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Unternehmen online –
Modul
die moderne Form des Belegebuchens 1
Stand:
DATEV eG
2021/06
Inhalt
1 2 3 4
Allgemeines und Fall 1: Fall 2: Fall 3:
Überblick Bearbeitungsform Bearbeitungsform Der Einnahmen-
Standard Erweitert überschussrechner
5 6 7
Kassenbuch Tipps und Tricks Weitere
online führen Unterstützungs-
möglichkeiten
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Inhalt
1 2 3 4
Allgemeines und Fall 1: Fall 2: Fall 3:
Überblick Bearbeitungsform Bearbeitungsform Der Einnahmen-
Standard Erweitert überschussrechner
5 6 7
Kassenbuch Tipps und Tricks Weitere
online führen Unterstützungs-
möglichkeiten
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1. Allgemeines und Überblick
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Lernziele
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1.1 Allgemeine Situation im Seminar
◼ Sie sind Mitarbeiter/in einer Kanzlei und zuständig für die Erstellung von Finanzbuchführungen.
◼ Bisher erhalten Sie hierzu von Ihren Mandanten einen monatlichen Pendelordner mit folgenden Inhalten:
– Rechnungseingangsbelege (auch elektronische Rechnungen wurden ausgedruckt)
– Rechnungsausgangsbelege
– Kassenbuch mit Belegen
– Wird nach Fertigstellung der Buchführung wieder abgeholt und umgeheftet (alphabetisch sortiert).
◼ Zur Vermeidung von Rückfragen erstellen die Mandanten Kopien der Eingangsrechnungen.
◼ Auf die elektronischen Kontoauszüge Ihrer Mandanten haben Sie in der Kanzlei bereits Zugriff.
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1.1 Allgemeine Situation im Seminar
◼ Um die Prozesse in der Kanzlei und beim Mandanten zu optimieren soll die Arbeitsweise umgestellt werden:
◼ Belege werden digitalisiert an die Kanzlei weitergegeben.
◼ Anfertigung von Kopien und das Umsortieren der Belege sollen wegfallen.
◼ Die unterschiedlichen Arbeitsweisen und Bearbeitungsformen mit Unternehmen online werden innerhalb dieses
Lernvideos anhand von drei eigenständigen Musterfällen behandelt.
◼ Die einzelnen Prozesse werden dabei aus Sicht der Kanzlei und des Mandanten betrachtet und durch die
entsprechenden Symbole gekennzeichnet.
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1.2 Überblick zu DATEV
Unternehmen online
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1.2 Überblick zu DATEV
Unternehmen online
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1.3 Technische Voraussetzungen
und Inbetriebnahme
Checkliste:
✓ Internetverbindung
✓ Geeigneter Internetbrowser: Google Chrome oder Microsoft Edge
✓ Scanner
✓ Authentifizierungsmedium: SmartCard oder SmartLogin
✓ Vertrag für DATEV Unternehmen online
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1.3 Technische Voraussetzungen
und Inbetriebnahme
◼ Die MyDATEV-Mandantenregistrierung unterstützt Sie optimal bei der
Einrichtung neuer Unternehmen online Mandanten:
◼ Bestellung der Verträge und Zugangsmedien
◼ Freigabe der notwendigen Rechte
◼ Neuanlage des Mandanten in DATEV Unternehmen online
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1.3 Technische Voraussetzungen
und Inbetriebnahme
◼ Aufruf der MyDATEV-Mandantenregistrierung über den Arbeitsplatz:
Mandantenübersicht
auswählen und gewünschten
Mandanten markieren
Assistenten starten
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1.3 Technische Voraussetzungen
und Inbetriebnahme Der Assistent führt
durch die einzelnen
Schritte
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1.3 Technische Voraussetzungen
und Inbetriebnahme
◼ Sollten Sie für die Inbetriebnahme zusätzliche Informationen benötigen,
erhalten Sie diese unter: www.datev.de/einstieg-unternehmenonline.
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1.4 Anmeldeverfahren bei DATEV
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1.5 Hilfe und Downloads
◼ Sollten sich der Mandant z.B. für die Nutzung der SmartCard und/oder des
Belegtransfers entschieden haben, finden sie die notwendigen Downloads
unter: www.datev.de/downloads-duo
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1.5 Hilfe und Downloads
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Inhalt
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Allgemeines und Fall 1: Fall 2: Fall 3:
Überblick Bearbeitungsform Bearbeitungsform Der Einnahmen-
Standard Erweitert überschussrechner
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Kassenbuch Tipps und Tricks Weitere
online führen Unterstützungs-
möglichkeiten
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2. Fall 1: Bearbeitungsform
Standard
2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
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Lernziele
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
◼ Ihr erster Mandant soll nun auf DATEV Unternehmen online umgestellt werden. Hierzu wurden bereits alle
Rahmenbedingungen mit dem Mandanten abgeklärt und die Verträge bestellt. Nun soll die Neuanlage des
Bestandes in Unternehmen online erfolgen. Zunächst soll in der Bearbeitungsform Standard gearbeitet werden.
◼ Stammdaten des Mandanten: Hinweis: In der Praxis empfiehlt es sich, die Neuanlage durch den
◼ Adressdaten: Assistenten der MyDATEV-Mandantenregistrierung durchzuführen. Für
Musterbestände ist dies nicht notwendig, da in diesen Fällen keine
– Muster GmbH Verträge und Zugangsmedien bestellt werden. Daher erfolgt die
– Musterhobelweg 5 Neuanlage im Rahmen dieses Lernvideos direkt über Stammdaten online.
– 90451 Nürnberg
◼ Steuernummer: 24112345678 / UST-ID Nr. DE123456770
◼ Belegordner: Buchführung 2021
◼ Bankverbindung:
– IBAN: DE07 7606 0618 0100 3947 42
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
Anmeldemedium auswählen
Anmelden
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
Mandanten Neu/Erweitern
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
Anwendungen auswählen
Unternehmensdaten im
Assistenten vervollständigen
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2.1 Situation und Einrichtung Fall 1
Ablageordner anlegen
Wirtschaftsjahr festlegen
Neuanlage abschließen
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2.2 Hochladen der Belege
Situation
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2.2 Hochladen der Belege
Hinweis: Um den
Funktionsumfang von DATEV
Upload online zu erhöhen,
empfehlen wir Ihnen, den Captiva
DATEV Upload online aufrufen Cloud Runtime aus dem
Download Bereich von
Unternehmen online zu
Belegtyp auswählen und Dateien laden installieren. Beachten Sie, dass
dieser in Server Umgebungen
nicht lauffähig ist.
Belege hochladen
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2.3 Zahlen vom digitalen Beleg
Situation
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2.3 Zahlen vom digitalen Beleg
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2.3 Zahlen vom digitalen Beleg
Informationen ergänzen
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2.3 Zahlen vom digitalen Beleg
Vorbereitete Überweisungen
aufrufen Einrichtung PIN/TAN:
www.datev.de/hilfe/1003112
Einrichtung EBICS:
www.datev.de/hilfe/1003113
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2.4 Buchen digitaler Belege
Situation
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2.4 Buchen digitaler Belege
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2.4 Buchen digitaler Belege
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2.4 Buchen digitaler Belege
DATEV eG Seite 36
2.4 Buchen digitaler Belege
Die Buchungszeile wird mit den erkannten
Werten aus dem digitalen Beleg vorbelegt
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2.4 Buchen digitaler Belege
Keine Verknüpfung
zwischen Buchungszeile
und Beleglink
Schaltfläche anklicken
Verknüpfung zwischen
Buchungszeile und
Beleglink wieder-
hergestellt
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2.4 Buchen digitaler Belege
Buchungsinformationen an
den Beleg in Unternehmen
online zurückschreiben
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2.5 Auswertungen online
Situation
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2.5 Auswertungen online
◼ Voraussetzungen: ◼ Voraussetzungen:
◼ Vertrag für Unternehmen online ◼ Vertrag für Unternehmen online
◼ Bestand wird im Rechenzentrum archiviert
◼ Bereitstellungszeitpunkt: ◼ Bereitstellungszeitpunkt:
◼ Spätestens nach 2 Stunden ◼ sofort
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2.5 Auswertungen online
PDF Auswertungen aufrufen
Gewünschte Auswertungen
zusammenstellen und
Einstellungen vornehmen
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2.5 Auswertungen online
Auswertungen hinzufügen
Auswertungszeitraum auswählen
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2.5 Auswertungen online
Anwendungsübersicht aufrufen
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2.5 Auswertungen online
PDF-Auswertungen
Interaktive Auswertungen
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Inhalt
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Allgemeines und Fall 1: Fall 2: Fall 3:
Überblick Bearbeitungsform Bearbeitungsform Der Einnahmen-
Standard Erweitert überschussrechner
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Kassenbuch Tipps und Tricks Weitere
online führen Unterstützungs-
möglichkeiten
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3. Fall 2: Bearbeitungsform
Erweitert
3.1 Situation und Einrichtung Fall 2
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Lernziele
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3.1 Situation und Einrichtung Fall 2
◼ Nachdem Sie Ihren ersten Mandanten erfolgreich auf DATEV Unternehmen online umgestellt haben, möchten Sie nun
einen weiteren Mandanten umstellen. Auch hier wurden bereits alle Rahmenbedingungen mit dem Mandanten
abgeklärt und die Verträge bestellt. Nun soll die Neuanlage des Bestandes in Unternehmen online durch Sie erfolgen.
Der Mandant würde die Belege gerne vorerfassen. Daher soll nun die erweiterte Bearbeitungsform genutzt werden.
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3.1 Situation und Einrichtung Fall 2
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3.1 Situation und Einrichtung Fall 2
Bearbeitungsform
Erweitert auswählen
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3.2 Hochladen der Belege
Situation
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3.2 Hochladen der Belege
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3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
Situation
Nachdem die Belege erfolgreich von der Test GmbH nach DATEV
Unternehmen online übertragen wurden, erfolgt nun die weitere
Bearbeitung. Hierzu müssen die Belege zunächst durch den Mandanten
vorerfasst werden. Anschließend möchte er die offenen Rechnungen direkt
überweisen.
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3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
◼ Öffnen Sie die Startseite Belege in Unternehmen online.
Belege vorerfassen
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3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
Historischer Wert
OCR-Texterkennung
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3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
Informationen ergänzen
DATEV eG Seite 57
3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
◼ Öffnen Sie die Startseite Belege in Unternehmen online.
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3.3 Rechnungen erfassen und
zahlen
◼ Öffnen Sie die Startseite Belege in Unternehmen online.
Belege markieren
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3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
Situation
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3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
◼ Öffnen Sie den Mandantenbestand in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
◼ Legen Sie einen neuen Buchungsstapel für den Monat März an.
Mandant ergänzen
Daten holen
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3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
Buchungsvorschläge bearbeiten
unterhalb der Buchungszeile starten
Bestätigen
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3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
DATEV eG Seite 63
3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
DATEV eG Seite 64
3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
DATEV eG Seite 65
3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
DATEV eG Seite 66
3.4 Buchen von
Buchungsvorschlägen
Hinweis: Lerndateien können bei der
Zuordnung von Buchungsvorschlägen helfen
DATEV eG Seite 67
3.5 Auswertungen online
Situation
DATEV eG Seite 68
3.5 Auswertungen online
DATEV eG Seite 69
Serviceunterstützung
Hotline:
+49 911 319-33621
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Impressum
DATEV eG