Finance with SAP – Modul 1 - Einführung

Master of Science Informatics – SAP-based Business Applications

Lecturer:
Prof. Dr. Andreas Krüger
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Lernziele durch Klicken bearbeiten

Am Ende des Semesters ….

✓ haben Sie einen sehr guten Überblick über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Problemstellungen erlangt,
die in einem Industrieunternehmen in der Buchhaltung und im Controlling relevant sind.
✓ verstehen Sie die Möglichkeiten, die zentralen Problemstellungen im Finance und Accounting-Bereich mittels
moderner ERP-Systeme zu lösen und die entsprechenden Prozesse zu automatisieren.
✓ haben Sie SAP S/4HANA Financials umfassend konfiguriert, sowie die relevanten Abläufe aus Anwender- und
Beratersicht getestet. Sie haben gelernt, konkrete Probleme der Unternehmenspraxis in S/4HANA zu lösen. Sie
verfügen daher über vertiefte Systemkenntnisse der SAP S/4HANA Financials Lösung.

✓ können Sie das erlangte Fachwissen in einer 90-minütigen schriftlichen Prüfung unter Beweis stellen.
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Der Kurs im Überblick

Modul Inhalt (Ausschnitt)

Einführung • Rechtliche Grundlagen zu FICO in S/4HANA
• Die Rolle von SAP Financials in S/4HANA
• Warm-up zur Buchhaltung
• Vorstellung des Beispielunternehmens

Zentrale • Organisationsobjekte in S/4

Datenstrukturen in S/4 • Von Berichtsstrukturen zur Konfiguration einer Unternehmensorganisation
• Zentrale Berichts-Hierarchien
• Business Partner im FICO-Kontext
• Die Bedeutung des Materialstamms für Finance und Controlling

General Ledger • Kontenplan und Sachkonten

Grundlagen • Geschäftsjahresvarianten
• Die Ledger-Logik in S/4
• Währung und Währungsumrechnung
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Der Kurs im Überblick

Modul Inhalt (Ausschnitt)

Accounts Payables – • Integration des klassischen P2P-Prozesses in FICO
Kreditorenbuchhaltung • Kontenfindung und Materialbewertung
• Handhabung von Bezugsnebenkosten
• Möglichkeiten und Herausforderungen der Prozess-Automatisierung

General Ledger – • Belegsplit und Belegvererbung

Fortgeschrittene • Abgrenzungen / Accruals Management
Themen • Cash Analyzer = Liquiditätsvorschau
Accounts Receivables – • Integration des klassischen O2C-Prozesses in FICO
Debitorenbuchhaltung • Erlöskontenfindung
• Fragen der Umsatzrealisierung (IFRS15)
Bankbuchhaltung • Einrichten von Hausbanken und Bankkonten
• Integration mit dem Online-Banking
• Clearing von Einzahlungen

Anlagenbuchhaltung • Konfiguration von Anlagenklassen – Bewertungsbereichen – Abschreibungsschlüsseln

• Durchführung klassischer Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
• Berichte der Anlagenbuchhaltung
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Der Kurs im Überblick

Modul Inhalt (Ausschnitt)

Lease-Accounting • Unterschied HGB / IFRS (IFRS16) im Umgang mit Leasing
• SAP REFX
• RoU Assets und Integration mit der Anlagenbuchhaltung

Periodenabschlüsse • Ablauf und Aufgaben eines klassischen Periodenabschlusses in FICO

• Handhabung von Wechselkursen
• Berichtsstrukturen (Bilanz / GuV)
• Standard-Berichte in S/4HANA
Herausforderungen in • Incoterms - Materialbewertung - Wechselkurse
der Logistik-Integration • Reihengeschäft – Streckengeschäft
• Werke im Ausland
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Der Kurs im Überblick

Modul Inhalt (Ausschnitt)

Kostenverrechnungen • Umlagen – Verteilungen – Umbuchungen
• Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
• Verrechnungen im Konzern

Produktkosten • Kalkulationsschema - Kalkulationsvarianten

kalkulieren

Ergebnisanalyse • Aufgaben und Inhalte der Margin Analysis CO-MA

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Rechtliche Grundlagen

HGB § 238 Buchführungspflicht

Früher war das Erfüllen der
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Buchführungspflichten eine Aufgabe, die
Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen eine große Anzahl von „Buchhaltern“ bzw.
ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so „Buchhalterinnen“ beschäftigte.
beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener
Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens Heute sollte ein modernes Unternehmen
vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und seine IT-Systeme daher so aufbauen, dass
Abwicklung verfolgen lassen. die Buchführungspflichten automatisch
erfüllt werden. Ein manueller Eingriff durch
(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe Mitarbeiter der Buchhaltung sollte eher
der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe eine Ausnahme sein.
des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.
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Rechtliche Grundlagen
HGB § 239 Führung der Handelsbücher

(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen
Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen.
Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Das automatische „Buchführen“ mittels
Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. eines integrierten ERP-Systems hat den
Vorteil, den Anforderungen von §239 (2)
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen direkt gerecht zu werden.
vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
§239 (3) hat eine Auswirkung darauf, wie
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden,
Daten in einem ERP-System gespeichert
dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen
werden. Buchungssätze werden nie
dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie
gelöscht! Frage: Wie erfolgt dann eine
ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Korrektur im Falle von Fehlern?
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der
geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden,
soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten
Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der
Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf
Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der
Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener
Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.
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Rechtliche Grundlagen

HGB § 242 Pflicht zur Aufstellung

(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines Die absolute Mindestanforderung an ein
jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden integriertes ERP-System besteht also darin,
darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die auf möglichst einfache Art und Weise und
Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften möglichst zu jedem Zeitpunkt eine Bilanz
entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen. und eine GuV erzeugen zu können.
(2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Gegenüberstellung der
Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung)
aufzustellen.

(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

(4) Die Absätze 1 bis 3 sind auf Einzelkaufleute im Sinn des § 241a nicht anzuwenden.
Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen nach Satz 1 schon ein, wenn die
Werte des § 241a Satz 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht
überschritten werden.
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Financials als der Kern einerKlicken
SAP ERPbearbeiten
Lösung

◦ Ein zentraler Vorteil eines ERP-Systems

besteht in der kaufmännischen
Transparenz des Unternehmens.
◦ Die betriebswirtschaftlichen Bilanz Management
Auswirkungen der Vorgänge im GuV Reports
Unternehmen sind jederzeit ersichtlich.
◦ Hierzu verfügen die meisten Module MM SD
Financials
eines ERP-Systems über eine direkte
Integration zum Finanzwesen.
◦ Das Finanzwesen bildet daher den Kern FI CO
eines SAP-Systems.
◦ Der „Königsweg“ einer SAP-
Implementierung beginnt mit der
PP
Einführung von SAP FICO. HCM
◦ Ein Grundverständnis von SAP FI ist
auch für die Implementierung anderer
Module hilfreich, z.T. sogar notwendig. Weitere
(Sub-)Module
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Die Veranstaltung führt uns also in den kaufmännischen

Kernbereich jeder SAP-Lösung: SAP Financials.

Bilanz, GuV, Management

Die Module FI (Finanzbuchhaltung) und CO (Controlling) sind
Journal, Reports
dafür zuständig ….
Anlagespiegel

Einkauf Vertrieb - den gesetzlichen Buchhaltungspflichten nachzukommen

Financials
- die gesetzliche Verpflichtung des Aufstellens eines
Jahresabschlusses zu erfüllen
FI CO - das Management mit Berichten zur Performance des
Unternehmens zu versorgen

Produktion Personal  Fast alle SAP-Module (heute „Lines of Business (LOB)“

stehen mit FI in Verbindung
 FI-Kenntnisse sind für SAP-Berater und SAP-Anwender
Weitere sehr wichtig
(Sub-)Module
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SAP S/4 Financials durch Klicken bearbeiten
im Überblick

SAP Financials – SAP HANA Datenbank

• SAP HANA ist eine Entwicklungs- und Integrationsplattform von SAP für Softwareanwendungen, die im Kern aus einem relationalen
Datenbankmanagementsystem (RDBMS) besteht und OLAP- und OLTP-Landschaften in einer gemeinsamen In-Memory-Datenbank kombiniert.
• SAP HANA verfügt über ein innovatives technisches Speicherkonzept: Verbindet zeilen- und spaltenbasierte Speicherung
• Es handelte sich dabei um eine Kombination aus Hardware und Software („Application“), die mit Hilfe der In-Memory-Technik den gegenüber der
Festplatte erheblich schneller zugreifbaren Arbeitsspeicher des Computers zur Datenspeicherung nutzt. Verglichen mit herkömmlichen
Anwendungen ermöglicht sie Auswertungen großer Datenmengen mit höherer Performance. Heute ist SAP HANA mit verschiedener Hardware
und auch virtualisiert verwendbar.

• Schrittweise wurden von SAP existierende Lösungen so umgebaut, dass sie auf HANA arbeiten können und von der erheblichen
Geschwindigkeitssteigerung profitieren konnten: Beispiel: BW on HANA
• Später wurden die bestehenden Lösungen schrittweise umgebaut, um nicht nur auf der neuen Datenbank arbeiten zu können, sondern deren
Funktionalität unmittelbar in der Applikation zu nutzen. Die neuen Produkte sind also für HANA gebaut. Sie können nicht mehr ohne HANA
arbeiten: BW/4 HANA, S/4 HANA
• SAP HANA ist die Datenbank, die SAP S/4HANA unterstützt.
• Daten müssen nicht mehr in ein separates System übertragen werden. Operative und analytische Anwendungen nutzen dieselben Tabellen, so
dass Daten in Echtzeit und für jeden Detaillierungsgrad verfügbar sind.
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SAP S/4 Financials durch Klicken bearbeiten
im Überblick

SAP Financials – SAP S/4HANA

• SAP S/4HANA ist kein Einzelprodukt, sondern umfasst viele Anwendungen. Neben dem Kern können weitere Komponenten aktiviert werden.
• SAP S/4 HANA Enterprise Management ist der Ausgangspunkt. Diese Komponente wird auch als der vereinfachte Kern bezeichnet und kann als
Ersatz für SAP ERP betrachtet werden. Hier sind die Kernprozesse verfügbar, wie Order-to-Cash (O2C) , Purchase-to-Pay (P2P), Record-to-Report
(R2R) usw.
• Integration in Geschäftsbereichslösungen
und Verfügbarkeit von branchenführenden Lösungen.
• Principle of One: Für jeden Prozess bzw. jede Aufgabe
soll es im Lösungsportfolio genau eine (!) Lösung
geben. Diese soll so flexibel integrierbar sein,
dass sie an allen relevanten Stellen genutzt
werden kann.
• SAP S/4HANA wird nativ und speziell für die
Ausführung auf der SAP-HANA-Plattform erstellt.
• Starker Prozess-Fokus: Es kommt darauf an,
Prozesse unabhängig von Abteilungsgrenzen und
Fachbereichen ideal zu unterstützen. Daher wurden
auch neue Funktionalitäten in die Kernlösung
integriert, die zuvor Bestandteil separater
Produkte waren.
• Neues Frontend: Fiori Apps statt Transaktionen
in der GUI
Titelmasterformat durch
S/4 HANA – Prozesse stattKlicken bearbeiten im Fokus
Funktionsbereiche
Titelmasterformat durch
S/4 HANA – Prozesse stattKlicken bearbeiten im Fokus
Funktionsbereiche
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SAP S/4 Financials durch Klicken bearbeiten
im Überblick

SAP Financials

SAP FI = Externes Rechnungswesen SAP CO = Internes Rechnungswesen

Bilanz / GuV (u.a.) pro Buchungskreis / Management-Reports auf Kostenstellen, Umfassende

Profit Center / Segment Projekten etc. Ergebnis-Analysen

Universal Journal

• SAP S/4HANA integriert die Anforderungen und Funktionalitäten des externen und internen Rechnungswesens in der
Line-of-Business SAP Financials
• Die technologische Basis von SAP Financials bildet eine zentrale Datenbanktabelle „Universal Journal“
• Auf Grundlage dieser Tabelle werden alle zentralen Berichtsbedarfe erfüllt, vom externen Jahresabschluss bis zu internen Controlling-
Berichten.
• Wichtig: Auch wenn die Datenhaltung zentralisiert ist, so müssen dennoch für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Komponenten
eingerichtet werden (siehe Folgefolien). Sie manipulieren immer einen bestimmten Ausschnitt des Universal Journal.
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SAP S/4 Financials durch Klicken bearbeiten
im Überblick

SAP Financials – Universal Journal mit neuer Tabelle ACDOCA (ACounting DOCuments Actual)

• Mit der Einführung von S/4HANA ergeben sich im internen und externen Finanzwesen grundsätzliche Änderungen. Die Basis hierfür bildet
das neue Datenmodell unter S/4HANA, wodurch Daten aus den beiden bislang in unterschiedlichen Tabellen abgelegten Modulen nun
gemeinsam in einer zentralen Bewegungsdatentabelle – dem Universal Journal (Tabelle ACDOCA) – gespeichert werden.
Dadurch entsteht ein zentraler Datenpool relevanter Geschäftsdaten.
• Diese Zusammenführung der Daten zu der „Single Source of Truth“ hat Auswirkungen auf eine Vielzahl von Prozessen und Einstellungen im
Finanzwesen und Controlling, sowie auf das zugehörige Berichtswesen
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S/4 Financials – Eindurch
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Überblick über die wichtigsten Komponenten

SAP FI SAP CO

Bilanz / GuV (u.a.) pro Buchungskreis / Management-Reports auf Kostenstellen,

Segment / Profit Center Projekten etc.

Produktkosten-
Hauptbuch 5
1
Kalkulation
„General Ledger“ 2
Gemeinkosten- CO-PC
FI-GL
Controlling
3 CO-OM

4 Margin Analysis Umsätze

CO-MA
6

Umfassende Ergebnis-Analysen
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S/4 Financials – Eindurch
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Überblick über die wichtigsten Komponenten
SAP FI
Bilanz / GuV (u.a.) pro Buchungskreis /
Segment / Profit Center
Hauptbuch
1
„General Ledger“
FI-GL
1 Alle relevanten Geschäftsvorfälle
werden manuell oder automatisiert
auf Sachkonten im Kontenplan
2 Als relevant markierte Sachkonten
erfasst.
werden dabei automatisch ins
Controlling übernommen. Sie bilden
dort „Primäre Kostenarten“.
Die Zuweisung erfolgt auf
„Kontierungsobjekte“, v.a.
Kostenstellen und WBS-Elemente
bzw. auf Produkte.
SAP CO
5 SAP stellt Kalkulationsvarianten bereit,
Management-Reports auf Kostenstellen,
um die Kosten der Produkte nach unter-
Projekten etc.
schiedlichen Methoden zu kalkulieren
(Bilanz, internes Controlling….).
Produktkosten-
5
Kalkulation
2
Gemeinkosten- CO-PC
Controlling
3 CO-OM
4 Margin Analysis
CO-MA Umsätze
3 Im Controlling können bei Bedarf
weitere (kalkulatorische) Kosten ergänzt 6
4
werden.
Im Controlling erfolgt nun die
Kosten und Erlöse werden
unternehmensinterne Verrechnung
Auswerte-Attributen
von Kosten und Leistungen zwischen
zugewiesen. Daher ist eine
Kosten-
flexible Margin-Analyse
stellen bzw. auf Produkte und
(ehemals CO-PA) möglich.
Prozesse.
Hinweis: Auch eine Verrechnung Umfassende Ergebnis-Analysen
zwischen Profit Centern ist möglich
(Profit Center Accounting – PCA).
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S/4 Financials – Eindurch
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Überblick über die wichtigsten Komponenten

SAP FI

Bilanz / GuV (u.a.) pro Buchungskreis /

Segment / Profit Center

Detailberichte, z.B. Anlagenspiegel, Kreditoren- oder Debitorenlaufzeiten etc.

Hauptbuch
„General Ledger“
FI-GL

1 Neben dem Hauptbuch existieren

eine Reihe von detaillierten Nebenbuch Nebenbuch Nebenbuch Nebenbuch Nebenbuch
Nebenbüchern. Kreditoren- Debitoren- Anlagen- Bank- Vorräte /
Diese erfassen spezifische buchhaltung buchhaltung buchhaltung buchhaltung Material
Geschäftsvorfälle. Sie bilden die FI-AP FI-AR FI-AA FI-BL FI-ML
Integrationspunkte zu anderen LOBs
wie dem Einkauf oder Vertrieb

2 Buchungen im Nebenbuch werden

direkt im Hauptbuch auf
dezidierten Abstimmkonten 1 1

„mitgebucht“.
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S/4 Financials – Eindurch
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Überblick über die wichtigsten Komponenten

SAP FI

Bilanz / GuV (u.a.)

Steuer-Bilanz Lokaler Abschluss z.B. IFRS / PoC etc.
nach HGB

Hauptbuch - „General Ledger“ - FI-GL

2

Führendes
Nicht - Führende(s) Ledger:
Ledger:
HGB Tax-Ledger Local-Ledger ….-Ledger

1 1 1 1

1 Das Hauptbuch selbst kann in verschiedene Bücher unterteilt werden, um gleichzeitig unterschiedliche
Rechnungslegungsvorschriften zu unterstützen (= „Parallel Accounting“).
2 Für Buchungen nach GL ist dann zu definieren, wie diese sich in den unterschiedlichen Ledgern auswirken.
 Titelmasterformat
SAP ERP als flexibeldurch KlickenStandard-Software
anpassbare bearbeiten

Transaktionen / Apps im Frontend

◦ Stark modularer Aufbau.
◦ Wenig betriebswirtschaftliche Logik ist direkt
im SAP-Quellcode fixiert, stattdessen:
◦ Wo möglich und sinnvoll werden
Steuerungsparameter in transparenten
Tabellen gespeichert.
◦ Dies ermöglicht es, die Funktionsweise des
Systems kundenindividuell sehr stark
anzupassen.

Applikationsserver mit ABAP-Programmcode

Customizing-Tabellen

22
 Titelmasterformat
SAP ERP als flexibeldurch KlickenStandard-Software
anpassbare bearbeiten

Transaktionen / Apps im Frontend

Beispiel: Bilanzstruktur

◦ Jedes Unternehmen muss eine Bilanz

erstellen. Die grobe Struktur (Aktiv/Passiv) ist
dabei rechtlich vorgegeben und global
einheitlich.
◦ Aber die konkrete Bilanz sieht von
Unternehmen zu Unternehmen
unterschiedlich aus:
Angezeigte Bilanz je Buchungskreis
◦ Andere Kontenrahmen
◦ Andere rechtliche Rahmenregelungen
(HGB/IFRS/US Gaap/Dutch Gaap….)
◦ Im Customizing kann hinterlegt werden,
Applikationsserver mit ABAP-Programmcode
welche Konten in welchen Sektionen der
Bilanz für welches Tochterunternehmen und
welchen Accounting-Standard hinterlegt
sind.
Pflege von
Bilanzstrukturen
im Customizing

23
 Titelmasterformat durch
Customizing-Objekte Klicken bearbeiten
als Fundament der Geschäftsprozesse

Um Geschäftsprozesse in SAP ERP abbilden zu Transaktionsdaten = Einzelbelege

können, sind drei Arten von
Geschäftsobjekten erforderlich: z.B. Bestellung, Rechnung,
◦ Customizing-Daten bestimmen die Fertigungsauftrag, Kundenauftrag
grundsätzliche Funktionsweise des Systems.
Sie beeinflussen, wie ganze Kategorien von
Stammdaten
Objekten „funktionieren“.
◦ Nur wenige Anwender / Consultants sind z.B. Materialdaten, Kundendaten,
berechtigt diese Objekte zu ändern. Zuliefererdaten, Arbeitsplatzdaten,
◦ Änderungen haben gravierende Seiteneffekte Personaldaten, Sachkonten
und werden NIE auf dem Produktivsystem Pflege nur
Customizing-Daten
vorgenommen, sondern stets transportiert und durch speziell
vorab getestet.
◦ Änderungen erfolgen beim ursprünglichen
z.B. Materialarten, Kontenplan, berechtigte
Bilanzstruktur, Kostenstellenarten,
Aufbau des Systems und dann nur mehr
Kontenfindungslogik
User in SAP GUI
fallweise und projektbezogen.
Transaktion SPRO
◦ Änderungen im Life-Betrieb können zu
erheblichen Problemen führen und bedürfen Transparente Tabellen
daher einer genauen Transition-Planung.

24
 Titelmasterformat
Stammdaten durch Klicken bearbeiten

◦ Stamm-Daten sind die Grundlage für den

Transaktionsdaten = Einzelbelege
Ablauf von Geschäftsprozessen. Sie bilden
überdauernde Eigenschaften von Objekten z.B. Bestellung, Rechnung,
ab, die in einem Geschäftsprozess benötigt Fertigungsauftrag, Kundenauftrag
werden:
◦ Nur wenige Key-User sind berechtigt diese
Objekte anzulegen oder zu ändern. Stammdaten Pflege durch
◦ Änderungen haben potenziell Seiteneffekte auf berechtigte
z.B. Materialdaten, Kundendaten,
einzelne Transaktionen.
Zuliefererdaten, Arbeitsplatzdaten, Key User in
◦ Änderungen werden i.d.R. direkt auf dem Personaldaten, Sachkonten
Produktivsystem vorgenommen, u.U. aber
FIORI Apps
vorher auf QA getestet. Customizing-Daten
◦ Ein Transport von Stammdaten ist ebenfalls
möglich. z.B. Materialarten, Kontenplan,
Bilanzstruktur, Kostenstellenarten,
◦ Änderungen erfolgen beim ursprünglichen
Kontenfindungslogik
Aufbau des Systems und auch regelmäßig im
Betrieb.
◦ Da Änderungen Auswirkungen auf offene Transparente Tabellen
Geschäftsprozesse haben können, sind diese
kritisch zu evaluieren.
◦ Da Bewegungsdaten auf Stammdaten basieren,
lassen sich Stammdaten i.d.R. nicht einfach
25
löschen.
 Titelmasterformat durch
Bewegungsdaten bzw. Klicken bearbeiten
Transaktionsdaten

◦ Transaktions-Daten erfassen die laufenden Transaktionsdaten = Einzelbelege Tägliche

Geschäftsprozessen:
z.B. Bestellung, Rechnung,
Belegerfassung
◦ Der schreibende Zugriff auf ein ERP-System
durch einen Standard-User generiert Fertigungsauftrag, Kundenauftrag durch Anwender
Transaktions- bzw. Bewegungsdaten. in FIORI Apps
◦ Die Anzahl von Transaktionsdaten in einem
größeren ERP-System kann erheblich sein. Stammdaten

◦ Da Transaktionsdaten die Grundlage für z.B. Materialdaten, Kundendaten,

rechtlich bindende Berichte bilden (z.B.
Bilanz), werden Transaktionsdaten in einigen
Modulen nicht gelöscht. Bei Korrekturen
erfolgen vielmehr Gegenbuchungen /
Korrekturbelege.
◦ Beleginformationen werden z.T. manuell
durch den Anwender erfasst, z.T. aber auch
aus den beteiligten Stammdaten oder aus dem
Customizing abgeleitet.
Zuliefererdaten, Arbeitsplatzdaten,
Personaldaten, Sachkonten
Customizing-Daten
z.B. Materialarten, Kontenplan,
Bilanzstruktur, Kostenstellenarten,
Kontenfindungslogik

Transparente Tabellen

26
 Titelmasterformat
„Mein SAP stimmt durch
nicht“Klicken bearbeiten

Im Falle von Fehlern ist stets zu prüfen, Transaktionsdaten = Einzelbelege

wodurch diese ausgelöst wurden:
„In meinem SAP stimmt was nicht!“
◦ Fehlerhafte Eingaben eines Anwenders?
◦ Fehlerhafte Stammdaten?
Stammdaten-Fehler

o. eigenerstellten Programmen
Fehler in Exits, Modifikationen
◦ Fehlerhafte Customizing-Einstellungen? Falsche Attribute
◦ Eine Kombination aus den genannten Falsche Gültigkeitsintervalle
Fehlern? :
◦ Fehler aus individuellen Erweiterungen oder
Anpassungen der Applikation (z.B. Customizing-Fehler

Modifikations-
eigenerstellte Programme, eigene Codes Falsche Kontenzuordnung
und Exits) Falsche Validierungen
Falsche Ableitungen

Fehler
◦ SAP-Systemfehler
Falsche Berechnungen
:

SAP-Systemfehler
Bekanntes Problem in einem bestimmten Release (=
OSS?)
Neues Problem
:

27
Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten

Warm-up: Grundbegriffe der Buchhaltung in SAP

28
Titelmasterformat durch
Internes und externes Klicken bearbeiten
Rechnungswesen
Betriebliches Rechnungswesen
Externes Rechnungswesen
(Financial Accounting)
Aufgabe: Chronologische Erfassung aller
wirtschaftlich bedeutsamen
Geschäftsvorfälle, die sich auf das Vermögen,
Kapital und den Erfolg auswirken.
Ziel: Möglichst aktueller Überblick über die
Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des
Unternehmens.
Zielgruppe: Externe Interessenten
Orientierung an gesetzlichen Regelungen.
Basisgrößen: Aufwand und Ertrag +
Bestandsgrößen
„SAP FI“
SAP S/4HANA Financials: Financial Accounting
Internes Rechnungswesen
(Management Accounting)
Aufgabe: Unterstützung der Unternehmens-
führung durch Bereitstellung entscheidungs-
relevanter Informationen.
Ziel: Möglichst verursachungsgerechte
Analyse des Erfolgs des Unternehmens.
Preiskalkulationen, Investitionsrechnungen.
Zielgruppe: Interne Entscheider
Orientierung am Verursachungsprinzip und an
den Entscheidungsprinzipien des
Managements.
Basisgrößen: Kosten und Leistungen
„SAP CO“
SAP S/4HANA Financials: Management Accounting
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Harmonisierung desdurch Klicken bearbeiten
Rechnungswesens

Betriebliches Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen

(Financial Accounting) (Management Accounting)

- Einheitliche Datengrundlage für beide Rechnungen

- IFRS betrachtet auch im externen Rechnungswesen
die dem „Chief Operating Decision Maker“ regelmäßig
für Entscheidungs-zwecke zur Verfügung gestellten
Informationen als maßgeblich

 Immer weniger Gründe sprechen für eine strikte

Trennung
 Zunehmender Wunsch nach Harmonisierung
 SAP trägt dem mit dem „Universal Journal“
Rechnung

„SAP FI“ „SAP CO“

SAP S/4HANA Financials: Financial Accounting SAP S/4HANA Financials: Management Accounting
Titelmasterformat durch/Klicken
Konten und Kontenplan Kostenbearbeiten
und Erlösarten

Betriebliches Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen

(Financial Accounting) (Management Accounting)

• Buchungen erfolgen auf „Konten“

(engl.: Accounts).

• Der „Kontenplan“ (Chart of Accounts CoA)

umfasst alle im Buchungskreis bebuchbaren
Konten und sortiert diese thematisch.

Positionen des Kontenplans können
gleichzeitig Aufwands- bzw. Ertragskonten in
FI …
... und Kosten- oder Erlösarten in CO sein.
• Darüber hinaus gibt es in CO sekundäre
Kostenarten, die nicht in FI verwendet
werden. Diese müssen aber dennoch im
Kontenplan angelegt sein.

S/4 HANA Finance

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Technische Harmonisierung überbearbeiten
S/4 HANA

Betriebliches Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen

(Financial Accounting) (Management Accounting)

S/4 HANA Finance

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Bestands- und Erfolgskonten

Aktivkonten Passivkonten Bestandskonten

Soll Haben Soll Haben
= Bilanz
Anfangsbestand Abgänge Abgänge Anfangsbestand
+ Zugänge + Zugänge

„Mehr“ wird das Konto immer dann, wenn etwas auf die Seite gebucht wird, auf der das Konto in
der Bilanz steht.

Aufwandskonten Ertragskonten Erfolgskonten

= GuV
Soll Haben Soll Haben

Zugänge Abgänge Abgänge Zugänge

Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten
Buchungen von Bestandskonten

Aktivkonten Passivkonten Bestandskonten

= Bilanz
Soll Haben Soll Haben
Anfangsbestand Abgänge Abgänge Anfangsbestand
+ Zugänge + Zugänge

„Mehr“ wird das Konto immer dann, wenn etwas auf die Seite gebucht wird, auf der das Konto in der Bilanz steht.

z.B.: Konto „Bank“ = Aktivkonto

=> Soll-Buchung auf das Konto „Bank“ = Zunahme des Bankkontos

=> Haben-Buchung auf das Konto „Bank“ = Abnahme des Bankkontos

z.B.: Konto „Darlehensverbindlichkeiten“ = Passivkonto

=> Soll-Buchung auf das Konto „Darlehen“ = Abnahme der Darlehensverbindlichkeiten

=> Haben-Buchung auf das Konto „Darlehen“ = Zunahme der Darlehensverbindlichkeiten

Buchungssätze lauten immer „Soll an Haben“

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Buchungen von Bestandskonten

Aktivkonten Passivkonten Bestandskonten

= Bilanz
Soll Haben Soll Haben
Anfangsbestand Abgänge Abgänge Anfangsbestand
+ Zugänge + Zugänge

Was ist der Unterschied zwischen den folgenden beiden Buchungssätzen:

1.) Bank an Darlehen 10.000 €

2.) Darlehen an Bank 10.000 €

Was ist der Unterschied zwischen den folgenden beiden Buchungssätzen:

1.) Bank an Anlagevermögen (KfZ)10.000 €

2.) Anlagevermögen (KfZ) an Bank10.000 €

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Vorzeichenlogik in durch Klicken bearbeiten
ERP-Systemen

Aktivkonten Passivkonten Bestandskonten

= Bilanz
Soll Haben Soll Haben
Anfangsbestand Abgänge Abgänge Anfangsbestand
+ Zugänge + Zugänge

Der Kontostand (= „Saldo“) wird i.d.R. berechnet als „Soll minus Haben“.

Viele Buchhaltungssysteme (auch SAP) buchen daher Haben-Buchungen mit negativem,

„Soll-Buchungen“ mit positivem Vorzeichen.

Ein positives Kontensaldo hat daher je nach Kontenart sehr unterschiedliche Bedeutung !

• Was bedeutet ein positives Saldo (Soll-Saldo) bei einem Kassenkonto?

• Was bedeutet ein negatives Saldo (Haben-Saldo) beim Konto „Verbindlichkeiten aus LuL“?
Titelmasterformat durch
Vorzeichenlogik von Klicken bearbeiten
Erfolgskonten

Aufwandskonten Ertragskonten Erfolgskonten

= GuV
Soll Haben Soll Haben

Zugänge Abgänge Abgänge Zugänge

Erträge werden in Buchhaltungsprogrammen üblicherweise mit negativem Vorzeichen gebucht,

Aufwände mit positivem Vorzeichen.

Das Saldo aus Aufwänden und Erträgen ergibt den Jahresüberschuss des Unternehmens.

Was bedeutet ein negatives Saldo aus Aufwänden und Erträgen, d.h. ein negativer
Jahresüberschuss in Buchhaltungsprogrammen?

Überlegung hierzu: Auf welcher Seite der Bilanz erscheint der Jahresüberschuss?
Titelmasterformat
Zusammenhang GuV durch
undKlicken
Bilanz bearbeiten

Aufwandskonten Ertragskonten Erfolgskonten

Soll Haben Soll Haben = GuV

Zugänge Abgänge Abgänge Zugänge

Saldo-Betrag Saldo-Betrag

GuV-Konto

Soll Haben

Aufwände Erträge

Haben- Sollsaldo
saldo = = Verlust
JÜ

Bestandskonten
Eigenkapital
= Bilanz
Soll Haben

Verlust Gewinn
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Einführung in das fiktive Beispielunternehmen

Hinweis: Es handelt sich nur um Symbolbilder

39
 Titelmasterformat durch KlickenGmbH“
Einführung in die „SmartHome bearbeiten

• Bei unserem Beispielunternehmen handelt es sich um ein deutsches Traditionsunternehmen.

• Die „SmartHome Elektrogeräte GmbH“ bietet eine breite Palette an Haushalts-Elektrogeräten an. Die
mehr als 300 Artikel erstrecken sich über die folgenden Bereiche:
• Staubsauger
• Bügeleisen
• Küchen-Elektrogeräte (Toaster, Mixer, Mikrowellen, Wasserkocher etc.)
• Kühl- und Gefrierschränke
• Kaffeemaschinen
• Elektrogrills
• Haarpflege (Rasierer, Bartschneider, Fön, Lockenstäbe etc.)
• Die SmartHome gilt als preisgünstiger, aber qualitativ guter Hersteller. Man bewegt sich also im
unteren bis mittleren Preissegment.
• Aktuell wird die Ware in China produziert und in Europa verkauft. Manche Produkte werden selbst in
einem eigenen Tochterunternehmen in China produziert. Größtenteils erfolgt die Fertigung aber
durch Zulieferer, die ebenfalls in China ansässig sind und im Namen der SmartHome fertigen.

Hinweis: Es handelt sich nur um Symbolbilder

40
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Einführung in die „SmartHome bearbeiten

• Die Produkte der SmartHome werden über verschiedene Vertriebskanäle verkauft:

• Die SmartHome betreibt einen eigenen Online-Shop.
• Die SmartHome nutzt mehrere der gängigen Online-Marktplätze.
Am wichtigsten sind derzeit die Online-Marktplätze von Amazon und Otto.
• Ein großer Anteil der Verkäufe erfolgt über Händler. Hierzu zählen
beispielsweise Tchibo, MediaSaturn oder auch große Discounter.
• Ein weniger bedeutender, aber für das Projekt dennoch relevanter Vertriebskanal
ist der eigene Fabrikverkauf. SmartHome betreibt in direkter Nachbarschaft zum
Firmenhauptsitz ein separates Lager, in dem Kunden die Produkte zu speziellen
„Outlet-Preisen“ kaufen können.

Hinweis: Es handelt sich nur um Symbolbilder

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• Als GmbH mit Hauptsitz in Rosenheim unterliegt die SmartHome dem deutschen Handelsgesetz (HGB) als
führendem Rechnungslegungsstandard.
• Neben dem Mutterunternehmen gibt es noch die folgenden Tochterunternehmen, die jeweils alle in 100%
Eigentum der SmartHome GmbH stehen:

Reparaturservices
Beschaffung

Produktion

Montage &
Vertrieb
FI/CO

Lager
SmartHome Elektrogeräte GmbH DE - X X X X X X
Rosenheim
SmartHome Nederland B.V. NL - X X
SmartHome Polska Sp. z o.o. PL - X X
SmartHome Svenska AB SE - X X
SmartHome Electrodomésticos Espana, S.L. ES - X X X
SmartHome France Sarl FR - X X X
SmartHome Italia S.R.L. IT - X X X
SmartHome Shenzhen Ltd. CN - X X X X X

• Die meisten Tochterunternehmen sind reine Vertriebsgesellschaften. In einigen Ländern befinden sich aber
ebenfalls Zwischenlager. In China erfolgt zudem die Produktion einiger der Eigenprodukte.
• In Deutschland findet bisweilen eine Montage in dem Sinne statt, dass mehrere Produkte zu „Kombi-
Angeboten“ zusammengestellt und verpackt werden.
Hinweis: Es handelt sich nur um Symbolbilder 42
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• Das Unternehmen plant nun die Einführung von SAP S/4HANA Private Cloud für alle Gesellschaften
und über alle relevanten Geschäftsprozesse hinweg.
• Derzeit nutzt das Unternehmen kein integriertes System. Unterschiedliche Gesellschaften nutzen
unterschiedliche Systeme. Die Daten werden aktuell in einem Buchhaltungssystem zusammengeführt,
um dort die Monats- und Jahresabschlüsse erstellen zu können. Das Controlling erfolgt in Excel und in
diversen Reporting-Tools, die von unterschiedlichen Abteilungen genutzt werden.
• Beim geplanten Projekt handelt es sich daher um eine klassische Greenfield-Einführung.
• Unsere Lehrveranstaltung fokussiert auf die Einführung der SAP S/4HANA Financials Lösung. Dabei
werden Überlegungen der Integration mit den Logistik-Modulen selbstverständlich relevant.

Hinweis: Es handelt sich nur um Symbolbilder

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