PT TUNAS JAYA PRATAMA

Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 1-8

Prosedur Kerja Baku atau Standard Operating Procedure (SOP) adalah tata cara kerja yang di susun secara
sistematis, berurutan dengan mempertimbangkan aspek keselamatan kerja (safety) Healt (Kesehatan) dan
lingkungan hidup (environment), sehingga dapat digunakan sebagai acuan atau pembakuan (standard)
dalam pelaksanaan kerja.

1. TUJUAN
Untuk memastikan bahwa semua dokumentasi standar manual, prosedur, SOP, JSA,
Instruksi Kerja, Form dan Penerbitan Surat dikendalikan secara efektif, disimpan secara
aman, ditinjau secara teratur dan disosialisasikan serta diterapkan di perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di internal PT. TUNAS JAYA PRATAMA untuk semua system dokumen
meliputi penulisan, system penomoran, format standart, pendistribusian, Rekaman / Catatan
dan pemusnahan dokumen.

3. REFERENSI
2.1. Permen ESDM No. 26 Tahun 2018 tentang Pelaksanaan Kaidah Pertambangan yang
Baik dan Pengawasan Pertambangan Mineral dan Batubara
2.2. Kepmen ESDM No. 1827 K/30/MEM/2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Kaidah
Teknik Pertambangan yang Baik

4. DEFINISI
4.1. Manual merupakan Dokumen yang memuat kebijakan serta menggambarkan system
managemen K3LH
4.2. Prosedur merupakan Dokumen yang berisi langkah-langkah dan tanggung jawab
pelaksanaan proses kegiatan
4.3. Instruksi Kerja merupakan Dokumen yang secara spesifik bagaimana melaksanakan
suatu pekerjaan
4.4. JSA merupakan Job Safety Analysis yaitu suatu urutan tahapan pekerjaan secara
spesifik dengan menunjukkan risiko bahaya dan cara pengendaliannya
4.5. Form, Check List merupakan Dokumen pendukung untuk guide line / petunjuk
pengusuan bertahap dan standar

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 2-8

5.1. PJO harus memastikan bahwa prosedur ini diketahui oleh semua karyawan dan
memastikan prosedur ini dijalankan sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan
yang ada
5.2. SHE Dept., HRGA Dept., memastikan bahwa pengendalian dokumen penerbitan,
pendistribusian, penyimpanan serta pemusnahan dapat dikendalikan sesuai dengan
prosedur yang ada
Dibuat Oleh, Disetujui Oleh,

SHE Officer Penanggung Jawab Operasional

5.3. Semua karyawan ikut bertanggung jawab untuk proses penerbitan, pendistribusian
dan penyimpanan serta pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6. PROSEDUR DAN KETENTUAN

6.1. PENGENDALIAN DOKUMEN EFEKTIF
6.1.1. Penanggung Jawab Operasional harus memastikan bahwa terdapat system
pengarsipan yang efektif
6.1.2. Harus ada system pengendalian yang mengatur secara kronologis semua arsip
dokumentasi
6.1.3. Penanggung Jawab Operasional selanjutnya harus memastikan bahwa system
pengarsipan dokumen dan catatan berada di tempat yang aman
6.1.4. Langkah-langkah yang diperlukan harus diambil untuk memastikan bahwa
dokumentasi dan catatan perusahaan terjaga dari api, kerusakan, kehilangan
dan pencurian
6.1.5. Akes pada informasi yang rahasia harus didokumentasi dan dikendalikan
6.1.6. SHE Officer / petugas K3 dan KO harus memastikan bahwa terdapat system
pengarsipan untuk dokumentasi System K3 & LH
6.1.7. System pengendalian dokumen dan catatan harus direview setiap tahun untuk
memastikan bahwa terdapat pedoman yang up to date dan efektif
6.1.8. System pengendalian harus meliputi hal-hal berikut :
 Harus ada pengendalian yang ditunjuk untuk setiap system pengarsipan
 Harus ada panduan pengendalian
 Harus ada penamaan dan penomoran dokumen yang standar
 Harus ada daftar nama up to date dari semua orang yang menerima dokumen
terkendali

2|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 3-8

 Semua catatan harus dapat dibaca

6.1.9. System pengendalian harus memastikan bahwa :
 Pengeluaran dokumentasi baru dan revisi dikendalikan secara efektif
 Dokumentasi yang penting tersedia dimana operasi yang penting dilakukan,
dan
 Dokumen usang segera disingkirkan

6.2. Persetujuan Pengeluaran / Penerbitan dan Pengendalian Dokumen

6.2.1. Semua ‘Standar K3 & LH’ harus disusun dalam format yang standar.
6.2.2. Halaman pertama dari setiap standar akan berisi :
 Judul dan Kolom Pengendalian
 Penjelasan Tujuan Standar tersebut
6.2.3. Halaman berikutnya berisi penjelasan rinci standar yang dimaksud
6.2.4. Gambar atau sketsa rinci jika diperlukan untuk lebih lanjut memperjelas situasi
yang dimaksud
6.2.5. Judul dan kolom pengendalian setiap standar akan berisi :
 Kolom ‘Logo dan Nama Perusahaan’
 Kolom Judul ‘Standar K3 & LH’
 Kolom ‘Dibuat’
 Kolom ‘Diperiksa’, dengan jabatan dari orang yang bertangung jawab dan
ruang untuk tanda tangan
 Kolom ‘Disetujui’, dengan kabatan dari orang yang bertanggung jawab dan
ruang untuk tanda tangan
 Kolom ‘Nomor Standar’
 Kolom ‘Nomor Revisi’
 Kolom ‘Tanggal Efektif / Tanggal Pengeluaran / Tanggal Pembuatan’
6.2.6. Sistem penomoran standar harus digunakan untuk semua standar K3 & LH.
Sistem penomoran ini harus terdiri dari empat bagian, yaitu : “XX – BMC – AAA
01”
 XX = adalah kode untuk jenis prosedur (MAN, SOP, JSA, IK, F)
 BMC = adalah kode perusahaan
 AAA = adalah kode jenis departemen (SHE, PROD, PLANT, HRGA, LOG)
 01 = adalah kode nomor urut pembuatan prosedur
6.2.7. Sistem penomoran untuk surat keluar (memorandum internal) menggunakan
penomoran yang terdiri dari empat bagian, yaitu : “XX/AA/BMC/MM/YYYY
 XX = adalah kode untuk nomor surat
 AA = adalah departemen yang mengeluarkan surat / memorandum
 BMC = adalah kode perusahaan
3|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 4-8

 MM = adalah bulan dimana surat / memorandum tersebut dikeluarkan

 YYYY = adalah tahun dimana surat / memorandum tersebut dikeluarkan

6.3. PENINJAUAN STANDAR

6.3.1. Semua standar K3 & LH prosedur dan peraturan keselamatan harus ditinjau
secara teratur, tapi khususnya bila :
 Terjadi insiden yang serius
 Diperkenalkan metode baru atau metode ada yang dirubah
 Semua standar, prosedur dan peraturan yang tidak dikaji berdasarkan kedua
proses diatas, harus ditinjau ulang dua kali setahun
6.3.2. SHE Officer / petugas K3 & KO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
semua catatan revisi disimpan dengan baik

6.4. PENYEBARLUASAN STANDAR / PENDISTRIBUSIAN

6.4.1. Setiap Karyawan harus mengetahui semua Standar K3 & LH, Prosedur dan
Aturan Keselamatan Perusahaan, baik itu ‘yang sudah ada’, ‘baru’ ataupun ‘revisi’
6.4.2. Penanggung Jawab Operasional (PJO), Kepala Departemen terkait bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa terdapat prosedur formal di setiap section untuk
memastikan Standar K3 & LH, Prosedur dan Aturan Keselamatan disebarluaskan
secara terorganisir
6.4.3. Setiap karyawan menandatangani pernyataan / absensi penerimaan informasi
setiap kali mereka menghadiri acara pengenalan / sosialisasi prosedur
6.4.4. Dokumen keselamatan pertambangan edisi terbaru disimpan secara sistematis
pada tempat yang ditentukan sehingga mudah diakses dan dibaca (seperti
papan informasi)

6.5. PERUBAHAN DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN (REVISI STANDAR)

6.5.1. SHE Officer / Petugas K3 & KO akan memastikan bahwa semua revisi (item yang
baru direvisi / teks) terlihat jelas
6.5.2. Semua pemilik arsip harus memastikan bahwa revisi yang lama dihapuskan dari
arsip mereka ketika (sebelum) revisi yang baru dimasukkan
6.5.3. SHE Officer / Petugas K3 & KO akan memastikan bahwa semua revisi lama akan
masuk ke arsip lama
6.5.4. Apabila terjadi perubahan terhadap dokumen, maka harus mendapatkan
persetujuan dari PJO / Pengawas terkait yang ditunjuk
6.5.5. Hasil perubahan yang sudah disetujui tersebut harus disosialisasikan kepada
pihak-pihak terkait

4|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 5-8

6.5.6. Setiap terjadi perubahan dokumen, dimana dokumen lama sudah tidak
digunakan kembali maka status dokumen tersebut adalah expired atau diberikan
kode tanda silang
6.6. PENGENDALIAN REKAMAN DAN CATATAN
6.6.1. Tata cara mengidetifikasi rekaman catatan yaitu :
 Seluruh catatan yang menunjukkan pencapaian hasil kerja harus masuk
dalam daftar Induk Dokumen
 Setiap departemen bertanggungjawab, atas penyimpanan, pemeliharaan dan
pemeriksaan masa simpan catatan/rekaman yang menjadi tanggung
jawabnya
6.6.2. Tata cara menyimpan rekaman catatan yaitu
 Catatan/rekaman harus disimpan ditempat yang kering, bersih dan mudah
terjangkau dan terbaca serta terlindung dari pengaruh lingkungan untuk
menghindari kerusakan atau kehilangan
 Untuk memudahkan pengambilan kembali, catatan/rekaman disimpan dengan
cara dikelompokkan sesuai dengan judul atau memakai indeks yang diatur
oleh bagian masing-masing. Misalnya indeks diatur berdasarkan pada tanggal,
nomor urut, atau alfabet
6.6.3. Tata cara melindungi rekaman catatan yaitu
 Setiap dokumen keluar harus ada stempel ‘control’ dan teregister nama
personal / departemen terkait yang menerima
 Untuk dokumen keluar yang tidak bisa terkontrol akan di stempel ‘uncontrol’
6.6.4. Tata cara mengakses rekaman catatan yaitu
 Daftar Induk Dokumen berisi judul Catatan, Nomor Catatan, Lama simpan,
lokasi penyimpanan dan penanggung jawab
 Jika terdapat jenis catatan yang baru diterbitkan atau modifikasi atas catatan
yang lama sehubungan dengan perubahan atau perbaikan, maka personil
terkait harus segera memperbaharui Daftar Induk Dokumen
6.6.5. Tata cara menentukan masa simpan rekaman yaitu
 Lama penyimpanan dokumen/rekaman adalah seperti yang tercantum dalam
daftar Induk Dokumen
6.6.6. Tata cara pemusnahan dokumen
Pemusnahan dokumen bila dokumen tersebut sudah kadaluwarsa dan sudah
diperbarui maka :
 Waktu penyimpanan untuk form, check list absensi yang bersifat rutinitas
masa penyimpanan 1 tahun dari proses pelaksanaan

5|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 6-8

 Untuk dokumen yang bersifat prosedural, regulasi dan memorandum

penyimpanannya selama 3 tahun dari proses penerbitan

6|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 7-8

DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN

Bagan Alir Keterangan

1. Setiap section wajib menginventarisasi
Mulai
dan kebutuhan prosedur baik dari
Business Process, Pekerjaan Baru, Daily
Activity, Regulasi dan Sistem Manajemen
Keselamatan Pertambangan mengecek
apakah sudah ada atau belum ada
1.Identifikasi prosedurnya berupa : IBPR, SOP, JSA,
kebutuhan Prosedur Lama atau IK, Form, Checklist
prosedur / 2. Bila hasil pengecekan belum ada
cek prosedur Sudah ada Prosedur
prosedur untuk melakukan aktifitas maka
yang ada pengawas dengan teamnya membuat
draft prosedur yang sesuai dengan
pekerjaan yang dikerjakan beserta
9. Review pemenuhan regulasi yang ada
Belum ada Prosedur Prosedur yang 3. Prosedur yang telah disusun didiskusikan
ada ke bagian section masing-masing pemilik
2. Buat Draft
proses untuk mendapatkan masuskan-
Prosedur baru
masukan dalam penyempurnaan
10. Ada revisi /
prosedur yang dibuat
tambahan prosedur
4. Dari hasil diskusi di internal section
yang lama
pemilik proses maka untuk memastikan
3.Diskusi Internal prosedur yang dibuat bahwa sesuai
Dept / section pemilik dengan kaidah dan regulasi yang ada
Proses maka draft di koordinasikan untuk dikaji
oleh bagian SHE atau petugas K3 & KO
4. Konsultasi ke Petugas 5. Dari hasil koreksi dan dikaji oleh bagian
K3 & KO SHE, maka prosedur tersebut dapat
dimintakan persetujuan untuk di tanda
tangani yang menyatakan bahwa
5. Meminta persetujuan / prosedur tesebut legal untuk di
tanda tangan prosedur yg implementasikan.
baru / revisi ke penanggung 6. Setelah dilakukan persetujuan maka
jawab proses prosedur tersebut didistribusikan untuk
disosialisasikan kepada pekerja langsung
yang akan menerapkannya dilapangan,
7|Page
 PT TUNAS JAYA PRATAMA
Departemen/Seksi :
Standard Operating Procedure (SOP)
SHE
No. SOP :
SOP-TJP-SHE 09
PENGENDALIAN DOKUMEN, REKAMAN No. Revisi : 01
DAN CATATAN DOKUMEN Tanggal :
12 September 2019
Halaman: 8-8

sehingga dari sosialisasi tersebut

diharapkan karyawan memahami dan
A
mengerti isi dan maksud dari prosedur
tersebut sehingga mudah untuk
diterapkan dilapangan dan
menandatangani hasil dari sosialisasi
tersebut dari para pekerja yang
mendapatkannya .
7. Dokumen yang sudah ada persetujuan
6.Sosialisasikan kepada
dan sudah disosialisasikan maka
pekerja yang terkait
dokumen aslinya wajib diserahkan ke
bagian safety officer atau petugas K3&
KO untuk diarsipkan dan selanjutnya
7. Menyerahkan ke bagian akan didistribusi kepada bagian atau
K3 & KO untuk di section yang terkait untuk mengetahui
dokumentasikan dan memahami bahwa ada prosedur
baru yang sudah di buat dan di setujui.
8. Memonitoring aktivitas dan penerapan
dilapangan oleh pemilik proses
8. Monitoring
Implementasikan
prosedur dilapangan

8|Page