TMS

FOLIENAUSZÜGE

Prozess-
management

TMS
Steinbeis-Transferzentrum Managementsysteme
Eichbühlstrasse 18, 89079 Ulm
Tel. 07305 1799-593, Fax 07305 1799-572
info@tms-ulm.de, www.tms-ulm.de

1 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozessmanagement TMS

Prozessmanagement umfasst
planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen
zur zielorientierten Steuerung der Wertschöpfungskette
eines Unternehmens hinsichtlich
Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit.

nach Gaitanides

2 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Strategische Zielsetzungen des Prozessmanagements TMS

Effektivität: der Prozesse / Arbeitsabläufe / Tätigkeiten erreichen

- „die richtigen Dinge tun“

-> Wirksamkeit und Zielerreichung

Effizienz: der Prozesse / Arbeitsabläufe / Tätigkeiten verbessern

- „die Dinge richtig tun“

-> Aufwandsoptimierung

die richtigen
Dinge tun

EFFEKTIVITÄT

die falschen
Dinge tun

die Dinge die Dinge

falsch tun richtig tun
EFFIZIENZ

3 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Handlungsprinzipien des Prozessmanagements TMS

Act
Plan
Prinzip: PDCA - Kreis
Check
Do

Prinzip: Null - Fehler

Prinzip: Partnerschaft

Prinzip: Fraktaler Ansatz

Prinzip: Leistungsbeurteilung

Prinzip: Rechtskonformität §§

4 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Handlungsebenen des Prozessmanagements TMS

Systemebene
Fokus auf
das Unternehmen
und das Unternehmensumfeld

Prozess- /
Verfahrensebene
Fokus auf
einen Prozess und seine Durchgängigkeit
Schnittstellen und Verfahren & Transparenz

Arbeitsplatzebene
Fokus auf
einen Arbeitsplatz und
die Arbeitsumgebung

5 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Handlungsfelder des Prozessmanagements TMS

Prozess- Entwicklung
orientierung des Prozessbewusstseins

Prozess-
Entwicklung
identifikation
des Prozessnetzwerks

Prozess- Prozess-
verbesserung festlegung

Entwicklung
der Prozesse und Verfahren

Prozess- Prozess-
steuerung umsetzung

6 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prämissen von Prozessen TMS

Jeder Prozess hat Kunden und Lieferanten

Jeder Prozess hat eine Wertschöpfung bzw. einen Nutzen

Jeder Prozess hat messbare Eingaben und Ergebnisse

Jeder Prozess hat unverletzbare Regeln und Vorgaben

Jeder Prozess hat eindeutig festgelegte und messbare Ziele

Jeder Prozess lässt sich beurteilen hinsichtlich seiner Prozessleistung

Jeder Prozess ist abhängig von steuerbaren und nicht steuerbaren Einflussfaktoren

Jeder Prozess hat noch ungenutzte Verbesserungspotentiale

7 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozess- und Verfahrensbeteiligte TMS
Prozessmanagement-
Experte
Koordinator, Promotor

Koordination

Prozess-/ Verfahrens-
Verantwortlicher
Impulsgeber, Veränderer,
Implementierer
Beratung
spezielle Beauftragte
Führung Spezialist, Experte,
Berater
Unterstützung

Kommunikation Prozess-/ Verfahrens-

durchführende
Information Umsetzer, Leistungserbringer

Leistungsübergabe

Prozess-/ Verfahrens-
betroffene
Kunden, Lieferanten, Gesetzgeber,
Geschäftsleitung

8 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozessverantwortlicher TMS
Profil / Funktionen Handlungsfelder Instrumente
Prozess- und Verfahrens-
•
• Prozessorientierung
• Impulsgeber beschreibungen
• Prozessfestlegung
• Implementierer • Prozesskennzahlen
• Prozessumsetzung
• Veränderer • Audits
• Prozesssteuerung
• Verbesserer • Benchmarks
• Prozessverbesserung
• Schnittstellenvereinbarung
Verantwortungen Befugnisse
• Erreichung der Prozessziele • Fachliche und disziplinarische
Weisungsbefugnisse in seinem Prozess
• Realisierung der Prozessanforderungen
• Delegation der Aufgaben und
• Realisierung der Prozessergebnisse Verantwortungen in seinem Prozess

• Einhaltung der Prozessvorgaben • Nutzung des Budgets für Qualifizierungs-

maßnahmen zum Prozessmanagement
• Sicherstellung der benötigten Kompetenzen
• Freigabe von Prozessänderungen in
• Vertretung des Prozesses intern und extern Absprache mit dem Prozessmanager
Aufgaben
• Festlegen der Prozessziele in Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Prozessmanager
• Entwickeln einer mittel- und langfristigen Prozessstrategie
• Modellieren und Dokumentieren des Prozessablaufs und benötigter Verfahren
• Spezifizieren der benötigten Eingaben und erbrachten Ergebnisse für den Prozess
• Sicherstellen der erforderlichen Transparenz und Durchgängigkeit für den Prozess
• Entwickeln von Prozesskennzahlen, -indikatoren und zugehörender Messsysteme
• Entwickeln und Abstimmen von Leistungsvereinbarungen mit den Prozessbeteiligten
• Sicherstellen der Umsetzung der Prozessschritte und der erwarteten Prozessergebnisse
• Koordinieren und Einsetzen der benötigten Ressourcen zur Prozessdurchführung
• Analysieren, Bewerten und Verbesserung der Prozessleistung
• Reduzieren von Verschwendungen oder Verlusten in dem Prozess
• Freigeben und Einleiten von Prozessveränderungen
• Sicherstellen von beherrschten Bedingungen für den Prozess
• Führen, Informieren und Qualifizieren der Mitarbeiter

► Der Prozessverantwortliche arbeitet am Prozess

9 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Komponenten von Prozessen TMS
Komponenten der Orientierung und der Befähigung

Ziele Kennzahlen Verfahren Informationen Kommunikation Kompetenzen Ressourcen

Komponenten der Wertschöpfung Schnittstelle

unterstützender
Prozess

Schnittstelle Ergebnis- Schnittstelle

Machbarkeits- Ergebnisse
vorgelagerter Eingaben kontrolle nachgelagerter
prüfung
Prozess Prozess

Wertschöpfungs-
schritte

Mikro-Regelkreis

Makro-Regelkreis

10 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Regelkreise: Makro- und Mikro-Regelkreise TMS

Input Output
Prozessplanung, Prozess-
-vorbereitung durchführung

Makro-Regelkreis Mikro-Regelkreis
evolutionärer Regelkreis operativer Regelkreis

Prozess- Prozess-
verbesserung -überwachung

Mikroregelkreis = dient dem Betrieb des Prozesses (Prozesslenkung)

Steuerung durch Sofortmaßnahmen

Makroregelkreis = dient der Verbesserung des Prozesses (Prozessverbesserung)

Steuerung durch Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

11 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Leitgedanken der Prozessorientierung TMS

Leitgedanken zur Prozessorientierung

Gestaltungsoptimismus Wille zur Gestaltung
Interessiert sein an Neuem, kreative und Optimismus Pessimismus
visionäre Mitarbeit, Suchen nach der Best
Innovator anstatt Beharrer
Practice, kritisches Beobachten, Nutzen von
Möglichkeiten und Chancen Hinterfragen Schweigen
Veränderungsbereitschaft Wille zur Veränderung
Einleiten und Mitgehen von Veränderungen, Handeln Aussitzen
Erproben von neue Ansätzen und Wege, Agieren
Konstuktiv anstatt Destruktiv
vor möglichen Problemen, Überprüfen von
Traditionen, Zulassen von Experimenten Proaktiv Reaktiv
Integrationsbereitschaft Wille zur Integration
ganzheitliches Denken und Handeln, Integration Insellösung
teamorientiertes Handeln, partnerschaftliches
Eigenverantwortung anstatt Fremdkontrolle
Verhalten, Integration von Eigenverantwortung
und Selbstkontrolle Prozessdenken Abteilungsdenken
Nachhaltigkeitsorientierung Wille zur Nachhaltigkeit
Erkennen von Potentialen, Erkennen von Nachhaltigkeitswille Momentanerfolg
Verschwendung und Verlusten, Nutzen von Ressourcenschonung anstatt Ressourcenverschwendung
Synergien
Ursachenbeseitigung Symtombehebung
Leistungsorientierung Wille zur Leistung
Vereinbaren und Erfüllen von Zielen, Messen Ergebnislieferant Aufgabenbearbeiter
der Performance, Nachweisen der
Ziele anstatt Möglichkeiten
Leistungsverbesserung, Kontinuierliche
Verbesserung Fakten Vermutungen

12 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prämissen eines Prozessnetzwerks TMS

Ein Unternehmen ist ein Geflecht aus Leistungsbeziehungen.

Die Leistungen, die Arbeit und die Ergebnisse in einem Unternehmen

werden durch ein Netzwerk von Prozessen geschaffen

Es ist wichtig, die Prozesse des Prozessnetzwerks transparent hervorzuheben

Das Netzwerk von Prozessen und Prozessschnittstellen muss organisiert werden

Die Prozesse und Prozessschnittstellen des Prozessnetzwerk

müssen regelmäßig analysiert und kontinuierlich verbessert werden

Jeder Prozess in einem Prozessnetzwerk hat einen Prozesseigner / -verantwortlichen

13 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozesslandkarte (generisch, Geschäftsprozesshülsen) TMS
externe
Anforderungen

Leistungen
definieren und kommunizieren
für extern
Leistungen erbrachte
planen und gestalten Unternehmens-
leistungen
Leistungen Produkte
realisieren und überwachen Service
Information
Leistungen Schulung
Beratung
bereitstellen und vertreiben
...

interne Leistungen für

Anforderungen „externe Nachfrager“

für interne
erbrachte
unterstützende
Leistungserbringung Leistungen
unterstützen und fördern
Personal
Arbeitsmittel
Finanzen
Informationen
Beratung Leistungen für
... „interne Nachfrager“

14 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozesslandkarte (1. Ebene) TMS

Geschäfts- Finanz- Personal-

führung management management

Produktentstehungsprozess / Entwicklung

Auftragsgewinnung / Vertrieb

Kunde
Kunde

Auftragsabwicklungsprozess / Produktion

After Sales / Kundendienst

Informations- Betriebsmittel-
Beschaffung
technologie management

Qualitäts- Umwelt- Arbeitsschutz-

management management management

15 PROZESSMANAGEMENT.PPT
 Strukturierung von Prozessen in Teilprozesse TMS
Beschaffung

Güter
Bedarf Lieferant Bestellung Güter
annehmen und
annehmen auswählen auslösen bereitstellen
prüfen

Prozess-
hierarchie Lieferanten Angebote Angebote Lieferanten Lieferant
suchen einholen vergleichen beurteilen festlegen

Lieferanten Bedarf Potentiale Angebot

kontaktieren spezifizieren klären anfordern

Bearbeitungs-
folge

Der Grad der Prozesszerlegung über die Prozesshierarchie ist abhängig von ...
der Aufgabenstellung des Prozesses
der Komplexität des Prozesses
dem zu erwartenden Risiko bei einem nicht oder schlecht funktionierenden Prozess
der Störungsbedeutung und -häufigkeit im Prozess
der Qualifikation der Mitarbeiter
der Schnittstellenproblematik
der benötigten bzw. zu schaffenden Transparenz

16 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Checkliste der Datenerfassung zur Prozessgestaltung
Prozessbezeichnung
Prozessverantwortlicher
Prozessvarianten
Prozessbeteiligte
Prozessorientierung
Prozessziele /-indikatoren
Prozessvorbereitung
Prozessdurchführung
Prozessabschluss
Regelungen / Verfahren
Prozessdokumente
DV-Systeme
Risiken / Störgrößen
Methoden / Verfahren
aktuelle, laufende Projekte
Kommunikation im Prozess
Norm bzw. gesetzl. Forderungen
17
TMS
(Verantwortlicher, Vertreter)
(Varianten im Prozessverlauf, -ergebnis)
(Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten)
(Politik, Strategie, Nutzen)
(Ablauf- Ergebnisziele, Kennzahlen)
(Auslöser, Eingaben, Machbarkeitsprüfungen)
(Wertschöpfungsschritte)
(Ergebnisse, Prüfungen)
(interne oder externe Regelungen, Vorgaben)
(Vorgabe- oder Nachweisdokumente)
(Informations-/Steuerungs-/Kommunikationssysteme)
(Kosten-, Termine-, Qualitätsrisiken)
(fest implementiert, sporadisch)
(technische, organisatorische)
(Besprechungen, Meetings)
(ISO 9001, ISO 14001, Arbeitsschutz)
PROZESSMANAGEMENT.PPT
Prozesse, Verfahren und Anweisungen TMS

ANFORDERUNG Lieferanten auswählen

PROZESS
Was ist zu tun ?

Lieferanten Lieferanten Angebote Lieferanten Lieferanten

suchen kontaktieren vergleichen beurteilen festlegen

VERFAHREN
Wie sollte es getan werden ?
prozessübergreifend bzw. prozessspezifisch

Preise
schriftlich Zahlungsbedingungen
aus Lieferantenstamm persönlich vor Ort Maßstab Einkäufer
aus „wer liefert was“ Lieferzeiten Algorithmus Bedarfssteller
persönlich im Hause Mengenstückelung

ANWEISUNG
QSV bei Firma X Zahlungsbedingungen bei Firma X

Wie sollte es getan werden ?

produkt- bzw. arbeitsplatzspezifisch

18 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Veränderung der Prozessdurchführung TMS

aktuelle veränderte
Prozessdurchführung Prozessdurchführung

Prozessschritte
A B C D
vereinfachen

A B D Prozessschritte
eliminieren

Prozessschritte
A B C X D
hinzufügen

A B C D A B+C D Prozessschritte
zusammenfassen

B Prozessschritte
A D
parallelisieren
C

Prozessschritte
A C B D
in neuer Reihenfolge

19 PROZESSMANAGEMENT.PPT
Beispiele für Methoden der Prozessanalyse /-verbesserung TMS
Arbeitsmittel zum Prozessmanagement

Sensibilisierung Gestaltung Optimierung

qualitative quantitative
auf Prozesse und von Prozessen und von Prozessen und Ergebnisse Ergebnisse
Prozessmanagement Prozessmanagement Prozessmanagement

Prozessmanagement-Reifegrad X X X X X
Prozess-Exzellenz-Reifegrad X X X X X
Prozess-Entwicklungs-Index X X X X X
Prozess-Nutzen-Portfolio X X
Prozesssteckbrief, Prozess-Audit X X X
Prozesserfassung X X X
Prozess-Kraftfeld-Analyse X X X
Prozess-FMEA X X X
Prozess-Schnittstellen-Analyse X X X X
Prozess-Informationsfluss-Analyse X X X
Prozess-Kennzahlen X X X
Prozess-Durchlaufzeit-Analyse X X X X
Prozess-Kostenabschätzung X X X X
Prozess-Risiko-Analyse X X X X X
Prozess-Korrelation-Matrix X X X X X
Prozess-Visualisierung X X X
Kommunikations-Matrix X X X
Dokumenten-Matrix X X

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