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S ta n d a r d S

der

ffentlichkeitSbeteiligung

Praxisleitfaden

m p r e s s u m

Medieninhaber und Herausgeber: Bundesministerium fr land- und forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft (lebensministerium) sektion V allgemeine Umweltpolitik abteilung V/8 eU- angelegenheiten Umwelt stubenbastei 5, 1010 Wien Mag.a rita trattnigg, rita.trattnigg@lebensministerium.at Bundeskanzleramt sektion iii ffentlicher dienst und Verwaltungsinnovation referat iii/9a Verwaltungsinnovation Hohenstaufengasse 3, 1010 Wien Mag. Michael Kallinger, Michael.Kallinger@bka.gv.at

Er stellt von:

dr.in Kerstin arbter Bro arbter ingenieurbro fr landschaftsplanung Vorgartenstrae 124/378, 1020 Wien office@arbter.at, www.arbter.at Illustrationen:

Klaus Pitter alszeile 103/14 a-1170 Wien klaus.pitter@chello.at Grafische Gestaltu n g : Gerda Palmetshofer Auflage: 1.000 stck Erscheinungsjahr: 2011 Copyright: Bundesministerium fr Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft ( Lebensministerium ), 2011 Alle Rechte vorbehalten. Mit Angabe der Quelle ist eine Verwendung zulssig. Zitiervorschlag: Bundesministerium fr Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft und Bundeskanzleramt ( Hrsg. ), Arbter, Kerstin (2011): Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung, Version: 2011, Wien. Dieses Dokument ist online erhltlich unter www.partizipation.at/standards_oeb.html. Wir danken Mag. Daniel Medimorec (Bundeskanzleramt) und Dr. Peter Parycek (Donau-Universitt Krems) fr ihre Ergnzungen zur elektronischen Beteiligung ( e-participation )!

S ta n d a r d S

der

ffentlichkeitSbeteiligung

PRAxISLeItFADeN
Die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung wurden von einer interministeriellen Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Interessensvertretungen, NGOs und externen FachexpertInnen im Rahmen eines Projektes im Auftrag des Bundeskanzler amtes und des Lebensministeriums erarbeitet und vom Ministerrat am 2. Juli 2008 beschlossen. Der Praxisleitfaden wurde vom Ministerrat am 26. Juli 2011 zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung und der vorliegende Praxisleitfaden dazu stehen unter www.partizipation.at/ standards_oeb.html zur Verfgung.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

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Liebe Leserinnen und Leser! ffentlichkeitsbeteiligung ja oder nein? ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie?

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Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

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3.1 Vorbereiten des Beteiligungsprozesses ........................................14


3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 Ziele ............................................................................................................................... 18 Rahmenbedingungen..................................................................................................... 19 einflussmglichkeiten.................................................................................................... 21 Zielgruppen .................................................................................................................... 23 Intensitt der Beteiligung ............................................................................................. 29 Methoden ...................................................................................................................... 32 3.1.6.1 Ausgewhlte Methoden zur informativen ffentlichkeitsbeteiligung ........... 33 3.1.6.2 Ausgewhlte Methoden zur konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung .......... 36 3.1.6.3 Ausgewhlte Methoden zur kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung .......... 40 Prozessbegleitung.......................................................................................................... 49 Zeitpunkt ....................................................................................................................... 52 Ablaufplan und Zeitplan ................................................................................................ 54 Informationsgrundlagen ................................................................................................ 56 Konzept zum Beteiligungsprozess................................................................................ 57 Politisches Commitment ............................................................................................... 58 Zusage zur Bercksichtigung ........................................................................................ 60

3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13

3.2 Durchfhren des Beteiligungsprozesses ...................................... 62


3.2.1 Information ............................................................................................. 65
3.2.1.1 3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4 3.2.1.5 3.2.1.6 3.2.1.7 Ausgewogene Information .............................................................................. 68 Aktive Information ........................................................................................... 69 Zielgruppenspezifische Information ............................................................... 70 Angepasste Kommunikationsmittel................................................................ 71 Barrierefreie Information ................................................................................. 74 Informationsquellen ........................................................................................ 77 Begrndung von entscheidungen ................................................................... 78

3.2.2 Konsultation (Stellungnahmen)............................................................. 79


3.2.2.1 Ankndigung des Konsultationsprozesses .................................................... 82
3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 3.2.2.5 3.2.2.6 3.2.2.7 3.2.2.8 erstellung der Konsultationsunterlagen ......................................................... 83 einladung zur Abgabe von Stellungnahmen .................................................. 91 Betreuung whrend der Stellungnahmerunde ............................................... 93 eingangsbesttigung fr jede Stellungnahme ................................................ 94 Verffentlichung der eingelangten Stellungnahmen ...................................... 95 Sichten und Bercksichtigen der Stellungnahmen ........................................ 97 Information ber die entscheidung .............................................................. 100

3.2.3 Kooperation (Mitbestimmung) ............................................................ 103


3.2.3.1 3.2.3.2 3.2.3.3 3.2.3.4 3.2.3.5 3.2.3.6 3.2.3.7 3.2.3.8 3.2.3.9 Angepasste Methoden................................................................................... 106 Abschtzung des Zeitaufwands .................................................................... 107 Sicherung der Ressourcen ............................................................................. 108 Wrdigung der Beitrge................................................................................. 109 Modus der entscheidungsfindung ................................................................ 111 Allparteilichkeit der Moderation.................................................................... 114 Prozessvereinbarungen ................................................................................. 115 Information der breiten ffentlichkeit .......................................................... 117 Dokumentation des einflusses ..................................................................... 118

3.3 Monitoring und evaluierung des Beteiligungsprozesses ...........120


3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 Monitoring zur Umsetzung ......................................................................................... 122 Dokumentation der erfahrungen ................................................................................ 124 berprfung der Zielerreichung.................................................................................. 128 Beteiligung bei Monitoring und evaluierung .............................................................. 129

4 5

Begriffe Anhang
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

132 136

Checkliste fr einfache und allgemeinverstndliche texte .................................................... 137 Frderliche Kompetenzen und Verhaltenstipps fr erfolgversprechende Beteiligungsprozesse .............................................................................................................. 139 Beispiel fr Konsultationsunterlagen ..................................................................................... 140 tipps fr Personen, die Stellungnahmen einbringen ........................................................... 142 Checkliste zur Beteiligung schwer erreichbarer Gruppen ..................................................... 143 Checkliste zum Risikomanagement ....................................................................................... 144 Checkliste zur Dokumentation der erfahrungen aus dem Beteiligungsprozess .................. 146 Checkliste zum einsatz elektronischer Medien in Beteiligungsprozessen ........................... 147

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

1 liebe leSerinnen

und

leSer!

Qualittsvolle ffentlichkeitsbeteiligung kann

die Nachvollziehbarkeit, die Akzeptanz und die Qualitt von entscheidungen erhhen, das Verstndnis fr andere Meinungen und den Interessenausgleich untersttzen, breitere entscheidungsgrundlagen fr entscheidungstrgerInnen hervorbringen, das Vertrauen in die Politik und in die ffentliche Verwaltung strken und Zeit und Kosten bei der Umsetzung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten sparen.

Mit diesen Zielen hat der sterreichische Ministerrat am 2. Juli 2008 die Standards der ffentlichkeits beteiligung beschlossen und damit der Bundesverwaltung bei der Beteiligung der ffentlichkeit zur An wendung empfohlen. Viele Verwaltungsstellen beteiligen die ffentlichkeit seit Jahren, wenn sie neue Politiken, Plne und Pro gramme entwickeln oder neue Gesetze und Verordnungen konzipieren. Die Standards der ffentlichkeits beteiligung bauen auf diesen vielfltigen erfahrungen auf und setzen neue Qualittsstandards fr die Beteiligungsprozesse der Zukunft. Die Standards sollen die ffentlichkeitsbeteiligung erleichtern, sie wirksamer machen und ihren Nutzen erhhen sowohl fr die ffentlichkeit, als auch fr die politischen entscheidungstrgerInnen und fr die Verwaltung. Mit den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung muss das Rad nicht bei jedem Beteiligungs prozess neu erfunden werden und die vorhandene Zeit kann effizienter genutzt werden. Mit den An regungen und tipps des vorliegenden Praxisleitfadens soll es gelingen, schrittweise den Prozess der ffentlichkeitsbeteiligung wirkungsvoller zu gestalten. Dennoch: Der Weg zu einer qualittsvollen Beteiligungskultur kann im einen oder anderen Fall noch Herausforderungen mit sich bringen. Oft knnen die Rahmenbedingungen fr Beteiligungsprozesse noch optimiert werden. erst im Laufe der nchsten Jahre wird es durch die kontinuierliche Weiterentwicklung und Modernisierung der Verwaltung gelingen, die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung und die gelebte Verwaltungspraxis Schritt fr Schritt anzunhern. Wenn Sie sich als VorreiterInnen auf den Weg zu einer neuen Kultur der qualittsvollen ffentlichkeits beteiligung begeben, wollen wir Ihnen mit diesem Praxisleitfaden Anregungen und Inspirationen geben und Sie bei Ihrem engagement untersttzen!

Fr Fragen oder Anregungen stehen Ihnen gerne zur Verfgung: Rita Trattnigg Lebensministerium 01-51 522-1309 Rita.Trattnigg@lebensministerium.at Michael Kallinger Bundeskanzleramt 01-53 115-7112 Michael.Kallinger@bka.gv.at

Die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung wurden von einer interministeriellen Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Ministerien, Kammern, NGOs und externen FachexpertInnen im Rahmen eines Projekts im Auftrag des Bundeskanzleramtes und des Lebensministeriums erarbeitet. www.partizipation.at/standards_oeb.html

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

2 ffentlichkeitSbeteiligung ja oder nein ?

ffentlichkeitsbeteiligung ja oder nein?

Bevor Sie neue Politiken, Plne, Programme oder Rechtsakte entwickeln, stellt sich in der Regel die Frage, ob Sie die ffentlichkeit daran beteiligen oder nicht.

Zum teil ist die ffentlichkeitsbeteiligung verpflichtend vorgesehen, z. B. bei umwelt relevanten Planungsverfahren nach dem Abfallwirtschaftsgesetz, dem Forstgesetz oder dem Wasserrechtsgesetz, in der Raumordnung oder bei Strategischen Umweltprfungen. Zum teil ist die ffentlichkeitsbeteiligung auch auf freiwilliger Basis bereits gngige Praxis, beispielweise

in der Kinder und Jugendpolitik,


z. B. Nationaler Aktionsplan fr die Rechte von Kindern und Jugendlichen, www.yap.at oder Kinder in die Mitte, www.vorarlberg.at/kinderindiemitte, in der Wirtschafts und Arbeitsmarktpolitik, z. B. PakteWeibuch ltere, www.weissbuch.elderly.at, in der Verkehrspolitik, z. B. eisenbahnprojekt Koralmbahn, www.partizipation.at/198.html?&no_cache=1 oder Mobil im Rheintal, www.vorarlberg.at/mir, in der Forstpolitik, z. B. sterreichischer Walddialog, www.walddialog.at, in der Umweltpolitik, z. B. sterreichische Klimastrategie, www.klimastrategie.at oder Strategische Umweltprfung zum Wiener Abfallwirtschaftsplan 2007, www.wien.gv.at/umwelt/ma48/beratung/umweltschutz/awk.html, in der Bildungspolitik, z. B. Klasse Zukunft, www.klassezukunft.at/index.php? und in der energiepolitik, z. B. Future Search & Assessment energie und endverbraucherInnen, www.oeaw.ac.at/ita/ebene4/d22d33.htm.

Zahlreiche weitere Beispiele finden Sie auf www.partizipation.at. Langjhrige Tradition hat die Beteiligung der organisierten ffentlichkeit, v. a. der Kammern und der NGOs, bei der Begutachtung von Gesetzesentwrfen.

Begriffsbestimmungen zur ffentlichkeitsbeteiligung finden Sie in qKapitel 4, S. 132.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Tipp

Wenn Sie vor der entscheidung stehen, die ffentlichkeit zu beteiligen oder nicht, denken Sie an den mglichen Nutzen der ffentlichkeitsbeteiligung:

Nutzen qualittsvoller ffentlichkeitsbeteiligung


ffentlichkeitsbeteiligung bindet die Betroffenen in die Suche nach ergebnissen ein. ffentlichkeitsbeteiligung hilft das Vertrauensverhltnis zwischen Politik, Verwaltung sowie
Betroffenen und Beteiligten zu strken.

ffentlichkeitsbeteiligung weckt das Interesse an politischer Teilhabe und frdert eine leben
dige Demokratie.

ffentlichkeitsbeteiligung aktiviert, macht Betroffene zu Beteiligten und dynamisiert entwick


lungsprozesse und Beteiligungsprojekte.

ffentlichkeitsbeteiligung frdert die Gemeinschaft und den gegenseitigen Respekt zwischen


Politik, Verwaltung und Beteiligten sowie auch unter den Beteiligten. Leistungen werden gegen seitig strker anerkannt. Beteiligungsprozesse sind gemeinsame Lernprozesse und strken so die Bewusstseins bildung. ffentlichkeitsbeteiligung macht die Werte und Werthaltungen der Beteiligten sowie ihre Inte ressen und Bedrfnisse sichtbar. ffentlichkeitsbeteiligung frdert das Verstndnis fr unterschiedliche Standpunkte und fr das zu lsende Problem. Der Informationsfluss wird verbessert. Die Verwaltung agiert brge rInnennahe, lsungsorientiert und bedarfsgerecht. Die Zusammenarbeit zwischen ffentlicher Verwaltung und betroffenen Interessengruppen fhrt zu einer Entlastung von Erwartungsdruck und Lobbying einzelner Interessengruppen. ffentlichkeitsbeteiligung bringt innovative Lsungen, da alle Beteiligten ihr Wissen, ihre prak tischen erfahrungen und ihre Kreativitt einbringen. ffentlichkeitsbeteiligung erleichtert die Entwicklung einer akzeptierten Strategie. Sie frdert langfristige Lsungen und gewhrleistet daher Planungssicherheit. ffentlichkeitsbeteiligung gestaltet die Prozesse der Entscheidungsfindung transparent und nachvollziehbar. In Prozessen der ffentlichkeitsbeteiligung werden die Verantwortungsbereiche der beteiligten Gruppen klar dargestellt und wahrgenommen. ffentlichkeitsbeteiligung erlaubt die einbeziehung der ffentlichkeit in die Entscheidungs findung. Die ergebnisse knnen so breiter akzeptiert und mitgetragen werden. Durch die inten sive Zusammenarbeit knnen sich die Beteiligten besser mit dem ergebnis identifizieren. Der intensive Austausch zwischen allen Beteiligten erffnet die Integration verschiedener Blickwinkel, was die Absicherung der ergebnisse verbessert. ffentlichkeitsbeteiligung trgt so auch zu Qualittssicherung und leichterer Umsetzung bei. Das bedeutet, dass ffentlichkeits beteiligung zeit und kostensparende Wirkungen haben kann.

Abbildung 1: Nutzen qualittsvoller ffentlichkeitsbeteiligung ( Quelle: Standards der ffentlichkeitsbeteiligung, 2008 )

Besonders wenn Sie elektronischen Medien ntzen, knnen Sie das Wissen vieler Menschen orts und zeitunabhngig zusammentragen, was in der Fachsprache Crowdsourcing oder Peer Production genannt wird.

ffentlichkeitsbeteiligung ja oder nein?

Quelle

Welchen Nutzen politische entscheidungstrgerInnen, Verwaltungsmitarbeite rInnen, BrgerInnen und BrgerInneninitiativen, InteressenvertreterInnen und NGOs von der ffentlichkeitsbeteiligung haben knnen, ist im Arbeitsblatt Nr. 2 der sterreichischen Strategiegruppe Partizipation aufgelistet (www.partizipation.at/ arbeitsblaetter.html).

Tipp

Bedenken Sie bei einer entscheidung zur ffentlichkeitsbeteiligung, welche Stolpersteine Sie durch die Beteiligung vermeiden knnen. Nachtrgliche Proteste oder Interventionen nicht rechtzeitig beteiligter Gruppen knnten Planungs oder Gesetzgebungsverfahren verzgern, an den Start zurckwerfen oder gnz lich unmglich machen. Unntige Kosten und Schwierigkeiten knnten auftreten. Qualittsvolle Beteiligung hingegen trgt zur Glaubwrdigkeit und Anerkennung der Verwaltung und der politischen entscheidungstrgerInnen bei und kann auch positive Berichte in den Medien bringen.

Dennoch ist die Beteiligung der ffentlichkeit nicht in jedem Fall sinnvoll. Sollte beispiels weise im Interesse der ffentlichen Sicherheit oder der Landesverteidigung Geheimhaltung notwendig sein, dann kann ffentlichkeitsbeteiligung kontraproduktiv sein. Abgesehen von diesen Fllen setzt die Beteiligung der ffentlichkeit an der entwicklung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten folgende vier Punkte voraus:

Vier Voraussetzungen fr ffentlichkeitsbeteiligung


1. Die politischen entscheidungstrgerInnen stimmen der ffentlichkeitsbeteili gung zu und tragen den Beteiligungsprozess mit (politisches Commitment). 2. BrgerInnen oder Interessengruppen sind von der Politik, vom Plan, vom Pro gramm oder vom Rechtsakt betroffen oder daran interessiert. 3. es gibt Gestaltungsspielraum zur entwicklung der Politik, des Plans, des Pro gramms oder des Rechtsaktes und die entscheidungen sind noch nicht gefallen. 4. Die notwendigen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen zur Be teiligung der ffentlichkeit stehen zur Verfgung.

Wenn es nicht gelingt, diese vier Voraussetzungen zur ffentlichkeitsbeteiligung an der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes zu schaffen, knnen Sie die ffentlichkeit nach der Entscheidung transparent und nachvollziehbar informieren ( q Kapitel 3.2.1, S. 65). eine intensivere Beteiligung ohne politisches Commit ment, ohne Betroffenheit oder Interesse, ohne Gestaltungsspielraum oder ohne die not wendigen Ressourcen wre wirkungslos.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Quelle

Detailliertere Hinweise zu Grenzen und Stolpersteinen bei der ffentlich keitsbeteiligung finden Sie im Arbeitsblatt Nr. 3 der sterreichischen Strategie gruppe Partizipation (www.partizipation.at/arbeitsblaetter.html).

Tipp

Wenn sich die politisch Verantwortlichen gegen die Beteiligung der ffentlich keit entscheiden, ist es frderlich, wenn Sie die entscheidungstrgerInnen um eine auch fr die ffentlichkeit nachvollziehbar Begrndung ersuchen, die Sie im Fall von Nachfragen auch nach auen kommunizieren knnen.

Besonders bei der Umsetzung des eURechts oder internationaler Vereinbarungen im sterreichischen Recht kann der Gestaltungsspielraum gering sein. Um dieses Defizit auszugleichen, knnen Sie die betroffenen Interessengruppen ber entstehende eURicht linienentwrfe oder internationale Vereinbarungen informieren und bei eUInitiativen auf die Mglichkeit zur Beteiligung im Rahmen der Folgenabschtzung der eUKommission hinweisen (ec.europa.eu/governance/impact/index_en.htm). Weitere Beteiligungsmg lichkeiten auf eUebene sind auf dem zentralen ffentlichkeitsbeteiligungsPortal der eU ec.europa.eu/yourvoice/consultations/index_de.htm zu finden. ffentlichkeitsbeteiligung bei der entwicklung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten ist sinnvoll, wenn

breite Personenkreise vom thema der Politik, des Plans, des Programms oder des
Rechtsaktes betroffen oder daran interessiert sind,

das thema der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes mglicher
weise kontroversiell ist gerade auch, wenn es um grere Reformen geht, fr die Umsetzung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes die Zusammenarbeit mit den Betroffenen oder Interessierten erforderlich ist, Sie ein qualittsvolles Ergebnis sowie breites Verstndnis und Akzeptanz zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt anstreben auch fr weitreichende entscheidungen.

Die entscheidungshilfe in q Abbildung 2, S. 11 kann Sie bei Ihrer entscheidung unter sttzen, ob die Beteiligung der ffentlichkeit bei der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtaktes sinnvoll ist oder nicht.

Tipp

Dokumentieren und begrnden Sie Ihre entscheidung zur ffentlichkeitsbetei ligung und bewahren Sie diese Dokumentation bei den Unterlagen zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt auf.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja oder nein?

Entscheidungshilfe zur Beteiligung der ffentlichkeit bei der Entwicklung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten
1. Gibt es rechtliche Verpflichtungen zur ffentlichkeitsbeteiligung? ja nein

2. Stimmen die (politischen) EntscheidungstrgerInnen der Beteiligung der ffentlichkeit zu (politisches Commitment)? ja nein

3. Sind BrgerInnen oder Interessengruppen betroffen oder interessiert? ja 4. Besteht Gestaltungsspielraum? ja nein nein

5. Haben Sie die notwendigen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen zur ffentlichkeitsbeteiligung? 5a. Rckkopplung mit den entscheidungstrgerInnen zur Schaffung der notwendigen Ressourcen

ja

ne i n

6. trifft eines oder mehrere der folgenden Kriterien zu: 6a. Sind breite Personenkreise vom thema betroffen oder daran interessiert? 6b. Ist das thema mglicherweise kontroversiell (auch bei greren Reformen)? 6c. Ist fr die Umsetzung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes die Zusammenarbeit mit den Betroffenen und Interessierten erforderlich? 6d. Streben Sie ein qualittsvolles ergebnis sowie breites Verstndnis und Akzeptanz an auch fr weitreichende entscheidungen? ja nein ffentlichkeitsbeteiligung bei der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes nicht sinnvoll; evtl. Information der ffentlichkeit nach der entscheidung

ffentlichkeitsbeteiligung bei der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes sinnvoll

Dokumentation und Begrndung der entscheidung zur ffentlichkeitsbeteiligung


Abbildung 2: entscheidungshilfe zur ffentlichkeitsbeteiligung ( Grafik: K. Arbter )

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3 ffentlichkeitSbeteiligung
ja , aber wie ?
P r a x i S t i P P S z u d e n S ta n d a r d S der ffentlichkeitSbeteiligung

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Wenn Sie entschieden haben, die ffentlichkeit zu beteiligen, stellt sich die Frage nach dem Wie. Wenn Sie die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung anwenden, erhhen Sie Ihre Chance auf optimalen Nutzen fr die ffentlichkeit, fr die politischen EntscheidungstrgerInnen und fr die Verwaltung. In diesem Kapitel finden Sie Praxistipps und Anregungen zur Anwendung der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung. Die Standards sind gegliedert nach den 3 Phasen eines Beteiligungsprozesses:

Vorbereitungsphase,

Durchfhrungsphase und

Monitoring- und Evaluierungsphase.

Im Folgenden werden alle Standards der ffentlichkeitsbeteiligung der Reihe nach erlutert. Die Standards sind nummeriert, z. B. V 1 fr den ersten Standard der Vorbereitungsphase.

Tipp

Bedenken Sie bei der Anwendung der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung bei formalen Beteiligungsprozessen, also bei rechtlich normierten Verfahren, dass gesetzliche Bestimmungen zum Beteiligungsprozess in jedem Fall einzu halten sind. ergnzend dazu und abgestimmt auf die konkreten themen bereiche sollen bei der Beteiligung der ffentlichkeit auch die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung angewendet werden. Oft lassen Gesetze Spielrume zur Gestaltung der ffentlichkeitsbeteiligung. So sieht beispielsweise das UVP Gesetz in 16 vor, dass ein UVPVerfahren zur einschaltung eines Mediations verfahrens unterbrochen werden kann, ohne jedoch die detaillierte Durchfh rung des Beteiligungsprozesses zu regeln. Das ImmissionsschutzgesetzLuft wiederum sieht in 9c vor, dass der Landesregierung und dem Umweltanwalt zu den Informationen des Umweltberichts eine Stellungnahmemglichkeit einge rumt wird, ohne zu normieren, wie bei der Konsultation vorzugehen ist. In diesen Fllen geben Ihnen die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Hinweise, wie Sie den Beteiligungsprozess wirkungsvoll gestalten knnen.

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1 V o r b e r e i t e n d e S beteiligungSProzeSSeS

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Zur Vorbereitung des Prozesses kann eine Kerngruppe eingesetzt werden. Neben den fr die entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes Verant wortlichen knnen auch Personen, die im Beteiligungsprozess Schlsselstellen besetzen oder die den Prozess auf jeden Fall mittragen sollen, in der Kerngruppe vertreten sein.

Tipp

Achtung Meist gibt es Rahmenbedingungen wie einen Zeit oder einen Kostenrahmen,
an die die Gestaltung des Beteiligungsprozesses anzupassen ist (s. Arbeitsblatt Nr. 1 der sterreichischen Strategiegruppe Partizipation, www.partizipation.at/ arbeitsblaetter.html). Versuchen Sie am Anfang mglichst viele einschrn kungen aus dem Weg zu rumen. Sollte sich in der Vorbereitungsphase heraus stellen, dass die vier Voraussetzungen fr einen sinnvollen Beteiligungsprozess ( q S. 10) doch nicht gegeben sind und auch nicht geschaffen werden knnen, sehen Sie von einer Beteiligung der ffentlichkeit bei der entwicklung der Poli tik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes ab und beschrnken Sie sich auf die transparente und nachvollziehbare Information der ffentlichkeit nach der entscheidung.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Jedenfalls macht es Sinn, auf den Erfahrungen aus anderen Beteiligungs prozessen aufzubauen und bei Bedarf dazu das Knowhow und die erfahrung von KollegInnen oder von externen ProzessbegleiterInnen einzuholen.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Nicht alle Details eines Beteiligungsprozesses sind vorhersehbar und whrend der Durch fhrung entwickeln die Prozesse manchmal eine eigene Dynamik. Deshalb macht es Sinn, in bestimmten Phasen des Prozesses, die nicht exakt vorhersehbar sind, Spielrume zu belassen oder in Varianten zu planen. Falls ntig, adaptieren Sie dann das Design Ihres Beteiligungsprozesses.

i n f o r m at i o n

Im Zuge der Vorbereitung wird in 10 Schritten ein Konzept zum Beteiligungsprozess er stellt und das politische Commitment zum Prozess eingeholt. Noch vor dem Prozessstart fallen zahlreiche strategische entscheidungen zu den Zielen sowie zum Ablauf des Pro zesses und es wird Klarheit ber die konkrete Vorgangsweise geschaffen. Die grndliche Planung eines Beteiligungsprozesses kostet Zeit, doch diese Zeit ist prinzipiell gut in vestiert, wenn damit die Voraussetzungen fr einen effektiven und effizienten Prozessab lauf geschaffen werden und nachtrgliche Verzgerungen oder mhsame berraschungen vermieden werden knnen.

Vorbereitung

ein wirkungsvoller und reibungsloser ffentlichkeitsbeteiligungsprozess setzt eine solide Vorbereitung voraus unabhngig davon, wie intensiv Sie die ffentlichkeit beteiligen. Deshalb ist dieses Kapitel fr alle 3 Intensittsstufen, also fr informative, konsultative und kooperative ffentlichkeitsbeteiligung, relevant ( q Kapitel 3.1.5, S. 29).

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Ziele

Rahmenbedingungen

einflussmglichkeiten

Zielgruppen

Intensitt der Beteiligung

Methoden

Prozessbegleitung

Zeitpunkt

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Ablaufplan und Zeitplan

Informationsgrundlagen

Konzept zum Beteiligungsprozess

Politisches Commitment

Zusage zur Bercksichtigung

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.1

Ziele

V1

Ist Ihnen klar, was Sie mit der ffentlichkeitsbeteiligung erreichen wollen (klare Ziele)?

Tipp

Klren Sie zuerst, was Sie mit dem Beteiligungsprozess berhaupt erreichen wollen, was also das Ziel des Beteiligungsprozesses ist. Mgliche Ziele sind:

Weitere Optimierung eines entwurfs zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechts akt durch neue Ideen und Hinweise von auen (kann innovative Lsungen bringen und in der Folge Kosten sparen); Informations und Meinungsaustausch zu Ihrem thema mit der ffentlichkeit, um die Pro bleme in der Praxis, den Stand der Dinge und die Meinungsvielfalt kennen zu lernen und um mglichst viele Aspekte bei der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes zu bercksichtigen; Ausgleich zwischen verschiedenen Interessen zum thema, Konsensfindung und damit ent lastung und Untersttzung der politischen entscheidungsfindung; Lsung eines Konflikts zum thema in einem geschtzten Rahmen, beispielsweise am Runden tisch mit den hauptbetroffenen Interessengruppen; auch als Vorbeugung, damit Kon flikte nicht eskalieren oder auf die politische ebene getragen und dort mhsam und auch oft ffentlich ausgetragen werden mssen; erarbeitung einer Politik, eines Plans, eines Programms oder eines Rechtsaktes, die bzw. der von der ffentlichkeit breit mitgetragen und akzeptiert wird und durch die geschaffene Identifikation in der Folge leichter umsetzbar ist, v. a. wenn fr die Umsetzung die Mitarbeit der ffentlichkeit notwendig ist; Weitere Verbesserung der Kooperation zwischen ffentlichkeit, politischen entscheidungs trgerInnen und Verwaltung, Vertrauensbildung, aktives Networking und Schaffung neuer Partnerschaften.

Achtung berlegen Sie auch, welche Risken Ihren Zielen entgegenstehen knnten und wie Sie sich dagegen
absichern knnen. eine Checkliste zum Risikomanagement finden Sie im Anhang ( q Kapitel 5.6, S. 144).

18

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.2

Rahmenbedingungen Vorbereitung

V2

Sie knnen die Rahmenbedingungen des Beteiligungsprozesses mit folgenden Fragen klren:

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monitoring

Wie schaut das Umfeld der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes aus? Warum besteht Handlungsbedarf? Ist das thema neu? Wie ist der Diskussions und Wissensstand zum thema? Wird das thema kontrovers diskutiert? Wie dring lich ist eine Lsung zum thema? Welche Interessen, erwartungen und Wnsche haben die entscheidungstrgerInnen zum thema und zum Beteiligungsprozess? Gab es schon Beteiligungsprozesse zum thema? Wie sind sie abgelaufen? Welche ergebnisse haben sie gebracht? Welche Informationen erhlt die ffentlichkeit ber die Medien? Wie sind die Entscheidungsablufe geplant? Wer trifft wann welche entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt? Wie kann der Beteiligungs prozess in diese Ablufe integriert werden? Wann mssen welche ergebnisse vorliegen, damit sie bei der entscheidung bercksichtigt werden knnen? Welche rechtlichen Vorgaben gibt es zur ffentlichkeitsbeteiligung? Wie viel Zeit und wie viel Geld stehen fr den Beteiligungsprozess zur Verfgung? Wann soll er beginnen, wann soll er abgeschlossen sein? Welche personellen Ressourcen stehen fr den Beteiligungsprozess zur Verfgung (ver fgbares Knowhow und verfgbare Zeit)? Ist es sinnvoll, externe Untersttzung beizu ziehen ( q Standard V 7, S. 49)? Welche technischen Ressourcen stehen fr den Beteiligungsprozess zur Verfgung ? Wird das Internet als Medium verwendet (OnlineBeteiligungsprozess)?

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Sind Ihnen die Rahmenbedingungen des ffentlichkeitsbeteiligungsprozesses klar? Ist Ihnen klar, welche bereits gefallenen Entscheidungen, technischen Vorgaben oder rechtlichen Bestim mungen als Fixpunkte im Beteiligungsprozess zu bercksichtigen sind und bei welchen Themen Ge staltungsspielraum besteht ? Sind die Frage- und Aufgabenstellung klar definiert (um welche Themen geht es, welche Themen werden nicht behandelt)?

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Quelle

Beispiele fr motivierende Rahmenbedingungen in LA 21Prozessen finden Sie im Positionspapier Nachhaltigkeit durch Beteiligung der expertInnengruppe Dezentrale Nachhaltigkeitsstrategien und LA 21, Stand: 13.03.2006 unter www.la21wien.at/la21nachlesen/arbeitsmaterialien.

Fragen zu den Themen und Fixpunkten:


Welche inhaltlichen Entscheidungen zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt sind bereits gefallen? Welche technischen oder rechtlichen Bestimmungen sind als Fixpunkte im Betei ligungsprozess jedenfalls zu bercksichtigen? Bei welchen themen besteht Gestaltungsspielraum im Beteiligungsprozess? Welche themen knnen fr die ffentlichkeit und die politischen entscheidungs trgerInnen interessant sein, welche lsen mglicherweise Betroffenheit aus und welche sind vielleicht kontroversiell? Welche themen werden im Beteiligungsprozess nicht behandelt? Warum?

Wenn sich der Gestaltungsspielraum whrend des Beteiligungsprozesses ndert, infor mieren Sie die ffentlichkeit darber. Beschreiben Sie auch, welches Produkt am ende des Beteiligungsprozesses vorliegen soll, beispielsweise ein mglichst konsensualer Politik, Plan oder Programmentwurf als empfehlung an die politischen entscheidungstrgerInnen, eine Ideensammlung, eine Liste mit eckpunkten, die in ein neues Gesetz einflieen sollen, oder eine Sammlung von nderungsvorschlgen zu einem vorgelegten entwurf. Legen Sie fest, was mit dem Ergebnis des Beteiligungsprozesses passiert, z. B. Weiter leitung der empfehlung an die politischen entscheidungstrgerInnen oder Verarbeitung der Ideen und nderungsvorschlge im entwurf der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes etc.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.3

Einflussmglichkeiten Vorbereitung

V3

21

monitoring

Die Verbindlichkeit der Ergebnisse des Beteiligungsprozesses hngt davon ab, wer die end gltige entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt trifft ( z. B. Beschluss durch den zustndigen Minister bzw. die zustndige Ministerin, den Ministerrat oder das Parlament). In den meisten Fllen werden in Beteiligungsprozessen keine rechts verbindlichen entscheidungen getroffen, sondern unverbindliche empfehlungen fr die politischen entscheidungstrgerInnen erarbeitet. Ausnahmen knnen Mediationsverfahren sein, die mit zivilrechtlichen Vertrgen enden knnen. Allerdings knnen auch unverbind liche empfehlungen eine gewisse moralische Bindung fr die Beteiligten entfalten, wenn z. B. gemeinsam getragene Planungsempfehlungen erarbeitet worden sind, die auf Kom promissen und gegenseitigem entgegenkommen beruhen.

K o o p e r at i o n

Welche Einflussmglichkeiten bieten Sie der ffentlichkeit im Beteiligungsprozess? Geht es um einen unverbindlichen Meinungsaustausch oder um das Sammeln von Ideen und Argumenten, aus denen Sie im Anschluss des Beteiligungsprozesses auswhlen? Oder soll die ffentlichkeit an der entwicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechts aktes aktiv mitarbeiten und als gleichberechtigte Partnerin das ergebnis des Beteiligungs prozesses mitgestalten, wenn beispielsweise ein mglichst konsensualer Planungsentwurf erarbeitet werden soll?

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Ist klar, welche Einflussmglichkeiten Sie der ffentlichkeit bieten und wie bindend die Ergebnisse des Beteiligungsprozesses sind? Haben Sie die Einflussmglichkeiten realistisch dargestellt, damit in der ffentlichkeit keine berzogenen Erwartungshaltungen entstehen? Haben Sie deutlich darauf hingewiesen, wer die endgltige Entscheidung zum Thema trifft und welche Rolle dabei das Ergebnis des Beteiligungsprozesses spielt?

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Achtung Wichtig ist, dass Sie der ffentlichkeit klar kommunizieren, wer die endgltige
Entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt trifft und ob die entscheidungstrgerInnen zugesagt haben, die ergebnisse des ffentlichkeitsbeteiligungsprozesses bei Ihrer entscheidung zu bercksichtigen oder ein konsensuales ergebnis der Arbeitsgruppe zu bernehmen ( q Standard V 13, S. 60). es muss klar sein, wie der Beteiligungsprozess mit den politischen entscheidungsstrukturen verknpft ist.

Tipp

Klare Rahmenbedingungen, themen und einflussmglichkeiten frdern realistische Erwartungshaltungen der Beteiligten und helfen nachtrgliche ent tuschungen oder Schwierigkeiten zu vermeiden. Sie geben den Beteiligten die Grundlage um zu entscheiden, ob sie sich unter diesen Voraussetzungen be teiligen wollen oder nicht.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.4

Zielgruppen Vorbereitung

V4

Fr die Zielgruppenanalyse knnen Sie die folgenden Fragen verwenden:

Tipp

Denken Sie bei der Zielgruppenanalyse an andere Stellen in der Verwaltung ( so wohl auf der gleichen als auch auf nach oder vorgeschalteten Verwaltungs ebenen), an Interessengruppen, an die breite ffentlichkeit und an Fachleute.

23

monitoring

K o o p e r at i o n

Wer kann von der Politik, dem Plan, dem Programm oder dem Rechtsakt wie be troffen sein und wer kann sich dafr mglicherweise interessieren (einzelpersonen und Organisationen)? Wer wird die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt umsetzen oder anwenden? Wer hat Einfluss auf das thema der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes? Wer kann die Entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechts akt frdern oder behindern, wenn er bzw. sie beteiligt bzw. nicht beteiligt wird? Wer war bei hnlichen Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten in der Vergangenheit involviert? Wer war damals nicht involviert, sollte jetzt aber beteiligt werden? Gibt es schwer zu beteiligende Gruppen, die Sie besonders zur Beteiligung moti vieren wollen, z. B. junge oder ltere Menschen, Berufsttige, Menschen mit Behin derungen, MigrantInnen etc.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Sind die Zielgruppen Ihres Beteiligungsprozesses klar definiert? Ist die komplette Bandbreite der Interessen ausgewogen eingebunden? Haben Sie entschieden, welche ffentlichkeit Sie in Ihrem Fall erreichen wollen und darauf aufbauend, ob Sie die organisierte ffentlichkeit, die breite ffentlichkeit oder beide beteiligen? Haben Sie bei der Auswahl der Beteiligten MainstreamingAspekte (z. B. Gender Mainstreaming, Main streaming von Menschen mit Behinderungen) bercksichtigt?

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Entscheiden Sie nach der Zielgruppenanalyse, ob Ihr Beteiligungsprozess fr alle offen sein soll oder ob Sie VertreterInnen bestimmter gesellschaftlicher Gruppen auswhlen wollen. Sie knnen nach folgenden Kriterien auswhlen:

nach Reprsentativitt ein Querschnitt durch die Zielgruppe, wobei alle geografischen Gebiete (z. B. Stadt, Stadtumland und lndliche Gebiete ), alle gesellschaftlichen Gruppen (Menschen aller Altersstufen, Frauen und Mnner, sterreicherInnen und MigrantInnen, Berufsttige und Menschen auerhalb des Berufslebens, Wohlhabende und Arme, etc.) und Menschen aller politischen Orientierungen bercksichtigt werden sollen; nach Funktion und Eignung Menschen mit Zugang zu entsprechenden Netzwerken, mit Fachwissen, mit der erforderlichen Kooperationsfhigkeit, mit der fr OnlineVerfahren ntigen Medien kompetenz etc. oder nach Vorgaben gem Rechtsvorschriften verpflichtend zu Beteiligende.

Tipp

Klren Sie bei allen Beteiligten, ob diese als einzelperson mit ihren Individual interessen, als unabhngige expertInnen oder als VertreterInnen einer Inte ressengruppe zur Beteiligung eingeladen sind.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob Sie die breite ffentlichkeit (alle betrof fenen oder interessierten BrgerInnen) oder die organisierte ffentlichkeit (Interessen gruppen wie Kammern oder NGOs) oder beide beteiligen wollen.

Tipp

Beteiligen Sie die organisierte ffentlichkeit, wenn Ihr thema abstrakt und fach spezifisch ist, wenn es voraussichtlich keine unmittelbare persnliche Betroffen heit in der ffentlichkeit auslst und wenn es fr die breite ffentlichkeit erfah rungsgem nicht besonders interessant ist. Analysieren Sie, welche Interessen von Ihrem thema direkt oder indirekt betroffen sein knnen und welche Inte ressengruppen sich dazu bereits organisiert haben. Denken Sie dabei an die Ihnen bereits bekannten Interessenvertretungen und NGOs und suchen Sie, soweit es sinnvoll ist, neue mglicherweise interessierte Vereinigungen z. B. in der Liste der Begutachtungsstellen des Verfassungs dienstes im Bundeskanzleramt (www.bka.gv.at/legistik/begutachtungsstellen.doc), bei der Dachorganisation the World of NGOs (office@ngo.at), im NGO Handbuch 1, im Internet, ber Inserate oder ber Umfragen. Sie knnen auch

Schildt, Jochen (2007): Das NGOHandbuch, bersicht ber mehr als 400 NGOs in sterreich, Deutschland, Luxemburg und der Schweiz

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Achten Sie bei der Auswahl der Beteiligten auch auf das Gleichgewicht der vertretenen Interessen ( z. B gleich viele VertreterInnen von Umweltinteressen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen). Bei der Auswahl der Interessengruppen kann die Kenntnis der Beziehungen der Gruppen untereinander, ihrer unterschiedlichen erfahrungen mit Beteiligungsprozessen und das Wissen um mgliche Hindernisse bei der Zusammen arbeit hilfreich sein.

Tipp

Achtung Die Auswahl der Beteiligten ist mit Verantwortung fr die Legitimitt und Glaubwrdigkeit des
Beteiligungsprozesses verbunden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Gruppen beteili gen, wenn sinnvoll, auch bislang noch unbekanntere. Bemhen Sie sich um Transparenz bei der Auswahl der Beteiligten. Machen Sie sich klar, wer nach welchen Kriterien darber ent scheidet, wer beteiligt wird.

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monitoring

Beteiligen Sie auch die breite ffentlichkeit, wenn Ihr thema voraussichtlich auf breites ffent liches Interesse stt und wenn viele Personen direkt und persnlich davon betroffen sind. Die Beteiligung der breiten ffentlichkeit hat den Vorteil, dass Sie die Beitrge der ffentlichkeit aus erster Hand und ungefiltert bekommen. Achten Sie bei der Beteiligung der breiten ffent lichkeit besonders auf die Reprsentativitt der Beitrge, damit nicht die Lautesten den Beteili gungsprozess dominieren und die leisen Stimmen berhrt werden. Versuchen Sie die kom plette Bandbreite der Interessen zu beteiligen, auch mglicherweise kritische Stimmen, solange sie sich konstruktiv einbringen. Dies bietet die Mglichkeit zur Konfliktbearbeitung im Rahmen des Beteiligungsprozesses und strkt die Legitimitt des Prozesses. Bemhen Sie sich Frauen und Mnner sowie alle betroffenen Altersklassen ausgewogen zu beteiligen. berlegen Sie auch, wie Sie schwer erreichbare Gruppen (z. B. Minderheiten, Kinder, ltere Menschen ) an sprechen knnen.

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Klren Sie auch die Rckbindungsmglichkeiten der beteiligten Organisationen mit ihren Mitgliedern whrend des Beteiligungsprozesses, beispielsweise von Dachorganisationen mit ihren Mitgliedsorganisa tionen. Die Rckbindung der VertreterInnen mit den Vertretenen soll bewirken, dass die ergebnisse des Prozesses auch tatschlich von den Mitgliedern der Organisation mitgetragen werden und haltbar sind. Besprechen Sie mit den beteiligten VertreterInnen, dass diese von ihrer Organisation ein klares Mandat fr die Vertretungsaufgabe bekommen, sodass diese befugt sind, fr alle Mitglieder zu sprechen und sich bei Bedarf intern mit den Mitgliedern ihrer Organisation abstimmen.

i n f o r m at i o n

Die Beteiligung der organisierten ffentlichkeit hat den Vorteil, dass Sie die Beitrge gebndelt bekommen und wegen der geringeren Zahl an Beteiligten auch intensiver zusammenarbeiten knnen. Allerdings besteht das Risiko, dass Interessengruppen die Interessen der breiten ffentlichkeit unvollstndig oder gefiltert einbringen. Versuchen Sie daher auch bei der Beteiligung der organisierten ffentlichkeit die komplette Bandbreite der Interessen abzudecken und auch mglicherweise kritische Stimmen zu be teiligen, solange sie sich konstruktiv einbringen.

Vorbereitung

bergeordnete Dachverbnde, bei denen einzelNGOs Mitglieder sind, ansprechen und beispielsweise um die Verteilung von Begutachtungsentwrfen oder um entsendung von Mitgliedsorganisationen an Runde tische ersuchen. Dachorganisationen sind z. B. das kobro und der Umweltdachverband fr Umwelt NGOs oder die Bundesarbeitsgemeinschaft Freie Wohlfahrt fr NGOs im Sozialbereich.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Tipp

Denken Sie daran, den Beteiligungsprozess auch online anzubieten, da bereits ber 70 % der sterreicherInnen ber einen Internetzugang verfgen. Fast 100 % der Personen zwischen 16 und 30 Jahren haben Zugang zum Internet. Sollten Sie sich dennoch fr einen OfflineBeteiligungsprozess entscheiden, ver ffentlichen Sie zumindest den Ablauf und die Unterlagen des Prozesses online. Damit erreichen Sie eine grere ffentlichkeit als mit einem reinen Offline Prozess.

Wenn Sie die breite ffentlichkeit beteiligen oder wenn Sie Reprsentativitt anstreben, sollten Sie sich auch um schwer erreichbare Gruppen bemhen, also um Gruppen, die sich tendenziell weniger oder gar nicht beteiligen ( q Abbildung 3, S. 27). Oft werden zwei Gruppen unterschieden:

Menschen, die sich gerne beteiligen wrden, aber dazu nicht in der Lage sind, beispielsweise aus kulturellen Grnden, weil sie in Randlagen leben, weil sie mit Be hinderungen leben etc. Ihnen fehlt der Zugang zur Beteiligung. Menschen, die sich beteiligten knnten, aber nicht wollen, weil sie schlechte erfah rungen gemacht haben, weil sie nicht glauben, etwas verndern zu knnen, weil der Aufwand im Verhltnis zu den einflussmglichkeiten zu hoch ist, weil das thema nicht interessant genug ist, weil sie mit anderen Beteiligungsprozessen ausgelastet sind (consultation overload) oder weil sie keinen persnlichen Nutzen sehen. Ihnen fehlt die Motivation zur Beteiligung.

Nur wenn Sie auch schwer erreichbare Gruppen wirkungsvoll beteiligen, kann ein repr sentativer Querschnitt durch die betroffene Bevlkerung gelingen. Auerdem schaffen Sie Meinungsvielfalt, die vor allem fr die Lsung komplexer Herausforderungen und fr Inno vationen notwendig ist und daher manchmal als Kernfaktor fr die Qualitt der Demokratie bezeichnet wird. So knnen Sie auch MainstreamingAspekte, z. B. Gender Mainstreaming oder Mainstreaming von Menschen mit Behinderungen, bercksichtigen. Andernfalls besteht das Risiko, dass Beteiligungsprozesse bestimmte gesellschaftliche Gruppen und Benachteiligte weiter ausschlieen. Falls eine direkte Beteiligung dieser Grup pen nicht mglich sein sollte, knnen Sie auch deren Vertretungsorganisationen beteiligen. Vertretungsorganisationen knnen als Multiplikatoren die von ihnen vertretenen Men schen ber den Beteiligungsprozess informieren, zu Veranstaltungen einladen oder bera ten, wie die Mitglieder der Organisation am besten erreicht werden knnen. Manchmal kann es zielfhrend sein, wenn die Vertretungsorganisationen direkt in Ihrem Auftrag den Beteiligungsprozess durchfhren, beispielsweise Dachorganisationen mit ihren Mitglieds organisationen und Mitgliedern. In manchen Fllen knnen auch OnlineProzesse die Be teiligung schwer zu erreichender Gruppen erleichtern.

eine Checkliste mit Hinweisen zur besseren Beteiligung schwer erreichbarer Gruppen finden Sie im Anhang ( q Kapitel 5.5, S. 143).

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Menschen ohne festen Wohnsitz Weniger Gebildete oder Analphabeten Menschen ohne Internetzugang Arbeitssuchende Vielbeschftigte Flchtlinge und Asylsuchende MigrantInnen Arme und armutgefhrdete Menschen Wenig mobile Menschen
Abbildung 3: Beispiele fr schwer erreichbare Gruppen, Grafik: K. Arbter ( 2008 )

Kinder und Jugendliche ltere Menschen AlleinerzieherInnen schwer erreichbar knnen sein Menschen mit Behinderungen ethnische Minderheiten Glaubensgemeinschaften, die sich ausgeschlossen fhlen Menschen in lndlichen Gebieten oder Randlagen PendlerInnen

Quellen zur Beteiligung schwer erreichbarer Gruppen:


Institute for Social Research, Swinburne University of technology, Australia(2005): Community Consultation and the Hard to Reach: Concepts and Practice in Victorian Local Government, Hawthorn www.sisr.net/cag/docs/HardtoReach_main.pdf Politikwissenschaftliche Studie ber schwer erreichbare Gruppen Scottish executive, Central Research Unit and equality Unit (2002): Good Practice Guidance Consultation with equalities Groups, edinburgh www.scotland.gov.uk/Publications/2002/06/14850/5330 Praxisorientierter Leitfaden mit zahlreichen Tipps und Hinweisen fr barrierefreie Veranstaltungen OeCD Public Governance Committee (2008): Focus on Citizens: Public engagement for Better Policy and Services, Paris Bericht ber open and inclusive policy making mit zahlreichen Fallbeispielen aus OECD-Staaten

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Quellen zur Beteiligung von Kindern und Jugendlichen


Zahlreiche Leitfden zur Beteiligung von Kindern und Jugendlichen finden Sie unter www.goodpracticeparticipate.govt.nz engaging specific population groups. Diese Website bietet neben Links zu Leitfden aus Neuseeland auch Links zu Leitfden anderer Staaten: Ministry of Youth Development (2003): Youth Development Participation Guide Keepin it real A resource for involving young people www.myd.govt.nz Ministry of Social Development (o. J.): Involving Children A guide to engaging children in decisionmaking www.msd.govt.nz Commonwealth Secretariat (2006): Putting Youth engagement Into Practice A toolkit For Action www.thecommonwealth.org National Childrens Bureau, PK Research Consultancy (o. J.): Building a Culture of Participation Involving children and young people in policy, service planning, delivery and evaluation Handbook www.ncb.org.uk New South Wales Commission for Children and Young People (o. J.): Information sheet number one Including children and young people www.kids.nsw.gov.au New South Wales Commission for Children and Young People (o. J.): Research and resources about participation www.kids.nsw.gov.au/kids/resources/participationkit.cfm

Tipp

Denken Sie bei der Zielgruppenanalyse mit, dass die ffentlichkeit keine homo gene Gruppe ist, sondern vielfltige Interessengruppen umfasst.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.5

Intensitt der Beteiligung Vorbereitung

V5

Ist definiert, wie intensiv Sie die ffentlichkeit beteiligen (Stufe 1: Information, Stufe 2: Konsultation, Stufe 3: Kooperation)?

blicherweise werden 3 Intensittsstufen der Beteiligung unterschieden: Stufe 1 Information: die ffentlichkeit wird ber Planungen oder entscheidungen informiert, sie hat aber keinen einfluss darauf

Stufe 3 Kooperation: die ffentlichkeit gestaltet die Politiken, Plne, Programme und Rechtsakte aktiv mit

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monitoring

K o o p e r at i o n

Stufe 2 Konsultation: die ffentlichkeit kann zu entwrfen Stellung nehmen und ihre Meinung uern

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Alle drei Intensittsstufen der ffentlichkeitsbeteiligung haben ihre Vor und Nachteile und ihre Methoden:

Vorteile

Nachteile

Methoden 2
Aushang Aussendung Ausstellung BrgerInnenversammlung Internetinformation Presseaussendung und Pressekonferenz Roadshow Zeitungsinserat oder beilage etc. Aktivierende Befragung Begutachtungs oder Stellung nahmeverfahren BrgerInnenversammlung Fokusgruppen InternetForum KonsensusKonferenz Open Space Konferenz World Cafe etc.

Information

ffentlichkeit kann in ihrer gesamten Breite angesprochen werden Kreis der Beteiligten ist unbeschrnkt

Keine Rckmeldungen von der ffentlichkeit, kein Meinungs austausch, kein Dialog

ffentlichkeit kann in ihrer gesamten Breite angesprochen werden Kreis der Beteiligten ist unbeschrnkt Chance, die Meinungen vieler Menschen und Interessen gruppen zu erfassen Diskussionen in der ffentlich keit knnen angeregt werden Beteiligung fokussiert auf einen vorgelegten entwurf Beteiligung ist zeitlich auf eine bestimmte Phase im entwick lungsprozess der Politiken, Plne, Programme oder Rechtsakte konzentriert

Intensittsstufen

Vorgelegter entwurf kann Widerstand erzeugen, wenn die ffentlichkeit bei seiner entwicklung nicht einge bunden war Reaktiv, nicht interaktiv, wenig Gelegenheit zu Dialog oder Meinungsannherung Bearbeitung divergierender Stellungnahmen kann daher schwierig sein Nachfragen bei unklaren Stellungnahmen kann aufwndig sein Stellungnahmen knnten eine weitgehende berarbeitung des entwurfs erfordern Aufwndiger, da whrend des gesamten entwicklungspro zesses der Politiken, Plne, Programme oder Rechtsakte Kreis der Beteiligten ist oft eingeschrnkt, um arbeits fhige Gruppen zu haben

Konsultation

Interaktiv, ffentlichkeit kann Politiken, Plne, Programme oder Rechtsakte von Anfang an mitgestalten Intensive Zusammenarbeit v.a. mit Interessengruppen ist mglich, damit ein kontinuier licher Meinungs und Wissens austausch und der Aufbau einer Vertrauensbasis Chance, mgliche Konflikte zu bereinigen, gemeinsam ein konsensuales ergebnis zu erarbeiten und Interessen ausgleich zu finden

BrgerInnenrat KonsensusKonferenz Mediation Open Space Konferenz Planungszelle Runder tisch SUP am Runden tisch3 World Cafe Zukunftskonferenz Zukunftswerkstatt etc.

tabelle 1: Intensittsstufen der ffentlichkeitsbeteiligung mit ihren Vor und Nachteilen und Methodenbeispielen

2 3

Methodenbeschreibung (q Kapitel 3.1.6, S. 32) SUP = Strategische Umweltprfung

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Kooperation

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Tipp

Praxis-Beispiel

Strategische Umweltprfung ( SUP ) zum Wiener Abfallwirtschaftskonzept 2007

Beispiel 1: Beispiel zur Kombination von Information, Konsultation und Kooperation

In der Regel soll die ffentlichkeit ber eine Planung oder ber die getroffene entschei dung zu Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten zumindest informiert werden (Ausnahme: bei ffentlichen Geheimhaltungs oder Datenschutzinteressen). Gute Praxis ist, dass die ffentlichkeit einmal im entwicklungsprozess die Mglichkeit hat, zu einem entwurf der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes schriftlich Stellung zu nehmen. Im Optimalfall werden Information und Konsultation der breiten ffentlichkeit mit der kooperativen Beteiligung der organisierten ffentlichkeit, also mit den hauptbetrof fenen Interessengruppen, kombiniert.

Achtung Sie knnen formale, also rechtlich normierte, und informale Beteiligungsverfahren
kombinieren und dabei verschiedene Intensittsstufen der ffentlichkeitsbetei ligung whlen, z. B. wenn Sie ein formales UVPVerfahren fr eine Mediation unterbrechen oder wenn Sie vor einem formalen Begutachtungsverfahren zu einem Gesetzesentwurf einen Runden tisch mit den betroffenen Interessen gruppen durchfhren. Wichtig ist, dass Sie in diesen Fllen klare Schnittstellen zwischen den Verfahren schaffen, um keine Verfahrensfehler zu begehen.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Bei der SUP zum Wiener Abfallwirtschaftskonzept 2007 wurden Information, Konsulta tion und Kooperation kombiniert. Die hauptbetroffenen Stellen der Stadt Wien, Umwelt gruppen und externe experten wurden in einem SUPTeam kooperativ beteiligt. Sie erar beiteten gemeinsam whrend eines 1jhrigen Prozesses den entwurf des Wiener Abfall wirtschaftskonzeptes 2007 und den Umweltbericht dazu. Darber hinaus wurden die Fachffentlichkeit und weitere interessierte Interessengruppen (FeedbackGruppe) in einem FeedbackWorkshop zu Zwischenergebnissen des SUPProzesses konsultiert. Da nach konnten die breite ffentlichkeit, die FeedbackGruppe und der Rat der Sachver stndigen fr Umweltfragen zum entwurf des Wiener Abfallwirtschaftskonzeptes 2007 und zum Umweltbericht Stellung nehmen. Dazu wurden die entwrfe 8 Wochen lang ffentlich aufgelegt und im Internet auf der SUPWebsite www.wien.gv.at/umwelt/ma48/ beratung/umweltschutz/awk.html zum Downloaden angeboten. Nachdem die Wiener Landesregierung das Wiener Abfallwirtschaftskonzept 2007 beschlossen hatte, wurden das SUPTeam, die FeedbackGruppe und die breite ffentlichkeit ber den Beschluss informiert, wiederum ber die ffentliche Auflage des beschlossenen Konzeptes und ber das Internet.

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Da alle 3 Intensittsstufen der ffentlichkeitsbeteiligung ihre Vorteile und ihre einsatzgebiete haben, werden Information, Konsultation und Kooperation im Be teiligungsprozess hufig kombiniert.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.6

Methoden

V6

Haben Sie fr das Ziel und fr die ffentlichkeit geeignete und verstndliche Methoden fr Ihren Beteili gungsprozess ausgewhlt (z. B. Internetbefragung, Stellungnahmeverfahren, Runder Tisch, Konsensus konferenz etc.)? Haben Sie bei der Methodenwahl darauf geachtet, mglichst alle betroffenen und interes sierten Menschen zu erreichen, beispielsweise durch eine berlegte Kombination von Methoden?

Wenn Sie die Ziele und die Rahmenbedingungen des Beteiligungsprozesses festgelegt haben, wenn Sie wissen, welche einflussmglichkeiten Sie der ffentlichkeit bieten und wenn Sie entschieden haben, wer als ffentlichkeit wie intensiv (Information Konsultation Koope ration) beteiligt wird, knnen Sie geeignete Methoden zur Beteiligung auswhlen. es gibt eine Vielzahl von Methoden zur ffentlichkeitsbeteiligung. Sie knnen in 2 groe MethodenGruppen eingeteilt werden:

Schriftliche Beteiligungsmethoden, wie beispielsweise Stellungnahmen zu ent wrfen, Beschwerdekarten, LeserInnenbriefe oder Pinnwnde. Dazu zhlen auch zahlreiche elektronische Methoden, beispielsweise Postings auf Webseiten, Blogs oder die Information und Kommunikation ber Soziale Netzwerke wie z. B. Face book, xING und Flickr bzw. OnlineBeteiligungsplattformen. Mndliche oder FacetoFaceBeteiligungsmethoden, wie z.B BrgerInnenversamm lungen, Konsensuskonferenzen, Runde tische, Interviews, Befragungen, Planungs zellen, Zukunftswerksttten, etc.

Whrend schriftliche Methoden eher formalen Charakter haben, sind FacetoFaceMethoden tendenziell informaler.

Quelle

Die Vor und Nachteile mndlicher und schriftlicher Methoden finden Sie in: Scottish executive, Central Research Unit and equality Unit ( 2002 ): Good Practice Guidance Consultation with equalities Groups, p. 11, edinburgh www.scotland.gov.uk/Publications/2002/06/14850/5330

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.6.1

Ausgewhlte Methoden zur informativen ffentlichkeitsbeteiligung


Aushang Aussendung Ausstellung BrgerInnenversammlung Internetinformation Presseaussendung und Pressekonferenz Roadshow Zeitungsinserat oder beilage

Die Standards zur informativen ffentlichkeitsbeteiligung finden Sie in q Kapitel 3.2.1, S. 65.

Tipp

Manche der beschriebenen Methoden knnen auch vollstndig online ber das Internet durch gefhrt werden. Da noch nicht alle Menschen das Internet nutzen, ist eine Kombination von Online und OfflineMethoden empfehlenswert. Der grte Vorteil der Internetuntersttzung ist, dass sich die teilnehmerInnen unabhngig von Ort und Zeit und auch anonym beteiligen knnen.

Dauer: x = 1 tag bis max. 1 Woche, xx = einige Wochen, xxx = mehrere Monate

Aushang

Dauer: xx bis xxx

Wenn Sie breite Bevlkerungskreise in sehr kurzer Form und ber lngere Zeit ohne groen Aufwand ber termine, Veranstaltungen oder Planungen informieren wollen.

Tipp Achtung

als Service knnen Sie Broschren oder Handzettel zum Mitnehmen anbieten nur wirkungsvoll, wenn Aushnge an gut besuchten Orten angebracht sind

Ausendung

Dauer: x

Wenn Sie ausgewhlte Zielgruppen etwas ausfhrlicher und persnlich per Post oder per eMail infor mieren wollen.

Tipp

whlen Sie die Zielgruppe genau aus und bentzen Sie aktuelle Verteiler, um Streuverluste gering zu halten erfordert attraktive Gestaltung und muss sich von Werbeaussendungen abheben

Achtung Tipp

online knnen Sie Kurznachrichten auf das Mobiltelefon oder Neuigkeiten ber einen MicrobloggingDienst wie twitter verbreiten im Fall einer eMailAussendung knnen tiefergehende Informationen auf einer Web seite dargestellt werden

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Methoden mit Hinweisen zur Anwendung

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Ausstellung

Dauer: xx bis xxx

Wenn Sie breite Bevlkerungskreise in anschaulicher Form ausfhrlich und lebendig sowie ber lngere Zeit informieren wollen und dabei verschiedene Medien zur Informationsvermittlung kombi nieren wollen (z. B. Schautafeln, Modelle, Filme etc.).

Tipp

mit Ausstellungen knnen Sie themen auch medienwirksam transportieren auf Internetseiten knnen Sie z. B. mittels Video und virtuellen Ausstellungen Ihre Zielgruppe erreichen

Achtung

mssen professionell gestaltet werden und knnen aufwndig sein

BrgerInnenversammlung

Dauer: x

Wenn Sie Interessierte und Betroffene in einer Gemeinde oder einer Region zu einem bestimmten Zeitpunkt ber Politiken, Plne und Programme mit lokalem Bezug persnlich informieren und dazu Meinungen und Vorschlge aus der Bevlkerung einholen und ffentlich diskutieren wollen.

Tipp

wenn Diskussionsrunden in Kleingruppen ermglicht werden, kommen auch stillere teil nehmerInnen besser zu Wort; vorgebrachte Meinungen und Diskussionen auch nachher ffentlich zugnglich machen, z.B. im Internet oder ber Zusendung von Protokollen ( fr die Menschen, die nicht anwesend waren) kann leicht von einzelnen redegewandten BrgerInnen oder PolitikerInnen dominiert wer den, diese knnen eine unreprsentative Minderheit sein; spricht primr Personen an, die einwnde zum thema haben Sie knnen einen VideoLivestream Ihrer BrgerInnenversammlung im Internet verfgbar machen und die OnlineZuseherInnen einladen, Fragen und Stellungnahmen abzugeben, die in der realen Diskussion durch die ModeratorInnen mit einflieen knnen. Dauer: xx bis xxx

Achtung

Tipp

Internetinformation

Wenn Sie die ffentlichkeit ohne groen Aufwand, schnell, ausfhrlich und ber lngere Zeit informieren wollen und weiterfhrende links oder Dokumente zum Download anbieten wollen, v. a. wenn Sie die Informationen laufend aktualisieren wollen.

Tipp

informieren Sie die ffentlichkeit ber andere Medien, dass Informationen im Internet zu finden sind und wo diese zu finden sind; die Internetinformationen sollten immer auch fr NichtInternetnutzerInnen zugnglich sein (z. B. ffentlich aufgelegt bei der zustndigen Verwaltungsstelle); Websites sind attraktiv, wenn sie aktuell gehalten werden; wenn Sie die Zugriffe auf die Website zhlen, bekommen Sie einen eindruck ber die Zahl der Inte ressentInnen; nutzen Sie auch Soziale Netzwerke zur Information Sie erreichen damit ausschlielich jene teile der Bevlkerung, die das Internet nutzen (ber 70 % der sterreicherInnen lt. Statistik Austria, Frhjahr 2009). Die anderen etwa 30 % der Bevlkerung sind von diesen Informationen zum teil ausgeschlossen.

Achtung

34

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Wenn Sie breite Kreise der ffentlichkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt ber aktuelle Themen von groem ffentlichen Interesse ohne groen Aufwand und kostengnstig informieren wollen sowie zur Steigerung des ffentlichen Interesses an einem thema.

Tipp

wenn Sie bestimmte Zielgruppen ansprechen wollen, versorgen Sie die entsprechenden Medien mit passenden Pressetexten; gute Pressekontakte sind notwendig denken Sie auch daran, Soziale Netzwerke fr die Verbreitung Ihrer Presseausendungen zu verwenden die JournalistInnen entscheiden, in welcher Form welche Inhalte in welche Medien (Zeitungen, Radio, Fernsehen, Internet) aufgenommen werden; Fehlinformationen sind nicht auszuschlieen Dauer: xx bis xxx

Achtung

Roadshow

Tipp

suchen Sie gut erreichbare und gut frequentierte Orte dafr aus und stellen Sie Informations material zur Verfgung (z. B. Broschren, CDs etc.) kann aufwndig sein

Achtung

Zeitungsinserat oder beilage

Dauer: x

Tipp

gestalten Sie das Inserat so, dass es sich von anderen Inseraten abhebt, fhren Sie im Inserat auch die Internetseite und wenn vorhanden den twitterName, die Facebook Gruppe etc. an, um eine mglichst groe OnlineCommunity aufzubauen manche Gesetze sehen verpflichtend vor, dass die ffentlichkeit in Zeitungsinseraten ber Stellungnahmemglichkeiten informiert wird

Achtung

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monitoring

K o o p e r at i o n

Wenn Sie breite Kreise der ffentlichkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt ohne groen Aufwand gezielt mit den von Ihnen bestimmten Informationen versorgen wollen.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Wenn Sie breite Kreise der ffentlichkeit oder ihre Zielgruppen in verschiedenen Regionen sterreichs zu einem bestimmten Zeitpunkt im persnlichen Kontakt informieren wollen.

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Presseaussendung und Pressekonferenz

Dauer: x

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.6.2

Ausgewhlte Methoden zur konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung


Aktivierende Befragung Begutachtungs oder Stellungnahmeverfahren4 BrgerInnenversammlung Fokusgruppen KonsensusKonferenz Open Space Konferenz World Cafe

Die Standards zur konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung finden Sie in q Kapitel 3.2.2, S. 79.

Methoden mit Hinweisen zur Anwendung


Dauer: x = 1 tag bis max. 1 Woche, xx = einige Wochen, xxx = mehrere Monate teilnehmerInnenzahl: = bis etwa 15 Personen, = etwa 1530 Personen, = grere Gruppen Dauer: x bis xxx teilnehmerInnenzahl:

Aktivierende Befragung

Wenn Sie Interessen und Bedrfnisse von Menschen in einem bestimmten Wohngebiet kennen lernen sowie das selbstbestimmte Engagement von BrgerInnen frdern wollen. Beschreibung: BrgerInnen werden nach ihren Meinungen und einstellungen gefragt und gleichzeitig dazu angeregt und ermutigt, fr ihre Interessen einzutreten und bei der entwicklung von Lsungen in ihrem Wohnumfeld mitzuwirken. TeilnehmerInnen: ausgewhlte BrgerInnen

Quelle http://www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/aktivierendebefragung/104060/

beide Begriffe werden in diesem Praxisleitfaden synonym verwendet

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Wenn Sie weitere Sichtweisen und Argumente zu einem bereits ausgearbeiteten, konkreten Vorschlag erhalten wollen (z. B. als Basis fr die Interessenabwgung) und wenn Sie die Beteiligten ber den aktuellen Stand der entwicklung des Rechtsaktes oder der Planung informieren wollen. Beschreibung: Interessengruppen und BrgerInnen werden um Stellungnahmen zu einem vorgelegten entwurf (z. B. eines Rechtsaktes oder einer Planung) gebeten. TeilnehmerInnen: Interessengruppen, interessierte BrgerInnen

Tipp

transparente und gut dokumentierbare Methode OnlineBeteiligungsplattformen wie drupal.org eignen sich fr elektronische Begut
achtungs oder Stellungnahmeverfahren, bereits eingebrachte Stellungnahmen sind sichtbar und knnen von anderen untersttzt werden. Dadurch verringern sich die eintrge und der Betreuungsaufwand. Allerdings knnten gut organisierte Gruppen ihre Meinungen in den Vordergrund drngen.

Quelle

q Standards zur konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung, S. 79

Tipp

Beispiel fr Konsultationsunterlagen q Kapitel 5.3, S. 140

Wenn Sie Interessierte und Betroffene in einer Gemeinde oder einer Region zu einem bestimmten Zeitpunkt ber Politiken, Plne und Programme mit lokalem Bezug persnlich informieren und dazu Meinungen und Vorschlge aus der Bevlkerung einholen und ffentlich diskutieren wollen. Beschreibung: Durchfhrung einer Informations und Diskussionsveranstaltung TeilnehmerInnen: Interessengruppen, interessierte BrgerInnen, PolitikerInnen

Achtung

Tipp

wenn Diskussionsrunden in Kleingruppen ermglicht werden, kommen auch stillere teil nehmerInnen besser zu Wort; vorgebrachte Meinungen und Diskussionen auch nachher ffentlich zugnglich machen, z. B. im Internet oder ber Zusendung von Protokollen (f r die Menschen, die nicht anwesend waren) www.unikassel.de/fb6/kommlab/methoden/buergerversammlung.html

Quelle

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monitoring

kann leicht von einzelnen redegewandten BrgerInnen oder PolitikerInnen dominiert werden, diese knnen eine unreprsentative Minderheit sein; spricht primr Personen an, die einwnde zum thema haben

K o o p e r at i o n

BrgerInnenversammlung

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Achtung

In zahlreichen Gesetzen sind ffentliche Auflagen zur einsicht und zur Stellungnahme verpflichtend vorgesehen; Gestaltungsspielraum oft bereits eingeschrnkt, wenn ein fertiger entwurf vorliegt sinnvoll mit anderen Methoden zu kombinieren, die frher einsetzen

Vorbereitung

Begutachtungs oder Stellungnahmeverfahren

Dauer: xx teilnehmerInnenzahl:

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Fokusgruppen

Dauer: x bis xx teilnehmerInnenzahl:

Wenn Sie Vorschlge zielgruppenspezifisch testen wollen, um z. B. heikle Punkte im Vorfeld breiter Diskussionen zu ermitteln, um bestimmte Fragen im kleinen Kreis mit VertreterInnen der Zielgruppe zu diskutieren sowie um kreative Ideen zu bekommen. Beschreibung: eine kleine Gruppe (max. 10 Personen) von InteressenvertreterInnen oder von meist nach Zufallsprinzip ausgewhlten Menschen einer fr das thema relevanten Zielgruppe diskutiert ein thema oder bestimmte Fragen TeilnehmerInnen: ausgewhlte BrgerInnen, expertInnen oder Interessengruppen

Quelle

www.umweltbundesamt.de/umweltbewusstsein/publikationen/LeitfadenFokusgruppen.pdf

KonsensusKonferenz

Dauer: x teilnehmerInnenzahl: bis

Wenn Sie brisante Themen durch interessierte Laien mit Untersttzung durch ExpertInnen bearbeiten lassen wollen und wenn Sie die ffentliche Meinung zu einer bestimmten Fragestellung ausloten wollen. Beschreibung: ausgewhlte heterogen zusammengesetzte BrgerInnengruppen erarbeiten in intensivem Dialog mit expertInnen eine Antwort auf eine politisch oder gesellschaftlich kontrovers diskutierte Frage TeilnehmerInnen: ausgewhlte BrgerInnen, expertInnen, entscheidungstrgerInnen aus Politik und Verwaltung

Tipp

die ergebnisse des Dialogs knnten auf OnlineBeteiligungsplattformen, Blogs oder Web sites der OnlineCommunity in einer zweiten Runde zur Diskussion gestellt werden www.tekno.dk/subpage.php3?article=468&toppic=kategori12&language=uk

Quelle

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Wenn Sie mit einer groen Zahl an Beteiligten komplexe Fragestellungen bearbeiten wollen sowie als Initialzndung fr ein Vorhaben, das mit einer Ideensammlung auf breiter Basis beginnen soll. Beschreibung: Bei einer Open Space Konferenz (open space = engl. fr offener Raum) gibt es ein Leit thema, aber keine festgelegten ReferentInnen oder vorbereitete Arbeitsgruppen. Die teilnehmerInnen bestimmen selbst, wer wie lange zu welchen themen arbeiten will. TeilnehmerInnen: interessierte BrgerInnen, Interessengruppen, VertreterInnen von Politik und Ver waltung

Quelle

de.wikipedia.org/wiki/Open_Space

World Cafe

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Quellen

www.theworldcafe.com www.theworldcafe.com/translations/Germancafetogo.pdf

Tipp

berlegen Sie schon bei der Vorbereitung einer Konsultation, wie Sie den teil nehmerInnen rckmelden, was mit Ihren Anregungen und Stellungnahmen passiert ist. Damit knnen Sie einen der wesentlichen Stolpersteine eines Be teiligungsprozesses wirksam vermeiden, nmlich Frustration, weil sich die teil nehmerInnen nicht ernst genommen fhlen und ihre Beitrge nicht genug gewrdigt sehen.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Wenn Sie kreative und offene Dialoge in groen Gruppen durchfhren wollen sowie zur Sammlung und zum Austausch von Wissen, Ideen und Standpunkten und zur gegenseitigen Inspiration, v. a. am Beginn eines Prozesses zur Entwicklung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten. Beschreibung: Die teilnehmerInnen diskutieren in wechselnden Kleingruppen zu einem thema und tauschen in CafehausAtmosphre Wissen, Ideen und Standpunkte aus. TeilnehmerInnen: BrgerInnen, Interessengruppen, expertInnen, VertreterInnen von Politik und Ver waltung

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Open Space Konferenz

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.6.3

Ausgewhlte Methoden zur kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung


BrgerInnenrat KonsensusKonferenz Mediation Open Space Konferenz Planungszelle Runder tisch SUP 5 am Runden tisch World Cafe Zukunftskonferenz Zukunftswerkstatt

Die Standards zur kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung finden Sie in q Kapitel 3.2.3, S. 103.

Methoden mit Hinweisen zur Anwendung


Dauer: x = 1 tag bis max. 1 Woche, xx = einige Wochen, xxx = mehrere Monate teilnehmerInnenzahl: = bis etwa 15 Personen, = etwa 1530 Personen, = grere Gruppen Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

BrgerInnenrat (Wisdom Council)

Wenn Sie BrgerInnen niederschwellig und ohne vorgegebenes thema beteiligten wollen, auch zur Be arbeitung heikler Themen und zur Strkung des Engagements der Menschen fr ihr Lebensumfeld. Beschreibung: etwa 15 zufllig ausgewhlte BrgerInnen einigen sich auf themen von ffentlichem Interesse, die ihnen persnlich wichtig sind. In zwei tagen entwickeln sie dazu Lsungs oder Verbes serungsvorschlge und fassen diese in einem gemeinsam getragenen Statement zusammen. Dieses Statement wird im Anschluss ffentlich diskutiert. Alle teilnehmerInnen sprechen fr sich selbst und nicht als VertreterInnen anderer. Der Prozess wird mit einer speziellen Moderationsmethode, dynamic facilitation genannt, begleitet. Diese Methode gibt der eigendynamik der Gruppe breiten Raum. TeilnehmerInnen: zufllig ausgewhlte BrgerInnen

Quelle

www.wisedemocracy.org www.dynamicfacilitation.com

SUP = Strategische Umweltprfung

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Quelle

www.tekno.dk/subpage.php3?article=468&toppic=kategori12&language=uk

Mediation

Dauer: xx bis xxx teilnehmerInnenzahl: bis

Quelle

www.centralefuermediation.de/was_ist_mediation.htm

Open Space Konferenz

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Quelle

www.openspaceworld.org

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monitoring

Wenn Sie mit einer groen Zahl an Beteiligten komplexe Fragestellungen bearbeiten wollen sowie als Initialzndung fr ein Vorhaben, das mit einer Ideensammlung auf breiter Basis beginnen soll. Beschreibung: Bei einer Open Space Konferenz (open space = engl. fr offener Raum) gibt es ein Leit thema, aber keine festgelegten ReferentInnen oder vorbereitete Arbeitsgruppen. Die teilnehmerInnen bestimmen selbst, wer wie lange zu welchen themen arbeiten will. TeilnehmerInnen: interessierte BrgerInnen, Interessengruppen, VertreterInnen von Politik und Verwaltung

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Wenn Sie latente oder offene Konflikte bei konkreten Planungsverfahren und Problemstellungen struk turiert bearbeiten wollen oder Konfliktparteien untersttzen wollen, eine einvernehmliche Konflikt lsung zu erzielen. Beschreibung: eine Mediation (=Vermittlung) ist ein freiwilliges, klar strukturiertes Verfahren, bei dem die von einem Konflikt Betroffenen gemeinsam nach einer dauerhaften Lsung suchen und dabei von professionellen MediatorInnen untersttzt werden TeilnehmerInnen: betroffene BrgerInnen, Interessengruppen, VertreterInnen von Politik und Verwaltung

i n f o r m at i o n

Wenn Sie brisante Themen durch interessierte Laien mit Untersttzung durch ExpertInnen bearbeiten lassen wollen und wenn Sie die ffentlichen Meinung zu einer bestimmten Fragestellung ausloten wollen. Beschreibung: ausgewhlte heterogen zusammengesetzte BrgerInnengruppen erarbeiten in inten sivem Dialog mit expertInnen eine Antwort auf eine politisch oder gesellschaftlich kontrovers disku tierte Frage TeilnehmerInnen: ausgewhlte BrgerInnen, expertInnen, entscheidungstrgerInnen aus Politik und Verwaltung

Vorbereitung

KonsensusKonferenz

Dauer: x teilnehmerInnenzahl: bis

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Planungszelle

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Wenn Sie Planungen oder Konzepte auf lokaler und regionaler Ebene gemeinsam mit den BrgerInnen entwickeln wollen und dabei die ausgewogene Teilnahme von VertreterInnen mglichst aller Bevl kerungsgruppen gewhrleistet sein soll sowie wenn Alltagswissen der Betroffenen und ExpertInnen wissen einander ergnzen sollen. Beschreibung: In einer Planungszelle erstellen zufllig ausgewhlte, nicht organisierte BrgerInnen zu einer bestimmten Fragestellung ein BrgerInnengutachten, das auf ihren eigenen erfahrungen und ihrem Wissen basiert. In Fachfragen werden sie dabei von expertInnen untersttzt. TeilnehmerInnen: ausgewhlte BrgerInnen, expertInnen

Quellen

www.planungszelle.de de.wikipedia.org/Planungszelle Dauer: x bis xxx teilnehmerInnenzahl: bis

Runder Tisch

Wenn Sie zu kontroversen Fragen mit unterschiedlichen Interessengruppen eine mglichst konsensuale Lsung finden wollen. Beschreibung: An einem Runden tisch diskutieren VertreterInnen der von einem Rechtsakt oder einer Planung betroffenen Interessengruppen gleichberechtigt ein Sachproblem und versuchen eine ge meinsame Lsung zu finden. TeilnehmerInnen: Interessengruppen, expertInnen, VertreterInnen von Politik und Verwaltung

Quelle

ww.unikassel.de/fb6/kommlab/methoden/rundertisch.html

SUP am Runden Tisch

Dauer: xxx teilnehmerInnenzahl: bis

Wenn Sie umweltrelevante Politiken, Plne und Programme gemeinsam mit den betroffenen Interessen gruppen erarbeiten wollen und dabei Umweltaspekte gleichrangig wie soziale und wirtschaftliche Aspekte bercksichtigen wollen. Beschreibung: eine SUP am Runden tisch ist eine Sonderform der SUP (Strategische Umweltprfung), bei der ein Plan oder Programm (z. B. Verkehrskonzept, Abfallwirtschaftsplan etc.) unter aktiver Betei ligung der betroffenen Interessengruppen sowie von VertreterInnen der Verwaltung und externen expertInnen gemeinsam erarbeitet wird. TeilnehmerInnen: Interessengruppen, expertInnen, VertreterInnen von Politik und Verwaltung

Quelle

www.arbter.at/sup/sup_e.html

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Wenn Sie kreative und offene Dialoge in groen Gruppen durchfhren wollen sowie zur Sammlung und zum Austausch von Wissen, Ideen und Standpunkten und zur gegenseitigen Inspiration, v. a. am Beginn eines Prozesses zur Entwicklung von Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten. Beschreibung: Die teilnehmerInnen diskutieren in wechselnden Kleingruppen zu einem thema und tauschen in CafehausAtmosphre Wissen, Ideen und Standpunkte aus. TeilnehmerInnen: BrgerInnen, Interessengruppen, expertInnen, VertreterInnen von Politik und Ver waltung

Quelle

www.theworldcafe.com www.theworldcafe.com/translations/Germancafetogo.pdf Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Zukunftskonferenz ( Future Search Conference )

Quelle

www.futuresearch.net

Zukunftswerkstatt

Quelle

www.zukunftswerkstaettenverein.de

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monitoring

Wenn Sie Visionen entwickeln wollen, z.B. bei der erstellung von Leitbildern, entwicklungsszenarien, Zukunftsprojekten, etc. Beschreibung: In einer Zukunftswerkstatt werden die teilnehmerInnen durch eine kreativittsfrdernde Atmosphre angeregt, fantasievolle und ungewhnliche Lsungen fr aktuelle Fragestellungen zu ent wickeln. TeilnehmerInnen: BrgerInnen, Interessengruppen, evtl. expertInnen, VertreterInnen von Politik und Verwaltung

K o o p e r at i o n

Dauer: x teilnehmerInnenzahl: bis

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Wenn Sie langfristige Planungen und Projekte auf kommunaler ebene bearbeiten wollen oder in Orga nisationen zukunftsorientierte Fragestellungen diskutieren wollen. Beschreibung: Bei einer Zukunftskonferenz erarbeiten ausgewhlte teilnehmerInnen aller betroffenen Interessengruppen nach einem festgelegten Ablaufschema Manahmen und Aktionsplne fr zu knftige Vorhaben. TeilnehmerInnen: BrgerInnen, Interessengruppen, expertInnen, VertreterInnen von Politik und Ver waltung

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

World Cafe

Dauer: x teilnehmerInnenzahl:

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Verschiedene Methoden sprechen verschiedene Zielgruppen an und liefern verschiedene ergebnisse. Passen Sie Ihre Methoden an Ihre Zielgruppen an. Wenn Ihre Zielgruppe sehr heterogen ist, kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Methoden zur Beteiligung der einzel nen Gruppen zu kombinieren. In der Praxis kommt im Laufe des Beteiligungsprozesses oft ein Methodenmix zum einsatz. Je nach dem, ob Sie die breite oder die organisierte ffent lichkeit beteiligen, brauchen Sie unterschiedliche Beteiligungsmethoden.

Praxis-Beispiel

SUPer NOW Strategische Umweltprfung entwicklungsraum Nordosten Wiens

Bei der erstellung des Raumentwicklungs und Verkehrskonzeptes fr den Nordosten Wiens wurde ein vielfltiger Methodenmix zur Beteiligung eingesetzt. Die hauptbe troffenen Verwaltungsstellen der Stadt Wien und des Landes Niedersterreich, Umwelt gruppen, Kammern und externe expertInnen erarbeiteten den entwurf des Konzeptes am Runden tisch. VertreterInnen der in sterreich ttigen Verkehrsclubs wurden in der Anfangsphase der Planung interviewt, um deren Standpunkte und Ideen so frh wie mglich kennen lernen und bercksichtigen zu knnen. Die BrgerInnen des 21. und des 22. Wiener Gemeindebezirks wurden in BrgerInnenversammlungen von den Planungen informiert und konnten nach der Prsentation mit ihren InteressenvertreterInnen in Kleingruppen diskutieren. Weitere Anmerkungen konnten sie am ende der Veranstaltung in einen IdeenBriefkasten einwerfen. Die BrgermeisterInnen der betroffenen nieder sterreichischen Gemeinden wurden in zwei Regionalforen beteiligt. Whrend des Pro zesses gab es regelmig Informationen ber die Medien und die Projektwebsite.
Beispiel 2: Beispiel zum einsatz eines vielfltigen Methodenmixes

Tipp

Wenn Sie herkmmliche Methoden (OfflineMethoden) und elektronisch unter sttzte Methoden (OnlineMethoden) kombinieren, knnen Sie die Strken bei der ntzen. Damit erreichen Sie mehr Menschen als mit einem reinen Offline oder einem reinen OnlineVerfahren, da sich manche Menschen lieber ohne Internetuntersttzung, andere aber lieber elektronisch beteiligen.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

ermglichen persnlichen Kontakt zwischen der ffentlichkeit und der Verwaltung oder zwischen verschiedenen VertreterInnen der ffentlichkeit bzw. BrgerInnen, FacetoFaceDiskussionen sind mglich Auch fr Menschen zugnglich, die das Internet oder andere elektronische Medien nicht ntzen

Orts und zeitunabhngig, flexibel nutzbar auch von zu Hause und zur individuell gewhlten Zeit ist Beteiligung mglich, auch ber Grenzen hinweg und von Interessierten, die weit von einander entfernt sind Beteiligte knnen unbefangener auftreten und sind weniger beeinflusst vom Gruppendruck (z. B. bei BrgerInnenversammlungen); sozialer Status, rheto rische Fhigkeiten und andere Persnlichkeitsmerkmale kommen als bestimmende Faktoren fr den einfluss bzw. das Gewicht der Stimme weniger zum tragen Besonders Jugendliche sind erreichbar, da fast alle 16 bis 30Jhrige das Internet ntzen Beitrge werden automatisch festgehalten Diskussion kann dokumentiert, ffentlich gemacht und nachverfolgt werden, teilnehmerInnen knnen ber eingebrachte Vorschlge abstimmen, diese untersttzten und nach Wichtigkeit reihen, strkere Strukturierung im Verfahren und grere transparenz, die das Vertrauen in den Prozess strken kann Automatische Funktionen stehen zur Verfgung, z.B. auto matische empfangsbesttigungen

Unabhngig vom Vertrauen in elektronische Medien

tabelle 2: Strken der OfflineMethoden und Strken der OnlineMethoden

Tipp

Stiftung MItARBeIt (2007): ePartizipation Beteiligungsprojekte im Internet, Bonn. Umfassende Beispielsammlung von Beteiligungsprozessen mit Internetuntersttzung

ligung ausschlieen knnen. So sprechen Beteiligungsangebote im Internet nur die InternetnutzerInnen an. etwa 70 % der sterreicherInnen nutzen das Internet (Stand: Frhjahr 2009, Quelle: Statistik Austria, 2009). Daher wren bei ausschlie licher Verwendung der Internets als Beteiligungsmedium etwa 30 % der Bevl kerung von der Beteiligung systematisch ausgeschlossen. Methoden wiederum, die nur schriftliche Beitrge zulassen, knnen MigrantInnen, Menschen mit Be hinderungen oder ltere Menschen von der Beteiligung ausschlieen. Schwer

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monitoring

Achtung Bedenken Sie, dass bestimmte Methoden auch manche Menschen von der Betei

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Strken der OfflineMethoden

Strken der OnlineMethoden

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

erreichbare Gruppen knnen mit speziellen Beteiligungsmethoden zur Beteili gung motiviert werden, nach dem Grundsatz to treat me equally, you may have to treat me differently! Fr MigrantInnen oder Menschen aus anderen Kulturkreisen knnen z. B. separate Veranstaltungen fr Mnner und Frauen oder fr verschiedene Zielgruppen sinnvoll sein ( t weitere Quellen auf S. 27).

Tipp

berlegen Sie, welche Personen sich bei der gewhlten Methode am wahr scheinlichsten beteiligen und welche Gruppen ausgeschlossen sein knnten. Whlen Sie fr die mglicherweise ausgeschlossenen Gruppen andere Methoden, mit denen sie besser angesprochen werden knnen. Wenn Sie sicher gehen wollen, fragen Sie die Menschen direkt oder auch ihre Vertretungsorganisationen, wie sie am besten einbezogen werden knnten.

Quellen Institut fr technikfolgenAbschtzung (ItA) der sterreichischen Akademie


der Wissenschaften, KnigBaudouinStiftung, Flemish Institute for Science and technology Assessment (2005/2006): Leitfaden Partizipativer Verfahren ein Handbuch fr die Praxis, Brssel/Wien www.oeaw.ac.at/ita Ausfhrliche Beschreibung von 13 Beteiligungsmethoden mit Informationen ber Einsatzmglichkeiten, den Ablauf, die Ressourcenplanung sowie Praxistipps Arbter, K., Handler, M., Purker, e., tappeiner, G., trattnigg, R. (2005): Das Handbuch ffentlichkeitsbeteiligung Die Zukunft gemeinsam gestalten, S. 58 ff, im Auftrag des Lebensministeriums, Wien www.partizipation.at Amt der Vorarlberger Landesregierung, Bro fr Zukunftsfragen (Hrsg.), Arbter, K. (2010): Handbuch Brgerbeteiligung. Fr Land und Gemeinden, Wien/Bregenz www.vorarlberg.at/zukunft Ottitsch, A., Rappold, G. (o.J.): Handbuch zur Methodik der Brgerbeteiligung im Rahmen von Planungs und Umsetzungsverfahren des Forsttechnischen Dienstes fr Wildbach und Lawi nenverbauung, S. 20 ff, Joensuu Ottitsch, A., Rappold, G. (o.J.): Arbeitsmappe zur Methodik der Brgerbeteiligung im Rahmen von Planungs und Umsetzungsverfahren des Forsttechnischen Dienstes fr Wildbach und Lawinenverbauung, S. 7, Joensuu Stiftung MItARBeIt, Agendatransfer, Ley, A., Weitz, L. (Hrsg.) (2003): Praxis Brgerbeteiligung ein Methodenhandbuch, Bonn

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Involve (2005): People & Participation How to put citizens at the heart of decisionmaking, p. 50 ff, London www.involve.org.uk/home Beschreibung zahlreicher Beteiligungsmethoden mit konkreten Beispielen sowie Informationen zur TeilnehmerInnenzahl, zu den Kosten, zur Dauer des Prozesses, zur Intensitt der Beteiligung sowie zu den bentigten TeilnehmerInnen und zur Art der Ergebnisse, die die Methode hervorbringen kann Fife Council (o. J.): An introduction to consultation methods www.fife.gov.uk/uploadfiles/Publications/c64_4ConsultationMethods.pdf Beschreibung von 19 Beteiligungsmethoden jeweils mit Informationen zu Vor- und Nachteilen, Checklisten zur effektiven Anwendung und einem Praxisbeispiel Smith, G. (2005): Beyond the Ballot 57 democratic innovations from around the world, London http://www.gsdrc.org/go/display&type=Document&id=2008 Kurzbeschreibung von 57 Beteiligungsmethoden von der Information bis zur direkten Demokratie Department of Conservation (New Zealand) (2006): Consultation Guidelines, p. 22 ff, o. O. www.doc.govt.nz/upload/documents/gettinginvolved/consultations/ howdocconsults/consultationguidelines.pdf kurze Beschreibung einiger Beteiligungsmethoden

Im Internet finden Sie weitere Methodenbeschreibungen unter: www.partizipation.at/methoden.html www.buergergesellschaft.de/politischeteilhabe/modelleundmethodender buergerbeteiligung/103413/ www.iap2.org Public participation toolbox mit aktiven und passiven Informationsmethoden, sowie Konsultations- und Kooperationsmethoden fr Klein- und Grogruppen ( jeweils mit Hinweisen fr die Durchfhrung sowie mit Vorteilen und mglichen Stolpersteinen)

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monitoring

K o o p e r at i o n

Weitere Hinweise auf Leitfden zur ffentlichkeitsbeteiligung: www.involve.org.uk

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

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Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

www.goodpracticeparticipate.govt.nz/techniques/ specialisedparticipatorymethods.html Specialised participatory methods, Kurzbeschreibung einiger ffentlichkeitsbeteiligungsmethoden mit Links zu genaueren Beschreibungen der Methoden www.peopleandparticipation.net/display/Methods/Home Beschreibung zahlreicher Beteiligungsmethoden mit Einsatzmglichkeiten, Zeit- und Kostenaufwand sowie Strken und Schwchen

Viele der angefhrten Methoden knnen durch den einsatz elektronischer Medien (z. B. Internet, Mobiltelefon) untersttzt werden. Hinweise zu eparticipationMethoden finden Sie unter: Stiftung MItARBeIt (2007): ePartizipation Beteiligungsprojekte im Internet, Bonn Umfassende Beispielsammlung von Beteiligungsprozessen mit Internetuntersttzung Material zur OnlinePartizipation aus Neuseeland: www.goodpracticeparticipate.govt.nz/techniques/ relatedresources/#Onlineparticipation3 www.britishcouncil.de/e/society/e_participation.htm Ad hoc Committee on edemocracy (CAHDe), Krimmer, R., Kripp, M. J., Menzdez, F. (2008): Generic tools and Policies for an electronic Democracy www.coe.int/t/dgap/democracy/Source/eDemocracy/CAHDe_IV/ CAHDe%20indicative%20guide%20no%201%20eonly_23Feb09.pdf Beschreibung von 33 E-Instrumenten und ihren Einsatzgebieten

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.7

Prozessbegleitung Vorbereitung

V7

Haben Sie vor allem bei kooperativer ffentlichkeitsbeteiligung eine professionelle Prozessbegleitung eingesetzt, die fr die Organisation und Moderation des Beteiligungsprozesses verantwortlich ist? Haben Sie geklrt, wie die Aufgaben und Rollen verteilt sind?

Beteiligungsprozesse bentigen idealerweise eine Prozessbegleitung, also eine Person, die fr den Prozessablauf nicht aber fr die inhaltlichen ergebnisse verantwortlich ist. Sie bernimmt das Prozessmanagement und damit die Organisation und Moderation des Betei ligungsprozesses. Die Prozessbegleitung kann auch von einem kleinen team bernommen werden. Die Anforderungen an die Prozessbegleitung, wie etwa das erforderliche Fachwissen sowie die erfahrung, und der Zeitbedarf steigen mit der Intensitt der Beteiligung von der Infor mation ber die Konsultation bis zur Kooperation.

Tipp

Die Prozessbegleitung kann sowohl intern von VerwaltungsmitarbeiterInnen als auch extern von BeteiligungsexpertInnen bernommen werden. Voraussetzung ist, dass ProzessmanagementAufgaben klar von inhaltlichen Aufgaben getrennt sind. Die Prozessbegleitung sollte zwar Grundkenntnisse vom thema haben, sich inhaltlich aber nicht einbringen.

Lagern Sie die Prozessbegleitung an externe BeteiligungsexpertInnen aus, wenn

Sie als VerwaltungsmitarbeiterIn im Beteiligungsprozess Inhaltliches beitragen wollen (oder mssen, z. B. aufgrund Ihrer Fachkenntnisse) und nicht in unange nehme Interessen oder Rollenkonflikte geraten wollen, Sie bei intensiverer Beteiligung (z. B. bei kooperativer ffentlichkeitsbeteiligung ) nicht selbst die notwendige Zeit fr die Prozessbegleitung aufbringen knnen, bei potentiell konflikttrchtigen themen die inhaltliche Unabhngigkeit und All parteilichkeit der Prozessbegleitung gegenber allen Beteiligten unabdingbar ist.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Wenn Sie sich fr externe ProzessbegleiterInnen entscheiden, sollten Sie diese schon bei der Vorbereitung des Beteiligungsprozesses einbeziehen, damit Sie von deren Wissen und erfahrungen von Anfang an profitieren knnen und sich etwaige Doppelarbeit in der Vorbe reitungsphase ersparen. ProzessbegleiterInnen sollten folgende Qualifikationen mitbringen:

fundierte Kenntnisse zur Vorbereitung und Durchfhrung von Beteiligungspro zessen, u. a. zu verschiedenen Beteiligungsmethoden, praktische erfahrungen mit dem Management von Beteiligungsprozessen, Grundkenntnisse zum thema des Beteiligungsprozesses, aber keine detaillierten Fachkenntnisse, keine inhaltlichen Interessen am thema und Bewusstsein ber die eigene Rolle im Prozess, damit sie allparteilich gegenber allen Beteiligten agieren knnen und soziale Kompetenzen, z. B. zur teambildung, zur Gesprchsfhrung, zum Konflikt management und zum Interessenausgleich, zur Gruppendynamik, zum wert schtzenden Umgang mit allen Beteiligten.

Whlen Sie ProzessbegleiterInnen aus, bei denen Sie davon ausgehen knnen, dass sie von allen Beteiligten anerkannt werden. Bemhen Sie sich darum, dass Ihre ProzessbegleiterInnen von mehreren Stellen oder Organisationen cofinanziert werden. Damit beugen Sie ein seitigen Abhngigkeiten von einzelnen AuftraggeberInnen und dem eindruck Wer zahlt, schafft an vor. Auerdem strken Sie die Unabhngigkeit der ProzessbegleiterInnen. ProzessmanagementAufgaben sind:

Bei der Vorbereitung des Beteiligungsprozesses: Klrung der Ziele, der Rahmenbedingungen, der einflussmglichkeiten, der Ziel gruppen, der Intensitt der Beteiligung, der eingesetzten Methoden, der Auf gaben und Rollenteilung sowie wann beteiligt wird, entwicklung des Ablauf und Zeitplans und Zusammenstellen der ntigen Informationsgrundlagen, erstellung eines Konzeptes zum Beteiligungsprozess (Beschreibung des Pro zessdesigns), Bei Bedarf: Untersttzung bei der Abstimmung des Konzeptes zum Beteiligungs prozess mit den politisch Verantwortlichen. Bei der Durchfhrung des Beteiligungsprozesses: Organisation und Moderation der Veranstaltungen sowie Sicherung der ergeb nisse (Protokollierung) Untersttzung bei der teambildung, Vereinbarung der Spielregeln fr die Zusammenarbeit der Beteiligten und ihre Betreuung whrend des Prozesses Zeitmanagement u. Qualittssicherung d. Prozesses (Fortschritte, Zielerreichung) Bei Monitoring und evaluierung des Beteiligungsprozesses: Dokumentation des Prozessablaufs evaluierung des Beteiligungsprozesses und Dokumentation der gesammelten erfahrungen (Lessons learned)

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Tipp

Tipp

Quellen

www.goodpracticeparticipate.govt.nz/techniques/choosingafacilitator.html Checkliste mit Qualifikationen guter ModeratorInnen www.iafworld.org/i4a/pages/Index.cfm?pageid=3331 Zertifizierungskriterien der International Association of Facilitators www.iafworld.org/i4a/pages/index.cfm?pageid=3744 Statement of values and code of ethics for facilitators der International Association of Facilitators www.iap2.org Core values for the practice of public participation and Code of ethics for public participation practitioners Ottitsch, A., Rappold, G. (o.J.): Arbeitsmappe zur Methodik der Brgerbeteiligung im Rahmen von Planungs und Umsetzungsver fahren des Forsttechnischen Dienstes fr Wildbach und Lawinenverbauung, S. 31, Joensuu Checkliste zur Moderation Institut fr technikfolgenAbschtzung (ItA) der sterreichischen Akademie der Wissenschaften, KnigBaudouinStiftung, Flemish Institute for Science and technology Assessment (2005/2006 ): Leitfaden Partizipativer Verfahren ein Handbuch fr die Praxis, S. 20, Brssel/Wien www.oeaw.ac.at/ita kurze Beschreibung der Anforderungen an ModeratorInnen

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Auch elektronisch untersttzte Beteiligungsprozesse brauchen eine Prozessbe gleitung. Diese moderiert die Foren, kontrolliert die eingesetzten Systeme, speichert und protokolliert die eingelangten Stellungnahmen, archiviert die ein trge und steht den teilnehmerInnen bei Fragen und Anregungen zur Verfgung. Ziehen Sie hierfr expertInnen aus Ihren Fachabteilungen bzw. externe IKt expertInnen zu Rate.

i n f o r m at i o n

Klren Sie zu Beginn des Beteiligungsprozesses, welche Prozessmanagement Aufgaben Sie selbst bernehmen und welche Sie an externe Prozessbeglei terInnen auslagern und wie zwischen Ihnen die Abstimmung und entscheidungs findung erfolgt. Wenn Sie externe FachexpertInnen zur inhaltlichen Untersttzung beauftragen, klren Sie auch mit diesen, wer welche Aufgaben und Verantwort lichkeiten bernimmt. Die Abgrenzung zwischen ProzessmanagementAufgaben und inhaltlichen Aufgaben sowie deren Zusammenspiel ist fr den reibungslosen Ablauf des Prozesses entscheidend. Whlen Sie daher FachexpertInnen aus, die der ffentlichkeitsbeteiligung offen gegenber stehen, womglich bereits erfah rungen mit Beteiligungsprozessen haben und die mit der Prozessbegleitung gut kooperieren knnen. Achten Sie darauf, dass nicht ein und der/dieselbe Auftrag nehmerIn sowohl fr inhaltliche Beitrge als auch fr das Prozessmanagement zustndig ist. Damit wrden Sie die inhaltliche Unabhngigkeit und die Allpartei lichkeit der Prozessbegleitung schwchen.

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.8

Zeitpunkt

V8

Ist definiert, wann Sie die ffentlichkeit beteiligen? Beteiligen Sie die ffentlichkeit so frh wie mglich, zu einem Zeitpunkt, zu dem alle Optionen noch offen sind.

Der Zeitpunkt, zu dem Sie mit der ffentlichkeitsbeteiligung beginnen, ist entscheidend fr den Gestaltungsspielraum, den Sie der ffentlichkeit bieten. Damit die ffentlichkeits beteiligung wirksam und effizient ist, sollten Sie die ffentlichkeit so frh wie mglich be teiligen, also zu einem Zeitpunkt, zu dem alle Optionen noch offen sind (siehe Aarhus Konvention 6, Artikel 6(4)).

Achtung Der letztmgliche Zeitpunkt zur ffentlichkeitsbeteiligung wre dann, wenn Sie
bereits einen entwurf zu Ihrer Politik, Ihrem Plan, Ihrem Programm oder Ihrem Rechtsakt ausgearbeitet haben. Doch dieser Zeitpunkt ist in der Praxis fr effek tive ffentlichkeitsbeteiligung oft zu spt. Je spter Sie die ffentlichkeit ein binden, umso mehr Vorentscheidungen sind bereits gefallen und umso weniger Gestaltungsspielraum besteht. Das kann Frustration bei den Beteiligten oder Doppelarbeit fr Sie (wieder 3 Schritte zurck) verursachen.

bereinkommen ber den Zugang zu Informationen, die ffentlichkeitsbeteiligung an entscheidungsverfahren und den Zugang zu Ge richten in Umweltangelegenheiten, ratifiziert von sterreich am 17.01.2005, www.unece.org/env/pp/welcome.html

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Praxis-Beispiel

Das Bundesministerium fr Soziales und Konsumentenschutz beteiligte die betroffenen Akteure bei der erstellung des Strategieberichts fr Sozialschutz und soziale eingliede rung 20082010 von Anfang an: In einem ersten Schritt wurden mgliche Schwer punktthemen des Berichts bei einer KickoffVeranstaltung mit anderen betroffenen Ressorts, den Lndern, dem Stdte und dem Gemeindebund, den Sozialpartnern und mit den 5 wichtigsten DachNGOs im Sozialbereich diskutiert. Auf Basis der ergebnisse dieser ersten Konsultationsrunde wurde ein Berichtsentwurf verfasst. Bei der textierung der einzelnen Kapitel nahmen die jeweiligen AutorInnen mit den betroffenen Stellen und Organisationen einzeln Kontakt auf. Als der Berichtsentwurf vorlag, wurden wiederum die betroffenen Akteure um schriftliche Stellungnahmen ersucht. Die Kommentare wurden eingearbeitet und bei einer zweiten Veranstaltung mit den betroffenen Akteuren disku tiert. Danach wurde die endgltige Version des Berichts verfasst und dem Ministerrat zur Kenntnis gebracht. Durch die frhzeitige einbindung konnten die Beitrge und Standpunkte der betroffenen Akteure wirkungsvoll bercksichtigt werden.
Beispiel 3: Beispiel fr frhzeitige Beteiligung

Tipp

Wenn in Ihrem Ressort mehrere Beteiligungsprozesse durchgefhrt werden und dabei die gleichen Interessengruppen einbezogen werden, empfiehlt sich eine zeitliche Abstimmung mit anderen Abteilungen, damit sich die Beteiligten in alle Prozesse einbringen knnen. ein Konsultationskalender kann in Ihrem Ressort oder in Ihrer Abteilung die ntige bersicht bieten.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Frhzeitige Beteiligung am Strategiebericht fr Sozialschutz und soziale eingliederung 2008 2010

i n f o r m at i o n

mit einem World Cafe zur Sammlung von Ideen und zum informellen Meinungs austausch ber den IstZustand beginnen, mit einem Runden tisch mit den hauptbetroffenen Interessengruppen fortgesetzt werden, mit einem Begutachtungs oder Stellungnahmeverfahren zum gemeinsam ausgear beiteten entwurf fr die breite ffentlichkeit seine grte Breite erlangen und mit der Information ber die entscheidung im Internet und in der Fachpresse enden.

Vorbereitung

Der optimale Zeitpunkt fr den Start der ffentlichkeitsbeteiligung hngt von den Zielen der Beteiligung ab ( t Kapitel 3.1.1, S. 18). Wenn Sie lediglich Stellungnahmen zu einem entwurf einholen wollen, werden Sie zuerst den entwurf erarbeiten und dann die ffent lichkeit dazu konsultieren. Wenn Sie hingegen ein gemeinsam erarbeitetes ergebnis an streben und gemeinsam mit den Betroffenen die Inhalte Ihrer Politik, Ihres Plans, Ihres Programms oder Ihres Rechtsaktes definieren wollen, empfiehlt sich die Beteiligung von Anfang an. Dieser Beteiligungsprozess knnte beispielsweise

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.9

Ablaufplan und Zeitplan

V9

Haben Sie einen Ablaufplan und einen Zeitplan fr den ffentlichkeitsbeteiligungsprozess erstellt? Haben Sie dabei die Reflexion und die Dokumentation Ihrer Erfahrungen mitbercksichtigt? Haben Sie in Ihrem Zeitplan auch Puffer fr Unvorhergesehenes vorgesehen? Haben Sie den Zeitplan an etwaige Verfahrens fristen und an jene Zeitpunkte angepasst, zu denen die Entscheidung fallen soll?

In diesem Schritt erfolgt die Feinarbeit zur Planung des Beteiligungsprozesses. Denken Sie den Prozessablauf im Detail durch. Bercksichtigen Sie dabei die Standards bei informativer ( q Kapitel 3.2.1, S. 65), konsultativer ( q Kapitel 3.2.2, S. 79) oder kooperativer ffentlichkeits beteiligung ( q Kapitel 3.2.3, S. 103). Die folgenden Fragen untersttzen Sie bei der entwicklung eines Ablaufplans und eines Zeitplans fr Ihren Beteiligungsprozess:

Ist ein Zeitpunkt festgelegt, zu dem die entscheidung zu Ihrer Politik, Ihrem Plan, Ihrem Programm oder Ihrem Rechtsakt fallen soll? Wenn ja, wann? Gibt es Verfahrensfristen, die zu bercksichtigen sind? Wenn ja, welche? Welche Arbeitsschritte sind bis zur entscheidung in welcher Reihenfolge zu erledigen? Wann sollen Besprechungen oder Workshops stattfinden? Welche Arbeiten sind davor, dazwischen und danach zu erledigen und wie viel Zeit wird dafr bentigt? Wann werden Stellungnahmen eingeholt und welche Frist wird dafr vorgesehen ? Wie lange wird die Sichtung und Bercksichtigung der Stellungnahmen bentigen? Wann erfolgen Abstimmungen mit den politischen entscheidungstrgerInnen (z. B. vor der Verffentlichung des entwurfs zur Stellungnahme oder nach der Bercksich tigung der Stellungnahmen) und wie viel Zeit wird dafr bentigt? Wie werden die erfahrungen mit dem Beteiligungsprozess dokumentiert und wie viel Zeit wird dafr bentigt?

54

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Tipp

Tipp

55

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Das Internet kann Beteiligungsprozesse erleichtern und beschleunigen. Beim einsatz des Internets drfen Fristen jedoch maximal um den Postweg gekrzt werden. ffentlichkeitsarbeit und Marketing zum Beteiligungsprozess sind wesentliche erfolgsfaktoren. Planen Sie auch diese Aktivitten ein und ntzen Sie dafr alle zur Verfgung stehenden Medien.

i n f o r m at i o n

Ihr Zeitplan sollte straff sein, aber trotzdem Puffer fr Unerwartetes vorsehen, v. a. auch um unverschiebbare Meilensteine einhalten zu knnen. Im Laufe des Prozesses knnen Wnsche oder Notwendigkeiten auftauchen, z. B. zustzliche Studien oder Diskussionsrunden, die zu Beginn nicht vorhersehbar sind. Sehen Sie fr schwer vorausplanbare Phasen gegebenenfalls bereits einen Plan B vor. Zu straffe und unflexible Ablaufplne knnen unntigen Stress und damit Frustra tion bei allen Beteiligten erzeugen. Greifen Sie im Zweifelsfall auf erfahrungs werte mit anderen Beteiligungsprozessen oder auf die erfahrungen professio neller ProzessbegleiterInnen zurck. eine Zeitplantabelle ist ein einfaches und bewhrtes Werkzeug, um die bersicht zu behalten, den Arbeitsfortschritt zu dokumentieren und laufend die ntigen Aktualisierungen vorzunehmen. Dort lsst sich auch eintragen, wer fr welche Arbeitsschritte verantwortlich ist.

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.10

Informationsgrundlagen

V 10

Haben Sie fr die Beteiligten ausgewogene Informationsgrundlagen zum Gegenstand des Verfahrens zu sammengestellt? Haben Sie die fr die Beteiligten wichtigsten Informationen in einer kurzen Zusammen fassung dargestellt?

Die Beteiligten brauchen Informationen zum Gegenstand Ihres Beteiligungsprozesses, damit sie sich auf die Inhalte einstellen knnen. Diese Informationen sollten umfassend und ausgewogen sein, sowie die verschie denen bestehenden fachlichen Sichtweisen darstellen. Jedenfalls sollten die Unterlagen in einfacher, allgemein verstndlicher Sprache geschrieben ( q Checkliste, S. 137) und gut zugnglich sein (z. B. im Internet als die heute wichtigste Informatinsquelle verffentlicht sowie bei der zustndigen Verwaltungsstelle ffentlich einseh bar ). empfehlenswert ist eine kurze Zusammenfassung der Informationen, damit die Beteiligten mit geringem Aufwand entscheiden knnen, ob eine Beteiligung interessant ist oder nicht. Detailinformationen und links zu weiteren Informationsquellen knnen Sie in einem Anhang unterbringen. Folgende Fragen untersttzen Sie bei der Zusammenstellung der Informationsgrundlagen: Um welches thema und um welche speziellen Aspekte davon geht es im Beteili gungsprozess? Wie ist der Stand der Diskussionen zum thema und welche fachlichen Sichtweisen gibt es dazu? Gibt es bereits Studien, Medienberichte oder ffentliche Diskussionen zum thema? Welche und mit welchen Inhalten? Wo sind diese zu finden? Welche Kernaussagen knnen fr die Beteiligten wichtig sein, um zu entscheiden, ob das thema fr sie interessant ist oder nicht?

Tipp

Fhren Sie neben der klassischen auch eine Internetrecherche durch und be rcksichtigen Sie hierbei auch Blogs und Soziale Netzwerke wie Facebook und twitter.

Wenn Sie die Standards V 1V 10 bearbeitet haben, haben Sie in 10 Schritten die Grundlagen fr das Konzept zum Beteiligungsprozess erarbeitet. Der nchste Standard V 11 behandelt das Konzept zum Beteiligungsprozess.

56

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.1.11

Konzept zum Beteiligungsprozess Vorbereitung

V 11

Haben Sie ein Konzept zum Beteiligungsprozess erstellt, das Informationen zu den oben genannten Punkten enthlt und der Einladung zum ffentlichkeitsbeteiligungsprozess beigelegt wird?

Fassen Sie nun die gem den Standards V 1V 10 geklrten Punkte in einem Konzept zu Ihrem Beteiligungsprozess schriftlich zusammen. Damit beschreiben Sie das ent wickelte Prozessdesign und schaffen Klarheit und Verbindlichkeit. Auf die Ankndigungen und Zusagen im Konzept zu Ihrem Beteiligungsprozess sollen sich die Beteiligten ver lassen knnen. Das Konzept ist als promise to the public zu verstehen. Achten Sie daher auf realistische Darstellungen und auf eine einfache, allgemeinverstndliche Sprache ( q Checkliste, S. 137). Das Konzept zu Ihrem Beteiligungsprozess dient als Unterlage zur Abstimmung mit den fr den Beteiligungsprozess politisch Verantwortlichen ( q Standard V 12, S. 58), zur Infor mation der Beteiligten und der ffentlichkeit ber den Beteiligungsprozess sowie als Basis fr die etwaige Beauftragung externer. In manchen Fllen kann es sinnvoll sein, das Kon zept zu Ihrem Beteiligungsprozess (v. a. den Zeitplan) mit Schlsselpersonen unter den Beteiligten abzustimmen, damit deren Beteiligung gesichert werden kann. Legen Sie das Konzept zu Ihrem Beteiligungsprozess bei, wenn Sie die ffentlichkeit zur Beteiligung ein laden, und verffentlichen Sie es auf der Website zum Beteiligungsprozess.

57

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.12

Politisches Commitment

V 12

Haben Sie das Konzept zum Beteiligungsprozess mit den politisch Verantwortlichen abgestimmt? Haben Sie die Untersttzung der politisch Verantwortlichen fr Ihren ffentlichkeitsbeteiligungsprozess gesichert?

Stimmen Sie den entwurf des Konzeptes zu Ihrem Beteiligungsprozess mit den politisch Verantwortlichen ab. Besprechen Sie dabei jedenfalls die vorgesehenen einflussmglich keiten der ffentlichkeit, die Verbindlichkeit der ergebnisse des Beteiligungsprozesses, die entscheidungskompetenzen und die Rolle, die das ergebnis des Beteiligungsprozesses bei der entscheidung spielt ( t Standard V 3, S. 21). Damit klren Sie mit den politisch Verant wortlichen die Schnittstellen zwischen dem Beteiligungsprozess und den politischen entscheidungsstrukturen. Klare Schnittstellen lassen die ffentlichkeitsbeteiligung und reprsentativdemokratische Gremien reibungslos zusammenspielen und einander wir kungsvoll ergnzen. ersuchen Sie die politisch Verantwortlichen um Untersttzung fr den Beteiligungspro zess. Weisen Sie die PolitikerInnen darauf hin, dass das politische Commitment zum Beteiligungsprozess ein wesentlicher erfolgsfaktor fr sein Gelingen ist. Klren Sie, in welcher Form oder Formulierung die Beteiligten darber informiert werden knnen, dass die politisch Verantwortlichen hinter dem Beteiligungsprozess stehen. Frderlich sind sichtbare taten und Signale der Verbindlichkeit, beispielsweise durch

die Unterschrift der politischen entscheidungstrgerInnen unter der einladung zum Beteiligungsprozess, ihre (gegebenenfalls auch schriftliche) Zusage, die ergebnisse des Beteiligungspro zesses bei der entscheidung zu Ihrer Politik, Ihrem Plan, Ihrem Programm oder Ihrem Rechtsakt zu bercksichtigen ( q dazu Standard V 13, S. 60) oder das Angebot an die Beteiligten, die politische entscheidung zu erlutern ( z. B. schrift lich in einem Brief oder mndlich in einer Sitzung).

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Politisches Commitment zur Beteiligung an der erstellung des Strategieberichts fr Sozialschutz und soziale eingliederung 20082010

Beispiel 4: Beispiel fr politisches Commitment zu einem Beteiligungsprozess

59

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Weisen Sie die politischen entscheidungstrgerInnen bei der Abstimmung des Konzeptes zu Ihrem Beteiligungsprozess darauf hin, dass ffentlichkeitsbeteiligungsprozesse dynamisch ablaufen knnen und nicht immer exakt planbar sind. Vereinbaren Sie eine Vor gangsweise fr den Fall, dass gravierende Abweichungen vom Konzept auftreten.

i n f o r m at i o n

Der Bundesminister fr Soziales und Konsumentenschutz nahm an den beiden Ver anstaltungen, die zur Beteiligung der betroffenen Verwaltungsstellen, Interessenver tretungen und NGOs an der erstellung des Strategieberichts fr Sozialschutz und soziale eingliederung 20082010 durchgefhrt wurden, persnlich teil. Bei der KickoffVeran staltung stand er zur Diskussion der geplanten Schwerpunktthemen des Berichts zur Verfgung. Bei der zweiten Veranstaltung nahm er an der Besprechung der eingelangten Stellungnahmen zum Berichtsentwurf teil. Durch seine persnliche Anwesenheit drckte er sein politisches Commitment zum Beteiligungsprozess aus.

Vorbereitung

Praxis-Beispiel

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.1.13

Zusage zur Bercksichtigung

V 13

Haben Sie sich mit den politischen EntscheidungstrgerInnen dahin gehend abgestimmt, dass diese die Ergebnisse des Beteiligungsprozesses bei der Entscheidung bercksichtigen werden? Bercksichtigen be deutet, dass sie sich mit den Ergebnissen respektvoll auseinander setzen und diese so weit wie mglich in die Entscheidung einflieen lassen. Sollte das nicht berall mglich sein, so sind abweichende Entschei dungen verstndlich zu begrnden.

Weisen Sie die politischen entscheidungstrgerInnen darauf hin, dass bercksichtigen nicht bedeutet, alle ergebnisse des Beteiligungsprozesses 1:1 bei der entscheidung zwingend zu bernehmen, dass es fr den Beteiligungsprozess aber auf alle Flle frderlich ist,

wenn sich die entscheidungstrgerInnen mit den ergebnissen des Beteiligungspro zesses respektvoll auseinandersetzen, diese so weit wie mglich in die entscheidung einflieen lassen und etwaige abweichende entscheidungen verstndlich begrnden.

Dazu gehrt auch, dass sie bei der Kommunikation der entscheidung auf die Inhalte des ffentlichkeitsbeteiligungsprozesses Bezug nehmen. Die Zusage der politischen entscheidungstrgerInnen, die ergebnisse des Beteiligungs prozesses bei der entscheidung zu bercksichtigen, kann die ffentlichkeit stark zur Betei ligung motivieren. Der Beteiligungsprozess gewinnt auch an Glaubwrdigkeit und das Ver trauen in die politischen entscheidungstrgerInnen steigt.

60

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Weitere Quellen zur Vorbereitung eines Beteiligungsprozesses:


Selle, K. (2000): Wer? Was? Wie? Wie weit? Warum? In: ebd. (2000): Wer? Was? Wie? Wie weit? Warum? Voraussetzungen und Mg lichkeiten einer nachhaltigen Kommunikation: S. 141186. www.stadtteilarbeit.de/themen/buergerbeteiligung/allgemeinestheorien/ 221werwiewaswieweitwarum.html Commission for environmental Cooperation (1999): Framework for Public Participation in Commission for environmental Cooperation Activities Checklist for Designing a Public Participation Process www.cec.org/Page.asp?PageID=122&ContentID=937&SiteNodeID=536&BL_expandID=

61

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2 d u r c h f h r e n de S b e t eilig u ng SPr ozeSS eS

62

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

zur informativen ffentlichkeitsbeteiligung (q I-Standards, Kapitel 3.2.1, S. 65),

zur konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung (q S-Standards, Kapitel 3.2.2, S. 79) oder

zur kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung (q K-Standards, Kapitel 3.2.3, S. 103) relevant.

63

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Je nach dem, ob Sie die ffentlichkeit informativ, konsultativ und kooperativ beteiligen ( t Standard V 5, S. 29), sind fr Sie bei der Durchfhrung des Beteiligungsprozesses entweder die Standards

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Wenn Sie in Ihrem Beteiligungsprozess Information und Konsultation oder Information, Konsultation und Kooperation kombinieren, was in der Praxis oft vorkommt, finden Sie in allen 3 folgenden Kapiteln entsprechende Praxistipps, die Sie untersttzen knnen.

Das in der Vorbereitungsphase erarbeitete Konzept zu Ihrem Beteiligungsprozess ( t Stan dard V 11, S. 57) dient Ihnen als roter Faden fr die nun bevorstehende Durchfhrungs phase. Wenn es neue entwicklungen erfordern, knnen Sie das Konzept zu Ihrem Betei ligungsprozess natrlich anpassen. Wichtig ist dabei, die beteiligte ffentlichkeit auf die fr sie relevanten nderungen transparent und nachvollziehbar hinzuweisen. Generell ist fr die Durchfhrung des Beteiligungsprozesses eine offene und wertschtzende Haltung gegenber der ffentlichkeit frderlich. Dazu gehrt das Bemhen, die Beteiligten dort abzuholen, wo sie stehen und die eingebrachten Beitrge unvoreingenommen zu prfen. Hilfreich ist, wenn Sie versuchen zu verstehen, welche Interessen und Bedrfnisse hinter den Beitrgen stehen. Versuchen Sie Kommunikationskiller wie Das geht nicht. Das haben wir immer anders gemacht. Das machen wir sicher nicht so. in Ihren Gesprchen zu vermeiden. Frderlich ist jedenfalls eine einfache, allgemeinverstndliche Sprache ( q Kapitel 5.1, S. 137). Immerhin opfern Brgerinnen und Brger in der Regel ihre Freizeit, um sich zu betei ligen. VertreterInnen von Interessengruppen widmen der Beteiligung einen teil ihrer Arbeits zeit und stellen dafr andere Aufgaben zurck.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

65

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

3.2.1 i nformation im b eteiligungSProzeSS

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Auch die Information der ffentlichkeit will bewusst geplant werden, damit sie klar, schlssig, eindeutig und widerspruchsfrei bei den Zielgruppen ankommt. Es muss klar sein, wann welche Zielgruppen mit welchen Kommunikationsmitteln ber welche Inhalte informiert werden. Bereiten Sie der Person, die an die ffentlichkeit herantritt, die Informationen ausgewogen und klar auf. Besonders wichtig sind die Entscheidungen, wer als Kontaktperson angegeben wird, wer bei Veranstaltungen auftritt oder wer mit den Medien kommuniziert.

Tipp

Weil es manchmal zu kurz kommt: Informieren Sie neben der ffent lichkeit auch die eigene Organisation ber die Politik, den Plan, das Pro gramm oder den Rechtsakt.

Ausgewogene Information

Aktive Information

Zielgruppenspezifische Information

Angepasste Kommunikationsmittel

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Begrndung von entscheidungen

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monitoring

K o o p e r at i o n

Barrierefreie Information

Informationsquellen

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.1.1

Ausgewogene Information

I1

Haben Sie ausgewogen informiert? Haben Sie die unterschiedlichen Aspekte zum Thema vorgestellt?

Ausgewogene Information stellt unterschiedliche Aspekte und Blickwinkel zum thema der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes dar. Sie frdert die Glaubwrdigkeit der Information und sichert gegen Manipulationsvorwrfe ab. Je ausgewogener Sie infor mieren, desto mehr Menschen werden sich angesprochen fhlen. tendenzise Information hingegen kann Widerstnde und Konflikte hervorbringen sowie generell das Vertrauen in die Verwaltung und die politisch Verantwortlichen schmlern. Ausgewogene Information frdert auch die Meinungsbildung in der ffentlichkeit, die fr das breite Verstndnis fr die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt ntig ist.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.1.2

Aktive Information Vorbereitung

I2

Haben Sie die interessierte organisierte ffentlichkeit aktiv von sich aus informiert, z. B. per EMail oder per Post?

Wenn Sie nicht dem Zufall berlassen wollen, ob Ihre Informationen die Interessengruppen, die sich fr die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt interessieren, auch erreichen, kontaktieren Sie diese Interessengruppen am besten aktiv von sich aus. Alle ge eigneten Informationswege stehen Ihnen dafr offen. Am gebruchlichsten ist die Infor mation per eMail oder per Post. Nutzen Sie auch Soziale Netzwerke. Mit Stand April 2010 hatte z. B. das Soziale Netzwerk Facebook ber 2 Millionen sterreichische Nutzer, was etwa 20 % der Bevlkerung entspricht.7 Wenn Sie nicht an alle mglicherweise Interessierten umfassende Unterlagen versenden wollen, knnen Sie auf die jeweiligen Informationsquellen im Internet verweisen oder anbieten, dass Sie die Unterlagen bei Interesse zuschicken. Bemhen Sie sich um aktuelle Verteiler und versuchen Sie neben den bereits bekannten Organisationen auch neue Interessengruppen zum thema zu kontaktieren. Um mglichst viele Interessengruppen zu erreichen und keine mglicherweise interessierten Gruppen zu bersehen, knnen Sie deren Dachorganisationen informieren und diese darum ersuchen, die Informationen an die Mitgliedsorganisationen weiterzuleiten ( t Standard V 4, S. 23 ). Sie knnen bei dieser Gelegenheit auch ausloten, welche neuen Organisationen sich fr das thema interessieren knnten.

NutzerInnenzahlen sterreich ( April 2010 ) digitalaffairs.at/facebookuserzahlenoesterreich/ ( 23.04.2010 )

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.1.3

Zielgruppenspezifische Information

I3

Haben Sie die Informationen zielgruppenspezifisch aufbereitet? Haben Sie komplexe Sachverhalte und Probleme mglichst klar und verstndlich dargestellt (so einfach wie mglich so umfassend wie ntig )?

Wenn Sie in der Vorbereitungsphase geklrt haben, welche Zielgruppen Sie mit Ihren Infor mationen erreichen wollen ( t Standard V 4, S. 23), knnen Sie die Informationen, die Sie transportieren wollen, zielgruppenspezifisch aufbereiten. Versuchen Sie dazu, sich in die Zielgruppen hineinzuversetzen. Was knnte interessant und ansprechend sein? Wenn Sie unterschiedliche Zielgruppen ansprechen wollen, kann es frderlich sein, wenn Sie auch unterschiedliche Informationsmaterialien erstellen. Reduzieren Sie den Informationsgehalt auf die wirklich wichtigen Punkte. Kommunikationsfachleute empfehlen oft, pro Zielgruppe maximal 34 Botschaften zu formulieren.

Tipp

Stellen Sie komplexe Sachverhalte und Probleme mglichst einfach dar. Die Kunst dabei ist es, trotz der notwendigen Vereinfachungen fachlich richtig zu informieren und alle fr das Verstndnis wichtigen Informationen zu bringen. Oft hilft es, wenn Personen, die Ihren Zielgruppen mglichst hnlich sind, Ihre textentwrfe testlesen. Bei komplexen Informationen, beispielsweise bei groen Reformen, kann es sich auszahlen, interne oder externe Kommunikations profis zur Untersttzung beizuziehen. Wichtig ist, dass die Informationen fr die jeweiligen Zielgruppen authentisch und glaubwrdig sind und dass sie in ton und Sprache ansprechen. Anbiederung macht meist keinen guten eindruck.

Tipp

Informationen knnen mit Videos, Fotos, Plnen und Karten, z. B. auf Open Street Map oder Google Maps, visualisiert und simuliert werden.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.1.4

Angepasste Kommunikationsmittel Vorbereitung

I4

Haben Sie die Kommunikationsmittel an Ihre Zielgruppen angepasst, auch hinsichtlich der Sprache? Haben Sie fr Kontakte mit der breiten ffentlichkeit zumindest zwei unterschiedliche Medien verwendet, wovon 8 eines jedenfalls das Internet ist? Haben Sie Ihre Verteiler aktuell gehalten?

Bei der oft beklagten Informationsflut unserer Zeit ist es eine Herausforderung, dass Sie Ihre Zielgruppen mit Ihren Informationen auch erreichen. Sprechen Sie Ihre Zielgruppen daher mit mehreren Kommunikationsmitteln an. Je nachdem, ob Sie sich an die breite ffentlichkeit, an die organisierte ffentlichkeit oder an politische entscheidungstrge rInnen bzw. opinion leader wenden, stehen Ihnen folgende Kommunikationsmittel zur Auswahl:

Durch eine berlegte Kombination an Medien steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alle Ihre Zielgruppen auch wirklich erreichen.

71

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Kommunikationsmittel

Zielgruppen

Breite ffentlichkeit 1. Persnliche Kontakte Gesprch Anlaufstelle, Beratung 2. Veranstaltungen Sitzung Workshop event, Fest Wettbewerb Ausstellung, Fhrung Roadshow 3. Drucksachen Infoblatt Flyer Broschre Fachartikel Plakataktion 4. Elektronische Mittel Website, Blogs Soziale Netzwerke Newsletter CD, DVD, Video PowerpointPrsentation 5. Massenmedien Presseinformation tV, Radiobeitrag Inserat
9

Organisierte ffentlichkeit

Politische Entscheidungs trgerInnen, Opinion Leader

+ ++ ++ + ++ ++ + + + + ++ + ++ + ++ + + + ++ ++ ++ ++ ++ ++ + ++ + + ++ ++ ++ ++ ++ ++ + + ++

+ ++

+ +

++ ++ ++ ++ ++ ++ +

tabelle 3: Kommunikationsmittel und Zielgruppen, die mit ihnen erreicht werden knnen; + = gut geeignet, ++ = sehr gut geeignet Quelle: verndert und ergnzt nach: Schweizer Bundesamt fr Raumentwicklung (ARe) und Schweizer Direktion fr entwicklung und Zusammenarbeit (DeZA) (2007): Kommunikation fr eine Nachhaltige entwicklung ein Leitfaden, S. 14, Bern

z. B. Facebook, StudiVZ, xING

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl der Kommunikationsmittel:


Woher bekommen Ihre Zielgruppen blicherweise Informationen? Was werden Ihre Zielgruppen wahrscheinlich sehen, hren oder anderswie beachten? Gibt es Spezialmedien fr Ihre Zielgruppen, wie z. B. Soziale Netzwerke im Internet? Wollen Sie ber einen lngeren Zeitraum informieren oder nur einmalig zu einem be stimmten Zeitpunkt?

Tipp

Praxis-Beispiel

Um die ffentlichkeit ber den Entwurf des Vorarlberger Abfallwirtschaftsplans und den dazu gehrigen Umweltbericht zu informieren, wurden verschiedenste Kommunikations mittel kombiniert: Informationen wurden sowohl im Internet als auch bei der Abteilung Abfallwirtschaft (VIe) des Amtes der Vorarlberger Landesregierung zur ffentlichen Einsicht aufgelegt. Die Auflage wurde bei einer Pressekonferenz des zustndigen Landesrats, in einem Fernseh beitrag, in einer weit verbreiteten Lokalzeitung, in der Vorarlberger Landeskorrespon denz und im Amtsblatt fr das Land Vorarlberg bekannt gemacht. Bei den im Internet zum Herunterladen angebotenen Dokumenten wurden die Gre der Dokumente und die Downloadzeiten fr ein 56 KModem angegeben.
Beispiel 5: Beispiel fr den einsatz verschiedenster Kommunikationsmittel

73

monitoring

K o o p e r at i o n

Information ber die Strategische Umweltprfung zum Vorarlberger Abfallwirtschaftsplan

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Das Internet ist ein wichtiges Medium geworden. Die Zahl der Zugriffe auf Ihre Website zeigt, wie viele Menschen an den angebotenen Informationen interessiert sind, selbst wenn nur ein kleiner teil davon Stellungnahmen abgibt oder zu Veranstaltungen kommt. Derzeit nutzen etwa 70% der sterreicherInnen das Internet (Stand: Frhjahr 2009). Sie sollten jedoch neben dem Internet zumindest ein zweites Medium verwenden, um keine Bevlke rungsgruppe systematisch von den Informationen auszuschlieen. Je mehr Medien Sie kombinieren, umso grer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Botschaft bei den Ziel gruppen auch tatschlich ankommt. Senden Sie die zum Herunterladen angebotenen Dokumente auf Anfrage auch per Post zu. Sie knnen das Zuschicken als besonderes Service auch ausdrcklich anbieten.

i n f o r m at i o n

Wenn Sie Ihre Zielgruppen wirklich erreichen wollen, tragen Sie Ihre Informa tionen aktiv an sie heran und investieren Sie in ansprechende Kommunikations mittel. Viele Kommunikationsmittel bentigen einen gewissen Qualittsstan dard, um auch professionell zu wirken. Oft zahlt es sich aus, Profis zu engagieren.

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.1.5

Barrierefreie Information

I5

Haben Sie dafr gesorgt, dass die Informationen barrierefrei zugnglich sind?

Barrierefreie Informationen sind fr alle Menschen ungehindert zugnglich, also auch fr Menschen mit Behinderungen, ltere Menschen oder Menschen, die andere Mutter sprachen sprechen. berlegen Sie, welche Barrieren den Zugang zu Ihren Informationen erschweren knnten und wie Sie diese Barrieren vermeiden knnen:

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Information ist kompliziert und fachspezifisch formuliert Information ist fr Menschen mit nichtdeutscher Mutter sprache schwer verstndlich Informationen sind schlecht lesbar oder hrbar

einfach und allgemeinverstndlich formulieren ( q Checkliste, S. 137) Information auch in anderen Sprachen anbieten, zumindest die wichtigsten Inhalte (Zusammenfassung) Bei Informationsveranstaltungen bersetzer, evtl. auch fr Gebrdensprache beiziehen Informationen sowohl schriftlich als auch mndlich (z. B. ber CD, Video, Kassette etc.) anbieten Dokumente, die im Internet zum Herunterladen zur Verfgung gestellt werden, in mehreren Formaten anbieten, z. B. im pdf und im rtfFormat Ausreichend groe Schrift mit gutem Kontrast (Schwarz auf Wei) verwenden Gut zugngliche Websites anbieten, die den WAIStandards (Web Accessibility Initiative) entsprechen und einen barrierefreien Zugang zum Internet ermglichen Information ber verschiedene Kommunikationsmittel anbieten (Presse, Rundfunk, Aushnge, Internet etc., t tabelle 3, S. 72) Informationsveranstaltungen in bekannten Gebuden anbieten, die auch mit ffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sind
Information auf das Wesentliche beschrnken und fr Interessierte Quellen zu Detailinformationen angeben Informationen von Veranstaltungen oder Ausstellungen zum Nachlesen auch im Internet anbieten und auf Wunsch zuschicken

es ist zeitaufwndig, an die Informationen zu kommen

Informationen werden zu ungnstigen Zeiten oder zu kurz angeboten

Zugang zu Information ist kostspielig Informationen werden nicht angenommen, weil sie als nicht vertrauenswrdig eingeschtzt werden Informationen werden nicht abgeholt, weil sich die ffentlich keit nicht respektvoll genug behandelt fhlt

Information auch kostenlos anbieten (Kopien, CDs etc.) Objektiv und umfassend informieren, verschiedene Sichtweisen darstellen, mit Interessengruppen des Fachbereichs Vertrauensbasis aufbauen

Kultur des respektvollen Umgangs zwischen Verwaltung und ffentlichkeit entwickeln, Begegnung auf gleicher Augenhhe ermglichen

tabelle 4: Mgliche Barrieren zu Informationen und wie sie berwunden werden knnen

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monitoring

K o o p e r at i o n

Informationsveranstaltungen oder sendungen nicht an Feiertagen dabei alle Religionen beachten, berschneidungen mit anderen Veranstaltungen oder Groereignissen vermeiden Bei Informationsveranstaltungen Mglichkeiten zur Kinderbetreuung anbieten Zumindest an einem Wochentag lngere ffnungszeiten abends anbieten Ausreichend lange Zeitspannen fr Ausstellungen, Aushnge, ffentliche Auflagen etc. Das Internet als zu jeder Zeit zugngliches Medium einsetzen

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Informationen sind schwer zu finden oder zu erreichen

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Mgliche Barrieren zu den Informationen

Wie knnen diese Barrieren vermieden werden?

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Quellen Graz 2003 Kulturhauptstadt europas Organisations GmbH (2002):


Barrierefrei 0003 www.graz.at/cms/dokumente/10034077/ac32bd99/Barrierefrei_0003.pdf

Leitfaden zu barrierefreier Information und Kommunikation, barrierefreiem Verkehr, barrierefreien Veranstaltungen


einfachfrAlle Aktion MenschInitiative fr ein barrierefreies Web www.einfachfueralle.de

Tipps fr ein barrierefreies Web, Checkliste zur Erstellung barrierefreier pdf-Dokumente


Scottish executive, Central Research Unit and equality Unit (2002): Good Practice Guidance Consultation with equalities Groups, p. 25, edinburgh www.scotland.gov.uk/Publications/2002/06/14850/5330

Detaillierte Tipps zur Organisation von Veranstaltungen, die fr viele Menschen zugnglich sind

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.1.6

Informationsquellen Vorbereitung

I6

Haben Sie weitere Informationsquellen zum Thema angegeben, beispielsweise Studien, InternetLinks, Medienberichte, Veranstaltungen oder Fachleute zum Thema? Decken Sie damit mglichst umfassend das Spektrum an Fachmeinungen ab?

Sie knnen Ihre Informationen kurz und prgnant halten, wenn Sie zustzlich weitere Informationsquellen mit Detailinformationen zum thema angeben. Dazu zhlen Internet Links, Studien, Literatur aber auch Medienberichte, Hinweise auf Veranstaltungen oder Fachleute zum thema. Decken Sie mit den Informationsquellen mglichst umfassend das gesamte Spektrum an Fachmeinungen ab, um neutral und ausgewogen zu informieren. Meinungsvielfalt strkt die Glaubwrdigkeit der Informationen.

77

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.1.7

Begrndung von Entscheidungen

I7

Haben Sie getroffene Entscheidungen verstndlich begrndet?

Wenn Sie ber getroffene entscheidungen informieren, knnen Sie die Akzeptanz der entscheidung und das Vertrauen in die entscheidungstrgerInnen strken, indem Sie die entscheidungen verstndlich und nachvollziehbar begrnden. Dazu gehrt eine allgemein verstndliche Sprache ( q Checkliste, S. 137). Stellen Sie auch dar, wer fr die entscheidung verantwortlich ist und ob bzw. wie die ergebnisse etwaiger Beteiligungsprozesse in die ent scheidung eingeflossen sind. Nennen Sie eine Auskunftsperson an die sich die ffentlich keit mit Fragen oder Anregungen wenden kann (Name, Stelle, Adresse, telefonnummer, eMailAdresse).

78

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

79

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

3.2.2 k onSultation ( S tellungnahmen ) im b eteiligungSProzeSS

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Ankndigung des Konsultationsprozesses

erstellung der Konsultationsunterlagen

einladung zur Abgabe von Stellungnahmen

Betreuung whrend der Stellungnahmerunde

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Sichten und Bercksichtigen der Stellungnahmen

Information ber die entscheidung

81

monitoring

K o o p e r at i o n

eingangsbesttigung fr jede Stellungnahme

Verffentlichung der eingelangten Stellungnahmen

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.2.1

Ankndigung des Konsultationsprozesses

S1

Haben Sie berlegt, den Konsultationsprozess Ihren ausgewhlten Zielgruppen zeitgerecht anzukndigen, um eine ausreichende Vorbereitung zu ermglichen?

Das Verfassen von qualittsvollen Stellungnahmen und die dafr ntigen Abstimmungen brauchen Zeit. Wenn Sie Ihren Zielgruppen ermglichen wollen, die Zeit zum Verfassen der Stellungnahmen im Voraus einzuplanen, kndigen Sie den Konsultationsprozess 12 Monate vorher an. Damit erhhen Sie die Chance, dass Sie qualittsvolle Stellung nahmen bekommen. Kndigen Sie auch Veranstaltungen mindestens 1 Monat vorher an.

S2

Haben Sie dazu die interessierte organisierte ffentlichkeit aktiv von sich aus kontaktiert, z. B. per EMail oder per Post?

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Ankndigung die betroffenen oder interessierten Interessengruppen auch tatschlich erreicht, kontaktieren Sie diese Organisationen aktiv von sich aus beispielsweise per eMail, Post oder telefon. Dazu reicht meist eine kurze Information ber den Gegenstand der Konsultation und die voraussichtliche Stellung nahmefrist. Bemhen Sie sich um aktuelle Verteiler und versuchen Sie neben den bereits bekannten Organisationen auch neue Interessengruppen zum thema zu kontaktieren. Um mglichst viele Interessengruppen zu erreichen und keine mglicherweise interessierten Gruppen zu bersehen, knnen Sie deren Dachorganisationen informieren und diese darum ersuchen, die Informationen an die Mitgliedsorganisationen weiterzuleiten ( t Standard V 4, S. 23 ). Sie knnen bei dieser Gelegenheit auch ausloten, welche neuen Organisationen sich fr das thema interessieren knnten. Nutzen Sie online auch Soziale Netzwerke zur Kontaktaufnahme sowie zur Informationen ber Ihren Beteiligungsprozess.

82

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.2.2

Erstellung der Konsultationsunterlagen


Die Konsultationsunterlagen umfassen sowohl Ihren Entwurf oder Vorschlag, zu dem Sie Stellungnahmen einholen, als auch das Begleitschreiben dazu und etwaige Beilagen oder Erluterungen. Zur Erstellung der Konsultationsunterlagen knnen Sie Informationen aus dem Konzept zum Beteiligungsprozess verwenden ( t Kapitel 3.1.11, S. 57). Oft bewhrt es sich, die Konsultationsunterlagen vor der Aussendung im KollegInnenkreis und bzw. oder mit potentiellen Beteiligten auf ihre Verstndlichkeit zu testen. Ein Beispiel fr Konsultationsunterlagen finden Sie in q Kapitel 5.3, S. 140.

S3

Haben Sie den Konsultationsunterlagen eine kurze, allgemeinverstndliche Zusammenfassung des Themas und des Beteiligungsprozesses vorangestellt, die der ffentlichkeit die Entscheidung ermglicht, ob sie am Beteiligungsprozess teilnimmt oder nicht?

Die Zusammenfassung soll der ffentlichkeit mit geringem Aufwand die entscheidung ermglichen, ob sie sich an der Konsultation beteiligt oder nicht. Versuchen Sie daher jene Informationen zu geben, die aus Sicht der Beteiligten fr diese entscheidung wichtig sind. Detailliertere Informationen knnen Sie im Anschluss an die Zusammenfassung oder auch in Beilagen anbieten.

Beschreiben Sie in den Konsultationsunterlagen den Gegenstand und die Ziele des Kon sultationsprozesses. es soll fr die Beteiligten klar sein, zu welchem Vorschlag oder ent wurf Stellungnahmen abgegeben werden knnen und was Sie mit der Konsultation erreichen wollen.

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monitoring

S4

Haben Sie den Gegenstand und die Ziele des Konsultationsprozesses angefhrt?

K o o p e r at i o n

Die Zusammenfassung sollte 12 Seiten lang und allgemeinverstndlich formuliert sein ( q Checkliste, S. 140). Das thema der Konsultation sowie der Beteiligungsprozess an sich, v. a. die Beteiligungsmglichkeiten fr die ffentlichkeit, sollten kurz dargestellt werden.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

S5

Haben Sie die bereits gefallenen Entscheidungen (Fixpunkte) und die Themen der Konsultation nachvoll ziehbar dargestellt und damit den Gestaltungsspielraum geklrt?

Stellen Sie in den Konsultationsunterlagen sowohl die bereits gefallenen entscheidungen (technische, rechtliche oder politische Fixpunkte) als auch die noch gestaltbaren Punkte Ihres entwurfs oder Vorschlags explizit dar. Besonders unvernderbare Fixpunkte, die nicht mehr zur Diskussion stehen, sollten Sie nachvollziehbar begrnden, damit sie leichter akzeptiert werden knnen. Damit helfen Sie der ffentlichkeit Zeit zu sparen und die Ressourcen dort zu investieren, wo tatschlich Gestaltungsspielraum besteht. Sollte sich der Gestaltungsspielraum whrend des Konsultationsprozesses ndern, weisen Sie die Beteiligten klar darauf hin.

S6

Haben Sie den Hintergrund und den Anlass der Konsultation erlutert? Haben Sie erklrt, warum Hand lungsbedarf zur Entwicklung der Politiken, Plne, Programme und Rechtsakte besteht? Haben Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Thema zur Verfgung gestellt?

Stellen Sie in den Konsultationsunterlagen dar, vor welchem Hintergrund Sie die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt entwickelt haben und welchen Anlass und Handlungsbedarf es dazu gab. erwhnen Sie dabei gegebenenfalls rechtliche Vorgaben oder empfehlungen, beispielsweise wenn bestimmte Plne oder Programme aufgrund eines Gesetzes verpflichtend zu erstellen sind oder wenn eURichtlinien in sterreichisches Recht umgesetzt werden mssen. Wenn Sie die Konsultation aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung durchfhren, geben Sie die entsprechende Gesetzesstelle an. Weisen Sie die ffentlichkeit auch auf Quellen zu Hintergrundinformationen hin, wo sich Interessierte detaillierter zum thema informieren knnen. Die Informationen sollten aus gewogen sein und unterschiedliche Aspekte zum thema vorstellen. Das gesamte Spek trum an Fachmeinungen sollte abgedeckt sein, um nicht in den Geruch tendenziser Dar stellungen zu kommen. Whlen Sie jene Quellen aus, die fr Ihre Zielgruppen interessant sein knnten.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

S7

Haben Sie erlutert, mit welchen Auswirkungen die Politiken, Plne, Programme und Rechtsakte ver bunden sein knnen und was passieren wrde, wenn diese nicht erstellt wrden?

Zur guten Praxis gehrt, die Auswirkungen darzustellen, die mit der Politik, dem Plan, dem Programm oder dem Rechtsakt verbunden sein knnen. Bei Gesetzen ist dazu eine Folgen abschtzung gesetzlich vorgeschrieben.10 Bei manchen umweltrelevanten Plnen und Pro grammen ist eine Strategische Umweltprfung (SUP)11 durchzufhren.

S8

Haben Sie die konsultierten Personen, Stellen und Organisationen aufgelistet? Haben Sie Ihre Auswahl begrndet? Haben Sie um Vorschlge ersucht, wer zum Thema noch konsultiert werden knnte?

S9

Haben Sie, falls sich Ihr Thema dazu eignet, den Beteiligten konkrete Fragen zu Ihrem Entwurf oder Thema gestellt, die Sie jedenfalls beantwortet haben mchten?

Tipp

Klren Sie, was Sie wirklich wissen wollen. Beschrnken Sie die Fragen auf die relevanten Punkte und formulieren Sie diese so, dass die Antworten leicht auswertbar sind. Je offener Sie fragen,

10 Rundschreiben des Bundeskanzleramtes GZ 600.824/0005V/2/2007 zur Darstellung der Auswirkungen von Rechtssetzungsvorhaben, www.bka.gv.at/DocView.axd?CobId=28048 ( 01.03.2008 ); www.bka.gv.at/DesktopDefault.aspx?tabID=3513&Alias=BKA ( 01.03.2008 ) 11 www.arbter.at/sup/sup_b.html

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monitoring

Wenn es in der Politik, dem Plan, dem Programm oder dem Rechtsakt Schlsselpunkte gibt, zu denen Sie die Meinung der ffentlichkeit jedenfalls interessiert, stellen Sie zu diesen Punkten konkrete Fragen, um die Konsultierten auf deren besondere Bedeutung hinzuweisen. Die Fragen knnen die Beteiligten untersttzen, sich auf die besonders wesentlichen Kommentare zu konzentrieren, und damit den Aufwand fr die Stellung nahmen reduzieren. Auerdem knnen Ihnen Fragen die Auswertung der Stellungnahmen erleichtern und die Zahl und Qualitt der Antworten erhhen. Schreiben Sie jedoch klar dazu, dass auch zu allen anderen Punkten Stellungnahmen willkommen sind.

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Listen Sie in den Konsultationsunterlagen alle Personen, Stellen und Organisationen auf, die Sie konsultieren, damit die Auswahl auch fr die Beteiligten transparent wird. Begrnden Sie Ihre Auswahl kurz, um sie nachvollziehbar zu machen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass keine relevanten Stellen oder Organisationen ber sehen oder ausgeschlossen werden, knnen Sie die Konsultierten um weitere Vorschlge ersuchen, wer zum thema auch noch konsultiert werden sollte. Mit diesen Informationen knnen Sie auch Ihren Verteiler ergnzen.

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

desto mehr neue Ideen und Meinungen sind zu erwarten. Das kann anderer seits den Nachfragebedarf und den Aufwand fr die Auswertung erhhen. MultipleChoiceFragen sind dagegen leichter zu beantworten und auszuwerten, bringen aber weniger neue Inhalte und knnen die Fantasie der Beteiligten einschrnken. Breit gefasste Fragen bringen meist groe Meinungsvielfalt, sind aber nur dann zu empfehlen, wenn der Gestaltungsspielraum entspre chend gro ist. Detailfragen zeigen hingegen, an welchen Punkten Sie beson ders interessiert sind und fokussieren die Aufmerksamkeit der Beteiligten. Oft bewhrt sich eine Kombination von offenen, geschlossenen, breit ge fassten und detaillierten Fragen. es sollte zumindest eine offene Frage dabei sein, die Raum fr alle anderen, noch nicht abgefragten Kommentare gibt. testen Sie die Fragen vor der Verffentlichung, z. B. mit KollegInnen. Sie knnen die Fragen entweder gleich in den entwurf der Politik, des Planes, des Programms oder des Rechtsaktes einbauen und dort deutlich kennzeichnen oder Sie entwerfen einen separaten Fragebogen, in dem alle Fragen gesammelt sind, und Sie verweisen auf die textstellen, auf die sie sich beziehen.

S 10

Haben Sie die Angaben definiert, die die Konsultierten jedenfalls anfhren sollen (z. B. Name, Organisation, etc. ) ? Haben Sie darauf hingewiesen, dass die Stellungnahmen klar begrndet und gegebenenfalls konkrete Alternativen vorgeschlagen werden sollen?

In der Regel sollten die Konsultierten ihren Namen, ihre Adresse, wenn vorhanden ihre eMailAdresse und ihre telefonnummer fr Nachfragen angeben. Falls die Stellungnahme im Namen einer Organisation abgegeben wird, sollten folgende Informationen angefhrt werden:

Name und Sitz der Organisation, ttigkeitsbereich (z. B. Umweltschutz, Konsumentenschutz, Wirtschaftsfrderung etc.), vertretungsbefugte Personen mit Namen, telefonnummer und eMailAdresse, vertretene Interessen und Mitgliederanzahl.

Fordern Sie die Konsultierten auf, konkret anzufhren, auf welchen Punkt sich die Stellung nahme bezieht (mit Kapitel und Seitenangabe). ersuchen Sie bei Kritikpunkten um kon krete Alternativvorschlge. Weisen Sie darauf hin, dass Sie die Stellungnahmen besser be rcksichtigen knnen, wenn diese nachvollziehbar begrndet sind. Legen Sie fest, wie Sie Stellungnahmen behandeln, die nicht die erforderlichen Mindest angaben enthalten oder die unsachlich oder nicht nachvollziehbar sind. Kndigen Sie die gewhlte Vorgangsweise bereits in den Konsultationsunterlagen an. Sie knnen die wesentlichen Informationen zur Konsultation auch auf dem zur Stellung nahme ausgesandten entwurf zusammenfassen.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Konsultation zu einem Handbuch der UNeCe economic Commission for europe

Die UNeCe hat den entwurf eines Handbuchs zur Konsultation ausgesandt. Auf dem Deckblatt des entwurfs waren folgende wesentliche Informationen zur Konsultation zusammengefasst: this is a Draft for Consultation. During the period to 31 October 2006, you are invited to submit suggested amendments to the Manual by email to eia.conv@unece.org. Please make your comments as explicit as possible and make concrete suggestions for how the document may be improved. Please make references clear by identifying: page number; section number (e.g. A4.2.2); paragraph, figure, table or box number; bullet number as appropriate. All submissions will be acknowledged and will be taken into consideration by the authors and small editorial group. No anonymous submissions will be accepted.
Beispiel 6: Beispiel fr die Zusammenfassung der wesentlichsten Informationen zur Konsultation

Wenn Sie die Stellungnahmen verffentlichen wollen ( q Standard S 21, S. 95), weisen Sie in den Konsultationsunterlagen deutlich darauf hin. Fragen Sie das einverstndnis zur Ver ffentlichung der Stellungnahmen explizit ab oder verlangen Sie eine deutliche Anmer kung, wenn Konsultierte mit der Verffentlichung nicht einverstanden sind. Sie knnen den Beteiligten konkrete Hinweise geben, wie Sie die Stellungnahmen ver fassen sollen, damit diese leichter bearbeitet und besser bercksichtigt werden knnen ( q Kapitel 5.4, S. 142).

S 11

Haben Sie definiert, ob die Stellungnahmen per Post, per E-Mail, ber eine Internetseite, per Fax, telefonisch oder auch persnlich abgegeben werden knnen? 12

Fhren Sie in den Konsultationsunterlagen an, wie die Stellungnahmen eingebracht werden knnen. Vorzuziehen sind schriftliche Stellungnahmen per Post, eMail, ber eine Inter netseite oder per Fax.

12 Vorzuziehen sind schriftliche Stellungnahmen, da telefonisch oder persnlich eingebrachte Stellungnahmen hheren Verwaltungsauf wand verursachen sowie genau und unmissverstndlich schriftlich festgehalten werden mssten.

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxis-Beispiel

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Praxis-Beispiel

Webformular zur Abgabe von Stellungnahmen des Landes Vorarlberg

Das Land Vorarlberg bietet zur Abgabe von Stellungnahmen zu Begutachtungsent wrfen zu Landesgesetzen oder verordnungen ein Webformular an: www.vorarlberg.at/ begutachtungsentwurf
Beispiel 7: Beispiel fr ein Formular zur Stellungnahme ber das Internet

Wenn Sie Stellungnahmen ber das Internet ermglichen, knnen Sie entscheiden, ob diese anonym oder eindeutig identifiziert mittels elektronischer Identitt mit der sterreichischen Brgerkarte eingebracht werden sollen. Sollten Sie mndliche Stellungnahmen per telefon oder auch persnlich zulassen, schreiben Sie diese auf und lassen Sie den text rckbesttigen, um Missverstndnisse auszuschlieen.

S 12

Haben Sie zumindest eine Auskunftsstelle genannt, die sich mit dem Entwurf oder Thema fachlich auskennt?

Fhren Sie in den Konsultationsunterlagen eine Auskunftsstelle an, an die sich die Konsul tierten mit Fragen wenden knnen. Die Stelle soll mit Personen besetzt sein, die sich mit dem entwurf und thema der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes fach lich auskennen. Fhren Sie jedenfalls die telefonnummer, die eMailAdresse und die Zeiten, wann die Stelle erreichbar ist, an. Die Stelle sollte zumindest an einem tag in der Woche abends lnger erreichbar sein als besonderes Service beispielsweise bis 18.00 und kontinuierlich besetzt sein. Wenn die Auskunftspersonen bereits feststehen, knnen Sie auch deren Namen anfhren.

S 13

Haben Sie die Person oder Stelle genannt, bei der die Stellungnahmen abgegeben werden sollen?

Fhren Sie in den Konsultationsunterlagen die Person oder Stelle an, bei der die Stellung nahmen abgegeben werden sollen, damit diese mglichst rasch und ohne Verzgerungen ankommen. Die Stelle oder Person kann die gleiche sein wie die Auskunftsstelle oder es kann auch eine andere Stelle oder Person genannt werden, beispielsweise das Sekretariat.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

S 14

Haben Sie klare und fr den Themenbereich angemessene Fristen fr die Abgabe von Stellungnahmen gesetzt ? Die Stellungnahmefrist ist jeweils nach dem Inhalt und der Art der ffentlichkeitsbeteiligung aus zurichten. Aus Erfahrung sind meist 612 Wochen angemessen.13 Haben Sie die Stellungnahmefrist im Falle, dass sie in die Hauptferien fllt, um 2 Wochen verlngert? Wenn Sie die Stellungnahmefrist ver krzen mssen, haben Sie dies nachvollziehbar begrndet?

Weisen Sie in den Konsultationsunterlagen deutlich darauf hin, innerhalb welcher Frist Stellungnahmen eingebracht werden knnen. erlutern Sie, ob mit der Stellungnahmefrist das Datum des Absendens oder das Datum des einlangens gemeint ist. Bei verpflichtend zu erstellenden Plnen und Programmen gibt es oft gesetzliche Vorgaben zu den Stellung nahmefristen. Diese mssen in allen Fllen eingehalten werden. Wenn Sie Spielraum haben, hngt die Angemessenheit der Stellungnahmefrist v. a. vom Umfang und von den Inhalten der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes ab. erfahrungsgem sind meist 612 Wochen angemessen. Diese empfehlung beruht einerseits auf bereits bestehenden gesetzlichen Bestimmungen oder anderen Regelungen, andererseits auf erfahrungswerten. einige sterreichische Gesetze sehen fr Plne und Programme 6 Wochen als Stellung nahmefrist vor, beispielsweise das BundesAbfallwirtschaftsgesetz, das Gesetz zur strate gischen Prfung im Verkehrsbereich, das BundesUmgebungslrmschutzgesetz, das ImmissionsschutzgesetzLuft oder das Niedersterreichische Raumordnungsgesetz. Das Wasserrechtsgesetz sieht sogar 6 Monate als Stellungnahmefrist vor. Darber hinaus ersucht der Verfassungsdienst des Bundeskanzleramtes in einem Rundschreiben14 um Festsetzung einer angemessenen, grundstzlich sechswchigen Begutachtungsfrist fr die Begutachtung der entwrfe von Bundesgesetzen und von Verordnungen des Bundes. Die Grundstze und Mindeststandards fr Konsultationen der eUKommission sehen 8 Wochen vor und der britische Code of Practice on Consultation 12 Wochen (beide Doku mente siehe: www.partizipation.at/standards_oeb.html).

Tipp

Bedenken Sie bei der Festsetzung der Stellungnahmefrist, dass Aktenlufe oder Abstimmungen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Organisationen oder zwischen BrgerInnen Zeit in Anspruch nehmen. Besonders schwer erreichbare Gruppen brauchen oft auch mehr Zeit, wenn Sie Dokumente beispielsweise erst bersetzen mssen oder Hilfe beim Schreiben der Stellungnahmen bentigen. eine ausreichend lange Stellungnahmefrist soll es erleichtern Stellungnahmen einzubringen.

Die erfahrung zeigt, dass ausreichend bemessene Stellungnahmefristen tendenziell die Qualitt der Stellungnahmen erhhen und damit auch den Nutzen, den Sie aus den Stellung nahmen ziehen knnen. Qualittsvolle Stellungnahmen erleichtern Ihnen die Auswertung, ersparen Unklarheiten, Missverstndnisse und mhsames Nachfragen.
13 Bei gewissen Materien knnen 4 Wochen angemessen sein. 14 Rundschreiben BKA600.614/0002V/2/2008

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Bei kurzen oder wenig kontroversiellen entwrfen knnen auch 4 Wochen als Stellung nahmefrist ausreichen. Gleiches gilt, wenn vor der Konsultation Abstimmungsgesprche mit den Betroffenen oder Interessierten stattgefunden haben. Machen Sie klar, was mit Stellungnahmen passiert, die nach Ablauf der Stellungnahmefrist einlangen. Sie knnen in Ihrer internen Zeitplanung etwas Spielraum vorsehen, damit Sie auch versptete Stellungnahmen noch bearbeiten knnen. Wenn Sie versptete Stellung nahmen nicht mehr bercksichtigen knnen, informieren Sie den oder die AbsenderIn mit einer kurzen Begrndung.

Achtung Versuchen Sie Konsultationen in der Ferienzeit generell zu vermeiden. Falls die
Konsultation dennoch in die Hauptferien fllt, verlngern Sie die Stellungnahme frist um 2 Wochen. Sollten Sie in Ausnahmefllen krzere Stellungnahmefristen festlegen mssen, begrnden Sie dies nachvollziehbar, damit die ffentlichkeit die kurzen Fristen nicht als Zumutung empfindet. Bedenken Sie, dass Fristen unter 4 Wochen nicht nur rger und Stress verursachen knnen, sondern es manchen gnzlich unmglich macht Stellungnahmen abzugeben. Auch wenn Sie Stellungnahmen ber das Internet einholen, sollten Sie die Fristen maximal um die Dauer des Postwegs krzen.

S 15

Haben Sie erlutert, wie der Prozess nach der Stellungnahmerunde weiter geht und wo Sie die eingelangten Stellungnahmen und den Bericht ber den Konsultationsprozess ( q Standard S 24, S. 100) ffentlich zugnglich machen werden?

erlutern Sie in den Konsultationsunterlagen, wie der Beteiligungsprozess nach der Stellungnahmerunde weiter geht. Dazu gehrt die Information, wann und wo die Stellung nahmen ffentlich zugnglich gemacht werden ( z. B. auf der Website Ihrer Verwaltungs stelle und durch ffentliche Auflage in Ihrem Amt), wie und bis wann die Stellungnahmen bearbeitet und bercksichtigt werden sowie wo und wann der Bericht ber den Konsul tationsprozess verffentlicht wird. Im Bericht ber den Konsultationsprozess wird nach vollziehbar dokumentiert, wie die Stellungnahmen bercksichtigt wurden ( q Standard S 24, S. 100). Stellen Sie gegebenenfalls auch weitere Beteiligungsmglichkeiten fr die ffent lichkeit und den voraussichtlichen Zeitpunkt der endgltigen entscheidung dar. Diese In formationen bringen Klarheit und zeigen, dass Stellungnahmen und der Beteiligungspro zess ernst genommen werden.

Tipp

Wenn Sie Webseiten im Internet einsetzen, geben Sie beim Start an, wie lange die Webseite online sein wird, ob und wo Sie ein Archiv anbieten und ob die Webseite am ende des Beteiligungsprozesses eingefroren wird. Der Bericht ber den Konsultationsprozess sollte ebenfalls elektronisch zugnglich sein.

ein Beispiel fr Konsultationsunterlagen finden Sie in q Kapitel 5.3, S. 140.

90

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.2.3

Einladung zur Abgabe von Stellungnahmen


Nachdem Sie die Konsultationsunterlagen fertig gestellt haben, laden Sie zur Konsultation ein. Die Konsultationsunterlagen werden ausgesandt oder zugnglich gemacht.

S 16

Haben Sie alle Zielgruppen gleichrangig zur Abgabe von Stellungnahmen eingeladen?

Praxis-Beispiel

Zentrale Website zu aktuellen Begutachtungsentwrfen des sterreichischen Bundeskanzleramts

Beispiel 8: Beispiel fr eine zentrale Website zu Begutachtungsentwrfen

Sorgen Sie dafr, dass alle, die eine Papierkopie der Konsultationsunterlagen haben wollen, diese auch bekommen.

91

monitoring

Das BKA bietet auf www.bundeskanzleramt.at/site/5309/default.aspx (09.08.2008) eine zentrale Website zu aktuellen Begutachtungsverfahren. Dort finden Sie Links zu den Ministe rialentwrfen, die ins Parlament weitergeleitet wurden und auf www.parlament.gv.at/PG/ Me_SN/xxIII.shtml verffentlicht sind. Auerdem sind Links zu den Bundesministerien (sofern vorhanden zu den Begutachtungsseiten) und zu den Lndern zu finden.

K o o p e r at i o n

Ankndigung in zumindest 2 weit verbreiteten tageszeitungen, Pressekonferenz mit den verantwortlichen PolitikerInnen, Ankndigung auf der Startseite der Website Ihres Ressorts (mit Link zu den Konsultationsunterlagen), eMail an die Ihnen bekannte interessierte organisierte ffentlich keit und an mgliche MultiplikatorInnen, z. B. Stadtteilbros, Brge rInnendienste, Gebietsbetreuungen, Kirchen, Bildungseinrichtun gen, RegionalmanagerInnen etc. Ankndigung online ber Soziale Netzwerke.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

es gibt verschiedene Mglichkeiten, zur Abgabe von Stellungnahmen ein zuladen. Kombinieren Sie verschiedene Mglichkeiten, um mglichst alle Zielgruppen auch tatschlich zu erreichen:

i n f o r m at i o n

Laden Sie alle Ihre Zielgruppen gleichrangig zur Konsultation ein, auch wenn von manchen Personen oder Organisationen kritische Stellung nahmen zu erwarten sind. Mit dem Konsultationsverfahren bekommen auch kritische Stimmen einen geordneten Rahmen zum Meinungsaus tausch.

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

S 17

Haben Sie dazu die interessierte organisierte ffentlichkeit aktiv von sich aus kontaktiert?

Kontaktieren Sie die betroffenen oder interessierten Interessengruppen per eMail, Post oder telefon und informieren Sie sie ber die Stellungnahmemglichkeit. Dazu reicht meist eine kurze Information ber den Gegenstand der Konsultation und die Stellung nahmefrist ( t Standard S 2, S. 82).

Praxis-Beispiel

einladungsschreiben an die betroffenen Organisationen


Die Abteilung fr Abgabenlegistik des Bundesministeriums fr Finanzen fhrt einen Ver teiler mit mglicherweise von neuen Steuergesetzen betroffenen oder daran interessierten Organisationen. Wenn ein neuer Gesetzesentwurf in Begutachtung geht, werden aus diesem Verteiler die betroffenen Organisationen ausgewhlt und mit einem Schreiben aktiv zur Stellungnahme eingeladen. Der Gesetzesentwurf wird mitgesendet.
Beispiel 9: Beispiel fr die aktive einladung der interessierten organisierten ffentlichkeit

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.2.4

Betreuung whrend der Stellungnahmerunde Vorbereitung monitoring K o o p e r at i o n Durchfhrung K o n s u ltat i o n i n f o r m at i o n

S 18

Ist die angegebene Auskunftsstelle whrend der Stellungnahmefrist leicht erreichbar?

Die Stelle, die Sie in den Konsultationsunterlagen als Auskunftsstelle an gefhrt haben, sollte tatschlich whrend der angegebenen Zeiten durch gehend erreichbar sein, auch wenn Sie nur wenige Anfragen erhalten. Bie ten Sie auerhalb dieser zugesagten Zeiten die Mglichkeit, eine Nach richt zu hinterlassen, und rufen Sie zuverlssig und sobald wie mglich zurck. Beantworten Sie eMails umgehend. Falls Sie fr die Bearbeitung lnger brauchen, informieren Sie kurz darber, dass Sie die Anfrage be kommen haben und bearbeiten und bis wann die Beteiligten mit einer Ant wort rechnen knnen. Dokumentieren Sie schriftlich, wem Sie wann zu welchem thema welche Auskunft gegeben haben. Im Fall eines Onlineauftrittes knnen Sie einen CallBackButton inte grieren. Damit knnen die Beteiligten die Auskunftsstelle um einen Rck ruf ersuchen.

S 19

Ist die Auskunftsperson ausreichend zum Thema informiert? Wurde sie in den Beteiligungsprozess einge bunden und verfgt sie ber alle relevanten Unterlagen zum Thema?

Die in den Konsultationsunterlagen angegebene Auskunftsperson muss zum thema ausreichend informiert sein, damit sie Fragen fundiert beant worten kann. Besonders geeignet sind Auskunftspersonen, die bei der ent wicklung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes da bei waren. Die Auskunftsperson sollte alle relevanten Unterlagen zum Konsultationsprozess zur Verfgung haben und wissen, wo sie gegebe nenfalls nachfragen kann. Werden alle Informationen elektronisch gesammelt, kann die Auskunfts person einfach auf die relevanten Daten zugreifen. eine transparente Do kumentation ermglicht rasche Antworten.

93

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.2.5

Eingangsbesttigung fr jede Stellungnahme

S 20

Haben Sie innerhalb einer Woche den Empfang jeder Stellungnahme besttigt? 15

Die Beteiligten sollen die Sicherheit bekommen, dass Ihre Stellungnahmen tatschlich bei der richtigen Stelle angekommen sind und bearbeitet werden. Besttigen Sie daher mg lichst prompt, jedenfalls innerhalb einer Woche, den empfang jeder Stellungnahme. Am einfachsten geht das bei Stellungnahmen, die per eMail oder ber eine Website einlangen, durch eine automatische Antwortfunktion. Schicken Sie die empfangsbesttigung womg lich mit dem gleichen Medium (eMail, Post, Fax), mit dem die Stellungnahme eingelangt ist. Sie knnen die empfangsbesttigung auch dazu ntzen, noch einmal kurz ber die weitere Vorgangsweise im Beteiligungsprozess zu informieren. Sollten Sie so viele Stellungnahmen erhalten, dass Sie nicht jede einzelne besttigen knnen, fhren Sie zumindest eine bersichtliche Liste, sodass Sie bei Bedarf auf Nachfrage rasch das einlangen besttigen knnen.

Praxis-Beispiel

Flchenwidmungs und Bebauungsplne der Stadt Wien


Die fr die Flchenwidmungs und Bebauungsplanung zustndige Stelle der Wiener Stadtverwaltung besttigt den empfang von Stellungnahmen mit einem Brief oder per eMail. Darin wird angekndigt, dass der Wiener Gemeinderat ber die Stellungnahmen informiert wird und dass die Personen, die Stellungnahmen eingebracht haben, ber die entscheidung des Gemeinderates benachrichtigt werden.
Beispiel 10: Beispiel fr die empfangsbesttigung zu Stellungnahmen

15 Ob dieser Standard erreicht werden kann, hngt von der Anzahl der eingelangten Stellungnahmen ab und auch davon, ob sie per eMail, Internetseite, Post, Fax, telefonisch oder auch persnlich abgegeben werden.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.2.6

Verffentlichung der eingelangten Stellungnahmen Vorbereitung monitoring K o o p e r at i o n Durchfhrung K o n s u ltat i o n i n f o r m at i o n

S 21

Haben Sie die eingelangten Stellungnahmen sofort nach der Stellungnahmefrist zugnglich gemacht, so fern sie nicht vertraulich zu behandeln sind?

Machen Sie die eingelangten Stellungnahmen ffentlich zugnglich, um transparenz zu schaffen und auch der ffentlichkeit die Mglichkeit zu geben, sich ein umfassendes Bild ber die eingebrachten Meinungen zu machen. Verffentlichen Sie die Stellungnahmen idealerweise am nchsten Werktag nach Ablauf der Stellungnahmefrist, sptestens jedoch 1 Woche danach. Sie knnen die Stellungnahmen beispielsweise auf Ihrer Website und durch ffentliche Auflage in Ihrer Verwaltungsstelle zugnglich machen. Sie knnen die Stellungnahmen jedoch auch nur auf Anfrage bermitteln. elektronisch eingelangte Stellungnahmen knnen Sie unmittelbar nach er halt auf einer Webseite verffentlichen, wenn die AbsenderInnen damit einverstanden sind. So knnen sich Interessierte schon whrend der Stel lungnahmefrist ein Bild ber die eingebrachten Kommentare machen. Mglicherweise werden so weniger gleichlautende Stellungnahmen abge geben. erleichterung bieten IdeenManagement tools16, mit deren Hilfe NutzerInnen Stellungnahmen abgeben knnen. Bereits eingebrachte Stel lungnahmen sind sichtbar. Man kann diese untersttzen.

16 Fr die Umsetzung Ihres Ideenmanagements knnen Sie u. a. OpenSourceSoftware eines ContentManagementSystems wie z. B. Drupal (www.drupal.org), Joomla (www.joomla.org) odertYPO3 (www.typo3.org), die in ihrem Funktionsumfang, der Community und ihren Usabilityfunktionen gleichwertig sind, bzw. CrowdsourcingPlattformen wie IdeaScale (www.ideascale.com) einsetzen. Als Open SourceAlternative zu IdeaScale gbe es z. B. VoxPopuli www.eldos.com/vp/ ein generell hilfreiches tool, um Alternativen zu bestehen Apps, Webseiten oder tools zu finden, ist alternativeto.net eine eParticipation BestPracticeSammlung finden Sie unter https://spreadsheets.google.com/pub?key=td8gCt24FmStrYJB4HFQSQ& output=html. ParticipateDB: unter participatedb.com. Diese listet 171 tools von 219 Projekten auf (Stand Januar 2011).

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Praxis-Beispiel

Verffentlichung der Stellungnahmen auf der Website des sterreichischen Parlaments

Das sterreichische Parlament verffentlicht auf www.parlament.gv.at/PG/Me_SN/ xxIII.shtml alle Begutachtungsentwrfe zu Gesetzen und Verordnungen der Bundes ministerien sowie die dazu eingelangten Stellungnahmen im Originaltext zum Her unterladen.
Beispiel 11: Beispiel fr die Verffentlichung von Stellungnahmen

Frderlich zur erfllung dieses Standards ist,


wenn Sie bereits in den Konsultationsunterlagen angekndigt haben, dass Sie die eingelangten Stellungnahmen ffentlich zugnglich machen werden, und wenn Sie die AbsenderInnen der Stellungnahmen darum ersucht haben, deutlich darauf hinzuweisen, falls diese mit der Verffentlichung nicht einverstanden sein sollten ( t Standard S 10, S. 86 sowie q Beispiel fr Konsultationsunterlagen, S. 140).

Wenn Stellungnahmen vertraulich zu behandeln sind, beispielsweise, weil es die Absende rInnen auf den Stellungnahmen vermerkt haben, verzichten Sie zuverlssig auf die Ver ffentlichung und weisen Sie nur auf die Zahl der vertraulichen Stellungnahmen hin. Gehen Sie sorgsam mit Stellungnahmen um, die geheimhaltungswrdige oder sensible Daten ent halten (siehe Art. 20, 3 des Bundesverfassungsgesetzes oder 4(2) Datenschutzgesetz ). Aus Grnden der Amtsverschwiegenheit oder des Datenschutzes knnte es in manchen Fllen notwendig sein, die eingelangten Stellungnahmen zu anonymisieren.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.2.7

Sichten und Bercksichtigen der Stellungnahmen17


Das Sichten und Bercksichtigen der eingelangten Stellungnahmen ist eine der wichtigsten Phasen im Konsultationsprozess. Der Zeitplan des Beteiligungsprozesses muss eine sorgfltige Sichtung und Bercksichtigung zulassen.

Falls Sie das Internet einsetzen, knnen Sie die Liste mit Informationen, wer wann eine Stellungnahmen eingebracht hat, online verffentlichen.

S 23

Haben Sie die zentralen Aussagen der Stellungnahmen bercksichtigt? Bercksichtigen heit, dass Sie die verschiedenen in den Stellungnahmen vorgebrachten Argumente fachlich prfen, allenfalls mit den Betei ligten diskutieren, nachvollziehbar bewerten und danach in die berlegungen zur Entwurfsgestaltung Ihrer Politik, Ihres Planes, Ihres Programms oder Ihres Rechtsaktes einflieen lassen.

17 Wie tiefgehend Sie die eingelangten Stellungnahmen bearbeiten, hngt von der Art des Beteiligungsprozesses, der Art und Anzahl der Stellungnahmen und von Ihren Ressourcen ab.

97

monitoring

Grundstzlich sollten Sie alle eingelangten Stellungnahmen, die sachlich begrndete Argumente enthalten, bercksichtigen. Bercksichtigen heit, dass Sie die verschiedenen in den Stellungnahmen vorgebrachten Argu mente fachlich prfen, also nach Vor und Nachteilen analysieren. Wenn mglich sollten Sie die Argumente und das ergebnis der fachlichen Pr fung mit den Beteiligten diskutieren, um ein breiteres Meinungsspektrum einzubeziehen und um bei etwaigen widersprchlichen Stellungnahmen einen Interessenausgleich zu suchen.

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

In der Praxis bewhrt es sich, alle Stellungnahmen nach dem Datum des einlangens zu sammeln und abzulegen sowie in einer Liste zu erfassen. Fhren Sie in der Liste ge gebenenfalls auch die Zahl der Stellungnahmen mit identem text an, also Stellungnahmen von verschiedenen Personen oder Organisationen, die sich abstimmen. Obwohl Sie die Stellungnahmen sofort nach dem einlangen lesen sollten, um bei Bedarf rechtzeitig nach fragen zu knnen, sollten Sie die Stellungnahmen erst nach dem Ablauf der Stellung nahmefrist bearbeiten, um Doppelarbeiten zu vermeiden. Selbstverstndlich mssen alle Stellungnahmen, unabhngig von den AbsenderInnen, vollstndig gesichtet werden. Sinn voll kann sein, sich whrend der Sichtung bereits Notizen zu machen, in welcher Weise die Stellungnahmen bercksichtigt werden knnten.

i n f o r m at i o n

S 22

Haben Sie alle Stellungnahmen nachweislich und vollstndig gesichtet ?

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Praxis-Beispiel

Diskussion der Stellungnahmen zum Strategiebericht fr Sozialschutz und soziale eingliederung 2008 2010

In Zuge der Bercksichtigung der Stellungnahmen zum entwurf des Strategieberichts fr Sozialschutz und soziale eingliederung 20082010 wurden die betroffenen Akteure zu einer Diskussionsveranstaltung eingeladen. Dort wurden die Kernpunkte der Stellung nahmen diskutiert und gegebenenfalls auch erlutert, warum einzelne Stellungnahmen nicht in den berarbeiteten Bericht einflieen konnten. Den Akteuren wurde zu diesem Zweck eine Berichtsfassung zur Verfgung gestellt, in der die aus den Stellungnahmen bernommenen Anregungen sichtbar hervorgehoben wurden. So konnten die Akteure die vernderten textpassagen und somit allfllige damit verbundene Diskussionspunkte auf einen Blick erkennen.
Beispiel 12: Beispiel fr die Diskussion von Stellungnahmen mit den Beteiligten

Bewerten Sie anschlieend die vorgebrachten Argumente, ob sie bei der berarbeitung Ihres entwurfs aufgenommen werden knnen oder nicht, und lassen Sie sie dann ent sprechend dem ergebnis der Prfung und Bewertung in die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt einflieen. Gehen Sie bei der Bercksichtigung der Stellungnahmen sachorientiert und systematisch vor. es gibt dazu zwei bewhrte Methoden:

Methode 1: Auswertung in einer Tabelle


Gruppieren Sie zuerst die eingebrachten Argumente nach themen. erstellen Sie dann eine tabelle, in der Sie die themen und Argumente, die Personen, Stellen oder Organisationen, die sie eingebracht haben, das ergebnis der fachlichen Prfung der Argumente sowie die Bewertung und die Art und Weise, wie die Argumente in die Politik, den Plan, das Pro gramm oder den Rechtsakt eingeflossen sind, darstellen: Themen und Argumente der Stellungnahmen Eingebracht von ... Ergebnis der Prfung Thema A: ... Argument A 1: ... Vorteile: ... Nachteile: ... + Argument wurde aufgenommen: in xy bzw. in Kapitel z integriert Argument konnte nicht aufgenommen werden, weil Bewertung und Dokumentation, wie die Argumente eingeflossen sind

Argument A 2: ... Argument A 3: ...

tabelle 5: Muster fr eine tabelle zur Bercksichtigung der Stellungnahmen

98

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Methode 2: Auswertung im Originaltext


Wenn Sie Stellungnahmen zu konkreten textvorschlgen eingeholt haben, beispielsweise zu Gesetzes oder Verordnungstexten, knnen Sie die Kommentare auch in den zur Begut achtung vorgelegten Originaltext hineinkopieren. Schreiben Sie jeweils die AbsenderInnen der Stellungnahmen dazu.

Tipp

18 Hierzu wurden vom eGovernment Innovationszentrum (eGIZ) der tUGraz bereits einige tools entwickelt, z. B.: apps.egiz.gv.at/ tWItteR/time/ bindebug/NAtO.swf und apps.egiz.gv.at/Analyzer/bindebug/Analyzer.swf

99

monitoring

K o o p e r at i o n

Versuchen Sie bei gegenstzlichen Stellungnahmen einen sachlich gerechtfertigten Aus gleich zu finden und aufgezeigte negative Auswirkungen durch Kompensationsmanahmen abzufedern. Sollten bei der Bercksichtigung der Stellungnahmen Fragen auftauchen, kon taktieren Sie womglich die AbsenderInnen der Stellungnahmen, um Missverstndnisse zu vermeiden. Sollte die Konsultation zu gravierenden nderungen Ihres entwurfs fhren, holen Sie im Idealfall auch zum berarbeiteten entwurf noch einmal Stellungnahmen ein, ge gebenenfalls auf spezielle Fragen beschrnkt und mit etwas krzerer Stellungnahmefrist.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Begrnden Sie nachvollziehbar, warum Sie gegebenenfalls unverstndliche oder unsach liche Stellungnahmen nicht einflieen lassen knnen. Denken Sie dabei daran, dass selbst hinter unsachlich erscheinenden Stellungnahmen ein durchaus berechtigtes Interesse oder Bedrfnis stehen knnte. Versuchen Sie, dieses herauszufiltern und zu bercksichtigen. Unpassende Stellungnahmen einfach zu ignorieren kann leicht Frustration bei den Betei ligten auslsen und zu Protestaktionen oder Konflikten fhren, die sich bis auf die poli tische ebene durchschlagen knnen. Selbst wenn Sie nicht alle Stellungnahmen einflieen lassen knnen, muss fr die AbsenderInnen klar ersichtlich sein, dass Sie sich mit den Argumenten auseinander gesetzt haben und warum Sie diese nicht bernehmen konnten.

i n f o r m at i o n

Semantische Auswertung: Durch OnlineVisualisierungstools knnen die Stellungnahmen voll oder halbautomatisch gruppiert und zusammengefasst werden. Die elektronische Darstellung ermglicht eine vollstndige und transpa rente Dokumentation.18 Diese Visualisierungstools verschaffen sowohl den Be teiligten als auch den Verantwortlichen einen strukturierten berblick.

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.2.8

Information ber die Entscheidung

S 24

Haben Sie einen Bericht zur Dokumentation des Konsultationsprozesses erstellt? Haben Sie darin die ein gelangten Stellungnahmen zusammengefasst und angefhrt, wo diese eingesehen werden knnen? Haben Sie zumindest im berblick erlutert und nachvollziehbar begrndet, welche Argumente bernommen wurden und welche nicht? Haben Sie diesen Bericht und die weitere Vorgangsweise (z. B. Verffentlichung ) mit dem oder der politischen EntscheidungstrgerIn abgestimmt?

erstellen Sie einen Bericht ber den Konsultationsprozess. Fassen Sie darin alle eingelangten Stellungnahmen zusammen und erlutern Sie zumindest im berblick, welche Argumente in den berarbeiteten entwurf einge flossen sind, welche nicht und warum nicht. Obwohl die erstellung des Berichts ber den Konsultationsprozess einen gewissen Aufwand verursacht, ist dieser wichtig, um zu dokumentieren, dass die Stellungnahmen ernst genommen und bercksichtigt wurden. Der Bericht schafft transparenz, frdert das Vertrauen der Beteiligten in Politik und Verwaltung und strkt die Glaubwrdigkeit des Beteiligungs prozesses. Der Bericht hilft die Lcke zwischen der Abgabe der Stellung nahmen und der politischen entscheidung zu schlieen und macht die entscheidung fr die Beteiligten nachvollziehbarer.

Achtung Wenn Sie einzelne Standards der ffentlichkeitsbeteiligung nicht wie empfohlen
erfllen konnten, knnen Sie dies im Bericht ber den Konsultationsprozess mit einer nachvollziehbaren Begrndung erlutern. eine offensive Vorgangsweise dazu ist besser, als wenn KritikerInnen aufzeigen, dass manche Standards nicht eingehalten wurden.

Tipp

Leiten Sie den entwurf des Berichtes zum Konsultationsprozess rechtzeitig vor der entscheidung an die politischen entscheidungstrgerInnen weiter, damit diese die dargestellten Argumente bei Ihren entscheidungen bercksichtigen knnen. Schreiben Sie gegebenenfalls eine aussagekrftige Zusammenfassung und erlutern Sie, wenn mglich, den politischen entscheidungstrgerInnen persnlich, wie die Stellungnahmen in den berarbeiteten entwurf der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes eingeflossen sind. Stimmen Sie den Bericht mit den politischen entscheidungstrgerInnen ab.

100

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Bericht ber den Konsultationsprozess bei den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Die Standards der ffentlichkeitsbeteiligung wurden in einem Beteiligungsprozess ent wickelt. Alle Bundesministerien und zahlreiche InteressenvertreterInnen und NGOs wurden zu einem entwurf der Standards konsultiert. Nach Bercksichtigung der einge langten Stellungnahmen wurde ein 13seitiger Konsultationsbericht erstellt. Dieser enthlt

Der Bericht ist unter www.partizipation.at/standards_oeb.html verffentlicht.


Beispiel 13: Beispiel fr einen Bericht ber den Konsultationsprozess

Im Zuge der entscheidung wgen die politischen entscheidungstrgerInnen die Stellung nahmen aus ihrem Blickwinkel ab und sie entscheiden, welche Argumente sie aufnehmen oder verwerfen. Die politischen entscheidungstrgerInnen sind per Gesetz, politisch oder verfassungsrechtlich dazu befugt und dafr zustndig, die entscheidung zur jeweiligen Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt zu treffen. Die ffentlichkeitsbe teiligung verschiebt oder schmlert diese Kompetenzen nicht. Bei der entscheidung sollten die ergebnisse des Beteiligungsprozesses jedoch bercksichtigt werden. Bercksichtigen heit in diesem Fall, dass sich die politischen entscheidungstrgerInnen mit den ergeb

101

monitoring

K o o p e r at i o n

In einem separaten Anhang wurden dokumentiert: die Mitglieder der Arbeitsgruppe Standards der ffentlichkeitsbeteiligung, die den entwurf erarbeitet haben; der Verteiler, an den die einladung zur Konsultation ge gangen ist; das einladungsschreiben zur Konsultation; der entwurf der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung, der zu Stellungnahmen ausgesandt wurde, und die einge langten Stellungnahmen im Originaltext.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Informationen ber den Konsultationsprozess: thema der Konsultation, wer hat den vorgelegten entwurf erstellt, wer hat wann fr wie lange zur Konsultation eingeladen, wer wurde eingeladen (Verteiler evtl. im Anhang anfhren), an wen sollten die Stellungnahmen geschickt werden, was sollte mit der Konsultation erreicht werden eine bersicht ber die eingelangten Stellungnahmen: wie viele Stellungnahmen langten ein, wann, von wem, was waren die hufigsten themen, die angesprochen wurden, Auflistung der Kernpunkte der positiven Stellungnahmen und der Kritikpunkte sowie weitere Ideen, die eingebracht wurden eine Beschreibung der Vorgangsweise zur Bercksichtigung der Stellungnahmen: nach welcher Methode wurde vorgegangen, wer hat die Stellungnahmen bearbeitet Die Dokumentation der Bercksichtigung der Stellungnahmen: nach themen geordnet

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxis-Beispiel

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

nissen respektvoll auseinandersetzen und diese so weit wie mglich in die entscheidung einflieen lassen. Sollten von den ergebnissen des Beteiligungsprozesses abweichende entscheidungen getroffen werden und dafr knnen die entscheidungstrgerInnen gute Grnde haben , dann sollte dies begrndet und nachvollziehbar kommuniziert werden. Bei der Kommunikation der entscheidung sollte auf die Inhalte des ffentlichkeitsbetei ligungsprozesses Bezug genommen werden. Damit knnen Politik und Verwaltung ihre Wertschtzung fr die Beitrge der Beteiligten ausdrcken und Vertrauen schaffen. Wenn mglich sollten Sie die Argumente, die hinter den politischen entscheidungen stehen, im Bericht ber den Konsultationsprozess festhalten. Klren Sie mit den politischen entschei dungstrgerInnen auch die weitere Vorgangsweise, v. a. zur Verffentlichung des Berichts.

S 24 Haben Sie den Bericht ber den Konsultationsprozess mglichst rasch nach der erfolgten Entscheidung verffentlicht ?

Verffentlichen Sie den Bericht ber den Konsultationsprozess mglichst rasch nach der erfolgten entscheidung, am besten auf der Website, auf der auch der entwurf zur Stellungnahme und die beschlossene Politik, der Plan, das Programm oder der Rechtsakt zu finden sind. Legen Sie darber hinaus den Bericht ber den Konsultationsprozess in Ihrer Verwaltungs stelle zur ffentlichen einsichtnahme auf. Gehen Sie dabei so vor, wie Sie es bereits in den Konsultationsunterlagen angekndigt haben. Berck sichtigen Sie bei der Information ber die entscheidung die entsprechenden Standards in t Kapitel 3.2.1, S. 65. Wenn Sie nur wenige Stellungnahmen bekommen haben, knnen Sie diese auch persnlich beantworten und den Bericht ber den Konsultationsprozess persnlich zusenden.

102

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3 k ooPeration ( m itbeStimmung ) im b eteiligungSProzeSS

103

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Kooperative ffentlichkeitsbeteiligung, bedeutet, dass die Beteiligten die Entscheidung mitgestalten knnen, zum Beispiel an Runden Tischen, bei Mediationsverfahren oder bei Stakeholderprozessen. Der Grad der Einflussnahme ist gro und kann bis zur gemeinsamen Entscheidungsfindung mit den politischen EntscheidungstrgerInnen reichen. Planungs- oder EntscheidungstrgerInnen und ffentlichkeit kommunizieren intensiv. Kooperative ffentlichkeitsbeteiligungsprozesse knnen sehr unterschiedlich gestaltet sein. Gebruchliche Methoden sind beispielsweise Konsensus-Konferenzen, Runde Tische oder Planungszellen ( t Standard V 6, S. 32). Jede Methode sieht bestimmte Vorgangsweisen und Strukturen bei der Beteiligung vor. Daher sind auch die Qualittsstandards sehr individuell. Einige Standards gelten jedoch fr alle Arten der kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung.

Angepasste Methoden

Abschtzung des Zeitaufwands

Sicherung der Ressourcen

Wrdigung der Beitrge

104

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Modus der entscheidungsfindung

Allparteilichkeit der Moderation

Prozessvereinbarungen

Information der breiten ffentlichkeit

q
K o o p e r at i o n
105

Dokumentation des einflusses

monitoring

Die in diesem Kapitel erluterten Standards ( K1K9) sind die wichtigsten Standards bei kooperativer ffentlichkeitsbeteiligung. Darber hinaus knnen je nach Beteiligungsprozess auch die Standards der informativen ffentlichkeitsbeteiligung (t Kapitel 3.2.1, S. 65) oder der konsultativen ffentlichkeitsbeteiligung (t Kapitel 3.2.2, S. 79) mit anzuwenden sein.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.3.1

Angepasste Methoden

K1

Haben Sie die gewhlte Methode, also die Vorgangsweise und die Struktur bei der ffentlichkeitsbeteiligung, an Ihre spezielle Aufgabenstellung, an die Zielgruppen, an das Budget und an den Zeitrahmen angepasst?

es gibt zahlreiche Methoden zur kooperativen ffentlichkeitsbeteiligung. Sinnvoll ist, die Methoden an die spezielle Aufgabe, Zielgruppen, an das Budget und an den Zeitrahmen anzupassen. Auch Methodenkombinationen, z. B. die Verknpfung von Online und Off lineMethoden, knnen zum erfolg fhren. Der Beteiligungsprozess soll nicht in ein starres Methodenkorsett gepresst werden, sondern umgekehrt, die Methode soll dem speziellen Bedarf des Prozesses dienen. Inspiration zur Methodenvielfalt bieten zahlreiche Fallbei spiele, beispielsweise auf www.partizipation.at.

Tipp

Bei Bedarf knnen Sie sich zur Methodenauswahl und anpassung von professio nellen ProzessbegleiterInnen beraten lassen.

106

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3.2

Abschtzung des Zeitaufwands Vorbereitung

K2

Haben Sie bei intensiveren Beteiligungsprozessen abgeschtzt, wie viel Zeitaufwand die Beteiligung er fordert ? Haben Sie den Beteiligten den voraussichtlichen Zeitaufwand bei der Einladung zum Prozess mitgeteilt?

Schtzen Sie v. a. bei intensiveren Beteiligungsprozessen ab, wie viel Zeit die Beteiligten voraussichtlich einbringen mssten. Klren Sie dazu, welche Beitrge Sie von ihnen er warten. Dazu kann das Lesen von Unterlagen, die teilnahme an Workshops, die Kommen tierung der Protokolle, die teilnahme an exkursionen, die erarbeitung fachlicher Inputs sowie die Rckkopplung von Zwischenergebnissen in der Herkunftsorganisation zhlen. teilen Sie den Beteiligten den voraussichtlichen Zeitaufwand mit der einladung zum Beteiligungsprozess mit. So knnen sich diese darauf einstellen und entscheiden, ob sie am Prozess teilnehmen knnen oder nicht. Damit ersparen Sie sich und den Beteiligten unangenehme berraschungen, wenn beispielsweise wichtige Beteiligte aus Zeitgrnden whrend des Prozesses ausscheiden oder ihre Beitrge reduzieren. Die Abschtzung des voraussichtlichen Zeitaufwands kann auch als Basis fr eine etwaige Aufwandsentschdigung an die Beteiligten dienen ( q Standard K 4, S. 109).

107

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.3.3

Sicherung der Ressourcen

K3

Haben Sie die erforderlichen internen Ressourcen (Personal: Zeit und Qualifikation, Material etc.) geplant und gesichert?

Planen Sie neben dem Zeitbedarf der Beteiligten auch Ihren eigenen Ressourcenaufwand. Sichern Sie die notwendige Zeit, die Qualifikation der MitarbeiterInnen bei Bedarf auch durch Schulungen oder durch externe Untersttzung sowie Geld und Material. Wenn Sie die Kosten des Prozesses abschtzen, denken Sie dabei an die Personalkosten, an Hono rare fr externe ProzessbegleiterInnen oder ItFachleute, an Aufwandsentschdigungen fr die Beteiligten, an Sachkosten (fr Informationsmaterial, Website, Veranstaltungsrume etc.) und an die Kosten fr Monitoring und evaluierung ( q Kapitel 3.3, S. 120). Koopera tive Beteiligungsprozesse knnen ressourcenaufwndig sein. Starten Sie erst, wenn die Ressourcen auch sicher zur Verfgung stehen.

108

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3.4

Wrdigung der Beitrge Vorbereitung

K4

Haben Sie unentgeltlich geleistete Arbeitsstunden und das eingebrachte Fachwissen der Beteiligten ent sprechend gewrdigt ?

BrgerInnen und auch NGOs beteiligen sich an Beteiligungsprozessen oft in ihrer Freizeit ohne entgelt, whrend VertreterInnen der Verwaltung oder der Kammern in ihrer bezahlten Arbeitszeit teilnehmen. es gibt unterschiedliche Ressourcenausstattungen. So bezahlen viele NGOs z. B. ihre MitarbeiterInnen aus unregelmig flieenden Spendengeldern. Dies schafft ungleiche Beteiligungsmglichkeiten. Auf der anderen Seite zeigt sich oft, dass die unentgeltlich eingebrachten Beitrge ebenso wertvoll sind, wie die Beitrge der Verwal tung und der Kammern. Versuchen Sie daher, einen gewissen Ausgleich zu schaffen und auch unentgeltlich ge leistete Arbeitsstunden und das eingebrachte Fachwissen aller Beteiligten entsprechend zu wrdigen. Dazu zhlen ehrungen, Zeitungsartikel ber das freiwillige engagement der Beteiligten, ermigungen bei ffentlichen einrichtungen, beispielsweise Kindergrten, Bibliotheken, im ffentlichen Verkehr oder bei Freizeiteinrichtungen. Auch Aufwandsent schdigungen fr jene Personen oder Organisationen, die nicht anderweitig mit ffent lichen Geldern untersttzt werden, sind eine Mglichkeit der Abgeltung der Beitrge. Mit den Wrdigungen knnen Sie zeigen, dass die Beteiligung fr Sie wertvoll ist.

Nehmen unabdingbar!

109

monitoring

Achtung Fr eine dauerhafte Beteiligungskultur ist ein Ausgleich zwischen Geben und

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Tipp

Konzipieren Sie den Beteiligungsprozess von vornherein so, dass der Zeit aufwand fr die Beteiligten minimiert wird und gehen Sie auch whrend des Prozesses respektvoll mit der Zeit der Beteiligten um. Dazu gehren Kleinig keiten wie

das Aussenden von genderten Dokumenten im berarbeitenmodus, so dass nicht der gesamte text, sondern nur die nderungen noch einmal gelesen werden mssen, sowie das Zurverfgungstellen von prgnant aufbereiteten Unterlagen mit ent sprechenden Quellenangaben, was weitere Recherchearbeit vermeidet.

Das Internet bietet Ihnen zahlreiche Werkzeuge zum gemeinsamen und nach vollziehbaren Bearbeiten von texten wie Wikis oder Blogs. Unter www.demonet.org/ whatisitabout/tools finden Sie eine bersicht geeigneter tools. Manche Organisationen werden zu bestimmten themen regelmig zur Betei ligung eingeladen, beispielsweise die Dachverbnde von UmweltNGOs. Wenn Sie Signale bekommen, dass bestimmte Organisationen berbeteiligt sind, fragen Sie nach, welche Gruppen ersatzweise eingebunden werden knnten.

Quelle

Canadian environmental Assessment Agency (2004): Canadian environmental Assessment Act Participant Funding Program www.ceaaacee.gc.ca/default.asp?lang=en&n=9772442e1&offset=&toc=hide Kanadisches Programm zur Aufwandsentschdigung bei Umweltvertrglichkeitsprfungen

110

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3.5

Modus der Entscheidungsfindung Vorbereitung

K5

Haben Sie in der Arbeitsgruppe den Modus fr die Entscheidungsfindung vereinbart (z. B. Mehrheits entscheidungen, konsensuale Entscheidungen etc.)? Ist vorgesehen, dass abweichende Meinungen schrift lich dokumentiert und begrndet werden?

111

monitoring

K o o p e r at i o n

Whrend eines Beteiligungsprozesses sind in der Regel zahlreiche kleinere oder grere entscheidungen zu treffen, selbst wenn die Letztentscheidung ber die Politik, den Plan, das Programm oder den Rechtsakt bei den politischen entscheidungstrgerInnen liegt. Zu diesen entscheidungen whrend des Prozesses gehren beispielsweise die Auswahl der alternativen Lsungen, die berprft werden sollen, oder die Auswahl der beigezogenen expertInnen. Daher sollen die Beteiligten den Modus der entscheidungsfindung verein baren, also ob bzw. wann Mehrheitsentscheidungen oder ob bzw. wann konsensuale ent scheidungen getroffen werden. Beide entscheidungsmodi haben Vorteile und knnen im Beteiligungsprozess auch kombiniert werden:

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Vorteile von Mehrheitsentscheidungen


Rasche entscheidungen mit geringem Aufwand mglich ( ohne lange Verhandlungen) Viele Beteiligte knnen mitentscheiden

Vorteile von konsensualen Entscheidungen


Bercksichtigen unterschiedliche Meinungen und Prferenzen erlauben sowohlals auch bzw. wenndannentschei dungen im Unterschied zu janein Abstimmungen Beteiligte knnen in der entscheidungssituation miteinander verhandeln

Unabhngig von der Bereitschaft und Fhigkeit zur Diskussion, zur prinzipiellen Anerkennung der Berech tigung anderer Meinungen und zu Kompromissen Sichert demokratische Stabilitt und Handlungs fhigkeit

Willen der Minderheit wird nicht missachtet, im Idealfall wird die entscheidung von allen mitgetragen (keine Gewinner und Verlierer) Aushandlung und Annherung der Interessen, um zu einer einigung zu kommen, strkt die Demokratie

tabelle 6: Vorteile von Mehrheitsentscheidungen und von konsensualen entscheidungen

Praxis-Beispiel

entscheidungsmodus bei der Strategischen Umweltprfung (SUP) zum Wiener Abfallwirtschaftskonzept 2007

Zum Modus der entscheidungsfindung wurde folgende Spielregel vereinbart: ent scheidungen im SUPteam werden mglichst konsensual getroffen. Sollte trotz aller Bemhungen in einzelnen Punkten keine einigung erzielt werden knnen, werden Mehr heitsmeinungen und Dissensmeinungen mit Begrndung dokumentiert. Alle teilneh menden Organisationen des SUPteams sind gleichberechtigt. Bei Abfragen zu einzelnen Arbeitsschritten hat jede Organisation eine Stimme. Die wesentlichen entscheidungen beispielsweise ber die Ziele des Abfallwirtschaftskon zeptes, die untersuchten Planungsalternativen, die Bewertungsmethode und letztlich ber die empfohlene Planungslsung wurden nach dem Konsensprinzip getroffen. Nach intensiven Diskussionen in den SUPWorkshops konnte das SUPteam vollstndigen Konsens zum ergebnis finden. Detailentscheidungen, beispielsweise zur Prioritten reihung der vorgesehenen Manahmen, wurden nach der Mehrheitsregel getroffen. Da im Laufe des SUPProzesses in einer Gruppe von ca. 25 Personen zahlreiche grere und kleinere entscheidungen zu treffen waren, hat sich die Kombination des Konsens prinzips und der Mehrheitsregel bewhrt.
Beispiel 14: Beispiel fr die Wahl des entscheidungsmodus

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Achtung Versuchen Sie durch Moderation in OnlineProzessen zu verhindern, dass ein


zelne Personen oder Gruppen bestimmte themen durch ihre Beitrge gezielt in den Vordergrund rcken und damit das Meinungsbild verflschen. Dafr knnen Sie Werkzeuge verwenden, die erkennen, ob eine Stellungnahme von einer Person oder automatisiert von einem Programm abgegeben wurde.

Tipp

Verbleiben am Schluss des Beteiligungsprozesses widersprchliche Meinungen bestehen, so sollen diese mit einer Begrndung schriftlich dokumentiert werden. Damit bekommen die entscheidungstrgerInnen einen einblick in die Meinungs vielfalt.

Quelle

Strategiegruppe Partizipation (2008): Arbeitsbltter zur Partizipation, Nr. 5 entscheiden in Beteiligungsprozessen www.partizipation.at/arbeitsblaetter.html Arbeitsblatt zu verschiedenen Entscheidungsmodi in Beteiligungsprozessen

113

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Fr unverbindliche Stimmungsabfragen gibt es zahlreiche WebWerkzeuge. eines der be kanntesten ist polldaddy.com. Rund um die Microblogging Plattform twitter wurden zahl reiche Abstimmungstools wie z. B. www.twtpoll.com entwickelt.

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.3.6

Allparteilichkeit der Moderation

K6

Haben Sie die Allparteilichkeit der Moderation sichergestellt?

ModeratorInnen und ProzessbegleiterInnen mssen allen Beteiligten gegenber allpartei lich agieren. Auerdem sollen sie keine inhaltlichen Standpunkte vertreten. Sie knnen die Allparteilichkeit sicherstellen, indem Sie die Moderation an externe Prozess begleiterInnen vergeben, die im Optimalfall von allen Beteiligten gemeinsam beauftragt und finanziert werden. Die Kostenbeteiligung soll sich an den jeweiligen Mglichkeiten der Beteiligten orientieren. Die CoFinanzierung beugt einseitigen Abhngigkeiten von einzelnen AuftraggeberInnen und dem eindruck Wer zahlt, schafft an vor. Auerdem strken Sie die Unabhngigkeit der ProzessbegleiterInnen. Sie sollten die Allparteilichkeit der Mode ration auch im Auftrag vereinbaren. Weitere Hinweise zur Auswahl von ModeratorInnen und ProzessbegleiterInnen finden Sie beim t Standard V 7, S. 49.

114

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3.7

Prozessvereinbarungen Vorbereitung

K7

teamarbeit braucht klare Spielregeln, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewhr leisten. Deshalb ist es bei kooperativer ffentlichkeitsbeteiligung sinnvoll, mit den Betei ligten Prozessvereinbarungen zu schlieen. Geregelt werden sollten

Versuchen Sie mit Hilfe der Prozessvereinbarungen einen respektvollen und offenen Um gang miteinander zu frdern. Oft entscheiden soziale Faktoren den erfolg des Beteiligungs prozesses mit. Zu diesen Faktoren gehren, dass die Bedrfnisse der Beteiligten wahrge nommen und anerkannt werden sowie dass die teilnehmerInnen miteinander offen und verbindlich umgehen. Die Kultur der Zusammenarbeit hngt v. a. von der persnlichen Haltung der einzelnen teilnehmerInnen ab. Diese kann zwar nicht einfach vereinbart, aber durch Prozessvereinbarungen zumindest gefrdert werden. entscheidend ist oft die Vorbildwirkung einzelner Beteiligter.

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monitoring

K o o p e r at i o n

die Vertretungsaufgaben der teammitglieder und die Rckkopplung mit ihren Stellen oder Organisationen (Mandate, wer spricht fr wen, wer hat welche Befugnisse und welche Verantwortung), die ergebnisoffenheit im Rahmen des Prozesskonzeptes, die Vertraulichkeit und Kultur der Zusammenarbeit, die Kommunikation nach auen und mit politischen entscheidungstrgerInnen sowie der Umgang mit Anfragen, der Modus, wie entscheidungen im team getroffen werden ( t Standard K 5, S. 111), die Protokolle, mit denen die Workshopergebnisse dokumentiert werden und die Art und Weise, wie in den Workshops eingebrachte Kommentare bercksichtigt werden.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Haben Sie mit den Arbeitsgruppenmitgliedern Prozessvereinbarungen geschlossen, beispielsweise ber den respektvollen Umgang miteinander, die Aufgabenteilung, die Vertraulichkeit und die Vertretung der Arbeitsgruppe nach auen, die Ergebnissicherung whrend des Prozesses, den Endbericht und die ber mittlung des Ergebnisses an die EntscheidungstrgerInnen?

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Sollten einzelne teilnehmerInnen nicht bereit sein, Prozessvereinbarungen zu schlieen, kann das einen mglichen Stolperstein im Beteiligungsprozess aufzeigen. berlegen Sie in diesem Fall genau, wie Sie damit umgehen.

Praxis-Beispiel

Rechte und Pflichten der Beteiligten und der Verwaltung in Neuseeland


In Neuseeland gibt es einen Beteiligungsleitfaden, in dem die Rechte und Pflichten der Beteiligten und der Verwaltungs stellen, die beteiligen, festgehalten sind u. a.:

Rechte der Beteiligten


Auf angemessene Zeitplne und Fristen

Pflichten der Verwaltung


Angemessene Zeitplne aufzustellen und Fristen einzuhalten Klar zu informieren, was mit den Beitrgen der Beteiligten geschieht Auf die Schpfer der eingebrachten Ideen und Beitrge hinzuweisen ber die ergebnisse und wie entscheidungen zu Stande gekommen sind zu informieren Mit der/m nominierten VertreterIn zu arbeiten

Zu erfahren, was die Verwaltung mit den Beitrgen der Beteiligten machen wird Auf Wahrung des geistigen eigentums der Ideen

ber das ergebnis des Beteiligungsprozesses informiert zu werden Ihre/n VertreterIn selbst zu bestimmen

Rechte der Verwaltung


Festzulegen, warum der Beteiligungsprozess stattfindet

Pflichten der Beteiligten


Die Rahmenbedingungen des Beteiligungspro zesses zu akzeptieren Zeitplne und Fristen einzuhalten Ausdrcklich darauf hinzuweisen, wenn teile ihrer Beitrge vertraulich zu behandeln sind Den Gestaltungsspielraum des Beteiligungs prozesses zu akzeptieren

einen Zeitplan vorzugeben Beitrge aus dem Beteiligungsprozess zu verffentlichen

Den Gestaltungsspielraum des Beteiligungsprozesses zu definieren (themen und Fixpunkte)

Beispiel 15: Beispiel fr die Rechte und Pflichten von Verwaltung und von Beteiligten

Quelle

New Zealand Department of Conservation (o. J.): Consultation Guidelines, p. 16

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.2.3.8

Information der breiten ffentlichkeit Vorbereitung

K8

Haben Sie festgelegt, wie die breite ffentlichkeit ber den Beteiligungsprozess, sein Ergebnis und die end gltige Entscheidung informiert wird?

Bei kooperativen Beteiligungsprozessen sind meist die organisierte ffentlichkeit, also Interessengruppen wie die Kammern oder NGOs, oder ausgewhlte BrgerInnen beteiligt. Auch wenn dadurch alle betroffenen Interessen reprsentiert sind, ist die Breitenwirkung durch die beschrnkte teilnehmerInnenzahl in der Regel gering. Daher sollte auch die breite ffentlichkeit zumindest ber den Beteiligungsprozess, sein ergebnis und die endgltige entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt informiert werden. Wenden Sie dabei die Standards fr informative ffentlichkeitsbeteiligung an und denken Sie an die vielfltigen Mglichkeiten des Internets zur Informationsverbreitung ( t Kapitel 3.2.1, S. 65).

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monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.2.3.9

Dokumentation des Einflusses

K9

Haben Sie dokumentiert, wie die ffentlichkeitsbeteiligung die endgltige Entscheidung zur Politik, zum Plan, zum Programm oder zum Rechtsakt beeinflusst hat und eine Begrndung angegeben, falls nicht alle Ergebnisse des Beteiligungsprozesses bercksichtigt wurden?

Bei den allermeisten Politiken, Plnen, Programmen und Rechtsakten sind die politischen entscheidungstrgerInnen per Gesetz, politisch oder verfassungsrechtlich dazu befugt und dafr zustndig, die endgltige entscheidung zu treffen. Die ffentlichkeitsbeteiligung verschiebt oder schmlert diese Kompetenzen nicht. Bei der entscheidung sollten sie die ergebnisse des Beteiligungsprozesses jedoch bercksichtigen. Bercksichtigen heit in diesem Fall, dass sich die politischen entscheidungstrgerInnen mit den ergebnissen respektvoll auseinandersetzen und diese so weit wie mglich in die entscheidung einflieen lassen.

Achtung Sollten von den ergebnissen des Beteiligungsprozesses abweichende entschei


dungen getroffen werden und dafr knnen die entscheidungstrgerInnen gute Grnde haben , dann sollte dies begrndet und nachvollziehbar kommuni ziert werden. Nur so haben auch abweichende entscheidungen die Chance, von der ffentlichkeit akzeptiert oder zumindest verstanden zu werden. Andernfalls knnten sowohl das Vertrauen der ffentlichkeit in die politischen entschei dungstrgerInnen als auch die Akzeptanz der entscheidung leiden und im schlimmsten Fall Proteste provoziert werden.

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ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Tipp

Bei der Kommunikation der entscheidung sollte auf die Inhalte des ffentlich keitsbeteiligungsprozesses Bezug genommen werden. Damit knnen Politik und Verwaltung ihre Wertschtzung fr die Beitrge der Beteiligten ausdrcken und Vertrauen schaffen. Jedenfalls sollte in kurzer Form dokumentiert werden, wie der Beteiligungsprozess die endgltige entscheidung beeinflusst hat. Damit wird fr die Beteiligten aber auch fr andere Interessierte nachvollziehbar, wie die Beitrge der ffentlichkeit eingeflossen sind. Sie knnen diese Information gemeinsam mit der endgltig beschlossenen Politik, dem Plan, dem Programm oder dem Rechtsakt verffentlichen. Bercksichtigen Sie dabei die Standards fr informative ffentlichkeitsbeteiligung ( t Kapitel 3.2.1, S. 65).

Praxis-Beispiel

Dokumentation der Bercksichtigung bei Strategischen Umweltprfungen


Die eURichtlinie zur Strategischen Umweltprfung sieht vor, dass nach dem Beschluss eines Plans oder Programms in einer zusammenfassenden erklrung u. a. dokumentiert wird, wie die Stellungnahmen der ffentlichkeit und der beteiligten Verwaltungsstellen bercksichtigt wurden. Auerdem ist zu begrnden, warum die Wahl auf den beschlosse nen Plan oder das beschlossene Programm gefallen ist und nicht auf andere berprfte Alternativen. Die zusammenfassende erklrung ist der ffentlichkeit zugnglich zu machen. Siehe SUPRichtlinie 2001/42/eG, Artikel 9 Bekanntgabe der entscheidung
Beispiel 16: Beispiel fr die Dokumentation der Bercksichtigung von Stellungnahmen

119

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.3 m onitoring & e Valuierung deS b eteiligungSProzeSSeS

120

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Monitoring zur Umsetzung

Dokumentation der erfahrungen

berprfung der Zielerreichung

Beteiligung bei Monitoring und evaluierung

121

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.3.1

Monitoring zur Umsetzung

M1

Haben Sie dokumentiert, welche Manahmen der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes bereits umgesetzt wurden und welche noch ausstndig sind ( Monitoring zur Umsetzung)?

blicherweise werden in Politiken, Plnen, Programmen oder Rechtsakten Manahmen festgelegt, die umgesetzt werden sollen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Um den Fort schritt und die erfolge der Umsetzung zu dokumentieren, soll ein Monitoring durchgefhrt werden. Das Monitoring untersttzt eine strukturierte Vorgangsweise bei der Umsetzung der Manahmen. Mit dem Monitoring kann man auch auf aktuelle gesellschaftliche, tech nische oder rechtliche entwicklungen reagieren und bei Bedarf Nachjustierungen der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes empfehlen. Die ergebnisse des Monitorings knnen in Monitoring oder Fortschrittsberichten festgehalten werden.

122

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Monitoring zum Wiener Abfallwirtschaftskonzept


Die Umsetzung des Wiener Abfallwirtschaftskonzeptes (www.wien.gv.at/umwelt/ma48/ beratung/umweltschutz/awk.html) wird durch eine Monitoringgruppe begleitet. Diese Gruppe dokumentiert den Stand der Umsetzung der im Abfallwirtschaftskonzept festge schriebenen Manahmen. Zum Monitoring wird eine Checkliste verwendet, die Fragen zu folgenden themen enthlt:

zu den Prognosen der knftigen Abfallmengen, die dem Konzept zu Grunde gelegt wurden, zur Umsetzung der Manahmen, v. a. zur Abfallvermeidung, zu neuen technologischen entwicklungen, zu genderten Rahmenbedingungen (z. B. rechtliche Vorgaben, Kooperationsmg lichkeiten), zu den Auswirkungen der Umsetzung der Manahmen.

Beispiel 17: Beispiel fr das Monitoring zur Umsetzung der ergebnisse des Beteiligungsprozesses

Tipp

Auch beim Monitoring kann die ffentlichkeit beteiligt werden (q Standard M 4, S. 129). In manchen Fllen knnen auch die Beteiligten oder die ffentlichkeit nachverfolgen, welche der vereinbarten Manahmen schon umgesetzt wurden und welche nicht. elektronische Werkzeuge wie Digitalkameras oder Mobiltele fone sind einfache weitverbreitete Hilfsmittel.

123

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Die ergebnisse des Monitorings werden in einem Monitoringbericht dokumentiert.

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxis-Beispiel

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.3.2

Dokumentation der Erfahrungen

M2

Haben Sie Ihre Erfahrungen mit Ihrem ffentlichkeitsbeteiligungsprozess dokumentiert, so dass Sie diese bei knftigen Verfahren bercksichtigen oder weitergeben knnen (bei groen Prozessen evtl. auch Eva luierung durch eine unabhngige Stelle)? Haben Sie berlegt, wem Sie Ihre Dokumentation zur Verfgung stellen und wer davon profitieren knnte?

Jeder durchgefhrte Beteiligungsprozess bereichert den erfahrungsschatz, gleichgltig, ob er erfolgreich oder weniger erfolgreich verlaufen ist. Wesentlich ist, aus diesen erfahrungen zu lernen und diese erfahrungen auch weiterzugeben, damit nicht jedes Mal wieder das Rad neu erfunden werden muss. Ziel der erfahrungsdokumentation ist systematisches Lernen und der Aufbau von Beteiligungskompetenz innerhalb der Verwaltung und darber hinaus. Deshalb ist auch wichtig, Aspekte, die nicht ideal gelaufen sind, festzuhalten. Oft lernt man aus Beteiligungsprozessen mit Stolpersteinen mehr als aus reibungslosen Prozessen. berlegen Sie, wer die erfahrungen dokumentieren soll. 3 Mglichkeiten mit den folgenden Vor und Nachteilen stehen zur Auswahl:

124

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Interne Dokumentation (durch die Verwaltungsstel le, die den Beteiligungs prozess durchgefhrt hat)

Alle Informationen aus dem Prozess stehen aus erster Hand zur Verfgung Hchster Lerneffekt erfahrungen knnen gleich wieder angewendet werden Kompetenz und erfahrung Objektivitt Rasche Bearbeitung mglich Bringt neue Perspektiven ein

Oft beschrnkte Ressourcen und erfahrung Unangenehme Aspekte werden oft nicht angesprochen

tabelle 7: Vor und Nachteile der verschiedenen Dokumentationsmglichkeiten

Prinzipiell lernen jene Personen am meisten, die die erfahrungsdokumentation durch fhren.

125

monitoring

Gehen Sie bei der Dokumentation Ihrer erfahrungen auch auf die Anwendung der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung ein. Zeigen Sie auf, welche Standards leicht zu erfllen waren und wo welche Schwierigkeiten aufgetaucht sind und wie diese beim nchsten Mal vermieden oder berwunden werden knnten.

K o o p e r at i o n

elektronische Dokumentation kann in allen 3 Varianten die transparenz verbessern und die Vorteile strken. Die partizipative Dokumentation eignet sich besonders fr den einsatz elektronischer Medien und fhrt zu hoher transparenz und effizienz durch die Organi sations und Kommunikationspotentiale der Sozialen Medien. Durch die elektronische Dokumentation kann von jedem Ort zu jeder Zeit auf die Dokumente zugegriffen und gleichzeitig an texten gearbeitet werden. Dadurch werden eine breitere ffentlichkeit und damit eine hhere Beteiligung erreicht, was zur Verbesserung der partizipativen Dokumen tation fhren kann.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Partizipative Dokumentation (durch die teilnehmerInnen des Beteiligungsprozesses)

ermglicht gegenseitiges Lernen erfahrungen knnen von allen gleich wieder angewendet werden

Wenig erfahrung Braucht die Untersttzung aller Beteiligten Zeitaufwndig

i n f o r m at i o n

Dokumentation durch unabhngige Stelle (durch externe expertInnen oder ProzessbegleiterInnen)

Verarbeiten nur Informationen aus zweiter Hand, wenn sie beim Beteiligungsprozess nicht selbst dabei gewesen sind Beschrnkter Lerneffekt fr die Verwaltung Beschrnkte Breitenwirkung

Vorbereitung

Vorteile

Nachteile

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Fassen Sie die gesammelten erfahrungen in einem Bericht zusammen, in dem Sie auch den Prozessablauf und die ergebnisse des Beteiligungsprozesses im berblick darstellen. berlegen Sie auch, wem Sie die erfahrungsdokumentation zur Verfgung stellen und wer davon profitieren knnte. Denken Sie dabei jedenfalls an die Beteiligten des Prozesses. Sie knnen den erfahrungsbericht verffentlichen und damit allgemein zugnglich machen. Sie knnen die erkenntnisse aber auch in einem Seminar fr KollegInnen weitergeben oder Ihre Dokumentation in Fallbeispielsammlungen einbringen, z. B. auf www.partizipation.at.

Tipp

Folgende gebruchliche Methoden stehen Ihnen fr die Dokumentation der erfahrungen zur Verfgung:

Fragebogen Interviews Beobachtende teilnahme am Beteiligungsprozess Auswertung schriftlicher Unterlagen aus dem Beteiligungsprozess Feedbackrunden in Kleingruppen (Fokusgruppendiskussionen)

All diese Methoden knnen mit elektronischen Medien untersttzt werden. Bei kooperativer ffentlichkeitsbeteiligung knnen Sie gegen ende des Pro zesses mittels Feedbackbogen abfragen, was den teilnehmerInnen am Prozess gefallen hat, welche Schwachstellen gesehen werden und was sie fr hnliche Prozesse in Zukunft empfehlen. Bei Informationsveranstaltungen knnen Sie am ende der Veranstaltung mit Feedbackkarten abfragen, ob die Inhalte ver stndlich prsentiert wurden. Sie knnen sich aber auch nach Abschluss des Beteiligungsprozesses mit KollegInnen zu einer Manverkritik zusammen setzen und die wichtigsten erfahrungen, die Punkte, die man nchstes Mal anders machen mchte, die grten erfolge des Prozesses und die wesentlichsten Auswirkungen diskutieren. Halten Sie Ideen und Verbesserungsvorschlge fr knftige Beteiligungsprozess schriftlich fest, damit Sie jederzeit darauf zurckgreifen knnen. eine Checkliste mit Fragen zur Dokumentation der erfahrungen finden Sie im Anhang ( q Kapitel 5.7, S. 146).

126

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Quellen OeCD (2005):


evaluating Public Participation in Policy Making mit Evaluations-Checkliste und Beschreibung verschiedener Evaluationsmethoden Involve and Department for Constitutional Affairs (o. J.): Making a Difference: A guide to evaluating public participation in central government www.involve.org.uk/evaluationguide Leitfaden zur Evaluation von Beteiligungsprozessen mit Erfolgskriterien und Checklisten zu Kosten und Nutzen der ffentlichkeitsbeteiligung www.c2d2.ca/evaluatingpublicparticipation Materialsammlung zur Evaluierung von Beteiligungsprozessen

127

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

Schreiben Sie, bitte, Ihre Erfahrungen mit den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung, v. a. auch nderungsvorschlge an Rita.Trattnigg@lebensministerium.at oder office@arbter.at (Bro Arbter). So knnen wir Ihre Erfahrungen bei der nchsten berarbeitung der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung bercksichtigen! Herzlichen Dank!

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

3.3.3

berprfung der Zielerreichung

M3

Haben Sie berprft, ob Sie die Ziele des ffentlichkeitsbeteiligungsprozesses erreicht haben?

Nach Abschluss des Beteiligungsprozesses ist es sinnvoll zu berprfen, ob die ange strebten Ziele, die in der Vorbereitungsphase festgelegt worden sind ( t Kapitel 3.1.1, S. 18 ) auch tatschlich erreicht worden sind. Je klarer Sie eingangs die Ziele definiert haben, desto einfacher fllt die berprfung ihrer erreichung. Die berprfung der Zielerreichung kann teil einer evaluierung des Beteiligungsprozesses sein.

128

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

3.3.4

Beteiligung bei Monitoring und Evaluierung Vorbereitung

M4

Haben Sie beim Monitoring und bei der Evaluierung die ffentlichkeit beteiligt, z. B. durch Beteiligung in einer Monitoringgruppe?

129

monitoring

K o o p e r at i o n

Sowohl beim Monitoring zur Umsetzung der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes als auch bei der evaluierung von ffentlichkeitsbeteiligungsprozessen kann die ffentlichkeit beteiligt werden. Der Vorteil des partizipativen Monitorings bzw. der partizipativen evaluierung liegt darin, dass die Beteiligten bestmglich zusammen lernen knnen und dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass die ergebnisse auch umgesetzt bzw. angewendet werden. Dies ist beispielsweise beim externen Monitoring bzw. bei der externen evaluierung durch unabhngige expertInnen erfahrungsgem geringer. Da es in den ersten Phasen der Anwendung der Standards der ffentlichkeitsbeteiligung jedoch primr um das Lernen und den erfahrungsaustausch geht, kann sich der partizipative Ansatz besonders lohnen.

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Achtung Monitoring und evaluierung mit Beteiligung der ffentlichkeit kann gewisse
Schwachstellen haben. Diese knnen jedoch ausgeglichen werden:

Schwachstelle 1: Beteiligte haben mglicherweise wenig wissenschaft liches evaluationsKnowhow Ausgleich: Beratung durch eine/n evaluationsexpertIn; eine hohe und qualitative Beteiligung durch elektronische Systeme kann das evtl. feh lende wissenschaftliche evaluationsKnowhow durch die Weisheit der Vielen etwas ausgleichen. Schwachstelle 2: Commitment der Beteiligten und der politischen entscheidungstrgerInnen wird bentigt Ausgleich: Bemhungen, um das Commitment einzuholen; Vorteile des partizipativen Ansatzes klar machen Schwachstelle 3: dauert im Vergleich zur externen evaluierung lnger Ausgleich: erstellen eines straffen Zeitplans und entsprechende Aufga benteilung, Fokus auf die wesentlichsten Lernerfahrungen. Mithilfe eines Wikis kann ein evaluierungsbericht effizient gemeinsam erstellt werden.

Praxis-Beispiel

Monitoring zur SUPer NOW Strategische Umweltprfung entwicklungsraum Nordosten Wiens

Die Umsetzung der Planung zur Raum und Verkehrsentwicklung im Nordosten Wiens wurde durch ein partizipatives Monitoring begleitet. Das Monitoring wurde in einer Moni toringgruppe durchgefhrt, in der die Wiener Umweltanwaltschaft (geschftsfhrende Stelle, www.wuawien.at), die Abteilungen fr Stadtentwicklung und fr Umweltschutz des Magistrats der Stadt Wien, die Arbeiterkammer und das kobro (eine der beiden Dachorganisationen sterreichischer Umweltschutzorganisationen) beteiligt waren. Die Monitoringgruppe erstellte 2 Jahre nach Beschluss der Planung einen Monitoring bericht, der konsensual beschlossen wurde. Abweichende Meinungen wurden im Moni toringbericht dokumentiert. Danach wurde der Monitoringbericht an die fr Umwelt schutz, fr Planung und fr Finanzen zustndigen StadtrtInnen sowie an das team, das die Planung zur Raum und Verkehrsentwicklung im Nordosten Wiens ausgearbeitet hatte, bermittelt.
Beispiel 18: Beispiel fr die ffentlichkeitsbeteiligung beim Monitoring

130

ffentlichkeitsbeteiligung ja, aber wie? Praxistipps zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung

Partizipative evaluierung des Walddialogs


Zur erstellung und zur Umsetzung des sterreichischen Waldprogramms wurde der Walddialog ins Leben gerufen (www.walddialog.at). Am Walddialog beteiligen sich u. a. VertreterInnen von Umweltorganisationen, der Sozialpartner, der Forst und Holz wirtschaft, der Papierindustrie, der energiewirtschaft, der Kirche, der Jugend, der Wissen schaft, der Bundeslnder, der betroffenen Ministerien und der Politik. Nach 6 ProzessJahren startete eine partizipative evaluierung des Walddialogs. evaluiert wird sowohl der Prozess zur erstellung und Umsetzung des sterreichischen Waldpro gramms, als auch seine ergebnisse und die Wirkungen der einzelnen Manahmen. es ist eine offene evaluierungsArbeitsgruppe eingerichtet, zu der alle Interessierten des Walddialogs eingeladen sind. Die Arbeitsgruppe definiert evaluierungskriterien sowie evaluierungsfragen und sie wird wissenschaftlich begleitet. externe expertInnen fhren die evaluierung gem den Vorgaben der Arbeitsgruppe mit wissenschaftlichen Metho den durch. Im Waldforum werden alle WalddialogteilnehmerInnen laufend ber den evaluierungsfortschritt informiert und sie knnen dort Wnsche und Anregungen zur evaluierung einbringen.
Beispiel 19: Beispiel fr die ffentlichkeitsbeteiligung bei der evaluierung

131

monitoring

K o o p e r at i o n

Durchfhrung K o n s u ltat i o n

i n f o r m at i o n

Vorbereitung

Praxis-Beispiel

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

4 begriffe

132

Begriffe

Diesem Praxisleitfaden liegt folgendes Begriffsverstndnis zu Grunde:

ffentlichkeitsbeteiligung
bedeutet die Mglichkeit aller betroffenen und bzw. oder interessierten Personen, ihre Interessen oder Anliegen bei der entwicklung von Plnen, Programmen, Politiken oder Rechtsakten zu vertreten bzw. vorzubringen.

BrgerInneninitiative
Gruppe von einzelpersonen, die sich anlassbezogen (meist anlsslich eines konkreten Projektes) organisieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen; eine BrgerInnen initiative besteht meist nur ber einen begrenzten Zeit raum solange das Projekt fr sie relevant ist. BrgerInnen initiativen sind teil der breiten ffentlichkeit.

ffentlichkeit
einzelpersonen oder Personengruppen, die auerhalb der Verwaltung und auerhalb politischer Parteien fr ihre Individualinteressen oder fr Gemeinschaftsinteressen agieren. Zur ffentlichkeit gehrt sowohl die organisierte ffentlichkeit ( Interessengruppen) als auch die breite ffentlichkeit ( interessierte und/oder betroffene einzel personen ).

Organisierte ffentlichkeit (Interessengruppen)


Die gesetzlich vorgesehenen Interessenvertretungen und die nichtstaatlichen Organisationen der Zivilgesellschaft, vor allem NGOs; Die Interessengruppen werden auch als organisierte ffentlichkeit bezeichnet, in Abgrenzung vom Begriff breite ffentlichkeit.

Breite ffentlichkeit
Alle an einem Vorhaben interessierten einzelpersonen; Diese knnen vom Vorhaben betroffen sein (betroffene ffentlichkeit ) oder dran interessiert sein ( interessierte ffentlichkeit ). Sie agieren fr ihre Individualinteressen und knnen in einer BrgerInneninitiative organisiert sein.

Interessenvertretungen
Die gesetzlich vorgesehenen Vertretungen, wie die Kammern als Berufsvertretungen oder die BundesJugend vertretung und der Seniorenrat als Vertretung gesell schaftlicher Gruppen auerhalb des Berufslebens. Sie sind staatich geregelt. Die Mitgliedschaft ist bei den Berufs vertretungen in sterreich verpflichtend.

ffentlichkeit
Breite ffentlichkeit einzelpersonen BrgerInnen Initiativen Organisierte ffentlichkeit (Interessengruppen) Gesetzlich geregelte Interessenvertretungen: z. B. Kammern Organisationen der Zivilgesellschaft Auerhalb des Marktes (= Dritter Sektor) z. B. NGOs

Innerhalb des Marktes z. B. Gewerkschaften

Abbildung 4: typen der ffentlichkeit (s. Arbter, K., trattnigg, R., 2005); in Anlehnung an: europische Kommission 2002, S. 6. Grafik: Arbter, K.)

133

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Organisationen der Zivilgesellschaft


Freiwillige, nicht gesetzlich vorgesehene Interessengruppen; Zum teil haben sie gemeinntzigen Charakter. Im Gegen satz zu BrgerInneninitiativen (t S. 133) bestehen sie pro jektunabhngig auf lngere Zeit. Zu den Organisationen der Zivilgesellschaft gehren zum Beispiel (siehe euro pische Kommission 2002, S. 6): Organisationen innerhalb des Marktes (zumindest des Arbeitsmarktes): Arbeitsmarktparteien wie die Gewerkschaften und die Industriellenvereinigung Organisationen auerhalb des Marktes (= der soge nannte Dritter Sektor, d. h. gemeinntzige Organisa tionen) Vertretungsorganisationen im sozialen und wirtschaft lichen Bereich, z. B. Verbraucherorganisationen NGOs, in denen Menschen gemeinsame Ziele ver folgen, z. B. Umweltorganisationen, Menschenrechts organisationen, Wohlfahrtseinrichtungen, Aus und Weiterbildungseinrichtungen Organisationen, die aus der Mitte und von der Basis der Gesellschaft her entstehen und mitgliederorien tierte Ziele verfolgen, z. B. Jugendorganisationen, Familienverbnde und alle Organisationen, ber die die Menschen am Leben in den Kommunen teil nehmen knnen (sogenannte communitybased organisations, CBOs) Religionsgemeinschaften

Konsultative ffentlichkeitsbeteiligung ( stellungnahmen )

Die Beteiligten knnen zu einer gestellten Frage oder einem vorgelegten entwurf Stellung nehmen. Sie knnen damit die entscheidung beeinflussen, wobei der Grad der einflussnahme sehr unterschiedlich sein kann. Die Kom munikation verluft wechselseitig, von den Planungs oder entscheidungstrgerInnen zur ffentlichkeit und wieder zurck, sowie unter Umstnden noch einmal zurck zur ffentlichkeit, wenn z. B. eingelangte Stellungnahmen be antwortet werden. Stellungnahmen knnen auch in einer frhen Phase des Beteiligungsprozesses eingeholt werden, beispielsweise ber Befragungen. Auch kontinuierliche, beispielsweise jhrliche Dialoge mit ausgewhlten Ziel gruppen zum Informationsaustausch zhlen zur konsul tativen ffentlichkeitsbeteiligung.

Kooperative ffentlichkeitsbeteiligung ( mitbestimmung )

Informative ffentlichkeitsbeteiligung ( i n f o r m at i o n )

Die Beteiligten knnen bei der entscheidung mitbe stimmen, zum Beispiel an Runden tischen, bei Media tionsverfahren oder bei Stakeholderprozessen. Der Grad der einflussnahme ist gro und kann bis zur gemein samen entscheidungsfindung mit den politischen entschei dungstrgerInnen reichen. Die Kommunikation zwischen Planungs oder entscheidungstrgerInnen und ffent lichkeit ist intensiv.

Die Beteiligten erhalten Informationen ber die Planung oder entscheidung. Sie haben jedoch keinen einfluss darauf. Die Kommunikation verluft nur in eine Rich tung, nmlich von den Planungs oder entscheidungs trgerInnen zur ffentlichkeit.

Politiken
bersetzung des englischen terminus policies, wie er in einschlgigen internationalen Dokumenten verwendet wird: Der Begriff umfasst Strategien, Leitbilder und strate gische Konzepte, wie beispielsweise die sterreichische Klimastrategie, den nationalen Aktionsplan fr Beschfti gung, die wirtschaftspolitischen Leitlinien fr sterreich oder auch sterreichische Strategien zur nationalen Posi tionierung auf eU oder internationaler ebene. Politiken

134

Begriffe

entstehen z. t. auf Grund von empfehlungen von eU ebene an die Mitgliedstaaten, zu bestimmten themen nationale Aktionsplne zu erstellen.

Plne und Programme


Plne und Programme haben strategischen Charakter und umfassen in der Regel ein ganzes Manahmenbndel, also verschiedene einzelmanahmen. In Plnen und Pro grammen knnen einerseits Baumanahmen, aber auch organisatorische Manahmen vorgesehen sein. ein Ver kehrsprogramm kann beispielsweise sowohl Manahmen zum Ausbau des Schienen und Straennetzes enthalten, als auch Manahmen zur Verkehrsvermeidung oder zur Verlagerung auf ffentliche Verkehrsmittel. Forschungs frderungsprogramme etwa beeinflussen die wissenschaft liche Behandlung spezifischer themen und die Wissen schaftsentwicklung generell. Strategische Planungen sind weniger konkret als Bauprojekte.

Generelle Rechtsakte
Gesetze und Verordnungen mit verbindlichem Charakter

Formale Beteiligungsprozesse
Gesetzlich geregelt und verpflichtend durchzufhren

Informale Beteiligungsprozesse
Freiwillige, nicht gesetzlich geregelte Beteiligungsprozesse

135

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

5 anhang

136

Anhang

5.1 c h e c K l i s t e

f r e i n f a c h e u n D a l l g e m e i n V e r s t n D l i c h e

texte

einfach und allgemeinverstndlich sind Ihre texte dann, wenn Sie


Ihre Stze kurz halten, knapp und przise formulieren, konkrete Begriffe aus der Alltagssprache und praktische Beispiele verwenden, fr Gleiches immer die gleichen Begriffe verwenden, einfache Wrter verwenden und Fremdwrter, Abkrzungen, Umgangssprache oder Fachbegriffe ver

meiden oder zumindest allgemeinverstndlich erklren (evtl. auch in einem Glossar),


Handlungen durch Zeitwrter wiedergeben und Zeitwrter nicht zu Hauptwrtern umformen

(Nominalisierungen vermeiden), aktive Zeitwrter verwenden und das Passiv vermeiden, Ihre Zielpersonen persnlich ansprechen ( Sie ) und sich selbst und Ihre Organisation direkt nennen ( Ich , Wir ), sich positiv ausdrcken ( Sie erreichen uns wieder ab , statt Wir sind bis nicht erreichbar. ), klar und direkt schreiben, was Sie sagen mchten ( Bitte, senden Sie Ihre schriftliche Stellung nahmen per Post oder EMail bis an ! statt Knnten Sie Ihre Stellungnahmen, bitte, bis bei uns einbringen? ), die wesentlichen Informationen im Flietext unterbringen und Funoten auf die notwendigsten be schrnken (z. B. fr Quellenangaben), bei Aufzhlungen Punktationen verwenden, texte in kleine einheiten mit aussagekrftigen berschriften strukturieren und durch Bilder, Grafiken, Symbole oder Fotos veranschaulichen und mitdenken, was fr die LeserInnen relevant und verstndlich sein kann.

Weitere Hinweise zur Typographie Ausreichend groe Schriftgre whlen. Gro und Kleinschreibung verwenden. Schwarze Schrift auf weiem Grund bringt den besten Kontrast. Grafiken auch in schwarzwei lesbar gestalten.

Quellen Stadt Wien/MA 53 Presse und Informationsdienst (PID) (2004):


Wien spricht anders KundInnenfreundliche Sprache Anregungen fr Mit arbeiterInnen von MitarbeiterInnen Leitfaden, Wien. Infos und Bestellung unter www.wien.gv.at/medien/pid/inland/sprache/

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

Nicolini, M. (2001): Sprache, Wissenschaft, Wirklichkeit Zum Sprachgebrauch in inter und transdisziplinrer Forschung, Hrsg.: Bundesministerium fr Bildung, Wissen schaft und Kultur, Klagenfurt Wien Bundesministerium fr Unterricht, Kunst und Kultur (davor Bundesministe rium fr Bildung, Wissenschaft und Kunst) (o. J.): Geschlechtergerechtes Formulieren, Wien www.bmukk.gv.at/schulen/unterricht/ba/sprachliche_gleichbehandlung.xml

Leitfaden zu geschlechtergerechten Sprache


Firlinger, B. (Hrsg.) (2003): Buch der Begriffe Sprache, Behinderung, Integration bmsk.cms.apa.at/cms/site/attachments/1/9/4/CH0053/ CMS1057755879906/buch_der_begriffe.pdf (02. 11. 2007)

Buch zu sensibler Sprache und Barrierefreiheit


www.plainenglish.co.uk

Ein Leitfaden zur einfachen Sprache in Englisch

138

Anhang

5.2 f r D e r l i c h e K o m p e t e n z e n

u n D V e r h a lt e n s t i p p s fr erfolgVersprechenDe beteiligungsprozesse

Akzeptieren und beteiligen Sie die ffentlichkeit als legitime Partnerin auf gleicher Augenhhe. Beteiligen Sie auch kritische Menschen oder Organisationen. Beteiligen Sie so frh wie mglich. Kommunizieren Sie klar und einfach. Kommunizieren Sie ehrlich. Geben Sie Fehler zu und entschuldigen Sie sich dafr. bertreiben Sie

nicht und spielen Sie Dinge nicht herunter. Halten Sie Zusagen ein. Schren Sie keine berzogenen erwartungen. Hren Sie unvoreingenommen zu und vermeiden Sie Annahmen ber die Meinungen, die die Beteiligten vermeintlich vertreten werden. Setzen Sie auch taten, mit denen Sie Ihre Bereitschaft zur Umsetzung der ergebnisse des Beteili gungsprozesses zeigen. Informieren Sie die ffentlichkeit regelmig ber den Fortschritt der Umsetzung der ergebnisse des Beteiligungsprozesses. Halten Sie sich an die im Beteiligungsprozess getroffenen Vereinbarungen. erwerben Sie soziale Kompetenzen, um mit der ffentlichkeit professionell zu kommunizieren und zu verhandeln. Nehmen Sie Kritik der ffentlichkeit nicht persnlich. Passen Sie Ihren Beteiligungsprozess an die Bedrfnisse der Beteiligten an.

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

5.3 b e i s p i e l

fr

Konsultationsunterlagen

Sie knnen das folgende Beispiel als Muster fr Konsultationsunterlagen gem den Standards S 3 bis S 15 ver wenden ( t Kapitel 3.2.2.2, S. 83).

einfhrung ins thema


1 2 Abstze evtl. von den politisch Verantwortlichen unterschrieben

Kurze Zusammenfassung des themas und des Beteiligungsprozesses ( 12 Seiten ) t Standard S 3, S. 83


worum geht es in der Konsultation, wie luft der Beteiligungsprozess ab, Gegenstand und Ziele des Beteiligungsprozesses t Standard S 4, S. 83, Gestaltungsspielraum und Fixpunkte t Standard S 5, S. 84, Hintergrund und Anlass der Konsultation, Handlungsbedarf, Verweise auf Hintergrundinforma tionen zum thema t Standard S 6, S. 84, Auswirkungen der Politik, des Plans, des Programms oder des Rechtsaktes (evtl. Verweis auf Anhang mit Detailinformationen,) t Standard S 7, S. 85.

einladung zur Stellungnahme


Wir laden Sie herzlich zur Stellungnahme zu unserem Entwurf ein! Gegebenenfalls: Ganz besonders interessieren uns Ihre Antworten auf folgende Fragen: [Fragen anfhren] t Standard S 9, S. 85

Wie und wann knnen Sie Stellungnahmen einbringen?


Bitte, schicken Sie uns Ihre Stellungnahme vorzugsweise per EMail oder auch per Post oder Fax an: t Standard S 11, S. 87 und Standard S 13, S. 88,

EMail: [Name, eMailAdresse anfhren], Post: [Name, PostAdresse anfhren] oder Fax: [Name, Faxnummer anfhren]. Fhren Sie, bitte, in der Betreffzeile der EMail, auf dem Kuvert Ihres Schreibens oder auf dem Deckblatt Ihres Faxes das Kennwort xyz [Kennwort anfhren] an. Wir bercksichtigen alle Stellungnahmen, die bis Montag, 05.03.2012, 18:00 [Wochentag, Datum und Uhrzeit anfhren ] bei uns einlangen [Anmerkung: meist sind 612 Wochen ange messene Stellungnahmefristen] t Standard S 14, S. 89. Spter eingelangte Stellungnahmen be rcksichtigen wir im Rahmen unserer Mglichkeiten.

erforderliche Angaben
t Standard S 10, S. 86 Bitte, fhren Sie in Ihrer Stellungnahme an:

Name und Adresse, wenn mglich EMailAdresse und Telefonnummer ( falls wir nachfragen wollen) Wenn Sie die Stellungnahme im Namen einer Organisation abgeben: Name und Sitz der Organisation, Interessen, die Sie vertreten (z. B. Umwelt, Konsumentenschutz, Wirtschaftsfrderung etc.), vertretungsbefugte Personen mit Namen, Telefonnummer und EMailAdresse

140

Anhang

Stellungnahmen, die diese Angaben nicht enthalten, knnen wir leider nicht bercksichtigen, da wir auf einen offenen Meinungsaustausch Wert legen.

Auskunftsstelle
Bei Fragen oder Anmerkungen zur Konsultation sind wir innerhalb der Stellungnahmefrist an

allen Werktagen von bis [Uhrzeit anfhren] fr Sie erreichbar [t Standard S 12, S. 88]: [Bezeichnung der Verwaltungsstelle anfhren] , [Adresse anfhren] , [telefonnummer, Faxnummer anfhren] , [eMailAdresse anfhren ] ; [evtl. auch Namen der Kontaktperson(en) anfhren].

Hinweise
Damit wir Ihre Stellungnahme bestmglich bercksichtigen knnen, ersuchen wir Sie, folgende Hinweise zu beachten: [Hinweise anfhren, q Kapitel 5.4, S. 142]. Insbesondere ersuchen wir

Sie, Ihre Argumente nachvollziehbar zu begrnden. Unverstndliche oder auch unsachliche Stellung nahmen knnen wir nicht bercksichtigen.

Verteiler
t Standard S 8, S. 85 Die Einladung zur Stellungnahme erging an: ... [ Verteiler mit kurzer Begrndung anfhren]

Bitte, nennen Sie uns gegebenenfalls weitere Stellen oder Organisationen, die wir zum Thema noch konsultiert knnten. Danke! Gerne knnen Sie die Unterlagen an andere Interessierte weiterleiten.

Information zur weiteren Vorgangsweise


t Standard S 15, S. 90 Nachdem Ihre Stellungnahme bei uns eingelangt ist, senden wir Ihnen innerhalb einer Woche

eine Empfangsbesttigung.
Nach Ablauf der Stellungnahmefrist planen wir, die eingelangten Stellungnahmen in unserer

Verwaltungsstelle zur Einsicht ffentlich aufzulegen und auf www. [InternetLink anfhren] zu verffentlichen. Mit der Abgabe Ihrer Stellungnahme stimmen Sie der Verffentlichung aus drcklich zu. Wenn Sie mit der Verffentlichung Ihrer Stellungnahme nicht einverstanden sind, fhren Sie das, bitte, unbersehbar auf der ersten Seite Ihrer Stellungnahme an. Die Stellungnahmen werden in einem Team aus VertreterInnen von [Organisationen bzw. Personen anfhren] bearbeitet. Die Bearbeitung wird voraussichtlich bis [Datum anfhren] abgeschlossen sein. Die Stellungnahmen werden so weit wie mglich bei der berarbeitung un seres Entwurfes bercksichtigt. Die Bercksichtigung der Stellungnahmen wird in einem Bericht ber den Konsultationsprozess dokumentiert. Dieser wird voraussichtlich [Zeitpunkt anfhren] auf www. [InternetLink anfhren] verffentlicht und in unserer Verwaltungsstelle zur Ein sicht ffentlich aufgelegt. Zu dieser Zeit wird auch der endgltige Entwurf unserer Politik, unseres Plans, unseres Programms oder unseres Rechtsaktes an den Ministerrat zur Beschlussfassung weitergeleitet. Wir freuen uns auf Ihre Stellungnahme und bedanken uns im Voraus herzlich fr Ihre Beitrge! Mit freundlichen Gren, [evtl. von den politisch Verantwortlichen unterschrieben]

141

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

5.4 t i p p s

fr

personen,

Die

stellungnahmen

einbringen

Folgende Punkte knnen Sie in Ihre Konsultationsunterlagen integrieren ( t Kapitel 5.3, S. 140, unter Hinweise) oder als separates Papier beilegen.

Bei uns langen oft viele Stellungnahmen ein. Wenn Sie uns die Bercksichtigung Ihrer Stellungnahme erleichtern wollen, bercksichtigen Sie, bitte, die folgenden Empfehlungen: Weniger ist mehr Beschrnken Sie sich auf die Punkte, die Ihnen wirklich wichtig sind. Damit wird uns klar, was Ihre Hauptanliegen sind. Fassen Sie sich kurz Fassen Sie die Hauptbotschaft zu jedem Punkt in einige wenige kurze Stze. Das erleichtert das Lesen und das Verstndnis Ihrer Botschaft. Falls notwendig, knnen Sie Ihre Aussage im Anschluss ausfhr licher begrnden. Belegen Sie Ihre Aussagen Ihre Argumente bekommen mehr Gewicht, wenn Sie sie nachvollziehbar begrnden und belegen. Fhren Sie die Quellen Ihrer Belege an. Verweisen Sie auf die relevanten Textstellen und legen Sie diese Ihrer Stellungnahme bei. Damit ersparen Sie uns zeitaufwndiges Suchen und es bleibt uns mehr Zeit zur Bearbeitung Ihrer Stellungnahme. Beantworten Sie die gestellten Fragen Je klarer Sie auf die gestellten Fragen Bezug nehmen, desto leichter knnen Ihre Stellungnahmen be rcksichtigt werden. Natrlich knnen Sie zustzlich auch zu anderen Punkten Stellung nehmen. Bringen Sie konkrete nderungsvorschlge Fhren Sie konkret an, auf welchen Satz oder Absatz sich Ihre Stellungnahme bezieht. Bringen Sie zu Ihren Kritikpunkten konkrete nderungsvorschlge oder Alternativen ein, am besten bereits formu lierter Stze. Schicken Sie Ihre Stellungnahmen so frh wie mglich, jedenfalls innerhalb der Stellungnahmefrist Dadurch bleibt mehr Zeit, Ihre Stellungnahme zu bearbeiten, v. a. wenn Sie neue Informationen ein bringen. Erfahrungsgem langen die meisten Stellungnahmen erst am letzten Tag der Abgabefrist ein. Stellungnahmen, die vorher einlangen, finden mehr Beachtung. Wir sagen zu, Stellungnahmen, die innerhalb der Stellungnahmefrist einlangen, zu bearbeiten. Stellungnahmen, die nach Ablauf der Stellungnahmefrist einlangen, knnen wir nur im Rahmen unserer Mglichkeit bearbeiten. Machen Sie die erforderlichen Angaben Schreiben Sie klar, wer Sie sind und wen Sie mit Ihrer Stellungnahme vertreten. Fhren Sie an, ob Sie als Privatperson oder als VertreterIn einer Organisation Stellung nehmen. Die Mindestangaben sind ntig, damit wir Ihre Stellungnahme bercksichtigen knnen. Anonyme Stellungnahmen werden nicht bercksichtigt. Machen Sie deutlich, wenn Ihre Stellungnahme vertraulich behandelt werden soll Prinzipiell werden alle eingelangten Stellungnahmen verffentlicht, auch im Internet unter Wenn Sie mit einer Verffentlichung nicht einverstanden sind, fhren Sie das, bitte, unbersehbar auf der ersten Seite Ihrer Stellungnahme an.
Fassen Sie gleichlautende Stellungnahmen zusammen

Wenn sich mehrere Personen Ihrer Stellungnahme anschieen, machen Sie, bitte, eine Unterschriften liste, anstatt die gleiche Stellungnahme mehrmals von verschiedenen Personen zu schicken. Das er spart uns Zeit, die sinnvoller in die inhaltliche Auswertung der eingelangten Stellungnahmen investiert werden kann.

142

Anhang

5.5 c h e c K l i s t e

zur

beteiligung

schwer erreichbarer

gruppen

t Kapitel 3.1.4, S. 23
Sie knnen schwer erreichbare Gruppen besser beteiligen, indem Sie beispielsweise
die Menschen ber verschiedene Medien und mit verschiedenen Beteiligungsmethoden

( t Standard V 6, S. 32) ansprechen, mehrsprachig ber den Beteiligungsprozess informieren oder DolmetscherInnen engagieren, bei Veranstaltungen Kinderbetreuung anbieten, Informationen in ausreichend groer Schrift oder in Brailleschrift darstellen oder zum Anhren anbieten, Beteiligungsveranstaltungen mit anderen ereignissen (z. B. Feste, Messen, erffnungen etc.) im nchsten Zentrum kombinieren, v. a. fr Menschen aus lndlichen Gebieten, Vertretungsorganisationen fragen, wie ihre Mitglieder am besten beteiligt werden knnen, mit Betreuungspersonen, mit AnrainerInnen und mit Organisationen kooperieren, die bei denen, die sich nicht beteiligen, gut bekannt und vertrauenswrdig sind, den persnlichen Nutzen fr die Beteiligten herausstreichen, abseits der Mglichkeit, die ent scheidung zu beeinflussen, z. B. Schulung sozialer Kompetenzen, Wissensgewinn, Strkung des Selbstbewusstseins, leicht erreichbare, vertraute und barrierefreie Gebude whlen und bei Bedarf Shuttledienste anbieten, aktiv die Orte aufsuchen, wo sich ihre Zielgruppen regelmig aufhalten, z. B. Kindergrten, Schulen, Jugendzentren, geriatrische tageszentren, Krankenhuser, Gebetshuser, Kulturvereine, Hilfsorga nisationen, Sozialmter, Weiterbildungseinrichtungen, Mrkte, einkaufszentren, Sportclubs etc., informale Veranstaltungen zur Beteiligung ntzen, z. B. Straenfeste, Sommerkinos, organisierte Ausflge etc., den Zeitpunkt oder die Zeitspanne der Beteiligung an die Bedrfnisse der Beteiligten anpassen, z. B. Veranstaltungen fr eltern mit kleinen Kindern am Vormittag oder am frhen Nachmittag, Veranstaltungen fr Berufsttige am spteren Nachmittag und Abend, Anreize zur Beteiligung setzen, z. B. mit kleinen Geschenken fr Jugendliche, kombiniert mit sport lichen oder kulturellen Attraktionen, Aufwandsentschdigungen anbieten, Anonymitt und Vertraulichkeit bei der Darstellung bzw. Archivierung garantieren, beweisen, dass die Beitrge ernst genommen werden und bei den entscheidungen auch tatsch lich und nachvollziehbar bercksichtigt werden und kontinuierlich Manahmen zur Vertrauensbildung setzen, auch wenn diese erst lngerfristig wirken.

143

Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

5.6 c h e c K l i s t e

zum

risiKomanagement

t Kapitel 3.1.1, S. 18 Auch das Risikomanagement gehrt zur Prozessvorbereitung. Mgliche Risken eines Beteiligungs prozesses sind:
Die ffentlichkeit beteiligt sich nicht, weil sie beispielsweise kein Vertrauen in die zustndige Ver

waltungsstelle oder in die politisch Verantwortlichen hat oder weil sie generell schlechte erfah rungen mit Beteiligungsprozessen gemacht hat. Mgliche Vorgangsweise: Versuchen Sie zur interessierten organisierten ffentlichkeit Kontakt her zustellen und sie zur Beteiligung einzuladen. Fragen Sie nach den Voraussetzungen, die den Inte ressengruppen eine Beteiligung ermglichen (z. B. Fristen, Ressourcenausstattung, etc.). Versuchen Sie durch klare und verbindliche Zusagen etwaige Zweifel an der ernsthaftigkeit des Beteiligungspro zesses auszurumen. Fragen Sie nach, in welcher Phase sich die relevanten Interessengruppen am besten einbringen knnen und wollen, beispielsweise bei der Formulierung der themen, bei der Planentwicklung, bei der Planumsetzung oder beim Monitoring zur Umsetzung des Plans.
Alle Beteiligten knnten ihren Ruf verlieren. Das kann sowohl die VerwaltungsmitarbeiterInnen und

die externen ProzessbegleiterInnen betreffen, die fr die Prozessgestaltung und die Prozessleitung verantwortlich sind, als auch die anderen Beteiligten in ihrer Bereitschaft mitzuarbeiten und sich an die ergebnisse zu halten. Mgliche Vorgangsweise: Bereiten Sie den Beteiligungsprozess professionell vor und holen Sie sich dazu bei Bedarf Untersttzung von erfahrenen externen ProzessbegleiterInnen. Whlen Sie ex terne ProzessbegleiterInnen nach ihren Referenzen aus (t Standard V 7, S. 49). Vereinbaren Sie klare Spielregeln mit den Beteiligten, so dass alle ber ihre Rechte und Pflichten Bescheid wissen.
eine schlechte Vorbereitung und Durchfhrung des Beteiligungsprozesses kann das Arbeitsverhltnis

zwischen den Beteiligten stren. Hat die ffentlichkeit einmal schlechte erfahrungen gemacht, sinkt die Bereitschaft sich bei knftigen Beteiligungsprozessen wieder zu engagieren. Das Vertrauen in die verantwortliche Verwaltungsstelle und in die politisch Verantwortlichen kann verloren gehen. Mgliche Vorgangsweise: Bereiten Sie den Beteiligungsprozess professionell vor und holen Sie sich dazu und zur Durchfhrung des Prozesses bei Bedarf Untersttzung von erfahrenen externen ProzessbegleiterInnen. Achten Sie whrend des Prozesses auf die Bedrfnisse der Beteiligten, bei spielsweise bestimmte themen zu behandeln oder die interne Rckkopplung mit den Herkunfts organisationen abzuwarten. Versuchen Sie, diese Bedrfnisse zu erfllen oder falls das nicht mg lich ist, zumindest ein klrendes Gesprch darber zu fhren.
Die ffentlichkeit bringt keine neuen Ideen oder Meinungen ein, weil sie den zur Stellungnahme

vorgelegten entwurf nicht richtig versteht oder den Gestaltungsspielraum nicht erkennt. Mgliche Vorgangsweise: Sorgen Sie in allen Phasen des Beteiligungsprozesses fr Klarheit und

144

Anhang

fr Allgemeinverstndlichkeit. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erklren Sie sie zumindest. Achten Sie auf eine einfache Sprache (t Checkliste, S. 137).
Die ffentlichkeit bringt vllig neue Ideen ein, so dass nahe liegt, den zur Stellungnahme vorge

legten entwurf zu berdenken. Mgliche Vorgangsweise: Beteiligen Sie die ffentlichkeit so frh wie mglich, um neue Ideen mglichst frh zu erkennen und gleich von Anfang an einflieen zu lassen.
Der Beteiligungsprozess erfordert mehr Zeit und Geld als vorgesehen.

Mgliche Vorgangsweise: Sehen Sie einen Puffer fr Unerwartetes vor.


Am Beteiligungsprozess beteiligt sich nur eine Zielgruppe und es entsteht kein breites Meinungs-

spektrum. Mgliche Vorgangsweise: Versuchen Sie die Zielgruppen, die sich vorerst nicht beteiligen, speziell zur Beteiligung zu motivieren, indem Sie ber die Mglichkeiten zur Beteiligung informieren und dabei die Relevanz des themas herausstreichen.
Der Beteiligungsprozess fhrt zu einer Polarisierung der Meinungen und zur Verhrtung der

Fronten anstatt zu einer Annherung der Standpunkte und zum Interessenausgleich. Mgliche Vorgangsweise: Versuchen Sie die Interessen und Bedrfnisse, die hinten den vorge brachten Positionen stecken, herauszuarbeiten. Setzen Sie vertrauensbildende Manahmen, bei spielsweise durch direkte persnliche Gesprche mit den Beteiligten. Holen Sie sich bei Bedarf Untersttzung durch professionelle MediatorInnen.
Im Zuge des Beteiligungsprozesses wird ein Konflikt zwischen den Beteiligten offensichtlich.

Mgliche Vorgangsweise: Bedenken Sie, dass der Konflikt sehr wahrscheinlich auch ohne Beteili gungsprozess ausgebrochen wre, nur zu einem anderen Zeitpunkt und wahrscheinlich unter schwierigeren Umstnden. Gerade Beteiligungsprozesse bieten ein Forum zur Austragung von Meinungsunterschieden und produktive Mglichkeiten zur Konfliktlsung. Heikle themen knnen so in einem geschtzten Rahmen bearbeitet werden, ohne dass die Konflikte gleich auf die politische ebene weitergetragen werden, wo sie ungleich mhsamer zu bearbeiten sind. Nehmen Sie die Interessen und Bedrfnisse, die hinter dem Konflikt liegen, ernst und versuchen Sie, eine Vertrauensbasis unter den Beteiligten aufzubauen. Sollte die Konfliktlsung mehr Zeit bentigen als ursprnglich geplant, versuchen Sie diese Zeit auch zur Verfgung zu stellen natrlich in Ab stimmung mit den politischen entscheidungstrgerInnen. Ungelste Konflikte wrden sonst alle weiteren Arbeitsschritte belasten und knnten im extremfall entscheidungen unmglich machen.
Die Beteiligten haben falsche Erwartungen, z. B. zu den themen und einflussmglichkeiten.

Mgliche Vorgangsweise: Stellen Sie die Rahmenbedingungen des Beteiligungsprozesses von An fang an klar. Weisen Sie besonders auf den Gestaltungsspielraum und auf bereits getroffene Vorentscheidungen (Fixpunkte) hin, stellen Sie die Aufgabe des Beteiligungsprozesses klar (z. B. Beratung der politischen entscheidungstrgerInnen, aber keine Vorwegnahme der politischen ent scheidung), informieren Sie ber den zeitlichen und den finanziellen Rahmen und darber, wer letztlich die endgltige entscheidung trifft (z. B. Ministerrat, Parlament etc.).

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

5.7 c h e c K l i s t e z u r D o K u m e n tat i o n aus Dem beteiligungsprozess

Der

erfahrungen

Sie knnen sich zur Dokumentation der erfahrungen entweder an den Standards der ffentlichkeits beteiligung oder ergnzend auch an der folgenden Checkliste orientieren.
Wurden die gewnschten Zielgruppen erreicht? Wurden auch schwer erreichbare Gruppen er

reicht? Sind Stellungnahmen von den gewnschten Personen oder Organisationen eingelangt?
Haben sich die gewhlten Methoden bewhrt? Warum (nicht)? Wurden Ihre erwartungen an den Beteiligungsprozess erfllt? Wurden die erwartungen der Beteiligten erfllt? Waren die Beteiligten mit dem Beteiligungsprozess

zufrieden? Was wurde kritisiert? Was wurde fr knftige Beteiligungsprozesse empfohlen?


Konnte der Zeitplan eingehalten werden? Wenn nein, wieso gab es Abweichungen? Konnte der Ressourcenplan eingehalten werden? Wenn nein, wieso gab es Abweichungen? Stehen

die Kosten in einem gutem Verhltnis zum ergebnis des Beteiligungsprozesses?


Brachte der Beteiligungsprozess einen Mehrwert fr die politischen entscheidungstrgerInnen,

die Verwaltung und die Beteiligten, beispielsweise neue Ideen, Lsungen, einigungen, schnellere entscheidungen, einsparungen von Zeit und Geld oder die Vermeidung von Konflikten? Brachte der Beteiligungsprozess auch einen immateriellen Mehrwert, beispielsweise die Strkung der Beteiligten in Ihren Fhigkeiten Probleme zu lsen, Bewusstseinsbildung, Wissensgewinn, bessere Zusammenarbeit und gestrktes Vertrauen? Hat sich die Intensitt der Beteiligung (Information, Konsultation oder Kooperation) bewhrt? Waren die gebotenen Informationen verstndlich und gut zugnglich? Sind die Informationen bei denen angekommen, fr die sie gedacht waren? Waren die Konsultationsunterlagen verstndlich? Beeinflusste die Konsultation den entwurf ? Inwiefern? Wie wurde mit Meinungsunterschieden umgegangen? Hat der Beteiligungsprozess auswertbare ergebnisse und sichtbare Produkte hervorgebracht?

146

Anhang

5.8 c h e c K l i s t e z u m e i n s at z e l e K t r o n i s c h e r m e D i e n in beteiligungsprozessen
(von D. Medimorec und P. Parycek)
Der einsatz von Informations und Kommunikationstechnologien (IKt) kann Sie bei der Durch fhrung des Beteiligungsprozesses untersttzen. ein gleichberechtigter Zugang zu allen Internet Angeboten, die der ffentlichkeit zur Verfgung stehen, ist durch Barrierefreiheit zu gewhrleisten, um auch Menschen mit Behinderungen den gleichberechtigten Zugang zu Information und Kommuni kation zu ermglichen. Die folgende Checkliste fasst die wesentlichsten Punkte zusammen. Details finden Sie in den WCAG 2.0 Richtlinien fr barrierefreie Webinhalte (Web Content Accessibility Guide lines von Dezember 2008).19
Die Inhalte sollen fr alle Personen wahrnehmbar sein. Das kann unter anderem erreicht werden

mittels textalternativen fr alle NichttextInhalte, Untertitel fr Audioinhalte in synchronisierten Medien (z. B. Audio und Video), konsequente trennung von Inhalt und Struktur einerseits und Prsentation andererseits, damit die Darstellung individuell angepasst werden kann (Ausgabe ohne Farbe, ohne Bilder, vergrerte Ausgabe, Ausgabe auf Braille, Sprachausgabe, Ausgabe auf Handy, etc.). Weiters mssen Information gut sichtbar bzw. hrbar prsentiert werden. Auch die Bedienbarkeit muss fr alle Bestandteile der Benutzerschnittstelle und Navigation ge geben sein. Das kann unter anderem erreicht werden, wenn alle Funktionalitten per tastatur zugnglich sind, gngige tastaturbefehle verwendet werden, den Benutzern ausreichend Zeit gegeben wird, Inhalte zu lesen, zu hren und zu benutzen, alles vermieden wird, was photosensitive epileptische Anflle auslsen oder ablenken kann, etwa Bildschirmflackern oder Blitzen, und klare Navigationsmechanismen und Hilfen zur Orientierung zur Verfgung stehen. Auch die Lesbarkeit muss bercksichtigt werden. Die Webseiten sollen vorhersehbar aussehen und funk tionieren. eingabehilfen sollen BenutzerInnen untersttzen, Fehler zu vermeiden und zu korrigieren. Informations und Kommunikationstechnologien knnen Sie in den unterschiedlichsten Phasen der Beteiligung untersttzen. Je nachdem, ob Sie mit dem Internetauftritt informieren, konsultieren oder kooperieren wollen, stehen Ihnen unterschiedliche tools zur Verfgung: Falls Sie eine Informationsplattform aufbauen wollen, knnen Sie eine klassische Webseite evtl. in Kombination mit einem Blog einsetzen. eStellungnahmen knnen mittels IdeenManagementtools wie zum Beispiel ideascale.com eingebracht werden. Diese ermglichen eine sofortige einsicht in bereits vorhandene Stellungnahmen. Falls Sie eine Diskussionsplattform anbieten mchten, knnen Sie ein Forum anbieten und dieses auch mit einem Blog oder einem Abstimmungstool wie doodle.com kombinieren.
19 www.w3.org/tR/WCAG

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Praxisleitfaden zu den Standards der ffentlichkeitsbeteiligung Version: 2011

es ist wichtig, alle internen KollegInnen, die am Beteiligungsprozess mitwirken, in die Planung der

zum einsatz kommenden IKt einzubinden. Informieren Sie in Ihren Vorbesprechungen oder schrift lich (eMail, interne Newsletter, Prsentationen oder Intranet) ber die eingesetzten tools. Stellen Sie eine Fokusgruppe auf, die Ihnen whrend der entwicklung der Plattform zu Aufbau und Inhalten Feedback gibt. Insbesondere beim Inhalt knnen Sie wertvolles Feedback zur Verstnd lichkeit einholen oder auch texte gemeinsam in einem auf der Webseite eingebundenen WIKI er arbeiten. erarbeiten Sie Moderationsregeln. Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass unhfliche und beleidigende Beitrge nicht verffentlicht, sondern in einem Archiv abgelegt werden, Personen, die sich nicht an die Netiquette halten, aus den Foren, Blogs, etc. ausgeschlossen werden, die Lnge von Beitrgen begrenzt ist (Maximalzahl der Zeichen in einem Beitrag) und

Fotos, Videos, Links und Beilagen hochgeladen werden drfen.


erarbeiten Sie Regelungen zum Datenschutz (Privacy Statement), zu den Urheberrechten (Copy

right) und zu Haftungsausschlssen (Disclaimer).


Legen Sie fest, welche Funktionalitten Ihre Plattform abdecken soll. Die angebotenen Mglich

keiten knnen vom Schreiben und Freigeben von Beitrgen, ber das berarbeiten bis zum Lschen von eintrgen reichen. Weiters knnen, wenn ntig, Registrierungen besttigt, Beitrge und Diskussionen archiviert, Links angeboten, automatische Newsletter und Infomails ausgesandt, Statistiken zu Zugriffen und Dauer von Sitzungen etc. angeboten werden. erstellen Sie einen PR und Marketingplan fr Online und OfflineAktivitten, der den gesamten zeitlichen Ablauf der Beteiligung abdeckt. Dies ist ein Schlsselfaktor fr den erfolg Ihrer Beteili gung. berprfen Sie vor dem Start Ihrer Aktivitten, ob Sie die wichtigsten Aspekte der OnlineBeteili gung abgedeckt haben. Laden Sie alle relevanten Informationsmaterialien auf Ihre Projektwebseite, stellen Sie sicher, dass die zum einsatz kommenden ModeratorInnen das ntige Knowhow fr die Moderation von Diskussionsplattformen haben, berprfen Sie, ob die eingesetzte Software ein wandfrei arbeitet und sichern Sie sich die Untersttzung Ihrer eDVAbteilung. Verknpfen Sie Aktivitten und Inhalte von Offline und OnlineBeteiligung. Informieren Sie zum Beispiel bei persnlichen Versammlungen ber die Aktivitten in den OnlineForen und auf der anderen Seite auch die OnlineteilnehmerInnen ber die persnlichen Sitzungen zum Beispiel mittels Berichten auf Ihrer Webseite, Ihrem Blog oder durch Microblogging. evaluieren und dokumentieren Sie die erfahrungen mit Ihrem eBeteiligungsprozess (t Check liste, S. 146).

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