine Lieferanten strategisch entwickeln und ausbauen. Durch das Wissen ber die jeweiligen Einkaufsvolumen kann der strategische Einkauf die Entscheidung treffen, einen Lieferanten eventuell aus dem Portfolio zu streichen, da das Einkaufsvolumen zu gering ist. Auf der anderen Seite kann es von Vorteil sein, einen wichtigen Lieferanten strker an sich zu binden, zum Beispiel durch Langzeitvertrge. Ein Lieferant, der unternehmenskritische Materialien (A-Artikel) liefert, sollte intensiver betrachtet werden als ein Lieferant von C-Material, der zum Beispiel Broartikel liefert. Basierend auf solchen Kennzahlen kann sich der Einkauf auch fr eine Zwei-Lieferantenstrategie entscheiden, um sich nicht von einem Lieferanten abhngig zu machen. Ein flexibles Einkaufssystem sollte sowohl in der Lage sein, einen neuen Lieferanten ohne groen Aufwand zu integrieren, als auch wichtige

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Kennzahlen ber das Lieferantenportfolio des Unternehmens zu liefern. Hier spielt zum Beispiel das Thema Business Intelligence eine starke Rolle. Auch Einkaufsprozesse wie Vendor Managed Inventory (VMI) knnen nur mit der Hilfe von Einkaufssystemen implementiert werden. Aber auch beim klassischen Einkaufsprozess knnen IT-Systeme den Einkauf untersttzen und zu Kosteneinsparungen fhren. Dies bietet sich bei der Preisverhandlung an, in der sich ein Einkaufssystem sogar effektiver als ein Einkufer erweisen kann. Zum Beispiel kann bei einer Auktion, die durch das System gesteuert wird, ein niedrigerer Preis verhandelt werden als durch eine einkufergefhrte Auktion. Das System kann darauf programmiert werden, bis zum allerletzten Gebot weiter nach einem niedrigeren Preis zu fragen, wohingegen ein Einkufer vielleicht nach dem dritten oder vierten Gebot eines Lieferanten den Preis fr angemessen hlt und die Auktion beendet. Diese Fhigkeiten und Eigenschaften des Einkaufsystems ermglichen es dem Einkauf, Preise zu verringern und diese nachhaltig zu reduzieren. Sicherlich knnen die Szenarien auch mit eigenentwickelten oder historisch gewachsenen Einkaufsapplikationen abgebildet werden. Es sei aber hervorzuheben, dass gerade flexible Systeme bei der Implementierung von neuen Geschftsprozessen, zum Beispiel VMI, Kosteneinsparungen gegenber Eigenentwicklungen erzielen knnen, da die Integration und Vernetzung mit den Lieferanten ber eine Standardschnittstelle verluft. Es knnen multiple Lieferanten ohne Mehraufwand angebunden werden, da die Schnittstelle dem Standard folgt und nicht fr jeden Lieferanten neu definiert werden muss. Flexibel auf organisatorische Vernderungen reagieren: Zentralisierung, Outsourcing und M&As Neben einem verbesserten Lieferantenmanagement knnen auch organisatorische Vernderungen durch das richtige Einkaufssystem gefrdert und positiv untersttzt werden. Um Kosten zu senken, berlegen Unternehmen oft, den Einkauf zu zentralisieren und eventuell die Anzahl der Mitarbeiter zu reduzieren. Dieses Vorhaben ist gerade in den letzten Jahren hufiger in der Industrie zu beobachten. Hufig werden Standorte zentralisiert und der operative Einkauf von dem strategischen Einkauf getrennt. Dadurch ist es den Unternehmen mglich, die Mitarbeiterzahl zu reduzieren und Kosten zu senken. Allerdings sind solche Vorhaben nur dann mglich, wenn Einkaufssysteme vorhanden sind, die die Flexibilitt besitzen, auf diese Art der Vernderung zu reagieren. Ziel ist, dass Anwender an allen Standorten mit denselben Systemen arbeiten und dadurch auf gemeinsame Stammdaten innerhalb der Organisation ohne groen Aufwand und Kosten zugreifen knnen. Auch sollten die Einkaufssysteme in der Lage sein, einen Merger und

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den damit verbundenen Zusammenschluss zweier Einkaufsorganisationen zu untersttzen. Die Systeme mssen so flexibel und offen sein, die neue Organisation schnell und kosteneffizient zu integrieren. Dies beinhaltet eine Abbildung der beiden Prozesse und die Begleitung zu einem einheitlichen Einkaufsprozess sowie die Integration des Einkaufs innerhalb der neuen Organisation. Gerade nach einem Merger kann es dazu kommen, dass zwei Bereiche nebeneinander existieren und erhalten werden mssen, da die IT-Systeme die neuen Prozessen nicht abbilden knnen. Ein weiterer Trend, mit dem sich Unternehmen beschftigen, ist die berlegung, den operativen Einkauf aus der Organisation auszugliedern und in einem Outsourcing Deal an einen externen Dienstleister zu vergeben. Bei diesem Vorgehen werden gerade manuelle Ttigkeiten ausgelagert, da man sich Kosteneinsparungen bei den Mitarbeitern erhofft. Der Dienstleister wird durch einen langjhrigen Vertrag an das Unternehmen gebunden und durch Service Level Agreements angehalten, einen gewissen Standard zu erfllen. Bei einem Outsourcing kann unterschieden werden zwischen der Auslagerung der Ttigkeiten oder der bernahme der Mitarbeiter. Prominente Unternehmen in Deutschland beinhalten zum Beispiel die Deutsche Bank oder Hochtief. Gerade beim Outsourcing ist es von Bedeutung, dass die Systemlandschaft flexibel genug ist, diese Prozessnderungen zu untersttzen. Im Idealfall sind die Schnittstellen zu dem neuen Dienstleister so gestaltet, dass der interne Anforderer oder Lieferant nicht bemerkt, dass die Bestellung von einem externen Dienstleister bearbeitet wird.

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Ein klassisches Beispiel fr eine organisatorische Vernderung und deren Auswirkung auf die Systemlandschaft ist die Zusammenlegung von mehreren Abteilungen mit dem Ziel, einen zentralen Bereich zu grnden. Oftmals finden sich hier historisch gewachsene Systeme wieder, die bei der Zusammenlegung IT-seitig einen erhhten Aufwand mit sich bringen. Wenn zum Beispiel diese Systeme stark auf die jeweiligen Bedrfnisse angepasst wurden, teilweise auch ohne eine berprfung durch die Berechnung eines Business Cases, kann die Zusammenlegung lnger und kostenintensiver werden als ursprnglich geplant. Dieses Dilemma htte im Vorfeld reduziert werden knnen, htten beide Abteilungen ihre Prozesse und Systeme nher am Standard ausgerichtet.

Fabian Bechara Fabian Bechara ist als Senior Consultant in der Gruppe Supply Management ttig. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Prozessoptimierungen, Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen innerhalb der Supply Chain. Gwendolin Garbe Gwendolin Garbe ist als Consultant in der Group Supply Management ttig. Zuvor studierte sie Informationsmanagement in Koblenz und Kopenhagen. Ihre Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung und Umsetzung von Prozess- und Applikationsstrategien, unter anderem im operativen und strategischen Einkauf.

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