8.

Gästezyklus

Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Gästeankunft, Aufenthalt und

Abreise

Der Gästezyklus:
 Zimmerreservierung
 Ankunft (Check in) der Gäste
 Aufenthalt der Gäste im Hotel
 Abreise (Check out) der Gäste

Mit der Ankunft im Hotel beginnt der Aufenthalt des Gastes. Die Mitarbeiter der
Rezeption begrüßen die Gäste und fragen nach dem Namen des Gastes (der Gäste).
Bei einer erfolgten Reservierung durch den Gast werden die Reservierungsunterlagen, die
für jeden Tag extra vorbereitet werden, herausgesucht.

Es werden nochmals die persönlichen Daten, die Aufenthaltsdauer, der Preis und die Art
der Bezahlung definiert.

Die Zahlung kann in unterschiedlicher Form erfolgen:

 mittels Barzahlung
 mit Hotelvoucher
 mit Kreditkarte
 als Überweisung über ein Firmenkonto

Administrative Aufgaben bei der Ankunft:

1. Ausfüllung des Anmeldeformulars
Das Anmeldeformular enthält:
 An- und Abreisedatum
 Zimmernummer
 Name und Nationalität des Gastes
 Passnummer
 Geburtsdatum, Geburtsort
 Unterschrift des Gastes
 Adresse des Gastes (Meldepflicht)
 Emailadresse des Gastes für Mailings etc

2. Kontrolle des Anmeldeformulars

Die Mitarbeiter des FO kontrollieren die Angaben auf dem Formular und zeichnen es ab
(Unterschriftenkürzel)

3. Die Bestimmung / Zuweisung der Zimmer

Für den Gast reserviertes Zimmer wird dem Gast zugewiesen.

4. Erstellung der Schlüsselkarte

 für die Ausgabe des Schlüssel oder der Schlüsselkarte
 als Beweis bei dem Frühstück (für Innanspruchnahme verschiedener Dienstleistungen
 die Schlüsselkarte enthält:
Zimmernummer
Meistens wird ein Zimmerpass (kleines Kärtchen oder kleines Infobuch) mit folgenden
Informationen ausgegeben. Dies ist von Hotel zu Hotel unterschiedlich.
Name des Gastes
Abreisetermin
Preis des Zimmers
Informationen über das Hotel
Stadtkarte
Werbungen

5. Ausgabe der Essentickets (falls es in dem Hotel so üblich ist)

In bestimmten Hotels kann der Gast die Mahlzeiten (Vollverpflegung, Halbverpflegung)
gegen Tickets in Anspruch nehmen.

6. Eintrag der Daten in das Gästebuch oder Computerprogramm

7. Anmeldung der Ausländer

Die gewerblichen Unterkünfte müssen die ausländischen Touristen mit der Hilfe eines
vorgeschriebenen Formulars in das Gästebuch registrieren und diese Daten bei dem
Ausländeramt abgeben.
Die registrierten Angaben:
 Persönliche Daten
 Nationalität
 Passnummer
 Anschrift der Unterkunft
 Ankunft- und Abreisetermin
 Visumnummer (wenn es nötig ist)
 Termin und Ort der Einreise
 Nummer der Aufenthaltserlaubnis

8. Eröffnung der Gästerechnung

Mit der Ankunft des Gastes wird automatisch die Gastrechnung eröffnet.

Administrative Aufgaben bei der Abreise des Gastes

1. Erstellung und Kontrolle der Gästerechnung

Die Kasse erstellt die Rechnung. Der Kassierer unterschreibt und stempelt die Rechnung
(nicht in allen Hotels).
Mit der Begleichung der Rechnung und dem Verbuchen der Bezahlung wird der Gast
automatisch im Computer ausgecheckt.

2. Bezahlung der Rechnung

Der Gast kann mit Bargeld, mit EC-Karte, Kreditkarte, Hotelvoucher zahlen. Entsprechende
technische Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

3. Registrierung der Adresse des Gastes

Die Adresse wird immer abgefragt, (z.B. wenn der Gast noch auf eine Postsendung wartet)

4. Archivieren
Die Daten des Gastes werden mit der Hilfe des Computerprogramms archiviert.