M306

Kleinprojekte
im eigenen Berufsumfeld abwickeln
Modul-Skript, Teil 4:

Projektabschluss

23.5.2023

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Inhalt
1 Projektabschluss im Überblick....................................................................................................................................... 3
2 Qualitätssicherung extern.............................................................................................................................................. 4
3 Rechnung erstellen............................................................................................................................................................ 5
4 Qualitätssicherung intern............................................................................................................................................... 6
5 Warum Projekte scheitern.............................................................................................................................................. 7
5.1 Situation.................................................................................................................................................................... 7
5.2 Was ist Scheitern?.............................................................................................................................................. 7
5.3 Erste Anzeichen für ein gescheitertes Projekt.....................................................................................7
5.4 Ist dein Projekt noch zu retten?.................................................................................................................. 8
5.5 Welche Gründe lassen Projekte scheitern?.......................................................................................... 8
5.6 Ein Projekt würdevoll abbrechen.............................................................................................................. 10
6 Software (Zusammenfassung)..................................................................................................................................... 11
6.1 Verwendete Software....................................................................................................................................... 11
ProjectLibre............................................................................................................................................................................................................. 11
CryptPad.................................................................................................................................................................................................................. 11
OpenTTD................................................................................................................................................................................................................... 11
6.2 Nutzung, Lizenzen............................................................................................................................................... 11
6.3 Download-Verifikation.................................................................................................................................... 12

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1 Projektabschluss im Überblick
In der Abschlussphase eines Projekts werden folgende Punkte abgehandelt:

Abnahme des Projektergebnisses durch den Kunden

 Produkt-/Resultatepräsentation
 Kundenschulung (zum Beispiel bei Webseiten)
 Feedback (Kunde – Projektteam)
> Qualitätssicherung extern
 Rechnungsstellung

Interner Ablauf
 Sinnvolle, gut strukturierte und nachvollziehbare Ablage der Projektdaten auf MS Teams
und/oder im Projektordner auf dem File-Server (Z:), gemäss Absprache mit dem/der LB
 Projektpräsentation intern (im Timeout)
 Hinweis und Zusammenstellung von Informationen zuhanden der Abteilung «Kommunikati-
on und Marketing» zwecks Aufbereitung von Beiträgen (Social Media, SBW-Website)
 Projektabschlusssitzung, Kick-Out-Meeting (was war gut, was nicht gut?)
> Qualitätssicherung intern

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2 Qualitätssicherung extern
Die Qualitätssicherung ist ein wichtiger Bestandteil des Verbesserungsprozesses. Nur mit
Feedback und Reflexion erhalten wir Informationen dazu, wie wir die Qualität (Abläufe, Arbei-
ten, Verhalten usw.) verbessern können.

Folgendes Formular übergeben wir deshalb dem Kunden (Aussenwahrnehmung) bei der Ab-
schlusssitzung: 99 Qualitätssicherung - Form.pdf

Du findest es auf dem Firmenserver: Z:\Neue Medien\PLC\PLC-Projektvorlagen\00 Formulare

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3 Rechnung erstellen
Nach der Resultatepräsentation, einer eventuellen Kundenschulung und dem Einholen des
Kundenfeedbacks steht ein grosser Moment an: Es ist jetzt angebracht, deine/eure Leistungen
dem Kunden in Rechnung zu stellen.

Um die Rechnung zu erstellen, benötigst du:

 Den offerierten Betrag

 Das Controlling (Stundenzusammenfassung des Teams)

In der Offerte (unter Konditionen) gibt es eine Klausel die besagt, dass der Endbetrag +/- 10%
von der offerierten Summe abweichen kann (exkl. Mehrwertsteuer):

Fasse nun die erfassten Stunden des Projektteams zusammen und erstelle anhand von diesen
Informationen eine Abschlussrechnung.

Vorlagen zur Abschlussrechnung findest du unter Z:\Neue Medien\PLC\PLC-Projektvorlagen,

nämlich:

 04 Projektabschluss Begleitbrief.dotx
 04 Rechnung mit MwSt_Begleitbrief.dotm

Eine Rechnung enthält immer:

 Rechnung
 Begleitbrief

Bei der Schlussrechnung addieren wir immer noch eine Mehrwertsteuer von 7,7%.

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4 Qualitätssicherung intern
Neben der externen Qualitätssicherung (kundenseitig) ist auch die interne Qualitätssicherung
wichtig. Hier wird die Zusammenarbeit im Team reflektiert. Es wird ebenfalls geprüft, ob die ge-
steckten Ziele erreicht wurden.

Für die interne Qualitätssicherung verwenden wir folgendes Formular:

PLC-ADM-QM_Projektteambeurteilung_formular.pdf

Du findest es auf dem Firmenserver: Z:\Neue Medien\PLC\PLC-Projektvorlagen\00 Formulare

Projektleiter und Coach füllen das Formular aus und besprechen es anschliessend mit den
Projektmitarbeitern.

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5 Warum Projekte scheitern

Wenn sich dein Projekt auf der Zielgeraden befindet oder bereits die Phase des Projektab-
schlusses ansteht, darfst du dich freuen. Denn dass du mit deinem Vorhaben soweit gekom-
men bist, ist nicht selbstverständlich: Immer wieder mal kommt es vor, dass ein Projekt schei-
tert. An dieser Stelle möchten wir uns deshalb noch anschauen, was es mit dem Scheitern von
Projekten auf sich hat – ein Thema, über das man häufig ungern nachdenkt und spricht.
Die Gedanken dieses Kapitels stammen aus dem Artikel «Warum Projekte scheitern – und wann Sie als Projektleiter
‹Stopp!› sagen müssen» von Martina Eckermann der Firma Management Circle (https://www.managementcircle.de/
blog/projekte-scheitern.html, 5.4.2023).

5.1 Situation

Aufgeben oder weitermachen? Diese Frage stellen sich viele Projektleiter im hektischen Alltag.
Denn auch wenn viel Herzblut im Projekt steckt: Hunderte von Arbeitsstunden, Tausende von
E-Mails, eine nicht zählbare Anzahl an Meetings und Unsummen von Geld können am Ende
nicht darüber hinwegtäuschen, dass ein Projekt manchmal am Ende ist.

Wann lohnt es sich, weiterhin Energie für sein Projekt aufzubringen? Wann ist das Festhalten
an der ursprünglichen Idee noch sinnvoll? Wie gestehst du dir das Scheitern ein? Und: Wie
stoppst du das Projekt dann, ohne dein Gesicht zu verlieren?

Zum Trost: Fast jedes Unternehmen hat früher oder später ein Projekt, dass zwar von der Idee
her gut gemeint war, sich aber mit der Zeit als einfach nicht umsetzbar entpuppt hat.

5.2 Was ist Scheitern?

Als Scheitern wird das Nichterreichen von gesetzten Zielen aufgrund von Störfaktoren be-
zeichnet. Ein Projekt wird grundsätzlich durch vier Vorgaben definiert: Die Zielvorgaben, die er-
forderlichen Ressourcen, die Abgrenzung zu anderen Projekten und die Organisation des Pro-
jekts.

Ein Projekt kann dann als gescheitert betrachtet werden, wenn es entweder vorzeitig abgebro-
chen wurde oder mindestens eine der vier genannten Bedingungen nicht erfüllt werden konn-
te – und das bedeutet: auch ein abgeschlossenes Projekt kann gescheitert sein.

5.3 Erste Anzeichen für ein gescheitertes Projekt

Die ersten Mitglieder des Projektteams kommen ins Grübeln: Lohnt sich die Weiterführung des
Projekts wirklich noch? Gleichzeitig fragt sich die Nachbarabteilung vielleicht: Warum gibt es
dieses Projekt überhaupt? Und zwischenzeitlich stellst du selbst fest, dass dein Projekt eigent-
lich nur noch eines ist: eine ziemliche Ressourcenverschwendung. Kurz: Es entsteht Unruhe,
sobald es um dein Projekt geht. Und spätestens zu diesem Zeitpunkt solltest du dich ernsthaft
fragen, ob dein Projekt noch Sinn macht.

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5.4 Ist dein Projekt noch zu retten?

Eventuell kommst du mal an den Punkt, an dem du dich fragst, warum du an deinem Projekt
festhältst. Um in diesem Fall objektiv zu beurteilen, ob es noch Hoffnung gibt, helfen dir viel-
leicht diese Fragestellungen:

 Gefährden neue interne oder externe Entwicklungen dein aktuelles Projekt?

 Sind deine Projektziele vielleicht zu ehrgeizig und damit sogar utopisch?
 Ist die Teamarbeit im Projektteam wirklich noch effizient?
 Gibt es sichtbare Fehler im Zeitplan, die du nicht mehr korrigieren kannst?
 Kannst du noch interne oder externe Berater hinzuziehen, oder ist es bereits zu spät?

5.5 Welche Gründe lassen Projekte scheitern?

Egal, ob es sich um grosse oder kleine Projekte handelt, ob es interne Prozesse oder externe
Kundenwünsche betrifft – Projekte scheitern am Ende meist aus ähnlichen Gründen. Leider ist
die Liste nicht gerade kurz. Hier einige der häufigsten Gründe:

Aufkommende Scham
Einer der Hauptgründe für das Festhalten an wackelnden Projekten ist Scham. Dieser Um-
stand führt dazu, dass Projekte nicht rechtzeitig kritisch besprochen werden und damit nicht
wieder auf die richtige Bahn geführt oder beendet werden. Das ist ein Stück weit verständlich,
schliesslich möchte kaum ein Projektleiter zugeben, dass er sein Projekt nicht abschliessen
kann. Das liegt daran, dass es in vielen Unternehmen noch an einer positiven Fehlerkultur
mangelt.

Scheitern sollte keine Schande sein, solange du alles gegeben haben. Viele Erfindungen unse-
rer Zeit sind durch gescheiterte Projekte entstanden. Heisst also, wenn ein Projekt aus deiner
Sicht keinen Sinn mehr macht, musst du den Mut aufbringen, seine Einstellung zu empfehlen.

Unklare Zielsetzung
Ziele sollten grundsätzlich spezifisch formuliert werden, messbar und erreichbar sein, attraktiv
erscheinen und eine klare Zeitvorgabe haben. Kurz gesagt, Ziele müssen nach der SMART-Me-
thode festgelegt werden. Nimm dir für den Punkt der Zielsetzung vor dem Projektstart beson-
ders viel Zeit. Das ist meist schon die halbe Miete, um zu verhindern, dass Projekte scheitern.

Zeitliche Planung
Wackelt der Zeitplan, weil Deadlines unterschätzt oder unrealistisch gesetzt wurden, können
einzelne Meilensteine nicht erreicht werden, es braucht mehr Ressourcen, um wieder auf Spur
zu kommen und das bringt zusätzliche Kosten mit sich – kurz gesagt, der Teufelskreis beginnt
und das Projekt kann zum Scheitern verurteilt sein, bevor es richtig angefangen hat.

Mangelhafte Kommunikation
Sorge zu jeder Zeit und in jedem Schritt deines Projekts für Transparenz und einen kontinuier-
lichen Informationsfluss.

Siehe auch Projektstatusbericht im Teil 2 des Modul-Skripts.

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Interne Konflikte
Viele Projektmitarbeiter haben nicht gelernt, wie sie diplomatisch und wertschätzend kommu-
nizieren, wie sie Konflikte vermeiden, geschweige denn, wie sie entstandene Konflikte entschär-
fen und für alle Seiten zufriedenstellend lösen. Hier ist eine objektive Meinung gefragt, die von
dir als Projektleiter verlangt wird.

Wenn die Meinungen festgefahren sind, werden die Beteiligten nicht mehr in der Lage sein,
sich von ihrer Sichtweise abbringen zu lassen. Sie sind befangen: Das Marketing hängt bei-
spielsweise an seiner Idee, die Geschäftsleitung mag die Zahlen aber nicht und die IT sagt, dass
sie das Projekt nicht umsetzen kann. Mit hinein spielen oftmals eine gewisse Sturheit, vielleicht
sogar Vorurteile, Überheblichkeit oder ähnliches.

Falsche Kalkulation
Die anfängliche Kalkulation für dein Projekt ist eine reine Schätzung. Über eine lange Laufzeit
kann es schon mal zu Veränderungen kommen und damit zu einer Abweichung von deiner ur-
sprünglichen Kalkulation.

Schlechte Tools
Projekte scheitern auch gerne, weil auf die falschen Tools und damit schlechte technische
Voraussetzungen gesetzt wird. Überlege dir zu Beginn gut, ob die vorhandenen Möglichkeiten
in deinem Team oder Unternehmen ausreichen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Fehlende Kompetenz
Wenn du für die Zusammenstellung des Projektteams verantwortlich bist, solltest du darauf
achten, dass sich die Teammitglieder gut ergänzen. Es bringt dir nichts, wenn du zwar viel
Fachkompetenz aber keine Sozialkompetenz oder Teamfähigkeit unter den Mitarbeitern hast,
denn dann werden sich die Teammitglieder gegenseitig weder motivieren noch unterstützen.
Gleichzeitig bringt es dir nichts, wenn du zwar absolute Teamplayer, aber nicht die nötige Fach-
kompetenz im Team hast.

Unklare Rollenverteilung
Auch eine unklare Rollenverteilung kann zum Scheitern deines Projektes führen. Kommuniziere
daher von Anfang an, welches Teammitglied was zu tun hat und was du von ihm erwartest. So
kannst du Missverständnisse vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen.

Keine Reflexion
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, ob erfolgreich oder nicht, solltest du dieses immer noch
einmal Revue passieren lassen. Doch oftmals wird genau das vernachlässigt.

Erstelle für dich eine Liste mit allen Dingen, die deiner Meinung nach gut gelaufen sind und die
du daher bei zukünftigen Projekten ebenfalls berücksichtigen willst. Anschliessend erstelle eine
zweite Liste mit allen Punkten, die aus deiner Sicht nicht optimal gelaufen sind und ergänze
Verbesserungsvorschläge. Aus beiden Listen mache dir dann eine Checkliste, die du für alle
kommenden Projekte zu Rate ziehen kannst.

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5.6 Ein Projekt würdevoll abbrechen

Bild: https://www.theprojectgroup.com/blog/wp-content/uploads/2015/11/2015-11-25-Kompass-PM.jpg (5.4.2023)

Wenn es nun doch so weit kommt, dass es nicht mehr weitergehen kann, fragst du dich zu
Recht: Wie? Damit du dein Projekt würdevoll beenden und auch deinem Management und dei-
nem Projektteam das Scheitern erklären kannst, empfehlen wir die folgenden Schritte:

 Gestehe vor deinem Management und dem Projektteam das Scheitern des Projekts ein.
 Nenne die Kriterien, weshalb du das Projekt stoppen willst.
 Zeige die negativen Konsequenzen auf, die ein Weiterführen des Projekts mit sich bringen
würden – Explosion von Kosten, Verschwendung wertvoller Ressourcen, etc.
 Gib allfällige Fehlentscheidungen offen zu.
 Benenne die Leistungen, die schlecht oder unzureichend verlaufen sind.
 Appelliere an die Führungsetage, dass Scheitern zum Vorankommen mit dazugehört.
 Betraue die Teammitglieder des Projektteams mit neuen Aufgaben, damit diese sich wert-
geschätzt fühlen, direkt etwas Neues übernehmen zu dürfen.

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6 Software (Zusammenfassung)
6.1 Verwendete Software

Hier nochmals eine Auflistung der Software, der wir in diesem Modul begegnet sind.

ProjectLibre
ProjectLibre ist eine Anwendung für klassisches Projektmanagement. Die aktuelle Version be-
inhaltet u.a. folgende Funktionen:

 Gantt-Diagramme
 Netzplan-Diagramme
 Ressourcenstrukturpläne
 Projektstrukturpläne
 Import/Export von Microsoft-Project-2010-Dateien
 Drucken und PDF-Export (ohne Restriktionen)
Projektwebseite: https://www.projectlibre.com/ (5.3.2023)

CryptPad
CryptPad.fr – Offizielle Instanz von CryptPad, der durchgängig verschlüsselten und quelloffe-
nen Collaboration-Suite, verwaltet durch das CryptPad-Entwicklungsteam. CryptPad bietet
verschiedene Office-Anwendungen, u.a. auch Kanban-Boards.

https://cryptpad.fr/index.html (4.4.2023)
https://cryptpad.fr/kanban/ (4.4.2023)

Achtung: Im Gast-Modus erstellte Dokumente werden nach 90 Tagen ohne Aktivität gelöscht!

OpenTTD
OpenTTD is an open source simulation game based upon the popular Microprose game
«Transport Tycoon Deluxe», written by Chris Sawyer. It attempts to mimic the original game as
closely as possible while extending it with new features.

https://www.openttd.org/ (21.2.2023)

OpenTTD Wiki: https://wiki.openttd.org/de/Main Page (21.2.2023)

6.2 Nutzung, Lizenzen

Die Software, die wir in diesem Modul verwendet haben, ist allesamt Freie Software.

Das «frei» in Freie Software steht für Freiheit, nicht für den Preis. Freie Software garantiert
ihren Nutzerinnen und Nutzern die vier grundlegenden Freiheiten. Ist nur eine dieser Freiheiten
nicht gegeben, ist eine Anwendung als proprietär und damit als unfrei anzusehen.

Die vier Freiheiten:

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 Verwenden
Freie Software darf für jeden Zweck genutzt werden und ist frei von Einschränkungen wie
dem Ablauf einer Lizenz oder willkürlichen geografischen Beschränkungen.
 Verstehen
Freie-Software-Code darf ohne Vertraulichkeitsvereinbarungen oder ähnliche Einschrän-
kungen von allen untersucht und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
 Verbreiten
Freie Software darf praktisch kostenfrei kopiert und weitergegeben werden.
 Verbessern
Freie Software darf beliebig modifiziert und angepasst werden. Verbesserungen dürfen
weitergegeben werden.
Quelle und weitere Infos: https://fsfe.org/freesoftware/ (5.4.2023)

6.3 Download-Verifikation
Um sicherzustellen, dass die Installationsdatei beim Herunterladen nicht verändert wurde
(oder ein «Man In The Middle» einem nicht eine Schadsoftware anstelle der gewünschten An-
wendung unterjubelt), hatten wir die Downloads der Software jeweils kurz überprüft.

Hierzu die Checksumme (z.B. «SHA256») der heruntergeladenen Installationsdatei anzeigen/

berechnen und mit der genannten Checksumme auf der Website vergleichen (die ersten 4–5
Zeichen am Anfang und Schluss der Checksumme). Eine Software erst installieren, wenn die
beiden Checksummen übereinstimmen!

Ausführliche Anleitungen finden sich in den anderen Teilen des Modul-Skripts.

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